A Nova Organizao de Compras

Alex Nunes da Silva e Haenderson Bastos

Gerente de Compras e Analista de Compras e ps graduados em Administrao de Compras pelo
IETEC.
RESUMO
O que se observa no mercado atualmente que as atribuies de um
comprador ultrapassam a realizao de cotaes junto a seus fornecedores
locais. O novo comprador busca de forma estratgica redues de custo e o
desenvolvimento de parcerias em um mercado global. Tudo recente e faz
parte de uma grande transformao que vem ocorrendo nas atribuies de
compras.
Compras uma atividade fundamental para as empresas e a aquisio de
produtos ou servios um fator decisivo, suas redues de custo geram
melhorias considerveis nos lucros.
Neste novo cenrio, o departamento de compras se inter-relaciona com todos
os outros setores da empresa, influenciando e sendo influenciado na tomada de
decises. Deste modo, o comprador vem conquistando espao e status dentro
das organizaes, j que no basta apenas comprar, preciso comprar o
melhor custo.
Palavras-chaves: Comprador Estratgico, Globalizao, Compras.

1 Introduo
O departamento de Compras umas das reas que mais se desenvolveu nos
ltimos anos, a cada dia que passa as organizaes vem percebendo a
importncia da qualificao do profissional que atua nessa rea, isso se deve a
alterao na funo principal do comprador. O que era antigamente uma mera
atividade de aquisio e abastecimento da produo passou a ser vista de
forma estratgica no negcio, com foco em reduo de custos do produto e
desenvolvimento de parcerias com seus principais fornecedores.
Compras tem como objetivo a aquisio dos materiais certos, nas quantidades
corretas, com entregas programadas de acordo com a necessidade da
produo, buscando sempre as melhores vantagens e melhores custos,
atendendo sempre o padro de qualidade exigido pela organizao.
As vantagens de se estudar a Gesto de Compras so vrias, mas o mais
importante o aprendizado adquirido, j que esta atividade interliga-se com os
diversos departamentos da empresa. O que da aos profissionais da rea uma
grande vantagem para entender com maior facilidade os processos como um
todo, j que essa integrao ocorre naturalmente no dia-a-dia.
A importncia desse tema se deve ao fato de que por mais que as empresas
necessitem de profissionais capazes de realizar essa gesto, esta ainda uma
rea de constante aprendizado e somente atravs do debate conseguiremos
alcanar as melhores prticas.
2 Reviso da Literatura
Conforme Baily (2000) a compra vista pela organizao bem-sucedida de
hoje como uma atividade de importncia estratgica considervel. Entretanto,
nem todas as empresas veem as compras como uma funo desempenhada de
forma a melhor um departamento especializado.
Ainda para Baily (2000) a importncia de compras e dos suprimentos como
funo-chave na administrao de uma empresa pode enfatizar ao considerar o
custo total de materiais e servios e, sem duvida, isso influenciado pela
especificao que esta sendo encomendada.
Conforme Lima (2011) as negociaes no so mais tipicamente voltadas para
a aquisio em si dos insumos, mas, sim prpria construo de um objetivo
comum para ambas (comprador e fornecedor).
Ainda para Lima (2011) a estratgia de comprar contribui diretamente para o
crescimento da importncia da atividade de compras, que passa a maior
visibilidade para a rea de compras, que passa a exercer um papel proativo,
administrando um relacionamento mtuo com fornecedor.
Lima (2011) ainda ressalta que (...) apesar de um comprador fazer visitas de
reconhecimento (certificao) nas empresas fornecedoras, o preo era o fator
ganhador de pedidos sendo negociado com todos os fornecedores e no
somente com o ganhador de cotao, como atualmente. Como os documentos
do processo de compra (cotao, pedido de compras etc.) eram datilografados,
muitas vezes o comprador decidia qual fornecedor deveria vencer a cotao. O
pedido de compras formalizava a negociao, sendo concluda com o
fornecimento do material, a utilizao do material pela montadora e o
pagamento do valor ao fornecedor. O fluxo de comunicao entre a montadora
e o fornecedor ocorria via telefone, fax e carta.
