Velho Arquivista Elo Perdido Da Memoria Arquivistica Organizacional PDF

UNIVERSIDADE ESTADUAL DO CEAR
CENTRO DE CINCIAS E TECNOLOGIA

CURSO DE ESPECIALIZAO EM PESQUISA CIENTFICA

ANA LUIZA CAVALCANTI FARIAS CHAVES

VELHO ARQUIVISTA:
ELO PERDIDO DA MEMRIA ARQUIVSTICA
ORGANIZACIONAL

FORTALEZA - CE
2009

VELHO ARQUIVISTA:
ORGANIZACIONAL

Monografia apresentada ao Curso de
Especializao em Pesquisa Cientfica do
Centro de Cincias e Tecnologia da
Universidade Estadual do Cear, como
requisito parcial para a obteno do grau
de especialista em Pesquisa Cientfica.

Orientador: Prof. Dr. Jos Clerton de
Oliveira Martins

FORTALEZA - CE
2009

VELHO ARQUIVISTA:
ORGANIZACIONAL

Defesa em 28/01/2009 Conceito obtido: _________________

Banca Examinadora

_______________________________________________
Prof. Dr. Jos Clerton de Oliveira Martins (Orientador)
Universidade de Fortaleza - UNIFOR

_______________________________________________
Prof Dra. Mnica Faanha Farias
Universidade Estadual do Cear UECE

_______________________________________________
Prof Dra. Virgnia Bentes Pinto
Universidade Federal do Cear - UFC

Fortaleza-CE
2009
AGRADECIMENTOS

minha profisso, que permitiu meu desenvolvimento como pessoa, cidad,
profissional e a satisfao pelo trabalho.
A minha famlia, que apia todas as minhas aes, fazendo com que sonhos se
tornem realidades e que percalos sejam superados.
Aos Professores do Curso de Pesquisa Cientfica, pelo empenho e contribuio para
ampliar meus conhecimentos.
Coordenao do Curso de Pesquisa Cientfica, pela dedicao e propsito de
acertar e de oferecer o melhor para a turma.
Ao Professor e Orientador Dr. Clerton Martins, no apenas pela orientao deste
trabalho, mas, sobretudo, pelo exemplo impar de vida acadmica que .
Professora Rachel Bueno, da Fundao Escola de Sociologia e Poltica de So
Paulo - FESPSP, Bibliotecria e Arquivista, pela forma pedaggica e tcnica em
despertar novos olhares para a Cincia Arquivstica e por todo o seu
desprendimento em ensinar, a qualquer tempo, independente de compromisso
formal.
s Organizaes e aos seus Velhos Arquivistas, que viabilizaram esta pesquisa.
Ao Senhor de tudo e de todos, que sempre est ao meu lado.

"No sabendo que era impossvel, ele foi l e fez".
Jean Cocteau, artista francs

RESUMO

A pesquisa Velho arquivista: elo perdido da memria arquivstica organizacional
procurou investigar como se d o resgate da memria arquivstica organizacional a
partir das aes do velho arquivista. Buscou-se nas organizaes o espao da
pesquisa e nos arquivos o lugar onde atua a figura dos seus sujeitos, no caso, o
velho arquivista. O trabalho prope a interdisciplinaridade da Administrao com a
Arquivstica, adentrando-se na Cultura Organizacional e em suas variveis, que
propiciam estabelecer esteretipos para os membros dos grupos, culminando no
personagem da pesquisa. A pesquisa teve natureza descritiva qualitativa e utilizou
como instrumento de coleta de dados a entrevista semi-estruturada, com aporte da
observao simples e da anlise do ambiente, levando a inferir que o arquivo lugar
de memria e o velho arquivista agente promotor da memria arquivstica
organizacional, porque guarda, acessa, resgata e preserva, utilizando recursos muito
peculiares a sua experincia acumulada, que vo de encontro aos princpios e as
tcnicas da Arquivstica, mesmo que de forma alegrica e singular. Verificou-se que
a cultura organizacional das empresas pesquisadas tende para a varivel de
sentimentos, em que se percebeu a valorizao sazonal do sujeito velho arquivista
e a ausncia tecnolgica para transformar insumos em bens ou servios.

Palavras-chave: arquivstica; arquivos; cultura organizacional; esteretipo; memria
arquivstica organizacional; organizaes.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Trade de estudo ................................................................................. 10
Figura 2 A organizao e seu ambiente geral e ambiente de tarefa ............. 29
Figura 3 Variveis culturais das organizaes ............................................... 33
Figura 4 Universo das organizaes visitadas ............................................... 59
Figura 5.1 Perfil de intensidade variveis culturais 1 velho arquivista . 65
Figura 6 Concentrao dos perfis de intensidade das variveis culturais
dos sujeitos pesquisados .................................................................................... 67
Figura 7.1 Ambiente de trabalho 1 velho arquivista .................................. 72

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 Categoria servio/ao .................................................................... 38
Quadro 2 Aplicao das variveis culturais das organizaes .................... 63
Quadro 3.0 Classificao para a anlise de contedo ................................... 77
Quadro 3.1 Anlise de contedo das narrativas 1 velho arquivista ......... 78

SUMRIO

INTRODUO ....................................................................................................... . 9
1 CENRIO ARQUIVSTICO ................................................................................. 15
1.1 Antecedentes histricos ................................................................................ 15
1.2 Arquivos e Organizaes ............................................................................. 17
1.3 Cincia Arquivstica ....................................................................................... 19
1.4 Legislao Arquivstica ................................................................................. 20
1.5 Arquivista ........................................................................................................ 22
2 ORGANIZAES ............................................................................................... 27
2.1 Cultura Organizacional .................................................................................. 30
2.2 Esteretipos .................................................................................................... 33
3 VELHO ARQUIVISTA ...................................................................................... 36
4 MEMRIA ARQUIVSTICA ORGANIZACIONAL ............................................... 41
4.1 Memria ........................................................................................................... 41
4.2 Memria Organizacional ................................................................................ 44
4.3 Memria Arquivstica ..................................................................................... 50
5 METODOLOGIA DA PESQUISA ........................................................................ 57
5.1. Natureza da Pesquisa ................................................................................... 57
5.2 Sujeitos Pesquisados .................................................................................... 58
5.3 Instrumento de Coleta de Dados .................................................................. 60
5.4 Anlise, Apresentao e Discusso dos Dados .......................................... 63
5.4.1 Das entrevistas .............................................................................................. 63
5.4.2 Da observao simples ................................................................................. 63
5.4.3 Da anlise de ambiente ................................................................................. 63
6 CONSIDERAES FINAIS ................................................................................ 87
REFERNCIAS ...................................................................................................... 91
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ........................................................................... 97
APNDICE A ROTEIRO DA ENTREVISTA ....................................................... 99

INTRODUO

O trabalho com organizao e gesto de arquivos pblicos e privados
durante o perodo de 1998 a 2007 proporcionou pesquisadora o contato constante
e direto com arquivistas de variados perfis profissionais, no entanto, lhe chamaram a
ateno queles mais antigos na funo, que de forma artesanal e simplria, meio a
uma srie de limitaes conjunturais, viabilizam o acesso e o resgate da memria
arquivstica das organizaes. Apesar de serem pessoas-chave em momentos
especficos, muitas vezes so conhecidas na organizao de forma pejorativa,
recebendo rtulos ou como uma lenda folclrica, referindo-se a um mito que resiste
ao tempo, a tudo e a todos. Esse contexto atpico, injusto e paradoxal, contribuiu
para reforar a admirao e o respeito por esse profissional, quem aqui denomino de
velho arquivista
1
.
Parte-se do pressuposto que o velho arquivista, apesar de suas
limitaes de formao acadmica, de condies de trabalho e de valorizao
pessoal e profissional, contribui efetivamente para o resgate da memria arquivstica
organizacional. a memria da organizao registrada nos arquivos condicionada
s limitaes da memria e das aes do sujeito, o velho arquivista que, como um
elo perdido
2
, se esfora para no esquec-la, utilizando-se do cotidiano, da
memria e dos documentos para salvaguardar interesses, que vo desde o
particular at o coletivo. Portanto, so dois extremos da problematizao do tema:

1
Adjetivado carinhosamente pela pesquisadora, tendo em vista as caractersticas de experincia,
vontade de colaborar, responsabilidade no trabalho que executa e o amor aos documentos e
arquivos.
2
Na Teoria do Elo Perdido, que j vem sendo contestada h algum tempo, um antepassado nico
teria dado partida na separao entre a linhagem dos chimpanzs e a dos humanos, milhares de
anos atrs. Aqui no texto pretende-se fazer uma analogia desse elo perdido com o velho arquivista,
por ele ser, dentro da organizao, a ligao entre o arquivo e os documentos pretendidos com a
memria da organizao.

10
de um lado o sujeito esquecido, o velho arquivista e, de outro, a vulnerabilidade da
memria arquivstica organizacional, fadada ao esquecimento.
A pesquisa se desenvolver do geral para o especfico, pois no h como
falar do papel e da contribuio do velho arquivista, inserido num contexto de uma
organizao, sem antes estudar o ambiente organizacional. O estudo, portanto, ser
formado pela trade Organizao Velho Arquivista Memria Arquivstica
Organizacional, em que se enfatizar a postura desse agente como o elo perdido
entre as organizaes e a memria arquivstica (Figura 1).

FIGURA 1 Trade de estudo
Fonte: criao do autor

Para contextualizar o trabalho desse arquivista necessrio que se defina
seu espao de atuao, atravs da distino genrica de trs universos de
organizaes:
As organizaes que investiram em pessoal e tecnologias, a fim de
encontrar solues que atendessem ao tratamento e gesto dos
documentos, disponibilizando-os para seu uso em arquivos e centros
de documentao bem estruturados;
As organizaes que ignoram por completo a atividade de arquivo, no
mantendo estrutura nem pessoal para tal fim;
As organizaes onde a atividade de arquivo ainda desenvolvida
como na gerao passada, mantendo seus arquivos, o tratamento e a
gesto dos documentos de forma rudimentar e artesanal, da mesma
maneira que foram criados h tempos atrs.
MEMRIA
ARQUIVSTICA
ORGANIZACIONAL
VELHO
ARQUIVISTA
ENTIDADE
ORGANIZACIONAL
ORGANIZAO
11
Nessa ltima realidade podemos tirar uma breve e simples concluso: se
os arquivos no sofreram mudanas estruturais, significa que seus operadores esto
trabalhando da mesma forma, tentando desempenhar seu papel com as ferramentas
disponveis, dando o seu jeitinho, para atender aos usurios internos e externos.
O foco da pesquisa ser exatamente nesse contexto e evidente e
aprazvel para a pesquisadora, em funo da sua atuao desde 1998, no segmento
de prestao de servios em arquivos e gesto documental, como Bibliotecria e
Especialista em Arquivos Empresariais, no mbito de vrias organizaes pblicas e
privadas de Fortaleza. Nesse espao temporal 234 organizaes foram visitadas,
sendo 49% delas identificadas como fazendo parte do privilegiado primeiro grupo,
37% do segundo grupo e 14% delas que se enquadram no terceiro grupo, ou seja,
esto aptas a ser objeto dessa pesquisa.
A problematizao aqui construda , portanto, decorrente de fonte de
observao durante o perodo de 1998 a 2007, no desempenho profissional junto a
esse sujeito (velho arquivista), atuante nos arquivos das organizaes pblicas e
privadas de Fortaleza, cujo perfil caracterizado da seguinte forma:
Trabalhar no arquivo da organizao;
Ser antigo no cargo ou funo que exerce (mais de quinze anos);
Utilizar recursos prprios para recuperao dos documentos e da
memria da organizao;
Ter o controle dos documentos e da memria da organizao.
A pesquisa proposta uma oportunidade impar de mergulhar no universo
das pessoas esquecidas nos ambientes dos arquivos, entretidas com as entrelinhas
dos documentos, que, em funo da forma que ocupam sua posio, cultuam o
passado e de contar a histria de vida no trabalho desses profissionais, suas
queixas, suas limitaes, suas dificuldades, suas tenses, seus conflitos, suas
frmulas mgicas de atender aos usurios, suas relaes de trabalho com os
colegas, com o empregador e com a sociedade, diante da cultura e do poder das
12
organizaes. O velho arquivista encara seu papel e cria o seu espao pessoal
3
:
dentro da sua simplicidade, a complexidade dentro das suas limitaes, o poder
invisvel, aquele que se esconde nas entranhas do anonimato (TORQUATO, 1991,
p. 67). Como esse profissional valorizado diante da cultura organizacional?
Sujeito historicamente situado numa organizao, imerso num complexo
de informaes que, paradoxalmente, tem o poder da informao nas mos, ou
melhor, na cabea (memria), mas que o outro poder, o poder da hierarquia, talvez
no o valorize. Sujeito que, na sua simplicidade e cultura, no enxerga seu valor,
mas inexorvel para a organizao, quando disponibiliza a informao certa na
hora certa e quando visto sob os olhos dos tcnicos e estudiosos da rea. Na
maioria dos casos eles se tornaram arquivistas por acaso ou foram levados a atuar
como tal por fora das circunstncias, tanto pela falta de pessoal como em funo de
remanejamento inadequado pelo desvio de caracterstica de trabalho. Eles esto
habilitados para o exerccio dessa funo?
Manter os documentos e a memria arquivstica da organizao sob
controle para o resgate a qualquer tempo muitas vezes a sada para a soluo de
muitos problemas, administrativos, legais, sociais e histricos. Damante (2001)
afirma que preservar a memria decisivo, estratgico e competitivo no mundo
globalizado. Como o velho arquivista atua para resgatar essa memria?
Esse profissional que contribui com seus servios limitados, mas assiste
ao tempo passar desempenhando o papel quase como uma esttua pensante,
como na narrativa de Elias (1994, p. 96), digno de estudo e reflexo.
margem de um rio, encontra-se uma fileira de esttuas. No se
movimentam, mas tm olhos e enxergam. Tm ouvidos e so capazes de
ouvir. E pensam. Talvez vejam umas s outras. Esto isoladas, mas,
percebem que algo acontece do outro lado do rio. Pensam, meditam, mas,
impossvel ver o que est acontecendo por l. E assim, cada esttua forma
sua opinio, que provm da sua prpria experincia. Ela enxerga, ouve e
pensa. Mas imvel. Est s e no tem meios de se convencer. O abismo
intransponvel.

3
O espao de trabalho tambm um espao pessoal que exprime a identidade de um indivduo e
seu status no interior da organizao, que expressam a margem de liberdade e de poder que o
indivduo detm: quanto mais o espao personalizado, maior a margem de autonomia. (LEMOS,
2006, p.6)
13
Estudar as circunstncias e posturas desses velhos arquivistas, que
pensam e observam sem sair do seu lugar de conforto, sem buscar mudanas, sem
inovar, sem questionar algo atraente para quem atua na rea. Seriam eles
capazes de correr atrs do tempo perdido, esforando-se para olhar alm do rio,
para com esse recurso mudar o que igual e sem avano?
Enfatizar esse sujeito paradoxal, aquele que resistiu ao tempo nas
organizaes, que assistiu ao acmulo indiscriminado de documentos, aquele que
dentro de uma desorganizao aparente, mantm a sua organizao , sobretudo
valoriz-lo.
A pesquisa apresenta o seguinte objetivo geral:
Verificar como se d o resgate da memria arquivstica organizacional
a partir das aes do velho arquivista.
A pesquisa busca de forma mais detalhada os seguintes objetivos
especficos:
Investigar o papel da cultura organizacional na valorao da tarefa do
velho arquivista;
Verificar a habilitao do velho arquivista para o exerccio de sua
funo.
O trabalho traz no Captulo 1 um texto ainda de carter introdutrio, em
que se descreve o cenrio arquivstico, com a finalidade de contextualizar as
questes Arquivo, Arquivstica e Arquivista. No Captulo 2 constri-se o raciocnio
fundamentando-se, principalmente, na teoria dos autores Idalberto Chiavenato, Cyro
Bernardes e Reynaldo Marcondes, David Frederick Laspisa, Maurcio Barcellos
Almeida, Reinaldo Dias, com foco no ambiente das organizaes, adentrando-se na
cultura organizacional e nas variveis, que propiciam estabelecer esteretipos para
os membros dos grupos, culminando no personagem da pesquisa o velho
arquivista.
14
O Captulo 3 , portanto, a caracterizao do velho arquivista, atravs do
seu contexto de trabalho: ferramentas, relaes, poder, circunstncias, utilizando-se
do vis da Administrao associado Arquivstica.
No Captulo 4 destaca-se a Memria Arquivstica Organizacional, fazendo
uma trajetria pelos conceitos de memria, memria organizacional e memria
arquivstica e toda a desenvoltura desses conceitos associados aos ambientes
arquivsticos e ao seu agente, o arquivista, genericamente falando e ao velho
arquivista, especificado nessa pesquisa como o promotor da memria arquivstica
organizacional, fundamentado nos autores da rea como Jos Maria Jardim, Helosa
Bellotto, Luciana Duranti, dentre outros.
A Pesquisa de Campo est delineada no Captulo 5, cuja fundamentao
metodolgica em sua maioria de Maria Ceclia Minayo. Apresenta previamente,
como se deu a seleo dos sujeitos para a pesquisa, os instrumentos de coleta de
dados, sendo a entrevista o principal, complementada pela observao simples,
mediante anotaes e registros fotogrficos. Apresenta e discute os dados a partir
das falas dos sujeitos pesquisados, utilizando-se anlise de contedo e
categorizao.
Nas Consideraes Finais, confirma-se o pressuposto da pesquisa, rever-
se cada objetivo apresentado e discorre-se acerca da valorizao do velho
arquivista, retomando questes iniciais da pesquisa.

