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Gesto de Tecnologia da Informao nas Empresas e no Governo Federal

LUCAS RODRIGUES DOS SANTOS Faculdades IESGO BSI Bacharelado em Sistemas de Informao 6 Semestre Gesto em Tecnologia da Informao

Resumo: O objetivo deste artigo a contribuio da Tecnologia da Informao (TI) como suporte gesto de Tecnologia da informao nas empresas. O planejamento na gesto da TI desempenha papel essencial no dia a dia de todas as atividades empresariais, porm nem sempre este planejamento correto ou sequer feito. A governana de TI fundamentada em viso holstica que reflete no gerenciamento da tecnologia os preceitos de governo da esfera estratgica. A aplicao de estruturas de gesto nos processos de TI refletida na corporao como aumento de produtividade. Tambm citar a gesto da tecnologia da informao no governo como um tpico relevante e como uma questo central da administrao e poltica pblicas. Palavras Chaves: Gesto, tecnologia da informao, Organizao.

Introduo
A Tecnologia da Informao conquistou, sem dvida, um importante espao na viso estratgica empresarial. Ter disponveis ferramentas de TI capazes de efetivamente trazer benefcios para a empresa, tornou-se uma obrigao para aqueles que desejam sobreviver ao ambiente competitivo. Estas ferramentas traduzem-se em Sistemas de Informaes (SIs) que podem abranger toda a empresa ou parte dela. Disponibilizar eficazmente tais ferramentas requer uma rdua tarefa de planejamento do gestor de TI, que deve ter a correta percepo das informaes requeridas nas diversas subdivises da organizao, alm de procurar satisfazer tais necessidades enxergando suas implicaes no longo prazo. Ter a informao certa no momento exato pode livrar a organizao da falncia ou coloc-la em posio de destaque junto aos clientes e consumidores. Fica ntida a importncia do uso da TI e dos SIs na perseguio dos objetivos da empresa, utilizando eficientemente os recursos disponveis. O ambiente empresarial, em nvel mundial e nacional, tem passado por profundas mudanas nos ltimos anos, as quais tm sido consideradas diretamente relacionadas com a TI. Essa relao engloba desde o surgimento de novas tecnologias, ou novas aplicaes, para atender s necessidades do novo ambiente, at o aparecimento de oportunidades criadas pelas novas tecnologias ou novas formas de sua aplicao. Nesse novo ambiente, empresas de vrios setores tm considerado imprescindvel realizar significativos investimentos em TI, passando a ter seus produtos, servios e processos fundamentalmente apoiados nessa tecnologia." (ALBERTINI, 2001). Embora no existam estatsticas sobre os gastos do governo federal do Brasil em tecnologia da informao, possvel que o Brasil seja o pas que, atualmente, mais investe em tecnologia da informao entre os pases em desenvolvimento. Mesmo assim, pouco se sabe sobre o quanto o pas est investindo em tecnologia da informao anualmente e quais os rgos governamentais que mais investem em TI. O artigo abordar a gesto da tecnologia da Informao, o conceito e o papel da TI, o planejamento de Sistemas de Informao nas empresas e no Governo federal, e depois sero apresentadas as concluses deste trabalho de acordo com o contedo do mesmo.

Tecnologia da Informao e Sistemas de Informao


O termo tecnologia significa um "conjunto de conhecimentos, especialmente princpios cientficos, que se aplicam a um determinado ramo de atividade" [Ferreira (2004)], enquanto que para o mesmo autor a informao, no mbito da informtica, designa uma "coleo de fatos ou de outros dados fornecidos mquina, a fim de se objetivar um processamento", e numa contextualizao mais generalista, o "Ato ou efeito de informar (-se); informe", ou so "Dados acerca de algum ou de algo". Com os esclarecimentos acima podemos chegar a um entendimento da expresso Tecnologia da Informao como um complexo de recursos e conhecimentos cientficos, tcnicos e computacionais para gerar, transformar e utilizar os dados e as informaes. No contexto organizacional, a TI mais especfica, conquistando valor estratgico, tida como um composto de processos, materiais e ferramentas do

