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Poltica de Aquisio e Descarte de Acervos

________________________________________________________________ Elaborada pela Comisso Permanente de Aquisio e Descarte de Acervo COPAD

Rio de Janeiro 2011

SUMRIO
INTRODUO 1. CARACTERIZAO DA INSTITUIO E DO ACERVO ..................................................................... 04 1.1 Histrico do acervo ............................................................................................................................. 04 1.2 Dimenso do acervo ............................................................................................................................ 05 1.3 Importncia local, regional e nacional .................................................................................................. 05 1.4 Unidades responsveis pelo acervo .................................................................................................... 06 2. DIRETRIZES GERAIS PARA ACERVOS ............................................................................................. 07 3. DIRETRIZES PARA AQUISIO DE ACERVO MUSEOLGICO ........................................................ 09 3.1 Prioridades na Coleta ................................................................................................................... 09 3.2 Critrios que devem ser observados ............................................................................................ 10 3.3 Recursos ....................................................................................................................................... 10 3.4 Procedimentos de Aquisio ........................................................................................................ 11 3.5 Consulta a outras instituies ...................................................................................................... 11 3.6 Descarte ....................................................................................................................................... 11 4. DIRETRIZES PARA A AQUISIO DE ACERVO ARQUIVSTICO ...................................................... 12 4.1 Critrios gerais para aquisio de acervo arquivstico .................................................................. 12 4.2 Arquivo de Histria da Cincia ...................................................................................................... 13 4.2.1 Critrios para aquisio de arquivos pessoais de cientistas ............................................... 13 4.2.2 Critrios para aquisio de colees de documentos ......................................................... 13 4.2.3 Procedimentos de aquisio e intercmbio ........................................................................ 13 4.2.4 Restries de Acesso ......................................................................................................... 14 4.2.5 Formas de descarte ............................................................................................................ 14 4.2.6 Arquivos institucionais ........................................................................................................ 15 4.2.7 Arquivo institucional do MAST ............................................................................................ 15 5. DIRETRIZES PARA A AQUISIO DE ACERVO BIBLIOGRFICO ................................................... 15 5.1 Idioma .......................................................................................................................................... 16 5.2 Diretrizes Cronolgicas ................................................................................................................ 16 5.3 Especialidades .............................................................................................................................. 17 5.4 Especialidades .............................................................................................................................. 17 5.4.1 Doao e compra ............................................................................................................. 17 5.4.2 Comodato ......................................................................................................................... 17 5.4.3 Descarte ........................................................................................................................... 18

CONSIDERAES FINAIS ........................................................................................................................ 18 GLOSSRIO ............................................................................................................................................... 19 REFERNCIAS .......................................................................................................................................... 20

INTRODUO
O presente documento visa atender necessidade do MAST de regularizar a aquisio e o descarte dos acervos de carter histrico, oferecendo subsdios tomada de deciso. Este documento foi elaborado no mbito da Comisso Permanente de Aquisio e Descarte de Acervo (COPAD), e significa um passo importante no que se refere formao do perfil e das polticas de ao institucional, bem como s normativas para um trabalho mais consistente e direcionado. Ele estabelece critrios, diretrizes e procedimentos com o objetivo de orientar a anlise e a coleta do acervo a ser adquirido. Esta poltica baseada na misso institucional do MAST e uma consequncia de sua poltica de pesquisa. Os principais objetivos da Poltica de Aquisio e Descarte de Acervos so:

Adquirir acervos em consonncia com as linhas de pesquisa do MAST; Dar transparncia e seriedade ao processo decisrio e respaldo tomada de deciso; Manter o equilbrio e a integridade na formao do acervo; Melhorar a organizao e otimizao das atividades; Respeitar a identidade dos acervos. Viabilizar o descarte de acervos no pertinentes a esta poltica do MAST.

Membros do COPAD que elaboraram este documento:

Alfredo Tiomno Tolmasquim, diretor do MAST e presidente do COPAD Cludia Penha dos Santos, Coordenao de Museologia Maria Celina Soares de Mello e Silva, Coordenao de Documentao e Arquivo Pedro Marinho, Coordenao de Histria da Cincia Ronaldo de Almeida, Coordenao de Educao

