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UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO CENTRO DE ARTES E COMUNICAO DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA TCNICA DE ARQUIVO TEXTO DIDTICO ANNA ELIZABETH GALVO

C. CORREIA MARIA CRISTINA GUIMARES OLIVEIRA RECIFE 1997 TCNICA DE ARQUIVO APRESENTAO Este texto didtico colocado disposio dos interessados tem como finalidade servir de suporte e orientao disciplina Tcnica de Arquivo. A terminologia mais utilizada para o assunto distingue e estabelece diferenas entre arquivologia (para a cincia dos arquivos) e arquivstica (para a tcnica). Neste sentido, por tratar de conhecimentos prticos relativos organizao de arquivos, o texto promove e orienta a aplicao da arquivstica no controle, administrao e recuperao dos diversos tipos de documentos. SUMRIO APRESENTAO 1 CONCEITO DE ARQUIVO 1.1 FINALIDADE E FUNO DOS ARQUIVOS 1.2 CLASSIFICAO 1.2.1 Entidades Mantenedoras (caractersticas das organizaes) 1.2.2 Estgios de sua evoluo 1.2.3 Extenso de sua atuao 1.2.4 Natureza dos documentos 1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA 2 CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

2.1 QUANTO AO GNERO 2.2 QUANTO ESPCIE 2.3 QUANTO NATUREZA DO ASSUNTO 3 ARQUIVOS CORRENTES 3.1 PROTOCOLO 3.1.1 Registro e movimentao 3.2 EXPEDIO 3.3 ARQUIVAMENTO 3.3.1 Mtodos bsicos de arquivamento 3.3.1.1 Mtodo alfabtico 3.3.1.2 Mtodo geogrfico 3.3.2 Mtodo numrico 3.3.2.1 Mtodo simples 3.3.2.2 Mtodo numrico cronolgico 3.3.2.3 Mtodo digito-terminal 3.3.3 Mtodos por assunto 3.3.3.1 Mtodo alfabtico 3.3.3.2 Ordem dicionria 3.3.3.3 Ordem enciclopdica 3.3.4 Mtodo numrico de assunto 3.3.4.1 Mtodo duplex 3.3.4.2 Mtodo decimal 3.3.5 Mtodos padronizados 3.4 EMPRSTIMO E CONSULTA 4 PLANEJAMENTO DE UMA SISTEMA DE ARQUIVO CORRENTE 4.1 PROJETO

4.2 EXEMPLOS 4.2.1 Arquivo tcnico de uma consultoria 4.2.2 Arquivo tcnico de uma pequena empresa 5 AVALIAO DE DOCUMENTOS 5.1 CRITRIOS PARA AVALIAO 5.2 DETERMINAO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS 5.3 MODELO TABELA DE TEMPORALIDADE 6 CONCLUSO REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ANEXOS 1 CONCEITO DE ARQUIVO Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada. Caracteriza-se pela natureza orgnica de sua acumulao (de forma organizada, dentro de uma estrutura). Solon Buck define: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.1 Pela conceituao deduzem-se trs caractersticas que distinguem os arquivos: a) exclusividade de criao e recepo por uma repartio, firma ou instituio. No se considera arquivo uma coleo de manuscritos histricos, reunidos por uma pessoa. b) origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transaes passadas. c) carter orgnico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. O termo arquivo pode tambm ser usado para designar: * Conjunto de documentos. * Mvel para guarda de documentos. * Local onde o acervo documental dever ser conservado. * rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao. * Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetes ou em grandes sistemas automatizados.

Para o arquivo, manual ou automatizado, converge toda a documentao resultante dos departamentos, setores ou rgos de uma entidade pblica ou privada. O arquivo a memria viva, sendo fonte de pesquisa e informao para administrar melhor. Os arquivos so bsicos para o funcionamento de um governo, sendo necessrios em qualquer fase do seu trabalho - tanto para conduta das transaes rotineiras, dirias, como para a formulao de programas de largo alcance - diretrizes, procedimentos, planos, programas. Um governo depende literalmente de seus arquivos. Como memria, os arquivos contm informao sobre todos os aspectos das atividades governamentais, que vo crescendo em valor e em extenso medida que mais documentos so acumulados e preservados. 1.1 FINALIDADE E FUNO DOS ARQUIVOS: 1a Finalidade = Servir administrao. 2a Finalidade = Servir histria. Da o valor primrio (valor administrativo) e o valor secundrio (valor cultural). Observa-se ento a grande diferena entre os arquivos e outras reas da Documentao. 2 Sendo primordialmente administrativo, serve primeiro administrao que o criou, depois que serve histria - aps o esgotamento da atividade administrativa. O arquivo tem como funes bsicas a guarda, a conservao e recuperao dos documentos. 1.2 CLASSIFICAO Os arquivos classificam-se de acordo com os seguintes aspectos : - As entidades mantenedoras. - Os estgios de sua evoluo. - A extenso de sua atuao. - A natureza dos documentos. 1.2.1 Entidades Mantenedoras (caractersticas das organizaes). Federal Pblicas Estadual Municipal Sindicatos Colgios Institucionais Igrejas ONGs Sociedades, Associaes, Conselhos

Empresas Indstrias Comerciais Companhias Pequenas e mdias empresas Escritrios Os arquivos tambm podem ser pessoais ou familiares. .1.2.2 Estgios de sua evoluo. Tendo como objetivo o melhor desempenho de suas funes - indispensvel que os documentos do arquivo estejam colocados de forma a servir ao usurio com preciso e rapidez. A metodologia a ser adotada dever atender s necessidades da instituio a que serve, como tambm a cada estgio pelo qual passam os arquivos. Esses estgios so fases j definidas por M. L. Paes1 como as trs idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente. * Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente, conservados prximo ao local que os produziu ou recebeu. * Arquivo de Segunda Idade ou Intermedirio: constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que podero ainda servir de fonte para os rgos que os produziu ou recebeu. A permanncia dos documentos transitria. * Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que so conservados face ao valor histrico ou documental que possuem. So os arquivos propriamente ditos. A cada uma dessas fases - que so complementares - corresponde uma maneira diferente de conservar, tratar e organizar adequadamente cada arquivo. 1.2.3 Extenso de sua atuao. Quanto abrangncia de sua atuao, os arquivos podem ser setoriais, gerais ou centrais. Os arquivos setoriais so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, aps um perodo as atividades do arquivo corrente. Por exemplo: os documentos produzidos pelas penitencirias estaduais - que so componentes da SSP-PE - geram arquivos setoriais. Aps um determinado perodo e anlise, essa documentao passar para o arquivo intermedirio - j sob guarda do Arquivo Pblico. O Arquivo Pblico Estadual de Pernambuco o arquivo central do Estado, com legislao especfica para administrar e guardar a documentao produzida pelo Estado de Pernambuco. 1.2.4 Natureza dos documentos. Refere-se caracterstica peculiar da natureza de cada documento: arquivo especial e arquivo especializado.

