Instituto Medio Politecnico Cabeça de Velho

Disciplina de Farmacoterapia
Curso Tecnico de Farmacia

Tema: Organização, administração e gestão de farmàcia

hospitalar

Formadores: Jovita Mandava/ Alfredo Muchanga

Conceitos

Administração é a Excelência do Poder, isto é, o poder de conquistar

objectivos de maneira efetiva, eficaz e eficiente. Administrar é o factor
em evidência na Gestão e no Gerenciamento; em outras palavras, o
Gestor e o Gerente desenvolvem suas actividades por meio da
Administração. Porém, o Administrador é um Gestor... se desempenha
suas atividades em âmbito Estratégico; ou, um Gerente, caso sua função
seja em nível operacional
A gestão - pode definir-se como um conjunto de tarefas que buscam

garantir a execução eficaz de todos os recursos disponíveis numa

organização para conseguir-se lograr objetivos propostos. Em outras

palavras, gestão é a capacidade de atenderem-se os objetivos

determinados, ou o grau em que um sistema realiza aquilo que se

espera dele.
A Gestão de medicamentos

• É o conjunto das actividades que devem ser realizadas de uma forma

contínua e interligada para garantir a existência e o correcto uso dos
medicamentos nos diversos níveis do Sistema de Saúde. Isto significa
que o medicamento deve estar disponível ao utente na quantidade
necessária, no momento certo, a custo baixo e com a qualidade
desejada.
• O Ciclo de aprovisionamento apresenta-se como uma sucessão de funções
básicas, fundamentais para uma correcta gestão dos medicamentos no
Serviço Nacional de Saúde:
Gestão de Stock, Armazenamento e Distribuição

Consiste em disponibilizar os medicamentos e artigos médicos

necessários para o funcionamento das Unidades Sanitárias com boa
qualidade e quantidade, em tempos certos e regulares a custos mínimos.
Abastecimento

Existem três métodos de abastecimento de medicamentos no Serviço Nacional de

Saúde:
 O abastecimento pela Via Clássica:
 Normal Especial, de reforço ou de emergência
 O abastecimento programado de Kits
Para alguns programas do MISAU como o tratamento com antiretrovirais, malária e
tuberculose.
 Abastecimento Via Clássica Normal

A Via Clássica é a forma de abastecimento dos depósitos provinciais, distritais e

dos hospitais bem como do serviço de internamento no geral, sendo também
utilizada em complemento para o reforço às unidades sanitárias abastecidas por
Kits.

Este abastecimento é feito com base na elaboração de uma requisição, para a

qual é necessário seleccionar e quantificar os medicamentos necessários com
base nos consumos médios e o stock de segurança considerando as quantidades
existentes no stock.
 Abastecimento Via Clássica Especial

O Abastecimento Especial é utilizado quando um medicamento está em

eminência de ruptura de stock e é necessário um reforço ou quando se
prevê que aconteça uma das situações seguintes:

Sempre que o stock de um determinado produto esteja abaixo do Stock

de Segurança;

Quando se prevê um consumo extraordinário, por exemplo epidemias,

surtos, acidentes, etc.
Sempre que aparece um défice para determinado produto do kit;

Quando o nível de qualificação do pessoal clínico da US permite a

utilização de medicamentos de nível superior aos contidos no kit.

Quando uma destas situações acontece, o responsável da farmácia em

coordenação com o responsável clínico, faz uma requisição de acordo
com as necessidades, ao depósito fornecedor solicitando o reforço ou
abastecimento adicional de medicamentos.
 Depósito do hospital
Cada Hospital possui um depósito interno de medicamentos a partir do qual
são abastecidos os respectivos serviços de Internamento e as farmácias do
ambulatório.
A gestão do Depósito do Hospital envolve a realização de todas as
actividades que permitem a movimentação, a conservação e o controlo do
stock de medicamentos, nomeadamente:
Requisitar medicamentos ao Depósito Fornecedor;
Armazenar, gerir e controlar o stock de medicamentos;
Distribuir medicamentos aos serviços de Internamento e às farmácias do
ambulatório.
Requisição

A REQUISIÇÃO é o processo de solicitação, com objectivo de reconstituir

o stock de medicamentos e de modo a cobrir as necessidades das unidades
dependentes.

