CAPTULO 02

ELABORAO DO PLANO DE TRABALHO

Simplificao Administrativa
Planejamento da Simplificao

Pr-requisitos da Simplificao Administrativa

Elaborao do Plano de Trabalho

Mapeamento do Processo

Mapeamento do Processo

Levantamento das Etapas e Normas

Identificao dos Elementos do Processo

Desenho dos Fluxogramas Atuais

Anlise e Melhoria do Processo

Anlise e Melhoria dos Processos

rvore de Solues

Modelagem do Processo

Sistema de Medio de Desempenho

Implementao das Melhorias

Implementao das Melhorias

Proposta de Simplificao

Implementao do Novo Processo

Fim

Painel de Bordo
- Formulrio: Cronograma ou Plano de Trabalho - Resultados: Plano de Trabalho da Simplificao Administrativa do rgo elaborado

2. ELABORAO DO PLANO DE TRABALHO

2.1 Macro Viso desse Passo

ENTRADAS

PROCESSO
Priorizar Processo a ser Simplificado

SADAS

E1-EPT:

Nomes

dos

S1, S2 e S3-EPT Plano de Trabalho aprovado,

Definir Escopo de Atuao

colaboradores envolvidos na Simplificao

elaborado contendo

e (E1-

Administrativa; E2-EPT: de Oportunidades Melhoria j acerca de

LEN): Processo Priorizado Escopo de Atuao da equipe d;

identificadas, um processo; E3-EPT:

Pesquisas

Elaborar Plano de Trabalho

Nomes colaboradores envolvidos com

dos

internas e/ou externas;

processo priorizado
Fim

Legenda: 1. En: Entrada, nmero da entrada;

2. EPT: Elaborao do Plano de Trabalho; 3. LEN: Levantamento de Etapas e Normas; 4. Sn: Sada, nmero da sada.

2.2 O que a elaborao do plano de trabalho?

Consiste no planejamento de aes a serem desenvolvidas, visando formalizar e acompanhar o processo de implementao da Simplificao Administrativa no rgo.

O plano de trabalho o documento que deve refletir na ntegra o que ser realizado e que direcionar todas as aes da Equipe d. , na verdade, o planejamento ttico e estratgico de implementao das fases de Simplificao Administrativa.

Alm de servir como instrumento de controle gerencial, o plano dever ser validado por parte da direo do rgo e das pessoas-chave para que as aes de simplificao da Equipe d tenham legitimidade e, de fato, possam ser implementadas.

2.3 Como elaborar o plano trabalho?

Um plano de trabalho deve contemplar as aes necessrias para se obter o resultado final, com referncias claras aos prazos estimados para a sua execuo, e aos recursos necessrios

A Equipe d a responsvel imediata pela elaborao do plano de trabalho, podendo ainda ser acompanhada pelos colaboradores envolvidos, direta ou indiretamente, nos processos de trabalho.

2.3.1 Priorizao da Simplificao Administrativa

a escolha consensual do(s) processo(s) organizacional(is) que dever(o) ser simplificado(s), priorizando os casos mais crticos, que necessitem de uma interveno imediata.

Cabe ressaltar que o trabalho de priorizao no deve focar problemas, mas sim os Processos Organizacionais, pois entende-se que aqueles so uma conseqncia de um processo mal definido e/ou mal desenhado. Logo, a partir do momento em que se identifica o processo de trabalho que dever ser submetido anlise de simplificao, pressupe-se que os problemas dele decorrentes sero tratados medida que se implementa a Simplificao Administrativa.

O principal critrio de priorizao a constatao de alguma oportunidade de melhoria relativa a um processo que a alta-administrao tem manifestado interesse em aprimorar e/ou inovar.

Se j existirem tais oportunidades identificadas e/ou definidas, elas devero necessariamente ser priorizadas, no necessitando da utilizao de nenhuma tcnica

e/ou ferramenta especfica para isso. Acontecendo de o rgo no ter clareza sobre o que deve ser priorizado, a Equipe d poder proceder a priorizao da Simplificao utilizando-se do mtodo G.U.T, associado Tcnica de Moderao por Cartelas ou Visualizao Mvel . Vide instrues de uso no anexo de ferramentas deste Guia.

2.3.2 Definio do escopo de atuao

Quando da discusso dos processos de trabalho a serem priorizados importante comear a delimitar a abrangncia da ao de Simplificao a ser executada. Aqui, deve-se considerar se o processo ser trabalhado integralmente ou em partes especficas. Ainda, deve-se verificar se o processo priorizado tem impacto em outros rgos, por exemplo, estaduais e municipais, tornando necessria a articulao com tais agentes, na busca de apoio para a Simplificao, ou ento, que se desconsidere o que for pertinente a eles e se trabalhe, apenas, no mbito de governabilidade do rgo.

Lembre-se

de

que:

um

processo

organizacional

abrange

vrias

reas/departamentos/setores do rgo, logo, h que se mobilizar todos os envolvidos com o processo, para que se alcance sucesso com a Simplificao.

Uma experincia piloto recomendvel, pois agrega conhecimento e desenvolve habilidades na Equipe d e em todos os agentes envolvidos alm de possibilitar o aprimoramento da metodologia de Simplificao com a troca de vivncias, alm de possibilitar a visualizao de todo o processo de Simplificao por meio da

implementao rpida de seus passos.

2.3.3 Elaborao do Plano de Trabalho

Basicamente, o Plano de Trabalho dever tratar das seguintes questes:

I -Objetivo: mostra em que consiste e qual o objetivo da Simplificao Administrativa a ser aplicada no caso concreto, ou seja, processo organizacional priorizado e escopo de atuao definido; II - Justificativa: explica a importncia do processo de Simplificao Administrativa, indicando qual foi o processo priorizado e porqu ele foi escolhido,

apresentando os fatos que levaram a tal priorizao. Neste tpico, podem ser apresentados dados estatsticos (histricos), que consubstanciem a priorizao do processo. Pode-se dizer que a venda da idia, pois na justificativa que se explicitam os motivos pelos quais se optou por fazer a Simplificao Administrativa do processo priorizado; III - Cronograma de Ao: neste item, so definidos os responsveis e os prazos para execuo. Deve contemplar cada uma das etapas de Simplificao propostas no Guia; IV -Estimativa de Custo: importante que se apresente quais os custos de implementao da Simplificao Administrativa. Deve-se considerar a

necessidade de contratao ou no de equipe externa, tanto para atender em carter consultivo quanto para execuo dos trabalhos; alm dos custos com aquisio de materiais, com viagens, se for o caso, com melhoria das condies de trabalho e outros.

2.3.4 Aprovao

Terminada a elaborao do Plano, a Equipe d dever submet-lo alta administrao do rgo para que seja aprovado, o que permitir o incio dos trabalhos de implementao do plano e sua divulgao.

2.4 Concluso desse Passo O resultado desse passo o Plano de Trabalho elaborado. Aps sua aprovao, a Equipe d proceder preparao do Levantamento das Etapas e Normas, que o passo inicial da Fase de Simplificao Administrativa, o Mapeamento do Processo de Trabalho.