Processos de

Gesto e Compras
Andrea Guedes

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O PROCESSO DE COMPRAS - PLANEJAMENTO
As 7 perguntas bsicas (5W, 2H)
O que comprar?
Quando comprar?
Quem vai comprar?
Por que vai comprar?
Onde comprar?
Quanto custa comprar?
Como comprar?
Logstica

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - PLANEJAMENTO
O que comprar?
ITEM DE
ESTOQUE

ITEM DE CONSUMO
IMEDIATO

ESPECIFICAES

O produto

O material

As
dimenses

Logstica

As
especificidades

As
unidades

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - PLANEJAMENTO
Quando? Por que? Quanto custa
comprar?
PCP - Planejamento e Controle de Produo
Fatores que influenciam no planejamento
Externos

Internos

Demanda do mercado

Estoque de produtos acabados

Datas de entrega
determinadas

Equipamentos disponveis
Pessoal disponvel

Estoque em poder de
intermedirios

Materiais e ferramentas
disponveis

Tempo para obteno de

matrias-primas

Lotes econmicos de produo

Logstica

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - PLANEJAMENTO
Como comprar?
Ferramentas utilizadas no planejamento de produo
Grfico de Gantt (grfico de barras)
PERT (Program Evaluation and Review
Technique)
CPM (Critical Path Method)
MS Project*
MRP*
MRP
Logstica II*

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - PLANEJAMENTO
MS Project
um software para gerenciamento de projetos, que
realiza as atividades de determinao de caminho
crtico, clculo de recursos e custos, data final de
projeto, anlises estatstica, PERT, entre outras.
Conforme a evoluo do projeto, ou seja, atrasos que
ocorrem e atividades que encerrar previamente, e
outros eventos no previstos na elaborao do projeto,
possvel com a utilizao do software gerenciar as
atividades
para
que
se
tenha
o
menor
comprometimento do prazo final (Petronio G. Martins e
Fernando Piero Luageni,2005).

ROSANA LEAL - 2006

Logstica

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - PLANEJAMENTO
MRP
um sistema que estabelece uma srie de
procedimentos e regras de deciso, de modo a
atender as necessidades de produo numa
seqncia de tempo logicamente determinada
para cada item componente do produto final.
Trata-se de um sistema que se prope a definir
as quantidades necessrias e o tempo exato
para utilizao dos materiais na fabricao
dos produtos finais.

ROSANA LEAL - 2006

Logstica

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - PLANEJAMENTO
MRP Como funciona
Ordem dos
clientes

Previso de
demanda
Programa Mestre
de Produo MPS

Lista de
materiais

Programa
MRP
Sada e
relatrios

ROSANA LEAL - 2006

Logstica

Registro de
Inventrio

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - PLANEJAMENTO
MRP II
Assim como o MRP, o sistema MRPII baseia-se na lgica do clculo
de necessidades, cujo objetivo principal o planejamento da compra
e produo de itens componentes para que ocorram nas quantidades
e momentos necessrios, sem faltas ou excessos. Entretanto, o
sistema MRPII estende o conceito do MRP permitindo a integrao
do planejamento financeiro com o operacional.
A utilizao do MRP II permite o gerenciamento de todos os recursos
da empresa. Se dispusermos das quantidades de recursos
necessrios fabricao de determinado produto, poderemos
calcular o total de recursos , ao longo do tempo, necessrios ao
atendimento dos pedidos daquele produto.

Logstica

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - PLANEJAMENTO
Compras baseadas na poltica de estoques
Just in time: a produo na quantidade necessria, no
momento necessrio, para atender variao de vendas com o
mnimo de estoque em produtos acabados, em processos e em
matria-prima. Trata-se da filosofia de manufatura baseada na
eliminao de toda e qualquer perda e desperdcio por meio da
melhoria contnua da produtividade.
Os elementos principais do just in time, entre outros so: ter
somente o estoque necessrio e melhorar a qualidade
tendendo a zero defeito. De forma ampla, aplica-se a todas as
formas de manufatura, sees de trabalho e processos, bem
como atividades repetitivas.
Logstica

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - PLANEJAMENTO
Compras baseadas na poltica de estoques
Kanban: tcnica japonesa de gesto de materiais e de
produo no momento exato, controladas por meio visual
e/ou auditivo.
Trata-se de um sistema de puxar no qual os centros de
trabalhos sinalizam com um carto, por exemplo, que
desejam retirar peas das operaes de alimentao entre o
incio da primeira atividade at a concluso da ltima, em
uma srie de atividades.

