UNIO DINMICA DE FACULDADE CATARATAS - UDC CURSO DE SISTEMAS DE INFORMAO TRABALHO DE GRADUAO I

Misso: Formar Profissionais capacitados, socialmente responsveis e aptos a promoverem as transformaes futuras.

Business Process Management System

Thiro Beppler

RESUMO O artigo tem por objetivo um aprofundamento dos conceitos de business process management system. um conjunto de sistemas que automatizam a gesto de processos de negcio, inclui o mapeamento dos processos, definio de workflow, regras de negcio, contribuindo para a implementao de mudanas, mantendo a empresa competitiva, com trabalhos definidos e automatizados, alinhados com os objetivos da organizao.

PALAVRAS-CHAVE: Business Process Management System (BPMS), Gesto por Processos, Workflow.

Foz do Iguau PR 2012

1. INTRODUO Por ser uma ferramenta tecnolgica bastante recente, o Business Process Management System ainda pouco compreendido pelos profissionais de informtica e, conseqentemente, pelas prprias organizaes. Essa dificuldade de entendimento gerou o presente artigo, que tem por objetivo discutir e apresentar o BPMS, pretendendo gerar maior clareza e entendimento sobre os potenciais dessa nova ferramenta, para colaborar com a gesto de processos de negcios. Tendo em vista que as empresas necessitam criar ambientes com definio de processo, gerenciador de transao e motor de processos, a soluo tecnolgica BPMS vem para auxiliar a gesto de processos atravs dos componentes que compem a sua metodologia.

A gesto por processos permite a quebra do modelo de estruturao funcional de uma organizao, onde cada departamento se limita a resolver os desafios e problemas empresariais dentro de cada rea, faltando uma viso sistmica da empresa. A viso departamental limita a atuao dos departamentos de uma organizao e impede que os diversos departamentos trabalhem em conjunto para atingir objetivos e metas globais da organizao como um todo. A gesto por processos enfatiza a seqncia de atividades que so realizadas, cruzando departamentos e nveis hierrquicos, at a sada dos servios e/ou bens para atender o cliente final. Trata-se, portanto, de uma quebra do modelo de gesto funcional.
2. ORIGEM E EVOLUO DE BPMS A nova onde sistemas BPMS surgiram pelo fato de pacotes de ERP e wokflow at a dcada 90 prometerem agilidade em mudanas, embora sendo inflexveis e requerendo muitas customizaes pesadas ou a readaptao da organizao para a ferramenta implantada (CARRARA, 2011). Segundo PESSA E STORCH (2006) O BPMS emergiu como um conjunto de aprimoramentos feito sobre sistemas workflow. Abaixo so listados alguns avanos trazidos pelo workflow, que pode ser considerado o embrio do BPMS:

a) Formulrios eletrnicos; b) Uso de imagens digitalizadas; c) Regras de negcio para automao de certos tipos de deciso. No entanto, sistemas workflow eram limitados para prover a velocidade e flexibilidades necessrias pelas prticas atuais de BPM. As limitaes dos sistemas workflow, resolvidas por sistemas BPMS, so listadas a seguir: a) Integrao com bases de dados corporativas; b) Integrao direta com aplicaes atravs do uso de conectores ou arquiteturas orientadas a servios; c) Operao em tempo real; d) Linguagem e padres para a descrio de processos; Para Chang (2006), o maior avano dos sistemas BPMS sobre os antigos sistemas workflow a capacidade de supor de integraes centradas em processo, ou seja, a integrao de pessoas, sistemas e dados. Sistemas workflow possuam fraca capacidade de integrao dos processos com os sistemas, j sistemas BPMS oferecem capacidade robusta para este tipo de integrao. A figura 1 apresenta esta capacidade dos sistemas BPMS, de uma forma macro.

Figura 1. Integrao de Pessoas e Sistemas atravs de Sistemas BPMS. Fonte: (CHANG, 2006).

