CONTROLE INTERNO NAS EMPRESAS Patrcia Mie Miyamoto Yoshida1, Jorge Augusto Gonalves Reis2

Faculdade de Cincias Sociais Aplicadas - Universidade do Vale do Paraba, Av. Shishima Hifumi, 2911 Urbanova, 12224-000 So Jos dos Campos, SP patriciamie@ig.com.br 2 Faculdade de Cincias Sociais Aplicadas - Universidade do Vale do Paraba, Av. Shishima Hifumi, 2911 Urbanova, 12224-000 So Jos dos Campos, SP jorgereis@gia.cta.br

Resumo- Este trabalho tem como objetivo demonstrar a grande importncia do controle interno nas empresas para a proteo do seu patrimnio. O controle interno se refere a um conjunto de normas e procedimentos adotados por uma empresa de acordo com suas reais necessidades, com a finalidade de evitar, prevenir e detectar possveis erros, fraudes ou omisses; comprovar a veracidade dos relatrios contbeis, financeiros ou operacionais; estimular a eficincia do pessoal, mediante a vigilncia que exerce atravs dos relatrios; salvaguardar seus ativos, e, de maneira geral, obter-se um controle eficiente de todos os aspectos vitais para a empresa. Atualmente, as empresas esto mais conscientizadas da grande vantagem de prevenir atos que podem causar prejuzos irreversveis, do que somente se preocupar depois do acontecido. Alm disso, preciso que haja uma auditoria interna atuante, para fiscalizar se o controle interno est sendo aplicado e trazendo resultados positivos para a empresa. Para que uma empresa consiga atingir seus objetivos e lucros essencial adoo de um controle interno planejado, organizado e monitorado.

Palavras-chave: Controle interno, proteger, benefcios. rea do Conhecimento: VI Cincias Sociais Aplicadas Introduo O controle interno vem ganhando espao cada vez mais no Brasil, embora, ainda seja confundido com auditoria interna. O controle interno se refere a normas e procedimentos adotados para melhor gerenciar a empresa com o objetivo de proteger seu patrimnio. E a auditoria interna tem a funo de revisar e fiscalizar se as normas e procedimentos adotados pela empresa esto sendo cumpridos e se so eficazes. Existem inmeros fatores com relao a pessoal, tecnologia, sistema de informao, processos de reestruturao que devem ser analisados e submetidos a um controle interno por apresentarem risco de erros no processamento e registro das vendas, compras e demais operaes e na preparao das demonstraes financeiras. Quanto melhor for o seu controle interno, a empresa evitar consideravelmente elevados custos com fraudes, erros ou omisses, ou ento, conseguir detect-los com mais facilidade para tomar as atitudes necessrias. O objetivo desse trabalho demonstrar a importncia do planejamento, implantao, organizao e monitoramento do controle interno nas empresas para proteger seu patrimnio com eficincia e eficcia resultando em benefcios para a empresa. Materiais e Mtodos Este trabalho uma pesquisa bibliogrfica em que foram utilizados como materiais de pesquisas os seguintes livros: Auditoria um cursos moderno e completo, do autor Marcelo Cavalcanti Almeida, Controles Internos e Segurana de Sistemas: Prevenindo fraudes e tornando auditveis os sistemas, do autor Carlos Antonio Cassarro, Auditoria Conceitos e Aplicaes, autor Willian Attie. O mtodo utilizado foi de analisar as diferentes obras e compar-los, at obter-se um contexto harmonioso e sensato. Desenvolvimento O Controle Interno, de acordo com o Comit de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados: O sistema de Controle Interno compreende o plano de organizao e todos os mtodos e medidas adotadas na empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a exatido e fidelidade dos dados contbeis, desenvolver a eficincia nas operaes e estimular o seguimento das polticas administrativas prescritas. Esta definio, como podemos notar, reconhece que um sistema de controle interno se estende alm dos assuntos que se relacionam

IX Encontro Latino Americano de Iniciao Cientfica e V Encontro Latino Americano de Ps-Graduao Universidade do Vale do Paraba

