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ADMINISTRAO E ORGANIZAO DA MANUTENO

L. X. NEPOMUCENO

Toda e qualquer fbrica ou instalao industrial, ou ainda toda e qualquer atividade que pretenda fabricar alguma coisa, precisa de vrios meios que permitam a produo; tais meios podem ser simples tesouras e agulhas ou mesmo um par de agulhas e novelos de l, assim como conjuntos de alta complexidade, abrangendo mquinas automticas, equipamentos simples como bombas e ventiladores at conjuntos operando em tandem e produzindo artigos dos mais complexos possveis. Entretanto, em todos os casos aparece o problema do desgaste, enguios, quebras, fraturas e mais uma parafernlia de acidentes e incidentes que se observam durante a produo. Assim como uma simples tesoura precisa de ser reparada de tempos em tempos, j que o corte perdido com a sequncia de operaes, as mquinas complexas apresentam desgaste assemelhado, exigindo reparos e consertos em perodos que variam de conformidade com o equipamento, utilizao, material sendo processado etc., Por tais motivos, toda atividade produtiva exige uma certa manuteno, sem o que a produo entra em colapso. Em todas as instalaes existe um Departamento, Seco ou Setor que denominado de Manuteno. Quando se toma o organograma esquemtico de uma instalao industrial genrica, observa-se um tringulo como ilustrado abaixo, com pequenas variaes.

Supervisores de Produo Operrios Figura 1 Em praticamente todos os casos a Manuteno simplesmente tolerada como um mal necessrio, j que as mquinas vo se quebrar e ento, algum deve consertlas. Normalmente o pessoal de manuteno considerado to somente para consertar o que se quebra. Basta observar que, em praticamente a totalidade dos casos, o Gerente de Manuteno ocupa uma posio considerada subalterna quando comparada com o Gerente de Produo, Financeiro, Vendas, etc.. Entretanto, um estudo detalhado do problema mostra que os custos de manuteno, quando existe uma organizao adequada, desaparecem quando comparados com os lucros que possibilitam, por conservar a capacidade produtiva em valores elevados. Com o desenvolvimento tecnolgico as mquinas foram se tornando cada vez mais rpidas, mais complexas, mais leves e com as consequentes deficincias, tais como fator de segurana menor, necessidade de matria prima com padro de qualidade mais elevado, operadores melhor preparados e mais uma srie de fatores que tornam tais mquinas cada vez mais dependentes de uma manuteno eficiente e adequada. Entretanto, a manuteno por si s nada representa, uma vez que no produz

artigos ou peas mas sim servios. Tais servios so prestados no mbito interno da instalao mas, seja como for, so somente servios, que tem o seu custo aumentado medida que a complexidade do maquinrio aumenta, sem fornecer aquilo que a instalao pretende produzir e vender. Para os envolvidos com a produo, assim como para os envolvidos em clculos econmicos e financeiros, aparece to somente uma despesa, qual seja o custo da manuteno. Tal custo combatido, visando-se sempre diminuio ao mnimo possvel, sem observar as consequncias de tal diminuio. Normalmente, a manuteno chamada para reparar um equipamento que se quebrou. As causas e origens da quebra so sempre atribudas a fatores fortuitos ou erro do operador ou do material e o que interessa consertar o quanto antes para que a produo no seja interrompida. interessante observar que a Gerncia de Manuteno sempre considerada como cargo subalterno, como j foi dito; no conhecemos nenhuma instalao que tenha um Vice-Presidente de Manuteno. Por qu? A funo bem que o merece, j que a manuteno uma parte integrante do sistema produtivo. Na ausncia de um entendimento adequado entre as vrias Divises ou Departamentos de uma unidade de produo, os resultados no podem ser satisfatrios. A instalao deve funcionar como um todo harmnico, onde cada funo deve operar de comum acordo com as demais. Caso contrrio, o resultado tende a se aproximar do caos completo, caso no sejam tomadas providncias enrgicas em tempo hbil. Repisamos alguns fatos importantes e que so geralmente esquecidos ou Ignorados. Numa instalao qualquer, a meta produzir o mximo com o mnimo de

custo. Com tal procedimento, possvel obter rendimento maior e melhores resultados com relao ao capital aplicado em equipamentos e maquinrio, assim como investido em mo de obra especializada, que representa um capital investido e que deve fornecer retorno satisfatrio. Ora, a conservao do equipamento em condies satisfatrias significa vida til mais longa e isto s conseguido atravs de um sistema adequado e eficiente de manuteno. O gasto com mtodos, processos, instrumentos e ferramentas destinadas manuteno representa um aumento da vida til do equipamento muitas vezes superior ao investido na prpria manuteno. A roscea abaixo ilustra uma instalao industrial genrica, onde os vrios departamentos esto assinalados.

