Ana Mrcia Lutterbach Rodrigues

UMA ANLISE DA TEORIA DOS ARQUIVOS

Dissertao apresentada

ao

Curso de

Ps-Graduao da Escola de Cincia da Informao da Universidade Federal de Minas Gerais obteno do como ttulo requisito parcial de Mestre em

Cincia da Informao.
r ea de co n c e nt r a o: I n fo r m a o , C u l tur a e S oc i e d a de O r ie n ta do r a: Pro f a. Vi l m a M or e ir a d o s S an t o s U n i v er s id a d e F e d er a l d e M in a s G er a i s

Belo Horizonte Escola de Cincia da Informao 2004

A realizao deste trabalho foi possvel com o apoio e colaborao da Profa. Dra. Vilma Moreira dos Santos, dos colegas do Arquivo Municipal da Cidade de Belo Horizonte e daqueles que h muito me acompanham e sustentam meus sonhos. A todos, meus sinceros agradecimentos e minha gratido.

Sumrio

RESUMO ....................................................................................................... 4 1. INTRODUO ........................................................................................... 5 2. ALGUMAS CONSIDERAES SOBRE A ARQUIVOLOGIA E A TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA ............................................................... 9 3. OS PRINCPIOS E CONCEITOS DA ARQUIVOLOGIA ................................ 18 3.1 Os Princpios arquivsticos ................................................................... 18 3.1.1 O princpio de respeito aos fundos............................................. 21 3.1.2 O princpio de provenincia ...................................................... 24 3.1.3 O princpio de manuteno da ordem original ............................. 25 3.1.4 O princpio de indivisibilidade ou integridade ............................ 27 3.2 O conceito de arquivo .......................................................................... 29 3.3 As caractersticas e qualidades do arquivo e seus documentos .................. 45 3.3.1 Naturalidade ou Cumulatividade ............................................ 45 3.3.2 Organicidade.......................................................................... 47 3.3.3 Imparcialidade ....................................................................... 49 3.3.4 Autenticidade ......................................................................... 52 3.3.5 Unicidade .............................................................................. 55 3.4 Algumas consideraes a partir dos princpios e conceitos da arquivologia 57 3.4.1 Trs caractersticas que definem o arquivo ...............................................59 3.4.2 Uma caracterstica que define o bom arquivo .....................................68 4. AS PRINCIPAIS QUESTES RELACIONADAS UTILIZAO DO ARQUIVO ............ 73 4.1 O Ciclo de Vida dos documentos ........................................................... 73 4.1.1 O tratamento dos documentos na fase corrente ........................... 78 4.1.2 O tratamento dos documentos na fase intermediria ................... 79 4.1.3 O tratamento dos documentos na fase permanente ...................... 80 4.2 Anlise dos arquivos no seu universo institucional ................................. 89 4.2.1 O trabalho na instituio arquivstica pblica .........................................94 4.3 Algumas consideraes relacionadas utilizao do arquivo .................... 97 5. CONCLUSO .......................................................................................... 102 REFERNCIAS............................................................................................ 105

RESUMO Estudo da teoria dos arquivos, baseado em sua literatura, com o objetivo de identificao dos fundamentos da arquivologia e de encontrar neste campo de estudo a possibilidade de maior cientificidade nos seus desenvolvimentos. O estudo feito atravs da anlise comparativa dos principais conceitos conforme enunciados pelos autores da rea. Destacam-se as noes que se mostram co mo indispensveis para a definio de arquivo e apresenta-se uma formulao para o conceito, procurando incorporar tais no es excluindo-se as demais. Delineia-se, a partir dessa anlise, o processo de criao dos arquivos donde se extrai as suas caractersticas intrnsecas e identificam-se as qualidades do arquivo e dos seus documentos fundamentando-as nessas caractersticas intrnsecas. Busca-se, ento, a identificao dos princpios arquivsticos como recursos para a manuteno das caractersticas e qualidades dos arquivos. Examinam-se, tambm a partir da anlise de conceitos, o universo da utilizao dos arquivos e o seu tratamento apontando os grandes problemas conceituais mesmo que no se chegue a oferecer-lhes soluo. As instituies arquivsticas so, por fim, brevemente abordadas com especial enfoque no seu papel social e no trabalho desenvolvido em seu interior.

1. INTRODUO

O problema que motivou inicialmente essa dissertao surgiu da prtica no Arquivo Municipal da Cidade de Belo Horizonte APCBH - onde a autora do presente trabalho participa, desde de 2000, da construo dos instrumentos de pesquisa e da identificao do seu acervo. A primeira dificuldade, relativa ao desenvolvimento do trabalho com documentos fotogrficos, apresentou-se no momento da elaborao do resumo do contedo de cada imagem e da construo do ndice por palavras descritoras desse contedo. A multiplicidade de interpretaes possveis de uma imagem demandava uma escolha e no se identificava um critrio que delimitasse o mbito da utilizao do contedo do documento de maneira segura. Ademais, a escolha dos vocbulos mais adequados para o ndice remetia ao universo dos consulentes que se configura em dimenses quase infinitas ao se considerar as possibilidades futuras de utilizao do acervo. O segundo problema surgiu aps dois anos de trabalho, quando se constatou que, havendo apenas uma funcionria dedicando-se a tal atividade, seriam gastos aproximadamente 70 anos de trabalho para se alcanar a sua concluso, j que o acervo compe-se de algo em torno de 110.000 itens 1. E, por fim, verificou-se que o ndice referente aos 1500 documentos j descritos, o qual fora colocado disposio na sala de consultas juntamente s suas fichas descritivas, no era utilizado e que as 900 imagens que no possuam cpias reprogrficas disponibilizadas para consulta, continuavam ignoradas como fonte de pesquisa. Essa ltima constatao sugeriu a existncia de mais problemas do que se poderia supor. Urgia um exame das atividades desenvolvidas com vistas disponibilizao dos documentos fotogrficos e a formulao de uma metodologia de trabalho que as tornasse de efeito. Algumas aes foram desenvolvidas atravs do prprio APCBH, tais como a busca por produes literrias que tratassem do tema e o convite, em parceria com o Arquivo Pblico Mineiro APM, professo ra Johanna W. Smit, para ministrar um curso de uma semana que versasse sobre a indexao de documentos arquivsticos. Aliou-se a isso, a iniciativa pessoal da autora deste trabalho, com o apoio do

Para esse clculo levou-se em conta o tempo mdio de uma hora e dez minutos para o tratamento de cada imagem considerado-se sua anlise, pesquisa para identificao de contedo, redao do resumo do contedo, identificao das palavras-chave descritoras do contedo, digitao da ficha descritiva e do ndice, conferncia e impresso das fichas e do ndice. Considerou-se a carga horria de oito horas de trabalho por dia.

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APCBH, de cursar o mestrado da Escola de Cincia da Informao da UFMG. O projeto proposto, com vistas a ser desenvolvido ao longo do curso de mestrado, e, depois, o projeto para qualificao, foram elaborados com a p roposta de construo de uma metodologia para o tratamento dos documentos fotogrficos de carter arquivstico. No entanto, medida que os estudos da arquivstica foram se desenvolvendo, verificou-se que o tratamento de documentos fotogrficos em arquivo dependeria primeiramente de uma boa compreenso da teoria dos arquivos. Constatou-se que, embora os documentos fotogrficos de arquivo apresentem peculiaridades que os distinguem dos documentos textuais e, tambm, maior apelo pesquisa na atualidade, antes de tudo eles so documentos arquivsticos. Suas especificidades no significam que eles deixem de apresentar os mesmo problemas de tratamento e acessibilidade dos documentos textuais destaca-se como o principal deles, o volume documental. Que, embora sendo susceptveis a interpretaes mltiplas de contedo, os documentos fotogrficos de arquivo no se constituem em uma coleo desvinculada do seu contexto de produo - ainda que uma parte significativa de consulentes enxergue-os assim. Os estudos de arquivstica indicam, por fim, que sendo cada fundo arquivstico nico na sua constituio, seria inadequado propor uma metodologia para o tratamento de qualquer acervo fotogrfico de natureza arquivstica. Mostrase mais adequada a aquisio de uma boa base terica que permita um planejamento especfico para cada fundo atendendo s suas peculiaridades. Dessa forma, a presente dissertao tem co mo objetivo a busca de entendimento da teoria dos arquivos, atravs dos autores considerados mais expressivos para o debate em questo, de modo a identificar seus conceitos e princpios e o nexo existente entre eles. Essa proposta pretende investigar a possibilidade da teoria dos arquivos alcanar um certo grau de cientificidade que, alguns autores, como Schellenberg, consideram desnecessrio para que ela se desenvolva e cumpra seu papel no tratamento dos arquivos, mas outros a consideram indispensvel. Foram estudados os seguintes autores nesta pesquisa: de maneira especial, a Associao dos Arquivistas Holandeses - 1898, Hilary Jenkinson - 1920 e Theodore R. Schellenberg 1956 e 1963; e autores com contribuies relevantes a partir da dcada de 80: Michel Duchein (1982), Helosa L. Bellotto (1991 e 2002), Luciana Duranti (1993 e 1994), Jean Yves Rousseau e Carol Couture (1994). Alm desses autores, recorreu-se tambm bibliografia arquivstica centrada nos aspectos terico-metodolgicos. Assim, a pesquisa documental 2 delineou-se como o procedimento metodolgico a ser adotado no desenvolvimento deste trabalho. Foi necessrio tomar a defesa da necessidade dessa cientificidade e procurar demonstr-la em prol do desenvolvimento da arquivologia como cincia. A literatura arquivstica mostra, depois de um sculo de estudos referendados em problemas de base circunstancial histrica, que h elementos fundamentais que
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E m fon tes imp r e ss as pub licad as .

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independem do contexto temporal em que o arquivo examinado e que esses fundamentos devem ser delineados cientificamente 3 para que, a partir deles, se possa desvelar alguns tantos outros que permitiro o avano deste campo de conhecimento. Os amadorismos e improvisaes no tratamento dos arquivos, que tm como conseqncia, inclusive, a desvirtuao do carter arquivstico dos documentos, no geram apenas os problemas visveis na consulta aos documentos. Hoje, essas posturas acabam por implodir os arquivos, como escreveu Camargo (2003), prejudicando a sua utilizao futura. A partir do mo mento que se permite a perda de organicidade de um arquivo, este fica condenado a no recuperar mais o significado dos seus documentos. Assim, a identificao de bases cientficas que orientem os trabalhos nos arquivos seria o caminho para fazer com que os arquivos cumpram seu papel na atualidade e mantenham sua inteligibilidade para o futuro. Isso no significa pretender encontrar uma teoria definitiva, porque, se a filosofia filha do seu tempo, como ensina Hegel, pode-se, hoje, estender essa mxima, tambm, para as cincias, quando suas verdades tornaram-se relativas. Pretende-se, diferentemente, construir bases suficientemente claras para o desenvolvimento de metodologias coerentes que orientem os trabalhos nos arquivos de modo a tornar seus documentos facilmente acessveis e dotados de significado. A finalidade atribuda aos arquivos pelos tericos do campo, ao longo da histria, variou conforme o contexto cultural da poca em que eram ex aminados. Discorrem Rousseau e Couture (1998):
Com a apa recimen to do estado-na o e o d esenvo lvim en to da H ist r ia como d iscip lina un iversit ria [...] , os dep sitos d e arqu ivo, ou tro ra con sid erados sob r etudo como a rsena is de le is, tran sformam- se agora em a rsena is da h istria. (p 17)

Hoje, percebe-se, h preocupao, para uma determinada vertente, de se reconhecer a informao arquivstica como dado de informao descontextualizada, supondo-se estar, assim, inserindo os arquivos na Sociedade da Informao 4 e, para outra vertente, valorizam-se as informaes contextualizadas dos documentos na sua origem com vistas democratizao da informao. Contudo, as questes fundamentais, que determinam o que arquivo e o seu tratamento, no foram afetadas pelas diferentes finalidades atribudas a ele no decorrer do tempo, ainda que a prtica nas instituies arquivsticas tenha sido fortemente influenciada por elas. Seus fundamentos mantiveram-se sem alteraes significativas ao longo destes 106 anos, perodo compreendido entre a publicao
Con s ide r a- se c i en t if i c i d ad e , aqu i, a ex ist n c i a d e u m co r p o t e r ico , c lar a me n te d e lineado, qu e seja con sensu al toda co mu n idad e arqu iv stica e desatrelado d e f en me nos cu lturais circunstanciais. 4 N o tr a ta r e mo s , n es sa d i ss er t a o , d o s d o cume n t o s e l e tr n i cos e m e sp e c ia l , p o is s eu tr atamen to no d eve d if er ir, basicame n te, do tratamen to dos dema is do cu me n tos arqu iv s ticos no eletrn icos.
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do Manual de Arranjo e Descrio de Arquivos, da Associao dos Arquivistas Holandeses em 1898, e o ano corrente. E so, precisamente, esses fundamentos que se busca identificar de maneira clara no presente trabalho. O primeiro problema identificado nessa busca terica refere-se terminologia, que no consensual entre os autores e tradutores da literatura do campo. Nota-se que o prprio desenvolvimento da teoria vai moldando sua terminologia ao longo do tempo, de forma que, nas publicaes mais antigas, os termos so mais volteis do que nas publicaes mais recentes, onde a terminologia est mais consolidada. Mas, ainda hoje, no se pode afirmar que ela se encontra totalmente consolidada: ainda constatam-se diferenas no emprego de alguns termos, conforme se pretende demonstrar no captulo que se segue. Esta dissertao est organizada em trs captulos centrais: o que se segue a esta introduo discorre brevemente sobre a histria do desenvolvimento da arquivologia de maneira a situar as discusses que se seguiro e, tambm, aborda o problema terminolgico atravs da citao dos termos e autores que so de maior importncia para a compreenso da teoria. O outro captulo dedicado ao exame dos conceitos encontrados na literatura da rea. Primeiramente, so examinados os princpios arquivsticos, o conceito de arquivo e suas caractersticas e qualidades a partir da anlise comparativa das definies encontradas nos autores escolhidos. Neste mo mento, discute-se, tambm, a conceituao de documento, de documentos de arquivo e de informao e tenta-se reformular cada conceito de modo a lhes dar coerncia relativamente ao conjunto da teoria dos arquivos. Ao final deste captulo feito um exame do corpo terico analisado e, a partir disso, desenham-se os nexos possveis entre os diversos elementos que compem o universo de criao do arquivo e que definem suas caractersticas e qualidades, extraindo-se da o significado dos princpios arquivsticos. O ltimo captulo refere-se ao tratamento do arquivo com vistas sua utilizao. Neste captulo, busca-se apontar os principais elementos que carecem de fundamentao cientfica e identificam-se os fundamentos do processo de criao dos arquivos que adquirem importncia nesse universo. Ao final, analisam-se, brevemente, alguns problemas do universo da utilizao do arquivo e abordam-se questes relativas instituio arquivstica pblica, salientando-se o seu significado poltico-cultural e relacionando este significado necessidade do aprimoramento do tratamento dos arquivos com vistas ao acesso ao seu contedo informacional pelas populaes vinculadas a eles. Esta dissertao no pretende esgotar a discusso e busca de maior preciso para os conceitos da arquivologia. Cabe ressaltar que cada um desses pontos merece estudos mais detalhados e aprofundados. Contudo, nosso objetivo identificar alguns aspectos que, sob o olhar da autora deste trabalho, podem chegar a comprometer o bom entendimento da teoria dos arquivos; e, ao mesmo tempo, apontar possveis interpretaes relativamente ao conjunto dessa teoria.

2.

ALGUMAS CONSIDERAES SOBRE A ARQUIVOLOGIA E A TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA

Sousa (2003) observa que:

O s con tornos d essa d iscip lina do conhecim en to humano, a Arqu ivs tica, som en te to rnaram- se p ercep tveis com a urban iza o da s sociedad es, com a fo rmao dos estados na ciona is e o conseqen te aum en to das ins titu ies pb lica s. (p . 242-243)

Isso porque, por muitos sculos, as noes de administrao foram baseadas na vontade do soberano; os arquivos, ento, existiam para atender exclusivamente a ele. O arquivista ocupava um posto de confiana junto ao soberano e apenas ele o arquivista - saberia localizar os documentos arquivados conforme o seu entendimento pessoal de qual seria a melhor forma de organiz-los para isso. No sculo XIX, aps a consolidao das instituies arquivsticas nacionais, criadas em conseqncias das mudanas nas estruturas de poder, os arquivos passaram a demandar maiores esforos para a viabilizao do acesso aos documentos de modo que as informaes sobre sua origem permanecessem visveis. Estabelecem-se, ento, alguns princpios de orientao prtica para a organizao da documentao arquivstica. O princpio de respect des fonds, formulado por Nataly de Wally, chefe da Seo Administrativa dos Arquivos Departamentais, em 1841, foi publicado pelo Ministrio do Interior na Frana em 1848 (Silva et al., 2002, p.107), como instruo para o tratamento dos acervos documentais, e no com vistas a u m desenvolvimento conceitual. E os princpios de provenincia e ordem original, inspirados no princpio de respect des fonds , foram publicados na Alemanha, em 1881, no Regulative fr die Ordnungsarbeiten im Geheimen Staatsarchiv, tambm dentro de uma perspectiva de orientao para a prtica nos arquivos. A Associao dos Arquivistas Holandeses, em 1898, foi quem publicou a primeira obra que prope um estudo conceitual dos princpios arquivsticos. Embora tenha sido intitulada Manual de Arranjo e Descrio de Arquivos 5, seus autores fazem questo de declarar, no prefcio da obra, que detalhes a respeito do
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A obra fo i tr aduzid a p ar a o po r tugus po r in icia tiva do Arqu ivo N acion al em 1960.

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formato da descrio arquivstica no os preocupa, sugerindo pretenderem, de modo inovador, buscar alcanar maior cientificidade para o tratamento dos arquivos. Dizem eles:
S en timos, po is , qu e um d ever pa ra cono sco, an tecipa rmo-nos a ela [a crtica] com admitir francamen te qu e, a inda em nossa p rpria op in io, a s na rra tivas d e Ja cob van Lennep so, po r certo, ma is a tra en tes qu e a nossa obra , e com d ecla rar, adema is, qu e no repu tamo s cap ita l qu esto de saber se da ta h d e ser imp ressa ou po sta en tre pa rn teses, ou se se num eram o s docum en tos com a lgarismo s ou letra s.. (1960, pr ef cio dos au tor e s pr imeir a ed i o. p.7)

Essa declarao dos autores aponta sua inteno de ir alm da determinao de algumas regras para a elaborao dos inventrios e entrar no campo da conceituao, ou seja, da cientificidade. Como, por exemplo, nos pargrafos 16 e 17 (Associao... 1960, p.35-41), onde eles definem os princpios de respect des fonds, provenincia e ordem original e discorrem sobre eles, tentando eliminar equvocos e tornar esses princpios conceitualmente claros. Em 1922, o ingls Hilary Jenkinson desenvolve algumas teorias importantes como a definio daquilo que ele denominou as qualidades dos documentos de arquivo: Imparcialidade e Autenticidade 6. Mas isso no foi suficiente para impulsionar a arquivologia. Depois da Segunda Grande Guerra, os maiores esforos concentraram-se no continente norte-americano arquivsticas e eram voltados para o s desenvolvimento fases corrente de e metodologias especialmente dedicadas

intermediria dos arquivos, em conseqncia da acelerada expanso da produo documental. Formularam-se, ento, os conceitos de ciclo de vida dos documentos e de gesto documental records management - este ltimo relativo ao tratamento dos arquivos em suas fases corrente e intermediria. Este mesmo perodo marcado pelo que Roper (1989) chamou de expanso da histria acadmica . Este fenmeno interferiu muito na prtica de tratamento dos arquivos permanentes. O enfoque na pesquisa histrica promoveu alguns equvocos, por parte dos funcionrios das instituies arquivsticas, porque tentavam atender a essa demanda de consulta. Atravs de suposies sobre temas de interesse, os arranjos desrespeitavam os princpios arquivsticos. No entanto, essa prtica nos arquivos permanentes no afetou diretamente o desenvolvimento da teoria arquivstica. A produo literria continuou a desenvolver-se com base no que j estava consolidado. Mas, pode-se presumir, no a fomentou, pois se a teoria arquivstica deve orientar a prtica no tratamento dos arquivos, por outro lado, a prtica arquivstica que alimenta as discusses que propiciam o desenvolvimento terico. Desprezando-se a teoria no desenvolvimento da prtica, se empobrece o debate terico.
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A obr a d e H ilar y Jenk in son nunca fo i pub licada no Br asil co m tr adu o p ar a o po rtugu s.

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No Brasil, foi na dcada de 60 do sculo passado, que o Arquivo Nacional identificou a necessidade de dar organizao arquivstica mais rigorosa aos seus documentos. At ento, estes estavam ordenados a partir de uma orientao mais biblioteconmica do que arquivstica, ou seja, os documentos encontravam-se ordenados por assuntos, interesses, valor histrico, etc., e no conforme sua provenincia e ordem original. O diretor do Arquivo Nacional poca, Jos Honrio Rodrigues, convidou, ento, o estadunidense Theodore Roosevelt Schellenberg para vir ao Brasil a fim d e aconselh-lo sobre os problemas do Arquivo Nacional, conforme relata o prprio Rodrigues na apresentao de Documentos pblicos e privados: arranjo e descrio de 1963 . Nesta ocasio, Schellenberg acabara de produzir este livro, ainda no publicado, contendo sua metodologia arquivstica, que foi traduzido e publicado pelo Arquivo Nacional, j que o pas s possua algumas cpias mimeografadas de artigos sobre o tema e a traduo do manual publicado pela Associao dos Arquivistas Holandeses. Mas Schellenberg (1973) quem, em publicao anterior - Arquivos Modernos: princpios e tcnicas 7 - no se intimida em afirmar que: A arquivstica, ainda que relativamente nova, no carece de substncia cientfica ou de erudio e, fugindo regra, tentou evitar uma terminologia especializada. (p.13). Ainda assim, esse autor ofereceu avanos tericos ao reafirmar os princpios arquivsticos e identificar a acidentalidade do valor cultural que os documento s adquirem depois de cessado seu uso corrente e porque os seus valores sero de interesse para outros que no os utilizadores iniciais (Schellenberg, 1974, p.180). Este mesmo trabalho trata dos princpios de classificao dos arquivos correntes, do plano de destinao dos documentos e sua transferncia para centros intermedirios de documentos , destruio e transferncia para o arquivo de custdia. No Brasil, com a carncia de cursos de graduao na rea, comea-se a produzir uma literatura arquivstica apenas no final do sculo XX. A formao em arquivologia, at hoje, depende muito do empenho do interessado em adquirir conhecimento atravs de seus prprios esforos. Em Minas Gerais, por exemplo, no existem cursos de graduao e especializao na rea. No nvel dos estudo s de ps-graduao, a possibilidade que se coloca para os interessados o Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao da UFMG, que abriga projetos de pesquisa enfocando questes do campo da arquivstica, como o estudo em pauta. Algumas universidades de outros estados vm contribuindo na produo do conhecimento da rea. Por exemplo, a UnB, a USP e o Instituto Brasileiro de Informao, Cincia e Tecnologia (IBICT), atualmente incorporado estrutura da UFF. A carncia de cursos compromete os servios nos arquivos, especialmente no que se refere ao tempo de trabalho, pois os funcionrios precisam formar-se dentro das instituies enquanto executam as atividades.
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A obr a fo i pub licad a em 1 956 em lngu a ing lesa.

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Cabe mencionar os esforos do CONARQ Conselho Nacional de Arquivos e das associaes de arquivistas que, atravs de publicaes, da promoo de congressos e da criao de comisses especiais para o estudo dos problemas especficos da rea, vm aos poucos contribuindo para o desenvolvimento do campo no pas. Do mesmo modo, os arquivos pblicos de algumas cidades e as fundaes Getlio Vargas e FUNART, dentre outras, tm se emp enhado em consolidar a nossa arquivologia editando trabalhos, textos cientficos e orientaes para os arquivistas. Ressalta-se, tambm, o papel do Conselho Internacional de Arquivos C.I.A. - para o desenvolvimento da arquivologia. Sua contribuio mais recente refere-se aos trabalhos direcionados concepo da Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica - ISAD-G - que orienta a boa aplicao dos princpios arquivsticos no tratamento documental de modo a padronizar os elementos de descrio dos conjuntos de documentos; e da Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivstica para Entidades Coletivas, Pessoas e Famlias ISAAR(CPF) - que orienta a padronizao dos registros de autoridade, com vistas a possibilitar a integrao intelectual de documentaes referentes a uma mesma entidade coletiva, pessoa ou famlia que se encontrem em locais, ou mesmo pases, diferentes. Contudo, alguns autores dedicados apercebem-se da precariedade dos recursos tericos disponveis para que se possa dar conta dos problemas no interior das instituies arquivsticas. Sousa (2003) preocupa-se com a possibilidade da Arquivstica estar condenada a permanecer como um corpo de prticas e de receitas sem racionalidade cientfica (p.240) . Em seu trabalho, voltado para a classificao dos arquivos de documentos correntes, ele ainda:
o a rcabouo te r ico-m e todo lg ico u tilizado pa ra tra tar a qu est o da classifica o de in fo rma es arquivstica s, mo ldado em m eados do scu lo XI X, no d ma is con ta d e reso lver o s p rob lemas impo stos p e la g rande ma ssa d e in forma es a cumu lada s d ia r iam en te p e las o rganiza es con tempo rnea s, p e la d issem ina o de no va s tecno log ia s, pela instab ilidad e crnica das institu ies e p e lo d esenvo lvimen to so cia l, qu e trou xe tona a figura do cidado e o d ireito `a informao. (p.241 -242)

ele considera necessrio

buscar-se uma fundamentao terica para o processo de classificao (p.240). Diz

Independentemente de se concordar com os motivos expostos pelo autor talvez no seja um problema de obsolescncia do arcabouo terico - considera-se que o campo necessita prover seus conceitos fundamentais de uma tal sistematizao que construa com eles uma estrutura slida para a arquivologia. Sendo assim, a possibilidade de real desenvolvimento da rea demandaria, tal qual prope Sousa, uma maior cientificidade. nessa perspectiva que se situa o primeiro problema apresentado quando se dedica ao estudo da arquivologia atravs da sua literatura, principalmente para os iniciantes. Trata-se da falta de consolidao da terminologia adotada, seja nas

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tradues para o portugus do Brasil, como tambm n os textos originais, em nossa lngua ou em lngua estrangeira. As tradues so mais problemticas porque os pases tendem a adotar vocabulrios prprios, o que acarreta problemas nas freqentes tradues literais dos termos. Alguns exemplos encontrados em Schellenberg, Bellotto e Rousseau e Couture ilustram esse aspecto: O termo arranjo, na arquivstica atual, tem sido utilizado no contexto dos arquivos permanentes, ou seja, ele se refere ordenao do arquivo e sua descrio depois de recolhido para guarda permanente. Schellenberg (1973), por exemplo, utiliza o termo arranjo de forma ampla, mesmo quando est se referindo aos arquivos correntes. Citamos um trecho que ilustra o problema: O encarregado de uma repartio, note-se bem, comumente se preocupa apenas com o arranjo daqueles [documentos] criados pela prpria repartio (p.207, grifo nosso). Ora, o prprio autor adota o termo classificao para o tratamento dos documentos correntes, conforme pode ser comprovado na mesma obra citada. Mas, ele no restringe o uso do termo arranjo fase permanente, como se v, criando, assim, uma confuso para o leitor iniciante. ainda na traduo dessa mesma obra que se encontra o termo ingls archive groups, que significa para o autor fundos de arquivo, traduzido simplesmente por grupos. Traz a traduo:

S egundo Jenkin son a o rganiza o de do cumen tos tem por ob jetivo ' es tab e lec er ou r es tabe le c er o ar ran jo o r igina l' . Os do cumen to s d evem ser arran jado s em grupo s (a rch ive g roup s) po r ele d e fin ido s como a cumula es resu ltan tes do traba lho. (p.219)

Neste trecho, a tradutora manteve o termo original entre parnteses, o que facilita a compreenso para quem tem conhecimento da terminologia norteamericana, mas nem sempre isso acontece e, ento, o leitor passa a ler grupo onde deveria constar o termo fundo. Na continuidade do mesmo trecho citado, encontra-se o termo cabealho referindo-se aos ttulos dos fundos e suas subdivises. Esse termo pode gerar equvocos porque, na biblioteconomia, os cabealhos so estabelecidos com base na anlise de assunto e, o leitor desavisado, especialmente aquele com formao em biblioteconomia, poder interpretar que os fundos e suas subdivises tambm se organizam por assuntos. Segue-se um dos trechos onde o termo est empregado: Essas funes iro constituir os cabealhos gerais sob os quais devem ser organizadas as classes de documentos (p.219, grifo nosso) Um pouco mais adiante, encontra-se o termo subgrupo referindo-se ao que se denomina grupo ou seo: Os subgrupos constituem-se de sries de documentos tomando-se por base o seu arranjo no sistema de arquivamento, assunto ou afinidade funcional, ou uniformidade fsica. (p.222, grifo nosso).

