O QUE O MICROSOFT OFFICE EXCEL....................................................................5 APRESENTANDO O EXCEL......................................................................................6 ABRINDO O EXCEL................................................................................................7 JANELA INICIAL................................................................................................7 BARRA DE FRMULAS........................................................................................9 GUIA DE PLANILHAS..........................................................................................

.9 BARRA DE STATUS..........................................................................................10 BARRA DE FERRAMENTAS PADRO....................................................................10 BARRA DE FORMATAO..................................................................................11 TRABALHANDO COM AS PLANILHAS......................................................................12 DIGITANDO E FIXANDO DADOS........................................................................13 CORRIGINDO OS DADOS..................................................................................13 CORRIGINDO PARTE DA CLULA.......................................................................14 SELECIONANDO AS CLULAS...............................................................................14 MOVENDO O CURSOR PELA PLANILHA...................................................................15 ALTERANDO PADRES DA PLANILHA.....................................................................16 ALTERANDO O NOME DAS PLANILHAS...................................................................17 MOVENDO-SE ENTRE AS PLANILHAS.....................................................................18 ALTERANDO A SEQUNCIA DAS PLANILHAS...........................................................18 COPIANDO A PLANILHA COM TODO SEU CONTEDO...............................................20 INSERINDO NOVAS PLANILHAS............................................................................22 ALTERANDO PADRO DE PLANILHAS.....................................................................24 INSERINDO LINHAS.........................................................................................25 INSERINDO COLUNAS......................................................................................26 OCULTANDO LINHAS/COLUNAS.........................................................................27

OCULTANDO/REEXIBINDO PLANILHAS...............................................................27 PREPARANDO O PRIMEIRO TRABALHO NO EXCEL....................................................29 SALVANDO O ARQUIVO.......................................................................................30 FECHANDO O ARQUIVO.......................................................................................31 GRAVANDO O ARQUIVO COM SENHA DE PROTEO...............................................35 ABRINDO ARQUIVO COM SENHA.......................................................................37 EXCLUINDO A SENHA......................................................................................37 RECURSOS QUE AGILIZAM O TRABALHO...............................................................38 COPIANDO CLULAS........................................................................................39 MOVENDO CLULAS.........................................................................................39 PREENCHIMENTO............................................................................................40 CRIANDO SEQUNCIAS COM O PREENCHIMENTO................................................40 PERSONALIZANDO LISTAS DE PREENCHIMENTO.....................................................42 IMPORTANDO LISTAS......................................................................................43 EXCLUINDO LISTAS.........................................................................................44 DOMINANDO FUNES E FRMULAS....................................................................45 PREPARANDO FUNES DIRETAMENTE NA CLULA.............................................46 SOMA.........................................................................................................47 MXIMO......................................................................................................48 MNIMO......................................................................................................49 MDIA........................................................................................................50 UTILIZANDO O RECURSO INSERIR FUNO...........................................................52 ARREDONDANDO VALORES..............................................................................53 FUNO CONDICIONAL....................................................................................55 FUNO DE PROCURA E REFERNCIA................................................................58 FUNO INT...................................................................................................60 2

FRMULAS.........................................................................................................61 FORMATAO.....................................................................................................62 FORMATANDO NMEROS ATRAVS DO MENU.........................................................63 FORMATAR CLULAS ALINHAMENTO...............................................................64 RETORNO AUTOMTICO DE TEXTO....................................................................64 CENTRALIZAR SELEO................................................................................64 FORMATAR CLULAS BORDAS........................................................................65 FORMATAR PADRES.......................................................................................66 FORMATAR CLULAS FONTE...........................................................................67 RECURSOS ESPECIAIS.........................................................................................68 CPIA COM REFERNCIA FIXA..........................................................................69 CPIA VINCULADA..........................................................................................70 COPIANDO PARTE DA CLULA...........................................................................70 INSERINDO COMENTRIOS..................................................................................70 EDITAR COMENTRIO......................................................................................72 EXCLUIR COMENTRIO....................................................................................72 MOSTRAR COMENTRIO...................................................................................72 IMPRIMIR COMENTRIO...................................................................................73 CONGELANDO PAINIS........................................................................................74 DESCONGELANDO PAINIS..............................................................................75 DIVIDINDO UMA PLANILHA..................................................................................75 REMOVENDO DIVISO.....................................................................................76 PROTEGENDO PLANILHAS....................................................................................76 EXCLUINDO A SENHA DE PROTEO.................................................................77 PROTEGENDO APENAS UMA REA DA PLANILHA.................................................78 CONFIGURANDO PGINAS...................................................................................79 3

PGINA..........................................................................................................80 MARGENS.......................................................................................................81 CABEALHO E RODAP....................................................................................81 PLANILHA.......................................................................................................84 VISUALIZAR IMPRESSO.....................................................................................86 IMPRESSO........................................................................................................87 GRFICOS..........................................................................................................89 FORMANDO GRFICOS........................................................................................90 FORMATANDO O GRFICO................................................................................95 FORMATANDO COLUNAS/EIXOS........................................................................96 EXIBIO 3D..................................................................................................97 ALTERANDO O TIPO DE GRFICO......................................................................97 ADICIONANDO DADOS.....................................................................................98

O QUE O MICROSOFT OFFICE EXCEL

O Excel uma poderosa ferramenta para clculos, frmulas, funes e grficos. O usurio que utiliza o Excel necessita executar clculos, criar grficos, e pensando em trabalhos mais sofisticados utilizar o VBA. Apesar do Excel ser utilizado hoje em dia por profissionais de todas as reas, podemos dizer que sua utilizao se sobressai na rea Financeira e Departamento Pessoal. Baseados nisso vamos focar nossos exemplos nessas reas, mas frisando que so apenas exemplos e que todas as reas tm o Excel como forte aliado em suas pesquisas, clculos, simulaes e demonstraes grficas. Apesar das clulas comportarem texto, o Excel tem como funo principal calcular, e, portanto, no aconselhvel utiliz-lo para textos longos. mas muito eficiente na criao e manipulao de banco de dados. Alm de todos os recursos que o Excel oferece para o usurio trabalhar com banco de dados, os bancos de dados criados no Excel podem ser utilizados com o Word para a criao de Mala Direta e para edio no Access. Suas funes permitem executar clculos para as mais diferentes reas, facilitando o trabalho do dia-a-dia. sem dvida um grande auxiliar para o planejamento e execuo de recursos numricos.

APRESENTANDO O EXCEL

ABRINDO O EXCEL
O acesso ao Excel depende de cada mquina, pois no momento da instalao o administrador pode escolher o local onde ser instalado. Vamos tomar por base o local padro. Acessar o menu Iniciar / Todos os programas / Microsoft Office / Microsoft Office Excel 2003.

JANELA INICIAL
Ao iniciar o Excel disponibilizada a caixa de dilogo:

Barra de Ttulo Local onde exibido o nome do arquivo. Quando abrimos um novo arquivo no Excel essa barra exibe o ttulo Pasta....Enquanto a mquina est ligada o nmero exibido aps Pasta sequencial.Exemplo: Pasta 1, Pasta 2... Menu A Barra de Menu possui todos os comandos utilizados no Excel. Barra de Ferramentas As Barras de Ferramentas possuem cones que representam os comandos do menu. uma forma rpida de trabalho. As Barras de Ferramentas podem ser personalizadas e veremos como em outro captulo.

Barra de Frmulas A Barra de Frmulas exibe o verdadeiro contedo de uma clula. Caixa de Nome Exibe o endereo no qual o usurio est posicionado. Exibe tambm nomes atribudos a clulas ou reas. Painel de Tarefas Quando abrimos o Excel o Painel de Tarefas exibido automaticamente. Sua finalidade acessar rapidamente comandos. Barra de Status Essa Barra exibe o modo apresentado no momento: Exemplo: Pronto significa que o usurio pode inserir dados nas clulas, Digite Enquanto o usurio est digitando essa a expresso apresentada.

Guia de Planilhas Local em que todas as planilhas so relacionadas. A planilha composta por linhas e colunas, que formam o que denominada clula. Portanto, uma clula a interseco de uma coluna com uma linha. As colunas so representadas por letras, e as linhas por nmeros. Esse conceito serve para facilitar a leitura de cada endereo (clula), mas pode ser alterado nos padres, como ser visto mais tarde.

Inicialmente, as clulas possuem um padro de largura e altura, que podem ser alterados, de acordo com o seu contedo.

