Clara Andrade Joaquim Carvalho Rute Guerreiro

MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA AS BIBLIOTECAS ESCOLARES DOS CONCELHOS DE LAGOA, SILVES E PORTIMO

Grupos de Trabalho de Bibliotecas Escolares dos Concelhos de Lagoa, Silves e Portimo

2005

Sumrio
Introduo ......................................................................................................... Tipos de documentos .......................................................................................... Monografias ................................................................................................... Publicaes peridicas ..................................................................................... Material no livro ........................................................................................... Circuito documental ou cadeia de operaes documentais na biblioteca .................. Modos de aquisio ........................................................................................ Compra .................................................................................................... Oferta ...................................................................................................... Permuta ................................................................................................... Depsito Legal ......................................................................................... Tratamento administrativo .............................................................................. A coleco da biblioteca ............................................................................. Registo ou Inventrio ................................................................................. 2 3 3 3 3 4 5 5 5 6 6 7 7 9

Carimbagem .............................................................................................. 11 Tratamento documental .................................................................................. 12 Catalogao ................................................................................................ 13 Classificao ................................................................................................ 25 Indexao ................................................................................................... 34 Cotao ....................................................................................................... 36 Arrumao ................................................................................................... 39 Manual 1 CEB ............................................................................................. 41

Introduo
O presente manual de procedimentos resulta duma parceria entre a Biblioteca Municipal de Lagoa, a Biblioteca Municipal de Silves e a Biblioteca Municipal de Portimo, no mbito dos trabalhos desenvolvidos nos respectivos Grupo de Trabalho das Bibliotecas Escolares tendo sido elaborado com vista uniformizao das operaes levadas a cabo no tratamento documental pelas equipas das BE/CRE - Bibliotecas Escolares/Centros de Recursos Educativos dos concelhos. Desta forma, pretende-se disponibilizar um guio para a execuo das diferentes tarefas e tambm contribuir para que os mtodos de trabalho adoptados nas BE/CRE sejam to idnticos quanto possvel. Naturalmente, cabe a cada responsvel pela biblioteca da escola tomar decises acerca da organizao da mesma, tendo sempre em ateno as necessidades dos utilizadores.

TIPOS DE DOCUMENTOS

As BE/CRE devem disponibilizar aos utilizadores um conjunto diversificado de suportes de informao, os quais podemos tipificar segundo caractersticas comuns que possibilitam o seu tratamento e descrio em biblioteconomia. Grupos de documentos quanto sua estrutura prpria:

Monografias Obras vulgarmente designadas por livros que se caracterizam pela unidade de contedo, o qual pode ser apresentado num ou vrios volumes. A sua publicao pode ser feita de uma s vez ou pode processar-se num determinado perodo segundo um plano previamente estabelecido.

Publicaes Peridicas ou Publicaes em Srie Publicaes impressas ou no impressas, publicadas em partes sucessivas e concebidas para serem continuadas por perodo indefinido. Tm usualmente designao numrica ou cronolgica. As publicaes peridicas incluem: jornais, revistas, etc.

Material no-livro ou documento no textual Tem uma estrutura bastante varivel em funo da sua natureza, objecto e contedo. Nesta designao incluem-se os recursos electrnicos (CD-ROM, DVD-ROM), os documentos audiovisuais (cassetes vdeo, diaporamas...), os documentos visuais (cartazes, fotografias, mapas, bilhetes postais...), os documentos udio (CD, cassetes udio, discos...), etc.

CIRCUITO DOCUMENTAL OU CADEIA DE OPERAES DOCUMENTAIS NA BIBLIOTECA

ENTRADA Modos de aquisio: Compra Oferta Permuta

TRATAMENTO Tratamento administrativo: Seleco Aquisio Registo Carimbagem / Etiquetagem

Tratamento tcnico: Catalogao Classificao Indexao Cotao Arrumao

DIFUSO Consulta local, Emprstimo Catlogos, Bibliografias, Difuso Selectiva de Informao, Exposies, Boletins, Jornais, Conferncias

MODOS DE AQUISIO

Compra Uma vez os documentos seleccionados, passa-se aquisio dos mesmos, atravs de distintos procedimentos. O procedimento mais comum de aquisio a compra, mas tambm existem outros como a oferta, a permuta e o Depsito Legal. Nos procedimentos de compra conveniente conhecer o mundo da produo de livros (o editor), da sua distribuio (o distribuidor), e de venda (o livreiro). Na compra como proceder: -Saber se h oramento disponvel para a compra em questo; -Verificar os dados bibliogrficos da obra; -Assegurar-se da inexistncia da obra na biblioteca, a menos que se queira duplicar; -Fazer convenientemente a requisio segundo os procedimentos legais; -Quando se recebem os materiais conferir com o pedido para verificar se est tudo correcto; -Anotar o que se vai recebendo, o que no veio e o que se encontra esgotado; -O original da factura deve seguir para os servios de contabilidade para ser processado o pagamento. Oferta / Doaes As doaes constituem um procedimento gratuito de aquisio, que pode ser de muito interesse para a biblioteca, contudo h que ter em considerao o seguinte: -A aquisio gratuita de documentos pode ser um benefcio, pois pode ser uma maneira de dispor de documentos que j no se comercializam, por isso, desejvel haver uma poltica de fomento de doaes. No devem ser esquecidas medidas de marketing: agradecimentos, publicao de listas com as doaes e sua procedncia, exposies com livros doados, etc. -Embora as doaes sejam uma forma de adquirir documentos sem custos econmicos, exigem procedimentos administrativos e tcnicos que implicam gastos, por isso h que ter em conta, no momento de decidir, a sua rentabilidade. 5

-As coleces devem crescer de acordo com a especificidade da biblioteca e com as necessidades dos utilizadores, por isso s se devem aceitar doaes tendo em conta aquelas necessidades. Podem aceitar-se doaes sem interesse para a nossa biblioteca desde que se possam usar, por exemplo, como troca. -As doaes podem ser provenientes de pessoas particulares ou instituies. Permuta A incorporao atravs de permuta (ou troca) acontece quando uma determinada instituio envia as suas publicaes para a biblioteca e esta envia por sua vez as suas prprias publicaes ou outras duplicadas ou de que prescinda. Depsito Legal O Depsito Legal (D.L.) constitui um sistema de aquisio muito restrito. Pode definir-se como obrigao imposta por lei aos impressores, editores e distribuidores de depositar em instituies designadas, um nmero fixo de determinados documentos produzidos, publicados ou difundidos no pas. O Depsito Legal tem a finalidade de conservar todas as publicaes no pas. Permite o enriquecimento dos fundos da Biblioteca Nacional e de outras grandes bibliotecas pblicas.