1 CENRIO ARQUIVSTICO

O arquivo desenvolveu-se de forma conceitual e contextual ao longo dos
tempos. Passou da condio nica de guarda para meio de acesso aos documentos
pelo cidado comum. Hoje objeto de estudo de cincia especfica, que por sua vez
interage com outras cincias, apresenta legislao especfica, envolve organizaes
e profissionais especializados e tem a tecnologia como parceira na tarefa de gerir os
documentos e de disponibiliz-los para pesquisa. A organizao prescinde dos seus
arquivos para a preservao da memria organizacional.

1.1 Antecedentes Histricos

O homem na nsia de se perpetuar teve sempre a preocupao de
registrar suas observaes, seu pensamento, suas experincias, para deix-los s
geraes futuras. Assim comeou a escrita. A escrita a representao de palavras
ou idias por meio de smbolos, para representar e fixar a linguagem falada, porm
nos d tambm acesso ao mundo das idias. O homem primitivo tendo necessidade
de se comunicar utilizou objetos simblicos ou a sinais como: ns, entalhes,
desenhos, que constituam a base dos primeiros sistemas de escrita. Estes sistemas
rudimentares evoluram medida que os povos atingiam certo grau de cultura ou
procuravam absorver o que havia nas civilizaes mais adiantadas, nas quais eles
mantinham relaes comerciais. Esses registros expressavam o que o homem tinha
na memria e, alm de garantir as informaes para sua gente, eram meios de
socializao, para planejamento de ataques ou demarcao de territrios (BURNS;
LERNER; MEACHAM, 2000).
Paralelamente evoluo da escrita, o homem procurou aperfeioar o
material que utilizava, procurando sempre melhorar o aspecto dos documentos,
16
naquela poca, ainda de maneira bem diferente do que se conhece hoje, como
tbuas, tabletes de argila, papiro, pergaminho.
Assim, to logo, os povos foram atingindo um papel social mais
organizado, os homens sentiram a necessidade de valorizar os documentos e
paralelamente comearam a reunir, conservar e sistematizar, os materiais em que
utilizavam por escrito, isto , o resultado de suas atividade polticas, sociais,
econmicas, religiosas, etc., advindo assim, os arquivos, no s com o objetivo de
guarda dos documentos da poca, como a tambm proteo dos mesmos.
Com esses documentos, acumulados por um longo tempo, o homem foi
formando sua documentao, que foi a base para toda a pesquisa em torno da
histria da Humanidade. Nas primeiras pocas uma documentao coletiva, e mais
tarde a documentao especfica de cada tribo, de cada famlia, de cada um, e, bem
mais tarde, de cada organizao.
H, portanto, desde a Antigidade, preocupao dos governos e
autoridades em conservar certos documentos. Os arquivos das urbes
4
eram
compostos pelos escritos dos sacerdotes, nos quais a histria da cidade dizia ao
cidado tudo aquilo em que devia acreditar, e tudo quanto lhe era prprio adorar
(COULANGES, 2000).
Na Idade Mdia, no Ocidente, as ordens monsticas eram detentoras de
grandes acervos. Essas instituies eram depsitos de tudo que se produzia pela
mente humana. No Renascimento, os primeiros a se ocuparem dos arquivos como
parte histrica foram os eruditos do sculo XVII.
No sculo XX, devido influncia dos historiadores, comeou-se a
compreender, o fato de que os arquivos recentes tambm so arquivos e que
importante assegurar-lhes a conservao. Todavia, at a Primeira Guerra Mundial,

4
A urbe era o lugar de reunio, o domiclio e, sobretudo, o santurio da cidade antiga.
(COULANGES, 2000).
17
os arquivistas continuavam a dispensar pouca ateno aos arquivos modernos,
preferindo dedicar-se aos fundos antigos
5
.
Os arquivistas s passaram a nova posio de importantes auxiliares da
administrao entre a Primeira e a Segunda Guerra Mundial, quando houve a
exploso de informaes, de empresas e de necessidade de pesquisa no cenrio de
reconstruo do ps-guerra (PAES, 1977). A preocupao foi passada tambm para
os documentos da administrao, aqueles que faziam parte do dia-a-dia das
organizaes.

1.2 Arquivos e Organizaes

A documentao existe nas organizaes para corrigir as imperfeies e
limitaes do homem. Primeiro, porque a memria do homem sujeita a falhas
(esquecimento, fantasias, degradao), em segundo, porque, mesmo que fosse
perfeita, o homem morre. Se no houver documentao, o conhecimento
memorizado perdido, no todo ou em parte (PRADO, 1977).
A organizao um grande sistema composto de vrios subsistemas, que
se integram e, sob uma gerncia, permitem a localizao de oportunidades e o
enfrentamento de dificuldades, tudo atravs da informao certa na hora certa
6
.
Esse conceito to bem empregado em Logstica fundamental para trabalhar com
eficincia e eficcia os sistemas de informao e comunicao, onde os arquivos
esto inseridos e requer muita articulao e adaptao para acompanhar as
mudanas impostas pelo mercado e pela sociedade.

5
Principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, colees constituda dos
documentos provenientes de uma mesma unidade geradora de arquivos (PAES, 1977).
6
Essa assertiva mais bem definida em Valentim (2002), quando a autora cita Woodman, citado por
Ponjuan Dante: obteno da informao adequada, na forma correta, para a pessoa indicada, a um
custo adequado, no tempo oportuno, em lugar apropriado, para tomar a deciso correta.
18
Muitas organizaes e muitos profissionais se engajaram nessa corrida
com a implementao de novas solues e tecnologias que possibilitem o acesso
fcil e rpido informao. A informao constitui uma mercadoria to vital para a
organizao como os recursos humanos, materiais ou financeiros, sem os quais ela
no conseguiria viver (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 63), sendo ela
essencialmente organizada e disponvel para o usurio.
Os arquivos dispem dessa informao atravs dos documentos. Os
arquivos so rgos auxiliares da Administrao e da Histria. Espao de
preservao da memria organizacional e, em decorrncia disso, espao tambm de
preservao da memria nacional/ estadual/ municipal, garantindo a histria de
sujeitos singulares, mas que participam ativamente do processo de construo social
de um pas, estado ou municpio. Os arquivos so veculos da Administrao e da
Histria que precisam de um agente, o arquivista, para conduzir seu direcionamento
e promover sua gesto, alcanar as suas funes de reunir/classificar,
controlar/preservar, recuperar/informar e assim cumprir seu objetivo junto
sociedade. Ratificando a importncia do tema, acrescenta-se:

O arquivo deve ser um espao de garantias de integrao do indivduo com
seu passado e seu presente, dimenso em que se pode compreender o
princpio democrtico do exerccio da cidadania (RODRIGUES, 2002).

A evoluo e o estudo das tcnicas de arquivo, dos espaos de arquivo,
dos documentos, das tecnologias, dos profissionais e dos usurios de arquivos so
elementos de um cenrio histrico-social, que vem se compondo e evoluindo ao
longo dos tempos, com propostas de solues modernas gradativas, de acordo com
a tecnologia do momento, a Cincia Arquivstica.

19
1.3 Cincia Arquivstica

A cincia Arquivstica conceituada pelo Arquivo Nacional (1995) como o
conjunto de princpios e tcnicas adotadas na produo, organizao e uso dos
arquivos.
De acordo com Lodolini (1993, apud RUIZ 1999), a Arquivstica uma
cincia por basear-se em princpios universalmente vlidos e apoiar-se em literatura
cientfica considerada em diferentes lnguas, como o princpio da provenincia que
mantm reunidos num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma
mesma fonte geradora de arquivo e o princpio da organicidade que aliado ao da
unicidade de documento de arquivo e ao da indivisibilidade dos conjuntos
documentais, proporciona a Arquivologia seu perfil nico e inconfundvel, dentre as
cincias da informao.
Segundo Bellotto (1989), a Arquivologia uma cincia de conjuntos
documentais, cujo objeto a informao e o objetivo o acesso informao, seja
em que idade documental for (corrente, intermedirio e permanente) tratando o
documento no mesmo grau de importncia e complexidade, compondo um corpo
nico com ciclos interdependentes, que prima para o atendimento ao usurio.
Alm da relao estreita que a Arquivstica tem com a Histria, garantindo
a preservao dos registros e fatos de sujeitos singulares do processo de construo
social de um pas, estado ou municpio, destaca-se a relao direta com o setor
administrativo, em funo dos documentos serem ferramentas necessrias na
comunicao administrativa, para registrar os processos e as tomadas de decises,
de forma que o administrador possa retom-las a qualquer tempo. Portanto, os
arquivos so rgos auxiliares da Administrao e da Histria. o espao de
preservao da memria arquivstica organizacional.
Arquivologia ou Arquivstica muito mais do que arquivar documentos
um mercado de trabalho que tem uma relao direta com o setor administrativo. Por
qu? Porque o arquivista pode, e deve ajudar o administrador na tarefa de
20
administrar os documentos, cuidar da gesto documental. O arquivista um
verdadeiro suporte para a administrao moderna.
A Arquivstica pode ser abordada sob trs aspectos, conforme Coutore e
Rousseau (1998): administrativo (records management), em que se tem em
evidncia o valor mediato (primrio) do documento; tradicional ou histrico, que
denota o oposto do primeiro, ou seja, enfoca-se o valor mediato (secundrio) do
documento e o aspecto atual que concilia os dois primeiros e preocupa-se com o
ciclo total do documento, da produo destinao final.
O desafio no cenrio da gesto arquivstica ter o domnio e o
acompanhamento da evoluo das tecnologias da informao e comunicao, com
vistas implementao de sistemas e servios capazes de fomentar as atividades
das organizaes (planejamento, direo, organizao e controle), quando se tratam
de informao em documentos para a tomada de deciso e para atender s
demandas da sociedade, quando se referem aos documentos histricos e
permanentes, num dilogo constante entre arquivistas e usurios, sem perder de
vista o aspecto humanstico e tico.

1.4 Legislao Arquivstica

A legislao brasileira arquivstica tem por base a Lei 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo vinculado
ao Arquivo Nacional, definir tal poltica como rgo central do Sistema Nacional de
Arquivos (SINAR), ambos criados pelo artigo 26 e regulamentados pelos decretos
1.173, de 29/06/1994, e 1.461 de 25/04/1995. Cabe tambm ao CONARQ exercer
orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos
documentos de arquivo.
A partir da promulgao da Lei de Arquivos a produo de normas
arquivsticas voltadas para as atividades de gesto de documentos demonstrou uma
21
preocupao importante, pois veio preencher lacunas na execuo do tratamento
tcnico dos acervos arquivsticos pblicos e privados. A referida lei preconiza a
revitalizao dos servios arquivsticos por meio de programas de gesto de
documentos, que renam procedimentos e operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos.
O CONARQ reuniu em seu site outros dispositivos legais, os quais,
associados Lei de Arquivo, constituem a Legislao Brasileira Arquivstica,
destacam-se abaixo os de interesse:
Constituio Federal, arts. 5, 23 e 216
7
.

Art. 5 Todos so iguais perante a lei, sem distino de qualquer natureza,
garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no Pas a
inviolabilidade do direito vida, liberdade, igualdade, segurana e
propriedade, nos termos seguintes:
[...]
XIV - assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo da
fonte, quando necessrio ao exerccio profissional;
[...]
XXXIII - todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu
interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas
no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo
sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado;
Art. 23. competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e
dos Municpios:
[...]
III proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico,
artstico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notveis e os
stios arqueolgicos;
[...]
IV impedir a evaso, a destruio e a descaracterizao de obras de arte
e de outros bens de valor histrico, artstico ou cultural.

7
Disponvel em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constitui%C3%A7ao.htm. Acesso
em: 23 fev. 2008.

22
[...]
Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza
material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de
referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos
formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:
[...]
V - os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico,
arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico.
[...]
2: Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da
documentao governamental e as providncias para franquear sua
consulta a quantos dela necessitem.

Lei 6.546, de 4 de julho de 1978, que regulamenta as profisses de
arquivista e de tcnico de arquivo, e d outras providncias;
Decreto 82.590, de 06 de novembro de 1978, que regulamenta a lei n
6.546, de 4 de julho de 1978, que dispe sobre a regulamentao das
profisses de arquivista e de tcnico de arquivo;
Lei 7.115, de 29 de agosto de 1983, que dispe sobre prova
documental nos casos que indica e da outras providncias.

1.5 Arquivista

O arquivista um profissional de nvel superior, cuja atividade est
regulamentada pela Lei n 6.546, de 1978
8
. Segundo o seu art. 2 so atribuies
dos arquivistas:

8
Disponvel em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br. Acesso em: 23 fev 2008.
23
I - planejamento, organizao e direo de servios de Arquivo;
II - planejamento, orientao e acompanhamento do processo documental e
informativo;
III - planejamento, orientao e direo das atividades de identificao das
espcies documentais e participao no planejamento de novos
documentos e controle de multicpias;
IV - planejamento, organizao e direo de servios ou centro de
documentao e informao constitudos de acervos arquivsticos e mistos;
V - planejamento, organizao e direo de servios de microfilmagem
aplicada aos arquivos;
VI - orientao do planejamento da automao aplicada aos arquivos;
VI - orientao quanto classificao, arranjo e descrio de documentos;
VIII - orientao da avaliao e seleo de documentos, para fins de
preservao;
IX - promoo de medidas necessrias conservao de documentos;
X - elaborao de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos
arquivsticos;
XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa cientfica ou tcnico-
administrativa;
XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente
importantes.

O Tcnico de arquivo tambm profissional reconhecido pela mesma lei:

Art. 3So atribuies dos Tcnicos de Arquivo:
I - recebimento, registro e distribuio dos documentos, bem como controle
de sua movimentao;
II - classificao, arranjo, descrio e execuo de demais tarefas
necessrias guarda e conservao dos documentos, assim como
prestao de informaes relativas aos mesmos;
III - preparao de documentos de arquivos para microfilmagem e
conservao e utilizao do microfilme;
IV - preparao de documentos de arquivo para processamento eletrnico
de dados.
24
O exerccio das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo,
depende de registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministrio do Trabalho.
Bellotto (s.d., p. 2) enfatiza a responsabilidade do arquivista na
recuperao do documento ou informao nele contida:

Preservamos documentos por causa de sua capacidade de servir como
prova (evidential value) ou como testemunho (informational value). Ora,
neste sentido, os arquivistas devem ter bem claro o quanto preciso
localizar, de imediato nos seus documentos a sua procedncia e a sua
estrutura, funes e atividades do produtor nele refletidas, s isso dar
autenticidade no primeiro caso e fidedignidade, no segundo.

O arquivista moderno deixa para trs aquela figura tradicional do homem
que, atrs dos documentos, se perdia no mundo de informaes. Ele ousa e abre
novas frentes, interage com tecnologias e demonstra as possibilidades tcnicas em
relao ao velho amontoado de papis ou novssima desordem documental
eletrnica. O arquivista vai da fonte ao produto final e o resultado um trabalho
inteligente, erudito e devotado que incide nesses conjuntos inteis transformando-os
em arquivos valiosos, reconstrudos, resguardando provas e evidncias, recriando o
passado ou dinamizando o presente.
Atualmente, o arquivista tem vrias funes devendo atuar e interagir
efetivamente, compreendendo e ouvindo de forma relativa o produtor, o pesquisador
e o cidado, ou seja, exercer sua funo nos aspectos administrativo, cientfico e
cultural, respectivamente (BELLOTTO, s.d.).
A funo administrativa exercida no contexto das empresas, quando o
documento tem valor primrio. Nesse ambiente atual, novas tecnologias so
adotadas, os processos administrativos so cada vez mais complexos e
aperfeioados, dada a exigncia do mercado competitivo e a imposio da
Administrao no mundo dos negcios transparente. Para acompanhar tudo isso, o
Arquivista dever, alm de produzir e aplicar seus conhecimentos tcnicos na gesto
documental:
25
Mergulhar no contexto das empresas, conhecendo sua estrutura
organizacional, seus processos, fluxogramas, normas internas,
polticas, atividades meio e fim;
Aproximar-se da Administrao, conhecendo suas tcnicas de
gerenciamento, psicologia do trabalho, gesto financeira,
estatsticas, operaes, etc.;
No se afastar dos princpios tericos bsicos da Arquivstica,
conservando a provenincia e a organicidade dos fundos;
Preocupar-se com a eficcia da recuperao da informao,
participando da construo de sistemas eletrnicos, estratgias de
segurana e procedimentos automatizados;
Prover a informao administrativa e jurdica da empresa de forma
estratgica para facilitar o processo decisrio dos gestores.
A funo histrico-cultural exercida e percebida quando o Arquivo trata
o patrimnio histrico documental (valor secundrio do documento), com o
compromisso de difundi-lo e de servir a sociedade. No atendimento a pesquisas
histricas e culturais. Por fim, a funo cientfica evidente, quando oferece
subsdio para pesquisa e desenvolvimento (P & D).
Mediante a realidade vigente, o fundamental que ocorra uma
conscientizao da relevncia do arquivo na empresa e da sua administrao sob os
cuidados de um profissional arquivista. No entanto, isso s ser possvel com a
sensibilizao e a conscientizao da hierarquia superior, que dever possuir uma
viso empresarial moderna, com empresrios motivados e conscientes da nova
realidade que a sociedade atual impe, a fim de perceberem os benefcios que o
arquivo organizado e bem gerenciado pode trazer para a administrao da empresa.
Conforme afirma Belloto (s.d., p. 5):

fundamental e indispensvel que este papel seja compreendido a partir do
interior das prprias entidades onde o arquivista atua como o gestor da
informao, seja esta tomada como instrumento da administrao e do
direito, ou como testemunho da histria e do exerccio da cidadania.
preciso fazer compreender ao administrador e ao burocrata, que o arquivista
no um simples trabalhador operacional, dentro de um rgo pblico ou
26
de uma organizao privada que ali esteja s para passar papis ou mdia
eletrnica nas mos dos interessados. Ele um provedor da informao
administrativa e jurdica.

