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TREINAMENTO

RAIS
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Versão 2.16
29/01/2011
Rotinas Trabalhistas RAIS

ÍNDICE

1. RAIS - Relação Anual de Informações Sociais ............................................................ 3


2. Quem deve declarar ............................................................................................... 4
3. Relação de Empregados .......................................................................................... 4
4. Não deverão ser relacionados na RAIS...................................................................... 6
5. RAIS negativa ....................................................................................................... 6
6. Como informar a RAIS ............................................................................................ 7
7. Como transmitir com Certificado Digital .................................................................... 7
8. Prazo de Entrega ................................................................................................... 8
9. Comprovante da entrega da declaração .................................................................... 8
10. MULTA .................................................................................................................. 8
11. Instruções antes da geração da RAIS ....................................................................... 9
12. Geração do arquivo RAIS pelo Cordilheira Recursos Humanos - CRH .......................... 10
13. Importação no GDRAIS ........................................................................................ 10
14. RAISNET ............................................................................................................. 13
15. Manutenção de RAIS no CRH ................................................................................. 13
16. Possíveis erros e/ou dúvidas dos clientes sobre RAIS ............................................... 14

1. RAIS - Relação Anual de Informações Sociais

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De acordo com o Decreto 76.900/75 todos os estabelecimentos são obrigados a entregar, no
prazo estipulado por cronograma de entrega do MTE, a RAIS (Relação Anual de Informações
Sociais) devidamente preenchida, com as informações referentes a cada um de seus
empregados.

2. Quem deve declarar

A entrega da RAIS é obrigatória para todos os estabelecimentos inscritos no Cadastro Nacional


de Pessoa Jurídica - CNPJ do Ministério da Fazenda, mesmo os que não mantiveram empregados
ou que permaneceram inativos no ano-base, preenchendo apenas os dados necessários.
Estão obrigados a entregar a declaração da RAIS:

• Todos os empregadores, conforme definidos na CLT ;

• Todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas


no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas
Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro
de pessoa jurídica;

• Empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;

• Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;

• Empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que


mantiveram empregados no ano-base;

• Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal,


inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de
fiscalização do exercício das profissões liberais;

• Condomínios e sociedades civis;

• Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;

• Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades


vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.

• Inscritos no CNPJ com ou sem empregados - o estabelecimento que não possuiu


empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a
entregar a RAIS Negativa;

3. Relação de Empregados

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• Empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da
CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência;

• Servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal,


bem como das fundações supervisionadas;

• Trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural, a


diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão
gestor de mão-de-obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do
sindicato da categoria);

• Empregados de cartórios extrajudiciais;

• Trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;

• Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido pela Lei nº
9.601, de 21 de janeiro de 1998;

• Diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha


optado pelo recolhimento do FGTS (Circular CEF nº 46, de 29 de março de 1995);

• Servidores públicos não-efetivos (demissíveis ad nutum- dispensados do serviço a


qualquer momento - ou admitidos por meio de legislação especial, não-regidos pela
CLT);

• Trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural (Lei nº 5.889, de 8 de junho de


1973);

• Aprendiz (maior de 14 anos e menor de 24 anos), contratado nos termos do art. 428 da
CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;

• Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Tempo Determinado, regido pela Lei nº
8.745, de 9 de dezembro de 1993, com a redação dada pela Lei nº 9.849, de 26 de
outubro de 1999;

• Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei
Estadual;

• Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei
Municipal;

• Servidores e trabalhadores licenciados; e Servidores públicos cedidos e requisitados.

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Importante:

I – O sindicato ou órgão gestor de mão-de-obra ou a empresa contratada, que no ano-base


congregou trabalhadores avulsos, deve fornecer as informações referentes a esses
trabalhadores, além das relacionadas com seus próprios empregados. Em razão disso, a empresa
tomadora desses serviços não deve declarar esses trabalhadores em sua RAIS.

