Como Automatizar a Sua Loja

1. Aplicao
O Guia Como Automatizar sua Loja orienta o varejista que busca um direcionamento de como iniciar e desenvolver um Projeto de Automao, auxiliando-o na identificao da melhor soluo em relao aos equipamentos e softwares ideais para o seu negcio. Alm do conhecimento das etapas de um Projeto de Automao, importante definir os objetivos da automao do estabelecimento e quais sero os resultados esperados para, posteriormente, colher as informaes relativas evoluo das atividades e processos automatizados e quais os benefcios obtidos com a automao. importante tambm para o varejista conhecer as ferramentas utilizadas na automao, entre elas a tecnologia de identificao (cdigo de barras) e o intercmbio de mensagens (EDI Electronic Data Interchange), que so as bases do Sistema GS1, padro internacionalmente reconhecido e que proporciona uma linguagem comum entre parceiros comerciais. Cada produto tem um nico cdigo de identificao que pode ser utilizado por todos os elos da cadeia de suprimentos, contribuindo para a eficcia no processo de comercializao dos mesmos. Os cdigos do padro GS1 possibilitam a identificao de mercadorias, padronizam exportaes e garantem segurana no recebimento, controle de estoque e gesto administrativa por meio de informaes rpidas e precisas. O emprego dos padres envolve a aplicao das estruturas de cdigo de barras padronizadas em seus vrios nveis, das unidades comerciais s unidades logsticas. Nesse caso, possibilitam a completa integrao e rastreabilidade das operaes logsticas e comerciais do setor, desde os fornecedores das matrias-primas, fabricantes, varejistas at o consumidor final. As estruturas padronizadas de identificao tambm so aplicadas no processo de implantao de sistemas de comrcio eletrnico, principalmente nos modelos de intercmbio de mensagens padronizadas, o EDI.

2. O que Automao Comercial?

Automao a informatizao de todas as operaes internas da empresa, bem como a integrao desses processos internos com fornecedores, bancos, servios de proteo ao crdito, operadoras de carto de crdito etc.; e at mesmo com os consumidores. O desenvolvimento da automao d-se, a princpio, com a implantao de equipamentos e a substituio dos procedimentos e rotinas manuais por procedimentos automticos, at chegar

utilizao de ferramentas que possibilitam maior controle e melhor gesto do negcio, reduzindo erros e obtendo rentabilidade e competitividade. Como conseqncia, a Automao Comercial confere mais produtividade e confiabilidade aos processos das empresas que desempenham atividades comerciais, indstrias, distribuidoras, atacadistas, varejistas e prestadoras de servios, propiciando-lhes claras vantagens competitivas. Em termos prticos, por meio da Automao Comercial, o varejista pode obter lucros adicionais, cativar o cliente e aumentar as vendas.

3. Razes para Automatizar sua Loja

Voc, que chegou at este ponto, certamente j identificou muitos benefcios de ter uma loja automatizada. Por outro lado, provavelmente voc tambm est preocupado com as eventuais dificuldades para implantar a Automao em seu negcio. Em relao aos obstculos, deve estar pensando em coisas do gnero: "O investimento deve ser alto. Eu no entendo nada de informtica. Vou ter de mudar tudo por aqui? capaz de os clientes no se acostumarem. Afinal, por onde eu comeo? At hoje deu certo, por que tenho de mudar? Etc. etc. etc.. exatamente por isso que a GS1 Brasil desenvolveu o Guia Como Automatizar sua Loja: ele serve para tirar suas dvidas. Voc ver, ento, que as dificuldades pertinentes Automao de sua loja podem ser superadas com coragem, liderana, disciplina de trabalho e tcnicas ensinadas neste material. Por enquanto, aproveite seu tempo para identificar e anotar os potenciais BENEFCIOS que a Automao poder trazer ao seu negcio, em relao Operao, Gesto, s Conformidades Legais, Qualidade e Produtividade.

