ARQUIVOLOGIA, Larissa Candida

, .
)'
UIVOLOGIA
, I
Larissa Candida Costa
nao possuem valor que justifique a sua guarda. Sao, infelizmente, comuns
os exemplos de prejuizos decorrentes da falta de tratamento dos docu-
mentos de arquivo.
As organizal{oes que reconhecem a importancia estrategica dos re-
cursos informacionais sabem que os arqujvos nao sao mortos, mas "vi-
vos", mais do que isso, sao conjuntos de informal{oes que podem repre-
sentar um d.iferencial em periodos de escassez de recursos financejros
materia is e humanos. '
Renato Tarciso Barbosa de Sousa e professor do Curso de
Arquivo/ogia, da Universidade de Brasilia, especiafista em Organizaqao de
Arquivos, pela Universidade de Sao Paulo, mestre em Bibfioteconomia e
Documentaqao, pela Universidade de Sao Paulo, doutor em Historia Soci-
al, na area de Historiografia e Documentaqao, da Universidade de Sao
Paulo.

1. A .................................................................................... 11
2. Unidades de Arquivo, Biblioteca, Museu e
Centro de ............................................................. 12
3. Conceitos Fundamentais de Arquivologia ................................. 14
Arquivologia ....................................................................................... 14
Objeto da arquivologia .............................................................. 14
Objetivo da arquivologia ........................................................... 14
Arquivo ............................................................................................... 14
Caracteristicas de arquivo ........................................................ 15
Classifical{ao dos arquivos ....................................................... 15
Documento ............................................................. , ........................... 17
Classifical{ao dos documentos: ................................................ 17
4. Princlpios Fundamentais da Arquivistica ................................... 19
Principio da Proveniencia ou Respeito aos Fundos: ....................... 19
Principio da Organicidade ................................................................. 19
Principio da Unicidade ....................................................................... 19
Principio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivistica ................... 20
Principio da Cumulatividade .............................................................. 20
Principio de Respeito a Ordem Original ........................................... 20
Principio da Territorialidade ............................................................... 20
Teoria das Tres Idades ...................................................................... 20
5. Orgaos Normatizadores - Politica Nacional de Arquivos ........ 22
6. Diagnostico ...................................................................................... 24
7. Gestao de Documentos ................................................................. 25
Gestao de correntes ..................................................... 26
Gestao de intermediarios ............................................. 27
Protocolo .................. ' .......................................................................... 27
Recebimento e .................................................... 27
Registro ..................................................................................... 28
ExpediCf80 .................................................................................. 28
CiassificaCf80 ...................................................................................... 28
Arquivamento ..................................................................................... 29
Metodo alfabetico ...................................................................... 29
Metodo geografico .................................................................... 33
Metodo numerico simples ......................................................... 34
Metodo numerico cronol6gico .................................................. 34
Metodo digito-terminal .............................................................. 34
Metodo alfpbetico de ordem enciclopedica .............................. 35
Metodo alfabetico de ordem dicionaria .................................... 35
Metodo duplex ........................................................................... 35
Metodo decimal ......................................................................... 35
Metodo unitermo ou indexaCf80 coordenada ............................ 36
Metodo variadex ........................................................................ 36
Metodo alfanumerico ................................................................ 37
AvaliaCf80 ............................................................................................ 37
ComposiCf80 da equipe tecnica ................................................ 38
Pre-requisitos para realizar a avaliaCf80 ................................... 38
.......................................................................................... 38
8. Arquivos Permanentes .................................................................. 4 0
Arranjo ............................................................................................... 40
Descri<;8o ........................................................................................... 41
DifuS80 ............................................................................................... 42
9. Diplomatica e Tipologia Documental ........................................... 43
10. Microfilmagem ................................................................................. 46
Simbolos utilizados na microfilmagem segundo a ResoluCf80
nO 10 do Conarq ................................................................................ 47
11. Aplicada aos Arquivos .............................................. .48
12. Preventiva de Documentos Arquivisticos ........ 50
13. Terminologia Basica Arquivistica ................................................. 52
14. Arquivistica Brasileira ............................................... 55
LEI N8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 ........................................ 55
DECRETO N4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 ... ........... ...... 59
DECRETO N5.301, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 ...................... 74
LEI N5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 ............................................. 78
DECRETO N1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 .......................... 79
15. Exercicios de ............ .............. ....... ............... 84
16. Questoes Resolvidas e Comentadas ....................... ................... 90
ESAF - ANEEL I Tecnico Administrativo 12004 ................................ 91
CESPE ANS 1 Tecnico Administrativo 12005.................................. 97
CESPE - ANTAQ I Tecnico Administrativo 12005............................. 99
CESPE ST J 1 Analista Judiciario - Arquivologia 1 2004 .................. 1 02
CESPE - ST J 1 Tecnico Administrativo 12004 .................................. 132
CESPE - T JDFT I Tecnico Administrativo 1 2003 ............................. 135
CESPE - TRE-AL 1 Tecnico Administrativo 12004 ............................ 136
CESPE - TRE-MT 1 Tecnico Judiciario 12005 .................................. 139
CESPE - TRT -16
a
Regi80 1 Tecnico Judiciario 12005 .................. 142
CESPE - TRE-PAI Tecnico Judiciario 12005 ................................... 146
CESPE - TRE-RS 1 Tecnico Judiciario 12003 .................................. 149
CESPE - TRT 10
a
Regi80 I Tecnico Judiciario 12004 ..................... 151
Funda<;8o Cesgranrio - BNDES 1 Tecnico Administrtivo 12004 ....... 153
CESPE - Anvisa I Arquivologia I 2004 .............................................. 159
CESPE - SGA I Apoio Administrativo I 2005 ..................................... 180
CESPE Antaq I Arquivologia I 2005 ................................................ 193
17. Bibliografia ...................................................................................... 216

"9
A r
A informa9ao para as dias atuais e tao vital quanta qualquer outro
servi90. Qualquer atividade, hoje, prescinde da utiliza9ao da informa9ao
para a sua execu9ao.
Conforme Lopes "informa9aO e a9ao e tambem efeito de comuni-
car dados, e qualquer atributo do pensamento humano sabre a natureza e
a sociedade, desde que verbalizada au registrada" (LOPES apud
BELLOTTO, 2002).
A informa980 apresenta algumas caracteristicas que nos interessam:
E registrada (codificada) de diversas formas;
Duplicada e reproduzida ad infinitum;
- Transmitida par diversos meios;
Conservada e armazenada em suportes diversos;
- Medida e quantificada;
- Adicionada a outras informa90es;
- Organizada, processada e reorganizada segundo diversos cri-
terios; e
Recuperada quando necessaria segundo regras pre-
estabelecidas.
(ROBREDO. 2003, p. 9)
A arquivistica nao se preocupa com todas as informa90es produzi-
das diariamente. Cabe a arquivistica a tratamento das or-
ganicas, que sao produzidas no universo das fun90es e objetivos a que
se propOem as entidades, au seja, guardam entre si as mesmas rela90es
que se formam entre as competelncias e as atividades das entidades. In-
produzidas pelo setor de recursos humanos de uma empresa

p. au as correspondencias recebidas par uma pessoa sao exemplos de infor-
ma90es arquivisticas.
As informa90es arquivisticas sao importantes para a eficacia admi-
nistrativa, para a correta tom ada de decisao e para a investiga9ao, a pes-
quisa hist6rica.
As demais informa90es, nao-organicas, sao de competencia da
biblioteconomia, museologia e areas que passu em como objeto de estudo
a informa9ao. mais a frente as principais diferen9as entre
arquivologia, biblioteconomia e museologia.
Unidadl!!! dl! (nfottnagao: atquivo, bibJiotl!ca,
tnU!!l!U l! Cl!nttO dl! docutnl!ntagao
Embora a informa<,tao e 0 documento sejam objeto de estudo e de
atua<,t80 dos arquivos, bibliotecas, museus e centro de documenta<,tao, de-
vemos observar que cada area atua e aplica conhecimentos tecnicos dife-
rentes visando atender a recupera<,tao da informa<,tao.
A delimita<,tao de atua<,tao de cada area (arquivo, biblioteca, museu
e centro de documenta<,t80) pode se confundir se considerarmos alguns
objetivos comuns entre as areas, tais como recolher, tratar, transferir e
difundir informa<,toes. Contudo, podemos encontrar caracteristicas que as
diferenciam consideravelmente._As principais caracteristicas de
se referem a forma/fun<,t80 pel a qual 0 documento foi criado e aos
visam atender:.., 0 museu possuem fins cuJtu-
rais e educacionais, 0 arquivo tem 0 fim de prova, testemunho. Claro que
nao podemos desconsiderar os fins secundarios do arquivo, quais sejam:
cientificos, culturais e didaticos.
Conforme defini<,tao apontado por Paes (2002, p. 16):
Arquivo - e a acumula<,t80 ordenada dos documentos, em sua
maioria'textuais, criados por uma institui<,tao ou pessoa, no cur-
so de sua atividade, e preservados para a consecu<,tao de seus
objetivos, visando a utilidade que poderao oferecer no futuro.
Biblioteca - e 0 conjunto de material, em sua maioria impresso,
disposto ordenadamente para estudo pesquisa e consu/ta.
Museu - e a institui<,t80 de interesse publico, criada com a fina-
lidade de conservar, estudar e colocar a disposi<,tao do publico
conjuntos de pe<,tas e objetos-de valor cultural.
No quadro 1 e apresentado um resumo das principais caracteris-
ticas das areas que trabalham com informa<,tao.
Arquivologia I 13
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ConcQitof: J:undarnQntaif: dQ Atquivologia
ARQUIVOLOGIA
I' Arquivistica e uma disciplina - tambem conhecida comoArquivologia
I - que tem por objetivo 0 conhecimento da natureza dos arquivos e das
I teorias, metodos e tecnicas a serem observados na sua constitui<;ao, or-
L ganiza<;ao, desenvolvimento e utiliza<;ao.
Objeto da arquivologia
De modo amplo, 0 objeto da arquivlstica e a informa<;ao ou os da-
dos que possibilitam a informa<;ao.
Podemos tambem considerar tres objetos fisicos da arquivologia,
conforme tratado por Bellotto (2002), quais sejam:
- 0 arquivo como conjuntos documentais produzidos e recebi-
dos pelas entidades publicas ou privadas no exercfcio de suas
fun<;oes;
- 0 documento em si mesmo. Para se compreender os conjun-
tos documentais e necessario 0 estudo dos documentos indivi-
dualmente, sua natureza e elementos, e
- 0 arquivo como entidade, administra<;ao da propria institui-
<;ao arquivistica, seus recursos humanos, financeiros, materia is
e documentais.
Objetivo da arquivologia
A arquivologia tem como objetivo dar acesso a informa<;ao utili-
zando, para isso, suas teorias, metodologias e aplica<;oes praticas.
---7> ARQUIVO
-----
Toda e qualquer informa<;ao produzida e acumulada pel as institui-
< ; o ~ s refletem 0 desenvolvi mento de suas rela<;oes para com a propria
entl?ade e para com a sociedade. A teoria arquivistica preconiza que "0
conJunto de documentos que, independentemente da natureza ou do su-
Arquivologia I 15
porte, sao reunidos por acumula<;ao ao longo das atividades de pessoas
fisicas ou juridicas, publicas ou privadas" constitui um arquivo.
o artigo 2 da Lei 8.159/91 considera arquivos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por orgaos publicos, institui<;oes de
carater publico e entidades privadas. em decorrencia do exerclcio de
atividades especificas, bem como por pessoa ffsica, qualquer que seja 0
suporte da informa<;ao ou a natureza dos documentos.
o termo arquivo pode tambem ser usado para designar:
movel para guarda de documentos;
- local onde 0 acervo documental devera ser conservado;
_ orgao governamental ou institucional cujo objetivo seja 0 de guar-
dar e conservar a documenta<;8o. Exemplo: Arquivo Nacional
Caracteristicas de arquivo:
_ Possui diversos generos documentais, tais como: documentos
textuais, audiovisuais, cartograficos, eletronicos;
Os documentos sao produzidos e conservados com objetivos
funcionais;
Os documentos nao sao objeto de cole<;ao; provem tao-so das
atividades pOblicas ou privadas;
_ Os documentos sao produzidos num Onico exemplar ou em limi-
tado numero de capias;
- Ha uma significa<;ao organica entre os documentos;
_ Trata-se a documenta<;80 referente a uma atividade. como um
conjunto e nao como unidades isoladas;
_ Estabelece classifica<;ao especifica para cada institui<;ao, dita-
da pel as suas particularidades;
_ Exige conhecimento da rela<;ao entre as unidades, a organiza-
<;130 e 0 funcionamento dos orgaos.
Classifica<;ao dos arquivos:
Dependendo do aspecto sob 0 qual os arquivos sao estudados,
eles podem ser classificados segundo:
As entidades mantenedoras:
_ Publicos: arquivo das institui<;oes do Poder Executivo, Poder
Legislativo e Poder Judiciario nos niveis federal, estadual, distrital
e municipal. Tambem podem ser classificados como arquivos
pOblicos.os arquivos privados (institucionais, comerciais, familiais
e pessoai;) considerados de interesse publico;

16 I Larissa Candida Costa
ObseNac;ao:
Nao existe Poder Judiciario nos Municipios, portanto tambem nao
existem arquivos municipais do Judiciario.
- Institucionais: arquivo de institui!{oes educacionais, igrejas,
corpora!{oes nao-Iucrativas, sociedades e associa!{oes.
- Comerciais: firmas, corpora!{oes e companhias.
- Familiares ou pessoais.
Os estagios de sua evoluc;ao
- Arquivo de primeira idade ou corrente,' constituido de do-
cumentos freqQentemente consultados ou que ainda se encon-
tram em uso;
- Arquivo de segunda idade ou intermediario, constituido de
documentos menos consultados, mas que necessitam ficar ar-
mazenados na institui!{ao, seja para cumprir a guarda de um
prazo legal ou para retomar um problema novamente focaliza-
do.
- Arquivo de terceira idade ou permanente, constituido de
documentos que possuem valor historico.
Extensao de sua atuac;ao
- Setoriais: sao aqueles estabelecidos junto aos orgaos
operacionais, cumprindo fun!{oes de arquivo corrente;
Gerais ou centrais: sao os que se destinam a receber os do-
cumentos correntes provenientes dos diversos orgaos que inte-
gram a estrutura de uma instituiyao, centralizando, portanto, as
atividades de arquivo corrente.
Natureza do documento
- Arquivo especial: aquele que tem sob sua guarda documen-
tos de formas fisicas diversas - fotografias, discos, fitas, disquetes
etc.;
- Arquivo especializado: e 0 que tem sob sua custodia os do-
cumentos resultantes da experiencia humana num campo espe-
clfico, independentemente da forma fisica que apresentem. Ex.:
arquivos medicos, arquivos de engenharia.
Arquivologia I 17
DOCUMENTO
Documento de arquivo pode ser definido como suporte que con-
tem uma informa!{ao arquivistica.
"0 documento arquivlstico nasce por razoes administrati-
vas, juridicas, funcionais. Seu uso primeiro esta diretamente ligado
a tais razoes. Cumprida a fun!{ao que motivou sua cria!{ao e
estabelecida sua permanencia atraves dos corretos procedimen-
tos de avalia!{ao, alguns documentos serao recolhidos ao arquivo
historico". (Bellotto, 2002, p. 9)
Classificac;ao dos documentos
Conforme suas caracteristicas, forma e conteudo os documentos
podem ser classificados quanto:
Genero:
_ Escritos ou textuais: documentos construidos por textos manus-
critos, datilografados ou impressos:
_ Cartograficos: documentos com representa!{oes geograficas,
arquitetOnicas ou de engenharia (mapas, plantas);
_ Iconograficos: documentos contendo imagens estaticas (foto-
grafias, diapositivos, desenhos);
_ Filmograficos: documentos contendo imagens em movimento (fi-
tasVHS)
_ Sonoros: documentos contendo registros fonograficos (discos,
fitas K7)
_ Micrograficos: documentos em suporte filmico devido a repro-
du!{ao para imagens (microfilmes, microfichas):
_ Informaticos ou eletrOnicos: documentos produzidos, tratados
ou armazenados em computador (CD, DVD, disquete)
Natureza do assunto:
_ Ostensivos: documentos que nao possuem restri!{ao de aces-
so, cuja divulgayao nao prejudica a administra!{ao;
_ Sigilosos: documentos que devem ser de conhecimento restrito.
Conforme Decreto 4.553/02 os documentos sigilosos sao clas-
sificados quanto ao grau de sigilo em:
Ultra-secretos: assuntos relacionados a politica governamen-
tal de alto nivel e segredos de Estado, que requerem excep-
cional g r ~ u de seguran!{a;

Secretos: assuntos referentes a pianos, programas e medi-
das a acesso pode ser autorizado a pes so-
as. que nao estao Intlmamente ligadas ao seu estudo e manu-
selo;
Confidenciais: assuntos relacionados a pessoal, material fi-
nan<;as e outros cujo sigilo deva ser mantido par
das partes;
assuntos que nao devam ser do conhecimento
do publico em geral.
Categoria do documento
. Bel/otto (2004): utilizando a manual "Documentac;ao e arquivo" con-
sldera que as categonas documentais podem ser:
- Normativos: sao os documentos de cumprimento obrigatorio
de superior e devem ser acatados par
bordlnados. Ex.: leis, regulamentos, estatuto, ordens de servi-
c;o;
- sao os documentos opinativos. Ex.: pareceres
relatonos, votos; ,
- De sao as documentos que registram fatos au
ocorrenclas. atas, termos, autos de infraC;a0;
Comprobatonos: sao as documentos que derivam dos de as-
:omprovando-os. Ex.: certidoes, atestados;
- De sao documentos pactuais. Ex.: contratos, acordos
convemos; ,
- De sao as documentos que, em geral, deri-
de atos normatlvos, determinando-Ihes a execuC;ao. Ex.:
aVISOS, cartas, memorandos.
da
Utilizados desde a final do seculo XIX e, sobretudo no seculo XX,
constituem a propria base da arquivistica moderna.
Ha que se considerar que autores apresentam formas diferencia-
das desses principios, as vezes agrupando ou decompondo alguns, as
vezes nomeando-os com outros termos, mas a essencia permanece imu-
tavel. Segundo Rousseau & Couture (1998), par exemplo, no Canada os
principios sao tres: a da proveniencia, 0 das tres idades e a da
territorialidade.
PRINCiPJO DA PROVENIENCIA OU RESPEITO AOS FUNDOS
Este principia visa fixar a identidade dos documentos relativa a seu
prod u tor. Os documentos devem ser observados e organizados segundo
a competencia e as atividades da instituiC;ao au pessoa produtora. Os ar-
quivos originarios de uma instituiC;ao ou de uma pessoa devem manter sua
individualidade, nao sendo misturados aos de origem diversa.
PRINCiplO DA ORGANICIDADE
A organicidade e a qualidade segundo a qual as arquivos refletem
a estrutura, func;oes e atividades da instituic;80 acumuladora em suas rela-
c;oes internas e externas.
o principia procura preservar a reflexo das relac;oes administrati-
vas orgfmicas nos conjuntos documentais.
PRINCfplO DA UNICIDADE
Qualidade pela qual as documentos de arquivo, a despeito de for-
ma, especie au tipo, conservam carater unico em funC;ao de seu contexto
de origem. Cad a de arquivo e unico porque foi criado para
atender uma funC;ao especffica.

PRINCiPIO DA INDIVISIBILIDADE OU INTEGRIDADE ARQUIVISTICA
Este principio versa que um fundo deve ser preservado sem dis-
persao, mutila<fao, aliena<fao, destrui<fao nao autorizada ou acrescimo
indevido. Este principio e derivado do principio da proveniencia.
PRINCIPIO DA CUMULATIVIDADE
Por este princfpio 0 arquivo e uma forma<fao progressiva, natural e
organica. Difere da biblioteca, em que a cumula<fao e gradativa, conforme
as aquisi<foes.
PRINCIPIO DE RESPEITO A ORDEM ORIGINAL
Principio que, levando em conta as rela<foes estruturais e funcio-
nais que presidem a genese dos arquivos, garante sua organicidade.
PRINCiPIO DA T ERRITORIALIDADE
Oriundo das questoes fronteiri<fas do Canada. 0 principio da
territorialidade. atualmente tem side utilizado no sentido da defini<fao do
domicflio legal dos documentos - "jurisdi<fao a que pertence cada docu-
mento, de acordo com a area territorial, a esfera de poder e 0 ambito
on de foi produzido e recebido" (ROUSSEAU e COUTURE,
1998). Aplica-se a tres nlveis: nacional, regional e institucional.
TEORIA DAS TRES IDADES
A teoria das tres idades...e dos pilares da Arquivfstica. Elabora-
da na decada de 1940, nos EstadOSUnldos, ela propoe a divisao dos
arquivos em tres fases, que sao complementares, de acordo com 0 seu
usc, nao importando qual 0 suporte dos documentos:
- Arquivo de primeira idade ou corrente: conjunto de docu-
mentos estreitamente vinculados aos objetivos para os quais
foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-
fim e atividades-meio e que conservam junto aos orgaos produ-
to res em razao de sua vigen cia e da freqOencia com que sao
por eles consultados,
- Arquivo de segunda idade ou intermediario: constituido de
documentos originarios de arquivos correntes que precisam ser
Arquivologia I 21
guardados por um tempo maior, por motivos administrativos, le-
gais ou financeiros, e que nao mais serviriam para 0 suporte
das atividades institucionais. Nao ha necessidade de serem con-
servados proximos as unidades produtoras.
_ Arquivo de terceira idade ou permanente: conjunto de do-
cumentos custodiados em carater em fun<fao de seu
valor probatorio, juridico e/ou informativo. Sao documentos que
perderam seu valor de natureza administrativa, permitindo sua
utiliza<fao para fins cientificos, sociais e culturais.
Da primeira para a segunda idade faz-se a transferencia dos do-
cumentos, quando tambem e realizada a avalia<fao daqueles que podem
ser eliminados sem prejuizo para os interesses administrativos. A pass a-
gem para a terceira idade chama-se recolhimento. Os documentos reco-
Ihidos nao servem mais a administra<fao, e sim a pesquisa.
Atualmente, ja existem considera<foes de diversos estudiosos lan-
cta
ndo
novos olhares sobre essa teoria. Sobre a divisao em fases: 0 italiano
Elio Lodolini, por exemplo, preconiza a existencia de uma quarta Idade, que
se caracterizaria por uma divisao da fase intermediaria em duas etapas.
Outro fator a ser considerado refere-se ao tratamento documental
em cada uma das idades. Alguns autores estao discutindo 0 que se
convencionou chamar de arquivistica inicialmente pen-
sada como metodologia de ensino, propoe a visao da gestao de documen-
tos como um processo unico de tratamento da informa<fao, sem tantas
diferen<fas entre as fases. Numa contribui<f80 a essa visao, co-
menta que "a fun<fao arquivlstica e hoje considerada um todo IndIVlslve!,
ao contrario da conceitua<fao obsoleta de tomar-se, de um lado, a adml-
nistra<fao de documentos e, de 0 arranjo e descri<fao de fundos
como atividades estanques e desvinculadas umas das outras",
'.
'"
- Polltica
Nacional de
o Decreto nO 1.173/1994 que "dispoe sobre a competencia e 0
funcionamento do Conselho Nacional de Arquivo (Conarq) e do Siste-
ma Nacional de Arquivos (Sinar)", estabelece, em seu artigo 12, como
membros natos do sistema, os arquivos federais, estaduais e municipais
dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciario, tendo como orgao central
o Conarq. Preve tambem que os arquivos privados institucionais e de par-
ticulares podem aderir ao sistema mediante convenio com 0 orgao central.
Compete aos integrantes do sistema:
- promover a gestao, a preservac;ao e 0 acesso as informac;oes e
aos documentos na sua esfera de competencia, em conformi-
dade com as diretrizes e normas emanadas do orgao central;
- disseminar, em sua area de atuac;ao, as diretrizes e normas
estabelecidas pelo orgao central, zelando pelo seu cumpri-
mento;
- implementar a racionalizac;ao das atividades arquivisticas, de
forma a garantir a integridade do cicio documental;
- garantir a guarda e 0 aces so aos documentos de valor perm a-
nente;
apresentar sugestoes ao orgao central para 0 aprimoramento
do sistema;
- prestar informac;oes sobre suas atividades ao orgao central;
- apresentar subsidios ao orgao central para a elaborac;ao dos
dispositivos legais necessarios ao aperfeic;oamento e a
implementac;ao da polftica nacional de arquivos publicos e pri-
vados;
- promover a integrac;ao e a modernizac;ao dos arquivos em sua
esfera de atuac;ao;
- ao orgao central os arquivos privados que possam ser
considerados de interesse publico e social;
comunicar ao orgao central, para as devidas providencias, atos
lesivos ao patrim6nio arquiv[stico nacional;
- colaborar na elaborac;ao de cadastro nacional de arquivos pu-
Arquivologia I 23
blicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades
censitarias referentes a arquivos; , .
_ possibilitar a participac;ao de especialistas nas camaras tecnl-
cas e comissoes especiais constitu!das pelo ,
_ proporcionar aperfeic;oamento e tecmcos da area
de arquivo, garantindo constante atuahzac;a.o.
Dentre as competencias do Conarq, destacam-se as seguintes:
definir normas gerais e estabelecer 0 fun-
cionamento do Sistema Nacional de ArqUivos (Smar), visando
a gestao, a preservac;ao e ao acesso aos documentos de ar-
quivo; . " .
_ promover 0 inter-relacionamento de arqUivos pnva-
dos, com vistas ao intercambio e a integraC;ao slstemlca das
atividades arquivisticas; . ., .
_ zelar pelo cumprimento dos dispositivos constltuclona.ls e
que norteiem 0 funcionamento e 0 acesso aos arqUivos publl-
cos'
_ programas de gestao e de preservac;ao de
tos produzidos e recebidos por orgaos e nos _ambltos
federal, estadual e municipal, em decorrencla das func;oes exe-
cutiva, legislativa e judiciaria; .
_ subsidiar a elaborac;ao de pianos nacionais de
to, sugerindo metas e prioridades da politica nacional de arqUl-
vos publicos e privados; .
_ estimular a implantac;ao de sistemas de arqUivos nos.
Legislativo e Judiciario, bem como nos Estados, no Distnto Fe-
deral enos Municipios; . .
_ deciarar como de interesse publico e social os arqUivos pnva-
dos que contenham fontes relevantes para a historia desen-
volvimento nacionais, nos termos do art. 13 da Lei n 8.1591
1991.

Se arquivo e 0 conjunto de documentos recebidos e produzidos
por uma entidade, seja ela publica ou privada, no decorrer de suas
atividades, claro esta que, sem 0 conhecimento dessa entidade - SUa es-
trutura e alterac;oes, seus objetivose funcionamento - seriabastahle din-
cil compreender e .0 verdadeiro significado de sua documentac;ao.
Portanto, dlagnostlcos servem para identificar falhas tanto noar-
quivo como nos procedimentos administrativos que resultam na falta de
eficiencia do arquivo e mudanc;as necessarias para a melhoria das
falhas apresentadas.
?iagnostico proporciona ao administrador, informac;oes como:
(i.nfiltrac;oes, goteiras, poeira, luz solar, etc.);
- condlc;oes amblentals (temperatura, umidade, luminosidade);
- condic;oes de armazenamento;
- estado de conservac;ao do documento;
- espac;o fisico ocupado;
- volume documental;
- controle de emprestimos (freqOencia de consultas);
- recursos humanos (numero de pessoas, nlvel de escolaridade
formac;ao profissional); ,
- acesso a informac;ao;
- genero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais
micrograficos e informaticos); ,
- arranjo e classlflcac;ao dos documentos (metodos de arquiva-
mento adotado);
- tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarra-
dos, etc.).
:1,1 \A "' .0 diagnostico ser realizado tanto no arquivo corrente e inter-
: medlano como no arqUivo permanente, sempre que houver necessidade.
II .. sintese: de verificar se estrutura, atividades e docu-
InstitUlc;ao correspondem a sua realidade operacional.
dlagnostlco sena, portanto, uma constataC{ao dos pontos de atrito de
falhas ou .Iacunas existentes no complexo administrativo, enfim, da; ra-
zoes que Impedem 0 funcionamento eficiente do arquivo.
Gestao documental e, segundo a Lei n 8.159/1991, "0 conjunto
de procedimentos e operac;oes tecnicas referentes a sua produc;ao (do
documento), tramitac;ao, usc, avaliac;ao e arquivamento em fase corrente
e intermediaria, visando a sua eliminac;ao ou recolhimento para guarda
permanente". E operacionalizada mediante 0 planejamento, a organiza-
Ciao, 0 controle, a coordenac;ao, os recursos humanos, 0 espac;o fisico e
os equipamentos, com 0 objetivo de aperfeic;oar e simplificar 0 cicio docu-
mental.
Marilena Leite Paes destaca as tres fases basicas da gestao de
documentos: a produc;ao, a utilizac;ao e a destinac;ao.
1
a
fase (produc;ao): refere-se ao ate de elaborar documentos em
razao das atividades espedficas de um orgao ou setor. Nesta fase deve-
se otimizar a criac;ao de documentos, evitando-se a produc;ao daqueles
nao-essenciais, diminuindo 0 volume a ser manuseado, controlado, arma-
zenado e eliminado, garantindo, assim, 0 usa adequado dos recursos de
reprografia e de automac;ao.
Esta fase e composta pelos seguintes elementos:
elaborac;ao e gestao de fichas, formularios e correspondencia;
- controle da produc;ao e da difusao de documentos de carater
normativo;
- utilizac;ao de processadores de palavras e textos.
2
a
fase (utilizac;ao): refere-se ao fluxo percorrido pelos documen-
tos, necessario ao cumprimento de sua func;ao administrativa, assim como
uma guarda apos cessar seu tramite.
Esta fase envolve metodos de controle relacionados as atividades
de protocolo e as tecnicas especlficas para classificac;ao, organizaC{ao e
elaborac;ao de instrumentos de recuperac;ao da informaC{ao. Oesenvolve-
se, tambem, a gestao de arquivos correntes e intermediarios e a implanta-
C{80 de sistemas de arquivos e de recuperaC{ao da informac;ao.
3
a
fase (destiflac;ao): envolve as atividades de analise, seleC{ao e
fixac;ao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais

I
I
os documentos a serem eliminados e quais serao preservados permanen-
temente.
A gestao de documentos contribui em diversos aspectos, tais como:
1. assegurar, de forma eficiente, a produc;ao, administrac;ao, ma-
nutenc;ao e destinac;ao de documentos;
2. garantir que a informac;ao governamental esteja disponfvel quan-
do e onde seja necessaria ao governo e aos cidadaos;
3. assegurar a eliminac;ao dos documentos que nao tenham valor
administrativo-fiscal, legal ou para a pesquisa cientffica;
4. assegurar 0 uso adequado da micrografica, processamento
automatizado de dados e outras tecnicas avanc;adas de gestao
da informac;ao;
5. impedir que existam eliminac;oes e inserc;oes indevidas no acervo;
6. otimizar recursos humanos e materiais;
7. contribuir para 0 acesso e preservac;ao dos documentos que me-
rec;am guarda permanente por seus valores historico e cientffico.
Na gestao documental, urn dos objetivos e a eliminac;ao de docu-
mentos; nesse sentido a sistematica de gestao de documentos so se apli-
ca nos arquivos corrente e intermediario.
GESTAo DE DOCUMENTOS CORRENTES
o documento corrente e aquele necessario ao desenvolvimento
das atividades os proce-
dimentos realizados para a sua classificac;ao, registro,autuac;ao e contro-
lfLda tramitayao, objetivo facilitar 0
aces so as informae;oes-nelescontidas. Esse conjunto de operac;oes tecn;-
cas caracteriza os servic;os de gestao dos documentos correntes. Nas ad-
ministrac;oes publica ou privada, as unidades responsaveis por tais servi-
c;os sao inlituladas protocolo e arquivo e comunicac;oes adminis-
trativas, servic;o de comunicac;oes etc.
Sao varias as rotinas que envolvem 0 arquivamento de urn docu-
mento na fase corrente e do cuidado dispensado a cada uma delas de-
pende 0 born atendimento ao usuario:
- inspec;ao;
- analise;
- ordenac;ao;
arquivamento;
- emprestimo ou consulta.
Arquivologia I 27
GESTAo DE DOCUMENTOS INTERMEDIARIOS
Sua func;ao principal consiste em proceder a urn arquivamento tran-
sitorio, isto e, em assegurar a preservac;ao de documentos que nao sao
mais movimentados, utilizados pela Administrac;ao e que devem ser guar-
dados temporariamente, aguardando pelo cumprimentp dos prazos esta-
belecidos pelas comissoes de analise ou, em alguns casos, por urn pro-
cesso de triagem que decidira pela eliminac;ao ou arquivamento
para fins de prova ou de pesquisa.
o arquivo intermediario tern a dupla vantagem de centralizar e de
administrar os documentos que perderam sua utilidade corrente para as
administrac;oes. Ele evita a eliminac;ao descontrolada e permite uma ver-
dadeira politica de conservac;ao dos arquivos.
Responsaveis pela guarda fisica dos documentos de uso pouco
freqOente, os arquivos intermediarios:
atendem as consultas feitas pelos orgaos depositantes;
coordenam as transferencias de novos documentos aos seus
depositos;
- procedem a aplicac;ao de tabelas de temporalidade meio de
selec;ao de documentos para eliminac;ao ou recolhimento;
- coordenam 0 recolhimento de documentos permanentes para 0
arquivo de terceira idade.

! Conjunto de operac;oes visando ao controle'dos documentos que

ainda tramitam no orgao, de modo a assegurar a imediata localizac;ao e
recuperac;ao dos mesmos, garantindo, assim, 0 acesso a informac;ao.
As atividades realizadas no protocolo podem ser assim divididas:
Recebimento e classifica-;ao
Efetuar a separac;ao dos documentos recebidos em oficial ostensi-
vo ou sigiloso e particular.
Os documentos de natureza sigilosa e particular deverao ser en-
caminhados aos respectivos destinatarios.
Os documentos de natureza ostensiva deverao ser abertos e ana-
lisados, verificando-se a existencia ou nao de antecedentes. Em caso afir-
mativo, providenciar: C\juntada e em caso classifica-Io de acordo
com 0 assunto tratado.

I
'i
Registro
Atuagao e contro/e da tramitagao (movimentagao): colocar na capa
do processo 0 carimbo de protocolo (numero e data de entrada), anotar 0
c6digo de classificac;ao, 0 resumo do assunto e proceder a distribuic;ao as
unidades administrativas destinatarias.
Expedic;ao
Ao receber a correspondemcia para expedic;ao, recomenda-se ve-
rificar se nao faltam folhas ou anexos, numerar e datar 0 original e as
c6pias, preparar os envelopes, expedir 0 original e encaminhar as c6pias
ao setor de arquivamento.
'fj.
' As atividades de protocolo nao fazem parte do arquivo corrente;
contudo, 0 ideal e que funcionassem de forma integrada, com vistas a
racionalizac;ao de tarefas comuns.
CLASSIFICACAO
o processo de classificac;ao e pr6prio do ser humano. Classifica-
mos tudo em todos os momentos da vida. Classificar significa agrupar os
semelhantes e separar os desiguais, partindo sempre do geral para 0 par-
ticular. Um exemplo do nosso cotidiano e a separac;ao dos utensilios da
cozinha.
Para a arquivistica, a classificac;ao esta intima mente ligada ao prin-
cipio da organicidade e da proveniemcia. Em vez de classificarmos utensi-
lios domesticos, classificamos por atividades os documentos produzidos
em determinada instituic;ao.
Rosseau e Couture destacaram a importancia de os arquivistas
trabalharem com a noc;ao de conjunto de documentos - fundos-
identificaveis pel a estrutura, func;oes e atividades das organizac;oes ou
pessoas que os acumulam, tratando-os deste modo e recusando-se a um
trabalho pec;a a pec;a ou uma classificac;ao por assuntos, ordem cronol6gi-
ca etc., estranhos a natureza da organizac;ao ou pessoa acumuladora.
Demonstraram que este procedimento facilita a recuperac;ao das informa-
c;oes contidas, maximiza a gestao, fornece as bases de uma metodologia
de trabalho e elimina toda e qualquer possibilidade de dispersao dos ar-
quivos ativos, semi-ativos e definitivos.
A classifica<;:ao deve ser pensada a partir do momenta do nasci-
mento da informac;ao ate 0 seu destino final. A opera<;:ao de definir a clas-
sifica<;:ao e aplica-Ia as informa<;:oes e acervos e matricial. Sem ela, qual-
quer outra opera<;:ao descritiva ou avaliativa tendera a fracassar.
Arquivologia I 29
ARQUIVAMENTO
Para a atividade de arquivamento deve-se levar em conta as fina-
lidades institucionais e as caracteristicas dos documentos. Os metodos de
arquivamento podem ser divididos em duas classes: basicos e padroniza-
\., dos. Estes metodos pertencem a dais grandes sistemas: direto e indireto.
'''? 0 sistema direto e aquele que permite a busca diretamente no
local onde 0 documento foi guardado.
'-', 0 sistema indireto nao permite essa localizac;ao direta, sendo ne-
cessario a utilizac;ao de indices ou c6digos remissivos.
Conforme lembra Paes (2002, p. 61.) 0 .eoffi-
binagao de letras e numeros - nao se inclui nas classes de metod os basi-
cos e padronlzadosee-co-nsiderado do "
-=:.---------_ ..- .. ---_.
Basicos
Alfabetico
Geografico
Numericos Cronol6gico
{
Simples
Dfgito-terminal
{
Alfabeticos
Ideograticos
(Assunto)
Numericos
Automatico
Padronizado Soundex

Mnemanico
Raneo
METODO ALFABETICO
{
Enciclopedico
Dicionario
{
Duplex
Decimal
Unitermo ou Indexa<;ao Coordenada
Fonte: PAES, 2002, p, 61,
o elemento principal neste metodo e 0 nome, e 0 mais usado dos
metodos de classificac;ao, contudo, gera muitos erros quando 0 volume a
ser arquivado e grande. Para 0 correto arquivamento deve-se seguir as
regras de alfabetac;ao, apresentadas a seguir:
1. Nomes de pessoqs ffsicas: considera-se 0 ultimo sobrenome e depois

o prenome.
. 1
, '
l
Obs.: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabetica J
do prenome.
Ex.: Joao Alves Silva
Marcos Ferreira Silva
Andre Luiz Ribeiro Machado
Arquivam-se: Machado, Andre Luiz Ribeiro
Silva, Joao Alves
Silva, Marcos Ferreira
2. Sobrenomes compostos de um e um adjetivo ou ligados
por hifen nao se separam.
Ex.: Camilo Castelo Branco
Carlos Villa-Lobos
Antonio Monte Verde
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Antonio
Villa-Lobos, Carlos
3. Os sobrenomes formados com a palavra Santa, Santo ou Sao nao se
separam.
Ex.: Sergio Santa Rita
Luciano Sao Paulo
Tiago Santo Cristo
Arquivam-se: Santa Rita, Sergio
Santo Cristo, Tiago
Sao Paulo, Luciano
4. As iniciais abreviadas de prenomes tem precedencia na classificagao
de sobrenomes iguais.
Ex.: J. Silva
Jose Silva
Arquivologia I 31
Arquivam-se: Silva, J.
Silva, Jose
5. Os artigos e preposigoes nao sao considerados.
(
Obs.: os artigos e preposigoes se apresentam, mas nao sao conside- J
rados .
Ex.: Priscila da Costa
Pedro de Oliveira
Arquivam-se: Costa, Priscila da
Oliveira, Pedro de
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior,
Neto, Sobrinho nao se separam, mas nao sao considerados na orde-
nagao alfabetica.
Obs.: os graus de parentesco s6 serao considerados na alfabetagao
quando servirem de elemento de distingao.
Ex.: Jorge Oliveira Filho
Paulo Borges Neto
Renival dos Santos Costa
Renival dos Santos Costa Filho
Arquivam-se: Borges Neto, Paulo
Costa, Renival dos Santos
Costa Filho, Renival dos Santos
Oliveira Filho, Jorge
7. Os titulos nao sao considerados na alfabetagao. Apresentam-se ao
final do nome, entre parenteses.
Ex.: Ministro Gilberto Gil
Professora Carla Farias
Arquivam-se: Gil, (Ministro)
Farias, Carla (Professora)
8. Os nomes estrangeiros sao considerados pelo ultimo sobrenome, sal-
vo nos casos de nomes espanhois e orienta is.
Ex.: Paul Muller
Jorge Schmidt
Arquivam-se: Muller, Paul
Schmidt, Jorge
9. As particulas dos nomes estrangeiros podem ou nao ser considera-
das. 0 mais comum e considera-Ias como parte integrante do nome
quando escritas com letra maiuscula.
Ex.: Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Arquivam-se: Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
(:9s names espanh6is sao registradas pela penultima sabrename.
Ex.: Angel del Arco y Molinero
Manuel Vazquez Murillo
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del
Vazquez Murillo, Manuel
11. Os nomes orientais - japoneses, chineses e arabes - sao registrados
como se apresentam.
Ex.: AI Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se: AI Ben-Hur
Li Yutang
12. Os nomes de empresas, instituic;:5es e orgaos governamentais devem
ser arquivados como se apresentam, observando a regra que diz que
preposic;:5es e artigos nao sao considerados na alfabetac;:ao. Admite-
se, para facUitar a ordenac;:ao, que os artigos iniciais sejam colocados
entre parenteses apos 0 nome.
Arquivologia I 33
Ex.: Fundac;:ao Universidade de Brasilia
A Tentac;:ao
Arquivam-se: Fundac;:ao Universidade de Brasilia
Tentac;:ao (A)
1.3. Nos titulos de congressos e eventos, os numeros arabicos, romanos
ou escritos por extenso apresentam-se ao final entre parenteses.
Ex.: XIV Congresso Brasileiro de Arquivologia
1
a
Jornada de Estudos Ibericos
Quarto Seminario Nacional de Educac;:ao
. Arquivam-se: Congresso Brasileiro de Arquivologia (XIV)
Jornada de Estudos lbericos (1a)
Seminario Nacional de Educac;:ao (Quarto)
METODO GEOGRAFICO
Neste metodo, 0 elemento principal eo local, seja 0 pais, 0 Estado,
ou, a cidade. Devem ser observadas as seguintes regras:
1. Quando for organizar um arquivo por Estado, devem ser arquivadas
primeiro as capitais, independentemente da ordem alfabetica em rela-
<tao as demais cidades, que deverao estar dispostas apos as capitais.
Ex.: Amazonas - Manaus - Luisa Sobral
Sao Paulo Sao Paulo - Roberta Pimenta
Sao Paulo - Campinas - Jorge Freitas
Arquivam-se: Amazonas - Manaus - Sobral, Luisa
Sao Paulo - Sao Paulo (capital) Pimenta, Roberta
Sao Paulo - Campinas Freitas, Jorge
2. Quando 0 principal elemento e a cidade e nao 0 Estado, deve-se ob-
servar a rigorosa ordem alfabetica por cidades, nao havendo desta-
que para as capitais.
Ex.: Anapolis - Goias - Marco de Melo
Goiania - Goias. Wagner Almeida
Caxambu - Minas Gerais - Sergio $ Costa
Arquivam-se: Anapolis - Goias - Melo, Marco de
Caxambu - Minas Gerais - Costa, Sergio da
Goifmia - Goias - Almeida, Wagner
3. Quando 0 elemento principal forem paises, alfabeta-se em primeiro
lugar 0 pais, seguido da capital e do correspondente. As demais cida-
des apresentam-se ap6s as respectivas capitais.
Ex.: Brasil, Brasilia, Priscila Costa
Brasil, Belo Horizonte, Alexandre Machado
Fran<{a. Paris, Lorena Pascal
Arquivam-se: Brasil, Brasilia (capital), Costa, Priscila
Brasil. Belo Horizonte, Machado, Alexandre
Fran<{a, Paris (capital), Pascal, Lorena
METODO NUMERICO SIMPLES
Metodo indireto onde I atribuido um numero a cada correspon-
dente de acordo com registro ou ordem de entrada, ou seja, seqOencia
numerica de entrada.
METODO NUMERICO CRONOLOGICO
Metodo indireto em que existe a combina<{ao da ordem numerica e
a data.
Ex.: 00004567/2006
METODO DiGITO-TERMINAL
Os documentos sao numerados seqOencialmente, os numeros sao
dispostos em tres grupos de pares numericos e sua leitura I feita da direi-
ta para a esquerda.
Ex.: 645.321, decompondo 64-53-21.
Neste exemplo 0 numero 21 I 0 grupo prima rio, 53 0 secundario. e
o terciario I 0 numero 64.
o arquivamento dos documentos, pastas ou fichas e feito conside-
rando-se em primeiro lugar 0 grupo primario. seguindo-se 0 secunda rio e,
finalmente, 0 terciario.
Arquivologia I 35
METODO ALFABETICO DE ORDEM ENCICLOPEDICA
Os assuntos relacionados sao agrupados em um titulo gera!.
Ex.: Pesquisas
Administra<{ao
Economia
Informa<{8o
Arquivologia
Biblioteconomia
Psicologia
METODO ALFABETICO DE ORDEM DICIONARIA
Neste metodo, os assuntos isolados sao dispostos alfabeticamen-
te, nao fazendo nenhuma rela<{ao como 0 metodo enciclopedico.
Ex.: Pesquisas em Administra<{8o
Pesquisas em Arquivologia
Pesquisas em Economia
METODO DUPLEX
A documenta<{ao I dividida e;:;' }cla:;d conforme os assuntos,
-, ----..
partindo-se do generq para a especie e desta para a minucia.
Este metodo se diferencia do decimal, que preve antecipadamente
todas as atividades, pois 0 plano inicial nao precisa ir alem das necessida-
des imediatas, sendo abertas novas classes a medida que outras necessi-
dades forem surgindo.
METODO DECIMAL (I,))
Este metodo e baseado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. 0
metodo divide os assuntos em nove classes e mais uma, que I reservada
para assuntos gerais, estas classes sao divididas em subclasses, e, a se-
guir, respectivamente, divisoes, grupos, subgrupos, subse<{oes etc. As clas-
ses sao previamente estabelecidas.
A divisao dos assuntos .ernrue do. 9..EZral para _0 particiliah
Ex.: Resolu<{8o nO 14 do Conarq, que estabelece 0 c6digo de classi-
fica<{8o para a das institui<{oes do Poder Executivo federal.

