DICIONRIO ARQUIVSTICO

Prof. Andr Luis Sandes andrenaweb@gmail.com

2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitao. ARQUIVO CORRENTE 1. Conjunto de documentos em tramitao ou no, que pelo

ACERVO Totalidade dos documentos sob custdia de um arquivo. ACONDICIONAMENTO Ato ou efeito de embalar documentos de forma apropriada sua preservao e manuseio. ACUMULAO Reunio de documentos produzidos e / ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou famlia. ANEXAO - Juntada, em carter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo. - a unio definitiva e irreversvel de um ou mais processo(s) / documento(s), a outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. ANEXO Documento ou processo juntado, em carter definitivo, a outro documento ou processo, eventualmente de mesma procedncia, por afinidade de contedo. APENSAO - Juntada, em carter temporrio, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia. - a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidor pblico federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, para subsidi-lo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal. APENSO Documento ou processo juntado a processo sem, contudo, passar a integr-lo. APCRIFO Documento de autenticidade no reconhecida.

seu valor primrio objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao. ARQUIVO INTERMEDIRIO 1. Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente que aguarda destinao.

ARQUIVO PERMANENTE 1. Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor. ARQUIVO PBLICO 1. Arquivo acumulado por instituio pblica no exerccio de suas funes, independente de seu mbito de ao e do sistema de governo do pas. 2. Arquivo integrante da administrao pblica. ARQUIVO DE SEGURANA Conjunto de cpias arquivadas em local diverso daquele dos respectivos originais para garantir a integridade da informao. ARRANJO 1. Seqncia de operaes que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, utilizando-se diferentes mtodos. 2. No Brasil, est mais relacionado classificao dos documentos nos arquivos permanentes AVALIAO Processo de anlise e seleo de documentos de arquivo, que estabelece sua destinao de acordo com os valores que lhes so atribudos. CARTO-JANELA Carto contendo abertura retangular destinada a receber fotograma. COLEO Conjunto comum, de documentos da reunidos sua artificialmente No (intencionalmente) em funo de qualquer caracterstica independentemente provenincia. confundir com fundo. CUSTDIA

ARQUIVAMENTO 1. Seqncia de operaes que visam guarda ordenada de documentos.

A responsabilidade pela conservao de documentos de arquivo, baseada na sua guarda fsica. A custdia nem sempre implica a propriedade legal ou o direito de controlar o acesso aos documentos.

DESAPENSAO a separao fsica de processos apensados. DESENTRANHAMENTO DE PEAS a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado. DESMEMBRAMENTO a separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao de novo processo; o

FORMA Estgio de preparao e de transmisso de documentos. Exemplo: Rascunho, minuta, original, cpia. FORMATO Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo: Caderno, cartaz, diapositivo (slide), folha, livro, ficha, mapa, planta, jaqueta de microfilme, rolo de filme, carto perfurado, processo etc. FUMIGAO Exposio de documentos a vapores qumicos, geralmente em cmaras especiais, a vcuo ou no, para destruio de insetos, fungos e outros microorganismos.

desmembramento de processo depender de autorizao e instrues especficas do rgo interessado. DESPACHO Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador, servidor pblico ou no. DESTINAO Deciso, a partir da avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente ou eliminao. DIPLOMTICA 1. cincia que tem por objeto os diplomas, cartas e outros documentos oficiais, para determinar sua autenticidade, sua integridade e poca ou data em que foi feito 2. cincia e arte da leitura e decifrao de diplomas e outros documentos antigos. 3. estudo da histria e das diversas formas dos documentos legais e administrativos. DOSSI Unidade de arquivamento constituda de documentos relacionados entre si por assunto. ESPCIE DOCUMENTAL Diviso de gnero documental, que rene tipos documentais por suas caractersticas comuns de estruturao da informao, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofcio, plantas, relatrio, boletim, certido, declarao, relatrio, acrdo, petio, diploma, edital, etc.

FUNDO 1. Conjunto de documentos de uma mesma provenincia; 2. Termo que equivale a arquivo. Tambm referido como ncleo. 3. Conjunto de documentos de arquivo, independentemente da sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por uma pessoa singular, famlia ou pessoa coletiva, no decurso das suas atividades e funes. FUNDO ABERTO Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em funo do gerador do arquivo continuar em atividade. Tambm referido como ncleo aberto. FUNDO FECHADO Fundo que, em funo do fato do gerador do arquivo no se encontrar mais em atividade, no receber acrscimos de documentos de data posterior a sua existncia. Tambm referido como ncleo fechado. GNERO DOCUMENTAL Reunio de espcies documentais que se assemelham por suas caractersticas essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento tcnico especfico e, por vezes, mediao tcnica para acesso. Exemplo: audiovisual, bibliogrfico, cartogrfico, cinematogrfico,

iconogrfico, eletrnico, microgrfico, textual, etc. GUIA-FORA

FAC-SMILE 1. reproduo, por meios fotomecnicos, de um texto ou de uma imagem. 2. aparelho que realiza essa reproduo.

Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar sua remoo temporria. Tambm referido como fantasma ou ficha-fantasma. INSTRUMENTO DE CONTROLE

FICHRIO 1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critrios prestabelecidos, utilizado para fins de controle e recuperao de documentos e informaes. 2. Mvel utilizado para guarda de fichas.

Tm por finalidade auxiliar no processo de organizao e manuteno de um acervo. So de acesso restrito, destinados basicamente ao corpo tcnico do arquivo e no aos consulentes.

Exemplo: Plano de classificao, tabela de temporalidade, tabela de equivalncia, termo de transferncia; lista de eliminao e lista de recolhimento.

