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Captulo 1 Uma viso geral das decises administrativas Um guia para bibliotecrios e arquivistas

Microfilmagem de preservao

Lisa L. Fox

Microfilmagem de preservao

Captulo I Uma viso geral das decises administrativas

Um guia para bibliotecrios e arquivistas

Lisa L. Fox

Copyright 1995by ALA - American Library Association

Ttulo original: Preservation microfilming: A guide for librarians and archivists, second edition, an overview of administrative decisions (1st. chapter) Editado por Lisa Fox Publicado por Library Resources & Technical Services.

Projeto cooperativo interinstitucional em parceria com a Commission on Preservation & Access, uma organizao privada, sem fins lucrativos, atuando em favor das bibliotecas, arquivos e universidades para desenvolver estratgias de colaborao visando a preservao e o acesso aos registros acumulados pelo homem. Suporte financeiro The Andrew W. Mellon Foundation Vitae, Apoio Cultura, Educao e Promoo Social Colaborao Arquivo Nacional FUNARTE Fundao Getulio Vargas

Coordenao Ingrid Beck Assessoria Solange Sette Garcia de Ziga Traduo Jos Luiz Pedersoli Jnior Reviso tcnica Rubens Ribeiro Gonalves da Silva Copidesque Jos Ivan Calou Filho Projeto Grfico TAi Comunicaes Editorao eletrnica Luciana Montenegro/Cristina Orge

Microfilmagem de preservao : um guia para bibliotecrios e arquivistas / Coordenao de Ingrid Beck; traduo de Jos Luiz Pedersoli Jr. - Rio de Janeiro : Projeto conservao preventiva em bibliotecas e arquivos : Arquivo Nacional, 1997. 48 p. ; 28 cm Projeto financiado pela The Andrew W. Mellon Foundation. Traduo de : Preservation microfilming: a guide for librarians and archivists: an overview of administrative decisions (1st. chapter) / Editado por Lisa Fox. ISBN 85-86169-28-5 - 0-8389-0653-2 1. Microfilmagem I. Beck, Ingrid. II. Pedersoli Jr., Jos Luiz. CDD 686.43

Microfilmagem de preservao

Instituies Cooperativas
Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro Arquivo Nacional Arquivo Pblico do Distrito Federal Arquivo Pblico do Estado do Par Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro Associao dos Arquivistas Brasileiros - AAB Associao Brasileira de Conservadores e Restauradores - ABRACOR Associao Brasileira de Encadernao e Restauro - ABER Associao Brasileira de Museologia - ABM Biblioteca Pblica do Estado do Rio de Janeiro Centro Cultural Banco do Brasil Comisso Brasileira de Bibliotecas Universitrias Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ Conselho Regional de Biblioteconomia - CRB/7 Reg Fundao Biblioteca Nacional Fundao Casa de Rui Barbosa Fundao Getulio Vargas Fundao Joaquim Nabuco Fundao Nacional de Arte - FUNARTE Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional - IPHAN Museus Castro Maia Museu de Astronomia e Cincias Afins - MAST Museu da Repblica Museu Histrico e Diplomtico do Itamaraty Universidade Federal Fluminense -UFF Universidade Federal de Minas Gerais - CECOR/UFMG Universidade de So Paulo - CPC e SIBI/USP,

Comit Consultivo
Adelina Novaes e Cruz, Fundao Getulio Vargas; Carlos Roberto Freitas, Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro; Gilson Cruz de Oliveira e Maria Aparecida de Vries Mrsico, Fundao Biblioteca Nacional; Guita Mindlin, Thereza Brando Teixeira e Glria Cristina Motta, Associao Brasileira de Encadernao e Restauro ABER; Jaime Antunes da Silva e Ingrid Beck, Arquivo Nacional; Jos Tavares da Silva Filho, Universidade Federal do Rio de Janeiro - SIBI/UFRJ; Lygia Maria Guimares, Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional - IPHAN; Luiz Antonio Macedo Ewbank, Museu Histrico e Diplomtico do Itamaraty; Maria Christina Barbosa de Almeida (CPC) e Rosaly Favero Krzyzanowski(SIBI), Universidade de So Paulo -USP; Maria de Ftima Pereira Raposo, Conselho Regional de Biblioteconomia - CRB- 7 Reg; Maria Helena Machado Diniz da Silva e Rosngela Roedel Assuno, Centro Cultural Banco do Brasil; Maria Luiza Gama, Biblioteca Pblica do Estado do Rio de Janeiro; Rita de Cssia de Mattos, Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro; Rose Moreira de Miranda, Associao Brasileira de Museologia - ABM; Solange Rocha, Museu de Astronomia e Cincias Afins MAST; Solange Sette Garcia de Ziga, Fundao Nacional de Arte - FUNARTE.

Apresentao
Todos sabemos da escassez de publicaes em portugus quando o tema conservao preventiva de bibliotecas e arquivos. Manuais sucintos e claros so imprescindveis para guiar o tcnico recm chegado rea ou mesmo para o aprofundamento daquele profissional j com certa experincia, sob a tica da conservao preventiva. Como estudar ou trabalhar sem ter acesso a uma bibliografia esclarecedora, quando sabemos da dificuldade encontrada na leitura de textos em lngua estrangeira ? Em resposta a essas questes, apresentamos como um dos resultados do projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, 52 textos tcnicos sobre temas prioritrios referentes ao planejamento e administrao de programas de conservao preventiva, onde se insere o controle ambiental, a preveno e salvamento de emergncia de colees em caso de sinistros, armazenagem e manuteno, prticas de reparo e conservao de livros, conservao de filmes, fotografias e registros magnticos, bem como a transposio de suporte, abrangendo a microfilmagem, a reproduo eletrosttica e os novos recursos da digitalizao. Esta uma experincia de cooperao, na qual 27 instituies formaram um comit consultivo, com a finalidade de participao em todas as etapas, desde a escolha dos ttulos a serem traduzidos at a realizao de cinco seminrios regionais para a formao de cerca de setenta tcnicos que iro contribuir para a difuso das publicaes e do conhecimento de preservao em todos os estados. Desde sua elaborao, o projeto contou com a parceria da Commission on Preservation and Access, uma organizao no governamental norte-americana que tem por objetivo estimular e dar apoio colaborao entre bibliotecas, arquivos e instituies acadmicas. Os textos foram reunidos em 23 conjuntos formando cadernos temticos. O processo minucioso de traduo e reviso adequou-os aos padres terminolgicos e mtricos usados no Brasil. Em razo do rpido desenvolvimento tecnolgico nessa rea, muitos textos podero rapidamente se tornar defasados. importante que se continue a difuso de informaes, integrando as instituies com o conhecimento atualizado. Para melhor conhecer e selecionar as instituies que receberiam as publicaes, foi elaborado um banco de dados, alimentado a partir das respostas de questionrios distribudos a 5.000 instituies, entre bibliotecas, arquivos e museus, vinculados a rgos pblicos e privados, pertencentes ou no a universidades. As informaes oferecem um panorama sobre a qualificao das equipes tcnicas e a situao dos acervos em todo o pas. Nosso objetivo torn-las disponveis como ferramenta no desenvolvimento de novos projetos. Alm do generoso suporte da The Andrew W. Mellon Foundation, o projeto tem o apoio de Vitae, no apenas na alocao de recursos, mas tambm com o dilogo incentivador e constante de Gina Gomes Machado, gerente de Projetos dessa fundao. Finalmente, cabe ressaltar as contribuies indispensveis de Jaime Antunes da Silva, diretor-geral do Arquivo Nacional, que cedeu o espao fsico e a infraestrutura necessria e de Celina Vargas do Amaral Peixoto, diretora-geral da Fundao Getulio Vargas que assumiu a gesto financeira do projeto.

Ingrid Beck
ARQUIVO NACIONAL

Solange Ziga
FUNARTE

Microfilmagem de preservao
Captulo 1
Introduo Aqueles que idealizaram a primeira edio deste manual esperavam que ele tivesse um impacto significativo sobre a qualidade e eficincia do trabalho de microfilmagem em execuo atualmente e facilitasse o estabelecimento de novos programas de microfilmagem.* A primeira edio fez exatamente isto. Esta nova edio reflete os avanos tcnicos ocorridos nos anos que se passaram desde ento, bem como as inovaes programticas com que instituies isoladas e projetos cooperativos tm contribudo. certo que um volume maior de microfilmagem deve ser realizado logo, se no quisermos perder grandes acervos de nosso patrimnio intelectual. Est claro que, uma vez que os materiais em risco, que documentam este patrimnio, se encontram distribudos por bibliotecas e arquivos em todo o pas [USA] (de fato, por todo o mundo), os esforos para preserv-los devem ser disseminados. Nenhum programa institucional ou governamental nico poderia comear a tratar de tudo, mas as instituies que trabalham isoladamente no precisam reinventar a roda. A adaptao de procedimentos j desenvolvidos muito mais rpida e segura. No caso de trabalhos editados,a tarefa feita em um local no necessita ser repetida em outro. Esforos conjuntos atravs do compartilhamento de instalaes para microfilmagem, da diviso de responsabilidades para a microfilmagem de materiais de domnio pblico e da colaborao para a melhoria e refinamento de procedimentos faro com que os inevitveis muito poucos dlares se estiquem para cobrir a maior parte da tarefa. Entrar neste negcio no para aqueles que preferem trabalhar isoladamente ou que evitam encontros profissionais e a leitura. O ARL, a Commission on Preservation and Access, o RLG e grupos de preservao dentro da ALA, bem como uma lista crescente de consrcios, redes e programas regionais atuam ativamente no planejamento e suporte de novos desenvolvimentos na microfilmagem para preservao e no compartilhamento de informao com suas respectivas comunidades. Assegure-se de que seu escritrio se encontra nas listas de correspondncia apropriadas, pois aps terminar a leitura deste livro voc desejar saber o que aconteceu desde que ele foi enviado imprensa.
* Shirley Echelman, carta a James Morris. 5 de Agosto de 1993

Uma viso geral das decises administrativas Muitas instituies, quando comeam a pensar a microfilmagem como instrumento da preservao consideram primeiro o processo de filmagem propriamente dito - se devem e onde conseguir uma cmera, como filmar os materiais e assim por diante. O trabalho de cmera , inegavelmente, uma ferramenta central na microfilmagem para preservao. Contudo, ele apenas uma pequena parte de
Nomes com marca registrada aparecem no texto deste livro. Em vez de identificar ou inserir um smbolo de marca registrada cada vez que um nome aparece, o autor e a American Library Association declaram que os nomes foram utilizados com propsitos exclusivamente editoriais, para o benefcio ltimo dos proprietrios das marcas registradas. No h, absolutamente, qualquer inteno de infringir os direitos dos proprietrios das marcas registradas. Todos os direitos reservados, exceto aqueles que podem ser concedidos pelas Sees 107 e 108 do Copyright Revision Act de 1976
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um procedimento complexo para a transferncia das informaes dos livros e documentos para o microfilme. Imediatamente, surgem outras questes: que materiais devem ser microfilmados primeiro? Quais volumes ou documentos j foram preservados em microfilme? Como se identificam os materiais no microfilme? Como deveriam estes materiais ser preparados para a microfilmagem? Ser que eles deveriam ser preservados em microfilme ou em microficha? O bibliotecrio ou arquivista pode contatar um consultor, que discuta questes sobre normas tcnicas, especificaes e controle de qualidade. Que normas deveriam ser seguidas e como? Como ser o acesso ao microfilme? Deve-se preservar a cpia em papel? Como voc decide esta questo? Voc ter de responder a todas estas perguntas e a outras, se deseja o sucesso de um programa de microfilmagem. Voc comea a perceber que a microfilmagem para preservao um desafio administrativo que requer uma anlise ampla e cuidadosa. Este manual tem a finalidade de guiar o bibliotecrio ou arquivista que esteja planejando e implementando um programa de microfilmagem para preservao, seja ele uma iniciativa local ou parte de um projeto cooperativo nacional ou regional. Propsitos e definies As microformas tm muitas funes em uma biblioteca ou arquivo. Por exemplo, as bibliotecas e os arquivos fornecem cpias em microforma de seus itens mais raros e frgeis, proporcionando, desta forma, segurana e preservao ao reduzir o manuseio do item original. As microformas produzidas por bibliotecas, arquivos, editores comerciais de microformas e outras organizaes proporcionam acesso remoto a colees que no podem ou no deveriam ser transportadas devido sua raridade, fragilidade ou volume. Muitas bibliotecas de pesquisa produzem microfilme em vez de emprestar alguns de seus itens a usurios de outras localidades e a maioria dos arquivos de porte faz isto rotineiramente. As microformas tm sido extensivamente utilizadas como forma de construo de colees retrospectivas. Muitos volumes j h muito tempo no sendo impressos encontram-se disponveis em microformas. Os editores de microformas so capazes de agrupar grandes colees de materiais localizados em muitos repositrios. Acesso universal a documentos nicos armazenados em arquivos histricos ou pessoais agora possvel atravs da microforma. Com freqncia, registros de negcios so rotineiramente mantidos apenas em microforma e muitos arquivos tm armrios cheios de rolos de microfilmes ou gavetas de microfichas que so, eles prprios, fontes documentais primrias. As informaes armazenadas em microfilme ocupam apenas 10 % do espao requerido para a cpia em papel correspondente.1 Assim, o microfilme especialmente til para sries extensas de jornais e outros peridicos cujo uso no justifica o espao de estante que requerem e para a substituio das cpias em papel de registros de negociaes modernas ou governamentais. A microfilmagem o processo de reproduo em fac-smile sobre filme fotogrfico, com uma reduo que requer assistncia tica para leitura do contedo intelectual (isto , o que est escrito ou impresso e ilustraes) de materiais arquivsticos e de bibliotecas. Normas tcnicas nacionais [USA] do American National Standards Institute [Instituto de Normas Tcnicas Nacionais Americano], ANSI, da Association for Information and Image Management [Associao para o Gerenciamento de Informao e Imagem], AIIM e de outras instituies controlam uma ampla gama de tpicos - da natureza da matria-prima do filme, passando pelos procedimentos e requerimentos de qualidade para sua produo, at os requerimentos para inspeo e armazenamento. As normas tcnicas para microgrficos so atualizadas regularmente. Todo ano so feitas revises de
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Pamela W. Darling, Developing a preservation microfilming program, Library Journal 99 (1974): 2803-9.

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algumas das principais normas tcnicas relacionadas microfilmagem para preservao; o quadro de pessoal deve, pois, acompanhar essas mudanas. A microfilmagem para preservao possui algumas caractersticas e benefcios nicos que a distinguem dos muitos tipos de filmagem de fontes documentais definidas nas normas tcnicas nacionais [USA]. O propsito primrio da microfilmagem para preservao proporcionar substituio para materiais escritos ou impressos sobre papel de baixa qualidade, mais provavelmente que j tenham se tornado quebradios, de forma que os contedos continuaro, para sempre, disponveis comunidade de estudiosos e de pesquisa. O que distingue a microfilmagem para preservao como um subconjunto especial da microfilmagem de fontes documentais a inteno de se criar uma substituio permanente, um meio arquivstico. Porm, se voc consultar as normas tcnicas buscando uma definio ou uma orientao sobre aquilo que se chama microfilmagem para preservao, sua consulta ser intil. No h norma tcnica nacional [USA] alguma que defina apenas a microfilmagem para preservao. A microfilmagem para preservao resulta em um produto: microfilme de gelatina e prata com certas caractersticas de qualidade tcnica e legibilidade. As normas tcnicas nacionais [USA] especificam muitos destes critrios. Contudo, a microfilmagem para preservao um sistema que envolve a seleo de materiais, sua preparao e microfilmagem, garantia de qualidade por parte de quem filma e do repositrio, controle bibliogrfico e armazenamento. Suas especificaes so selecionadas partir das normas tcnicas existentes e as complementam com diretrizes que definem a melhor prtica. Por exemplo, as normas tcnicas nacionais [USA] no especificam o nmero de leituras de densidade necessrio quando da inspeo de um rolo de microfilme, procedimento comum nas diretrizes para a microfilmagem de preservao; programas de microfilmagem de preservao vo muito alm das normas tcnicas nacionais [USA] no tocante aos tipos de alvos (folhas com informao tcnica e bibliogrfica que so microfilmadas juntamente com um item) necessrios para facilitar o acesso dos usurios a obras microfilmadas. Enquanto as normas tcnicas nacionais [USA] concentram-se em aspectos tcnicos, as diretrizes e especificaes para a microfilmagem de preservao englobam todas as fases da operao: seleo e identificao de acervos preparao de acervos para microfilmagem produo de microfilme, duplicao e garantia de qualidade controle bibliogrfico armazenamento As diretrizes para a microfilmagem de preservao tm como objetivo a proporcionar uma tima qualidade tcnica e bibliogrfica. Elas geralmente adotam, ou at mesmo excedem, as normas tcnicas mais estritas do ANSI e da AIIM em reas tcnicas e complementam-nas em reas que, como o controle bibliogrfico, so de uso restrito a aplicaes arquivsticas e bibliotecrias. Este manual no apenas delineia os requerimentos tcnicos relativos ao microfilme (questes tratadas pelo amplo conjunto de normas tcnicas nacionais [USA]), mas tambm serve de guia para o planejamento e gerenciamento do sistema como um todo, atravs do qual as normas tcnicas e diretrizes podem gerar um produto que alcance os objetivos da preservao. As fontes primrias de documentao escrita sobre todos os aspectos da microfilmagem para preservao so as diretrizes do RLG.2 Qualquer item encontrado em uma biblioteca ou arquivo pode ser um candidato microfilmagem de preservao, mas geralmente os que esto mais sujeitos so aqueles impressos sobre papel, como, por exemplo, livros, peridicos, jornais, livros de recortes, fotografias, registros histricos e registros

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arquivsticos. Alm do papel, outros materiais como diapositivos (slides) e negativos fotogrficos, so tambm adequados microfilmagem. uma escolha especialmente apropriada preservar no apenas itens de pouco valor enquanto artefato, mas tambm itens com valor elevado, onde um substituto pode proteger o original de danos ou roubo. A microfilmagem uma tecnologia bem conhecida em arquivos e bibliotecas, alm de ser duradoura e economizar espao. Bibliotecas e arquivos tm problemas de preservao algo distintos. Em uma biblioteca as publicaes normalmente no so nicas; elas so parte de um conjunto de itens idnticos, na sua maior parte ou na sua totalidade, que podem ser encontrados em muitas outras bibliotecas. Os repositrios arquivsticos, por outro lado, armazenam materiais nicos, normalmente colees grandes e complexas que devem ser internamente organizadas para o uso e colocadas disposio de usurios em localidades distantes. Ao mesmo tempo, muitas bibliotecas armazenam materiais arquivsticos e alguns repositrios arquivsticos possuem livros. Os dois tipos de repositrios podem apresentar necessidades distintas por programas de microfilmagem, mas os procedimentos bsicos so os mesmos. Os materiais devem ser selecionados, preparados, microfilmados e processados de acordo com normas tcnicas; armazenados e providos de um mecanismo de acesso. A deteriorao do papel As bibliotecas e os arquivos abrigam o registro histrico e intelectual do progresso humano, as fontes originais para o conhecimento e a produo de trabalhos acadmicos do passado. O propsito primrio de abrigar estes materiais o de preservar seu contedo - o texto e as ilustraes - e tornlos disponveis aos estudiosos do presente e do futuro. As caractersticas estticas e fsicas de uma parte destes materiais valorizam seu contedo intelectual, podendo at mesmo super-lo ou igualar-se a ele. A maioria destes registros se encontra escrita ou impressa sobre papel, que, por ser uma substncia orgnica, deteriora com o passar do tempo. Alguns papis produzidos antes da metade do sculo XIX deterioram-se bem mais lentamente que o papel moderno. Tcnicas primitivas para a produo manual do papel e a utilizao de materiais alcalinos contriburam para sua longevidade. A revoluo industrial do sculo XIX criou as mquinas e o crescimento da aptido literria proporcionou o mpeto para a produo em massa de papel barato que, devido a seu contedo cido, encerra em si a semente de sua prpria destruio.3 As bibliotecas e arquivos tm tambm uma funo no que se refere deteriorao do papel. O papel se deteriora muito mais rapidamente quando armazenado sob condies ambientais inadequadas. Freqentemente, as bibliotecas e arquivos tm oferecido ambientes que so muito quentes, muito secos, muito midos ou muito pouco estveis, fazendo uso de lmpadas que emitem altos nveis de radiao ultravioleta. O ar pode estar poludo com dixido de enxofre, oznio e outros compostos qumicos nocivos ao papel, bem como com poeira e outras partculas poluentes. Estes problemas, pelo menos parcialmente solucionveis para o futuro, no podem ser agora retificados, no sentido de se reverter os danos causados no passado. A grande parte dos materiais na maioria das bibliotecas e arquivos foi escrita ou impressa aps 1850. Materiais de perodos anteriores podem estar bem protegidos em colees de livros raros, mas os mais recentes encontram-se freqentemente acessveis em estantes abertas. Portanto, o nmero de itens de papel de baixa qualidade, as condies ambientais inadequadas e as prticas de armazenamento
2 Nancy E. Elkington, ed., RLG Preservation microfilming handbook (Mountain View, Calif.: RLG, 1992), and Nancy E. Elkington, ed., RLG Archives microfilming manual (Mountain View, Calif.: RLG, 1994).

