Governo do Estado de Mato Grosso

NCLEOS DE ADMINISTRAO SISTMICA

Como surgiram os Ncleos?

Descontinuidade administrativa (de forma mais acentuada nas atividades sistmicas); Aumento das despesas administrativas (principalmente pessoal); Presso para aumento no quadro de pessoal, atividades sistmicas e programticas; Deficincia na execuo das atividades sistmicas (erros, demora, falta de insumos/materiais, insatisfao dos clientes internos.

O que o Ncleo?
um agrupamento e execuo das atividades da administrao sistmica, de um conjunto de rgos e entidades, em uma nica estrutura administrativa Secretaria Executiva.
So atividades sistmicas: pessoal, patrimnio, aquisies, planejamento, oramento, informaes, informtica, desenvolvimento organizacional, administrao financeira, contbil, controle interno, e outras de apoio comuns aos rgos e entidades da administrao que necessitem de gesto centralizada.

Objetivos que levaram criao dos Ncleos

Racionalizar sistmicas; a execuo das atividades

Melhorar a qualidade dos servios;

Profissionalizar os servidores; Reduzir a descontinuidade administrativa; Liberar os Gestores dos rgos e Entidades para preocuparem com as reas finalsticas.

Como alcanar os objetivos?

Padronizando os processos de trabalho; Definindo estrutura organizacional para os Ncleos; Nomeando e distribuindo equipes de trabalho de acordo com o perfil definido;

Capacitando os servidores e lideranas nos procedimentos e gesto;

Elaborando regimento interno; Elaborando manual tcnico; e Fazendo a gesto do desempenho dos Ncleos.

Marco legal

A Lei Complementar n 264, de 28/12/2006, institui os Ncleos de Administrao Sistmica no mbito do Poder Executivo Estadual.
Decreto n 187/2007 Regulamenta a LC 264: Estabelece a Poltica de Organizao da rea Sistmica; Estabelece as Diretrizes para Implantao dos Ncleos; e

Define a vinculao Administrativa de cada Ncleo.

Marco legal

Decreto 1.060, de 21/12/2007 - Dispe sobre as despesas de implantao e manuteno das Secretarias Executivas; Decreto 459, de 06/07/2007 - Dispe sobre a cesso de servidores e empregados pblicos que tero exerccio nas Secretarias Executivas e do perodo de transio dos Ncleos Sistmicos.

Mapa Estratgico Ncleos de Administrao Sistmica

MISSO: Prestar servios sistmicos de apoio aos rgos e entidades do Poder Executivo Estadual, com eficincia e qualidade.

Perspectiva da Sociedade e do Governo

Garantir condies para o bom desempenho na execuo das atividades programticas

Promover o mximo rendimento e a reduo dos custos dos rgos e entidades do Poder Executivo Estadual

Que valor pblico queremos gerar para a sociedade? Que segmentos atendemos e que valor agregamos?

Perspectiva do Cliente/ Beneficirio

Garantir maior celeridade execuo dos servios

Melhorar a qualidade dos servios fornecidos pelos Sistemas de Administrao Sistmica

Melhorar a qualidade do Sistema de Controle Interno

Perspectiva dos Processos Internos

Assegurar a continuidade na execuo das atividades sistmicas

Fortalecer a utilizao de sistemas informatizados corporativos e integrados

Racionalizar, modernizar e simplificar os processos sistmicos

Que requisitos devem pautar os processos?

Perspectiva de Aprendizagem e Crescimento

Profissionalizar o quadro de servidores E empregados

Aumentar as competncias dos servidores e empregados lotados nos Ncleos

Estimular a motivao e o comprometimento dos servidores e empregados

Que competncias queremos desenvolver?

SISTEMA DE PLANEJAMENTO E ORAMENTO

Tpicos: -metodologia de trabalho e conceitos utilizados;

-apresentao dos macroprocessos e processos do sistema de planejamento;

-fluxos do sistema de planejamento;

CONCEITOS / EMBASAMENTO TERICO

O que um Processo:
Uma srie de aes que produz um resultado que agrega valor ao produto ou servio.

