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CPBA 30 - 32 Planejamento Conservacao
CPBA 30 - 32 Planejamento Conservacao
30 a 32
Ttulos Publicados
Armazenagem e manuseio
Conservao
Meio Ambiente
Emergncias
Planejamento
Edifcio/Preservao
Fotografias e filmes
Reformatao
Planejamento e prioridades
2a edio
CONSERVAO PREVENTIVA
EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS
capa 30 a 32.ps
D:\Trabalho\Clientes\CPBA\Capas Final\capa 30 a 32.cdr
ter a-feira, 19 de junho de 2001 18:41:51
Sherelyn Ogden
Karen Garlick
Planejamento
2a edio
Rio de Janeiro
Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos
2001
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Copyright 1994 by Preservation of Library & Archival Materials: A Manual, edited by Sherelyn Ogden,
Northeast Document Conservation Center, Andover, MA, USA.
Ttulos originais, publicados por Northeast Document Conservation Center:
Preservation Planning
Autor: Margaret Child
Collection policies and preservation.
Autor: Margaret Child
Copyright 1990 by Society of American Archivists. Traduzido e reimpresso com permisso da Society of
American Archivists
Ttulo original:
Planning an effective holding maintenance program
Autor: Karen Garlick
Projeto cooperativo interinstitucional Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, em parceria com o
CLIR - Council on Library and Information Resources (Conselho de Recursos em Biblioteconomia e
Informao, que incorporou a antiga Commission on Preservation and Access).
Suporte Financeiro
The Andrew W. Mellon Foundation
Vitae, Apoio Cultura, Educao e Promoo Social
Apoio
Arquivo Nacional
Fundao Getulio Vargas
Coordenao
Ingrid Beck
Colaborao
Srgio Conde de Albite Silva
Traduo
Elizabeth Larkin Nascimento
Luiz Antonio Macedo Ewbank
Reviso Tcnica
Ana Virginia Pinheiro
Dely Bezerra de Miranda Santos
Reviso Final
Cssia Maria Mello da Silva
Lena Brasil
Projeto Grfico
TAI Comunicaes
Coordenao Editorial
Edna Pinheiro da Silva
Anamaria da Costa Cruz
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Sumrio
Apresentao
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Apresentao
O Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos - CPBA
uma experincia de cooperao entre instituies brasileiras e a organizao norteamericana Commission on Preservation and Access, atualmente incorporada ao
CLIR - Council on Library and Information Resources (Conselho de Recursos
em Biblioteconomia e Informao).
Em 1997, o Projeto traduziu e publicou 52 textos sobre o planejamento e o
gerenciamento de programas de conservao preventiva, onde se insere o controle
das condies ambientais, a preveno contra riscos e o salvamento de colees em
situaes de emergncia, a armazenagem e conservao de livros e documentos, de
filmes, fotografias e meios magnticos; e a reformatao envolvendo os recursos da
reproduo eletrnica, da microfilmagem e da digitalizao.
Reunidos em 23 cadernos temticos, estes textos, somando quase mil pginas,
foram impressos com uma tiragem de dois mil exemplares e doados a colaboradores,
instituies de ensino e demais instituies cadastradas no banco de dados do Projeto.
Esta segunda edio revisada, com uma tiragem de mais dois mil exemplares,
pretende, em continuidade, beneficiar, as instituies e os profissionais de ensino, e
todas aquelas instituies inscritas no banco de dados depois de 1997 e que no chegaram
a receber os textos.
Os trs textos deste caderno, de nmeros 30 a 32, ressaltam a necessidade de
um programa de preservao de carter institucional, na administrao de acervos. O
planejamento de preservao apresentado como parte de um processo de deciso
administrativa, de distribuio de recursos e de uma poltica global. Descrevem
metodologias de planejamento baseadas na fixao de prioridades institucionais de
preservao. Associam o conceito de desenvolvimento de coleo ao de preservao,
ao afirmar que no possvel desenvolver um programa bem-sucedido sem uma clara
diretriz de trabalho e uma poltica de coleo coerente. Relacionam as etapas
necessrias para estabelecer um programa sistemtico e eficaz de manuteno de
acervos, fundamentadas no treinamento de tcnicos, em revises peridicas do
programa e eventuais modificaes.
Estes textos, assim como todo o conjunto de publicaes do Projeto CPBA
encontram-se tambm disponveis em forma eletrnica na pgina do Projeto,
www.cpba.net.
Alm das publicaes distribudas em 1997, o Projeto CPBA ainda formou
multiplicadores, por meio de seminrios organizados nas cinco regies brasileiras, com
o apoio de instituies cooperativas. Os multiplicadores organizaram novos eventos,
estimulando a prtica da conservao preventiva nas instituies. No incio de 2001 o
projeto j contabilizava mais de 120 eventos realizados, somando mais de quatro mil
pessoas envolvidas. Os inmeros desdobramentos ocorridos a partir dos colaboradores
em todo o pas fizeram o Projeto merecedor, em 1998, do Prmio Rodrigo Melo Franco
de Andrade.
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Ingrid Beck
Coordenadora do Projeto CPBA
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Calculando os riscos
Para dar incio ao processo de fixao das prioridades institucionais de preservao, so
necessrios dados confiveis sobre as dimenses do problema de preservao. Devem ser colhidas
informaes sobre a extenso e os tipos de deteriorao presentes, sobre as condies ambientais em
que os materiais esto armazenados e utilizados e sobre os sistemas e as polticas, tais como deteco
e supresso de incndio e medidas de segurana que protegem as colees contra danos, destruio
ou perda.
Pesquisas das condies
Para que sejam obtidos dados sobre o ambiente em que as colees esto armazenadas e
utilizadas, para fins de planejamento, preciso medir e registrar tanto a temperatura como a umidade
relativa do ar, a fim de se alcanar um perfil de suas flutuaes durante o dia e ao longo do ano. Para
formular um programa de monitoramento, pode-se conseguir assistncia dos servios regionais na
rea de preservao, das bibliotecas estaduais que mantm programas de preservao ou de uma
biblioteca universitria prxima, disposta a colaborar, e que tenha um administrador de preservao.
