Compras

1 Compras
1.1 O ambiente
A necessidade da automao dos processos de compras um dos componentes
fundamentais das melhores prticas de Gesto Coorporativa.
Nos ltimos anos, os administradores ou gestores descobriram que muito mais
simples aumentar o lucro pela melhoria dos processos administrativos do que pelo
incremento no volume de vendas. Alm do mais, a globalizao aumentou, de forma
considervel, o nmero de variveis que devem ser considerados para manter o
resultado positivo de seus balanos.
Nesse cenrio, uma boa administrao do departamento de compras pode significar a
diferena entre o lucro ou prejuzo no final do balano, forando as empresas a
investirem em automatizao e padronizao dos processos de compra e aps isto,
apostar na melhoria contnua do processo.
A administrao de compras possui as seguintes atribuies e/ou funes:

obter mercadorias e servios na quantidade e com a qualidade

necessrias;

obter mercadorias e servios ao menor custo;

garantir o melhor servio possvel e pronta entrega por parte do

fornecedor;

desenvolver e manter boas relaes com os fornecedores e desenvolver

fornecedores potenciais.

Administrar compras significa obter o material ou servio certo, nas quantidades

exatas, com entrega pontual (tempo e local), da fonte adequada e no preo certo. Para
isto, necessrio determinar tais especificaes, selecionar fornecedor, negociar os
termos e condies de compra, emitir e administrar a carteira de pedidos.
Como pode ser observado, realizar compras para empresas no to simples quanto
parece. Alm disso, durante muito tempo o departamento de compras foi mal visto
pelos gestores, uma vez que sempre significou custo e havia muitos problemas com
maus profissionais.
Hoje, porm a atividade de compras vital para todos os estabelecimentos e a
responsabilidade no se restringe apenas ao departamento de compras, mas sim a
todos os departamentos, envolvidos direta ou indiretamente no processo.

1.2 Objetivos Instrucionais do Curso

So habilidades e competncias precisas e especficas, que propiciam uma indicao
clara e completa sobre os conhecimentos pretendidos. Compreendem:
a) Conceitos a serem aprendidos:
- princpio epistemolgico do Protheus.
- nomenclatura Microsiga;
- princpios da Administrao de Compras;
- integraes.
b) Habilidades a serem dominadas:
- domnio conceitual do Sistema;
- propriedade de compreenso e emprego da nomenclatura Microsiga - Compras;
- capacidade de articulao e relao entre as diversas informaes e dados que
pressupem as funcionalidades do ambiente;
- capacidade de anlise e adequao: necessidades X soluo Microsiga;
- domnio tcnico-operacional do Protheus Compras;
- capacidade para aes pr-ativas, tendo como ferramenta de soluo o Sistema.
c) Tcnicas a serem aprendidas
- implantao do ambiente de Compras;
- operacionalizao do ambiente;
- aplicao e utilizao plenas das funcionalidades do sistema Compras.
d) Atitudes a serem desenvolvidas:
- capacidade de promover aes planejadas e pr-ativas, tendo como ferramenta de
soluo o sistema Microsiga Compras;
- capacidade para resoluo de problemas tcnico-operacionais do ambiente;
- capacidade de execuo.

1.3 Objetivos Especficos do Curso

Ao trmino do curso, o treinando dever ser capaz de:

conhecer e empregar adequada e eficazmente os conceitos e funcionalidades

do Protheus Compras;

dominar e articular com propriedade a linguagem prpria soluo Microsiga;

implantar e operar o sistema no ambiente de Compras;

Vislumbrar as solues para as necessidades emergentes atravs do Protheus

Compras.

2 FLUXO OPERACIONAL
A seguir, apresentada uma sugesto de Fluxo Operacional do ambiente Compras que
deve ser utilizado pelo usurio como um apoio quanto forma de implementao e
operao do sistema.
O usurio pode, no entanto, preferir cadastrar as informaes de forma paralela, uma
vez que nas opes do menu de Atualizao do ambiente de Compras, a tecla [F3]
possibilita o subcadastramento em arquivos, cuja informao est sendo utilizada.
Portanto, o usurio pode, por exemplo, cadastrar um produto quando estiver
atualizando o arquivo de "Estruturas". Desta forma, o fluxo operacional pode assumir
algumas variaes em relao seqncia que o usurio adotar frente as suas
necessidades e convenincias.

3 Compras
3.1 Introduo
A funo compras tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou servios
de um estabelecimento por meio de um planejamento que mensure a quantidade certa
para o momento adequado.
No processo de fabricao, antes iniciar a primeira operao, os materiais e insumos
gerais devem estar disponveis, mantendo-se, com certo grau de certeza, a
continuidade do abastecimento a fim de atender s necessidades ao longo do perodo.
Logo, a quantidade e qualidade dos materiais devem ser compatveis com o processo
produtivo do estabelecimento.
Para manter um perfil competitivo no mercado e gerar lucro, preciso minimizar os
custos continuamente. Diversos administradores notaram nos ltimos anos que
reduzir os custos a melhor forma de aumentar o lucro, visto que no necessrio
um aumento de produo ou um incremento nas verbas de marketing. Os objetivos
bsicos de um departamento de compras so:

obter um fluxo contnuo de suprimentos a fim de atender aos programas de

produo;

coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mnimo de

investimento que afete a operacionalidade da empresa;

comprar materiais e insumos aos menores preos, obedecendo aos padres

de quantidade e qualidade pr-definidos;

procurar sempre, dentro de uma negociao justa e honesta, as melhores

condies para a empresa, principalmente as condies de pagamento.

Um dos parmetros importantes do departamento de compras a previso das

necessidades de suprimento. Nunca demais insistir na informao das quantidades,
qualidades e prazos necessrios ao estabelecimento. So essas informaes que
fornecem os meios eficientes para o comprador executar o seu trabalho, devendo os
departamentos de compras e produo disporem do tempo necessrio para negociar,
fabricar e entregar os produtos solicitados.
A globalizao mundial gerou preos de venda muito competitivos e os resultados do
estabelecimento devero vir do aumento da produtividade, da melhor administrao de
material e de uma tima administrao de compras.
A necessidade de se comprar cada vez melhor enfatizada por todos os
administradores, juntamente com as necessidades de armazenagem e de
racionalizao da produo.
Comprar bem significa garantir o produto sempre que necessrio, com preo e
qualidade e para isso, necessrio um relacionamento com o fornecedor que vai alm
da planilha de cotao de preos.

3.2 ORGANIZAO DAS COMPRAS

Independente do porte da empresa, a organizao do departamento de compras
constitui-se de normas fundamentais, assim consideradas:

autoridade para compra;

registro de compras;

registro de preos;

registro de estoques e consumo;

registro de fornecedores;

arquivos e especificaes;

arquivos e catlogos.

Completando a organizao, as atividades tpicas do departamento de compras so:

a) Pesquisa de fornecedores:

estudo de mercado e materiais;

anlise de custos;

investigao das fontes de fornecimento;

inspeo das fbricas dos fornecedores;

desenvolvimento de fontes de fornecimento;

desenvolvimento de fontes de materiais alternativos.

b) Aquisio:

conferncia de pedidos de compra;

anlise das cotaes;

decidir entre comprar por meios de contratos ou no mercado aberto;

entrevistar vendedores;

negociar contratos;

efetuar as encomendas de compras;

acompanhar o recebimento de materiais.

c) Administrao:

manuteno de estoques mnimos;

transferncias de materiais;

evitar excessos e obsolescncia de estoque.

d) Diversos:

fazer estimativa de custo;

dispor de material desnecessrio, obsoleto ou excedente;

cuidar das relaes comerciais recprocas.