Figura 2 Evidentemente, a roscea acima pode ser alterada, como o , dependendo da instalao que se est estudando. Mas, de um modo geral, existem os departamentos indicados. Para que a operao da instalao seja harmoniosa, os departamentos ou divises indicados devem ter, cada uma delas, o seu campo de atuao bem

delimitado. Obviamente, haver superposio de duas ou mais funes. Embora o interesse seja a Produo, a mesma depende da atuao dos demais departamentos. No caso particular, h necessidade imperiosa de um entrosamento completo entre a Produo e a Manuteno. Quando existe tal entrosamento, as paradas para manuteno so programadas de maneira adequada, com benefcios para a operao da instalao inteira e os custos so diminudos de maneira aprecivel. Numa instalao qualquer, por pequena que seja, existe um ncleo central que trata do planejamento, ncleo esse que pode ser constitudo por uma nica pessoa ou por um conjunto de indivduos mas, em qualquer caso existe um planejamento que visa atingir determinadas metas ou determinadas finalidades. A roscea da Figura 3 ilustra, de maneira esquemtica, as relaes entre os vrios setores e o planejamento central. Obviamente, o funcionamento do sistema depender do gerenciamento do planejado, visando corrigir os desvios de percurso mediante providncias adequadas.

Figura 3 DIAGRAMA ESQUEMTICO DO PLANEJAMENTO CENTRALIZADO

Embora a manuteno seja considerada como um "mal necessrio", as suas funes e a sua importncia percebida imediatamente quando a mesma falha. Considerando a manuteno como responsvel pela instalao de maneira global, abrangendo o fornecimento de luz, gua e ventilao alm do maquinrio e equipamento, uma falha percebida imediatamente. algo como o servio domstico. Quando bem executado ningum o v nem o percebe. Entretanto, caso no seja feito, h um verdadeiro caos. O mesmo no caso da faxina. Caso os faxineiros faam greve, a instalao inteira vira um pandemnio. claro que a complexidade e os problemas de manuteno aumentam em proporo muito maior que o nmero de funcionrios, aumentando ainda mais rapidamente com a complexidade da instalao. Uma indstria com dez empregados tem problemas desprezveis quando comparados com os de uma indstria com 250 ou mil funcionrios. Alm do mais, quando a instalao total ou parcialmente automatizada, os problemas de manuteno aumentam enormemente, exigindo pessoal qualificado e treinado, alm de uma organizao impensvel numa instalao clssica. Pelos motivos expostos, complexidade do equipamento, automao, etc., os custos de manuteno nas indstrias que se desenvolveram tecnologicamente cresceram de maneira alarmante nos ltimos anos, o que levou os responsveis pelas instalaes a prestarem ateno muito maior a uma atividade que era considerada como secundria. Quando tais empresas estudaram o problema, verificaram que seria totalmente invivel tentar reduzir os custos de manuteno. Caso o fizessem, a produo certamente seria prejudicada e, com isso, os resultados econmicos estariam comprometidos. Trataram, ento, de elaborar um plano, atravs do qual os aumentos dos "custos" implicariam em atitudes absolutamente imprescindveis e que a manuteno

deveria ser administrada e gerenciada com muito maior ateno e cuidado que at o momento onde a tendncia foi verificada. Diante dos fatos descritos, a Direo da empresa 'coloca o Gerente ou Superintendente de Manuteno diante da pergunta: Quanto o crescimento corresponde realidade e no um simples desejo da Manuteno de crescer, aumentando com isso seu prestgio? Para uma resposta adequada s necessidades reais da empresa, preciso que sejam estudadas e verificadas algumas questes. A roscea da figura 4 ilustra, de maneira esquemtica, os elementos mais importantes num esquema genrico de Gerenciamento da Manuteno.