Conforme Viana (2002) comprar uma arte que pode considerar talvez das
mais antigas, motivo pelo qual o padro atual exige qualificao do comprador
demonstrando conhecimento das etapas procedimentos a serem tomados e
conhecer a arte de negociar.
Viana (2002) ainda ressalta que (...) as relaes comerciais iniciam-se
mediamente o respectivo cadastro, que tem como objetivo averiguar a
capacidade e as instalaes dos fornecedores interessados, classifica-los de
acordo com a poltica de compras vigente e avaliar o desempenho de cada
fornecedor envolvido em todas as concorrncias, devendo entre outros, serem
mencionados.
Conforme Cobra (2001) (...) O poder do comprador frequentemente
usurpado por membros mais influentes da organizao. O papel do comprador
assumido pelo agente de compra, que executa a funo administrativa
associada ao pedido de compra. Uma nova tarefa de compra frequentemente
requer que o comprador considere diversas alternativas de ofertas antes de se
decidir.
Conforme Sebastio (2012) Nas empresas, a funo compras durante muito
tempo no foi vista como umas das importantes fontes de vantagem
competitiva. At o inicio do sculo XX eram raros os exemplos de empresas
com profissionais voltados diretamente para as atividades relacionadas a
compras. Acreditava-se que a tarefa de comprar era simples e no requeria
conhecimentos especficos.
Ainda segundo Sebastio (2012) (...) o setor no deveria ser conduzido tendo
como objetivo apenas obter os menores preos nas compras, uma vez que o
preo mais baixo nem sempre significa o menor custo.
Segundo Baily (2000) (...) o objetivo de compra Suprir a organizao com
fluxo seguro de materiais e servios para atender as necessidades. Assegurar
continuidade de suprimento para manter relacionamentos efetiva com fontes
existentes, desenvolvendo outras fontes de suprimentos alternativas, ou para
atender as necessidades emergentes ou planejadas.
Stavros (2003) "Antes, o comprador se orgulhava de uma boa compra, de um
bom negcio. Hoje, ele busca o desenvolvimento de um bom fornecedor, no
estabelecimento de relacionamentos em que todas as partes saem ganhando.
Est descaracterizado o aspecto de barganha das negociaes.
3 Material e Mtodos
A Royal Philips, com sede na Holanda, uma empresa diversificada de sade e
bem-estar, concentrada em melhorar a qualidade de vida das pessoas por meio
de inovaes oportunas. Como lder mundial em cuidados com a sade, estilo
de vida e iluminao, a Philips integra tecnologias e design a solues
centradas em pessoas, com base em idias fundamentais dos consumidores e
na promessa de marca sense and simplicity.
A empresa que vamos usar com referencia no trabalho a Philips Medical
Systems, uma filial do grupo Royal Philips localizada em Lagoa Santa - Minas
Gerais.
A empresa iniciou suas atividades na unidade de Lagoa Santa em Junho de
2007, quando adquiriu para o seu grupo uma empresa familiar chamada VMI
indstria e comercio. Devido a esta aquisio, o departamento de compras vem
passando por diversas modificaes em busca da excelncia profissional.
4 Resultados e Discusso
Quando a Philips adquiriu a VMI em 2007, o setor de Compras era vista como
uma rea de suporte e seus chefes eram meros auxiliares de informaes e de
posies sobre as compras realizadas e demais atividades inerentes ao setor,
reportando estas informaes aos superiores hierrquicos, com pouca ou
nenhuma incidncia na rentabilidade da empresa, preocupavam com descontos,
tempos de processamento de ordens ou pedidos de compras, prazos de
entrega. Acabou o tempo de que a melhor compra era aquela comprada pelo
menor preo.
A alta gerencia da empresa h algum tempo percebeu que comprar 1% mais
barato significa aumentar o lucro em 1% ou disponibilizar recursos para novos
investimentos. Tendo este fato em mente concluiu que no h espao para o
profissional de compras de antigamente. Aquele profissional esquecido, isolado
em um processo rotineiro e repetitivo, onde o procedimento do dia-a-dia
consistia-se basicamente na colocao de pedido no cabe mais neste novo
mundo.
Hoje detemos ferramentas que nos possibilitam alavancar os objetivos das
organizaes na busca pelo menor custo, e so algumas destas ferramentas
que demonstraremos neste trabalho.
Caracterstica do comprador: deve ser racional e gil no processo de tomada de
deciso, o comprador deve aproveitar as inovaes constantes para se fazer um
profissional que agregue valor para a organizao, uma vez que devido
grande variedade de produtos concorrentes e com qualidade similar, a funo
de compras deixou de ser apenas uma funo administrativa e passou a ter um
papel estratgico. Os compradores hoje sabem aplicar a matemtica financeira
para analisar os prazos de pagamento, perscrutam os balanos de seus
fornecedores, acompanham a participao de mercado de cada um deles,
conhecem os processos de produo e sabem quais os segmentos em que h
oligoplios ou monoplios. Comprar transformou-se em uma atividade muito
mais complexa do que era antes.
Organizao do departamento: O comprador moderno deve focar seus esforos
nas negociaes, sendo assim, toda atividade rotineira como colocar pedido e
fazer follow up das entregas deve ser delegado para outra pessoa ou
departamento, em nosso caso estas atividades foram alocadas no
departamento de planejamento. O comprador responsvel por fazer
negociao!
Metas: Estas devem ser claras e passiveis de serem alcanadas. Em nosso caso
para o ano de 2013 temos as seguintes metas:
Qualidade: Implantao de um sistema que gerencie os problemas de
qualidade no fornecedor e o desenvolva no mdio e longo prazo.
Entrega: Reduzir o prazo de entrega mdio de 35 para 25 dias.
Custo: Reduzir o custo da matria prima em 4% quando comparada com
Dezembro de 2012.
Ferramentas: Nessa nova organizao gerencial de compra fundamental o
desenvolvimento do Manual da qualidade para fornecedores introduz critrio de
qualificao dos fornecedores, avaliao dos fornecedores, reavaliao dos
fornecedores, avaliao financeira, condies gerais de fornecimento e
classificao de critrio pelo seu desempenho de fornecimento para empresa,
que permitir numerar quais os fornecedores de maior menor relevncia no
seu quadro de fornecedores. Tm a Curva ABC que permite identificar os
grupos de itens ordenados dando devido tratamento adequado na sua
administrao de estoque, definio de politica de vendas; prioridade para
programao de produo. Letra A representa os mais importantes que
necessitam de ateno, letra B so situaes de itens intermedirios, letra C
so itens de pouca importncia.
Estas modificaes no so fceis e nem rpidas de serem implantadas. Foi
preciso criar uma nova Filosofia de trabalho e ainda hoje estamos em fase de
transio, no entanto os resultados so visveis:


5 Concluses
H alguns anos, o papel do comprador restringia-se simplesmente a conhecer o
fornecedor e ter suas necessidades supridas em tempo hbil. Com a
globalizao, o perfil do comprador ganhou novas qualificaes e assim sua
participao nas organizaes passou a ser muito mais efetiva, tornando-se um
canal de comunicao entre diversas reas da empresa, tais como: logstica,
produo, finanas e vendas.
rea de Compras expandiu sua viso dentro da organizao. Em busca da to
esperada reduo de custo o comprador comeou a utilizar ferramentas de
compras estratgicas em sua atividade diria. Esta mudana s foi possvel
quando as empresas comearam a notar que comprar 1% mais barato
significava aumentar o lucro em 1% ou poderiam disponibilizar estes recursos
extras em novos investimentos.
Para conseguir resultados satisfatrios foi necessrio realizar uma estruturao
ou adequao dos processos de compras. Processos estes que precisam ser
mais abrangentes e estratgicos, voltando-se para normas, deveres e
obrigaes que envolvem todos os setores da empresa, unificando e
completando as politicas da empresa que demonstra sua importncia pelos
processos bem definidos e alinhados com a viso da empresa, tornando assim o
processo de compras seguro e confivel.
No ambiente turbulento em que as organizaes se encontram, no h como
prever qual ser o papel exato do comprador, porm pode-se dizer que aqueles
que se mantiverem atualizados com as mudanas no mercado estaro aptos a
desvendar e at definir este futuro.
6 Referncias
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2002.
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2003. VIANA, Joo Jos. Administrao de Materiais. So Paulo: Atlas, 2002.