Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
101 Dicas Excel PDF
101 Dicas Excel PDF
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
02
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
36
37
38
Cap. 6 - Impresso
Cap. 7 - Internet
Dica
Dica
Dica
Dica
62
63
64
65
59
60
61
62
ndice
Dica 70 - Modificando uma tabela dinmica .................................................... 67
Dica 71 - Construindo um grfico dinmico ...................................................... 68
Dica 72 - Outras opes de configurao .......................................................... 69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
88
89
90
91
92
04
Primeiros Passos
Dica 001
Inserindo e
excluindo
planilhas
Ao iniciar o aplicativo Microsoft Excel,
voc se depara com uma janela dividida
em linhas e colunas. Esta folha quadriculada chamada de planilha e nela que
voc vai trabalhar. O encontro de uma linha com uma coluna chamado de clula e para identificar cada clula, h o que
denominamos endereo. Se voc um dia
j brincou de batalha naval, no ter problemas em entender esse termo, pois cada
linha da planilha representada por um
nmero e cada coluna por uma letra. Assim, o encontro da coluna A com a linha
3, resulta na clula A3.
As planilhas de sua pasta de trabalho
so representadas por abas na parte de
baixo da tela. Aprenda abaixo como fazer
para inserir ou excluir uma planilha:
1 Para inserir uma planilha, clique com o
boto direito sobre ela.
2 Em seguida, clique em Inserir. Surgir
uma tela, onde voc pode escolher exatamente o que deseja inserir, como por
exemplo, um grfico, macro, etc.
Dica 002
Organizando
planilhas
Como todo o seu trabalho estar dentro de uma ou mais planilhas, muito
interessante deix-las organizadas. Assim
voc poupa tempo no futuro ao ter de
buscar informaes dentro das muitas
planilhas da sua pasta de trabalho. Cada
planilha deve ter um nome condizente
com o seu contedo; assim se voc est
fechando uma folha de pagamento, pode
nome-la com Pagamento, por exemplo.
Alm disso, a ordem em que as planilhas
so exibidas pode influenciar no seu trabalho tambm. Siga os passos apresentados abaixo para organizar as planilhas
de sua pasta de trabalho:
1 Para mudar o nome de uma planilha,
clique com o boto direito do mouse sobre o nome dela.
2 Escolha a opo Renomear e, em seguida, digite o nome desejado.
3 Pressione a tecla Enter para confirmar.
4 Mude a ordem da planilha, clicando
sobre a sua aba e arrastando para o novo
local. Observe que antes de soltar o boto do mouse, uma seta preta surge na
posio em que a planilha ficar.
5 Se voc precisa duplicar uma planilha,
basta fazer o procedimento anterior,
pressionando a tecla Ctrl antes de soltar o boto do mouse.
Primeiros Passos
Dica 003
Mudando a
largura
das colunas
Dica 004
Mudando a
altura
das linhas
Primeiros Passos
Dica 005
Inserindo
linhas
e colunas
Ao digitar um dado numa planilha de
clculos, voc est sujeito a esquecer alguma informao e s se dar conta disso
no futuro. Neste caso voc pode aumentar essa planilha, acrescentando linhas e
colunas vazias. Acompanhe passo a passo os procedimentos para inserir uma linha ou coluna em branco:
1 Para inserir uma coluna, clique na coluna esquerda de onde voc deseja que
ela seja inserida. Por exemplo, se a coluna vazia deve aparecer entre a coluna B
e C, clique na coluna C. Voc pode selecionar rapidamente a coluna toda, pressionando CTRL + barra de espao.
Dica 006
Ocultando e
excluindo
linhas e colunas
Do mesmo modo que voc consegue
inserir linhas e colunas para aumentar o
tamanho de sua planilha, possvel tambm exclu-las quando no so mais necessrias ou somente ocult-las, caso
voc queira apenas esconder alguma informao sem destru-la. O procedimento para isso extremamente fcil. Confira
a seguir:
1 A maneira mais rpida para excluir uma
linha ou coluna clicar com o boto direito sobre ela.
2 Em seguida, voc deve escolher a opo Excluir.
Primeiros Passos
Dica 007
Exibindo e ocultando
barras de ferramentas
As barras de ferramentas so conjuntos de botes, que servem como atalho
para os itens do menu. Cada uma das barras tem uma finalidade especfica. As barras mais utilizadas so a Padro e a de
Formatao. A barra Padro contm funes padres do Office, por isso ela a
mesma para todos os programas. Nela,
voc pode encontrar recursos para criar
um novo arquivo, abrir, salvar ou imprimir um existente, entre outros. Na barra
de ferramentas Formatao, voc encontra recursos para alterar a aparncia das
clulas e textos. Caso deseje que o Excel
apresente outras barras, siga os passos:
1 Clique no menu Exibir>Barras de ferramentas.
Primeiros Passos
Dica 008
Salvando a pasta
de trabalho
A pasta de trabalho o conjunto de
planilhas em que voc est trabalhando.
Salvar seu trabalho de tempos em tempos muito importante para garantir que
as informaes no sejam perdidas. Portanto, salve a sua pasta procedendo da
seguinte forma:
09
Primeiros Passos
Dica 009
Abrindo uma
pasta de trabalho
Quando voc salvar a sua pasta de trabalho, um arquivo com extenso XLS
criado no disco. Para abrir esse arquivo e
continuar a trabalhar com suas planilhas,
proceda assim:
1 Clique no menu Arquivo>Abrir... Voc
tambm pode pressionar Ctrl + A.
7 Ao escolher a alternativa mais adequada, basta dar um clique sobre a mesma, para que o arquivo seja carregado
na tela do Excel.
010
Edio de dados
Dica 010
Autopreenchimento
Se voc digita um texto qualquer dentro
de uma clula e precisa gerar uma seqncia dele, como por exemplo, os meses do
ano, utilize o recurso de autopreenchimento.
Com isso, os dados que voc necessita
so gerados automaticamente poupando
o tempo e esforo. Caso voc queira simplesmente copiar os dados sem gerar uma
seqncia ou ainda copiar apenas a formatao da clula para as clulas vizinhas,
tambm possvel. O uso da ferramenta
de autopreenchimento muito simples:
7 possvel personalizar mais ainda o preenchimento. Voc pode criar uma lista com
incremento diferente de 1, ou seja, uma
lista com nmeros que variam de dois em
dois ou de trs em trs.
8 Para fazer isso, digite o primeiro valor na
clula desejada.
9 Selecione a clula digitada e todas as clulas vizinhas que faro parte da seqncia.
10 Clique no menu Editar>Preencher>
Seqncia...
11 Escolha se a
seqncia ser
apresentada
em Linha ou Coluna. Escolha
Linear e, na caixa Incremento,
digite qual ser
a variao dos
nmeros.
12 Em seguida,
clique em OK.
011
Edio de dados
Dica 011
Copiando valores
Muitas vezes voc vai precisar copiar o
contedo de uma clula em outro local.
Para ajud-lo nessa tarefa, alm do
autopreenchimento j visto, voc pode
proceder da seguinte forma:
1 D um clique na clula a ser copiada.
2 Clique no menu Editar>Copiar ou simplesmente pressione Ctrl + C.
012
Edio de dados
Dica 012
Movendo e
excluindo clulas
O contedo de cada clula pode ser
mudado de lugar no momento que voc
achar necessrio. O processo para mover
as clulas com seus contedos to simples quanto arrastar um cone na rea de
trabalho. Alm de mudar as informaes
de lugar, voc pode ainda eliminar as clulas que no so mais teis em sua
planilha. Acompanhe:
1 Selecione a clula (ou o conjunto de clulas) a ser movimentada.
2 Posicione o ponteiro do mouse sobre
uma das bordas pretas das clulas
selecionadas e veja que surgir uma seta
preta de quatro pontas junto ao ponteiro.
Edio de dados
Dica 013
Utilizando o
Colar Especial
Os recursos de colagem do Excel vo
muito alm do que o simples Ctrl + V.
Caso seja necessrio copiar somente o
formato de uma clula, a sua largura ou
sua frmula, no se preocupe, pois tudo
isso possvel com o recurso Colar especial... Alm dessas funes de
colagem, voc ainda pode executar operaes entre a clula de origem e de destino, por exemplo, a operao de soma.
Assim, o valor de uma clula copiado
e, em vez de ser colado na clula de destino, ele somado ao valor de destino.
1 Selecione a clula de origem e pressione Ctrl + C para copiar o seu contedo.
2 Clique em Editar>Copiar especial...
3 Na tela que surgir, observe que existem duas divises: Colar e Operao
4 Na diviso Colar, selecione a opo Tudo, caso queira fazer uma colagem padro, ou seja, com valores e
formatao.
5 Voc pode escolher se deseja colar a
frmula ou somente o valor na clula de
destino. Para isso, escolha Frmulas ou
Valores, respectivamente.
6 Para colar somente a formatao na clula de destino, escolha a opo Formatos.
7 Na parte de Operaes, voc pode escolher uma das quatro operaes, como a
Soma, para efetuar entre a clula de origem e a clula de destino. Por exemplo, se
voc digitar 17 na clula A2 e 12 na clula
B2, em seguida copiar a clula A2, clicar
014
Edio de dados
Dica 014
O painel da rea
de Transferncia
O painel de tarefas um novo recurso
do Office XP. Atravs dele, voc pode criar novas pastas de trabalho, inserir cliparts
na planilha, pesquisar arquivos e acessar
a rea de transferncia. O painel da rea
de transferncia pode armazenar at 24
itens e o seu contedo fica disponvel para
qualquer um dos programas do Office.
Aprenda a us-lo, acessar seu contedo, limp-lo e configur-lo abaixo:
1 Assim que voc copiar alguma informao ou imagem, automaticamente adicionado um item ao painel da rea de transferncia. A maneira mais rpida para abrir
esse painel pressionando duas vezes
seguidas as teclas Ctrl + C. Voc ainda
pode abri-lo pelo menu Editar>rea de
transferncia do Office...
Edio de dados
Dica 015
Localizando e
substituindo dados
As informaes que voc digita dentro
de uma planilha podem se tornar muito
extensas e certamente voc precisar em
algum momento consult-las, seja para
uma simples conferncia ou mesmo uma
grande alterao. Para resolver isso, existem dois recursos dentro do Office para
localizar e substituir dados:
10 A opo Coincidir contedo da clula inteira serve para encontrar somente as clulas que contenham exatamente o texto procurado.
11 Alm de localizar, voc tambm pode
substituir as informaes por outras. Para
isso, utilize a guia Substituir da mesma
caixa de dilogo.
12 Nela, voc encontra duas caixas de
texto: a primeira serve para inserir o texto
a ser localizado, e a segunda o texto que
vai substituir o que foi encontrado.
13 Nesta tela
so encontrados
os mesmos botes da tela anterior. Ao terminar de digitar e
de configurar o
que for necessrio, voc pode
clicar no boto Substituir, para ir substituindo o texto aos poucos ou clicar no
boto Substituir Tudo para substituir todo
o texto da planilha de uma vez s.
Edio de dados
Dica 016
Trabalhando com
comentrios
Se as suas planilhas esto ficando
lotadas de dados e, principalmente, de
frmulas, hora de comear a colocar
algumas dicas para que outras pessoas entendam tudo o que voc fez. O
Excel possibilita a criao de comentrios dentro de cada clula. Assim, quando algum acessar a planilha e ler cada
comentrio, poder entender do que se
trata e para que servem as informaes
ali apresentadas. Cada clula capaz
de comportar um comentrio, mas procure no colocar em muitas, escolha as
mais significativas.
1 Para inserir um novo comentrio em uma
clula, clique sobre ela e acesse o menu
Inserir>Comentrio.
2 Note que um pequeno
retngulo amarelado aparece ao lado da clula selecionada. Nela surge automaticamente o nome
do autor do programa, ou
seja, o nome da pessoa
que foi colocado no momento da instalao do
pacote. Se voc preferir,
pode apagar o texto que
apareceu.
