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Livro Cont Int Mun
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CONTABILIDADE
DO RIO GRANDE DO SUL
ASSOCIAO DOS MEMBROS DOS
TRIBUNAIS DE CONTAS DO BRASIL
ATRICON
A ORGANIZAO DO SISTEMA
DE
CONTROLE INTERNO
MUNICIPAL
Jader Branco Cavalheiro
Paulo Cesar Flores
Porto Alegre-RS
Agosto de 2007
Editor:
CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE
DO RIO GRANDE DO SUL
Rua Baronesa do Gravata, 471
90160-070 Porto Alegre-RS
Fone/fax (51) 3228-7999
E-mail: crcrs@crcrs.org.br
Internet: www.crcrs.org.br
APRESENTAO
Colega:
O Programa de Fiscalizao Preventiva Educao Continuada do CRCRS tem o objetivo de fiscalizar por meio da atualizao dos
profissionais da Contabilidade do Rio Grande do Sul.
Esta ao tambm alcanada pela edio de livros, com
abordagens tanto tcnicas quanto da legislao profissional contbil e das
normas vigentes.
Assim, afinados com essa diretiva, estamos, pois, mais uma vez
pondo disposio da Classe Contbil esta publicao, que trata do tema
A Organizao do Sistema de Controle Interno Municipal.
Destaca-se a parceria entre este CRCRS e a ATRICON Associao dos Membros dos Tribunais de Contas do Brasil na edio desta publicao, que permitir sua maior difuso.
Finalmente, manifestamos nossos agradecimentos aos autores,
Contadores Jader Branco Cavalheiro e Paulo Csar Flores, pelo destacado trabalho realizado.
Porto Alegre, 10 de agosto de 2007.
PREFCIO
Certamente a diversidade dos instrumentos de comunicao dos
dias atuais contribuiu muito na troca de informaes entre todos os
quadrantes do mundo. Fatos vividos se repetem pela similitude com
outros vividos pelos nossos antepassados. Alguns positivos, outros
naturalmente no.
A corrupo, to presente nos noticirios, no descoberta
recente. Na verdade, a Histria nos diz que surgiu desde o incio da
Humanidade. Da ser, lamentavelmente, uma deformao da sua gnese.
O que parece estar to em evidncia hoje, j ocorrera no passado, mas
sem a dinmica, rapidez e conhecimento de agora.
Nesse contexto, no seria nenhuma heresia afirmar que a evoluo
tecnolgica, especialmente dos meios de comunicao tradicionais, que
apropriados evidentemente da instrumentalidade da era ciberntica,
propiciou a troca de conhecimentos culturais e fatos universais, positivos
e negativos, inclusive a ocorrncia de atos de corrupo, mal corrosivo da
Humanidade, impregnado tanto na iniciativa privada como na pblica.
Nisso se coloca questo pontual: se no podemos exterminar os
malefcios da corrupo, pelo menos devemos agilizar eficazmente seu combate ou minimizar seus prejuzos, e eliminar a impunidade.
Veja a importncia da participao popular neste particular, quando
tem a sua disposio ouvidorias, disque-denncias, os Tribunais de Contas, o Ministrio Pblico, a Polcia e tantos outros meios.
Sabidamente necessrio muito mais, como, por exemplo, uma
ao conjunta entre os diversos rgos de controle, e aqui vale registrar proposta que recentemente fizemos como Presidente da ATRICON, em junho do ano corrente, ao Ministro de Estado do Controle e da
Transparncia, ao TCU, aos demais Tribunais e s lideranas
municipalistas, para a realizao de um mutiro nacional, com a
participao de diversas instituies ligadas ao sistema de controle, para
reestruturao e fortalecimento do CONTROLE INTERNO a partir dos
municpios. Afinal, trata-se, no mnimo, de cumprir plenamente o que
determina a Constituio Federal, arts. 31 e 70.
Diferentemente do que usualmente afirmam muitos administradores, o controle interno no mais um a fiscalizar as aes
governamentais, que acaba por emperrar a mquina administrativa e, por
conseqncia, a execuo de seus programas, constituindo-se, sim, o
longa manus do administrador e nele tem seu aliado. Se bem-estruturado e ativo, certamente auxiliar o gestor, possibilitando-lhe uma
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viso, das mais variadas situaes que envolvem a administrao, oportunizando que sejam realizados ajustes e correes que venham
a evitar o desperdcio ou desvio do dinheiro pblico. O controle interno
pode ser considerado o instrumento mais eficaz, dentre todos, no
combate corrupo. Ademais, sua existncia e funcionamento,
previstos constitucionalmente, simplesmente so ignorados por muitos
chefes de Poderes, tanto do Executivo quanto do Legislativo, mormente
em nvel municipal. Tal no pode continuar a ocorrer.
Muito embora o controle interno seja um instituto j previsto na
estrutura da administrao pblica, com sede constitucional, muitos
destacavam que o assunto no havia sido regulamentado, o que ocorreu
com a vigncia da Lei Complementar n 101-2000, a chamada Lei de
Responsabilidade Fiscal. Em razo das suas exigncias, dentre elas a
obrigatoriedade da participao do responsvel pelo controle interno nos relatrios de
gesto fiscal, vem consolidando a idia como instrumento fundamental em
toda a estrutura da administrao pblica, desde o nvel municipal.
Dizente com o controle externo, os Tribunais de Contas dos
Estados e Municpios, em convnio da ATRICON (Associao dos
Membros dos Tribunais de Contas do Brasil) juntamente com o IRB
(Instituto Ruy Barbosa) e o Ministrio do Planejamento, firmaram
convnio de financiamento, em abril de 2006, com o BID (Banco
Interamericano de Desenvolvimento) para implementao de um
Programa de Modernizao do Controle Externo, o PROMOEX. Este
convnio e programa complementaram o que o TCU antes iniciara, em
julho de 2003.
Mas, algo mais, urge igualmente se promover com relao
modernizao do controle interno.
No site da ATRICON (www.atricon.org.br) temos modelo sobre
legislao instituidora do controle interno.
Para simplificar e resumir os principais problemas no combate
fraude e corrupo, diria que eles comeam a partir da inexistncia ou
ineficincia do controle interno, se consolidam nas eventuais falhas do
controle externo e na generalizao da idia da impunidade, situaes que
merecem correo urgente.
Repiso: a m aplicao de recursos pblicos, o desperdcio e a
corrupo revelam-se primeiro como resultado da ausncia ou fragilidade
do controle interno. Temos de ter um controle interno que no seja
somente no papel. Precisamos dele atuante, efetivo e eficaz.
Sendo assim, o livro do Auditor Pblico Externo do TCE/RS
Contador Jader Branco Cavalheiro e do Contador Paulo Csar Flores se constitui em valiosa colaborao sobre o tema, desmistificando a
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PREMBULO
Sabidamente, de 20% a 30% dos oramentos so ineficientes ou
corrompidos na sua elaborao e, especialmente, na sua execuo,
conforme dados de organizaes nacionais e internacionais. Assim, a
cada um milho de reais, duzentos mil reais vo para o ralo.
A misria s existe porque h muita corrupo e incompetncia nos
governos.
Para mim, no haver um sinal verde enquanto houver um menino
nas sinaleiras do Brasil.
Passaram-se seis anos da primeira edio realizada pelo Conselho
Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul. Foi em 2001, aps a
publicao da Lei de Responsabilidade Fiscal, a Lei Complementar n
101-2000, em que se deu maior nfase a respeito do controle interno. Da
meu desafio de enriquecer aquela edio.
