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Auditoria da Qualidade

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Normas de Auditoria
NBR ISO 10011 Diretrizes para Auditorias de Sistemas da Qualidade Parte 1 - Auditoria Parte 2 - Critrios para Qualificao de Auditores de Sistema da Qualidade Parte 3 - Gesto de Programas de Auditoria

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Definies
AUDITOR: Pessoa qualificada para efetuar a auditoria da qualidade.

OBSERVAO:

Constatao

de

fato,

feito

durante

uma

auditoria da qualidade consubstanciada por evidncia objetiva.

EVIDNCIA OBJETIVA: Informao cuja veracidade pode ser comprovada, com base em fatos obtidos atravs de observao, medio, ensaio ou outros meios.

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Responsabilidades e Atividades

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OS ATORES CLIENTE AUDITADO AUDITOR

AUDITOR LDER

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Responsabilidades do Auditor-lder

Responsvel por todas as fases da auditoria, e tambm por:


participar da seleo dos outros membros da
equipe auditora;

preparar o plano de auditoria; representar a equipe auditora junto


administrao do auditado;

apresentar para apreciao o relatrio da


auditoria.
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Atividades do Auditor-lder

Definir os REQUISITOS para cada auditoria,


incluindo as qualificaes exigidas do auditor;

PLANEJAR a auditoria, PREPARAR os documentos de


trabalho e INSTRUIR a equipe auditora;

Analisar criticamente a DOCUMENTAO para


determinar sua adequao;

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Atividades do Auditor-lder

Relatar imediatamente ao auditado as NOCONFORMIDADES;

Relatar quaisquer OBSTCULOS importantes


encontrados durante a REALIZAO da auditoria;

Relatar os RESULTADOS da auditoria de maneira


clara, conclusiva e sem atraso indevido.

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Responsabilidades do Auditor

Agir de acordo com os requisitos de auditoria


aplicveis

Comunicar e esclarecer os requisitos da


auditoria;

Planejar e realizar sua atribuio eficaz e


competentemente;

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Responsabilidades do Auditor

Relatar os resultados da auditoria; Verificar a eficcia das aes corretivas


adotadas como resultado da auditoria (caso seja solicitado);

Cooperar e apoiar o auditor lder

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Atividades do Auditor

Manter-se dentro do escopo da auditoria; Ser objetivo; Coletar e analisar evidncias relevantes e
suficientes para permitir a formulao de concluses;

Ficar atento a quaisquer indicaes de evidncias


que possam influenciar os resultados da auditoria e possivelmente, exigir uma auditoria mais ampla;
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Atividades do Auditado

Informar aos funcionrios envolvidos os


objetivos e escopo da auditoria; acompanhar a equipe auditora;

Apontar membros responsveis para Prover a equipe auditora de todos os recursos


necessrios para assegurar um processo de auditoria eficaz e eficiente;

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Atividades do Auditado

Prover o acesso s instalaes e ao material comprobatrio, conforme solicitado pelos auditores; Cooperar com os auditores para permitir que os objetivos da auditoria sejam atingidos; Determinar e iniciar aes corretivas baseadas no relatrio de auditoria.

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Atividades do Cliente

Determinar a necessidade e o propsito da auditoria; Determinar a organizao auditora; Determinar o escopo geral da auditoria, a norma de sistema da qualidade ou o documento que deve ser seguido; Receber o relatrio de auditoria; Determinar o acompanhamento a ser adotado.

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Atributos Pessoais do Auditor


@ Mentalidade aberta e madura, @ Julgamentos dignos de confiana, @ Capacidade analtica e tenacidade; @ Habilidade para perceber situaes de maneira realista, @ Compreenso das operaes complexas sob uma perspectiva mais ampla, bem como o papel das unidades individuais dentro de um todo.