2 ORGANIZAES

As organizaes so constitudas por pessoas que interagem entre si, de
forma consciente e coordenada, a fim de alcanarem objetivos comuns, os quais, de
forma isolada, no seriam capazes de execut-los. uma dinmica constante em
um sistema complexo, que por sua vez est inserido em um ambiente macro. no
ambiente macro (externo) representado pela sociedade maior, de onde elas extraem
todos os recursos e informaes necessrias para sua subsistncia e funcionamento
e para onde conduzem os resultados de suas operaes. Esse ambiente geral
constitudo de variveis, as quais Chiavenato (2006, p. 67) definiu como:

a. Variveis tecnolgicas: [...] A tecnologia envolve a soma total dos
conhecimentos acumulados a respeito de como fazer as coisas [...].
b. Variveis polticas: decorrentes das polticas e critrios de deciso
adotados pelo governo ao nvel federal, estadual e municipal, bem como
pelos governos estrangeiros [...].
c. Variveis econmicas: decorrentes do contexto econmico em geral
[...].
d. Variveis legais: referem-se ao contexto de leis e de normas legais que
regulam, controlam, incentivam ou restringem determinados tipos de
comportamento organizacional em geral [...].
e. Variveis sociais: [...] as tradies culturais do pas e da comunidade
onde est localizada [...] atitude das pessoas diante do trabalho e dos
ideais quanto profisso [...].
f. Variveis demogrficas: referem-se s caractersticas da populao,
seu crescimento, raa, religio, distribuio geogrfica, distribuio por
sexo e idade etc. [...].
g. Variveis ecolgicas: referem-se ao quadro fsico e natural que rodeia
externamente a organizao [...].

Analisando cada tipo de varivel acima, percebe-se que as organizaes
so sistemas abertos, que sofrem mudanas constantes em funo dessas
variveis, produzindo incertezas e gerando novos comportamentos.
28
Segundo Chiavenato (2006, p. 71), o microambiente organizacional
aquele imediatamente prximo da organizao, o qual ela mantm interface, est em
interao direta e que lhe fornece as entradas ou insumos de recursos e
informaes, bem como a locao e distribuio de suas sadas ou resultados. Ele
o designa como ambiente de tarefa as partes do ambiente que so relevantes para
a organizao estabelecer e alcanar seus objetivos, os quais so: consumidores
ou usurios; fornecedores de recursos, concorrentes e grupos regulamentadores.
No ambiente de tarefa, a organizao desenvolve suas atividades,
estabelecendo o seu domnio
9
, composto de poder e dependncia. Para Chiavenato
(2006, p. 72):

Existe poder quando as decises da organizao influenciam fortemente
as decises a serem tomadas pelos demais componentes do seu ambiente
de tarefa [...]. Existe dependncia quando as decises da organizao
que so fortemente influenciadas pelas decises tomadas pelos demais
componentes do seu ambiente de tarefa.

Diante dessa afirmao de Chiavenato (2006) pode-se concluir que se a
organizao souber conviver bem e harmoniosamente com o seu ambiente macro,
adaptando-se s mudanas decorrentes das variveis, ela fatalmente melhor se
articular na produo de seus resultados, e, como conseqncia, num mercado
competitivo, exercer o poder sobre a concorrncia. Para Dias (2008), essa inter-
relao das organizaes de sofrer interferncia e/ou de influenciar denominada
de poder interorganizacional.
Considera-se agora o terceiro nvel, o ambiente interno da organizao,
ou seja, a prpria organizao, que se caracteriza por ser um lugar de socializao
rico de sujeitos, processos, meios, recursos e fatos onde, diariamente, as pessoas
nele inseridas se relacionam, trocam experincias e falas, tanto para execuo de

9
[...] identifica os pontos em que ela depende de entradas do ambiente e os pontos de sada do
ambiente, podendo ambos serem direta ou indiretamente ligados entre si. (CHIAVENATO, 2006, p.
72)
29
suas atividades dirias e construo de negcios, como para a simples convivncia
e comunicao. Na Figura 2, visualizam-se os trs nveis do contexto das
organizaes, conforme Chiavenato (2006).

FIGURA 2 A organizao e seu ambiente geral e ambiente de tarefa
Fonte: Chiavenato (2006, p. 73)

O ambiente produtivo da organizao pertence a uma rede de
socializao mais abrangente, pois todos os sujeitos sociais que o compem, antes
de faz-lo, trazem consigo diversas heranas de identidades sociais, polticas,
religiosas e tnicas e no possvel afast-los delas, uma vez que esto
impregnadas nas suas histrias de vida. Cabe aqui a assertiva de Sainsaulieu (1987
apud JAIME JUNIOR, 2002) os atores sociais no deixam de lado suas identidades
e culturas ao passarem pela portaria da organizao.
As identidades e culturas pr-existentes dos indivduos de uma
organizao, decorrentes das variveis sociais, somadas ao modo como interagem
AMBIENTE GERAL
AMBIENTE DE TAREFA
ORGANIZAO
VARIVEIS
TECNOLGICAS
VARIVEIS
ECONMICAS
VARIVEIS
SOCIAIS
VARIVEIS
POLTICAS
VARIVEIS
LEGAIS
VARIVEIS
DEMOGRFICAS
VARIVEIS
ECOLGICAS
CLIENTES FORNECE-
DORES
REGULADORES CONCORRENTES
30
em uma organizao, atitudes, pressuposies, aspiraes, discusses, etc.,
formam a cultura organizacional.
Mesmo inseridas em um mesmo contexto scio-econmico-cultural as
organizaes apresentam caractersticas e peculiaridades bem particulares e isto
decorrente de vrios fatores, tais como: polticas, gesto, liderana, equipe de
colaboradores, crenas, preconceitos, ou seja, diversos fatores que constituem a
forma de ser de cada organizao, a forma de expressar sua cultura organizacional.

2.1 Cultura Organizacional

O interesse pelo estudo da cultura organizacional tanto pelos pragmticos
como pelos tericos deu-se em meados dos anos 80, motivado pelo impacto dos
empreendimentos japoneses no mercado internacional (COOPER; ARGYRIS, 2003,
p. 322). Como a cultura japonesa peculiar, carregada de tradies, o mundo queria
saber qual a influncia dessa cultura na ascenso dos negcios, ou seja, a ligao
entre a cultura nacional e o desempenho organizacional.
Para Dias (2008, p. 203), a cultura organizacional pode ser entendida
como uma subcultura, pois est ligada diretamente ao conceito geral de cultura
10
, e
compreende o conjunto de valores, crenas e entendimentos importantes que os
integrantes de uma organizao tm em comum.
A cultura organizacional definida por diversos autores:

Cada organizao tem a sua cultura organizacional ou cultura corporativa.
Para se conhecer uma organizao, o primeiro passo conhecer sua
cultura. Fazer parte de uma organizao, trabalhar nela, atuar em suas
atividades, desenvolver carreira nela participar intimamente de sua cultura

10
Sistema de idias, conhecimentos, tcnicas e artefatos, de padres de comportamento e atitudes
que caracteriza uma sociedade. (DICIONRIO GLOBO DE SOCIOLOGIA, 1981, apud DIAS, 2008, p.
203)
31
organizacional. O modo como as pessoas interagem em uma organizao,
as atitudes predominantes, as pressuposies subjacentes, as aspiraes e
os assuntos relevantes nas interaes entre os membros fazem parte da
cultura da organizao (CHIAVENATO, 2008, p. 99).
A cultura organizacional representa as normas informais e no escritas que
orientam o comportamento dos membros de uma organizao no dia-a-dia e
que direcionam suas aes para a realizao dos objetivos organizacionais.
CHIAVENATO, 1999, p. 172)
Conjunto de valores e pressupostos bsicos, expressos em elementos
simblicos, que em sua capacidade de ordenar, atribuir significaes,
construir a identidade organizacional, tanto age como elemento de
comunicao e consenso como instrumentaliza as relaes de dominao
(FLEURY, 1996, p. 22).
A cultura organizacional o sistema de aes, valores e crenas
compartilhadas que se desenvolve numa organizao e orienta o
comportamento dos seus membros (SCHEIN, 1990 apud
SCHERMERHORN JR.; HUNT; OSBORN, 2002, p. 196).
Um padro de suposies bsicas compartilhadas que o grupo aprendeu ao
resolver seus problemas de adaptao externa e integrao interna, que
funcionaram bem o bastante para serem consideradas vlidas e, por isso,
foram ensinadas aos novos membros como o modo correto de perceber,
pensar, e sentir em relao a estes problemas (SHEIN, 1992 apud DIAS,
2008, p.203).

Para Shein (1992, apud DIAS, 2008, p. 205) a cultura organizacional
origina-se de trs fontes:

1. As crenas, valores e suposies dos fundadores da organizao.
2. As experincias adquiridas entre os membros do grupo com a evoluo
da organizao.
3. Novas crenas, valores e suposies trazidas por novos membros e
novas lideranas que foram incorporando organizao ao longo do
tempo.

Dinamizando o conceito de cultura organizacional pode-se afirmar que
um fenmeno de socializao coletivo desenvolvido a partir da cultura de cada
sujeito que compe a organizao, juntamente com os preceitos, tecnologias e
sentimentos da organizao, num jogo de dar e receber, que modificam e se deixam
modificar, numa constncia de troca, na efervescncia do compartilhamento de seus
32
membros. Cada organizao apresenta uma cultura peculiar, cuja formao
resultante da interao social dos seus agentes.
Os aspectos da cultura organizacional fazem com que cada organizao
seja nica, podendo isso vir a ser uma vantagem competitiva. Como a cultura
organizacional no palpvel, ela poder ser percebida atravs de seus efeitos e
conseqncias (BERNARDES; MARCONDES, 2006), ou ainda atravs da anlise
das aes dos empregados, ouvindo-se histrias e suas interpretaes, smbolos
culturais (SCHEIN, 1990 apud SCHERMERHORN JR.; HUNT; OSBORN, 2002).
Bernardes e Marcondes (2006) utilizam trs variveis para identificar o
contedo e a intensidade da cultura de uma organizao (Figura 3) e ainda
apresentam an passan a metodologia
11
adotada por antroplogos para medi-los de
forma a se verificar a tendncia da cultura.

FIGURA 3 Variveis culturais das organizaes
Fonte: adaptado de Bernardes e Marcondes (2006, p. 21)

Dentro desse quadro de cultura, especificamente na varivel de
sentimentos, desenvolvem-se as percepes que um indivduo tem do outro.

11
A metodologia usa estudo de campo, anlise de contedo da cultura e mtodo intercultural,
auxiliados por tcnicas, como a projetiva, a escala de atitudes e a anlise fatorial (KRECH;
CRUTVHFIEL, BALLCHEY, 1969, p. 413-424 apud BERNARDES; MARCONDES, 2006, p. 26) e
atribui uma escala de 0 a 5 pontos, que ilustrada atravs de uma representao grfica.

33
Segundo Bergamini (2006, p. 109) existem personalidades e diferenas
individuais, as quais so sentidas e percebidas de diferentes formas por cada
indivduo. A percepo de pessoas est sujeita a uma srie de distores e iluses.
Isso leva a ver as pessoas de maneira bem diferente daquela que realmente so.
Da surge o esteretipo, quando se usa uma impresso padronizada de um grupo
de pessoas para influenciar a percepo de um indivduo em particular.

2.2 Esteretipos

A palavra esteretipo, originalmente, pertence ao vocabulrio da
tipografia. Segundo Ferreira (2004, p. 827): Frma compacta obtida pelo processo
estereotpico [...] clich, chavo [...].
O esteretipo a imagem preconcebida que um grupo pessoal atribui a
uma categoria social de grupos externos (HORTON; HUNT, 1980 apud
BERNARDES; MARCONDES, 2006, p. 85).
Para Chiavenato (2006, p. 132) esteretipos [...] so distores na
percepo das pessoas [...], porque cada pessoa desenvolve seu prprio conjunto
de conceitos para interpretar seu ambiente externo e interno e para organizar suas
mltiplas experincias da vida cotidiana, terminando por categorizar os outros sob
determinado ponto de vista.
Os componentes dos grupos criam esteretipos de forma inadequada,
pois utilizam suas crenas, valores e interesses para filtrar ou bloquear o que vem e
o que ouvem, passando a perceber o indivduo de forma distorcida da realidade.
As organizaes esto repletas de esteretipos. As pessoas tendem a se
comportar da forma pela qual so julgadas pelos demais, assumindo assim,
inconscientemente, o esteretipo. Esse comportamento traz desvantagem para a
organizao, pois confunde o administrador ao avali-las pelo esteretipo. A imagem
34
estereotipada via de mo dupla, tanto pode ocorrer de um grupo em relao a
outro, como deste em relao quele (BERNARDES; MARCONDES, 2006).
Portanto, cria-se um ambiente deturpado nas organizaes, algumas
pessoas ficam sujeitas a serem conhecidas como as outras as percebem. Para
Schermerhorn Jr., Hunt e Osborn (2002), os esteretipos ou prottipos podem
atrapalhar na recuperao da informao, pois escondem as diferenas pessoais e
impossibilita a avaliao das necessidades individuais por parte da administrao da
organizao. Quanto maior a fora de trabalho, maior a possibilidade de
esteretipos, mas a vantagem competitiva est exatamente na diversidade, saber
administr-la significa valorizar as diferenas.
Os esteretipos se constituem como preconceitos estabelecidos
culturalmente, resultados de uma herana histrica, quando os grupos sociais, ao se
relacionarem, consolidam cada vez mais o que j est generalizado. Essa
generalizao conduz sntese de modelos e conceitos, levando objetividade,
mas, por outro lado, d margem subjetividade, uma vez que conduz a um estudo
de valor.
Como eles so frutos da cultura organizacional, o que ocorre no ambiente
interno da organizao d cabimento ao surgimento de tais categorias. Da surgem
nas organizaes os diversos esteretipos j to conhecidos da nossa cultura como
o Manda-chuva, o Maria vai com as outras, o Vibrador, o Puxa-saco, o Boa
praa, o Ditador, o Filho de papai, o Babo; o Bola-murcha, o Bola-cheia... e o
Velho arquivista, aquele que trabalha h muitos anos no arquivo da organizao.

3 VELHO ARQUIVSTA

O alerta introdutrio para a valorizao da profisso do arquivista de fato
e de direito no exime a necessidade de se enfatizar a figura paradoxal e no menos
importante do velho arquivista.
O sujeito em questo estereotipado pela organizao como algum
ultrapassado, pode ser enquadrado na situao estar arquivista
12
e est inserido
num contexto no favorvel ao seu crescimento profissional, s vezes conjunturais e
outras vezes criado e mantido por ele mesmo, os quais se podem citar:
Existncia do curso superior de Arquivologia e de Tcnico em Arquivo
em apenas algumas cidades;
Pouca divulgao da atividade profissional;
Vcios da Cultura e poder das organizaes;
Desvalorizao da funo e caracterizao de forma pejorativa;
Incorporao do esteretipo;
Acomodao profissional;
Limitaes quanto ao acesso e aplicao da tecnologia da informao.
Mesmo enquanto velho arquivista ele no deixa de ser um ativo
intangvel da organizao, pois agrega valor e pode gerar receita, ao atender
tempestivamente s demandas, atravs da matria-prima, a informao, que est l
nos documentos pronta para ser resgatada.
Para Chiavenato (2006, p. 187), [...] as empresas esto preocupadas em
identificar indicadores para seus ativos intangveis, como capital humano

12
Realce dado ao profissional colocado na funo de arquivista, na apostila do curso Tcnicas
Modernas para Organizao de Arquivos Empresarias, ministrado pela Prof. Bibliotecria Cla
Dubeux Pinto Pimental, em maro/1998, em Recife-PE.
37
(habilidades e competncias de seus funcionrios) [...] as pessoas passam a ser a
prioridade fundamental das empresas.
Mas como reconhecer o trabalho do velho arquivista se o produto
resultante do desempenho do seu servio tambm intangvel? Para explicar
melhor o segmento de servios, Lovelock e Lauren (2006, p. 5) se posicionam:

Servio um ato ou desempenho oferecido por uma parte a outra. Embora o
processo possa estar ligado a um produto fsico, o desempenho
essencialmente intangvel e normalmente no resulta em propriedade de
nenhum dos fatores de produo.

Portanto, os servios, por sua natureza, tm que ser geridos e
administrados com a devida ateno, pois dependem diretamente e unicamente do
fator humano e esse fator que vai fazer o diferencial na hora do atendimento ao
cliente. Esse fator humano, aqui evidenciado o Velho Arquivista
Lovelock e Lauren (2006, p. 35) categorizaram os processos de servios, a
fim de melhor estud-los e gerenci-los, dessa forma possvel situar o servio e
promover aes mais direcionadas, conforme a seguir:
a) processamento com pessoas = envolve aes tangveis nos corpos
das pessoas ;
b) processamento com bens = inclui aes tangveis nos bens e outras
posses fsicas pertencentes aos clientes ;
c) processamento com estmulo mental = refere-se a aes intangveis
dirigidas mente das pessoas;
d) processamento com informaes = descreve aes intangveis
dirigidas aos bens de um cliente.
A partir da categorizao desses autores e da caracterizao prvia do
ambiente de arquivo como unidade de servio, pode-se visualizar que a informao
enquadra-se como produto de bem intangvel. Para sistematizar as quatro situaes
acima, tm-se dois processos de servios com ao tangvel e dois com ao
38
intangvel, onde se enquadram os servios de informao: o intangvel do intangvel
(Quadro 1).