conhecimento tcnico e cientfico utilizados pelas empresas para fazer maximizar resultados, aumentar a produo, potencializar a criao e o desenvolvimento, e capacitar gesto administrativa e tecnolgica, utilizando de maneira abrangente pacotes de dados, de diversas tipologias, oriundos de diversas fontes, obtidos por diversos mtodos, que aps um processo sistematizado de tratamento, organizao, manipulao e alteraes quantitativas ou qualitativas resultam em informaes que auxiliam nos processos decisrios e nos planejamentos. As vantagens do uso de SI`s so muitas: - Forma rpida e precisa de processar transaes e de realizar a comunicao (seja entre mquinas ou entre humanos); - Capacidade de reduzir a sobrecarga de informaes ao mesmo tempo de conseguir expandir as fronteiras incorporando dados externos; - Fornece suporte para a tomada de decises. Toda essa abrangncia e potencial impacto nas organizaes coloca o gestor de TI numa posio capaz de influenciar fortemente todas as outras reas da organizao atravs de suas decises de investimento decorrentes do planejamento da TI na empresa. As decises tomadas por ele surtiro efeitos, bons ou ruins, em todas as reas e podero significar vantagem competitiva ou a falncia da organizao.

Gesto da Tecnologia da Informao


O ambiente empresarial est mudando continuamente, tornando-se mais complexo e menos previsvel, e cada vez mais dependentes de informao e de toda a infra-estrutura tecnolgica que permite o gerenciamento de enormes quantidades de dados. A tecnologia est gerando grandes transformaes, que esto ocorrendo a nossa volta de forma gil e sutil. uma variao com conseqncias fundamentais para o mundo empresarial, causando preocupao diria aos empresrios e executivos das corporaes, com o estgio do desenvolvimento tecnolgico das empresas e/ou de seus processos internos. A convergncia desta infra-estrutura tecnolgica com as telecomunicaes que aniquilou as distncias, est determinando um novo perfil de produtos e de servios. O principal benefcio que a tecnologia da informao traz para as organizaes a sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informaes e conhecimentos importantes para a empresa, seus clientes e fornecedores. Os sistemas de informao mais modernos oferecem s empresas oportunidades sem precedentes para a melhoria dos processos internos e dos servios prestados ao consumidor final [Adriana Beal]. O novo desafio dos gestores de TI, est no alcance de metas e objetivos organizacionais especficos, ao invs de satisfazer requisitos de usurio muitas vezes no relacionados aos objetivos organizacionais, passando a ser um profissional que fale em clientes, concorrncia global e retorno sobre investimento, perdendo a fixao do dilogo em apenas plataformas, computao cliente/servidor e orientao a objetos e outras mais, combinando ainda habilidades de liderana e comunicao com conhecimentos tcnicos e do negcio, capaz de exercer um papel decisivo em todas as questes de gesto da informao e de aprimoramento dos processos organizacionais.

Gesto da Informao

A evoluo da importncia da informao nas organizaes ocorreu da seguinte forma: na dcada de 50, considerava-se a informao um requisito burocrtico necessrio, que contribua para reduzir o custo do processamento de muitos papis; nos anos 60 e 70, via-se a informao como um suporte aos propsitos gerais da empresa, que auxiliava no gerenciamento de diversas atividades; a partir das dcadas de 70 e 80, passou-se a compreender a informao como um fator de controle e gerenciamento de toda a organizao, que ajudava e acelerava os processos de tomada de deciso, e, da dcada de 90 at os dias atuais, passou-se a reconhecer a informao como um recurso estratgico, uma fonte de vantagem competitiva para garantir a sobrevivncia da empresa. H poucas dcadas, existia um ambiente menos instvel, onde tudo se processava de maneira mais lenta, mas que, a partir do incio dos anos 90, novos fatores, como a abertura aos produtos estrangeiros, concorrentes mais agressivos, fornecedores mais fortes e clientes mais exigentes, tornaram o mercado mais dinmico e competitivo. Para assegurar a permanncia e os lucros, as organizaes resolveram adotar uma estratgia inovadora, apoiada com firmeza na informao, ento compreendida como um capital estratgico, que possibilitava s empresas conhecerem seu prprio ambiente, mercados, consumidores e competidores Gesto estratgica da informao, portanto, significa o uso da informao com fins estratgicos para obter vantagem competitiva. Ao se analisar o cenrio em que as empresas esto inseridas, possvel constatar o quanto a turbulncia deste as pressiona, fazendo-as interagirem com um ambiente em constante mutao, que oferece tanto oportunidades quanto ameaas. De fato, de vital importncia que os gestores usem a informao como instrumento que lhes permita conhecer melhor a empresa e o ambiente competitivo em que atua, de modo que, identificando as ameaas e oportunidades nele presentes, possam desenvolver aes capazes de dar uma soluo eficaz turbulncia ambiental.

