Apostila Excel 2000

Histrico Em 1978, um aluno da Escola de Administrao da Universidade de Harvard (Daniel Bricklin) percebeu que seu mestre de finanas dispendia muito tempo para modificar a realizar, no quadro negro, novos clculos, que estavam dispostos em colunas e linhas, criando desta forma uma tabela e, e quando ele alterava uma varivel, todos o dados referentes deveriam ser atualizados tambm! Neste momento o professor tinha de calcular cada frmula, o que provocava demasiada demora. Bricklin, juntamente com seu amigo e programador Robert Frankston, elaborou um programa que simulava o quadro negro do professor. Tratava-se da primeira Planilha Eletrnica! Fundaram a empresa VisCorp, em que o produto desenvolvido era o VisiCalc. Naquele momento, os micros eram vistos como brincadeira ou hobbies e suas vendas cresciam muito pouco, mas com o VisiCalc houve um repentino crescimento nas vendas, pois percebeu-se que poderia ser utilizado para assuntos mais srios e prticos do cotidiano. A Figura 2.1 apresenta caractersticas bsicas de uma Planilha Eletrnica:
C1: =A1*B1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 A 11 B 5 C 55 D E

Figura 2.1 Demonstrao das Caractersticas de uma Planilha Eletrnica. No s VisiCalc surgiu, mas tambm aparecem outros programas de Planilhas Eletrnicas disputando espao num mercado em grande expanso. Em 1983 ocorreu o lanamento de um programa integrado chamado 1.2.3, criado pela empresa Ltus Development Corporation, hoje pertencente IBM. O 1.2.3 alm de ser Planilha gerava Grficos e tratava os dados como uma ferramenta de base de dados. Desbancou o VisiCalc da sua posio de lder. Nos anos 80, a Ltus seria a lder de mercado, concorrendo com outras Planilhas (SuperCalc, Multiplan e Quattro Pro). J nos anos 90, lanado o MS Windows pela Microsoft e, em seguida, aparece uma Planilha Eletrnica que rodava neste ambiente

Pgina 1

(MS Excel 3.0) que se tornou lder em seu segmento, ainda que concorrendo com os posteriores. Quattro Pro for Windows e Ltus 1.2.3 for Windows. Definio A planilha eletrnica uma folha de clculo disposta em forma de tabela, na qual podero ser efetuados rapidamente vrios tipos de clculos matemticos, simples ou complexos. De acordo com uma filosofia matricial, pode ser utilizada por qualquer pessoa de qualquer setor profissional que tenha no seu trabalho a necessidade de efetuar clculos financeiros, estatsticos ou cientficos. A Planilha Eletrnica o software que impulsionou e revolucionou o mercado da informtica. Em seu evoluir, a humanidade sempre tentou criar ferramentas para suprir as novas necessidades que foram aparecendo. Com a Planilha Eletrnica no foi diferente. A Planilha Eletrnica Microsoft Excel est caracterizada como um dos mais importantes aplicativos de planilhas eletrnicas para uso em microcomputadores. O nome Excel vem da abreviatura da Excelent, ou seja Excelente. O termo Excel em ingls significa primar, superar sobrepujar, ser superior. A operao do Microsoft Excel e das demais Planilhas Eletrnicas, mesmo tendo passado quase 20 anos, continua similar. Claro que com o passar dos anos, foram acontecendo melhorias, mas a estrutura principal de operacionalidade continua a mesma. Como Carregar o Programa Para acessar o MS-Excel 2000 necessrio executar no MS-Windows a seqncia de comandos abaixo: Iniciar Programas Microsoft Excel Esta seqncia conseguida com a utilizao do boto iniciar situado na barra de tarefas do Windows. Nela seleciona-se o comando do menu Programas e escolhe-se Microsoft Excel. A Tela do Ms-Excel 2000 Aps a execuso da seqncia de procedimentos descritos anteriormente, aparecer na tela a janela referente ao MS-Excel 2000. Veja a figura 3.1

Pgina 2

Figura 3.1 Tela do MS-Excel 2000 A tela do MS Excel 2000 formada por cinco reas: Painel de Controle: formado pela Caixa de Menu de Controle, Barra de Ttulo, Botes de Minimizar, Restaurar e Fechar de acordo com a Figura 3.2 Figura 3.2 Painel de Controle Barra de Ferramentas: compostas pela Barra de Ferramentas Padro e pela Barra de Formatao, conforme a Figura 3.3. Nas outras verses do Excel a barra de ferramentas Formatao situava-se abaixo da barra de ferramentas Padro. Porm estas barras podem ser movidas para outras posies da tela, como descrio mais adiante.

Figura 3.3 Barra de Ferramentas (Padro e Formatao) rea de Trabalho: composta por Barra de Frmula, por Barra de Rolagem Vertical e Horizontal, Alas de Planilhas, Botes de Movimentao de Planilha e pela rea de Clculo da Planilha. Veja a Figura 3.4 que mostra a rea de Trabalho.

Pgina 3

Figura 3.4 rea de Trabalho. Barra de Status: composta pelo indicador de Modo (sempre mostrada esquerda e com a mensagem: Pronto) e outras mensagens informativas da situao no momento em que se est trabalhando com o MS Excel 2000, conforme a Figura 3.5 seguinte: A Estrutura do Menu O menu no MS Office 2000 est definido para mostrar os comandos mais utilizados entre todos os existentes. O menu desta verso est mais conciso, em relao as verses anteriores do programa. Caso queira a apresentao de todas as opes do menu, baasta proceder de acordo com uma das trs formas indicadas em seguida: Clicar sobre um dos comandos pertencentes ao menu (Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar, Ferramentas, Dados, Janelas ou Ajuda). Apresentando pela da Figura 3.6 e deixar o ponteiro do mouse posicionado por alguns segundos.

Figura 3.6 Menu parciamente mostrada Clique sobre um dos comandos pertencentes ao menu, mover o ponteiro do mouse at o smbolo apresentado na Figura 3.7 e dar um clique sobre ele, ou ento aguardar na posio por alguns segundos.

Pgina 4

Sinal a ser clicado para apresentar o resto do menu.

Figura 3.7 Smbolo usado para expandir a apresentao do menu . Clicar sobre um dos comandos pertecentes ao menu, mover o ponteiro do mouse at o sinal anteriormente apresentado, clicando-o em seguida. Caixas de Dilogo Quando um comando do menu precedido de reticncias utilizados, este o levar a uma Caixa de Dilogo. Ela nada mais do que um conjunto de opes dispostas numa mesma tela, em que a maioria das caixas de Dilogo vem com quatro botes em comum. OK confirma a utilizao do comando, aplicando toda mudana referente caixa. CANCELAR Usando para sair da caixa. Caso haja feito qualquer alterao, esta no ser vlida. X Similar ao boto Cancelar. ? Quando precisar de Ajuda referente ao comando utilizado. Barras de Ferramentas Conjunto de comandos apresentados em forma de cones, usados normalmente para efetuar uma operao de forma mais rpida. Para apresentar ou ocultar alguma Barra de Ferramentas, basta proceder com a execuo do comando: Exibir Barra de ferramentas Neste momento, basta escolher a barra que dever ser apresentada. Portanto, escolha a Barra de Ferramentas Desenho. Repare que ela colocada automaticamente abaixo da rea de Trabalho de acordo com a Figura 3.8:

Figura 3.8 Barra de Ferramentas Desenho, colocada abaixo da rea de Trabalho. Nem sempre a posio em que a barra aprece aquela que se deseja trabalhar. Para fazer a alterao de posio de uma Barra de Ferramentas, procure localizar, esquerda da barra uma pequena barra em relevo. Segure o mouse sobre esta barra e arraste-a at a nova posio desejada.

Pgina 5

J tendo utilizado a Barra de Ferramentas e acreditando no mais precisar dela, convm ento ocult-la. Execute o comando: Exibir Barra de Ferramentas Ento, escolha a barra que ser ocultada. A Dimenso da Planilha O MS Excel 2000 composto em sua rea de Trabalho por Colunas (indicadas com letras) e Linhas (Indicadas com nmeros). Existem ao todo 256 Colunas (A IV) e 65.536 Linhas. Ele mostra tambm as Alas que esto abaixo de sua rea de Trabalho indicada inicialmente por Plan1 indo at Plan3, mas pode-se ter ao todo 256 alas (cada Ala Plan, contm 256 Colunas e 65.536 Linhas). O cruzamento de uma Coluna com a Linha recebe o nome de CLULA. Se for multiplicado o valor 256 (nmero de colunas) por 65.536 (nmero de linhas) ser obtido o valor de 16.777.216 clulas. Comando Movimentar o Cursor O cursor dentro de uma folha de planilha poder ser movimentado de dois modos. Caso deseja saltar no meio da rea de Trabalho, ento esta Barra de Ferramentas passar ser chamada de flutuante. Com o uso do mouse: limitando-se mais tela em que se encontra, basta clicar numa determinada clula para j estar selecionada; Uso das setas de movimentao de teclado: voc encontrar maior eficincia do que no mouse, pois evita que se avance demasiadamente alm dos limites da tela. Tecla Combinao <CTRL> + <CTRL> + <CTRL> + <CTRL> + <CTRL> + <HOME> <CTRL> + <PGDN> <CTRL> + <PGUP> Ao de Movimento Posiciona o cursor uma clula direita Posiciona o cursor uma clula esquerda Posiciona o cursor uma clula acima Posiciona o cursor uma clula abaixo Posiciona o cursor na ltima clula direita Posiciona o cursor na ltima clula esquerda Posiciona o cursor na ltima clula acima Posiciona o cursor na ltima clula abaixo Posiciona o cursor uma clula 1 Posiciona o cursor Ala de Planilha posterior Posiciona o cursor Ala de Planilha anterior

Quais as Teclas de Funo Alguns comandos do MS Excel 2000 podem ser executados pelas chamadas Teclas de Funo. Estas teclas vo de <F1> at <F10>. <F1> (Ajuda)

Pgina 6

Exibe tpicos de ajuda; se voc apertar esta tecla numa opo de menu, este responder dvida referente ao ponto selecionado anteriormente pois ele sensvel ao contexto. <F2> (Editar) Quando voc posicionar o cursor numa clula e desejar modificar o contedo (frmula ou dados) dela. <F3> (Nome) Lista as faixas nomeadas no arquivo. Deve-se utiliza-lo durante a criao de uma frmula ou durante o uso de Caixas de Dilogo que necessitem de endereamento de clulas. <F4> (Repetir) / (Ref. Absoluta) Repete a ltima operao (Edio ou Formatao) executada no MS Excel 2000, ou fixa o endereo de clula numa frmula para cpia posterior. <F5> (Ir Para) Permite ir a um endereo de clula qualquer ou a uma faixa nomeada no arquivo. <F6> (janela) Permite ir de uma diviso de janela a outra na mesma Planilha. <F7> (Verificador Ortogrfico) Possibilita corrigir ortograficamente os textos da Planilha. <F8> (Extenso) Pode ser usado para selecionar clulas <F9> (Calcular Agora) Quando se opta pelo clculo manual, deixa-se de efetuar o clculo automaticamente como o seu padro, esperando que se finaliza aps a incluso de todos os valores e frmulas. <F10> (Menu) Equivalente ao uso do <ALT> da esquerda do teclado ou ao clicar na Barra de Menu. Quais os Comandos de Edio Os comandos de edio esto disponveis quando se aperta a Tecla de Funo <F2>, sobre alguma frmula, valor ou texto, os quais so descritos em seguida: Tecla / Combinao Ao de Movimento do Cursor Move um caractere direita Move um caractere esquerda

Pgina 7

<HOME> <END> <BACKSPACE> <DEL> <ESC> <CTRL> + <CTRL> +

Posiciona-o no inicio da linha Posiciona-o no fim da linha Apaga caractere esquerda Apaga caractere sobre o cursor Cancela edio, volta a Planilha Move o cursor palavra ou ao argumento posterior Move o cursor palavra ou ao argumento anterior

Como Entrar com Dados na Planilha H basicamente trs diferentes formas de introduzir dados em uma Planilha: Digitar o contedo diretamente na clula; Copiar contedo de uma clula para outra; Copiar contedo de um arquivo para uma clula; Uma clula pode conter ttulos (textos), frmulas ou valores, identificados da seguinte maneira: O que so Ttulos As informaes armazenadas nesta modalidade devem ser introduzidas com letras, para que o MS Excel perceba que no se trata e valores. Qualquer texto digitado dever ser considerado como Ttulo ou Rtulo. Nmeros para serem usados como ttulo devero ser precedidos do caractere apstrofo. Valor Base Clculo 1,5 Ton 12 litros Projeto Mdia Horas Maior Ms Pico Perodo