1. CARACTERIZAO DA INSTITUIO E DO ACERVO


1.1 Histrico do acervo O Museu de Astronomia e Cincias Afins - MAST, criado em 1985, um instituto de pesquisa do Ministrio da Cincia, Tecnologia e Inovao - MCTI e possui dentre suas atribuies a preservao do acervo histrico sob sua guarda. Alm da coleo de objetos cientficos e tecnolgicos que caracteriza o MAST como um museu de cincia e tecnologia, seu acervo arquivstico confere instituio um carter singular como depositria do patrimnio da histria da cincia e tecnologia nacionais. O MAST est situado no prdio onde funcionou a sede do Observatrio Nacional at 1985, e possui, ainda, vrias edificaes tombadas que pertenceram quela instituio. Essas edificaes histricas, bem como as colees da originadas, so preservadas por Lei Federal de 1986 (Processo n 1009-T-79/ IPHAN), estando registradas no Livro Histrico volume 1, folhas 94-97, inscrio 509, de 14/08/1986 (Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional,1993, p. 94-97). O acervo museolgico composto por objetos de cincia e tecnologia (instrumentos cientficos), mobilirio, luminrias, placas, serralheria, esculturas, vidros e cristais, procedentes principalmente do Observatrio Nacional. Tambm fazem parte do acervo museolgico objetos de cincia e tecnologia doados por institutos de pesquisa ou por cientistas juntamente com seus arquivos pessoais. Esses instrumentos so originados, em sua maioria, dos sculos XIX e incio do XX. Mais recentemente, o MAST passou a coletar objetos provenientes da segunda metade do sculo XX. Do patrimnio tombado pelo IPHAN faz parte, alm do acervo museolgico, o arquivo pessoal do ex-diretor do Observatrio Nacional, Llio Gama. O MAST tem como objetivo a aquisio de arquivos pessoais de cientistas de forma a criar e preservar novas fontes de consulta para a pesquisa histrica da cincia. Assim, o MAST vem implementando a aquisio de arquivos pessoais e tem se tornado referncia nesta rea. O acervo arquivstico composto por arquivos pessoais de cientistas, tcnicos, engenheiros e gestores de cincia, arquivos de instituies cientficas e associaes cientficas. Tambm faz parte de seu acervo o Arquivo Institucional do MAST, formado por documentos produzidos e acumulados pela instituio, e classificados como permanente devido ao seu valor histrico ou legal. A coleo da biblioteca oferece apoio s atividades tcnicas e de pesquisa institucionais, sendo formada por publicaes indicadas por seu corpo funcional ou coletada em catlogos especializados. Devido ao grande nmero de escolas nos arredores do MAST, a biblioteca se tornou referncia tambm para pesquisas escolares. Tal fato se deve ao grande nmero de obras existentes na rea de divulgao da cincia.

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1.2 Dimenso do acervo O acervo do MAST possui as seguintes dimenses: A coleo de objetos de cincia e tecnologia composta por cerca de 2000 objetos procedentes do Observatrio Nacional ON; 278 objetos, entre equipamentos fotogrficos e eletrnicos, do Instituto de Engenharia Nuclear IEN; 26 objetos do Centro de Tecnologia Mineral CETEM, utilizados principalmente nos laboratrios da instituio, e objetos doados por particulares. O acervo arquivstico composto por 6 fundos institucionais, e mais 32 arquivos pessoais de cientistas e 5 colees de documentos avulsos. Quantitativamente, isto significa aproximadamente 1.500 metros lineares de documentos textuais; 13.500 documentos iconogrficos; 1.100 documentos impressos; 250 cartogrficos; 150 tridimensionais; 300 fitas-cassete; 10 fitas-rolo; e 500 fitas de vdeo. O acervo bibliogrfico formado por cerca de 8.000 livros, 913 folhetos, 139 teses, 250 ttulos de peridicos, 485 vdeos e DVDs e 150 CDs, nas reas de histria da cincia e da tecnologia; educao e divulgao da cincia; museologia e preservao do patrimnio histrico de C&T e apoio tcnico-administrativo. 1.3 Importncia local, regional e nacional A coleo museolgica uma das mais importantes do gnero. composta de instrumentos cientficos que foram utilizados em servios e pesquisas, como a determinao e a transmisso da hora legal do pas, a previso do tempo, as efemrides astronmicas, a demarcao das fronteiras brasileiras, o mapeamento magntico do solo brasileiro, nas comisses contra os efeitos das secas e nas de melhoramento dos portos. Os acervos procedentes dos diversos institutos de pesquisa so compostos de objetos representativos de vrias disciplinas e/ou tcnicas cientficas, resultantes de pesquisas ou utilizados nas mesmas. Juntamente com instrumentos que podem ser encontrados em instituies e museus similares (telescpios, teodolitos, crculos meridianos, trnsitos, relgios de preciso, magnetmetros, instrumentos de meteorologia, comparadores etc.), o MAST preserva alguns instrumentos muito peculiares e raros, como o previsor de mars de Kelvin, o analisador harmnico de Henrici, o instrumento de Salmoiraghi para determinar a equao pessoal e instrumentos para instalar fios de teia de aranha em retculos. Os fabricantes desses objetos esto entre os mais famosos e hbeis da Europa e representam os nomes de maior prestgio na indstria de preciso da poca. O MAST possui, tambm, uma coleo de catlogos de fabricantes de instrumentos cientficos dos sculos XIX e da primeira metade do sculo XX. Essas publicaes, em sua maioria com ilustraes, so raras e constituem um rico material para pesquisa e fontes de informaes que so utilizadas no registro museolgico desses objetos.