3 Digite na caixa amarela o texto de comentrio desejado. Alm de digitar, voc
pode aumentar ou diminuir o tamanho da
caixa, clicando e arrastando uma das alas brancas que aparecem ao redor.
4 A cor do fundo e da fonte podem ser
alteradas. Todas essa opes e muitas outras esto na caixa Formatar comentrio.
Para acess-la, clique duas vezes na borda do comentrio.
Edio de dados
Dica 017
Limpando clulas
Quando voc for corrigir a sua planilha
em busca de informaes digitadas incorretamente, precisar se livrar do
contedo equivocado nas clulas encontradas. Se quiser voc pode deixar
uma clula ou um intervalo de clulas
sem formatao nenhuma. Tanto o primeiro quanto o segundo caso podem
ser resolvidos num piscar de olhos.
1 A maneira mais fcil de apagar o contedo de uma clula selecionando-a e
pressionando a tecla Delete.
2 Mas, se voc quer usufruir das outras
opes de limpeza de clulas, acesse o
menu Editar>Limpar.
Edio de dados
Dica 018
Localizando clulas
rapidamente
Da mesma maneira que voc utiliza o
recurso Localizar, para pesquisar na sua
planilha ou pasta de trabalho por algum
dado importante, possvel localizar endereos de clulas. Muitas vezes voc
no tem a informao da clula em
mos, e sim apenas a sua referncia ou
o seu endereo. Por isso que o Excel
disponibiliza uma ferramenta de localizao rpida de clula:
1 A maneira mais rpida de ir para uma
clula especfica digitando o seu endereo na caixa de nome, ao lado da barra de frmulas. Basta pressionar Enter
aps a digitao e automaticamente a
clula ser localizada.
2 Outra alternativa utilizar o menu
Editar>Ir para... Da mesma maneira,
voc deve digitar a referncia da clula
na caixa e clicar em OK.
019
Entendendo o que so
frmulas e funes
Grande parte do poder do Excel est na
sua capacidade de executar desde clculos simples at funes mais especficas e
complexas. E antes de voc comear a
usar todo esse poder, entenda o que so
as frmulas e funes. As frmulas, como
na matemtica, so equaes com o objetivo de chegar a algum resultado a partir de valores. No Excel, esses valores so
as clulas da planilha. Acompanhe a seguir como fazer para criar uma frmula:
1 Digite os seguintes valores nas clulas:
A1 12
B1 30
C1 27
D1 45
2 Toda frmula no Excel deve, obrigatoriamente, comear com o sinal de =.
Portanto, digite-o na clula D3 para comear uma nova frmula. Nas frmulas, voc utiliza os j conhecidos operadores: + - * e / para constru-la.
3 Voc vai realizar uma soma simples com
os valores digitados, o resultado aparecer na mesma clula da frmula. Bem,
em vez de digitar: 12+30+27+45, voc
deve digitar: A1+B1+C1+D1. Isso porque se em outra ocasio os valores dessas clulas forem alterados, a frmula
continua sendo vlida, pois para o Excel
a soma ser feita com o valor que estiver dentro de cada clula, seja ele qual
for. Portanto, sempre que voc for cons-
Encontrando a mdia
aritmtica de valores
Um dos clculos matemticos mais
usados o da mdia. Atravs dela, voc
obtm um valor mdio a partir de vrios argumentos numricos. Sua aplicao bastante ampla, principalmente na
rea de estatstica. Mas voc pode usla para fazer clculos bem simples,
como o controle de notas escolares.
6 Para fazer referncia a clulas fora de seqncia, basta digitar ponto e vrgula (;) entre elas. Assim:=MDIA(A1;C5;B10; D3).
5 Agora, se voc precisa encontrar a mdia de clulas distantes umas das outras,
o processo para a criao um pouco diferente. Voc pode clicar no mesmo boto para gerar a funo sozinha e digitar
as clulas que sero usadas.
9 No entanto, existe uma variao da funo MDIA, chamada MDIAA, que aceita clulas com textos e valores lgicos,
tratando-as como se valessem zero. Sendo assim, observe a diferena do clculo
feito com o mesmo intervalo de clulas:
Calculando o menor
e o maior nmero
Imagine que voc est criando uma
planilha para armazenar os resultados dos
jogos da Copa do Mundo e deseja criar
uma tabela com a pontuao de cada equipe. Bem, no final da lista voc pode colocar indicaes da maior pontuao da
copa ou o menor saldo de gols. Melhor
que isso, voc pode mostrar a segunda
maior pontuao, ou seja, quantos pontos tem o segundo time do campeonato.
Para fazer tudo isso, utilize uma das quatro funes disponveis no Excel:
1 Ao criar uma seqncia de valores contnuos em coluna ou linha, utilize o recurso de funes automticas: clique na clula mais abaixo ou mais direita da lista.
2 Clique na seta preta ao lado do boto de
Autosoma da barra de ferramentas.
3 Em seguida, clique em Min, caso queira
encontrar o menor nmero; ou Max,
caso deseje encontrar o maior valor.
4 A funo usada
para encontrar o
menor nmero
chamada de Mnimo e para encontrar o maior nmero Mximo. O
processo de criao das duas o
mesmo: a nica
informao que
precisa ser fornecida o intervalo de
clulas a ser usado. Como voc usou a
funo automtica, o prprio Excel j
selecionou o intervalo para voc (repare
o pontilhado ao seu redor), mas caso
voc queira mudar esse intervalo, basta
selecionar o desejado com o mouse.
022
Funes para
contagem de clulas
Controlar a quantidade que determinada informao aparece em uma planilha,
pode ser muito necessrio no seu dia a
dia. Assim, voc tem em suas mos o nmero exato de ocorrncias de um determinado dado na planilha. Por exemplo,
em uma tabela de preos, possvel determinar quantos custam acima de 20 reais. Alm disso, h tambm a possibilidade de contar quantas clulas vazias
existem em um intervalo. Isso pode ser
usado no caso de voc digitar dados em
uma planilha muito grande podendo assim, esquecer de preencher alguma clula. Ao final, voc saber se ficou alguma clula em branco.
1 Para saber quantas clulas esto preenchidas em um determinado intervalo, ou
seja, quais possuem algum contedo
digitado, seja texto, valor ou frmula, use
a funo chamada CONT.VALORES. Basta digitar em uma clula vazia: =CONT.
VALORES(. E, em seguida, digite o intervalo a ser verificado. Voc pode selecionar esse intervalo de clulas com o mouse,
se no quiser digitar. Para terminar feche
o parnteses e pressione Enter.
2 A funo vista acima, conta as clulas
que possuem alguma informao e ignora as vazias. Para fazer o contrrio,
isto , contar as clulas de um intervalo
que esto vazias, utilize a funo
CONT.VAZIO. O processo de criao da
frmula o mesmo da anterior, voc deve
digitar =CONT.VAZIO( e depois selecionar o intervalo para verificao.
3 Voc ainda pode verificar quantas clulas dentro de um intervalo contm somente nmeros como contedo. Para
isso, use a funo CONT.NM. Como ela
Trabalhando com
porcentagens
Para muitas pessoas, fazer clculos
envolvendo porcentagens pode ser a tarefa mais difcil do mundo. Na verdade,
criar frmulas no Excel que trabalham
com porcentagens muito simples. A
aplicao da porcentagem bem ampla, pois so incontveis as situaes
em que voc pode us-la: clculo de
comisso de vendedores, desconto em
pagamentos vista, porcentagem dos
votos nas eleies, e assim por diante. Veja alguns casos que utilizam porcentagens e aprenda a melhor maneira de cri-las:
1 A porcentagem simples de um valor
pode ser calculada de diversas maneiras. Digite o valor 14200 na clula A1.
Na clula vizinha, a B1, voc vai criar
uma frmula para encontrar 23% do valor da clula A1. Voc deve simplesmente multiplicar o valor pela porcentagem.
Fica assim: =A1*23%.
2 Outra forma de criar este clculo
digitando 0,23 em vez de digitar o sinal da porcentagem. O resultado ser
o mesmo, mudando apenas a forma
de escrever.
3 Imagine o caso de uma planilha de
vendas em que voc deve encontrar o
preo de um produto com desconto
percentual. Nela, voc deve ter os pre o s o r i g i n a i s c a d a s t r a d o s . Ne s t e
caso, alm de encontrar o valor da porcentagem, voc deve informar o preo do produto com o desconto.
4 Bem, supondo que o preo do produto esteja na clula C4 e que o valor da
porcentagem esteja fixo na clula B2,
digite na clula D4: =C4*B2. Por en024
quanto s foi calculado o valor da porcentagem. Como voc precisa apresentar o preo final do produto. Altere para
=C4*(1-B2). O nmero 1 representa
uma parte inteira ou 100% e dela
tirada apenas a porcentagem que
necessria (B2). Sairia no mesmo resultado escrever =C4-(C4*B2).
Ateno: Se voc arrastar a frmula
para outras clulas; o endereo fixo
B2 ser mudado. Para evitar isso, antes de arrastar digite um cifro na
frente da letra e nmero: $B$2. Esse
processo recebe o nome de congelamento de clulas.
5 O processo de clculo de acrscimos igual ao descrito acima; voc
deve apenas trocar o sinal de subtrao pelo de adio.
6 Outra forma de aplicao descobrindo a diferena entre dois valores
em porcentagem. Por exemplo, na
mesma planilha de vendas h uma
tabela em que esto relatadas as vendas totais dos meses de maio e junho. No ms de maio a empresa vendeu 325 produtos e no ms de junho
340. fcil notar que em de junho foram vendidos 15 produtos a mais.
Porm, como encontrar esse aumento em forma de porcentagem?
7 Imagine que o primeiro valor est na
clula B3 e o segundo em C3, ento
digite na clula D3: =(C3-B3)/B3. A
subtrao serve para encontrar o aumento nas vendas, que no caso 15.
A diviso para encontrar o valor
percentual do nmero 15 com relao
ao 325. O resultado deve ser 5%.
Usando as
funes lgicas
3 Para concluir, pressione Enter.
4 Usando a funo E, o resultado s ser
verdadeiro se todos os argumentos forem,
mas pode ser que isso no seja interessante e voc queira mudar essa regra, para
que a frmula retorne como verdadeiro
mesmo que apenas um dos argumentos
seja verdadeiro, no sendo mais necessrio que todos os argumentos sejam
verdadeiros. isso que a funo OU faz.
Em muitas ocasies voc vai precisar
criar uma funo lgica para testar se os
dados cadastrados so VERDADEIROS ou
FALSOS. Por exemplo, para encontrar o
status de um aluno, este deve ter uma mdia superior a 7 e nmero de faltas inferior a 10. Somente assim o seu status ser
VERDADEIRO, ou seja, superou os dois argumentos. Caso o aluno no consiga passar em um dos argumentos, o retorno j
ser FALSO. Mas pode ocorrer casos em
que no obrigatrio satisfazer todos os
argumentos propostos; se apenas um
for verdadeiro, o retorno j ser verdadeiro. Veja como trabalhar com as funes lgicas do Excel:
1 Para criar o status do aluno, conforme
foi citado, voc deve utilizar a funo E.
Digite na clula A1 um valor para a mdia
final do aluno e, na clula B1, a sua quantidade de faltas. Na clula C1 digite =E(
para iniciar a frmula.
2 Voc pode adicionar diversos argumentos nesta funo, basta apenas separlos com o ponto-e-vrgula. Continue
digitando a funo colocando o primeiro
argumento: A1>7. Digite o ponto-e-vrgula e continue com o segundo argumento: B1<10 e feche o parntese. A frmula final ficar: =E(A1>7;B1<10).
5 Utilizando as mesmas clulas do primeiro exemplo, altere apenas a frmula criada para funo OU, ao invs de E. Faa
alguns testes, mudando os valores das clulas A1 e B1, e observe que se um dos
argumentos for verdadeiros, o retorno j
ser verdadeiro.
