Coutinho - Organizaçao de Eventos Fases Dos Eventos

Organizao de Eventos
Helen Rita Menezes Coutinho
Curso Tcnico em Hospedagem
Manaus-AM
2010
Presidncia da Repblica Federativa do Brasil

Ministrio da Educao
Secretaria de Educao a Distncia
Centro de Educao Tecnolgica do Amazonas

Este Caderno foi elaborado em parceria entre o Centro de Educao Tecnolgica
do Amazonas e a Universidade Federal de Santa Catarina para o Sistema Escola
Tcnica Aberta do Brasil e-Tec Brasil.
Equipe de Elaborao
Centro de Educao Tecnolgica do AmazonasCETAM
Coordenao Institucional
Adriana Lisboa Rosa/CETAM
Laura Vicua Velasquez/CETAM
Coordenao do Curso
Mrcia Fernanda Izidoro Gomes/CETAM
Professora-autora
Helen Rita Menezes Coutinho/CETAM
Coordenao de Design Grfico

Carlos Antonio Ramirez Righi/UFSC
Design Instrucional
Renato Cislaghi/UFSC
Web Master
Rafaela Lunardi Comarella/UFSC
Web Design
Beatriz Wilges/UFSC
Gustavo Mateus/UFSC
Coordenao Institucional
Araci Hack Catapan/UFSC
Diagramao
Bruno Csar Borges Soares de vila/UFSC
Guilherme Atade Costa/UFSC
Andr Rodrigues Silva/UFSC
Juliana Tonietto/UFSC
Andria Takeuchi/UFSC
Coordenao do Projeto
Silvia Modesto Nassar/UFSC
Reviso
Jlio Csar Ramos/UFSC
Coordenao de Design Instrucional

Beatriz Helena Dal Molin/UNIOESTE e UFSC
Projeto Grfico
e-Tec/MEC
Comisso de Acompanhamento e Validao

Universidade Federal de Santa Catarina UFSC
Catalogao na fonte elaborada pela DECTI da Biblioteca

Central da Universidade Federal de Santa Catarina

C871o
Coutinho, Helen Rita Menezes
Organizao de eventos / Helen Rita Menezes Coutinho.
Manaus : Centro de Educao Tecnolgica do Amazonas,
2010.
62 p. : tabs.
Inclui bibliografia
Curso Tcnico em Hospedagem, desenvolvido pelo
Programa Escola Tcnica Aberta do Brasil.
ISBN: 978-85-63576-18-7
1. Eventos especiais - Organizao. I. Ttulo. II.Ttulo:
Curso Tcnico em Hospedagem.
CDU: 380.31
Apresentao e-Tec Brasil

Prezado estudante,
Bem-vindo ao e-Tec Brasil!
Voc faz parte de uma rede nacional pblica de ensino, a Escola Tcnica
Aberta do Brasil, instituda pelo Decreto n 6.301, de 12 de dezembro 2007,
com o objetivo de democratizar o acesso ao ensino tcnico pblico, na modalidade a distncia. O programa resultado de uma parceria entre o Ministrio da Educao, por meio das Secretarias de Educao a Distancia (SEED)
e de Educao Profissional e Tecnolgica (SETEC), as universidades e escolas
tcnicas estaduais e federais.
A educao a distncia no nosso pas, de dimenses continentais e grande
diversidade regional e cultural, longe de distanciar, aproxima as pessoas ao
garantir acesso educao de qualidade, e promover o fortalecimento da
formao de jovens moradores de regies distantes, geograficamente ou
economicamente, dos grandes centros.
O e-Tec Brasil leva os cursos tcnicos a locais distantes das instituies de ensino e para a periferia das grandes cidades, incentivando os jovens a concluir
o ensino mdio. Os cursos so ofertados pelas instituies pblicas de ensino
e o atendimento ao estudante realizado em escolas-polo integrantes das
redes pblicas municipais e estaduais.
O Ministrio da Educao, as instituies pblicas de ensino tcnico, seus
servidores tcnicos e professores acreditam que uma educao profissional
qualificada integradora do ensino mdio e educao tcnica, capaz de
promover o cidado com capacidades para produzir, mas tambm com autonomia diante das diferentes dimenses da realidade: cultural, social, familiar,
esportiva, poltica e tica.
Ns acreditamos em voc!
Desejamos sucesso na sua formao profissional!
Ministrio da Educao
Janeiro de 2010
Nosso contato
etecbrasil@mec.gov.br
e-Tec Brasil
Indicao de cones
Os cones so elementos grficos utilizados para ampliar as formas de linguagem e facilitar a organizao e a leitura hipertextual.
Ateno: indica pontos de maior relevncia no texto.
Saiba mais: oferece novas informaes que enriquecem o

assunto ou curiosidades e notcias recentes relacionadas ao
tema estudado.
Glossrio: indica a definio de um termo, palavra ou expresso
utilizada no texto.
Mdias integradas: sempre que se desejar que os estudantes
desenvolvam atividades empregando diferentes mdias: vdeos,
filmes, jornais, ambiente AVEA e outras.
Atividades de aprendizagem: apresenta atividades em
diferentes nveis de aprendizagem para que o estudante possa
realiz-las e conferir o seu domnio do tema estudado.
e-Tec Brasil
Sumrio
Palavra da professora-autora
Apresentao da disciplina
10
Projeto instrucional
11
Aula 1 Generalidades sobre eventos

1.1 Conceituao
13
13
1.2 Ambiente
14
1.3 Caracterizao
14
1.4 Tipologia de eventos
15
1.5 Evoluo histrica dos eventos
20
1.6 Atores que atuam no evento
22
1.7 Conceitos complementares
22
Aula 2 Planejamento e organizao de eventos

2.1 Conceituao
25
25
2.2 Planejamento no evento
26
2.3 Concepo
26
2.4 Pr-evento
27
2.5 Per ou transevento
31
2.6 Ps-evento
34
36
Aula 3 Recursos humano

3.1 Planejamento dos recursos humanos
37
37
Aula 4 Recursos financeiros

4.1 Importncia dos recursos financeiros
43
43
4.2 Oramento
44
4.3 Estruturas financeiras
45
4.4 Controle
45
4.5 Contabilidade
46
4.6 Recursos financeiros
46
e-Tec Brasil
Aula 5 Estratgias de comunicao

5.1 Conceituao
e-Tec Brasil
49
49
5.2 Coordenao
50
5.3 Comunicao
51
5.4 Meios de comunicao
53
5.5 Administrao
55
5.6 Recursos humanos
55
5.7 Parcerias
56
Referncias
58
Currculo da professora-autora
59
Palavra da professora-autora
Caro estudante,
Estudar aplicar a inteligncia para aprender; examinar; analisar; observar
atentamente. O professor, por si s, no pode estudar por voc. O ato de
aprender recproco. O professor exerce um papel importante, antes de
tudo por ser um orientador. Entretanto, cabe a voc, estudante, o desejo, a
vontade e o interesse pelo estudo. Estudar muitas vezes um ato isolado e
solitrio e tambm um ato espiritual. Pelo estudo voc se libertar paulatinamente das trevas da ignorncia. proporo que voc vai estudando,
seu esprito vai se elevando sempre em direo a uma maior luminosidade.
Tentando buscar um maior aperfeioamento para o seu estudo e, consequentemente, para a sua profissionalizao, elaborei este caderno de estudo, que
composto por texto, dicas de aperfeioamento e trabalhos relacionados
rea de organizao de eventos. Os textos introdutrios e as avaliaes de
aprendizagem propostas serviro para aprofundamento do contedo, pois,
atravs da busca, voc ir diversificar mais o seu aprendizado.
Observe com ateno o que se pede em cada atividade e os prazos de entrega que sero estabelecidos pelo seu tutor. Por uma questo de interao
com o grupo de estudantes, no deixe de participar dos chats e dos fruns.
Prof. Mestre Helen Rita M. Coutinho
e-Tec Brasil
Apresentao da disciplina
Quando se l os jornais, suas manchetes, seus cadernos e suplementos de
cultura, o que se v so eventos em cascata. Os eventos fazem parte das
programaes dirias nas emissoras de TV. As rdios tornaram-se promotoras de evento. Existe uma diversidade de eventos, dentre eles: de moda,
cientficos, de negcios, culturais, esportivos, ecolgicos, sociais, religiosos
e gastronmicos.
difcil imaginar a uma sociedade sem eventos. Os eventos se tornaram estratgias de comunicao de produtos e marcas de todos os tipos.
Os eventos conseguem mobilizar a opinio pblica, podem gerar polmica,
criar fatos, despertar emoes nas pessoas e fazer do entretenimento a nova
indstria do terceiro milnio.
Evento um conceito de domnio amplo.
Segundo Melo Neto (2004), atravs dos eventos que o homem moderno
aprende e reaprende a ter emoes, desenvolve o seu senso crtico, aprimora
suas vises, preza a liberdade e adquire maior sensibilidade. Dessa forma,
aprimora a sua vida emotiva e social, transpondo as fronteiras estreitas das
emoes do erotismo, da sensualidade e das aventuras amorosas, alm dos
transes religiosos.
Participando de eventos, as pessoas educam seus sentidos, aprimoram seu
olhar, adquirem uma nova viso do mundo, absorvem novos conhecimentos
e vivem novas experincias.
e-Tec Brasil
10
Projeto instrucional
Disciplina: Organizao de Eventos (carga horria: 30h)
Ementa: Conceituao, tipologia, evoluo histrica, estrutura organizacional. Planejamento, realizao, conduo e avaliao de eventos. Recursos
fsicos, humanos, materiais e financeiro. Estratgias de comunicao. Procedimentos e processos.
AULA
OBJETIVOS DE
APRENDIZAGEM
MATERIAIS
CARGA
HORRIA
(horas)
Sites:
Conhecer o conceito de eventos.
1. Generalidades
sobre Eventos
Caracterizar um evento.
Diferenciar os diversos tipos de eventos.
Contextualizar a evoluo histrica dos
eventos.
Conhecer o conceito de planejamento.

2. Planejamento
e Organizao de
Eventos
Caracterizar as etapas do planejamento de

um evento.
Elaborar o projeto de um evento.
Contextualizar sobre planejamento e organizao de evento.
3. Recursos
Humanos
4. Recursos
Financeiros
http://www.secretariando.
com.br/eventos/even-indice.
htm
http://www.sinprorp.org.br/
Clipping/2003/331.htm
http://www.youtube.com/
watch?v=W2mvbZTQ-20
Sites:
http://www.qualitysi.com/
site/artigos2.php
watch?v=EmtBc9QlgUc
watch?v=4UnmyGCDibw
Conhecer a importncia dos recursos

humanos no processo de desenvolvimento
do evento.
Sites:
Contextualizar estratgias de recursos

humanos no planejamento e organizao de
eventos.
http://www.espacoeventos.
com/recepcionista-de-eventos.php
http://www.camara.gov.br/
sileg/integras/385891.pdf
Contextualizar oramento no processo de

planejamento do evento.
Site:
Identificar a estrutura financeira de um

evento.
http://pt.wikipedia.org/wiki/
Lei_Rouanet
Reconhecer a prtica de busca de patrocnio.