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - PLANEJAMENTO
Tecnologia auxiliando as compras
Eletronic Data Interchange (EDI): uma tecnologia para
transmisso eletrnica de dados. Pode estar conectado aos
fornecedores, clientes, bancos distribuidoras e transportadoras, as
informaes so transmitidas em tempo real.
Vantagens do EDI:
Reduo no custo dos pedidos;
Segurana e preciso do fluxo de informao;
Facilidade de ter os pedidos na empresa;
Fortalece o conceito de parcerias.
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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - PLANEJAMENTO
Situaes especiais de compras
Urgncias: ocorre quando a empresa falha na
elaborao do planejamento ou no atendimento
das
necessidades
oriunda
de
problemas
operacionais.
Emergncias: ocorre a partir de uma situao
no prevista ou controlada. A no efetuao da
compra coloca em risco a integridade e
segurana das instalaes, da mo-de-obra, ou
propicia um acidente ambiental.
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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - OPERAO
Fatores que influenciam o processo de compras EXTERNOS
CONDIES GERAIS
DO MERCADO
TAXA DE PRODUO
DOS
FORNECEDORES

IMPOSTOS DE
VENDA E DE USO

COMPRAS

PREOS E
DESCONTOS
CAPACIDADE DE
PRODUO DOS
FORNECEDORES

INFORMAES
SOBRE NOVOS
PRODUTOS
DISPONIBILIDADE
DE TRANSPORTE
FONTES DE
SUPRIMENTOS

CONDIES DE
MO-DE-OBRA
Logstica

TARIFAS DE
TRANSPORTES

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - OPERAO
Fatores que influenciam o processo de compras - INTERNOS

INFORMAES
INTERNAS DE
PRODUO

DEPARTAMENTO
JURDICO

CONTABILIDADE

PCP

COMPRAS

ADMINISTRAO
GERAIS
Logstica

DESENVOLVIMENTO
DE PRODUTOS

DEPARTAMENTO
FINANCEIRO

MERCADOLOGIA

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - OPERAO
Amplitude da compra
Solicitao de
compra

Concorrncia

Aprovao do
pedido

Processamento
de compra

Julgamento

Diligenciamento

Logstica

Cadastro de
fornecedores

Negociao

Recebimento
dos materiais

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - OPERAO
SOLICITAO DE COMPRA
Identificao da necessidade de compra
Urgncia
Emergncia
Reposio de estoque
Consumo imediato
Padronizao da solicitao de compra
SOLICITAO DE COMPRAS
DOCUMENTO INTERNO DA EMPRESA ONDE O SOLICITANTE
INFORMA AO SETOR DE COMPRAS O QUE NECESSITA
ADQUIRIR.
Logstica

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - OPERAO

MAPA DE COTAO
DOCUMENTO QUE REGISTRA A ESCOLHA DO FORNECEDOR DE ACORDO
COM AS CONDIES DE FORNECIMENTO DOS MATERIAIS (PREO,
PRAZO E CONDIES DE PAGAMENTO)

DESBUROCRATIZANDO O PROCESSO
possvel utilizar um formulrio nico para solicitao e cotao de preo.

