Bussiness Workflow

Parte 1

Consultora BC
Regina N.Kiyota
 1. Introduo
Conceitos do SAP Business Workflow.

Definio da terminologia bsica SAP

Business Workflow.
 SAP Business Workflow
Elementos
O Processo ( Business ).
As Pessoas ( Organization ).
O Impacto ( Process Information ).

Workflow : Ferramenta de direcionamento de

tarefas. necessrio um evento. Determinar
quem faz, o que e quando .
 O que o Workflow pode fazer ?
Facilita a estrutura de processos.
Executar um conjunto de tarefas.
Que envolvam muitas pessoas ou
departamentos
Necessite um alto grau de interao.
 Benefcios para o usurio final
Rpido, acesso de forma simplificada a
informaes.
Executar notificaes.
Disponibilizar tarefas especficas.
 Workflow no
Um simples administrador de documentos.
Um simples correio eletrnico.
Distribuio de dados para outros sistemas,
embora juntamente com o EDI / ALE, possa ser
utilizado.
Um gerenciador de sequncia de telas.
Automatizar processos.
Resolver gaps.
 SAP Business Workflow
Terminology
Objects. Single-Step Tasks.

Multi-Step Tasks.
Events.

Worflow-Definition.
Agents.
Inbox
Workitems.
Role
 Exemplos de tipos de objetos
SAP Business Object types : Invoice
Requisition
Material
EDI messages (IDOCs)
Object Methods Lanar
fatura Aprovar requisio
Alterar material
 Single-step Tasks - Exemplo
Lanar pedido.

Liberar requisio.

Alterar mestre de materiais.

Aprovar pedido de frias.

 Eventos - Exemplos
Faturas lanadas.
Materiais alterados.
Estouro de limites.
Requisies aprovadas.
Associar Work Items a Agents
Org.unit
Job
Position
User ID
Role Function

What ?
Task Agent

Who ?
 2. Universal Inbox
Objetivo
Utilizar as caractersticas e funcionalidades
do inbox e o monitoramento dos workitems.

Familiazao com o inbox.

 3. Arquitetura do Workflow
Components
Build time Anlise,
Desenho do Processo modelagem e
e definio ferramenta de definio
---------------------------------------------------------
Worflow
definition

Run Time
Controle de processos Worflow Manager

----------------------------------------------------------
Run Time
Interao com usurios e Integrated Inbox
ferramentas de aplicaes
 Definio Task
Single-step Tasks - objeto mtodo :
Standard Task (TS), Customer Task (T).
Multiple-step Tasks - workflow definition:
Workflow Template (WS), Workflow Task
(WF).
Customer Task e Workflow Task : time-
dependent e client-dependent.
 Single-Step Task
Exemplos : Liberar documentos, alterar
materiais, executar relatrios,....
Standard tasks so single-step tasks usados
em Workflow templates.
Customer tasks so client-dependent, no
utilizar a partir da verso 4.6 ( Workflow
task tambm).
 Single-Step Tasks
Standard Task
- O que ser - Quem ser o
executado responsvel pela
pela Task ? Task ?
Tipo de objeto Unidade
(mtodo) Organ.
Propriedades

Texts Events
- Work item text: ttulo do
work item no work list. - Terminating events
- Triggering events
- Textos longos:
Somente p/ single-step task
Descrio / Notificaes
Textos p/prazos esgotados
 Single-Step Task
Single-step task identifica alguma ao que
precisa ser executado, de forma interativa ou
em background.
Single-step task associado a uma unidade
lgica de trabalho dentro de uma multi-step
workflow definition que define uma sequncia
especifica ou um fluxo de trabalho que pode
envolver diferentes aplicaes e pessoas.
 Single-Step Task
Work item text um descritivo para o
integrated inbox.
Long text pode ser um explicativo da tarefa,
um texto de notificao ou um texto para
prazo esgotado.
As variveis dos textos so automaticamente
substitudos em tempo de execuo.
 Object Methods and
Single-Step Tasks
Standard task
Object type

Create - Referncia ao Mtodo

object method
------------------
edit - Objetos (runtime): toda informao que possa
object method ser acessado por uma chave. Tipo de objetos
----------------- so descries genricas dos componentes dos
display objetos.
object method
- Mtodos so as funes permitidas aos objetos
Ex. order
Referem-se as transaes, mdulos de funes,
invoice doc.
BAPI, etc.
material
 Definition of Responsibility
Single-step task
Vendedores

Lista de agentes
possveis: Todos
usurios que tem
a possibilidade de Analistas de
executar a tarefa. Crditos

Os agentes selecionados so quem recebero os workitems

identificados dentro da multi-step tasks. Esta lista um subcon-
junto dos agentes possveis.
 Work Item Text
A descrio do work item no inbox.
Substituio de variaveis em tempo de
execuo.
Long text : Texto detalhado, texto para
prazo esgotado.
 Multi-Step Tasks
Workflow task
Workflow template

Referncia a definio *Oeditor grfico a ferramenta

de workflow para consultar e modificar a
definio de workflow.

