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Manual Operacao Geplanes PDF
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MANUAL DE OPERAO
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Telefone/Fax: (31) 3239-4000 - E-mail: contato@linkcom.com.br
Agradecimento
O conhecimento de planejamento estratgico envolvido neste projeto oriundo da
Fundao Ezequiel Dias- FUNED. Desde 2006 vrios de seus colaboradores se dedicam
a especificar e homologar este sistema que agora est disponvel de forma irrestrita
para toda a comunidade atravs do Portal do Software Pblico Brasileiro. Por isto a
agradecemos imensamente FUNED sem a qual este projeto no seria possvel.
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SUMRIO
1. INTRODUO ..................................................................................................................................... 4
2. ACESSANDO O GEPLANES .................................................................................................................. 5
3. MENU CADASTRO .............................................................................................................................. 8
3.1 ANO DE GESTO ............................................................................................................................... 8
3.2 UNIDADES GERENCIAIS .................................................................................................................. 11
3.3 METAS ........................................................................................................................................... 14
3.4 MEDIDAS........................................................................................................................................ 17
3.5 INDICADORES ................................................................................................................................. 21
3.6 DETALHAMENTO DO INDICADOR ................................................................................................... 23
3.7 DEFINIO DO NEGCIO ................................................................................................................ 27
3.8 DEFINIO DE COMPETNCIAS ...................................................................................................... 30
3.9 SOLICITAO DE CANCELAMENTO DE METAS ................................................................................ 32
3.10 AUDITORIA DE GESTO ................................................................................................................ 34
4. MENU LANAMENTOS ..................................................................................................................... 39
4.1 LANAMENTO DE RESULTADOS ..................................................................................................... 39
4.2 DIRIO DE BORDO.......................................................................................................................... 43
4.3 TRATAMENTO DE ANOMALIA ........................................................................................................ 46
5. MENU RELATRIOS .......................................................................................................................... 53
5.1 PAINEL DE CONTROLE .................................................................................................................... 53
5.2 APRESENTAO DE RESULTADOS ................................................................................................... 57
5.3 RELATRIOS ................................................................................................................................... 60
6. MENU SISTEMA ................................................................................................................................ 61
6.1 ACESSO - AUTORIZAO ................................................................................................................ 61
6.2 ACESSO NVEL DE ACESSO............................................................................................................ 63
6.3 ENVIAR E-MAIL .............................................................................................................................. 65
6.4 REA DE RESULTADOS ................................................................................................................... 67
6.5 OBJETIVO ESTRATGICO ................................................................................................................. 69
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1. INTRODUO
O Geplanes um software pblico, desenvolvido para ser utilizado como ferramenta de
Gesto Estratgica em organizaes pblicas ou privadas. Suas funes se aplicam desde a
fase do planejamento at a execuo estratgica, possibilitando o monitoramento do
desempenho organizacional de ponta a ponta.
Ao aplicar o Geplanes de maneira adequada, o gestor pode monitorar o desempenho dos
objetivos estratgicos, analisar fatores crticos de sucesso, definir prioridades, desdobrar
metas de forma alinhada em todos os nveis funcionais, acompanhar planos de ao, avaliar
resultados apurados periodicamente por meio de indicadores de desempenho, emitir diversos
relatrios gerenciais e grficos de gesto vista, dentre outras funes. Alm disso, o
Geplanes dispe de ferramentas da qualidade que permitem o registro e o tratamento de
anomalias ou no-conformidades, promovendo a melhoria contnua da organizao.
O objetivo deste manual servir de referncia bsica aos usurios iniciantes do Geplanes, a
fim de facilitar o processo de operacionalizao do planejamento estratgico, utilizando os
recursos oferecidos pelo software.
Salienta-se a possibilidade de adaptao do Geplanes s particularidades de cada organizao.
As demandas devem ser dirigidas Linkcom Informtica Ltda, empresa que desenvolveu o
Geplanes, por meio dos canais de contato disponibilizados em http://www.linkcom.com.br.
No deixe de ler todas as intrues de uso e segurana antes de iniciar a utilizao do
Geplanes.
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2. ACESSANDO O GEPLANES
Para ter acesso ao Geplanes o usurio dever proceder o cadastramento de login e senha. Ao
acessar pela primeira vez, o usurio deve utilizar os seguintes dados:
LOGIN: admin
SENHA: admin
Aps digitar login e senha, clique em
FIGURA 1
Aps fazer o login, a tela inicial do sistema ser aberta. Nesse ambiente, o usurio ter acesso
ao menu principal de operaes, alm de visualizar informaes consolidadas sobre o nmero
de unidades gerenciais, metas e indicadores e tambm mensagens cadastradas pelos usurios
com perfil de administrador.