Faz-se necessria, freqentemente, a assistncia de um consultor para interpretar com exatido os
dados colhidos e para identificar as opes de ao corretiva.
A deciso sobre quo extensivo deve ser o monitoramento da diversidade de climas que podem
existir dentro de uma instituio constitui uma questo administrativa que depende tanto das condies
locais como do montante de recursos disponveis instituio para conduzir tal pesquisa. Ao levantar
as condies ambientais, deve-se tambm prestar ateno s fontes de danos potenciais causados
pela exposio luz de janelas ou de lmpadas. Idealmente, os nveis de poluio tambm seriam
avaliados; entretanto, numa viso mais realista, a maioria dos problemas de poluio tm de esperar
uma reforma ou a substituio do sistema de climatizao.
Estudos dos Sistemas e Prticas de Proteo
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acervo causados pelo armazenamento, a utilizao e o manuseio, bem como os acidentes, o vandalismo,
e o roubo. Verificar at que ponto funcionam os procedimentos, sistemas e polticas de proteo
vigentes permitem uma avaliao da medida em que os acervos esto vulnerveis deteriorao futura
e aos danos ou perdas repentinos.
O prdio deve ser estudado no sentido de identificarem possveis problemas, como
vazamentos ou riscos de incndio. Os sistemas de deteco e supresso de incndio tambm
devem ser avaliados, da mesma forma que os sistemas de segurana, sejam estes mecnicos ou
de procedimentos manuais e o planejamento para emergncias. Impem-se como essencial, ainda,
examinar o treinamento de funcionrios e usurios no cuidado e manuseio das colees e avaliar
os mveis de armazenamento, os contratos de encadernao e microfilmagem para preservao,
os invlucros e os materiais de armazenagem utilizados na proteo ou conserto das colees.
Pode ser til acompanhar a trajetria de alguns itens desde a sua aquisio at a encadernao ou
o acondicionamento e o arquivamento, a catalogao, a colocao na prateleira, a circulao e o
emprstimo entre bibliotecas, para identificar todos os pontos em que os procedimentos e as
prticas existentes possam representar algum risco. Tal exerccio demonstrar os efeitos
potencialmente prejudiciais de certos procedimentos de rotina.
Determinando o valor
Ao tentar desenvolver o plano estratgico de um programa de preservao, deve ser considerada
a extenso e o contedo das vrias partes do acervo, para determinar o seu valor. Nas bibliotecas, o
Research Libraries Group Conspectus tem demonstrado ser um instrumento til para esse fim. CALIPR,
a publicao mencionada antes, oferece quatro perguntas simples, com o objetivo de estimar o valor
de uma determinada coleo de livros dentro do contexto do total dos acervos disponveis em bibliotecas
de um estado.
No caso de se optar por no usar nenhuma das ferramentas acima mencionadas, as seguintes
perguntas ajudaro a estabelecer o valor permanente, de pesquisa ou educacional, de uma coleo ou
publicao, tanto em termos das prioridades institucionais como tambm em termos do conjunto de
uma documentao disponvel sobre o assunto em questo:
1. Qual a importncia do tema documentado por essa coleo ou essa publicao? Sua
significncia principal local, estadual, regional, nacional ou internacional?
2. Como essa coleo ou publicao se relaciona a outros materiais pertencentes ao mesmo
tema?
3. Como a coleo se relaciona aos materiais sobre a mesma matria pertencentes a outras
instituies?
4. A informao nela contida nica ou repete informaes contidas em registros, publicaes
ou outras fontes pertencentes a outras instituies?
5. A instituio est comprometida a continuar documentando esse tema?
6. Por que seria melhor gastar recursos com a preservao desse material do que adquirir
material novo?
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N.R.: O Library Binding Institute desenvolveu um padro que normaliza os procedimentos para encadernao dentro dos
princpios da preservao. Veja bibliografia no verso.
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preservao e de conservao/restaurao acima e alm daquilo que pode ser obtido num curso ou
treinamento de curta durao, mesmo no caso de a tarefa vir a ser, ao final, terceirizada.
Questes polticas
Qualquer processo de planejamento deve levar em conta o ambiente poltico em que ser realizado
o programa que se espera implementar. Portanto, necessrio manter-se alerta tanto aos possveis
impedimentos polticos quanto s deficincias tcnicas e falta de recursos. Grande parte do sucesso de
um programa de preservao depender da vontade ou no da administrao, no sentido de apoiar as
modificaes recomendadas. Este apoio deve ser claramente identificado desde o incio do processo
de planejamento e deve ser continuamente alimentado por relatrios peridicos sobre o progresso do
planejamento e por consultas freqentes sobre a aprovao das recomendaes emergentes. Tambm
importante assegurar, de maneira contnua, a disponibilidade, ao menos de alguns dos recursos
necessrios, quer seja no sentido de tempo dos funcionrios ou no sentido de poder redirecionar
certas linhas oramentrias ou, at mesmo, destinar dinheiro novo. possvel que isto signifique
manter envolvidos e interessados no processo os nveis mais altos da administrao ou da instituio
matriz.
Muito depende, tambm, da colaborao dos outros funcionrios na instituio. Ao mximo
possvel, o planejamento deve prevenir os conflitos de territorialidade, envolvendo todos os integrantes
da equipe cujas funes, eventualmente, podem ser afetadas e convencendo-os da importncia de
quaisquer medidas recomendadas. De forma semelhante, partes de um programa eficiente de
preservao podem exigir trabalho conjunto com funcionrios de fora da instituio, como por exemplo,
engenheiros. Novamente, importante educ-los sobre a importncia de melhorar as condies do
edifcio e de suas instalaes, fazendo as reformas necessrias para a sobrevivncia das colees.
Em todos os casos, prudente estar munido de dados confiveis sobre as conseqncias de
deixar de fazer as modificaes, incluindo, se possvel, os custos em moeda para remediar os danos e
a deteriorao, bem como uma estimativa slida dos custos das modificaes solicitadas. Tambm
prudente apresentar o programa como uma srie de objetivos a serem realizados em etapas, para que
cada problema possa ser claramente definido e no ilimitado, e para que os diversos recursos necessrios
possam ser procurados ao longo de um perodo de vrios anos ou etapas.
