POLTICAS ARQUIVSTICAS E SUAS IMPLICAES NA PRESERVAO, NO

ACESSO E NO USO DOS DOCUMENTOS

THE ARCHIVE POLICIES THE YOUR IMPLICATIONS IN PRESERVATION, IN ACCESS
AND IN USE OF DOCUMENTS
Rose Tenrio de Oliveira
Arquivista. FIOCRUZ. Especialista em Organizao,
Planejamento e Direo de Arquivos pelo convnio UFF/AN.
oliveyra@fiocruz.br
Resumo
Este estudo prope discutir as implicaes que a inexistncia de polticas arquivsticas pode
ter na preservao de acervos documentais. Leva em considerao que a preservao
documental tem como objetivo garantir o acesso e o uso dos documentos, uma vez que o
manuseio incorreto durante uma pesquisa um dos vrios fatores degradantes que afetam os
acervos. Procura elencar tanto as dificuldades existentes nesse campo, quanto explicar que a
preservao documental consiste em um trabalho de gesto onde o que est em jogo o
planejamento para definio de prioridades de ao.
Palavras-chave: Preservao Documental. Polticas de arquivo. Acesso. Uso. Arquivologia.
1 INTRODUO
No mundo inteiro, arquivistas, bibliotecrios, muselogos e conservadores tm lidado com a
preocupao quanto preservao dos testemunhos histricos e culturais, tambm chamado
de patrimnio. No Brasil, este termo encontra lugar na Constituio Federal de 1988, onde, no
Art. 216, fica estabelecido que constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza
material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia
identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira
(BRASIL, 1988), dentre os quais se incluem tambm os acervos documentais. Cada um
desses profissionais certamente tem orgulho desse patrimnio e anseia por lhe dar o melhor
tratamento possvel, afinal, esta a sua tarefa. Como refora Garca Belsunce:
O patrimnio documental contido nos arquivos matria nutriente da informao
primria [...]. Ao dar relevncia funcionalidade, estamos possibilitando, quase
exigindo, um novo tratamento administrativo do documento [...]. Essa funo
informativa e os mltiplos usos derivados dela exigem uma particular proteo do
patrimnio documental (BELSUNCE, 1986, p. 31 apud SILVA, 1998, p. 27).

Numa corrida contra o tempo, preservar o patrimnio contido nos arquivos tornou-se,
inexoravelmente, mais que um dever. uma obrigao que se encontra no bojo das
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atribuies dos profissionais acima mencionados. Mas, diante do imenso volume de

documentos que se acumulam nos arquivos, o que preservar? Ou melhor, o que eleger para
uma vida mais longa? O que condenar morte, se certa a impossibilidade da preservao
integral? Tarefa rdua a dos responsveis pela preservao deste patrimnio.
O patrimnio documental feito de matria orgnica animal ou vegetal (pergaminho ou
papel) e, como tal, passvel de deteriorao. Assim como um ser vivo, esse patrimnio
nasce, vive e morre. O que arquivistas e conservadores tentam incansavelmente fazer
retardar essa morte. Sem falar nos acervos digitais, cuja preservao ainda um grande
desafio.
A preservao, segundo o professor Sergio Albite Silva (1998, p. 9), deve ser entendida, hoje
em dia, pelo seu sentido geral e abrangente. Seria ento, toda ao que se dedica a
salvaguardar ou a recuperar as condies fsicas e proporcionar permanncia aos materiais
dos suportes que contm a informao. Esta situao implica em muitas decises, desde as
relacionadas especificamente ao fazer arquivstico recolhimento do acervo, classificao,
avaliao e seleo de documentos, etc; at as de higienizao, acondicionamento e outras que
so da alada de conservadores.
Todos esses aspectos se impem cotidianamente e as tcnicas necessrias execuo dessas
atividades esto ao dispor dos profissionais, algumas sero utilizadas isoladamente, outras em
conjunto, tendo como objetivo nico prolongar a vida de alguns documentos, jamais de todos.
Pois, por mais boa vontade e recursos que existam, nem tudo poder ser preservado. O
prprio manuseio incorreto durante uma pesquisa um dos vrios fatores degradantes que
afetam os documentos. Porm, quando no possvel intervir em todas as frentes com a
mesma uniformidade, para prover acesso, garantindo a preservao do acervo, torna-se
indispensvel diagnosticar o conjunto da instituio e, cautelosamente, decidir como agir. J
que sempre haver uma escolha a ser feita e uma deciso a ser tomada. [...] Em um programa
responsvel de administrao arquivstica, a preservao um componente que deve estar
inserido na misso, nas polticas, e nas aes [da instituio] (BECK, 2006, f. 18).
neste sentido que se justifica a realizao deste estudo: Entender as implicaes que a
inexistncia de uma poltica arquivstica de acesso formalmente constituda e explcita pode
ter no mbito da preservao do acervo arquivstico, uma vez que decises tomadas
isoladamente no podem ser vistas como polticas. Entretanto, a repetio sistemtica de
certas decises pode ser assim interpretada, mesmo estando implcita.
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2 MAPEANDO OS CONCEITOS
Paul Conway evidencia a importncia crucial da gesto de recursos para o xito da
preservao. Segundo ele,
Hoje, preservao uma palavra que envolve inmeras polticas e opes de ao,
incluindo tratamento de conservao. Preservao a aquisio, organizao e
distribuio de recursos, a fim de impedir posterior deteriorao ou renovar a
possibilidade de utilizao de um seleto grupo de materiais (CONWAY), 1997, p
15)