Alm das atividades acima citadas, outras responsabilidades podero ser partilhadas
com outros setores:

determinao do que fabricar ou comprar;

padronizao e simplificao;

especificaes e substituies de materiais;

testes comparativos;

controle de estoques;

seleo de equipamentos de produo;

programas de produo dependentes da disponibilidade de materiais.

O volume de operaes de compras, dependendo do empreendimento, pode

apresentar grandes volumes. Nesse caso, preciso saber se todas as compras devem
ser centralizadas ou no. As razes para isso so:

distncia geogrfica;

tempo necessrio para a aquisio de materiais;

facilidade de dilogo.

A centralizao completa das compras apresenta as seguintes vantagens:

oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais;

homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos;

controle de materiais e estoques.

Todos os departamentos funcionais dentro de um estabelecimento geram informaes

para o sistema de compras ou requerem informaes. Vejamos os mais importantes:

Produo: a relao entre os departamentos de compras e produo

dever ser considerada do ponto de vista de seu objetivo comum:
contribuir efetivamente para o benefcio geral da empresa.

Engenharia: a cooperao entre compras e engenharia concentra-se,

principalmente, nos assuntos referentes ao projeto, no planejamento e
nas especificaes preliminares s verdadeiras exigncias de produo.

Contabilidade: cada compra efetuada representa um gasto ou um

compromisso da empresa. Essa compra provoca uma srie de operaes
de contabilidade. A relao entre compras e contabilidade , portanto, de
vital importncia e , freqentemente, iniciada antes que a compra seja
realmente realizada.

Vendas: o departamento de vendas deve manter o departamento de

compras informado quanto s cotas de vendas e suas expectativas, que
servem como um ndice das provveis quantidades de materiais

necessrios. Nas empresas industriais, esse relacionamento j tarefa do

P.C.P, que passa a ser responsvel por essas informaes.

P.C.P: a relao existente entre compras e o P.C.P inerentemente to

estreita e fundamental que ambos encontram-se combinados em mais da
metade das organizaes industriais.
Do ponto de vista funcional, o efeito almejado por esta estreita
colaborao estender a responsabilidade pelos materiais, desde o
momento da aquisio at ao de entrega e utilizao.

Controle de qualidade: a primeira responsabilidade do departamento

de compras para com o departamento de controle de qualidade adquirir
materiais e produtos que satisfaam as especificaes.
O departamento controle de qualidade, geralmente, faz testes de
materiais comprados. Nesse caso, deve-se esclarecer seo de compras
qual o fornecedor, sobre quais mtodos de teste sero aplicados e qual
ser o critrio adotado para sua aceitabilidade.

3.3 OPERAO DO SISTEMA DE COMPRAS

Um sistema adequado de compras tem variaes em funo da estrutura da empresa e
em funo de sua poltica. O departamento de compras em empresas tradicionais vem
a cada ano sofrendo reformulaes em sua estrutura.
Em sua sistemtica so introduzidas alteraes com vrias caractersticas bsicas para
poder comprar melhor e encorajar novos e eficientes fornecedores. De tempos em
tempos, esse sistema aperfeioado, acompanhando a evoluo e o progresso do
mundo dos negcios, mas os elementos bsicos permanecem os mesmos. Entre essas
caractersticas destacam-se:

Sistema de compras a trs cotaes: tem por finalidade partir de um

nmero mnimo de cotaes para encorajar novos competidores. A prseleo dos concorrentes qualificados evita o gasto de tempo com um
grande nmero de fornecedores, dos quais boa parte no teria condies
para fazer um bom negcio.

Sistema de preo objetivo: o conhecimento prvio do preo justo, alm

de ajudar nas decises do comprador, tambm proporciona uma verificao
dupla, no sistema de cotaes.
Pode, ainda, ajudar os fornecedores a serem competitivos, mostrando-lhes
que suas bases comerciais no so reais e que seus preos esto fora da
concorrncia. Garante ao comprador uma base para as argumentaes nas
discusses de aumentos de preo e nas negociaes da porcentagem.

Duas ou mais aprovaes: no mnimo duas pessoas esto envolvidas em

cada deciso da escolha do fornecedor. Isso estabelece uma defesa dos
interesses da empresa pela garantia de um julgamento, que protege o
comprador ao possibilitar reviso de uma deciso individual, sendo que essa
deciso est sujeita a um assessoramento ou superviso.

Documentao: anexada ao pedido. Alm de possibilitar, no ato da

segunda assinatura, o exame de cada fase de negociao, permite sua

reviso, estando sempre disponvel junto ao processo de compra para

esclarecer qualquer dvida posterior.
O processo de compras apresenta alguns documentos que so comuns em muitos
estabelecimentos por serem resultados de suas fases. Alguns estabelecimentos
possuem nomenclaturas diferentes, mas a essncia a mesma.
Abaixo informamos alguns desses documentos:

Solicitao de compras: documento que autoriza o comprador a executar

uma compra. por meio desse documento que se inicia o processo de
compra, tanto para materiais produtivos, como para improdutivos.
Esse documento possui diversas origens, entre elas destacam-se o PCP, um
novo projeto em desenvolvimento etc. A solicitao de compra informa o que
deve ser comprado, a quantidade, o prazo e local de entrega e, em alguns
casos especiais, os provveis fornecedores.

Cotao: registro do preo obtido a partir da oferta de diversos fornecedores

sobre o material cuja compra foi solicitada. No deve ter rasuras e dever
conter preo, quantidade e data do recebimento no departamento de
compras. Dever ainda estar sempre ao alcance de qualquer consulta e
anlise de auditoria quando solicitado.
um documento que precisa ser manuseado com ateno; os elementos nele
contidos devem fornecer no somente ao comprador, mas tambm a
qualquer outro interessado, os informes completos do que se est
pretendendo comprar, para que a cotao dada corresponda, exatamente, ao
preo do produto requerido e no surjam dvidas futuras por insuficincia de
dados ou das caractersticas exigidas.
Para melhor anlise desses dados, eles podem ser transcritos em um mapa
para facilitar a visualizao e devem ser a cpia fiel das cotaes recebidas.
Existem casos em que a empresa utiliza a prpria solicitao de compras para
registro da coleta de preos. Ao se fazer uma cotao de preos para
determinado equipamento ou produto, os fornecedores em potencial enviam
propostas de fornecimento, que informam preo, prazo, reajustes e uma srie
de condies gerais que estabelecem. A empresa por intermdio do
comprador fixa tambm diversas condies comerciais para o fornecedor.

Pedido de compra: contrato formal entre o estabelecimento e o fornecedor,

que deve conter fielmente todas as condies e caractersticas da compra.
Cuidados especiais devem ser tomados na negociao que envolva a
encomenda e a compra de uma ferramenta especfica.
Os pedidos de compra devem ser remetidos ao fornecedor por intermdio de
um protocolo para o qual se faro registros e controles.

10

3.4 Caractersticas da implementao

Avaliao e Diagnstico
Nenhuma ao, projeto ou medida corretiva devem ser implementados sem uma
completa avaliao dos processos do departamento de compras. Esse diagnstico deve
considerar o volume de transaes em cada processo, os documentos de entrada e
sada, o fluxo operacional, o nmero de pessoas envolvidas e as subdivises do
departamento.

Volume de transaes
Faz-se uma estatstica dos grupos de compras, os tipos de materiais e as modalidades
de compra.
Feito isto, verifica-se o volume de transaes totais e as subdivises por tipo, grupo e
modalidade, para cada um dos seguintes processos:

solicitao de compras;

pedido de compras;

documentos de entrada;

cotaes;

contratos.