* Arquivo Especial: formado por documentos de formas fsicas diversas: fotografias, discos, fitas, slides, CDs, microformas, disquetes - que merecem tratamento especial no apenas quanto ao armazenamento, mas tambm quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservao. * Arquivo Especializado: formado por documentos resultantes da experincia humana num campo especfico independente da forma fsica que apresentam. Por exemplo: arquivos mdicos, arquivos hospitalares, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia. 1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA Estudos desenvolvidos pela Associao dos Arquivistas Brasileiros e pela Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT) possibilitaram a ampliao da terminologia arquivstica existente. Os termos, cuja conceituao foi apreciada pelos estudos, encontram-se no anexo I. Ver sobre o assunto - ABNT-NB 9578/86. 2 CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO: 2.1 QUANTO AO GNERO: - Textuais: manuscritos, datilografados ou impressos. - Audiovisuais: filmes, disquetes, vdeos, CD-ROM, fotografias, microfilmes, fitas magnticas. - Cartogrficos: mapas, atlas, plantas. - Iconogrficos: gravuras, desenhos, etc. 2.2 QUANTO ESPCIE: Mensagem - correspondncia trocada entre os trs poderes (Executivo, Legislativo e Judicirio). Ofcio - correspondncia de carter oficial, equivalente carta trocada entre autoridades no exerccio da funo. Circular - ofcio, carta ou telegrama impresso, mimeografado enviados, simultaneamente, a vrios destinatrios. Relatrio - documento em que se expe autoridade superior, o desenvolvimento de trabalhos relativos a certos servios especiais. Requerimento - documento de certa forma legal, em que se fazem pedidos ou pedidos autoridade competente. Despachos - manifestaes escritas de autoridades sobre o assunto de sua competncia, submetidos sua apreciao em autos ou papis administrativos. Exposio de motivos - documento em que os ministros de Estado e Dirigentes de rgos diretamente subordinados ao Presidente da Repblica, a ele se dirigem, demonstrando fatos ou motivos, visando soluo de problemas. Aviso - correspondncias entre ministros de Estado ou de governadores de Estados. Notas - correspondncias trocadas entre o Ministrio das Relaes Exteriores e as representaes diplomticas. Carta - forma de correspondncia pela qual as empresas, instituies, etc, se dirigem aos particulares em geral.

Memorando - forma de correspondncia interna de um rgo. Edital - ordem oficial ou traslado de postura afixado nos lugares pblicos. Certido - documento emanado de autoridade pblica mediante o qual se atesta que algo se verificou de acordo com o que se encontrava j registrado em algum documento ou registro. Ata - exposio do que ocorreu durante uma reunio ou sesso. Regimento - conjunto de princpios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada repartio. Regulamento - conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execuo de uma lei. Ordem de servio - documento autorizado execuo de algum servio. Lei - norma jurdica escrita, emanada do poder competente,. com carter de obrigatoriedade - cria, extingue ou modifica direito. Decreto - ato de natureza legislativa que pode ser expedido conforme as circunstncias e o objeto, pelo Judicirio, pelo Executivo ou pelo Legislativo. Portaria - ato escrito, por meio do qual o Ministro de Estado, ou outro agente graduado do Poder Pblico, determina providncias de carter administrativo, d instrues sobre a execuo de uma lei ou servio, nomeia e designa funcionrios e aplica medidas de ordem disciplinar a subordinados que incidem em falta. Decreto-lei - decreto em forma de lei que, num perodo ditatorial, ou anormal, de governo expedido pelo chefe de fato, do Estado, que concentra nas suas mos o Poder Legislativo, ento suspenso. 2.3 QUANTO NATUREZA DO ASSUNTO: - Ostensivos ou ordinrios: a classificao dada aos assuntos aos quais a divulgao no prejudica a administrao. - Sigilosos: documentos sigilosos so aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, exigem medidas especiais para salvaguardar sua custdia e divulgao. - Conforme a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que podem circular, ainda existem os graus de sigilo: * Ultra-secreto: excepcional segurana, planos, projetos de guerra ou cientficos, negociaes militares e polticas. * Secreto: planos de operaes militares, planos de operaes econmicas. * Confidencial: o conhecimento por pessoas no autorizadas pode comprometer a sociedade. * Reservado: assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral. LEGISLAO ARQUIVSTICA Para conhecimento da Legislao Arquivstica e das instituies arquivsticas nacionais e internacionais, alm da regulamentao da profisso de arquivista, consulte:

CASTRO, A. de Moraes e; CASTRO, A. de Moraes e; GASPARIAN, D. M. C.. Arquivstica = tcnica; Arquivologia = cincia. Braslia: ABDF, 1985. 2v. v. 1, p. 39-45. 3 ARQUIVOS CORRENTES Os arquivos correntes so constitudos de documentos em curso, de utilizao constante, para a tomada de decises das administraes. No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes. Razo porque, freqentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituies a designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outra denominao similar, informa Paes.1 Face s relaes entre essas reas de trabalho distribui-se em quatro setores as atividades dos Arquivos Correntes: - Protocolo (recebimento, classificao, registro e movimentao). - Expedio. - Arquivamento (o processo de arquivar). - Emprstimo e consulta. 3.1 PROTOCOLO As rotinas que se referem ao setor podem ser assim discriminadas: Recebimento e classificao PASSOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ROTINAS Receber a correspondncia. Separar a correspondncia oficial da particular. Distribuir a correspondncia particular. Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso. Encaminhar a correspondncia sigilosa aos destinatrios. Abrir a correspondncia ostensiva. Interpretar e classificar com base no cdigo de assunto adotado. Colocar o carimbo do protocolo - o nmero e a data (canto superior direito do documento). Figura 1. Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo. Encaminhar os papis ao setor de registro e movimentao.

FIGURA 1 CARIMBO DE PROTOCOLO 3.1.1 Registro e movimentao Funciona como centro de distribuio e redistribuio de documentos. PASSOS ROTINAS

1 2 3 4 5 6

Preparar a ficha de protocolo (em duas vias). Anexar a segunda via da ficha do documento, encaminhando-a ao seu destino. Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo na ficha de procedncia e assunto (quando for o caso). Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica. Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas respectivas fichas numricas o novo destino. Encaminhar os documentos aos respectivos destinos.

FIGURA 2 FICHA DE PROTOCOLO Cdigo No do Protocolo Assunto Data Espcie Entrada Data PROCEDNCIA Documento ASSUNTO DISTRIBUIO DATA RECEBIDO Origem DATA No de

FIGURA 3 FICHA DE PROCEDNCIA PROCEDNCIA: DOCUMENTO ESP E No DATA ASSUNTO No PROTOCOLO

FIGURA 4 FICHA DE ASSUNTO CDIGO DOCUMENTO ESP E No DATA PROCEDNCIA No PROTOCOLO

FONTE: PAES, M.L. Arquivo : teoria e prtica. 3.2 EXPEDIO ROTINA DE EXPEDIO PASSOS 1 2 3 4 5 6 ROTINAS Receber a correspondncia (original, envelope e cpias em cores e quantidades a determinar). Verificar se no faltam folhas em anexo. Numerar e completar a data no original e nas cpias. Separar o original das cpias. Expedir o original, com os anexos se for o caso. Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, isto , ao arquivo propriamente dito.

Fonte:PAES, M. L. Arquivo: teoria e prtica. 3.3 ARQUIVAMENTO A bibliografia especializada nem sempre unnime no que diz respeito aos enfoques sobre a classificao dos arquivos. Classificao o princpio utilizado para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupos - entre os quais se distribuir a documentao que se quer arquivar. As classificaes cobrem a maioria das ocupaes humanas e suas regras devem ser tais que cada classe agrupe os elementos mais semelhantes entre si e diferentes daqueles includos nas demais classes. O que evitar ambigidades no momento da classificao e da procura - ou da reclassificao. Assim, as classes subdividem-se em subclasses, contendo certo nmero de grupos homogneos, possuindo um ou diversos critrios comuns que diferenciam-se das outras subclasses. M - classe Ma - subclasse Mv - subclasse. De acordo com as necessidades poder-se- continuar essa subdiviso formando para cada subclasse um nmero mais ou menos importante de grupos e assim sucessivamente. E, claro, essa subdiviso no se levar mais alm do estritamente necessrio e suficiente. impossvel racionalizar todos os casos apresentados e bom lembrar que so as excees que determinam os custos do arquivamento. Uma classificao que pretende prever todos os casos excepcionais e todas as tarefas complexas, emergentes, necessariamente uma classificao muito onerosa. Para ordenar os elementos em uma classificao dada, so possveis duas ordens de classificao: a) Ordem Alfabtica - ordem de sucesso das letras (o alfabeto de determinada lngua). b) Ordem Numrica - ordem de sucesso dos nmeros ou decimais.