Buscando-se o termo preservao no Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica,

publicado pelo Arquivo Nacional (2005, p.135), encontra-se, preveno da deteriorao e
danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento fsico
e/ou qumico. Mas o que vem a ser controle ambiental? O controle ambiental inclui o
cuidado no manuseio dos documentos? A resposta sim. A otimizao das condies
ambientais obtida basicamente atravs do controle de alguns elementos, como: temperatura
e umidade relativa do ar, nveis de poluentes, higiene rigorosa e luminosidade.
Evidentemente, o controle destes elementos no deve ser garantido apenas nos depsitos, h
de se controlar tambm as reas onde os documentos sero consultados.
Silvana Bojanoski explica que:
A busca de solues para os problemas de preservao est cada vez mais baseada,
por um lado, em conhecimentos tecnolgicos e cientficos e, por outro, em aes
gerenciais voltadas para o desenvolvimento de polticas de preservao dos
acervos como um todo (BOJANOSKI,1999, p. 39)

As definies encontradas no Dicionrio de Cincias Sociais da Fundao Getlio Vargas

para os conceitos de gerenciamento ou gerncia referem-se ao processo de formular e
executar uma poltica empresarial ou industrial (tambm podendo ser institucional) atravs
das atividades funcionais de planejamento, organizao, direo, coordenao e controle
(FUNDAO GETLIO VARGAS, 1987, p.515).
Interessante tambm a definio de Gesto de Documentos encontrada na Lei n 8159 de
janeiro de 1991, conhecida com Lei de Arquivos, visto que todo o processo desenvolvido para
racionalizar o fluxo documental favorece a preservao dos documentos considerados de
valor permanente. Conforme essa Lei:
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente (BRASIL, Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991).

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Contudo, no processo de organizao de um programa cujo objetivo garantir a preservao

de acervos, o planejamento o elemento fundamental. Pois o planejamento um mtodo
para traar as metas e os meios de alcan-las. [...] J. D. Millett (FUNDAO GETLIO
VARGAS, p.897) diz que o trabalho de planejamento, reduzido talvez a seu aspecto mais
elementar, consiste em definir e acentuar os objetivos [...]. Sendo assim, o planejamento
essencial em qualquer instituio que necessite estabelecer e implementar adequadamente
suas polticas, tanto de acesso e preservao, como tambm nas demais polticas necessrias.
Conforme afirma Idalberto Chiavenato (1982. p. 245), o planejamento consiste na tomada
antecipada de decises sobre o que fazer antes que a ao seja necessria. Assim, o
planejamento uma das atividades essenciais ao gerenciamento.
Em 1964, Oliver Holmes j alertava para a importncia do planejamento no mbito das aes
para preservao. Palestrando sobre as responsabilidades que a Sociedade de Arquivistas
Americanos poderia considerar, a exemplo do Conselho para a Preservao dos Arquivos dos
Negcios, organizado em Londres em 1934, dizia ele na ocasio:
Planos devem ser igualmente estabelecidos para a preservao de arquivos dos
negcios modernos. Atravs de amostras planificadas e do uso de modernas
inovaes tcnicas, tais como a microfilmagem, existe agora, pela primeira vez,
oportunidade de legar ao futuro um quadro adequado dos atuais modos de vida, e
isso a despeito da crescente complexidade da idade moderna. Isso, entretanto, s
poder ser conseguido atravs da fixao de certos objetivos e obtendo-se apoio a
fim de alcan-los. Ouvimos falar muito, nestes dias, de planificao - planificao
da agricultura, planificao do uso sbio dos recursos minerais, planificao, em
suma, de uma economia completa. Igual planificao ser necessria se quiserem
conservar para o futuro os recursos acumulados pelas experincias do passado e do
presente (HOLMES, 1964, p. 280).

