5W2H e 5 Porqus

5W2H
A Tcnica 5W2H constituda de 7 palavras em ingls, sendo 5 delas iniciadas com W e 2 iniciadas com
H. So elas
W!at "# $u%&
W!o "'uem%&
W!ere "#nde%&
W!( ")or $u%&
W!en "'uando%&
Ho* "+omo%&
Ho* muc! "'uanto% , 'uanto custa%&
-ssa tcnica incorpora a grande vantagem de propiciar a de.ini/o o01etiva e clara de todos os itens $ue
comp2em um plane1amento. +om essa .erramenta, temos um $uadro completo de cada atividade, com os
dados necess3rios para implementar um pro1eto. Alm disso, durante a e4ecu/o, o )lano de A/o nos
permite sa0er $uem $uem, o $ue est3 .a5endo e por$ue est3 .a5endo. A tcnica 5W2H uma .erramenta
simples, porm poderosa para au4iliar a an3lise e o con!ecimento so0re determinado processo, pro0lema
ou a/o a serem e.etivados. )ode ser usado em 6 etapas na solu/o de pro0lemas
7. 8iagn9stico investigando um pro0lema ou processo, para aumentar o nvel de in.orma/2es
e 0uscar rapidamente onde est3 a .al!a.
2. )lano de a/o montando um plano de a/o so0re o $ue deve ser .eito para eliminar um
pro0lema.
6. )adroni5a/o padroni5ando procedimentos $ue devem ser seguidos como modelo, para
prevenir o reaparecimento de pro0lemas.
A Tcnica 5W2H , na verdade, uma .erramenta pr3tica $ue permite, a $ual$uer momento, sa0er os
dados mais importantes de um pro1eto. #s pontos importantes so0re o pro1eto e cada atividade teremos
$ue de.inir. )ara isso, no !3 uma regra .i4a, nem perguntas prontas. :sso depender3 de cada pro1eto, de
cada atividade e dos participantes da e$uipe.
O qu? ; 'ual a atividade% 'ual o assunto% # $ue deve ser medido% 'uais os resultados dessa
atividade% 'uais atividades so dependentes dela% 'uais atividades so necess3rias para o incio da
tare.a% 'uais os insumos necess3rios%
Quem? ; 'uem condu5 a opera/o% 'ual a e$uipe respons3vel% 'uem e4ecutar3 determinada
atividade% 'uem depende da e4ecu/o da atividade% A atividade depende de $uem para ser iniciada%
Onde? ; #nde a opera/o ser3 condu5ida% -m $ue lugar% #nde a atividade ser3 e4ecutada% #nde sero
.eitas as reuni2es presenciais da e$uipe%
Por qu? ; )or $ue a opera/o necess3ria% -la pode ser omitida% )or $ue a atividade necess3ria%
)or $ue a atividade no pode .undir<se com outra atividade% )or $ue A, = e + .oram escol!idos para
e4ecutar essa atividade%
Quando? ; 'uando ser3 .eito% 'uando ser3 o incio da atividade% 'uando ser3 o trmino% 'uando sero
as reuni2es presenciais%
Como? ; +omo condu5ir a opera/o% 8e $ue maneira% +omo a atividade ser3 e4ecutada% +omo
acompan!ar o desenvolvimento dessa atividade% +omo A, = e + vo interagir para e4ecutar essa
atividade%
Quanto? < 'uanto custa reali5ar a mudan/a% 'uanto custa a opera/o atual% 'ual a rela/o custo ,
0ene.cio% 'uanto custar3 a atividade% 'uanto tempo est3 previsto para a atividade%
PLANO DE AO
# plano de a/o de .3cil utili5a/o e uma das mais importantes .erramentas para plane1ar as a/2es
$ue sero e4ecutadas. -le tam0m c!amado de 5W2H, por$ue uma .erramenta de uso mundial e tem
as siglas $ue signi.icam
W!at # $u
W!o 'uem
W!en 'uando
W!ere #nde
W!( )or$u
Ho* +omo
Ho* muc! 'uanto custa
Tam0m utili5ado o c!amado plano de a/o simpli.icado, $ue responde apenas aos itens o qu, quem e
quando.
A .igura a0ai4o mostra um )lano de A/o para o seguinte pro0lema constantes erros na elaora!"o do
relat#r$o de %rodu!"o.