TRATAMENTO ADMINISTRATIVO

Formao, desenvolvimento e actualizao A coleco ou fundo bibliogrfico o conjunto de documentos que a biblioteca pe disposio dos utilizadores. A coleco da biblioteca divide-se em: -Coleco de referncia -Coleco infantil -Coleco de documentao local -etc. A formao, desenvolvimento e actualizao da coleco requer uma planificao rigorosa, da a importncia da Seleco. A Seleco A seleco o processo atravs do qual se decide quais os documentos que devem acrescentar-se coleco da biblioteca. O que determina a seleco? -O tipo de biblioteca que -O tipo de utilizador que a frequenta e as suas necessidades informativas -O contexto onde a biblioteca est inserida. Se pertence a uma rede tem de ter isso em considerao -A possibilidade de dispor de livros sem necessidade de compr-los (emprstimo interbibliotecas) -A frequncia de uso dos documentos. Devem comprar-se os que mais se usam. Na seleco deve ter-se ateno: -Tamanho da coleco -Que tipo de documentos -Qual o contedo dos documentos -Que documentos concretos Tamanho da coleco O tamanho da coleco numa biblioteca muito importante na gesto da mesma.

A COLECO DA BIBLIOTECA

No deve ser grande de mais, nem pequena de mais, mas reunir um nmero adequado de documentos e cobrir as necessidades dos utilizadores. difcil decidir qual o tamanho ptimo da coleco, contudo um estudo rigoroso sobre a situao concreta da biblioteca fundamental. Existem normas relativamente quantidade mnima de documentos numa biblioteca, quanto: -Nmero de volumes por estudante -Nmero de volumes por professor -Aumentos anuais Envelhecimento da coleco: O aumento da coleco levanta problemas de espao, por isso h que fazer seleco negativa para se retirarem documentos das estantes. Finalidades da seleco negativa: -Manter a pertinncia da coleco, eliminando os documentos no apropriados para os utilizadores; -Facilitar o manejo das coleces, por ex. no livre acesso; -Solucionar os problemas da falta de espao nas bibliotecas; -Eliminar exemplares fisicamente envelhecidos, deteriorados ou duplicados. O impacto das novas tecnologias na coleco: O impacto das novas tecnologias, o desenvolvimento das telecomunicaes e o aparecimento de novos suportes documentais influencia a gesto das coleces. Os novos suportes resolvem alguns problemas relacionados com as necessidades de espao. As bibliotecas tm acesso a documentos sem necessidade de t-los materialmente. A distribuio de documentos electrnicos e o acesso Internet vai ter muita influncia nas coleces das bibliotecas futuras. Nas redes de bibliotecas haver planos de aquisio cooperativa e emprstimo interbibliotecas . Haver uma maior rentabilizao de recursos.

REGISTO OU INVENTRIO O registo o procedimento atravs do qual o documento se incorpora formalmente na coleco. Registar inventariar. um procedimento administrativo que torna o documento propriedade da biblioteca. Registo de Monografias Os dados contidos no registo so os necessrios para o identificar bibliograficamente, como: - n. de inventrio - data de entrada - autor - ttulo - editor - data de edio - dados relacionados com a aquisio (preo, forma de aquisio, provenincia) - observaes (dados relacionados com a histria do exemplar) A cada exemplar ou espcie corresponde um nmero de registo. Registo de Publicaes Peridicas feito sempre por ordem cronolgica de aquisio. Dado que so obras que se adquirem por partes, atribui-se o mesmo nmero de registo a todos os fascculos dum mesmo ttulo. O registo das Publicaes Peridicas faz-se em Kardex. Registo/Inventrio de Material No Livro Documentos Vdeo n. de registo data de entrada ttulo produtor / realizador / distribuidor durao observaes (preo, faixa etria a que se destina...)

Documentos udio n. de registo 9

data de entrada ttulo compositor / intrprete durao observaes

Documentos electrnicos n. de registo data de entrada ttulo editor / distribuidor data de edio observaes

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CARIMBAGEM A carimbagem consiste na estampagem de carimbo para indicar a pertena desse material biblioteca. Precaues na carimbagem: O carimbo deve ser de tamanho pequeno; H que ter presente que algumas tintas podem danificar o material, as quais devem, logicamente, ser evitadas; O material bibliogrfico carimba-se na pgina de rosto, na ltima pgina numerada e noutra pgina mpar previamente determinada (ex.: 15); No carimbo aposto na pgina de rosto dever ser acrescentado o nmero de registo do documento; O carimbo dever ser sempre colocado com cuidado de modo a no prejudicar a leitura, pelo que dever colocar-se nas margens ou nos cantos; As pginas que contm ilustraes, mapas e fotografias devem ser carimbadas fora dos mesmos. Em edies com valor carimba-se no reverso das mesmas; Os mapas, gravuras, cartazes, etc. carimbam-se na parte posterior; O material bibliogrfico carimba-se directamente no documento. Quando tal no for possvel, coloca-se etiqueta e carimba-se esta.

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TRATAMENTO DOCUMENTAL

O tratamento documental consiste num conjunto de operaes administrativas e tcnicas, apoiadas em regras preestabelecidas, que se aplicam aos documentos que temos em mo, com o objectivo de permitir a recuperao da informao. O tratamento tcnico faz-se mediante aplicao de tcnicas especficas normalizadas (ISBD, RPC, Linguagens de Classificao, Thesauri, etc.)