O cálculo das necessidades, a nível do Depósito do Hospital, baseia-se na

análise das quantidades anteriormente distribuídas e/ou pedidas pelos
serviços dependentes, tendo em conta as rupturas de stock verificadas.
 Periodicidade da requisição trimestral

O calendário aplicável para as requisições trimestrais discrimina-se em

sucessivas etapas :

O Envio da requisição. As requisições trimestrais devem dar entrada à

CMAM antes do dia 15 dos meses de Janeiro, Abril, Julho e Outubro
de cada ano
Elaboração da requisição

Envio da requisição. As requisições mensais devem dar entrada ao

depósito fornecedor antes do dia 15 do mês a que se referem.

Preparação e envio da encomenda. O Depósito Fornecedor prepara a

Remessa no mesmo mês da recepção da requisição.
Reposição trimestral:
Calcular a [Quantidade a Requisitar], considerando uma requisição
Trimestral + 2 meses de Stock de Segurança e subtraindo o Inventário do
Stock (I):
QR = Consumo Médio Mensal (Saídas) x 5 - Stock Existente (SE)
Se houve ruptura de stock :
QR = Consumo Médio Mensal (Pedidos) x 5 - Stock Existente (SE)
Reposição Mensal:
Calcular a [Quantidade a Requisitar], considerando uma requisição Mensal
+ 1 mês de Stock de Segurança e subtraindo o Inventário do Stock (I):
QR = Consumo Médio Mensal (Saidas) x 2 - Stock Existente (SE)
Se houve ruptura de stock :
QR = Consumo Médio Mensal (Pedidos) x 2 - Stock Existente (SE)
Onde:
Consumo Médio Mensal (CMM) = Total das Saídas ou Pedidos
Trimestrais/3
Stock Existente (SE) = Inventário do Stock
Assinaturas e Vistos:
O Chefe do Depósito da Farmácia do Hospital deve assinar na zona
“Elaborado por”, confirmando as informações reportadas.
REQUISIÇÃO deve ser censurada e assinada pelo Director Clínico do
Hospital, com eventuais correções por ele indicadas na coluna [Quantidade
pedida].
Gestão de stock e armazenagem

Após a elaboração pelo Depósito de Medicamentos do Hospital, a

requisição é enviada para o Depósito Fornecedor, que vai preparar e
aviar a encomenda também nos prazos estabelecidos.

O depósito do hospital deve controlar a encomenda recebida sendo

depois responsável da correcta gestão e conservação do seu stock..
 Recepção dos medicamentos (entrada no stock)
Recepção e Conferência da Encomenda
Os produtos a serem recebidos no Depósito do Hospital devem ser
acompanhados pela GUIA DE REMESSA / ENTRADA devidamente
preenchida pelo fornecedor. O agente encarregado pelo transporte deverá
entregar esta documentação junto com os volumes (caixas seladas).
.
Assim, no primeiro acto da recepção, que é a entrada dos volumes no
armazém, o responsável da farmácia deve verificar, na presença do
transportador, que as embalagens ou caixas de mercadoria não foram
violadas e que o N° de volumes corresponde à quantidade indicada na
GUIA DE REMESSA / ENTRADA.

Se forem detectadas faltas ou violações de volumes, será anota- da uma

observação e logo avisado o Responsável Clínico do Hospital, incluindo a
elaboração de um RELATÓRIO DE OCORRÊNCIA, que deve ser assinado
também pelo transportador.
Conferência da encomenda

Numa segunda fase deve-se conferir a encomenda, controlando as

quantidades, prazos de validade e N° de lote de cada item, com base na
GUIA DE REMESSA / ENTRADA recebida.
Comissão de recepção

Uma comissão de recepção será constituída, de modo a controlar as informações

da Guia de Remessa/Entrada, a qualidade dos medicamentos recebidos e
confirmar a entrada da mercadoria no armazém. A composição desta comissão
depende da disponibilidade dos intervenientes, sendo sempre necessária a
presença de:

Um representante do Responsável Clínico,

O Responsável do Depósito do Hospital ou o seu representante.