O volume de transaes importante para avaliar como os processos podem ser

configurados a fim de se evitarem os gargalos.
imprescindvel avaliar quais produtos podem seguir um fluxo de compras mais
restritivo e quais no podem. Um bom exemplo disso so os produtos improdutivos
que podem ter um fluxo de compra mais restritivo do que os produtos produtivos. Vale
ressaltar que o resultado da implantao do ambiente de Compras deve ser a melhoria
nos processos e no o estrangulamento deles devido ao excesso de controles.

Documentos de Entrada e Sada

Faz-se um levantamento dos formulrios trocados em cada processo. Com base nesses
formulrios deve-se avaliar o grau de aderncia de cada um deles. O importante
identificar os pontos de customizao.

Fluxo operacional
Faz-se um levantamento do fluxo de documentos e a forma como um processo
interage com o outro. O importante nesse levantamento determinar se h mudana
de fluxo com a implementao do sistema e preparar os usurios para a mudana no
fluxo operacional.

Quanto maior o impacto na implementao, maiores sero as restries dos

usurios.
Vale ressaltar que o Sistema foi preparado para seguir um fluxo rgido de compras,
permitindo a diviso e separao dos usurios envolvidos na utilizao dos processos,
mas no da base do fluxo de compras.

11

3.5 CONFIGURAES DO SISTEMA

O ambiente de Compras possui uma srie de parmetros que determinam a forma de
processamento de cada empresa como, por exemplo, o parmetro MV_PCFILEN, que
indica se os pedidos de compra possuem controle de filial de entrega.
A Microsiga envia os parmetros com contedos padres que podem ser alterados de
acordo com a necessidade da empresa e so customizados no ambiente
CONFIGURADOR.

Os parmetros a seguir so os utilizados pelo ambiente de Compras:

MV_RESTSOL
MV_APROVSC

MV_PCAPROV
MV_RESTCOM

Habilita o controle de solicitantes.

Indica se o controle de solicitantes restritivo; ou seja, no
permite a incluso de uma solicitao de compra; ou se ele
permite a incluso, mas solicita uma aprovao posterior para
incio do processo de compras.
Grupo de aprovao padro dos pedidos de compra, utilizado no
controle de aprovadores por alada.
Habilita a restrio de atualizao da solicitao de compras ao
grupo de compras responsvel pela manuteno da SC.

12

MV_PCEXCOT
MV_JUROS
MV_RESTPED
MV_ALTPEDC
MV_PRODCTR
MV_AEAPROV
MV_RESTINC
MV_RESTNFE
MV_SELFOR
MV_NFAPROV
MV_RESTCLA
MV_NFENAT
MV_MULNATP
MV_LIMPAG
MV_NFEDAPC
MV_PCTOLER

Desabilita o processo de renegociao aps a excluso do pedido

de compra; ou seja, informa para o Sistema o fluxo operacional
deve retornar para a cotao ou para a solicitao de compra.
Define a taxa de juros padro para o clculo do valor presente,
utilizado para comparaes de preo.
Habilita a restrio de atualizao do pedido ao grupo de compras
responsvel pela manuteno do pedido de compra.
Desabilita a alterao dos itens do pedido de compra que
possuem entregas cadastradas.
Habilita a incluso de pedidos de compras para produto com
contrato de parceria.
Habilita o controle de aprovao por alada para o controle de
contratos de parceria.
Restringe a incluso de pedidos de compra sem solicitao,
apenas aos compradores autorizados.
Restringe a entrada de materiais para os pedidos de compra no
autorizados pelo controle de aprovao por alada.
Habilita a seleo de fornecedores, na gerao das cotaes.
Grupo de aprovao padro dos documentos de entrada, utilizado
no controle de aprovao dos documentos de entrada.
Habilita o controle de aprovao do documento de entrada.
Habilita a digitao obrigatria da natureza financeira, no
documento de entrada.
Habilita a digitao das mltiplas naturezas, no documento de
entrada.
Tolerncia para diferena entre o valor total do documento de
entrada e o valor das duplicatas a pagar.
Informa qual critrio de rateio das despesas acessrias deve ser
utilizado. O constante no pedido de compra ou o constante no
documento de entrada.
Informa o percentual de tolerncia aceita para recebimento do
material referente quantidade pedida e quantidade entregue.

Vamos, agora, pesquisar os parmetros do ambiente de Compras e edit-los.

EXERCCIO

Vamos comear a implantao e a operao do ambiente de Compras. Para isso, devese imaginar uma empresa que compra dois tipos de produto.
Antes de comearmos os cadastros, vamos habilitar os controles que sero vistos no
curso, para isto, vamos preencha os parmetros:
1)
2)
3)
4)
5)
6)

MV_APROVSC
MV_PCAPROV
MV_RESTCOM
MV_RESTPED
MV_NFAPROV
MV_RESTCLA

13

3.6 CADASTROS
Fornecedores
Este cadastro utilizado para a incluso dos dados dos fornecedores com o objetivo de
informar a origem do produto comprado.

Exerccio
Vamos cadastrar um fornecedor que ser utilizado para a entrada de produtos, em
nosso armazm.
Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Cadastros
Fornecedores

14

Produtos
Todos os produtos ou servios que fazem parte do ambiente de Compras devero ter
seus principais dados cadastrados nessa rotina.
Os produtos ou servios que no necessitam de controle histrico de compras podem
utilizar o mesmo cdigo de produto, por exemplo GENRICO, isto ajuda a manter, no
cadastro, somente os produtos e servios relevantes empresa ou ao
estabelecimento.

Principais campos:
o

TE Padro Tipos de entrada padro. Essa informao importante para o clculo

dos impostos e para a integrao com os demais ambientes do Sistema.

Fator Conv. Fator de Converso. Essa informao importante para

mercadorias que possuem uma unidade de compra e uma unidade de
armazenagem ou comercializao.

Contrato - Utilizado para indicar se o produto pode ter contrato de parceria

vinculado.

Prod.Import Produto importado. O fato de um produto ser importado ou no

determina se o fluxo de compra deve ser integrado com o ambiente SigaEic ou no.

15

Restrio Utilizado no controle de restrio de compra. Determina se o produto

possui restrio de solicitante. Quando isto ocorre, necessria uma aprovao
para que o fluxo de compras no seja interrompido.

Gr.Compras Grupo de compras. O grupo de compras um conjunto de usurios

compradores que realizam as tarefas de cotao, anlise e processamento do
pedido de compra.

Qtd.Embalag Quantidade por embalagem. Essa informao determina a

quantidade mnima de compra.

Ponto Pedido Ponto de pedido do produto. Determina a quantidade ideal de

estoque para incio do processo de compra.

Segurana Estoque de Segurana. Determina a quantidade em estoque que

deve ser considerada caso haja interrupo no fornecimento.

Entrega Prazo de entrega do produto, tambm conhecido como lead-time; o

tempo total de reposio de uma mercadoria em estoque.

Tipo Prazo Tipo de prazo do produto. Determina em que unidade de medida

encontra-se o prazo de entrega.

Lote Econom. Lote econmico do produto a quantidade ideal para compra.

Determina quanto dever ser comprado quando o ponto de pedido for atingido.

Estoq. mximo Estoque mximo do produto a maior quantidade em estoque

admitida para este item. O Sistema ir limitar as compras para esta unidade de
valor.

Exerccio
Vamos cadastrar o produto com que trabalharemos no ambiente de Compras.
Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Cadastros
Produtos

16

Produto versus Fornecedor

Esse cadastro contm o relacionamento entre o fornecedor, seus produtos e servios.
com base nesse cadastro que o Sistema gera as cotaes, automaticamente.

Exerccio
Vamos cadastrar a amarrao produto x fornecedor com o qual trabalharemos no
ambiente de Compras.
Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Cadastros
Produtos x Fornecedor

Grupo versus Fornecedor

Esse cadastro contm o relacionamento entre o grupo de produtos e os fornecedores.
com base nele que o Sistema gera as cotaes automaticamente.