Karen Garlick abordando a questo do planejamento no mbito de programas de manuteno

de acervos, comenta:
[...] o planejamento o elemento mais importante na organizao de um programa
de manuteno de acervos. Sem um planejamento, os escassos recursos podem ser
despendidos em projetos que no refletem as maiores necessidades da preservao
nem as prioridades da instituio. Embora o planejamento tome tempo e energia,
planos bem concebidos permitem a uma instituio desenvolver projetos de modo
coerente e sistemtico (GARLICK,1997, p.6).

Sem entrar em detalhes de natureza tcnica, percebe-se a importncia de um rigoroso

diagnstico das condies fsicas do acervo para identificar, por ordem de prioridades, as
causas e origens da deteriorao e determinar qual ser o melhor tratamento a ser adotado,
quando e como aplic-lo.

Assim, o conceito de prioridade encontrado no Dicionrio

Michaelis diz: qualidade do que est em primeiro lugar. Direito de falar primeiro ou de ser

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atendido em primeiro lugar (MICHAELIS, 2001). Ou seja, o planejamento exige tambm a

definio do que institucionalmente prioritrio.
Francisco Lacombe em sua obra Dicionrio de Administrao, esclarece que polticas so:
[...] conjunto de declaraes escritas a respeito das intenes da instituio em
relao a determinado assunto. As polticas indicam o conjunto sistemtico de meios
e a forma desejados para atingir os objetivos principais. Se bem estabelecidas e
executadas, conduzem a esses objetivos. So formuladas, em geral, de forma ampla
e abrangente, no entrando em detalhes, e proporcionam as linhas mestras para
orientar tanto as decises mais importantes, quanto a formulao dos objetivos
setoriais e das normas. Uma vez institudas, tendem a permanecer em vigor por
perodos mais ou menos longos. Orientam a formulao dos procedimentos, os
quais, em geral, so detalhados e escritos sob a forma de normas. As polticas
tambm so s vezes chamadas de diretrizes (LACOMBE, 2004, p.245).

As polticas podem estar explcitas, ou seja, oficializadas em documentos prprios da

instituio, ou implcitas, o que ocorre quando as polticas se caracterizam como:
Prticas genricas correntes na empresa, que no esto oficializadas nem escritas,
mas orientam as decises dos administradores. Nem todas as empresas escrevem
suas polticas. Algumas nunca se do ao trabalho de faz-lo. No entanto, mesmo que
a empresa no tenha polticas explicitamente definidas, ela sempre as ter de alguma
forma implcita, porque deve haver coerncia nas decises da empresa.
(LACOMBE, p. 247),

Deste modo, pode-se inferir que caso a instituio no tenha uma poltica explicita a respeito
de cada assunto, suas polticas implcitas podem ser identificadas pelas prticas decisrias
utilizadas para resolver certas questes.
Como fala J. Subirats (apud DUR, 2002): o processo de elaborao de toda poltica implica na
tomada de uma srie de decises e o estabelecimento de interaes entre indivduos, grupos e
instituies. Decidir que existe un problema. Decidir que se debe intentar resolver. Decidir
la mejor manera de resolver. Decidir legislar sobre el tema. Estas decises e interaes
sero sempre influenciadas pelas condutas e disposies dos atores envolvidos.
Para alcanar essa interao de esforos e identificao com a estratgia
empresarial, os planos tticos precisam ser complementados por polticas e
diretrizes. Uma poltica um guia genrico para a ao. Ela delimita a ao, mas
no especifica o tempo. uma definio de propsitos comuns de uma empresa e
estabelece linhas de orientao e limites para a ao dos indivduos responsveis
pela implementao dos planos. As polticas constituem planos que lidam com
problemas recorrentes e para os quais no existe soluo rotineira e levam a
organizao a reconhecer objetivos especficos e a trabalhar em conjunto para seu
alcance dentro de uma maneira amplamente definida (CHIAVENATO, p. 245).

Todas as atividades da instituio devero ser permeadas por decises criteriosamente

planejadas e conscientemente tomadas para a consecuo dos objetivos institucionais. Logo,

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se o objetivo do arquivo preservar e dar acesso aos documentos, as decises tomadas pelo
corpo administrativo devem ser orientadas para esta finalidade.
Para Dagnino (2002), convm ainda levar em considerao mais alguns aspectos para melhor
entender o conceito de poltica:
1.

