Auditoria Interna

Cad3b
Discentes:
Códigos:
Tânia Malate 2017212
Tércio Mabunda 2017761

Docente
Palmira Chilundo
Área de compras

Area de compras - Tania Malate e Tercio

2
Mabunda
 Estrutura
Objectivo da área de compras;
Controle interno na área de compras;
Processamento de compra;
Objectivos do Controlo Interno e riscos
associados da área de Compras;
Objectivos da auditoria.

Area de compras - Tania Malate e Tercio

3
Mabunda
 Objectivo da área de compras
Garantir os processos de compra da matéria –
prima, nas melhores condições de preço,
qualidade e assegurando as quantidades e
condições exigidas pelo departamento de
Produção e Departamento da Qualidade, com o
principal objectivo de maximizar o valor para a
empresa e diminuir os custos
Area de compras - Tania Malate e Tercio
4
Mabunda
 Principais responsabilidades
• Obtenção de informação dos fornecedores e outros credores da
empresa acerca de preços, condições técnicas, prazos de
entrega.
• Emissão de encomenda com base no pedido de bens e serviços
solicitado por outras áreas operacionais
• Ressecção e inspecção de bens e serviços
• Reconhecimento da obrigação de pagamento pelas compras
efectuadas
• Registo das compras de acordo com a sua natureza
Area de compras - Tania Malate e Tercio
5
Mabunda
A compra ao menor custo possível inclui os
seguintes:
• Custo da encomenda e custo de posse;
• Custo de aquisição e despesas adicionais de
compra

Area de compras - Tania Malate e Tercio

6
Mabunda
 Processo de compra de bens e serviços envolve os
seguintes passos
• Requisição dos bens/ serviços
• Emissão das ordens de compra
• Recepção dos bens
• Verificação e confirmação da futura do fornecedor
• Contabilização da organização
• Pagamento da obrigação
• Contabilização do pagamento
Area de compras - Tania Malate e Tercio
7
Mabunda
 Controle interno na área de compras
Para um óptimo modelo de CI na área de compras, as principais
medidas a adoptar são:
• Segregação de funções de compra e contabilização;
• Comprar nas condições mais adequadas;
• Reconhecer a compra e conferir a factura antes de contabilizar;
• Garantir a adequada ressecção dos bens;
• Controlar as dividas a fornecedores de forma a cumprir os
prazos estabelecidos.

Area de compras - Tania Malate e Tercio

8
Mabunda
 Pontos fracos e as suas recomendações
Ponto Fraco
Segregação de funções quase inexistente
Recomendações
Aplicar a segregação de funções, sempre que possível, dado a
dimensão da entidade. Quem é o responsável pelas compras
deve ser um colaborador diferente de quem confere a sua
ressecção e posteriormente diferente de quem as contabiliza

Ausência políticas e normas a seguir no processo de compra De forma regular, devem ser consultados novos fornecedores
de forma a verificar se existem melhores condições de compra

Ausência de notas de encomenda Elaboração de notas de encomenda de forma uniforme

As conferências dos saldos dos fornecedores não são feitas de Promover a conferência dos saldos de forma mais regular
forma regular

Area de compras - Tania Malate e Tercio

9
Mabunda
 Processamento de compra
O processo relativo as compras de inventários tem
normalmente o seu início no sector da empresa que tem a
seu cargo a gestão de stock. A determinação dos níveis de
stocks deve ser feita, por seu lado com base nas previsões de
vendas elaboradas tempestivamente pelo departamento
comercial. Assim quando for o momento de lançar a compra,
o sector da gestão de stocks devera atingir a secção de
compras, um pedido de compra, o qual devera indicar além
das quantidades a adquirir todas as especificações do artigo
Area de compras - Tania Malate e Tercio
10
Mabunda
O pedido de compra devera ser emitido com 3
exemplares:
• Original para a secção de compras;
• Duplicando para a secção de compras para esta o
devolver ao sector de gestão de stocks quando a
compra for lançada;
• Triplicado para o arquivo do sector de gestão de stocks.