Objectivo do tratamento tcnico documental: Organizao da coleco documental e produo de ferramentas (meios) que facilitem a recuperao da informao. No tratamento documental inclui-se: -Catalogao -Classificao -Indexao -Cotao

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CATALOGAO

O que a catalogao? A catalogao a operao documental que consiste na descrio dos elementos fsicos de um documento que permitem a sua identificao. Da catalogao, manual ou automatizada, resultam fichas ou referncias bibliogrficas que vo alimentar os vrios catlogos. Estes, por sua vez, permitem a recuperao da informao existente na instituio. A operao de catalogao realiza-se mediante a utilizao das normas ISBD (descrio Bibliogrfica Internacional Normalizada) emanadas da IFLA, com o objectivo de normalizar internacionalmente os procedimentos de descrio documental. As normas ISBD aplicam-se na descrio manual. Na descrio por computador as ISBD aplicam-se em UNIMARC (formato internacional normalizado de entrada de dados legveis por computador). As ISBD(M)(S) esto traduzidas e sintetizadas nas Regras Portuguesas de Catalogao (RPC).

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DESCRIO BIBLIOGRFICA NORMALIZADA

ISBD- Descrio Bibliogrfica Internacional Normalizada

As regras para esta descrio normalizada esto sintetizadas para as monografias, nas Regras Portuguesas de Catalogao (RPC) ISBD (M) descrio para monografias ISBD (S) descrio para publicao em srie ISBD (CM) descrio para material cartogrfico mapas ISBD (NBM) descrio para material no livro ISBD (PM) descrio para msica impressa ISBD (A) para publicaes monogrficas antigas ISBD (CP) para partes de publicaes ISBD (CF) descrio para arquivo de dados legveis por computador No confundir com: ISBN (Nmero Internacional Normalizado do Livro) ISSN (Nmero Internacional Normalizado para Publicaes Peridicas)

UNIMARC Formato Marc Universal para dados lidos em computador Tratamento electrnico de dados bibliogrficos, norma que torna possvel a entrada de dados bibliogrficos no computador baseado nas ISBD. Uma vez que normaliza o registo de dados, torna possvel o intercmbio nacional e internacional desses mesmos dados.

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ISBN (Internacional Standard Book Number) Sistema internacional normalizado para livro
Agncia Internacional com sede em Berlim

Consta sempre de 10 dgitos divididos em 4 partes 1 parte identificador de grupo (grupo nacional, geogrfico ou lingustico) 2 parte o prefixo da editora 3 parte nmero do ttulo que identifica o livro ou a edio de uma determinada obra por uma editora 4 parte digito de comprovao, corresponde a um s nmero e a garantia de que as partes anteriores foram escritas correctamente

Como se realiza a catalogao ? A catalogao realiza-se atravs do preenchimento da ficha bibliogrfica tradicional ou informatizada com os elementos retirados do documento que se est a tratar e de acordo com as normas ISBD.

Ficha bibliogrfica tradicional

Cabealho

Cota

Corpo de Entrada

Cabealho Elemento da entrada ou da referncia catalogrfica, colocado em destaque, cabea da referncia e que permite a ordenao alfabtica ou outra. o ponto de acesso. Pode ser constitudo por rubricas simples ou outras.

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 constitudo por nome, palavra ou expresso que introduz uma entrada bibliogrfica para a sua arrumao no catlogo. Deve sempre empregar-se ortografia actualizada, salvo nos casos consignados nas RPC. Corpo de Entrada Conjunto de elementos informativos ou descritivos que se inscrevem abaixo do cabealho e distribudos por zonas: zona zona zona zona zona zona zona zona de ttulo e de meno de responsabilidade de edio de numerao do p de imprensa da colao da coleco das notas do ISBN/ISSN e formas de aquisio

Outros elementos So registados na parte mais inferior da ficha os elementos Pistas: rubricas de entradas secundrias Cota: indicao para localizar o documento Notao sistemtica: classificao do assunto do documento Notas administrativas: indicaes de carcter burocrtico e administrativo, n. de registo/inventrio etc.

Entrada ou referncia catalogrfica Registo bibliogrfico composto pela informao que descreve o documento, com um determinado ponto de acesso ou cabealho. Tipos de Entrada: Entrada Entrada Entrada Entrada principal: contm todos os dados necessrios secundria: tem outro cabealho analtica: regista parte de uma obra ou artigos de p.p. remissiva: orienta para outro catlogo

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CATALOGAO Descrio ISBD Monografias

ISBD contm 7 zonas:

Ttulo e autoria Edio P de imprensa (local, editora, data) Colao (descrio dos dados fsicos do documento), nmero de pginas, Nmero de volumes, altura Coleco (sries) Notas ISBN Preo encadernao

Sinais de pontuao e sua aplicao ISBD

Sinais que introduzem zonas e subzonas: Ttulo propriamente dito = Ttulo paralelo : outros ttulos / Autor (Autores principais separam-se por , Autores secundrios por ;) . - Edio, / Autores relacionados com a edio . - Lugar de publicao, : Nome do editor, , Data de publicao, .- Nmero de pginas, : Ilustraes, ; Tamanho (Coleco, ; n. da coleco) Notas bibliogrficas ISBN : Preo Pistas Descritores Notaes sistemticas (CDU) Significado: Autoria / Nova Zona .Dado mais restrito do que o anterior : Dado com valor equivalente ao anterior , Dado que no tem valor equivalente ao anterior ;

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FICHA BIBLIOGRFICA
Monografia

02 GAS GASCUEL,Jacqueline Um espao para o livro : como criar, animar ou renovar uma Biblioteca / Jacqueline Gascuel ; il. Andr Despresles ; trad. Ins Barroso . - 1. ed. Lisboa : D. Quixote, 1987 . - 301 p. : il. ; 24 cm Tit. Orig.: Espace pour le livre I-tit II-il III-trad Biblioteconomia/Animao da Biblioteca/Hbitos de Leitura CDU 027.4 O

