ACERP Diretoria Administrativa e Financeira Gerncia de Logstica Ncleo de Suprimento Norma de Suprimentos

OBJETIVO Estabelecer Normas e Procedimentos sobre a aquisio de Bens e Servios visando assegurar a sua contnua proviso de forma a atender s necessidades das diversas unidades da ACERP no desempenho de suas atividades, com a utilizao de recursos oriundos do Contrato de Gesto e prprios.

APROVAO A presente Norma foi aprovada pela Diretoria em 27/09/99 e aprovada pelo Conselho Administrativo em 07 de janeiro de 2000 Resoluo N 01/00 . A redao original foi publicada no Dirio Oficial da Unio de 16/10/2000 e alterada pela Resoluo n 019/2003, publicada no DOU de 06/10/2003. ALTERAES Compete Assessoria de Controle Interno da Presidncia da ACERP propor modificaes nestes procedimentos, com vistas a mant-los permanentemente adequados e atualizados.

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1. PRINCPIOS GERAIS 1.1 Toda aquisio de materiais de consumo, de bens, obras e servios obedecer aos princpios bsicos de Impessoalidade, Moralidade, Economicidade e Qualidade, tendo em vista a sua adequao s finalidades dos bens e servios necessrios ao cumprimento da misso da ACERP. 1.2. O planejamento das atividades e investimentos um princpio bsico da Administrao da ACERP, sendo assim, nenhuma aquisio de bem ou contratao de servio ser efetuada sem que a mesma tenha sido prevista, planejada e orada pela unidade e Diretoria competente no sistema de planejamento e oramento integrado da Associao, coordenado pela Diretoria Administrativa e Financeira. 1.3. A Gerncia Financeira (GEFIN) dever atestar a existncia do planejamento prvio e da disponibilidade financeira para a aquisio do material ou contratao do servio; s aps poder ser autorizada a emisso da ordem de fornecimento (OF) ou do Contrato. 1.4 Toda gesto de compras de materiais de consumo, bens, obras e de servios ser centralizada na sede da empresa, Rio de Janeiro, no Ncleo de Suprimentos (NUSUP) da Gerncia de Logstica (GELOG), com exceo de pequenas compras de carter emergencial feitas para reembolso e aquelas feitas diretamente pelas Gerncias Regionais, (Gerncia Regional de Braslia, GEBSB e Gerncia Regional do Maranho, GEMAR), conforme os itens 2.1 e 2.2. Os casos de transao de permuta sero formalmente comunicados ao NUSUP. 1.5 GELOG, por intermdio do NUSUP, a responsvel pela elaborao e atualizao das regras operacionais que orientaro a Organizao na aquisio de materiais de consumo, bens do ativo fixo, obras e servios, para satisfazer s necessidades das reas administrativas e operacionais. 1.6 O NUSUP o responsvel pela organizao dos processos de compras de materiais, de bens e de contratao de obras e servios, os quais devero ser arquivados por um perodo mnimo de 5 (cinco) anos. Unidade de Processamento de Compras 2. O NUSUP a unidade organizacional responsvel pelo suprimento de materiais, bens, obras e servios necessrios ao bom desempenho das atividades da ACERP. 2.1 A Gerncia do Escritrio de Braslia - GEBSB e a Gerncia da TVE Maranho -GEMAR podero realizar suprimento direto de materiais dentro do limite estabelecido pela Diretoria, obedecendo aos princpios de gesto financeira definidos pela ACERP e informando ao NUSUP, por intermdio de relatrios mensais, o movimento de seus almoxarifados.

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2.2 As pequenas compras diretas devem ser de carter excepcional para atender emergncias no final de semana, feriado ou em viagem fora da sede, no podendo ultrapassar o valor previsto no limite autorizado pela Diretoria, obedecendo aos princpios de gesto financeira definidos pela ACERP. Solicitao de Material, Bem do Ativo Fixo, Obra ou Servio- SOMASE 3. A solicitao de material (de consumo, bem do ativo fixo), obra e servio (SOMASE) o documento que inicia o processo de suprimento. 3.1 O procedimento para suprimento de material de consumo, bem do ativo fixo, obra e servio passa pelas seguintes etapas: a) Consulta pela unidade solicitante atravs de telefone ou e. mail ao NUSUP e ao almoxarifado, no caso de material de consumo ou ao Ncleo de Servios Gerais (NUSEA) para controle patrimonial, no caso de bem do ativo fixo. b) Emisso da Solicitao;
c)

Processo de Compra;

d) Cotao; e) Consulta GEFIN sobre disponibilidade financeira e oramentria: f) Atesto de proviso da GEFIN g) OF ou contratao; h) Acompanhamento da Compra; 3.2 Os procedimentos para suprimentos so especficos para: a) Material de consumo; b) Bem de ativo fixo; c) Obra e servio. Solicitao de Material de Consumo 3.2.1 A Solicitao de material de consumo ser emitida pela unidade organizacional demandante e dirigida ao almoxarifado / NUSUP.