Um relato mais detalhado (e bastante bem humorado) destes desenvolvimentos e de suas conseqncias sobre as colees de bibliotecas e arquivos oferecido no trabalho de Verner W. Clapp, The story of permanent/durable bookpaper, 1115-1970, Scholarly Publishing, Part 1, Jan. 1971, 107-24; Part 2, Apr. 1971, 229-45; Part 3, July 1971, 353-67.
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elevaram o problema da preservao do registro histrico e intelectual a propores de crise. Em algumas bibliotecas de pesquisa de grande porte, inspees demonstraram que mais de 1/3 das colees so impressas em papel que se tornou to quebradio a ponto de tornar-se inutilizvel. 4 Os dados publicados sobre as condies das colees vm principalmente de bibliotecas de pesquisa americanas. A leitura destes dados sugere que as percentagens de materiais quebradios so aplicveis a outras colees, mais antigas, e que o problema especialmente grave em colees que no foram armazenadas em construes dotadas de sistema de ar condicionado. Em colees mais jovens, as taxas de degradao que tornam o papel quebradio, podem ser muito inferiores. Por exemplo, na inspeo realizada na Wellesley Public Library, devido idade relativamente jovem da coleo (86 % dela publicados aps 1960), um nmero insignificante de livros quebradios foi encontrado. Contudo, o fato de que 46 % da coleo ento inspecionada continham papel cido levou o pessoal encarregado a prever que metade da mesma estaria quebradia dentro de 25 a quarenta anos.5 Para os Estados Unidos apenas, tais percentagens se traduzem em dados assustadores. Aproximadamente oitenta milhes de livros em bibliotecas de pesquisa esto ameaados de destruio por terem sido impressos em papel cido.6 Um estudo anterior feito pelo Council on Library Resources [Conselho para Recursos de Bibliotecas] concluiu que 3,3 milhes de volumes em bibliotecas de pesquisa estavam quebradios e mereciam ser microfilmados, a um custo estimado de 198 milhes de dlares.7 Este problema no tem passado desapercebido, especialmente entre editores especializados, graas aos esforos para se evidenciar a questo por parte do ARL, da Commission on Preservation and Access, agncias governamentais como a NEH e a National Historical Publications and Records Commission [Comisso de Publicaes e Registros Histricos Nacionais] (NHPRC), organizaes profissionais como a ALA, a Society of American Archivists [Sociedade dos Arquivistas Americanos] (SAA) e a National Association of Government Archives and Records Administrators [Associao Nacional dos Administradores de Arquivos e Registros Governamentais] (NAGARA) e de bibliotecrios e arquivistas profissionais. Alguns fabricantes de papel agora produzem papel alcalino e h uma evidncia crescente de que um grande nmero de editores e impressores est de acordo com a norma tcnica nacional [USA] para papel permanente, publicada pela primeira vez em 1985.8 Enquanto que estes esforos podem ajudar a mitigar o problema em relao ao futuro, grande quantidade de papel das colees atuais se deterioraro em menos de cinqenta anos. Alm disso, muitos editores fora da Amrica do Norte e da Europa no utilizam papel permanente/durvel. A substituio por microformas versus outros tratamentos Apesar dos nmeros to desencorajadores de materiais quebradios e deteriorados, muitas bibliotecas e repositrios arquivsticos esto montando programas de preservao que tm dado grandes passos em direo preservao do patrimnio intelectual deste pas [USA]. Ao fazer as escolhas para preservao, voc deve ter em mente que, apesar de ser elevado o nmero de itens que devem
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Dois estudos muito importantes que documentam a extenso do problema so o de Sarah Buchanan e Sandra Coleman, Deterioration survey of the Standford University libraries green library stack collection (Standford, Calif.: Standford University Libraries, 1979) e o de Gay Walker et al., The Yale survey: a large- scale study of book deterioration in the Yale University Library, College and Research Libraries 46 (Mar. 1985): 111-32. Veja tambm Richard B. King Jr., Deterioration of book paper (Berkeley, Calif.: University of California Libraries, Office of Library Plans and Policies, Nov. 1981) e Survey of book condition at the Library of Congress, National Preservation News 1 (July 1985): 8-9. Anne L. Reynolds, Nancy C. Schrock, and Joanna Walsh, Preservation: the public library response, Library Journal (Feb. 15, 1989): 130. 6 Preservingk knowledge: the case for alkaline paper (Washington, D.C.: ARL, 1988). 7 Robert Hayes, The magnitude, costs and benefits of the preservation of brittle books (Washington, D.C.: CLR, 1987), 2.
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microfilmados, a microfilmagem assume rapidamente uma posio mais favorvel quando comparada aos custos e eficincia de outras opes de preservao. Tratamentos fsicos razoavelmente baratos ainda no existem para restaurar o papel quebradio, recuperando sua flexibilidade e fora originais e tais tratamentos provavelmente no aparecero to cedo. Os servios de conservadores so caros, em funo de suas habilidades e treinamento e da extensa durao do trabalho, de forma que o tratamento de conservao profissional geralmente reservado para materiais especialmente raros e valiosos. A conservao completa de um livro raro muito danificado pode custar at 3.000 dlares ou mais, incluindo a remoo da encadernao, limpeza, lavagem e desacidificao, reparo de pginas, reencadernao e construo de uma embalagem apropriada. At mesmo um tratamento alternativo, com encapsulao e encadernao com pequenos pinos que so aparafusados em vez do reparo de pginas e reencadernao, pode ficar na faixa de 2.000 dlares. Em contraste com este tratamento, a microfilmagem daquele mesmo volume, considerando-se que ele tenha muitas caractersticas fsicas que compliquem a operao, deve custar apenas 150 dlares. Este valor , reconhecidamente, maior que o custo tpico de 100 dlares para a microfilmagem de rotina de colees gerais, mas ainda imensamente mais barato que o tratamento de conservao. bvio que nem todos os volumes possuem tal valor ou esto to danificados para justificar um tratamento de conservao completo. Em muitos casos, procedimentos de conservao de colees mais simples podem ser utilizados para estabilizar um volume que no esteja muito deteriorado. Vrios encadernadores de bibliotecas e outras organizaes podem recosturar e reencadernar ou desacidificar, encapsular e encadernar com pinos por preos na faixa de 100 a 200 dlares. Se no for necessrio reter um volume em sua forma original, uma outra opo se encontra disponvel. Alguns repositrios criaram uma fotocpia para preservao de itens de uso local intenso. Uma fotocpia para preservao uma fotocpia feita com papel permanente/durvel em uma mquina que produz uma imagem termoplstica por fuso com calor e presso atravs de cargas eletrostticas.9 A mquina fotocopiadora deve utilizar um toner apropriado e ser ajustada para assegurar que haja a fuso completa do toner no papel; do contrrio, a imagem no ser permanente. Aps a operao de fotocopiagem, o bloco de texto pode ser ento encadernado por um encadernador de biblioteca comercial. Deve custar cerca de 85 dlares a criao de uma fotocpia para preservao em preto-ebranco de um livro de tamanho mdio com trezentas pginas, enquanto que materiais coloridos podem ser fotocopiados por at 3 dlares a pgina.10 Na dcada de 1980, um grande volume de pesquisa e desenvolvimento foi dirigido na busca de um processo de desacidificao em massa efetivo, economicamente vivel, mas nenhum foi ainda amplamente aceito nas comunidades bibliotecria e arquivstica.11 A desacidificao neutralizar os cidos presentes no papel e estancar o processo que o torna quebradio, mas no reverter a deteriorao j ocorrida. Mesmo se a desacidificao em massa fosse uma tecnologia comprovada e prontamente disponvel, os bibliotecrios e arquivistas deram-se conta de que ela ainda seria muito cara para ser empregada como uma soluo geral. Existem no apenas os custos diretos (no momento estimados na faixa de 12 a 15 dlares por volume), mas tambm os custos indiretos de seleo, guarda de registros e esforo institucional. Vises iniciais da desacidificao em massa como a cura universal deram lugar a avaliaes cada vez mais cautelosas e compreenso de que este tratamento - como a maioria dos outros na prtica bibliotecria e arquivstica - requerer uma tomada de deciso cuidadosa
American National Standard for Information Sciences - Permanence of paper for printed publications and documents in libraries and archives. ANSI Z39.48-1992 9 Diretrizes para a fotocpia para preservao so fornecidas em Guidelines for preservation photocopying,l i b r a r y esources & technical services 38 (July 1994): 288-92; questes programticas so abordadas no trabalho de Gay Walker, Preserving the intellectual content of deteriorated library materials, in The preservation challenge: a guide to conserving library materials, by Carolyn Clark Morrow (White Plains, N.Y.: Knowledge Industry, 1983), 103-5. Para especificaes tcnicas, veja Norvell M. M. Jones, Archival copies of thermofax, verifax, and other unstable records. Technical Information Paper No. 5 (Washington, D.C.: NARA, 1990), este publicado neste projeto com o ttulo "Cpias eletrostticas para arquivamento".
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e aplicao seletiva. 12 A tcnica de desacidificao mais antiga, apropriada para materiais raros ou nicos com valor de artefato, geralmente requer o manuseio dos materiais folha por folha e, portanto, consideravelmente mais morosa e trabalhosa que os tratamentos em massa. Desta forma, a desacidificao no resolve o problema do papel quebradio e tem uma eficincia, em termos de custos, limitada para o tratamento do papel cido que ainda no se encontra muito quebradio. A tecnologia que agora desponta no horizonte a digitalizao - escaneamento de texto e imagens para armazenamento eletrnico, para gerao de substitutos de papel ou filme e para transmisso atravs de redes de dados. Conforme foi discutido na introduo, esta tecnologia oferece muitas vantagens para realar o acesso a materiais de bibliotecas e arquivos. Contudo, o registro eletrnico no pode ainda ser considerado um meio de preservao e nem as questes referentes ao armazenamento e migrao foram tratadas satisfatoriamente at agora. Enquanto isso, a melhor abordagem parece ser a de um sistema hbrido, em que o item reformatado para microfilme, proporcionando uma cpia permanente ou arquivstica e a verso digitalizada permite um acesso melhorado. No se pretende dizer que as decises para tratamento devem ser tomadas com base unicamente nos custos ou que a microfilmagem sempre a melhor escolha. Um bom gerenciamento de preservao implica em um equilbrio entre a condio do item, seu valor, a natureza e os nveis de uso e aspectos financeiros. Para um jornal comum do sculo XX, a microfilmagem pode ser escolhida porque apropriada e a opo mais econmica. Uma coleo de manuscritos frgeis pode ser tratada por um conservador, mas pode tambm ser microfilmada para reduzir a manipulao do item; dependendo da natureza do uso, uma cpia de papel da coleo microfilmada pode ser gerada atravs da fotocpia para preservao ou do escaneamento. Um volume quebradio com ilustraes coloridas essenciais sua utilizao pode ser microfilmado e feitas fotocpias coloridas das ilustraes.

Estes valores foram fornecidos autora por Craig Jensen, BookLab (Austin, Texas), em 21 de dezembro de 1994. Assim com os custos de outros tratamentos, importante ter em mente que estas estimativas esto sujeitas a muitas variveis, incluindo o tamanho do item, o volume de trabalho sendo realizado e assim por"diante. 11 Enquanto este livro est sendo impresso, novos resultados de pesquisa e testes esto sendo gerados pela Library of Congress e tais progressos merecem um monitoramento contnuo. 12 Veja as discusses pelos administradores de bibliotecas e bibliotecrios de preservao em Peter G. Sparks, ed.,A roundtable on mass deacidification: report on a meeting held september 12-13, 1991, in Andover, Massachusetts (Washington, D.C.: ARL, 1992).
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A conservao, a fotocpia para preservao e a desacidificao asseguraro que muitos documentos e ttulos permanecero disponveis aos leitores futuros por um tempo muito maior. Estas tcnicas so de grande benefcio para usurios locais, por manterem cpias de consulta nas estantes das bibliotecas e arquivos. A digitalizao oferece acesso grandemente ampliado. Mas a instituio que tambm emprega a microfilmagem para preservao ser capaz de fornecer duplicatas comparativamente baratas e utilizveis a muitas outras instituies e usurios, contribuindo, assim, para aliviar o problema que afeta as instituies em todo o mundo. Caractersticas da microforma O planejamento de um programa de microfilmagem para preservao requer uma familiaridade bsica com as caractersticas do microfilme como meio e com suas vantagens e limitaes, para que as decises apropriadas sejam tomadas.
Caractersticas tcnicas

O material do filme classificado de acordo com sua expectativa de vida. A classificao em termos de expectativa de vida (EV) mede por quantos anos o filme durar quando manufaturado, processado e armazenado sob condies definidas por normas tcnicas nacionais [USA]. Quando bibliotecas ou arquivos reformatam suas colees com propsitos de preservao deve ser utilizado o filme com uma expectativa de vida de quinhentos anos. Apenas o filme de gelatina e prata oferece atualmente este grau de longevidade, mas nem todos os filmes de gelatina e prata so assim. Desta forma, o filme deve ser utilizado com uma classificao EV-500 e este filme deve ser processado e armazenado de acordo com as suas especificaes tcnicas. O microfilme de gelatina e prata com base de polister o nico apropriado para propsitos de preservao. Ele pode ser mais durvel que a maior parte do papel em que os materiais de biblioteca esto impressos ou escritos. Se fabricado e processado apropriadamente, armazenado sob condies arquivsticas e inspecionado regularmente, o negativo master para preservao tem uma classificao da expectativa de vida de quinhentos anos. Se comear a deteriorar por qualquer razo, o que pode ser verificado logo no incio atravs da inspeo regular, ele pode ser duplicado, possuindo desta forma, um tempo de vida ilimitado. Para todos os propsitos prticos, uma vez que um item tenha sido microfilmado de acordo com as normas tcnicas de ANSI/ AIIM, diretrizes do RLG e especificaes delineadas neste manual, este item pode ser considerado permanentemente preservado. Muitos avanos tm sido alcanados na microfilmagem de meio-tom em preto-e-branco ou de imagens de tons contnuos e os resultados podem ser excelentes. O filme de gelatina e prata de classificao EV-500 encontra-se disponvel para tais aplicaes, mas o processo lento (tempos de exposio de 17 segundos so comuns) e caro. No momento, nenhum filme colorido possui uma classificao de EV equivalente marca de referncia de quinhentos anos estabelecida pelo filme preto-e-branco de gelatina e prata. A microfilmagem colorida e, em menor extenso, a microfilmagem de tons-contnuos so ainda consideradas em evoluo. Os custos e alguns aspectos operacionais tm, at agora, limitado sua aplicao no trabalho de preservao. Tanto o filme 35 mm em rolo quanto a microficha podem ser utilizados de forma bem sucedida na microfilmagem para preservao. O formato 35 mm em rolo o mais amplamente

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aceito nas aplicaes bibliotecrias e arquivsticas, apesar de existirem normas tcnicas nacionais [USA] para a criao de filme de 16 mm em rolo e de microficha de 105 mm permanentes. A maioria dos projetos de microfilmagem em larga escala da dcada passada utilizaram filme de rolo e 35 mm e estes projetos levaram ao desenvolvimento de diretrizes e especificaes detalhadas e amplamente aceitas para aquele formato.13 Hoje a maioria das instituies tm um grande volume de experincia com o filme de rolo e sua produo quase que completamente padronizada, no entanto pouca orientao dirigida para a preservao se encontra disponvel para filmes de 16 mm ou de ficha. A microfilmagem para preservao implica na produo de trs geraes de filme: Negativo master o filme que se encontra dentro da cmera no momento da microfilmagem. Ele duplicado uma vez para produzir o master de impresso (printing master) e, aps isto, mantido em armazenamento arquivstico como uma cpia permanente de segurana. Master de impresso Uma duplicao feita diretamente a partir do negativo master. Ele deve tambm ser mantido em armazenamento arquivstico e utilizado para gerar todas as cpias subseqentes. Cpia de servio Cpias positivas ou negativas disponveis para pesquisa e emprstimo.
Reaes dos usurios

Independente do formato escolhido, a microforma no um meio de substituio perfeito. Ela no pode reproduzir a informao intelectual e histrica das caractersticas fsicas do volume: as marcas e linhas dgua, tcnicas de costura, materiais de encadernao, lacres ou outros aspectos tridimensionais do trabalho, ou mesmo a impresso. As microformas no so to flexveis e facilmente utilizveis quanto um livro. Se puderem escolher, os usurios preferiro a cpia de consulta microforma.14 As suas reclamaes referemse s microformas danificadas, dificuldades de encontrar as que esto incorretamente arquivadas, qualidade e nmero de leitoras disponveis, restrio de uso do material a apenas um local, servio de referncia inadequado e esforo visual. A maior parte destas reclamaes relacionase mais ao servio que aos defeitos inerentes do meio. Estudos confirmam que bibliotecas e arquivos podem melhorar a situao tomando as seguintes providncias: Substituir microformas danificadas. Proporcionar catalogao e indexao apropriadas.15 Ampliar o alcance dos direitos de reproduo. Oferecer equipamento de exibio e impresso com manuteno correta e prontamente disponvel. Proporcionar reas de leitura agradveis.
13 As especificaes do RLG exigem o filme de gelatina e prata de 35mm sobre base de polister, da mesma forma que os projetos SOLINET. O NEH exige atualmente de 35mm para projetos de microfilmagem. 14 Esta e outras observaes sobre as reaes dos usurios esto resumidas em Frederick C. Lynden, Replacement of hard copy by microforms, Microform Review 4 (Jan. 1975): 15-24. Uma excelente viso geral dos problemas de uso fornecida em Joan M. Luke, User education for microform collections in Academic Libraries - A Literature Review, Microform Review 18 (winter 1989): 43-6. 15 Um argumento poderoso sobre este ponto apresentado em Elizabeth L. Patterson, Hidden treasures: bibliographic control of microforms, a public services perspective, Microform Review 19 (spring 1990): 76-9.