Obstculos ao uso da TI na gesto das pequenas empresas


evidente a importncia de se usar a TI nas pequenas empresas como um instrumento capaz de criar e sustentar a competitividade. No entanto, devido limitao financeira, nem todos os recursos da TI so acessveis a este segmento (BERALDI, 2002). Por se entender que o principal entrave expanso da informatizao nas micro e pequenas empresas a dificuldade financeira (SEBRAE, 1998), convm avaliar se a infra-estrutura da tecnologia a ser implantada cara e complexa em relao s particularidades destas organizaes. Em virtude de o fator financeiro ser de grande relevncia no contexto das pequenas organizaes, porque seus recursos so limitados (WELSH e WHITE, 1981; FULLER, 1996; SEBRAE, 1998; THONG, 2001; BERALDI, 2002; SEBRAE, 2003), sobretudo quanto ao ambiente computacional (PALVIA e PALVIA, 1999), a escolha da tecnologia deve estar de acordo com o tipo do negcio em questo. Ademais,

importante no considerar a tecnologia como um gasto desnecessrio e sim como um investimento, pois, quando os recursos de informtica so bem aplicados, podem ajudar a empresa a reduzir custos, tornando-a mais eficiente e produtiva (GUIA DE TECNOLOGIA, 2003). H alguns mitos, citados pelo Guia de Tecnologia (2003), que precisam ser superados pelos pequenos e microempresrios, tais como: - a tecnologia cara e requer grandes investimentos; - a tecnologia difcil, exigindo um pouco de conhecimento; - h necessidade de um tcnico para tomar conta dos equipamentos; - o uso de ferramentas tecnolgicas no seguro; - o negcio no exige tecnologia. De acordo com o resultado obtido em uma pesquisa realizada em pequenas empresas hoteleiras, a maior dificuldade encontrada na utilizao da tecnologia da informao a resistncia por parte dos funcionrios. Tal resistncia deve-se falta de treinamento e explicaes - anteriores sua implantao - sobre os benefcios que esta traria s atividades rotineiras, levando os funcionrios a pensar que poderiam perder seus postos de trabalho para a tecnologia da informao, cultura tradicional da empresa em como realizar suas tarefas e mudana devido a provvel e temerosa percepo da alterao do modo operacional (PRATES, SARAIVA e CAMINITI, 2003). De acordo com Beraldi (2002), para que a implantao da tecnologia da informao ocorra de modo eficiente, nas pequenas empresas, alguns obstculos precisam ser superados, a saber: - no padronizao de processos e operaes; - desconhecimento do proprietrio acerca dos benefcios que a TI pode proporcionar em termos de maior controle; - dificuldade em associar os produtos de TI disponveis no mercado com seu ambiente flexvel e informal, uma vez que estes so projetados para as empresas de grande porte e exigem alto grau de padronizao e formalizao de processos e tarefas; - falta de produtos que atendam a suas necessidades de maneira simples e com preo acessvel, em razo de terem sido criados sem levar em conta suas caractersticas e, finalmente, - carncia de recursos para investir em tecnologias, pois, como a maioria das pequenas organizaes sequer conhece as fontes de recursos disponveis para este tipo de investimento, sua obteno torna-se quase inacessvel.