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FIGURA 2
ATENO! J no primeiro acesso, o usurio dever alterar seu login e senha do Geplanes. Para
tal, deve-se conduzir o cursor at o menu
demonstrado na figura 3:
FIGURA 3
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Preencha os dados solicitados, iniciando pela seleo do perfil de usurio (os gestores do
sistema devero ser cadastrados com perfil de Administrador), depois cadastre a nova senha,
repita a nova senha e no campo DIGITE SUA SENHA digitar a senha genrica de primeiro
acesso ao sistema (admin). Clique em
FIGURA 4
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3. MENU CADASTRO
3.1 Ano de gesto
MENU: CADASTRO >ANO DA GESTO
FIGURA 5
O Ano da gesto define o perodo de um ano de exerccio. Rene o conjunto de metas,
medidas, indicadores e seus desdobramentos, que esto pactuados entre os membros da
organizao para o alcance dos mesmos, naquele ano de exerccio. O Ano da gesto
compreende o acompanhamento das aes em prol das metas que visam atingir o nvel /
conjectura / contexto desenvolvido pelo planejamento estratgico da organizao. Um plano
de gesto contempla datas limites para que haja um controle consistente das informaes
sobre metas, indicadores e desdobramentos gerenciados.
Para entrar na tela Ano da gesto, v at o menu Cadastro >>
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. Sero
FIGURA 6
deseja trabalhar. Defina datas-limite de criao das metas e dos indicadores para o
ano em questo. Depois determine a data limite para aprovao dos valores base a
serem lanados. Para salvar o ano de gesto cadastrado clique em
preenchimento da tela. Para retornar tela de listagem, clique em
aps o
.
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FIGURA 7
Autorizaes :
Administrador
Outros
Listar e consultar
Inserir e alterar
Excluir
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FIGURA 8
Unidade gerencial uma rea especfica de gesto. Compreende uma rea, setor, segmento
ou unidade produtiva da empresa. Pode, ou no, estar subordinada a outra unidade gerencial,
assim como pode possuir vrias outras subordinadas a ela. O Geplanes permite a definio da
estrutura hierrquica entre as unidades gerenciais.
Para acessar, o usurio dever conduzir o cursor at o menu Cadastro >>
unidade gerencial e determine uma sigla para a mesma. Para designar uma
subordinao entre a unidade gerencial a ser criada e uma outra j existente, clique
em
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FIGURA 9
. Pode-se
Marque a unidade
FIGURA 10
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Autorizaes:
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3.3 Metas
MENU: ELABORAO > METAS
FIGURA 11
As metas orientam as aes destinadas ao cumprimento da misso e do plano estratgico de
uma organizao. As metas so definidas para cada unidade gerencial e devem ser orientadas
pelo planejamento estratgico e objetivos estratgicos ou baseadas nas medidas definidas
para o alcance de uma meta de unidade gerencial superior. Assim acontece o desdobramento
das metas e o cumprimento individual de cada meta ser medido por meio dos indicadores de
desempenho.
. Selecione um ano
ou digitando a sigla da
unidade gerencial. Caso a meta a ser criada tenha origem em uma meta da unidade
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meta.
FIGURA 13
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Administrador
Responsvel
Apoio
Outros
Listar e consultar
Inserir e alterar
Excluir
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3.4 Medidas
MENU: CADASTRO >> MEDIDAS
FIGURA 14
Medidas so as aes definidas para que uma meta seja alcanada. Sendo assim, as metas se
desdobram em uma ou mais medidas. Estas, por sua vez, iro orientar posteriormente a
elaborao de planos de ao.
, selecione
sobre ela. Escolha a meta na qual a medida estar contida e determine um valor para o
seu ndice (ordenao). Acrescente o texto explicativo da medida e clique no boto
.
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FIGURA 15
FIGURA 16
Outra forma de inserir medidas pela tela de cadastramento de metas. Siga os passos
indicados para visualizao de meta. Clique no boto
Editar.
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Clique na aba
FIGURA 17
Clique em
FIGURA 18
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Administrador
Responsvel
Apoio
Outros
Listar e consultar
Inserir e alterar
Excluir
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Inserir / alterar ciclo de reviso: Pr-requisito: necessrio que haja uma meta cadastrada
no sistema e que a data limite para lanamento de valores base (esta data pertence ao ano de
gesto) j esteja ultrapassada.