Area de compras - Tania Malate e Tercio

11
Mabunda
 Depois do pedido de compra
A secção de compras devera dar inicio a pesquisa do fornecedor mais indicado
para satisfazer as necessidades da empresa, para esse efeito a secção de compras
pode socorrer-se de 3 vias:
• Consultar os seus próprios ficheiros de fornecedores aprovados;
• Efectuar consultas directas a fornecedores;
• Lançar um concurso publico.
O departamento de compras deve dispor de 2 tipos de ficheiros:
Artigos – que indicara os fornecedores que estão em condições de fornecer cada
artigo
Fornecedores - as condicoes de venda de cada um deles, procedendo a
actualizacao na medida em que poderap surgir novos fornecedores nomercado que
oferecem condicoes mais vantajosas
Area de compras - Tania Malate e Tercio
12
Mabunda
Fluxograma do processo de
compras

Area de compras - Tania Malate e Tercio

13
Mabunda
 In te rv e n ie n te s

R.Contas a Pagar
R. Recepcao MP

R. Laboratório
P rocessos Documento de suporte / Documento emitido

R. operações
D. Produção

Fornecedores
R. Compras
fonte (input) (output)

Contab.
1 .Pedido Interno de Compra/analise I n v e n ta r io / P la n o E -M a il a o R e s p
• P rodução C om pras
Necessidades

O L is ta d e
2 -Escolha Fornecedor/ Fornecedores a -
• F o rn eced o re
Contactar
s aprovados

3 - Solicitação Preços/ Condições compra ao O M a il p e d id o d e

Fornecedor (Negociação) • C o ta ç ã o /c o n t a c
t o t e le fó n ic o

4 -Selecção e Aprovação das Propostas de O P e d id o s d e C o ta ç ã o

Compra •

Matriz de
C o n tr a to d e
5 - Formalização Contrato Fornecimento
• F o r n e c im e n t
o (2 v ia s)

O N o ta en co m en d a a
6 - Emissão Nota Encomenda ao Fornecedor C o n tr a to /P e d id o d e

responsabilidade e
• C o ta ç ã o F o rn eced o r/

N o ta e n c o m e n d a
7 - Recepção Matérias-primas
• a F ornecedor

suporte 8 - Análise da Conformidade das Matérias

Adquiridas (Qualidade)

9-Emissão Guia Recepção

•
N o ta e n c o m e n d a
a F ornecedor

N o ta e n c o m e n d a
N o ta R e cla m a çã o / D o c
a n a lis e

G u ia d e R e c e p ç ã o
• a F ornecedor com pras

N o ta d e D e v o lu ç ã o
10 -Emissão Nota Devolução/Destruição N o ta R e c la m a ç ã o / D o c
• a n a lis e C o m p r a s 2 v ia s

N o ta d e D e b ito 2 v ia s
11 -Emissão Nota Debito / Acerto preços N o ta R e cla m a çã o
•

G u ia d e R e c e p ç ã o
12 -Recepção e Conferencia da Factura
• com pras

G u ia d e R e c e p ç ã o L a n ça m en to
13 -Contabilização da Factura
• com pras

14 -. Pagamento da Factura F a c tu r a d o F o r n e ce d o r N o ta d e p a g a m e n to
•

Area de compras - Tania Malate e Tercio

14
Mabunda
Objectivos do controlo interno e riscos associados a área de compras
Objectivos Cat.O Factores de risco Actividades de controlo
bj.
Identificar e O Avaliação dos fornecedores Periodicamente deve-se
Contratualizar com incorrecta ou não actualizada recolher informação do
fornecedores periodicamente em relação à sua fornecedor sobre a qualidade,
aprovados de capacidade de cumprir os capacidades produtivas e
forma a cobrir as requisitos de qualidade, entre os níveis de preço, condições
necessidades da quais: financeiras do mesmo
organização.  Quantidades Efectuar a actualização
Encomendadas periódica da informação d os
 Prazos de entrega e tempo fornecedores e revisão da sua
de espera avaliação
 Especificações técnicas da Verificar adequadamente os
matéria- primam pedidos de compra