O que so Valores As informaes armazenadas nesta modalidade devem ser introduzidas com algum algarismo num;erico (0 a 9) 1 2 56678 121 121.1 121,54 -4 -5 -8 -10 -12,5 -21 Quando voc for iniciar um clculo, deve comear com sinal de Igual (=), para depois seguir os nmeros. Veja o prximo tpico: O que so Frmulas Toda frmula, por mais simples que seja, deve ser inicuiada com o sinal de Igualdade (=). As informaes armazenadas nesta modalidade utilizam os seguintes operadores aritimticos: Adio[+ ] Subtrao[ - ] Multiplicao [ * ] Diviso[ / ] Exponenciao[ ^ ]

Pgina 8

=2+2 =2^3

=2*2 =3*2/4

=2/2 =(3+2)/4

=-2+2 =4+2/4

=3*2+(3-2) =2-2 =(-3+2)/4 =3+(3^2)

Os veis de prioridade de Clculo so os seguintes: Prioridade 1: Exponenciao e Radiciao (vice-versa) Prioridade 2: Multiplicao e Diviso (vice-versa) Prioridade 3: Adio e Subtrao (vice-versa) OBS: Quando se quiser achar a raiz quadrada de 9, por exemplo, basta usar a formula: =9^(1/2). Os clculos so executados de acordo com a prioridade maemtica, conforme a seqencia anteriormente mostrada, podendo ser utilizados parnteses ( ) para definir uma nova prioridade de clculo. Exemplo: 3 * 5 + 2 = 17 diferente de 3 * (5 + 2) = 21

Para efetuar a introduo de ttulos, valores e frmulas em uma Planilha, devem ser observados os seguintes passos: 1. Posicione o cursor na clula desejada. 2. Digite os dados 3. Tecle <Enter> ou qualquer uma das setas de movimentao do cursor para dar a entrada dos dados. Exerccio de Fixao 1. Execute os clulos disciminados em seguida: Adio Subtrao Multiplic. Diviso Expon./Rad. 2+4+3+4+1+7 7-9 3*5 3/1 3^2 4+5+8+7+12 3-5-3 45*68 5/2 3 ^ (1/2) 35+3+4 -3-6-8 3*7 -5/3 -3 ^ (-2) -2+5+4 -6-8-7 -45*8 -4/-2 3 ^ (-2) -99+9 -8-8 -7*-6 -4/3 30 ^ (1/3) 2. Calcule as frmulas seguintes e compare os resultados: 3 * (4 5)...........................................................................................- 3 3 (2 1 + 5).....................................................................................- 3 (4 * (3 (2 1 + 5)) 5)....................................................................- 17 (4 5) + (4 * (3 (2 1 + 5)) 5).....................................................- 18 3 * (4 5) + (4 * (3 (2 1 + 5)) 5) / 2^2......................................- 7,25 Criao da Primeira Planilha Comando que sero vistos neste captulo: Formatar ..... Coluna ...... Largura.... Formatar...... Clulas...... Nmero.... Nmero.... Usar separadores de 1000(.) Formatar...... Clulas...... Alinhamento..... Horizontal..... Centralizado Formatar...... Clulas...... Alinhamento..... Horizontal..... Centralizar seleo. Formatar...... Clulas...... Fonte....

Pgina 9

Arquivo........ Salvar Arquivo........ Fechar Planilha de Oramento Domstico A Planilha que ser criada mostrar um assunto bastante comum, o Oramento Domstico de uma famlia composta pelo casal e por dois filhos como idade de 12 e 14 anos. Procure digitar os dados nas coordenadas de clulas mostradas porque a partir delas se colocaro corretamente as frmulas, como mostra a Figura 4.1.

Figura 4.1 Planilha de oramento domstico (incluso de ttulos) Descriminar uma Planilha na forma como foi feita o mesmo que escrever no caderno e fazer clculos, como mostra a Figura 4.2. Uma vez os valores escritos em suas respectivas clulas, o objeto ser calculado as clulas com os ttulos Total. No se preocupe caso esteja atropelandoos ttulos, pois posteriormente sero ajustados.

Pgina 10

Figura 4.2 Planilha de oramento domstico (incluso de valores) Salvar a Planilha O termo Salvar usado para quando se deseja gravar as informaes colocadas na aplicativo em que se est trabalhando de tal forma que no venha perde-las caso haja alguma queda de energia. Para salvar uma planilha, transformando-a num arquivo, deve-se proceder da seguinte forma: 3. Execute o comando: Arquivo Salvar 4. Em seguida ser mostrada a caixa de Dilogo Salvar como, veja a Figura 4.3:

Pgina 11

Figura 4.3 Caixa de Dilogo Salvar como. Criar uma pasta Antes de Gravao Repare que esta Caixa de Dilogo apresenta, esquerda, locais os quais podem estar recebendo o seu arquivo, porm nem sempre este o local adequado para a gravao dele. O que fazer ento? Ir para o Explorer e criar uma pasta por ele? uma possibilidade, mas dentro dessa Caixa de Dilogo Salvar como existe um boto chamado Criar nova pasta, observe a Figura 4.4. Clique no boto Criar nova pasta. Ser apresentada ento uma pequena Caixa de Dilogo Nova pasta, indicada na Figura 4.5: Digite o nome Arquivo do Excel, que ser uma subpasta de Meus documentos. Finalize OK.
Criar uma nova pasta

Figura 4.4. Caixa de Dilogo Salvar como, com o boto Criar nova pasta, prestes a ser clicado.

Figura 4.5. Caixa de Dilogo Nova pasta. Clique sobre o boto que est esquerda Meus documentos, para que ele mostre a pasta criada. Selecione a pasta Arquivo do Excel. Digite o nome Oramento Domstico no campo nome do Arquivo da Caixa de Dilogo Salvar como. Finalize com Salvar.

Pgina 12

O Procedimento de Clculo A vantagem de trabalhar com uma planilha eletrnica que para a efetuao dos clculos no h a necessidade de repetir os valores j digitados, procure apenas indicar o local em que eles se encontram, criando assim uma referncia. Observe que para calcular o Totalque est na clula B6: referente aos Rendimentos:, basta efetuar a seguinte frmula: =B4+B3 Em vez de: =6200+670 Uso da Funo = SOMA O MS- Excel traz muitas funes divididas em diversas categorias, entre as funes mais conhecidas e usadas h a funo =SOMA(faixa), que permite efetuar a soma dos valores contidos em uma faixa de clulas. No caso do Totalque est na clula B21: referente s Despesaspode-se at mesmo proceder da mesma forma, porm a frmula ficar muito grande, como pode ser comparada com as duas imediatamente em seguida: =b9+b10+b11+b12+b13+b14+b15+b16+b17+b18+b19+b20 Pode ser trocada por: =soma(b9..b10) Significado que ser efetuado uma soma que comea na clula B( e vai at a clula B20. Preste muita ateno em efetuar uma frmula de soma usando o sinal : (dois pontos), pois ele significa at, j o sinal ; (ponto e vrgula) significa e. Exerccios 1. Calcule agora o Saldo. 2. Assim que voc fizer os devidos clculos, confirme e compare com o que est sendo mostrado na Figura 4.6.

Pgina 13

figura 4.6 - Planilha de Oramento Domstico terminada Formatar a Planilha Formatar significa melhorar a esttica de sua Planilha, como alterar a largura das colunas, efetuar um destaque nas letras, como alterar o tipo, estilo, cores, etc, ou ainda mudar o alinhamento de ttulos e formatar os nmeros com casas decimais e Figura 4.6 - Planilha de Oramento Domstico terminada. separao de milhares. Alargar a Coluna Observe que a coluna A no consegue mostrar todas as informaes, pois estas esto sendo devoradaspelos contedos da coluna B; desta forma, voc tem de identificar onde est o problema, raciocinando da seguinte maneira: Ora, se a coluna A quem no consigo ver totalmente, ento devo me posicionar nela para poder efetuar o pedido de formatao!. Procedimento 1. Posicione-se em qualquer clula pertencente coluna que dever ser alterada, no caso a coluna A. 2. Execute o seguinte comando: Formatar Coluna Largura...

Pgina 14

Este comando mostrar uma Caixa de Dilogo, de acordo com a Figura 4.7:

figura 4.7 - Caixa de Dilogo Largura da coluna Pea o tamanho 30, em seguida, finalize com um clique sobre o boto OK. Veja a Figura 4.8, seguinte, e certifique-se de que o tamanho est de acordo com o que voc desejava.

figura 4.8 - Planilha com a coluna alargada de forma exagerada. Caso no esteja, repita o comando e escolha o tamanho 20. Para a coluna B, determine tamanho 7. Formatar Valores Numricos. Formatar os nmeros muito importante, porque eles daro uma idia precisa do que se est discutindo na Planilha. Se for quantidade, no precisa haver esperana de casas decimais (a no ser que se estipule uma preciso limite de n casas).

Pgina 15

Se for valor monetrio, pode-se optar por mostrar o smbolo da moeda ou simplesmente separar os milhares e as casas decimais (duas casas). Para voc mudar o formato dos nmeros, basta executar a seqncia: Procedimentos: 1. Selecione as clulas a ser modificadas (use o mouse ou o teclado para efetuar as selees de clulas). No nosso caso, precisar selecionar a faixa B4:B23 (da clula B4 at a clula B23). 2. Execute o comando: Formatar Clulas Nmero Nmero Usar separador de 1000(.) 3. Escolha a 4 opo (vermelho entre parnteses). Ao optar por este comando. O MS- Excel 2000 mostrar a Caixa de Dilogo Formatar clulas, mostrada na Figura 4.9 seguinte. 4. Alargue a coluna B, pois est muito pequena, da o motivo de ter acontecido um Estouro.

figura 4.9 - Caixa de Dilogo Formatar clulas com a Guia Nmero ativada. Alinhar os Ttulos Serve para melhorar o posicionamento de ttulos (rtulos) nas clulas Poder ser feito para a nossa Planilha da seguinte forma: Procedimento: Selecione a clula que ser alinhada: A3

Pgina 16

Execute o comando: Formatar Clulas Alinhamento Horizontal Centro Que mostrar a Caixa de Dilogo Formatar clulas. A Figura 4.10 mostra a aparncia da Caixa de Dilogo com a Guia Alinhamento ativada.

figura 4.9 - Caixa de dilogo Formatar clulas com a guia Alinhamento ativada. Exerccio Repita este mesmo comando para as clulas: A8 e A23 Alinhamento Especial Servir este alinhamento para alinhar o contedo da clula numa faixa selecionada anteriormente. Procedimento Selecione as clulas para este alinhamento. Neste caso A1:B1 Execute o seguinte comando: Formatar Clulas Alinhamento Horizontal Centralizar seleo D um clique sobre o boto OK da Caixa de Dilogo Formatar clulas.

Pgina 17

Altere o Tipo de Fonte Serve para alterar a esttica do documento, melhorando-o ainda mais. Depende de voc escolher uma fonte de letra mais adequada para as suas necessidades. Procedimento Posicione o cursor na clula A1 Execute o comando: Formatar Clula Fonte (escolha qualquer letra e cor) Quando se opta pelo comando acima, o MS Excel 2000 mostrar a Caixa de Dilogo semelhante da Figura 4.11:

figura 4.11 - Caixa de dilogo Formatar clulas com a guia Fonte selecionada Exerccios Repita o comando para a parte da Planilha que voc desejar. Como fica a Primeira Planilha Pronta Aps ter executado estes comandos a Planilha ficar com a parte esttica equivalente ao exemplo mostrado. Caso no esteja, procure deixa-lo usando todos os comandos vistos at o presente momento. Planilha pronta, efetue novamente a gravao para que as alteraes sejam gravadas no arquivo. No esquea se usar o comando: Arquivo Salvar

Pgina 18

Como Fechar o Arquivo O MS-Excel no impe nenhum tipo de limites quanto a poder existir na memria uma quantidade n de arquivos (quem o impe o Sistema), pois poder haver um momento em que voc necessitar fazer uma consolidao de dados entre as Planilhas. Para fechar o arquivo aberto, proceda da seguinte maneira: Procedimento Arquivo Fechar Caso no tenha gravado o arquivo; antes deste comando, o MS-Excel indicar um aviso de alerta, como identifica a Figura 4.13:

figura 4.13 - Tela de Advertmcia Quando for mostrado este aviso de advertncia, voc poder escolher uma destas trs opes. Sim: Conforme que deseja salvar o arquivo prestes a ser fechado. No: Fecha o arquivo sem salva-lo. Cancelar: No salva, mas tambm no feche o arquivo, simplesmente sai da advertncia sem que nada de diferente seja feito. Aps ter fechado o MS-Excel, ser mostrada uma tela quase totalmente vazia, como mostra a Figura 4.14

Pgina 19

figura 4.14 - Tela do MS-Excel 2000, sem planilha na memria Exerccios de Fixao 1. Crie com as mesmas formatao de fontes, alinhamentos e largura de coluna uma Planilha similar mostrada na Figura 4.15: 2. Calcule o campo "Saldo" das duas semanas

figura 4.15 - Planilha para ser usada como modelo do exercicio

Pgina 20

2. 3. 4. 5. 6.