BARRA DE FRMULAS
A Barra de Frmulas, posicionada na parte superior da tela do Excel, o local que exibe o verdadeiro contedo de uma clula. Ex.:uma clula pode conter um nmero que seja o resultado de uma frmula ou funo. Para visualizar o verdadeiro contedo de uma clula, clicar sobre o endereo e verificar a Barra de Frmulas. A letra e o nmero exibidos esquerda da Barra de Frmulas indicam para o usurio a clula ativa, ou seja, na qual ele est posicionado.

GUIA DE PLANILHAS
Um conceito especfico do Excel o de conter vrias planilhas no mesmo arquivo. Por isso quando o Excel aberto exibido na Barra de Ttulos o termo Pasta e o nmero correspondente Como padro cada arquivo ou pasta, como denominado antes de ser gravado, o arquivo do Excel, aberto com trs planilhas, mas esse padro pode ser alterado para 255 planilhas. Todas so exibidas na parte inferior da tela, na rea denominada Guia de Planilhas. As setas esquerda das Planilhas permitem a movimentao entre elas. Quando um arquivo possui muitas planilhas a Guia se torna pequena para exibir todas. Para visualizar as planilhas ocultas, clicar com o mouse sobre as setas de direo. As setas com uma barra significam respectivamente: barra e seta esquerda - planilhas anteriores, barra e seta direita planilhas seguintes.

BARRA DE STATUS
A Barra de Status o local que informa ao usurio a situao atual de uma ao ou do arquivo ativo. A informao Pronto exibida quando o preenchimento de uma clula est liberado. direita os botes ativados indicam a situao atual. No nosso exemplo a informao Num significa que a tecla Num Lock, que ativa o teclado numrico, est ativada.

BARRA DE FERRAMENTAS PADRO

Novo Arquivo Abrir Arquivo Salvar Arquivo Permisso restrita Imprimir Visualizar impresso Verificar ortografia Pesquisar Recortar Copiar Colar Pincel Desfazer Refazer Inserir hiperlink AutoSoma Classificao crescente Classificao decrescente Assistente de Grfico

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Desenho Zoom Ajuda do Excel Opes da Barra de ferramentas

BARRA DE FORMATAO
Fonte Tamanho da fonte Negrito Itlico Sublinhado Alinhar esquerda Centralizar Alinhar direita Mesclar e centralizar Estilo de moeda Estilo de procentagem Separador de milhares Aumentar casas decimais Diminuir casas decimais Diminuir recuo Aumentar recuo Bordas Cor do preenchimento Cor da fonte

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TRABALHANDO COM AS PLANILHAS

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DIGITANDO E FIXANDO DADOS

Para preencher as clulas, o usurio deve inicialmente se posicionar no endereo (clula) desejado. A seguir digitar o contedo. Para fixar os dados numa clula adotar uma das opes: Tecla Enter fixa os dados digitados e se posiciona na clula imediatamente abaixo. Setas de Direo - fixam os dados e se posicionam na clula seguinte, de acordo com a direo solicitada. Tecla TAB fixa os dados e se posiciona na clula imediatamente direita Smbolos na Barra de Frmulas: mesma clula. - fixa os dados e mantm o cursor na

Um clique do mouse na clula que ser utilizada em seguida; o Excel fixa os dados da anterior e j posiciona o cursor na clula clicada. Esse recurso interessante quando o usurio est fazendo correes na Planilha.

CORRIGINDO OS DADOS
Quando estamos digitando cometemos alguns erros, e necessrio corrigi-los. A forma de correo depende do resultado desejado. Vamos verificar a seguir cada uma das situaes, para poder corrigir de forma correta os dados de uma clula: Substituir o contedo de uma clula, por outro clicar e digitar sobre o texto existente. No importa a quantidade de caracteres contidos na clula. O novo contedo substitui integralmente o anterior. Deixar a clula em branco Posicionar o cursor do mouse na clula e pressionar a tecla Delete. Limpar contedo e formatos da clula: Clicar no menu Editar / Limpar e a seguir na opo desejada.

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CORRIGINDO PARTE DA CLULA

A maior parte das correes no envolve todo o contedo da clula, mas apenas parte, principalmente quando estamos preparando frmulas ou funes, e temos que acertar apenas alguns detalhes Para corrigir, ou acrescentar detalhes s clulas j preenchidas podem ser utilizados um dos recursos a seguir: Clicar sobre a clula a ser corrigida e a seguir pressionar a tecla de funo F2. O cursor ativado na clula e fica piscando, indicando que a clula est aberta para alteraes. Com a mesma funo do F2, tambm podemos dar duplo clique sobre a clula desejada. O efeito idntico ao do exemplo anterior (veremos em outro captulo como desativar essa opo). A correo tambm pode ser feita atravs da Barra de Frmulas. Clicar sobre a clula a ser corrigida e a seguir na Barra de Frmulas. Essa opo a mais utilizada por facilitar a visualizao quando a planilha j est preenchida, pois os dados prximos uns dos outros podem dificultar a visualizao.

SELECIONANDO AS CLULAS
Antes de solicitar qualquer ao, necessrio selecionar a rea onde o recurso solicitado dever ser aplicado. Abaixo as formas de seleo de uma planilha: Uma Coluna clicar sobre a letra correspondente coluna Vrias Colunas clicar e manter o boto esquerdo do mouse clicado enquanto arrasta pelas letras correspondentes s colunas Uma Linha clicar sobre o nmero correspondente linha Vrias linhas clicar e manter o boto esquerdo do mouse clicado enquanto arrasta pelos nmeros correspondentes s linhas rea Clicar e manter o boto esquerdo do mouse clicado enquanto arrasta pela rea desejada Clulas Intercaladas Clicar na primeira clula, em seguida manter a tecla CTRL pressionada e clicar sobre as clulas desejadas rea extensa Clicar sobre a primeira clula que deseja selecionar. A seguir, posicionar o mouse na ltima clula da seqncia e com a tecla Shift pressionada, clicar sobre ela. Planilha Inteira clicar sobre o primeiro cone da planilha

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MOVENDO O CURSOR PELA PLANILHA

Cada planilha possui 256 colunas e 65.536 linhas. Imagine o tempo perdido utilizando a barra de rolagem para se posicionar em determinadas clulas. Podemos utilizar, nessas situaes determinada teclas, que agilizam a movimentao do cursor pela planilha. Vamos ver as principais teclas: Page Down rola uma tela abaixo (a quantidade de linhas depende da altura de cada linha) Page Up rola uma tela acima CTRL Home retorna para a clula A1 End - se posiciona na primeira clula preenchida abaixo End - se posiciona na primeira clula direita End - se posiciona na primeira clula acima End - se posiciona na primeira clula esquerda CTRL - se posiciona na ltima linha da planilha CTRL - se posiciona na ltima coluna da planilha Quando sabemos o endereo da clula onde devemos nos posicionar temos uma tecla de funo para nos auxiliar: Pressionando a tecla F5 ser exibida a caixa de dilogo Ir para:

1. O endereo deve ser digitado no campo Referncia, seguindo o padro Coluna / Linha. 2. A seguir clicar o boto OK ou pressionar a tecla Enter. 3. Todos os endereos visitados so gravados na memria e passam a constar da caixa Ir para a fim de serem reutilizados. Outra forma de acessar rapidamente um endereo atravs da Caixa de nome: 1 2 Com um clique do mouse, selecionar o endereo da barra de frmulas Digitar o endereo desejado e a seguir teclar Enter.

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ALTERANDO PADRES DA PLANILHA

Ao abordar o tpico Fixar os dados numa clula foi explicado que a tecla Enter fixa os dados e se move para a clula imediatamente abaixo da clula preenchida. Esse o padro do Excel, mas pode ser alterado pelo usurio. 1. 2. Acessar o menu Ferramentas / Opes. Ser aberta a caixa de dilogo

1. 2. 3.

Acessar a guia Editar No campo Configuraes verificar item Mover seleo aps Enter. O flag no retngulo indica que a opo est ativada. No item Direo clicar na seta drop-down, a direita de Abaixo. Outras opes sero disponibilizadas:

4.

Escolher uma das opes.