6 Ainda h outra funo lgica usada para
inverter o valor lgico de um argumento,
ou seja, se o valor de uma clula for verdadeiro, o retorno ser falso e se o valor for
falso o retorno ser verdadeiro. Essa funo chamada NO.
7 Digite, por exemplo, na clula D1:
=NO(C1).
8 Voc ainda pode misturar todas essas
funes para atingir um resultado mais
especfico. Por exemplo: =E(OU(MDIA
(D8:D16)>7;E8=10);C6<10). Neste
exemplo, verificada primeiramente a funo OU, pois ela est dentro da funo E.
Ento, se o aluno ficou com mais de 7 na
mdia ou tirou 10 na prova final (E8=10),
o retorno ser verdadeiro. Depois disso
feito o teste da falta (C6<10), e se der
verdadeiro juntamente com o resultado
da funo OU, ento o resultado final
dessa frmula tambm ser verdadeiro.
025
Construindo frmulas
condicionais
falsa. O ponto-e-vrgula serve para separar um item do outro. Neste exemplo de
controle de notas, o teste lgico ser a
verificao da mdia do aluno, se passar ou for igual a cinco, a mensagem de
Aprovado deve aparecer, se no a mensagem de Reprovado deve aparecer.
3 Sendo assim, a frmula ficaria:
=SE(F2>=5;Aprovado;Reprovado).
Ao construir suas planilhas e as frmulas que a compem, voc vai perceber a
necessidade de criar condies para controlar se um clculo deve ser feito ou no.
Numa planilha simples de controle de notas, por exemplo, voc pode apresentar a
situao do aluno no final do semestre: se
ele foi aprovado, reprovado ou se ficou de
recuperao. Para fazer essa anlise, a mdia final do aluno testada, e dependendo do seu valor, uma das trs mensagens
exibida. A funo usada para realizar
essa tarefa a conhecida funo SE.
Adicionando
valores
As operaes de soma no Excel vo
muito alm daquele simples recurso de
Autosoma. Voc pode, por exemplo, fazer um teste lgico e, dependendo do
seu resultado, fazer ou no a soma de
um intervalo. Alm disso, possvel, atravs de duas tabelas, procurar por um
determinado valor e s somar as informaes que lhe interessam; por exemplo, somar apenas os produtos vendidos por um determinado vendedor de
uma determinada regio. Aprenda a
usar as funes de SOMA do Excel:
1 Para somar informaes selecionadas
por algum critrio, utilize a funo
SOMASE. Sua estrutura difere um pouco
da tradicional funo SOMA. O primeiro
argumento da funo o intervalo a ser
verificado. O segundo argumento o que
deve ser encontrado e o terceiro e ltimo
argumento necessrio o intervalo de
soma, que muitas vezes o mesmo do
intervalo de busca.
2 Por exemplo, gere uma tabela com 10
nomes de vendedores (repita o nome de
alguns) da clula A1 at a clula A10. Do
lado de cada nome digite a quantidade vendida por cada um.
3 Na clula B11, digite =SOMASE( para
iniciar a frmula. O primeiro argumento
ser o intervalo de A1 at A10, pois nele
ser procurado o nome de um dos vendedores. O segundo argumento ser um dos
nomes
entre aspas que
voc cadastrou
e o terceiro ar-
Funes para
busca de dados
Fazer pesquisas dos dados cadastrados
uma tarefa muito praticada por quem
acessa a planilha. Imagine uma planilha
que contenha as converses de preos
de produtos, contando com impostos e
frete. Sabemos que o valor do frete varia de acordo com a regio a ser entregue. Se for, por exemplo, no Norte do
Pas, o frete vale 5% sobre o preo original do produto, bem como a porcentagem para cada regio, j fixa. Neste
caso, o ideal criar uma tabela parte.
1 Crie a tabela principal contendo os campos: Nomes dos produtos, Preo de
compra, Regio de destino, Frete e Preo de venda, comeando pela clula A1.
Preencha com informaes, exceto as colunas Frete e Preo de venda.
2 Abaixo, crie outra tabela, contendo:
Regio e Porcentagem. Digite as cinco
regies nacionais e ao lado de cada uma
a porcentagem correspondente.
3 A funo usada para buscar a porcentagem correta na lista a funo PROCV.
Ento, na coluna de frete, na clula D2,
digite =PROCV(.
4 Em seguida, digite o que deve ser procurado, no caso a clula C2. O segundo
argumento o intervalo de clulas que
028
Convertendo
as medidas
Todo mundo j teve aula de Fsica no
colgio e certamente aprendeu vrias frmulas para converter uma coisa em outra, como por exemplo, temperatura. No
entanto, poucos imaginam que existe um
programa, como o Excel, que faz isso
automaticamente sem que voc precise
lembrar dessas frmulas. No Excel, voc
consegue converter unidades de medidas, como temperaturas, distncia, etc.
1 A principal funo usada para fazer converses a CONVERT. Para us-la, voc
precisa informar basicamente trs argumentos. O primeiro o valor a ser convertido, o segundo a unidade de medida atual
e o terceiro a unidade de medida que voc
quer converter. Digite 45 na clula A1.
2 Em seguida, digite na
clula B1: =CONVERT(.
3 Continue construindo a
frmula e informe o valor
a ser convertido; neste
caso a clula A1.
4 Agora, informe a unidade de medida do nmero
e depois a unidade desejada para a converso.
Cada unidade de medida
possui uma abreviao.
Basta coloc-la entre aspas, para que a frmula
fique correta. Por exemplo, para converter graus
Celsius em Kelvin, digite
C;K, pois a abreviatura de Celsius C e de
Kelvin K. Neste caso, a
frmula final ficaria:
=CONVERT(A1;C;K).
029
Trabalhando com
datas e horas
Manipular datas em uma planilha fica
muito mais fcil se voc usar as funes
de data e hora do Excel. Com elas voc
pode, por exemplo, adicionar meses a
uma data, calcular a diferena entre horas ou converter uma data em dia da
semana.
1 Na clula A1, digite: =AGORA(). Essa
a maneira mais fcil de mostrar a data e
hora atual do sistema. Voc pode, contudo, pegar cada item da data ou hora, utilizando outras funes. Clique na clula B1
e digite =DIA(A1) e pressione Enter. Observe que retornou apenas o nmero correspondente ao dia da data. Na clula
C1 digite =MS(A1), na clula D1 digite
=ANO(A1), na clula E1 digite =HORA
(A1), na clula F1 digite =MINUTO(A1) e
na clula G1 digite =SEGUNDO(A1). Cada
clula retornou respectivamente o ms, o
ano, a hora, o minuto e o segundo retirados da data na clula A1.
2 Nas clulas A2, B2 e C2 digite respectivamente: 2003, 2, 21. Digite na clula vizinha: =DATA(A2;B2;C2). Dessa forma, as
informaes que estavam nas trs clulas
foram convertidas para uma data formatada.
3 O mesmo ocorre com as horas. Digite
nas clulas A3, B3 e C3: 20, 30 e 16. Ao
030
Arredondando
valores
Utilizando as funes de arredondamento do Excel, voc pode truncar um
nmero, arredond-lo para cima ou para
baixo. Acompanhe:
1 Digite na clula A1 o valor 32,78. Voc
pode arredondar este nmero para cima
e para fazer isso utilize a funo
ARREDONDAR.PARA.CIMA. Seus argumentos so simples: o primeiro o
valor que deve ser arredondado, no caso
a clula A1. O segundo argumento o
nmero de casas decimais a exibir. Se
no quiser exibir casas decimais, apenas digite 0. Ento a frmula ficaria:
=ARREDONDAR. PARA.CIMA(A1;0).
2 Alm desta funo, voc ainda tem a possibilidade de usar as funes PAR e MPAR para arredondar para o prximo nmero par e prximo nmero mpar respectivamente. Basta digitar o nome da
funo e colocar o endereo entre parnteses. Assim:=PAR(A1) e =MPAR(A1).
3 O mesmo se aplica para arredondar
um nmero para baixo, porm use a funo ARREDONDAR.PARA.BAIXO. Por
e x e m p l o : = A R R E D O N D A R . PA R A .
BAIXO(A1;0).
031
032
3 Para verificar se a clula A1 est vazia, digite =CL.VAZIA(A1). Essa funo, neste caso, deve retornar FALSO.
4 Voc pode conferir se o contedo de
uma clula um valor. Assim possvel
controlar erros futuros, principalmente se
esta clula for usada em algum clculo.
Para fazer essa verificao, utilize a funo NM. Para verificar a clula A1,
digite: =NM(A1). Se a funo retornar FALSO, o contedo no numrico.
Observao: voc pode usar essa funo em conjunto com a funo SE, para
confirmar se o contedo numrico e s
ento fazer algum clculo. Isso evita que
ocorram erros na frmula. Por exemplo:
=SE(E(NM(A2)=VERDADEIRO;A2>7);a
meta foi atingida;ela no foi atingida)
5 Da mesma forma que voc pode verificar se o contedo numrico, possvel
ver se ele texto, referncia ou lgico.
Para isso, use respectivamente as funes: TEXTO, REF e LGICO.
6 Alm dessas, voc pode conferir se
o contedo da clula no texto, ou
seja, um nmero, referncia ou mesmo um dado l g i c o , isso apenas
retornando VERDADEIRO. A funo que
faz essa checagem a .NO.TEXTO.
Planejando
Investimentos
Ao planejar um investimento ao longo
de vrios anos, voc vai querer saber qual
ser o valor obtido no final de tanto tempo.
Por exemplo, se voc guardar 150 reais
todos os meses durante oito anos com
juros de 1,2% ao ms, quanto ser que
voc vai ter no final das contas? Bem,
considerando taxas e mensalidades fixas,
voc primeiro deve determinar quantos
pagamentos sero feitos, multiplicando
a quantidade de anos por 12.
1 Na clula B2 digite : Taxa de juros
mensal e na clula C2 digite: 1,20%.
2 Na clula B3 digite : Perodo em meses e
na clula C3 digite: =8*12, para saber em
quantos meses ser feito o depsito.
3 Na clula B4 digite: Valor a ser depositado e, na clula C4, digite: 150. Este o
valor que voc pagar ao longo dos meses.
4 Na clula B5 digite Valor presente e na
clula C5 digite 0. O valor presente representa o valor inicial, ou seja, se na sua conta de poupana j existe algum valor, este
ser chamado de valor presente.
5 Voc j tem todas as informaes necessrias para calcular o valor de seu investimento no final de oito anos. Para chegar a esse
resultado, use a funo VF, que significa
valor futuro, ou seja, o valor que voc ter
em mos aps o ltimo depsito do seu
033
Calculando
pagamentos e juros
Se voc pediu um emprstimo e agora
deseja saber quanto vai pagar por ms para
cobrir o valor emprestado, voc pode calcular usando uma planilha. Alm disso,
possvel saber a taxa de juros de um determinado valor que est sendo pago em
um perodo ou ainda saber quanto voc
deve depositar em um perodo para chegar a um determinado valor futuro.
1 Digite na clula B2: Taxa de juros anual, e na clula C2: 12%.
2 Digite na clula B3: Perodo em meses, e na clula C3: 12.
3 Digite na clula B4: Valor do emprstimo, e na clula C4: 6000.
4 Para calcular o valor mensal a ser pago
para esse emprstimo, use a funo
PGTO. O primeiro argumento consiste
na taxa de juros peridica. Para mudar
essa taxa de anual em mensal, basta dividi-la por 12. O segundo argumento o perodo. O terceiro argumento o valor presente, ou seja, o valor do emprstimo.
Digite na clula B6: Valor mensal a ser
pago, e na clula C6, digite a frmula final: =PGTO(C2/12;C3;C4).
5 Se ocorrer o contrrio, voc est pagando uma mensalidade e no tem a
taxa de juros mensal, mas gostaria de
saber, utilize a funo TAXA .
Aproveite
as
informaes
inseridas anteriormente e digite
na clula B7: Se o valor mensal
fosse, e na clula C7 digite 600.
