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A moderna empresa deve ressaltar a contabilidade como instumento bsico de sua gesto
http://jus.com.br/revista/texto/18019
Publicado em 12/2010
Sebastio Jos Roque (http://jus.com.br/revista/autor/sebastiao-jose-roque) Sumrio: 1. Os problemas bancrios revelados 2. A contabilidade na vida das empresas 3. O contabilista na administrao e gesto das empresas 4. A compreenso conceitual da contabilidade 5. Os livros contbeis 6. O Dirio 7. A exibio judicial dos livros empresariais 8. O valor probante dos livros da empresa 9. A elaborao do balano patrimonial.
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O noticirio, porm, no escondeu um fato: a sbita variao do dlar, revelando uma crise cambial, abateu as finanas de vrios bancos norteamericanos com reflexo no sistema bancrio de outros pases. O governo norteamericano socorreu os bancos de seu pas, no que foi seguido pelo governo brasileiro, que procurou socorrer os bancos nacionais em situao prfalimentar, adquirindo boa parte do capital dos bancos depauperados. O Banco do Brasil comprou vista 49% de um banco quase falncia, componente de vasto complexo empresarial. Outro estabelecimento de crdito estatal comprou boa parte do capital do banco objeto de nossas consideraes. O dinheiro pblico investido em bancos falidos quase impossvel de ser recuperado, razo pela qual o dinheiro versado pelo Poder Pblico equivale a uma doao. Interessante notar que as autoridades pblicas, mormente as pertencentes rea financeira do pas alegaram desconhecer o estado falimentar do estabelecimento adquirido, ou seja, compraram gato por lebre, adquirindo um banco insolvente, na ingnua crena de que ser solvente. Os bancos beneficiados pela doao tambm desconheciam seu estado catico, achando que tudo ia s mil maravilhas. Todos foram trados pela contabilidade fraudulenta, praticada por funcionrios relapsos, que, de forma culposa ou dolosa esconderam ou no revelaram os rombos nas finanas de seus patres.
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O novo Cdigo Civil deu, em 2002, passo importantssimo, do qual falaremos com os devidos pormenores logo adiante, conforme consta dos artigos 1179 a 1195, num captulo denominado: Da Escriturao.
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H outro aspecto importante a considerar: se a ao do contabilista ou de outros prepostos for exercido no recinto da empresa, ou se for exercida em outros locais, fora dos estabelecimentos dela. No primeiro caso, a preponente, vale dizer a empresa, responsvel pelos atos de quaisquer prepostos, praticados nos seus estabelecimentos e relativos atividade da empresa, ainda que no autorizados por escrito. Quando tais atos forem praticados fora do estabelecimento, somente obrigaro o preponente nos limites dos poderes conferidos por escrito, cujo instrumento pode ser supri-do pela certido ou cpia autntica do seu teor. H muitos contabilistas que no permanecem no recinto da empresa, mas no escritrio deles, razo pela qual ser conveniente que haja entre eles, empresa e contabilista, um contrato de prestao de servios contbeis, constando os direitos e obrigaes de ambas as partes, de maneira inequvoca. Pelo menos deveria haver procurao da empresa ao seu contabilista, ou uma carta de preposio. Estamos nos referindo aos cuidados referentes ao preposto-contabilista, porm, eles tambm se aplicam aos demais tipos de prepostos. O regime de trabalho das grandes empresas diferente; o contabilista um funcionrio da empresa, contratado sob o regime da CLT. Seu ambiente de trabalho interno, no recinto da empresa e s excepcionalmente exerce a profisso fora do estabelecimento. Nesse caso, h normalmente um s contabilista-preposto e seus auxiliares so empregados da empresa. Predomina ento o que contiver o contato de trabalho, mas, perante terceiros, o preponente responsvel pelos atos de seus prepostos, no termos do Cdigo Civil.
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empresa: o que ela possui, quais os recursos de que dispe, e quais os compromissos a cumprir. Por isso, nossa legislao determina as normas a serem observadas na contabilidade empresarial; como se processam os lanamentos da escriturao, recomendando que sejam eles precisos, claros, sem omisso nem rasuras, seguindo a ordem cronolgica de lanamentos.