17

Lembre-se de que o Sistema pode realizar a interseco dos dados existentes entre a
amarrao produto versus fornecedor e grupo versus fornecedor.

Exerccio
Vamos cadastrar a amarrao grupo x fornecedor com a qual trabalharemos no
ambiente de Compras.
Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Cadastros
Grupo x Fornecedor

18

Condio de Pagamento
A condio de pagamento define as regras de parcelamento ou pagamento de uma
negociao.
O Protheus possui nove opes para que se determinem as condies de pagamento,
configurados por meio do campo "Tipo", no cabealho da condio.
Por meio desses tipos, o usurio pode cadastrar as condies de pagamento
desejadas, configurando-as de acordo com a necessidade de seus negcios,
informando datas de pagamentos, valores, parcelas etc.
Cada um dos tipos de pagamento disponvel possui caractersticas prprias e gera
cdigos de acordo com suas especificaes.
Tipo 1:
O usurio pode definir qualquer cdigo para representar a condio.
O campo "Cond. Pagto." indica o deslocamento em dias a partir da data base.
Os valores devem ser separados por vrgula.
Exemplo:
Cdigo
Tipo

001

1
00,30,60

Condio

Os pagamentos sero efetuados da seguinte forma:

1 parcela vista
2 parcela 30 dias
3 parcela 60 dias
Tipo 2:
O campo "Cdigo" do cadastro Condio de Pagamento representa os
vencimentos, de acordo com a frmula:

O campo "Cond. Pagto." deve determinar o multiplicador.

Exemplo:
Cdigo
Tipo

341

Condio

7 (Multiplicador)

19

Tipo 3:
O campo "Cond. Pagto" determina o nmero de parcelas, a carncia e as datas
padronizadas para o vencimento. O usurio pode definir qualquer cdigo para
representar a condio.

Exemplo:
Cdigo
Tipo

001

Condio

3,42,7,14,21,28

O programa calcula, aps a data de emisso, as datas de vencimento,

ajustando-as de acordo com as datas padro fornecidas, sempre para a
prxima.
Tipo 4:
O campo "Cond. Pagto" determina o nmero de parcelas, o intervalo de dias e o
dia da semana para o vencimento. O usurio pode definir qualquer cdigo para
representar a condio.

Onde D pode assumir:

1

Domingo

20

Segunda

Tera

Quarta

Quinta

Sexta

Sbado

Exemplo:
Cdigo
Tipo

001

4
4,30,3

Condio

Essa condio indica que o ttulo ter quatro parcelas com vencimento a cada
trinta dias, toda tera-feira.
Tipo 5:
O campo "Cond. Pagto" representa a carncia, a quantidade de duplicatas e os
vencimentos, nessa ordem, representado por valores numricos.
Exemplo:
Cdigo
Tipo

001

Condio

10,12,30

Assim, a condio 10,12,30 representa:

Tipo 6:
O campo "Cond. Pagto" assume dias da semana, padronizados para o
vencimento, considerando o intervalo de dias entre cada parcela.

21

Onde D pode assumir:

1

Domingo

Segunda

Tera

Quarta

Quinta

Sexta

Sbado

Exemplo:
Cdigo
Tipo

001

6
6,15,4,30

Condio

Assim, a condio 6,15,4,30 representa:

Tipo 7:
Permite a definio de datas fixas de vencimento, no perodo de um ano.
O valor de cada parcela ser calculado, dividindo-se o valor total da nota pelo
nmero de parcelas. Essa condio trata as parcelas da seguinte maneira:

so definidos treze valores numricos com dois dgitos, separados por

vrgula;

o primeiro valor numrico indica o nmero de parcelas;

os demais devem ser utilizados para informar os dias de vencimento das

parcelas de janeiro a dezembro, seqencialmente;

o vencimento da primeira parcela ser a data, imediatamente, posterior

data base.
Quando o dia informado for superior ao ltimo dia do ms, o ltimo dia do ms
ser assumido.
Exemplo:
Data Base 25/03/2002
Cdigo
Tipo

001

22

Condio

03, 05, 10, 15, 20, 25, 30, 05, 10, 15, 20, 25, 30

Tipo 8:
O campo "Cond. Pagto" representa os dias de deslocamento e os percentuais de
cada parcela, na seguinte forma: [nn, nn, nn], [xx, xx, xx], onde:
o

[nn, nn, nn] so os deslocamentos em dias a partir da data base.

[xx, xx, xx] so os percentuais de cada parcela.

Os valores devero ser separados por vrgula.

A soma dos totais dos percentuais deve ser de 100%.
Exemplo:
001

Cdigo
Tipo

Condio

[30,60,90],[25,35,40]

Em um total de R$ 1.000, sero geradas as seguintes parcelas:

para 30 dias, 25% do total R$ 250,00.

para 60 dias, 35% do total R$ 350,00.

para 90 dias, 40% do total R$ 400,00.

23

Tipo 9:
Esta opo somente est disponvel para o ambiente de Faturamento.

Exerccio
Vamos cadastrar as condies de pagamento com as quais trabalharemos no ambiente
de Compras.
Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Cadastros
Cond Pagto

24

3.7 Administrao de Compra

Tabela de preo
Essa opo permite cadastrar as tabelas de preos dos fornecedores que atendem
empresa. Podendo ser informados os preos e as condies de pagamento a serem
praticadas. Quando informada a condio de pagamento, o Sistema no permitir que
outra condio seja utilizada nos processos de compras (cotaes e pedidos).
A utilizao da tabela de preo opcional.

Tolerncia de recebimento
Essa opo permite cadastrar regras de tolerncia de recebimento de materiais, com o
objetivo de validar as entregas com preo e/ou quantidade acima do pedido.
Nesse cadastro, definida uma regra ou exceo identificada pelo fornecedor, produto
ou grupo de materiais, para quantidade e valor superior ao informado no pedido de
compras.

25

Nas rotinas Recebimento de Materiais e Documentos de Entrada, o Sistema compara o

preo e quantidade com as do pedido de compras. Caso haja divergncia, ser
analisado se existe alguma regra de tolerncia para o produto, fornecedor e/ou grupo
de materiais.
Se existir, o Sistema verifica se a tolerncia est sendo respeitada. Caso exceda, esta
entrada ficar bloqueada, aguardando uma aprovao ou excluso do documento
cadastrado no controle de alada.
A utilizao da tolerncia de preo opcional.

Para a utilizao dessa rotina, deve-se configurar os parmetros:

o

MV_NFAPROV

MV_RESTCLAS

Os recebimentos de materiais e documentos de entrada que ultrapassarem a tolerncia

ficaro bloqueados at que um aprovador os libere, na rotina Liberao de Documento.

26

Solicitantes
Essa opo pode ser utilizada para definir regras de acessos ou restries aos
solicitantes, na incluso manual de uma solicitao de compras.
Nesse cadastro, informado o tipo de domnio que o solicitante ter na incluso de
uma solicitao de compra. As restries podem ser definidas para um nico produto
ou para um grupo de materiais.
Alm disso, possvel determinar qual grupo de compras ir analisar a solicitao feita
pelo usurio/grupo de usurios e dar continuidade ao processo de compras.
Para definir restries de compras a um produto ou grupo de produto, necessrio
configurar:

o campo "Restrio" do Cadastro de Produto, alterando seu contedo

para "Sim";

o parmetro MV_RESTSOL, alterando seu contedo para "Sim".