6 Na clula B8 digite A taxa de juros seria, e na clula C8 digite a
funo TAXA para calcular os juros. Informe primeiro o perodo de
034
pagamento, no caso a clula C3. Em seguida, digite o valor mensal (com o sinal
negativo por se tratar de pagamento),
que seria a clula C7, e por ltimo informe qual o valor total do emprstimo, que
a clula C4. A frmula final fica:
=TAXA(C3;C7;C4). O resultado ser 3%
de juros mensais.
7 Para encontrar o valor mensal a ser depositado para atingir um valor daqui alguns
anos, voc deve utilizar tambm a funo
PGTO. Digite na clula B12: Taxa de juros anual, e na clula do lado 6%.
8 Na clula B13 digite: Perodo em anos,
na clula C13: 10 e na clula B14: Quantia desejada, e na clula C14: 80000.
9 Digite Valor mensal a ser pago na clula
B16 e, em C16, calcule finalmente o valor
com a seguinte frmula: =PGTO(C12/
12;C13* 12;0;C14). Observe que: a taxa
de juros foi dividida por 12 e o perodo foi
multiplicado por 12, pois o resultado deve
ser um valor mensal. O valor 0 na frmula
o valor presente, que neste caso no
usado. O que foi usado o argumento de
valor futuro, pois voc ainda no tem esse
valor, da o nome de valor futuro. O resultado desse clculo R$ 488,16, que significa que para economizar R$ 80.000 em 10
anos com taxa de juros de 6% ao ano,
voc tem que depositar R$ 488,16 por ms.
Combinando
textos
Trabalhar com os textos digitados nas clulas torna-se muito simples se voc usar
as funes de manipulao de textos. Voc
pode, por exemplo, juntar em uma clula
o contedo de outras duas, ou ainda, criar
frases com as informaes de vrias clulas, combinando os seus contedos.
4 Melhor que isso poder aninhar funes de clculo e gerar uma frase j com
o resultado. Imagine este mesmo exemplo do Martins. Ser preciso calcular a
comisso dele. Se ele vendeu acima de
R$ 10.000, sua comisso ser de 5%;
caso contrrio, 3%. Para isso, use a funo SE (dica 25) e porcentagens (dica
23). Juntando com as funes aprendidas acima, a frmula seria a seguinte:
=CONCATENAR(A comisso do vendedor Martins ser de ;TEXTO(
SE(B3>= 10000;B3*5%; B3*3%);R$
#.##0,00")).
035
Potncia,
raiz quadrada
e logaritmo
Dica 036
Seno, co-seno e
tangente
de um valor
Assistente
de pesquisa
Se voc est trabalhando com uma
tabela muito grande de informaes vai
chegar um momento em que ser preciso pesquisar algum dado nesta planilha.
Para facilitar a sua procura, alm do
recurso que voc j conhece de localizar e substituir, existe o chamado Assistente de pesquisa. Ele procura por um
valor ainda no determinado e cria uma
frmula aps encontrar a clula desejada. Por exemplo, numa tabela com nmero de vendas de determinados produtos divididos por datas, voc pode
encontrar o nmero de vendas de uma
data, pesquisando na coluna de datas e
na linha dos produtos. Fazer essa busca
a tarefa do recurso Assistente de pesquisa fornecido pelo Excel.
1 Digite uma tabela que contenha diversos dados como a apresentada abaixo:
Usando o boto
Inserir funo
Todas as funes apresentadas foram
construdas direto na barra de frmulas.
No entanto, para facilitar o processo de
criao das funes, voc pode usufruir
de um recurso chamado Inserir funo.
Nesta caixa de dilogo, voc poder
acessar todas as funes existentes no
aplicativo e, aps escolher a funo, o
Excel continua auxiliando no momento
de inserir todos os argumentos exigidos pela funo.
1 Clique na clula em que voc deseja
inserir a funo. Clique no boto Inserir
funo que se encontra ao lado da barra
de frmulas. Ou seno, utilize o menu
Inserir>Funo.
4 Assim que voc selecionar uma das funes da lista, sero exibidas a sua sintaxe (a sua estrutura) e uma breve descrio sobre a sua finalidade. Selecione,
por exemplo, a funo SE presente na
categoria Lgica e clique em OK.
6 Ao inserir
o primeiro argumento,
note que ao
lado do valor
digitado j
surgiu uma
resposta: VERDADEIRO ou FALSO. Os
outros dois argumentos servem para voc
colocar as mensagens, caso seja verdadeiro ou falso respectivamente. Nestas
caixas voc pode digitar qualquer valor ou
at elaborar outra frmula.
038
Localizando e corrigindo
erros nas frmulas
No momento da elaborao de uma
frmula, pode ocorrer algum erro. Para
ajudar a resolv-lo, o Excel apresenta
automaticamente uma pequena caixa chamada de marca inteligente. Nesta caixa de
mensagens, voc pode saber que tipo de
erro ocorreu, avali-lo ou mesmo obter
algum tipo de ajuda sobre ele.
1 Simule um erro digitando a seguinte frmula: =SOMA(a;2;3). Ao pressionar
Enter, surgir a mensagem de erro
#NOME?. Este erro ocorre quando h
uma violao na sintaxe da funo, ou
foi digitada uma funo que no existe.
Clique no sinal de exclamao que surgiu ao lado e observe a descrio do erro
acima. Para saber exatamente em que
parte da frmula se encontra o erro,
clique em: Mostrar etapas de clculo...
2 Na janela
Avaliar frmula, observe
que a letra a,
digitada propositalmente,
aparece sublinhada. Isso indica que o erro se encontra
nesta letra, ou seja, o Excel no conseguiu reconhecer essa parte da frmula nem
como um nmero nem como um endereo de clula. Clique no boto Avaliar.
3 Agora, no
lugar da letra
a, surgiu uma
indicao de
erro, clique
em Fechar.
Formatando a planilha
Dica 040
Formato
Nmero e Moeda
1 Selecione a clula que contm o valor
a ser formatado e clique no menu Formatar>Clulas. Na tela que surgiu, selecione a guia Nmero, caso ainda no esteja. Nesta seo voc escolhe como o
valor da clula ser apresentado.
2 Na lista ao lado, clique na opo Nmero. Note que um exemplo exibido para
que voc tenha uma prvia do formato do
valor antes de abandonar a caixa.
3 Clique na caixa Casas decimais e digite
um valor para ela. Voc tambm pode usar
as setas para cima ou para baixo.
4 Voc pode ativar ou no o uso do
separador de milhar e, na caixa a seguir,
escolher como um nmero negativo deve
ser exibido nesta clula.
5 Escolha a opo Moeda na lista. Ela traz
as mesmas opes que Nmero, com exceo da caixa smbolo, que permite que
voc escolha um sinal de moeda para aparecer na frente do valor.
Formatando a planilha
Dica 041
Formato
Data e Hora
Dica 042
Formato Frao
2 Clique na categoria Data na lista. Selecione um dos modelos de datas na caixa Tipo e observe acima o efeito sobre
a data digitada. Ao escolher o modelo,
clique em OK.
2 Na lista de categorias, selecione Frao e, ao lado, escolha um dos modelos. Neste caso, voc pode escolher:
Mximo de um dgito e o resultado
ser: 2 1/2. Alm desse voc pode escolher outros denominadores: Quartos
para exibir: 2 2/4; Oitavos para exibir 2
4/8, Dezesseis avos para exibir 2 8/16.
041
Formatando a planilha
Dica 043
Formato de
CEP, CIC
e telefone
Imagine voc cadastrando as informaes de seus clientes e cada vez que fosse preciso colocar o telefone de um deles,
voc precisasse digitar os parnteses e
traos. Seria muito mais fcil se voc
digitasse somente os nmeros sem se preocupar com esse detalhes. Para fazer isso,
acompanhe a seguir:
1 Selecione a clula ou o intervalo que
deve ser formatado. Clique no menu
Formatar>Clulas e selecione a primeira guia, caso ainda no esteja marcada.
2 Na caixa de categorias, escolha Especial. Ao lado observe que ficaram disponveis quatro tipos de formatos: CEP,
CEP +3, Telefone e CIC.
3 Escolha CEP ou CEP + 3 e clique em
OK. Em seguida, digite na clula: 540 e
pressione Enter. Observe que os zeros
esquerda so mantidos respeitando o tamanho do CEP.
4 Retorne quela tela e selecione Telefone. Digite agora na clula o valor:
117841584. Note que, ao pressionar
Enter, automaticamente surgem os parnteses e o trao.
5 Por fim, retorne novamente tela de
formatao e selecione o tipo CIC.
Digite na clula: 98765432100 e observe o resultado apresentado na clula.
042
Dica 044
Mesclando
clulas
Ao criar sua planilha de cadastro, lembre-se sempre de deix-la com um aspecto bem interessante, principalmente se
outras pessoas forem acess-la. Coloque
sempre um ttulo, na parte de cima da
planilha, condizente ao seu contedo;
por exemplo: Tabela de Importao. E
como esse ttulo merece bastante destaque, voc pode aumentar a clula que
ele ocupa e fazer com que ela se junte
s clulas vizinhas. Esse processo recebe o nome de mesclagem de clulas.
1 Aps definir quantas colunas de dados
a sua planilha ter, digite o ttulo dessa
planilha nas suas primeiras clulas.
Em seguida, selecione da primeira clula at a coluna onde termina a tabela.
Por exemplo, se a sua tabela tem cinco
colunas que variam da coluna A at a E,
ento selecione das clulas A1 at a clula E1 da planilha.
2 Agora, clique no boto Mesclar e centralizar na barra de ferramentas.
3 Observe que as cinco clulas
selecionadas agora formam apenas uma
e que o texto ocupa o centro dela. Para
retornar as clulas ao seu estado original, selecione a clula mesclada e clique
no boto Mesclar e centralizar.
4 Voc pode acessar esse mesmo recurso atravs do menu Formatar>Clulas.
Na guia Alinhamento, selecione a opo
Mesclar clulas para mescl-las ou tire a
seleo para voltar ao normal.
Formatando a planilha
Dica 045
Inclinando o texto
de uma clula
1 Selecione a clula que contm o texto
a ser inclinado.
2 Acesse o menu Formatar>Clulas ou
pressione Ctrl + 1. Clique na guia Alinhamento.
Voc j deve ter visto uma tabela peridica em que cada quadradinho possui o nmero de massa, nmero atmico, entre outros, e os textos ou valores
s vezes aparecem inclinados para caber melhor. Fazer um texto ficar inclinado, de ponta-cabea ou de p muito
fcil dentro de uma planilha do Excel.
043
Formatando a planilha
Dica 046
Ajustando o
texto na clula
3 Alm dessa opo, voc pode usar a
Reduzir para ajustar, encontrada na mesma caixa de dilogo. A diferena desta para
outra que a primeira ajustava o texto ao
tamanho da clula, mas mantinha o tamanho das letras, enquanto que a segunda
diminui o tamanho do texto ao mximo
para faz-lo caber dentro da clula.
4 Digite o texto Salrio na clula A1 de
sua planilha. Em seguida, altere a largura
da coluna A para 15 e a altura da linha 1
para 50. Observe que o texto ficou em algum canto da clula. Para mudar a sua
posio dentro da mesma, basta utilizar os
recursos de alinhamento da tela de
formatao de clulas.
Quando voc digita um texto em uma
clula, j notou que ele avana sobre as
outras, caso seja muito extenso? Para resolver isso, voc pode simplesmente aumentar o tamanho da coluna. Mas suponha que o ttulo da sua coluna seja: Mdia
de pessoas entrevistadas no ms de Outubro e Novembro. Ser que a melhor
soluo aumentar o tamanho da coluna? Voc vai aprender agora, como resolver isso de uma outra maneira:
1 D um clique sobre a clula com um
texto muito extenso e que voc deseja
formatar. Pressione Ctrl + 1 para abrir a
caixa de dilogo de formatao. Clique
na guia Alinhamento.