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Editar diretamente na clula

No item Corrigindo Parte da Clula vimos que para corrigir parte do contedo da clula podemos dar duplo clique ou pressionar a tecla de funo F2. A opo responsvel por essa ao Editar diretamente na clula no campo Configuraes. Se essa opo for desativada o duplo clique no ter efeito, assim como a tecla de funo F2. Ateno para a opo Decimal fixo. Quando essa opo est ativada a planilha do Excel exibe o nmero sem os zeros digitados. Por exemplo: ao digitar o nmero 240 veja como o Excel passou a exibi-lo:

O item Decimal fixo deve permanecer desativado.

ALTERANDO O NOME DAS PLANILHAS

J foi comentado que um arquivo pode conter quantas planilhas o usurio desejar. Essas planilhas devem ser nomeadas para facilitar a localizao dos assuntos contidos em cada uma delas. Uma planilha pode ser renomeada atravs dos seguintes recursos:

Mouse:
1. 2. 3. 4. Duplo clique sobre o nome da planilha O nome selecionado Digitar sobre o ttulo selecionado Pressionar a tecla Enter ou clicar com o mouse sobre qualquer clula.

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Menu de Atalho
1. 2. Clicar o boto direito do mouse sobre o nome da planilha que deseja alterar Ser exibido o menu de atalho

3. 4.

Clicar com o boto esquerdo do mouse sobre a opo Renomear. O nome da planilha selecionado e o usurio pode digitar o nome desejado.

Barra de Menu
1. Acessar o menu Formatar / Planilha. 2. Clicar na opo Renomear. 3. Como nos exemplos anteriores, o nome da planilha selecionado. 4. Digitar o nome desejado.

MOVENDO-SE ENTRE AS PLANILHAS

A guia de planilhas possui tamanho fixo, e conforme adicionamos novas planilhas o espao de exibio de planilhas se torna pequeno, e algumas ficam ocultas. Para visualizarmos todas as planilhas podemos nos mover atravs das setas.

Posiciona-se na primeira planilha Retorna planilha anterior Exibe a prxima planilha Posiciona-se na ltima planilha

ALTERANDO A SEQUNCIA DAS PLANILHAS

Quando nem todas as planilhas so exibidas na guia de planilhas, por falta de espao, necessrio reorganizar a ordem das planilhas, para facilitar o trabalho, tornando desnecessria a busca pela planilha todas as vezes que o arquivo acessado.

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Podemos alterar a ordem das planilhas na guia de planilhas.

Atravs do Mouse
1. 2. 3. 4. Clicar sobre a planilha a ser movida e manter o boto esquerdo do mouse pressionado. Ser exibida uma folha branca e uma seta preta, voltada para baixo. Arrastar at o ponto desejado para insero. Soltar o mouse quando a seta indicada estiver no local desejado para inserir a planilha.

5. No nosso exemplo, movemos a planilha Vendas aps Produtos.

Atravs do Menu de Atalho

1. 2. 3. Posicionar o cursor do mouse sobre a planilha que deseja mover. Clicar o boto direito do mouse Ser apresentado o menu de atalho

4.

Clicar na opo Mover ou copiar.

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5. Ser aberta a caixa de dilogo:

6. 7.

No campo Antes da planilha escolher a posio que a planilha ser posicionada. Clicar no boto OK.

COPIANDO A PLANILHA COM TODO SEU CONTEDO

H situaes em que se torna necessrio apresentar mais que uma verso de clculos, para serem analisados. Vamos imaginar uma reunio oramentria. A rea de Planejamento no pode apresentar uma nica opo. necessrio prever situaes normais, de risco e contingncias, se necessrio. Nesse exemplo, a planilha base a mesma, mas as simulaes de clculos devem ser diferentes. Copiar uma planilha e todo seu contedo atravs do recurso Copiar / Colar, nem sempre d bons resultados. Se a planilha muito grande pode ocorrer problema de falta de memria para colar. Por outro lado, se apenas parte da planilha for selecionada, sero perdidos os parmetros de clculos da planilha original. O que fazer? Nesse caso possvel copiar toda a planilha sem utilizar a rea de transferncia.

Atravs do Mouse
1. 2. 3. 4. a. No exemplo foi criada uma cpia da planilha Vendas. b. A planilha pode ser renomeada normalmente. Clicar sobre a planilha a ser copiada Com a tecla CTRL pressionada, clicar o boto esquerdo do mouse, mant-lo clicado e arrast-lo at a posio desejada. criada uma cpia da planilha, e o nmero da cpia exibido direita do nome.

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Atravs do Menu de Atalho

1. 2. 3. 4. 5. planilha. 6. Posicionar o cursor do mouse sobre a planilha a ser copiada. Clicar o boto direito do mouse. Ser exibida a caixa de dilogo Mover ou copiar. Clicar na opo Criar uma cpia. No campo Antes da planilha escolher a posio da nova Clicar no boto OK.

Movendo Planilhas Para Outro Arquivo

Aps a concluso de um arquivo o usurio percebe que deveria ter mantido separados alguns assuntos, que, apesar de estarem em outra planilha, esto no mesmo arquivo. Para facilitar essa organizao o Excel permite mover planilhas para outro arquivo. 1. 2. 3. Abrir o arquivo que possui a planilha desejada e o outro para o qual ela ser transferida. Clicar com o boto direito do mouse sobre a planilha que ser movida. No menu de atalho escolher a opo Mover ou copiar

Ser aberta a caixa de dilogo Mover ou copiar.

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5. 6. 7.

Clicando na seta drop-down, no campo Para Pasta, so exibidos os nomes dos arquivos que esto abertos. Escolher o arquivo desejado. Clicar no boto OK ou pressionar a tecla Enter.

Copiando Planilhas Para Outro Arquivo:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Posicionar o cursor do mouse sobre a planilha a ser copiada. Clicar o boto direito do mouse. Ser exibida a caixa de dilogo Mover ou copiar. Clicar na opo Criar uma cpia. No campo Para Pasta so exibidos os nomes dos arquivos que esto abertos. Clicar sobre o arquivo para onde deseja copiar a planilha. Clicar na opo Criar uma cpia. Quando essa opo no ativada, a planilha movida para o arquivo escolhido. Clicar no boto OK. Quando a planilha copiada para um arquivo novo (nova pasta), o arquivo aberto apresentando apenas a planilha copiada.

INSERINDO NOVAS PLANILHAS

Apesar de todo o espao que cada uma das planilhas nos oferece no devemos misturar assuntos na mesma planilha. Para adicionar novos demonstrativos devemos criar novas planilhas. Conforme j explicamos quando abrimos o Excel, por padro so exibidas 3 planilhas, que podem no ser suficientes para todos os assuntos que temos que inserir no mesmo arquivo. O Excel permite inserir rapidamente novas planilhas. Vamos ver como:

Atravs Do Mouse:
1. 2. Clicar com o boto direito do mouse sobre qualquer planilha, na guia de planilhas. Ser aberto o menu de atalho

3.

Clicar na opo Inserir

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4.

Ser aberta a caixa de dilogo Inserir:

5.

A caixa de dilogo Inserir exibe em primeiro plano a guia Geral. Nessa guia o usurio deve clicar sobre a opo Planilha, caso j no esteja selecionada. Clicar no boto OK. A planilha inserida com nmero seqencial, mesmo que as demais planilhas estejam renomeadas.

6. 7.

Atravs Do Menu:
1. 2. Clicar sobre qualquer uma das planilhas. Acessar o menu Inserir / Planilha.

3.

A Planilha ser inserida esquerda da planilha em que o cursor est posicionado.

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ALTERANDO PADRO DE PLANILHAS

Pode acontecer tambm de termos a certeza que durante um perodo, precisamos de um nmero X de planilhas, em cada arquivo que abrirmos. Para agilizar o trabalho, no tendo que alterar a quantidade de planilhas a cada novo arquivo, podemos alterar o padro de planilhas em cada arquivo do Excel. Para executar essa ao, acessar o menu Ferramentas / Opes / Geral.

1. 2.

A quantidade de planilhas desejada pode ser digitada, ou podem ser utilizadas as setas direita do nmero, para aumentar ou diminuir. Clicar no boto OK. Como esse item est alterando os padres, no funciona no arquivo ativo, apenas nos que forem abertos a partir da nova configurao.

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INSERINDO LINHAS
A planilha j est preenchida e devemos inserir novas informaes entre as j inseridas, e, portanto, so necessrias novas linhas. O usurio pode inserir a quantidade de linhas que desejar, a partir de qualquer ponto da planilha. Para inserir linhas:

Atravs Do Menu:
1. Selecionar a quantidade de linhas correspondente quantidade que desejar inserir, conforme exemplo.

