CONTROLE DE REGISTROS

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Data de Emisso:
31.03.2014
Tema:
003 CR CONTROLE DE REGISTROS
Reviso N 00
Data da Reviso:
! O"#ETI$O
Definir os critrios para controle da documentao da qualidade quanto
identificao, coleta, indexao, acesso, arquivamento, manuteno e disponiili!ao s
pessoas que administram, desempen"am e verificam as atividades da #reenp"arma
atendendo os requisitos estaelecidos na $%& '() *001+,200-.
%! &'TORID&DE E RESPONS&"ILID&DE
&TI$ID&DE &'TORID&DE RESPONS&"ILID&DE
'dentificar os re.istros #estor /omit0 da 1ualidade
2rma!enar os re.istros #erente &espons3vel pela 3rea
4rote.er e recuperar os
re.istros
#erente &espons3vel pela 3rea
Descartar documentos #erente &espons3vel pela 3rea
3 DET&L(&)ENTO * GENER&LID&DES
3! + Identi,i-a. os .egist.os
)s re.istros da qualidade constantes no item quatro de cada instruo normativa e
procedimento operacional t0m por finalidade comprovar o atendimento dos requisitos de
controle estaelecidos no documento e esto especificados conforme anexo 1 5 4ulicar
documentacao.xls nas .uias+
6emporalidade form 5 'dentifica o formul3rio, forma de acesso, tempo de reteno
dentre outros7
6emporalidade re.istro5 'dentifica o re.istro, forma de acesso, tempo de reteno
dentre outros7
8orms x '$s 5 &elaciona os formul3rios por '$,4)7
9laorado por+ 2lvani :alidado por+ 8ernando Data+
8aiana ;anderle<
31.03.2014
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Reviso N 00
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&e.istro x '$s 5 &elaciona os re.istros por '$,4).
3!% + &.ma/ena. os .egist.os
) arma!enamento dos re.istros da #reenp"arma feito em c=pia f>sica e,ou meio
eletr?nico conforme @temporalidade form@ e @temporalidade re.istro@, oservando5se as
se.uintes recomendaAes+
5 2rma!enamento f>sico+
$o arquivar documentos em papel de fax7
Dispor as pastas em ordem alfatica7
'dentificar as pastas7
Dorar o papel antes de perfurar7
9vitar o uso de @diversos@7
$o deixar papis soltos dentro da pasta.
Banter o arquivo inativo separado do arquivo ativo7
'dentificar na caixa ox os documentos arquivados e o ano de refer0ncia7
2rma!enar em locais de f3cil acesso7
)r.ani!ar as caixas de forma que o tempo de reteno dos documentos nelas
contidas seCa i.ual, para facilitar o descarte7
Destruir os documentos no ato do descarte Dpicotar, ras.ar ou cortarE7
5 2rma!enamento eletr?nico+
#ravar os re.istros eletr?nicos no servidor7
8a!er c=pia de se.urana di3ria dos re.istros arma!enados no servidor7
Banter no servidor os re.istros do ano atual e anterior. )s outros re.istros devem ser
.ravados em /D e arma!enados pelo .erente da unidade,3rea.
9laorado por+ 2lvani :alidado por+ 8ernando Data+
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3!3 + P.otege. e .e-01e.a. os .egist.os
2 proteo dos re.istros envolve o controle de acesso informao. 2 recuperao
tem como finalidade uscar e encontrar as informaAes de interesse do usu3rio.
2 proteo e o acesso aos re.istros f>sicos esto estaelecidos conforme .uias
@temporalidade form@ e @temporalidade re.istro@.
2 proteo dos re.istros eletr?nicos feita por sen"a definida de acordo com as
necessidades e caracter>sticas do usu3rio.
) pFlico externo no tem acesso aos documentos da entidade, entretanto podem ser
disponiili!ados desde que autori!ado pela 3rea respons3vel.
Documentos de uso externo tais como+ certificado, diploma, declaraAes dentre outros
que visem disponiili!ar informaAes pertinentes aos clientes e fornecedores esto
dispensados desta autori!ao.
2s c=pias de se.uranas dos arquivos eletr?nicos so .uardadas em servidor pr=prio
podendo ser acessada, sempre que necess3rio, para a recuperao de arquivo
eventualmente danificado.
3!2 + Des-a.ta. do-0mentos
9ntende5se por @D9(/2&69@ a eliminao,destruio do documento osoleto. $o
descarte dos documentos deve ser oservada a taela de temporalidade descrita no nas
.uias Gtemporalidade formH e Gtemporalidade re.istro@.
9laorado por+ 2lvani :alidado por+ 8ernando Data+
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2 + REGISTROS D& 3'&LID&DE
ITE) 4OR)'L5RIO*REGISTRO DESCRI67O
+
%+
8 RE$IS9ES
RE$IS7O D&T& &67O CORRETI$&
00
00%
: + DE4INI69ES

; + &PRO$&67O E $IG<NCI&

9ste documento aprovado pelo #estor em 31,03,2014, com vi.0ncia a partir desta data.
= + &NE>OS
9laorado por+ 2lvani :alidado por+ 8ernando Data+
8aiana ;anderle<
31.03.2014