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Usar Atributos Pessoais para:


@ Obter e avaliar a evidncia objetiva; @ Manter-se fiel ao objetivo da auditoria; @ Avaliar constantemente os efeitos das observaes de auditoria e as interaes pessoais; @ Executar o processo de auditoria evitando desvios decorrentes de distraes; @ Reagir efetivamente em situaes de tenso; @ Permanecer fiel a uma concluso apesar da presso para mudar o que no est baseado na evidncia objetiva.
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Treinamento
@ Conhecimento e compreenso das normas nas quais se baseia a auditoria do sistema da qualidade; @ Tcnicas de anlise de exames, questionrios, avaliao e preparao de relatrios; @ Habilidades adicionais necessrias na gesto de uma auditoria, tais como: planejamento, organizao, comunicao e direo.

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Sistemtica

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CICLO DE VIDA DA AUDITORIA Gerncia Agir corretivamente e Preventivamente no Sistema Auditor Preparar e Planejar a Auditoria

Act
heck

Plan Do

Fazer Anlise Crtica sobre o Resultado da Auditoria

Conduzir a Auditoria e Relatar as Constataes

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Ciclo da Auditoria
PLANEJAR A AUDITORIA CONDUZIR A AUDITORIA RELATAR A AUDITORIA

ACOMPANHAR A AUDITORIA

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Planejamento da Auditoria
Definir o Programa de Auditoria Agendar a data Definir a abrangncia e analisar documentos Preparar e consensar o Plano de Auditoria Preparar Lista de Verificao

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Lista de Verificao
Vantagem: Fora o Auditor a pesquisar a rea ou macro-processo. Possibilita que o Auditor pense com os ps no cho. Ajudam a controlar o transcorrer da Auditoria. Caractersticas: Auxlio memria - Concisas (teis para novos Auditores) Permite assegurar a profundidade e a continuidade da Auditoria. Auxlio se emperrar - permite estruturar a entrevista. Especficas (rea/processo) e/ou corporativas. Podem evoluir com o tempo. Mais profissional.

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LISTA DE VERIFICAO
Trilha tpica de uma Auditoria: rea de materiais Verificar a criticidade dos itens Selecionar Pedidos de Compras Analisar dados para aquisio Verificar avaliao de fornecedores Verificar o recebimento pelo Almoxarifado Verificar armazenamento Verificar a entrega dos itens

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CICLO DA AUDITORIA
PLANEJAR A AUDITORIA CONDUZIR A AUDITORIA RELATAR A AUDITORIA

ACOMPANHAR A AUDITORIA

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CONDUO DA AUDITORIA
Reunio de Abertura Tour opcional Seguir as trilhas definidas no Plano Entrevista / Verificaes / Registros Confirmao das Observaes Consenso dos Auditores Reunio de Encerramento

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Objetivos da Reunio de Abertura


Apresentao da equipe auditora e da organizao; Assegurar que os auditados conheam bem os objetivos da auditoria, o que vai ocorrer e como; Assegurar que a organizao auditada fornea as facilidades necessrias conduo das auditorias; Designar os acompanhantes junto aos auditores

Caracterstica desejada da reunio


Objetividade; Brevidade; Esclarecedora
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Nas Auditorias Internas, as reunies no necessitam ser to formais

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CONDUO DA AUDITORIA
TRINGULO DA AUDITORIA

Pergunte

Observe ANOTE
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Verifique

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Conduo da Auditoria
Tcnicas de Perguntas: H 3 tipos de perguntas: ABERTAS - exigem uma explicao: 5W1H INVESTIGATIVAS - servem para formar opinio FECHADAS - exigem respostas sim/no H tambm As perguntas traioeiras As perguntas no perguntadas O silncio constrangedor

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Conduo da Auditoria
Comportamento Interpessoal Passivo - prevalecem os interesses do Auditado - capitulao Firme/Afirmativo - equilbrio de interesses Agressivo - prevalecem os interesses do Auditor - guerra guerra

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Conduo da Auditoria
Gerenciamento do tempo Ateno: o tempo o inimigo do Auditor. Por ser um recurso no renovvel, necessrio saber aproveit-lo bem. Algumas dicas: Lista de verificao - ajuda a monitorar o andamento Refeies/caf/cigarro - evite enrolaes Conversas amigveis - empatia sim, mas cuidado Pistas falsas/amostragem - cuidado com a obsesso por detalhes Caminho mais demorado - planeje com antecedncia Amnsia/absentesmo - cuidado!