Gesto de Processos:
Conjunto de aes sistemticas, baseadas em fatos e dados (geralmente traduzidos por indicadores), que permite manter estvel a rotina e implementar melhorias.

CONCEITOS / EMBASAMENTO TERICO

VISO SISTMICA DA ADMINISTRAO PBLICA

PLANEJAMENTO ESTRATGICO DO GOVERNO PPA
NOVAS NECESSIDADES

SOCIEDADE

CIDADO

RGOS E ENTIDADES / PTA IMPLEMENTAM / VIABILIZAM SEUS SERVIOS ORGANIZAO INTERNA NOVAS TECNOLOGIAS

FORNECEDORES

OS PROCESSOS ADEQUADAMENTE ORGANIZADOS VIABILIZAM AS ESTRATGIAS

TRIBUTOS RECOLHIDOS

PRODUTOS / SERVIOS PBLICOS

CIDADO

CONCEITOS / EMBASAMENTO TERICO

PROCESSO

Entradas

Atividades / Agregao de valor

Sadas

RECURSOS

CONCEITOS / EMBASAMENTO TERICO

PESSOAS?
Principal elemento de um processo, principalmente nos processos de servios; Pessoas criam, modificam e melhoram os mtodos de trabalho;
Mtodos de trabalho adequados aos processos produzem melhores resultados;
Melhores resultados asseguram competitividade da organizao e satisfao dos clientes / cidados. a a

CONCEITOS / EMBASAMENTO TERICO

PROCESSO IDEAL
Eficaz: O servio ou produto resultante satisfaz s necessidades dos clientes; Adaptvel: Facilmente necessidades; adaptvel s mudanas de

Eficiente: Opera com recursos satisfatoriamente; Controlvel: Ciclos repetidos de trabalho com variabilidade mnima; Formalizado: aprovados; Est descrito em documentos formais e

Mensurvel: So estabelecidos indicadores para medio e informao de desempenho

CONCEITOS / EMBASAMENTO TERICO

TIPOS / GRUPOS DE PROCESSOS

1- Processos Finalsticos / Programticos:
Processos que elaboram servios/ produtos diretamente para o cliente final, tocam o cliente. Diretamente ligados ao cliente. Ex: Prestao de servios (direto) ao cidado - hospitais, ambulatrios (sade), escolas, emisso de documentos, identificao, percias; emisso, recebimento e cobrana de tributos.

2- Processos Meio / Sistmicos:

Fornecem as condies bsicas, a estrutura necessria para o trabalho dos processos finalsticos. Ex: Planejamento e Oramento; Gesto de Pessoas; Patrimnio e Materiais; Tecnologia da Informao; Manuteno e Servios Gerais; Aquisio Governamental.

3- Processos Gerenciais:
Definem as estratgias e diretrizes do rgo ou entidade, estabelecem normas. Coordenam os processos meio e finalsticos.

CONCEITOS / EMBASAMENTO TERICO

1)

HIERARQUIA DOS PROCESSOS

MACROPROCESSOS / SISTEMA - Representam o desenvolvimento das macro funes organizacionais, normalmente seus processos envolvem outras funes e sua realizao causa impacto direto na vida da organizao;
2) PROCESSOS - Conjunto de tarefas/atividade seqenciais que

recebe um input (insumos/matria-prima) de um ou mais fornecedores, agrega valor e produz um output (resultado / produto/ servio) para um ou mais clientes;
3) TAREFAS/ATIVIDADES - Compostas por atividades seqenciais e

/ ou simultneas que desenvolvem resultados especficos que contribuem para o resultado / produto do processo.