SERVIO INTANGVEL
C
O
M
AO TANGVEL = TANGVEL DO INTANGVEL

SERVIO INTANGVEL
C
O
M
AO INTANGVEL = INTANGVEL DO INTANGVEL

QUADRO 1 Categoria servio/ao
Fonte: construo da autora

Tentando concluir sobre os servios de arquivo, observa-se um servio
que intangvel por ser uma ao, que por sua vez tambm intangvel por ser
dirigida mente das pessoas.
Kotler e Armstrong (2003) vo mais alm do intangvel e acrescentam trs
caractersticas:
Intangibilidade = os servios no podem ser vistos, tocados, sentidos,
ouvidos ou cheirados antes da compra;
Inseparabilidade = Os servios no podem ser separados de seus
provedores;
Perecibilidade = Os servios no podem ser armazenados para venda
ou uso posterior;
Variabilidade = A qualidade dos servios depende de quem os executa
e de quando, onde e como so executados.
Mesmo lutando contra esses fatores intrnsecos natureza do trabalho,
contra a oficiosidade do cargo/funo e contra as adversidades da condio de
esteretipo, interessante ressaltar como o velho arquivista consegue lidar com
tudo isso e relembra cada detalhe no momento da busca. Ele vai compondo de
fragmentos a memria da organizao como se fosse um quebra-cabea. Diante
disso ele consegue trabalhar dentro da organizao todas as dimenses da
39
memria: a memria individual, a memria coletiva, as memrias marginais, tal qual
os guardies da memria
13
.
Enquanto ele executa esse papel de resgate da memria, de busca da
informao certa na hora certa, detm um poder momentneo. Todos da
organizao esto espera da composio dos fatos administrativos, do resultado
da busca do documento junto aos arquivos, para que decises sejam tomadas,
demandas fiscais, legais e sociais sejam atendidas e, finalmente, os negcios
possam fluir normalmente. o poder do velho arquivista. Muitas vezes ele joga com
isso, procrastinando os resultados como forma de se valorizar, fazendo com que
todos percebam quo difcil esse resgate e quo habilidoso ele para consegui-lo.
Pesquisa realizada por Quimet (2003, p. 51 ), menciona:

[...] os jogos de poder utilizados pelos atores com pouco poder
organizacional disponvel, mas que, em um contexto de trabalho favorvel a
seu desenvolvimento, evoluem. Esses atores beneficiam-se, ento, de um
clima de trabalho positivo devido a variadas razes [...].

O velho arquivista conhece a organizao por inteiro, ele entende quais
so suas atividades meio
14
e suas atividades fins
15
em funo de lidar diariamente
com os documentos provenientes da consecuo dessas atividades e fazer a leitura
necessria para a classificao. Ele domina cada uma delas, entende o processo
interno da organizao e toda sua complexidade.
Esse domnio, embora muitas vezes no percebido pela organizao,
pode ser enquadrado como o poder descrito por Morgan (1996) que, dentre as

13
Nas sociedades da memria, que existiram no passado e ainda subsistem em locais isolados da
frica e da Amrica do Sul, por exemplo, e nas quais o volume de informao consideravelmente
muito mais restrito, a memria organizada e retida pelo conjunto de seus membros, os quais se
incumbem de transmiti-la s novas geraes cabendo aos mais velhos, devido a sua maior
experincia e vivncia, o importante papel social de guardies da memria. Cabe a eles a funo de
transmitir s novas geraes de seu grupo social os fatos e vivncias que foram retidos como
fundamentais para a sobrevivncia do grupo. (VON SINSOM, 2000)
14
Apiam a consecuo das atividades-fim de uma instituio. Carter instrumental e acessrio.
15
Resultantes da finalidade de uma instituio. Carter substantivo para o seu funcionamento.
40
diversas fontes de poder, est o poder do controle do conhecimento e da
informao.
Toffler (1990) discorrendo sobre as mudanas do poder no mundo
moderno ressaltou trs razes de poder: o capital, gerador das riquezas, a lei, que
regulamenta o mercado e a sociedade em geral e a informao, aquela que subsidia
o mercado e que leva gerao de conhecimento.
A mxima informao poder, originria do perodo da guerra fria, foi
substituda na atualidade recente. O poder de que se fala hoje est em saber trat-la
e geri-la de forma estratgica no mundo dos negcios. Quando essa informao
gerenciada por softwares especficos que cruzam dados, utilizam operadores
booleanos
16
, usam parmetros, filtra campos, etc., tem-se o resultado satisfatrio.
No entanto, o contexto de trabalho do velho arquivista no oferece tantos recursos
tecnolgicos, mas, mesmo assim, ele consegue buscar o que procura nos arquivos e
atende s demandas da organizao, utilizando-se de sua memria individual
atravs de associaes, lembranas, pistas, recursos artesanais prprios que s ele
tem. Ele associa a cada informao oficial algo prprio da sua memria, para facilitar
a busca e o resgate. Cada componente da organizao tem para ele um significado,
um comportamento, que agregado e utilizado como ferramenta no seu trabalho
dirio. Portanto, temos o velho arquivista, um esteretipo da organizao, criado e
mantido pela cultura organizacional, revestido de poder por conhecer os documentos
arquivsticos e facilitar o destino das informaes neles contidas, fazendo com que
os gestores que delas carecem possam acess-las e tomar a deciso. o domnio
da memria arquivstica organizacional cuja conduo e preservao est sob a
fora da memria do velho arquivista.
Aqui se registra a participao do velho arquivista como o elo perdido
entre a organizao e a sua memria arquivstica.

16
O operador booleano permite realizar cruzamentos entre dois ou mais planos de informao, so
palavras que informam ao sistema de busca como combinar os termos de sua pesquisa, tais
como: AND, OR e NOT.

4 MEMRIA ARQUIVSTICA ORGANIZACIONAL

O conceito utilizado para descrever a memria arquivstica organizacional
nesta pesquisa perpassa pelos conceitos de memria, memria organizacional e
memria arquivstica, os quais se destacam nos subitens seguintes.

4.1 Memria

Dentre os diversos conceitos atribudos para o verbete memria,
destacamos em Ferreira (2004, p. 1308), em anlise sistemtica simplificada, os que
mais se adequam s questes aqui levantadas:
faculdade de reter as idias, impresses e conhecimentos adquiridos
anteriormente;
lembrana, reminiscncia, recordao;
relao, relato e narrao;
menento;
vestgio, lembrana, sinal;
aquilo que serve de lembrana.
Numa anlise mais dialtica, elege-se Nora (1993) para se dizer que
necessrio criar lugares para que a memria exista em algum lugar. So os lugares
da memria, nos quais, sem dvidas, os arquivos so includos. Para o autor, a
memria requer indcios, vestgios, pois no suficiente a rememorar pela oralidade,
mas, sobretudo, pelas informaes geradas atravs dos dados registrados em
documentos.
Com o posicionamento de Nora (1993), do qual se mantm concordncia
plena, os arquivos seriam lugares privilegiados de memria, de onde se podem
analisar aspectos diferentes, tais como:
42
O arquivo enquanto memria material: as informaes esto escritas,
registradas em suportes fsicos;
O arquivo enquanto memria funcional: as informaes organizadas
tm a funcionalidade de atender aos pesquisadores;
O arquivo enquanto memria simblica: cada registro traz de forma
simblica o contexto de sua produo (poca, fatos, pessoas, marcas,
conceitos, etc.).
Apesar da referncia dada por Ferreira (2004, p. 1308) Informtica,
elege-se tambm o conceito [...] dispositivo em que informaes podem ser
registradas, conservadas e posteriormente recuperadas; armazenador, dispositivo
de armazenamento [...], pois com o advento das novas tecnologias, esse dispositivo
no se limita a um objeto eventual, para uma necessidade momentnea.
Colocando Ferreira (2004) para dialogar com Nora (1993), estabelece-se
que o conceito para memria limitado por aquele rea de Informtica, pode ser
perfeitamente compreendido como um lugar de memria, um arquivo, seja
convencional ou eletrnico e digital.
Numa anlise mais classificatria, Von Simson (2000, n.p) descreve os
trs tipos de memria:

[...] memria individual que aquela guardada por um indivduo e se refere
as suas prprias vivncias e experincias, mas que contm tambm
aspectos da memria do grupo social onde ele se formou, isto , onde esse
indivduo foi socializado (grifo do autor).
[...] memria coletiva que aquela formada pelos fatos e aspectos julgados
relevantes e que so guardados como memria oficial da sociedade mais
ampla. Ela geralmente se expressa naquilo que chamamos de lugares da
memria que so os monumentos, hinos oficiais, quadros e obras literrias
e artsticas que expressam a verso consolidada de um passado coletivo de
uma dada sociedade (grifo do autor).
[...] memrias subterrneas ou marginais que correspondem a verses
sobre o passado dos grupos dominados de uma dada sociedade. Estas
memrias geralmente no esto monumentalizadas e nem gravadas em
suportes concretos como textos, obras de arte e s se expressam quando
conflitos sociais as evocam ou quando os pesquisadores que se utilizam do
mtodo biogrfico ou da histria oral criam as condies para que elas
emerjam e possam ento ser registradas [...] (grifo do autor).
43
A autora refora:

verdade, ns no nos lembramos de tudo o que aconteceu ou que nos foi
ensinado ao longo de nossa vida. Descartamos a maioria das experincias
vivenciadas e s retemos aquelas que possuem significados, isto , so
funcionais para nossa existncia futura (VON SIMSON, 2000, n.p).

Retemos aquilo que de alguma forma nos impressiona, nos comove ou
nos agride e desperdiamos o que no nos interessa, para, de uma forma
imperceptvel, registrar esses fatos e s busc-los em funo de alguma fora maior
externa. Atravs da memria o homem interpreta e compreende sua prpria
histria e evoluo, fatos, pessoas e lugares, que num determinado tempo fizeram
parte de sua existncia, contribuindo para a construo de sua identidade. a
memria que permite a sobrevivncia social dos povos, mediante a sucesso de
geraes, de costumes e tradies e a falta dela pode ocasionar o esquecimento
das origens, o que pode comprometer o presente e o futuro. Portanto, entende-se
que as trs memrias existentes podem ser classificadas sob quatro aspectos:
A memria que existe = aquela que est ao alcance da
pessoa/comunidade a que pertence;
A memria que se perde = aquela resultado do abandono, do
descaso, da falta de registros ou simplesmente aquele que se deixou
esquecer;
A memria que se resgata = aquela que se recuperou e passou a dar
sentido e significado existncia anterior de um povo;
A memria da memria = aquela que se resgatou, preservou-se e
eternizou-se, proporcionando a criao de novas memrias.

44
4.2 Memria Organizacional

Walsh e Ungson (1991 apud LaSPISA, 2007, p. 37), considerando que a
prpria palavra memria traz consigo o sentido de tempo, assim entendem memria
organizacional:

[...] informaes guardadas que remontam a histria da organizao para
serem lembradas e utilizadas em futuras operaes. A MO fornece
informao que diminui o custa das transaes, contribui na tomada de
deciso tornando-a mais eficiente, e assim, transformando-se em um
diferencial competitivo.

A Memria Organizacional responde a questes da organizao que vo
desde seu ambiente e processos at seus produtos e servios de comercializao.
um banco de informaes necessrias para o desenvolvimento do trabalho da
organizao junto ao pblico interno e externo, funcionando como um servio de
inteligncia, para ser acionado a qualquer tempo em funo de qualquer motivo
quotidiano da organizao, tornando-a mais competitiva. Em razo desse banco se
formar com informaes e registros prprios conforme sua cultura faz com que a
memria de cada organizao seja nica com identidade prpria.
A construo, manuteno e resgate da memria organizacional
tambm tarefa embutida de responsabilidade social, pois as organizaes de uma
coletividade fazem parte da memria coletiva de uma nao.
Almeida (2006) fala da facilidade da reteno de conhecimento sobre as
atividades da organizao com a existncia de registros impressos ou eletrnicos e
de sistemas de informao distribuda e de inteligncia artificial. Dado esses
recursos os registros podem ser compartilhados no futuro, e mesmo sendo
representaes estticas, tm algumas limitaes dos registros reduzidas em funo
da tecnologia da informao, promovendo compartilhamento atravs do tempo e do
espao.
45
Almeida (2006) e Laspisa (2007), atravs de autores estrangeiros
17,18

apontam cinco locais de armazenamento da memria organizacional: indivduos,
cultura, transformaes, estruturas, ecologia e arquivos externos. Em Almeida (2006,
p. 55), tm-se:

Os indivduos, membros de uma organizao, retm informao a partir de
suas prprias experincias diretas. Essa informao pode ser retida na
memria do indivduo ou, mais sutilmente, em suas estruturas de crenas e
valores (grifo do autor).

As experincias e conhecimentos prprios desses indivduos sobre as
atividades e funes constantes do seu dia-a-dia profissional dentro do ambiente de
trabalho fazem parte de suas memrias, e, na maioria das vezes, so armazenadas
apenas na mente. Em funo disso ele recorre dentro da memria individual
memria-meta
19
, [...] que utilizada sempre que um indivduo no sabe como
resolver um problema, mas sabe onde ou com quem buscar a soluo deste
problema (LEHNER; MAIER, 2000, apud LAsPISA, 2007, p. 39).
Almeida (2006, p. 55) considera que a cultura organizacional a forma
aprendida de perceber, pensar e sentir os problemas da organizao que so
transmitidos aos seus membros. Incorpora experincias passadas que so teis
para lidar com o futuro (grifo do autor).
A cultura pode modificar-se a cada nova experincia, j que um
processo vivo, podendo as experincias passadas auxiliar nas decises futuras, o
que faz com que a cultura se torne um tipo de armazenagem organizacional
(LAsPISA, 2007, p. 39).

17
LEHNER Franz; MAIER, Ronald K. How can organizational memory theories contribute to
organizational memory systems? Computer Science, v. 2, n. 3-4, p. 277-298, out. 2000.
18
WALSH, James P.; UNGSON, Gerardo Rivera. Organizational memory.The Academy of
Management Review, v. 16, n.1, p. 57-91, jan. 1991.
19
O termo meta, segundo Laspisa (2007, p. 39), vem do termo ingls, meta-data, que usado para
sistemas de arquivo. A meta-data uma etiqueta anexada a um documento, que contm as
informaes necessrias para arquivar e localizar este documento, tais como, o ano produzido, os
autores, as palavras-chave, o resumo, etc.
46
As transformaes de toda sorte que ocorrem na organizao tambm
possuem informaes. A transformao de matria prima em produto, a introduo
de um novo equipamento no processo de produo, a entrada de um novo
funcionrio, etc. As transformaes, que ocorrem por toda a empresa como prticas
de trabalho, esto em constante transformao e so construdas sobre experincias
passadas (ALMEIDA, 2006, p. 55).
As experincias dos indivduos ficam agregadas aos processos e
procedimentos individuais, contudo, quando os indivduos trabalham em conjunto o
sistema utilizado pelo grupo para armazenar e processar os conhecimentos mais
complexo do que a memria individual (LEHNER; MAIER, 2000; WALSH;
UNGSON, 1991, apud LAsPISA, 2007, p. 39).
A estrutura organizacional fator de influncia do comportamento dos
indivduos junto ao ambiente. Dentro de uma organizao a sua estrutura
organizacional determinar os papis de seus funcionrios no ambiente de trabalho
(LEHNER; MAIER, 2000; WALSH; UNGSON, 1991 apud LAsPISA, 2007, p. 40).
Essa ao faz com que os indivduos revestidos por cargos acumulem fatos e
informaes sobre a organizao, ligando a memria individual com a memria
organizacional.
A ecologia, ou estrutura fsica do local de trabalho, tambm um
repositrio de dados, informaes e memrias.

[...] toda a situao e composio fsica do ambiente de trabalho contm
informaes sobre a organizao. O status ou desempenho de um
funcionrio freqentemente representado pela aparncia do seu local de
trabalho [...]. Assim a ecologia do ambiente do trabalho estabelece e
influencia as normas e os comportamentos pessoais dentro de uma
organizao (LEHNER; MAIER, 2000; WALSH; UNGSON, 1991 apud
LAsPISA, 2007, p. 40).

Para Almeida (2006, p. 55) a ecologia [...] codifica e revela informaes,
[...] ajuda a moldar e refora as prescries de comportamento dentro da
organizao, retendo informao sobre uma organizao e sobre seus membros.
47
Quanto aos arquivos externos, so todas as informaes sobre uma
organizao que existem fora dela, ou seja, as informaes sobre outras
organizaes envolvidas no mercado, produtos, pessoas e at as que so levadas
pelos ex-membros de uma organizao (LAsPISA, 2007).
Para Almeida (2006, p. 56):

A importncia dos arquivos externos reside no fato de que a organizao,
por si prpria, no o nico repositrio de seu passado. Quando ocorrem
falhas na memria de um indivduo, ele busca a ajuda de colegas para
relembrar sobre um evento. Da mesma forma, uma organizao est em um
ambiente em que outras instituies acompanham suas aes. Embora no
faam parte da memria de uma organizao, essas fontes guardam
informaes sobre o seu passado que podem ser recuperadas (grifo do
autor).

