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Jorge CerqueiraConsultores Associados

DEMOCRATIZAO DO USO DA INFORMAO CONTBIL UMA NECESSIDADE IMEDIATA.

PAULO BRDA DE PAULA

O objetivo deste artigo inserir a utilidade e a importncia da informao contbil no contexto das reflexes sobre as principais mudanas que vm ocorrendo no ambiente de negcios, em especial a partir dos anos 70. So tratados tambm os impactos provocados por tais mudanas sobre pases, organizaes e pessoas, e como esto cada vez mais a exigir de todos a adaptao e a atualizao urgente e constante. A mudana do paradigma busca de produtividade para necessidade de competitividade, que tem tido presena marcante nestas ltimas dcadas, enseja uma reflexo sobre a pergunta: proporciona realmente oportunidades, desafios, motivao, facilidades e modernizao?. A questo pertinente porque essa mudana certamente proporciona, de fato, a excluso pela obsolescncia tecnolgica, com o conseqente empobrecimento de milhes de pessoas. Alm disso, gera enorme confuso e estresse nos profissionais que atuam nas organizaes, haja vista a necessidade de se adequarem rapidamente aos novos tempos, em que preciso desempenhar mltiplos papis com rapidez, eficincia, eficcia e baixo custo. Isso leva as organizaes a adotarem enormes doses de remdios administrativos sob os mais variados rtulos, por meio de prescries nem sempre adequadas e at mesmo inescrupulosas e oportunistas. Em todos os nveis das organizaes, quer estratgico, ttico ou operacional, diariamente novas ferramentas so oferecidas, embaladas por contedos tecnolgicos cada vez mais sofisticados, sem que os indivduos, responsveis de fato pelo sucesso ou fracasso dos empreendimentos, tenham tempo necessrio para a educao e o treinamento para operar nesse ambiente... mesmo que no tenham as aptides e a motivao necessrias para esse estilo alucinado de vida. nesse contexto que se percebe, por meio de algumas observaes na atuao como consultor e professor, e principalmente pela leitura da imprensa e da bibliografia especializada, que h uma lacuna que necessita ser ocupada rapidamente para que muitos dos remdios e ferramentas colocados disposio pela administrao e pela tecnologia possam surtir os efeitos esperados, sem apresentar os efeitos colaterais indesejveis que freqentemente so observados nas organizaes. Essa lacuna facilmente percebida: trata-se da dificuldade enorme que os usurios apresentam para entender e empregar a informao contbil, cuja utilidade, eficcia e importncia para aqueles que a conhecem so indiscutveis, notadamente para apoiar o controle e as decises gerenciais e operacionais, nos diversos processos das organizaes.
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No h um nico sistema de informao contbil capaz de atender plenamente aos trs objetivos relacionados a seguir. 9 Avaliar estoques e medir o custo dos bens e servios vendidos, para a gerao de relatrios financeiros. 9 Estimar as despesas operacionais, o custo dos produtos, dos servios e dos clientes. 9 Oferecer aos gerentes e operadores feedback econmico sobre eficincia, eficcia e efetividade dos processos. Para agravar a questo, existem diversos usurios da informao contbil. Isso exige da Contabilidade a capacidade de oferecer produtos e informaes diferenciadas, e no apenas as Demonstraes Contbeis tradicionais, como o caso do Balano Financeiro e da Demonstrao de Resultados do perodo. Mesmo considerando as limitaes da Contabilidade, notadamente em relao a mensurar o valor de mercado das empresas, alm da subordinao s imposies fiscais, lcito reconhecer que, como afirmam Ross, Westerfield e Jordan1, um bom conhecimento de demonstraes contbeis desejvel pelo simples motivo de que tais demonstraes, bem como os nmeros delas extrados, representam o principal instrumento da informao financeira dentro da empresa... e, nos casos de empresas fechadas, organizaes sem fins lucrativos e empresas de menor porte, por exemplo, raramente existe alguma informao sobre valores de mercado. Assim, a funo de produo de dados pela contabilidade passa a ser crucial. O que se constata, pelo menos na grande maioria das organizaes brasileiras, a enorme dificuldade de entendimento das informaes geradas pela Contabilidade. Essa dificuldade sentida por todos os usurios internos dessa informao, tanto gerentes quanto operadores, do nvel estratgico ao operacional, o que parece um paradoxo diante de toda a sofisticao colocada disposio de todos pela tecnologia da informao. Em termos prticos, o fato que os instrumentos e ferramentas da gesto moderna tm apresentado desempenho e resultados muito abaixo das expectativas associadas eficincia dos controles, eficcia dos resultados das decises e efetividade na elaborao das diretrizes estratgicas. Sem a preocupao de aquilatar o grau de importncia, possvel afirmar que parte das causas dessa distoro reside em problemas relacionados com o mau uso da informao contbil, desde a obteno dos dados pela prpria Contabilidade at a utilizao das informaes por ela processadas e oferecidas aos diversos usurios, principalmente os internos.

ROSS, Stepphen A.; WESTERFIELD, Randolph W. e JORDAN, Bradford D., livro: Princpios de Administrao Financeira, 1998, Editora Atlas, pgs. 58 e 59.