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O acervo arquivstico est voltado para a pesquisa em histria da cincia, tecnologia e inovao. Constituem-se, especialmente os arquivos pessoais, em fontes nicas que, antes desconhecidas ou inacessveis aos pesquisadores, encontram abrigo no MAST, que os trata e os tornam acessveis consulta. Os documentos do Arquivo de Histria da Cincia tm sido procurados por pesquisadores brasileiros e estrangeiros. Sua base de dados est disponvel para consulta na internet, o que vem facilitar, agilizar e ampliar o acesso ao acervo. Recentemente, o Arquivo do Conselho de Fiscalizao das Expedies Artsticas e Cientficas no Brasil recebeu da UNESCO o ttulo de Memria do Mundo devido sua importncia para a pesquisa histrica. O acervo bibliogrfico formado por ttulos nas reas de especializao da biblioteca, e foram selecionados criteriosamente por pesquisadores e tcnicos da Instituio. Devido sua constituio, a biblioteca consultada por pesquisadores de todo o pas. 1.4 Unidades responsveis pelo acervo De acordo com o Regimento Interno do MAST, as coordenaes responsveis pelos acervos so: Coordenao de Museologia - CMU: responsvel pelo acervo museolgico. Est vinculado a esta coordenao o Ncleo de Conservao e Documentao do Acervo Museolgico (NUDCAM), responsvel pela gesto, guarda, documentao e conservao dos acervos tridimensionais de cincia e tecnologia. O Ncleo tambm responsvel pela elaborao de manuais de procedimentos para gesto dos acervos museolgicos. Coordenao de Documentao e Arquivo - CDA: responsvel pelos acervos arquivstico e bibliogrfico. O Arquivo de Histria da Cincia (AHC) responsvel pela guarda, organizao, conservao e acesso aos arquivos pessoais de cientistas, aos arquivos doados ou sob a guarda do MAST. Os objetos doados junto com o acervo arquivstico sero incorporados aos instrumentos de busca do Arquivo de Histria da Cincia e permanecero sob a guarda do NUDCAM. Tambm o responsvel pelo gerenciamento dos documentos produzidos pelo MAST e a guarda dos documentos considerados de valor permanente. O Servio de Biblioteca e Informao Cientfica responsvel pela aquisio, organizao, conservao e acesso ao acervo bibliogrfico sob sua guarda, das colees especiais e das colees de cientistas.

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2. DIRETRIZES GERAIS PARA ACERVOS

2.1 O acervo a ser incorporado deve estar em consonncia com as finalidades e objetivos da instituio, e de acordo com suas reas prioritrias, conforme estabelecido em seu Plano Diretor e nesta Poltica; 2.2 O MAST deve certificar-se, antes da aquisio, de que o acervo oferecido para aquisio no tenha sido ilegalmente obtido pelos proprietrios. Em nenhuma hiptese o MAST poder adquirir acervo de provenincia desconhecida ou duvidosa; 2.3 Devem ser respeitados, nos processos de aquisio, os cdigos de tica dos organismos nacionais e internacionais relacionados aos acervos, tais como: ICOM, ICOM-Brasil, CONARQ, COREM, COFEM, ou outros, conforme o caso; 2.4 O MAST pode excepcionalmente receber acervo fora das reas de interesse estabelecidas por esta Poltica, quando considerado em estado de risco, desde que a aquisio receba parecer favorvel do COPAD; 2.5 As coordenaes responsveis pelos acervos devero tomar medidas de controle sobre a circulao, consulta e emprstimo, localizao nas reas de guarda de acervo, bem como sobre sua segurana, mantendo sob controle um mapa de localizao dos acervos; 2.6 Qualquer que seja o acervo a ser adquirido, o MAST deve avaliar, alm de sua importncia histrica e cientfica: a. os custos com transferncia, conservao, armazenamento e manuteno; b. a importncia poltica deste acervo para o MAST; c. tamanho, volume ou quantidade do acervo; d. estado de conservao, avaliando os recursos humanos e materiais necessrios para sua preservao; e. capacidade de armazenamento, evitando o comprometimento da integridade dos acervos prioritrios, no que se refere preservao e segurana; f. ameaa de perda, destruio ou venda para o exterior (nestes casos, pode-se considerar a possibilidade de guarda provisria para posterior encaminhamento para outra instituio mais apropriada);