II – Os aprendizes contratados pelas entidades sem fins lucrativos mencionadas no inciso II do


art. 430 da CLT, com exercício de atividades práticas em outra empresa, devem ser informados
na RAIS declarada pela entidade contratante respectiva. Nesse caso, a empresa onde o aprendiz
exerce as atividades práticas da aprendizagem não deve declarar esse aprendiz na sua RAIS.

III – Os servidores que estiverem na situação de cedidos ou requisitados devem ser declarados na
RAIS tanto pelo órgão de origem quanto pelo órgão requisitante, caso percebam remunerações
de ambos os órgãos.

Devem constar na declaração da RAIS, caso tenham contribuído para o FGTS, os empregados
licenciados, sem vencimentos no ano-base, mas que receberam valores resultantes de acordo
coletivo ou receberam benefícios do INSS.

4. Não deverão ser relacionados na RAIS

• Diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;

• Autônomos;

• Eventuais;

• Ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a


partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão
de origem;

• Estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei nº
6.494, de 7 de dezembro de 1977; e

• Empregados domésticos

5. RAIS negativa

É a declaração da RAIS, na qual são fornecidos somente os dados cadastrais do estabelecimento,


cadastrado com CNPJ, quando o mesmo não teve empregado durante o ano-base.

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6. Como informar a RAIS

• Declaração de Estabelecimento SEM vínculo empregatício no ano-base

Para preencher e enviar a declaração de estabelecimento sem empregados utilize o


formulário próprio de Declaração de RAIS Negativa.

• Declaração de Estabelecimento COM vínculo empregatício no ano-base

Para gravar a declaração da RAIS é preciso utilizar o Gerador de Declaração RAIS -


GDRAIS.
O arquivo poderá ser gravado no disco rígido ou em disquete de 3½.

Para o GDRAIS transmitir a declaração de RAIS, ele necessita do aplicativo RaisNet.

A transmissão poderá ser feita a partir de arquivo gravado no disco rígido ou em disquete
de 3½.

A entrega da declaração da RAIS poderá ser feita via Internet, isenta de qualquer tarifa.

Excepcionalmente, não sendo possível fazer a declaração pela Internet,será permitida


por meio de disquete nos órgãos regionais do MTE, desde que devidamente justificada.

• Encerramento das Atividades

O estabelecimento que encerrou as atividades no ano-base e não entregou a declaração


da RAIS deverá marcar a opção encerramento das atividades, disponível no programa
GDRAIS, e informar a data do encerramento de suas atividades, bem como a data de
desligamento dos empregados.

Se o encerramento das atividades foi no decorrer do ano-base o estabelecimento pode


antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRAIS e informar no campo
data de encerramento, o dia, mês e ano de quando está sendo declarada a RAIS (no
formato DD/MM/AAAA), bem como a data de desligamento dos empregados. A RAIS do
ano-base anterior também deverá ser declarada, caso ainda não tenha sido entregue.

Observação: no caso de entrega antecipada da declaração da RAIS do ano base, é


necessário entregar também a declaração da RAIS do ano-base anterior.

7. Como transmitir com Certificado Digital

Para a entrega das declarações da RAIS, é facultada a utilização de certificado digital válido,
que tenha sido emitido por Autoridade Certificadora integrante da Infra-Estrutura de Chaves
Públicas Brasileira (ICP Brasil), que não tenha sido revogado e que ainda esteja dentro de seu
prazo de validade.

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As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido
em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da
declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.

8. Prazo de Entrega

Para o ano base 2010, o prazo para entrega inicia-se no dia 14 de janeiro de 2011 e encerra-se,
impreterivelmente, no dia 28 de Fevereiro de 2011.
Atenção: O prazo legal para o envio da declaração da RAIS não será prorrogado.
As retificações de informações e as exclusões de arquivos poderão ocorrer, sem multa, até o
último dia do prazo.
Após o prazo, a entrega da declaração continua sendo obrigatória, porém está sujeita a multa.