Calcule o campo Saldo das duas semanas. Salve com o nome Exerccios de Fixao. Calcule Total p/ Semana. Salve novamente a Planilha. Feche o Arquivo. 4. CRIAO DA SEGUNDA PLANILHA

Comandos que sero vistos neste Captulo: Arquivo ..... Novo ...... Geral ...... Pasta de Trabalho Formatar ..... Clulas ..... Alinhamento .... Horizontal .... Centro ..... Vertical ...... Centro ....Retorno automtico de texto Arquivo ... Sair Planilha de Controle de Estoque O objetivo desta planilha controlar o estoque de fitas de uma locadora; poder tambm ser usada, com as devidas adaptaes, em outros assuntos, de acordo com a necessidade de quem a criar. Procedimento Arquivo Novo Geral Pasta de Trabalho Depois de executar este procedimento, voc pode inciar a digitao dos dados nas devidas coordenadas: A1 A2 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 A11 A12 A13 B4 C4 D4 E4 Locao de Fitas Controle de Estoque Dirio Filmes Inimigo Meu guia de Ao III O Cangaceiro Blade Runner Sem Lei Sem Alma A Mmia Star Wars Nosferatu Em Terreno Selvagem Estoque Original Quant. Alugado Valor Unitrio Valor Alugadro

Pgina 21

F4

Saldo do Estoque

A Figura abaixo mostra como dever ficar a Planilha aps a incluso desses dados. Termine de preencher a Planilha, com os seguintes valores mostrados na Figura 52.

figura 5.1 - Planilha de Controle de Estoque Como Quebrar Texto na Clula Aps a aplicao da Quebra de Texto numa clula o efeito bastante interessante, pois evita que se escreva parte do texto numa clula e o restante numa outra. Procedimento Selecione as clulas B4:F4. Execute o comando: Formatar Clulas Alinhamento Controle de texto Retorno automtico de texto D um clique sobre o boto Ok, para que o efeito seja aplicado. A Figura 5.3 mostra a aparncia da Caixa de Dilogo Formatar clulas.

Pgina 22

Figura 5.3 - Caixa de dilogo Formatar clulas, com os demais itens que devem ser adotadas para a execuo completa do programa Determine o formato numrico com duas casas decimais, para as colunas Valor Unitrio e Valor Alugado. Defina as outras formataes para que a tela fique semelhante Figura 5.4.

figura 5.4. - Tela com a Planilha completa Exerccio Efetue os clculos para descobrir: Valor Alugado = Quant. Alugado * Valor Unitrio.

Pgina 23

Saldo do Estoque = Estoque Original Quant. Alugado. Grave a planilha com o nome: Controle de Estoque. H coisas para ser corrigidas nesta Planilha. Observe que no poderia ter sido mais fitas do que h no estoque, pois isso seria uma operao equivocada. Isto est representado pelos valores nas clulas F12 e F13. Para corrigir o que est errado (pe-se normalmente a culpa em quem digitou), basta proceder da seguinte forma: Procedimento Posicione o cursor na clula B12 Altere de 6, para 7. Faa a alterao do valor da clula B13 de 3 para 4. Repare que imediatamente o MS-Excel recalculou. Alterao da Planilha e da Frmula Conforme foi mostrado na Planilha Oramento Domstico, a soma dos valores foi executada clula a clula, at obter o total. Similar frmula mostrada em seguida: =B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10 Nesta planilha, esta operao ser feita de forma diferente mas, antes deve-se preparar a planilha para receber as novas informaes escrevendo nas clulas referenciadas os seguintes ttulos. A15...... Valor Total Alugado A16...... Valor Mdio Alugado A17...... Maior Valor Alugado A18...... Menor Valor Alugado Soma Posicione o cursor na clula E15. Digite a frmula = SOMA(E5..E13) Mdia Posicione o cursor na clula E16. Digite a frmula: =MDIA(E5..E13) Mximo Posicione o cursor na clula E17. Digite a frmula =MXIMO(E5..E13) Mnimo

Pgina 24

Posicione o cursor na clula E18. Digite a frmula =MINIMO(E5..E8) Salve novamente a Planilha veja a Figura 5.6 e compare o resultado final

figura 6.4 - Planilha de controle de Estoque finalizada Como sair do Programa Quando no mais desejar trabalhar com o MS-Excel, basta executar o comando: Arquivo Sair 5. - ALGUMAS FUNES MATEMTICAS Comando que ser visto neste Captulo: Inserir ---- Funo Estrutura das Funes O MS-Excel 2000 oferece uma gama de Funes Matemtica, que nos auxiliem a resolver problemas coma apresentao e o uso de valores numricos... importante considerar que o MS-Excel no vai ensinar matemtica tampouco resolver magicamente os problemas numricos.Ele somente uma ferramenta muito poderosa que auxilia no controle de dados numricos e suas peculiaridades. Normalmente, as Funes tratadas tm uma sintaxe. Verifique o exemplo de uma fictcia:

Pgina 25

=FUNO.EXEMPLO(ARG1;ARG2) Caso o nome da Funo seja composto, separado por ponto. Quando estiver trabalhando dentre dos parnteses, pode acontecer que, se fornecer mais de uma informao (argumento), dever ser separada por ponto-e-vrgula. No pode haver espao dentro da Funo. Para obter uma assistncia de Funo, sem utilizar o cone Assistente de Funo, deve ser utilizado o seguinte comando: Inserir Funo Aps o acionamento do referido comando apresentada na tela do Excel a Figura 6.2, que mostra exatamente a Caixa de Dilogo Colar funo:

figura 6.1 - Caixa de Dilogo Observe que a caixa de Dilogo formada por duas reas uma denominada Categoria da funo: na qual voc poder escolher a categoria da funo: Observe que a Caixa de Dilogo formada por duas reas: uma denominada Categoria da funo: na qual voc poder escolher a categoria da funo desejada e uma outra rea denominada Nome da funo: na qual poder escolher uma funo especifica dentro da categoria selecionada. Para um rpido teste, selecione a categoria Matemtica e trigonomtrica, selecione direita a funo ABS, e d um clique no boto OK. Neste instante so apresentados na tela o nome da funo um campo denominado. Nmero no qual poder ser informado um valor numrico. Digite o valor 7 e observe a apresentao do resultado como sendo 7 A Figura 6.2 mostra esta ocorrncia.

Pgina 26

figura 6.2 - Apresentao de uma funo escolhida. Se for acionado o boto OK, o valor informado e a funo sero inseridos dentro da clula que o cursor estiver posicionado. Em seguida sero dados alguns exemplos de funes matemticas e trigonomtricas. H outra maneira de usar funes, bastando para isso digitar diretamente a funo predefinida dentro da clula. Para que a funo funcione, quando digitada diretamente em uma clula, esta dever ser antecedida pelo caractere = (igual). Utilizao de Funes Em seguida so apresentadas alguns exemplos de utilizao de funes matemticas e trigonomtricas. Funo ABS Esta Funo retorna o valor absoluto de um nmero. O valor absoluto de um nmero o prprio nmero sem o respectivo sinal (+ ou -) Converte qualquer nmero negativo ou positivo. =ABS(num) Em que: num... i nmero real do qual voc deseja obter o valor absoluto. Exemplos: =ABS(162) = 162 =ABS(-162)= 162 Funo ARRED Esta Funo arredonda um nmero at uma quantidade especificada de dgitos, em que voc poder determinar uma Preciso Numrica de n casas decimais. =ARRED(num; num_dgitos) Em que: num o nmero que voc deseja arredondar.Num_dgitos especifica o nmero de dgitos para o qual voc deseja arredondar num. Se num_dgitos for maior que 0 (Zero), ento num ser arredondado para o nmero especificado de casas decimais . Se num_dgitos for 0 (Zero), ento num ser arredondado para o inteiro mais prximo. Se num_dgitos for menor que o (Zero), ento num ser arredondado para a esquerda da vrgula decimal.

Pgina 27

Exemplos =ARRED(3,35;1) = 3,4 =ARRED(3,349;1) = 3,3 =ARRED(-3,475;2) = 3,48 =ARRED(22,3; -1) = 21 Funo: ARREDONDAR.PARA.BAIXO Esta Funo tem o objetivo de arredondar um nmero para baixo at ) (Zero). =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(num; num_dgitos) Em que: num qualquer nmero real que se deseja arredondar. Num_dgitos o nmero de dgitos para o qual se deseja arredondar num. Se num_dgitos for maior do que 0 (Zero), ento o nmero ser arredondado para menos, pelo nmero de casas decimais especificado. Se num_dgitos for 0 (Zero) ou omitido, ento o nmero ser arredondado para menos, at o valor inteiro mais prximo. Se num_dgitos for menor do que 0 (Zero), ento o nmero ser arredondado para menos, esquerda da vrgula decimal. Exemplos =ARREDONDAR.PARA.BAIXO (8,4;0) = 8 =ARREDONDAR.PARA.BAIXO (63,9;0) = 63 =ARREDONDAR.PARA.BAIXO (2,24259;3) = 2,242 =ARREDONDAR.PARA.BAIXO (-3,14159;3) = 3,141 =ARREDONDAR.PARA.BAIXO (31415,92654; -2) = 31400 Funo: ARREDONDAR.PARA.CIMA Esta Funo tem o objetivo de arredondar um nmero para cima, afastando-o de 0 (Zero) =ARREDONDAR.PARA.CIMA(num;num_dgitos) Em que: num aquele nmero real que deseja arredondar. Num_dgitos o nmero de dgitos para o qual se deseja arredondar num. Se num_dgitos for maior do que 0 (Zero), ento o nmero ser arredondado para cima, pelo nmero de casas decimais especificado. Se num_dgitos for 0 (Zero) ou omitido ento o nmero ser arredondado para cima, at o prximo inteiro. Se num_dgitos for menor do que 0 (Zero), ento o nmero ser arredondado para cima, esquerda da vrgula decimal. Exemplos: =ARREDONDAR.PARA.CIMA(5,4;0) = 6 =ARREDONDAR.PARA.CIMA(76,9;0) =77 =ARREDONDAR.PARA.CIMA(5,24159;3) = 5.242

Pgina 28

=ARREDONDAR.PARA.CIMA(-3,34159;1) = -3,4 =ARREDONDAR.PARA.CIMA(31415,92654; -2) = 31500 Funo MPAR Esta Funo retorna o nmero arredondado para cima at o inteiro impar mais prximo. =MPAR(NM) Em que: num o valor a ser arredondado. Se num no for numrico, = MPAR retornara o valor de erro #VALOR!. Independentemente do sinal de num, um valor arredondado para cima quando est longe do 0 (Zero). Se num for um inteiro mpar, no h arredondamento. Exemplos =MPAR(3,5) = 5 =MPAR(3) = 3 =MPAR(2) = 3 =MPAR(-3) = -3 =MPAR(-4) =-5 Funo INT Arredonda um nmero para baixo o nmero inteiro mais prximo: = INT(num) Em que: num o nmero real que se deseja arredondar para baixo at um inteiro. Exemplos: = INT(8,9) = 8 = INT(8,4) = 8 = INT(-8,9) = -9 Funo LOG Retorna o logaritmo de um nmero de uma base especifica. = LOG (num;base) Em que: num numero real positivo para o qual voc deseja obter o logaritmo. base base do logaritmo. Se base for omitida, ser considerada 10. Exemplos: =LOG(10) = 1 =LOG(8;2) = 3 =LOG (-8,9) = -9 Funo MOD Retorna o resto da diviso de num pel;o seu divisor. O resultado possui o mesmo sinal que o divisor . = MOD(num;divisor) Em que: num nmero para o qual voc deseja encontrar o resto