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g. conseqncias do deslocamento do acervo de seu contexto histrico original de produo, dos possveis prejuzos locais e da mudana de ambiente para o acervo; h. a existncia de instituio regional que tambm reivindica a guarda do acervo, e que garante poder mant-lo em boas condies de guarda; i. eventuais prejuzos ou danos com o deslocamento do acervo. 2.7 Para qualquer tipo de aquisio, o responsvel pelo encaminhamento da proposta deve montar um dossi com os seguintes itens: a. O maior nmero possvel documentos ou objetos; c. Documentao complementar. 2.8 O dossi deve ser enviado COPAD para anlise e parecer. As normas so vlidas para todos os tipos de aquisio, exceto para emprstimo em curto prazo. Todos os procedimentos para aquisio e descarte sero realizados pelas respectivas unidades responsveis pelo acervo. 2.9 Todas as aquisies devem passar pelo COPAD, com exceo do acervo bibliogrfico que no for obra rara ou coleo especial. 2.10 Sempre que necessrio, o COPAD poder consultar um especialista externo ao MAST. de informaes sobre os

b. Um relatrio com justificativa da importncia do acervo;

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3. Diretrizes para aquisio de acervo museolgico O acervo museolgico composto por objetos de cincia e tecnologia, resultado de pesquisas de desenvolvimento cientfico e tecnolgico ou que tenham sido utilizados nas mesmas. Inclui tambm os objetos pedaggicos e os de divulgao de C&T. So objetos das reas de cincias exatas e da terra e engenharias, segundo a classificao das reas de conhecimento do CNPq, nas reas de cincias naturais, segundo a classificao por disciplinas da History of Science Society 1 , a saber: astronomia, cosmologia, fsica, qumica, matemtica, cincias da terra e atmosfricas, geografia, cartografia e exploraes. O museu adota o conceito de cincias exatas e da terra e engenharias como tema unificador para o desenvolvimento e interpretao das colees 3.1 Prioridades na Coleta A prioridade deve ser dada a objetos que possibilitem o estudo dos aspectos sociais, econmicos, polticos e culturais da histria das cincias e da tecnologia no Brasil. a) Procedncia Objetos procedentes de institutos de pesquisa das reas definidas no item 3.1; Objetos relativos aos cientistas, pesquisadores e tcnicos de universidades e instituies de pesquisa, alm de laboratrios de empresas das reas das cincias exatas e da terra e engenharias; Materiais relativos a construtores e fabricantes nacionais.

b) Tipologia Sero adquiridos objetos de qualquer tipologia, sem restries de material, suporte, data, perodo e/ou origem. Contudo, os seguintes grupos sero priorizados: Objetos cientficos: construdos com o propsito de investigao cientfica (instrumentos, mquinas e equipamentos experimentais adicionais como acessrios e padres de medida etc.), objetos que tenham sido utilizados e/ou modificados em funo de uma necessidade da prtica cientifica, e aqueles considerados falhas tecnolgicas; Objetos pedaggicos: construdos com o propsito de ensinar cincia (modelos esquemticos, rplicas e modelos ilustrativos);

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Objetos de divulgao: construdos com o propsito de apresentar os princpios da cincia a um pblico mais vasto (reconstituies, modelos, objetos participativos); Documentos textuais e iconogrficos que acompanham o objeto, tais como, catlogos, manuais, instrues para experimentos, fotografias, diapositivos, negativos, estampas, gravuras, pinturas, livros, panfletos, notas de compra, listas de preos, material promocional, mapas, planos, gravaes sonoras e audiovisuais.

3.2 Critrios que devem ser observados a) Estado de Conservao: priorizar a coleta de objetos em bom estado de conservao. Nas aquisies de itens do sculo XX, como h uma possibilidade maior de escolha, deve-se levar em conta o estado de conservao. - Raridade: priorizar a coleta de objetos especializados, nicos ou produzidos em pequeno nmero. - Profundidade: considerar a possibilidade de aprofundar temas de estudo de um determinado perodo a partir das coletas. - Continuidade: considerar a continuidade da coleo, desde o marco temporal inicial at nossos dias. - Objetos de grandes dimenses: a coleta de itens, como mquinas, freqentemente envolve a sua desmontagem e embalagem para transporte. Assim, a coleta dever ser cuidadosamente avaliada. Se esses objetos no puderem ser reagrupados ou remontados imediatamente aps a coleta recomendvel que s sejam recolhidos se forem particularmente raros ou significativos. Em qualquer aquisio, o processo de desmontagem deve ser integralmente registrado. 3.3 Recursos Como os recursos humanos, financeiros e espaciais para gerenciamento das colees so finitos, o MAST deve se abster de proceder coleta de objetos para os quais no pode fornecer as necessrias condies de preservao, como por exemplo, no caso de objetos com materiais radioativos e ou contaminados.

