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de Portflio
de Projetos do SISP
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Metologia de
Gerenciamento
de Portflio
de Projetos
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Verso 1.0
Presidenta da Repblica
Miriam Belchior
Secretria de Logstica e Tecnologia da Informao
Loreni F. Foresti
Secretria-Adjunta de Logstica e Tecnologia da Informao
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO
DE PORTFLIO DE PROJETOS DO SISP
MGPP-SISP
Verso 1.0
Braslia 2013
Equipe de elaborao
Equipe de apoio
Alexandre Molica
MGPP-SISP
Histrico do documento
Data
Verso
Autor
30/08/13
1.0
Equipe de elaborao
Descrio
Lanamento da Metodologia de Gerenciamento de Portflio de Projetos do
SISP.
MGPP-SISP
Sumrio
1. Introduo
2. Sistema de Administrao de Recursos de Tecnologia da Informao (SISP)
3. Organizao da obra
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PARTE I Conceitos
4. Viso geral
5.Conceitos
6. Tipos de portflio de projetos
7. Benefcios do gerenciamento de portflio de projetos
8. Gerenciamento de Portflio, Programas e Projetos
9. Indicadores de gerenciamento de portflio de projetos
10. Papis e responsabilidades
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PARTE IV Artefatos
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GLOSSRIO
SIGLAS
Lista de Figuras
Lista de Tabelas
15. Referncias bibliogrficas
MGPP-SISP
1. Introduo
Este documento apresenta a Metodologia de Gerenciamento de Portflio de Projetos do
SISP (MGPP-SISP), que visa auxiliar o Comit de Tecnologia da Informao (CTI) na gesto
integrada dos projetos de Tecnologia da Informao (TI), favorecendo o alinhamento aos
objetivos estratgicos do rgo e buscando a melhor alocao de recursos, de forma a maximizar seu retorno e minimizar seus riscos.
A gesto de portflio de projetos estabelece processos de priorizao e balanceamento, permitindo que os trabalhos de maior valor para a organizao sejam aprovados e desenvolvidos,
gerenciando de forma eficiente a concorrncia por recursos escassos frente s demandas.
Este documento foi elaborado pelos consultores de governana de tecnologia da informao do Sistema de Administrao dos Recursos de Tecnologia da Informao (SISP), cujo
rgo central a Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao (SLTI), do Ministrio do
Planejamento, Oramento e Gesto (MP).
Compete SLTI planejar, coordenar, supervisionar e orientar as atividades do SISP, propondo polticas e diretrizes para rea de TI, no mbito da Administrao Pblica Federal direta,
autrquica e fundacional.
Esta metodologia um instrumento que rene processos, artefatos e ferramentas. Integra
um conjunto de obras relacionadas gesto e governana de TI e um complemento
Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP (MGP-SISP). A MGPP-SISP alinha-se ao
Guia de Elaborao de PDTI do SISP e ao Guia de Comit de TI do SISP.
Adicionalmente, a MGPP-SISP est alinhada Estratgia Geral de Tecnologia da Informao
(EGTI) do SISP, trinio 2013-2015, em seus objetivos: 4 Alcanar a efetividade na gesto
de TI e 3 - Aperfeioar a governana de TI.
MGPP-SISP
MGPP-SISP
3. Organizao da obra
Este trabalho foi elaborado com base no Padro para Gerenciamento de Portflio,
segunda edio, editado pelo Project Management Institute (PMI) e na experincia do
grupo de consultoria em governana de TI do SISP, o qual atua no auxlio implantao de
boas prticas de gerenciamento de projetos.
Para melhor leitura e organizao da metodologia, a obra composta por um conjunto de
processos, fluxos, procedimentos e guias, obedecendo a diviso abaixo.
A Parte I Conceitos contm as principais definies relacionadas ao gerenciamento de
portflio de projetos.
A Parte II Metodologia e Processos contm os grupos de processos do gerenciamento de
portflio de projetos, alm dos que compem a MGPP-SISP contendo os seguintes detalhes: objetivo, entrada, descrio das atividades e sada. Alguns processos possuem seus
respectivos guias de referncia.
A Parte III Guias de Referncia apresenta orientaes com a descrio de alguns processos,
artefatos e ferramentas de gerenciamento de portflio de projetos. O objetivo desses aprofundar alguns temas que, por ventura, no foram detalhados nos processos da MGPP-SISP.