As classificaes so portanto possveis graas ordem alfabtica e ordem numrica e suas derivaes. As classificaes tambm chamadas mtodos de arquivamento se dividem em bsicas e padronizadas. Alfabtico Geogrfico Bsicos Numricos Simples Cronolgico Dgito-Terminal Assunto Alfabtico Dicionrio Enciclopdico Numrico Duplex Decimal Padronizados Variadex Automtico Soundex Rneo Mnemnico Tais mtodos integram dois grandes sistemas: direto e indireto. O sistema direto aquele cuja busca do documento realizada diretamente no arquivo. O sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso consultar um ndice. O mtodo alfanumrico no pertence classe de mtodos bsicos e padronizados, consiste numa combinao de letras e nmeros, considerado um sistema semi-indireto. Quando se planeja a organizao de um arquivo, os elementos constantes so: * Nome * Local * Data * Assunto. Em cada caso, podemos organizar os arquivos em:

* Ordem alfabtica * Ordem geogrfica * Ordem cronolgica * Ordem de assunto. 3.3.1 Mtodos bsicos de arquivamento 3.3.1.1 Mtodo alfabtico simples de elaborao e de manuseio, desde que o elemento a ser considerado seja o nome. indispensvel que o alfabeto seja bastante conhecido (inclusive com as letras K, Y, e W), As fichas, ou pastas, so realizadas em rigorosa ordem alfabtica. As notaes nas guias das pastas podem ser abertas ou fechadas. caractersticas: busca direta elemento considerado: NOME nome: Milton da Cunha sobrenome: Cunha prenome: Milton da notao simples/aberta: A, B, C, Ab, Ac... notao composta/fechada: Aa-Ab... Am-Az... REGRAS DE ALFABETAO 1) Nas pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Pedro Paulo Macedo Macedo, Pedro Paulo Paulino Andrade Andrade, Paulino Jarbas Vasconcelos Vasconcelos, Jarbas * arranjo em ordem alfabtica 2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabtica do prenome. Joo Antunes Anbal Antunes Paulo Antunes Waldemar Antunes Antunes, Anbal. Antunes, Joo. Antunes, Paulo. Antunes, Waldemar

* arranjo em ordem alfabtica 3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hfen, no se separam.

Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor Humberto Castelo-Branco Castelo-Branco, Humberto Luciano Porto-Seguro Porto-Seguro, Luciano * arranjo em ordem alfabtica 4) Sobrenomes formados com Santo, Santa, So - seguem as regras dos nomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Paulo Santa Cruz Santa Cruz, Paulo Maria Santa Rita Santa Rita, Maria Lus So Paulo So Paulo, Lus * arranjo em ordem alfabtica 5) As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de nomes iguais. J. Pereira Joo Pereira Jos Pereira Jonas Pereira Pereira, J. Pereira, Joo Pereira, Jonas Pereira Jos.

* arranjo em ordem alfabtica 6) As partculas, tais como de, da, do, e no so consideradas. Paula dAlencar Luza da Cmara Jos de Oliveira Mrio do Couto Alencar, Paula d Cmara, Luza da Oliveira, Jos de. Couto, Mrio do

* arranjo em ordem alfabtica 7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome - mas no so considerados na ordenao alfabtica. Wilson de Almeida Filho Oscar de Oliveira Jnior Sebastio de Pdua Sobrinho Antnio de Brito Neto * arranjo em ordem alfabtica 8) Os ttulos so colocados no fim, entre parnteses. Ministro Joo Cabral Professor Paulo Ramalho General Oscar Teixeira Dra. Paula Brito Cabral, Joo (Ministro). Ramalho, Paulo (Professor). Teixeira, Oscar (General). Brito, Paula (Dra.). Almeida Filho, Wilson de Oliveira Jnior, Oscar de. Pdua Sobrinho, Sebastio de. Brito Neto, Antnio de

* arranjo em ordem alfabtica 9) Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome. Winston Churchill Charles de Gaulle John Kennedy Paul Schmidt Churchill, Winston Gaulle, Charles de Kennedy, John Schmidt, Paul

* arranjo em ordem alfabtica 10) As partculas podem ou no, ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome - quando escritas com letras maisculas. John Mac Adam Paul MacCarthey Gordon OBrien Giulio di Capri Mac Adam, John. MacCarthey, Paul. OBrien, Gordon Capri, Giulio di.

* arranjo em ordem alfabtica 11) Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Jos Oviedo y Bnos Francisco Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antnio de los Rios * arranjo em ordem alfabtica 12) Os nomes orientais - japoneses, chineses, rabes so registrados como se apresentam. Al Ben-Hur Al Ben-Hur Li Yutang Li Yutang Anuar el Sadat Anuar el Sadat * arranjo em ordem alfabtica 13) Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. No se considera para ordenao os artigos, preposies que compem os nomes. Banco Real S.A. A Insinuante Fundao Joaquim Nabuco EMBRATEL Banco do Brasil The Library of Congress A Colegial The Bank of Boston Banco do Brasil Banco Real S.A. Bank of Boston (The) Colegial (A) EMBRATEL Fundao Joaquim Nabuco Insinuante (A) Library of Congress (The) Oviedo y Bnos, Jos de Pina de Mello, Francisco Arco y Molinero, Angel del. Rios,. Antnio de los

Pesca do Vale e Cia. * arranjo em ordem alfabtica

Pesca do Vale e Cia

14) Os nomes de instituies ou rgos governamentais de pases estrangeiros devem ser precedidos pelo nome do pas. The Washington Post Estados Unidos. Washington Post (The) The Financial Times Estados Unidos. Financial Times (The) The Library of Congress Estados Unidos. Library of Congress (The) * arranjo em ordem alfabtica 15) Nos ttulos de Congressos, Conferncias, Reunies, Assemblias, etc, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso, devero aparecer no fim, entre parnteses. II Conferncia de Sade Quarto Encontro de Ecoturismo 3o Congresso de Direito II Feira de Pequenos Empreendedores * arranjo em ordem alfabtica EXERCCIO 1. Digite, ordenando alfabeticamente, todos os exemplos j colocados. Observe as regras de alfabetizao. 2. Ordene alfabeticamente os dados a seguir: 5 o Seminrio de Tropicologia - Fundao Jos Augusto VIII Congresso Brasileiro de Mastologia Margareth di Biase Sir Laurence Olivier Dr. Jos Augusto Oliveira Marie Dupont Janice Monte-Mor Jos Peregrino da Silva Sobrinho Joan Mac Donald Antonio de los Rios 3.3.1.2 Mtodo geogrfico Conferncia de Sade (II) Encontro de Ecoturismo (Quarto) Congresso de Direito (3 o) Feira de Pequenos Empreendedores (II)

O mtodo geogrfico do sistema direto. Aconselhado para servios que utilizam pesquisas por reas geogrficas. Deve ser complementado por um ndice com o nome das pessoas e respectiva localizao. O elemento considerado o local. As melhores ordenaes geogrficas so: a) Nome do Estado, Cidade e correspondente. ESTADO So Paulo So Paulo Rio de Janeiro Rio de Janeiro Pernambuco Pernambuco CIDADE CORRESPONDENTE So Jos dos Campos Silva, Paulo Lorena Vitrio, Joo (Dr.) Rio de Janeiro Tavares, Jos (General) Campos Acioly, Paulo (Dr.) Recife Dantas, Maria Caruaru Lima, Alfredo