No trabalho de Laspisa (2007), o autor apresenta uma divergncia de
opinio entre os autores estrangeiros citados. Para Walsh e Ungson (1991),
somente as informaes que existem fora da organizao so considerados
arquivos externos, ou seja, fora do ambiente fsico da organizao. Entretanto,
Lehner e Maier (2000) incluem os documentos fsicos e digitais armazenados como
arquivos externos [...] os livros, os manuais corporativos, os bancos de dados e os
sistemas de arquivos, ou seja os arquivos externos so as memrias externas a
memria individual (apud, LAsPISA, 2007, p. 40).
Neste trabalho privilegiou-se a opinio dos autores Walsh e Ungson
(1991, apud LAsPISA), ou seja, que os arquivos de uma organizao no so locais
de armanezamento externo da memria organizacional, em funo do conceito estar
mais prximo e coerente com a cincia arquivstica e com autores do segmento:

Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade
coletiva, pblica ou privada [...], no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte (ARQUIVO NACIONAL, 2005,
p.27).

48
Roussseau e Couture (1988, apud FONSECA, 1999, p. 151) deixam bem
claro esses conceitos de arquivos internos e externos ao apontarem as duas
dimenses dos arquivos em relao organizao: os orgnicos e os no orgnicos.

[...] Todos os membros da organizao tm necessidade de informao
para cumprir suas funes respectivas. As informaes necessrias sero
buscadas no interior ou no exterior da organizao. Estas informaes
podem ser verbais ou registradas sobre suportes, como, por exemplo, o
papel, a fita magntica, o disco tico ou o microfilme. Podem ser orgnicas,
quer dizer, elaboradas, expedidas ou recebidas no quadro das funes do
organismo ou no orgnicas, quer dizer, produzidas fora do quadro das
funes do organismo [...] As informaes registradas orgnicas nascem no
arquivo do organismo (grifo nosso).

Portanto, com o objetivo de enquadrar os arquivos das organizaes na
estrutura de locais de armazenamento da memria organizacional, considerar-se-,
alm dos cinco componentes j citados, o componente arquivos internos, para
identificar os arquivos orgnicos, ambiente de trabalho do sujeito pesquisado velho
arquivista.
Uma vez identificados os locais de armazenamento da memria
organizacional, indivduos, cultura, transformaes, estruturas, ecologia, arquivos
internos e arquivos externos, h de se considerar o fator recuperao da informao
a partir das estruturas de reteno, que pode ser automtico e controlado.
Para Almeida (2006, p. 56), a recuperao automtica:

[...] diz respeito s situaes onde a informao sobre as decises do
presente extrada intuitivamente, como funo da execuo de uma
seqncia de ao estabelecida e rotineira. No nvel organizacional, a
recuperao automtica ocorre quando comportamentos presentes so
baseados em prticas anteriores e, em seguida, codificados em
transformaes, estrutura, cultura e ecologia.

Segundo o mesmo autor a recuperao controlada:
49
[...] varia em funo da forma de reteno considerada. Indivduos podem
recuperar a informao fazendo analogias com decises coletivas do
passado, e podem, individualmente, ajudar colegas a relembrar. Nesse
sentido, memrias individuais diversas e conflitantes possibilitam um
processo de recuperao mais efetivo. A informao sobre o processo
estmulo-resposta de decises passadas pode ser conscientemente
recuperado, por um indivduo ou conjunto de indivduos, com ou sem o uso
de tecnologia (ALMEIDA, 2006, p. 56).

Agrega-se ao discurso de Almeida (2006), o termo recuperao
automatizada para se referir memria resgatada a partir de recursos tecnolgicos:
hardware, software, linguagem de programao e banco de dados.

4.3 Memria Arquivstica

Depois de incluir os arquivos das organizaes como locais de
armazenamento da memria organizacional, cabe discorrer acerca da memria
arquivstica, que, por conseqncia, est inclusa na memria organizacional.
Segundo Simon (1970, apud ALMEIDA, 2006, p. 12),

[...] a memria pode ser natural ou artificial: a informao pode ser guardada
tanto na memria propriamente dita, como pode ser registrada por escrito,
de maneira a ser tornar acessvel. A memria artificial, que abrange
bibliotecas, arquivos e registros, constitui o tipo de memria mais importante
nas organizaes.

Essa memria de que fala Simon para efeito desta pesquisa a Memria
Arquivstica. As organizaes acumulam documentos no desenvolvimento de suas
atividades e para que seja possvel um melhor desempenho importante que esses
documentos estejam organizados e disponibilizados para consulta, quer nos
ambientes de trabalho (arquivo corrente), quer no arquivo geral (arquivo
intermedirio e permanente). E para esse trabalho de construo, manuteno e
50
recuperao constante da memria arquivstica devem ser dispensados recursos
humanos, materiais e tecnolgicos.
No entanto, numa organizao a memria arquivstica pode ser destruda
a cada dia que passa, dependendo do tratamento que lhe for dispensado. Segundo
Laspisa (2007, p. 42) pode ser em funo de uma poltica da amnsia
organizacional, devido corrupo, algumas empresas queimam seus arquivos para
no serem incriminadas [...].
Para Robert (1990, apud JARDIM, 1995, p. 4) os arquivos constituem a
memria de uma organizao qualquer que seja a sociedade, uma coletividade, uma
empresa ou uma instituio, com vistas a harmonizar seu funcionamento e gerar seu
futuro. Eles existem porque h necessidade de uma memria registrada.
Jardim (1995) reconhece que a memria resgatvel pelo fazer
arquivstico uma memria registrada e conclui atravs de Mathieu e Cardin que:

[...] a memria registrada no um resultado esttico. um processo que
serve s exigncias das organizaes. Ela procura um sentido nos
conhecimentos aos quais se refere uma organizao e a partir dos quais ela
se constitui. A memria registrada mediatiza a reflexo derivada do
pensamento organizacional para analisar uma situao, ela assegura
decises que sustentam a ao e orienta o desenvolvimento das
operaes (MATHIEU; CARDIN,1990, p.110 apud JARDIM 1995, p.5).

Ainda apoiado no pensamento dos mesmos autores Jardim (1995, p. 5)
traz a seguinte reflexo sobre os arquivos:

[...] eles so memria, antes de ser informao. A informao tem qualquer
coisa de neutra, de annima. Os arquivos so prticas de identidade,
memria viva, processo cultural indispensvel ao funcionamento no
presente e no futuro (MATHIEU; CARDIN, 1990, p.114 apud JARDIM,
1995, p. 5).

51
Portanto, a memria arquivstica organizacional a que se refere nesta
pesquisa a memria organizacional que pode ser resgatada atravs da memria
arquivstica (memria artificial) ou pela memria do arquivista (memria natural).
Ressalte-se que mesmo sendo resgatada pela memria artificial, h tambm a
interveno do arquivista.

Vale observar como ainda predomina no pensamento e prticas
arquivsticas a associao imediata entre arquivos e memria. Com muita
freqncia, privilegia-se, nestes casos, a noo de memria como dado
arqueologizvel, coisa que se resgata, construo do arquivista. (JARDIM,
1998, n.p.).

A memria artificial engloba a informao registrada nos documentos que
fazem parte dos fundos arquivsticos
20
, colees e sries referentes memria
oficial da organizao.
A busca por esses documentos e a disponibilizao para os clientes
internos e externos tarefa do arquivista, seja ele investido de cargo/funo oficial
ou representado de forma oficiosa. Para esse atendimento o arquivista deve
compreender a organizao, sua misso, seu negcio, sua filosofia, sua cultura, etc.,
ou seja, as circunstncias, contextos psicossociais e econmicos em que tais
atividades foram desenvolvidas. No basta, portanto, o entendimento das atividades
estanques, mas sim a contextualizao num organismo integrado, da mesma forma
no basta o entendimento do documento isoladamente, mas sob a tica do inter-
relacionamento orgnico. tarefa difcil entender e controlar o que se constitui de
forma no intencional, obedecendo ordem natural dos fatos administrativos e da
contextualidade que permeia os documentos e isso muito bem explicado nos
princpios da Arquivstica:
Provenincia = os documentos de uma mesma procedncia no
devem se misturar com os de outra procedncia.

20
Conjunto de documentos de uma mesma provenincia. (ARQUIVO NACIONAL, p. 97)
52

[...] os documentos deviam ser agrupados por fundos [fonds], isto , todos
os documentos originrios de uma determinada instituio, tal como uma
entidade administrativa, uma corporao ou uma famlia, seriam agrupados
e considerados o fundo daquela determinada instituio (SCHELLENBERG,
1973, p. 209).

Ordem original = Os documentos so produzidos com base em um
procedimento, pelo qual inatamente uns vo se colocando aps os
outros. Os registros arquivsticos no so coletados artificialmente,
mas acumulados naturalmente, de maneira contnua e progressiva,
representando a ordem que os fatos ocorreram na administrao.

exatamente porque resultantes de uma acumulao natural, necessria e
no- gratuita, que os documentos so dotados de organicidade, isto , da
capacidade de refletir a estrutura, funes e atividades da entidade
acumuladora (CAMARGO, 2003?, p. 1).

Indivisibilidade ou integridade: a disperso de documentos pode
comprometer a inteligibilidade do arquivo.

[...] os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso,
mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida [...]
(BELLOTTO, 2002, p. 21).

Duchein (1982) ressalta a importncia de respeitos aos fundos, atravs da
analogia de stio arqueolgico, quando as peas resgatadas nas escavaes eram
extradas de seu contexto e encaminhadas isoladamente para museus, desfazendo
dessa forma toda a relao que existia entre elas. Da mesma forma o documento
retirado do seu contexto original (fundo) perde a efervescncia de significados e de
leituras, induzindo a compreenses vagas e/ou distorcidas.
53
Como se v, o trabalho do arquivista subjetivo, contextual,
circunstancial, memorial, arqueologizvel. Um arquivo um mundo que se
constitui de forma cumulativa e no intencional, ou seja, ele vem se compondo a
partir da gerao e recebimento de documentos que registram os fatos
administrativos e afetam a vida da organizao. Portanto, no h uma pr-
concepo e, por isso, a ordem que d sentido a ele no est pr-estabelecida. No
h rigidez, h sim um entendimento para uma melhor classificao, implicando num
trabalho reflexivo, onde a investigao constante em torno do que est escrito e
tambm do que no est. um trabalho arqueolgico, conforme Foucault (2007, p.
147) tambm ressalta:

O arquivo , de incio, a lei do que pode ser dito, o sistema que rege o
aparecimento dos enunciados como acontecimentos singulares. Mas o
arquivo , tambm, o que faz com que todas as coisas ditas no se
acumulem indefinidamente em uma massa amorfa, no se inscrevam
tampouco, em uma linearidade sem ruptura e no desapaream ao simples
acaso de acidentes externos, mas que se agrupem em figuras distintas, se
componham umas com as outras segundo relaes mltiplas, se
mantenham ou se esfumem segundo regularidades especficas.

O conceito de arquivo de Foucault (2007) revolucionou o entendimento
para o formato de organizao dos corpus a serem analisados, agora no mais
vistos de forma linear e cronolgica, mas sim a partir da diversidade, da temtica e
do discurso, tornando o arquivista um agente de formao da memria. Encontra-se
esse entendimento em vrios autores da cincia arquivstica.

Assim como no h um sentido pr-concebido, em um arquivo no h um
padro rgido de organizao dos documentos a ser seguido, uma ordem
impecvel a ser mantida. Da mesma forma, o trabalho em um arquivo no
deve ser mecnico, voltado para o interior do mesmo, mas sim,
investigativo, reflexivo, buscando-se as pistas deixadas pelos sujeitos, pelos
dizeres enunciados e, tambm, pelos silenciados, constituindo, assim, uma
escavao arqueolgica nos moldes propostos por Michel Foucault. Nesta
perspectiva, o arquivo se constituiria como um verdadeiro organismo vivo e
mutvel (FERRAREZI, 2007, p. 162).
Todo arquivo pressupe inscries, marcas, impresses, assim como a
decodificao das inscries e das marcas e o armazenamento e a
54
preservao das impresses. Todo arquivo pressupe, tambm, um lugar
de consignao - um lugar de reunio dos signos - e uma tcnica de
repetio (MELENDI, 2002, n. p.).
Sem dvida, a memria uma dimenso inerente ao campo arquivstico,
mas os arquivos no so apenas lugares de memria. [...] A memria no
espao arquivstico s ativada, porm, se em tais lugares de memria
forem gerenciados tambm lugares de informao, onde esta no apenas
ordenada, mas tambm transferida. Se a memria no neutra, muito
menos a informao (JARDIM, 1998, n.p).

Acessar o passado remoto, o passado recente e o presente na forma
textualizada s possvel atravs dos arquivos permanente, intermedirio e
corrente, respectivamente, repositrios dos documentos da memria organizacional.

Atravs dos milnios, os arquivos tm representado, alternada e
cumulativamente, os arsenais da administrao, do direito, da histria, da
cultura e da informao. A razo pela qual eles puderam servir a tantas
finalidades que os materiais arquivsticos, ou registros documentais,
representam um tipo de conhecimento nico: gerados ou recebidos no curso
das atividades pessoais ou institucionais, como seus instrumentos e
subprodutos, os registros documentais so as provas primordiais para as
suposies ou concluses relativas a essas atividades e s situaes que
elas contriburam para criar, eliminar, manter ou modificar. [...] Essa
capacidade dos registros documentais de capturar os fatos, suas causas e
conseqncias, e de preservar e estender no tempo a memria e a
evidncia desses fatos, deriva da relao especial entre os documentos e a
atividade da qual eles resultam [...] (DURANTI, 1994, p.49-50).

Na gesto da informao arquivstica, a informao, a princpio,
conservada e gerida em funo do seu valor imediato (administrativo, legal,
financeiro e probatrio), tendo em vista estar relacionada diretamente ao processo
decisrio da organizao. Mais adiante, revestida de valor mediato, pelo carter de
testemunho ou histrico (JARDIM, 1999).
Tanto para a tomada de deciso como para pesquisa histrica, o fator
memria imprescindvel, a memria que o arquivo comporta a concentrao de
tudo que ali est e a memria da mente do velho arquivista, que consegue se
renovar cada vez que se faz alguma escavao, portanto, arquivo vivo e no morto
como ainda indevidamente conhecido e chamado pela cultura arquivstica
brasileira.

5 METODOLOGIA DA PESQUISA

O campo da pesquisa no tocante a espao so as organizaes e o lugar
desse campo so os arquivos das organizaes, onde atua a figura do sujeito da
pesquisa, o velho arquivista. Investigou-se a histria de vida no trabalho do sujeito,
rica de detalhes, peculiaridades e subjetividades, as quais, depois de organizadas
geraram novos conhecimentos.
Minayo (2000, p. 53) concebe campo de pesquisa como:

[...] o recorte que o pesquisador faz em termos de espao, representando
uma realidade emprica a ser estudada a partir das concepes tericas que
fundamentam o objeto da investigao. [...] Alm do recorte espacial, em se
tratando de pesquisa social, o lugar primordial o ocupado pelas pessoas e
grupos convivendo numa dinmica de interao social. Essas pessoas e
esses grupos so sujeitos de uma determinada histria a ser investigada,
sendo necessria uma construo terica para transform-los em objetos de
estudo. Partindo da construo terica do objeto de estudo, o campo torna-
se um palco de manifestaes de intersubjetividade e interaes entre
pesquisador e grupos estudados, propiciando a criao de novos
conhecimentos (grifo do autor).

5.1 Natureza da Pesquisa

Em funo do objeto de estudo, a pesquisa caracteriza-se como emprica
de campo, descritiva, de natureza qualitativa, pois possibilita a aproximao e
envolvimento com o sujeito, conhecendo sua historicidade, imprescindveis para
atingir aos objetivos propostos e procura determinar a incidncia e distribuio de
certas caractersticas e opinies de pessoas, de tal modo a obter e estudar tais
caractersticas e percepes da populao em questo.
58
Minayo (2000, p. 51) entende que:

[...] o trabalho de campo se apresenta como uma possibilidade de
conseguirmos no s uma aproximao com aquilo que desejamos
conhecer e estudar, mas tambm de criar um conhecimento, partindo da
realidade presente no campo.

Lakatos e Marconi (2006, p. 272) entendem que:

Por meio do mtodo qualitativo, o investigador entra em contato direto e
prolongado com o indivduo ou grupos humanos, com o ambiente e a
situao que est sendo investigada, permitindo um contato de perto com
os informantes.

Godoy (1995, p. 58) fala acerca da descrio:

A pesquisa qualitativa no procura enumerar e ou medir os eventos
estudados, nem emprega instrumental estatstico na anlise dos dados.
Parte de questes ou focos de interesses amplos, que vo se definindo a
medida em que o estudo se desenvolve. Envolve a obteno de dados
descritivos de pessoas, lugares e processos pelo contato direto do
pesquisador com a situao estudada.