Esta quarta edio resultado de um trabalho que, a cada dois anos,
venho editando com o apoio do CRCRS, numa evoluo perfectvel a
respeito do mstico e incompreensvel controle interno.
Falo isso porque, para quem estudou o assunto no meio acadmico
h mais facilidade de compreenso, mesmo que as atividades
operacionais e de rotina, quero dizer, sua execuo, sejam extremamente
difceis.
Por isso, precisava de um oxignio, um acrscimo, um ganho de
qualidade e experincia no desenvolvimento do trabalho.
Foi da que convidei o Contador Paulo Csar Flores, meu ex-colega
de Tribunal de Contas e atual consultor de municpios, para juntos,
escrevermos essa edio. O Contador Paulo sempre foi um tcnico de
altssima capacidade, um especialista na rea pblica, sendo respeitado e
requisitado em todo o Brasil para cursos, treinamentos e palestras.
Com rarssimas excees, ainda no houve avanos significativos no
controle interno dos Municpios; a no ser pela instituio de uma lei
criando o sistema (sic) de controle interno. No se cria sistema, se
desenvolve, se aprimora. Cria-se, sim, a Unidade, o Departamento, o
Setor ou a Seo de Controle Interno.
Alm disso, a histria mostra que houve recrutamento de pessoal
no-qualificado, inclusive com indicaes polticas, alm de criao de
comisses, que no esto levando a trabalho ou lugar algum. Renem-se,
s vezes, uma vez por semana ou quinzena, aps o expediente, no tendo
uma orientao adequada para qual finalidade est exercendo a funo e
qual a sua responsabilidade tcnica. O exerccio do controle interno tem
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OS CORRUPTOS
OS CORRUPTOS
SO ININTERRUPTOS,
E OSTENTAM-SE
IMPOLUTOS.
(O CRCERE
REDUTO
ONDE NO CABEM,
FAUSTOS E PLUTOS).
TORPES OU CULTOS,
SO ASTUTOS, DISSIMULADOS
E RESOLUTOS.
CORRE TUDO
POR DECURSO.
UM DISCURSO CNICO,
TNUE LGRIMA
E UM RECURSO...
OS CORRUPTOS
NO SO ESTPIDOS,
EMITEM MIL REVERNCIAS
A CADA MINUTO.
OS CORRUPTOS
SE ALASTRAM
NO REDUTO DAS SIGLAS
MINISTRIOS, TOGAS,
BATINAS E COTURNOS.
OS CORRUPTOS
TEM CONSCINCIA RASA
E BOLSOS ABRUPTOS.
OS CORRUPTOS
SO HBEIS, NUNCA ESTPIDOS,
E ALIAM-SE A CMPLICES
DE VULTO
NA PRTICA DO AUXLIO
MTUO.
ESQUEMAS LARGOS,
OU CURTOS
SEMPRE SECRETOS,
OCULTOS.
FLAGRADOS EM FURTOS
DE VULTO
NUM CURTO CIRCUITO
O TUMULTO.
OS CORRUPTOS
SE APOSSAM
DOS FRUTOS
DO ALHEIO TRABALHO
SEM NENHUM
ESCRPULO.
LUIZ CORONEL
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SUMRIO
1. Introduo ..............................................................................................................................
2. Caractersticas da Administrao Pblica e a relao com o controle ..........................
3. O Controle na Administrao Pblica tipos de controle .............................................
4. A necessidade de profissionalizao no setor pblico .....................................................
5. Tpicos sobre a histria do Controle Interno ..................................................................
6. O Sistema de Controle Interno no contexto da Administrao Pblica ......................
6.1. Significado de Administrao .......................................................................................
6.2. Natureza dos Sistemas de Controle na Administrao Pblica ...............................
7. Os aspectos constitucionais atinentes ao Sistema de Controle Interno .......................
8. O Controle Interno na legislao infraconstitucional ......................................................
9. Valores ticos e Controles Internos ...................................................................................
10. Conceitos relativos aos Sistemas de Controle Interno ..................................................
10.1. Conceitos de Sistema ...................................................................................................
10.2. Conceito de Controle Interno ....................................................................................
10.3. Conceito de Sistema de Controle Interno ................................................................
11. Objetivos do Sistema de Controle Interno .....................................................................
12. Plano bsico de organizao de um Sistema de Controle Interno ..............................
12.1. Condies estruturais ...................................................................................................
12.2. Vontade poltica ............................................................................................................
12.3. Estrutura de servidores de provimento efetivo .......................................................
12.4. Estrutura fsica ..............................................................................................................
12.5. Coordenao dos controles ........................................................................................
12.6. Princpios e regras para a organizao do Sistema de Controle Interno ..............
12.6.1. Segurana razovel .................................................................................................
12.6.2. Integridade e competncia ...................................................................................
12.6.3. Acompanhamento dos controles ........................................................................
12.6.4. Organizao ............................................................................................................
12.6.5. Registro oportuno .................................................................................................
12.6.6. Sistemas de autorizao e execuo ....................................................................
12.6.7. Segregao de funes ..........................................................................................
12.6.8. Acesso restrito ........................................................................................................
12.6.9. Determinao das responsabilidades ..................................................................
12.6.10. Normatizao .......................................................................................................
12.6.11. Comunicao interna ..........................................................................................
12.6.12. Cumprimento da legislao ................................................................................
12.6.13. Proteo dos ativos .............................................................................................
13. Tcnicas de Controles Internos ........................................................................................
13.1. Autorizao ...................................................................................................................
13.2. Correlao ......................................................................................................................
13.3. Numerao seqencial .................................................................................................
13.4. Controle de totais .........................................................................................................
13.5. Operaes pendentes ...................................................................................................
13.6. Dupla verificao ..........................................................................................................
13.7. Controle prvio .............................................................................................................
13.8. Anlise de balanos ......................................................................................................
13.9. Indicadores de desempenho .......................................................................................
14. A Responsabilidade pelo Sistema de Controle Interno .................................................
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1. INTRODUO
Este trabalho tem o propsito de difundir e de ressaltar as atribuies do Sistema de Controle Interno dentro de uma viso sistmica e
holstica da Administrao.
Entender os motivos para a organizao dos controles to importante quanto editar leis. A ausncia de trabalhos tcnicos voltados para os
controles internos administrativos leva os tcnicos da administrao governamental a interpretar de diversas formas as finalidades do controle,
muitas vezes burocratizando-as ou deturpando-as de sua verdadeira finalidade.
A inteno no foi a de abranger todo o universo de hipteses tcnicas
existentes inerentes aos controles internos. Todavia, oferecemos ao leitor
toda a base terica e prtica para o entendimento do significado dos controles internos e os caminhos para a sua organizao.
A organizao de um sistema de controle tem por finalidade, em ltima instncia, propiciar melhores servios pblicos e efetiva entrega de
suas aes ao usurio-cidado, alcanando, assim, o objetivo constitucional de atender ao princpio da eficincia.
Organizar um sistema significa organizar o funcionamento dos processos inerentes gesto pblica de forma a evitar erros, fraudes e desperdcios.
Os governantes, na nsia de cortar gastos, muitas vezes efetivam
cortes lineares, quase que indiscriminados, especialmente nos investimentos, prejudicando a populao. A mxima proibido gastar deveria ser trocada por proibido gastar mal. Sem generalizar, grande parte dos gastos pblicos excessivos fruto, dentre outros, da ausncia de planejamento adequado, da burocracia excessiva, de um foco distorcido do objetivo do Poder Pblico, de interesses pessoais sobrepondo-se aos interesses pblicos, de conflitos interpessoais e polticos dentro da instituio, do recrutamento e treinamento inadequado dos servidores, de meios
informatizados obsoletos. possvel resumir todas as causas levantadas
como a ausncia de um sistema de controle interno efetivo.