Figura 4 A organizao e gerenciamento da manuteno devem ter em vista questes como as seguintes: a) Quais as metas e objetivos da empresa; b) Qual o tamanho da empresa e suas instalaes e qual a amplitude da manuteno que mais adequada em funo desses dados; c) Caso a tendncia da empresa crescer, existe, no quadro atual de funcionrios, elementos em nmero suficiente para atender as necessidades atuais e as previstas no futuro prximo? O pessoal possui o preparo adequado

ao desempenho pretendido? d) A manuteno deve ser considerada como uma atividade que mantm o equipamento em condies evitando falhas. muito mais racional controlar com rigor antes do aparecimento de falha e as consequentes interrupes da produo que depois que as mesmas ocorram; e) Qual o padro de qualidade estabelecido para os produtos e qual o padro pretendido? O problema do gerenciamento resume-se, ento, numa questo de organizao e gerenciamento. Caso as tcnicas sejam conhecidas e o pessoal esteja devidamente treinado e imbudo numa filosofia coerente para toda a instalao, a organizao e o gerenciamento torna-se problema bem mais simples de ser resolvido. O fator mais importante no caso o treinamento e capacitao dos envolvidos na manuteno, em todos os nveis, de supervisores a trabalhadores praticamente manuais que executam os servios. As instrues devem ser bastante claras e os executores no devem ter dvidas quanto aquilo que vo realizar. importante, alm do treinamento e capacitao do pessoal, que existam ferramentas, dispositivos e acessrios que permitam a execuo dos servios necessrios com a devida eficincia e perfeio. Embora a organizao e gerenciamento sejam essenciais, com ordens de servios e instrues pormenorizadas, a ausncia de meios materiais de execuo torna a manuteno uma entidade que nada mais faz que emitir papis e arquiva-los, sem executar os servios necessrios. Os gastos da manuteno so mais difceis de controlar que aqueles observados na produo e outros departamentos. Por tal motivo a manuteno deve controlar o pessoal, material, ferramentas e acessrios com o mximo rigor, inclusive verificando a avaliao dos resultados mediante o estabelecimento de padres compatveis com a instalao. Tal controle de custos geralmente menosprezado, ou pelo menos o era no

passado recente e, por tal motivo, a manuteno sempre foi considerada como o elo mais fraco da corrente que constitui a instalao como um todo. Normalmente a Administrao de uma instalao genrica d manuteno uma importncia secundria, mesmo com todos os gastos e despesas que a mesma acarreta. Como j foi dito, considerada como um "mal necessrio". Tal considerao devida, possivelmente, aos processos inadequados utilizados para a avaliao dos custos industriais, onde so utilizadas porcentagens de cada atividade ou medies inadequadas de eficincia. Normalmente, quando utilizada a medida em porcentagem, a manuteno aparece como uma frao desprezvel em relao ao total de faturamento dos produtos e, por tal motivo, considerada como uma perda suportvel ou admissvel. Com relao eficincia, quando os reparos so de monta e executados com rapidez, a produo sofre interrupo ligeira e a manuteno considerada eficiente. Com isso, fica mascarada uma situao altamente ineficiente que corresponde grande maioria dos servios digamos, rotineiros, que so executados em cerca de .90% das atividades de manuteno. Em base e tais fatores, h necessidade de executar modificaes nos sistemas vigentes, procurando atingir uma eficincia permanentemente no mximo das possibilidades da instalao. Inclusive, na contabilizao das despesas, os custos de manuteno so levados em considerao como tais, sem relacion-los com as vantagens que so obtidas globalmente devidas a atuao de uma manuteno eficiente e bem organizada. Para modificar o conceito que a alta administrao tem da manuteno, h necessidade de implantar um mtodo de gerenciamento e controle que permita transformar uma atividade considerada como despesa numa atividade que fornea lucros, no sentido amplo do termo. O problema passa a ser, ento, um problema de organizar e gerenciar um grupo de indivduos que se prope a executar determinados servios, utilizando tcnicas, mtodos, ferramentas e acessrios modernos, visando a obteno de