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Bellotto (1991) aponta a variao dos termos seo e grupo. referente ao termo mencionado na pgina 92, a autora observa:
A denom ina o ado tada ser essa ltima [ s e o ] se se acompanhar a tradu o estr ita dos manua is d e T. R. Schellenberg, fazendo ana log ia com o s g rupos e subgrupo s d e qu e fa la aqu ele consag rado a rq u i v i s ta . O p r e f ixo sub , no ca so americano, justifica-se pelo fa to d e a exp res so ar ch ive group correspond er em po rtugus ao qu e d enom inamo s fundo . H arqu ivis tas b rasileiros qu e ado tam a d iviso do fundo em subg rupos d iretam ente, em razo desta especificidade da expresso ing lesa .. (p . 102)

Em nota

Tomando-se como exemplo o Arquivo Pblico da Cidade de Belo Horizonte, verifica-se que os termos seo e grupo so substitudos pelo termo subfundo. Ou seja, pelo menos para os funcionrios dessa Instituio, cria-se um problema de interpretao da literatura. Percebe-se que a preocupao de Bellotto (1991) com o problema terminolgico est presente, no apenas no trecho citado, mas em outros momentos. Por exemplo, ao discutir as sries no arranjo arquivstico para as quais, segundo ela, deve vigorar a funo e o tipo documental, ela observa:
O u so simu ltn eo da pa la vra srie pa ra designa r o rgan is mos, pa ra d enom inar seq ncia de do cumen to s da m e sma tipo log ia , da m esma fun o, do m esmo a ssun to, ou ainda para denom inar ag lu tina o d e fundo s, como na a rqu ivs tica fran cesa, pode gerar con fu ses tan to pa ra o tra tam en to t cnic o le vado a e fe ito p e lo a rqu iv is ta c omo para o s prp rios u surio s-pesquisado res. (p .96)

A variao de terminologia tambm encontrada na traduo efetuada por autores portugueses da obra de Rousseau e Couture (1998). O glossrio procura esclarecer as diferenas de vocabulrio do francs canadense para o portugus de Portugal e do Brasil sem, mesmo assim, conseguir contornar o problema:
Canad (Quebequ e) A r ch iv es de g es tion A r t i c le Ca lend r ier d e cons er vation Chemise Classemen t Do ssier Fo rmu le d e tran s fer t G roupe de fond s da rchives In s trum en t d e r e che r che Prin cipe de respect d es fonds R co lem en t Po rtuga l Arqu ivos corren tes Un idad e d e ins ta la o Tab e la d e se le c o Capa Organ iza o (cla ssifica o, o rdena o ) Do ss ier , pro ce sso Gu ia d e remessa G rupo de arqu ivos In s trum en to d e d es c r io do cumen ta l Prin cp io de pro v en incia Con tro le d e fundo s Bra sil Arqu ivos corren tes Un idad e d e a rquivam ento Tab e la d e te mpora lidad e Pa s ta, cam is a Arqu ivamento classifica o, ord enao Do ss ier , pro ce sso R e la o d e a co lh imen to G rupo de fundo s In s trum en to d e p esqu isa Prin cp io da p roven incia Con tro le d e a c er vo

Fon te: Rou sseau e Cou tur e (1998 , p .339)

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Note-se que, no que se refere aos termos brasileiros, alguns no

correspondem ao uso no Brasil, como, por exemplo, relao de acolhimento. Usase, aqui, Guia de recolhimento. E no se tem conhecimento da utilizao do termo camisa referindo-se a pasta. Destaca-se um trecho dessa obra na edio portuguesa:
Quan to a a rquivstica, esta tra tada como a d iscip lina qu e agrupa todos os prin cp io s, no rmas e tcn ica s qu e regem as fun es d e g esto do s a rquivo s, tais como a cria o, a avalia o, a a q u i s i o , a c las s ifica o, a d es c r io, a comun icao e a c on se rva o . (p .24, gr ifo nosso)

A palavra aquisio sugere o processo da biblioteconomia de aquisio de documentos selecionados com base em polticas de desenvolvimento de acervos, calcadas, muitas vezes, em necessidades dos usurios. O emprego desse termo, referindo-se ao recolhimento dos acervos aos arquivos permanentes, pode tambm dificultar para o leitor, especialmente se do campo da biblioteconomia, o entendimento de que os documentos de arquivos no so adquiridos conforme o interesse dos seus consulentes/usurios. Eles so transferidos ao arquivo intermedirio ou recolhidos ao arquivo permanente depois de terem sido submetidos Tabela de Temporalidade. Esta Tabela, de fato, resulta do processo de avaliao, mas, a princpio, tal avaliao no toma os consulentes por base. O termo aquisio, portanto, conforme ressaltado por Schellenberg (1973), no deveria fazer parte da terminologia arquivstica. Na traduo da obra de Rousseau e Couture (1994), verifica-se que, o que no Brasil chamamos de documentos correntes, so traduzidos por documentos activos, os chamados intermedirios, por semiactivos e, os permanentes, por inactivos. A conceituao da expresso item documental apresenta verses variadas tambm. Na publicao do Arquivo Pblico Mineiro (1997) encontra-se o seguinte: Unidade documental materialmente indivisvel (Dossi, processo e documento avulso). Tambm referido como pea (p.78). E no glossrio da ISAD-G (1999), traduzida pelo Arquivo Nacional do Brasil, l-se: A menor unidade arquivstica intelectualmente indivisvel, por exemplo, uma carta, memorando, relatrio, fotografia, registro sonoro . Com uma n ota de p de pgina: No Brasil, item documental definido como a menor unidade arquivstica fisicamente indivisvel (p.5). Contudo, essa nota, aparentemente, est fazendo uma generalizao que no condiz totalmente com a realidade, porque muitos no Brasil consideram o item documental tal como na definio principal da ISAD-G. Sendo assim, no h uma referncia suficientemente segura para se definir esse termo. H a expresso unidade documental que se refere tanto a um documento avulso como a um conjunto de documentos que no deve ser desmembrado porque compem um dossi

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ou processo. Pelo que foi possvel verificar, no h controvrsia sobre esse conceito. A questo mais complexa, relacionada terminologia arquivstica, foi deixada para o final deste captulo pois alm de ser um problema terminolgico, alia-se a ele a questo conceitual. Trata-se do termo Arquivo . Em captulo adiante, este termo ser analisado visando-se encontrar uma conceituao a mais precisa possvel. Contudo, a questo terminolgica pode ser antecipada. No Dictionary of Archival Terminology do International Council on Archives (1984), encontra-se o termo Archives, no plural, tanto na lngua inglesa quanto na francesa e, o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (1996), da Associao dos Arquivistas Brasileiros, traz o termo Arquivo no singular. No Brasil, compreende-se o termo arquivo, no singular, como uma unidade, um todo formado por partes e que pode designar arquivo em qualquer uma das fases do seu ciclo de vida. J o tradutor da obra editada pela Associao dos Arquivistas Holandeses, Manuel Adolfo Wanderley, faz a seguinte explanao, como nota de p de pgina indexada ao termo Arquivo: A palavra holandesa archief , nome usado no singular como o so palavras correlatas em vrias outras lnguas europias. [...] . (p.9) Em nenhum termo da lngua inglesa, se encontra o sentido que no Brasil atribumos palavra a rquivo no singular. O termo Archive , no singular encontrado no Dicionrio do C.I.A. (1984) com a seguinte definio: Archives originating from a single provenance (p.23). Ou seja, traz o significado de fundo de arquivo sendo que, na literatura em lngua inglesa, na verdade, no se costuma encontrar o termo sendo utilizado nesse sentido. Archives , no ingls, traduzido como documentos de arquivo permanente e, o termo Records designa, tradicionalmente na lngua inglesa, os documentos dos arquivos correntes e intermedirios. Cook (1993) considera importante examinar o problema terminolgico nos termos r ecords e a rchives . Diz ele:
The cen tra l th em e of th is boo k is th e op eration o f an a r ch iv es service; part o f an a rch ives service is a record s ma n a ge me n t op era tion. Record s manag emen t p rogramm es a lso exist (in fact c e r ta in ly m u ch m o r e o ft e n ) a s se rvi c e s q u i te d i s t in c t fro m a r ch i ve s. Th e d ifferen ce b e tween arch ives and record s th e materia ls wh ich d e fine th ese two services has th erefore to b e ma rked as strong ly a s po ssib le. I t is a d istinction wh ich is we ll found ed in the (Eng lishlanguag e) professiona l litera tu re of the la st decad es, bu t wh ich ha s b een con fuse d, and con tinu es to b e con fu sed in da ily us age, b y a p ecu lia r ity o f British h isto r y. [] Nea r ly a c en tur y la te r, lo ca l gov e rnme n t in its turn b egan to set up archiva l repositories, and simp ly fo llo wed th e trad ition in nam ing th e n e w estab lishm ents a s coun ty record o ffices. Though toda y th e usag e is som e times cha lleng ed, it is still

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e s tab lished . Th e cons equ enc e is tha t th e te rm re cord is o ften u sed in terchangeab ly, in Brita in, with the term arch ive. D esp ite th is con fusion o f term s, the Eng lish languag e perm its a c lear d e fin ition fo r ea ch, wh ich ha s be en con firm ed in mo s t o f th e litera tu re on th e sub ject sin ce the 1950 s. The d istinction ha s even b een ta ken in to French and Span ish p ro fessiona l u sage, even though th ese languag es do no t ha ve ready-made wo rd s for th e two te rm s . R eco rd s are info rma tion med ia wh ich a r e c re a ted in the co ur se o f bu s in es s by an o rgan iza tion , a nd k ep t b e cau se the y ar e of u s e in t ha t b u s in es s. A rc h ives a re a sub s e t o f t h e r e cord s: the y a r e th e r e cord s w h i c h h a v e p a ss ed a n a p p rai sa l t es t , h a v e b ee n s e le c t ed b eca us e o f th e ir pos sib le va lu e in o th er k ind s o f re fer e nc e, and ha v e b ee n p la ced in an ar ch iva l r epo s itor y, o r lea s t a llo ca ted to a p erma ne n t r e ten tion cate gor y . 8 (p. 4-5 , gr ifo no sso)

Ou seja, o autor define records como documentos de uso corrente e archives como documentos de guarda permanente e, mesmo que ele aponte o uso do termo records para todas as fases do ciclo de vida dos documentos, sua concluso de que a distino existe e que ele opta por ela. Cook no discute o uso de um termo prprio para designar o arquivo, no singular, enquanto um conjunto de documentos que formam uma unidade, como usado no Brasil por alguns autores. O Dicionrio de Terminologia Arquiv stica da Associao dos Arquivistas Brasileiros publicado em 1996, sob coordenao de Ana Maria de Almeida Camargo e Helosa Liberalli Bellotto, constitui uma referncia em lngua portuguesa quanto ao uso dos termos. Mesmo assim, alguns deles ainda no esto suficientemente consolidados e no oferecem segurana para o seu emprego. Talvez, seja necessria a fermentao das discusses no interior do campo de modo que toda a comunidade arquivstica finalmente chegue a um consenso a respeito do seu vocabulrio. . .

O tema central deste livro a operao de um servio de archives; uma parte de um servio de archives a operao de records management. Programas de record management tambm existem (na verdade, certamente muito mais, muitas vezes) como servios completamente distintos de archives. A diferena entre archives e records os materiais que definem esses dois servios tem, contudo, de ser marcada o mais fortemente possvel. Essa uma distino que est bem fundamentada na literatura profissional (em lngua inglesa) das trs ltimas dcadas, mas que foi confundida, e continua a ser confundida no uso cotidiano, pela peculiaridade da histria britnica. [...] Quase no final do sculo, o governo local por seu turno, comeou a montar repositrios arquivsticos, e seguiu simplesmente a tradio de nomear os novos estabelecimentos como county record offices. Embora hoje a utilizao seja s vezes questionada, ela est ainda estabelecida. A conseqncia que o termo record muitas vezes usado, na Inglaterra, no lugar do termo archive. Apesar dessa confuso de termos, a lngua inglesa permite uma clara definio para cada um, que tem sido confirmada na maioria da literatura no assunto desde a dcada de 50. A distino tem sido igualmente considerada na utilizao profissional no francs e espanhol, embora essas lnguas no tenham palavras prontas para os dois termos. Records so meios de informao (information media) que so criados no curso das atividades por uma organizao, e mantidos porque eles so de uso nessas atividades. Archives so um subconjunto de records: eles so os records que passaram por teste de avaliao, foram selecionados por causa do seu possvel valor em outro tipo de referncia, e foram colocados em um repositrio arquivstico, ou pelo menos alocados numa categoria de guarda permanente. (traduo nossa)

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3. OS PRINCPIOS E CONCEITOS DA ARQUIVOLOGIA

Neste captulo, pretende-se analisar os princpios arquivsticos, o conceito de arquivo e as caractersticas e qualidades do arquivo e dos seus documentos. Ao mesmo tempo procurar-se- cotejar as diferentes conceituaes dos autores e identificar aquelas noes que se mostram mais coerentes dentro do conjunto da teoria arquivstica. Ao final deste captulo, busca-se delinear o conjunto da teoria relativa ao universo da formao do arquivo, de modo a estabelecer as relaes existentes entre os elementos que compem esse universo. Em seguida, identifica-se o nexo existente entre as noes que compem o conceito de arquivo e suas caractersticas e qualidades e, por fim, a pertinncia dos princpios que determinam o tratamento do arquivo. Conforme mencionado no captulo dedicado arquivologia e sua terminologia, a teoria dos arquivos desenvolveu-se a partir da publicao das instrues francesas que determinavam o respeito aos fundos. Seguindo, ento, a ordem cronolgica do desenvolvimento da teoria, primeiramente, sero analisados os princpios arquivsticos que se delinearam com vistas a instru ir o tratamento dos arquivos nas instituies. .

3.1 Os Princpios arquivsticos

Um princpio cientfico, de maneira geral, a arch , no sentido de fundamento, de tudo o que se refere a um objeto estudado. Segundo o Dicionrio de Cincias Sociais (1986) da Fundao Getlio Vargas, princpio , entre outras definies, seria:
c a u s a p r im r ia , p r e c e ito, r e g r a , l e i , p r o p o si o q u e s e p e n o in cio de uma d eduo, e qu e deduzida d e n enhuma outra den tro do sistema con sid erado, sendo adm itida p rovisoriamente , com o inqu estionvel (so prin cp ios os a x iomas, os po stu lados, os teo r ema s, e t c . ). (p.976, gr ifo nosso)

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Os princpios relativos ao objeto de estudo de uma cincia, ao serem definidos, segurana. Grifa-se o termo provisoriamente na citao acima com o intuito de deixar clara a inteno de se trabalhar a teoria arquivstica tentando dar-lhe um contorno coerente, mas sem p retend-la imutvel. Seria, inclusive, oportuno mencionar a crise paradigmtica da cincia, hoje, que discute e tende a afirmar que todo conhecimento provisrio e vlido apenas para o objeto no tempo e espao (contexto) especficos em que estudado. Laville e Dionne (1999) assim se manifestam sobre essa questo:
do s m e smo s exam e s d e rea lidade p roduzindo sempre o s m esmo s resu ltados, poder- se-ia esp era r ex p licaes segu ras, g era is, p retender, in clusive, determ inar as leis na tu ra is e reconh ecer seu d e te rm in ism o . Ma s sab er es q u e s e d e c la ra m in t erp r eta e s n o pod em e v id en tem en te p re tend er tan to, e a id ia d e le i v em d esapa recendo da cincia mod erna. (p .43)

constituem-se,

portanto,

nos

fundamentos

que

possibilitam

desenvolvimento das proposies relativas a esse objeto com uma maior coerncia e

Ferreira (1986) assim define o termo princpios: Proposies diretoras de uma cincia s quais todo o desenvolvimento posterior dessa cincia deve estar subordinado. (p.1393) No seria exagero afirmar que todos os estudos referentes aos arquivos mencionam, seno alguns, pelo menos um princpio arquivstico. Isso significa que existe um consenso a respeito da necessidade de se ter definidos princpios para o desenvolvimento da teoria arquivstica. Consenso este que no se pode perceber no que se refere a quais so esses princpios, como tambm ao que se considera caracterstica ou qualidade dos fundos de arquivo ou dos seus documentos, os quais para alguns autores, podem assumir tambm o carter de princpio. Na literatura arquivstica encontram-se algumas definies de princpio cientfico das quais destacam-se duas: de acordo com Rousseau e Couture (1998, p.79), que citam Richard Cox, " para uma disciplina, um princpio uma lei aplicvel para tudo, por todos e em todas as situaes ". Nesse contexto se inserem os princpios encontrados na arquivologia. E Bellotto (2002) destacou que os princpios arquivsticos "constituem o marco principal da diferena entre a se referindo s proposies que definem o prprio arquivstica e as outras 'cincias' documentrias" (p.20). Esta sua definio conduz inferncia de que ela est objeto da arquivstica, o arquivo, j que seria o objeto de estudo que distinguiria uma disciplina ou cincia das outras. Neste contexto inserem-se as caractersticas e qualidades do arquivo as quais o definem. Desenha-se, primeiramente, um quadro geral do conjunto das proposies arquivsticas, seus princpios, caractersticas e qualidades, encontrados na literatura para, em seguida, examin-los um a um. Partindo-se do princpio de respeito aos fundos, encontram-se, definidos

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pelos alemes, de acordo com o que foi mencionado no captulo anterior, os princpios de provenincia e de respeito ordem original. Recentemente, Bellotto (2002) definiu o que ela chamou de princpio de indivisibilidade ou integridade que, conforme ser analisado na seqncia, entende-se que tambm est implcito no princpio de respeito aos fundos. Alm dos princpios mencionados, encontram-se as caractersticas e qualidades dos fundos de arquivo ou dos seus documentos que se mostram como fundamentos para anlise e tratamento dos acervos arquivsticos j que elas definem o arquivo como ele deve ser. Sendo assim, alguns autores as consideram tambm como princpios. o caso do que Bellotto (2002) entende como os princpios de organicidade, cumulatividade e unicidade (p.21) e que, em seguida, os define como qualidades dos documentos de arquivo que lhes conferem fora probatria (p.25). Como foi visto na conceituao de princpio, este termo aplica-se ao que fundamento para uma cincia. Sendo assim, as caractersticas e qualidades do objeto de estudo da arquivologia podem ser entendidas como princpios desse campo de conhecimento, porque essas caractersticas e qualidades mostram-se tambm como uma lei aplicvel para tudo, por todos e em todas as situaes , conforme a definio de Richard Cox. Dessa forma, entende-se que no h incoerncia em tratar as proposies que definem arquivo ou seus documentos, ora como caractersticas ou qualidades e ora como princpios. Ao contrrio, elas so de fato fundamentos da arquivologia, so tambm seus princpios. Duranti (1994, p.52) classifica as mesmas qualidades ou princpios, citados acima, da obra de Bellotto, como caractersticas dos registros documentais (estes ltimos, considerados aqui como documentos de arquivo). Ambas as autoras acrescentam o que Jenkinson (1965), por sua vez, chamou de qualidades de Imparcialidade e Autenticidade. 9 Bellotto (2002) tambm as considera como qualidades, mas Duranti (1994) as considera como caractersticas . Examinando-se a distino entre os termos caracterstica e qualidade, v-se que eles se apresentam quase como sinnimos. O termo qualidade sugere uma caracterstica que acresce valor positivo ao objeto. Entende-se que as caractersticas so intrnsecas ao objeto e que as qualidades so aquelas caractersticas que, no sendo indispensveis para a sua conformao, identifica no objeto um valor positivo. A partir disso, interpreta-se que a escolha entre um termo ou outro no afeta as questes de fundo. A anlise da literatura revela, tambm, que os princpios de provenincia, manuteno da ordem original e indivisibilidade so sempre considerados apenas princpios por todos os autores analisados. Entende-se que as caractersticas e qualidades definem o objeto da arquivologia o arquivo e os princpios arquivsticos citados dizem como eles devem ser tratados.

As qualidades de Autenticidade e Imparcialidade esto grafadas com letras maisculas em vista desses termos assumirem um sentido prprio na arquivologia.

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3.1.1 O princpio de respeito aos fundos Em 1841, algumas dcadas aps a criao dos Archives Nationales de Paris em 1790 (Schellenberg, 1973, p.4), os franceses definiram o respect des fonds . Em Silva et al. (2002) encontra-se a transcrio do trecho referente s instructions pour la mise em ordre et le classement des archives dpartementales et communales 10 :
1 Ra ssemb ler le s d iffren ts do cumen ts pa r fond s, cest- -d ire former co llection d e tou s titres Qu i pro v ienn en t dun co rps, d un tab lissemen t, dun e famille ou dun ind ividu, et d ispo ser dap rs un c e r ta in o rd r e l e s d i f f r e n ts f o n d s ; 2 C la ss e r d a n s c h a q u e f o n d s l e s do cumen ts suivan t les ma tires, en a ssignan t cha cun e un rang pa rticu lier ; 3 Coo rdonn er les matires, selon le s ca s, dap rs lo rdre chrono log iqu e, topog raphiqu e ou simp le men t a lphab tique 11.

E depois :
A l gard d es fonds, il importe de b ien comprendre que ce mod e de classem en t consiste run ir tous le s titres Qui ta ien t la prop rit dun mme tab lissemen t, dun mme corp s ou dun e famille, et qu e les a c te s Qu i y on t seulemen t rappo rt n e do iven t pas tre con fondus a vec le fond s d e cet tab lissemen t, d e ce corps, de cette famille 12. (p.107 )

At a edio dessas instructions , o arranjo dos fundos de arquivo nos Archives Nationales era estruturado em sees baseadas nos seguintes temas: Seo Legislativa, Seo Administrativa, Seo Histrica, Seo de Propriedade, Seo Judicial (Schellenberg, 1973, p.208). Isso significava mesclar documentaes provenientes de rgos diversos em um mesmo conjunto chamado seo. Mesmo aps as instructions , segundo Schellenberg (1973, p.210-213), o princpio de respect des fonds no foi aplicado com rigor. Na prtica, os documentos oficiais passaram a ser agrupados de acordo com a natureza das instituies, o que levava mistura, em um mesmo fundo, de documentos de instituies distintas que desempenhassem funes semelhantes. Bellotto (1991) aglutina
10

em

trs

as justificativas que Schellenberg

In s tru es p ara a ord ena o e c la ss if ic a o dos arqu ivo s d epar tame n ta is e co mun a is ( mun i c ip a is). 11 Re-ajun tar o s d iv er sos do cu me n tos po r fundo, ou sej a, fo r mar co leo de todos os ttu los que prov m d e u ma corporao, de uma in stitu i o , de u ma famlia ou d e u m ind iv duo, e d ispo r, segundo u ma cer ta o rdem, o s div er sos fundo s; 2 Classif icar, em cad a fundo, os do cu me n tos segundo as ma tr ias , d estin ando p ar a cada u ma, u ma ord e m p ar ticu lar ; 3 Coord enar os assun tos, de acordo co m o caso, em ord e m crono lg ica, topogr f ica ou simp lesmen te alfabtica. ( tradu o nossa) 12 Co m r e lao aos fundo s, importa bem comp r e ender qu e seu modo d e classif icao consiste em reun ir todos o s ttu lo s que for a m propr ied ade de u ma me sma in stitu io , d e u ma me s ma c o r p o r a o o u d e u ma f a m l i a , e q u e o s r e g is tr o s q u e a p e n a s s e r e la c i o n a m a estes no devem ser confund ido s co m o fundo d essa institu io , dessa corpor ao, dessa famlia . (traduo nossa)

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elaborou para se observar este princpio. So elas:

1 . Po rque p ro teg e a in tegridad e dos con jun tos do cumen ta is enquan to in formao, refletindo-se no a rran jo as o r ig ens e os p rocessos qu e o s criaram. [. .. ] 2 . Po rque serve pa ra qu e se conh eam a na tu reza e o sign ificado dos do cum en tos no seu con texto e c ir cuns tn cias (a in fra- es tru tura e o momen to). [ ... ] 3 . Po rque se rv e pa ra qu e ha ja critrio ma is ou m eno s universa l no a rran jo e un iform idade na d escrio [ ... ]. (p. 87)

A no observao a esse princpio traria como conseqncia, ento, a descaracterizao das informaes contidas na inter-relao dos documentos advinda do seu processo de criao e acumulao e, portanto, a destruio da informao contida no vnculo do documento com a atividade que o produziu. rgos distintos, mesmo que desempenhem atividades semelhantes, tm objetivos distintos e, portanto, criam documentos cujas inter-relaes e motivo de criao apresentam-se peculiares. O item documental de arquivo, mesmo quando de relevante significao por si s, dependeria dos demais documentos junto a ele acumulados, para expressar a ao nele representada. Duchein (1982) define o princpio de respeito aos fundos como se segue:
con siste em man ter g rupado s, sem m istur - los a ou tro s, os arqu ivo s (do cumen tos de qua lqu er natureza ) p ro ven ien tes de uma adm in is tra o, de uma institu io ou d e uma p essoa fsica: o que se chama fundo de arquivo dessa adm in is tra o, institu io ou p essoa. (p.14)

Como se v, a aplicao do princpio de respeito aos fundos preserva o conceito de fundo de arquivo como um conjunto, no cabendo ao arquivista fracion-lo nem mistur-lo a documentos de outra provenincia, mas caberia examinar o conjunto na sua integridade para orden-lo e descrev-lo. Duchein (1982, p.15) utiliza-se da imagem de stio arqueolgico para fazer uma comparao didaticamente interessante para a compreenso da importncia do respeito aos fundos. Ele apia-se na evoluo sofrida pelo tratamento dos stios arqueolgicos: at uma determinada poca, um stio encontrado era desfeito e suas peas retiradas e levadas para os museus, era a poca dos grandes sistemas de classificao cientfica. Hoje, procura-se manter o stio tal qual ele foi encontrado de maneira a ser possvel identificar como e porque aquelas peas esto ali. A visualizao da noo de stio arqueolgico ajuda a perceber que ao se retirar peas documentais do seu lugar original, pode-se destruir a informao do significado das peas no seu contexto e, portanto, destruir a possibilidade de plena compreenso dos documentos. Tal como mencionado anteriormente, o princpio de respeito aos fundos, editado nas instrues francesas, no foi devidamente entendido e cumprido

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naquele momento. Possivelmente, foi para uma melhor compreenso e superao dos problemas que continuavam ainda a acontecer no tratamento de arquivos permanentes, que o princpio de respeito aos fundos teria sido mais tarde desmembrado pelos alemes em dois outros princpios: o de provenincia, que costuma ser tratado como sinnimo do prin cpio de respeito aos fundos, e o de manuteno da ordem original. Maher (1992) corrobora a idia que se tem de que os princpios de provenincia e manuteno da ordem original esto implcitos no princpio de respeito aos fundos. Ele considera o respect des fonds , o princpio de provenincia e de manuteno da ordem original como trs princpios relacionados. Este autor narra como se deu esse desenvolvimento:
In the ea r ly n in ete en th c en tur y, fo llo wing uns uc ce ss fu l atte mp ts to impo se ch rono log ica l and sub ject clas s ifica tion on r eco rd s, Fr ench a rch ivis ts con c luded tha t arch iva l arrangem en t must not m ix the record s o f on e Office with tho se o f ano th er o ffice. Ea ch d epo sit, o r fonds, o f record s, th ey d ecid ed, shou ld b e respected a s a sepa ra te e n tity , ev en if se ve ra l fond s cov er ed the sam e o r s im ilar sub jec ts. In o th er wo rds , r e spe c t d es fo n d s re q u ir es a r ch i v is t s to re sp ec t th e in tegrity o f the bod y o f record s a t the time it is d eposited in the a rch ive s. In th e la te n in e te en th c en tur y, G e rman ar ch iv is ts r ef i ned and ex tended th e idea o f resp ect d es fonds with the con cep t o f p rovenance. Th is p r incip le d irected tha t ea ch d eposit o f reco rds b e p la ced within na overa ll arrangem en t o r cla ssifica tion sch eme to reflect its o rig in and rela tion to o th er d epo sits from th e sam e adm in is tra tiv e bod y. A t th e sam e tim e, th ey empha siz ed the ne c es s ity o f no t d isturbing th e in terna l order o f ea ch bod y o f reco rds. Th is la tter prin cip le is so impo rtant to arch iva l practice tha t it is o ften r e fer red to a s the san c tity o f o r ig ina l o rde r 13. (gr ifo nosso)

Entende-se, tambm, que o princpio de indivisibilidade ou integridade, definido por Bellotto (2002), caracterize-se como um desdobramento do princpio de respeito aos fundos. Analisando-se a definio do princpio de respeito aos fundos de Duchein, encontra-se nas palavras manter grupados , a definio do princpio de indivisibilidade ou integridade.
No in c io do s cu lo XIX, d epo is d e ten ta r s e m su ce s so imp or u ma c las sif ica o crono lg ica e por assunto aos do cume n tos, arqu iv is tas fr an ceses conclu r am qu e o arr anjo arqu iv s tico n o dev e mistu rar do cume n tos d e um rg o com aq u eles de ou tro rgo. Cada d epsito, ou fundo, de do cu me n to s, eles d ecid iram, dev er ia ser resp eitado co mo u ma en tidad e sep arad a, aind a que mu itos fundos abr igassem o me smo assun to ou assun to s i mi l a r . E m o u t r a s p a l a v r a s , re spe ct e s fond s ex ig e do s arqu iv is ta s r es pe itar a in te gr idad e do corpo d e do cu me n tos n a ocasio em q ue foi d epositado no arqu ivo . No f inal do scu lo X I X , arq u ivi s t a s a le m e s r ef inaram e es te nde ra m a idia d e resp ect d es fonds co m o conceito d e proven in cia. Este pr in cp io ind icou que cada d epsito d e do cu me ntos ser ia co locado d en tro d e u m qu adro de arr anjo ou classif icao g lob al que ref letisse sua or igem e re la o com o u tro s d ep sito s v indo s do me s mo corpo admin is tr a tivo. Ao me s mo te mp o, e le s enfa tiza ra m a n e ce s s idad e d e n o p er turb ar a ord em in tern a d e cad a conjun to d e do cu me n tos. Es te ltimo pr in c p io to imp o r t an te p ar a a p r t i ca arq u iv s t ic a q u e fr eq en temen te r ef er ido co mo a santid ade da ord e m or ig in al. (p .75, traduo no ssa)
13

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3.1.2 O princpio de provenincia

Entende-se que o aprofundamento da discusso terica sobre o respeito aos fundos levou formulao do princpio de provenincia. Ou seja, se deve-se reunir todos os ttulos que foram propriedade de uma mesma instituio, de uma mesma corporao ou de uma famlia , como rezam as instrues francesas, isto significa que os documentos que chegam aos arquivos permanentes devem ser arranjados conforme sua provenincia. Se um arquivo permanente guarda um fundo pertencente a um determinado rgo e recolhe posteriormente outros documentos desse mesmo rgo, presume-se que essa nova documentao deve ser anexada ao fundo j existente. Duchein (1986),entre outros, considera o princpio de provenincia como sinnimo do princpio de respeito aos fundos. Contudo, entende-se que o princpio de provenincia refere-se mais especificamente identidade dos fundos de arquivo permanente, enquanto o princpio de respeito aos fundos, alm de dar identidade aos fundos e no misturar documentos de provenincias diferentes, pretende garantir a sua integridade e ordem original. Diz o Dicionrio de Terminologia Arquivstica da Associao dos Arquivistas Brasileiros (1996) que o princpio de provenincia o: Princpio segundo o qual os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa (p.61). Ou seja, o princpio de provenincia refere-se singularidade de cada arquivo. Hoje em dia, a maioria dos arquivistas compreende o princpio de provenincia mesmo que ainda acontea, s vezes, a interpretao equivocada de acervos de gneros distintos dos documentos textuais. Os acervos arquivsticos de material iconogrfico, por exemplo, de procedncias diferentes, muitas vezes so tratados como coleo, simplesmente, pelo fato de que, fisicamente, eles devem estar armazenados juntos. Exemplificando, se chega a um arquivo nacional um conjunto de mapas oriundos de um ministrio, eles pertencero ao fundo daquele ministrio e no ao fundo onde se encontra um outro conjunto de mapas. O que caracterizaria esses documentos seria a sua origem, o seu produtor, e no o seu gnero, formato ou suporte. Algum equvoco nesse processo de incorporao de documentos aos seus fundos pode prejudicar de maneira extrema a co mpreenso do significado dos documentos, porque provoca a perda das inter-relaes existentes entre eles relativas s atividades que os produziram.

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Diz Sousa (2003, p.251):
Arqu ivo , en to, um con jun to d e do cum en tos a cumu lado s por um sujeito (p essoa fsica ou ju rd ica ) com atividades conh ecida s. Po r tan to, a or ig em d es se con jun to de do cumen to s a mar ca ind e l vel, in sepa rvel e o qu e lh e d in telig ibilidad e e iden tidade.

Observa-se atravs do postulado de Sousa que um arquivo, no seu conjunto, tem a identidade do seu produtor. Que o nome do arquivo ser o nome do seu produtor que sempre nico.

3.1.3 O princpio de manuteno da ordem original

Segundo Silva et al. (2002, p.108), a proclamao do respeito ordem original dos fundos deu-se pela primeira vez em 1867, por Francesco Bonaini ao defender seu mtodo histrico. Ai nda segundo esses mesmos autores, a regulamentao da sua aplicao no Estado da Toscnia deu-se em 1874-1875. Isso significa que, mesmo que a sua edio, em 1881, no Regulative fr die Ordnungsarbeiten im Geheimen Staatsarchiv, tenha surtido maior repercusso na comunidade arquivstica, este conceito j fora formulado anteriormente na Itlia. A entre os ordem original, desde que metdica, outros seria imprescindvel diferentes para a manuteno dos documentos dentro do contexto da sua criao. Sem ela, o nexo documentos pode assumir significados daquele estabelecido pela sua criao. Caso os documentos fossem tirados da sua ordem original, violentar-se-iam as inter-relaes dos seus documentos e sua natureza de co-relacionar-se s aes que os geraram. Para Duranti (1994):
No h dvida d e qu e o s do is p rin cp ios fundam en ta is da cincia a rquivstica , r esp eito ao s fundo s (ou prin cp io da p rovenincia sob o p o n to d e v is ta e x te rn o ) e re spe ito orde m o r ig in a l (ou prin cp io da p roven in c ia sob o ponto de vista in terno ), enfa tizam a impo rtncia cen tra l da orig em adm in is tra tiva do s reg istro s (p.57)

Cabe ressaltar nessa citao a definio que a autora atribui ao princpio de respeito ordem original. Duranti entende que este o princpio de provenincia sob o ponto de vista interno do fundo de arquivo. Ento, enquanto a relao entre o fundo de arquivo e o seu produtor define a identidade do fundo, tem-se que a relao de cada documento ou cada subdiviso do fundo com a atividade que o gerou definiria a identidade de cada documento ou de cada subdiviso do fundo. A manuteno da ordem original, portanto, o que permite a identificao dessa

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relao e indica a provenincia de cada documento e de cada subdiviso do fundo separadamente. Do Arquivo Municipal da Cidade de Belo Horizonte, destaca-se um exemplo onde a ao que gerou os documentos deu nome a eles: na seo 14 Museu de Arte da Pampulha, pertencente ao fundo Secretria Municipal de Cultura, h uma srie denominada Sales Municipais de Belas Artes da Prefeitura de Belo Horizonte. Essa denominao refere-se atividade do Museu de promover sales municipais de arte e essa srie rene os documentos produzidos e recebidos no decurso dessa atividade. A manuteno da ordem original definida no Dicionrio de Terminologia Arquivstica da Associao dos Arquivistas Brasileiros (1996) como o Princpio que, levando em conta as relaes estruturais e funcionais que presidem a gnese dos arquivos, garante sua organicidade. Considerando-se a citao de Duranti (1994) e a do Dicionrio ... (1996), infere-se que a manuteno da ordem origin al garante os documentos como reflexo das aes que podem ser reconhecidas neles e, ao mesmo tempo, permite que as aes forneam identidade aos documentos ou s subdivises do fundo. Tudo isso se considerando que os documentos receberam u ma classificao funcional segundo a qual foram acumulados estando, portanto, em perfeita correspondncia com o desenvolvimento das aes em sua origem. Cabe observar que possvel, e no raro, encontrar arquivo que no foi acumulado sistematicamente, de modo que sua ordem, ou pelo menos a ordem d e uma certa parte do arquivo, no corresponde ao curso do desenvolvimento das aes. Quando isso acontece, no se pode identificar a relao dos documentos com as atividades que os geraram ou, pelo menos, encontra-se grande dificuldade para essa identificao. No fundo Assessoria de Comunicao do APCBH, encontramse os documentos fotogrficos recolhidos quando se encontravam arquivados na sua fase corrente de maneira totalmente desordenada. Pode-se dizer que os documentos amontoados eram sem amontoados qualquer em caixas, enquanto consultados estavam na e, sua novamente, origem. A critrio

identificao da finalidade para a qual cada uma dessas imagens foi produzida um trabalho extremamen te difcil, pois seria necessrio examinar, no s cada fotografia, mas cada um dos demais documentos da Assessoria para se tentar identificar slides . a relao entre eles. Observa-se que esse fundo compe-se de aproximadamente 60.000 imagens com apresentaes positivas, negativas e em

14

A pr imeir a subdiv iso do fundo , no A P CBH , d eno min ada sub fundo .