A preservao preventiva
Aps a coleta de informaes e o planejamento do programa de preservao para fixar
prioridades e implement-lo, til sempre ter em mente a primeira responsabilidade do administrador:
a de assegurar, para o acervo como um todo, a mais longa vida til possvel. Se no por outra razo,
esta prioridade se impe no sentido de proteger os investimentos da instituio naquele material. Tambm
importante reconhecer o mtodo mais eficiente, relativo aos custos, de aumentar a longevidade: o de
prevenir, na maior medida possvel, a sua deteriorao. A preservao preventiva desempenha, em
relao aos materiais de biblioteca e de arquivo, basicamente o mesmo papel da medicina preventiva
e da sade pblica em relao ao ser humano. A maioria das atividades que podem ser agrupadas
como preservao preventiva so coisas que uma instituio faz normalmente: aquisio, encadernao,
processamento de materiais impressos e no impressos, colocao nas estantes, circulao, reproduo,
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aquelas com pessoal altamente qualificado, considerar a digitalizao. Conhece-se muito pouco sobre os
custos, a estabilidade da tecnologia de informao digitalizada, a durabilidade do meio de gravao, a
possibilidade de transferir-se os dados e outros fatores necessrios para faz-la uma opo praticvel.
Finalmente, existem os tratamentos de conservao/restaurao. Estes abrangem uma variedade
de procedimentos que devem ser realizados apenas por um conservador profissional. Algumas
bibliotecas e alguns museus, entre os maiores, dispem de um laboratrio de conservao e de
conservadores formados dentro da instituio. A maioria das instituies terceirizam o tratamento de
conservao, contratando um laboratrio regional ou um conservador particular.
Em termos gerais, ao considerar tratamentos de preservao de qualquer tipo, o gerente de
preservao deve, em primeiro lugar, ser suficientemente informado, tanto sobre a natureza da
deteriorao a ser remediada como sobre as caractersticas do material a ser tratado, para saber o que
no poder ser feito com o nvel de percia tcnica disponvel no local. Em outras palavras, importante
reconhecer que os voluntrios treinados por um habilidoso profissional de preservao para fazerem
consertos bsicos numa coleo em circulao, no esto autorizados a trabalhar com materiais de
valor duradouro. Alm disso, um gerente de preservao deve ter conhecimento suficiente para escolher
a opo mais adequada para o tratamento, isto , saber quando um item deve ser fotocopiado ao invs
de microfilmado ou quando a reformatao no deve ser usada por resultar em perda de informao.
A formulao de um programa de preservao exige a tomada de um grande nmero de decises.
As decises freqentemente no so fceis de serem tomadas, e pode ser necessrio procurar a
assistncia profissional de um consultor. Talvez seja til ter em mente que, com um eficaz programa de
planejamento para preservao, est sendo fornecido quelas partes de valor permanente da coleo
que se encontram em situao de risco o melhor conselho mdico disponvel no sentido de tentar
mant-las vivas para o futuro indefinido.
Bibliografia recomendada
American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development. Guide for Written
Collection Policy Statements (Guia para Declaraes Escritas de Polticas Institucionais). Bonita Bryant.
(Org.). Collection Management and Development Guides, n. 3. Chicago: American Library Association,
1989. 32 p.
American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development. Guide to the
Evaluation of Library Collections (Guia para a Avaliao de Colees de Bibliotecas). Barbara Lockett (Ed.).
Collection Management and Development Guides, n. 2. Chicago: American Library Association, 1989. 25 p.
*Atkinson, Ross. Selection for Preservation: a Materialistic Approach (Seleo para preservao: uma abordagem
materialstica). Library Resources and Technical Services, no. 30, p. 344-353, Oct. - Dec. 1986.
Calmes, Alan; Ralph Schofer; Keith R. Eberhardt. Theory and Practice of Paper Preservation for Archives
(Teoria e prtica de preservao de papel para arquivos). Restaurator, no. 9, p. 96-111, 1988.
*Child, Margaret S. Further Thoughts on Selection for Preservation: A Materialistic Approach (Consideraes
complementares sobre Seleo para preservao: uma abordagem materialstica). Library Resources and
Technical Services, n. 30, p. 354-362, Oct.-Dec. 1986.
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** publicado neste projeto verso de 1993, autor Jan Merril-Oldhan e Jutta Reed-Scott.
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Walker, Gay; Jane Greenfield; John Fox; Jeffrey S. Simonoff. The Yale Survey: a Large-Scale Study of Book
Deterioration in the Yale University Library (A pesquisa Yale: um estudo em grande escala da deteriorao de
livros na Biblioteca da Yale University). College and Libraries, no. 46, p. 111-132, Mar. 1985.
Waters, Peter. Phased Preservation: a Philosophical Concept and Practical Approach to Preservation (A
preservao em etapas: um conceito filosfico e orientao prtica para a preservao). Special Libraries, p.
35-43, Hiver 1990.
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Polticas de desenvolvimento
de coleo e preservao
Toda coleo de biblioteca estabelecida para um ou mais propsitos definidos. Um programa
de planejamento e administrao de um coleo organiza e direciona os processos de aquisio de
acervos, integrando-os em colees coerentes, administrando seu planejamento e manuteno, dando
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baixa quando necessrio, de modo a favorecer o custo-benefcio para o usurio . Uma poltica de
coleo coerente tambm estabelece os parmetros dentro dos quais funciona um programa de
preservao sistemtico. A poltica de coleo baseia-se nos estatutos institucionais que mencionam
os objetivos que as colees tm que atingir. As prioridades de aquisio estabelecidas pela poltica de
coleo ajudam a direcionar o trabalho de conservao nas partes mais importantes das colees.
Falando de modo coloquial, como se os estatutos lhe dissessem para onde voc est indo; a poltica
de coleo lhe desse os detalhes de como chegar l; e a poltica de preservao lhe assegurasse que
pelo menos as partes mais valiosas da bagagem no cairo aos pedaos pela estrada.