Exemplo 1:
Usurio: 000001
Grupo Materiais

Produto

Domnio

Grupo de Compras

Eletrnicos

I-Inclui

000001

Monitor
pol

E-Exclui

17

O exemplo representa que o solicitante 000001 possui direito de incluir solicitaes de

compras para todo o grupo de eletrnicos, exceto monitores de 17 polegadas e que as
solicitaes de compras sero analisadas pelo grupo de compras 000001.
Exemplo 2:
Usurio: 000002
Grupo Materiais

Produto

Domnio

Grupo
Compras

Microcomputador

I-Inclui

de

Esse exemplo representa que somente o solicitante 000002 poder incluir

solicitaes de compras para o produto microcomputador e que as solicitaes
cadastradas sero analisadas por qualquer grupo de compras.

27

Exemplo 3:
Usurio: 000001
Grupo
Materiais

Produto

Domnio

Grupo de Compras

Eletrnicos

I-Inclui

000001

Monitor 17 pol

E-Exclui

RRedefine

Eletrnicos

I-Inclui

Nesse exemplo, foram redefinidas as restries de compras para o solicitante

000001, indicando agora, que o solicitante "000001" possui direito de incluir
solicitaes de compras para todo o grupo de eletrnicos; que as solicitaes de
compras sero analisadas por qualquer grupo de compras.

Quando a restrio de compras informada para um grupo de usurios,

vlido apenas o domnio "Incluir".
A opo "Redefine" do campo "Domnio" faz com que o Sistema ignore todos os
outros itens e passe a considerar apenas o item a partir da redefinio.

28

Compradores
Esse cadastro define quais usurios do Sistema so compradores. A relevncia dessa
informao se faz na seleo e distribuio das cotaes e pedidos de compra, em que
o Sistema pode ser configurado para dividir as cotaes por grupo e
conseqentemente, de compradores cotando um determinado conjunto de materiais
ou servios.
Apesar desse cadastro no ser obrigatrio, sabe-se que ele imprescindvel para que o
estabelecimento tenha as melhores prticas de compra, conforme ilustrado nos tpicos
anteriores.

29

Aprovadores
Essa opo utilizada para cadastrar os aprovadores dos pedidos de compras quando
utilizado o controle de aladas.
Nesse cadastro, so definidos os valores e limites de aprovao, sendo eles: valor
mnimo de aprovao, valor mximo de aprovao, aprovador superior (que pode
substituir aprovao quando necessrio), limite que ser atribudo ao aprovador de
acordo com seu tipo (verba) e tipo de limite (dirio, semanal ou mensal).
O "Superior" pode aprovar ou bloquear pedidos de compras caso o limite do aprovador
principal tenha se excedido, ou quando o aprovador estiver ausente. Assim, possvel
dar continuidade ao processo de compras.
Um usurio pode ter diferentes cdigos de aprovao com diferentes aladas em
grupos de aprovadores distintos.

30

Exemplo:
Aprovador: 000001 - Gustavo
Valor
Mnimo

Valor
Mximo

Superior

R$ 0,01

R$
5.000,00

000002
Flvia

Nesse exemplo, foi

pedidos de compras
total de aprovao
aprovador superior
necessrio.

Limite

Tipo de Limite

R$ 30.000,00

M - Mensal

informado que o aprovador "000001 - Gustavo" pode liberar

entre os valores de R$ 0,01 a R$ 5.000,00, sendo que seu limite
mensal (sua verba mensal) de R$ 30.000,00. Tendo como
a Flvia que poder interferir na sua aprovao, caso seja

Vale salientar que se no existirem aprovadores na faixa do Valor Mnimo e Mximo, o

pedido de compra no fica pendente para aprovao, ficando liberado
automaticamente. Isto significa que, se no houver aprovadores, no h bloqueios.

31

Grupos de compra
Nesse cadastro, so definidos os Grupos de Compras. Esta uma maneira simples de
fornecer direitos para um conjunto de compradores.
Um comprador pode pertencer a um ou mais grupo de compradores e cada grupo de
compradores pode possuir direitos de compras diferentes.
O grupo de compras utilizado para definir para qual conjunto de compradores ou
comprador poder manipular as cotaes ou pedidos de compra, definido atravs de
um parmetro genrico para todo o Sistema pelo cadastro de produto ou pelo
solicitante do material.

Grupo de Compradores
Nesse cadastro, os aprovadores so associados em grupos conforme a hierarquia de
aprovao definida pela empresa. O objetivo fornecer a rvore de aprovao de um
determinado pedido para que possa ser considerado aprovado.
As informaes relevantes so:

32

Nvel de aprovao dos usurios dentro do grupo de aprovao, que define a

hierarquia de aprovao do grupo. O Sistema somente passa para o prximo
nvel se o atual estiver aprovado.

Tipo de aprovao (Visto ou Aprovador)

Visto - o aprovador apenas vista o pedido, sem descontar o valor

aprovado de seu saldo (limite).

Aprovador - aprova o pedido de compra, atualizando o saldo disponvel

para aprovao.

Limite automtico - indica se considera os limites mnimos e mximos definidos,

no Cadastro de Aprovadores.
o

Sim - sero considerados somente os pedidos que estejam sobre a faixa

de liberao.

No - ignora os limites definidos no Cadastro de Aprovao, considerada

a hierarquia de aprovao definida no cadastro.

Tipo de liberao (Usurio, Nvel ou Pedido).

o

Usurio - libera apenas seu usurio.

Nvel - pode liberar todo o nvel a que pertence.

Pedido - libera todo o documento, independente de outras aprovaes

(autonomia total para liberao do pedido).

Exemplo 1 - Aprovao Individual

Grupo de Aprovao: 000001
Item

Aprovador

Nome

Nvel

Tipo
de
Aprovao

Limite
Automtico

Tipo de
Liberao

01

000001

Comprador
Jnior

01

Aprovador

Sim

Pedido

02

000002

Comprador
Pleno

01

Aprovador

Sim

Pedido

03

000003

Gerente

01

Aprovador

Sim

Pedido

04

000004

Diretor

01

Aprovador

Sim

Pedido

O exemplo representa que o Grupo de Aprovao "000001" possui quatro aprovadores

no mesmo nvel de hierarquia e que cada um pode liberar os pedidos cujos valores
estejam entre os limites mnimo e mximo, definidos para o seu usurio no Cadastro
de Aprovadores.

33

Exemplo 2 - Aprovao em Conjunto

Grupo de Aprovao: 000002
Item

Aprovador

Nome

Nvel

Tipo
de
Aprovao

Limite
Automtico

Tipo de
Liberao

01

000001

Comprador
Jnior

01

Aprovador

Sim

Pedido

02

000002

Comprador
Pleno

01

Aprovador

Sim

Pedido

03

000003

Gerente

02

Visto

Sim

Pedido

O exemplo representa que o Grupo de Aprovao "000002" possui trs aprovadores.

Os compradores esto no mesmo nvel de hierarquia e podem liberar os pedidos, cujos
valores estejam entre os limites mnimo e mximo de aprovao, porm aps a
liberao dos compradores, o pedido tambm deve ser liberado pelo gerente (nvel
02).
Neste caso, o gerente apenas vista o pedido; ou seja, o valor aprovado na senha do
gerente no atualiza seu saldo de aprovao.
Exemplo 3 - Aprovao Nvel
Grupo de Aprovao: 000003
Item

Aprovador

Nome

Nvel

Tipo
de
Aprovao

Limite
Automtico

Tipo de
Liberao

01

000001

Comprador
Jnior

01

Aprovador

Sim

Usurio

02

000002

Comprador
Pleno

01

Aprovador

Sim

Nvel

Esse exemplo representa que o Grupo de Aprovao "000003" possui dois

aprovadores. Os compradores esto no mesmo nvel de hierarquia e podem liberar os
pedidos, cujos valores estejam entre os limites mnimo e mximo de aprovao, porm
se os compradores tiverem acesso ao mesmo pedido (pelo valor), o comprador pleno
tem autonomia para liberar todo o nvel, independente da aprovao do comprador
jnior.

