Como organizar seus documentos

 
Quando se está trabalhando em casa a exigência de papéis e documentos é tão freqüente
quanto quando estamos em uma empresa convencional. Nessas circunstâncias as
pessoas mais organizadas levam vantagens sobre as demais, visto que mantém a
disciplina do arquivamento e registro dos documentos, não permitindo que o conforto
do lar relaxe a rotina administrativa e organizacional.
 
Nem todos os papéis e documentos precisam ser destinados a um arquivamento
minucioso. Por isso, antes de reordená-los é importante deixar à mão os de uso mais
constante. Por outro lado, manter itens raramente usados entre os de utilização rotineira,
pode dificultar a busca de qualquer um deles em vez de facilitar.

Separando os Assuntos

Quando estamos trabalhando em casa muitas vezes misturamos os documentos

particulares com os da empresa. Este é um erro grave porém comum e que deve ser
corrigido, exigindo constante policiamento. Separe as coisas. Monte seções de arquivo
para cada assunto: O que é da casa para um lado e o que é da empresa para outro,
cuidando para separar também o tempo para cuidar de cada um.

Arquivos de Casa

Lar - A pasta ou caixa com esse título deve conter informações sobre todos os membros
da família, bem como um inventário completo com todos os itens da residência e seus
respectivos valores.
As descrições devem conter os nomes das peças e registro de seu modelo, fabricante e
número de série.

Saúde - Essa divisão é destinada a todos os exames e receitas médicas de cada familiar,
incluindo especialmente as mais recentes.

Finanças Pessoais - Trata-se de um local específico para armazenar os documentos

referentes a contas bancárias, investimentos, seguros, testamentos atualizados (de
acordo com o estado civil, novos beneficiários etc.), planos de pensão e comprovantes
de pagamento de contas.
Crie um envelope ou divisão para cada conta a pagar. No exterior de cada um, anote as
datas em que quer efetuar os pagamentos e não o dia em que as contas vencem. Depois
ordene os envelopes de forma cronológica no arquivo ou pasta entitulada “Contas a
Pagar”.
Caso também tenha pagamentos a receber, crie outra pasta, na qual podem ser inseridos
seus recibos até que você receba o comprovante de depósito efetuado.

Viagens - A esta pasta podem ser destinados os documentos que geralmente são
utilizados em viagens internas ou ao exterior.
Entre eles estão as anotações referentes a situações de emergência, ou seja, números de
telefones a serem contatados, endereço residencial e tipo e fator sangüíneos.
Além disso, há ainda os comprovantes de vínculo no país de origem e cartão do seguro-
saúde válido para a região de destino.
 Quanto tempo guardar cada documento

- Licenciamentos e recibos de seguro obrigatório do automóvel:

Pelo menos 1 ano.

- Multas e contas de energia elétrica, telefone e cartão de crédito:

Podem ser requeridos pelas prestadoras de serviço até dois anos após serem pagos.

- Recibos de aluguel e contas de água:

O prazo mínimo para retenção de é de 5 anos.

- IPTU e Imposto de Renda:

O prazo mínimo para retenção de é de 5 anos.

- Taxa condominial:
O pagamento da pode ser contestado em até 20 anos.

- Comprovantes de pagamento de contas em geral:

Devem ser guardados por um tempo que varia entre 12 meses e 20 anos, para evitar
contestações jurídicas.

Organização digital

Além de arquivar em pastas ou caixas, os documentos em papel também podem ser

armazenados no formato digital.
A maneira mais simples de executar esse procedimento é submetê-los a um scanner.

Alguns modelos desse aparelho são capazes de processar materiais encadernados,

documentos frágeis, danificados ou muito pequenos.
Documentos já digitalizados podem ser organizados por meio de programas
especificamente voltados a esse fim.

DICA
Os documentos e papéis arquivados, e conseqüentemente de uso menos constante, ficam
mais bem protegidos quando guardados em caixas à prova de fogo. Também podem ser
utilizados modelos que requeiram chaves ou códigos para serem abertos.
 
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