Polticas de coleo definem o objetivo de colees correntes e indicam as reas nas quais as
futuras colees podem se desenvolver. Ao especificar os assuntos e os formatos a serem includos ou
excludos das colees, a poltica refora a consistncia na seleo de novos acervos e a excluso
daqueles que no servem mais aos objetivos institucionais. Por lidar com a gama completa das colees
de uma biblioteca, a poltica torna os bibliotecrios conscientes da vastido e da variedade dos
documentos que esto sendo recolhidos, ajudando-os desta forma a ver a coleo como um todo, em
vez de focalizarem apenas as partes pelas quais so responsveis. Alm disso, ela incentiva a comunicao
e a cooperao, identifica os pontos de estrangulamento e ajuda a estabelecer prioridades para outras
funes da biblioteca, tais como a catalogao e a preservao.
Uma poltica de coleo tambm olha para fora, nem que seja por obrigao. Isto significa que
ela leva em considerao os acervos de outras instituies, especialmente quando se trata de assuntos
de interesse para a pesquisa. At o presente momento, isto significou, na maioria dos casos, colees
localizadas bastante perto que poderiam e deveriam permitir facilidade de acesso. O advento da mquina
xerox, o crescimento dos sistemas de automao, o sempre crescente nmero de microfilmes para
preservao de importantes colees de pesquisa e em breve a possibilidade de se digitalizar informaes
a pedido para transmisso eletrnica expandiram bastante o limite geogrfico para obteno de
documentos com relativa facilidade. Como conseqncia, tanto as polticas de coleo como os
programas da instituio e que no podem ser prontamente obtidos em qualquer lugar.
No possvel desenvolver um programa de conservao bem-sucedido sem uma clara diretriz
de trabalho e uma poltica de coleo abrangente. Por ltimo, o trabalho de conservao deve
estabelecer preservao tem estabelecido prioridades, porque nem mesmo as instituies mais ricas
so capazes ou almejam preservar tudo que elas adquiriram durante a vida toda. A poltica de acervo
ajuda a determinar as prioridades de conservao porque estabelece o nvel em que a instituio
BRYANT, Bonita ed. Guide for written collection policy statements. Chicago, London : American Library Association, 1989.
(Collection Management and Development Guides).
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desenvolve sua coleo, seja em que assunto for. Este nvel , por sua vez, comumente determinado
pela importncia de uma dada coleo para projetos da instituio e, em ltima instncia, para sua
misso. Uma metodologia objetiva para determinar o padro do acervo pala medio da quantidade e
dos tipos de documentos nela contidos constantemente usada pelos responsveis por colees e
administradores de laboratrios de conservao. O RLG Conspectus um mtodo de avaliao de
acervo que mapeia as foras e as fraquezas dos assuntos dentro de uma nica biblioteca, de um
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conjunto de bibliotecas ou de uma rede regional, atravs de critrios e descries padronizadas . O
Conspectus utiliza uma escala numrica com definies padronizadas para descrever os tipos de
atividade do usurio atendidos pela coleo. Essas so, em ordem decrescente: aprendizagem (5),
pesquisa (4), intermediria (3), bsica (2), mnima (1) e fora do objetivo (0). Os nveis 1 e 2 esto
subdivididos em dois nveis e o 3 em trs nveis, de modo a permitir distines mais ntidas, teis para
a descrio de acervos menores. O Guia para os estatutos de uma poltica de documentos da American
Library Association (ALA), mencionado na nota 1, fornece informaes suplementares para o uso
do Conspectus em polticas de acervo.
O nvel do acervo no , contudo, o nico critrio a ser considerado para determinar a importncia
de um acervo para uma instituio, nem fator para estabelecer sua prioridade para a conservao.
Outro elemento a existncia ou no no acervo de documentos considerados artisticamente valiosos
ou que tenham significativo valor complementar para a instituio. Em se tratando de documentos de
arquivo, deve-se considerar o valor de comprovao. Tal valor se refere a documentos necessrios
devido sua importncia legal, administrativa e/ou fiscal para uma organizao.
Se bem planejadas e abrangentes, as polticas de acervo fornecem um ponto de referncia vital
para a tomada de decises sobre preservao. As consideraes sobre preservao tambm precisam
ser repassadas para a poltica de acervo, se for para servirem como um guia confivel para o
desenvolvimento e a administrao de colees. Todas as decises tomadas pelo administrador da
coleo, a partir da aquisio de uma obra, fazem parte do processo de deteriorao fsica daquela
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obra . Assim sendo, em cada estgio do processo de incorporao: tratamento tcnico, depsito,
liberao para consulta, manuteno e eventual excluso do acervo, todo o pessoal da biblioteca, e em
especial, aqueles diretamente envolvidos no planejamento e administrao da coleo, devem ter em
mente as implicaes que suas decises e seus atos podem acarretar para a preservao das obras.
Decises sobre aquisio devem levar em conta no s a importncia de um ttulo para uma rea
temtica ou se pode ser adquirido encadernado, microfilmado ou reproduzido eletronicamente para
melhor servir s necessidades do usurio, mas tambm os requisitos desses formatos para a preservao
a longo prazo. Se um ttulo est impresso em papel acidificado ou se a experincia tem mostrado que
uma srie particularmente visada em relao a roubo ou tem artigos que foram recortados dela,
talvez seja prefervel adquiri-la em microfilme ou em formato eletrnico para que se consiga maior
longevidade fsica ou melhor segurana.
OBERG, Larry R. Evaluating the Conspectus approach for smaller collections. College & Research Libraries, v. 49, no. 3, p.
187-196, May 1988.
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CUNNINGHAM-KRUPPA, Ellen. The preservation officers role in collection development. Wilson Library Bulletin, p. 27,
Nov. 1992.
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particularmente importante olhar os dentes dos cavalos dados, perguntando como a coleo
foi armazenada e checando as suas condies atuais. Um administrador de acervos sbio examina
previamente qualquer coleo com cuidado, buscando sinais de esfarelamento, capas soltas ou danos
fsicos, encadernaes deterioradas, mofo e infestaes por insetos. Termos de doao devem deixar
claro que a biblioteca poder optar por excluir obras do acervo, no s porque esto fora de sua rea
de interesse ou so duplicatas de obras j existentes, mas tambm porque os custos para sua restaurao
podem superar seu valor intelectual para a instituio.
