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Gestão de tempo

e produtividade
Principais Causadores da Falta de Tempo

Principais problemas
• Ausência de qualquer tipo de
técnica para priorização
• Dependência de motivação para
fazer suas tarefas
• Ausência total de uma
metodologia e/ou hábitos para
produzir
• Dependência de
prazos/deadlines
Estratégia
Que estratégia?

Antes de tudo!

FOCO!!!
O que é Produtividade?

Produtividade
Qualidade do que é produtivo

Produtivo
1. Que produz.
2. Relativo à produção.
...
5. Que mostra produtividade.

“Quanto maior for a relação entre a quantidade produzida


por fatores utilizados maior é a produtividade.”

Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Produtividade
O que é Produtividade?

Ou seja,

𝑃𝑟𝑜𝑑𝑢çã𝑜
𝑃𝑟𝑜𝑑𝑢𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒 =
𝑅𝑒𝑐𝑢𝑟𝑠𝑜

Tipos de recurso:
• Área • Máquinas
• Volume • Energia
• Dinheiro • Tempo
• Pessoas • Etc
Mas por que é tão difícil?
É só usar motivação!
É só usar motivação!

Estudo publicado pelo British Journal of Health Psychology.


Foram 248 pessoas divididas em três grupos:

MOTIVAÇÃO
CONTROLE PLANEJAMENTO
Atividade física
Atividade física por 2 semanas Igual ao grupo 2
por 2 semanas + +
+ Ler texto sobre Planejar atividade
Ler texto aleatório benefícios da com a seguinte
atividade física frase:

Na próxima semana, farei 20 minutos de


exercícios no [DIA], [HORÁRIO] e [LUGAR]

Fonte:
http://jamesclear.com/implementati
E qual a solução?

𝑃𝑙𝑎𝑛𝑒𝑗𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜
+ 𝐵𝑜𝑛𝑠 𝐻á𝑏𝑖𝑡𝑜𝑠

= 𝑷𝒓𝒐𝒅𝒖𝒕𝒊𝒗𝒊𝒅𝒂𝒅𝒆
1 – Planejamento

“Não se planejar é o planejamento para a falha”

uma série de atividades, recursos e


Plano = escopos em torno de um mesmo objetivo.
2 – Dados (ou autoconhecimento)

Que tal esse planejamento:

“A partir de hoje, estudarei 5 horas por dia, a partir das 8h, no


meu quarto, com o objetivo de ter as melhores notas da turma”

O que está definido:


• Horário;
• Lugar;
• Duração;
• Objetivo.

O que falta então?


Se não consegue estudar uma hora,
como quer estudar CINCO???
O que são hábitos?

São atividades realizadas sem necessidade de pensar


automáticas, objetivamente
na ação
Criando hábitos

Quer ser produtivo? Vamos aprender a criar bons hábitos ou eliminar ruins!

E isso sem um prazo definido,


sem expectativa de terminar,
mas de gerar resultados a
longo prazo para você
Os 5 princípios da criação de hábitos

As metas e objetivos são muito importantes!

Porém, para criação de hábitos, é importante focar no seu crescimento, antes


de pensar nos resultados. Nunca falhe duas vezes seguidas (princípio #3)!

Também pense nos princípios #2 (Pequenos Aumentos) e #4 (Paciência!)

Ter em mente apenas seu resultado final irá embaçar a sua visão sobre o hábito
em si

Assim que o hábito estiver consolidado, você chegará rapidamente aos seus
objetivos, então use o princípio #5 (Quebre em Partes Menores), para manter o
crescimento consistente! Objetivos são importantes?

Fonte: http://jamesclear.com/exercise-habit
Criando hábitos: Objetivos

ÓBVIO
Porém, para criação de hábitos, é importante focar no seu crescimento,
antes de pensar nos resultados

Ter em mente apenas seu resultado final irá embaçar a sua visão sobre o
hábito em si

Assim que o hábito estiver consolidado, você


chegará naturalmente aos seus objetivos

Um exemplo mais concreto:


Você realmente acha que um atleta
acorda motivado todo dia para treinar?