2 Localize nela a opo: Retorno automtico de texto e clique em OK. Dessa
forma, mesmo que a coluna onde est a
clula esteja com uma largura pequena, o
texto se ajustar ao tamanho da clula.
Mas voc ver que pode ser necessrio
mudar a altura da linha para que o texto
aparea por completo na tela.
044
Formatando a planilha
Dica 047
Formatando
o texto
Ao concluir a digitao das informaes em sua planilha, mude a aparncia
do texto para torn-la mais amigvel. O
processo para a formatao do texto de
uma clula muito parecido com a de
outros aplicativos do Office e bem simples. Acompanhe:
1 Selecione a clula ou intervalo de clula
que deve ser modificado. Voc pode usar
a barra de ferramentas de Formatao
para formatar mais rpido.
2 Clique na caixa Fonte para escolher
uma das fontes do sistema para o seu
texto. Ao lado, digite ou escolha o tamanho da fonte.
3 Em seguida, encontram-se os botes
para aplicar estilos de: Negrito, Itlico
ou Sublinhado. Clique em um deles.
Dica 048
Alterando
a cor de fundo
da clula
Voc j aprendeu a formatar a fonte
das clulas, mas com certeza a sua
planilha ainda precisa de um toque a
mais, que a deixe mais atrativa. Para aprimorar ainda mais a aparncia de sua tabela, voc tem em mos o recurso de
preenchimento de clulas, que muda a
cor do fundo branco da clula para a
que voc desejar.
1 Selecione a clula ou o intervalo de clulas que voc deseja mudar o fundo e
acesse o menu Formatar>Clulas. Estando nele, clique na guia Padres.
2 Provavelmente a opo Sem cores deve
estar selecionada. Clique em uma cor qualquer para v-la em tamanho ampliado no
quadro Exemplo. Basta escolher a que
mais lhe agradar e clicar em OK.
3 Para configurar um fundo personalizado
para as clulas, retorne tela de
formatao na guia Padres, escolha a cor
que servir de segundo plano, ou seja, que
ficar por trs.
045
Formatando a planilha
Dica 049
Alterando a borda
das clulas
1 Selecione o intervalo de clulas a ser
colocado bordas. Voc pode comear selecionando a tabela inteira para colocar as
bordas externas, que vo contornar a tabela. No exemplo abaixo, as clulas A1
at F11 foram selecionadas:
Criao de Grficos
Dica 050
Inserindo um grfico
com o assistente
Bem melhor do que apresentar uma
planilha com os dados da empresa em
uma reunio mostrar um grfico dessa
planilha. Cri-los no Excel muito simples,
pois o programa oferece o chamado Assistente de grfico, que guiar voc no
desenvolvimento passo a passo, mostrando todas os dados necessrios para sua
elaborao:
Criao de Grficos
Dica 051
Alterando o
tipo do grfico
Aps ter criado o grfico, voc pode
querer mudar o tipo escolhido para ele.
Por exemplo, se voc escolheu Colunas
simples e deseja mudar para Colunas
3D, no preciso criar outro grfico e
executar todos os passos novamente.
Basta modificar o grfico j criado.
1 Selecione a planilha que contm o grfico j criado. Suponha que voc tenha criado um grfico de Pizza e deseja mud-lo
para Pizza 3D. Para fazer isso, clique com
o boto direito do mouse no fundo do grfico, chamado de rea do grfico. Em
seguida, clique em Tipo de grfico...
Criao de Grficos
Dica 052
Formatando o eixo
do grfico
tela voc pode escolher um estilo para a
linha, clicando em Personalizada. Ao
lado, escolha como as marcas de escala sero mostradas. Essas marcas so
pequenos traos que aparecem ao longo do eixo.
4 Clique na guia Fonte para mudar a aparncia do texto, nesta tela voc pode escolher uma fonte, cor, estilo ou tamanho
para as letras.
5 Clique em Ok para concluir.
Os eixos so linhas que envolvem o grfico e controlam as informaes da tabela. No esto presentes em grficos do
tipo Pizza ou Rosca. O eixo de categorias (x) horizontal e o eixo de valores (y)
o vertical. Os grficos tridimensionais
podem apresentar um terceiro eixo (z).
1 Para ocultar qualquer um dos eixos, basta clicar com o boto direito do mouse na
rea do grfico e, em seguida, clicar em
Opes de grfico.
2 Depois disso, clique na guia Eixos e
desmarque ou marque os eixos que deseja ocultar ou mostrar. Clique em OK para
confirmar a alterao.
3 Para formatar o eixo horizontal, d dois
cliques nele. Com a tela Formatar eixo
aberta, clique na guia Padres. Nesta
7 Por fim, acesse a ltima guia, chamada Alinhamento, caso queira inclinar o
texto ou deix-lo de p. Vale ressaltar
que essas opes so as mesmas da
caixa Formatar Clulas.
049
Criao de Grficos
Dica 053
Formatando a
legenda e o ttulo
050
na seo chamada rea, voc pode selecionar uma cor para aparecer no fundo
da caixa do ttulo.
3 Alm disso, voc tem a possibilidade
de escolher outro formato para a fonte,
usando a guia Fonte e mudar o alinhamento e inclinao do texto, usando a
guia Alinhamento. Clique em OK.
4 A legenda, que aparece por padro do
lado direito do grfico, tambm pode ser
formatada e da mesma maneira que voc
escolher uma fonte, cor de fundo e borda
para o ttulo, faa-o para a legenda. Ao
clicar duas vezes sobre a legenda e a tela
Formatar legenda aparecer, a nica guia
diferente a Posicionamento, que simplesmente muda o local da legenda em
relao ao grfico.
Criao de Grficos
Dica 054
Mudando cores
e linhas
Todos os elementos que compem o
grfico podem ser formatados de alguma
maneira, seja para mudar a fonte, o fundo
ou a borda. Basta clicar duas vezes sobre algum item para que uma caixa de
formatao aparea.
1 Para formatar o fundo branco do grfico, chamado de rea do grfico, e escolher uma cor ou um efeito de preenchimento, clique no fundo do grfico para
selecion-lo. Certifique-se de que a rea
do grfico esteja selecionada, observando
a caixa de nome no canto da planilha.
Criao de Grficos
Dica 055
Inserindo
diagramas
Alm dos grficos, voc pode ilustrar a sua
planilha com desenhos chamados de diagramas. Voc pode, por exemplo, mostrar
em uma reunio toda a estrutura hierrquica
de sua empresa, usando um organograma.
Voc pode escolher dentre os cinco modelos de diagramas e, para cri-los, no ser
necessrio fazer referncia a informaes,
pois eles no so baseados em dados.
Criao de Grficos
Dica 056
Formatando
um grfico 3D
Quase todos os tipos de grficos possuem subtipos tridimensionais. Eles chamam muito mais a ateno que os grficos simples, pois os dados ficam mais claros de se distinguir dentro do conjunto.
Como esse um tipo especial de grfico,
ele tambm possui configuraes especiais. Para comear, acostume-se que o eixo
de valores de um grfico 3D representado pela letra Z (no grfico plano a letra
Y). Siga os seguintes passos para configurar um grfico 3D:
Impresso
Dica 057
Visualizando a planilha
antes da impresso
Aps finalizar o trabalho de criao e
formatao da planilha terminada, chegou a hora de imprimir o resultado.
No entanto, para que voc controle
exatamente como que a planilha ou grfico ser impresso, voc deve visualizlos antes da impresso.
1 Certifique-se de que voc tem uma impressora instalada no sistema. Em seguida, abra a planilha que voc deseja
visualizar. Clique no menu Arquivo>
Visualizar Impresso. A tela da planilha
fechada e voc pode analisar o tamanho do
papel e como a informao ser impressa.
2 Como o papel est sendo exibido por inteiro na tela, pode ser que as letras estejam pequenas e voc no consiga l-las. Sendo assim, clique no
boto Zoom
ou simplesmente clique
em qualquer
lugar da tela
para aumentar o zoom.
3 Pode ocorrer de a sua
planilha ser
muito extensa e, no
momento
de imprimir, p r e c i sar de mais
de uma pgina. Caso
isso ocorra,
voc pode
visualizar
as demais
054
Impresso
Dica 058
Preparando a pgina
para impresso
Impresso
Dica 059
Inserindo
cabealho e rodap
Se no seu dia-a-dia voc precisa imprimir
relatrios peridicos para arquiv-los e
consult-los no futuro, seria muito til se cada
pgina do relatrio fosse numerada e tivesse a data e horrio exatos do momento da
impresso. Fora isso, muito importante
imprimir no relatrio o nome do arquivo de
origem da informao, assim quem
consult-lo conseguir saber onde se encontra esse arquivo XLS. Para fazer tudo
isso, utilize um recurso do Office chamado
de Cabealho e Rodap. Um cabealho
um texto predefinido que deve aparecer
na parte superior de todas as folhas de impresso. O rodap tem a mesma finalidade, porm impresso na parte inferior.
1 Clique no menu Exibir>Cabealho e
rodap. Observe que a tela Configurar
pgina aberta e a guia Cabealho/
rodap est ativa.
2 H dois retngulos brancos vazios indicando que ainda no foi configurado nenhum cabealho ou rodap
para esta planilha. Clique na seta ao lado
da caixa Cabealho. Diversas sugestes
para cabealhos so apresentadas. Escolhendo o primeiro item da lista, por
exemplo, todas as folhas tero o texto
Pgina seguido pelo respectivo nmero de pgina. Essa numerao
controlada pelo prprio Excel.
3 Em vez de escolher algo da lista,
voc pode personalizar o cabealho. Para
isso, clique no boto Personalizar cabealho. A tela que surgiu possui trs
056
Impresso
Dica 060
Alterando
as margens
Quando as informaes so impressas
em uma folha, sempre h um espao vazio entre a beirada do papel e o incio dos
dados. Esse espao que existe nos quatro lados da folha chamado de margem. possvel definir margens mais
largas ou mais estreitas dependendo de
sua necessidade. Tambm possvel
definir a margem do cabealho e do
rodap, ou seja, a que distncia do limite da folha eles devem aparecer.
1 Clique no menu Arquivo>Configurar
Pgina. Clique na guia Margens. Note que
existem seis caixas representando as margens esquerda, direita, superior, inferior, o cabealho e o rodap.
2 Clique dentro de uma das caixas para
ver o trao preto da margem no exemplo.
Altere as medidas das margens conforme
for necessrio. Para isso, use as setas
ou simplesmente digite o valor na caixa.
Se voc usar as setas para aumentar ou
diminuir, note que as medidas variam de
meio em meio, ento se voc precisar
de um valor mais especfico, o jeito ser
digitar mesmo.
3 Voc deve ter notado ao
visualizar a impresso que a
planilha sempre colocada
do lado esquerdo da folha e
na parte de cima. Fica muito mais apresentvel quando essa planilha est situada no centro da folha. Para
isso, use a seo Centralizar na pgina, na guia Margens. Nela, voc encontra
as opes Horizontal e Vertical. Para deixar a planilha no centro da
folha, selecione as duas opes.
057
Impresso
Dica 061
Definindo a rea
de impresso
Suponha que voc queira imprimir apenas uma parte da planilha e no ela inteira. Isso pode ocorrer, por exemplo, se
voc precisar imprimir somente os resultados finais. Neste caso voc deve definir
a regio exata da planilha a ser impressa.
Caso tenha sido apenas uma eventualidade e j no seja mais necessria essa definio, tambm possvel limp-la. Acompanhe passo a passo como voc deve proceder para isso:
Internet
Dica 062
Visualizando a planilha
em um browser
Um dos recursos mais interessantes do
Office a possibilidade de gerar pginas
Web automaticamente de seus aplicativos.