Conhecer o conceito de comunicao.
5. Estratgias de
Comunicao
Diferenciar os diversos tipos de meios de

comunicao.
Contextualizar a comunicao no processo
de organizao de eventos.
Site:
Meios_de_comunicao
Identificar o tipo de meio de comunicao

ideal para um evento.
11
e-Tec Brasil
Gestor algum que tem a tarefa de criar um todo verdadeiro que

seja maior do que a soma de suas partes, uma entidade produtiva que
oferea mais do que a soma dos recursos nela investidos.
(PETER F. DRUCKER)
Objetivos
Conhecer o conceito de eventos.
Caracterizar um evento.
Diferenciar os diversos tipos de eventos.
Contextualizar a evoluo histrica dos eventos.
1.1 Conceituao
Para melhor entendimento do objeto de estudo, dentro de um processo histrico, torna-se necessrio inicialmente conceitu-lo. Para isso, leia o Quadro 1.1.
Quadro 1.1: Resumo de conceitos de eventos
Gicomo
(1993)
Evento componente do mix da comunicao, que tem por objetivo minimizar esforos, fazendo uso
da capacidade sinrgica da qual dispe o poder expressivo no intuito de engajar pessoas numa ideia
ou ao.
Senac
(2000)
Evento um acontecimento previamente planejado, a ocorrer num mesmo tempo e lugar, como
forma de minimizar esforos de comunicao, objetivando o engajamento de pessoas a uma ideia ou
ao.
Zanella
(2003)
Evento uma concentrao ou reunio formal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data
e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos, e estabelecer
contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, cientfica, etc.
Para saber mais sobre eventos,

acesse:
http://www.secretariando.com.
br/eventos/even-indice.htm
Como pode ser verificado, evento uma atividade dinmica que possui vrias definies. Mas, fazendo uma anlise no conceito de vrios autores,
Matias (2004, p.75-76) afirma que evento :
a) ao do profissional mediante pesquisa, planejamento, organizao, coordenao, controle e implantao de um projeto, visando atingir seu
pblico-alvo com medidas concretas e resultados projetados;
13
e-Tec Brasil
b) conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos, apresentao de
uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou
recuperar a sua imagem;
c) realizao de um ato comemorativo, com finalidade mercadolgica ou
no, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu pblico-alvo;
d) soma de aes previamente planejadas com o objetivo de alcanar resultados definidos perante seu pblico-alvo.
1.2 Ambiente
Segundo Allen (2003, p. 13), o momento crucial na criao de um evento
a compreenso do ambiente do evento. A primeira providncia a ser realizada a fim de compreender esse ambiente identificar os principais participantes os parceiros, as pessoas e as organizaes provavelmente afetadas
por ele. O gerente de eventos precisa, ento, analisar os objetivos desses
principais participantes o que cada um deles espera ganhar com o evento, e que foras atuando sobre eles possivelmente afetaro suas respostas
ao evento. Aps esse entendimento, os organizadores estaro em melhores
condies de combinar os elementos criativos do evento e de lhes conferir
um formato e um tratamento visando aos melhores resultados para ele.
Figura 1.1: Local para realizao de eventos

Fonte: http://www.ccsr.ac.uk/sars/conference/programme/images/conference.jpg
1.3 Caracterizao
Antes de traar as metas, necessrio conhecer as caractersticas do evento.
De acordo com o Senac (2000), os eventos se caracterizam pelos seguintes
aspectos: o porte, a data de realizao, o perfil dos participantes e os objetivos que pretendem alcanar, conforme o Quadro 1.2.
e-Tec Brasil
14
Quadro 1.2: Resumo da caracterizao de eventos
QUANTO AO
PORTE
PEQUENO Evento com nmero de at 200 participantes.

MDIO Evento com nmero de participantes estimado entre 200 e 500.
GRANDE Evento com 500 participantes at 5.000.
MACRO OU MEGAEVENTO Evento acima de 5.000.
QUANTO DATA
DE REALIZAO
FIXA Evento com data de realizao invarivel, de acordo com as comemoraes cvicas,
religiosas e outras. Realiza-se, anualmente, no mesmo dia, com periodicidade determinada.
MVEL Evento que sempre se realiza, porm em data varivel, segundo o calendrio ou os
interesses da organizao promotora.
ESPORDICA Evento de realizao temporria, que acontece em funo de fatos extraordinrios, porm previstos e programados.
QUANTO AO
PERFIL DOS
PARTICIPANTES
GERAL Evento organizado para uma clientela em aberto, limitada apenas em funo da
capacidade do local de realizao.
DIRIGIDO Evento restrito a pblico que possui afinidades com o tema. De modo geral se
subdivide em grupos de interesses diversificados.
ESPECFICO Evento realizado para pblico claramente definido pela identidade de interesse
pelo assunto.
QUANTO AOS
OBJETIVOS
CIENTFICO E CULTURAL O objetivo poder ser educacional, poltico, artstico ou esportivo.

DE CARTER COMERCIAL O objetivo , basicamente, comercializao de um ou mais produtos.
SOCIAL O objetivo poder ser beneficente, congregao e integrao.
1.4 Tipologia de eventos

De acordo com suas caractersticas e peculiaridades, os eventos podem ser
classificados em diversos tipos.
1.4.1 Congresso
uma programao centrada em determinada rea de conhecimento. Um
congresso de medicina, por exemplo, com o objetivo de atualizao, divulgao ou transferncia de conhecimentos e tcnicas.
Para saber mais sobre tipologia,

acesse:
http://www.sinprorp.org.br/
Clipping/2003/331.htm
O congresso geralmente promovido por instituies que representam profissionais das reas tcnico-cientficas e culturais. Caracteriza-se como evento de grande porte e periodicidade varivel, que engloba, inclusive, atividades sociais para os participantes.
No desenvolvimento do congresso so utilizados vrios recursos e procedimentos metodolgicos como comisses de estudo, painis de debates,
palestras, conferncias, cursos, mesas-redondas, etc. Esses recursos e procedimentos podem ser combinados ou usados isoladamente, de acordo com o
que foi planejado entre o organizador e os promotores.
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e-Tec Brasil
1.4.2 Seminrio
O seminrio tem como objetivo a transmisso, atualizao, debate, divulgao ou transferncia de conhecimentos e tcnicas centrados num tema
bsico, que pode ser desdobrado em subtemas.
A exposio feita por uma ou mais pessoas com a presena de um coordenador. O assunto exposto do conhecimento da plateia, que participa em
forma de grupos. Geralmente divide-se em trs fases: exposio, discusso
e concluso. Os custos do seminrio so cobertos pelas inscries, apoio,
patrocnios e troca de servios.
1.4.3 Simpsio
O simpsio o mtodo pelo qual duas ou mais pessoas, versadas em determinado ramo do conhecimento, sob a direo de um coordenador, expem
um tema de sua especialidade, cada qual apresentando uma parte deste ou
focalizando-o de pontos de vista diferentes, com a participao do auditrio,
no final da sesso, por meio de perguntas aos expositores.
Evento destinado divulgao de experincias, pesquisas ou inovaes tecnolgicas em determinada rea profissional, para intercmbio de informaes.
O simpsio caracteriza-se como evento prtico e simples, de pequeno porte
e curta durao, dirigido a pblico especializado e diretamente interessado
no assunto. promovido tanto por entidades tcnico-cientficas, como por
empresas com fins comerciais. Seus custos so normalmente pagos pelo promotor, atravs das verbas destinadas ao marketing do produto.
1.4.4 Conferncia
a exposio de um assunto de amplo conhecimento do conferencista, que
geralmente uma pessoa reconhecidamente competente. Aps a explanao,
a palavra poder ser dada plateia para questionamento; porm, quando a
conferncia realizada na abertura de um evento maior, aconselhvel no
abrir espao para perguntas, pois a ordem do dia poder ficar comprometida.
Evento que tem por objetivo o aprofundamento de um tema especfico. Tem
curta durao ou em sesso geral nica.
e-Tec Brasil
16
1.4.5 Palestra
a exposio de um assunto para uma plateia relativamente pequena. O
assunto geralmente de natureza educativa e os ouvintes j possuem algum
conhecimento sobre o que ser exposto. Aps a apresentao dever ser
aberta para questionamentos.
1.4.6 Mesa-redonda
Consiste em uma reunio de especialistas que sustentam posies divergentes
e mesmo opostas a respeito de um tema. Propem eles expor os seus pontos
de vistas, diante de um auditrio, sem finalidades polmicas, mas apenas para
apresentar suas posies e fornecer esclarecimentos. Os expositores ficam
sob a coordenao de um moderador, com tempo limitado para a exposio e
posterior debate. A plateia pode encaminhar perguntas mesa.
1.4.7 Frum
Programao promovida por grupos representativos da comunidade, destinada reflexo sobre assunto de interesse coletivo, de determinada classe
ou categoria profissional. Este evento caracteriza-se pela discusso e debate.
A plateia participa com questionamentos. Ao final, o coordenador da mesa
colhe as opinies e apresenta uma concluso representando a opinio da
maioria. Poder ter a durao de um ou mais dias.
1.4.8 Jornada
Programao destinada reunio de mbito regional, de profissionais de determinada rea de conhecimento, visando ao tratamento prtico de determinado assunto, mediante a utilizao de tcnicas de dramatizao, expresso
corporal, demonstrao, simulao de casos, entre outros. Pode ter durao
de mais de dois dias.
1.4.9 Mostra
uma exposio pequena, circulante e visa somente divulgar. a nica forma de expor que circula, isto , pode ser vista em vrios locais, com a mesma
forma e contedo.
1.4.10 Debate
a discusso entre duas pessoas que definem pontos de vista diferentes
sobre um tema. possvel realizar debates com mais de dois participantes,
porm a oportunidade da palavra fica reduzida. A plateia s poder participar com aplausos e protestos moderados.
17
e-Tec Brasil
1.4.11 Feira
A feira uma iniciativa de uma ou vrias empresas que se associam para
divulgar e promover seus produtos, tcnicas e servios, visando comercializao. A finalidade principal da feira , em ltima instncia, a conquista de
mercado, isto , o aumento da demanda pelos produtos em exposio.
Na montagem da feira as mercadorias so arrumadas e preparadas de forma
a permitir que sejam examinadas, tocadas, ou degustadas pelos visitantes.
Esse contato direto do pblico com os produtos estimula a concretizao
de negcios, fazendo com que a feira funcione como eficiente recurso de
marketing dos produtos.
A feira somente deve ser promovida por setores com seus processos de produo j estruturados e, portanto, em condies de absorver os resultados
positivos que sero gerados. um evento de grande porte, aberto ao pblico em geral, de periodicidade comumente anual ou bienal. Seu tempo de
durao estimado entre dois e 15 dias.
H uma vasta documentao que regulamenta a promoo de feiras e informa sobre exigncias oficiais, registros necessrios, providncias diversas,
condies de exportao dos produtos apresentados e outras.
De acordo com o tipo dos produtos expostos, as feiras classificam-se em:
a) feiras verticais ou setoriais apresentam apenas uma categoria de mercadoria, de tecnologia ou de servio. Procuram mostrar todas as fases de
produo do setor, o que favorece uma imagem de integrao vertical
dos subsetores que participam do processo;
b) feiras horizontais apresentam produtos de diversas categorias, tecnologias e servios. Preocupam-se, principalmente, com a ltima gerao do
produto para a venda.
Os custos com a montagem e manuteno das feiras so sempre muito altos.
Muitas empresas se interessem em apoi-las e patrocin-las porque os altos
custos de organizao representam, na verdade, um investimento mnimo, se
considerarmos que a feira atinge, em curto espao de tempo, vasta clientela,
proveniente das mais diversas localidades. Considerando-se que o nmero de
visitantes tende a aumentar a cada realizao de uma feira, este tipo de evento apresenta tambm vantagens a longo prazo para os promotores.
e-Tec Brasil
18
1.4.12 Exposio
Evento que promove, divulga e informa sobre produtos, tcnicas e servios de
uma ou vrias reas de atividades, colocando-se disposio do pblico visitante.
Difere da feira por ser um evento de menor porte e ter carter mais informativo.
1.4.13 Salo
um evento destinado a promover, divulgar e informar sobre produtos, visando criar, entre os consumidores, uma imagem positiva da instituio promotora. No possui finalidades comerciais imediatas. Seu objetivo principal
a promoo institucional.
1.4.14 Workshop
So encontros onde h uma parte expositiva seguida de demonstraes do
objeto (produto) que gerou o evento. Poder fazer parte de um evento de
maior amplitude.
1.4.15 Oficina
semelhante ao workshop, sendo que a oficina mais utilizada na rea
educacional e o workshop na rea comercial/empresarial. Poder, tambm,
fazer parte de eventos de maior porte.
1.4.16 Lanamento de um produto