A distino entre poltica e deciso: a poltica gerada por uma srie de interaes
entre decises mais ou menos conscientes de diversos atores sociais (e no somente
dos tomadores de deciso);
2. a distino entre poltica e administrao;
3. que poltica envolve tanto intenes quanto comportamentos;
4. tanto ao como no-ao;
5. que pode determinar impactos no esperados;
6. que os propsitos podem ser definidos ex post: racionalizao;
7. que ela um processo que se estabelece ao longo do tempo;
8. que envolve relaes intra e inter organizaes;
9. que estabelecida no mbito governamental, mas envolve mltiplos atores;
10. que definida subjetivamente segundo as vises conceituais adotadas.

A preservao de acervos um assunto que engloba a instituio arquivstica como um todo.

Se por um lado a instituio deve ficar envolvida pela poltica de preservao, por outro a
poltica de preservao exigir a contribuio de todos, inclusive dos usurios. Trata-se de um
trabalho de gesto, onde o que est em jogo o planejamento para definio de prioridades de
ao.

3 ASPECTOS GERENCIAIS DA PRESERVAO DE ACERVOS ARQUIVSTICOS

Insistindo nas palavras de Conway
O gerenciamento da preservao compreende todas as polticas, procedimentos e
processos que, juntos, evitam a deteriorao ulterior do material de que so
compostos os objetos, prorrogam a informao que contm e intensificam sua
importncia funcional. [...] Gerenciamento de preservao envolve um progressivo
processo reiterativo de planejamento e implementao de atividades de preveno
(mantendo, por exemplo, um ambiente estvel, seguro e livre de perigos,
assegurando ao imediata em caso de desastres e elaborando um programa bsico
de manuteno do nvel das colees) e renovao de atividades [...]. (CONWAY,
1997, p. 6):

Nesta perspectiva, absolutamente essencial esclarecer a todos os profissionais da instituio,

e em especial aos que lidam efetivamente com o acervo, a necessidade de observncia s
normas e demais gerenciamentos de preservao. Este cuidado visa remover eventuais
obstculos polticos que possam surgir dentro da instituio e converter setores estratgicos
em aliados.
Uma prtica eficiente de preservao desenvolve-se ao longo desta cooperao
bilateral [no caso dos arquivos, entre arquivistas e conservadores], mas da
responsabilidade do departamento de preservao alinhar as prioridades:
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1. seguindo as indicaes recolhidas em cada coleo;

2. de acordo com os recursos disponveis previamente atribudos; e
3. implementando uma estratgia preventiva contra o anterior conceito de restauro.
A preservao uma responsabilidade global da instituio que deve ser comungada
por cada elemento do pessoal, embora, quando toca ao, esta deva ser da
responsabilidade de um nico departamento. (CABRAL, 2002, p. 119).

Beck entretanto, parece ter um ponto de vista mais elstico quanto s responsabilidades da
preservao dentro da instituio, pois, para ela:
Os projetos de preservao, selecionados a partir da interlocuo, ganham relevncia
institucional e as aes adquirem condies de continuidade. Com esta nova viso
gerencial, j no so apenas os conservadores em suas especialidades que decidem o
que, como e quando preservar (BECK, 2006, f. 4).

Beck vai alm, incluindo os documentos eletrnicos no mbito das preocupaes centrais com
a preservao dos registros informacionais:
Desta forma, to importante como resguardar a evidncia dos registros do passado
em seus suportes de papel, de filme ou de material fotogrfico, assegurar a
sobrevida dos registros em mdias magnticas e digitais. Por esta razo, preservar
informaes relevantes requer o envolvimento de equipes multidisciplinares na
seleo de preservao, no estabelecimento de prioridades com base no valor
informacional, na demanda de uso e na vulnerabilidade de cada tipo de suporte.
A partir destes dados, podem ser definidas polticas de custdia e de acesso (2006,
p. 44).

Endossando a questo, Conway lembra que as recentes estratgias de gerenciamento de

preservao consideram que uma ao de preservao dever ser aplicada ao acervo com o
objetivo precpuo de torn-lo disponvel para uso. Embora o axioma de que a preservao e o
acesso so atividades relacionadas tambm prevalea no discurso deste autor, ele as distingue
sob a alegao de que:
possvel atender s necessidades de preservao de uma coleo de manuscritos,
por exemplo, sem resolver os problemas de acesso. De maneira semelhante, o acesso
a materiais eruditos pode ser garantido por um longo perodo de tempo, com a
adoo de uma ao concreta de preservao. [...] Nesta perspectiva, gerar uma
cpia de preservao de um livro deteriorado em microfilme, sem tornar possvel
sua localizao [...], um desperdcio de dinheiro (CONWAY,1997, p. 6-7).