A soluo para a organizao do sistema de controle interno no significa apenas aprovar lei em sentido formal, mas, sobretudo, entender a
finalidade dos controles internos e visualizar a Administrao de forma
sistmica, como um todo, em todos os seus processos.
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2. CARACTERSTICAS DA ADMINISTRAO
PBLICA E A RELAO COM O CONTROLE
A Administrao Pblica, no dizer de Meirelles,
em sentido formal o conjunto de rgos institudos para a consecuo dos objetivos
do governo; em sentido material, o conjunto das funes necessrias aos servios
pblicos em geral; em acepo operacional, o desempenho perene e sistemtico, legal
e tcnico, dos servios prprios do Estado ou por ele assumidos em benefcio da coletividade. Numa viso global, a administrao , pois, todo o aparelhamento do Estado pr-ordenado realizao de servios, visando satisfao das necessidades coletivas. (MEIRELLES, 2004, p.64)
Prossegue o autor (p.84): Administrao Pblica, portanto, a gesto de bens e interesses qualificados da comunidade no mbito federal, estadual ou municipal, segundo os preceitos do direito e da moral,
visando ao bem comum.
A Administrao Pblica diferencia-se da administrao na iniciativa
privada pela obedincia compulsria aos princpios constitucionais bsicos da legalidade, moralidade, impessoalidade ou finalidade, publicidade,
eficincia, razoabilidade, proporcionalidade, ampla defesa, contraditrio,
segurana jurdica, motivao e supremacia do interesse pblico. Logo,
no h possibilidade de comparao direta entre a Administrao Pblica
e aquela praticada na iniciativa privada. Exemplificando: a Administrao
Pblica naturalmente ter seus processos mais morosos, pois ter de licitar, obedecer a prazos e ritos processuais, motivar decises, dar publicidade aos atos com datas predeterminadas pela legislao, dentre outros.
Todavia, afastada em preliminar a possibilidade de comparaes puras e simples com o segmento privado, tambm princpio constitucional que a gesto deve ser eficiente, eficaz, efetiva, eqitativa. Assim, a
gesto tem de ser conduzida utilizando-se dos mesmos conceitos e tcnicas de gesto da iniciativa privada, apenas adaptados ao setor pblico,
tendo em vista a observncia de princpios especficos.
Neste sentido, o administrador deve planejar, organizar, dirigir e
controlar os recursos humanos, tcnicos e materiais postos sua disposio, devendo, sobre esta gesto, prestar as devidas contas (accountability).
Accountability significa o dever de prestar contas sobre a gesto. Koliver (2005, p.17) afirma que sabidamente, a palavra accountability deriva,
precisamente, de Accounting, ou seja, de Contabilidade.
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Na Administrao Pblica ainda mais forte do que na iniciativa privada o conceito de prestao de contas sobre a gesto, j que sempre so
geridos recursos de terceiros, nunca prprios. O dever de prestar contas
inerente a toda atividade pblica (Constituio da Repblica, art. 70) e, sendo assim, de extrema importncia os meios postos disposio ou a servio da sociedade, para o exerccio do controle do poder. Da surge o conceito de accountability, que se aplica gesto governamental.
Para Nakagawa (1993, p.17), accountability a obrigao de prestar
contas dos resultados obtidos, em funo das responsabilidades que decorrem de uma delegao de poder.
Ruth Richardson, Ministra das Finanas da Nova Zelndia de 1990 a
1993, em artigo denominado As Reformas no Setor Pblico da Nova Zelndia, publicado por Pereira (1998, p. 216), esclarece que,
o conceito de accountability precisa ser to fundamental para o setor pblico
quanto o para o setor privado. Para ter sentido, a accountability precisa envolver nveis especficos de desempenho, liberdade administrativa para buscar os
resultados e sanes por falhas. Portanto, uma relao efetiva de accountability
exige: especificao antecipada dos nveis de desempenho, autoridade para determinar como os recursos sero empregados para produzir os resultados desejados,
um processo de avaliao para saber se os resultados foram obtidos.
(PEREIRA, 1998, p.216)
Nas organizaes pblicas, todos os que guardam e administram bens
ou rendas tm o dever de prestar contas sobre essa responsabilidade. Forte
, portanto, a necessidade de instrumentos de controle para aferir a correta
utilizao dessa responsabilidade, analisada por unidade administrativa de
governo, programas e aes de governo, bem como pelos seus gerentes.
Mais do que uma necessidade, o controle sobre as prestaes de contas na
Administrao Pblica um dever.
Reconhece-se que a maneira de executar as atividades em cada rgo
sofre influncia direta das crenas e valores implcitos nas regras, atitudes,
comportamentos, hbitos e costumes que caracterizam as relaes humanas.
Entretanto, defende-se a idia que todo rgo deve possuir uma cultura organizacional facilmente identificvel, adequada, moderna e transparente.
Verifica-se, entretanto, que a performance na Administrao Pblica est distante de qualquer uniformidade.
Por isso, o mais importante, nesse momento, que os rgos de
controles interno e externo se orientem para as novas regras, sendo ne-
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3. O CONTROLE NA ADMINISTRAO
PBLICA TIPOS DE CONTROLE
Na Administrao Pblica, a funo do controle exercida em decorrncia de diversas imposies constitucionais. Pesquisando a Carta
Magna Federal, destacam-se, para o objetivo desta obra, o controle externo (na sua relao com o controle interno) e o controle interno.
O controle externo aquele exercido pelo Poder Legislativo com o auxlio do Tribunal de Contas, conforme preconizam os arts. 31 e 71 da
Constituio Federal CF.
O controle externo tem como principal finalidade verificar a probidade da Administrao, a guarda, a administrao e o emprego legal do
Errio e o cumprimento da Lei Oramentria.
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III se os integrantes da Unidade de Controle Interno so servidores efetivos especificamente designados para essa finalidade (como referncia nas Cortes de Contas o Parecer da Auditoria n 03-2003 e da Informao n 60-2002 da Consultoria Tcnica do TCE-RS);
IV se h para os profissionais da unidade de Controle Interno salvaguardas legais que lhes assegurem independncia para se desincumbir
de suas atribuies funcionais;
V se a Unidade de Controle Interno planeja sua atuao por meio
de plano de trabalho que contemple todas as reas da administrao, priorizando maior freqncia de investigaes nos setores mais suscetveis a
erros/desvios ou de maior complexidade, ou que consumam expressivo
volume de recursos financeiros;
VI se as irregularidades apuradas pelo rgo de controle interno
so precedidas de contraditrio e ampla defesa, comunicadas hierarquia
funcional e, por ltimo, caso no-sanadas, ao Chefe do Poder Executivo,
para providncias, e ao Tribunal de Contas do Estado, nos termos do art.
74, 1, da Constituio Federal, na forma regrada pelas Cortes de Contas;
VII se a Unidade de Controle Interno exerce a fiscalizao prvia,
concomitante e posterior nas diversas reas de atuao da Unidade, emitindo relatrios peridicos;
VIII se ocorre a utilizao, por parte da administrao superior, dos relatrios de auditoria produzidos pela Unidade de Controle
Interno, como elemento hbil tomada de decises gerenciais e/ou corretivas, com vista a reparar e/ou evitar a ocorrncia de ilegalidades, irregularidades e deficincias;
IX se os profissionais do controle interno recebem periodicamente treinamento e orientao participao em cursos, seminrios, palestras, etc. , propiciando-lhes novos conhecimentos, atualizao e aprimoramento, a fim de melhor executarem sua obrigao funcional;
X se existem controles cuja manuteno no se justifica, em face
de o custo ser superior ao risco, da duplicidade de controle, da existncia
de outra forma mais racional e menos onerosa de controle, da irrelevncia do que se pretende controlar, etc.;
XI se a realizao, por parte da Unidade de Controle Interno, de
averiguaes peridicas visando a avaliar se o fluxo de operaes de receita, despesa, patrimnio, estoques, dvidas, vem desenvolvendo-se em
conformidade com as normas legais, e, ainda, se os procedimentos administrativos praticados pelos agentes pblicos asseguram confiabilidade.