Poder tanto ser realizado na prpria organizao, acompanhado de um caf
da manh, como, dependendo do impacto que se quer dar e a verba de que
se dispe, ser feito em locais externos, previamente contratados. A decorao
do ambiente segue o tipo de produto, e o cardpio do que ser servido depender do pblico convidado. Se o produto a ser lanado uma pea nica,
dever ser coberto com um tecido (com as cores nacionais ou da organizao)
e ser descoberto aps a apresentao pela pessoa designada para tal.
1.4.17 Encontros de convenincia

Consistem em um anfitrio reunir pessoas para um momento de descontrao, integrao ou at mesmo negcios, no qual um servio de buffet
atende de acordo com o tipo de encontro.
a) coquetel um encontro no qual as pessoas circulam, sendo servidas
por garons ou servindo-se de uma mesa estrategicamente colocada;
b) almoo pode ser realizado por ocasio de comemoraes, homenagens, programa de visitas, etc.;
19
e-Tec Brasil
c) jantar realizado pelos mesmos motivos que o almoo e nos mesmos

locais. Os cuidados em relao ao cardpio tambm devem ser tomados
pelos organizadores;
d) banquete um encontro suntuoso e solene com considervel nmero
de pessoas;
e) brunch oferecido em substituio ao caf da manh e almoo, no
meio do dia. composto de caf, leite, ch, chocolate, sucos diversos,
vinho branco e at champanhe, frios, frutas, omeletes, panquecas, tortas
doces e salgadas, canaps e carnes brancas.
1.5 Evoluo histrica dos eventos

Os primeiros registros que identificaram deslocamento, que podemos considerar como origens do turismo, mais especificamente do turismo de eventos, foram os primeiros Jogos Olmpicos da Era Antiga, datados de 776 a.C.
De quatro em quatro anos os Jogos Olmpicos aconteciam na Grcia e possuam carter religioso. Nesse perodo nenhum tipo de combate era travado.
Foi a partir desse evento que foi desenvolvido o esprito da hospitalidade.
Institudas em 500 a.C., as Festas Saturnlias (antecedentes do Carnaval)
foram outro tipo de acontecimento identificado na Antiguidade.
Segundo Matias (2004, p.4), o primeiro evento realizado, denominado congresso, aconteceu em 377 a.C., em Corinto. Esse congresso reuniu todos
os delegados das cidades gregas, que elegeram Felipe o generalssimo da
Grcia nas lutas contra a Prsia.
Consulte o site indicado e

em seguida elabore uma
apresentao digital ilustrada.
Deposite no frum Da disciplina
para que seus colegas conheam
sua viso e entendimento sobre
o tema.
watch?v=W2mvbZTQ-20
e-Tec Brasil
Em 56 a.C, aconteceu o ltimo evento da Idade Antiga, que foi a Conferncia de Luca, que tinha por objetivo reconciliar os dois rivais, Pompeu e
Crasso.
A civilizao antiga deixou de herana para o turismo e para o turismo de
eventos o esprito de hospitalidade, a infraestrutura de acesso e os primeiros
espaos de eventos.
20
1.5.1 Evoluo dos eventos religiosos e dos eventos comerciais

Com a queda do Imprio Romano, o triunfo do Cristianismo e o estabelecimento de reinos germnicos em terras que haviam sido romanas marcaram
o incio da Idade Mdia.
A falta de segurana nas estradas foi um dos motivos da pouca expresso
para o desenvolvimento do turismo na Idade Mdia.
Porm, para o turismo de eventos, a Idade Mdia foi bastante significativa.
Esse perodo foi marcado por uma srie de eventos religiosos e comerciais.
Os conclios, as representaes teatrais, as feiras comerciais foram os principais tipos de evento que marcaram essa poca.
As viagens realizadas por jovens da nobreza para complementar os seus estudos os Grand Tour tambm so dessa poca. Outras realizaes foram
o aparecimento de meios de hospedagem albergues ou estalagens.
A Revoluo Industrial operou grandes mudanas na sociedade, transformando a economia manual em mecanizada. Houve transformaes tambm
nos transportes e comunicao.
Essas mudanas que se processaram refletiram tambm nos tipos de eventos
realizados, causando o surgimento dos eventos cientficos e tcnicos.
Somente no sculo XIX, o turismo e o turismo de eventos surgiram como
atividade organizada, atravs do ingls Thomas Cook, que organizou a ida
de um grupo de pessoas para participar de um congresso.
Matias (2004) afirma que no foram os eventos cientficos e tcnicos que
propiciaram o desenvolvimento do turismo de eventos. Para se consolidar
definitivamente como atividade econmica e social no sculo XX, receberam
contribuio de outros tipos de evento, como eventos esportivos, feiras de
amostras e, principalmente, das exposies universais.
O automvel causou verdadeiro impulso ao turismo. Depois foi a vez do
avio, que encurtou as distncias. Todas essas facilidades oferecidas pelos
avanos tecnolgicos em termos de transporte, comunicao e comercializao de bens e servios tursticos so as molas propulsoras do desenvolvimento do turismo e do turismo de eventos.
21
e-Tec Brasil
1.6 Atores que atuam no evento

Anfitrio Aquele que recebe os convidados; dono da casa; em eventos
organizacionais, , quase sempre, a autoridade maior da empresa presente
ao encontro.
Autoridade Aquele que tem o poder de se fazer obedecer; quem detm
o domnio, o poder. Nas organizaes, a autoridade se encontra nas chefias
intermedirias dos diversos nveis de hierarquia e na direo superior.
Comunidade Conjunto de pessoas que vivem em comum. Em relao s
organizaes, o local fsico onde se encontram e o raio de ao em que
exercem e recebem influncias.
Clientes Pessoas fsicas ou jurdicas que, direta ou indiretamente, interferem na realizao do evento.
Empresa Unidade econmica de produo. Pode ser pblica, privada e de
economia mista.
Mestre de cerimnias Pessoa que apresenta e dirige um encontro, mantendo o assunto dentro da pauta.
Organizador de congresso Pessoa (fsica ou jurdica) que presta servios
de assessoria, planejamento e organizao de congressos.
Patrocnio Quando uma organizao pblica ou privada assume a responsabilidade total ou parcial dos custos da organizao do evento.
Promotor Pessoa (fsica ou jurdica) que presta servios de assessoria, planejamento e organizao de feiras.
Pblico Para as relaes pblicas, o grupo de pessoas ligado, de modo
direto ou indireto, aos interesses de uma organizao. Em relao ao centro
do poder, pode ser dividido em interno e externo.

Calendrio Sistema de diviso e emprego do tempo. Em eventos, um
dos primeiros passos a ser definido.
e-Tec Brasil
22
Cerimonial Conjunto de regras que orientam as cerimnias civis, militares

ou religiosas.
Diplomacia Ramo da administrao pblica encarregado das relaes de
um governo perante Estados e governos estrangeiros. Significa, tambm,
habilidade no trato de questes delicadas, polidez.
Discurso Exposio de ideias proferida em pblico. Para evitar disperso
do tema ou repeties inconclusivas, deve ser redigido antecipadamente.
Etiqueta Formalidade no trato social. Pressupe urbanidade e respeito no trato entre pessoas, tanto no contato social quanto no envolvimento profissional.
Herldica a cincia que estuda as regras, a composio, a descrio e
a interpretao dos brases. O heraldo ou arauto atuava nas solenidades
como anunciador, o que corresponderia ao mestre de cerimnia atual.
Hierarquia Qualquer classificao que tenha como base as relaes entre
superiores e dependentes ou classificao por ordem; graduao de autoridade.
Protocolo Em relao ao cerimonial, o que determina os lugares na estrutura poltica e administrativa em um evento.
Temrio Conjunto de assuntos a serem tratados em um encontro. Define
o tema, indicando tambm o horrio em que ser abordado, e o palestrante.
Trade turstico Conjunto de pessoas fsicas e/ou jurdicas que atuam no
setor turstico.
Resumo
Esta aula apresentou generalidades sobre eventos. Iniciou com o conceito, passou para a caracterizao e tipologia de eventos e encerrou com a evoluo dos
eventos. Apresentou todo o estudo introdutrio para conhecer um evento.
Atividades de aprendizagem
1. Verifique o calendrio de eventos municipais de sua cidade. Cite cinco
eventos e destaque suas caractersticas segundo o porte, o perfil dos participantes, o(s) objetivo(s) e data. Deposite suas respostas no Ambiente
Virtual de Ensino-Aprendizagem (AVEA).
23
e-Tec Brasil
2. Descreva as caracterscas diferenciadoras dos seguintes eventos: feira,

mostra, exposio e salo; workshop e oficina; seminrio e mesa-redonda. Deposite seu texto no AVEA.
3. Trabalho em quarteto. Pesquisem sobre os principais eventos religiosos e
comercias e elaborem uma linha do tempo para demonstrar a evoluo
dos eventos. Depositem o trabalho no AVEA.
e-Tec Brasil
24
Aula 2 Planejamento e organizao