Pgina 29

Divisor o nmero pelo qual voc dividi o num. Se divisor for 0 (zero), ento MOD retornara o valor erro. Exemplos: =MOD(3; 2) = 1 =MOD(-3; 2) = 1 =MOD(3; -2) = -1 =MOD(-3; -2) = -1 =MOD(5; 3) =2 Funo PAR Retorna o num arredondado para o inteiro par mais prximo. Esta funo pode ser usada para processar itens que apaream em pares. Por exemplo, um engradado aceita fileiras de um ou dois itens, arredondando para o mais prximo, preencher sua capacidade. =PAR(num) Em que: num o valor a ser arredondado. Se num no for numrio, ento =PAR retornar o valor de erro #VALOR!. Independente do sinal de num, um valor ser arredondado quando for diferente de 0 (zero). Se num for um inteiro par, no haver arredondademento. Exemplos: =PAR(1,5) = 2 =PAR(3) =4 =PAR(2) =2 =PAR(-1) = -2 Funo POTNCIA Retorna o resulta de um numero elevado a uma potncia. =POTNCIA(num; potncia) Em que: num o numero da base. E potncia o expoente. Exemplo: =POTENCIA(5; 2) = 25 =POTENCIA(98,6; 3,2) = 2.401.077 =POTNCIA(4; 5/4) = 5,656854 Funo RAIZ Retorna a raiz quadrada do numero. =RAIZ(num) Em que: num o numero do qual voc deseja obter a raiz. Exemplos: =RAIZ(16) =4 =RAIZ(-16) = #NUM! =RAIZ(ABS(-16)) = 4

Pgina 30

Funo ROMANO Converte o numero arbico entre parnteses para numero romano. =ROMANO(num) Exemplos: =ROMANO(16) = XVI =ROMANO(1999) =MCMXCIX 6. - ALGUMAS FUNES ESTATSTICAS Comandos que sero visto neste captulo: Ferramentas ... Opes ... Exibir ... Linhas de grade Formatar ... Clulas ... Borda ... Predefinies ... Contorno Formatar ... Clulas ... Padres Inserir ... Comentrios Planilha do Campeonato de Futsal Esta planilha ser preparada para mostrar algumas funes estatsticas, alm da Funo =SE. Ela demonstrar como possvel fazer clculos da campanha de algum time, seja ele de futebol ou no. Peo s moas que me perdoem, por estar usando um exemplo que para boa parte no nem um pouco bacana de discutir, mas vale lembrar que o que interessa a aplicao dos recursos. Veja em seguida a Figura 7.1 que mostra as primeiras informaes que devero ser copiadas, fielmente em sua mquina (procure ajustar as colunas, alinhamentos, fontes, etc): Quando terminar de copiar as informaes, salve o arquivo com o nome Campeonato.

Pgina 31

figura 7.1 - Planilha de controle da campanha futebolstica. Ocultar as Grades da Planilha O seu ambiente no dos mais favorveis, quando se deseja trabalhar com as molduras das clulas, e encontram-se as grades naturais da Planilha, ocasionando uma poluio visual. Convm, ento, ocult-las, para que a nova esttica se torne o mais agradvel possvel, evitando assim provveis enganos. Observe o comando seguinte: Ferramentas Opes Exibir Linhas de grade Ao executar este comando, o MS- Excel mostrar uma Caixa de Dilogo repleta de dados, como mostra a Figura 7.2:

figura 7.2 - Caixa de dialogo "Opes" com a Guia "Exibir", ativada Aproveitando a Planilha ativa (CAMPEONATO), pode-se trabalhar com ela objetivando melhorar a sua esttica. Procure centralizar os ttulos Casa e Visitante entre as clulas A3:B3 e D3:E3, respectivamente. Utilize o recurso de Mesclar clulas com a centralizao do texto no sentido Horizontal. Seleo Simultnea entre reas Diferentes

Pgina 32

Para selecionar duas ou mais reas de clulas ao mesmo tempo, procure sempre selecionar a primeira normalmente e a segunda com a tecla <CTRL> pressionada, para em seguida efetuar a seleo por meio do mouse. Trabalho com Molduras Selecione as reas dos ttulos A3:B3 e D3:E3, a fim de poder adicionar bordas em sua volta e dar continuidade ao procedimento: Procedimentos Formatar Clulas Bordas Predefinies Contorno Quando voc executar o comando mencionado, deve ter passado pela Caixa de Dilogo, mostrada na Figura 7.3.

figura 7.3 - Caixa de Dilogo "Formatar clualas", com a guia "Borda" selecionada Trabalhar com Cores Aproveitando a seleo de clulas ainda ativa, o seu objetivo sercolorir a rea selecionada (A3:B3 e D3:E3). Procedimentos Escolha o comando: Formatar Clulas Padro

Pgina 33

Observe a Figura 7.4 seguinte:

figura 7.4 - Cixa de Dilogo "Formatar clulas", com a Guia "Padres" selecionada Opte pelo Sombreamento da clula. Escolha o Cinza e finalize com Ok. Selecione em seguida a faixa de clulas A4:E9 e marque um contorno de moldura com divises verticais. Veja se a sua planilha est similiar mostrada na Figura 7.5 seguinte:

figura 7.5 - Planilha Campeonato, para ser comparada. Como Usar a Funo =SE

Pgina 34

Esta funo consegue comparar grandezas e, a partir desta comparao, tornar uma deciso a respeito de qual caminho seguir. Verifique a sintaxe descrita: =SE(CONDIO; VERDADEIRO; FALSO) Se a condio for satisfeito, ento, ela executar o que est no argumento Verdadeiro; caso contrrio o que est em Falso.. Para utilizar esta funo na planilha, complete-a com os dados que sero mostrados na Figura 7.6 seguinte:

figura 7.6 - Planilha com dados novos Definio do Raciocnio O raciocnio que ser verificado em seguida est incompleto, mas ser corrigido num segundo momento, por enquanto no seremos corrigidos num segundo momento por enquanto no seremos pressionados e acreditaremos somente na Vitria e pouco na Empate. Se o placar for Maior para o meu time, ento ser Vitria, caso contrrio ser Empate. Como Fica a Sintaxe do Raciocnio O raciocnio est verificando apenas duas condies. Se o placar for favorvel ento ele ser considerado Vitria, caso seja igual, ento ser considerado Empate. =SE(B4>D4;VITRIA;"EMPATE)

Pgina 35

Posicione o cursor na clula G4 e digite a funo acima. Em seguida, copie para as demais clulas da coluna G. Observe que, para o ltimo jogo, a reposta foi EMPATE, pois ele responde que qualquer coisa que no seja igual (diferente) Vitria s pode ser Empate. Quais os Operadores Relacionais Para poder comparar grandezas h a necessidade de saber trabalhar com os Operadores Lgicos, pois sero eles que daro condies de informamos ao Excel o que desejamos. > < >= <= + <> Maior Que Menor Que Maior Que ou igual Menor Que ou igual Igual Diferente

Funo =SE com Trs Respostas Quando voc tiver trs situaes distintas, deve optar por uma soluo chamada IF Encadeado. Veja, em seguida a sintaxe de uma Funo =SE com trs respostas: =SE(B5>D4; Vitria; SE(B4=D4; Empate; Derrota)) Significa que se o placar for maior para o time da casa, ento ser considerada Vitria, caso contrrio, se o placar for igual para ambos os times, ento ser considerado Empate, caso contrrio, Derrota. Corrija a sintaxe da frmula da sua planilha para a que foi mostrada anteriormente e copie para todos os outros jogos da coluna G. Exerccio Para o campo Pontos, defina por meio da Funo =SE, que a Vitriavale 3 pontos, o Empate vale 1 ponto e a Derrota vale o ponto. Compare com a Figura 7.8 como est ficando a planilha e a pontuao:

Pgina 36

Figura 7.8 - Planilha com os Pontos colocados de acordo com os resultados Trabalhar com Funes Estatsticas Para poder exercitar algumas Funes Estticas (a maioria j foi mostrada), complete a sua Planilha, seguindo a planilha mostrada na Figura 7.9: Exerccio Some na clula K4 o total de gols efetuados nos visitantes (ver coluna B) e na clula K5 o total de gols recebidos dos visitantes (ver coluna D), para determinar respectivamente o total de Gols Pr e Contra. Descubra a Mdia dos Gols Pr e Contra, respectivamente, nas clulas K6 e K7. Formate clulas com duas casas decimais. Descubra tambm qual foi o maior e o menor nmero de gols que o time da casa fez nas clulas K8 e K9 respectivamente. Compare com a Figura 7.9 seguinte e como ela mostra, procure completar os dados que devem estar faltando:

Pgina 37

figura 7.9 - Planilha com clculos estatsticos prontos para os dados adicionais Como Usar a Funo =CONT.SE Essa funo conta o nmero de clulas que no esto vazias num intervalo de clulas que corresponde a determinadas condies. Veja a sintaxe da Funo =CONT.SE =CONT.SE(Intervalo;Critrio) Na planilha, esta Funo ser utilizada para descobrir quantas Vitrias, Empates e Derrotas e Barbada FC teve. Procedimentos: Posicione o cursor na clula H12 Escreva a frmula: =CONT.SE (G4:G9; Vitria) Repita mudando o termo do critrio de Vitria, para Empresaa Derrota. Veja a figura 7.11 e compare as respostas da Campanha:

Pgina 38

figura 7.11 - Planilha completa. Inserir Comentrios no MS-Excel H momentos em que, mesmo olhando a Barra de Formulas fica difcil entendder o raciocnio da frmula que est sendo mostrada. Para que isto no ocorra e voc tenha certeza no futuro do que fez, convm ento aprender como inserir Comentrios. Procedimentos Posicione o cursor na clula desejada (H12) Execute o comando: Inserir Comentrio A Figura 7.12 apresenta a abertura do objeto que ser utilizado para definir um comentrio para a clula atual, no caso H12

Pgina 39

figura 7.13 - Planilha com a apresentao do comentrio definido Neste instante digite uma nota explicativa, por exemplo: Esta frmula conta as evidncias de Vitrias na faixa de clulas do Resultado. Em seguida d um clique em qualquer clula da planilha para registrar a nota de comentrio na clula H12 Observe que esta clula apresenta uma pequena marca de cor vermelha no canto superior direito. Posicione o ponteiro do mouse sobre a marca para visualizar a nota de comentrio da clula H12 7. - O QUE SO CPIAS RELATIVA E ABSOLUTA Comandos que sero vistos neste captulo: Editar .... Copiar Editar .... Colar Inserir ..... Colunas Formatar .... Clulas .... Alinhamento ..... Orientao .... 45 graus Criar a Planilha de Projeo Imagine que voc tenha um pequeno estabelecimento e, de acordo com as ltimas vendas, esteja desejando descobrir(projetar) o que correr nos prximos 6 meses. Desta forma, convm criar uma Planilha similar mostrada na Figura 8.1, a fim de simular esta situao e grava-la com o nome Projeto de Vendas.