709

diretamente com as funes da contabilidade e dos departamentos financeiros. Podemos citar alguns exemplos de controles internos que so executados no nosso dia-a-dia, sem que notemos a sua importncia. Assim acontece nas empresas, pois todas tm controles internos e seus objetivos so: proteger seus recursos; assegurar que seus registros contbeis e financeiros so precisos e confiveis; promover a eficincia de seus funcionrios; encorajar o cumprimento de suas determinaes. O Controle interno pode ser de natureza preventiva, detectiva ou corretiva. Controles preventivos so planejados com a finalidade de evitar a ocorrncia de erros, desperdcios ou irregularidades. Exemplo: o fechamento da porta de seu carro serve para prevenir que ele seja roubado. Controles detectivos so os que detectam os erros, desperdcios ou irregularidades, no momento em que eles ocorrem, permitindo a adoo de medidas tempestivas de correo. Exemplo: quando o alarme de seu carro dispara, porque detectou algo errado e tem a finalidade de evitar que o fato acontea. Controles corretivos so os projetados para detectar erros, desperdcios ou irregularidades depois que j tenham acontecidos, permitindo a adoo posterior de aes corretivas. Exemplo: a conferncia do seu extrato de conta bancria permite que voc detecte erros porventura existentes e a posterior adoo de medidas para correo dos mesmos. A importncia do controle interno Muitas pessoas imaginam ser o controle interno sinnimo de auditoria interna. uma idia totalmente equivocada, pois a auditoria interna equivale a um trabalho organizado de reviso e apreciao de trabalho, normalmente por um departamento especializado, ao passo que o controle interno se refere a procedimentos e organizao adotados como planos permanentes da empresa. Segundo Attie, Willian os problemas de controle interno encontram-se na empresa moderna, em todas as suas reas: vendas, fabricao, compras, tesouraria, etc. O exerccio de um adequado controle, sobre cada uma destas funes assume fundamental importncia para que se atinjam os resultados mais favorveis, com menores desperdcios. A funo da contabilidade, como instrumento de controle administrativo hoje unanimidade reconhecida. Um sistema de contabilidade que no esteja apoiado em um controle interno eficiente at certo ponto intil, uma vez que no possvel confiar nas informaes contidas nos relatrios contbeis.[1]

As empresas precisam tomar decises e para isso, na maioria das vezes se baseiam nas informaes contbeis e se estas estiverem distorcidas podem levar a concluses erradas e danosas para a empresa. Apesar, do controle interno estar ganhando espao no Brasil, infelizmente ainda existem empresrios que desconhecem ou no do a importncia devida ao sistema de controle interno. Pensam que tendo empregados de confiana estaro cobertos contra quaisquer irregularidades. Ter-se confiana nos subordinados no deixa de ser correto, porm necessrio admitir-se que esta confiana pode dar lugar a toda espcie de fraudes. Basta dizer que a grande parte de irregularidades nos negcios, segundo tem se verificado, se deve a empregados que se considerava de confiana. Alm disso, quando no existem procedimentos de controle internos, so freqentes os erros involuntrios e desperdcios. Basicamente, os principais objetivos do controle interno so: a) Comprovao da veracidade dos informes e relatrios contbeis, financeiros ou operacionais; b) Preveno de fraudes e, em caso de ocorrncia das mesmas, possibilidade de descobri-las o mais rapidamente possvel e determinar sua extenso; c) Localizao de erros e desperdcios, promovendo ao mesmo tempo a uniformidade e a correo, ao registrarem-se as operaes; d) Estimular a eficincia do pessoal, mediante a vigilncia que exerce atravs dos relatrios; e) Salvaguardar os ativos e, de maneira geral, obter-se um controle eficiente sobre todos aspectos vitais do negcio. Por todos os motivos acima citados, podemos ver que essencial o planejamento e a utilizao de um controle interno adequado para a gesto da empresa. Tipos de controle interno O controle interno na empresa pode ser bem amplo, para facilitar podemos dividi-lo em controles contbeis e controles administrativos. Os controles contbeis esto relacionados proteo dos bens, direitos e obrigaes da empresa e a fidedignidade dos registros financeiros. Alguns exemplos dessa modalidade de controle so os sistemas de conferncia, aprovao e autorizao de transaes, o princpio de segregao de tarefas, os controles fsicos sobre os bens e informaes etc. E os controles administrativos esto relacionados eficincia e eficcia operacional e obedincia a polticas e normas da administrao. Podemos citar exemplos como controle de qualidade, treinamento e desenvolvimento de pessoal, os estudos de tempo e movimentos etc.