CONCEITOS / EMBASAMENTO TERICO

MAPEAMENTO DE PROCESSO
Descrio grfica de um processo, onde devem ser relacionadas as atividades necessrias para a execuo do servio / produto desejado; O mapeamento de um processo fornece uma representao grfica das aes executadas, evidenciando a seqncia de atividades, os agentes envolvidos, os prazos e o fluxo de entradas e sadas, informaes e documentos em uma organizao ou unidade. Isso permite identificar mais facilmente oportunidades para a racionalizao e aperfeioamento dos processos de trabalho em uma organizao;

CONCEITOS / EMBASAMENTO TERICO

MAPEAMENTO E REDESENHO DE PROCESSOS

O mapeamento de processos uma tcnica que permite introduzir melhorias nos procedimentos de trabalho A anlise crtica das atividades, em fluxograma, permite a simplificao das prticas de trabalho acrescentando inteligncia e mais eficincia ao processo;

Esta tcnica utilizada quando se quer reduzir tempo de

processamento de documentos internos, diminuir prazos de entrega, etc;

O redesenho dos processos tambm a base para uma

reestruturao organizacional com a elaborao de novo modelo de gesto e respectivo organograma.

MISSO
Prestar

servios

sistmicos

de

apoio aos rgos e entidades do

Poder

Executivo

Estadual,

com

eficincia e de forma padronizada.

SISTEMA DE PLANEJAMENTO E ORAMENTO MACROPROCESSOS

GESTO DO PLANO ESTRATGICO GESTO DO PLANO PLURIANUAL ELABORAO DA LEI DE DIRETRIZES ORAMENTRIAS GESTO DA LEI ORAMENTRIA ANUAL GESTO DE CONVNIOS GESTO DE INFORMAES

MACROPROCESSOS PRIORIZADOS
GESTO DO PLANO PLURIANUAL 1) ELABORAR 2) AVALIAR 3) REVISAR ELABORAO DA LEI DE DIRETRIZES ORAMENTRIAS 1) DEFINIR DIRETRIZES PARA ELABORAO DA LDO 2) CAPACITAR EQUIPES SETORIAIS 3)PROJETAR RECEITAS DIRETAMENTE ARRECADADAS E DE CONVNIOS 4) PROJETAR DESPESAS DE INVESTIMENTOS, ODC E INVERSES FINANCEIRAS 5)CONSOLIDAR, COMPATIBILIZAR E VALIDAR PROJEO DA DESPESA PBLICA 6) DEFINIR TETO ORAMENTRIO 7) ELABORAR ANEXO DE METAS E PRIORIDADES 8) CONSOLIDAR , FORMALIZAR E ENCAMINHAR PLDO 9) ACOMPANHAR PLDO 10) DIVULGAR LDO PUBLICADA
GESTO DA LEI ORAMENTRIA ANUAL

1) ELABORAR MANUAL DO PTA/LOA; 2) CAPACITAR EQUIPES PARA ELABORAO DO PTA/ LOA; 3)REVISAR ESTIMATIVA DAS RECEITAS DIRETAMENTE ARRECADADAS E DE CONVNIOS; 4) REVISAR TETO ORAMENTRIO 5) ELABORAR PTA/LOA; 6)CONSOLIDAR, FORMALIZAR E ENCAMINHAR PROPOSTA ORAMENTRIA; 7)ACOMPANHAR PROJETO DE LEI ORAMENTRIA; 8) DIVULGAR LEI ORAMENTRIA PUBLICADA 9)REGULAMENTAR E NORMATIZAR LEI ORAMENTRIA; 10) REALIZAR CRDITOS ADICIONAIS; 11)REALIZAR ALTERAES NO QUADRO DE DETALHAMENTO DA DESPESA; 12) REALIZAR EMPENHO 13) MONITORAR A EXECUO ORAMENTRIA, FSICA E FINANCEIRA.