Isso auxilia muito o trabalho daqueles que
ainda no conhecem a linguagem HTML
para a gerao de pginas e permite aproveitar todas as vantagens das ferramentas usadas no Excel para a Internet. Dessa
forma, voc pode gerar um grfico no
Excel e exibi-lo na Web. Porm, antes
de fazer a publicao, interessante
ter uma idia de como a planilha seria mostrada em um browser. Siga
os procedimentos abaixo:
Internet
Dica 063
Salvando como
pgina da Web
Depois de navegar pela sua planilha
usando o navegador-padro e de verificar que todas os dados foram exibidos
sem problemas, voc j pode publicar
a sua planilha no formato para Internet.
1 Selecione as clulas que devem fazer
parte da sua pgina da Internet. Caso voc
deseje que a pgina contenha mais de uma
planilha, no selecione nada.
2 Clique no menu Arquivo>Salvar como
pgina da Web.
Internet
Dica 064
Criando hiperlinks
Um hiperlink ou simplesmente link
uma referncia a uma pgina ou a um
local dentro da mesma planilha. A sua
utilidade imensa, pois basta apenas
um clique sobre um texto ou imagem
para que algo seja acessado. Se voc
costuma navegar bastante na Internet,
deve saber o que isso significa. Aquelas
frases azuis e sublinhadas so links, pois
servem de ligao a alguma pgina.
1 Um link, dentro da planilha, representado da mesma maneira que no navegador: azul e sublinhado; e assim que a
seta do mouse passa sobre ele, vira uma
mozinha branca. Para criar o seu prprio link, digite um texto qualquer, por
exemplo: CLIQUE AQUI. Depois disso,
selecione a clula e pressione Ctrl + K.
2 Na tela Inserir hiperlink, defina a pgina que voc vai vincular clula. Inicialmente, selecione a primeira opo: Pgina da Web ou arquivo existente. Ao
lado, voc pode escolher uma das pginas navegadas recentemente ou digitar
na caixa Endereo a pgina da Internet
desejada. Na parte superior, defina
uma dica de tela, que seria uma pequena mensagem a ser exibida quando o ponteiro do mouse parar sobre o
link. Por exemplo, se o link vai acessar
Internet
Dica 065
Importando tabelas da
Internet para uma planilha
A integrao do Excel com a Internet
est cada vez melhor. Nas ltimas verses
possvel capturar uma informao da
Rede e traz-la diretamente para a sua
planilha. Mais til ainda que essa tabela
retirada da Internet pode ser atualizada de
tempos em tempos, e voc ter sempre
acesso a dados atualizados.
1 Certifique-se de que voc est
acessando a Internet. Em seguida, clique
no menu Dados>Importar dados
externos>Nova consulta Web.
Vinculando
objetos
No toa que muitas ferramentas
do Excel tambm esto disponveis no
Word e demais aplicativos do pacote
Office. O objetivo compartilhar as informaes de um programa com o
outro, fazendo eles trabalharem em conjunto, aproveitando as vantagens que o
outro pode oferecer. Se, por exemplo,
voc deseja criar um documento e no
meio dele inserir uma tabela, crie a tabela no Excel e jogue-a no Word. Melhor ainda modificar as informaes
em um programa e no outro atualizar no
mesmo instante. Isso recebe o nome de
vnculo, pois a tabela que for colocada
no Word depender das informaes
que forem digitadas no Excel.
1 Para criar um vnculo, primeiro defina
qual ser o arquivo de origem e qual ser
o arquivo de destino. A origem contm
as informaes-base que podem ser
modificadas. O destino onde as informaes so mostradas e sempre
atualizadas, conforme a origem. No
exemplo citado, a origem seria o arquivo do Excel e o destino, o documento
do Word. Abra uma planilha que contenha a tabela a ser vinculada.
2 Acesse o aplicativo Microsoft Word atravs do menu Iniciar. Ao abrir o programa,
pressione Alt + Tab para retornar ao
Excel. Selecione o intervalo de clulas
que interessa e clique no boto Copiar
da barra de ferramentas.
Incorporando
objetos
O processo para incorporar um objeto
no muito diferente da vinculao. Da
mesma maneira, voc deve definir qual
ser o arquivo de origem e o de destino.
A diferena que o objeto incorporado
no depende mais da sua origem, ou
seja, uma vez que o objeto foi colado,
ele no depende mais da origem e, conseqentemente, o destino no sofrer
atualizaes, caso a origem mude.
1 Faa o mesmo que no exerccio anterior: selecione o intervalo de clulas desejado dentro do Excel e copie.
2 Abra um novo documento no Word e
clique no menu Editar>Colar especial.
Selecione Colar e, em seguida, escolha a
opo Microsoft Excel Worksheet de
planilha do Microsoft Excel para indicar
para o Word que a informao proveniente do Excel. Clique em OK.
3 Aparentemente, o resultado foi o mesmo, mas altere algo no Excel para ver se
ele atualiza no Word. Como poder observar, incorporar um objeto inseri- lo efetivamente dentro do programa de destino.
064
Tabelas dinmicas
Dica 069
Construindo uma
tabela dinmica
As tabelas dinmicas, como o nome sugere, permitem a exibio dos dados de
uma tabela de forma bem eficiente e rpida. Ela usada para manipular informaes
muito extensas, seja do prprio Excel ou
de algum banco de dados externo.
1 Construa uma tabela, por exemplo, com
nome de vendedores, nmero de vendas,
regio e produtos. Clique no menu Dados> Relatrio de Tabela e Grficos Dinmicos. O Assistente de tabela dinmica o guiar por trs etapas para criar a
tabela. A primeira etapa consiste em mostrar onde esto
os dados a serem
analisados.
Voc pode escolher os dados de
uma planilha do
Excel ou de alguma fonte de dados
externa.
Abaixo, escolha o
que deve ser criado; no caso,
uma Tabela dinmica. Clique
em Avanar.
2 Na prxima etapa, mostre onde
esto os dados
para a construo da tabela,
digitando o endereo na caixa Intervalo
ou clicando
no
boto
com a marca
vermelha e
selecionan066
Tabelas dinmicas
Dica 070
Modificando uma
tabela dinmica
Aps criar a tabela dinmica e se acostumar com o seu funcionamento, voc
pode mudar a sua estrutura ou layout no
momento que achar necessrio. Observe
que uma barra de ferramentas chamada
Tabela dinmica surgiu assim que a tabela foi criada. ela que voc vai usar para
configurar a sua tabela dinmica.
1 D dois cliques no campo em que est
escrito Soma de vendas. Uma pequena
tela se abrir para que voc escolha outro clculo a ser feito com os valores,
caso queira. Escolha, por exemplo, mdia e clique em OK.
2 Voc pode reorganizar o layout de sua tabela, arrastando os
itens para fora
dela. Arraste a
caixa vendedor e a caixa
regio para fora da tabela. Assim, somente o total ser exibido. Localize a
janela Lista de campos da tabela dinmica. Caso ela no esteja na tela, clique
no ltimo boto da barra de ferramentas de Tabela dinmica. Note que os
itens em negrito
so os que esto
na tabela no momento. Clique
no item vendedor e arraste
para o local que
estavam as regies (em linha) e
arraste regio
para onde estavam os vendedores.
3 Para retornar ao
assistente de criao da tabela dinmica e mudar algumas configuraes
que voc achar
necessrio, clique
em qualquer local
da tabela. Clique
no boto Tabela dinmica da barra e,
em seguida, em
Assistente...,
voc pode mudar,
por exemplo, os
dados que esto
sendo
usados
para consultar.
Clique no boto
Voltar e selecione um novo intervalo. Ao
terminar, clique em Concluir.
4 Voc pode criar uma planilha para cada
produto e, com
isso, separar as
informaes. S
permitido fazer
isso se voc escolheu algum
item para o campo
PGINA.
Clique em algum
lugar da tabela e,
em seguida, na
opo Tabela dinmica da barra.
Depois, clique
em Mostrar pginas... Selecione o nico item da
lista (no caso,
produtos) e clique em OK.
067
Tabelas dinmicas
Dica 071
Construindo um
grfico dinmico
Da mesma maneira que voc criou uma
tabela que acessa dinamicamente os dados de outra planilha, voc tambm pode
criar um grfico dinmico que acessa os
mesmos dados. Este grfico pode ser
formatado como qualquer outro grfico.
1 Clique em qualquer lugar da sua tabela
dinmica. Selecione o boto Tabela dinmica e depois Grfico dinmico. Automaticamente um grfico ser gerado em uma
nova planilha e voc poder modific-lo
quando quiser.
2 Clique no boto
Assistente
de
grfico que est
na barra de ferramentas de Tabela
dinmica. Assim
voc pode escolher outro tipo de
grfico ou configurar algumas opes. Escolha o
tipo Colunas 3D e
avance.
3 Na prxima etapa, digite um ttulo
para o grfico e
para os eixos; se
desejar.
Mude
tambm as opes de legenda ou linhas
de grade e clique em Avanar. Escolha
uma nova planilha para colocar o grfico
modificado e clique em Concluir.
4 Modifique o seu grfico dinmico usando os botes de produtos, regio e vendedores. Escolha, por exemplo, apenas um
dos vendedores da lista. Clique no boto
vendedores e selecione somente um.
068
Tabelas dinmicas
Dica 072
Outras opes
de configurao
Alm dos recursos j citados para configurar a sua tabela dinmica, existem alguns que podem tornar ainda mais objetivos os dados mostrados na planilha.
possvel tambm formatar essa tabela,
como em qualquer outra, e personalizar
mais o clculo feito com as vendas.
escrito James. Em seguida, clique em Tabela dinmica > Agrupar e mostrar detalhes > Mostrar detalhes. Escolha o
item Produtos na tela que surgir e clique
em OK. Para tirar esse detalhe, clique no
boto Ocultar detalhe.
1 Para aplicar uma formatao tabela dinmica, a maneira mais rpida clicando
no boto Tabela dinmica e, em seguida,
em Formatar relatrio. Escolha um dos modelos de autoformatao e clique em OK.
Aspectos avanados
Dica 073
Procurando arquivos do
computador no Excel
O novo painel de tarefas do Office, que
pode ser acessado facilmente pelo menu
Exibir, possui recursos que ficam disponveis para todos os aplicativos do pacote. Voc pode, por exemplo, procurar por
pastas de trabalho que est em seu computador sem precisar sair do programa.
1 Assim que voc abrir o painel de tarefas, v em Pesquisar, usando a seta preta ao lado do boto X de fechar.
2 Na caixa Texto de pesquisa, digite o
nome ou parte do nome do arquivo a ser
procurado. Na seo Outras opes de
pesquisa:, selecione o local a pesquisar.
Para isso, clique na caixa Pesquisar em:.
Voc pode escolher Todos os locais ou
clicar em Meu Computador para definir
apenas uma unidade de busca.
3 Em seguida, informe o tipo de arquivo:
Arquivos do Word, Arquivos do Excel, Arquivos do PowerPoint, etc. Para que retornem
os tipos de arquivos, clique na opo Tudo.
4 Para realizar
a pesquisa bsica, clique no
boto Pesquisar. Os resultados so mostrados em uma
lista onde voc pode clicar
no arquivo desejado para
acess-lo.
Para fazer outra pesquisa,
basta clicar
na opo Modificar.
070
Aspectos avanados
Dica 074
Distribuindo
texto em colunas
Graas integrao do Excel com outros aplicativos do Office, voc pode copiar as informaes de um documento,
col-las numa planilha e, se desejar, at
vincul-las. No entanto, pode se tornar trabalhoso copiar cada texto ou valor do
documento dentro de uma clula do Excel,
principalmente se forem muitas informaes. Por isso, h uma maneira rpida para
transferir cada texto e valor para a sua respectiva clula. Veja como:
1 Separe as informaes do seu documento
com algum sinal (ponto-e-vrgula, trao,
etc.) ou com tabulao ou mesmo com espaos. Selecione o texto e acesse o Excel.
2 Clique na clula desejada e pressione
Ctrl + V. Selecione as clulas com texto.