5.2 Sujeitos Pesquisados

A seleo dos sujeitos da pesquisa passou por quatro momentos. No
primeiro momento recorreu-se ao resgate de observaes passadas, constitudas de
relatrios, notaes, lembranas memoriais e fotogrficas de lugares e pessoas nas
organizaes arquivos e arquivistas captadas com objetivo profissional, durante
o perodo de 1998 a 2007, correspondentes experincia da pesquisadora, em
funo da sua atuao no segmento de arquivos e gesto documental.
59
Os sujeitos foram identificados indiretamente a partir das organizaes as
quais pertenciam. Essas organizaes, dispersas nesses registros de trabalho,
foram reunidas em uma grande lista em planilha eletrnica, totalizando 234, a partir
da foram classificadas em grupo 1, 2 e 3, conforme Figura 2, finalizando o segundo
momento. A seleo dos sujeitos, objeto do terceiro momento ocorreu dentro desse
universo de organizaes de forma intencional, a partir dos seguintes critrios de
incluso que caracterizam o velho arquivista, na concepo da autora da pesquisa:
Trabalhar no arquivo da organizao;
Ser antigo no cargo ou funo que exerce (mais de quinze anos);
Utilizar recursos prprios para recuperao dos documentos e
informao;
Ter o controle dos documentos e da memria da organizao.
115; 49%
86; 37%
33; 14%
GRUPO 1 GRUPO 2 GRUPO 3

FIGURA 4 Universo das organizaes visitadas
Fonte: pesquisa da autora

No quarto momento, j em 2008, aps os sujeitos previamente
identificados no universo das organizaes visitadas (Grupo 3), a pesquisa de
campo constou do retorno aos lugares para contato com as pessoas arquivos e
arquivistas das organizaes para investigao especfica de contextos percebidos
e no estudados poca, os quais incomodaram e chamaram a ateno da
pesquisadora. Sob a nova tica que requeria o momento, a da pesquisa cientfica,
foram aplicados os instrumentos de coleta de dados.
60
Eventualmente, alguns dos sujeitos previamente eleitos no foram mais
encontrados, tanto por motivo de demisso como de aposentadoria, no entanto, as
substituies foram analisadas com o intuito de manter o mesmo perfil previamente
traado. Com esses eventos de desvio de percurso a pesquisa limitou-se a amostra
de 5 indivduos, que foi considerada suficiente e representativa, em funo de
possibilitar abranger a totalidade do problema investigado em suas mltiplas
dimenses (MINAYO, 2000, p. 43).

5.3 Instrumentos de Coleta de Dados

Utilizou-se, principalmente, como instrumento de coleta de dados: a
entrevista semi-estruturada, acrescida da observao simples, por intermdio de
anotaes e o registro fotogrfico para a anlise do ambiente.
O formato semi-estrutrado foi escolhido em funo de se pretender chegar
o mais prximo possvel do sujeito velho arquivista, sem que ele se distanciasse do
seu posto de trabalho, estando, portanto em pleno exerccio da atividade. Uma
entrevista estruturada no teria a riqueza de detalhes e, por outro lado, uma
entrevista aberta seria por demais extensa e ampla, pouco objetiva e o fator tempo
foi regulador do processo.
Com a entrevista pretendeu-se buscar individualmente, informes contidos
na fala dos atores, (MINAYO, 1994, p.57), tanto de natureza objetiva, como
subjetiva, baseados nos valores, atitudes e opinies dos sujeitos pesquisados.
O corpo da entrevista foi dividido em trs momentos:
Algumas questes bsicas e fechadas de diagnstico situacional
dos ambientes arquivsticos, a fim de classificar as organizaes, os
arquivos e os sujeitos pesquisados, as quais sero classificadas como
momento 1;
61
Perguntas que serviram de guia estrutural da entrevista, atreladas
construo terica do objeto de estudo, as quais permitiram a
manifestao das subjetividades e interaes entre o pesquisador e o
sujeito pesquisado, levando a novos conhecimentos, segmentadas
como momento 2;
Indagaes especficas, as quais foram introduzidas no decorrer do
processo, conforme surgia a necessidade durante a interao com o
sujeito, e, por esse motivo, tratadas individualmente, classificadas
como momento 3.
As perguntas do momento 3 so decorrentes do espao e da
aproximao conquistados junto ao entrevistado ao fazer as perguntas de carter
padronizado dos dois outros momentos, conforme May (2004, p. 148) discorre.

As perguntas so normalmente especificadas, mas o entrevistador est mais
livre para ir alm das respostas de uma maneira que pareceria prejudicial
para as metas de padronizao e comparabilidade. O entrevistador, que pode
buscar tanto o esclarecimento quanto a elaborao das respostas dadas,
pode registrar informao qualitativa sobre o tpico em questo. Isso permite
que ele tenha mais espao para sondar alm das respostas e, assim,
estabelecer um dilogo com o entrevistado (grifo do autor).

Foi tambm necessrio investigar o dia-a-dia do sujeito, seu momento
solitrio e sua interao com os membros da organizao (hora do atendimento), o
que ocorreu posteriormente entrevista, depois de se conhecer bem o ator
pesquisado, atravs da tcnica de observao simples, requerendo, em dois dos
pesquisados, mais de uma visita. A observao ajuda o pesquisador na
identificao e obteno de provas a respeito de objetivos sobre os quais os
indivduos no tm conscincia, mas que orientam seu comportamento (LAKATOS;
MARCONI, 2006, p.275).
Outro instrumento de coleta de dados utilizado foi a anlise de ambiente,
atravs do registro em fotografias, cujo formato documental permite uma leitura
simblica, com uma interpretao personificada e ilustrada dos ambientes
arquivsticos. As fotografias utilizadas foram selecionadas, a fim de no apresentar
62
qualquer particularidade que evidenciasse a identidade da organizao ou do sujeito
pesquisado.
Minayo (2000, p. 63), considera a fotografia um recurso visual que amplia
o conhecimento do estudo porque nos proporciona documentar momentos e
situaes que ilustram o cotidiano vivenciado e Loizos (2002, p. 137) afirma que
oferece um registro restrito, mas poderoso das aes temporais e dos
acontecimentos reais concretos, materiais.
Com a consolidao dos instrumentos de coleta de dados, entrevista, e
observao simples, construiu-se a histria de vida no trabalho de cada um desses
sujeitos, os velhos arquivistas, identificados na pesquisa de forma simblica pelo
nmero de ordem de visita (1, 2, 3, 4 e 5), para preservar a identidade de cada
um. Vale salientar que se conseguiu agregar valores aos instrumentos, conforme
Minayo (2000, p. 62) admite:

[...] uma pesquisa no se restringe utilizao de instrumentos apurados de
coleta de informaes para dar conta de seus objetivos. Para alm dos
dados acumulados, o processo de campo nos leva reformulao dos
caminhos da pesquisa, atravs das descobertas de novas pistas. Nessa
dinmica investigativa, podemos nos tornar agentes de mediao entre a
anlise e a produo de informaes, entendidas como elos fundamentais
(grifo do autor).

5.4 Anlise, Apresentao e Discusso dos Dados

Utilizou-se a tcnica de anlise de contedo para analisar os dados
obtidos pelos instrumentos de pesquisa e propiciar a conseqente apresentao e
discusso.
A anlise de contedo tem como objetivo compreender criticamente o
sentido das comunicaes, seu contedo manifesto ou latente, as significaes
explcitas ou ocultas (CHIZZOTTI, 2001, p. 98). Para o autor pode-se decodificar um
63
documento por intermdio de diferentes procedimentos: anlise lexicolgica; anlise
categorial, anlise da enunciao e anlise de conotaes.

5.4.1 Das entrevistas

Inicialmente, como forma de entender a cultura de cada organizao onde
atuam os sujeitos da pesquisa, utilizou-se a anlise categorial, quando se aplicou o
quadro de Bernardes e Marcondes (2006), j apresentado na Figura 3, para
categorizar as variveis Tecnologias, Preceitos e Sentimentos, encontradas na
cultura das organizaes visitadas, que afetam diretamente o velho arquivista e
assim facilitar a investigao do papel dessa cultura na valorao da sua tarefa.
Utilizou-se a traduo e a sntese das falas colhidas na entrevista
(Apndice A), para verificar a tendncia dessa cultura, no que diz respeito atuao
e ao trabalho desse profissional, distribuindo-se no Quadro 2, nas respectivas
categorias: Tecnologias, Preceitos e Sentimentos.

TECNOLOGIAS PRECEITOS SENTIMENTOS
1 Velho arquivista
Planilha Excel para registrar
e controlar os documentos
do arquivo
Programa 5 S;
Procedimentos e formulrios
de arquivo.
O Arquivo no reconhecido
na estrutura.

Tem insegurana em
relao ao processo de
mudana;
Sente que no vai atender
ao novo contexto;
Sente presso por ocasio
de fiscalizaes;
Considera-se arquivista
sem ser essa a sua funo
oficial;
estereotipado pelos
colegas: Fundo.

64
2 Velho arquivista
Guia de transferncia de
documentos como recurso
de busca

Guia de transferncia de
documentos como
procedimento;
Quadro funcional
desatualizado.

Sente amor pela atividade,
evidenciado pela luta
constante, sem desistir;
Percebe que o Arquivo
no valorizado como
deveria ser;
Tem ansiedade com
relao ao dia-a-dia,
sentindo o peso da
responsabilidade;
estereotipado pelos
colegas.
3 Velho arquivista
Planilha Excel para registrar
e controlar os documentos
do arquivo
Definio de cores das
caixas diferentes;
Cada cargo/funo
ocupado por quem
habilitado;
Valorizao em funo do
controle que h.
Tem expectativa positiva
com relao
reorganizao interna;
Considera o arquivo com o
corao da empresa;
Sente-se afastado do resto
do grupo.
4 Velho arquivista
Sistema em MS DOS para
registrar e controlar parte
dos documentos do arquivo
Existncia de rol de tarefas
do arquivo.

No lembrado no dia-a-
dia;
Sente instabilidade em
funo das diversas
transformaes ocorridas;
estereotipado pelos
colegas.
5 Velho arquivista
Sistema artesanal de
endereamento das estantes
para localizar o documento e
mapa de controle.
Existncia de normas e
tarefas;
Existncia de formulrio de
solicitao de documentos;
Reconhecimento do
profissional.

Recebe elogios: achar
agulha no palheiro, ter faro
e olho de raio X;
Sente-se inferiorizado,
porque no tem mais
instruo;
estereotipado pelos
colegas.

QUADRO 2 Aplicao das variveis culturais das organizaes

Para medir o contedo e a intensidade da cultura organizacional no
tocante aos sujeitos da pesquisa, empregou-se o mesmo tipo de representao
grfica que Bernardes e Marcondes (2006) apresentam, atribuindo-se um ponto para
cada varivel observada, as quais resultaram nas seguintes situaes registradas
nas figuras 5.1, 5.2, 5.3, 5.4 e 5.5.

65

FIGURA 5.1 Perfil de intensidade variveis culturais 1 velho arquivista
Fonte: pesquisa da autora, baseada em Bernardes e Marcondes (2006, p. 26)


66



Procedeu-se concentrao de todas as representaes grficas dos
perfis de intensidade das variveis culturais (Figuras 5.1, 5.2, 5.3, 5.4 e 5.5) num
nico grfico, para anlise coletiva e obteve-se a Figura 6, em que se pode verificar
a tendncia maior para a varivel sentimentos e pouca relevncia da varivel
tecnologia, acentuando um dos critrios de incluso definido no incio da pesquisa.
Percebeu-se, tambm, que as culturas das organizaes do velho arquivista 3 e 5
esto em total sintonia, apesar de um sujeito atuar em organizao privada e o outro
em organizao pblica, o que denota situaes comuns para esferas diferentes. Os
preceitos situaram-se numa posio mediana de estrutura do agrupamento, o que
pode traduzir um equilbrio.
67
0
1
2
3
4
5
1 arq. 2 arq. 3 arq. 4 arq. 5 arq.
TECNOLOGIA PRECEITOS SENTIMENTOS

FIGURA 6 Concentrao dos perfis de intensidade das variveis culturais dos sujeitos
pesquisados

Para analisar o contedo das respostas dos entrevistados referentes
construo terica da pesquisa, apoiou-se em Minayo (1994, p. 209). Para a autora
a anlise de contedo o relacionamento entre estruturas semnticas e estruturas
sociolgicas, utilizando-se de tcnicas variadas, dentre elas a anlise temtica, que
descobre os 'ncleos de sentido', que por sua vez compem a comunicao e cuja
presena, ou freqncia de apario pode significar algo para o objeto estudado.
Destacou-se, portanto, os recortes narrativos das entrevistas, de onde se
definiram previamente temas genricos, que refletissem o teor desses trechos
escolhidos (ncleo de sentido) e ao mesmo tempo representassem os objetivos da
pesquisa (Quadro 3.0). Posteriormente, os ncleos de sentido foram distribudos em
ordem alfabtica, em quadros, destinando um para cada sujeito pesquisado
(Quadros 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 4.5), relevantes para a interpretao dos resultados e
cumprimentos dos objetivos da pesquisa. Assim promoveu-se relaes entre o
concreto e o abstrato, o geral e o particular, a teoria e a prtica (MINAYO, 2000, p.
79).
Para Minayo (2000, p. 74), a anlise de contedo pode se referir
verificao de hipteses e/ou questes ou levar descoberta do que est por trs
dos contedos manifestos.
68
Constatou-se essa afirmao de Minayo (2000), quando se descobriu a
forma como os sujeitos comparam os arquivos, os lugares de memria, com outros
equipamentos de outras reas, tornando a narrao bem ilustrativa e criativa. Em
funo disso, optou-se por inseri-los nos comentrios dos quadros que se seguem.

TEMA GENRICO NCLEO DE SENTIDO OBJETIVO
Resgate da memria organizacional Memria arquivstica organizacional Geral
Papel da cultura organizacional
Cultura organizacional

1 Especfico

Estereotipao
Poder
Valorao
Habilitao para o exerccio da funo
Arquivista
2 Especfico
Arquivstica

QUADRO 3.0 Classificao para a anlise de contedo
Fonte: construo da autora

TERMO GENRICO RECORTE NARRATIVO
Arquivista
Aqui eu sou auxiliar de escritrio como tem no meu crach, mas
como eu trabalho no arquivo eu me considero arquivista, mas
ningum nunca me chamou assim (sic).
Na verdade eu no fui selecionado, eu fazia a escrita fiscal da
empresa, mas no tempo que era tudo manual, hoje tudo no
computador e eu no tenho o curso. Eu fiquei doente e a peguei uma
licena e fiquei afastada para me operar. Quando eu voltei tava tudo
mudado e a me botaram no arquivo.
Eu preciso muito da Informtica e nunca fiz um curso, preciso saber
mais sobre arquivo, eu sei que tem muitos cursos por a, mas nunca
fiz no, mas eu conheo todos os papis que tem aqui, todinhos (sic).
Arquivstica
Eu fazia tudo do meu jeito, mas contrataram recentemente uma
empresa especializada para reorganizar o arquivo (sic).
Sei que a gente tem que respeitar a forma que os documentos foram
se juntando, no se pode separar nada, assim desmancha a ordem e
pode algum precisar saber de como ocorreu exatamente isso (sic).
69
Eu uso a classificao por setor, aqui cada um tem uma sigla com as
iniciais, e dentro disso eu acrescento a numerao das caixas, cada
caixa como se fosse um apartamento onde moram as pessoas,
quando elas saem outras vem morar no mesmo lugar, foi assim que
a empresa ensinou (sic).
[...] eu sinto que vo me dispensar, porque vai ter muita mudana pela
frente, eles esperam mais dos empregados e eu sei que eu no sou
do jeito que eles querem (sic).
Esteretipo
[...] o pessoal l da frente tem o costume de se referir ao arquivo
como l no fundo (sic).
Memria arquivstica
organizacional

Quando eles devolvem os documentos eles misturam tudo, por isso
eu escrevo a lpis o nmero da caixa (sic).
[...] tudo aqui reunido e organizado, como um self service, pronto
para se servir. Os documentos principais daqui, as informaes que
mais pedem da rea fiscal e como eu j trabalhei l eu conheo
bem, s vezes mais do que as pessoas que hoje to l. Tem fatos do
passado que refletem no presente, a eu me lembro de tudo (sic).
O mais complicado porque sou eu sozinha para fazer tudo, tenho
que atualizar a planilha e eu s vezes me atrapalho, porque tem que
salvar a verso nova. Tem tudo nos procedimentos e formulrios que
a empresa criou (sic).
Poder
[...] todas as vezes que tem fiscalizao e agora mesmo, quando eles
esto fazendo um estudo para a mudana que vai ocorrer, direto
aqui o pessoal vindo pedir informao e s eu mesma que sabe e
pode atender (sic).
Valorao
[...] s sei que quando tem fiscalizao todo mundo me trata muito
bem e vem muito aqui no meu setor, quando eu acho o que precisam,
a s vendo mesmo... (sic).

QUADRO 3.1 Anlise de contedo da narrativa 1 velho arquivista

Analisando os contedos do Quadro 3.1, verificou-se que a tcnica
utilizada para resgate da memria organizacional pelo profissional, embora
artesanal, providencial, pois, em funo da falta de um sistema de controle de
sada de documentos do arquivo, o nico meio do documento retornar para o local
original, mantendo dessa forma a organizao e a garantia da preservao da
70
memria arquivstica organizacional. A preocupao do profissional em estar sempre
alerta para esse tipo de anotao denota a conscincia da responsabilidade que o
arquivista deve ter com seus arquivos. Tambm se percebeu que esse resgate se d
a partir de experincias passadas na prpria organizao, de forma tranqila, pois o
velho arquivista n 1 compara a sua hora de atendimento como um self service, ou
seja, algo que est pronto para ser consumido de forma rpida utilizando-se de
planilha eletrnica para cadastro e localizao dos documentos. Ele usa tambm da
comparao para exemplificar que cada documento (pessoa) tem um lugar certo
para ser guardado e encontrado (apartamento). Quanto ao papel da cultura
organizacional no resgate da memria arquivstica, percebeu-se que o velho
arquivista n 1 sente tanto o poder que tem nas ocasies de fiscalizao e de estudo
e, por conseguinte, a valorao de sua tarefa, como certa discriminao por parte
dos colegas pela funo exercida. um misto de favorecimento e desfavorecimento.
No que diz respeito habilitao para o exerccio da funo, constatou-se que ele
no tem formao especfica e no fez curso de pequena durao, mas conhece o
principio n 1 da Arquivstica, tem o bom censo, conhecimento das atividades da
empresa e participou da equipe de uma empresa especializada contratada para
reorganizao do arquivo, momento esse que ampliou seus conhecimentos.