I
II
1,1
,I
i
000 - Administra<;ao Geral
010 - Organiza<;ao e Funcionamento
020 - Pessoal
030 - Material
040 - Patrimenio
050 - Or<;amento e Finan<;as
060 - Documenta<;ao e Informa<;ao
070 - Comunica<;oes
080 - vaga
090 - outros assuntos referentes a Administra<;ao geral
METODO UNITERMO OU INDEXA<;Ao COORDENADA
o metodo consiste em atribuir um numero de acordo com a entra-
da para cada documento ou grupo de documentos. E elaborada uma fi-
cha-fndice com as informa<;oes necessarias, inclusive as palavras-chave
de cada documento. "Para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, divi-
dida em 10 colunas, numeradas de 0 a 9. 0 numero de registro 13 transcri-
to na ficha ou fichas correspondentes as palavras-chave escolhidas para
sua identifica<;ao, na coluna cujo algarismo coincidir com 0 final do numero
atribufdo ao documento" (PAES, 2002, p. 90).
Resumindo, este metodo visa localizar e identificar os documentos
a partir das suas palavras-chave. Nao 13 aconselhavel a utiliza<;ao deste
metodo para os documentos textuais.
METODO VARIADEX
Dos metod os padronizados, 0 unico que 13 utilizado nos arquivos
brasileiros 13 0 metodo variadex, portanto, nao mencionaremos nesta obra
os demais metodos padronlzados, quais sejam: automatico, soundex, renee
e mnemenico.
o metodo variadex consiste na combina<;ao de letras e cores com
o objetivo de facilitar 0 arquivamento e a localiza<;ao dos documentos.
Nesse metodo, concebido pela Remington, trabalha-se com uma
chave constitufda de cinco cores:
Letras
A, B, C, De abrevia90es
E, F, G, He abrevia90es
I, J, K, L, M, N e abrevia90es
0, P, Q e abrevia90es
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abrevi<loes
Cores
ouro
rosa
verde
azul
palha
Fonte: PAES, 2002, p. 92
1
i: A determina<;ao da cor se da em fun<;ao da segunda letra do nome
Arquivologia
I 37
de entrada e nao da inicial.

;;"ETODO ALFANUMERICO
,', Este metodo consiste na combina<;ao de nomes e numeros. A de-
r;'mina<;ao do a cada conjunto de letras deve ser
pelo arquivista da Instltul<;ao.
'it'l' Ex.: Aa - Af = 1
, Ag -AI = 2
AVALlA<;AO
A avalia<;ao 13 um processo que visa a determina<;ao de
para transferencia, recolhimento, elimina<;ao e re rodu<;ao de doc'umen-
tos. Esses prazos devem ser estabelecidos num Tabela de em oralida
A aplica<;ao da tabela ocorre em duas fases distintas. Na transferencia dos
documentos do arquivo corrente para 0 intermediario e no recolhimento
destes ao permanente.

A avalia<;ao teria um objetivo aparentemente muito simples: identificar
o valor dos documentos de maneira a estabelecer prazos de reten<;ao nas
es corrente e intermediaria, definindo, assim, as possibilidades de elimina-
microfilmagem e recolhimento aos arquivos permanentes. Contudo, 13
uma atividade extremamente complexa, visto que 13 necessario 0 amplo co-
nhecimento das atividades, fun<;oes, objetivos e missao da institui<;ao,
freqOencia de usc, fluxo da informa<;ao, das series documentais. 0 processo
avaliar nunca 13 feito "documento por documento", mas sim as series docu-
f
entais por estas refletirem opera<;oes, atividades, fun<;oes e competencias.
Dois conceitos norteiam 0 processo de avalia<;ao: 0 de valor pri-
m$rio e 0 de valor secunda rio dos documentos.
o valor primario refere-se aos aspectos gerenciais do documento
e a demanda de usa que este recebe por conta da administra<;ao que 0
produziu. Detectar 0 valor primario dos documentos 13, como tal, identificar
seu potencial de usa no ambito de um processo decis6rio, considerando
suas dimensoes gerenciais, legais e financeiras.
o valor secundario diz respeito as possibilidades de utiliza<;ao do
documemto por usua'nos qi.ie 0 procuram por razoes distintas e posteriores
aquelas do seu produtor, razoes estas ligadas a pesquisa hist6rica. Pode-
se considerar dois tipos de valores para 0 valor secundario dos documen-
tos: valor de prova e valor 0 primeiro refere-se a hist6ria e a
a9ao do 6rgao e 0 valif)r de informativo aos aspectos econemicC's, politi-
cos, de pesquisa, sociais e estatisticos.
Composic;ao da equipe tecnica
A complexidade e abrangencia de conhecimentos exigidos pelo pro-
cesso de avalia<;:ao de documentos de arquivo requerem, para 0 estabele-
cimento de criterios de valor, a participa<;:ao de pessoas ligadas a diversas
areas profissionais.
Como justificativa para esta exigemcia, verifica-se a necessidade de
se identificar a utilidade das informa<;:Oes contidas nos documentos. Assim,
na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tecnicas integradas por:
- arquivista ou responsavel pela guarda dos documentos;
- autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcio-
namento do orgao a que esteja subordinado 0 setor responsa-
vel pela guarda dos documentos;
- profissionais da area juridica;
- profissional da area financeira;
- profissionais Iigados ao campo de conhecimento de que tratam
os documentos, objeto de avalia<;:ao (historiador, economista,
engenheiro, sociologo, medico, estatistico etc. )
Pre-requisitos para realizar a avaliac;ao
- apoio da administra<;:8o superior a que esteja subordinado 0 arquivo;
- conhecimento da estrutura e do funcionamento do orgao, con-
siderando, inclusive, sua evolu<;:ao historica;
- levantamento da bibliografia necessaria;
- conhecimento das atividades tipicas de gestao de documentos
e arquivos permanentes;
- reuniao de informa<;:Oes sobre 0 sistema de classifica<;:ao adotado,
os tipos de documentos e assuntos neles contidos;
- reuniao de dados relativos a quantifica<;:ao, frequencia de uso e
taxas de crescimento dos documentos;
- analise das condi<;:Oes de armazenamento, estado de conserva-
<;:ao e custo de manuten<;:ao dos depositos de arquivo;
- levantamento dos atos referentes a processos de elimina<;:ao
efetuados anteriormente;
- analise do perfil dos usuarios do arquivo.
ELIMINACAo
A atividade de elimina<;:ao de documentos requer antecipadamente
a avalia<;:ao documental e controles especificos, tais como: listagem de
elimina<;:ao, edital de elimina<;:ao e termo de elimina<;:ao.
Arquivologia I 39
De modo geral, podem ser eliminados:
_ Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros ou
que tenham sido impressos em sua totalidade;
Copias cujos originais sejam conservados;
_ Documentos cujos elementos essenciais se achem reproduzi-
dos em outros;
_ Documentos de pura formalidade, como convites, cartas de agra-
decimento e outros;
_ Documentos que se tornem obsoletos e nao rna is representem
interesse para a administra<;:ao.

Conjunto de documentos preservados par possuirem valor secun-
dario. Nesta fase, as documentos ja nao estao ligados a razao de sua
criac;ao e atingem sua utilizac;ao para a pesquisa hist6rica, sao uteis tanto
pela historiografia como para administrac;ao, porque a processo decis6rio
s6 podera ser eficaz se administradores puderem recorrer as resoluc;oes
anteriormente tomadas, au, aos casas registrados de atos semelhantes
aqueles de que se esta tratando.
Embora nao exista a atividade de gestao documental nos arquivos
permanentes, nota mas a realizac;ao de outras tao igualmente vitais para a
bam funcionamento de um arquivo, sao elas: arranjo, descric;ao e difusao.
ARRANJO
"Arranjo e a processo de agrupamento dos documentos singula-
res em unidades significativas e a agrupamento, relac;ao significativa, de
tais unidades entre Si" (SCHELLENBERG apud BELLOTTO, 2004, p. 135).
o conceito de arranjo e a reflexo do principia da organicidade. Arranjo e
uma terminologia usada exclusivamente nos arquivos permanentes para
designar a mesma atividade de classificac;ao na gestao documental.
A sistematica de arranjo inicia-se no momenta do recolhimento1,
sendo realizada quando se recebe documentos desordenados. Noutro
caso, a arranjo deve respeitar a classificac;ao de origem (desde as arqui-
vas correntes), admiti-se pequenas adaptac;oes.
o arranjo e ao mesmo tempo uma atividade intelectual, conforme
explicitada anteriormente, e uma atividade material: deve-se organizar as
documentos internamente uns em relac;ao aos outros, coloca-Ios em cai-
xas au pastas e ordena-Ios em estantes.
Vale lembrar que para realizar a arranjo documental e necessaria levar
em conta a estrutura orgc!mica da instituic;ao produtora, suas func;5es, atividades,
para, seqOencialmente, partir para a organizac;ao dos documentos.
1 Passagem dos documentos da fase intermediaria para a permanente.
Arquivologia I 41
DeSCRlcAo
A descric;ao e atividade tambem exclusiva de arquivo permanente,
sendo substituida nos arquivos correntes e intermediarios par planas de
classificac;ao, vocabularios controlados que servem de recuperac;ao da
informac;ao.
A descric;ao na fase permanente "consiste na elaborac;ao de ins-
"trumentos de pesquisa que possibilitem a identificac;ao, a rastreamento, a
'lOcalizac;ao e a utilizac;ao de dad as" (BELLOTTO, 2004, p. 179). E impres-
cindivel que para a sua realizac;ao ja tenha sido executado a arranjo docu-
mental, haja vista que a descric;ao deve revelar ao pesquisador a meio
orgfmico em que as documentos foram produzidos, au seja, a relac;ao en-
tre as conjuntos documentais.
Nesse sentido, a descric;ao aplica-se a conjuntos de documentos;
as series (6rgaos e suas subdivisoes, atividades funcionais au grupos do-
cumentais da mesma especie) sao consideradas unidades para fins de
descric;ao.
As tarefas da descric;ao levam a elaborac;ao dos chamados instru-
mentos de pesquisa. Constituem eles vias de acesso do historiador ao
documento, sendo a chave da utilizac;ao dos arquivos como que fontes
primarias da hist6ria. Os instrumentos podem ser genericos au especifi-
cos.
Guia: instrumento de pesquisa mais abrangente, com lingua-
gem que permite atingir tambem a grande publico. Este instru-
menta permite uma visao geral do acervo.
- /nventario: instrumento de pesquisa que descreve conjuntos do-
cumentais au partes do fundo. E parcial e traz uma descric;ao
sumaria (coletiva).
- Gata/ogo: instrumento que descreve documento a documento
unitariamente, respeitando au nao a ordem da classificac;ao.
Apresenta uma descric;ao analitica (unitaria).
- Gata/ogo se/etivo: instrumento que descreve minuciosamente pe-
c;as documentais selecionadas de um au mais fundos.
- indices: instrumentos complementares dos catalogos e inventa-
rios, par apresentar names, locais au assuntos em ordem alfa-
betica e remetendo a leitor as respectivas notac;oes de loca-
lizac;ao.
- Edic;ao de {ontes: apresentac;ao do texto integral. Aconselha-se
que alem d ~ s textos sejam apresentados estudos introdut6rios
e fontes paralelas.
DIFusAo
E fase que se completam as fun<;oes do arquivista: aproxi-
mar 0 arqUivo da comunidade, com atividades voltadas as areas social
educativa e cultural. '
Cabem duas a<;oes na difusao: a que lan<;a elementos de dentro
para fora e a que promove atrativos no recinto do arquivo.
Atividades como visitas a comunidade, visitas orientadas no arqui-
vo, exposi<;oes, trabalhos conjuntos entre escolas e arquivos beneficia tanto
a comunidade, por conhecer fontes documentais que baseiam sua histo-
ria, como para os arquivos que alcan<;am representatividade para 0 de-
senvolvimento de suas atividades.
As atividades de difusao nao podem afastar 0 arquivo da sua fun-
<;ao principal que e a de servir as necessidades das administra<;oes a que
servem.
Dipfomafica B TipoJogia DOCumBnfaJ
Segundo Bellotto (2004) "os estudos de diplomatica e tipologia le-
vam a entender 0 documento desde 0 seu nascedouro, a compreender 0
porque eo como ele e estruturado no momentodesuaprodu9ao".
A diplomatica como ciencia documentaria nasceu da necessidade
da sociedade medieval de verificar a fidedignidade de certos "diplomas",
nesse mesmo perrodo, foi amplamente utilizada na analise dos documen-
tos eclesiasticos, contudo a sua aproxima<;ao com a arquivologia e recen-
te e esta associada a analise da tipologia documental.
n
A diplomatica ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de
origem governamental elou notarial, sendo portanto, fundamental para a
compreensao das rela<;oes Estado/cidadao e cidadao/cidadao. A diploma-
tica tem vinculo vital com 0 direito principalmente, quanto
aos estudos sobre atos administrativos, pOis os documentos diplomaticos
possuem como caracteristicas a formalidade, sao legal mente validos e
provas juridica ou administrativa de um ato.
Podemos identificar algumas caracteristicas do documento diplo-
matico (Pratesi apud Bellotto, 2004):
- e urn documento escrito;
a natureza juridico-administrativa de seu conteudo exclui outro
documento que nao tenha sido gerado com a expressa finalidade
de consignar um ate que com porte efeitos juridicos concretos;
- sua forma de reda<;ao obedece a normas precisas, variaveis
segundo a epoca em que se produz 0 documento, 0 lugar onde
e produzido, a pessoa da qual emana seu conteudo.
Enquanto a diplomatica tem como objeto a especie documental
configura<;ao que assume um documento de acordo com a disposi<;ao e a
natureza das informa<;oes nele contidas - a tipologia documental ocupa-
se do tipo documental - 'configura<;ao que assume a especie documental
de acordo com a atividade que a gerou.
Nesse sentiio 0 tipo documental e 0 somatorio da especie e a
fun<;ao.
Ex.:
ATA + DE REUNIA.O
1 1
ESPECIE
FUNCAO
Os elementos que compoem urn documento podem ser divididos
em dois: os elementos externos e os elementos internos.
Os elementos externos tern relattao com a estrutura fisica e com a
forma de apresentattao do documento. Por sua vez, os elementos internos
possuem relattao com 0 conteudo do documento, seu assunto propria-
mente dito, assim como com a natureza de sua proveniencia e funttao.
A analise tipologica dos documentos pressupoe conhecimento dos
principios arquivisticos, ja vistos anteriormente; a estrutura organico-fun-
cional da instituittao; as reorganizattoes; 0 fluxo da informattao; as fun-
ttoes/atividades definidas por lei e as atipicas.
Apresentamos alguns conceitos de especies documentais a que
na tipologia as funttoes devem estar ligadas:
- Ata: documento que relata os acontecimentos de uma reuniao
ou sessao.
- Atestado: declarattao de autoridade competente, afirmando ou
negando 0 que e do conhecimento oficial do signatario.
- Aviso: correspondencia usada nos ministerios militares, do of i-
cial superior para 0 subordinado. Na area civil, e corresponden-
cia trocada entre ministerios ou entre dirigentes de orgaos su-
bordinados a Presidencia da Republica.
- Boletim: publicattao periodica, em geral de pequeno formato,
destinada a divulgar materia de interesse das instituittoes.
- Carta: forma de correspondencia entre entidades e particulares.
- Certidao: documento extrafdo de registros publicos originais per quem
tenha autoridade para faze-Io, ou 0 expediente em que no servitfO
publico se da fe acerca de alga constante de seus assentamentos.
- Certificado: ate escrito em que se afirma urn fato. Certificar
significa "dar por certo".
Circular: documento enviado simultaneamente, com 0 mesmo
teor, a varios destinatarios.
_. Contrato: acordo em que pessoas ou instituittoes se obrigam a
dar, fazer ou deixar de fazer alguma coisa.
- Convenio: pacto firmado entre instituittoes. 0 mesmo que ajuste.
- Declaraliao: documento em que alguem, sob responsabilida-
de, consigna urn fato ou manifesta opiniao ou conceito.
- Decreto: ate !;lelo qual 0 Poder Executivo (federal, estadual ou
municipal) baixa regulamento para 0 cumprimento de leis, faz
nomea<;oes, pro mottoes etc.
Arquivologia I 45
- Despacho: manifestattao escrita de autoridade sobre assuntos
de sua competencia, submetidos a sua apreciattao.
- Edital: aviso ao publico em geral ou a grupos de interessados,
destinado a ampla divulgattao por meio da imprensa, chamando
a atenttao para urn ate ou fato
- Estatuto: conjunto de normas organicas relativas a entidades
publicas ou privadas, a corporattoes ou associattoes de classe.
- Lei: norma juridica escrita, emanada do Poder Legislativo, que
cria, extingue ou modifica urn direito.
- Manual: obra de formato comodo que reune disposittoes de
trabalho, diretrizes, decisoes, metod os e rotinas de uma unida-
de administrativa ou de determinada funttao.
- Memorando: correspondencia interna de breve tramitattao e
pequeno formato.
- Mensagem: correspondencia entre os Poderes.
- Oficio: instrumento oficial de comunicattao entre autoridades
ou destas com entidades publicas ou particulares.
- Ordem de servilio: ate de competencia de autoridade admi-
nistrativa, de acordo com a forma privativa estabelecida na ins-
tituittao, contendo decisoes, instruttoes etc.
- Parecer: opiniao tecnica, dada com a finalidade de servir de
base a decisao sobre caso relacionado com 0 fato apreciado
(administrativo, juridico, tecnico ou cientifico).
- Pauta: relattao das datas e dos feitos a julgar ou discutir em
reunioes oficiais.
- Portaria: ato escrito por meio do qual 0 Ministro de Estado ou
outra autoridade competente determina providencias de carater
administrativo, da instruttoes sobre a executtao de uma lei, no-
meia e designa funcionarios e aplica medidas de ordem discipli-
nar a subordinados que incidem em falta.
- Processo: documento que, uma vez autuado, passa a receber
informattoes, pareceres e despachos que a ele se incorporam,
no decurso de uma attao administrativa ou judiciaria.
Regimento: conjunto de normas descritivas do funcionamento
de urn orgao, incluindo finalidades, estrutura organizacional,
competencias e atribuittoes, alem de suas ligattoes com outros
orgaos ou entidades.
- Regulamento: ate oficial em que se explica 0 modo e a forma
de executar uma lei. Conjunto de normas cujo fim e esclarecer
urn texto legal, facilitando-Ihe a executtao.
- Relatorio: exposittao circunstanciada de ocorrencia, da execu-
ttao de atividades ou do funcionamento de uma instituittao.
- Requisilii.hi: ate em que uma autoridade administrativa pede
oficialmente alguma coisa ou a,executtao de determinada a<;ao.
A microfilmagem e um sistema de gerenciamento e preservac;ao de
informac;oes, mediante a captac;ao das imagens de documentos por pro-
cesso fotog rafi co.
o Brasil possui legislac;ao federal especffica, que autoriza as
atividades de microfilmagem no pais, estabelecendo que 0 microfilme re-
produz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo es-
tes serem eliminados ap6s a microfilmagem, salvo os casos dos
tos permanentes que nao_pJ)dem ser eliminados.
c.. ---, ___ _, __
Poderiamos enumerar os seguintes beneffcios para 0 usa da
microfilmagem:
Validade legal - a microfilmagem e um processo reprografico
autorizado pela Lei nO 5.433, de 8/5/1968 e pelo Decreto nO 1.799,
de 30/1/1996, que conferem ao microfilme 0 mesmo valor legal
do documento original.
Reduc;ao sensivel da ordem de ate 98%, sempre em
proporcionalidade ao grau de reduc;ao utilizado quando da
microfilmagem.
- Acesso facil e rapido, conseqQencia das pequenas dimensoes
das microformas, de eficimcia de sua catalogac;ao e indexac;ao,
comparativamente aos arquivos convencionais em papel.
Seguranc;a, por se tratar de um material fotogriifico, alem de
permitir reproduc;:oes com rapidez e baixo custo, 0 arquivo
microfilmado, devido ao pequeno volume, permite 0 seu acondi-
cionamento em caixas-forte (arquivo de seguranc;a), protegido
de sinistros.
Alem disso, garante a confidencialidade das informac;oes, visto
que a olho nu e impossivel visualizar qualquer informac;ao.
Durabilidade, respeltando-se determinadas normas da
microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos
microfilmados podem ser conservados indefinidamente.
Arquivologia I 47
Obs.: Os documentos permanentes, quando microfilmados, nao pode-
rao se'(eliminados. A microfilrnagem desses documentos visa a preser-
vac;ao dos originais e facilitar 0 acesso a informac;ao.
Simbolos utilizados na microfilmagem segundo a nO 10
do Conarq - ISO 9878/1990.
1} Simbolos obrigatorios a serem utilizados em todos os rolos:
jJ
@
Fim do role:
Inieio do rolo. End of roll.
Beginning of roll.
0075('1
0076 ('j
2) Simbolos obrigatorios a serem utilizados em todos os rolos, caso
a tenha continuidade:
Centinuaem
[C&O-[
Continua'!rlio
a
outro rolo, de outro rolo
Continued on Continued from
another roll.
another roll.
0490 (') 0491 n
3} Simbolos obrigatorios a serem microfilmados junto com os do-
cumentos, conforme a

m
Original ilegivel. Original em cores.
Original difficult to read. Original in colour.
0077(') 0488 n
ill

R
defeituosa. Repeticao de imagem.
Damaged text. Repetition of image.
Wrong binding.

0080 r)
0078' ,
... . .........
ill
incorreta,
CB
Paginas e/ou numeros em
falta.
Data incorreta.
Missing pages and/or
Incorrect numbering.
issues.
Incorrect date.
0081 n
0079 (')
= .........
(*) Numeros de referencla da Norma ISO 7000/1984, inelu/dos na ISO 987811990.
Obs.: as letras e numeros das mensagens, que acompanham os simbolos obrigal6rios indicados no
ilem 1, deverao ser apresentados na fonle ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para
os simbolos indicados no ilem 2, 0 tamanho podera variar entre 14 e 30 pontos. Na ausencia da fonte
ARIAL, usar letras e numeros nao serifados, islo e, sem qualquer Ii po de adomo, em lamanho igual
au superior a 18 milimetros as simbolos indicados no item 1. Para os slmbolos indicados no ilem
2, 0 tamanho pod era variar entre 3 e 7 milimetros.
i,
I'
Aplicada aog Atqu;vog
DOCUMENTO CONVENCIONAL X DOCUMENTO ELETRONICO: QUADRO
COMPARATIVO
Pecullaridades Oocumento Oocumento
1---....
quanto a convenclonal eletr6nlco
Suporte: DaDel Suporte: maonelico ou ODlico
Regislro e usc de
Simbolos: alfabeto,
Simbolos: digilos binarios
simbolos
desenhos
Leitura direta
{eitura indirela
I (hardware/softwarel
Conexao entre conteudo
Con\eudo e suporte: nao
Conteudo Ii suporte:
se separam; visualiza(:ijo
perfeitamenle separaveis:
e suporte
simul11lnea de ambos.
visualizac;;ao niio-simultanea
de ambos.
'Tipo e tamanho da lelra
(fonte); idioma; cor; simbolos
Tipo e tamanho da lelra; (Iogomarca, indica<;;ao de
Forma fisica idioma; cor; simbolos atachados", assinalura digital)
(Iogomarca). +
Conlexlo tecnol6gico
I (hardware e softwarel
Configurac;;iio da
Configurac;;iio da informa(:ijo
informa(:ijo (textual,
gratica, imag,Mica)
(Iextual, grafica, imagetica)
Articulac;;ao do conteudo
Articula(:ijo do conteudo
(sauda(:ijo, data,
(sauda<;;iio, data, nome do
Forma intelectual assinalura manual)
aulor, nome do destinatario,

nome do oriainadorl
Anota<;;oes (aulentica(:ijo,
Anotacoes (autenticacao,
observac;;E>es, numero do
prolooolo, cOdigo de
observac;;E>es, numero do
ciassiffca(:ijo,
protocolo, c6digo de

\emooralidade)
ciassifica<;;ao, lemporalidade)
Alribulos concomitanles ou
posleriores a cria(:ijo do
documento:
Inerenles ao aplicalivo -
data e hora da elaborac;;iio
Metadados
Alribulos concom itantes
do documento;
ou posleriores a cria(:ijo
Especiais - c6digo de
Obs: inleragem a forma
do documento:
classificaci!lo,
! anota<;;oos. instrumentos
temporalidade, status de
fisica e inleleclual do
de pesquisa (invenlArios,
transmissiio (minula,
documento
catalogos, indices)
original ou c6pla), 0 pr6prio
sistema de gerenciamento .
arquivistico de
documentos. anota<;;i5es,
inslrumentos de pesquisa
(invenlAnos, catalogos,
indices).
Identificac1i
Cl
... Entidade fisica .e::ntidade l6gic<i
Acondicionamenlo
Fragilidade do suporte +
Preservacao correIa + amblente
climatizado
obsolescElncia tecnol6gica.
.....-
FONTE: RONDINELLI, 2004, P. 157.
1
'. "
. ,
. ;.
,I'
i,o
Arquivologia
I 49
A tecnologia contribui significativamente nos processos de trata-
mento, armazenamento e recuperac;ao de informac;oes.
Percebe-se claramente que estamos passando um momento
de transic;ao. Por um lado, existe a produc;ao macic;a de documentos
eletronicos e em suporte convencional, outro, ainda nao existe legis-
la<;8o vigente que garanta a validade dos documentos eletronicos e a
substituic;ao dos documentos originais pelos digitalizados. A duplicidade
de informac;ao faz-se necessaria neste contexto.
Documentos eletronicos, para nos, sao os documentos original-
mente produzidos eletronicamente - como as fotos digitais, e os docu-
mentes que mudaram do suporte convencional para 0 suporte eletronico
- como as fotos digitalizadas.
A utilizac;ao da informatica nao se limita apenas a produc;ao de
documentos eletronicos. Ela atua principalmente no gerenciamento de
documentos eletronicos e convencionais. Para isso, ferramentas de
Gerenciamento Eletronico de Documentos (GED) permitem 0 controle, 0
armazenamento, a recuperac;ao, 0 acesso e a disponibilizac;ao dos docu-
mentos em menor espac;o de tempo e otimizando recursos e materiais.
'9

II
I '
I
: I
I'
I
PtBVBntiva
dB
Assim como 0 homem, os livros e documentos sofrem alteragoes re-
sultantes de agentes tais como microrganismos, insetos, roedores que se
alimentam dos elementos nutritivos encontrados no suporte do papel (amido,
gelatina, etc.) e a poluigao atmosferica, que causa a oxidagao da celulose.
Umidade, temperatura e luminosidade inadequadas e alteragoes
qulmicas das substancias que entram na composigao do papel tambem
causam a sua degeneragao. Mas os maiores danos que podem ser ocasi-
onados aos livros e documentos sao os decorrentes de acidentes e dos
maus-tratos que recebem por parte do homem que dele se utiliza.
o Arquivo Nacional da algumas dicas de preservagao, quais sejam:
- As maos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gordu-
ras. Sempre que possivel, utilize luvas de algodao para manipu-
lar documentos, fotografias e gravuras.
Tintas e grafites podem causar danos a documentagao, man-
chando, causando riscos, perfuragoes ou rasgos.
Nao faga anotagoes sobre 0 original. Utilize grafite e papel para
anotagoes e nao se ap6ie sobre a documentagao.
Nao dobre 0 canto da folha para marcar paginas. Esta dobra,
no futuro, podera causar 0 rompimento do papel. Utilize
marcadores de livro em papel livre de acidez.
Nao umedega 0 dedo com a saliva para virar as folhas de um
livro. Ela afeta a sua saude e pode provocar 0 desenvolvimento
de microrganismos na documentagao.
- Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evi-
te rasgos, danos nas capas e lombadas, segurando-o
corretamente na parte mediana da encadernagao.
Nao use clipes e grampos metalicos. Utilize clipes plasticos ou
proteja os documentos com um pequeno pedago de papel na
area de contato.
Nao utilize fitas adesivas. Elas causam manchas de diflcil remo-
gao e se desprendem do suporte rapidamente.
- Evite c6pias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa da-
nos cumulativos irreverslveis e 0 manuseio provoca dobras e
rasgos nas lombadas. .
- Fitas de video devem ser rebobinadas periodicamente e mantldas
na posigao vertical com a bitola cheia voltada para baixo.
Arquivologia
I 51
Disquetes e outros meios eletrOnicos devem ser mantidos longe
de campos eletromagneticos (computadores, aparelhos de som
e TV etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.
- A microfilmagem ainda e a tecnologia de produyao de copia de se-
guran<;a (backup) mais eficaz. Adigitalizayao de documentos e uma
excelente ferramenta para dar acesso a informayao e possui maior
interface amigavel com 0 usuario. Porem, os avangos acontecem
tao rapidamente, que em pouco tempo as tecnologias se tornam
obsoletas, exigindo a migrayao continua de midias e sistemas.
o principal objetivo da conservagao e 0 de estender a vida util dos
materia is, dando aos mesmos 0 tratamento correto. Para isso, sao neces-
sarias permanentes fiscalizagoes das condigoes ambientais, manuseio e
armazenamento.
Sao realizadas algumas operagoes de conservagao, quais sejam:
Desinfestagao: metodo de combate aos insetos, cujo mais efici-
ente I a fumigagao.
- Limpeza: e a fase posterior a fumigayao, que deve ser feita com
pane macio, uma escova ou um aspirador de po.
- Alisamento: consiste em retornar a forma lisa dos documentos em
r suporte papel. Os documentos devem passar por tecnicas especi-
ficas de umidificagao, e, em seguida, passados a ferro folha por
L
folha. Caso existam documentos em estado de fragilidade, reco-
menda-se 0 emprego de prensa manual sobre pressao moderada.
- RestauraC(Q: consiste em aumentar a resistencia do papel sem
"que tenha prejuizo da legibilidade e flexibilidade. Mencionare-
mos algumas tecnicas utilizadas:
a) Banho de gelatina: consiste em mergulhar 0 documento em
banho de gelatina ou cola.
b) Tecido: processo de reparagao em que sao usadas folhas de
tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.
c) Silking: utiliza tecido (crepeline ou musseline de seda) de gran-
de durabilidade, mas devido ao uso de adesivo a base de
amido, afeta suas qualidades permanentes.
d) Laminac;ao: processo em que se envolve 0 documento, nas
duas faces, com uma folha e outra acetato
de celulose:' colocando-o numa prensa hidraulica, sob pres-
7 a Skg/cm e temperatura entre 145 a 155C.
e)Encapsu/ac;ao: 0 documento e colocado entre du.as
de poliester fixadas nas margens externas por fJta adeslva
nas duas faces; entre 0 documento e a fita deve haver um
espago de 3mm, deixando 0 documento solto dentro das duas
laminas.I'o terminar a operagao, corta-se 0 excesso de poli-
ester e arredondam-se as el<tremidades.
T Qttninologia Ba!:ica Atquivl!:fica
Acervo: totalidade dos documentos conservados numa entidade
responsavel pela custodia, tratamento documental e pela
dos arquivos sob sua jurisdi<;ao.
Arquivo: conjunto de documentos que, independentemente da natu-
ou do suporte, sao reunidos por ao longo das
atlvldades de pessoas ffsicas ou jurfdicas, pOblicas ou privadas.
- Atividade-fim: conjunto de que uma leva a efeito
para 0 desempenho de suas especificas e que resulta na
de documentos de carater substantivo para 0 sue funcio-
namento.
- conjunto de que uma leva a
para auxiliar e viabilizar 0 desempenho de suas es-
peclflcas e que resulta na de documentos de carater ins-
trumental e acessorio.
- processo de analise de arquivos, visando a estabelecer
sua de acordo com os valores que Ihes forem atribuidos.
- responsabilidade juridica, temporaria ou definitiva, de guarda
e de documentos dos quais nao se detem a propriedade.
- Data de data estabelecida em tabela de temporalidade
para de documentos considerados sem valor permanente.
- Datas-limite: elemento de cronologica em que sao men-
cionados os anos de inicio e termino do periodo abrangido pelos do-
cumentos de um processo, dossie, serie, fundo ou
audiovisual: genero documental que utiliza como lin-
guagem basica a associa<;ao do som e da imagem. Ex.: fUmes e videos.
- eletronica: conjunto de documentos cujo conteOdo,
reglstrado em suportes especiais, I acessivel apenas por computador.
Ex.: documentos armazenados em "winchesters", disquetes, "cd-rom", etc.
fonografica: genero documental que utiliza como lin-
guagem basica 0 som. Ex.: fitas cassete.
- fotografica: composta de fotografi-
as. Ex.: contatos, negativos.
Arquivologia I 53
- iconografica: genero documental que utiliza como
linguagem basica a imagem.
- oral: conjunto de documentos resultantes de depoi-
mentos, entrevistas, historias de vida e outras tecnicas de recolhimen-
.i;' to de testemunhos orais.
- textual: genero documental que utiliza como lingua-
.,!
gem basica a palavra escrita.
- Documento: unidade constituida pela e seu suporte.
- Dossie: unidade documental em que se reOnem informal mente docu-
mentos de natureza divers?, para uma finalidade especffica. Ver tam-
bem processo. -- -----.---
- de documentos que, na avalial,fao, foram con-
siderados sem valor para guarda permanente.
- Especie documental: que assume um documento de
acordo com a e a natureza das nele contidas.
Ex.: correspondencias (oficio, carta, memorando), ata, processo, rela-
torio etc.
- Fase corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos
objetivos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimen-
to de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos
orgaos produtores em razao de sua vigen cia e da com que
sao por eles consultados.
- Fase intermediaria: conjunto de documentos originarios de arquivos
correntes, com uso pouco freqOente, que aguardam, em deposito de
armazena'mento temporano, s""GaCfestinal,fao final.
- Fase permanente: conjunto de documentos custodiados em carater
definitivo, em de seu valor.
- Formato: configural,fao fisica de um suporte, de acordo com a sua na-
tureza e 0 modo como foi confeccionado. Ex.: livro, mapa, planta etc.
- Fundo: unidade constituida pelo conjunto de documentos acumula-
dos ao longo das atividades de pessoas fisicas ou juridicas, publicas
ou privadas que, no arquivo permanente, passam a conviver com ar-
quivos de outras entidades.
Genero documental: que assume um documento de
acordo com 0 sistema de signos utilizado na comunical,fao de seu con-
teOdo. Ex.: documental,fao audiovisual, iconogratica, textual etc.
todo e qualquer elemento referencial contido num ducu-
mento.
documentos amarrados ou reunidos num masmo
inv6lucro. formando uma unidade de.arquivamento.
- Suporte: material sobre 0 qual as informay6es sao registradas. Ex.:
papel, fita magnetica, acetato, disquete etc.
- Plano de classifica.;ao: esquema pelo qual se processa a classifica-
yao de um arquivo.
- Processo: unidade documental em que se reune oficialmente docu-
mentos de natureza diversa, no decurso de uma ayao administrativa
ou judiciaria, formando um conjunto material indissoluvel. Ver tambem
dossie.
- Tabela de temporalidade: instrumento de destinayao, aprovado pela
autoridade competente, que determina prazos para transferencia, re-
colhimento, eliminayao e reproduyao de documentos.
- Tipo documental: configurayao que assume uma especie documen-
tal de acordo com a atividade que a gerou. Ex.: ata de reuniao da
diretoria, correspondencia requisitando material de consumo, relatorio
de viagem etc.
- Tipologia documental: estudo dos tipos documentais.
Unidade de arquivamento: recipiente, involucro ou formato que se
tomam por base para fins de acondicionamento e armazenamento.
LEI NO 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
Dispoe sobre a politica nacional de
arquivos publicos e privados e da outras pro-
videncias.
o PRESIDENTE DA REPUBLICA
Fayo saber que 0 Congresso Nacional decreta .3 eu sanciono a
seguinte lei:
CAPiTULO I
DISPOSICOES GERAIS
Art. 1
0
E dever do Poder Publico a gestao documental e a proteyao
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio a adminis-
trayao, a cultura, ao desenvolvimento cientifico e como elementos de pro-
va e informayao.
{j
' Art. 2
0
Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjun-
tos de documentos e por orgaos publjcQs, institui-
y6es de can3ter publico e entidades privadas, em decorrencia do exercicio
de atividades especificas, bem como por pessoa fisica, qualquer que seja
o suporte da informayao ou a natureza dos documentos.
Art. 3
0
Considera-se gestao de documentos 0 conjunto de proce-
dime. ,tos e operay6es tecnicas referentes a sua produyao, tramitayao,
usc, avaliayao e arquivamento em fase corrente elQlermediillia, visando a
sua eliminayao ou recolhimento para uarda er nente.
o os tem direi 0 a receber dos orgaos publicos informa-
y6es de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, co Iti-
das em documentos de arquivos que serao prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescin-
divel a seguranya da e do Estado, bem como a inviolabilidade
da intimidade, da vida privada, da honra e.da imagem das pessoas.
Art. 5A Administrac;ao Publica franqueara a consulta aos docu-
mentos publicos na forma da lei.
Art. 6 Fica resguardado 0 direito de indenizac;ao pelo dano mate-
rial ou moral decorrente da violac;ao do sigilo, sem prejuizo das ac;oes
penal, civil e administrativa.
CAPITULO II
DOS ARQUIVOS PUBLICOS
Art. 7Os arquivos publicos sao os conjuntos de documentos pro-
duzidos e recebidos, no exercicio de suas atividades, orgaos publicos
de ambito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorren-
cia de suas func;oes administrativas, legislativas e judiciarias. .
1 Sao tambem publicos os conjuntos de documentos produzl-
dos e recebidos instituic;oes de carater publico, por entidades privadas
encarregadas da gestao de servic;os publicos no exercicio de suas
atividades.
2 A cessac;ao de atividade de instituic;oes e. de
publico implica 0 recolhimento de sua documentac;ao a InstltUlc;ao
arquivistica publica ou a sua transferencia a instituic;ao sucessora.
Art. 8 Os documentos publicos sao identificados como correntes,
intermediarios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles curso OJ.J
que, mesmo sem movimenta ao, ponstituam objeto
. 2 onsideram-se documentos intermedlarlos aqueles que, nao
sendo de usc corrente nos orgaos produtof5's.. razoes de interesse
aguardam a sua eliminailc3E.J>u
permanente. .
3 Consideram-se permanentes os conJuntos de documentos de
valor historico, probatorio e informativo devem ser definitivamente pre-
,
Art. go A eliminac;ao de documentos produzidos instituic;oes
publicas e de carater publico sera realizada mediante autorizac;aAo insti-
tuic;ao arquivistica publica, na sua especifica esfera de ..
Art. 10. Os documentos de valor permanente sao mahem3vels e
imprescritiveis. - - -
CAPiTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de docu-
mentos produzidos ou recebidos por pessoas fisicas ou juridicas, em de-
correncia de suas atividades.
Arquivologia I 57
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder
Publico como de interesse publico e social, desde que sejam considera-
dos como conjuntos de fontes relevantes para a historia e desenvotvimen-
to cientifico nacional. 1
. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pu-
V
liCO e social nao poderao ser alien ados com dispersao ou perda da uni-
. dade documental, nem transferidos para 0 exterior.
Paragrafo unico. Na alienac;ao desses arquivos 0 Poder Publico
exercera preferencia na aquisic;ao.
Art. 14.0 acesso aos documentos de arquivos privados identifica-
dos como de interesse publico e social podera ser franqueado mednte
autorizac;ao de seu proprietario ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pu-
blico e social poderao ser depositados a titulo revogavel, ou doados a
instituic;oes arquivisticas publicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas pro-
duzidos anteriormente a vigencia do Codigo Civil ficam identificados como
de interesse publico e social.
CAPITULO IV
DA ORGANIZACAO E ADMINISTRACAo DE INSTITUICOES
ARQUIVISTICAS PUBLICAS
Art. 17. A administrac;ao da documentac;ao publica ou de carater
publico compete as instituic;oes arquivisticas federais, estaduais, do Distri-
to Federal e municipais.
1
0
Sao arquivos Federais 0 Arquivo Nacional do Poder Executivo,
e os arquivos do Poder legislativo e do Poder Judiciario. Sao considera-
dos, tambem, do Poder Executivo os arquivos do Ministerio da Marinha, do
Ministerio das Relac;oes Exteriores, do Ministerio do Exercito e do Ministe-
rio da Aeronautica.
2
0
Sao Arquivos Estaduais 0 arquivo do Poder Executivo, 0 arqui-
vo do Poder legislativo e 0 arquivo do Poder Judiciario. .
3
0
Sao Arquivos do Distrito Federal 0 arquivo do Poder Executl-
YO, 0 arquivo do Poder legislativo e 0 arquivo do Poder Judiciario:
4
0
Sao Arquivos Municipais 0 arquivo do Poder Executlvo e 0
arquivo do Poder legislativo.
5Os arquivos publicos dos Territorios sao organizados de acor-
do com sua estrutura politico-juridica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestao e 0 recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal,
bern como preservar e facultar 0 acesso aos documentos sob sua guarda,
e acompanhar e irriplementar a politica nacional de arquivos .