34

Exemplo 4 - Aprovao em Conjunto

Grupo de Aprovao: 000004
Item

Aprovador

Nome

Nvel

Tipo
de
Aprovao

Limite
Automtico

Tipo de
Liberao

01

000001

Gerente
Operacional

01

Aprovador

No

Usurio

02

000002

Gerente
Administrativo

01

Aprovador

No

Usurio

Este exemplo representa que o Grupo de Aprovao "000004" possui dois aprovadores
em que cada um deve liberar pelo seu usurio (Tipo de Liberao - Usurio).
Neste caso, o pedido somente ser liberado quando for aprovado pelos dois gerentes.

3.8 Solicitar/Cotar
Solicitao de Compra
A solicitao de compras um documento que inicia o processo de compra, contm
todas as informaes necessrias para o comprador executar a cotao e anlise
como: a quantidade, o prazo e local de entrega.
A princpio, qualquer usurio da empresa pode gerar solicitaes de compras, desde
que no haja restries. As restries so tratadas pelo controle de solicitante e caso
haja uma restrio, a cotao somente poder ser feita se a solicitao de compra for
aprovada.
A solicitao de compras pode ser gerada:

manualmente;

pelo controle de lote econmico e ponto de pedido;

por necessidade da ordem de produo;

pela requisio de produtos ao armazm.

Possui quatro modalidades de manuteno: incluso, alterao, excluso e visualizao

e as opes de:

Cpia Copia os principais dados de uma solicitao de compra. O

Sistema somente traz os dados que podem ser informados pelo usurio.

Impresso Imprime uma solicitao de compras, utilizando o relatrio

padro do Sistema.

35

Aprovao Aprova uma solicitao de compra, bloqueada pelo controle

do solicitante.

EXERCCIO

Vamos cadastrar as solicitaes de compra com as quais trabalharemos, no ambiente

de Compras.
Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Solicitar/Cotar
Solicitao de Compra
Inclua um nmero considervel de solicitaes de compra (utilize todos os produtos).
Alterando a solicitao, imprimindo e aprovando as solicitaes bloqueadas.

36

Solicitaes de Compra Previstas

As solicitaes de compra previstas so geradas por ordens de produo previstas. A
principal diferena da S.C. prevista para a S.C. firme o fato de que somente a SC
firme pode iniciar o processo de compra; ou seja, o Sistema trata a SC prevista como
uma SC bloqueada.
Essa rotina permite duas operaes com as solicitaes de compra prevista:

Firmar - Significa converter uma solicitao de compra prevista para uma

solicitao de compra firme.

Excluir - O Sistema exclui as solicitaes de compra selecionadas.

Somente as solicitaes de compra previstas, no vinculadas a uma ordem

de produo, podem ser manipuladas por essa rotina.

37

Gerar Cotaes
A cotao o registro do preo, obtido a partir da oferta de diversos fornecedores em
relao ao material cuja compra foi solicitada.
Ao fazer uma cotao de preos para determinado equipamento ou produto, os
fornecedores em potencial enviam propostas de fornecimento, em que informam
preo, prazo, reajustes, condies de pagamentos, taxa de financiamento, entre
outros. A empresa por intermdio do comprador fixa tambm diversas condies para
o fornecedor.
Essa rotina permite gerar cotaes com base nas solicitaes de compras cadastradas.
Desta forma, necessrio cadastrar a amarrao "Produto X Fornecedor","Grupo de
Produtos X Fornecedores" ou ambos, relacionando todos os fornecedores de um
determinado produto ou grupo de produtos.
Para tanto, na gerao da cotao, deve-se observar o parmetro "Utiliza Amarrao"
e configurar o uso da amarrao por "Produto", por "Grupo" ou ambos.
Se for selecionada a opo "Produto", sero geradas cotaes para todos os
fornecedores que estejam relacionados ao produto (Cadastro Produto x Fornecedor).
Se for selecionada a opo "Grupo", sero geradas cotaes para todos os
fornecedores que sejam relacionados ao grupo do produto (Cadastro Grupo x Produto).
Caso contrrio, ser verificada a interseco das duas tabelas para a seleo dos
fornecedores.
A rotina ir aglutinar as solicitaes de compra que possuam as seguintes informaes
iguais:

Filial de entrega.

Fornecedor canal.

Cdigo do produto.

Descrio do produto.

Data da necessidade.

Centro de custo.

Conta corrente.

Item de conta.

Classe de valor.

38

EXERCCIO

Vamos gerar as cotaes para as solicitaes de compra, digitadas anteriormente.

Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Solicitar/Cotar
Gerar cotaes

Atualiza Cotaes
Essa rotina permite ao comprador atualizar os preos e as condies obtidas de cada
fornecedor participante da cotao, bem como cadastrar novas propostas dos
fornecedores envolvidos ou novos participantes.

39

Uma cotao considerada atualizada (apta anlise) se as seguintes informaes

estiverem preenchidas:

Condio de pagamento.

Contato.

Preo unitrio.

Total do item.

Prazo de entrega

As demais informaes da cotao so de preenchimento opcional.

Mesmo com a TES no preenchida, alguns impostos so calculados como o

ICMS e o IPI. Para um clculo mais prximo da realidade, necessria a utilizao da
TES.
Esta rotina possui as seguintes modalidades de manuteno:
o

Novo participante Adiciona um novo fornecedor a cotao. Em uma compra,

um vendedor pode indicar outros fornecedores do material, caso este no
consiga atender as condies determinadas na solicitao de compra.

Atualizar Preenche as condies comerciais do participante.

Proposta Adiciona nova proposta comercial de um participante da cotao.

Isto interessante quando o fornecedor demonstrar mais de uma condio de
pagamento.

Excluir Elimina um participante ou uma proposta da cotao.

40

EXERCCIO

Vamos atualizar as cotaes, geradas anteriormente.

Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Solicitar/Cotar
Atualiza Cotaes

41

Anlise das Cotaes

Essa rotina permite ao comprador analisar as planilhas de cotao (rotina Atualiza
Cotao), seu fornecer dados para o comprador decidir qual a melhor compra, por
produto ou por fornecedor, dependendo da parametrizao do Sistema.
O critrio de avaliao das cotaes o seguinte:

Preo (custo).

Prazo.

Qualidade.

A condio de pagamento no informada aqui, isso porque o preo analisado,

considerando-se o valor presente.
Isso significa que o Sistema calcula o custo terico de entrada da mercadoria,
considerando os impostos recuperveis contidos na TES, submetendo-o a uma taxa de
juros (MV_JUROS).

A taxa de juros refere-se taxa de juros obtida pela empresa em uma

aplicao de curto prazo e o objetivo do valor presente equalizar os preos,
independente da condio de pagamento. Isso justifica a mesma taxa de juros para
todos os fornecedores e sem variao por produto, uma vez que no se refere
compra, mas sim a uma aplicao financeira.
O prazo de entrega avaliado como restritor; ou seja, ele elimina o participante se
no cumprir o prazo de necessidade da solicitao de compra, mas no prioriza o
fornecedor que tiver o menor prazo de entrega. Nesse ponto, o preo mais
importante.
O ndice de qualidade tambm avaliado como restritor.
Outro fator importante da anlise da cotao a escolha do fornecedor. Nem sempre o
melhor preo considerado, mas sim o melhor preo para todas os produtos dentre
todos os fornecedores, mas lembre-se de que a opo padro do Sistema por
produto.
Note que a interface favorece a anlise individual do produto, sendo possvel analisar
planilhas de cotaes, em que nem todos os fornecedores responderam e gerar um
pedido para cada anlise feita.
Isso significa que se a anlise for abandonada na metade da cotao, o pedido dos
fornecedores vencedores sero gerados somente at aquele ponto, sem prejuzo para
o comprador ou cotao.