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3.1.4 O princpio de indivisibilidade ou integridade Bellotto (2002) assim define o princpio de indivisibilidade ou integridade: os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida. Este princpio derivado do princpio da provenincia. (p.21) A autora faz, ento, uma outra interpretao quanto derivao deste princpio, mas, de qualquer forma, reafirma a sua imbricao com o princpio de provenincia conforme se defende aqui. Entende-se que tanto o princpio de indivisibilidade quanto os de provenincia e manuteno da ordem original derivaram do princpio de respeito aos fundos porque este veio primeiro e trouxe consigo a percepo dos demais. O trecho das instrues francesas, transcritos a seguir, vem corroborar a idia de que os fundos no devem ser desmembrados: (conforme traduo mencionada) importa bem compreender que seu modo de classificao consiste em reunir todos os ttulos que foram propriedade de uma mesma instituio, de uma mesma corporao ou de uma famlia . Bellotto a nica autora que nomeou o princpio de indivisibilidade ou integridade dos arquivos e o distinguiu do princpio de respeito aos fundos. Os demais autores tratam dessa questo da integridade dos fundos, mas no a destacam como um dos princpios arquivsticos fundamentais. Como Schellenberg (1973) que diz:
Ou tro p r incp io bsico do s p lanos de arran jo man ter o s grupo s [fundo s] como un idad es in teg ra is . A lg ica qu e d e te rm ina a c r iao do s g rupos [fundo s] exige qu e os do cum en to s em cada um deles, sejam conservados jun tos sem qu e se mistu r em aos m esmo s do cumen to s de ou tro s g rupos [fundo s]. S se adm ite qu e se retirem do cumen to s de um grupo [ fundo ] quando ha ja uma parte que requ eira equ ipam en to especia l, ou quando so classificados como d e segu rana , caso em que no pod em ser con servados juntos com o corpo p r in cipa l do grupo [ fundo ] a qu e p er ten cem . (p .224)

Uma anlise desse trecho de Schellenberg sugere que ele entende o arranjo arquivstico, no s como um arranjo intelectual dos fundos, mas tambm como o arranjo fsico. Pretende-se abordar essa questo no captulo sobre a utilizao dos arquivos, mas cabe adiantar que o arranjo arquivstico, conforme entendido no presente estudo, no diretamente relacionado ao armazenamento, mesmo que os documentos intelectual. Entende-se que a observao indivisibilidade dos fundos de arquivo propiciaria a manuteno das inter-relaes entre seus documentos, j que a disperso dos documentos de um fundo de arquivo faria com que se perdesse o nexo existente entre os documentos. Propiciaria tambm a manuteno da noo de arquivo enquanto conjunto de documentos acumulados naturalmente. Ao retirar-se uma parte de um fundo de arquivo, este no mais refletiria o processo de textuais sejam, geralmente, armazenados tal qual seu arranjo

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acumulao que indica sua correspondncia com o desenvolvimento das atividades, no permitindo, assim, a compreenso das aes desenvolvidas pelo rgo que o gerou em prol da realizao da sua misso. E Jenkinson (1965) considera fatal o desmemb ramento de um fundo arquivstico. Diz ele:
S epa ration fo r on e rea son or anoth er o f docum en ts tha t ha ve been p re se rv ed tog e the r i s so com m o n a n e rro r, a n d so fa ta l , tha t w e m a y p erhap s g ive one o r two mor e examp les [] . (p .84) ( consid er amo s d esn ecessrio citar o s ex emp los que so mu ito longos) 15 .

15

A sep ar ao d e documen tos que, por u ma r azo ou ou tra, fo ram p reserv ados jun tos u m erro to co mu m e to f a ta l qu e n s podemo s ta lv ez dar ma is u m ou do is ex emp los [. .. ]. ( tr adu o nossa)

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3.2 O conceito de arquivo

O termo Arquivo deriva da palavra grega arch que, segundo Peters (1983, p.36), seria: comeo, ponto de partida, princpio, suprema substncia subjacente (Urstoff), princpio supremo indemonstrvel. Pereira (1984, p.84) traz o verbete ( arch) como um substantivo feminino verbete que significa princpio, traz: origem; residncia ponta, dos extremidade; principais princpio, fundamento; mando, poder, autoridade; cargo, magistratura; imprio, reino . E o ( archeion ) magistrados, magistratura. Duranti (1993) afirma que:
O u r t e rm a rch i ve s d er i v es fro m th e G re e k (archeion ) wh ich m ean t a t one time go vernmen t pa lace, gen era l adm in istrator, o ffice o f mag istra te, records o ffice, orig ina l reco rds, reposito r y fo r o rig ina l rec ord s, au tho rity. The v e rb (a rch e io) m e an t I command, I gu id e, I govern, and (a rch e ), wh ich is th e roo t o f boo th noun and verb, mean t orig in, foundation, command, po we r, au thority. [ ] a n d a re i n e x t r ica b l y co n n e c ted to th e id ea o f p o w er and au tho r ity . (p.35 ) . 16

O arquivo seria o lugar de guarda da arch , do princpio supremo, o lugar onde se guarda o poder ou a materializao da palavra do poder, isto , os documentos produzidos por ele. A instituio arquivstica assumia esse significado de lugar de guarda da palavra e dos atos do poder corporificados em forma de documento. Mas, alm da instituio arquivstica, um conjunto de documentos que resultado de atividades
16

No sso termo arqu ivo d er iva do grego ( arch eion ) qu e sign if ica ao me smo temp o p a lcio governamen tal, ad min istr ador g eral, escr itr io do ma g istr ado, escr itr io de r eg is tro s, re g is tro s or ig in a is, r epos it r io p ara r eg is tros or ig in a is , autor id ade . O v erbo ( a rch e io ) sign ifica eu co ma ndo, eu gu io, eu gov erno, e (arch ) , que r a iz tan to do verbo quan to do substantivo, sign ifica or ig em, fundao, co ma ndo, pod er , au tor idad e. [ ...] e est o inex tr icavelme n te lig ados idia d e poder e au to r id ade. ( tr adu o no ss a)

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institucionais passaria a ser designado pelo termo arquivo. E, modernamente, o termo arquivo designa todo conjunto de documentos originrio de atividades desempenhadas em prol de uma misso, seja pblica ou privada, de uma entidade coletiva, pessoa ou famlia, sem se restringir ao carter institucional. H, ento, dois conceitos bem distintos designados pelo mesmo termo: o arquivo como local de guarda dos documentos e, tambm, como conjunto de documentos originrios das atividades de um sujeito determinado. O objetivo principal dessa anlise ser propor um conceito para o termo Arquivo , enquanto conjunto de documentos, em lngua portuguesa, conforme a noo utilizada no Brasil: Um todo formado por mltiplos documentos e em qualquer uma das fases do seu ciclo de vida. Pretende-se realizar essa anlise de modo a identificar as noes consideradas essenciais, ou seja, aquelas indispensveis para se conceituar o termo. Isso significa eliminar as noes que possam ser su scetveis a ao do tempo e resguardar arquivo. O primeiro manual da rea, o Manual de Arranjo e Descrio de Arquivos preparado pela Associao dos Arquivistas Holandeses em 1898, assim conceitua o termo:
Arqu ivo o con jun to de do cum en tos escritos, desenhos e ma teria l imp resso , receb idos ou produ zido s o ficia lmen te por determ inado rgo adm in is tra tivo ou po r um de seus fun c ion rio s, na m ed ida em qu e ta is documen to s se d e stinam a perman ecer na cu std ia desse rgo ou fun c ionrio 17. (1960, P.9)

aquelas

que,

examinadas

luz

do

conjunto

da

teoria,

sejam

imprescindveis a um conjunto de documentos para que ele seja considerado um

Pode-se depreender do contexto histrico no qual o Manual citado foi escrito, que os autores se referem ao arquivo permanente 18. Os autores viviam em mo mento no qual se desenvolvia um trabalho de resgate dos documentos na Europa ps Napoleo, quando se tentava recuperar todas as provas possveis do que eram e o que possuam os cidados europeus e o Estado. Observa-se, como peculiaridade que caracteriza a definio dos holandeses, a preocupao em frisar que os documentos de arquivo so aqueles recebidos e produzidos oficialmente e por rgo administrativo ou por um de seus funcionrios . Esse enunciado sugeriria um direcionamento do conceito para o s fundos de arquivo das instituies pblicas. Contudo, esses autores no ignoravam
No te- se que a tr adu o publicada em 1960 traz o ter mo no singu lar co mo apontado n a d iscu sso do s prob lema s te r mino lg icos. 18 An tecip ando o qu e ser abord ado ma is ad ian te, ind ica- se que atr ibu do ao s do cume n tos d e arq u ivo mo d er n o s u m c i c l o d e v id a q u e come a n a sua c r ia o e u s o cor r en te , p a ss an d o a u ma f a se i n t er me d i r i a q u an d o s o ma n t id o s por mo tivo s legais e, po r f im, uma f a se p er manen te qu ando os do cu me n tos so gu ardados indef in idame n te.
17

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que o conceito de arquivo como conjunto de documentos pode ser estendido ao s arquivos privados, como podemos constatar no seguinte enunciado:
"Os rgo s adm in is trativos e o s emp regado s d e en tidades p r ivada s tamb m podem orig ina r um arqu ivo. (...) p e ssoa s ju rd ica s d e d ireito civil, ta is como conven to s, hosp ita is , confra ria s, sociedad es e a sso cia es (...) s prpria s p essoas privada s dado po ssu rem a rquivo s. ". (p .14)

Sendo assim, o termo oficialmente poderia significar que os documentos foram produzidos para atender especificamente s atividades oficiais de quem os gerou, ou seja, atividades predeterminadas. Essa noo do motivo da criao do documento apresenta-se, no conjunto da teoria dos arquivos, como a referncia crucial para a caracterizao de documento de arquivo. Fazendo-se uma comparao, pode-se interpretar que as caractersticas que se apresentariam como imutveis em um documento de biblioteca seriam o seu autor e o ttulo e, o que daria identidade ao documento de arquivo seria o motivo pelo qual ele foi produzido ou recebido, suas relaes com a entidade coletiva, pessoa ou famlia que o acumulou e suas atividades predeterminadas.

Destacaramos 19 desta definio as noes que parecem ser as principais para a construo do conceito de arquivo : conjunto de documentos , produzidos e recebidos (e no adquiridos), no exerccio das atividades oficiais (relativas realizao da misso da entidade ou pessoa que acumula o arquivo), de apenas um determinado produtor . Sendo assim, um documento avulso no poderia ser considerado arquivo; se os documentos fossem adquiridos por seleo prvia, no seria arquivo; se a sua procedncia fosse desvinculada da misso do produtor dos documentos, os documentos no seriam considerados arquivo; se o produtor dos documentos no tivesse uma misso definida cujas atividades gerassem os documentos, esses documentos no seriam considerados arquivo; e se os documentos no fossem produzidos ou recebidos por apenas um sujeito, tambm no se constituiriam em u m arquivo.

Inclui-se uma observao, considerada importante, relativa ao conceito de arquivo da Associao dos Arquivistas Holandeses (1960): tendo como referncia a anlise dos conceitos dos principais autores do campo e o estudo dos princpios arquivsticos, entende-se que esta definio a que menos contraria o conjunto da teoria arquivstica.
19

Destacamos co m u ma mo ldur a os tr echo s que se r eferem ao d e senvo lv imen to da anlise da formao dos arquivos que tentamos desenvolv er ao longo da dissertao.

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Ser Jenkinson, em 1922, o autor do segundo manual de arquivologia. As proposies tericas desse autor so apresentadas, via de regra, na perspectiva do historiador. Aps identificar alguns elementos que conceituam archives , ele prope o conceito de documento de arquivo onde se encontra a sua interpretao do que arquivo. Nesse ponto cabe um parntese para examinar o conceito de documento, de uma maneira ampla, sem delimit-lo como de arquivo. Muitas so as definies de documento encontradas na literatura. O Dictionary of Archival Terminology (1984) do Conselho Internacional de Arquivos C.I.A. - traz o termo document com a seguinte definio: A combination of a medium and information recorded on or in it, which may be used as evidence or for consultation 20 (p.63) Observa-se por meio desse conceito que especificar para que fim um documento qualquer pode ser utilizado, ajuda a defini-lo. Uma caneta, por exemplo, s se tornaria um documento se fosse considerada de valor cultural ou com valor de prova. Diz a definio de documento do C.I.A. que o suporte e a informao que ele contm so utilizveis para efeitos de consulta ou como prova . Aparentemente essas finalidades resumiriam bem todas as possibilidades de um documento: a consulta supe busca por informaes, auxlio mem ria, esclarecimento; e prova a utilizao que mais fortemente caracterizaria um documento. Num mu seu, por exemplo, os documentos seriam provas de fatos ocorridos ou de costumes que j esto fora do contexto atual. Numa biblioteca, o livro seria um documento que, alm de informar o que diz o autor, seria tambm prova do que esse autor disse. E, no arquivo, o documento seria prova das aes e determinaes do sujeito que o produziu. Em sentido amplo, entende-se que qualquer objeto poderia ser um documento, dependendo do contexto no qual ele se encontra ou como ele foi produzido ou para que fins ele pode ser utilizado. Um livro, por exemplo, poderia ser um documento de arquivo, de biblioteca ou de museu dependendo do motivo da sua criao, da utilizao que dele feita e do momento da sua existncia. Para uma editora, as provas de um livro produzido por ela documento do seu acervo arquivstico 21; para uma escola, o mesmo livro ser considerado documento da sua biblioteca e; este mesmo livro, em um determinado mo mento histrico, poderia se tornar um documento de museu. A partir do que foi examinado, ento, documento seria o conjunto
Conjun to con s titu do por u m supor te (p ea) e pela infor mao que ele con tm, u tilizv eis p ara efeito s d e con su lta ou co mo prov a. (tradu o livre da ed i o portugu esa d a obr a d e Rousseau e Cou tur e, 1994, p.137). Op ta mo s por esta tr adu o em v ir tud e d a a u s n c i a d e r ef er n c i a i n f o r ma o r eg is tr ada , esp ec i f ic a o q u e se r p o s t er io r me n t e d is cu tid a. 21 O livro a prpr ia misso do produ tor do arqu ivo, a ed itor a, e no resu ltado d e u ma ao em pro l dela. No fo i possv e l constata r, atrav s da literatura, se esse tipo d e do cu me n to assu me car ter d e do cume n to arqu iv s tico ou no.
20

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constitudo por um suporte (pea) e pela informao que ele contm, utilizveis para efeitos de consulta ou como prova conforme o dicionrio do Conselho Internacional de Arquivos, de acordo com a traduo citada em nota p de pgina . Retomando, ento, a anlise do conceito de Jenkinson, tem-se:
A do cument wh ich ma y b e sa id to b e long to the c las s o f Ar ch ive s is on e wh ich was d ra wn up o r us ed in th e cou rs e o f an adm in is tra tive o r execu tive transa c tion (wheth er pub lic o r priva te) o f wh ich itself formed a pa rt and subsequ en tly preserved in their o wn custod y fo r th eir o wn in formation b y th e person or person s responsib le fo r tha t tran sa ction and th eir leg itima te su ccesso rs 22 (1965, p.11)

Os aspectos que distinguiriam a definio de Jenkinson da dos holandeses estariam na: 1) excluso da noo de conjunto de documentos j que este autor, na verdade, est definindo documento de arquivo permanente; 2) substituio da palavra recebidos pela utilizados. Entende-se que o termo documentos utilizados estaria incluindo outros tipos de documentos, tal como publicaes que auxiliam no desempenho de tarefas. Considera-se, ento, que a palavra utilizados no substituiria a palavra recebidos da definio d e arquivo. Entende-se que a palavra utilizados no deveria constar da definio de arquivo permanente porque alguns documentos necessrios s atividades institucionais no so produzidos ou recebidos em conseqncia da realizao das suas atividades. Partindo-se do exemplo de um conjunto de leis que so utilizadas para dar suporte s atividades, verifica-se que elas no fariam parte do seu acervo arquivstico, porque no so resultant es das atividades da instituio. 3) noo de que os documentos originam-se de transao administrativa ou executiva (seja pblica ou privada). Essa noo restringe o campo de produo de arquivos, que poderiam ser formados em atividades as mais diversas, e no apenas as administrativas e executivas. Mas, por outro lado, reafirma a noo de documento que originou-se das atividades do seu produtor. Considera-se, tambm, que a noo de que o arquivo pode ser pblico ou privado temporal. Nada impede que, futuramente, estes conceitos venham a desaparecer. Sendo assim, eles no so imprescindveis ao conceito de arquivo, ainda que, neste mo mento histrico, sejam pertinentes. 4) meno de Jenkinson de que o arquivo para a prpria informao dos seus produtores. Ora, nem sempre os arquivos so utilizados apenas para a prpria informao
22

dos

produtores.

Jenkinson,

inclusive,

aprofunda-se

nas

questes

U m documen to que pod e ser d ito co mo p ertencen te p ermanen te aqu e le qu e fo i p rodu zido ou u tilizado a d min is tra tiv a ou exe cu tiv a ( s eja pb lic a ou pr ivad a) subseqen temen te preserv ado sob a sua prp r ia custd ia, p essoa ou p essoas respon sv e is por aqu ela tr ansao e ( tr adu o no ss a)

classe dos arqu ivos d e car ter no d e curso d e u ma t r ansao d e qu e pa r te cons titu in te e, para su a prpr ia infor mao, por por seu s leg timo s su cessores.

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relativas ao uso dos documentos por pesquisadores do futuro. Os arquivos pblicos servem para exemplificar que os documentos ali depositados so abertos a quaisquer pessoas que se interessem em consult-los. Mesmo assim, interessa perceber que o autor entende que os documentos de arquivo continuam a servir aos seus produtores mesmo depois de recolhidos aos arquivos permanentes, e no apenas aos pesquisadores de outras reas como muitos entendem. 5) meno do objetivo de guarda dos documentos como para informao. A finalidade de guarda dos documentos pode ser alterada sem que se descaracterize o documento de arquivo. No ser, ento, a finalidade de guarda que determinar se um conjunto de documentos um arquivo ou no e, sim, a sua origem e a relao orgnica existente entre os documentos e com a misso do seu produtor. Jenkinson refere-se custdia permanente quando diz que o documento de arquivo subseqentemente preservado sob a sua prpria custdia . Mesmo que essa seja uma questo relevante para que possa haver segurana de que os documentos refletiro as aes da instituio que o criou, ela no seria indispensvel para a conceituao de arquivo enquanto conjunto de documentos. Sendo assim, tal aspecto no ser levado em considerao na discusso do conceito. Outras noes encontradas nas duas definies citadas, caso sejam modificadas ao longo da histria em funo de mudanas poltico-culturais, tamb m no implicariam na perda do ncleo do conceito de arquivo. Essas seriam: a finalidade da sua utilizao e a abrangncia da sua disponibilizao para consulta . Como estas noes no interferem na formao dos arquivos, no deveriam constar da sua conceituao. Na dcada de 50, Schellenberg (1973) observou:
no h uma defin io do termo a rquivos qu e possa ser consid erada fina l, qu e d eva ser aceita sem mod ifica es e qu e seja prefervel s d ema is . A defin io pod e ser mod ificada em cada pa s d e a cordo com suas necessidades pecu lia res. (p.18)

Aparentemente, Schellenberg entendera que, de acordo com as mudanas poltico-culturais de um lugar, a noo de arquivo permanente tambm seria alterada. Ao se analisar seu conceito de archives , pode-se compreender o porque dessa sua observao. O autor comea analisando os elementos essenciais encontrados nas definies de vrios autores, destacando trs: 1) a razo pela qual os materiais foram produzidos e acumulados ; 2) os valores pelos quais os arquivos so preservados [...] tanto podem ser oficiais como culturais; e 3) a custdia ininterrupta que ele entende no ser verificvel nos arquivos modernos como o seriam no tempo de Jenkinson. (Schellenberg, 1973, p.15-17) A partir da, Schellenberg apresenta sua definio de archives , ou seja, de documentos de arquivo permanente:

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O s do cumen tos d e qua lqu er in stitu io pb lica ou p r ivada qu e ha jam sido considerado s d e va lor, m erec endo p re se r vao p er manen te pa ra fins d e refe rncia e d e p e squ isa e qu e ha jam sido d epositado s ou selecionados pa ra esse p ropsito , num arqu ivo de cu std ia p erman en te . (1973, p.19)

Verifica-se que o autor manteve o termo documentos , mas no mencionou a noo de conjunto pelo mesmo motivo que Jenkinson no o fez. Tambm no enfatizou a singularidade do produtor. Ele refere-se a qualquer instituio pblica ou privada que, por estar no singular, no contraria a noo do produtor ser nico, mas tambm no a destaca. Schellenberg tambm no incluiu em sua definio o que ele prprio ressaltou no primeiro item dos elementos essenciais que destacou de outros autores: a razo pela qual os materiais foram produzidos e acumulados, ou seja, a meno ao fato dos documentos serem produzidos e recebidos no curso das atividades do rgo e de serem acumulados no decorrer dessas atividades. E no adquiridos por critrios pr-estabelecidos. A referncia ao processo de acumulao no est explcita nas obras dos holandeses e de Jenkinson, talvez porque ambos no levaram em conta os arquivos correntes em seu tempo. Pode-se deduzir que a preocupao em explicitar o processo de acumulao tenha surgido quando se passou a observar a necessidade de ateno ao tratamento dos arquivos em sua fase corrente, com vistas ao posterior recolhimento aos arquivos permanentes. Percebe-se que a noo de acumulao essencial no processo de criao de um arquivo, mesmo que os documentos sejam acumulados de maneira pouco criteriosa. Supondo que um arquivo tenha sido formado por um amontoamento dos documentos e no por acumulao ordenada, este amontoado de documentos seria ainda caracterizado como um arquivo se a origem dos documentos fossem as funes atividades tarefas de uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no cumprimento da sua misso definida. Schellenberg (1973) discute tambm, a noo de custdia ininterrupta proposta por Jenkinson, mesmo que seja para concluir que se torna infrutfera qualquer tentativa de controlar documentos de per si em arquivos modernos. Mas, pelo fato dele insistir em apontar essa questo, pode-se entender que no se trata de uma questo menor. Jenkinson considera, inclusive, que um documento s pode ser dito de arquivo se houver possibilidade de pelo menos uma presuno razovel do continuum da criao, manuteno e custdia. E Duranti (1994) explora esta questo ao discutir os documentos enquanto provas de ao. Interessa apontar que os documentos de arquivo permanente devem ser tratados de maneira a garantir que eles ofeream a co mpreenso das aes desenvolvidas no processo de realizao da misso. Isso pressupe uma custdia confivel, mesmo que no seja contnua nem realizada por seu prprio produtor. Onde se encontra maior dificuldade para compreender Schellenberg na sua

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definio de archives na meno ao valor dos documentos. A pergunta imediata que se coloca a seguinte: quem e como pode determinar o valor de um documento? Qual seria o documento que no apresentaria valor oficial ou cultural? Potencialmente, todos os documentos que foram produzidos ou recebidos por fora da necessidade do desempenho das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou famlia, tiveram necessidade de serem criados. Como definir se sua preservao dispensvel para que as geraes futuras compreendam o conjunto da documentao na sua relao com a misso do seu produtor? A necessidade de eliminao de documentos vem se mostrando como a grande dificuldade da administrao de arquivos. Tratar desta questo exigiria muito cuidado e inclu-la na definio de arquivo parece bastante problemtica. As noes relativas ao arquivo destacadas at aqui apresentam todas um carter de naturalidade, no sentido de qualquer uma delas que fosse alterada comprometeria a natureza do arquivo, comprometeria o carter arquivstico do conjunto de documentos. Relembrando, foram elas: conjunto de documentos, produzidos e recebidos, no exerccio de atividades, oficiais, de apenas um determinado produtor . A identificao de documentos considerados de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa , conforme mencionado por Schellenberg (1973) em seu conceito de arquivo, baseia-se, ento, em possveis interesses de pesquisa, e no em alguma caracterstica intrnseca aos documentos de arquivo, ao que parece. Este autor tambm faz meno em seu conceito finalidade da utilizao dos acervos como para referncia e pesquisa . No fica claro exatamente o que ele entende por referncia. Essa palavra pode sugerir a utilizao para fins probatrios, ou seja, referendar uma afirmao em documentos arquivados. O autor trata do valor probatrio dos documentos no primeiro captulo do seu Arquivos Modernos (p.10) e, ento, considera-se ser bastante provvel que quando ele escreve para fins de referncia esteja dizendo para fins probatrios. Mas a finalidade da utilizao dos arquivos, como j foi dito, poderia ser alterada sem que se comprometesse o conceito de arquivo. Sendo assim, este aspecto no ser abordado por enquanto j que ele parece ser dispensvel ao conceito de arquivo. Esses dois ltimos elementos analisados da definio de Schellenberg valor dos documentos e finalidade de utilizao seriam os elementos que, considera-se, podem ter levado Schellenberg a afirmar a impossibilidade de uma conceituao de archives que sirva para qualquer pas. Esses dois elementos esto sujeitos a determinaes culturais facilmente modificveis no tempo e no espao. Sero analisadas, em seguida, as definies do Dictionary of Archival Terminology do International Council on Archives (1984) e suas tradues. Verifica-se que os autores brasileiros optam por traduzir o termo archives por arquivo , no singular e que no se atm a traduo literal. O Dicionrio traz as seguintes definies de Archives , em ingls e francs respectivamente:

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Non- curren t reco rds p reserved, with o r withou t selection, by tho se responsib le for th eir crea tion or b y th eir su ccesso rs in fun c tion fo r th eir o wn u se or by an app rop ria te archives b e cause o f their a rc hiva l va lu e 23. (p .25, gr ifo nosso)

E:
Ensemb le d es docum en ts , qu els qu e soien t leu r da te, leur forme et leur suppo rt ma triel, p roduits ou reus par tou te p ersonne ph ysiqu e ou mora le, et pa r tou t service ou organ isme public ou p riv, dans lexercice d e leur a ctivit, do cum en ts so it con se rv s par leu r c r a teu r o u l eu r s suc c es s eu r s p o u r leu rs b eso in s p r o p r es , so it tran smis linstitu tion darch ives comp tente en ra ison de leur va le ur a r chivistique 24 (p.25 , gr ifo no sso)

E na traduo desse dicionrio feita por Fonseca (s/d) encontra-se o termo arquivo, no singular, com a seguinte definio:
D esignao g enrica d e um con jun to d e docum en tos p rodu zido s e receb ido s po r uma pessoa fsica ou ju rdica, pb lica ou p r ivada , cara cterizado p e la na tureza orgnica d e sua a cumu la o e conservado po r essa s pessoas ou po r seus su cessores, para fin s de p rova e in formao .

E Sousa (2003, p.251) ao citar esse dicionrio, refere-se ao termo arquivo, no singular, e faz a seguinte traduo:
o con junto d e do cum en tos, quaisqu e r que sejam suas da tas, sua s formas ou seu s suporte s ma te ria is, p roduzido s ou receb idos po r p essoas fsicas e ju rd icas, de d ireito pb lico ou p rivado no d es envo lv ime n to d e suas a tiv idad e s.

