GESTO DE ESTOQUES Volume 3 ARMAZENAGEM

GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS

Antonio Augusto Junho Anastasia Governador do Estado de Minas Gerais

Renata Maria Paes de Vilhena Secretria de Estado de Planejamento e Gesto

Paulo Srgio Martins Alves Secretrio Adjunto

Andr Abreu Reis Subsecretrio de Planejamento, Oramento e Qualidade do Gasto

Ana Luiza Camargo Hirle Diretora da Superintendncia Central de Recursos Logsticos e Patrimnio

Marcos Eduardo Silva Soares Diretor da Diretoria Central de Administrao Logstica

Coordenao Virgnia Bracarense Lopes Elaborao Cleidiane Figueiredo da Silva Michele Mie Rocha Kinoshita 26 de Agosto de 2011
Verso 1

NDICE

O QUE ARMAZENAGEM? ........................................................ 4 QUAL A IMPORTNCIA E O OBJETIVO DA ARMAZENAGEM? ................ 4 ESTRUTURAS DE ARMAZENAGEM ................................................ 5 ENDEREAMENTO INTERNO ...................................................... 6 COMO ARMAZENAR MATERIAIS QUE TM PRAZO DE VALIDADE? ......... 10 SIAD INFORMA! ................................................................... 11 PRXIMOS PASSOS... ............................................................ 11 FIQUE ATENTO! ................................................................... 11 SIGA O CAMINHO CERTO! ....................................................... 12

Voc sabe o que armazenagem? Voc sabe qual a importncia e o objetivo da armazenagem?

Voc sabe qual a importncia do endereamento interno?

Esta cartilha tem como objetivo determinar o que armazenagem e qual sua importncia para o dia-a-dia do almoxarifado, alm de apresentar a definio de estrutura de armazenagem e o endereamento interno, explicitando sua importncia e as diretrizes do direcionamento dos materiais.

O que armazenagem?
A armazenagem compreende a guarda, localizao, segurana e preservao do material adquirido pelo rgo/entidade, a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais das suas unidades administrativas. A gesto do espao necessrio para manter os estoques inclui: localizao, dimensionamento de rea, arranjo fsico, equipamentos para movimentao, estruturas de armazenagem e sistemas informatizados para auxiliar na operao.

Qual a importncia e o objetivo da armazenagem?

A armazenagem dos materiais tem como objetivo garantir o atendimento dos pedidos efetuados pelas unidades administrativas para garantir a boa execuo das polticas pblicas e das atividades do dia-a-dia dos rgos/entidades. A correta armazenagem dos materiais visa usar o espao fsico disponvel no armazm de forma organizada e eficiente, permitindo a movimentao adequada dentro do almoxarifado e mantendo os cuidados necessrios com vistas a evitar sua deteriorao. Com essa viso, possvel garantir a boa aplicao dos recursos pblicos, uma vez que se prioriza a armazenagem (posicionamento e identificao dos materiais) e a

movimentao adequadas dos itens, reduzindo assim as perdas por guarda e manuseio incorretos. Esse processo de guarda e localizao dos itens adquiridos tem relao com as estruturas de armazenagens disponveis. Dessa forma, dependendo dos tipos de estruturas (palete, blocado, prateleira, continer, etc.) constantes no

almoxarifado e definidas para os itens, possvel organizar adequadamente o

layout interno para determinao das posies dos materiais de acordo com
necessidades especficas de certos itens (refrigerados, produtos qumicos, grandes volumes) e da prpria capacidade operacional do almoxarifado.

Estruturas de armazenagem
As estruturas de armazenagem so elementos bsicos para a organizao e o uso ideal do espao do almoxarifado, que podem atender aos mais diversos tipos de carga. Normalmente, antes de serem armazenados, os itens devem ter sua estrutura de armazenagem definida (palete, blocado, prateleira, etc.). Para estabelecer qual item deve ser armazenado em determinada estrutura, devem ser levados em considerao os seguintes aspectos: O tipo de produto (suas caractersticas, peso, dimenses, etc.); A rea disponvel no almoxarifado; As condies do espao, tais como o p direito e as condies do piso; e, As condies operacionais, como por exemplo, a quantidade de itens a armazenar.

Com as estruturas de armazenagem e o layout interno do almoxarifado definidos, recomenda-se criar o endereamento interno para facilitar a localizao dos itens e, consequentemente, a realizao de inventrios, bem como reduzir o tempo de separao das solicitaes.

Endereamento interno
O endereamento uma ferramenta que auxilia na localizao de materiais dentro de um armazm. Seu objetivo auxiliar na identificao de locais especficos para a armazenagem dos itens, facilitando tambm as operaes de movimentao, de separao e de inventrios. Destaca-se que essa ferramenta um diferencial dentro da armazenagem e estocagem, pois influencia de forma precisa no espao que dever ser utilizado. O mtodo mais comum de endereamento o sistema de endereamento fixo, em que o almoxarife definir a localizao especfica de cada material, conforme

layout e estruturas de armazenagem disponveis. Com essas definies, instituise um cdigo alfanumrico, que associa letras e nmeros (exemplo B5P3) que determinar o posicionamento do item, o qual deve seguir as seguintes diretrizes: Agrupamento por classe de material; Agrupamento conforme quantidade x valor do item; Itens que tm maior volume de sada devem ficar em posies prximas rea de separao; Itens de maior peso ou volume devem ficar nas posies mais baixas dos paletes;

O empilhamento deve levar em considerao a capacidade mxima do material informada pelo fornecedor, bem como o espao disponvel no almoxarifado;

Os itens devem ser organizados conforme a data de vencimento, sendo que os mais antigos devem estar nas posies de mais fcil acesso.