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Como conclui um estudo, invariavelmente os fatores indispensveis aceitao por parte do usurio so equipamentos com manuteno adequada e pessoal instrudo e consciencioso.16 Educar os usurios sobre o problema do papel quebradio tambm ajudar. Apesar destas desvantagens, a microforma o meio mais apropriado para muitos dos materiais que devem ser preservados em bibliotecas e arquivos. Ela uma tecnologia existente h muito tempo, aceitvel e cuja manipulao catalogao e armazenamento so rotina na maioria das bibliotecas e grandes arquivos. Para o papel quebradio, ela pode ser a nica opo, uma vez que no existe tecnologia alguma para restaurar a flexibilidade. O papel do microfilme em um programa de preservao Mesmo com suas muitas qualidades positivas, as microformas no so apropriadas para todos os materiais ou em todos os casos. A microfilmagem apenas uma opo e deveria ser utilizada no contexto de um programa de preservao completo, apropriado coleo local.17 Um programa de preservao bem equilibrado inclui estratgias prospectivas e retrospectivas, bem como funes administrativas. A preservao prospectiva, ou a preveno da deteriorao futura de materiais tanto quanto possvel, inclui: controles ambientais, incluindo temperatura, umidade, nveis de luminosidade e qualidade do ar preparao de estantes para materiais de biblioteca manuteno da custdia para os arquivos sistemas de disposio em estantes e armazenamento apropriados procedimentos de manuteno dos depsitos segurana da coleo manipulao cuidadosa por parte dos funcionrios e usurios So tambm estratgias prospectivas a encadernao de itens adquiridos que no possam suportar o uso em suas encadernaes originais e, talvez, desacidificao de materiais cidos antes que se tornem quebradios. Apesar de todo nosso esforo, colees podem ser danificadas pelo uso ou devido sua instabilidade inerente. A preservao retrospectiva concentra-se no tratamento remediador (freqentemente fsico e/ou qumico) de materiais gastos ou danificados. As tcnicas podem incluir: reparo e conservao encadernao ou reencadernao invlucros protetores, incluindo o encapsulamento com polister conservao profissional para itens raros e valiosos substituio de materiais quebradios por microforma ou outro formato18
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Mike Gabriel and Mitchell Flesner, Surprising responses on the issue of convenience of use: a user survey of microforms in one academic library, Microform Review 19 (spring 1990): 72. 17 Para uma descrio de um programa de preservao bibliotecria abrangente, veja Carolyn Clark Morrow, The preservation challenge: a guide to conserving library materials; para programas arquivsticos, veja Mary Lynn Ritzenthaler, Preserving archives and manuscripts (Chicago: SAA, 1993). Uma boa ferramenta para o desenvolvimento de programas de preservao em bibliotecas, e no somente em bibliotecas de pesquisa, o Preservation Planning Program, desenvolvido pela ARL, incluindo o ARL Preservation Planning Program Manual (Washington, D.C.: ARL, 1993), publicado neste projeto com o ttulo: "Programa de planejamento de preservao: um manual para auto instruo de bibliotecas" sete guias de consulta (cobrindo substituio e reformatao, conservao de colees, encadernao de biblioteca comercial, manuteno de colees, preparao para desastres, treinamen-to de pessoal e conscientizao de usurios e planejamento organizacional).
18 Estratgias para o planejamento de um programa de substituio e reformatao so delineadas em Jennifer Banks, Options for replacing and reformatting deteriorated materials (Washington, D.C.: ARL, 1993).

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Funes administrativas como as seguintes asseguram que os esforos para preservao sejam bem gerenciados e integrados a outras funes relevantes do repositrio. Elas incluem: avaliao das necessidades planejamento e avaliao gerenciamento financeiro e, talvez, levantamento de fundos advocacia formulao de polticas coordenao de unidades que afetam a preservao treinamento e educao para o corpo tcnico e para os usurios preparao para emergncias A pesquisa e o seu monitoramento, bem como o desenvolvimento tecnolgico, so tambm cruciais, dadas as bases cientficas e tcnicas que afetam as decises e estratgias para preservao. O problema do papel quebradio uma questo de propores internacionais e a microfilmagem freqentemente a melhor maneira de lidar com ele. Contudo, bibliotecrios e arquivistas devem avaliar o grau de importncia que deveriam dar microfilmagem e quanto dedicar s outras estratgias para preservao. Para algumas instituies que no tm um programa de preservao conveniado, receber verbas para projeto de microfilmagem pode proporcionar o enfoque e o suporte institucional partir dos quais seja possvel iniciar um programa mais abrangente. mais importante, contudo, no ficar restrito nesta fase inicial e no confiar na microfilmagem para atender a todas as necessidades de tratamento. Nunca haver uma soluo nica, universalmente efetiva e barata para a preservao e, se uma panacia surgisse, ns eventualmente poderamos descobrir que ela estivesse incorreta.19 A microfilmagem tem um papel importante a desempenhar em um programa de preservao de bibliotecas ou de arquivos, mas a coleo sofrer se ela for a nica estratgia consistentemente empregada. Planejando um programa de microfilmagem para preservao Talvez voc esteja lendo este manual porque acredita que tem um grupo significativo de materiais que justifique a microfilmagem e sua instituio est comprometida com o desenvolvimento de um programa sistemtico para lidar com eles. Voc pode precisar de um programa que microfilme itens identificados pelo pessoal na mesa de circulao ou na sala de consulta de arquivos ou de colees especiais. Voc pode realizar projetos especfico sem certas reas da coleo. Ou talvez voc reconhea que uma coleo arquivstica, um peridico, um jornal estudantil ou uma coleo histrica local devam ser microfilmados. Se voc estiver planejando um programa contnuo ou um projeto especial, dois pontos so essenciais ao sucesso de um programa: Avaliao das necessidades. Suas colees necessitam de microfilmagem? Quais delas? Quantos materiais necessitam de ateno? Deve-se realizar um esforo local ou deve-se fazlo atravs de um acordo cooperativo? Planejamento. Quem ser responsvel pelo planejamento e pelo gerenciamento do programa? Como ser organizado? Que pores do trabalho deveriam ser feitas na prpria instituio e quais as que deveriam ser entregues a prestadores de servios? Que especificaes e procedimentos voc usar para as cinco reas operacionais gerais: seleo, preparao, microfilmagem e garantia de qualidade, controle bibliogrfico e armazenamento? Que tipos de
Karen Motylewski and Mary Elizabeth Ruwell, Preservation and conservation: complementary needs for libraries and archives, in Advances in preservation and access, vol. 1, ed. Barbra Buckner Higginbotham and Mary E. Jackson (Westport, Conn.: Meckler, 1992), 213.
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registros e estatsticas devem ser trabalho?

mantidos? Quanto custar isto e como voc custear o

Este manual fornece a informao necessria para planejar um projeto contnuo ou um projeto especial. Apesar de os materiais em bibliotecas e repositrios de arquivos poderem diferir e de que o tamanho do projeto sugerir certas opes, as consideraes organizacionais so, em grande extenso, as mesmas para todas as instituies. Implementar um programa de microfilmagem para preservao no uma deciso a ser tomada irrefletidamente. Os microgrficos constituem um campo fotogrfico tcnico e os processos de pr e ps-microfilmagem so complexos. Seu programa deveria se basear nas necessidades e objetivos da coleo. A deciso de se implementar um programa no deveria ser tomada isoladamente, sem o conhecimento de projetos de microfilmagem para preservao, prioridades e procedimentos de outras bibliotecas e outros arquivos.
Estratgias de planejamento

Cada instituio ter seus prprios mecanismos para coordenar o planejamento de um programa. Particularmente se voc no conta com conhecimento especializado em microfilmagem, pode ser til manter um consultor para proporcionar orientao tcnica e para ajud-lo a superar as decises programticas que devem ser tomadas. Avalie cuidadosamente os consultores potenciais para se assegurar de que eles sejam familiares com os requerimentos especiais da microfilmagem para preservao em instituies como a sua. Enquanto na indstria de microgrficos h muitos consultores que dirigem seu trabalho para a microfilmagem com propsitos de gerenciamento de registros, em outros setores poucas pessoas possuem o conhecimento especializado para projetar programas visando produo de microfilme para preservao. Um bom consultor no se limitar apenas em melhorar a eficincia de seu planejamento, mas tambm ajudar a criar um consenso e a estimular o apoio dentro da organizao. Se voc conta com o conhecimento especializado dentro da instituio, voc pode conduzir o planejamento internamente.20 Voc pode achar til reunir membros de toda a instituio para educao e treinamento, para apresentar as questes e problemas e para chegar a um consenso. Os elementos de planejamento do programa incluiro o estabelecimento de critrios e diretrizes para todos os aspectos da operao de microfilmagem, a atribuio de formas de fluxo de trabalho e de desenvolvimento e a redao de descries de posio. Enquanto o diretor, o administrador de preservao ou o gerente do projeto decidem estas questes, o grupo mais amplo deve considerar as implicaes para cada funo. Ao envolver todas as partes interessadas no processo de planejamento, voc construir um compromisso institucional efetivo para com o programa. claro que voc pode querer utilizar um ou mais consultores para aumentar seus recursos internos em certas pores do planejamento. Uma estratgia de planejamento muito menos elaborada apropriada para projetos pequenos ou de execuo imediata. O gerente de projeto pode estudar este manual e outras fontes de importncia e consultar agentes de filmagem e outros, conforme necessrio para planejar e implementar o projeto.
20 O Preservation planning program do ARL e o Options for replacing and formatting deteriorated Bank, delineiam uma metodologia slida para este planejamento.

materials, de autoria de

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Envolvimento do corpo tcnico

Integrar os elementos de um programa de microfilmagem para preservao s outras funes da instituio algo crtico para o sucesso do programa.21 Representantes de todas as unidades envolvidas com estas funes devem participar no processo de planejamento. Eles devem compreender a necessidade da microfilmagem de preservao e estar preparados para atender s demandas crescentes que sero geradas para processar e ordenar os materiais. Os materiais geralmente sero identificados primeiro a nvel de colees, aps o que o corpo tcnico tomar as decises de seleo a nvel de itens individuais. O pessoal de circulao pode identificar materiais quebradios quando estes so devolvidos biblioteca. Arquivistas de referncia podem identific-los quando eles so utilizados na sala de consulta ou como parte de um inventrio ou inspeo. O pessoal de servios pblicos pode tambm identificar os materiais necessitando de tratamento. Os administradores de desenvolvimento de colees, bibligrafos e curadores deveriam ser responsveis por decidir o que deve ser microfilmado. Eles devem compreender o contedo temtico dos materiais e devem ser capazes de determinar a condio fsica dos mesmos, com a ajuda do administrador de preservao. Na falta de um especialista em preservao no corpo tcnico, eles devem compreender e obedecer critrios e diretrizes especficos. Outros membros do corpo tcnico podem se envolver no controle bibliogrfico e arquivstico. O pessoal de preparao e processamento pode ser responsvel pela indexao de colees arquivsticas a serem filmadas. O pessoal da catalogao proporcionar o acesso bibliogrfico local e mais amplo (nacional e internacional) coleo. Se voc for utilizar um laboratrio reprogrfico ou o departamento de servios fotogrficos dentro da sua instituio, o laboratrio deveria integrar a microfilmagem para preservao s suas outras funes. O laboratrio reprogrfico pode j microfilmar itens sob demanda para usurios de outras localidades, bem como preparar fotocpias e fotografias. Enquanto que estas operaes so funcionalmente similares, de muitas formas, microfilmagem para preservao, h tambm diferenas profundas. Elas vo de diferenas tcnicas, relacionadas ao rigor das normas tcnicas e especificaes para a microfilmagem para preservao, a diferenas de atitude, como as maneiras distintas de lidar com materiais frgeis versus registros de atividades recentes, que podem ter consistido o grosso do trabalho do laboratrio no passado.
Gerenciando o programa de microfilmagem para preservao

Os princpios administrativos para um programa de microfilmagem para preservao bem sucedido so os seguintes: 1. Materiais de importncia ao conhecimento sejam selecionados para preservao por membros do corpo tcnico com julgamento apropriado. 2. A microfilmagem seja identificada como a tcnica de preservao apropriada para aqueles materiais. 3. Os materiais ainda no tenham sido preservados e colocados disposio em outro lugar. 4. Os materiais estejam devidamente preparados para a microfilmagem e devidamente identificados sobre o microfilme, to completamente quanto possvel.
21 Para um resumo das reas afetadas em programas de microfilmagem em bibliotecas, veja Nancy E. Elkington andS a n d r a Nyberg, Operational impact of filming projects on library units, in RLG Preservation microfilming handbook, ed. Elkington, 65-6.

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5. A microfilmagem, o processamento e a duplicao obedeam s normas tcnicas e s especificaes apropriadas. 6. Um programa de garantia de qualidade deve estar operando para verificar a perfeio e legibilidade do microfilme e a obedincia s normas tcnicas e especificaes para a qualidade qumica e tcnica. 7. O negativo master e o master de impresso para preservao sejam armazenados com bobinas e embalagens apropriados, sob condies devidas de segurana e ambientais. 8. O acesso ao registro bibliogrfico e o acesso fsico ao microfilme propriamente dito sejam proporcionados comunidade de estudiosos e a outros segmentos. A organizao e o gerenciamento de um programa contnuo de microfilmagem para preservao apresenta desafios tpicos do gerenciamento de modelos e iniciativas de execuo imediata requerem abordagens padronizadas de gerenciamento de projeto.22 O sucesso requer a coordenao de muitas funes complexas. Antes de olhar para os elementos distintos do programa, consideremos seu gerenciamento global. Um membro do corpo de profissionais (bibliotecrio, arquivista ou curador) deveria gerenciar o programa de forma geral. Contudo, em alguns colgios ou pequenos repositrios, paraprofissionais que rotineiramente gerenciam algumas operaes podem tambm desempenhar esta funo para o programa de microfilmagem. Qualquer tcnico deveria se familiarizar com tcnicas de preservao, tecnologia de microgrficos e procedimentos bibliotecrios e arquivsticos, alm de demonstrar boas habilidades gerenciais. Se voc pretende ter um programa contnuo, um administrador de preservao experiente deve planejar e implement-lo. Se isto no for possvel ou se voc imagina a tarefa como um projeto de execuo imediata ou um programa em pequena escala, um membro do corpo tcnico pode assumir a responsabilidade. O sucesso anterior no gerenciamento de projetos, o desejo de aprender mais, uma atitude flexvel e uma habilidade de compreender e trabalhar com todos os nveis de pessoal e todas as funes dentro da instituio so caractersticas necessrias ao gerente de projeto bem sucedido. Qualquer que seja o responsvel, ele ter que gerenciar dois elementos funcionalmente distintos do processo de microfilmagem para preservao: os elementos microgrficos tcnicos e as funes bibliotecrias e arquivsticas mais tpicas. Estas ltimas predominam nas fases de pr e ps-microfilmagem, envolvendo coordenao de funes, preparao de materiais e controle bibliogrfico. Os elementos microgrficos tcnicos incluem o trabalho de cmera, desenvolvimento e duplicao do microfilme e controle de qualidade. O gerente de projeto pode ser a pessoa que conecta os mundos e as linguagens distintas dos especialistas tcnicos em micrografia e do corpo tcnico de bibliotecas e arquivos. Qualquer programa que inclua um laboratrio de microfilmagem dentro da prpria instituio deveria contratar uma pessoa tecnicamente habilitada para supervision-lo. Esta pessoa deveria ter familiaridade com as tcnicas de microfilmagem e fotogrficas e possuir habilidades mecnicas e de superviso. Mesmo se o programa consistir de uma cmera com um operador, ele deveria ser capaz de compreender os processos fotogrficos e de realizar reparos menores na cmera e em outros equipamentos. Gerentes de laboratrios experientes, desejosos de trabalhar por salrios no-profissionais so escassos. Um fotgrafo com uma base tcnica slida e com a habilidade e o desejo de aprender deve ser uma boa escolha, se um gerente experiente no estiver disponvel. O gerente de laboratrio deveria compreender e implementar as normas
22 Para as diretrizes sobre gerenciamento de projetos, veja Joan Knutson and Ira Bitz, Project management: how to plan and manage successful projects (New York: American Management Association, 1991); J. Davidson Frame, Managing projects in organizations (San Francisco: Jossey-Bass, 1991); e Paul C. Dinsmore, Human factors in project management, rev. ed. (New York: American Management Association, 1990).

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tcnicas e especificaes para a microfilmagem para preservao e entender a necessidade pelo produto da mais alta qualidade. O pessoal de laboratrios de microfilmagem comerciais pode estar disponvel e ser competente para executar o trabalho, mas freqentemente tais pessoas tero de ser treinadas no que diz respeito microfilmagem de documentos de acordo com especificaes para permanncia. Em muitos casos pode ser mais simples treinar uma pessoa sem qualquer experincia que corrigir as prticas ou atitudes de algum que trabalhou em uma agncia de microfilmagem que no segue as normas tcnicas e prticas apropriadas microfilmagem para preservao.23 Os aspectos de pr e de ps-microfilmagem do processo deveriam ser coordenados por um bibliotecrio ou arquivista familiar com tcnicas e questes de preservao, bem como com o controle bibliogrfico ou arquivstico. Esta pessoa deveria possuir habilidades de superviso, uma vez que grande parte do trabalho de rotina pode ser feito pelo pessoal de suporte, por estudantes assistentes ou por voluntrios. O trabalho de um programa de microfilmagem para preservao vai da rotina de conferir os materiais e apertar o boto da cmera coordenao altamente sofisticada de vrias funes departamentais e o desenvolvimento e monitoramento de contratos externos. Questes referentes estrutura organizacional devem ser tratadas quando se planeja um programa contnuo. Em grandes bibliotecas de pesquisa, as atividades da microfilmagem para preservao so freqentemente realizadas dentro do departamento de preservao. Neste modelo, a catalogao pode ou no ser feita no referido departamento. Se vier a existir uma unidade central para o seu programa de microfilmagem para preservao, que funes sero l centralizadas e quais sero atribudas a outras unidades operacionais? tpico centralizar as seguintes funes dentro da unidade de microfilmagem para preservao: desenvolvimento de contratos e especificaes contato com o pessoal de microfilmagem (interno ou contratado), instalaes de armazenamento e outros prestadores de servios coordenao com os bibligrafos, catalogadores, pessoal da aquisio e outros responsveis por funes no desempenhadas dentro da unidade de filmagem reposio de itens no depsito averiguao de necessidades de substituio preparao garantia de qualidade Cada instituio deve determinar se deve ou no centralizar outras funes ou estabelecer conexes entre a unidade de microfilmagem e as unidades responsveis por estas funes: atualizao dos registros de circulao e dos instrumentos de pesquisa locais catalogao prvia ou em fila de espera controle bibliogrfico Em alguns casos, por exemplo, os bibliotecrios catalogadores tm sido colocados dentro da unidade de microfilmagem de preservao para realizar as atividades de controle bibliogrfico, de forma a evitar que as microformas venham a competir com as aquisies em andamento, no
Margaret Byrne, "Issues and Criteria for Comparing In- House and Contracted Microfilming", in Preservation Microfilming: Planning and Production (Chicago: ALA?ALCTS, 1989) 33.
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tocante prioridade de catalogao. Se uma abordagem descentralizada for utilizada, importante estabelecer conexes e mtodos efetivos para coordenar o fluxo de trabalho, bem como para uma compreenso clara de expectativas e prioridades.
Determinando as necessidades e estabelecendo prioridades

O administrador institucional, normalmente com o pessoal chave do gerenciamento, deve tratar da seleo em um nvel mais global. Se existir um programa de microfilmagem, qual deve ser seu enfoque? A fase de avaliao de necessidades pode comear com uma afirmao analtica do problema percebido. s vezes, isto estimulado por uma intuio - influenciada, obviamente, pela familiaridade com a coleo e pelo julgamento profissional. Os membros do corpo tcnico que se educaram quanto s questes da preservao podem se dar conta de que parece haver muitos itens quebradios ou muito danificados na coleo, para os quais no h substitutos disponveis. Nas dcadas de 1970 e 80, muitas bibliotecas tiveram esta experincia quando membros do corpo tcnico manipularam itens durante projetos de recatalogao e reclassificao. Inicie a avaliao das necessidades observando a coleo. Considere: Condio. Quantos materiais esto quebradios? Para quantos deles a microfilmagem de preservao um tratamento apropriado? Em que reas da coleo as necessidades so maiores? uma boa idia dimensionar o problema. Dados gerados por uma inspeo de condio podem determinar a quantidade de materiais que requerem microfilmagem e podem apontar com preciso os segmentos da coleo em que as necessidades so as maiores. Em uma inspeo mais detalhada, voc pode tambm verificar a disponibilidade, no momento, de substitutos para itens deteriorados. Importncia. Que reas da coleo possuem valor suficiente (qualquer que seja o critrio de medida) para justificar a preservao? Uso. Qual o uso atual ou previsto dos materiais? Muitas instituies esto chegando concluso de que, considerando-se que todos os demais fatores sejam iguais, materiais sendo atualmente utilizados deveriam receber prioridade mxima, visto que o uso apresenta o risco de perdas e danos para materiais vulnerveis. Analise os resultados da avaliao de necessidades sob a luz da poltica de preservao institucional (se houver uma) ou das polticas de aquisies ou desenvolvimento de colees. A microfilmagem para preservao, apesar de constituir uma das opes mais efetivas em termos de custo disponveis, suficientemente cara e rdua, de forma que deveria ser geralmente reservada para colees de valor permanentemente elevado. Com base nas necessidades da coleo, determine as prioridades e princpios de trabalho para seu programa de microfilmagem. H duas abordagens bsicas: Abordagem orientada pelo uso. Os materiais so identificados para microfilmagem atravs do uso. Em uma biblioteca, isto pode significar que todos os itens em circulao envolvidos sejam inspecionados e aqueles quebradios sejam encaminhados para a microfilmagem de preservao. Em arquivos, o uso de pesquisa pode levar identificao de sries, grupos de registro ou colees inteiras como merecedoras de ateno.