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3.4 Procedimentos de Aquisio O MAST deve desenvolver estratgias ativas para aquisio quando existirem lacunas ou para satisfazer as necessidades das exposies e/ou pesquisa. Como tem reconhecida competncia na rea, o MAST pode ser visto como destino em caso de eliminao de colees de outro museu ou de instituio cientfica e cultural. Pelo menos inicialmente, tais colees podem ser aceitas como emprstimos de longo prazo, sem prejuzo do espao e outros recursos. 3.5 Consulta a outras instituies O MAST deve respeitar os interesses de aquisio de outros museus e instituies cientficas e, em particular, do Ministrio da Cincia, Tecnologia e Inovao, consultar estes rgos quando houver sobreposio de interesses. O museu deve estar empenhado em construir fortes relaes com outros museus objetivando a identificao de lacunas nas polticas de aquisio e o desenvolvimento de pesquisas conjuntas. igualmente importante colaborar com outros museus e rgos de preservao a fim de melhorar a oferta de colees pblicas e as informaes sobre as mesmas. 3.6 Descarte O descarte definitivo de um objeto do acervo acontecer por meio de doao, transferncia, troca, repatriao, ou destruio. Os itens do acervo museolgico podero ser descartados se: a) Apresentarem deterioraes que possam representar perigo para os profissionais do museu, visitantes, colees ou instalaes; b) Consistirem de pedaos ou fragmentos que no possam ser identificados; c) Existir ausncia de informaes relacionadas procedncia dos objetos; d) O MAST no possuir condies adequadas de conservao ou seu custo for muito alto para a instituio; e) Estiverem fora da rea de interesse da instituio. As propostas para alienar itens das colees devem ser feitas caso a caso, individualmente ou em conjunto (fragmentos), e qualquer deciso de dispor de material proveniente das colees s ser tomada aps uma anlise rigorosa. As decises para descarte de objetos no devem ser tomadas com o objetivo de gerar recursos financeiros. Quando a deciso for pelo descarte, o objeto dever ser oferecido, em primeira instncia, por permuta, doao ou cesso, para outros museus ou instituies capazes de preserv-lo e que possam estar interessados na sua aquisio. Devero ser mantidos os registros de todas as decises e de todos os documentos relacionados com o descarte, incluindo os registros fotogrficos.

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As exigncias e os procedimentos estabelecidos por ocasio da aquisio devem ser integralmente cumpridos, incluindo a verificao da sua situao legal e da repercusso dessa ao, segundo o Cdigo de tica do ICOM e a Lei n 11904 de 14 de janeiro de 2009 (Estatuto de Museus). A Coordenao de Museologia, atravs do NUDCAM, dever preparar relatrios detalhados com a justificativa para o descarte e todos os processos de descarte devem ser arquivados, registrando-se os objetivos envolvidos e o seu destino.

4. Diretrizes para a aquisio de acervo arquivstico


O acervo arquivstico possui duas origens: a primeira formada pela aquisio de arquivos pessoais de cientistas e de instituies cientficas e tecnolgicas que no esto mais em atividade, ou de associaes cientficas; a segunda proveniente do prprio MAST: so documentos produzidos e acumulados pela instituio no decorrer de suas atividades, constituindo seu arquivo institucional. O acervo arquivstico est voltado para a produo documental da cincia e tecnologia brasileira. Assim, aplica-se aos arquivos pessoais de cientistas brasileiros ou que atuaram no Brasil, a instituies e associaes cientficas. Para efeito desta poltica, ser feita a distino entre arquivo e coleo, conforme definido no glossrio ao final do documento. 4.1 Critrios gerais para aquisio de acervo arquivstico a) No h restries cronolgicas, sendo o acervo atual concentrado no sculo XX; b) No h restries quanto ao gnero documental (textual, iconogrfico, cartogrfico, sonoro); c) No h restries quanto ao suporte (papel, eletrnico, digital, magntico), desde que tenham relao entre si; d) Documentos bibliogrficos e museolgicos, que tenham relao orgnica com o conjunto documental; e) O MAST, excepcionalmente, poder receber acervos de outras instituies ou pessoas, por meio de Comodato ou Emprstimo. f) O MAST poder firmar parceria para a realizao de consultoria ou coordenao de projetos para organizao, preservao e divulgao dos acervos institucionais.

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4.2 Arquivo de Histria da Cincia O Arquivo de Histria da Cincia a unidade responsvel pela aquisio, processamento tcnico e acesso aos documentos adquiridos pelo MAST de provenincias distintas. Seu acervo constitudo por arquivos pessoais de cientistas, arquivos institucionais, de associaes cientficas, e colees. 4.2.1 Critrios para aquisio de arquivos pessoais de cientistas Sero adquiridos arquivos de cientistas, tcnicos, professores e gestores de cincia e tecnologia, com atuao relevante no cenrio cientfico e tecnolgico brasileiro, nas reas de cincias exatas e da terra e engenharias, segundo a classificao das reas de conhecimento do CNPq, nas reas de cincias naturais, segundo a classificao por disciplinas da History of Science Society 2 , a saber: astronomia, cosmologia, fsica, qumica, matemtica, cincias da terra e atmosfricas, geografia, cartografia e exploraes; e histria da cincia e da tecnologia e museologia. Podero ser adquiridos, ainda, arquivos pessoais de diretores e presidentes de associaes cientficas; de agncias pblicas de fomento a C&T; de professores com papel importante na formao de pesquisadores; e profissionais com trabalho cientfico de repercusso internacional. Os critrios de avaliao so: Importncia do cientista e relevncia de sua obra para a histria da cincia e tecnologia; Contedo representativo da atuao do cientista; e Capacidade de atribuio de provenincia.