Arquivista
Eu sou Operador de Cine-fotografia e Microfilmagem, mas a atividade
de microfilmagem deixou de existir aqui h cerca de cinco anos, pois
h mais de cinco anos a Instituio no possua prticas de arquivo
inativo, foi quando uma equipe de Bibliotecrios de Braslia, l do
Ministrio, nos visitou e nos preparou para esse novo conceito de
arquivo inativo geral [...] e ns continuamos com a mesma funo,
mesmo sem existir microfilmagem e existindo o arquivo. [...] Sou
concursado para essa funo de Operador de Cine-fotografia e
Microfilmagem e fui selecionado para o arquivo porque o trabalho
continuou nele (sic).
[...] eu e os outros fizemos muitos cursos e tambm fomos preparados
pela equipe de fora que veio, mas gostaria de aprender mais a
respeito de novas tecnologias de arquivo, arquivos eletrnicos e tudo
mais...(sic).
71
Arquivstica
Fiz curso sobre arquivos e aprendi muito, a questo dos fundos
arquivsticos, a teoria das trs idades, a melhor forma de preservar o
papel, os mtodos de arquivamento... (sic).
Os principais documentos, aqueles que fazem parte da principal
atividade da instituio, so organizados por ordem alfabtica, da fica
fcil achar, s buscar o nome do projeto, os outros esto separados
aqui, cada sala de uma rea e dentro disso, fazemos s subdiviso
por documento, seguindo a ordem cronolgica. Eles chegam atravs
da guia de transferncia. L na outra sede tem os do pessoal que
corre atrs da aposentadoria (sic).
Essa guia muito importante, porque a prova que o documento
chegou no arquivo, nela tem uma coluna para discriminar, colocar o
perodo, informar o setor e a assinatura de quem transfere e de quem
recebe, mas tem gente que bota boneco pra fazer, mandam a
documentao sem a guia porque urgente, no tem espao no setor,
precisa ficar insistindo, at que mandam depois. Essa guia tambm
serve de inventrio, pois no temos um inventrio propriamente dito
(sic).
No geral no sofro presso, somente quando tem algo de interesse do
Estado, a a pesquisa para ontem, todo mundo se mobiliza e ficam
pressionando... achou? Ainda demora muito? (sic).
Esteretipo
Os colegas brincam muito com a nossa funo porque ela s existe
no papel, as mquinas no funcionam mais, no fazemos o que ela
deveria fazer, o pessoal faz piada do tipo a volta dos que no foram,
mas eu no ligo, sei que o trabalho que fao importante, pode ser
que um dia, quem sabe, mudem isso e a vamos ser arquivista
mesmo (sic).
Memria arquivstica
organizacional
Os principais documentos, aqueles que fazem parte da principal
atividade da instituio, so organizados por ordem alfabtica, da fica
fcil achar, s buscar o nome do projeto, eu sei quase todos
decorados, os outros esto separados aqui, cada sala de uma rea
e dentro disso, fazemos s subdiviso por documento, seguindo a
ordem cronolgica. Eles chegam atravs da guia de transferncia [...]
(sic).
[...] os documentos principais dessa memria, todos os estudos
tcnicos, que tem tudo a ver com Estado, esto bem preservados,
inclusive com uma cpia para pesquisa fluente na Biblioteca. Tambm
tem muita coisa que s a gente tem na cabea, como a equipe bem
72
antiga, conhece alguns detalhes que contam histria, s vezes eles
que nos levam ao registro oficial (sic).
Essa guia muito importante, porque a prova que o documento
chegou no arquivo, nela tem uma coluna para discriminar, colocar o
perodo, informar o setor e a assinatura de quem transfere e de quem
recebe, mas tem gente que bota boneco pra fazer, mandam a
documentao sem a guia porque urgente, no tem espao no setor,
precisa ficar insistindo, at que mandam depois. Essa guia tambm
serve de inventrio, pois no temos um inventrio propriamente
dito(sic).
Poder
Todo dia praticamente, os pedidos de pesquisa chegam de monte,
tanto interno como externo, e s a gente aqui do arquivo que sabe
de tudo (sic).
Valorao
Ah! o nosso sonho de consumo! A sim, a gente seria valorizado,
com espao projetado, equipe toda reunida e todos ns com a nova
funo. J pensou! Realmente um sonho! [...] j apresentamos
projeto para melhorias e sempre discutimos isso em reunio, falta ter
o aval da Diretoria e colocar tudo em prtica (sic).
Os interesses so sempre polticos e econmicos, representa muito
para o Estado, como rotina, passa desapercebido (sic).


Ficou constatado que o velho arquivista n 2 tambm faz o resgate da
memria organizacional, pois ele tem o conhecimento acerca da necessidade
diferenciada de tratamento para cada documento e, como h disponibilidade de
espao, foi destinada uma sala para os documentos de cada rea de atuao da
organizao. Essa disposio tambm traduz o conceito de memria por fundo
arquivstico especfico, facilita a localizao e a preservao e traduz o principal
princpio da arquivstica, o da provenincia ou de respeito aos fundos. Tambm
recorre memrias passadas, as quais levam ao registro oficial, ou seja, aos
documentos. O instrumento que facilita a busca a guia de transferncia de
documentos, que tanto atende a esse fim, como serve de inventrio na falta deste,
sendo meio de pesquisa e controle. Outro argumento utilizado foi a deciso de
manter uma cpia dos projetos na Biblioteca, para preservar a memria e facilitar a
73
pesquisa, uma vez que l conta com sistema automatizado. H certo conflito com
relao ao recebimento dos documentos, pois os colegas de outras reas parecem
querer se livrar dos documentos de qualquer jeito. Observou-se que o papel da
cultura organizacional no resgate da memria arquivstica muito forte, a comear
pela funo exercida que deixou de existir como tal, propiciando comentrios
depreciativos a respeito, inclusive com esteretipo. Apesar dessa situao o velho
arquivista n 2 no se intimida e sonha com a funo de arquivista de fato e de
direito e com projetos de melhorias para um arquivo centralizado. Percebeu-se o
quanto ele se acha pea importante no atendimento a pesquisas internas e externas,
apesar de passarem despercebidas, em funo da rotina. Verificou-se que, quanto
habilitao para o exerccio da funo, ele no tem formao especfica, mas fez
curso de pequena durao e teve uma boa orientao de uma equipe de
bibliotecrios da mesma organizao. Constatou-se que ele tem um nvel elevado de
conhecimentos de toda a teoria arquivstica e tem vontade de aprender mais,
inclusive novas tecnologias de arquivo.

Arquivista
Abriram vaga geral e quando viram que eu tinha o curso de arquivo
me colocaram para o arquivo [...] me pego com o que aprendi nesse
curso e muita coisa vou fazendo pela minha conta, uma questo de
lgica, arquivo o registro oficial do que a empresa faz (sic).
Arquivstica
Sei que no devemos falar arquivo morto, que os documentos so
ativos semi-ativos e inativos, que temos que manter a ordem original
acho que isso o principal (sic).
[...] a gente fica meio afastado da empresa, um ncleo parte,
ningum perturba, tenho meus colegas de trabalho e divido o espao
com essa outra equipe de almoxarifado (sic).
Esteretipo ---
Memria arquivstica
organizacional
As caixas tm cores diferentes conforme as reas, vai chegando e eu
vou colocando na estante e atribuindo um nmero, essas cinzas so
da Contabilidade, as azuis do Financeiro e as amarelas do Pessoal.
As plantas esto na prpria rea, documentao tcnica de uso
constante [...] No temos um sistema para controlar tudo isso aqui,
apenas digitamos em planilha, mas s temos a partir de 2000, para
trs tudo escrito mo, damos preferncia ao presente e andando
para trs ms por ms, um dia a gente fecha tudo. Procuram muito
74
por nota fiscal de compra, como temos fornecedores certos, anotamos
eles no nosso controle e fica mais fcil de procurar (sic).
Tambm o povo chega aqui com informaes vagas, parece que no
sabem o que quer, s vezes nem precisa de pegar o documento, eu
mesma respondo porque me lembro, mas como o documento a
prova, termino mostrando(sic).
Preservar cuidar e fao isso todos os dias, a memria de
pagamentos, a memria de recebimentos, os registros contbeis,
quem trabalhou aqui at quando, como eu disse, o corao da
empresa, mas como voc est falando de memria, fica melhor dizer
o crebro da empresa (sic).
Poder [...] no me envaideo por ter esse poder, o meu trabalho (sic).
Valorao
[...] todo mundo diz que aqui o corao da empresa, tudo t aqui e
eu controlo os documentos e informaes, eles me valorizam por isso
(sic).
[...] Sei que dos que esto aqui comigo, mas os l do escritrio sede
no tenho conhecimento, porque temos pouco contato, somente
quando visitam aqui procurando informao, eles acham tudo muito
organizado, mas porque no viram ainda o galpo a organizar (sic).


Averiguou-se que para o resgate da memria organizacional o velho
arquivista n 3 utiliza-se de cores diferenciadas para classificar previamente a
documentao, um argumento ainda muito usado, mas que deixa dvidas quanto
a sua continuidade, haja vista a falta do produto da mesma cor para manter a
padronizao adotada. Percebeu-se a conscincia que ele tem para tratar de forma
diferenciada o legado da documentao, utilizando-se de uma estratgia prpria
para no comprometer o trabalho presente e dessa forma resgatar e preservar a
memria arquivstica organizacional. Para a demanda maior, ele procurou dispensar
um argumento a mais de busca como forma de facilitar o atendimento. O profissional
demonstra que conhece a diferena entre arquivo tcnico e arquivo administrativo.
Esse profissional faz meno ao arquivo como crebro da empresa, ressaltando o
quanto importante a memria arquivstica. Referindo-se ao papel da cultura
75
organizacional no resgate da memria arquivstica, apesar da situao de
afastamento, a cultura de valorizao do arquivo e da atividade, quando
comparado ao corao da empresa e o poder inerente condio no levando em
conta pelo sujeito pesquisado. Na habilitao para o exerccio da funo, constatou-
se que ele no tem formao especfica, mas fez um curso de pequena durao h
anos atrs, que vem sendo sempre reativado com o cotidiano e com a prpria lgica
de seu pensamento, ao traduzir o arquivo corretamente, segundo a Arquivstica,
como o registro oficial do que a empresa faz.

Arquivista
Vim adida porque ensinava na escola do estado e depois consegui
ser enquadrada (sic).
[...] sou um pouco limitada, mas cumpro meu horrio e fao o que tem
que ser feito (sic).
Arquivstica
Aqui tem que entender de todas as atividades e acompanhar as
mudanas so tantas que at perdi as contas, rgo sendo extinto,
outros novos chegando, fuso de outros, eu tenho a histria de tudo
isso, fiz um controle para facilitar no arquivo, porque o pessoal que vai
se aposentar tem que buscar na origem do rgo. Como eu vim do
Protocolo eu tive uma viso geral de tudo (sic).
[...] conheo arquivo s de prtica e da herana do protocolo. (sic)
[...] o rgo j mudou de nome trs vezes, mas tudo a mesma coisa.
[...] mudou tudo desde aquela poca. Eu preferia quando era XXXXX.
Agora a gente no nada. A XXXXX existia h mais de 50 anos,
como que acabam com um rgo desse jeito! (sic).
A gente esquecido aqui no meio desses papis, de vez em quando
algum aparece aqui para ver como est, o pessoal acha isso aqui
muito doentio, por causa dos documentos velhos, desses armrios do
tempo da ditadura, eu mesma adoeo muito com isso (sic).
[...] o pessoal diz que eu vou ser arquivada com os documentos (sic).
Esteretipo
[...] escutei pessoas se referir a minha pessoa como algum que j
morreu e no sabe (sic).
Memria arquivstica [...] eu tenho a histria de tudo isso, fiz um controle para facilitar no
76
organizacional arquivo, porque o pessoal que vai se aposentar tem que buscar na
origem do rgo. Como eu vim do Protocolo eu tive uma viso geral
de tudo (sic).
Aqui eu cadastro s os mais importantes. Tem esse sisteminha aqui
bem antigo, mas ele atende bem, eu ponho o cdigo do documento e
ele traz os que tem, a eu vou e pego na estante. Antes tinha o local,
mais depois de todas essas mudanas no adianta mais, eu tirei tudo,
porque mudou muito. Como a gente sabe tudo onde est de cabea
s pegar. T vendo essas prateleiras aqui, eu coloco os que so mais
pedidos, igual a supermercado, mais fcil de pegar, os mais de cima e
os bem de baixo ficam os que menos pedem (sic).
Todo dia algum ganha com os documentos que localizamos. Ganha
porque consegue se aposentar, porque faz um trabalho de pesquisa,
ou ganha porque se livra de alguma penalidade e por a vai...(sic).
J pensou se tudo isso aqui no estivesse no lugar, como seria? Um
verdadeiro caos, se no tivesse eu e a Fulana de Tal para cuidar... sei
no... s vezes penso que fao parte de tudo isso aqui, a Fulana de
Tal no, ela ainda novinha, mas eu... o pessoal diz que eu vou ser
arquivada junto com os documentos (sic).
Poder Todo dia tenho esse poder de encontrar o que muitos precisam (sic).
Valorao
Meus colegas mesmos j se aposentaram, hoje tem muita gente nova
e de outros rgos que se juntaram, mas tiro por essas
lembrancinhas, se me do porque reconhecem meu trabalho (sic).


Para o resgate da memria organizacional notou-se que o velho
arquivista n 4 tem participao muito importante, tanto sob o aspecto social como
organizacional, quando se preocupa com a aposentadoria dos colegas e os
problemas internos. Tambm foi notada a interferncia do velho arquivista, ao
selecionar sob a sua tica o que mais importante, ferindo a condio de
imparcialidade. Sobre a disposio dos documentos, talvez em funo da incidncia
de mudanas, ele desistiu em parte de manter a organizao anterior e, de uma
forma bem prtica, adotou uma sistemtica de logstica varejista, fazendo aluso ao
supermercado, para facilitar a sua vida no arquivo, sempre discriminando a
77
documentao. Percebeu-se no ltimo pargrafo a conscincia de dever cumprido,
quando ele se reporta aos ganhos dos usurios provenientes do resgate da memria
organizacional. Esse profissional tem toda a segurana no papel que desempenha,
uma questo de ordem, de lugar certo. Ele se inclui no prprio arquivo, como
memria da organizao, tendo o reforo da cultura organizacional, que tem o papel
muito forte, em funo do meio sculo de existncia e das mudanas ocorridas ao
longo desse tempo, preservando tradies, esteretipos e histrias. Na habilitao
para o exerccio da funo, verificou-se que ele no tem formao especfica, mas a
sua experincia no setor de protocolo fez com que conhecesse toda a estrutura da
organizao e os assuntos inerentes a ela, os quais ela aplica no desempenho da
atividade de arquivo.

Arquivista
Eu antes fazia somente a limpeza do arquivo, mas com o tempo eu
passei a mexer com os documentos, mas eu s fao mesmo
procurar [...]
Arquivstica
As estantes e prateleiras so numeradas, e as pastas chegam aqui
por ano, eu ponho por ano e ordem alfabtica. Os processos ficam em
caixas, tambm com nmero. A D. Fulana tem um mapa que eu
ajudei a fazer com ela. [...] Eu dei tambm uma letra para cada ala, a
eu penso B-5-2, quando eu chego l procuro o nmero ou o nome.
[...] o negcio que o pessoal daqui tem mania de pedir o que no t
aqui, a impossvel achar, no ? (sic).
Esteretipo
O pessoal do tem mania de me chamar de peo, acho que porque
tenho pouco estudo e fico muito vontade de camiseta, aqui muito
quente e sempre fico sozinho mesmo pelo meio das estantes (sic).
Memria arquivstica
organizacional
As estantes e prateleiras so numeradas, e as pastas chegam aqui
por ano, eu ponho por ano e ordem alfabtica. Os processos ficam em
caixas, tambm com nmero. A D. Fulana tem um mapa que eu
ajudei a fazer com ela (sic).
Eu dei tambm uma letra para cada ala dessa, a eu penso B-5-2,
quando eu chego l procuro o nmero ou o nome [...] Eu tenho boa
memria e por isso acho que preservo a memria (sic).
Poder
Quem sou eu?... essas informaes daqui so da empresa, eu s
fao mesmo mexer com elas e passo logo pra frente (sic).
78
Valorao
A D. Fulana sempre fala que eu acho agulha no palheiro, que eu
tenho faro, olho de raio X, essas coisas todas (sic).
Eu antes fazia somente a limpeza do arquivo, mas com o tempo eu
passei a mexer com os documentos, mas eu s fao mesmo
procurar [...] (sic).
Todo mundo comenta o trabalho do peo [...] a D. Fulana deu
parabns, ela pensou que no encontrava (sic).


Observou-se que para o resgate da memria organizacional o velho
arquivista n 5 tem o conhecimento de classificao e de ordem e a preocupao
pelo controle geral para a qualquer tempo resgatar a memria arquivstica
organizacional, utilizando-se da sua prpria memria. Ele conviveu muitos anos com
os documentos, fazendo a limpeza do arquivo e isso propiciou a memorizao do
que existia, afora o que vai chegando e sendo tambm explorado e memorizado.
Tambm ocorre em funo do mapeamento das estantes, j comentado
anteriormente. O arranjo alfa-numrico citado reporta-se, de forma adaptada, aos
mtodos arquivsticos conhecidos. Quanto ao papel da cultura organizacional no
resgate da memria arquivstica notou-se que no muito incidente, h apenas uma
cultura de solicitar o que no existe e isso atrapalha o trabalho do velho arquivista,
no entanto, h um consenso geral que ele competente para exercer tal funo, a
prova disso so elogios e admiraes. Constatou-se que o velho arquivista n 5 o
que tem menos instruo e foi promovido de forma extra-oficial da funo de
servios gerais para a de arquivista aproveitando a aproximao que mantinha com
os documentos, mas nunca fez um curso de arquivo.