Nota-se, ento, uma grande liberdade nas tradues do Dicionrio do C.I.A. Tomando cada uma das definies separadamente temos, primeiro, nas definies em ingls e francs, uma tautologia que no ajuda a conceituar arquivo ou documentos de arquivo permanente. Trata-se da nfase ao valor arquivstico. Para considerar qualquer coisa como de natureza arquivstica, seria necessrio estar de posse da definio de arquivo, sendo, portanto, inadequada a utilizao desse recurso na definio de archives. A definio em francs inclui uma referncia data, forma e suporte dos documentos que caberia melhor na definio de documento de arquivo e, para a anlise aqui desenvolvida, que voltada para a conceituao de arquivo e no
Reg is tros do cu me ntais n o-corr en tes pr eserv ados, co m ou sem seleo, p e los r espon sv e is p e la su a cr iao ou por seus sucessor e s p ar a o seu prpr io uso ou po r u ma d e ter min ad a in s titu i o a rqu iv s tica d ev ido ao se u va lo r a rq u iv st ico ( tr adu o no ss a) 24 Conjunto d e do cume n tos, qualquer que sej a su a d a ta , su a for ma e seu supor te ma ter ial, produ zidos ou r e ceb ido s por qualqu er pesso a f sica ou jur dica, e por qu alquer s erv io ou org an is mo pb lico ou p r ivado , no ex er cc io d a su a a tiv id ade , do cu me n tos conserv ados por seu cr iado r ou seu s su cessor es p ar a suas necessidad es prpr ias, t r ans mi t i d o s a i n s t itu i o a r q u iv s t i c a co mp ete n te e m r a z o d e s eu va lo r a rqu iv s t ico ( tr adu o no ss a)
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para documentos de arquivo, essas referncias mostram-se dispensveis. A definio em ingls no deixa clara a necessidade dos documentos serem produzidos ou recebidos no exerccio das atividades prprias do produtor, o que comprometeria tambm a clareza do conceito. A traduo livre de Fonseca (s/d) seria uma definio mais precisa do termo arquivo se, ao final, no fizesse referncia finalidade da sua guarda, aspecto j discutido aqui. Ao referir-se natureza orgnica da acumulao dos documentos, a tradutora aponta a necessidade de observar-se a relao dos documentos com as atividades que os geraram, garantindo maior preciso sua definio. E a traduo livre de Sousa (2003) torna-se a mais clara, apesar da meno data, forma e suporte dos documentos que foi considerada dispensvel e de no apontar a singularidade do produtor e sua misso definida. Na dcada de 90, um nmero maior de autores dedica-se ao estudo dos arquivos. Dentre eles destacam-se os canadenses Jean-Yves Rousseau e Carol Couture (1991) que assim definem arquivos, conforme a traduo dos portugueses:
o con jun to da s in fo rma es, qua lqu er que seja a sua da ta, na tureza ou supo rte, organ icamen te e au toma ticamente reun idas por uma p essoa fsica ou mo ra l, pb lica ou p r ivada, para a s p rpria s n ec es s id a d es d a su a e x i s tn c ia e o e xe rc c i o d a s su a s fun es, conservadas in ic ia lmen te pelo va lo r prim r io, ou seja, adm in is tra tiv o, lega l, finan ceiro ou p roba trio, con servadas depo is p e lo va lo r secund rio, is to , d e testemunho ou, ma is simp lesm en te , d e in forma o g era l (p.284)

Como se v, o conceito de arquivos desses autores no se prende a qualquer fase do ciclo de vida dos documentos. Nota-se, tambm, que Rousseau e Couture eliminaram a palavra documentos da definio substituindo-a por informaes. sempre ofeream alguma informao. Nesse ponto caberia uma reflexo sobre o termo informao. Segundo informam Silva et al. (2002), foi possvel identificar-se mais de quatrocentas definies para o termo informao. Isso indicaria que o termo no de simples conceituao mesmo que seja de corrente utilizao. O Dicionrio de Cincias Sociais da Fundao Getlio Vargas traz no verbete informao, dentre outras indicaes, a seguinte: a noo de informao, como as de espao, tempo, distncia, fora, probabilidade, etc. foi qualificada como indefinvel. Sobre ela diz A. Kuhn: `pode-se oferecer ilustraes, mas no definies` . Entende-se, ento, que o termo informao no seria passvel de conceituao estrita a no ser se lhe fosse acrescentado um adjetivo como, por exemplo, informao arquivstica . Restrio que seria pouco significativa quando se tem como objetivo conceituar arquivo, pois informao arquivstica Essa uma mudana de peso. Informaes no seriam necessariamente documentos mesmo que os documentos

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informao de arquivo desde que saibamos antecipadamente o que arquivo. Traz, o mesmo Dicionrio, na seqncia: a Informao considerada como tal na medida que alcana um fim almejado. Uma mensagem sem sentido no transmite informao. Diz R. Ruyer: Sem conscincia informada no h informao . Isso pode significar que um documento com hierglifos desconhecidos no seria considerado informao e, portanto, no faria parte de acervo arquivstico. O que faria um documento ininteligvel ser considerado ainda um documento de arquivo seria a sua origem, o motivo pelo qual ele foi criado ou recebido e acumulado junto aos outros e no o seu contedo. Interpreta-se, pois, que Rousseau e Couture, ao usarem o termo informao, estejam buscando sugerir que um arquivo pode ter mltiplas finalidades de utilizao. Como j foi citado, com referncia na publicao de Roper (1989), os arquivos permanentes foram considerados arquivos histricos por muitas dcadas, tendo isso levado a um tratamento documental que provocou inclusive o desmantelamento de muitos acervos. Rousseau e Couture, provavelmente, tentaram abandonar o termo documento objetivando tirar a conotao exclusivamente histrica dos documentos de arquivo permanente. Essa preocupao compreensvel e desejvel, mas a palavra informao, como foi exposto, pouco precisa. Quando se busca, ento, mais preciso conceitual, entende-se que o termo documentos permanece o mais adequado para se fazer referncia quilo de que se compe o arquivo. Voltando-se definio de arquivos de Rousseau e Couture e tomando mais uma vez, as noes at agora consideradas indispensveis ao conceito de arquivo conjunto de documentos , produzidos e recebidos , no exerccio das atividades, oficiais, de apenas um determinado produtor - verifica-se, implicitamente na definio de Rousseau e Couture, as noes de conjunto e de relao dos documentos com as atividades quando eles exprimem que as informaes (os documentos) seriam organicamente e automaticamente reunidas. Afinal, a organicidade supe a conexo dos documentos com as atividades. Organicidade, segundo Mata Machado (1977), a caracterstica de um todo que formado por partes inter-relacionadas que concorrem para um mesmo fim. A organicidade conseqncia da acumulao de forma correspondente ao fluxo das atividades que concorrem para um fim que a misso. Mas, caso um conjunto de documentos perdesse sua organicidade, por acidente ou maus tratos, ter-se-ia um arquivo precrio, mas mesmo assim ele no deixaria de ser considerado um arquivo. Dessa forma, considera-se que a noo de organicidade indispensvel para o tratamento dos arquivos mesmo que ela, s vezes, no se apresente da forma ideal que seria aquela em que o agrupamento dos documentos refletisse cada ao do produtor do arquivo. Observa-se, ademais, que Rousseau e Couture indicam que os documentos seriam reunidos para as prprias necessidades da sua existncia (existncia da

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pessoa fsica ou moral) , alm de para o exerccio de suas funes. Por um lado, pareceria esclarecedor esse acrscimo j que alguns documentos no foram criados no desempenho das atividades da instituio produtora do arquivo, mas, muitas vezes, eles foram criados para dar existncia instituio, dar-lhe identidade , definir sua misso. Por exemplo, o documento de registro de uma firma que no produzido no cumprimento das funes e atividades desta firma, mas para dar existncia a ela. Mesmo que no seja resultado das suas atividades, este documento faz parte do arquivo dessa firma. Contudo, em algumas situaes, esse elemento da definio de Rousseau e Couture pode gerar problemas. Para a verificao desses problemas, faz-se necessrio, primeiro, discutir documento de arquivo. Freqentemente, considera-se que os documentos de arquivo tm como caracterstica trazerem algo registrado em si - sejam registros grficos, sonoros, imagticos, digitais ou outra forma realizvel. Contudo, questiona-se aqui esta caracterstica j que, considerando os conceitos analisados, entende-se que o que caracterizaria os documentos de arquivo seria a sua relao com as atividades do seu produtor, e no o fato de trazerem algo registrado em si ou de serem ou no tridimensionais. Nessa perspectiva, toma-se como exemplo uma maquete que foi produzida em um departamento de arquitetura de um governo. Pode-se verificar que ela seria considerada um documento de arquivo, pois resulta do desenvolvimento das atividades desse departamento e, portanto, documenta suas atividades e fornece informaes sobre elas, mesmo que estas informaes no estejam exatamente registradas nesse documento. A partir desse exemplo, pode-se considerar que u m documento de arquivo definido como tal a partir da anlise do seu contexto e no pelo seu suporte ou aparncia ou pelo fato de ter algo registrado em si . No caso de um objeto inapropriado para o ambiente fsico de um arquivo, isso se tornaria um problema de ordem administrativa e no arquivstica. Importaria antes identificar se o objeto tem carter de documento de arquivo devido sua origem e, no caso afirmativo, analisar o problema administrativamente e decidir se o ambiente fsico o comporta ou no. Mas a maioria dos autores do campo no desenvolve esta problemtica. Rousseau e Couture (1994), aparentemente, no se preocupam com esta questo. Encontram-se, em sua obra, as definies de documento e de documentos de arquivo reproduzidas do dicionrio do C.I.A. com uma considerao final dos autores que merece ser reproduzida: Em resumo, um documento constitudo por um suporte ou pea e por um contedo (a informao nele registrada). (p.137) Tambm Bellotto (1991) no d mostras de considerar tal questo relevante. Quando a autora discute o tratamento dos documentos de arquivo, apresenta um quadro distinguindo os documentos de arquivo dos documentos de biblioteca, museu e centro de documentao. A autora v distines entre produtores,

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finalidades da produo, objetivos, processamentos tcnicos e pblicos, alm dos trs, a seguir, que se considera conveniente citar: (p.18)
Cen tro d e do cumen t. Ma n u s cr i to s Imp re sso s Aud io v isu i Ob jetos Tipo do imp re sso s manu sc r itos (rep rodu) b i/tr id im en siona is suporte aud io visua is aud io visua is e x em p lar e x em p lar n i c o e x em p lar n i c o exemp lares m ltip los n / m lt. Fundo s; Co le o; Co le o; Co le o; Tipo do do cumen to s do cumen to s un idos do cumen to s do cumen to s un idos c o n ju n to un idos pela p e lo con tedo ou un idos pelo p e lo con tedo o rig em p e la fun o con tedo En trada do s Pa ssagem Compra , doa o, Compra , doa o, Compra , do cumen to s na tura l de p ermu ta d e fon tes p ermu ta d e fon tes doa o, [n a in s titui o fon te g erado ra m ltip las m ltip las p esqu isa a rqu iv s tica] n ica A rqu ivo B ib lio te ca Mu s eu

V-se que nesta publicao a autora faz distino do destino dos objetos tridimensionais. Contudo, analisam-se os dois pontos seguintes a tipo de suporte como aqueles que de fato definiriam a distino entre os quatro tipos de documentao mencionados. Esses pontos poderiam ser assim sintetizados: a) a conformao dos conjuntos que, em bibliotecas, museus e centros de documentao, se caracterizariam como colees e, nos arquivos, como fundos (acumulao natural); b) o fator que promove a relao entre um documento e outro dentro do conjunto que, em bibliotecas, museus e centros de documentao, seria o contedo do documento e, em arquivos, seria a origem do documento (ao geradora); e c) o modo de entrada dos documentos nas instituies seria, para as bibliotecas, os museus ou os centros de documentao, por aquisio e, na instituio arquivstica, por passagem natural, ou seja, recolhimento. Em obra posterior citada, Bellotto (2002) conceitua documento de arquivo sem especificar que o documento precisa ter algo registrado em si: documento de arquivo pode ser definido como suporte que contm uma informao arquivstica. (p.23) Mas, em seguida, a autora cita, sem comentar as diferenas dos conceitos, Vazquez e Tanodi que s consideram como documentos de arquivo aqueles que trazem informaes registradas:
um suporte mod ificado po r um texto a ele aderido qu e su rge como resu ltado de uma atividad e adm inistra tiva e tem como fina lidad e comun ica r uma o rdem , p rova r a lgo ou transm itir u ma in formao til pa ra um trm ite (Vazqu ez, s.d.); ou como um suporte qu e con tm um texto (escrito , g ra fado, gra vado ) qu e resu ltado da a tividade adm in is tra tiva d e uma en tidade, efetuada para cumprir seu s ob jetivo s e fina lidad es (Tanod i, 1961 )

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Contudo, Jenkinson no deixa tal problema passar desapercebido. Ao discutir os documentos , antes de conceitu-los, o autor faz uma observao reveladora:
we cannot say tha t a documen t is som e th ing wh ich g ives i n forma t io n i n w r i t in g ; f o r th e Rec o rd O f fic e s e r i es o f Po r t Bo o k s g ives us examp les wh ere th e mere forma l title, or o ther identification ma rk on the cover, converts an ab solu tely b lan k boo k in to a p erfectly good Arch ive [] . (1965, p.5) 25

Considerando a anlise desenvolvida em torno dos conceitos de documento de arquivo, pode-se concluir que no necessrio haver um registro no documento para que ele seja considerado um documento de arquivo e, tambm, que ele pode ser tridimensional. Contudo, esta afirmao por demais significativa para que se possa tom-la por verdadeira sem um maior respaldo na literatura. Dessa forma, na seqncia das anlises aqui desenvolvidas, levar-se- em conta a questo exposta sempre se considerando a sua indeterminao. Retornando, ento, noo contida no conceito de arquivo de Rousseau e Couture - que os documentos seriam reunidos para as prprias necessidades da sua existncia (existncia da pessoa fsica ou moral) , analisa-se um exemplo hipottico para melhor verificar os problemas a ela inerentes: Suponha-se que um departamento de governo tivesse seus trabalhos interrompidos sem que se fizesse o recolhimento dos documentos instituio arquivstica correspondente. Suponha-se tambm que algum tempo depois se tentasse recolher seus documentos tanto os que iriam para o museu quanto os que seriam recolhidos a uma instituio arquivstica. Se os documentos de arquivo por ventura podem ser tridimensionais e sem algo registrado em si e, se considera-se os documentos necessrios existncia do rgo como propem Rousseau e Couture, ento, os mveis do escritrio e seus equipamentos seriam tambm recolhidos ao arquivo. Afinal, os mveis teriam servido s necessidades de existncia do dito departamento. O que se constituiria num equvoco porque os mveis e equipamentos no do identidade nem definem a vida do produtor do arquivo como os outros que, se supe, constituem-se na preocupao de Rousseau e Couture. Os documentos que no so criados pelas atividades do produtor do arquivo, mas que fariam parte dele, so aqueles produzidos pelas aes que do identidade ao produtor e definem sua constituio e misso e os meios de realiz-la. Por exemplo, a ata de uma assemb lia que define a escritura do imvel onde funciona a entidade. criao de uma entidade ou a

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N s n o p o d e mo s d i ze r q u e u m d o cu me n to a l g o q u e o f e r e a in f o r ma o p o r es cr i to ; a sr ie Livros do Po r to do Record O ff ice [A rqu iv o N a c io n a l d a I n g l a ter r a ] o f e r e c e- n os exemp los ond e u m me ro ttu lo formal o u uma o u tra ma rca de id en tificao n a capa conver te u m liv ro, ab so lu tame n te em b r anco , em u m [ documen to d e ] arqu ivo per feitame n te adequ ado [ ...] ( tradu o no ssa)

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Mesmo que no tenha sido possvel encontrar recursos legtimos para se incluir no conceito de arquivo a noo de que os documentos que do existncia ao produtor fazem tambm parte do seu arquivo, grifa-se essa problemtica como relevante para futuros estudos. Acrescenta-se a este ponto a observao de que estes documentos somente so recolhidos ao arquivo permanente no caso de extino do produtor ou de mudana significativa em sua misso ou nos meios de realiz-la. Normalmente, estes documentos permanecem sempre juntos ao produtor.

Outra peculiaridade da definio de Rousseau e Couture a substituio da expresso pessoa fsica ou jurdica por pessoa fsica ou moral . Atribui-se a utilizao dessa expresso a uma traduo literal do francs para a lngua portuguesa. No francs, personne morale 26 apresenta o mesmo significado que dado no Brasil para pessoa jurdica. Como a expresso pessoa moral poderia sugerir aos leigos no assunto que a entidade pode no ser juridicamente constituda, essa expresso propiciaria a interpretao de que a expresso pessoa fsica ou jurdica excluiria as instituies que no so formalmente criadas. Supondo-se, como exemplo, um partido poltico clandestino, este no seria uma pessoa jurdica nem uma pessoa fsica e mesmo assim poderia acumular um arquivo. O ideal seria a utilizao de uma expresso que no promovesse qualquer excluso. O C.I.A., na publicao da norma ISAAR(CPF), refere-se a Entidade Coletiva 27, Pessoa ou Famlia que, entende-se, poderia tornar-se o termo ideal. Ainda relativamente definio de arquivo de Rousseau e Couture, nota-se que ela explicita a mudana do motivo da conservao dos documentos baseando-se nos valores primrios e secundrios. De fato, pode-se observar essa variao da utilizao dos documentos. Estes, com o passar do tempo, ampliam ou mudam su a utilizao. O que se questiona se o valor primrio no se manteria. A informao contida nos documentos de uma instituio, a princpio, sempre lhe seria til para o desenvolvimento das suas aes futuras e, alm disso, os documentos no perderiam o seu valor probatrio para seus produtores, mesmo depois de passados muitos anos. Antecipando essa discusso que ser retomada mais adiante, observa-se que,
Encon tr a- se a exp resso no Le Petit Rob er t D ictionnaire alph ab etiqu e et an alogiqu e de la langu e franaise (1990) - no v erb ete Personne qu e tr az : [...] Per sonne mo r a le : group emen t ou etab lissemen t titu laire dun p a tr imo in e co llectif et d un e certaine cap acit jur id iqu e, ma is n ayan t p as d ex is ten ce corpor elle (oppos p er sonne ph ysiqu e : ind iv idu) Personn es mo ra le s de d ro it pub lic ou priv . Cuja traduo ser ia : grupame n to o u e s tabe le c ime n to titu lar d e u m p a tr im n io co le tivo e d e u ma c er ta c apac idad e jur dic a , ma s sem ex is tncia co rporal (oposto a pesso a f sica: ind iv duo). P e ssoa jur d ica de d ire ito pb lico ou p rivado. 27 T r az o g los s r io da ISAA R( CP F) : En tid ad e co le tiva ( corpo rate bod y ) org an iza o ou grupo d e pessoas qu e iden tif icado por u m no me p ar ticu lar e que fun c iona, ou pod e fun c iona r, co mo u ma entid ade .
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por ser o valor cultural adquirido acidentalmente e de maneira no determinvel - j que a cultura est sempre mudando ele no ofereceria meios para sua identificao. Bom seria se fosse possvel prever o desenvolvimento da cultura e listar os critrios para avaliar documentos que tm e tero valor cultural. possvel fazer suposies, mas no haveria meios de se prever o que adquirir valor cultural depois de passados, por exemplo, cem anos da criao de um documento. Sendo assim, tudo que se pode fazer , talvez, constatar que os documentos sofrem essa ampliao de utilizao acrescenta-se ao uso primrio, o secundrio mas no nos parece possvel utilizar esse recurso para conceituar arquivo. No Brasil, a Lei n. 8.159 de 1991 que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados assim define o termo:
Art. 2 - Consid eram- se a rqu iv os, pa ra os fin s d esta Lei, o s con jun tos d e docum en tos produzido s e receb idos por rgo s pb licos, institu i es de ca r ter pb lico e entidad es p r iv adas, em d eco rrn cia de exerccio de a tividad es esp ecfica s, bem como por uma pessoa fsica, qualqu er qu e seja o suporte da in fo rma o ou a na tureza dos docum en tos.

Esta definio tambm se aplica s trs fases do arquivo. Observa-se que o termo arquivos adotado no plural e, conseqentemente, os seus produtores tambm aparecem no plural. As demais noes consideradas indispensveis ( conjunto de documentos , produzidos e recebidos , no exerccio das atividades, oficiais, de um determinado produtor ) foram todas includas na definio da lei, contando com a meno multiplicidade de suportes e natureza dos documentos que foi considerada dispensvel. A partir do exposto neste captulo, formula-se um conceito de arquivo de modo a tentar manter apenas as noes consideradas indispensveis: Arquivo o conjunto dos documentos produzidos e recebidos no decurso das aes necessrias para o cumprimento da misso definida de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou famlia. Observa-se que esta definio no inclui os documentos criados para dar existncia ao produtor do arquivo nem aqueles que definem sua misso e os meio s de realiz-la, sendo que, na verdade, estes documentos, normalmente, fazem parte do arquivo.

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3.3 As caractersticas e qualidades do arquivo e seus documentos

Nesta seo sero analisadas as cinco caractersticas ou qualidades do arquivo ou dos seus documentos conforme encontrado na literatura. Como essas caractersticas ou qualidades constituem-se em desenvolvimentos tericos fundamentais para a composio do corpo da teoria arquivstica, elas so consideradas princpios, conforme mencionado anteriormente. Algumas caractersticas e qualidades so descritas pela primeira vez na literatura, mesmo que no sejam assim nomeadas, no manual da Associao dos Arquivistas Holandeses, 1898, outras datam da publicao do manual de Jenkinson, em 1920. A literatura da rea apresenta cinco caractersticas e qualidades. So elas: a cumulatividade ou naturalidade e a organicidade - que so caractersticas do arquivo como u m todo - e a Imparcialidade, a Autenticidade e a unicidade que so identificadas em seus documentos. Inicia-se pela exposio do conceito de naturalidade ou cumulatividade do arquivo que vem a ser condio para a sua organicidade que, por sua vez condio para a Imparcialidade dos documentos que, tambm, ao seu turno, condio para a sua Autenticidade. Por ltimo expe-se a caracterstica de unicidade dos documentos.

3.3.1 Naturalidade ou Cumulatividade Para Duranti (1994), essa caracterstica concebida como a naturalidade dos registros documentais . Diz ela:
" A ter ce ira ca ra c te rs tica dos r eg is tro s docum en ta is a n a tura lid ade . E ssa natura lidad e d iz r esp e ito man e ira como os do cumen to s se a cumu lam no curso da s transa es d e aco rdo com as n ecessidad es da ma tria em pau ta: eles no so co letados a r tif icia lme n te co mo os obj e to s de u m mu s eu(. ..) , ma s a cu mu lado s n a turalmen te no s escr itr io em fun o dos obj etivos pr tico s d a

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a d min is t r a o 28. O fa to d e o s docum en tos no serem conceb idos fo ra do s requ isitos da a tividad e p r tic a, is to , d e se a cumu larem de man e ira con tnua e prog ressiva, como sed imen tos de estra tifica es g eo lg ica s, o s do ta d e um elemen to d e coeso espon tn ea, a inda qu e estru turada". (p .52)

A autora sugere que o arquivo no formado por aquisio de documentos escolhidos, mas forma-se naturalmente, pela acumulao de documentos recebidos ou produzidos em relao direta com as atividades do seu criador. Ou seja, um arquivo acumula-se pela fora do processo de criao dos documentos no desempenho das suas atividades e no por escolha ou determinao a priori ; ele forma-se, por conseguinte, num processo natural de acumulao e no por acumulao artificial como acontece nas bibliotecas, museus e centros de documentao. Bellotto (2002), primeiramente, considera como princpio a cumulatividade e a define como se segue: o arquivo uma formao (a sedimentao, de Lodolini) progressiva, natural e orgnica (p.21) e depois a identifica como uma qualidade dos documentos que lhes confere no curso fora das probatria aes, de e assim maneira a descreve: e Naturalidade (na acumulao): os documentos no so colecionados e sim acumulados, naturalmente, contnua progressiva. (p.25) Faz-se pertinente observar que o predicado que se aplica acumulao de natural no sinnimo de que a acumulao sempre se faz espontaneamente de maneira perfeitamente orgnica, tal como seria necessrio para se ter um arquivo confivel. Esse termo natural refere-se ao fato dos documentos serem acumulados medida que so produzidos. Mas, como no exemplo citado na seo 3.1.3 dedicada ao princpio de manuteno da ordem original, nem sempre o produtor dos documentos procede a acumulao do arquivo de modo correspondente ao desenvolvimento das aes. De maneira que no se deve considerar que a acumulao orgnica desejvel totalmente espontnea. Ao contrrio da acumulao, a produo/recepo de documentos em decorrncia das funes, atividades e tarefas pode ser dita natural, espontnea. Ningum cria documentos aleatoriamente. Criam-se documentos em decorrncia das necessidades das aes. Contudo, a acumulao pode no ser feita de maneira orgnica, no se devendo, portanto, acreditar que os documentos se acumulam ordenadamente sem que haja esse empenho por parte de quem os acumula. As observaes que acabaram de ser expostas no demandariam ateno caso no fosse to freqente a acumulao desorganizada. Apenas idealmente, um arquivo acumulado organicamente de maneira espontnea. Caso haja algum equvoco no processo de acumulao, ou seja, caso os documentos estejam em u ma ordem que se torne muito difcil identificar as aes
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Este trecho en tr e asp as simp les fo i r e tir ado, por Duran ti, do Gu id e to th e pub lic r e cord s do arqu ivo n acion al d a Ing laterra, o Pub lic Record Off ice, confor me a au tor a ind ica.

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que os geraram, isso no descaracteriza um conjunto de documentos como arquivo, pois mesmo que a acumulao no se faa exatamente em consonncia com curso das aes desenvolvidas que os geraram, isso no significa que o conjunto de documentos deixe de ser um arquivo. Mas, a boa acumulao, aquela que deposita cada documento contiguamente aos demais produzidos e recebidos pela mesma atividade que o gerou e, ao mesmo tempo, no o mistura a outros conjuntos documentais relativos a atividades distintas, essa boa acumulao seria indispensvel para a boa organicidade do arquivo e, conseqentemente, para a Imparcialidade e Autenticidade dos seus documentos.

3.3.2 Organicidade Cabe iniciar a anlise da organicidade com o que diz o manual da Associao dos Arquivistas Holandeses (1960) cuja primeira edio de 1898 traz a compreenso da organicidade dos fundos de arquivo:
" (...) O arqu ivo (. ..) um todo orgnico, um o rgan ismo vivo, qu e cresce, se fo rma e so fre transfo rma es segundo regra s fixas. S e se mod ificam a s fun es da en tidad e, mod ifica -se, con comitan temen te, a na tu reza do a rqu ivo . (p.13 )

Entende-se que os autores referem-se s inter-relaes existentes entre as funes, atividades e tarefas de uma entidade, que formam um todo orgnico refletido nas inter-relaes de seus documentos que, no conjunto - o arquivo reflete a misso do seu produtor. Isso significa, ento, que ao se modificarem as funes, atividades e tarefas do produtor ou suas inter-relaes, modifica-se tambm o todo e as inter-relaes dos seus documentos. Sendo assim, a organicidade existe na relao que cada documento tem com as funes, atividades e tarefas que o gerou, determinando seu significado. A perda de organicidade, por acumulao no metdica ou desordem dos documentos, resultaria na perda da sua plena inteligibilidade. Por outro lado, a organicidade oferece a possibilidade de se compreender a misso do produtor e suas atividades atravs dos documentos que compem o seu arquivo. Jenkinson, em 1922, tambm se ocupou dessa questo. Ao definir as responsabilidades do arquivista ele enfatiza: [] in no circumstances may any marking or alteration of a document (alteration including any change whatever in

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its relation to other documents ) be made by any one save an Archive Official. 29 (1965, p.83, grifo nosso). Essa ressalva final de Jenkinson no prejudica a compreenso da organicidade como se desenvolve aqui, porque um funcionrio de arquivo, idealmente, apenas promove alteraes em documentos quando obrigado por suas atividades oficiais e no de maneira aleatria ou por motivos escusos. O que significa que as mudanas por ele operadas continuaro a refletir as atividades. Alm disso, qualquer mudana dever sempre ser registrada nos instrumentos de busca. E Bellotto (2002) assim define o que ela chamou de princpio da organicidade:
a s rela es adm in is tra tivas orgn icas se refletem nos con jun tos do cumen ta is. A o rganicidade a qualidade segundo a qua l os a rquivo s esp e lham a estru tu ra, fun es e a tiv idades da en tidad e p roduto ra /acumu ladora em suas rela es in terna s e externa s. (p.21 )

E depois, quando a considerou qualidade dos documentos que lhes confere fora probatria, Bellotto os (2002, p.25) define: do Organicidade conjunto): (em devido seu relacionamento com outros documentos mesmo

interdependncia entre os documentos do mesmo conjunto e suas relaes com seu contexto de produo. Entende-se que o atributo de princpio justifica-se pelo fato da organicidade constituir-se em u m fundamento que faz do arquivo o meio de se conhecer a misso e as aes do seu produtor e, tambm, porque a organicidade deve ser a perspectiva a partir da qual se analisa o arquivo no mo mento de se planejar a classificao que orientar sua acumulao e recuperao e de se trat-lo para a guarda permanente. Para Duranti (1994), a organicidade descrita como a caracterstica de inter-relacionamento dos registros documentais . A autora assim define interrelacionamento:
Esse in ter- rela cionamen to devido ao fa to d e qu e os do cumen to s estab e lecem rela es no decorrer do andamento das tran sa es e de a cordo com sua s necessidad es. Cada documen to est in timam en te rela cionado co m ou tros, tanto d entro qu an to for a do grupo do qu al est p reservado e (...) seu sign if ic ado dep end e d essas rela es 30. As r e la e s en tr e o s d o cum e n to s, e en tr e e le s e a s t ra n sa e s d a s q u a i s s o r esu ltan tes, e s tabele c em o a x ioma d e qu e um n ico do cumen to no pod e se constitu ir em testemunho su ficien te do curso do s fa tos e a tos pa ssado s: os docum en tos so in te rd epend en tes no qu e to ca a seu sign ificado e sua capa cidade comp robat ria. [. .. ] Na v e r d a d e , o s r eg is tro s do cumen ta is s o um c on jun to ind iv is ve l d e r e la es [ ...] em n enhu ma circunstncias pod e qualquer ma r cao ou alterao ser feita em u m do cu me n to ( a lte ra o in clu indo uma muda na qua lqu er na s ua rela o com ou tro s do cu mento s ) po r n ingu m, salvo u m fun c ion r io do arqu ivo . ( tr adu o no ssa). 30 Este tr echo en tr e asp as simp les foi r e tir ado, por Du ran ti, do Gu id e to th e pub lic record s do A rquivo N acion al d a Ing laterr a, o Pub lic Record Off ice.
29

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in telectua is p ermanen tes tan to quan to d e do cum en tos. (p.52)

Portanto, a organicidade resulta da produo dos documentos enquanto conseqncia das atividades que visam uma misso. Resulta da produo e recepo de documentos no desempenho das atividades inter-relacionadas que contribuem para um nico fim que a misso do produtor. Sendo assim, os documentos, enquanto reflexo das atividades, seriam tambm inter-relacionados e, no seu conjunto, refletiriam a misso do produtor. Observa-se que um arquivo pode ter uma organicidade precria, quando ele acumulado de maneira pouco criteriosa ou sofre eliminaes indevidas. Contudo, dificilmente a organicidade se perde totalmente.

3.3.3 Imparcialidade Jenkinson (1965) foi quem definiu a Imparcialidade como qualidade do documento de arquivo. Diz ele:
D ra wn up for purposes a lmo st in finitely varying th e a d m in is t ra t iv e o r ex e cu t i ve con t ro l o f e ve ry sp e c ie s o f h u m an und erta king they [ th e a r ch ive s ] a re po ten tia lly u se fu l to s tud ents for th e in fo rma tion the y can g ive on a rang e o f sub jec ts tota lly d ifferen t bu t equa lly wide: the on ly sa fe p red iction, in fa ct, concern ing th e Research ends wh ich Ar ch iv es ma y be made to s er v e is tha t with one pa rtia l e x cep tion the se will no t b e the pu rpos e s wh ich we re c on temp la te d b y th e pe op le by whom th e Arc h iv es we re d rawn up and p r eserved. Th e single pa rtly excep tiona l ca se is the on e wh ere th ey are exam ined for th e ligh t they throw upon th e h isto r y o f on e bran ch or ano ther o f pub lic o r priva te Ad min istra tion th e b ranch to wh ich th ey th em selves b e longed. Provid ed, then, tha t th e studen t und erstand s th e ir adm in is tra tiv e s ig n if ican c e th ey canno t tell h im an yth ing bu t the tru th 31. (p.12 , gr ifo nosso)

31 Produ zido s por prop sito s inf in itame nte v ar iado s o con tro le ad min istrativo o u e xe cu tivo de tod a s as e sp c ie s d e e mp r eend ime n tos hu ma nos e les [os do cu me n tos d e a r q u iv o p er ma n e n te ] s o p o t en c ia lme n t e t e is p ara p esqu is ador es p e la in for ma o qu e e les p o d e m f o r n e c er a r e spei t o d e u ma s r i e d e as sun to s to t a lme n t e d if er e n te s ma s igu a l me n te ex ten sos: a n ica af ir mao segu ra, de f a to, que concern e aos f ins de p esqu isa aos qu ais o a r q u ivo p o d e s er v ir , q u e , com u ma e x ce o p arc ial, o s prop sito s [d e p esqu isa ] c on te mp lado s n o s er o o s [ me s mo s ] pr e te nd idos p ela s p es soa s que produ z ira m e pr es erv ar a m o arqu ivo. O c aso p ar ticu lar me n te ex cepc iona l aqu e le ond e e le s [o s do cu me n tos] so ex amin ados sob a lu z que eles [os documen tos] jogam sobr e a h ist r ia d aquele r a mo ou ou tro d a ad min istr ao pb lica ou pr ivad a o r a mo ao qu al eles prpr ios p er ten ceram. Dado , en to, que o p esqu isador en te nda seu signif icado administra t ivo , e l es [o s do cu me n tos] n o pod em d izer-lh e n ada, ma s a v erd ade. . ( tr aduo nossa)

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Entende-se que Jenkinson se refere legitimidade do motivo da criao d o documento em relao funo atividade tarefa qual ele est ligado. O autor estaria enfatizando a verdade administrativa do documento e no a verdade do seu contedo. O motivo da criao de um documento, independentemente do seu contedo ser ou no, suponhamos, uma fraude, seria legtimo no que se refere sua relao com as atividades da entidade coletiva, pessoa ou famlia que o criou. Diz ainda Jenkinson em seguida: Impartiality is a gift which results from the first part of our definition of Archives 32 (p.12). Essa primeira parte a seguinte:
A docum en t wh ich may b e sa id to b e long to th e class o f Arch iv es is on e wh ich was d ra wn up o r us ed in th e cou rs e o f an adm in is tra tive o r execu tive transa c tion (wheth er pub lic o r priva te) o f wh ich itself formed a part [...] 33 ( p . 1 1 ) .