Pgina 40

figura 8.1 - Tela de nova Planilha Esta Planilha ter o objetivo de projetar um avano de vendas (medido por quilos) dos produtos discriminados como dito anteriormente, tendo-se a idia das taxas de acrscimo seguinte que sero adicionadas aos produtos. Mangaba..... 2% Umbu........... 3% Caj.............. 5% Sapoti............3% Aa............... 4% Para criar a frmula que simular o acrscimo das vendas ms a ms, basta acompanhar os exerccios seguintes: Exerccios Na clula C6 digite a primeira frmula que dever ficar escrita da seguinte forma: =B6*2%+B6 Na clula C7 digite a seguinte frmula a qual dever ser =B7*3%+B7 E assim por diante, devendo as frmulas ser criadas at o ms de Dezembro Procure calcular as clulas dos ttulos: Peso Total, Peso Mdio, Maior Peso e Menor Peso. Quando terminar, formate os nmeros com uma casa decimal e volte a salvar a sua Planilha, que dever ficar assim:

Pgina 41

figura 8.2 - Planilha de Projeo completada. O Que so Cpias Relativas Para trabalhar de forma mais rpida e confortvel, pode-se optar pelo recurso de cpia que agiliza consideravelmente a construo de qualquer Planilha. Quando for utilizar a Cpia, procure se valer de um macete: Identificar Origem Para identificar a Origem da sua cpia (o que se deseja copiar), deve-se fazer a seguinte pergunta: Quem eu quero copiar? Aps ter identificado Quem voc deseja copiar, basta selecionar a rea Origem e es seguida utilizar o comando: Editar Copiar Identificar Destino Uma vez j tendo identificado a sua Origem, o prximo passo ser identificar o Destino da sua cpia portanto deve-se fazer a seguinte pergunta: Para onde irei copiar? Aps ter identificado Para onde voc deseja levar (colar), basta selecionar a rea d\Destino e em seguida utilizar o comando: Editar Colar

Pgina 42

Exerccios Selecione as clulas C12:G15 Tecla <DEL> Agora que est com parte do trabalho deletado, procure utilizar os procedimentos de cpia para copiar esta frmulas at o ms de dezembro, no se esquecendo de identificar a sua Origem (B12:B15), e posteriormente o seu Destino (C12:G15) Agilizar as Mudanas de Dados Vamos supor que esta Planilha deva sofrer algumas alteraes em suas taxas, o que dever refletir nos demais meses. Acontece que para muda-las, deve-se editar a frmula original e copi-la para os outros meses da seguinte maneira: Posicione o cursor sobre a clula C6, que dever ter a frmula: =B6*2%B6 Acontece que a taxa no dever ser mais 2% a serem aplicados aos meses, mas 6% devendo ficar a frmula: =B6*6%+B6 Para editar a frmula, aperte no teclado a Tecla de Funo <F2> Editar, para que o cursor fique piscando direita dela. Mova-o at o algarismo 2 e troque este pelo 6. Tecle <ENTER>. Repare que, alm do valor de Agosto ter mudado, tambm forma mudados os valores dos demais meses. Acontece que somente a clula C6 est com a nova taxa correta. Deve-se ento copiar a frmula para as demais clulas que esto direita da seguinte forma: Com o cursor na clula C6 (Origem), existem o comando: Editar Copiar Selecione a faixa D5:G5 (Destino). Execute o comando: Editar Colar Ou Tecle <Enter>. Observe sua planilha com taxa modificado. O inconveniente ter de fazer isto para todos os produtos (ainda mais se no forem somente cinco, mas muito mais). Pois o processo deve ser repetido n vezes. Para acabarmos com este provvel problema, devemos ter como critrio de raciocnio o seguinte: O item que deve ser mudado apenas o valor da taxa da frmula: Ento para agilizar deveria existir uma coluna definida com exclusividade para as Taxas; escolha o local adequado para esta coluna de Taxas. Incluir Colunas nas Planilhas A Planilha de projeo de vendas, que voc utiliza no momento, est elaborada numa forma que, se houver uma mudana em alguma das taxas, vai ocasionar o

Pgina 43

trabalho de ter de modificar a frmula qual pertence e depois copiar para as demais clulas. Isto ocorre porque a taxa est embutida na frmula. Vamos ento inserir uma coluna para a taxa entre as colunas Produtos e o ms de julho da seguinte forma: Procedimento Clique sobre o nome da coluna B, conforme mostra o desenho da Figura 8.4, pois ser neste local a Insero de uma nova coluna destinada s Taxas.

figura 8.4 - Planilha com a coluna "B" selecionada Execute o comando Inserir Colunas Aps ter inserido esta coluna, voc deve procurar digitar as taxas em suas respectivas clulas, conforme mostra a Figura 8.6.

Pgina 44

figura 8.6 - Mostra as taxas nsa nova coluna. O Que so Cpias Absolutas So cpias que conseguem manter parte ou todos os endereos de clulas fixos, sem que haja mudana do endereamento medida que se copia, quando colocado no local de Destino. Correo da Frmula Agora est faltando corrigir a Frmula pois h uma redundncia em dados (na frmula est especificado 6% porque voc havia modificado no exerccio anterior) na clula B6 (tambm h uma clula que contm 6%). Observe: Ao invs de a frmula ser =C6*6%+C6, dever mudar para =C6*B6+C6, Desde forma no haver mais a antiga preocupao de, a cada mudana copiar para os demais meses. Posicione o cursor na clula D6 e altere a frmula para: =C6*B6+C6. Use-se como sua Origem, executando o comando de copiar. Selecione a faixa D7:D10, como Destino e cole. Desta formas,as frmulas passam a ficar com os endereos corretos. Marque a faixa D6:D10 e utilize-a como Origem para copiar. Selecione a faixa E6:H10 como Destino e cole. OBSERVAO: No se assuste com o que aconteceu, est tudo certo! A cerquinha s apareceu porque o numero est muito grande para a largura da coluna. Para corrigir, basta aumentar a largura desta.

Pgina 45

figura 8.7 - Apresentao do "estouro" de clulas O Estouro Houve um ESTOURO, pois a frmula copiada era Relativa (sero relativas as frmulas copiadas que dependem do sentido para o qual esto indo, para que haja uma atualizao de seus endereos). Para voc ter uma melhor idia de como o processo de cpia pelo MS-Excel 2000, verifique o desenho da Figura 8.8. Toda cpia por si apenas, ser considerada Relativa.

Cpia Relativa A + + + 1 2 3 4 =F4*H6+4 =F5*H7+4 =F6*H8+4 =F7*H9+4

B =G4*I6+4 =G5*I7+4

C =H4*J6+4

D =I4*K6+4

Pgina 46

Pode acontecer que se deseja Fixara coluna de uma determinado endereo de clula, devendo ficar a idia do desenho mostrado na Figura 8.9: Copia com Coluna Absoluta: A 1 2 3 4 Ou dependendo do caso, voc poder desejar Fixaruma lista de um determinado endereo de clula, devendo ficar como a idia mostrada na Figura 8.10: Copia com Linha Absoluta A 1 =F$4*H$6+4 2 3 4 =F$4*H$6+4 B C =H$4*J$6+4 =G$4*I$6+4 =H$4*J$6+4 D =F4*H6+4 =F5*H7+4 =F6*H8+4 B =G4*I6+4 C =H4*J6+4 D

Pode acontecer que voc necessite Fixar a coluna e a linha num determinado endereo de clula, devendo ficar como a Figura 8.11. Cpia Absoluta: A 1 2 3 4 =$F$4*$H$6 =$F$4*$H$6 =$F4*$H$6 B C D

Continuando com a anlise do estouro, verifica-se que, enquanto voc copiava as frmulas de clula D6 (origem) para as clulas D7:D10 (Destino), todos os endereos foram sendo trocados mantendo sempre a relao das taxas e dos valores de cada produto estando isto correto!

Pgina 47

O problema s ocorre porque, quando se copiou da faixa D6:D10 (origem) para a faixa E6:H10 (Destino), aconteceu uma mudana nos endereos das taxas dentro das colunas dos meses de Set at Dez, expressando um resultado incorreto. Observe que em E6, a frmula deveria ser =D6*B6+D6 ao invs de = D6*C6+D6. Para solucionamos estes problemas, faremos a coluna que contm as porcentagens passar a ser absoluta na Planilha, ou seja, vamos fixa-la, de forma que todas as frmulas tenham de buscaras taxas nela encontradas. Procedimentos Posicione o cursor na clula D6. Edite a frmula, deixando-a com a seguinte sintaxe: =C6*$B6+C6 Copie a nova frmula para a faixa de clulas D6:H10 OBSERO: Quando queremos fixar uma coiluna, colocamos o sinal de cifro n a frente da letra e quando quisermos fixar a linha, colocamos o cifro na frente do nmero. Observe em seguida a Figura 8.12, que estar mostrando como prender a clula, quando voc no desejar efetuar uma Cpia Relativa.

A 1 2 3 4
Cpia para Baixo, Prendem-se as linhas

D
Cpia Linear, Prendem-se as Colunas

Cpia na Diagonal, Prendem-se colunas e linhas

Alterar o ngulo dos Ttulos mais uma forma de alterar de esttica, no sendo aplicvel em qualquer coisa pois, ao invs de melhorar, poder piorar o trabalho. Procedimento Selecione as clulas em que esto os meses.

Pgina 48

Execute o seguinte comando: Formatar Clulas Alinhamento Orientao 45 graus Observe a Figura 8.13 e note se est semilar ao que voc fez:

figura 8.13 - Planilha pronta com inclinao de 45 nos meses Salve a planilha. Exerccio de Fixao: Continue o trabalho de colorir a Planilha, tentando deixa-la com outras cores. Lance mo dos recursos oferecidos usando bordas grossas e linhas pontilhadas e contnuas. Salve a Planilha Carregue a Planilha CONTROLE DO ESTOQUE. Retire a visualizao das linhas de grade. Insira Bordas e Cores nas Clulas Efetue as alteraes indicadas e salve. 8. PLANILHA DE CONTROLE DE COMISSO

Pgina 49

Comando que ser visto neste Captulo: Inserir ---- Nome ---- Definir Definio de Raciocnio Necessidade:........... Trabalhar num Bico para garantir uma grana extra. Motivo:..................... Ter mais dinheiro Regras:.................... O trabalho ser vender os produtos (A e B), em qualquer lugar em que seja possvel vende-los. O clculo vai se basear na soma dos trs produtos. Para isso, existir uma Tabela que controlar o percentual merecido de comisso referente ao volume de vendas calculado. Prmio:.................... Quem vender mais ganhar mais. Quem vender menos ganhar menos. A planilha a ser montada est reproduzida na imagem da Figura 9.1. Aproveite e grave-a com o nome Controle de Comisso.

figura 9.1 - Planilha de Controle de Comisso A partir da clula D4 at a clula D13, calcule a soma do Produto A com o produto B, Em seguida estabelea o clculo dos valores de: Total Vendido Mdia Vendida, Maior Venda e Menor Venda, respectivamente para as colunas Produto A, Produto B total. O objetivo deixar a planilha semelhante Figura 9.2:

Pgina 50

figura 9.2 - Planilha para comparao do Exerccio Outra Utilizao da Funo =SE. Como foi visto anteriormente esta funo consegue comparar grandezas e, a partir desta comparao, tornar uma deciso a respeito do caminho a seguir . No seria nada bom que voc acreditasse que a Funo= SE possa somente escrever respostas, pois isso no seria verdade; ela pode, alm de fazer isso, efetuar clculos, dependendo da condio empregada. Suponha que dependendo da comparao entre dois valores ou duas clulas, devese ora efetuar uma soma dentro de uma faixa de clulas ora uma mdia na mesma faixa de clula. Veja o exemplo seguinte: Como Descobrir o Resultado da Situao Para utilizar a Funo =SE nesta planilha dever ser feito o seguinte. Posicionamento o cursor na clula F4 e digite a frmula: =SE(D4>E4;SUPERIOR;NO SUPERIOR)

Pgina 51

Neste caso, est sendo solicitado planilha que apresente a mensagem Superior, caso Total de vendas seja Maior que o valor da meta. Caso contrrio dever ser apresentada a mensagem No Superou. Em seguida copie para as demais clulas que necessitam da resposta no campo Resultado. A Figura 9.3 mostra como dever ficar a tela da planilha.

figura 9.3 - Planilha com o campo "Situao" preenchido Observe que as clula F10 e F11 se mantm como No Superior, o que est correto, pois 1000 no superior a 1000. Caso queira corrigir esta frmula, aumentando mais uma resposta como igualou, utilize o recurso do IF encadeado, visto anteriormente. =SE(D4>E4;SUPERIOR;SE(D4<E4;NO SUPERIOR;IGUALOU)) Em seguida copie para as demais clulas da coluna F. Uso de Outra Ala da Planilha Como voc j pode ter observado, abaixo da rea de Trabalho do MS-Excel existem trs Alas (Plan1, Plan2 e Plan3). Vamos utilizar a Plan2 para dividir a planilha em duas reas distintas de trabalho. Uma a dos clculos (que j est pronta) e a outra ser feita a partir deste momento, em que basta clicar no ttulo da Ala e copiar os dados como mostra a Figura 9.4