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Abordagem sistemtica baseada em assunto ou coleo. As necessidades e o valor em uma rea de assunto especfico podem ser suficientemente grandes para merecer um projeto direcionado reformatao daqueles materiais, ou voc pode escolher microfilmar uma coleo especial para expandir o acesso e proporcionar substitutos para o uso. claro que no h conflito inerente entre estas duas abordagens. Em muitos casos, h uma sobreposio significativa entre as colees mais resistentes de uma instituio e aquelas que so mais consultadas. Outros fatores requerem considerao na medida em que voc trabalha para determinar o enfoque do programa: Prioridades locais. O programa pode se concentrar nas colees de maior valor para a instituio e seus usurios, independente de sua importncia para a pesquisa a nvel nacional ou internacional. Um jornal estudantil, os manuscritos de um autor local pouco divulgado, arquivos de recortes ou teses de graduao, podem ser includos nesta categoria. Prioridades nacionais. Muitos programas de bibliotecas so moldados em resposta ao Brittle Books Program (Programa dos Livros Quebradios), de mbito nacional [USA], o que significar, de forma geral, um enfoque dos materiais editados em colees importantes na rea das cincias humanas. Vrios grupos de estudiosos definiram suas prioridades de preservao. Se suas colees pertencem s reas de assunto para as quais existe alguma declarao nacional de prioridades, o programa de microfilmagem pode ser planejado para acomodar estas necessidades declaradas. Potencial para financiamento. Voc pode escolher enfocar as reas de coleo que possuam o maior potencial para financiamento. Em alguns casos, isto pode significar o atendimento s prioridades da instituio matriz ou de doadores locais. Em outros casos, isto leva investigao de agncias governamentaisfinanciadoras como a NEH, NHPRC ou programas estatais. Cada uma destas agncias tem seus prprios critrios para materiais elegveis e estes critrios tero de moldar as decises institucionais de seleo. Esta abordagem oferece a vantagem bvia de que o financiamento pode estar disponvel. Problemas podem surgir, contudo, se o corpo tcnico perceber que o esforo institucional est sendo concentrado em uma rea de coleo que no uma prioridade para a comunidade de usurios. Em uma coleo cuidadosamente desenvolvida, provvel que haja uma convergncia significativa destes fatores: colees de estatura nacional so construdas na medida em que recebem prioridade local para financiamento de aquisies, geralmente porque suportam a misso institucional. Este nvel de tomada de deciso global ter um impacto significativo sobre a forma do programa e sobre as estratgias de financiamento que podem ser empregadas. Voc pode ento determinar o nvel de programa apropriado para alcanar os objetivos de preservao.24 Alguns padres de referncia foram estabelecidos para membros da Association of Research Libraries [Associao das Bibliotecas de Pesquisa]. Um projeto de estudo conduzido pela ARL definiu quatro nveis de desenvolvimento de programa. Nveis de atividade de reformatao (definida para incluir tanto a microfilmagem quanto a fotocpia para preservao) recomendados para bibliotecas da ARL esto resumidos na Figura 2.
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O modelo de custo da Columbia University Libraries, proporciona uma maneira de determinar o nvel de programa necessrio para alcanar objetivos especficos de produo.

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Figura 2- Padres de referncia da ARL para programa de reformatao

Nvel 1: Bibliotecas sem programa de preservao sistemtico Nvel 2: Bibliotecas sem uma unidade/departamento de preservao, mas gerenciadas por um bibliotecrio profissional trabalhando em meio expediente Nvel 3: Bibliotecas com uma unidade de preservao formal gerenciada por um bibliotecrio de preservao Nvel 4: Programas de preservao maduros. Tamanho da coleo da biblioteca
(Nmero de volumes)

Nvel de programa 1 2 3 4

Menos de 2 milhes <50 50-300 300-800 >800

2-3 milhes <100 100-500 500-1.500 >1.500

3-5 milhes <500 500-1.000 1.000-3.000 >3.000

Mais de 5 milhes <1.000 1.000-3.000 3.000-6.000 >6.000

FONTE: Baseado no trabalho de Jan Merrill-Oldham, Carolyn Clark Morrow, and Mark Roosa, Preservation program models: a study project and report, Washington, D.C.: ARL, 1991.

O contexto nacional Antes de dar incio a um programa contnuo ou a um projeto de execuo imediata, voc deve se informar sobre o trabalho de microfilmagem para preservao em outras instituies e organizaes. Por exemplo, a iniciativa de microfilmagem macia de peridicos de cincias da sade da National Library of Medicine ter um impacto sobre planos locais, o mesmo podendo ser verdadeiro para o programa nacional [USA] para a preservao da literatura agrcola. Uma vez que um grande volume de trabalho j foi feito atravs de programas cooperativos descritos na introduo, voc pode comear por verificar as microfilmagens j realizadas em reas de assunto principais. Especialmente se voc estiver desenvolvendo uma proposta para obter financiamento para a microfilmagem de materiais pertencentes a uma rea de assunto especfica, uma anlise dos projetos de microfilmagem para preservao - reas de assunto e colees amplas que j foram ou esto sendo microfilmadas, ou em que projetos se est planejando faz-lo - necessria para evitar o trabalho repetido. Por exemplo, os revisores de projetos para a concesso de verbas iro olhar desconfiadamente para um pedido que proponha filmar materiais na rea de teologia sem mencionar o conhecimento dos projetos em grande escala da ATLA; jornais deveriam geralmente ser microfilmados no contexto do U.S. Newspaper Program [Programa de Jornais dos E.U.]. Como podem os planejadores obter mais informao sobre estes e outros projetos que sero iniciados nos prximos anos? Esta no uma tarefa fcil; a informao no se encontra convenientemente disponvel em um nico local. As Agncias Federais [USA] tm tido um papel importante no financiamento de projetos de microfilmagem para preservao, de forma que seus comunicados imprensa informaro a voc sobre colees que j foram microfilmadas e sugeriro que reas j foram bem abrangidas.25 Jornais na rea de bibliotecas e de microgrficos apresentam artigos sobre verbas concedidas e novos projetos, e anncios antecipados de projetos
O National Endowment for the Humanities desenvolveu um recurso de informao eletrnico; contate o NEH no endereo apresentado no apndice B.
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financiados podem ser feitos em conferncias tais como as da American Library Association [Associao Bibliotecria Americana] e da Society of American Archivists [Sociedade dos Arquivistas Americanos]. Faculdades e estudiosos em um campo de assunto especfico podem saber de projetos realizados ou em andamento. Como em muitas outras reas, sua habilidade de conectar-se rede de rumores ajudar a descobrir projetos ainda no estgio de planejamento. Suponha que voc tenha apenas uns poucos volumes para justificar a microfilmagem, ou que substitutos de papel ou microfilme estejam disponveis para a maior parte dos volumes ou documentos deteriorados em sua coleo, ou ainda que voc descubra que projetos de preservao maiores j esto em andamento no campo de assunto em que voc planejou trabalhar. Voc pode trabalhar com outras instituies para desenvolver um projeto cooperativo em pequena escala visando a atender necessidades comuns. Sua instituio poderia tambm contribuir com seus materiais para um outro projeto e simplesmente comprar cpias de microfilme conforme necessrio, em vez de arcar com as despesas do estabelecimento de um programa de microfilmagem local.26 Por exemplo, muitas bibliotecas tm colees de literatura e lngua americana do sculo XIX, grande parte das quais deve estar quebradia. Por ser este um assunto que tem recebido ateno significativa, um exame revelaria que a maioria dos ttulos principais foi reimpressa, e encontram-se disponveis em editoras de microformas comerciais ou foram microfilmados por instituies participando de projetos cooperativos de microfilmagem para preservao em larga escala, como aqueles do RLG, CIC, ou da Southeastern Library Network, Inc. (SOLINET). Filmar os mesmos ttulos j cobertos por estas fontes uma repetio de esforo, se boas cpias de microformas podem ser tomadas emprestadas ou compradas. Contudo, mesmo em reas de assunto como estas, h espao para se microfilmar ttulos adicionais. Esta foi a experincia do College of William and Mary quando a biblioteca quis participar no primeiro projeto cooperativo de microfilmagem da SOLINET e identificou seus materiais pr-Guerra Civil como de prioridade para filmagem. Uma pesquisa preliminar revelou que 80 % dos materiais j tinham sido microfilmados, mas quatrocentos volumes de enfoque local ou regional foram, contudo, identificados para a microfilmagem.27 Os materiais ento preservados acrescentaram profundidade e riqueza aos recursos agregados disponveis em mbito nacional. comum realizar tais pesquisas, encontrar taxas de materiais j cobertos de at 40 % e ainda assim tomar a deciso por trabalhar naquela mesma rea de assunto. Em uma grande coleo, isto ainda significa muitos ttulos para microfilmar, apesar de que os custos de pesquisa e identificao de ttulos para o projeto deveriam ser cuidadosamente considerados. Projetos cooperativos de microfilmagem para preservao Uma vez que voc verifique sua necessidade por um programa de microfilmagem e comece a definir a dimenso e o enfoque de seus esforos, considere se o envolvimento em um projeto cooperativo de microfilmagem pode ajudar voc a alcanar seus objetivos. Projetos cooperativos de microfilmagem para preservao oferecem muitas vantagens atrativas, incluindo a oportunidade de aumentar a produtividade e de dividir o custo nacional e internacional da reformatao de materiais quebradios.
26 Um objetivo explcito do plano nacional [USA] para a preservao da literatura agrcola que as instituies canalizem seus esforos em direo a um plano coordenado. Veja Nancy E. Gwinn, A national preservation program for agricultural literature (United States Agricultural Information Network, Beltsville, Md., May 16, 1993, photocopy). 27 Sandra K. Nyberg (SOLINET), correspondncia por correio eletrnico com a autora, 19 de dezembro de 1994.

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Felizmente para as bibliotecas, a maioria dos materiais quebradios no se enquadra em casos de domnio exclusivo. Uma sobreposio significativa entre colees norte-americanas, juntamente com a disponibilidade de bases de dados on-line compartilhadas como a OCLC e RLIN, torna possvel s instituies coordenar seus esforos de microfilmagem para preservao em larga escala para dividir a responsabilidade e fazer o melhor uso dos recursos de preservao disponveis. Enquanto que o custo de selecionar, preparar, produzir, inspecionar e catalogar as trs geraes de microformas de um livro tpico de 250 pginas pode ser de U$ 90 a U$ 100, ou mais, a produo de uma cpia de servio para um usurio ou para outra instituio poderia custar apenas de U$ 20 a U$ 30 . A economia feita proporciona um forte incentivo para evitar esforos desnecessrios de microfilmagem repetida. Repositrios arquivsticos lidam, na maior parte, com materiais nicos, de forma que no tm as mesmas oportunidades para confiar em outras instituies para microfilmar materiais que eles prprios tambm possuem. A possibilidade de evitar custos das bibliotecas cooperantes no pode ser usada como um argumento para sustentar a microfilmagem de materiais nicos. Contudo, o Archives Preservation Microfilming Project [Projeto de Microfilmagem para Preservao em Arquivos] do RLG sugere que h benefcios institucionais em combinar esforos num projeto cooperativo, adicionalmente ampliao do acesso e proteo dos originais que a microfilmagem proporciona. Com tantos materiais necessitando de microfilmagem e com o conhecimento especializado em oferta relativamente baixa, as bibliotecas e arquivos tm confiado profundamente em estratgias e estruturas cooperativas para construir programas locais de microfilmagem para preservao. A microfilmagem para preservao cooperativa vem cada vez mais se estendendo alm do compartilhamento ex post facto de dados bibliogrficos, incluindo o uso de procedimentos, especificaes e at mesmos instalaes comuns para a preparao e microfilmagem e, em alguns casos, uma abordagem coordenada para a seleo de itens a serem microfilmados.28 A participao em programas cooperativos requer dois nveis de planejamento: Institucional. Cada instituio deve avaliar suas prprias necessidades e requerimentos e desenvolver muitos de seus prprios planos de trabalho, conforme delineado neste manual. Consorcial. Os participantes em cooperao devem decidir como o programa ser administrado, que especificaes sero seguidas, como isto ser financiado e que materiais sero microfilmados por quais instituies. Freqentemente, a ltima questo - o que deve ser microfilmado e por quem - serve como o estmulo para o programa cooperativo em primeiro lugar. As instituies podem decidir por cooperar porque cada uma delas tem posses importantes em uma rea de assunto ou em assuntos distintos de uma rea ou rede geogrfica.
Avaliao institucional

Durante a dcada de 1980 organizaes regionais e nacionais [USA] - especialmente o RLG, CIC e a SOLINET - desenvolveram e gerenciaram projetos cooperativos de microfilmagem para beneficiar vrias instituies. Tipicamente, o consrcio convida instituies-membro a se designarem como participantes potenciais em um novo projeto. Caso voc tenha recebido tal
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Veja descries e anlises de projetos cooperativos importantes na introduo e em Margaret Child, The future of cooperative preservation microfilming, Library resources & technical services 29 (Jan./Mar. 1985): 94-101; Nancy E. Gwinn, The rise and fall and rise of cooperative projects, Library resources & technical services 29 (Jan./Mar. 1985): 80-6; Carolyn Harris, Cooperative approaches to preservation microfilming, in Preservation microfilming: planning and production, 55-65; e Patricia A. McClung, Consortial action: RLGs preservation program, in Advances in preservation and access, eds. Higginbotham and Jackson, vol. 1, 61-70.

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convite ou esteja considerando a organizao de seu prprio projeto, como voc decidir se deve incluir sua instituio em um projeto cooperativo de microfilmagem?29 Os seguintes fatores argumentariam a favor do envolvimento em um projeto cooperativo: Necessidades de coleo. Voc possui materiais que justificam e so adequados microfilmagem. Acesso. Moldando um projeto cooperativo em torno de ttulos que voc necessita adquirir, voc pode fortalecer seus recursos locais. Um exemplo disto foi o Art Serials Preservation Project [Projeto de Preservao de Peridicos de Arte] do RLG (de 1990 a 1994), onde 12 membros do RLG filmaram cem sries completas de jornais de arte importantes, dos quais nenhuma das bibliotecas tinha srie completa. Conhecimento especializado compartilhado. Planos de trabalho, procedimentos e especificaes de projeto so desenvolvidos coletivamente, o que pode significar menos tempo institucional a ser devotado a estas tarefas. Mesmo se no houver economia de tempo, deve haver uma melhoria significativa de qualidade, porque voc ter acesso ao conhecimento especializado de outros gerentes de projeto de preservao, por vezes mais experientes. Oportunidades de financiamento. Projetos cooperativos so atrativos para a g n c i a s financiadoras.30 E mais, suas chances de assegurar verbas subseqentes para projetos locais podem ser melhoradas aps a participao bem sucedida em um projeto cooperativo. Confeco da proposta de financiamento e corpo tcnico para o gerenciamento financeiro centrais. Na maioria dos casos, a organizao patrocinadora assumir a maior parte da responsabilidade para a preparao da proposta de financiamento, apesar de que voc deva estar preparado para fornecer perfis de coleo, dados de oramento local, descrio de atividades e currculos e assim por diante. O gerenciamento central de verbas pode ser especialmente atraente se voc se encontra em uma instituio menor ou numa desprovida de experincia na rea especializada da contabilidade de verbas. Eficincia em termos de custo. Os recursos financeiros podem ser utilizados de f o r m a mais eficiente em um projeto cooperativo e os participantes podem receber descontos (para microfilmagem, armazenamento, etc.), que no seriam disponveis a uma nica instituio. Educao e treinamento. Alguns projetos cooperativos incluem programas de treinamento estruturados. Outros incluem encontros em que os gerentes de projeto compartilham informao de importncia e estratgias. No mnimo, o seu corpo tcnico aprender muito com a interao com o corpo tcnicocentral e com outros participantes. Estratgias e prticas nacionais. Especificaes de projeto podem tambm ajudar no desenvolvimento de um consenso nacional sobre estratgias e prticas recomendadas, como fizeram os projetos anteriores do RLG.31 Distino. Sua instituio pode obter um benefcio intangvel com a participao em um dos projetos cooperativos de microfilmagem que tenha uma reputao forte. A participao
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Eu estou profundamente agradecida ao trabalho de Carolyn Harris, Cooperative approaches to preservation microfilming, pela categorizao irrefutvel das questes a serem tratadas nos nveis institucional e consorcial.
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Harris, Cooperative approaches to preservation microfilming, 56. Como observado em McClung, Consortial action, in Advances in preservation and access, eds. Higginbotham and Jackson (p. 65), os primeiros gerentes do Cooperative Preservation Microfilming Project [Projeto Cooperativo de Microfilmagem prar Preservao] do RLG literal e figurativamente escreveram o livro sobre microfilmagem para preservao. O livro foi o RLG preservation manual, 1st ed. (Stanford, Calif.: RLG, 1983), substitudo pela segunda edio em 1986 e significativamente ampliado no RLG Preservation microfilming handbook, 1992, que agora utilizado como uma norma tcnica nacional [USA] de fato pela maioria das bibliotecas engajadas em projetos de microfilmagem maiores.
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pode melhorar sua posio dentro da instituio local, bem como entre instituies do mesmo tipo e agncias financiadoras. Alguns aspectos devem tambm ser considerados com cautela. Por exemplo, a instituio possui os recursos necessrios para devotar a um projeto cooperativo? Sero as relaes mutuamente benficas? Especialmente se voc estiver planejando sua primeira iniciativa de microfilmagem, voc deveria considerar faz-lo atravs de um projeto cooperativo. Projetos cooperativos podem proporcionar as estruturas e a orientao que permitem a participao de pequenas instituies com pouco ou nenhum conhecimento especializado em preservao. Isto tem sido especialmente verdadeiro com os projetos da SOLINET, que - em contraste com os projetos do CIC e do RLG - tm envolvido muitas instituies no devotadas pesquisa. Mas bibliotecas e arquivos maiores, incluindo aqueles com programas de preservao amadurecidos e experincia extensiva em microfilmagem, tambm se beneficiam de esforos cooperativos, conforme atesta uma lista dos participantes dos projetos do RLG.32
Planejando um projeto cooperativo