4.2.2 Critrios para aquisio de colees de documentos Podero ser adquiridas colees de documentos, de forma no prioritria, desde que o tema ou objeto de estudo do acervo esteja relacionado s reas de atuao do MAST. No sero aceitas colees formadas por reprodues de documentos. 4.2.3 Procedimentos de aquisio e intercmbio a) Os documentos bibliogrficos e museolgicos que vierem junto aos documentos em papel recebero tratamento pela equipe especializada, quer seja da biblioteca ou do NUDCAM do MAST, e sero armazenados nos locais apropriados, que se responsabilizaro pela sua guarda.
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b) Nos casos de livros avulsos, no sendo caracterizada uma coleo, as obras sero mantidas junto com o acervo arquivstico ao qual pertence. c) O Acervo Arquivstico poder ser objeto de troca ou intercmbio em sua totalidade, de carter temporrio ou permanente, com outras instituies, no caso de um determinado arquivo ser trocado por outro que seja considerado mais pertinente aos objetivos do MAST. Nestes casos, a instituio recebedora de acervo do MAST ser responsvel pela preservao do acervo, fornecendo garantias. Ser aberto um processo institucional com todas as garantias e obrigaes de ambas as partes. d) Documentos avulsos ou partes de um fundo arquivstico no sero objeto de intercmbio, troca. e) O arquivo que for muito consultado no ser objeto de intercmbio com outras instituies; 4.2.4 Restries de Acesso O MAST se reserva a prerrogativa de analisar as possveis restries de acesso. 4.3 Formas de descarte Para se proceder ao descarte deve-se, primeiramente, realizar uma minuciosa avaliao do acervo para a seleo dos documentos que devero ser descartados. Os arquivos pessoais de cientistas, em geral, j chegam ao MAST selecionados, seja pela famlia que doa ou pelo prprio doador. Nestes casos, os documentos no necessitam de seleo porque somente so encaminhados documentos significativos da vida profissional do cientista. Nos casos do encaminhamento ao MAST sem seleo prvia, caber ao Arquivo de Histria da Cincia a identificao e a seleo dos documentos de acordo com os seguintes critrios: a) Atribuio de provenincia b) Pertinncia c) Contedo d) Legibilidade e) Representatividade no contexto do acervo f) Nmero de cpias A avaliao e seleo dos documentos arquivsticos referentes a instituies cientficas devero tomar como base uma Tabela de Temporalidade a ser elaborada pela instituio criadora do acervo. Caso no haja uma Tabela, utilizar a elaborada pelo CONARQ referente s atividades meio da administrao
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pblica federal do Poder Executivo. O MAST dever consultar as Resolues do CONARQ no que se refere seleo e descarte de acervos arquivsticos, e orientar/assessorar as instituies cientficas na elaborao de suas prprias Tabelas de Temporalidade. 4.4 Arquivos institucionais Arquivos institucionais somente sero adquiridos nos casos de instituies extintas. A guarda temporria poder ser aceita em situaes excepcionais, at que a instituio tenha condies de manter sua prpria documentao. Podero ser adquiridos: a) Arquivos de instituies de pesquisa em C&T; b) Arquivos de associaes cientficas e tecnolgicas que no tenham sede (neste caso a aquisio ser realizada mediante a assinatura de Termo de Comodato, ficando o MAST com a responsabilidade da preservao do acervo por tempo indeterminado, atuando como Arquivo Permanente da Associao); c) Arquivos de setores institucionais, laboratrios desativados e projetos concludos, desde que referentes s suas reas-fim (nestes casos, o MAST dever se certificar do no interesse da entidade produtora na preservao dos acervos). 4.5 Arquivo institucional do MAST O Arquivo Institucional constitudo por documentos produzidos e acumulados pelo MAST no decorrer de suas atividades. Sero recolhidos pelo Arquivo de Histria da Cincia os documentos de guarda permanente, de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos da instituio, aprovada pelo Arquivo Nacional. A Resoluo n 14 do CONARQ, de 24 out. 2001, determina que toda a instituio deve designar uma Comisso Permanente de Avaliao, com a responsabilidade de proceder s adaptaes, orientar sua aplicao, dirimir possveis dvidas, orientar o processo de seleo dos documentos e proceder reviso peridica no que se refere aos documentos relativos s atividades-meio. Dever, ainda, promover a avaliao dos documentos relativos s atividades-fim, complementando a tabela bsica e submetendo-a aprovao da instituio arquivstica pblica. Portanto, o arquivo institucional do MAST no ser alvo da COPAD, mas sim de Comisso designada exclusivamente para o arquivo institucional do MAST.