58 Larissa Candida Costa
Paragrafo unico. Para a plena exercicio de suas fungoes, a Arqui-
va Nacional podera criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a
gestao e a recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Legislativo Federal no exercicio de suas fungoes, bem como preservar e
facultar a acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciario Federal a
gest80 e a recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Judiciario Federal no exercfcio de suas fungoes, tramitados em juizo e
oriundos de cartorios e secretarias, bem como preservar e facultar a aces-
so aos documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislag80 Estadual, do Distrito Federal e municipal defini-
ra as criterios de organizag80 e vinculag80 dos arquivos estaduais e muni-
cipais, bem como a gest80 e a aces so aos documentos, observado a dis-
posta na Constituig80 Federal e nesta Lei.
CAPiTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PUBLICOS
Art. 22. E assegurado a direito de aeesso plena aos doeumentos
publieos.
Art. 23. Decreta fixara as eategorias de sigilo que deverao ser obe-
decidas pelos orgaos publicos na classifieag80 dos documentos par eles
\ produzidos.
1
0
Os documentos cuja divulgagao ponha em risco a seguranga
da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessarios ao resguardo
da inviolabilidade da intimidade, davida privada, da honra e da imagem
as pessoas sao originalmente sigilosos.
2
0
0 acesso aos documentos sigilosos referentes a seguranga
da sociedade e do Estado sera restrito par um pr..azo
anos,,,,a contar da produ<;.laQ. podendo esse prazo ser prorro-
gada, par uma unica vez, par igual periodo.
3
0
0 acesso aos documentos sigilosos referentes a honra e a
imagem das pessoas sera restrito par -Y!!1prazo
a contar da data de sua produg80. -
f
Art. 24. Podera a Poder Judiciario, em qualquer instancia, determi-
nar a exibig80 reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que
indispensavel a defesa de direito proprio au esclarecimento de situagao
pessoal da parte.
Paragrafo unico. Nenhuma norma de organizagao administrativa
sera interpretada de modo a, par qualquer forma, restringir a disposto
neste artigo.
"
.
o ,
, ,
. " . . "
Arquivologia I 59
DISPOSIC;6ES FINAlS
Art. 25. Ficara sujeito a responsabilidade penal, civil e administra-
t
a na forma da legislagao em vigor, aquele que desfigurar au destruir
IV , d . t .
'lJ'i. documentos de valor permanente au considerado como e In eresse pu-
blico e social.
Art. 26. Fica criado a Conselho Nacional de Arquivos Conarq,
orgao vinculado ao Arquivo Nacional: que defini.ra a politica .naciona.1 de
arquivos, como orgao central de um Sisten:a -
1
0
0 Conselho Nacional de Arqulvos sera presldldo .DI:e:or-
Geral do Arquivo Nacional e integrado par representantes de InstltUlgoes
arquivisticas e academicas, publicas e privadas.. .
2 A estrutura e funcionamento do Conselho cnado neste artlgo
serao estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicag80.
Art. 28. Revogam-se as disposigoes em contra rio.
Brasilia, em 8 de janeiro de 1991; 170 da Independencia e 103
da Republica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
(Diario Oficial da Uniao, de 9 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro
de 1991)
DECRETO NO 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002
Dispae sabre a salvaguarda de da-
dos, informaqaes, documentos e materiais
sigilosos de interesse da seguranqa da so-
ciedade e do Estado, no ambito da Adminis-
tragao Publica Federal, e da outras pro vi-
dencias.
o PRESIDENTE DA REPOBLlCA, no usa da atribuig80 que Ihe con-
fere a art. 84, incisos \y e VI, alinea a, da Constituigao, e tendo em vista a
disposto no art. 23 da Lei nQ 8.159, de 8 janeiro de 1991,
DECRETA:
CAPITULO I
DAS DISPOSICOES PRELIMINARES
_ Art. 1 Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informa.
<;oes, documentos e materiais sigilosos, bem como das areas e instala.
<;oes onde tramitam.
2Sao considerados originariamente sigilosos, e serao como
tal classlflcados, dados ou informa<;oes cujo conhecimento irrestrito ou di.
vulgac;ao possa aC2.!!:.etar qualquer risco a seguran<;a da sociedade e do
Estado, bem como aque/es necessarios ao resguardo dain'Violabi/idade
da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
. unico. 0 acesso a dados ou informa<;oes sigi/osos e res.
tnto e condlclonado a necessidade de conhecer.
Art. 3A manuseio, consulta, transmissao, manuten<;ao
e. guarda de dad os ou Informa<;oes sigilosos observarao medidas especi.
als de seguran<;a.
. Paragrafo unico. Toda autoridade responsave/ pelo trato de dados
ou Informa<;oes sigilosos providenciara para que 0 pessoal sob suas or.
dens conhe<;a integral mente as medidas de seguran<;a estabelecidas ze-
lando pelo seu fiel cumprimento. '
. Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, sao estabelecidos os se-
gUlntes conceitos e defini<;oes:
'. aute.ntici?ade: assevera<;ao de que 0 dado ou informa<;ao sao
verdadelros e fldedlgnos tanto na origem quanta no
.. II - c:tribui<;ao, pela autoridade competente, de grau
de slgllo a dado, Informa<;ao, documento, material, area ou instala<;ao;
III - comprometimento: perda de seguran<;a resultante do acesso
nao autorizado;
IV - credencia/ de seguranc;a: certificado, concedido por autorida-
?e competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou
mforma<;oes em .=rgus de sigi/o;
f:
V - desc/assificacao: cancelamento, pela autoridade competente
ou transcurso de prazo, da classifica<;ao, tornando ostensivos dados
ou Informa<;oes;
VI - disponibilidade: facilidade de recupera<;ao ou acessibilidade
de dados e informa<;oes;
. VII -::: grau sigi/o: grada<;ao atribufda a dados, informa<;oes, area
ou Instala<;ao conslderados sigilosos em deCOrrElncia de sua natureza ou
conteudo;
, .
Arquivologia I 61
VIII - integridade: incolumidade de dados ou informa<;oes na ori-
gem, no transito ou no
IX - investiga<;ao para credenciamento: averigua<;ao sobre a exis-
tMcia dos requisitos indispensaveis para concessao de credencial de se-
guran<;a;
X - legitimidade: assevera<;ao de que 0 e 0 receptor de
dados ou informa<;oes sao legitimos e fidedignos tanto na origem quanto
no
XI - marcac;ao: aposi<;ao de marca assinalando 0 grau de sigilo;
XII - medidas especiais de seguran<;a: medidas destinadas a ga-
rantir sigilo. inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e dis-
ponibilidade de dados e informa<;oes sigilosos. Tambem objetivam preve-
nir, detectar, anular e registrar ameac;as reais ou potenciais a esses dados
e informa<;oes;
XIII - necessidade de conhecer: condi<;ao pessoal, inerente ao
efetivo exercicio de cargo, fun<;ao, emprego ou atividade, indispensavel
para que uma pessoa possuidora de credencial de seguran<;a, tenha acesso
a dados ou informa<;oes sigilosos;
XIV - ostensivo: sem classificac;ao, cujo acesso pode ser franqueado;
XV - reclassifica<;ao: altera<;ao, pela autoridade competente, da
classifica<;ao-de dado, informa<;ao, area ou instala<;ao sigilosos;
XVI - sigi/o: segredo de conhecimento restrito a pessoas
credenciadas; prote<;ao contra revela<;ao nao autorizada; e
XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em carater excepci-
onal, em area sigilosa.
CAPITULO II
DO SIGILO E DA SEGURANCA
Se.;ao I
Da Classifica.;ao Segundo 0 Grau de Sigi/o
Art. 5 Os dados ou informa<;oes sigilosos serao classificados em
confide.!.J,i.ais e em razao do seu teor
ou dos seus elementos intrfnsecos.
1 Sao passiveis de classifica<;ao como ultra-secretos, dentre
outros, dados ou informa<;oes referentes a soberania e a integridade
territorial nacionais, a pianos e opera<;oes militares, as rela<;oes internaci-
onais do Pais, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientifico e
tecnologico de interesse da defesa nacional e a programas economicos,
cujo conhecimento noo autorizado possa acarretar dano excepciona/men-
te grave a seguranc;a da sociedade e dotEstado.
2 Sao passiveis de classifica<;ao como secretos, dentre outros,
ou informa<;oes referentes a sistemas, instala90es, programas,
proJetos, pianos ou opera90es de interesse da defesa nacional, a assun-
diplomaticos e de inteligencia e a pianos ou detalhes, programas ou
Instala<;oes estrategicos, cujo conhecimento nao autorizado possa acarre-
tar dana grave a seguran9a da sociedade e do Estado.
3 Sao passfveis de classifica9ao como dados ou
informa90es que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam
ser de conhecimento restrito e cuja revela9ao nao autorizada possa frus-
trar seus objetivos ou acarretar dano a seguran9a da sociedade e do Es-
tado.
4 Sao passiveis de classifica<;ao como reservados dados ou
informa90es cuja revela9ao nao autorizada possa comprometer pianos,
opera90es ou objetivos neles previstos ou referidos.
Art. 6
0
A classifica9ao no grau ultra-secreto I de competencia das
seguintes autoridades:
1- Presidente da Republica;
II - Vice-Presidente da Republica;
III Ministros de Estado e equiparados; e
IV - Comandantes da Marinha, do Exercito e da Aeronautica.
unfco. Alem das autorldades estabelecidas no caput,
podem atnbUir grau de sigilo:
I - as autoridades que exer9am fun90es de dire9ao, co-
mando ou chefla; e
II confidencial e reservado, os servidores civis e militares, de acor-
do com regulamenta9ao especifica de cada Ministerio ou orgao da Presi-
dencia da Republica.
Art. 7Os prazos de dura<;ao da classifica9ao a que se refere este
D:creto a partir da data de produ<;ao do dado ou informa9ao e
sao os segUintes:
I ultra-secreto: maximo de cinqOenta anos; 60
II - secreto: maximo de trinta anos; 3-0
III - confidencial: maximo de vinte anos; e ,pl.::l
IV - reservado: maximo de dez anos. I 0
1 0 prazo de dura9ao da classifica9ao ultra-secreto podera ser
de acordo com 0 interesse da seguran9a da
sociedade e do Estado.
2Tambem considerando 0 interesse da seguran9a da socieda-
de e do Estado, podera.9 autoridade responsavel Dela C@ssificac;ao nos
graus. secre_to, confidencial e reservado,9ll aytoridade hierarguicamente
superior competente para dispor sobre 0 assunto, renovar 0 prazo de du-
uma (mica vez, nunca superior aos prescritos no caput.
--'-----...
Arquivologia I 63
Sectao II
Da Reclassificactao e da Desclassificactao
Art. 8
0
Dados ou informa90es classificados no grau de sigilo ultra-
secreto somente poderao ser reclassificados ou desclassificados, medi-
ante decisao da autoridade responsavel pel a sua classifica9
ao
.
Art. go Para os graus secreto, confidencial e reservado, podera a
autoridade responsavel pela classifica9ao ou autoridade hierarquicamen-
.fompetente l2ara dispor sobre 0 assunto, respeitados os inte-
resses da seguranya da sociedade e do Estado, altera-Ia ou cancela-la,
por meio de expediente habil de reclassifica<;ao ou desclassifica9ao dirigi-
do ao detentor da custodia do dado ou informa9ao sigilosos.
Paragrafo unfco. Na reclassifica9ao, 0 prazo de dura9ao reinicia-
se a partir da data da formaliza9ao da nova classifica9ao.
Art. 10. A desclassifica9ao de dados ou informa90es nos graus
confidencial e reservado sera automatica apos transcorridos os

prazos previstos nos incisos II, III e IV do art. 7, salvo no caso de renova-
9
ao
, quando entao a desclassifica<;ao ocorrera ao final de seu termo.
Art. 11. Dados ou informa90es sigilosos de guarda permanente
que forem objeto de desclassifica9ao serao encaminhados a institui980
arquivlstica publica competente, ou ao arquivo permanente do orgao pu-
blico, entidade publica ou instituiyao de carater publico, para fins de orga-
niza9ao, preserva9ao e acesso.
Paragrafo unfco. Consideram-se de guarda permanente os dados
ou informa90es de valor historico, probatorio e informativo que devam ser
definitivamente preservados.
Art. 12. A indica9ao da reclassifica980 ou da desclassifiq.l9
ao
de
dados ou informa90es sigilosos devera constar das cagas, se houver, e da
primeira pagina. . -

CAPITULO III
DA GEST AO DE DADOS OU INFORMACOES SIGILOSOS
Sectao I
Dos Procedimentos para Classificactao de Documentos
Art. 13. As paginas, os paragrafos, as se90es, as partes compo-
nentes ou os anexos de urn documento sigiloso podem merecer diferentes
classifica9
0es
, mas ao documento, no seu todo, sera atribuido 0 grau de
sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.
Art. 14. A classifica9ao de urn grupo de documentos que formem
urn conjunto deve ser a mesma atribuida ao documento classificado com 0
rna is alto grau de sigtlo.

: I
I
f
Art. 15. A publicaC(ao dos atos sigilosos, se for 0 caso, limitar-se-a
aos seus respectivos numeros, datas de expediC(ao e ementas, redigidas
de modo a nao comprometer 0 sigilo.
Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em
fotografias aereas ou em seus negativos serao classificados em razao dos
detalhes que revelem e nao da classificaC(ao atribuida as fotografias ou ne-
gativos que Ihes deram origem ou das diretrizes baixadas para obte-Ias.
Art. 17. Poderao ser elaborados extratos de documentos sigilosos,
para sua divulgaC(ao ou execuC(ao, mediante consentimento expresso:
I - da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos;
II - da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente
superior competente para dispor sobre 0 assunto, para documentos se-
cretos; e
III - da autoridade classificadora, destinataria ou autoridade hie-
rarquicamente superior competente para dispor sobre 0 assunto, para do-
cumentos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente ve-
dado no proprio documento.
Paragrafo unico. Aos extratos de que trata este artigo serao atribui-
dos graus de sigilo iguais ou inferiores aqueles atribuidos aos documentos
que Ihes deram origem, salvo quando elaborados para fins de divulgaC(ao.
Sec;ao II
Do Documento Sigiloso Controlado
Art. 18. Documento Sigiloso Controlado iPSC) 13 aquele que, por
sua importancia, requer medidas adicionais de controle, incluindo: .
I - identificaC(ao dos destinatarios em protocolo e recibo proprios,
quando da difusao;
II - lavratura de termo de custodia e registro em protocolo especi-
fico;
III-Iavratura anual de termo de inventario, pelo orgao ou entidade
expedidores e pelo orgao ou entidade receptores; e
IV - lavratura de termo de transferencia, sempre que se proceder
a transferencia de sua custodia ou guarda.
Paragrafo unico. 0 termo de inventario e 0 termo de transferencia
serao elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II
deste Decreto e ficarao sob a guarda de um orgao de controle.
Art. 19. 0 documento ultra-secreto 13, por sua natureza, considera-
do DSC, desde sua classificaC(ao ou reclassificaC(ao.
Paragrafo unico. A criterio da autoridade classificadora ou autori-
dade hierarquicamente superior competente para dispor sobre 0 assunto
o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo. '
Arquivologia I 65
Sec;ao III
Da Marcac;ao
Art. 20. A marcaC(ao, ou indicaC(80 do grau de sigilo, devera ser
feita em todas as paginas_.Q9QQ<:;umento e Ila.s se houver.
9 1
0
As paginas serao numeradas seguidamente, devendo cada
uma conter, tambem, indicaC(ao do total de paginas que compoem 0 docu-
mento.
2
0
0 DSC tambem expressara, nas capas, se houver, e em todas
as suas paginas, a expressao "Documento Sigiloso Control ado (DSC)" e 0
numero de controle. .
Art. 21. A marcaC(ao em extratos de documentos, rascunhos, es-
bOC(os e desenhos sigilosos obedecera ao prescrito no art. 20.
Art. 22. A indicaC(ao do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas,
fotografias, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecera as nor-
mas complementares adotadas pelos orgaos e entidades da Administra-
C(ao Publica.
Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou informaC(oes
sigilosos serao marcados com a classificaC(ao devida em local adequado.
Paragrafo unico. Consideram-se meios de armazenamento docu-
mentos tradicionais, discos e fitas sonoros, magneticos ou opticos e qual-
quer outro meio capaz de armazenar dados e informaC(oes.
Sec;ao IV
Da Expedic;ao e da Comunicac;ao de Documentos Sigilosos
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expediC(ao e tramitaC(ao
obedecerao as seguintes prescriC(oes:
I - serao acondicionados em envelopes dupl.gs;
II - no envelope externo nao constara gualguer indicayao do grau
de sigilo ou do teor do documento; ,
III - no envelope serao apostos 0 destinatario e 0 grau de
do documento, de modo a serem identificados logo que removido 0
externo;
IV - 0 envelope interne sera fechado, lacrado e expedido mediante
recibo, que indicara, necessariamente, remetente, destinatario e numero
ou outro indicativo que identifique 0 documento; e
V - sempre que 0 assunto for considerado de interesse exclusivo
do destinatario, sera inscrita a palavra pessoal no envelope contendo 0
documento sigiloso.
Art. 25. A expediC(ao, conduC(ao e entrega de documento ultra-se-
creto, em principio, Silra efetuada pessoalmente, por agente publico au-
torizado, sendo vedada a sua postagem.,
Iii
'I'
IIII
i'"
Paragrafo unico. A comunicac;ao de assunto ultra-secreto de outra
forma que nao a prescrita no caput so sera permitida excepcionalmente e
em casos extremos, que requeiram tramitac;ao e soluc;ao imediatas, em
atendimento ao principio da oportunidade e considerados os interesses
da seguranc;a da sociedade e do Estado.
Art. 26. A expedic;ao de documento secreto, confidencial ou reser-
vado podera ser feita mediante servic;o postal. com opc;ao de registro,
mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for 0
caso, mala diplomatica.
Paragrafo unico. A comunicac;ao dos assuntos de que trata este
artigo podera ser feita por outros meios, desde que sejam usados recur-
sos de criptografia compativeis com 0 grau de sigilo do documento, con-
forme previsto no art. 42.
Sec;ao V
Do Registro, da Tramitac;ao e da Guarda
Art. 27. Cabe aos responsaveis pelo recebimento de documentos
sigilosos:
I - verificar a integridade e registrar, se for 0 caso, indicios de vio-
lac;ao ou de qualquer irregularidade na correspondencia recebida, dando
ciencia do fato ao seu superior hierarquico e ao destinatario, 0 qual infor-
mara imediatamente ao remetente; e
II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua
tramitac;ao.
Art. 28. 0 envelope interno so sera aberto pelo destinatario, seu
representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente
superior.
~ Paragrafo unico. Envelopes contendo a marca pessoal so poderao
ser abertos pelo proprio destinatario.
Art. 29. 0 destinatario de documento sigiloso comunicara imedia-
tamente ao remetente qualquer indicio de violac;ao ou adulterac;ao do do-
cumento.
Art. 30. Os documentos sigilosos serao mantidos ou guardados
em condic;6es especiais de seguranc;a, conforme regulamento.
~ 1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos e obri-
gatorio 0 usa de cofre forte ou estrutura que oferec;a seguranc;a equiva-
lente ou superior.
2Na impossibilidade de se adotar 0 disposto no 1, os docu-
mentos ultra-secretos deverao ser mantidos sob guarda armada.
Art. 31. Os agentes responsaveis pel a guarda ou custodia de do-
cumentos sigilosos os transmitirao a seus substitutos, devidamente confe-
ridos, quando da passagem ou transferencia de responsabilidade.
Arquivologia I 67
Paragrafo unico. Aplica-se 0 disposto neste artigo aos responsa-
veis pel a guarda ou custodia de material sigiloso.
Sec;ao VI
Da Reproduc;ao
Art. 32. A reproduc;ao do todo ou de parte de documento sigiloso
tera 0 mesmo grau de sigilo do documento original.
1 A reproduc;ao total ou parcial de documentos sigilosos contro-
lados condiciona-se a autorizac;ao expressa da autoridade classificadora
ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre 0
assunto.
2Eventuais copias decorrentes de documentos sigilosos serao
autenticadas pelo chefe da Comissao a que se refere 0 art. 35 deste De-
creto, no ambito dos orgaos e entidades publicas ou instituic;6es de carater
publico.
3Serao fornecidas certid6es de documentos sigilosos que nao
puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservac;ao, desde
que necessario como prova em juizo.
Art. 33. 0 responsavel pela produc;ao ou reproduc;ao de documen-
tos sigilosos devera providenciar a eliminac;ao de notas manuscritas. ti-
pos, cliches, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar
origem a copia nao autorizada do todo ou parte.
Art. 34. Sempre que a preparac;ao, impressao ou, se for 0 caso,
reproduc;ao de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impresso-
ras, oficinas graficas ou similar, essa operac;ao devera ser acompanhada
par pessoa oficialmente designada, que sera responsavel pela garantia do
sigilo durante a confecc;ao do documento, observado 0 disposto no art. 33.
Sec;ao VII
Da Avaliac;ao, da Preservac;ao e da Eliminac;ao
Art. 35. As entidades e orgaos publicos constituirao Comissao Per-
manente de Avaliac;ao de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguin-
tes atribuigoes:
I - analisar e avaliar periodicamente a documentagao sigilosa pro-
duzida e acumulada no ambito de sua atuagao;
II - p r o p ~ r , a autoridade responsavel pela classificac;ao ou autori-
dade hierarquicamente superior competente para dispor sobre 0 assunto,
renovagao dos prazos a que se refere 0 art. 7;
III - p r o p ~ r ; a autoridade responsavel pel a classificagao ou autori-
dade hierarquicamente superior competente para dispor sobre 0 assunto,
I '
I
altera<;:ao ou cancelamento da classifica<;:ao sigilosa, em conformidade com
o disposto no art. 9 deste Decreto;
IV - determinar 0 destino final da documenta<;:ao torn ada ostensi-
va, selecionando os documentos para guarda permanente; e
V autorizar 0 acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao
disposto no art. 39.
Paragrafo unico. Para 0 perfeito cumprimento de suas atribui<;:oes
e responsabilidades, a CPADS ser subdividida em subcomissoes.
Art. 36. Os documentos permanentes de valor historico, probatorio e
nao podem ser desfigurados ou destruidos. sob pena de respon-
sabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legisla<;:ao em vigor.
CAPITULO IV
DOACESSO
Art. 37. 0 acesso a dados ou informa<;:6es sigilosos em orgaos e
entidades publicos e institui<;:6es de carater publico e admitido:
I - ao agente publico, no exercfcio de cargo, fun<;:ao, emprego ou
atividade publica, que tenham necessidade de conhece-Ios; e
II - ao cidadao, naquilo que diga respeito a sua pessoa, ao seu
interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requeri-
mento ao orgao ou entidade competente.
1
0
Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decre-
to, de assuntos sigilosos fica sujeito as san<;:oes administrativas, civis e
penais decorrentes da eventual divulga<;:ao dos mesmos.
2
0
Os dados ou informa<;:oes sigilosos exigem que os procedi-
mentos ou processos que vierem a instruir tambem passem a ter grau de
sigilo identico.
3Serao Iiberados a consulta publica os documentos que conte-
nham informa<;:6es pessoais, desde que previa mente autorizada pelo titu-
lar ou por seus herdeiros.
Art. 38. 0 acesso a dados ou informa<;:6es sigilosos, ressalvado 0
previsto no inciso II do artigo anterior, e condicionado a emissao de credencial
de seguran<;:a no correspondente grau de sigilo, que pode ser Iimitada no
tempo.
Panflgrafo unico. A credencial de seguran<;:a de que trata 0 caput
deste artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, confi-
dencial e reservado.
Art. 39. 0 acesso a qualquer documento sigiloso resultante de
acordos ou contratos com outros paises atendera as normas e recomen-
da<;:oes de sigilo constantes destes instrumentos.
Art. 40. A negativa de autoriza<;:ao de acesso devera ser justificada.
Arquivologia I 69
CAPITULO V
DOS SISTEMAS DE INFORMAGAO
Art. 41. A comunica<;:ao de dados e informa<;:6es sigilosos por meio
de sistemas de informa<;:ao sera feita em conformidade com 0 disposto nos
arts. 25 e 26.
Art. 42. Ressalvado 0 disposto no paragrafo (mico do art. 44, os
programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia para usa
oficial no ambito da Uniao sao considerados sigilosos e deverao, antecipa-
damente, ser submetidos a certifica<;:ao de conformidade da Secretaria
Executiva do Conselho de Defesa Nacional.
Art. 43. Entende-se como oficial 0 usa de codigo, cifra ou sistema
de criptografia no ambito de orgaos e entidades publicos e institui<;:6es de
carater publico.
Paragrafo unico. E vedada a utiliza<;:ao para outro fim que nao seja
em razao do servi<;:o.
Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e equipa-
mentos de criptografia todas as medidas de seguran<;:a previstas neste
Decreto para os documentos sigilosos control ados e os seguintes proce-
dimentos:
I - realiza<;:ao de vistorias periodicas, com a finalidade de assegu-
rar uma perfeita execu<;:ao das opera<;:6es criptograficas;
II - manuten<;:ao de inventarios completos e atualizados do material
de, criptografia existente;
III - designa<;:ao de sistemas criptograficos adequados a cada des-
tinatario;
IV - comunica<;:ao, ao superior hierarquico ou a autoridade compe-
tente, de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, a inviolabilidade, a inte-
gridade, a autenticidade, a legitimidade e a disponibilidade de dados ou
informa<;:6es criptografados; e
V - identifica<;:ao de indicios de viola<;:ao ou intercepta<;:ao ou de
irregularidades na transmissao ou recebimento de dados e informa<;:oes
criptografados.
Paragrafo unico. Os dados e informa<;:6es sigilosos, constantes de
documento produzido em meio eletronico, serao assinados e criptografados
mediante 0 usa de certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de
Chaves Publicas Brasileira (ICP-Brasil).
Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produ9ao
de documentos com grau de sigilo ultra-secreto so poderao estar ligados
a redes de seguras, e que sejam fisica e logicamel"'!te isola-
das de qualquer outra.
I
Art. 46. A destrui<';:80 de dados sigilosos deve ser feita por metodo
que sobrescreva as informa90es armazenadas. Se nao estiver ao alcance
do orgao a destrui9ao logica, devera ser providenciada a destrui9ao ffsica
por incinera9aO dos dispositivos de armazenamento.
Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produ9aO
de documentos com grau de sigilo secreto, confidencial e reservado so
poderao integrar redes de computadores que possuam sistemas de
criptografia e seguran<,;:a adequados a prote9ao dos documentos.
Art. 48. 0 armazenamento de documentos sigilosos, sempre que
possivel, deve ser feito em mfdias removiveis que podem ser guardadas
com maior facilidade.
CAPiTULO VI
DAS AREAS E INSTAlACOES SIGllOSAS
Art. 49. A classifica9ao de areas e instala90es sera feita em razao
dos dad os ou informa90es sigilosos que contenham ou que no seu interior
sejam produzidos ou tratados, em conformidade com 0 art. 5.
Art. 50. Aos titulares dos orgaos e entidades publicos e das insti-
tuic;oes de carater publico cabera a adoC;ao de medidas que visem a defi-
nic;ao, demarcac;ao, sinaliza9aO, seguranc;a e autoriza9ao de acesso as
areas sigilosas sob sua responsabilidade.
Art. 51. 0 acesso de visitas a areas e instalac;oes sigilosas sera
disciplinado por meio de instrwtoes especiais dos orgaos, entidades ou
instituic;oes interessados.
Paragrafo unico. Para efeito deste artigo, nao e considerado visita
o agente publico ou 0 particular que oficialmente execute atividade publica
diretamente vinculada a elabora9ao de estudo ou trabalho considerado
sigiloso no interesse da seguranc;a da sociedade e do Estado.
CAPiTULO VII
DO MATERIAL SIGllOSO
I
Das Generalidades
Art. 52. 0 titular de orgao ou entidade publica, responsavel por
projeto ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo
sobre determinado material ou suas partes, em decorrencia de aperfei<,;:o-
amento, prova, produc;ao ou aquisi<,;:ao, devera providenciar para que Ihe
seja atribuido 0 grau de sigilo adequado.
Arquivologia 71
Paragrafo unico. Aplica-se 0 disposto neste artigo ao titular de or-
gao ou entidade publicos ou de instituic;oes de carater publico encarregada
da fiscalizaC;ao e do controle de atividades de entidade privada, para fins de
produC;ao ou exportac;ao de material de interesse da Defesa Nacional.
Art. 53. Os titulares de orgaos ou entidades publicos encarregados
da preparac;ao de pianos, pesquisas e trabalhos de aperfeic;oamento ou de
novo projeto, prova, produc;ao, aquisiC;ao, armazenagem ou emprego de ma-
terial sigiloso sao responsaveis pela expedic;ao das instruc;oes adicionais que
se tornarem necessarias a salvaguarda dos assuntos com eles relacionados.
Art. 54. Todos os modelos, prototipos, moldes, maquinas e outros
materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato
de qualquer natureza, como emprestimo, cessao, arrendamento ou loca-
9130, serao adequadamente marcados para indicar 0 seu grau de sigilo.
Art. 55. Dados ou informac;oes sigilosos concernentes a programas
tecnicos ou aperfeic;oamento de material somente serao fornecidos aos que,
por suas func;oes oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso.
Paragrafo unico. Os orgaos e entidades publicos controlarao e co-
ordenarao 0 fornecimento as pessoas fisicas e juridicas interessadas os
dados e informac;oes necessarios ao desenvolvimento de programas.
II
Do Transporte
;
Art. 56. A definiC;ao do meio de transporte a ser utilizado para des-
locamento de material sigiloso e responsabilidade do detentor da custodia
e devera considerar 0 grau de sigilo.
1 0 material sigiloso podera ser transportado por empresas para
tal fim contratadas.
2As medidas necessarias para a seguranc;a do material trans-
portado serao estabelecidas em entendimentos previos, por meio de clau-
sulas contratuais especificas, e serao de responsabilidade da empresa
contratada.
Art. 57. Sempre que possivel, os materiais sigilosos serao tratados
segundo os criterios indicados para a expediC;ao de documentos sigilosos.
Art. 58. A criterio da autoridade competente, poderao ser empregados
guardas armados, civis ou militares, para 0 transporte de material sigiloso.
CAPiTULO VIII
DOS CONTRATOS
Art. 59. A cel8lbraC;80 de contra to cujo objeto seja sigiloso, ou que
sua exeCUC;ao implique a divulgaC;80 de ilesenhos, plantas,materiais, da-
I
I
I
I
:, I
ou informac;oes de natureza sigilosa, obedecera aos seguintes requi-
SitoS:
. J - 0 conhecimento da minuta de contrato estara condicionado a
asslnatura de termo de compromisso de manutenC;80 de sigi/o pelos inte-
ressados na contrataC;80; e
II 0 estabelecimento de clausulas prevendo a:
a) possibilidade de alteraC;80 do contrato para inclUS80 de clausula
de seguranc;a n80 estipulada por ocasiao da sua assinatura'
b) obrigayao de 0 contratado manter 0 sigilo relativo objeto con-
tratado, bem como a sua execuyao;
c) obrigac;ao de 0 contratado adotar as medidas de seguranc;a ade-
no ambito das atividades sob seu contro/e, para a manutenc;ao do
slgllo relativo ao objeto contratado;
d) identificac;ao, para fins de concessao de credencial de seguran-
c;a, das pessoas que, em nome do contratado, terao acesso a material
dados e informac;oes sigilosos; e '
e) responsabilidade do contratado pela seguranc;a do objeto
subcontratado, no todo ou em parte.
,Art. .. Aos orgaos e entidades publicos, bem como as instituic;oes
de publico, a que os contratantes estejam vinculados, cabe provi-
denclar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas ne-
cessarias para a seguranc;a dos documentos ou materia is sigilosos em
poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso de fabricaC;80 em
suas instalac;oes.
CAPlrULOIX
DAS DISPOSIC;OES FINAlS
Art. 61. 0 disposto neste Decreto aplica-se a material area insta-
lac;ao e sistema de informac;ao cujo sigilo seja imprescindivel
da sociedade e do Estado.
, . A'"! .. Os orgaos e entidades publicos e instituic;oes de carater
publico eXlglrao termo de compromisso de manutenyao de sigilo dos seus
servidores, funcionarios e empregados que direta ou indiretamente tenham
acesso a dados ou informac;oes sigilosos.
Paragrafo unico. Os agentes de que trata 0 caput deste artigo com-
prometem-se a, apos 0 desligamento, nao revelar ou divulgar dados ou
mformac;oes sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exercfcio de car-
go, funC;80 ou emprego publico.
. 63. Os agentes responsaveis pela custodia de documentos e
n:atenals e pela seguranc;a de areas, instalac;oes ou sistemas de informa-
c;ao de natureza sigilosa sujeitam-se as normas referentes ao sigilo profis-
Arquivologia I 73
sional, em razao do oficio, e ao seu codigo de etica especifico, sem preju-
izo de sanc;oes penais.
Art. 64. Os org80s e entidades publicos e instituic;oes de carater
publico promover80 0 treinamento, a capacitac;ao, a reciclagem e 0 aper-
feic;oamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes a salva-
guarda de documentos, materiais, areas, instalaC(6es e sistemas de infor-
mac;ao de natureza sigilosa.
Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de docu-
mento sigiloso, nos termos deste Decreto fica, automaticamente, respon-
savel pela preservac;ao do seu sigilo.
C Art. 66. Na classificac;ao dos documentos ser, a utilizado, sempre
[Sue possivel, 0 criterio menos restritivo possive!.
Art. 67. A criterio dos org80s e entidades do Poder Executivo Fe-
deral serao expedidas instruc;oes complementares, que detalharao os pro-
cedimentos necessarios a plena execuc;ao deste Decreto.
Art. 68. Este Decreto entra em vigor apos quarenta e cinco dias da
data de sua publicac;ao.
Art. 69. Ficam revogados os Decretos nOs 2.134, de 24 de janeiro
de 1997; 2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de dezembro
de 2002.
Brasilia, 27 de dezembro de 2002; 181 da e 114
da Republica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Pedro Parente
Alberto Mendes Cardoso
Este texto nao substitui 0 publicado no DOU de 30.12.2002
ANEXOI
TERMO DE INVENTARIO DE DOCUMENTOS
SIGILOSOS CONTROLADOS N 1_
Inventario dos documentos sigilosos controlados pelo
_______ , __ de ______ de __
Testemunhas:

I, j"',
i'i
I'i
I
"
',
" ii
I
I
I
e
ANEXOII
TERMO DE TRANSFERENCIA DE GUARDA DE DOCUMENTOS
SIGILOSOS CONTROLADOS N___ ,
Aos ____ dias do mes de ______ do ana de do is mil
reuniram-se
______________________ , 0 Senhor
substitu i do, e o Se-
. substituto, para conferir os documentos sigilosos control ados, pro-
duzldos e recebidos pelo
entao sob a cus-
todia do primeiro, constante do
Inventario nO __ I __ , anexo ao presente Termo de Transferen-
cia, os quais, nesta data, passam para a custodia do segundo.
Cumpridas exigidas e conferidas todas as peas
constantes do Inventano, foram elas julgadas conforme (ou com as seguin-
tes alteraoes), sendo, para constar, lavrado 0 presente Termo de Transfe-
rencia, em tres vias, assinadas e datadas pelo substituido e pelo substituto.
de de
---
DECRETO NO 5.301, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004
Regulamenta 0 disposto na Medida
Provisoria nO 228. de 9 de dezembro de 2004
que disp6e sobre a ressalva pre vista na
final do disposto no inciso XXXIII do art. 5
da Constituigao, e da outras providencias.
o PRESIDENTE DA REPUBLICA, no uso da atribuiao que Ihe con-
fere 0 art. 84, inciso IV, da Constituiao, e tendo em vista 0 disposto na
Medida Provisoria nO 228, de 9 dezembro de 2004,
DECRETA:
Art. 1Este Decreto regulamenta a Medida provis6ria nO 228, de 9
de dezembro de 2004, e institui a Comissao de Averiguaao e Analise de
Informaoes Sigilosas. ----..
--
I
l
Arquivologia 75
Art. 20 Nos termos da parte final do inciso XXXIII do art. 5da Cons-
tituiao, 0 direito de receber dos orgaos informaoes de interesse
articular, ou de interesse coletivo ou geral, so pode ser ressalvado no
em que a atribuiao de sigilo seja imprescindivel a segurana da
sociedade e do Estado. . -'
Art. 30 Os documentos publicos que contenham Informaoes Im-
prescindiveis a segurana da. s?ciedade e do Estado poderao ser classifi-
cados no mais alto grau de slgllo.
Paragrafo unico, Para os fins deste Decreto, entende-se,por
mentos publicos qualquer base de conhecimento, pertencen.te a
traao publica e as entidades privadas prestadoras de
fixada material mente e disposta de modo que se possa utlhzar para mfor-
maao, consulta, estudo ou prova, incluindo areas, e ,
Art. 40 Fica instituida, no ambito da Casa CIvil da Presldencla da
Republica, a Comissao de Averiguaao e Analise de Informaoes. Sigilo-
sas, com a finalidade de decidir pela aplicaao da ressalva prevista na
parte final do inciso XXXIII do art. 5da Constitui<;ao. _' .
1 A Comissao de Averigua<;ao e Analise de Informaoes Slgllo-
sas e composta pelos seguintes membros: . A'
1_ Ministro de Estado Chefe da Casa Civil da Presldencla da Repu-
blica, que a . .
II _ Ministro de Estado Chefe do Gabinete de Segurana Instltuclonal
da Presidencia da Republica;
III - Ministro de Estado da Justia;
IV - Ministro de Estado da Defesa;
V - Ministro de Estado das Relaoes Exteriores;
VI - Advogado-Geral da Uniao; e . A
VII _ Secreta rio Especial dos Direitos Humanos da Presldencla da
Republica. .
20 Para 0 exercicio de suas atribuioes, a Avengua-
130 e Analise de Informaoes Sigilosas podera convocar tecmcos e espe-
cialistas de areas relacionadas com a informaao contida em documento
publico classificado no mais alto grau de sigilo, para sobr: ele
esclarecimentos, desde que assinem termo de manutenao de slgllo.
30 As decisoes da Comissao de Averigua30 e Analise de Informa-
oes Sigilosas serao aprovadas pela maioria de seus
40 A Casa Civil da Presidencia da Republica. e>:,pedlra no:mas
complementares necessarias ao funcionamento da Cor:mssao
30 e Analise de Informaoes Sigilosas e assegurara 0 apolo tecmco e
indispensavel ao seu funcionamento. .
Art. 50 A competente para classificar 0 documento pu-
blico no mais alto grau de sigilo apos vencido 0 prazo ou sua
prorroga<;ao, previstos no 2 do art. 23 da Lei nO 8.159, de 8 de janeiro
de 1991, provocar, de modo justificado, a manifesta<;ao da Comissao de
Averigua<;ao e Analise de Informa<;oes Sigilosas para que avalie, previa-
mente a qualquer divulga<;ao, se 0 acesso ao documento acarretara dana
a seguran<;a da sociedade e do Estado.
1 A decisao de ressalva de aces so a documento publico classifi-
cado no mais alto grau de sigilo podera ser revista, a qualquer tempo, pela
Comissao de Averigua<;ao e Analise de Informa<;oes Sigilosas, ap6s provo-
ca<;ao de pessoa que demonstre possuir efetivo interesse no acesso a
informa<;ao nele contida.
2 0 interessado devera especificar, de modo claro e objetivo,
que informa<;ao pretende conhecer e qual forma de acesso requer, dentre
as seguintes:
I vista de documentos;
II - reprodu<;ao de documentos por quaJquer meio para tanto ade-
quado; ou
JII - pedido de certidao, a ser expedida pelo 6rgao consultado.
3 0 interessado nao e obrigado a aduzir razoes no requerimen-
to de informa<;oes, salvo a comprova<;ao de seu efetivo interesse na ob-
ten<;ao da informa<;ao.
Art. 6Provocada na forma do art. 5, a Comissao de Averigua<;ao
e Analise de Informa<;oes Sigilosas decidira pela:
I - autoriza<;ao de acesso livre ou condicionado ao documento; ou
II - permanencia da ressalva ao seu acesso, enquanto for impres-
cindivel a seguran<;a da sociedade e do Estado.
Art. 70 art. 7 do Decreto nO 4.553, de 27 de dezembro de 2002,
em conformidade com 0 disposto no 2 do art. 23 da Lei nO 8.159, de
1991, passa a vigorar com a seguinte reda<;ao:
"Art. 7 Os prazos de durac;ao da classificac;ao a que se ref ere este
Decreto vigoram a partir da data de produc;ao do dado ou informac;ao e
sao os seguintes:
I - ultra-secreto: maximo de trinta anos;
1/ - secreto: maximo de vinte anos;
11/ - confidencial: maximo de dez anos; e
IV - reservado: maximo de cinco anos.
Paragrafo unico. Os prazos de classificac;ao poderao ser prorro-
gados uma vez, por igual periodo, pela autoridade responsavel pela clas-
sificac;ao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dis-
por sobre a materia." (NR)
Art. 80 art. 6, 0 paragrafo unico do art. 9 e 0 art. 10 do Decreto
nO 4.553, de 2002, passam a vigorar com a seguinte reda<;ao:
Arquivologia I 77
"Art. 6............................................... : ..................................... .
I - Presidente da Republica;
/I - Vice-Presidente da Republica;
11/- Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogati-
vas;
IV - Comandantes da Marinha, do Exercito e da Aeronautica; e
V - Chefes de Missoes Diplomaticas e Consulares permanentes
no exterior.
1 Excepcionalmente, a competencia no !lode ser
delegada pela autoridade responsavel a agente pub/tco em mlssao no ex-
terior. 'b .
2 Alem das autoridades estabelecidas no caput, podem atn Ulr
grau de sigilo: _ ._
I - secreto: as autoridades que exerc;am func;oes de dlfec;ao, co-
mando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentac;ao espe-
cffica de cada 6rgao ou entidade da Administrac;ao Publica Federal; e
1/- confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acor-
do com regulamentac;ao especifica de cada 6rgao ou entidade da Admi-
nistrac;ao Publica Federal." (NR)
"Art. go ........................................................................................... .
Paragrafo unico. Na reclassifica<;ao, 0 novo prazo de dura<;ao con-
ta-se a partir da data de produ<;ao do dado ou (NR)
"Art. 10. A desclassificac;ao de dados ou mformac;oes nos graus
ultra-secreto, confidencial e reservado sera automatica ap6s transcorri-
dos os prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. salvo no caso de
sua pron'ogac;ao, quando entao a desclassificac;ao ocorrera ao final de
seu termo." (NR)
Este Decreto entra em vigor na data de sua publica<;ao.
Brasilia, 9 de dezembro de 2004; 183 da Independencia e 116 da
Republica.
LUIZ INAclO LULADASILVA
Marcio Thomaz Bastos
Jose Dirceu de Oliveira e Silva
Jorge Armando Felix
Alvaro Augusto Ribeiro Costa
. ..
Publicado no Diario Oficial da UnJao de 10 de dezembro de 2004
LEI NO 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
Regula a microfilmagem de docu-
mentos oficiais e da outras providencias.
a Presidente da Republica.
Fayo saber que 0 Congresso Nacional decreta e eu sanciono a
seguinte Lei:
Art. 1 E em todo 0 territorio nacional, a microfilmagem
documentos partlculares e oficiais arquivados, estes de orgaos fede-
ralS, estaduais e municipais.
1
0
as microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidoes
os e as capias fotograficas obtidas diretamente dos filmes
duzlrao os mesmos efeitos em juizos ou fora dele.
2
0
as documentos microfilmados poderao, a criterio da autorida-
de competente, ser eliminados por incinerayao, destruiyao mecfmica ou
por outro processo adequado que assegure a sua desintegrayao.
3A incinerayao dos documentos microfilmados ou sua transfe-
relncia para outro local far-se-a mediante lavratura de termo, por autorida-
de competente, em livro proprio.
. 4 as filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarao ar-
qUlvados na repartiyao detentora do arquivo, vedada sua saida sob qual-
quer pretexto.
5A eliminayao ou transferencia para outro local dos documen-
tos microfilmados far-se-a mediante lavratura de termo em livro proprio
pela autoridade competente.
_ 6as originais dos documentos ainda em transito, microfilmados
nao poderao ser eliminados antes de ser arquivados.
_ 7 houver conveniencia, ou por medida de seguranya,
poderao excepclonalmente ser microfilmados documentos ainda nao ar-
quivados desde que autorizados por autoridade competente.
Art. 2as documentos de valor historico nao deverao ser elimina-
dos, podendo ser arquivados em local diverse da repartiyao detentora dos
mesmos.
. Art. 3 a Poder Executivo regulamentara, no prazo de 90 (noven-
tal dlas, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esfe-
ras federais, estaduais e municipais para a autenticayao de traslados e
certidoes originais de microfilmagem de documentos oficiais.
1 a decreto de regulamentayao determinara, igualmente, quais
os cartorios e publicos capacitados para efetuarem a microfilmagem
de documentos partlculares bem como os requisitos que a microfilmagem
Arquivologia 79
realizada, por aqueles cartorios e orgaos pOblicos devem preencher para
serem autenticados, a fim de produzirem efeitos juridicos em juizos ou fora
dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidoes originarias.
2 Prescrevera tambem 0 decreto as condiyoes que os cartorios
competentes terao de cumprir para autenticayao de reproduyoes realiza-
dos por particulares, para produzir efeitos juridicos com a terceiros.
. Art. 4 E dispensavel 0 reconhecimento da firma da autoridade
que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de
microfilmagem e os traslados e certidoes originais de microfilmes.
Art. 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicayao.
Art. 6 Revogam-se as disposiyoes em contrario.
Brasilia, 8 de maio de 1968; 14r da Independencia e 80 da Republica.
A. COSTA E SILVA
Luis Antonio da Gama e Silva
Diario Oficial da Uniao, de 10 de maio de 1968.
DECRETO NO 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996
Regulamenta a Lei n5.433, de 8 de
maio de 1968, que regula a microfilmagem
de documentos oficiais, e da outras provi-
dencias.
a Presidente da Republica, no uso das atribuiyoes que Ihe confere
o art. 84, inciso IV, da Constituiyao e tendo em vista 0 disposto no art. 3
da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968
Decreta:
Art. 1 A microfilmagem, em todo territorio nacional, autorizada pela
Lei nO 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange ados documentos oficiais ou
publicos, de qualquer especie e em qualquer suporte, produzidos e rece-
bidos pelos orgaos dos Poderes Executivo, Judiciario e Legislativo, da
Administrayao Indireta. da Un!ao. dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municipios, bem como ados documentos particulares ou privados, de pes-
soas fisicas ou juridicas.
Art. 2 A emissao de capias, traslados e certidoes extraidas de
microfilmes. bem assim a autenticayao desses documentos, para que pos-
sam produzir efeitosJegais, em juizo ou fora dele, e regulada por este
Decreto.
Art. 3Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, 0 resulta-
do do em filme, de documentos, dados e imagens,
por melos fotograficos ou eletronicos, em diferentes graus de
. Art. 4 sera feita em equipamentos que garantam
a flel das Informac;oes, sendo permitida a utiliza(fao de qual-
quer mlcroforma.
unico. Em se tratando da utiliza(fao de microfichas, alem
do: procedlmentos previstos neste Decreto, tanto a original como a copia
terao, na sua parte superior, area reservada a titula(fao, a identifica(fao e a
numera(fao sequencial legiveis com a vista desarmada, bem como
fotogramas destinados a indexac;ao.
. Art .. A de qualquer especie, sera feita sempre
em onglnal, com 0 mlnlmo de 180 Iinhas por milfmetro de definic;ao,
garantida a seguran(fa e qualidade de imagem e de reprodu(fao.
1
0
Sera obrigatoria, para efeito de seguran(fa, a extrac;ao de fil-
me copia, do filme original.
. 2
0
Fica vedada a utiliza(fao de filmes atualizaveis de qualquer
!lpo, tanto para a confecc;ao do original como para a extra(fao de capias.
. 3
0
0 armazenamento do filme original devera ser feito em local
dlferente do seu filme copia.
_Art. 6 Na microfilmagem podera ser utilizado qualquer grau de
redu(fao, a legibilidade e a qualidade de reprodu(fao.
Quando se tratar de original cujo tamanho ultra-
a .dlmensao maXima do campo fotografico do equipamento em uso,
a _ mlcrofllmagem podera ser feita por etapas, sendo obrigatoria a repeti-
(fao de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo
se possa ,identificar, por a continuidade entre as sec;oes
adjacentes mlcrofilmadas.
. Art. Na microfilmagem de documentos cada serie sera sempre
precedlda de Imagem de abertura, com os seguintes elementos:
1- identifica(fao do detentor dos documentos a serem microfilmados'
II - numero do microfilme, se for 0 caso; ,
III-local e a data da microfilmagem;
IV - registro no Ministerio da Justi(fa;
V - ordena(fao, e resumo da serie de documentos a
serem microfilmados;
VI - men(fao, quando for 0 caso, de que a serie de documentos a
serem microfilmados e continuac;ao da serie contida em microfilme anterior'
VII - identifica(fao do equipamento utilizado, da unidade filmada
do grau de redu(fao;
. VIII - nome por extenso, qualifica(fao funcional, se for 0 caso, e
asslnatura do detentor dos documentos a serem microfilmados;
3'
I

I
I
I
1
Arquivologia I 81
IX - nome por extenso, qualifica(fao funcional e assinatura do res-
ponsavel pela unidade, cartorio ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 8 No final da microfilmagem de cada serie sera sempre
reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente apos 0 ultimo do-
cumento, com os seguintes elementos:
1- identifica(fao do detentor dos documentos microfilmados;
II - informa(foes complementares relativas ao item V do artigo 6
deste Decreto;
III - termo de encerramento atestando a fiel observftncia as dis po-
si(foes do presente Decreto;
IV - quando for 0 caso, de que a serie de documentos
microfilmados continua em microfilme posterior;
V - nome por extenso, qualifica(fao funcional e assinatura do res-
Art. go Os documentos da mesma serie ou sequencia, eventual-
mente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens nao
apresentarem legibilidade, por falha de ou por problema tecni-
co, serao reproduzidos posteriormente, nao sendo permitido corte ou in-
ser(fao no filme original.
1
0
A microfilmagem destes documentos sera precedida de uma
imagem de observa(fao, com os seguintes elementos:
a) identifica(fao do microfilme. local e data;
b) descri(fao das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificac;ao funcional e assinatura do res-
2 E obrigatorio fazer indexac;ao remissiva para recuperar as in-
forma(foes e assegurar a dos documentos.
3Caso a complementa(fao nao satisfac;a os pad roes de qualida-
de exigidos, a microfilmagem dessa serie de documentos devera ser repe-
tid a integral mente.
Art. 10. Para 0 processamento dos filmes serao utilizados equipa-
mentos e tecnicas que assegurem ao filme alto poder de definic;ao, densi-
dade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em ou em estudo, poderao, a
criterio da autoridade competente, ser microfilmados, nao sendo permitida
a sua elimina(fao ate a de sua destina(fao final.
Art. 12. A eliminac;ao de documentos, apos a microfilmagem, dar-
se-a por meios que garantam sua inutiliza(fao, sendo a mesma precedida
de lavratura de termo proprio e apos a revisao e a extrac;ao de filme copia.
Paragrafo unico. A elimina(fao de documentos oficiais ou publicos
so devera ocorrer se il mesma estiver prevista na tabela de temporalidade
do orgao, aprovada pela autoridade col"llt>etente na esfera de atua(fao do
mesmo e respeitado 0 disposto no art. 9 da Lei n8.159, de 8 de janeiro
de 1991.
C
Art. 13. Os documentos oficiais ou publicos, com valor de guarda
nao pode:ao apos a microfilmagem, devendo
ser recolhldos ao arqUivo publIco de sua esfera de atua<tao ou preserva-
dos pelo proprio orgao detentor.
Art. 14. Os traslados, as certidoes e as copias em papel ou em
filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juizo
ou fora dele, terao que ser autenticados pela autoridade competente de-
tentora do fUme original.
1 Em se tratando de copia em filme, extraida de microfilmes de
documentos privados, devera ser emitido termo proprio. no qual devera
constar que 0 filme que 0 acompanha e copia fiel do filme original, cuja
autentica<tao far-se-a nos cartorios que satisfizerem os requisitos especifi-
cados no artigo seguinte.
2" Em se tratando de copia em papel, extraida de microfilmes de
documentos privados, a autentica<tao far-se-a por meio de carimbo apos-
to, em cada folha, nos cartorios que satisfizerem os requisitos especifica-
dos no artigo seguinte.
3" A copia em papel, de que trata 0 paragrafo anterior, podera
ser extra ida utilizando-se qualquer meio de reprodu<tao, desde que seja
assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos podera ser feita por em-
presas e cartorios habilitados nos termos deste Decreto.
Paragrafo unico. Para exercer a atividade de microfilmagem de do-
cumentos, as empresas e cartorios, a que se refere este artigo, alem da
legisla<tao a que estao sujeitos, deverao requerer registro no Ministerio da
Justi<ta e sujeitar-se a fiscaliza<t<1o que por este sera exercida quanto ao
cumprimento do disposto no presente Decreto.
Art. 16. As empresas e os cartorios, que se dedicarem a
microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerao, obrigatoriamente,
um documento de garantia, declarando:
I que a microfilmagem foi executada de acordo com 0 disposto
neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padrao de qualidade do servi<to
executado;
III - que 0 usuario passa a ser responsavel pelo manuseio e con-
serva<tao das microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes copia, produzidos no exterior, so-
mente terao valor legal, em juizo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
I
I ..
Arquivologia I 83
II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma
da autoridade estrangeira que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de tradu<tao oficial.
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes copia resultantes da
microfilmagem de documentos sujeitos a fiscaliza<tao, ou necessarios a
presta <tao de contas, deverao ser mantidos pelos prazos de prescri<tao a
que estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Art. 19. As infra<toes, as normas deste Decreto, por parte dos car-
torios e empresas registrados no Ministerio da Justi<ta sujeitarao 0 infrator,
observada a gravidade do fato, as penalidades de advertelncia ou suspen-
sao do registro, sem prejuizo das san <toes penais e civis cabiveis.
Paragrafo unico. No caso de por falta grave, 0 registro
sera cassado definitivamente.
Art. 20. 0 Ministerio da Justi(f8 expedira as instru<toes que se fize-
rem necessarias ao cumprimento deste Decreto.
Art. 21. Revoga-se 0 Decreto n 64.398, de 24 de abril de 1969.
Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publica<tao.
Brasilia, 30 de janeiro de 1996, 175da e 108da
Republica
'9
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Milton Seligman
Diano OficiaJ da Uniao, 31 de janeiro de 1996.
'I
1. (ST J/1999) A legisla<;ao arquivistica brasileira estabelece os fundamen-
tos legais acerca dos arquivos publicos e privados. De acordo com tal
legisla<;ao, gestao de documentos 13:
a)um dos principios basicos da arquivistica.
b) um conjunto de procedimentos visando a guarda permanente dos
documentos.
c) um conjunto de normas internas expedidas da instituilfaO, visando
ao controle da produlf80 documental.
d) uma etapa arquivistica que corresponde aos procedimentos adotados
na avalialf80 de documentos.
e) um conjunto de procedimentos e operalfoes tecnicas referentes a
P
rodu
lf
8
0, tramita<;ao, usc, avalialfaO e arquivamento de documen-
tos em fase corrente e intermediaria, visando a sua elimina<;ao ou
ao seu recolhimento para guarda permanente.
CV (ST J/1999) Os documentos de arquivo obedecem a um cicio vital, pas-
sando por tres fase5 distintas: arquivos corrente, intermediario e per-
manente. Inseridos entre os documentos cuja natureza justifica a guar-
da permanente no arquivo de uma instituilf80 encontram-se os:
I - Documentos de divulgalf80 de terceiros.
II - Atos normativos referentes a origem da instituilf80.
111- Convenios e projetos relacionados as atividades-fim da instituilfao.
IV - Documentos destituidos de valor administrativo para a institui<;ao.
V - Documentos originais que apresentem interesse administrativo por
um determinado periodo.
A quantidade de itens certos 13 igual a:
a) 1
b)2 c) 3 d}4 e)5
3. (Cespe/T JDFT/2000)Aanalise acerca da situalfao do acervo arquivfstico
existente em uma instituilfao publica ou privada 13 obtida mediante a
elaboralfao de um
"
F
f
v
v
Arquivologia I 85
a) plano de alfao.
b) plano de gestao.
c) plano de classificalfao.
d) programa de gestao documental.
e) diagnostico do acervo.
4. (Cespe/T JDFT/2000) De acordo com 0 Conselho Nacional de Arquivos
(Conarq), a elaboralfao do instrumento Tabela de Temporalidade pres-
supoe a inserlfao de determinados campos basicos, incluindo o(a)
I - denominalfao do org80.
" - prazo de guarda na fase corrente.
III - prazo de guarda na fase intermediaria.
IV - prazo de guarda na fase permanente.
V - destina<;ao.
A quantidade de itens certos e igual a
a) 1. b) 2. c) 3 d) 4. e) 5.
5. (Cespe/T JDFT/2000) Segundo sua natureza, os documentos classifi-
cam-se como publicos e privados. Para definir a natureza publica ou
privada de um documento, a diplomatica orienta a relaciona-Io com 0
seu autor. A respeito desse assunto, julgue os itens que se seguem.
I - Segundo a diplomatica, os documentos sao publicos ou privados,
de acordo com a natureza do seu autor.
II - Segundo a diplomatica, e 0 estado de transmissao que determina a
natureza publica ou privada do documento.
III - Quando existir mais de um autor, somente a arquivistica podera
identificar a natureza do documento.
IV - Segundo a diplomatica, um documento e publico se tiver sido cria-
do por uma pessoa publica, sob suas ordens ou em seu nome.
V - Segundo a diplomatica, um documento e privado se tiver sido cria-
do por uma pessoa privada, sob suas ordens ou em seu nome.
Estao certos apenas os itens
a) I," e III.
b) I, III e IV.
c) I, IVe V.
d) II, III e V. .
e) II, IVe V.
6. (CespelT JDFT/2000) Oinstrumento resultante da etapa de avalia980
dos documentos e um arquivo, cuja finalidade e estabelecer os prazos
de guarda e a destina980 desses documentos, e denominado
a) tabela peri6dica.
b) plano de classifica980.
c) tabela de equivalencia.
d} plano de gestao de documentos.
e}tabela de temporalidade.
7. (CespelT JPE/2001) Na etapa de arquivamento dos documentos, entre
?S basicos alfabetico, geogratico, numerico simples e
Ideograflco, determinado 6rgao publico escolheu 0 ideografico. Nesse
metodo, 0 elemento principal de recuperaftao da informaftao a ser con-
siderado e o(a)
a} local.
b}nome.
_ c}assunto.
d) numeraftao cronol6gica.
e} identificaftao gratica.
8. (UnB/Cespe/STF/1999) Em arquivistica, 0 vocabulo dossie designa:
a} processo.
b ) de peftas de uma mesma tipologia documental.
c} documentos reunidos pela origem e em sequencia cronol6gica.
d} processo constituido nas repatiftOes publicas em atendimento aos
cidadaos.
e) unidade documental em que sao reunidos informal mente documen-
tos de natureza diversa, para uma finalidade.
9. Com relaftao aos principios arquivisticos, julgue os
Itens.
1 } Segundo 0 principio da proveniencia, devem ser mantidos juntos
todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora
de arquivo.
2) Segundo 0 principio da procedencia, devem ser mantidos juntos
todos os documentos transferidos ou recolhidos de uma mesma ins-
tituift80.
3)Segundo 0 principio da ordem original, os documentos devem ser
organizados de forma a manter sua organicidade.
4)0 principio da procedencia e 0 respeito aos fundos arquivisticos
sao equivalentes.
Arquivologia I 87
10. (Fundaftao Vunesp/BNDES 12002) Paulo era um dos gerentes de uma
editora e, ap6s dois dias de ausencia no trabalho, telefona para 0 diretor
dizendo que ganhou na toteria e nunca mais vai trabalhar, que esta no
meio de um cruzeiro maritimo e que formalizara 0 pedido de demiss80
quando retornar da viagem. Ele tranqOiliza 0 diretor avisando que na
mesa dele nao h8 nenhuma pendencia, apenas alguma coisa para ser
guardada e uns papeis pessoais que ele pegara na volta. A pedido do
diretor, voce observa a mesa de Paulo e encontra 0 seguinte:
- 3 contratos de publica9ao, ja assinados, presos por um clipe junto
de uma pequena anotaftao que diz "contratos OK - c6pia editora".
- 3 fotocopias de fichas de cadastro de autores, correspondendo aos
nomes que constam dos contratos, nas quais se observa um carim-
bo que atesta que a co pia foj executada pela divis80 de publicaftOes
da editora.
- 2 contas de telefone com 0 endere90 do Paulo, ja pagas.
- 1 dicionario com 0 carimbo da biblioteca da editora.
- 1 exemplar do livro Arquivos Permanentes com dedicatoria da auto-
ra para Paulo.
- 1 fotografia da antiga fachada do predio da editora, dentro de um
envelope com os seguintes dizeres: "Paulo, eu nao sabia que voce
trabalhava em um lugar tao antigo, acho que nem voce. Abra e veja
a surpresa que eu copiei do arquivo publico. Abra90s, Juca".
3 exemplares de revista semanal endere9adas ao Paulo.
Quanto aos contratos citados no texto, como documentos da editora, e
correto afirmar que:
a} devem ficar separados, integrados aos demais documentos de cada
um dos autores, constituindo fundos arquivisticos distintos.
b}podem integrar um ou mais fundos de arquivo, de acordo com 0
sistema adotado pela editora.
c} enquanto estiverem vigentes farao parte de fundos arquivfsticos dis-
tintos, devendo ser incorporados ao fundo da editora na fase per-
manente.
d} os contratos de autores que ainda nao tenham livros publicados pela
mesma editora deverao ser integrados a fundos distintos.
e} podem ficar separados, integrados aos demais documentos de cada
um dos autores, constituindo dossies distintos de um mesmo fundo.

I
I .
Gabarito
1) e
2) b
3) e
4) d
5) c
6) e
7) c
8) e
9)C,E,C,E
10) e
QUESTOES RESOLVIDAS
E COMENTADAS
.,.
ESAF - ANEEL/2004
TECNICO ADMINISTRATIVO
1. Assinale a oP9ao que nao implica restri9ao de acesso.
a) Documento secreto.
b) Documento ostensivo.
c) Documento confidencial.
d) Documento reservado.
e) Documento sigiloso.
Resposta: B
Comentario ______________________ _
Quanto a natureza dos documentos, eles podem ser classificados como
ostensivos, sem restri9aO de acesso, ou sigilosos, com restri9ao de aces-
so. as documentos sigilosos sao classificados pelo grau de sigilo em: ultra-
secretos, secretos, confidenciais e reservados.
2. De acordo com 0 conhecimento arquivistico sistematizado, nas organi-
za90es, os documentos mais recentes e freqOentemente consultados
localizam-se nos
a) arquivos permanentes.
b) arquivos hist6ricos.
c) arquivos correntes.
d) arquivos intermediarios.
e) arquivos de seguran9a.
Resposta: C
Comentario ______________________ _
A arquivistica separa seus documentos por idade, conhecida como
Teoria das tres idades. Essas idades sao:
- Arquivo corrente: documentos ainda em andamento ou que possu-
em freqOencia ou potencialidade de usa muito grande.
- Arquivo documentos que sao menos consultados, mas
que devem ser guardados para asse.gurar algum direito ou para servir
a administrayao quando determinado assunto precisar ser nova men-
te analisado.
- Arquivo permanente: documentos que nao possuem mais interesse
a administrayao, mas sim a pesquisa. Os documentos possuem va-
lor secundario, ou seja, hist6rico.
3. Analise os conceitos a seguir.
I - Documento oficial e aquele emitido ou reconhecido por instituiyao
do poder publico.
II - A duplicata consiste em do is ou mais exemplares de um mesmo
documento.
III - 0 emissor e. a pessoa ou entidade responsavel pela produyao de
um documento, Independente de conter assinatura.
IV - A guia-fora e um indicador colocado no lugar de um documento
para assinalar sua remoyao temporaria.
Assinale a quantidade de itens corretos.
a) 0
b) 1
c) 2
d) 3
e) 4
Resposta: E
Comentario _____________________ _
I) Correto - Documento oficial e aquele que, possuindo ou nao
valor legal, produz efeitos de ordem juridica na comprovayao de um fato e
os documentos publicos possuem estas quaJidades.
II) Correto As duplicatas podem tambem ser chamadas de vias.
III) Correto Emissor e 0 responsavel pelo envio de documentos e
o receptor e 0 responsavel pelo recebimento de documentos.
Independemente de assinaturas, e possivel identificar as instituiyoes que
expediram e receberam os documentos.
IV) Correto - 0 guia-fora e utilizado para facilitar 0 retorno do do-
cumento ao local correto quando do emprestimo.
4. A de avaliayao documental tem por finalidade:
I - onentar 0 usuario sobre 0 acesso aos documentos de seu interesse.
II - a eliminayao de documentos destituidos de valor primario e
secundano.
Arquivologia I 93
III - distribuir os documentos de um arquivo conforme sua classificayao.
IV - otimizar recursos humanos e materia is.
A quantidade dos itens corretos e igual a
a) O.
b) 1.
c) 2.
d) 3.
e) 4.
Resposta: C
Comentario _____________________ _
I) Incorreto - Orientayao do usuario sobre 0 acesso e a finalidade dos
instrumentos de pesquisa ou politi cas internas de acesso documental.
II) Correto - Com a avaliayao dos valores documentais primarios e
secundarios e possivel eliminar os documentos que ja nao possuem valor
nem para a administrayao, nem para a pesquisa.
III) lncorreto - A distribuiyao de acordo com a classificayao e a finalida-
de do arquivamento ou ordenayao.
IV) Correto - Com a avaliayao ha uma reduyao significativa do acervo
documental, otimizando, assim, pessoal e material gastos com 0 arquivo.
5. Constituem atividades de protocolo, exceto,
a) receber a correspondemcia e separar a correspondencia oficial da
particular.
b) eliminar a correspondencia destituida de valor secundario.
c) controlar 0 tramite dos documentos na organizayao.
d) receber a correspondencia para expediyao.
e) ler a correspondencia e verificar a existencia de antecedentes.
Resposta: B
Comentario _____________________ _
Ao protocolo compete as atividades de recebimento, registro e expe-
diyao e nao a avaliayao, conforme apresentado no item b.
6. 0 instrumento de destinayao que determina prazos para transferen-
cia, recolhimento, eliminayao e mudanya de suporte de documentos
chama-se:
a) plano de classificayao.
b) inventario. .'
c) listagem de elim'nayao.
d)tabela de temporalidade.
e) termo de recolhimento.
Resposta: 0
Comentario ____________________ _
A tabela de temporalidade estabelece prazos de guarda dos documen-
tos no arquivo corrente e intermediario e a sua final; quando
necessario, estabelece a mudanc;:a de suporte no campo observac;:ao.
7. Com relac;:ao it classificac;:ao de documentos de arquivo, analise as
assertivas a seguir.
I - 0 metodo geografico e utilizado preferencialmente quando 0 princi-
pal elemento a ser considerado e a procedencia.
11- No Sistema Decimal de Melvil Dewey a divisao dos assuntos parte
sempre do geral para 0 particular.
111- 0 metodo variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para
facilitar 0 arquivamento e a localizac;:ao dos documentos.
IV No metodo numerico cronol6gico, alem da ordem numerica, tem-
se que observar, tambem, a data dos documentos.
a) 0
b) 1
c) 2
d) 3
e) 4
Resposta: E
Comentario ____________________ _
I) Correto - 0 metodo geografico tem como principal elemento a pro-
cedencia ou local.
II) Correto 0 metodo decimal caracteriza-se por ter dez classes ja
pre-estabelecidas e estas classes possuem subclasses, e, a seguir, res-
pectivamente, divisoes, grupos, subgrupos, subsec;:oes etc.
III) Correto - 0 metodo variadex e uma variante do alfabetico que utili-
za cores para minimizar as dificuldades apresentadas pelo metodo no-
minal.
IV) Correto 0 metodo numerico cronol6gico e a combinac;:ao de nu-
mero e data.
Arquivologia I 95
8. Conforme a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, assinale a opc;:ao
incorreta.
a) A administrac;:ao da documentac;:ao publica ou de carater publico com-
pete as instituic;:oes federais, estaduais, do Distrito Federal e munici-
pal.
b)Os documentos de valor intermediario sao inalienaveis e
imprescritiveis.
c) Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Publico
como de interesse publico e social.
d) Compete ao Arquivo Nacional a gestao e 0 recolhimento dos docu-
mentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal.
e)A cessac;:ao de atividade de instituic;:oes publicas e de carater publico
implica 0 recolhimento de sua documentac;:ao a arquivfstica
publica ou a sua transferencia a instituic;:ao sucessora.
Resposta: B
Comentario _____________________ _
Realmente, os documentos no arquivo intermediario nao sao aliena-
dos, mas podem prescrever e, assim, ser eliminados, porque no arquivo
intermediario muitos documentos estao aguardando um prazo legal para
ser eliminados.
9. Assinale a opc;:ao que nao se refere a uma operac;:ao de conservac;:ao.
a) Varredu ra.
b) Alisamento.
c) Desinfestac;:ao.
d) Laminac;:ao.
e) Limpeza.
Resposta:A
Comentario _____________________ _
Varredura nao e mencionado na literatura da area como operac;:ao de
conservac;:ao.
10. Com relac;:ao ao bom acondicionamento dos documentos, analise as
seguintes rotinas.
I Ao fazer anotac;:oes nos documentos deve-se faze-Io com lapiS preto
(grafite) macio, em local predeterminado.
II - No preenchLmento das etiquetas identificadoras das caixas, deve-
se utilizar canetas hidrograficas e
I I
I
III - Oeve-se utilizar, nas caixas, etiquetas que colam quando
umedecidas, ao inves das auto-adesivas.
IV - Oeve-se preencher os espa<;os vazios dentro das caixas com cal-
<;os, evitando que os documentos se dobrem dentro delas.
a)O
b)1
c)2
d)3
e)4
Resposta: D
Comentario ____________________ _
o item " , ~ falso P?rque deve ser evitado 0 usc de canetas hidrogn3ficas e
esferograflcas, POlS esmaecem facilmente.
,
.. "
CESPE - ANS I 2005
Arquivo pode ser entendido como a guarda sistematica de informa<;oes
para servir de base para pesquisas futuras. Com rela<;80 a esse assunto,
julgue os itens seguintes.
11. 0 arquivo que tern sob sua guarda documentos que merecem trata-
mento especial de armazenamento, acondicionamento ou conserva-
<;80 e chamado arquivo especializado.
Resposta: E
Comentario _____________________ _
o conjunto de documentos que merecem tratamento especial de
armazenamento, conserva<;80 e acondicionamento e chamado arquivo
especial.
12. A organiza<;80 dos documentos segundo seu aspecto formal e chama-
da de classifica<;80 p ~ r genero.
Resposta: E
Comentario _____________________ _
Os documentos se classificam p ~ r genero em: textuais, cartograficos,
iconograficos, filmograficos, sonoros, micrograficos e informaticos. Na or-
ganiza<;80 dos documentos a classifica<;80 n80 deve ser feita p ~ r genero e
sim p ~ r assunto, atividade ou fun<;80 da institui<;80.
13. Na elabora<;80 de urn plano de arquivo, deve ser definida a centraliza-
<;80 ou descentraliza<;80 dos servi<;os de arquivo nas fases corrente e
intermediaria .
Resposta: E