9. Comprovante da entrega da declaração

Ao finalizar a entrega da declaração pode-se imprimir o PROTOCOLO DE ENTREGA através do


próprio aplicativo GDRAIS.

Para imprimir o PROTOCOLO DE ENTREGA é preciso indicar o local em que o arquivo foi
originalmente gravado, no disco rígido ou em disquete de 3½.

O recibo estará disponível para impressão até 5 dias úteis após a entrega da declaração, e
deverá ser impresso utilizando o formulário Impressão de Recibo, via Web.

É importante preservar o Protocolo de Transmissão de Arquivo, fornecido no ato da transmissão,


onde consta o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA), que juntamente
com a inscrição CNPJ/CEI, será obrigatório para emissão do recibo de Entrega da RAIS pela
Internet. Para os canteiros de obras, informar também o CEI vinculado.

O relatório da RAIS impresso ou os arquivos gerados e o recibo de entrega, deverão ser mantidos
arquivados pelo estabelecimento durante 5(cinco) anos à disposição do trabalhador e da
fiscalização do Trabalho, para comprovar o cumprimento das obrigações para com o Ministério
do Trabalho.

10. MULTA

O atraso na entrega da declaração, omissão ou declaração falsa ou inexata, sujeitará o


estabelecimento à multa.

O pagamento da multa não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações


requeridas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

Para encontrar na íntegra todas as informações sobre a RAIS, acesse o site www.rais.gov.br

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11. Instruções antes da geração da RAIS


1. Certifique-se que o Cordilheira Recursos Humanos está atualizado.
2. Acesse o cadastro de eventos em Cadastros/ Genéricos/ Eventos, e informe o campo Tipo de
Desconto para os eventos referentes aos descontos sindicais, sendo que tais eventos devem ser
cadastrados no grupo 39 - Descontos Sindicais. Os tipos disponíveis são Contribuição Sindical,
Associativa, Assistencial e Confederativa. Para o evento 35 - Contribuição Sindical, o sistema
informará como padrão o tipo Contribuição Sindical, para os demais eventos do grupo 39
informará como padrão o Contribuição Associativa. Caberá aos usuários alterar os eventos do
grupo 39 (exceto evento 35), caso existam tipos de contribuição diferentes de Associativa.

3. Acesse Cadastros/ Genéricos/ Sindicatos e certifique-se que os sindicatos estão cadastrados


corretamente, tanto os sindicatos patronais como dos empregados. Dica: Para a correta geração
do arquivo da RAIS o CNPJ informado no cadastro dos sindicatos (patronal e dos empregados)
deve ser um código válido para esse tipo de entidade e deve ser referente à matriz (/0001-).

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12. Geração do arquivo RAIS pelo Cordilheira Recursos Humanos - CRH

1. Acesse Módulos/Rotinas Anuais/Geração do Arquivo RAIS Informe o


ano-base
de geração.
O nome do
arquivo
será
preenchido
automatica
mente. O
Número Pode optar em gerar a Informe o diretório que será salvo
09999 RAIS retificadora. o arquivo ex: A:\ ; C:\ ou C:\RAIS
correspond
Para melhor localização do
e ao
número da arquivo, crie uma pasta específica.
empresa.
Este
recurso
permite
gerar
arquivos de
empresas
diferentes
no mesmo
Filtros
diretório, para
sem geração
sobrepô- do No campo em negrito informe o sindicato e o
las. arquivo. valor recolhido a título de contribuição sindical.
Os outros campos são referente a contribuições
associativa, assistencial e confederativa.

Empresa exerceu atividades durante todo o ano base: O estabelecimento sem empregados
(RAIS NEGATIVA) deve informar se exerceu atividade durante o mês de dezembro do ano base
que está sendo declarado, marcando esta opção.
Caso contrário a opção não deve ser selecionada.

13. Importação no GDRAIS

1. Após gerar o arquivo pelo CRH é preciso importá-lo para o Gerador de Declaração RAIS -
GDRAIS, em Declaração/ Importar/ Ano atual AAAA.

