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CURSOEXCELAVANÇADO
CURSOEXCELAVANÇADO
Bahia
Curso Excel Avanado
ndice
Apresentao .....................................................................................................................2
Barra de Ttulo...............................................................................................................2
Barra de Menus..............................................................................................................2
Barra de Ferramentas Padro.........................................................................................2
Barra de Ferramentas de Formatao ............................................................................3
Barra de Frmulas e Caixa de Nomes ...........................................................................3
Criando um atalho de teclado para o carregar o Excel......................................................3
Digitando Nmeros ...........................................................................................................4
Digitando Data e Hora.......................................................................................................4
Funo Comentrio ...........................................................................................................4
Vincular clulas entre planilhas ........................................................................................5
Funes..............................................................................................................................5
Funo Concatenar ........................................................................................................6
Funo Texto .................................................................................................................6
Funo Romano.............................................................................................................6
Frmulas Aritmticas ....................................................................................................6
Operadores Relacionais .................................................................................................7
Frmula do Mximo ......................................................................................................7
Frmula do Mnimo.......................................................................................................7
Frmula da Mdia..........................................................................................................7
Frmula Raiz .................................................................................................................8
Frmula da Condio Se ...............................................................................................8
Frmula da Condio Se e E .........................................................................................8
Frmula da Condio Se e Ou.......................................................................................9
Frmula do Cont.Se.......................................................................................................9
Frmula do SomaSe ......................................................................................................9
Formatao Condicional..................................................................................................10
Como Funciona a Formatao Condicional ................................................................10
Uso do Comando Filtrar ..................................................................................................12
Classificao....................................................................................................................14
Subtotais ..........................................................................................................................14
Validao.........................................................................................................................15
Formulrio .......................................................................................................................15
Tabelas Dinmicas ..........................................................................................................16
Criando Tabelas Dinmicas.........................................................................................17
Criao de Grficos .........................................................................................................18
Grficos Dinmicos .....................................................................................................20
Macros .............................................................................................................................21
Apresentao
A apostila de EXCEL Avanado traz uma srie de atividades e novas funes para
aprimorar os conhecimentos sobre a planilha eletrnica.
Barra de Ttulo
Fornece o nome do software e tambm o nome do arquivo que est sendo editado (ou
que se encontra aberto). Clicando 2 vezes sobre a barra voc pode Maximizar ou
Minimizar a Janela do Excel.
Barra de Menus
Fornece os menus de comandos do Excel. Uma grande parte dos comandos pode ser
encontrada nesses menus.
Digitando Nmeros
Ao digitar um nmero no Excel ele assume o formato geral e os nmeros so alinhados
direita. Para digitar nmeros negativos, digite o sinal de menos antes do nmero e os
nmeros no formato moeda clicem no cone situado na barra de ferramentas ou com o
boto direito do mouse sobre o nmero selecione a opo Formatar clulas. Os
Nmeros com frao deve-se digitar o zero, barra de espao, e depois a frao. Para
casas decimais use a vrgula e o ponto para milhar, como por exemplo, 2000,30.
Funo Comentrio
A funo comentrio serve para que possamos colocar observaes sobre o contedo de
uma clula, descrevendo sua utilizao ou que tipo de dados elas descrever. Muito til
para planilhas que devem ser enviadas para outros usurios. Para inserir um comentrio
selecione a clula na qual ser inserido o comentrio, execute o Menu Inserir e escolha a
opo comentrio. Ao ser inserido um comentrio em uma clula, no canto superior
direito aparecer uma setinha vermelha, indicando o comentrio inserido.
Funes
O Excel uma ferramenta muito poderosa para execuo de funes e clculos.
Utilizando funes j existentes, vamos demonstrar toda a potencialidade desta
ferramenta. Um detalhe muito importante que uma funo no Excel deve ser
precedida, obrigatoriamente pelo sinal de = (igual), independentemente da funo, pois
o programa reconhece uma frmula ou funo a partir do momento que for iniciado com
o sinal de igual.
A funo um mtodo para tornar mais rpido a montagem de frmulas que envolvem
clculos mais complexos e vrios valores. Existem funes para clculos matemticos,
financeiros, estatsticos, datas, texto, entre outros. Por exemplo, na funo
=SOMA(A1:C10), significa que a funo SOMA, somar os valores do intervalo A1 at
C10, sem voc precisar informar clula por clula os valores individuais.
Funo Texto
A funo TEXTO converte valores para o texto. Pode ser utilizado quando necessrio
converter valores para texto e ainda aplicar formatao especfica sobre esta converso.