Comentario :-::-:-_-:-________________ _
A ou descentralizay80 diz respeito somente aos serviyos
de arqulvo em fase corrente.
14. 0 arquivamento e composto de uma sequencia de eta pas. E chamada
de a etapa que consiste na disposiy80 dos documentos em
consonanCla com a classificay80 e a codifica
y
80 estabelecidas.
Resposta: C
Comentario -:---:-__________________ _
A ordena
y
80 e exatamente a disposiy80 dos documentos de acordo
com a classifica
y
80 recebida, a ordenay80 objetiva agilizar 0 arquivamen-
to e a racionalizay80 do trabalho.
15. Consideran?o as regras de alfabetayao, esta correta a sequencia abaixo.
Andrade, Slbelius de
Barbosa, Rodolfo de Campos
Junior, Pedro de Alcantara
Lima, Bernadete Barbosa
Resposta: E
Comentario -:-___________________ _
A sequencia e:
Alcantara Junior, Pedro de
Andrade, Sibelius de
Barbosa, Rodolfo de Campos
Lima, Bernadete Barbosa
CESPE - ANTAQ I 2005
Acerca dos metodos de arquivamento adotados pela arquivistica, julgue
os itens que se seguem.
16. Uma das vantagens do metodo de arquivamento duplex e que ele pos-
sibilita a criay80 de uma infinidade de classes.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
No metodo duplex n80 se tem a mesma rigidez do metodo decimal, dez
classes ja pre-estabelecidas, mas pode-se criar classes de acordo com a
necessidade, tomando 0 cuidado de n80 repetir assuntos/atividades em
mais de uma classe ou subclasse.
17. No metodo de arquivamento alfabetico, adota-se a consulta de indices
para a localizay80 dos documentos.
Resposta: Incorreto.
Comentario ____________________ _
o metodo alfabetico e direto, porque a pesquisa pode ser realizada
diretamente.
18. Os metodos de arquivamento decimal e duplex necessitam da adoy80
de urn indice alfabetico.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
Estes metodos sio indiretos, pois adotam codificayoes que nos reme-
te as classes, subclasses, portanto necE\Ssitam de um indice remissivo.
19.0 metodo numerico simples e de consulta indireta pelo fato de adotar
um indice onomastico para as atividades de arquivamento.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
o metodo numerico simples necessita de um indice alfabetico remissi-
vo para a localiza9ao dos documentos.
20. No metodo alfabetico dicionario, os temas obedecem a uma rigorosa
ordem alfabetica e apresentam-se de maneira hierarquizada, obede-
cendo a um titulo generico.
Comentario _____________________ _
No metodo alfabetico dicionario os termos sao apresentados isolada-
mente e organizados rigorosamente p ~ r ordem alfabetica. A descri9ao apre-
sentada no item se refere ao metodo alfabetico enciclopedico.
Com base no conhecimento arquivistico sistematizado, julgue os itens a
seguir.
21. Nas organiza90es, os servi90s de protocolo devem ser os responsa-
veis pelo controle do tramite dos documentos.
Resposta: Correto.
[
Comentario
o servi90 de protocolo e responsavel pelo controle de recebimento,
registro e movimenta9ao e expedi9aO dos documentos.
22. Os documentos considerados de valor secundario sao eliminados na
segunda fase do cicio vital, a fase intermediaria.
Comentario _____________________ _
Os documentos que possuem esse valor sao recolhidos ao arquivo
permanente e nao serao sujeitos a elimina9ao.
Arquivologia I 101
23. 0 plano de classifica9ao e 0 instrumento que determina..m:azos para
transferencia, recolhimento, elimina9ao e mudan9a de suporte de do-
cumentos.
Comentario _____________________ _
o instrumento que apresenta a descri9ao apresentada no item e a
tabela de temporalidade.
24. Os documentos arquivisticos que apresentem grau de sigilo secreto e
ultra-secreto deverao ser armazenados em arquivos de seguran9a.
Comentario _____________________ _
Esses documentos deverao ser armazenados em cofres fortes ou guar-
da armada.
' ..
CESPE - STJ 12004
ANALISTA JUDICIARIO - ARQUIVOLOGIA
Acerca dos principios arquivisticos, julgue os itens subsequentes.
25. A composic;:ao do fundo de arquivo independe da observancia ao prin-
clpio da proveniencia.
Comentario _____________________ -
o principio da proveniencia e que constitui a base do respeito aos
fundos. Para a formac;:ao de um fundo deve-se respeitar as atividades e
competencias da instituic;:ao ou pessoa acumuladora.
26. 0 princfpio da proveniencia se aplica em todas as fases do cicio vital
dos documentos.
Resposta: Correto.
Comentario _:-___________________ -
o principio da proveniencia deve ser aplicado desde 0 momenta da
criac;:ao do documento, passando, assim, pelas tres fases do cicio vital:
corrente. intermediario e permanente.
27. Os documentos devem permanecer no local em que foram produzidos,
em obediencia ao principio da territorialidade.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
o principio da territorialidade preconiza que os documentos devem ser
conservados nos meios onde foram produzidos. Aplica-se a tres nlveis:
nacional, regional e institucional.
Arquivologia I 103
28.0 principio da unicidade refere-se, sobretudo, ao quantitativo de c6pi-
as do documento produzido.
Comentario _____________________ _
o princfpio da unicidade se refere ao carater unico do documento em
func;:ao do contexto em que foram produzidos e nao nas reproduc;:oes fei-
tas do documento.
29.0 principio da integridade arquivistica determina a preservac;:ao dos
fundos de arquivo em sua totalidade, sem que haja mutilac;:ao e
tampouco destruic;:oes indevidas e nao autorizadas.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Para manter a integridade arquivistica os fundos de arquivo po-
dem ser dispersos, mutilados, alienados, e tampouco sofrerem destrui-
c;:oes nao autorizadas e adic;:oes indevidas.
Considerando 0 universe de normas, conceitos, praticas e finalidades das
atividades desenvolvidas no ambito da Arquivologia, julgue os itens
subsequentes.
30. Quanto ao genero, na categoria de documentos iconograficos, inse-
rem-se os desenhos, os os diapositivos, as fotografias e as
gravuras.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Documentos iconograficos se referem a lcones (imagens estaticas).
portanto desenhos, diapositivos (slides), fotografias e gravuras
fazem parte desse
31. Analisados diplomaticamente, os documentos de arquivo possuem ca-
racteres internos e externos que os distinguem dos demais documen-
tos produzidos cotidianamente. Os caracteres internos incluem 0
elaborador do documento, a data de encaminhamento e as origens
funcionais do documento e 0 grau de concentrac;:ao da informac;:ao.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Realmente, OS documentos dip/omaticos se diferenciam dos produzidos
cotidianamente per apresentarem caracteristicas que Ihes garantem valor
legal e de prova. Segundo Bellotto, os elementos ou caracteres internos ou
intrinsecos, tambem chamados de substanciais ou de substancia, tem aver
com 0 que e intelectual, ideografico, de conteudo. Tais elementos sao: pro-
cedencia, a func;5es/atividades relacionadas ao documento, a natureza do
tema, 0 grau de concentraC;80 da informac;ao, as datas t6pica e crono/6gica.
32. Segundo Michel Duchein, diversos fatores inibidores provocam verda-
deiros entraves para uma ampla polftica de aces so em diversos paises.
Dessa maneira, sao excluidas de acesso amp/o e imediato categorias
de documentos referentes a seguranc;a nacional. ordem publica. vida
privada dos cidadaos. po/itica externa e segredos protegidos lei.
Resposta: Correto.
Comentario ______ ______________ _
Prova desses entraves no caso brasileiro e 0 Decreto n4.553/2002. que
regula menta a Lei n8.159/1991 referente a parte dos documentos sigilosos.
Considerando que um arquivista tenha de coordenar as etapas do pro-
cesso de organiza9ao do arquivo intermediario do ST J. em consonancia
com as normas e os procedimentos propostos Rousseau e Couture,
julgue os itens a seguir.
33. Todos os documentos recebidos por transferencia terao seu prazo de
guarda estabelecido, incluindo a identifica9ao da destina9ao final.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Ao transferir documentos para 0 arquivo intermediarjo e necessario ja
ter sido estabelecida a tabela de temporalidade com prazos de guarda e
destina980 final.
34. Os documentos recebidos per transferencia permanecem como pro-
priedade exclusiva do 6rgao produtor.
Resposta: Correto.
Arquivologia
I 105
o 6rgao produtor tem propriedade documentos quando
estiverem nos arquivos corrente e Intermedlano.
35. 0 acesso aos documentos setor e facultado mediante auto-
rizaC;80 do 6rgao produtor.
Resposta: Correto.
Comentario , t d'arios
os documentos nos arquivos correntes e In erme I
e
o , _ d . r 80 produtor Exemplo: para 0 se or
cessidade de autonzac;ao 0 0 9 te's do setor de recursos hu-
os documentos corren .
aque este analise a necessidade real da pesqUisa e
autorize 0 outro setor a ter acesso.
36. Cabe ao 6rg80 produtor expedir autorizac;ao para 0 descarte de seus
documentos.
Resposta: Correto.
Comentario _, h' to como
' inar documentos e necessario nao so 0 con eClmen "
:":torizac;ao do 6rg80 produtor representado pera chefla que
ficara responsavel pelo descarte,
37. A organizaC;80 intern a das aCO?diciOnamento pode ser
efetuada sem 0 consentimento do orgao proCiutor,
Comentario ,_ 'd r feita consulta e ter-se
Para qualquer no arqUivo eve de que a organiza-
a devida autorizaC;80 do orgao 0 0 _
C;80 represente as necessidades e obJetlvos do orgao.
d t d ST J para os docu- Com relaC;80 a politici de avaliaC;80 a ser a ? a a, no
mentos de cunho arquivistico, julgue os Itens.
38. 0 valor e. aos documentos que reflitam os direitos
deveres da InstltUf(;:ao. e
Resposta: Correto.
Comentario
. o. d-a-d-ao-s
e InstltuHfoes.
39. Os valores prima rio e secunda rio estao presentes no processo de ge-
nese documental.
Comentar;o
o valor e-:ti-VO-d-e-su-a-c-ri-a-9
a
-O-'-j-a-o
vab'.or. nao tem que cumprir um objetivo imediato mas um
o Jetlvo hlstonco posterior. ' , ,
40. A do cr!terio de amostragem seletiva nos conjuntos documen-
tals conSlste em Identificar qualquer e/emento como representativo.
Comentar;o =:-:;:::=:-:=::-=-::-::-.--::-_:---:-________ _
/ A e parte representativa da serie: revela especificidades
a de rotlnas administrativas ou de procedimentos tecnicos 0
teudo do bem como sua natureza e forma. Nesse a
amostragem nao pode ser realizada sem criterios. '
41. as comissoes setoriais de avalia9ao de documentos a apro-
va9ao das amostragens.
Comentar;o
d
Compete a;:-' O---:d-e-d-o-c-um-e-n-to-s-a-a-p-r-o-v-ar-a-o
as amostragens. Y
42. Indica-se a para os documentos recapitulativos e
para aqueles cUJas Informaoes estejam reproduzidas em outros do-
cumentos.
Resposta: Correto.
I
I
, '
I
Arquivologia I 107
Comentario _____________________ _
Sao criterios a ser considerados na avalia9aO documental: se os docu-
mentos sao repetidos e se as informa90es se encontram reproduzidas em
outros documentos; aqueles que tiverem estas caracteristicas podem e
devem ser eliminados.
Acerca dos programas de difusao dos arquivos, julgue os itens que se seguem.
43.0 marco da fun9aO educativa dos arquivos na Fran9a ocorreu em 1950.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Na Fran9a, em 1950, houve a preocupa98o das autoridades educativas
em estreitar a Iiga9ao escola-arquivo.
44. Nos projetos de a9aO educativa, as fontes primarias utilizadas devem
ser apresentadas em sua forma original.
Comentario _____________________ _
Podem ser realizadas a90es que utilizam a reprodu9ao dos documen-
tos originais em formato de cartilhas, livros, posteres, jornais etc. A90es
educativas sao realizadas nos arquivos permanentes, portanto em docu-
mentos que requerem cuidados de conserva9ao e manuseio especial. As-
sim 0 aces so direto aos documentos originais, quando possivel, deve ser
evitado.
45. Constitui atribui980 do arquivista a identifica980 dos documentos de
valor pedag6gico e conteudo hist6rico a serem disponibilizados nos
programas de difuS80 dos arquivos.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
o arquivista e 0 maior conhecedor do material do arquivo, assim e 0
mais indicado para estolher os documentos a serem usados no projeto de
,
difusao do acervo. Cabendo ao professor comentarios de carater histori-
co-pedagogico.
46. As institui<;oes arquivisticas publicas brasileiras vem ampliando as a<{oes
culturais e educativas e adotando programas de difusao de seus acer-
vos, como uma de suas atribui<{oes basicas.
Comentario _____________________ _
Os programas de difusao ainda sao escassos nos arquivos brasileiros.
Na Europa e que se pode notar claramente esta preocupa<{ao.
No Brasil, a polftica de acesso aos documentos esta imbuida de novos
dispositivos legais, oriundos da promulga<{ao do Decreto nO 4.553, de 27
de dezembro de 2002. Por meio desse decreto, estao inseridos, na cate-
goria de secretos, os dados ou informa<;oes referentes a
47. Assuntos diplomaticos e de inteligencia.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
o art. 5, 2, do Decreto nO 4.553/2002 considera secretos, dados ou
informa<{oes referentes a sistemas, instala<;oes, programas, projetos, pia-
nos ou opera<{oes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomati-
cos e de inteligencia e a pianos ou detalhes, programas ou instala<{oes
estrategicos, cujo conhecimento nao autorizado possa acarretar dana grave
a seguran<{a da sociedade e do Estado.
48. PIanos ou opera<{oes de interesse da defesa nacional.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Vide comentario a questao anterior,
49. Soberania e integridade do territorio nacional.
Arquivologia I 109
Comentario --------------:--:-:-:::---::--:-.:-:::::-:
Estao inseridos na categoria dos ultra-secretos. Ver Decreto nO 4.5531
2002, art. 5, 1.
50. Projetos de pesquisa e desenvolvimento cientifico e tecnologico de
interesse da defesa nacional.
Comentario ----------------------
Vide comentario a questao anterior.
51. Sistemas, instala<{oes, programas, projetos, pianos ou opera<{oes de
interesse da defesa nacional.
Resposta: Correto.
Comentario ____________ -. ___ -:--.:--.:-:-::-:
o art. 5, 2, do Decreto nO 4.55312002 considera secretos,.dados ou
informa<;oes referentes a sistemas, programas, prole.tos,
nos ou opera<{oes de interesse da defesa naclonal, a dlplomatl-
cos e de inteligencia e a pianos ou detalhes, programas ou Instala<{oes
estrategicos, cujo conhecimento nao autorizado possa acarretar dano grave
a seguran<;a da sociedade e do Estado.
Com rela<{ao aos documentos sigilosos, julgue os seguintes itens.
52. Compete ao arquivista atribuir 0 grau de secreto documentos clas-
sificados como reservados, secretos e confidenclals e que venham a
compor um conjunto no ST J.
Resposta: Questiio anulada.
Comentario A I I
Nao ha a competencia proposta no item,
mente atribuida a quem de direito, refere-se a grau de slgllo e nao a
"grau de secreto" como consta no item.
53. A marca ou indica<;ao do grau de sigilo devera somente na
primeira pagina do documento classificado como slglloso.
'.
Comentario -:--:---:--:-_________________ _
A indicaao de sigilo devera ser feita em todas as paginas do docu-
mento e na capas, se houver. Ver Decreto nO 4.553/2002, art. 20, caput.
54. A expediao de documentos classificados como sigilosos requer
envelopamento duplo.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Os documentos sigilosos em sua e tramitaao serao acondi-
cionados em envelopes duplos. Ver Decreto nO 4.553/2002, art. 24, inciso I.
55. Para mais segurana e controle, no envelope externo, devera estar
registrado 0 grau de sigilo do documento.
Comentario ____________________ _
No envelope externo nao constar nenhuma quanto
ao grau de sigilo e do teor do documento. Ver Decreto nO 4.553/2002, art.
24, inciso II.
56. E: indicada a guarda armada para os documentos ultra-secretos em
caso de impedimento do uso de cofre forte. '
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
A guarda dos documentos ultra-secretos e secretos deve ser feita em
cofre forte. Quando houver a impossibilidade de uso do cofre forte, a guarda
deve ser feita por guarda armada. Ver Decreto nO 4.553/2002, art. 30.
Acerca do recolhimento de documentos, julgue os itens subsequentes.
57. Somente serao recolhidos a fase permanente os documentos com va-
lor secundario.
Resposta: Correto.
Arquivologia I III
Comentario _____________________ _
No arquivo permanente so existem documentos de valor secundario,
ou seja, valor historico, de prova ou de testemunho.
58. E aconselhavel que os documentos que demand em consultas
frequentes permaneam na fase intermediaria.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
o recolhimento ao arquivo permanente deve ser feito quando 0 docu-
mento possui uma frequencia de uso esporMica. Quando 0 documento
demanda frequente consulta, e aconselMvel sua guarda nos arquivos in-
termediarios.
59. E indicada a migraao de suporte para os conjuntos documentais re-
colhidos a fase permanente.
Comentario _____________________ _
Os documentos serao recolhidos no seu suporte original. Pode acon-
tecer a reproduao em microfilmes ou digitalizados visando a facilitar 0
acesso e preservar os originais.
60. Os documentos classificados como sigilosos obedecerao aos prazos
previstos na tabela de temporalidade e aguardarao a desclassificaao
na fase permanente.
Comentario _____________________ _
Os documentos sigilosos cumprem os prazos estabelecidos na tabela
de temporalidade e podem ser eliminados antes de serem desclassificados.
61. Os usuarios terao acesso somente as reproduoes dos documentos,
garantindo-se, dessa maneira, a preservaao do suporte original.
Comentario ___ ... _-----------------
Os usuarios dos arquivos podem ter aGesso aos documentos originais.
A.0 tratar 0 acervo de carater historico de uma instituic;ao. 0 arquivista deve-
ra 0 quadro de arranjo que norteara esse tratamento. Com relac;ao
ao arranJo dos documentos de arquivo. julgue os itens que se seguem.
62. No arranjo d.e um conjunto documental, deve ser estabelecida tanto
quanto posslvel, a ordem originaria. '
Resposta: Correto.
Comentario __ -::-_______________ _
. 0 deve 0 carater organico dos conjuntos documen-
tals, respeltando, asslm. 0 principio da ordem original.
63. arra_njo do documental, os interesses das pesquisas histo-
ficas sao conslderados prioritarios.
Comentario :::--=-__ -:---:--:-______________ _
A no arranjo e de refletir a organizac;ao e as func;oes que
produzlram os documentos.
64. A sistematica do arranjo inicia-se. materialmente. com a
que deve ser uma ac;ao planejada e criteriosa.
Comentario
o inicio do arranjo se da com 0 recolhimento (passagem dos docu-
mentos para 0 permanente) se nao se conservar a classificac;ao
que 0 documento Ja tlnha na primeira idade. e 0 encaminha-
mento de documentos do arquivo corrente para 0 intermediario.
65. encadernados deverao ser desmembrados e reunidos aos
demals documentos.
Comentario ==7"::-:7-----:--:--:-------------
Quando posslvel. estes conjuntos devem manter a sua ordem original.
Arquivologia I 113
66. Os documentos que as norm as da organizac;ao a que perten-
ceram constituem 0 arcabouc;o do conjunto documental.
Resposta: Correto.
Comentario ____ ------------------
Documentos que representam as func;oes, atividades e normas da or-
ganizac;ao servem de base e estrutura para 0 conjunto documental.
A concepc;ao de um arranjo para acervos arquivisticos pressupoe atividades
intelectuais e fisicas. No que se refere a sistematica do arranjo, julgue os
seguintes itens.
67.0 principio das idades norteia a sistematica do arranjo.
Comentario ----------------------
o principio da e que norteia a sistematica do arranjo. 0
principio das idades serve de base para a atividade de avaliac;ao do-
cumental.
68. Como visa atender ao pesquisador, 0 arranjo deve seguir uma ordena-
c;ao tematica. cronologica ou geografica.
Comentario ----------------------
o arranjo deve refletir a estrutura organica da instituic;ao e as func;oes
que produziram 0 documento. Ao pesquisador sao disponibilizados instru-
mentos de pesquisa e indices como auxilio a localizac;ao do documento a
ser pesquisado.
69. 0 processo de arranjo deve ser precedido do levantamento da evolu-
c;ao institucional da entidade produtora.
Resposta: Correto.
Comentario -----------------------
Supoe, portanto, 0 estudo da legislac;ao que criou e regulamenta a
entidade produtora, dos procedimentos administrativos, das func;oes que
exerce para que se ;umpra 0 objetivo para 0 qual foi criada, e dos docu-
mentos produzidos.
70.0 principio do respeito aos fundos permite que se mantenham os valores
de prova inerentes aos papeis que sao produtos de atividade organica.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
o principio de respeito aos fundos mantem a integridade dos conjun-
tos documentais como informal(ao. 0 valor de prova dos documentos re-
porta-se a informal(ao que os documentos oferecem sobre os atos que
resultaram na sua produl(ao.
71. As atividades intelectuais do arranjo consistem na analise do tipo, da
proveniencia, das origens funcionais e do conteudo dos documentos.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Para a sistematica de arranjo e necessaria a analise do material quan-
to a proveniencia, hist6ria da entidade produtora, origens funcionais, con-
teudos e dos tipos de material.
Com base na Norma Geral Internacional de Descril(ao Arquiv[stica, julgue
os itens seguintes.
72. Proveniencia e a relal(80 entre os documentos e a entidade que os
Produziu, acumulou e (ou) manteve no decurso de suas atividades.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Desta re/al(ao de proveniencia surgiu 0 principio da proveniencia que
fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor.
73. Ponto de acesso e 0 espal(o f[sico destinado a pesquisa, identifical(i3o
e localizal(ao de um acervo arquivistico.
Comentario _____________________ _
Ponto de acesso e 0 nome, palavra-chave, descritor etc., pelo qual
uma descri<;ao possa ser pesquisada, identificada e recuperada.
:
i
l
Arquivologia I 115
. d' -0 e' a menor unidade arquivistica intelectualmente 74. Umdade de escrll(a
indivisivel.
Comentario d . -0 e 0 documento ou conjunto de documentos,
Unidade de escrll(a 0 tal
b qualquer forma fisica, tratado como uma unidade, e que, com ,
so . I . da
serve de base a uma descril(80 partlcu anza .
75. Incorporal(ao e 0 acrescimo de. documentos a uma unidade de descri-
l(aO ja custodiada por um arqUivo.
Resposta: Correto.
de descril(ao sao recolhidas pelo arquivo permanente
s tecer de outros documentos que
serem incorporados poste-
riormente ao acervo,
76. Deve-se evitar a redundancia de informal(aO em descril(oes hierarqui-
camente relacionadas.
Resposta: Correto.
deve repetir informal(oes no nivel mais inferior que ja tenham
sido dadam num nivel superior,
A bl'to e 0 conteudo tem como objetivo capacitar os usuarios
77 0 campo am . d' _
. a avaliarem a potencial relevancia da umdade de escrll(ao.
Resposta: Correto.
comepntario
l
r-ar Aste obJ'etivo e necessario fornecer um breve sumario
ara a cany .. . _
do assunto (incluindo 0 periodo) da unipade de descrl9ao.
78. As informa90es acerca de dimensao e suporte devem constar da area
de conteudo e estrutura.
Comentario _____________________ _
rnforma90es sobre dimensao e suporte fazem parte da area de iden-
tifica9ao. Na area de conteudo e estrutura devem ser descritas informa-
90es sobre ambito e conteudo; avafia9ao, elimina9ao e temporalidade;
acrescimos e sistema de arranjo.
79. No nlve/ fundo, Saoregistradas as informa90es sobre ere como urn
todo e sobre as partes que estao sendo descritas.
Comentario _____________________ _
No nlver fundo sao registradas as informa90es sobre 0 fundo como
urn todo. Ja as informa90es sobre as partes que estao sendo descritas
devem ser apresentadas nos nfveis seguintes e subsequentes.
Na atividade de descri9ao arquivistica, 0 ST J deve considerar a pratica de
pesquisa de seus usuarios. Com refa9ao aos instrumentos de pesquisa
resuftantes da atlvidade de descri9ao, juJgue os itens a seguir.
80. PeJa necessidade de se fornecer uma visao geraf dos fundos do arqui-
YO, 0 primeiro instrumento a ser eJaborado deve ser 0 guia.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
A elabora9ao dos instrumentos de pesquisa deve ser sucessiva,
partindo do geral para 0 parcial, 0 guia e 0 instrumento de pesquisa rna is
abrangente e permite ao grande publico uma visao geraJ do arquivo. Para
uma pesquisa devem ser fornecidos outros instrumentos de pesquisa mais
especfficos e determinados,
81.0 inventario e urn instrumento do tipo parcial, ocupando-se de partes
do acervo.
Resposta: Correto.
Arquivologia
I 117
Comentario.,. ue descreve conjuntos
o inventano e q do tipo parcial trazendo uma descn-
f
do E urn Instrumen 0 '. t"
ou parte do un . . _ I't' (unitaria), esta pr6pna do ca a ogo.
' 'a (coletlva) e nao ana I Ica 9130 suman
" d m determinado fundo 82 0 guia de fontes identifica grupos ou senes e u
. de arquivo, relativos a determinado tema.
Comentario . t ento de documentos selecionados
o guia de fontes e 0 levan ama ' s arquivos sobre urn tema. Ex.:
m varios fundos, ou ate mesmo em v .no. '
de fontes para a hist6ria da Amenca Latina.
. I d m fundo baseia-se 83. No catalogo, a descri980 exaustiva ou parcla e u
na pe9a documental.
Resposta: Correto.
Comentario s reve unitariamente as p
e
9
as
docu-
Catalogo e 0 instrumento _ documento a documento.
mentais de uma serie. A descrl9ao e a
. tratamento sumario 84 Na elabora98o dos instrumentos de 0
. implica a descri980 pormenorizada das senes.
Comentario .. ,. a uma desc
ri
980 coletiva. Para uma des-
o tratamento sumano Imp IC ..
. - . ada 0 tratamento e analltlco. cn9ao pormenonz ,
Julgue os seguintes itens, .referentes a microfilmagem de documentos, de
acordo com a legisla9ao vigente.
85. Os documentos em tramita980 ou em estudo nao poderao ser
microfilmados.
'.
Comentario _____________________ _
Segundo 0 art. 11 do Decreto n 1.799/1996, os documentos em
tramita9ao ou em estudo poderao ser microfilmados, a criterio da autorida-
de competente. No entanto, nao sendo permitida a elimina9ao destes do-
cumentos ate a defini9ao de sua destina9ao final.
86. As empresas e os cart6rios que se dedicarem a microfilmagem de do-
cumentos de terceiros devem fornecer um documento de garantia de-
clarando que se responsabilizam pelo padrao de qualidade do servi90
executado.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Conforme 0 art. 16 do Decreto n 1.799/1996, as empresas e os
cart6rios, que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros,
fornecerao, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I que a microfilmagem foi executada de acordo com 0 disposto nes-
te decreto;
II - que se responsabilizam pelo padrao de qualidade do servi90 exe-
cutado;
III - que 0 usuario passa a ser responsavel pelo manuseio e conser-
va9ao das microformas.
87. Os microfilmes e filmes-c6pia produzidos no exterior somente terao valor
legal, em juizo ou fora dele, quando, dentre outras forem
acompanhados de tradu9ao oficial.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Segundo 0 art. 17 do Decreto nO 1.799/1996, alem de serem acompa-
nhados de oficial, os microfilmes devem ser autenticados por auto-
ridade estrangeira competente e a firma da autoridade estrangeira que os
autenticou deve ser reconhecida pela autoridade consular brasileira.
88. Todas as organiza90es que se utilizam do sistema de microfilmagem,
independentemente de sua natureza juridica, devem estar registradas
na Casa Civil da Presidencia da Republica.
Arquivologia I 119
Comentario . - .
Para as organiza90es que utilizam 0 sistema de mlcrofilmagem, nao e
necessario registro em nenhum 6rgao. Para as q,U? a
atividade de microfilmagem devem ser reglstradas no Mlnlsteno da Justl9
a
.
89. Os documentos oficiais ou publicos nao poderao s?r eli';1in.ados ap6s
a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arqUivo publiCO de sua
esfera de atua9ao ou preservados pelo pr6prio 6rgao detentor.
Comentario . ., _ . .
o sistema de microfilmagem visa exatamente a substltul9ao do ongl-
nal, salvo os casos dos documentos de carater que nao de-
verao ser eliminados. podendo ser arquivados em local dlverso da repar-
ti9ao detentora dos mesmos. Ver Lei nO 5.433/1968. art. 1. 2, e art. 2
Tendo em vista a legisla9ao que regula a microfilmagem de documentos
oficiais, julgue os itens a seguir.
90. A microfilmagem sera feita em equipamentos que a re-
prod
u
9
ao
das informa90es, sendo permitida a utillza9
ao
de mlcroflchas.
Resposta: Correto.
Comentario -------------------:---:---:
o Decreto n 1.799/1996, no art. 4, permite a utiliza9
ao
de qualquer
microforma, inclusive microfichas.
91. E vedada a utillza9ao de fllmes atualizc3vels de tlpo. tanto para
a confec9ao do original como para a extra9ao de coplas.
Resposta: Correto.
Comentario
o item apresenta a reda9ao na integra do art. 5. 2 , do Decreto n
1.799/1996.
92. Na microfilmagem de documentos. cada serie sera sempre precedida
de imagem de abertura, contendo a identifica9ao do detentor dos do-
cumentos a serem microfilmados.

Resposta: Correto.
i
i
Comentario ________ _
Conforme 0 art. 7 do Decreto nO 1.799/1996, a imagem de abertura
deve conter:
I identifica<;:ao do detentor dos documentos a serem microfilmados'
II - numero do microfilme, se for 0 caso; ,
III local e a data da microfilmagem;
IV - registro no Ministerio da Justi<;:a;
V - ordena<;:ao, identifica<;:ao e resumo da serie de documentos a se-
rem microfilmados;
. VI - men<.;:8o, quando for 0 caso, de que a serie de documentos a serem
mlcrofilmados e continua<.;:8o da serie contida em microfilme anterior'
VII - identifica<;:ao do equipamento utilizado. da unidade filmad'a e do
grau de redu<;:ao;
VIII - nome por extenso, qualifica<.;:8o funcional, se for 0 caso, e assina-
tura do detentor dos documentos a serem microfilmados'
. IX - por extenso, qualifica<;:ao funcional e assin'atura do respon-
savel pel a umdade, cartorio ou empresa executora da microfilmagem.
93. final da microfilmagem de cada serie, sera sempre reproduzida a
de encerramento, contendo 0 registro no Ministerio da Justi<;:a
Imedlatamente apos 0 ultimo documento. '
Comentario -=-=-=:-:---::----:-_-:::-:--:-__________ _
0 art. 8 do Decreto nO 1.799/1996, os elementos a serem
na mensagem de encerramento ao final da microfilmagem
ImedJatamente apos 0 ultimo documento, terao: '
I - identifica<;:ao do detentor dos documentos microfilmados'
II - informa<;:6es complementares quanto a dimens6es; ,
_ III - termo de encerramento atestando a fiel observancia as disposi-
<;:oes do Decreto nO 1.799/1996'
. IV. - men<;:ao, quando for caso, de que a serie de documentos
mlcrofllmados continua em microfilme posterior; e
. V nome. por extenso, qualifica<;:ao funcional e assinatura do respon-
savel pela unldade, cartorio ou empresa executora da microfilmagem.
94. Na podera ser utilizado qualquer grau de redu<;:ao, desde
que seJam garantJdas a Jegibilidade e a qualidade de reprodu<;:ao.
Resposta: Correto.
Arquivologia I 121
Comentario _____________________ _
o item apresenta a reda<.;:8o na integra do art. 6do Decreto n1.799/1996.
Tendo em vista a constru<;:ao de websites de institui<;:oes arquivisticas, jul-
gue os seguintes itens.
95.0 website deve ser a reprodu<;:ao de um folder institucional, contendo
informa<;:oes basicas reJativas ao funcionamento da entidade.
Comentario _____________________ _
o website de uma institui<;:ao arquivistica deve ser visto como um
instrumento de presta<;:ao de servi<;:os - dinamico e atualizaveJ e nao
simplesmente como a reprodu<;:ao de um folder institucional.
96. Deve-se verificar, previamente, a existencia de normas para concep-
<;:ao e gestao de websites, emitidas por orgao autorizado na esfera
governamental da institui<;:ao.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
As a<;:oes previas para a constru<;:ao de um website em uma institui-
<;:ao arquivistica sao:
- avaliar os fatores que justificam a cria<;:ao do website;
- identificar os objetivos que se pretende alcan<;:ar com 0 website;
- verificar a capacidade de cria<.;:8o e gestao do website peJa institui<;:ao,
identificando recursos financeiros, tecnicos e humanos para acompa-
nhamento, desenvolvimento, atualiza<;:ao e promo<;:ao do website;
- avaliar a possibilidade de uso de recursos humanos externos para
viabilizar a cria<;:ao e gestao do website, caso a propria institui<;:ao
nao disponha de condi<;:6es para tal;
- garantir, preferencialmente, um ou mais responsaveis tecnicos, que
respondam pelas questoes de conteudo, ambiente fisico, platafor-
ma operacionaJ, atualiza<;:6es, seguram;a e gerenciamento de in-
forma<;:6es;
- considerar a 'Il'lssibilidade de compartilhamento de redes de da-
dos com outras entidades;
- avaliar websites nacionais e internacionais com objetivos semelhantes;
- verificar a existencia de norm as para concep<;ao e gestao de
websites emitidas por orgao autorizado na esfera governamental
da institui<;ao;
- verificar a concep<;ao de websites existentes na esfera governa-
mental da institui<;ao;
- analisar normas e recomenda<;oes em vigor, voltadas para 0 aten-
dimento ao publico, otimizando-as naquilo que for necessario; caso
nao existam, pravidenciar a elabora<;ao e ado<;ao de tais normas;
identificar o(s) usuario(s) da institui<;ao e potenciais usuarios do
website;
- identificar os servi<;os que poderao ser oferecidos via Internet ime-
diatamente e a longo prazo;
- estimar possiveis impactos que a cria<;ao do website podera cau-
sar nos servi<;os tradicionais da institui<;ao;
- avaliar a potencial capacidade de res posta da institui<;ao as de-
mandas dos usuarios atraves da Internet;
- considerar as possiveis restri<;oes de acesso aos documentos -
questoes legais, preserva<;ao, privacidade, organiza<;ao dos con-
juntos documentais etc.;
- prever mecanismos de avalia<;ao interna e externa do funciona-
mento do website.
97. Deve-se considerar as possiveis restri<;oes de acesso aos documen-
tos, tais como, questoes legais, preserva<;ao, privacidade e organiza-
<;ao dos conjuntos documentais.
Resposta: Correto.
Comentario ______________________ _
Ver comentarios ao item 122.
98.0 conteudo deve contemplar informa<;oes gerais sobre 0 acervo, os
instrumentos de pesquisa e os servi<;os prestados pela institui<;ao.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
o conteudo do website deve contemplar informa<;oes gerais sobre 0
acervo, instrumentos de pesquisa, estrutura de funcionamento do atendi-
mento ao usuario, servi<;os arquivfsticos prestados, metod os de trabalho
I .
i i
Arquivologia I 123
ar uivistico; arranjo e descri<;ao dos documentos, e
. q emprego de tecnologias da informa<;ao etc.; leglsla<;ao arqulvlstlca.
Cia,
O
website deve contar com instrumentos de contrale e avalia<;ao de
99.
desempenho.
Resposta: Correto.
Comentario . .
Sugere-se a ado<;ao de um software gerador de de usa
d websites. Esta ferramenta devera ser instalada no mesmo servldor onde
o ewebsite encontra-se hospedado, gerando informa<;oes sobre:
Utilizat;ao:
- numero de acessos;
-usuarios mais assiduos;
_ numera de acessos por area/dominio/browser;
_ horarios de maior/menor utiliza<;ao;
_ paginas mais e menos visitadas.
Ambiente fisico:
_ disponibilidade do website; . '.
_ numero de acessos simultaneos ao website e ao
_ capacidade suportada de acessos simultaneos ao servldor;
_ tempo de res posta para dad os; _
_ apresenta<;ao do website nos dlversos tlPOS de conexao.
Crescimento do website:
- numero de imagens;
- numero de paginas;
- numero de diretorios. _ - dos
Com referencia aos procedimentos de e de preserva<;ao
documentos eletronicos, julgue os itens a segUir.
100. 0 manuseio dos documentos deve ser feito usando-se luvas e asse-
gurando-se que as maos estejam limpas e secas.
Resposta: Correto.
Comentilrio - t' I'mpas e
O'manuseio com luvas e assegurar que as maos es eJam .1
secas e uma das T8gras basicas de de documento, inclusive
os eletronicos, tais como: fitas, disquetes, discos etc.
101. As e.tiquetas deverao ser preenchidas com lapis, depois de fixadas
no dlsquete ou na fita.
Resposta: !ncorreto.
Comentario --:-_-:-__________________ _
. As etiqueta.s devem ser preenchidas antes de serem grudadas no
dlsq.uete ou flta; caso contrario, deve-se evitar 0 usc de lapis, po is 0
graflte pode Interferir na leitura do documento.
102. Fitas de rolo devem ser seguradas pelo meio do eixo central durante
o manuseio e transporte.
Resposta: Correto.
Comentario ---:-____________________ _
Os cuidados com as fitas de rolo apresentados na questao fazem
parte das regras basicas de manipulac;ao de documentos eletronicos.
103. A remoc;ao de poeira em um disco optico deve ser feita com tecido
nao ou com escova macia.
Resposta: Correto.
Comentario _-:-___________________ _
A deve ser feita de forma suave, removendo 0 po solto com 0
usc de um tecldo nao abrasivo utilizado para limpar lentes fotograticas ou
uma escova muito macia. '
104. Os disquetes nao devem ser tocados na fenda oval de suas embala-
gens ou no furo central do disco.
Resposta: Correto.
Comentario _----:---------------____ _
. Discos nunca devem ser flexionados ou dobrados ou, no caso dos
tocados pela fenda oval de suas embalagens ou no furo central
do dIsco.
Arquivologia I 125
Com relac;ao a preservac;ao de documentos, julgue os itens subseqOentes.
105. A limpeza das capas de livros confeccionadas em tecido deve ser
feita com pane umido ou flanela.
Comentario ______________________ _
Nao se deve utilizar pano umido na limpeza de livros, utiliza-se aspi-
rador de po.
106. Os documentos de terceira idade que, porventura, apresentem um
estado de conservac;ao precario, devem ser objeto de avaliac;ao para
posterior eliminac;ao.
Comentario ______________________ _
Documentos permanentes que estejam deteriorados devem ser en-
caminhados a restaurac;ao.
107. A laminac;ao corresponde a utilizac;ao de agentes quimicos para a
eliminac;ao de insetos e microrganismos que causam danos aos do-
cumentos.
Comentario ____________________ ----: __
Laminac;ao corresponde a um processo em que se envolve 0 docu-
mento, nas duas faces, com uma folha de papel de sed a e outra de aceta to
de celulose, colocando-o numa prensa hidraulica, sob pressao media de 7
a Bkg/cm e temperatura entre 145 a 155C.
108. A umidificac;ao e um procedimento em que
sao colocados em uma atmosfera umida, para readquinrem flexlblll-
dade pela absorc;ao de vapor d'agua.
Resposta: Correto.
Comentario ___________________ --::---
A umidificac;ao ajuda a aplanar os documentos que nao es-
tejam quebradic;os, porem dificeis de de!,dobrar ou desenrolar.
1 09. encapsula9ao e um processo de preserva9ao no qual 0 documento
e colocado entre duas superficies de plasHco transparente cujas
bordas sao seladas. '
Resposta: Correto.
Comentario

Complementando, entre 0 documento e a fita que sela as bordas
deve haver um espa90 de 3mm, deixando 0 documento solto dentro das
duas laminas.
As torno da produ9ao e preserva9ao dos documentos
te.m uma nos eventos realizados pelos organis-
mos Internaclonals de arquivistica em todo 0 mundo. Acerca dos docu-
mentos eletronicos, julgue os itens a seguir.
110. formata9ao do documento eletronico esta intimamente relacionada
a sua estrutura de apresenta9ao.
Resposta: Correto.
Comentario _-:-___________________ _
A estrutura de apresenta980 de um documento eletronico constitui
um elemento significativo, ou seja, qualquer altera9ao em um elemento
tanto de forma como de estrutura gera um documento diferente.
111. Na conserva9ao desses documentos, e aconselhavel a transferencia
periodica dos dados para outros suportes.
Resposta: Correto.
Comentario _-:-:-__________________ _
Para garantir a recupera9ao da informa9ao em suporte eletronico
por um longo periodo, e aconselhavel a migra980 constante das informa-
mig
ra
9aO pode ser feita por meio da a/tera9ao do suporte, da atu-
ou altera9ao do programa, ou pela conju9a9
a
o dos dois ante-
nores.
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Arquivologia I 127
112. 0 documento eletronico e uma entidade material resultante de um
ato ou fato administrativo.
Comentario _____________________ _
Nao e uma entidade material, nem pode ser identificada como tal.
Trata-se mais de uma entidade logica, que e resultado de uma atividade
ou de uma opera980.
113. 0 documento eletronico pode apresentar perdas da integridade do
conteudo.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Como para os documentos eletronicos, 0 conteudo deve ser separa-
do do suporte de tempos em tempos e transferido para outro, ha uma
grande possibilidade de perda da integridade do conteudo.
114. As partes basicas que compOem 0 documento eletronico sao: estru-
tura de apresenta9ao, estrutura de caracteriza9ao e estrutura lagica.
Comentario _____________________ _
Um documento eletronico e composto basicamente por tres partes:
estrutura lagica, conteudo e estrutura de apresenta9aO.
115. 0 conceito atribuido mundialmente pela arquivistica para documento
eletronico integra, unica e exclusivamente, suporte til informa9ao.
Comentario _____________________ _
o conceito de documentos eletronicos nos sugere 0 seu registro em
suportes intangiveis, portanto, 0 suporte nao e a unica caracteristica a ser
considerada na identifica980 de documentos eletronicos.
116. Um dos fatores a ser considerado no processo de avalia9ao dos do-
cumentos eletronicos e a legibilidade dos registros documentais.

Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
A legibilidade continua dos dados em rela<tao aos hardwares e aos
softwares disponiveis faz parte da analise tacnica no processo de avalia-
<tao dos documentos eletronicos.
117. Na preserva<tao dos documentos eletronicos, a migra<tao a a alterna-
tiva de mais baixo custo, sendo, portanto, adotada em detrimento da
emula<tao.
Comentario _____________________ _
Pela conceitua<tao da National Library, emula<tao refere-se ao pro-
cesso de simular, meio de urn programa, uma parte de urn equipamen-
to ou programa de tal forma que urn processo 16gico criado visando a urn
equipamento ou fun<tao original possa permanecer disponivel em seu for-
mato original. Urn dos principais beneffcios da emula<tao em rela<tao a mi-
gra<tao a 0 que 0 documento ou dado original nao precisa ser alterado, a
o ambiente computacional que se altera. Alam disso, a emolu<tao a uma
alternativa de custo mais viavel do que a manuten<tao dos equipamentos e
programas nos quais os documentos foram original mente criados.
118. Visando a atender ao problema da obsolescencia, a constitui<tao de
urn museu tecnol6gico e uma das solu<t5es adotadas pel as institui-
<tOes para garantir a preserva<tao dos documentos eletronicos.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
A manuten<tao dos equipamentos e programas originais nos quais 0
documento foi elaborado, ou seja, cria<tao de urn museu tecnol6gico, e
uma pratica bastante difundida de preserva<tao. Contudo, com 0 tempo, a
manuten<tao desses equipamentos ficara mais cara e dificil chegando a
inviabiliza<tao de sua permanencia.
119. E atribufdo 0 prazo de urn mes para a guarda dos documentos trans-
mitidos meio de correio eletronico.
Comentario _____________________ _
Os documentos eletronicos estao inseridos no campo da arquivologia,
cabendo-Ihes os mesmos matodos de avalia<tao, de acordo com 0 conteO-
Arquivologia I 129
d e 0 uso Aconselha-se a transferencia das mensagens de correio
outro suporte quando forem consideradas de valor para
preserva<tao a longo prazo.
Julgue os itens seguintes, referentes a legisla<tao brasileira acerca dos
documentos eletronicos.
120. A legisla<t
ao
brasileira nao reconhece 0 documento eletronico como
documento original.
Comentario ." '. ntu-
Os documentos eletronicos sao reconhecldos onglnals, co .
do, nao possuem validade legal. 0 documento em
cipio uma presun<tao juris tantum. Os estudos legals quan!o .a autentlcl-
integridade e a validade juridica de eletronlcos encon-
tram-se ainda em processo de regulamenta<tao.
121. AAutoridade Certificadora Raiz (AC Raiz) e da A
de

ves Publicas Brasileira (ICP-Brasil) e a Casa CIVIl da Presldencla da
Republica,
Comentario ., . . I d
A Autoridade Certificadora Raiz (AC Ralz) e 0 Instltuto e
Tecnologia da Informa<tao do Ministario da Ciencia e Tecnologl
a
.
122. 0 estabelecimento da politica de certifica<ta,oA e das regras
operacionais da AC Raiz a de competencia do Comlte Gestor da ICP-
Brasil.
Resposta: Correto.
Comentario ---------------------
Compete ao CG ICP-Brasil: (Decreto nO 3.872/2001, art. _
I _ adotar as medidas necessarias e a e
funcionamento da Inla-Estrutura de Chaves pubhcas Brasllelra - ICP
Brasil;
II - estabelecer a politica. os criterios e as normas para licenciamento
das Autoridades Gertificadoras - AG, das Autoridades de Registro - AR e
dos demais prestadores de servigos de suporte a ICP-Brasil, em todos os
niveis da cadeia de certificagao;
III - estabelecer a politica de certificagao e as regras operacionais da
Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz;
IV - homologar, auditar e fiscalizar a AC Raiz e os seus prestadores
de servi90;
V - estabelecer diretrizes e normas para a formula gao de polfticas de
certificados e regras operacionais das AC e das AR e definir niveis da
cadeia de certificacao;
VI - aprovar poHticas de certificados e regras operacionais, licenciar
e autorizar 0 funcionamento das AC e das AR, bem como autorizar a AC
Raiz a emitir 0 correspondente certificado;
VII - identificar e avaliar as politicas de ICP externas, quando for 0
caso, certificar sua compatibilidade com a ICP-Brasil. negociar e aprovar,
observados os tratados. acordos e atos internacionais, acordos de
certificacao bilateral, de certifica9ao cruzada, regras de interoperabilidade
e outras formas de coopera<;ao internacional; e
VIII - atualizar, ajustar e revisar os procedimentos e as praticas
estabelecidas para a ICP-Brasil, garantir sua compatibilidade e promover a
atualizacao tecnol6gica do sistema e a sua conformidade com as politicas de
seguranya.
123. 0 C6digo de Transito Brasileiro vigente reconhece 0 valor legal dos
documentos produzidos em meio magnetico ou 6ptico que armaze-
nem as informa90es acerca de licenciamento de vefculos e de habi-
litagoes, atribuindo-Ihes um prazo de 5 anos de preservac;ao.
Resposta: Correto.
Comentiuio _____________________ _
A Lei nO 9.503/1997, que institui 0 C6digo de Transito Brasileiro, au-
toriza, para tOdos os efeitos legais, a utilizagao de mlcrofilme ou meio mag-
netico ou 6ptico para armazenamento dos documentos relativos a habilita-
gao de condutores e ao registro de licenciamento de veiculos, os quais -
sejam a reprodu9ao ou as originais - as reparticoes de transito deverao
conservar por cinco anos (art. 325).
124. 0 Estado, mediante as alterac;oes do C6digo Penal, estabelece uma
penalidade de detenyao de 3 meses a 2 anos, alem de multa, ao
funcionario que adulterar as dados nos sistemas de informacoes ou
Arquivologia I 131
nos programas de informatica, sem que tenha recebido autoriza<;80
da autoridade competente.
Resposta: Correto.
Comentario . . .
A Lei nO 9.983/2000 acresce ao C6digo Penal os segUlntes dISPOSI-
tivos relacionados a adulteragao de dados:
"Art. 313-A. Inserir au facilitar, 0 funcionario autorizado, a inse:qao de
dados fa/sos, alterar ou exC/uir indevidamente cor:et?S nos sistemas
informatizados ou bancos de dados da Admimstral;ao Publica com 0 de
obter vantagem indevida para si ou para outrem au para dano.
Pena - reclusBO, de 2 (dais) a 12 (doze? e .mulfa. .
"Art. 313-8. Modificar ou alterar, 0 funclOnano, slst:n:
a
mforma-
Qoes au programa de informatica sem autorizaQBo au sollc/tae
ao
de auto-
ridade competente: ."
Pena _ detenl;Bo, de 3 (ires) meses a 2 (dols) anos, e multa.
'.
CESPE - ST J I 2004
Acerca da produyao e do tramite de documentos, juJgue os itens a seguir.
125. Para que a produyao documental se de de forma racionalizada, e
recomendaveJ evitar a reproduyao desnecessaria de documentos.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
A produyao documental e uma etapa da gestao de documentos que
visa a elaborayao dos documentos em decorrencia das atividades de um
orgao ou setor. Nesta etapa, devem ser criados apenas documentos es-
senciais a administrayao da instituiyao e evitadas a duplicayao e emissao
de vias desnecessarias.
126. Documentos originais nao devem ser desmembrados de seus con-
juntos.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Uma das caracteristicas dos documentos de arquivo e 0 inter-relaci-
onamento dos documentos: os documentos estabeJecem relayoes no de-
correr do andamento das transayoes para as quais foram criados; eles
estao Jigados por um elo que e criado no momento em que sao produzidos
ou recebidos, sendo determinado pela razao de sua criayao e e necessa-
rio a sua propria existencia. Os registros arquivisticos sao um conjunto
indivisivel de relayoes, portanto nao podem ser desmembrados.
127. Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser devidamente
classificados.
Resposta: Correto.
Arquivologia I 133
Comentario .. _ ,
A classificayao e atividade essenclal em um arquNo, sem ela nao e
possivel fazer 0 arquivamento e a avaliayao documental.
128. A principal funyao de um setor de protocolo deve ser 0 emprestimo
de documentos.
. .
o setor de protocolo nao realiza emprest.lmo de suas
atividades sao: recebimento, classificayao, reglstro. movlmentayao e ex-
pediyao.
129. 0 instrumento utilizado para controlar os documentos tramitam
em instituiyoes como 0 8T J denomina-se folha de autuayao.
Comentario ____________________ _
Oenomina-se ficha de protocolo.
Ao implantar um programa de gestao documental, 0 do 8T J fa:a
usa de instrumentos auxiliares. Com referencia a esses Instrumentos e as
praticas arquivisticas, julgue os itens subsequentes.
130. A tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os do-
cumentos de terceira idade.
Comentario . d
A tabela de temporalidade visa atribuir prazo para .a.rqulvos e
primeira idade (correntes) e os de segunda idade (intermedlarlos).
131. 0 descarte deve ocorrer em todas as fases do cicio vital de docu-
mentos.
Comentario . .. _
Na fase permanente nao ocorre documental.
132. 0 de classificaC;80 visa possibilitar 0 ar .
rac;ao de documentos. qUivamento e a recupe-
Resposta: Correto.
Comentario
o plano
visa organizar os documentos de a umento auxlIJa: da classificaC;80 que
litando 0 arquivamento e a re com a analise de conteudo, faci-
cuperac;ao dos documentos.
133. As minutas de documentos d ..
zadas em funC;80 do prazo d
evem
rdeceber classlflcac;oes individuali-
e guar a a elas atribuido.
Comentario
As
mentais, mas real mente S80 eliminad junto com os conjuntos docu-
observaC;80 deve constar tanto no antes dos documentos. Esta
de temporalidade. p ana de classlficaC;80 como na tabela
134. Cumpridos os .
os pela Ita bela de temporalidade para
dos devem ser recolhidos a' faSe,. atque es. n80 forem descarta-
e In ermedlana.
Comentario

mente para a fase permanente. A d,e exclusiva-
documentos correntes para 0 arqul'v . e
t
rencla. .que e a passagem dos
o In ermedlano.
CESPE - T JDFT I 2003
135. 0 termo arquivo/ogia e utilizado para definir estudos ace rca de arqui-
vos da Antiguidade, bem como para express
ar
0 conjunto de deter-
mina9
0es
e conhecimentos para instala98o, organizaC;80 e adminis-
trac;ao de arquivos. 0 arquivo e 0 instrumento principal que serve de
contrale a a9
80
administrativa de qualquer organiza9ao publica ou
privada, consistindo em um centro ativo de inform
a
9
0es
. Acerca des-
se assunto, assinale a oP9
80
incorreta.
a) 0 arquivo deve adaptar-se a institui9ao. obedecendo a um pia-
no racional e tecnicamente orientado.
b) A tabela de periodicidade de um arquivo e definida exclusiva-
mente pelo arquivista responsavel da empresa.
c) Quanto a temporalidade, os arquivos podem ser classificados
como passivos ou historicos e ativos ou administrativos.
d) Quando bem organizado, 0 arquivo transmite ordens, evita re-
peti90es desnecessarias de experiencias e diminu; a duplicidade
de trabalho.
e) A escolha do metodo de arquivamento a ser adotado pela orga-
niz
a
9
ao
deve ser feita pelo arquivista. ouvidos os responsaveis
pelos diversos setores daquela organiza980.
Resposta: Questao anulada.
Comentario ----------------------
A afirmac;ao constante da oP9ao c esta incompleta. podendo gerar
mais de uma interpretac;:ao. Quanto a temporalidade, os documentos sao
classificados em ativos (correntes), semi-ativos (intermediarios) e passi-
vos (permanentes). conforme a teoria das tres idades.
A opc;:ao e falsa porque a tabela de periodicidade, mais conhecida
como tabela de temporalidade, deve ser definida por um grupO
interdisciplinar. Alem do arquivista, fazem parte desse grupo: juristas, con-
tadores, administradores. funcionarios responsaveis pela
atividade-fim da instituic;:ao etc.
CESPE - TRE-AL 12004
Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens subseqOentes.
136. De acordo com a teo ria arquivfstica, os documentos arquivados na
fase corrente possuem valor primario e secunda rio.
Comentario :-__ --:-_:-_______________ _
No arquivo corrente, todos os documentos possuem valor primario,
mas nem todos possuem valor secunda rio. 0 valor secundario se restrin-
ge a alguns documentos. Ex.: 0 estatuto social de uma empresa.
137. No metodo de arquivamento ideografico, 0 principal elemento adotado
para a recuperaC;8o da informaC;80 e 0 assunto.
Resposta: Correto.
Comentario _-:-_-:-:---:---:--:-_____________ _
Existem n;etodos basicos de arquivamento: alfabetico, em que
o eJemento .e 0 geografico, sendo 0 eJemento principal 0
local ou. a numenco, em que 0 elemento principal e 0 nume-
ro, e 0 Ideografico, tendo como elemento principal 0 assunto.
138. 0 emprestimo de documentos do acervo, 0 profissional
pelo arqUivamento e desarquivamento deve utilizar a
gUia-fora para indicar a retirada do documento.
Resposta: Correto.
Comentario =--:---:---:-__ -:-_____________ _
A guia-fora e 0 instrumento que indica a ausencia de uma pasta ou
documento do arquivo facilitando 0 retorno do documento ao local correto.
Arquivologia I 137
139. Os procedimentos teoricos da arquivistica indicam que 0 arquiva-
mento de documentos deve ser posterior a sua classificaC;80, a qual
deve ter como base 0 plano de classificaC;80 da instituic;80.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
o plano de classificaC;80 e 0 instrumento auxiliar da classificaC;80 que
visa organizar os documentos de acordo com a analise de conteudo dos
mesmos, facilitando 0 arquivamento e a recuperac;ao dos documentos.
140. 0 prazo indicado para 0 arquivamento de documentos na fase inter-
mediaria e de 10 a 20 anos.
Comentario _____________________ _
N80 existe urn prazo de guarda estipulado para todos os documen-
tos, cada um recebe um prazo de guarda de acordo com as necessidades
institucionais e freqOencia de uso.
141. Alem dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do
gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao ge-
nero iconografico, filmografico e sonoro.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Os documentos iconograficos pertencem aos arquivos especiais.
142. De acordo com a teoria arquivfstica, os atos de correspondencia,
como os oficios, as cartas e os memorandos, devem ser arquivados
obedecendo a classificaC;80 de "Recebidos", para os documentos en-
caminhados a instituic;80, e "Expedidos", para aqueles produzido
s
pela instituic;80.
Comentario -
As correspondencias devem ser classificadas de acordo com 0 as-
sunto, atividade ou tunC;80 que correspondem.

143 . . No. que se refere ao arquivamento d .. .
InstJtui980 adote um metodo d documentos, e Indlcado que a
e arqUivamento unico.
Comentario
Para 0
cessidades da institui980 e neces .. a90es e visando a atender as ne-
de arquivamento. ' sano 0 agrupamento de varios metodos
144. Os documentos que refletem a ori . .
possuem valor secunda rio e t e os obJetlvos da institui980
guarda permanente. . na ercelra fase do cicio vital, sao de
Resposta: Correto.
Comentario
. Estes
fOI organizada e como funciona. por provarem como a institui9ao
145.' S?mente serao aceitos, nos ar uivo . .
tramite, possuirem 0 indicativoq"ar s: os p\?cessos que, flnallzado 0
competente. qUive-se , aposto pela autoridade
Resposta: Correto.
Comentario
.
f/cando 0 protocolo responsavel I m r mite, na? ha arquivamento,
processos. pe 0 controle da tramlta9ao dos referidos
CESPE - TRE-MT I 2005
TECNICO JUDICIARIO
Acerca assinale a OP9ao correta
-- com referencla a atlVldade de arqulvamento de documentos novos.
a) 0 arquivamento de documentos e uma atividade anterior a de
classifica9ao de documentos.
b) Essa atividade consiste em agrupar os documentos de acordo
com a codifica9ao a eles atribuida.
c) Na etapa de arquivamento, os documentos sao inseridos em uni-
dades de arquivamento, como pastas e mattos.
d) No intuito de se evitarem falhas, 0 arquivamento dos documen-
tos e realizado sistematicamente por um unico profissional.
e 0 emprestimo de documentos entre os setores ocorrera siste-
maticamente, desde que sejam obedecidos os procedimentos
operacionais de registro. de arquivamento e de desarquivamento
dos documentos.
Resposta: C
Comentario _____________________ _
o arquivamento propriamente dito e a colocattao do documento na
respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.
Os demais itens estao incorretos pelos seguintes motivos:
a) 0 arquivamento e uma fase posterior a classificattao.
b) 0 agrupamento dos documentos de acordo com a codifica9ao re-
cebida e a ordenattao.
d) Os metodos de arquivamento possibilitam exatamente 0 trabalho
em equipe.
e) No arquivo corrente 0 emprestimo nao e uma pratica sistematica.
147. 0 instrumento auxiliar das atividades de gestao de documentos que
tem por finalidade facultar 0 arquivamento correto dos documentos
das institui90es publicas e privadas denomina-se
a)tabela de fef'hporalidade.

b) plano de classifica<;:80.
c) quadro de classifica<;:80.
d)tabela de classifica<;:ao.
e) plano de arquivamento.
Resposta: B
Comentario _____________________ _
Plano de classificaCfaO e 0 instrumento auxiliar da atividade de classi-
ficaCfaO que possibilita a organizaCfaO flsica e intelectual dos documentos
do arquivo.
148. Assinale a OPCfaO que contem uma das diretrizes a ser obedecida no
estabelecimento dos documentos de cunho arquivfstico a serem ar-
quivados em permanente.
a) A freqOencia de utilizaCf80 dos dados e informaCfoes registrados
nos documentos.
b) 0 fato de determinados documentos conterem a assinatura dos
agentes e diretores das instituiCfoes publicas.
c) A preservaCfao dos documentos de valor unicamente primario.
d) Os documentos definidos pelos acionistas da instituiCfaO como
sendo de valor hist6rico.
e) Todo e qualquer documento com produCfaO anterior ao seculo XIX.
Resposta: A
Comentario _____________________ _
Os criterios para 0 recolhimento de documentos ao arquivo perma-
nente se referem iii freqOencia de usa dos documentos e que estes espelhem
a atuaCfao, 0 comportamento, as realiza<;:oes e conquistas das instituiCfoes.
149. Acerca dos metodos de arquivamento adotados nas instituiCfoes
arquivisticas, assinale a op<;:ao correta.
a) 0 metodo de arquivamento numerico decimal possibilita a cria-
<;:130 de mais de 10 classes.
b) No metodo de arquivamento enciclopedico, os temas criados S80
relacionados obedecendo a uma ordem alfabetica.
c) 0 metodo de arquivamento duplex apresenta como desvanta-
gem a defini<;:ao de apenas dez classes.
Arquivologia I 141
d) Uma das desvantagens do metodo de arquivamento alfabetico e
a utilizaCfaO de instrumentos auxiliares para a recupera<;:80 das
informaCfoes.
e) 0 metodo de arquivamento digito-terminal apresenta como des-
vantagem a lentidao na recuperaCfi30 da informaCfi3O.
Resposta: B
Comentario ----------------------:-
No metodo enciclopedico, os assuntos correlatos sao agrupados sob
mulos gerais e dispostos alfabeticamente. Com a enciclopedi-
ca surgem os primeiros esboCfos de esquemas de.
Os demais itens estao incorretos pelos segUintes motlvos:
a) 0 metodo decimal nao possibilita a criaCfi30 de rna is de dez clas-
ses, 0 metodo duplex e que possibilita a criaCfi30 de classes conforme a
necessidade.
c) 0 metodo decimal que apresenta esta desvantagem ...
d) 0 metodo alfabetico dispensa 0 uso instrumentos auxlhares para a
10calizaCfao. . .
e) 0 metodo dfgito-terminal tern como vantagem a rapldez na locah-
zaCfaO documental.
'.

CESPE I TRT - 16
a
REGIAO I 2005
TECNICO JUDICIARJO
Em determinado arquivo corrente, optou-se pelo metodo basico alfabetico.
Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas tem sobrenome igual, Joao
Villa-Lobos e Otavio Villa-Lobos. Havia tambem tres pessoas com sobreno-
me Santos, Jose dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo
arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Camara
e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam tambem situar;oes de pessoas cujo
sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antonio Almeida Neto e
Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanh6is, Francisco Carbalhal y
Oviedo e Pacco Banos Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi
Matsue. Observando as regras do metodo de arquivamento alfabetico e a
situar;ao hipotetica apresentada, julgue os itens que se seguem.
150. Os autores espanh6is deverao ser arquivados do seguinte modo:
Molinero, Pacco Banos e Oviedo, Francisco Carbalhal.
Comentario _____________________ _
o arquivamento correto e:
Banos Molinero, Pacco
CabaJhal y Oviedo, Francisco
151. Entre as pessoas com sobrenomes iguais, prevalece a ordem aJfa-
betica do prenome. Assim, na hip6tese apresentada, 0 correto seria
arquivar Lobos, Joao Villa antes de Lobos, Otavio Villa.
Resposta: 'ncorreto.
Comentario _____________________ _
A prime ira afirmar;ao do item esta correta. Contudo, sobrenomes com-
postos de um substantivo e um adjetivo ou ligados hifen nao se sepa-
ram. Nesse sentido, 0 arquivamento correto e:
Villa-Lobos, Joao.
Villa-Lobos, Otavio.
Arquivologia I 143
152 No arquivo primeiro vira Juvenal de Almeida e depois da
ra, pOis os 'artigOs e preposir;oes 0 "de" e o,"da" nao cons Ide-
rados no momento de classificar 0 artlgo pelo metodo alfabetlco.
Resposta: Correto.
Comentario _ 0 omes
Preposir;oes e artigos nao contam a alfabetar;ao. s n
apresentados no item sao arquivados asslm:
Almeida, Juvenal de.
'Camara, Marcelo da.
153. No que concerne a classificar;ao dos orientais, Li Yutang vem antes
de Yoshi Matsue.
Resposta: Correto.
Comentario rt to a ordem
Nomes orientais se arquivam como se apresentam, po an
apresentada no item esta
154 Nos locais em que aparecem tres pessoas com sobrenome
. classificar;ao sera na seguinte ordem: primeiro Santos, J., POlS a InI-
cial abreviada tera preferencia as demais, de
qual seja 0 nome abreviado; em segundo, Santos, Jonas dos, e 0
terceiro sera Santos, Jose dos.
Resposta: Correto.
Comentario d A' classifica-
As iniciais abreviativas de prenomes tem prece encla na _ t'
r;ao de sobrenomes iguais, portanto a ordem apresentada na questao es a

155. Na situar;ao descrita, deve-se classificar Filho, Pedro Carvalho antes
de Neto, Antonio Almeida.
Resposta: Incltrreto.

Comentario ____ ---'-________________ _
Os sobrenomes que exprimem parentesco sao considerados parte
integrante do ultimo sobrenome. 0 arquivamento correto e:
Almeida Neto, Antonio.
Carvalho Filho, Pedro.
Quanto a arquivologia, julgue os itens subseqQentes.
156. Datas-limite correspondem ao elemento de identificac;ao cronologica
de uma unidade de arquivamento, em que sao indicadas as datas de
inicio e termino do periodo abrangido.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
A datas-limite sao 0 elemento de identificac;ao cronologica em que
consta a data do documento mais antigo e a data do documento mais
recente.
157. Iconograficos sao documentos em suporte filmico resultantes da
microrreproduc;ao de imagens, com dimensoes e rotac;oes variaveis,
contendo registros de imagens nao estaticas.
Comentario _____________________ _
Iconograficos sao documentos em suporte sintetico, em papel
emulsionado ou nao, contendo imagens estaticas (fotografias, diapositi-
vos, desenhos, gravuras). A descric;ao apresentada no item se refere aos
documentos micrograficos.
158. Repertorio e 0 instrumento de pesquisa no qual sao descritos.
pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, per-
tencentes a urn ou mais fundos, e que pode ser elaborado segundo
criterio tematico, cronologico, onomastico ou geografico.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Neste instrumento de pesquisa existe a seleffao dos documentos a
serem descritos, atualmente repertorio e chamado de catalogo seletivo,
Arquivologia I 145
159 Tabela de equivah3ncia corresponde a urn instrumento de destinac;ao,
. aprovado pela autoridade competente. que os prazos em
que os documentos devem ser mantidos nos correntes ou
intermediarios, sendo depois recolhidos aos arqUivos permanentes.
Resposta: lncorreto.
Comentario . '1' d'
Tabela de equivalencia e instrumento de pesqUisa lar que a a
equivalencia de antigas notac;oes para as novas tenham sldo,adotadas:
em decorrencia de alteraffoes no sistema de arranJo de urn A des
criff
ao
apresentada no item se refere a tabela de temporalldade.
".

CESPE - TRE-PA 12005
TECNICO JUDICIARIO
160. Tomando como base os conceitos fundamentais da arquivologia, as-
sinale a opc;ao correta.
a) 0 processo de transferencia corresponde ao envio de documen-
tos da fase corrente para a fase intermediaria.
b) Documentos que esgotaram seus prazos de vigencia devem ser
descartados de imediato.
c) Todos os documentos produzidos por uma instituic;ao sao consi-
derados de valor historico apos um periodo superior a setenta
anos de sua produc;ao.
d) 0 cicio documental e constitufdo por somente duas fases basi-
cas: os arquivos correntes e os arquivos intermediarios.
e) Arquivos permanentes possuem como uma de suas atividades
principais 0 emprestimo de documentos para 0 usuario externo.
Resposta: A
Comentario _____________________ _
A transferencia se refere ao envio dos documentos da fase corrente
para a permanente e 0 recolhimento e a passagem do arquivo intermedia-
rio para 0 arquivo permanente.
Os demais itens estao incorretos pelos seguintes motivos:
b) 0 descarte de documentos nao e realizado imediatamente apos 0
termino do prazo de vigencia, os documentos devem passar por aprova-
c;ao antes da eliminac;ao.
c) 0 estabelecimento dos valores dos documentos nao possuem re-
lac;ao com 0 per/odo de produc;ao do documento, mas sim, relac;ao com as
atividades e func;oes produtoras do documento.
d) 0 cicio vital dos documentos e constitufdo de tres fases distintas
e complementares: arquivos correntes, arquivos intermediarios e arquivos
permanentes.
e) Nos arquivos permanentes nao h8 emprestimo de documentos.
Arquivologia I 147
161. Em um programa de gestao documental, a organizac;ao de.docu-
mentos e realizada por profissionais que fazem uso d.e alguns
mentos auxiliares. Assinale a OPct80 em que todos os Itens sao Instru-
mentos auxiliares. . A
a) plano de classificac;ao, /ista de descartes, de equlvalencla.
b) plano de destinac;ao, manual de procedlmentos, tabela de
temporalidade. . A
c) tabela de temporalidade, tabela de quadro de arranjo
d) plano de classificac;ao, manual de procedlmentos, tabela de
temporalidade. . _
e) diagnostico do acervo, tabela de descarte, plano de destlnac;ao.
Resposta: questao anulada.
Comentario ____________________ _
Todos os itens apresentam instrumentos auxiliares.
162. No que se refere a preservac;ao, conservac;ao e restaurac;a? de do-
cumentos, assinale a opc;ao correta acerca dos procedlmentos
adotados nos arquivos. .. .
a) Com 0 objetivo de minimizar 0 ruldo no amblente, e Indlcado
o piso dos espa<{os onde sao preservados os documentos seJa
revestido com carpete.
b) Para registro da classificact80 de documentos, e recomendado 0
usa de canetas esferograficas.
c) Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provoca-
dos pelo manuseio constante, e indicado 0 usa de papel branco
de tamanho A4 e cola plastica comum.
d) E indicado 0 uso de fungicida como medida profilatica em docu-
mentos atacados por fungos. .
e) Tanto funcionarios quanto usuarios devem ter conhecimento acer-
ca das medidas referentes ao manuseio de documentos.
Resposta: E
Comentario .
As praticas de conservac;ao devem ser do conhecimento tanto do
funcionario como do pesquisador. ..
Os demais itens estao incorretos pelos segulntes
a) 0 usa de carpete nao e recomendado aos
b) Para fazer aiotac;oes nos documentos usa-se graflte e nao cane-
tas esferograficas.
. C) E possivel fazer pequenos reparos nos documentos, mas 0 mate-
nal que deve ser usado e papel de seda japonesa e cola Carbox Meti!
Celulose.
d) 0 de nao e recomendado, por prejudicar 0 papel.
Para a deslnfestac;ao e usado 0 metodo se fumigac;ao e deve-se observar
que a substancia quimica a ser empregada nesse processo deve passar
por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ac;ao.
163. Quanto ao gerenciamento da informac;ao, assinale a opc;ao em que
todas as atividades apresentadas, referentes a documentos e pro-
cessos, sao de responsabilidade do setor de protocolo.
a) autuac;ao, encaminhamento e arquivamento
b) classificac;ao, controle da tramitac;ao e expedic;ao
c) descric;ao, arquivamento e expedic;ao
d) reglstro, classificac;ao, destinac;ao e avaliac;ao
e) autuac;ao, registro, organizac;ao e descric;ao
Resposta: B
Comentario -:--;-___ -:--:-______________ _
o protocolo e responsavel pelas atividades de recebimento classifi-
registro, movimentac;ao e expedic;ao. Nao incluem n'as suas
ahvldades 0 arquivamento, descric;ao, destinac;ao e avaliac;ao.
CESPE - TRE-RS I 2003
TECNICO JUDICIARIO
As rotinas de recebimento e classificac;ao adotadas nos setores de proto-
colo compreendem o(a)
164. recebimento da correspondencia.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
o setor de protocolo e responsavel pelo recebimento dos documen-
tos na instituic;ao.
165. encaminhamento da correspondencia e dos demais documentos aos
destinatarios.
Comentario _____________________ _
Esta rotina e de responsabilidade do protocolo, contudo faz parte da
atividade de registro e movimentac;ao e nao da de recebimento e classifi-
cac;ao.
166. Abertura da correspondencia sigilosa para posterior encaminhamento.
Comentario _____________________ _
As correspondencias sigilosas e particulares nao sao abertas pelo
setor de protocolo e devem ser encaminhadas aos respectivos destinata-
rios.
167. Distribuic;ao da correspondencia que se caracterize como particuiar.
Resposta: Co"eto.

ISO I Larissa Candida Costa
Comentario

de recebimento e classificagao 0 Protocolo na atividade
IS nUl-las aos seus destinatarios.
168. InserC;ao de carimbo ou outra forma d .
gao e a data do encaminhamento d edreglstro que revele a numera-
o ocumento.
Resposta: Correto.
Comentario
o
de protoc% _ numerador/datador deve apor carimbo
or direito do documento e anotar ' posslvel, no canto superi-
distribuigao e 0 c6digo de assunto
a
a,:o 0 numero e da data a primeira
, se lor 0 caso.
CESPE - TRT 10
a
REG lAO I 2004
TECNICO JUDICIARIO
No que se refere a metodotogia a ser adotada para 0 gerenciamento, a
avaliagao e 0 arquivamento dos processos e demais tip%gias documentais
acumuladas em 6rgaos, como e 0 caso do TRT, julgue os itens seguintes.
169. Os processos ultimatos, de procedemcia externa, serao transferidos
ao arquivo de carater permanente.
Comentario _____________________ _
Mesmo nos casos de processos ultimatos (conclusivos) devem rece-
ber avaliagao documental e respeitar as permanencias nos arquivos cor-
rentes e intermediarios.
170. Um dos criterios estabe/ecidos nos processos de avaliagao docu-
mental e indicar 0 descarte dos documentos que tenham sido produ-
zidos no prazo superior a 20 anos.
Comentario _____________________ _
A avaliagao nao visa estabelecer um prazo unico para os documen-
tos no arquivo corrente e intermediario, cada serie documental deve ser
rigorosamente analisada sobre os objetivos institucionais e frequencia de
uso para 0 estabelecimento de prazo do guarda.
171. Por suas caracteristicas de produgao, todos os processos constitui-
dos no TRT sao de guarda permanente.
Resposta: '''correto.
Comentario = ___ :-______________ _
Mesm.o devem ser avaliados e conservados OS que real-
mente aos valores de prova e testemunho e que repre-
sentem a hlst6na Instltucional.
172. E atribuida a guarda permanente aos atos normativos.
Resposta: Correto.
Comentario __ -:-________________ _
. . Os atos normativos possuem valor secundario para a institui<;ao jus-
tIfIcando sua guarda permanente.
FUNDACAO CESGRANRIO - BNDES/2004
173. Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmac;ao obre
arquivos apresentada abaixo.
I - Cad a empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que
atenda as suas necessidades especificas.
II - Os arquivos podem passar por tres estagios de evoluc;ao, que
nao sao complementares.
III - A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar
de acordo com a idade do arquivo.
IV Embora 0 termo "arquivo" seja usado em refen3ncia a qualquer uma
das tres idades, os arquivos propriamente ditos sao os de terceira idade.
A ordem correta e:
a) V - V - F - V.
b) V-V-F-F.
c) V-F-V-V.
d) F - F - V-F.
e) F - V - F - V.
Resposta: C
Comentario _____________________ _
1 - V - Varios sao os metodos de arquivamento, cada instituic;ao deve
escolher 0 metodo que melhor atenda as suas necessidades.
11 - F - 0 cicio vital dos documentos (arquivo corrente, arquivo inter-
mediario e arquivo permanente) sao complementares.
111- V -Acada uma das idades documentais corresponde uma maneira
diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqOentemente, uma
organiza<;ao adequada. exemplo, um documento permanente requer cui-
dados de conservac;ao rna is especificos do que um documento corrente.
V - V - Este item e muito conflituoso. Contudo, Paes (2002) conside-
ra que 0 arquivo t.;rceira idade ou permanente e que e 0 arquivo pro-
priamente dito.
I
, 'I
'I
1 i
174. Assinale a afirmativa a respeito de arquivos intermediarios.
a) Devem necessaria mente ser conservados proximos aos escritorios.
b) Devem disponibilizar seus documentos para consultas freqOentes.
c) Sao tambem chamados de "limbo", "purgatorio" ou "arquivo morto".
d) Guardam documentos oficiais ou de valor historico em carater
permanente.
e) Reunem documentos que precisam estar acessiveis, apesar de
menos consultados.
Resposta: E
Comentario -:-____________________ _
Arquivo de segunda idade ou intermediario e constitufdo de docu-
mentos menos consultados, mas que necessitam ficar armazenados na
instituivao. seja para cumprir a guarda de um prazo legal ou para retomar
um problema novamente focalizado.
175. A respeito dos metodos de arquivamento. sao feitas as afirmavoes
abaixo.
I - A escolha do metodo de arquivamento deve ser determinada pela
natureza dos documentos e a estrutura da entidade. em bora. de modo
geral. qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatorios se
for adequadamente aplicado.
II Em comparavao aos demais, 0 metodo alfabetico e 0 mais sim-
ples, rapido e barato. alem de dificilmente gerar erros de arquiva-
mento, mesmo quando 0 volume de documentos e grande.
III - Podem-se dividir os metodos de arquivamento em duas grandes
classes, ados alfabeticos e ados numericos; cada uma delas, por
sua vez, divide-se em diversas subclasses.
Esta(ao) correta(s) a(s) afirmavao(oes):
a) I. apenas.
b) II. apenas.
c) III, apenas.
d) I e II, apenas.
e) II e III, apenas.
Resposta: A
Comentario :--:---:-__________________ _
Na arquivologia nao existe "receita de bolo". temos que estudar as
necessidades e caracteristicas institucionais dos documentos para a es-
Arquivologia I 155
colha dos metodos e procedimentos mais adequados a serem adotados.
Contudo, podemos notar que qualquer tentativa de arquivamento resulta
em saldo
Os demais itens sao considerados falsos, pois 0 metodo alfabetico
gera muitos erros quando 0 volume de documentos e grande (item II) e no
item III, os metodos de arquivamento podem ser divididos em basicos e
padronizados e estes divididos em diversas subclasses.
176. As pastas abaixo deverao ser arquivadas segundo as regras de
alfabetavao.
I - Terceiro Seminario Brasileiro de Pesquisa.
II - XX Congresso de Biblioteconomia e Ciemcia da Informavao.
III - 9Simposio de Diretores de Bibliotecas Universitarias da America
Latina.
IV - Decimo Setimo Encontro de lndexadores de Periodicos.
V-15 Encontro Nacional de lnformavao e Documentavao Juridica.
A ordem correta de arquivamento 13:
a) 1-1I1-IV-V-11.
b) 1-IV-II-V-1I1.
c) 1I-IV-V-I-11I.
d) 11- V -IV -I-III.
e) lV-V-II-ll1-1.
Resposta: C
Comentario ----------------------
Na regra de alfabetavao para os nomes de eventos devemos arquiva-
los como se apresentam, desconsiderando as preposivoes e artigos e 0
numeral sen do apresentado ao final do nome entre parenteses. As pastas
deveriam ser arquivadas da seguinte maneira:
11_ Congresso de Biblioteconomia 52 Ciencia da (XX)
IV - Encontro de Inexadores de Periodicos (Decimo Setimo)
V - Encontro Nacional de Informavao 52 Documentavao Juridica (15)
1- Seminario Brasileiro de Pesquisa (Terceiro)
III - Simposio de. Diretores de Bibliotecas Universitarias da America
Latina (9)
Obs.: as palavras sublinhadas nao sao consideradas na alfabetavao.
177. Assinale a afitmavao INCORRETAa respeito do metodo de alfabetac;ao
para nomes de pessoas.
m
:'
" i
'
III'
I
I
. !'
I:
I
II
, )
a) Quando os sobrenomes sao iguais, prevalece a ordem alfabet"-
ca dos prenomes. I
b) Sobren0'::les de substantivo e adjetivo (como Monte
Verde) nao sao separados .
c) S,?brenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz)
sao compostos e nao se separam.
d) que acompanham nomes, como General ou Ministro sao
conslderados na alfabetac;ao. '
e) Os. nomes orientais Uaponeses ou arabes, por exemplo) sao
reglstrados exatamente como se apresentam.
Resposta: D
Comentario
. Os o-d-e-v-e-m
vir ao final do nome entre parenteses. '
Ex.: Mlmstro Gilberto Gil. Arquiva-se: Gil, Gilberto (Ministro)
178. Indique a opc;ao em que as firmas mencionadas estao apresentadas
na ordem adequada, de acordo com as regras de alfabetac;ao.
a) 0 Globo - Jornal do Brasil - A Tarde.
b) Ban.co do Brasil- Fundac;ao GetUlio Vargas _ Funda-
c;ao dos Correlos.
c) Zahar - Editora Nova Fronteira - Areal Editores.
d) Rodlt.' H. Stern Amsterdam Sauer.
e) - Brasileira de Imprensa - Associac;ao dos
Anallstas de Sistemas.
Resposta:A
Comentario
. Na
arqUivados como se apresentam desconsiderando artigos e preposic;oes.
179. 0 metodo numerico simples e indireto porque:
a) a documentac;ao e arquivada em pastas miscelaneas, que de-
vem de 10 a 20 correspondentes cada uma.
b) a aos correspondentes e feita segundo or-
dena9ao sem preocupac;ao com a ordem de entrada.
c) amp.la apllca9ao nos arquivos.especiais - discos, fotografias,
fllmes, fltas sonoras adap
ta
9
0e
s.
d) consulta a um mdlce alfabetico remissivo, que fornecera
o numero sob 0 qual a pasta ou 0 documento foi arquivado.
Arquivologia I 157
e) pode-se aproveitar 0 numero de uma pasta que venha a vagar,
para nao manter pastas sem utilidade no arquivo.
Resposta: D
Comentario _____________________ _
Os metodos de arquivamento possuem dois grandes sistemas de
localiza9ao: direto e indireto. 0 sistema direto e aquele em que a localiza-
9aO do documento e feita diretamente no local onde 0 documento esta
arquivado (metodo alfabetico, exemplo) e 0 sistema indireto e 0 que
requer a utiliza9ao de Indice ou um c6digo remissivo para localizar 0 docu-
mento (metodo numerico simples, por exemplo).
180. Voce recebe a tarefa de organizar um arquivo geografico por esta-
dos. As seis primeiras pastas sao:
1 . Rio Grande do Sui - Porto Alegre Machado Assessoria de Eventos.
2. Sao Paulo - Sao Jose dos Campos - Jonas Martins Sobrinho.
3. Bahia - Itabuna - Fazendas Reunidas Vasconcelos Medeiros.
4. Rio Grande do Sul- Pelotas - Simoes Lopes & Associados.
5. Sao Paulo - Campinas - Antonio Calfati & Irmaos.
6. Bahia Salvador - Confec90es Bonfim Ltda.
As pastas devem ser arquivadas na seguinte ordem:
a) 3 6 - 4 1 - 5 - 2.
b) 5 3-4 1-6-2.
c) 5 6 - 3 - 2 - 1 4.
d) 6-3 1-4-5-2.
e) 6-3 5-2-1-4.
Resposta: D
Comentario _____________________ _
Para arquivar geograficamente por Estados, 0 primeiro criterio de
separa9ao e 0 Estado, seguido da capital, depois as cidades em ordem
alfabetica e, por ultimo, 0 nome da pessoa.
181. Ao atender a um pesquisador que pretende obter emprestimo de
algum material para consulta, 0 arquivista deve:
a) solicitar e manter consigo algum tipo de identifica9ao do
consulente durante 0 perfodo do emprestimo.
b) solicita( pesquisador a assinatura de um recibo referente a
entrega dos documentos.
c) solicitar a apresenta9ao de um offcio no qual esteja claramente
explicitado 0 usc a ser dado ao material.
d) procurar, pela natureza da sua profissao, controlar e proteger 0
pesquisador.
e) informar 0 pesquisador a respeito de possfveis danos ao materi-
al seu uso fora da sede.
Resposta: B
Comentario _____________________ _
Para 0 emprestimo de documentos deve ser utilizada a "guia-fora"
que facilita 0 rearquivamento e possibilita a cobran9a de documentos nao
devolvidos. Na "guia-fora" deve constar, a/em da assinatura do pesquisa-
dor, a assinatura do arquivista responsavel pelo emprestimo, a data e a
c/assifica9ao do documento.
182. Assinale a afirma9ao correta acerca de emprestimos de documentos.
a) 0 prazo de 30 dias 13 considerado padrao para emprestimos de
quaisquer tipos de documentos.
b) Os dossies arquivados nao podem ser emprestados para ne-
nhum departamento da empresa.
c) Um documento s6 pode ser cedido ao 6rgao que 0 produziu ou
recebeu, ou sob sua autoriza9ao.
d) Para facilitar seu manuseio, ao serem emprestados, os docu-
mentos avulsos devem ser retirados das pastas onde estao ar-
quivados.
e) Para controle da devolu((ao, basta manter uma ficha com 0 nome
do consulente e a data da devolu9ao.
Resposta: C
Comentario _____________________ _
Segundo Paes (2002)
"De modo geral, 13 adotado 0 seguinte criterio: documentos de arquivo
s6 podem ser consultados ou cedidos, por emprestimo, aos 6rgaos que
os receberam ou produziram, aos 6rgaos encarregados das atividades
a que se referem os documentos e as autoridades superiores."
Aos outros 6rgaos 0 emprestimo s6 13 permitido depois da autoriza9ao
do 6rgao produtor.
CESPE -ANVISA/2004
ARQUIVOLOGIA
o Sistema de Gestao de Documentos de Arquivo (Siga), da administra((ao
publica federal, tem fina/idade
183. estimular a integra((ao e a moderniza980 dos arquivos publicos e pri-
vados.
Comentario . . . . r
o Siga 13 urn sistema de gerenciamento e de Ica.
Estimular a integra9ao e a moderniza9ao dos publlcos e pnvados
13 papel do Conarq (Conselho Nacional de ArqUlvos).
184. racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da
documenta9ao arquivistica publica.
Resposta: Correto.
Comentario . . d t- d
o Siga 13 um sistema que visa organizar as e _ges e
documentos no ambito dos 6rg80s e entidades da Adn:lnlstra9ao
Federal. Assim, ele racionaliza os processos arqUivos, permltlndo a
redu9ao de custos. Decreto nO 4.915/2003, art. 2 .
185. disseminar normas relativas a gestao de documentos de arquivo.
Resposta: Correto.
Comentario .
o Siga 13 um sistema padronizado de que visa
a disseminar normas i todos os arquivos da admlnlstra9ao publica. Decre-
to nO 4.915/2003, art. 2.
186. re?Ome,ndar, para a apuraC;ao e a reparaC;ao de atos
leslvos a polltica naclonal de arquivos publicos e privados.
Comentario __________ _
A final.idade apontada no item e atribuiC;ao do Sinar (Sistema Nacio-
nal de ArqUlVos).
187. 0 patrimonio documental arquivistico da administrac;ao pu-
blica federal.
Resposta: Correto.
Comentario :=:=-:-:---::--:-__ --:--:-___________ _
A_ documental garante conseqOentemente a pre-
do documental arquivistico. Neste sentido, esta nas
do ,a preservac;ao do patrimonio documental arquivlstico
da Admlnlstrac;ao Publica Federal.
A avaliaC;ao e seleC;ao dos documentos arquivisticos da
Vigilancia Sanitaria (ANVISA) devera pautar-se nos
pnnclplos sistematizados. Julgue os itens a seguir, relativos
a esses pnnclplos.
188. com Schellenberg, na apreciaC;ao do valor informativo, 0 ar-
qUivlsta nao leva em grande considerac;ao a origem dos documentos.
Resposta: Correto.
Comentario __ -:-------______ _
Os val?res informativos derivam da informac;ao contida nos docu-
men:o
s
aos assuntos de que tratam as instituic;oes e nao da infor-
mac;ao all eXlstente sobre a propria instituic;ao.
189. A avaliaC;ao de documentos prescreve que 0 superfluo seja elimina-
do de.ntro de determinados prazos e que a massa documental seja
reduzlda sem prejulzo da informac;ao.
Resposta: Correto.
Arquivologia I 161
Comentario _____________________ _
A avaliaC;ao visa eliminar os documentos que ja nao possuem valor
para a Administrac;ao de acordo com a tabela de temporalidade definida.
Com a avaliaC;ao tem-se a reduC;ao da massa documental acumulada, mas
nao da informaC;ao em si, po is documentos relevantes serao mantidos.
Para tanto, e necessaria a analise da produc;ao documental, com vistas a
identificar os documentos que espelhem a atuac;ao, 0 comportamento, as
realizac;oes e conquistas das unidades governamentais e privadas.
190. Nao se pode reduzir a padroes exatos as considerac;oes a serem
observadas na determinac;ao dos valores dos documentos.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Os pad roes nao devem ser encarados como absolutos ou finais. Na
melhor das hipoteses, servirao tao-somente como guias para orientar 0
arquivista na dificil tarefa de avaliaC;ao.
191. Ao aplicar 0 teste de unicidade a informaC;ao contida nos documen-
tos, 0 arquivista deve considerar a duplicaC;ao flsica dos mesmos.
Comentario ____________________ ---:-
No teste de unicidade deve-se considerar se a informaC;ao nao sera
encontrada em outras fontes documentais de forma tao completa e utilizavel.
192. A avaliac;ao e realizada considerando-se 0 valor dos documentos,
que apresenta duas facetas bem distintas: 0 valor primario e 0 valor

Comentario __________________
Na avaliac;ao consideram-se do is valores documentais: valor prima-
rio (ou e valor secundario (ou historico).
193. Os arquivistas nao podem fazer usc de diferentes criterios na avalia-
C;ao de documentos de diferentes periodos.