071
Aspectos avanados
Dica 075
Vinculando
planilhas
Imagine se voc estiver trabalhando
com duas planilhas diferentes onde alguns
dos dados que esto em uma se repetem
na outra. Qualquer alterao que ocorrer
em uma, voc tem de mudar manualmente na segunda. Isso, alm de trabalhoso pode gerar diversos erros de
digitao. Saiba como corrigir isso:
1 Para que os dados de uma planilha estejam ligados ou vinculados com os dados
da outra, clique na planilha de origem. Selecione o intervalo de clulas a ser vinculado; voc pode fazer isso, por exemplo, com os nomes dos seus clientes,
que devem aparecer em duas planilhas.
2 Clique na segunda planilha, que precisa das informaes dos clientes tambm. Em vez de simplesmente colar,
clique no menu Editar>Colar especial...
3 Clique no boto Colar Vnculo. Clique em
uma das clulas que foi colada e observe
que o contedo
dela algo como: CADASTRO DE CLIENTES!A4. Isso
quer dizer que
o valor dessa
clula igual
ao da clula A4
da planilha CADASTRO DE CLIENTES.
4 Faa um teste com os valores das clulas e clique na primeira planilha. Altere um dos nomes de cliente e volte para
a segunda planilha para ver a alterao.
072
Aspectos avanados
Dica 076
Personalizando a barra
de ferramentas
A barra de ferramentas oferece os recursos presentes nos menus de maneira
mais fcil e rpida. Conforme a sua necessidade, voc pode exibir ou ocultar as
barras da tela. Melhor que isso que voc
pode escolher qual boto da barra vai ser
exibido ou no. Para fazer isso:
1 Clique no menu
Exibir>Barras de
ferramentas>Personalizar. Clique na
guia Barras de ferramentas para escolher uma das barras
do Excel. Os itens selecionados indicam
que a barra j est visvel na tela.
Aspectos avanados
Dica 077
3 Observe que um novo item foi adicionado lista e uma pequena barra vazia
foi apresentada. Ela possui os mesmos
elementos de uma barra do Excel. Porm, ainda no possui nenhum comando. Clique na guia Comandos. Selecione os botes que voc deseja colocar na
barra e arraste-os para ela.
074
4 Ao soltar o
boto na sua
barra, aproveite enquanto
ele ainda est
selecionado e
clique no boto Modificar
Seleo para
modificar a
maneira que
este boto ser exibido.
Assim voc
poder, por
exemplo, exibir somente
texto ou imagem e texto
no boto.
Aspectos avanados
Dica 078
Ferramenta Solver
Esta ferramenta muito usada para
fazer projees futuras de valores baseados em hipteses. Suponha que voc
deseja chegar a um determinado lucro,
e para isso, existem diversos valores vinculados a ele, como o desconto de despesas, comisso de vendedores, etc., e
voc quer saber o que acontece com
todos esses valores, para que o lucro
suba para R$ 17.000, por exemplo.
1 Digite a seguinte planilha e crie as seguintes frmulas: na clula C2, digite:
=B2*$C$1. Arraste essa frmula para as
duas linhas de baixo. Crie uma auto-soma
na clula B5 e C5 para os valores de
cima, e crie essa formula para obter o
lucro: =B5C9+C7C5.
Aspectos avanados
Dica 079
Protegendo
a planilha
Se a planilha que voc acabou de criar
vai ser acessada por vrias pessoas e algumas informaes no podem sofrer alteraes, como as que possuem frmulas e funes, voc precisa proteg-la de
alguma forma. Voc pode simplesmente bloquear a edio das clulas (neste
caso,
qualquer
pessoa
pode
desbloquear) ou bloquear colocando
uma senha para acesso. Proceda assim:
1 Selecione todas as clulas da planilha,
pressionando Ctrl + T. Clique no menu
Formatar>Clulas. Selecione a guia Proteo. Nela existem duas opes: Travada e Oculta. Desmarque as duas opes
e clique em OK.
2 Agora selecione o intervalo de clulas a
ser bloqueado. Pressione Ctrl + 1. Clique
na guia Proteo. Escolha Oculta para
que ningum possa alterar este intervalo
e para que o contedo da clula no seja
exibido na barra de frmulas. Isso pode
ser muito interessante para ningum copiar uma funo que voc criou.Selecione
as duas opes e clique em OK.
076
Aspectos avanados
Dica 080
Outras opes
de proteo
Ao proteger a planilha, todas as suas
clulas ficam bloqueadas. Porm, a prpria planilha que contm essas clulas
pode sofrer alteraes, como ser excluda ou copiada. Para evitar que isso ocorra, voc deve proteger toda a pasta de trabalho. Alm disso, ao proteger a planilha,
voc pode querer deixar um intervalo de
clulas livre para alterao do usurio.
Acompanhe:
1 Para proteger toda a pasta de trabalho,
clique no menu Ferramentas>Proteger>
Proteger pasta de trabalho... Na tela que
surgir, selecione Estrutura para impedir
que os usurios modifiquem as planilhas,
excluindo-as, movendo ou renomeando e
que novas planilhas no sejam inseridas.
Escolha Janelas para que os usurios no
possam mudar as janelas da pasta,
redimensionando-as, por exemplo.
3 Para permitir que algumas clulas sejam alteradas pelos usurios, clique no
menu Ferramentas>Proteger>Permitir
que os usurios editem intervalos.
Clique no boto Novo... Digite um ttulo
para o intervalo, clique na caixa Referncia a clulas para digitar o intervalo. Se
quiser, clique no boto com marca vermelha para selecion-lo. Clique em OK e
no boto Proteger planilha.
Aspectos avanados
Dica 081
Formatao
condicional
Seria interessante que uma clula mudasse de cor conforme o seu contedo,
no mesmo? Em uma planilha de controle de notas escolares, por exemplo,
quando o status do aluno for verificado, a
clula pode ficar com letras vermelhas se
o aluno for reprovado, letra verde se o
status for recuperao, e letras azuis, se
ele for aprovado. Isso chamado de
formatao condicional.
1 Selecione a clula que deve sofrer a
formatao condicional. Crie, por exemplo,
uma frmula para verificar o status do aluno: se for maior que 7 est aprovado, se
for menor que 5 est reprovado, caso
contrrio, o status ser recuperao. Para
cri-la, use a funo SE (veja dica 25).
Clique no menu Formatar>Formatao
condicional.
Aspectos avanados
Dica 082
Rastreando
erros na planilha
Ao construir planilhas, muitas coisas
podem passar despercebidas, pois voc
pode, por exemplo, criar uma frmula incorretamente e gerar um resultado inconsistente. Mas saiba que dividir um nmero por zero ou fazer uma referncia circular so erros diagnosticados pelo Excel:
1 Provoque um erro: clique na clula A1
e digite =B4. Agora, clique na clula B4
e digite =A1. Ao pressionar Enter, uma
mensagem de erro ser exibida. O erro
diagnosticado recebe o nome de referncia circular e, em muitas ocasies,
voc pode correr o risco de gerar este
erro ao criar frmulas. Mesmo sabendo
do erro, pressione OK.
4 Usando a barra de Auditoria de frmulas, clique no primeiro boto chamado Verificao de erros. Nesta tela, voc
pode obter ajuda sobre o erro, mostrar
etapas de clculo ou ignorar o erro. Clique
no boto Opes. Defina se a verificao de erros deve ficar sempre ativada
ou no, clicando na primeira opo. A cor
do indicador de erro pode ser alterada
usando a caixa abaixo. Nas opes seguintes selecione tudo o que voc quer
que o Excel trate como um erro: textos
que possuam datas com anos de 2 dgitos, clulas que possuam um valor como
se fosse um texto, dentre outras. O ideal
que todas essas opes estejam
selecionadas. Ao terminar, clique em OK.
Aspectos avanados
Dica 083
Definindo regras
de validao
Muitos usurios, ao cadastrar as informaes na planilha que voc criou, podem estar desatentos e digitar um dado
errado, como um salrio negativo ou
idade igual a zero. Para evitar que isso
ocorra, adicione regras s clulas que
precisam ser controladas:
Aspectos avanados
Dica 084
Nomeando
intervalos de clulas
No momento de elaborar uma frmula
ou mesmo depois, para alter-la, voc estar sempre se deparando com intervalos
e mais intervalos de clulas. Se na sua
planilha voc faz referncia diversas vezes para o mesmo intervalo de clulas,
muito mais fcil dar um nome para ele e
us-lo nas frmulas.
1 Clique em alguma clula. Observe que
ao lado da barra de frmulas se encontra a caixa de nome, e que a funo dela
mostrar o nome da clula ou intervalo
ativo. Selecione o intervalo de clulas
ao qual voc deseja atribuir um nome.
2 Acesse o menu Inserir>Nome>Definir... Digite na primeira caixa o nome desejado para o intervalo. Se necessrio,
clique no boto com a marca vermelha
3 Em vez de digitar o nome para o intervalo, voc pode selecionar uma coluna
de dados j com o nome na parte superior. Dessa forma, o nome atribudo para
o intervalo ser o prprio ttulo da coluna. Selecione a coluna e clique no menu
Inserir>Nome>Criar... Selecione a opo Linha superior e clique em OK.
Aspectos avanados
Dica 085
Criando cenrios
Fazer previses financeiras uma tarefa muito praticada pelas pessoas. Para ajudar a calcular os gastos baseados em hipteses de valores, voc pode criar os
chamados cenrios em uma planilha. O
que um cenrio faz guardar informaes
de valores para que voc possa analisar
melhor sua situao financeira.
2 Clique em Ferramentas>Cenrios.
Clique em Adicionar... Digite um nome
para o novo cenrio, algo como Previso e clique em OK. Agora hora de
digitar as suas previses, por exemplo:
Se a receita valesse 24780 e as despesas fossem 7410, quanto eu teria de
saldo? Para responder a essa pergunta, digite os valores abaixo e clique em
OK. Presione o boto Mostrar.
082
Macros e programao
Dica 101
096
96
Aspectos avanados
Dica 086
Usando o recurso
Atingir Meta
O recurso Atingir Meta, como o nome
sugere, ajuda a analisar uma situao para
chegar a algum fim. Imagine que uma
empresa tem um lucro de R$ 10.000 por
ms, mas gostaria de ter R$ 11.000. Quanto ser que essa empresa deve vender a
mais para ter esse lucro ou quanto a
menos de despesas deve ter?
1 Digite a seguinte planilha e crie as seguintes frmulas: na clula C2, digite:
=B2*$C$1. Arraste essa frmula para as
duas linhas de baixo. Crie uma auto-soma
na clula B5 e C5 para os valores de
cima e crie essa frmula para obter o
lucro: =B5-C9+C7-C5.
Aspectos avanados
Dica 087
3 Aps a criao, acesse a ferramenta Atingir meta no menu Ferramentas. Na caixa Definir clula, digite E10
084
Aspectos avanados
Dica 088
Personalizando
o Excel
O ambiente em que voc trabalha precisa ser muito agradvel. Com o Excel no
diferente, por isso aprenda agora a configurar o programa da maneira que voc
achar melhor para que ele fique com a sua
cara. Basta seguir os passos:
1 Clique no menu Ferramentas>Opes.
A tela que surgir possui diversas guias.
Comece pela guia Exibir. Nela voc pode
mostrar ou no a barra de frmulas, a barra de status ou as janelas das pastas de
trabalho na barra de tarefas. Alm disso,
voc pode ocultar as linhas de grade da
planilha, tirando a seleo do item: Linhas
de grade. Caso queira exibi-las, pode mudar a sua cor, usando a caixa Cor das linhas de grade. Mostre ou oculte as barras
de rolagem vertical ou horizontal e as guias das planilhas.
Aspectos avanados
Dica 089
Criando relatrios
Esta ferramenta oferece recursos para
que voc possa criar relatrios personalizados para impresso. Ela pertence ao
grupo de ferramentas de suplementos do
Excel, portanto, provavelmente voc vai
precisar do CD de instalao do Office para
us-la, ou se preferir, voc pode baixla do site da Microsoft.