Uma vez as obras tendo sido incorporadas, uma administrao de acervo sria inclui logo medidas
para prevenir futuras deterioraes. Por exemplo, proteger certos tipos de obras por meio de encadernaes
comerciais, pois certo que as encadernaes dentro dos padres nacionais correntes fornecem excelente
proteo a longo prazo. Na realidade, elas so a melhor medida em custo-benefcio que uma biblioteca
pode tomar para preservar obras passveis de se tornarem adies permanentes s colees. Da mesma
forma, documentos de arquivo e manuscritos devem ser protegidos com pastas e caixas alcalinas.
Administradores de acervo devem participar ativamente com os responsveis pela conservao
no trabalho de assegurar as melhores condies ambientais possveis para o depsito de colees
permanentes. Pesquisas feitas na Biblioteca do Congresso e no Instituto de Permanncia da Imagem
provaram, sem deixar margem a qualquer dvida, que so bastante prolongadas as expectativas de
vida dos acervos que desfrutam de temperatura e umidade relativa estveis e moderadas. Nesses
tempos de oramentos fortemente reduzidos, os responsveis por acervos esto ficando cada vez
mais conscientes de que quanto menos reposies forem feitas, mais fundos haver para novas aquisies.
Quando um volume tiver deteriorado aps o reparo, a comisso de seleo e a equipe de
conservadores podem cooperar no sentido de tomar a deciso mais sbia possvel sobre substitu-lo
ou no, e se o fizerem, pelo qu. Por exemplo, na maioria dos casos faz pouco sentido adquirir outra
cpia de uma edio que se deteriorou por ter sido impressa em papel acidificado e precariamente
encadernada. A deciso sobre se ou como um volume deve ser reformatado cabe a um bibliotecrio
ciente dos mritos relativos, defeitos e custos das vrias opes de reformatao: microfilme, fotocpia,
digitalizao.
Alm disso, vrias bibliotecas universitrias avanadas, tais como Harvard e a da Universidade
do Texas, construram recentemente depsitos refrigerados e afastados do campus. Estes foram
cuidadosamente planejados, no s para aliviar a superlotao nas estantes da biblioteca do campus,
mas tambm para permitir um ambiente adequado conservao, com temperatura e umidade baixas
e estveis a fim de prolongar a expectativa de vida dos acervos de papis antigos e filmes. Responsveis
por desenvolvimento de acervo e responsveis pela conservao esto trabalhando juntos para identificar
as colees que mais se beneficiariam com uma remoo para tais ambientes protegidos.
Um sinal de crescente simbiose entre os responsveis por desenvolvimento de colees e os de
conservao nas bibliotecas americanas a mudana ocorrida na avaliao de necessidades. Nos
anos de 1970 e comeo de 1980, quando comearam a ser desenvolvidos os programas de
conservao, os levantamentos dos acervos eram feitos simplesmente para determinar as condies
fsicas. Hoje, eles registram tambm informaes sobre condies de armazenamento, proteo contra
incndio, preveno de acidentes, ndice de uso e valor da obra. Os dois ltimos fatores pertencem ao
domnio tradicional da administrao de acervo.
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H uma razo histrica para esta mudana. O movimento preservacionista neste pas comeou
basicamente como uma resposta ao crescente volume de papel acidificado em deteriorao nos
depsitos das bibliotecas de pesquisa americanas. Esta crise cresceu rapidamente e ultrapassou as
solues tradicionais de reposio ou reparo que eram essencialmente os remdios indicados ad hoc
para lidar com uma obra isolada, um conjunto ou um pequeno grupo de manuscritos ou documentos.
Em meados dos anos de 1970, era visvel a necessidade de solues mais massivas e abrangentes.
Inicialmente, a escolha era a microfilmagem, especialmente das grandes e importantes colees temticas
nas bibliotecas universitrias. O enfoque das assim chamadas grandes colees tinha o fim de resgatar
os componentes essenciais de nosso patrimnio intelectual.
Inevitavelmente, o movimento preservacionista cresceu e evoluiu. Cada vez mais os profissionais
responsveis pela conservao adquiriram experincia prtica para lidar com a gama completa das
necessidades de conservao de suas instituies. Foram desenvolvidos programas de treinamento
que estimulavam a anlise daquelas necessidades e geravam novas idias para sua soluo. Servios
de conservao regionais propiciaram treinamento e consultoria tcnica para uma gama maior de
instituies, muitas das quais no eram suficientemente grandes para justificar o trabalho em tempo
integral de um tcnico de conservao, mas sim para combinar a conservao com outras
responsabilidades. A pesquisa cientfica para determinar as causas de deteriorao do papel e do filme
levou a recomendaes sobre os meios de prolongar sua vida til com mtodos que foram muito bem
aplicados em colees completas e at em depsitos inteiros.
Um dos pontos que chamou mais ateno na evoluo ocorrida nos ltimos 20 anos foi que o
foco sobre a conservao deslocou-se mais e mais da resposta para a preveno. O trabalho de
recuperao para salvar da destruio iminente a informao com valor significativo de pesquisa no
mais primordial. Hoje os programas de conservao esto envidando esforos para prevenir, ou pelo
menos para desacelerar a deteriorao da totalidade dos documentos de bibliotecas e arquivos. Como
resultado, a conservao tornou-se um componente integral do gerenciamento de colees e este, por
sua parte, ficou cada vez mais preocupado em manter a coleo para o futuro, e no apenas para o
presente.
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Mary Lynn Ritzenthaler. Holdings maintenance at the National Archives of the United States. Restaurador, v. 10, no. 3-4, p.
151-159, 1989.
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A primeira tarefa dos planejadores estabelecer uma base comum de conhecimentos reunindo
e compartilhando informaes que formem um amplo espectro dos assuntos relacionados instituio.