de eventos
A melhor preparao para um bom trabalho de amanh o bom
trabalho de hoje.
(ELBERT HUBBAND)
Objetivos
Conhecer o conceito de planejamento.
Caracterizar as etapas do planejamento de um evento.
Elaborar o projeto de um evento.
Contextualizar sobre planejamento e organizao de evento.
2.1 Conceituao
O processo de planejamento consiste em estabelecer em que ponto uma
organizao se encontra no presente e para onde ela pretende se dirigir no
futuro, com as estratgias ou tticas necessrias para atingir esse ponto. Resumindo em poucas palavras, o processo de planejamento se interessa pelos
fins e pelos meios para atingir tais fins.
Citando o famoso general americano Douglas MacArthur (apud Allen et
al., 2003, p. 50), sem um plano, no passamos de turistas. MacArthur
faz aluso ao valor do planejamento em fazer com que uma organizao se
concentre em objetivos especficos e crie caminhos atravs dos quais esses
objetivos possam ser alcanados. Para a definio desses caminhos, fundamental compreender os fatores internos e externos que iro condicionar
quaisquer decises a serem tomadas.
O gerente de eventos precisa saber que, para fazer um planejamento, uma
srie de questes precisa ser analisada. Uma delas a necessidade de monitorar e avaliar o progresso; coordenar decises em todas as reas de forma
que os objetivos do evento sejam alcanados; e despertar o interesse, inspirar e motivar os responsveis pela execuo dos vrios elementos do plano.
25
e-Tec Brasil
O planejamento uma ferramenta de gerenciamento. Deve-se tambm notar que o engajamento efetivo nessa atividade implica alguma dose de disciplina da parte do gestor de eventos. Conforme Allen et al. (2003), o planejamento um processo antinatural: muito mais interessante no fazer nada.
O fracasso chega de surpresa quando h falta de planejamento.
Para saber mais, acesse o site:

http://www.qualitysi.com/site/
artigos2.php
Ainda segundo Allen et al. (2003), os gestores de eventos tambm precisam

saber que os planos devem ser adaptados dinmica das circunstncias. Eles
devem tomar cuidado com o excesso de planejamento e a preocupao com
detalhes, em vez de atentar ao conjunto de consideraes estratgicas. O projeto um documento que deve ser consultado e adaptado com frequncia.
2.2 Planejamento no evento

Quando comea o processo de planejamento do evento?
Segundo Matias (2004, p. 111), as fases do processo de planejamento e
organizao de eventos so: a) concepo; b) pr-evento; c) per ou transevento; e d) ps-evento.
2.3 Concepo
Nesse primeiro momento o empreendedor dever levantar o maior nmero
possvel de elementos que o ajudem a criar o corpo do evento, e nesse momento reunies so importantes (Figura 2.1). Os mais importantes elementos so:
a) identificao dos objetivos (geral e especficos);
b) coleta de informaes sobre os participantes, patrocinadores, entidades
e outras instituies em potencial;
c) reconhecimento das necessidades desse evento;
d) elaborao de alternativas para suprir as suas necessidades;
e) listagem dos resultados desejados;
f) estimativas de exequibilidade econmica e tcnica;
g) estimativas de tempo e recursos necessrios;
h) estabelecimento de diretrizes;
i) elaborao dos contornos dos projetos.
e-Tec Brasil
26
Figura 2.1: Reunio de planejamento

Fonte: http://www.flickr.com/photos/smashcon/4713586863/sizes/l/
2.4 Pr-evento
O planejamento o elemento fundamental num processo de organizao de
evento. a fase decisiva do evento, na qual esto inseridos a coordenao
executiva e os controles financeiro, tcnico-administrativo e social do evento.
Nesta fase, so definidas e realizadas atividades como mostra o Quadro 2.1.
Quadro 2.1: Resumo das atividades de pr-evento
Servios iniciais
identificar os rgos governamentais, entidades e empresas com interesses voltados

execuo do evento para fornecer patrocnio, subvenes, doaes e outros;
levantar os nomes e confirmar a presena dos convidados, conferencistas, autoridades e
outros;
definir a responsabilidade de todos os profissionais e prestadores de servio envolvidos nas
fases do pr-evento, per ou transevento e ps-evento;
abrir conta bancria especial para o evento (receita e despesas) sob a inteira responsabilidade da empresa organizadora.
Servios de
secretaria
preparao da correspondncia preliminar;

expedio da correspondncia preliminar para entidades governamentais, empresas e
pessoas que possam colaborar de alguma forma com o evento;
tomada de preo e confeco de material administrativo necessrio ao evento;
controle e arquivo da correspondncia recebida e expedida;
remessa de circulares e cartas informativas para os participantes potenciais e outros;
recebimento, controle e classificao dos trabalhos a serem apresentados, enviados pelos
participantes e convidados;
recebimento, controle e confirmao das inscries e adeses;
obteno dos cadastros de pessoas que podero se inscrever como participantes (mailing list);
criao e execuo de fluxograma de informaes.
Detalhamento do
projeto
elaborao do pr-projeto para a organizao do evento o passo inicial, porque apresenta,

em linhas gerais, a ideia do que se pretende realizar. Mas, para concretizar a ideia, necessrio que o pr-projeto seja detalhado, transformando-se no projeto do evento.
Fonte: Adaptado de Matias (2004)
Os principais itens que devem ser enfocados nesse projeto e que compem
a estrutura organizacional de um evento so:
27
e-Tec Brasil
a) definio do produto;
b) escolha do local;
c) definio da data;
d) elaborao de temtica e calendrio;
e) identificao e anlise dos participantes;
f) estratgia de comunicao e marketing;
g) infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e servios;
h) servios de transportes para participantes e convidados;
i) programao social, cultural e turstica;
j) agncia de viagem e turismo;
k) recursos financeiros;
l) cronograma bsico.
Vale lembrar que, dependendo do tipo do evento e de sua abrangncia,
cada um desses itens pode apresentar grau de relevncia diferenciado, ou
seja, maior ou menor grau de detalhamento.
Para o planejamento e organizao de um evento, primordial elaborar
um projeto com informaes bsicas que direcionem o desenvolvimento das
atividades necessrias sua efetivao. Para isso, o Quadro 2.2 demonstra
o modelo de projeto.
Quadro 2.2: Modelo de projeto
01
Ttulo
02
Entidade e/ou empresa promotora
03
Entidade e/ou empresa organizadora
04
Cidade-sede
05
Local do evento
06
Tema do evento
07
Objetivos
08
Justificativa
09
Pblico-alvo e previso de participantes
10
Descrio do evento
11
Perodo de realizao do evento e horrio
12
Inscries e informaes
13
Taxa de inscrio e/ou ingresso

(continua)
e-Tec Brasil
28
Quadro 2.2: Modelo de projeto
14
Recursos necessrios:
14.2 Recursos materiais
14.3 Recursos de divulgao
14.4 Outros recursos
15
Instalaes
16
Servios (transporte, hospedagem, alimentao, decorao e outros)
17
Previso oramentria:
17.1 Receitas
17.2 Despesas
18
Cronograma
19
Consideraes finais
(concluso)
Saiba mais: Para saber mais,

acesse o site:
watch?v=EmtBc9QlgUc
So apndices do projeto: modelo de carta-convite, modelo de material de

divulgao, modelo da ficha de inscrio, modelo de certificado, modelo
de formulrios em geral, regulamento de funcionamento, outros. Durante
todas as fases do planejamento e organizao de um evento, so utilizados
alguns instrumentos que auxiliam no controle e desenvolvimento das atividades. So exemplos desses instrumentos o briefing e o checklist.
O briefing o conjunto de informaes e instrues facultadas, com antecedncia, aos organizadores de evento sobre os aspectos mais relevantes do
evento que ser organizado, conforme o Quadro 2.3.
Quadro 2.3: Modelo de briefing
EMPRESA / CONTRATANTE
Razo social:
Endereo:
Contato:
Cargo:
Segmento de atuao da empresa:
Produto e/ou linha de produto ou servio:
Fone:
e-mail:
Depto:
1 EVENTO
1.1 Ttulo:
1.2 Objetivo:
1.3 Qual o tipo de evento?
1.4 Qual o tema definido?
2 PBLICO-ALVO
2.1 Perfil:
2.2 Previso:
2.3 Polos emissores:
3 DATA/DURAO
4 LOCAL
(continua)
29
e-Tec Brasil
Quadro 2.3: Modelo de briefing

5 PROGRAMA
5.1 Programao do evento:
5.2 Programao social:
6 HOSPEDAGEM
6.1 Inclui hospedagem?
6.2 Quais as categorias dos hotis a serem utilizados?
7 TRANSPORTE
7.1 Qual o meio de transporte que ser utilizado para este evento?
7.2 Existe empresa transportadora oficial do evento?
8 SERVIOS
O que ser oferecido aos participantes? Alimentao, brindes, traslados, atividades sociais, culturais e tursticas,
outros. Especificar cada um.
9 CONVIDADOS E AUTORIDADES
9.1 Quem so os convidados e as autoridades?
9.2 Qual o diferencial de servios e as honras que sero oferecidas a eles?
10 VERBA
10.1 Existe verba prevista?
10.2 Qual o valor?
11 COMISSO ORGANIZADORA
11.1 Existe uma comisso organizadora?
11.2 Quem so os contatos?
12 IDIOMA
Qual ser o idioma oficial do evento?
13 DIVULGAO
13.1 Como ser feita a divulgao?
13.2 Quais veculos de comunicao sero utilizados?
13.3 Existe logotipo do evento?
14 EQUIPAMENTOS
Quais equipamentos audiovisuais e administrativos sero utilizados?
15 MATERIAIS
Quais materiais administrativos e do participante sero utilizados?
16 SERVIOS
Quais servios sero necessrios? Traduo simultnea, buffet, decorao, sonorizao, filmagem, fotografia,
outros. Especificar cada um.
17 RECURSOS HUMANOS
17.1 Quantidade e funo.
17.2 Com que qualificao?
(concluso)
O checklist uma relao de providncias, tarefas ou necessidades do evento. O Quadro 2.4 apresenta um modelo de checklist.
Quadro 2.4: Modelo de checklist
Evento:
Local:
Data:
Horrio:
Responsvel:
(continua)
e-Tec Brasil
30
Quadro 2.4: Modelo de checklist

DISCRIMINAO
Setor
Responsvel
Situao
Reserva do local
Contratao de servios grficos
Contratao de servios de sonorizao
Contratao de servios de foto e filmagem
Contratao de servios de decorao
(concluso)
2.5 Per ou transevento