2.

Acessar o menu Inserir / Linhas.

3.

As linhas so inseridas acima do ponto em que o cursor est posicionado. Quando so selecionadas vrias linhas, as novas so inseridas a partir da primeira selecionada.

Atravs Do Mouse:
1. Selecionar a quantidade de linhas relativas quantidade que deseja inserir. 2. Vamos selecionar a partir dos nmeros referentes s linhas. 3. Clicar com o boto direito do mouse sobre uma das linhas selecionada. 4. Clicar com o boto esquerdo do mouse sobre a opo Inserir. 5. As linhas so inseridas acima do ponto em que o cursor est posicionado. Quando so selecionadas vrias linhas, as novas so inseridas a partir da primeira selecionada.

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Atravs Da Barra De Ferramentas:

1. 2. Selecionar a quantidade de linhas correspondente quantidade que desejar inserir. Clicar sobre o cone Inserir Linhas A princpio os cones para insero de linhas e insero de colunas no esto disponveis nas Barras de Ferramentas, mas se o usurio desejar possvel personalizar qualquer uma das Barras. Veremos como ainda nesse captulo.

INSERINDO COLUNAS Atravs Do Menu

1. Selecionar a quantidade de colunas correspondente quantidade que desejar inserir, conforme exemplo.

2.

Acessar o menu Inserir / Colunas.

3.

As colunas so inseridas a esquerda do ponto em que o cursor est posicionado. Quando so selecionadas vrias colunas, as novas so inseridas a partir da primeira selecionada.

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Atravs Do Mouse:
1. 2. 3. 4. 5. Selecionar a quantidade de colunas relativas quantidade que deseja inserir. Vamos selecionar a partir das letras referentes s colunas. Clicar com o boto direito do mouse sobre uma das colunas selecionada. Clicar com o boto esquerdo do mouse sobre a opo Inserir. As colunas so inseridas a esquerda do ponto em que o cursor est posicionado. Quando so selecionadas vrias colunas, as novas so inseridas a partir da primeira selecionada.

Atravs Da Barra De Ferramentas:

1. Selecionar a quantidade de colunas correspondente quantidade que desejar inserir. Clicar sobre o cone Inserir Colunas

2.

OCULTANDO LINHAS/COLUNAS
O recurso Ocultar Colunas permite ao usurio ocultar dados que no devem ser divulgados, quando a planilha circular entre algumas pessoas. 1. 2. Clicar sobre a linha ou coluna que desejar ocultar Clicar em Formatar Linha /Formatar Coluna Ocultar

OCULTANDO/REEXIBINDO PLANILHAS
Planilhas tambm ser ocultas. Podemos ocultar, por exemplo, uma planilha que serviu de base para clculos de outras, mas que no desejamos disponibilizar para as pessoas que recebero o arquivo. 1. Acessar o menu Formatar / Planilha.

2.

Clicar em Ocultar.

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Para reexibir a planilha oculta: 1. 2. Clicar em Formatar / Planilha / Reexibir. Ser aberta a caixa de dilogo Reexibir.

3. A caixa Reexibir relaciona todas as planilhas que foram ocultas. Para reexibir, clicar sobre a planilha desejada. 4. Clicar no boto OK ou pressionar a tecla Enter.

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PREPARANDO O PRIMEIRO TRABALHO NO EXCEL

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SALVANDO O ARQUIVO
Todos os arquivos que preparamos devem ser gravados para usarmos posteriormente. Ao gravar um arquivo no Excel todas as planilhas que fazem parte desse arquivo sero atualizadas. Devemos salvar o arquivo com freqncia para no corrermos o risco de perder os dados. Para salvar o arquivo: 1. Acessar o menu Arquivo / Salvar Como. Mesmo que o cone para gravao seja clicado, sendo a primeira vez que o arquivo gravado, automaticamente o Excel acessa a caixa de dilogo Salvar Como. 2. Ser aberta a caixa de dilogo Salvar como.

3. 4. 5. 6.

No campo Salvar em o usurio deve escolher a pasta onde ir gravar o arquivo. No campo Nome do arquivo digitar o nome para o documento. No campo Salvar como tipo vamos manter Pasta de Trabalho do Microsoft Office Excel. Em seguida clicar sobre o boto Salvar ou pressionar a tecla Enter.

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FECHANDO O ARQUIVO
Quando o trabalho concludo, o arquivo deve ser fechado, para no ocupar espao da memria desnecessariamente. O arquivo pode ser fechado de forma rpida ou atravs do menu.

Atravs do Menu
1. 2. Acessar o menu Arquivo / Fechar. Se o arquivo teve alguma alterao que no foi gravada, o Excel exibir a seguinte mensagem:

3.

Verifique o arquivo com ateno antes de finalizar.

Atravs do cone Fechar Janela

Uma forma rpida de fechar o arquivo utilizando o cone Fechar janela:

1. 2. exibida.

Clicar no x conforme indicado na figura. Como no exemplo anterior, a mensagem referente s alteraes ser

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ABRINDO ARQUIVOS
Para abrir arquivos previamente gravados: 1. 2. Acessar o menu Arquivo / Abrir. Ser aberta a caixa de dilogo Abrir:

3. No campo Examinar deve ser escolhida a pasta na qual o arquivo est gravado. 4. Sero exibidos todos os arquivos gravados na pasta

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5. 6.

Clique sobre o arquivo que deseja abrir e a seguir no boto Abrir, ou d duplo clique sobre o nome do arquivo. Por padro os 4 ltimos arquivos que foram abertos, so exibidos na parte inferior do menu Arquivo. Para abrir clique sobre o arquivo desejado.

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SEU TRABALHO CONFIDENCIAL?

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GRAVANDO O ARQUIVO COM SENHA DE PROTEO

O contedo de alguns arquivos confidencial e as informaes devem ser acessadas apenas por pessoas autorizadas e envolvidas no assunto. possvel gravar um arquivo com senha de proteo, evitando que qualquer pessoa no autorizada tenha acesso a esse arquivo. Uma vez inserida senha, o arquivo ser aberto somente se a senha correta for digitada. Como inserir senha: 1. 2. Com o arquivo aberto acessar o menu Arquivo / Salvar Como. Ser aberta a caixa de dilogo Salvar Como. Clique na seta drop-down, a direita de Ferramentas.

3. 4. 5.

Ser disponibilizado um novo menu. Clicar em Opes gerais. Ser aberta a caixa de dilogo Opes de salvamento:

Sempre criar backup Cria cpia backup do arquivo na pasta ou unidade onde o arquivo xls gravado.

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Senha de proteo Digitar nesse campo a senha, para que o Excel solicite quando um usurio tentar abrir o arquivo (a senha pode ser numrica, ou alfanumrica). Os caracteres so representados por asteriscos. Ateno no momento da digitao se os caracteres esto em letra maiscula ou minscula.

6.

Quando o boto OK clicado ser exibida a caixa de dilogo:

7. 8. 9.

A senha deve ser redigitada, para confirmao. A seguir clicar OK ou pressionar a tecla Enter. O Excel retorna para a tecla de gravao. Pressionar o boto Salvar. Se o arquivo j foi salvo uma vez, o Excel disponibiliza a seguinte tela:

10.

Clicar sobre o boto Sim. importante confirmar todos os passos at o fim, caso contrrio a senha no aceita.

Senha de gravao Quando inserida a senha de gravao, ao tentar abrir o arquivo ser exibida a caixa de dilogo:

Digitar a senha correta para poder gravar o arquivo ou clicar no boto Somente leitura.

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Recomendvel somente leitura Clicando essa opo, ao solicitar a abertura do arquivo, ser exibida a mensagem:

Clicar no boto Sim.

ABRINDO ARQUIVO COM SENHA

No momento em que o usurio tenta abrir um arquivo que possua senha de proteo, ser exibida a caixa de dilogo:

necessrio digitar a senha corretamente, e a seguir clicar em OK. Se a senha digitada estiver incorreta ser exibida a mensagem:

Clicar sobre OK, e tentar novamente.

EXCLUINDO A SENHA
Para excluir a senha, devem ser seguidos os mesmos passos da criao: Arquivo Salvar Como / Ferramentas / Opes Gerais Quando a caixa de dilogo exibida, a senha de proteo est selecionada. Pressionar a tecla Delete.