Schellenberg adverte que o arquivista o profissional responsvel por formular normas e

mtodos relativos ao uso de documentos suportes da informao arquivstica, levando em
conta os aspectos de preservao dos mesmos. Para ele, o arquivista:
Deve tentar fazer com que se possa dispor do material num mximo compatvel com
uma estimativa razovel quanto preservao do mesmo, pesando, de um lado, as
solicitaes dos consulentes atuais e, do outro, as solicitaes da posteridade pela
preservao dos documentos (SCHELLENBERG, 2004, p. 353).

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No VI Congresso Nacional de Bibliotecrios, Arquivistas e Documentalistas, ocorrido na

cidade de Aveiro, em 1998, Pedro Peixoto salientou a complexidade do trabalho do arquivista
diante da crescente produo informacional. Assim como Schellenberg, Peixoto tambm
atribuiu ao arquivista um papel preponderante, destacando a importncia da atuao
multidisciplinar no contexto de pesquisa, que pode ser igualmente pertinente no ambiente
institucional arquivstico como um todo:
Ao arquivista cabe a complexa tarefa de dar unidade e uniformidade a todo o
sistema, equacionando toda a problemtica relacionada com a produo de
informao em suportes tradicionais e em novos suportes, em constante mudana, o
que prenuncia a necessidade inexorvel de uma ao multidisciplinar, que ganha
particular consistncia numa instituio com fins especficos, entre outros, de
investigao e desenvolvimento (PEIXOTO, 1998, p. 6).

A preservao dos acervos deve ser percebida como uma atividade matricial, perpassando
todos os setores institucionais. Deste modo, o pessoal encarregado do atendimento aos
usurios tambm pode desempenhar um papel relevante na definio de prioridades,
indicando quais os documentos mais consultados e, portanto, mais sujeitos ao manuseio e
degradao.
Para Schellenberg, se h de se estabelecer prioridades quanto ao uso dos documentos, devem
estas basear-se no carter do que se solicita e no de quem o faz (SCHELLENBERG, p.
353). De modo semelhante, Dan Hazen afirma: quando precisam ser feitas escolhas, deveria
ser conferida alguma prioridade aos materiais que as pessoas efetivamente usam (HAZEN,
1997, p. 8).
Buscar harmonizar o dilema entre preservao e uso , por conseguinte, urgente, j que um
aspecto no deve sobrepor-se ao outro, muito pelo contrrio, ambos devem ser utilizados
como auxiliares mtuos em defesa dos direitos dos cidados, de hoje e de amanh, no acesso
s informaes que lhes sejam de interesse.
Logo, o xito da preservao em um arquivo requer levar prtica um somatrio de decises
e aes para uma correta gesto. Para isto, torna-se fundamental no apenas a parceria entre
arquivistas e conservadores, mas o envolvimento de todos os profissionais da instituio
arquivstica, bem como dos usurios, j que todo o esforo feito para prolongar a vida dos
documentos tem como objetivo mant-los em condies de acesso e uso.
Um bom planejamento imprescindvel para uma acertada estratgia de gesto. A estratgia
faz referencia ao modo de utilizao dos recursos disponveis para alcanar os objetivos
institucionais. O planejamento resultar em um documento formal, respaldado em
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informaes quantitativas e seguras. Este documento sendo fruto do trabalho conjunto das
equipes adquire credibilidade institucional e servir de base para as futuras atividades visando
preservao do acervo.

4 IMPORTNCIA DAS POLTICAS PARA USO, ACESSO E PRESERVAO

DOCUMENTAL
Garantir o acesso permanente o objetivo da preservao, sem ele a preservao no tem
sentido, exceto como fim em si mesma (MEMRIA DO MUNDO, 2002, p. 17). Assim, o
trabalho em arquivos tem como finalidade preservar os documentos custodiados para tornlos acessveis consulta. Todavia, assim como o arquivo, o arquivista tambm tem a funo
de preservar os documentos. Logo, seu territrio de ao a fronteira do uso dos documentos
com a sua preservao.
Salientando o carter estratgico da poltica de preservao de patrimnio, Aline Magalhes
comenta:
Uma poltica de preservao de patrimnio pode ser definida de diversas maneiras.
Antes de qualquer coisa um conjunto de aes que visa salvar referncias. Pensada
dessa forma, qualquer poltica de preservao estratgica, pois, salvando
referncias do desaparecimento, salva identidades. E quanto mais amplas e
abrangentes sejam tais identidades, mais importante poder ser considerada tal
poltica (MAGALHAES, 2004, p.11).