Pode-se interpretar que o autor refere-se conexo dos documentos s atividades. Sendo assim, os documentos produzidos no curso de uma atividade, ao mesmo tempo, refletem essa atividade. E no conjunto, o arquivo, reflete o desenvolvimento do conjunto das aes do seu produtor. Partindo-se do pressuposto de que, tanto o produtor dos documentos quanto o pesquisador externo tm interesses prprios, tem-se que a Imparcialidade dos documentos de arquivo est no fato de que, no seu conjunto, o arquivo, caso devidamente acumulado e preservado, dir o modo como se deu o desenvolvimento da misso que o gerou. Imparcialidade, conforme se entende que o autor deseja definir, sugere que os documentos no so produzidos com a inteno de privilegiar os interesses do seu produtor ou do futuro pesquisador. O documento nasce por necessidade de uma atividade, por uma fatalidade, por uma imposio da natureza das atividades de uma instituio, e no porque houve uma escolha de ter-se um documento para essa ou aquela finalidade. Os documentos nascem porque so necessrios atividade apenas e, conseqentemente, so um espelho imparcial dessa atividade. Duranti (1994) assim interpreta a definio de Jenkinson:
Impartia lity is a chara c te ristic of arch iva l do cumen ts, no t o f th eir c r ea tor s, who a re na tur ally pa r tial to th e ir own in ter es ts. To pro te c t th e impartia lity o f a rch ives is to p rotect th eir capacity to revea l th e b iases and id iosyn cra sies o f crea tors. Th is is why it is so d ifficu lt to gua rantee th e approp ria te ma in tenan ce o f curren t and sem icurren t do cumen ts b y th eir crea tors, b e they o rgan izations o r individua ls: it can no t be don e without a lert th em to th eir documen ts inheren t va lu e bu t, if cr eator s a re mad e too v ivid ly awa r e o f th e powe r o f th e ir do cumen ts, th ey ma y beg in to d raw or a lte r th em fo r the ben e fit o f I mp ar c ia li d ade u m p r ed ic ado q u e r e su l t a d a p r i me i r a p ar t e d e n o ss a d e f in i o d e arqu ivo. ( tr aduo no ssa) 33 U m do cume n to que pod e ser d ito co mo pertencen te a classe do s arqu ivos aqu e le qu e fo i produ zido e u tilizado no decurso d e u ma tr ansao admin istrativ a ou ex ecu tiv a (seja pb lica ou pr iv ada) d a qu al ele par te ( traduo nossa)
32

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po sterity, and the do cum en ts would no t b e th e un -self-conscious r e s id u e o f a c t i o n b u t a c o n s c io u s r e f l e c t ion o n i t . 34 (p.334-335, no ta d e p d e p g in a)

Embora promoverem

autora

preocupe-se premeditadas

com em

a seus

possibilidade documentos,

dos

produtores que

alteraes

entende-se

Jenkinson, ao contrrio, avalia que isso dificilmente pode acontecer porque os documentos so produzidos por fora da necessidade das atividad es desempenhadas. Por exemplo, um relatrio da produo agrcola de um trimestre de uma secretaria de agricultura, mesmo contendo dados tendenciosos, seria parte das atividades deste rgo, seria um documento prprio daquele rgo, seria ento legtimo enquanto documento do arquivo daquela secretaria. no exame do conjunto dos documentos e no seu cotejamento com os documentos das demais atividades do mesmo rgo ou at de outros rgos, que seriam apontadas as idiossincrasias ou tendenciosidades dos criadores. Fazendo uso do exemplo acima, seria possvel verificar, por exemplo, nos documentos de circulao de produtos agrcolas, que o mencionado relatrio de produo agrcola apresenta contradies. Isso abriria, tambm, a possibilidade de apurao da verdade do contedo do documento. Bellotto (2002) define a Imparcialidade como qualidade dos documentos que lhes confere fora probatria, como se segue:
Imparcia lidad e (em sua cria o ): d erivada do fa to de que no fora m criado s pa ra da r con ta s posteridad e. Os do cumen to s adm in is tra tiv os so meios d e a o e rela tivos a d e te rm inada s fun es. Sua imparcia lidad e exp lica- se p e lo fato de que so rela tivo s a d e te rm inada s fun es; caso con tr rio , os proced im en tos ao s qua is o s docum entos se referem no fun c ionaro, no tero va lidade. (p.25 )

E Camargo (2003), mesmo que no faa referncia explcita ao conceito de Imparcialidade, ao discutir o valor histrico dos documentos, argumenta:
An tes de ma is nada , p r eciso lemb rar que o docum en to de a rqu ivo tem como tr ao cara cterstico o fa to de ser produ zido de fo rma na tura l e rotin eira, po r impera tivos d e ord em p rtica, sem qua lquer in teno d e se transfo rma r em fonte para a hist r ia. No mb ito do fun c ionamen to d e u ma institu io, com efeito, no resulta d e um
34

I mp ar c i a l id ade u ma c ar a c ter s t i ca d o s d o cume n t o s d e arq u iv o , n o d o s seu s cr ia d o r e s, o s quais so natur a lmen te par ciais qu an to a os seu s prpr io s inte re ss e s. P ro teger a imp a r c ia lidade do s arqu ivos pro teger sua cap acidad e d e rev e la r as pr ed isposi es e id iossin crasias do seu cr iado r. Eis porqu e t o dif cil garan tir a guarda apropriada do s do cu me n tos corr en tes e in ter med i r ios pelo s s eu s cr iador es , sej a m e le s org an iz a es ou ind iv duos: isso n o pod e ser feito sem aler t - los p ar a o v a lor in er en te ao s seus do cu me n tos, ma s se o s produ tor es so aler tados mu ito in ten samen te p ar a o poder do s seu s d o c u me n to s , e l e s p o d e m c o me a r a p r o d u z i - lo s o u a lt e r - lo s p ar a o b e n e f c i o d a po ster id ad e, e os do cu me n tos n o pod er ia m ser u m r e sduo d esin ter essado da ao, ma s o seu ref lexo conscien te. ( tradu o no ssa)

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g es to esp ec ia l d e a tr ibu io de s en tido , como o cor r e com os do cumen to s d e mu s eu; ao con tr r io, tem car ter e v id enc ial congn ito , isto , na sce pa ra servir de in stru men to ou p rova d e d e te rm inada s a es e a lh e io a um even tua l u so secundrio que d e le se po ssa fa zer. Esse car ter instrum en ta l faz-se acompanha r de ou tro s traos marcan tes. Um deles a extrema p roxim idade qu e man tm com a a o de qu e se orig inou, a pon to d e pretend er sub s titu- la, d e fun cionar como seu equ iva le n te, de represen t- la . Va le a p ena ap reciar ma is a fundo esse po stu lado. O docum en to de a rquivo a exteriorizao de uma a o que se faz e refa z por efeito da fora p robat r ia qu e lhe p ecu lia r. E essa fo ra depend e, em larga med ida, d e d ispositivos que a cen tuam sua capa cidad e d e rem isso d ireta rea lidade, a pon to d e for mar com e la uma a liana ind is so c ive l. O do cum en to a corpo r ificao do fa to (Duran ti, 1994 ), d izem un s; o do cumen to , a fina l, o p rpr io fa to, d iz em outro s. No se tra ta de um jogo de pa la vra s, ma s da qua lidad e reflexiva dos arquivos. O p ro cesso , n esse sen tido, exemp la r: ao mesmo tempo em qu e sign ifica o con jun to d e a to s qu e d e vem ser execu tados, em ord em p reestab elecida, pa ra qu e se in vestigu e e se so lu cione p retenso submetida tu tela jurdica, d esigna tamb m, por exten so, o s auto s, isto , as p eas do cumen ta is em que se ma teria lizam o s a to s qu e do cumprim en to ao p ro cesso (S ilva, 1980 ). Con tin en te e con tedo , forma e sub stn c ia, embo ra d istin tos, a cabam se confund indo. (p.11 -12)

Conclui-se, ento, que a Imparcialidade dos documentos est intrinsecamente relacionada organicidade do arquivo. A boa organicidade promove os seus subconjuntos de documentos a espelhos fieis s atividades e promove, o arquivo como um todo, a espelho da misso realizada pelo produtor do arquivo.

3.3.4 Autenticidade Num primeiro momen to, a Autenticidade dos documentos pode parecer uma questo exclusivamente do campo do direito. O termo leva a pensar que a Autenticidade refere-se veracidade do contedo de um documento de arquivo como prova perante a lei. Contudo, ao analis-la melhor, entende-se que se trata, antes de tudo, de uma questo arquivstica, pois nela est implcita a manuteno da integridade do fundo de arquivo. Jenkinson quem formula a proposio da Autenticidade que ele considera uma qualidade dos documentos de arquivo permanente:
In the s econd pa r t o f tha t d e fin ition [ o f A r c h ive s ] we s ta ted tha t A r ch iv es we r e p re s erv ed in o ffic ia l cus tod y and for o ffic ia l

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in forma tion on ly; and th is g ives us th e second o f th eir d istingu ish ing qua lities, Au th en ticity . I t wou ld app ear tha t not on ly are Arch ives by th e ir o r ig in fr e e fro m th e su sp ic ion o f p re jud ice in r ega rd to the in ter es ts in wh ich we no w us e them: th ey a re also b y reason of th eir s ub s equ en t h i s to ry equa l l y f re e f ro m su sp i c ion o f ha ving been tamp er ed with in thos e in ter es ts. . 35 (1965, p.12-13, gr ifo nosso)

Desde

que

se

entenda

que

Imparcialidade

diz

respeito

verdade

administrativa dos documentos, ou seja, ao fato dos documentos constiturem-se num reflexo fiel das atividades desenvolvidas, v-se que a Autenticidade depende da manuteno dessa Imparcialidade. Jenkinson identifica a possibilidade dessa garantia no continuum da criao, manuteno e guarda pelo seu produtor. Conforme j foi mencionado aqui, Schellenberg considera que no possvel manter a custdia ininterrupta dos arquivos modernos. Contudo, importa, primeiramente, entender que os arquivos esto sujeitos a perder sua organicidade e Imparcialidade se preservados de maneira pouco rigorosa. Mesmo que a guarda contnua pelo produtor seja impossvel, outros recursos poderiam ser utilizados para se alcanar a garantia necessria da Autenticidade dos documentos de um arquivo. Por exemplo, a histria administrativa, institucional ou biogrfica de quem acumulou o arquivo pode tornar-se uma referncia de considervel confiabilidade para o tratamento de arquivos permanentes. Ao produzirem a histria institucional, administrativa ou biogrfica dos rgos ou pessoas dos quais recolhem os acervos arquivsticos, as instituies arquivsticas pblicas registrariam a trajetria do produtor do arquivo e isso lhes daria condies satisfatrias para compreender o grau de organicidade, de Imparcialidade e Autenticidade dos documentos. Sousa (2003) assim enfatiza o papel da histria administrativa para o tratamento dos arquivos:
Conhecer como os rgos so es tru tu rado s, quais so as sua s fun es e como eles execu tam suas a tividades revela mu ito sob re a g ne se dos r eg is tros do cum enta is . A lm d is so a h is t r ia adm in is tra tiv a uma fon te pa ra a defin io do o rganismo produto r. (256-257 )

Seria importante atentar para o contexto no qual Jenkinson definiu a Autenticidade para se alcanar aqui a aplicabilidade do seu desenvolvimento terico no tratamento dos arquivos na atualidade. Talvez a chave para se compreender a importncia desse conceito de Jenkinson seja observar que um documento isolado e sem referncia atividade que o gerou no pode ser suficiente
N a segund a p ar te d essa def inio [d e do cu me n tos d e arqu ivo per man en te ] n s af ir ma mo s qu e do cu me n tos d e arqu ivo p er man en te so pr eserv ados em cu std ia of ic ial e p ara infor mao o f ic ial ap enas; e is so nos d a segund a das qualid ades que o d istingu e, a a u ten tic idade . I sso pod er ia ind ic ar qu e os do cume n tos d e arqu ivo p er ma nen te, n o a pen as p e la su a or ig e m, s o livr es d e susp e ita de ou tr as in ten es r e la tiv a s a os in te re sse s pe lo s qu ais n s os u tilizamo s agora: eles [o s do cu me n tos de arqu ivo p erman en te ], tamb m p e la r a zo d a sua h i sto r ia s u b se q en t e, so ig u a lm en t e l iv r e s d e su sp e it a d e t er e m s ido a d u lt e rados em r a zo d aqueles in te resses. ( traduo no ssa)
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para fornecer informaes confiveis. Entende-se que o autor est preocupado com a manuteno do significado do documento enquanto reflexo de uma ao desenvolvida e este significado dependeria da inter-relao dos documentos, a qual, em seu tempo, seria mantida atravs do continuum da criao, manuteno e guarda ininterrupta pelo prprio criador. Camargo (2003) assim aponta o perigo da perda das inter-relaes dos documentos:
S e os do cum en tos d e arquivo so d esp rovido s d e autonom ia, isto , retiram sua au ten ticidad e da s relaes qu e man tm com a s d ema is un idad es qu e in teg ram o con jun to, d en tro do prin cp io de consigna o qu e o rege, qua lqu er in terven o no sen tido d e romp er seu equ ilbrio orig in r io a caba por imp lod ir o p rprio arqu ivo (p.14 )

E esclarece em nota:
D errida asso cia o prin cp io arcn tico ao de con s igna o, na sua d e fin io de arqu ivo. A con s ignao tend e a coord enar um n ico corpus em um sistema ou uma sincron ia na qua l todo s os elem en tos a rticu lam a un idad e de uma con figura o idea l (D errida, 1997 , p . 1 1 ) .

A falta de autonomia do documento, a qual a autora refere-se, diz respeito dependncia do documento de arquivo dos demais que esto relacionados a ele e da sua filiao s atividades que o gerou. Cada documento encontrar seu significado dentro do conjunto ao qual pertence desde que mantida a caracterstica de organicidade do arquivo. S assim o documento ser plenamente compreendido e permitir o acesso informao arquivstica que ele contm. Duranti (1994), baseando-se especialmente em Jenkinson, est preocupada com as ameaas integridade, exatido e confiabilidade dos documentos contemporneos. Diz ela:
"Essa s am ea as so deco rren tes d e uma ausncia gen e ra lizada d e p rin c p io s d e gua rda d e reg is tros [do cu me ntos ] na s o rgan iza es c on tempo rn eas, de uma se le o d e reg is tro s [do cu me n tos ] insu ficien tem en te regulam en tada, da pou ca au toridade da rea a rquivstica, da in terao e coord enao lim itada en tre os respons veis p e la g esto d e do cum en tos, das regra s d e a c esso e p riva c idade in consistentes e da s tecno log ias eletrn icas". (p.57 )

A autora aponta a necessidade de maior rigor no tratamento dos arquivos permanentes, considerando necessrio haver princpios de guarda, regulamentao da seleo, maior autoridade para a arquivstica, interao entre os diversos setores de tratamento de documentao arquivstica, regras de acesso e privacidade. Duranti demonstra estar preocupada com a violao da integridade dos arquivos permanentes no decorrer dos procedimentos arquivsticos. Supe-se que Duranti esteja defendo a necessidade do desenvolvimento de uma metodologia mais precisa para o tratamento dos documentos de arquivos alm

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de uma legislao que permita ao arquivista promover a guarda adequada dos arquivos baseando-se nessa metodologia. O Dicionrio de Terminologia Arquivstica da Associao dos Arquivistas Brasileiros (1996) apresenta a seguinte definio para Autenticidade: Qualidade de um documento quando preenche as formalidades necessrias para que se reconhea sua provenincia, independentemente da veracidade do respectivo contedo. (p.10) Essa abordagem refora a idia de que a Autenticidade uma questo arquivstica. Ao mencionar que a Autenticidade independe da veracidade do contedo do documento, pois ela reconhecida na sua provenincia, essa definio estaria tambm indicando que o que est em jogo so os procedimentos arquivsticos e no a postura do produtor ao criar o documento. No fica explcito, porm, quais seriam as formalidades necessrias para se reconhecer a provenincia de um documento, mas quando entende-se que a provenincia do documento a atividade que o gerou dentro do contexto do cumprimento da misso do rgo, pode-se inferir que essas formalidades seriam aquelas necessrias para a manuteno da organicidade do conjunto documental que poderia promover a sua Autenticidade.

3.3.5 Unicidade Duranti (1994) assim explica o que ela chamou de caracterstica de unicidade dos documentos de arquivo:
"A un icidad e pro v m do fa to de qu e cada reg istro do cumen tal a ssum e um lugar n ico na estru tura docum enta l do g rupo ao qua l p ertence e no un iverso do cumen tal. Cp ia s de um reg istro podem existir em um m esmo grupo ou em ou tro s grupo s, mas cada cp ia n ica em seu luga r, po rque o co mp lexo das suas relaes com o u tro s reg is t ro s s em p re n i co , e [. .. ] um reg istro consiste em um do cumen to e suas rela es com seu contexto adm in is tra tivo e do cumen ta l: uma dup lica ta de um reg istro s existe quando ambos os elem en tos so p erfeitam en te idn ticos, isto , quando m ltip la s cp ias so in clu das em um mesmo lugar den tro d e um m e smo g rupo (p.52 ).

Isso significa que, no caso do contexto de produo recepo de um determinado documento ser diferente do contexto de produo recepo de uma cpia desse documento, os seus significados tambm so diferentes e, portanto, no se teria a duplicidade e no se justificaria a indicao de eliminao de um desses documento.

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Um exemplo que se encontra no APCBH um documento fotogrfico que possui cpias em dois fundos diferentes o fundo Secretaria Municipal de Cultura e o fundo Assessoria de Comunicao. Essas duas cpias seriam dois documentos diferentes, mesmo contendo a mesma imagem, j que cada uma tem u m sentido prprio dentro do seu conjunto relativamente a cada rgo que a acumulou. Sendo assim, amb as as cpias devero ser mantidas dentro dos respectivos fundos 36. Para Bellotto (2002), a unicidade constitui um princpio assim definido: no obstante forma, gnero, tipo ou su porte, os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos. (p.21). E, enquanto qualidade dos documentos que lhes d fora probatria, ela define: Unicidade (no conjunto): deriva de que cada documento assume um lugar na estrutura documental do conjunto (indissolvel) ao qual pertence (p.25). Bellotto menciona Unicidade (no conjunto) porque essa proposio determinaria um lugar nico para cada documento dentro do conjunto . A unicidade assume o carter de princpio porque se refere noo contida no conceito de arquivo de que os seus documentos so arquivsticos desde que produzidos ou recebidos no exerccio das aes necessrias para a realizao da misso do produtor, ou seja, a unicidade define-se a partir de um fundamento que define um documento como pertencente categoria de arquivo. A unicidade, ento, refere-se caracterstica do documento de arquivo de ser nico no seu conjunto documental independentemente dele ser uma cpia de outro contido em lugar diferente de um mesmo fundo. Considerando essa anlise, possvel inferir que no seria adequado eliminar documentos idnticos que foram acumulados em conjuntos diversos. Isso porque o contexto da produo/recebimento dotaria cada um deles de um significado prprio. Assim a unicidade um princpio para o tratamento dos arquivos.

36

O s fundo s citado s n este ex emp lo so subd ivis e s d e um conjun to ma ior que o d a Pref eitur a de Belo Hor izon te. Sendo assim, ex istem in ter-rela es en tre esses fundo s co mo se eles fo ssem, na v erd ade, subfundo s. Du ch ein (1982) tr ata d a prob lem tica de se d esign ar o n v e l ma is alto d as subd iv is e s de u m fundo e conclu i qu e pode-se ado tar dua s d ife ren tes po sies in telectua is , as qua is qua lificaremos, respectivamen te , de ma xima lista e d e min ima lista . (p.19) . To ma ndo po r base a d iscu sso d e sse au tor, consid er a-se qu e a d esign ao d e fundo para as subd ivis e s citad as sign if ica qu e elas so conjun to s do cu me ntais de prov en in c ia s d if er en tes, ma s lig ados ao fundo maio r P r ef e i tu r a d e Be lo H o r i z o n te .

57

3.4 Algumas consideraes a partir dos princpios e conceitos da arquivologia

Conforme

foi

proposto

no

incio

deste

captulo,

buscar-se-

uma

interpretao do conjunto da teoria, relativa ao universo da formao dos arquivos, de modo a estabelecer as relaes entre os elementos que compem o processo de criao dos documentos de arquivo e aqueles que definem as suas caractersticas e qualidades. E, a partir dessas relaes, verificar como se justificam os princpios que se destinam manuteno das caractersticas e qualidades dos arquivos e seus documentos. A partir do conceito de arquivo: Arquivo o conjunto dos documentos produzidos e recebidos no decurso das aes necessrias para o cumprimento da misso definida de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou famlia 37. Tomam-se as noes nucleares indispensveis ao conceito de arquivo:

conjunto de documentos produzidos ou recebidos no decurso das aes necessrias para o cumprimento da misso definida. de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou famlia

possvel identificar, nestas noes, duas aes. Portanto, dois processos: o primeiro constituir-se-ia do desenvolvimento das aes necessrias - funes, atividades e tarefas - para o cumprimento da misso e, o segundo, realizar-se-ia na produo e recepo de documentos em decorrncia do processo de cumprimento da misso. Assim, o processo de criao do arquivo faz parte de um outro processo que a realizao da misso do rgo. H, dessa forma, um tal imbricamento dos dois processos de realizao da misso e de criao dos documentos - que as aes que realizam a misso do produtor as funes, atividades e tarefas - vm a ser o prprio sujeito do processo de criao dos documentos. O processo de realizao da misso do produtor do arquivo teria:

um sujeito - a entidade coletiva, pessoa ou famlia, a ao - as funes/atividades/tarefas que promovem a misso, o resultado - a misso definida.

O processo de realizao da misso em entidades coletivas depende de aes

Os r esu ltado s d a misso qu e poder iam ser con sid er ados docu men tos do arqu ivo co mo , por exemp lo, u m livro produ zido por u ma ed ito ra, no estar o esp ecif icado s n esse d esenvo lv imen to ter ic o porqu e no se ch egou p len a clar if icao desta qu esto.
37

58
anteriores a ele para se definir. Essas aes criam documentos que do identidade entidade, determinam sua misso e os meios de realiz-la, alm de outros documentos necessrios para a existncia da entidade. Pretende-se que esses documentos, conforme foi mencionado no captulo anterior, faam parte do arquivo e no saiam do mbito da entidade at sua extino ou mudana da sua misso e dos meios de realiz-la. Alguns desses documentos forneceriam elementos base para a estruturao do prprio processo de realizao da misso, como ilustrado no esquema seguinte:
(sujeito)
Pessoa (s)

(ao)
C ri a o d a e nt i d ade, D ef inio da Mi sso , M e io s de r e al iz -l a e t c.

R eg i stro de im v el , e t c.

Id e nt idad e da Enti dade co l eti va p e s so a o u fam li a

M ei os de r e ali z ar a m i s s o : Fu n es , at ivi dades e tarefas ( re s u lt a d os )

Mis s o d efi ni da

(s u j e it o ) Entidade coletiva, pessoa ou famlia

(a o) Funes, Atividades e T a re fa s

(r esult a do) Misso definida

P roc esso de re aliz a o da misso

Dentro deste processo de realizao da misso de entidade coletiva, pessoa ou famlia, ocorreria o processo de criao do arquivo que, por sua vez, teria os seguintes componentes:

o sujeito - as funes/atividades/tarefas que promovem a misso, a ao - a produo ou recepo de documentos e o resultado o conjunto de documentos

O processo de realizao da misso de uma entidade coletiva, uma pessoa ou uma famlia, na sua relao com o processo de criao do arquivo, onde as funes atividades tarefas esquematicamente seria: so a ao do primeiro e o sujeito do segundo,

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P ro c e ss o d e re a l i z a o d a m i s s o (s u j e it o) Entidade coletiva, pessoa ou famlia (a o ) Funes, Atividades e T a re fa s ( su j e i t o ) P ro du o e rec e p o (a o ) (r e sult ado) Misso definida P ro c e s s o d e c r i a o d o a rq u i v o

Co njunto de do cume ntos (r e s u l t a do)

Aceitando-se que os elementos que compem o universo de criao do arquivo so esses quatro: o produtor que nico, as funes, atividades e tarefas que so mltiplas, a misso que um todo e a produo e recepo de documentos a partir das aes que provem a realizao da misso, verifica-se que as relaes possveis entre esses elementos fornecem as caractersticas e qualidades do arquivo que foram examinadas no captulo anterior.

3.4.1 Trs caractersticas que definem o arquivo

Para a verificao das caractersticas e qualidades definidas na literatura, definem-se as trs caractersticas fundamentais do arquivo para, a partir delas, chegar-se s demais. Ao examinar-se o conceito de arquivo e o processo de criao dos documentos, podem-se identificar trs caractersticas indispensveis para se definir documentos como arquivo: a singularidade do produtor do arquivo, a filiao dos documentos s aes que promovem a misso definida e a dependncia dos documentos dos seus pares.

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3.4.1.1 Primeira caracterstica intrnseca ao arquivo:

A singularidade do produtor de um arquivo

Documentos que formam um conjunto, mas que foram produzidos ou recebidos por entidades distintas, no se constituem em um arquivo. A ausncia de singularidade do produtor dos documentos determinaria que o conjunto de documentos em questo no poderia ser considerado um arquivo. A relao entre o produtor e o arquivo fornece a identidade do conjunto de documentos e sua singularidade indispensvel para que se possa considerar um conjunto de documentos como arquivo. A singularidade do produtor determina, tambm, a singularidade do prprio arquivo. Pode-se afirmar que no existem dois arquivos iguais. Cada um tem u ma conformao peculiar que corresponde ao desenvolvimento das aes em prol da realizao da misso de cada entidade. Mesmo que haja duas entidades com a mesma misso e cujas funes atividades tarefas so definidas da mesma forma, elas no geraro arquivos idnticos porque seu produtor no o mesmo. O manual da Associao dos Arquivistas Holandeses (1960) fornece um postulado que indica a singularidade do arquivo que, conforme se verifica no exame do processo de criao dos documentos, tal singularidade determinada pelo seu produtor nico. Dizem os holandeses: Cada arquivo possui, por assim dizer, personalidade prpria, individualidade peculiar, com a qual mister se familiarizar o arquivista antes de proceder sua ordenao". (p.13) Tendo cada entidade seu objetivo e modos prprios de trabalhar, cada uma geraria um arquivo nico. Um fundo de arquivo de um determinado rgo jamais seria igual ao arquivo de outro e refletiria as atividades apenas desse rgo que o produziu. O Conselho Nacional dos Arquivos, ao editar a norma ISAD(G), indica procedimentos baseados nos princpios arquivsticos, sem determinar uma estrutura fixa de organizao dos arquivos ou estabelecer cdigos e ttulos. Cada acervo merecer sempre uma anlise, planejamento e tratamento prprios sua conformao. Bellotto (1991), ao definir fundo de arquivo , utiliza-se da imagem de universo arqueolgico para melhor explicar a singularidade de cada acervo:
Um fundo d e a rqu ivo um un iverso arqu eo lg ico a id en tifica r, ba liza r, ord enar, descrever e ana lisa r d e modo a possib ilitar a p reserva o de sua o rgan icidade, de sua integridad e fsica e a d issem inao de in fo rma es extra das d e seu s elem en tos, co locando-as em cond io d e ap reen so e uso p lenos ( p .1)

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Considerar nico. Tem-se, ento, a singularidade do produtor do arquivo como uma caracterstica intrnseca aos arquivos um conjunto de documentos produzidos e recebidos por funes, atividades e tarefas realizadas por sujeitos diferentes no se caracteriza como arquivo. Essa caracterstica pode ser identificada na relao existente entre o sujeito do processo de realizao da misso e o resultado do processo de criao do arquivo . A representao esquemtica desta caracterstica poderia ser a seguinte: um fundo de arquivo como um universo arqueolgico a identificar significaria, alm de outras coisas, que um fundo de arquivo sempre

Processo de realiza o da misso (sujeito) Entidade coletiva, pessoa ou famlia (a o) Funes, Atividades e T a re fa s (s u j e it o ) (r e sult ado) Misso definida P ro c e s s o d e c r i a o d o a rq u i v o

P r o du o e re c e p o (a o )

A rquivo (re sultado)

3.4.1.1.1

A singularidade do produtor vista como o fundamento do

princpio de provenincia Entende-se que a compreenso da necessidade da singularidade do produtor para se ter um arquivo, mesmo que no haja sido assim nomeada, foi compreendida no incio do sculo XIX, pois nesse momento histrico definiu-se o princpio de respeito aos fundos que , afinal, o respeito singularidade do produtor do arquivo.

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3.4.1.2 Segunda caracter stica intrnseca ao arquivo: A filiao do documento de arquivo ao que o produziu ou recebeu Conforme foi visto no exame do conceito de arquivo, os autores da arquivologia frisam que os documentos de arquivo so produzidos e recebidos no decurso das funes atividades tarefas de uma entidade que cumpre uma misso. Portanto, um documento, quando adquirido ou produzido recebido por motivos alheios s funes atividades tarefas da instituio que o acumula, no se constitui em documento de arquivo. Os documentos no nascem por via de uma finalidade idealizada, mas por fora da prtica institucional ou administrativa ou outro tipo de prtica que determine uma misso e que exija a sua criao. Essa filiao do documento atividade que o gerou fornece identidade a ele individualmente e em pequenos grupos. Diferentemente da singularidade do produtor que d identidade ao conjunto de documentos como um todo, ou seja, d nome ao arquivo, a filiao do documento ao realizada em prol da misso da entidade indica que os subconjuntos do arquivo e seus itens documentais so identificados por essas aes que compem a misso do produtor, pois essas aes os geraram. Duranti (1994) considera que o princpio de respeito ordem original o princpio de provenincia sob o ponto de vista interno dos fundos de arquivo (p.57). A ordem original seria aquela em que os documentos esto agrupados conforme o fluxo das aes que os produziram ou receberam. A filiao dos documentos ao que os gerou apontaria esse respeito provenincia interna dos fundos, indicado por Duranti (1994), ou seja, apontaria o respeito provenincia dos subconjuntos de documentos do arquivo e dos seus itens documentais. Considera-se essa caracterstica como condio para se definir um conjunto de documentos como arquivo. Isso em contraposio aos demais conjuntos de documentos (de biblioteca e museu, por exemplo) que so adquiridos e no criados naturalmente e, mais que isso, so previamente selecionados. No caso do arquivo, seu produtor no escolhe os documentos que produz, sua produo imposta pelas funes, atividades e tarefas desenvolvidas no cumprimento da sua misso. Sendo assim, seria a origem da sua criao que daria identidade ao documento e a sua nica razo de ser. Um conjunto de documentos que no possui essa caracterstica, no se constitui em um arquivo. A filiao dos documentos de arquivo identificada no processo de criao do arquivo quando a ao do processo de realizao da misso da instituio tornase sujeito do processo de produo e recepo dos documentos . Tal caracterstica definida pela relao de cada documento individualmente (ou dos subconjuntos documentais que compem o arquivo) com a ao da sua criao, ou seja, com a funo atividade tarefa que realiza a misso da entidade coletiva, pessoa ou famlia que acumula o arquivo. Esquematicamente pode-se representar a filiao como se segue:

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P ro c e ss o d e re a l i z a o d a m i s s o (s u j e it o ) Entidade coletiva pessoa ou famlia (a o ) Funes Atividades e Tarefas (suje i to ) P ro du o e rec e p o (a o ) (r e s ult a do) Misso definida P ro c e s s o d e c r i a o d o a rq u i v o

Conjunto de doc um en to s (re sultado)

3.4.1.2.1 unicidade

A filiao do documento ao vista como fundamento da

A partir da determinao dessa caracterstica fundamental de todo documento que de arquivo - sua filiao ao que o gerou - pode-se verificar a fundamentao da caracterstica/qualidade ou princpio de unicidade. Como foi visto nos conceitos de arquivo definidos pelos diversos autores, os documentos de arquivo sempre foram compreendidos como resultado das funes atividades tarefas da entidade produtora do arquivo. Entende-se, portanto, que a identificao da caracterstica de unicidade foi formulada a partir dessa noo. A unicidade refere-se relao de cada documento com a ao do processo de realizao da misso que o gerou. Sua especificidade seria o enfoque em documentos duplicados (cpias) encontrados dentro de um mesmo arquivo, mas em subconjuntos documentais distintos porque produzidos ou recebidos no exerccio de aes distintas. Ora, se a filiao dos documentos s aes indicam que a ao que d identidade ao documento, tem-se que o contedo do documento no deve ser levado em considerao para a sua identificao dentro de um conjunto documental, e sim o contexto da sua produo. Compreende-se, a partir da caracterstica de filiao do documento ao, de que modo se definiu a caracterstica de unicidade do documento de arquivo. Documentos de contedo duplicado no so necessariamente o mesmo. Devese considerar, como reza a definio da caracterstica de unicidade, que no obstante forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu

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carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos. (Bellotto, 2002, p.21). A caracterstica de unicidade, diferentemente da filiao dos documentos s atividades, no determina se um conjunto de documentos deve ser considerado um arquivo. O conjunto de documentos considerado um arquivo em funo das caractersticas de singularidade do seu produtor, da filiao dos documentos s aes que os geraram e da dependncia de cada documento dos seus pares. No caso de uma cpia ser eliminada ainda que tenha sido criada a partir de ao diferente daquela que criou seu original, o conjunto de documentos continua a ser um arquivo, embora de modo no totalmente confivel. No seria um bom arquivo, mas continuaria a ser um arquivo. Assim, a unicidade presta-se para a anlise dos documentos com vistas ao seu tratamento, assumindo assim o carter de princpio de tratamento de documentos de arquivo.