IX Encontro Latino Americano de Iniciao Cientfica e V Encontro Latino Americano de Ps-Graduao Universidade do Vale do Paraba

710

Interpretao do conceito de controle interno Para que o controle interno seja compreendido corretamente, devemos levar em considerao as polticas e sistemas administrativos, o plano organizacional e as suas respectivas interdependncias. As polticas so idias planejadas, que sero observadas todas as vezes que forem necessrias as tomadas de decises, influenciando em todas as reas da empresa. Polticas operacionais consistem mais em ser regras de trabalho, objetivando metas operacionais. Embora estas apresentem menos influncia e sejam derivadas das polticas globais. So elas que interessam mais ao conceito de controle interno. Polticas globais afetam todo o comportamento da organizao, dizemos que so as polticas estratgicas que impe metas para serem devidamente alcanadas. Todo sistema de informaes deve ser devidamente planejado de modo a trazer eficincia, economia e alm de tudo produzir informaes teis, controladas e em tempos hbeis. A empresa tem o seu plano organizacional com suas divises de nveis de autoridade e setores definindo as atividades de cada um e sua respectiva autoridade e ou subordinao. As polticas, sistemas e organizao interagem entre si e devem ser observados para a criao de um controle interno capaz de satisfazer os objetivos da empresa. Princpios do controle interno Existem alguns princpios fundamentais que devem ser seguidos por medidas de segurana e precauo. Responsabilidade - Deve ter uma delimitao exata da responsabilidade de cada funcionrio ou setor interno da empresa. Com a finalidade de assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados; detectar erros e irregularidade; apurar as responsabilidades dos atos cometidos quando necessrio. A seguir, alguns exemplos de tarefas internas de controle, que precisam de responsveis definidos: a) Aprovao de aquisio de bens e servios; b) Certificao do recebimento de bens ou prestao dos servios; c) Programao financeira do pagamento; d) Guarda de talonrios de cheques em branco. Rotinas internas - A empresa deve criar um manual de organizao com todas as suas rotinas internas e com as instrues necessrias para estimular a normalizao, eficincia e evitar erros. Nesse manual devem conter informaes sobre

suas rotinas internas e formulrios internos e externos a serem utilizados, como por exemplo, instrues para o preenchimento e destinaes dos formulrios internos e externos; e procedimentos internos referentes aos diversos setores da empresa. Segregao de funes - A contabilizao e o acesso aos ativos no podem ser feitos por um mesmo funcionrio. Essas funes, devido a possibilidade de manipulao de fatos que possam encobrir fraudes, devem ser segregados. Vamos citar alguns exemplos de incompatibilidade entre as funes: a) Compras e Recebimentos de bens O funcionrio poderia incluir um processo de compra falso no sistema, evidenciar o recebimento do bem que no entrou na empresa e posteriormente se beneficiar com o produto do pagamento. b) Contabilidade e contas a pagar O empregado poderia incluir um documento falso no sistema, contabiliz-lo e liber-lo para pagamento na rea financeira e posteriormente se beneficiar com o produto do pagamento. c) Contabilidade e Custdia de bens Poderia contabilizar um bem como despesa para se apropriar dele indevidamente. d) Recebimento de bens e contas a pagar Poderia incluir um documento falso no sistema, liber-lo para pagamento e posteriormente se beneficiar com o produto do pagamento. Acesso aos ativos - Os ativos da empresa devem ser administrados por funcionrios responsveis, mas que tenham poder limitado para evitar possveis fraudes. Conferncia de ativos - Os ativos devem ser periodicamente contados e confrontados com os saldos dos registros contbeis. Esse processo deve ser realizado por um funcionrio que no tenha acesso aos ativos, para que no venha beneficiar-se de algum ativo e afirmar que o esto de acordo com os registros contbeis. As conferncias dos ativos podem ser da seguinte forma: a) Contagem de caixa e comparao com o saldo do razo geral; b) Contagem fsica de ttulos e comparao com o saldo da conta de investimentos do razo geral; c) Conciliaes bancrias; d) Inventrio fsico dos bens e comparao com suas contas do razo geral. Adequadao de equipe - A qualificao profissional e quantidade de empregados devem ser adequadas para atender as reais necessidades de cada rea. Subordinao orgnica e funcional Normalmente os recursos tcnicos, humanos e financeiros das empresas so escassos, sendo assim, para que haja uma boa administrao desses recursos devemos planejar a hierarquia da