MAPA DE RELACIONAMENTO ENTRE O SISTEMA DE PLANEJAMENTO E ORAMENTO E OS DEMAIS SISTEMAS

GESTO FINANCEIRA CAPACIDADE DE EMPENHO PROJEO DA DVIDA

GESTO DA RECEITA

PROJEO DA RECEITA

DO

PRODUTOS DE DO

TI

SUPORTE

SISTEMA DE PLANEJAMENTO E ORAMENTO PPA/LDO/LOA

PED RESERVA NOTA DE EMPENHO PTA/LOA

GESTO DE AQUISIES

PGE

ORIENTAES/ ASSESSORIA JURDICA PLANO DE AQUISIES

LDO/PTA/LOA NOTA DE EMPENHO

GESTO FINANCEIRA

GESTO DE AQUISIES GESTO CONTBIL

NORMAS/ PROCEDIMENTOS CONTBEIS DIRETRIZES METODOLGICAS DE PLANEJAMENTO E ORAMENTO

AGE

RECOMENDAES DE AES CORRETIVAS

GESTO DE PESSOAS

PLANEJ./INFORMAES DE DESPESAS RGOS, ENTIDADES DO PODER EXECUTIVO/OUTROS PODERES

MAPEAMENTO DOS PROCESSOS

FLUXOGRAMAS: O fluxograma serve para registrar as seqncias das atividades e decises, de tal maneira que possam ser facilmente compreendidos e comunicados a todos. A descrio deve ser precisa, clara e concisa. O fluxograma uma ferramenta de baixo custo e de alto impacto, utilizada para analisar fluxos de trabalho e identificar oportunidades de melhoria. O fluxograma permite uma ampla visualizao do processo e facilita a participao das pessoas. A ferramenta fluxograma serve para documentar um rgo ou unidade especfica envolvida em cada etapa do processo, permitindo identificar as interfaces do mesmo.

MAPEAMENTO DOS PROCESSOS

SIMBOLOGIAS UTILIZADAS:
INICIO / FIM

ATIVIDADE, TAREFA, AO

Seta > sentido, direo do fluxo

DECIS O

conector

MACROFLUXO DA ELABORAO DO PLANO PLURIANUAL

SEPLAN
INCIO DEFINIR DIRETRIZES PARA ELABORAO DO PPA ELABORAR MANUAL DO PPA DISCUTIR E DEFINIR ESTRATGIAS SETORIAIS

SETORIAL

CAPACITAR EQUIPES PROJEES DE RECEITAS E DESPESAS ELABORADAS NA LDO

ELABORAR CENRIO FISCAL

DEFINIR TETO ORAMENTRIO ANALISAR PROPOSTAS SETORIAIS

ELABORAR PROGRAMAS GOVERNAMENTAIS

OK? SIM

NO

CONSOLIDAR, FORMALIZAR E ENCAMINHAR PROPOSTA DE PLPPA ACOMPANHAR PROJETO DE LEI DO PPA

DIVULGAR PPA PUBLICADO

FIM

MACRO FLUXO ELABORAO DA LDO

SEFAZ SAD SEPLAN
INCIO DEFINIR DIRETRIZES PARA ELABORAO DA LDO PROJETAR AS RECEITAS TRIBUTRIAS CAPACITAR EQUIPES PROJETAR AS RECEITAS DIRETAMENTE ARRECADADAS E DE CONVNIOS

SETORIAL

ANALISAR PROJEES CONSOLIDAR E COMPATIBILIZAR AS PROJEES DAS RECEITAS 1

SIM

OK?

NO

PROJETAR DESPESAS DE INVESTIMENTOS, ODC E INVERSES 2 PROJETAR DESPESAS DE PESSOAL CONSOLIDAR E COMPATIBILIZAR AS PROJEES DAS DESPESAS 3 ELABORAR ANEXO DE METAS E PRIORIDADES

PROJETAR A DVIDA PBLICA

1 2

DEFINIR TETO ORAMENTRIO ANALISAR PROPOSTAS SETORIAIS

OK?