Fonte:
Criando hábitos: Consistência

Um exemplo mais concreto:


Você realmente acha que um atleta acorda motivado todo dia para treinar?

Se o atleta é sério, treina todo dia, não é mesmo? CONSISTÊNCIA!!!

1 - Escolha um hábito que deseja criar em sua vida ou um mau hábito


que deseja eliminar. Exemplos:
• Exercício físico regularmente
• Estudos mais frequentes para melhorar suas notas
• Escrever uma página por dia de um livro, TCC, teste, etc.
• Controlar suas finanças
• Beber mais água
Os 5 princípios da
criação de hábitos
Os 5 princípios da criação de hábitos

1. Comece (muito) simples

Por que tão simples?

A força de vontade é como um músculo

Cada decisão tomada ao longo


do dia te cansa um pouco

Decisões difíceis exigem mais

Ao fim do dia, sua força


de vontade só quer descansar

Comece com um hábito tão


simples que não se pode dizer
não!

F
o
Os 5 princípios da criação de hábitos

1. Comece (muito) simples

Comece com UM hábito fácil de fazer

NÃO comece com 10 hábitos de uma só vez

Insira outro assim SÓ QUANDO tiver automatizado o primeiro

Fonte: http://jamesclear.com/habit-guide
Os 5 princípios da criação de hábitos

2. Aumente suas habilidades em porções pequenas

Não confie em motivação


“Por que não? Já sei fazer, vou aumentar logo pra cinco horas! Huehue”

Depois de começar simples, acrescente


passos pequenos, constantemente

Isso facilita a manutenção do hábito, e


fortalece os hábitos recém-criados
Os 5 princípios da criação de hábitos

3. Nunca perca o hábito duas vezes seguidas

Todos cometem erros: é impossível manter a rotina de hábitos 100% ao longo


do tempo. Contudo, lembre-se de um atleta de alto nível!

A diferença sucesso e fracasso é a CONSISTÊNCIA

2 - Planeje-se caso ocorra a FALHA:


O que pode fazer seu hábito falhar?
Um acidente? Uma emergência?
Mesmo assim, é possível manter o hábito naquele dia?
É possível que a falha comprometa outros dias?
Se der errado, como voltar aos trilhos?
Para se planejar contra falhas: SE ACONTECER X, ENTÃO
FAREI Y

Fonte:
Os 5 princípios da criação de hábitos

4. Seja paciente, mantenha um ritmo sustentável

Paciência é uma habilidade, que também precisa ser desenvolvida

Não tente mais que o 1%, principalmente no início. Foco no longo prazo

Novos hábitos devem ser fáceis e consistentes. Mantenha a confiança e você


chegará longe!

Fonte: http://jamesclear.com/habit-guide
Os 5 princípios da criação de hábitos

5. Enquanto avança, quebre os hábitos em pedaços menores

Se você continuar adicionando complexidade ao seu hábito, ele começará a


se tornar muito grande e/ou muito trabalhoso

Por exemplo, você está aumentando sua rotina de exercícios regularmente.


Quando você começou, fazia 30 minutos, duas vezes por semana. Hoje, faz
1 hora, três vezes por semana

Como resolver?

A solução é aumentar a intensidade e diluir o exercício em outros dias,


mantendo o ritmo em crescimento consistente

OU
Você chegou ao resultado que queria! Faça manutenção desse hábito ;)
Só isso?
Sim!
Mas que mal tem dar mais algumas dicas?
=)
Outras dicas

Equação de Lewin

𝐶 = 𝑓(𝑃, 𝐴)
Comportamento é uma função de Pessoas em Ambientes

Hábitos são diretamente afetados pelo ambiente físico e digital à sua volta

Crie estratégias para se aproveitar disso!

