Case Sefin (Secretria das finanas do municpio de dias dvila/BA): Segundo a anlise dos relatrios de Resumo Geral da Receita

da SEFIN, e tomando como base o ano de 1998, constatou-se um dficit no ano de 1999 na arrecadao dos impostos em estudo: IPTU (-8,20%) e ISS (-0,18%). No ano seguinte, houve uma recuperao no recolhimento do ISS em cerca de 20% e uma leve recuperao do IPTU em 2,47%. Diante desta situao, o gestor sentiu a necessidade de adotar medidas para reverter o quadro, a fim de melhorar a arrecadao. Assim, podemos considerar este o primeiro fator que motivou a ideia da mudana. A necessidade de implantar padres de eficcia na administrao pblica se constitui o maior desafio aos gestores pblicos. Superar a ineficincia estatal depende de uma mudana de mentalidade nas organizaes, viciadas em baixos ndices de produtividade, consequentes da pouca, ou nula motivao de pessoal, alm de limitao de recursos. Para transformar essa realidade, primordial uma postura responsvel dos dirigentes, conhecendo a realidade a ser transformada, para, assim, redirecionar rumos, fixar objetivos e conduzir o desenvolvimento, adotando nas organizaes um modelo de desempenho eficaz. No decorrer da implementao da mudana organizacional observou-se a existncia de barreiras perceptivas (viso limitada do processo de mudana), emocionais (falta de motivao), culturais (relutncia em aceitar novas ideias), ambientais (monotonia, desconforto das instalaes e rivalidade entre as pessoas) e intelectuais (dificuldade em desenvolver um sistema informatizado adequado, comunicao inadequada e desconhecimento da rea de gesto de pessoas). O alto ndice de resistncia provm do fato da SEFIN ser uma secretaria muito crua ao nvel de treinamento e desenvolvimento de pessoas. A secretaria nunca tinha vivenciado um processo de mudana profunda e os colaboradores tinham o hbito de executar as tarefas de forma rotineira, sem inovao, conforme afirmao da gestora Thelma Calasans. Outro fato que os colaboradores no conseguiam enxergar os benefcios coletivos da mudana, nopercebendo que a mudana significaria alm de acrescer receita, melhorar o clima / ambiente organizacional e os benefcios.

1) Considerando o estudo de caso em anexo, indique: a) Como poderia ser aplicada a construo de um manual de procedimentos? R: Uma entrevista de acompanhamento, para saber opinies sobre uma lista de tarefas semelhantes e, em seguida, perguntar quais so os procedimentos que necessitam de mais esclarecimentos.
1

O segundo passo seria continuar a recolher as informaes que sero necessrias. Isso pode ser feito observando algum que est executando a tarefa especfica. Como estamos criando procedimentos a partir do zero, ser necessria uma pesquisa. Faz-se necessria a aplicao de questionrios, entrevistas semi estruturadas e anlise documental, em uma amostra dos envolvidos: Colaboradores, Gestores, Contribuintes (pessoa jurdica), a fim de identificar os pontos de convergncia e/ou divergncia entre a teoria e a prtica O uso do manual na conduo de operaes minimiza os erros e traz conformidade para as aes na cidade. O no envolvimento das equipes com aquilo que foi padronizado traz o grave problema do comprometimento e segurana nas aes tomadas, alem disso as responsabilidades passam a ser transferidas para os "criadores" do procedimento/manual. Um Procedimento Operacional Padro, POP ou manual s passa a ter validade quando representantes daqueles que o usaro fizerem parte da sua construo ou atualizaes, de outra forma essas instrues passam a ser apenas mais uma ordem. Usar todas as ferramentas de gesto disponveis e integrar as equipes operacionais na sua construo e uso uma forma bsica para se atingir os resultados esperados das tarefas executadas

b) Qual a influencia do ambiente fsico na performance dos funcionrios? R: Existem barreiras ambientais afetando diretamente o desempenho dos funcionrios, quebrando a sequencia de formulao de ideias, dentre elas pode-se citar: Distraes do ambiente (rudos, chamadas telefnicas constantes, etc); Monotonia; Desconforto fsico e mental; Falta de comunicao organizacional.

c) Como poderia ter sido aplicado o conceito de gesto de mudana? R: A gesto da mudana um processo eficaz de alocao de recursos, de forma a transformar a organizao, com o objetivo de melhorar a sua eficcia. Existem diversas condicionantes que influenciam o processo de
2

mudana de uma organizao, como o nvel de recursos que a empresa dispe o setor onde se insere a maior ou menor necessidade de mudana, qualidade da gesto e a atual envolvente poltica, econmica, social, tecnolgica, ambiental e legal. O case demonstra a necessidade de uma mudana do tipo estrutural, envolvendo toda a hierarquia da empresa As tcticas de implementao incluem instruo, participao e negociao com todos os empregados. Analisando o case identificaram-se necessrias as seguintes etapas para a aplicao do conceito de gesto de mudanas serem bem sucedidas:

Contratao de um lder com o perfil adequado a este tipo de processo. Ter que possuir um conjunto de competncias, entre as quais destaco a experincia em situaes similares e grande capacidade de liderana. Definio de objetivos estratgicos, aps negociao com os acionistas. Envolvimento da organizao nos objetivos, devendo o gestor promover a sua descentralizao. Definio da nova misso da empresa. Envolvimento de toda a organizao na misso. Constituir uma equipe/departamento de mudana. Promover rpidas melhorias do desempenho, pois estas motivam as equipes e do credibilidade externa ao projeto.

Deve-se levar em considerao que para a aplicao deve seguir uma estratgia de mudana incremental, no gerando grandes impactos na organizao, efetuando ligeiros ajustamentos organizativos.

Referncias de retirada do Case:

http://www.adm.ufba.br/sites/default/files/publicacao/arquivo/gestao_mudanca_organizacio nal.pdf