3. O CONCEITO DE BPMS Conforme PEREIRA (2007), o sistema que define, digitaliza, executa monitora e otimiza processos globais. Automatiza os processos de incio ao fim, incluindo atividades de pessoas e sistemas em mltiplas organizaes, dentro e fora da empresa. Do ponto de vista tecnolgico o resultado de BPMS melhor nvel de execuo do processo, aumento da capacidade de mudar o modelo de negcio mais rapidamente, maior escalabilidade e gesto de excees, produzindo reduo de custos operacionais e de TI, maior satisfao de clientes, parceiros e funcionrios, melhor visibilidade e governana. De Acordo com RIBAS (2007), O BPMS uma ferramenta de TI que permite empresa modelar, simular, monitorar e integrar seus processos de negcio. A implantao deste sistema tem seu sucesso condicionado a uma srie de fatores: fatores organizacionais, de gesto, treinamento de usurios, escolha da ferramenta, mapeamento dos processos, implantao gradual ou completa, etc. Os processos de negcio de uma empresa podem apresentar bastante variabilidade entre si, e alguns processos podem ser mais propensos integrao pelo BPMS do que outros. 4. A ARQUITETURA DO BPMS De acordo com DANTAS (2011), a arquitetura que vai substituir os tradicionais sistemas integrados empresariais, a de uma plataforma de integrao baseada nos princpios, recursos e ferramentas orientadas a processos e servios. Essa arquitetura prope que todos os elementos de sistemas/aplicaes sejam convertidos (quando possvel) ou tratados como componentes autnomos (servios), e que sua integrao, para realizar processos, seja feita por tecnologias orientadas a processos. Para DE SORDI E SPELTA (2007), a soluo BPMS no emprega o conceito de substituio de sistemas, pelo qual parte dos sistemas existentes na organizao (sistemas legados) substituda por um novo sistema integrado, por exemplo, por um sistema Enterprise Resource Planning (ERP). Ao invs disso, a soluo BPMS, considerando a caracterstica do processo de negcio de ser distribudo e segmentado, executado dentro dos limites de uma ou mais organizaes e envolvendo diversos sistemas de informao, disponibiliza um ambiente de integrao de sistemas de informao, que permite definir: fluxo de execuo,

regras, eventos e demais especificaes necessrias operao e gerenciamento do processo de negcio. 5. INOVANDO A GESTO DE PROCESSOS De acordo com PEREIRA (2007), o BPMS tem gerado ateno e entusiasmo por razes concretas, baseadas em implementaes de sucesso, com significativas redues de custo e aumento de agilidade empresarial. No um modismo, chegou para ficar e o tipo de tecnologia que de fato diferencia uma empresa, pois dinamiza a gesto centrada em processos. Com o advento de BPMS, pela primeira vez na histria da administrao de empresas, gestores tm a capacidade tecnolgica de mudar processos on-line, criando o "real time enterprise". 6. BPMS E SEU FUNCIONAMENTO Para PEREIRA (2007), o BPMS funciona em paralelo aos outros sistemas de gesto (compras, contabilidade, RH). Pode-se considerar que uma camada de alto nvel, que conversa com sistemas informatizados ou no, executa, controla e monitora o processo. BPMS d ordens para a execuo das atividades de um fluxo. Essas ordens podem ser dadas a pessoas ou a sistemas. O funcionrio recebe uma mensagem na sua caixa postal, indicando qual tarefa/atividade deve executar. Cada tarefa tem suas informaes e regras de processamento (o conhecimento do negcio fica depositado no sistema). Caso o funcionrio no execute a tarefa no tempo esperado, um alerta automaticamente enviado ao nvel superior de gerncia para devidas providncias. Os atores participantes do fluxo de trabalho podem ver o status atual do processo e acompanhar o seu andamento. 7. O OBJETIVO DO BPMS O objetivo principal dos BPMS orquestrar os processos enquanto so executados e podem ser responsveis inclusive pela modelagem de processos, modelagem organizacional e simulao. Para Reis (2007), as principais caractersticas de um BPMS so: a) Permitir o controle do processo, que pode acontecer por meio de simulaes antes de o processo ser executado e tambm durante a execuo, para deteco de falhas no processo em operao, permitindo obter mtricas e efetuar correes mais facilmente.