A ficha bibliogrfica o bilhete de identidade do livro, ou de qualquer outro documento e serve para o identificar

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Descrio ISBD(S) Publicaes em Srie Ordem das 8 zonas, segundo a ISBD(S) Ttulo e autoria (colectividade, director, editor literrio, redactor, proprietrio) Edio Numerao P de imprensa (local, editora, data) Colao (descrio dos dados fsicos do documento), nmero de pginas, nmero de volumes, altura Coleco (Sries) Notas ISSN

Catalogao

Sinais de pontuao e sua aplicao segundo ISBD(S) Ttulo propriamente dito = Ttulo paralelo : Outros ttulos /Autor [Autores principais separam-se por , Autores secundrios por ;] . Numerao [s se preenche se souber o n. 1 ex: Vol..., n 1 (Abril 1993) . Local de publicao : Nome do editor , Data de publicao. Nmero de pginas : Ilustraes ; Tamanho ( Coleco ; n da coleco ) Notas bibliogrficas [ periodicidade, descrio baseada no n. actual ( ms e ano)] ISSN: Preo Pistas Descritores Notaes sistemticas (CDU) Nas publicaes em sries os cabealhos fazem-se pelo ttulo em maisculas seguido de . localidade , e data do 1 fascculo se no sabemos pe-se por aproximao.

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FICHA BIBLIOGRFICA
Publicao em srie

172.1
NAO PORTUGUESA. Coimbra, 1914 1938 NA Nao portuguesa : revista de filosofia poltica / dir. Alberto Monsaraz .- vol. 1, n1 (Abril 1914) vol. 11, n. 6 (1938) .Coimbra : Frana e Armnio , 1914 1938 .- 26 cm Mensal A partir de 1922 o complemento de ttulo : Revista de cultura nacionalista e o dir. passa a ser Antnio Sardinha I-MONSARAZ, Alberto II-SARDINHA, Antnio Filosofia Poltica CDU 172.1 O

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CATALOGAO UNIMARC UNIMARC Formato Marc Universal para dados lidos em computador Tratamento electrnico de dados bibliogrficos, norma que torna possvel a entrada de dados bibliogrficos no computador baseado nas ISBD. Uma vez que normaliza o registo de dados, torna possvel o intercmbio nacional e internacional desses mesmos dados. Independentemente do Programa Normalizado utilizado por cada biblioteca escolar (Porbase, Docbase, Bibliobase... etc.) existe sempre o formato onde corre esse programa. O UNIMARC o formato normalizado a nvel internacional atravs da ISO 2709. O principal objectivo deste formato facilitar a troca de dados bibliogrficos em forma legvel por computador. Ao catalogarmos em UNIMARC estamos a criar os vrios tipos de catlogos (Autores, ttulos, assuntos, etc.). Atravs do OPAC (On-line Public Access Catalog) ou catlogo em linha, o utilizador poder ter acesso informao desejada de uma forma rpida e pertinente.

MONOGRAFIA Correspondncia de zonas RPC [AACR2;ISBD(M)] CABEALHO 1 zona 2 zona 4 zona 5 zona 6 zona 7 zona 8 zona UNIMARC 700 ou 710 200 205 210 215 225 3xx 010

Classificao Pista de autor Pessoa fsica Colectividade

675 701 e/ou 702 711 e/ou 712

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REGISTO UNIMARC MFN:2Estado:nTipo :a Nvel bib.:mNvel hierq.:Nvel de cod.: Forma de desc.:Data:19950209Tipo de data:d Data Publ. 1:1994Data Publ.2:Cd. Audincia:m Publ. Gov.:yRegisto modificado:0Alfabeto ttulo:ba

010: ^a972-1-03798-2 021: ^aPO^b74477/94 101:1 ^apor^cfre 102: ^aPO 200:1 ^aFalsificaes da histria^fMarc Ferro^gtrad. Cascais Franco, Vtor Romaneiro 210: ^aMem Martins^cEuropa-Amrica^dD.L. 1994 215: ^a307 p.^d24 cm 225: ^aForum da histria^v17 304: ^aTt. Orig.: Comment on raconte lhistoire aux enfants 320 : ^aBibliografia, p. 299-307 606: ^aHistria universal^xEnsaio 675: ^a930.9(042.3)^BN^zpor 700: 1^aFerro,^bMarc,^f1924702: 1^aFranco,^bCascais,^4730 702: 1^aRomaneiro,^bVictor^4730 966: ^a113841^1BN^sH.G. 41762 V. FORMATO ISBD [2] H.G. 41762 V. FERRO, Marc, 1924Falsificaes da histria/Marc Ferro; trad. Cascais Franco, Vtor Romaneiro. Mem Martins : Europa Amrica, D.L. 1994. 307 p.;24 cm. (Forum da histria ; 17). Tt. Orig.: Comment on raconte lhistoire aux enfants. Bibliografia, p. 299-307 ISBN 972-1-03798-2 Histria universal[Ensaio] CDU 930.9(042.3)

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ESTRUTURA DO FORMATO UNIMARC 0 Bloco de identificao Objectivo: Registar nmeros que identifiquem o registo ou o documento Estrutura Geral . Campos de comprimento varivel . Indicadores em branco (no definidos). Excepto 071 1 Bloco de informao codificada Objectivo: Registar informaes sobre o documento quer do ponto de vista formal quer de contedo, em forma codificada permitindo o acesso e a troca de elementos sobre o documento de um modo mais fcil Estrutura Geral: . Campos de comprimento fixo ou subcampos com cdigos predefinidos . Indicadores em branco (no definidos). Excepto 101 2 Bloco de informao descritiva Objectivo: Transcrever a informao descritiva tal como se encontra no documento, de acordo com a ISBD. Estrutura Geral . Campo de comprimento varivel, alguns repetveis. . Subcampos adequados aos elementos da ISBD zona 1,2,3,4,5 e 6 . Indicadores em branco (no definidos). Excepto: 200, 207 e 225 3 Bloco das notas Objectivo: Registar notas bibliogrficas em etquetas consoante o tipo de informao ou da rea a que respeita Estrutura Geral: . 15 campos relativos s zonas principais . 14 campos para notas especficas . Existncia apenas do subcampo ^ Excepto 321, 326 e 345 Indicadores em branco (no definidos). Excepto 327 e 321 5 Bloco de ttulos relacionados