5. Os livros contbeis
As sociedades por aes devero ter livros especficos e sistema de demonstrao financeira peculiar a elas, de acordo com a lei que as regulamenta, a Lei 6.404/76. Estamos falando neste estudo das obrigaes comuns a todas as empresas mercantis, razo por que examinaremos as normas gerais. A escriturao, vale dizer, o registro sistemtico e metdico das operaes econmicas da empresa, apreciveis monetariamente, eram feitos, a princpio, manualmente, depois mecanicamente. Nos dias atuais, ainda vigora um pouco a contabilidade mecanizada, mas quase totalmente substituda pela computadorizada. Os livros praticamente obrigatrios so o Dirio e o Razo, embora a lei no mais cite o Razo como livro obrigatrio. O livro bsico de escriturao mercantil e centralizador da contabilidade empresarial o Dirio, destinado ao registro de todas as operaes econmicas da empresa, que impliquem em variao patrimonial, no podendo ser omitidos quaisquer deles. O Decreto-lei 486/69, que dispe sobre a escriturao e livros mercantis, exige que a empresa siga ordem uniforme de escriturao, mecanizada ou no, utilizando os livros e papis adequados, cujo nmero e espcie ficam a seu critrio. Essa mesma exigncia consta tambm do art.1179 do Cdigo Civil. O Razo no exigido expressamente pela lei, mas seu emprego se torna obrigatrio, principalmente para a melhor manipulao do Dirio; serve de ndice do Dirio, registrando, resumidamente, os mesmos lanamentos feitos neste. Sua utilizao deve ser bem antiga, pois h sculos se tem notcias do "liber rationum". Classifica as contas, em pginas prprias, pela natureza dessas contas. Por exemplo: se um administrador quiser saber o valor das duplicatas que sua empresa tiver que pagar, basta consultar o Razo, na conta "Duplicatas a Pagar. Quando a empresa for levantar o seu balano, transportar para o balano as contas do Razo. Os livros obrigatrios devero ter o termo de abertura, assinado pela empresa por seu representante legal, e pelo contador responsvel por sua escriturao, como tambm de encerramento. Devero ser autenticados pelo Registro Pblico de Empresas Mercantis. Os livros no obrigatrios, como o "Caixa", o de "Contas Correntes", e outros, podero tambm ser autenticados pelo Registro Pblico de Empresas Mercantis. A escriturao nesses livros dever ficar sob a responsabilidade de contabilista legalmente habilitado, salvo se nenhum houver na localidade. No esclarece a lei o que entende por "forma contbil", mas a doutrina contbil considera contbil o sistema de "partidas dobradas", apesar de que o sistema de "partidas simples" tambm apresenta efetividade mercantil. O sistema de "partidas dobradas", criado pelo padre italiano Luca
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Pacioli, o mais usual modernamente. Partida significa lanamento, na terminologia contbil; o registro de uma operao econmica. O sistema de partidas dobradas consta de lanamentos duplos da mesma operao: uma no ativo, outra do passivo, ou, uma no "deve" e outra no "haver". A ordem uniforme a que se refere a lei, deve ser constante, seguindo o mesmo mtodo, de tal forma que, ao ser examinada a escritura tenha uma diretriz.
6. O Dirio
Alm dos demais livros exigidos por lei, indispensvel o Dirio, que pode ser substitudo por fichas no caso de escriturao mecanizada ou eletrnica. A adoo de fichas no dispensa o uso de livro apropriado para o lanamento do balano patrimonial e de resultado econmico (art.1180 do CC). Convm repetir que o Dirio um livro, mas hoje em dia no quer dizer um volume, um livro como vulgarmente considerado: ser um livro para a contabilidade manual, fichas para a mecanizada e disquetes para a computadorizada. A escriturao ser completa, em idioma e moeda nacionais, em forma contbil, por ordem cronolgica de dia, ms e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borres, rasuras, emendas ou transportes para as margens. permitido o uso de cdigo de nmeros ou de abreviaturas, que constem de livro prprio, regularmente autenticado. No Dirio sero lanadas com individuao, clareza e caracterizao do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reproduo, todas as operaes relativas ao exerccio da empresa. Admite-se a escriturao resumida do Dirio, como totais que no excedam o perodo de trinta dias, relativamente a contas cujas operaes sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permita a sua perfeita verificao. Sero lanados no Dirio o balano patrimonial e o de resultado econmico, devendo ambos ser assinados por tcnico em Cincias Contbeis legalmente habilitado e pelo empresrio ou sociedade empresria (art.1184 do CC). O empresrio ou sociedade empresria que adotar o sistema de fichas de lanamentos poder substituir o livro Dirio pelo livro Balancetes Dirios e Balanos, observadas as mesmas formalidades extrnsecas exigidas para aquele (art.1186). O livro Balancetes Dirios e Balanos ser escriturado de modo que registre a posio diria de cada uma das contas ou ttulos contbeis, pelo respectivo saldo, em forma de balancetes dirios. Registrar tambm o balano patrimonial e o de resultado econmico, no encerramento do exerccio (art. 1186). Na coleta de elementos para o inventrio sero observados os critrios de avaliao a seguir determinados:
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I Os bens destinados explorao da atividade sero avaliados pelo custo de aquisio, devendo, na avaliao dos que se desgastam ou depreciam com o uso, pela ao do tempo ou outros fatores, atender-se desvalorizao respectiva, criando-se fundos de amortizao para assegurar-lhes a substituio ou a conservao do valor. II - Os valores mobilirios, matria-prima, bens destinados alienao, ou que constituem produtos ou artigos da indstria ou comrcio da empresa, podem ser estimados pelo custo de aquisio ou de fabricao, ou pelo preo corrente, sempre que este for inferior ao preo de custo, e quando o preo corrente ou venal estiver acima do valor do custo de aquisio ou fabricao, e os bens forem avaliados pelo preo corrente, a diferena entre este e o preo de custo no ser levada em conta para a distribuio de lucros, nem para as percentagens referentes a fundos de reserva. III O valor das aes e dos ttulos de renda fixa pode ser determinado com base na respectiva cotao da Bolsa de Valores; os no cotados e as participaes no acionrias sero considerados pelo seu valor de aquisio. IV - Os crditos sero considerados de conformidade com o presumvel valor de realizao, no se levando em conta os prescritos ou de difcil liquidao, salvo se houver, quanto aos ltimos, previso equivalente.