Logstica

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - OPERAO

SOLICITAO DE COMPRAS
DATA:___/___/____

DEPARTAMENTO:
DESCRIO DO MATERIAL

UN

QUANT

No.
FORN 1

FORN 2

FORN 3

OBSERVAES

SOLICITANTE

COMPRADOR

Logstica

APROVAO

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - OPERAO
Cadastro de fornecedores
Qualificao dos fornecedores Exigncia dos sistemas de qualidade
baseados na ISO 9001:2000.
7.4 Aquisio
7.4.1 Processo de aquisio
A organizao deve assegurar que o produto adquirido est conforme com
os requisitos especificados de aquisio. O tipo e extenso do controle
aplicado ao fornecedor e ao produto adquirido devem depender do efeito
do produto adquirido na realizao subsequente do produto ou do produto
final.
A organizao deve avaliar e selecionar fornecedores com base na sua
capacidade em fornecer produtos de acordo com os requisitos da
organizao. Critrios para seleo, avaliao e reavaliao devem ser
estabelecidos. Devem ser mantidos registros dos resultados das
avaliaes e quaisquer aes necessrias oriundas da avaliao
Logstica

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS E LOGSTICA
O PROCESSO DE COMPRAS - OPERAO
Concorrncia
Anlise das condies de venda Tipos de frete

Frete CIF: Custo mais frete ou Custo, seguro e frete

Vendedor: Paga o frete, responsabiliza-se pelo frete, proprietrio dos bens
em trnsito, faz as reclamaes quando existirem.

Frete FOB: Free On Board ( preo sem frete incluso)

Comprador: Paga o frete, responsabiliza-se pelo frete, proprietrio dos
bens em trnsito, faz as reclamaes se existirem.

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Estoques
Reguladores do fluxo de produo e de vendas
Recurso produtivo que no final da cadeia de
suprimentos criar valor para o consumidor final
necessrio pois a velocidade com que as
mercadorias so recebidas usualmente
diferente da velocidade com que so utilizadas
O objetivo e desafio da filosofia just-in-time ter
estoques nulos

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As razes para se manter estoques

- Melhoram o nvel de servio;
- Incentivam economias na produo;
- Permitem economias de escala nas compras e no transporte;
- Agem como proteo contra aumentos de preos;
- Protege a empresa de incertezas na demanda e no tempo de
ressuprimento, e
- Servem como segurana contra contingncias
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Tipos de Demanda
Dependente
Demanda dependente aquela de um item cuja
quantidade a ser utilizada depende da demanda
de um item de demanda.
Por exemplo: O item pneus em uma montadora
dependente do nmero de veculos demandados
pelo pblico (5 pneus por automvel)

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Tipos de Demanda
Independente
Demanda independente: so itens que dependem,
em sua maioria, dos pedidos de clientes externos,
como, por exemplo, produtos acabados em geral.
Constituem excees, itens como peas de
reposio para manuteno e materiais de
escritrio.

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Demanda Independente

Permanentes - Diz respeito queles produtos que so eternos, duram

pra sempre, o seu ciclo de vida longo, e parece at que sero
comercializados para sempre.

Sazonais - so produtos com ciclo anual de demanda ou produtos de

moda com ciclos de vida curtos.

Irregulares a demanda irregular e dificilmente pode ser prevista.

Em declnio - a demanda que est diminuindo gradualmente e que

ir acabar (ou permanecer num patamar muito baixo) e um novo
produto entrar em seu lugar.

Derivadas - A demanda derivada ocasionada em conseqncia do

produto principal vendido.
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Tipos de Estoques
Materiais: matrias-primas
Produtos em processo: j entraram no processo produtivo,
mas ainda no esto acabados
Produtos acabados: prontos para ser entregues aos
consumidores
Em trnsito: j foram despachados mas ainda no
chegaram a seu destino final
Em consignao: continuam sendo propriedade do
fornecedor at que sejam vendidos

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Classificao de materiais
Diretos - so os que se agregam ao
produto final.
Exemplo: corpo de um liquidificador.
Indiretos (no produtivos, auxiliares): so
utilizados no processo de fabricao, mas
no se agregam ao produto final.
Exemplo: leos de corte das mquinas
ferramentas que so utilizados na
usinagem de um material direto.
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Custo dos Estoques

Armazenagem aluguel.

quanto mais estoque mais rea necessria mais custo de

Manuseio - quanto mais estoque mais pessoas e equipamentos necessrios

para manusear os estoques mais custo de mo de obra e de equipamentos.
Perdas quanto mais estoque maiores as chances de perdas mais custo
decorrente de perdas.
Obsolescncia - quanto mais estoque maiores as chances de materiais
tornarem-se obsoletos mais custos decorrentes de materiais que no mais
sero utilizados.
Furtos e Roubos - quanto mais estoques maiores as chances de materiais
serem furtados e/ou roubados mais custos decorrentes..