* Observe a ordem por Estado, independente da ordenao alfabtica das cidades. Devem ser usadas guias divisrias com notaes indicativas dos nomes dos Estados. Observe ainda que as capitais vm na frente das cidades. FIGURA 5 b) Nome da Cidade, Estado e correspondente. Quando se organiza um arquivo por cidades, deve-se observar rigorosa ordem alfabtica das cidades - as capitais so ordenadas alfabeticamente, sem destaque. CIDADE So Paulo Santos Rio de Janeiro Rio de Janeiro Recife Lorena Itamb Braslia Braslia ESTADO CORRESPONDENTE So Paulo Correa, Carlos So Paulo Nava, Pedro Rio de Janeiro Silva, Jos (Dr.) Campos Gondim, Pedro Pernambuco Correa, Isac So Paulo Ivo, Pedro (Juiz) Paraba Rabelo, Paulo Minas Gerais Bonfim, Tiago Distrito Federal Souza, Renato

* No necessrio o uso de guias - apenas que as pastas tragam os nomes das cidades e dos Estados, e estejam ordenadas alfabeticamente pelas cidades. FIGURA 6 c) Outros pases Nas correspondncias com outros pases, alfabeta-se primeiro o pas, seguido da capital e do correspondente. PAS Rssia Portugal Portugal Portugal CAPITAL CORRESPONDENTE Moscou Gagarin, Yuri Porto Guimares, Pedro Coimbra Rocha, Joo Lisboa Dias, Fernando

Inglaterra Inglaterra Frana Frana Frana

Liverpool Londres Rennes Lorena Paris

Star, Ringo Smith, Paul Bardin, Pierre Bardot, Brigite Vadin, Roger

FIGURA 7 EXERCCIO 1. Admita o arranjo preferencial por cidade o organize os mapas do Escritrio de Engenharia X: Planta baixa da cidade do Recife - Zona Norte - Pernambuco. Poos artesianos de Caruaru - Pernambuco. Rios de Caruaru. Rodovias de Garanhuns. Planta baixa de Salvador - Bahia. Porto do Recife - Pernambuco. Porto de Suape - Pernambuco. Rodovias norte - ligao da cidade de Irec - BA. Poos artesianos - Boa Viagem - Recife - PE. Poos Artesianos - Olinda - Recife - PE. 3.3.2 Mtodos nmericos Caracterizado pelo nmero como principal elemento a ser considerado. Os mtodos numricos so indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta, existe a necessidade de se recorrer a um ndice alfabtico, em fichas, que fornecer o nmero sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. A numerao seqencial. Os mtodos numricos so: a) Simples b) Cronolgico c) Digito-terminal. 3.3.2.1 Simples O mtodo numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente - onde obedecida a ordem de entrada, sem preocupao com a ordem alfabtica.

Alm do registro das pastas ocupadas, em livro ou fichas, indispensvel o ndice alfabtico-remissivo, em fichas, sem o qual impossvel localizar os documentos. Observe na Figura 9, o arranjo de correspondentes eventuais, recurso utilizado para reunir documentos em nmero bastante reduzido, o que no justificaria a abertura de pastas individuais. O mtodo numrico simples, feitas algumas adaptaes, aplicado aos arquivos especiais (discos, fitas, vdeos, etc) e especializados (projetos de engenharia, pronturios mdicos e hospitalares, cadastro de pessoal em escritrios, etc). FIGURA 8 GAVETAS DE ARQUIVO NUMRICO SIMPLES ndice alfabtico (fichas) Registro em pasta FONTE : Paes, M.L. Arquivo : teoria e prtica 3.3.2.2 Mtodo Numrico Cronolgico Neste mtodo, alm da ordem numrica, deve-se observar a data. Esse mtodo adotado em quase todas as reparties pblicas. O documento recebe um nmero (protocolo) e a data. O documento, depois de numerado, colocado numa pasta onde, alm do nmero e da data, esto contidas informaes teis. em geral chamado processo, a partir da. A automao possibilitou a agilizao de inmeros processos administrativos, inclusive o acompanhamento dos processos pelos interessados. um mtodo de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelneas, uma vez que cada documento recebe o seu prprio nmero de registro, constituindo-se num processo nico, ordenado em rigorosa ordem numrica. Tem como vantagem o maior grau de sigilo e menor possibilidade de erros. Sendo um mtodo indireto exige duplicidade de pesquisa, a busca se d pelo nmero e a data do processo, automatizado ou no. 3.3.2.3 Mtodo Digito-terminal Tendo em vista a necessidade de reduo do nmero de erros, no arquivamento de grande volume de documentos; contando com o recurso da automao, alm de equipamentos de grande porte para armazenamento de alto nmero de documentos - esse mtodo ideal para instituies que precisam arquivar um crescente nmero de documentos: Caixa Econmica/BNH, INSS, hospitais, bancos, etc. De acordo com Paes, os documentos so numerados seqencialmente e sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda formando pares. Decompondo-se o nmero 945.370 - tm-se o seguinte grupo: 94-53-70. Como a leitura feita da direita para a esquerda, o grupo 70 = grupo primrio; o grupo 53 = secundrio; e o grupo 94 = tercirio. O armazenamento considera em primeiro lugar os documentos guardados no espao destinados aos nmeros terminados em 70 (primrios); em seguida documentos terminados em 53 (valor secundrio); e finalmente documentos com valor tercirio, armazenados com finais de nmeros 94.

Entre as vantagens desse mtodo est a rapidez na localizao dos documentos, considerando-se o grande volume de documentos do arquivo, alm da expanso equilibrada do arquivo. H necessidade de ndice dos assuntos em questo e os documentos, obrigatoriamente, devem estar dispostos fisicamente na mesma ordem da leitura. 3.3.3 Mtodos por assunto Para Castro, toda instituio dispe de um certo nmero de documentos que devem ser arquivados por assuntos. Usa-se este sistema quando o assunto de que trata o documento mais importante do que o nome ou o endereo do indivduo ou da entidade. Neste caso, conforme o que est sendo tratado no texto do documento, determina-se o assunto pelo qual se h de arquivar.3 A aplicao do mtodo de arquivamento por assunto no de fcil execuo, depende da correta interpretao dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento das atividades institucionais. o mtodo mais aconselhado nos casos de grandes volumes de documentos e variedade de assuntos. No arquivamento por assunto, podem ser adotados: - Mtodo alfabtico - Mtodo numrico 3.3.3.1 Mtodo alfabtico Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentao a ser arquivada pequena, deve-se adotar um mtodo alfabtico que pode obedecer duas ordens: ordem dicionria ou ordem enciclopdica. 3.3.3.2 Ordem dicionria Assuntos isolados so dispostos em ordem alfabtica, obedecendo-se seqncia das letras. Exemplo: gaveta de um arquivo, disposto em ordem dicionria, do Departamento de Pessoal de uma instituio pblica. FIGURA 9 ORDEM DICIONRIA EXERCCIO 1. Organize os assuntos em ordem dicionria: Treinamento de pessoal Aperfeioamento de pessoal Assistncia tcnica Material permanente

Aquisio de material de consumo Previdncia e assistncia social Recrutamento de pessoal (seleo) Quadros e tabelas de pessoal Relaes pblicas Publicidade Exposies Relatrios Correspondncia particular do diretor Estatutos Assemblia Geral Conselho Diretor Outros assuntos Frias Pagamento Salrio-famlia Assistncia psicolgica Conservao e recuperao Inventrios Operaes bancrias Patrimnio Comunicaes 3.3.3.3 Ordem enciclopdica Assuntos correlatos so agrupados sob um ttulo geral e dispostos em ordem alfabtica. Exemplo: gaveta de um arquivo do Departamento de Educao da Universidade YZ. FIGURA 10