1 Clicando no menu Ferramentas, acesse
a opo Suplementos. Selecione o item
Gerenciador de relatrios e clique em
OK (se esta opo no aparecer na lista,
baixe o programa do site ou use o CD do
Office para instalar). Assim que voc
selecion-lo, um novo comando ser
adicionado ao menu Exibir do Excel.
Aspectos avanados
Dica 090
Editando relatrios
rece com uma lista apresentando os relatrios atuais da pasta. Selecione o relatrio a eliminar e clique no boto Excluir. Em seguida, clique em OK. Faa
isso com os relatrios desnecessrios.
3 Abaixo, escolha outra planilha para fazer parte do relatrio. Se for necessrio,
escolha outra exibio ou cenrio. Lembrese sempre de clicar no boto Adicionar,
assim que voc terminar de fazer as escolhas, pois s assim a seo inserida.
4 As sees presentes no relatrio aparecem em uma lista abaixo. Se uma dessas sees no for mais importante para voc, selecione-a e clique em Excluir. Mas o problema s vezes s a ordem. Ento, use
os botes: Mover para cima e Mover para
baixo. Voc ainda pode escolher a opo
Usar nmeros de pginas contnuos para
o momento que for imprimir.
087
Aspectos avanados
Dica 091
Construindo um
banco de dados
Um banco de dados, resumidamente, pode ser considerado como um arquivo organizado logicamente e usado
para cadastrar grande quantidade de informaes. Apesar de no ser esse o
ponto forte do Excel (pois o Access
gerencia banco de dados), nele voc
consegue criar um pequeno banco de
dados e estrutur-lo como no Access.
1 O primeiro passo antes de criar um
novo banco de dados definir os campos. Esses so os containers de informaes e so definidos pelo tipo.
Assim, se voc quer guardar as informaes de clientes, especifique que tipo
de dados sero gravados. Seriam bons
exemplos de campos: Nome, Idade,
Sexo, Telefone. Dessa forma, crie uma
nova pasta de trabalho e renomeie a
planilha para Banco de dados.
2 Clique na clula A1 e digite Nome.
Na clula B1, digite Telefone. Na clula C1, digite Cidade. Na clula D1,
digite Idade e, por fim, na clula E1,
digite Sexo. Selecione esse intervalo
de clulas e aplique negrito nelas.
3 Comece a cadastrar os seus clientes,
adicionando as informaes de cada um
por linha. A esse processo d-se o
nome de cadastramento de registros.
No caso, cada cliente se tornar, um
registro, ou um cadastro.
4 Ao cadastrar, lembre-se de que voc pode excluir ou incluir linhas entre os registros. Para isso, clique no
cabealho da linha com o boto direito do mouse e clique em Excluir ou
Inserir. O mesmo pode ser feito com
as colunas.
088
Dica 092
Usando o
formulrio
de dados
Para que este cadastro de clientes se
torne mais fcil e dinmico, existe a ferramenta de formulrio de dados. Com ela,
alm de cadastrar, voc pode localizar,
alterar ou excluir informaes do banco
de dados do Excel. Saiba como:
1 Selecione os nomes dos campos na parte superior da tabela, que, no caso, equivale da clula A1 at a clula E1. Clique
em Dados>Formulrio... A janela Banco de dados aberta e voc j pode
observar a estrutura de campos criada.
Aspectos avanados
Dica 093
Classificando dados
4 Na caixa Classificar por, escolha o primeiro campo a ser classificado e, depois, defina se ser exibido em ordem
crescente ou decrescente. Informe o segundo campo a ser classificado, no caso
de haver repeties no primeiro. Utilize
a caixa: Em seguida por. E por fim, defina o terceiro campo a ser classificado.
1 Clique em qualquer registro do seu banco, mas certifique-se de que est na coluna do nome do cliente. Depois disso,
clique no boto Classificao crescente da barra de ferramentas Padro. Observe que os dados foram colocados em
ordem alfabtica.
2 Agora, clique na coluna de idade, sem
selecionar mais que uma clula. Localize
o boto Classificao decrescente na
barra de ferramentas e note que agora os
dados foram colocados na ordem da idade, do mais velho para o mais novo.
3 Mas voc pode querer classificar pelo
nome e pela idade, pois possvel que
existam dois clientes com o mesmo nome.
Para fazer isso, clique em qualquer clula
de seu banco. Acesse o comando
Dados>Classificar...
Aspectos avanados
Dica 094
Acrescentando
um filtro avanado
Melhor do que classificar os dados, deixando-os em uma ordem lgica, exibir
na tela somente as informaes que voc
precisa, sem apagar as demais, bvio. O
processo em que voc escolhe que tipo de
informao ser mostrada, dependendo de
um critrio, chamado de filtro.
1 A maneira mais rpida de criar um filtro clicando em Dados>Filtrar>
Autofiltro. Assim, algumas setas sero
inseridas na sua planilha, cada uma ao
lado de um campo. Clique na seta que
est ao lado de Cidade. Note que todas
as cidades cadastradas aparecem na lista. Basta apenas clicar sobre uma delas
para mostrar clientes somente dessa regio. Para mostrar, por exemplo, os clientes de So Paulo, do sexo masculino,
clique na seta ao lado de Cidade e escolha a cidade, depois clique na seta ao
lado de Sexo e clique em M. As setas
agora esto na cor azul, pois foram selecionados um critrio de filtragem.
Aspectos avanados
Dica 095
Localizando dados
com critrios
Mais um recurso para ajud-lo a encontrar informaes no banco de dados do
Excel a busca com critrios, na qual
voc define o que deve ser exibido ou
qual registro deve ser acessado.
1 Para localizar dados, voc pode usar a
j conhecida ferramenta de busca do
Office: o Localizar e substituir. Para
acess-la, clique em Editar>Localizar.
Digite o nome do cliente, por exemplo, a
ser procurado e clique em Localizar prxima. Caso queira localizar aqueles que
comeam com a letra A, voc deve
digitar a letra da inicial e depois digitar o
sinal de interrogao.
2 Mas como voc j conhece esta ferramenta, deve ter percebido que, para
o que queremos, um pouco limitada.
Para localizar os dados dependendo de
um critrio, acesse novamente a tela
do Formulrio do banco de dados,
usando o menu Dados.
4 Em seguida, clique no
boto Localizar prxima ou Localizar anterior, para navegar
somente entre
os registros
que tenham
o telefone
comeando com 54 ou, se preferir,
clique no boto Formulrio. Para mudar o critrio, basta clicar novamente no boto Critrios. Para eliminar
o critrio e poder ver todas as informaes, clique no boto Limpar e
clique em Formulrio para voltar.
091
91
Aspectos avanados
Dica 096
Trabalhando com
Subtotais
Agora que voc j cadastrou o seu banco de dados, j alterou e classificou, chegou a hora de trabalhar mesmo com os dados gravados. Para ajudar o seu trabalho,
use a ferramenta de subtotais, que agrupa
os dados semelhantes para executar algum clculo estatstico com ele. Proceda
da seguinte forma, para criar subtotais:
1 Acesse a sua planilha com banco de
dados, voc s ver efeito se as suas informaes tiverem itens repetidos, por
exemplo, o mesmo vendedor aparecendo
vrias vezes na planilha, pois ele vendeu
um certo produto em uma regio e outro
produto em outra. Como descobrir o total
de suas vendas? Clique em qualquer clula que pertena ao banco de dados. Acesse
o menu Dados>Subtotais...
2 Na caixa A cada alterao em: escolha o campo que se repete, como vendedor. Escolha a funo usada ao agrupar os valores, por exemplo, Soma, e na
caixa Adicionar subtotal a:, escolha um
campo numrico a ser feito o clculo.
Clique em OK para gerar o subtotais.
092
92
3 Observe que cada vendedor foi agrupado pela soma de suas vendas e ao lado da
numerao das linhas, apareceu uma nova
barra cinza. Ela usada para aninhar os
vendedores e seus totais. Clicando no nmero 3, todas as informaes de venda
so exibidas. Clicando no boto 2, so
mostrados os totais parciais por vendedor e, clicando no nmero1, apresentado apenas o total geral das vendas.
Macros e programao
Dica 097
Gravando uma
nova macro
Note que, ao trabalhar no Excel, voc
executa algumas tarefas muitas vezes ao
longo do dia. Essa repetio pode ser
simplificada se voc usar o recurso das
macros. Com elas, voc pode automatizar o trabalho, ganhando muito
mais tempo para realizar outras tarefas.
1 A macro uma gravao de tarefas
repetitivas guardada na pasta de trabalho
e que pode ser executada a qualquer momento. Imagine que todos os dias voc
precise formatar o mesmo trecho de clulas com as mesmas configuraes. Para
resolver isso, faa uma vez esse processo, mas grave a seqncia de aes dentro de uma macro. A prxima vez em que
refazer a formatao manualmente, basta acionar a macro criada.
2 Com a planilha aberta, clique no menu
Ferramentas>Macro>Gravar nova macro. Digite um nome para macro e clique
em OK. Observe que uma pequena barra
de ferramentas foi aberta na tela. Isso indica que a gravao j comeou e que todas as alteraes feitas na planilha a partir
da esto sendo armazenadas.
3 Sendo assim, selecione as clulas a serem formatadas, clique no menu Formatar>Autoformatao e escolha o estilo de formatao chamado Clssico2.
Ao terminar, clique em OK.
4 Imagine que, alm da formatao, voc
deseje gerar um grfico. Portanto, selecione os dados e clique no boto Assistente de grfico. Selecione o tipo de grfico,
por exemplo, em colunas e avance as telas at o final. Logo em seguida, clique no
boto chamado Parar gravao da barra
de macros do Excel.
Dica 098
Executando
uma macro
Agora que a macro est criada e armazenada no computador hora de
execut-la para ver se realmente os passos foram gravados e se a planilha ser
modificada. As macros esto todas armazenadas e gravadas nas suas pastas
de trabalho. Elas podem ser acessadas
pelo menu Ferramentas>Macro.
1 Aps acessar esse menu, clique na opo Macros... Observe que uma lista de
macros apresentada. Nela so exibidas as
macros de todas as pastas de trabalho abertas, ou seja, voc pode executar uma macro
na pasta de trabalho atual que foi criada em
outra pasta de trabalho. Se voc quiser
visualizar somente as macros da pasta de
trabalho atual, clique na caixa Macros em:
e escolha Esta pasta de trabalho.
2 Ainda nesta tela voc pode modificar
algumas informaes da macro criada:
a tecla de atalho, que uma tecla qualquer definida pelo usurio para executar
a macro rapidamente e a descrio, que
importante para se saber quem criou a
macro e para que ela serve, pois dificilmente algum vai executar a macro
numa planilha sem saber o que faz.
3 Bem, para fazer essas alteraes, clique no
boto Opes... Na tela que apareceu mostrado o nome da macro e abaixo h um caixinha
para voc digitar, se quiser, a tecla de atalho.
No caso, ser atribuda junto tecla Ctrl.
4 Para finalmente executar a macro, clique
no boto Executar logo acima. Observe
que toda planilha foi modificada, conforme o que foi gravado. Mas tome cuidado,
pois neste caso, se as clulas no tivessem sido selecionadas, a macro teria
retornado uma mensagem de erro.
093
93
Macros e programao
Dica 099
Outras opes
de macro
Alm de criar e execut-las, as macros
podem ser manipuladas por aqueles que
entendem de programao VBA.
Isso s possvel, porque o cdigo
gerado pela macro pode ser visualizado
e alterado por qualquer pessoa. H tambm umas opes de segurana que
podem ser configuradas.
1 Clique no menu Ferramentas>Macro>Macros. Nesta tela, clique no boto
Editar. Dessa forma, voc ter acesso ao
cdigo interno da macro. Essa tela que foi
apresentada a do Visual Basic, ferramenta para programao da Microsoft. Observe que na esquerda da tela toda a estrutura
da pasta de trabalho apresentada. Para voltar para o Excel, clique no primeiro boto,
chamado Exibir Microsoft Excel.
Macros e programao
Dica 100