42

Observe, na figura acima, que o fornecedor vencedor no tem o melhor preo. Isso
aconteceu porque o fornecedor com melhor preo no cumpre o prazo de entrega da
necessidade do material solicitado. Veja tambm que esta anlise para apenas um
produto da cotao.

EXERCCIO

Vamos analisar as cotaes, geradas anteriormente.

Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Solicitar/Cotar
Analisa Cotaes

Solicitao por ponto de pedido

Ponto de Pedido ponto de reposio do material no estoque; ou seja, uma vez
atingida a quantidade em estoque que inicia o processo de compras, pode-se efetuar a
solicitao de compra.
Toda vez que o Sistema detectar a falta de um material quer por ponto de pedido
(desde que a soma entre o saldo em estoque, pedidos e solicitaes de compras em
aberto seja inferior ao Ponto de Pedido), ou pela necessidade do Planejamento e

43

Controle da Produo, gerada uma solicitao de compra, baseando-se no Lote

Econmico, definido no Cadastro de Produtos para determinar a quantidade solicitada.
Uma vez rodada, essa rotina cria tantas quantas forem as solicitaes de compra
necessrias para os produtos em ponto de pedido, respeitando o lote mnimo,
quantidade por embalagem e o lote econmico.

Note que essa rotina apenas de processamento, sendo que preenchido os

parmetros a mesma executada.

EXERCCIO

Vamos gerar as solicitaes de compra por ponto de pedido.

Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Solicitar/Cotar
Solic. p/Ponto Ped

44

3.9 Pedidos
Pedidos de Compra
O pedido de compra um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo
representar fielmente as condies e caractersticas da compra estabelecida.
o acordo que representa as condies em que foi feita a negociao, tais como:
material, quantidade, qualidade, freqncia de entregas, prazos, preos, local de
entrega, tributao, entre outros.
O pedido de compra pode ser gerado manualmente, relacionado a uma solicitao de
compras previamente cadastrada, ou automaticamente por meio da anlise da melhor
cotao, porm no obrigatria a existncia de uma solicitao para a incluso do
pedido de compra, depende da parametrizao inicial.

O contedo do parmetro MV_RESTINC restringe a incluso de um pedido de

compra sem uma solicitao de compras para os usurios no cadastrados como
compradores.
Quando o departamento de compra utiliza o conceito de Controle de Aladas do
Protheus, possvel definir se os compradores/grupo de compras podero dar
manuteno aos pedidos efetuados por outros compradores/grupo de compras. Para
isso deve-se configurar o parmetro MV_RESTPED.
Os pedidos de compra provenientes da anlise da cotao
automaticamente, pelo Sistema sem a necessidade de digitao.

so

inseridos,

Lembre-se de que, em teoria, um pedido de compra pode ser alterado at a entrega

do material, seja para celebrar uma nova condio, ou para cancelar o pedido de
compra.
Muitas empresas somente permitem o recebimento de um documento de entrada, se e
somente se, houver um pedido de compra vinculado a recebimento.

45

EXERCCIO

Vamos digitar alguns pedidos de compra.

Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Pedidos

Pedidos de Compra
1) Digite um pedido de compra sem vnculo com uma solicitao de compra.
2) Digite um pedido de compra vinculado a uma solicitao de compra.
3) Analise o pedido de compra gerado pela anlise da cotao.

Eliminao de Resduos
Quando a empresa recebe entradas parciais de materiais ou as no recebe, muitas
vezes os registros (pedidos de compras, autorizaes de entrega, contratos de parceria
e solicitaes de compras) ficam em aberto. Esses resduos devem ser eliminados para
que no haja empenho em estoque, o que poder atrapalhar futuros planejamentos de
compra.

46

A eliminao de resduos um cancelamento de entidades de compra (solicitao de

compra, pedido de compra, autorizao de entrega e contratos de parceria) em relao
ao saldo em quantidade.
Recomenda-se que essa rotina seja executada com o mximo critrio, pois uma vez
eliminado o resduo, apenas alteraes manuais em cada entidade podero reabri-lo.

EXERCCIO

Vamos digitar alguns pedidos de compra.

Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Pedidos
1)
2)
3)
4)

Elimine
Elimine
Elimine
Elimine

resduos
resduos
resduos
resduos

de
de
de
de

Eliminar resduos
solicitaes de compra.
pedidos de compra.
contratos de parceria.
autorizao de entrega.

47

3.10 Liberaes
Liberao de Documentos
A liberao de documentos utilizada para identificar os responsveis pelas
autorizaes de gastos da empresa.
Essa transao somente est disponvel aos usurios que tenham optado pelo controle
de aladas, definido por meio dos Cadastros de Compradores, Grupos de Compras,
Aprovadores e Grupos de Aprovao.
Os documentos sero apresentados conforme parametrizao da rotina, de acordo com
a seqncia em que foi aprovado pelo Grupo de Aprovao.
Aps a confirmao da liberao, registrado no documento o nome do usurio
aprovador; essa informao listada na parte inferior do documento, na forma de local
para assinatura com o respectivo nome abaixo.
A liberao de documentos identifica o usurio logado no Sistema, portanto somente
sero apresentados os documentos relativos a este usurio.

Retorne ao item cadastro e reveja o conceito de grupo de compras e grupo

de aprovao.

48

EXERCCIO
Vamos realizar uma liberao de pedido de compra.
Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Liberaes
Liberao de Doctos
1) Cadastre um grupo de compras.
2) Cadastre um comprador e vincule-o ao grupo de compras.
3) Cadastre um grupo de aprovao.
4) Cadastre um aprovador.
5) Inclua o pedido de compra.
6) Libere o pedido de compra, na rotina de liberao de documentos.

3.11 Contratos
Contrato de Parceria
Essa rotina destinada s empresas que possuem Contrato de Fornecimento de
Produtos com um ou mais fornecedores, por um determinado perodo, seja para
garantia de preo, seja para garantia de material.
No Contrato de Parceria, o usurio deve definir a cada seqncia de item, o produto e
a quantidade a ser adquirido para o perodo. Assim, possvel definir, por exemplo,
todos os itens a serem adquiridos durante o ano.

Para que um produto possa ser utilizado em um Contrato de Parceria,

necessrio que o campo "Contrato" (B1_CONTRAT), no Cadastro de Produtos, seja
preenchido com "S".
Um parmetro muito importante para o Contrato de parceria o MV_PRODCTR, que
informa ao Sistema se um produto de contrato pode ter pedido de compra colocado.
As principais informaes de um contrato de parceria so: Fornecedor, produto, preo
quantidade e perodo de validade (datas inicial e final).

49

As demais informaes do contrato so similares ao pedido de compra e so utilizadas

para clculo do valor final do contrato.
O fluxo de compra com contrato de parceria alterado. Quando h um contrato, o
Sistema privilegia o contrato de parceria.
O incio do fluxo de entrega de um contrato ocorrer pela autorizao de entrega, algo
similar ao pedido de compra com as mesmas funcionalidades e informaes e
encerrado no documento de entrada ou recebimento da mercadoria.

EXERCCIO
Vamos realizar um contrato de parceria.
Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Contratos
Contrato de parceria
1) Cadastre um produto com o campo B1_CONTRAT preenchido.
2) Inclua um novo fornecedor para ser utilizado, no contrato de parceria.
3) Inclua um contrato de parceria para o fornecedor e produto, includos
anteriormente.