Assim, como a prpria autora conclui, a preservao de tais referenciais implica,

necessariamente, no estabelecimento de uma poltica formalmente constituda e explcita.
Durante seu discurso no Seminrio Arquivos: a segurana e a insegurana dos arquivos e dos
arquivistas, ocorrido no Arquivo Nacional do Brasil, em 2007, Ingrid Beck abordou a
importncia da formalizao das polticas de preservao, dizendo: toda poltica de
preservao tem que estar associada a aes concretas e que devem estar formuladas em um
documento como parte integrante de um plano. Se estiver claro na forma de um documento,
no h como negar oramento para isso.1
Uma poltica pblica arquivstica, no entendimento de Jardim, caracterizada pelo:
Conjunto de premissas, decises a aes produzidas pelo Estado e inseridas nas
agendas governamentais em nome do interesse social que contemplam os diversos
aspectos (administrativos, legal, cientfico, cultural, tecnolgico, etc.) relativos

Informao verbal em I Seminrio Arquivos: a segurana e a insegurana dos arquivos e dos arquivistas. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional. 11/10/2007.
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produo, uso e preservao da informao arquivstica de natureza pblica e

privada (JARDIM, 2006. p. 10).

Do mesmo modo que as polticas pblicas arquivsticas devem ter interseo com outras
polticas pblicas, as polticas de acesso ao acervo devem constituir uma das dimenses da
poltica de preservao, que, por sua vez, dever estar contemplada no seio de uma poltica
arquivstica maior, de amplitude institucional.
Schellenberg distingue poltica de acesso e poltica de uso. Para ele, esta teria como objetivo a
proteo dos interesses privados e a segurana do Estado, enquanto que a poltica de uso,
embora relacionada, estaria voltada para a preservao dos documentos. O autor cita o
exemplo do Arquivo Nacional dos Estados Unidos da Amrica onde:
Para estabelecer a poltica de regulamentao quanto ao acesso aos documentos
pblicos que satisfaa tanto aos funcionrios quanto ao publico em geral,
necessrio esboar normas para determinar e impor restries no uso dos
documentos. [...] a declarao de restrio um documento de uma pgina,
podendo, em certos casos, desdobrar-se em vrias. As declaraes so emitidas em
papel de cor diferente a fim de chamar a ateno dos funcionrios quanto proibio
do uso de documentos com que estejam trabalhando. As declaraes so tambm
publicadas nos instrumentos de busca do Arquivo Nacional. Esse processo serve
para cristalizar os critrios de acesso aos documentos (SCHELLENBERG, p. 346).

Evidentemente tais impedimentos de acesso devem condicionar-se a um perodo de tempo

determinado, de modo a permitir que os documentos preservados sejam, em seu tempo,
devidamente abertos consulta de todos. Prosseguindo, Schellenberg ainda adverte que uma
poltica de acesso limitado invivel de ser ministrada com justia e seu mrito duvidoso,
pois o uso de documentos pblicos deve ser facilitado sem se considerar a pessoa ou o seu
objetivo. Se o princpio da igualdade no servir de leme ao arquivista, este incorre no srio
risco de favorecer to somente aos historiadores da corte (SCHELLENBERG, p. 350). Uma
poltica de privilgios incompatvel com os preceitos democrticos.
Com relao poltica de uso dos documentos, Schellenberg ressalta a propriedade do Estado
sobre os documentos pblicos, de onde se depreende que todos os cidados que coletivamente
constituem o Estado tm o direito de usar tais documentos, contudo, sem danific-los.
Os direitos dos cidados como co-proprietrios, entretanto, no chegam ao
ponto de permitir-lhes, individualmente, usar os documentos de uma maneira
prejudicial para os documentos. A propriedade do povo deve ser fielmente
preservada pelos encarregados de sua custdia oficial de modo que possa ser usada
pelas geraes presentes, bem como pelas futuras (SCHELLENBERG, p. 353.
Grifos nossos).