Comentario _____________________ _
Os arquivistas podem utilizar criterios diferentes para diferentes pe-
rfodos ou diferentes arquivos de custodia, po is 0 que e de valor para um
pode nao interessar ao outro. Como desta Schellenberg (2004) uma con-
sistencia absoluta no ju/gamento dos valores informativos e tao indeseja-
vel quanto impossivel de ser obtida.
194. 0 arquivista deve proceder a avaliattao baseando-se em partes da
documentattao a ser avaliada, ou nas unidades administrativas, se-
paradamente.
Comentario _____________________ _
o arquivista, na avaliattao deve re/acionar 0 grupo particular de do-
cumentos que esta sendo considerado com outros grupos, para entender-
Ihes 0 significado como prova da organizat;i:io e funttao.
Com relattao ao tratamento de um fundo arquivfstico, ju/gue os itens
subseqOentes.
195. Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relattao
organica entre si.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Pela relattao organica que estabeJecem os fundos constituem uma
unidade distinta, nao podendo seus componentes ser separados, vindo a
constituir outros agrupamentos aJeatoriamente.
196. 0 chamado princlpio da santidade implica nao mesc/ar documentos
de uma organizattao com os de outra.
Comentario _____________________ _
o princlpio da santidade se refere ao respeito a organicidade, isto e,
a observancia do fluxo natural e organico com que foram produzidos.
Arquivologia I 163
A descric;ao apresentada no item refere-se ao princlpio da proveni-
encia.
197 As divisoes ou settoes internas de um organismo as
. condittoes requeridas para se produzir um fundo de arqUivo.
Comentario . d I nge
de ser-oes internas e departamentos sltua os 0
Mesmo no caso Y 'derados
da sede os documentos produzidos eles podem t'ficar
fundos distintos. So a partir do orgao maior e que se po I I .
todas as funttoes dos orgaos numa competencla mals
abrangente. Ver tambem comentanos do Item 67.
198. Se 0 orgao muda de nome, ainda que mantenha suas atribuittoes, 0
fundo devera ser fechado,
Comentario . . m smo assina-
No caso apresentado no item, 0 fundo contmuara 0 e ,
lando-se apenas a troca de nome,
199. Um orgao, para ser considerado um de arquivo, deve ter atri-
buittoes precisas, estabelecidas por lei.
Resposta: Correto.
Comentario 'ntes
Para identificar um fundo de arquivo, deve-se observar as segul
nome, ter sua existencia juridica resultante de lei, decreto,
resoluttao etc.; ",
- ter atribuittoes precisas, tambem lei,
- ter subordinattao conhecida firmada lei; I d
- ter um chefe com poder de decisao, dentro de sua area lega e
ac;ao; . .. .
- ter uma organizattao interna flxa.
200. 0 processo de arranjo propriamente dito inicia-se a partir da transfe-
rencia, caso nao se conserve a classifica9ao que 0 documento ja
tinha na primeira idade.
Comentario _____________________ _
o processo de arranjo inicia-se com 0 recolhimento.
201. 0 do do respeito aos fundos como norteador do arranjo
mantem a Integndade dos conjuntos documentais como informa9ao.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
o principio de respeito aos fundos mantem a integridade dos conjun-
tos documentais como informa9ao, refletindo-se no arranjo as origens e
os processos que os criaram.
Pelo conceito do principio de respeito aos fundos, percebe-se a manu-
ten980 da integridade documental - visa fixar a identidade dos documentos
relativa a seu produtor. Os documentos devem ser observados e organizados
segundo a competencia e as atividades da institui9ao ou pessoa produtora.
Os arquivos originarios de uma institui980 ou de uma pessoa devem manter
sua individualidade, nao sendo misturados aos de origem diversa.
Julgue os seguintes itens, relativos a microfilmagem.
202. Um dos propasitos da microfilmagem para preserva9ao e fornecer
capias de itens a outras institui90es e pesquisadores.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
Com a microfilmagem de documentos permanentes objetiva-se pre-
servar 0 original e possibilitar reprodu90es aos interessados. Esta repro-
dU9ao deve ser evitada com os documentos originais.
203. Uma diferen9a entre a microfilmagem de materia is de biblioteca e a
de materia is de arquivo esta na nao-linearidade dos primeiros.
Arquivologia I 165
Comentario ______________ :-:-_-:--:--: ___ _
Os documentos de biblioteca possuem linearidade para a
microfilmagem.
204. Um dos principais elementos de um programa de microfilmagem para
preserva9ao e a sele9ao e a identifica980 dos materiais a serem pre-
servados.
Resposta: Correto.
Comentario __________________ --:-:--_
Em um acervo documental nem todos os documentos necessitam ser
microfilmados visando a preserva9ao, portanto, a escolha consciente a
identifica9ao dos documentos a serem microfilmados sao elementos Im-
portantes num programa de microfilmagem de documentos.
205 De acordo com a legisla980 brasileira que rege a materia, e permiti-
. da a inser9ao, no filme original, de documentos da mesma seqOencia
eventual mente omitidos quando da microfilmagem.
Comentario ____________________
De acordo com 0 Decreto nO 1.799/1996, art. 9, "os documentos da
mesma serie ou seqOencia, eventual mente omitidos quando da
microfilmagem, ou aqueles cujas imagens nao apresentarem
por falha de opera980 ou por problema tecnico, serao poste-
riormente, nao sendo permitidu corte ou inser980 no fllme onglnal .
206. A mascara da microfilmagem e a maneira como 0 texto ou a imagem
aparece em uma sinaletica.
Comentario _____________________ _
Na area arquivfstica e na legisla980 pertinente sobre microfilmagem,
nao ha a men9aO ao termo mascara da microfilmagem.
A respeito do usa dp\ novas tecnologias no gerenciamento dos arquivos e
das institui90es arquivisticas, julgue os itens que se seguem.
207. Il: de documentos eletronicos para os uais se'a n '
ou a de certificados digitais iomentd se
certlflcacao dlsponlbilizada por autoridade de registro
a n ra-estrutura de Chaves Publicas Brasileira ICP-Brasil.
Comentario

por Autoridade Certificadora ser dlsponrbllizada
208. tacesso direto a documentos valiosos, a formacao de ima-
Igl a orna-se um elemento de preservacao.
Resposta: Correto.
Comentario
Com a -. --,-
restrito, possibilitando maior preservacao onglnals sera
209. de imagem digital propicia os meios de se codificar digi-
men e escaneados em forma de imagem para arma-
zenagem, transmlssao e recuperacao em sistemas computadorizados.
Resposta: Correto.
Comentario
A -
de representaC80 digital, posslvel de ser
o por computador. Com a digitalizaCao so e possivel recu
rar, armazenar e transmitir dados com a utilizaC80 de urn comput d pe-
a or.
210. 0_ de Arquivos (Conarq) recomenda que a institui-
cao a.rqUivlstica estrme possive,is impactos que a construcao de seu
websIte possa causar nos servlCOS tradicionais da instituiC80.
Resposta:Correto.
Comentario

arquivisticas as seguintes previal:?ao e website nas instituicoes
Arquivologia I 167
avaliar os fatores que justificam a criaCao do website;
identificar os objetivos que se pretende alcancar com 0 website;
verificar a capacidade de criaC80 e gest80 do website pela institui-
cao, identificando recursos financeiros, tecnicos e humanos para
acompanhamento, desenvolvimento, atualizaCao e promocao do
website;
avaliar a possibilidade de usa de recursos humanos externos para
viabilizar a criacao e gest80 do website, caso a propria instituiCao
nao disponha de condicoes para tal;
garantir, preferencialmente, um ou mais responsaveis tecnicos, que
respondam pelas questoes de conteudo, ambiente fisico, platafor-
ma operacional, atualizacoes, seguranca e gerenciamento de in-
formacoes;
considerar a possibilidade de compartilhamento de redes de da-
dos com outras entidades;
avaliar web sites nacionais e internacionais com objetivos seme-
Ihantes;
verificar a existEmcia de normas para concepcao e gestao de
websites emitidas por orgao autorizado na esfera governamental
da instituicao;
verificar a concepCao de websites existentes na esfera governa-
mental da instituicao;
analisar normas e recomendacoes em vigor, voltadas para 0 aten-
dimento ao publico, otimizando-as naquilo que for necessario; caso
nao existam, providenciar a eiaboraC80 e adoC80 de tais normas;
identificar o(s) usuario(s) da instituiCao e potenciais usuarios do
website;
identificar os servicos que poderao ser oferecidos via Internet ime-
diatamente e a longo prazo;
estimar possiveis impactos que a criaCao do website podera cau-
sar nos servicos tradicionais da instituiCao;
avaliar a potencial capacidade de res posta da instituicao as de-
mandas dos usuarios atraves da Internet;
considerar as poss[veis restricoes de acesso aos documentos -
questoes legais, preservacao, privacidade, organizaC80 dos con-
juntos documentais etc.;
preyer mecanismos de avaliaC80 interna e externa do funciona-
mento do wei1Site.
211. Do P?nto de vista tecnico, a resolu9ao e 0 fator mais importante a ser
quando se planeja urn sistema de preserva9ao de ima-
gem digital.
Resposta: Correto.
Comentario ______________ _
A e parametro-chave de planejamento para urn sistema
de planeJamento de preserva9ao de imagem digital.
Qu?nto as rotin.as de trabalho inerentes a gestao de documentos julgue
os Itens a segUir. '
212. Cabe ao arquivo corrente, meio da leitura, tomar conhecimento
da correspondencia ostensiva, verificando a existencia de antece-
dentes.
Comentario :::::-:::-=-=--:--:-_-:-:-_-:-__________ _
A atividade apresentada no item e de competencia do servic;o de
protocolo.
213. 0_ acel":,0 de ?ep6sitos intermediarios e constituido de papeis que
nao estao mals em usc corrente.
Resposta: Correto.
Comentario
.0 arquivo intermediario e constituido de documentos originarios de
precisam ser guardados urn tempo maior,
motlvos admlnlstratlvos, legais ou financeiros, e que nao mais serviriam
para 0 suporte das atividades institucionais, ou seja, correntes.
214. Cabe ao protoc?lo verifica: a classificac;ao atribuida ao documento
no ate do receblmento, ratlficando-a ou retificando-a.
Comentario
A
Arquivologia I 169
215. 0 arquivo corrente devera encaminhar os documentos aos respecti-
vos de acordo com despacho de autoridade competente.
Comentario _____________________ _
o protocolo e que eo responsavel pela tramitac;ao dos documentos.
216. Na etapa de codificac;ao, 0 arquivista apoe nos documentos os sim-
bolos correspondentes ao metodo de arquivamento adotado.
Resposta: Correto.
Comentario ---------------------
Na coditicac;ao 0 responsavel coloca os simbolos correspondentes
ao metodo de arquivamento: letras, numeros, letras e numeros e cores.
Recomenda-se que a codificaC;80 seja feita a lapis, a tim de possibilitar
eventuais corre9
0es
.
217. 0 metodo de arquivamento e determinado pela natureza dos docu-
mentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Resposta: Correto.
Comentario ---------------------
Existem diversos metodos de arquivamento, a escolha por urn deles
deve ser de acordo com as caracteristicas do documento e da entidade
visando atender as suas necessidades.
Acerca da composiC;80 do acervo arquivistico da ANVISA, julgue os ;tens
segu;ntes.
218. As publicac;oes seriadas, sobretudo os boletins administrativos, sao
elementos que compoem 0 arquivo impresso.
Resposta: Correto.
Comentario ---------------------
Os impressos; _omo as publicac;oes ser;adas, formam 0 arquiVO im-
presso da instituic;ao e deverao receber tratamento arquivistico.
219. Considerando a fragilidacde e a curta vida uti! atribuida aos documen-
tos efetronicos, e indicadia a impressao em papel daqueles conside-
rados de valor secundariio, a fim de garantir a preserva9ao da infor-
ma9ao.
Comenblrio ________ ---___________ _
A preserva9ao deve ser (ealizada nos suportes originais da informa-
9
a
o, deve-se fazer altera90es nlos sistemas tecnol6gicos ou preservar equi-
pamentos visando a recuperayao da informa9ao. A reprodu9ao dos docu-
mentos permanentes deve se( feita com 0 intuito de facilitar 0 acesso da
informa9ao.
220. 0 acervo arquivistico da ANVISA, por suas caracteristicas de produ-
9
ao
, associadas as su;8S fun90es, e considerado urn arquivo
supranacional.
Comentario ______ ....,-.---___________ _
A Anvisa e uma institui9aO federal e, portanto, 0 seu arquivo deve
ser considerado tambem feder;8l.
o processo de descri9ao do ac@rvo arquivistico da ANVISA devera atentar
para os procedimentos indicado s na Norma Geral de Descri9ao Arquivistica
(lSAD-g). Acerca dessa norma, julgue os itens subsequentes.
221. As normas sao aos documentos textuais, fotograficos e
sonoros que compoem 0 arquivistico da ANVISA.
Comentario ________ ----__________ _
A Isad-g contem regras gerais para descri9ao arquivistica que po-
dem ser aplicadas independentcmente da forma ou do suporte dos docu-
mentos. As regras contidas nes
ta
norma nao dao orienta9ao para a des-
cri9ao de documentos especiai s, tais como selos, registros sonoros ou
mapas. Manuais expondo regn3S de descri9ao para tais documentos ja
existem. Esta norma deveria se( usada em combina9ao com esses manu-
ais para possibilitar a adequada descri9ao de documentos especiais.
Arquivologia I 171
222. As informa90es acerca do fundo descrito sao registradas na area de
contextualiza9ao.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ --:-_
Na area de contextualiza9ao sao fornecidas informa90es sobre fun-
do, tais como: nome da entidade/pessoa fisica, hist6ria administrativa /
biografia, hist6ria custodial (ou arquivistica) e origem do recolhimento/aqui-
si9ao.
223. A area de controle da descri9ao e destinada ao registro dos creditos
dos profissionais responsaveis pela descri9ao dos documentos.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Alem dos creditos dos profissionais responsaveis pela descri9ao in-
serem-se na area de controle da descri9ao informa90es gerais sobre 0
trabalho de descri9ao.
Ex.: Descri9ao realizada em 2000 de forma digital pela equipe da
Divisao do Acervo Hist6rico da Assembleia Legislativa do Estado de Sao
Paulo.
224. De acordo com a norma, ocorre 0 intercambio internacional das uni-
dades descritas com a indica9ao de determinados elementos indis-
pensaveis, incluindo 0 local de produ9ao.
Comentario ____________________ -:-:-_
Apenas alguns elementos sao considerados essenciais para 0 inter-
cambio internacional de informa9ao descritiva:
a) c6digo de refere!ncia.
b) titulo.
c) produtor.
d) data(s).
e) dimensao de descri9ao; e
f) nivel de descri9ao.
Julgue OS itens que se seguem, a respeito das partes a serem incluidas na
elabora<;80 do manual de procedimentos do arquivo da ANVISA.
225. 0 manual deve contemplar os criterios adotados no processo refe-
rentes a politica de avalia<;80 aplicada ao acervo arquivistico.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Um manual de arquivo deve normas e procedimentos adotados
no arquivo objetivando-se 0 treinamento e sensibiliza<;80 dos funcionari-
os. A politica de avalia<;80 adotada e uma informa<;80 importante para 0
bom funcionamento do arquivo, devendo, assim, estar presente no manu-
al de procedimentos do arquivo.
226. E indicada a elabora<;80 de um glossario contendo a terminologia
arquivfstica.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Elementos como: conceitos gerais de arquivo, defini<;80 das opera-
<;oes dearquivamento e terminologia devem estar presentes nos manuais
de arquivo.
227. Em uma das partes do manual, devem constar os procedimentos
adotados no acondicionamento do acervo arquivistico.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Os criterios e procedimentos adotados no acondicionamento dos do-
cumentos devem constar nos manuais tanto para os funcionarios que tra-
balham diretamente com os documentos quanto para os usuarios terem
conhecimento da organiza<;80 interna dos documentos.
228. As Iistagens dos conjuntos documentais descartados periodicamen-
te devem ser anexadas ao final do manual.
Arquivologia I 173
Comentario .
Os manuais visam a sensibiliza<;80 e 0 trelnamento do envol-
vido e n80 de prestar todas as transforma<;oes no Os
descartes de documentos devem ser registrados na hsta de ehmlna<;ao.
229. Os modelos dos formularios a serem no processo de trans-
ferencia dos documentos devem ser inclUldos no manual.
Resposta: Correto.
Comentario A
Os modelos de formularios de produ<;80 e de
cia de documentos devem ser inclufdos no manual visando 0 conhecImen-
to de todos.
230. 0 plano de classifica<;80 elaborado para a institui<;80 deve ser inclu-
ido no manual.
Resposta: Correto.
Comentario . .
Todas as normas, politicas e procedimentos devem ser Incluldos .no
manual de arquivo. 0 plano de classifica<;80 e um instrumento que normatrza
a atividade de classifica<;80.
231. Por tratar-se de uma institui<;80 vinculada ao Ministerio da Saude, a
tabela de temporalidade deve ser inserida no manual, com 0 res pal-
do desse ministerio.
Comentario . , .
AAnvisa n80 necessita de respaldo do Ministeno S?ude, mas Slm
do Arquivo Nacional. A tabela de temporalidade a ser Inclulda no manual
deve ser previa mente aprovada pelo Arquivo Nacional.
232. 0 manual deve conter as rotinas adotadas no setor de protocolo.

Resposta: Correto.
,
Comentario _____ '--______________ _
o manual deve englobar as rotinas, procedimentos, normas e polfti-
cas referentes a todas as fases da gestao documental (protocolo, arquivo
corrente e intermediario).
Com relac;ao a func;ao dos instrumentos de pesquisa nos arquivos perm a-
nentes, e correto afirmar que eles
233. intermedeiam 0 acesso do pesquisador ao documento objeto de sua
pesquisa.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
Os instrumentos de pesquisa possibilitam a identificac;ao, 0
rastreamento, a localizac;ao e a utilizac;ao dos dados. Neste sentido, ser-
vem como elo entre os pesquisadores e os documentos.
234. agrupam os documentos que possuem a mesma procedencia.
Comentario ____________________ _
Os instrumentos de pesquisa representam a estrutura organico-fun-
cional de uma instituic;ao. 0 elemento procedencia e utilizado na descri-
c;ao, mas nao como elemento de agrupamento.
235. compilam os documentos, sobretudo aqueles identificados como os
de maior consulta.
Comentario ____________________ _
Os instrumentos de pesquisa nao tem como objetivo a compilac;ao de
documentos. Na politica de descric;ao podem ser escolhidos para serem
descritos series ou fundos que sao mais consultados.
236. contempJam 0 registro mais detalhado dos acervos textuais.
Arquivologia I 175
Comentfuio ____________________ _
Os instrumentos de pesquisa podem ser aplicados em qualquer tipo
de suporte documental, nem sempre objetivam 0 detalhamento dos da-
dos, como no caso do guia, que e um instrumento de pesquisa mais amplo
e generico.
Quanto aos preceitos te6ricos da arquivistica, julgue os itens a seguir.
237. 0 principio da indivisibilidade arquivistica e derivado do principio da
proveniencia.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
o principio da indivisibilidade ou integridade arquivistica, derivado
do principio da proveniencia, versa que um fundo deve ser preservado
sem dispersao, mutilac;ao, alienac;ao, destruic;ao nao autorizada ou acres-
cimo indevido.
238. A arquivistica integrada preconizada por Rousseau e Couture com-
preende a gestao da informac;ao arquivistica desde a sua genese
ate a sua destinac;ao final.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
A arquivistica integrada propoe a visao da gestao de documentos
como um processo unico de tratamento da informaC;80, sem tantas dife-
renc;as entre as fases. Inicia-se com a produc;ao documental e se estende
ate a sua destinac;ao final.
239. Os princ[pios arquivisticos sao a base para a organizac;ao e 0 funci-
onamento dos arquivos.
Resposta: Correto.
Comentario ___________________ -:-:--:-
E a partir dos f)r1cipios que a arquivologia planeja todas as atividades
de organizaC;80 e funcionamento dos arquivos.
Acerca da terminologia arquivistica, julgue OS itens subsequentes.
240. A terminologia arquivistica brasileira e oriunda das linguas inglesa
espanhola. e
Comentario ____________ _
A terminologia arquivistica nao surgiu exclusivamente das linguas in-
e n_otamos a presen<;a da lingua francesa como uma das
principals na arquivologia brasileira.
241. A terminologia constitui um instrumental basico para 0 entendimento
entre os profissionais.
Resposta: Correto.
Comentario __ ::--:-___________ _
A area necessita de uma normatiza<;ao da linguagem para
o das suas atividades, e a terminologia e exatamente
essa normallza<;ao dos termos tecnicos.
242. 0 conc:ito de fundo fechado e aplicavel as institui<;oes que sofreram
altera<;oes de suas fun<;oes principais.
Comentario

" Com as altera<;oes das fun<;oes principais e necessario rever as
das classes e nao justifica considerar 0 fundo como fechado. Para
Justlflcar 0 do fundo e necessario que a institui<;ao pare todas
as suas atlVldades.
243. Oenomina-se folica<;ao 0 ate de numerar 0 anverso das folhas dos
documentos.
Comentario
o
Arquivologia I 177
244. 0 tesauro contempla os termos tecnicos mais genericos adotados no
gerenciamento das informa<;oes arquivisticas.
Comentario ----------------------
o tesauro e proprio da area de biblioteconomia. Pode ser utilizado na
arquivologia, mas nao possui a caracteristica de contemplar os termos tecni-
cos mais genericos adotados no gerenciamento das informa<;oes arquivisticas.
Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados
na elabora<,(8o do diagnostico do acervo arquivistico acumulado pelaANVISA
e de sua aplicabilidade.
245. A elabora<;ao do diagnostico contempla essencialmente os documen-
tos em fase intermediaria.
Comentario ---------------------
o diagnostico deve compreender todo 0 acervo documental.
246. 0 diagnostico fornece subsidio a implanta<;ao do sistema de arquivo
para aANVISA.
Resposta: Correto.
Comentario ----------------------
o diagnostico reflete a situa<;ao real do arquivo indicando altera<;oes
e medidas a serem adotadas no sistema a ser implantado.
247. Na elabora<;ao do diagnostico, sao consideradas as formas de acon-
dicionamento adotadas no acervo.
Resposta: Correto.
Comentario ---------------------
A maneira como os documentos estao acondicionados e informa<;ao
importante para os responsaveis pelo arquivo quanto a produ-
<;ao documental e conserva<;ao dos documentos.
248. Do instrumento para a elaboraC(8o do diagnostico, deve constar campo
especifico para a identificaC(8o do estado de conserva(f80 das unida-
des de armazenamento existentes.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
o diagnostico n80 deve identificar somente as atividades e fun(foes
institucionais, 0 espa(fo fisico e 0 estado de conserva(f80 dos documentos
devem ser observados com 0 intuito de p r o p ~ r medidas a serem adotadas
quanto ao acondicionamento e arquivamento dos documentos.
249. Do instrumento para a elabora(f80 do diagnostico, deve constar campo
especffico para a indica(f80 de descartes para os conjuntos docu-
mentais identificados como sem valor secundario.
Comentario _____________________ _
No diagnostico n80 e realizada a atividade de avalia(f80 documental.
250. 0 diagnostico deve limitar-se a registrar as tipo!ogias documentais
produzidas com maior frequencia nos setores da institui(f80.
Comentario _____________________ _
o diagnostico deve levantar dados sobre todas as informa(foes pro-
duzidas.
251. 0 diagnostico deve indicar a existencia de instrumentos de pesquisa.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
o conhecimento previo da existencia dos instrumentos de pesquisa
serve, de acordo com a necessidade, para aprimora-Ios, acrescentar da-
dos, conhecer as organiza(foes que 0 acervo tenha recebido ou para fazer
possiveis remissivas no novo instrumento de pesquisa.
Arquivologia I 179
252 0 diagnostico deve identificar 0 estado de conserva(f80 das unida-
. des de armazenamento existentes nos setores de trabalho.
Resposta: Correto.
Comentario d t
o dia nostico deve englobar toda a organizaC(8o e .n80 S? 0 eposl 0
. gportanto a analise de todos os elementos, inclUSive 0 estado
do arqulvo;, . d t balho
r;iO deve tambem ser reahzada nos setores e ra .
de conservay - ,
',.
CESPE - SGA I 2005
APOIO ADMINISTRATIVO
Arquivo pode ser entendido como a guarda sistematica de informa<;oes
para servir de base para pesquisas futuras. Com rela<;ao a esse assunto
julgue os itens que se seguem. '
253. A literatura apresenta algumas semelhan<;as e diferen<;as entre bi-
bliotecas e arquivos: bibliotecas conservam documentos para fins
culturais e arquivos conservam documentos para fins funcionais.
Resposta: Anulada.
Comentario ____________________ _
Nao podemos limitar a atua<;ao da biblioteca e do arquivo somente
para fins culturais e funcionais, respectivamente. A biblioteca serve a ou-
tros fins alem do cultural e 0 arquivo, no mesmo sentido, nao serve exclu-
sivamente a administra<;ao.
254. Uma das finalidades dos arquivos e servir de base para 0 conheci-
mento da historia. A fun<;ao basica dos arquivos e possibilitar ao usu-
ario 0 acesso rapido e preciso as informa<;oes deixadas sob sua res-
ponsabilidade de guarda.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
Os arquivos servem aos objetivos da administra<;ao e tambem como
base para 0 conhecimento historico. 0 objetivo dos arquivos e dar acesso
a informa<;ao arquivistica.
255. Os arquivos podem ser denominados corrente, intermediario e per-
manente em fun<;ao da idade dos documentos mantidos sob sua guar-
da. No arquivo permanente, sao guardados documentos que deixa-
ram de ser consultados com freqOencia, mas que podem ser solicita-
Arquivologia I 181
dos pelas unidades ou orgaos que os produziram, para a busca de
soluc;ao de assuntos similares ou para retomar urn problema que se
pensava resolvido.
Comentario ___________________ -:----:-
A primeira afirma<;ao esta correta. Na segunda afirmac;ao a
<;aO apresentada se refere aos arquivos intermediarios e nao aos arqUl-
vos permanentes.
256. Tabela de temporalidade e 0 documento que especifica os prazos de
permanencia dos documentos nos arquivos corrente e intermediario.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
A tabela de temporalidade e urn instrumento auxiliar que estabelece
os prazos de guarda nos arquivos correntes e intermediarios e a destinac;ao
final do documento (elimina<;ao e permanente).
257. Acervo e 0 conjunto de documentos mantidos sob guarda de urn
arquivo.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
258.
A descri<;ao apresentada no item e a propria definiC;ao de acervo.
Conforme suas caracteristicas, sua forma e seu conteudo, os docu-
mentos mantidos em arquivo sao classificados segundo a natureza do
assunto e 0 genero. Documentos manuscritos sao classificados como
textuais, documentos com imagens estaticas sao classificados como
iconograficos e documentos que demandam medidas de sal-
vaguarda para custodia e divulga<;ao sao classificados como slgllosos.
Resposta: Correto.
.
Conforme caracteristicas, forma e conteudo os documen
podem ser classificados quanto:
1.
1
,I
- Genero:
o Escritos ou textuais: documentos construfdos por textos ma-
nuscritos, datiJografados ou impressos;
o Cartograficos: documentos com representa<;oes geograficas,
arqUitet6nicas ou de engenharia (mapas, plantas);
o Iconograficos: documentos contendo imagens estaticas (foto-
grafias, diapositivos, desenhos);
o Filmograficos: documentos contendo imagens em movimento
(fitas VH8)
o Sonoros: documentos contendo registros fonograficos (discos,
fitas K7)
o Micrograticos: documentos em suporte filmico devido a repro-
dU<;80 para imagens (microfilmes, microfichas);
o Informaticos ou eletronicos: documentos Produzidos, trata-
dos ou armazenados em computador (CD, DVD, disquete)
- Natureza do assunto
o Ostensivos: documentos que n80 possuem restri<;80 de aces-
so, cuja divulga<;80 n80 prejudica a administra<;80;
o 8igilosos: documentos que devem ser de conhecimento restri-
to. Conforme 0 Decreto n4.553/2002, os documentos sigilo-
sos S80 classificados quanto ao grau de sigilo em:
U/tra-secretos: assuntos relacionados a politica gover-
namental de alto nivel e segredos de Estado, que re-
querem excepcional grau de seguran<;a;
Secretos: assuntos referentes a pIanos, programas e
medidas governamentais, 0 acesso pode ser autoriza-
do a pessoas que n80 est80 intima mente Iigadas ao
seu estudo e manuseio;
Confidenciais: assuntos relacionados a pessoal, ma-
terial, finan<;as e outros cujo sigilo deva ser mantido
por interesse das partes;
Reservados: assuntos que n80 devam ser do conheci-
mento do publico, em geral.
259. Na elabora<;80 de um plano de arquivo, uma quest80 que deve ser
considerada se refere a centraliza<;80 ou descentrafiza<f80 dos servi-
<fos de arquivo. No arquivo centralizado, tem-se a reuni80 dos docu-
mentos sob guarda em apenas um local, e a atribui<;80 da responsa-
Arquivologia I 183
bilidade pelas atividades de controle do arquivo cabe a apenas uma
unidade organizacional.
Resposta: Correto.
Comentario . r uivos entende-se na apenas a reu-
Por sistema a i al como tamMm a concentra<;ao
niao da em um _ registro, distribui<;80,
de todas as atlvldades, con tos de usa corrente em um unico
movimenta<;80 e - ocumen
org80 da estrutura organlzaclonal.
,. d sejam acessados com rapi-
260. Para que os arqui,v?S mantenha tamMm
dez e seguran<;a. e an tivas bem como as de controle
descentralizadas as atlvldades norma
e de orienta<;ao.
Resposta: Correto.
Comentario . _ . s correntes obedece basicamente a
A descentrahza<;ao dos arqUivo
dois criterios:. _ t' 'd des de controle (protocolo) e
- centrallza<;ao das a IVI a
dos de controle (protocolo) e dos ar-
- descentrahza<;ao das ativi a es
quivos, r as
N80 se descentraliza as atividades norma IV ,
, , f 0 incluem' defini<;80 da unidade de
261. Os elementos do plano IC I' do manual de
arquivo na 'dos recursos humanos necessa-
normas e procedlmentos, _ e, <; , r dos generos e especies dos
rios' escolha das instala<;oes, e ana Ise
da institui<;80.
Comentario devem ser considerados os seguin-
Para a elabora<;80 desse estrutura da institui<;80, centraliza-
tes elementos: pOSi<;80 do na_ dos servi<;os de arquivo, escolha
<;80 ou e s estabelecimento de normas de
de metodos de arqUivamento a equa 0
funcionamento, recursos humanos e '
mento, constituhiao de arquivos ,das rnstalac;oes e do equipa-
nanceiros. A analise dos generos e permanente, recursos f;-
c;ao faz parte da fase de documentos da institui-
262. Considerando as hipoteses de ar uiv . ,
mar que 0 metodo principal a segulr, e correto afir-
empregados tambem 0' 0 01, por assunto, mas foram
e cronoJOgico. s metodos secundarros geografico, alfabetico
VEicULOS
- Goias
- Minas Gerais
- Sao Paulo/Capital
- Sao Paulo/lnterior
PESSOAL-ADMISSAo E DEMISsAo
- de Abrao, Antonio ate Carvalho, Paulo A.
- de Castro, Maria S. ate Dias Paulo R
PAGAMENTOS '.
- antes de 1980
- de 1981 a 1985
- de 1986 a 1989
Comenbirio