5. Diretrizes para a aquisio de acervo bibliogrfico


O acervo da Biblioteca formado por publicaes diversas, livros, folhetos, teses, peridicos, vdeos, DVDs e CDs, nas reas de histria da cincia e da tcnica; educao e divulgao da cincia; preservao do patrimnio histrico de C&T.

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A coleo da Biblioteca tem dado apoio s atividades tcnicas e de pesquisa, bem como aos cursos de Ps-Graduao institucionais. Devido ao nmero de escolas nos arredores do MAST, a Biblioteca se tornou uma referncia tambm para as pesquisas escolares. Tal fato se deve ao grande nmero de obras existentes na rea de divulgao da cincia. Com o objetivo de constituir a memria tcnico-cientfica da instituio sero incorporados ao acervo os documentos produzidos pelos pesquisadores e tcnicos vinculados ao MAST. O MAST considera Colees Especiais as obras que se enquadrem nos seguintes parmetros: Livros e peridicos publicados at a dcada de 40 do sculo XX; Biblioteca de cientistas doadas ao MAST; Livros com ilustraes artesanais; Edies numeradas (at 100); exemplares com marcas de propriedade, anotaes manuscritas e/ou dedicatrias de pessoas clebres; Edies especiais e de tiragem reduzida (com aproximadamente 300 exemplares) e de grande relevncia para o escopo principal da biblioteca; Portflios com lminas soltas; Primeiras edies e esgotadas de autores clebres nas reas de especialidade da biblioteca; Produo interna por comporem a memria institucional.

O acervo corrente bibliogrfico no ser submetido COPAD, somente as demandas de aquisio de colees especiais. 5.1 Idioma A prioridade , nesta ordem, portugus, espanhol, ingls e francs. Os demais idiomas sero adquiridos nas seguintes situaes: participao ou produo de pesquisadores do MAST, resultado de parcerias institucionais do MAST, obras de referncia, clssicos da cincia e bibliografias. 5.2 Diretrizes cronolgicas No h restries cronolgicas com relao aquisio de colees especiais, desde que atenda aos critrios desta Poltica.

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5.3 Especialidades 5.3.1 Histria da Cincia e da Tecnologia Contempla os seguintes critrios: A histria da cincia e da tcnica propriamente dita (aspecto descritivo e cronolgico); A cincia quando j assumiu valor histrico; A histria da cincia como objeto de estudo e anlise (historiografia, crtica histrica, metodologias etc.); A descrio da vida e obra dos nomes ligados cincia e tcnica; reas que complementam, apiam, e/ou servem de fonte para a histria da cincia; Obras de referncia especficas.

5.3.2 Educao e Divulgao da Cincia Rene os ramos das cincias humanas, exatas e biolgicas, respeitando-se rigorosamente o carter de divulgao cientfica no contedo das publicaes. Ainda fazem parte desta rea, todas as subreas e livros bsicos dos diversos ramos da cincia. 5.3.3 Museologia e Preservao do Patrimnio Histrico de C&T rea que abrange os campos da conservao e restaurao de acervos; memria social; patrimnio cultural e cultura material, biblioteconomia, documentao, arquivologia, objetivando a preservao do patrimnio cientfico e tecnolgico. A rea compreende especificamente publicaes voltadas para as atividades de seleo, aquisio, pesquisa e documentao de acervos. Esta rea oferece o suporte necessrio para o curso de mestrado e doutorado em Museologia, que realizado por meio de um convnio do MAST com a UNIRIO.

5.4 Procedimentos de aquisio de colees especiais


5.4.1 Doao e compra Sero adquiridas todas as colees respeitando os parmetros descritos no item 5, relativo as colees especiais e, o item 2 relativo as diretrizes gerais para acervos desta poltica. 5.4.2 Comodato A Biblioteca poder receber por comodato as colees respeitando os parmetros descritos no item 5, relativo s colees especiais e, o item 2 relativo s diretrizes gerais para acervos desta poltica. Para tal, elaborado um Termo de
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Cesso de Uso a Ttulo de Comodato entre o MAST e a instituio cedente. O prazo mnimo para assinatura de um Termo, devido ao esforo empreendido para a disponibilizao do acervo de 10 anos. O Comodato no uma prioridade para o MAST. 5.4.3 Descarte O descarte de material deve levar em considerao os seguintes aspectos: Inadequao especialidade da biblioteca; Obras em lnguas inacessveis; Obras desatualizadas e que foram substitudas por edies mais recentes; Obras em condies fsicas irrecuperveis; Obras com excesso de duplicatas.