Para o autor, possvel ainda estabelecer prioridades quanto ao uso dos documentos, desde
que tais prioridades baseiem-se no em quem solicita, mas sim no qu se solicita, sendo os
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pedidos atendidos na ordem de chegada no Servio de Referncia. Parece legtimo priorizar o

atendimento aos cidados em busca de comprovaes de seus direitos legais ou civis. Por
exemplo, se um cidado solicita o desarquivamento de seu pronturio mdico para auxiliar o
diagnstico de uma doena fatal, por que no priorizar o atendimento a este usurio em
detrimento temporrio de outro que realiza uma pesquisa com fins acadmicos? Enfatizando,
no entanto, que o detrimento seria temporrio, ou seja, to logo fosse possvel, este
pesquisador seria prontamente atendido. Afinal, todos merecem a mesma considerao e
respeito.
Schellenberg tambm admite certa dose de ateno especial aos pesquisadores cujos trabalhos
tero relevncia significativa no aumento do conhecimento ou ainda para favorecer sua
disseminao. Neste caso, pode-se estar diante de um quadro altamente problemtico, pois, de
modo geral, os pesquisadores tendem a considerar seus trabalhos dignos de tamanha
relevncia a ponto de exigirem total ateno por parte dos arquivistas, reivindicando
prioridades individuais absolutas. Ora, se o arquivista for dar prioridade a todos, sem exceo,
evidentemente, ningum ter prioridade ou todos tero prioridades iguais, o que de um modo
ou de outro comprometer a qualidade do servio, uma vez que o processo dialtico entre o
arquivista e os pesquisadores se inviabiliza. A articulao entre domnio terico da rea
arquivstica, equilbrio e bom senso imprescindvel na aplicao de polticas neste contexto.
Na viso de Chiavenato, uma poltica geralmente deve apresentar maior flexibilidade do que
outros tipos de planos. Pois:
Seu propsito no o de obter absoluta uniformidade de ao, mas de guiar as
pessoas que devem desenvolver outros tipos de planos a fim de que elas saibam
quando fazer excees s prticas usuais e quando no faz-las. [...] medida que
se caminha das polticas aos procedimentos e regras, os limites tornam-se
gradativamente mais estreitos e menos sujeitos a interpretao pessoal
(CHIAVENATO, p. 246).

Tendo em vista que as polticas devero nortear os procedimentos de acesso e uso dos
documentos, os acervos podem ser disponibilizados de vrias maneiras. Segundo
Schellenberg:
Conquanto se devam liberar os arquivos para uso, h necessidade de proteg-los
quando da sua utilizao. Os arquivistas devem observar certas normas ao lidarem
com os pesquisadores. Devem solicitar-lhes: a) que se identifiquem; b) que acusem,
assinando recibo, a entrega dos documentos cedidos, a fim de assegurar uma
garantia pelos mesmos; e c) que se familiarizem com os regulamentos relativos ao
uso dos prprios arquivos. [...] Nada h de burocrtico na exigncia de que o
pesquisador fornea informaes sobre sua identidade [...]. Cabe ao arquivista
solicitar a todo pesquisador, sem considerar quo importante possa o mesmo ser, ou
julgar-se, que se familiarize com o regulamento do arquivo relativo ao uso dos
documentos. Um pesquisador verdadeiramente importante no far objeo
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observncia de regras sensatas, formuladas [essencialmente] para preservar as fontes

culturais que utiliza (SCHELLENBERG, p. 354-355).

Nos Estados Unidos, as normas que regulamentam o uso dos arquivos federais so publicadas
no Dirio Oficial e possuem fora de lei, tendo como objetivos:
a) proteger os documentos contra danos fsicos que possam advir: do uso de vrios
tipos de prendedores de papel, de serem dobrados ou de trato indevido; de fumar ou
comer ao mesmo tempo que se usam os documentos, ou de se empregarem
substncias qumicas fotogrficas perto dos mesmos; e, b) proteger os documentos
contra todos os atos que possam prejudicar a integridade dos mesmos, tais como darlhes uma ordem diferente, alter-los ou escrever nos mesmos (SCHELLENBERG,
p. 355).

Estas medidas objetivam proteger os acervos, visto que alguns podem ter elevado valor
monetrio, muito embora o que realmente interessa o valor cultural do acervo, algo que no
se pode mensurar. Comparadas s facilidades que as instituies arquivsticas oferecem aos
pesquisadores, certas regras propostas ho de ser facilmente digerveis.
Certos pedidos podem ser criteriosamente negados. Dentre esses, encontram-se
pedidos de pessoas que procuram informaes que podem ser devidamente
atendidas pelo uso de materiais publicados [...]. O arquivista no deve,
normalmente, prestar informaes sobre materiais de bibliotecas, mesmo a pessoas
que se ocupem de importantes projetos de pesquisas, podendo, no entanto, dar
sugestes bibliogrficas gerais, desde que para isso no necessite fazer pesquisa
especial ((SCHELLENBERG, 356).