Arrumação dos produtos e registo nas Fichas de Stock

Uma vez conferida a mercadoria recebida e completada a

documentação, todos os produtos recebidos devem ser imediatamente e
correctamente arrumados nas prateleiras da farmácia, seguindo as regras
em vigor e, na mesma altura, deve-se lançar, para cada um dos produtos,
as entradas correspondentes nas fichas de stock e recalculando os
respectivos stocks.
 Utilização da ficha de stock a nível do depósito

Com a ficha de controlo de stock, poder-se-á:

Controlar a quantidade de medicamentos existentes;

Controlar o Prazo de Validade do Medicamento;

 Controlar o Consumo Médio Mensal (CMM); Calcular a quantidade

necessária de medicamentos;

 Controlar os movimentos de medicamentos; Aumentar a transparência na

gestão dos medicamentos.
 Conservação dos Medicamentos

A conservação constitui um dos aspectos importantes na gestão de

medicamentos. Quando mal armazenados, as condições ambientais podem
alterar a qualidade dos mesmos. Por esta razão, foram criadas algumas regras
básicas para a conservação de medicamentos que devem ser implementadas.

Os elementos adversos dos medicamentos são: calor, luz, humidade, ratos e

insectos. Também é necessário proteger os medicamentos dos roubos e do
incêndio, para além de ter que ser sempre tomado em consideração o prazo
de validade.
Alguns produtos requerem condições especiais de armazenagem:

As vacinas, a insulina e alguns citostáticos requerem temperaturas

baixas, devendo ser conservados em câmaras frias, geleiras ou
congeladores e devem circular de acordo com as normas especiais da
cadeia de frio:

Refrigerador não deve estar aberto por mais de 4 minutos;

 O refrigerador deve ser somente dedicado a produtos de saúde;

Colocar medicamentos nas prateleiras do meio;

 Colocar garrafas com água nas de baixo e cima para manter a

Priorizar o armazenamento destes produtos durante a recepção.

 Os estupefacientes, os psicotrópicos e outras substâncias de controlo

específico devem ser guardados num local seguro, de preferência num
cofre. Apenas o Chefe do Depósito e uma outra pessoa identificada terão
acesso a estes produtos.

Os inflamáveis, tais como o álcool, éter dietílico, metanol etc., devem ser
armazenados em quartos especiais, de preferência numa pequena
construção separada.
 Prazos de validade
É possível minimizar as perdas devido a expiração de prazo de validade
através das seguintes medidas:
Prever as necessidades corretamente;
Arrumar corretamente os medicamentos;
Aviar primeiro os medicamentos com prazo de validade mais curto (regra
PEPS - Primeiro a Expirar, Primeiro a Sair);
 Devolver o stock acumulado ou produtos que não se usam para o
depósito fornecedor;
Discutir com clínico sobre a utilização de medicamentos que estão a
acumular-se.
 Processo de Inventário
O processo de inventário, de periodicidade trimestral é o conjunto de três
actividades consecutivas:
A contagem física do stock, chamada de INVENTÁRIO propriamente
dito.
A análise dos movimentos de stock durante um período definido baseado
na informação das FICHAS DE STOCK, chamado BALANCETE.
A correção das FICHAS DE STOCK sendo os saldos confirmados ou não
pelo inventário. O PROCESSO DE INVENTÁRIO deve ser realizado no
fim do trimestre antes da elaboração da requisição trimestral.
 Contagem do Stock

O inventário é o stock existente num determinado momento. Inventariar,

é a contagem física de todos os produtos existentes discriminados por
N° de lote e prazo de validade.
Preparação do Inventário

 Informar todas as unidades dependentes da data de realização do

Inventário, sendo o depósito considerado como fechado;
 Limpar e arrumar devidamente o depósito, agrupando na medida do
possível os mesmos produtos no único lugar e colocando a respectiva
Ficha de Stock. Um depósito organizado é mais fácil de inventariar;
 Actualizar as Fichas de Stock, registando todos os movimentos de
entrada e de saída dos produtos se tiver remessas pendentes ou não
registadas;
 Criar uma Comissão de Inventário, formada para o efeito, que inclua
o Director Clínico ou seu representante;
OBRIGADA...