A Parte IV Artefatos fornece os modelos de documentos utilizados nos processos de gerenciamento de portflio de projetos da MGPP-SISP. Esses esto disponveis em formato
aberto no portal do SISP1.
Na Parte V Glossrio e Siglas consta a lista de termos e explicaes relevantes sobre gerenciamento de portflio de projetos e algumas siglas utilizadas na metodologia.
PARTE I
Conceitos
MGPP-SISP
4. Viso geral
As reas de TI dos rgos da Administrao Pblica Federal do Brasil no possuem os recursos necessrios para atender a todas as demandas das reas meio e finalsticas. Os recursos
humanos, materiais e financeiros devem, ento, ser empregados nos projetos prioritrios
de cada organizao.
Durante o processo de formulao de estratgias e planos nas organizaes, como, por
exemplo, a elaborao do Plano Estratgico Institucional (PEI) ou do Plano Diretor de Tecnologia da Informao (PDTI), so definidos objetivos, iniciativas, metas e projetos que direcionam a organizao nos anos seguintes. Por isso, essencial que exista um processo para
autorizar a realizao de projetos de TI da instituio coerente com os objetivos estratgicos organizacionais.
No entanto, as unidades organizacionais esto em constante mudana, sendo necessrio
uma resposta mais rpida da rea de TI. Disto surgem trabalhos inesperados e no programados. Para disciplinar o atendimento a estas demandas intempestivas, necessrio, de
maneira minimamente ordenada, planejar e priorizar.
Com a finalidade de suprir essa necessidade de direcionamento dos esforos e recursos,
a gesto de portflio de projetos estabelece processos de priorizao e balanceamento,
permitindo que os trabalhos de maior valor para a organizao sejam aprovados e desenvolvidos, gerenciando de forma eficiente a concorrncia por recursos escassos frente s
demandas ilimitadas.
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MGPP-SISP
5. Conceitos
De acordo com a MGP-SISP, um portflio uma coleo de projetos, programas e outros trabalhos, em andamento ou planejados, estando eles relacionados de alguma forma ou no,
que esto agrupados com o propsito de facilitar o gerenciamento efetivo das aes para
atender aos objetivos estratgicos organizacionais. Enquanto os projetos e programas so
temporrios, os portflios so contnuos. Uma organizao pode possuir mais de um portflio, cada um tratando de reas ou objetivos especficos. Em ltima instncia, deve haver
um portflio abrangente para toda a organizao.
O gerenciamento de portflios de projetos refere-se a gesto centralizada de um ou mais
portflios, que inclui identificao, priorizao, autorizao, monitoramento e controle de
projetos, programas e outros trabalhos relacionados. O gerenciamento de portflios se concentra em garantir que os projetos e programas sejam analisados a fim de priorizar a alocao de recursos e que sejam consistentes e integrados s estratgias organizacionais.
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MGPP-SISP
9. Indicadores de gerenciamento de
portflio de projetos
Segundo o Guia Referencial para Medio de Desempenho e Manual para Construo de
Indicadores (GESPBLICA), indicadores so mtricas que proporcionam informaes sobre
o desempenho de um objeto (seja governo, poltica, programa, organizao, projeto etc.),
com vistas ao controle, comunicao e melhoria.
Os indicadores so instrumentos de gesto essenciais nas atividades de monitoramento e
avaliao das organizaes, assim como seus projetos, programas e polticas, pois permitem acompanhar o alcance das metas, identificar avanos, melhorias de qualidade, correo de problemas, necessidades de mudana etc.
Assim sendo, podese dizer que os indicadores possuem, minimamente, duas funes bsicas: a primeira descrever, por meio da gerao de informaes, o estado real dos acontecimentos e o seu comportamento; a segunda de carter valorativo que consiste em analisar as
informaes presentes com base nas anteriores, de forma a realizar proposies valorativas.
De forma geral, os indicadores no so simplesmente nmeros, ou seja, so atribuies de
valor a objetivos, acontecimentos ou situaes, de acordo com regras, que possam ser aplicados critrios de avaliao, como, por exemplo, eficcia, efetividade e eficincia.