3.4.1.2.2

A filiao do documento ao vista como princpio para a

cumulatividade Uma boa organicidade depende de uma boa cumulatividade. Uma boa cumulatividade encontrada quando os documentos so dispostos de acordo com o desenvolvimento das aes. O fluxo de acumulao deve acompanhar o fluxo das aes que criam os documentos. A correspondncia do fluxo da acumulao dos documentos e o fluxo da ao que cria os documentos dificilmente se realiza perfeitamente sem que haja uma ao orientada para isso. O que orientar essa ao ser a filiao dos documentos s funes atividades tarefas. Sendo assim, essa caracterstica assume o status de princpio para o tratamento dos documentos, enquanto eles esto sendo acumulados, com vistas a promover a boa acumulao e, conseqentemente, a boa organicidade. Quando no h um plano de classificao para o arquivo enquanto os documentos esto sendo acumulados, pode acontecer que a acumulao seja feita de maneira precria, colocando-se alguns documentos fora da ordem que seria a natural. E, at mesmo, numa desordem mais radical, o que viria impedir a identificao posterior da relao do documento com a atividade que o gerou. Caso isso acontea, o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deixaria de ser um arquivo, mas no se constituiria num bom arquivo. Na medida em que os documentos so acumulados relativamente sua filiao s funes atividades tarefas, as inter-relaes dessas aes passam a refletir-se nas inter-relaes que surgem, ento, entre os documentos e, conseqentemente, o arquivo como um todo reflete o desenvolvimento da misso da entidade coletiva, pessoa ou famlia que o gerou.

65
3.4.1.2.3 A filiao do documento ao que o produziu vista como o

fundamento do princpio de manuteno da ordem original A ao que gerou um documento pode ser identificada atravs do exame do conjunto dos documentos que foram acumulados organicamente. Sendo assim, a manuteno da ordem original tem por objetivo manter a possibilidade de identificao da filiao dos documentos s aes que os geraram.

3.4.1.3

Terceira caracterstica intrnseca ao arquivo: mesma misso que o gerou

A dependncia do documento de arquivo dos demais criados em prol da

Interpreta-se, a partir do que foi discutido at aqui, que o suporte, forma ou contedo dos itens de um conjunto de documentos ou a finalidade para a qual esse conjunto de documentos pode ser utilizado ou, ainda, quem o produziu, quando ou onde no definem um conjunto de documentos como arquivo. O que realmente ele precisa, para ser considerado arquivo, ser resultado das aes realizadas em prol de uma misso definida de uma entidade coletiva, pessoa ou famlia. Contudo, um documento isolado dos demais que foram produzidos no processo de realizao de uma mesma misso, pode no se constituir em u m arquivo. O arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das aes em prol de uma misso. Um documento depende dos outros gerados no decurso da mesma misso para constituir-se em um arquivo. Em uma entidade geradora de um arquivo, tem-se que a realizao da misso um processo constitudo por diversas aes que geram documentos. Arquivar-se apenas um desses documentos seria desprover a entidade de arquivo. O documento de arquivo s o seria quando acompanhado pelos demais que foram gerados no processo de realizao da mesma misso ou, pelo menos, por uma parte significativa deles. E, caso se recolhesse ao arquivo permanente apenas um documento de u m arquivo corrente e se eliminassem os demais, esse documento seria apenas um documento que pertenceu ao arquivo daquele produtor, no se poderia consider-lo o arquivo do seu produtor. Os ingleses tm um termo manuscript que designa o documento descontextualizado e que tratado como monumento, conforme Le Goff nos

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sugere 38. Embora as instituies arquivsticas abriguem muitos desses manuscripts , eles no recebem tratamento arquivstico porque no apresentam constituio para isso, eles no so chamados de arquivo. Mas no seria a multiplicidade de documentos o fator determinante para se considerar um arquivo. Exemplificando, caso uma entidade iniciasse a realizao de uma misso e se interrompesse com a produo/recepo de apenas um documento, este documento poderia ser dito o arquivo da entidade que encerrou suas atividades. Assim, o que permitiria que um documento gerado por uma ao em prol de uma misso, sozinho, fosse considerado um arquivo, seria o fato de no terem sido eliminadas informaes relacionadas a ele contidas em outros documentos, seria o fato do arquivo no ter sido mutilado, seria o fato do documento no ter sido separado dos demais originados do mesmo processo de realizao de uma misso e que, portanto, complementavam o sentido do documento. Conforme foi discutido na seo dedicada filiao dos documentos s aes, o que define a provenincia do documento isoladamente, que lhe fornece identidade, o motivo pelo qual ele foi criado, a ao que o gerou. A informao do que foi e que finalidade teve essa ao fica expressada no conjunto dos documentos que essa ao gerou e nos demais referentes s outras aes que compem a realizao da misso. Um documento isolado cujos pares desapareceram ou nunca foram arquivados no tem meios arquivsticos de fornecer sua identidade, ou seja, no fornece atravs do prprio arquivo, a sua identidade. Em u m mu seu, o significado dos documentos ser pesquisado alhures, este significado ser registrado e anexado s peas. O significado do documento de arquivo, diferentemente, deve ser encontrado nele prprio e atravs da sua relao com os demais que o acompanham. Um documento de arquivo, ao ser separado dos seus pares, no seria capaz de fornecer a informao do seu significado atravs da sua leitura em relao aos demais. H, ento, uma dependncia do documento de arquivo dos demais criados em prol da mesma misso que o gerou. Ainda que o arquivo no esteja completo, o conjunto de documentos seria considerado um arquivo desde que se pudesse identificar, atravs do seu exame, o seu sentido, o motivo pelo qual os documentos foram criados; desde que esse conjunto de documentos evidencie as aes que o
Michael Cook, em seu Archives Administration (1977), discute esses documentos: Archives are often confused with manuscripts. Anything handwritten (or by extension typewritten) is a manuscript, but the word usually suggests a document which, by virtue of the information it carries or of some other historical association, is worth collecting and keeping. Manuscripts are individual documents, or more or less arbitrary collections of documents, which are of interest for research but which do not have the essential character either of archives or of records referred to above that is, they did not arise from, or have not been kept in, association with the conduct of business. (p.2) que poderia ser traduzido como: Os documentos de arquivo permanente so freqentemente confundidos com manuscripts. Qualquer coisa escrita mo (ou por extenso, por mquina de escrever) um manuscript, mas a palavra usualmente sugere um documento que, graas informao que ele contm ou a alguma outra associao histrica, tem merecido coleo e custdia. Manuscripts so documentos individuais ou, mais ou menos arbitrariamente, colees de documentos que so de interesse para a pesquisa mas que no tm o carter essencial, seja de documento de arquivo permanente ou de documento corrente como mencionado acima isto , eles no originaram-se ou no foram conservados em associao com o curso das atividades do seu produtor.
38

67
geraram. Sua representao esquemtica poderia ser a que se segue:

P ro c e s so d e re a l i z a o d a m i s s o (s u j e it o ) Entidade Funes, Atividades e Ta re fa s (a e s ) Funes, Atividades e T a ref as (su j e it os ) P r odu o e re c e p o (a o ) Funes, Atividades Ta refa s (r e sult a do) Misso definida P ro c e s s o d e c r i a o d o a rq u i v o

do cume nto

doc umento

doc umento

do cume nto

doc umento

do cume nto

do cume nto

doc umento

doc umento

(r e s u l t a do)

3.4.1.3.1

A dependncia do documento de arquivo dos demais vista como

princpio para a cumulatividade Conforme foi visto, a cumulatividade tem sua referncia na filiao do documento ao que o gerou e uma caracterstica que distingue os documentos de arquivo daqueles de museu, biblioteca ou centro de documentao que no so acumulados, mas reunidos por seleo prvia de cada item a partir da perspectiva do usurio ou da prpria instituio mantenedora. Esse processo de acumulao se daria, primeiro, porque os documentos de arquivo tm filiao s aes e no so aquisies, mas, tambm, porque essas

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aes so mltiplas e criam, conseqentemente, mltiplos documentos dependentes uns dos outros para expressar seu signif icado. Essa origem e dependncia do documento para expressar significado suscitam e resultam no processo de acumulao para realizar o arquivo como tal.

3.4.1.3.2

A dependncia do documento de arquivo dos seus pares vista

como um fundamento do princpio de Integridade ou Indivisibilidade A disperso dos documentos de um arquivo compromete a inteligibilidade dos documentos dentro do seu contexto de criao. Sendo assim, o princpio de Integridade ou Indivisibilidade tem por objetivo garantir a compreenso do significado do documento atravs da sua relao com os outros documentos gerados pela mesma ao e que foram acumulados juntamente a ele, e a compreenso do arquivo como um todo, como reflexo da misso do seu produtor.

3.4.2

Uma caracterstica que define o bom arquivo

As trs caractersticas analisadas na seo anterior seriam indispensveis para se ter um arquivo. Caso alguma delas for contrariada no se pode afirmar que os documentos em questo sejam um arquivo. Entretanto, essas trs caractersticas no so suficientes para se definir um bom arquivo, aquele que fornece que informaes expe arquivsticas o de maneira dos plenamente compreensvel, aquele claramente significado

documentos. O bom arquivo depende de uma boa organicidade. A organicidade torna-se, dessa forma, o conceito chave para se analisar os arquivos. Seguem-se algumas consideraes sobre a organicidade: a cumulatividade vista como fundamento da organicidade; a organicidade vista como um princpio para a obteno da Imparcialidade e Autenticidade dos documentos de arquivo; e os trs princpios arquivsticos para a manuteno da organicidade.

3.4.2.1

A cumulatividade vista como fundamento para a organicidade

Se um arquivo composto por um conjunto de documentos que se originam de aes em prol da misso de uma entidade, tem-se que ele constitui-se em u m todo orgnico.

69
A organicidade do arquivo realiza-se atravs da acumulao dos documentos de modo correspondente ao fluxo do desenvolvimento das aes, de modo que as inter-relaes existentes entre as funes atividades tarefas refletem-se nos documentos j que estes resultam dessas aes. Com isso, o arquivo reflete, no seu todo, a misso realizada. Caso haja uma boa acumulao, baseada na filiao dos documentos ao e atenta dependncia de cada documento dos seus pares, o arquivo ter uma boa organicidade. Normalmente, um arquivo sempre tem alguma organicidade mesmo que sua acumulao no tenha acontecido perfeitamente em consonncia com o fluxo das atividades. As prprias atividades acabam por impor alguma ordem aos documentos gerados e, assim, o arquivo sempre tem alguma organicidade. A representao esquemtica da organicidade pode ser a seguinte:

P roce sso de rea l iz a o da m i sso (s u je it o ) Entidade Funes, Atividades e Ta re fa s (a e s ) Funes, Atividades e T a ref as (su j e it os ) P r o du o e rec e p o (a o ) Funes, Atividades e Tar e fa s (r e sult a do)

doc umento

do cume nto

doc umento

doc umento

do cume nto

do cume nto

do cume nto

doc umento

doc umento

( re s u l t a d o)

Processo de criao do arquivo

Misso definida

70
3.4.2.3 A boa organicidade do arquivo vista como um princpio para a Imparcialidade e Autenticidade dos seus documentos A Imparcialidade dos documentos de arquivo est na qualidade dos

documentos de corresponderem fielmente s funes atividades tarefas que os geraram; de serem um espelho do processo de realizao da misso e no serem criados por interesse de uns ou de outros. Sendo assim, a Imparcialidade depende da boa organicidade que traduz o arquivo na corporificao da misso cumprida pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o gerou, oferecendo, assim, aos pesquisadores, a verdade do modo como se deu a realizao da misso, como sugere Jenkinson (1965). A representao esquemtica da Imparcialidade seria:

P roc e sso de re al iza o d a m i sso (s u j e it o ) Entidade coletiva, pessoa ou famlia (a o) Funes, Atividades e T a re fa s (s u j e it o ) P r o du o e rec e p o (a o ) (r e sult a do) P ro c e s s o d e c r i a o d o a rq u i v o Misso definida

Misso def inida (r e s u l t a do)

E a Autenticidade atribuda ao arquivo que no sofreu adulteraes ao longo da sua vida e, portanto, mantm a sua organicidade e, conseqentemente, a Imparcialidade dos seus documentos, ou seja, refletem todo o processo de realizao da misso da entidade coletiva, pessoa ou famlia que produziu o arquivo, mesmo depois de terem sado do processo de acumulao. A Autenticidade tem por base a custdia confivel e depende do tratamento

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dado ao arquivo depois que ele retirado do lugar onde estava sendo acumulado. Idealmente, supe-se que enquanto o arquivo est em processo de acumulao, ele tratado exclusivamente no interesse das funes atividades tarefas fazendo com que se mantenha a sua Imparcialidade. Assim, para que os documentos de um arquivo tenham Autenticidade, depois de sarem da sua fase de acumulao, necessrio que eles sejam tratados de modo que se preserve sua organicidade devida boa acumulao, a fim de preservar a Imparcialidade dos documentos. Esquematicamente, ento, teramos a Autenticidade:

Processo de realiza o da misso P ro c e s s o d e c r i a o d o a rq u i v o (s u j e it o ) Entidade coletiva, pessoa ou famlia (a o ) Funes, Atividades e T a re fa s (su j e it o ) P ro d u o e rec e p o (a o ) (r e sult ado) Misso definida

Misso Def i nida

A rquivo co rrente

Misso de finida Arquivo Pe rmane nte

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3.4.2.2 Os trs princpios arquivsticos para a manuteno da organicidade

Quando o arquivo retirado do seu processo de acumulao, o seu tratamento dever permitir a identificao da relao dos documentos com as aes que os geraram, ou seja, a organicidade do arquivo dever ser mantida e explicitada. Para tanto, o princpio de respeito aos fundos, ou seus desdobramentos princpios de provenincia, manuteno da ordem original e integridade ou indivisibilidade sero o fundamento para o tratamento de um arquivo depois que ele retirado do seu processo de acumulao. O respeito ao princpio de provenincia impedir que documentos estranhos sejam anexados ao arquivo comprometendo sua organicidade enquanto reflexo exclusivo da misso da entidade coletiva, pessoa ou famlia que o gerou; o respeito ordem original com base na filiao dos documentos s aes garantir o nexo entre os documentos que promovem a sua organicidade; e o respeito indivisibilidade do arquivo manter a totalidade das inter-relaes que permitem reconhecer no arquivo a misso do seu produtor.

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4. AS PRINCIPAIS QUESTES RELACIONADAS UTILIZAO DO ARQUIVO Neste captulo procura-se, primeiramente, examinar as bases tericas e metodologias de tratamento dos arquivos para, em seguida se construir algumas referncias que possam servir, no futuro, para uma melhor compreenso do universo de utilizao dos arquivos. Em seguida, discorre-se, brevemente, sobre a instituio arquivstica, enfocando o seu papel na sociedade contempornea e os principais problemas vividos por ela. E identificam-se, ao final, os pontos principais referentes ao desenvolvimento dos tr abalhos no interior dessas instituies.

4.1 O Ciclo de Vida dos documentos O tipo de tratamento a ser dado ao arquivo e seus documentos determinado, pela metodologia arquivstica, pela fase em que ele se encontra. As fases pelas quais pode passar um arquivo so aquelas encontradas no chamado Ciclo de Vida dos documentos. Entre meados do sculo XIX e as primeiras dcadas do sculo XX, a teoria arquivstica era voltada para o tratamento dos arquivos chamados histricos. Os arquivos de uso corrente, nesse tempo, eram co mpostos por um volume documental que no preocupava. Deu-se, ento, entre as duas guerra, que os arquivos passaram a se configurar por um grande volume documental. Dessa forma, considerou-se, naquele momento, que alguns documentos deveriam ser eliminados ou removidos de maneira a permitir sua melhor administrao. Dessa problemtica, nasceu o conceito de ciclo de vida dos documentos. Segundo Rousseau e Couture (1994):
Arqu ivistas como Pro tin, Dubosq, Wyffel e ou tro s trouxeram en to luz um p erodo in term ed irio com o seu luga r en tr e o p erodo de a c t iv id a d e e o d e ina c t iv id a d e. E s te p er o d o in te rm d io d e v ia p erm itir evitar, po r um lado, que se gua rdassem do cum en to s duran te d emasiado tempo nos lo ca is da adm in istrao d e orig em, cu jos espa os, j de si restritos, se viam amea ado s po r uma quan tidad e inqu ietante de do cumen tos e, po r ou tro, qu e se tran sferis sem p rema tu ramen te d emasiado s do cumen tos qu e deviam ser con servado s d e modo p erman en te . (p.112)

Assim, passou-se a considerar o ciclo de vida dos documentos de arquivo

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composto de trs fases: Tabela de corrente, in termediria e permanente. A passagem dos que estabelece, referendando-se num processo de documentos de uma fase para outra determinada por um instrumento denominado Temporalidade avaliao dos documentos, os prazos de permanncia nas fases corrente e intermediria e a sua destinao final: eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente 39. O processo de avaliao de documentos requer a formao de uma co misso interdisciplinar formada pelos seus produtores, arquivistas e profissionais de reas de interesse na pesquisa (geralmente, o historiador), alm de um advogado que auxiliar na definio do prazo legal de guarda dos documentos. As decises tomadas durante o processo de avaliao so registradas na Tabela de Temporalidade. A polmica em torno da avaliao de documentos est na proposta de atribuio de valor aos documentos para que eles sejam preservados em carter permanente. Lopez (2002) indica a impossibilidade de se conhecer as utilizaes futuras dos documentos:
A organ izao a rqu ivs tica no pod e se pau ta r p e las possib ilidad es d e u tilizao dos docum en tos em lugar do con texto de p roduo d estes no ap ena s por uma qu esto d e impo ssib ilidad e t cn ica ma s, p rin cipa lm en te, po r uma questo lg ica. S e tecn icam en te impo ssvel p rever todas a s possibilidad es a tua is d e u tiliza o do do cumen to , quan to ma is a s fu tu ras! (p.106)

O autor refere-se imprevisibilidade da evoluo da cultura que determina novas perspectivas e temas de consulta aos arquivos permanentes pblicos. Para se fazer uma avaliao de documentos voltada para o seu valor de pesquisa seria preciso prever todas as possibilidades de pesquisa futura, o que no seria vivel. Duranti (1994) , entre outros autores, a principal contestadora da atribuio de valor a documentos de arquivo.Diz ela:
Examin ed in rela tion to th e cha ra c te ristics o f arch ives, th e Idea o f a ttr ibu ting v a lue to ar ch iva l docume n ts is in c le ar con flic t with each and a ll o f th em. In fact, on th e on e hand , th e chara c teristics o f na tura ln ess and in te rrela tionsh ip po in t to the fa ct tha t all a r chiva l do cumen ts in an a r ch ives a r e equally functiona l to th e existen ce o f t h e who le a n d , t h e r e fo r e , e q u a l l y imp o r ta n t . O n th e o th e r h a n d , t h e chara c te ristics o f impa rtia lity and au th en ticity po in t to th e evid en tiary qua lity o f form and p rocedure, and therefore to their p rimac y for th e con v eyan ce o f tru th. Mor eo ve r, th e chara cte r is tic o f un iqu eness-in- con text o f ea ch documen t ma kes its m eaning un ique a n d i t s e x is te n c e n ec es sa ry to th e m e a n ing o f the a r ch iv e s in wh ich i t

39

H aqu e le s do cu me n tos que s s aem d o mb ito do seu produ tor qu ando este en cerr a suas ativ idad es ou qu ando as alter a sign if icativ amente. Ser iam os do cu me n to s qu e provam a su a e x is t n c i a e d ef in e m sua s a t iv id ades a l m d e o u tro s q u e con tr ib u e m p ar a i sso.

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b e longs. 40 (p.336)

Alm dessa defesa com base nos princpios arquivsticos, a autora critica o sistema de amostragem. Este sistema, baseado nas funes, atividades e tarefas que geraram os documentos, determina, atravs de clculos percentuais representativos, a eliminao de documentos escolhidos aleatoriamente de modo a preservar uma tal quantidade que permita a compreenso do que foi a atividade que o gerou. Contudo, insiste Duranti (1994) que: by preserving random samples, we may only provide random evidence and random accountability 41 (p.339). justificativa usual, desde o desenvolvimento do conceito de ciclo de vida dos documentos, de que os documentos a serem eliminados seriam aqueles que deixam de ter valor previsvel para seu produtor ou no respondem mais aos objetivos da sua criao mas possuem valor de testemunho (Rousseau e Couture, 1998, p. 114-116), contrape-se a interpretao de Menne-Haritz (1994) que representa uma abordagem, talvez, mais coerente com a teoria dos arquivos:
If co lleagu es in d ifferen t countries, in variou s kinds of arch ives, a re asked wh y th ey appraise, they o ften g ive th e sam e answer: We canno t p r eserve everyth ing th ere is no t enough spa c e ava ilab le, and a r ch iv es ha ve too fe w s ta ff mem b er s to d es c r ib e e v er yt h in g . Bu t a c lo s er loo k a t th e rou tin e p ractic a l wo rk p er fo rmed in ar ch iv e s ind ica te s tha t thos e r ea sons a re no t su ffic ien t to ex p la in wh y a rch ivis ts app raise. Arch iv ists in mo st coun tr ies began th in king abou t app ra isa l wh en th ey found th em selves und er h eavy pressure to take over g rea t quan tities o f reco rds from various agen cies. Th is trend wa s esp ecia lly no ticeab le in G erman y fo llo wing th e First and S e cond Wo rld Wa rs. Th e first fo rma l app raisa l po licie s for Pru ssian a rch ives were fo rmu la ted in 1924 and were app lied to record s o f military admin is tra tions and to record s o f governmen t ag encies tha t had p ro liferated in a ra ther chao tic wa y. [ ] D e c id in g th e impo rtan ce o f reco rds crea to rs fro m a h istorica l viewpo in t and redu cing the bu lk o f pap er b y d ispo sing o f all pap ers from th e le ss impo rtan t ag enc ies s eem ed an easie r ta s k the n tr y ing to d e ve lop consisten t n ew theo ries tha t would o ffer guid e lines fo r selecting items to be p reserved from a ll agencies. Toda y s electron ic o ffice system s enab le u s to s e e m o r e c l ea r ly . T h e a rch ivis t is no long er o vercom e by the fea r o f b e ing inunda ted by
40 Ex a min ad a e m r e l a o s car a c te r s t i c as d e a r q u iv o , a id ia d e a tr ib u i o d e v a l o r ao s d o cu me n to s d e arq u iv o e s t e m c l a r o co n f l i to c o m c ad a u ma e t o d a s e l a s. N a v er d ade , d e u m lado , as caractersticas de naturalid ade [cu m u l a t iv idad e ] e i n t er - r e l a o [ o r g an ic i d ad e ] apon ta m p ar a o fato de qu e todos os do cu me n tos d en tro de u m arqu ivo so igu a lmen te fun c ionais p ara a ex istncia do conjun to e, por tan to, so igualmen te imp or tan te s. Por o u tro l ad o , a s ca r a c te r s t i c as d e imp a r c ia l id ad e e au ten ti c i d ad e ap o n t a m a q u a li d ade d a ev idn cia da for ma e do pro c edimen to e, por tan to, p ara su a pr imazia n a condu o d a v erdad e. E a inda , a c ara c ter s tic a de un ic id ad e-no- con tex to d e cad a do cu me n to produ z s eu sign if ic ado n ico e su a ex istn cia necessr ia par a o sen tido do arqu ivo no qu al est inser ido . (tr aduo nossa) 41 pela pr eservao das amo s tr as r and micas, ns podemo s ap enas p rover ev id nci a r and mica e r e sponsab ilid ade (accoun tab ility) rand mica. ( tr adu o no ssa)

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g rea t masses o f pap er; th e fear ha s no w b een rep laced by the consciousn ess tha t no th ing will be left for app raisa l if we dont formula te fundam en ta l p r incip les tha t lead to a th eo ry of app ra isa l tha t will gu id e ou r everyda y decisions. We rea liz e tha t it is n ecessary to understand the trad itiona l arch iv es mo re p r ecisely b e for e we can app ropr ia te ly app ly th e ir pr in cip les in to e le c tron ic r e cord s. E xp er i enc e s wi t h e l ec t ro n i c r e cord s sha rp en o u r p er cep t io n . We see very clea rly that it is no t simp ly quan tity, nor space and cost, tha t crea tes the urg en t d emand fo r app raisa l. It is the need to redu ce redundan cy. By redu cing redundancy, we can ma ke a c cessib le and in terp retab le, for archiva l and resea rch pu rpo ses, the in tellectua l wor k ing tools o f organ iz ation s. Tha t m eans tha t th e a im o f a rch iva l app raisa l, for bo th trad itiona l ma teria l and electron ic record s, should b e to ma ke a rch ives eloqu ent and to facilita te research. These a im s are som e times obscu red b y th e impact of tradition 42. (p.529530)

A interpretao dessa autora expe os dois mbitos da avaliao: a eliminao de documentos como meio de tornar, tanto o arquivo corrente quanto o permanente, mais eloqentes, facilitando a pesquisa; e como meio de fazer refletir a misso do seu produtor no arquivo permanente. Ou seja, a construo da Tabela de Temporalidade teria em vista, tanto a melhoria do arquivo corrente quanto a constituio de um bom arquivo permanente.

Se for p ergun tado, a coleg as em d if erentes p a s es, em v a r iado s tipos d e arqu ivo, porqu e eles avaliam, eles of er ecer o a me sma r espo s ta : N s no pod emo s pr eservar tudo n o h esp ao suf icien te d isponv e l e o s arqu ivos tm pou cos me mb ro s no seu qu adro p ara d es crev er tudo . Ma s u m e x a me d a ro tin a d e tr ab alho d e senvo lv id a no s a rqu ivos ind ica que es s as ra z es n o s o suf ic ien tes pa ra exp licar porqu e o s arqu iv is ta s avalia m. A r q u iv i s ta s, n a ma i o r ia d o s p a se s, co me a m a p en sar so b r e av a l ia o q u an d o e l es e ncon tr a m u ma g rand e p re ss o sobr e s i p ar a r eco lh er enor me q uan tid ade de doc u me n tos corr en te s de vr io s rg os. Essa tendn c ia fo i esp ecialme n te no tv e l na A leman h a em segu id a Segunda Guerra Mund ial. A primeira po ltica de avaliao formal p ara arqu ivo s pru ss ianos fo i for mu lada e m 1 924 e fo i ap licad a a arqu ivo s corren te s d a s ad min is tra es militares e para arqu ivo s corren te s dos rg o s do governo que hav iam p ro liferado d a ma n e ira ma is c a tic a. [. .. ] A d ec is o p e la imp or tn c ia dos cr iador es do s doc u me n tos corr en te s a par tir do pon to de vista h istr ic o e a redu o do volu me d e pap e l p e la alien ao de todos o s p apeis a p ar tir d a me nor impo r tncia do rg o, p ar eceu u ma taref a ma is f cil do qu e ten tar d esenvo lv er nov as teo ria s con s is ten tes qu e of er ec e ss e m d ir e tr ize s p ara a seleo d e itens a ser e m preserv ados de todo s o s rg os. O s s is t e ma s e l e t r n ico s d e e sc r it r i o d e h o j e n o s p er mi t e m v e r a q u e s t o ma i s clar amen te. O arqu iv ista, n o h mu ito tempo, superou o me do de ser afog ado p e la s gr andes ma ssas d e papel; esse me do tem agor a sido r e co lo cado p e la con scin cia de qu e n ada ser deixado p ar a avaliao se ns n o for mu lar mo s os p rin cp io s fundame n tais qu e r eg e m a t e o r i a d e ava l ia o q u e g u i a r o n o ss as d e c i se s co t id i ana s. N s n o s ap erc eb e mo s d e que necessr io en te nder o s arqu ivos p er manen tes tr adicionais ma is p recisame n te para d epo is poder mo s ap licar co m p ropr iedad e seu s pr in cp io s nos docu men tos eletrn ico s c orr en te s. Exp er in cias co m docume n tos e le trn icos co rr en te s agu a m no s sa pe rc ep o . N s v e mos mu i t o c l ar ame n t e q u e n o simp l es me n t e q u an t id ad e , n em e s p a o e c u s to q u e cr ia m a dema n d a urg en te po r av aliao. a necessidade d e r eduzir r edundn cia. Pela r eduo d e r edundn c ia, podemo s torn ar acessv eis e in terpr e tv e is, para a arqu ivstica e as propostas d e p e squ isa, as f err amen tas do tr abalho in te lectual d as organ izaes. I sso sign if ica que o objetivo d a av aliao arqu iv s tica, pode ser torn ar o s arqu ivos eloq en te s e facilitar a pesqu isa. Esses objetivo s so s v ezes obscurecidos p e lo imp acto d a tr ad i o . ( tr adu o no ss a)

42

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Essa perspectiva de interpretao das eliminaes, que coloca o enfoque na inteligibilidade do arquivo, desloca a discusso da perspectiva cultural ou administrativa das eliminaes para a discusso cientfica, com base na teoria dos arquivos. Diferentemente de se fazer eliminaes verificando os documentos que deixam de ter valor previsvel para seu produtor ou no respondem mais aos objetivos da sua criao mas possuem valor de testemunho , verificar-se-iam os documentos que so necessrios para, no seu conjunto, refletirem todas as aes desenvolvidas. No se escolheria mais o que retirar do arquivo, mas o que deveria ficar de modo a manter a sua inteligibilidade na perspectiva da Imparcialidade dos documentos. Essa autora tambm defende que o valor de evidncia dos documentos a meta da avaliao e no a sua ferramenta:
The in forma tiona l con ten t in reco rds is never ob jective. I t canno t b e so. Bu t it is a lwa ys purpo sefu l. So th e ro le o f evidence can be d escrib ed as th e insigh t in to th e p rimary purposes as a necessary supplem en t for in fo rma tiona l va lu es, without wh ich th e la tter are m ean ing less or cou ld be in terp reted in th e wrong wa y or a re simp ly trivia l. That is wh y redundan cies mu st b e weeded ou t. Tha t is why evid en ce is an a im , no t a too l, for arch iva l appraisa l. 43 (p.541)

Sua interpretao de valor de evidncia pode ser melhor compreendido no seguinte trecho:
Evid en ce is und erstood as the an swers to qu estion s su ch a s th e fo llo wing: Wh ich re co rds se r ie s ar e es sen tia l to sho w ho w ea ch s u b s tan t i v e f u n c t io n was p e r fo r m e d a t e a c h o rg a n iza t io n a l l e v e l in bo th th e cen tra l and th e field o ffices? Wha t a re the su ccessive tran sa ctions in its execu tion? and Wh ich record s shou ld be p re se rv ed in e x em p lar y f o rm to sh o w th e wor k p ro c es se s a t t h e lo we r o rganiza tiona l level? Tha t m eans tha t evid ence is someth ing tha t is shown , that mu st b e read b e tween th e lin es, and tha t is no t n ecessarily to be found in the texts them selves. Evidence mean s pa ttern s o f p rocesses, aim s and manda tes, procedu res and resu lts, as th ey can be e xam in ed. 44 (p.537 ) O con tedo de infor mao d e r eg istro s do cu me n tais nunca obj etivo. N o pod e ser. Mas tem semp r e u m propsito. En to, o pap e l da ev idn cia pod e ser d e scr ito, tan to co mo a p erc ep o do s prop s ito s in ic ia is, c o mo u ma s up le me n ta o n ec es s r ia p ara os va lore s d e i n f o r ma o , s e m o s q u ai s , o s l t i mo s f i ca m s e m s e n t ido o u p o d er i a m s er i n ter p r et a d o s e m sen tido errado ou simp lesmen te tr iv ial. Eis porque as r edund n cias pr ecis am ser e l i mi n ad a s. E i s p o r q u e a e v idnc i a u ma me t a , n o u ma f er r a me n ta , p ar a a v a l i a o arqu iv s tica. ( tr aduo no ssa) 44 A ev idn c ia e n ten d id a co mo a r e spo s ta p ar a q u es t es t a i s co mo a s s e g u in t e s : Q u a i s s r ies d e r eg is tros do cume n ta is s o e s sen c ia is p ara mo s tr ar co mo cad a fun o es s en c ia l foi e x e cu t ada e m c a d a n v e l o r g an iz a c io n al, ta n to n o r g o c en t r a l q u an to n o r g o r e la c io n ad o ? Q u a is so a s t r an sa e s su ce ssiv as n a su a ex e cu o? e Qu a is r eg i s tr o s do cu me n ta is d ev e m s er pr es erv ado s d e for ma ex e mp lar pa ra mo s tr ar os pro ce s sos d e tr abalho no n vel org an izacional inf er ior? I sso sign if ica que a ev idncia algo que mo s t r ad o , q u e p r e c is a s e r l id o n a s e n tre l inh as , e q ue no n e ce ss ar iame n te e ncon tr ado no s prpr io s textos. ( tr adu o nossa)
43

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As palavras de Menne-Haritz alertam para a preservao dos documentos necessrios para a manuteno da organicidade do arquivo de maneira a conserv-lo como um reflexo fiel de todas as aes desenvolvidas em prol da realizao da misso definida da entidade que o produziu, isto , de maneira a garantir a Autenticidade dos seus documentos.