- Especificar o triggering
events.
- Definio de interface
( importao e exportao
de paramtros ).
- Associar valores iniciais.
 Workflow Definition Steps
Workflow task Workflow definition Step
Workflow template

Activity (task reference)

Referncia a definio
de workflow
Condio
Mltipla condio
Criar Evento
Esperar Evento
- Especificar o triggering Controle de processo
events. Deciso usurio
- Definio de interface Loop (until)
(importao e exportao Loop (while)
de paramtros ). Seo paralela
- Associar valores iniciais.
Triggering
Logic Diagram for a WF
events
Definition Activity

Loop
Fork

User
Decision IF
 Diagrama lgico para WF
Definition
Eventos em uma definio de workflow :
Controle fluxo (start/finalizar tarefas).So
eles:
Evento interno : descreve um status de um
passo para ser utilizado num prximo
passo.Utilizado em um controle de processo
interno. Exemplo : evento aps uma
condio ou deciso de usurio.
 Diagrama Lgico para WF
Definition
Published events: So usados para alterar
status de objetos. Tem efeito externo.
Exemplo: Terminating events / wait step /
event creator / Triggering events.
 Workflow Definition:
Graphical Editor
Navigation and display area.
Block-oriented modeling.
Top-down modeling is possible.
Special functions such as cut, move,copy.
Print:local/R/3/spool/file
Checking and activating.
Drag n Drop functionality.
 Workflow Manager:
Active Control Flow
Workflow
Manager Historcos
Criar
Workitem
Verificar
Avaliar Mensagens
Condies
Alocar Agentes

Processar Organizar dados

Eventos do fluxo

Monitorar Sincronizar
Prazos Processos
 Workflow Definition & Runtime
Environment Start WF
Event
Triggering
event
Org.plan Multi-step task
Workflow Workflow
Definition
terminating Workflow
event Manager
Int.
Inbox
Single-step
Org.plan Work item Determining
task
Work item agents
Manager Deadline
monitoring
Step log
Execution of an
Method
object method

DATABASE
SAP - Functionality
 4. Estrutura Organizacional
Voc pode associar uma atividade a uma
unidade organizacional, cargo, posio,
funo, user.
Podemos construir uma unidade
organizacional para o workflow ou tambm
utilizar o organograma do HR.
 Integrao da organizao
Terminologia:
Position (Posio)
Job (Cargo)
Exemplo :
Posio - Gerente Regional SP
Cargo - Gerente Regional
 Integrao da organizao
Distribuio de tarefas de acordo com a
responsabilidade: associar single-step task
com os agentes possveis orientado a
cargos.
Distribuio de tarefas dinmica em tempo
de execuo: Determinar os agentes
selecionados baseado num contexto (Role).
 Exemplo para uma fluxo
organizacional
Podemos estruturar a unidade
organizacional por trs categorias:
Departamentos.
Regies (localizao).
Processos de negcios.
 Exemplo para uma fluxo
organizacional
H trs opes para associar a unid.org. ao
workflow: 1.
H uma nica unid.org. Para a empresa. Os
WKs esto conectados com posies. 2. O depto
de RH dar manuteno a unid. Org.. Para cada
rea, h uma pequena unidade organizacional.
3. No h uma nica
estrutura para empresa. Poder haver mais de uma
estrutura para cada processo.
 Uso da unidade organizacional
Maior flexibilidade.

Ajuste automtico para mudanas de

empregados ou novas associaes.
Exemplo: Frias, demisses.
 Essential HR Set Up for Worflow
Permite-se criar uma unidade organizacional
rapidamente.

Unidade Organizacional
* Criar somente os objetos bsicos
e seus relacionamentos.

Position

User
 Criando uma unid.
organizacional
Passo 1 - Criar a unidade organizacional raiz
(root).
Passo 2 - Criar unidades organizacionais
adicionais.
Passo 3 - Criar Jobs (cargos) .
Passo 4 - Criar Position (posies).
Passo 5 - Associar tarefas.
Passo 6 - Associar titular (user/pessoas).
 Positions
Posies so especificos para uma
organizao.
Mais de uma posiao pode executar a
mesma tarefa.
Cada posio ir corresponder a um
empregado, embora possa ser
compartilhado por mais de um.
Criar Posies
Associar pessoas a posies
Pessoas/
Users
 Task Profile
Podemos definir no workflow quem so os
possveis agentes para cada tarefa.
Temos duas opes para definir os agentes
possveis para a tarefa: 1.Tarefa geral
significa que todos podem executar a tarefa.
2. Associar tarefas a users especficos.
 5. Configurao
Business Scenario
Configurar o workflow no sistema de
desenvolvimento .

