PROCESSOS AUXILIADOS POR COMPUTADOR: DESENVOLVIMENTO DE FERRAMENTAS. GE.

DOCs Gerenciador Eletrnico de Documentos

CENTRO UNIVERSITRIO UNA Sistemas de Informao 2 Ciclo Mdulo B TIDIR IV Professora: Cinthia Mara Neves Alan P. Bambirra, Carlos Eduardo O. Viana, Daniel Weslley C. Rodrigues, Ernani Csar P. dos Santos, Gislaine R.Novais, Maria Raquel Torres Teixeira, Tiago Fabri Brenck, Yuri Giovani Dias Dornelas.

Resumo
Diante do tema apresentado para a execuo do TIDIR IV - Processos auxiliados por computador: Desenvolvimento de Ferramentas, foi densenvolvido um software gerenciador eletrnico de documentos. Como a localizao de documentos uma tarefa que, s vezes, demanda muito tempo, devido grande quantidade e o armazenamento de forma desorganizada, foi desenvolvido um software para ser uma ferramenta de auxlio, documentao, organizao e localizao de documentos em um repositrio central, a partir de uma hierarquia definida e de diversos critrios de pesquisa.

Palavras Chaves: GE.DOCs, Gerenciador

Eletrnico de Documentos, Ferramenta para Pesquisar Documentos.

INTRODUO

tambm um controlador de verses, ou seja, cada alterao feita em um determinado arquivo foi descrita detalhadamente. O usurio pode identificar quais arquivos foram alterados, quantas vezes, e o responsvel pela alterao, alm de ter acesso a verses antigas e poder restaurar um backup que contenha um arquivo que foi perdido. Dentre os principais objetivos do GE-DOCs pode-se destacar: - Organizar todos os documentos utilizados em um projeto, independente de sua extenso ou tamanho, em um nico local; - Evitar duplicidade de documentos; - Permitir um controle de acessibilidade para os usurios, com restries de acessos; - Agilizar a busca por documentos; - Permitir Backups de segurana; - Permitir a visualizao do histrico de edio das verses dos documentos e seus respectivos autores.

O GE.DOCs um sistema de gerenciamento de documentos para controle de projetos de softwares. Nele, documentos so armazenados dentro de um repositrio central, que disponibiliza ferramentas para a localizao, controle de acesso e rastreabilidade dos arquivos gerados. Todo projeto de software produz documentos que descrevem desde a necessidade informada pelo usurio at a finalizao do projeto. Esses documentos, tais como o documento de requisitos, diagramas de casos de uso, diagramas de classes, diagramas de sequncia, diagramas de atividades, etc., auxiliam na criao do software e ficam muitas vezes desorganizados, perdendo o controle de quais documentos so mais recentes. No decorrer do projeto, esses arquivos sofrem inmeras modificaes. A proposta apresentada nesta pesquisa no foi s criar um meio eficiente e seguro de armazenamento organizado, mas

REVISO BIBLIOGRFICA

Para o assunto descrito neste trabalho necessria a apresentao de definies relacionadas gesto de documentos, segurana de software, usabilidade, rastreabilidade e processos. A tecnologia da gesto de documentos , atualmente, uma ferramenta essencial para o gerenciamento e organizao de empresas de pequeno a grande porte. Com uma boa gesto de documentos, um caminho rpido, fcil, seguro e eficaz pode ser encontrado para a soluo de diversos casos. Gesto de Documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas relativas produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. De acordo com o Dicionrio Aurlio (2010), documento pode ser conceituado como:

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1.Qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa utilizar para consulta, estudo, prova, etc.; 2. Escritura destinada a comprovar um fato; declarao escrita, revestida de forma padronizada, sobre fato(s) ou acontecimento(s) de natureza jurdica. A seguir, sero descritos alguns conceitos relacionados Engenharia de Requisitos, que so de suma importncia, pois o software desenvolvido tem como principal funo armazenar e gerenciar os artefatos criados na elicitao de requisitos. Segurana de Acesso: Para Bezerra (2007), a segurana de acesso est relacionada segurana, s limitaes sobre a segurana do sistema em relao a acessos no-autorizados. Usabilidade: requisitos que se relacionam ou afetam a usabilidade do sistema. Exemplos incluem requisitos sobre a facilidade de uso e a necessidade ou no de treinamento dos usurios. (BEZERRA, 2007: 24). Rastreabilidade: De acordo com Bezerra (2007), no contexto da Engenharia de Requisitos, compreende a capacidade de rastrear um determinado item de requisito do projeto a outros itens de requisitos relacionados. Esses itens so denominados itens de rastreabilidade. So exemplos de itens de rastreabilidade: modelos de projeto, artefatos de testes e Casos de Uso. Ainda, segundo Bezerra (2007), os objetivos da Rastreabilidade compreendem, principalmente: - Administrar as mudanas dos documentos, uma vez que os mesmos so dinmicos. - Ter a compreenso da origem dos documentos. - Fazer o gerenciamento das fronteiras do projeto. Para Pdua (2003,11), um processo um conjunto de passos particularmente ordenados, construdos por atividades, mtodos, prticas e transformaes, usado para atingir uma meta. Esta meta geralmente est associada a um ou mais resultados concretos finais, que so os produtos da execuo do processo. Segundo Bill Gates (http://jusvi.com/artigos/1074), as companhias de sucesso no futuro sero as que utilizarem ferramentas digitais para reinventar sua maneira de trabalhar. Acrescentou, ainda que, se a empresa converter cada documento de papel em um arquivo digital, ela se tornar mais competitiva. O mesmo autor assevera que: medida que os documentos ficarem mais flexveis, mais ricos em contedo multimdia e menos presos ao papel, as formas de colaborao e comunicao entre as pessoas se tornaro mais ricas e menos amarradas ao local onde esto instaladas. Diante dos conceitos apresentados percebe-se a importncia do gerenciamento de documentos e, para que isso acontea, foi desenvolvido um software til para a localizao, controle de acesso e rastreabilidade dos arquivos gerados.

MATERIAIS E MTODOS

Por meio da pesquisa bibliogrfica, visando conhecer os conceitos referentes ao levantamento, organizao e utilizao dos documentos gerados na criao de um software, foi desenvolvido um software por meio da linguagem C# com a ferramenta Microsoft Visual C# 2010 Express Edition, e o banco de dados Microsoft SQL SERVER 2008, utilizando as tcnicas de programao orientada a objetos.

RESULTADOS EXPERIMENTAIS

O GE.DOCs possui controle de acesso em nvel de usurio, onde o mesmo precisa ser autenticado. O usurio ser associado a um perfil, e por meio deste ele pode ter diversos tipos de acesso: Incluso, Excluso, Alterao, Somente Leitura, etc. Os projetos criados tambm podem ser associados aos usurios do sistema, designando as permisses descritas acima. Segue abaixo a tela de Login no sistema.

Feito o Login no sistema, o usurio estar na tela principal do GE.DOCs. Foi desenvolvida uma tela de maneira que ela seja familiar para usurios de informtica, por isso a semelhana com o Windows Explorer da Microsoft. Nessa tela pode-se incluir um novo projeto clicando no cone Incluir. A partir da existncia de um projeto, todo documento criado ser ligado pasta principal, semelhante a uma estrutura de pastas e arquivos, onde a navegao pode ser feita pela coluna da esquerda e a visualizao do contedo da mesma na coluna da direita.

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Outro mdulo do sistema o chamado Modelo. Nele pode-se criar os modelos e fazer pesquisas por meio de filtros.

Todas as telas do sistema foram criadas utilizando o mesmo padro, foi usado o mtodo CRUD (Create, Retrieve, Update e Delete). Seguem abaixo as descries do modelo de dados do GE.DOCs: Model: o nome da padronizao de pastas, nome do padro de arquitetura, por exemplo: Modelo de documentao segundo ABNT Associao Brasileira de Normas Tcnicas. Structure: a padronizao, organizao das pastas (Diretrios). Cada projeto ser representado por uma pasta, usando a estrutura de rvore de diretrios e cada modelo tem sua prpria hierarquia: Levantamento de Requisitos, Casos de Usos, Prottipos, Diagramas, etc. Sendo assim o modelo de arquitetura fica definido, com a seguinte estrutura de pastas: - Modelo de documentao segundo ABNT (Um padro criado); - Levantamento de Requisitos (pasta para os documentos da Elicitao de Requisitos); - Casos de Usos (pasta para os casos de usos); - Prottipos (Pasta para os prottipos); Repository: a instncia de um projeto. Na incluso de um projeto, ele associado a um modelo, gerando consequentemente a organizao das pastas, por exemplo: Projeto TIDIR IV, usando o Modelo de documentao segundo ABNT. Artefact: o tipo de documento inserido pelo usurio: Word, Excel, Acrobat, Astah UML, etc. ArtefactHistory: So os registros que marcam toda a vida de um documento, seu histrico e a rastreabilidade. User / RepositoryUser / Permission: Usurio do sistema. Cada projeto possui seus usurios com permisso para cada funcionalidade personalizada. Content: um esquema tcnico, pra melhorar a performance da aplicao.