As informaes devem ser buscadas atravs de abordagens ideais e pragmticas de acondicionamento
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de registros arquivsticos, de modo que exista uma base slida sobre a qual possa ser construdo um
programa que seja prtico, adaptado aos limites da instituio e que expresse uma perspectiva de
preservao. Os tpicos a serem investigados nessa fase incluem:
critrios de acondicionamento para preservao (funcionalidade, materiais utilizados e modelos,
projetos);
opes apropriadas para acondicionar os diferentes tipos, formatos e tamanhos de registros
em diferentes condies;
mecanismos e filosofia de acondicionamento dos documentos tais como: ocupar os recipientes
apropriadamente e por que evitar superlotao ou sub-aproveitamento dos espaos; retirar a
sujeira superficial sem recursos de laboratrio e quando este procedimento indicado e
necessrio; que mtodos e materiais utilizar para reunir os registros, com segurana, e quais as
possveis conseqncias do uso de outros meios.
Fase 2: formular polticas e procedimentos
Uma vez que se estabelece a base de conhecimento compartilhado, pode ser iniciada a principal
atividade de planejamento a formulao das polticas gerais, tanto administrativas quando tcnicas,
e dos procedimentos que vo orientar o programa de manuteno e determinar a sua estrutura. Elas
devem abranger as funes gerenciais de organizao, formao de equipes, gerenciamento e reviso
do programa. Permitem ainda tomar decises durante cada fase do programa, eliminando a necessidade
de se avaliar as mesmas questes repetidamente. Para serem eficazes, as polticas devem derivar de
um entendimento entre os objetivos globais do arquivo e serem compatveis com sua utilizao. Devem
ser flexveis, revistas periodicamente e modificadas, quando necessrio, adequando-se s mudanas
que venham a ocorrer nas prioridades da instituio. Alguns exemplos de tipos de polticas formuladas
durante este estgio:
o mbito do programa se ele vai estar voltado apenas para os problemas de acondicionamento
que existem no acervo atual, apenas para as novas aquisies ou para ambos os casos;
prioridades da instituio no processo de consulta ao acervo se o programa vai estar
concentrado em grupos de registros de grande utilizao, que so especialmente importantes
para a instituio, ou sero alterados;
possibilidade de coordenao do programa com outros programas institucionais, tais como
microfilmagem para preservao, onde muitos dos procedimentos de preparao dos registros
so os mesmos utilizados na manuteno de acervos; e
a natureza e o nvel de detalhamento dos dados primrios para documentar os projetos e o
processo global do programa e dos dados secundrios para identificar os documentos
que necessitem e meream ateno especial para sua preservao, tais com reproduo ou
tratamento para conservao.
Nesse ponto, alm de formular polticas gerais, os planejadores devem definir algumas polticas
administrativas. Elas incluem: definio de critrios para os tcnicos em manuteno de acervos;
treinamento e superviso dos tcnicos; definio da localizao do trabalho de manuteno; e avaliao
do trabalho j realizado.
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Os procedimentos tcnicos tambm devem ser esquematizados. Eles sero melhor definidos
atravs de diretrizes escritas, que vo orientar o supervisor do trabalho de manuteno dos acervos e
os tcnicos que executaro o trabalho. As diretrizes devem descrever individualmente cada categoria
de problemas relacionados a acondicionamento, como apresentar as opes de procedimento
disponveis na instituio para cada problema e incluir instrues passo-a-passo para cada opo. As
diretrizes podem ser usadas em cada projeto de manuteno de acervos para dar apoio tomada
antecipada de decises sobre quais problemas de acondicionamento devem ser enfocadas e sobre
quais opes de procedimento devem ser utilizadas. Elas iro assegurar que todos os projetos sejam
executados de maneira uniforme e consistente.
As diretrizes devem adaptar-se equipe e aos recursos financeiros da instituio, de modo que
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as opes de procedimento reflitam objetivos realistas e possveis de serem atingidos . Paralelamente,
as opes de procedimentos devem permitir respostas adequadas a problemas especficos no contexto
da manuteno do acervo, bem como assegurar conformidade s prticas e aos princpios de preservao
definidos.
Fase 3: selecionar e organizar projetos
Aps a formulao de polticas e a definio de diretrizes, vem a terceira e mais extensa fase do
planejamento a seleo e a organizao de projetos individuais de manuteno de acervos. Esta
fase tem quatro etapas:
1. Identificao dos grupos de registros que requerem prioridade.
2. Definio das necessidades de manuteno para estes grupos de documentos, comeando
pelo grupo com maior prioridade.
3. Seleo dos procedimentos de manuteno a serem executados para cada grupo de registros.
4. Estimativa de custos e previso de tempo de execuo para cada projeto de manuteno.
Etapa 1: identificar registros que requerem ateno
Em primeiro lugar, os grupos de registros que necessitam prioridade de manuteno devem ser
identificados em outras palavras, cada instituio deve responder pergunta: onde o trabalho do
nosso projeto de manuteno deve ser iniciado? Alguns podem ser capazes de responder a esta
pergunta rapidamente. Problemas relacionados a acondicionamento podem ser poucos, e pessoal e
dinheiro podem estar disponveis para atender a todas as necessidade do acervo. Infelizmente, raramente
este o caso. A maioria das instituies tem numerosos grupos de registros requerendo ateno de
manuteno, e a maioria no dispe nem de pessoal nem de dinheiro suficiente para suprir suas
necessidades.
Ao preparar as diretrizes, devem ser utilizados documentos de outras instituies como modelos. Como exemplo, veja Mary
Lynn Ritzenthaler, Presrvation of archival records: holdings maintenance at the National Archives. Techinical information paper
number 6 (Washington, DC: National Archives and Records Administration, 1990). Naturalmente, os modelos devem ser
modificados de forma a refletir as necessidade e recursos locais.
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Assim, a maioria das instituies depende das decises dos planejadores sobre onde o trabalho
de manuteno ser iniciado. A principal dificuldade em se tomar esta deciso est no fato de que o
tamanho dos acervos arquivsticos geralmente impede uma avaliao abrangente e global, por parte da
instituio, para determinar onde existem problemas relacionados a acondicionamento e, tambm,
onde eles so muito urgentes. Por esta razo, os planejadores devem concentrar sua ateno em uma
parte do acervo e examin-la usando um mtodo que proporcione as informaes necessrias, de
maneira rpida e confivel.