Em muitos casos, os participantes do projeto trabalham em conjunto para desenvolver os planos para um esforo de microfilmagem cooperativo, mas alguns elementos podem ser prescritos pela organizao patrocinadora. As questes mais importantes a considerar em um projeto cooperativo relacionam-se ao gerenciamento do projeto, planejamento e controle, responsabilidade dos participantes, normas tcnicas e especificaes, seleo de materiais e financiamento e gerenciamento financeiro. - Gerenciamento do projeto Existe um corpo tcnico central para lidar com o gerenciamento do projeto? Ser, alternativamente, que uma das instituies participantes assumir as responsabilidades do gerenciamento do projeto, como se faz nos projetos do CIC? A primeira opo possvel se o projeto for conduzido sob a gide de uma rede ou consrcio existente que conte com conhecimento especializado em preservao em seu quadro de pessoal. Em outros consrcios e organizaes ad hoc, uma das instituies participantes geralmente desempenha a coordenao da projeto. A organizao patrocinadora ou lder conta com o pessoal, o conhecimento especializado e outras qualificaes para coordenar o projeto? Existe um registro retrospectivo de gerenciamento de projetos bem sucedido? - Planejamento e controle Que elementos do projeto sero centralizados e quais aqueles que sero descentralizados? Nos projetos da SOLINET, a seleo descentralizada (dentro dos parmetros de projeto), bem como a distribuio de cpias de servio. A preparao, a microfilmagem, a inspeo, o armazenamento de negativos master e o controle bibliogrfico so centralizados. Os projetos do RLG tm utilizado, geralmente, uma abordagem descentralizada (exceto para o armazenamento de negativos master), mas todos os participantes devem atender a especificaes tcnicas rigorosas. Os projetos do CIC baseiam-se no modelo do RLG. A American Philological Association [Associao Filolgica Americana] centralizou a maioria dos elementos, incluindo o financiamento, a seleo e a microfilmagem, de forma que a responsabilidade chave dos participantes era fornecer materiais que tinham sido pr-selecionados para a microfilmagem.
32 Um resumo dos projetos cooperativos do RLG de 1983 a 1992 (incluindo listas de participantes em cada um deles) for-necido em Patricia McClung, RLG preservation microfilming projects: a history, in RLG preservation microfilming handbook, ed. Elkington, 183-5.

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Quem participar? O RLG, o CIC e a SOLINET emitem uma solicitao de propostas convidando os membros para participar e a instituio local fica com a responsabilidade de discutir os mritos de sua coleo, qualificaes de seu quadro de pessoal e a solidez de seu plano de trabalho global. Se este modelo for utilizado, critrios escritos explcitos para a seleo dos participantes deveriam ser elaborados antecipadamente. A autoseleo uma outra opo: representantes de uma instituio podem convidar outros para participar em um projeto cooperativo. Isto especialmente apropriado para repositrios de uma mesma localidade (por exemplo, trs instituies da Gergia trabalhando em conjunto para filmar a Georgiana) ou com colees complementares (como um grupo de instituies geograficamente dispersas coordenando a microfilmagem de suas colees de peso do Sudeste Asitico). Quem ter a posse dos negativos master ou dos masters de impresso? Tanto o RLG quanto a SOLINET tm a posse e a responsabilidade vitalcia concomitante pelo armazenamento dos negativos master mas os participantes tm a posse dos masters de impresso, a autoridade sobre a duplicao e a responsabilidade de atender s requisies de cpias. - Responsabilidade dos participantes O que devem fazer os participantes? Como que o consrcio ir assegurar que eles o faam? O que acontecer se os participantes no puderem cumprir com suas obrigaes de acordo com o cronograma, ou de forma alguma? As responsabilidades precisam ser delineadas para todos os elementos da seleo, preparao, microfilmagem e garantia de qualidade, controle bibliogrfico e armazenamento. - Normas tcnicas e especificaes Que normas tcnicas devem ser respeitadas? Normas tcnicas nacionais [USA] relevantes deveriam ser utilizadas, mas elas provavelmente deveriam ser ampliadas pelas diretrizes do RLG e por outras. Que formato de filme (por exemplo, filme de rolo de 35 mm ou microficha de 105 mm) ser utilizado? Todos os participantes usaro o mesmo formato para o negativo master? Para masters de impresso? Para cpias de servio? Que especificaes de projeto uniformes sero aplicadas para a seleo, preparao, produo de microfilme e inspeo, controle bibliogrfico e armazenamento? Em que reas se permitir uma variao local? - Seleo de materiais O grupo deve decidir que materiais sero includos no projeto. Se for um projeto com abordagem baseada em assunto, que assuntos sero includos? Sero includos apenas certos formatos? O alcance pode ser refinado por outros critrios como gnero, linguagem e data ou local de impresso. Os interesses da fonte de financiamento podem ditar certos critrios de seleo. Voc pode justificar suas selees com base nos valores do Conspectus ou em outras medidas quantitativas da resistncia de colees? - Financiamento e gerenciamento financeiro O projeto pode ser financiado pelos participantes, por assinantes que queiram cpias dos produtos de microfilmagem, por uma fonte de financiamento federal [USA] como a NEH ou a NHPRC, por um programa de verbas de mbito estadual como o de Nova York, por alguma outra fonte, ou por uma combinao destas. Se o grupo decidir buscar o financiamento de terceiros, algum deve assumir a responsabilidade de confeccionar a proposta de pedido de verba.

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Parte do financiamento ser alocada aos participantes para cobrir custos locais (como nos projetos do RLG e do CIC) ou utilizada para pagar os gastos de funes centralizadas (como nos projetos da SOLINET)? Que tipo de registro financeiro os participantes devem manter ou submeter organizao gerenciadora? Se os participantes sero reembolsados, isto ser feito numa base por unidades ou para custos diretos especficos como pessoal, suprimentos e custos de microfilmagem? Agncias de financiamento estaduais e federais [USA] tm, freqentemente, regulamentos extensivos que afetam as funes de manuteno de registros do projeto; os participantes devem estar preparados para aderir a estes requerimentos. O desenvolvimento de um projeto cooperativo requer um planejamento complexo. Se o grupo no conta com um conhecimento especializado profundo em microfilmagem, um consultor pode ajudar a definir os tpicos, oferecer alternativas e avaliar as opes, e facilitar todo o processo. Aqueles que j planejaram e patrocinaram projetos cooperativos podem estar desejosos de compartilhar formulrios e outro tipo de documentao, bem como por responder a questes. Se voc estiver elaborando uma proposta para obteno de verba, a agncia financiadora pode ser capaz de proporcionar orientao, emprestar cpias de pedidos bem sucedidos e rever rascunhos de propostas. Aproveite destes recursos para evitar erros ou situaes sem sada desnecessrios. Contratao de servios Uma deciso crucial a ser tomada no incio do processo de planejamento diz respeito a que operaes sero realizadas na prpria instituio e quais aquelas que sero executadas sob contrato com um prestador de servios externo. A utilizao mais freqente de contratos em um programa de microfilmagem para preservao para o processo de microfilmagem propriamente dito. Contudo, dependendo das circunstncias do projeto e da natureza dos materiais que voc vai microfilmar, agncias de prestao de servios podem ser utilizadas para realizar qualquer uma (ou todas elas) das seguintes operaes: preparao de materiais para microfilmagem microfilmagem inspeo do microfilme teste do microfilme para produtos qumicos residuais duplicao do microfilme para produzir geraes ou cpias adicionais controle bibliogrfico armazenamento de negativos master e/ou masters de impresso H quatro tipos bsicos de prestadores de servios: Companhias especializadas fornecem um pacote de servio limitado, como microfilmagem ou armazenamento. O NEDCC, que oferece produo e duplicao de microfilme, e a National Underground Storage, Inc., que oferece armazenamento e duplicao de microfilme so exemplos deste tipo. Organizaes de servio completo fornecem preparao, microfilmagem e duplicao, e controle bibliogrfico. A Preservation Resources e outras atualmente fornecem este amplo conjunto de servios. Organizaes cooperativas sem fins lucrativos, como o CIC ou a SOLINET, f o r n e c e m alguns servios centralizados como a preparao, garantia de qualidade e controle bibliogrfico,

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alm de realizarem contratos secundrios duplicao e armazenamento.

para outros servios como a microfilmagem,

Algumas instituies ou agncias, como universidades ou arquivos estatais, prestam alguns servios de microfilmagem e processamento para outras organizaes. Bibliotecas e arquivos hoje confiam na disponibilidade destes servios e se beneficiam diretamente da competio entre seus fornecedores. O acesso a estes servios um benefcio tremendo para as instituies que no contam com pessoal, espao, ou outros recursos para realizar o trabalho em suas prprias instalaes. Contudo, isto de forma alguma deveria ser visto como uma questo simples. Independente de quantas funes sejam contratadas, o corpo tcnico da biblioteca ou do arquivo carrega a responsabilidade ltima de assegurar a qualidade do trabalho. O pessoal do repositrio deve se informar respeito de normas tcnicas e especificaes, realizar operaes de garantia de qualidade (ou verificar que estas estejam sendo executadas por uma terceira parte independente) e exercer uma superviso responsvel. Para determinar que servios contratados, se houver algum, so apropriados, o administrador deve pesar os custos relativos, avaliar os fatores qualitativos e determinar qual a diviso de trabalho que razovel sob a luz dos recursos e do fluxo de trabalho institucionais. Instituies com capacidade interna de microfilmagem podem, ainda assim, optar por complementar aquela atividade contratando algum servio de microfilmagem. Muitas bibliotecas de pesquisa com operaes de microfilmagem na prpria instituio atualmente contratam servios para microfilmagem de rotina de materiais quebradios e reservam o pessoal interno para a microfilmagem de itens particularmente valiosos ou daqueles extremamente frgeis, que requerem manipulao especialmente cuidadosa.33
Comparando os custos domsticos com os de servios contratados

difcil comparar os custos das operaes de microfilmagem na prpria instituio com aqueles de um agente de microfilmagem contratado. A maioria dos estudos sobre custos por universidades e outros repositrios sem fins lucrativos no inclui custos de despesas gerais, enquanto que agncias de prestao de servios devem levar em considerao todos os custos de despesas gerais e incluir uma margem de lucro ao participar de concorrncias por servios. Muito freqentemente, isto leva a comparaes do tipo ma com laranja, com a biblioteca ou arquivo comparando somente seus custos diretos como os preos dos prestadores de servios. Em vez disso, calcule os custos para cada elemento na prpria instituio e ento adicione os custos indiretos e as despesas gerais administrativas. Utilize estas estimativas de custos resultantes para a comparao com os preos dos agentes de microfilmagem. Dados do estudo de custos realizado em 1984-1985 para o Cooperative Preservation Microfilming Program do RLG ilustram a importncia da comparao de custos paralelos. De sete instituies no estudo, cinco conduziram sua microfilmagem internamente. Os custos por quadro para estas operaes (para a produo de trs geraes de microfilme e a realizao da inspeo tcnica) variaram de 17 a 26 centavos de dlar. Quando a instituio com o menor custo (de 17 centavos por quadro) foi capaz de incluir itens de despesas gerais como utilidades e amortizao do equipamento no clculo daquele custo (apesar de o custo de espao no estar ainda includo), o valor subiu para 28 centavos por quadro. Comparando, os agentes de filmagem utilizados pelas outras bibliotecas no projeto estavam cobrando 33 e 34 centavos por quadro,
Esta abordagem est bem articulada em Margaret Byrnes, Issues and criteria for comparing in-house and contracted microfilming, in Preservation microfilming: planning and production, 40-41.
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pelo mesmo produto. Estes valores so muito antigos para se aplicar diretamente hoje, mas a diferena entre eles - ou, mais especificamente, a ausncia de uma diferena significativa quando se usa a mesma base de clculo - ilustrativa. No possvel afirmar categoricamente que a contratao de um servio de microfilmagem mais barata ou mais cara que sua execuo na prpria instituio. Contudo, parece ser seguro sugerir que, mesmo considerando a margem de lucro includa no preo dos prestadores de servios, os custos da microfilmagem por contrato e na prpria instituio podem ser bastante comparveis, especialmente quando os custos institucionais de equipamento, gerenciamento e despesas gerais so includos.34 Seja cauteloso e de certa forma ctico ao avaliar os servios contratados. Os padres para o trabalho de microfilmagem de qualidade verdadeiramente para preservao so elevados e exigentes. Enquanto que muitas companhias podem afirmar fornecer servios de microfilmagem, processamento, armazenamento ou outros que satisfaam suas necessidades, a comunidade de prestadores de servios qualificados , de fato, bastante pequena. Contate aqueles que so reconhecidamente confiveis. Se outros apresentarem preos exageradamente inferiores, isto pode ser um sinal de que o trabalho no atender aos padres aceitos para o trabalho de qualidade de preservao. Se alguns preos parecerem muito bons para ser verdade, eles provavelmente o so. O administrador pode ter que trabalhar assiduamente junto ao pessoal do setor de compras e aquisies da instituio, especialmente em processos de requisio de propostas e concorrncias competitivas, para assegurar que eles compreendam que a seleo baseada unicamente em ofertas baixas inapropriada. Utilize os critrios para avaliar os fornecedores de servio potenciais e ento considere os preos na medida em que voc seleciona entre os prestadores de servios qualificados.
Fatores qualitativos

Obviamente, os custos no constituem os nicos critrios para comparar a eficcia das operaes na prpria instituio e externas. Vrios fatores qualitativos so especialmente importantes para escolher entre a microfilmagem por contrato ou na prpria instituio:35 Pessoal. Um agente de microfilmagem qualificado provavelmente ter um quadro de pessoal com conhecimento especializado igual ou superior ao existente em uma operao domstica. A contratao do servio alivia o peso do desenvolvimento de descries e classificaes de posies, recrutamento, contratao, treinamento e superviso. Adicionalmente aos custos diretos de trabalho da contratao de pessoas com habilidades e conhecimento necessrios e de sua manuteno no emprego mesmo quando no haja trabalho algum na fila para microfilmagem, considere os custos de superviso menos tangveis associados colocao de auxiliares. Espao. Para a maioria das instituies, o custo da remodelao do espao para acomodar um laboratrio de microfilmagem seria bastante elevado. A capacidade dos encanamentos pode precisar de aumento e so necessrias filtragem da gua e controle de temperatura para o equipamento de processamento. Os sistemas eltricos podem precisar ser melhorados, incluindo a capacidade de controlar a intensidade, direo e flutuaes da luz. A observao de regulamentos de sade e segurana podem exigir gastos adicionais.
34 Byrnes, Issues and criteria for comparing in-house and contracted microfilming, in Preservation microfilming: planning and production, 39. 35 Estes fatores foram extrados de Byrnes, Issues and criteria for comparing in-house and contracted microfilming, in Preservation microfilming: planning and production, 32-42.

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Equipamento. O equipamento bsico para microfilmagem e processamento requer um investimento significativo mais os custos de manuteno contnua e de suprimentos. Mesmo que uma instituio possa arcar com os custos iniciais, poucas delas parecem ser capazes de fazer melhorias to freqentemente quanto possa ser necessrio. Todavia, algumas agncias de prestao de servios tm mais capital para investimento em novos equipamentos e em melhorias, e mais provvel que seu equipamento tenha sido projetado para uma escala de produo maior, o que normalmente mais efetivo em termos de custos. Qualidade do microfilme. Conhecidos agentes de microfilmagem orientada para a preservao podem produzir um produto de microfilme to bom quanto aquele produzido em uma operao domstica, alm de poderem contar com equipamento cuja parte tica e outras caractersticas possibilitem uma qualidade superior. Por outro lado, se voc no estiver completamente satisfeito e convencido de que o agente de microfilmagem pode obter a mesma qualidade que voc obtm domesticamente, ento nenhuma das outras vantagens pode superar esta desvantagem. Flexibilidade. Pode ser mais fcil modificar procedimentos e especificaes em u m a instalao domstica que com uma agncia de prestao de servios, mas o contrato com a agncia pode ser cuidadosamente elaborado para permitir que voc faa modificaes razoveis. Capacidade. Na maioria dos casos, uma agncia de prestao de servios pode acomodar mais trabalho que um programa institucional. De fato, se os prazos para concluso dos projetos forem apertados, o agente de microfilmagem pode ser capaz de transferir empregados existentes ou contratar novos trabalhadores temporariamente. Uma agncia de prestao de servios pode ser capaz de alcanar economias de escala impossveis em um contexto institucional menor. Tempo de gerenciamento e problemas administrativos. No perodo inicial de trabalho com um agente de microfilmagem novo, um tempo de gerenciamento significativo ser necessrio. Contudo, isto provavelmente no duraria muito mais que o tempo que seria necessrio para comear um projeto domstico. Porm, como observa um gerente de preservao aps longa experincia com a microfilmagem contratada e interna: uma vez dada a partida, a filmagem por contrato, comparada administrao de um servio institucional, requerer muito menos tempo de gerenciamento.36 Uma vez que se tenha uma verba suficiente, o espao e o conhecimento tcnico especializado, virtualmente qualquer organizao, independentemente de seu tamanho, pode instalar um laboratrio interno de microfilmagem para preservao. Isto no quer dizer que a instituio deveria faz-lo. De fato, com as organizaes atualmente especializadas na microfilmagem para preservao, poucas instituies estabeleceriam, neste momento, um laboratrio de microfilmagem novo em suas instalaes. Pela maioria dos parmetros, os servios de microfilmagem por contrato comparam-se favoravelmente queles domsticos. Contudo, no se trata de uma escolha do tipo isto ou aquilo. Aps considerar todos os fatores, voc pode escolher microfilmar na prpria instituio, atravs de prestadores de servios externos ou atravs de uma combinao dos dois. Voc deve considerar os objetivos do programa, bem como o conhecimento especializado e outros recursos disponveis na instituio. Como foi observado anteriormente, a instituio permanece responsvel pela qualidade dos produtos de microfilme, qualquer que seja a opo escolhida.
36 Byrnes, Issues and criteria for comparing in-house and contracted microfilming, in Preservation microfilming: planning and production, 40.