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Objectivo: Registar outros ttulos do documento que est a ser descrito e providenciar pontos de acesso. Estrutura Geral . Campos de comprimento varivel . Estruturas de subcampos . Indicador na primeira posio sempre preenchido 6 Bloco de assuntos Objectivo: Registar os dados adequados recuperao por assunto do documento que est a ser catalogado. Tambm contm campos que no sendo de acesso por assunto constituem formas de recuperao no passveis de inserir nos blocos 5 ou 7. Estrutura Geral . Campos relativos a cabealhos de assuntos (600-610) . Acesso pelo local (620) . Campos relativos a sistemas de classificao (675, 676, 680, e 686) 7 Bloco de responsabilidade intelectual Objectivo Registar os nomes dos responsveis intelectuais sob a forma de ponto de acesso. Estrutura Geral . Campos para vrios tipos de nomes e de responsabilidade . Indicadores com valores predefinidos . Subcampos a caracterizar a estrutura do nome . Subcampo para determinar a funo do responsvel - ^4

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CLASSIFICAO O que a classificao? Classificao a operao de descrio do contedo de um documento para determinao do seu assunto principal (e de um ou dois assuntos secundrios). Aps termos determinado na obra o seu assunto, atribumos-lhe um ndice (cdigo) que corresponde a uma classe de assuntos. Esta operao feita com a ajuda de uma linguagem de classificao. Partes do documento que devem ser tomadas em ateno na classificao: -Ttulo -Resumo -ndices de contedo -Introduo -Concluses -Diagramas -Ilustraes e tabelas -Palavras destacadas tipograficamente

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Sistemas ou Linguagens de Classificao

Linguagens de classificao so linguagens documentais. So linguagens convencionais, controladas, utilizadas nas bibliotecas e demais servios de informao para descrever o contedo dos documentos, tendo em vista a arrumao e a recuperao da informao (elas servem no s para a organizao de catlogos, mas tambm para a arrumao material dos documentos nas estantes). Existem vrias linguagens de classificao: -Classificao Decimal de Dewey -Classificao da Biblioteca do Congresso -Classificao Bibliogrfica de Bliss -Classificao de Ranganathan -Classificao Decimal Universal
Linguagens naturais: linguagens faladas. difcil utiliz-las no tratamento da informao porque existem muitas, cada uma contm um nmero indeterminado de termos ( que obrigariam a catlogos enormes e difceis de manipular) e os termos so ambguos (tm diferentes significados).

Quando se aplica uma linguagem de classificao a um documento o que se pretende descrever o seu contedo o mais exactamente possvel num ramo do saber, de maneira que fique agrupado junto dos que tratam o mesmo assunto. O objectivo facilitar a recuperao da informao e o trabalho de referncia, ou seja, permitir informar que obras tem uma biblioteca sobre determinado assunto.

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A Classificao Decimal Universal A classificao Decimal Universal C.D.U. foi criada em 1905 por Paul Otlet e Henri Lafontaine. um instrumento utilizado na classificao* pois ao permitir traduzir o assunto do documento para um cdigo facilita a arrumao intelectual e fsica do mesmo. Caractersticas: - universal, pois abarca todos os campos do conhecimento; - extensvel, pois susceptvel de adaptao e ampliao, respeitando sempre a estrutura original; - hierrquica, pois devido sua disposio lgica cada categoria subdivide-se em vrias outras, apresentando-se o conhecimento em ordem decrescente; - internacional, pois o seu sistema de notao decimal elimina as barreiras lingusticas.

* tambm pode ser utilizada como instrumento de indexao

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(Tabela de Autoridade da Biblioteca Nacional, 2 ed.) Estrutura da Tabela -Folhas mveis para facilitar a incorporao de actualizaes; -Cada folha identificada no canto superior direito com a classe, nmero de folha e data da sua edio A Tabela de Autoridade contm: -Tabela Principal (classes e subclasses) ndices de 0 a 9 que cobrem todos os ramos do conhecimento a um nvel geral; -Tabela Auxiliar Divises auxiliares para combinao das classes principais.

CDU Classificao Decimal Universal

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Tabela Principal O esquema da CDU o de uma classificao numrica decimal, baseado numa diviso do saber em dez grandes grupos. Estabelece as seguintes dez divises principais: 0 Generalidades: Cincias e Conhecimento, Organizao. Informao. Documentao. Cincia e Tecnologia dos Computadores. Biblioteconomia. Instituies. Publicaes 1 Filosofia. Psicologia 2 Religio. Teologia. 3 Cincias Sociais: Estatstica. Demografia. Sociologia. Poltica. Economia. Direito. Administrao. Assistncia Social. Educao. Seguros. Comrcio.Etnologia 4 (Desocupada) 5 Matemtica. Cincias Naturais: Astronomia. Fsica. Qumica. Geologia. Metereologia. Hidrologia. Paleontologia. Cincias Biolgicas. Botnica. Zoologia. 6 Cincias Aplicadas. Medicina. Tecnologia: Engenharia. Agricultura. Criao de Animais. Cincias Domsticas. Industria. Comrcio. Transportes. Contabilidade. Gesto de Empresas. Indstrias e Ofcios Diversos. Construo Civil. 7 Arte. Desporto Artes em geral. Urbanismo. Arquitectura. Artes Plsticas. Desenho/Design. Pintura. Gravura. Fotografia. Msica. Espectculos. Teatro. Jogos. Desporto. 8 Lngua. Lingustica. Literatura 9 Geografia. Biografia. Histria: Arqueologia. Pr-Histria. Monografias. O carcter hierrquico da CDU permite, mediante a adio de nmeros, separados de trs em trs, realizar subdivises que correspondem a uma subdiviso lgica dos conceitos.