Vantagens da utilizao da TI na gesto das pequenas empresas


Atualmente, alguns mitos j foram superados e argumentos favorveis aos investimentos em tecnologia so analisados. Algumas das principais vantagens para as pequenas empresas empregarem seus recursos em tecnologia da informao podem ser: - automatizar tarefas especficas, que passam a ser realizadas em menos tempo, resultando na diminuio do custo, da monotonia de executar tarefas repetitivas, na melhora do processo produtivo, por focar as tarefas mais importantes, obtendo maior produtividade (ZIMMERER e SCARBOROUGH, 1994; GUIA DE TECNOLOGIA, 2003) e aumento da competitividade (PRATES, SARAIVA e CAMINITI, 2003); - auxiliar o gerente a testar algumas decises antes de coloc-las em prtica, propiciar a melhoria das informaes para tomada de decises, tornando-as mais acuradas, disponibilizar a informao em tempo oportuno e aprimorar o controle interno das operaes e capacita o reconhecimento antecipado de problemas (ZIMMERER e SCARBOROUGH, 1994); - possuir atendimento satisfatrio ao cliente: decorrncia de uma tecnologia bem aplicada, que, por satisfazer o cliente, pode torn-lo fiel, mesmo sem o uso de sistemas complexos de fidelizao empregados em grandes empresas. Pode-se utilizar, de modo eficiente, uma tecnologia simples e acessvel s micro e pequenas organizaes como uma linha telefnica e um identificador de chamadas, que possibilita identificar o cliente e oferecer-lhe um atendimento personalizado (GUIA DE TECNOLOGIA, 2003; ZIMMERER e SCARBOROUGH, 1994); - integrar o uso da tecnologia que pode proporcionar vendas maiores para clientes potenciais, talvez por levarem o processo de compra para portais que fazem transaes eletrnicas entre empresas ou por meio de compras eletrnicas (GUIA DE TECNOLOGIA, 2003); - utilizar a internet como uma ferramenta capaz de expandir mercados, essencial para a comunicao com parceiros de negcios e clientes, um recurso disponvel s organizaes de todos os portes, inclusive s micro e pequenas empresas (GUIA DE TECNOLOGIA, 2003; BERALDI, 2002). Destacam-se entre os fatores de xito na utilizao da tecnologia da informao em pequenas organizaes, a percepo da necessidade de seu emprego pelos usurios e o apoio da cpula administrativa. Mesmo resistindo inicialmente, aps a implantao da tecnologia da informao, os usurios e os dirigentes percebem sua importncia nos processos, medida que esta aumenta a capacidade de trabalho, levando a empresa a aumentar sua competitividade. Apesar de, na maioria das organizaes, considerar-se a tecnologia da informao como um custo e no uma vantagem competitiva, constatouse numa pesquisa realizada, que os nveis hierrquicos superiores apoiaram o processo de implantao a partir do momento que constataram que no haveria outra maneira de permanecer no negcio, caso no melhorassem os controles gerenciais e aumentassem a produtividade (PRATES, SARAIVA E CAMINITI, 2003). Um argumento que as micro e pequenas empresas usam para evitar a tecnologia da informao de que algo complexo e que representa um alto custo para o negcio. Entretanto, com a crescente evoluo tecnolgica houve um grande avano em termos tcnicos e tambm de interface com os usurios, o que tornou seu uso cada vez mais

simples. Alm disso, as ferramentas de informtica esto mais acessveis a cada dia que passa, no sendo mais exclusivas apenas das organizaes de grande porte (Guia de Tecnologia, 2003). Destaca-se que, embora as empresas estejam visualizando como a tecnologia da informao pode ser til, ainda no conseguiram avaliar, em termos de custo/benefcio, o investimento realizado. Os benefcios esto relacionados com a melhoria de compreenso das funes produtivas, principalmente o aumento da satisfao do usurio, em melhoria de controles dada pelo aumento de velocidade de resposta (PRATES, SARAIVA e CAMINITI, 2003).

Poltica nacional de gesto da tecnologia da informao


Tem sido constatado que, mesmo nos pases desenvolvidos, alguns deles no tm uma poltica nacional para a gesto de seus grandes projetos de tecnologia da informao. No Brasil , tambm, desconhecida uma poltica nacional orientada nesse sentido, o que nos leva a presumir que as falhas de projetos de TI devem ser corriqueiras. Deficincias associadas com a gesto de projetos de tecnologia da informao na administrao pblica federal tm sido documentadas, principalmente nos pases desenvolvidos. Contudo, pouca informao tem se tornado disponvel sobre a presena ou ausncia de prticas que levam a esses resultados inadequados. Nos pases desenvolvidos tem havido um certo controle da tecnologia da informao por algumas agncias governamentais. Nos EUA, por exemplo, rgos como o General Accounting Office (GAO), que corresponde no Brasil ao Tribunal de Contas da Unio (TCU), e o Office of Technology Assessment (OTA), uma espcie de escritrio federal de avaliao de tecnologia, so periodicamente requisitados pelo Congresso americano para desenvolver estudos detalhados sobre os esforos em tecnologia. alm das falhas de projetos de tecnologia da informao no setor pblico e de relatrios questionando os seus benefcios, se h algum, dirigentes de instituies pblicas tm percebido a falta de uma evidncia clara sobre os impactos positivos da TI, j que em muitos casos os sistemas de tecnologia da informao no apresentam os benefcios. Ademais, comum se deparar com a divulgao de todas as possveis e impossveis vantagens da tecnologia da informao, porm raro se deparar com uma avaliao crtica de projetos de tecnologia da informao, principalmente na esfera do governo. Por essa razo, muitas vezes tem-se que utilizar informaes de avaliaes independentes, que sugerem que as falhas so em nmero significante. A definio de uma poltica destinada a identificar boas prticas para a gesto da tecnologia da informao tem proporcionado mudanas significativas na forma como agncias federais planejam, gerenciam e adquirem tecnologia da informao como parte de suas responsabilidades gerenciais de recursos de informao. Diante da complexidade do tema, aqui apenas o primeiro elemento, ou seja, gesto de investimentos em TI, ser considerado. No tocante ao processo de investimento e identificao de boas prticas que possam ser usadas por agncias

governamentais visando alcanar a prestao de servios, com sucesso, e um retorno de investimento positivo, algumas fases so consideradas, como demonstrado na figura 1.
Figura 1 Processo de investimento