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"lucros" numa instalao considerada como conjunto harmonioso e operando, tendo em vista uma finalidade comum. Para que isso seja conseguido, h necessidade de apoio pleno da alta direo da empresa, uma vez que existem investimentos e despesas iniciais com a implantao de uma organizao apta a fornecer resultados altamente positivos. A organizao na manuteno deve ser baseada primordialmente num plano bem elaborado, estudado com grande cuidado e objetividade e que leva em considerao todos os elementos da instalao, at os mnimos detalhes da organizao e da metodologia que empregada, visando a obteno de lucro. Para tal, importante no somente reduzir os custos mas, o que mais importante, realiz-los da maneira mais eficiente. prefervel obter um lucro sobre uma despesa de cem que no obter lucro algum numa despesa de cinquenta. Por tais motivos, o estabelecimento do plano para a organizao e gerenciamento da manuteno deve ser elaborado mediante estudos cuidadosos que, como a manuteno abrange toda a instalao, devem atender s necessidades de todos os departamentos, seces e divises de toda a fbrica. Por isso, os envolvidos com a chefia dos outros departamentos ou seces devem contribuir e colaborar, inclusive a alta direo, uma vez que a operao deve ser integrada, abrangendo todos os componentes da instalao, que deve ser considerada como uma unidade funcionando harmoniosamente e de maneira global. Quando todos os envolvidos, engenheiros da fbrica, gerentes de vendas e de compras, responsvel pelas relaes industriais, gerente de produo, alta administrao da empresa, gerente de manuteno e seus supervisores, decidem-se a atingir o objetivo de obter a otimizao dos custos e desempenho da manuteno, torna-se perfeitamente possvel transformar uma atividade que "custa" numa atividade de fornecer "lucros". Entretanto, a obteno desta deciso no um problema fcil, pelo contrrio, bastante complexo, uma vez que os interesses e opinies so bastante conflitantes e existe uma falta quase que total de conhecimento das atividades de um departamento

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em relao as desenvolvidas por um outro qualquer. Como em todos os departamentos, seces ou divises a gerncia exercida por um elemento humano, perfeitamente compreensvel que as reaes humanas normais estejam sempre presentes e complicando a soluo. H a tendncia natural de cada um de considerar a sua atividade a mais importante da instalao e com isso h a tendncia de transformar cada gerente ou cada responsvel por uma atividade num verdadeiro "empire maker". Para ampliar sua influncia, ou seu imprio, as suas atribuies passam a ser as mais importantes, pouco interessando os resultados em atividades paralelas, resultando em perda da eficincia do ponto de vista global. Dada a presena constante desses fatores humanos, a contribuio da alta direo essencial, uma vez que est em melhores condies de estabelecer as metas e os objetivos da instalao, evitando a imposio de pontos de vista nem sempre saudveis na empresa. Um dos elementos que mais contribuem para tornar a manuteno uma atividade secundria a irregularidade de situaes de emergncia. Quando a situao tal que o equipamento no apresenta problemas, a manuteno fica limitada a praticamente lubrificar e observar, de maneira espordica, os vrios equipamentos. Todos tem a impresso que os envolvidos na manuteno, nada mais fazem que passear pela fbrica. Nesses casos, os custos so tolerados, uma vez que pouco representam no computo global e o tempo ocioso simplesmente tolerado e a manuteno considerada altamente eficiente. To eficiente que o pessoal permanece ocioso a maior parte do tempo. Entretanto, tal eficincia totalmente falsa, uma vez que inexiste a eficincia que a manuteno deve apresentar intrinsecamente, como entidade prestadora de servios. Com o aumento da complexidade e automao do equipamento, os problemas tornam-se mais graves e os custos de horas ociosas aumentam assustadoramente.

