Organização, Sistemas e

Métodos

Prof. _(Leonardo Serafim)_

 Revisão da
Unidade 1 (Seção B)
 O Processo de Mudança
 A Luta Contra os Desperdícios
 Fundamentos de Organização
◦ Departamentalização
◦ Patologias Organizacionais

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 O Paradoxo da Inovação

As pessoas querem inovar;

Os grupos querem inovar;
As empresas querem inovar;
O mundo quer inovar;
Porém ninguém quer MUDAR!!!!

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 O Processo de
Mudança
1ª Fase
A Mudança Pessoal (Eu quero e irei conseguir)
2ª Fase
A Iniciativa da Empresa (Ela quer e irá
conseguir)
3ª Fase
A Mudança Propriamente Dita (Nós queremos e
iremos conseguir)
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 Processo de Mudança - Operacionalização
Não anunciar excelentes produtos / serviços antes de
preparar os colaboradores para executá-los
 Tratar igualmente os clientes internos e externos
 Desenvolver o relacionamento interpessoal
 Estabelecer programas de treinamento e desenvolvimento
de pessoal
 Divulgar sistematicamente as melhorias conquistadas
 Aperfeiçoar o sistema de recrutamento e seleção
 Fazer com que cada empregado tenha orgulho de
trabalhar na empresa

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 POR QUE AS
ORGANIZAÇÕES
FRACASSAM?

INCAPACIDADE DE
INCAPACIDADE DE
LIVRAR-SE DO
INVENTAR O FUTURO
PASSADO

FALTA VISÃO NA
ORGANIZAÇÃO

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 A Luta contra os desperdícios

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 A Luta contra os
Desperdícios
Desperdícios Visíveis (Só não vê quem não quer):
 excesso de reuniões;
 utilização “a vontade” dos veículos da empresa;
 ligações interurbanas sem controle;
 má utilização de energia elétrica;
“ em caso de erro a culpa é do outro setor;
 altos índices de erros nas operações;
 retorno de garantia;
 retardamento nas decisões;
 conflitos pessoais;
 Iluminação inadequada.

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 A Luta contra os desperdícios
Desperdícios Invisíveis (Acontecem sem a percepção do executor,
por incompetência ou preguiça mental):
 excesso de burocracia;
 pagamento de multas e juros por ineficiência dos controles;
 demora no atendimento aos clientes;
 existência da “central de boatos” ;
 “bitolamento empresarial” não ouvindo os colaboradores;
 duplicidade de controles;
 falta de profissionalismo;
 má programação dos itens de estoque;
 Mau atendimento e uso indevido do telefone.

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 As ferramentas contra os desperdícios
Just In Time; Seis Sigmas;Análise e Distribuição do
Trabalho;Programa 5S;Análise e Distribuição do Espaço; Raciocínio
Cartesiano; Programa de Qualidade Total; Elaboração de Normas
Procedimentais; Análise Funcional / Estrutural;Estudo das Patologias
Administrativas.

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 6 Sigma - Seis Sigma ou Six Sigma é um conjunto de práticas originalmente
desenvolvidas pela Motorola para melhorar sistematicamente os processos ao
eliminar defeitos. Um defeito é definido como a não conformidade de um
produto ou serviço com suas especificações.

O 5S surgiu no Japão no início dos anos 1950. Na indústria, seus principais

papéis são: liberar áreas, evitar desperdícios, melhorar relacionamentos,
facilitar as atividades e localização de recursos disponíveis. Seiri
Senso de
Utilização
Senso de
Seiton
Ordenação
Senso de
Seisou
Limpeza

Seiketsu Senso de Saúde

Senso de
Shitsuke
Programa de Qualidade Total é uma técnica Autodisciplina

de administração multidisciplinar formada por um conjunto de Programas,

Ferramentas e Métodos, aplicados no controle do processo de produção das
empresas, para obter bens e serviços pelo menor custo e melhor qualidade,
objetivando atender as exigências e a satisfação dos clientes.
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 Raciocínio Cartesiano
(Preceitos de Descartes)
Princípio da Evidência
Não aceitar nada como verdadeiro, enquanto não for conhecido
como tal.
Princípio da Análise
Fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessárias,
de modo a facilitar a sua compreensão.
Princípio da Síntese
Pensar ordenadamente, a partir dos fatos mais simples até chegar
aos mais complexos.
Princípio da Enumeração
Fazer enumerações tão completas e revisões tão detalhadas, de
modo a certificar-se de que nada foi omitido.