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A Coleta das Informaes


No confie na memria. Anote; Seja sistemtico ao anotar; No tenha pressa de escrever, faz parte do seu trabalho tomar notas; Ordene as anotaes de forma lgica. Nunca esquea de registrar :
A identificao completa dos documentos que verificou; Com quem falou; Qual o equipamento e sua identificao; Ensaios verificados; Local visitado.

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Reunio de Fechamento
O que deve ser tratado: 1. Apresentao auditoria; do sumrio dos resultados agradecendo da o

2. Evidenciar aspectos apoio recebido;

positivos,

3. Apresentao das no-conformidades; 4. Esclarecer que a auditoria um laboratrio naquele momento; retrato do

5. Leitura do parecer final a ser apresentado ao cliente.


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CICLO DA AUDITORIA
PLANEJAR A AUDITORIA CONDUZIR A AUDITORIA RELATAR A AUDITORIA

ACOMPANHAR A AUDITORIA

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RELATAR A AUDITORIA
Consensar fatos Anlise crtica da equipe Registrar No-conformidade Consensar No-conformidade Preparar Relatrio da Auditoria Anexar os registros de no-conformidades Apresentar Relatrio e definir acompanhamento

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CICLO DA AUDITORIA
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ACOMPANHAR A AUDITORIA

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ACOMPANHAR A AUDITORIA
No-conformidade consensada e registrada Definir aes imediatas (correo) Definir causa(s) principal(ais) Definir Plano de Ao Corretiva Implementar Aes Corretivas Verificar a implementao das aes Registrar (casusa, correo, plano de ao, evoluo)

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Tticas da Auditoria

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Tticas do Auditor
Pergunte durante a conduo da auditoria: o qu, quem,
quando, onde, porqu, como; Busque evidncia objetivas. Pea: mostre-me como, mostre-me onde, mostre-me o que e quando , busque registros, Faa perguntas hipotticas: o que acontece se...; suponha que...; Se no entender pea que seja repetido, No tenha vergonha; Pea exemplos para ter certeza que entendeu a resposta; Use o poder das perguntas silenciosas, Seja sistemtico: No deixe de fazer perguntas; Coloque uma pergunta de cada vez; No se esquea de fazer perguntas bvias; Pense cuidadosamente a respeito das perguntas;
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Tticas do Auditor

Pergunte a quem realiza a tarefa, e no a seu superior; No jogue conversa fora, seja preciso Utilize linguagem que o auditado compreenda; Fale com clareza e cuidado; Repita a pergunta, se necessrio; Seja corts e educado, cumprimente os auditados; Mostre interesse, saiba ouvir; Relaxe e seja humano, no pratique atitude policial; Seja imparcial, impassivo e no se emocione; Volte ao local da auditoria sempre que necessrio para complementar informaes no totalmente esclarecidas; Busque a rastreabilidade para frente e para trs; Agradea as pessoas quando sair do local auditado
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Tticas do Auditado
1. Coisas que roubam tempo do auditor; Rodeios; Explanaes longas; Almoos e paradas extensas para cafezinho; Demora no atendimento ao auditor; Interrupes planejadas; Esquecimento no atendimento s solicitaes do auditor; Ausncia de preparao; Perguntas buscando esclarecer dvidas hipotticas.

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Tticas do Auditado
2. Atos planejados de intimidao; 3. Alegao de casos especiais para confundir o auditor; 4. Afirmaes para testar a fora e a firmeza do auditor; 5. Questionamento da competncia do auditor; 6. Falsos elogios e admirao; 7. Utilizao do comportamento de pessoas idosas e invlidas
para justificar faltas e sensibilizar o auditor;

8. Alegao de que o profissional responsvel faltou ou foi


dispensado para impedir acesso s informaes. Somente a experincia ir ensin-lo como lidar com estes problemas.
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Cdigo de tica para Auditores da Qualidade


ASQC

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Princpios Fundamentais
Cada auditor da qualidade ser honesto e imparcial e
servir com devoo a empregados, clientes e pblico.