O lugar lgico para se iniciar esta avaliao o segmento do acervo que seja mais significativo
para a instituio. Se o acervo de uma instituio ainda no foi arranjado de acordo com seu valor para
a instituio (para fins de cobertura de sinistros ou seguro, por exemplo), ento uma lista hierrquica
deve ser desenvolvida com a assistncia de especialistas na rea que tenham a experincia e a habilidade
necessrias para tomar decises analticas.
Utilizando uma lista das prioridades, os planejadores devem avaliar grupos particulares de registros
para determinar onde existem problemas relacionados a acondicionamento. O nmero real e o tamanho
dos grupos avaliados vo depender da equipe que estar disponvel. importante ter em mente que
esta avaliao no objetiva identificar todos os problemas especficos de acondicionamento que existam
em cada grupo de registros. Ela se destina a prover informaes sobre a extenso dos problemas de
acondicionamento em cada grupo de registros e a determinar onde a manuteno de acervo mais
necessria e urgente.
Uma maneira de simplificar este processo de avaliao registrar sistematicamente as
informaes sobre cada grupo para facilitar sua comparao com os demais grupos. Um quadro de
avaliao pode proporcionar uma viso instantnea do acervo. Neste quadro, as categorias de
necessidades relacionadas ao acondicionamento so listadas do lado esquerdo, em ordem decrescente
de importncia sob uma perspectiva de preservao. Cada categoria considerada dentro de uma
seqncia de pesos que reflete a prioridade decrescente de preservao considera-se o 1 como
a mais alta prioridade e o 10 como a menor prioridade. No topo do quadro, quatro campos
representam a dimenso em que cada categoria deve estar presente. Estes campos tm tambm
nmeros em uma seqncia de pesos que reflete a medida decrescente da necessidade o 1 indica
a maior necessidade, o 15 a menor necessidade.
Para cada grupo de registros analisados, o avaliador considera cada categoria de necessidade,
localiza a medida apropriada no campo correspondente e registra a soma das necessidades de
acondicionamento com a medida, no ponto de interseo. Por exemplo, se um grupo de registros
contm muitos registros frgeis ou vulnerveis que precisam de proteo fsica, o avaliador vai registrar
um 3 no ponto de interseo, ou seja, a soma de 2 para a categoria de acondicionamento com 1 para
a medida da necessidade.
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Depois que cada grupo avaliado, sete nmeros vo aparecer no quadro. O resultado final da
avaliao para o grupo de registros a soma de todos os sete nmeros. A localizao deste nmero
no quadro revela se o grupo contm, predominantemente, problemas relacionados a acondicionamento
de alta ou de baixa prioridade e qual a extenso das necessidades presentes. Se o resultado final
baixo, a necessidade de manuteno alta; se o resultado final alto, a necessidade de manuteno
baixa. Utilizando os mais baixos e os mais altos ndices possveis (46 e 144 respectivamente), o avaliador
pode criar uma escala numrica com a qual ir categorizar os grupos, como a seguir: prioridade 1 (4670), prioridade 2 (71-95), prioridade 3 (96-120) e prioridade 4 (121-144).
Aps o preenchimento de um quadro de avaliao para cada grupo de registros, os quadros
complementares podem ser organizados em ordem numrica, de acordo com o resultado final da avaliao,
e comparados s categorias de prioridade da manuteno para determinar quais grupos de registros
exigem ateno prioritria. Se, depois da anlise dos dados, muitos dos grupos de registros identificados
como requerendo manuteno estiverem classificados na prioridade 1, podem ser comparados ordem
original de prioridades, para termos certeza de que a seqncia em que os grupos recebero manuteno
reflete tanto a preocupao com o arquivamento quanto com a preservao.
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Uma vez que as necessidades de arquivamento e preservao tenham sido avaliadas e os registros
que precisem de ateno especial tenham sido definidos, o prximo passo no planejamento determinar
as necessidades especficas de cada grupo. Em geral, j que so necessrios dados confiveis e exatos
para definir uma operao de manuteno mais eficiente do acervo, o nico mtodo prtico para se
obter estas informaes realizar um exame em cada grupo de registros que receber manuteno.
Trs fatores apresentam-se como especialmente importantes nesse processo.
Primeiro, o mtodo do exame deve ser inclusivo, mas no enciclopdico. Deve ser baseado nas
sete categorias de necessidades relacionadas a acondicionamento listadas no quadro de avaliao,
com cada categoria ampliada para incluir os fatores individuais ali encontrados. Ao mesmo tempo, as
categorias ampliadas devem referir-se s condies que so conhecidas ou supostamente existentes
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nos arquivos .
Segundo, o exame s ser til se as informaes reunidas forem confiveis. A confiabilidade
total no exame s pode ser garantida vistoriando-se item por item nos arquivos da instituio. Certamente,
esta abordagem no realista. Portanto, uma amostra representativa deve ser recolhida usando um
mtodo cientfico confivel. Uma vez que a amostra seja examinada, a anlise das informaes reunidas
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pode ser aplicada ao restante dos registros .
Terceiro, para obter-se resultados teis, o exame deve ser conduzido por equipes bem treinadas,
que compreendam seu objetivo, que entendam o mtodo do exame e seu uso, e que sejam capazes de
reconhecer as condies que devem ser identificadas. Portanto, uma parte do desenvolvimento do
exame a seleo e treinamento do pessoal envolvido.
Etapa 3: definir procedimentos de manuteno do acervo
Uma vez que as necessidades especficas de grupos particulares de documentos tenham sido
determinadas, o terceiro passo no planejamento definir os procedimentos de manuteno que sero utilizados
em um dado grupo de registros. Na melhor de todas as hipteses possveis, este processo simples e no
exige esforo. Os planejadores decidem proporcionar a mais completa manuteno de acordo com as
necessidades da coleo. Aquilo que se deve fazer exatamente determinado pela consulta s diretrizes
escritas, identificando o procedimento adequado para cada necessidade e escolhendo a melhor opo de
preservao. Provavelmente na situao com a qual a maioria de ns certamente vai lidar, a manuteno
Por exemplo, na categoria 1 (registros que precisam de proteo fsica) poderamos reunir informaes especficas sobre a
presena de caixas de documentos, arquivos verticais, mapotecas etc e sobre a ausncia de proteo primria para os registros.