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 Patologias Organizacionais
Semelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da
empresa apresenta diversos tipos de enfermidades que, se
não medicados em tempo hábil, irão se agravando e
prejudicando os demais órgãos da empresa.
★ Empresa Excessivamente Organizada:
 Problemas (“bitolamento empresarial”; iniciativa pessoal
tolhida; multiplicação da atividade de staff; estrutura
“amarrada” ...)
 Soluções (“reestudo dos manuais internos; elaboração de
normas que dêem abertura para a criatividade;
flexibilização estrutural ...)
★ Inexistência de Instrumentos de Formalização Estrutural:
 Problemas (conflitos e politicagem; ineficiência e inveja;
insegurança e irresponsabilidade; insatisfação dos
clientes...)
 Soluções (criação de documentos formais de organização;
definição das linhas de autoridade; elaboração de guias de
atribuições ...)
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 Patologias Organizacionais

★ Coordenação Acumulativa
Chefe

A B C D E F G H I J K L M

 Problemas (impossibilidade de dar um atendimento rápido e

solução correta a todos os subordinados; dificuldade da chefia em
dominar todos os assuntos e diferentes problemas existentes na
empresa ...)
 Soluções (dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas
chefias, segundo sua área de responsabilidade;

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 Patologias Organizacionais

★ Multicomando

 Problemas (multicomando; excessiva proliferação da autoridade

funcional; má definição da autoridade de linha; dúvidas com relação
a quem obedecer primeiramente ...)
 Soluções (fazer com que cada funcionário seja responsável apenas
perante a um superior hierárquico; utilizar a autoridade funcional com
moderação, zelando para que seus titulares tenham as respectivas
áreas de atuação perfeitamente delineadas ...)

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 Patologias Organizacionais
★ Falta ou Excesso de Delegação de Autoridade

 Problemas (engarrafamento do poder de decisão,

excesso de problemas insignificantes na “mesa” da
alta administração; estímulo à criação de unidades
organizacionais independentes no seio da organização;
emperramento dos processos, causando transtornos e,
conseqüentemente, prejuízos aos clientes ...)

 Soluções (criar um ponto de equilíbrio entre a

centralização e a descentralização administrativa de
forma que o trabalho flua normalmente sem que os
entraves decisórios possam prejudicá-lo...)
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 Patologias Organizacionais

★ Conjugação de Atividades Divergentes

Departamento de
Contabilidade

Fiscalizado e
Auditor sob a
mesma chefia Lançamentos Auditoria Interna
Contábeis

 Problemas (uma das atividades será preterida; as duas atividades serão

prejudicadas; insatisfação e conflito entre as áreas ...)
 Soluções (processar a divisão do trabalho por meio da
redepartamentalização das atividades, dividindo-as e colocando-as sob
chefias específicas ...)
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 Patologias Organizacionais
★ Excesso de Níveis Hierárquicos

 Problemas (aumento do nível de ruído nas

comunicações; demora excessiva na tomada de
decisão, muitas vezes quando chega ao
interessado já “estourou” o prazo para a ação;
alto custo com pessoal, em virtude do grande
número de chefias...)
 Soluções (processar a análise funcional /
estrutural, “enxugar” a estrutura aplicando o
downsizing, eliminando as unidades / chefias
desnecessárias ...)

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 Patologias Organizacionais

★ Insegurança Executiva ou “Trincheira de Assessores”

 Problemas (alerta contra a incapacidade do Presidente

executivo; demora nas decisões; conflito
entre os órgãos de linha e assessorias;
R. Públicas Jurídico
indefinição das funções e ociosidade da
maioria dos assessores ...) Marketing Imprensa
 Soluções (rever quais assessorias são
realmente necessárias ao desempenho da Secretaria Auditoria
função; agrupar as assessorias com
objetivos comuns; eliminar as assessorias Consultor Gabinete
desnecessárias...)

Comercial Operacional

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 Patologias Organizacionais

★ O Chefe do Chefe

 Problemas (uma da chefias fica ociosa; “briga” Departamento

pelo poder; despesa desnecessária com uma das de Recursos
chefias ...) Humanos
 Soluções (eliminar uma das duas chefias, após a
verificação de qual delas é a mais importante
para os objetivos da empresa ...) Divisão de
Serviços Sociais

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 |Funções Administrativas
Modernas

QUAIS SÃO AS FUNÇÕES

ADMINISTRATIVAS?