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4. A NECESSIDADE DE
PROFISSIONALIZAO NO SETOR PBLICO
A profissionalizao do servidor pblico se faz necessria principalmente a partir da edio da Emenda Constitucional n 19-98, que acrescentou o 2 ao art. 39 da Constituio Federal, nos seguintes termos:
Art. 39. ...
2 A Unio, os Estados e o Distrito Federal mantero escolas de governo para a formao e o aperfeioamento dos servidores pblicos, constituindo-se a participao nos cursos um dos requisitos para a promoo na carreira, facultada, para isso, a celebrao de convnios ou contratos entre
os entes federados. (grifo nosso)
Em apoio a essa profissionalizao, se no explicitamente, todavia mediante diversas exigncias, um conjunto de regras vem requerendo da Administrao Pblica e, por conseqncia, do servidor pblico um preparo
mais adequado para lidar com os instrumentos de gesto, especialmente
em se tratando do aprimoramento do sistema de controle interno, o que
culmina com a necessidade de criao de uma Unidade de Controle Interno.
Alis, cabe mencionar o trecho da palestra do Exmo. Senhor Joo
Fder, Conselheiro do Tribunal de Contas do Estado do Paran, sobre o
tema O Tribunal de Contas e a Auditoria Operacional, em que relaciona controle com recursos pblicos:
O Estado no tem dinheiro. Nenhum dinheiro do Estado. O dinheiro,
antes e depois de entrar nos cofres pblicos, do povo e, como tal, o seu controle paira acima de qualquer outro direito. (grifo nosso)
Neste sentido requerido que cada entidade governamental tenha o
seu plano de capacitao dos servidores, evitando que haja concentrao
em determinadas reas em detrimento de outras, sendo o conhecimento
e a informao disponibilizado ao alcance de todos.
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7. OS ASPECTOS CONSTITUCIONAIS
ATINENTES AO SISTEMA DE CONTROLE
INTERNO
A 1 Constituio da Repblica Brasileira de 1824 de alguma
forma j tratava a necessidade de controle. As Constituies seguintes
1891, 1930, 1934 tambm apresentaram disposies considerveis a
respeito da matria. A de 1946 clarificou o assunto na rbita constitucional, pois, em seu art. 22, assim disps:
...
Art. 22. A administrao financeira, especialmente a execuo do oramento, ser fiscalizada, na Unio, pelo Congresso Nacional, com o auxlio do
Tribunal de Contas, e, nos Estados e Municpios, pela forma que for estabelecida nas Constituies estaduais.
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Os mais diversos contedos sobre Administrao Pblica nas Constituies encontram-se sob a forma de normatizao, relacionando o controle
como um mecanismo de vigilncia de um Poder, especialmente do Legislativo sobre o Executivo, a ttulo exemplificativo.
A Constituio de 1967 aprimorou a norma geral sobre controle, encontrando-se nos arts. 16 e 70 estas determinaes:
Art. 16. A fiscalizao financeira e oramentria dos Municpios ser
exercida mediante controle externo da Cmara Municipal e controle interno do
Executivo Municipal, institudos por lei.
...
Art. 70. A fiscalizao financeira e oramentria da Unio ser exercida
pelo Congresso Nacional mediante controle externo e pelos sistemas de controle
interno do Poder Executivo, institudos por lei.
A Constituio de 1988 trouxe novas exigncias Administrao
Pblica, inclusive no que se refere ao controle, haja vista estas disposies:
Art. 31. A fiscalizao do Municpio ser exercida pelo Poder Legislativo
Municipal, mediante controle externo, e pelos sistemas de controle interno do Poder Executivo Municipal, na forma da lei.
...
Art. 70. A fiscalizao contbil, financeira, oramentria, operacional e
patrimonial da Unio e das entidades da administrao direta e indireta, quanto legalidade, legitimidade, economicidade, aplicao das subvenes e renncia
de receitas, ser exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e
pelo sistema de controle interno de cada Poder.
Fazendo-se uma pequena reflexo, infere-se que:
1 o art. 31 aplica-se somente aos Municpios;
2 o art. 70 aplica-se em todas as esferas de Governo, especialmente na Unio, nos Estados e no Distrito Federal;
3 o art. 31 esclarece que por ser o controle interno organizado na
forma de sistema, uma das suas caractersticas que ele composto, na
verdade, por uma srie de subsistemas (por exemplo, o sistema de controle patrimonial, o sistema contbil, o sistema de informaes gerenciais). H, portanto, dentro do sistema geral, denominado sistema de controle interno, vrios subsistemas;
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4 a parte final do art. 70 induz a pensar que cada Poder ter o seu
sistema de controle interno (... e pelo sistema de controle interno de
cada Poder); todavia, pela regra constitucional, em sua interpretao,
no h conflito, embora aparente, posto que para os municpios existe a
regra especfica do art. 31 e, entre regra especfica e geral, aplica-se a especfica, por disciplinar em regime especial sobre o assunto, ou seja, at
que haja medida judicial afastando a aplicabilidade do art. 31 da CF/88,
quem organiza o sistema de controle interno o Poder Executivo.
os valores morais devem ser considerados j como requisito de ingresso na instituio, e no apenas os critrios tcnicos e de conhecimentos.
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Americano de Contadores Pblicos Certificados, citado por William Attie (1992, p.197), define controle interno como plano de organizao e o conjunto coordenado dos mtodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu
patrimnio, verificar a exatido e a fidedignidade de seus dados contbeis, promover a
eficincia operacional e encorajar a adeso poltica traada pela administrao.
Um sistema de controle interno deve ser planejado para ser eficiente. Deve tambm sempre levar em considerao que os operadores dos
processos internos so as pessoas. No se concebe um sistema de controle interno para as mquinas, mas, sim, destinado s pessoas. E estas,
por sua vez, esto sujeitas a falhas, propositais ou no. Assim, alm da
necessidade da poltica de recursos humanos, que propicie a fidelidade
das pessoas organizao, desde o comportamento tico que deve ser
objeto de anlise na admisso , passando pelo sistema de remunerao,
benefcios, possibilidades de oferecer segurana e crescimento profissional e pessoal, tambm preciso prever meios pelos quais os erros e as
fraudes possam ser encobertos, criando-se mecanismos para impedi-los e
identific-los.
30
Os objetivos especficos do controle devem ser identificados ou desenvolvidos para cada atividade da organizao, bem como apropriados,
abrangentes, razoveis e integrados aos seus objetivos gerais. Em geral os
objetivos dos sistemas de controle interno so:
a) a salvaguarda dos ativos da organizao;
b) a confiabilidade dos registros contbeis;
c) a eficincia e a eficcia nas operaes mediante a aplicao das
melhores prticas gerenciais;
d) a aderncia s polticas;
e) o cumprimento das leis e regulamentaes; e
f) a mensurao dos indicadores de desempenho da organizao,
tanto em processos, na sua misso, como financeiros.