Por ltimo, Schellenberg adverte que o arquivista empregado para ser um arquivista e no
um pesquisador (SCHELLENBERG, p. 355), caso execute pesquisas com interesse
particular, dever faz-las em carter no oficial. Seus deveres profissionais no devem
subordinar-se aos seus interesses pessoais.

4 CONSIDERAES FINAIS
Ao realizar este estudo, movia-nos uma inquietude: entender as implicaes que a inexistncia
de uma poltica arquivstica de acesso formalmente constituda e explcita poderia ter no
mbito da preservao documental. Como visto, as polticas arquivsticas existem para dar
respostas a problemas polticos no universo arquivstico.
A inexistncia de uma poltica arquivstica de acesso formalizada pode ter srias implicaes
na preservao de acervos, pois o conceito poltica remete a direo, um caminho a ser
seguido e constituem balizamentos ao comportamento dos atores envolvidos no servio.
Assim, se no h um guia que oriente o planejamento das decises a serem tomadas, estas
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decises acabam sendo tomadas muito mais ao sabor do acaso ou da interpretao pessoal, do
que do conhecimento e da elaborao consciente em prol da misso institucional.
Ainda que nunca se possa atingir a perfeio, legtimo tent-lo. Deste modo, acredita-se que
seja possvel alcanar o equilbrio no binmio Acesso Preservao. Embora sejam
atividades a priori antagnicas, no so nem podem ser excludentes, muito pelo contrrio. A
partir do percurso de estudo trilhado, chegamos concluso de que acesso e preservao
documental afetam-se reciprocamente de mltiplas maneiras, dependendo, em grande parte,
das caractersticas especificas das polticas arquivsticas adotadas e de como a instituio
decide e/ou decidir pela adoo e implementao de tais polticas.
Se dar acesso aos acervos documentais primordial, ento o planejamento na preservao
destes acervos tambm dever ser. Sem planejamento no h como visualizar e determinar
aes futuras que conduzam aos objetivos institucionais concernentes proteo dos acervos.
Visto por este ngulo, o planejamento pode ser mais que uma atividade essencial ao
gerenciamento: pode ser a principal ferramenta de gesto no processo de formulao e
execuo de polticas.
Uma poltica de preservao no se define de modo isolado. Sero envolvidos elementos
diversos, contraditrios ou convergentes, permeando toda a instituio, seus acervos e seus
atores.
Em preservao documental no existe uma regra definitiva e que atenda a todos os casos.
imprescindvel lanar mo de estratgias de gesto que levem em considerao as
especificidades e prioridades institucionais. Mesmo que o acervo seja composto por
documentos nicos e insubstituveis, as prioridades devero ser muito bem identificadas, pois
a preservao integral uma tarefa impossvel at mesmo nas instituies mais abastadas. As
estratgias de preservao devero ser implementadas de acordo com o perfil especifico da
instituio de custdia, dos usurios e dos tipos de materiais que sero preservados. Para ser
bem sucedido, fundamental que o programa de preservao esteja inserido num contexto
maior, no mbito de uma poltica de gesto arquivstica, atentando para os critrios de
avaliao documental e demais aspectos tcnicos do acervo.
Os acervos custodiados so, na verdade, patrimnio do Estado. E o pblico, seja o acadmico,
o pesquisador, ou ainda outro perfil, que venha a surgir , em essncia, um contribuinte, um
cidado que paga impostos e que, portanto, est no exerccio de seu direito de acesso e dever
de uso consciente da coisa pblica. Mas se estamos propondo que a instituio assuma que
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seu pblico consulente dever ter suas demandas devidamente atendidas, assumir a custdia
responsvel parece imanente. Porm, ser que as instituies esto prontas para a magnitude
deste objetivo?
Como vimos ao longo deste estudo, o trabalho do arquivista no fcil. Exige conhecimentos
tericos, reflexo, muito debate e, na medida do possvel, a busca pelo consenso. Preservar
para dar acesso e dar acesso garantindo a preservao. Este dilema, sem dvida, remete a um
patamar poltico.

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Abstract
The work discusses the implications of the inexistence of archive policies for the preservation
of documentary collections. It assumes that documentary preservation aims at assuring the
access to and the use of documents, as the inappropriate handling during a research is
considered as one of the several deteriorating factors that affect collections. Existing
difficulties in this field are mentioned and documentary preservation is presented as a
managerial work whose main point is the planning for defining action priorities.
Keywords: Documentary preservation. Archive policies. Access. Use. Archivology.
Originais recebidos em: 03/10/2010
Aceito para publicao em: 15/12/2010

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