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RECURSOS QUE AGILIZAM O TRABALHO

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COPIANDO CLULAS
O recurso copiar de grande utilidade no Excel, j que muitos clculos so feitos, e h necessidade de copi-los para outras reas. No h necessidade de repetir funes ou frmulas, ou mesmo contedos simples. Basta solicitar a cpia que as clulas so repetidas. Para copiar uma clula: ATRAVS DO MENU: 1. Selecionar a rea desejada 2. Clicar em Editar Copiar 3. Se posicionar na clula onde deseja iniciar a cpia 4. Clicar Editar Colar ATRAVS DO MOUSE: 1. Selecionar a rea desejada 2. Clicar o boto direito do mouse sobre qualquer ponto da seleo 3. Clicar no item Copiar 4. Clicar com o boto direito do mouse na clula a partir de onde deseja a cpia 5. Clicar com o boto esquerdo sobre Colar ATRAVS DA BARRA DE FERRAMENTAS 1. Selecionar a rea desejada 2. Clicar sobre o cone Copiar 3. Se posicionar a partir da clula onde deseja a cpia 4. Clicar sobre o cone Colar A seta drop-down, direita do cone Colar, disponibiliza opes que trataremos no tpico Colar Especial.

MOVENDO CLULAS
Da mesma forma que muitas vezes precisamos repetir o comando, e portanto, utilizar o recurso Copiar, tambm precisamos muitas vezes mudar o contedo de uma ou mais clulas para outro local. Para mover contedo de clulas de um ponto para outro, seguir os mesmos passos utilizados para a cpia, apenas alterando o recurso Copiar pelo recurso Recortar:

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PREENCHIMENTO
O Preenchimento um recurso muito til para completar reas, nas quais se deseja seqncia de nmeros ou texto, e tambm pode ser utilizado para cpias, desde que seja de uma nica clula. UTILIZANDO PREENCHIMENTO PARA CPIA

No canto direito inferior da clula apresentado um ponto. Ao posicionar-se sobre esse ponto o cursor do mouse se transforma em uma cruz preta. Clicar o boto esquerdo do mouse sobre o ponto e arrastar at onde desejar repetir a clula.

CRIANDO SEQUNCIAS COM O PREENCHIMENTO

Tambm possvel Preenchimento. Numerao: 1. 2. 3. 4. Digitar em uma clula o nmero 1, em outra o nmero 2 (pode ser na horizontal ou vertical) Selecionar as duas clulas Posicionar o mouse at o cursor estar no formato de cruz Clicar e arrastar criar seqncias de nmeros ou texto, com o recurso

Alguns fazem parte do padro do Excel, tais como:

Obs.: O intervalo entre um nmero e outro definido pelo usurio

Textos Seqenciais
1. Digitar JANEIRO 2. Posicionar o mouse at o cursor estar no formato de cruz 3. Clicar e arrastar

O Excel permite que sejam digitados apenas os trs primeiros caracteres.

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Outro exemplo preenchimento de ms e ano: JAN/2007. Se a rea de preenchimento ultrapassar o ms de dezembro o Excel continuar o preenchimento com o ano seguinte.

Tambm podemos utilizar a seqncia de dias de semana.

PREENCHIMENTO ATRAVS DO MENU 1. Selecionar o item a ser repetido e a quantidade de clulas a serem preenchidas. 2. Acessar o menu Editar / Preencher.

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PERSONALIZANDO LISTAS DE PREENCHIMENTO

O usurio pode criar Listas de acordo com a necessidade de seu trabalho. Clicar em Ferramentas / Opes / Listas Personalizadas.

A Lista criada no campo Entradas da lista, e um item separado do outro pela tecla Enter. Ao concluir, clicar sobre o boto Adicionar para verificar o resultado: a nova lista ser apresentada no campo Listas Personalizadas, e a seguir no boto OK, ou pressionar a tecla Enter.

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IMPORTANDO LISTAS
E quando j temos todos os dados que desejamos tornar uma lista, em alguma planilha? Nesse caso, no h necessidade de criar uma nova lista, pois o Excel permite transformar a seqncia normal em lista. 1. 2. 3. 4. 5. Ativar a planilha que possui os dados desejados. Selecionar a rea que deseja transformar em Lista Personalizada Acessar o menu Ferramentas / Opes / Listas Personalizadas A rea selecionada j ser detectada pelo Excel. Clicar no boto Importar e a seguir no boto OK.

6.

Os dados sero importados para o campo Listas Personalizadas.

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EXCLUINDO LISTAS
As Listas personalizadas podem ser excludas quando no forem mais necessrias. 1. 2. 3. Clicar sobre Ferramentas / Opes / Listas Clicar sobre a Lista a ser eliminada Clicar sobre o boto Excluir

4.

Clicar sobre o boto OK ou pressionar a tecla Enter

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DOMINANDO FUNES E FRMULAS

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CONCEITO
Funes so expresses previamente definidas, embutidas no Excel, que efetuam clculos, de acordo com a solicitao do usurio. Podem ser preparadas com a ajuda do Assistente de funo ou na prpria clula onde deve ser exibido o resultado.

PREPARANDO FUNES DIRETAMENTE NA CLULA

Para o Excel interpretar o que o usurio deseja, as funes devem ser digitadas de uma forma que o programa consiga decodificar. Primeiramente o cursor sempre deve ser posicionado numa clula em branco, na qual o resultado deve ser apresentado. As funes devem ser iniciadas pelo sinal de = e a seguir deve ser dada a ordem de clculo desejado. Vamos ver alguns exemplos:

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SOMA
Soma os valores da rea indicada Vamos abrir o arquivo Folha_de_Pagamento, e ativar a planilha Salrio. 1. 2. Posicionar o cursor do mouse na clula em branco, imediatamente abaixo dos salrios. Digitar: =Soma(B4:B12). Repare no exemplo: o Excel reconhece a rea digitada ou selecionada e exibe uma borda azul em torno dessa rea.

3. 4.

Feche o parnteses e pressione a tecla Enter. O resultado exibido.

Acabamos de ver a forma tradicional de criar uma funo. Vamos ver como fazer isso rapidamente? 5. 6. 7. Soma. dos salrios. Posicionar o cursor do mouse na clula em branco imediatamente abaixo Clicar no cone AutoSoma .

Imediatamente o Excel reconhecer a rea acima e completar a funo

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8.

Pressionar a tecla Enter para fixar o resultado. Fixar dados numa clula com o mouse no funciona para resultados de funes, pois quando qualquer endereo clicado, o Excel o assume como parte da funo. Portanto, nesse caso utilizada apenas a tecla Enter.

MXIMO
De repente o que precisamos encontrar o maior salrio da empresa! Nesse caso vamos utilizar a funo Mximo. 1. 2. 3. Digitar Maior salrio na clula A15. Posicionar o cursor do mouse na clula B15. Clicar na seta drop-down, direita do cone AutoSoma

4. 5.

So disponibilizadas outras funes. Vamos clicar na funo Mx.

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6. A tela ser apresentada conforme exemplo:

7. Pressionar a tecla Enter.

MNIMO
E quando precisamos encontrar o menor salrio da empresa? Nesse caso vamos utilizar a funo Mnimo. 1. 2. 3. Digitar Menor salrio na clula A16. Posicionar o cursor do mouse na clula B16. Clicar na seta drop-down, direita do cone AutoSoma

4. 5.

Vamos clicar na funo Min. A tela ser apresentada conforme exemplo:

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6. Como o Excel encontrou uma clula em branco no intervalo entre os valores, selecionou apenas a ltima clula, que no nosso exemplo a representao do valor mximo. 7. Nesse caso temos que selecionar a rea que desejamos envolver no clculo, aps escolher a funo Min.

MDIA
Calcula a mdia da rea selecionada Agora vamos achar a mdia dos salrios da Empresa. Vamos utilizar a funo Mdia. 1 2 3 Digitar Mdia dos salrio na clula A17. Posicionar o cursor do mouse na clula B17. Clicar na seta drop-down, direita do cone AutoSoma

4. Vamos clicar na funo Mdia e a seguir selecionar a rea que deve ser envolvida no clculo.

50

5.

A tela ser apresentada conforme exemplo:

6. Pressionar a tecla Enter.

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UTILIZANDO O RECURSO INSERIR FUNO

Se o usurio no desejar digitar diretamente na clula, pode utilizar o recurso Inserir Funo. Esse comando pode ser obtido atravs do menu Inserir / Funo, ou atravs do cone Inserir funo na Barra de frmulas.