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A propsito, os autores citados afirmam que um objetivo importante do Contador transmitir informao financeira a seus usurios de uma forma que seja til para a tomada de decises. Ironicamente, a informao freqentemente no chega ao usurio dessa forma. Em outras palavras, as demonstraes financeiras no costumam vir acompanhadas de um manual do usurio. A crtica sutil, embora pertinente. No ambiente brasileiro, as causas variam das de ordem tcnica, comportamental ou cultural, at ao campo da postura profissional, e contribuem decisivamente para essa incompatibilidade existente entre clientes (gerentes e operadores) e fornecedores (contadores) desse bem extremamente valioso que a informao contbil. Como ilustrao, e para reforar a necessidade do debate e da reflexo sobre o tema, pode-se destacar as constataes a seguir, felizmente no presentes em todas as organizaes.

A informao contbil oferecida aos usurios internos tem a mesma formatao e a mesma agregao de dados daquela que oferecida aos usurios externos: mercado de capitais, bancos, governo, fornecedores, etc.). Para o controle e para a tomada de deciso internos na organizao, o detalhamento e a formatao adequados da informao contbil fundamental para sua anlise e entendimento. Os sistemas e os processos geradores da informao contbil so muitas vezes incompatveis com relao s necessidades efetivas dos usurios e lgica dos instrumentos da administrao moderna. E isso inclui desajustes que vo desde a estrutura do Plano de Contas at a arquitetura dos demonstrativos contbeis, tanto de custos quanto oramentrios. Na maioria das vezes eles so totalmente incongruentes com os objetivos do custeio por atividade, da gesto compartilhada de servios, dos indicadores de avaliao do desempenho estratgico e do oramento participativo. O tratamento que muitas culturas organizacionais dispensam ao Contador e Contabilidade o de praticamente segreg-los da cadeia de valor dos negcios, limitando-os ao mundo financeiro dos dados numricos e s questes relativas a impostos. Transformam-nos em empregados dedicados praticamente a atender aos usurios externos, tais como fisco, mercado de capitais e organismos financiadores. Os gerentes e os operadores apresentam freqentemente um completo desconhecimento do significado da informao contbil e uma resistncia muito forte ao seu entendimento e aplicabilidade. Muitas vezes preferem controles paralelos e decises na base da intuio" e da "experincia pessoal. Isso ocorre em parte por desinteresse cultural, em parte pela dificuldade natural dessas pessoas. Acostumadas a lidar com dados fsicos, tm dificuldade em perceber, entender e interpretar com a fluncia desejvel a linguagem do mundo financeiro.

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A motivao de ambas as partes, Gerentes e Contadores, muito baixa para a aproximao e a cooperao desses dois plos importantes de fornecedores e clientes recprocos de dados e de informaes contbeis. Tal aproximao certamente poderia estreitar os conhecimentos multidisciplinares, com ganhos significativos para contadores, gerentes e operadores, e com benefcios indiscutveis para a organizao como um todo.

Portanto, possvel concluir que a utilizao adequada da informao contbil pelos gerentes e operadores, usurios internos dessa informao, depende fundamentalmente do comportamento tanto dos Gerentes quanto dos Contadores na organizao. Enquanto no for possvel uma atitude cooperativa e consciente de ambas as partes, a informao contbil permanecer como uma imposio da rea financeira, com baixo entendimento por parte dos usurios e gerando interpretaes incorretas. Isso pode levar a decises gerenciais equivocadas e aos custos que isso pode acarretar. Outro efeito que a Contabilidade pode acabar sendo considerada um instrumento de pouca credibilidade, como ocorre hoje com o oramento. E finalmente, ferramentas modernas de administrao que dependem fundamentalmente da informao contbil de boa qualidade e de entendimento fcil, como os Sistemas Integrados de Informao, o Balanced Scorecard, a Gesto com Base na Atividade e o Service Level Agreement, sentiro muito essa carncia. Felizmente essa cooperao vem sendo estimulada tanto pelas empresas que esto mais expostas aos mercados internacionais, na medida em que elas passam a se estruturar mais por processos do que por funes, quanto pela contribuio dos cursos de ps-graduao. Nesses cursos, pela formao heterognea caracterstica dos participantes, as disciplinas apresentadas e os trabalhos em equipe tm estimulado o conhecimento mtuo. Como conseqncia, os Gerentes esto se tornando cada vez mais conscientes da crescente importncia da qualidade da informao contbil, da oportunidade e da necessidade de entend-la para conhecer os possveis reflexos de suas prprias decises; para acompanhar se o que foi planejado est sendo realizado e para apurar e gerenciar os custos dos produtos e servios vendidos a seus clientes externos e internos. Por sua vez, os Contadores esto se tornando conscientemente mais sensveis qualidade, utilidade e oportunidade das informaes contbeis exigidas pelos Gerentes, seus principais demandantes, alm de perceber a importncia de seu papel de facilitador e integrador na cadeia de valor dos negcios. Isso exige dos Contadores maior conhecimento dos processos, das informaes fsicas de produo e de vendas, por exemplo, e dos recursos disponveis pela tecnologia da informao. Esto passando a perceber at mesmo a necessidade de conhecer marketing, no sentido de oferecer melhores informaes e servios a seus clientes e usurios.
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