79
5.4.2 Da observao simples

O instrumento da observao dos ambientes de trabalho trouxe para o
resultado da pesquisa o reforo quanto ao fator cuidado, enfatizado tanto
verbalmente por todos os sujeitos, conforme as narrativas abaixo, como evidenciado
pelas aes nos momentos solitrios dos velhos arquivistas: A forma com que
manuseiam os documentos e os colocam na caixa, a forma com que se preocupam
com os documentos quando os entregam para pesquisa, fazendo recomendaes
de cuidado e retorno, caracterizam a inteno de preservao da memria
arquivstica organizacional, aproximando a teoria com a prtica.
1 velho arquivista
O de auxiliar de escritrio sim, mas o que eu fao mesmo, que cuidar do arquivo, no [...] eu
cuido muito de tudo aqui (sic) (grifo meu).
2 velho arquivista
[...] enfim, tentamos preservar a memria da instituio, cuidamos de todos os documentos, so mais
de um sculo de existncia [...] (sic) (grifo meu).
3 velho arquivista
Preservar cuidar e fao isso todos os dias, a memria de pagamentos, a memria de
recebimentos, os registros contbeis, quem trabalhou aqui at quando, como eu disse, o corao
da empresa, mas como voc est falando de memria, fica melhor dizer o crebro da empresa (sic)
(grifo meu).
4 velho arquivista
como cuidar de um rebanho fico juntando as partes e tentando dar uma ordem, so muitas salas
com documentao de vrios rgos extintos, de vez em quando chega material para ser
incorporado a um desses e eu e minha colega vamos incluindo [...] (sic) (grifo meu).
J pensou se tudo isso aqui no estivesse no lugar, como seria? Um verdadeiro caos, se no tivesse
eu e a Fulana de Tal para cuidar [...] (sic) (grifo meu).
Quanto ao rebanho, tem que manter cada um no conjunto, cuidando para no se perder, sempre
andando junto, tambm assim no arquivo. (sic) (grifo meu).
5 velho arquivista
Meu trabalho aqui cuidar de tudo, procurar todas as pesquisas que vem no formulrio pelo malote
e achar [...] (sic) (grifo meu).

80
5.4.3 Da anlise do ambiente

A coleta de dados pela anlise do ambiente por fotografia, proporcionou
uma checagem das falas, pois o que foi narrado pelos sujeitos pode ser comprovado
atravs das imagens, alm da observao de detalhes a posteriori.

Essas caixas aqui no cho tudo para a fiscalizao, eu
to aguardando que devolvam os documentos tirados
(sic).

FIGURA 7.1 Ambiente de trabalho 1 velho arquivista
Fonte: arquivo da autora

Percebeu-se organizao e limpeza no ambiente de trabalho, no entanto,
certa limitao de espao e desconformidade no padro de estantes, ora com
disposio de caixas horizontal, ora vertical, o que dificulta o atendimento,
principalmente por ocasio das fiscalizaes.

[...] cada sala de uma rea e dentro disso, fazemos s
subdiviso por documento, seguindo a ordem
cronolgica (sic).

81

[...] existe aquele arquivo bem antigo que impossvel se
localizar alguma coisa, quando sei que querem
documento que no est nesse aqui, eu digo logo no
pea pesquisa que no tem condio (sic).
Sempre localizamos de imediato o que solicitam, s os
documentos que esto na sede do Bairro X que
precisamos de muitos dias, pois esto todos sem ordem,
espalhados e muitos sujos (sic).

FIGURAS 7.2 Ambiente de trabalho 2 velho arquivista

Percebeu-se a tranqilidade no trabalho quando se trata desse ambiente,
em funo da organizao e da classificao por salas, no entanto, o clima mudou
quando se visitou o outro ambiente em desordem.
Verificou-se a falta de estmulo para promover a memria arquivstica
organizacional, quando se trata desse ambiente, as condies adversas perturbam e
tiram a tranqilidade do velho arquivista, que, no meio desordem ainda insiste em
resgatar a memria, atravs de pequenas aes isoladas, como a que se
presenciou, uma tentativa de reunir em um canto documentos interligados.

As caixas tm cores diferentes conforme as reas, vai chegando e eu vou colocando na estante e
atribuindo um nmero, as cinzas so da Contabilidade, as azuis do Financeiro e as amarelas do
Pessoal (sic).
82

[...] quando visitam aqui procurando informao, eles
acham tudo muito organizado, mas porque no
viram ainda o galpo a organizar (sic).


Constatou-se que a dinmica exatamente essa, em funo do local
afastado, as caixas chegam de carro utilitrio da prpria organizao e seguem logo
para uma rotina de trabalho, como uma linha de produo: recebe, confere,
organiza, faz a etiquetagem, digita em planilha, encaminha para as estantes, muito
bem conduzida pelo velho arquivista.
A grande preocupao desse velho arquivista o galpo a organizar,
principalmente em funo do processo de organizao interna que se iniciar em
breve. Mesmo na desorganizao, h uma organizao, s que existe apenas na
memria dele e isso que propicia o resgate da memria arquivstica .

como cuidar de um rebanho, fico juntando as partes e tentando dar uma ordem, so muitas salas com
documentao de vrios rgos extintos, de vez em quando chega material para ser incorporado a um
desses e eu e minha colega vamos incluindo, s vezes chega sem procedncia, mas eu leio com muita
ateno para descobrir de onde e como eu sou muito antiga aqui eu descubro logo (sic).

FIGURA 7.4 Ambiente de trabalho 4 velho arquivista
83
Nesse ambiente se teve a oportunidade de presenciar e registrar a
chegada de documentos, conforme a fala do pesquisado. Necessitou-se insistir na
segunda analogia que ele fez, comparando os documentos de arquivo a um rebanho
e, em razo disso pediu-se um maior esclarecimento a respeito, conforme abaixo:
Pergunta: Voc fez duas comparaes bem interessante, uma com um rebanho se
referindo aos documentos ainda para incluir e outra com um supermercado, quando a
documentao j est disponvel. Fale um pouco mais dessa sua comparao.
Resposta: Quanto ao rebanho, tem que manter cada um no conjunto, cuidando para no
se perder, sempre andando junto, tambm assim no arquivo. E quanto ao
supermercado, sei que existe uma lgica para os artigos nas prateleiras, os l de baixo
so os mais baratos, os da altura da vista so os mais caros [...] e por ai vai... Tento
adotar do mesmo jeito para facilitar a minha vida, j que no temos muitos recursos.
Tudo aqui muito precrio (sic).

O meu trabalho aqui cuidar de tudo, procurar todas as pesquisas que vem no formulrio pelo malote
e achar e depois colocar no lugar de novo, quando devolvem, tem que ser assim, se no perde tudo.
T vendo esses corredores aqui? Sei tudo de cor e salteado, essas caixa aqui so processos (sic).


O velho arquivista n 5, ou peo como denominado pelos colegas,
de fato um agente de promoo da memria arquivstica organizacional, verificou-se
durante o perodo de observao que ele faz jus ao esteretipo, no de forma
inferiorizada, mas como um reconhecimento, pois, ao se utilizar do mesmo contexto,
84
pode-se dizer que ele cavalga entre as fileiras de estantes e laa o documento
solicitado pela organizao.
Com relao interao dos cinco velhos arquivistas com os colegas da
organizao, observou-se que a relao estritamente profissional, com boa
comunicao, mas com certo clima de distanciamento e formalidades, apenas o 5
velho arquivista mantm relao mais amistosa, com falas menos formais, num
ambiente de total descontrao. Atribuiu-se esse fato s circunstncias do ambiente,
um grande galpo, afastado da sede principal, das regras e dos controles, onde
apenas trabalha o velho arquivista.
Ai cara! Qual o prato do dia?
A pergunta faz referncia pesquisa do dia e o solicitante entende
perfeitamente a analogia do velho arquivista

88
6 CONSIDERAES FINAIS

O pressuposto desta pesquisa de que o velho arquivista, apesar de suas
limitaes de formao profissional, de condies de trabalho e de valorizao
pessoal, contribui efetivamente para o resgate da memria arquivstica
organizacional, foi confirmado dentro das limitaes e do recorte dado pela
metodologia. Metodologia esta que atendeu satisfatoriamente por todo o trajeto
percorrido. Para essa constatao necessrio rever os objetivos lanados no incio
do trabalho.
A pesquisa teve como objetivo geral verificar como se d o resgate da
memria arquivstica organizacional a partir das aes do velho arquivista.
Verificou-se que o resgate se d atravs de recursos muito singulares da
experincia acumulada do sujeito, que denotam uma riqueza de sensibilidade,
poesia e perspiccia, haja vista o perfil baixo de intensidade da varivel tecnologia
da cultura organizacional e a necessidade de fazer algo para preencher essa lacuna.
A tecnologia deveria ser a maior parceira desse sujeito, no entanto, na falta,
observou-se que ele utiliza argumentos auxiliares, analogias com outras realidades
muito bem empregadas no contexto, lembranas aleatrias e outras at
sistematizadas, que, de to surpreendentes que so, do margem para outro
estudo, as quais descrevo a seguir.
O 1 velho arquivista considera a caixa um apartamento e a
documentao as pessoas; o 2 sujeito sabe todos os nomes dos projetos em ordem
alfabtica e adota um formulrio especfico; o 3 velho arquivista tem um controle
parte com os nomes dos fornecedores; o 4 entrevistado tem o arquivo como um
rebanho, quando se reporta formao os conjuntos documentais e como um
supermercado, quando o disponibiliza para a pesquisa e o 5 velho arquivista
utiliza recurso alfa-numrico de logstica para enderear e mapear as caixas e
pastas de documentos.
Confirmou-se tambm o ttulo dado a pesquisa, quando se faz aluso ao
velho arquivista como elo perdido da memria arquivstica organizacional, porque
89
se no for atravs dele, a memria que est nos arquivos da organizao no pode
ser resgatada com a tempestividade que requer sempre o momento.
O Arquivo de uma organizao no formado intencionalmente, ele se
compe na medida em que as atividades vo sendo desenvolvidas e registradas em
algum suporte, para a formalizao do processo e guarda da memria para a
posteridade. Os arquivos esto presentes nas vidas das organizaes por toda a
existncia e junto a eles est o velho arquivista, guardando e cuidando da memria
por intermdio dos arquivos. Portanto, a memria arquivstica da organizao,
tanto por ser proveniente dela (princpio da provenincia - Arquivstica), como pela
posse, domnio e propriedade (princpio de propriedade - Direito). No entanto,
percebeu-se outro aspecto, na concepo alegrica do velho arquivista, o
sentimento de posse, em que essa memria tambm dele, isto porque ele agrega
valor por afinidade e por afetividade atravs do apego aos documentos do arquivo.
Outro ponto observado durante a pesquisa que o velho arquivista no trabalha a
informao, ele apenas utiliza dela enquanto memria, materializando-a atravs de
suas aes, quando finalmente resgata o documento.
Como primeiro objetivo especfico, a pesquisa apresentou a necessidade
de investigar o papel da cultura organizacional na valorao da tarefa do velho
arquivista. Apesar de cada organizao ter a sua prpria cultura, verificou-se que
dos cinco sujeitos pesquisados quatro tm em comum a mesma particularidade, ou
seja, atendem por esteretipos. So expresses contextualizadas, criadas pela
cultura, as quais uma no podia dar certo em outra organizao, seno naquela
mesma em que foi concebida: Fundo; A volta dos que no foram; J morreu e
no sabe e Peo, conforme j foi comentado anteriormente. So variaes
semanticamente diferentes, no entanto, aplicadas com o mesmo objetivo, o de
depreciar a funo. Mas isso no exclui nem intimida o velho arquivista da tarefa
incansvel de guardio da memria. Independente do esteretipo, a cultura
organizacional ora valoriza o sujeito, ora indiferente ou tende interiorizao.
Verificou-se esse fato pela sazonalidade das pesquisas e pela necessidade de
resgate da memria por algumas das questes j citadas. Quando h expectativa de
que algo seja resgatado, os olhares se voltam para o velho arquivista, quando
passa a necessidade, ele esquecido. Mesmo assim ele continua atento e a postos,
90
pronto para cumprir sua funo e dessa forma concretizar o resgate da memria
organizacional.
O outro objetivo especfico lanado foi o de verificar a habilitao do
velho arquivista para o exerccio de sua funo. Como resposta obteve-se que,
quando a habilitao no bsica, praticamente inexiste. Nos cinco sujeitos
pesquisados apenas dois fizeram curso de curta durao, quando o ideal seria a
graduao de nvel superior, para atuar como Arquivista ou, no mnimo, a formao
de Tcnico em Arquivo, conforme preceitua a legislao em vigor. Mas, mesmo sem
essa formao eles cumprem suas tarefas e, se no fossem as aes dos velhos
arquivistas, a memria arquivstica organizacional estaria fadada a no ser
resgatada e ao esquecimento. E no se compreender os riscos por que passam as
organizaes ao no dispensarem maior ateno aos arquivos, aos seus recursos
humanos, mesmo sabendo que os custos com a falta do resgate do documento,
podem se traduzir quantitativamente e qualitativamente. A organizao pra
espera do documento e tempo perdido com a sua busca. So questes de ordem
administrativa, econmica, fiscal, social e legal, que podem levar a organizao a
uma situao delicada e, mesmo ciente disso, pois j provou dessa experincia, a
valorao do capital intelectual responsvel por esse segmento subestimada e
relegada ao segundo plano. So ativos intangveis que faro falta quando ocorrer o
afastamento da organizao e as organizaes visitadas, no esto preparadas no
momento para a sada desses sujeitos.
A relevncia dada ao velho arquivista nesta pesquisa diretamente
proporcional a importncia de se investir na organizao e preservao dos
arquivos, quando se pretende preservar a memria da organizao. necessrio
gerir os documentos de tal forma que se tornem acessveis para atender as
demandas. No se pode ficar dependendo apenas de depoimentos que, com sua
parcialidade, podem tanto contar quanto ocultar a memria. E o velho arquivista
contribui para a eliminao do exagero de subjetividade e da insegurana em
relao a dados, informaes e conhecimento, quando a memria se fundamenta
apenas em testemunhos.
Cabe tambm incluir nessas consideraes finais a resposta indagao
alusiva citao de Norbert Elias, provocada no texto introdutrio - Seriam eles
91
capazes de correr atrs do tempo perdido, esforando-se para olhar alm do rio,
para com esse recurso mudar o que igual e sem avano? Depois de toda essa
trajetria percorrida, conhecendo de perto o velho arquivista, cabe uma resposta
positiva, eles mudam pouco a pouco a cada dia, medida que a memria vai se
compondo e eles agregando valor para a organizao. Um resgate a mais uma
mudana e um avano, mesmo com as suas limitaes, no status quo em que se
encontra, pois ele j faz o mximo. Mas o aporte do conhecimento, da tecnologia e
da prpria valorizao por parte da organizao, far com que o velho arquivista
avance alm do que j faz hoje.
Numa anlise acerca de como pode ocorrer essa valorizao, a priori,
eliminar a situao de o rgo oficioso, definindo o rgo de arquivo em uma melhor
posio na estrutura organizacional, preferencialmente de staff, tendo em vista o
domnio da memria da organizao e o fato de atender a setores e funcionrios de
diferentes nveis de autoridade. E, como arquivo no existe sem arquivista, o futuro
estar lanado!

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99

APNDICE A ROTEIRO DA ENTREVISTA
MOMENTO 1
PERFIL DO ENTREVISTADO
1 Qual a sua formao profissional?
2 Quantos anos de trabalho voc tem?
3 Em quantas organizaes voc j trabalhou?
4 Voc se considera um bom profissional?
5 O que para voc um bom profissional?
6 Voc acha que a atual Organizao onde voc trabalha o considera um bom
profissional? Por qu?
O ENTREVISTADO NA ORGANIZAO
7 Qual o cargo/funo que voc ocupa nessa Organizao?
8 Voc j desempenhou outros cargos/funes nessa Organizao? Quais?
9 Esse cargo/funo reconhecido pelos colegas e pela direo Organizao?
10 Como voc foi selecionado para esse cargo/funo?
11 Voc acha que tem conhecimentos suficientes para desempenhar esse
cargo/funo?

MOMENTO 2
O ENTREVISTADO E O SEU TRABALHO NO ARQUIVO
12 Como o seu dia de trabalho?
13 Voc sofre algum tipo de presso?
14 Voc sofre algum tipo de preconceito ou discriminao por desempenhar esse
cargo/funo?
15 Voc conhece algum conceito, teoria ou tcnica da Arquivstica?
16 Como voc arquiva os documentos?
17 Voc consegue localizar o documento solicitado?
18 Ocorreu de voc procurar o documento e no localizar sabendo que ele
100

existe? A Organizao sofreu algum tipo de perda? Voc foi penalizado?
19 Ocorreu de voc localizar um documento que levou a Organizao a ter algum
tipo de ganho? Voc teve seu trabalho reconhecido por isso?
20 Os seus colegas de trabalho comentam e conhecem o trabalho que voc
desenvolve no Arquivo?
21 Voc j teve alguma ascenso profissional depois que iniciou o trabalho no
Arquivo?
22 Voc participa de reunies internas acerca do trabalho como um todo na
Organizao?
23 Voc considera o arquivo que voc trabalha organizado?
24 Voc acha que consegue preservar a memria da Organizao?
25 Em algum momento da sua vida profissional voc deteve o poder atravs dos
arquivos?

MOMENTO 3
QUESTES A SEREM DEFINIDAS CONFORME CADA SITUAO

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