Dessa forma os indicadores servem para:
mensurar os resultados e gerir o desempenho;
embasar a anlise crtica dos resultados obtidos e do processo de tomada deciso;
contribuir para a melhoria contnua dos processos organizacionais;
facilitar o planejamento e o controle do desempenho; e
viabilizar a anlise comparativa do desempenho da organizao e do desempenho
de diversas organizaes atuantes em reas ou ambientes semelhantes.
Na gesto de portflio de projetos, eles so importantes para o acompanhamento efetivo
do portflio, servindo para medir a capacidade dos recursos empregados e o desempenho
do portflio de forma geral.
Abaixo, alguns exemplos de indicadores:
Oramento gasto versus oramento planejado;
Percentual de concluso do cronograma em relao s metas estabelecidas;
ndice de satisfao do cliente;
ndice de aderncia metodologia de gerenciamento de projetos.
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MGPP-SISP
Papis
Descrio
Grupo formado por titulares das reas finalsticas e
da rea de tecnologia da informao para assegurar
que seus membros estejam envolvidos nas questes e decises relevantes de TI, sendo permitida a
delegao de competncias, e institudo pela
autoridade mxima do rgo ou entidade;
Comit de Tecnologia
da Informao (CTI)
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Papis
MGPP-SISP
Descrio
Reporta-se ao Comit de Tecnologia da Informao (CTI);
Faz o papel de interface entre os projetos e as partes
interessadas;
Participa das reunies estratgicas de portflio de projetos de TI do CTI, reforando o alinhamento entre as
estratgias e os projetos;
Gerente de Portflio
de Projetos
Realiza reunies peridicas com os gerentes de projetos para verificar o andamento dos projetos do portflio, ajudando a resolver problemas que extrapolam a
alada dos gerentes de projeto;
Estabelece e mantm infraestrutura e sistemas apropriados
para apoiar os processos de gerenciamento de portflio;
Coordena a integrao entre os projetos com uma viso
geral, atuando diretamente com os gerentes de projetos.
Reporta-se ao gerente de portflio quando solicitado;
Participa das reunies de desempenho do(s) projeto(s)
sob sua responsabilidade;
Gerente de Projetos
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PARTE II
Metodologia
e Processos
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MGPP-SISP
A imagem abaixo ilustra os processos que compem a MGPP-SISP com seus respetivos artefatos.
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MGPP-SISP
MGPP-SISP
Entradas:
Instrumentos de planejamento institucional:
Plano Plurianual (PPA);
Plano Estratgico Institucional (PEI);
Plano Estratgico de Tecnologia da Informao (PETI);
Estratgia Geral de Tecnologia da Informao (EGTI);
Plano Diretor de Tecnologia da Informao (PDTI).
Propostas de novos projetos.
Projetos existentes.
Descrio das Atividades:
Elaborar uma lista atualizada com informaes sobre os projetos e os programas
que esto em execuo e sobre as novas propostas de projetos ou programas que
podero compor o portflio;
Identificar projetos de TI que esto nos planejamentos estratgicos e devero ser
desenvolvidos pela rea de TI;
Identificar novas propostas de projetos ou programas.
Sadas:
Lista de Projetos
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MGPP-SISP
2. Selecionar Projetos
Objetivo:
Selecionar e categorizar os projetos e programas que comporo o portflio de projetos.
Entradas:
Lista de Projetos;
MGP-SISP - Anlise de Viabilidade do Projeto.
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MGPP-SISP
3. Priorizar Projetos
Objetivo:
Priorizar os projetos de acordo com critrios pr-definidos, visando distinguir aqueles com o maior potencial de entrega de
valor para a organizao.
Entradas:
Planilha de Portflio de Projetos;
MGP-SISP - Planilha de Riscos.
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MGPP-SISP
4. Balancear Portflio
Objetivo:
Balancear o portflio, autorizando a execuo dos projetos j
selecionados e priorizados, observando o equilbrio entre as
necessidades da organizao e os recursos limitados.
Entradas:
Critrios de Priorizao;
Planilha de Portflio de Projetos;
MGP-SISP - Planilha de Riscos;
MGP-SISP - Anlise de Viabilidade do Projeto.
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MGPP-SISP
4. Balancear Portflio
Objetivo:
Balancear o portflio, autorizando a execuo dos projetos j
selecionados e priorizados, observando o equilbrio entre as
necessidades da organizao e os recursos limitados.