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Por tal motivo, e essencial uma organizao que torne a manuteno uma atividade realmente eficiente e no um grupo que dispe de ferramentas, tcnicas, mtodos, processos e pessoal habilitado que trabalha de maneira aleat6ria. Por isso que h necessidade de um funcionamento harmonioso entre todos os departamentos e, dentro de tal contexto, a manuteno precisa de uma organizao apta a controlar todas as atividades e materiais utilizados. A obteno de uma operao otimizada do departamento e manuteno, cuja atuao e desempenho sejam realmente satisfatrios, exigem que sejam satisfeitas as condies seguintes: a) A organizao deve possuir pessoal habilitado e treinado, apresentar campos externos e internos de autoridade bem estabelecidas, com definio clara entre as responsabilidades e autoridade de cada envolvido no assunto. O gerenciamento deve observar que essencial estabelecer a execuo das atividades necessrias de maneira harmnica, no momento adequado e com custos minimizados a par de maximizaes dos resultados; b) Um fator de importncia capital ao bom gerenciamento da manuteno a fixao do tempo, perodo e prazo de execuo de um servio qualquer para que a manuteno seja, realmente, eficiente. O planejamento da manuteno deve especificar, com clareza, a prioridade dos servios, especificao do servio a ser executado com a clareza necessria e suficiente para que no pairem dvidas com relao a atuao de quem vai execut-lo, o quando e quais os dispositivos, ferramentas, materiais e acessrios so necessrios para que o trabalho seja realizado no prazo previsto, e informado os demais departamentos; c) A coordenao dos homens, materiais, ferramentas, acessrios, etc., essencial para que os servios sejam executados no loca1 predeterminado, na hora que foram programados, com todos os recursos necessrios a fim de que os servios sejam executados em tempo hbil, para o que todas as providncias devem ser tomadas a priori de maneira que toda a atividade da manuteno seja exercida no momento previsto e programado;

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d) essencial que a gerncia de manuteno planeje e ponha em execuo um processo adequado de controle das atividades de seu departamento. Tais controles devem permitir verificar no somente a execuo mas ainda o andamento dos servios que foram programados, como conter dados que permitam verificar a performance e eficincia das equipes e tambm, o que muito importante, se os mesmos foram executados na hora prevista e dentro do prazo programado. A documentao deve fornecer dados suficientemente detalhados para permitir que a gerncia possa verificar os custos e, concomitantemente, controlar o como a contabilidade os est lanando. A principal finalidade verificar efetivamente o que est acontecendo, para que as bases sejam objetivas e no programadas em conceitos subjetivos ou no "feeling" de cada pessoa; e) preciso ficar bem claro que, quando uma instalao possui um departamento, diviso ou seco de manuteno bem organizada e eficiente, a prpria manuteno d origem a lucros que normalmente no so contabilizados e que dificilmente podero selo caso no exista uma organizao e administrao muito eficiente. Tal lucro advm da meta primordial que consiste em conservar o equipamento em excelentes condies durante o tempo mais longo possvel, aumentar tanto quanto possvel a vida til de cada pea de equipamento, diminuio ou eliminao dos defeitos, falhas e quebras devido ao funcionamento inadequado dos mesmos; f) O conjunto de Divises, reas, Departamento, Divises ou Seces que constituem a instalao industrial, quando trabalha de maneira harmnica e visando todos eles os mesmos objetivos, permitem uma operao altamente eficiente de todos os setores. Inclusive, quando constituem setores operando com sistemas metdicos, a manuteno pode assegurar um funcionamento confivel do maquinrio. possvel, em muitos casos, diminuir ou mesmo eliminar a conhecida "manuteno corretiva", mediante o uso de mtodos e processos obtidos pela imaginao criativa que vrios envolvidos no problema possuem que, em base a conhecimentos tcnicos possibilitam a

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praticamente

eliminar

alguns

servios

de

manuteno

altamente

desagradveis e dispendiosos, que ocorrem quase que sistematicamente; g) O fator mais importante na eficincia de uma atividade qualquer o preparo, treinamento do pessoal envolvido em tal atividade e, principalmente a motivao. Tal fator normalmente esquecido ou ignorado, principalmente nas empresas genuinamente brasileira. fato comum a alta direo adquirir, a custos elevados, equipamentos, ferramentas e instrumentos altamente sofisticados e envi-los a determinados departamentos. Os responsveis pelo departamento normalmente encaminham tais dispositivos a seus subalternos, esquecendo-se que os que vo oper-lo precisam, em primeiro lugar, ter o preparo mnimo necessrios para tal e, em segundo ser treinados. Nada disso feito e a situao mais comum uma instalao possuir o que h de mais sofisticado e avanado que permanece em prateleiras, sendo mostrado a visitantes e incautos que, ignorando o que se passa, ficam realmente impressionados. Por tal motivo, quando se trata de manuteno, todos os envolvidos devem ser treinados e instrudos de maneira a ficarem embutidos de uma filosofia coerente e que define claramente quais os objetivos pretendidos e como obt-los, para o que a organizao do servio deve ser executada com o devido cuidado. Um dos motivos pelos quais a manuteno no levada na devida considerao a evoluo do parque industrial brasileiro. Normalmente um ou mais operrios, com preparo limitado geralmente ao curso primrio (quando completado), devido ao esforo prprio passa a gozar de uma situao privilegiada, sendo promovido posio de mestre ou contramestre. Evidentemente, tal promoo baseada em fatores que mostram ser o promovido superior aos demais, seja pelo esforo apresentado, maior preparo, maior interesse pelo trabalho ou outra causa qualquer. Entretanto, apesar de se sobressair com relao aos demais, o seu preparo insuficiente, embora conhea razoavelmente bem os mtodos e processos de fabricao, assim como tem ideias relativamente claras de como o maquinrio