Cada auditor da qualidade conduzir somente auditorias

compatveis com o grau de treinamento, experincia e capacidade que ele possua, com relao s operaes tcnicas ou aos sistemas que estejam sendo auditados. pensamento e expresso que asseguraro a viso objetiva da operao auditada. suas qualificaes profissionais para prover clara e objetiva evidncia de seus graus de treinamento tcnico e de sistemas.

Cada auditor da qualidade demonstrar liberdade de

Cada auditor da qualidade ser capaz de documentar

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Relaes com Empregados e Clientes Cada auditor da qualidade atuar em questes (assuntos)
profissionais como um agente fiel de cada empregador ou cliente.

Cada auditor informar a cada cliente ou empregador sobre

qualquer conexo comercial, interesses financeiros, histria de emprego ou afiliaes, que possam ou paream influenciar seu julgamento ou prejudicar o carter imparcial de seus servios. auditores que empregarem, mostrando qualquer conexo ou associaes desses auditores com seus clientes, atravs de empresas ou ttulos financeiros. definida pelas polticas e procedimentos organizacionais.

Empresas de auditoria independentes mantero registros dos

Auditores internos tero sua independncia claramente

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Relaes com Empregados e Clientes


O
desenvolvimento de programas de qualidade por auditores, em base de consultoria, pe em risco a independncia desses indivduos quanto s suas habilidades de avaliarem a adequao desses programas, ao observarem o atendimento aos requisitos das normas. Os auditores daro sempre conhecimento dessas situaes aos empregados e aos clientes prospectivos. grau de conformidade ou no-conformidade das operaes auditadas. Em todos os casos, os requisitos em relao aos quais a conformidade esteja sendo medida, sero claramente definidos.

Os auditores elaboraro relatrios que definam claramente o

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Relaes com Empregados e Clientes


Os auditores indicaro aos empregadores ou clientes as

conseqncias adversas que podem ser esperadas caso seu julgamento profissional seja desconsiderado. ou processo tcnico de qualquer empregador ou cliente, atual ou futuro, sem obter consentimento para faz-lo.

Nenhum auditor revelar informaes relativas ao negcio

Os

registros de empresas de auditorias definiro claramente as qualificaes tcnicas ou organizacionais de cada auditor. Estes registros incluiro definies claras das reas e do grau de percia que o auditor possui e so aplicveis s funes de auditor.

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Relaes com o Pblico


Nenhum auditor deve apresentar-se ao pblico como um

auditor qualificado a menos que possa demonstrar as qualificaes necessrias. seu trabalho e de seus mritos.

Os auditores sero precisos e honestos na explanao de Os auditores prefaciaro qualquer informao pblica que

possam emitir para indicar claramente em nome de quem est sendo feita.

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Relaes com os Pares


Cada auditor cuidar para que o crdito por todo trabalho
feito seja dado queles a quem devido.

Cada auditor se esforar para auxiliar o desenvolvimento

profissional e o progresso de qualquer empregador ou indivduo sob a sua superviso. cada um estender amizade e confiana a todos associados e contatos comerciais. seminrios,conferncias, etc.; para ampliar seu conhecimento nas vrias reas da qualidade e em particular na auditoria da qualidade.

Nenhum auditor competir injustamente com outros, mas

Os auditores sero incentivados a participar de cursos,

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Relaes com os Pares


Em projetos de auditoria onde vrios auditores esto
envolvidos, o lder da equipe ou supervisor ser claramente identificado. O lder dever ter demonstrado liderana durante auditorias prvias.

Espera-se

que cada auditor contribua para o desenvolvimento de tcnicas e mtodos aprimorados, dentro da profisso de auditores da qualidade e dentro da organizao que o emprega. por natureza, e apontaro os aprimoramentos que podem ser feitos nas reas onde no-conformidades sejam notadas. sempre que possvel.

Os relatrios emitidos pelos auditores sero construtivos

As evidncias encontradas devem ser quantificadas

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