ORDEM ENCICLOPDICA EXERCCIO 1. Organize um esquema de assuntos em ordem enciclopdica, adotando como classes principais: Organizao/Pessoal/Oramento/Material/Comunicaes/Patrimnio. Prdios e salas Regulamentos Organogramas Admisso Aluguel de salas Receita Correios Condomnio Telex Gratificao de funes Aquisio de material Limpeza e conservao de prdios Salrios Baixas de material Mudanas Concorrncias Licitaes Casa de empregados Recrutamento de pessoal Terrenos Despesa Dispensa de pessoal Telgrafos

Frias Gratificao por tempo de servio Rdio Previdncia social Licenas Satlite 3.3.4 Mtodo numrico de assunto O sistema numrico, aplicado classificao por assunto facilita as operaes, pois basta marcar com um nmero (smbolo) cada papel, para indicar o local exato onde o documento dever ser arquivado. Usando-se mtodos numricos indispensvel: 1) Um ndice alfabtico. 2) Um cdigo de classificao. A aplicao de um dos mtodos implica em um estudo completo da(s): * Organizao * Documentao * Necessidade do usurio. Utiliza-se neste sistema os mtodos: - mtodo duplex - mtodo decimal 3.3.4.1 Mtodo duplex Aqui a documentao dividida em classes, conforme os assuntos, partindo do gnero para a espcie e desta para a mincia (detalhes do gnero). Este mtodo no possui a dificuldade apresentada pelo mtodo decimal, onde se tem que prever antecipadamente todas as classes. Se, por um lado, o mtodo permite a abertura ilimitada de classes, por outro lado exige que o arquivista tenha cuidado para no abrir pastas para temas (pastas primrias) ou assuntos, j includos em subclasses. No mtodo a relao entre as partes indicada por um trao de unio. Exemplo: um escritrio de contabilidade foi criado para assessorar contabilmente empresas e indstrias, em dado momento passou a trabalhar para postos de gasolina. Seu arquivo inicialmente tinha as seguintes classes principais:

01 CONTABILIDADE 02 EMPREGADOS 03 MVEIS 04 IMVEIS 05 SEGUROS 06 TRANSPORTES

07 METAIS 08 FERRAGENS 09 TINTAS 10 LEOS, LUBRIFICANTES 11 FERRAMENTAS 12.MATERIAL DE CONSTRUO

Mais tarde a empresa resolveu negociar tambm com material eltrico. O arquivista ter que abrir outra classe em seu cdigo que refletir mais esta novidade: 13 MATERIAL ELTRICO 14 EQUIPAMENTO ELTRICO. Conforme a ilustrao, a estrutura do Mtodo duplex, estabelece a relao entre as partes atravs de um trao-deunio. 1. CONTABILIDADE 1-1 CONTAS A RECEBER 1-1-1 CONTAS DO GOVERNO 1-1-2 CONTAS DA PREFEITURA 1-2 CONTAS A PAGAR 1-2-1 BANCOS 1-2-1-1 ULTRAMARINO 1-2-1-2 FRANCS 1-2-1-3 ALEMO 1-2-1-4 DO BRASIL .......... .......... 10 LEOS E LUBRIFICANTES 10-1 LEOS 10-1-1 ISOLANTES 10-1-2 LUBRIFICANTES .......... ..........

13. MATERIAL ELTRICO 13-1 FIOS 13-1-1 FITAS ISOLANTES 13-1-2 OUTROS CONDUTORES 3.3.4.2 Mtodo decimal Este mtodo baseia-se na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey (bibliotecrio norte-americano). Castro adianta que ...a classificao decimal consta de uma tabela de assuntos, denominada cdigo de assuntos e de um ndice que permite sua rpida localizao. Tal classificao distirbui os assuntos em nove classes. A dcima classe reservada para os assuntos de carter muito genrico, que no devem ser includos em nenhuma das outras nove classes, j estabelecidas. Cada classe, por sua vez, est subdividida em subclasses e uma dcima para generalidades e assim sucessivamente, recebendo as denominaes: divises, grupos , subgrupos, etc. A codificao formada por nmeros cujos trs primeiros algarismos, que esto separados dos demais por um ponto, representam cada uma das dez classes. Portanto, a parte inteira do nmero sempre composta de trs algarismos. A parte decimal pode no existir, como pode ter um, dois, trs ou mais algarismos.3 O mtodo decimal exige a diviso dos assuntos do geral para o particular. A tbua, tabela ou esquema, com a classificao adotada tem o nome de classificador ou cdigo, e no dispensa um ndice alfabtico. No existe uma classificao universal para arquivos - cada instituio tem a sua classificao particular. Para utilizar-se o mtodo decimal preciso antecipadamente rigoroso estudo do mecanismo da classificao decimal. Vale salientar que nos arquivos aplicamos somente a tcnica da classificao de Dewey - nunca a classificao propriamente dita. difcil para um arquivista iniciante determinar quais as classes principais, que compreendem em si todos os assuntos contidos nos documentos produzidos ou recebidos pelo rgo - se as classes no forem bem definidas, encontraremos documentos que tratam do mesmo assunto arquivados em locais diferentes. TRECHO DA CLASSIFICAO DE DEWEY: CLASSES 0 - Obras gerais 1 - Filosofia 2 - Religio 3 - Cincias Sociais 4 - Filologia 5 - Cincias Puras

6 - Cincias Aplicadas 7 - Belas Artes 8 - Literatura ..... SUBDIVISO DA CLASSE 6 600 - Cincias Aplicadas 610 - Medicina 620 - Engenharia 630 - Agricultura 640 - Cincias e Artes Domsticas 650 - Servios Gerenciais 660 - Indstrias Qumicas 670 - Manufaturas - miscelnea 690 - Construo ..... SUBDIVISO DA CLASSE 610 610 - Medicina 611 - Anatomia 612 - Fisiologia Humana 616 - Clnica Mdica 616-1 - Cardiologia 616-2 - Sistema respiratrio medida que se apresenta um assunto, deve-se procurar onde coloc-lo, partindo-se sempre do geral para o particular. EXEMPLO DA TCNICA DE DEWEY APLICADA A UM ARQUIVO 000 - Administrao geral 100 - Pesquisas

110 - Psicologia 111 - Aplicada ao trabalho 112 - Aplicada educao ..... 200 - Cursos 210 - Formao 220 - Especializao 230 - Ps-Graduao 231 - Mestrado 232 - Doutorado ..... 500 - Documentao e Informao 510 - Sistema de bibliotecas 520 - Sistema de arquivos 530 - Automao e processamento de dados 531 - Sistemas 532 - Redes NDICE ALFABTICO Tanto no mtodo duplex, como no decimal, uma vez concludo o plano de classificao, deve-se elaborar o ndice alfabtico - que funcionar como instrumento auxiliar na recuperao da informao. FIGURA 11 NDICE ALFABTICO MTODO ASSUNTO Administrao Geral Arquivos (Sistemas) Assistncia Tcnica Biblioteca (Sistemas) ...... Cursos DUPLEX DECIMAL 0 000 5-2 520 4 400 5-1 510 2 200

Especializao Mestrado Doutorado

2-2 2-3-1 2-3-2

220 231 232 530 110 112

Processamento de dados 5-3 Psicologia (Pesquisas) 1-1 Aplicada Educao 1-1-2 Sistema de arquivos de bibliotecas

5-2 5-1

520 510

Codifique os assuntos a seguir pelos mtodos duplex e decimal a partir da classe 3. Duplex Decimal PUBLICAES Permuta de publicaes Exposio e feira de livros Postos de vendas. Representantes no pas no estrangeiro Direitos autorais ENSINO Cursos Recrutamento Alunos Matrculas Trancamento Taxas. Anuidades. Mensalidades. Bolsas de Estudo ASSISTNCIA TCNICA Intercmbio cultural Acordos. Convnios. SOLENIDADES, EVENTOS DIVERSOS Congressos Aulas inaugurais. Discursos. Visitas, visitantes.