50

Autorizao de entrega
Para efetuar o recebimento de um material com contrato de parceria, como informado
anteriormente, necessrio que antes seja executada a rotina Autorizao de Entrega,
assim sero realizadas as baixas dos itens do contrato de parceria e ser registrada a
autorizao da compra.
Esse procedimento deve ser efetuado antes do recebimento de material. possvel
efetuar a autorizao de entrega de apenas parte da quantidade total, determinada no
contrato, ficando o restante em aberto para outras autorizaes.
A autorizao de entrega equivale a um pedido de compra, porm utilizada somente
para produtos com contrato de parceria. Entretanto, as autorizaes de entrega so
gravadas na mesma tabela que os pedidos de compras (Tabela - SC7).
Por isso, ao acessar a rotina Pedido de Compra, sero apresentados todos os registros
de pedido de compra e autorizao de entrega (apenas para visualizao); o mesmo
ocorre nessa rotina, os pedidos de compra so apresentados, porm s podem ser
visualizados.
No ambiente de compras, podem existir dois tipos de autorizao de entrega: a
autorizao de entrega prevista e a firme.
A diferena entre as duas que a prevista (gerada pelo MRP, ou ordem de produo
prevista) somente poder ser recebida aps sua efetivao, na rotina de Autorizao de
Entrega Prevista.

51

EXERCCIO

Vamos realizar uma autorizao de entrega.

Para realizar este exerccio, v em:

Atualizaes
Contratos
Autorizao de entrega
1) Inclua uma autorizao de entrega.
2) Preencha o fornecedor e a condio de pagamento.
3) Selecione um contrato utilizando o boto da EnchoiceBar, denominado Contrato.

3.12 Movimentos
Pr-nota de entrada
O Pr-nota de entrada ou Pr-documento de Entrada consiste na informao de dados
bsicos para o recebimento de mercadorias, tais como: nmero da nota, fornecedor,
produto, quantidade, valor unitrio e total. O principal objetivo permitir o registro da
entrada do documento sem a necessidade da classificao do mesmo.
Dessa forma, no gerado nenhum lanamento fiscal, contbil ou financeiro, sendo
apenas atualizado o estoque de produtos indisponvel (quantidade no classificada).
Na entrada do material, verificado se o produto est sujeito ao controle da qualidade,
nesse caso o produto fica marcado para envio ao CQ.
Essa rotina tambm realiza entrada de documentos fiscais ou no, sem a necessidade
da entrada fsica do material, tais como:
o

Documentos de complemento de preo e impostos.

Documento de devoluo de venda.

Beneficiamentos.

Documentos de Importao.

52

As informaes mais importantes dessa rotina so: o fornecedor, o nmero e srie do

documento, a data de emisso e entrada (data base do Sistema), o produto ou servio
de entrada, a quantidade e os valores unitrios e totais do item.

EXERCCIO
Vamos realizar uma entrada de pr-nota.
Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Movimentos
Pr-nota de entrada
1) Inclua uma pr-nota para cada fornecedor e produto existentes.
2) Agora, inclua uma pr-nota para cada pedido de compra e autorizao de entrega,
includa anteriormente.

Documento de Entrada
Essa rotina permite o registro de qualquer movimento de entrada de mercadorias, na
empresa. A entrada das mercadorias inicia um processo de atualizao on-line de
dados financeiros e contbeis e de estoques-custos.
Alm disso, a rotina permite que os materiais recebidos pelo Recebimento de Materiais
sejam classificados e os devidos lanamentos efetuados.

53

Esse processo consiste na confirmao dos valores do recebimento, na informao das

tributaes aplicadas e dos dados contbeis financeiros.
Muita ateno deve ser dada a essa rotina, pois a principal porta de entrada de
informaes no Sistema, a entrada de dados errados pode provocar erros nos demais
ambientes do Sistema, como Ativo Imobilizado, Financeiro, Estoque-Custos, PCP, entre
outros.
Os dados informados nessa rotina devem espelhar o documento fsico, exceto se o
documento apresentar erros de clculos; nesse caso, deve-se decidir um procedimento
para sua correo, dependendo da legislao vigente.

Como as principais integraes da rotina so os livros fiscais, financeiro e

custos, deve-se observar atentamente o resumo das integraes nos folders de
impostos, livros fiscais e duplicatas.

EXERCCIO

Vamos realizar uma entrada de documento de entrada.

Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Movimentos
Documento de entrada
1) Inclua um documento de entrada para cada fornecedor e produto existentes.
2) Agora, classifique os documentos de entrada digitados na rotina de pr-nota.
Observao: Note que no h diferenas entre as duas atividades, com exceo do
volume de digitao.

54

Nota de conhecimento de frete

Essa rotina tem como objetivo facilitar a digitao dos conhecimentos de frete
recebidos pela empresa, referentes aos documentos de entrada. Para os
conhecimentos de frete que se referem aos documentos de sada, deve-se utilizar a
rotina de documento de entrada.
Isto importante para contabilizar os custos de transporte, no custo de entrada do
material, agregando assim, o frete, seguro e outras despesas entrada anterior.
A rotina similar ao documento de entrada e, portanto no necessita de mais
esclarecimentos.

necessrio informar, em Parmetros de filtro, o perodo e o fornecedor para a

seleo dos documentos de entrada que compem o conhecimento de frete.
Em dados da Nota Fiscal de Frete, devem ser informados todos os dados contidos no
conhecimento de transporte.
Aps isto, ser necessrio selecionar os documentos de entrada contidos no filtro e
confirmando a seleo dos documentos, a interface do documento de entrada ir
surgir, j praticamente preenchida. Basta confirmar os dados.

EXERCCIO

Vamos realizar uma entrada de Nota fiscal de Frete ou Conhecimento de Frete.

Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Movimentos
Nota fiscal de Frete
1) Inclua um conhecimento, amarrando todas as notas digitas de um fornecedor.

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Despesa de Importao
Semelhante ao Conhecimento de Frete, essa rotina tem a finalidade de emitir uma
nota fiscal de complemento, em que sero discriminadas despesas de importao
feitas por uma importadora.
A rotina facilita a digitao das despesas de importao, permitindo o valor total das
despesas pago sobre as notas de entrada associadas.
Essa rotina utilizada apenas por usurios que no trabalham com o ambiente
SIGAEIC, visto que o ambiente possui rotinas mais detalhadas e abrangentes do que
essa.

A primeira tela de parmetros apresentada refere-se aos dados para seleo dos
documentos de entrada, conforme pode ser observado acima.

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A segunda tela apresentada refere-se aos dados do documento da despesa de

importao.

necessrio selecionar os documentos de entrada que devem ser vinculados a

despesa de importao e clique em Gera Despesa.

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EXERCCIO

Vamos realizar uma entrada de uma despesa de importao.

Para realizar este exerccio, v em:
Atualizaes
Movimentos
Despesa de importao
1) Inclua uma despesa de importao, amarrando todas as notas digitas de um
fornecedor.

3.13 Relatrios
Relatrios
O Sistema apresenta relatrios para acompanhamento das solicitaes de compra,
pedidos de compra, contratos, autorizaes de entrega, documentos de entrega, entre
outros.
O menu Relatrios dividido em grupos. So eles:
o Cadastros - O grupo de Cadastros possui os relatrios dos principais cadastros
do ambiente de Compras.
o

Solicitar/Cotar - O grupo Solicitar/Cotar possui os relatrios das rotinas de

Solicitao de Compra e Cotao.

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Pedidos/Contratos - O grupo Pedidos/Contratos possui os relatrios das rotinas

de Pedido de Compra e Contratos de parceria.

Documentos de Entrada - O grupo de Documentos de Entrada possui os

relatrios dos movimentos de entrada.

Agora, v aos relatrio do Sistema e observe os resultados apresentados por cada um

deles.

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