CONSIDERAES FINAIS
Os casos omissos sero avaliados pela COPAD. A Poltica de Aquisio do MAST ser avaliada e atualizada a cada 5 anos, ou sempre que surgir uma necessidade

VERSO APROVADA NA REUNIO DA COPAD REALIZADA NO DIA 31 DE AGOSTO DE 2011.

Rio de Janeiro, 31 agosto de 2011.

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GLOSSRIO

Arquivo - a reunio orgnica de documentos produzidos e acumulados por uma instituio ou pessoa, no decorrer de suas atividades. Portanto, uma nica provenincia, geralmente formada por documentos originais. Coleo de documentos - a reunio artificial de documentos de diversas provenincias, em razo de um tema ou objetivo de pesquisa. Pode ser formada, tambm, por cpias de documentos. Colees especiais - So obras que se destacam de alguma maneira, por certas peculiaridades, independentemente da poca em que foram criadas. Constituem uma boa fonte de pesquisa e conhecimento. As colees especiais do acervo bibliogrfico do MAST so formadas pelas bibliotecas particulares que pertenceram a cientistas brasileiros, livros raros e antigos, importantes para a Histria da Cincia e da Tcnica, publicados at a primeira metade do sculo XVIII, edies posteriores e esgotadas. As publicaes que constituem a memria institucional tambm fazem parte deste acervo Tabela de temporalidade - o instrumento de gesto arquivstica resultante do processo de avaliao e aprovado por autoridade competente, que determina os prazos de guarda temporria (vigncia, prescrio e precauo) em funo de valores administrativos, legais, jurdicos e determina a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente). Termo de comodato - O Comodato um emprstimo gratuito por via contratual, com direito de uso por tempo predeterminado. Ele poder ser realizado mediante a assinatura de um Termo de Comodato ou Emprstimo (no caso de ocorrer entre instituies de um mesmo ministrio, o Termo ser Direito de Uso a Ttulo Gratuito).

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REFERNCIAS
Arquivo Nacional. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Camargo-Moro, Fernanda. Museu: Aquisio Documentao. Rio de Janeiro: Livraria Ea Editora, 1986. 309p (Coleo Eleutherias). Couture, Carol (coord.). Les fonctions de l'archivistique contemporaine. Universit du Quebec, 1999. 559p. (Coleo Gestion de l'Information). Disciplinary classification. Isis: current bibliography. Chicago: The History Science Society, v.97, p.19-37, 2006. Supplement current bibliography. Florida Museum of Natural History. FLMNH. Collections policy. Disponvel em: <http://www.flmnh.ufl.edu/admin/collect1.htm>. Acesso em: 03 mar. 2010. Greater Manchester Museum of Science and Industry. Acquisition and disposal policy 2005-2009. Disponvel em: <http://www.mosi.org.uk/media/33866399/acquisitiondisposalpolicy2005-09.pdf>. Acesso em: 03 mar. 2010. Imperial College of Science, Technology & Medicine. Collections Policy. Disponvel em: <http://www.lib.ic.ac.uk/archives/wyecollege.htm>. Acesso em: 16 abr. 2001. Leicester Readers in Museum Studies. Collections management. London, New York, Routledge, 1999. 304p. Massachusetts Institute of Technology. Institute Archives & Special Collections. Institute Archives Records Collections Policy. MIT, 1976. Disponvel em: <http://libraries.mit.edu/archives/managing/policy-collection.html>. Acesso em: 5 out. 2003. Massachusetts Institute of Technology. Institute Archives & Special Collections. Information policies. Disponvel em: <http://web.mit.edu/policies/13.1.html>. Acesso em: 5 out. 2003. Massachusetts Institute of Technology. Institute Archives & Special Collections. Archival policy. Disponvel em: <http://web.mit.edu/policies/13.3.html>. Acesso em: 5 out. 2003. University of Aberdeen. Collecting Policy of the Natural Philosophy Collection of Historical Scientific Instruments. Disponvel em: <http://www.abdn.ac.uk/~nph126/policy.html>. Acesso em: 14 out. 2008. University of California. The Bancroft library. Books & manuscripts; Departmental records & technological collections; oral histories. Disponvel em: <http://the bancroft library>. Acesso em: 20 abr. 2001. University of Illinois Archives at Urbana-Champaing. Documentation policy (collection development statement). Disponvel em: <http://library.uiuc.edu/ahx/documpol.htm>. Acesso em: 19 abr. 2001. Vergueiro, Waldomiro. Seleo de materiais de informao. 2.ed. Braslia, DF : Briquet de Lemos Livros, 1997. 126p.

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