b) Possibilitar a publicao de novas verses do processo, e que as verses antigas continuem enquanto houver atividades ainda sendo processadas. Processos antigos devem continuar a ser executados como previstos, e novos processos devem j ser executados de acordo com o novo desenho. c) Permitir rpido realinhamento nos processos de negcios, isto quer dizer que o resultado final deve se efetivar com dispndio mnimo de tempo. 8. O CICLO DE VIDA DE BPMS De acordo com SOUZA (2008), Os BPMSs foram introduzidos com o objetivo de automatizar e prover controle para definir e coordenar a execuo de processos de negcio, Geralmente um BPMS apresenta quatro funcionalidades: a) Projeto: O ciclo de vida se inicia com a modelagem do processo de negcio, pois nesta fase acontece o levantamento dos processos, do ambiente organizacional e requisitos tcnicos. b) Configurao: Nesta etapa, os modelos de processos so implementados. c) Execuo: BPMS cria instncias de um modelo de processos, coordena a execuo e registra as informaes coletadas durante a execuo do processo; d) Diagnstico: O histrico da execuo analisado, sendo possvel a identificao de problemas e melhorando os processos. 9. TIPOS DE BPMS Por ser um conjunto de software e tecnologias existentes, os sistemas BPMS podem ter focos diferentes, o que acarreta em distintos tipos de BPMS (CHANG, 2006): a) Centrado em Dados (Data-Centric): Produtos deste tipo so focados na extrao, transformao e transporte de dados principalmente atravs de sistemas de banco de dados. Essa classe de produto limitada execuo de processos Sistema-Sistema; b) Centrado em Aplicaes: Essa classe de produtos possui o foco na integrao de aplicaes. So destinados implantao de processos dos tipos Sistema-Sistema e Pessoa-Sistema. Como meio de integrao utilizam mensagens e componentes;

c) Centrado em Processos: So produtos com origem em antigos sistemas workflow ou construdos a partir do zero. Possuem capacidades robustas para o desenho dos processos atravs de uma ferramenta de desenho com mais funcionalidades do que a categoria anterior de sistemas. 10. FERRAMENTAS DE BPMS Para Pessa e Storch (2006), um bom sistema BPMS deve possuir ferramentas para: a) Modelagem; b) Definio de regras de negcios; c) Integrao com outros sistemas; d) Execuo dos processos; e) Integrao com usurios participantes dos processos; f) Monitoramento dos processos. 11. BPMS E SUAS VANTAGENS De acordo com Santos (2011), muitas so as vantagens que as ferramentas de BPMS podem trazer para a organizao, do ponto de vista dos gestores e colaboradores, podemos citar: a) Padronizao: processos so executados de acordo com as regras definidas pelo negcio e no de acordo com critrios individuais; b) Alinhamento estratgico: processos so definidos e executados de acordo com a estratgia; c) Agilidade: novos processos e mudanas para atender s demandas do mercado so implementados em prazos sem precedentes; 12. BPMS E SUAS DESVANTAGENS Para Jobs (2012), Embora sistemas BPMS possam produzir vantagens significativas, tambm tm riscos associados a qualquer esforo de automao de sistemas: a) O risco mais significativo que podemos desenvolver um falso sentimento de segurana ao supor que s porque podemos automatizar um processo, ele melhor. Automatizar processos mal feitos no resultar em melhores prticas de negcio;