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3.2.1.1 O processo de compras de material de consumo se iniciar quando: O NUSUP, atravs da gesto de estoques, verificar o nvel de ressuprimento dos estoques existentes e solicitar GELOG a autorizao para cotao. O NUSUP, atravs do almoxarifado, atestar a no existncia do material e solicitar GELOG a autorizao para a cotao. Solicitao de Bens do Ativo Fixo 3.2.2 A Solicitao de Bem do Ativo Fixo ( definido na Norma de Controle de Ativo Fixo) dever ser emitida pela unidade solicitante e encaminhada ao controle patrimonial, NUSEA, devidamente autorizada pelo Diretor da rea solicitante. 3.2.2.1 O processo de compra de Bem do Ativo Fixo somente ser iniciado quando for atestada a no disponibilidade do bem pelo controle patrimonial / NUSEA e solicitada GELOG autorizao para a cotao. 3.2.2.2 O NUSEA solicitar parecer justificado da rea tcnica especializada afim do bem solicitado, para verificar/instruir as especificaes e a sua adequao aos sistemas e padronizao tecnolgica utilizada na ACERP. Solicitao de Contratao de Obra e Servio 3.2.3 A solicitao de contratao de servio ser emitida pela unidade demandante e encaminhada ao NUSUP. 3.2.4 A solicitao de obra ser encaminhada pela unidade ao Ncleo de Manuteno Predial (NUMAP) que a analisar e encaminhar ao NUSUP para processamento. 3.2.5 O processo de contratao de servio dever seguir as mesmas etapas do processo formal de compras, o qual engloba: a) Solicitao; b) Cotao;

c) Consulta GEFIN sobre disponibilidade financeira e oramentria:

d) Contrato ou ordem de fornecimento (OF); e) Faturamento e Pagamento.

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3.2.5.1 ( revogado p/Res. 019/03) 3.2.6 A OF s ser emitida para fins de contratao de obras e servios: a) Quando o valor global seja inferior ao limite fixado por deliberao da Diretoria; b) Para conserto ou manuteno de veculos e equipamentos, mveis e utenslios. 3.2.6.1 Para os demais casos de solicitao de obras e servios ser firmado contrato. Solicitao de Contratao de Servios Especializados 3.2.7. A indicao de pessoa fsica ou jurdica para a prestao de servios especializados poder ser realizada pela Unidade Solicitante com dispensa de cotao, mediante justificativa fundamentada elaborada pela rea tcnica interessada, acompanhada de documentao comprobatria da natureza singular dos servios ou da notria especializao do contratado, tais como, currculo, declaraes, atestados (nova redao p/ Res. 019/03) 3.2.7.1. Para os efeitos desta Norma, consideram-se servios especializados aqueles inerentes atividade fim ou aqueles que, por suas caractersticas, s podem ser realizados por pessoas ou empresas com capacidade tcnica ou artstica. (mantida a redao original) 3.2.7.2. Essa modalidade de contratao poder ser precedida de justificativa do preo ou pesquisa de mercado (via Internet, telefone e outros meios), tendo em vista verificar a compatibilidade do preo ofertado com o praticado em relao a servio de natureza similar. (acrscimo p/ Res. 019/03) Cadastro de Fornecedores 4. O NUSUP responsvel pela constituio e manuteno do cadastro centralizado de todos fornecedores, inclusive os de servios ditos especializados 4.1 O cadastro de fornecedores conter os seguintes dados: a) razo social; b) nome fantasia; c) endereo completo; d) CNPJ / CIC;

