CONVOCATÓRIA

CONVOCATÓRIA

Convocatória é um document o escrito de anúncio prévio da realização de uma reunião. A

emissão de uma convocatória tem obrigatoriamente de respeitar uma antecedência minima
face `a reunião a que se reporta ( quinze dias , habitualmente) , e o seu meio de difusão
pode ir da simples afixação pública `a obrigatoriedade de publicação nos principais órgãos
de imprensa escrita, passando pelo envio individualizadoo a cada um dos interessados.
 COMPOSIÇÃO HABITUAL DA CONVOCATÓRIA

• A identificação da entidade emissora;

• O título do document o ( convocatória );
• A tipificação da reunião ( Assembleia geral ordinária ou Assembleia geral extraordinária);
• A localização espácio temporal da reunião
• A enumeração, graficamente destacada, dos assuntos a tartar ( ordem de trabalhos)
• A data de emissão;
• A identificação do responsavel pela convocatória ( habitualmente, o president da mesa da
Assembleia Geral)
ACTA

• Ata é essencialmente o registo escrito de ocorrências de uma reunião. Como tal, constitui
um instrumento privilegiado quando se trata de historiar a vida de uma organização . A
sua importância advém ainda do facto de constituir um precioso element probatório,
sempre que há necessidade de , no âmbito de uma qualquer investigação, apurar os
responsaveis pelas diversas decisões e tomadas de posição.Por este motivo, não devemos
nunca assinar uma acta sem antes nos certificarmos da fidedignidade da transcrição das
nossos posições ou declarações. Precisamente para preserver a integridade da acta, esta
não pode ser rasurada, e todos os espaços em branco são obrigatoriamente
trancados.Numa acta, todos os números são escritos por extenso.
ELEMENTOS DA ACTA

• 1 . Recebe o número que lhe calhar, na sequencia numerada das actas. Já constantes no
respective livro;
• 2. Começa,depois, com a indicação do dia, mês, ano e hora em que teve lugar a sessão;
• 3. Indica o local da reunião;
• 4. Menciona o tipo da mesma, se ordinária de extraordinária, se realizada em primeira
convocatória, se em segunda convocatória
• 5. Indica o nome dos presentes; tratando-se de grandes assembleias é vulgar existir um ou
mais livros de presenças;
CONT.

• 6. Inclui a ordem de trabalhos, na integra tal como foi enviada na convocatória;

• 7. Refere a hora a que se iniciou e o número de sócios presents;
• 8. Menciona a leitura , a votação e aprovação da acta da sessão anteirior , caso exista para
aprovação;
• 9. Regista as comunicações feitas pelo president da Mesa;
• 10. Contém os sócios que se inscreveram no period de “ antes da ordem de trabalhos “ e
os assuntos que referiram, tal como os esclarecimentos ou explicações que receberam.
CONT.

• 11. Retém o nome dos sócios que usarm da palavra sobre os pontos da ordem de trabalhos, o
resumo das suas considerações e os documentos por eles apresentados;
• 12. Inclui os resultados de qualquer votação que tenha tido lugar assim como o número de
votos a favor e contra e as declarações ou justificações de voto realizadas;
• 13. Indica a hora a que os trabalhos foram encerrados;
• 14. Regista se a acta foi lida ou não no final da sessão, a sua discussão e votação, com o
resultado da mesma;
• 15. Deve por fim ser assinada pelo president e pelo secretário.