Ser aberta a caixa de dilogo Inserir funo:

Ou selecione uma categoria: Nesta opo o usurio pode escolher a categoria a que pertence a funo, clicando na seta drop-down. Quando no souber pode escolher a categoria Todas. Selecione uma funo: Atravs da barra de rolagem procurar pela funo desejada. Para agilizar a pesquisa, digitar a letra inicial da funo. Quando o mouse clicado sobre a Funo, exibida uma descrio para facilitar ao usurio a escolha da Funo adequada para o clculo desejado. Vamos tomar como exemplo a funo Arred.

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ARREDONDANDO VALORES
Podemos arredondar valores utilizando a funo Arred. 1. Ativar a planilha Arredondar. Repare que os resultados possuem centavos e no isso que desejamos.

2. funo. 3. 4.

Posicionar o cursor do mouse na clula D2 e clicar no cone Inserir Escolher a funo Arred. O Excel exibe um resumo da sintaxe da funo e sua finalidade.

5. 6.

Clicar no boto OK. Ser exibida a caixa de dilogo Argumentos da funo.

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7.

Cada campo que clicado exibe uma breve descrio de sua finalidade.

As setas vermelhas direita de cada um dos campos podem ser clicadas para que reas da planilha sejam selecionadas. Se preferir, digitar os dados nos respectivos campos. A seguir pressionar OK ou teclar Enter. 8 9 10 11 12 Clicar no campo Num. Clicar na clula C2, da planilha Arredondamento. No campo Num_dgitos, digitar a quantidade de dgitos que deseja aps a vrgula. Vamos digitar 0. A seguir, utilizando o recurso Preenchimento, copiar a funo para as demais clulas. Todas as clulas que possuam centavos foram arredondadas.

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FUNO CONDICIONAL
A Funo condicional utilizada para trabalhos em faixas de valores. Ex.: Salrios at R$2.500,00 15% de aumento; at R$3.000,00 10%, superiores a R$3.000,00 2%. A exemplo das demais, a funo condicional deve ter endereos como referncias nos argumentos. Sintaxe:

Vamos fazer o exemplo de aumento de salrio. 1 2 3 4 5 6 Ativar a planilha Aumento. Posicionar o cursor do mouse na clula B2 da coluna Aumento. Clicar no cone Inserir funo. Ser aberta a caixa de dilogo Inserir funo. No campo Ou selecione uma categoria, escolher Lgica. Clicar na funo Se.

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7 8 9 10

Preencher os campos de acordo com o exemplo. A caixa Argumentos da funo apresenta o resultado. Caso isso no ocorra porque foi encontrado algum erro na funo. Refaa. Clicar no boto OK. Com o auxlio do recurso Preenchimento copiar a funo para as demais clulas.

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A Funo Condicional deve ter obrigatoriamente um argumento falso em sua composio (quando no atende a nenhuma condio verdadeira). Se, ao invs do valor do aumento desejar saber diretamente na funo o resultado final, substituir 12% por 1,12 e 7% por 1,07. O resultado ser apresentado como na coluna Total.

Os valores no devem ser digitados com casas decimais, nem separador de milhares.

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FUNO DE PROCURA E REFERNCIA

A funo Procv procura um determinado valor numa Tabela Matriz e retorna a informao para uma outra tabela especificada pelo usurio. Utilizando nosso exemplo, vamos supor que precisamos saber a data de admisso de um funcionrio, mas no h necessidade de abrir a tabela completa, onde constam todos os dados dos funcionrios. A funo PROCV sempre trabalha com duas ou mais planilhas ou arquivos. A 1 planilha denominada de Tabela Matriz. Nessa planilha constam todos os dados. A 2 planilha dever ter um campo semelhante ao da tabela matriz, para que o Excel possa encontrar o vnculo entre elas, e retornar a informao solicitada. Para utilizar essa funo mais fcil nomear a Tabela Matriz, a no ser que esteja trabalhando com mais de um arquivo. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. No arquivo Folha de Pagamento ativar a planilha Salrio. Selecionar de A3 a E12 Acessar menu Inserir / Nome / Definir. Nomear como folha. Selecionar de A3 a A10. Copiar. Ativar a planilha PROCV e colar Se posicionar na clula B2 da planilha PROCV e acessar Inserir funo Ser aberta a caixa de dilogo Argumentos da funo

Preencher conforme exemplo

Valor_procurado selecionar o endereo que possui o campo em comum com a Tabela Matriz. Matriz_tabela tabela que possui todos os dados. No nosso exemplo a tabela Apoio, cujos dados selecionados foram nomeados como Tabela. 58

Num_ndice_coluna a coluna que possui os dados procurados. Digitar o nmero correspondente a coluna. Os dados da Tabela Matriz devem est em ordem crescente. Clicar no boto OK.

A funo Proch tem sintaxe idntica a Procv. A diferena est na leitura de dados. A Proch faz procura no sentido horizontal.

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FUNO INT
Essa funo tem por finalidade arredondar o nmero para baixo at o nmero inteiro mais prximo. Vamos imaginar um grande distribuidor fazendo promoo de seus produtos e anunciando pagamento em 3 vezes. Nem todos os valores resultaro em um nmero exato, e o valor no pode superar o anunciado. Abra o arquivo Promocao e na planilha de mesmo nome vamos fazer um exemplo.

1 2

Posicione o cursor na clula D5. Clique no cone Inserir funo e na caixa de dilogo de mesmo nome, categoria Matemtica e trigonomtrica, no campo Selecione uma funo escolha INT. Ser aberta a caixa de dilogo:

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No campo Nm clique na clula C5 e observe que o Excel j traz o resultado, eliminando o que no nmero inteiro.

FRMULAS
Ao contrrio das funes, as frmulas so compostas pelo usurio, com a utilizao dos sinais operadores que so: ^ * / + exponenciao multiplicao diviso soma subtrao As frmulas podem ser feitas utilizando-se endereos ou nmeros, mas o ideal sempre utilizar endereos, pois se houver qualquer alterao, automaticamente o resultado da frmula ser alterado.

Exemplo de sintaxe de frmulas: =B2/B3 O sinal de = tambm utilizado para as frmulas. Seguindo a lgica da matemtica, os clculos tm prioridade de sinais operadores, e a ordem obedecida pelo Excel a acima exibida. Para restringir os clculos, alterando as prioridades de sinais operadores, devem ser utilizados parnteses. Ex.: =(B2-B3)*C4 Neste caso foi indicado para o Excel que o contedo de B2 teria que subtrair B3, e o resultado multiplicado por C4. Frmulas podem ser inseridas junto com funes. Ex.: =SOMA(B2:B3)*2

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FORMATAO

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FORMATANDO NMEROS ATRAVS DO MENU

A formatao dos nmeros feita da seguinte forma: 1. 2. 3. 4. Selecionar os nmeros a serem formatados Clicar em Formatar / Clulas / Nmeros Escolher o tipo de formatao desejada Clicar sobre OK

A cada categoria que clicada, exibida a informao e o exemplo do estilo e formatao.

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Exemplo:

Nos exemplos de formatao estilo Moeda ou estilo Nmero, os nmeros apresentados em vermelho so exemplos da apresentao de nmeros negativos.

FORMATAR CLULAS ALINHAMENTO

Todos os estilos de alinhamento Horizontal e vertical se encontram nessa Caixa. A rea deve ser selecionada e a seguir escolher o tipo de alinhamento desejado. Alguns estilos de alinhamento so muito teis e prprios do Excel

RETORNO AUTOMTICO DE TEXTO

Esse recurso utilizado quando o texto muito grande e o usurio deseja dividi-lo em duas ou mais linhas dentro da clula. Alm de clicar no Retorno Automtico de Texto, o usurio pode escolher a opo Centro, do sentido Horizontal, para que uma linha fique centralizada com relao a outra.

Ex.:

CENTRALIZAR SELEO
Centraliza o texto atravs da rea selecionada. Toda a rea deve ser selecionada, no apenas o texto digitado. Cuidado! Na Barra de Ferramentas consta o cone Mesclar e Centralizar. Ele diferente do comando Centralizar seleo, pois mescla as clulas envolvidas na seleo. 64

FORMATAR CLULAS BORDAS

Para inserir Borda em torno de uma rea, selecionar e clicar em Formatar /Clulas /Borda. 1 As caractersticas da Borda devem ser definidas em 1 lugar 2 A seguir escolhida a rea que a borda deve abranger.