b) A sofisticao de algumas aplicaes BPMS pode mascarar erros ou ineficincias de processos, e o entendimento cuidadoso e detalhado de implementaes importante; c) E finalmente o uso de BPMS pode aumentar a exposio a riscos de segurana da informao. 13. CONCLUSO Considerando a carncia de estudos sobre BPMS e a importncia das prticas de gesto de conhecimento para a evoluo dos processos de negcios. Vale pena salientar o desenvolvimento do presente estudo, considerando as funcionalidades das solues BPMS que objetivam aumentar a capacidade de identificao de atores para apoiar a gerao de conhecimento a respeito dos processos de negcios. A Gesto por Processos tem trazido contribuies importantes para as organizaes, por se tratar de uma abordagem gerencial que privilegia os processos de negcios orientados para a agregao de valor para os clientes, colaboradores e parceiros de negcios. Para as empresas aumentarem os lucros oriundos da adeso dessa metodologia imprescindvel que tenham conhecimento inerente aos processos de negcios, para sustentar o uso, a organizao e a propagao desse conhecimento. A crescente demanda na seleo e adeso das solues BPMS tem demonstrado maiores necessidades de estudos e desenvolvimento das questes tcnicas ao que diz respeito integrao de diferentes geraes de sistemas existentes nas empresas, nos clientes e fornecedores. 14. TRABALHOS FUTUROS. Conforme apresentado acima, este trabalho possui algumas limitaes, evidenciando a no pretenso em realizar um projeto completo, mas sim com o intuito de agregar conhecimento do tema, explorando fatores encontrados como a administrao de sistemas, benefcios e possveis problemas encontrados em BPMS.

15. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS PEREIRA, Hlio B. Business Process Management System Como Funciona. 2007. Disponvel em: <http://www.heliobpereira.com>. Acesso em: 17 de abr. 2012. DE SORDI, Jos Osvaldo. Spelta, Andrea Giovanni. Anlise de Componentes da Tecnologia de Business Process Management System sob a perspectiva de um caso prtico. 2007. Disponvel em: < http://www.revistasusp.sibi.usp.br >. Acesso em: 18 de abr. 2012. SANTOS, Maurcio Affonso. Vantagens e Benefcios de uma Sute para Automao de Processos. 2011. Disponvel em: < http://www.thebpmexperience >. Acesso em 09 jun. 2012. JOBS, Mark Fast. 2012. Conceito de Processo x BPM x BPMS. Disponvel em: <http://www.vivenciandoti.com.br >. Acesso em: 09 de jun. 2012. REIS, Glauco. O Que Uma Soluo BPMS. 2007. Disponvel <http://www.portalbpm.com.br>. 2007. Acesso em: 20 de jun. 2012. em:

SOUZA, A. C. R. A Importncia do Business Process Management nas empresas de software. 2008. Disponvel em: < http://www.fateczl.edu.br >. Acesso em: 21 de jun. 2012. CARRARA, Andr Ramos. Implantao de Sistema BPMS Para a Gesto por Processos. 2011. Disponvel em: < http://www.teses.usp.br >. Acesso em: 21 de jun. 2012. PESSA, Marcelo Schneck de Paula. STORCH, Srgio. Gesto Integrada de Processos e da Tecnologia da Informao. 2006. Disponvel em: <http://www.pro.poli.usp.br>. Acesso em: 21 de jun. 2012. CHANG, J. F. Business Management Systems: Strategy and Implementation. 2006. Disponvel em: < web.efzg.hr/2008-06.pdf >. Acesso em: 21 de jun. 2012. RIBAS, Rafael de Toledo. Modelagem de Processos, Definio de Requisitos e Planejamento da Implantao de um Sistema de BPM em Empresa Txtil. 2007. Disponvel em: <www.pro.poli.usp.br >. Acesso em: 21 de Jun. 2012. DANTAS, Esequiel. 2011. Arquitetura Orientada a Processos, Suportada por Servios. Disponvel em: < http://uni.com.br > Acesso em: 21 de jun. 2012.