Fonte: http://jamesclear.com/lewins-equation
Outras dicas

Aplicações da Equação de Lewin

Usar Design para a Preguiça


Criar dificuldades para que um mau hábito seja feito, ou aumentar o
número de passos necessários para que aquela atividade seja feita

Ao mesmo tempo, reduzir o número de passos para que os bons


hábitos sejam feitos. Lembre-se do Primeiro Princípio!

Mudar o ambiente físico ao qual você tem acesso


Coisas visíveis têm mais apelo
Mude sempre o layout das coisas que devem permanecer visíveis

Mudar o ambiente virtual ao qual você tem acesso


Grande parte das nossas vidas é em ambientes virtuais
Muitas formas de protelação vêm do computador ou celular
Outras dicas

Crie um ritual
Outras dicas

Crie um ritual

Rituais são uma sequência de vários hábitos, embutidos um sobre o outro.


Normalmente, ocorrem em um horário do dia específico

Exemplos: acordar, ir dormir, tomar banho/higiene, refeições

Isso quer dizer que você já tem vários rituais na sua vida!

Uma forma fácil de criar um hábito é vinculá-lo a outros


hábitos poderosos

Isso simplifica ainda mais o Primeiro Princípio

1. - Quais rituais existem em sua vida?


2. - De que forma você pode vincular o hábito que
você quer criar ao
ritual que você já tem?
Outras dicas

Controle seu desempenho

Como se planejar sem conhecer a si mesmo?

E como pretende se conhecer melhor se não mantiver registro do hábito?

Em um estudo publicado no Journal of the Academy of Nutrition and Dietetics,


mulheres que mantiveram um diário de tudo que comiam perderam, em média
2,5 kg a mais que aquelas que não usaram o diário

Crie uma forma de controlar quando você executou seu hábito, quão bem
sucedido foi, se você o perdeu naquele dia (e qual foi o motivo), etc.

A ação de registrar no diário, por si só, também é um hábito! Vincule isso a


alguma atividade que você já pratica ;)

Fonte:
Outras dicas

Crie comoção social

Conte a seus amigos alguns de seus objetivos, como a criação dos hábitos ou
metas de produtividade

Se possível, faça pequenas apostas com eles.


Por exemplo, sempre que você acordar atrasado para a aula ou se você comer
algo que não deveria, você dá um real para o seu amigo

Companheiros de rotina também são muito úteis. Crie um hábito junto de


outra pessoa. Assim, você não vai querer perder o hábito, para não atrapalhar
seu amigo e será bem mais divertido fazer em dupla!

Além disso, existe a máxima de que você é uma média das cinco pessoas com
quem mais convive. Quer ser mais produtivo? Cerque-se de pessoas
produtivas!
Outras dicas

Recompense-se!

Motivação não serve para nada!

Será?

Você pode usá-la pontualmente, para fortalecer seus hábitos

Fonte: http://jamesclear.com/exercise-habit
Calma, jovem!

Já sabemos que não importa se você é preguiçoso. O que importa é seu


planejamento sobre o novo hábito que você deseja criar

Sabia que CEOs de empresas com altas taxas de vendas tinham, em média,
mais tempo de planejamento que os outros CEOs?

Vamos então às dicas para planejamentos


mais eficientes e controle da protelação

Fonte: http://www.bakadesuyo.com/2014/09/manage-their-time/
Dicas para um bom planejamento/execução

Sem multitasking
Um projeto por vez. Um hábito por vez.

“Mas eu consigo plantar bananeira e resolver uma integral ao mesmo tempo.”

Consegue? E se fizer um de cada vez? Provavelmente fará mais rápido!


Dicas para um bom planejamento/execução

Além disso, reflita sobre quais são seus objetivos e concentre-se neles. Pense
nisso todos os dias

Evite atividades superficiais como trocar e-mails desnecessários com seus


colegas e ficar movendo informação de uma pessoa para outra

Ninguém no mundo virou CEO de


nada por ser o melhor leitor e
respondedor de emails da empresa

Foque em criar algo valioso

Melhore suas habilidades


com o tempo
Dicas para um bom planejamento/execução

Aprenda a priorizar

Engula um sapo por dia!