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Contratar outros servios ou no? Uma anlise similar de custos e fatores qualitativos deveria influenciar sua avaliao de outras opes que voc pode contratar. A advertncia principal nesta discusso a questo das qualificaes do prestador de servios. Elas devem ser cuidadosamente avaliadas. Alguns elementos do programa deveriam normalmente ser entregues a terceiros contratados, alguns no podem nunca e a maioria deles exigir um julgamento caso a caso. - Seleo A instituio deveria manter consigo a responsabilidade pela seleo do material a ser microfilmado, porque esta se baseia no contedo intelectual e nas consideraes de uso, bem como nas caractersticas fsicas dos volumes candidatos.37 - Preparao Pode ser apropriado contratar o trabalho de preparao para materiais de biblioteca, mas raramente para colees arquivsticas. A preparao de colees arquivsticas provavelmente exige familiaridade com os materiais e o julgamento profissional somente disponveis dentro do repositrio. Especialmente se a coleo requer organizao ou indexao significativas anteriormente microfilmagem, o trabalho deve geralmente ser feito na prpria instituio. Ao contrrio, a preparao de livros, jornais e materiais especficos de bibliotecas pode ser freqentemente realizada efetivamente e de forma to econmica por uma agncia de prestao de servios quanto aquela realizada pelo corpo tcnico da biblioteca. Alguns dos principais agentes de microfilmagem fornecem atualmente este servio. A dificuldade da estimativa do tempo e dos custos de preparao pode argumentar a favor da utilizao de servios contratados. O Captulo 6 discute a ampla gama de tempos que a preparao pode exigir. Especialmente se for seu primeiro projeto de microfilmagem e, portanto, voc no contar com dados histricos de despesa, a utilizao de uma agncia de prestao de servios (que est vinculada a certas estimativas de produo e custos) pode ajudar a reduzir o risco de subestimar grandemente os custos. - Garantia de qualidade Apenas sua instituio ou uma organizao atuando como seu agente ou representante (como uma terceira parte contratada, o pessoal da sua rede ou consrcio, ou uma instituio vizinha) podem realizar a inspeo tcnica e bibliogrfica para verificar que os produtos de microfilme atendam s suas especificaes. - Controle bibliogrfico Um nmero pequeno de agncias de microfilmagem para preservao fornece servios de controle bibliogrfico. A sua utilizao pode ser apropriada se voc no possui acesso ao OCLC ou RLIN e no conta com pessoal de catalogao treinado para fazer a catalogao on-line. A contratao de servios de catalogao pode tambm ser a soluo quando voc deseja complementar ou expandir operaes domsticas durante um projeto de curta durao.38
37 Deve haver excees para esta recomendao, particularmente no contexto de projetos cooperativos. Nos projetos da American Philological Association, ttulos tinham sido pr-selecionados por um conselho consultivo, mas este modelo raramente tem sido adotado por outros. 38 Uma fora tarefa foi estabelecida dentro da Preservation and Reformatting Section [Seo de Preservao e Reformatao] da ALA/ALCTS para elaborar diretrizes para os fornecedores de catlogos de microformas para preservao; se este trabalho for bem sucedido, a publicao estar disponvel na ALCTS (veja o endereo no a-pndice B).

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- Armazenamento O armazenamento de negativos master deveria ser sempre contratado. Poucos repositrios possuem instalaes que obedecem s rigorosas normas tcnicas para o armazenamento arquivstico e o armazenamento dos negativos master fora da instituio (preferivelmente em outra regio geogrfica) protege-os de desastres naturais (tais como terremotos, furaces e tornados) e de enchentes localizadas, vazamentos no encanamento, incndios e assim por diante. Os masters de impresso podem ser armazenados na prpria instituio, contanto que esta tenha uma instalao com controle climtico, segurana e proteo contra incndio apropriados. Independente das funes executadas por contrato, a instituio responsvel pelo estabelecimento das especificaes que orientem o trabalho dos prestadores de servios contratados, pelo monitoramento de sua performance e por trabalhar junto a eles para esclarecer expectativas e resolver problemas. Visto que tantos elementos de um programa de microfilmagem podem ser entregues a prestadores de servios contratados, como decidir quando sua instituio deveria contratar terceiros? Umas poucas orientaes gerais podem servir como ponto de partida para sua tomada de deciso. Se esta for sua primeira iniciativa de microfilmagem para preservao, provavelmente sensato contratar o mximo de trabalho que puder ser efetivamente executado por prestadores de servios qualificados. Assim, o pessoal pode concentrar-se nas funes que devem ser realizadas na prpria instituio, como a seleo e a garantia de qualidade. O processo ser educativo, na medida em que equipar o pessoal para assumir a responsabilidade por uma maior quantidade de trabalho interno em uma fase subseqente. Se a maior parte de suas necessidades for satisfeita por um nico projeto de microfilmagem a ser concludo dentro de um intervalo finito de tempo, voc deve considerar seriamente a contratao de servios fora da instituio. No faz sentido realizar o investimento necessrio e substancial em equipamento, fornecimentos e pessoal para um projeto de execuo imediata. Se voc se encontra em uma instituio de pequeno porte, pode lhe faltar o espao, o pessoal ou a infra-estrutura para sustentar uma operao interna. Ao contratar servios, voc pode direcionar seus recursos para as atividades que melhor voc pode realizar, especialmente aquelas relacionadas seleo e ao controle bibliogrfico. Mesmo que voc se encontre em uma instituio de grande porte que tenha a m a i o r parte das instalaes e equipamento necessrios e mesmo que voc esteja firmando um compromisso a longo prazo para com um programa de microfilmagem para preservao, a utilizao de prestadores de servios externos aumentar sua produo. Algumas instituies hoje reservam os laboratrios de suas instalaes para a microfilmagem de itens valiosos que devem permanecer na instituio. Se seu programa de microfilmagem dirigido para materiais identificados atravs do uso (por exemplo, aqueles selecionados atravs de sua circulao), a microfilmagem deveria normalmente ser realizada na prpria instituio, por duas razes. Primeiro, deve haver um intervalo de trabalho curto, de forma que os materiais sejam rapidamente devolvidos para uso. Segundo, poucos agentes de microfilmagem esto preparados para lidar com o fluxo e refluxo volteis de materiais gerados em um programa com base no uso.

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Por todos os Estados Unidos, as bibliotecas esto explorando opes de terceirizao. A tendncia a contratao do maior nmero de servios possvel pela instituio, que reserva seus recursos institucionais para funes que os prestadores de servios no podem desempenhar to bem ou to efetivamente. Uma tendncia similar levou muitas das bibliotecas a abandonar suas oficinas de encadernao dcadas atrs. Como j foi observado, contudo, a utilizao de terceiros para a prestao de servios no isenta a instituio da responsabilidade do monitoramento e da garantia da qualidade do trabalho realizado. Ainda, a diviso de trabalho aqui proposta dependente da utilizao de prestadores de servios qualificados. Ao longo dos ltimos anos, agncias de prestao de servios de microfilmagem tm dirigido sua ateno ao mercado da microfilmagem para preservao. Umas poucas novas organizaes sem fins lucrativos tm se dedicado a atender s necessidades de bibliotecas e arquivos pela microfilmagem para preservao. Uma delas, de fato, foi criada especialmente para atender s necessidades de produo de microfilme de um grupo de bibliotecas de pesquisa. A microfilmagem para preservao no uma linha secundria para elas, mas toda sua razo de ser. Umas poucas organizaes tm se aliado comunidade de preservao, estabelecendo unidades separadas para microfilmagem que obedecem s diretrizes mais estritas. Sendo todos os outros fatores (especialmente custos e qualidade) comparveis, razovel para a comunidade bibliotecria e arquivstica apoiar tais organizaes.39 Componentes de um programa de microfilmagem para preservao Os elementos principais do programa de microfilmagem so (1) seleo e identificao de materiais, (2) preparao, (3) produo do microfilme e garantia de qualidade, (4) acesso e controle bibliogrfico e (5) armazenamento. Apesar de cada elemento ser distinto, eles so inter-relacionados. Em outras palavras, decises tomadas em cada rea afetam as demais. As sees seguintes servem a um propsito duplo: descrever as etapas em uma operao de microfilmagem para preservao e evidenciar as decises administrativas necessrias para planejar e implementar cada etapa. Descries detalhadas de cada componente, suas caractersticas prescritas e questes operacionais maiores so tratadas nos captulos individuais deste manual.
Seleo e identificao

O aspecto mais importante do programa de microfilmagem para preservao a seleo e identificao dos materiais a serem preservados. No importa quo bem o processo seja implementado, se os materiais que deveriam ser preservados forem perdidos ou se materiais de pouca importncia ou inapropriados forem preservados, nenhum objetivo ter sido alcanado. A seleo implica decises difceis. difcil prever o rumo do conhecimento e da pesquisa no futuro, o que torna quase impossvel o envio de qualquer item de nossas colees para a lata de lixo. A seleo geralmente ocorre em trs nveis. Primeiro, h a deciso administrativa (previamente citada) que estabelece as prioridades organizacionais gerais na microfilmagem para preservao. O segundo nvel operacional: a deciso de enfocar um segmento particular da coleo, freqentemente por assunto ou formato (por exemplo, livros, jornais, panfletos ou manuscritos). O grupo definido como alvo pode ser refinado em termos da data de impresso, localidade de publicao ou outros critrios. Terceiro, cada item pertencente rea enfocada
Mesmo ao avaliar os prestadores de servios altamente recomendados, a instituio deve atentar para as notas acauteladoras apresentadas nesta seo .
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geralmente deve ser examinado para assegurar que j no tenha sido preservado, para assegurar que ele justifique a reformatao e que seja apropriado microfilmagem. Uma maneira de abordar o processo colocar uma srie de questes. 1. Que materiais so importantes para a preservao? Os arquivistas, especialistas no assunto, selecionadores, curadores e outros membros do pessoal de desenvolvimento e gerenciamento de colees so as pessoas apropriadas para decidir sobre aquilo que deveria ser preservado e em que ordem. Estes membros do corpo tcnico deveriam compreender as foras e importncia de vrias colees, tanto enquanto colees quanto em termos de seus componentes individuais. A identificao e a seleo para preservao sistemticas deveriam ser integradas ao gerenciamento de uma coleo de biblioteca ou arquivo. Uma faculdade local ou outros estudiosos podem ajudar na seleo. Alguns grupos de estudiosos tm identificado as prioridades para preservao dentro de suas disciplinas de estudo e algumas publicaes podem tambm ajudar. Os critrios para seleo incluem o uso corrente por estudiosos e a importncia ao conhecimento futuro. Voc pode identificar os materiais item por item, ou como uma coleo. Em uma coleo, cada item pode no ser individualmente valioso para se preservar, mas a coleo como um todo pode representar a amplitude do pensamento ou o registro de edies de um assunto ou de um perodo de tempo especficos. 2. A microfilmagem a tcnica mais apropriada? Os curadores e o pessoal do desenvolvimento de colees deveriam compreender bem todas as opes para preservao disponveis. Freqentemente, responsabilidade do administrador de preservao ou do gerente do projeto de microfilmagem esclarecer tais opes. 3. Os materiais j foram preservados? Antes que voc tome a deciso de microfilmar um volume, voc deve se assegurar de que j no exista um substituto adequado para o mesmo. O volume pode ter sido reimpresso em cpia de papel, editado em microforma por um editor de microformas ou microfilmado por outra biblioteca. Uma reimpresso (da mesma edio ou de uma outra), uma fotocpia para preservao ou uma cpia de uma microforma j existente so normalmente mais baratas e preferveis microfilmagem. Se a opo de escolha para preservao for a microfilmagem, voc deve verificar se o volume j no se encontra disponvel em microforma ou designado para filmagem por uma outra instituio. Isto requer uma pesquisa nas bases de dados bibliogrficos nacionais [USA] e em outros recursos on-line ou impressos. Uma quantidade significativa de microfilmagem e de edio de microformas j foi alcanada, de forma que voc deve realizar esta pesquisa para evitar a microfilmagem repetida. Se a edio exata de um ttulo j foi filmada ou selecionada para microfilmagem por uma fonte respeitada, considere-a preservada. Se o item for de importncia para atender a necessidades locais, voc pode comprar uma cpia da microforma. Apenas quando no houver substitutos aceitveis que voc deveria considerar a microfilmagem do item. 4. Que critrios sero utilizados para examinar itens individuais? Muitos itens em colees de bibliotecas e arquivos precisaro de preservao sistemtica nos prximos anos. apropriado preservar primeiro aqueles em condio de maior deteri-

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orao, aqueles que podem vir a se desintegrar ao serem utilizados pela prxima vez. Fatores econmicos, porm, surgem em cena aqui tambm. Por exemplo, um manuscrito ou jornal pode apresentar um grau de deteriorao to elevado que necessite de reparos onerosos, simplesmente para poder estabiliz-lo para a microfilmagem. Em tais casos, voc pode querer reconsiderar sua deciso de seleo. 5. Como sero organizados os procedimentos de seleo e identificao de m a t e r i a i s dentro da instituio? Os processos de identificao e seleo em um projeto de microfilmagem para preservao so normalmente absorvidos essencialmente pelos profissionais existentes no quadro de pessoal. Eles contam com o conhecimento especializado necessrio para tomar decises conscientes e devem dedicar um prazo de tempo maior para faz-lo. Eles geralmente determinaro as prioridades entre as colees e ento revisaro os materiais isoladamente (item por item). O pessoal de suporte pode auxiliar na identificao, na avaliao de condio e na pesquisa bibliogrfica. Colees nicas como as de arquivos ou manuscritos podem ser microfilmadas sem a pesquisa bibliogrfica. Voc dever idealizar formulrios de pesquisa e registros de guarda. Considere ainda os requerimentos de espao: aps a seleo dos materiais, eles devem ser acomodados em vrios pontos durante o processo de trabalho (enquanto esperam pela preparao, microfilmagem ou inspeo, por exemplo). 6. O material protegido pela lei de direitos autorais ou sujeito a restries por parte do doador? Faa todo o possvel para observar a lei de direitos autorais. Determine, antes da microfilmagem, se o ttulo ainda est protegido pelo registro de propriedade autoral. Voc pode microfilmar materiais de domnio pblico mesmo que eles tenham sido reimpressos por outro editor, mas filme o original e no a reimpresso. Se os materiais ainda estiverem sob direitos autorais, tente contatar quem os possui, caso voc planeje criar mais cpias alm da cpia permitida para preservao ou uso erudito. Isto especialmente verdadeiro se voc planeja embalar um conjunto de ttulos para venda como uma coleo ou se voc planeja utilizar a digitalizao conjuntamente microfilmagem. Materiais arquivsticos e manuscritos geram problemas especiais devido s restries de direitos autorais ou por parte dos doadores. Se voc no puder obter a permisso do titular dos direitos autorais para microfilmar, ou mesmo se voc vier a obter tal permisso, freqentemente melhor proporcionar acesso ao microfilme apenas no prprio local ou atravs de acesso controlado que evite a cpia ou duplicao ulteriores do microfilme. Tanto para materiais editados quanto para aqueles no editados, voc deveria incluir uma declarao de direitos autorais no microfilme de livros, jornais ou documentos que provavelmente so protegidos pela lei, indicando a responsabilidade dos usurios de respeitar a lei de direitos autorais. 7. Os materiais sero mantidos aps a microfilmagem? A deciso por reter os materiais tipicamente tomada pelos selecionadores, geralmente em consulta com o administrador de preservao ou ao gerente de projeto, durante reviso de curadoria. Se os materiais possuem valor de artefato, mantenha-os aps a microfilmagem. Do contrrio, avalie cuidadosamente os benefcios de acesso da reteno dos originais versus os custos da manuteno de uma microforma e de uma cpia de consulta. Mesmo com cuidadosa

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ateno, materiais frgeis podem sofrer algum dano pela sua manipulao e microfilmagem. Se voc optar pela reteno de itens microfilmados, voc deve antecipar se eles necessitaro de algum reparo, reencadernao e de outros tratamentos aps a microfilmagem.
Preparao de materiais

Muitas das decises tomadas no processo de seleo e identificao afetam a preparao de volumes. Por exemplo, os suprimentos e procedimentos de reparo podem diferir, dependendo se os materiais sero mantidos ou eliminados aps a microfilmagem. A preparao de materiais uma tarefa orientada pela produo. O fluxo de trabalho deve ser cuidadosamente coordenado para atender s necessidades e expectativas do laboratrio de microfilmagem. As responsabilidades do pessoal de preparao e do pessoal de microfilmagem devem ser detalhadamente explicadas e claramente compreendidas por ambas as partes, se se deseja que o processo transcorra tranqilamente e resulte em um microfilme de alta qualidade. O processo de planejamento de produo envolve as relaes entre a preparao de materiais e o processo de microfilmagem e as tarefas envolvidas na preparao de volumes e documentos ao nvel de prontos para a cmera. As etapas e questes principais em cada um dos elementos so as seguintes: Conferncia A conferncia o processo de exame dos materiais para determinar se estes esto completos e em ordem. 1. Os materiais esto completos e em ordem? A maioria dos materiais requer a conferncia pgina por pgina para determinar se todas as sees do item esto presentes. Isto importante para colees arquivsticas e pode ser bastante moroso para aqueles materiais que no estejam completamente organizados. A conferncia de livros e peridicos geralmente direta, a no ser que eles apresentem uma condio fsica to ruim que suas folhas estejam se destacando do bloco de texto. Pode ser necessrio remover a encadernao de um volume e rearranjar as pginas ou inserir uma notificao especial no microfilme para indicar a interveno de arranjo. 2. esta a melhor cpia disponvel? Para assegurar que a melhor e mais completa cpia seja microfilmada, voc pode precisar solicitar fotocpias de pginas faltantes ou tomar emprestada de outra instituio uma cpia mais completa para a microfilmagem. Voc deve primeiro obter a permisso da instituio possuidora da referida cpia. Faa todo o possvel para microfilmar volumes completos. Em alguns casos, no existem outras cpias, de forma que aquela incompleta ser a melhor disponvel. Cada instituio deve estabelecer suas prprias diretrizes para definir quando aceitvel a microfilmagem de itens incompletos. Materiais arquivsticos normalmente so nicos. Contudo, o arquivo pode desejar completar um projeto de microformas solicitando que um outro arquivo filme uma coleo complementar, como, por exemplo, a outra metade de uma correspondncia. - Preparao fsica Voc deve preparar os materiais de forma a possibilitar a qualidade de microfilmagem mais elevada. Em seguida so apresentadas as questes administrativas importantes que voc deve considerar.