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Presses para manter BAIXOS nveis de Estoques

Os estoques so tambm uma forma de desperdcio,
devendo ser eliminados ou reduzidos a um mnimo
possvel.
Medidas:

Melhorar a preciso das previses de vendas

Reduzir os ciclos de manufatura
Conseguir parcerias com os fornecedores

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Presses para manter ALTOS nveis

de Estoques
Estoque alto = maior probabilidade de
atender bem os clientes
MAS
Estoque alto = certeza de alto custo em
estoques
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Gesto de Estoques: Srie de aes que

permitem ao administrador verificar se os
estoques esto sendo bem utilizados,
bem localizados em relao aos setores
que deles se utilizam, bem manuseados e
bem controlados.

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Gesto de Estoques
Indicadores de produtividade na anlise e
controle de estoques:
Diferenas entre o inventrio fsico e o contbil.
Acurcia dos controles.
Nvel de servio(ou nvel de atendimento).
Giro de estoques.
Cobertura dos estoques.

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Anlise ABC

Forma usual de examinar estoques

Consiste na verificao, em certo espao de tempo,
do consumo (em valor monetrio ou quantidade)
dos itens de estoque, para que eles possam ser
classificados em ordem decrescente de importncia
Itens classe A: mais importantes de todos (10 a
20%)
Itens classe B: menos importantes (30 a 40%)
Itens classe C: menos importantes (50%)

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Anlise ABC
ITEN Consumo (unidades ano)

Custo (R$ / Unidade)

101

650

2,36

152

350

6,50

171

250

4,50

180

6400

2,91

181

5000

0,70

190

500

1,90

191

100

51,80

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ITEN Consumo (unidades ms)

Custo (R$ / Unidade)

101

650 x 2,36

1534,00

152

350 x 6,50

2275,00

171

250 x 4,50

1125,00

180

6400 x 2,91

18624,00

181

5000 x 0,70

3500,00

190

500 x 1,90

950,00

191

100 x 51,80

5180,00

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Anlise ABC

Logstica

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Criticidade dos Itens de Estoque

Avaliao dos itens quanto ao impacto que sua
falta causar na operao da empresa, na
imagem da empresa perante os clientes, na
facilidade de substituio do item por outro e na
velocidade de obsolescncia.
Deve-se analisar de forma cruzada a criticidade
e o conceito ABC

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Criticidade dos Itens de Estoque

Classe A- itens cuja falta provoca a
interrupo da produo de bens ou
servios e cuja substituio difcil e sem
fornecedor alternativo.
Classe B itens cuja falta no paralisa a
produo de bens ou servios.
Classe C os demais itens
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Como Comprar Bem

Existem certos mandamentos que definem como
comprar bem, que so:

Verificao de prazos;
De preos;
De qualidade;
E volume.

Relacionamento com o mercado fornecedor;

Seleo de fornecedores.
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Organizao De Compras
Independentemente do porte da empresa, os princpios
bsicos de organizao constituem-se em normas
fundamentais, assim consideradas:

Autoridade para compras;

Registro de compras;
Registro de preos;
Registro de estoques e consumo;
Registro de fornecedores;
Arquivos e especificaes;
Arquivos de catlogos.
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Organizao De Compras

Complementando a organizao, podemos incluir como

atividades tpicas da Seo de Compras:
Pesquisa
Estudo do mercado;
Estudo dos materiais;
Aquisio
Conferncia de requisies;
Analise das cotaes;
Administrao
Manuteno de estoques mnimos;
Transferncias de materiais;

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Organizao De Compras

Algumas das atividades tpicas dentro da organizao

de compras podem ser partilhadas com outros setores:

Determinao do que fabricar ou comprar;

Padronizao e simplificao;
Especificaes e substituies de materiais;
Testes comparativos.