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e) n de inscrio no INSS quando se tratar de profissional autnomo; f) nmero do telefone; g) nmero do fax; h) inscrio estadual; i) inscrio municipal; j) contato na empresa; k) dados da conta bancria; l) Cdigo do fornecedor; m) Conta contbil/oramentria padro; n) Centro de custo padro; o) Fonte de recursos. 4.1.1 Os dados dos itens k, l e m so informados pela GEFIN. 4.2 O cadastro dever ter no mnimo trs fornecedores habilitados ao fornecimento de cada material, bem ou servio. 4.3 O cadastro de Fornecedores ser revisado anualmente e os fornecedores que estejam sem movimentao h pelo menos 12 meses sero desabilitados no cadastro. 4.4 O cadastro de fornecedores dever estar sempre atualizado mantendo os dados dos fornecedores da ACERP em condies de serem analisados para a concretizao de uma operao, no que tange a: a) preos praticados nas ltimas compras; b) caractersticas tcnicas do produto; c) volume de compras nos ltimos doze meses; d) data primeira compra; e) data da ltima compra; f) maior atraso de entrega.
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Cotao 5. Cotao a pesquisa de preo obtido por intermdio da oferta de diversos fornecedores em relao ao material ou servio solicitado e ter incio atravs da autorizao da GELOG, no formulrio. A cotao no gera compromisso financeiro, sendo um mero instrumento de informao para a tomada de deciso sobre a aquisio ou contratao. A cotao ser registrada em formulrio prprio, sem rasuras, contendo: a) descrio do produto ou servio cotado; b) dados do fornecedor; c) preos propostos e os negociados; d) condies de pagamento; e) prazo de entrega do produto ou da prestao do servio; f) nome do funcionrio contatado junto ao fornecedor; g) data da negociao; h) local da entrega. 5.1 A cotao de material ou de Bem do Ativo Fixo ser efetuada exclusivamente pelo NUSUP, buscando a agregao de processos de materiais ou bem da mesma natureza, com o objetivo de aumentar o poder de negociao junto aos fornecedores. 5.2. ( revogado p/ Res. 019/03) 5.2.1 (revogado p/ Res. 019/03) 5.3 Toda cotao de material, bem do ativo fixo e de servio no especializado ser realizada no mnimo com 3 (trs) fornecedores, salvo nos seguintes casos (redao p/ Re. 019/03): a) compras, servios ou obras com valor total abaixo de 10 ( dez) salrios mnimos; b) compras ou servios com fornecedores exclusivos; c) compras, servios ou obras unidade solicitante; de emergncia devidamente justificada pela

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d) contratao de instituio brasileira incumbida regimental ou estatutariamente de pesquisa, de atividades educativas e culturais ou do desenvolvimento institucional, desde que sem fins lucrativos; e) aquisio de componentes ou peas de origem nacional ou estrangeira, necessrios manuteno de equipamentos durante o perodo de garantia tcnica, junto ao fornecedor original desses equipamentos, quando tal condio de exclusividade for indispensvel para a vigncia da garantia; f) contratao para fornecimento ou suprimento de servios pblicos (energia eltrica, gua, telefone e outros) com permissionrio, concessionrio, ou autorizado; g) para a compra ou locao de imvel destinado ao atendimento das necessidades administrativas da organizao; h) contratao de associao de portadores de deficincia fsica, sem fins lucrativos e de comprovada idoneidade, para a prestao de servios ou fornecimento de mo- de- obra , desde que o preo contratado seja compatvel com o praticado no mercado; i) outras situaes em que se configure a inviabilidade da cotao/licitao. 5.3.1. A solicitao de dispensa ou inexigibilidade de cotao/licitao dever estar acompanhada de informaes detalhadas que caracterizem a situao em que se enquadre a dispensa, utilizando-se um ou mais dos seguintes instrumentos: (includo p/ Res. 019/03): Icomprovante de exclusividade fornecido pelo rgo de registro do comrcio, pelo Sindicato, Federao ou Confederao Patronal, ou, ainda, por entidades equivalentes;

II- descrio detalhada da situao emergencial; III- justificativa fundamentada para a escolha do fornecedor ou executante; IV- declarao de ter sido efetuada a pesquisa de mercado ou justificativa do preo acertado. 5.4 As propostas sero documentadas em papel timbrado do fornecedor no caso de pessoa jurdica. No caso de pessoa fsica, atravs de carta proposta. As cotaes realizadas atravs de telefone, sero requisitadas em formulrio prprio. 5.5 As propostas enviadas pelos fornecedores constituem documentao anexa obrigatria aos processos de cotao.