A cada ano deve fazer uma nova instalação do


programa GDRAIS. Este é o ícone de acesso,
após a instalação no computador.

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Localize o
arquivo que
gerado no
CRH.

2. Com o arquivo já importado, acessar no GRDRAIS a rotina Declaração/ Verificar


Inconsistência das Declarações. Este procedimento pode ser executado após importar todas as
empresas para o GDRAIS, ou individualmente.
Caso hajam inconsistência, corrigi-las antes de passar para o próximo passo.

Selecione a
empresa e clique
em avançar.

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3. Depois de efetuada a verificação de inconsistências, acesse Declaração/ Gravar Declaração.


Esta rotina pode ser gerada individualmente ou selecionando várias empresas para constarem no
mesmo arquivo.

Todas as
informações
devem ser
preenchidas para
dar continuidade
a gravação.

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14. RAISNET

1. RAISNET é uma aplicação que, a partir do sistema GDRAIS, possibilita a entrega de


declaração da RAIS por meio da Internet. Faça o download pelo site www.rais.gov.br.

2. Após realizada a instalação do RAISNet, no GDRAIS acesse Declaração/Transmitir Declaração.

3. Após a transmissão do arquivo, a impressão do protocolo de entrega deverá ser efetuada a


partir do GDRAIS2009 na função Imprimir.

15. Manutenção de RAIS no CRH

1. Em Módulos/Rotinas Anuais/Manutenção de RAIS e DIRF é permitida a consulta e manutenção


dos valores para RAIS e DIRF quando calculados pelo sistema, e inclusão dos valores quando
estes não foram calculados pelo sistema.

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Funcionário: Selecione o funcionário. <F12>


Exercício: Informe o ano para consulta ou inclusão, no formato AAAA.
Admissão: Preenchimento automático com a data de admissão.
Demissão: Preenchimento automático com a data de desligamento.
O quadro 13º Salário apresenta os dados exclusivos do 13º Salário, para consulta e manutenção.
A guia RAIS apresenta o quadro Remuneração e 13º Salário com a Base RAIS, para consulta e
manutenção. O campo Complemento apresenta a somatória dos eventos 119 - Complemento de
Integrações de Hora Extra no 13º Salário, e 120 - Complemento de Integrações de Vencimentos
Variáveis no 13º Salário, e não permite inserção ou alteração do valor. Os clientes que
estiverem utilizando o sistema pela primeira vez, cujo 13º Salário não foi processado pelo
sistema Cordilheira, devem informar o valor do complemento junto com o valor do 13º Salário.
Importante: Os valores incluídos ou alterados nesta rotina serão considerados nas demais
consultas e relatórios do sistema Cordilheira Recursos Humanos.

16. Possíveis erros e/ou dúvidas dos clientes sobre RAIS

ERROS

1. O registro não possui o tamanho esperado, foram encontrados delimitadores de fim de


registro 540 OD.
R: Neste caso, várias possibilidades devem ser verificadas:

• Verificar se no cadastro do sindicato há acentuação gráfica.


• Verificar se cadastrou e-mail do sindicato
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• Verificar o cadastro do responsável pela geração, pois todos os campos dessa rotina
devem estar preenchidos.

2. O registro não possui o tamanho esperado, foram encontrados delimitadores de fim de


registro 539 OD.
R: Verificar no cadastro da empresa se há caracteres especiais.

3. O registro não possui o tamanho esperado, foram encontrados delimitadores de fim de


registro 487 OD.
R: Verifique todas as rescisões, em Módulos/Rescisão/Alteração de Rescisão e confira se não há
bases de IRRF com valores negativos.

4. O registro não possui o tamanho esperado Posição = 55ç


R:Verificar todos os cadastros dos funcionários.

