CLASSIFICAO DE ARQUIVOS

ARQUIVO VIVO OU ATIVO formado por documentos que so consultados constantemente, referentes a assuntos ativos ou em andamento.

ARQUIVO INATIVO, HISTRICO, MORTO, GERAL OU DE CUSTDIA.

formado por documentos relativos a assuntos encerrados (j perderam seu valor de natureza administrativas ou legal), porem ainda so importantes para comprovao ocasionais e futuras.

Os Arquivos podem ser classificados em:

Pblicos (federal, estadual, municipal);

Institucionais (escolas, igrejas, sociedades, clubes, associaes);

Comerciais (empresas) ; Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos etc)

Natureza dos Documentos

1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo de filme, tira de microfilme, mapa

Natureza dos Documentos

2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: boletim, certido. Declarao, ata, relatrio, carta, ofcio, proposta)

Natureza dos Documentos

3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: documentao audiovisual (filmes); documentao fonogrfico (discos, fitas); documentao iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, micro formas; documentao textual (documentos escritos).

Tipos de documentos: Os tipos so as configuraes que os documentos assumem, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos:Certido de Nascimento, Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, relatrio de fiscalizao, Regimento de departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio

Tipos de Arquivos
Arquivo Pessoais e Familiares Arquivos privados resultantes das atividades de pessoas e/ou famlias. Arquivo Privado Arquivos produzidos por famlias e pessoas fsicas e jurdicas de direito privado. Por descuido e desinformao, muitas vezes o Arquivo considerado morto ou inativo.

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o Arquivo necessita de uma estrutura bsica que pode ser composto dos seguintes elementos:
RECURSOS HUMANOS , INSTALAES E RECURSOS DE MATERIAIS

INSTALAES
Aspectos a serem analisados:
Localizao: acessvel (se for volumoso prefervel que seja no andar trreo devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se; Iluminao: ampla, mas, difusa, isto : no tenha incidncia direta do sol; Arejamento: ventilao natural, constante e regulvel; Higienizao: limpo, bem cuidado. Com detetizao peridica; Disposio: (lay out): espao livre para locomoo; fcil consulta e conservao do acervo; Segurana: contra incndio, roubo, infiltraes etc.

RECURSOS DE MATERIAIS
1. Mobilirio: ideal para os formatos e Gneros dos documentos produzidos que economize espao, que permita arrumao racional dos documentos e que apresente capacidade de expanso, seguro e resistente;

RECURSOS DE MATERIAIS
2. Acessrios: sacos plsticos, pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e especficas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gnero dos documentos. Observar tambm as etiquetas e projees para que sejam ideais.

Os Arquivos Intermedirios que so instalados em depsitos centralizados, o ideal o uso de Caixas para o armazenamento de documentos

Categoria dos Arquivos

Primeira Idade ou Arquivo Ativo; Segunda Idade ou Semi-ativos - So Arquivos que aguardam em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final. Terceira Idade ou Permanente ou Histrico - So os conjuntos documentais custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor. O acesso pblico

Voc sabia que os Arquivos tambm tem ciclo de vida?

Este contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato, ao ou fato que motivou a sua produo e da sua frequncia de uso. Essa fase se diz na Arquivstica que tem relao com a VIGNCIA do documento (a razo de ser do documento). Depois de destitudo dessa vigncia o documento pode ser guardado em funo da importncia das informaes nele contidas, para a histria da administrao ou mesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do passado.

Como Organizar um Arquivo:

interessante que a sua Unidade, rea ou departamento de trabalho tenha um plano de classificao para que voc possa guardar os documentos dentro dos dossis ou pastas certas. Classificao , portanto, a seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um Arquivo.

Plano de Classificao dos Arquivos: Todas as Unidades possuem planos de classificao de documentos. Cada rea identifica as suas Pastas, Caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, interessante entender como a sistemtica para se montar um Plano que facilite o trabalho de arquivamento, acesso e destinao dos documentos.

Identifique as Atribuies e Atividades na rea de arquivamento:

Voc poder encontrar essas informaes pesquisando nas Portarias, Deliberaes, Estatuto, outras vezes, voc encontra essas informaes nas primeiras Atas e Relatrios da sua rea. Em ltimo caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.

PERCEBA COMO A IDENTIFICAO DAS ATIVIDADES FUNDAMENTAL. QUALQUER UM QUE CONSULTAR O SEU ARQUIVO VAI VERIFICAR QUE EXISTE UMA COERENCIA ENTRE OS DOCUMENTOS E AS ATIVIDADES DESEMPENHADAS PELO RGO.

Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveis correspondentes, os funcionrios de arquivo devero obedecer a uma seqncia de etapas: 1. 2. 3. 4. Inspeo; Ordenao; Arquivamento; Guia de Controle e Emprstimo.

Seqncia de etapas do Arquivamento:

1. Inspeo: consiste na verificao de Cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar ao Arquivo por diversos motivos. importante que o funcionrio ao fazer esta inspeo, verifique se os documentos possuem autorizao para serem arquivados (OK, arquive-se) e se a ao nele contida j foi cumprida e encerrada. Verificar o ltimo despacho.

Seqncia de etapas do Arquivamento: 1. Inspeo: Nesta etapa, tambm ser examinado se os documentos possuem anexos e se esses esto no documento. Aqueles que se encontrarem irregulares devero retornar ao setor de origem, ou se for do seu conhecimento complet-lo.

2. Ordenao:
a disposio dos documentos dentro das Pastas e destas dentro do Arquivo. A escolha da forma de ordenao depende muito da natureza dos documentos.

Mtodos bsicos de Ordenao dos Arquivos:

Ordenao Alfabtica: disposio de acordo com a seqncia das letras do alfabeto.

Ordenao Cronolgica: disposio de acordo com A sucesso temporal. Ordenao Geogrfica: disposio de acordo com as unidades territoriais;

Ordenao Temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos

Ordenao Numrica: disposio de acordo com a Seqncia numrica atribuda aos documentos. Depende de um ndice auxiliar para busca de dados.

EVITE MANTER SEPARADOS DOCUMENTOS EXPEDIDOS E RECEBIDOS SIMPLESMENTE. PROCURE AGRUPAR AQUELES QUE CORRESPONDAM MESMA AO.

3. Arquivamento
Guarde os documentos dentro das Pastas e das Caixas j contidas no arquivo ou monte-as. Faa as etiquetas indicando o cdigo da atividade correspondente.

No se esquea de anotar no canto superior esquerdo da Pasta o cdigo do Departamento / rea respectivos. Isso facilita as transferncias dos documentos.

4. Guia de Controle e Emprstimo

Para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do mesmo, interessante que se adote um sistema de controle de emprstimo de documentos:

-Identificao do Documento; -Classificao ou Pasta a qual ele pertence -O nome do requisitante e o Setor -Assinatura e datas de emprstimo e devoluo

O ARQUIVAMENTO CORRETO E A LOCALIZAO IMEDIATA DOS DOCUMENTOS, DEPENDE, EM GRANDE PARTE, DA PRECISO E CUIDADO COM QUE SO EXECUTADAS CADA UMA DESSAS OPERAES

Grata pela ateno!