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Relaes

Todos os departamentos funcionais dentro de uma

empresa geram informaes para o sistema de
compras, ou requerem informaes por causa do
mesmo.

Produo;
Contabilidade;
Vendas;
Controle de qualidade, outros.
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Compras

Sistema de Compras

Um sistema adequado de compras tem variaes em

funo de estrutura da empresa e de sua poltica adotada.
Caracterstica do sistema de compras:

Sistemas de Compras a trs cotaes;

Sistemas de preo objetivo;
Duas ou mais aprovaes;
Documentao complementar.
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Solicitao de Compras

A solicitao de compras um documento que da

autorizao para o comprador executar uma compra.
Cotao de Preos: o registro do preo obtido da
oferta de diversos fornecedores em relao ao
material cuja compra foi solicitada

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Compras

Pedido de Compra

um contrato formal entre a empresa e o

fornecedor devendo representar fielmente
todas as condies em que foi feita a
negociao.

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Acompanhamento de compra

Um comprador eficaz deve manter um arquivo

em que deve registrar a vida do produto, controlando
todas as fases do processo de compra, as variaes de
preo, as modificaes das quantidades solicitadas, a
indicao de uma nova condio de pagamento e as
entradas de mercadorias correspondentes ao pedido
colocado.

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Compras

Controle de qualidade

A qualidade de um produto define-se atravs da

comparao de suas caractersticas com os desejos
do consumidor ou com normas e especificao de
fabricao. Analises dos fatores dos produtos:
Aspectos internos
Aspectos externos

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Compras

Inspeo

A inspeo tem como objetivo determinar se um

produto deve ser aprovado ou rejeitado levando os
padres de qualidade estabelecidos.
Inspeo de Matria Prima ou inspeo de recebimento;
Inspeo de Processo;
Inspeo Final.

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Compras

Segurana da Qualidade

A definio de qualidade do material a ser

comprado determinada considerando-se o veredicto
final do departamento utilizador.
O comprador saiba exatamente o que esta sendo
desejado;
O contrato ou pedido de compra seja emitido com uma
das descrio adequada o que deseja;
O fornecedor seja posicionado da exigncias de
qualidade.

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Compras

Prazo

Prever as necessidades de uma empresa consiste

em calcular o que lhe vir a ser necessrio durante
determinado perodo, quer seja para assegurar o
funcionamento da linha de produo, quer seja para o
funcionamento de toda empresa.

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Compras

Frete

Atualmente, o frete j esta representando uma

parcela bastante significativa no preo do produto e
merece ser analisado separadamente, dentro da
anlise de frete, importante verificar a modalidade
de transporte que o fornecedor est utilizando e saber
se existem alternativas mais viveis.

Logstica

Compras

Embalagens

O setor de compras deve preocupar-se a de

transporte, que trata ao produto comprado do
fornecedor at a fabrica, dando a ele total proteo, sem
excessos ou sofisticao. E podem ser divididas em
duas categorias.
Embalagens retornveis
Embalagens no retornveis

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Compras

Negociao

Negociar no uma disputa, ou seja, saber

negociar uma das habilidades mais exigidas de um
comprador, e tem obedecer as seguintes etapas:
Preparao
Abertura
Explorao
Apresentao
Clarificao
Ao Final
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Compras

Avaliao dos Fornecedores

Classificao
Fornecedores Monopolista: So fabricantes de
produtos exclusivos dentro do mercado, normalmente
o volume de compra que determina o grau de
atendimento e relacionamento.
Fornecedores habituais: So os fornecedores
tradicionais que sempre so consultados numa coleta
de preos.

Logstica

Compras

Avaliao dos Fornecedores

Fornecedores Especiais: So os que

ocasionalmente podero prestar servios,
exemplo mo de obra e fabricadores produtos
que requerem equipamentos especiais.

Logstica