5. O registro não possui delimitador de fim de registro sequencia 00002 posição 487.
R- - NO cadastro da empresa estava informado 2 e-mail's, orientei deixar somente um gravar e
gerar a RAIS, gerou e importou com sucesso.

6. Código do município inválido


R: Preencher com o código correto diretamente no programa da RAS, ou corrigir a informação
em Cadastro/Estabelecimento/Cadastrais.

7. Inscrição CNPJ/CEI e prefixo informado no registro tipo zero não corresponde ao primeiro
estabelecimento do arquivo.
R: Deve realizar a geração primeiramente pela matriz e depois por cada filial.

8. CEP incompatível
R: Cadastre o CEP correto no cadastro do estabelecimento.

9. Quantidade de competências não informada.


R: Dentro do programa da RAIS, no campo verbas rescisão,em reajuste salarial, deverá informar
a quantidade de meses.

10. I/O error 003


R: Mudar o diretório de geração do arquivo

11. Ao realizar a geração da RAIS, uma empresa não gera, como se o arquico estivesse em
branco, o que pode ser?Erro: sequencia 1 posição 23
R: Efetue desempenho e manutenção.

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DÚVIDAS

1. Qual informação inserir no campo Sindicato (Contribuição sindical) no ato da geração do


arquivo cordilheira?
R: Deve informar a contribuição sindical Patronal.

2. É necessário realizar a conferência da RAIS?


R: Sim, deve conferir para verificar se não houve nenhum erro.

3. Quando não leva funcionário afastado para a RAIS, como proceder?


R: Deve verificar as datas de afastamento, isso normalmente ocorre quando essas datas estão
incorretas.

4. Mês do adiantamento não pode ser posterior a parcela final


R: Nas remunerações mensais, em adiantamento de décimo deve deixar zerado, e informar o
montante em parcela final.

5. RAIS tem muitos avisos, posso transmitir assim mesmo?


R: Fica a critério do cliente a transmissão, deverá verificar se esse aviso pode ocasionar
transtornos futuros ou não, (multas), cliente irá verificar.

6. Onde buscar o valor da contribuição sindical para lançar?


R: Relatórios/mensais/relação de eventos no período

7. Como gerar a RAIS pelo Cordilheira


R: Módulos/Rotinas Anuais/Geração de arquivo da RAIS

8. Como gerar RAIS negativa (sem funcionários)


R: Diretamente pelo Validador RAIS, o Cordilheira não gera RAIS negativa

9. Quando a empresa possui mensalidade sindical para os associados, mas na RAIS não está
puxando, o que pode estar ocorrendo?
R:Evento não está no grupo 39, então deve alterar e vincular o sindicato no botão de descontos
e marcar sindicalizado no cadastro dos funcionários, porém esse procedimento exige o recalculo
da folha, por isso o mais indicado é informar manualmente o valor do desconto sindical direto
no GDRAIS.

10.Na geração da RAIS, ocorre um erro que deve ser informado data de nascimento do
responsável, mas onde encontrar esse campo?
R: A rotina correta para informações do responsável é em cadastros / responsáveis, muitos
confundem com a aba responsáveis que consta no cadastro da empresa.

11. O que fazer quando durante a geração da RAIS ocorre um erro a respeito de menor
aprendiz?
R: No cadastro do menor aprendiz informe o vínculo empregatício 55 e código do caged 25.

12. O que fazer quando ao realizar a geração da RAIS alguns funcionários que foram
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transferidos da Filial para a Matriz não são importados pela Filias só pela Matriz?
R: O erro ocorre porque ao fazer o procedimento de transferência normalmente o cliente exclui
a lotação anterior, por isso não aparece o funcionário nos estabelecimentos matriz e filial.
Nestes caso oriente incluir lotação novamente e nas próximas vezes não excluir a lotação.

13. O que fazer quando ocorre erro de PIS/PASEP?


R: Verifique o CPF do funcionário, se não há PIS duplicado entre os funcionários ou então se
durante o período o funcionário casou e trocou de nome.

Obrigada por sua presença e participação!

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