Contudo, se nunca foram utilizados arquivos para guardar os documentos, no faz sentido especificar sua ausncia no formulrio
do exame. Na categoria 2 (registros frgeis ou vulnerveis que precisam de proteo fsica), se os registros nunca estiveram sujeitos
a danos provocados por fogo, no h necessidade de averiguar se existem registros carbonizados. Se muitos registros tiverem sido
laminados, mas no mostrarem sinais de deteriorao, no h necessidade de averiguar a presena de registros laminados.
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Artigos que contm informao til com exemplos de metodologia e procedimentos: DROTT, M. Carl. Random sampling: a tool
for library research. College & Research Libraries, v. 30, p. 119-125, Mar. 1969; GOLDSTEIN, Marianne; SEDRANSK,
Joseph; Using a sample technique to describe characteristics of a collection. College & Research Libraries, v. 38, p. 195-202,
May, 1977; BUCHANAN, Sarah; COLEMAN, Sandra Deterioration survey of the Stanford University Libraries, Green Library
Stack Collection. Stanford, CA: Stanford University, 1979.
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completa e ideal no poder ser proporcionada para cada grupo de registros. Portanto, deve-se decidir
sobre quais necessidades de acondicionamento devem ser atendidas, quais no podem ser atendidas e
quais procedimentos executar, bem como quais opes de procedimento utilizar.
Para cada grupo de documentos, a resposta ideal a suas necessidades de acondicionamento
deve ser considerada no contexto dos limites da instituio (tempo, dinheiro e pessoal). Quando o
comprometimento do processo inevitvel, estes procedimentos devem ser selecionados de modo a
beneficiar o maior nmero possvel de registros. No difcil processo de equilibrar a realidade da instituio
e as necessidade de preservao til ter em mente os dois princpios da preservao: proteo fsica
e estabilidade qumica. Em seu nvel mais bsico, as atividades de preservao devem orientar-se, em
primeiro lugar, para proporcionar aos registros mxima proteo fsica e, em segundo, assegurar que
os registros estejam quimicamente estveis. Utilizando estes princpios como critrios de apoio para a
tomada de decises, a definio final dos procedimentos para um dado projeto mesmo no
contemplando todas as necessidades dos registros vai ao encontro das necessidades mais crticas
dentro da perspectiva de preservao.
Na prtica, isso significa que as maiores prioridades devem ser dadas seleo de procedimentos
que iro proporcionar a melhor proteo fsica aos registros. Primeiro, os documentos devem ser
colocados em acomodaes com boas condies bsicas (isto , um container que os abrigue
completamente e que os proteja do meio ambiente). Segundo, dentro do container aconselhvel
que haja meios adicionais de proteo, como pastas e envelopes, para registros menores. Por ltimo,
protees individuais devem ser proporcionadas a registros especficos que estejam severamente
danificados ou que sejam extremamente frgeis.
A prxima prioridade absoluta deve ser selecionar procedimentos que utilizem materiais o mais
quimicamente estveis possvel, de modo que eles no criem ou acrescentem problemas futuros
preservao. Isso significa que os registros devem ser protegidos em embalagens feitas de materiais
no cidos, que no se deteriorem com rapidez e que no interajam quimicamente com os registros, o
que poderia acelerar a deteriorao tanto dos registros quanto das embalagens. Um corolrio til a
este princpio o de que todos os esforos devem ser feitos para selecionar procedimentos que
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reduzam o impacto negativo de documentos deteriorados sobre os demais .
Etapa 4: estimar custos e prazos
A etapa final do processo de planejamento inclui a estimativa de custos para cada projeto individual,
em termos de pessoal e materiais, e o estabelecimento de prazos para cada projeto. O tempo necessrio
para completar um projeto de manuteno de acervo, o pessoal envolvido e os custos de suprimentos
so conseqncias de trs fatores: 1) o tamanho do grupo de documentos do projeto; 2) a natureza e a
extenso das necessidades relacionadas ao acondicionamento que devem ser atendidas; 3) os tipos de
suprimentos que so necessrios para executar os procedimentos do acervo.
Por exemplo, papis feitos com alta porcentagem de madeira so inerentemente instveis, deterioram rapidamente e tornam-se
quebradios. Ao mesmo tempo, estes papis contribuem para a deteriorao dos documentos com os quais esto em contato,
atravs da migrao de cidos. Isolando-os e conservando-os nos seus formatos originais, acondicionados em papis ou folders
plsticos quimicamente estveis podem-se reduzir efetivamente, no curso dos trabalhos de manuteno do acervo, os efeitos
sobre registros adjacentes.
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Sobre a autora
Karen Garlick conservadora senior do National Archives and Records Administration.
professora do curso introdutrio de preservao no College of Library and Information Services,
University of Maryland. presidente do SAA Preservation Section e elo de ligao do SAA com
o National Institute for Conservation e o American Institute for Conservation. Este artigo uma
verso condensada de uma sesso sobre manuteno de acervos no Latin American Archives
Preservation and Conservation Institute, patrocinada pelo SAA, em setembro de 1989. A autora
gostaria de agradecer a Merrily Smith e Mary Linn Ritzenthaler por suas contribuies ao projeto. As
opinies expressas neste artigo no refletem necessariamente a poltica e os procedimentos do Nacional
Archives.
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Ttulos Publicados
Armazenagem e manuseio
Conservao
Meio Ambiente
Emergncias
Planejamento
Edifcio/Preservao
Fotografias e filmes
Reformatao
Planejamento e prioridades
2a edio
CONSERVAO PREVENTIVA
EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS
capa 30 a 32.ps
D:\Trabalho\Clientes\CPBA\Capas Final\capa 30 a 32.cdr
ter a-feira, 19 de junho de 2001 18:41:51