Fase decisiva do evento, em que esto inseridos a coordenao executiva, o
controle financeiro, tcnico-administrativo e social do evento.
a aplicao das determinaes previstas no pr-evento, na qual todas as
etapas do evento so acompanhadas mediante a aplicao do checklist por
rea, conforme est descrito a seguir.
A Secretaria do evento responsvel por todo o apoio administrativo do
evento, isto , por toda a infraestrutura necessria instalada no local, que
apoiar, direta ou indiretamente, a realizao do evento.
Ela considerada o centro administrativo do evento, onde devero ficar os recepcionistas, que sob a orientao de um coordenador, tero como atribuies:
a) recepcionar os participantes, convidados e autoridades;
b) atender os participantes;
c) atender ao plenrio e s salas de comisses e apoi-los;
d) preparar com antecedncia os impressos e outros materiais necessrios
ao evento;
e) supervisionar os servios oferecidos aos participantes, convidados e autoridades;
f) efetuar novas inscries;
g) entregar materiais aos participantes;
h) prestar informaes em geral;
31
e-Tec Brasil
i) entregar os certificados;
j) elaborar controles das tarefas sob sua responsabilidade;
k) providenciar materiais para os palestrantes.
O servio de recepo de um evento pode ser considerado o carto de visitas, por ser o primeiro contato do participante com o clima do evento.
Para saber mais sobre
planejamento de evento, acesse
o site:
watch?v=4UnmyGCDibw
Independentemente do evento, imprescindvel demonstrar hospitalidade

ao participante, dar importncia presena dele e transmitir o desejo dos
organizadores de que ele encontre no evento motivos de grande satisfao.
Outros fatores de organizao determinam o bom funcionamento desse servio, tais como:
Elabore uma apresentao em

forma digital contendo texto e
ilustrao sobre o planejamento
de um evento que seja
tradicional em sua cidade ou que
voc deseja que ele passe a fazer
parte das festividades de sua
comunidade. Poste no AVEA
a) escolha e montagem em local apropriado;

b) placas de indicao;
c) informaes corretas em tempo hbil;
d) elaborao de rol de informaes importantes.
Os recepcionistas tero suas atribuies definidas pelos coordenadores e devero se apresentar da seguinte forma:
a) uniformizados;
b) com crach de identificao;
c) identificao dos idiomas que dominam;
d) maquiagem discreta;
e) poucas joias ou bijuterias;
f) sapatos confortveis.
To importante quanto os recepcionistas o clima do evento. Ele percebido pelo estado emocional dos participantes; um aspecto totalmente subjetivo que, se presente nos participantes, ir condicionar atitudes e opinies
com relao s atividades do evento. O clima a qualidade de ambiente que
se consegue criar para o evento, envolvendo os participantes.
e-Tec Brasil
32
A Sala de Recepo ou sala VIP o local onde as autoridades, convidados especiais e palestrantes so recebidos pela comisso organizadora do evento.
A sala de recepo deve apresentar as seguintes caractersticas:
a) proximidade do local do evento;
b) decorao agradvel;
c) temperatura amena;
d) servio de copa;
e) acesso ao telefone.
A Sala de Imprensa o local montado e equipado para recepcionar a imprensa e
fornecer as informaes do evento. Nesse local, podero ser realizadas as entrevistas coletivas, o encontro com os jornalistas para a distribuio do briefing do
dia e da relao das autoridades presentes, convidados especiais e palestrantes.
Essa sala de responsabilidade da assessoria de imprensa, encarregada de coordenar os contatos que tratam de assuntos de divulgao do evento.
Esse local dever estar devidamente equipado para atender s necessidades
dos jornalistas no desempenho de seu trabalho. Afinal, o evento precisa da
mdia na etapa pr-evento, transevento e ps-evento.
A Sala das Comisses Tcnicas definida de acordo com o porte do evento.
nesse local que acontece a discusso, deliberao, votao e aprovao de determinados aspectos ou para grupos de trabalhos, conforme subtemas do evento.
O local destinado para abrigar esse tipo de funo deve oferecer condies
adequadas, permitindo o fluxo do seu desenvolvimento sem perturbar o
andamento do evento como um todo.
A Infraestrutura de Apoio Operacional refere-se a toda parte operacional do
evento, ou seja, instalao fsica do local, material de secretaria, equipamentos de audiovisuais e apoio logstico.
A Infraestrutura de Apoio Externo (caso o porte do evento assim exija) dever ter o apoio no aeroporto, no hotel, na programao social, cultural e
turstica e nos traslados.
33
e-Tec Brasil
A traduo simultnea dever acontecer se o evento for internacional, com

delegaes de vrios pases. A transmisso da conferncia feita por meio
de um canal, para diversos receptores, atravs de fones de ouvido.
A Pesquisa de Opinio deve ser realizada para que o promotor e o organizador
do evento possam identificar quais foram os pontos fortes e fracos do evento,
as ameaas e oportunidades. atravs dela que os pontos de estrangulamento podem ser corrigidos nos prximos eventos, o que proporcionar aos participantes qualidade na prestao dos servios e elevado grau de satisfao.
2.6 Ps-evento
O processo de encerramento inicia-se logo aps a realizao do evento. Esse
processo de encerramento consiste na avaliao tcnica, administrativa e
dos participantes. nesse momento que ocorre a confrontao dos resultados esperados com os obtidos, possibilitando identificar os pontos positivos
e negativos do evento.
Para efetivao dessa fase, so necessrios alguns instrumentos de controle,
que foram utilizados durante a organizao do evento, tais como:
a) formulrios de procedimentos formais;
b) checklist;
c) relatrios peridicos das atividades;
d) atas das reunies peridicas;
e) questionrios de avaliao dos participantes;
f) outros.
Os setores que devem ser trabalhados efetivamente no ps-evento so: a
Secretaria, divulgao do ps-evento e servios complementares.
Os servios de Secretaria no param aps o evento. Ela responsvel na fase
do ps-evento pelas seguintes atividades:
a) preparar e enviar correspondncia final;
b) controlar, arquivar e encadernar toda a correspondncia enviada e recebida antes e durante o evento;
e-Tec Brasil
34
c) agradecer a todos que forneceram materiais ou colaboraram para realizao do evento;

d) preparar relatrio final sobre as atividades em geral;
e) providenciar a edio e publicao dos anais;
f) enviar os anais aos participantes do evento;
g) elaborar portflio.
A divulgao do ps-evento feita atravs da compilao e preparao de
notcias gerais sobre todo o transcorrer do evento, seus resultados e objetivos alcanados, para remessa mdia impressa e eletrnica de expresso.
Fazem parte dos servios complementares as seguintes atividades:
a) apresentar o final do balano financeiro e fazer a prestao de contas;
b) apresentar balancete administrativo e demonstrativo de todas as providncias tomadas;
c) liquidar todas as pendncias que possam surgir sobre instalaes, materiais, recursos humanos ou equipamentos utilizados;
d) devolver associao ou empresa promotora do evento todos os materiais que tenham sobrado;
e) desmontar instalaes que foram efetuadas para o evento;
f) transportar materiais e equipamentos utilizados no evento.
Anlise e avaliao so fundamentais para o aprimoramento da organizao
de um evento. Os instrumentos que auxiliam a avaliao do evento so o
cronograma bsico (documento que determina tarefas, estabelece responsabilidades e prazos) e o checklist.
As pesquisas de opinio dos participantes internos e externos tambm oferecem subsdios no processo de avaliao final do evento. Nesse processo a
avaliao que os participantes fazem do evento realizada por intermdio
de respostas a um questionrio de pesquisa de opinio aplicado durante o
evento. A equipe deve reunir-se para avaliar o evento como um todo, seus
sucessos e fracassos.
35
e-Tec Brasil

Captao de evento conjunto de aes que visa atrair para determinada
regio ou cidade evento que se realiza periodicamente.
Fluxograma representao grfica de uma sequncia de operaes. No
planejamento, pode ser encontrado em todas as etapas.
Gerao de evento conjunto de aes que visa realizao de um evento, dentro das necessidades ou oportunidades de mercado.
Precedncia antecedncia no tempo, na ordem ou no lugar. A formao
da ordem de precedncia uma das partes mais importantes do cerimonial.
Resumo
A aula apresentou o conceito de planejamento no evento, assim como as
etapas do processo de planejamento: concepo, pr-evento, transevento e
ps-evento; ou seja, todas as providncias que devem ser tomadas para um
bom evento.
1. Trabalho em equipe: Discutam e decidam por um evento para o qual
possam fazer o planejamento. Elaborem o projeto de um evento de mdio porte. Descrevam como aconteceu a concepo do evento e o pr-evento. Depositem seu texto no AVEA.
2. Quais os principais instrumentos de controle que podem ser utilizados no
planejamento de um evento? Disserte sobre a importncia desses instrumentos. Deposite seu texto no AVEA.
3. Voc pde observar as vrias atividades da Secretaria em um evento. Foi
afirmado que esse setor o corao do evento. Voc concorda com essa
afirmativa? Justifique sua resposta. Deposite seu texto no AVEA.
e-Tec Brasil
36
Aula 3 Recursos humano

Gerenciar a arte de fazer com que os outros trabalhem.
(DAVID WATT)
Objetivos
Conhecer a importncia dos recursos humanos no processo de desenvolvimento do evento.
Contextualizar estratgias de recursos humanos no planejamento
e organizao de eventos.
3.1 Planejamento dos recursos humanos

Segundo Allen (2003, p.75), entende-se o planejamento de recursos humanos para eventos como uma srie de processos e prticas sequenciais
inter-relacionadas, que recebem suas orientaes da viso/misso, objetivos
e estratgias do evento.
Os eventos obviamente iro diferir quanto ao nvel de sofisticao que apresentam na rea de recursos humanos em vista de fatores como os recursos
disponveis no que tange s finanas e qualidade tcnica dos profissionais.
3.1.1 Estratgia e objetivos dos recursos humanos

O estabelecimento de estratgias e objetivos de orientao; a determinao
das necessidades do pessoal; a realizao de uma anlise de funo; e a
produo de descries e especificaes de cada funo so determinantes
no planejamento do evento.
Para saber mais sobre o

profissional cerimonialista,
acesse:
http://www.camara.gov.br/
sileg/integras/385891.pdf
http://www.espacoeventos.
com/recepcionista-de-eventos.
php
3.1.1.1 Formao de pessoal

a principal rea de deciso estratgica para os gerentes de eventos com
respeito aos recursos humanos, pois sem ela no h nada para se estrategiar! Os gestores de eventos precisam decidir sobre quantos funcionrios/
voluntrios sero necessrios para realizar o evento.
Uma das maneiras de executar essa tarefa consiste em trs etapas:
Aula 3 Recursos humanos
37
Depois de estudar sobre regras

de cerimonial e pesquisar um
pouco mais, elabore um pequeno
vdeo com a apresentao do
cerimonial de qualquer evento a
que voc tenha assitido ou que
voc mesmo desenvolva. Poste
no AVEA seu trabalho.
e-Tec Brasil
a) identificar todas as tarefas relacionadas criao do evento, apresentao e trmino;

b) determinar o nmero de pessoas necessrias para a srie de tarefas associadas realizao do evento;
c) enumerar o nmero de funcionrios/voluntrios, supervisores e capacidades/
experincia/qualificaes necessrios para formar uma fora de trabalho.
3.1.1.2 Anlise de funo

A anlise de funo um importante aspecto no processo de planejamento
de recursos humanos. Ela envolve a definio de uma funo em termos de
tarefas e dedicao exigida, e da identificao de habilidades, capacidades e
qualificaes necessrias para realiz-las com xito.
Conforme Stone (1998 apud WATT, 2004), as questes respondidas por esse
processo so:
a) quais tarefas devem ser agrupadas para criar uma funo ou cargo?
b) o que deve ser buscado nos candidatos?
c) como deve ser uma estrutura organizacional e que inter-relaes devem
existir entre as funes?
d) quais programas de treinamento e aperfeioamento?
O nvel de sofisticao evidente na aplicao do processo de anlise de funo ir obviamente diferir conforme o evento.
3.1.1.3 Descries de funo