NO

SIM

MACRO FLUXO ELABORAO DA LDO

SEFAZ
3

SAD

SEPLAN
5

SETORIAL

ELABORAR ANEXO DE METAS E RISCOS FISCAIS

CONSOLIDAR, FORMALIZAR E ENCAMINHAR PLDO AO LEGISLATIVO

ACOMPANHAR PLDO

DIVULGAR LDO PUBLICADA FIM

MACROFLUXO DA GESTO DA LEI ORAMENTRIA ANUAL

SEFAZ
REVISAR ESTIMATIVA DE RECEITA

SEPLAN
INCIO

SETORIAL
REVISAR ESTIMATIVA DAS RECEITAS PRPRIAS E DE CONVNIOS 1

ELABORAR MANUAL DO PTA/LOA

CAPACITAR EQUIPES

ANALISAR PROPOSTAS DE REVISO

OK? 1
SIM

NO

REVISAR TETO ORAMENTRIO

ELABORAR PTA/LOA

ANALISAR PROPOSTAS SETORIAIS

OK?

NO

SIM

MACROFLUXO DA GESTO DA LEI ORAMENTRIA ANUAL

SEFAZ SEPLAN SETORIAL

CONSOLIDAR , FORMALIZAR E ENCAMINHAR A PROPOSTA ORAMENTRIA

FORNECER CAPACIDADE DE EMPENHO

ACOMPANHAR PROJETO DE LEI ORAMENTRIA 5

REALIZAR CRDITO ADICIONAL REALIZAR ALTERAO DE QDD

DIVULGAR LEI ORAMENTRIA PUBLICADA

3 REGULAMENTAR E NORMATIZAR A LOA

REALIZAR EMPENHO

4 3

MONITORAR A EXECUO ORAMENTRIA, FSICA E FINANCEIRA

FIM

VALIDAO DOS PROCESSOS

A validao dos processos consiste na execuo de um conjunto de aes, em

equipe, que garantam:

1) O conhecimento, por parte de todos os servidores, das atividades que devem ser desenvolvidas para se realizar determinado processo; 2) A concordncia de que todos os procedimentos atividades de trabalho adotadas so as mais adequadas para se atingir os objetivos do processo; 3) A documentao posterior de todos os processos e procedimentos validados pela equipe, possibilitando que todos os participantes da organizao tenham cincia dos procedimentos adotados.

FUNO/SISTEMA: PLANEJAMENTO E ORAMENTO MACRO PROCESSO: GESTO DO PPA PROCESSO: ELABORAO DO PPA PRODUTO: PROGRAMAS DE GOVERNO ELABORADOS ENTRADAS INFORMAES PLANOS ESTADUAL E FEDERAL DA POLTICA, PLANO LEVANTAR INFORMAES E DEMANDAS DE GOVERNO, LEGISLAO ESPECFICA. RELATRIO DE INFORMAES, RAG. DIAGNSTICO SITUACIONAL, RELATRIO DE INFORMAES DIRETRIZES DA POLTICA, MANUAL DO PPA, ASSESSORAMENTO DA SEPLAN. PROGRAMAS COM ATRIBUTOS DEFINIDOS, TETO ORAMENTRIO, MANUAL DO PPA PROGRAMAS ELABORADOS PROPOSTA CONSOLIDADA PROPOSTA DE PPA APROVADA RECOMENDAES DE AJUSTES DOCUMENTOS REQUISITOS REALIZAR DIAGNSTICO DO RGO SADAS INFORMAES RELATRIO DE INFORMAES DIAGNSTICO SITUACIONAL