Como resultado, no se pode afirmar que o papel ser completamente extinto, por que nada se compara comodidade que uma pessoa tem para estudar, ler e escrever em um documento impresso. Portanto, necessrio que haja uma forma de gerenciar e controlar esses inmeros documentos que so gerados no dia-a-dia; esse o propsito do GE.DOCs. Oferecer subsdios para gerenciamento e recuperao de documentos tendo como resultado a eliminao das pilhas de papis das empresas, a reduo de prateleiras para armazenamento de documentos, eliminao das duplicidades de documentos, oferecendo maior flexibilidade nas empresas, possibilidade de acesso mltiplo, instantneo e em qualquer lugar. Com essa finalidade, foi desenvolvido um gerenciador de documentos adaptvel a vrios ambientes, tendo como aplicao experimental o gerenciamento de artefatos gerados na Anlise de Requisitos e Anlise de Sistemas.

INTERDISCIPLINARIDADE

Ser descrita, agora, a importncia de cada disciplina cursada neste semestre no desenvolvimento deste projeto. A disciplina Engenharia de Requisitos est diretamente relacionada ao Gerenciador Eletrnico de Documentos, aplicando metodologias para que possa gerar documentos padronizados por meio de etapas, tais como o levantamento de requisitos, anlise de requisitos e a criao de diagramas diversos. Paradigmas de Linguagens de Programao: Por meio do aprendizado nessa disciplina, foi analisada qual a linguagem de programao a mais especfica/relevante para o desenvolvimento do software (Gerenciador Eletrnico de Documentos), observando-se os prs e os contras e, por meio destes atributos, obter um paradigma de linguagem mais eficiente para o desenvolvimento do proposto. Pesquisa Operacional: Por meio do aprendizado nesta disciplina, sero identificadas, no processo de tomada de deciso existente, as fases que podem ser melhoradas. Programao Orientada por Objetos: Por meio dos levantamentos adquiridos pela disciplina Paradigmas de Linguagens de Programao e pesquisas realizadas na rea, conclui-se que a linguagem C# atenderia melhor as necessidades. Por ser uma linguagem orientada a objetos, podem-se aplicar as tcnicas de programao prprias deste paradigma de linguagem de programao. Trabalho Interdisciplinar Dirigido IV: A aplicao foi na elaborao da documentao cientfica do projeto, seguindo as normas da ABNT e na efetivao da interdisciplinaridade no mdulo cursado.

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CONCLUSO

O GE.DOCs uma ferramenta de grande utilidade no gerenciamento de documentos, mesmo tendo como foco inicial atender alunos graduandos em cursos de tecnologia e empresas desenvolvedoras de software, para auxili-los na organizao dos artefatos criados. Futuramente, o principal objetivo aperfeioar o software para atender as empresas de qualquer rea de atuao. importante ressaltar que este sistema poderia ser um grande diferencial para as empresas de pequeno e mdio porte. Empresas, com grande volume de informaes, tais como escritrios de advocacia, contabilidade, consultoria, administrao de empresas, entre outras, baseiam suas atividades em vrios documentos, fazendo da utilizao desta ferramenta um grande diferencial no que diz respeito a gerenciamento dos documentos. Outro fato importante identificado durante o desenvolvimento do projeto foi a necessidade de poder controlar o acesso fsico aos arquivos, assim como o histrico de usurios que tiveram acessos aos documentos permitindo assim um monitoramento efetivo, proporcionando maior segurana.

MELO, Ana Cristina. Desenvolvendo aplicaes com UML. Rio de Janeiro: Brasport, 2002. PDUA, Wilson de Paula Filho. Engenharia de Software: fundamentos, mtodos e padres. Rio de Janeiro: Livros Tcnicos e Cientficos, 2003. ROCHA MENDES, Douglas. Programao Java: Com nfase em Orientao a Objetos. Novatec, 2009. SEBESTA, Robert W. Conceitos de Linguagens de Programao, 5 ed. Bookman, 2003.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

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ANEXO I MODELO DE DADOS

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ANEXO II CRONOGRAMA

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