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FORMATAR PADRES
Para inserir cor no fundo das clulas que devem ser evidenciadas, pode ser utilizado esse comando. Clicar na Guia Padres e a seguir escolher as opes desejadas.

A cor principal escolhida na paleta de cores. Clicando sobre a seta drop-down no item Padro, so liberados os estilos.

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FORMATAR CLULAS FONTE

1 Selecionar a rea desejada 2 Acessar a guia Fonte, da caixa de dilogo Formatar clulas

3 Solicitar a fonte, tamanho e cor.

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RECURSOS ESPECIAIS

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CPIA COM REFERNCIA FIXA

Conforme visto em captulo anterior, o Excel permite ao usurio copiar o contedo de uma clula, ou uma rea para qualquer outro ponto, arquivo ou mesmo aplicativo. Porm, quando uma rea colada, os endereos so alterados automaticamente. Em determinados clculos no isso que o usurio necessita. Ex.: Todos os funcionrios tero um aumento de 15%. No caso, o ndice a ser calculado nico, e esse endereo digitado numa nica clula e no deve ser alterado quando os clculos forem feitos. Para que o Excel consiga fixar um endereo utilizado o smbolo $. 1 Ativar a planilha Salrio. 2 Na clula G2 digitar 15%. 3 Se posicionar na clula E2. 4 Digitar: =B2*E2 5 Aps E2 pressionar a tecla de funo F4. 6 A funo ficar conforme exemplo:

7 Pressionar a tecla Enter. 8 Com o recurso Preenchimento copiar a funo para as demais clulas. 9 O endereo G1 no ser alterado nas cpias. O exemplo foi de clculo de percentual de aumento, mas esse recurso serve para qualquer tipo de ndice. O valor digitado na clula G1 pode ser movido para outro endereo, que o Excel ir reconhec-lo automaticamente, e se o valor for alterado a coluna de resultados imediatamente refletir a alterao.

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CPIA VINCULADA
Uma nica matriz pode gerar vrias outras planilhas. Para tanto so solicitadas cpias de parte dessa planilha para complementar outras. O grande problema est no momento de se fazer qualquer tipo de correo, j que os dados devem ser corrigidos em todas as planilhas. Para isso existe o recurso Cpia com vnculo. Quando uma cpia vinculada criada, alterando a matriz, automaticamente todas as outras planilhas que possuem os mesmos dados sero alteradas. Para criar uma cpia vinculada. 1. 2. 3. 4. Selecionar a rea a ser copiada. No nosso exemplo a rea de salrios da planilha Salario Solicitar a cpia Se posicionar onde deseja copiar. Clicar na clula A1 da planilha Colar Especial. Clicar Editar / Colar / Especial

5 6

Clicar sobre o boto Colar vnculo. Alterando a matriz, automaticamente os dados da cpia sero alterados.

COPIANDO PARTE DA CLULA

A Caixa de dilogo Colar especial ainda permite ao usurio escolher o que deseja copiar. O usurio pode escolher entre as opes contidas na chave. Para copiar apenas o resultado de uma frmula sem copiar a frmula que est na clula, utilizar o item Valores.

INSERINDO COMENTRIOS
O recurso Comentrios permite que observaes ou lembretes sejam adicionados planilha, sem que fiquem aparecendo na tela ou no momento de digitao. 70

Para inserir um comentrio 1 2 Clicar sobre a clula desejada (pode estar preenchida) Clicar em Inserir / Comentrio

3 4 5 6

O quadro acima disponibilizado para que o texto seja digitado Aps concluir a digitao, clicar em qualquer outro endereo para fixar o comentrio. O texto desaparece e a clula que possui o comentrio apresenta apenas a seta vermelha no seu canto superior direito Posicionando o mouse sobre a clula que possui o comentrio, o mesmo exibido automaticamente.

Na clula que inserido o comentrio, apresentada uma seta vermelha do lado direito superior. Quando o cursor do mouse levado at a clula o comentrio exibido.

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EDITAR COMENTRIO
Para acrescentar ou corrigir o texto do comentrio, clicar com o boto direito do mouse sobre a clula que possui o comentrio

Clicar sobre Editar comentrio. A caixa de comentrio aberta, com o cursor do mouse piscando.

EXCLUIR COMENTRIO
Para eliminar o comentrio, clicar o boto direito do mouse sobre a clula que possui o comentrio e clicar em Excluir comentrio

MOSTRAR COMENTRIO
O item Mostrar comentrio fixa o comentrio na planilha. Quando o usurio desejar, clicar com o boto direito do mouse sobre a clula e clicar com o boto esquerdo em Ocultar comentrio.

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IMPRIMIR COMENTRIO
O comentrio pode ser impresso de duas formas: No final da planilha (nesse caso impresso numa folha em branco, nunca em continuidade com a planilha) Como exibido na planilha (apenas quando a opo Mostrar comentrio est ativa) Para escolher a forma desejada clicar em Arquivo / Configurar pgina /Planilha.

Clicar na seta drop-down, a direita do item Comentrios. Escolher a opo desejada e a seguir clicar no boto OK ou pressionar a tecla Enter.

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CONGELANDO PAINIS
Esse recurso utilizado quando a Planilha muito grande. Ao rolar a tela vertical ou horizontalmente, o usurio deixa de visualizar a(s) linha(s) de cabealho e tambm as colunas esquerda. Para visualizar sempre os ttulos necessrios para a compreenso a que cabealho os dados pertencem, o usurio deve congelar as linhas e colunas que deseja manter fixas na tela. Assim, ao movimentar sua Planilha o cabealho fica congelado e os dados deslizam abaixo dele. Para congelar parte da planilha: 1. Posicionar o cursor do mouse numa clula abaixo e a direita da rea que deseja congelar. O congelamento sempre feito acima e a esquerda do ponto em que o cursor est posicionado. Acessar Janela / Congelar de Painis.

2.

3.

Sero inseridas linhas na vertical e na horizontal, indicando congelamento dos pontos posicionados a esquerda e acima das linhas

Repare no exemplo:

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DESCONGELANDO PAINIS
Para descongelar a tela, acessar Janela / Descongelar Painis.

DIVIDINDO UMA PLANILHA

A tela do Excel pode ser dividida, de forma a melhorar o trabalho com a Planilha. Esse recurso muito til quando trabalhamos com uma planilha muito grande e necessitamos recorrer a referncias em uma parte distante da que estamos trabalhando. Para dividir a tela em duas janelas, posicionar o cursor do mouse na extremidade superior da Barra de movimentao direita da tela .

Quando o mouse atingir esta extremidade ele mudar de formato, se transformando numa cruz. Para arrastar e dividir a janela, manter o boto esquerdo do mouse clicado e arrastar.

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Uma outra forma de inserir diviso atravs do comando Janela / Dividir.

REMOVENDO DIVISO
Para remover a diviso da planilha:

COM O MOUSE
Posicionar o cursor do mouse sobre a diviso, manter o boto esquerdo do mouse clicado e arrastar at a parte superior da janela.

ATRAVS DO MENU
Acessar Janela / Remover Diviso

PROTEGENDO PLANILHAS
A proteo de planilhas deve ser feita quando o contedo no pode ser alterado. Um arquivo pode ser preparado e enviado a outros departamentos e nesses casos existe o risco de se perder ou alterar alguma informao. Para proteger uma planilha acessar Ferramentas / Proteger / Proteger planilha

O item Proteger a planilha e o contedo de clulas bloqueadas j est ativado quando a caixa de dilogo aberta. Senha para desproteger a planilha: Nesse campo deve ser digitada a senha

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Permitir que todos os usurios desta planilha possam: Esse item aceita que determinadas tarefas, entre as listadas, sejam permitidas ao usurio que no possui a senha de proteo. Clicar para ativar os itens que podero ser alterados mesmo com a planilha protegida. A seguir clicar no boto OK. Ser exibida a tela de confirmao da senha.

Digitar novamente a senha e clicar no boto OK. Quando o usurio tentar inserir qualquer dado na planilha protegida, ser exibida a mensagem:

EXCLUINDO A SENHA DE PROTEO

Para excluir a senha de proteo: 1. Menu Ferramentas / Proteger / Desproteger planilha.

2. 3.

Digitar a senha na Caixa exibida. Clicar sobre o boto OK ou pressionar a tecla Enter.

