Matriz de Responsabilidades

Publicado por John Grass, PMP em 12 Out 2008

Em um projeto grande, poderá haver muitas pessoas que tem algum papel no processo de criação e de aprovação das entregas
do projeto. As vezes esse processo é direto e simples, por exemplo, uma pessoa cria um documento e uma outra pessoa aprova.
Em outros casos, poderá haver muitas pessoas envolvidas na criação de uma entrega, e varias outras que necessitam aprová-la.
Para os cenários complicados que envolvem muitas pessoas, é altamente conveniente ter uma Matriz de Responsabilidades para
as Entregas. Isso ajuda a estabelecer as expectativas, e assegurar que as pessoas saibam de suas responsabilidades. Por exemplo,
você necessita saber se os membros do Comitê de Direção deverão aprovar o documento dos requerimentos de negócio ou não. A
Matriz de Responsabilidade esclarecerá todos os papéis e responsabilidades.
Na matriz, as pessoas ou (papéis) diferentes, são representadas nas colunas da primeira linha, e as entregas são representadas
em filas na primeira coluna. Então, utiliza-se os pontos de interseção para descrever a responsabilidade de cada pessoa (ou papel)
para cada entrega.
Veja abaixo uma matriz simples e as categorias de responsabilidade sugeridas.
Patrocinador Diretor de Gerente do Equipe do Comitê de
do Projeto Projetos Projeto Projeto Direção
Definição do Projeto A A C R A
Plano de Comunicação A R C R A
Requerimentos de Negócio A R R C A
Relatório de Andamento do Projeto R R C R R
“A” - Significa a pessoa (ou função) que aprovará a entrega.
“R” - Significa a pessoa (ou função) que fará a revisão da entrega.
“C” - Significa a pessoa (ou função) que criará a entrega. Normalmente há somente uma pessoa responsável pela criação da entrega, embora
muitas pessoas podem fornecer informações (input).

Na tabela acima, o documento de Termo de abertura do projeto é criado pelo Gerente do Projeto, e aprovado pelo Patrocinador,
pelo Diretor do Projeto e pelo Comitê de Direção. A Equipe do Projeto tem a responsabilidade de revisar o documento.
Os documentos que descrevem os requerimentos do negócio são criado pela Equipe do projeto, revisados pelo Gerente do
Projeto e pelo Diretor do Projeto, e aprovados pelo Patrocinador e pelo Comitê de Direção.
O propósito da Matriz de Responsabilidade é proporcionar claridade e obter um acordo sobre quem faz o que, assim pode-se
definir as colunas com a quantidade de detalhes que faz sentido. Por exemplo, no exemplo anterior, a Equipe do Projeto pode ser
substituída por pessoas especificas, responsáveis pela criação dos documentos que descrevem os requerimentos de negócios. Após
concluída a Matriz, a mesma deverá ser circulada para aprovação. Se a matriz for criada dentro do processo de planificação, a
mesma poderá ser incluída no Termo de abertura do projeto como anexo. Se a matriz for criada como um documento separado, a
mesma também deverá ser circulada para aprovação.
Para que a Matriz de Responsabilidade seja eficaz, é vital que a mesma seja bem clara. A matriz deverá refletir as expectativas e
as responsabilidades das pessoas envolvidas. Por exemplo, se o Patrocinador delegar a responsabilidade de aprovação do
documento “Requerimentos do Negócio” a um subordinado, esse fato deverá ser representado na matriz para que todos saibam.
Por outro lado, se o patrocinador decidir que ele aprovará o documento “Requerimentos do Negócio”, então, de fato, somente ele
deverá aprová-lo.
 A - Aprovação das entregas
 R - Revisão das entregas e fornecer feedback
 C - Criador, ou seja o responsável por criar a entrega. Normalmente há somente uma pessoa responsável pela criação da
entrega, entretanto poderá haver mais pessoas envolvidas. Neste caso as pessoas poderão ser representadas da seguinte
maneira:
- C1 Responsável primário
- C2 Responsável suplente
 I - Fornecer Informações
 N - Notificar quando uma entrega for concluída
 M - Gerenciar as entregas. Por exemplo: um bibliotecário, (ou a pessoa responsável pelo repositório de documentos)