Na tela de listagem de metas, clique no boto
Clique na aba
clique no boto
FIGURA 19
Autorizao:
Administrador
Listar / Criar / Acesso
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Outros
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3.5 Indicadores
MENU: CADASTRO >> INDICADORES
FIGURA 20
Os indicadores so como termmetros para o gestor, uma vez que medem o desempenho das
unidades gerenciais em suas atividades. O indicador a forma de mensurao de um
determinado objetivo ou meta. Nessa funo do Geplanes, sero cadastrados os indicadores e
sero distribudos pesos para os mesmos, conforme sua relevncia dentro dos objetivos
estratgicos.
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da organiza
100. Clique em
FIGURA 21
. Clique em
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FIGURA 22
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FIGURA 23
; clique no
.
FIGURA 24
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Anexos: cada indicador pode possuir documentos anexos para futuras consultas. Caso
seja necessrio anexar algum documento relacionado ao indicador no sistema, como
planilhas, cronogramas, imagens ou outros, clique na aba
; clique no boto
. Para excluir
FIGURA 25
FIGURA 26
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. Aps
Autorizaes:
Administrador
Responsvel
Acesso tela
Apoio
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Outros
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FIGURA 27
A Definio do Negcio onde a UG detalha seus fornecedores, insumos, produtos e clientes
para possibilitar a visualizao dos seus inputs e outputs, bem como relacionar seus produtos
aos seus clientes e estruturar indicadores operacionais que mensuram o desempenho do seus
processo. Para cadastrar o mapa do negcio, selecione o ano da gesto e clique em
para selecionar a UG.
FIGURA 28
Preencha os campos indicados e clique na aba
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FIGURA 29
Preencha os campos indicados e clique em
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FIGURA 30
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30
FIGURA 31
A definio de competncias onde a UG descreve as atividades que realiza e quais so as
competncias necessrias ao exerccio das suas atividades.
Para cadastro das competncias e atividades, selecione do Ano da Gesto e clique em
para selecionar a UG.
FIGURA 32
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31
Clique em
clique em
FIGURA 33
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32
FIGURA 33
O Sistema permite a visualizao das solicitaes de cancelamento de metas e indicadores.
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33
FIGURA 34
FIGURA 35
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FIGURA 36
O Sistema permite a realizao de auditoria de gesto para aferio da qualidade do
desdobramento, e dos valores lanados.
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35
FIGURA 37
FIGURA 38
Os itens so os parmetros de avaliao definidos pela empresa. Para cadastrar mais
itens clique em
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FIGURA 39
FIGURA 40
FIGURA 41
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37
Clique na aba
FIGURA 42
Selecione o indicador e pontue conforme a avaliao. Para finalizar clique em
FIGURA 43
, aparecer uma
janela pop-up, conforme figura 40. Marque a unidade gerencial desejada e clique em
.
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38
.
.
FIGURA 44
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4. MENU LANAMENTOS
4.1 Lanamento de Resultados
MENU: LANAMENTOS > LANAMENTO DE RESULTADOS
FIGURA 45
Utilizado para o lanamento dos resultados alcanados no perodo de avaliao de
desempenho estipulado. As metas e indicadores estaro compostos de forma hierrquica para
que o usurio possa localizar e lanar seus valores reais adequadamente. O lanamento dos
valores reais atuar como base para anlise do sucesso ou insucesso no cumprimento da meta.
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40
FIGURA 46
Preencha o resultado alcanado no perodo avaliatrio correspondente. Clique em
. Se o preenchimento estiver correto, aparecer a mensagem de texto na
cor verde no lado superior esquerdo da tela:
FIGURA 47
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41
indicador clique em
consultar as medidas referentes ao indicador clique em
FIGURA 48
. Preencha o
.
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42
FIGURA 49
Anlise Crtica: Um resultado muita acima do esperado pode significa que a meta foi
sub-dimensionada ou mal formulada. Um resultado muito abaixo do esperado, pode
ter sido mal formulado ou necessrio alguma interveno nos processos para no
comprometer as estratgias institucionais. Dessa forma, possvel ao usurio fazer
uma anlise crtica do resultado quando necessrio. Clicar no boto
FIGURA 50
Aparecer a tela para tratamento de anomalias. Seguir os mesmos passos do item
TRATAMENTO DE ANOMALIAS.