Comece o dia com as atividades mais importantes

Normalmente, temos um ritual matinal, o que torna essa parte do dia a mais
fácil para vincular novos hábitos

A priorização das atividades importantes, e não urgentes, é uma boa forma


de aproveitar esse período do dia

Mas qual a diferença entre importante e urgente?


Dicas para um bom planejamento/execução

Matriz de Eisenhower

Fonte: http://jamesclear.com/eisenhower-box
Dicas para um bom planejamento/execução

Matriz de Eisenhower

Atividades urgentes são aquelas que pedem uma resposta. Os prazos finais
estão chegando e você não se preparou, ou algo de resposta imediata surgiu,
pulando na frente de todo o resto em questão de prioridade

Já atividades importantes contribuem para longos influenciando


prazos, diretamente nossos objetivos, valores e sonhos

As atividades urgentes mas não importantes podem ser feitas, mas não por
você, pois elas não possuem valor para você. Delegue-as para outra pessoa
mais interessada

A respeito das atividades que não são nem importantes, nem urgentes, não
tenha dó de eliminá-las. Se você não pode atribuir um valor a elas, elas não
poderão atribuir valor a você

Fonte: http://jamesclear.com/eisenhower-box
Dicas para um bom planejamento/execução

Matriz de Eisenhower

O método de Eisenhower é muito interessante porque levanta perguntas de


autoconhecimento muito fortes:

1. Para que objetivos estou trabalhando?


2. Quais são meus valores internos, que direcionam minha vida?
3. Por que eu estou fazendo isso, agora?

Responder essas perguntas pode levar sua priorização de atividades e criação


de hábitos a outro nível, o qual poucas pessoas param para considerar

Novamente, conheça seus valores e objetivos, e veja se você está


trabalhando para cumpri-los e atingi-los

Fonte: http://jamesclear.com/eisenhower-box
Dicas para um bom planejamento/execução

Regra dos dois minutos

Se leva menos de dois minutos, faça JÁ!


Dicas para um bom planejamento/execução

Regra de Parkinson

“Se você espera até o último minuto, só leva um minuto para fazer.”

Use deadlines (prazos) alocados de forma eficiente

Lembre-se que tempo é um recurso escasso!

Deadlines
mais
adequadas

Fonte: http://en.wikipedia.org/wiki/Parkinson's_law
Dicas para um bom planejamento/execução

To-do Lists

É um bom começo de planejamento! Comece pequeno ;)

Porém, não é o suficiente. Listas de tarefas muito grandes podem ser


desanimadoras, e leva a outro problema, que é o Tamanho do Desafio
Dicas para um bom planejamento/execução

Quebre grandes desafios em partes menores

Tarefas grande demais são quase impossíveis de mensurar

E acabam sendo despriorizadas, esquecidas e ignoradas

A solução é analisar por alguns momentos e então quebrá-lo em partes


pequenas, tão pequenas que levem poucos minutos

Aos poucos, o grande desafio estará concluído!

Exemplo: Estudar Produtividade por cinco horas, na sexta de manhã

OU
Ler dois artigos sobre o assunto, na terça e na quinta, no caminho para casa
Dicas para um bom planejamento/execução

Voltando às To-do Lists

Há uma alteração bem simples de se fazer em To-do Lists para torná-las muito
mais eficientes

Basta atrelar um horário para que sua atividade seja feita. Coloque sua
atividade em algum espaço fixo do seu cronograma ou agenda

Vamos treinar com nossos novos hábitos!


4 - Quando e onde você vai começar a fazê-lo?
O essencial é ter todas as suas atividades planejadas na semana, incluindo
atividades de lazer e finais de semana

Pesquisas indicam que isso nos deixa mais felizes!

Fonte:
http://www.bakadesuyo.com/2010/11/should-
Ferramentas

Google Agenda: https://www.google.com/calendar/


•Criação e controle de agendas virtuais. Use notificações!!!

