Dativa Jr.

Diretoria de Gesto
Gesto de reunies
Introduo
Tendo em vista que as reunies da Dativa Jr. tm demorado, so cansativas e algumas vezes no avanam ou resolvem certos pontos, viu-se a necessidade da criao de um plano de ao. Assim que executado, este poder fazer com que as reunies sejam mais prticas, rpidas e efetivas.

Medidas
1- As reunies devero ter horrio para comear e horrio para terminar. Isso faz com que o sentimento de urgncia em terminar a reunio seja geral. 2- As reunies devem comear impreterivelmente no horrio combinado. obrigao de todo membro que participar chegar no horrio pr-estabelecido. Se algum responsvel pela pauta no chegar a tempo, deve-se pular para a prxima pauta at que o responsvel se faa presente. 3- A reunio deve ser conduzida pelos membros da equipe de gesto. Ajuda a manter a organizao e faz com que todos possam ser ouvidos. Tais membros podem passar a palavra e decidir o que de importncia para ser discutido em reunio ou no. 4- A elaborao de pautas deve ser feita uma semana antes da reunio atravs do grupo do facebook. Sugestes devem ser enviadas para a equipe de gesto, e dois dias antes das reunies, as mesmas devem ser publicadas, para que que todos tenham conscincia e j levem opinies meio formadas a respeito, agilizando o andamento das reunies. 5- Ao final de todo tpico, deve ser dito: 1- O que ficou resolvido. 2- Quem ficou responsvel por resolver. 3- Qual o prazo. 6- Aps a reunio, ainda no mesmo dia a ata seria publicada no site e enviada via email aos membros da empresa jr. 7- Podem ser reservados 20 minutos antes do final da reunio para que os membros possam comear o que foi decidido na prpria reunio juntos, para que o empurro inicial seja dado. 8- possvel que apenas as pessoas necessrias tenham as opinies consideradas. Antes de uma pauta onde necessrio a opinio de especficas pessoas, essas devem ser citadas antes da apresentao da pauta, e aps tais pessoas se manifestarem, a palavra aberta para opinies vindas dos outros membros. Caso alguns dos membros no forem mais estritamente necessrios para o resto das pautas, podem ser dispensados da reunio, a no ser que no queiram. Ter apenas a participao de poucas pessoas agiliza as reunies. 9- Recursos tecnolgicos so motivo de distrao em reunies. Se possvel, os membros participantes devem evita-los. 10- Audio e vdeo conferncias devem ser levadas em considerao. estatisticamente comprovado que em reunies distncia, gasta-se metade do tempo do que pessoalmente, devido falta de interaes pessoais e distraes. 11- Feedback. Perguntar aos membros se acharam a reunio proveitosa e o motivo da resposta. 12- possvel que algumas medidas sejam tomadas junto ao RH para que os membros compaream mais s reunies (ex: pontos em um sistema de prmios), e tambm que membros sejam penalizados por chegarem atrasados, como pagar alguma prenda, etc.