Sintaxe: = texto(valor;formato_texto)
Valor: clula que contem o valor a ser convertido para texto. Formato_texto: formato
que pode ser aplicado ao texto.
Funo Romano
utilizada para fazer converses de nmeros. Veja abaixo a sintaxe do comando.
Sintaxe: = romano (num, forma)
Nm _ clula em que o nmero se encontra.
Forma _ h vrias formas de exibio, a clssica o nmero 0 (zero). Essa forma
varia at o nmero 4.
Frmulas Aritmticas
Frmulas nada mais so do que as operaes matemticas conhecidas e utilizadas em
nosso dia a dia. Ex: a soma de suas compras ou suas despesas de supermercado. O
programa aceita trs tipos de frmulas, sendo: frmulas numricas, funes lgicas e
funes de texto. As frmulas numricas so utilizadas para efetuar clculos com
valores numricos usando os operadores aritmticos.
Operadores Relacionais
Frmula do Mximo
Mostra o valor mximo de uma faixa de clulas. Exemplo: Suponhamos que se
desejasse saber qual a maior informao nas clulas abaixo. Veja a frmula no exemplo
abaixo:
Frmula do Mnimo
Mostra o valor mnimo de uma faixa de clulas. Exemplo: Suponhamos que desejasse
saber qual a menor informao nas clulas abaixo. Veja a frmula no exemplo abaixo:
Frmula da Mdia
Calcula a mdia de uma faixa de valores. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber
qual a mdia de idade numa tabela de dados abaixo:
Frmula Raiz
A funo da raiz quadrada de um nmero assume esta forma: Exemplo:
Frmula da Condio Se
Esta funo consegue comparar valores e, a partir desta comparao, tornar uma deciso
a respeito de qual caminho seguir. Verifique a sintaxe descrita: =SE(CONDIO;
VERDADEIRO; FALSO). Se a condio for satisfeito, ento, ela executar o que est
no argumento Verdadeiro; caso contrrio o que est em Falso.
Frmula da Condio Se e E
Agora voc tem uma planilha onde tem a idade e altura de seus alunos. Haver uma
competio e somente aqueles que tm Idade Maior que 15 e Altura maior ou igual que
1,70 participaram da competio.
Frmula do Cont.Se
A funo Cont.Se calcula o nmero de clulas no vazias em um intervalo que
corresponde a determinados critrios.Agora voc possui uma planilha onde tem o nome
dos alunos e as suas mdias. E voc desejasse agora saber quantos alunos tiraram
mdias maior e igual a 7. Veja o exemplo:
Frmula do SomaSe
Soma um intervalo de clulas mediante uma condio estabelecida. Exemplo: voc
gostaria de somar somente as faturas que foram pagas.
OBS: possvel adicionar funes e frmulas tambm pelo menu INSERIR, opo
FUNO, como pode ser visto na figura abaixo.
Formatao Condicional
A formatao condicional reala dados que atendam a condies especificadas. De
acordo com condies estabelecidas por voc, o Excel pode formatar as clulas,
incluindo nesse a possibilidade de formatar fonte, bordas e sombreamento.
A janela permite que voc inclua at trs (3) condies diferentes para a mesma clula
ou intervalo de clulas. Leia para cada condio as caixas de texto formando uma frase.
Para fazer a primeira condio, proceda da seguinte maneira:
Na janela Formatar clulas escolha a formatao que a clula dever ter caso atenda s
condies especificadas (por exemplo, escolha a cor azul) e clique no boto OK. Agora
para fazer a formatao da Condio 2, clique no boto Adicionar e veja que surge, na
mesma janela uma nova parte para acrescentar os dados referentes prxima condio.
Observe que abaixo das trs condies tem uma visualizao prvia da formatao que
voc escolheu para cada uma. Clique no boto OK da janela Formatao condicional e
veja o resultado na planilha.
Nessa tabela podemos filtrar todos os campos, como o Cdigo do cliente, Nome,
Endereo ou ValorPrestao. Esse comando est disponvel em DADOS/
FILTRAR/AUTO FILTRO.
Ao escolher o campo desejado, sero mostradas na tabela apenas as linhas que contm a
informao desejada.
Subtotais
Como o nome j diz, os subtotais fazem clculos com partes de uma planilha. Ao
subtotalizar uma lista, o Excel l um campo e, quando houver mudana de valor nesse
campo, ser inserida uma lista com o subtotal desse item. importante ressaltar que a
lista (coluna), que ser a base para subtotalizar uma outra coluna dever estar
classificada (crescente ou decrescente). No vamos confundir esta opo com a funo
SUBTOTAL no modo filtrar. No menu Dados/Subtotais possvel subtotalizar um
banco de. Por exemplo, se vamos subtotalizar por cliente, o banco de dados deve estar
primeiro classificado por cliente, caso contrrio no ir funcionar. Se fizer um Subtotal,
quando o Excel encontrar um cliente diferente ele subtotaliza o anterior, e assim por
diante.