4. Roteiro para Automao da Loja - Projeto

O roteiro para a automao da loja traz orientaes bsicas de como o varejista deve proceder para conseguir, de forma simples e estruturada, planejar as fases do processo de automao. por isso que a realizao de um Projeto de Automao Comercial imprescindvel para o sucesso da automao, somente por meio desta ferramenta que o varejista ter claramente as informaes necessrias do negcio, conseguir identificar a melhor soluo de hardware e software para a loja e obter os melhores resultados. O que o varejista deve ter em mente que o tempo e dinheiro despendidos no conhecimento e implantao das ferramentas da automao comercial permitiro uma gesto eficiente e lucrativa do negcio. O ideal tirar o mximo de proveito da automao maximizando o investimento, revertendo, portanto, em ganho real e competitividade, atendendo com qualidade s expectativas do consumidor. Um Projeto de Automao depende da dedicao e perseverana do varejista, uma vez que normalmente no um processo simples. Para obter-se sucesso com um Projeto de Automao

necessrio que o empresrio tome alguns cuidados, que se comprometa e exija o comprometimento de seus funcionrios. O principal objetivo do Projeto identificar a soluo adequada ao negcio, atingindo as diretrizes determinadas para a sua realizao. O gerenciamento de cada etapa do Projeto e seu fiel cumprimento garante o resultado positivo esperado: "A automao funciona e muito bem!".

4.1. Etapas do Projeto de Automao

O Projeto de Automao divide-se em trs etapas distintas: PLANEJAMENTO, PREPARAO e IMPLANTAO, que sero detalhadas no decorrer do Guia, com dicas, especificaes e pontos crticos, tudo visando garantir com que VOC - varejista empreendedor - consiga atingir os benefcios proporcionados pela automao.

4.1.1. Planejamento Estratgico

Nesta etapa, voc se concentrar nas questes "o que somos" e "o que queremos ser", para determinar como a Automao Comercial levar seu negcio "at l". Estrategicamente, preciso investir mais tempo planejando, pois esse tempo ir reverter-se em reduo de custo do Projeto, ou de um cronograma mais favorvel de desembolso.

A. Equipe do Projeto
Dever ser indicado um responsvel pelo planejamento, como coordenador do Projeto. A Equipe do Projeto dever ser estruturada com pessoas envolvidas nas atividades da loja que conhecem muito bem o segmento em que atuam, sendo que, pelo menos uma delas, precisa estar familiarizada com equipamentos e softwares. Caso no haja nenhuma pessoa com o conhecimento necessrio, o melhor procurar apoio especializado. Existem diversas formas de buscar respostas s dvidas: conhecer lojas que atuam no mesmo ramo e que j tenham implantado a automao; visitar feiras de revendedores de equipamentos e softwares de automao comercial, conversar com especialistas em tecnologia da informao e em automao; solicitar visitas de fornecedores de equipamentos e softwares para uma demonstrao sem compromisso, pesquisar em revistas especializadas temas relacionados; e por fim, participar de treinamentos, seminrios, palestras e cursos sobre automao comercial em Associaes e entidades que se propem a capacitar varejistas. A GS1 Brasil dispe de cursos especficos para Automao, ministrados em sua sede em So Paulo, e nas Associaes Regionais de Supermercados por todo o Brasil. Para mais informaes, acesse o calendrio de cursos e eventos no site www.gs1brasil.org.br. A contratao de um consultor especialista em automao comercial para gerenciar o Projeto tambm pode ajudar a encontrar, em pouco tempo, a soluo adequada. Reforamos a necessidade de comprometimento dos participantes da Equipe do Projeto para a realizao das atividades, determinao de prazos, acompanhamento e execuo, inclusive, sempre contando com o apoio e patrocnio do dono do negcio.

B. Anlise do Negcio
Na fase de anlise do negcio a primeira coisa a fazer identificar as necessidades gerenciais e operacionais da empresa, ou seja, definirmos quem somos e onde pretendemos chegar com a automao. importantssimo que haja a definio dos objetivos especficos da automao, quais os resultados que queremos alcanar com a automao do estabelecimento. Esta fase delineia toda a execuo do Projeto, uma vez que determina qual direo tomar e, ao final, o objeto de checagem. O Projeto de Automao trar os resultados esperados se as necessidades gerenciais e operacionais identificadas tiverem sido realizadas aps a implementao. Por isso, o estudo detalhado da situao atual em contraposio situao desejada fundamental.