Entre os valores do ativo podem figurar, desde que se preceda, anualmente, sua amortizao: 1 as despesas de instalao da sociedade at o limite correspondente a dez por cento do capital social; - 2 os juros pagos aos acionistas da sociedade annima, no perodo antecedente ao incio das operaes sociais, taxa no superior a 12% ao ano fixada no estatuto; 3 a quantia efetivamente paga a ttulo de aviamento de estabelecimento adquirido pelo empresrio ou sociedade.
"O juiz pode, de ofcio, ordenar parte a exibio parcial dos livros e documentos extraindo-se deles a soma que interessar ao litgio, bem como reprodues autenticadas."
Por outro lado, o arbtrio do juiz no amplo, pois ele pode ordenar a exibio apenas parcial dos livros, e a "soma que interessar ao litgio". Assim sendo, a empresa est obrigada a exibir a escriturao estritamente ligada questo discutida em juzo e no toda a contabilidade. As dvidas a este respeito foram dirimidas pela Smula 260 do Supremo Tribunal Federal:
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Vigora, pois, o princpio da inviolabilidade da escriturao contbil da empresa, admitindo a lei a vistoria apenas em casos excepcionais, especficos e previstos pela lei. uma das prerrogativas da empresa. Sem essa reserva, essa confidencialidade, a escriturao contbil seria um peso e um risco para a empresa; ela no teria segurana nem liberdade para desenvolver suas atividades, pois a contabilidade seria a "espada de Dmocles" sobre sua cabea. Esclarease ainda que a exibio de livros s cabe nos casos em que houver lide judicial sobre uma transao mercantil e o exame dos livros s poder ser parcial, ou seja, restrito e especfico lide. A contabilidade fato ntimo e pessoal da empresa, razo por que o novo Cdigo Civil confirmou os critrios j adotados desde os tempos do revogado Cdigo Comercial de 1850, como se v no "caput" do artigo 1191:
O juiz s poder autorizar a exibio integral dos livros e papis de escriturao quando necessria para resolver questes relativas a sucesso, comunho ou sociedade, administrao ou gesto conta de outrem, ou em caso de falncia.
Fica, ento, limitada a cinco casos a possibilidade da exigncia judicial para que a empresa apresente seus livros contbeis: sucesso comunho ou sociedade administrao ou gesto conta de outrem falncia. Justificam-se plenamente essas excees; se a empresa for falncia, seus livros contbeis devem ser arrecadados e ficar nas mos do administrador judicial para ser elaborado laudo contbil a ser apresentado em juzo. Se uma sociedade for dissolvida judicialmente, para a apurao dos haveres s pelo exame contbil em juzo. No caso de morte do scio de uma empresa, deixando vrios herdeiros: dever entrar no inventrio a diviso dos haveres dessa empresa, o que se far s com o exame da sua contabilidade. Fica assim a empresa obrigada a apresentar em juzo suas demonstraes contbeis, sujeitando-se at mesma a constrio judicial, pelo que se v nos pargrafos 1 e 2 do artigo 1191:
O juiz ou tribunal que conhecer de medida cautelar ou de ao pode, a requerimento ou de ofcio, ordenar que os livros de qualquer das partes, ou de ambas, sejam examinados na presena do empresrio ou da sociedade empresria a que pertencerem, ou de pessoas por estes nomeadas, para deles se extrair o que interessar questo.
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Achando-se os livros em outra jurisdio, nela se far o exame, perante o respectivo juiz.