3.3.5 Mtodos padronizados Os mtodos padronizados no sero aqui detalhados. So mtodos com finalidades comerciais, padronizados, que foram criados para atendimento s organizaes e fogem ao objetivo da disciplina. Comentrios e observaes sobre o assunto podero ser encontrados na bibliografia. Entre estes mtodos padronizados, alguns j esto fora de uso, considerando-se que a automao possibilitou a criao de arquivos especficos - para atendimento s necessidades da clientela. 3.4 EMPRSTIMO E CONSULTA

Esta uma das mais importantes atividades dos arquivos, uma vez que corresponde prpria essncia de sua formao: servir administrao e histria. Todas as operaes efetuadas no curso do trabalho arquivstico devem considerar a utilizao racional das informaes. Visando a segurana dos arquivos, em sua maioria os documentos no devem ser cedidos. Podero ser cedidos para emprstimos: aos prprios setores que produziram, ou receberam, desde que autoridades, na mesma linha hierrquica encarregadas faam a solicitao. Recomenda-se ainda que, salvo os casos excepcionais, os documentos no sejam retirados das pastas para emprstimo. Considerando-se as implicaes ticas e os riscos que acompanham os emprstimos de documentos - indispensvel que se exera o seu controle, no sentido de garantir a integridade do acervo, como informar com segurana onde se encontra a documentao. PASSOS 1 2 3 4 5 6 7 ROTINAS Atender s requisies oriundas dos vrios rgos. Preencher em duas vias o formulrio recibo de Dossi. Colocar a 2a via no lugar da pasta retirada para emprstimo. Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichrio de lembretes (em ordem cronolgica para poder ser feito controle de prazos). Preencher e encaminhar o formulrio cobrana de Dossi (quando a pasta no tiver sido restituda no prazo). Recebida a pasta, eliminar a 2a via do recibo. Apor o carimbo restitudo na primeira via assinada pelo requisitante e devolv-la.

Fonte: Paes, M. L. Arquivo: teoria e prtica. 4. PLANEJAMENTO DE UM SISTEMA DE ARQUIVO CORRENTE Antes de planejar um sistema de arquivo corrente, preciso conhecer profundamente a instituio para a qual os arquivos iro servir. Depois do conhecimento da realidade que o projeto poder ser elaborado. Elementos que devero ser levados em considerao para elaborar o projeto: * a estrutura e organizao da instituio (seus objetivos, suas atividades e para qual usurio se destinar o arquivo). * as normas da instituio/empresa. * a caracterstica dos documentos, a freqncia de uso, estado de conservao, nmero/quantidade dos documentos. * o pessoal disponvel para desenvolver as atividades do arquivo. * material, equipamentos, rea disponvel para o funcionamento do arquivo. * previso de desenvolvimento futuro. * grau de economia quanto a: eliminao de documentos, pessoal, espao e tempo. 4.1 PROJETO

O projeto dever conter em sua primeira parte uma anlise crtica da situao em que se encontra a documentao que ser trabalhada. Assim como os procedimentos at ento adotados de recebimento, registro, controle de tramitao, expedio de correspondncia, bem como o arquivamento propriamente dito e o emprstimo. Dever ainda detalhar a situao, discorrer sobre procedimentos inadequados, ou caractersticas encontradas na instituio que no favorecem a administrao do arquivo (se for o caso). Na segunda parte, o projeto dever fazer recomendaes tcnicas, o porqu da adoo de determinado mtodo de arquivamento e controle de documentos. Determinar a extenso da rea, equipamento e material compatveis ao arquivamento em questo. O arquivista dever incluir no projeto, cronograma de atividades, recursos necessrios e programa de treinamento. 4.2 EXEMPLOS: 4.2.1 Arquivo tcnico de uma consultoria A empresa Mercatto presta servios de consultoria em quatro grandes reas: planejamento, organizao, informtica e treinamento. No Servio de Documentao existem diversos materiais e pela peculiaridade da empresa, com valores hierrquicos diferentes. A memria como denominado o arquivo tcnico - a documentao mais importante, observe a ordem: 1o) Memria: o armazenamento de todos os trabalhos produzidos pela consultoria para os clientes (produo intelectual sobre determinado assunto). 2o) Biblioteca: Interna, com acervo especfico por rea de atuao, alm de relatrios, estudos, manuais, projetos, etc. 3o) Documentao recebida: relatrios, teses, programas, modelos remetidos pela clientela. Esta documentao subsidia, na rea documental, os trabalhos da consultoria para a prpria clientela. Como exemplo, parte da memria referente a treinamento. O ciclo da memria iniciado a partir da entrada do contrato, celebrado entre a empresa e o cliente. Nesse momento o cliente recebe um nmero - que um cdigo. A partir da as letras acrescentadas ao nmero, funcionam como uma subdiviso do cdigo inicial. O cdigo o referencial para a localizao fixa - o arquivo arranjado seqencialmente, pela ordem cronolgica dos nmeros (cdigos). O cdigo identifica o cliente. Observe no exemplo: tudo que se relaciona com o cliente, em questo, recebe o cdigo 14. MEMRIA/ CDIGO CLIENTE 14 14A 14A Prefeitura da Cidade do Recife Proposta Proposta de contrato ARQUIVO 14 14A

Doc.1 14A Adendo ao contrato Doc. 2 14C 14C Doc. 1 14C Texto bsico: O poder das organizaes. Doc. 2 14C Caderno de informaes bsicas. Doc. 3 14C Texto bsico: A informtica na organizao. Doc. 4 14F ........ Seminrios 14F MEMRIA/ CDIGO CLIENTE 23 23A 23A Doc.1 23A Adendo ao contrato Doc.2 23C 23C Doc.1 23C Organograma da Secretaria de Planejamento Doc. 3 23C Caderno de textos bsicos com exerccios. Doc.4 23G Sistema de automao Mapoteca 23C 23G ........ Treinamento Texto bsico: Planejamento estratgico de aes governamentais. 23C 23C 23A Secretaria Estadual de Planejamento Proposta Proposta de contrato ARQUIVO 23 14C 14C 14C ........ Treinamento Texto bsico: Por que treinar. 14C 14A

23A

Exemplo de outro cliente. FIGURA 12

NDICE DE ASSUNTO FIGURA 13 NDICE DE CDIGOS 4.2.2 Arquivo tcnico de uma pequena empresa Por se tratar de uma pequena empresa, admite-se que as funes administrativas, contbeis e de pessoal esto todas localizadas no Departamento Administrativo. Adota-se o mtodo duplex, cujas novas classes vo sendo abertas medida da necessidade. Observando-se, antecipadamente, ao atribuir uma nova classe, se j no existe o assunto tratado no arquivo. FIGURA 14 DISTRIBUIO DOS ASSUNTOS Relao dos assuntos para arquivamento: 0 FINANAS E CONTABILIDADE 0-1 Oramento 0-1-1 Contas a receber 0-1-2 contas a pagar 0-1-3 Emprstimos 0-1-4 Impostos 1 ORGANIZAO 1-1 Regimento interno 1-2 Regimento - Bancos - Instrues 1-3 Organograma 1-4 Plano Diretor 2 INFORMTICA 2-1 Automao - Equipamentos 2-2 Prestao de servios 2-3 Contratos 2-4 Programa de treinamento 3 RECURSOS HUMANOS