Pgina 52

figura 9.4 - Planilha com uma segunda rea sendo Utilizada Como Usar a funo =PROCV Esta funo tem a caracterstica de poder pesquisar numa Tabela um valor que seja correspondente a outro, desta forma retorna o valor de correspondncia. Exemplo: Seu pai ganha 17 Salrios Mnimos. Quanto ele dever pagar Unio? Veja a tabela de Imposto de Renda em seguida, demonstrada na Tabela fictcia: Qualidade de Salrios 1a4 5a9 10 a 14 15 a 19 Acima de 20 Imposto a ser pago Isento 5,0% 10,0% 15,0% 20,0%

De acordo com a Tabela, seu pai dever pagar Unio a importncia de 15% do que ele arrecadou durante o ano. para fazer este clculo que existe a funo =PROCV, cuja sintaxe : =PROCV (VALOR DA PESQUISA;Tabela DE pesquisa; deslocamento)

Pgina 53

Procedimento Posicione o cursor na clula G4 referente ao campo Vir Comis.. A frmula deve ficar da seguinte maneira: =PROCV (D4; Plan!B$4:C$9;2) D4........................ o Total equivalente ao volume de venda que dever ser pesquisado. Plan2!B$4:C$9.. a rea em que est a Tabela de Comisso (ela est na Ala Plan2 e na faixa de clulas B4:C9), responsvel por mostrar as equivalncias (Ex $75,00 de Venda equivalem a 7,5 % de Comisso). 2........................... Se voc olhar a Tabela (Plan2!B4:C9), notar que as taxas de Comisso esto na Segunda (2) coluna \, da ser o nmero 2. Ento ele se Deslocar para a 2 coluna e retornar o valor equivalente. Devendo retornar o valor da taxa equivalente a 0,08 responsvel por 8,0% de comisso destinada ao vendedor. Deve-se melhorar esta frmula, pois ele est somente retornando a comisso correspondente, faltando ainda multiplic-la pelo valor vendido conforme mostra a frmula seguinte: =PROCV(D4;PLAN2!B$4:C$9;2)*D4 Significa que se deve encontrar a Comisso e multiplicao pelo Total pois desta forma fica-se sabendo quando ser recebido pelo servio prestado. Devendo agora mostrar o valor de 63,00, equivalente ao que o vendedor dever receber de comisso. Copie esta frmula para os demais vendedores. (Caso acontea qualquer coisa diferente do esperado, o motivo a cpia que no foi bem feita! Neste caso, analise a frmula e voc descobrir o motivo). Compare ento com a figura 9.5 seguinte:

Pgina 54

figura 9.5 - Planilha finalizada para ser comparada Como Nomear uma Faixa de Clulas muito til o recurso de atribuir nomes s clulas, podendo ser utilizado em diversas situaes, como para faciliatar a leitur de uma frmula qualquer. Exemplo: =F4*Y14/H30 OU =DOLAR*ICMS/DIAS Observe, ento que podemos nomear a clula F4 como Dlar, a clula Y14 como ICMS e H30 como dias. Exerccios Selecione a faixa de Plan2!B$4:C$9. Execute o comando: Inserir Nome Definir Digite Tabela e finalizw dando um clique sobre o boto OK. Observe que, no indicador de endereo de clula (esquerda da Barra de Frmulas), neste momento temos a descrio do nome atribuido faixa, pois foi utilizado o comando que a Figura 9,6 estar mostrando:

Pgina 55

figura 9.6 - Caixa de dilogo que permite definir nomes para as faixas de clulas. Selecione o frmula =PROCV da folha Plan1. Pressione a tecla de funo <F2> e selecione o inteervalo da tabela de Pesquisa (Plan2! B$4:C$9). Pressione a Tecla de Funo <F3> em seguida o MS-Excel mostrar uma lista, selecione no nome Tabela. Finalize com um clique no boto OK. Tecle <Enter> e verifique que a frmula ficou modificada: De: =PROCV(D4;Plan2!B$4:C$9;2) * D4 Para: =PROCV(D4;Tabela;2) * D4 OBSERVAO: Quando se atribui nome a um afaixa de cluas, o Ms-Excel 2000 j o percebe como uma rea Fixa, sem ter de se preocupar em prend-la com o cifro ($) O nome da tabela foi apenas inserido na clula G4, copie o seu contedo para a demais cluas da coluna Valor da Comisso e Salve a Planilha. Verifique se a sua Planilha (Plan1) ficou como a que mostrada na Figura 9.7 principalmente a Barra de Frmulas.

figura 9.7 - Planilha com a barra de Frmulas alterada, por causa do nome atribuido Aninhar Funo =SEcom =PROCV Aps ter sido elaborada a planilha de Controle de Comisso, esta ser melhorada. Imagine que o pagamento de comisso seja diferenciado em relao situao de

Pgina 56

cada vendedor. O vendedor que superou a meta merece receber uma comisso maior do que aquela que igualou ou no superou. Selecione a guia Plan2 e altere a tabela de comisso conforme exemplifica a tabela abaixo. TABELA DE COMISSO $ VENDA % SUPEROU % IGUALOU % NO SUPEROU 0,00 1,0 % 0,0 % 0,0 % 250,00 2,5 % 1,5 % 0,0 % 500,00 5,0 % 4,0 % 2,5 % 750,00 7,5 % 6,5 % 5,0 % 1.000,00 10,0 % 9,0% 7,5 % 1.250,00 12,5 % 11,5% 10,0% Em seguida ser necessrio redefinir o nome da tabela. Para isso execute o comando: Inserir Nome Definir... Selecione Tabela e d um clique no boto Excluir. Somente ento poder ser definido o nome para a nova rea. Digite novamente o nome Tabela. Posicione o cursor no campo Refer-se a e selecione a faixa de clula de B4 at E9. Clique o boto OK. necessrio em seguida alterar a frmula da clula G4 da folha de planilha Plan1, para: =SE (F4="Superou"; PROCV(D4;Tabela;2)*D4; SE(F4="Igualou"; PROCV(D4;Tabela;3)*D4; PROCV(D4;Tabela;4)*D4)) Na frmula acima, feita uma verificao da sitauo do vendedor, se o vendedor superou a meta receber a comisso da coluna 2 da tabela., Se o vendedor igualouse meta receber a comisso da coluna 3 da tabela. Por ltimo, se no superou a meta receber a comisso da coluna 4 da tabela. Copie para a demais clulas, de forma que a palnilha seja completa. Formatao condicional Com o objetivo de melhorar o acabamento visual da planilha Imagine a coluna de Situao apresentar os textos Superou, Igualou e No Superou em cores diferentes Por exemplo: Superou - Cor verde Igualou - Cor Azul

Pgina 57

No SuperouCor vermelha Procedimento Selecione a faixa de clulas de F4 at F13. Execute o comando: Formatar Formatao condicional Ser apresentada a Caixa de Dilogo Formatao condicional indicada na Figura 9.10

figura 9.10 - Caixa de Dilogo Formatao condicional Observe que a caixa formada pro quatro campos, mantenha o primeiro como sendo O Valor da clula , para o segundo escolha a opo igual a (neste instante a caixa passa a possuir apenas trs campos). No terceiro campo digite No Superou Em seguida d um clique no boto Formatar. Ser apresentada a Caixa de Dilogo Formatar clulas. No campo Cor escolha o tom vermelho e d um clique sobre o boto OK. Enm seguida clique o boto Adicionar e a Caixa de Dilogo ser expandida como mostra a Figura 9.11.

figura 9.11 - Caixa de Dilogo Formatao condicionl

Pgina 58

Para a Segunda condio mantenha a opo O valor da clula , Igualou. D um clique sobre o boto Formatar e escolha no campo Cor a cor de tom azul, clique o boto OK. Em seguida clique o boto adicionar. Para a terceira condio mantenha a opo O valor da clula , no segundo campo selecione igual a digitando no terceiro campo Igualou. D um clique sobre o boto Formatar e escolha no campo Cor a cor de tom azul clique o boto OK. Em seguida o boto Adicionar. Para a terceira condio mantenha a opo O valor da clula no segundo campo selecione igual a digitao no terceiro campo Superou. D um clique sobre o boto Formatar e escolha no campo Cor a cor de tom verde, clique o boto OK. Para finalizar a formatao condicional d um outro clique sobre o boto Ok desta caixa de dilogo. A partir deste momento, quando mudar o texto da coluna. Situao ser mudado o valor da comisso e tambm a a cor do texto desta coluna. Exerccio de Fixao Carregue o arquivo Controle de Estoque Efetue as devidaas mudanas que podem ser observadas na Figura 9.12. Determine que Situaotenha as seguintes regras: Saldo do Estoque<= 5 ento ...Crtico. Caso contrio.......................... Estoque Bom. Salve e perceba as diferenas: 9. COMO CLASSIFICAR DADOS

Comando a ser visto neste Captulo: Dados ... Formulrio Dados ... Classificar Base de Dados No MS-Excel uma base de dados um conjunto de informaes agrupadas de forma organizada sob um critrio prestabelecido. Os dados podero ser classificados, extrados, alterados ou apagados. Todo banco ou base de dados, em Excel ter de ser definido no formato de uma tabela retangular (normalemnte toda a planilha criada em Excel pode ser usada como uma base de dados) com as colunas indicando os campos, em que cada campo (coluna) dever possuir um nome (vendedor, Departamento, dados venda produto e valor) indicando seu contedo e as linhas indicando os registros, em que cada registro (linha) dever conter uma informao correspondente ao nome do campo. Definio uma Base de Dados

Pgina 59

A Figura 10.1 apresenta a tela que ser usada para a montagem e uso da base de dados.

figura 10.1 - Apresentao de uma Base de Dados Esta planilha dever ser gravada com o nome Base de Dados Exemplo. Acessar o Formulrio O uso de formulrio um recurso que possibilita efetuar tarefas de cadastramento edio remoo e pesquisa de registros em uma base de dados. O formulrio uma caixa de dilogo que apresenta os campos de uma base de dados. Procedimentos Selecione a faixa de clulas A5:D8. Execute o comando: Dados Formulrios... Ser mostrada ento uma caixa de dilogo silimar da Figura 10.2 seguinte.

Pgina 60

figura 10.2 - Caixa de Dilogo do recurso formulrio Observe na figura 10.2 a apresentao ao lado direito superior da indicao 1 de 3 mostrando que neste momento a base possui 3 registros sendo que se encontra neste momento poscionado sobre o primeiro registro. Acrescentar Registros. possvel efetuar a insero de registros usando-se o boto Novo Portanto, faa uso do referido boto e digite o registro indicado abaixo usando a tecla <Tab> para avanar um campo. Se precisar retroceder um campo, pode utilizar as teclas <shift> <tab> ou mesmo o mouse. No tecle <enter>: Vendedor: Rosemeire Prado Data Venda: 19/09/99 Produto: Impressora Valor: 540 Em seguida clique novamente o boto Novo (automaticamente, o registro anterior acrescentado lista) e cadastre mais este registro: Vendedor: Renato Prado Data Venda: 19/09/99 Produto: Disquete Valor: 10 Neste instante, se houver interesse em cadastrar mais registros, v dando clique no boto NoVo e efetuando o cadastramento de mais registros.