B.1. Estudo da Situao Atual

Trata-se do levantamento detalhado sobre todas as atividades realizadas na loja, desde a frente de caixa at a retaguarda. Nesta fase o varejista deve, com a equipe do Projeto, analisar e escrever seus processos atuais: J existe alguma informatizao? Quem est envolvido em cada processo? Por que e como so? O levantamento da situao atual trata de uma anlise geral do negcio. o momento em que se deve listar os principais problemas da empresa. S assumindo os problemas existentes, que eles podero ser resolvidos.

Realizado o levantamento da situao atual, necessrio que o estabelecimento determine prioridades para o incio do processo de automao. Pode-se iniciar selecionando as reas que a serem automatizadas de modo mais simples e rpido, ou ainda selecionar aquelas que so realizadas de forma precria e sobre as quais a automao trar resultados positivos rapidamente. Determine seus pontos fracos (que provocam perdas de vendas e de lucro, precisando ser reparados) e fortes (suas vantagens competitivas, que precisam ser preservadas).

B.2. Estudo da Situao Desejada

Quantifique as atividades atuais. Por exemplo: quantos clientes so atendidos por dia e por hora; quantos cheques recebidos; quantos itens comercializados; quantos recebimentos de mercadorias, quantas devolues e trocas; qual o tamanho mdio das filas, quais os tempos mdios de fila, de desembarao de mercadoria no credirio, e assim por diante. De posse desses dados, devem-se levar em conta os objetivos de crescimento e de atuao, sempre visando situao futura desejada (os prximos dois a cinco anos), considerando inclusive a introduo de novas linhas de produtos, a abertura de novas lojas etc. Preveja tambm as novas operaes que pretende introduzir (ex.: lista de noivas, televendas, entrega domiciliar, reposio automtica, entrega direta em loja etc.) e quantifique-as. Se tiver ou pretende ter atividades terceirizadas, leve-as em considerao. No dimensione o sistema pensando somente nas suas necessidades atuais. preciso ter em mente um horizonte de tempo para que ele se mantenha funcionando e seja til como ferramenta para a tomada de decises.

B.3. Anlise dos Riscos

Os riscos devem ser levados em conta em todo o ciclo de vida do Projeto de automao. No incio, esses riscos so sempre mais elevados, sendo minimizados ao longo do projeto e bastante reduzidos ao final da implementao. Fatores de risco que devem ser analisados: Custo x Benefcio: os custos da automao devem ser compatveis com os benefcios esperados num perodo de tempo mnimo para que ocorra o retorno do investimento; Adeso da equipe: o risco de resistncia dos funcionrios bastante alto, e deve ser contornado com envolvimento e treinamento contnuo destes; Fornecedores: a escolha dos fornecedores de equipamentos e softwares deve ser bastante minuciosa, devem ser feitas visitas aos seus atuais clientes e reunies peridicas para informao dos passos a serem seguidos e o andamento das atividades no dia-a-dia. Trataremos com mais detalhes nos itens: Escolha do Hardware / Equipamento e Escolha do Escolha do Software / Aplicativo.

C. Detalhando Atividades - O QUE AUTOMATIZAR?

Depois de definidos os objetivos da automao, passamos a detalhar as atividades e procedimentos que sero automatizados. A pergunta que se faz aqui O QUE AUTOMATIZAR? preciso olhar a empresa com um microscpio para selecionar todas as atividades realizadas na loja. Neste momento, no vamos nos preocupar se para automatizar esta ou aquela atividade precisaramos de um equipamento ou de um software. O que nos interessa agora quais so as tarefas que realizamos, separando-as por departamento. A seguir, definimos algumas atividades que podem ser objeto de automao, e que so genricas para o comrcio independentemente do segmento. Esta relao no est esgotada, serve apenas para auxiliar o varejista a encontrar, em seu caso especfico, algumas atividades que fazem parte do seu dia-a-dia e que so fundamentais para automao. A Automao Comercial "cobre" operaes de frente de loja, mas tambm se estende pelas operaes de retaguarda. Para que as atividades sejam bem distribudas, a estrutura dividida por departamento, conforme segue:

C.1. Reorganizar Processos e Procedimentos

Quando o levantamento da situao for realizado, muitas alternativas de melhorias podem ser identificadas nos procedimentos atuais. Muitas destas so simples e devem ser implementadas antes dos sistemas pertinentes ao Projeto de automao. uma excelente oportunidade de "oxigenar" os procedimentos atuais, incrementando a eficincia e agilidade nos processos operacionais.