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funciona e como o artigo produzido. Por tais motivos, no momento que aparece um enguio, tal pessoa que "resolve" o problema, eliminando o enguio permitindo que a produo prossiga. Com tal atuao, contramestre, mestre ou "chefe de linha" passa a ser considerado como homem que "conserta" e automaticamente passa a pertencer a algo denominado manuteno. Quando a instalao cresce, as necessidades de manter o equipamento operando faz com que tais homens passem a integrar um quadro que constitui a chamada "equipe de manuteno". Raramente a denominao pode ser contestada porque, realmente, nas empresas pequenas, tal equipe que executa a manuteno e permite que a produo prossiga. Entretanto, tais componentes da "equipe de manuteno", aos olhos da gerncia e mesmo da direo da empresa, no passam de operrios que foram promovidos e a manuteno permanece como algo secundrio. Com o desenvolvimento e progresso da instalao, comum a contratao de um engenheiro que passa a cuidar da manuteno que, a esta altura, j passou a representar um custo que comea a incomodar. Entretanto, a direo julga que, no momento que contratou um "engenheiro", os problemas devem ser resolvidos imediatamente, esquecendo que contratou um recm-formado ou um engenheiro que, embora detentor de conhecimentos slidos de engenharia, no possui a experincia necessria e muito menos a malcia obtida na prtica, atravs de trabalho no campo e tendo pela frente problemas que devem ser resolvidos de qualquer maneira. A equipe de manuteno constituda por funcionrios antigos que no podem ser dispensados e, como no possuem o preparo tcnico necessrio, mas to somente uma prtica adquirida atravs de longos anos de trabalho, a manuteno passa a ser uma atividade secundria e que sofre crticas de todos os lados. A situao acima insustentvel quando a instalao se desenvolve e tende a crescer.

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Assim sendo, chega o momento em que o crculo vicioso tem de ser rompido de uma forma ou outra. Para que tal rompimento seja processado sem traumas, h necessidade que exista pessoal treinado e preparado previamente, o que demanda tempo considervel. Por tal motivo, o estabelecimento de um servio de manuteno eficiente e que produza resultados economicamente compensadores exige um planejamento prvio cuidadoso e baseado em programas de treinamento e capacitao, principalmente para os encarregados de primeira linha, de todo o, pessoal envolvido, alm de exigir a colaborao de todos os departamentos, visando a obteno de um sistema integrado que funcione de maneira global e harmnica. Tais necessidades impem que a manuteno seja organizada e gerenciada levando em conta todos esses fatores, alguns deles claramente contraditrios.

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1.1 - ORGANIZAO DE UM SISTEMA DE MANUTENO

Para que numa empresa qualquer uma determinada funo seja exercida com a necessria eficincia, o controle desta funo tem necessariamente de ser exercido por meio de uma organizao fixada pela prpria funo. A organizao feita de conformidade com as metas, objetivos e atitudes da direo geral ou ento implantada segundo necessidades que se apresentaram. Seja como for, a manuteno deve prestar servios e, para tal, h necessidade de certa organizao. Entretanto, observe-se que qualquer tipo de organizao pode prestar servios satisfatrios, inexistindo uma organizao que seja melhor que a outra, uma vez que existem vrios fatores envolvidos, como tipo de instalao, equipamentos utilizados, produto em fabricao, etc., havendo sempre possibilidades de melhorar a organizao e, com tal melhora obter servios mais eficientes e a custo menor. Alm do mais, as instalaes industriais esto evoluindo constantemente, sendo comum modificaes peridicas na instalaes.