arquivamento e 0 ideografico 0 .m, 0 prrmelro e pnnclpal metodo de
admissao e demissao, a am' u seJa, por assunto pessoal -
(local), no caso, do sao: geografico
soal - admissao e demissao; e cronol6gico (dlCt
o
) nome) para 0 grupo pes-
a a para os pagamentos.
263. Quanto a natureza dos documentos a .
da documentos referentes as tern sua,guar-
mad a de arquivo especial. nalS superrores e cha-
Comentario
Arquivo
formas fisicas diversas _ fotograf e sob documentos de
las, ISCOS, fltas, dlsquetes etc.
Arquivologia I 185
264. A escolha do local adequado para 0 arquivo deve considerar varios
fatores ambientais. A esse respeito, esta correta a instalac;ao do ar-
quivo em ambientes que recebam a luz direta do Sol para evitar a
formac;ao e a proliferac;ao de fungos.
Comentario ______________________ _
A luz do dia deve ser abolida na area de armazenamento, porque
nao so acelera 0 desaparecimento das tintas, como enfraquece 0 papel. A
propria luz artificial deve ser usada com moderac;ao.
265. Quanto as instalac;oes flsicas da unidade de arquivo, devem ser evi-
tados locais com umidade e com ar seco.
Comentario _____________________ _
o Arquivo Nacional recomenda que 0 local destinado ao arquivo deve
ser seco, livre de risco de inundac;ao, deslizamentos e infestac;oes de
termitas. 0 ar seco nao impede a construc;ao do arquivo; para controla-Io,
recomenda-se 0 usa de umidificadores.
266. Muito tem-se discutido acerca da abertura dos arquivos militares com
documentos produzidos no tempo do regime militar, de 1964 a 1985.
Em termos legais, as pessoas tern direito a receber de orgaos publi-
cos todas as informac;oes de seu interesse particular contidas em
documentos de arquivos, nos prazos previstos em lei, sob pena de
responsabilidade.
Comentario _____________________ _
Segundo a Lei n8.159/1991 , art. 4, todos tern direito a receber dos
orgaos publicos informac;oes de seu interesse particular ou de interesse
coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serao presta-
das no prazo da lei, sob pena de responsabilidade. ressalvadas aquelas
cujo sigilo seja imprescindivel a seguranc;a da sociedade e do Estado,
bern como a inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas. Os documentos produzidos no perfodo do regime
militar eram classificados como sigilosos por apresentar riscos a seguran-
9a da sociedade e do Estado, entrando nas ressalvas apresentadas no
referido artigo.
267. Em razao do seu teor e dos seus elementos intrinsecos, as informa-
90es sigilosas sao classificadas em ultra-secretas, secretas, confi-
denciais e reservadas. Sao classificados como reservados os docu-
mentos cuja revela9ao nao-autorizada possa comprometer os
objetivos neles previstos.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
o Decreto nO 4.553/2002 estabelece, dentre outros assuntos, a clas-
sifica9ao das informa90es sigilosas. A classifica9ao "documentos reserva-
dos" e considerada 0 menor grau de sigilo, devem ser classificados como
reservados dados ou informa90es cuja revela9ao nao-autorizada possa
comprometer pianos, opera90es ou objetivos neles previstos ou referidos.
Ver Decreto nO 4.553/2002, art. 5.
268. 0 grau de sigilo atribuido a determinado documento permanece em
vigor pelo mesmo prazo de arquivamento definido para 0 documento.
Comentario ____________________ _
o prazo de arquivamento de um documento e determinado de acor-
do com sua freqOencia de usc, com os prazos legais e com os objetivos
institucionais. 0 prazo de cfassifica9ao dos documentos sigilosos nao re-
presenta 0 prazo de arquivamento dos documentos podendo os docu-
mentos ser eliminados antes da sua desclassifica9ao ou descfassificados
e continuarem vigorando. Portanto, 0 prazo de classifica9ao de sigilo limita
o acesso aos documentos e nao a determina980 se 0 documento esta em
vigor. Segundo 0 Decreto nO 5.3011 2004 os prazos de classifica980 dos
documentos sigilosos quanta ao grau de sigilo sao:
ultra-secreto: maximo de trinta anos;
- secreto: maximo de vinte anos;
- confidencial: maximo de dez anos; e
- reservado: maximo de cinco anos.
I
Arquivologia I 187
269. E possivel atribuir graus diferentes de sigilo a partes de um mesmo
documento, mas, no seu todo, ele recebera 0 grau de sigilo mais
elevado aplicado as suas partes.
Resposta: Correto.
Comentinio ----------------------
De acordo com 0 art. 13 do Decreto nO 4.553/2002 as paginas, os
paragrafos, as se9
0es
, as partes componentes ou os anexos de um docu-
mento sigiloso podem merecer diferentes classifica9
0es
, mas ao docum,ento,
no seu todo, sera atribuido 0 grau de sigilo mais elevado, confendo a
quaisquer de suas partes.
270. A tramita9
ao
de documento sigiloso pode, desde 0
mento esteja em envelope lacrado, com mdlc
a
9
ao
do destmatano e
do grau de sigilo do documento.
Comentario ----------------------
De acordo com 0 Decreto nO 4.553/2002 art. 24 na expedi9ao e
tramit
a
9
ao
de documentos sigilosos deveram obedecer as seguintes pres-
cri90es:
I - serao acondicionados em envelopes duplos;
1\ _ no envelope externo nao constara qualquer indic
a
9
ao
do grau de
sigilo ou do teor do documento; . .,
III _ no envelope interno serao apostos 0 destlnatano e 0 gra,u de
sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removldo 0
envelope externo; . .
IV _ 0 envelope interno sera fechado, lacrado e expedldo mediante
recibo, que indicara, necessariamente, remetente, destinatario e numero
ou outre indicativo que identifique 0 documento; e
V _ sempre que 0 assunto for considerado de interesse exclusivo do
destinatario, sera inscrita a palavra pessoal no envelope contendo 0 do-
cumento sigiloso.
271. Considere a seguinte situa9ao hipotetica.
Henrique, chefe do arquivo de determinado recebeu
solicita9
ao
judicial de reprodu9ao de documento slglloso se
contrava em tpessimo estado de conserva9ao a ponto de Impedlr a
sua repredu9
ao
,
Nessa situayao, a soluyao para a sOlicitayao judicial poderia ser a
emissao e 0 fornecimento de certidao do docurnento sigiloso.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
De acordo com 0 Decreto nO 4.553/2002, art. 32, 3, serao fornecidas
certidOes de docurnentos sigilosos que nao puderern ser reproduzidos devido
a seu estado de conservayao, desde que necessario como prova em juizo.
272. Os arquivos privados de pessoas fisicas ou juridicas que contenham
docurnentos considerados relevantes para 0 pais ao serem declara-
dos de interesse publico serao transferidos para arquivo publico nos
prazos definidos em lei.
Comentario _____________________ _
A declarayao de interesse publico e social nao implica a transferen-
cia do acervo para guarda em instituiyao arquivistica publica,
nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e
a preservayao do acervo. (Decreto nO 4.073/2002, art. 22).
Acerca dos procedimentos adotados no arquivo da PRG/DF, julgue os itens
subseqOentes.
273. 0 prazo de guarda atribuido para os documentos da PRG/DF, finalizado
o tramite, e de 5 anos, ap6s 0 qual esses documentos sao descartados.
Comentario _____________________ _
o prazo de guarda de documentos, independentemente da institui-
yao, nao e unico para todos os documentos. cada urn recebe urn prazo
que visa garantir a sua recuperayao quando necessaria.
274. Considerando que a PRG/DF, enquanto argao acumulador, preserva
uma quantidade significativa de documentos, por questOes de liberayao
de espayo fisico e indicada a incinerayao dos documentos obsoletos.
Arquivologia I 189
Comentario .
A inutilizayao dos documentos podera ser efetuada por procedlmen-
tos diversos, dependendo de seu suporte. Como a massa documenta,l pr,?-
duzida e acumulada ainda e predominantemente en: papel, orgao
publico ou empresa devera definir os metodos e adqUlnr os eqUipamen!os
(fragmentadora de papel de pequeno ou grande P?rte etc.) necessa:los
ao processamento da eliminayao. Nao e recomendavel do ponto de vista
ecolagico a incinerayao de papeis.
275. A teoria arquivistica preconiza que a forma de classificayao das cor-
respondencias e dos demais documentos da PRG/DF deve obede-
cer a um plano de classificayao.
Resposta: Correto.
Comentario 'f' - d
Todos os documentos produzidos devem receber classl ICaya? e
acordo com 0 plano de classificayao estabelecido. O. de
yao e 0 instrumento auxiliar da classificayao que posslblhta a recuperayao
das informayOes.
276. A perm uta de documentos e pelas instituiyOes arquivisticas
como forma de suprir as lacunas eXlstentes nos acervos.
Comentario . .. _ . , t'
A permuta nao e uma forma utilizada nas InstltUiyoes arquivis Icas
para suprir lacunas existentes.
277. Os documentos da PRG/DF que integram a fase serao
recolhidos para a guarda permanente sem que haja descartes.
Comentario " . ,
Na passagem dos documentos do arquivo para 0 arqUl-
vo permanente hi! a avaliayao dos documentos e os devldos descartes.
278. Os estagios de vida dos documentos arquivisticos cumprem um cicio
de 3 fases.
. ..
Resposta: Correto.
. ,0. cicio vital dos documentos e composto pelas fases corrente inter-
medlana e permanente. '
279. valor primario e atribuido aos documentos ultimados.
Comentario __ _______________ _
, Ao.s ultimados, au seja, que deverao ser preservados,
sera atnbuldo valor secundario.
280. produzidos no ambito da PRG/DF e que refletem as
atlVI?ades desenvolvidas no ambito da instituic;:ao, mesmo que nao
estejam em suporte papel, sao considerados documentos de arquivo.
Resposta: Correto.
Comentario -.-:--:--:-__ ______________ _
do suporte onde foram registradas as informac;:oes,
conslderados documentos de arquivo as que representarem as
atlvldades desenvolvidas pela instituic;:ao.
281. A func;:ao principal dos arquivos e facultar a acesso aos documentos.
Resposta: Correto.
Comentario -:--::--:---:_-:--:-_____________ _
objetivo principal dos arquivos nao e a guarda de docu-
m_entos ?U a selec;:ao das Informac;:oes que devem ser mantidas na institui-
e slm,. possibilitar a acesso rapido e correto das informaoes neces-
sanas contldas nos documentos.
282. Todos as documentos da terceira idade possuem valor secundario.
Resposta: Correto.
Comentario ==-;-;-:-:--:-______________ _
valor secundario dos documentos esta relacionado ao carater histari-
co. Os documentos que possuem valor secundario devem ser preservados
permanentemente nas organizaes. Par outro lado, as documentos de valor
Arquivologia I 191
primario referem-se aos aspectos gerenciais do documento, que respondem
a uma demanda cotidiana. Estes documentos sao eliminados quando nao
forem mais necessarios para a administra8o. Assim, no arquivo corrente e
intermediario podemos encontrar documentos de valor primario e secunda rio
e no arquivo permanente somente documentos de valor secundario.
Acerca dos procedimentos adotados no setor de protocolo, julgue as Itens
abaixo.
283. As rotinas adotadas nesse setor, no que se refere a registro e movimen-
ta8o, inc\uem a recebimento e a encaminhamento de documentos.
Resposta: Correto.
Comentario ----------------------
protocol a na atividade de registro e movimentac;:ao recebe dos varios
setores as documentos a serem redistribuidos e encaminha as documen-
tos aos respectivos destinos.
284. A verificac;:ao das folhas e anexos que integram a documento e uma
atividade rotineira da expedic;:ao.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Em geral sao adotadas as seguintes rotinas na atividade de expedi-
c;:ao:
- receber a correspondencia;
_ verificar se nao faltam folhas au anexos;
_ numerar e completar a data, no original e nas capias;
_ separar a original das capias;
_ expedir a original, com as anexos se for a caso, pela EeT, malotes
au em maos;
_ encaminhar as capias, acompanhadas dos antecedentes que Ihes
deram origem, ao setor de arquivamento, isto e, ao arquivO propri-
amente dito.
285. Os documentos com caracterfsticas de particular, que ingreSSam no
setor de protocol a , devem ser protocolado
s
.

Comentario __ -:-:--:-________ _
I
? setor de protocolo deve apenas distribuir a documenta9ao particu-
ar, nao a protocolando.
286. Todas as folhas dos processos que tram;tam na PRG/DF devem ser
corretamente enumeradas.
Resposta: Correto.
Comentario =:::::--:::-:-::--:-:----::--:-____________ _
Nas diretrizes de forma9ao de processos consta que todas as
nas devem ser numeradas seqOencia/mente.
287. E de competencia do setor de protocolo 0 emprestimo de documentos.
Comentario

Ao . setor de protoc% cabe as atividades de recebimento
classlflca<f8o, reglstro, movimenta<{8o e exp
edi
9
a
o. '
CESPE - ANTAQ 12005
ARQUIVOLOGIA
Com base no conhecimento arquivistico sistematizado, julgue os itens a
seguir.
288. Apesar de ser elemento de um processo funcional, 0 documento de
arquivo e concebido. de inicio. como um elemento isolado desse pro-
cesso.
Comentario _____________________ _
o documento de arquivo possui como caracterlstica a organicidade,
que e a qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, fun-
90es e atividades da institui9ao acumuladora em suas rela90es internas e
externas. Nesse sentido, 0 documento de arquivo desde 0 seu nascimento
deve refletir essas rela90es administrativas orgimicas a partir de sua reu-
niao por conjuntos documentais.
289. Documentos de arquivo de proveniencias diversos podem compor
um mesmo fundo, desde que se refiram ao mesmo objeto.
Comentario _____________________ -
Pelo principio da proveniencia deve-se fixar a identidade dos docu-
mentos relativa a seu produtor. Os documentos devem ser observados e
organizados segundo a competencia e as atividades da institui9ao ou pes-
soa produtora. Os arquivos originarios de uma instituic;ao ou de uma
soa devem manter sua individualidade, nao sendo misturados aos de OrI-
gem diversa, mesm.ose os documentos versarem sobre 0 mesmo assunto .

290. Na defini9.ao um fundo de arquivo, a nogao de proveniencia pode
ser assoclada a nogao de recolhimento ou a de produgao.
Resposta: Correto.
Comentario
. Por ? abarca documentos gerados/recebidos por
entldades flslcas ou Jundlcas necessarios a sua criagao, ao seu funciona-
mento e ao exercicio das atividades que justifiquem a sua existencia.
291. Ao se situar demasiadamente alto 0 nlvel de competencia funcional
ao corresponde 0 fundo de arquivo, corre-se 0 risco de retirar
da nogao de fundo seu verdadeiro significado.
Comentario -::-:: ___ __ ---_----__ _
o fundo deve .ser a partir do orgao maior porque e por
ele que se podem Identlflcar todas as fungoes dos orgaos subordinados
numa competencia mais abrangente.
292. 0 princi.pio da unicidade deve estar incluido na raiz da organizagao e
do Junclonamento dos arquivos.
Resposta: Correto.
Comentario

principio da unicidade, cada documento de arquivo e unico por-
que fOI cnado para atender a uma fungao especifica; assim, deve servir de
base para 0 perieito funcionamento e organizagao dos arquivos.
293. Documentos que refiram exclusivamente a uma instituigao nao
devem ser confundldos com 0 fundo arquivistico dessa instituigao.
Resposta: Correto.
Comentario _-;-_-:_-:-______________ _
o arquivo de uma instituigao produz e recebe documentos que nem
se :eferem a instituigao, contudo, fazem parte das suas atividades
InstJtuclonals, nao constituindo um fundo separado.
Arquivologia
294. Os periodos que compoem 0 cicio de vida dos documentos de arqui-
vo podem ser caracterizados pela sua freqOencia de uso e pelo tipo
de utilizagao que deles e feita.
Resposta: Correto.
Comentario ----------------------
A determinagao da idade documental (corrente. intermediario e per-
manente) e de acordo com a freqOencia de uso e objetivos de utilizagao,
seja para servir a administragao ou para fins historicos.
295. Se um organismo extinto A transfere suas competencias a or-
ganismo ja existente B. 0 fundo do organismo extinto A sera fechado
e 0 fundo do organismo B Ihe dara continuidade.
Resposta: Correto.
Comentario ----------------------
Com a extingao de um orgao. mesmo no caso de transferencia de
competencia. sua documentagao constitui um fundo, que sera considera-
do um fundo fechado, com data inicial e final.
A gestao dos documentos publicos deve basear-se no conhecimento
arquivistico e na legislagao vigente no pais. Com base na Resolugao n
14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). julgue os seguin-
tes itens.
296. Os orgaos publicos que possuem arquivo central e arquivo interme-
diario deverao optar por um deles para 0 cumprimento da fase
intermediaria de seu acervo.
Comentario ----------------------
Os documentos em fase intermediaria nas instituigoes que possuem
arquivo intermediario e arquivo central devem cumprir uma fase intermecii-
aria I no arquivo central e outra, fase intermediaria II. no arquivo intermedi-
ario. Para os orgaos federais, estaduais e municipais que se enquac,am
nesta variavel, ha necessidade de redistribuigao dos prazos. consideran-
do-se as de cada fase, desde que 0 prazo total d8 guarda
nao seja alterado.
297. Os processos de aposentadoria de' , .
guardados por 100 anos antes d pub/lcos devem ser
, e sua elimma<;80.
Resposta: Correto.
Comentario
Para --------
se prazo de guarda de 100 pensoes, definiu-
direitos de pensionistas e prova' ). d ,com 0 objetlvo de atender aos
vels escendentes.
298. A classifica<;<3o e 0 arquivamento d d _
Ocorrem durante 0 processo de geesta-Oocdumedntos sao opera<;oes que
e ocumentos.
Resposta: Correto.
Comentario
A --_
uso, classlflca<;<3O, arquivamento av r _ " p _ du<;ao, tramlta<;ao,
e intermediaria. ' a la<;ao e ehmlna<;ao na fase corrente
299. Na classifica<;80 de documentos 'b .
considerado e a estrutura dos licos. Um dos elementos a ser
mentos. gaos que produzem esses docu-
Resposta: Correto.
Comentario
A --=-----.-.. -------
encia na c/assifica<;ao dos docume t s POSSlbilita uma maior efici-
em conta 0 funcionamento e as edm da estr.utura, deve-se levar
I a es esenvolvldas pelo orgao.
300. documentais devera ser cumpri-
Comentario

ser cumpndo no arquivo intermediario.
301. Os documentos de valor se d" _
sua microfilma em desd cun poderao ser eliminados apos
tabe/ecidos em
g
lei. ' e que respeltados os criterios e padroes es-
Arquivologia 197
Comentario _____________________ _
Documentos de valor secundario (permanentes) nao podem ser eli-
minados. A microfilmagem para estes documentos e feita como forma de
preservar 0 original e facilitar 0 acesso aos documentos.
302. No que se refere a documentos de or<;amento e finar;':'3s, aqueles
relativos e creditos adicionais poderao ser eliminados apos 5 anos, a
contar da data de aprova<;ao das contas do orgao.
Resposta: .ncorreto.
Comentario _____________________ _
Documentos classificados como creditos adicionais sao considera-
dos permanentes.
A respeito de analise diplomatica e tipologica dos documentos de arquivo.
Julgue os itens subsequentes.
303. 0 tipo documental e a configura<;ao que 0 documento assume de
acordo com a disposi<;ao e a natureza de sua informa<;ao.
Resposta: .ncorreto.
Comentario _____________________ _
A descri<;:ao apresentada no item e 0 conceito de especie documen-
tal. Tipo documental e a configura<;ao que assume a especie documental
de acordo com a atividade que ela representa.
304. Na analise tipologica a partir da diplomatica, parte-se da especie.
Portanto, a identifica<;80 diplomatica de um documento independe
das caracteristicas do conjunto.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ --
A diplomatica analisa 0 documento individualmente a partir de sua
configura<;ao interna.
305. Os documentos diplomaticos sao aqueles de natureza estritamente juridi-
ca que refletem, no ato escrito, as rela<;:6es entre 0 Estado e os cidadaos.
'. Resposta: Correto.
Comentario :::==-:;==::-_--::-___________ _
Os documento,s diplomaticos sao aqueles de natureza juridica ue
no ate escnto as relact0es politicas. legais, sociais e
vas eXlstentes entre 0 Estado e os cidadaos.
306. 0 d_e constitui uma especie documental utilizada
nas InstltulctOeS pubhcas para 0 registra das t' 'd d
senvolvidas. a IVI a es por elas de-
Comentario .:-::-:==--:-----:-______________ _
de atividades e um tipo documental e nao especie docu-
men,ta!. e a soma da especie com a functao; no item a
especle e relatorlo e a functao e de atividades. '
307. 0 e um documento diplomatico utilizado para
comumcactao Interna em organizact0es do servicto publico.
Comentario

nao e um documento diplomatico, constitui uma corres-
pondencla Interna para assuntos ratineiras,
308. Os documentos de ajuste sao documentos pactuais, representados
por acordos de vontade entre duas ou mais partes.
Resposta: Correto.
Comentario ====--=--:---:-_-:-_____________ _
t
Os documentos de ajuste sao os tratados, convenios contratos aJ'us-
es, termos etc. ' ,
309. A efe,tivactao da analise tipologica, a partir da arquivistica eXl'ge co-
nhecimento " d ' prevlo a estrutura organico-funcional da entidad
acumuladora. e
Resposta: Correto.
Arquivologia
199
Comentario ----------------------
Alem do conhecimento previo da estrutura organico-funcional da
entidade acumuladora, deve-se conhecer previamente as sucessivas re-
organizact0es que ten ham causado supressoes ou acrescimos de novas
atividades e, portanto. de tlpologias/senes; as funct
0es
definidas por leil
regulamentos; as funct
0es
atipicas circunstanciais; as transformact
0es
de-
correntes de intervenct0es e a estrutura dos processos.
Julgue os proximos itens, referentes ao gerenciamento das informactes
pOblicas.
310. Cabe as instituict0es pOblicas coordenar a aplicactao do codigo de
classificact
ao
e da tabela de temporalidade e destinact
ao
de docu-
mentos em seus acervos,
Resposta: Correto.
Comentario ----------------------
As instituict0es pOblicas se responsabilizam por elaborar e coordenar
a aplicactao do plano de classificactao e tabela de temporalidade. No caso
de orgaos pOblicos do Poder Executivo Federal nao precisam elaborar
plano de classificact
ao
e tabela de temporalidade para os documentos da
atividade-meio, pois devem aplicar a Resoluctao nO 14 do Conarq.
311. 0 plano de classificactao e um instrumento basico na gestao das in-
formact
0es
arquivisticas e comecta a ser aplicado na segunda idade
do cicio vital dos documentos.
Comentario ----------------------
A classificact
ao
deve ser inidada a partir da praductao documental e
nao no arquivo intermediario.
312. No momento de planejamento do tipo documental, e definido 0 su-
porte no qual a informactao sera registrada.
Resposta: CtJrreto.
200
Larissa Candida Costa
Comentario

se 0 suporte em qUe a informa ao a pro Ur;a? documental escolhe-
suporte influencia na regrstrada. A escolha do
y ami ar;ao documental.
313. Os valores primario e secund" d
podem ser chamados de de arquivo tambem
ra 0 e medrato, respectivamente.
Resposta: Correto.
Comentario
Valor --.-----.-. --__
valor secunda rio de mediato ou hist6rico.
e
Imedlato ou admlnlstratlvo e 0
314. Na operac;ao de movimenta -
devido encaminhamento ?S d.o?umentos para 0
dir;ao. c rvos estrnatarros e para expe-
Comentario
A __
tinos e nao para expedir;ao. r os ocumentos aos respectivos des-
315. Um documento confidencial datado de 1995 s6 pd'
em 2005 pelo public 0 era ser acessado
0 em geral, se desclassificado pela autoridade
Resposta: Correto.
Comentario
Na :-::-::==-:::--:--:-::-------___ _
fidenciais era de vinte de dos documentos con-
para dez anos. Para os leglsla980, 0 prazo foi alterado
fica atribuictao, pela autorida:;entos slgllosos, 0 termo clasSificac;ao signi-
formar;ao, documento, de. sigilo a dado, in-
no prazo de classificar;ao.' Instalar;ao, Impedlndo 0 seu acesso
Com relactao aos servictos d d'f -
seguem. e I usao em arquivos, julgue os itens que se
Arquivologia I 201
316. A publicactao de catalogos seletivos e edict0es comemorativas con-
tribui na divulgactao do acervo de um arquivo.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Actoes como as apresentadas no item contribuem para divulgar 0
arquivo de dentro para fora, procurando abranger um publico mais amplo.
317. Na divulgac;ao dos arquivos, as exposir;Oes devem ser evitadas, po is
expoem os documentos a fatores agressivos a sua conservac;ao.
Comentario _____________________ _
As exposic;oes podem ser realizadas de diversas formas, inclusive
utilizando documentos originais. Neste caso, devem-se observar as medi-
das de conservar;ao necessarias. Na difusao de um arquivo as exposir;Oes
nao devem ser evitadas por apresentarem riscos a conservac;ao dos do-
cumentos.
318. A aproximactao estudante-documento pode ser feita por meio do
contato direto do aluno com as fontes primarias.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
A aproximar;ao estudante-documento pode ser abordada por dois
angulos: 0 contato direto do aluno com as tontes primarias e a possibilida-
de de selecionar documentos para 0 ensino da hist6ria.
319. No atendimento aos estudantes, 0 arquivista e 0 elo entre 0 jovem e
os instrumentos de pesquisa.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
Cabe ao arquivista orientar os estudantes na utilizac;ao dos instru-
mentos de pesqui,sa, possibilitando que os alunos (actam trabalhos prati-
cos de pesquisa hidi6rica dentro dos limites de sua preparactao.
320. Na visita de escolares aos ar uiv .
consulentes tambem poderao .. os. nao abertos aos
tecnico. VISI a os, Inclusive 0 processamento
Resposta: Correto.
Comentario
Nas -.-------
clusive 0 processamento tecnico. e odo 0 clrcUito do documento, in-
Considerando a legislaCfao ar uivi . . .
que se sucedem. q stlca brasllelra em vigor, julgue os ltens
321. As agencias reguladoras do 0
aderir as normas emanadas poderao, a seu criterio,
IUCfao n0 19/2003. ' de acordo com a Reso-
Comentario
As
Conarq. 0 0 ngadas a seguir as normas do
322. de atividade de institui - ,. ,.
Imphca 0 recofhimento de sua d Cfao e ?e. carater publico
publica ou a sua transferencia a InstrtulCfao arquiv[stica
I ulCfao sucessora.
Resposta: Correto.
Comentario
A =1:-' -:-:-. ----------------
taCf80: serem encaminhados Ica para a documen-
sucessora. Nos dois casos fund:' publico ou para a instituiCfao
dos aos documentos de a 0, nao podendo ser mistura-
323. Compete aos integrantes do CONARQ .
das atividades arquivisticas de f a racionalizaCfao
cicio documental. ,orma a garanttr a integridade do
Arquivologia I 203
Comentario ---------------------
Esta e competencia dos integrantes do SINAR (Sistema Nacional de
Arquivos).
324. A gestaa arquivistica de documentos digitais devera prever a implan-
taCfao de um sistema eletronico de gestao arquivistica de documen-
tos, que adotara como requisito funcional a integraCfao com sistemas
legados.
Comentario ---------------------
Pela ResoluCfao n20 do Conarq, art. 3.
"A gestao arquivistica de documentos digitais devera prever a im-
plantaCfao de um sistema eletronico de gestao arquivistica de docu-
mentos, que adotara requisitos funcionais. requisitos nao funcionais
e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que
visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos
documentos arquivisticos.
10 Os requisitos funcionais referem-se a: registro e captura, classi-
ficaCfao, tramitaCfao. avaliaCfao e destinaCfao. recuperaCfao da infor-
maCfao. acesso e seguranCfa. armazenamento e preservaCfao".
portanto, 0 item esta incorreto por colocar como requisito funcional a
integraCfao com sistemas legados.
325. Quando da transferencia de acervos arquivisticos ao Arquivo Nacio-
nal, cabera ao 6rgao produtor do acervo a elaboraCfao do termo de
transferencia.
Comentario ---------------------
o encaminhamento de documentos ao Arquivo Nacional chama-se
recolhimento. Salvo este termo, 0 item estaria correto.
326. Os arquivos de entidades privadas encarregadas da gestao de ser-
viCfOS publicos podem ser identificados pelo poder publico como de
interesse publico e social.
'. Resposta: Incorreto.
. a:quivoS de entidades privadas encarregadas da gestao de ser-
VIC;OS no exercicio de suas atividades sao considerados docu-
mentos pubhcos.
327. As associayoes profissionais de arquivistas e as instituiyOes
mantenedoras de cursos superiores de arquivologia contam com re-
presentayao no CONARQ.
Resposta: Correto.
Comentario ______________ _
Conforme 0 Decreto nO 4.073/2002, art. 30,
"Sao membros conselheiros do Conarq:
1-0 do Arquivo Nacional, que 0 presidira;
1/ - dOls representantes do Poder Executivo Federal'
III - dois representantes do Poder Judiciario Federal'.
IV - dois representantes do Poder LegisJativo
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Publicos Estaduais e do Distri-
to Federal;
VfI - dois representantes dos Arquivos Publicos Municipais;
VIII, - um representante das instituiyoes mantenedoras de curso su-
penor de arquivologia;
IX - um representante de associayoes de arquivistas'
X :- tres representantes de instituiyOes que profissio-
nals que atuem nas areas de ensino, pesquisa, preservayao ou aces-
so a fontes documentais."
Quanto aos procedimentos a serem adotados para 0 planejamento, cons-
truyao e adaptayao de predios de arquivo, julgue os proximos itens.
328. salas destinadas a triagem e seleyao de documentos devem ser
proximas ao laboratorio de restaurayao, objetivando 0 en-
camrnhamento dos documentos para restauro.
Arquivologia I 205
Comentario _____________________ _
As salas de triagem e seleyao de documentos devem estar proximas
a area de recepyao de documentos e equipadas com amplas mesas de
trabalho e estantes.
329. E recomendavel armazenar os filmes, os discos, os registros
eletronicos e as fitas de audio em ambientes climatizados, preser-
vando-os de intemperies.
Resposta: Correto.
Comentario ____________ --..,; _______ -:-_
Os depositos para fotografias, filmes, discos, registros eletronicos,
fitas de audio e videomagneticas devem ter os equipamentos para
climatizayao decididos caso a caso, com a orientayao de especialistas.
330. Os espayos do predio do arquivo devem obedecer ao seguinte
escalonamento: 50% para deposito de documentos, 40% para os
serviyos tecnicos e administrativos e 10% para 0 publico.
Comentario _____________________ _
No edificio para arquivo, com varios serviyos, a area destinada aos
depositos deve ser em torno de 60% da area Da
te 15% deverao ser destinados aos trabalhos tecnlcos e admlnlstratlvos e ,
25% ao publico.
331. 0 clima seco de Brasilia - OF recomenda a construyao de andares
subterraneos para os predios de arquivo.
Comentario ____________________ -:--:-
Para climas secos recomenda-se 0 usa de umidificadores nos dep6-
sitos.
332. Na montagem das estantes nos dep6sitos, deve-se preyer um espa-
yO minimo de 0,70 m para a largura dos corredores.
'.
Resposta: Correto.
Comentario -:-____________________ _
Os corredores entre as estantes devem ser amplos (minimo 0,70m
de largura) para facilitar a circulay80 de pessoas, a circulay80 do ar e a
limpeza dos depositos.
Acerca dos procedimentos operacionais propostos pela Resoluyao n.o 101
1999: do adotados na microfilmagem de documentos, julgue os
segulntes Itens.
333. E proibida a microfilmagem de documentos que ainda estejam em
tramite.
Comentario __ :-_________________ _
Conforme 0 Decreto nO 1.799/1996, art. 11, os documentos em
ou em estudo, poder80, a criterio da autoridade
ser mlcrofllmados, n80 sen do permitida a sua eliminay80 ate a definiy80
de sua destinay80 final.
334. A indicay80 dos simbolos utilizados na microfilmagem dos documen-
tos constara no primeiro rolo, dispensando-se os demais rolos dessa
indicay80, de modo a facilitar a identificayao do usuario.
Comentario
Os simbolos utilizados devem constar de todos os rolos visando a
orientay80 do usuario. '
335. Todo e qualquer documento microfilmado podera ser reproduzido, a
pedido do usuario.
Comentario ____________________ _
A institui980 se reserva 0 direito de recusar pedidos de reproduy80
de de seu acervo, que viol em dispositivos legais em vigor, tais
como dlreltos autorais e documentos sigilosos.
Arquivologia I 207
336. Na imagem de encerramento da serie microfilmada, e obrigatorio cons-
tar a identificay80 do detentor dos documentos microfilmados, alem
de outros elementos.
Resposta: Correto.
Comentario ----------------------
Conforme 0 Decreto nO 1.799/1996, art. 8, no final da microfilmagem
de cada serie sera sempre reproduzida a imagem de encerramento, imedi-
atamente apos 0 ultimo documento, com os seguintes elementos:
I - identificay80 do detentor dos documentos microfilmados;
II _ informayoes complementares relativas ao item V do art. 6 deste
decreto;
111_ termo de encerramento atestando a fiel observancia as disposi-
9
0es
do presente Decreto;
IV _ me
n
9
8o
, quando for 0 caso, de que a serie de documentos
microfilmados continua em microfilme posterior;
V _ nome por extenso, qualificay80 funcional e assinatura do respon-
savel pela unidade, cartorio ou empresa executora da microfilmagem.
337. 0 simbolo apresentado a seguir indica numera
y
80 incorreta de pagina.
Comentario ----------------------
Significa paginas elou numeros em falta.
338. A legisla
y
80 arquivistica brasileira faculta a microfilmagem de todos
os documentos produzidos no ambito da institui
y
80 geradora como
forma de garantir a integridade dos documentos.
Comentario ---------------------
A legisla
y
80 n80 aponta que 0 microfilme garanta a integridade dos
documentos. A microfilmagem propicia a redu980 de esp
a
9
0
e a preserva-
y80 dos originais.
339. Na microfilmagem de documentos, 0 simbolo mostrado abaixo, de
usa obrigatorio, indica que 0 original esta deteriorado.
'.
Comentario _____ -"--______________ _
Significa que 0 original esta ilegivel.
340. No caso de ser identificado um novo conjunto documental de uma
serie microfilmada, esse conjunto sera microfilmado posteriormente.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
Segundo Decreto n 1.799/1996, art. 9, os documentos da mesma
serie ou seqOencia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou
aqueles cujas imagens nso apresentarem legibilidade, por falha de opera-
(fBo ou por problema tecnico, serso reproduzidos posteriormente, nso sendo
permitido corte ou inserC(so no filme original.
341. 0 logotipo e a identificaC(so da instituiC(so que detem 0 acervo a ser
microfilmado devem constar em todos os rolos.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
Conforme orientaC(so da ResoluC(so nO 10 do Conarq.
No que se refere a legisla(fBo que respalda a politica de acesso a docu-
mentos adotada no Brasil, julgue os itens que se seguem.
342. Aplica-se 0 mais alto grau de sigilo para os documentos publicos que
revelem informaC(oes que possam comprometer a seguranC(a do Es-
tado e da sociedade.
Resposta: Correto.
Comentario ____________________ _
Os documentos classificados como ultra-secretos sso os que cujo co-
nhecimento nso-autorizado possa acarretar dana excepcionalmente grave
a seguranC(8 da sociedade e do Estado. Ver Decreto n4.553/2002, art. 5.
343. No caso de ocorrer a reclassificaC(so de documentos, considerar-se-
a a data do ultimo despacho atribuido ao documento.
Arquivologia I 209
Comentario .
Na reclassificaC(so, 0 prazo de duraC(so reinicia-se a partir da data da
formalizaC(so da nova classifica(fBo.
344. Os prazos a serem adotados na classificaC(so dos em
uma das categorias de sigilo serso computados conslderando a data
de produC(so dos documentos.
Resposta: Correto.
Comentario "1 .
Os prazos de duraC(Bo da ao de Slgl vlgo.ram
a partir da data de produ(fBo do dado ou InformaC(8o e sao os segUintes.
_ ultra-secreto: maximo de trinta anos;
_ secreto: maximo de vinte anos;
_ confidencial: maximo de dez anos; e
_ reservado: maximo de cinco anos.
Acerca da politica de descri<;so documental, julgue os proximos itens.
345. Os inventarios e os catalogos sso considerados instrumentos parciais.
Resposta: Correto.
Comentario . .
Segundo Bellotto (2004) ha de ,?esqUisa genencos
globalizantes, como os guias; ha os parclals, que e espe
cificos, tratando de parcelas do acervo, como os catalogo
s
,
catalogos seletivos e indices, e h8 tambem a publlcaC(ao de documentos
na integra, a chamada "ediC(so de fonte".
346. Objetivando orientar 0 usuario quanto aos fundos existentes n,o ar-
quivo, 0 primeiro instrumento a ser elaborado deve ser 0 catalogo
seletivo.
Comentario .' t
o primeiro iQs!rUmento a ser elaborado e 0 gUla, por seu cara er
generico.
347. Os objetivos da atividade de descriltao incluem a identificaltao, a clas-
sificaltao, a avalialtao e 0 arquivamento dos documentos.
Comentario ____________________ _
o objetivo da descrittao e estabelecer um eto entre 0 pesquisador e
o arquivo. Este elo se torn a possivel por meio dos instrumentos de pesqui-
sa. Identificaltao, classificaltao, avalia<;8o e 0 arquivamento fazem parte
dos objetivos da gestao documental.
348. Um dos preceitos apontados por Schellenberg para a polftica de des-
crittao documental consiste na descrittao pormenorizada, 0 que auxi-
Ila a pesquisa realizada pelos usuarios.
Comentario ____________________ _
Como preceito de uma politica de descriy80, Schellenberg aponta a
tecnica da descri<;ao coletiva, usando a descriltao petta a petta s6 para os
casos muito especfficos de arquivos privados ou para os verbetes de ca-
talogos seletivos.
349. Segundo BeHotto, a politica descritiva deve priorizar os fundos des-
conhecidos pelos pesquisadores, fornecendo novas fontes de pes-
quisa.
Resposta: Correto.
Comenbirio ____________________ _
Para a autora, 0 arquivista, ao descrever fundos desconhecidos es-
tara contribuindo de forma mais utH e eficaz para 0 avan<;o da historiografia.
350. Nos inventarios, devem constar informa<;oes sobre a localizaltao e os
servk;os prestados pelos arquivos.
Comentario ____________________ _
Informattoes quanto a localizattao e os servittos prestados devem
constar nos guias e nao nos inventarios.
Arquivologia I 211
351. A finalidade do catalogo em descrever todo 0 acervo, abar-
cando os fundos em sua totahdade.
comentari? 'instrumento que descreve unltariamente as pett
as
o catalog
o
eo, . . eries Este instrumento nao tem como
documentais de uma sene ou mals s .
obletivo descrever 0 acervo completamente.
t
" e' a atribuida anteriormente ao catalogo
352. Reper y
seletivo.
Resposta: Correto.
Comentario , . .t flizado por influencia da terminologia
o termo era 0 u I catalog
o
seletivo, mesma deno-
francesa. Atualmente, e conhecldo como
minatt
ao
usada em portugal e na Espanha.
G raJ lnternacional de Descritt
ao
353. Na area de notas informa<;oes importantes nao
Arquivistica, Isad (G),
contempladas nas outras areas.
Resposta: Correto.
Comentario d (G) , fornecer inform
a
9
ao
espe-
o objetivo da area de notas na Isa . e. ualquer das outras
cializada e informa9ao que nao possa ser InclUida em q
areas.
. - do fundo sera indicado na
354. 0 arranjo interno adotado na organlzalt
ao
lsad (G).
area de acesso e uso, segundo a Norma
. . , estrutura. Na
Comentano , de conteudo e 's
o arranjo interno deve constar area -es sobre condiOes legal
, de acessO e usa devem constar mformao . - es ja publicadas.
fisico do idiomas e outras desCrl<;o
355. Os inventarios apresentam descri9ao analitica.
Comentario

356. A dos instrumentos de pesquisa e urn dos requisitos para
o cumpnmento da fun9ao social dos arquivos.
Resposta: Correto.
Comentario
. Os i -u-m-e-'o-e-n-t-re-o-a-r-
qUlvO, os pesqUJsadores e os cidadaos comuns.
tecnico a ser dispensado aos acervos foto rafico .
IdentIfJcar os processos utilizados na sua composil"ao s, ha
Julgue os itens subse" t. y. a manelra,
_ quen es, relat,vos aos primeiros processos utilizados
na reprodu9ao de fotografias.
357. 0 daguerre6tipo possibilitava a reprodu9ao de c6pias das
fotograflas.
Comentario ______________ _
o processo daguerre6tipo consistia numa placa de cobre polida e
em vapores de iodo, que formava uma camada de iodeto
p a a sobre Sl. Quando, numa camara escura e exposta a luz a laca
vapor de merC?rio aquecido, este aderia onde' a
a UZ, mostrando as Imagens. Tais imagens eram fixad
uma solu9ao de tiossulfato de s6dio. 0 daguerre6tipo Mo permitia
358. 0 que utilizava papel salgado na reprodul"ao
denomrna-se calotlpo ou talb6tipo. y
Resposta: Correto.
Arquivologia I 213
Comentario ______________________ _
o cal6tipo, processo mais eficiente de fixar imagens. 0 papel impreg-
nado de iodeto de prata (sal) era exposto a luz numa camara escura, a
imagem era revel ada com acido galico e fixada com tiossulfato de s6dio,
resultando num negativo, que era impregnado de 61eo ate tornar-se trans-
parente. 0 se fazia por contato com papel sensibilizado, processo
utilizado ate os dias de hoje.
359. A utiliza9ao do col6dio como emulsao associado a uma placa de vi-
dro, formando 0 caracteriza 0 processo ambr6tipo.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
Ambr6tipo consistia em umedecer uma chapa de vidro com col6dio,
com 0 dorso escurecido por urn tecido de verniz. Os fot6grafos descobri-
ram que colocar 0 negativo sob fundo escuro com a emulsao para cima
proporcionava uma imagem positiva. Nao era possivel c6pia do
mas era uma forma mais rapida.
360. 0 processo de fotografia albuminada foi utilizado em cart5es de visita.
Resposta: Correto.
Comentario _____________________ _
A fotografia albuminada (1847 - ca.1910) e a fotografia feita com solu-
9i3o a base de albumina (clara de ovo), cloreto de s6dio e nitrato de prata
colocada sobre urn papel muito fino. A partir de negativos em placa de col6dio
era feito 0 contato com 0 papel albuminado, originando a imagem positiva. 0
albumen foi amplamente difundido, tornando-se 0 material mais popular do
seculo XIX, com imagens da natureza, arquitetura e retratos. Como era feito
em papel muito fino, normal mente encontrava-se montado em suporte mais
grosse para prote9i3O. Fo; usado nos seguintes tipos de cartao, classificados
por suas diferentes dimensoes: cartao de visita, gabinete, estereoscopia, cartao
vit6ria, cartao promenade, cartao imperial e cartao boudoir.
A respeito dos arquivos permanentes, julgue os itens a seguir.
361. Os alunos de ensino medio e fundamental inserem-se nas categori-
as de usuarios freqOentes dos arquivos permanentes.
'.
Comentario __ -:-___________ _
Os freqoe.ntes nos arquivos permanentes sao os pesquisa-
dores. As nos arquivos propiciam a aproximaftao dos
enslno e fundamental com as fontes primarias, mas isto
nao slgmflca que seJam os principais usuarios do arquivo.
362. fase, as arquivisticas desenvolvidas sao 0 registro, 0
arranJo, a descrlftao e a difusao do acervo.
Resposta: Correto.
Comentario :=-=-:-=-:-::-_-:--:-_____________ _
. Os papeis que ja completaram sua tramitaftao e seu uso administra-
tlVO e de valor permanente devem ser, no devido tem-
po, a entldades que, de direito, se enearreguem de seu registro
acondl:,onan:ento, ordenaftao, descriftao, indexaftao e, se for 0 caso
servaftao e dlfusao. '
dos elementos constitutivos dos documentos arquivlsticos julgue
os Itens que se seguem. '
363. Os selos e carimbos constituem os sinais de validaftao do documento.
Resposta: Correto.
Comentario -=-_-:-:-_:-______________ _
d _ Os selos. e carimbos sao sinais de validaftao do documento garantin-
o Ihe Atualmente, os selos sao raramente utilizados, mas
para analise de documentos antigos este sinal deve ser bastante cons ide-
rado.
364. A situaftao espacial e a temporal constituem elementos obrigat6rios
aos documentos.
Resposta: Correto.
Comentario ===_:--:--:--:-::-___________ _
Alguns .elementos sao obrigat6rios aos documentos, tais como 0 lo-
cal (data t6plca) e a data cronol6gica.
Arquivologia I 215
A produft
ao
de documentos digitais tem crescido significativamente, princi-
pal mente nas grandes instituiftoes. Com relaft80 a esse tipo de documento
acumulado pelas instituiftoes arquivisticas, julgue os ltens seguintes.
365. 0 conceito adotado para documento arquivistico digital consiste em
identifica-Io como um documento arquivistico codificado em digitos
binarios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computa-
cional.
Resposta: Correto.
Comentario ----------------------
Segundo a Resoluftao nO 20 do Conarq, art. 1, 2, e considerado
documento arquivistico digital 0 documento arquivistico codificado em di-
gitos binarios, produzido, tramitado e armazenado por sistema
computacional. Sao exemplos de documentos arquivisticos digitais: planilhas
eletronicas, mensagens de correia eletronico, sitios na internet, bases de
dados e tambem textos, imagens fixas, imagens em movimento e grava-
ftoes dentre outras possibilidades, em formato digital.
366. Tal como ocorre com os documentos microfilmados, concluido 0 proces-
so de digitalizaftao, os documentos originais podem ser deseartados.
Comentario ----------------------
Na digitalizaftao, os documentos nao podem ser eliminados como os
microfilmes por falta de legislaftao que garanta a sua autenticidade.
367. As instituiftoes arquivisticas publieas brasileiras earecem de instruftoes
basicas referentes ao gerenciamento dos documentos digitais.
Comentario ----------------------
Ja existem varias iniciativas e instrumentos legais que podem ser uti-
lizados para nortear 0 desenvolvimento de uma politica de tratamento de
documentos eletronicos que possa ser seguida pelos arquivos pOblicos
brasileiros.
'.

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