4.1.2. Planejamento Bsico

Nesta etapa, voc estar concentrado na escolha das opes tecnolgicas mais adequadas aos seus objetivos presentes e futuros, assim como em negociaes com fornecedores de hardware (equipamentos, perifricos) e software. Ao final dessa fase, o Projeto de Automao Comercial estar formatado e contratado. Ou seja, o que ser feito, quem far e quanto custar.

A. Escolha do Software / Aplicativo

A escolha do software / aplicativo sempre realizada em primeiro lugar, isto porque necessrio primeiro saber qual ser o software escolhido para a automao do negcio, para depois saber quais sero as especificaes dos equipamentos necessrios ao funcionamento do software. Quando ocorre a escolha do equipamento em primeiro lugar, sempre se corre o risco de o aplicativo no funcionar, devido s especificaes no serem adequadas ao funcionamento e, ento, todo o dinheiro investido pelo varejista torna-se mais um custo que deve ser absorvido pelo negcio. Outro fator importante na escolha do software / aplicativo a opo que se faz por desenvolvimento interno, desenvolvimento externo ou pacote pronto. A seguir, faremos a anlise de cada uma das situaes.

A.1. Desenvolvimento Interno / Externo

Se a opo for desenvolver um sistema que atenda s necessidades do negcio sob medida, o desenvolvimento interno a melhor sada. uma opo para os casos de empresas que tm prticas de trabalho extraordinariamente diferenciadas e os pacotes prontos disponveis no mercado no atendem. Os processos (transaes) so levantados passo a passo e desenvolvidos em linguagem de programao que melhor se adapte s necessidades e tamanho da empresa. O desenvolvimento de software uma atividade que leva tempo e demanda recursos humanos qualificados e por este motivo uma atividade que apresenta custos elevados. No desenvolvimento externo o processo praticamente o mesmo, o que ocorre a terceirizao do desenvolvimento, mas tambm com o mesmo objetivo: desenvolver um software sob medida para as necessidades da empresa. De qualquer forma, o custo tambm elevado, e deve-se ter cuidado na escolha do fornecedor. A seguir, falaremos destes cuidados.

A.2. Pacote Pronto (Softwares de Configurao)

Para determinar at que ponto um pacote pronto atende s necessidades da empresa, necessrio fazer uma anlise minuciosa, confrontando as necessidades da empresa com as funcionalidades oferecidas. Nos pacotes prontos, os processos so levantados e parametrizados no sistema. Templates (modelos) j fazem parte desses pacotes e a atividade primordial deste tipo de implementao

configurar as transaes de negcio especficas nesses templates. No caso da automao comercial, os principais aplicativos so: controle de estoque, compras, contas a pagar, contabilidade, faturamento, frente de caixa, entre outros. Um fator importante a ser levado em conta a disponibilidade de emisso de relatrios gerenciais que o pacote apresenta.

A.3. Cuidados na Escolha do Software / Aplicativo A.3.1. Seleo do Fornecedor

A seleo do fornecedor do aplicativo, seja ele designado para promover o desenvolvimento interno / externo ou fabricante de pacote pronto, merece alguns cuidados que evitaro problemas futuros. Pea amostras (prottipos) de sistemas j desenvolvidos por eles e referncias de clientes. Faa visitas aos clientes que tenham contratado seus servios a fim de certificar-se da qualidade dos servios prestados pelo fornecedor. Certifique-se que o tempo que ele est no mercado suficiente para prestar um bom servio e faa consultas aos rgos especializados sobre sua idoneidade.

A.3.2. Suporte e Treinamento

O fornecedor do aplicativo dever explicitar no contrato de prestao de servios como ser o suporte e o treinamento durante e ps-implementao. O suporte poder ser remoto (fora da empresa), on site (dentro da empresa), 7 x 24 (7 dias por semana, 24 horas por dia), etc. A grade de atendimento de suporte dever ser adequada s necessidades de cada empresa, obedecendo aos horrios de trabalho dos usurios do sistema aplicativo e do negcio. O treinamento um fator bastante crtico, pois a base para o bom uso do aplicativo. Este treinamento dever ser dado antes do incio da utilizao do aplicativo e para todas as pessoas que o utilizaro.