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Tabela Auxiliar 1. Sinais de Ligao Auxiliares [ : ] [ + ] [ / ] A cada conceito corresponde um nmero da CDU. Por isso quando uma obra trata de assuntos traduzveis em vrios conceitos diferentes a CDU permite as seguintes possibilidades com sinais de ligao: a) Se uma obra trata de dois ou mais assuntos relacionados e no existe na Tabela um nmero que represente a combinao de ambos, possvel incluir o nmero da CDU correspondente a cada um deles separados por [ : ] que o smbolo de relao. Ex: 591.5 : 598.2 Etologia ou estudo do comportamento das aves b) Se se trata de classificar uma obra na qual se tratam dois ou mais temas sem relao entre eles, utiliza-se o smbolo de adio [ + ] Ex: 78 + 82 Msica e Literatura c) Se o assunto amplo e est representado na Tabela por uma srie de nmeros correlativos, utiliza-se na notao o smbolo de extenso [ / ], que permite s repetir os nmeros que aparecem atrs do ltimo ponto Ex: 341. 1 / .8 Ex 646 (=081) O vesturio nas raas e povos primitivos

d) Para se expressar o tempo, ano, sculo, perodo etc utiliza-se o smbolo ... Ex: 19 Sculo 20 312 Agora, na actualidade 78 312 Msica actual e) Os auxiliares comuns de Pessoa expressam-se por 05 e permite classificar pessoas quanto a idades, profisses etc. Ex: -053.2 Crianas -055.1 Homens -055.2 Mulheres No existe uma ordem de sequncia estabelecida para os diferentes auxiliares que podem acompanhar um nmero principal. No entanto, recomenda-se a seguinte sequncia: (460)
lugar

369
principal

19 (05)
tempo forma

=60
idioma

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2. Auxiliares Comuns A CDU permite notar de forma mais precisa a classificao realizada, mediante a adio aos nmeros principais, de nmeros auxiliares e smbolos que figuram nas Tabelas Auxiliares. Os nmeros auxiliares acentuam os conceitos de Lngua, Forma, Lugar, Raa/Nacionalidade, Tempo e Pessoa. a) A lngua em que se expressa o contedo da obra indica-se por =... Ex: =134.3 Indica que o documento est escrito em portugus

b) Os auxiliares comuns de forma expressam a maneira como aparece o contedo principal; estes auxiliares comeam sempre por 0 e entre parntesis (0...) Ex: 34(038) Dicionrio Jurdico

c) Os auxiliares comuns de lugar permitem expressar a situao geogrfica de um conceito. O lugar indica-se sempre entre parntesis (...) Ex: 027.8 (469.6) Bibliotecas Escolares do Algarve d) Os auxiliares comuns de Raa e Nacionalidade indicam-se com o nmero entre parntesis precedido do smbolo =, ou seja (=...)

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-ndice da CDU ordenado alfabeticamente um guia importante na utilizao da CDU, mas no deve pr de parte a consulta da Tabela Sistemtica. -Existem diferentes edies da CDU: Resumidas Abreviadas Mdias Completas Especiais

A edio utilizada depende do tipo de biblioteca e tamanho.

Principais vantagens da utilizao da CDU 1. Facilitar a organizao dos documentos nas estantes de livre acesso, pois as obras do mesmo assunto aparecem agrupadas; 2. Permitir uma ordenao bibliogrfica, dando origem a catlogos sistemticos de assuntos. Inconvenientes da utilizao da CDU 1. A incompreenso desta linguagem por parte dos utilizadores. A utilizao do Catlogo Sistemtico de Assuntos torna-se difcil para os utilizadores a menos que se junte a este sistema um ndice alfabtico. 2. As principais classes da CDU correspondem a uma classificao do saber que em alguns casos j no corresponde realidade.

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CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS AUDIOVISUAIS

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS VIDEOGRFICOS (TABELA FIAF)

Fico
732 Comdia 733 Drama 734 / 735 Suspense. Terror. Fantasia 736 - Western 737 - Guerra 738 / 739 Aventura. Natureza,. Desporto,. 740 / 742 pico. Histrico. Bibliogrfico. 743 - Religio 744 / 747 Social. Poltica. Relaes humanas 748 / 749 Moral. Sexo. 750 / 753 Artes. Musicais. Adaptao 754 / 758 Transportes. Edifcios. Pases 759 Shows

No fico
761 / 762 Documentrios. Actualidades. Jornalismo 763 / 764 Cientifico. Tcnico. Industrial. Educacional 765 Polticos. Manipulativos. Publicidade. Ideolgicos 766 / 767 Interesse geral 768 Religio 769 Desportos 770 / 771 Artes e Humanidades. Abstracto. Experimental 772 Filmes Animados 773 / 799 Expanded Cinema . Projectos Televisivos. Filmes Individuais

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS SONOROS

0- Msicas de tradies nacionais 1- Jazz e blues 2- Rock 3- Musica clssica 4- Novas linguagens musicais 5- Musicas funcionais diversas ( Msica de filmes, hinos ...) 6- Fonogramas no musicais 7- Fonogramas para crianas

Na ludoteca tambm os jogos e brinquedos tm uma classificao que permite saber quais so os mais adequados para cada idade como as suas potencialidades, informao particularmente importante para pais e educadores.