32
cpio de organizao) dos controles ao prprio chefe do Poder, ao Legislativo e ao Tribunal de Contas. Ainda a respeito da estruturao da Unidade de
Controle Interno, em mbito municipal, reproduz-se o seguinte excerto do
Parecer n 03-2003, da lavra da eminente Auditora Substituta de Conselheiro Exma. Sra. Heloisa Tripoli Goulart, acolhido pelo Tribunal Pleno do
TCE-RS, em 02-04-2003:
O exerccio das atribuies inerentes ao Sistema de Controle Interno dos Poderes do Estado deve ser, enquanto atividades exclusivas de Estado, da competncia dos servidores efetivos dos Quadros da Administrao Pblica, includas aquelas atividades que imprescindem do elemento confiana, as quais devero ser realizadas por servidores efetivos mediante comissionamento ou gratificao.
Decorre da que, no mbito do controle interno, aquelas funes de confiana,
as quais digam com a direo, chefia e o assessoramento no se podero realizar mediante cargos comissionados, pena de descumprimento, face
precariedade do vnculo, das finalidades para as quais institudo pela Constituio
da Repblica aquele Sistema (veja-se Constituio, art. 74). (grifo nosso)
12.4. ESTRUTURA FSICA
A estrutura fsica para o funcionamento dos controles e do sistema de
maneira em geral fundamental. No h como imaginar o funcionamento
de um sistema de controle sem que os servidores dispusessem de mesas,
cadeiras, mveis e equipamentos de trabalho necessrios s suas funes. A
ausncia de equipamentos mnimos revela o descaso da Administrao
com os servios, levando os servidores a pensar que, no havendo por parte dos gestores a preocupao pela realizao do melhor servio, esta tambm no deve ser preocupao deles. A Administrao tem que demonstrar aos servidores que no economiza esforos para dar condies de trabalho, como mveis, redes de informtica e tecnologias da informao,
softwares.
12.5. COORDENAO DOS CONTROLES
A coordenao-geral do controle interno tem como funo representar
interna e externamente, mediante assinatura conjunta com os chefes dos
Poderes, os relatrios legais de gesto. So funes bsicas inerentes Unidade de Controle a normatizao e a auditoria. No campo da normatizao
encontra-se a organizao dos processos, os fluxos, rotinas e orientaes,
treinamentos internos, assessoria e consultoria, apoio institucional ao con-
33
trole externo e melhoria contnua como garantia de cumprimento dos padres de controle previamente estabelecidos em lei e regulamentos. A auditoria, preferencialmente, em sintonia ao princpio da segregao de funes,
deve ser realizada por unidade administrativa diferente da unidade que organiza
os
controles.
Sugere-se, neste sentido, uma bipartio da denominada at aqui de Unidade
de Controle Interno em dois departamentos: a Controladoria e a Auditoria. A organizao dos controles internos seria feita pela Controladoria
e a Auditoria por departamento de Auditoria, em alinhamento ao princpio da segregao de funes. Todavia, a melhor sistemtica de organizao, se apenas uma Unidade Administrativa ou tendo as suas funes
bipartidas em dois departamentos nitidamente separados, deve ser estudada em cada caso concreto, mas sempre com a observncia do princpio
da segregao de funes.
12.6. PRINCPIOS E REGRAS PARA A ORGANIZAO DO
SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
12.6.1. Segurana Razovel
O sistema de controle interno deve oferecer a segurana razovel de
que os objetivos gerais da organizao sero cumpridos (misso). Equivale a um nvel satisfatrio de confiana por meio da garantia da independncia profissional dos integrantes e dos departamentos. Ainda que reconheamos como metodologias existentes a Unidade de Controle Interno ou a Controladoria, ambas integrando funes por vezes conjuntas de organizao dos controles e auditoria ou auditoria e contabilidade em nome do princpio da segregao de funes, estas tarefas
devem ser desempenhadas, por medida de segurana, por departamentos
diferentes e independentes. A Auditoria deve reportar-se alta gerncia e
ser independente da Controladoria ou da Contabilidade. A Controladoria
organiza os controles contbeis e os relacionamentos com os outros departamentos, sendo que a auditoria recomenda-se que seja desempenhada por departamento de Auditoria independente.
Ainda em nome do princpio da segurana dos controles que no
se recomenda que a coordenao dos departamentos de auditoria (principalmente) e de controladoria sejam ocupados por servidores que no
sejam de provimento efetivo.
12.6.2. Integridade e competncia
34
Chefes, diretores e colaboradores devem caracterizar-se por sua integridade pessoal e profissional, possuir um nvel de competncia que
lhes permita entender a importncia de desenvolver, implantar e manter
controles internos apropriados, e alcanar os objetivos gerais de tais controles. Neste sentido, o incentivo educao formal e formao profissional deve ser constante. Pessoas instrudas e educadas podem entender
com mais facilidade a finalidade dos controles.
12.6.3. Acompanhamento dos Controles
Os sistemas de controle modificam-se com o passar dos tempos.
Procedimentos antes eficazes tornam-se obsoletos devido ao ingresso de
novas tecnologias, alteraes e incluses de pessoas, assim como modificaes nos processos. importante que haja rotinas de verificao e acompanhamento constante do sistema de controle interno, contudo, verificaes em separado so fundamentais.
As rotinas constantes fazem parte do prprio sistema de controle e
devem estar inseridas no seu planejamento. Consistem em testar permanentemente os controles por meio de amarraes do sistema, mediante
relatrios e suas correlaes ou evolues relativas a ndices de desempenho. Por exemplo, o relatrio de gastos com veculos verificado por
pessoa diferente da que elabora o relatrio e esta tem a responsabilidade
de identificar desvios de comportamento no consumo de combustveis.
Ocorrendo alteraes, devem ser investigadas e podem revelar deficincias no controle interno. Indicadores de desempenho nos processos so
excelentes instrumentos de avaliao dos controles internos. conveniente que para todos os processos sejam criados indicadores para medir
sua eficcia e eficincia. Desvios devem ser sempre investigados e podem
indicar deficincias ou melhorias necessrias nos controles. Exemplo pode
ser dado com o processo de compra, desde o pedido at a chegada do material, em relao ao tempo que o processo leva na organizao, assim como o prazo mdio de compras (tempo para pagamento), no qual os desvios em comparaes com os tempos e prazos mdios histricos podem
indicar problemas ou novas necessidades de controles internos.
A avaliao em separado dos controles internos serve no s para
testar a eficcia dos controles, mas inclusive para testar a eficcia das verificaes constantes, ou seja, da auto-adaptao dos controles. A funo
de avaliao em separado dos controles internos feita pela auditoria
interna e externa.
12.6.4. Organizao
35
A estrutura do controle interno, todas as transaes e os fatos significativos devem estar claramente documentados, e a documentao deve
estar sempre disponvel para exame. Mais difcil do que guardar os documentos encontr-los quando se necessita deles. Por isso, importante
que a instituio tenha conscincia que um sistema de digitalizao de documentos e informatizao sobre a localizao eletrnica e fsica dos documentos essencial para a economia e segurana da organizao. Muitas
instituies chegam a alugar prdios em localizaes nobres para a guarda
de documentos, o que um desperdcio.
12.6.5. Registro oportuno
As transaes e os fatos significativos devem ser prontamente
registrados e adequadamente classificados. Contabilidade e outros
registros administrativos em atraso apontam para falta de controles
internos ou sua ineficincia.
12.6.6. Sistemas de autorizao e execuo
As transaes e fatos relevantes devem ser autorizados e executados
somente por pessoas que atuem no mbito de sua competncia. As permisses de acesso a softwares ou a determinados documentos e informaes devem ser claras e obedecidas, alm de atender ao princpio da segregao de funes. Todas as referncias sobre o sistema de autorizao
e execuo devem ser feitas no manual de organizao do sistema de
controle interno.