A.3.3. Experincia no Ramo

O fornecedor dever conhecer o ramo de atuao de comrcio com profundidade para que o desenvolvimento ou parametrizao seja facilitado e implementado com qualidade e voltados s melhores prticas do mercado. Visite lojas nas quais o fornecedor implantou o sistema. Informe-se sobre seu desempenho.

A.4. Requisitos Importantes na Escolha do Software / Aplicativo A.4.1. Adequao ao Negcio

O aplicativo a ser implementado deve apresentar caractersticas inerentes ao negcio para que a utilizao seja vivel. No possvel controlar o estoque de um depsito com um aplicativo voltado ao planejamento de produo. Garanta tambm que o aplicativo seja homologado de acordo com a legislao vigente.

A.4.2. Capacidade de Expanso

O aplicativo deve ser expansvel, ou seja, medida que a empresa vai crescendo, ele deve ter a capacidade de acompanhar este crescimento, sendo aberto incluso de novas funcionalidades e transaes.

A.4.3. Modular
Quando desenvolvido em mdulos, a implementao, treinamento, manuteno e expanso do aplicativo ficam bastante facilitados, pois possibilitam o tratamento pontual das transaes de negcio, no afetando quelas transaes que no necessitam sofrer alteraes.

A.4.4. Integrao
No devemos esquecer que estes mdulos do aplicativo devem estar totalmente integrados para evitar rupturas nas transaes de negcios ou afetar a viso global dos resultados do negcio. Isso significa, por exemplo, que o mdulo de compras de mercadorias deve estar integrado ao mdulo de finanas, disparando uma transao de contas a pagar. Deve-se levar em conta que o desenvolvimento de um Projeto de automao comercial deve prever um mnimo de conexo Internet, principalmente para fins de pesquisa de preos de fornecedores e uso de correio eletrnico. D preferncia aos softwares de "frente-de-caixa" e de retaguarda que tenham a mesma procedncia. No sendo possvel, faa com que os fornecedores garantam a integrao dos aplicativos antes do fechamento do contrato.

A.4.5. Adequado ao Sistema GS1

O aplicativo a ser implementado deve ser capaz de decodificar cdigos de barras, possibilitando a utilizao de padres do Sistema GS1. Os produtos devem estar previamente cadastrados na base de dados para que a leitura ptica seja possvel, viabilizando a busca das informaes atreladas aos cdigos de barras dos produtos. importante ressaltar que o GTIN (Nmero Global de Item Comercial) dever ser cadastrado no Banco de Dados com 14 dgitos, incluindo zeros esquerda se for o caso. Estabelea o sistema de codificao de produtos e/ou servios a serem utilizados. Adote o Sistema GS1, pois, alm de ser padronizado mundialmente e ser utilizado em todo o mercado nacional, os produtos j vm com esta codificao do fabricante.

B. Escolha do Hardware / Equipamentos

Relacionamos abaixo os principais equipamentos utilizados para automao comercial, ao final, falaremos dos cuidados e requisitos na escolha dos equipamentos para automao do estabelecimento. a) Emissores de Cupom Fiscal: - Mquina Registrada - MR: - Impressora Fiscal - IF: - Terminal Pontode-Venda - PDV: b) Leitores de Cdigo de Barras: - Leitores de Mo / Portteis CCD ou LASER; - Leitores de Mesa / Fixos; c) Coletores; d) Impressora de Cheques e Consulta de Crdito: e) Micro-registradora;

