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Antonio Victor

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS E DOS DOCUMENTOS

08/08/2011

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS E DOS DOCUMENTOS Caros alunos, Este artigo aborda a classificao dos arquivos e documentos segundo vrios aspectos intrnsecos e extrnsecos, considerando o suporte, a utilidade e a informao registrada nos documentos. A classificao dos arquivos considera vrios aspectos relativos aos documentos, como a instituio que o criou, seus estgios de evoluo, reas de atuao, forma e formato, natureza dos documentos, gnero, espcie e tipologia documentais, e a natureza do assunto. Quanto Classificao dos Arquivos, estes podem ser classificados:
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Segundo Entidades Criadas: Pblicos: esferas Federal, Estadual, Distrito Federal e Municipal. Privados: Institucionais: igrejas, sociedades, associaes, instituies educacionais, instituies filantrpicas (sem fins lucrativos). Comerciais: firmas e companhias (com fins lucrativos = bancos, empresas nacionais e multinacionais). Familiares ou Pessoais: mantidos por pessoas fsicas Segundo a Natureza dos Documentos: Especial: aquele que tem sob sua guarda documentos em diversos suportes diferentes, formas fsicas diversas: fotografias, discos, fitas, clichs, microformas, slides e que por esta razo merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao, etc. Especializado: o que tem sob sua custdia documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que se apresentam, como por exemplo arquivos mdicos ou hospitalares, arquivos de imprensa, de engenharia, etc., esses arquivos tambm, so chamados, impropriamente, de arquivos tcnicos. Segundo os Estgios de Evoluo: Correntes: tambm chamados de primeira idade, constitudo de documentos em curso ou de uso freqente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas e de fcil acesso.
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Intermedirios: tambm chamados de segunda idade, constituindo documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam ou produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. Permanentes: conhecidos tambm como de terceira idade, constitudo de documentos que perderam o valor de natureza administrativa ou jurdica e que se conservam em virtude de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios para se conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. Segundo a Extenso de Atuao: Arquivos gerais ou centrais: centraliza as atividades de um arquivo corrente. Arquivos setoriais: descentraliza as atividades do arquivo corrente - junto aos rgos operacionais.
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Quanto Classificao dos Documentos, estes podem ser classificados:

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Quanto ao Gnero: Textuais (manuscritos, datilografados ou impressos). Audiovisuais (Filmogrficos = filmes e fitas videomagnticas e Sonoros = discos, fitas audiomagnticas). Cartogrficos (dimenses e formatos variveis = mapas, plantas e perfis ligados geografia, engenharia e arquitetura). Iconogrficos (imagens estticas = fotografias (negativos e ampliaes), desenhos, gravuras, litogravuras (litografia = feito na pedra/rocha), cartazes, cartes postais, estampas, diapositivos (slides), partituras. Microgrficos (rolos, microfichas, jaquetas, cartes-janela). Informticos (disquetes, discos rgidos, discos ticos). Quanto Espcie/Tipologia Documental: Contrato = espcie Contrato de Prestao de Servios = tipologia documental Contrato de Locao = tipologia documental Contrato Pr-nupcial = tipologia documental Certido = espcie Certido de Casamento = tipologia documental Certido de Nascimento = tipologia documental Certido de nus Reais = tipologia documental Atestado = espcie Atestado Mdico = tipologia documental Atestado de bito = tipologia documental Quanto Forma: Refere-se ao estgio de preparao: Rascunho ou minuta, original e cpia. Quanto ao Formato: Refere-se ao aspecto fsico: Ficha, livro, caderno, carto, folder, etc. Quanto Natureza do Assunto:
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Ostensivos - No prejudicam a administrao Sigilosos - Conhecimento restrito 4 Classificaes: Reservados - No devem ser do conhecimento do pblico em geral; Confidenciais - Mdio grau de sigilosidade; Secretos - Alto grau de sigilosidade; Ultra-Secreto - Acarreta dano segurana da sociedade e do estado;
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Quaisquer dvidas com relao ao contedo faam contato. At a prxima! Bons estudos e um forte abrao. Prof. Antonio Victor Boto

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