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INDEXAO
A INDEXAO a operao que consiste em descrever e caracterizar um documento atravs de conceitos contidos e extrados nesse documento. O objectivo permitir uma recuperao exaustiva da informao contida no fundo documental. Em que consiste a operao de indexar? Consiste em seleccionar os termos que melhor representam o contedo dos documentos de modo a obter uma descrio fina do mesmo. Para realizar a indexao so necessrias as seguintes etapas: 1- Anlise do documento para fixar o seu contedo; 2- Escolha dos conceitos principais; 3- Seleco, dentro da linguagem documental escolhida, dos termos que expressem aquele contedo sem ambiguidades. O processo de indexao deve obedecer aos seguintes critrios: Exaustividade: devem ser contemplados todos os temas e conceitos de relevncia informativa includos no documento; Selectividade: O indexador deve fazer uma seleco prvia dos conceitos relevantes, excluindo os repetidos e aqueles que carecem de utilidade informativa; Especificidade: devem utilizar-se os significados exactos (precisos) dos conceitos excluindo os demais genricos, ambguos, abstractos ou muito especficos, ou seja, aqueles que no reflectem com exactido a mensagem informativa; Uniformidade: os indexadores devem orientar-se por critrios pr-definidos quanto aos termos de indexao.

Existem diferentes sistemas de indexao: Indexao por assuntos listas de encabeamento por assuntos - utilizado em muitas bibliotecas pblicas. Consiste numa classificao mais detalhada e permite a realizao de catlogos alfabticos de assuntos e ainda a elaborao de ndices e bibliografias impressas por assuntos. Estes produtos melhoram a difuso do fundo documental das bibliotecas. Neste sistema no se alcana grande exaustividade e, por isso, no se pode utilizar em bibliotecas especializadas.

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Indexao por palavras-chave a indexao em linguagem livre sem recurso a vocabulrio controlado. Do texto de um documento escolhem-se os termos relevantes que podem ser simples ou compostos, as palavras-chave. Indexao atravs de descritores o descritor o termo extrado directamente de um thesaurus. Para Van Slype um Thesaurus uma lista estruturada de conceitos (descritores e no descritos) destinados a representar de uma maneira unvoca o contedo dos documentos dentro de um sistema documental determinado. Os conceitos so extrados de uma lista finita estabelecida priori. S os termos que figuram nesta lista podem ser utilizados para indexar os documentos (como exemplo, poder ser utilizada a seguinte obra: BLANC-MONTMAYEUR, Martine; DANSET, Franoise. Lista de cabealhos de assunto para bibliotecas. Lisboa: Caminho, 1998.)

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A COTAO

A cotao a atribuio de um cdigo, a cota, inscrito numa etiqueta que se coloca na lombada do livro e que permite a arrumao fsica do documento. A cota deve ser lgica, prtica e funcional. A cota dos documentos em regime de livre acesso deve ser facilmente compreensvel e atender s expectativas de pesquisa do utilizador. Elementos constitutivos da cota

. Notao numrica da CDU ( a que identifica o assunto principal do documento) . As trs primeiras letras do apelido do autor (ou do ttulo na falta daquele, ou nos
casos previstos nas RPC)
O nmero ( ndice decimal)

8 ANT As trs primeiras letras do Apelido do autor

Modo de colocao da cota

Alguns critrios para a cotao a partir da CDU:

A especificidade da notao numrica da cota dever ser menor que a da classificao, o que corresponde a uma notao na cota com menos nmeros.

. s obras sobre o mesmo assunto deve ser atribuda sempre a mesma notao,
independentemente das possveis ambiguidades da CDU.

. Para atribuio da notao principal, da qual sair a cota, deve atender-se relevncia
e proeminncia do assunto.

. Os sinais de ligao como o de adio (+) e de relao (:) no so utilizados.

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. .

Na literatura fico em que as obras so classificadas por gneros, a ordenao feita no interior destes por ordem alfabtica do apelido do autor. Dentro do mesmo autor ordenam-se por ordem alfabtica de ttulo. No caso de assuntos com uma notao de classificao muito extensa, pode-se convencionar a utilizao de novos critrios. Por exemplo na classe literatura fico (8P , 8E).

. As etiquetas onde inscrita a cota podem ser coloridas de acordo com o assunto e
ter elementos identificativos da instituio. (exemplo: 0=castanho, 1=amarelo, 2=preto, 3=azul, 5=cinzento, 6=vermelho, 7=lils, 8=verde, 9=laranja)

Cotao de publicaes peridicas e de documentos audiovisuais As publicaes peridicas so arrumadas por ordem alfabtica dos ttulos e no por assuntos. Colocam-se na classe 0, no ndice relativo a peridicos 05 . Exemplo: 050 SEA Contudo... Por convenincia da biblioteca e para facilitar o seu acesso pelo leitor, podemos optar por outros critrios. Peridicos de informao geral, como jornais e revistas (dirios, semanrios, quinzenrios...) no levam cota. So carimbados e expostos na rea de leitura informal, em expositores, mesas ou similares, logo que chegam, sendo constantemente substitudos pelos novos.

As revistas cujos fascculos mantenham o interesse no tempo, podem-se colocar em Caixa de Peridicos convenientemente sinalizadas. Exemplo: PP NOE

P. Peridicas emanadas de instituies acadmicas ou outras e que tratem uma rea temtica bem delimitada, podero ter cota em todos os nmeros

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(normalmente tm uma periodicidade alargada) e sero colocados na estante da classe correspondente ao assunto. Exemplo: 9 PP HIS

Nos documentos audiovisuais a cota deve ser colocada no substituto do documento (normalmente a caixa) que se encontra na estante ou expositor de livre acesso. Os elementos da cota so, tambm, o ndice de classificao, seguido das trs maisculas relativas ao apelido do intrprete/compositor/ (doc. udio) ou do ttulo (doc. vdeo).

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ARRUMAO
O local e o modo como se procede arrumao dos documentos depende do tipo de documento (monografias, peridicos, audiovisuais...), do critrio de classificao adoptado, do valor do documento, do tipo de biblioteca e do pblico a que se destina. Locais de arrumao

Depsitos Salas de leitura/consulta abertas ao pblico

So arrumados no Depsito:

. Documentos que devido ao seu mau estado, desactualizao ou pouco interesse . Documentos duplicados cuja procura j no o justifique

(os que no so requisitados ou consultados) j no devem estar nas salas de leitura.