f) Balanas Eletrnicas; g) Consulta de Preos - Tira Teima; h) Terminais Multimdias; i) Equipamentos TEF - Transferncia Eletrnica de Fundos: k) Impressora de Cdigo de Barras; l) Outros equipamentos: - Computador; - Impressora simples; - Gaveta modular; - Teclado modular; Teclado do Usurio; - Display cliente etc. Concluindo, necessrio definir os tipos de equipamentos, perifricos e aplicativos que vo compor a soluo. Considere tambm itens de segurana, como geradores e no-breaks. Avalie as opes de sistema operacional (plataformas). Opte por equipamentos e aplicativos com capacidade compatvel com o seu volume de operao atual e futura. Verifique a convenincia de aumentar gradativamente a capacidade mxima, mediante expanses. Nesse caso, escolha uma tecnologia que viabilize a expanso necessria. Cuide, em especial, para que a capacidade de processamento do servidor (microcomputador que gerencia a rede) no seja subdimensionada. Nessa eventualidade, h srios riscos de sobrecarga da rede automatizada e de lentido no cumprimento de tarefas. Para buscar fornecedores de equipamentos, consulte nosso Guia de Parceiros em www.gs1brasil.org.br

C. Ferramentas de Apoio - Cronogramas

Como j dissemos, um dos erros mais freqentes nos Projetos de Automao comear pela aquisio dos equipamentos. Determinando quando estes equipamentos sero realmente necessrios e estaro em operao, bem como o aplicativo, pode-se proporcionar a empresa o flego necessrio entre os momentos de desembolsos ao longo do Projeto. Visando um melhor resultado do Projeto de Automao, pode-se utilizar como formas de controle e ferramentas de apoio dois tipos de Cronogramas: ATIVIDADES e INVESTIMENTOS. O Cronograma de Atividades servir para delimitar dentro de um espao de tempo quais sero as tarefas e procedimentos a serem automatizados, identificando que tipo de ferramenta ser utilizada para a automao de cada atividade (hardware / software). Tendo como base as tarefas e procedimentos a serem automatizados e as ferramentas necessrias, ser possvel fazer um Cronograma de Aquisio e Investimentos, identificando, ento, se haver necessidade de financiamentos ou se ser realizado com recursos prprios.

4.1.3. Planejamento Executivo ou Preparao

Aps a realizao de todo o Planejamento Estratgico e Bsico, passamos para o Planejamento Executivo ou a chamada Preparao. Neste momento do Roteiro de Automao, deve-se aparar as arestas do Projeto, identificando requisitos importantes para Automao da Loja, necessrios inclusive para dar suporte prxima fase, que a IMPLANTAO.

A. Infra-Estrutura - Alteraes Fsicas Necessrias

A implantao de um Projeto de Automao envolve desde o aterramento at a passagem de cabos para a conexo dos equipamentos por meio da rede de computadores. No se esquea de elaborar um projeto, cotar e contratar as indispensveis obras civis, eltricas e de cabeamento da rede de equipamentos. necessrio realizar a interligao fsica e lgica de todos os recursos (PDVs , scanners, impressoras, etc.) e bancos de dados necessrios automao da loja. Adicionalmente, algumas alteraes no layout fsico podem ser necessrias para adequar eventuais reorganizaes de processos operacionais, como por exemplo, realocao de caixas, balces, prateleiras etc. Considere os aspectos funcionais, estticos e ergonmicos.

B. Treinamento de Usurios
Durante o treinamento, todas as situaes do operacional no dia-a-dia devem ser levadas em conta assim como as possveis excees e como proceder nestes casos. Devem-se levar em conta todas as funes a serem desempenhadas pelos funcionrios no novo sistema a ser implantado e ter sempre mais uma pessoa treinada para as tarefas crticas.

C. Montar Banco de Dados com o Cdigo de Barras

A montagem de um banco de dados preciso, com informaes confiveis, necessita de dedicao e cuidado em sua realizao. necessria a descrio correta dos produtos que j vm codificados pelo fornecedor, e a identificao por meio de estrutura padronizada dos itens que so vendidos na loja a granel, por peso, etc. Solicite ao seu fornecedor uma lista dos produtos com a identificao (cdigo de barras) e a descrio detalhada. Como j dissemos, o ideal que o aplicativo / software adquirido seja adequado ao Sistema GS1 e que tenha em seu banco de dados os cadastros relacionados ao GTIN (Nmero Global de Item Comercial), que deve obrigatoriamente possuir, no mnimo, 14 (quatorze) dgitos, conforme modelo abaixo:

Todos os nmeros de identificao devero estar "justificados" em 14 dgitos, recebendo "zeros" esquerda quando necessrio. O GTIN serve para identificar o Item comercial, ou seja, definido como qualquer item, produto ou servio, sobre o qual h necessidade de recuperar informaes predefinidas e que possa receber preo, ser encomendado ou faturado em qualquer ponto na cadeia de suprimentos.