 Reclamações de produto Formalizar através de

ou serviço contractos as especificações do

material a adquirir e
respectivas condições
financeiras
Assegurar um O  Insuficiente comunicação • O Departamento de
fornecimento das necessidades de Produção deve comun icar
eficiente de matéria matéria – prima pontualmente as necessidades
– prima, de acordo  Incapacidade do de matéria – prima,
com as fornecedor de efectuar a • Identificar
necessidades entrega que satisfaça Fornecedores alternativos
pedidos excepcionais, ou a • Efectuar planeamento
própria interrupção de com prazo mais alargado
entregas.
Adquirir O;C O departamento de Produção, não Verificar as especificações
somente Matérias especifica devidamente os existentes e se for caso disso,
que cumpram os requisitos adequados da matéria – ajustar as respectivas
critérios de prima aos lotes referidos nos especificações da matéria, com
qualidade exigidos planos de produção a colaboração do departamento
/estabelecidos qualidade;
Analisar as ineficiências e
problemas de produção

Area de compras - Tania Malate e Tercio

15
Mabunda
Comprar a preços O Ajustamento de preço inadequado Promover junto dos
ajustados e à qualidade da matéria-prima, fornecedores, periodicamente,
adequados à gerando um maior desperdício, leilões /concursos de oferta de
matéria-prima, face face a outras alternativas ao matéria – prima.
à sua qualidade mesmo custo. Verificar adequadamente os
contractos de fornecimento e
Informação sobre os preços no as respectivas notas de
mercado desactualizada ou encomenda
incorrecta Promover a formalização de
contractos a médio-prazo
devidamente balizados no
tempo, com clara menção das
condições e características das
matérias a adquirir e as
respectivas condições
financeiras, tendo cláusulas de
salvaguarda em relação ao seu
incumprimento,
nomeadamente características
e especificidades técnicas e
qualitativas das matérias a
adquirir
Comprar Matérias O,C Indisponibilidade de informação Manter no Sistema da
unicamente a sobre práticas incorrectas por parte Qualidade um cadastro
fornecedores dos Fornecedores actualizado dos fornecedores
aprovados pela Não cumprimento legal por parte licenciados e aprovados
Qualidade, de dos fornecedores ou impedimento O Departamento de Qualidade
acordo com as legal de fornecimentos, por falta deve verificar e informar o
normas e políticas de licenciamentos para a sua Departamento de Compras
de Qualidade actividade sobre a lista de fornecedores
aprovadas autorizados, devidamente e
periodicamente actualizada.
Promover a criação de código
de Conduta para a área de
Compras.

Area de compras - Tania Malate e Tercio

16
Mabunda
 Objectivos da auditoria
Na área de compras os objectivos estão relacionados com a
obtenção de prova suficiente e apropriada sobre as
asserções do órgão de gestão. As compras, fornecimentos e
dividas a pagar representam, na generalidade das empresas,
uma importante fatia dos gastos. Esta área está relacionada
com a aquisição de importantes activos, como é o caso de
mercadorias, matérias-primas e imobilizado que, de forma
individual são geralmente itens materialmente relevantes nas
demonstrações financeiras
Area de compras - Tania Malate e Tercio
17
Mabunda
Podemos estabelecer os seguintes objectivos:
• Os saldos do balanço estão de acordo com os saldos do balancete.
• Todos os passivos originados por operações correntes, incluindo juros e acções
judiciais movidas contra a empresa, encontram-se correctamente
contabilizados e classificados de acordo com as NCRF e são legítimos
• As dividas a pagar a fornecer e a outros credores, são autenticas, encontram-se
suportadas pelas mercadorias recebidas, serviços utilizados ou quaisquer
outras operações efectuadas pela empresa
• Nas compras efectuadas foram incorporados todos os gastos devidos. São
autênticas, encontram-se devidamente suportadas por documentos e foram
autorizadas por pessoas com competências para tal.
• Encontram-se devidamente reflectidas e periodizadas todas as operações
derivadas das compras, como é o caso do bónus e dos descontos comerciais.
Area de compras - Tania Malate e Tercio
18
Mabunda
Obrigado
Uma mente vazia é oficina do diabo.

Area de compras - Tania Malate e Tercio

19
Mabunda