4.1.1

O tratamento dos documentos na fase corrente

Nesta fase, o consulente apenas o produtor do arquivo. Os documentos seriam, ento, tratados de modo a permitir sua fcil recuperao. A operao de tratamento na fase corrente recebe o nome de classificao. Conforme foi visto no captulo anterior, a filiao dos documentos s funes, atividades e tarefas fornece a identidade dos documentos por elas produzidos ou recebidos. Sendo assim, a b ase para a classificao dos documentos de arquivo corrente sero essas aes que os geraram. Alm de permitir a recuperao dos documentos, tendo-se em vista que o processo de acumulao responsvel pela boa organicidade do arquivo, considerao tambm verificada no captulo anterior, tem-se que o plano de classificao orientaria a acumulao ordenada dos documentos. Sousa (2003) enfatiza que o motivo da criao dos documentos determinar a estrutura da sua classificao:
Nenhum fun c ionrio, em s conscincia , elabo ra docum en tos po r um desejo pessoa l e obscu ro. Ele s faz is so como resu ltado de uma tarefa (conjun to de a es execu tada s po r um ind ivduo , enquan to m embro de uma organ iz ao e o cupan te d e um papel o cupa ciona l). As ta refa s, g era lm en te , so d istribu das a partir das a tividad es (qu e so con junto s d e pro c ed im en tos necess rios pa ra a execuo d e um p rocesso ou fun o ). As a tividades so vin cu lada s s fun es (isto , con jun to d e a tiv idad es simila res e conexas ou in terd ependen tes, de execuo contnua, de ca rter duradouro e sem t r m in o p r e v i s to , q u e p rov suporte pa ra a viab iliza o da m isso da organ iza o. A fun o ind ica o qu e feito, sem deta lha r como fe ito [e] vincu lada m i s s o (qu e a razo da existncia da organiza o d en tro d e s eu campo de a tua o ) [. .. ] ). [. .. ] a in ter v eno do a rquivista est em iden tificar essa cadeia e o rgan iza r os do cumen to s a partir d ela. Isso [.. .] garan te a in teg r idade d essa ca ra cters tica (o rgan ic idad e), qu e d ife rencia o do cumen to arquivstico d e todos os ou tro s tipo s . (p.268-269, gr ifo nosso)

Sendo assim, a classificao faz-se estruturada a partir dessa cadeia. Caso a instituio produtora do arquivo estruturasse o seu funcionamento de um modo diferente, a classificao tambm seria diferente, acompanhando sempre o modo como a instituio se organiza para desenvolver suas atividades. Mas, normalmente,

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as tarefas so desenvolvidas visando a realizao de uma atividade que se refere a uma das funes que compem a misso daquela entidade coletiva, pessoa ou famlia. O plano de classificao atribui cdigos s funes, atividades e tarefas e aos seus respectivos documentos. Essa hierarquia divide os documentos em classes e subclasses primrias, secundrias ou tercirias, conforme a necessidade imposta pela estrutura de funcionamento da entidade coletiva, pessoa ou famlia que acumula o arquivo. A metodologia para o desenvolvimento do plano de classificao aconselha a elaborao de um fluxograma de todas as aes do produtor do arquivo de modo a identificar-se quais documentos so produzidos por cada uma delas. Schellenberg (1973) d o nome de classificao funcional a esse modo de classificao.

4.1.2

O tratamento dos documentos na fase intermediria

Os documentos que recebem indicao, atravs da Tabela de Temporalidade, de serem retirados do arquivo corrente, so transferidos para o arquivo intermedirio depois de feitas as eliminaes previstas. Ali so mantidos, por prazos tambm fixados na Tabela para, mais tarde, serem recolhidos ao arquivo permanente ou serem eliminados. Rousseau e Couture (1994), p.120-121) prescrevem uma postura de respeito a quatro elementos de base nesta fase:
A organ iz ao dos arqu ivos in te rmd io s cons is te , po is, no e s tab e le c ime n to de no rma s pr ec isas que regem a transfern c ia [...] . Pa ra ta l, o a rq u i v i s ta d e v e r esp e i tar u m c er to n m ero d e e l em en tos d e base. O p r im e iro e l em en to e st a b e le ce q u e o s do cumen tos sem iactivo s [...] p erman ecem p ropriedade exclusiva d essa un idad e. [...] . O segundo elemen to imp e qu e n enhuma a lterao seja feita ao modo como esto d isposto s ou o rgan izado s os do cum en tos semia c tivo s d e uma un idade sem o consen tim en to fo rma l desta ltima . Assim, no se pod er modificar a organ iza o interna dos do cumen to s tr ansferido s n em elim in- lo s ou tr at - los sem a au to riza o da un idad e p ro p r i e tr ia . O terceiro elemen to fundam en ta l d iz resp eito rap idez d e a cesso aos do cumen to s s em ia c tivo s. [. ..] Po r ltimo, o qua rto elem en to [...] nenhum do cumen to d eve ser a ceite sem que se conh ea de modo precis o, g ra as tabela de seleo , o modo em qu e sa ir do cen tro pa ra ser elim inado ou d epositado no s arqu ivos defin itivos.

Quanto aos dois primeiros elementos, mesmo que os autores prefiram no fazer referncia aos princpios arquivsticos, so baseados no princpio de respeito aos fundos ou seus desdobramentos. O princpio de provenincia seria observado no

80
tratamento dos arquivos intermedirios, no s dando nome ao arquivo, mas garantindo o direito de propriedade do seu produtor; e os princpios de integridade e de man uteno da ordem original garantiriam a organicidade do arquivo e conseqentemente sua Imparcialidade, ou seja, garantiriam a inteligibilidade do arquivo e a fcil recuperao dos documentos que sejam solicitados. No arquivo intermedirio, os documentos so, geralmente, acessados por listas que contm a classificao utilizada na fase corrente. Todos os cuidados devem ser tomados do ponto de vista da preservao dos documentos, incluindo a limpeza e desinfeco sistemtica dos depsitos.

4.1.3

O tratamento dos documentos na fase permanente

Depois que os documentos cumprem o perodo estabelecido pela Tabela de Temporalidade de permanncia no arquivo intermedirio, aqueles que no so eliminados so recolhidos ao arquivo permanente e, no caso dos arquivos pblicos, so abertos consulta. Mas, alm desse recolhimento regular, comu m o recolhimento dos chamados arquivos mortos que no receberam um plano de classificao ou uma tabela de temporalidade em sua fase corrente. Tal situao se configura, no Brasil, especialmente, no momento da criao de arquivos municipais. Esses arquivos apresentam vrios problemas, pois, na maioria dos casos, no esto organizados em uma ordem sistemtica nem esto completos, por motivos diversos, inclusive por ataque de fungos, insetos e roedores, perderam sua integridade. Isso dificulta enormemente o tratamento dos documentos e as opinies dos autores variam quanto a indicao de se tentar reorden-los ou no. Primeiramente, original, faz-se considerando-se examinar as o princpio de manuteno que da ordem a mister duas possibilidades suscitariam

reordenao: em arquivos que perderam a ordem original na qual foram acumulados e arquivos que nunca chegaram a possuir uma ordenao que evidenciasse sua organicidade. Schellenberg (1980) acredita que a ordem deve ser restabelecida antes de se proceder ao arranjo do fundo de arquivo permanente: Se a ordem original no for averiguvel, ou for evidentemente m, urge reorganizar os documentos (p.119) . Sousa (2003) Esclarece a discusso sobre o princpio de manuteno da ordem original:
Du ch e in, S ch e llenberg e o s p rprio s a rqu iv istas ho landeses rela tiviza ram a rig id ez do p r incp io. Pa ra Duchein (1986, p.27-32 ) a ap licao desse prin cp io era d ifcil nos pa s es d e tradio la tina (Fran a, Espanha e It lia ). Ness es pa s es, quando os arqu ivos corren tes so classificados, o so p e la adm in is tra o, sem a in terferncia d e pro fissiona is esp ecia lizados. D essa fo rma, os a rquivistas no so obrigado s a resp eitar a classifica o o r ig ina l,

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s e a m esma d e fe ituo sa ou d ific u lta a p e squ isa . O s a rquiv is tas ho land eses (1973, p.49-50 ) en tendiam qu e o p rin cp io no repou sa na ob ed in cia servil an tiga o rgan iza o do a rquivo, nem requ er a restaura o da ord em ma is remo ta sob a a legao d e qu e, em si m esma , no era su scetvel d e ap erfeioamen to . (p .258)

A recuperao ou o estabelecimento da ordem desejvel pode se tornar invivel, por razes diversas, e o arquivista deve refletir sobre a necessidade de se reorganizar os documentos, conforme proposto por Schellenberg. Considerando-se a importncia dos documentos refletirem as funes, atividades e tarefas desenvolvidas para a realizao da misso, a indicao mais adequada, talvez, seja a de se recuperar ou proceder a ordenao funcional dos documentos. O entendimento das funes poder ser obtido atravs da histria administrativa, institucional ou biogrfica. Na ausncia desta, no caso de rgos pblicos, por meio da legislao que regulamenta a criao e funcionamento dos rgos. A base funcional de reorganizao dos documentos poder oferecer o (re)estabelecimento da organicidade e a compreenso do significado dos documentos. Sousa comenta, neste mesmo artigo, a tradio da administrao pblica brasileira na organizao dos arquivos correntes a qual impossibilita o acesso documentao na ausncia do funcionrio responsvel, pois este imprime u ma caracterstica prpria ao mtodo de organizao: Os mtodos utilizados oscilam entre a fragmentao dos dossis de assunto, o arquivamento por espcie documental, por ato de recebimento ou expedio, pela numerao etc. (p.259) Independentemente do que isso significa para a recuperao de documentos na fase corrente, a falta de uma ordenao que reflita as funes, atividades e tarefas desenvolvidas pode inviabilizar a plena compreenso e boa utilizao dos documentos na fase permanente. Em seguida, sero abordados os procedimentos de tratamento da informao na fase permanente.

4.1.3.1

O arranjo

Arranjo a denominao que se d organizao intelectual dos documentos quando eles so recolhidos ao arquivo permanente. Esse arranjo dever permitir a identificao dos documentos que se deseja acessar e o significado dos documentos relativamente s aes que os geraram. Os princpios arquivsticos de provenincia, manuteno da ordem original e integridade ou indivisibilidade devem ser observados quando se faz o arranjo de um fundo, pois dessa forma se

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promover: a) um arranjo adequado s peculiaridades de cada fundo (singularidade do produtor); b) a manuteno da relao de cada documento com o motivo pelo qual ele foi produzido (filiao); c) a manuteno de documentos, mesmo que duplicados, que representem todas as aes desenvolvidas pelo produtor do arquivo (unicidade); d) a manuteno das inter-relaes dos documentos advindas do seu processo de acumulao (organicidade); e) o conjunto dos documentos a espelho da misso do seu produtor (Imparcialidade) e f) a Autenticidade dos documentos. A orientao do arquivista na hora de definir o arranjo de um acervo, mesmo que o objetivo final seja atender aos consulentes do arquivo, ser a histria da criao da documentao e no as possveis demandas de consulta. Os estudos de histria administrativa, institucional ou biogrfica so da maior relevncia para essa atividade. Bellotto (1991) define as etapas preliminares ao arranjo:
1 . Levan tam en to da evo luo in stitu cional da en tidade p roduto ra do s do cumen tos. I s to sup e toda a leg isla o qu e a cria e regu lam en ta; os pro ced imen to s adm in is tra tiv os; as fun es qu e exerce para qu e se cump ra o ob jetivo p e lo qua l fo i criada; os do cumen to s p roduzido s, cu ja tipolog ia adequada s op era es, a tividades e fun es que eles testemunham. 2. Pro speco a rqueolg ica na docum en tao a arran jar. Esta id en tifica o p r elim inar, a inda que superfic ial, obriga t ria . I s to po rque, a lm d e p erm itir uma a liena o de papeis qu e rea lm en te no p ertenam ao fundo , p erm itir a p e rcep o d e vazio s em relao s fun es institu c iona is apon tada s p e la ca ra cteriza o g era l da en tidade feita an terio rm en te. [...] 3. Estudo in stituciona l da s en tidad es produto ra s do ma terial d e tectado. Pa ra estas ser elabo rado um quadro ma is d e ta lhado, no se d e ixando de a ssina la r dado s sob re as en tidad es ausentes, j qu e pod ero vir a ser preen ch idas pelo achado de do cum en to s, como c o m u m a co n t e c er . Assim, vemo s qu e o a rquivista ana lisa o ma teria l em te rmos de: 1.p rovenincia; 2. hist ria da entidad e ou a biogra f ia do ind ivduo p rodutor do s do cumento s; 3. or ig ens funciona is a tividades esp ecf ica s da s qua is o s do cumentos resultam; 4. contedo ex te nso do s vrio s tp icos, eventos e perodo s; 5. tipos d e ma ter ia l . . (p .88-89, gr ifo nosso)

Numa situao ideal, um acervo, ao ser recolhido ao arquivo permanente, j ter uma classificao funcional que foi baseada nas funes, atividades e tarefas do rgo que o produziu e que serviu de referncia enquanto estava sendo acumulado no arquivo corrente. Ao ser recolhido ao arquivo permanente, depois d e

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sofrer as eliminaes prescritas pela Tabela de Temporalidade, reduzido, ento, a uma pequena porcentagem, o fundo de arquivo recebe um arranjo que possibilitar o acesso e compreenso do significado dos documentos dentro do seu conjunto. Segundo Schellenberg (1973):
"O m todo d e a rran ja r os fundos segundo a organ iza o prefervel semp re qu e po ssvel. Este p lano em g era l segu ido quando se cria m fundos para cada um do s d iversos bur eaux ou servios qu e constitu em um g rand e rgo go vernamen ta l. Neste caso o s g rupos [ leia-se fundo s ] so arran jado s d e acordo com a estru tu ra h ier rqu ica do rgo ma io r. Onde o a rran jo segundo a o rganiza o impra ticvel ou, po r qua lqu er razo, m enos conven iente, usa- se o a rran jo funciona l." (p.223-224)

Em sntese, Schellenberg recomenda que o arranjo dos fundos de arquivo permanente acontea de acordo com a estrutura organizacional da instituio de onde provm. Sendo assim, enquanto a classificao dos documentos do arquivo corrente realizada atravs do fluxograma de atividades do rgo, o arranjo do arquivo permanente seria feito com base no organograma da instituio, ou seja, na sua estrutura organizacional. Bellotto (1991) refora esse procedimento:
... os a rquivistas con cordam sobre a p ro cedn cia do estab e lecimen to do quad ro d e fundo s a pa rtir do o rganog rama da rea adm in is tra tiva com a qua l o a rquivo se liga e da qua l a p rpria do cumen ta o a arran jar in vari vel e ob riga toriam en te d eno tadora.. (p . 87-88)

O arranjo de um fundo determina, de uma maneira geral, sua subdiviso, conforme a necessidade de se exprimir as subdivises organizacionais de quem o produziu e tambm das suas funes, atividades e tarefas. Como exemplo, pode-se citar uma subdiviso do fundo da Secretaria Municipal de Cultura da Prefeitura de Belo Horizonte. Uma das suas sees, intitulada Museu de Arte da Pampulha, subdividida em trs sries: Sales de Belas Artes do Municpio de Belo Horizonte, Sales Internacionais de Arte, e Expo sies Diversas. So trs sries que correspondem a trs atividades desenvolvidas pelo Museu. Uma srie pode ser subdividida em subsries e dossis que reuniriam documentos de um mesmo tipo ou espcie, como, por exemplo, as correspondncias recebidas, as fotografias correspondentes ao que gerou aquela srie, etc. A designao dessas subdiv ises do fundo, ou seja, a escolha da nomenclatura de cada subnvel, no rigorosa, ela varia conforme o autor, o pas e a prpria instituio arquivstica. A norma ISAD (G) traz exemplos que os lista como: Fundo, Seo, Srie, Subsrie, Dossi/Processo e Item documental (p.24) Mas, a primeira subdiviso do fundo, a seo, corresponde sempre ao rgo de origem dos documentos no caso de entidades coletivas pblicas que tm uma

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estrutura organizacional complexa, diferentemente dos fundos provenientes de uma pessoa ou famlia. Exemplificando, supe-se que um Departamento A, pertencente a uma certa Secretaria A, tenha a classificao da sua documentao corrente como representada a seguir (mostrando apenas o co njunto de documentos provenientes de uma determinada tarefa):

Depa rtamento A

F u n o 1 0 0

F u n o 2 0 0

A ti vi d .1 02

A ti vi d .1 01

Ati vid . 10 3

A ti vi d .2 01

A ti vi d .20 2

At iv id. 2 03

T a refa 1 01 . 1

Ta r ef a 10 1 .2

T a refa 1 01 .3

Tar e fa 101 .4

Dossi Processo

Dossi Fotografia

Dossi correspond.

Dossi Recibo

Ao ser recolhido ao arquivo permanente, depois de ter sofrido as eliminaes determinadas pela Tabela de Temporalidade, este fundo poderia receber o seguinte arranjo:

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Fundo Secretaria A

Seo Departamento A

Seo Departamento B

Funo 100 SubseoX

Funo 200 SubseoY

Ativid.101 SrieXi

Ativid.102

Ativid.103

Ativid.201 Ativid.202 Ativid.203

SrieXii

SrieXiii

Tarefa 101.1 SubsrieXi

Tarefa 101.2 Tarefa 101.3 Subsrie XiiSubsrieXiii

Tarefa 101.4 SubsrieXiiii

Dossi Processo

Dossi Fotografia

Dossi Correspond.

Dossi Recibo

Ou seja, a classificao funcional original passa a ser o arranjo interno do fundo e, o arranjo externo, baseado no organograma da entidade produtora do arquivo, seria organizacional. Depois de definido o arranjo de um fundo, o cdigo de notao de arranjo de cada documento nele inscrito a lpis e inicia-se organizao fsica dos documentos. Essa organizao, de maneira geral, corresponde organizao intelectual arranjo - com exceo dos documentos de suportes especiais que necessitam de acondicionamento e armazenamento especiais. Como a instituio arquivstica abriga vrios fundos de arquivo permanente, o arquivista pode criar um cdigo de endereamento topogrfico para os conjuntos documentais, o qual ir indicar a sua localizao nos depsitos. 4.1.3.2 A Descrio

Schellenberg (1980) muito claro ao falar da descrio arquivstica:

o termo de s cr io comp reende toda s a s a tiv idade exigidas pa ra a

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p repa rao d e in strum en tos e m e ios d e bus ca. D es cr io , d e a cordo com o d icion rio , a enum era o da s qua lidad es essencia is de um ob jeto. Esta d e finio ap lica-se tan to aos do cumen to s como aos d ema is ob jetos. (p.199).

E a norma ISAD-G (2000) traz no seu glossrio:

D escrio arqu ivs tica (arch iva l descrip tion ) A elabo rao de uma a cu rada represen ta o d e uma un idad e de d escrio e d e sua s pa rtes compon en te s, ca so existam, po r m e io da extrao, an lise, o rganiza o e reg istro de in forma o qu e sirva para id en tifica r, g erir, loca liza r e exp lic ar do cumen tos d e arqu ivo e o con texto e o sistema d e a rquivo qu e o s p roduziu. (p .4)

Ou seja, descrio seria todo o trabalho voltado para se possibilitar o acesso aos documentos. Contudo, conforme foi discutido ao longo desse trabalho, a descrio deve ser baseada no processo de criao do documento e no nas necessidades do consulente, pois no h como defini-las permanentemente, uma vez que elas esto em constante mudana. A descrio se respalda nos princpios arquivsticos (provenincia, indivisibilidade e ordem original), preservando, assim, as caractersticas dos arquivos relativas ao contexto da sua criao: a singularidade de cada fundo, a filiao dos documentos s aes, a dependncia dos documentos dos seus pares, a unicidade, a cumulatividade, a organicidade, a Imparcialidade e a Autenticidade. A norma ISAD(G) (2000) prope a descrio dos fundos de arquivos do geral para o particular.
No rmas de d es cr io a rqu iv s tic a so bas eada s em p r inc p io s tericos aceitos. Po r exemp lo, o p r in c p io d e q ue a d es c r io a rquiv stica pro ced e do gera l pa ra o pa rtic ular uma conseq ncia p rtica do prin cp io do respeito aos fundo s.. (p.2, gr ifo no sso)

Explica o item 2.1 da referida norma:

D escrio do gera l pa ra o pa rticu lar ob jetivo: Rep resen ta r o con texto e a estru tura h ier rqu ica do fundo e sua s pa rtes componen tes. Regra: No n vel do fundo, d in forma es sob re ele como um todo. Nos n veis segu in tes e subseqen tes, d informao s o b r e a s p a r t e s q u e e s to s e n d o d e s cr ita s. Apr e sen te a s d es cr i es resu ltan te s numa rela o h ierrquica en tre a pa rte e o todo, p rocedendo do n vel ma is g era l (fundo ) p ara o ma is pa rticu la r. (p.18 )

Isso significa que, se um fundo est organizado em subdivises hierrquicas, as informaes referentes a cada nvel dessa hierarquia, no devem ser apresentadas sem que as informaes referentes ao conjunto todo dos documentos lhe preceda. A descrio, por exemplo, da srie Sales de Belas Artes do Municpio de Belo

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Horizonte, no seria apresentada desvinculada da descrio do subfundo 45 Museu de Arte da Pampulha e da descrio do fundo Secretaria Municipal de Cultura. A descrio assim desenvolvida resulta na descrio multinvel:
S e o fundo como um todo estiver sendo de scrito , ele dever ser rep resen tado numa s d escrio. [ ...] Se necessria a d escrio da s sua s partes, esta s pod em ser d escritas em separado [...] . A soma to ta l d e toda s as descries a ssim ob tidas, ligada s numa h iera rqu ia [...] , rep resen ta o fundo e as pa rtes pa ra a s qua is fo ram elaborada s a s descries. [...] ta l tcn ica d e d escrio d enom inada d es cr i o m u l t in ve l . (ISAD -G, 2000, p.7)

Segundo, ainda, essa mesma norma, os elementos considerados essenciais para o intercmbio internacional de informao arquivstica so: o cdigo de referncia, o ttulo 46, o produtor, a data, a dimenso da unidade de descrio 47 e o nvel de descrio (relativamente hierarquia do arranjo). A descrio completa inclui aos elementos essenciais citados: uma rea de contextualizao constando-se da histria administrativa biogrfica e da histria arquivstica da unidade de descrio; uma rea de contedo e estrutura onde se encontrar o mbito e contedo da unidade de descrio; uma rea de condies de acesso e uso; uma rea de fontes relacionadas tal como cpias e publicaes; uma rea de notas; e uma rea de controle de descrio com dados relativos elaborao da descrio, tais como as fontes consultadas. A descrio, composta desses elementos e abrangendo todos os nveis do arranjo, de grande auxlio nas salas de consulta das instituies arquivsticas pblicas para permitir a identificao de documentos. Inclusive as consultas sob temas desvinculados das funes, atividades e tarefas que produziram o arquivo. Esse tipo de demanda freqente nas instituies arquivsticas e podem influenciar o arquivista na elaborao dos instrumentos de consulta. Caso essa influncia ocorra, a descrio resultar tendenciosa, baseada na conjuntura polticocultural do momento, e tornar-se- obsoleta com o decorrer do tempo que, inevitavelmente, determinar mudanas poltico-culturais. A norma ISAD-G prope um modo de elaborao de instrumentos de consulta ligado ao motivo da criao do documento que impede que este problema acontea. Aponta-se aqui o potencial da chamada rea de Contedo e Estrutura que poder fornecer referncias suficientes para a identificao de temas desvinculados do processo de produo do arquivo. A norma assim orienta a elaborao desta rea:
Nomenclatura utilizada no APCBH para designar a primeira subdiviso do fundo. Recomenda a norma na elaborao dos ttulos: Para ttulos atribudos, inclua, no nvel mais alto, o nome do produtor dos documentos. Nos nveis mais baixos, pode-se incluir, por exemplo, o nome do autor do documento e um termo indicativo da forma do material compreendido pela unidade de descrio [...]. (p.9). No glossrio dessa obra encontra-se o verbete: Forma do documento (form) Uma classe de documentos distinguida com base em caractersticas comuns, fsicas (por exemplo, aquarela, desenho) eou intelectuais (por exemplo, dirio, livro dirio, borrador) (p.5) . 47 A Unidade de descrio seria o conjunto de documentos que compe o nvel, na hierarquia do arranjo, que est sendo descrito.
46 45

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Fo rne a d e a cordo c om o n v el d e d e sc r i o, um sum r io d e mb ito (como p e rodo d e tempo e lo ca liza o g eogr fica ) e con tedo (como fo rma s do s do cum en tos, a ssun tos, pro cessos adm inistra tivos) da un idad e d e d escrio.

Reproduz-se aqui um exemplo de descrio de mbito e Contedo relativa a um fundo do Arquivo Nacional citado na ISAD-G (2000):
O fundo con s titu do de co rrespondn c ia, discursos, rela trio s, recortes de jo rna is e pub lica es, do cumen tao referen te s a tividades do titu lar como m ilitar, m in istro da Gu erra, do Sup erio r Tribuna l Militar e ch efe do Estado Ma io r das Fo ras Armada s, en tre ou tro s ca rgo s, e sua vida p e ssoal, abo rdando a Co luna Prestes, o Ten en tismo, a Revo lu o d e 1930 e o Estado Novo. (p.19 )

Por meio desse exemplo, verifica-se que os interessados em temas, tais como, o tenentismo, Estado Novo, Coluna Prestes etc. podero recuperar as informaes desse fundo, sem, contudo, ter sido essa a perspectiva de tratamento da informao. V-se que tal descrio de mbito e Contedo permite uma viso ampla do contedo do fundo. Se, aliada a esta descrio, tem-se acesso descrio dos demais nveis do arranjo, essa viso em muito ampliada. Alm dessas descries, segundo ainda a ISAD-(G) podem ser elaborados ndices, por palavras-chave descritoras do contedo das unidades de descrio, bem como dos nomes de entidades, pessoas e famlias. Contudo, se a unidade de descrio em foco for o item documental individual, necessrio avaliar, de acordo com a poltica da instituio, o custo benefcio de tal empreendimento. Um nvel de arranjo pode ser composto por milhares de itens documentais, e isso demandaria grande investimento em pessoal e tempo de trabalho. Os ndices, como os demais instrumentos de pesquisa, devero possibilitar o acesso s informaes descritivas, no apenas da unidade de descrio a que ele se refere, mas, tambm, o acesso a informaes descritivas daquelas unidades documentais referentes aos nveis de arranjo acima e abaixo daquele em que se encontra a unidade de descrio indexada. Se, por exemplo, um ndice enderea itens documentais individuais de um dossi de fotografias, ele dever permitir o acesso s informaes descritivas relativas srie a que pertence esse dossi, ao seu subfundo e ao fundo. Assim, sero criadas condies de compreenso do significado do item documental dentro do conjunto das aes que o gerou. A norma ISAAR (CPF) (1998) padroniza os registros de autoridade para a indexao dos nomes de entidades coletivas, pessoas e famlias, em mbito internacional, em qualquer uma das fases do arquivo (corrente, intermedirio ou permanente) e inclusive em livros, acompanhando os sistemas da biblioteconomia. A expresso Registro de autoridade definida em seu glossrio como se segue: uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informao que descreve a entidade (entidade coletiva, pessoa ou famlia) e que pode remeter a outras entradas de autoridade . (p.12).