Google Sheets: https://docs.google.com/spreadsheets/


• Planilhas eletrônicas compartilháveis

Evernote: https://www.evernote.com
•Ferramenta para gerenciamento
de notas eletrônicas
• Permite organização com tags,
pastas, atalhos, links, etc
• Compartilhamento de notas

To-do lists:
• Any.Do: http://www.any.do/
• Todoist: https://todoist.com/
Ferramentas

Pomodoro: http://pomodoneapp.com/
• Técnica de produtividade que consiste em sprints com foco e períodos de
descanso
• Este treinamento foi feito usando a técnica do Pomodoro =)

HabitRPG: https://habitica.com/
• Gamificação da rotina de hábitos
• Cadastre todos os seus hábitos e ganhe pontos de experiência e dinheiro
quando cumpri-los, suba de nível e compre armas, pets e etc

Fabulous: http://www.thefabulous.co/
• Incentivador de hábitos, mais orientado a rituais
• Muito bonito, o que pode ser uma vantagem para alguns
• Não te dá tanta liberdade, são apenas 5 hábitos

RescueTime: https://www.rescuetime.com/
• Controle automático de quais programas e sites são os mais acessados
• Separação entre sites produtivos e não produtivos
Não subestime bons hábitos!

Motivação não é uma boa estratégia de Produtividade!

Lembre-se:

𝑃𝑟𝑜𝑑𝑢çã𝑜
𝑃𝑟𝑜𝑑𝑢𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒 =
𝑅𝑒𝑐𝑢𝑟𝑠𝑜
e:
𝑃𝑙𝑎𝑛𝑒𝑗𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜
+
𝐵𝑜𝑛𝑠 𝐻á𝑏𝑖𝑡𝑜𝑠

=
𝑷𝒓𝒐𝒅𝒖𝒕𝒊𝒗𝒊𝒅𝒂𝒅𝒆
Para criar bons hábitos!

1. Comece (muito) simples


2. Aumente suas habilidades em porções pequenas
3. Nunca perca o hábito duas vezes seguidas
4. Seja paciente, mantenha um ritmo sustentável
5. Enquanto avança, quebre os hábitos em pedaços menores

Valorize o ambiente à sua volta!

Vincule os hábitos a rituais já existentes

FOCO: Engula um sapo por dia!

As manhãs são suas melhores amigas!


Para controlar o planejamento e a execução!

Matriz de Eisenhower

Priorize as atividades! Importantes quando houver tempo, de modo


que as urgentes não apareçam com tanta frequência
Conheça seus próprios valores e objetivos! Isso ajudará na
priorização
Dicas para uma Melhor Gestão do Tempo

Estabeleça Prioridades

O estabelecimento de prioridades é um processo


de compreende duas etapas distintas:

1. Crie uma lista das tarefas que você


necessita realizar (sejam elas corriqueiras
ou não)

2. Ordene-as por prioridade (GUT ou RAB)


Metodologias de Gestão do Tempo

O que fazer?

GUT, RAB, POMODORO e PCC

Ferramentas que ajudam de maneira prática e simples a


organizar melhor esse ‘caos’ e facilitar o cumprimento
de tarefas com um melhor aproveitamento de tempo e
energia.
Metodologias de Gestão do Tempo

POMODORO (Francesco Cirillo)

25min 5min

Descanso Concentração Absoluta Descanso Concentração

• Utilização de Timer para controle do tempo


• Utilização de uma lista simples (plano) que determine a exponha a
sequência de atividades
Metodologias de Gestão do Tempo

POMODORO (Francesco Cirillo)

• Simples compreensão, difícil implementação.


• Foco na redução da zona de conforto do indivíduo.