IX Encontro Latino Americano de Iniciao Cientfica e V Encontro Latino Americano de Ps-Graduao Universidade do Vale do Paraba

711

empresa de modo que as atividades objetivas da empresa e no as intermedirias sejam subordinadas diretamente ao principal executivo ou ao controlador, tendo por conseqncia prioridades em serem atendidas. Sistemas integrados - O controle interno deve possuir sistemas integrados de modo que uma rea possa controlar outra. Devendo ter registros somente de transaes devidamente autorizadas e tendo seus clculos, valores, classificaes e controles conferidos. Auditoria interna - necessrio que haja um departamento de Auditoria interna na empresa para fiscalizar, revisar e avaliar se o controle interno est sendo bom o suficiente para suprir as necessidades empresariais. Custos do controle x benefcios - No podemos nos esquecer que o custo do controle interno no deve exceder os benefcios por ele alcanados. Ao planejar um controle interno deve-se levar em considerao e com bom senso se ele realmente necessrio e se o seu custo ser recompensado pelas vantagens obtidas por implant-lo. Controle interno e o sistema de Processamento de dados Devido a crescente utilizao dos meios eletrnicos de processamento de dados nos sistemas de informao necessrio adotar um controle interno. Levando-se em considerao a escolha mais apropriada dos programas de computadores a serem utilizados, as condies fsicas do local de instalao dos equipamentos devem ser adequadas, e tambm, deve haver uma manuteno regular e por pessoal capacitado do equipamento. Relao do controle interno com a auditoria O controle interno por melhor que seja, deve ser fiscalizado periodicamente por um auditor interno, com a finalidade de averiguar se realmente est sendo utilizado e se est sendo bom para o funcionamento da empresa. O auditor dever efetuar o levantamento do sistema contbil e de controle interno, avaliar o grau de confiabilidade, e, baseado neste, estabelecer a extenso dos procedimentos de auditoria e o momento de sua aplicao. Para se certificar de que o sistema de controle interno est realmente sendo utilizado so aplicados testes, que consistem em observar a execuo dos trabalhos pelos funcionrios e a inspeo de documentos e registros contbeis. A avaliao do sistema de controle interno servir de base para o auditor determinar o grau de confiana que nele possa depositar. Se o controle interno da empresa for bom, o auditor

poder diminuir o volume de testes de auditoria, porm, se for fraco, a tendncia aumentar os testes. Ao ser detectada deficincia no sistema de controle, o auditor poder fazer recomendaes mais importantes e realistas administrao para que providenciem as medidas corretivas consideradas apropriadas. Para realizar uma avaliao mais profunda o auditor deve considerar o plano organizacional e a diviso de responsabilidades, os sistemas de autorizaes, procedimentos de registros e elaborao de relatrios, manuais internos, conversar com os funcionrios, inspeo fsica desde o incio da operao (compra, venda, pagamentos etc) at o registro no razo geral, e a eficincia com que as normas e procedimentos estabelecidos esto sendo seguidos.

Concluso de extrema importncia que as empresas adotem um sistema de controle interno adequado, com a finalidade de proteger o seu patrimnio. Ao adot-lo a empresa estar evitando fraudes, erros ou omisses, e em conseqncia evitar os indesejveis custos. Contudo, no adianta ter um controle interno excelente se o mesmo no estiver sendo aplicado na prtica. Por esse motivo, necessrio que haja um auditor interno com a responsabilidade de fiscaliz-lo. O controle interno se destina principalmente na preveno e adoo de medidas que possibilitam reduzir a ocorrncia de problemas. Ao contrrio do que ocorreria no passado, ou seja, eram acionadas apenas depois dos prejuzos ocorridos, quando as perdas financeiras e o comprometimento da imagem da empresa muitas vezes j se encontravam em situaes irreversveis. Portanto, impossvel que haja uma boa gesto empresarial sem a implantao e utilizao de um bom controle interno.

Referncias [1]ATTIE, Willian. Auditoria Conceitos Aplicaes. So Paulo: Atlas, 1995. p. 60-61. e

CASSARRO, Carlos Antnio. Controles internos e Segurana de Sistemas: Prevenindo fraudes e tornando auditveis os sistemas. So Paulo: LTR, 1997. ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria um curso moderno e completo. So Paulo: Atlas, 1996.

IX Encontro Latino Americano de Iniciao Cientfica e V Encontro Latino Americano de Ps-Graduao Universidade do Vale do Paraba

712