Esta configurao dever ser feita para

cada client.
 Configurao do WF
Utilizar a transao SWU3.
Clicar a customizao automtica.
Se necessrio definir o destino lgico
(transao SM59).
Informar o administrador do workflow.
Informar o usurio workflow (RFC)
(WF-BATCH - Perfil SAP_ALL e SAP_NEW).
 Configurao do WF
Definir um nmero de prefixo para
categoria de objeto standard
( Ex: 998XXXXX ).
Testar o RFC.
Configurao do WF
Customizing
Automtico
Configurao do WF Teste de
RFC
Configurao do WF
Configurao do WF
Configurao do WF
 Ativar o Monitoramento
Deadline
Schedular job para monitoramento de
prazos (deadlines). ( SWWB/SWWA).

Recomendao: Somente selecionar o

monitoramento se houver muitos prazos
para monitorar por minuto.
 Monitoramento de Work
Items Incorretos
Caso haja work items com erros
temporrios, estes sero restartados
automaticamente.

O monitoramento desativado na verso

standard.
 6. Reporting

Reporting Tools .

Reports.

Analysis.
 Reporting tools

Workflow Information System (WIS) .

Status de processos ativos.
Mdia de processos executados.
Workload anlise.
Work Item anlise.
Anlise de erros.
Log de eventos.
 Reporting:Work Item Anlise

Viso dos Workflows executados .

Log de execuo.

Possveis erros.
 Reporting:Workload Analysis

Workload analysis auxilia na viso dos

fluxos executados por qual user, jobs,
positions e unidade organizacional .
 7. Enhancing a Template unit
Standard Templates or Enhanced?

Identificar o processo

Existe um template
no sistema standard
?
Sim Sim
A1. O Template suficiente ? B. Crie seu fluxo WF

Sim Sim

A2. Use-a A3. Complemente o template

 Workflow Template :
Flexibilidade
Alterapes no WF definition.
-Monitoramento de prazos.
-Itens Expressos.
-Verses de definies de
workflows. -Modificaes de
agents.
Sem programao
 Step Level Enhancements
Itens Expressos.
Setar o work item com prioridade 1.
Express work item so idenfiticados no
inbox.
Notificao ao agente.
Notificao um texto pr-associado mas
no informa sobre o resultado da tarefa.
 Step Level Enhancements
Antes e Depois do Mtodo.
Por exemplo, associar um
mtodo display para o objeto.
Prazos (Deadlines).
 Deadlines para passos WF
Deadlines tm uma referncia individual de
tempo e agente.
Prazos (Deadlines)disponveis :
Requested Start (Data inico solicitada).
Requested End (Fim desejado).
Latest Start (ltimo incio).
Latest End (Prazo).
 Deadlines simples
User definition:
Associar um agente : o agente ser notificado
sobre o prazo esgotado.

Em tempo de execuo:
Mensagem de notificao no inbox (depende da
verso). Se o prazo
esgotar enviado para a caixa de mensagens de
datas.
 Workflow Versions
Muitas verses so possveis para o
workflow.
Somente uma verso est ativa.
Verses antigas podem ser ativas.
 SAP Users e Workflow Agents
SAP users podem ser agentes para o workflow.

H dois tipos de agentes: Agentes possveis

para o single step task e os agentes
selecionados. Somente os agentes selecionados
recebero os work items em seus inbox.
Associao mais fcil para os agentes possveis
so tarefa geral.
 Concluso:Standard ou Enhanced
Standard Enhancement
Workflow templates Workflow tasks/
Multistep tasks
Workflow templates
Single step tasks Standard tasks Customer tasks/
Standard tasks
Object types Standard object types New attributes
Standard methods New methods
Standard events New events
Roles Standard roles New roles

Estrutura Create customer Create customer

Organizacional Estr.organ. Estr.organ.
 Aplicando o Workflow em seus
negcios
Template ou um Workflow novo.
Quando implementar o Workflow.
Quando necessrio programar ?
Role: Criar novas regras, quando os standards
no so suficientes. Event :
Quando event creation no suficiente.
Adicionar mtodos.
Adicionar atributos.
 8. Autorizaes/Arquitetura

Autorizaes : SAP Authorizations. S_WF_ALL: Todas

autorizaes SAP Business Workflow. (ADM)
S_WF_WFADMIN: Perfil Templatepara o administrador
de workflow. (ADM) S_WF_PROCORG: Perfil
Template para o organizador de processos(End-user).
S_WF_USER: Perfil Template para o agente da tarefa(End-
user).

 Key Workflow Knowledge

Groups
Workflow Administrators.

Workflow Design Team.

Workflow End Users.

Fim Parte 1