ORGANIZAÇÃO

PLANEJAMENTO

DIREÇÃO
CONTROLE

COMANDAR COORDENAR TREINAR

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 Princípios Básicos
de Organização

Divisão do Trabalho
Caracteriza-se pela decomposição das atividades dos órgãos
em tarefas e passos a serem executados pelos elementos
humanos da organização de forma que o trabalho seja
realizado, sem sobrecarga, com eficiência e eficácia.
Coordenação

Consiste em harmonizar os esforços de todos os setores e/ou

pessoas, processando a sinergia necessária a satisfação dos
clientes
Alcance do Controle

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 Sistemas de Controle
SistemaTradicional
ENTRADA SAÍDA
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO
Contato/Pedido Produto ou
do Cliente Pedido do Cliente Serviço

Sistema Atual
ENTRADA SAÍDA
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO
Contato/Pedido Produto ou
do Cliente Pedido do Cliente Serviço

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 Grupos Estruturais
Básicos

(DIREÇÃO)
DIRETORIA
EXECUTIVA

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

DE PRODUÇÃO DE DISTRIBUIÇÃO DE
ADMINISTRAÇÃO

(FIM) (QUASE-FIM) (MEIO)

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 Tipos de Autoridade

 Deliberativa
Estabelece as políticas e diretrizes
 Executiva
Fazer cumprir o que foi deliberado
 Fiscal
Verificar, acompanhar e controlar os resultados
 Consultiva
Oferecer aconselhamento, apresentar sugestões
 Técnica
Orienta e fiscaliza as operações
 Coordenadora
Articular e harmonizar os esforços das aéreas sob sua coordenação

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 Centralização / Descentralização
Concentração / Desconcentração


- Centralização
Poder de Decisão
(Autoridade) - Descentralização


- Desconcentração
Área Geográfica
(Localização)
- Concentração

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 Departamentalização Procedimentos
Departamentalização:É uma forma de fracionar a estrutura
organizacional, objetivando agrupar atividades homogêneas que
possuam uma mesma linha de ação. Visa fortalecer o desempenho
funcional.
Procedimentos: Agregação - Colocar “especialistas”
numa mesma unidade de trabalho. Controle - Agrupar as
atividades de forma que possam ser facilmente supervisionadas.
Coordenação
Agrupamento de atividades correlatas e de objetivos comuns.
 Enquadramento - Agrupamento das atividades de acordo com
seu “grupo estrutural básico” (direção, fim, meio e quase-fim).
 Processos
Atividades mais relevantes que possuam objetivos comuns.
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 Departamentalização Critérios
⇌ Critério da Qualidade
Atividades ligadas à geração da qualidade.
⇌ Critério da Direção Superior
Direcionado à gestão dos negócios empresariais.
⇌ Critério Funcional
Atividades que possuem o mesmo propósito.
⇌ Critério de Produto e Serviço
Diretamente relacionada com os produtos e serviços.
⇌ Critério de Objetividade / Clientela
Atendimento exclusivo ao cliente externo.
⇌ Critério Geográfico
Visa atender a clientes dispersos geograficamente.
⇌ Critério de Processo ou Equipamento
Atividades que usam o mesmo tipo de máquina, equipamento ou técnica.
⇌ Critério Ininterrupto
Destinado ao atendimento dos clientes 24 horas por dia.
⇌ Critério pela Força de Trabalho
Destinado normalmente a supervisão dos serviços terceirizados.
⇌ Critério Multifuncional
Objetiva atender vários órgãos independente da vinculação hierárquica.
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 Principais Tipos de Departamentalização
(de acordo com Chiavenato)
( a ) Funcional
( b ) Por produtos ou serviços
( c ) Por base territorial
( d ) Por clientela
( e ) Por projeto
( f ) Matricial
( g ) Estrutura de Redes de Equipe - Inovadoras

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 Construindo um Modelo de OSM
Refletir sobre Estabelecer as Dividir as tarefas
planos e tarefas principais principais em
objetivos Sub-tarefas

Cliente Satisfeito

Destinar recursos
e instruções para
as sub-tarefas
Avaliar os resultados
de estratégia
organizadora
implementada
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 Perguntas de OSM
 1) Relacione abaixo a definição correta para cada título:
 
a - Desperdícios invisíveis
b - Armas contra o desperdício
c - Processo de mudança
d - Objetivos básicos das empresas
e - Desperdícios visíveis
 
( ) Fazer diferente, quebrar barreiras e inovar
( ) Qualidade / custos / produtividade
( ) Retorno de garantia
( ) Demora no atendimento aos clientes
( ) Análise funcional / estrutural
 
2) O que é “Divisão do Trabalho” nos princípios básicos da organização?
3) Quais são as funções administrativas modernas ?
4) Qual o objetivo da Departamentalização? Qual a função dos procedimentos em cada
departamento?
5) No Raciocínio Cartesiano dê um exemplo de como podemos utilizar o principio da
análise para resolver um problema?
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