Pgina 61

Para encerrar o cadastramento e verificar os registros acrescentados, utilize a barra de rolagem ou mesmo as setas para baixo e para cima. Observe que so 5 os registros existentes. Neste momento por meio do boto Fechar encerre o formulrio e verifique os dois registros acrescentados. Para retornar ao formulrio necessrio efetuar novamente a seleo da faixa de clulas, que neste momento est situada entre A5:D11. Pesquisar Registros Ser demostrado como efetuar a pesquisa de um ou mais registros. Este processo util para servir como base edio e excluso de registros que ser vista mais adiante. Para efetuar a pesquisa de uma determinada informao necessrio que seja utilizado o boto Critrios. Procedimentos Selecione a faixa de clulas A5:D10. Execute o comando: Dados Formulrios Clique o boto Critrios Ser neste instante executada uma pesquisa para saber quais vendedores vederam o produto Disuqete. D um clique com o ponteiro do mouse no campo Produto e digite o Disquete. Em seguida d um clique sobre o boto Localizar prximo, ser apresentado o registro cujo produto seja igual lente de contato; no caso, o registro de Fernando Miguel. Clique novamente o boto Localizar prximo e ser;a apresentado outro registro o do vendedor Renato Prado, e assim por diante at o ltimo registro. Para retroceder a pesquisa use o boto Localizar anterior. Podero tambm ser definidos mais de um critrio para uma pesquisa. Portanto clique o boto Critrios e em seguida o boto Limpar. Imagine a necessidade de precisar saber quais vendedore em um determinada data venderam um determinado produto. Informe no campo Data de Venda a data 19/09/99, e no campo Produto o produto Disquete, Clique o boto Localizar prximo para visualizar os registros que atendem ao novo critrio. OBSERVAO: Para campos numricos, voc poder utilizar os operadores realcionais: = (igual); < (menor que), > (maior que), <= (menor ou igual a que), >=

Pgina 62

(maior ou igual a que) e <> (diferente). Sendo os campos alfanumricos, voc poder utilizar o coringa ? (interrogao). Imagine que voc queira efetuar uma pesquisa de todos os vendedores cuja segunda letra dos nomes seja "o". Digite no campo vendedor no modo critrio: ?o e efetue a pesquise. Eliminar Registros Para eliminar um registro necessrio efetuar sua localizao. Por exemplo, o vendedor Renato Prado foi demitido. A primeiroa tarefa localizar o seu registro e em seguida efetuar a remoo. Procedimentos Selecione o boto Critrios e Limpar. Digite no campo Vendedor o nome Renato Prado Pea Localizar prximo e estando com o registro selecionado clique o boto Excluir, ser apresentada uma advertncia. Neste caso clique Ok para a excluso. Perceba que agora s existem 4 registros. Alterar Registros. Outra tarefa que pode ser executada em uma base de dados a edio ou alterao de registro. Imagine que ao cadastrar um vendedor foi informado um dado com erro. Por exemplo, cadastre o seguinte registro: Vendedor: Joo Carlos Data Venda: 25/06/99 Produto: Disquete Valor: 10 A data informada deveria ser 26/05/99. Procedimentos Selecione o boto Formulrio e Novo Digite o registro com a data 25/06/99. Em seguida clique o boto Critrios Informe para o campo Vendedor o nome Joo Carlos e d um clique sobre o boto localizar prximo. Posicione o cursor sobre o campo Data e digite sobre a data errada e data certa, no caso 26/05/99 e clique boto novo. Ordenar Dados de uma Planilha comum muitas vezes necessitar ordenar os dados de uma planilha, por vrios motivos.

Pgina 63

Procedimentos: Aproveitando o arquivo Base de dados exemplo, posicione-se na clula A5 (ou qualquer outra). Execute o camando Dados Classificar Ser mostrada ento uma Caixa de Dilogo similar da Figura 10.4 seguinte: Indique no campo Classificar por o campo que seja igual a Vendedor e ordem Crescente, conforme mostra a figura anterior.

figura 10.4 - Caixa de Dilogo "Classificar" Finalize com um clique sobre o boto OK e veja o resultado obtido. Salve o arquivo A caixa de Dilogo apresentada na Figura 10.4 possui como recurso as seguintes opes: Classificar por Esta opo permite que seja escolhida a coluna Segunda a qual se deseja classificar os dados, ou seja, estabelecer qual coluna ser a chave principal de classificao Selecione a opo Crescente para classificar de 0 a 9 e de A at Z. Selecione a opo Decrescente [ara classificar de 9 a 0 e de Z a A. Tambm podero ser utilizados respectivamente os botes que se encontram na 17 e 18 posies da barra de ferramentas padro. Em seguida por Esta opo permite que seja escolhida a Segunda chave de classificao, em relao opo Classificar por Selecione o boto de opes Crescente ou Decrescente par a determinar a ordem dos dados. Esta opo permite classificar utilizando-se o conceito de subgrupo. E depois por - Esta opo permite que seja escolhida a terceira chave de classificao, em relao opo Em seguida por. Selecione o boto opo Crescente ou Decrescente para determinar a ordem dos dados. Esta opo permite classificar utilizando o conceito subgrupo.

Pgina 64

 Minha lista tem Nesta opo pode-se determinar se a primeira linha da sua lista ser includa ou excluida quando os dados forem classificados. Se a lista possuir rtuilos de coluna a opo Linha de cabealho dever ser selecionada, desta forma, a primeira linha ser excluida sendo esta a opo padro. Selecione a opo Nenhuma linha de cabealho para incluir a primeira linha na classificao Opes Este boto possibilita a apresentao da caixa de dilogo Opes de classificao, permitindo a partir dai alterar a orientao da ordem de classificao podendo ser De cima para baixo ou Da esquerda para a direita. possvel determinar a ordem de classificao da primeira chave. Permite tambm estabelecer uma distino entre letras maisculas e minsculas. Exerccios de Fixao Carregue o arquivo Controle de Comisso Poscione o cursor na clula A3 Classifique de forma ascendente os dados tendo como chave a coluna Sitao do vendedor. Salve o arquivo. Feche todos os arquivos que possam estar abertos. 10. - GRFICOS Criar Grficos Aproveitando a Planilha Controle de Comisso pode-se criar um Grfico com o objetivo de tornar a visualizao dos valore mais rpida e comprrensvel tendo-se a idia das grandezas colocadas. A planilha dever estar classificada por nome de vendedor. Portanto posicione o cursor na clula A3 e execute o comando: Dados Classificar No campo Classificar por, selecione a coluna Vendedor deixe como Crescente e d um clique sobre o boto OK. Procedimentos Selecione a faixa de dados. No caso desta Planilha a faixa ser A3:C13 Como mostra a Figura 11.1.

Pgina 65

figura 11.1 - Planilha com a faixa de dados selecionada para a criao do Grfico Execute o comando: Inserir Grfico Em seguida ele traz a Caixa de Dilogo Assitente de grfico, Etapa 1 de 4. Esta Caixa servir para comunicar as 4 etapas de criao do Grfico verificadas na Figura 11.2.

figura 11.2 - Caixa de Dilogo do "Assistente Grfico"

Pgina 66

Aps ter escolhidos o tipo de Grfico (assumir aquele em que j est selecionado Coluna), deve-se clicar no boto <Avanar> para mostrar a etapa seguinte, conforme mostra a Figura 11.3. Se quiser uma outra forma de visualizar o mesmo Grfico Basta neste momento escolher outra seqncia, clicando no item Linhas da opo Seqncia.

figura 11.3 - Etapa 2 de 4 - Escolha dos tipos iniciais de Grficos Mantenha esta opo ativada Seqncia: em Linhas" e procure clicar em Avanar para se posicionar na etapa 3 de 4 como indica a Figura 11.5.

figura 11.5 - "Assistente de grfico - etapa 3 de 4 - opes do grfico

Pgina 67

Observe que esta etapa mostra seis alas dentro da Caixa de Dilogo cada uma delas trabalhar com uma parte deste grfico.Por enquanto ser tratada somente a ala Ttulo. Insira os seguintes dados: TTULO DO GRFICO: Comparativo de vendas EIXO DAS CATEGORIAS (X): Produtos EIXO DOS VALORES (Y): Valores em R$ Ao terminar de inserir os dados nas respectivas lacunas (no esquecer de saltar entre elas autilizando a tecla <TAB>), clique no boto Avanar >repare na Figura 11.7, que estar mostrando a etapa de concluso do grfico.

figura 11.7 - ltima etapa - definio do local em que o Grfico dever ficar Esta ltima etapa permite a escolha entre Como nova planilha que seria a abertura de uma ala somente para o Grfico, e Como objeto em: que lhe possibilitaria a escolha de um local na Planilha. Escolha a primeira opo e finalize com o boto Concluir. Aps a concluso veja a Figura 11.8 que msotrar como fica a ala destinada ao Grfico:

Pgina 68

Barra de ferramentas do Grfico, posicionada na parte inferior da tela.

figura 11.8 - Ala "Graf1" com a barra de ferramentas do grfico Melhor a Aparncia do Grfico No h uma boa visualizao das informaes do Grfico portanto esta parte servir para treinar as mudanas adequadas a ele. Observe que na figura 11.8 existe alm do grfico uma Barra de Ferramentas flutuante denominada Grfico. Pode ser que em seu computador esta barra aparea em outro local. Para os exemplos e exerccios desta apostila, esta barra ser posicionada na parte inferior da tela, como mostra a Figura 11.8. Aumentar as Fontes Como a visualizao dos textos do grfico est prejudicada em funo dos tanhaos de fontes, o objetivo principal ser clicar nas reas do Grfico que esto com tamnho de fonte pequenos e fazer ajustes de forma mais coerente e visvel. Caso queira desistir de uma rea marcada por meio do ponteiro do mouse utilize a tecla <ESC>. Procedimento Clique sobre o Titulo do Grfico no caso Comparativo de Vendas. Repare que ele fica selecionado com uma moldura em volta. V at a Barra de Ferramenta Formatao e aumente o tamanho da fonte para 20. Caso tenha alguma dvida veja a Figura seguinte:

Pgina 69

figura 11.10 - Seleo de tamanho de fonte na Barra de Ferramentas Formatao Aumente as fontes da rea da Legenda do Ttulo do eixo das categorias (Eixo X) e do Ttulo dos eixos dos valores Eixo Y para tamanho 14. Clique sobre a linha do Eixo X identificado com o rtulo Eixo das categorias Aumente para tamanho de fonte 12. Aumente tambm o Eixo Y, identificado com o rtulo Eixo dos valores para tamanho 12. Com a finalidade de apresentar o grfico inteiro na tela execute o comando: Exibir Dimensionado com a janela Alterao da Cor da rea de Plotagem A rea de Plotagem exatamente a que est com o fundo em tom cinza isso nem sempre faz que o Grfico fique bonito ou com boa visualizao, para isso ser efetuada a alaterao dessa cor. Procedimento Clique sobre a rea de plotagem (parte cinza de fundo) Em seguida execute o comando: Formatar rea de plotagem selecionada. Este comando lhe mostrar a Caixa de Dilogo Formatar rea de plotagem. Escolha rea como Nenhuma, desta forma no haver nenhuma cor no fundo do Grfico . Veja em seguida a Figura 11.13 que mostra a Caixa de Dilogo com a opo para ser escolhida:

Pgina 70

figura11.13 - Caixa de Dilogo "Formatar rea de plotagem selecionada" Mudar as Cores do Grfico O desenho do Grfico ficar mais agradvel se voc alterar as cores. No que elas sejam feias ou imprprias mas talvez no estejam a seu gosto portanto.... Procedimento Clicar sobre a coluna que contm a cor a qual dever ser alterada; no caso, a coluna identificada com o rtulo Seqncia Carlos Akamine apontar Produto A Valor 780,00 Observe todas as barras que possuem as mesmas cores so tambm selecionadas. (Barras do grfico) Execute o comando: Formatar Seqncia de dados selecionada Padro rea Dentro da Caixa de Dilogo Formatar seqncia de dados existe um boto Efeito de preenchimento clique nele e trabalhe com as cores e efeitos existentes Voc no se arrepender! Repita o processo para todas as colunas que desejar alterar. Figura 11.15 mostra um exemplo do que pode ser conseguido utilizando-se o boto Efeito de preenchimento.

Pgina 71

figura 11.15 - G'rfico com as colunas modificadas. Alterar o Tipo de Grfico O MS-Excel oferece muitos tipos de Grficos que podero ser escolhidos na Caixa de Dilogo Tipo de Grfico por meio do comando: Grfico Tipo de Grfico No guia Tipo de Grficoescolha o tipo rea. Em seguida clique o boto Manter pressionado para exibir exemplo. A figura 11.17 mostra o uso do boto Manter pressionado para exibir exemplo. A vantagem do uso deste boto consiste no fato de voc no precisar usar o boto OK para ver como ficar a aplicao do grfico evitando aplicar um grfico que no se deseja. E que se tenha de repertir at achar o tipo ideal.