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43
FIGURA 51
O Dirio de Bordo onde se registram ocorrncias de uma unidade gerencial em um ano de
gesto.
preenchidos.
.
.
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44
FIGURA 52
Selecione o ano de gesto e clique em
Gerencial. Preencha os demais campos e clique em
FIGURA 53
Aparecer uma janela pop up. Caso deseje criar uma anomalia clique em
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FIGURA 54
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46
FIGURA 55
Anomalias so condies ou circunstncias que causaram ou no impactos adversos no
cumprimento da meta. As anomalias so registradas a partir de faris, ocorrncias (menu
Execuo > Dirio de bordo >
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47
. Cique em
FIGURA 56
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FIGURA 59
Anlise de Causa e Efeito: Para fazer a anlise crtica da anomalia usando o diagrama
espinha de peixe, clique em
e preencha os
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FIGURA 61
Para salvar o tratamento clique em
abrir o relatrio elaborado, clique em
ou clique em
FIGURA 62
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5. MENU RELATRIOS
5.1 Painel de controle
MENU: RELATRIOS > PAINEL DE CONTROLE
FIGURA 63
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possvel ainda verificar quais indicadores tiveram anomalias registradas, visualizar sua
descrio e trat-las.
FIGURA 62
Ano de gesto: Selecione um ano de gesto e o sistema apresentar sua rvore de unidades
gerenciais com suas respectivas metas, reas, indicadores e sub-indicadores.
Reset: Uma vez que os dados do painel de controle j esto apresentados na tela
necessrio que o sistema guarde esta rvore na memria para que ela no seja
recarregada desnecessariamente. Porm, se seus dados forem alterados em alguma
outra tela do sistema, o usurio deve reiniciar a rvore atravs do boto reset.
FIGURA 64
Para visualizar as metas e indicadores da UG selecionada, clique em
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valores referentes aos indicadores, clique em cima do indicador desejado. O detalhamento dos
valores aparecer em uma tabela no fim da tela.
FIGURA 65
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FIGURA 66
Autorizaes:
Acessar
Administrador
Outros
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5.3 Relatrios
MENU: RELATRIOS
Para visualizar os relatrios selecione o tipo de relatrio desejado no menu > Relatrios e
clique em cima do relatrio desejado. Selecione o ano de gesto e clique em
.
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6. MENU SISTEMA
6.1 Acesso - Autorizao
MENU: SISTEMA > ACESSO > AUTORIZAO
FIGURA 70
O Sistema permite o controle de acesso dos perfis de usurios definidos pela empresa. Para
estabelecimento do nvel de acesso, selecione o nvel do perfil.
FIGURA 71
Selecione os acessos que sero permitidos ao perfil selecionado, conforme figura 70, e clique
em
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FIGURA 73
.
.
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FIGURA 76
. Para novo e-
em
Para
excluir
os
usurios,
clicar
em
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FIGURA 78
So agrupamentos de indicadores. Tambm so conhecidos como dimenses de qualidade.
Por exemplo, alguns indicadores esto relacionados segurana, enquanto outros podem
estar relacionados com investimentos. Alm disso, as reas de resultados podem se referir s
perspectivas do mapa estratgico.
Editar: Clique em
preenchidos.
resultado.
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FIGURA 80
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6.6 Parmetros
MENU: SISTEMA > PARMETROS
FIGURA 83
rea de parametrizao e customizao de dados e valores padro que sero utilizados por
todo o sistema em seus processamentos.
So eles:
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FIGURA 85
Um indicador necessita de uma unidade de medida aos valores lanados em seus
desdobramentos. Todos os valores lanados sero valores referentes uma unidade de
medida em especfico, para que seja possvel nas referncias (desafio, real e limite inferior)
uma anlise de valores de mesmas dimenses.
Editar: Clique em
preenchidos.
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6.8 Verbos
MENU: SISTEMA > VERBOS
FIGURA 87
Verbo o objetivo principal de metas. utilizado para defini-las de forma objetiva.
Editar: Clique em
preenchidos.
.
. Cadastre o verbo desejado e clique em
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FIGURA 88
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7. REFERNCIAS
GEPLANES Gesto de Planejamento Estratgico: software proprietrio de
linguagem livre (Java). Verso 1. Belo Horizonte: LinkCom. Disponvel em:
http://www.softwarepublico.gov.br/ver-comunidade?community_id=20483099.
Acesso em 21 de maio de 2010.
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