Como realizar o endereamento interno?

A partir do layout e das estruturas de armazenagem disponveis, deve-se definir as reas no almoxarifado e estabelecer a identificao de tais reas com letras, como no exemplo abaixo.

F E

P V

Para cada rea, deve-se numerar a estrutura e identificar com a letra correspondente, como por exemplo: Na figura abaixo, F13 (destacada de verde) significa: F = rea de farmcia; 13 = nmero da estrutura de armazenagem.
F13 F13

F12 F05
F04

F06

F07

F08

F09
F10

F03

F02

F11

F14 F01

F E

F17

F16

F15

P V

Feita a definio das reas e dos nmeros das estruturas de armazenagem, devese, fazer o mapeamento das posies dentro das estruturas, caso se aplique1, em que sero armazenados os itens, conforme figura abaixo.

No se aplica para as estruturas de armazenagem que no podem ser subdivididas, horizontal e/ou verticalmente, como por exemplo, a estrutura de blocado.

A formatao mais utilizada de estruturar o endereamento AA.B.C.D.E: AA: Cdigo da rea de estocagem B: Rua C: Nmero da prateleira ou estante D: Posio vertical E: Posio horizontal dentro da posio vertical (vide figuras abaixo).

OH Orientao Horizontal OV Orientao Vertical

Em alguns casos, a estrutura AA.B.C.D.E no utilizada por completo ou adaptada. Para isso, importante que o almoxarife analise se h a necessidade de adaptar a forma mais utilizada para o endereamento interno para que no haja excesso ou falta de dados importantes. Pelos exemplos abaixo temos:

P1.02.04 (porta palete 1, posio horizontal 2, posio vertical 4)

P3.01.02 (porta palete 3, posio horizontal 1, posio vertical 2)

Como armazenar materiais que tm prazo de validade?

Normalmente, alguns materiais adquiridos pelos rgos/entidades possuem data de validade para consumo ou utilizao. Para esses materiais, recomenda-se que a equipe do almoxarifado, no momento de efetuar a armazenagem, utilize a tcnica PEPS (Primeiro que entra, Primeiro que Sai), em que o primeiro item que armazenado ser o primeiro a ser expedido, quando for feita uma solicitao pela unidade administrativa.

Sendo assim, os materiais estaro organizados na estrutura de armazenagem de acordo com o prazo de validade do produto, ficando os itens com data de vencimento menor na parte da frente da estrutura e os itens mais novos mais ao fundo da estrutura.

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 SIAD informa!
Est disponvel no SIAD a funcionalidade que permite a criao de uma lista pr-determinada de endereos, para que seja registrado o endereo de cada item dentro do almoxarifado. A criao dessa lista padronizada de endereos visa obter uma maior organizao do almoxarifado e diminuio do tempo de separao. Essa lista deve ser definida por cada almoxarifado, pois cada um tem um layout diferente, englobando posies internas diferenciadas. Essa lista deve ser cadastrada para que o usurio responsvel pela armazenagem possa escolher, entre os endereos pr-determinados, o endereamento dos materiais em seu almoxarifado.

Prximos passos...
Aps a armazenagem, conforme as solicitaes de materiais pelas unidades administrativas do

rgo/entidade, o almoxarifado se encarregar de realizar o carregamento/expedio dos itens para as unidades. A prxima cartilha tratar do processo de carregamento/expedio.

Fique Atento!
O procedimento de armazenagem dos materiais envolve o controle dos itens movimentados e da quantidade de estoque presente no almoxarifado. Esse acompanhamento permite uma

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melhor gesto do almoxarifado, evitando que os dados de estoque disponveis no sistema informatizado sejam diferentes do estoque real. Para que esse controle seja feito adequadamente, devem ser realizados inventrios eventuais e anual, cujas diretrizes so abordadas na cartilha 5. Alm disso, essencial que o almoxarife, em conjunto com sua equipe, faa uma anlise das movimentaes dos itens para verificar quais materiais podem ser considerados obsoletos, no sendo necessrio adquiri-los novamente. As diretrizes da anlise de obsolescncia so abordadas na cartilha 6. Todas as cartilhas, elaboradas pela equipe da SEPLAG, esto disponveis no site da Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto

(www.planejamento.mg.gov.br), no caminho: GOVERNO > GESTO LOGSTICA > GESTO DE ESTOQUES.

Siga o caminho certo!

As cartilhas elaboradas pela equipe da SEPLAG possuem orientaes e recomendaes de como realizar os procedimentos de (1) agendamento de recebimento e de expedies, (2) de recebimento, (3) de armazenagem, (4) de carregamento/expedio, (5) de inventrio e (6) de anlise de obsolescncia pelas equipes dos almoxarifados do Estado.

Contribua com o desenvolvimento de boas prticas de gesto dos estoques do Governo de Minas e com a aplicao eficiente dos recursos pblicos! Aprimore as atividades da equipe do seu almoxarifado adotando as orientaes das cartilhas!

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