12.6.7. Segregao de funes
As tarefas e responsabilidades essenciais ligadas autorizao, ao processamento, ao registro e reviso das transaes e fatos devem ser distribudas entre diferentes pessoas e/ou unidades administrativas, com o fim
de reduzir os riscos de erros, fraudes e desperdcios. O trabalho de uma
pessoa ou unidade deve ser automaticamente verificado por outra nos fluxos normais de trabalho. No pode uma nica pessoa ter todo um processo sob o seu domnio, se este domnio possibilitar erros, fraudes ou desperdcios no identificveis em seu curso normal.
12.6.8. Acesso restrito
36
Todos devem conhecer os direitos e deveres das pessoas e das unidades administrativas, bem como as atribuies de seus cargos com a
linha hierrquica claramente definida. No h como cobrar responsabilidades se no estiverem claras as atribuies. Ressalta-se que, modernamente, no basta que as pessoas conheam as suas responsabilidades do
ponto de vista vertical da organizao, mas, sim, que tambm conheam os seus papis nos processos de gesto.
12.6.10. Normatizao
Todos os procedimentos, processos e documentos devem ser alvo de
normatizao ou mediante instrues de controle ou manual de organizao do sistema de controle interno. A organizao do organograma, por
exemplo, com definio das atribuies especficas e comuns das unidades
administrativas, o desenho do fluxo dos processos internos, os manuais de
procedimentos setoriais, as rotinas das unidades, bem como as determinaes sobre formulrios, procedimentos, prestaes de contas, devem ser
objetos de normatizao. Deve-se ter o cuidado para que as normatizaes
sobre controles internos no sejam extensas, que sejam simples e sofram
peridica reavaliao.
12.6.11. Comunicao interna
Sistemas de comunicao interna e acesso aos meios de comunicao
devem ser regulamentados. O uso indiscriminado de sistemas de comunicao eletrnica pode ser muito prejudicial para a entidade, por provocar perdas de tempo, desestimular o relacionamento pessoal entre os servidores em
detrimento de mensagens eletrnicas, provocar mal-entendidos por mensagens lidas e interpretadas equivocadamente, provocar falhas de segurana
em sistemas da empresa por recebimento de vrus e outros. O acesso internet tambm deve ser regulamentado para evitar abusos. Com a expanso
dos meios de comunicao, a entidade deve estabelecer os mecanismos de
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38
39
41
Portanto, a sugesto para a organizao do sistema de controle interno hoje passa pela bipartio das funes da Unidade Central de Controle
Interno em outros dois departamentos segregando a organizao e a auditoria, respectivamente em Controladoria e Auditoria.
15.2. A CONTROLADORIA E A AUDITORIA NO SISTEMA DE
CONTROLE INTERNO
15.2.1. A Controladoria
Para Padoveze (2004, prefcio) a Controladoria o rgo administrativo responsvel pela gesto econmica da empresa, com o objetivo de lev-la a maior eficcia. A
base cientfica da Controladoria a Cincia Contbil, onde repousam os fundamentos da
gesto econmica. Ainda segundo o autor,
[...] a unidade administrativa responsvel pela utilizao de todo o conjunto da
Cincia Contbil dentro da empresa. Como a Cincia Contbil a cincia do
controle em todos os seus aspectos temporais passado, presente, futuro , e
como a Cincia Social exige a comunicao de informao, no caso a econmica,
Controladoria cabe a responsabilidade de implantar, desenvolver, aplicar e coordenar todo o ferramental da Cincia Contbil dentro da empresa, nas suas
mais diversas necessidades.
A Controladoria a utilizao da Cincia Contbil em toda a sua plenitude.[...]
Podemos dizer que a Controladoria seria a Cincia Contbil dentro do enfoque controlstico da escola italiana. Pela escola americana, a contabilidade gerencial o que se denomina Controladoria. (PAVODEZE, 2005, p.37)
A fim de estabelecer a definio da controladoria, Pavodeze (2005,
p.3), citando Mosimann e outros, refere que
a Controladoria consiste em um corpo de doutrinas e conhecimentos relativos gesto
econmica. Pode ser visualizada sob dois enfoques:
- como um rgo administrativo com uma misso, funes e princpios norteadores definidos no modelo de gesto e sistema empresa; e
- como uma rea do conhecimento humano com fundamentos, conceitos,
princpios e mtodos oriundos de outras cincias.
Prossegue Padoveze, explicando que para esses autores, a Controladoria
uma cincia autnoma e no se confunde com a Contabilidade, apesar de utilizar
pesadamente o instrumental contbil. No entanto, o autor discorda da definio que a Controladoria seja uma rea do conhecimento humano e a de42
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45
46
controladoria deve ser o grande banco de dados a servio dos gestores da empresa.
A auditoria interna, por sua vez, no oferece este servio a seus usurios.
Nesse sentido, h perfeita sintonia entre as atuaes da controladoria e da auditoria nas funes de Controle Interno, bipartindo as funes
precpuas da Unidade Central e otimizando a relao de segurana nos
controles.
15.3. POSIO NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Caso a lei do municpio disponha sobre a organizao do sistema de
controle interno com atuao centralizada em uma Unidade Central de
Controle Interno, esta deve integrar, em nvel de assessoramento (staff), o
Gabinete do Prefeito Municipal.
Entretanto, caso a lei local disponha sobre a organizao do sistema
de controle bipartindo as funes de organizao e auditoria sobre os
controles entre a controladoria e a auditoria, a primeira pode situar-se
normalmente como rgo de linha, hierarquicamente vinculada Secretaria da Administrao, Fazenda ou Gesto, mas possuindo sob si todos os
departamentos administrativos como o financeiro, compras, informtica,
licitaes, almoxarifado, patrimnio e outros. J a auditoria ficaria mais
bem situada junto ao Gabinete do Prefeito, de forma independente
controladoria.
15.4. AS FUNES DA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO
A fiscalizao do municpio ser exercida pelo seu Sistema de Controle
Interno, coordenada pela Unidade de Controle, que pode ser nica ou ter as
suas funes bipartidas, com atuao prvia, concomitante e posterior aos
atos administrativos; objetivar a avaliao da ao governamental e da gesto fiscal dos administradores, por intermdio da fiscalizao contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial, quanto legalidade, legitimidade, economicidade, aplicao das subvenes e renncia de receitas, e
abranger todos os rgos e os agentes pblicos dos Poderes Executivo
(Administrao Direta e Indireta) e Legislativo integram o Sistema de Controle Interno Municipal.
possvel, como referido anteriormente, resumir as funes da Unidade de Controle em duas: organizao dos controles e auditoria de
verificao dos controles. Na fase da organizao, a unidade realiza o
diagnstico dos controles e avalia a gravidade, urgncia, tendncia dos
49
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NA
Descrio
O estatuto e o plano de cargos dos servidores encontramse em conformidade com a legislao em vigor
(atualizado)?
NA
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Causas Fundamentais:
Solues Sugeridas:
O qu deve ser feito:
Urgncia:
Tendncia:
Quando: (datas)
Data:
Nome e Assinatura:
53
EP (Escala de Prioridade):
Ocorrncias
Onde
15.4.2. Normatizao
A padronizao dos mecanismos e da forma de atuao do controle
interno municipal de vital importncia. Nesse sentido, a Unidade de
Controle Interno poder emitir instrues normativas, de observncia
obrigatria no Municpio, exercendo papel normatizador ou, ainda, elaborar manuais de procedimentos.