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4.2 Anlise dos arquivos no seu universo institucional

Os arquivos, enquanto conjuntos de documentos, so to antigos quanto a prtica de se registrar os atos do poder e a noo de morada do poder, contida no seu sentido etimolgico, no se alterou. Mas foi na Frana, em funo dos interesses da Revoluo, no final do sculo XVIII, que surgiu a primeira instituio arquivstica nacional e independente para gerir os acervos documentais produzidos pelos rgos pblicos e que institucionaliza a sua abertura ao pblico. A partir da, outros pases foram paulatinamente criando seus arquivos nacionais, mas co m enfoque mais voltado para a pesquisa histrica do que para dar administrao, suporte e transparncia. A sua utilizao para fins de pesquisa histrica dominou os arquivos por muito tempo. Narram Silva et al. (2002):
A segunda metad e do sculo XI X, em que se d esenvo lve o H isto r icismo, agora sob a in fluncia do go sto romntico e da s pa ixes na ciona lista s, o p erodo em qu e os arqu ivos se to rnam au tn tico s labora t r ios do sab er h istrico e a actividade dos a rquivistas se con v erte numa verdad eira d iscip lina au xiliar da H ist r ia, com a d es igna o d e A rqu ivo log ia . Tal como a Pa leog ra fia e a Dip lom tica, aqu ela lim ita- se a um esta tu to de evid en te sub sid ia ridade. Esta posi o de d iscip lina au xilia r, embo ra sofrendo a ltera es de sign ificado nos finais do sculo, va i-se man ter, em pa rte, a t II Guerra Mund ia l. (p.114)

No Brasil no foi diferente. O Arquivo Imperial foi criado na dcada de 30 do sculo XIX para, em 1889, mudar sua denominao para Arquivo Pblico Nacional. Contudo, a primeira Constituio Republicana no faz qualquer referncia ao arquivamento documental, o que s vir a acontecer em 1934, com a promulgao da nova Carta Constitucional. Mas, como nos informa o Seminrio ... (1990), pela transcrio da palestra proferida por Aurlio Wander Chaves Bastos:
O que mar ca cons eq en tem en te e s te p er odo a eme r so das p rimeiras orien ta es le ga is para a implan ta o de uma poltica pa ra o s documen to s de va lo r h istr ico , no para o s do cumen to s p roduzido s p e la adm in is tra o pblica fed e ral ou m e smo estadua l ou mun icipal. (p.22 , grifo no sso)

Em 1983, criou-se uma comisso para elaborar a nova lei de arquivo que s foi promulgada em 8 de janeiro de 1991. A Lei 8.159 dispe sobre a poltica

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nacional de arquivos pblicos e privados e estabelece as suas competncias na gesto e guarda dos documentos destacando o potencial de informao e de prova dos documentos. Diz o artigo primeiro: dever do poder pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e como elemento de prova e informao. Esse novo dispositivo legal, como se v, redefine a noo estritamente voltada para a pesquisa histrica, acompanhando o pensamento em vigor no mbito internacional. Roper (1989, p.94) define a razo de ser dos arquivos como sendo preservar documentos com propsitos de continuidade administrativa e legal . O captulo IV da referida Lei regula a organizao e administrao de instituies arquivsticas pblicas, explicitando a competncia do Arquivo Nacional nas atividades de gesto e recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal [...]. Nesta mesma linha, ficam explicitadas as competncias dos poderes legislativo e judicirio federais. No que diz respeito administrao dos arquivos do Distrito Federal, dos estados e municpios, a Lei deixa a cargo das respectivas esferas da federao, a emisso de legislao especfica para regular a gesto e acesso aos documentos, bem como os critrios de organizao e vinculao dos arquivos. Considerando a definio da competncia do Arquivo Nacional no tocante gesto e recolhimento dos documentos, possvel inferi r que a legislao especfica nas diversas instncias da federao deve seguir o exemplo do Arquivo Nacional, estabelecendo tal competncia para as respectivas instituies arquivsticas. No raro, os indivduos que ocupam cargos em rgos pblicos que so produtores de documentos consideram-se proprietrios dos acervos acumulados no decorrer dos seus mandatos, transferindo-os para suas prprias residncias ao entregarem os cargos, o que traz significante prejuzo sociedade. A Lei 8.159, mencionada, d autoridade ao Arquivo Nacional para exigir os documentos em su a totalidade e, os estados, municpios e o Distrito Federal, desde que criem suas respectivas leis, podem conferir tal autoridade aos seus arquivos pblicos. Um aspecto de grande relevncia abordado no artigo 4 da Lei 8.159/91: Art. 4 - Todos tm direito de receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivo [...] . O atendimento deste preceito legal pode conduzir interpretao de que o que permitiria o acesso aos documentos de ar quivo seria o seu tratamento adequado. Os documentos que no so devidamente tratados, poderiam ser considerados at mesmo inexistentes, j que o volume sempre muito maior do que a capacidade de se ler documento a documento. Sendo assim, verifica-se que a questo do tratamento dos acervos arquivsticos estaria diretamente relacionada ao direito a informao. Ao analisar o problema da democratizao da informao no Brasil, Jardim

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(1999) desenha um quadro da situao das nossas instituies arquivsticas:
T ra tam - s e d e o rg a n iz a es vo l ta d a s q u a s e e x c lu s i va m e n te pa ra a guarda e acesso d e do cum entos consid erado s, sem pa rmetros cien tficos, como d e va lor h ist r ic o (p resumivelmen te do cumen to s p erman en tes), ignorando a g esto dos documen to s co rren te s e in term ed irios produ zido s pela adm in is tra o pb lica. O s do cum entos qu e no so consid erados de va lor h istric o, tendem a ser a cumu lado s sem critrio s jun to ao s servio s a rquivsticos do aparelho d e Estado. Ta l ocorre em fun o da in existn c ia d e po lticas arqu ivs ticas da s quais resu ltem p rograma s d e a va liao, elim ina o e reco lh im en to de docum en tos s institu i es a rquivsticas. S e ja na s institu ies arqu ivs tica s ou nos servio s a rq u i v s t ico s , a a u s n c i a d e p a d r e s d e g es t o d e inf o r m a o , somada s lim ita es de recursos humano s, materia is e te cno lg icos, r e su lta em d e fic inc ia s no s eu p roc e ssam en to t cn ico e ac e sso . Ao no d es envo lve rem a in tera o in er en te ao c on tro le do c ic lo da in forma o a rquivstica (in teg rando a s fa ses co rren te , in te rm ed iria e p erman en te), ambas a s in stn cias organ iza c iona is to rnam- se d esvincu lada s do p rocesso po ltico-decisrio go vernamen ta l. Por ou tro lado, a s restri es d e con sulta e as condies d e acesso fsico e in telectua l dos a rqu ivos limitam con s id era velmen te a sua u tiliza o pelo adm in is tr ador pb lico e o cidado. P.22-23

Como se v, os problemas relativos s prticas nas instituies arquivsticas e polticas pblicas voltadas para os arquivos so muitos. Considerando a anlise desse autor, destacam-se os seguinte: a) Enfoque no valor histrico dos documentos, sem parmetros cientficos para tal definio; b) Inexistncia de polticas de gesto de documentos (fases corrente e intermediria do ciclo de vida dos arquivos); c) Inexistncia de polticas de avaliao, eliminao e recolhimento de documentos; d) Limitao de recursos humanos e financeiros; e) No interao das fases corrente, intermediria e permanente. H, porm, alguns avanos a serem registrados no tocante a esses aspectos. Em 12 de dezembro de 2003 foi assinado o Decreto 4.915 que instituiu o SIGA Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo no mbito dos rgos e entidades da administrao federal que determina a organizao das atividades de gesto de documentos sob a forma de sistema. de se esperar que este decreto tenha efeitos altamente positivos no processo de democratizao da informao. A sua aplicao pode significar a superao do problema referente ausncia de uma poltica de gesto de documentos. Em todo o mundo de cultura ocidental, verifica-se um movimento da comunidade arquivstica no sentido de conscientizar os governantes a respeito do papel dos arquivos na sociedade. Recentemente, os arquivistas franceses lanaram

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um verdadeiro manifesto reivindicando uma poltica de arquivos na Frana. Reproduzimos, do portal eletrnico da Association des archivistes franais 48, alguns pontos de um total de vinte do manifesto elaborado em 2001, do que o seu Conselho chamou de diretrizes para uma ao futura:
[. .. ] Les Arch iv es, en Fran ce, con stitu en t un lm en t fonda teur d e l' id en tit et du d e ven ir d e no tr e pays. [. .. ]. 7 ) Cla r ifier l'organ isa tion du rseau territoria l et le positionn emen t d es services d partemen taux en ra ffirman t l' engag ement d e l' Eta t tou t en sou tenan t l' in itia tive loca le. 10 ) A sso c ier sy s tma tiqu emen t les a rch iv is tes la d fin ition d e s systm es d'in forma tion d es organ isa tion s, pou r que tou t p ro jet d'en vergure in tg re, d s l' orig in e, les con tra in tes requ ises pour la constitu tion d'arch ives lectron iques p renn es. [.. . ] 15 ) Ren forcer le s vo ies d'accs la p ro fession et coo rdonn er le s formation s d isp enses, no tamm en t au x d iffrents n iveaux d'en cadremen t et dans la perspective d e l' ouvertu re d e l' espace e urop en . [ .. . ] 19 ) Inscrire l' arch iv istiqu e dan s le mond e de la recherch e en impu lsan t la cra tion d'units spcia lises, et en donnan t ces qu ipe s les moy ens de con s tru ire leu rs pro je ts e t de d iffus e r leur s r su lta ts. [.. . ] As so cia tio n d es ar ch iv is te s f ran a is 49

Considera-se que esses aspectos so igualmente pertinentes ao caso brasileiro e, por isso, poderiam ser acrescidos aos cinco itens mencionados anteriormente: f) Precariedade do Sistema Nacional de Arquivos que integra os arquivos em todos os nveis (federal, estadual e municipal). (baseando-nos no item (7) dos franceses); g) Desarticulao eletrnicos e entre os os projetistas de sistemas no de item informao (10) dos arquivistas. (baseando-nos

www.ar chiv istes.org /actu.php Os arqu ivos, n a Fran a, con s tituem u m elemen to fund ador d a id en tidade e do d ev ir do no sso p a s. [. .. ] 7) Clar if ica r a org an iza o da r ed e ter ritor ial e o po sicion amen to do s serv ios d epar tamen ta is r eaf ir ma ndo-se o eng ajame n to do Estado me s mo na d efesa d a in icia tiv a lo cal. [...] 1 0 ) A s soc i ar s i s te ma t i c a me n t e o s arq u iv i s ta s d ef in i o d o s sis t e ma s d e i n f o r ma o d a s org an izaes, par a que todo proj eto d e env er g adu r a i n t eg r e , d es d e a o r ige m, o s pro ced ime n to s ex ig ido s p ara a con s titu io dos a rqu ivos e letrn icos perma n e n te s [ ... ] 1 5 ) R ef o r a r a s v i as d e a c es so p r o f i ss o e co o r d en ar a s f o r ma e s d isp ens ad a s n o t ad a me n te ao s d i f er e n te s n v e i s d e tr a t a me n to e d en tr o d a p er sp ec t i v a d e abe r tur a d o e sp ao eu rop eu. [.. . ] 19) In screver a arqu iv s tica no mu ndo da p esqu isa estimu lando-se a cr iao d e un id ades esp ecializadas, e d ando a essas equ ip es me ios de constru ir seu s proj etos e d e d ifund ir seus r esu ltados. [. .. ] Associao dos arquivistas franceses. (traduo nossa)
49

48

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franceses); h) Falta de oferta de cursos para a formao do arquivista e de estmulo ao desenvolvimento da arquivologia. (baseando-nos no item (15) dos franceses); i) Falta de estmulo instituio arquivstica para a pesquisa e produo de publicaes a partir dos seus prprios acervos e sua subseqente difuso. (baseando-nos no item (19) dos franceses). ainda Jardim (1999) que alerta para a impossibilidade de construo de uma nao democrtica sem que haja uma poltica de arquivos que de fato permita o acesso a informao. Diz ele: A opacidade informacional do Estado permite, portanto, ser abordada como expresso e mecanismo de produo de hegemonia de classes dirigentes e instrumento de dominao e excluso. (p.198) Jardim (1999), no mesmo estudo citado, identifica a possibilidade do Estado comear a tornar-se democrtico naquele lugar onde os cidados esto mais perto do poder pblico, ou seja, no plano dos poderes municipais. Entende-se que a democratizao da informao seria ponto chave para a conquista da cidadania. Assim, cabe abordar o papel dos arquivos municipais para a formao da cidadania. Segundo T.A.Marshall, citado por Carvalho (2003), o alcance da cidadania se d com base na conquista dos direitos civis, polticos e sociais. Para este autor, os principais entraves cidadania so os seguintes: o perodo de escravido, o conluio entre as autoridades e os grandes proprietrios (p.22), a precariedade da educao, a inverso do cidado em consumidor (p.225), o enfraquecimento do Estado, o enfraquecimento da identidade nacional com o surgimento dos movimentos de minorias ao colocarem nfase em identidades culturais baseadas em gnero, etnia, opes sexuais, etc. (p. 226) e a m distribuio de renda. Entende-se que o sentimento de identidade local seria primordial para a conquista de todos os demais direitos e para uma postura responsvel diante da coisa pblica. Sem identidade com o lugar, no se desenvolveriam responsabilidades nem direitos. O prprio conceito de cidadania estaria ligado ao espao territorial, convivncia dentro deste espao (no exerccio dos direitos e dos deveres), insero do sujeito num contexto onde seja possvel enxergar o lugar de cada um, onde seja possvel identificar-se dentro do todo. E estaria ligado aos poderes pblicos: conforme nos aponta Carvalho (2003), os direitos civis e polticos dependem das leis e da justia e, os direitos sociais esto ligados ao poder executivo. A possibilidade dos cidados entenderem como a sua cidade foi construda e o que determinou o formato que ela adquiriu, seria uma das maneiras deles compreenderem que so parte constituinte e transformadora de sua cidade. Ou seja, seria um modo de cada um reconhecer a prpria cidadania e interferir na construo social, alm de responsabilizar-se por ela. Tomar conhecimento, por exemplo, do que era o espao de seu bairro antes

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de ser habitado, a quem ele pertencia, como ele foi loteado, quem foi ali morar e por qu, como ele recebeu obras de urbanizao, e como cada um foi morar l, daria ao cidado a dimenso real da ocupao do solo e construo da vida urbana, tanto de maneira geral quanto na sua prpria vida. A memria do lugar onde se vive, fazendo parte de cada um, quando conhecida, permite a auto-identificao como cidado do lugar. Entende-se que memria muito mais do que uma exposio de documentos considerados de valor histrico. A memria estaria no documento quando ele faz sentido para quem tem contato com ele, quando o documento conta algo que est j presente em sua vida. a que a produo de publicaes por parte dos arquivos torna-se importante. Sendo assim, os arquivos municipais merecem papel de destaque e demandam ateno prioritria no contexto de uma poltica nacional de arquivos de cunho inovador.

4.2.1 O trabalho na instituio arquivstica pblica O planejamento do trabalho a ser desenvolvido em uma instituio

arquivstica mostra-se recomendvel com vistas sua melhor administrao. Traar diretrizes polticas e definir o tipo de tratamento que ser dado ao conjunto do seu acervo, dimensionando os recursos humanos e materiais e identificando os problemas, possibilitariam aos arquivos pblicos criar meios de superar as dificuldades inerentes a uma instituio que, para cumprir o seu papel, extrapola a si mesma, envolvendo-se com a produo documental de todos os rgos da esfera de poder qual pertence. Este planejamento global deveria considerar as carncias dos funcionrios responsveis pelo desenvolvimento dos trabalhos, visando programar sua capacitao atravs de cursos, seminrios, estudos individuais e palestras. O preparo do funcionrio influencia diretamente o resultado dos trabalhos. Como no h nenhum conhecimento que chegue a um ponto de estagnao, especialmente no caso de uma disciplina que se encontra em franco desenvolvimento, esta atividade estaria sempre presente, mesmo quando h um corpo bem formado de funcionrios na instituio. As atividades das instituies arquivsticas visam, primeiro, o recolhimento, arranjo, descrio, armazenamento e preservao dos arquivos recolhidos em carter permanente. Cada uma dessas atividades envolve um planejamento dirigido para cada fundo, especificamente, das vrias tarefas necessrias ao seu cumprimento e uma poltica de descrio de carter institucional. Segundo, visam o tratamento dos arquivos correntes e intermedirios nos rgo de origem, desenvolvendo sua classificao e tabela de temporalidade para transferncia e recolhimento - a chamada gesto de documentos. E, terceiro, visam o atendimento ao pblico, o que envolve: a) a

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administrao de uma biblioteca especializada para dar suporte s pesquisas dos consulentes e ao trabalho do arquivista; b) um servio de planejamento e divulgao de eventos culturais relacionados ao acervo; c) a pesquisa aos acervos de modo a produzir informaes de interesse histrico-social; e d) a instalao de uma sala de consultas onde os instrumentos de identificao dos documentos devem ficar disposio dos consulentes bem como do atendente, que conhecendo o acervo, auxilia o pesquisador na sua busca. O planejamento do tratamento de cada fundo dever se pautar na poltica institucional e os casos excepcionais devero ser analisados luz dessa poltica. Bellotto (1991) indica as diretrizes para uma poltica de descrio:
d eve ser estudada a situa o quan to a: 1) recursos humano s e finan ceiros, 2 ) p repa rao t cn ica e cien tfica do pessoa l capacitado , 3 ) q ua lidad e dos recolh im en tos, 4 ) p e rfil do u surio e d emanda d e dado s, 5 ) tendn c ias da h istoriog ra fia, e 6 ) estado fsico da do cum enta o. [. ..] o s pon to s b sico s daquela po ltica [...] so: A h ierarqu ia do s instrum en tos A elabo rao do s instrumen to s de p esqu isa d eve ser su cessivamen te, indo do gera l para o pa rcia l. P e la n e c es si d a d e d e s e f o rn e ce r, antes de qua lqu er particu la ridad e, uma viso g e ra l dos fundos do a rqu ivo, seus servios e po ssib ilidades d e a c esso, o prim eiro instrumen to a ser elaborado d ev e se r o gu ia. [. ..] As prio ridad es - [...] A no sso ver, en tretan to, sobre o s fundo s d esconhecido s p e los pesquisado res que a po ltica d escritiva d eve vo ltar- se p rio ritariam en te . [...] Trazer lu z con jun tos sign ifica tivo s an te s igno rados pod e va le r ma is do qu e d escrever fon tes qu e eram do conh ecim en to do s h istoriado res, mesmo qu e pou co ou nada exp lorada s, ma s d e a cesso possvel. [...] Mod e lo s para descrio - [...] De n tro do ob jetivo d e d escrio (id en tifica r, d e fin ir, in fo rmar e loca liza r no acervo ) [...] quan to pad roniza o para a editora o dos in strum entos d e pesqu isa h a s no rmas p r econ izada s p elo Con selho In ternaciona l d e Arqu iv os [...] Estudos tcn icos A capa citao e o ap erfe i oamen to de p essoa l d eve ser preocupa o constan te pa ra a d ir eo de um a rqu ivo. [. ..] Pod e- se m es mo a firmar qu e a o tim iza o do s se rv io s t cn ico s corre qua se in teiram en te por con ta do g rau d e p ro fissionaliza o e d e in teresse do co rpo de arqu ivistas. Plan ifica o Cronog ramas e m e tas-tarefas d evem ser estab e lecida s p eriod icam en te , anua l ou b ianua lm en te . S ch e llenb erg apon ta a lgun s preceito s qu e comp le men tam o p rograma descritivo: o a rqu iv ista d ev e r enun c iar d e fin itivam en te d es cr io po rmeno r izada, an tes d e propo rciona r a s apresen ta es g era is de todos os fundo s e co lees; [...] d eve o a rquivista ter em con ta a na tureza essencia l do do cum ento d e a rqu ivo qu e co le tiva, seq encia l e orgn ica. (p. 141-146)

1.

2.

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4.

5.

Tanto a poltica institucional como as demais decises tomadas para casos especficos devero ser registradas e mantidas disposio dos consulentes. Ademais, o envolvimento do atendente da sala de consultas no desenvolvimento da

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poltica de descrio enriquece-o e propicia a sua colaborao no desenvolvimento de instrumentos de busca mais eficientes. O corpo de funcionrios, na maioria das instituies, formado por historiadores e bibliotecrios alm de outros profissionais formados na rea das cincias humanas. O arquivista graduado em cursos especficos de arquivo raro, especialmente, no caso do Estado de Minas Gerais. Hoje, com a introduo gradual do uso de computadores para a elaborao dos instrumentos de consulta e at mesmo para a digitalizao de documentos, h uma deman da de profissionais da rea da cincia da computao. Contudo, tambm esse profissional no encontrado facilmente dentro dos arquivos pblicos. A intensificao da precariedade de recursos materiais e humanos que vem gradativamente se dando na administrao pblica, tem exigido das instituies arquivsticas a busca por recursos junto a entidades que financiam aes scioculturais no Brasil. Esse trabalho requer, seno a contratao, a mobilizao de funcionrios para o seu desenvolvimento prejudicando, assim, o quadro de pessoal dedicado exclusivamente s atividades arquivsticas. O desenvolvimento dos trabalhos nas instituies arquivsticas no est estagnado por fora da dedicao causa que tem sido a marca de seus funcionrios que, ao fazerem parte dos quadros das instituies arquivsticas, percebem sua importncia para a sociedade.

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4.3 Algumas consideraes relacionadas utilizao do arquivo

Considera-se a utilizao dos arquivos como um universo paralelo ao universo da sua criao porque a utilizao no define nem interfere no processo de criao dos documentos, ainda que esteja todo o tempo presente na vida dos documentos. Afinal, eles so guardados para isso. Verifica-se, tambm, que a consulta aos documentos, depois que eles saram do seu processo de acumulao, tanto pode pretender o arquivo na sua Imparcialidade, ou seja, como reflexo das aes que os produziram com vistas realizao da misso do seu produtor, como, tambm, pode pretend-lo como conjunto de dados de informao totalmente desvinculados do processo de criao dos documentos. Por exemplo, a pesquisa que intenta identificar algum costume especfico em uma determinada poca. Alm da possibilidade de enfoques diferentes, outra peculiaridade do universo de utilizao do arquivo, depois que ele saiu do seu processo de acumulao, ter como sujeito da consulta, tanto o seu produtor, quanto indivduos de mltiplas reas de interesse. Ambos podem realizar consultas sob temas relativos ao processo de criao dos documentos ou sob temas alheios a ele. Tem-se, ento, esquematicamente, o universo da utilizao dos arquivos, apontando os seus possveis sujeitos na busca por informao contextualizada, ou seja, na busca por documentos entendidos como reflexo das aes que os produziram com vistas realizao da misso do seu produtor:

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P r o c e s so de re a l i z a o d a m i s s o

(sujeito da consulta)
Entidade coletiva, pessoa ou famlia Funes, Atividades e Tar e fa s P r o du o e re c e p o Misso definida

Mi ss o Def ini da

Arquivo corrente

Misso defi n i da

Arquivo Permanente

Soc ie d ad e

(Sujeito da consulta)

Quando a consulta tem por objetivo um tema alheio s aes que compem a misso do produtor do arquivo, os documentos que possam se p restar consulta so interpretados independentemente do seu contexto. Pode-se verificar que esse tipo de consulta transforma os documentos em itens individuais que passam a ser suportes de dados de informaes descontextualizadas, no arquivsticas. Esse tipo de consulta poderia ser representado, esquematicamente, como se segue:

Processo de criao do arquivo

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(sujeito da consulta)
Entidade coletiva pessoa ou famlia Consulta dados de Informao no arquivstica dados de Informao no arquivstica

dados de Informao no arquivstica

dados de Informao no arquivstica

Arquivo permanente

Soc ie d ade

(sujeito da consulta)

O esquema apresentado no pde revelar aquilo que torna esta pesquisa extremamente problemtica: a quantidade de documentos. Uma instituio arquivstica pode possuir bilhes de itens documentais, ou seja, incontveis documentos que tornam humanamente impossvel sua descrio ou indexao por contedo de maneira completa. Escolher alguns documentos assumir a responsabilidade de estar excluindo documentos sem critrios cientficos. Esse tipo de pesquisa, desvinculada do universo de criao dos documentos, tem sido motivo de preocupao nas instituies arquivsticas, porque so muito freqentes e de difcil atendimento, j que a localizao de documentos por temas transversais queles implcitos nas ativid ades do produtor requer a identificao de contedos que ultrapassam aqueles descritos nos instrumentos de pesquisa. Sua demanda to freqente, que os arquivistas vem-se impulsionados a construir instrumentos de pesquisa que informem contedos que atendam aos possveis interesses dos consulentes. O advento da Internet tem estimulado pesquisas sobre usurios e construo de instrumentos de busca por indexao que acabam por contagiar os arquivistas que se preocupam co m o atendimento nas salas de consultas. Cabe, ento, examinar a construo de instrumentos de pesquisa que levam em considerao a ampliao do mbito de utilizao dos documentos. Ressalte-se, primeiramente, que o processo de descrio arquivstica permite a descrio de contedo, pois, como foi visto neste captulo, na seo referente descrio, esta pode chegar a informar o assunto contido em u ma unidade de

100
descrio. Contudo, e esse um ponto importante, a descrio deve ser efetuada partindo-se do nvel mais alto o fundo - para, seqencialmente, chegar ao nvel mais baixo - o item documental. Isso para que a descrio realmente contextualize o documento. Temos que a literatura do campo identifica a ampliao do mbito de utilizao dos documentos. Lopez (2002, p.104) cita OToole que considera que o documento arquivstico sofre ampliao do seu significado , explicando-a como se segue: Os arquivos so teis, no somente para seus criadores e seus propsitos originais, mas tambm para outras pessoas, posteriormente, para finalidades inteiramente diferentes . E disseram Rousseau e Couture (1998, p.111):
Qu e r fa a pa rte in tegran te do a rqu ivo d e uma pessoa fsica ou do d e uma pessoa mo ra l, qua lqu er documen to de a rquivo passa po r um ou ma is perodo s ca racterizado s p e la freq n c ia d e u so e tipo d e utilizao que d e le feita .

As finalidades inteiramente diferentes, mencionada por OToole, ou a utilizao que dele [do documento] feita em perodos diferentes, citada por Rousseau e Couture, resultariam da viso do documento sob diferentes ticas, distintas daquela em que se v o documento como resultado das aes que os geraram. Mas, por mais que a ampliao do mbito de utilizao dos documentos de arquivo seja incontestvel, tem-se que ela no passvel de determinao. Os dados de informao desvinculados da misso do produtor do arquivo so procurados nos documentos atravs de determinaes culturais e, sendo o desenvolvimento da cultura imprevisvel, tem-se que a ampliao do mbito de utilizao dos documentos tambm o . Acrescente-se a essa imprevisibilidade que no h apenas uma ampliao que se torna definitiva, h modificaes dessa ampliao de acordo com o desenvolvimento da cultura. Ou seja, so dois fenmenos: primeiro h a ampliao das possibilidades de utilizao dos documentos alm daquela viso referendada no motivo da sua criao; e depois, h uma co nstante modificao dessa ampliao de acordo com as mudanas que ocorrem na cultura. Conclui-se, assim, que se pode considerar a imprevisibilidade da ampliao do mbito de utilizao dos documentos de arquivo o principal fundamento arquivstico para a discusso do problema da descrio de informao no arquivstica em arquivos. Essa noo se apresentaria como de fundamental importncia para o tratamento dos fundos de arquivo. Ela viria reforar o entendimento de que o arranjo e descrio dos fundos de arquivo no podem prescindir da nica referncia que no muda ao longo do tempo: o motivo da criao dos documentos. Caso, ainda assim, se considere a possibilidade de desenvolver-se indexao

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baseada em perfil de usurio, mesmo que ela tenha carter provisrio, necessrio examinar as condies para que isso se realize. Esse trabalho, em instituies arquivsticas, encontra alguns problemas de difcil superao, documental. Quando se fala em documentao arquivstica, fala-se em um nmero incontvel de itens documentais - a mensurao de documentos de arquivo feita por metragem linear. A quantidade excessiva de documentos tem como conseqncia a dificuldade de se proceder, primeiramente, o seu tratamento arquivstico, aquele que tem como referncia o motivo da sua criao. comum, nas instituies arquivsticas, encontrar-se uma parte significativa dos seus acervos sem descrio e, depois, o tratamento item a item que torna-se impossvel na totalidade do arquivo. Sendo assim, considerando o quadro da instituio arquivstica brasileira, tal como descrito na literatura, possvel concluir que o desenvolvimento de instrumentos de busca com referncia em perfil do usurio deve ser considerado com muita cautela. Como a descrio arquivstica prioritria e indispensvel, seria necessrio que as instituies arquivsticas tivessem quadros de funcionrios muito diferentes dos quadros que tm hoje. Seria necessrio um aumento significativo do quadro de funcionrios, tanto quantitativa quanto qualitativamente, de modo que se tornasse vivel, primeiro, a descrio arquivstica de todos os fundos em todos os nveis, e depois, a construo de ndices com base em perfil de usurio. e todos eles com origem naquilo que mais fortemente caracteriza os fundos de arquivo: seu volume

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5. CONCLUSO

O estudo da teoria dos arquivos demonstrou que ela possui fundamentos prprios e bem estruturados que podem orientar o tratamento dos arquivos em suas trs fases de modo a garantir que os seus documentos tornem-se acessveis e compreensveis. Mas, mesmo que o ncleo da teoria dos arquivos tenha se mostrado com suficiente clareza, muitos pontos permanecem em aberto. o caso das disparidades terminolgicas no Brasil e no exterior. Se a comunidade arquivstica chagasse a um consenso sobre o uso dos termos, do qual se inteirassem todos os funcionrios de arquivo, tradutores da produo arquivstica e demais envolvidos, isso auxiliaria, em muito, a compreenso da teoria e sua aplicao e, conseqentemente, fomentaria o debate e enriqueceria a teoria. Alm disso, algumas escolhas que nos vimos obrigados a fazer, no encontram respaldo suficientemente explcito na literatura. No h um debate estabelecido, por exemplo, sobre a designao de caracterstica ou qualidade dada s proposies que definem as propriedades do arquivo e seus documentos. Outro caso refere-se ao princpio de respeito aos fundos que, por tudo que foi possvel entender da sua formulao, mostrou-se como a origem dos princpios de provenincia, manuteno da ordem original e indivisibilidade, e no como um princpio distinto. Nossa concluso de que os trs princpios formulados posteriormente substituram o princpio de respeito aos fundos. Sendo assim, a sua aplicabilidade caberia na substituio ao conjunto dos princpios de provenincia, manuteno da ordem original e indivisibilidade. Contudo, essa uma concluso que merece ser mais explorada. Quanto opo pelo termo arquivo no singular, caracterizou-se por uma opo sem bases suficientemente slidas na literatura do campo, mesmo que os autores brasileiros, de uma maneira geral, o utilizem e que o consideremos como o que melhor representa o objeto da arquivologia. E, as definies de documento, documento de arquivo e informao, alm das consideraes de que os documentos de arquivo no carecem trazer algo registrado em si e que podem ser tridimensionais, mesmo que tenham sido estabelecido nessa direo, foi construdas a partir da literatura do fazer uma anlise e expor uma campo, no tm referncias bastante slidas. No entanto, como no h um debate necessrio interpretao, tendo-se em mente que elas demandam maior aprofundamento, considerando-se a relevncia dos conceitos mencionados.

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Assim, tambm no foi possvel concluir-se com segurana se o resultado da misso dos produtores de um arquivo constitui-se tambm em documento arquivstico. Como os conceitos de arquivo, dos princpios de provenincia, manuteno da ordem original e indivisibilidade, alm das caractersticas ou qualidades de organicidade, Imparcialidade, Autenticidade, unicidade e cumulatividade, tm claras definies na literatura arquivstica, conclui-se que se alcanou o seu entendimento de maneira satisfatria tal como explicitado no captulo dedicado aos princpios e conceitos da arquivologia. A partir do conceito de arquivo e dos princpios arquivsticos, ento, foi possvel desenvolver uma reflexo sobre o que seria o seu processo de criao, identificando-se as suas caractersticas intrnsecas de singularidade do produtor do arquivo, de filiao dos documentos s funes, atividades e tarefas que promovem a misso do seu produtor, e de dependncia do documento de arquivo dos outros documentos produzidos pelo mesmo produtor. Essa reflexo permitiu reconhecer e como a tm unicidade, fundamento organicidade, no prprio cumulatividade, Imparcialidade Autenticidade

conceito de arquivo e, tambm, como se definem nas relaes que os documentos ou o seu conjunto o arquivo - estabelecem com os demais elementos do seu universo de criao. Alm disso, foi possvel analisar como cada princpio e algumas caractersticas assumidas como princpios promovem a manuteno das caractersticas e qualidades dos documentos de modo a no desvirtuar-se o carter arquivstico de um conjunto de documentos. No captulo dedicado utilizao dos arquivos, no foi possvel chegar a termo sobre a cientificidade do conceito de Ciclo de Vida dos documentos. Essa construo no encontra respaldo no processo de criao do arquivo, ela relacionada ao universo da sua utilizao. Verificou-se que Menne-Haritz identifica que a necessidade das avaliaes, transferncias, eliminaes e recolhimento respalda-se na necessidade de reduzir redundncias com vistas a tornar os arquivos eloqentes e facilitar a pesquisa (em qualquer uma das suas fases). Contudo ela no esclarece porque h redundncia, nem como se pode determin-la. A proposta de Schellenberg tambm no permite segurana porque baseada nos valores primrio e secundrio e no fica perfeitamente claro como se pode identificar o valor secundrio do documento de arquivo sem ter-se de lidar com o problema do interesse do pesquisador. At o mo mento, o que a teoria estudada nos forneceu foi que todos os documentos que formam um arquivo tm valor arquivstico, ou seja, fornecem informaes sobre o que foi a misso do seu produtor e, portanto, no h alguns que tm menos valor que os outros. Talvez, as constataes mais significativas deste estudo sobre o ciclo de vida dos documentos de arquivo sejam aquelas relativas ampliao do mbito de

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utilizao dos documentos de arquivo e a da imprevisibilidade dos interesses que levam a essa ampliao. Concluiu-se que o documento pode tambm ser visto como suporte de dados de informaes no arquivsticas depois que retirado do processo de acumulao, mas que isso no significa que ele venha a perder seu carter arquivstico, a sua relao com o produtor e sua misso. A ampliao do significado do documento determinada pela ao do tempo que diminui seu significado atinente s aes desenvolvidas na atualidade pelo produtor do arquivo ou que d fim ao produtor, e pelas mudanas culturais. Sendo que ambos acontecem de maneira imprevisvel. Assim, no consensual a motivao para a transferncia e recolhimento dos documentos do seu uso corrente, exceto quando acontece o fim do produtor. No h parmetros para se atribu-la necessidade de se dar eloqncia ao arquivo ou falta de espao, ou seja, se por uma questo arquivstica ou se por motivos administrativos e, portanto, no arquivsticos. O tratamento dos documentos em sua fase de acumulao, a chamada fase corrente, mostrou-se inapelavelmente atrelado s funes, atividades e tarefas da entidade coletiva, pessoa ou famlia que os acumula. O tratamento na fase intermediria manteria as mesmas referncias da fase corrente, fazendo-se necessrio observar o princpio de respeito aos fundos. E o tratamento na fase permanente indicou uma estrutura interna preservadora da classificao da fase corrente e uma estrutura externa baseada na estrutura organizacional da instituio que deu origem ao arquivo. Neste mo mento, tambm, todo o tratamento feito co m base nos princpios, caractersticas e qualidades dos arquivos. Finalmente, discutiu-se, brevemente, o contexto da instituio arquivstica, procurando identificar seus principais problemas e seu papel social. Vimos que a poltica de arquivos ainda mostra-se frgil, principalmente, diante da demanda por democratizao da informao e da busca pela construo da cidadania no Brasil. Foi sugerido que o acesso informao nas instituies arquivsticas municipais, por estarem mais prximas dos indivduos em seu territrio, seria um importante recurso para promover a identidade territorial que propiciaria a assuno de responsabilidades e a busca por direitos que caracterizam a cidadania. Esse trabalho sugeriu que a arquivologia pode e deve trabalhar em bases cientficas e que h muito a ser feito para que o acesso informao arquivstica seja plenamente vivel e eficiente.

105

REFERNCIAS

1.

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