Mediterrneo, onde a maior parte dos livros e registros diversos eram constitudos por rolos de papiro. PLANIFICAO

INSTRUMENTO DE PESQUISA Obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume e transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, sries e peas documentais existentes em um arquivo permanente. Exemplo: Guia, inventrio, catlogo, repertrio, ndice, edio de textos, guia de fontes. JUNTADA - Ato ou efeito de apensao ou anexao de um processo a outro. Termo tambm aplicado juno de documentos a um processo. - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexao ou Apensao. LISTA DE ELIMINAO Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada. MTODO DE ARQUIVAMENTO Seqncia de operaes que determina a disposio dos documentos de um arquivo ou coleo, uns em relao aos outros, e a identificao de cada unidade. MINUTA 1. A primeira redao, ainda no definitiva, de um texto; borro, rascunho. 2. um escrito preparatrio e reduzido para que, a partir dele, se possa confeccionar o documento original. Trata-se de um pr-original. NOTAO Cdigo de identificao das unidades de arquivamento, constitudo de nmeros, letras e/ou sinais, que permite sua ordenao ou localizao. ORDENAO Ato ou efeito de dispor documentos ou informaes segundo um determinado mtodo.

Aplainamento mediante presso, de documentos dobrados, enrolados ou amarrotados. PLANO DE CLASSIFICAO Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da instituio e anlise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes. PRAZO DE GUARDA Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm referido como prazo de reteno ou de permanncia. PRINCPIO DA PROVENINCIA Princpio bsico da Arquivologia segundo o qual os arquivos gerados por uma instituio ou pessoa no devem ser misturados aos de outros geradores. Tambm referido como princpio do respeito dos fundos. PRINCPIO DA UNICIDADE - Os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos. PROCESSO o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. PROJEO Salincia colocada, ou existente, na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas destinada ao registro de informaes, permitindo rpida visualizao. PROTOCOLO CENTRAL

PERGAMINHO Pele de caprino ou ovino, preparada com alume, prpria para nela se escrever e tambm utilizada em encadernao. A tcnica foi aperfeioada no antigo reino de Prgamo, nome que originou sua denominao. PAPIRO Folha para escrever e/ou pintar, feita de tiras cortadas dessas hastes, umedecidas, justapostas e/ou entrecruzadas, batidas para se obter sua unificao e ger. polida aps a secagem. Criada pelos egpcios, foi o principal suporte da escrita na Antigidade, especialmente, no

a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos. PROTOCOLO SETORIAL a unidade localizada junto aos setores especficos dos rgos ou entidades, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de documentos no mbito da rea qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central. RASCUNHO

1. Esboo de qualquer escrito; 2. Por rascunho entende-se o texto sujeito a correes e rasuras e que contm supresses, acrscimos e substituies. 3. Documento com as caractersticas do original que lhe suceder. anterior minuta, que no apresenta imperfeies. REENFIBRAGEM Processo de restaurao de documento pelo qual partes perdidas da folha so reconstrudas com celulose nova. REGISTRO a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados.

Instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente. TERMO DE RESSALVA Este termo ser lavrado no protocolo central ou setorial, quando, no momento da anexao de processos, for constatada a ausncia de pea(s) em um dos processos anexados. TCNICA DE REGISTRO Maneira pela qual as informaes so registradas no suporte. Exemplo: Impresso, manuscrito, dactiloscrito, mimeografado. TERMO DE TRANSFERNCIA Instrumento legal que define e formaliza a transferncia de documentos para o arquivo intermedirio. TINTAS FERROGLICAS

REPERTRIO Instrumento de pesquisa no qual so descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou colees, selecionados segundo critrios previamente definidos.

Tinta base de sulfato de ferro, cido galotnico e um aglutinante. A corroso do papel, observada em muitos manuscritos com tintas ferroglicas, est intrinsecamente ligada aos seus componentes bsicos. TIPO / TIPOLOGIA

REPROGRAFIA Conjunto dos processos e tcnicas de duplicao e reproduo de documentos que no recorrem impresso, tais como fotocpia, processo eletrosttico, termografia e microfilmagem. SINAL DE VALIDAO Marca que pretende dar autenticidade ao documento. Exemplo: Carimbo, assinatura, selo, contra-selo, marca dgua, impresso digital etc.

- Configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do contedo ou tcnica de registro. Espcie + Funo. - Exemplo: ata de reunio da CIPA, contrato de Locao de Imvel, contrato de prestao de servios e contrato de trabalho, boletim de ocorrncia, boletim de freqncia e rendimento escolar, certido de nascimento, certido de casamento, declarao de bens, declarao de imposto de renda etc. TRAMITAO

SUPORTE Material sobre o qual a informao registrada (por exemplo: argila, papiro, papel, pergaminho, filme, fita magntica). Exemplo: Fita magntica, filme de nitrato, papel, pergaminho, papiro etc. TABELA DE EQUIVALNCIA Instrumento que estabelece uma correspondncia entre notaes diferentes. TRMITAS Designao comum dada aos cupins.

Curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm chamado movimentao ou trmite. VELINO - Pele de feto bovino (ou de outro animal, como os ovinos e os caprinos), mais lisa e fina que o pergaminho comum, preparada para sobre ela se escrever, ilustrar, imprimir ou para utilizao em encadernaes. - Pergaminho fino, preparado com a pele de animais recmnascidos ou natimortos. UMIDIFICAO

TERMO DE ELIMINAO Instrumento do qual consta o registro de informaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de guarda. TERMO DE RECOLHIMENTO

Procedimento em que documentos quebradios e ressecados so colocados numa atmosfera mida para readquirirem flexibilidade pela absoro gradual do vapor d'gua.