As descries de funo so outro resultado do processo de anlise da funo com o qual os gerentes de eventos precisam ter alguma familiaridade
para combinar com eficcia pessoas com funes. As descries de funo
geralmente incluem as seguintes informaes: ttulo da funo e nvel de
dedicao exigido; salrio/recompensas/incentivos associados ao cargo; sumrio da funo; deveres e responsabilidades; capacidades, conhecimento,
qualificaes, atributos pessoais requeridos pelo cargo; autoridade investida
no cargo; padres de desempenho relativos ao cargo.
No caso dos cargos voluntrios, geralmente so descritos em termos bem
mais genricos.
e-Tec Brasil
38
3.1.1.4 Especificao de funo

A especificao de funo deriva da descrio de funo e procura identificar a experincia, as qualificaes, as capacidades, as habilidades, o conhecimento e as caractersticas pessoais necessrias para executar uma dada
funo. Um ponto importante a identificao do perfil das pessoas que
devem ser recrutadas e de que modo elas devem ser avaliadas.
3.1.1.5 Recrutamento e seleo

O recrutamento bem-sucedido est baseado na maneira como foram conduzidos os aspectos do processo de planejamento de recursos humanos, e
implica determinar onde podem ser encontrados candidatos qualificados e
de que maneira eles podem ser atrados para a organizao do evento.
O evento est buscando atender s suas necessidades em termos de recursos
humanos, ao mesmo tempo em que candidatos potenciais esto tentando
avaliar se atendem s exigncias da funo, desejam se candidatar para o
cargo e veem vantagens em participar da organizao. A Figura 3.1 apresenta um diagrama do processo de recrutamento.
Previso e planos de
recursos humanos
Anlise da funo
INDUO
- descrio da funo
- especificao da
funo
Oramento
- custo do recrutamento
Procedimento do
recrutamento
- anncio
- agncias de emprego
- boca a boca
- Instituio Educacional
Contratao
Procedimento
de seleo
- termos e condies
- contrato de emprego
- recompensas
- fichas de funcionrios
- formulrios
- entrevistas
- testes
- referncias
- EED
CANDIDATOS
Figura 3.1: O processo de recrutamento e seleo de colaboradores

Fonte: Adaptado de Allen (2003)
Os recursos financeiros so fatores limitadores para o processo de recrutamento. No caso de eventos de grande porte, geralmente h previso oramentria para esse propsito.
3.1.1.6 Treinamento e aperfeioamento profissional

O treinamento e o aperfeioamento profissional objetivam mudar o comportamento e o desempenho dos funcionrios e voluntrios. Nesse sentido, o
treinamento se concentra em fornecer capacidades/conhecimentos especficos que possibilitem s pessoas desempenharem uma determinada funo
ou melhorarem seu desempenho.
39
e-Tec Brasil
O aperfeioamento profissional concentra-se na aquisio de novas capacidades, conhecimento e atitudes que iro preparar os indivduos para futuras
responsabilidades na funo.
3.1.1.7 Avaliao do processo e dos resultados

Como em todos os processos do gerenciamento, faz-se necessria uma reviso
peridica para determinar o andamento do processo. A sugesto reservar um
tempo especfico, talvez como parte de uma avaliao mais ampla do evento,
para examinar at que ponto o processo como um todo e as vrias partes que o
compem alcanaram os objetivos inicialmente estabelecidos para ele.
3.1.1.8 Tcnicas para a formao efetiva da equipe de funcionrios e voluntrios

O esprito de equipe um dos maiores desafios do gerente de eventos;
para isso, prope-se uma frmula de 14 itens para a formao efetiva e a
manuteno da equipe.
a) as equipes tm um porte razovel;
b) as pessoas so adequadamente selecionadas para trabalhar em grupos;
c) os lderes de equipes so treinados;
d) as equipes so treinadas para executar suas funes;
e) os voluntrios e funcionrios so apoiados pela organizao;
f) as equipes tm objetivos;
g) os voluntrios e funcionrios confiam uns nos outros;
h) a comunicao entre voluntrios e a organizao do evento tanto vertical quanto horizontal;
i) a estrutura organizacional promove a comunicao entre voluntrios e
funcionrios;
j) os voluntrios e funcionrios assumem responsabilidades;
k) os voluntrios e funcionrios se divertem enquanto acompanham as tarefas;
l) as contribuies dos voluntrios e dos funcionrios so reconhecidas;
m) os voluntrios e funcionrio comemoram seu sucesso;
n) a organizao toda promove e encoraja o bem-estar das equipes
de voluntrios.
e-Tec Brasil
40
O monitoramento do rendimento e produtividade da equipe pode ser atravs da observao de suas atividades.
Resumo
Esta aula demonstrou que para gerenciar recursos humanos se faz necessria uma srie de atividades, tomando por ponto de partida a misso, a estratgia e os objetivos da organizao do evento. Os passos foram identificados
nesta aula como estratgia e objetivos de recursos humanos; recrutamento;
treinamento e aperfeioamento profissional; e avaliao e feedback.
1. Desenvolva uma especificao de funo para o cargo de gerente de
eventos de um evento especial da sua escolha. Deposite seu texto no
AVEA.
2. Considerando um festival comunitrio de pequeno porte, faa uma anlise de funo. Deposite seu texto no AVEA.
3. Discuta, em termos gerais, como voc trataria da avaliao de desempenho dos voluntrios e funcionrios de um evento. Deposite seu texto no
AVEA.
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e-Tec Brasil

O patrocnio a parte mais difcil de todas.
(ROBIN KNOX-JOHNSON)
Objetivos
Elaborar um oramento no processo de planejamento do evento.
Identificar a estrutura financeira de um evento.
Reconhecer a prtica de busca de patrocnio.
4.1 Importncia dos recursos financeiros

Um evento no ser bem-sucedido sem suporte financeiro. Comprometer-se
com a realizao sem garantia prvia dos recursos financeiros necessrios
o maior erro do gestor de eventos. A falta de planejamento financeiro gera
um desgaste durante todo o processo, leva a uma baixa qualidade e, possivelmente, ao fracasso do evento. A falta dos recursos financeiros pode at
cancelar o evento, deixando todos com uma m impresso.
Segundo Watt (2004, p. 61), dois pontos importantes nesse aspecto so:
a) algumas vezes melhor suspender um evento no incio do que insistir e
apresentar um fracasso, gerando uma imagem negativa para sua organizao;
b) nem todos os eventos necessitam de uma grande soma de dinheiro para
ter sucesso, especialmente os locais.
Antes da deciso final da execuo de um evento, faz-se um estudo de viabilidade. Planejamento bem organizado e planejamento acompanhado so
sempre as palavras-chave para evitar transtornos financeiros para organizadores e promotores do evento.
43
e-Tec Brasil
4.2 Oramento
Um oramento bem detalhado pea-chave para o perfeito andamento de
qualquer evento. Nesse tpico, todo cuidado pouco para descobrir as necessidades reais do evento para que o investimento seja feito sem excesso. Na
etapa de pr-evento o gestor deve criar mecanismos de monitoramento das
finanas. Durante a elaborao do projeto, diversos problemas podero surgir:
a) dificuldade de obter informaes precisas sobre as necessidades reais;
b) gerentes sem experincia ou qualificao, que no do a devida ateno
ao oramento;
c) previses imprecisas a respeito de tendncias futuras;
d) falta de informaes sobre os requisitos tcnicos disponveis;
e) oramentos baseados em informaes imprecisas;
f) procedimentos de elaborao de relatrios e controles insatisfatrios;
g) pouca flexibilidade, a qual costuma ser necessria em eventos.
A tarefa fundamental desenvolver uma anlise de mercado adequada com
o pr-projeto. O primeiro passo no processo de exame das necessidades
financeiras estabelecer o custo exato dos itens.
Uma forma prtica para fazer o controle financeiro utilizar uma tabela na qual
o gestor dever listar os itens em uma coluna e, ao lado desta, a quantidade e
valores, obtendo-se assim um demonstrativo preciso das previses. essencial
ser o mais exato possvel nas tabelas oramentrias. Watt (2004, p.62) sugere
que cada atividade deve ser desmembrada e analisada da seguinte forma:
a) a atividade exata a ser realizada;
b) o custo estimado;
c) o benefcio;
d) a receita;
e) a necessidade da atividade;
f) o lugar ocupado nas prioridades oramentrias;
g) a forma como as despesas da atividade podem ser monitoradas;
h) de que forma a receita ser captada e o seu grau de certeza.
e-Tec Brasil
44
Antes de tomar decises definitivas sobre o prosseguimento do projeto, existem alguns custos fixos que devero ser garantidos para a promoo de
qualquer evento. Assim que houver uma deciso coesa com o grupo organizador do evento, o projeto ter seu prosseguimento.
Tambm fazem parte da anlise financeira os seguintes itens especiais: imposto; inflao; seguro; taxas de cmbio; contingncias; e cronograma.
4.3 Estruturas financeiras

Aps verificar a viabilidade do evento, as estruturas operacionais financeiras
precisam ser estabelecidas. Elas podem ser simples ou mais complexas. O
controle de um evento de menor porte pode exigir menos sofisticao, mas
demandar o mesmo cuidado.
Segundo Watt (2004, p.64), onde houver estrutura formada por comisses,
existem duas opes principais:
a) a comisso de finanas autnoma: todos os outros solicitam dinheiro e
esperam por sua deciso;
b) cada comisso ou subcomisso tem seu prprio tesoureiro para cuidar do
oramento alocado.
A escolha do mtodo ir depender da natureza e do porte do evento, alm
das finanas e das personalidades envolvidas. Todos devem estar cientes das
vantagens e desvantagens de ambas as opes.
O oramento ser definido durante vrias etapas. O processo demorado,
mas eficaz, envolvendo todos na identificao de custos (e receitas possveis)
e minimizando a chances de erro ou negligncia. Esse processo, alm de ser
fundamentalmente importante, deve ser desenvolvido junto com as metas e
objetivos do projeto, mantendo-os no foco.
4.4 Controle
O controle de todas as transaes financeiras deve ser minucioso. Os sistemas de controle efetivo devem:
a) ser compreensveis;
45
e-Tec Brasil
b) permanecer flexveis;
c) seguir as estruturas organizacionais;
d) orientar a ao corretiva;
e) identificar rapidamente os desvios;
f) ser econmicos.
4.5 Contabilidade
essencial manter a organizao das contas durante o processo, pagando
faturas e organizando um balano final de lucros e perdas, o que ser necessrio como mecanismo de monitoramento, mas tambm para que se possa
finalizar o caixa rapidamente.
4.6 Recursos financeiros