O Cdigo de Barras utilizado pela indstria / fornecedor para identificao das mercadorias que passam pelo check-out do varejo so o EAN -13, EAN -8 e UPC-A. Para mais detalhes sobre a identificao de itens comerciais utilizando o GTIN consulte o Manual do Usurio na Biblioteca Virtual acessando: www.gs1brasil.org.br O cdigo interno de loja utilizado para os produtos que so vendidos na loja a granel, por peso, etc., o varejista pode utilizar-se de uma estrutura padro internacionalmente reconhecida, conforme abaixo:

D. Ferramentas de Identificao para Apoio aos Processos Logsticos

Existem ainda estruturas padres de codificaes utilizadas para a automao do Recebimento do Varejo. So aplicaes do Sistema GS1 para unidades logsticas, por meio das estruturas ITF-14 e GS1-128 que auxiliam inclusive na rastreabilidade logstica e de produtos. Unidade Logstica uma unidade fsica determinada para transporte e estocagem de mercadorias de qualquer tipo que necessitem ser gerenciadas e rastreadas individualmente na cadeia de suprimentos.

E. Integrao com Fornecedores

A integrao com fornecedores essencial para obter informaes precisas nas negociaes, agilizar processos de compra e recebimento, alcanando resultados positivos, como a manuteno de estoques e no ocorrncia de faltas de produtos nas gndolas. Uma ferramenta bastante importante para esta integrao o EDI (Electronic Data Interchange), ou seja, a Troca Eletrnica de Dados entre parceiros comerciais. o processo de comunicao entre empresas, sem papel, mediante a transmisso eletrnica de documentos "pr-formatados", utilizando uma linguagem padronizada chamada EANCOM. Para mais informaes sobre o EDI e as mensagens padronizadas EANCOM do Sistema GS1, acesse nosso site www.gs1brasil.org.br

4.1.4. Implantao
Para que o sucesso da fase de implantao seja alcanado de forma mais suave e rpida, as etapas anteriores devem ter sido realizadas de forma cuidadosa e detalhadas. Faa um check-list de todas as atividades antes da implantao.

A. Check List para Implantao

Tarefas que devem ser efetuadas nesta etapa do projeto de automao: Elaborar cronograma detalhado de atividades e investimentos para o controle das tarefas, prazos e recursos; As instalaes fsicas devem estar adaptadas (obras civis, eltricas etc.); Os equipamentos, perifricos, softwares e processos devero estar disponveis, instalados e testados; Os processos e procedimentos organizacionais devem estar reorganizados, documentados e devero ser comunicados aos funcionrios e parceiros comerciais; Montar a base de dados de codificao interna dos produtos com cdigo de barras; Realizar testes integrados de todos os aplicativos simulando as operaes do dia-a-dia, com o acompanhamento dos funcionrios; Treinar os funcionrios de forma elaborada; Identificar produtos que recebero codificao interna; Efetuar inventrio para obter a posio atual do estoque; Etiquetar mercadorias; Avisar os clientes e fornecedores sobre os novos procedimentos; Incorporar os novos relatrios aos procedimentos gerenciais e operacionais do estabelecimento; Providenciar insumos como fitas, formulrios etc.; Estabelecer mtodos de diagnstico e correo de problemas.

Deve-se levar em conta a ordem de execuo das tarefas, por exemplo: as mercadorias s podem ser etiquetadas depois que o sistema estiver operando; os equipamentos devem estar disponveis e instalados para o treinamento prtico dos funcionrios; o treinamento no deve ser finalizado com muita antecedncia a da finalizao do Projeto, pois todo o aprendizado corre o risco de ser esquecido. A IMPLANTAO uma atividade contnua e exige dedicao do varejista empreendedor. As alteraes necessrias ao acompanhamento da evoluo da tecnologia, dos requisitos legais e da satisfao do cliente devem ser constantes. Visualize sempre quais so seus objetivos e adapte-se para conquist-los.