Outro tipo de restrio garantido por lei a de que o exame de livros s pode ser feito em juzo, no podendo haver crticas ao trabalho contbil da empresa, como se fosse uma auditoria. Por isso, a proibio no atinge as autoridades fazendrias; estas podem fazer anlise crtica da contabilidade da empresa e mult-la por apresentar lanamentos errados, confusos, lacunosos, borrados, enfim uma contabilidade "tutta sporcatta", de tal forma que dificulte a inspeo fiscal. o que garante o artigo 1190 do CC:
Ressalvados os casos previstos em lei, nenhuma autoridade, juiz ou tribunal, sob qualquer pretexto, poder fazer ou ordenar diligncia para verificar se o empresrio ou a sociedade empresria observam, ou no, em seus livros e fichas, as formalidades prescritas em lei.
Os livros da empresa constituem meio de prova, se forem exibidos em juzo. Por isso, deve a empresa conserv-los enquanto puderem ser teis, mant-los com os lanamentos em dia, e segundo as exigncias legais. A exigncia da observncia das formalidades legais para os livros, para servir de prova empresa que a invocar, consta do artigo 8 do Decreto-lei 486/69. confirmada pelos artigos 378 e 379 do Cdigo de Processo Civil: os livros provam contra seu autor, mas se preencherem os requisitos exigidos por lei, provam tambm a favor de seu autor. A contabilidade empresarial foi criada em benefcio da empresa e no em seu prejuzo. Se a empresa recusar a apresentao dos livros fiscais, estes podem ser apreendidos judicialmente e poder significar confisso tcita do que for alegado contra ela, ou seja, ter-se- como verdadeiro o alegado pela parte contrria para se provar pelos livros. A confisso resultante da recusa pode ser elidida por prova documental em contrrio.
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O balano patrimonial a expresso grfica do patrimnio, expondo a situao econmico -financeira da empresa. Demonstra, de forma tcnica e coerente, o conjunto de bens, de valores a pagar ou a receber, o dinheiro em caixa ou em bancos, o tipo de direitos, como duplicatas e contas a receber, o tipo de obrigaes e os demais dados. A legislao, inclusive o novo Cdigo Civil no artigo 1189 fala tambm no "balano de resultado econmico", ou "demonstrao da conta de lucros e perdas", que acompanhar o balano patrimonial. Dele constaro o dbito e crdito, na forma da lei especial, vale dizer, tudo que a empresa recebeu e tudo que a empresa pagou, a receita e a despesa; se a despesa for inferior receita haver o "supervit", se a despesa for superior receita haver o "dficit". Em outras palavras, se a empresa recebe mais dinheiro do que gasta, a diferena ser chamada de lucro; se gastou mais do que recebeu, a diferena ser o prejuzo. A empresa uma pessoa jurdica; ainda que seja uma empresa individual, ou seja, uma pessoa que se registra em nome prprio no Registro Pblico de Empresas Mercantis, para exercer atividades empresariais, usando seu nome como firma. Em certas passagens pelas leis, esse tipo de empresa tambm chamado de firma individual e, na doutrina, de empresrio individual. Ao registrar-se, ele passa a ser pessoa jurdica, distinta, portanto, de sua pessoa fsica. Nem todos concordam com essa distino, considerando que h somente a pessoa fsica, tanto que o patrimnio particular se comunica com o patrimnio empregado nas operaes mercantis. Preferimos, porm, levar em considerao a dualidade de pessoas. O balano da empresa deve constar apenas do patrimnio empresarial, seno deveria lanar as jias da esposa do empresrio individual. O Cdigo Civil de 2002 deu a esse tipo de empresa apenas nome de "empresrio". A empresa coletiva, uma sociedade mercantil, uma pessoa jurdica, constituda por outras pessoas, porm, distinta das pessoas que a compem. Tanto a pessoa jurdica como as pessoas fsicas que a compem possuem personalidade prpria, o que implica num patrimnio prprio. O patrimnio um conjunto de direitos e obrigaes, de valores ativos e passivos pertencentes a uma pessoa e sujeitos a ela, com o fim de dar lucro ou renda. todo aquele conjunto de bens, direitos e obrigaes que constituem a base material da empresa expressos em moeda. Dentro do sistema de partidas dobradas, o patrimnio dividido no conjunto de valores ativos de um lado e passivos de outro. A diferena positiva entre o ativo e o passivo chama-se patrimnio lquido; a diferena negativa receber o nome de passivo lquido ou passivo descoberto, que passa a ser um valor contabilizado.
Autor
Sebastio Jos Roque (http://jus.com.br/revista/autor/sebastiao-jose-roque) advogado, professor da Universidade So Francisco - campi de So Paulo e Bragana Paulista, mestre e doutor em direito pela Universidade de So Paulo, especialista em Direito Empresarial pela Universidade Panthon-Sorbonne (Paris) e pelas Universidades de Bolonha, Roma e Milo, presidente do Instituto de Direito Brasileiro de Direito Comercial Visconde de Cairu
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