FLUXO DO PROCESSO

APRESENTAR O DIAGNSTICO E RELATRIO DE INFORMAES SUBSDIOS INFORMACIONAIS AO NVEL ESTRATGICO AO NVEL ESTRATGICO ASSESSORAR A ELABORAO DOS PROGRAMAS DISTRIBUIR TETO ORAMENTRIO E PRESTAR ORIENTAES TCNICO-METODOLGICAS CONSOLIDAR OS PROGRAMAS APRESENTAR PROPOSTA DE PROGRAMAS AO NVEL ESTRATGICO E CONSELHO PARA APROVAO ENVIAR PROPOSTA DE PROGRAMAS PARA A SEPLAN ASSESSORAR NA REALIZAO DE AJUSTES PROGRAMAS COM ATRIBUTOS DEFINIDOS

PROGRAMAS ELABORADOS RECOMENDAO DE AJUSTES, PROPOSTA CONSOLIDADA PROPOSTA DE PROGRAMAS APROVADA PROPOSTA ENCAMINHADA SEPLAN PROPOSTA AJUSTADA E ENCAMINHADA SEPLAN

CONSTITUIES FEDERAL E ESTADUAL, LEGISLAO SOBRE A POLTICA SETORIAL, LC 101-00, MANUAL DO PPA, OUTROS. DOS CLIENTES INTERNOS- TEMPO ADEQUADO PARA ELABORAO DO PROGRAMA, ASSESSORIA CONSTANTE, DA SOCIEDADEPROGRAMAS EXEQUVEIS E SOCIALMENTE JUSTOS. PROCESSO: NMERO DE DIAS DIPONVEIS PARA A ELABORAO DO PPA

INDICADORES

PRODUTO: % DE PROGRAMAS IMPLEMENTADOS, % DE PROGRAMAS REVISADOS, % DE INDICADORES MONITORADOS E AVALIADO

FLUXO DE ELABORAO DO PLANO PLURIANUAL RGOS SETORIAIS

NVEL ESTRATGICO UNIDADES ADMINISTRATIVAS

(MACROPROCESSO GESTO DO PPA)

SEPLAN

NCLEO SISTMICO (PLANEJAMENTO E ORAMENTO)

INCIO

DEFINIR A EQUIPE SETORIAL QUE CONDUZIR A ELABORAO DO PPA

LEVANTAR INFORMAES E DEMANDAS

REALIZAR CAPACITAO P/ ELABORAO DO PLANO PLURIANUAL

2 1

REALIZAR DIAGNSTICO DO RGO

REALIZAR ORIENTAO ESTRATGICA SETORIAL

APRESENTAR DIAGNSTICO E RELATRIO DE INFORMAES AO NIVEL ESTRATGICO

1 DEFINIR TETO ORAMENTRIO DAS AES 2 3 ELABORAR E REVISAR PROGRAMAS 1 DISTRIBUIR TETO ORAMENTRIO DEFINIR TETO ORAMENTRIO

ASSESSORAR A ELABORAO DOS PROGRAMAS

CONSOLIDAR OS PROGRAMAS

FLUXO DE ELABORAO DO PLANO PLURIANUAL RGOS SETORIAIS (MACROPROCESSO GESTO DO PPA)

NVEL ESTRATGICO UNIDADES ADMINISTRATIVAS NCLEO SISTMICO (PLANEJAMENTO E ORAMENTO)
4

SEPLAN

DELIBERAR SOBRE PROPOSTAS DE PROGRAMAS

APRESENTAR PROGRAMAS AO NVEL ESTRATGICO E CONSELHO

REALIZAR AJUSTES NOS PROGRAMAS

SIM

AJUSTES?

NO

PROVIDENCIAR ENVIO DA PROPOSTA DE PROGRAMAS PARA A SEPLAN

ANALISAR PROPOSTAS DE PROGRAMAS

AJUSTES?

SIM REALIZAR AJUSTES NOS PROGRAMAS ASSESSORAR A REALIZAO DE AJUSTES

NO

PROVIDENCIAR ENVIO DA PROPOSTA FINAL PARA A SEPLAN

FIM

Portal do Estado
www.mt.gov.br Na barra de ferramentas superior, clicar em governo; Na barra de ferramentas a esquerda, clicar em reforma administrativa Ncleos de administrao sistmica.