9. Fatores Crticos de Sucesso na Automao

Existem fatores determinantes em um Projeto de automao, que se no forem bem geridos podem ser crticos e impedirem o sucesso da automao na loja. a) Soluo mais adequada: Insistimos que preciso ateno especial e dedicao em todo o Projeto de Automao para a escolha correta da soluo de hardware, software e infra-estrutura. Uma escolha incorreta pode comprometer o investimento transformando-se em custo para o varejista. b) Capacitao dos Usurios: J dissemos sobre a necessidade de treinamento dos usurios que participam das atividades automatizadas. Reforamos que no h como a automao funcionar adequadamente se os usurios no alimentarem os processos automatizados corretamente. c) Manuteno de Aplicativos e Equipamentos: Apesar do custo envolvido a manuteno indispensvel para o funcionamento dos equipamentos e software. d) Aspectos Culturais: A automao faz com que se altere fundamentalmente o "como as coisas so feitas". A adaptao a novas tarefas enfrenta resistncias, sempre presentes e que no podem ser negligenciadas. Todas as resistncias devem ser tratadas de forma a no prejudicar a automao da loja. Existem vrias formas de faz-lo, por meio de motivao, realocao de pessoal para outras atividades, integrao das pessoas contrrias para participarem ativamente do Projeto de Automao etc. e) Tratamento das Informaes: H uma demanda por cadastros eficientes. Isso implica a necessidade de um rigoroso planejamento e administrao desses cadastros - alinhamento de dados. Se os cadastros viabilizam os benefcios da automao, eles exigem, em compensao, uma frrea disciplina e tempo adicional das pessoas. Pode ocorrer, inicialmente, uma sobrecarga de informaes, dada a abundncia de dados antes indisponveis. Assim, preciso repensar os relatrios antigos e planejar seletivamente os novos, levando em conta contedo, formato e periodicidade que os tornem eficazes, bem como sua tecnologia de apresentao (on line, batch, consulta etc.). Ainda em razo da nova carga de informaes, indispensvel que estas sejam avaliadas discriminando-se o que relevante do que apenas interessante saber. Embora no seja o costume anterior, deve-se passar a empregar mtodos de seleo do tipo "curva ABC", entre outros. Em resumo, a Automao Comercial exige investimentos que causam um profundo impacto nos processos da empresa e proporcionam benefcios concretos.

CUSTOS

BENEFCIOS

X
INVESTIMENTOS Equipamentos e softwares Redes de comunicao Lay-out e mobilirio TREINAMENTO DE PESSOAL Na implantao De manuteno MANUTENO Equipamentos Aplicativos Cadastros e bancos de dados IMPACTO CULTURAL Novos processos e tarefas Muito mais informao para ser tratada e absorvida Resistncias CAPACITAO TCNICA Atualizao permanente Manter equipe mnima GESTO EFICAZ Facilidade para apurao de resultados Segurana e agilidade em inventrios Eficincia na administrao do fluxo de caixa QUALIDADE Melhoria no atendimento Reduo de erros Aumento de segurana COMUNICAO VISUAL Facilidade e atratividade para clientela Identidade corporativa moderna e personalizada PRODUTIVIDADE Mais vendas devido aos melhores servios e comodidades oferecidas ao Consumidor. Reduo de custos Eliminao de papelada.

5. Informaes Importantes
A aplicao dos mdulos e padres, presentes neste Guia, voluntria embora todo esforo possvel tenha sido feito para assegurar que as informaes contidas estejam corretas, no possvel prometer ou assegurar os resultados advindos da aplicao dele. Os participantes do Projeto de codificao e a GS1 Brasil no se responsabilizam por qualquer omisso ou erros eventualmente presentes neste Guia. Informaes mais detalhadas dos padres do Sistema GS1 podero ser obtidas no Manual do Usurio e no Encarte GS1-128.

A GS1 Brasil dispe de cursos regulares sobre automao do varejo em sua sede em So Paulo, e faz parcerias com Associaes Regionais Supermercadistas e do Comrcio para realizar cursos e palestras anualmente em todos os Estados do Brasil.

6. Como Tornar-se um Associado GS1 Brasil?

Para tornar-se um associado da GS1 Brasil e usurio do Sistema GS1, entre em contato pelo Centro de Servios www.gs1brasil.org.br

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