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PROTEGENDO APENAS UMA REA DA PLANILHA

O comando Proteger Planilha protege a planilha inteira, no permitindo ao usurio selecionar a rea selecionada. Para proteger apenas uma parte da planilha, devem ser seguidos os seguintes passos: 1 2 3 Selecionar a rea que deve permanecer desprotegida Clicar em Formatar / Clulas / Planilha Desativar o item Bloqueadas e clicar OK.

A seguir proteger a planilha

A rea desbloqueada pode ser alterada.

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CONFIGURANDO PGINAS

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CONCEITO
A configurao de pgina indispensvel para qualquer arquivo, e no Excel se torna ainda mais importante, pois no item Configurar pgina so encontrados parmetros como Cabealho/Rodap, ou seja, itens indispensveis de serem configurados antes de se imprimir uma planilha.

PGINA

Orientao - Na ficha Pgina possvel definir a forma como o documento impresso: na vertical ou na horizontal. Dimensionar - O ajuste em porcentagem permite ampliar ou reduzir suas planilhas, de acordo com a necessidade do trabalho. J o ajuste por pgina permite apenas reduzir, fazendo a planilha caber na quantidade de pginas que desejar. Tamanho Do Papel - O tamanho do papel deve ser configurado exatamente igual ao papel a ser utilizado para impresso. Nmero Da Primeira Pgina - Nesse item definido o incio da numerao. Se as pginas sero numeradas ou no em outra tela.

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MARGENS

Definindo As Margens - As margens so definidas e a posio do cabealho e do rodap tambm. Se o rodap no estiver visvel aumentar a medida de seu posicionamento. Centralizando A Planilha - A planilha pode ser centralizada na pgina nos sentidos Horizontal ou Vertical, ou nas duas posies. Basta clicar nas opes desejadas.

CABEALHO E RODAP

Inserindo Cabealhos/Rodaps J Existentes

Os itens Cabealho e Rodap possuem setas drop-down, para que as opes disponveis sejam escolhidas pelo usurio. 81

Quando a seta clicada, as opes so disponibilizadas. Basta clicar sobre uma das opes.

Para visualizar todas as opes existentes, utilizar a Barra de Rolagem.

Personalizando Cabealho/Rodap
Para inserir os dados desejados nos campos, clicar sobre o boto Personalizar cabealho (o rodap exatamente igual)

Alinhamento O alinhamento definido atravs das Sees: Seo esquerda, Seo central, Seo direita. A seguir digitar um texto livre ou inserir um dos comandos disponveis

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Barra De Ferramentas Do Cabealho/Rodap

Acessa a Caixa Formatar Fonte Numera as pginas Insere o nmero total de pginas Insere a data Insere a hora Insere caminho e nome do arquivo Insere o nome do arquivo Insere o nome da planilha Insere imagem Formata imagem Aps concluir, clicar sobre o boto OK O Cabealho e o Rodap so exibidos para o usurio verificar como se apresentaro na planilha.

Aps concluir, clicar sobre o boto OK ou pressionar a tecla Enter.

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PLANILHA
Na guia Planilha, podem ser definidos os seguintes itens:

rea De Impresso
A rea de impresso pode ser fixada nesse campo. Esse recurso utilizado para planilhas extensas, quando sempre so impressos apenas os dados atuais, e no a planilha completa.

Imprimir Ttulos
Linhas As linhas definidas so impressas em todas as pginas do arquivo Colunas As colunas definidas so impressas em todas as pginas do arquivo

Imprimir
Linhas de grade Imprime as linhas de grade, como exibidas na tela Preto e branco Caso a planilha tenha cores de fundo ou textos de outra cor, o usurio pode escolher no momento da impresso, que a planilha seja impressa em preto e branco. Qualidade rascunho No imprime desenhos, grficos ou qualquer figura. Cabealhos de linha e coluna Imprime as letras correspondentes s colunas, e nmeros correspondentes as linhas. Comentrios imprime os comentrios de acordo com a opo escolhida.

Ordem Da Pgina
Indica a prioridade a ser seguida no momento da impresso. Ao concluir as configuraes clicar sobre o boto OK ou pressionar a tecla Enter.

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IMPRESSO

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VISUALIZAR IMPRESSO
A visualizao da impresso pode ser acessada atravs de Arquivo / Visualizar impresso ou atravs do cone Visualizar impresso da Barra de Ferramentas Padro .

A tela Visualizar impresso exibe em sua parte superior botes: Prxima Exibe a pgina seguinte Anterior Retorna para a tela anterior Zoom Pra aumentar a visualizao da tela Imprimir Quando a pgina est OK, pode ser enviada para impresso Configurar Retorna para a configurao de pgina Margens Conforme exibido no exemplo, quando esse item clicado as linhas de margem so exibidas. Podem ser alteradas por essa tela. Clicar sobre a linha e arrastar. necessrio muito cuidado na alterao das margens, pois afetaro todo o arquivo.

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Visualizar quebra de pgina Quando ativada essa opo retorna ao arquivo, exibindo e numerando as pginas.

Para retornar visualizao normal, acessar novamente Visualizar impresso e clicar sobre o cone .

Fechar
Fecha a Visualizao de impresso e retorna ao arquivo.

IMPRESSO
O recurso impresso acessado atravs de Arquivo / Imprimir.

Nesta caixa so feitas as definies finais, tais como: Impressora a ser utilizada rea a ser impressa Quantidade de cpias

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 Agrupamento (recurso utilizado quando o arquivo grande e so necessrias vrias cpias de cada pgina. O Excel imprime jogos completos).

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GRFICOS

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CONCEITO
Grficos so uma forma de demonstrar os dados financeiros de forma mais clara. Possuem a capacidade de demonstrar grandes quantidades de informaes de forma e resumida, facilitando a leitura.

FORMANDO GRFICOS
Para fazer um grfico, em primeiro lugar deve ser definida a rea que ser demonstrada graficamente, e selecionar. A seguir clicar sobre o cone Assistente de grfico ou Inserir / Grfico

aberta a tela seguinte, para que o tipo de grfico seja escolhido:

Clicar sobre o boto Manter pressionado para exibir exemplo, para que os dados selecionados sejam exibidos no tipo de grfico escolhido.

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Aps escolher o estilo de grfico desejado, clicar sobre o boto Avanar.

O item Intervalo de dados exibe a rea selecionada e permite que o usurio a altere, se desejar. Clicando na seta vermelha, direita do campo, a tela minimizada e a planilha pode ser selecionada para determinar outro intervalo. O item Seqncias em: permite alternar os dados entre o eixo X e a legenda. Clicar sobre o boto Avanar

Ttulo - exibe campos para que os ttulos de grfico e eixos possam ser digitados.

91

 Eixos - ativa/desativa os eixos X e Y

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 Linhas de Grade So as linhas que se apresentam ao fundo do grfico. O usurio pode ativar ou desativar.

Legenda A legenda pode ser exibida ou inibida. Sua posio com relao ao grfico tambm pode ser alterada.

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 Rtulo de Dados Exibe os dados da planilha. O usurio pode escolher entre Mostrar rtulo ou Mostrar valor.

Tabela de dados Insere a planilha abaixo do eixo X

Aps escolher todos os detalhes da etapa trs, clicar sobre o boto Avanar. Ser exibida a tela para o usurio definir se deseja inserir o grfico como um objeto, na planilha que o gerou, ou em outra, ou como uma nova planilha, e nessa 2 opo pode ser alterado o nome da planilha no campo exibido como Graf1. Clicar no boto Concluir.

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FORMATANDO O GRFICO
Para formatar as diferentes partes do grfico, clicar o boto direito do mouse sobre o item desejado. Ex.: para selecionar colunas, legenda. Ao clicar, exibido o menu com as opes. Para formatar sempre o 1 item que deve ser escolhido. Tambm pode ser dado duplo clique sobre a rea a ser formatada.

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FORMATANDO COLUNAS/EIXOS
Padres - podem ser escolhidas as cores para a parte interna e para a borda.

Opes A Guia Opes permite escolher o percentual de sobreposio e o espaamento entre as colunas. No exemplo foi definida sobreposio.

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EXIBIO 3D
Atravs do item Grfico / Exibio 3D o usurio rotaciona o grfico e altera sua elevao.

ALTERANDO O TIPO DE GRFICO

Para alterar o tipo de grfico clicar sobre em Grfico / Tipo de grfico, e escolher o estilo desejado.

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ADICIONANDO DADOS
Para adicionar novos dados, clicar sobre a seta vermelha e selecionar na planilha a rea adicional.

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