3-1 Relao de funcionrios 3-2 Seleo (currculos) 3-3 Admisso 3-4 Gratificaes (distribuio de chefias) 3-5 Frias 4 MATERIAL 4-1 Relao de material de consumo (controle de estoque) 4-2 Fornecedores 4-3 Compras 5 ASSISTNCIA TCNICA 5-1 Contratos 5-2 Fornecedores 5-3 Tcnicos 6 DIVERSOS 6-1 Aluguel 6-2 Terrenos 6-3 Diretoria 6-4 Contrato FIGURA 15 ARQUIVO DE PASTAS SUSPENSAS 5 AVALIAO DE DOCUMENTOS A poltica de avaliao de documentos um dos estudos mais difceis e controvertidos na Arquivologia, pretende estabelecer uma normalizao para seleo dos documentos, principalmente dos arquivos administrativos, atribuindo-se prazos de validade, considerando : * prazo administrativo * prazo legal * prazo contbil

* prazo permanente Aps a observao dos prazos h recomendaes para elaborao dos instrumentos de avaliao: * tabela de temporalidade * plano para destruio e/ou * microfilmagem 5.1 CRITRIO PARA AVALIAO

Se o arquivista elaborou um cdigo de assuntos para os documentos do rgo, de instituio, ter menos dificuldade para acompanhar o plano de destinao dos documentos, porque j conhece os assuntos a avaliao no feita por espcie de documento feita por assunto; a avaliao feita por partes, em cada setor do rgo realizada anlise e levantamento de todos os grupos documentais do setor; aps a anlise, cada setor faz sua proposta sobre prazo administrativo de cada grupo de documento; para os prazos legais, a consulta deve ser feita ao assessor jurdico que examinar os cdigos sobre Prescrio, Caducidade e Decadncia; os documentos de Direito Penal ainda so suscetveis da pergunta : os direitos do indivduo, em causa, esto protegidos?3

Depois dos estudos, o arquivista prope sua Tabela de Temporalidade. constituda ento uma comisso da qual fazem parte : a pessoa - chave do rgo dos documentos em pauta; o assessor jurdico; uma pessoa da administrao central do rgo, ou instituio, um historiador e o arquivista. Assim, a tabela de temporalidade construda, examinada em vrias sesses, at que seja aprovada e assinada por todos os participantes, ressaltando-se que a aplicao da tabela de temporalidade exige a autorizao e aceite da autoridade competente. 5.2 DETERMINAO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS Administrativo Jurdico Fiscal PRIMRIOS Atos normativos Histrico Programas de trabalho Relatrio Probatrio Propostas oramentrias Exemplos VALORES quanto ao documento DOS Histrico Princpio (cpias)

DOCUMENTOS Informativo de Obs.: O grande unicidade quanto informao recurso - identificar (recapitulativos) SECUNDRIOS documentos recapitulativo quanto ao documento Princpios (condio fsica) de forma quanto informao (grau de concentrao) Os documentos pblicos oferecem gneros de valores: a) valores primrios - para a prpria Repartio; b) valores secundrios - para outras repartio e para pesquisadores 1) para a prpria repartio - valor primrio : administrativo, jurdico e fiscal: 2) para outras reparties e pesquisadores : valor secundrio - para a histria - valor cultural. 5.3 MODELO TABELA DE TEMPORALIDADE ASSESSORIA... SUBGRUPO... ASSUNTO 1. Projeto Bilateral de Pesquisa 2. Projeto Multilateral de Pesquisa 3. Intercmbio de Pesquisadores 4. Seminrio, Congressos, Simpsios, Cursos rpidos, Reunies Tcnicas 5 Expedies Cientficas 6. Vistos para Pesquisadores Estrangeiros 7. Reunio de Comisso Mista 8. Bolsistas 6 CONCLUSO AC AG AI 5 anos 5 anos 3 anos AN recolhe recolhe recolhe OBS.:

vigncia 5 anos vigncia 5 anos vigncia 5 anos vigncia 3 anos vigncia 20 anos 1 ano 2 anos 2 anos eliminar 5 anos

5 anos Quando vinculado a um processo, fazer referncia quanto eliminao 5 recolhe anos

O assunto tcnico de arquivamento no se esgota aqui. Este Texto didtico teve como objetivo a abordagem dos mtodos mais utilizados de arquivamento, servindo de roteiro para os iniciantes. Cabe ao aluno, consultando a bibliografia anexada, ampliar seus estudos, investigaes, elm de tomar conhecimento da legislao especfica e cdigo de tica da profisso. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS OBRAS CITADAS 1 PAES, Marilena L. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro : FVG, 1986. 161p. 2 CAVALCANTI, Cordlia. Arquivos e bibliotecas : semelhanas e diferenas.Revista de Biblioteconomia de Braslia, v.16, n.1, p. 5-17, jan./jun. 1988 3 CASTRO, A. de Moraes e, GASPARIAN, D.M.C. Arquivstica = tcnica; Arquivologia = cincia. Braslia : ABDF, 1985. 2v. v.1, p.39-45. OBRAS CONSULTADAS 1 BELLOTO, H. L. Arquivo, bibliotecas e centros de documentao: da convergncia de objetivos diversidade da documentao e do processamento tcnico. Revista Brasileira de biblioteconomia e documentao, So Paulo, v.11, n.3/4, p.169-175, jul./dez. 1978. 2 CONTINOLO, C. Como organizar o arquivo: guia prtico para classificao de documentos e fichas para organizao dos servios de arquivos. Lisboa : Editorial Prtico, 1975. 3 FEIJO, V. de M. Documentao e arquivo: arquivos escolares. Porto Alegre : SAGRA, 1988. 4 GOMES, F. A., KELLUY, H. Manual de arquivo e documentao. 2. ed. Rio de Janeiro : Intercincia, 1976. 5 GORBEA, J. Q. de et al. Sistemas de arquivos e controle de documentos. 2. ed. So Paulo : Atlas, 1979. 6 PRADO, H. A. A tcnica de arquivar. 5. ed. So Paulo : T.A. Queiroz, 1985. ANEXO 1 A seguir, so fornecidos os termos cuja conceituao foi apreciada pelos dois grupos de estudos. ACERVOS - Conjuntos dos documentos de um arquivo. ACESSO - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais podero variar em funo de clusulas restritivas. ADMINISTRAO DE ARQUIVO - Direo, superviso e coordenao das atividades administrativas e tcnicas de uma instituio ou rgo arquivstico. ADMINISTRAO DE DOCUMENTOS - Metodologia de programas para controlar a criao, o uso, a normalizao, a manuteno, a guarda, a proteo e a destinao de documentos. ARQUIVAMENTO - Operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente estabelecido.

ARQUIVISTA - Profissional de arquivo, de nvel superior. ARQUIVSTICA - Princpio e tcnica a serem observados na constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao dos arquivos. ARQUIVO - 1. Designao genrica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela natureza orgnica de sua acumulao e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova de informao. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo ter a qualificao respectiva, como, por exemplo : arquivo audiovisual, fotogrfico, iconogrfico, de microformas, informtico. 2. O prdio ou uma de suas partes, onde so guardados os conjuntos arquivsticos. 3. Unidade administrativa cuja funo a de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princpios e tcnicas arquivsticas. 4. Mvel destinado guarda de documentos. ARQUIVOLOGIA - Estudo, cincia e arte dos arquivos. ARQUIVO CORRENTE - Conjunto de documentos em curso ou de uso freqente. Tambm denominado arquivo de movimento. ARQUIVO EM DEPSITO - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora no pertenam ao seu acervo. ARQUIVO INTERMEDIRIO - Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, que aguardam destinao final. ARQUIVO PERMANENTE - Conjunto de documentos que so preservados, respeitada a destinao estabelecida, em decorrncia de seu valor probatrio e informativo. ARQUIVO PRIVADO - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no-governamentais, famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades especficas e que possuam uma relao orgnica perceptvel atravs do processo de acumulao. ARQUIVO PBLICO - 1. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies governamentais de mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas funes especficas administrativas, jurdicas ou legislativas. 2. Instituies arquivstica franqueada ao pblico. ARRANJO - 1. Processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste na ordenao - estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. 2. Processo que, na organizao de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa seqncia alfabtica, numrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado. Tambm denominado classificao. AUTGRAFO - 1. Assinatura ou rubrica. 2. Designao de documento manuscrito, do prprio punho do autor, esteja assinado ou no. AVALIAO - Processo de anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos. CATLOGO - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada. CLASSIFICAO - Ver ARRANJO, item n.2.