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1. Volumes encadernados sero microfilmados intactos ou tero a encadernao removida? Agentes de microfilmagem orientada para a preservao possuem cmeras equipadas com apoios para livros, que sustentaro um volume encadernado de forma a obter uma qualidade tima de imagem e a minimizar o dano encadernao e s folhas. Em discusses iniciais com o operador de microfilmagem, trabalhe no sentido de definir os limites do equipamento disponvel. Volumes com encadernaes muito apertadas, com pouca margem interna ou com o papel extremamente quebradio podem exigir a remoo da encadernao. A instituio deveria decidir que mtodos de remoo de encadernaes so aceitveis e fornecer instrues ao operador. 2. Em que extenso os materiais arquivsticos sero organizadosou os instrumentos de pesquisa sero melhorados conjuntamente com a preservao? Especialmente em colees que no obedeam aos padres atuais de controle arquivstico, possvel utilizar o projeto de microfilmagem como uma oportunidade para organizao e descrio. Esta deciso pode ter implicaes dramticas de custos e acesso. 3. Que componentes de cada item deveriam ser microfilmados? Decises devem ser tomadas quanto a questes como: Os folders arquivsticos tambm deveriam ser microfilmados? As pginas em branco? As encadernaes e contracapas? Embora a microforma no possa registrar completamente caractersticas bibliogrficas ou de artefato, ela pode ser til para registrar alguns elementos de desenho na cpia do filme. Na medida do possvel, tente padronizar as prticas para o projeto inteiro, ou a nvel de remessa por remessa. 4. Que diretrizes sero estabelecidas para os procedimentos de preparao fsica? A preparao pode envolver muitas outras etapas, delineadas no Captulo 3, incluindo a remoo de prendedores e outros itens estranhos, apagar marginlias, gerar substitutos de fotocpia para pginas muito danificadas, a realizao de reparos menores, o aplainamento de pginas e a manipulao de caractersticas mais delicadas, que requerem ateno especial por parte do operador da cmera. Embora isto possa ser mnimo para materiais de biblioteca rotineiros, tais fatores podem ser extensivos para materiais de arquivos. O pessoal de gerenciamento deve desenvolver diretrizes para a gerao de um microfilme de alta qualidade dentro de um cronograma e com parmetros de custos realsticos. Preparao de alvos Alvos so folhas contendo informao tcnica e bibliogrfica fotografadas juntamente com um item. Alvos informativos* proporcionam orientao aos usurios. Tipicamente, eles identificam o ttulo, contedos e outras informaes sobre os materiais presentes no microfilme, explicam caractersticas do original que podem ser confusas ao usurio (por exemplo, pginas faltantes ou fora de ordem) e informam ao usurio onde os materiais esto localizados no microfilme. Alvos tcnicos fornecem a informao tcnica necessria produo e garantia de qualidade, como os cartes de teste de resoluo. 1. Como sero preparados os alvos? A produo de alvos mais eficiente quando feita com um computador pessoal, uma impressora a laser e um software apropriado. Conexes com o sistema on-line local ou outras bases de dados podem permitir que voc importe informao bibliogrfica ou instrumentos de
* NR: Tambm conhecidos como sinaltica e legenda

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pesquisa e, assim, acelere a produo e reduza os erros de entrada de dados. Freqentemente, til solicitar a ajuda do administrador de sistemas ou de algum do pessoal de automao para desenvolver ou ajustar softwares para estas conexes e para a produo dos alvos. 2. Que alvos deveriam ser preparados? Estabelea diretrizes para assegurar que todos os alvos necessrios sejam produzidos e que todos tenham sido preparados antes do envio ao agente de microfilmagem. Uma coleo dotada de bons alvos ajuda aqueles que estejam utilizando o microfilme. Alvos excessivos, contudo, podem distrair o usurio, tornar o trabalho mais lento durante a microfilmagem e aumentar a contagem de quadros e, portanto, os custos. Voc deve fazer alguns julgamentos quanto a alvos opcionais. Por exemplo, em uma coleo incompleta ou com pginas danificadas, deve ser mais eficiente fornecer um alvo explicativo logo no incio do rolo que utilizar alvos juntamente com cada pgina danificada. 3. Que alvos sero produzidos domesticamente e quais aqueles que sero fornecidos pelo agente de microfilmagem? A maioria dos agentes de microfilmagem proporciona alvos padronizados, tais como INCIO e FIM DO ROLO/REBOBINE POR FAVOR. Em suas discusses preliminares, identifique os alvos que o agente de microfilmagem pode fornecer e os respectivos custos. Em geral, se a preparao est sendo feita na prpria instituio, a maior parte dos alvos deveria tambm ser produzida domesticamente. Ainda, assegure-se de que o agente de microfilmagem compreenda bem onde inserir alvos especiais indicando anomalias no texto, mudanas na taxa de reduo e assim por diante. Outros trabalhos de preparao Aps a preparao dos alvos, membros do quadro tcnico determinaro os contedos de cada rolo e prepararo as instrues finais para o operador. As seguintes decises fundamentais devem ser tomadas neste estgio. 1. Quem far a programao de rolo? A programao de rolo o processo em que se determina quais os materiais que sero includos em cada rolo. Se os demais trabalhos de preparao esto sendo feitos na prpria instituio pelo quadro de funcionrios, eles geralmente deveriam realizar a programao de rolo. O operador pode faz-lo se voc lhe der instrues claras sobre onde dividir volumes ou colees, mas esteja preparado para pagar por este servio extra. 2. O que deve ser includo nas instrues por escrito? A preparao das instrues finais para o operador pode consumir um tempo considervel, especialmente aquelas para colees arquivsticas e para materiais com muitas anomalias. O contrato, carta de acordo ou instrues de projeto deveriam cobrir o mximo possvel das especificaes gerais, de forma que as instrues para remessas ou materiais especficos devam indicar apenas as excees. A preparao de materiais para a microfilmagem deve ser cuidadosamente pensada e implementada para cada projeto e item de microfilmagem. Os processos so freqentemente rotineiros, mas eles so crticos para a criao de um produto de microfilme til. O corpo tcnico deve ser bem treinado e supervisionado de perto. Se os materiais forem impropriamente

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identificados, eles podem ficar perdidos para todos os objetivos prticos. Rotinas de preparao desatentas podem danificar volumes frgeis; a falta de organizao criar problemas para todos os usurios subseqentes do microfilme. A preparao pode ser feita primariamente por estudantes, voluntrios e por outras pessoas do pessoal de suporte, o que ajuda a controlar os custos. Porm, a preparao geralmente a parte mais trabalhosa do processo, de forma que voc deve planejar cuidadosamente para que o processo seja o mais simples e eficiente possvel.
Produo de microfilme

A produo do microfilme no envolve apenas o trabalho de cmera - o processo de registro dos alvos e dos documentos a serem preservados sobre o filme - mas tambm o processamento do filme, a inspeo pelo agente de microfilmagem, refilmagens e emendas quando necessrio, duplicao e garantia de qualidade pelo pessoal do repositrio. A microfilmagem para preservao um trabalho minucioso e deveria ser executada em obedincia s normas tcnicas necessrias produo do microfilme com a melhor qualidade possvel. Na produo do microfilme para preservao, as questes seguintes devem ser tratadas, juntamente com as operaes a serem realizadas domesticamente e quelas que se deve contratar: 1. Quantas geraes de microfilme sero criadas? Voc deveria utilizar um sistema de trs geraes em que o negativo master seja usado apenas uma vez, para criar o master de impresso partir do qual todas as cpias de servio sero produzidas. Cada gerao, porm, implica custos de produo, embalagem e armazenagem contnua. Como medida de economia, algumas instituies produzem apenas o negativo master para preservao e uma cpia de servio quando da criao do microfilme, adiando a produo de um master de impresso at que recebam uma requisio por uma cpia do microfilme. Esta abordagem pode ser justificvel se for pouco provvel que o material sendo microfilmado tenha uma demanda intensa, mas isto requer que voc conte com uma estimativa de uso antecipado bastante precisa. mais barato criar o master de impresso na fase inicial que faz-lo mais tarde e apenas a abordagem das trs geraes proporciona a garantia necessria s aplicaes para preservao. 2. Que formatos e tipos de filme sero utilizados para as trs geraes? O filme de gelatina e prata deve ser utilizado para o negativo master e para o m a s t e r de impresso, mas o filme diazo ou vesicular pode ser usado para as cpias de servio. Existem normas tcnicas nacionais [USA] para a criao do filme de rolo de 35 mm e 16 mm e da microficha de 105 mm, mas o filme de rolo de 35 mm predomina em programas de preservao em bibliotecas e arquivos. 3. Que norma tcnicas e especificaes deveriam ser obedecidas? Normas tcnicas nacionais [USA] elaboradas pela AIIM proporcionam a base para projetos de microfilmagem para preservao, mas elas no cobrem todos os aspectos de um programa. Elas devem ser adaptadas s necessidades do projeto especfico e diretrizes adicionais devem ser desenvolvidas. Felizmente, h especificaes modelo a se considerar. As especificaesd o RLG e outras tornaram-se padres para muitas bibliotecas e arquivos. 4. Quantas cpias de servio so necessrias? Voc deveria produzir, pelo menos, uma cpia de servio; sua estimativa de uso projetado determinar se sero necessrias cpias adicionais.

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5. Voc espera gerar uma imagem digital partir do microfilme? O microfilme constitui uma excelente plataforma para sistemas digitais de acesso.40 Se voc no puder prever se vir a escanear o microfilme, pode ser melhor estabelecer especificaes assumindo-se que o microfilme eventualmente ser digitalizado, uma vez que as prticas de microfilmagem podem tanto simplificar como complicar o escaneamento futuro. Por exemplo, podem ser desejadas redues menores para o microfilme que ser escaneado, pode ser necessrio que as limitaes de inclinao sejam mais restritas que o permitido nas diretrizes do RLG e, ainda, sistemas de escaneamento podem trabalhar de forma mais eficiente dependendo da orientao das pginas no microfilme. 6. Que programa de garantia de qualidade voc estabelecer para verificar que o microfilme atenda s suas especificaes? A garantia de qualidade uma parte crtica do processo de microfilmagem. Na medida em que as instituies confiam cada vez mais em agncias de prestao de servios para a produo do microfilme e, assim, cedem o controle do processo de microfilmagem propriamente dito, a garantia de qualidade tornou-se a nica maneira de verificar que o produto obedea s normas tcnicas nacionais [USA] e s diretrizes para preservao. A garantia de qualidade envolve inspees visuais, tcnicas e bibliogrficas. O agente de microfilmagem deveria realizar testes tcnicos apropriados e rotinas de inspeo, mas o repositrio deve tambm monitorar o trabalho do agente de microfilmagem pela inspeo dos microfilmes na medida em que estes retornam. a. Voc inspecionar todos microfilmes que voltaram? Ou far apenas uma amostragem? As diretrizes para preservao exigem a primeira opo. Se voc escolher o compromisso arriscado da inspeo seletiva, vrias precaues devem ser tomadas. b. Que defeitos constituiro os motivos para a rejeio de microfilmes? Diretrizes escritas devem ser estabelecidas e combinadas com o agente de microfilmagem. Erros que afetem a longevidade do microfilme devem ser corrigidos, mas podem haver casos em que o microfilme com defeitos menores possa ser aceito. Acesso e controle bibliogrfico O acesso informao de que um ttulo foi preservado e ao microfilme propriamente dito crucial para um programa efetivo. Uma vez que voc introduza os registros de ttulos filmados no OCLC ou na RLIN, instituies e pesquisadores em todo o pas [USA] sabero que um livro ou conjunto de documentos foi microfilmado e que cpias daquele microfilme encontram-se disponveis atravs de compra ou do emprstimo interbibliotecrio (EIB). Se os estudiosos no puderem determinar que tal item exista, o trabalho deles pode ser prejudicado. Se os programas de microfilmagem para preservao no forem capazes de identificar aquilo que j foi preservado, recursos sero desperdiados em esforos duplicados. O acesso possui dois fatores: acesso local interno e acesso nacional e internacional externo. 1. Como que outras instituies sero informadas de sua inteno de microfilmar um ttulo? Tanta atividade de microfilmagem para preservao est ocorrendo nacional e internacionalmente que h um risco de que muitas instituies possam selecionar o mesmo
40 Veja C. Lee Jones, Preservation film: platform for digital access systems (Washington D.C.: Commission on Preservation and Access, July 1993), publicado neste projeto com o ttulo: Microfilme de preservao: plataforma para sistemas digitais de acesso."

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ttulo para microfilmagem. (Obviamente, isto no um problema quando se trata da microfilmagem de itens nicos). O mecanismo mais efetivo parase evitar a microfilmagem duplicada registrar no OCLC ou na RLIN sua inteno de microfilmar um ttulo. 2. Que normas tcnicas e procedimentos de catalogao voc adotar? O acesso informao de que um item foi microfilmado deveria ser efetuado atravs da catalogao da microforma no OCLC ou na RLIN. Catalogue negativos master de acordo com o ARL Guidelines for Bibliographic Records for Microform Masters (tambm endossado pela ALCTS). Isto requerque os registros, no mnimo, obedeam a normas tcnicas de converso retrospectiva e incluam dados para preservao relevantes; tais diretrizes tambm encorajam a proviso de pelo menos um cabealho de assunto. O departamento de catalogao ou a unidade de processamento tero o conhecimento especializado e as ferramentas para proporcionar os registros bibliogrficos apropriados para o microfilme. Prioridades institucionais podem ter que ser estabelecidas para que o microfilme no termine em uma reserva local, mas seja processado rotineiramente junto a outros materiais. 3. Como sero conectados as vrias ferramentas automatizadas e os registros? Uma grande eficcia pode ser alcanada pela coordenao ou conexo de bases de dados nacionais [USA], catlogos on-line locais e bases de dados no compartilhadas ou compartilhadas dentro da instituio. H um importante aspecto de compartilhamento entre os dados necessrios utilizados em inspees de condio, pesquisa para substituio, produo de alvos, catalogao, localizao e controle de inventrio, e estatsticas e elaborao de relatrios. Na medida em que voc conecta os sistemas relevantes, voc pode economizar tempo e reduzir os erros de entrada de dados. 4. Como ser proporcionado o acesso local? O acesso interno uma funo de organizao local. Quando volumes ou d o c u m e n t o s so introduzidos no curso da microfilmagem para preservao, eles so removidos do uso ativo. Registros locais deveriam ser revisados para exibir o status de itens na fila para microfilmagem, geralmente atravs de uma nota n1o registro de catlogo da biblioteca ou no instrumento de pesquisa. Mantenha registros para localizar itens que possam ser requisitados antes da microfilmagem estar completa e para evitar perdas. Voc pode precisar desenvolver uma poltica para a recuperao de itens na fila de microfilmagem, especialmente se voc estiver microfilmando colees ou itens que so regularmente utilizados. Aps a microfilmagem, uma cpia de servio do microfilme normalmente ser fornecida para uso local e os registros bibliogrficos existentes sero atualizados ou adicionados ao catlogo local. Freqentemente, um registro de negativos master que foram produzidos mantido separadamente, para controle interno. Em arquivos, registros de inventrio deveriam ser revisados para mostrar que o microfilme encontra-se disponvel; eles podem tambm ser providos de notas explicativas para esclarecer que o acesso aos originais foi restringido, visto que j existe uma verso em microforma. 5. Como sero fornecidas cpias adicionais? Um propsito da microfilmagem para preservao fornecer cpias de itens a o u t r a s instituies e pesquisadores. Um mecanismo deveria ser estabelecido para a duplicao de microfilmes sob demanda, seja internamente ou atravs de uma agncia de prestao de servios.41
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Muitas das instalaes de armazenamento principais que oferecem servios de duplicao como um servio adjunto. O acesso a este servio deve influenciar sua seleo por uma instalao de armazenamento para masters de impresso, particularmente se voc antecipar uma elevada demanda por alguns dos ttulos ou rolos.

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Armazenamento

As normas tcnicas e as diretrizes para preservao nacionais [USA] para microgrficos especificam um produto de microfilme que possa ter uma expectativa de vida de quinhentos anos. Contudo, para alcanar tal longevidade, o filme deve ser no apenas manufaturado e processado apropriadamente, mas tambm mantido de acordo com as normas tcnicas nacionais [USA] para o armazenamento a longo prazo. Cpias de servio so geralmente mantidas na coleo de trabalho da biblioteca ou arquivo, mas um controle rigoroso deve ser aplicado quanto ao negativo master e ao master de impresso. Estes custos de armazenamento so contnuos. 1. Onde sero armazenados os negativos master e os masters de impresso? Como eles sero acomodados? Poucas bibliotecas ou arquivos possuem cofres para microfilmes que atendem s normas tcnicas nacionais [USA] rigorosas para o armazenamento de negativos master e masters de impresso. O armazenamento fora do local da instituio, em uma instalao comercial que atenda s normas tcnicas para o armazenamento a longo prazo, atravs de um contrato de leasing, geralmente a melhor opo. Tais instalaes geralmente podem proporcionar um controle ambiental melhor que o oferecido por bibliotecas e arquivos e o armazenamento em outro local protege os masters de desastres que possam vir a afetar a instituio ou a localidade em que esta se encontra. A qualidade de bobinas, caixas de filmes, envelopes e mobilirio importante para assegurar a longevidade das microformas. 2. Que programa voc ir estabelecer para a inspeo contnua de masters armazenados? As normas tcnicas nacionais [USA] especificam que uma amostragem de microfilmes negativos master seja inspecionada periodicamente para a verificao de sinais de deteriorao. Aps ler as normas tcnicas, voc precisar determinar a freqncia das inspees, desenvolver uma estratgia de amostragem e trabalhar junto instalao de armazenamento para fazer os arranjos necessrios a estas inspees. Cada um dos elementos anteriores do processo de microfilmagem para preservao essencial ao sucesso de seu programa. A seleo deve ser consciente, os materiais devem ser devidamente preparados e microfilmados de acordo com as normas tcnicas, o acesso deve ser local e internacional e as condies de armazenamento devem ser projetadas para assegurar a preservao a longo prazo dos masters. Manuteno de registros e estatsticas Registros e estatsticas so teis para seguir o progresso e monitorar a atividade em programas de microfilmagem para preservao. Contudo, no h uma padronizao referente a que dados estatsticos se deve manter e sob que forma. No mnimo, voc precisar manter estatsticas para verificar faturas do agente de microfilmagem ou de outras agncias de prestao de servios que voc esteja utilizando. Se o projeto de microfilmagem for financiado por verbas concedidas, a agncia financiadora provavelmente exigir dados financeiros e de produo, de forma que seu sistema deveria ser projetado para gerar tais dados to automaticamente quanto for possvel. As estatsticas podem tambm ajud-lo a avaliar e ajustar sua operao de microfilmagem. Por exemplo, se um membro do corpo tcnico apresenta taxas de produo superiores s dos demais, pode ser que ele ou ela tenha desenvolvido estratgias nicas cujo compartilhamento com o resto do pessoal aumentar a produtividade.