Nos ensinamentos de Oliveira (2002, p.398),
Manual todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funes, atividades, polticas, objetivos, instrues e orientaes que devem ser obedecidos e
cumpridos pelos executivos e funcionrios da empresa, bem como a forma como
estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.
O objetivo de se editarem manuais facilitar o funcionamento da
organizao, pois facilita a comunicao e solidifica procedimentos. Os
manuais podem conter informaes sobre a estrutura da organizao,
processos, atividades e tarefas, procedimentos, regras internas, tica,
formulrios.
A importncia dos manuais a unificao em um documento de
muitas informaes sobre a entidade, que podem ser fontes de fcil e
constante consulta, pois padroniza procedimentos e documentos, evitando discusses sobre verses de certos procedimentos e rotinas, e identificando as linhas de autoridade. Todo o trabalho sugerido de normatizao, desde a misso, viso e valores da instituio, o organograma, a identificao dos processos, atividades e tarefas, o perfil dos cargos, as
rotinas, as regras internas de comportamento e o cdigo de tica da instituio, devem ser objetos de manualizao, trabalho este que sugerimos
seja feito pela Unidade de Controle. Pode ser elaborado um nico manual com todos os itens anteriormente referidos ou, ainda, um manual para
cada finalidade.
Os manuais devem ser atualizados periodicamente, preferencialmente com datas predeterminadas para a sua reavaliao.
54
15.4.3. Orientao
Decorrncia natural do trabalho da Unidade de Controle ser a procura, pelos servidores e pelas demais unidades administrativas, de auxlio
quanto a procedimentos e rotinas. Esta orientao a ser dada pela Unidade de Controle (ou Controladoria) deve ser sempre para esclarecer procedimentos j previstos ou aperfeio-los. No pode e no deve a Unidade de Controle transformar-se em rgo parecerista, pois para isso
existem as assessorias especficas, como a assessoria jurdica, por exemplo.
Uma atitude proativa da Unidade de Controle, em primeiro aprender o funcionamento da Administrao, conhecer os procedimentos e
rotinas de cada unidade administrativa, normatizar os processos em conjunto com as pessoas e departamentos envolvidos, entender que necessrio ouvir os servidores e suas dificuldades e nunca apontar sem antes
oferecer o direito de esclarecimento, certamente construir um ambiente
de colaborao entre a Unidade de Controle e as demais unidades, desenvolvendo a orientao saudvel e preventiva quanto aos erros e desperdcios.
15.4.4. Auditoria
A funo auditoria tem passado por expressivos avanos em seus
propsitos, posturas e concepes. Identificada inicialmente como uma
atividade tpica do setor privado, esse posicionamento contamina e emerge obrigatria e positivamente como uma funo no setor pblico,
pelas seguintes razes:
tanto do ponto de vista dos oramentos (PPA, LDO e LOA), quanto relativos aos processos de gesto.
55
56
57
Conselhos ou Comisses
nas quando provocada. Por isso, no recomendvel a emisso de pareceres solicitados pela Administrao sobre futuros atos de gesto, pois se
os controles estiverem organizados e houver fiscalizao, haver a tendncia de legitimidade dos atos.
15.6. A ATUAO DA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO
NO PODER LEGISLATIVO
A unidade de coordenao do controle interno preferencialmente
deve situar-se no mbito do Poder Executivo, pois, assim prev o art. 31
da Constituio da Repblica. Todavia, se a lei local dispor que cada Poder ter uma Unidade de Controle, esta ter validade at que seja analisada pelo Poder Judicirio, o qual autorizar a sua manuteno ou decretar
a sua invalidao. Registre-se, quanto a isso, que j existem precedentes
judiciais neste sentido que no podem ser negligenciados. Neste caso,
conveniente que a lei estabelea uma comisso composta por membros
das duas unidades, para que os procedimentos sejam padronizados.
Tambm possvel que a Unidade Central de Controle seja no Executivo
e haja uma seccional de controle, hierarquicamente vinculada Unidade
de Controle do Executivo, situada no Legislativo e atuando especificamente na organizao dos controles da Cmara Municipal.
No que diz respeito atuao da Unidade de Controle no Poder
Legislativo, esta se limita s funes administrativas do Legislativo como
organizar todos os fluxos e procedimentos, reviso da estruturas organizacionais, normatizao, orientao, e auditoria em relao a processos
de despesas, limites constitucionais e legais, aplicao de recursos e os
atos de gesto administrativa deste Poder. No pode, por exemplo, servidor do Executivo, mesmo integrante da Unidade de Controle, interferir
em atos do Legislativo que digam respeito ao seu funcionamento para a
manuteno da estrutura como um Poder, como as votaes, o trabalho
das comisses, etc. Igualmente no pode a Unidade de Controle, sob o
manto dos controles internos, tentar impedir atos relativos gesto do
Legislativo, como a suspenso de dirias, impedindo, assim, os vereadores de viajarem. Neste caso, existindo supostas irregularidades, estas sero objeto de apontamento e de esclarecimento, mas no de atitude que
tenha por fim impedir o Legislativo de praticar atos de gesto.
15.7. A ATUAO DA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO
NAS ENTIDADES DA ADMINISTRAO INDIRETA
59
soas para que as suas dificuldades sejam entendidas e ouvidas, bem como
solicitadas sugestes sobre as rotinas e procedimentos e dos fluxos dos
processos, enfim, tudo que for padronizado e escrito como procedimento
deve ser produto do dilogo com as pessoas que realizam os trabalhos. A
arrogncia e o autoritarismo no devem ser caractersticas das pessoas que
atuam na Unidade de Controle. A imposio de regras no surtir resultados positivos. Somente a construo conjunta, com comprometimento
pode frutificar.
A auditoria a ltima etapa do trabalho da Unidade de Controle, seja ela central ou bipartida em controladoria e auditoria. A auditoria vai
verificar se o que foi estabelecido est sendo cumprido. Nesta etapa, caso
haja inconformidades, sejam de ordem legal ou procedimental, a Unidade
de Controle deve atuar primeiro verbalmente, inteirando-se do contexto
em que se situa o problema e, somente aps, lavrar a notificao de irregularidade. Esta notificao deve oportunizar que o servidor apontado
apresente os seus esclarecimentos, pois, a Unidade de Controle pode reconhecer que o apontamento procede ou no, em obedincia ao princpio
constitucional do contraditrio e da ampla defesa, que deve nortear todas
os processos administrativos, inclusive a atuao da Unidade de Controle.
Preferencialmente a anlise dos esclarecimentos deve ser feita por pessoa diferente da que lavrou a notificao de irregularidade. Entendendo-se
que procedem aos esclarecimentos arquiva-se a notificao. Do contrrio,
entendendo-se que os esclarecimentos no so suficientes para elidir a irregularidade, deve ser retornado ao servidor com as medidas que ele deve adotar para san-las, com cincia chefia imediata para que exera o controle
hierrquico. Caso o problema no seja sanado, ser feito o apontamento ao
chefe imediato do servidor, indagando-o sobre a omisso na soluo do
problema, e assim sucessivamente at a autoridade maior do rgo ou entidade. Esgotando-se a fase interna e no sendo o problema solucionado, ou
ao menos a previso de san-lo, no resta alternativa seno a de cumprir o
art. 74, 1, da Constituio, ou seja, representar ao respectivo Tribunal de
Contas, na forma em que cada um tenha regrado o recebimento de denncias por parte da Unidade de Controle. Havendo ainda indcio de crime de
responsabilidade ou penal, o Ministrio Pblico tambm pode receber a
representao.