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5.6 Fornecedores que estejam com entregas atrasadas sem justificativa ou em litgio com a ACERP, sero impedidos de participar, dos processos de fornecimento de bens e servios. 5.7 Toda a documentao de suporte das negociaes ser mantida e arquivada de forma adequada no NUSUP por um perodo de 5 anos, formando um processo que se concluir com a entrega do material ou concluso do servio e respectiva emisso da solicitao de pagamento. 5.8 Realizada a cotao e emitidos a OF, a carta- contrato ou contrato, o processo ser remetido GEFIN para informao quanto disponibilidade financeira/ oramentria e encaminhamento esfera competente para autorizao. Negociao de Compras 6. Para a aquisio de bens e servios sero observados os seguintes critrios: a) a obteno do melhor prazo de entrega; b) a relao preo FOB/CIF; c) as melhores condies de pagamento; d) a melhor qualidade dos produtos e servios; e) as garantias oferecidas. Ordem de Fornecimento (OF), Carta - Contrato e Contrato 7. A OF, Carta-Contrato e o Contrato so os instrumentos utilizados pela organizao para formalizao da transao comercial, devendo representar fielmente todas as condies pactuadas. 7.1 A OF ser emitida pelo NUSUP nos seguintes casos: a) compra de material de consumo, independente de seu valor; b) compra de bem do ativo fixo, exceto quando a DIAFI, pela complexidade do fornecimento, decidir pela elaborao de contrato; c) servio de carter geral at o valor estabelecido pela alada; d) nos casos previstos no item 3.2.6 desta norma.

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7.2. O contrato ser emitido nos casos em que no esteja determinada a emisso de OF, de acordo com o previsto com o item 7.1 desta norma. 7.3 As alteraes na OF, Carta- Contrato ou no Contrato devero ter a aceitao de ambas as partes no processo de compras e s podero ser efetuadas pela unidade organizacional emissora. 7.4 A OF, Carta - Contrato ou o Contrato aps sua assinatura ser distribudo da seguinte forma: a) uma via para a rea solicitante; b) uma via para o NUSUP/ GEJUR; c) uma via para o fornecedor; d) uma via para a GEFIN; e) uma via para Gerncia de Administrao de Pessoal (GEAPE) quando se tratar de contratao de pessoa fsica. 7.5 O documento para pagamento (nota fiscal, fatura, recibo, etc.) conter o nmero da OF ou do Contrato. 7.6 A OF ter o visto do fornecedor ou comprovante do recebimento. Do Controle e Acompanhamento da compra de material e contratao de servio 8. O NUSUP ser responsvel pelo acompanhamento e controle das OFs emitidas para a compra de material 8.1 Cabe unidade solicitante, o gerenciamento do contrato junto ao fornecedor, assim como o acompanhamento da obra e/ou servio, mantendo a Diretoria e o NUSUP informados sobre o seu andamento e o seu trmino. 8.2 No acompanhamento e verificao dos servios contratados, o NUSUP ou a unidade solicitante, dever observar: a) se o servio prestado est de acordo com o que foi estabelecido, na OF, na Carta - Contrato ou no Contrato, principalmente em termos de qualidade e custo; b) se o cronograma de execuo est de acordo com o previsto em contrato, carta- contrato ou ordem de servio; c) as causa e justificativas para os eventuais desvios de qualidade, prazo e/ou custo.
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8.3 Quando da prestao de servio, o mesmo no estiver de acordo com o estabelecido no contrato, contrato - carta ou OF, a unidade responsvel pelo acompanhamento contatar formalmente o prestador de servio para as providncias sua soluo. 8.4 Mantido contato com o prestador do servio e no obtido o cumprimento do estabelecido no contrato, carta contrato ou OF, a unidade responsvel pelo acompanhamento, dever comunicar o fato formalmente GEJUR para adoo das providncias legais cabveis, com cpia ao NUSUP para registro. 8.5 Toda alterao do objeto contratado, inclusive prazo/custo, s poder ocorrer mediante celebrao do termo aditivo ao contrato que dever obedecer os mesmos critrios e passos definidos para elaborao do contrato original. Recebimento e Inspeo 9. O NUSUP, por intermdio do almoxarifado, o responsvel pelo recebimento dos materiais adquiridos. Em se tratando de materiais com especificaes tcnicas, o almoxarifado solicitar a avaliao e o atesto da unidade organizacional solicitante. 9.1 O almoxarifado ao receber os materiais, dever verificar: a) o preenchimento correto do documento fiscal (valores, quantidades, especificaes do material, dados da ACERP, impostos, nmero da OF, etc.) e se confere com os dados da OF; b) se a quantidade constante na nota fiscal confere com a quantidade entregue; c) se as especificaes do material conferem com as especificaes da nota fiscal.
9.2

Nos casos de entrega de material que no estejam de acordo com o estabelecido na OF, o NUSUP optar por uma das seguintes alternativas:

a) receber o material nas condies em que foram entregues e providenciar os ajuste necessrios; b) devoluo do material e solicitao de nova entrega conforme especificado na OF; c) devoluo do material e cancelamento da compra. 9.3 Aps o recebimento do material, em conformidade com a OF, ser aposto na nota fiscal (ou documento equivalente) carimbo que indique data e responsvel pelo recebimento.