COLEO - Conjunto de documentos, sem relao orgnica, aleatoriamente acumulados. CPIA - 1. Reproduo de documento, obtida simultaneamente execuo do original. 2. Reproduo de um documento, obtida a partir do original. COPIADOR - 1. Livro contendo pginas em papel liso ou pautado, nas quais eram transcritas, em ordem cronolgica, pelos prprios autores ou por copistas, cartas, ofcios e outros tipos de correspondncia expedida. 2. Livro contendo folhas em papel de trapo, nas quais se fazia a cpia de documentos expedidos, usando-se processo de transferncia direta da tinta do original, mediante umidade e presso. Esse processo foi muito usado no sculo XIX e comeo do XX. CORRESPONDNCIA : Comunicao escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob vrias formas (cartas, cartes postais, ofcios, memorandos, bilhetes, telegramas),podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa. DATAS-LIMITES - Elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que so indicadas as datas de incio e trmino do perodo abrangido. DEPSITO - Ato pelo qual arquivos ou colees so colocados, fisicamente, sob custdia de terceiros, sem que haja transferncia da posse ou propriedade. DESCARTE - Ver ELIMINAO. DESCLASSIFICAO - Ato pelo qual a autoridade competente libera consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. DESCRIO - Processo intelectual de sintetizar elementos formais e contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventrio sumario ou analtico, guia etc.). DESTINAO - Conjunto de operaes que se seguem fase de avaliao de documentos destinados a promover sua guarda temporria ou permanente, sua eliminao ou sua microfilmagem. DOAO - Ato pelo qual uma pessoa fsica ou jurdica transfere a terceiros - de livre vontade, com carter irrevogvel, sem retribuio pecuniria, atravs de instrumento jurdico adequado, do qual devero constar as condies de cesso - a documentao que lhe pertence. DOCUMENTO - Registro de uma informao independentemente da natureza do suporte que a contm. DOCUMENTO DE ARQUIVO - 1. Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao. 2. Aquele produzido e/ou recebido por pessoa fsica no decurso de sua existncia. DOCUMENTO OFICIAL - Aquele que, possuindo ou no valor legal, produz efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato. DOCUMENTO PBLICO - Aquele produzido e recebido pelos rgos do poder pblico, no desempenho de suas atividades. DOCUMENTO SIGILOSO - Aquele que, pela natureza de seu contedo informativo, determina medidas especiais de proteo quanto sua guarda e acesso ao pblico.

DOSSI - Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos pertinentes a um determinado assunto ou pessoa. ELIMINAO - Destruio de documentos julgados destitudos de valor para guarda permanente. ESPCIE DE DOCUMENTOS - Designao dos documentos segundo seu aspecto formal : ata, carta, certido, decreto, edital, ofcio, relatrio, requerimento, gravura, diapositivo, filme, planta, mapa, etc. FUNDO - 1. A principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. 2. A principal unidade de arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhana de suas atividades, mantido o princpio da provenincia. GNERO DE DOCUMENTOS - Designao dos documentos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes : textuais, audiovisuais, iconogrficos e cartogrficos. GUIA - Instrumento de pesquisa destinado orientao dos usurios no conhecimento e utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. NDICE - Lista sistemtica, pormenorizada, dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, pormenorizados, dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localizao no texto. INSTRUMENTO DE PESQUISA - Meio de disseminao e recuperao da informao utilizado pelos arquivos. So instrumentos de pesquisa, entre outros, catlogos, guias, ndices, inventrios, repertrios, tabelas de equivalncia. INVENTRIO ANALTICO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e pormenorizadamente descritas. INVENTRIO SUMRIO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de fundo ou de suas divises so identificadas e brevemente descritas. ITEM DOCUMENTAL - A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel. LEGADO - Doao feita por declarao de ltima vontade. LISTA DE ELIMINAO - Relao de documentos especficos a serem eliminados, devidamente aprovada pela autoridade competente. NOTAO - Elemento de identificao das unidades de arquivamento, constituda de nmeros, letras, ou combinao de nmeros e letras, que permite sua localizao. PROCESSO - Termo geralmente usado na administrao pblica, para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, em que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. O nmero de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o processo aberto, repetido externamente na capa, o elemento de controle e arquivamento do processo. PROTOCOLO - 1. Denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso. 2. Denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento. 3. Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

PROVENINCIA - Princpio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde expresso francesa respect des fonds, e inglesa provenance. RECOLHIMENTO - Transferncia de documentos dos arquivos intermedirios para os permanentes. REPERTRIO - Instrumento de pesquisa no qual so descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. RESPECT DES FONDS DARCHIVE - Ver PROVENINCIA. SELEO - Ver AVALIAO. SRIE - Designao dada s subdivises de um fundo, que refletem a natureza de sua composio, seja ela estrutural ou por espcie documental. As sries podem ser subdivididas em subsries. SMBOLO -Ver NOTAO TABELA DE EQUIVALNCIA - Instrumento de pesquisa auxiliar, que d a equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo de um arquivo. TABELA DE TEMPORALIDADE - Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao. TCNICO DE ARQUIVO - Profissional de arquivo de nvel mdio. TRANSFERNCIA -Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios. TRIAGEM - Ver AVALIAO UNIDADE DE ARQUIVAMENTO - O menor conjunto de documentos, reunidos de acordo com um critrio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, so denominados pastas, maos, ou pacotilhas. EXERCCIO a) Organize um esquema de assuntos e numere pelo mtodo decimal, utilizando os ttulos a seguir: Concurso de monografias Solenidades. Comemoraes Inventrios de material Proposta oramentria Comunicaes de posse ASSUNTOS DIVERSOS Permuta de livros

Sistemas (processamento de dados) Suplementao de verbas Publicaes (livros, peridicos, etc.) Documentao de sistemas Estgios em rgos especializados Acordos. Convnios de assistncia tcnica RECURSOS HUMANOS Imveis Compra de livros Impresso de obras institucionais ASSISTNCIA TCNICA Avaliao de custos de sistemas ASSUNTOS FINANCEIROS E CONTBEIS Aluguel de edifcios Visitas. Visitantes Terrenos Aquisio de material permanente Registros. Regulamentos Requisio de funcionrios Folhas de pagamento Seleo de pessoal COMUNICAES Aquisio de material de consumo ORGANIZAO Grupos de trabalho Prestao de servios de processamento de dados por terceiros

Pagamento de pessoal Pedidos de donativos e auxlio diversos Gratificaes a pessoal Pedidos diversos de assistncia tcnica Relatrios Servio telefnico Aperfeioamento de pessoal Comisses Aquisio de edifcios Utilizao de programas no computador Recrutamento de pessoal Planos e roteiros de trabalho Impresso de peridicos Colaborao com outras instituies Admisso Doao de livros Congressos. Conferncias. Seminrios INFORMTICA Automao. Processamento de dados Concursos e provas Mtodos de trabalho Telex Subvenes e auxlios Conservao. Recuperao de material PATRIMNIO Preservao de servios de processamento de dados a terceiros

MATERIAL Oramento. Correios e Telgrafos Cesso de funcionrios para participar de trabalhos tcnicos em outras instituies b) Organize um ndice alfabtico remissivo