• Grandes vantagens após a fase de adaptação


• Presença constante de momentos de relaxamento

• Não há preocupação na gestão do tempo (o timer


fica encarregado disso)
Matriz GUT
 Gravidade G

 Urgência U

 Tendência T
Matriz GUT
 Gravidade
• Prejuízos financeiros

• Prejuízos físicos

• Prejuízos morais
Matriz GUT
 Urgência
• Tempo para solucionar

• Esfera de competência
Matriz GUT
 Tendência
• Se nada for feito, pode piorar?
Matriz GUT
 Por letras
Rapidez
Empate
Matriz GUT
 Por peso
Precisão
Conflitos
Matriz GUT
Matriz GUT
 Passos para montagem

“Qual situação é prioridade?”


Matriz GUT
 Primeiro passo
• Definir as situações

• Devem ser claras

• Devem ser objetivas


Matriz GUT
 Segundo passo
• Dar um valor

• Em grupo
Matriz GUT
 Terceiro passo
• Multiplicar os quocientes
GxUxT
• Encontrar o valor
Matriz GUT
 Quarto passo
• Criar uma tabela
PARAR, CONTINUAR E COMEÇAR A FAZER (PCC)

A gestão do tempo pode ser melhorada por meio da


ferramenta PCC. O objetivo é categorizar as
atividades em importantes (para começar a fazer), as
que circunstanciais e urgentes (as que precisa parar
de fazer) e as importantes (que deve continuar
fazendo).

Por exemplo: pode-se identificar que a procrastinação


é algo que se deve parar de fazer. Por outro lado, ser
pontual é algo que se pode continuar fazendo e a
gestão do tempo é para começar a fazer.
RAB
Nem todas as causas fundamentais identificadas podem ser imediatamente solucionadas, elas devem
ser priorizadas quanto a:
 Agilidade de implementação (“conseguimos solucionar esta causa rapidamente para
melhorar nosso resultado do próximo mês?”);
 Autonomia para solucionar a causa identificada (“podemos eliminar esta causa sem a
necessidade de envolver pessoas de outras áreas?”);
 Impacto no resultado (“se resolver esta causa, o que ou quem será impactado?”).
Matriz RAB
Priorização e Consenso
RAPIDEZ AUTONOMIA BENEFÍCIO TOTAL
PESO Em quanto tempo Até que nível Qual a PONTOS
podemos temos que abrangência do
solucionar este recorrer para benefício?
problema? resolver o
problema?
5 1 semana Gerente Além do setor
Imediato
3 Até 30 dias Gerente Geral Só o setor

1 Mais de 30 dias Outras níveis Só o grupo

Prioridade = R X A X B
Para controlar o planejamento e a execução!

Matriz de Eisenhower

Priorize as atividades! Importantes quando houver tempo, de modo


que as urgentes não apareçam com tanta frequência
Conheça seus próprios valores e objetivos! Isso ajudará na
priorização

Planejamento

Planeje seu dia seguinte, com base nas suas

priorizações Use notificações no seu celular e aplicativo de

agenda favorito

Comoção social

Conte com a ajuda de amigos


Para controlar o planejamento e a execução!

Regra dos dois minutos

Se leva menos de dois minutos, faça já!

Regra de Parkinson

“Se você espera até o último minuto, só leva um minuto para fazer.”

To-do Lists

Coloque suas atividades em To-Do Lists, atrelando cada atividade ao


seu cronograma
Planeje o máximo de atividades, mas comece pequeno!
Se as atividades forem grande demais, quebre-as em pedaços tão
pequenos que fazer as atividades demandará um esforço mínimo
Fontes e referências

Quora: http://quora.com/
Barking Up The Wrong Tree:
http://www.bakadesuyo.com/blog/
James Clear: http://http://jamesclear.com/
Wikipedia:
http://en.wikipedia.org/wiki/Main_Page

http://pt.wikipedia.org/wiki/
Lifehacker:
http://lifehacker.com/tag/productivity
Zen Habits: http://zenhabits.net/
Time Management Chef:
http://www.timemanagementchef.com/
Zapier: https://zapier.com/blog/
Obrigada!

Andrea Guedes
adm@faberconsultoria.com.br

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