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No mnimo, as estatsticas deveriam incluir o nmero de ttulos ou documentos microfilmados, o nmero de volumes microfilmados e o nmero de exposies produzidas anualmente ou em um dado projeto. Pode ser tambm til saber a metragem de microfilme duplicado produzido. Para monitorar e controlar o tempo, o trabalho de produo pode tambm ser computado, como o nmero de ttulos pesquisados, conferidos, preparados e catalogados. A extenso da manuteno de registros depende das complexidades e das dimenses da operao. Para propsitos de localizao, os materiais so normalmente registrados ao entrar no processo, identificados enquanto no laboratrio de microfilmagem ou nas mos de um fornecedor e, aps o trmino do processo, tm o registro cancelado. Outros dispositivos de manuteno de registros podem incluir: formulrios de recomendao, reviso e procura registros de circulao (para o caso de ttulos retirados da unidade de preservao) um registro separado de microfilmes concludos formulrios para controle de qualidade nmeros e contedos de controle para rolos enviados ao armazenamento remoto Outros formulrios e folhas de instruo dependero do fato de a microfilmagem estar sendo realizada domesticamente ou fora da instituio. Seus planos para uma microfilmagem futura ou outros esforos de preservao refinaro sua deciso sobre quais as estatsticas e os registros que devem ser coletados. Por exemplo, a coleta de estatsticas detalhadas sobre custos e produtividade em um projeto pode simplificar enormemente o planejamento de oramentos, as projees de pessoal e as estimativas de produtividade para projetos futuros visando a microfilmagem de materiais similares. Igualmente, voc pode, no processo de seleo, identificar os materiais adequados microfilmagem mas no includos nos parmetros do projeto em andamento, ou identificar materiais que necessitam conservao ou outros tipos de tratamento. Voc pode reter tais registros para o planejamento de projetos ou atividades de programa futuros. Custos e financiamento A microfilmagem para preservao no barata. De fato, se voc estiver obtendo servios baratos, estes provavelmente no atendem s especificaes apropriadas preservao. O custo simplesmente da microfilmagem e processamento das trs geraes de um rolo de filme de 35 mm se encontra, provavelmente, na faixa de 30 centavos de dlar por fotograma (geralmente com duas pginas por fotograma ao microfilmar livros e uma pgina por fotograma para materiais arquivsticos ou demasiado grandes). Alm disso, h os custos institucionais de pessoal, suprimentos e despesas gerais relacionadas seleo, preparao, garantia de qualidade e gerenciamento de programa; portanto, um total na faixa de 90 a 100 dlares para um volume de 250 pginas , atualmente, uma estimativa realstica para materiais rotineiros de biblioteca. O processo justifica tais custos, contudo, quando a alternativa a provvel perda de uma poro significativa de nosso patrimnio histrico. Em virtualmente todas as etapas do processo, decises de gerenciamento afetaro os custos. Quando comparados aos custos contnuos da manuteno de materiais no utilizveis nas estantes de um repositrio ou aos custos de espao para o armazenamento de materiais de pesquisa,

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os custos da microfilmagem parecem alinhados com os demais. Isto tambm verdadeiro quando se compara a microfilmagem com outros tratamentos de preservao. Analise os recursos financeiros e organizacionais atualmente disponveis dentro de sua instituio e determine o que deveria ser alterado, realocado ou acrescentado. Estes recursos incluem verbas para atender s necessidades de pessoal e gerenciamento, para contratar servios, para renovar ou reconfigurar o espao de trabalho e para conseguir equipamento de inspeo. Considere ento os custos contnuos de manuteno e suprimentos. Este manual ir gui-lo para a gerao da informao partir da qual os custos sero estimados. Financiamento parte, voc deve encorajar um comprometimento para com o programa por toda a instituio, porque os outros departamentos devem estar desejosos por assumir as funes extras resultantes de um programa de microfilmagem. Voc precisar proporcionar recursos para financiar a iniciativa de microfilmagem. No estgio de planejamento do programa, voc deve determinar que estratgia de financiamento utilizar. Freqentemente, h uma sinergia entre a estratgia de financiamento e os materiais selecionados para microfilmagem. O financiamento para a microfilmagem para preservao pode no ser facilmente entalhado a partir de um oramento institucional existente. Contudo, um programa contnuo e efetivo requer suporte com fundos operacionais internos. Algumas bibliotecas comeam por utilizar uma poro do oramento dos livros para substituio, uma vez que a microfilmagem , essencialmente, uma reaquisio de um item no utilizvel em sua condio atual. Outras instituies podem utilizar uma frmula para destinar uma porcentagem do oramento dos materiais para a microfilmagem (da mesma forma que fazem algumas com a catalogao), pois h despesas diretas e contnuas para a manuteno de itens de coleo durante seus ciclos de vida. Os custos iniciais ou projetos especiais so freqentemente financiados por recursos externos. Verbas federais [USA] podem estar disponveis se voc planeja microfilmar uma coleo que seja um recurso erudito de importncia nacional. As principais agncias federais [USA] esto agora bem informadas da necessidade de se exigir que os projetos obedeam s normas tcnicas mais elevadas, de se assegurar o acesso bibliogrfico e de se evitar a repetio de um esforo. Agncias federais [USA] de maior importncia que oferecem suporte financeiro microfilmagem para preservao so a NEH e a NHPRC, listadas no Apndice B. (O Departamento de Educao, outrora uma fonte principal de suporte financeiro atravs do Higher Education Act Title II-C, tem desempenhado um papel menos significativo nos ltimos anos). Em 1985, a NEH estabeleceu um escritrio principal para preservao, com a reformatao sobre microfilme tendo alta prioridade para o financiamento e sendo que este se encontra disponvel tanto para materiais de biblioteca quanto para materiais arquivsticos. Em 1989, houve um aumento significativo no nvel de financiamento para a NEH, com sua maior parte dedicada microfilmagem para preservao.42 Poucos estados [americanos] contam agora com programas de verbas para os quais projetos de microfilmagem para preservao so elegveis. Nova York o estado que talvez tenha o mais antigo e bem estruturado mas um contato com seu arquivo ou agncia bibliotecria estatais pode identificar outros. Em alguns estados, os fundos do Library Services and Construction Act (Ato de Servios e Construo de Bibliotecas), LSCA, tm sido utilizados para projetos de preservao.
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O nvel de financiamento do ano fiscal de 1995 para a Division of Preservation and Access (Diviso de Preservao e Acesso) da NEH fica em 22,7 milhes de dlares, dos quais o Congresso pretende que 16,9 milhes sejam gastos em projetos para preservao e acesso a materiais de arquivos e bibliotecas (a categoria que inclui projetos de microfilmagem). Estes nveis e a prpria existncia da NEH esto, obviamente, sujeitos a mudanas com as vicissitudes da vida poltica.
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Embora os doadores privados no tenham oferecido suporte financeiro a programas de microfilmagem para preservao, eles constituem possveis fontes de recursos. Um doador pessoal ou associado pode estar desejoso de contribuir financeiramente para assegurar que uma certa coleo ou item seja preservado. O auxlio de fundaes pode estar tambm disponvel, especialmente para colees com atrativos especiais. Onde existir um mercado significativo para os materiais a serem microfilmados, pode ser possvel trabalhar em conjunto com um editor comercial de microformas, de forma que verba alguma precisa ser fornecida pela instituio. Acordos para a edio de microformas geralmente requerem contratos especiais. Uma variao da edio comercial de microformas representada por um acordo em que as instituies vendem cpias para financiar ou subsidiar suas operaes de microfilmagem. Utilizando esta abordagem, as instituies podem se tornar, de certa forma, editoras e podem executar projetos de microfilmagem numa base de recuperao de custos.43 Por exemplo, a ATLA iniciou um projeto ambicioso, em 1984, para microfilmar aproximadamente 4 mil ttulos em um ano e para financiar esta operao atravs da venda por subscrio de cpias de microfichas de todos os ttulos. Como com a publicao comercial, esta abordagem funcionou porque h um mercado forte para os materiais microfilmados. Assistncia no estabelecimento de um programa de microfilmagem A microfilmagem para preservao complexa e trabalhosa, mas certamente pode ser realizada em um ambiente de arquivo ou biblioteca. Se o assunto novo para voc ou para sua instituio, voc pode se acalmar sabendo que existe assistncia disponvel para o planejamento e implementao de um programa. A informao publicada, programas de treinamento, visitas a stios operantes e contatos com colegas podem proporcionar informao de importncia. Existe, no momento, uma grande literatura sobre a microfilmagem para preservao. A bibliografia no final deste captulo constitui uma referncia importante. A Library Resources & Technical Services publica um artigo anual de reviso resumindo as publicaes principais sobre preservao, incluindo aquelas sobre microfilmagem para preservao, o que constitui uma maneira til para identificar trabalhos significativos que ajudaro na sua atualizao no campo. tambm til a leitura dos principais jornais sobre microgrficos, para tomar conhecimento dos desenvolvimentos tecnolgicos. Alguns programas de treinamento encontram-se disponveis, muitos dos quais oferecidos por programas de preservao regional como o do NEDCC.44 Organizaes que do apoio a projetos cooperativos freqentemente proporcionam treinamento aos participantes do projeto, conforme tem feito, por vezes, o RLG. Voc deve tambm encorajar sua rede de trabalho, associao profissional ou consrcio a contratar instrutores qualificados para oferecer workshops, ou voc pode manter um destes instrutores em sua instituio, se seu quadro tcnico for grande o suficiente para justificar tal despesa. Juntamente com a ARL e o RLG, um foro maior para o trabalho na microfilmagem para preservao tem sido o ALCTS da ALA, particularmente dentro de sua Preservation and Reformatting Section (Seo de Preservao e Reformatao), PARS. Pelo menos um comit e vrios grupos de discusso concentram-se na microfilmagem para preservao, digitalizao e outros tpicos da reformatao, alm do que institutos e programas relevantes freqentemente ocorrem na conferncia anual da ALA. Uma vez que tantos bibliotecrios de preservao e
Gwinn, The rise and fall and rise of cooperative projects, 81. Desde 1989 e continuando, pelo menos, por 1996, o NEDCC tem oferecido um workshop de trs dias sobre o planejamento e gerenciamento de um programa de microfilmagem. Para obter informao sobre o status deste programa de treinamento, contate o NEDCC no endereo indicado no Apndice B.
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tantos membros do pessoal de agncias de prestao de servios esto envolvidos no trabalho do ALCTS e do PARS, participar destes encontros tambm proporciona uma oportunidade para a coleta de informao e para a discusso com especialistas experientes em microfilmagem para preservao. Infelizmente, o SAA no proporciona aos arquivistas engajados na microfilmagem para preservao, no presente momento, recursos comparveis; isto , no h foros estruturados para a discusso de questes referentes reformatao. Visitas a outras instituies e a agncias prestadoras de servios tambm so teis, quer voc esteja apenas aprendendo sobre a microfilmagem para preservao, quer voc esteja ajustando os detalhes de um programa existente. Agentes de microfilmagem sem fins lucrativos freqentemente tm um componente educacional em suas misses e podem ser capazes de promover excurses que sejam mais educativas que orientadas venda. Se voc deseja realizar uma visita educativa a uma organizao como a Preservation Resources, contate o pessoal antecipadamente para esclarecer seus objetivos, explicar suas necessidades, elaborar um plano e agendar sua visita. tambm proveitoso visitar uma instituio anloga sua prpria e que tenha um programa de microfilmagem para preservao. O aconselhamento, documentao e recomendaes ad hoc esto disponveis em muitas fontes. As muitas instituies com programas de microfilmagem constituem um recurso rico e h muitos membros do corpo tcnico desejosos de compartilhar sua experincia arduamente adquirida. Redes regionais com programas de preservao como o AMIGOS Bibliographic Council (Conselho Bibliogrfico AMIGOS), o NEDCC e a SOLINET, bem como o RLG, o CIC e outras organizaes engajadas na microfilmagem para preservao, so uma boa fonte de orientao e recomendaes. O Apndice B lista muitos dos contatos que sero mais produtivos. No negligencie a assistncia disponvel atravs de fontes eletrnicas. At a concluso deste relato no havia nenhum foro on-line devotado exclusivamente microfilmagem para preservao. Contudo, uma ampla gama de questes referentes preservao so tratadas na Conservation DistList, um foro on-line (listserv) atravs do qual assinantes podem levantar indagaes, enquanto que vrias polticas institucionais, especificaes e outros documentos encontram-se eletronicamente disponveis atravs da Conservation OnLine (CoOL), um servidor de informao de grande alcance que proporciona acesso, via Internet, a uma base de dados exclusivamente textual sobre conservao e preservao.45 Como j foi observado, consultores podem ser tambm utilizados para alguns propsitos no estabelecimento de um programa. claro que voc precisar avaliar as qualificaes destes to cuidadosamente quanto deve faz-lo com quaisquer outros prestadores de servios. Com tantas fontes de informao disponveis, no h necessidade de faz-lo s. Apesar do trabalho envolvido no desenvolvimento de um programa de microfilmagem ser intimidante, instituies de todos os portes j o fizeram de forma bem sucedida e voc deveria se aproveitar da experincia que foi acumulada nesse campo. Concluso Para assegurar o acesso permanente aos livros, jornais, panfletos e documentos em bibliotecas e arquivos, eles devem ser preservados. A microfilmagem para preservao , freqentemente, uma tcnica apropriada para proporcionar a preservao a longo prazo de seu contedo de informao ou para reduzir o uso e os danos dos originais. Contudo, o processo complexo, envolvendo muito mais que o trabalho de cmera.
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Para obter informao sobre estes programas, envie uma mensagem pela Internet a consdist-request@lindy.stanford.edu.

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Todos os cinco aspectos do programa de microfilmagem para preservao devem ser cuidadosamente investigados: seleo e identificao de ttulos apropriados, preparao de itens para a microfilmagem, produo do microfilme e garantia de qualidade, acesso e controle bibliogrfico do microfilme gerado e armazenamento. A microfilmagem para preservao no pode ser consumada sem que todas estas cinco etapas sejam cumpridas. Os processos preparatrios e de ps-microfilmagem so to importantes quanto a microfilmagem propriamente dita e eles so, normalmente, mais trabalhosos e caros. Na dcada de 1980, o Interim Report (Relatrio Interino) do Committee on Preservation and Access (Comit para Preservao e Acesso) do Council on Library Resources (Conselho dos Recursos de Bibliotecas) recomendou, com firmeza, que a comunidade bibliotecria atuasse conjuntamente para desenvolver programas de microfilmagem para preservao baseados em prioridades locais e, ultimamente, em prioridades nacionais.46 Com a liderana do ARL e da Commission on Preservation and Access, sua ao se tornou internacional. A utilizao dos princpios e diretrizes delineados neste manual assegurar que a microfilmagem para preservao seja executada de forma ideal preservao de acervos para usurios durante sculos no futuro. Leituras recomendadas Para leituras relacionadas a componentes especficos da operao de microfilmagem para preservao, veja os captulos referentes neste manual.
Banks, Jennifer. Options for replacing and reformatting deteriorated materials. Washington, D.C.: ARL, 1993. Child, Margaret. The future of cooperative preservation microfilming. Library Resources & Technical Services 29 (Jan./Mar. 1985): 94-101. Gwinn, Nancy E. The rise and fall and rise of cooperative projects. Library Resources & Technical Services 29 (Jan./Mar. 1985): 80-6. Harris, Carolyn. Cooperative approaches to preservation microfilming. In Preservation microfilming: planning & production, 55-65. Chicago: ALA/ALCTS, 1989. Merrill-Oldham, Jan, Carolyn Clark Morrow, and Mark Roosa. Preservation program models: a study project and report. Washington, D.C.: ARL, 1991. Merrill-Oldham, Jan, and Jutta Reed-Scott, eds. Preservation planning program: an assisted self-study manual for libraries. Rev. ed. Washington, D.C.: ARL, 1993. Morrow, Carolyn Clark. The preservation challenge: a guide to conserving library materials. White Plains, N.Y.: Knowledge Industry, 1983. Preservation of historical records. Washington, D.C.: National Academy Press, 1986. Ritzenthaler, Mary Lynn. Preserving archives and manuscripts. Chicago: SAA, 1993.

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Council on Library Resources, Committee on preservation and access, Interim Report (Washington, D.C.: LR, 1985), 2.

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Lisa L. Fox consultora para preservao residente em Atlanta, Gergia, USA, que tem trabalhado na preservao em arquivos e bibliotecas desde 1983. Fundou o SOLINET Preservation Program (Programa de Preservao SOLINET) em 1985 importante no desenvolvimento do modelo sob o qual redes bibliogrficas regionais comearam a oferecer servios de preservao. Fox realizou trabalho pioneiro no desenvolvimento de programas de preservao de mbito estadual e serviu como consultora para vrios deles. J lecionou em mais de 165 workshops sobre assuntos relacionados preservao em todo o pas [USA] e, em colaborao com a Commission on Preservation and Access, desenvolveu e atuou como instrutora principal no Preservation Management Seminar (Seminrio de Gerenciamento para Preservao) para bibliotecas colegiais. editora de A core collection in preservation (Chicago: ALA/ALCTS, 1993) e co-editora de Training for collections care and maintenance: a suggested curriculum - Volume V: Library and Archives Collections (Washington, D.C.: National Institute for Conservation, no prelo). Fox foi presidente da Preservation of Library Materials Section (Seo de Preservao de Materiais de Biblioteca) da ALA/ALCTS e da Preservation Section (Seo de Preservao) da SAA. Em 1996 veio ao Brasil como consultor da Commission on Preservation & Acces para colaborar na estruturao do programa dos seminrios regionais que fazem parte deste projeto.

American Library, da Library Resources & Technical Services The Commission on Preservation & Access 1400 16 th Street, NW, Suite 715 Washington, DC 20036-2217 Tel: (202) 939-3400 Fax: (202) 939-3407
Commission WWW Site: http://www-cpa.stanford.edu/cpa.html E-mail: mksitts@cpa.org

Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos Arquivo Nacional Rua Azeredo Coutinho, 77 CEP 20.230-170 Centro Rio de Janeiro RJ Tel /Fax: (021) 232-9036
Arquivo Nacional: http://www.mj.gov.br/an/an.htm

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Ttulos publicados

Acondicionamento 1. Mtodos de armazenamento e prticas de manuseio 2. A limpeza de livros e de prateleiras 3. A escolha de invlucros de qualidade arquivstica para armazenagem de livros e documentos 4. Invlucros de carto para pequenos livros 5. A jaqueta de polister para livros 6. Suporte para livros: descrio e usos 7. Montagens e molduras para trabalhos artsticos e artefatos em papel 8. Mobilirio de armazenagem: um breve resumo das opes atuais 9. Solues para armazenagem de artefatos de grandes dimenses Conservao 10. Planificao do papel por meio de umidificao 11. Como fazer o seu prprio passe-partout 12. Preservao de livros de recortes e lbuns 13. Manual de pequenos reparos em livros Meio Ambiente 14. Temperatura, umidade relativa do ar, luz e qualidade do ar: diretrizes bsicas de preservao 15. A proteo contr danos provocados pela luz 16. Monitoramento da temperatura e umidade relativa 17. A proteo de livros e papis durante exposies 18. Isopermas: uma ferramenta para o gerenciamento ambiental 19.Novas ferramentas para preservaoavaliando os efeitos ambientais a longo prazo sobre colees de bibliotecas e arquivos Emergncias 20. Planejamento para casos de emergncia 21. Segurana contra as perdas, danos provocados pro gua e fogo, agentes bilgicos, roubo e vandalismo 22. Secagem de livros e documenots molhados 23. A proteo de coleoes duranteoobras 24. Salvamento de fotografias em casos de emergncia 25. Planilha para o delineamento de planos de emergncia 26. Controle integrado de pragas 27. A proteo de livros e papel contra o mofo 28. Como lidar com uma invaso de mofo: instrues em resposta a uma situao de emergncia 29. Controle de insetos por meio de gases inertes em arquivos e bibliotecas

Planejamento 30. Planejamento para preservao 31. Polticas de desenvolvimento de coleo e preservao 32. Planejamento de um programa efiza de manuteno de acervos 33. Desenvolvimento, gerenciamento e preservao de colees 34. Seleo para preservao : uma abordagem materialstica 35. Consideraes complementares sobre: " Seleo para preservao: uma abordagem materialstica" 36. Implementando um programa de reparo e tratamento de livros 37. Programa de planejamento de preservao : um manual para auto instruo de bibliotecas Edifcio/ Preservao 38. Consideraes sobre preservao no na construo e reforma de bilbiotecas: planejamento para preservao Fotografias e filmes 39. Preservao de fotografias : mtodos bsicos de salvaguardar suas colees 40. Guia do Image Permanence Institute (IPI) para armazenamento de filmes de acetato 41. Indicaes para o cuidado e a identificao da base de filmes fotogrficos Registros sonoros e fitas magnticas 42. Armazenamento e manuseio de fitas magnticas 43. Guarda e manuseio de materiais de registro sonoro Reformatao 44. O bsico sobre o processo de digitalizar imagens 45. Microfilme de preservao: plataforma para sistemas digitais de acesso 46. O processo decisrio em preservao e fotocopiagem para arquivamento 48. Microfilmagem de preservao: um guia para bibliotecrios e arquivistas 49. Do microfilme imagem digital 50. Sistemas hbridos para a preservao de amteriais impressos 51. Requisitos de resoluo digital para textos: mtodos para o estabelecimento de critrios de qualidade de imagem 52. Preservao no universo digital