15.10. FORMAO PROFISSIONAL
indispensvel referir a necessidade de profissional Bacharel em
Cincias Contbeis com respectivo registro no Conselho Regional de
Contabilidade e investido legalmente para o cargo de Contador para a
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Seo III
Das Garantias dos Servidores da Controladoria e da Auditoria
Art. 7 So garantias dos servidores da Controladoria e da Auditoria:
I autonomia profissional para o desempenho das atividades na
administrao direta e indireta;
II acesso a documentos e banco de dados indispensveis ao
exerccio das funes de controle interno;
Art. 8 O agente pblico que, por ao ou omisso, causar
embarao, constrangimento ou obstculo atuao da Controladoria e da Auditoria no desempenho de suas funes, ficar sujeito pena
de responsabilidade administrativa, civil e penal.
Pargrafo nico. Quando a documentao ou a informao
envolver assuntos de carter sigiloso, dever ser dispensado tratamento
especial de acordo com o estabelecido pelo Chefe do Poder Executivo.
Art. 9 Os servidores da Controladoria e da Auditoria devero
guardar sigilo sobre dados e informaes pertinentes aos assuntos a que
tiver acesso em decorrncia do exerccio de suas funes, utilizando-os,
exclusivamente, para a coordenao, normatizao e fiscalizao, sob
pena de responsabilidade.
Seo IV
Da Competncia da Controladoria e da Auditoria
Subseo I
Da Controladoria
Art. 10. Compete Controladoria a organizao e normatizao dos servios de controle interno.
1. Para o cumprimento das atribuies previstas no caput deste
artigo, a Controladoria ter como atribuies:
I dispor sobre a necessidade da instaurao de servios seccionais de contabilidade e controles internos na administrao direta,
indireta e Poder Legislativo.
II utilizar tcnicas de controle interno, com a observncia dos
princpios de controle interno da INTOSAI Organizao Internacional
de Instituies Superiores de Auditoria;
III regulamentar as atividades de controle, por meio de instrues
normativas;
70
IV emitir parecer sobre as contas prestadas ou tomadas por rgos e entidades relativas a recursos pblicos repassados pelo Municpio;
V aprovar, rejeitar e solicitar esclarecimentos ou documentos de
prestaes de contas dos recursos pblicos recebidos pelo Municpio a
rgos de outras esferas de governo;
VI criar condies para o exerccio do controle social sobre os
programas contemplados com recursos oriundos dos oramentos do
Municpio;
VII concentrar as consultas a serem formuladas pelos diversos
subsistemas de controle do Municpio;
VIII responsabilizar-se pela disseminao de informaes tcnicas e
legislao aos subsistemas responsveis pela elaborao dos servios;
XI organizar o sistema de custos do municpio;
X propor a realizao de treinamentos aos servidores;
XI representar Auditoria sobre irregularidades verificadas na
gesto de recursos do Municpio.
2. As instrues normativas de controle interno tero fora de
regras que, sendo descumpridas, importaro em infrao disciplinar a ser apurada nos termos do regime de trabalho a que se enquadra o agente pblico infrator.
Subseo II
Da Auditoria
Art. 11. Compete Auditoria a fiscalizao pela aderncia dos
servidores aos controles internos, bem como a fiscalizao da
legitimidade da aplicao dos recursos pblicos, da eficincia do gasto, da
fiscalizao da instituio e ingresso de recursos, renncias de receitas,
subvenes e prestaes de contas.
Pargrafo nico. Para o cumprimento das atribuies previstas no
caput deste artigo, a Auditoria ter como atribuies:
I determinar a realizao de inspeo ou auditoria sobre a gesto
dos recursos pblicos municipais sob a responsabilidade de rgos e
entidades pblicas e privadas;
II dispor quanto s denncias encaminhadas pelos cidados,
partidos polticos, organizao, associao ou sindicato, sobre
irregularidades ou ilegalidades na Administrao Municipal.
71
73
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CONTABILIDADE DO RIO GRANDE DO SUL, 8, 2001. Trabalhos
apresentados. Gramado: CRCRS, 2001.
COLENGHI, Vitor Mature. O & M e qualidade total: uma integrao perfeita.
Rio de Janeiro: Qualitymark. 1997.
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OS AUTORES:
JADER BRANCO CAVALHEIRO
Contador . Ps-graduando nas reas de Metodologia do Ensino e
Administrao Financeira. Cursando Especializao em Gesto
Pblica e Controle Externo, pela Escola de Gesto e Controle
Francisco Juruena do TCE-RS.
Representaes:
Conselheiro Suplente no Conselho Regional de Contabilidade
do RS; Coordenador da Comisso de Estudos de
Contabilidade Pblica (CRCRS); Membro da Comisso de Responsabilidade
Social (CRCRS); Conselheiro e Presidente do Conselho Deliberativo do
Sindicato dos Contadores do RS; e Vice-Presidente do Conselho Deliberativo
da Associao Brasileira de Oramento Pblico (ABOP). Presidente do Rotary
Club Porto Alegre (2007/08).
Como Auditor Pblico Externo do TCE/RS (ingresso em jan/1989) exerceu as seguintes
funes:
Coordenador do Servio Regional de Caxias do Sul; Supervisor das Contas
Estaduais; Diretor de Controle e Fiscalizao; Membro do Escritrio da
Qualidade. Recebeu: 3 Votos de Louvor; 1 Honraria rplica Carga Farrapa; e
1 Medalha Erclio Domingues
Foi Professor das disciplinas de Auditoria I da Universidade de Passo Fundo e
de Contabilidade Governamental I e II da Universidade de Caxias do Sul.
Proferiu palestras em aulas inaugurais da Ulbra, UFRGS, UNIFRA e Fapa para
alunos de Cincias Contbeis.
Instrutor de diversos cursos no TCE/RS, ASCAM/RS, ABRASCAM,
ARTAFAM, FAMURS e UVERGS sobre Gesto, Controle Interno, Licitaes,
Reforma Administrativa, Lei de Responsabilidade Fiscal e Contabilidade.
Assessor do Prefeito Municipal de Porto Alegre 2005 e 2006
Autor dos Livros:
- A organizao do sistema de controle interno dos municpios (3 edies 2001
03 05 ); e Introduo contabilidade e auditoria governamental 1995.
Autor de diversos trabalhos e artigos publicados em jornais, revistas e internet:
- Despesa Oramentria: obrigatoriedade de sua contabilizao pelo regime de
competncia e sua incluso em Restos a Pagar
- Um enfoque prtico sobre contabilizao de consrcios por entidades pblicas
municipais
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DIRETORIA DA ATRICON
Cons. Victor Jos Faccioni
(Vice-Correg. TCE-RS) Presidente
Cons. Luiz Srgio Gadelha Vieira
(Correg. TCM-CE) Diretor Secretrio
Cons. Manoel Paulo de Andrade Neto
(TC-DF) Diretor Financeiro
Cons. Paulo Ernani Miranda Ortegal
(TCM-GO) Diretor Suplente
Cons. Manoel Figueiredo Castro
(Correg.TCE-BA) Diretor Suplente
Cons. Valter Albano da Silva
(Vice-Pres.TCE-MT) Diretor Suplente
Auditor Carlos Maurcio Cabral Figueiredo
(TCE-PE) Diretor Suplente
Cons. Jos Carlos Pacheco
(Pres.TCE-SC) Vice-Presidente Regio Sul
Cons. Maurcio Faria
(TCM-SP) Vice-Presidente Regio Sudeste
Cons. Jlio Jos de Campos
(TCE-MT) Vice-Presidente Regio Oeste
Cons. Sabino Paulo Alves Neto
(Correg. TCE-PI) Vice-Presidente Regio Nordeste
Cons. Lauro de Belm Sabb
(TCE-PA) Vice-Presidente Regio Norte
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