Sadas:
Planilha de Portflio de Projetos atualizada;
Relao de projetos suspensos, cancelados ou autorizados;
MGP-SISP - Ata de Reunio com as decises e suas respectivas justificativas.
Guias de Referncia:
Guia de Balanceamento de Projetos.
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MGPP-SISP
5. Monitorar Portflio
Objetivo:
Monitorar e controlar as atividades necessrias para assegurar que
o gerenciamento de portflio de projetos de TI seja realizado, de
modo a atingir os objetivos e metas pr-definidos na organizao.
Entradas:
MGP-SISP - Planilha de Riscos;
MGP-SISP - Relatrio de Acompanhamento do Projeto.
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MGPP-SISP
6. Gerir Portflio
Objetivo:
Realizar a gesto do portflio de projetos, garantindo que os recursos esto sendo investidos nos projetos mais importantes para
a organizao.
Entradas:
Planilha de Portflio de Projetos;
MGP-SISP - Relatrio de Acompanhamento do Projeto;
Relatrio de Desempenho do Portflio;
MGP-SISP - Planilha de Riscos.
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MGPP-SISP
Entradas:
Instrumentos de planejamento:
Plano Plurianual (PPA);
Plano Estratgico Institucional (PEI);
Plano Estratgico de Tecnologia da Informao (PETI);
Estratgia Geral de Tecnologia da Informao (EGTI);
Plano Diretor de Tecnologia da Informao (PDTI).
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MGPP-SISP
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PARTE III
Guias de
Referncia
MGPP-SISP
MGPP-SISP
Novos Produtos;
Internos;
Reduo de Custos.
PARTE IV
Artefatos
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MGPP-SISP
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PARTE V
Glossrio e Siglas
MGPP-SISP
GLOSSRIO
Nome
Descrio
Alinhamento Estratgico
Balanceamento de Projetos
um processo de organizao dos projetos priorizados em categorias estabelecidas e, tambm, de ajuste para obter um equilbrio entre a necessidade de
desenvolver os projetos e as limitaes dos recursos,
dentro do perfil de risco desejado pela organizao.
Gerenciamento de Projetos
Gerente de Projetos
Partes Interessadas
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Nome
MGPP-SISP
Descrio
PMBOK
Priorizao de Projetos
Processos
Programa
Risco
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MGPP-SISP
SIGLAS
Sigla
EGTI
IN
Descrio
Estratgia de Geral de Tecnologia da Informao.
Instruo Normativa.
MGP-SISP
MGPP-SISP
MP
PDTI
PEI
PMBOK
PMI
PPA
Plano Plurianual.
SISP
SLTI
TI
TIC
Tecnologia da Informao.
Tecnologia da Informao e Comunicao.
Tabela 4: Siglas
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MGPP-SISP
Lista de Figuras
Figura 1: Relacionamento entre Gesto dos Processos, Projetos e Portflio de Projetos
Figura 2: Relao entre projetos, programa e portflio
Figura 3: Relaes entre as atividades de gesto
Figura 4: Processos da MGPP-SISP
Figura 5: Processos da MGPP-SISP com artefatos
Lista de Tabelas
Tabela 1: Papis e responsabilidades
Tabela 2: Artefatos do gerenciamento de portflio de projetos
Tabela 3: Glossrio
Tabela 4: Siglas
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MGPP-SISP
MGPP-SISP
BRASIL. Guia de Comit de Tecnologia da Informao do SISP. Braslia: Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao, 2013b.
Disponvel em: <http://www.sisp.gov.br/guiacomiteti/wiki/download/file/GuiaComiteTI>.
Acesso em: 05 mar. 2013.
BRASIL. Guia de Elaborao de Plano Diretor de Tecnologia da Informao do SISP. Braslia:
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, Secretaria de Logstica e Tecnologia da
Informao, 2012b. Disponvel em: <http://www.sisp.gov.br/guiapdti/wiki/download/file/
Guia_de_Elabora%c3%a7%c3%a3o_de_PDTI_v1.0_-_versao_digital_com_capa.pdf>. Acesso em: 04 mar. 2013.
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MGPP-SISP
Secretaria de
Logstica e Tecnologia
da Informao
Ministrio do
Planejamento