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Prazos 10. Todas as reas envolvidas em processo de pagamento devero agilizar seu diligenciamento, de modo a que as requisies de pagamento dem entrada na GEFIN at setenta e duas (72) horas antes da data do vencimento. A GEFIN complementar este item atravs de norma e procedimento especfico 10.1 Na concluso da execuo do servio contratado ser emitido um relatrio pela unidade organizacional responsvel pelo seu acompanhamento, sendo uma cpia remetida ao NUSUP. Providncias para Pagamento 11. Fatura relativa a OF, carta contrato ou contrato, que no esteja em conformidade com o contratado, ou, referente a servio que no tenha sido prestado no poder ser aceita ou processada. 11.1 A solicitao de pagamento ser acompanhada do documento fiscal no qual ser atestado a prestao de servio ou entrega do material e ser emitida:
a)

em duas vias pelo NUSUP em caso de material, de bem ou servio no especializado;

b) em trs vias pela unidade solicitante no caso de servio especializado, sendo: uma para o arquivo do unidade emitente; duas para o NUSUP, que retirar uma via para o seu controle e encaminhar a outra juntamente com seus anexos GEFIN. 11.2 Todas as Solicitaes de Pagamentos de pessoa fsica/autnomo, antes de serem encaminhadas ao NUSUP, conforme previsto no item anterior, sero encaminhadas Gerncia de Administrao de Pessoal ( GEAPE), para clculos dos encargos sociais e tributrios devidos. 11.3 As faturas de empresas cujos servios envolvam cesso de mo-de-obra devero estar acompanhadas de cpia da Guia do FGTS do ms anterior, com autenticao mecnica acompanhada da respectiva relao de empregados. 11.4 As solicitaes de pagamentos de autnomos inscritos no INSS, sero acompanhados do comprovante do ltimo recolhimento.

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Relatrios e Informaes sobre Suprimentos 12. O NUSUP elaborar relatrios gerenciais sobre as operaes de compra e os remeter GELOG, at o quinto dia til do ms subsequente ao perodo avaliado. 12.1. O NUSUP manter Sistema de Informaes Gerenciais contendo: a) relao de Solicitao de Material recebidas, atendidas e devolvidas; b) relao das OF atendidas, em atraso e em aberto; c) mapa de compras por material; 12.2. Os relatrios devero trazer os seguintes dados: a) nmero da OF e data de emisso; b) fornecedor; c) data da entrega (realizada ou a prevista); d) valor. 13. Fica a Diretoria da ACERP autorizada a proceder s atualizaes concernentes nomenclatura das unidades organizacionais mencionadas no texto da Norma, em conformidade com a Estrutura em vigor na organizao.(acrscimo p/ Res. n 019/03). 14. As alteraes que forem aprovadas pelo Conselho de Administrao da ACERP, como determina o artigo 25, inciso VI do Estatuto Social, passaro a integrar o texto da Norma de Suprimentos a partir da data de sua aprovao, providenciando-se a publicao no Dirio Oficial da Unio , conforme o disposto no artigo 17 da Lei n 9 637/98. ( acrscimo p/Res. 019/03).

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NORMA DE SUPRIMENTOS

TEXTO

CONSOLIDADO

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NDICE
1. PRINCPIOS GERAIS 2. UNIDADE DE PROCESSAMENTO DE COMPRAS 3. SOLICITAO DE MATERIAL, OBRA OU SERVIO 3.2.1 SOLICITAO DE MATERIAL DE CONSUMO 3.2 2. SOLICITAO DE BENS DO ATIVO FIXO 3.2.3 SOLICITAO DE CONTRATAO DE OBRA E SERVIO 3.2.7 SOLICITAO DE CONTRATAO DE SERVIOS ESPECIALIZADOS 4. CADASTRO DE FORNECEDORES 5. COTAO 6. NEGOCIAO DE COMPRAS 7. ORDEM DE FORNECIMENTO(OF) E CONTRATO 8. DO CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DA COMPRA DE MATERIAL OU CONTRATAO DE SERVIO 9. RECEBIMENTO E INSPEO 10. PRAZOS 11. PROVIDNCIAS PARA PAGAMENTO 12. RELATRIOS E INFORMAES SOBRE SUPRIMENTOS 2 3 3 4 4 5 5 6 9 9 10 11 12 12 13

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