. Documentos reservados, obras raras como edies limitadas, livros antigos, cimlios
(preciosidades bibliogrficas), incunbulos (obras impressas antes do sc. XVI)

. Fascculos desactualizados dos ttulos de Publicaes peridicas

Arrumao nas Salas de leitura/consulta Nas Salas em que se disponibiliza a livre consulta deve encontrar-se a grande maioria dos documentos, que so colocados em locais prprios de acordo com o tipo de documento que integram..

Arrumao de Monografias

a ordem da classificao que determina a colocao dos documentos nas estantes. Depois de se terem colocado as estantes no espao considerado para o livre acesso, deve-se proceder sua sinalizao e das respectivas prateleiras, de forma clara, de modo a que o leitor possa facilmente encontrar os livros que tratem os assuntos do seu interesse. Em cada estante os livros arrumam-se da esquerda para a direita, de cima para baixo. S o livro com cota pode ser colocado na estante no lugar que lhe destinado. Os livros colocam-se verticalmente. Num metro horizontal de estante arrumam-se aproximadamente 60 livros. Nas salas de livre acesso devem ser colocados em locais bem visveis explicaes esquemticas dos critrios de arrumao que permitam ao utilizador aceder de forma rpida e fcil ao documento pretendido.

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Arrumao/Exposio das publicaes peridicas:

. Publicaes Peridicas Acadmicas ou Cientificas que versem um assunto especfico .Revistas de grande informao, anurios, jornais, gazetas,... devem ser expostos em
espaos fisicamente separados das monografias. A sua arrumao nos expositores deve ser feita por ordem alfabtica de ttulo ou por assunto. Podem ainda ser colocados em mesas ou mveis para o efeito.

arrumam-se nas prateleiras junto dos livros do mesmo assunto e ordenados da mesma maneira ou em caixas para o efeito. As caixas que contm os fascculos de um determinado ttulo, devem ser tambm sinalizadas.

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TABELA DE CLASSIFICAO DE MONOGRAFIAS

1 Ciclo do Ensino Bsico

0 Obras de Referncia. Informtica

0DIC 0ENC 004 Dicionrios Enciclopdias Informtica

1 Filosofia. Psicologia
Pensar, Imaginar 1FIL 1PSI Filosofia Psicologia

2 Religio. Teologia
Praticar uma religio 2REL Religio

3 Cincias Sociais
Viver em conjunto 3PED Pedagogia. Ensino. Educao

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4 No Ocupado

5 Matemtica. Cincias Naturais

Observar a natureza 5AST 5BIO 5BOT 5GEO 5MAT 5ZOO 5ECO Astronomia Biologia Botnica Geologia Matemtica Zoologia Ecologia

6 Cincias aplicadas. Tecnologia

Fabricar 6ANA 6HIG 6MTR 6SEX Anatomia (Explicao do corpo humano) Higiene em geral (Ex. Alimentar, vesturio, corpo, etc.) Meios de transporte Educao e vida sexual

7 Arte em geral. Desporto

Criar, divertir-se 7EVI 7DES 7JOG 7MUS Educao Visual Desportos Jogos. Divertimentos. Passatempos Educao musical
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7TMA

Trabalhos manuais

8 Literatura
Ler Histrias 8POR 8EST 8BD Literatura Portuguesa Literatura Estrangeira Banda Desenhada

9 Histria. Geografia em geral

Pases, Personagens Clebres 9BIO 9GEO 9PT 9UNI Biografia (A/Z) Geografia Histria de Portugal Histria Universal

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RECOMENDAES/ARRUMAO Devem ter-se em conta os seguintes aspectos:

- a classe seguida da subdiviso Ex: 0DIC 0 Classe DIC Subdiviso 5ZOO 5 Classe ZOO Subdiviso

- do apelido do autor devem retirar-se as 3 primeiras letras, a registar na cota em maisculas Ex: Antnio Santos Nome do autor SANTOS, Antnio Apelido do autor (Na cota: SAN) as classes devero ser ordenadas por ordem alfabtica do apelido do autor

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Ex: 2 documentos da mesma classe de autores diferentes

5BOT SAN

5BOT ANT

A arrumao a seguinte

5BOT ANT

5BOT SAN

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QUADRO DE CLASSIFICAO DE

MONOGRAFIAS

Classe 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Assunto Obras de referncia. Informtica Filosofia. Psicologia Religio. Teologia Cincias Sociais No Ocupada Matemtica. Cincias Naturais Cincias Aplicadas. Tecnologia Arte. Desporto Literatura Histria. Geografia

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QUADRO DE CLASSIFICAO DE

CDS (Audio)

MSICA PORTUGUESA MSICA INFANTIL OUTROS GNEROS MUSICAIS

CDP CDI CDO

Cotao/Arrumao Ordenao por: - Compositor - Intrprete - Banda No caso de peras e Bandas sonoras - Tempo do espectculo - Ttulo do filme Ex: CDP FAR Gnero musical msica portuguesa Apelido do autor Ana Faria Cor identificativa da classe

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QUADRO DE CLASSIFICAO DE VIDEOS

FICO NO FICO

F NF

Cotao/Arrumao

Ex: F AMO F Gnero de filme (fico) AMO Ttulo do documento (Amor de Perdio) Cor identificativa do gnero utilizada para facilitar a arrumao

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QUADRO DE CLASSIFICAO DE CD ROMS

OBRAS DE REFERNCIA. INFORMTICA FILOSOFIA. PSICOLOGIA RELIGIO. TEOLOGIA CINCIAS SOCIAIS NO OCUPADA MATEMTICA. CINCIAS NATURAIS CINCIAS APLICADAS. TECNOLOGIA ARTE. DESPORTO LITERATURA HISTRIA. GEOGRAFIA CDR0 CDR1 CDR2 CDR3 CDR4 CDR5 CDR6 CDR7 CDR8 CDR9

Cotao/Arrumao

A abreviatura de CDRom em maisculas seguida da classe correspondente.

Ex

CDR2

CDRom sobre religio Cor identificativa da classe

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