Na fase de seleo, a agncia governamental deve determinar prioridades e decidir que projetos devem ser financiados, com base em prioridades de desempenho e qualidade. Os custos, benefcios e riscos de todos os projetos de tecnologia da informao so avaliados e ordenados. Na fase de controle, todos os projetos so comparados em estgios similares de desenvolvimento. A fase de avaliao, por sua vez, compara o desempenho atual contra estimativas, com o propsito de identificar reas em que decises futuras podem ser melhoradas. O gerenciamento de sistemas de informao como investimento uma prtica que pode levar a definir como o governo mede os servios prestados e o retorno em investimento. Lembrar que deve haver um equilbrio entre tecnologia e tcnicas gerenciais, embora tanto a tecnologia quanto as tcnicas gerenciais sejam importantes. Boa parte da literatura sobre gesto de tecnologia da informao tende a focalizar mais as tcnicas destinadas a gerenciar o uso da tecnologia em detrimento da tecnologia em si. Essa viso tem levado a considerar que as falhas em sistemas de tecnologia da informao tm a ver mais com uma gesto pobre do que com uma tecnologia inadequada.

Concluses

A Tecnologia da Informao est permeando a cadeia de valor, em cada um de seus pontos, transformando a maneira como as atividades so executadas e a natureza das interligaes entre elas. Aos administradores cabe o alerta do Charles Wang, "que a TI mudou tudo que voc aprendeu sobre gesto, e est achatando milhes de administradores que deixaram de conformar-se ao inevitvel. Infelizmente foras assim, no abrem excees, nem mesmo para voc, talvez principalmente para voc". A dificuldade das organizaes entrevistadas com o problema de priorizao de Sistemas de Informao; problema este que, bem tratado, pode trazer reais benefcios na gesto dos recursos de TI nas organizaes e consequentemente na gesto da empresa como um todo. Quanto maiores e mais eficazes forem as aes empresariais que envolvam a Tecnologia da Informao e os Sistemas de Informao, mais prxima a empresa estar de ter xito em suas atividades e alcanar seus objetivos. Apesar do aumento do nmero de pequenas organizaes que utilizam a TI no gerenciamento de seus negcios, percebe-se que poucas conseguem efetivar o potencial que esta ferramenta proporciona em relao vantagem competitiva, pois o seu uso est voltado s tarefas operacionais e rotineiras e no a atividades do processo estratgico. Desta forma, faz-se necessrio o desenvolvimento de pesquisas que abordem a utilizao da TI como uma ferramenta estratgica nas empresas de pequeno porte, que pode auxiliar o dirigente das pequenas empresas a elaborar, implementar e controlar estratgias, a monitorar o ambiente e tomar decises, proporcionando assim uma possvel vantagem competitiva a este segmento de empresas. Em relao ao governo, o que se observa que est investindo bastante em tecnologias destinadas a controlar a vida dos cidados, como sistemas de arrecadao de tributos e vrios outros, obtendo deles as informaes de que necessita. Porm, necessrio que o governo se preocupe, tambm, com tecnologias em que os cidados, por seu uso, obtenham do governo as informaes e os servios de que necessitam.

Referncias Bibliogrficas

Livro: Governana de TI Tecnologia da Informao Autor: Peter Weill, Jeanne W. Ross

Livro: Governana Avanada de TI na Prtica Autor: Ricardo Mansur

Livro: Gesto e Liderana Para Profissionais de Ti Autor: Pedro Tavares Silva, Catarina Botelho Torres

Titulo: Tecnologia da Informao no Governo Federal Autor: Jos Rodrigues Filho e Natanael Pereira Gomes http://ocotidianodaburocracia.com.br

Titulo: A tecnologia da Informao como suporte gesto estratgica da informao na pequena empresa. Revista de Gesto da Tecnologia e Sistemas de Informao Vol. 1, No. 1, 2004, pp. 27-43 http://www.revistasusp.sibi.usp.br

Titulo: Gesto da Tecnologia da Informao Revista Gesto Empresarial http://www.guiarh.com.br/p62.htm

"A informao tecnolgica pode ser a maior ferramenta dos tempos modernos, mas o julgamento de negcios dos humanos que a faz poderosa" Charles B. Wang.

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