Pgina 72

figura 11.17 - Simulao de uma nova aparncia do G'rfico, na caixa de Dilogo Alterar as Escalas Haver vezes em que algum desejar ver o grfico mas com outras numeraes colocadas na escala do Eixo Y. Os motivos so os mais diversos possveis mas o importante verificar a forma de Faz-lo. Antes de mudar a escala, realize o seguinte procedimento: Procedimento para as mudanas do EixoY Clique como boto Direito do mouse sobre a linha do eixo Y (linha na vertical) para que ele oferea um Resumo do que poder ser feito naquela regio. Veja a figura 11.19. Escolha a opo: Formatar eixo... Escala

Pgina 73

figura 11.19 - Caixa de Dilogo "Formatar eixo" Altere o limite Mximo para 1500 e observe que o V foi removido da lacuna esquerda, informando que esta opo foi modificada manualmente.Veja a Figura 11.19 que mostra a Caixa de DilogoFormatar eixo: Grfico do Tipo Linha Afim de mudar o tipo do Grfico para linha, voc deve executar o seguinte comando: Grfico Tipo de grfico Tipo padro Linha Note que o Grfico no ficou bem do jeito que voc desejava, mas para corrigir isso iremos alterar os dados de origem. Como Alterar os Dados de Origem Para melhorar o comportamento destas linhas,que no esto bonitas convm executar o seguinte comando: Grfico Dados de origem Seqncia em : Colunas Observe em seguida a Figura 11.22 que mostra a Caixa de Dilogo Dados de origem:

Pgina 74

figura 11.22 - Caixa de Dilogo "Dados de origem" Mudar as Linhas Talvez as linhas estejam muito finas e, para engross-las, voc poder optar por efetuar duplo-clique sobre uma delas . Mas cuidado evite clicar entre um segmento e depois efetuar o duplo clique pois isto fer escolher somente o segmento que primeiramente forma clicado. Veja a Figura 11.24. Ela mostrar a Caixa de Dilogo Formatar seqncia de dados e o que dever ser modificado:

Pgina 75

figura 11.24 - Caixa de Dilogo "Formatar sequencia de dados" Alterar a Aparncia das Grades Para no confundir as linhas do Grfico com as linhas das grades, covm voc proceder da seguinte forma: Procedimento Posicione-se sobre uma das linhas horizontais das grades do grfico situada na rea de ploatagem e efetue duplo-clique sobre ela. Determine, na ala Padres, o Estilo pontilhado. Determine Corcomo Cinza, pois ela mais clara. Veja o resultado na Figura 11.26 seguinte: Criar Grfico na Planilha At ento viu como so construdos os Grficos do Excel numa outra Planilha. Existe ainda uma outra forma de cri-los, mas na mesma Planilha em que se encontram os dados. Desta forma, fica mais agradvel ver tanto os dados quanto os grficos. Procedimentos Selecione a faixa A5:B13. Em seguida execute o comando Inserir Grfico Colunas Avanar > Colunas Avanar > Neste momento, voc j se encontra na Etapa 3, tendo somente de definir os ttulos. TITULO DO GRFICO: Controle de Estoque EIXO DAS CATEGORIAS (X): Nomes dos filmes EIXO DOS VALORES (Y): Quantidade em estoque Depois da insero dos dados, posicione-se na guia Legenda, e desligue a opo Mostrar legenda , pois s existe uma seqncia de dados, sem a necessidade de haver Legenda. Aps a escolha de no mostrar a Legenda, posicione-se na guia Rtulo de dados e ligue a opo Motrar valor, desta forma voc saber com preciso qual o valor de caa coluna correspondente. No precisa ir at a guia Tabela de dados, basta clicar no boto Avanar Esta ltima etapa permite-lhe escolher entre ter uma folha s de Grfico ou mant-los na mesma planilha em que esto os dados. Escolha a opo Como objeto em:. Veja em seguida a Figura 11.31, que mostra como dever ficar a sua Planilha aps a concluso do comando:

Pgina 76

figura 11.31 - Grfico na planilha Salve a Planilha. Aumentar o Tamanho do Grfico Quando o grfico est selecionado fica com pontos. Procure selecionar qualquer ponto de qualquer vrtice e arraste at um tamanho adequado. Se quiser sugesto de tamanho e possicionamento (basta clicar dentro do Grfico e arrast-lo para qualquer lugar). O grfico pdoer tambm ser arrastado para uma posio mais conveniente atravs de sua moldura. Exerccios: Altere o tamanho de Fontes Altere a rea de Plotagem para nenhuma cor. As linhas de grade devem ser num tom mais claro e pontilhado. As cores das barras devem ser vermelhas. Veja a figura 11.33 seguinte e compare: 11. - IMPRESSO Imprimir a Planilha

Pgina 77

Quando desejar imprimir uma planilha sem o Grfico, voc dever ento, tornar algumas providncias. Estando com a planilha Controle de Estoque em uso, proceda como a descrio seguinte: Selecione a rea que ser impressa (A1:G18) Execute o comando Arquivo Imprimir (repare na Figura 12.1 que traz a Caixa de Dilogo referente impresso). Escolha Seleo e finalize com OK.

figura 12.1 - Caixa de Dilogo de Impresso Alterar o Parmetro de Impresso Se preferir antes de Imprimir, poder tambm visualizar a impresso na tela, baastando clicar no boto Visualizar (abaixo da Caixa de Dilogo de Impresso) ao invs de dar OK. Procure escolher o boto Configurar que o levar a uma outra Caixa de Dilogo Esta lhe permitir efetuar mudanas na Orientao do Papel (Retrato ou Paisagem), diminuir a impresso ou ampli-la definir margens cabealho e rodap e ordem de impresso. Veja a Figura 12.3 seguinte:

Pgina 78

figura 12.3 - Caixa de dilogo "Configurar Pgina" Exerccios Na Guia Pgina, escolha Paisagem. Na Guia Margens, escolha Centralizar na pgina (horizontal e Vertical). Na Guia Cabealho / Rodap, escolha Personalizar Cabealho. Escreva um Cabealho em cada seo. Utilize para alguns efeitos os botes que se encontram na Caixa de Dilogo Cabealho e finalize com OK. Caso deseja, faa tambm um rodap de forma semelhante colocao de cabealho. Para encerrar a visualizao, use o boto Fechar Caso queira imprimir use o boto imprimir Imprimir Grfico Para imprimir um grfico, este dever estar selecionado. Se o grfico estiver na mesma planilha, baasta selecion-lo com um clique; caso esteja em uma folha de grfico esta folha que dever ser selecioanda. Siga as instrues: Esteja com o cursor sobre a imagem do grfico e selecione-a com um clique. Execute o comando Arquivo Imprimir Para visualizar a imagem da impresso use o boto Visualizar. A configurao da impresso de um grfico ;e semelhante conifgurao da impresso de uma planilha. Imprimir Planilha com grfico

Pgina 79

O importante haver qualquer Planilha e que esta tenha Grfico(s). Quando for executar o comando de impresso, o MS-Excel assume toda a faixa (isto automtico). Esteja com o cursor em qualquer parte da Planilha. O grfico no dever estar selecionado. Execute o comando. Arquivo Imprimir Planilha Selecionada Finalize com OK. ideal que sempre se utilize o recurso de visualizao da impresso, pois pode ocorrer que um grfico, ou planilha, seja impresso de forma inadequada. Uma forma de ajustar a impresso utilizar a Guia Pgina da Caixa de Dilogo Configurar pgina em que poder ser utilizada a opo Dimensionar. A figura 12.5 apresenta a referida caixa com a opo sendo ajustada para imprimir tudo em apenas uma pgina de largura e em uma pgina de altura. Exerccios de Fixao Imprima a Planilha Inteira Imprima 2 (duas vezes o grfico) Imprima 2 (duas) vezes uma faixa de clulas Anote todos os procedimentos utilizados. PROTEO DE DADOS Esconder Dados na Planilha Quando no se deseja mostrar para outras pessoas algumas informaes porque so confidenciais, pode-se ocult-las sem que se comprometam as frmulas as quais porventura podero estar ligadas s clulas a serem escondidas. Existem duas formas de ocultar no MS-Excel. Uma delas pode ser uma faixa aleatria de clulas, e outra permitir a voc ocultar uma coluna ou Planilha inteira. Se no estiver com a planilha, carregue para a memria o arquivo Projeo de Vendas. Procediemntos Selecione as clulas que contm as taxas (B6:B10) Execute o comando: Formatar Clula Nmero Personalizado

Pgina 80

Tipo Digite um ponto-e-vrgula Observe que ao se passar o cursor sobre as clulas escondidas, ser mostrado o seu contedo em meio da Barra de Frmulas. Mostrar as Clulas Para desfazer este comando, repita o comando e clique no boto Excluir ou escolha outro formato numrico de preferncia, o percentual. Ocultar Coluna ou Planilha Procedimentos Posicione o cursor na coluna que se deseja ocultar, neste nosso caso, pode ser a coluna B, em que seja existem as taxas e no se tem a inteno de mostr-las a ningum. Escolha o comando: Formatar Coluna Ocultar Observe que a coluna B se tornou oculta, ficando na seq6encia apenas as colunas A, C, D.... Mostrar Coluna Ocultada Caso desejar mostrar a coluna omitida sega o que se pede: Selecione uma faixa que englobe inclusive a coluna ocultada (A.-C). Execute o comando: Formatar Coluna Reexibir Criar Senha de Proteo Na senha de proteo ou PASSWORD criada no momento em que se faz a gravao do arquivo. Neste momento execute o comando: Arquivo Salvar Como.... Ser apresentada Caixa de Dilogo Salvar como. Neste instante acione o boto Ferramentas e selecione Opes gerais conforme mostra a Figura 14.3. Aps a execuso da tarefa anterior apresentada a Caixa de Dilogo Opes de salvamento. Como mostra a Figura 14.3.

Pgina 81

 possvel colocar dois tipos de senha: Senha de Proteo e Senha e gravao. Senha de proteo destina-se a proteger o arquivo do acesso de pessias estranhas. No se conhecendo a senha, o arquivo no pode ser aberto. Senha de gravao destina-se a proteger o arquivo evitando que pessoas no autorizadas faam alteraes. Se a pessoa no souber esta senha, o arquivo aberto apenas para leitura. Podem-se colocar quaiquer combinao de caracteres alfanumricos evite espao pois ele no permitir A senha escolhida foi teste Clique o boto OK. Ser solicitado para confirmar a senha, digite novamente a senha na Caixa de Dilogo Conifrmar para que ele assuma que est correta e que voc no se tenha enganado. Finalize com o uso do boto Ok. Exerccios Salve o arquivo. Saia do arquivo e tente carreg-lo novamente. Teste com a senha correta e repita o exerccio utilizado senhas incorretas. Desfazer uma Senha Para alterar ou desfaPara alterar ou deser uma senha, o usurio DEVER estar com o arquivo carregado em memria caso contrrio isso ser impossvel. Procedimentos Execute o comando: Arquivo Salvar como.... Acione: Ferramentas Opes gerais

Pgina 82

figura 14.3 - Caixa de dilogo que permite abrir as opes Gerais Ser mostrada uma Caixa de Dilogo na qual dever ser selecionado o cmapo em que fora inserida a Senha.

figura 14.4 - Caixa de Dilogo que permite inserir uma senha de proteo Pressione a tecla <DEL> e finalize com o boto Ok. Pea para salvar novamente o arquivo. Proteo de Clulas Existe uma outra forma de proteger os dados de uma planilha de acidentes. fazer a proteo interna das clulas. Portanto utilize o comando: Ferramentas Proteger Proteger planilha... Ser apresentada a Caixa de Dilogo Proteger planilha, indicada na Figura 14.5.

Pgina 83

figura 14.5 - Caixa de Dilogo que permite proteger clulas. Clique neste instante o boto OK, pois a senha opcional e neste exemplo no ser utilizada. Tente introduzir alguma informao na planilha. Por exemplo, mude o valor da clula C6 para B7. Perceba que ao pressionar a tecla de nmero 8, apresentada uma dvertncia avisando que a planilha est protegida. Desta forma, a planilha ficou protegida mas no na forma ideal. Para desfazer esta proteo execute o comando. Ferramentas Proteger Desproteger planilha.... Ser ideal nesta planilha deixar liberadas as reas que recebem os valores das taxas e dos valores do ms de julho. As demais clulas poderiam ficar protegidas. Portanto, execute os seguinte passos: Procedimentos Selecione a faixa de clulas B6:C10. Execute o comando: Formatar Clulas Proteo Travar (desabilite esta opo) D um clique no boto OK. Execute o comando Ferramentas Proteger Proteger planilha...

Pgina 84

Clique o boto OK. Apartir deste ponto a planilha est toda protegida com execuo da faixa de clulas B6:C10 Experimente tentar introduzir valores fora da faixa e em seguida faa a alterao sugerida para a clula C6, mudando o seu valor para 87.

Pgina 85