Todos os organizadores de eventos procuram instituies pblicas e privadas
em busca de financiamento e recursos.
Alm disso, o prprio evento ir produzir receita a partir de uma srie de
atividades: franquia; doaes; venda de ingressos; programaes paralelas;
taxas de ingresso; captao de recursos; sorteios; suvenires; alimentao;
publicidade; hospedagem corporativo; licenciamentos; feiras comerciais;
contribuio de participantes; comercializao de estandes; bar.
Antes de iniciar o projeto de qualquer evento, essencial garantir que os
recursos financeiros necessrios estaro disponveis, e no se basear em probabilidades. Para atrair investimentos, o evento deve ter um propsito claramente definido, que seja amplamente aceito.
4.6.1 Patrocnio
Encontrar patrocinadores nunca fcil e depender disso pode ser perigoso.
Se o evento ocorrer mais de uma vez, existe tambm o risco de perder patrocinadores em algum momento, pois so poucos os que apoiam as promoes indefinidamente.
Quando se est buscando patrocnio, muito importante observar o projeto
do ponto de vista do patrocinador. necessrio acreditar no evento para
convencer qualquer outra pessoa de seu valor.
e-Tec Brasil
46
Algumas dicas na busca de patrocnio so: utilize a imaginao e a inovao; realize um esforo de marketing; defina claramente o tipo de mercado;
considere a possibilidade de mudar a natureza de sua atividade, evento ou
promoo; experimente abordar seus patrocinadores por meio de organismos empresariais locais; avalie as respectivas imagens; aborde os alvos improvveis; faa a pesquisa necessria; confira os patrocinadores existentes;
experimente comear com o apoio da mdia.
Resumindo, o patrocnio pode valer a pena, mesmo com todo o esforo a
ele associado.
Resumo
Esta aula demonstrou que para gerenciar recursos financeiros se faz necessrio realizar uma srie de atividades, tomando por ponto de partida o oramento, estrutura financeira, controle, contabilidade, recursos financeiros e
patrocnio do evento. Os passos foram identificados nesta aula por cada um
dos itens. Resumindo, o evento s pode acontecer se tiver oramento.
Para saber sobre a Lei Rouanet,

acesse:
Lei_Rouanet
1. Trabalho em equipe: Vocs esto encarregados de captar recursos para a
Festa dos Crianas de uma comunidade carente local. Esse um evento
escolar. Elaborem uma relao de organizaes que vocs podero abordar para obter apoio financeiro e justifiquem as escolhas. Depositem seu
texto no AVEA.
2. Com base no evento mencionado na primeira atividade, prepare uma
estimativa oramentria apresentando receitas e despesas previstas. Deposite seu texto no AVEA.
47
e-Tec Brasil

Ou voc faz parte da soluo, ou faz parte do problema.
(ELRIDGE CLEAVER)
Objetivos
Conhecer o conceito de comunicao.
Diferenciar os diversos tipos de meios de comunicao.
Contextualizar a comunicao no processo de organizao de
eventos.
Identificar o tipo de meio de comunicao ideal para um evento.
5.1 Conceituao
O conceito de comunicao recebeu uma aula especfica em funo de sua
grande importncia. A comunicao fundamental para o processo de gerenciamento de eventos e, portanto, deve ser estudada profundamente pelo
profissional ou estudante.
De acordo com Watt (2004, p.52),
muitas organizaes possuem uma srie de caractersticas que afetam
seu funcionamento. Uma delas a coexistncia entre as estruturas formais e informais, ambas fundamentais no caso de relacionamentos.
Na organizao de evento, so as funes necessrias para a sua realizao que

definem a sua estrutura. E, qualquer que seja a estrutura, ela deve ser projetada
para atender operacionalizao da forma mais apropriada e eficiente possvel.
Definido o desenho organizacional, as vrias tarefas devem ser distribudas.
Porm, no basta organizar s o projeto; muito importante garantir que
todos os envolvidos no processo de planejamento e organizao saibam
quais so as suas atribuies, a quem esto subordinados e qual o seu
lugar na estrutura organizacional.
49
e-Tec Brasil
O modo mais comum de formalizar a estrutura organizacional por meio do

diagrama, mas se deve tomar cuidado para que no ocorra o engessamento.
Para um evento de grande porte necessrio um diagrama mais detalhado
para poder apresentar claramente as estruturas e no haver confuso com
as atribuies.
Aps o estabelecimento da estrutura necessria para a realizao do evento,
comunique a cada indivduo ou grupo suas atribuies. preciso explicar
detalhadamente a responsabilidade de cada um e deixar claro a importncia
de cada elemento no processo. Cada colaborador deve possuir atribuies
precisas, desde o presidente do grupo executivo at o do cargo mais humilde. Como exemplo, podemos verificar o Quadro 5.1, a seguir.
Quadro 5.1: Descrio de tarefas
Nome do cargo
Funo geral
Tarefas especficas
Supervisor de estacionamento.
Responsvel pela entrada, estacionamento e sada de todos os veculos que vm ao evento.
Organizar o espao e a distribuio adequados para o estacionamento.
Garantir facilidade de entrada e sada para todos os veculos: 2 horas para a entrada, 30
minutos para a sada.
Estacionar todos os veculos de forma segura e protegida.
Garantir a prestao de servios a todos os grupos especiais, como VIPs e portadores de
deficincias.
Estabelecer conexes com exigncias relevantes.
Subordinado a
Gerente do local.
Seus subordinados
Seis funcionrios.
Possui conexo com
Polcia.
Guardas de trnsito.
Departamento de estradas.
Brigadas de incndio.
Coordenador VIP.
Fonte: Adaptado de Watt (2004)
Nesse sentido, o diagrama de relacionamentos e a descrio de cargos devem ser combinados para responder s seguintes questes: Qual o meu
cargo? Quais so as minhas tarefas? Qual o meu papel? A quem estou
subordinado? Quais so os meus objetivos? Quem est subordinado a mim?
A estrutura organizacional deve ser apropriada, eficaz e projetada especificamente para cada evento, devendo abranger o planejamento, o desenvolvimento, os relacionamentos de trabalho e as formas de atingir os objetivos.
5.2 Coordenao
a partir da diviso de trabalho, da forma que as tarefas sero alocadas e
realizadas, que os colaboradores se articulam. A articulao de esforos
e-Tec Brasil
50
fundamental para um bom gerenciamento. Nas organizaes existe a necessidade de mecanismos de coordenao, com organograma e fluxograma
bem definidos; nas organizadoras de eventos no seria diferente. Os nveis e
papis devem ser claramente definidos.
Para que os eventos sejam coesos e bem-sucedidos, a meta e os objetivos
devem ser compartilhados, pois dessa forma a coordenao dos trabalhos
ser facilitada. Independentemente do porte do evento, todos devem trabalhar de forma rdua e permanentemente. A articulao de esforos ser uma
consequncia natural, se a comunicao funcionar em toda a organizao,
se o planejamento, a delegao e os sistemas de controle forem escolhidos
e estiverem operando de forma correta.
5.3 Comunicao
A comunicao eficaz leva articulao e, da, a uma organizao eficiente.
Para que um bom gerenciamento de eventos acontea, a comunicao em
nveis interno e externo deve funcionar de vrias formas e entre indivduos
e organizaes. Dar, receber ou trocar informaes, de forma que o material comunicado seja completamente entendido por todos os envolvidos,
comunicao.
Antes de decidir como a organizao vai se comunicar, o gestor deve considerar quais so os seus objetivos com essa comunicao. Eles podem ser vrios:
Enviar uma mensagem Realizar a ao correta.
Receber uma mensagem Intercambiar informaes.
= Garantir a compreenso.
A comunicao nos eventos deve alcanar, em ltima anlise, uma ao ou,
no mnimo, um intercmbio de comunicao.
Um evento sequncia de tarefas realizadas; e, para que essa aes sejam
realizadas de forma eficaz e eficente, a comunicao se faz necessria. Ento, a escolha correta da forma de comunicao essencial.
a) comunicao verbal uma das formas de comunicao mais comuns
a comunicao verbal; porm, nos eventos, pode no ser satisfatria
porque dificilmente o receptor d um retorno. Porm, o caso do relacionamento interpessoal falicitado com esse tipo de comunicao. A
comunicao verbal necessria, mas no abuse dela;
51
e-Tec Brasil
b) comunicao no verbal a aparncia pessoal, os gestos, expresses faciais, orientao corporais e o contato visual so exemplos de comunicao no verbal. A utilizao correta desse tipo de comunicao pode
consolidar ou arruinar um relaciomento; por isso, cuidado com essa interao, pois ela feita na maioria das vezes de forma inconsciente;
c) comunicao escrita essa uma das formas mais comuns na organizao, porm costuma ser utilizada em excesso e de forma ineficaz. At por
uma preocupao ecolgica, a utilizao de documentos deve ser reduzida ao mnimo. A comunicao escrita consome muito tempo para ser
lida e escrita, alm de poder ser desmotivadora e facilmente ignorada;
d) comunicao visual vdeos e logotipo so exemplos de comunicao visual. Os vdeos podem ser utilizados para a promoo de produtos e para
o treinamento de funcionrios. O logotipo transmite uma mensagem e
pode contribuir para o sucesso de um evento;
e) comunicao eletrnica o correio eletrnico, internet, fax e telefones
mveis so elementos que traduzem evoluo tecnolgica nessa forma
de comunicao. Em eventos, independentemente do porte, os rdios
so absolutamente essenciais para comunicao interna.
Figura 5.1: Comunicaco

Fonte: http://www.sxc.hu/photo/1286690
e-Tec Brasil
52
Quaisquer que sejam as formas de comunicao escolhidas, a informao

deve ser: clara, correta, concisa, completa, corts e corretamente direcionada. Dito de forma simples: as pessoas precisam entender o recado para
consequentemente saber o que fazer! Mas, o que isso quer dizer?
Segundo Watt (2004), todos os envolvidos precisam entender claramente os
seguintes fundamentos:
a) a estrutura geral da organizao;
b) quem tem poder e responsabilidade sobre o qu;
c) quais os mtodos de comunicao a serem utilizados;
d) como a comunicao ser realizada;
e) que tarefas cada um deve realizar, quando e como.
5.3.1 Estratgia de comunicao e marketing

A estratgia de comunicao consiste na definio e adequao dos meios
e mensagens a serem utilizados, na busca de informar, sensibilizar e motivar
o pblico-alvo.
Cada segmento de pblico exige que seja estudada, analisada e elaborada
uma estratgia de comunicao especfica, com meios, veculos e mensagens adequadas s suas caractersticas.
A mensagem pode ser informativa, motivacional ou ambas, desde que esteja
diretamente ligada aos objetivos do evento, seja concebida com a mesma
diretriz e utilize a linguagem correta.
Os meios de comunicao so os condutores das mensagens ao pblico
pretendido; portanto, cada tipo de pblico exigir meios de comunicao
adequados ao seu perfil.
5.4 Meios de comunicao

Segundo Matias (2004, p. 118-119) os meios de comunicao mais utilizados nos eventos so:
a) jornais, revistas, rdios e TV a assessoria de imprensa pode enviar sugestes de pauta, press releases, agendar entrevistas coletivas que, quando acei-
53
e-Tec Brasil
tas pelos editores e jornalistas, sero divulgadas gratuitamente nos veculos.