Ap9s a 0usca das causas, $ue poder3 ser atravs de um brainstorming ou lista de veri.ica/o, c!egou<se >
concluso de $ue a causa .undamental era &alta de tre$namento do au'$l$ar adm$n$strat$(o.
O qu Quem Quando Onde Porqu Como Status
8ar
treinamento ao
au4iliar
administrativo
Setor de
Treinamento
?uliana @eite
26,72 Aa sala de
treinamento
@7
)ara $ue no
!a1a erros na
ela0ora/o do
relat9rio de
produ/o
Atravs de
e4erccios pr3ticos
utili5ando dados
reais do relat9rio
Aprova/o 8ata
-sta .erramenta utili5ada por diversas organi5a/2es com o o01etivo de esta0elecer um plano de
atividades necess3rias para corre/o de cada uma das causas selecionadas e implementa/o da solu/o
dese1ada. Bais uma ve5 o plano de a/o gerado pela tra0al!o da e$uipe, e esta metodologia propicia
uma an3lise criteriosa e ao mesmo tempo simples.
# plano de a/o de .3cil utili5a/o e uma das mais importantes .erramentas para plane1ar as a/2es
$ue sero e4ecutadas.
)ara cada atividade, ten!a em mente as perguntas
7. " W!at &O qu? # $ue ser3 .eito.
2. " W!o &Quem? 'uem ir3 e4ecutar.
6. " W!ere &Onde? #nde ser3 e4ecutado.
C. " W!( &Por qu? )or$ue a tare.a importante%
5. "W!en &Quando? 'uando ir3 e4ecutar.
D. " Ho* &Como? +omo ela deve ser e4ecutada.
7. " !o* muc! &Quanto? 'ual o or/amento para a tare.a.
-4emplo de plano de a/o.
At$($dade Treinamento.
O qu?
Eeali5ar treinamento da lideran/a 1ovem da :gre1a.
Quem?
Eespons3vel )res0. ?os Sou5a.
-$uipe ministradora do treinamento
)r. AntFnio Silva.
)res0. ?os Sou5a.
)ro.a. Baria ?os da Silva.
)articipantes do treinamento
@ideran/a atual do Binistrio para a ?uventude.
@deres em potencial.
Onde?
+!3cara S!alom, em Aldeia.
Por qu?
Aecessidade de capacitar e potenciali5ar 1ovens para a lideran/a do
Binistrio para a ?uventude, atravs de tcnicas atuais.
Quando?
8e 2G.7H.H5 "7I!6Hmin& a 6H.7H.H5. "7G!&.
Como?
Apresenta/o dos t9picos a0ai4o, permeados com e4erccios
individuais e coletivos
@ideran/a crist.
Tra0al!os em e$uipe.
+omo reali5ar reuni2es e.ica5es.
Tcnicas de 0rainstorming e 0rain*riting.
@ideran/a mJltipla.
Quanto?
2H! de treinamento.
+usto total EK DHH,HH para um total de 2H pessoas.

E'erc)c$o* Auma locadora de autom9veis, !3 um grupo de 2D representantes de vendas.
75 reali5am entre 7H e 2H visitas semanais, D .a5em mais de 22 visitas na semana e um grupo de 5
cola0oradores reali5a menos de G visitas ao cliente.
L preciso entender este Jltimo grupo+
Ap9s a 0usca das causas, atravs de um brainstorming, identi.i$ue a causa .undamental e desenvolva o
plano de a/o, aplicando a .erramenta 5W2H.
5 Porqus
,5 Porqus- uma tcnica para encontrar a causa rai5 de um de.eito ou pro0lema. -sta .erramenta
muito usada na 3rea de $ualidade, mas na pr3tica se aplica em $ual$uer 3rea, e inclusive pode ser muito
Jtil em seu dia a dia. Moi desenvolvida por SaNic!i To(oda ".undador da To(ota&, e .oi usada na no Sistema
de To(ota de )rodu/o durante a evolu/o de suas metodologias de manu.atura.
# princpio muito simples ao encontrar um pro0lema, voc deve reali5ar 5 intera/2es perguntando o
por$u da$uele pro0lema, sempre $uestionando a causa anterior. A e4plica/o mais .3cil com um
e4emplo
Prolema* #s clientes esto reclamando muito dos atrasos nas entregas.
Porque ./ atrasos? )or$ue o produto nunca sai da .30rica no momento $ue deveria.
Porque o %roduto n"o sa$ quando de(er$a? )or$ue as ordens de produ/o esto atrasando.
Porque estas ordens atrasam? )or$ue o c3lculo das !oras de produ/o sempre .ica menor do $ue a
realidade.
Porque o c/lculo das .oras est/ errado? )or$ue estamos usando um so.t*are ultrapassado.
Porque estamos usando este so&t0are? )or$ue o engen!eiro respons3vel ainda no rece0eu
treinamento no so.t*are mais atual.
)elo e4emplo, podemos ver $ue a causa rai5 das reclama/2es dos clientes a .alta de treinamento do
engen!eiro em so.t*ares de produ/o mais atuais. Se o respons3vel somente .i5esse a primeira pergunta,
tentaria mudar o sistema de transportes da empresa, o $ue provavelmente seria mais caro e no resolveria
realmente o pro0lema. Ao e4emplo, ainda poderia !aver um por$ue mais, e se desco0riria $ue o
engen!eiro no .oi treinado devido a sua .orte carga de tra0al!o. # importante $ue esta .erramenta sirva
para e4ercitar as idias e tire a pessoa de sua 5ona de con.orto.
Tam0m importante entender $ue esta uma .erramenta limitada. Ma5er 5 perguntas no su0stitui uma
an3lise de $ualidade detal!ada. Oma das principais crticas > .erramenta, $ue pessoas di.erentes
provavelmente c!egaro a causas rai5 di.erentes com estas perguntas. )or isso o ideal $ue as perguntas
se1am .eitas com participa/o de toda a e$uipe, para $ue gere um de0ate em torno das causas
verdadeiras.
Alm disso, .re$uentemente a causa de um pro0lema ser3 mais de uma. Se voc usa somente esta
.erramenta, pode estar dei4ando de lado outros .atores importantes para a mel!oria de seus processos.
-m um de seus artigos, =ill Wilson cita outras perguntas $ue devem ser .eitas para assegurar $ue a causa
encontrada correta
7. 'ue provas ten!o de $ue esta causa e4iste% "L concreta% L mensur3vel%&
2. 'ue provas ten!o de $ue esta causa levar3 ao pro0lema identi.icado% "#u estou apenas .a5endo
suposi/2es%&
6. 'ue provas ten!o de $ue esta a principal causa $ue verdadeiramente leva ao pro0lema% "Besmo
$ue se1a um .ator importante, a causa principal poderia ser outra&.
C. Algo mais deve ocorrer 1unto a esta causa para $ue o pro0lema ocorra% "Serve para esclarecer se
o pro0lema no vem de uma com0ina/o de .atores&
-m resumo, esta uma 0oa tcnica para resolver pro0lemas simples e tomar os primeiros passos para
pro0lemas mais comple4os, desde $ue voc no se acomode e ac!e $ue seu pro0lema est3 resolvido com
5 perguntin!as.
E'em%lo 1 *
O carro %arou
)#E'OP %%
Eesp Aca0ou a gasolina do motor
)#E'OP %
Eesp A tu0ula/o de gasolina entupiu
)#E'OP %
Eesp # tan$ue de gasolina est3 su1o
)#E'OP %
Eesp Coloque$ 2asol$na de m/ qual$dade
)#E'OP %
Eesp Coloque$ 2asol$na de m/ qual$dade
E'em%lo 2 *
A equ$%e est/ desmot$(ada
)#E'OP%%
Eesp # gestor no tem sensi0ilidade para tratar com o grupo
)#E'OP %
Eesp Teme se e4por a ser tomado como .raco envolvendo os diversos cola0oradores
)#E'OP %
Eesp :nseguran/a
)#E'OP %
Eesp Pouco tem%o como 2estor e n"o &o$ tre$nado em %rocessos de en(ol($mento de %essoas
)#E'OP %
Eesp 3alta de con.ec$mento de d$(ersas &erramentas mot$(ac$ona$s
E4E5C6C6O Buitas reclama/2es por parte do usu3rio da internet 0anda larga $ue no !3 cone4o
disponvel. Apli$ue a .erramenta 5 Porqus+