Validao
Podemos definir para um campo uma definio de digitao, ou seja, uma validao
para o campo. Usamos a opo VALIDAO no menu Dados/Validao.
Vamos analisar o exemplo abaixo, temos as clulas, determinamos que s pode ser
digitado nmero inteiro maiores ou iguais a zero e menor ou igual a 9000.
Podemos acrescentar uma mensagem de entrada para sempre alertar o usurio das regras
e tambm podemos adicionar um alerta de erro quando o usurio fugir da regra.
Formulrio
Quando possumos um banco de dados com muitas informaes podemos utilizar o
formulrio para digitar as informaes e facilitar a vida do usurio.
Tabelas Dinmicas
As tabelas dinmicas nada mais so do que tabulaes cruzadas de dados. Uma
tubulao pode ter diversos formatos e o Excel possui um assistente que lhe ajudar no
processo de criao destas tabulaes.
O maior dilema das tabelas dinmicas certamente o formato final, isto , quais os
dados que desejamos sumarizar e como desejamos apresentar este sumrio. Nas verses
anteriores do Excel, este dilema era ainda maior devido grande dificuldade de criar a
prpria Tabela Dinmica.
Para o nosso exemplo iremos utilizar os dados listados abaixo.
Defina a rea de origem das informaes na tabela. Esse passo muito importante e
geralmente o Excel j seleciona todas as clulas do intervalo dos dados.
Defina agora onde voc quer que a Tabela Dinmica seja inserida (se em uma nova
planilha ou em uma planilha existente). Em nosso exemplo vamos utilizar uma Nova
Planilha.
Criao de Grficos
O grfico permite visualizar dados da planilha de forma mais clara, afinal, sabemos que
a mente humana consegue fixar muito melhor as imagens do que os textos. O grfico
gera uma imagem permitindo comparao entre valores atravs de visualizao grfica,
como o prprio nome diz.
Grficos podem ser criados rapidamente ou, dependendo das circunstncias e
finalidades, minuciosamente formatadas; o caso, por exemplo, de grficos destinados
exibio por slides eletrnicos ou com o objetivo de se tornarem um documento
impresso. Em outros casos, porm, suficiente implementar um grfico simples
rapidamente gerado, como veremos nos procedimentos a seguir.
Abaixo temos o exemplo de nossa tabela que iremos utilizar para nosso exemplo.
Antes de qualquer coisa, voc precisa selecionar a rea de planilha que ser necessria
para a confeco do grfico. Para isso sempre bom idealizar antes como voc deseja
que o grfico fique. Nas primeiras vezes, faa at mesmo um esboo do grfico e
verifique exatamente quais dados da planilha voc precisou consultar para fazer seu
esboo. Esses sero os dados selecionados. Faa ento essa seleo e em seguida clique
no cone Assistente de grfico, INSERIR/GRFICO.
O assistente de grfico abre a janela Assistente de grfico etapa 1 de 4 tipo de
grfico, o que significa que voc est na primeira etapa de uma srie de 4 etapas e que
essa primeira etapa recebe o nome tipo de grfico. Nessa etapa voc deve selecionar o
tipo do grfico que deseja construir, veja a figura a seguir:
Na janela que aparecer voc visualiza como o grfico est ficando, voc pode alterar o
campo de dados e na guia srie voc tambm poder alterar alguns dados do grfico
dependendo do modelo. Clique em avanar.
Na janela que aparecer, voc pode configurar vrios dados como: Ttulo do Grfico,
Ttulo do eixo X (horizontal) e Y (vertical), etc. Clique em avanar.
Grficos Dinmicos
A criao de um Grfico Dinmico muito simples. Aps a concluso da construo de
uma Tabela Dinmica, clique no boto de Grfico Dinmico conforme indicado na
figura abaixo.
Macros
Voc costuma efetuar tarefas comuns repetidamente no Microsoft Excel 2003? Por
exemplo, voc aplica a mesma combinao de formatos com freqncia? Ou toda
semana, ou todos os meses, voc recebe dados que so organizados e analisados sempre
Esta tela est indicando que a macro j poder ser gravada, sendo que a gravao
conter apenas comando do Excel. Agora gravaremos os comandos para a macro possa
ser executada.
Selecione o intervalo da tabela da seguinte maneira: selecione o intervalo A1:B1, depois
pressione as teclas CTRL+SHIFT+END.