Quando h disponibilidade de verba, fazem-se os anncios ou matria paga
que so inseridos conforme os objetivos do evento e a definio de pblico;
b) cartaz uma mensagem rpida e direta; sendo assim, deve ter linguagem clara e objetiva, alm de um visual atraente e criativo. Esse um dos
meios mais usados para divulgao de eventos;
c) folder, informativo e folheto seu retorno em termos de pblico muito
pouco. um meio que divulga apenas as mensagens bsicas e deve ser
entregue aos potencialmente interessados de forma direta;
d) mala direta a remessa, via correio, de folhetos, folders, circulares a um
pblico em potencial (mailing list);
e) dilogo utilizado em telemarketing. Para transmisso de mensagens
claras e objetivas, deve ser criado um dilogo padro. O horrio para sua
utlizao deve ser respeitado;
f) painis, outdoors e backlights so de abrangncia coletiva, utilizados
quando o pblico-alvo a comunidade como um todo ou uma fatia muito significativa dela;
g) press release instrumento dirigido exclusivamente para a imprensa escrita e eletrnica, no intuito de despertar o interesse dos jornalistas em
divulgar matrias sobre o evento;
h) internet por meio da criao de uma homepage do evento, a qual pode
ser utilizada pelo pblico para proceder inscries e reservas;
i) bus-doors painis colocados na parte traseira dos nibus.
Mdias alternativas para divulgao dos eventos:
Para saber mais sobre meios de
comunicao, acesse
Meios_de_comunicao
a) parajet utiliza-se de um parapente motorizado, que levar atrs uma

faixa contendo o nome do evento, sua data, enfim, um mnimo de informaes em funo do tamanho. utilizado para atingir pessoas prximas orla martima;
b) dirigvel serve apenas para consolidar a marca do evento, pois no permite maiores dados;
c) rede de TV interna e/ou alto-falantes cada vez mais presentes em condomnios, clubes, aeroportos, tambm podem ser uma excelente alternativa na divulgao de eventos;
e-Tec Brasil
54
d) bike-door mesmo sistema utilizado no bus-door, s que tambm pode

ser colocado na parte frontal da bicicleta;
e) man-door uma pessoa que se veste com um grande cartaz ou carrega
bales ou faixas.
importante lembrar que para realmente alcanar o pblico-alvo, a estratgia de comunicao deve ser bem estruturada.
5.5 Administrao
A formalidade da comunicao exercida pela administrao. A execuo
das tarefas e a comunicao do evento dependem da qualidade dos procedimentos e processos administrativos. preciso que os sistemas sejam instalados, com estrutura e colaboradores treinados.
Elabore em um programa digital

um painel com os vrios meios
de comunicao comentando
sua importncia funo e
especificidade para a realizao
de um evento. Poste no AVEA.
Durante o evento, o excesso de burocracia pode atrasar o processo. s vezes, uma nota escrita mo pode ser adequada, sem que seja necessrio digit-la, podendo ser enviada por fax ou fotocopiada para circulao interna.

Todos os colaborados so importantes no processo de execuo do evento.
Os organizadores sabem, ou melhor, devem saber, que os recursos humanos
afetam diretamente o andamento do evento; por isso, so muito importantes
os relacionamentos interpessoais e a dinmica do grupo. Assim, a motivao,
envolvimento e treinamento so essencias para os envolvidos no evento.
Dessa forma, os relacionamentos interpessoais precisam ser trabalhados para se
obter o melhor da equipe de trabalho. Para que uma estrutura organizacional
seja facilitada rumo s suas metas, seus organizadores devem estar cientes da
formao de panelinhas, alianas problemticas, pontos fortes e fracos das
pessoas, ressentimentos e individualismos, alm de conflitos pessoais.
O relacionamento entre os colaboradores deve ser observado, e os aspectos
a serem avaliados podem ser os seguintes:
a) as pessoas se gostam e/ou se respeitam e, portanto, trabalham juntas?
b) cada indivduo ou seo tem o status necessrio?
c) existe poder para autorizar e controlar o trabalho em andamento?
55
e-Tec Brasil
d) cada membro compreende todos os papis no grupo?

e) a liderana do grupo est relacionada sua operao?
O grupo deve estar sintonizado para o bom andamento do processo de
execuo do evento.
5.7 Parcerias
Um evento o resultado do encontro de vrios parceiros. As parcerias constituem um aspecto importante da organizao de eventos. muito difcil uma
organizadora de eventos desenvolver um evento sem o estabelecimento de
parcerias. As parcerias so estabelecidas no planejamento, pois quanto mais
cedo for o envolvimento, maior ser o comprometimento do parceiro. O
mais comum so as parcerias com as empresas locais e autoridade local.
Independentemente da modalidade e do tipo de evento, as parcerias so essenciais. Por exemplo, no caso dos eventos esportivos interessante um relacionamento com uma entidade beneficente local para a captao de recursos.
De forma geral, a identificao dos possveis parceiros para o evento o
ponto de partida para o organizador. As parcerias so benficas a partir de
suas qualificaes especiais, dos recursos dos quais dispem ou do financiamento que podem trazer para o evento. Para isso, acordos devem ser feitos
entre todos os parceiros com relao aos propsitos do evento e seus perfis.
As metas e objetivos compartilhados e os relacionamentos de trabalho claramente definidos so as bases de grandes parcerias.
A articulao com a polcia, corpo de bombeiro, secretaria de sade, secretaria de planejamento e DETRAN costuma ser til, mesmo que seja apenas
para a troca de informaes. Este tipo de parceria, dependendo do tipo de
evento, pode ser presena real na comisso, na tomada decises e parte
do todo, ao invs de ser um elemento externo, assessorando em um nvel
inferior.
Resumo
Caro estudante, nesta aula voc viu o conceito de comunicao, tipos e
formas de se comunicar, estratgias de comunicao, a administrao, os
recursos humanos e as parcerias no evento. So temas direcionados para o
planejamento que nortearo voc no planejamento de um evento.
e-Tec Brasil
56
1. Voc pde verificar que a comunicao mereceu uma aula separada neste caderno. Quais so as razes apresentadas para essa nfase e ateno
especial? Voc a considera justificada? Por qu? Deposite sua resposta
no AVEA.
2. Imagine um evento de pequeno porte, como um ciclo de palestras na
escola ou um concurso artstico local, e sugira:
a) uma estrutura organizacional adequada;
b) uma descrio de cargo e funo para dois funcionrios principais.
3. Destaque cinco tipos de estratgias de comunicao e descreva os pontos fortes e fracos de cada uma.
4. Em sua cidade, quais as estratgias de comunicao que podem ser utilizadas? Encontre cinco estratgias consolidadas, faa um pequeno comentrio sobre o que encontrou e deposite-o no AVEA.
57
e-Tec Brasil
Referncias
ALLEN, Johnny et al. Organizao e gesto de eventos. Rio de Janeiro: Campus,
2003.
GIACOMO, Cristina. Tudo acaba em festa. So Paulo: Pgina Aberta, 1993.
MATIAS, Marlene. Organizao de eventos: procedimentos e tcnicas. 3 ed. Barueri:
Manole, 2004.
MELO NETO, Francisco Paulo de. Criatividade em eventos. 3 ed. So Paulo: Contexto,
2004.
NUNES, Marina Martinez. Cerimonial para executivos: um guia para execuo e
superviso de eventos empresariais. 2 ed. Porto Alegre: Sagra Luzzatto, 1999.
SENAC DN. Eventos: oportunidades de novos negcios. Rio de janeiro: SENAC, 2000.
SIMES, Roberto Porto. Relaes pblicas: funo poltica. So Paulo: Summus, 1995.
ZANELLA, Luis Carlos. Manual de organizao de eventos: planejamento e
operacionalizao. So Paulo: Atlas, 2003.
WATT, David C. Gesto de eventos em lazer e turismo. Porto Alegre: Bookman,
2004.
e-Tec Brasil
58
Currculo da professora-autora
Helen Rita Menezes Coutinho, Professora Titular da Universidade do Estado do Amazonas (UEA), lotada na Escola Superior de Artes e Turismo (EAT),
no Curso de Turismo. Mestre em Administrao pela Universidade Federal
de Santa Catarina (UFSC), Especialista em Educao Profissionalizante pela
Fundao Getlio Vargas (FGV/ISAE), Bacharel em Turismo pela Universidade
de Fortaleza (UNIFOR).
Atualmente, alm da docncia no Curso de Turismo da UEA/EAT, atua na
docncia de Cursos de Ps-Graduao e membro do Comit de Iniciao
Cientfica da Escola Superior de Artes e Turismo (UEA/EAT).
Faz parte do corpo docente do Centro Universitrio de Ensino Superior do
Amazonas (CIESA) nos Cursos de Administrao, Cincia da Computao e
Comunicao.
59
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Curso Tcnico em Hospedagem

Coutinho - Organizaçao de Eventos Fases Dos Eventos

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Coutinho - Organizaçao de Eventos Fases Dos Eventos

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Organizao de Eventos

Helen Rita Menezes Coutinho

Curso Tcnico em Hospedagem

Presidncia da Repblica Federativa do Brasil

Centro de Educao Tecnolgica do Amazonas

Coordenao de Design Grfico

Coordenao de Design Instrucional

Comisso de Acompanhamento e Validao

Catalogao na fonte elaborada pela DECTI da Biblioteca

Apresentao e-Tec Brasil

Saiba mais: oferece novas informaes que enriquecem o

Aula 1 Generalidades sobre eventos

1.4 Tipologia de eventos

1.5 Evoluo histrica dos eventos

1.6 Atores que atuam no evento

1.7 Conceitos complementares

Aula 2 Planejamento e organizao de eventos

2.2 Planejamento no evento

2.5 Per ou transevento

2.7 Conceitos complementares

Aula 3 Recursos humano

Aula 4 Recursos financeiros

4.3 Estruturas financeiras

4.6 Recursos financeiros

Aula 5 Estratgias de comunicao

5.4 Meios de comunicao

5.6 Recursos humanos

Conhecer o conceito de planejamento.

Caracterizar as etapas do planejamento de

Conhecer a importncia dos recursos

Contextualizar estratgias de recursos

Contextualizar oramento no processo de

Identificar a estrutura financeira de um

Reconhecer a prtica de busca de patrocnio.

Diferenciar os diversos tipos de meios de

Identificar o tipo de meio de comunicao

Aula 1 Generalidades sobre eventos

Gestor algum que tem a tarefa de criar um todo verdadeiro que

Para saber mais sobre eventos,

Aula 1 Generalidades sobre eventos

Figura 1.1: Local para realizao de eventos

Quadro 1.2: Resumo da caracterizao de eventos

PEQUENO Evento com nmero de at 200 participantes.

CIENTFICO E CULTURAL O objetivo poder ser educacional, poltico, artstico ou esportivo.

1.4 Tipologia de eventos

Para saber mais sobre tipologia,

Aula 1 Generalidades sobre eventos

Aula 1 Generalidades sobre eventos

1.4.16 Lanamento de um produto

1.4.17 Encontros de convenincia

Aula 1 Generalidades sobre eventos

c) jantar realizado pelos mesmos motivos que o almoo e nos mesmos

1.5 Evoluo histrica dos eventos

Consulte o site indicado e

1.5.1 Evoluo dos eventos religiosos e dos eventos comerciais

Aula 1 Generalidades sobre eventos

1.6 Atores que atuam no evento

1.7 Conceitos complementares

Cerimonial Conjunto de regras que orientam as cerimnias civis, militares

Aula 1 Generalidades sobre eventos

2. Descreva as caracterscas diferenciadoras dos seguintes eventos: feira,

Aula 2 Planejamento e organizao

Aula 2 Planejamento e organizao de eventos

Para saber mais, acesse o site: