Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 1 Criar o texto da tecla de atalho para um boto da barra de ferramentas ou um comando de menu Este procedimento cria apenas o texto da tecla de atalho. Ele no atribui a ao que voc deseja que a tecla execute. 1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de ferramentas ou barra de menu com a qual voc deseja trabalhar, se ainda no estiver exibida. 3 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, clique com o boto direito do mouse no boto da barra de ferramentas ou no comando de menu interno para o qual voc deseja especificar o texto de atalho. 4 Clique em Propriedades no menu de atalho. 5 Na caixa da propriedade Texto de Atalho, digite a tecla de atalho ou a combinao de teclas que voc deseja exibir. (A propriedade Texto de Atalho no est disponvel para botes ou comandos personalizados). Observaes Para atribuir a ao que voc deseja que as teclas de atalho executem, voc deve criar uma macro TeclasAtalho. Para um comando em um menu, o texto da tecla de atalho ser exibido direita do comando. Para um boto de barra de ferramentas, o texto da tecla de atalho ser exibido na Dica de Ferramentas, e somente se voc tiver marcado a caixa Mostrar Teclas de Atalho nas Dicas de Tela na guia Opes (caixa de dilogo Personalizar).

Criar uma Dica de Ferramentas personalizada (dica de tela) para um boto da barra de ferramentas

As Dicas de Ferramentas so exibidas quando o ponteiro do mouse posicionado sobre um boto ou uma caixa de combinao em uma barra de ferramentas. 1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de ferramentas com a qual voc deseja trabalhar, se ainda no estiver exibida. 3 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, clique com o boto direito do mouse no boto da barra de ferramentas para a qual voc deseja especificar uma dica e clique em Propriedades no menu de atalho. 4 Na caixa da propriedade Dica de Ferramentas, digite a dica que voc deseja exibir. Observaes Se voc no especificar uma Dica de Ferramenta personalizada, como padro o Microsoft Access exibir o texto especificado na propriedade Legenda. Se a Dica de Ferramenta no for exibida quando o ponteiro do mouse estiver posicionado sobre o boto ou a caixa de combinao, verifique se voc selecionou a caixa Mostrar Dicas de Tela nas Barras de Ferramentas na guia Opes (caixa de dilogo Personalizar). Como padro, voc pode mostrar e ocultar as barras de menu e as barras de ferramentas personalizadas, selecionando-as no submenu que voc v ao apontar para Barras de Ferramentas no menu Exibir ou no menu de atalho que voc obtm ao clicar com o boto direito do mouse sobre um boto de barra de ferramentas ou um menu. Voc pode evitar que os usurios faam isso, removendo desses menus os nomes das barras de ferramentas ou das barras de menu. 1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Personalizar. 2 Na guia Barras de Ferramentas, clique em Propriedades. 3 Na caixa Barra de Ferramentas Selecionada, selecione o nome da barra de ferramentas para a qual voc deseja definir propriedades. 4 Marque ou desmarque a caixa Mostrar no Menu das Barras de Ferramentas. Observaes Se voc desmarcar essa opo, poder ainda exibir e ocultar as barras de ferramentas ou barras de menu na caixa de dilogo Personalizar. Para obter informaes sobre como impedir que os usurios tenham acesso caixa de dilogo Personalizar. Se voc selecionar essa opo, certifique-se de que a caixa Permitir Mostrar/Ocultar tambm esteja selecionada.

Controlar se as barras de menu e as barras de ferramentas personalizadas so exibidas nos menus Barras de Ferramentas

Impedir ou permitir alterar barras de ferramentas, barras de menu ou menus de atalho especficos

Neste contexto, "alterar" significa adicionar, mover, remover ou definir propriedades para botes, comandos ou menus. 1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Personalizar. 2 Na guia Barras de Ferramentas, clique em Propriedades. 3 Na caixa Barra de Ferramentas Selecionada, selecione o nome da barra de ferramentas, barra de menu ou menu de atalho personalizado para os quais voc deseja definir propriedades. 4 Marque ou desmarque a caixa Permitir Personalizao. Observao Assim que terminar de definir propriedades para todas as barras de ferramentas, barras de menus e menus de atalho, voc poder impedir que os usurios tenham acesso caixa de dilogo Personalizar e alterem as definies. Para obter maiores informaes, clique em

Impedir ou permitir redimensionar barras de ferramentas ou barras de menus

Voc pode redimensionar as barras de menus ou as barras de ferramentas flutuantes. 1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Personalizar. 2 Na guia Barras de Ferramentas, clique em Propriedades. 3 Na caixa Barra de Ferramentas Selecionada, selecione o nome da barra de ferramentas ou da barra de menus para a qual voc deseja definir propriedades. 4 Marque ou desmarque a caixa Permitir Redimensionamento. Observao Esta definio no afetada pela definio Permitir Alteraes na Barra de Ferramentas/Menu na caixa de dilogo Inicializar (menu Ferramentas).

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Impedir ou permitir a movimentao de barras de ferramentas ou barras de menu

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Power Informtica

Pg.: 2

No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Personalizar. Na guia Barras de Ferramentas, clique em Propriedades. Na caixa Barra de Ferramentas Selecionada, selecione o nome da barra de ferramentas ou da barra de menus para a qual voc deseja definir propriedades. 4 Selecione ou limpe a caixa Permitir Movimentao. Observao Essa definio no afetada pela definio Permitir Alteraes na Barra de Ferramentas/Menu na caixa de dilogo Inicializar (menu Ferramentas).

Impedir ou permitir mostrar e ocultar barras de ferramentas ou barras de menu especficas

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No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Personalizar. Na guia Barras de Ferramentas, clique em Propriedades. Na caixa Barra de Ferramentas Selecionada, selecione o nome da barra de ferramentas ou da barra de menus para a qual voc deseja definir propriedades. 4 Marque ou desmarque a caixa Permitir Mostrar/Ocultar. Observaes Voc pode ocultar automaticamente todas as barras de ferramentas internas para impedir que os usurios trabalhem com elas. Se voc desmarcar essa opo, certifique-se de que a caixa Mostrar no Menu das Barras de Ferramentas tambm esteja desmarcada; caso contrrio, a barra de ferramentas ou a barra de menu aparecer no menu mas voc no poder selecion-la.

Controlar a ancoragem de barras de ferramentas ou barras de menu

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No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Personalizar. Na guia Barras de Ferramentas, clique em Propriedades. Na caixa Barra de Ferramentas Selecionada, selecione o nome da barra de ferramentas ou da barra de menus para a qual voc deseja definir propriedades. 4 Na caixa Ancorando, clique na definio que voc deseja utilizar. Observaes Para qualquer definio diferente de Impossvel Alterar, certifique-se de que a caixa Permitir Movimentao tambm esteja marcada. Essa definio no afetada pela definio Permitir Alteraes na Barra de Ferramentas/Menu na caixa de dilogo Inicializar (menu Ferramentas).

Criar dicas do "O que isto" para botes de barras de ferramentas ou comandos de menu

As dicas do O que isto so exibidas quando voc clica em O que isto? no menu Ajuda ou pressiona SHIFT+F1 e, em seguida, clica em um boto de barra de ferramentas ou comando de menu. Criando a dica 1 Crie o arquivo de origem utilizando o editor de texto ou programa de processamento de texto de sua preferncia. Certifique-se de salvar o arquivo de origem em Formato Rich Text. Para obter informaes sobre como criar o arquivo de origem, consulte a Ajuda que acompanha o Windows Help Compiler. 2 Compile o arquivo de Ajuda utilizando o Windows Help Compiler. Observao Para obter melhores resultados, coloque o arquivo de Ajuda na mesma pasta de seu aplicativo. Desse modo, cada local que utiliza seu aplicativo poder utilizar a mesma definio para a propriedade ArquivoDeAjuda, mas instale o aplicativo na pasta que desejar. Se voc omitir uma definio de caminho nessa propriedade, o Microsoft Access procurar pelo arquivo de Ajuda na pasta onde seu aplicativo estiver instalado. Atribuindo a dica a um boto de barra de ferramentas ou comando de menu 1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de ferramentas ou a barra de menu com a qual voc deseja trabalhar, se ainda no estiver exibida.

Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, clique no boto direito do mouse no boto da barra de ferramentas ou comando de menu ao qual voc deseja atribuir uma dica e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho. 4 Na caixa da propriedade Arquivo de Ajuda, especifique o caminho e o nome de arquivo para o arquivo de Ajuda compilado. 5 Na caixa da propriedade IdentificaoDoContextoDaAjuda, digite o nmero do tpico (diferente de 0). Observaes Voc deve mapear os valores definidos para a propriedade IdentificaoDoContextoDaAjuda para as seqncias de caracteres de contexto em seu sistema de Ajuda. Para obter maiores informaes, consulte o arquivo de Ajuda fornecido com o Windows Help Compiler. Voc no poder exibir dicas O que isto personalizadas no Assistente do Office. O Windows Help Compiler est incluso no Microsoft Office 97 Developer; o Microsoft Visual Basic para aplicativos; Microsoft Visual C++ e o Microsoft Windows Software Development Kit (SDK). Voc pode tambm solicitar um Help Authoring Kit Microsoft.

Redefinir todas as definies padro para uma barra de ferramentas ou barra de menu interna
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No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Personalizar. Na guia Barras de Ferramentas, clique em Propriedades. Na caixa Barra de Ferramentas Selecionada, selecione o nome da barra de ferramentas ou barra de menus para a

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 3 qual voc deseja redefinir definies padro. 4 Clique no boto Restaurar Padres. O boto Restaurar Padres no ficar disponvel at o Microsoft Access detectar que a barra de ferramentas ou a barra de menu interna selecionada foi modificada.

Atribuir uma tecla de acesso a um menu ou comando

Voc pode utilizar uma tecla de acesso em vez do mouse para mover o foco para um menu ou comando. Por exemplo, pressione as teclas de acesso ALT+T para mover o foco para o menu Editar e pressione a tecla de acesso A para selecionar o comando AutoCorreo. 1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Personalizar. 2 Mostre a barra de ferramentas ou a barra de menu com a qual voc deseja trabalhar, se ainda no estiver exibida. 3 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, clique com o boto direito do mouse no menu ou comando para o qual voc deseja especificar uma tecla de acesso. 4 Na caixa Nome, digite um E comercial (&) antes do caractere que voc deseja utilizar como tecla de acesso. No menu ou comando, o Microsoft Access adiciona um sublinhado ao caractere que voc designou como tecla de acesso. Observao Utilize uma tecla de acesso diferente para cada comando em um determinado menu.

Iniciar o Microsoft Access com opes de linha de comando

Voc pode abrir automaticamente um banco de dados, executar uma macro, fornecer um nome ou senha de uma conta de usurio e outras opes quando inicia o Microsoft Access especificando opes na linha de comando. Voc pode especificar opes de linha de comando para o Microsoft Access no menu Iniciar do Windows ou para um atalho. Se voc especificar opes de linha de comando para o menu Iniciar do Windows, o Microsoft Access ser iniciado com essas opes quando utilizar o menu Iniciar. Se especificar opes de linha de comando para um atalho, o Microsoft Access ser iniciado com essas opes quando voc utilizar esse atalho. Para criar maneiras alternativas de iniciar o Microsoft Access, voc pode criar vrios atalhos e coloc-los em sua rea de trabalho ou em uma pasta ou, ento, adicionlos ao menu Iniciar do Windows.

Iniciar o Microsoft Access com opes de linha de comando a partir do menu Iniciar do Windows 1 Clique no boto Iniciar do Windows, aponte para Configuraes e, em seguida, clique em Barra de Tarefas. 2 Clique na guia Programas do Menu Iniciar e, em seguida, clique em Avanado. 3 Clique duas vezes na pasta Programas. 4 Clique duas vezes na pasta Microsoft Office (ou no nome da subpasta Programas onde o Microsoft Access est insta-

lado). Se o Microsoft Access no estiver instalado em uma subpasta do menu Iniciar, voc pode pular essa etapa. 5 Clique com o boto direito do mouse no cone de atalho do programa Microsoft Access, clique em Propriedades e, em seguida, clique na guia Atalho. 6 Clique direita do comando de inicializao do Microsoft Access na caixa Alvo e depois digite as opes de linha de comando desejadas. Por exemplo, a linha de comando a seguir inicia o Microsoft Access e abre o banco de dados de exemplo Northwind para acesso exclusivo. "C:\Arquivos de Programas\Microsoft Office\Office\MSAccess.exe" "C:\Arquivos de Programa\Microsoft Office\Office\Exemplos\Northwind.mdb" /excl

Iniciar o Microsoft Access com opes de linha de comando utilizando um atalho

1

Abra a pasta onde o Microsoft Access est instalado (essa pasta costuma ser denominada Office na subpasta Microsoft Office da pasta Arquivos de Programas em sua unidade C). 2 Clique com o boto direito do mouse no cone do programa Microsoft Access e, em seguida, clique em Criar Atalho. 3 Clique com o boto direito do mouse no cone de atalho recm-criado, clique em Propriedades e depois clique na guia Atalho. 4 Clique direita do comando de inicializao do Microsoft Access na caixa Alvo e, em seguida, digite as opes de linha de comando desejadas. Por exemplo, a linha de comando a seguir inicia o Microsoft Access, abre o banco de dados de exemplo Northwind para acesso exclusivo. "C:\Arquivos de Programas\Microsoft Office\Office\MSAccess.exe" "C:\Arquivos de Programas\Microsoft Office\Office\Exemplos\Northwind.mdb" /excl Observao Aps criar um atalho, voc pode coloc-lo em sua rea de trabalho ou em uma pasta ou adicion-lo ao menu Iniciar. Procure "atalhos" na Ajuda do Windows para obter maiores informaes. Voc tambm pode criar um atalho para abrir qualquer objeto de banco de dados do Microsoft Access diretamente a partir do Windows.

Opes de linha de comando de inicializao

banco de dados /excl /ro /user nome do usurio /pwd senha

A tabela a seguir lista as opes de linha de comando do Microsoft Access. Opo Efeito

Abre o banco de dados especificado. Inclua um caminho, se necessrio. O caminho padro a sua pasta Meus Documentos. Abre o banco de dados especificado para acesso exclusivo. Para abrir o banco de d dos para acesso compartilhado em um ambiente multiusurio, omita essa opo. Abre o banco de dados especificado com acesso somente para leitura. Inicia o Microsoft Access utilizando o nome de usurio especificado. Inicia o Microsoft Access utilizando a senha especificada.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 /profile perfil de usurio

Power Informtica Pg.: 4 Inicia o Microsoft Access utilizando as opes do perfil de usurio especificado, em vez das definies padro do Registro do Windows criadas quando voc instalou o M crosoft Access. Substitui a opo /ini utilizada em verses anteriores do Microsoft A cess para especificar um arquivo de inicializao. O Microsoft Office 97 Developer, contm ferramentas e informaes sobre criao de perfis de usurio. /compact banco de dados de Compacta o banco de dados especificado antes da opo /compact e, em seguida, destino fecha o Microsoft Access. Se voc omitir o nome de um banco de dados de destino aps a opo /compact, o banco de dados ser compactado com o nome e a pasta do banco de dados original. Para compactar sob um nome diferente, especifique um banco de dados de destino. Se voc no incluir um caminho no banco de dados de destino banco de dados ser criado por padro na sua pasta Meus Documentos. /repair Repara o banco de dados especificado antes da opo /repair e depois fecha o Micr soft Access. /convert banco de dados de destino Converte um banco de dados de uma verso anterior (1.x ou 2.0) em um banco de d dos do Microsoft Access 95 com um novo nome e, em seguida, fecha o Microsoft A cess. Especifique o banco de dados de origem antes da opo /convert. /x macro Inicia o Microsoft Access e executa a macro especificada. Uma outra maneira de ex cutar uma macro ao abrir um banco de dados utilizar uma macro AutoExec. /cmd Especifica que o que se segue na linha de comando o valor que ser retornado pela funo Command. Essa opo precisa ser a ltima opo na linha de comando. Voc pode utilizar um ponto-e-vrgula (;) como uma alternativa para /cmd. /nostartup Inicia o Microsoft Access sem exibir a caixa de dilogo de inicializao (a segunda ca xa de dilogo que voc v quando inicia o Microsoft Access). /wrkgrp arquivo de Inicia o Microsoft Access utilizando o arquivo de informao do grupo de trabalho esp informao do grupo de trabalho cificado. Observaes Para executar um procedimento do Visual Basic para aplicativos ao abrir um banco de dados, use a ao ExecutarCdigo em uma macro de linha de comando ou na macro AutoExec. Voc tambm pode executar um procedimento do Visual Basic ao abrir um banco de dados criando um formulrio com um procedimento do Visual Basic definido para seu evento OnOpen. Especifique-o como formulrio de inicializao clicando com o boto direito do mouse na janela Banco de Dados, clicando em Inicializar e, em seguida, inserindo esse formulrio na caixa Exibir Formulrio. Para especificar uma barra normal (/) ou ponto-e-vrgula (;) na linha de comando, digite duas vezes o caractere. Por exemplo, para especificar a senha ;mjs/md na linha de comando, digite ;;mjs//md aps a opo de linha de comando /pwd.

Efetuar logon em um grupo de trabalho do Microsoft Access

A caixa Logon s ser exibida se o procedimento de logon tiver sido ativado para o seu grupo de trabalho do Microsoft Access. Uma vez ativado o procedimento de logon, voc deve identificar-se na inicializao inserindo um nome vlido de conta do usurio. Se uma senha tiver sido adicionada a uma conta de usurio, voc tambm ter que inserir a senha. As senhas diferenciam maisculas de minsculas. 1 Se necessrio, passe para o grupo de trabalho que contm a conta de usurio a qual voc deseja utilizar para efetuar logon utilizando o Administrador do Grupo de Trabalho do Microsoft Access. 2 Inicie o Microsoft Access. Se o procedimento de logon tiver sido ativado, a caixa Logon ser exibida. 3 Digite o nome de sua conta de usurio na caixa Nome. O nome de sua conta de usurio no diferencia maisculas de minsculas. 4 Se a sua senha tiver sido definida, digite-a na caixa Senha; caso contrrio, deixe a caixa em branco.

Reparar um banco de dados danificado

Na maioria dos casos, o Microsoft Access descobrir que um banco de dados est danificado quando voc tentar abri-lo, compact-lo, criptograf-lo ou decriptograf-lo, oferecendo-lhe a opo de reparar o banco de dados nesse momento. Em algumas situaes, o Microsoft Access pode no detectar que um banco de dados est danificado. Se um banco de dados estiver se comportando de maneira imprevisvel, efetue o procedimento a seguir. Para reparar o banco de dados atual No menu Ferramentas, aponte para Utilitrios de Banco de Dados e, depois, clique em Reparar Banco de Dados. Para reparar um banco de dados que no est aberto no Microsoft Access 1 Feche o banco de dados atual. 2 No menu Ferramentas, aponte para Utilitrios de Banco de Dados e, depois, clique em Reparar Banco de Dados. 3 Especifique o nome e a localizao do banco de dados que voc deseja reparar e clique em Reparar.

Fazer backup de um banco de dados

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Feche o banco de dados. Se voc estiver em um ambiente multiusurio, confirme se todos os usurios fecharam o banco de dados. 2 Utilizando o Windows Explorer, o Meu Computador, o Microsoft Backup, o comando copy do MS-DOS ou algum outro software de backup, copie o arquivo de banco de dados (um arquivo .mdb) para uma mdia de backup de sua escolha. Observaes Se voc estiver fazendo backup em um disquete e o seu arquivo de banco de dados exceder o tamanho do disco, no poder utilizar o Windows Explorer ou Meu Computador para fazer backup de seu banco de dados; voc ter que utilizar o Microsoft Backup ou um software de backup para que voc possa copiar o arquivo em mais de um disco. Voc tambm deve criar um backup do arquivo de informao do grupo de trabalho. Se esse arquivo for perdido ou estiver danificado, voc s poder iniciar o Microsoft Access depois de restaur-lo ou reconstru-lo.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 5 Voc pode fazer backup de objetos de banco de dados individuais criando um banco de dados vazio e, em seguida, importando os objetos desejados do banco de dados original. Voc no pode utilizar a instruo FileCopy em uma instncia do Microsoft Access para efetuar backup de um banco de dados que voc abriu na primeira instncia do Microsoft Access.

Restaurar um banco de dados a partir de uma cpia de backup

Dependendo do mtodo que foi utilizado originalmente para produzir a cpia de backup, use o Windows Explorer, Meu Computador, Microsoft Backup, comando copy ou restore do MS-DOS ou algum outro software de backup para copiar o arquivo de banco de dados de backup para a sua pasta de banco de dados. Cuidado Se o arquivo de banco de dados existente na pasta do banco de dados e a cpia de backup tiverem o mesmo nome, a restaurao da cpia de backup poder substituir o arquivo de banco de dados existente. Se voc quiser salvar o arquivo, renomeie-o antes de copiar o arquivo de banco de dados.

Compactar um banco de dados para desfragmentar o arquivo e liberar espao em disco

Se voc excluir tabelas, o seu banco de dados poder ficar fragmentado, utilizando de maneira ineficiente o espao em disco. A compactao do banco de dados cria uma cpia do banco de dados, reformulando a maneira como o arquivo de banco de dados armazenado em disco. Para compactar o banco de dados atual No menu Ferramentas, aponte para Utilitrios de Banco de Dados e, em seguida, clique em Compactar Banco de Dados. Para compactar um banco de dados que no foi aberto no Microsoft Access 1 Feche o banco de dados atual. 2 No menu Ferramentas, aponte para Utilitrios de Banco de Dados e, depois, clique em Compactar Banco de Dados. 3 Na caixa de dilogo Compactar Banco de Dados, especifique o banco de dados que voc deseja compactar e clique em Compactar. 4 Na caixa de dilogo Compactar Banco de Dados Em, especifique um nome, unidade e pasta para o banco de dados compactado. 5 Clique em Salvar. Se voc utilizar o mesmo nome, unidade e pasta e o banco de dados for compactado com xito, o Microsoft Access substituir o arquivo original pela verso compactada. Observaes Se voc excluir registros do final de uma tabela que tem um campo AutoNumerao, quando compactar o banco de dados, o Microsoft Access redefinir o valor AutoNumerao para o prximo registro adicionado com um valor de um a mais que o ltimo valor AutoNumerao no excludo. Compactar um banco de dados de uma verso anterior do Microsoft Access no o converter ao formato do Microsoft Access 97.

Soluo de problemas de compactao de bancos de dados

Um banco de dados pode no ser compactado por qualquer das razes a seguir: No h espao de armazenamento suficiente em seu disco rgido para ambas as verses, original e compactada, do banco de dados. Exclua arquivos desnecessrios e tente novamente. Voc no tem permisso Modificar Estrutura ou Administrador para todas as tabelas do banco de dados. Se voc no proprietrio desse banco de dados, contacte o proprietrio para descobrir se voc pode obter uma dessas permisses em todas as tabelas. Se voc proprietrio desse banco de dados, deve atualizar suas permisses para todas as tabelas. Se um objeto em um banco de dados da verso 1.x incluir o caractere apstrofo (`) em seu nome, voc no poder compactar o banco de dados. Use o Microsoft Access verso 1.x para renomear o objeto e, em seguida, altere todas as referncias a ele em suas consultas, formulrios, relatrios, macros e cdigo.

Criar um banco de dados

O Microsoft Access fornece dois mtodos para criar um banco de dados. Voc pode criar um banco de dados vazio e adicionar as tabelas, formulrios, relatrios e outros objetos mais tarde este o mtodo mais flexvel, mas exige que voc defina cada elemento de banco de dados separadamente. Ou voc pode utilizar um Assistente de Banco de Dados para criar em uma operao as tabelas, formulrios e relatrios necessrios para o tipo de banco de dados escolhido esta a maneira mais fcil de comear a criar o seu banco de dados. De qualquer forma, voc pode modificar e ampliar o seu banco de dados a qualquer momento depois dele ter sido criado.

Criar um banco de dados utilizando o Assistente de Banco de Dados

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Quando o Microsoft Access iniciado pela primeira vez, uma caixa de dilogo automaticamente exibida com opes para criar um novo banco de dados ou abrir um j existente. Se essa caixa de dilogo aparecer, clique em Assistente de Banco de Dados e depois clique em OK. Se voc j tiver aberto um banco de dados ou fechado a caixa de dilogo que aparece quando o Microsoft Access iniciado pela primeira vez, clique em Novo Banco de Dados na barra de ferramentas. 2 Na guia Bancos de Dados, clique duas vezes no cone do tipo de banco de dados que voc deseja criar. 3 Especifique um nome e uma localizao para o banco de dados. 4 Clique em Criar para comear a definir o seu novo banco de dados.

Criar um banco de dados sem utilizar um assistente

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Quando o Microsoft Access iniciado pela primeira vez, uma caixa de dilogo automaticamente exibida com opes para criar um novo banco de dados ou abrir um j existente. Se essa caixa de dilogo for exibida, clique em Banco de Dados Vazio e, em seguida, clique em OK.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 6 Se voc j tiver aberto um banco de dados ou fechado a caixa de dilogo que aparece quando o Microsoft Access iniciado pela primeira vez, clique em Novo Banco de Dados na barra de ferramentas e depois clique duas vezes no cone Banco de Dados Vazio na guia Geral. 2 Especifique um nome e uma localizao para o banco de dados e clique em Criar. Aps criar um banco de dados vazio, voc deve seguir os passos adicionais para definir os objetos que iro compor o seu banco de dados.

Sobre criao de aplicativos

Quando voc ficar mais familiarizado com o Microsoft Access e aprender a criar tabelas, consultas, formulrios, relatrios, barras de comando personalizadas, etc., poder adicionar macros e cdigos do Visual Basic para aplicativos para unir esses objetos dentro de um aplicativo. Aplicativos organizam tarefas relacionadas para que o usurio possa concentrar sua ateno no trabalho que tem em mos e no no modo de funcionamento do aplicativo ou no programa utilizado para desenvolver o aplicativo. Voc pode controlar a aparncia e o comportamento do seu aplicativo na inicializao definindo opes na caixa de dilogo Inicializar (menu Ferramentas). Por exemplo, voc pode indicar o formulrio a ser exibido pelo seu aplicativo ao iniciar, ou ento, especificar o texto a ser exibido na barra de ttulo enquanto o seu aplicativo estiver sendo executado. Para maiores informaes, consulte Criando Aplicativos, Captulo 1, "Criando um Aplicativo" Se voc pretende distribuir o seu aplicativo entre outros usurios, provavelmente desejar estabelecer segurana para proteger os objetos que voc tiver criado, bem como os dados das suas tabelas. Para maiores informaes sobre segurana, consulte Criando Aplicativos, Captulo 14, "Protegendo o Seu Aplicativo" Depois que o seu aplicativo tiver sido distribudo, utilize as ferramentas de manuteno oferecidas pelo Microsoft Access para reparar e compactar periodicamente o banco de dados. Certifique-se de proprocionar um meio para que usurios em locais remotos possam fazer o mesmo. Para maiores informaes, consulte Criando Aplicativos, Captulo 15, "Distribuindo o seu Aplicativo". Para maiores informaes sobre compactao de bancos de dados Observao Alm das ferramentas e informaes fornecidas pelo Microsoft Access para auxili-lo no desenvolvimento de aplicativos, o Microsoft Office 97 Developer fornece ferramentas para ajud-lo a desenvolver aplicativos do Microsoft Windows e aplicativos compatveis com o Office.

Vinculando tabelas de um banco de dados protegido por senha

Para vincular uma tabela de um banco de dados do Microsoft Access protegido por senha, voc precisa fornecer a senha correta. Se voc fornecer a senha correta, o Microsoft Access armazenar a senha do banco de dados juntamente com as informaes que definem o vnculo com a tabela. Depois de definido o vnculo, qualquer usurio que puder abrir o banco de dados ao qual a tabela est vinculada ser capaz de abrir a tabela vinculada. Quando um usurio abrir a tabela vinculada, o Microsoft Access utilizar a senha armazenada para abrir o banco de dados onde est a tabela. Se a senha para o banco de dados onde a tabela est armazenada for alterada, na prxima vez em que a tabela vinculada for aberta, a nova senha dever ser fornecida para que o Microsoft Access possa abr-la. O Microsoft Access armazena a senha do banco de dados em um formulrio no-criptografado. Se esse procedimento for comprometer a segurana do banco de dados protegido por senha, voc no deve utilizar uma senha de banco de dados para proteg-lo. Em vez disso, defina segurana em nvel de usurio para controlar o acesso aos dados confidenciais desse banco de dados.

Personalizar as configuraes do driver ODBC

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Inicie o Editor de Registro. Navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\ODBC e faa as alteraes desejadas. 3 Saia do Editor de Registro. 4 Saia e reinicie o Microsoft Access para utilizar as novas configuraes. Importante As alteraes nas configuraes desta chave afetaro todos os programas instalados no computador que utilizam o mecanismo de banco de dados Microsoft Jet para acessar bancos de dados ODBC. Alm do Microsoft Access 97, inclui o Microsoft Excel 97, o Visual Basic 4.0 ou posterior, o Visual C++ 4.0 ou posterior e possivelmente outros. Para fazer alteraes que se apliquem somente ao Microsoft Access 97, navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\ODBC e, em seguida, modifique os valores ali. Se a chave \ODBC no existir, crie-a e adicione os valores. Observao Voc tambm pode utilizar o mtodo do Objetos de Acesso a Dados (DAO), DBEngine.SetOption, para modificar dinamicamente os valores de registros do Microsoft Jet em tempo de execuo para uma nica sesso, sem modificar de forma permanente os valores no Registro do Windows.

Personalizar as configuraes do mecanismo de banco de dados Microsoft Jet verso 3.5

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Inicie o Editor de Registro. Navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Jet\3.5 e faa as alteraes desejadas. 3 Saia do Editor de Registro. 4 Saia e reinicie o Microsoft Access para utilizar as novas configuraes. Importante As alteraes nas configuraes dessa chave afetaro todos os programas instalados no computador que utilizam o mecanismo de banco de dados Microsoft Jet para acessar os bancos de dados do Microsoft Access 97. Alm do Microsoft Access, inclui o Microsoft Excel 97, o Visual Basic 4.0 ou posterior, o Visual C++ 4.0 ou posterior e possivelmente outros. Para fazer alteraes que se aplicam somente ao Microsoft Access, navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Jet\3.5 e, em seguida, modifique os valores ali. Se a chave \Jet 3.5 no existir, crie-a e adicione os valores. Observao Voc tambm pode utilizar o mtodo do Objetos de Acesso a Dados (DAO), DBEngine.SetOption, para modificar dinamicamente os valores de registros do Microsoft Jet em tempo de execuo para uma nica sesso, sem mo-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 dificar de forma permanente os valores no Registro do Windows.

Power Informtica

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Personalizar as configuraes do mecanismo de banco de dados Microsoft Jet verso 2.x

1 2
Inicie o Editor de Registro. Navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Jet 2.x e faa as alteraes desejadas. 3 Saia do Editor de Registro. 4 Saia e reinicie o Microsoft Access para utilizar as novas configuraes. Importante As alteraes nas configuraes desta chave afetaro todos os programas instalados no computador que utilizam o mecanismo de banco de dados Microsoft Jet para acessar os bancos de dados do Microsoft Access 1.x e 2.0. Alm do Microsoft Access, inclui o Microsoft Excel 97, o Visual Basic 4.0 ou posterior, o Visual C++ 4.0 ou posterior e possivelmente outros. Para fazer alteraes que se aplicam somente ao Microsoft Access, navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Jet 2.x e, em seguida, modifique os valores ali. Se a chave \Jet 2.x no existir, crie-a e adicione os valores. Observao Voc tambm pode utilizar o mtodo do Objetos de Acesso a Dados(DAO), DBEngine.SetOption, para modificar dinamicamente os valores de registros do Microsoft Jet em tempo de execuo para uma nica sesso, sem modificar de forma permanente os valores no Registro do Windows.

Alterar o valor inicial de um campo AutoNumerao de incremento

Para uma nova tabela que ainda no possua registros, voc pode alterar o valor inicial de um campo AutoNumerao que tenha sua propriedade Novos Valores definida com Incremento para um nmero diferente de 1. Para uma tabela que possua registros, voc tambm pode utilizar esse procedimento para alterar o prximo valor atribudo a um novo nmero em um campo AutoNumerao. 1 Crie uma tabela temporria com apenas um campo, um campo Nmero; defina sua propriedade Tamanho do Campo com Inteiro Longo e d a ele o mesmo nome do campo AutoNumerao na tabela cujo valor voc deseja alterar. 2 No modo Folha de Dados, digite um valor no campo Nmero da Tabela temporria que seja 1 a menos do que o valor inicial que voc deseja para o campo AutoNumerao. Por exemplo, se voc desejar que o campo AutoNumerao comece em 100, digite 99 no campo Nmero. 3 Crie e execute uma consulta acrscimo para acrescentar uma tabela temporria tabela cujo valor AutoNumerao voc deseja alterar. Observao Se a sua tabela original possuir uma chave primria, voc dever remov-la temporariamente antes de executar a consulta acrscimo. Da mesma forma, se a sua tabela original tiver campos que possuam a propriedade Requerido definida como Sim, a propriedade Indexado definida como Sim (Duplicao no autorizada) ou as definies da propriedade RegraDeValidao do campo e/ou do registro que impedem entradas Nulas nos campos, voc dever desativar temporariamente essas definies. 4 Exclua a tabela temporria. 5 Exclua o registro adicionado pela consulta acrscimo. 6 Se voc teve que desativar as definies de propriedade no passo 3, retorne-as s suas definies originais. Quando voc insere um registro na tabela remanescente, o Microsoft Access utiliza um valor do campo AutoNumerao igual ao valor inserido na tabela temporria mais 1. Observao Se voc desejar compactar o banco de dados depois de alterar o valor inicial de AutoNumerao, certifiquese de adicionar primeiro pelo menos um registro tabela. Se no fizer isso, quando compactar o banco de dados, o valor de AutoNumerao do prximo registro adicionado ser redefinido como 1, mais o maior valor anterior. Por exemplo, se no havia registros na tabela quando voc redefiniu o valor inicial, a compactao definir o valor de AutoNumerao para o prximo registro adicionado como 1; se havia registros na tabela quando voc redefiniu o valor inicial e o maior valor anterior era 50, a compactao definir o valor de AutoNumerao para o prximo registro adicionado como 51.

Otimizar o desempenho

Dependendo da configurao do seu computador e do seu ambiente de trabalho, h vrias coisas que voc pode fazer para melhorar o desempenho do Microsoft Access ou do seu banco de dados. O melhor lugar para se comear com o Analisador de Desempenho. Voc pode utilizar o Analisador de Desempenho para analisar um banco de dados inteiro ou apenas objetos selecionados de um banco de dados. O Analisador de Desempenho pode, tambm, propor algumas alteraes para voc, se desejar.

Dicas para otimizar o desempenho de bancos de dados SQL externos

Se estiver se conectando a uma tabela de banco de dados SQL externo, voc pode conseguir os melhores resultados em desempenho criando um vnculo com as tabelas SQL em vez de abri-las diretamente. Voc s pode abrir tabelas SQL externas diretamente utilizando somente o cdigo do Visual Basic. Tabelas vinculadas so consideravelmente mais rpidas, mais potentes e mais eficientes do que tabelas abertas diretamente. Dicas adicionais de desempenho Recupere somente os dados de que necessita. Crie suas consultas para que limitem o nmero de registros recuperados e selecione somente os campos de que voc necessita, para que o Microsoft Access possa transferir pela rede o menor nmero possvel de dados. Utilize conjuntos de resultados atualizveis (dynasets) somente se voc estiver recuperando um grande nmero de registros, atualizando os dados e precisar ver as alteraes feitas por outros usurios. Para impedir que conjuntos de resultados sejam atualizados em um formulrio, defina a propriedade TipoDeConjuntoDeRegistros do formulrio como Snapshot. Os snapshots so mais rpidos de abrir e de rolar que os dynasets. Se voc precisar recuperar um grande nmero de registros, o dynaset mais rpido e mais eficiente do que o snapshot. Por exemplo, mover-se para o final de um snapshot requer que todo o conjunto de resultados seja carregado no computador local, enquanto que com o dynaset apenas a ltima tela cheia de dados transferida para o computador local. Alm disso, a maneira mais rpida de adicionar novos registros a uma tabela, formulrio ou consulta clicar em Entrada

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 8 de Dados no menu Registros. (Entrada de Dados no estar disponvel se a propriedade TipoDeConjuntoDeRegistros estiver definida como Snapshot). Utilize memria cache. Se voc for reutilizar os dados mais recentes provenientes do servidor enquanto o aplicativo estiver sendo executado, ser mais fcil recuperar um nico grande bloco de dados (muitas linhas) e armazen-lo no cache do que recuperar muitas linhas individuais. Os formulrios e folhas de dados do Microsoft Access utilizam automaticamente um cache. Se estiver recuperando dados utilizando um objeto Recordset criado no Visual Basic, pode utilizar as propriedades CacheStart e CacheSize para especificar o intervalo desejado dentro do objeto Recordset. Utilize o mtodo FillCache para preencher rapidamente todo esse intervalo ou parte dele com dados do servidor do banco de dados SQL. Evite utilizar consultas que faam com que o processamento seja feito em um computador cliente local. Ao acessar dados externos, o mecanismo do banco de dados Jet s processa dados localmente quando a operao no pode ser efetuada pelo servidor de banco de dados externo. As operaes de consulta efetuadas localmente (conforme definidas pelos comandos SQL utilizados para implement-las) incluem: Operaes JOIN entre tabelas provenientes de diferentes fontes de dados remotos. (Observe que, se a associao envolver uma tabela ou consulta local com poucos registros e uma tabela remota com muito mais registros e o campo associado da tabela remota for indexado, o Access somente retornar os registros que coincidirem com a tabela ou consulta local, o que melhora em muito o desempenho da consulta). Operaes JOIN baseadas em uma consulta contendo o predicado DISTINCT ou uma clusula GROUP BY. Associaes externas contendo sintaxe no suportada pelo servidor. Predicados DISTINCT contendo operaes que no podem ser processadas remotamente. O operador LIKE utilizado com campos Texto ou Memorando (pode no ser suportado por alguns servidores). Totais e argumentos GROUP BY de vrios nveis, tais como aqueles utilizados em relatrios com vrios nveis de agrupamento. Argumentos GROUP BY baseados em uma consulta com um predicado DISTINCT ou uma clusula GROUP BY. Consultas de referncia cruzada que tenham mais de uma agregao, que possuam ttulos de campos, linhas ou colunas que contenham agregados ou que tenham uma clusula ORDER BY definida pelo usurio. Predicados TOP n ou TOP n PERCENT. Funes definidas pelo usurio, ou operadores ou funes que no so suportados pelo servidor. Combinaes complexas de operaes INNER JOIN, LEFT JOIN ou RIGHT JOIN em consultas aninhadas. Para fazer atualizaes em massa de consultas em fonte de dados ODBC, otimizar o desempenho do servidor definindo a propriedade FalhaEmErro como Sim.

Dicas para otimizar o desempenho do Microsoft Access e de seu sistema

As diretrizes a seguir podem ajud-lo a otimizar o desempenho do Microsoft Access no seu computador: Se estiver utilizando bancos de dados que outros usurios no precisem compartilhar, instale o Microsoft Access e todos os seus bancos de dados na sua unidade de disco rgido e no em um servidor de rede. Se voc for a nica pessoa a utilizar um banco de dados, abra o banco de dados para uso exclusivo marcando a caixa de seleo Exclusivo na caixa de dilogo Abrir. Coloque mais memria disposio fechando aplicativos que no estejam em uso. Aumente a RAM de seu computador. O Microsoft Access requer um mnimo de 12 MB para ser executado em Windows 95 e 16 MB para ser executado em Windows NT Workstation, mas RAM adicional melhora o desempenho. No utilize nada de sua RAM para um disco RAM. Periodicamente, exclua arquivos desnecessrios e esvazie sua Lixeira, compacte seus bancos de dados e, em seguida, desfragmente seu disco rgido com o Desfragmentador de Disco do Windows. Para executar o Desfragmentador de Disco, clique no boto Iniciar do Windows, aponte para Programas, aponte para Acessrios, aponte para Ferramentas de Sistema e, em seguida, clique em Desfragmentador de Disco. Na maioria dos casos, a configurao padro de memria virtual utilizada pelo Windows deve oferecer o melhor desempenho. Contudo, em algumas situaes, dimensionar os parmetros da memria virtual pode melhorar o desempenho. Se j tentou excluir arquivos desnecessrios mas continua tendo problemas de desempenho, tente alterar a configurao padro da memria virtual nos casos a seguir: Voc no dispe de muito espao em disco na unidade que est sendo utilizado para a memria virtual, mas uma outra unidade local com espao est disponvel. Uma outra unidade local, mais rpida que a atual (a no ser que esse disco seja intensamente utilizado), est disponvel. Nesses casos, voc poderia obter um melhor desempenho especificando uma outra unidade para a memria virtual. Voc poderia conseguir, tambm, um desempenho melhor especificando que o espao disponvel em disco para a memria virtual seja de, no mnimo, 25 MB menos a RAM disponvel. Por exemplo, se seu computador tiver 12 MB de RAM, voc deve especificar no mnimo 13 MB de memria virtual. Se voc estiver executando vrios aplicativos grandes, convm especificar mais. Para alterar os parmetros de memria virtual do Windows, no Painel de Controle do Windows, clique duas vezes no cone Sistema, clique na guia Desempenho, clique em Memria Virtual e, em seguida, clique em Especificar Minhas Prprias Configuraes de Memria Virtual. Em seguida, especifique um outro disco rgido diferente ou insira um valor na caixa Mnimo que seja pelo menos 25 a menos que sua RAM disponvel. Se voc tiver um bitmap de papel de parede (fundo de tela cheia) em sua rea de trabalho do Windows, substitua-o por um bitmap de cor ou padro slido ou no utilize bitmap algum. Se voc utilizar uma proteo de tela, use uma proteo vazia ou considere no utilizar nenhuma. Elimine o software de compactao de disco ou considere a possibilidade de transferir seus bancos de dados para uma unidade no compactada. Para obter maiores informaes sobre como otimizar o desempenho de seu banco de dados, consulte o captulo 13, "Otimizando Seu Aplicativo", em Criando Aplicativos com o Microsoft Access 97.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Otimizar o desempenho do banco de dados utilizando o Analisador de Desempenho

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Power Informtica

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Abra o banco de dados que voc deseja otimizar. No menu Ferramentas, aponte para Analisar e, em seguida, clique em Desempenho. Clique na guia do tipo de objeto de banco de dados que voc deseja otimizar. Clique na guia Todos para visualizar uma lista de todos os objetos de banco de dados de uma vez. 4 Selecione os nomes dos objetos de banco de dados que voc deseja otimizar. Clique em Selecionar Todos para selecionar todos os objetos de banco de dados da lista. 5 Repita os passos 3 e 4 at que tenha selecionados todos os objetos que deseja otimizar e, em seguida, clique em OK. O Analisador de Desempenho lista trs tipos de resultados de anlise: Recomendao, Sugesto e Idia. Quando voc clica em um item na lista Resultados da An lise, so exibidas informaes sobre a otimizao proposta na caixa Observaes da Anlise abaixo da lista. As otimizaes de Sugesto tm vantagens e desvantagens em potencial que devem ser levadas em considerao antes de serem executadas. Para visualizar uma descrio das vantagens e desvantagens, clique em uma Sugesto na lista e, em seguida, leia a informao na caixa Observaes da Anlise. O Microsoft Access pode efetuar otimizaes de Recomendao e Sugesto para voc, mas voc precisa efetuar as otimizaes de Idia sozinho. 6 Clique em uma ou mais das otimizaes de Recomendao ou Sugesto que deseja que sejam efetuadas e, em seguida, clique em Otimizar. O Analisador de Desempenho executar as otimizaes e em seguida as marcar como Fixo. Continue esse processo at que o Analisador de Desempenho tenha completado todas as Recomendaes e Sugestes que voc deseja que ele efetue. Para efetuar todas as otimizaes de Recomendao e Sugesto, clique em Selecionar Tudo e, em seguida, clique em Otimizar. Para efetuar uma otimizao de Idia, clique na otimizao e, em seguida, siga as instrues exibidas na caixa Observaes da An lise. Observao O Analisador de Desempenho no fornece sugestes sobre como melhorar o desempenho do prprio Microsoft Access ou do sistema no qual est sendo executado. Para obter sugestes adicionais sobre melhoria de desempenho em outras reas no cobertas pelo Analisador de Desempenho,

Dividir uma tabela em tabelas relacionadas utilizando o Assistente de Anlise de Tabela

Se o seu banco de dados tiver uma tabela contendo informaes duplicadas em um ou mais campos, voc pode utilizar o Assistente de Anlise de Tabela para dividir os dados entre tabelas relacionadas para que possa armazenar dados de modo mais eficiente. Esse processo denominado normalizao. 1 No menu Ferramentas, aponte para Analisar e, em seguida, clique em Tabela. 2 Siga passo-a-passo as instrues do Assistente de Anlise de Tabela. Voc pode especificar, tambm, as tabelas que deseja que o assistente crie ou fazer com que ele normalize sua tabela para voc. Aps ter definido as novas tabelas propostas, o assistente ajuda-o a conciliar os dados que a tabela original repetia inconsistentemente. No ltimo passo, voc pode criar uma consulta para visualizar, em uma nica folha de dados que seja semelhante sua tabela original, todas as informaes das tabelas divididas.

Sobre relacionamentos em um banco de dados

Depois de ter estabelecido diferentes tabelas para cada assunto em seu banco de dados, voc precisa de uma maneira de informar ao Microsoft Access como reunir novamente essas informaes. O primeiro passo nesse processo definir os relacionamentos entre as suas tabelas. Depois de ter feito isso, voc pode criar consultas, formulrios e relatrios para exibir informaes provenientes de vrias tabelas de uma vez. Por exemplo, este formulrio inclui informaes de cinco tabelas: Como funcionam os relacionamentos? No exemplo anterior, os campos de cinco tabelas precisam estar coordenados de forma que mostrem informaes sobre o mesmo pedido. Tal coordenao realizada por meio de relacionamentos entre as tabelas. Um relacionamento funciona pela coincidncia de dados em campos chave geralmente um campo com o mesmo nome em ambas as tabelas. Na maioria dos casos, esses campos coincidentes so a chave primria de uma tabela, que fornece um identificador exclusivo para cada registro, e uma chave estrangeira da outra tabela. Pode-se, por exemplo, associar funcionrios aos pedidos pelos quais so responsveis criando-se um relacionamento entre a tabela Funcionrios e a tabela Pedidos, utilizando-se os campos CdigoDoFuncionrio. Um relacionamento um-para-muitos O relacionamento um-para-muitos o tipo mais comum de relacionamento. Em um relacionamento um-para-muitos, um registro na Tabela A pode ter muitos registros coincidentes na Tabela B, mas um registro na Tabela B tem um s registro coincidente na Tabela A. Um relacionamento muitos-para-muitos Em um relacionamento muitos para-muitos, um registro na Tabela A pode ter muitos registros coincidentes na Tabela B, e um registro na Tabela B pode ter muitos registros coincidentes na Tabela A. Esse tipo de relacionamento s possvel definindo-se uma terceira tabela (denominada tabela de associao) cuja chave primria consista em dois campos as chaves estrangeiras provenientes tanto da Tabelas A como da B. Na verdade, um relacionamento muitos-para-muitos so dois relacionamentos um-para-muitos com uma terceira tabela. Por exemplo, a tabela Pedidos e a tabela Produtos tm um relacionamento muitos-para-muitos que definido criando-se dois relacionamentos um-para-muitos para a tabela Detalhes do Pedido. Um relacionamento um-para-um Em um relacionamento um-para-um, cada registro na Tabela A pode ter somente um registro coincidente na Tabela B, e cada registro na Tabela B pode ter somente um registro coincidente na Tabela A. Esse tipo de relacionamento no comum, pois a maioria das informaes assim relacionadas estaria em uma s tabela. A utilizao de um relacionamento umpara-um recomendada quando voc deseja dividir uma tabela com muitos campos, isolar parte de uma tabela por segu-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 10 rana ou armazenar informaes que se apliquem somente a um subconjunto da tabela principal. Pode ser que voc queira, por exemplo, criar uma tabela para registrar os funcionrios que participam de um jogo de futebol para levantamento de fundos. Definindo relacionamentos Voc define um relacionamento adicionando as tabelas que deseja relacionar com a janela Relacionamentos e, em seguida, arrastando o campo chave de uma tabela e soltando-o no campo chave da outra tabela. A espcie de relacionamento que o Microsoft Access cria depende de como os campos relacionados so definidos: Um relacionamento um-para-muitos criado quando somente um dos campos relacionados uma chave primria ou tem um ndice exclusivo. Um relacionamento um-para-um criado quando ambos os campos relacionados so chaves primrias ou tm ndices exclusivos. Na verdade, um relacionamento muitos-para-muitos so dois relacionamentos um-para-muitos com uma terceira tabela cuja chave primria consiste em dois campos as chaves estrangeiras das outras duas tabelas. Observao Se voc arrastar um campo que no seja uma chave primria e que no tenha um ndice exclusivo para um outro campo que no seja uma chave primria e no tenha um ndice exclusivo, ser criado um relacionamento indeterminado. Em consultas que contenham tabelas com um relacionamento indeterminado, o Microsoft Access exibe uma linha de associao padro entre as tabelas, mas a integridade referencial no imposta e no h garantia de que os registros sejam exclusivos em cada tabela.

Definir preferncias OLE/DDE

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No menu Ferramentas, clique em Opes e, em seguida, clique na guia Avan ado. Sob Operaes DDE, selecione as opes desejadas. Selecione Ignorar Solicitaes DDE para ignorar solicitaes DDE de outros aplicativos. Selecione Ativar Atualizao DDE para atualizar vnculos DDE no intervalo especificado na caixa Intervalo de Atualizao. 3 Na caixa Tempo Limite OLE/DDE, insira o nmero de segundos (de 0 a 300) que o Microsoft Access deve esperar antes de tentar novamente uma operao OLE ou DDE que tenha falhado. Clique em Aplicar para aplicar imediatamente as configuraes sem fechar a caixa de dilogo; clique em OK para aplicar as configuraes e feche a caixa de dilogo.

Diferenas entre drivers ODBC e drivers internos para dados externos.

No Microsoft Access, voc pode importar, exportar ou vincular dados de vrios formatos diferentes de bancos de dados, planilhas e arquivos de texto. Para fazer isso, o Microsoft Access utiliza um driver interno ou um driver ODBC. Drivers Internos O Microsoft Access contm drivers internos que permitem que voc importe, exporte ou vincule os tipos de dados a seguir: Outros bancos de dados do Microsoft Access Arquivos de banco de dados Microsoft FoxPro verses 2.x e 3.0 (os arquivos da verso 3.0 so somente para importao) Tabelas do Paradox verso 3.x, 4.x e 5.0 Arquivos do dBASE III, III+ e 5 Planilhas do Excel e do Lotus 1-3-4 Microsoft Exchange/Outlook Arquivos de texto (de largura fixa e delimitados) Arquivos HTML e HTX Observao Os drivers para o Lotus 1-2-3, Paradox e Microsoft Exchange/Outlook no esto includos no Programa de Instalao, mas esto disponveis pelo Office 97 ValuPack. Os drivers internos so o nico gnero de drivers que deve ser utilizado para importar, exportar ou vincular esses tipos de dados. Esses drivers esto disponveis quando voc utiliza o comando Salvar Como/Exportar no menu Arquivo e os comandos Importar e Vincular Tabelas no submenu Obter Dados Externos do menu Arquivo. Se um driver interno para um tipo de dado tiver sido instalado, esse tipo estar disponvel na caixa Salvar Como Tipo da caixa de dilogo Salvar Objeto 'Nome do Objeto' Em ou na caixa Arquivos do Tipo das caixas de dilogo Importar ou Vincular. Os drivers para o Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft FoxPro, dBase, HTML e de Texto so automaticamente instalados quando voc instala o Microsoft Access. Se voc escolher a opo Tpica ao instalar o Microsoft Access, os outros drivers internos no sero instalados. Drivers ODBC Voc pode utilizar drivers ODBC para conectar-se a bancos de dados Microsoft SQL Server e a dados de outros programas que forneam drivers de 32 bits compatveis com o Nvel 1 de ODBC para acessar seus arquivos de dados. O Programa de Instalao fornece o driver ODBC da Microsoft para o SQL Server e alguns arquivos de suporte ODBC (arquivos de Ajuda e a opo ODBC de 32 bits do Painel de Controle). Se o driver ODBC para o Microsoft SQL Server e arquivos de suporte tiverem sido instalados, a opo Bancos de dados ODBC estar disponvel na caixa Salvar Como Tipo da caixa de dilogo Salvar Objeto 'Nome do Objeto' Em e na caixa Arquivos do Tipo das caixas de dilogo Importar ou Vincular. Alm disso, o cone ODBC de 32 bits estar disponvel no Painel de Controle do Windows. Os fornecedores de terceiros podem fornecer drivers adicionais e documentao ODBC que suportem outros formatos de dados. Para obter informaes sobre se um driver ODBC estar ou no disponvel para um tipo particular de dados, entre em contato com o fornecedor do programa que produz esse tipo de dado. O Microsoft Access exige drivers ODBC de 32 bits compatveis com o Nvel 1 de ODBC. Observaes Se voc desejar saber se esses drivers foram testados e verificados para utilizao com o Microsoft Access, entre em contato com o fornecedor.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 11 Talvez voc consiga encontrar informaes atualizadas sobre disponibilidade e suporte a driver ODBC em um dos sites da Web do Microsoft Access. Clique em Microsoft na Web no menu Ajuda e, em seguida, clique tanto em Novidades do Produto como em Frum do Desenvolvedor.

Instalar drivers para bancos de dados internos

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Execute novamente o Programa de Instalao e, em seguida, clique em Adicionar/Remover. Selecione Acesso a Dados e, em seguida, clique em Alterar Opo. Selecione Drivers para Bancos de Dados e, em seguida, clique em Alterar Opo. Selecione os drivers que voc deseja instalar e, em seguida, clique duas vezes em OK. Clique em Continuar e siga as instrues nas demais caixas de dilogo do Programa de Instalao. Observao Os drivers para o Lotus 1-2-3, Paradox e Microsoft Exchange/Outlook no esto includos no Programa de Instalao, mas esto disponveis pelo Office 97 ValuPack. Sobre instalao de drivers ODBC Voc pode instalar o driver para o Microsoft SQL Server utilizando o Programa de Instalao e, em seguida, utilizar o gerenciador de ODBC para especificar fontes de dados. Voc pode, tambm, utilizar o gerenciador de ODBC para especificar fontes de dados para outros drivers ODBC instalados. Instalando o driver para o Microsoft SQL Server fornecido com o Microsoft Access Quando voc instalou o Microsoft Access, pode ter escolhido instalar o suporte ODBC e o driver para o Microsoft SQL Server em sua estao de trabalho. Se no fez isso, ou se tiver escolhido a instalao Tpica, ter que executar novamente o Programa de Instalao e optar por acrescentar um desses componentes. Instalando outros drivers ODBC que no o Microsoft SQL Server Para instalar outros drivers que no o Microsoft SQL Server, voc precisa obter os arquivos e a documentao para esse driver ODBC junto ao revendedor do formato dos dados. Cada driver ODBC possui requisitos especficos para instalao e configurao de fontes de dados. Consulte a documentao do driver para obter maiores informaes.

Configurar fontes de dados ODBC

Se voc instalou o driver ODBC para o Microsoft SQL Server ou outros drivers ODBC quando executou o Programa de Instalao, pode configurar novas fontes de dados ou modificar fontes de dados existentes. 1 No Microsoft Windows 95 ou no Microsoft NT Workstation 4.0, clique no boto Iniciar do Windows, aponte para Configuraes, clique em Painel de Controle e, em seguida, clique duas vezes no cone 32bit ODBC (denominado cone ODBC no Microsoft NT Workstation 4.0). No Microsoft Windows NT Workstation 3.51, clique duas vezes no cone ODBC no Painel de Controle. 2 Proceda de uma das maneiras a seguir: Para definir uma nova fonte de dados para um driver atualmente instalado, clique em Adicionar. Para modificar a configurao de uma fonte de dados existente, clique em um nome na lista Fontes de Dados do Usurio (Driver) e, em seguida, clique em Configurar. 3 Complete as caixas de dilogo Para obter maiores informaes sobre as diferentes opes, clique no boto Ajuda em cada caixa de dilogo.

Utilize os arquivos de Ajuda do ODBC e do driver ODBC para o SQL Server

O arquivo de Ajuda do Driver ODBC e do driver ODBC para o SQL Server (Drvssrvr.hlp) fornece informaes detalhadas sobre utilizao do driver para o SQL Server e sobre a configurao da fonte de dados para bancos de dados SQL Server. O arquivo de Ajuda do ODBC (Odbcjet.hlp) explica como utilizar o gerenciador ODBC para adicionar, modificar e excluir drivers ODBC e fontes de dados. Como os arquivos de Ajuda do ODBC e do Driver ODBC para o SQL Server so separados do arquivo de Ajuda do Microsoft Access e destinam-se utilizao com vrios aplicativos da Microsoft, voc deve ter em mente as informaes a seguir ao utilizar esses arquivos: Esses arquivos de Ajuda so instalados em seu computador somente se voc tiver instalado o ODBC. Voc no pode utilizar o boto Voltar na parte superior da janela Ajuda para retornar Ajuda do Microsoft Access a partir de um desses arquivos. Precisa reabrir a Ajuda do Microsoft Access para voltar janela original da Ajuda do Microsoft Access.

Instalar ou desinstalar suplementos de menu

Voc pode instalar ou desinstalar suplementos utilizando o Gerenciador de Suplementos. 1 No menu Ferramentas, aponte para Suplementos e, em seguida, clique em Gerenciador de Suplementos. A caixa de dilogo Gerenciador de Suplementos exibida. A lista Suplementos disponveis exibe os suplementos atualmente disponveis. Um suplemento j est instalado quando h um X prximo a seu nome. Quando um suplemento desinstalado, o Microsoft Access remove o X mas mantm o nome na lista. 2 Proceda de uma das maneiras a seguir: Para adicionar um suplemento lista, clique em Adicionar Novo e, em seguida, especifique sua localizao. Para instalar um suplemento atualmente disponvel, clique no nome do suplemento na lista Suplementos Disponveis e, em seguida, clique em Instalar. Para desinstalar um suplemento atualmente disponvel, clique no nome do suplemento na lista Suplementos Disponveis e, em seguida, clique em Desinstalar. 3 Clique em Fechar quando tiver terminado. Observao Voc deve desinstalar um suplemento antes de abr-lo como banco de dados para modificar sua estrutura.

Criar um atalho para abrir um objeto de banco de dados a partir da rea de trabalho ou de uma pasta

Voc pode criar um atalho para abrir um objeto de banco de dados que esteja armazenado localmente em um banco de dados no seu computador ou remotamente em um banco de dados em um servidor de arquivos de rede ou em um diretrio compartilhado.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 12 Para criar um atalho arrastando o objeto Se voc tem o sistema operacional Microsoft Windows, pode criar rapidamente um atalho arrastando o objeto da janela Banco de Dados para a rea de trabalho ou para uma pasta. Certifique-se de que o lugar para o qual voc deseja arrastar o atalho esteja visvel. (Se a janela do Microsoft Access estiver maximizada, minimize-a o suficiente para exibir a rea de trabalho ou a pasta onde deseja colocar o atalho). Para criar um atalho utilizando o comando Criar Atalho 1 Na Janela Banco de Dados, clique na guia que contm o objeto para o qual voc deseja criar um atalho. 2 Clique com o boto direito do mouse no objeto para o qual voc deseja criar um atalho e, em seguida, clique em Criar Atalho. 3 Se voc desejar que o atalho v para um outro local que no seja a rea de trabalho, digite um novo caminho na caixa Local ou clique em Procurar para escolher o local e deixar que o Microsoft Access preencha o caminho para voc. Por exemplo, convm armazenar o atalho na pasta Favoritos, que armazena atalhos para os itens utilizados com maior freqncia. 4 Se voc estiver criando um atalho para um objeto em um banco de dados que se encontre em uma rede, o Microsoft Access selecionar Este Banco de Dados Est na Rede e preencher o caminho da rede na caixa Caminho da Rede Completo. Se voc mover o banco de dados mais tarde, poder digitar um novo caminho de rede no seguinte formato: \\servidor\compartilhar\nome do arquivo Com o caminho de rede especificado voc pode, por exemplo, enviar o atalho por correio eletrnico para que outros com acesso rede tambm possam utilizar o atalho. 5 Clique em OK. Quando voc clica duas vezes no atalho, o Microsoft Access abre o banco de dados no qual o objeto est armazenado e exibe o objeto. Para abrir o objeto em um modo especfico, clique com o boto direito no atalho e, em seguida, clique no modo desejado. Observaes Se voc tiver um atalho para um banco de dados que subseqentemente movido, exclua o atalho antigo e crie um novo. Para excluir um atalho, clique nele e depois pressione a tecla DEL. A excluso do atalho no exclui o objeto aberto pelo atalho.

Imprimir uma tabela, consulta, formulrio, relatrio ou mdulo a partir de um atalho

Depois de criar um atalho para um objeto de bancos de dados, voc pode imprimir o objeto diretamente a partir do cone do atalho. 1 Clique com o boto direito no atalho. 2 Clique em Imprimir. Dica Se voc tem o sistema operacional Microsoft Windows, pode imprimir rapidamente a partir de um atalho arrastando o cone do atalho para um cone de impressora na rea de trabalho ou na pasta Impressoras.

Abrir uma tabela

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Na janela Banco de Dados clique na guia Tabelas. Clique no nome da tabela que voc deseja abrir. Para abrir a tabela no modo Estrutura clique em Estrutura. Para abrir a tabela no modo Folha de Dados clique em Abrir. Observaes Uma vez que voc tenha aberto uma tabela, possvel alternar facilmente entre os dois modos clicando no boto Exibir na barra de ferramentas. Para obter informaes sobre como criar um atalho que abra uma tabela diretamente a partir da rea de trabalho

Visualizar, imprimir, salvar ou dar sada s caractersticas de estrutura dos objetos de banco de dados 1 No menu Ferramentas, aponte para Analisar e, em seguida, clique em Documentador. 2 Clique na guia que corresponde ao tipo de objeto de banco de dados que deseja visualizar ou imprimir.

Voc pode clicar na guia Todos os Tipos de Objeto para exibir uma lista completa de objetos do banco de dados. 3 Selecione os objetos cujas definies deseja visualizar ou imprimir. 4 Clique em Opes para especificar que recursos do objeto selecionado deseja imprimir e, em seguida, clique em OK. 5 Clique em OK. 6 Agora, voc pode fazer uma das seguintes coisas: Para imprimir as definies, clique em Imprimir na barra de ferramentas Convm verificar o comprimento de suas definies antes de imprimi-las, porque algumas definies, particularmente as de formulrios e relatrios, podem ter muitas pginas de comprimento. Para salvar as definies como uma tabela, clique em Salvar Como Tabela no menu Arquivo. O Microsoft Access salva as informaes de definio em uma tabela denominada Definio do Objeto. Para dar sada s definies para um arquivo HTML, uma planilha do Microsoft Excel, um arquivo em formato Rich Text ou um arquivo de texto MS-DOS, clique em Sada Para no menu Arquivo.

Copiar uma tabela, consulta, formulrio, relatrio, macro ou mdulo

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Na Janela Banco de Dados, clique na guia que contm o objeto de banco de dados que deseja copiar. Clique no objeto e, em seguida, clique em Copiar na barra de ferramentas. Se voc estiver copiando o objeto para um outro banco de dados, feche o banco de dados atual e abra o banco de dados no qual deseja colar o objeto. 4 Com a janela Banco de Dados em exibio, clique em Colar na barra de ferramentas.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Fornea as informaes solicitadas na caixa de dilogo Colar Como e, em seguida, clique em OK. Observaes Quando voc copia uma tabela, a caixa de dilogo Colar Tabela Como oferece as opes para colar somente a estrutura da tabela, colar a estrutura e os dados ou anexar os dados a uma tabela existente. Quando voc copia um objeto, o Microsoft Access inclui qualquer propriedade associadas ao objeto. Voc pode arrastar uma tabela, consulta ou relatrio da janela Banco de Dados para um outro aplicativo Microsoft para copiar o objeto. Pode, tambm, arrastar mdulos padro entre o Microsoft Access e o Microsoft Excel. Voc pode arrastar uma tabela, consulta, formulrio, relatrio, macro ou mdulo da janela Banco de Dados de um banco de dados do Microsoft Access para a janela Banco de Dados de um outro banco de dados do Microsoft Access para copiar o objeto. Antes de fazer isso, voc deve abrir o segundo banco de dados em uma outra instncia do Microsoft Access. Se voc tiver problemas em copiar os dados de uma tabela. Talvez seja mais fcil copiar um grande nmero de registros utilizando uma consulta acrscimo.

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Copiar ou mover um campo, um controle, um texto, uma ao de macro ou um outro item

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Selecione os itens que voc deseja copiar ou mover. Para copiar o item, clique em Copiar na barra de ferramentas. Para mover o item, clique em Recortar na barra de ferramentas. 3 Clique no lugar onde voc deseja colocar o item. 4 Clique em Colar na barra de ferramentas. Observaes Quando voc copia um campo, controle ou ao, o Microsoft Access inclui qualquer propriedade, controles ou argumentos de ao associados. Por exemplo, quando voc copia um controle caixa de texto, o Microsoft Access copia tambm o seu rtulo. Quando voc copia uma ao clicando no seletor de linha, o Microsoft Access copia os argumentos de ao, macros e expresses condicionais associadas. O Microsoft Access no copia procedimentos de evento associados a um controle.

Renomear um banco de dados.

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Feche o banco de dados. Em um ambiente multiusurio verifique se todos os usurios fecharam o banco de dados. Em Meu Computador ou no Windows Explorer, localize o arquivo de banco de dados. Clique no nome do arquivo (e no em seu cone) e, em seguida, clique novamente nele para editar o ttulo. Digite o novo nome. Inclua a extenso .mdb somente se voc tiver configurado o Microsoft Windows para exibir extenses de arquivo do MS-DOS. Pressione ENTER. O nome do arquivo pode ter at 255 caracteres incluindo espaos. Observao Quando voc renomeia um banco de dados, o cdigo compilado no banco de dados ser descompilado. Para recompilar o cdigo e salvar todos os mdulos em um estado compilado, abra o banco de dados, depois abra um mdulo no modo de exibio e clique em Compilar todos os mdulos no menu Depurar. Em seguida, clique em Compilar e Salvar Todos os Mdulos no menu Depurar.

Renomear um banco de dados no Microsoft Windows NT Workstation 3.51

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Feche o banco de dados. Em um ambiente multiusurio verifique se todos os usurios fecharam o banco de dados. Use o Gerenciador de Arquivos do Windows ou o comando rename do MS-DOS para renomear o arquivo .mdb do Microsoft Access. O novo nome pode ter at 255 caracteres incluindo espaos. Lembre-se de incluir .mdb como a extenso do nome do arquivo.

Copiar ou mover um banco de dados

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Feche o banco de dados. Em um ambiente multiusurio verifique se todos os usurios fecharam o banco de dados. Em Meu Computador ou no Windows Explorer, localize o arquivo de banco de dados e, em seguida, clique nele. Para selecionar mais de um arquivo de banco de dados para copiar ou mover, mantenha pressionada a tecla CTRL e, em seguida, clique em cada arquivo. 3 Para copiar o arquivo, clique em Copiar no menu Editar. Para mover o arquivo, clique em Recortar no menu Editar. 4 Abra a pasta ou disco onde deseja colocar o arquivo. 5 No menu Editar, clique em Colar. Para desfazer a operao de colagem, clique em Desfazer Colar ou Desfazer Mover no menu Editar. Dica Se o local de destino onde est sendo colocado o arquivo j estiver visvel, voc poder mover rapidamente o arquivo, arrastando-o para o novo destino, ou copi-lo mantendo pressionada a tecla CTRL enquanto o arrasta.

Copiar ou mover um banco de dados no Microsoft Windows NT Workstation 3.51

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Feche o banco de dados. Em um ambiente multiusurio verifique se todos os usurios fecharam o banco de dados. Utilize o Gerenciador de Arquivos do Windows ou o comando copy do MS-DOS para copiar ou mover o arquivo .mdb do Microsoft Access.

Excluir um banco de dados

Feche o banco de dados. Em um ambiente multiusurio verifique se todos os usurios fecharam o banco de dados. Em Meu Computador ou no Windows Explorer, localize o arquivo de banco de dados e, em seguida, clique nele. Pressione a tecla DEL. Observao Se voc desejar obter o seu arquivo de volta, procure na Lixeira. O seu arquivo permanecer na lixeira at voc esvazi-la.

Excluir um banco de dados no Microsoft Windows NT Workstation 3.51

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

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Feche o banco de dados. Em um ambiente multiusurio verifique se todos os usurios fecharam o banco de dados. Use o Gerenciador de Arquivos do Windows ou o comando Del do MS-DOS para excluir o arquivo .mdb do Microsoft Access.

Power Informtica

Pg.: 14

Excluir uma tabela, consulta, formulrio, relatrio, macro ou mdulo

Na Janela Banco de Dados, clique na guia que contm o objeto de banco de dados que voc deseja excluir. Clique no objeto e, em seguida, pressione a tecla DEL. Para desfazer a operao de excluso, clique em Desfazer na barra de ferramentas.

Salvar uma tabela, consulta, formulrio, relatrio, macro ou mdulo

Clique em Salvar na barra de ferramentas. Se voc estiver salvando um objeto de banco de dados pela primeira vez, digite um nome que siga as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access na caixa de dilogo Salvar Como e depois clique em OK. Observao Voc no precisa salvar dados novos em registros. O Microsoft Access salva automaticamente um registro quando voc faz uma das seguintes coisas: move o foco para um outro registro; fecha o formulrio, folha de dados ou banco de dados ativo; ou sai do Microsoft Access.

Salvar uma cpia de um objeto de banco de dados com um novo nome ou em um outro arquivo
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Se o objeto de banco de dados estiver aberto e selecionado, clique em Salvar Como/Exportar no menu Arquivo. Se o objeto no estiver aberto, clique na guia da janela Banco de Dados que contm o objeto, clique no objeto e, em seguida, clique em Salvar Como/Exportar no menu Arquivo. 2 Para salvar o objeto no banco de dados atual, clique em No Banco de Dados Atual Como na caixa de dilogo Salvar Como, digite um nome exclusivo para o objeto que esteja de acordo com as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access e, em seguida, clique em OK. Para salvar um objeto em um banco de dados ou arquivo externo, clique em Para um Arquivo ou Banco de Dados Externo. O Microsoft Access exportar o objeto ou dar sada a seus dados em um outro formato dependendo das opes que voc selecionar nas caixas de dilogo que acompanha essa opo. Dica Para personalizar facilmente um objeto de banco de dados existente, salve uma cpia do objeto com uma nome diferente e, em seguida, modifique a cpia.

Renomear uma tabela, consulta, formulrio, relatrio, macro ou mdulo

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Certifique-se de que o objeto de banco de dados que voc deseja renomear esteja fechado. Na janela Banco de Dados clique na guia do objeto que voc deseja renomear. Clique no nome do objeto e, em seguida, clique novamente no nome para edit-lo. Digite o novo nome para o objeto seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access e depois pressione ENTER. Importante Se voc renomear um objeto de banco de dados como, por exemplo, uma tabela, precisar atualizar qualquer referncia ao objeto em outros objetos de banco de dados, tais como formulrios ou relatrios. Por exemplo, se voc criou um formulrio acoplado tabela, certifique-se de alterar o nome da tabela na propriedade Origem do Registro do formulrio.

Ignorar definies que determinam como um banco de dados ou aplicativo iniciado

Se voc utilizou a caixa de dilogo Inicializar no menu Ferramentas ou criou uma macro AutoExec para especificar o que acontece quando um banco de dados ou aplicativo iniciado, pode ignorar essas definies para recuperar o pleno acesso ao banco de dados ou aplicativo. Mantenha pressionada a tecla de ignorar (a tecla SHIFT) enquanto voc abre o banco de dados.

Documentar as caractersticas de um banco de dados e palavras-chaves associadas

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Com o banco de dados aberto, clique em Propriedades do Banco de Dados no menu Arquivo. Clique na guia Resumo e, em seguida, especifique as informaes solicitadas que julgar necessrias. Para obter ajuda sobre uma opo, clique no ponto de interrogao e, em seguida, clique na opo. 3 Clique em OK. Observao Para cada item que voc preenche na guia Resumo, as propriedades associadas so automaticamente definidas.

Criar propriedades de banco de dados personalizadas para utilizao na localizao do arquivo 1 Com o banco de dados aberto, clique em Propriedades do Banco de Dados no menu Arquivo. 2 Clique na guia Personalizar e, em seguida, digite valores para a nova propriedade nas caixas Nome, Tipo e Valor. 3 Clique em Adicionar. 4 Quando voc tiver acabado de adicionar propriedades, clique em OK.

Modificar ou excluir propriedades de banco de dados personalizadas

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Com o banco de dados aberto, clique em Propriedades do Banco de Dados no menu Arquivo. Clique na guia Personalizar. Clique no nome da propriedade que voc deseja excluir ou modificar na coluna Nome da caixa Propriedades. Para modificar a propriedade, digite as alteraes nas caixas Tipo ou Valor e depois clique em Adicionar. Para excluir a propriedade, clique em Excluir.

Visualizar uma lista dos objetos de banco de dados do banco de dados atual

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

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Visualizar os atributos de um arquivo de banco de dados

Com o banco de dados aberto, clique em Propriedades do Banco de Dados no menu Arquivo. Clique na guia Contedo. Com o banco de dados aberto, clique em Propriedades do Banco de Dados no menu Arquivo. Clique na guia Geral.

Power Informtica

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Excluir um campo, um controle, um texto, uma ao de macro ou um outro item

Selecione os itens que deseja excluir. Pressione a tecla DEL. Observao Para desfazer a operao de excluso, clique em Desfazer na barra de ferramentas.

Imprimir a folha de dados de uma tabela, consulta ou formulrio

Para imprimir a folha de dados inteira 1 Exiba a tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados. 2 Para alterar as definies na caixa de dilogo Imprimir antes de imprimir, clique em Imprimir no menu Arquivo e, em seguida, selecione as opes que deseja utilizar. Para imprimir imediatamente, sem alterar as definies da caixa de dilogo Imprimir, clique em Imprimir na barra de ferramentas. Para imprimir apenas determinados registros da folha de dados 1 Exiba a tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados. 2 Selecione os registros que deseja imprimir. 3 No menu Arquivo, clique em Imprimir e, em seguida, clique em Registro(s) Selecionado(s). Observaes Voc pode visualizar a sua folha de dados antes de imprimir, clicando em Visualizar Impresso na barra de ferramentas.

Renomear, excluir, copiar ou mover um banco de dados

O que voc deseja fazer? Importante Se voc renomear, excluir, copiar ou mover um banco de dados e outros bancos de dados inclurem objetos vinculados provenientes desse banco de dados, utilize o Gerenciador de Tabelas Vinculadas desses outros bancos de dados para atualizar as informaes de vnculo. Caso contrrio, o Microsoft Access produzir um erro quando voc tentar utilizar estes objetos vinculados.

Controlar como um banco de dados ou um aplicativo se apresenta e se comporta quando iniciado

Quebra de pgina

Voc pode especificar, por exemplo, qual formulrio ser exibido, se as barras de ferramentas podero ser personalizadas e se os menus de atalho estaro disponveis. 1 No menu Ferramentas, clique em Inicializar. 2 Selecione as opes ou insira as definies que deseja utilizar. Observaes Para obter informaes sobre um item especfico na caixa de dilogo, clique no ponto de interrogao na parte superior da caixa de dilogo e, em seguida, no prprio item. Para obter uma lista das questes que devem ser consideradas ao definir opes na caixa de dilogo Inicializar.

Consideraes ao definir opes na caixa de dilogo Inicializar

As opes de Inicializao aplicam-se somente ao banco de dados ou aplicativo atual. Ao especificar uma definio na caixa de dilogo Inicializar, voc define automaticamente a propriedade do banco de dados associada a essa definio. As propriedades de Inicializao no ignoram as definies de propriedades para uma barra de ferramentas, uma barra de menu, um menu de atalho, um formulrio ou um relatrio especfico. Por exemplo, as opes Barra de Menu e Barra de Menu de Atalhos na caixa de dilogo Inicializar no substituem as definies de propriedades para formulrios ou relatrios especficos que tm uma barra de menu ou um menu de atalho . personalizado. Assim, quando voc abre um formulrio ou relatrio, o Microsoft Access exibe a barra de menu personalizada anexada ao formulrio ou relatrio, em vez da barra de menu global especificada na caixa de dilogo Inicializar. Voc pode utilizar a caixa de dilogo Inicializar em vez de uma macro AutoExec ou em acrscimo a ela. Uma macro AutoExec executada depois de as opes de Inicializao terem efeito; por essa razo, convm evitar quaisquer aes em uma macro AutoExec que alterem o efeito das definies da opo Inicializao. Por exemplo, se voc especificar um formulrio na caixa Exibir Formulrio na caixa de dilogo Inicializar e utilizar, tambm, a ao AbrirFormulrio em uma macro AutoExec, o Microsoft Access exibir primeiramente o formulrio especificado na caixa de dilogo Inicializar e, a seguir, exibir imediatamente o formulrio especificado na ao AbrirFormulrio. Se a segurana em nvel de usurio tiver sido definida para o seu banco de dados, voc pode impedir que os usurios alterem as definies da caixa de dilogo Inicializar, certificando-se de que no tenham recebido a permisso de Administrador para o banco de dados. Para ignorar as definies da opo Inicializao, pressione a tecla Bypass (SHIFT) ao abrir o banco de dados.

Exibir um formulrio de inicializao quando um banco de dados ou um aplicativo aberto

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No menu Ferramentas, clique em Inicializar. Na caixa Exibir Formulrio, clique em um formulrio do banco de dados atual. Se voc no deseja que os usurios consultem ou utilizem a janela Banco de Dados, que aparece atrs do formulrio, limpe a caixa de seleo Exibir Janela Banco de Dados.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 16 Mesmo que voc limpe a caixa de seleo Exibir Janela Banco de Dados, essa janela ainda poder ser acessada. Observaes As alteraes dessas definies na caixa de dilogo Inicializar no tero efeito at que o banco de dados ou o aplicativo seja novamente aberto. O banco de dados de exemplo Northwind possui um formulrio de inicializao. Ele possui tambm o formulrio Menu de Controle Principal, um exemplo de um formulrio que voc pode utilizar para controlar a navegao em seu banco de dados. Para exibir esses formulrios, abra o banco de dados Northwind na pasta Exemplos. O formulrio Inicializao aparece automaticamente quando voc abre o Northwind, mas possvel exibi-lo ou o formulrio Menu de Controle Principal, sempre que desejar, clicando na guia Formulrios na janela Banco de Dados, clicando em Inicializao ou Menu de Controle Principal e, a seguir, clicando em Abrir.

Designar uma barra de menu global para seu banco de dados ou aplicativo

Quebra de pgina

Utilizando sua prpria barra de menu global, voc controla quais tarefas os usurios podero executar em seu banco de dados ou aplicativo, limitando e personalizando os menus e comandos disponveis. A barra de menu global substitui a barra de menu interna em todas as janelas do Microsoft Access, exceto onde voc adicionou uma barra de menu personalizada para um formulrio ou relatrio. 1 No menu Ferramentas, clique em Inicializar. 2 Na caixa Barra de Menu, clique no nome de uma barra de menu personalizada do banco de dados atual ou clique em (Padro) para exibir a barra de menu interna. Observaes As alteraes desta definio na caixa de dilogo Inicializar no tero efeito at que o banco de dados ou o aplicativo seja novamente aberto. Mesmo que voc especifique uma barra de menu global, a barra de menu interna ainda pode ser acessada. Voc pode designar ou alterar a barra de menu global em um procedimento do Visual Basic para aplicativos, definindo a propriedade BarraDeMenu do objeto Application.

Designar um menu de atalho global para um banco de dados ou aplicativo

Voc pode definir um menu de atalho global para substituir menus de atalho internos para folha de dados, formulrios, controles de formulrio e relatrios. 1 No menu Ferramentas, clique em Inicializar. 2 Na caixa Barra de Menu de Atalho, clique no nome de um menu de atalho personalizado do banco de dados atual ou clique em (Padro) para utilizar os menus de atalho internos. Observaes As alteraes nessa definio na caixa de dilogo Inicializar no tero efeito at que o banco de dados ou aplicativo seja novamente aberto. Voc pode designar ou alterar a barra de menu global em um procedimento do Visual Basic para aplicativos, definindo a propriedade BarraDeMenuDeAtalho do objeto Application. Para obter uma lista das questes que devem ser consideradas ao definir opes na caixa de dilogo Inicializar.

Exibir ou ocultar a janela Banco de Dados quando um banco de dados ou um aplicativo aberto 1 No menu Ferramentas, clique em Inicializar. 2 Limpe ou selecione a caixa de seleo Exibir Jjanela Banco de Dados.

Observaes As alteraes dessa definio na caixa de dilogo Inicializar no tero efeito at que o banco de dados ou o aplicativo seja novamente aberto. Se a janela Banco de Dados no for exibida, voc precisar exibir um formulrio, que ser utilizado pelos usurios para a navegao em seu banco de dados ou aplicativo. Mesmo que voc limpe a caixa de seleo Exibir Jjanela Banco de Dados, essa ainda pode ser acessada, utilizando-se uma combinao especial de teclas. Mesmo que voc desative a janela Banco de Dados e a combinao de teclas, um usurio ainda poder ter acesso janela Banco de Dados. Isso ser possvel, se um usurio tentar abrir mais de uma vez o mesmo banco de dados a partir da lista dos bancos de dados utilizados mais recentemente, que ser exibida automaticamente no menu Arquivo. Para impedir que os usurios tenham acesso a essa lista, substitua o menu Arquivo por seu prprio menu personalizado.

Mostrar ou ocultar a barra de status para um banco de dados ou aplicativo especfico

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No menu Ferramentas, clique em Inicializar. Selecione ou limpe a caixa de seleo Exibir Barra de Status. Observaes As alteraes nessa definio na caixa de dilogo Inicializar no tero efeito at que o banco de dados ou o aplicativo seja novamente aberto. Voc pode tambm controlar se a barra de status ficar exibida ou oculta por padro para todos os bancos de dados do Microsoft Access. Para isso, clique em Opes no menu Ferramentas, clique na guia Exibir e selecione ou limpe a caixa de seleo Barra de Status. O banco de dados atual no exibir uma barra de status se a caixa de seleo Barra de Status na caixa de dilogo Opes, ou a caixa de seleo Exibir Barra de Status na caixa de dilogo Inicializar estiver limpa.

Impedir ou permitir o acesso a todas as barras de ferramentas internas em um banco de dados ou aplicativo 1 No menu Ferramentas, clique em Inicializar. 2 Limpe ou escolha a caixa de seleo Permitir Barras de Ferramentas Iinternas.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 17 Observaes As alteraes nessa definio na caixa de dilogo Inicializar no tero efeito at que o banco de dados ou o aplicativo seja novamente aberto. Para permitir que os usurios modifiquem as barras de ferramentas internas, certifique-se de que as caixas de seleo Permitir Barras de Ferramentas Iinternas e Permitir Alteraes na Barra de Fferramentas/Menu estejam selecionadas. Para impedir que os usurios personalizem todas as barras de ferramentas internas, escolha a caixa de seleo Permitir Barras de Ferramentas Internas mas limpe a caixa de seleo Permitir Alteraes na Barra de Ferramentas/Menu. Voc pode impedir que os usurios personalizem barras de ferramentas especficas. Para obter uma lista das questes que devem ser consideradas ao definir opes na caixa de dilogo Inicializar

Controlar se alguns ou todos os menus internos sero exibidos

Se o banco de dados ou o aplicativo que voc estiver criando fornecer ao usurio acesso aos menus internos, possvel exibir somente um subconjunto predefinido dos menus. Dessa forma, voc poder ocultar menus, como os menus Exibir e Inserir, que permitiriam que um usurio tivesse acesso ao modo Estrutura de objetos em seu banco de dados e alterasse a estrutura desses objetos. 1 No menu Ferramentas, clique em Inicializar. 2 Limpe ou escolha a caixa de seleo Permitir Uso de Menus Completos do Access. Observaes As alteraes nessas definies na caixa de dilogo Inicializar no tero efeito at que o banco de dados ou o aplicativo seja novamente aberto. Para obter uma lista das questes que devem ser consideradas ao definir opes na caixa de dilogo Inicializar.

Impedir ou permitir alterar todas as barras de ferramentas ou barras de menu em um banco de dados ou aplicativo

Voc pode controlar se os usurios podero alterar qualquer uma das barras de ferramentas e barras de menu internas ou personalizadas. 1 No menu Ferramentas, clique em Inicializar. 2 Limpe ou escolha a caixa de seleo Permitir Alteraes na Barra de Ferramentas/Menu. Observaes As alteraes nessas definies na caixa de dilogo Inicializar no tero efeito at que o banco de dados ou o aplicativo seja aberto. Se limpar esta opo, voc ainda poder mover, dimensionar e ancorar a barra de ferramentas ou a barra de menu, a no ser que tenha especificado o contrrio anteriormente na caixa de dilogo Personalizar para uma barra de ferramentas ou barra de menu especfica. Quando esta opo for limpa, a caixa de dilogo Personalizar no ficar mais disponvel. Os usurios no podero personalizar nenhuma barra de ferramentas ou menus, mesmo que a caixa Permitir Personalizao para uma barra de ferramentas ou barra de menu especfica tenha sido previamente marcada na caixa de dilogo Personalizar. Para impedir que os usurios utilizem as barras de ferramentas internas, limpe a caixa de seleo Permitir Barras de Ferramentas Internas. Para desativar o menu de atalho somente em barras de ferramentas e barras de menu, deixe a caixa de seleo Permitir Uso de Menus de Atalho Padro selecionada, mas limpe a caixa de seleo Permitir Alteraes na Barra de Ferramentas/Menu. Isso evitar que os usurios personalizem as barras de ferramentas e barras de menu. Para obter uma lista das questes que devem ser consideradas ao definir opes na caixa de dilogo Inicializar.

Ativar ou desativar menus de atalho em um banco de dados ou aplicativo

Voc pode controlar se os menus de atalho internos ficaro acessveis. 1 No menu Ferramentas, clique em Inicializar. 2 Limpe ou escolha a caixa de seleo Permitir Uso de Menus de Atalho Padro. Observaes As alteraes nessas definies na caixa de dilogo Inicializar no tero efeito at que o banco de dados ou o aplicativo seja novamente aberto. Para desativar o menu de atalho somente em barras de ferramentas e barras de menu, deixe a caixa de seleo Permitir Uso de Menus de Atalho Padro marcada, mas limpe a caixa de seleo Permitir Altera es na Barra de Ferramentas/Menu. Isso evitar que os usurios personalizem as barras de ferramentas e barras de menu. Para obter uma lista das questes que devem ser consideradas ao definir opes na caixa de dilogo Inicializar.

Ativar ou desativar a exibio do cdigo aps um erro em tempo de execuo do aplicativo

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No menu Ferramentas, clique em Inicializar. Clique em Avanado. Limpe ou escolha a caixa de seleo Permitir Visualizao do Cdigo Aps Erro. Observaes As alteraes nessa definio na caixa de dilogo Inicializar no tero efeito at que o banco de dados ou o aplicativo seja novamente aberto. Mesmo que voc limpe a caixa de seleo Permitir Visualizao do Cdigo Aps Erro, possvel que voc consiga interromper manualmente a execuo do cdigo. Para obter uma lista das questes que devem ser consideradas ao definir opes na caixa de dilogo Inicializar.

Ativar ou desativar teclas que exibem as janelas Banco de Dados ou Depurar, barras de menu ou mdulos 1 No menu Ferramentas, clique em Inicializar. 2 Clique em Avanado.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Limpe ou escolha a caixa de seleo Usar Teclas Especiais do Access para ativar ou desativar as seguintes teclas. Teclas Resultado
F11 ou ALT+F1 CTRL+G CTRL+F11 CTRL+BREAK

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Observaes As alteraes nessa definio na caixa de dilogo Inicializar no tero efeito at que o banco de dados ou o aplicativo seja novamente aberto. Escolhendo ou no a caixa de seleo Usar Teclas Especiais do Access, se voc escolher a caixa de seleo Permitir Exibio de Cdigo Aps Erro, poder exibir a janela Mdulo para depurar cdigo depois da ocorrncia de um erro em tempo de execuo. Se voc limpar a caixa de seleo Usar Teclas Especiais do Access e especificar uma barra de menu personalizada na caixa Barra de Menu, a barra de menu interna no ficar acessvel. Se voc limpar as duas caixas de seleo, Usar Teclas Especiais do Access e Exibir Janela Banco de Dados, possvel que os usurios ainda consigam ter acesso janela Banco de Dados. Isso pode acontecer quando um usurio tentar abrir mais de uma vez o mesmo banco de dados na lista de bancos de dados utilizados mais recentemente, que aparece automaticamente no menu Arquivo. Para impedir que os usurios tenham acesso a essa lista, substitua o menu Arquivo por seu prprio menu personalizado. Para obter uma lista das questes que devem ser consideradas ao definir opes na caixa de dilogo Inicializar.

Traz a janela Banco de Dados para a frente Faz aparecer a janela Depurar Alterna entre a barra de menu personalizada e a barra de menu interna Pra de executar o cdigo e exibe o mdulo atual na janela Mdulo

Exibir um cone personalizado para um aplicativo

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No menu Ferramentas, clique em Inicializar. Na caixa cone de Aplicativo, insira o nome do arquivo .ico ou .bmp que contm o cone que voc gostaria de utilizar. Se no souber o nome do arquivo, clique no boto Construir prximo caixa e utilize o Pesquisador de cone para localizar o arquivo. (O Pesquisador de cone funciona da mesma maneira que a caixa de dilogo Abrir. Observaes As alteraes da definio cone de Aplicativo tm efeito imediatamente aps o fechamento da caixa de dilogo Inicializar. Se voc for distribuir o seu aplicativo, recomendvel que o arquivo do cone esteja na mesma pasta que o seu aplicativo Microsoft Access. Para obter uma lista das questes que devem ser consideradas ao definir opes na caixa de dilogo Inicializar.

Exibir um ttulo especfico na barra de ttulo da janela do aplicativo

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No menu Ferramentas, clique em Inicializar. Na caixa Ttulo do Aplicativo, insira o ttulo que voc deseja que aparea na barra de ttulo da janela do aplicativo. Observaes As alteraes na definio Ttulo do Aplicativo tm efeito imediatamente aps o fechamento da caixa de dilogo Inicializar. Para obter uma lista das questes que devem ser consideradas ao definir opes na caixa de dilogo Inicializar.

Abrir um banco de dados

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Clique em Abrir banco de dados na barra de ferramentas. Na caixa Examinar, clique na unidade que contm o documento. Na lista de pastas, clique duas vezes nas pastas at abrir a pasta que contm o banco de dados. Se voc no conseguir localizar o banco de dados que deseja abrir, poder procur-lo. Digite informaes especficas sobre o arquivo nas caixas localizadas na parte inferior da caixa de dilogo e, em seguida, clique em Localizar Agora. Para utilizar critrios de busca mais avanados, clique em Avanado. Para maiores informaes sobre a caixa de dilogo Localizao avan ada. 4 Para abrir o banco de dados para acesso compartilhado em um ambiente multiusurio, desmarque a caixa de seleo Exclusivo. Para abrir o banco de dados para acesso exclusivo, marque a caixa de seleo Exclusivo. Para abrir o banco de dados com acesso somente para leitura, clique em Comandos e Configuraes e clique em Abrir Somente Para Leitura. Para maiores informaes sobre os itens da caixa de dilogo, clique no ponto de interrogao na parte superior da caixa de dilogo e, em seguida, clique no item. Observaes Para abrir um dos ltimos bancos de dados abertos anteriormente, no menu Arquivo, clique no nome do arquivo. O Microsoft Access abre o banco de dados com as mesmas configuraes da ltima vez em que foi aberto. O Microsoft Access pode criar automaticamente um atalho na pasta Favoritos, que pode ser utilizado para abrir o banco de dados diretamente na prxima vez.

Refinar critrios para localizar um arquivo utilizando a caixa de dilogo Localizar Avanado

A caixa de dilogo Localizao Avanada lista critrios que definem quais as propriedades que voc deseja localizar. Como padro, o Microsoft Access pesquisa todos os arquivos com a extenso .mdb. possvel aprimorar a busca adicionando mais critrios na caixa de dilogo Localizao Avanada. 1 Clique em Abrir Banco de Dados no menu Arquivo ou aponte para Obter Dados eExternos no menu Arquivo e clique em Importar ou Vincular tabelas, dependendo do que voc deseja fazer. (Voc tambm pode procurar arquivos utilizando as caixas de dilogo Converter Banco de Dados, Compactar Banco de Dados, Reparar Banco de Dados, Criar Arquivo MDE e Criptografar/Decriptografar Banco de Dados no menu Ferramentas). 2 Clique em Avanado.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

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Na caixa Propriedade, clique na propriedade que voc deseja utilizar como critrio. Na caixa Condio, clique na condio desejada. Na caixa Valor, digite o valor que completa o critrio. esquerda da caixa Propriedade, proceda de uma das seguintes maneiras: Se for necessrio que o arquivo atenda a este critrio e ao ltimo critrio listado na caixa Localizar Arquivos que Correspondam aos Critrios, clique em E. Se o arquivo puder atender apenas a este critrio ou ao ltimo critrio listado, clique em Ou. 7 Clique em Adicionar Lista. 8 Se desejar limitar a pesquisa a uma pasta especfica, digite o caminho na caixa Examinar. 9 Para salvar o critrio de pesquisa atual, clique em Salvar Pesquisa e digite um nome para ela. Quando quiser utilizar novamente esse critrio, clique em Abrir Pesquisa e clique no nome da pesquisa desejada. 10 Para iniciar a pesquisa, clique em Localizar Agora. Para maiores informaes sobre critrios de pesquisa salvos. Para maiores informaes sobre cada item da caixa de dilogo, clique no ponto de interrogao na parte superior topo da caixa de dilogo e, em seguida, clique no item. Observao Voc pode criar propriedades personalizadas que poder utilizar ao tentar localizar um banco de dados posteriormente. Uma vez aberto o banco de dados, no menu Arquivo clique em Propriedades do Banco de Dados e, em seguida, clique na guia Personalizar.

Power Informtica

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Personalizar o ambiente do Microsoft Access definindo padres

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No menu Ferramentas, clique em Opes. Clique na guia das opes que voc deseja definir. Selecione as opes que voc deseja utilizar. Observao O Microsoft Access salva as definies de opes em seu arquivo de informao do grupo de trabalho, e no em seu banco de dados do usurio (o arquivo .mdb). Quando voc altera uma definio de opo, a alterao se aplica a qualquer banco de dados que algum de seu grupo de trabalho (que utilize o mesmo arquivo de informao do grupo de trabalho) abra ou crie.

Mostrar ou ocultar objetos do sistema na janela Banco de Dados por padro

O Microsoft Access cria automaticamente objetos do sistema quando voc cria um novo banco de dados. 1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Exibir. 3 Sob Mostrar, selecione ou limpe a caixa de seleo Objetos do Sistema.

Mostrar ou ocultar objetos definidos como ocultos por padro

Se voc precisar trabalhar com objetos que estejam definidos como ocultos sem alterar sua condio de ocultos, pode exib-los na janela Banco de Dados. 1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Exibir. 3 Sob Mostrar, selecione ou limpe a caixa de seleo Objetos Ocultos. O Microsoft Access exibe os objetos ocultos com cones esmaecidos para distingui-los dos objetos que no esto definidos como ocultos.

Alterar o comportamento padro para operaes de localizao e substituio

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No menu Ferramentas, clique em Opes. Clique na guia Editar/Localizar. Sob Comportamento de Localizar/Substituir Padro, clique na opo que voc deseja utilizar. Observao As alteraes feitas nessa definio s entraro em vigor da prxima vez que voc iniciar o Microsoft Access. Para alterar o comportamento para uma operao de localizao ou substituio especfica, escolha Localizar ou Substituir a partir do menu Editar e, em seguida, defina as opes apropriadas na caixa de dilogo.

Definir margens de impresso padro

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No menu Ferramentas, clique em Opes. Clique na guia Geral. Sob Imprimir Margens, especifique as margens que voc deseja utilizar por padro. Observao A alterao dessas opes no afeta as definies de margens de formulrios ou relatrios existentes. No menu Ferramentas, clique em Opes. Clique na guia Avan ado. Sob Modo de Abertura Padro, clique na opo que voc deseja usar.

Definir bancos de dados para serem abertos no modo exclusivo ou compartilhado por padro Alterar a pasta padro dos novos bancos de dados do Microsoft Access

No menu Ferramentas, clique em Opes. Clique na guia Geral. Na caixa Pasta do Banco de Dados Padro, digite o nome do caminho de qualquer pasta vlida onde voc deseja que sejam armazenados os novos bancos de dados do Microsoft Access e, em seguida, clique em OK. Se nenhum caminho for especificado, o Microsoft Access utilizar por padro a pasta Meus Documentos.

Especificar a ordem de classificao do idioma padro para um banco de dados

Defina essa opo para especificar a ordem de classificao alfabtica que o Microsoft Access utilizar quando voc criar um novo banco de dados. 1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Geral. 3 Na caixa Nova Ordem de Classificao do Banco de Dados, clique no idioma que voc deseja usar.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 20 Observao Para redefinir a ordem de classificao de um banco de dados existente de acordo com o idioma selecionado na guia Geral, compacte esse banco de dados.

Ativar ou desativar as mensagens de confirmao

Voc pode ativar ou desativar as mensagens de confirmao de alterao nos registros, excluses de documentos ou consultas ao. 1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Editar/Localizar. 3 Sob Confirmar, selecione ou limpe as caixas de verificao apropriadas. Alterar o comportamento padro da tecla ENTER, das teclas de direo, da tecla TAB e do pon-

to de insero

Defina estas opes para alterar o comportamento das teclas especificadas para movimentao dentro de um campo e de um campo para outro. 1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Teclado. 3 Sob Mover Aps Enter, Comportamento das Teclas de Direo e Comportamento ao Entrar no Campo, selecione as opes desejadas e, em seguida, selecione ou limpe a caixa de seleo Parar o Cursor no Primeiro/ltimo Campo. Observao Para que o Microsoft Access utilize a opo Comportamento ao Entrar no Campo selecionada por voc, o Comportamento das Teclas de Direo precisa estar definido como Prximo Campo.

Mostrar ou ocultar a caixa de dilogo de inicializao do Microsoft Access por padro

A caixa de dilogo de inicializao a primeira caixa de dilogo que voc v quando inicia o Microsoft Access. Ela tem opes para criao de um novo banco de dados e abertura de um j existente. 1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Exibir. 3 Sob Mostrar, selecione ou limpe a caixa de seleo Caixa de Dilogo Inicializar.

Mostrar ou ocultar a barra de status de todos os seus bancos de dados

As alteraes feitas por voc nessa definio se aplicam a todos os seus bancos de dados do Microsoft Access. 1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Na guia Exibir, sob Mostrar, selecione ou limpe a caixa de seleo Barra de Status. Observao Voc pode controlar se a barra de status mostrada ou no em um banco de dados ou aplicativo especfico.

Sobre estruturas de banco de dados

Antes de utilizar o Microsoft Access para criar as tabelas, formulrios e outros objetos que iro compor o seu banco de dados, importante estruturar detalhadamente o seu banco de dados. Uma boa estrutura de banco de dados a base para a criao de um banco de dados que execute tudo que voc espera dele de maneira eficaz, precisa e eficiente. Passos na estruturao de um banco de dados Estes so os passos bsicos para estruturar um banco de dados: 1 Determine a finalidade do seu banco de dados. 2 Determine as tabelas que voc necessita no banco de dados. 3 Determine os campos que voc necessita nas tabelas. 4 Identifique os campos com valores exclusivos 5 Determine os relacionamentos entre as tabelas. 6 Refina sua estrutura. 7 Adicione dados e crie outros objetos de banco de dados. 8 Utilize as ferramentas de anlise do Microsoft Access. 1 Determine a finalidade do seu banco de dados O primeiro passo na estruturao de um banco de dados do Microsoft Access consiste em determinar a sua finalidade e como ele ser utilizado. necessrio saber que tipo de informao voc deseja obter do banco de dados. A partir disso, voc pode determinar os assuntos sobre os quais precisa armazenar ocorrncias (tabelas) e que ocorrncias que voc precisa armazenar sobre cada assunto (campos das tabelas). Converse com as pessoas que iro utilizar o banco de dados. Discuta sobre as questes que voc gostaria que o banco de dados respondesse. Faa um rascunho dos relatrios que voc gostaria de produzir. Rena os formulrios atualmente utilizados para registrar os seus dados. Examine bancos de dados bem estruturados semelhantes ao que voc est fazendo. 2 Determine as tabelas que voc necessita Determinar as tabelas pode ser o passo mais complicado no processo de estruturao do banco de dados. Isso se deve ao fato de que os resultados que voc espera do seu banco de dados os relatrios que voc deseja iimprimir, os formulrios que deseja utilizar, as questes que espera ter respondidas no, necessariamente, fornecem indicaes sobre a estrutura das tabelas que os produzem. No necessrio estruturar suas tabelas utilizando o Microsoft Access. De fato, seria melhor fazer um esboo e trabalhar novamente sua estrutura primeiro no papel. Ao estruturar suas tabelas, divida as informaes tendo em mente esses princpios fundamentais de estrutura. Tabelas no podem conter informaes duplicadas, e as informaes no podem ser duplicadas entre tabelas. Quando cada parte da informao armazenada em uma nica tabela, voc a atualiza em um nico lugar. Esse procedimento mais eficiente, alm de eliminar a possibilidade de duplicar entradas que contenham informaes diferentes. Por exemplo, provvel que voc queira armazenar uma vez endereo e telefone de cada cliente em uma tabela. Cada tabela dever conter informaes sobre somente um assunto. Quando cada tabela contm ocorrncias sobre apenas um assunto, possvel manter informaes sobre cada assunto

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 21 independentemente. Por exemplo, endereos de clientes devem ser armazenados em uma tabela diferente da tabela de pedidos de clientes, de modo que voc possa excluir um pedido e continuar mantendo as informaes sobre o cliente. 3 Determine os campos que voc necessita Cada tabela contm informaes sobre o mesmo assunto, e cada campo de uma tabela contm fatos individuais sobre o assunto a que a tabela se refere. Por exemplo, uma tabela de cliente pode incluir campos de nome, endereo, cidade, estado e telefone da empresa. Ao projetar os campos de cada tabela, tenha essas indicaes em mente. Relacione cada campo diretamente com o assunto da tabela. No inclua dados derivados ou calculados (dados resultantes de uma expresso). Inclua todas as informaes necessrias. Armazene informaes em suas menores partes lgicas (por exemplo, Nome e Sobrenome, em vez de somente Nome). 4 Identifique campos com valores exclusivos Para que o Microsoft Access acesse informaes armazenadas em tabelas separadas por exemplo, para acessar um cliente com todos os seus pedidos todas as tabelas do seu banco de dados devem incluir um campo ou conjunto de campos que identifique cada registro na tabela. Esse campo ou conjunto de campos denominado chave primria. Para informaes sobre chaves primrias e para obter ajuda na determinao dos tipos de chaves primrias a serem utilizadas nas suas tabelas. 5 Determine os relacionamentos entre tabelas Agora que voc j dividiu suas informaes em tabelas e identificou campos de chave primria, necessrio informar ao Microsoft Access como apresentar novamente informaes correlatas de uma maneira que faa sentido. Para tanto, necessrio definir relacionamentos entre tabelas. Talvez voc ache prtico exibir os relacionamentos em um banco de dados existente bem estruturado. Para visualizar os relacionamentos no banco de dados Northwind de exemplo, abra o Northwind.mdb e clique em Relacionamentos no menu Ferramentas. 6 Refinar a estrutura Depois de estruturar as tabelas, campos e relacionamentos que voc necessita, preciso estudar a estrutura e detectar qualquer falha que possa ter restado. mais fcil modificar a estrutura do seu banco de dados agora, do que depois de ter preenchido as tabelas com dados. Utilize o Microsoft Access para criar as suas tabelas, especificar relacionamentos entre as tabelas e inserir alguns registros de dados em cada tabela. Veja se voc consegue utilizar o banco de dados para obter as respostas que deseja. Crie rascunhos de seus formulrios e relatrios, e veja se eles apresentam os dados que voc esperava. Procure duplicaes desnecessrias de dados e elimine-as. 7 Insira dados e crie outros objetos de banco de dados Quando voc achar que as estruturas de tabelas atendem s metas de estrutura aqui descritas, hora de adicionar todos os seus dados existentes s tabelas. Voc poder criar qualquer consulta, formulrio, relatrio, macro e mdulo que desejar. 8 Utilize as ferramentas de anlise do Microsoft Access O Microsoft Access contm duas ferramentas que podem ajud-lo a refinar a estrutura do seu banco de dados. O Assistente de Anlise de Tabela analisa a estrutura de uma tabela de cada vez, prope novas estruturas e relacionamentos de tabelas quando apropriado, e reestrutura tabelas em novas tabelas relacionadas, se fizer sentido. O Analisador de Desempenho analisa o seu banco de dados inteiro e faz recomendaes e sugestes para melhor-lo. O assistente tambm implementa essas recomendaes e sugestes. Para obter mais idias sobre estruturao de bancos de dados, examine o banco de dados de exemplo Northwind e os esquemas de bancos de dados para um ou mais bancos que podem ser criados com o Assistente de Banco de Dados.

Alternar entre filtrar janelas em uma tabela, consulta ou formulrio

Quebra de pgina

Voc pode alternar entre janelas para criar ou modificar um filtro utilizando o mtodo mais adequado s suas necessidades de filtragem ou ter uma visualizao diferente de um filtro existente.. Filtrar Por Formulrio e Filtrar/Classificar Avanado possuem suas prprias janelas. No entanto, utiliza-se Filtrar Por Seleo ou Filtrar Para Entrada diretamente no modo Formulrio ou modo Folha de Dados. Para alternar para Desta janela Faa isso Filtrar Por Formulrio Filtrar/Classificar vanado modo Folha de Dados ou modo ForNa barra de ferramentas, clique em Filtrar Por mulrio Formulrio { Filtrar/Classificar Avanado No menu Filtrar, clique em Filtrar Por Formulrio. modo Folha de Dados ou modo ForNo menu Registros, aponte para Filtrar e, em seguida, climulrio que em Filtrar/Classificar Avanado. Filtrar Por Formulrio No menu Filtrar, clique em Filtrar/Classificar Avanado.

Para aplicar um filtro a partir das janelas Filtrar Por Formulrio ou Filtrar/Classificar Avanado e ver os resultados no modo Folha de Dados ou no modo Formulrio, clique em Aplicar Filtro na barra de ferramentas. Para fechar uma das janelas do filtro e retornar ao modo Folha de Dados ou modo Formulrio sem aplicar o filtro, clique em Fechar na barra de ferramentas. Observao Aps especificar os valores procurados utilizando Filtrar Por Seleo, Filtrar Por Formulrio ou Filtrar Para entrada, voc pode alternar para a janela Filtrar/Classificar Avanado para ver como os valores que voc especificou so convertidos em uma expresso de critrio na grade de estrutura.

Semelhanas e diferenas entre consultas seleo e filtros

A semelhana bsica entre consultas seleo e filtros que ambos recuperam um subconjunto de registros de uma tabela ou consulta base. A forma como voc pretende utilizar esses registros recuperados que determina se voc ir utilizar um filtro ou uma consulta.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 22 De maneira geral, use um filtro para visualizar temporariamente ou editar um subconjunto de registros enquanto estiver dentro de um formulrio ou uma folha de dados. Utilize uma consulta se desejar realizar uma das seguintes aes: Visualizar o subconjunto de registros sem antes abrir uma tabela ou formulrio especficos. Escolher as tabelas que contm os registros com os quais voc pretende trabalhar e adicionar mais tabelas posteriormente, se necessrio. Controlar que campos do subconjunto de registros iro exibir os resultados. Efetuar clculos com os valores includos nos campos.

Observao Mesmo que voc decida que precisa de uma consulta, procure beneficiar-se da facilidade das tcnicas Filtrar Por Formulrio, Filtrar Por Seleo e Filtrar Para Entrada para criar um filtro e salv-lo como consulta. Isso permite que voc desvie da grade de estrutura da consulta (a menos que queira fazer alteraes adicionais na consulta). Mesmo assim, quando abrir a consulta no modo Estrutura, ver como o Microsoft Access preencheu a grade de estrutura utilizando as informaes do filtro. Essas informaes podem ser utilizadas como guia para fazer alteraes adicionais. A tabela abaixo identifica as semelhanas e diferenas entre consultas e filtros. Charactersticas Filtros Consultas Permite adicionar tabelas se voc desejar incluir seus regi tros no subconjunto retornado Permite especificar os campos que deseja exibir nos resu tados de um subconjunto de registros Aparece como um objeto separado na Janela Banco de Dados Pode ser utilizado em uma tabela, consulta ou formulrio fechados Produz resultados que podem ser utilizados como fonte de dados de um formulrio ou relatrio Pode calcular somas, mdias, contagens e outros tipos de clculos Classifica registros Permite editar dados se for permitido edio No No No No Sim No Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim, dependendo do tipo de consulta. Voc pode, tambm, efetuar atualizaes em massa com uma consulta atualizao.

Localizar dados

No Microsoft Access h muitas maneiras de localizar apenas os dados que voc precisa, quer esteja procurando um valor em particular, um registro ou um grupo de registros. Com a caixa de dilogo Localizar voc pode localizar registros especficos ou localizar determinados valores dentro de campos. Voc pode navegar pelos registros conforme o Microsoft Access localiza cada ocorrncia do item que voc est procurando. Quando voc deseja substituir certos valores que localizou, melhor utilizar a caixa de dilogo Substituir. Utilizando filtros, voc pode isolar e visualizar temporariamente um conjunto especfico de registros para trabalhar neles enquanto est sendo exibido um formulrio ou uma folha de dados. Utilizando consultas, voc pode trabalhar com um conjunto especfico de registros que atendam aos critrios especificados em uma ou mais tabelas do banco de dados. Voc pode trabalhar com este subconjunto independente de um formulrio ou folha de dados especfica executando a consulta. Que mtodo voc deseja utilizar para localizar dados?

Sobre utilizar caracteres curinga para procurar valores parciais ou coincidentes

Voc utiliza caracteres curinga como marcadores de outros caracteres quando voc est especificando um valor que deseja localizar e: Conhece apenas parte do valor. Deseja localizar valores que comecem com uma letra especfica ou coincidam com um determinado padro. Voc pode utilizar os caracteres a seguir nas caixas de dilogo Localizar e Substituir, ou em consultas, comandos e expresses, para localizar coisas tais como valores de campo, registros ou nomes de arquivo. CaractereUtilizao Exemplo * Coincide com qualquer nmero de caracteres. Pode ser utilizado como o primeiro ou o ltimo caractere da seqncia de caracteres. Coincide com qualquer caractere alfabtico isolado. qu* encontra que, quando e quanto

? [] ! -

Observaes Os caracteres curinga devem ser utilizados com tipos de dados de texto, embora voc possa, s vezes, utiliz-los com

B?la localiza bala, bola e bula Coincide com qualquer caractere que esteja entre os colchetes. B[ao]la localiza bala e bola, mas no bula Coincide qualquer caractere que no esteja entre os colchetes. b[!ae]la localiza bola e bula, mas no bela Coincide com qualquer caractere de um intervalo de caracteres. b[a-c]la localiza bala, Voc deve especificar o intervalo em ordem bbla e bcla crescente (de A a Z, e no de Z a A). Coincide com um nico algarismo qualquer. 13 localiza 103, 113, 123

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 23 sucesso com outros tipos de dados, tais como datas, se voc no alterar as propriedades das Configuraes Regionais destes tipos de dados. Ao utilizar caracteres curinga para procurar um asterisco (*), um ponto de interrogao (?), um sinal numrico (), um colchete de abertura ([) ou um hfen (-), voc deve colocar o item que voc est procurando entre colchetes. Por exemplo, para procurar um ponto de interrogao, digite [?] na caixa de dilogo Localizar. Quando voc estiver procurando um hfen e outros caracteres simultaneamente, coloque o hfen antes ou depois de todos os outros caracteres dentro dos colchetes. (Entretanto, se houver um ponto de exclamao (!) depois do colchete de abertura, coloque o hfen depois do ponto de exclamao). Quando voc estiver procurando um ponto de exclamao ou um colchete de fechamento, no necessrio coloc-los entre colchetes. Voc no pode procurar os colchetes de abertura e fechamento ([ ]) juntos porque o Microsoft Access interpreta esta combinao como uma seqncia de comprimento zero. Se voc estiver procurando valores em uma tabela que no seja do Microsoft Access, como, por exemplo, uma tabela do Microsoft SQL Server, pode ser necessrio utilizar caracteres curinga diferentes. Verifique a documentao da fonte de dados para obter maiores informaes.

Localizar ocorrncias especficas de um valor em um campo

Voc pode localizar todas as ocorrncias de um valor especfico de uma s vez ou uma a uma. Para obter informaes sobre como localizar valores Nulos e seqncias de comprimento zero 1 Em modo Formulrio ou modo Folha de Dados, selecione o campo (coluna) em que voc deseja procurar, a menos que deseje procurar em todos os campos. (Procurar em um nico campo mais rpido que procurar na tabela inteira). 2 Clique em Localizar na barra de ferramentas. 3 Na caixa Localizar, digite o valor que voc deseja localizar. Quando voc no sabe o valor exato que deseja localizar, pode utilizar caracteres curinga na caixa Localizar para especificar o que voc est procurando. 4 Defina qualquer outra opo que deseje utilizar na caixa de dilogo Localizar. 5 Para localizar a primeira ocorrncia do valor, clique em Localizar Primeira. Para localizar a prxima ocorrncia do valor e todas as ocorrncias subseqentes, continue a clicar em Localizar Prxima.

Substituir ocorrncias especficas de um valor em um campo

Voc pode substituir todas as ocorrncias do valor especificado de uma s vez ou uma a uma. Entretanto, se voc desejar localizar valores Nulos e seqncias de comprimento zero, dever utilizar a caixa de dilogo Localizar para localizar tais ocorrncias, e, em seguida, substitui-las manualmente. 1 No modo Formulrio ou modo Folha de Dados, selecione o campo (coluna) em que voc deseja procurar, a menos que deseje procurar em todos os campos. (Procurar em um nico campo mais rpido que procurar na tabela inteira). 2 No menu Editar, clique em Substituir. 3 Na caixa Localizar, digite o valor que deseja localizar; na caixa Substituir por, digite o valor pelo qual deseja substitu-lo. Quando voc no sabe o valor exato que deseja localizar, pode utilizar caracteres curinga na caixa Localizar para especificar o que voc est procurando. 4 Defina qualquer outra opo que deseje utilizar na caixa de dilogo Substituir. 5 Para substituir de uma s vez todas as ocorrncias do valor especificado, clique em Substituir Todas. Para substituir uma ocorrncia de cada vez, clique em Localizar Prxima e, em seguida, clique em Substituir; para deixar passar uma ocorrncia e localizar a prxima, clique em Localizar prxima. Observao Voc pode substituir grandes quantidades de dados com mais rapidez ou efetuar clculos com os dados (tais como elevar em 5% todos os salrios de uma tabela Funcionrios) utilizando uma consulta atualizao no lugar da caixa de dilogo Substituir. Entretanto, voc no pode confirmar substituies individuais ao utilizar uma consulta atualizao, e uma consulta atualizao no to prtica quando voc deseja localizar e substituir dados em mais de um campo.

Otimizar o desempenho da operao de localizar e substituir Solucionar problemas ao localizar e substituir texto
Em que voc deseja ajuda?

Para conseguir pesquisas mais rpidas, procure valores do campo inteiro ou o primeiro caractere de um nico campo indexado. Se voc procurar repetidamente no mesmo campo no indexado, indexe o campo.

No consigo localizar ou substituir texto que sei que existe. Por qu?

Se as caixas de dilogo Localizar ou Substituir no conseguem localizar registros que satisfaam os critrios que voc especificou, e voc sabe que os registros existem, verifique se o campo onde voc est procurando um campo Pesquisa. Um campo Pesquisa procura valores em outra tabela e armazena as referncias aos valores na tabela atual. Se for um campo Pesquisa, voc precisar selecionar a caixa de seleo Campos de Pesquisa como Formatados para que o Microsoft Access localize os registros.

No consigo localizar texto em um campo com uma mscara de entrada. Por qu?

Se voc adicionar uma mscara de entrada a uma tabela que j contenha dados, talvez as caixas de dilogo Localizar ou Substituir no localizaro o texto quando os dados do campo no satisfizerem o critrio da mscara de entrada. Para resolver isso, voc pode remover a mscara de entrada, utilizar as caixas de dilogo Localizar ou Substituir e, em seguida, adicionar novamente a mscara de entrada. Ou ento voc pode modificar os dados no campo onde se encontra a mscara de entrada para que satisfaam o critrio da mscara.

Localizar campos vazios ou seqncias de comprimento zero utilizando a caixa de dilogo Localizar 1 No modo Formulrio ou modo Folha de Dados, clique no campo (coluna) que voc deseja pesquisar e, ento, clique
em Localizar na barra de ferramentas.

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Power Informtica

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Proceda de uma das maneiras a seguir: Para localizar campos vazios no formatados, digite Nulo ou Nulo na caixa Localizar, e certifique-se de que a caixa de seleo Pesquisar Campos Como Formatados no esteja marcada. Se os campos vazios estiverem formatados (como "Desconhecido"), digite a seqncia formatada e certifique-se de que a caixa de seleo Pesquisar Campos Como Formatados esteja marcada. Para localizar seqncias de comprimento zero, na caixa Localizar, digite aspas duplas (""), sem espaos entre elas, e certifique-se de que a caixa de seleo Pesquisar Campos Como Formatados no esteja marcada. 3 Na caixa Localizar, selecione Acima ou Abaixo. 4 Na caixa Coincidir, certifique-se de que Campo Inteiro esteja selecionado. 5 Certifique-se de que Pesquisar Somente o Campo Atual esteja selecionado. 6 Para localizar a primeira ocorrncia de um vazio em um campo, clique em Localizar Primeira. Para localizar a prxima ocorrncia de um vazio e todas as subseqentes, continue a clicar em Localizar Prxima.

Como um filtro e a ordem de classificao de uma tabela ou consulta afetam os novos formulrios ou relatrios

Quando voc cria um formulrio ou relatrio baseado em uma tabela ou consulta que tenha um filtro ou uma ordem de classificao especificada, o Microsoft Access inclui o filtro e a ordem de classificao juntamente com o formulrio ou relatrio. A ordem de classificao aplicada automaticamente. Se o filtro ser aplicado automaticamente ou no depender do modo como voc criar o formulrio ou relatrio. Se voc criar o formulrio ou relatrio diretamente a partir dos dados filtrados enquanto esses dados estiverem sendo exibidos em uma tabela ou consulta aberta, o filtro ser aplicado automaticamente sempre que voc visualizar o relatrio mas ser aplicado apenas na primeira vez em que voc visualizar o formulrio depois de cri-lo. (Na prxima vez em que o formulrio for aberto, voc mesmo aplicar o filtro). Se voc criar o formulrio ou relatrio com base em uma tabela ou consulta fechada, o filtro no ser aplicado ao novo formulrio ou relatrio. Voc o aplicar quando precisar.

Remover ou aplicar um filtro herdado em um relatrio

1 Abra o relatrio no modo Estrutura ou, se o relatrio j estiver aberto, certifique-se de que ele esteja selecionado. 2 Clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades do relatrio. 3 Na caixa da propriedade Filtro Ativado, clique em No para remover o filtro ou em Sim para aplic-lo.

Observaes O Microsoft Access pode aplicar um filtro automaticamente quando voc abre um relatrio se voc definir a propriedade Ao abrir do relatrio como uma macro que utiliza a ao AplicarFiltro ou como um procedimento de evento que utiliza o mtodo ApplyFilter do objeto DoCmd. Voc pode, tambm, aplicar automaticamente um filtro a um relatrio utilizando a ao AbrirRelatrio ou seu mtodo correspondente. Voc pode excluir o filtro, se desejar.

Modificar ou excluir um filtro herdado em um relatrio

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Abra o relatrio no modo Estrutura ou, se o relatrio j estiver aberto, certifique-se de que ele esteja selecionado. Clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades do relatrio. Na caixa da propriedade Filtro, modifique ou exclua a clusula SQL WHERE. Se voc excluir a clusula WHERE, defina a propriedade Filtro Ativado para No. Dica Se voc no conhece SQL, altere o filtro na tabela ou consulta base e, depois, passe para o modo Estrutura da tabela ou consulta e exiba sua folha de propriedades. Em seguida, copie a clusula WHERE revisada de sua propriedade Filtro para a propriedade Filtro do relatrio.

Remover ou reaplicar uma ordem de classificao herdada em um relatrio

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Abra o relatrio no modo Estrutura ou, se o relatrio j estiver aberto, certifique-se de que ele esteja selecionado. Clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades do relatrio. Na caixa da propriedade Classificado Por Ativado, clique em No para remover a ordem de classificao ou em Sim para reaplic-la. Observao Se voc especificar uma ordem de classificao em um assistente de relatrio ou na caixa de dilogo Classificar e Agrupar no modo Estrutura do relatrio, ela prevalecer sobre a ordem de classificao herdada.

Modificar uma ordem de classificao herdada em um relatrio

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Abra o relatrio no modo Estrutura ou, se o relatrio j estiver aberto, certifique-se de que ele esteja selecionao. Clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades do relatrio. Clique na caixa da propriedade Classificado Por e especifique o campo e a ordem de classificao no qual voc deseja classificar. Para classificar registros em um campo em ordem crescente, digite o nome do campo entre colchetes ([ ]) seguido de ASC. [nomedocampo1] ASC Para classificar registros em um campo em ordem decrescente, digite o nome do campo entre colchetes ([ ]) seguido de DESC. [nomedocampo1] DESC Para classificar registros em mais de um campo em ordem crescente ou decrescente, digite a definio da seguinte forma: [nomedocampo1] ASC, [nomedocampo2] DESC Observao Se voc no especificar ASC ou DESC depois dos nomes do campo, o Microsoft Access classificar em ordem crescente, o primeiro campo listado em primeiro, depois o prximo campo listado e assim por diante.

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Otimizar o desempenho na janela Filtrar por Formulrio

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Se as listas dos campos na janela Filtrar por Formulrio levarem muito tempo para serem exibidas ou no estiverem exibindo valores da tabela base, voc poder alterar o desempenho Filtrar por Formulrio em todas as tabelas, consultas e formulrios ou alterar o desempenho de um formulrio especfico. Em ambos os casos, voc pode impedir que as listas exibam os valores de campos da tabela base, exibir somente valores de campo na lista de determinados tipos de campos indexados ou no indexados ou alterar o limite de registros que determina se a lista exibe valores de um campo.

Otimizar o desempenho na janela Filtrar por Formulrio em todas as tabelas, consultas e formulrios

Essas definies afetam todas as tabelas e consultas e todos os controles de caixa de texto cuja propriedade Pesquisar Filtro esteja definida como Banco de Dados Padro. 1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Editar/Localizar e, em seguida, defina Filtrar por Padres de Formulrio de acordo com o desempenho que voc deseja atingir. Se a lista de valores levar muito tempo para ser exibida somente em campos no-indexados, experimente restringir as listas a campos indexados. Voc pode executar esta ao, limpando a caixa de seleo Campos Locais NoIndexados e Campos ODBC. Se as listas levarem muito tempo para serem exibidas em campos indexados, limpe a caixa de seleo Campos Locais Indexados tambm, j que deve haver excesso de registros nos ndices que impedem que as listas sejam exibidas rapidamente. Observao Se o mesmo campo no-indexado for utilizado repetidas vezes para filtrar registros, aconselhvel indexlo para melhorar a filtragem e outras operaes de busca no campo. Se as listas no estiverem exibindo os valores dos campos indexados nem dos no-indexados, marque a opo Mostrar Lista de Valores Em para certificar-se de que as caixas apropriadas estejam selecionada ou experimente aumentar o nmero na caixa No exibir listas com um nmero de registros superior a de tal forma que fique maior ou igual ao nmero mximo de registros em qualquer campo no-indexado na tabela base. Observao Para obter maiores informaes sobre como o Microsoft Access l registros em campos indexados de forma diferente de que em campos no-indexados e como esta diferena est relacionada caixa No exibir listas com um nmero de registros superior a .

Otimizar o desempenho na janela Filtrar por Formulrio em um formulrio especfico

Para cada controle de caixa de texto em um formulrio, voc pode indicar se os valores armazenados no campo aparecem na sua lista na janela Filtrar por Formulrio. 1 Abra um formulrio no modo Estrutura. 2 Exiba a folha de propriedades para qualquer controle de caixa de texto. 3 Na caixa da propriedade Pesquisar Filtro, defina a propriedade para o parmetro que atinja o desempenho desejado. Se a lista demorar muito para ser exibida na janela Filtrar por Formulrio, defina a propriedade Pesquisar Filtro para Nunca ou defina-a para Banco de Dados Padro e, em seguida, faa as alteraes adequadas na caixa de dilogo Opes (menu Ferramentas). Se a lista na janela Filtrar por Formulrio no estiver exibindo os valores armazenados neste campo, certifique-se de que a propriedade Pesquisar Filtro no esteja definida para Nunca. Se a propriedade Pesquisar Filtro estiver definida para Banco de Dados Padro ou como Sempre, faa as alteraes adequadas na caixa de dilogo Opes (menu Ferramentas).

Limpar a grade de estrutura em uma consulta ou filtro avanado

Filtrar registros inserindo valores em um modo em branco de seu formulrio ou folha de dados 1 Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados ou abra um formulrio no modo Formulrio. 2 Clique em Filtrar por Formulrio na barra de ferramentas para alternar para a janela Filtrar por Formulrio. 3 Clique no campo em que voc deseja especificar os critrios aos quais os registros devem atender para serem inclu-

No modo Estrutura da consulta ou na janela Filtrar/Classificar Avanado, clique em Limpar Grade no menu Editar.

dos no conjunto de registros filtrado. 4 Insira seus critrios, selecionando o valor que voc est procurando a partir da lista no campo (se a lista incluir valores de campo) ou digitando o valor no campo. Para encontrar os registros nos quais uma caixa de seleo, um boto alternar ou um boto de opo est selecionado ou no, clique na caixa de seleo ou no boto at que este esteja no estado que voc deseja. Para retorn-lo a uma posio neutra, de modo que no possa ser utilizado como critrio para filtrar registros, continue clicando na caixa de seleo ou no boto at que este fique esmaecido. Para encontrar os registros nos quais um determinado campo est vazio ou no, digite Nulo ou Negado Nulo no campo. (Voc pode marcar essas opes na lista em campos com um tipo de dados Memorando, Objeto OLE ou Hyperlink e em campos calculados em consultas.) Para encontrar os registros utilizando uma expresso de critrios, digite a expresso no campo adequado ou insira uma expresso utilizando o Construtor de Expresses. Se voc especificar valores em mais de um campo, o filtro retornar registros somente se eles contiverem os mesmos valores que voc especificou em cada um dos campos. 5 Para especificar valores alternativos, que os registros podem ter para serem includos nos resultados dos filtros, clique na guia Ou na parte inferior da janela e insira outros critrios. O filtro retorna registros se eles tiverem todos os valores especificados na guia Pesquisar, todos os valores especificados na primeira guia Ou ou todos os valores especificados na segunda guia Ou e assim por diante. 5 Clique em Aplicar Filtro na barra de ferramentas. Observaes Quando voc salva uma tabela ou um formulrio, o Microsoft Access salva o filtro. Voc pode reaplicar o filtro quando

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 26 precisar dele, na prxima vez em que abrir a tabela ou o formulrio. Quando voc salva uma consulta, o Microsoft Access salva o filtro, mas ele no adiciona os critrios do filtro grade de estrutura da consulta. Voc pode reaplicar o filtro depois de executar a consulta, na prxima vez em que for aberta.

Modificar um filtro na janela Filtrar/classificar avanado

Enquanto voc estiver trabalhando na janela Filtrar/Classificar Avanado em uma tabela, consulta ou formulrio, poder modificar a estrutura do filtro e alterar a grade de estrutura.

Aplicar uma consulta existente como um filtro a um formulrio, subformulrio ou folha de dados

Mesmo que voc possa salvar apenas um filtro com uma tabela, consulta ou formulrio, poder utilizar consultas j criadas como filtros adicionais. Uma consulta dever atender a determinadas exigncias, se voc pretender utiliz-la como um filtro. 1 Alterne para a janela Filtrar por Formulrio ou para a janela Filtrar/Classificar Avanado. 2 Na barra de ferramentas, clique em Carregar da Consulta 3 Na caixa Filtro, selecione uma consulta e clique em OK. 4 Clique em Aplicar Filtro na barra de ferramentas.

Exigncias para utilizar consultas como filtros

Uma consulta dever atender a determinadas exigncias, se voc pretender utiliz-la como um filtro. A consulta: Deve ser baseada na mesma tabela ou consulta base que a folha de dados ou o formulrio a que voc a estiver aplicando. No pode incluir outras tabelas ou consultas. Deve ser uma consulta seleo (e no uma consulta tabela de referncia cruzada ou consulta ao). No pode incluir campos que somem, contenham ou calculem outro tipo de total para os valores em um campo.

Filtrar registros utilizando a janela Filtrar/classificar avanado

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Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados ou abra um formulrio no modo Formulrio. No menu Registros, aponte para Filtrar e clique em Filtrar/Classificar Avanado. Adicione grade de estrutura o campo ou campos necessrios para especificar os valores ou outros critrios que o filtro utilizar para encontrar os registros. 4 Para especificar uma ordem de classificao, clique na clula Classificao para um campo, clique na seta e selecione uma ordem de classificao. O Microsoft Access classifica primeiro o campo mais esquerda na grade de estrutura; em seguida, classifica o prximo campo direita e assim por diante. 5 Na clula Critrio para os campos que voc incluiu, insira o valor que voc est procurando ou insira uma expresso. 6 Aplique o filtro, clicando em Aplicar Filtro na barra de ferramentas. Observaes Quando voc salva uma tabela ou um formulrio, o Microsoft Access salva o filtro. Voc pode reaplicar o filtro quando precisar dele, na prxima vez em que abrir a tabela ou o formulrio. Quando voc salva uma consulta, o Microsoft Access salva o filtro, mas ele no adiciona os critrios do filtro grade de estrutura da consulta. Voc pode reaplicar o filtro depois de executar a consulta, na prxima vez em que for aberta. Em vez de criar um filtro a partir do zero, voc pode utilizar uma consulta existente como um filtro.

Filtrar registros selecionando valores em um formulrio, subformulrio ou folha de dados

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Em um campo de um formulrio, subformulrio ou folha de dados, encontre um exemplo do valor que voc deseja que os registros contenham para que seja includo nos resultados do filtro. 2 Selecione o valor e clique em Filtrar por Seleo na barra de ferramentas. O modo como voc seleciona o valor determina quais registros o filtro retornar. Repita o passo 2 at obter o conjunto de registros desejado. Observaes Quando voc salva uma tabela ou um formulrio, o Microsoft Access salva o filtro. Voc pode reaplicar o filtro quando precisar dele, na prxima vez em que abrir a tabela ou o formulrio. Quando voc salva uma consulta, o Microsoft Access salva o filtro, mas ele no adiciona os critrios do filtro grade de estrutura da consulta. Voc pode reaplicar o filtro depois de executar a consulta, na prxima vez em que for aberta. Voc tambm pode filtrar registros que no contenham um determinado valor. Aps selecionar um valor, clique o boto direito do mouse nesse valor e, em seguida, clique em Filtrar Excluindo Seleo.

Maneiras de selecionar valores para um filtro determinam quais registros so retornados

Voc pode selecionar todo ou parte de um valor em um campo. A forma como voc seleciona o valor determina quais registros o filtro retorna. Selecionando Voc encontra registros em que Exemplo Todo o contedo de um campo (ou se voc posicionar o ponto de insero em um campo sem selecionar nada) Parte de um valor comeando com o primeiro caractere em um campo Todo o contedo deste campo coinc Voc seleciona o valor "Berlim" no campo Cidade. O de com a seleo. filtro retorna todos os registros com Berlim como a cidade. O valor nesse campo comea com os mesmos caracteres que voc selecionou.

No campo NomedaEmpresa que contm o valor "France restauration", voc seleciona apenas "Fran". O filtro retorna todos os registros que contenham um nome de

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Parte de um valor comeando depois do primeiro caractere em um campo

Todo ou parte do valor nesse campo contm os mesmos caracteres que voc selecionou.

Power Informtica Pg.: 27 empresa comeando com "Fran", como Franchi S.p.A. e Frankenversand. No campo NomedaEmpresa que contm o valor "Old World Delicatessen", voc seleciona as letras "Del". O filtro retorna todos os registros que contm "del" em qualquer posio no campo NomedaEmpresa, como Ernst Handel, Galera del gastrnomo e Que Delcia.

Criar um filtro em uma tabela, consulta ou formulrio

H quatro mtodos que voc pode utilizar para filtrar registros: Filtrar por seleo, Filtrar por Formulrio, Filtro para Entrada e Filtrar/Classificar Avanado. Filtrar por seleo, Filtrar por Formulrio e Filtro para entrada so os mtodos mais fceis para se filtrar registros. Se voc puder facilmente encontrar e selecionar no formulrio, subformulrio ou folha de dados um exemplo do valor que voc deseja que os registros filtrados contenham, utilize Filtrar por seleo. Se voc desejar escolher os valores que est procurando em uma lista, sem percorrer todos os registros em uma folha de dados ou formulrio, ou se desejar especificar diversos critrios de uma s vez, utilize Filtrar por Formulrio. Se a nfase estiver em um campo em um formulrio ou folha de dados, e voc deseja apenas digitar no local o valor exato que est procurando ou a expresso cujo resultado voc deseja utilizar como critrio, utilize Filtro para entrada. Para filtros complexos, utilize Filtrar/Classificar Avanado. Observao Em um relatrio, voc no pode criar um filtro utilizando as tcnicas de filtragem mencionadas anteriormente. Entretanto, um relatrio (assim como um formulrio) pode herdar um filtro.

Comparao entre mtodos de filtragem

O que voc deseja que o filtro faa? Filtrar por Seleo

Modificar um filtro em uma tabela, consulta ou formulrio

Procure registros que ateSim (mas voc deve espeSim (e voc pode Sim (e voc pode especificar todos os dam a diversos critrios. cificar um critrio especificar todos os critrios de uma s vez). de cada vez). critrios de uma s vez). Procure registros que ateNo. Sim. Sim. dam a um critrio ou outro critrio. Permita que voc insira No. Sim. Sim. expresses como critrios. Classifique registros em No (entretanto, depois No (entretanto, depois Sim. (voc pode classificar alguns camordem crescente ou de- de aplicar o filtro, de aplicar o filtro, pos em ordem crescente e outros camcrescente. voc pode classificar voc pode classificar todospos em ordem decrescente.) todos os registros os registros filtrados, clicanfiltrados, clicando em do em Classificao Classificao Crescente Crescente ou ou Classificao DecresClassificao Decrescecente na barra de ferramente na barra tas). de ferramentas).

Filtrar por Formulrio e Filtro para Entrada Filtrar/Classificar Avan ado

Se um filtro no estiver produzindo os resultados necessrios, voc poder modific-lo. possvel modificar um filtro, utilizando a mesma tcnica aplicada para cri-lo ou a tcnica que melhor funcionar para as modificaes que voc deseja fazer. Que tcnica de filtragem voc deseja utilizar para modificar um filtro?

Modificar um filtro utilizando Filtrar por seleo ou Filtrar excluindo seleo

Voc pode modificar o filtro, adicionando outros critrios ou alterando os critrios j existentes. 1 Para limitar ainda mais um conjunto de registros que j possui um filtro aplicado, comece com o passo 2. Para alterar os critrios definidos anteriormente para um filtro, primeiro remova o filtro, se ele estiver aplicado no momento. 2 No modo Formulrio ou modo Folha de Dados, selecione um valor no formulrio ou folha de dados que voc deseja utilizar como critrio e, em seguida, clique em Filtrar por Seleo na barra de ferramentas ou clique o boto direito do mouse no valor e clique em Filtrar Excluindo Seleo no menu de atalho. Repita este processo at que voc tenha os registros desejados. Observao Voc tambm pode alternar para a janela Filtrar por Formulrio ou para a janela Filtrar/Classificar avanado para alterar os critrios e especificar, inclusive, critrios alternativos (um critrio ou outro).

Modificar um filtro utilizando Filtrar para Entrada

Voc pode modificar o filtro, adicionando outros critrios ou alterando os critrios j existentes. 1 Para limitar ainda mais um conjunto de registros que j possui um filtro aplicado, comece com o passo 2. Para alterar os critrios definidos anteriormente para um filtro, primeiro remova o filtro, se ele estiver aplicado no momento. 2 No modo Formulrio ou modo Folha de Dados, utilize um dos procedimentos a seguir: Clique o boto direito do mouse no campo para o qual voc deseja especificar critrios; em seguida, clique na caixa Filtro Para no menu de atalho e digite o valor que voc deseja utilizar como critrio.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 28 Clique o boto direito do mouse em qualquer campo e especifique a expresso que deseja utilizar como critrio na caixa Filtro Para. 3 Pressione TAB e repita o passo 2 at que voc tenha os registros desejados. Observao Voc tambm pode alternar para a janela Filtrar por Formulrio ou para a janela Filtrar/Classificar Avanado para alterar os critrios.

Modificar um filtro na janela Filtrar por Formulrio em uma tabela, consulta ou formulrio Limpar todos os campos na janela Filtrar por Formulrio
Clique em Limpar Grade na barra de ferramentas. Clique na guia Ou que voc deseja excluir. No menu Editar, clique em Excluir Guia.

Voc pode modificar o filtro adicionando a campos em branco outros valores que deseje que os registros filtrados contenham, excluindo ou alterando valores em um campo ou fazendo uma das modificaes a seguir. Como voc deseja modificar o filtro?

Excluindo uma guia Ou na parte inferior da janela Filtrar por Formulrio

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Criar uma consulta a partir de um filtro em uma tabela, consulta ou formulrio

Em vez de estruturar uma consulta a partir do zero, no modo Estrutura da consulta, voc pode cri-la automaticamente, salvando o filtro existente em uma tabela, consulta ou formulrio como uma consulta. Uma consulta oferece maior flexibilidade do que um filtro. 1 Com o filtro exibido na janela Filtrar por Formulrio ou na janela Filtrar/Classificar Avanado, clique em Salvar Como Consulta na barra de ferramentas. 2 Digite um nome para a consulta e, em seguida, clique em OK. A nova consulta aparece na janela Banco de Dados. Ela inclui automaticamente todos os campos da tabela base, porque a propriedade ResultadoDeTodosOsCampos da consulta est automaticamente definida com Sim, mas voc pode alterar a estrutura da consulta, se necessrio. Observao Voc tambm pode utilizar a consulta como um filtro. Convm fazer isto se voc j tiver salvo um filtro com o formulrio ou folha de dados e desejar utilizar a consulta como um segundo filtro.

Remover um filtro de uma tabela, consulta ou formulrio

Para remover um filtro e exibir os registros que estavam exibidos anteriormente na tabela, consulta ou formulrio, clique em Remover Filtro na barra de ferramentas no modo Folha de Dados ou no modo Formulrio. Para remover um filtro em um banco de dados multiusurio (compartilhado) e ver quais registros foram adicionados, excludos ou alterados desde que voc abriu a tabela, consulta ou formulrio, clique em Remover Filtro/Classificao no menu Registros no modo Folha de Dados ou modo Formulrio. Observaes A remoo de um filtro no o excluir. Voc pode reaplicar o filtro, clicando em Aplicar Filtro na barra de ferramentas. Se preferir, pode utilizar a ao MostrarTodosRegistros em uma macro ou o cdigo do Visual Basic para aplicativos (Show All Records) para remover o filtro.

Reaplicar um filtro para recuperar o conjunto de registros mais atual

Se estiver trabalhando com dados filtrados em um banco de dados multiusurio (compartilhado), possvel que voc queira reaplicar ocasionalmente o filtro para ver quais registros foram adicionados, excludos ou alterados desde que voc abriu o formulrio ou a folha de dados e aplicou o filtro. Com os registros filtrados exibidos em uma folha de dados ou formulrio, clique em Aplicar Filtro/Classificao no menu Registros.

Aplicar um filtro em uma tabela, consulta ou formulrio

Observaes O Microsoft Access pode aplicar automaticamente um filtro quando voc abre um formulrio, se voc definir a propriedade AoAbrir do formulrio com uma macro que utiliza a ao AplicarFiltro ou com um procedimento de evento que utiliza o mtodo ApplyFilter do objeto DoCmd. Se voc criar um filtro em um formulrio ou folha de dados que j contivesse um filtro de uma sesso de trabalho anterior, o novo filtro substituir o anterior.

Em um formulrio, folha de dados, ou em uma das janelas de filtro, clique em Aplicar Filtro na barra de ferramentas.

Ativar ou desativar a filtragem de registros em um formulrio

Defina a propriedade PermitirFiltros do formulrio com Sim para permitir a filtragem ou com No para desativar os recursos de filtragem no modo Formulrio e no modo Folha de Dados do formulrio. Observao Ao definir a propriedade PermitirFiltros com No, voc desativa Filtrar por Seleo, Filtrar por Formulrio, Filtrar para Entrada e Filtrar/Classificar Avanado.

Criar um formulrio ou relatrio a partir de registros filtrados

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Com os registros filtrados exibidos, clique na seta ao lado do boto Novo objeto na barra de ferramentas. Para utilizar o Assistente de AutoFormulrio ou Assistente de AutoRelatrio, clique em AutoFormulrio ou AutoRelatrio. Para especificar o tipo de formulrio ou relatrio que voc deseja criar, clique em Formulrio ou Relatrio e faa sua seleo. O novo objeto utilizar como sua origem de registros a tabela ou consulta na qual o filtro foi criado e herdar o filtro. 2 Conclua a estrutura ou faa outras alteraes desejadas no formulrio ou relatrio e, em seguida, salve-o. Observaes Se foi especificada uma ordem de classificao na tabela ou consulta base, o novo formulrio ou relatrio utilizar es-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 29 sa ordem. Se voc alterar posteriormente o filtro em uma tabela ou consulta, este procedimento no ter efeito sobre um formulrio ou relatrio que estava baseado em um filtro criado anteriormente nessa tabela ou consulta.

Filtrar registros inserindo critrios adequados em um formulrio ou em uma folha de dados

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Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados, ou um formulrio no modo Formulrio. Utilize um dos procedimentos a seguir: Para especificar o valor exato do campo que voc deseja que os registros filtrados contenham, clique o boto direito do mouse no campo; em seguida, clique na caixa Filtro Para no menu de atalho e digite o valor. Por exemplo, para encontrar todos os registros que contenham Londres no campo Cidade, clique o boto direito do mouse no campo Cidade e digite Londres na caixa Filtro Para. Para especificar critrios mais complexos, digite a expresso completa utilizando a combinao adequada de identificadores, operadores, caracteres curingas e valores para produzir o resultado desejado. Por exemplo, para encontrar todos os registros em que o campo Cargo do Contrato inclua a palavra "Marketing" em qualquer lugar do ttulo, clique o boto direito do mouse no campo Cargo do Contrato e digite *Marketing* na caixa Filtro Para. Para exibir apenas os registros para pedidos despachados h mais de 15 dias depois da data necessria especificada, digite [DataDeEnvio][DataExigida]>15. (Neste ltimo exemplo, no tem importa o campo na folha de dados no qual voc clicou o boto direito do mouse para inserir a expresso). 3 Utilize um dos procedimentos a seguir: Para aplicar o filtro e fechar o menu de atalho, pressione ENTER. Para aplicar o filtro e manter o menu de atalho aberto (para que voc possa especificar outros critrios para o campo), pressione TAB. Insira os novos critrios e pressione TAB novamente. Repita at voc que voc tenha apenas os registros desejados. Observaes Quando voc salva uma tabela ou um formulrio, o Microsoft Access salva o filtro. Voc pode reaplicar o filtro quando precisar dele, na prxima vez em que abrir a tabela ou o formulrio. Quando voc salva uma consulta, o Microsoft Access salva o filtro, mas ele no adiciona os critrios do filtro grade de estrutura da consulta. Voc pode reaplicar o filtro depois de executar a consulta, na prxima vez em que for aberta.

Excluir um filtro de uma tabela, consulta ou formulrio

Utilize este procedimento para excluir qualquer tipo de filtro, independentemente do mtodo utilizado para cri-lo. 1 Alterne para a janela Filtrar/Classificar Avanado. 2 No menu Editar, clique em Limpar Grade. 3 Clique em Aplicar Filtro na barra de ferramentas.

Classificar registros em uma tabela, consulta, formulrio ou subformulrio

possvel classificar registros no modo Formulrio de um formulrio ou subformulrio ou no modo Folha de Dados de uma tabela, consulta, formulrio ou subformulrio, mesmo que j haja um filtro aplicado. possvel, tambm, classificar dados filtrados especificando uma ordem de classificao na janela Filtrar/Classificar Avanado, ou classificar os resultados de uma consulta especificando uma ordem de classificao na janela Estrutura de consulta. Quando voc especifica uma ordem de classificao no modo Formulrio ou modo Folha de Dados, possvel efetuar classificaes simples, o que significa que voc pode classificar todos os registros em ordem crescente ou decrescente (mas no em ambas). Quando voc especifica uma ordem de classificao no modo Estrutura de consulta ou na janela Filtrar/Classificar Avanado, possvel efetuar classificaes complexas. Isso significa que voc pode classificar registros em ordem crescente por alguns campos e em ordem decrescente por outros. Qualquer que seja o local em que a ordem de classificao especificada, o Microsoft Access salva a ordem de classificao quando voc salva o formulrio ou a folha de dados, reaplicando-a automaticamente quando voc reabre o objeto ou baseia um novo formulrio ou relatrio naquele objeto.

Classificar registros no modo Formulrio ou Folha de Dados

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No modo Formulrio ou modo Folha de Dados, clique no campo que voc deseja utilizar para classificar registros. Proceda de uma das seguintes maneiras: Para classificar em ordem crescente, clique em Classificao Crescente. Para classificar em ordem decrescente, clique em Classificao Decrescente. Observao Em formulrio, s possvel efetuar a classificao de um campo por vez; em folhas de dados, possvel selecionar duas ou mais colunas adjacentes ao mesmo tempo e classific-las. O Microsoft Access classifica registros iniciando pela coluna selecionada da esquerda. Quando voc salva o formulrio ou folha de dados, o Microsoft Access salva a ordem de classificao.

Remover uma ordem de classificao de uma tabela, consulta ou formulrio

No modo Folha de Dados ou modo Formulrio, clique em Remover Filtro/Classificao no menu Registros. Se voc especificou a ordem de classificao na janela Filtrar/Classificar Avanado, onde especificou tambm critrios para o filtro, poder excluir a ordem de classificao na clula Classificao na grade de estrutura, deixando intactos os critrios do filtro.

Por que o filtro no est retornando os registros corretos na minha tabela, consulta ou formulrio?

O filtro retorna um nmero excessivo de registros.

Se o filtro est retornando um nmero excessivo de registros, tente a soluo que melhor se aplique sua situao. Filtrar por Formulrio Insira um valor ou expresso ou escolha um valor da lista em outros campos na guia Pesquisar. Exclua alguns dos critrios alternativos que os registros podem atender excluindo uma ou mais guias Ou. Filtrar por Seleo

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 30 Selecione outro valor que voc deseja que os registros contenham e, em seguida, clique em Filtrar por Seleo na barra de ferramentas. Repita este procedimento at restarem apenas os registros que voc deseja visualizar. Filtrar Excluindo Seleo Certifique-se de no ter selecionado valores em mais de uma linha de cada vez. Embora isso possa ser feito, o Microsoft Access interpreta o critrio de filtro da seguinte maneira: "excluir o primeiro valor selecionado OU o segundo valor selecionado", e no " excluir o primeiro valor selecionado E o segundo valor selecionado." Assim sendo, selecione o primeiro valor que voc deseja excluir, clique nele com o boto direito do mouse e, em seguida, selecione Filtrar Excluindo Seleo. Selecione o prximo valor a ser excludo e repita o passo anterior. Mude o filtro apontando para Filtro no menu Registros e clicando em Filtrar/Classificar Avanado. Na linha Critrio da grade de estrutura, modifique Ou para E. Filtro para Entrada Especifique outro valor na caixa Filtro Para e pressione a tecla ENTER. Repita o procedimento at obter os registros que voc deseja. Janela Filtrar/Classificar Avanado Adicione mais campos grade de estrutura e, em seguida, especifique critrios para eles na linha Critrio. Exclua uma ou mais linhas extras de critrios (linhas Ou) e utilize expresses com E em lugar de Ou.

O filtro retorna um nmero muito pequeno de registros.

Se o filtro estiver retornando um nmero muito pequeno de registros, tente a soluo que melhor se aplique sua situao. Filtrar por Formulrio Adicione critrios alternativos que os registros podem atender na guia Ou (na parte inferior da janela). Se houver mltiplos critrios na guia Pesquisar ou Ou, exclua o valor ou expresso que estiver restringindo os registros que voc deseja visualizar. Filtrar por Seleo Remova o filtro, selecione um valor que voc esteja procurando e, em seguida, clique em Filtrar por Seleo na barra de ferramentas. Se necessrio, repita este procedimento at obter os registros que voc deseja visualizar. Se voc estiver utilizando Filtrar por Seleo em um campo de caixa de combinao que obtm valores de uma lista de valores, certifique-se de que a coluna acoplada da caixa de combinao seja a primeira coluna exibida na lista. Se no for e voc tiver selecionado como critrio parte de um valor da coluna exibida na caixa de combinao, o Microsoft Access no poder coincidir o critrio com os dados da coluna acoplada. Ser necessrio modificar a caixa de combinao, de modo que a coluna acoplada seja a primeira coluna exibida na lista, ou preencher a caixa de combinao com valores de uma tabela ou consulta. Filtro para Entrada Remova o filtro, se estiver aplicado e especifique um valor ou expresso diferente na caixa Filtro Para. Alterne para a janela Filtrar/Classificar Avanado para verificar se voc especificou mais de um critrio que os registros devam atender, ou se voc especificou o critrio errado. Janela Filtrar/Classificar Avanado Exclua critrios para um ou mais campos na grade de estrutura. Adicione linhas Ou extras onde voc possa especificar critrios alternativos. Use expresses com Ou em lugar de E.

O filtro retorna os registros errados.

Se o filtro estiver retornando os registros errados, certifique-se de estar utilizando o campo ou campos corretos para especificar o valor procurado ou para especificar outros critrios, e de ter inserido o valor ou critrio correto. Se voc estiver filtrando campos a partir de tabelas vinculadas, os valores utilizados como critrios distinguem maisculas de minsculas eles devem coincidir caixa dos valores na tabela base. Se voc estiver utilizando expresses na janela Filtrar por Formulrio ou janela Filtrar/Classificar Avanado, certifiquese de estar utilizando operadores corretos. Se voc estiver especificando mltiplos critrios na janela Filtrar/Classificar Avanado, certifique-se de t-los inserido nas linhas e colunas corretas na grade de estrutura.

Por que o filtro no classificou os registros na ordem correta na minha tabela, consulta ou formulrio?

Provavelmente voc precisa: Adicionar ou excluir uma ordem de classificao. Classificar por outro campo. Modificar a ordem de classificao de Crescente para Decrescente ou vice-versa. Na janela Filtrar/Classificar Avanado, reorganize as colunas na grade de estrutura e, em seguida, especifique uma ordem de classificao em um ou mais campos. O Microsoft Access classifica os registros iniciando pela primeira coluna da esquerda na grade. Observaes Se voc tiver nmeros em campos com dados do tipo Texto, esses nmeros no sero classificados do menor para o maior ou vice-versa. Eles sero classificados da seguinte maneira: 1, 11, 12, 2, 20, 3 etc. Se voc tiver valores Nulos em um campo que est sendo classificado em ordem crescente, os registros que contm esses valores aparecero primeiro na ordem de classificao, antes de qualquer registro com valores de texto ou numricos no campo classificado.

Por que no posso utilizar alguns campos na janela Filtrar por Formulrio?

No possvel utilizar os tipos de campos a seguir na janela Filtrar por Formulrio, pois eles no se aplicam a registros com filtro: Um controle calculado em um formulrio.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Um campo criado com controle no acoplado ou moldura de objeto no acoplado.

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Como os registros em campos indexados e no indexados so lidos diferentemente na janela Filtrar por Formulrio

A maneira como vrios registros Microsoft Access so lidos depende de o campo estar ou no indexado. Se o campo est indexado, o Microsoft Access l apenas os valores exclusivos, no todos os valores do campo. Se o campo no est indexado, o Microsoft Access l todos os valores do campo. Se o nmero de registros que ele l for maior que o nmero mximo de registros que podem ser exibidos, determinado pela definio para No Exibir Listas com um Nmero de Registros Superior a, o Microsoft Access no exibir os valores para aquele campo na lista. Conseqentemente, voc dever modificar a definio desta opo. Como o Microsoft Access l todos os valores em campos no indexados, no apenas valores exclusivos, defina esta opo para um nmero maior que (ou igual a) o nmero de registros no campo no indexado que contiver mais valores. Observao Quando o Microsoft Access consegue exibir a lista em um campo, ele exibe apenas os valores exclusivos, mesmo para campos no indexados.

Eu criei um filtro em um subformulrio, mas o filtro no surtiu nenhum efeito no formulrio principal. Por qu?
O filtro agiu corretamente. Quando voc cria um filtro em um subformulrio, ele s se aplica ao subformulrio. Para filtrar os registros no formulrio principal, clique no formulrio principal e, em seguida, crie o filtro.

Criar um formulrio pop-up ou caixa de dilogo personalizada

Voc pode criar um formulrio pop-up para exibir informaes ou solicitar entrada de dados a um usurio. Um formulrio pop-up fica no topo de outros formulrios abertos, mesmo quando outro formulrio est ativo. Um formulrio pop-up pode ou no ser "de janela restrita". Quando um formulrio pop-up no de janela restrita, voc pode acessar outros objetos e comandos de menu enquanto o formulrio est aberto. Por exemplo, em um formulrio Pedidos, voc poderia adicionar um boto de comando que exibisse um formulrio pop-up Produtos. O formulrio pop-up exibe informaes sobre um produto no formulrio Pedidos. Quando um formulrio pop-up de janela restrita, no possvel acessar qualquer outro objeto ou comando de menu a no ser ocultando ou fechando o formulrio. Um formulrio pop-up de janela restrita denominado caixa de dilogo personalizada. Voc pode, por exemplo, criar uma caixa de dilogo personalizada que pergunte que relatrio deseja imprimir.

Criar um formulrio pop-up que no janela restrita

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Crie o formulrio. O formulrio pode incluir qualquer combinao de controles. No modo Estrutura de formulrio, clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades para o formulrio. 3 Na caixa da propriedade Pop Up, clique em Sim. 4 Na caixa da propriedade Estilo da Borda, clique em Fino se no desejar que o formulrio seja dimensionvel; do contrrio, pule para a prxima etapa. Se voc selecionar a definio Fino, poder mover o formulrio pop-up, mas no dimension-lo. 5 Crie uma macro ou procedimento de evento que abra o formulrio. Observao Para ver um exemplo de procedimento de evento que exiba um formulrio pop-up que no janela restrita, clique no boto Construir ao lado da caixa da propriedade Ao Clicar do boto Ver Detalhes do Produto no formulrio Pedidos do aplicativo de exemplo Pedidos. 6 Anexe a macro ou procedimento de evento a um formulrio ou relatrio, especificando o nome da macro ou procedimento de evento como a definio da propriedade de evento adequada. Por exemplo, digite o nome da macro ou procedimento de evento na caixa da propriedade Ao Clicar de um boto de comando. Observaes Para posicionar um formulrio pop-up na tela, abra-o no modo Estrutura, maximize a janela do Microsoft Access, posicione o formulrio onde deseja que ele fique e, em seguida, salve-o. O formulrio aparecer nesse lugar quando for aberto (supondo-se que a propriedade AutoCentralizar esteja definida como No).

Criar uma caixa de dilogo personalizada

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Crie o formulrio. O formulrio pode ter qualquer combinao de controles. No modo Estrutura de formulrio, clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades para o formulrio. 3 Na caixa da propriedade Pop Up, clique em Sim. 4 Na caixa da propriedade Janela Restrita, clique em Sim. 5 Na caixa da propriedade Estilo da Borda, clique em Dilogo. Se voc selecionar a definio Dilogo, o formulrio ter uma borda larga e poder incluir apenas uma barra de ttulos e um menu de Controle. O formulrio no poder ser maximizado, minimizado ou redimensionado. 6 Crie uma macro ou procedimento de evento que abra o formulrio. Observao Para ter um exemplo de uma macro que abra uma caixa de dilogo personalizada, veja o boto Imprimir Fatura na barra de ferramentas do formulrio Pedidos do aplicativo de exemplo Pedidos. 7 Anexe a macro ou procedimento de evento a um formulrio ou relatrio, especificando o nome da macro ou procedimento de evento como a definio da propriedade de evento adequada. Por exemplo, digite o nome da macro ou procedimento de evento na caixa da propriedade Ao Clicar de um boto de comando. Observaes Uma caixa de dilogo personalizada geralmente contm um ou mais botes de comando que executam macros ou procedimentos de evento que utilizam as informaes inseridas na caixa de dilogo para executar outras aes. Normalmente, esses botes so denominados OK e Cancelar. Para esses tipos de botes de comando voc pode controlar qual deles tem o foco e qual funcionar como o boto Cancelar definindo as propriedades Padro e Cancelar. Para obter mais

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 32 informaes sobre a propriedade Padro. Para obter mais informaes sobre a propriedade Cancelar Para posicionar uma caixa de dilogo personalizada na tela, abra o formulrio no modo Estrutura, maximize a janela do Microsoft Access, posicione a caixa de dilogo onde deseja que ela fique e, ento, salve o formulrio. A caixa de dilogo aparecer nesse lugar quando for aberta (supondo-se que a propriedade AutoCentralizar esteja definida como No). Se voc quiser utilizar o formulrio tanto como formulrio normal quanto como caixa de dilogo, pode utilizar a definio Dilogo da ao AbrirFormulrio para abrir o formulrio temporariamente como uma caixa de dilogo em vez de usar este procedimento.

Abrir temporariamente qualquer formulrio como uma caixa de dilogo

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Crie uma macro ou procedimento de evento que utilize uma ao AbrirFormulrio para abrir o formulrio. Defina o argumento Modo Janela da ao AbrirFormulrio como Dilogo (acDIALOG para um procedimento de even-

to). Quando voc abre um formulrio cujo argumento Modo Janela esteja definido como Dilogo, o Microsoft Access define as propriedades PopUp e JanelaRestrita do formulrio como Sim at que este seja fechado. Tambm desativa combinaes de teclas definidas pelo usurio e outras teclas de funo do Microsoft Access e suspende a macro ou o procedimento de evento at que voc feche ou oculte o formulrio. possvel ocultar um formulrio definindo sua propriedade Visvel como No por meio da ao DefinirValor.

Propriedades para criar ou personalizar formulrios pop-up e caixas de dilogos personalizadas

A tabela a seguir lista propriedades que voc pode usar para criar ou personalizar formulrios pop-up e caixas de dilogo personalizadas. Para obter maiores informaes sobre quaisquer dessas propriedades, clique sobre ela na folha de propriedades e pressione F1. Esta propriedade Determina PopUp JanelaRestrita EstiloDaBorda CaixaDeControle BotesMinMax BotoFechar BarrasDeRolagem BotesDeNavegao SeletoresDeRegistro MenuDeAtalho AutoCentralizar PermitirEdies PermitirExcluses PermitirAdies EntradaDeDados ModoPadro ModosPermitidos Se um formulrio abre como um formulrio pop-up. Um formulrio pop-up sempre fica no topo de outra janela do Microsoft Access. Se um formulrio abre como um formulrio sem janela restrita (voc pode alternar para outras janelas) ou como um formulrio de janela restrita (o formulrio conserva o foco at que seja fechado). O tipo de borda e de elementos de borda (barra de ttulos, boto Fechar {bmc bm32.BMP}, menu de Controle, botes Maximizar e Minimizar) a serem utilizados para o formulrio. Tambm determina se o formulrio dimensionvel. Se um formulrio tem um menu de Controle no modo Formulrio. Se um formulrio possui botes Minimizar e Maximizar no modo Formulrio. Se voc definir a propriedade Estilo da Borda como Dilogo, o Microsoft Access remover automaticamente os botes Minimizar e Maximizar. Se o boto Fechar est desativado. Se um formulrio possui barras de rolagem. Se um formulrio possui botes de navegao. Se um formulrio possui seletores de registro. Se um menu de atalho exibido quando voc clica no formulrio com o boto direito do mouse. Se, ao ser aberto, um formulrio centralizado automaticamente na janela do aplicativo. Se um usurio pode fazer, em um formulrio, alteraes de edio em registros salvos. Se um usurio pode excluir registros utilizando um formulrio. Se um usurio pode adicionar registros usando um formulrio. Se, ao abrir, um formulrio exibe todos os registros ou um registro vazio (novo). Se um formulrio exibido no modo Folha de dados, como um formulrio simples (um regi tro) ou como um formulrio contnuo (vrios registros). Se voc pode alternar entre modo Formulrio e modo Folha de Dados.

Especificar elementos de borda e de ttulo para um formulrio pop-up ou caixa de dilogo personalizada 1 Abra o formulrio no modo Estrutura. 2 Clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades do formulrio. 3 Na caixa da
propriedade Estilo da Borda, clique em uma das definies. Para obter informaes sobre as definies.

Especificar se um formulrio pode ser dimensionado

Na maioria dos casos, no convm impedir que um formulrio seja redimensionado. Utilize esse procedimento para formulrios pop-up ou para caixas de dilogo personalizadas. 1 Abra o formulrio no modo Estrutura. 2 Clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades do formulrio. 3 Na caixa da propriedade Estilo da Borda, clique em Nenhum, Fino ou Dilogo.

Remover seletores de registro de um formulrio

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Remover o menu de atalho de um formulrio

Abra o formulrio no modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades do formulrio. Na caixa da propriedade Seletor de Registros, clique em No. Abra o formulrio no modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades do formulrio.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

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Remover o menu Controle de um formulrio no modo Formulrio

Na caixa da propriedade Menu de Atalho, clique em No.

Power Informtica

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Abra o formulrio no modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades do formulrio. Na caixa da propriedade Caixa de Controle, clique em No. Observao Se a propriedade EstiloDaBorda para o formulrio estiver definida como Nenhum, o formulrio no ter um menu Controle mesmo que a propriedade CaixaDeControle esteja definida como Sim.

Remover os botes Maximizar e Minimizar de um formulrio no modo Formulrio

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Abra o formulrio no modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades do formulrio. Na caixa da propriedade Botes Min Max, clique em uma definio. Observao Se a propriedade EstiloDaBorda do formulrio estiver definida como Nenhum ou Dilogo, o formulrio no ter botes Minimizar e Maximizar, ainda que a propriedade BotesMinMax esteja definida como Min Ativado, Max Ativado ou Ambos Ativados.

Remover os botes de navegao de um formulrio

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Criar uma Ajuda personalizada para um formulrio, relatrio ou controle

Abra o formulrio no modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades do formulrio. Na caixa da propriedade Botes de Navegao, clique em No.

H vrias maneiras de acrescentar uma Ajuda on-line a um formulrio, relatrio ou controle do Microsoft Access. Se voc quiser exibir dicas que apaream por cima dos controles quando mover o ponteiro do mouse sobre o controle, pode usar a propriedade TextoDasDicasSobreControle. Ou talvez voc queira usar a propriedade TextoDaBarraDeStatus para exibir informaes teis sobre um formulrio ou controle na barra de status. Voc tambm pode criar dicas para os novos botes de barra de ferramenta que criar. Se quiser criar uma Ajuda mais ampla ou obter Ajuda para um pop-up de controle somente quando clicar no boto O Que Isto e depois em um controle, voc pode utilizar um editor de texto ou um programa processador de textos para criar um arquivo de Ajuda (o programa precisa ser capaz de salvar documentos em formato Rich Text). Ento, voc pode compilar esse arquivo de Ajuda utilizando o Windows Help Compiler e anex-lo a um formulrio, relatrio ou controle, usando as propriedades HelpFile e HelpContextID. Observao O Windows Help Compiler est includo nos seguintes pacotes: Microsoft Office 97 Developer, Microsoft Visual Basic for Applications, Microsoft Visual C++ e Microsoft Windows Software Development Kit (SDK). Voc tambm pode encomendar um Help Authoring Kit Microsoft.

Criar um arquivo de Ajuda compilado que seja exibido quando voc pressionar F1
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Crie o arquivo de origem utilizando o editor de texto ou o programa de processamento de texto de sua escolha. Para obter informaes sobre a criao do arquivo de origem, consulte a Ajuda que acompanha o Windows Help Compiler. Certifique-se de salvar o arquivo de origem em formato Rich Text. 2 Compile o arquivo de Ajuda utilizando o Windows Help Compiler. 3 Exiba a folha de propriedades para o formulrio ou relatrio e especifique o nome de arquivo para o arquivo de Ajuda compilado na caixa da propriedade Arquivo de Ajuda. Observao Para obter melhores resultados, coloque o arquivo de Ajuda na mesma pasta em que est o seu aplicativo. Desse modo, voc pode manter a mesma definio da propriedade ArquivoDeAjuda para cada local em que utilizar seu aplicativo, mas permitir aos usurios instalarem o aplicativo na pasta de sua preferncia. Se voc omitir uma definio de caminho nesta propriedade, o Microsoft Access procurar pelo arquivo de Ajuda na pasta onde o seu aplicativo est instalado. 4 Na caixa da propriedade Identificao do Contexto da Ajuda do formulrio ou relatrio, digite o nmero do tpico (um nmero diferente de 0) que ser exibido quando um usurio pressionar F1. Geralmente, este tpico dever proporcionar assistncia ao formulrio ou relatrio inteiro. 5 Na caixa da propriedade Identificao do Contexto da Ajuda para qualquer controle em um formulrio que possa receber o foco, digite o nmero do tpico a ser exibido quando um usurio pressionar F1. Esse tpico dever proporcionar assistncia especfica do controle. Observaes Voc deve mapear os valores definidos para a propriedade HelpContextID para as seqncias de contexto em seu sistema de Ajuda. Para obter maiores informaes, consulte o arquivo de Ajuda que acompanha o Windows Help Compiler. Se um controle tiver o foco quando voc pressionar F1, mas no tiver um tpico de Ajuda personalizado, o tpico de Ajuda personalizado para o formulrio ser exibido. Se no houver tpico de Ajuda personalizado para o formulrio, o Microsoft Access exibir a caixa de dilogo Assistente do Office. Voc no pode exibir Ajudas personalizadas atravs do Assistente do Office.

Criar dicas do O Que Isto para formulrios ou controles

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Crie o arquivo de origem utilizando o editor de texto ou o programa de processamento de texto de sua escolha. Para obter informaes sobre a criao do arquivo de origem, consulte a Ajuda que acompanha o Windows Help Compiler. Certifique-se de salvar o arquivo de origem em formato Rich Text. 2 Compile o arquivo de Ajuda utilizando o Windows Help Compiler. 3 Exiba a folha de propriedades do formulrio e especifique o nome de arquivo do arquivo de Ajuda compilado na caixa da propriedade Arquivo de Ajuda. Observao Para obter melhores resultados, coloque o arquivo de Ajuda na mesma pasta em que est o seu aplicativo. Desse modo, voc pode manter a mesma definio da propriedade ArquivoDeAjuda para cada local em que utilizar seu

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 34 aplicativo, mas permitir que usurios instalem o aplicativo na pasta de sua preferncia. Se voc omitir uma definio de caminho nesta propriedade, o Microsoft Access procurar pelo arquivo de Ajuda na pasta onde seu aplicativo estiver instalado. 4 Na caixa da propriedade Identificao do Contexto da Ajuda do formulrio, digite o nmero do tpico (um nmero diferente de 0) que dever ser exibido quando um usurio clicar no boto O Que Isto e, em seguida, clicar no segundo plano do formulrio. Geralmente, este tpico dever proporcionar assistncia sobre o formulrio inteiro. 5 Na caixa da propriedade Identificao do Contexto da Ajuda de cada controle no formulrio que possa receber o foco, digite o nmero do tpico a ser exibido quando o usurio clicar no boto O Que Isto e, em seguida, no controle. Observaes Voc deve mapear os valores definidos para a propriedade HelpContextID para as seqncias de contexto em seu sistema de Ajuda. Para obter maiores informaes, consulte o arquivo de Ajuda que acompanha o Windows Help Compiler. Se um controle no possuir um tpico de Ajuda personalizado, o tpico de Ajuda personalizado ser exibido quando o usurio clicar no boto O Que isto e, em seguida, clicar no controle. Se no houver tpico de Ajuda personalizado para o formulrio, o Microsoft Access exibir a caixa de dilogo Assistente do Office. Voc no pode exibir dicas personalizadas O Que Isto atravs do Assistente do Office.

Adicionar o boto O Que Isto a um formulrio

Convm utilizar este procedimento para uma caixa de dilogo personalizada ou caso voc tenha desativado a barra de ttulos de um determinado formulrio ou removido o boto O Que Isto da barra de ttulos desse formulrio. 1 Abra o formulrio no modo Estrutura. 2 Clique duas vezes no seletor de formulrios para exibir a folha de propriedades do formulrio. 3 Na caixa da propriedades Boto O Que Isto, clique em Sim. Observao Se voc no especificou um arquivo de Ajuda personalizado na caixa da propriedades Arquivo de Ajuda do formulrio, o arquivo de Ajuda do Microsoft Access ser exibido quando clicar no boto O Que Isto e, em seguida, no formulrio ou em um controle no formulrio. Para obter maiores informaes sobre o uso das propriedades ArquivoDeAjuda e IdentificaoDoContextoDaAjuda,

Alterar o texto do rtulo ou do boto de comando

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Ver um procedimento de evento criado pelo Assistente de Boto de Comando Trabalhar com subformulrios Criar um formulrio

Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique no rtulo ou no boto e, em seguida, selecione o texto do rtulo ou do boto. Digite o novo texto.

No modo Estrutura de formulrio, clique com o boto direito do mouse no boto de comando criado pelo Assistente de Boto de Comando. 2 No menu de atalho, clique em Construir Evento. Voc mesmo pode criar um formulrio ou deixar que o Microsoft Access o crie utilizando um Assistente de Formulrio. Um Assistente de Formulrio agiliza o processo de criao porque faz todo o trabalho bsico para voc. Quando voc utiliza um Assistente de Formulrio, o Microsoft Access lhe solicita informaes e cria um formulrio com base em suas respostas. Mesmo que voc j tenha criado muitos formulrios, convm utilizar um Assistente de Formulrio para fazer o layout rapidamente de todos os controles do seu formulrio. Voc pode, ento, passar para o modo Estrutura para personalizar o seu formulrio. Se voc deseja criar somente um formulrio simples de uma nica coluna, pode utilizar o boto Novo Objeto.

Controles: O que so e como funcionam

Todas as informaes de um formulrio ou relatrio esto contidas nos controles. Os controles so objetos em um formulrio ou relatrio que exibem dados, efetuam aes ou ornamentam o formulrio ou relatrio. Voc pode, por exemplo, utilizar uma caixa de texto em um formulrio ou relatrio para exibir dados, um boto de comando para abrir um outro formulrio ou relatrio, ou uma linha ou retngulo para separar e agrupar controles tornando-os mais legveis. O Microsoft Access inclui os tipos de controles a seguir, que podem ser acessados atravs da caixa de ferramentas no modo Estrutura de formulrio ou modo Estrutura de relatrio: caixa de texto, rtulo, grupo de opo, boto de opo, caixa de seleo, boto alternar, caixa de combinao, caixa de listagem, boto de comando, controle imagem, moldura de objeto acoplado, moldura de objeto no-acoplado , subformulrio/sub-relatrio, quebra de pgina, linha, retngulo e controles ActiveX personalizados. Os controles podem ser acoplados, no-acoplados ou calculados. Um controle acoplado est ligado a um campo de uma tabela ou consulta base e pode ser utilizado para exibir, inserir e atualizar valores de campos em seu banco de dados. Um controle calculado utiliza uma expresso como sua fonte de dados. Uma expresso pode utilizar dados provenientes de um campo includo em uma tabela ou consulta base de um formulrio ou relatrio ou provenientes de um outro controle no formulrio ou relatrio. Um controle no-acoplado no possui fonte de dados. Voc pode utilizar controles no-acoplado s para exibir informaes, linhas, retngulos e figuras. A ilustrao a seguir mostra exemplos de controles acoplados, noacoplados e calculados. Se voc desejar aprender mais sobre os diferentes tipos de controles includos no Microsoft Access, clique em um dos botes a seguir.

Modos de um formulrio

Os formulrios tm trs modos: modo Estrutura, modo Formulrio e modo Folha de Dados. Para criar um formulrio, voc trabalha no modo Estrutura. A visualizao de um formulrio no modo Estrutura como se

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 35 sentar uma prancheta de desenho repleta de ferramentas teis. Depois de criado no modo Estrutura, voc pode visualiz-lo no modo Formulrio ou modo Folha de Dados.

Criar um formulrio com um assistente

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Na janela Banco de Dados, clique na guia Formulrios. Clique em Novo. Na caixa de dilogo Novo Formulrio, clique no assistente que voc deseja utilizar. Uma descrio do Assistente aparece no lado esquerdo da caixa de dilogo. 4 Clique no nome da tabela ou consulta que inclui os dados nos quais voc deseja basear o seu formulrio. Observao Voc no precisa efetuar esse passo se clicar na opo Assistente de Formulriovoc pode especificar a origem do registro do formulrio no Assistente. 5 Clique em OK. 6 Se voc clicou em Assistente de Formulrio, Assistente de Grfico ou Assistente de Tabela Dinmica no passo 3, siga as orientaes das caixas de dilogo do assistente. Se voc clicou em AutoFormulrio: Colunar, AutoFormulrio: Tabular ou AutoFormulrio: Folha de dados, o Microsoft Access criar automaticamente o seu formulrio. Se o formulrio resultante no tiver o formato desejado, voc poder alter-lo no modo Estrutura. Observao Se voc clicar em uma das opes de AutoFormulrio, o Microsoft Access utilizar a autoformatao que voc especificou por ltimo, seja no Assistente de Formulrio seja por meio do comando AutoFormatao do menu Formatar no modo Estrutura.

Criar um formulrio sem um assistente.

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Na janela Banco de Dados, clique na guia Formulrios. Clique em Novo. Na caixa de dilogo Novo Formulrio, clique no modo Estrutura. Clique no nome da tabela ou consulta que inclui os dados nos quais voc deseja basear o seu formulrio. Se o formulrio no conter dados (por exemplo, se for para utilizar como um menu de controle para abrir outros formulrios ou relatrios ou se voc desejar criar uma caixa de dilogo personalizada), no selecione nada dessa lista. Observao Se voc deseja criar um formulrio que utilize dados de mais de uma tabela, baseie o seu formulrio em uma consulta que inclua as tabelas que deseja incluir. 5 Clique em OK. O Microsoft Access exibe a janela Formulrio no modo Estrutura. Para obter informaes sobre como adicionar controles no modo Estrutura.

Criar um formulrio utilizando o AutoFormulrio.

O AutoFormulrio cria um formulrio que exibe todos os campos e registros da tabela ou consulta selecionada. Cada campo aparece em uma linha separada com um rtulo sua esquerda. 1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Tabelas ou Consultas. 2 Clique na tabela ou consulta na qual deseja que o formulrio se baseie ou, ento, abra a tabela ou consulta em qualquer modo. 3 Clique na seta ao lado do boto Novo Objeto na barra de ferramentas e, em seguida, clique em AutoFormulrio.

Criar um formulrio baseado em mais de uma tabela.

A utilizao de um Assistente de Formulrio a maneira mais rpida e simples de criar um formulrio que rena dados de mais de uma tabela. Um Assistente de Formulrio acelera o processo de criao de um formulrio porque ele faz todo o trabalho bsico para voc. Na primeira tela de um Assistente de Formulrio, voc pode escolher os campos que deseja incluir em seu formulrio. Esses campos podem ser de uma tabela ou de vrias tabelas. Quando voc utilizar um Assistente de Formulrio para criar um formulrio de vrias tabelas, o Microsoft Access cria uma instruo SQL por trs do formulrio. A instruo SQL inclui a informao sobre as tabelas e campos a serem utilizados. Voc pode utilizar um Assistente de Formulrio para criar um formulrio que exiba dados de vrias tabelas como um "formulrio plano" ou um "formulrio hierrquico". Um exemplo de formulrio plano aquele que mostra produtos e fornecedores de produtos. Para ver uma ilustrao desse tipo de formulrio. Um formulrio hierrquico um formulrio com um ou mais subformulrios. Os subformulrios so teis se voc deseja exibir dados de tabelas que tm um relacionamento umpara-muitos. Por exemplo, voc poderia ter um formulrio Categorias que inclusse dados de uma tabela Categorias e uma tabela Produtos. Convm apresentar os seus dados hierarquicamente sem utilizar um subformulrio. Por exemplo, se tiver um formulrio com vrios controles, talvez voc no tenha espao para um subformulrio. Nesse caso, pode utilizar um Assistente de Formulrio para criar formulrios sincronizados. Quando voc clica em um boto de comando em um formulrio, ele abre um outro formulrio que fica sincronizado com o registro do primeiro formulrio.

Alternar entre modos de um formulrio Abrir um formulrio

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Clique no boto Exibir da barra de ferramentas. Para passar para o modo indicado pelo grfico, clique no prprio boto. Para ver uma lista dos outros modos sua escolha, clique na seta ao lado do boto. Na janela Banco de Dados, clique na guia Formulrios. Clique no formulrio que voc deseja abrir. Clique no boto Abrir para abrir o formulrio no modo Formulrio ou no boto Estrutura para abrir o formulrio no modo Estrutura. Dica Voc pode tambm abrir um formulrio no modo Formulrio arrastando-o da janela Banco de Dados para o fundo do aplicativo. Uma vez que voc tenha aberto um formulrio, pode alternar facilmente entre seus trs modos clicando no boto Exibir da barra de ferramentas.

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Abrir ou fechar uma lista de campos de um formulrio ou relatrio

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Power Informtica

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique em Lista de Campos na barra de ferramentas. Voc pode utilizar a lista de campos para adicionar controles acoplados a um formulrio ou relatrio.

Abrir ou fechar a caixa de ferramentas

Travar uma ferramenta da caixa de ferramentas

Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique em Caixa de Ferramentas na barra de ferramentas.

Clique duas vezes na ferramenta que deseja travar. Quando uma ferramenta da caixa de ferramentas est travada, voc no precisa clic-lo sempre que quiser efetuar uma ao repetida. Por exemplo, se voc deseja adicionar vrios rtulos a um formulrio, pode travar a ferramenta Rtulo na caixa de ferramentas. Para liberar a trava, pressione ESC.

O que uma folha de propriedades?

No Microsoft Access, voc utiliza propriedades para determinar as caractersticas das tabelas, consultas, campos, formulrios e relatrios. Cada controle em um formulrio ou relatrio tem propriedades tambm. As propriedades dos controles determinam a estrutura, aparncia e o comportamento de um controle, bem como as caractersticas do texto ou dados que ele contm. Para definir propriedades, utilize a folha de propriedades. Por exemplo, a instruo a seguir mostra a folha de propriedades de um controle Total de Vendas. A propriedade Formato desse controle est definida como Moeda.

Definir propriedades de um formulrio, relatrio, seo ou controle

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Proceda de uma das maneiras a seguir: Para definir propriedades de um formulrio ou relatrio, clique duas vezes no seletor de formulrio ou no seletor de relatrio para abrir a folha de propriedades do formulrio ou relatrio. Para definir propriedades de uma seo em um formulrio ou relatrio, clique duas vezes no seletor de seo para abrir a folha de propriedades da seo. Para definir propriedades de um controle, certifique-se de que o controle esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas. Voc pode tambm clicar duas vezes em um controle para abrir sua folha de propriedades. 3 Na folha de propriedades, clique na propriedade que deseja definir e, em seguida, proceda de uma das maneiras a seguir: Se uma seta aparecer na caixa da propriedade, clique nela e selecione um valor da lista. Digite uma definio ou expresso na caixa da propriedade. Se um boto Construir aparecer ao lado da caixa da propriedade, clique-o para exibir um construtor ou para exibir uma caixa de dilogo com opes de construtores. Voc pode, por exemplo, utilizar o Construtor de Consultas para alterar a estrutura de uma consulta base de um formulrio ou relatrio. 4 Se voc precisar de mais espao para inserir ou editar a definio de uma propriedade, pressione SHIFT+F2 (ou clique com o boto direito do mouse e, em seguida, clique em Zoom) para abrir a caixa Zoom. Se a folha de propriedades estiver vazia ou se voc no estiver vendo nela as propriedades esperadas. Dica Para obter Ajuda sobre qualquer propriedade na folha de propriedades, clique na propriedade e, em seguida, pressione F1.

Por que a folha de propriedades est vazia?

Se a folha de propriedades estiver em exibio e voc clicar em um controle que j esteja selecionado, a folha de propriedades ficar vazia. Se for preciso digitar um valor no controle, pressione a tecla ESC para exibir novamente a folha de propriedades. Caso contrrio, digite um valor e pressione ENTER.

Por que no vejo todas as propriedades na folha de propriedades?

Quando voc seleciona vrios controles e no v as propriedades esperadas na folha de propriedades, pode ter selecionado um controle que no queria selecionar. Por exemplo, voc pode ter includo uma linha em um grupo de caixas de texto. As propriedades s aparecem na folha de propriedades quando se aplicam a todos os controles selecionados. Para remover um controle de uma seleo em grupo, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique no controle.

Por que a caixa de uma determinada propriedade est vazia?

Quando a definio de uma determinada propriedade a mesma para todos os controles selecionados, essa definio aparece na folha de propriedades; caso contrrio, a caixa da propriedade fica vazia. Se voc tiver vrios controles selecionados e alterar uma definio para uma propriedade na caixa da propriedade, essa alterao afetar todos os controles selecionados.

Por que as definies de propriedades do meu controle no coincidem com as definies no modo Estrutura de tabela?

As definies de propriedades de um controle acoplado podem no coincidir exatamente com as definies no campo da tabela base qual o controle est acoplado. Se as definies forem diferentes, as definies do formulrio ou relatrio costumam prevalecer sobre as da tabela, mas elas s se aplicam ao formulrio ou relatrio atual. Geralmente, uma boa idia definir as propriedades Formato, Casas Decimais, Mscara de Entrada, Regra de Validao, Texto de Validao e Valor Padro na tabela ou consulta base em vez de no controle. Dessa forma, voc pode certificar-se de ter definies consistentes para o campo sempre que adicion-la a um formulrio ou relatrio. Para aprender mais sobre herana das propriedades nos controles.

Selecionar uma seo em um formulrio ou relatrio

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique no seletor de seo ou em qualquer lugar da barra de seo. Voc pode clicar tambm em qualquer lugar do segundo plano da seo para selecion-la.

Power Informtica

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Selecionar um formulrio ou relatrio

Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique no seletor de formulrio ou seletor de relatrio. Se as rguas no estiverem em exibio, voc pode clicar em Selecionar Formulrio ou Selecionar Relatrio no menu Editar ou pode clicar no segundo plano cinza direita do formulrio para selecion-lo.

Modificar a consulta ou instruo SQL base de um formulrio ou relatrio

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Abra o formulrio no modo Estrutura ou o relatrio no modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrio ou no seletor de relatrio para abrir a folha de propriedades. Clique no boto Construir ao lado da propriedade Origem do Registro para abrir o modo Estrutura da consulta. Voc pode modificar uma instruo SQL da mesma maneira como modifica uma consulta basta arrastar os campos e definir os critrios e a ordem de classificao na grade de estrutura. Observao Se voc deseja somente passar de uma tabela ou consulta para outra, clique na seta da caixa da propriedade Origem do Registro para selecionar a partir de uma lista de tabelas ou consultas.

Acoplar um formulrio ou relatrio vazio a dados em uma tabela ou consulta

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No modo Estrutura de formulrio ou modo Estrutura de relatrio, clique duas vezes no seletor de formulrio ou no seletor de relatrio para abrir a folha de propriedades. 2 Clique na seta prxima caixa da propriedade OrigemDoRegistro e selecione a partir de uma lista de tabelas ou consultas. 3 Alterne para modo Formulrio ou modo Folha de Dados para visualizar os dados.

Exibir ou ocultar a grade

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Alterar a distncia entre os pontos na grade de formulrio ou relatrio

Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. No menu Exibir, clique em Grade.

Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrio ou no seletor de relatrio para abrir a folha de propriedades. Para alterar os pontos horizontais, digite um novo valor para a propriedade Grade X. Para alterar os pontos verticais, digite um novo valor para a propriedade Grade Y. Nmeros mais altos indicam uma distncia menor entre os pontos. Observao A grade predefinida com 24 pontos por polegada horizontal e 24 pontos por polegada vertical. Se voc est utilizando centmetros como unidade de medida, a grade definida como 10 x 10. Voc pode alterar essas definies para qualquer valor inteiro de 1 at 64. Os pontos na grade ficam invisveis se voc escolher uma definio maior que 24 pontos por polegada ou 9 pontos por centmetro.

Definir o tamanho do formulrio assim que for aberto

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Abra um formulrio no modo Formulrio. Dimensione o formulrio arrastando as bordas da janela Formulrio. Clique em Salvar na barra de ferramentas. Observao Quando a propriedade AutoRedimensionar definida como Sim, o Microsoft Access dimensiona automaticamente o formulrio para exibir registros completos. Para definir o tamanho desejado do formulrio, certifique-se de que a propriedade AutoRedimensionar esteja definida como No.

Dimensionar um formulrio para caber o seu contedo

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Abra um formulrio no modo Formulrio. Clique em Dimensionar para Caber no Formulrio no menu Janela. Observao Se a janela Formulrio estiver maximizada, o comando Dimensionar para Caber no Formulrio no estar disponvel. 3 Clique em Salvar na barra de ferramentas para salvar o tamanho do formulrio. Quando voc clica em Dimensionar para Caber no Formulrio, o Microsoft Access ajusta o tamanho do formulrio para Formulrio Simples ou Formulrios Contnuos de acordo com a definio da propriedade Modo Padro. Formulrio simples. Se o registro exibido for menor que a janela Formulrio, Dimensionar para Caber no Formulrio recortar a janela conforme o tamanho do registro. Se o registro for maior que a janela Formulrio, Dimensionar para Caber no Formulrio a expandir para mostrar o mximo possvel do registro. Formulrios contnuos. Se for exibida somente parte do registro inferior, Dimensionar para Caber no Formulrio recortar esse registro. Se somente um registro for parcialmente exibido, Dimensionar para Caber no Formulrio ampliar a janela para mostrar o mximo possvel do registro.

Centralizar um formulrio na janela do aplicativo assim que for aberto

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Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades. Defina a propriedade AutoCentralizar como Sim. Da prxima vez que voc abrir o formulrio, ele ser centralizado na janela do aplicativo. Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades. Na caixa da propriedade Legenda, digite o texto da barra de ttulo. Para ver o texto da barra de ttulo, alterne para modo Formulrio.

Alterar o texto da barra de ttulo de um formulrio no modo Formulrio

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 38 Dica Se voc no deseja ter texto na barra de ttulo, digite um espao na caixa da propriedade Legenda.

Visualizar um formulrio

Visualizar um formulrio a partir do modo Estrutura, modo Formulrio ou modo Folha de Dados 1 Clique em Visualizar Impresso na barra de ferramentas. 2 Para retornar ao modo Estrutura, modo Formulrio ou modo Folha de Dados, clique no boto Exibir da barra de ferramentas. Visualizar um formulrio a partir da janela Banco de Dados 1 Clique na guia Formulrios. 2 Selecione o formulrio que voc deseja visualizar. 3 Clique em Visualizar Impresso na barra de ferramentas. A maneira como o Microsoft Access exibe um formulrio em Visualizar Impresso depende do modo a partir do qual voc o est visualizando. A partir de Voc v o formulrio modo Estrutura No modo Formulrio. modo Formulrio No modo Formulrio. modo Folha de Dados Como uma folha de dados. janela Banco de Dados No modo especificado pela propriedade Modo Padro do formulrio.

Imprimir um formulrio a partir do modo Estrutura, modo Formulrio ou modo Folha de Dados 1 No menu Arquivo, clique em Imprimir. 2 Na caixa de dilogo Imprimir, selecione as opes de impresso desejadas.
A maneira como o Microsoft Access imprime um formulrio depende do modo a partir do qual voc o imprime. A partir de O formulrio impresso modo Estrutura No modo Formulrio. modo Formulrio No modo Formulrio. modo Folha de Dados Como uma folha de dados.

Dica Se voc deseja imprimir um formulrio sem precisar especificar opes na caixa de dilogo Imprimir, clique em Imprimir na barra de ferramentas.

Imprimir um formulrio a partir da janela Banco de Dados

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Clique na guia Formulrios. Selecione o formulrio que voc deseja imprimir. No menu Arquivo, clique em Imprimir. Na caixa de dilogo Imprimir, selecione as opes de impresso desejadas. Clique em OK. O Microsoft Access imprime o formulrio no modo especificado na propriedade Modo Padro do formulrio. Dica Se voc deseja imprimir um formulrio sem precisar especificar opes na caixa de dilogo Imprimir, clique em Imprimir na barra de ferramentas.

Imprimir registros selecionados em um formulrio ou folha de dados

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Abra o formulrio no modo Formulrio ou modo Folha de Dados. Selecione o registro que voc deseja imprimir clicando no seletor de registro ou pressionando SHIFT+BARRA DE ESPAOS (se estiver no modo de edio, pressione F2 antes de pressionar SHIFT+BARRA DE ESPAOS). Se desejar selecionar vrios registros, clique no primeiro seletor de registro e arraste-o at o ltimo registro que deseja imprimir. 3 No menu Arquivo, clique em Imprimir. 4 Na caixa de dilogo Imprimir sob Intervalo de Impresso, clique em Registro(s) Selecionado(s).

Adicionar um controle a um formulrio ou relatrio

Tudo que voc adiciona a um formulrio ou relatrio um controle. Caixas de texto, rtulos, caixas de listagem, botes de opo, botes de comando e linhas so exemplos de diferentes controles. A maneira como voc cria um controle depende se deseja criar um controle acoplado, um controle no acoplado ou um controle calculado.

Criar um tipo especfico de controle em um formulrio Criar um controle no acoplado

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Se voc quiser utilizar um assistente para ajud-lo a criar o controle, certifique-se de que a ferramenta Assistentes de Controle da caixa de ferramentas esteja pressionada. Observao Voc pode utilizar um assistente para criar botes de comando, caixas de listagem, caixas de combinao, subformulrios e grupos de opo. 3 Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta correspondente ao controle que voc deseja criar. 4 No formulrio ou relatrio, clique no lugar em que voc deseja posicionar o canto superior esquerdo do controle. Se voc clicar e liberar o boto do mouse, o Microsoft Access cria um controle com tamanho padro. Para criar um controle com um tamanho especfico, clique no boto do mouse e, em seguida, arraste at que o controle atinja o tamanho desejado. Dica Se quiser criar vrios controles do mesmo tipo, voc pode clicar duas vezes na ferramenta apropriada da caixa de ferramentas para trav-la.

Criar um controle acoplado

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Se voc quiser utilizar um assistente para ajud-lo a criar o controle, certifique-se de que a ferramenta Assistentes de Controle da caixa de ferramentas esteja pressionada. Observao Voc pode utilizar um assistente para criar botes de comando, caixas de listagem, caixas de combinao, subformulrios e grupos de opo. Voc pode utilizar tambm assistentes para criar um controle para um grfico ou Tabela Dinmica. 3 Exiba a lista de campos clicando em Lista de Campos na barra de ferramentas. 4 Selecione um ou mais campos na lista de campos. Para selecionar Faa isto Um campo Clique no campo. Um bloco de Clique no primeiro campo do bloco, mantenha a tecla SHIFT pressionada e, em Campos seguida, clique no ltimo campo do bloco. Campos Mantenha a tecla CTRL pressionada e clique no nome de no-adjacentes cada campo que voc deseja incluir. Todos os campos Clique duas vezes na barra de ttulo da lista de campos. 5 Arraste o campo ou campos selecionados da lista de campos para o formulrio ou relatrio. Posicione o canto superior esquerdo do cone no lugar onde quer situar o canto superior esquerdo do controle principal (e no o seu rtulo) e libere o boto do mouse. O Microsoft Access cria o controle apropriado para o campo e define certas propriedades, com base no tipo de dados do campo e nas definies da propriedade ExibirControle. Se este no for o tipo de controle que deseja criar, clique na ferramenta de controle apropriada na caixa de ferramentas antes de arrastar o campo da lista de campos. Voc pode tambm transformar um controle em um outro tipo de controle aps cri-lo.

Power Informtica

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Excluir um controle
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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique no controle. Pressione DEL. Se o controle tiver um rtulo anexado, o Microsoft Access exclui o controle e o seu rtulo. Se voc deseja excluir somente o rtulo anexado, clique no rtulo e pressione DEL.

Acoplar um controle no acoplado a um campo

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Certifique-se de que o controle esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir sua folha de propriedades. 2 Na caixa da propriedade Origem do Controle, insira o nome do campo ao qual voc deseja acoplar o controle. Observao Se voc acoplar um controle a um campo dessa maneira ou trocar o campo base por um controle acoplado, o Microsoft Access no definir as propriedades do controle de acordo com os valores definidos para as mesmas propriedades no campo base. Entretanto, as definies das propriedades RegraDeValidao, TextoDeValidao e ValorPadro do campo base sero aplicadas, j que essas propriedades so impostas para o campo e no somente para o controle. Se voc criar um controle acoplado arrastando campos da lista de campos, o controle acoplado herdar certas propriedades do campo. Para obter maiores informaes sobre quais propriedades so herdadas e como funciona essa herana.

Selecionar um controle
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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique em qualquer parte do controle. Se o controle tiver um rtulo anexado, aparecer da seguinte forma: Observao Se voc clicar em um controle j selecionado, aparecer um ponto de insero no interior do controle para que voc possa inserir ou editar texto. Para selecionar o controle, clique fora do controle e, em seguida, clique novamente no controle.

Selecionar controles adjacentes

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Partindo de qualquer ponto fora de um controle, arraste um retngulo sobre os controles que voc deseja selecionar. Dicas Voc pode especificar se o retngulo que arrasta sobre os controles precisa somente toc-los ou se deve envolv-los completamente para selecion-los. No menu Ferramentas, clique em Opes, clique na guia Formulrios/Relatrios e, em seguida, clique em uma das opes sob Comportamento de Seleo. Para remover um ou mais controles do grupo selecionado, mantenha a tecla SHIFT pressionada e, em seguida, clique nos controles que deseja remover.

Selecionar controles no-adjacentes ou sobrepostos

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Remover um controle de um grupo selecionado Mover um controle e seu rtulo

Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique em cada controle que voc deseja selecionar. Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique no controle ou controles que voc deseja remover do grupo selecionado.

Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique no controle ou em seu rtulo. Quando voc clica em uma das partes de um controle composto, o Microsoft Access exibe as alas de movimentao de ambos os controles, bem como as alas de dimensionamento do controle clicado.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Passe o ponteiro sobre a borda (e no sobre a ala de movimentao) do controle ou do seu rtulo at que se transforme em uma mo aberta e, em seguida, arraste os controles para uma nova posio. Observaes Ao mover um controle, voc pode conservar o seu alinhamento vertical ou horizontal com outros controles mantendo a tecla SHIFT pressionada enquanto seleciona e move o controle. Voc somente pode mover o controle horizontal ou verticalmente, dependendo da direo em que o moveu primeiro. Caso voc necessite fazer pequenos ajustes no posicionamento de um controle, talvez seja mais fcil pressionar CTRL juntamente com as teclas de direo apropriadas. Quando voc move um controle dessa maneira, o Microsoft Access no alinha o controle com a grade, mesmo que Encaixar na Grade esteja ativado.

Power Informtica

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Mover um controle ou seu rtulo separadamente

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique no controle ou em seu rtulo. Posicione o ponteiro sobre a ala de movimentao no canto superior esquerdo do controle ou rtulo Quando o ponteiro se transforma em uma mo apontando para cima, voc pode arrastar o controle ou rtulo. Observaes As partes de um controle composto permanecem relacionadas mesmo que voc mova as partes individuais separadamente. Para mover um rtulo anexado para uma outra seo sem mover o controle, voc deve utilizar os comandos Recortar e Colar. Se mover um rtulo para uma outra seo, o rtulo perder a relao com o controle. Ao mover um controle, voc pode conservar seu alinhamento vertical ou horizontal com outros controles mantendo a tecla SHIFT pressionada enquanto seleciona e move o controle. Voc somente pode mover o controle horizontal ou verticalmente, isso depende da direo em que o moveu primeiro. Se voc necessitar fazer pequenos ajustes no posicionamento de um controle, talvez seja mais fcil pressionar CTRL juntamente com as teclas de direo apropriadas. Quando voc move um controle dessa maneira, o Microsoft Access no alinha o controle com a grade, mesmo que Encaixar na Grade esteja ativado.

Alterar a unidade de medida da rgua

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Mover um controle na frente ou atrs de outros controles

Clique no boto Iniciar do Windows, aponte para Configuraes e, em seguida, clique em Painel de Controle. Clique duas vezes no cone Configuraes Regionais. Clique na guia Nmero. Na lista Sistema de Medidas, clique em Mtrico ou E.U.A.

Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique no controle que voc deseja mover e, em seguida, clique em Enviar Para Trs ou Trazer Para Frente no menu Formatar. Observao Uma caixa de listagem ou subformulrio fica sempre no topo da pilha; voc no pode mover uma caixa de listagem ou subformulrio para a parte inferior de uma pilha.

Dimensionar um controle
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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique no controle ou controles que voc deseja redimensionar. Arraste as alas de dimensionamento at o controle atingir o tamanho desejado. Se voc selecionar mais de um controle, todos os controles tero o tamanho alterado quando voc arrastar a ala de dimensionamento de um desses controles. Dica Se voc deseja fazer pequenos ajustes no tamanho de um controle, talvez seja mais fcil pressionar SHIFT juntamente com as teclas de direo apropriadas.

Dimensionar um controle para caber seu contedo

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Dimensionar controles uniformemente utilizando a grade

Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Selecione o controle ou controles que voc deseja redimensionar. No menu Formatar, aponte para Dimensionar e, em seguida, clique em Para Caber.

Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Se a grade ainda no estiver em exibio, clique em Grade no menu Exibir. Selecione os controles que voc deseja redimensionar. No menu Formatar, aponte para Dimensionar e, em seguida, clique em Grade. Observaes Voc pode fazer com que o Microsoft Access encaixe automaticamente os itens na grade medida que voc os dimensiona. Talvez voc julgue necessrio ajustar a distncia entre os pontos na grade de modo a poder dimensionar os controles com mais preciso.

Dimensionar os controles uniformemente um em relao ao outro

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Selecione os controles que voc deseja dimensionar. No menu Formatar, aponte para Dimensionar e, em seguida, clique em um dos comandos a seguir: No Mais Alto. Torna os controles to altos quanto o mais alto dos controles selecionados. No Mais Baixo. Torna os controles to baixos quanto o mais baixo dos controles selecionados. No Mais Largo. Torna os controles to largos quanto o mais largo dos controles selecionados.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 41 No Mais Estreito. Torna os controles to estreitos quanto o mais estreito dos controles selecionados.

Recortar ou copiar e colar um controle

Se voc deseja criar um grupo de controles uniformemente espaados entre si, melhor utilizar o comando Duplicar em vez do comando Copiar. 1 Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. 2 Clique no controle que voc deseja recortar ou copiar. Se o controle tiver um rtulo anexado, clique no controle e no no rtulo. 3 No menu Editar, clique em Recortar para excluir o controle ou clique em Copiar para copiar o controle. 4 Selecione a seo na qual voc deseja colar o controle. 5 No menu Editar, clique em Colar. At certo ponto, voc pode determinar onde o Microsoft Access cola o controle. Se voc selecionar uma seo, o Microsoft Access cola o controle no canto superior esquerdo dessa seo. Se selecionar um controle prximo rea em que deseja colar o controle, o Microsoft Access cola o controle logo abaixo do controle selecionado. Observe, porm, que, se voc colar um rtulo e o controle selecionado por voc no tiver um rtulo anexado, o Microsoft Access anexa o rtulo ao controle selecionado. Observao O Microsoft Access no copia procedimentos de evento associados a um controle.

Duplicar um controle
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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique no controle que voc deseja duplicar. Se o controle tiver um rtulo anexado, clique no controle e no no rtulo. No menu Editar, clique em Duplicar. O Microsoft Access cola o controle logo abaixo do controle selecionado. 4 Se voc quiser criar outro controle uniformemente espaado, clique novamente em Duplicar. O Microsoft Access coloca o controle abaixo do ltimo controle colado, mesmo que voc o tenha movido. Observaes O Microsoft Access no copia procedimentos de evento associados a um controle quando voc o duplica. Se voc somente quiser copiar propriedades de formatao de um controle para outro, pode clicar na Ferramenta Pincel na barra de ferramentas.

Alinhar controles utilizando a grade

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Se a grade ainda no estiver em exibio, clique em Grade no menu Exibir. Selecione o(s) controle(s) que voc deseja alinhar. No menu Formatar, aponte para Alinhar e, em seguida, clique em Grade. Observaes Voc pode fazer com que o Microsoft Access encaixe itens na grade automaticamente medida que os cria ou move. Para obter maiores informaes. Talvez voc precise ajustar a distncia entre os pontos na grade de maneira a poder alinhar os controles com maior preciso.

Ativar ou desativar o comportamento Encaixar na Grade

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. No menu Formatar, clique em Encaixar na Grade. Se Encaixar na Grade estiver ativado, quando voc criar um controle clicando no formulrio ou relatrio, o Microsoft Access alinhar o canto superior esquerdo do controle com a grade. Se voc criar um controle por arrastamento, o Microsoft Access alinhar todos os cantos do controle com a grade. Se voc mover ou redimensionar um controle existente, o Microsoft Access permitir que voc mova o controle ou seus limites somente ponto-a-ponto na grade. Quando Encaixar na Grade estiver desativado, o Microsoft Access ignorar a grade e permitir que voc posicione, mova ou redimensione controles em qualquer parte do formulrio ou relatrio. Dica Se voc deseja desativar Encaixar na Grade temporariamente, mantenha a tecla CTRL pressionada antes ou enquanto voc estiver posicionando, movimentando ou dimensionando um controle. Liberar a tecla CTRL reativa Encaixar na Grade.

Alinhar controles um ao outro

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Selecione os controles que deseja alinhar. Selecione somente os controles que estejam na mesma linha ou na mesma coluna. 3 No menu Formatar, aponte para Alinhar e, em seguida, clique em um dos comandos a seguir: Esquerda. Alinha as extremidades esquerdas dos controles com a extremidade esquerda do controle mais esquerda. Direita. Alinha as extremidades direitas dos controles com a extremidade direita do controle mais direita. Superior. Alinha as extremidades superiores dos controles com a extremidade superior do controle mais alto. Inferior. Alinha as extremidades inferiores dos controles com a extremidade inferior do controle mais baixo. Observao Se ocorrer sobreposio de controles aps o alinhamento, o Microsoft Access no os manter assim. Em vez disso, posicionar os controles com suas extremidades lado-a-lado.

Espaar controles uniformemente

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Selecione os controles (ao menos trs) que voc deseja ajustar. No caso de controles que tenham rtulos anexados, selecione os controles e no seus rtulos. 3 No menu Formatar, aponte para Espaamento Horizontal ou Espaamento Vertical e, em seguida, clique em Igua-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 42 lar. O Microsoft Access espaa uniformemente os controles. Contudo, somente os controles intermedirios so ajustados; os controles superiores e inferiores no tm suas posies alteradas.

Aumentar ou diminuir o espao entre controles

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Selecione os controles que voc deseja ajustar. No menu Formatar, aponte para Espaamento Horizontal ou Espaamento Vertical e, em seguida, clique em Aumentar ou Diminuir. Quando o espaamento entre controles aumentado ou diminudo, os controles mais esquerda (espaamento horizontal) e o mais alto (espaamento vertical) no tm suas posies alteradas.

Transformar um controle em um outro tipo de controle

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique no controle que voc deseja alterar. No menu Formatar, aponte para Alterar Para. O Microsoft Access exibe uma lista de controles nos quais o controle selecionado pode ser transformado. Se um tipo de controle aparecer esmaecido no menu, voc no poder transformar o controle selecionado nesse tipo de controle. 4 Clique no tipo de controle que voc deseja alterar. Quando voc transforma um controle em um outro tipo de controle, o Microsoft Access copia as definies de propriedade adequadas do controle original para o novo controle. Se uma propriedade existir para o controle original mas no para o novo controle, o Microsoft Access no a copiar. Se uma propriedade existir para o novo controle mas no para o controle original, o Microsoft Access definir essa propriedade com o estilo de controle padro para aquele tipo de controle.

Como as propriedades de controle se relacionam com propriedades de seus campos base

Quando voc cria um controle acoplado arrastando um campo da lista de campos, o Microsoft Access copia para o controle certas propriedades do campo da tabela ou consulta base. Se, por exemplo, o campo Preo Unitrio em uma tabela Produtos tiver a propriedade Formato definida como Moeda e a propriedade Casas Decimais definida como Automtico, quando voc criar uma caixa de texto acoplada em um formulrio arrastando o campo Preo Unitrio da lista de campos, o Microsoft Access definir automaticamente as propriedades Formato e Casas Decimais do controle caixa de texto com os mesmos valores. (Isso pressupe que a propriedade Exibir Controle do campo esteja definida como CaixaDeTexto ou que no possua nenhuma definio). Voc pode alterar as definies de qualquer propriedade herdada (copiada) na folha de propriedades do controle. Se voc alterar uma definio de propriedade de um controle, a alterao no afetar a definio dessa propriedade do campo na tabela ou consulta base. Da mesma forma, se voc alterar a definio de propriedade de um campo em uma tabela ou consulta depois de ter criado um formulrio utilizando esse campo, a definio de propriedade do controle no ser atualizada; voc dever fazer a atualizao manualmente. (Observe, entretanto, que se voc alterar definies de propriedade de campo para as propriedades ValorPadro, RegraDeValidao e TextoDeValidao, essas alteraes sero impostas a qualquer controle baseado nesses campos, mesmo que os controles tenham sido criados antes da alterao das propriedades de campo). Dica melhor definir as propriedades Formato, CasasDecimais, MscaraDeEntrada, RegraDe Validao, TextoDeValidao e ValorPadro no campo base do que em um controle. Dessa forma, voc assegura a consistncia das definies sempre que adicionar campos a um formulrio ou relatrio. A tabela a seguir lista propriedades que so herdadas para cada tipo de controle acoplado quando voc arrasta um campo da lista de campos. Controle acoplado Caixa de texto Formato, CasasDecimais, MscaraDe Entrada e TextoDaBarraDeStatus (da propriedade Descrio) Caixa de listagem Todas as propriedades especificadas na guia Pesquisa no modo Estrutura de tabela e a propriedade TextoDaBarraDe Status (da propriedade Descrio) Caixa de combinao Todas as propriedades especificadas na guia Pesquisa no modo Estrutura de tabela, a propriedade MscaraDeEntrada e a propriedade TextoDaBarraDeStatus (da propriedade Descrio) Caixa de seleo, boto de opo , TextoDaBarraDeStatus (da propriedade Descrio) grupo de opo, boto alternara moldura de objeto acoplado Observaes As propriedades ValorPadro, RegraDeValidao e TextoDeValidao no so herdadas. Isto , o Microsoft Access no define as propriedades do controle com os valores definidos para as mesmas propriedades no campo base. Entretanto, essas definies de propriedades entram em vigncia quando voc cria um controle baseado em um campo que tenha essas definies. Se voc definir a propriedade RegraDeValidao em um campo e tambm em um controle baseado nesse campo, o Microsoft Access impor ambas as regras. Se voc definir a propriedade Valor Padro para um campo e tambm em um controle baseado nesse campo, a propriedade do controle prevalecer sobre a propriedade do campo. Se voc criar uma caixa de texto baseada em um campo com o tipo de dados Memorando, o Microsoft Access definir automaticamente a propriedade ComportamentoDaTeclaEnter como NovaLinhaNoCampo e a propriedade BarrasDeRolagem como SomenteVertical. Essas propriedades no so herdadas das propriedades de campo so somente propriedades do controle. Propriedades herdadas

Alterar as propriedades de vrios controles ao mesmo tempo

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

1 2

Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Certifique-se de que um controle esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir sua folha de propriedades. 3 Selecione os outros controles mantendo a tecla SHIFT pressionada enquanto clica em cada controle. 4 Na folha de propriedades, altere as propriedades adequadas. Observaes Voc pode alterar definies de propriedades para um grupo de controles do mesmo tipo ou para um grupo de controles de tipos diferentes. Se voc selecionar controles de tipos diferentes, o Microsoft Access exibir na folha de propriedades somente as propriedades compartilhadas pelo grupo. Se todos os controles selecionados por voc compartilharem a mesma definio de propriedade, essa definio aparecer na folha de propriedades, caso contrrio, a caixa da propriedade ficar vazia. Se voc alterar a definio da propriedade, a alterao ser aplicada a todos os controles selecionados. A propriedade Nome nunca aparece quando mais de um controle selecionado porque os nomes dos controle devem ser exclusivos.

Power Informtica

Pg.: 43

Alterar propriedades padro de um tipo de controle

Cada tipo de controle possui um conjunto padro de propriedades que determina a sua aparncia e comportamento gerais. Por exemplo, as propriedades padro de uma caixa de texto determinam o tamanho e a fonte da caixa de texto e se ela possui um rtulo anexado. Esse conjunto de propriedades de um controle denominado "estilo de controle padro". Convm trocar o estilo de controle padro por um tipo de controle se voc descobrir que faz freqentemente as mesmas alteraes nesse tipo de controle depois de adicion-lo a um formulrio ou relatrio. Suponha, por exemplo, que voc no deseje criar rtulos nas caixas de texto que adiciona a um novo formulrio. Em vez de excluir o rtulo todas as vezes que cria uma caixa de texto, voc pode alterar a definio da propriedade AutoRotular para No no estilo de controle padro da caixa de texto. Uma vez que voc tenha redefinido o estilo de controle padro de um controle, todos os controles subseqentes desse tipo que adicionar ao formulrio ou relatrio atual tero essas definies de propriedades. O estilo de controle padro permanece em vigor para esse formulrio ou relatrio at voc alter-lo novamente.

Alterar o estilo de controle padro para novos controles utilizando a folha de propriedades
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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta do tipo de controle que voc deseja alterar. Se, por exemplo, quiser alterar o estilo de controle padro das caixas de texto, clique na ferramenta Caixa de Texto 3 Exiba a folha de propriedades clicando em Propriedades na barra de ferramentas. O Microsoft Access altera a barra de ttulo da folha de propriedades para indicar que voc abriu a folha de propriedades padro daquele tipo de controle. 4 Na folha de propriedades, altere as definies das propriedades.

Alterar o estilo de controle padro dos novos controles utilizando um controle existente
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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Selecione o controle que possui as caractersticas que deseja utilizar como padro. No menu Formatar, clique em Definir Controles Padro. O Microsoft Access define as propriedades padro desse tipo de controle com base no controle selecionado por voc. Dica Voc pode copiar as caractersticas de formatao de um controle para outro controle clicando na Ferramenta Pincel da barra de ferramentas.

Copiar caractersticas de formatao de um controle para outro

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique no controle que possui as caractersticas de formatao que voc deseja copiar. Observao Voc pode copiar as caractersticas somente de um nico controle. 3 Clique na Ferramenta Pincel na barra de ferramentas. Se voc j souber que desejar utilizar as mesmas caractersticas de formatao em vrios controles, clique duas vezes no boto para trav-lo. 4 Clique no controle no qual voc deseja colar as caractersticas de formatao. Voc pode clicar no mesmo tipo de controle ou, ento, selecionar um outro tipo de controle. Por exemplo, voc pode copiar as caractersticas de formatao de uma caixa de texto para uma caixa de listagem. O Microsoft Access copia qualquer uma das propriedades a seguir: Aparncia, EstiloDaBorda, CorDaBorda, LarguraDaBorda, CorDoFundo; EstiloDoFundo, InclinaoDaLinha, Visvel, Exibir Quando, NomeDaFonte, TamanhoDaFonte, EspessuraDaFonte, CorDePrimeiroPlano, FonteEm Itlico, FonteSublinhada, AlinharRtulo, AlinharTexto, RtuloX e RtuloY. Observao Voc no pode copiar propriedades para os Controles ActiveX ou partir desses controles.

Alterar o formato de dados em um controle

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Certifique-se de que o controle esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir sua folha de propriedades. 3 Na caixa da propriedade Formato, clique em uma das definies de formatao predefinidas. Voc pode criar seu prprio formato se um formato predefinido no atender s suas necessidades. Para obter maiores informaes. Observaes Para garantir consistncia entre os aplicativos, o Microsoft Access utiliza as definies regionais especificadas no Painel de Controle do Windows para alguns formatos de Nmero e Data/Hora predefinidos. Para controles que exibam nmeros, convm, tambm, definir a propriedade CasasDecimais.

Exibir instrues de um controle na barra de status

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Certifique-se de que o controle esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 44 para abrir sua folha de propriedades. 3 Na caixa da propriedade Texto da Barra de Status, digite a mensagem que voc deseja exibir no controle. Voc pode inserir at 255 caracteres, mas o Microsoft Access somente poder exibir o texto que couber na barra de status. A quantidade de texto que pode ser exibida varia conforme a fonte utilizada e as dimenses da janela do Microsoft Access. Dica Voc pode criar uma dica que aparea quando mover o ponteiro do mouse sobre um controle. Voc pode tambm criar arquivos de Ajuda personalizados e dicas O Que Isto.

Desativar um controle no modo Formulrio ou tornar os dados de um controle somente para leitura 1 Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. 2 Certifique-se de que o controle esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas
para abrir sua folha de propriedades. 3 Proceda de uma ou de ambas as maneiras a seguir: Se voc deseja desativar completamente o controle de modo que fique esmaecido e no possa receber o foco, defina a propriedade Ativado como No. Se voc deseja que os dados do controle possam ser lidos, sem permitir que usurios os alterem, defina a propriedade Bloqueado como Sim. Se definir a propriedade Ativado como No e a propriedade Bloqueado como Sim, o controle no aparecer esmaecido, mas no poder receber o foco. Observaes Voc pode utilizar a propriedade Ativado juntamente com a propriedade Aps Atualizar para desativar um controle at que um usurio insira texto ou faa uma seleo em um outro controle. Por exemplo, convm desativar um boto de comando at que os dados tenham sido inseridos em uma caixa de texto. Voc pode utilizar a propriedade Aps Atualizar da caixa de texto para chamar um procedimento de evento ou uma macro para ativar o boto de comando. Se voc desejar manter somente um controle fora da ordem de tabulao, mas quiser tornar possvel selecionar esse controle, defina a propriedade ParadaDeTabulao desse controle como No.

Atribuir uma tecla de acesso (tecla aceleradora) a um rtulo ou boto

Quando voc atribui uma tecla de acesso a um rtulo ou boto, pode pressionar ALT + um caractere sublinhado para mover o foco para o controle anexado a esse rtulo ou para o boto. 1 Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. 2 Certifique-se de que o rtulo ou boto ao qual voc deseja atribuir a tecla de acesso esteja selecionado e, ento, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades do controle. 3 Na caixa da propriedade Legenda na folha de propriedades, digite um e comercial (&) imediatamente antes do caractere que voc deseja utilizar como tecla de acesso.

Criar uma dica que aparea quando voc mover o ponteiro do mouse sobre um controle
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Abra um formulrio no modo Estrutura. Certifique-se de que o controle para o qual voc deseja criar uma dica esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades do controle. 3 Na caixa da propriedade Texto das Dicas Sobre Controle na folha de propriedades, digite a mensagem do controle que deseja exibir. Voc pode digitar at 255 caracteres. Voc tambm pode criar um arquivo de Ajuda personalizado ou dicas O Que Isto personalizadas para seu formulrio.

O que um rtulo?

Voc utiliza rtulos em um formulrio ou relatrio para exibir textos descritivos, tais como ttulos, legendas ou instrues breves. Os rtulos no exibem valores de campos ou expresses; so sempre no acoplados e no so alterados conforme voc se move de registro em registro. Um rtulo pode ser anexado a um outro controle. Quando voc cria uma caixa de texto, por exemplo, ela possui um rtulo anexado que exibe uma legenda para aquela caixa de texto. Esse rtulo aparece como um ttulo de coluna no modo Folha de Dados de um formulrio. Quando voc cria um rtulo utilizando a ferramenta Rtulo, o rtulo fica isolado ele no fica anexado a nenhum outro controle. Voc utiliza rtulos independentes para informaes como o ttulo de um formulrio ou relatrio, ou para outros textos descritivos. Rtulos independentes no aparecem no modo Folha de Dados.

Criar um rtulo

Utilize este procedimento para criar um rtulo autnomo (um rtulo que no esteja anexado a um outro controle). Para criar um rtulo que esteja anexado a um controle, basta criar o controle. O Microsoft Access anexa automaticamente um rtulo ao controle quando voc o cria. 1 Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. 2 Clique na ferramenta Rtulo na caixa de ferramentas. 3 No formulrio ou no relatrio, clique no local onde voc deseja colocar o rtulo e, em seguida, digite o texto do rtulo. Observaes Se voc deseja exibir o texto do rtulo em mais de uma linha, voc pode redimensionar o rtulo depois de digitar todo o texto, ou pode pressionar CTRL+ENTER no final da primeira linha de texto para inserir um retorno de carro. Se voc inserir um retorno de carro, o Microsoft Access ir quebrar automaticamente as linhas subseqentes conforme voc as digitar. Para inserir manualmente uma quebra de linha em uma linha subseqente, pressione CTRL+ENTER outra vez. A largura mxima do rtulo determinada pelo comprimento da primeira linha de texto. Se voc deseja utilizar um E comercial (&) em um rtulo, deve digit-lo duas vezes. Isto se deve ao fato de o Microsoft Access utilizar o E comercial em um rtulo ou boto para definir uma tecla de acesso.

Anexar um rtulo a um controle

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

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Determinar se os novos rtulos anexados tm dois pontos

Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique no rtulo que voc deseja anexar a um controle. Clique em Recortar na barra de ferramentas. Clique no controle ao qual voc deseja anexar o rtulo. Clique em Colar na barra de ferramentas.

Power Informtica

Pg.: 45

Voc pode utilizar este procedimento para alterar o estilo de controle padro para o formulrio ou o relatrio atual. 1 Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. 2 Clique na ferramenta da caixa de ferramentas para a qual voc deseja definir os padres. Por exemplo, se voc deseja remover os dois pontos de rtulos anexados a caixas de texto, clique na ferramenta Caixa de Texto 3 Clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades da ferramenta. 4 Na caixa da propriedade Adicionar Dois Pontos, clique em Sim ou em No.

Especificar quais rtulos sero automaticamente anexados a controles novos

Voc pode utilizar este procedimento para alterar o estilo de controle padro para o formulrio ou o relatrio atual. 1 Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. 2 Clique na ferramenta da caixa de ferramentas para a qual voc deseja definir os padres. Por exemplo, se voc deseja especificar quais rtulos so automaticamente anexados a caixas de texto, clique na ferramenta Caixa de Texto 3 Clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades da ferramenta. 4 Na caixa da propriedade Auto Rotular, clique em Sim ou No.

O que uma caixa de texto?

Voc utiliza caixas de texto em um formulrio ou relatrio para exibir dados de uma tabela, de uma consulta ou de uma instruo SQL. Esse tipo de caixa de texto chamada caixa de texto acoplada porque est acoplada aos dados de um campo. As caixas de texto podem tambm ser no acopladas. Por exemplo, voc pode criar uma caixa de texto no acoplada para exibir os resultados de um clculo ou para aceitar entrada de um usurio. Os dados em uma caixa de texto no acoplada no so armazenados em nenhum lugar.

Criar uma caixa de texto

A maneira como voc cria uma caixa de texto depende se voc deseja que ela seja acoplada, no acoplada ou calculada. O que voc deseja fazer?

Criar uma caixa de texto acoplada

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique em Lista de Campos na barra de ferramentas para exibir a lista de campos. Se o boto ou o comando de lista de campos no estiver disponvel, voc ter que acoplar o formulrio ou relatrio a uma origem de registro utilizando a propriedade OrigemDoRegistro. 3 Selecione um ou mais campos da lista de campos. Para selecionar Faa isto Um campo Um bloco de campos Campos no adjacentes Todos os campos Clique no campo. Clique no primeiro campo do bloco, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique no ltimo campo do bloco. Pressione a tecla CTRL e clique no nome de cada campo que voc deseja incluir.

Clique duas vezes na barra de ttulo da lista de campos. 4 Arraste o(s) campo(s) da lista de campos e coloque-o(s) no formulrio ou relatrio. Observao Voc deve arrastar o(s) campo(s) da lista de campos. Se voc clicar no(s) campo(s) da lista de campos e, em seguida, clicar no formulrio ou relatrio, o Microsoft Access no criar o controle. O Microsoft Access coloca uma caixa de texto no formulrio ou no relatrio para cada campo que voc selecionar na lista de campos. Cada caixa de texto est acoplada a um campo na fonte de dados base do formulrio ou relatrio. Cada caixa de texto tambm tem por padro um rtulo acoplado. 5 Dimensione a caixa de texto de forma que ela tenha o tamanho apropriado para os dados que voc deseja mostrar. 6 Altere o texto do rtulo, se for necessrio. 7 Alterne para modo Formulrio, modo Folha de Dados ou Visualizar Impresso para testar o controle. Observao Em caixas de texto de formulrios que tenham muitas linhas de texto, talvez voc deseje adicionar uma barra de rolagem vertical.

Criar uma caixa de texto no acoplada

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Caixa de Texto na caixa de ferramentas. Clique em qualquer lugar do formulrio ou do relatrio para criar uma caixa de texto de tamanho padro ou arraste para criar uma caixa de texto do tamanho desejado.

Criar uma caixa de seleo, um boto alternar ou um boto de opo

A maneira de criar uma caixa de seleo, um boto de opo ou um boto alternar depende se voc deseja que ele seja

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 46 um controle autnomo que esteja acoplado a um campo Sim/No, um controle que seja parte de um grupo de opo ou um controle no acoplado. O que voc deseja fazer?

O que uma caixa de seleo?

Criar uma caixa de seleo, boto alternar ou boto de opo que esteja acoplado a um campo Sim/No 1 Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. 2 Clique na ferramenta apropriada da caixa de ferramentas. Se voc no tem certeza de qual ferramenta deve utilizar,
coloque o ponteiro do mouse sobre a ferramenta at que aparea a Dica de Ferramenta. 3 Clique em Lista de Campos na barra de ferramentas para exibir a lista de campos. Se o boto ou o comando de lista de campos no estiver disponvel, voc ter que acoplar o formulrio ou relatrio a uma origem de registro utilizando a propriedade OrigemDoRegistro. 4 Clique no campo apropriado (um campo com um tipo de dados Sim/No) na lista de campos e arraste-o para o formulrio ou o relatrio. Observao Voc deve arrastar o campo da lista de campos. Se voc clicar no campo da lista de campos e ento clicar no formulrio ou no relatrio, o controle no ser acoplado. 5 Altere o texto do rtulo, se for necessrio. 6 Alterne para modo Formulrio, modo Folha de Dados ou Visualizar Impresso para testar o controle. Dica Se voc exibe freqentemente o mesmo campo Sim/No como uma caixa de seleo em diferentes formulrios e relatrios, voc pode definir a propriedade ExibirControle do campo de forma a criar automaticamente uma caixa de seleo quando voc arrast-lo da lista de campos (voc no ter de clicar antes na ferramenta Caixa de Seleo).

Voc pode utilizar uma caixa de seleo em um formulrio ou relatrio como um controle autnomo para exibir um valor Sim/No de uma tabela, consulta ou instruo SQL base. Por exemplo, a caixa de seleo na ilustrao a seguir est acoplada ao campo Descontinuado na tabela Produtos. O tipo de dados do campo Descontinuado Sim/No. Se a caixa contm uma marca de seleo, seu valor Sim; se no contiver, o valor ser No. Quando voc seleciona ou limpa uma caixa de seleo que esteja acoplada a um campo Sim/No, o Microsoft Access exibe o valor da tabela base conforme a propriedade Formato do campo (Sim/No, Verdadeiro/Falso ou Ativado/Desativado). Voc tambm pode utilizar caixas de seleo em um grupo de opo para exibir valores a serem escolhidos. Voc pode tambm utilizar uma caixa de seleo no acoplada em uma caixa de dilogo personalizada para aceitar entrada do usurio.

Criar uma caixa de seleo, um boto de opo ou um boto alternar no acoplado

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta apropriada da caixa de ferramentas. Se voc no tem certeza de qual ferramenta deve utilizar, coloque o ponteiro do mouse sobre a ferramenta at que aparea a Dica de Ferramenta. 3 No formulrio ou relatrio, clique onde voc deseja colocar o controle. Se voc estiver colocando o controle em um grupo de opo, o Microsoft Access ir realar o grupo de opo quando voc mover o ponteiro do mouse sobre ele, para mostrar que o controle ir se tornar parte do grupo de opo.

O que um boto alternar?

Voc pode utilizar um boto alternar em um formulrio como um controle autnomo para exibir um valor Sim/No de uma tabela, consulta ou instruo SQL base. Por exemplo, o boto alternar da ilustrao a seguir est acoplado ao campo Descontinuado na tabela Produtos. O tipo de dados do campo Descontinuado Sim/No. Quando o boto est pressionado, o valor na tabela Produtos Sim. Quando o boto no est pressionado, o valor na tabela Produtos No. Quando voc clica em um boto alternar que est acoplado a um campo Sim/No, o Microsoft Access exibe o valor na tabela base de acordo com a propriedade Formato do campo (Sim/No, Verdadeiro/Falso ou Ativado/Desativado). Os botes alternar so mais teis quando utilizados em um grupo de opo com outros botes. Em um grupo de opo, voc pode dizer facilmente se um boto est pressionado. Voc pode utilizar figuras em vez de texto em botes alternar. Por exemplo, em vez de exibir a palavra "Descontinuado" no boto alternar do primeiro exemplo, voc poderia mostrar a figura de uma lata de lixo. Voc pode tambm utilizar um boto alternar em uma caixa de dilogo personalizada para aceitar entrada do usurio.

O que um boto de opo?

Voc pode utilizar um boto de opo em um formulrio ou relatrio como um controle autnomo para exibir um valor Sim/No de uma tabela, consulta ou instruo SQL base. Por exemplo, o boto de opo na ilustrao a seguir est acoplado ao campo Descontinuado da tabela Produtos. O tipo de dados do campo Descontinuado Sim/No. Se o boto de opo estiver selecionado, o valor Sim; se no, o valor No. Quando voc seleciona ou limpa um boto de opo que est acoplado a um campo Sim/No, o Microsoft Access exibe o valor na tabela base de acordo com a propriedade Formato do campo (Sim/No, Verdadeiro/Falso ou Ativado/Desativado). Voc pode tambm utilizar botes de opo em um grupo de opo para exibir valores a serem escolhidos Voc pode tambm utilizar um boto de opo no acoplado em uma caixa de dilogo personalizada para aceitar entrada do usurio.

O que um grupo de opo?

Voc pode utilizar um grupo de opo em um formulrio ou relatrio para exibir um conjunto limitado de alternativas. Um grupo de opo torna fcil selecionar um valor, j que basta clicar no valor que voc deseja. Apenas uma opo pode ser

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 47 selecionada de cada vez em um grupo de opo. Um grupo de opo consiste em uma moldura para o grupo e um conjunto de caixas de seleo, botes de opo ou botes alternar. Se um grupo de opo estiver acoplado a um campo, apenas a prpria moldura do grupo estar acoplada ao campo e no as caixas de seleo, botes alternar ou botes de opo que estejam dentro da moldura. Em vez de definir a propriedade OrigemDoControle para cada controle do grupo de opo, voc define a propriedade ValorDeOpo de cada caixa de seleo, boto alternar ou boto de opo como um nmero que seja significativo para o campo ao qual est acoplada a moldura do grupo. Quando voc seleciona uma opo em um grupo de opo, o Microsoft Access define o valor do campo ao qual o grupo de opo est acoplado como o valor da propriedade ValorDeOpo da opo selecionada. Observao A propriedade ValorDeOpo definida como um nmero porque o valor de um grupo de opo pode ser somente um nmero e no um texto. O Microsoft Access armazena esse nmero na tabela base. Neste exemplo, se voc deseja exibir o nome da transportadora em vez de um nmero na tabela Pedidos, voc pode criar uma tabela separada denominada Transportadoras que armazena os nomes das transportadoras e, em seguida, fazer com que o campo Via na tabela Pedidos seja um campo Pesquisa que pesquise os dados na tabela Transportadoras. Um grupo de opo pode tambm ser definido como uma expresso ou pode ser no acoplado. Voc pode utilizar um grupo de opo no acoplado em uma caixa de dilogo personalizada para aceitar uma entrada do usurio e, em seguida, executar uma ao baseada nessa entrada.

Criar um grupo de opo com caixas de seleo, botes alternar ou botes de opo

Voc mesmo pode criar um grupo de opo ou pode fazer com que o Microsoft Access crie seu grupo de opo utilizando um assistente. Um assistente agiliza o processo de criao de um grupo de opo porque faz todo o trabalho bsico para voc. Quando voc utiliza um assistente, o Microsoft Access solicita informaes e cria um grupo de opo baseado em suas respostas. Dica Se voc deseja apresentar mais do que algumas opes, utilize uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao em vez de um grupo de opo.

Criar um grupo de opo com um assistente

Para obter melhores resultados, crie grupos de opo apenas para campos cujos tipos de dados sejam Nmero (e cuja propriedade TamanhoDoCampo esteja definida como Inteiro ou Inteiro Longo) ou Sim/No. Para campos com outros tipos de dados, utilize uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao. 1 Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. 2 Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela j no estiver pressionada. 3 Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Grupo de Opo. 4 No formulrio ou relatrio, clique onde voc deseja colocar o canto superior esquerdo do grupo de opo. 5 Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, clique em Concluir para exibir o grupo de opo no modo Estrutura.

Criar um grupo de opo sem um assistente

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela estiver pressionada. Isto desativa o assistente. 3 Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Grupo de Opo 4 Proceda de uma das maneiras a seguir: Se voc deseja criar um grupo de opo no acoplado, clique onde voc deseja colocar a moldura do grupo. Se voc deseja criar um grupo de opo acoplado, clique em Lista de Campos na barra de ferramentas, para exibir a lista de campos e, em seguida, arraste o campo apropriado da lista de campos para o formulrio ou relatrio. Se o boto ou o comando de lista de campos no estiver disponvel, voc ter que acoplar o formulrio ou relatrio a uma origem de registro utilizando a propriedade OrigemDoRegistro. Observao Voc deve arrastar o campo da lista de campos. Se voc clicar no campo da lista de campos e ento clicar no formulrio ou no relatrio, o controle no ser acoplado. 1 Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Caixa de Seleo Boto de Opo ou Boto Alternar e, em seguida, clique dentro da moldura do grupo, no local onde voc deseja que aparea o canto superior esquerdo da caixa de seleo, do boto de opo ou do boto alternar. Quando o ponteiro do mouse estiver sobre a moldura, o Microsoft Access realar o grupo de opo para indicar que controles colocados dentro dele tornam-se parte do grupo de opo. Quando o Microsoft Access cria o primeiro controle dentro de um grupo de opo, ele define a propriedade ValorDeOpo do controle como 1. 2 Repita o passo 5 para cada controle que voc adicionar ao grupo de opo. O Microsoft Access define a propriedade ValorDeOpo da segunda opo como 2, da terceira como 3 e assim por diante. Observaes Para facilitar a entrada de dados, voc pode tornar padro a opo escolhida com mais freqncia. Se voc cria uma caixa de seleo, um boto de opo ou um boto alternar fora de um grupo de opo e deseja adicionar esse controle a um grupo de opo, voc deve recortar e colar o controle dentro do grupo de opo (selecione a moldura do grupo de opo antes de colar). Quando voc recorta e cola, o Microsoft Access define a propriedade ValorDeOpo do controle como -1, para que voc possa redefinir a propriedade para o valor que desejar. Se voc arrastar um controle existente para dentro de uma moldura de grupo, o controle no se tornar parte do grupo de opo.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

O que um boto de comando?

Power Informtica

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Voc utiliza um boto de comando em um formulrio para iniciar uma ao ou um conjunto de aes. Por exemplo, voc poderia criar um boto de comando que abrisse um outro formulrio. Para que um boto de comando faa alguma coisa, voc escreve uma macro ou procedimento de evento e o anexa propriedade AoClicar do boto. Observao Voc pode criar mais de 30 tipos diferentes de botes de comando com o Assistente de Boto de Comando. Quando voc utiliza o Assistente de Boto de Comando, o Microsoft Access cria o boto e o procedimento de evento para voc. Voc pode exibir texto em um boto de comando definindo sua propriedade Legenda ou exibir uma figura definindo sua propriedade Figura.

Criar um boto de comando

Voc mesmo pode criar um boto de comando ou pode fazer com que o Microsoft Access crie seu boto de comando utilizando um assistente. Um assistente agiliza o processo de criao de um boto de comando porque faz todo o trabalho bsico para voc. Quando voc utiliza um assistente, o Microsoft Access solicita informaes e cria o boto de comando baseado em suas respostas. Voc pode criar mais de 30 tipos diferentes de botes de comando utilizando o Assistente de Boto de Comando. Por exemplo, voc pode criar um boto de comando que localize um registro, imprima um registro ou aplique um filtro de formulrio. Utilizar o Assistente de Boto de Comando quando voc deseja aprender a escrever procedimentos de evento. tambm uma boa idia. Quando o Microsoft Access cria um boto de comando com um assistente, ele cria um procedimento de evento e o anexa ao boto. Voc pode abrir o procedimento de evento para ver como funciona e modific-lo para que se ajuste s suas necessidades.

Criar um boto de comando com um assistente

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Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela j no estiver pressionada. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto de Comando No formulrio, clique onde voc deseja colocar o boto de comando. Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, clique em Concluir para exibir o boto de comando no modo Estrutura.

Criar um boto de comando sem um assistente

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Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela estiver pressionada. Isto desativa o assistente. 3 Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto de Comando. 4 No formulrio, clique onde voc deseja colocar o boto de comando. 5 Certifique-se de que o boto de comando esteja selecionado, e ento clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir sua folha de propriedades. 6 Na caixa da propriedade Ao Clicar, digite o nome da macro ou procedimento de evento que voc deseja executar quando o boto for clicado, ou clique no boto Construir para utilizar o Construtor de Macros ou o Construtor de Cdigo. 7 Se voc deseja exibir texto no boto de comando, digite o texto na caixa da propriedade Legenda. Se voc no deseja texto no boto, voc pode utilizar uma figura. Dica Voc pode tambm criar um boto de comando que execute uma macro arrastando a macro da janela Banco de Dados para o modo Estrutura do formulrio.

Criar um boto de comando que localize um registro

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Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela j no estiver pressionada. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto de Comando No formulrio, clique onde voc deseja colocar o boto de comando. Na primeira caixa de dilogo do assistente, clique em Navegao de Registro na caixa Categorias e, em seguida, clique no tipo de boto que voc deseja criar na caixa Aes. 6 Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, clique em Concluir para exibir o boto de comando no modo Estrutura. Se voc deseja ver o procedimento de evento que faz o boto funcionar, clique no boto Construir na propriedade AoClicar do boto de comando.

Criar um boto de comando que edite ou aplique um filtro

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Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela j no estiver pressionada. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto de Comando. No formulrio, clique onde voc deseja colocar o boto de comando. Na primeira caixa de dilogo do assistente, clique em Operaes de Formulrio, na caixa Categorias e, em seguida, clique no tipo de boto que voc deseja criar na caixa Aes.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, clique em Concluir para exibir o boto de comando no modo Estrutura. Se voc deseja ver o procedimento de evento que faz o boto funcionar, clique no boto Construir na propriedade AoClicar do boto de comando.

Power Informtica

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Criar um boto de comando que abra e sincronize, feche ou imprima um formulrio

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Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela j no estiver pressionada. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto de Comando. No formulrio, clique onde voc deseja colocar o boto de comando. Na primeira caixa de dilogo do assistente, clique em Operaes de Formulrio, na caixa Categorias e, em seguida, clique no tipo de boto que voc deseja criar na caixa Aes. 6 Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, clique em Concluir para exibir o boto de comando no modo Estrutura. Se voc deseja ver o procedimento de evento que faz o boto funcionar, clique no boto Construir na propriedade AoClicar do boto de comando.

Criar um boto de comando que atualize os dados do formulrio

Se voc estiver utilizando um banco de dados que esteja compartilhado em uma rede, voc pode visualizar a ltima verso dos registros existentes criando um boto de comando que atualiza dados do formulrio. Se voc deseja exibir todos os registros atualizados, inclusive os novos, voc pode repetir a consulta dos registros. 1 Abra um formulrio no modo Estrutura. 2 Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela j no estiver pressionada. 3 Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto de Comando 4 No formulrio, clique onde voc deseja colocar o boto de comando. 5 Na primeira caixa de dilogo do assistente, clique em Operaes de Formulrio, na caixa Categorias e, em seguida, clique no tipo de boto que voc deseja criar na caixa Aes. 6 Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, clique em Concluir para exibir o boto de comando no modo Estrutura. Se voc deseja ver o procedimento de evento que faz o boto funcionar, clique no boto Construir na propriedade AoClicar do boto de comando.

Criar um boto de comando que imprima ou envie pelo correio eletrnico um relatrio
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Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela j no estiver pressionada. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto de Comando. No formulrio, clique onde voc deseja colocar o boto de comando. Na primeira caixa de dilogo do assistente, clique em Operaes de Relatrio, na caixa Categorias e, em seguida, clique no tipo de boto que voc deseja criar na caixa Aes. 6 Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, clique em Concluir para exibir o boto de comando no modo Estrutura. Se voc deseja ver o procedimento de evento que faz o boto funcionar, clique no boto Construir na propriedade AoClicar do boto de comando.

Criar um boto de comando que execute um aplicativo ou saia de um aplicativo

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Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela j no estiver pressionada. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto de Comando. No formulrio, clique onde voc deseja colocar o boto de comando. Na primeira caixa de dilogo do assistente, clique em Aplicativo, na caixa Categorias e, em seguida, clique no tipo de boto que voc deseja criar na caixa A es. 6 Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, clique em Concluir para exibir o boto de comando no modo Estrutura. Se voc deseja ver o procedimento de evento que faz o boto funcionar, clique no boto Construir na propriedade AoClicar do boto de comando.

Criar um boto de comando que imprima uma tabela

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Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela j no estiver pressionada. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto de Comando. No formulrio, clique onde voc deseja colocar o boto de comando. Na primeira caixa de dilogo do assistente, clique em Miscelnea, na caixa Categorias e, em seguida, clique em Imprimir Tabela, na caixa Aes. 6 Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, clique em Concluir para exibir o boto de comando no modo Estrutura.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 50 Se voc deseja ver o procedimento de evento que faz o boto funcionar, clique no boto Construir na propriedade AoClicar do boto de comando.

Criar um boto de comando que executa uma consulta ou uma macro

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Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela j no estiver pressionada. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto de Comando. No formulrio, clique onde voc deseja colocar o boto de comando. Na primeira caixa de dilogo do assistente, clique em Miscelnea, na caixa Categorias e, em seguida, clique no tipo de boto que voc deseja criar na caixa Aes. 6 Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, clique em Concluir para exibir o boto de comando no modo Estrutura. Se voc deseja ver o procedimento de evento que faz o boto funcionar, clique no boto Construir na propriedade AoClicar do boto de comando.

Criar um boto de comando que disque um nmero telefnico

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Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela j no estiver pressionada. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto de Comando. No formulrio, clique onde voc deseja colocar o boto de comando. Na primeira caixa de dilogo do assistente, clique em Miscelnea, na caixa Categorias e, em seguida, clique em DiscagemAutomtica na caixa Aes. 6 Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, clique em Concluir para exibir o boto de comando no modo Estrutura. Se voc deseja ver o procedimento de evento que faz o boto funcionar, clique no boto Construir na propriedade AoClicar do boto de comando.

Adicionar uma figura a um boto de comando ou a um boto alternar

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Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique no boto de comando ou no boto alternar e, em seguida, clique em Propriedades, na barra de ferramentas, para abrir sua folha de propriedades. 3 Na caixa da propriedade Figura, digite o caminho e o nome de arquivo para um arquivo .bmp, .ico ou .dib. Se voc no tem certeza do caminho ou do nome do arquivo, clique no boto Construir para abrir o Construtor de Figuras. Dica Se voc deseja adicionar uma figura e uma legenda a um boto de comando, voc pode criar a figura e a legenda no Windows Paint. Para criar uma figura do tamanho do seu boto utilizando o Paint, desenhe a figura em um segundo plano de qualquer tamanho e, em seguida, selecione apenas a parte que caber em seu boto. No menu Editar, clique em Copiar Para e especifique um nome de arquivo na caixa de dilogo Salvar Como. Isto cria um arquivo com uma figura do tamanho exato que voc selecionou.

Fazer de um boto de comando um boto Cancelar

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Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique no boto de comando e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas, para abrir sua folha de propriedades. 3 Na caixa da propriedade Cancelar, clique em Sim. Quando a propriedade Cancelar de um boto de comando est definida como Sim e o formulrio o formulrio ativo, voc pode escolher o boto de comando clicando nele, pressionando a tecla ESC ou pressionando ENTER quando o boto de comando tem o foco. Quando a propriedade Cancelar est definida como Sim para um boto de comando, ela automaticamente definida como No para todos os outros botes de comando no formulrio. Para fazer com que um boto Cancelar cancele todas as aes que foram executadas em um formulrio ou caixa de dilogo, voc precisa escrever uma macro ou procedimento de evento e anex-lo propriedade AoClicar do boto. Dica Em um formulrio que permita operaes irreversveis, como excluses, fazer do boto Cancelar o boto de comando padro uma boa idia. Para fazer isto, defina tanto a propriedade Cancelar quanto a propriedade Padro como Sim. Fazer de um boto de comando o boto padro em um formulrio ou uma caixa de dilogo personalizada 1 Abra um formulrio no modo Estrutura. 2 Clique no boto de comando e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir sua folha de propriedades. 3 Na caixa da propriedade Padro, clique em Sim. Quando a propriedade Padro de um boto de comando definida como Sim e o formulrio o formulrio ativo, voc pode escolher o boto de comando clicando nele ou pressionando ENTER quando nenhum outro boto de comando tiver o foco. Quando a propriedade Padro for definida como Sim para um nico boto de comando, ela ser automaticamente definida como No para todos os outros botes de comando no formulrio. Dica Em um formulrio que permita operaes irreversveis, tais como excluses, uma boa idia fazer do boto Cancelar o boto de comando padro. Para fazer isto, defina tanto a propriedade Cancelar quanto a propriedade Padro como Sim.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Ocultar um boto de comando

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Power Informtica

Pg.: 51

Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique no boto de comando e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir sua folha de propriedades. 3 Na caixa da propriedade Transparente, clique em Sim. O Microsoft Access oculta o boto de comando, mas ele ainda est ativo. Dica Para ocultar e desativar um boto, defina a propriedade Visvel como No. Para desativar um boto sem ocult-lo, defina a propriedade Ativado como No. Para ocultar somente um boto quando um formulrio ou um relatrio forem impressos, defina a propriedade Exibir Quando como Somente na Tela.

Criar um controle calculado

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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. Clique na ferramenta na caixa de ferramentas do tipo de controle que voc deseja utilizar como controle calculado. Observao Uma caixa de texto o tipo mais comum de controle utilizado para exibir um valor calculado, mas voc pode utilizar qualquer controle que tenha uma propriedade Origem do Controle. 3 No formulrio ou relatrio, clique onde voc deseja posicionar o controle. 4 Proceda de uma das maneiras a seguir: Se o controle for uma caixa de texto, voc pode digitar a expresso diretamente no controle. Se o controle no for uma caixa de texto ou se for uma caixa de texto e voc deseja criar a expresso utilizando o Construtor de Expresses, certifique-se de que o controle esteja selecionado, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades do controle e, em seguida, digite a expresso na caixa da propriedade Origem do Controle ou clique no boto Construir para abrir o Construtor de Expresses. Observaes Em um controle calculado, anteceda cada expresso pelo operador =. Se voc precisar de mais espao para digitar uma expresso na caixa da propriedade Origem do Controle, pressione SHIFT+F2 para abrir a caixa Zoom Se um formulrio for baseado em uma consulta, convm colocar a expresso na consulta em vez de em um controle calculado.

Calcular um total para um registo em um formulrio

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Abra o formulrio em modo Estrutura. Clique na ferramenta Caixa de Texto da caixa de ferramentas. Na seo Detalhe do formulrio, clique no lugar onde deseja posicionar a caixa de texto. Proceda de uma das maneiras a seguir: Posicione o ponto de insero na caixa de texto e digite uma expresso que calcule um total. Certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a sua folha de propriedades e digite a expresso na caixa da propriedade Origem do Controle. Para utilizar o Construtor de Expresses para criar a expresso, clique no boto Construir prximo caixa da propriedade Origem do Controle. Observaes Se voc precisar de mais espao para digitar uma expresso na caixa da propriedade Origem do Controle, pressione SHIFT+F2 para abrir a caixa Zoom Se um formulrio for baseado em uma consulta, convm colocar a expresso na consulta, em vez de coloc-la no controle calculado.

Calcular um total em um subformulrio e exibi-lo em um formulrio

Voc pode utilizar um formulrio com um subformulrio para calcular um total para um grupo de registros. O formulrio principal e o subformulrio baseiam-se em tabelas com um relacionamento um-para-muitos. O formulrio principal mostra registros do lado "um" do relacionamento; o subformulrio mostra registros do lado "muitos" do relacionamento. Para calcular o subtotal de pedidos, voc adiciona uma caixa de texto ao rodap do formulrio do subformulrio e especifica uma expresso na caixa da propriedade Origem do Controle para a caixa de texto. A expresso utiliza a funo Soma. Por exemplo, a expresso a seguir calcula o quantidade total de produtos no formulrio Pedidos: =Soma([Quantidade]*[PreoUnitrio]) Para exibir o subtotal de pedidos no formulrio principal, crie, no formulrio principal, uma caixa de texto que utilize uma expresso para referir-se ao controle no subformulrio que contm o valor calculado. Voc pode, por exemplo, especificar a expresso a seguir na caixa da propriedade Origem do Controle da caixa de texto do formulrio principal: Observaes Se voc desejar utilizar o valor de um controle calculado quando estiver computando um total, no poder utilizar o nome do controle na funo Soma. Por exemplo, se voc tivesse um controle que calculasse quantidade * preo unitrio, ainda assim teria que especificar a sintaxe completa =Soma([Quantidade]*[PreoUnitrio]) na expresso. Por esta razo, quando utiliza uma expresso que requer uma funo agregada tal como Soma, melhor definir a expresso na consulta base ou instruo SQL do formulrio. Voc poder, ento, utilizar o nome do campo calculado na funo Soma. Por exemplo, voc poderia definir um campo calculado, tal como PreoTotal: [Quantidade]*[PreoUnitrio], em uma consulta base e, em seguida, utilizar o nome do campo na expresso que calcula a soma: =Soma([PreoTotal]). O formulrio Pedidos no banco de dados de exemplo Northwind tem um exemplo de um subformulrio que calcula um

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 52 subtotal, exibido no formulrio principal. Para visualizar este formulrio, abra o banco de dados Northwind. Na janela Banco de Dados, clique na guia Formulrios, em Pedidos e depois em Estrutura. Para abrir o subformulrio em modo Estrutura, clique duas vezes no controle do subformulrio no formulrio principal ou abra-o diretamente na janela do Banco de Dados.

Validar ou restringir dados em formulrios

H vrias maneiras diferentes de restringir ou validar dados em formulrios. A mais bvia criar controles que, por sua prpria natureza, limitam os valores que podem ser digitados. Por exemplo, voc pode criar uma caixa de seleo que admita unicamente valores Sim/No ou uma caixa de listagem que lhe pea para escolher em uma lista de valores previamente digitados. Voc tambm pode limitar ou restringir a entrada de dados definindo propriedades de controle e de relatrio. Na maioria dos casos, voc define as propriedades Valor Padro, Regra de Validao, Texto de Validao e Mscara de Entrada no modo Estrutura de tabela. Deste modo, voc precisa definir as propriedades uma s vez. Qualquer controle acoplado criado por voc herdar propriedades definidas para o campo no modo Estrutura de tabela. Se, entretanto, os controles em seu formulrio no forem acoplados ou se estiver vinculando-se a dados em tabelas anexadas, convm definir essas propriedades no formulrio. Voc pode, tambm, desejar definir a propriedade Regra de Validao de um controle, se uma regra de validao se referir a campos ou controles em outros formulrios ou se contiver funes agregadas de domnio, funes agregadas, funes definidas pelo usurio ou, ainda, a funo UsurioAtual ou Aval. Na maioria dos casos, voc pode validar ou restringir dados utilizando propriedades definidas em modo Estrutura de tabela ou em formulrios. Em certos casos, entretanto, preciso criar macros ou procedimentos de evento para conseguir maior potncia e flexibilidade. Por exemplo, talvez voc queira exibir mensagens de erro diferentes para diferentes tipos de erros em um campo ou verificar se dois entre trs campos esto preenchidos antes de salvar um registro.

Propriedades que voc pode utilizar para restringir ou validar dados em formulrios

A tabela a seguir lista propriedades que voc pode utilizar para restringir ou validar dados em formulrios e indica onde voc pode definir essas propriedades. Propriedades Descrio Onde definir Valor Padro Regra de Validao Mscara de Entrada Digita um valor padro em um controle de novos Em modo Estrutura da tabela ou na folha registros. Voc pode, por exemplo, definir o valor padro de propriedades para o controle de uma caixa de texto Data com a data atual. Especifica uma regra de validao. Se os dados Em modo Estrutura da tabela ou na folha digitados no satisfizerem a regra de validao, o de propriedades do controle Microsoft Access exibir o texto especificado na propriedade Texto de Validao. Ajuda voc a inserir dados no formato correto. Por Em modo Estrutura da tabela ou na folha exemplo, voc criar uma mscara de entrada que exiba de propriedades do controle parnteses, espaos e hfens de um campo de nmero de telefone, de forma que possa somente preencher os vazios. A propriedade Ativado determina se um controle pode Na folha de propriedades do controle ter o foco em modo Formulrio. A propriedade Bloqueado determina se um controle permite alteraes de dados em modo Formulrio. Determina se um usurio pode editar registros salvos utilNa folha de propriedades do formulrio zando um formulrio. Determina se um usurio pode adicionar um registro utili-Na folha de propriedades do formulrio zando um formulrio. Determina se um usurio pode excluir um registro Na folha de propriedades do formulrio utilizando um formulrio. Determina se um formulrio abrir para entrada de Na folha de propriedades do formulrio dados (registro vazio) ou com todos os registros em exibio.

Ativado, Bloqueado Permitir Edies Permitir Adies Permitir Excluses Entrada de Dados

Atribuir um valor padro a um controle

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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. Certifique-se de que o controle esteja selecionado e, ento, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades do controle. 3 Na caixa da propriedade Valor Padro, digite o valor padro, tal como Rio de Janeiro ou uma expresso, como =Date(). Se a expresso de seqncia que voc digitar incluir vrgulas ou outra pontuao, certifique-se de colocar o valor entre aspas. Por exemplo, para utilizar "Rio de Janeiro, RJ" como valor padro, digite "Rio de Janeiro, RJ" Se voc precisar de ajuda para criar uma expresso, clique no boto Construir para abrir o Construtor de Expresses. Observao Se voc definir a propriedade Valor Padro de um campo em modo Estrutura de tabela e tambm definir a propriedade Valor Padro de um controle acoplado quele campo, o valor padro definido para o controle prevalecer sobre aquele definido para o campo.

Criar uma regra de validao para um controle

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Abra um formulrio em modo Estrutura. Certifique-se de que o controle esteja selecionado e, ento, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades do controle. 3 Na caixa da propriedade Regra de Validao, digite a regra de validao ou clique no boto Construir para utilizar o Construtor de Expresses para criar a regra de validao.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Na caixa da propriedade Texto de Validao, digite a mensagem de erro que deseja exibir se o texto inserido violar a regra de validao. Observaes Se voc precisar de mais espao para digitarem uma caixa uma propriedade, pressione SHIFT+F2 para abrir a caixa Zoom.. Se voc definir a propriedade Regra de Validao para o campo em modo Estrutura de tabela e tambm defini-la para um controle acoplado a esse campo, o Microsoft Access impor ambas as regras a regra de validao do controle no prevalecer sobre a regra de validao do campo. O Microsoft Access valida um campo quando voc altera dados e tenta sair do campo, salvar o registro, alternar modos ou fechar o formulrio.

Power Informtica

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Criar uma mscara de entrada para um controle

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Abra um formulrio em modo Estrutura. Selecione uma caixa de texto ou uma caixa de combinao e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades do controle. 3 Proceda de uma das maneiras a seguir: Na caixa da propriedade Mscara de Entrada, clique no boto Construir para iniciar o Assistente de Mscara de Entrada e, em seguida, siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Digite a definio da mscara de entrada.

Especificar se um usurio pode adicionar ou excluir um registro com um formulrio

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Abra o formulrio em modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades do formulrio. Nas caixas das propriedades Permitir Excluses e/ou Permitir Adies, clique em Sim ou No. Abra o formulrio em modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades do formulrio. Na caixa da propriedade Permitir Edies, clique em No. Na caixa da propriedade Permitir Adies, clique em No. Na caixa da propriedade Permitir Excluses, clique em No.

Tornar um formulrio somente para leitura

Desativar modo Formulrio ou modo Folha de Dados de um formulrio

Abra o formulrio em modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades do formulrio. Na caixa da propriedade Modos Permitidos, clique em Formulrio para desativar o modo FolhaDeDados ou clique em Folha de Dados para desativar o modo Formulrio. Observao Voc pode utilizar esta propriedade juntamente com a propriedade Modo Padro para determinar como os usurios vem um formulrio e se podem v-lo em modos diferentes.

Especificar se um usurio pode editar registros salvos com um formulrio

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Abra o formulrio em modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades do formulrio. Na caixa da propriedade Permitir Edies, clique em Sim ou No.

Especificar se um formulrio abrir somente para entrada de dados

Abra o formulrio em modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades do formulrio. Na caixa da propriedade Entrada de Dados, clique em Sim se voc quiser que o formulrio abra para entrada de dados(registro vazio); clique em No se voc quiser que o formulrio seja aberto com todos os registros em exibio.

Bancos de dados e aplicativos de exemplo includos no Microsoft Access

O Microsoft Access fornece um banco dados e dois aplicativos de exemplo que voc pode utilizar enquanto estiver aprendendo o Microsoft Access: Banco de dados de exemplo Northwind Traders. Utilize este banco de dados de exemplo quando estiver comeando a aprender o Microsoft Access. O banco de dados Northwind contm os dados de vendas de uma companhia fictcia denominada Northwind Traders, que importa e exporta alimentos finos de todo o mundo. Visualizando as tabelas, consultas, formulrios, relatrios, macros e mdulos includos no banco de dados Northwind, voc pode desenvolver idias para seu prprio banco de dados do Microsoft Access. Voc tambm pode utilizar os dados do Northwind para experimentar o Microsoft Access antes de inserir seus prprios dados. Por exemplo, voc pode praticar a estruturao de consultas utilizando a tabela Pedidos, j que ela contm registros suficientes para produzir resultados significativos. O banco de dados Northwind inclui um arquivo de Ajuda denominado Mostre-me, que mostra os principais recursos do banco de dados. Aplicativo de exemplo Pedidos O aplicativo de exemplo Pedidos um auxiliar de treinamento para o Criando Aplicativos com o Microsoft Access 97. Utilize este aplicativo juntamente com o Criando Aplicativos para aprender a criar um apli-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 54 cativo simples. Os funcionrios da empresa fictcia Northwind Traders utilizam o aplicativo Pedidos para inserir novos pedidos e imprimir faturas. O aplicativo mostra vrias tcnicas de construo de aplicativos, tais como controlar a maneira de iniciar o aplicativo; utilizar formulrios para interligar objetos; personalizar a interface do usurio com barras de menu, barras de ferramentas, teclas de atalho e mensagens de erro; e controlar a ordem de tabulao em tempo de execuo. O aplicativo Pedidos inclui um arquivo de Ajuda denominado Mostre-me, que d uma viso geral dos formulrios e relatrios includos no aplicativo. Aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento. Utilize esse aplicativo para aprender tcnicas mais complexas de construo de aplicativos. O aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento uma coleo dos formulrios, relatrios e elementos de interface mais comumente utilizados para criar aplicativos. Voc pode utilizar os exemplos do Solues para Desenvolvimento como modelos para os formulrios e relatrios que voc deseja criar ou como idias para aprimorar seus aplicativos. O aplicativo Solues para Desenvolvimento inclui um arquivo de Ajuda denominado Mostre-me, que descreve como reproduzir os formulrios e relatrios includos no aplicativo. Observao O Microsoft Access tambm inclui um Assistente de Banco de Dados que voc pode utilizar para criar bancos de dados comuns, como um banco de dados Gerenciamento de Contatos. Voc pode utilizar os bancos de dados criados pelo Assistente de Banco de Dados na forma como so apresentados ou como ferramenta de aprendizado para ajudlo a estruturar seus prprios bancos de dados.

Abrir os bancos de dados de exemplo Northwind, Pedidos ou Solues para Desenvolvimento 1 Se voc ainda no o fez, instale o banco de dados que deseja abrir.

Observao Voc no ter os bancos de dados Northwind, Solues para Desenvolvimento ou Pedidos em seu sistema, a menos que voc tenha especificado estes bancos de dados quando instalou o Microsoft Access. 2 Iniciar o Microsoft Access. 3 Na caixa de dilogo de abertura, clique em Abrir Banco de Dados Existente e ento clique em OK. 4 Na caixa de dilogo Abrir, utilize a caixa Pesquisar Em para localizar a pasta Exemplos. Esta pasta est, normalmente, na pasta Arquivos de Programas\Microsoft Office\Office. 5 Clique duas vezes na pasta Exemplos e, em seguida, clique duas vezes em Northwind, Pedidos ou Solues. Observaes Se voc j tem um outro banco de dados aberto no Microsoft Access, voc pode clicar no comando Abrir Banco de Dados, no menu Arquivo de qualquer janela, para abrir um banco de dados diferente. O Microsoft Access fecha o banco de dados atual ao abrir outro.

Executar novamente o Programa de Instalao para adicionar ou remover um componente

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Insira o Disco 1 do Microsoft Access em sua unidade de disco. (Se voc adquiriu o Microsoft Office Professional, insira o CD em sua unidade de CD-ROM). 2 Clique no boto Iniciar do Windows e, em seguida, clique em Executar. 3 Digite unidade:instalar.exe e, em seguida, clique em OK. Por exemplo, se voc inseriu o Disco 1 em sua unidade de disco A, digite a:instalar.exe. Se voc estiver instalando a partir de uma unidade de rede, clique no boto Procurar e, em seguida, utilize a caixa Examinar para localizar o arquivo de Instalao. 4 No Programa de Instalao, clique no boto Adicionar/Remover. 5 Na lista Opes, clique no(s) componente(s) que voc deseja adicionar ou remover. Se uma caixa de seleo aparecer acinzentada com uma marca de verificao dentro dela, isso significa que apenas parte daquele componente est instalada ou ser instalada. Para ver todos os elementos que constituem aquele componente, selecione a opo e, em seguida, clique no boto Alterar Opo. Observao Alguns componentes esto disponveis por meio do Programa de Instalao e alguns esto disponveis somente pelo Microsoft Office 97 ValuPack.

Desativar o boto Fechar em um formulrio

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Em modo Estrutura de formulrio, clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades. Na caixa da propriedade Boto Fechar, clique em No. Observaes Quando voc define a propriedade Boto Fechar como No, o Microsoft Access desativa o boto Fechar e tambm desativa o comando Fechar no menu Controle. Se desejar remover completamente o boto Fechar, voc pode utilizar a propriedade Estilo da Borda.

Ocultar linhas divisoras de seo em um formulrio

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Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades. Na caixa da propriedade Linhas Divisrias, clique em No. Abra um formulrio no modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades. Na caixa da propriedade Linhas Divisrias, clique em No.

Ocultar linhas divisoras de registros em um formulrio contnuo

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Ocultar uma seo ou controle em um formulrio ou relatrio

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Power Informtica

Pg.: 55

Abra um formulrio em modo Estrutura de formulrio ou um relatrio em modo Estrutura de relatrio. Para abrir a folha de propriedades da seo que voc deseja ocultar, clique duas vezes no seletor de seo. Para abrir a folha de propriedades do controle que voc deseja ocultar, certifique-se de que o controle esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas. 3 Na caixa da propriedade Visvel, clique em No. Observaes Para ocultar ou reexibir um controle em resposta a um evento, voc pode utilizar uma macro ou um procedimento de evento para definir a propriedade Visvel. Anexe a macro ou o procedimento de evento propriedade No Atual de um formulrio ou propriedade Ao Formatar de um relatrio. Por exemplo, voc pode mostrar ou ocultar uma mensagem de congratulaes pelo total de vendas mensais de um vendedor em um relatrio de vendas, dependendo de qual seja esse total. Para sees de formulrio, a propriedade Visvel no tem efeito sobre uma coluna em modo Folha de Dados. Para especificar se uma coluna visvel em modo Folha de Dados, utilize a propriedade ColumnHide. Para ocultar um objeto em um formulrio somente ao imprimir, utilize a propriedade Exibir Quando.

Mover dois ou mais controles ao mesmo tempo

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Abra um formulrio em modo Estrutura de formulrio ou um relatrio em modo Estrutura de relatrio. Selecione os controles mantendo pressionada a tecla SHIFT enquanto clica em cada controle. Passe o ponteiro do mouse sobre a borda (no sobre a ala de movimentao) de qualquer controle selecionado at que ele se transforme em uma mo aberta e, em seguida, arraste os controles para uma nova posio.

Devo utilizar um bitmap ou um metarquivo para exibir uma figura?

Voc pode utilizar arquivos bitmap (extenses .bmp ou .dib) ou metarquivos (extenses .wmf ou .emf) para exibir figuras de segundo plano ou figuras em molduras de objeto includo, molduras de objeto no acoplado ou controles imagem. Quando utilizar metarquivos Se voc precisa ajustar o tamanho da sua figura, melhor utilizar um metarquivo. Os metarquivos se ajustam melhor que os bitmaps ao tamanho desejado porque so formados por uma coleo de linhas, em vez de um padro de pontos individuais. Os metarquivos so, geralmente, muito menores que os bitmaps; logo, se voc precisa economizar espao em disco, utilize um metarquivo. Muitos programas grficos permitem que voc salve os arquivos como metarquivos. Consulte a documentao que veio com seu programa grfico para obter maiores detalhes. Observe que, se voc colar um bitmap dentro de um programa grfico e salv-lo como um metarquivo, ele continuar sendo um bitmap estar apenas incorporado ao metarquivo. Voc deve criar o grfico no programa grfico e salv-lo como um metarquivo. Quando utilizar bitmaps Se voc no se importar com mudanas de tamanho e espao em disco, ou se voc no tem acesso a uma ferramenta que crie metarquivos, utilize um bitmap. Se voc deseja criar uma figura de segundo plano do tipo lado a lado, um bitmap funcionar bem, j que no ter seu tamanho alterado. Se voc deseja poder fazer pequenas mudanas na figura, utilize um bitmap. Com bitmaps voc tem um controle em nvel de pixels, e assim voc pode fazer ajustes muito pequenos na figura. Observao Se voc precisa ajustar o tamanho de uma figura, defina a propriedade Modo Tamanho da Figura (para figuras de segundo plano) ou a propriedade Modo Tamanho (para molduras de objetos acoplados, molduras de objetos no acoplados e controles imagem) como Zoom. Quando voc procede assim, o Microsoft Access retm as propores da figura quando voc ajusta o tamanho do formulrio ou do controle.

Exemplo de alterao da cor de um controle com base no valor inserido

O formulrio EditarProdutos no aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento tem um exemplo de como alterar a cor de um controle com base no valor digitado no controle. Este exemplo utiliza procedimentos de evento. Voc pode copi-los para seu banco de dados e personaliz-los para que atendam s suas necessidades. Para visualizar este formulrio, abra o aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada na caixa de listagem superior em que se l: Trabalhar com formulrios e controles. Na caixa de listagem inferior, clique na entrada em que se l: Alterar a cor de um controle com base no valor do controle.

Exemplo de um formulrio que alterna entre os modos Editar e Entrada de Dados

O formulrio InserirOuEditarProdutos no aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento um exemplo de um formulrio que voc pode utilizar para alternar entre os modos Editar e Entrada de Dados. O formulrio inclui botes de barra de ferramentas que voc pode utilizar para alternar os modos. Para visualizar este formulrio, abra o aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada na caixa de listagem superior em que se l: Trabalhar com formulrios e controles. Na caixa de listagem inferior, clique na entrada em que se l: Criar um formulrio no qual voc possa inserir ou editar dados.

Exemplo de atualizao (repetir consulta) de uma lista para exibir os dados mais atuais

O formulrio EditarProdutos no aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento tem um exemplo de atualizao de uma lista para exibir os dados mais atuais. Este exemplo utiliza um procedimento de evento. Voc pode copiar esse procedimento de evento para seu banco de dados e personaliz-lo para atender s suas necessidades. Para visualizar este formulrio, abra o aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura,

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 56 clique na entrada na caixa de listagem superior em que se l: Trabalhar com formulrios e controles. Na caixa de listagem inferior, clique na entrada em que se l: Atualizar uma lista para exibir dados atuais.

Exemplo de uma caixa de listagem que permite a voc selecionar mais de uma entrada

O formulrio DilogoClientes no aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento tem um exemplo de uma caixa de listagem de selees mltiplas. Este exemplo utiliza procedimentos de evento. Voc pode copiar estes procedimentos de evento para seu banco de dados e personaliz-los para que atendam s suas necessidades. Para visualizar este formulrio, abra o aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada da caixa de listagem superior em que se l: Conseguir melhor aproveitamento de caixas de combinao, caixas de listagem, subformulrios e sub-relatrios. Na caixa de listagem inferior, clique na entrada em que se l: Criar uma caixa de listagem que permita a voc selecionar e manipular mltiplos objetos

Abrir a janela Macro ou Mdulo a partir de um formulrio ou relatrio

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Em modo Estrutura de formulrio ou de relatrio, escolha uma das maneiras a seguir: Clique duas vezes no seletor de formulrio ou no seletor de relatrio para abrir a folha de propriedades do formulrio ou relatrio. Clique duas vezes no seletor de seo para abrir a folha de propriedades da seo. Certifique-se de que um controle esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades, na barra de ferramentas. 2 Clique no boto Construir prximo propriedade de evento apropriada. Por exemplo, se voc deseja criar uma macro ou um procedimento de evento que seja executado quando voc clicar em um boto de comando, clique no boto Construir prximo propriedade de evento Ao Clicar do boto de comando. 3 Clique em Construtor de Macros para abrir a janela Macro ou clique em Construtor de Cdigo para abrir a janela Mdulo. Observao Se voc deseja poder visualizar todo o cdigo por trs de um formulrio ou relatrio, clique em Cdigo, no menu Exibir.

Fazer o Microsoft Access discar automaticamente um nmero telefnico selecionado

Voc precisa ter um modem Hayes ou compatvel funcionando para utilizar este procedimento. 1 Abra uma tabela ou um formulrio no modo Folha de Dados ou um formulrio no modo Formulrio. 2 No menu Exibir, aponte para Barra de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 3 Clique na guia Comandos na caixa de dilogo Personalizar. 4 Clique em Registros na lista Categorias. 5 Arraste AutoDiscagem para a barra de ferramentas do modo Formulrio ou do modo Folha de dados, ou para uma barra de ferramentas personalizada. 6 Clique em Fechar. 7 No formulrio ou na folha de dados, selecione o nmero de telefone que voc deseja discar. 8 Clique em AutoDiscagem na barra de ferramentas. 9 Verifique se o nmero do telefone foi digitado corretamente e, em seguida, clique em OK. Observao Voc pode alterar as opes do seu modem clicando em Configurar na caixa de dilogo AutoDiscagem.

Criar um subformulrio em folha de dados que inclua cabealhos e rodaps

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Abra o formulrio que voc deseja utilizar como subformulrio no modo Estrutura. Adicione os campos que voc deseja exibir no subformulrio. Dimensione a seo detalhe do formulrio para o tamanho de uma linha em uma folha de dados. Clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades do formulrio. Na caixa da propriedade Modo Padro, clique em Formulrios Contnuos. Observao No selecione a definio Folha de Dados se voc deseja exibir cabealho e rodap em um subformulrio. Quando voc seleciona a definio Folha de Dados, o Microsoft Access oculta o cabealho e o rodap quando voc exibe o formulrio no modo Formulrio. Quando voc define a propriedade Modo Padro como Formulrio Contnuo e dimensiona o formulrio para exibir apenas uma linha, este parecer uma folha de dados, mas poder exibir cabealhos e rodaps. Para visualizar um exemplo deste tipo de formulrio, consulte o formulrio e o subformulrio Pedidos Trimestrais, do banco de dados de exemplo Northwind.

Otimizar o desempenho de formulrios e subformulrios

H vrias coisas que voc pode fazer para que seus formulrios sejam executados com maior rapidez. Alm das dicas a seguir, voc pode utilizar o Analisador de Desempenho para analisar formulrios especficos em seu banco de dados. Dicas de Desempenho Evite sobrepor controles. Utilize bitmaps e outros objetos grficos com moderao. Converta molduras de objetos no includos que exibam grficos em controles imagem. Utilize bitmaps em preto e branco em vez de coloridos. Feche os formulrios que no estiverem sendo utilizados. Se a origem do registro base inclui muitos registros e voc deseja utilizar o formulrio principalmente para inserir novos registros, defina a propriedade Entrada de Dados do formulrio como Sim, para que o formulrio seja aberto com um registro em branco. Se voc abrir um formulrio mostrando todos os registros, o Microsoft Access ter de ler cada registro antes de poder exibir o registro em branco no final do seu conjunto.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 57 No classifique registros em uma consulta base a menos que a ordem dos registros seja importante, especialmente com consultas de vrias tabelas. Prefira basear os subformulrios em consultas em vez de em tabelas, e inclua apenas os campos da origem do registro que sejam absolutamente necessrios. Campos adicionais podem diminuir o desempenho do subformulrio. Indexe todos os campos do subformulrio que estejam vinculados ao formulrio principal. Indexe qualquer campo do subformulrio que seja utilizado como critrio. Defina as propriedades Permitir Edies, Permitir Adies e Permitir Excluses do formulrio como No caso os registros do subformulrio no venham a ser editados. Ou ento defina a propriedade Tipo de Conjunto de Registros como Snapshot. Elimine dos formulrios o cdigo suprfluo definindo a propriedade Com Mdulo do formulrio como No. A propriedade Com Mdulo especifica se o formulrio tem um mdulo de formulrio. Um formulrio nessas condies carregado com maior rapidez e ocupa menos espao em disco. Se um formulrio ou se controles do formulrio no utilizam procedimentos de evento, o formulrio no exige um mdulo. Por exemplo, se o seu aplicativo utiliza um formulrio de menu de controle exclusivamente para navegar para outros formulrios, em vez de utilizar botes de comando com procedimentos de evento, voc pode utilizar botes de comando com macros ou hyperlinks. Voc ainda pode utilizar cdigo com um formulrio que no tenha mdulo de formulrio chamando procedimentos Function a partir de um mdulo padro utilizando uma expresso. (Voc no pode utilizar os procedimentos Sub porque eles no podem ser chamados por uma expresso). Para fazer isso, defina um procedimento Function em um mdulo padro e, em seguida, chame esta funo a partir de uma propriedade de evento do formulrio ou de um controle. Por exemplo, para utilizar um boto de comando a fim de chamar uma funo que abra um formulrio, adicione uma expresso propriedade Ao Clicar do boto de comando, como esta: =AbrirEntradaDeDados(). Observao Se um formulrio j contiver procedimentos de evento, e voc decidir eliminar todo o cdigo de procedimentos de evento desse formulrio, voc ter que definir a propriedade Com Mdulo como No para remover completamente o mdulo de formulrio.

Otimizar o desempenho de caixas de listagem ou caixas de combinao

H vrias coisas que voc pode fazer para que suas caixas de listagem e caixas de combinao sejam executadas com maior rapidez: Baseie a caixa de listagem ou a de combinao em uma consulta salva em vez de em uma instruo SQL. Se voc utilizar um assistente para criar qualquer das caixas, o Microsoft Access definir automaticamente a propriedade Origem da Linha do controle como uma instruo SQL. Para alterar a propriedade Origem da Linha para uma consulta salva, clique no boto Construir prximo caixa da propriedade Origem da Linha. Com a janela do Construtor de Consultas aberta, clique em Salvar, no menu Arquivo e digite um nome para a consulta. Ao fechar a janela Construtor de Consultas, clique em Sim quando o Microsoft Access perguntar se voc deseja atualizar a propriedade. Na consulta especificada na caixa da propriedade Origem da Linha, inclua apenas os campos absolutamente necessrios. Campos adicionais podem diminuir o desempenho. Indexe tanto o primeiro campo exibido na caixa de combinao ou na caixa de listagem quanto o campo acoplado (se os campos forem diferentes). Em caixas de combinao, defina a propriedade AutoExpandir como No, se voc no precisar do recurso de preencher enquanto digita. Se a propriedade AutoExpandir de uma caixa de combinao for definida como Sim, o primeiro campo exibido dever ter um tipo de dados Texto, em vez de um tipo de dados Nmero. Para localizar um correspondente na lista, o Microsoft Access converte um valor numrico em texto. Se tipo de dados for texto, o Microsoft Access no ter de fazer esta converso. Se o campo acoplado em uma caixa de combinao de pesquisa no for o campo exibido: No utilize expresses para o campo acoplado ou o campo exibido. No utilize restries na origem da linha. Utilize origens de linha de tabela nica (ou consulta) em vez de origens de linha de mltiplas tabelas, se for possvel. No crie caixas de listagem ou caixas de combinao baseadas em dados vinculados se os dados no sofrero alteraes. Neste caso, melhor importar os dados para seu banco de dados.

Registrar um Controle ActiveX (controle OLE personalizado)

Utilize esse procedimento para registrar um controle ActiveX que no esteja acoplado no Microsoft Access. 1 Adicione os arquivos para o controle ao seu disco rgido. Consulte a documentao que veio com o controle para obter informaes. 2 No menu Ferramentas do Microsoft Access, clique em Controles ActiveX. 3 Na caixa de dilogo Controles ActiveX, clique em Registrar, especifique um caminho para o controle na caixa de dilogo Adicionar Controle ActiveX e, em seguida, clique em Abrir. 4 Clique em Fechar.

Caixas de listagem: O que so e como funcionam

Em muitos casos, mais rpido e fcil selecionar um valor em uma lista do que lembrar de um valor a ser digitado. Uma lista de opes tambm ajuda a garantir que o valor que inserido em um campo esteja correto. A lista de uma caixa de listagem consiste em linhas de dados. As linhas podem ter uma ou mais colunas, que podem aparecer com ou sem cabealhos. Se uma caixa de listagem de vrias colunas estiver acoplada, o Microsoft Access armazenar os valores de uma das colunas. Voc pode utilizar uma caixa de listagem no acoplada para armazenar um valor que voc possa utilizar com um outro controle. Por exemplo, voc poderia utilizar uma caixa de listagem no acoplada para limitar os valores em uma outra caixa

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 58 de listagem ou em uma caixa de dilogo personalizada. Voc tambm poderia utilizar uma caixa de listagem no acoplada para localizar um registro baseado no valor que voc selecionar na caixa de listagem. Se em seu formulrio no houver espao para exibir uma caixa de listagem ou se voc desejar digitar novos valores ou valores selecionados de uma lista, utilize uma caixa de combinao em vez de uma caixa de listagem.

Caixas de combinao: O que so e como funcionam

Em muitos casos, mais rpido e fcil selecionar um valor em uma lista do que lembrar de um valor a ser digitado. Com uma caixa de combinao, possvel fazer as duas coisas sem utilizar muito espao em um formulrio. Uma caixa de combinao como uma caixa de texto e uma caixa de listagem combinadas. Quando voc digita texto ou seleciona um valor em uma caixa de combinao e ela est acoplada, o valor digitado ou selecionado inserido no campo ao qual a caixa de combinao est acoplada. A lista de uma caixa de combinao consiste em linhas de dados. As linhas podem ter uma ou mais colunas, que podem aparecer com ou sem cabealhos. Se uma caixa de combinao de vrias colunas estiver acoplada, o Microsoft Access armazenar os valores de uma das colunas. Voc pode utilizar uma caixa de combinao no acoplada para armazenar um valor que voc possa utilizar com um outro controle. Voc poderia, por exemplo, utilizar uma caixa de combinao no acoplada para limitar os valores em uma outra caixa de combinao ou em uma caixa de dilogo personalizada. Voc tambm poderia utilizar uma caixa de combinao no acoplada para localizar um registro baseado no valor que voc selecionar na caixa de combinao. As caixas de combinao possuem uma propriedade Limitar A Uma Lista que voc pode utilizar para controlar se qualquer valor pode ser inserido na lista ou somente texto coincidente com um dos valores da lista. Se em seu formulrio houver espao e voc desejar que uma lista aparea todas as vezes, ou se voc sempre desejar limitar a insero de dados aos valores da lista, convm utilizar uma caixa de listagem em vez de uma caixa de combinao.

Devo criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao?

Para decidir se melhor criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao, pense em como voc deseja que o controle aparea em seu formulrio e como voc espera que as pessoas o utilizem. Cada um dos controles oferece vantagens: Vantagens de uma caixa de listagem. A lista sempre aparece e o valor do controle limitado ao conjunto de alternativas da lista. Para mover rapidamente para o primeiro valor que comece com uma letra especfica, voc pode digitar essa letra. Quando voc est utilizando o formulrio para inserir ou editar dados no pode adicionar um valor que no esteja na lista. Vantagens de uma caixa de combinao. Como a lista no exibida at que voc a abra, o controle utiliza menos espao no formulrio. Voc pode digitar os poucos caracteres iniciais de um valor na caixa de combinao para localizar rapidamente esse valor. Alm disso, voc pode controlar se qualquer valor pode ser inserido na lista ou somente texto coincidente com um dos valores da lista.

Criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao que pesquise valores

Para criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao que pesquise valores, voc precisa decidir duas coisas: De onde viro as linhas para compor a lista? Quando um usurio selecionar um item na caixa de listagem ou na caixa de combinao, o que voc far com esse valor? As linhas de uma caixa de listagem ou de uma caixa de combinao podem vir de uma lista fixa de valores que voc digita ao criar a caixa de listagem ou a caixa de combinao (utilize isto quando a lista no for alterada com muita freqncia), ou podem vir de uma tabela ou consulta (utilize isto quando voc estiver sempre atualizando a lista). Por exemplo, voc poderia utilizar uma lista fixa para uma caixa de listagem contendo entradas para Sr., Sra. ou Srta. Se, por outro lado, voc tiver um formulrio Produtos e desejar exibir uma caixa de listagem que liste fornecedores que sero alterados com freqncia, baseie a caixa de listagem em uma tabela ou consulta. A caixa de listagem pesquisa valores na tabela Fornecedores e exibe os nomes dos fornecedores dentre os quais escolher. Quando um usurio seleciona um valor em uma caixa de listagem ou em uma caixa de combinao, voc tem duas opes. Pode armazenar o valor selecionado em uma tabela (no a mesma tabela da qual a lista obtm suas linhas), ou ento passar o valor para um outro controle. Por exemplo, para a caixa de listagem Fornecedor, se um usurio selecionar "Pavlova, Ltda." no exemplo anterior, o Microsoft Access pesquisar o valor da chave primria (CdigoDoFornecedor) para Pavlova, Ltda. na tabela Fornecedores e definir o campo CdigoDoFornecedor (a chave estrangeira) para o registro atual na tabela Produtos como o mesmo valor. Esse o valor armazenado. Como voc est armazenando um valor com base em uma seleo na caixa de listagem, esta ltima acoplada. (Observe que o valor NomeDoFornecedor que vem da tabela Fornecedores exibido na lista, mas no armazenado). Se, por outro lado, voc desejasse utilizar os valores selecionados na caixa de listagem ou na caixa de combinao para determinar o contedo de um outro controle ou controles, criaria uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao no acoplada. Por exemplo, convm criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao que voc possa utilizar para localizar um registro relacionado em um formulrio. Ou criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao para filtrar os registros em uma outra caixa de listagem ou caixa de combinao.

Criar uma caixa de listagem ou de combinao acoplada que exiba valores fixos
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Crie um campo Pesquisa em tabela modo Estrutura. Observao Voc pode criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao para pesquisa sem criar um campo Pesquisa, porm, se criar um campo Pesquisa na estrutura da tabela, precisar criar a caixa de listagem ou de combinao somente uma vez. Assim, voc poder utilizar a mesma lista de pesquisa em qualquer formulrio. Se voc no planeja

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 59 utilizar a mesma lista de pesquisa em mais de um formulrio, poder utilizar o Assistente de Caixa de Listagem ou o Assistente de Caixa de Combinao no modo Estrutura de formulrio. 2 Proceda de uma das maneiras a seguir: Crie um novo formulrio baseado em uma origem de registro que inclua o campo Pesquisa que voc criou no passo 1. O Microsoft Access cria automaticamente a caixa de combinao ou a caixa de listagem de pesquisa. Abra um formulrio existente baseado em uma origem de registro que inclua o campo Pesquisa que voc criou no passo 1. No modo Estrutura de formulrio, clique em Lista de Campos na barra de ferramentas para exibir a lista de campos e, em seguida, arraste o campo Pesquisa da lista de campos para o formulrio. O Microsoft Access cria automaticamente a caixa de combinao ou a caixa de listagem de pesquisa. 3 Alterne para modo Formulrio para testar a caixa de listagem ou a caixa de combinao. Observaes Para informaes sobre propriedades que determinam como funciona uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao.

Criar uma caixa de listagem ou de combinao acoplada que exiba valores de uma tabela ou consulta 1 Crie um campo Pesquisa no modo Estrutura de tabela. Voc precisa definir o campo da lista de pesquisa a partir da

tabela que conter a chave estrangeira. Por exemplo, se deseja criar um campo de pesquisa para uma tabela Fornecedores em um formulrio Produtos, defina o campo da pesquisa na tabela Produtos. Observao Voc pode criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao para pesquisa sem criar um campo Pesquisa, mas se voc criar um campo Pesquisa na estrutura da tabela, precisar criar a caixa de listagem ou de combinao apenas uma vez. Assim, voc poder utilizar a mesma lista de pesquisa em qualquer formulrio. Se voc no planeja utilizar a mesma lista de pesquisa em mais de um formulrio, poder utilizar o Assistente de Caixa de Listagem ou o Assistente de Caixa de Combinao no modo Estrutura de formulrio. 2 Proceda de uma das maneiras a seguir: Crie um novo formulrio baseado em uma origem de registro que inclua o campo Pesquisa que voc criou no passo 1. O Microsoft Access cria automaticamente a caixa de combinao ou a caixa de listagem de pesquisa. Abra um formulrio existente baseado em uma origem de registro que inclua o campo Pesquisa que voc criou no passo 1. No modo Estrutura de formulrio, clique em Lista de Campos na barra de ferramentas para exibir a lista de campos e, em seguida, arraste o campo Pesquisa da lista de campos para o formulrio. O Microsoft Access cria automaticamente a caixa de combinao ou a caixa de listagem de pesquisa. 3 Alterne para modo Formulrio para testar a caixa de listagem ou a caixa de combinao. Observaes Quando voc utiliza um assistente para criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao baseada em uma tabela ou relatrio, o Microsoft Access cria uma instruo SQL com base nos campos selecionados e define a propriedade Origem da Linha do controle como essa instruo SQL. Se a caixa de listagem ou a caixa de combinao no estiver classificada da maneira desejada, voc poder modificar a instruo SQL clicando no boto Construir prximo propriedade Origem da Linha.

Criar uma caixa de listagem ou de combinao no acoplada que exiba valores fixos
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Abra um formulrio no modo Estrutura. Certifique-se de que a ferramenta Assistentes de Controle esteja pressionada na caixa de ferramentas. Clique na ferramenta Caixa de Listagem ou na ferramenta Caixa de Combinao na caixa de ferramentas. No formulrio, clique onde voc deseja colocar a caixa de listagem ou a caixa de combinao. Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Quando o assistente perguntar como voc deseja obter os valores para a lista, selecione a opo que diz que voc digitar os valores que compem a lista. Quando o assistente perguntar se voc deseja armazenar o valor ou lembrar-se dele para utilizao posterior, selecione a opo que diz que ele ser lembrado para utilizao posterior.

Criar uma caixa de listagem ou de combinao no acoplada que exiba valores de uma tabela ou consulta 1 Abra um formulrio no modo Estrutura. 2 Certifique-se de que a ferramenta Assistentes de Controle esteja pressionada na caixa de ferramentas. 3 Clique na ferramenta Caixa de Listagem ou na ferramenta Caixa de Combinao na caixa de ferramentas. 4 No formulrio, clique onde voc deseja colocar a caixa de listagem ou a caixa de combinao. 5 Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Quando o assistente perguntar de que modo voc deseja obter

os valores para a lista, selecione a opo que diz que voc deseja que a caixa de combinao ou a caixa de listagem pesquise valores em uma tabela ou consulta. Quando o assistente perguntar se voc deseja armazenar o valor ou lembrar-se dele para utilizao posterior, selecione a opo que diz que ele ser lembrado para utilizao posterior. Observaes Quando voc utiliza um assistente para criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao baseada em uma tabela ou relatrio, o Microsoft Access cria uma instruo SQL com base nos campos selecionados e define a propriedade Origem da linha do controle como essa instruo SQL. Se a caixa de listagem ou a caixa de combinao no estiver classificada da maneira desejada, voc poder modificar a instruo SQL clicando no boto Construir prximo propriedade Origem da linha. Utilizar uma instruo SQL como origem da linha para uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao Convm utilizar uma instruo SQL em vez de uma consulta salva como origem da linha de uma caixa de listagem ou uma

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 60 caixa de combinao, de forma que a consulta no aparea na janela Banco de Dados. Entretanto, caixas de listagem e caixas de combinao baseadas em instrues SQL so mais lentas do que caixas de listagem e caixas de combinao baseadas em consultas salvas. 1 Abra um formulrio no modo Estrutura. 2 Certifique-se de que a caixa de listagem ou a caixa de combinao esteja selecionada e, ento, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades do controle. 3 Clique no boto Construir prximo propriedade Origem da Linha para abrir o Construtor de Consultas. 4 No Construtor de Consultas, clique em modo SQL no menu Exibir. 5 Na janela SQL, selecione toda a instruo SQL e, ento, pressione CTRL+C para copi-la. Feche o Construtor de Consultas. 6 Clique na caixa da propriedade Origem da Linha e pressione CTRL+V para colar a instruo SQL na caixa da propriedade. 7 Exclua a consulta original na janela Banco de Dados. Observaes Se voc criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao com um assistente, o Microsoft Access utilizar uma instruo SQL como origem da linha para a caixa de listagem ou para a caixa de combinao.

Criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao que obtenha suas linhas de uma funo

Convm utilizar esse procedimento quando os valores em uma lista estiverem sendo alterados constantemente, ou se os valores no estiverem armazenados em um banco de dados. Voc poderia, por exemplo, escrever uma funo que preenchesse uma caixa de listagem com uma lista de datas, cada um sendo um nmero especfico de dias aps a data atual. 2 Crie a caixa de listagem ou a caixa de combinao e abra sua folha de propriedades. 3 Na caixa da propriedade Tipo de Origem da Linha, digite o nome da funo. No coloque sinal de igualdade antes do nome da funo. 4 Deixe a caixa da propriedade Origem da Linha em branco.

Propriedades que voc pode utilizar para criar ou modificar caixas de listagem ou caixas de combinao

Quando voc utiliza um assistente para criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao, o Microsoft Access define certas propriedades para o controle Voc pode trabalhar diretamente com essas propriedades se no desejar utilizar um assistente para criar o controle, ou pode utilizar um assistente para criar o controle e, ento, modificar essas propriedades para fazer o controle funcionar da maneira desejada. Para maiores informaes sobre qualquer uma das propriedades a seguir, clique na propriedade na folha de propriedades e pressione F1. Observao Se voc estiver criando ou modificando uma caixa de listagem ou de combinao acoplada, poder definir a maioria dessas propriedades no modo Estrutura de tabela, em vez de utilizar a folha de propriedades do controle. Dessa maneira, voc poder especificar as propriedades uma s vez. Quando voc adiciona o campo a um formulrio, o Microsoft Access cria automaticamente o controle com base nas propriedades especificadas por voc. Propriedade Descrio Tipo de Origem da Linha

Origem da Linha

Coluna Acoplada

Nmero de Colunas

Larguras das Colunas

Cabealhos das Colunas

Largura da Lista Linhas da Lista

Trabalha em conjunto com a propriedade Origem da Linha. Voc especifica o tipo de origem da linha (tabela/consulta, lista de valores, lista de campos ou funo do Visual Basic) utilizando essa propriedade e, em seguida, especifica a verdadeira origem da linha na propriedade Origem da Linha. Especifica o nome da tabela, consulta ou instruo SQL se Tipo de Origem da Linha estiver definida como Tabela/Consulta. Especifica as entradas da lista, separadas por ponto e vrgula, se Tipo de Origem da Linha estiver definida como Lista de Valores. Especifica o nome da tabela ou consulta se Tipo de Origem da Linha estiver definida como Lista de Campos. Fica em branco se Tipo de Origem da Linha estiver definida como um nome de funo. Em uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao acoplada de vrias colunas, especifica a coluna que est acoplada ao campo base especificado na propriedade Origem do Controle Os dados dessa coluna sero armazenados no campo quando voc selecionar esse item na lista. Esses dados podem ser diferentes dos dados exibidos na lista se voc ocultar a coluna. Especifica o nmero de colunas em uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao. Voc pode incluir uma coluna, mas no exibi-la em uma lista, definindo a propriedade Larguras das Colunas. Convm fazer isso se voc tiver uma lista que pesquise valores de uma tabela ou consulta. Voc poderia incluir um campo Cdigo mas ocult-lo na lista. Em uma caixa de combinao, a primeira coluna visvel na lista exibida na parte caixa de texto da caixa de combinao. Especifica a largura de cada coluna, separada por ponto-e-vrgula. Digite 0 para ocultar uma coluna. Digite um ponto-e-vrgula sem uma medida para utilizar o padro (aproximadamente 1 polegada ou 2,5 centmetros, dependendo da unidade de medida definida no Painel de controle do Windows). Em uma caixa de combinao, a primeira coluna visvel exibida na parte caixa de texto do controle. O tipo de dados de qualquer valor que voc digitar em uma caixa de combinao deve ser o mesmo ou compatvel com o tipo de dados da primeira coluna visvel. Determina se os nomes dos campos da origem da linha base para uma caixa de combinao ou para uma caixa de listagem so utilizados como cabealhos das colunas na caixa de listagem ou na caixa de combinao. Os cabealhos s aparecem em caixas de combinao quando a lista exibida. Especifica a largura da parte caixa de listagem de uma caixa de combinao. Especifica o nmero mximo de linhas a serem exibidas na parte caixa de listagem de uma ca

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 61 xa de combinao. Limitar A Uma Lista Determina se uma caixa de combinao aceita qualquer entrada de texto ou somente texto coi cidente com um dos valores da lista. Se voc desejar que um novo valor digitado por um usurio seja adicionado lista, defina a propriedade como No e anexe um procedimento de evento propriedade Se No Estiver na Lista. Se No Estiver na Lista Executa o procedimento de evento anexado quando ocorre o evento NotInList. Voc pode utilizar essa propriedade para adicionar automaticamente um novo valor a uma lista. Essa propriedade no est disponvel na guia Pesquisa no modo Estrutura de tabela. AutoExpandir Especifica se o Microsoft Access preenche automaticamente um valor que coincida com os caracteres digitados em uma caixa de combinao. Essa propriedade no est disponvel na guia Pesquisa no modo Estrutura de tabela. Exibir Controle Especifica o tipo de controle (caixa de listagem ou caixa de combinao) que o Microsoft Access cria como padro quando voc adiciona um campo Pesquisa a um formulrio. Esta propriedade s est disponvel na guia Pesquisa no modo Estrutura de tabela.

Acoplar uma coluna de uma caixa de listagem ou de uma caixa de combinao

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Abra o formulrio no modo Estrutura. Certifique-se de que a caixa de listagem ou a caixa de combinao esteja selecionada e, ento, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades do controle. 3 Na caixa da propriedade Coluna Acoplada, especifique um nmero que corresponda posio da coluna na caixa de listagem ou na caixa de combinao. Por exemplo, digite 1 para acoplar a primeira coluna na caixa de listagem ou na caixa de combinao ao campo base especificado na propriedade Origem do Controle. Quando voc contar colunas, inclua as colunas ocultas. Observaes Voc pode especificar o nmero de uma coluna oculta na propriedade Coluna Acoplada. Se voc definir a propriedade Coluna Acoplada como 0, o Microsoft Access salvar o ndice da lista em vez de um valor de uma das colunas. Isto til se voc desejar armazenar uma seqncia de nmeros em vez do valor da lista.

Adicionar ttulos de colunas a uma caixa de listagem ou a uma caixa de combinao

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Abra o formulrio no modo Estrutura. Certifique-se de que a caixa de listagem ou a caixa de combinao esteja selecionada e, ento, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades do controle. 3 Na propriedade Cabealhos das Colunas, clique em Sim para exibir ttulos de colunas. Se a caixa de listagem ou a caixa de combinao for baseada em uma tabela, consulta ou instruo SQL, o Microsoft Access utilizar os nomes dos campos da tabela, consulta ou instruo SQL como ttulos de colunas. Se a caixa de listagem ou a caixa de combinao for baseada em uma lista de valores fixos, o Microsoft Access utilizar os primeiros x itens de dados da lista de valores (propriedade Origem da Linha) como ttulos de colunas, sendo x = o nmero definido na propriedade Nmero de Colunas. Observaes Os ttulos em caixas de combinao s aparecem quando a lista est exibida.

Propriedades que voc pode utilizar para criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao de vrias colunas

Voc pode utilizar um assistente para criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao de vrias colunas. Quando voc utiliza um assistente, pode arrastar as colunas na caixa de listagem ou na caixa de combinao para que elas fiquem exatamente como voc deseja. Entretanto, se deseja personalizar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao criada com um assistente, ou se deseja criar voc mesmo uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao de vrias colunas, poder definir as propriedades a seguir. Para maiores informaes sobre qualquer uma dessas propriedades, clique na propriedade da folha de propriedades e pressione F1. Observao Se voc est criando ou modificando uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao acoplada, poder definir essas propriedades no modo Estrutura de tabela em vez de utilizar a folha de propriedades do controle. Dessa maneira, voc poder especificar as propriedades uma vez s. Quando voc adiciona o campo a um formulrio, o Microsoft Access cria automaticamente o controle com base nas propriedades especificadas. Propriedade Descrio Coluna Acoplada

Especifica que coluna est acoplada ao campo base especificado na propriedade Origem do Controle. Os dados dessa coluna sero armazenados no campo quando voc selecionar esse item na lista. Esses dados podem ser diferentes dos dados exibidos na lista se voc ocultar a coluna. Nmero de Colunas Especifica o nmero de colunas. Voc pode incluir uma coluna mas no exibi-la em uma lista definindo a propriedade Larguras das Colunas. Convm fazer isso se voc tiver uma lista que pesquise valores de uma tabela ou consulta. Voc poderia incluir um campo Cdigo mas ocult-lo na lista. Em uma caixa de combinao, a primeira coluna vis vel da lista exibida na parte caixa de texto da caixa de combinao. Larguras das Colunas Especifica a largura de cada coluna, separada por ponto e vrgula. Digite 0 para ocultar uma coluna. Digite um ponto e vrgula sem uma medida para utilizar o padro (aproximadamente 1 polegada ou 2,5 centmetros, dependendo da unidade de medida definida no Painel de Contr le do Windows). Cabealhos das Colunas Determina se a caixa de listagem ou a caixa de combinao possui ttulos de colunas. Se a caixa de listagem ou a caixa de combinao for baseada em uma tabela, consulta ou instruo SQL, o Microsoft Access utilizar os nomes dos campos da tabela, consulta ou instruo SQL como ttulos de colunas. Se a caixa de listagem ou a caixa de combinao

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 62 for baseada em uma lista de valores fixos, o Microsoft Access utilizar os primeiros x itens de dados da lista de valores (propriedade Origem da Linha) como ttulos de colunas, sendo x = o nmero definido na propriedade Nmero de Colunas. Os ttulos s aparecem em caixas de combinao quando a lista est aberta.

Observao Se voc deseja exibir todas as colunas em uma caixa de listagem de vrias colunas (em vez de utilizar a rolagem horizontal para visualiz-las), dimensione o controle para que nele caibam as larguras das colunas.

Definir o nmero mximo de linhas a ser exibido em uma caixa de combinao

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Abra o formulrio no modo Estrutura. Certifique-se de que a caixa de combinao esteja selecionada e, ento, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades da caixa de combinao. 3 Na caixa da propriedade Linhas da Lista, digite um nmero. Se o nmero de linhas real exceder o nmero especificado na propriedade Linhas da Lista, uma barra de rolagem vertical ser exibida na caixa de combinao.

Definir a largura da caixa de listagem de uma caixa de combinao

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Abra o formulrio no modo Estrutura. Certifique-se de que a caixa de combinao esteja selecionada e, ento, clique em Propriedades na barra de ferramentas, para abrir a folha de propriedades da caixa de combinao. 3 Na caixa da propriedade Largura da Lista, digite a largura desejada utilizando a unidade de medida atual (definida no Painel de Controle do Windows). Para utilizar uma unidade de medida diferente da unidade padro, inclua um indicador de medida. Por exemplo, insira 2cm (centmetros). Observaes A parte caixa de listagem da caixa de combinao pode ser mais larga do que a parte caixa de texto, mas nunca mais estreita. A definio padro (Auto) torna a caixa de listagem to larga quanto a parte caixa de texto da caixa de combinao. Ao estruturar uma caixa de combinao, deixe espao suficiente para uma barra de rolagem.

Desativar o recurso de preencher conforme digitao de uma caixa de combinao

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Abra o formulrio no modo Estrutura. Certifique-se de que a caixa de combinao esteja selecionada e, ento, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades da caixa de combinao. 3 Na caixa da propriedade AutoExpandir, clique em No. Quando a propriedade AutoExpandir definida como No, voc deve selecionar um valor da lista ou digitar todo o valor.

Limitar as entradas de caixa de combinao a itens na lista

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Abra o formulrio no modo Estrutura. Certifique-se de que a caixa de combinao esteja selecionada e, ento, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades da caixa de combinao. 3 Na caixa da propriedade Limitar A Uma Lista, clique em Sim. Observaes Se a primeira coluna exibida em uma caixa de combinao no for a coluna acoplada, o Microsoft Access limitar as entradas para a lista mesmo se a propriedade Limitar A Uma Lista estiver definida como No. Se a propriedade Limitar A Uma Lista estiver definida como No, quando voc inserir uma entrada que no esteja na lista e a caixa de combinao for acoplada, a entrada ser armazenada no campo base, mas no ser adicionada lista. Para adicionar novas entradas lista, utilize a propriedade Se No Estiver Na Lista e o evento NotInList. Ocultar uma

coluna em uma caixa de listagem ou em uma caixa de combinao

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Abra o formulrio no modo Estrutura. Certifique-se de que a caixa de listagem ou a caixa de combinao esteja selecionada e, ento, clique em Propriedades na barra de ferramentas, para abrir a folha de propriedades do controle. 3 Na caixa da propriedade Larguras das Colunas, digite 0 para a(s) coluna(s) que voc deseja ocultar. Suponha, por exemplo, que voc tenha uma caixa de combinao acoplada com duas colunas que contenha uma coluna CdigoDoFornecedor e uma coluna NomeDoFornecedor. A coluna CdigoDoFornecedor a primeira coluna da lista. Para ocultar a coluna CdigoDoFornecedor, defina a propriedade Larguras das Colunas como mostra a ilustrao a seguir: Observao Em uma caixa de combinao, a primeira coluna visvel exibida na parte caixa de texto da caixa de combinao quando a lista no est sendo exibida. Por exemplo, a coluna NomeDoFornecedor no exemplo anterior seria exibida, j que a coluna CdigoDoFornecedor est oculta. Se a coluna CdigoDoFornecedor no estivesse oculta, seria a nica a ser exibida.

Exemplo de sincronizao de uma caixa de combinao com outra caixa de combinao

O formulrio Editar Produtos no aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento tem um exemplo de utilizao de uma caixa de combinao para limitar o contedo de outra caixa de combinao. Esse exemplo utiliza um procedimento de evento. Voc pode copiar esse procedimento de evento para o seu banco de dados e personaliz-lo para atender s suas necessidades. Para visualizar esse formulrio, abra o aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada da caixa de listagem superior, onde se l: Tirar mais proveito de caixas de combinao, caixas de listagem, subformulrios e sub-relatrios. Na caixa de listagem inferior, clique na entrada em que se l: Limitar o contedo de uma lista com base no valor selecionado em outra.

Exemplo de como adicionar "(tudo)" a uma lista de caixa de combinao

O formulrio Adicionar Tudo Lista no aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento tem um exemplo de como adicionar "(tudo)" a uma lista de caixa de combinao. Esse exemplo utiliza uma funo do Visual Basic. Voc pode copiar

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 63 essa funo para o seu banco de dados e personaliz-la para que satisfaa s suas necessidades. Para visualizar esse formulrio, abra o aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada da caixa de listagem superior, onde se l: Tirar mais proveito de caixas de combinao, caixas de listagem, subformulrios e sub-relatrios. Na caixa de listagem inferior, clique na entrada em que se l: Adicionar "(tudo)" a uma lista.

Exemplo de acrscimo de um novo registro a uma lista de caixa de combinao

O formulrio Inserir Ou Editar Produtos no aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento tem um exemplo de adio de um novo registro a uma lista de caixa de combinao. Esse exemplo utiliza um procedimento de evento. Voc pode copiar esse procedimento de evento para o seu banco de dados e personaliz-lo para atender s suas necessidades. Para visualizar esse formulrio, abra o aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada da caixa de listagem superior, onde se l: Tirar mais proveito de caixas de combinao, caixas de listagem, subformulrios e sub-relatrios. Na caixa de listagem inferior, clique na entrada em que se l: Adicionar um novo registro a uma lista. Exemplo de limitao de uma caixa de listagem baseada em um valor selecionado em um grupo de opo O formulrio Limitar Contedo da Lista do aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento tem um exemplo de limitao do contedo de uma caixa de listagem com base nos valores selecionados em um grupo de opo. Esse exemplo utiliza um procedimento de evento. Voc pode copiar esse procedimento de evento para o seu banco de dados e personaliz-lo para atender s suas necessidades. Para visualizar esse formulrio, abra o aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada da caixa de listagem superior, onde se l: Tirar mais proveito de caixas de combinao, caixas de listagem, subformulrios e sub-relatrios. Na caixa de listagem inferior, clique na entrada em que se l: Limitar o contedo de uma lista com base nos valores selecionados em um grupo de opo.

Devo escolher uma tabela ou uma consulta quando utilizo um assistente para criar uma caixa de listagem ou de combinao?

Na maioria dos casos, voc pode utilizar uma tabela como origem da linha para uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao ao criar a caixa de listagem ou a caixa de combinao com um assistente. Utilize uma consulta nos casos a seguir: Se voc desejar incluir campos calculados na caixa de listagem ou na caixa de combinao. Voc poderia, por exemplo, concatenar um nome e um sobrenome utilizando as expresses a seguir: Nome: [Nome] & " "& [Sobrenome]. Voc poderia definir esse campo calculado em uma consulta e, em seguida, inclu-lo na caixa de listagem ou na caixa de combinao. Se voc desejar incluir campos de mais de uma tabela na caixa de listagem ou na caixa de combinao. Quando voc seleciona campos de uma tabela ou consulta com um assistente, o Microsoft Access cria uma instruo SQL com base nos campos selecionados e define a propriedade Origem da Linha da caixa de listagem ou da caixa de combinao com essa instruo.

Classificar registros em uma caixa de listagem ou em uma caixa de combinao

Se voc utilizar um assistente para criar a caixa de listagem ou a caixa de combinao, o Microsoft Access classificar automaticamente pela primeira coluna visvel as linhas que compem a lista. Se voc deseja especificar uma ordem de classificao diferente ou se estiver utilizando uma consulta salva como origem da linha para a caixa de listagem ou para a caixa de combinao, poder utilizar este procedimento. 1 Abra o formulrio no modo Estrutura. 2 Certifique-se de que a caixa de listagem ou a caixa de combinao esteja selecionada e, ento, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades do controle. 3 Na caixa da propriedade Origem da Linha, clique no boto Construir para abrir o Construtor de Consultas ou o Construtor de Instrues SQL. 4 Especifique a ordem de classificao.

Desenhar um retngulo em um formulrio ou relatrio

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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. Clique na ferramenta Retngulo na caixa de ferramentas. Clique em qualquer lugar do formulrio ou relatrio para criar um retngulo de tamanho padro, ou arraste para criar um retngulo do tamanho desejado. Observao Para alterar a espessura da borda de um retngulo, clique nele, clique na seta junto ao boto Largura da Linha/Borda na barra de ferramentas Formatao e, em seguida, clique na espessura desejada. Para alterar o estilo da linha (pontos, traos etc.) de um retngulo, clique nele, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades e, ento, clique em um estilo de borda na caixa da propriedade Estilo da Borda.

Desenhar uma linha em um formulrio ou relatrio

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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. Clique na ferramenta Linha na caixa de ferramentas. Clique em qualquer lugar do formulrio ou relatrio para criar uma linha de tamanho padro, ou clique e arraste para criar uma linha do tamanho desejado. Observaes Para desenhar linhas horizontais ou verticais, clique na ferramenta Linha e, ento, arraste para criar a linha. Para fazer pequenos ajustes no comprimento ou ngulo de uma linha, selecione a linha, mantenha pressionada a tecla SHIFT e pressione uma das teclas de direo. Para fazer pequenos ajustes no posicionamento de uma linha, mantenha pressionada a tecla CTRL e pressione uma das teclas de direo. Para alterar a espessura de uma linha, clique nela, clique na seta junto ao boto Largura da Linha/Borda da barra de ferramentas Formatao e, em seguida, clique na espessura de linha desejada. Para alterar o estilo da linha (pontos, traos etc.) de uma linha, clique nela, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades e,

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica em seguida, clique em um estilo de borda na caixa da propriedade Estilo da Borda.

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Adicionar uma figura de segundo plano a um formulrio

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Abra o formulrio em modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades. Na caixa da propriedade Figura, digite o caminho e o nome de arquivo para um arquivo .bmp, .ico, .dib, .wmf ou .emf. Se voc tiver instalado filtros de grficos para outros aplicativos, poder utilizar qualquer arquivo suportado por esses filtros. Se voc no estiver certo quanto ao caminho ou nome de arquivo, clique no boto Construir 4 Na caixa da propriedade Tipo de Figura, especifique se voc deseja que a figura seja incorporada ou vinculada. Quando voc incorpora uma figura, ela armazenada no arquivo do banco de dados. Se voc incorporar a mesma figura em um outro formulrio ou relatrio, ela ser adicionada novamente ao arquivo do banco de dados. Ao vincular uma figura, voc no a armazena no arquivo do banco de dados, mas deve manter uma cpia dela em seu disco rgido. Se desejar utilizar eficientemente o espao de seu disco rgido, especifique a definio Vinculada. 5 Depois de adicionar a figura ao formulrio, voc poder dimension-la ou recort-la clicando em uma das definies a seguir na caixa da propriedade Modo Tamanho da Figura. Definio Descrio

Cortar Exibe a figura no tamanho real. Se a figura for maior que a janela Formulrio, a imagem ser cortada. Estender Dimensiona a figura de modo a que ela se ajuste janela Formulrio. Essa definio pode distorcer a imagem. Zoom Dimensiona a figura de modo a que preencha a altura ou a largura da janela Formulrio. Essa definio no corta a figura nem distorce suas propores. 6 Se voc desejar alterar o alinhamento da figura, clique em uma das definies na caixa da propriedade Alinhamento da Figura. Observao Se voc desejar que a figura de segundo plano fique centralizada e que seja redimensionada quando voc dimensionar a janela, clique na definio Centralizado. Se voc no desejar que a figura de segundo plano seja redimensionada quando dimensionar a janela, clique na definio Centralizado no Formulrio. 7 Se voc desejar repetir a figura por todo o segundo plano do formulrio, defina a propriedade Figura Lado a Lado como Sim. A disposio lado a lado comea na posio especificada na definio de Alinhamento da Figura. Observao Defina a propriedade Modo Tamanho da Figura como Cortar se desejar dispor a figura de segundo plano lado a lado. A figura de segundo plano no ser disposta lado a lado se a propriedade Modo Tamanho da Figura estiver definida como Zoom ou Estender. Observaes Se as cores de sua figura no parecerem iguais s cores originais, voc pode especificar que o Microsoft Access utilize as cores do aplicativo que voc utilizou para criar a figura. Se voc estiver criando suas prprias figuras de segundo plano e tiver acesso a um programa grfico que crie metarquivos, convm utilizar um metarquivo em vez de um bitmap como figura de segundo plano.

Alterar a fonte do texto em um controle

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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. Clique no controle que contm o texto que voc deseja alterar. Na caixa Nome da Fonte da barra de ferramentas Formatao, clique na fonte que voc deseja aplicar. Quando voc altera a fonte, a alterao se aplica a todo o contedo do controle. Voc no pode alterar caracteres individualmente em um controle. Dica Se voc desejar redimensionar o controle para que se ajuste nova fonte, aponte para Dimensionar no menu Formatar e, em seguida, clique em Para caber.

Alterar o tamanho da fonte do texto em um controle

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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. Clique no controle que contm o texto que voc deseja alterar. Na caixa Tamanho da Fonte na barra de ferramentas Formatao, insira o tamanho de fonte que voc deseja utilizar. Quando voc altera o tamanho da fonte, a alterao se aplica a todo o contedo do controle. Voc no pode alterar caracteres individualmente em um controle. Dica Se voc desejar redimensionar o controle para que se ajuste ao novo tamanho de fonte, aponte para Dimensionar no menu Formatar e, ento, clique em Para Caber.

Colocar o texto de um controle em negrito, itlico ou sublinhado

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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. Clique no controle que contm o texto que voc deseja alterar. Na barra de ferramentas Formatao, clique em Negrito para colocar o texto em negrito, Itlico para colocar o texto em itlico ou Sublinhado para sublinhar o texto. Quando voc coloca o texto em negrito, itlico ou sublinhado, a alterao se aplica a todo o contedo do controle. Voc no pode alterar caracteres individualmente em um controle. Dica Se voc desejar redimensionar o controle para que se ajuste ao texto, aponte para Dimensionar no menu Formatar e, ento, clique em Para Caber.

Alterar o alinhamento padro do texto em novos rtulos anexados

As alteraes feitas pela utilizao desse procedimento s afetam controles novos no formulrio ou relatrio atual. 1 Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. 2 Clique na ferramenta da caixa de ferramentas que corresponda ao tipo de controle que possui o rtulo anexado. Por exemplo, se voc desejar alterar o alinhamento padro de texto em rtulos anexados a caixas de texto, clique na ferramenta Caixa de Texto da caixa de ferramentas. 3 Clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 65 O Microsoft Access altera a barra de ttulo da folha de propriedades para indicar que voc est definindo propriedades padro para esse tipo de controle. 4 Na caixa da propriedade Alinhar Rtulo, clique em Esquerdo, Centralizado ou Direito.

Alterar a colocao padro de novos rtulos anexados

As alteraes feitas pela utilizao desse procedimento s afetam controles novos no formulrio ou relatrio atual. 1 Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. 2 Clique no boto da caixa de ferramentas que corresponda ao tipo de controle que possui o rtulo anexado. Por exemplo, se voc desejar alterar a colocao padro de rtulos anexados a caixas de texto, clique na ferramenta Caixa de Texto na caixa de ferramentas. 3 Clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades. O Microsoft Access altera a barra de ttulo da folha de propriedades para indicar que voc est definindo propriedades padro para esse tipo de controle. 4 Na caixa da propriedade GradeX (eixo horizontal), digite um nmero positivo ou negativo que especifique o ponto de partida do texto do rtulo em relao ao canto superior esquerdo do controle ao qual o rtulo est anexado. Um nmero negativo coloca o rtulo esquerda do controle. Um nmero positivo coloca o rtulo direita do controle. 5 Na caixa da propriedade GradeY (eixo vertical), digite um nmero. Um nmero negativo coloca o rtulo acima do controle. Um nmero positivo coloca o rtulo abaixo do controle. Dica Para utilizar uma unidade de medida diferente da definio especificada ao clicar duas vezes em Configuraes regionais no Painel de controle do Windows, especifique esse tipo de medida aps o nmero (por exemplo, 1,5 pol ou 2 cm).

Alterar o alinhamento padro do texto em controles novos

As alteraes feitas pela utilizao desse procedimento s afetam controles novos no formulrio ou relatrio atual. 1 Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. 2 Clique na ferramenta apropriada da caixa de ferramentas. Por exemplo, se voc desejar alterar o alinhamento padro em uma caixa de texto, clique na ferramenta Caixa de Texto da caixa de ferramentas. 3 Clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades. O Microsoft Access altera a barra de ttulo da folha de propriedades para indicar que voc est definindo propriedades padro para esse tipo de controle. 4 Na caixa da propriedade Alinhamento do Texto, clique em Geral, Esquerdo, Centralizado ou Direito. Se voc clicar em Geral, o Microsoft Access alinhar o texto esquerda e os nmeros e datas direita.

Alterar o alinhamento do texto em um controle

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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. Clique no controle que contm o texto que voc deseja alterar. Na barra de ferramentas Formatao, clique em Centralizar para centralizar o texto, Alinhar Direita para alinhar o texto direita ou Alinhar Esquerda para alinhar o texto esquerda. Observao Se voc no selecionar nenhum dos botes de alinhamento, o controle ter alinhamento geral o texto ser alinhado esquerda e os nmeros sero alinhados direita.

Alterar a cor da borda de um controle

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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. Clique no controle que voc deseja alterar. Na barra de ferramentas Formatao, clique na seta junto a Cor da Linha/Borda. Clique em uma cor da paleta. Observaes Se voc desejar utilizar a mesma cor para um outro controle, poder simplesmente clicar em Cor da Linha/Borda (voc no precisa clicar na seta junto ao boto e escolher novamente a cor na paleta). Se voc desejar definir cores diferentes para vrios controles ao mesmo tempo, clique na seta junto a Cor da Linha/Borda ,clique na borda da paleta de cores e arraste-a para uma outra posio. Dessa forma, voc no ter que clicar em Cor da Linha/Borda toda vez que desejar aplicar uma cor. Se a propriedade Aparncia do controle estiver definida como Alto Relevo, Baixo Relevo, Esboado ou Cinzelado, o Microsoft Access alterar a definio para Plano quando voc alterar a cor da borda.

Tornar transparente a borda de um controle

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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. Clique no controle que voc deseja alterar. Na barra de ferramentas Formatao, clique na seta prxima a Cor da Linha/Borda . Clique no boto Transparente na parte inferior da paleta. Observao Se a propriedade Aparncia do controle estiver definida como Alto Relevo, Baixo Relevo, Esboado ou Cinzelado, o Microsoft Access ir alterar a definio para Plano quando voc tornar a borda transparente.

Tornar um controle transparente

Quando um controle est transparente, a cor exibida nele a cor do controle, seo ou formulrio por trs dele. 1 Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. 2 Clique no controle que voc deseja alterar. 3 Na barra de ferramentas Formatao, clique na seta junto a Cor de Fundo/Preenchimento. 4 Clique no boto Transparente na parte inferior da paleta. Observao Voc pode tornar qualquer controle transparente, exceto caixas de listagem e botes alternar. Os grupos de opo so transparentes como padro.

Alterar a cor de segundo plano de um controle ou seo

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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

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Clique no controle ou seo que voc deseja alterar. Na barra de ferramentas Formatao, clique na seta junto a Cor de Fundo/Preenchimento . Clique em uma cor da paleta. Observaes Se voc desejar utilizar a mesma cor para um outro controle ou seo, pode simplesmente clicar em Cor de Fundo/Preenchimento (voc no precisa clicar na seta junto ao boto e escolher novamente a cor na paleta). Se voc desejar definir cores diferentes para vrios controles ao mesmo tempo, clique na seta junto a Cor de Fundo/Preenchimento, clique na borda da paleta de cores e arraste-a para uma outra posio. Dessa forma, voc no precisar clicar em Cor do Fundo/Preenchimento toda vez que desejar aplicar uma cor. Se a paleta no incluir a cor desejada, voc pode criar suas prprias cores personalizadas.

Power Informtica

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Alterar a cor do texto em um controle

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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. Clique no controle que contm o texto que voc deseja alterar. Na barra de ferramentas Formatao, clique na seta junto a Cor do Primeiro Plano/Fonte. Clique em uma cor da paleta. Dica Se voc desejar utilizar a mesma cor para um outro controle, pode simplesmente clicar em Cor do Primeiro Plano/Ffonte (voc no precisa clicar na seta junto ao boto e escolher novamente a cor na paleta). Se voc desejar definir cores diferentes para vrios controles ao mesmo tempo, clique na seta junto a Cor do Primeiro Plano/Fonte e, ento, clique na borda da paleta de cores e arraste-a para uma outra posio. Dessa forma, voc no precisar clicar em Cor do Primeiro Plano/Fonte toda vez que desejar aplicar uma cor.

Alterar a largura da borda de um controle

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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. Clique no controle que voc deseja alterar. Na barra de ferramentas Formatao, clique na seta junto ao boto Largura da Linha/Borda. Clique na largura de borda desejada. Observaes Se voc desejar utilizar a mesma largura de borda para um outro controle, pode simplesmente clicar no boto Largura da Linha/Borda (voc no precisa clicar na seta junto ao boto e escolher novamente a largura na lista). Se a propriedade Aparncia do controle estiver definida como Alto Relevo, Baixo Relevo, Esboado ou Cinzelado, o Microsoft Access ir alterar a definio para Plano quando voc alterar a largura da borda.

Tornar a borda de um controle pontilhada, tracejada ou slida

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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. Certifique-se de que o controle esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades do controle. 3 Na caixa da propriedade Estilo da Borda, clique no estilo de borda que voc deseja aplicar. Observao Se a propriedade Aparncia do controle estiver definida como Alto Relevo, Baixo Relevo, Esboado ou Cinzelado, o Microsoft Access alterar a definio para Plano quando voc alterar o estilo da borda.

Fazer um controle aparecer em alto relevo, baixo relevo, sombreado, cinzelado ou esboado
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Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. Clique no controle que voc deseja alterar. Na barra de ferramentas Formatao, clique na seta prxima ao boto Aparncia. Clique no efeito que voc deseja aplicar. Observaes Se voc desejar utilizar a mesma aparncia em um outro controle, pode simplesmente clicar no boto Aparncia (voc no precisa clicar na seta junto ao boto e escolher novamente a aparncia na lista). Voc pode ajustar a espessura da sombra clicando no boto Largura da Linha/Borda da barra de ferramentas Formatao. Se voc clicar em Alto Relevo, Baixo Relevo, Esboado ou Cinzelado, o Microsoft Access ir ignorar qualquer definio das propriedades CorDaBorda, LarguraDaBorda e EstiloDaBorda. Se voc clicar em Esboado, o Microsoft Access tambm definir a propriedade EstiloDoFundo das caixas de texto e caixas de combinao como Transparente e a propriedade CorDoFundo das caixas de listagem com a mesma definio da propriedade CorDoFundo da seo. Se voc escolher uma aparncia de alto relevo ou de baixo relevo, e o efeito tridimensional no aparecer em seu formulrio, clique duas vezes em Vdeo no Painel de Controle do Windows, clique na guia Aparncia e, em seguida, clique em Padro do Windows na caixa Esquema.

Criar cores personalizadas para uma seo ou controle em um formulrio ou relatrio

Se a paleta no tiver a cor que voc precisa, pode criar a sua prpria cor personalizada. 1 Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. 2 Abra a folha de propriedades da seo ou controle. 3 Clique na propriedade Cor de Primeiro Plano (para texto de controle), Cor do Fundo ou Cor da Borda. 4 Clique no boto Construir junto caixa da propriedade para abrir a caixa de dilogo Cor. 5 Clique em Definir Cores Personalizadas para expandir a caixa de dilogo. 6 Clique em uma das caixas Cores Personalizadas, no lado esquerdo da caixa de dilogo. 7 Clique em qualquer parte da caixa de refinamento de cores que possui a cor desejada. A caixa exibir todas as cores personalizadas disponveis. 8 Arraste a seta ao lado da barra de luminosidade para definir o brilho da cor selecionada na caixa de refinamento de cores.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 67 O Microsoft Access exibe no lado esquerdo da caixa Cor/Slida a cor que voc cria. Se desejar ver a cor slida que mais se aproxima da cor que voc criou, clique duas vezes no lado direito da caixa Cor/Slida. 9 Clique em Adicionar s Cores Personalizadas. O Microsoft Access exibe na caixa Cor Personalizada a cor personalizada que voc criou. Observao Voc pode tambm criar uma cor digitando nmeros nas caixas Vermelho, Verde, Azul, Matiz, Saturao e Brilho.

Definir propriedades de cor com as cores do sistema do Microsoft Windows

Utilizando as propriedades CorDoFundo, CorDaBorda e CorDePrimeiroPlano, voc pode criar no Microsoft Access um esquema de cores que coincida com o esquema de cores utilizado em outros aplicativos do Windows. Isso particularmente til quando voc est desenvolvendo um aplicativo para ser distribudo para vrios usurios. Definir propriedades de cor como cores de sistema do Windows permite que voc especifique uma nica definio que pode exibir cores diferentes nos computadores de usurios diferentes, conforme as cores que eles tenham escolhido no Painel de Controle do Windows. 1 Abra um formulrio em modo Estrutura. 2 Abra a folha de propriedades da seo ou controle. 3 Na folha de propriedades, clique na propriedade Cor do Fundo, Cor da Borda ou Cor de Primeiro Plano. 4 Na caixa da propriedade, digite um dos nmeros listados na tabela a seguir. Por exemplo, se voc desejar que o segundo plano de seu formulrio exiba a mesma cor que voc ou outro usurio utiliza como cor de segundo plano do Windows, defina a propriedade Cor do Fundo como -2147483643, o valor de Janela. Elemento da tela Valor Barra de rolagem rea de trabalho Barra de ttulo da janela ativa Barra de ttulo da janela inativa Barra de menu Janela Moldura da janela Texto do menu Texto da janela Texto da barra de ttulo Borda da janela ativa Borda da janela inativa Segundo plano do aplicativo Realce Texto realado Superfcie 3-D Sombra 3-D Texto esmaecido (desativado) Texto de boto Texto da barra de ttulo da janela inativa Realce 3-D Sombra escura 3-D Luz 3-D Texto da Dica de Ferramentas Segundo plano da Dica de Ferramentas -2147483648 -2147483647 -2147483646 -2147483645 -2147483644 -2147483643 -2147483642 -2147483641 -2147483640 -2147483639 -2147483638 -2147483637 -2147483636 -2147483635 -2147483634 -2147483633 -2147483632 -2147483631 -2147483630 -2147483629 -2147483628 -2147483627 -2147483626 -2147483625 -2147483624

Observaes O valor da cor de sistema do Windows refere-se apenas cor do elemento de tela listado, e no ao tipo de objeto ao qual pode ser atribudo. Por exemplo, voc poderia definir a propriedade Cor do Fundo de uma caixa de texto como a cor de sistema do Windows para as barras de rolagem, a rea de trabalho ou qualquer outro elemento da tela. Os valores para os elementos de tela do Windows so sempre os mesmos, independente das definies de cor do usurio. Voc pode tambm definir as propriedades CorDoFundo, CorDaBorda e CorDePrimeiroPlano como uma cor de sistema do Windows utilizando o Visual Basic para aplicativos.

Utilizar cores personalizadas de um outro aplicativo

Quando voc deseja exibir grficos nas cores disponveis no aplicativo utilizado para cri-los, pode especificar uma paleta personalizada para um formulrio ou relatrio. A paleta personalizada substitui a paleta padro do Microsoft Access somente para esse formulrio ou relatrio. 1 Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. 2 Clique duas vezes no seletor de formulrios ou no seletor de relatrio para abrir a folha de propriedades. 3 Na caixa da propriedade Origem da Paleta, digite o caminho e o nome de arquivo de um dos tipos de arquivos a seguir: .dib (arquivo de bitmap independente de dispositivo) .pal (arquivo de paleta do Microsoft Windows) .ico (arquivo de cone do Windows) .bmp (arquivo de bitmap do Windows) .wmf (metarquivo do Windows) .emf (metarquivo aprimorado)

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 68 Qualquer outro tipo de arquivo suportado pelos filtros grficos que voc tenha instalado Observao Para exibir figuras e grficos em suas cores originais, o driver de vdeo atualmente carregado em seu sistema deve suportar a paleta que voc especificou na caixa da propriedade Origem da Paleta. Por exemplo, se voc especificar C:\Windows\256Cores.bmp, o driver de vdeo atualmente carregado deve suportar 256 cores.

Criar um formulrio com mais de uma pgina (tela)

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Abra o formulrio em modo Estrutura. Clique na ferramenta Quebra de Pgina da caixa de ferramentas. Clique no formulrio onde voc deseja colocar a quebra de pgina. Coloque a quebra de pgina acima ou abaixo de um controle para evitar dividir os dados desse controle. O Microsoft Access marca a quebra de pgina na borda esquerda do formulrio com uma linha pontilhada curta. Observao Se voc desejar que todas as pginas tenham o mesmo tamanho e que cada janela exiba apenas uma pgina de cada vez, estruture o formulrio de modo que a distncia entre uma quebra de pgina e a seguinte seja sempre a mesma. Voc pode fazer isso posicionando os controles de quebra de pgina com a rgua vertical. 4 Clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades e clique em Pgina Atual na caixa da propriedade Ciclo. Quando a propriedade Ciclo est definida como Pgina Atual, voc no pode pressionar a tecla TAB para mudar de pginas. 5 Remova a barra de rolagem vertical definindo a propriedade Barras de Rolagem como Somente Horizontal ou Nenhuma. 6 Alterne para o modo Formulrio para testar o formulrio e dimension-lo de forma a que voc s possa ver uma pgina de cada vez. Voc pode pressionar as teclas PAGE DOWN e PAGE UP para mover de uma pgina para a outra. Observaes Convm tambm definir outras propriedades no modo Estrutura. Voc pode, por exemplo, definir a propriedade Estilo da Borda como Fina para que o formulrio no possa ser dimensionado e pode r definir a propriedade Botes Min Max como Nenhum para que o formulrio no tenha os botes Minimizar e Maximizar. Alm disso, convm adicionar a cada pgina um boto de comando que voc possa utilizar para mover o foco para a prxima pgina ou para a anterior. Para ver um exemplo desse tipo de boto de comando, consulte o formulrio Funcionrios no banco de dados de exemplo Northwind. Uma quebra de pgina s est ativa no modo Formulrio quando a propriedade Modo Padro do formulrio est definida como Formulrio Simples. Para um formulrio utilizado em modo Formulrio, uma quebra de pgina marca para onde ele ir rolar quando PAGE UP ou PAGE DOWN forem pressionadas. Para formulrios impressos, uma quebra de pgina marca o incio de uma nova pgina dentro de uma seo. Para iniciar uma pgina no incio de uma seo, utilize a propriedade Fora Quebra de Pgina da seo.

Alterar a ordem de tabulao em um formulrio

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Abra o formulrio em modo Estrutura. No menu Exibir, clique em Ordem de Tabulao. Sob Seo, clique na seo que voc deseja alterar. Proceda de uma das maneiras a seguir: Se voc desejar que o Microsoft Access crie uma ordem de tabulao da esquerda para a direita e de cima para baixo, clique em AutoOrdenar. Se voc desejar criar a sua prpria ordem de tabulao personalizada, clique no seletor do controle que deseja mover. (Clique e arraste para selecionar mais de um controle ao mesmo tempo). Clique novamente no seletor e arraste o controle para a posio desejada na lista. 5 Clique em OK. 6 Alterne para o modo Formulrio para testar a ordem de tabulao. (Em modo Estrutura, a ordem de tabulao sempre a ordem na qual voc criou os controles). Observaes Se voc quiser ter meios de selecionar um controle em um formulrio, mas no desejar incluir esse controle na ordem de tabulao, defina sua propriedade ParadaDeTabulao como No. Voc tambm pode especificar para qual registro ou pgina mover o foco, ao pressionar a tecla TAB no ltimo campo do registro atual.

Remover um boto ou um outro controle da ordem de tabulao

Existem duas maneiras de se remover um boto ou outro controle da ordem de tabulao. Se voc desejar remover o controle da ordem de tabulao, mas quiser ter meios de selecionar o controle, poder definir a propriedade ParadaDeTabulao como No para esse controle. Se voc desejar desativar o controle at que uma determinada condio seja satisfeita, poder utilizar a propriedade Ativado juntamente com a propriedade ApsAtualizar.

Remover um controle da ordem de tabulao de um formulrio

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Abra um formulrio em modo Estrutura. Certifique-se de que o controle esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades do controle. 3 Na caixa da propriedade Parada de Tabulao, clique em No. Observao Se a propriedade Ativado de um controle estiver definida como Sim, voc pode clicar no controle para selecion-lo mesmo que sua propriedade Parada de Tabulao esteja definida como No.

Alterar o comportamento da tabulao para o ltimo campo de um registro em um formulrio

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Abra um formulrio em modo Estrutura.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

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Clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades do formulrio. Na caixa da propriedade Ciclo, clique em uma das definies a seguir. Definio Descrio Todos os Registros Registro Atual Pgina Atual

Power Informtica

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Adicionar ou remover um cabealho e um rodap do formulrio ou um cabealho e um rodap da pgina

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Abra o formulrio em modo Estrutura. Clique em Cabealho/Rodap do Formulrio ou em Cabealho/Rodap da Pgina no menu Exibir. Observaes Os cabealhos e os rodaps de formulrio aparecem na parte superior e inferior de um formulrio em modo Formulrio, e no incio e no fim de um formulrio impresso. Os cabealhos e rodaps de pgina aparecem na parte superior e inferior de cada pgina impressa eles no aparecem em modo Formulrio. Se voc remover um cabealho e um rodap, o Microsoft Access excluir os controles do cabealho e do rodap. S possvel adicionar um cabealho e um rodap juntos. Se voc no desejar cabealho e rodap, poder dimensionar o que voc no deseja para que ele no tenha altura ou definir sua propriedade Visvel como No. Voc tambm pode definir a propriedade ExibirQuando de cabealho e rodap de um formulrio, para especificar quando voc deseja que o cabealho e o rodap sejam exibidos sempre, somente na impresso ou somente na tela.

Quando voc pressiona TAB no ltimo campo do registro, o foco movido para o primeiro campo do prximo registro. Quando voc pressiona TAB no ltimo campo do registro, o foco volta para o primeiro campo do registro atual. Quando voc pressiona TAB no ltimo campo da pgina do formulrio, o foco volta para o primeiro campo da pgina atual.

Definir o modo de abertura de um formulrio (um registro, mais de um ou folha de dados)

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Abra o formulrio em modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades do formulrio. Na caixa da propriedade Modo Padro, clique em uma das definies a seguir. Definio Descrio

Formulrio Simples Exibe um registro completo de cada vez. (somente em modo Formulrio) Formulrios Cont Exibe tantos registros completos quantos couberem na seo detalhe do formulrio. (somente em modo nuos Formulrio) Folha de Dados Exibe registros organizados como linhas e colunas. Os registros podem rolar para fora da tela. Observao Se voc desejar desativar o modo Formulrio ou o modo Folha de Dados, poder definir a propriedade ModosPermitidos.

Adicionar ou remover barras de rolagem de um formulrio ou caixa de texto

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Abra o formulrio em modo Estrutura. Abra a folha de propriedades da caixa de texto ou formulrio. Para abrir a folha de propriedades da caixa de texto, clique nela e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas. Para abrir a folha de propriedades do formulrio, clique duas vezes no seletor de formulrios. 3 Na caixa da propriedade Barras de Rolagem, clique em uma das definies.

Adicionar uma figura ou outro objeto a um formulrio ou relatrio

Voc pode adicionar objetos ou partes de objetos que voc criou em outros aplicativos, a um formulrio ou relatrio do Microsoft Access. Por exemplo, voc pode adicionar uma figura que tenha criado com o Microsoft Paint, uma planilha criada com o Microsoft Excel ou um documento criado com o Microsoft Word. Voc pode adicionar todas as informaes em um arquivo ou somente as que foram selecionadas. A maneira como voc adiciona uma figura ou objeto depende de como voc deseja que o objeto seja acoplado ou no acoplado. Um objeto acoplado armazenado em uma tabela. Quando voc move para um novo registro, o objeto exibido no formulrio ou relatrio alterado. Por exemplo, voc provavelmente desejar armazenar uma figura para cada empregado em sua empresa. Um objeto no acoplado, por outro lado, armazenado na estrutura do formulrio ou relatrio. Quando voc move para um novo registro, o objeto no se altera. Por exemplo, talvez voc queira adicionar um logotipo que tenha criado com o Microsoft Paint, a um formulrio ou relatrio.

Adicionar uma figura no acoplada a um formulrio ou relatrio

A maneira como voc adiciona uma figura no acoplada depende se voc deseja que ela aparea como uma figura de segundo plano (marca dgua) que ocupa toda a janela ou uma figura que aparea em um controle. Se voc deseja adicionar uma figura de segundo plano, utilize a propriedade Figura do formulrio ou relatrio. Se voc deseja adicionar uma figura que aparea em um controle, utilize um controle de imagem ou uma moldura de objeto no acoplado. A deciso de utilizar um controle de imagem ou uma moldura de objeto no acoplado depende se voc deseja editar a figura diretamente a partir do formulrio ou do relatrio. Se voc no precisar atualizar a figura, poder adicion-la utilizando um controle de imagem. Se voc precisar atualizar a figura freqentemente, poder adicion-la utilizando uma moldura de objeto no acoplado. Assim, se voc desejar editar a figura, poder clicar duas vezes no objeto a partir do formulrio ou relatrio, para abrir o aplicativo utilizado para criar o objeto. Para a maioria das figuras no acopladas, provavelmente voc desejar utilizar um controle de imagem, uma vez que o controle de imagem carregado muito mais rapidamente que as molduras de objetos no acoplados. Voc pode inserir figuras em um formulrio ou relatrio ou pode vincul-las. Quando voc incorpora uma figura em um formulrio ou relatrio, o Microsoft Access armazena a figura em seu arquivo de banco de dados. Um objeto inserido est sempre disponvel. Se voc modificar a figura de seu formulrio ou relatrio, a figura ser alterada em seu banco de dados.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 70 Quando voc vincula uma figura voc pode olh-la e fazer alteraes a partir de seu formulrio ou relatrio, mas as alteraes sero armazenadas no arquivo de objeto e no em seu arquivo de banco de dados. Voc pode tambm modificar o arquivo do objeto separadamente e fazer com que as ltimas alteraes apaream na prxima vez que voc abrir o formulrio ou relatrio. Vincular uma figura til para arquivos grandes que voc no deseja incluir em seu arquivo de banco de dados e para arquivos que voc deseja utilizar em diversos formulrios ou relatrios, mas se um arquivo de objeto vinculado for movido, voc ter que reconectar o vnculo.

Adicionar um objeto no acoplado a um formulrio ou relatrio

Voc pode adicionar um objeto no acoplado a um formulrio ou relatrio como um objeto inserido ou vinculado. Quando voc insere um objeto em um formulrio ou relatrio, o Microsoft Access armazena o objeto em seu arquivo de banco de dados. Se voc modificar o objeto a partir do seu formulrio ou relatrio, o objeto ser alterado em seu banco de dados. Por este motivo, um objeto inserido estar sempre disponvel. Quando voc vincula a um objeto, voc pode visualizar o objeto e fazer alteraes em seu formulrio ou relatrio, mas as alteraes so armazenadas no arquivo de objeto original, no em seu arquivo de banco de dados. Voc pode tambm modificar o arquivo do objeto separadamente e fazer com que as ltimas alteraes apaream na prxima vez que voc abrir o formulrio ou relatrio. Vincular a um objeto til para arquivos muito grandes que voc no deseja incluir em seu arquivo de banco de dados e para arquivos que voc deseja utilizar em diversos formulrios ou relatrios, mas se um arquivo de objeto vinculado for movido, voc precisar reconectar o vnculo.

Adicionar um objeto acoplado a um formulrio ou relatrio

Voc pode adicionar um objeto acoplado a um formulrio ou relatrio como um objeto inserido ou vinculado. Quando voc insere um objeto em um formulrio ou relatrio, o Microsoft Access armazena o objeto em seu arquivo de banco de dados. Se voc modificar o objeto a partir do seu formulrio ou relatrio, o objeto ser alterado em seu banco de dados. Por este motivo, um objeto inserido estar sempre disponvel. Quando voc vincula a um objeto, voc pode visualizar o objeto e fazer alteraes em seu formulrio ou relatrio, mas as alteraes so armazenadas no arquivo de objeto original, no em seu arquivo de banco de dados. Voc pode tambm modificar o arquivo do objeto separadamente e fazer com que as ltimas alteraes apaream na prxima vez que voc abrir o formulrio ou relatrio. Vincular a um objeto til para arquivos muito grandes que voc no deseja incluir em seu arquivo de banco de dados e para arquivos que voc deseja utilizar em diversos formulrios ou relatrios, mas se um arquivo de objeto vinculado for movido, voc precisar reconectar o vnculo.

Adicionar uma figura no acoplada utilizando um controle de imagem

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Imagem, na Caixa de ferramentas. No formulrio ou relatrio, clique no local onde voc deseja colocar a figura. Na caixa de dilogo Inserir Figura, clique no nome de arquivo da figura que voc deseja adicionar. Talvez voc precise utilizar a caixa Examinar para especificar a unidade e/ou a pasta onde a figura est localizada. 5 Clique em OK. O Microsoft Access criar um controle de imagem e exibir a figura no controle. Observaes Voc pode dimensionar o tamanho e as propores da figura. Quando voc adiciona uma figura a um controle de imagem, o Microsoft Access insere a figura, por padro. Quando uma figura inserida, ela se torna parte do arquivo de banco de dados. Se voc pretende utilizar a mesma figura em diversos formulrio e relatrios, talvez prefira vincular a figura em vez de inseri-la. Ao vincular uma figura, voc armazena a figura somente uma vez. Para vincular a uma figura, defina a propriedade Tipo de Figura para o controle de imagem, para Vinculada.

Criar e inserir um objeto no acoplado

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Moldura de Objeto No Acoplado, na Caixa de Ferramentas. No formulrio ou relatrio, clique no local onde voc deseja inserir o objeto. Na caixa de dilogo Inserir Objeto, clique em Criar Novo, se ainda no estiver selecionado, e clique no tipo de objeto que voc deseja criar na caixa Tipo de Objeto. 5 Selecione a caixa de seleo Exibir Como cone se voc desejar que o objeto seja exibido como um cone em vez de objeto. Exibir um objeto como um cone pode ser til quando um objeto contm outras informaes que no precisam ser exibidas. Alm disso, exibir um objeto como um cone requer bem menos espao de disco. 6 Clique em OK. 7 Crie o objeto utilizando o aplicativo que voc escolheu no passo 4. 8 Aps criar o objeto, clique em Sair no menu Arquivo para voltar ao Microsoft Access. O Microsoft Access criar uma moldura de objeto no acoplado e exibir o objeto na moldura. 9 Se voc precisar editar o objeto, clique duas vezes nesse objeto. Observaes Voc pode dimensionar o tamanho e as propores do objeto aps col-lo. Em vrios casos, voc editar um objeto no acoplado a partir do modo Estrutura, do formulrio ou relatrio. Se desejar editar o objeto no modo Formulrio tambm, defina a propriedade Ativado, da moldura de objeto no acoplado como Sim e a propriedade Bloqueado, como No.

Inserir um objeto no acoplado

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Moldura de Objeto No Acoplado, na barra de ferramentas.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

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No formulrio ou relatrio, clique no local onde voc deseja inserir o objeto. Na caixa de dilogo Inserir Objeto, clique em Criar do Arquivo e, em seguida, especifique um caminho para o arquivo. Se voc no souber o caminho, poder clicar em Procurar. 5 Selecione a caixa de seleo Exibir Como cone se voc desejar que o objeto seja exibido como um cone em vez de um objeto. Exibir um objeto como um cone pode ser til quando um objeto contm outras informaes que no precisam ser exibidas. Alm disso, exibir um objeto como um cone requer bem menos espao de disco. 6 Clique em OK. O Microsoft Access criar uma moldura de objeto no acoplado e exibir o objeto na moldura. 7 Se voc precisar editar o objeto, clique duas vezes nesse objeto. Observaes Se o aplicativo a partir do qual voc estiver copiando, aceitar o arrastar-e-soltar edio OLE, voc poder arrastar o arquivo diretamente do Windows Explorer ou da rea de trabalho, em vez de utilizar a ferramenta Moldura de Objeto No Acoplado. Voc pode dimensionar o tamanho e as propores do objeto aps col-lo. Em vrios casos, voc editar um objeto no acoplado a partir do modo Estrutura, do formulrio ou relatrio. Se desejar editar o objeto no modo Formulrio tambm, defina a propriedade Ativado, da moldura de objeto no acoplado como Sim e a propriedade Bloqueado, como No.

Power Informtica

Pg.: 71

Vincular a um objeto no acoplado existente

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Moldura de Objeto No Acoplado, na Caixa de ferramentas. No formulrio ou relatrio, clique no local onde voc deseja posicionar o objeto. Na caixa de dilogo Inserir Objeto, clique em Criar do Arquivo e, em seguida, especifique um caminho para o arquivo. Se voc no souber o caminho, poder clicar em Procurar. 5 Selecione a caixa de seleo Vincular. 6 Selecione a caixa de seleo Exibir Como cone se voc desejar que o objeto seja exibido como um cone em vez de objeto. Exibir um objeto como um cone pode ser til quando um objeto contm outras informaes que no precisam ser exibidas. Alm disso, exibir um objeto como um cone requer bem menos espao de disco. 7 Clique em OK. O Microsoft Access criar uma moldura de objeto no acoplado e exibir o objeto na moldura. 8 Se voc precisar editar o objeto, clique duas vezes nesse objeto. Observaes Voc pode dimensionar o tamanho e as propores do objeto aps col-lo. Em vrios casos, voc editar um objeto no acoplado a partir do modo Estrutura, do formulrio ou do relatrio. Se desejar editar o objeto no modo Formulrio tambm, defina a propriedade Ativado, da moldura de objeto no acoplado como Sim e a propriedade Bloqueado, como No. Quando voc vincula a um objeto, o vnculo automtico, por padro. Isso significa que, se o objeto for atualizado fora do Microsoft Access, as alteraes sero automaticamente exibidas na prxima vez em que voc abrir o formulrio ou relatrio. Se voc desejar controlar quando o vnculo ser atualizado, poder alter-lo de automtico para manual.

Inserir parte de um objeto no acoplado existente

Voc pode utilizar este procedimento se o aplicativo a partir do qual voc estiver copiando possuir suporte OLE para copiar parte de um documento j existente. 1 Abra o arquivo no aplicativo utilizado para cri-lo e selecione as informaes que deseja inserir. Por exemplo, abra o Microsoft Excel e selecione um intervalo de clulas. 2 No menu Editar, clique em Copiar. 3 Alterne para o Microsoft Access. 4 No modo Estrutura do formulrio ou do relatrio, clique em Colar, na barra de ferramentas. Observao Se voc desejar exibir o objeto como um cone ou se desejar especificar o tipo de objeto a ser colado, clique em Colar Especial, no menu Editar. O Microsoft Access criar uma moldura de objeto no acoplado e exibir o objeto na moldura. 5 Se voc precisar editar o objeto, clique duas vezes nesse objeto. Observaes Se o aplicativo a partir do qual voc estiver copiando, aceitar o arrastar-e-soltar edio OLE, voc poder arrastar informaes selecionadas nesse aplicativo para o modo Estrutura de um formulrio ou relatrio do Microsoft Access. Quando fizer isso, o Microsoft Access criar uma moldura de objeto no acoplado e inserir as informaes selecionadas na moldura. Voc pode dimensionar o tamanho e as propores do objeto aps col-lo. Em vrios casos, voc editar um objeto no acoplado a partir do modo Estrutura, do formulrio ou relatrio. Se desejar editar o objeto no modo Formulrio tambm, defina a propriedade Ativado, da moldura de objeto no acoplado como Sim e a propriedade Bloqueado, como No.

Vincular a parte de um objeto no acoplado existente

Voc pode utilizar este procedimento se o aplicativo ao qual voc estiver vinculando possuir suporte OLE para vincular a parte de um documento j existente. 1 Abra o arquivo no aplicativo utilizado para cri-lo e selecione as informaes s quais voc deseja vincular. Por exemplo, abra o Microsoft Excel e selecione um intervalo de clulas. 2 No menu Editar, clique em Copiar. 3 Deixe o aplicativo aberto e alterne para o Microsoft Access. 4 No modo Estrutura de formulrio ou de relatrio, clique em Colar Especial, no menu Editar.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Na caixa de dilogo Colar Especial, clique em Colar Vnculo e, em seguida, no tipo de objeto a ser colado na lista Como. 6 Selecione a caixa de seleo Exibir Como cone se voc desejar que o objeto seja exibido como um cone em vez de um objeto. Exibir um objeto como um cone pode ser til quando um objeto contm outras informaes que no precisam ser exibidas. Alm disso, exibir um objeto como um cone requer bem menos espao de disco. 7 Clique em OK. O Microsoft Access criar uma moldura de objeto no acoplado e exibir o objeto na moldura. 8 Se voc precisar editar o objeto, clique duas vezes nesse objeto. Observaes Voc pode dimensionar o tamanho e as propores do objeto aps col-lo. Em vrios casos, voc editar um objeto no acoplado a partir do modo Estrutura, do formulrio ou relatrio. Se desejar editar o objeto no modo Formulrio tambm, defina a propriedade Ativado, da moldura de objeto no acoplado como Sim e a propriedade Bloqueado, como No. Quando voc vincula a um objeto, o vnculo automtico, por padro. Isso significa que se o objeto for atualizado fora do Microsoft Access, as alteraes sero automaticamente exibidas na prxima vez em que voc abrir o formulrio ou relatrio. Se desejar controlar quando o vnculo ser atualizado, voc poder alter-lo de automtico para manual.

Power Informtica

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Opes de Colar especial

Quando voc copia uma seleo de outro aplicativo e clica em Colar Especial, no menu Editar, o Microsoft Access exibe a caixa de dilogo Colar Especial. A tabela a seguir descreve as entradas na lista Como da caixa de dilogo Colar Especial. Clique nesta entrada na caixa Como Se voc desejar Nome do aplicativo (por Exibe o objeto em uma moldura de objeto no acoplado. Voc pode editar o objeto exemplo, Planilha do Microsoft diretamente no formulrio ou relatrio, se clicar nesta entrada. Excel 97) Figura ou Bitmap Exibe o objeto em um controle de imagem. Clique em uma dessas entradas se dese otimizar o desempenho de seu formulrio ou relatrio. Voc no poder editar o objeto no formulrio ou relatrio, se clicar em uma dessas entradas. Texto Exibe o texto que voc copiar (por exemplo, o texto contido em uma clula do Microsoft Excel) em um rtulo, se o objeto for incorporado, ou em uma caixa de texto, se o objeto for vinculado. Quando voc vincula uma caixa de texto dessa mane ra, o Microsoft Access cria um vnculo DDE na caixa de texto. Quando voc alternar para o modo Formulrio ou Visualizar Impresso, ver o verdadeiro texto vinculado.

Criar e inserir um objeto acoplado

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Se voc ainda no o fez, crie uma moldura de objeto acoplado em um formulrio. Alterne para o modo Formulrio ou modo Folha de Dados. Mova para o registro no qual voc deseja inserir o objeto e clique no campo Objeto OLE. No menu Inserir, clique em Objeto. Na caixa de dilogo Inserir Objeto, clique em Criar Novo, se ainda no estiver selecionado, e clique no tipo de objeto que voc deseja criar na caixa Tipo de Objeto. 6 Selecione a caixa de seleo Exibir Como cone se voc desejar que o objeto seja exibido como um cone em vez de um objeto. Exibir um objeto como um cone pode ser til quando um objeto contm outras informaes que no precisam ser exibidas. Alm disso, exibir um objeto como um cone requer bem menos espao de disco. 7 Clique em OK. 8 Crie o objeto utilizando o aplicativo que voc escolheu no passo 5. 9 Aps criar o objeto, clique em Sair, no menu Arquivo do aplicativo servidor da OLE para voltar ao Microsoft Access. Se voc estiver no modo Formulrio, o Microsoft Access exibir o objeto. Se estiver no modo Folha de Dados, o Microsoft Access exibir o nome do objeto, por exemplo, "Imagem de Bitmap". 10 Se voc precisar editar o objeto, clique duas vezes nesse objeto. Observaes Voc pode dimensionar o tamanho e as propores do objeto aps col-lo. Voc pode tambm inserir um objeto acoplado em uma folha de dados da tabela ou da consulta. Basta selecionar o campo no qual voc deseja inserir o objeto (deve ser um campo Objeto OLE) e seguir os passos de 4 a 9. Para ver o objeto, voc deve criar uma moldura de objeto acoplado em um formulrio ou relatrio.

Adicionar uma moldura de objeto acoplado a um formulrio ou relatrio

1 2

Se voc ainda no o fez, crie um campo em uma tabela e defina o tipo de dados do campo com objeto OLE. Crie um formulrio ou relatrio (ou abra um formulrio ou relatrio j existente) que inclua o campo Objeto OLE em sua origem de registros. 3 No modo Estrutura de formulrio ou modo Estrutura de relatrio, clique em Lista de Campos, na barra de ferramentas para exibir a lista de campos. 4 Arraste o campo Objeto OLE da lista de campos para o formulrio ou relatrio. O Microsoft Access criar uma moldura de objeto acoplado que ser ligada ao campo Objeto OLE. Observao Se voc j criou a moldura de objeto acoplado, poder acopl-lo a um campo em uma origem de registros base, definindo a propriedade OrigemDoControle para a moldura de objeto acoplado com o nome do campo.

Inserir um objeto acoplado existente

1 2

Se voc ainda no o fez, crie uma moldura de objeto acoplado em um formulrio. Alterne para o modo Formulrio ou modo Folha de Dados.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

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Mova para o registro no qual voc deseja inserir o objeto e clique no campo Objeto OLE. No menu Inserir, clique em Objeto. Na caixa de dilogo Inserir Objeto, clique em Criar do Arquivo e, em seguida, especifique um caminho para o arquivo. Se no souber o caminho, voc poder clicar em Procurar. 6 Selecione a caixa de seleo Exibir Como cone se voc desejar que o objeto seja exibido como um cone em vez de um objeto. Exibir um objeto como um cone pode ser til quando um objeto contm outras informaes que no precisam ser exibidas. Alm disso, exibir um objeto como um cone requer bem menos espao de disco. 7 Clique em OK. Se estiver no modo Formulrio, o Microsoft Access exibir o objeto. No modo Folha de Dados, o Microsoft Access exibir o nome do objeto, por exemplo, "Imagem de Bitmap". 8 Se voc precisar editar o objeto, clique duas vezes nesse objeto. Observaes Se o aplicativo a partir do qual voc estiver copiando, aceitar o arrastar-e-soltar edio OLE, voc poder arrastar o arquivo diretamente do Windows Explorer ou da rea de trabalho, em vez de utilizar o comando Objeto. Voc pode dimensionar o tamanho e as propores do objeto aps col-lo. Voc pode tambm inserir um objeto acoplado em uma folha de dados da tabela ou da consulta. Basta selecionar o campo no qual voc deseja inserir o objeto (deve ser um campo Objeto OLE) e seguir os passos de 4 a 7. Para ver o objeto, voc deve criar uma moldura de objeto acoplado em um formulrio ou relatrio.

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Pg.: 73

Vincular a um objeto acoplado existente

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Se voc ainda no o fez, crie uma moldura de objeto acoplado em um formulrio. Alterne para o modo Formulrio ou modo Folha de Dados. Mova para o registro ao qual voc deseja vincular o objeto e clique no campo Objeto OLE. No menu Inserir, clique em Objeto. Na caixa de dilogo Inserir Objeto, clique em Criar do Arquivo e, em seguida, especifique um caminho para o arquivo. Se no souber o caminho, voc pode clicar em Procurar. 6 Selecione a caixa de seleo Vincular. 7 Selecione a caixa de seleo Exibir Como cone, se voc desejar que o objeto seja exibido como um cone em vez de um objeto. Exibir um objeto como um cone pode ser til quando um objeto contm outras informaes que no precisam ser exibidas. Alm disso, exibir um objeto como um cone requer bem menos espao de disco. 8 Clique em OK. Se estiver no modo Formulrio, o Microsoft Access exibir o objeto. No modo Folha de Dados, o Microsoft Access exibir o nome do objeto, por exemplo, "Imagem de Bitmap". 9 Se voc precisar editar o objeto, clique duas vezes nesse objeto. Observaes Voc pode dimensionar o tamanho e as propores do objeto aps col-lo. Voc pode tambm inserir um objeto acoplado em uma folha de dados da tabela ou da consulta. Basta selecionar o campo no qual voc deseja inserir o objeto (deve ser um campo Objeto OLE) e seguir os passos de 4 a 8. Para ver o objeto, voc deve criar uma moldura de objeto acoplado em um formulrio ou relatrio. Quando voc vincula a um objeto, o vnculo automtico, por padro. O Microsoft Access atualiza o objeto automaticamente quando voc move para o campo. Se voc desejar controlar quando o vnculo ser atualizado, poder alter-lo de automtico para manual.

Inserir parte de um objeto acoplado existente

Voc pode utilizar este procedimento se o aplicativo do qual voc estiver copiando possuir suporte OLE para copiar parte de um documento j existente. 1 Se voc ainda no o fez, crie uma moldura de objeto acoplado em um formulrio. 2 Alterne para o aplicativo que foi utilizado para criar o objeto e selecione as informaes que deseja inserir. Por exemplo, abra o Microsoft Excel e selecione um intervalo de clulas. 3 No menu Editar, clique em Copiar. 4 Alterne novamente para o Microsoft Access, alterne para o modo Formulrio ou modo Folha de Dados, mova para o registro no qual voc deseja colar o objeto e clique no campo Objeto OLE. 5 Clique em Colar, na barra de ferramentas. Observao Se voc desejar exibir o objeto como um cone ou se desejar especificar o tipo de objeto a ser colado, clique em Colar Especial, no menu Editar. Se estiver no modo Formulrio, o Microsoft Access exibir o objeto. No modo Folha de Dados, o Microsoft Access exibir o nome do objeto, por exemplo "Planilha do Microsoft Excel". 6 Se voc precisar editar o objeto, clique duas vezes nesse objeto. Observaes Se o aplicativo a partir do qual voc estiver copiando, aceitar o arrastar-e-soltar edio OLE, voc poder arrastar informaes selecionadas desse aplicativo para o campo Objeto OLE no modo Formulrio. Voc pode dimensionar o tamanho e as propores do objeto aps col-lo. Voc pode tambm inserir um objeto acoplado em uma folha de dados da tabela ou da consulta. Basta selecionar o campo no qual voc deseja inserir o objeto (deve ser um campo Objeto OLE) e clicar em Colar, na barra de ferramentas. Para ver o objeto, voc deve criar uma moldura de objeto acoplado em um formulrio ou relatrio.

Vincular a parte de um objeto acoplado existente

Voc pode utilizar este procedimento se o aplicativo ao qual voc estiver vinculando, possuir suporte OLE para vincular parte de um documento j existente. 1 Se voc ainda no o fez, crie uma moldura de objeto acoplado em um formulrio.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Alterne para o aplicativo que foi utilizado para criar o objeto e selecione as informaes que voc deseja vincular. Por exemplo, abra o Microsoft Excel e selecione um intervalo de clulas. 3 No menu Editar, clique em Copiar. 4 Deixe o aplicativo aberto e alterne novamente para o Microsoft Access. Alterne para o modo Formulrio ou modo Folha de Dados, mova para o registro no qual voc deseja colar o objeto e clique no campo Objeto OLE. 5 No menu Editar, clique em Colar Especial. 6 Na caixa de dilogo Colar Especial, clique em Colar Vnculo e, em seguida, no tipo de objeto a ser colado na caixa Como. 7 Selecione a caixa de seleo Exibir Como cone se voc desejar que o objeto seja exibido como um cone em vez de um objeto. Exibir um objeto como um cone pode ser til quando um objeto contm outras informaes que no precisam ser exibidas. Alm disso, exibir um objeto como um cone requer bem menos espao de disco. 8 Clique em OK. Se estiver no modo Formulrio, o Microsoft Access exibir o objeto. No modo Folha de Dados, o Microsoft Access exibir o nome do objeto, por exemplo, "Planilha do Microsoft Excel 7.0". 9 Se voc precisar editar o objeto, clique duas vezes nesse objeto. Observaes Voc pode dimensionar o tamanho e as propores do objeto aps col-lo. Voc pode tambm inserir um objeto acoplado em uma folha de dados da tabela ou da consulta. Basta selecionar o campo no qual voc deseja inserir o objeto (deve ser um campo Objeto OLE) e clicar em Colar Especial, no menu Editar. Siga os passos de 6 a 8 anteriores. Para ver o objeto, voc deve criar uma moldura de objeto acoplado em um formulrio ou relatrio. Quando voc vincula a um objeto, o vnculo automtico, por padro. O Microsoft Access atualiza o objeto automaticamente quando voc move para o campo. Se desejar controlar quando o vnculo ser atualizado, voc poder alter-lo de automtico para manual.

Power Informtica

Pg.: 74

Que tipo de moldura devo utilizar e devo inserir ou vincular um objeto?

Exemplo de objeto Um logotipo em um relatrio de Controle de imagem fatura, que voc no precisa atualizar Uma figura em um formulrio ou Moldura de objeto relatrio, que voc espera atualizar freno acoplado qentemente Parte de uma planilha do Microsoft ExMoldura de objeto cel em um relatrio de vendas no acoplado Uma foto de cada funcionrio que Moldura de objeto ser armazenada em uma tabela Funacoplado cionrios Currculos de funcionrios (criados e Moldura de objeto armazenados em um documento do acoplado Word) disponveis em um formulrio Funcionrios Tipo de controle a ser utilizado Inserido ou vinculado?

Inserido (se o espao de disco no for um fator importa te; caso contrrio, vinculado) Inserido

Vinculado Inserido Vinculado e exibido como um cone

O Microsoft Access atualiza automaticamente objetos vinculados em um relatrio, ao visualiz-lo ou imprimi-lo. Ele os atualiza em formulrios, conforme mostrado na tabela a seguir. Tipo de objeto Propriedade Atualizado quando Moldura de objeto no acoplado Moldura de objeto acoplado OpesDeAtualizao: Automtica Bloqueado: No OpoDeAtualizao: Automtica Ativado: Sim Bloqueado: No O formulrio aberto.

A moldura do objeto acoplado recebe o foco.

Editar uma figura ou outro objeto acoplado em um formulrio

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Abra o formulrio no modo Formulrio (ou abra uma folha de dados). V para o registo que contm o objeto que voc deseja editar. Clique duas vezes no objeto. O Microsoft Access abre o aplicativo que foi utilizado para criar o objeto (o aplicativo servidor OLE), se estiver disponvel. O aplicativo pode ser aberto em uma janela separada ou talvez voc consiga editar o objeto no local. Observao Quando voc clica duas vezes em um objeto de som ou vdeo, o Microsoft Access reproduz o objeto. Para abrir esses tipos de objetos para editar, clique no objeto e, em seguida, no comando Objeto apropriado, no menu Editar. Por exemplo, aponte para o comando Objeto Media Clip e clique no comando Abrir ou Editar no submenu. 4 Faa as alteraes desejadas e utilize um dos procedimentos a seguir: Se voc estiver editando no local, clique no formulrio fora da moldura de objeto acoplado. Se voc clicar por engano em Sair, no menu Arquivo, encerrar o Microsoft Access. Se voc estiver editando o objeto em uma janela separada, clique em Sair, no menu Arquivo do aplicativo servidor OLE. Quando solicitado se deseja atualizar o documento, clique em OK. Observaes Para editar um objeto em uma moldura de objeto acoplado, a propriedade Ativado para a moldura de objeto acoplado, deve ser definida como Sim e a propriedade Bloqueado, como No.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 75 Voc pode definir a ao a ser executada quando clicar duas vezes em um objeto, definindo as propriedades Verbo e AutoAtivar para a moldura de objeto acoplado. Por exemplo, talvez voc deseje abrir o objeto em uma janela separada e no no local.

Editar uma figura ou outro objeto no acoplado em um formulrio ou relatrio

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Abra o formulrio no modo Estrutura ou o relatrio no modo Estrutura. Clique duas vezes no objeto. O Microsoft Access abre o aplicativo utilizado para criar o objeto (o aplicativo servidor de OLE), se estiver disponvel. Observao Quando voc clica duas vezes em um objeto de som ou vdeo, o Microsoft Access reproduz o objeto. Para abrir esses tipos de objetos para editar, clique no objeto e no comando Objeto apropriado, no menu Editar. Por exemplo, aponte para o comando Objeto Media Clip e clique no comando Abrir ou Editar, no submenu. 3 Faa as alteraes desejadas e clique em Sair no menu Arquivo do aplicativo servidor OLE. Quando solicitado a atualizar o documento, clique em OK. Observaes Na maioria dos casos, voc editar um objeto no acoplado a partir do modo Estrutura de um formulrio ou relatrio. Se voc desejar editar o objeto no modo Formulrio tambm, defina a propriedade Ativado, da moldura de objeto no acoplado, como Sim e a propriedade Bloqueado, como No. Este procedimento aplica-se apenas s figuras em molduras de objeto no acoplado, no a controles de imagem. Uma figura em um controle de imagem no tem conexo com o aplicativo de origem, utilizado para cri-la.

Ajustar o tamanho de uma figura exibida em um controle de imagem ou moldura de objeto

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Certifique-se de que controle de imagem, moldura de objeto acoplado ou moldura de objeto no acoplado esteja selecionado. 3 Clique em Propriedades, na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades. 4 Na caixa da propriedade ModoTamanho, clique em uma das definies a seguir: Cortar. Exibe a figura em tamanho real. Se a figura for maior que a rea dentro do controle, a imagem ser recortada. Estender. Dimensiona a figura de modo a ocupar a rea dentro do controle. Esta definio pode distorcer a imagem. Zoom. Exibe a figura em sua totalidade aps dimension-la para preencher a altura ou a largura da rea dentro do controle. Esta definio no distorcer a imagem.

Converter uma figura ou objeto acoplado em um formulrio para uma imagem

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Abra o formulrio no modo Formulrio. Clique no objeto e, em seguida, em Copiar, na barra de ferramentas. No menu Editar, clique em Colar Especial. Na lista Como, clique em Figura ou em outras opes de bitmap, dependendo se voc deseja criar um metarquivo ou um bitmap. 5 O Microsoft Access converter o objeto em uma imagem. A moldura de objeto acoplado permanecer no formulrio mas voc no poder abrir o aplicativo utilizado para criar o objeto (o aplicativo servidor OLE) a partir do formulrio. No caso de um objeto de som, apenas o cone permanecer. Tratando-se de um objeto de vdeo, apenas o primeiro quadro do vdeo permanecer. Voc no poder reproduzir o objeto de som ou vdeo. Observaes Ao fazer alteraes em um objeto em uma moldura de objeto acoplado, voc altera apenas o objeto para o registro atual. Para fazer uma alterao em outro registro, mova para esse registro e repita o processo. Se voc converter o objeto em uma imagem conforme descrito neste procedimento, o formulrio ser aberto mais rapidamente. Se voc quiser apenas evitar que os usurios editem um objeto e o desempenho no for um fator importante, voc poder, ento, definir a propriedade Bloqueado, da moldura de objeto acoplado, como Sim e a propriedade Ativado, como No.

Converter uma figura ou outro objeto no acoplado de modo que no possa ser editado
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Abra o formulrio no modo Estrutura ou o relatrio no modo Estrutura. Clique no objeto. No menu Formatar, aponte para Alterar Para e clique em Imagem. O Microsoft Access converter a moldura de objeto no acoplado em um controle de imagem. O objeto permanecer no formulrio ou relatrio mas voc no poder abrir o aplicativo utilizado que foi para criar o objeto (o aplicativo servidor OLE) a partir do formulrio ou relatrio. No caso de um objeto de som, apenas o cone permanecer. Tratando-se de um objeto de vdeo, apenas o primeiro quadro do vdeo permanecer. Voc no poder reproduzir o objeto de som ou vdeo.

Alterar o tipo de vnculo para uma figura ou outro objeto em um formulrio ou relatrio

Quando voc vincula a um objeto criado em outro aplicativo, o Microsoft Access cria um vnculo automtico, por padro. Voc pode alterar o tipo de vnculo para manual ou vice-versa. Observao Este tipo de vnculo diferente de um hyperlink utilizado em um formulrio ou relatrio para saltar para outro documento, objeto ou pgina. 1 Utilize um dos procedimentos a seguir: Se o objeto for no acoplado, clique no objeto no modo Estrutura de formulrio ou modo Estrutura de relatrio. Se o objeto for acoplado, abra o formulrio no modo Formulrio (ou abra uma folha de dados), localize o registro que deseja alterar e clique no objeto. 2 No menu Editar, clique em Vnculos OLE/DDE. 3 Na caixa Vnculos, clique no vnculo que deseja alterar. Para selecionar diversos vnculos, mantenha pressionada a tecla CTRL ao clicar em cada vnculo. 4 Clique em Automtica ou Manual. Observaes

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 76 Ao fazer alteraes em um vnculo para uma moldura de objeto acoplado, voc altera o vnculo apenas para o registro atual. Para fazer uma alterao em outro registro, mova para esse registro e repita o processo. Este procedimento aplica-se apenas s figuras em molduras de objeto no acoplado e molduras de objeto acoplado. As figuras de segundo plano e as figuras em controles de imagem so sempre atualizadas automaticamente.

Atualizar um vnculo manual para uma figura ou outro objeto em um formulrio ou relatrio

Este tipo de vnculo diferente de um hyperlink utilizado em um formulrio ou relatrio, para saltar para outro documento, objeto ou pgina. 1 Utilize um dos procedimentos a seguir: Se o objeto for no acoplado, clique no objeto no modo Estrutura de formulrio ou modo Estrutura de relatrio. Se o objeto for acoplado, abra o formulrio no modo Formulrio (ou abra uma folha de dados), localize o registro que deseja alterar e clique no objeto. 2 No menu Editar, clique em Vnculos OLE/DDE. 3 Na caixa Vnculos, clique no vnculo que deseja atualizar. Para selecionar diversos vnculos, mantenha pressionada a tecla CTRL ao clicar em cada vnculo. 4 Clique em Atualizar Agora. Observao Este procedimento aplica-se apenas s figuras em molduras de objeto no acoplado e molduras de objeto acoplado. As figuras de segundo plano e as figuras em controles de imagem so sempre atualizadas automaticamente.

Reconectar ou alterar um vnculo para uma figura em uma moldura de objeto acoplado ou no acoplado
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Utilize um dos procedimentos a seguir: Se o objeto for no acoplado, clique no objeto no modo Estrutura de formulrio ou no modo Estrutura de relatrio. Se o objeto for acoplado, abra o formulrio no modo Formulrio (ou abra uma folha de dados), localize o registro que deseja alterar e clique no objeto. 2 No menu Editar, clique em Vnculos OLE/DDE. 3 Na caixa Vnculos, clique no vnculo que deseja reconectar ou alterar. 4 Clique em Alterar Origem. 5 Na caixa de dilogo Alterar Origem, selecione o novo nome do arquivo. Talvez voc precise alternar para outra unidade de disco e/ou pasta para localizar o arquivo correto. 6 Clique em Abrir para concluir o vnculo e fechar a caixa de dilogo Alterar Origem e clique em Fechar na caixa de dilogo Vnculos. Observaes Ao fazer alteraes em um vnculo para uma moldura de objeto acoplado, voc altera o vnculo apenas para o registro atual. Para fazer uma alterao em outro registro, mova para esse registro e repita o processo.

Excluir uma figura ou outro objeto de um formulrio ou relatrio

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Utilize um dos procedimentos a seguir: Se o objeto for uma moldura de objeto no acoplado, ou um controle de imagem, clique no objeto no modo Estrutura de formulrio ou modo Estrutura de relatrio. Se o objeto for acoplado, abra o formulrio no modo Formulrio (ou abra uma folha de dados), localize o registro que deseja alterar e clique no objeto. 2 Pressione a tecla DELETE. Se o objeto for acoplado, o Microsoft Access o remover da moldura de objeto acoplado e da origem de registros base, mas a moldura de objeto acoplado permanecer no formulrio ou relatrio. Se o objeto for uma moldura de objeto no acoplado ou um controle de imagem, o Microsoft Access remover o objeto e o controle. Observao Se voc desejar excluir uma moldura de objeto acoplado e todos os objetos armazenados no campo base, exclua a moldura de objeto acoplado no modo Estrutura de formulrio ou de relatrio, e exclua o campo Objeto OLE no modo Estrutura de tabela.

Adicionar um controle ActiveX (controle OLE personalizado) a um formulrio ou relatrio

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Mais Controles, na caixa de ferramentas. Clique no controle desejado, na lista. Observao Se voc instalou controles ActiveX com outros aplicativos, como o Microsoft Excel, esses controles aparecero se voc clicar na ferramenta Mais Controles na barra de ferramentas ou se clicar no comando Controle ActiveX, no menu Inserir. Entretanto, possvel que alguns controles ActiveX no funcionem corretamente com o Microsoft Access. Para ver uma lista de controles testados e verificados com o Microsoft Access, consulte o arquivo Leiame ou entre em contato com o fornecedor do controle. 4 No formulrio ou relatrio, clique no local onde voc deseja colocar o controle. 5 Clique no controle com o boto direito do mouse e clique em Propriedades, para abrir a folha de propriedades do controle ActiveX. 6 Defina as propriedades, conforme necessrio. Observao Para obter Ajuda sobre uma propriedade, clique na propriedade na folha de propriedades e pressione F1. Observaes Para obter maiores informaes sobre como utilizar os controles ActiveX, consulte o Captulo 16, "Utilizando Controles ActiveX" em Criando Aplicativos com o Microsoft Access 97.

Converter um objeto OLE em um formulrio ou relatrio para uma verso posterior desse objeto
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Utilize um dos procedimentos a seguir: Se o objeto for no acoplado, clique no objeto no modo Estrutura de formulrio ou no modo Estrutura de relatrio.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 77 Se o objeto for acoplado, abra o formulrio no modo Formulrio (ou abra uma folha de dados), localize o registro que deseja alterar e clique no objeto. 2 No menu Editar, aponte para o comando Objeto apropriado (por exemplo, aponte para Objeto Planilha Eletrnica para um objeto do Microsoft Excel) e clique em Converter. 3 Na caixa de dilogo Converter, clique na verso para a qual voc deseja converter. Por exemplo, voc poderia converter um objeto do Graph 3.0 para um objeto do Graph 5.0.

Exibir uma figura ou outro objeto em um formulrio ou relatrio como um cone

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Utilize um dos procedimentos a seguir: Se o objeto for no acoplado, clique no objeto no modo Estrutura de formulrio ou no modo Estrutura de relatrio. Se o objeto for acoplado, abra o formulrio no modo Formulrio (ou abra uma folha de dados), localize o registro que deseja alterar e clique no objeto. 2 No menu Editar, aponte para o comando Objeto adequado (por exemplo, aponte para Objeto Planilha Eletrnica para um objeto do Microsoft Excel) e clique em Converter. 3 Na caixa de dilogo Converter, selecione a caixa de seleo Exibir Como cone. Observao Exibir um objeto como um cone pode economizar bastante espao de disco, uma vez que este procedimento faz com o servidor OLE (o aplicativo utilizado para criar o objeto) envie o objeto com as informaes de reproduo consistindo apenas do cone em vez do objeto inteiro.

Reconectar um vnculo para uma figura em um formulrio ou relatrio

Voc pode perder um vnculo para uma figura se renome-la ou remov-la. A maneira como voc reconecta o vnculo depende se ele uma figura em uma moldura de objeto acoplado, em uma moldura de objeto no acoplado, em um controle de imagem ou se uma figura de segundo plano (marca dgua). Observao Este tipo de vnculo diferente de um hyperlink utilizado em um formulrio ou relatrio para saltar para outro documento, objeto ou pgina.

Reconectar um vnculo a uma figura em um controle de imagem

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Reconectar um vnculo a uma figura de segundo plano

Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Certifique-se de que o controle de imagem esteja selecionado e clique em Propriedades, na barra de ferramentas. Especifique o caminho correto para a figura na propriedade Figura.

Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique duas vezes no seletor de formulrio ou no seletor de relatrios para abrir a folha de propriedades para o formulrio ou o relatrio. 3 Especifique o caminho para a figura, na propriedade Figura.

Reconectar um vnculo a um objeto em um formulrio ou relatrio

Voc pode perder um vnculo para um objeto se renomear ou mover o objeto vinculado. Observao Este tipo de vnculo diferente de um hyperlink utilizado em um formulrio ou relatrio para saltar para outro documento, objeto ou pgina. 1 Utilize um dos procedimentos a seguir: Se o objeto for no acoplado, clique no objeto no modo Estrutura de formulrio ou no modo Estrutura de relatrio. Se o objeto for acoplado, abra o formulrio no modo Formulrio (ou abra uma folha de dados), localize o registro que deseja alterar e clique no objeto. 2 No menu Editar, clique em Vnculos OLE/DDE. 3 Na caixa Vnculos, clique no vnculo que voc deseja reconectar ou alterar. 4 Clique em Alterar Origem. 5 Na caixa de dilogo Alterar Origem, selecione o novo nome do arquivo. Talvez voc precise alternar para outra unidade de disco e/ou pasta para localizar o arquivo correto. 6 Clique em Abrir para concluir o vnculo e fechar a caixa de dilogo Alterar Origem e clique em Fechar na caixa de dilogo Vnculos. Observao Ao fazer alteraes em um vnculo a uma moldura de objeto acoplado, voc altera o vnculo apenas para o registro atual. Para fazer uma alterao em outro registro, mova para esse registro e repita o processo.

Utilizar um assistente para criar uma Tabela Dinmica do Microsoft Excel e coloc-la em um formulrio
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Na barra de ferramentas, clique na seta junto ao boto Novo Objeto e, ento, clique em Formulrio. Na caixa de dilogo Novo Formulrio, clique em Assistente de Tabela Dinmica e, ento, clique em OK. Siga as instrues do assistente. Para obter maiores informaes sobre Tabelas Dinmicas e como elas funcionam, clique em {bmc bm0.BMP}. Observaes O formulrio Anlise de Vendas do banco de dados de exemplo Northwind contm uma Tabela Dinmica. Para visualizar essa Tabela Dinmica, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da pasta de programa do seu Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Formulrios, clique em Anlise de Vendas e, em seguida, clique em Abrir. Os dados de origem que a Tabela Dinmica utiliza no so salvos automaticamente com a Tabela Dinmica nem com o formulrio. Em vez disso, voc deve atualizar a Tabela Dinmica com os dados mais atuais cada vez que desejar utilizla, o que significa que voc precisar ter acesso ao local onde os dados esto armazenados. Se voc sabe que precisar editar a Tabela Dinmica posteriormente, quando no tiver acesso aos dados, salve uma cpia dos dados com a Tabela Dinmica. Quando voc est editando a Tabela Dinmica, est utilizando o Microsoft Excel e pode obter Ajuda do Microsoft Excel sobre Tabelas Dinmicas. Quando voc est no modo Formulrio, possvel obter Ajuda do Microsoft Access sobre Tabe-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 las Dinmicas.

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Pg.: 78

Salvar uma cpia dos dados de uma Tabela Dinmica

Se voc sabe que precisar editar uma Tabela Dinmica posteriormente, quando no ter acesso aos dados, salve uma cpia dos dados com a Tabela Dinmica. Observe que salvar os dados pode aumentar significativamente o tamanho do formulrio, portanto certifique-se de dispor de espao suficiente em disco. 1 Abra no modo Formulrio o formulrio que contm a Tabela Dinmica. 2 Clique no boto Editar Tabela Dinmica. 3 No menu Dados do Microsoft Excel, clique em Atualizar Dados. 4 No menu Dados, clique em Relatrio de Tabela Dinmica para reiniciar o Assistente de Tabela Dinmica. 5 Clique em Avanar para avanar para a ltima tela. 6 Clique em Opes. 7 Sob Opes de Fonte de Dados, certifique-se de que Salvar Dados com Layout da Tabela esteja selecionada. 8 Clique em OK. 9 Clique em Concluir. 10 Continue trabalhando com a Tabela Dinmica ou feche-a e volte ao formulrio no Microsoft Access clicando em Fechar e Retornar ao Formulrio Dinmico no menu Arquivo do Microsoft Excel. Observao As alteraes que voc faz nos dados salvos com uma Tabela Dinmica se aplicam somente a essa Tabela Dinmica; elas no afetam dados na tabela base.

O que uma Tabela Dinmica?

Uma Tabela Dinmica uma tabela interativa que executa os clculos escolhidos por voc, como somas (o padro para campos numricos) e contagens (o padro para campos de texto), com base na maneira como os dados so organizados na Tabela Dinmica. Por exemplo, uma Tabela Dinmica pode exibir os valores de um campo horizontal ou verticalmente e, em seguida, calcular o total da linha ou da coluna. Ela pode tambm utilizar os valores de um campo como ttulos de linha ou coluna, calculando quantidades individuais na interseo de cada ttulo de linha e coluna e, em seguida, calculando subtotais e totais gerais. Por exemplo, para analisar as vendas por categoria de produtos para cada funcionrio, voc pode listar os nomes dos funcionrios como ttulos de coluna na parte superior da Tabela Dinmica, as categorias de produtos como ttulos de linha na lateral da Tabela Dinmica e o total de vendas calculado por categoria de produtos para cada funcionrio em cada interseo de linha e coluna. Voc pode limitar os registros que a Tabela Dinmica utiliza designando um campo como campo de pgina o qual se torna uma lista suspensa, acima da Tabela Dinmica, que funciona como um filtro. O valor que voc seleciona na lista determina quais registros so exibidos na Tabela Dinmica. Por exemplo, voc poderia utilizar o campo Cidade da tabela Funcionrios como um campo de pgina, para visualizar o desempenho de vendas por categoria de produtos apenas para os representantes de vendas em Londres. Voc pode ver um exemplo de Tabela Dinmica no banco de dados de exemplo Northwind. Para visualizar essa Tabela Dinmica, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da pasta de programa do seu Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Formulrios, clique em Anlise de Vendas e, em seguida, clique em Abrir. As Tabelas Dinmicas tm esse nome porque voc pode alterar dinamicamente seus layouts para analisar os dados de maneiras diferentes. Voc pode reorganizar os ttulos de linha, os ttulos de coluna e os campos de pgina at obter o layout desejado. Cada vez que voc altera o layout, a Tabela Dinmica recalcula imediatamente os dados com base na nova organizao. Alm disso, conforme os dados de origem so alterados, voc pode atualizar a Tabela Dinmica. Voc cria uma Tabela Dinmica no Microsoft Access utilizando o Assistente de Tabela Dinmica. O assistente utiliza o Microsoft Excel para criar a Tabela Dinmica e o Microsoft Access para criar um formulrio no qual a Tabela Dinmica incorporada. Cada vez que voc abre um formulrio que contm uma Tabela Dinmica, a Tabela Dinmica lhe mostra os dados que eram atuais da ltima vez em que voc ativou a Tabela Dinmica. Para exibir os dados mais atuais na Tabela Dinmica, voc precisa atualizar os dados.

Editar uma Tabela Dinmica

Como a Tabela Dinmica um objeto incorporado do Microsoft Excel, voc a modifica indo para o formulrio do Microsoft Access no qual a Tabela Dinmica est incorporada e, em seguida, inicia e utiliza o Microsoft Excel para editar os dados. 1 Abra no modo Formulrio o formulrio que contm a Tabela Dinmica. 2 Clique no boto Editar Tabela Dinmica. Observao Se voc preferir utilizar edio in-loco em vez de editar a Tabela Dinmica em uma janela separada do Microsoft Excel, aponte para Objeto Planilha no menu Editar do Microsoft Access e, ento, clique em Editar. 3 No menu Dados do Microsoft Excel, clique em Atualizar Dados. 4 Faa as alteraes que desejar na Tabela Dinmica. Observao Para obter ajuda sobre maneiras especficas de modificar ou trabalhar de outra forma com a Tabela Dinmica, utilize a Ajuda do Microsoft Excel. 5 Ao terminar de editar a Tabela Dinmica, clique em Sair no menu Arquivo do Microsoft Excel. Observaes Se voc no localizar a resposta de que precisa nos tpicos da Ajuda do Microsoft Excel, voc poder utilizar a Ajuda do Microsoft Access quando a Tabela Dinmica estiver aberta no modo Formulrio, no Microsoft Access. Se voc estiver utilizando edio in-loco, voc deve primeiro clicar em qualquer lugar do formulrio fora da Tabela Dinmica para obter ajuda do Microsoft Access. Os dados de origem que a Tabela Dinmica utiliza no so salvos automaticamente com a Tabela Dinmica nem com o formulrio. Em vez disso, voc deve atualizar a Tabela Dinmica com os dados mais atuais cada vez que desejar utiliz-la, o que significa que voc precisar ter acesso ao local onde os dados esto armazenados. Se voc sabe que precisar editar a Tabela Dinmica posteriormente, quando no tiver acesso aos dados, salve os dados com a Tabela Dinmica e o formulrio.

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Solucionar problemas com uma Tabela Dinmica em um formulrio do Microsoft Access

Alguns dos dados da Tabela Dinmica no aparecem por inteiro na tela e no h barras de rolagem para exibir o restante dos dados Para rolar pelos dados da Tabela Dinmica, clique no boto Editar Tabela Dinmica, que abre o Microsoft Excel. Voc poder ento ver toda a Tabela Dinmica e rolar pelos dados.

Cliquei no boto para editar a Tabela Dinmica, mas o Microsoft Excel no permitir que eu faa nenhuma modificao.

Antes de poder modificar uma Tabela Dinmica, voc precisa atualizar os dados exibidos. 1 Abra no modo Formulrio o formulrio que contm a Tabela Dinmica. 2 Clique no boto Editar Tabela Dinmica. 3 No menu Dados do Microsoft Excel, clique em Atualizar Dados. Agora voc dever ser capaz de modificar a Tabela Dinmica. Observao Ao editar a Tabela Dinmica, voc est utilizando o Microsoft Excel e pode obter Ajuda do Microsoft Excel sobre Tabelas Dinmicas. Se voc no localizar a resposta de que precisa nos tpicos da Ajuda do Microsoft Excel, voc poder utilizar a Ajuda do Microsoft Access quando a Tabela Dinmica estiver aberta no modo Formulrio, no Microsoft Access.

Atualizar os dados de uma Tabela Dinmica

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Se eu abro o Microsoft Excel sem passar pelo formulrio que contm a Tabela Dinmica, no consigo localizar a Tabela Dinmica.
Uma Tabela Dinmica um objeto incorporado que est armazenado no Microsoft Access. Se voc deseja trabalhar com a Tabela Dinmica no Microsoft Excel, voc precisa primeiro clicar no boto Editar Tabela Dinmica no formulrio do Microsoft Access. Uma vez que voc tenha a Tabela Dinmica aberta no Microsoft Excel, voc pode salvar uma cpia dela como uma planilha do Microsoft Excel. Entretanto, a planilha da Tabela Dinmica e a Tabela Dinmica no Microsoft Access no estaro vinculadas. Se voc alterar a Tabela Dinmica em um aplicativo, as alteraes no se refletiro em outro aplicativo e os dados sero inconsistentes.

Abra no modo Formulrio o formulrio que contm a Tabela Dinmica. Clique no boto Editar Tabela Dinmica. No menu Dados do Microsoft Excel, clique em Atualizar Dados.

Subformulrios: o que so e como funcionam

Um subformulrio um formulrio dentro de outro. O formulrio primrio chamado de formulrio principal e o formulrio dentro do formulrio denominado subformulrio. Uma combinao formulrio/subformulrio sempre citada como um formulrio hierrquico, um formulrio mestre/detalhe ou um formulrio pai/filho. Os subformulrios so eficientes principalmente quando se deseja exibir dados de tabelas ou consultas com um relacionamento um-para-muitos. Por exemplo, voc poderia criar um formulrio com um subformulrio para exibir dados de uma tabela Categorias e de uma tabela Produtos. Os dados na tabela Categorias correspondem ao lado um do relacionamento. Os dados na tabela Produtos correspondem ao lado muitos do relacionamento cada categoria pode ter mais de um produto. O formulrio principal e o subformulrio neste tipo de formulrio so vinculados de tal forma que o subformulrio exiba apenas registros que esto relacionados ao registro atual no formulrio principal. Por exemplo, quando o formulrio principal exibir a categoria Bebidas, o subformulrio exibir apenas os produtos na categoria Bebidas. Quando voc utiliza um formulrio com um subformulrio para inserir novos registros, o Microsoft Access salva o registro atual no formulrio principal quando voc entra no subformulrio. Isto assegura que os registros na tabela muitos tero um registro na tabela um com o qual se relacionar. Isto tambm salva automaticamente cada registro medida que so adicionados ao subformulrio. Um subformulrio pode ser exibido como uma folha de dados, como na ilustrao anterior, ou pode ser exibido como um formulrio simples ou contnuo. Um formulrio principal s pode ser exibido como um formulrio simples. Um formulrio principal pode ter qualquer nmero de subformulrios se voc posicionar cada subformulrio no formulrio principal. Voc tambm pode aninhar at dois nveis de subformulrios. Isto significa que voc pode ter um subformulrio dentro de um formulrio principal e um outro subformulrio dentro daquele subformulrio. Por exemplo, voc poderia ter um formulrio principal que exiba clientes, um subformulrio que exiba pedidos e outro subformulrio que exiba detalhes do pedido.

Tipos de Subformulrios

Quando voc cria um subformulrio, voc pode estrutur-lo para ser exibido apenas no modo Folha de Dados, apenas no modo Formulrio, como um formulrio simples ou contnuo, ou em ambos os modos. Os subformulrios exibidos como um formulrio simples ou contnuo podem ser simples ou podem ser amplamente personalizados de modo a incluir cabealhos, rodaps e assim por diante.

Criar um subformulrio

A maneira como voc cria um subformulrio depende se voc deseja criar um formulrio principal e um subformulrio ao mesmo tempo, criar um subformulrio e adicion-lo a um formulrio existente ou adicionar um formulrio existente a outro formulrio existente para criar um formulrio com um subformulrio.

Criar um formulrio e um subformulrio ao mesmo tempo

Antes de utilizar este procedimento, certifique-se de ter configurado corretamente os relacionamentos de sua tabela. 1 Em qualquer janela do Microsoft Access, clique na seta junto ao boto Novo Objeto e clique em Formulrio. 2 Na caixa de dilogo Novo Formulrio, clique duas vezes em Assistente de Formulrio na lista. 3 Na primeira caixa de dilogo do assistente, selecione uma tabela ou consulta da lista. Por exemplo, para criar um formulrio Categorias que exiba produtos para cada categoria em um subformulrio, selecione a tabela Categorias (o lado

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 80 um do relacionamento um-para-muitos). 4 Clique duas vezes nos campos desta tabela ou consulta que voc deseja incluir. 5 Na mesma caixa de dilogo do assistente, selecione outra tabela ou consulta na lista. Utilizando o mesmo exemplo, selecione a tabela Produtos (o lado muitos do relacionamento um-para-muitos no formulrio de exemplo Categorias). Observao No importa qual tabela ou consulta voc escolha primeiro. 6 Clique duas vezes nos campos desta tabela ou consulta que voc deseja incluir. 7 Quando voc clicar em Avanar, se os relacionamentos tiverem sido corretamente definidos antes de iniciar o assistente, o assistente perguntar por qual tabela ou consulta voc deseja visualizar. Utilizando o mesmo exemplo, para criar o formulrio Categorias, clique em por Categorias. 8 Na mesma caixa de dilogo do assistente, marque a opo Formulrio Com Subformulrio(s). 9 Siga as instrues nas demais caixas de dilogo do assistente. Quando voc clicar em Concluir, o Microsoft Access criar dois formulrios, um para o formulrio principal e controle do subformulrio e outro para o subformulrio.

Criar um subformulrio e adicion-lo a um formulrio existente

Antes de utilizar este procedimento, certifique-se de ter configurado corretamente os relacionamentos de sua tabela. 1 Abra o formulrio ao qual voc deseja adicionar o subformulrio, no modo Estrutura 2 Certifique-se de que a ferramenta Assistentes de Controle esteja pressionada na caixa de ferramentas. 3 Clique na ferramenta Subformulrio/Sub-relatrio na caixa de ferramentas. 4 No formulrio, clique no local onde voc deseja posicionar o subformulrio. 5 Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. 6 Quando voc clicar em Concluir, o Microsoft Access adicionar um controle de subformulrio a seu formulrio. Ele criar tambm um formulrio separado que o controle de subformulrio utilizar para exibir o subformulrio. Observaes

Adicionar um formulrio existente a outro formulrio existente para criar um formulrio com um subformulrio

Antes de utilizar este procedimento, certifique-se de ter configurado corretamente os relacionamentos de sua tabela. 1 Abra o formulrio que voc deseja usar como o formulrio principal no modo Estrutura. Geralmente este formulrio baseado em uma tabela ou consulta no lado um de um relacionamento um-para-muitos. 2 Certifique-se de que a ferramenta Assistentes de Controle esteja pressionada na caixa de ferramentas. 3 Pressione F11 para alternar para a janela Banco de Dados. 4 Arraste um formulrio ou folha de dados da janela Banco de Dados para o formulrio principal. O Microsoft Access adiciona um controle de subformulrio ao formulrio. Se voc arrastou um formulrio exibido no modo Formulrio, o Microsoft Access exibir o subformulrio naquele modo. Se voc arrastou uma folha de dados, o Microsoft Access exibir o subformulrio como uma folha de dados.

Como o Microsoft Access vincula formulrios principais e subformulrios

Geralmente, voc utiliza um subformulrio para exibir dados de tabelas ou consultas que tenham um relacionamento umpara-muitos. Por exemplo, uma tabela Categorias e uma tabela Produtos tm um relacionamento um-para-muitos cada categoria pode ter mais de um produto. Quando voc cria um formulrio e um subformulrio baseados em tabelas que possuem um relacionamento um-paramuitos, o formulrio principal exibe o lado um e o subformulrio exibe o lado muitos ,ambos do relacionamento. O formulrio principal sincronizado com o subformulrio de tal forma que o subformulrio exiba apenas registros relacionados ao registro no formulrio principal. Se voc utilizar um assistente para criar um subformulrio ou se voc arrastar um formulrio ou folha de dados a partir da janela Banco de Dados para outro formulrio para criar um subformulrio, o Microsoft Access sincronizar automaticamente o formulrio principal com o subformulrio se as seguintes condies forem verdadeiras: As tabelas selecionadas tm relacionamentos definidos na janela Relacionamentos. Geralmente os relacionamentos so um-para-muitos. Se voc selecionar uma ou mais consultas, o Microsoft Access sincronizar automaticamente o formulrio e subformulrio se as tabelas nas quais se baseiam a consulta ou consultas atenderem estas condies. Por exemplo, voc poderia utilizar uma consulta baseada em uma tabela simples para calcular um valor em um campo. Se esta tabela base estiver corretamente relacionada outra tabela ou consulta base, o Microsoft Access sincronizar automaticamente o formulrio e o subformulrio. O formulrio principal baseado em uma tabela com uma chave primria e o subformulrio baseado em uma tabela que contm um campo com o mesmo nome da chave primria e o tipo de dados igual ou compatvel. Por exemplo, se a chave primria do formulrio principal for um campo AutoNumerao e a propriedade Tamanho do Campo para o campo for definida com Inteiro Longo, o campo correspondente no subformulrio deveria ser um campo Numrico e a propriedade Tamanho do Campo para aquele campo deveria ser definida com Inteiro Longo. Se voc selecionar uma ou mais consultas, as tabelas base para a consulta ou consultas devem atender a essas condies. Observaes O Microsoft Access utiliza as propriedades Vincular Campos Mestre e Vincular Campos Filho do controle do subformulrio para vincular o formulrio principal e o subformulrio. Se, por algum motivo, o Microsoft Access no vincular o formulrio e o subformulrio, voc poder definir diretamente essas propriedades.

Vincular um formulrio principal e um subformulrio

Se voc criar um subformulrio com o Assistente de formulrio ou com o Assistente de subformulrio, o Microsoft Access vincular automaticamente o formulrio principal com o subformulrio sob determinadas condies. Se seu formulrio principal e subformulrio no atenderem a essas condies, voc poder utilizar este procedimento para vincul-los. 1 Abra o formulrio principal no modo Estrutura. 2 Certifique-se de que o controle de subformulrio esteja selecionado e clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades para o controle do subformulrio.

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Na caixa da propriedade Vincular Campos Filho, digite o nome do campo de vinculao no subformulrio. Se no tiver certeza de qual o campo de vinculao, clique no boto Construir {bmc bm18.BMP} para abrir o Vinculador de Campo de Subformulrio/Sub-relatrio. Para inserir mais de um campo de vinculao, separe os nomes de campo por ponto e vrgula. Se voc inserir mais de um campo de vinculao, voc deve inserir os campos na mesma ordem das propriedades Vincular Campos Filho e Vincular Campos Mestre. Observao Voc no pode utilizar o nome de um controle na propriedade Vincular Campos Filho. 4 Na caixa da propriedade Vincular Campos Mestre, insira o nome do campo de vinculao no formulrio principal. Se no tiver certeza de qual o campo de vinculao, clique no boto Construir para abrir o Vinculador de Campo do Subformulrio/Sub-relatrio. Para inserir mais de um campo de vinculao, separe os nomes de campo por ponto e vrgula. Se voc inserir mais de um campo de vinculao, voc deve inserir os campos na mesma ordem das propriedades Vincular Campos Filho e Vincular Campos Mestre. Observaes Os campos de vinculao no tm que aparecer no formulrio principal ou no subformulrio, mas devem ser includos na origem do registro base. Se voc utilizar o Assistente de formulrio para criar o subformulrio, o Microsoft Access incluir automaticamente os campos de vinculao na origem do registro base mesmo que voc no os tenha selecionado no assistente. Os campos de vinculao devem conter um tipo de dados ou tamanho de campo igual ou compatvel. Por exemplo, um campo AutoNumerao compatvel com um campo Numrico cuja propriedade Tamanho do Campo seja definida com Inteiro Longo.

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Criar um formulrio com dois subformulrios

Antes de utilizar este procedimento, certifique-se de ter configurado corretamente os relacionamentos de sua tabela. Voc pode usar este procedimento para criar um formulrio e dois subformulrios que tenham um relacionamento umpara-muitos-para-muitos. O formulrio principal tem um relacionamento um-para-muitos com o primeiro subformulrio e este, tem um relacionamento um-para-muitos com o segundo subformulrio. 1 Em qualquer janela do Microsoft Access, clique na seta junto ao boto Novo Objeto e clique em Formulrio. 2 Na caixa de dilogo Novo Formulrio, clique duas vezes em Assistente de Formulrio na lista. 3 Na primeira caixa de dilogo do assistente, selecione a tabela ou consulta para o formulrio principal. Por exemplo, suponha que voc deseja criar um formulrio Clientes que tenha dois subformulrios um subformulrio Pedidos e um subformulrio Detalhes do Pedido. Selecione a tabela Clientes (o lado um da tabela no primeiro relacionamento um-paramuitos). 4 Clique duas vezes nos campos desta tabela ou consulta que voc deseja incluir. 5 Na mesma caixa de dilogo do assistente, selecione a tabela ou consulta para o primeiro subformulrio. Utilizando o mesmo exemplo, selecione a tabela Pedidos (o lado muitos do primeiro relacionamento um-para-muitos) e ento d um clique duplo nos campos dessa tabela ou consulta que voc deseja incluir. Observao No importa qual tabela ou consulta voc escolha primeiro. 6 Na mesma caixa de dilogo do assistente, selecione a tabela ou consulta para o segundo subformulrio. Utilizando o mesmo exemplo, selecione a tabela Detalhes do Pedido (o lado muitos do segundo relacionamento um-para-muitos) e ento d6e um clique duplo nos campos dessa tabela ou consulta que voc deseja incluir. 7 Quando voc clicar em Avanar, se os relacionamentos tiverem sido corretamente configurados antes de iniciar o assistente, o assistente perguntar por qual tabela ou consulta voc deseja visualizar. Utilizando o mesmo exemplo, para criar o formulrio Clientes, clique em By Customers. 8 Na mesma caixa de dilogo do assistente, selecione a opo Formulrio Com Subformulrio (s). 9 Siga as instrues nas caixas de dilogo restantes do assistente. Quando voc clicar em Concluir, o Microsoft Access criar um formulrio com dois controles de subformulrio. Ele criar tambm dois outros formulrios, um para cada subformulrio. Observaes Quando um assistente utilizado para criar um formulrio com dois subformulrios, o Microsoft Access sincroniza os subformulrios anexando um procedimento de evento propriedade No Atual do primeiro subformulrio. Voc pode copiar e modificar este procedimento de evento se desejar sincronizar mais subformulrios no mesmo formulrio. Para ver este procedimento de evento, abra o primeiro subformulrio no modo Estrutura, clique duas vezes no seletor de formulrios e clique no boto Construir prximo propriedade No Atual.

Criar um formulrio com um subformulrio que contenha outro subformulrio

Para utilizar este procedimento, certifique-se de ter configurado corretamente os relacionamentos de sua tabela. Voc pode usar este procedimento para criar um formulrio e dois nveis de subformulrios que tenham um relacionamento um-para-muitos. O formulrio principal tem um relacionamento um-para-muitos com o primeiro subformulrio e o primeiro subformulrio tem um relacionamento um-para-muitos com o segundo subformulrio. 1 Crie um formulrio com um subformulrio. Observao Certifique-se de selecionar a opo Tabela (o equivalente do modo Formulrio) quando o assistente perguntar qual layout voc deseja para o subformulrio. Se voc selecionar a opo Folha de Dados, no ser possvel inserir um subformulrio dentro do subformulrio. 2 No modo Estrutura do formulrio principal, certifique-se de que o controle do subformulrio no esteja selecionado. 3 Clique duas vezes dentro do controle do subformulrio. O Microsoft Access abre o subformulrio no modo Estrutura. 4 Utilize um dos seguintes procedimentos: Utilize o Assistente de Subformulrio para criar o segundo subformulrio. Arraste um formulrio ou folha de dados da janela Banco de Dados para o subformulrio. O Microsoft Access criar outro subformulrio dentro do primeiro subformulrio. 1 Salve e feche os subformulrios.

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Alternar entre o modo Folha de Dados e o modo Formulrio em um subformulrio

Alterne para o modo Formulrio para visualizar o formulrio e os subformulrios.

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Abra o formulrio principal no modo Formulrio. Clique em qualquer lugar do subformulrio. No menu Exibir, clique em Subformulrio em Folha de Dados. Observao A propriedade Modos Permitidos para o subformulrio deve ser definida com Ambos para possibilitar a alternncia entre os modos.

Mover entre um formulrio principal e um subformulrio no modo Formulrio

Utilizando a tecla TAB Para mover do ltimo campo no formulrio principal para o primeiro campo no subformulrio, pressione TAB. Para mover do primeiro campo no subformulrio de volta para o ltimo campo no formulrio principal, pressione CTRL+SHIFT+TAB. Para mover do ltimo campo no subformulrio para o campo seguinte no formulrio principal ou para o primeiro campo no prximo registro do formulrio principal, pressione CTRL+TAB. Utilizando o mouse Para alternar do formulrio principal para o subformulrio, clique em qualquer posio do subformulrio. Para alternar do subformulrio de volta para o formulrio principal, clique em um controle no formulrio principal (e no no segundo plano do formulrio principal).

Alterar o layout de um subformulrio

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A maneira como voc altera o layout de um subformulrio depender se o subformulrio for exibido no modo Folha de Dados ou no modo Formulrio como um formulrio simples ou contnuo.

Alterar o layout de um subformulrio exibido como um formulrio simples ou contnuo

Abra o formulrio principal no modo Estrutura. Certifique-se de que o controle do subformulrio no esteja selecionado e clique duas vezes dentro do controle do subformulrio. O Microsoft Access abrir o subformulrio no modo Estrutura. 3 Faa as alteraes na estrutura. 4 Salve e feche o subformulrio. 5 Alterne para o modo Formulrio para ver as alteraes. Observaes Se voc alterar a largura de um formulrio exibido como um subformulrio, dever tambm ajustar a largura do controle do subformulrio no formulrio principal. Voc tambm pode alterar o layout do subformulrio, abrindo o subformulrio diretamente na janela Banco de Dados.

Alterar o layout de um subformulrio exibido no modo Folha de Dados

No modo Formulrio do formulrio principal, voc pode aplicar uma das seguintes aes no subformulrio: Para alterar a largura de uma coluna, arraste a borda direita do seletor de colunas. Para dimensionar automaticamente a coluna de modo a acomodar os dados, clique duas vezes na borda direita do seletor de colunas. Para alterar a ordem das colunas, clique em um cabealho de coluna para selecion-la. Em seguida, clique novamente no cabealho da coluna, mantenha pressionado o boto do mouse e arraste a coluna para a nova posio. Para alterar a altura de todas as linhas, arraste a borda do boto do seletor de linha. Para ocultar uma coluna, clique em qualquer lugar na coluna e clique em Ocultar Colunas no menu Formatar. Para exibir uma coluna oculta, clique em Reexibir Colunas no menu Formatar e selecione a caixa de seleo da coluna que voc deseja exibir. Para congelar uma coluna, clique em qualquer lugar na coluna e clique em Congelar Colunas no menu Formatar. Observao Se voc precisar dimensionar o tamanho do prprio subformulrio, dimensione o controle do subformulrio no modo Estrutura do formulrio principal.

Especificar o modo para um subformulrio

Se voc utilizar o Assistente de Formulrio ou o Assistente de Subformulrio para criar um subformulrio, o Microsoft Access definir a propriedade Modo Padro do subformulrio de acordo com as suas opes nas caixas de dilogo do assistente. Utilize este procedimento se estiver criando seu prprio subformulrio ou se desejar alterar o modo especificado por voc no assistente. 1 Abra o formulrio principal no modo Estrutura. 2 Certifique-se de que o controle do subformulrio no esteja selecionado e clique duas vezes dentro do controle do subformulrio. O Microsoft Access abrir o subformulrio no modo Estrutura. 3 Clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades do subformulrio. 4 Na caixa da propriedade Modo Padro, clique em Formulrio Simples, Formulrios Contnuos ou Folha de Dados. 5 Na caixa da propriedade Modos Permitidos, clique na definio Formulrio se no desejar alternar para o modo Folha de Dados. Clique na definio Folha de Dados se no desejar alternar para o modo Formulrio. Se quiser alternar livremente entre os modos Folha de Dados e Formulrio, clique na definio Ambos. Observaes Voc tambm pode alterar o layout do subformulrio, abrindo-o diretamente na janela Banco de Dados.

Exemplo de como sincronizar uma caixa de combinao e dois subformulrios

O formulrio Totais de Vendas no aplicativo de exemplo Solues do desenvolvedor tem um exemplo de sincronizao de uma caixa de combinao e dois subformulrios. Para exibir esse formulrio, abra o aplicativo de exemplo Solues do desenvolvedor. No formulrio de abertura, clique na

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 83 entrada na caixa de listagem superior onde se l: Formulrios de exemplo. Na caixa de listagem inferior, clique na entrada onde se l: Totais de Vendas. Em seguida, clique em OK.

Criar um formulrio com vrias pginas ou guias

H duas maneiras de criar um formulrio com mais de uma pgina. Voc pode utilizar um controle guia ou um controle de quebra de pgina. Um controle guia a maneira mais fcil e eficaz de criar um formulrio de vrias pginas. Com um controle guia, as pginas separadas ficam todas embutidas em um controle. Para mudar de pgina, voc clica em uma das guias. Voc utiliza um controle de quebra de pgina para marcar uma quebra horizontal entre controles de um formulrio. Quando voc pressiona as teclas PAGE UP ou PAGE DOWN, o Microsoft Access rola a tela at a pgina anterior ou posterior ao controle de quebra de pgina.

Adicionar um controle guia a um formulrio para criar um formulrio de vrias pginas

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Abra um formulrio no modo Estrutura. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Controle Guia e ento clique no formulrio onde voc deseja colocar o controle. O Microsoft Access adiciona um controle guia com duas pginas. A primeira pgina fica por cima. 3 Para adicionar controles ao controle guia, clique na guia da pgina qual voc deseja adicionar controles. Ento, adicione controles utilizando um dos mtodos a seguir: Clique em Lista de Campos na barra de ferramentas para exibir a lista de campos, e arraste um ou mais campos para a pgina da guia. Clique em uma ferramenta da caixa de ferramentas e clique na pgina da guia. Voc pode adicionar qualquer tipo de controle, exceto outro controle guia. Copie controles de uma outra parte do formulrio ou de uma outra pgina. (Entretanto, voc no pode arrastar controles de uma outra parte do formulrio ou de uma outra pgina). 4 Utilize a lista a seguir para outras tarefas que voc talvez queira executar: Para alterar o nome de uma guia, clique duas vezes na pgina que voc deseja alterar para abrir sua folha de propriedades, e ento especifique um novo nome na propriedade Legenda. Se voc no especificar um nome na propriedade Legenda, o Microsoft Access utilizar a definio da propriedade Nome. Para adicionar, excluir ou alterar a ordem das guias, clique na borda do controle guia com o boto direito do mouse e clique em Inserir Pgina, Excluir Pgina ou Ordem da Pgina. Para alterar a ordem de tabulao dos controles em uma pgina, clique na pgina com o boto direito do mouse e clique em Ordem de Tabulao. Para alterar o nome da fonte, o tamanho da fonte, o estilo da fonte, etc. das pginas, clique duas vezes na borda do controle guia para abrir sua folha de propriedades e ento defina as propriedades apropriadas. Voc no pode especificar definies diferentes para pginas diferentes. 5 Ajuste o tamanho do controle guia como for apropriado. Clique em cada guia para certificar-se de que todos os controles se ajustam bem em cada guia. Observao O Microsoft Access no ir cortar os controles quando voc dimensionar o tamanho do controle guia. Talvez voc precise mover os controles para tornar menor o controle guia. 6 Alterne para o modo Formulrio para testar o controle.

Propriedades que voc pode utilizar para personalizar um controle guia

Voc pode utilizar as propriedades a seguir para personalizar um controle guia de forma que sua aparncia seja a que voc deseja. Propriedade Descrio Onde definir Legenda Especifica o texto que aparece em uma guia. Se Folha de propriedades voc no especificar um nome na propriedade Legenda, o um controle guia Microsoft Access utilizar o nome na propriedade Nome. Especifica se um controle guia pode ter mais de uma linha Folha de de propriedades guias. Se a propriedade Linha Mltipla est definida como No, o Microsoft Access trunca as guias se elas excederem a largura do controle guia e adiciona uma barra de rolagem. Especifica o que vai ser exibido em cima do Folha de propriedades controle guia. Voc pode exibir guias, botes de comando ou nada. Voc pode querer no exibir nada se deseja utilizar um boto de comando no formulrio fora do controle guia para determinar qual pgina tem o foco. A altura das guias na unidade de medida Folha de propriedades especificada no Painel de Controle do Windows. Se o valor for 0, cada guia ser alta o suficiente para acomodar seu contedo. A largura das guias na unidade de medida Folha de propriedades especificada no Painel de Controle do Windows. Se o valor for 0, cada guia ser larga o suficiente para acomodar seu contedo e, se houver mais de uma linha de guias, a largura de cada guia ser aumentada de forma que cada linha de guias se estenda pela largura do controle guia. Se o valor

da pgina em do controle guia

Linha Mltipla

Estilo

do controle guia

Altura Fixa Da Guia

do controle guia

Largura Fixa Da Guia

do controle guia

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 84 for maior que zero, todas as guias tero larguras idnticas ao valor especificado por essa propriedade. Figura Utilize para adicionar um grfico a uma guia. (Controles guia Folha de propriedades da pgina em podem conter bitmaps, mas no um controle guia metarquivos do Windows). O grfico exibido esquerda do nome da guia especificado na propriedade Legenda. Se voc s quer exibir uma figura, sem nenhum nome, digite um espao com a BARRA DE ESPAOS na propriedade Legenda. Observaes Para exibir a folha de propriedades de um controle guia, d um clique duplo na extremidade do controle guia. Para exibir a folha de propriedades de uma pgina em um controle guia, selecione a guia e ento d um clique duplo na rea da pgina. Se voc for utilizar um controle guia em uma caixa de dilogo personalizada, voc talvez queira definir propriedades adicionais.

O que um controle guia?

Voc pode utilizar um controle guia para apresentar vrias pginas de informao como um nico conjunto. Isto especialmente til quando voc est trabalhando com muitos controles que podem ser classificados em duas ou mais categorias. Por exemplo, voc pode utilizar um controle guia em um formulrio Funcionrios para separar informaes gerais e pessoais.

Meu formulrio est vazio. Por que no posso ver meus dados?

Um formulrio pode aparecer vazio por qualquer das razes a seguir: O formulrio pode no estar acoplado a uma origem de registro base (tabela, consulta ou instruo SQL). Para acoplar um formulrio a uma origem de registro base, abra o formulrio no modo Estrutura e. em seguida, clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades. Na caixa da propriedade Origem do Registro, clique em uma origem de registro na lista ou clique no boto Construir para abrir o Construtor de Consultas. O formulrio pode estar acoplado a uma origem de registro base que no tenha nenhum dado. Verifique a origem do registro base para certificar-se de que ela tem dados. O formulrio pode estar baseado em uma consulta que no retorna nenhum dado. Para ver se a consulta retorna dados, clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades do formulrio, clique no boto Construir prximo caixa da propriedade Origem do Registro, para abrir o Construtor de Consultas e, em seguida, clique em Exibir no Construtor de Consultas. O formulrio pode estar aberto no modo Entrada de Dados. Quando um formulrio est aberto no modo Entrada de Dados, ele exibe um registro vazio para que voc possa adicionar dados. Para mostrar todos os registros, clique no comando Remover Filtro/Classificao no menu Registros. O cabealho do formulrio ou o rodap do formulrio podem ser to grandes que no haja espao para a seo detalhe.

Por que no posso editar dados em meu formulrio?

Voc pode no ser capaz de editar dados em um formulrio por qualquer das razes a seguir: O formulrio foi criado como somente para leitura. Se as propriedades PermitirExcluses, PermitirAdies e PermitirEdies do formulrio forem definidas como No, voc no ser capaz de fazer alteraes nos dados base. A propriedade Bloqueado de um ou mais controles pode estar definida como Sim. Outra pessoa pode estar usando o formulrio ao mesmo tempo, e a propriedade Protees do Registro do formulrio pode estar definida como Todos os Registros ou Registros Editados. Voc ver o indicador de bloqueio de registros no seletor de registros, se for este o caso. Espere um pouco, e tente de novo. Voc pode estar tentando editar dados em um controle calculado. Um controle calculado exibe o resultado de uma expresso. Os dados exibidos em um controle calculado no so armazenados, logo, no podem ser editados. A consulta ou a instruo SQL base do formulrio podem no ser atualizveis.

Posso ver os dados de uma nica tabela. Como posso ver os dados de outras tabelas?

Para ver dados de mais de uma tabela, voc deve basear seu formulrio em uma consulta que traga os dados das tabelas juntos. Para criar uma consulta de mltiplas tabelas sem fechar o formulrio, proceda da maneira a seguir: 1 No modo Estrutura do formulrio, clique duas vezes no seletor de formulrios para abrir a folha de propriedades do formulrio. 2 Clique na caixa da propriedade Origem do Registro e ento clique no boto Construir prximo caixa da propriedade para abrir o Construtor de Consultas. 3 No Construtor de Consultas, adicione as tabelas e campos que voc deseja incluir na consulta base e ento feche o Construtor de Consultas. O Microsoft Access atualiza a propriedade OrigemDoRegistro para utilizar a consulta que voc criou.

Erro? ou Nome? aparecem em um controle.

Erro? ou Nome? podem aparecer em um controle por vrias razes. Para corrigir o problema, proceda da maneira a seguir: Certifique-se de que o campo especificado na propriedade Origem do Controle do controle no tenha sido removido da tabela, consulta ou instruo SQL base. Verifique como o nome do campo est escrito na propriedade Origem do Controle do controle. Se voc especificou uma expresso na propriedade Origem do Controle do controle, certifique-se de que haja um sinal de igual precedendo a expresso. Certifique-se de que, nas expresses, haja colchetes antes e depois de referncias a controles ou a nomes de campos

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 85 que incluam espaos. Por exemplo, para subtrair um campo Data de Envio de um campo Data de Entrega, insira a seguinte expresso: =[Data de Entrega]-[Data de Envio]. Se voc estiver utilizando uma das funes internas, certifique-se de que voc esteja utilizando o nmero correto de argumentos, de que os argumentos estejam na ordem correta e de que voc no tenha esquecido nenhuma pontuao necessria. Para determinar a sintaxe correta a utilizar, consulte o tpico da Ajuda referente funo que voc est utilizando. Se voc estiver referindo-se a um outro controle, certifique-se de estar utilizando a sintaxe correta. Certifique-se de que no haja uma referncia circular a um controle. Por exemplo, quando voc especifica MeuControle na propriedade Nome de um controle, e ento digita =[A]+[B]+[MeuControle] na caixa da propriedade Origem do Controle para o controle, o Microsoft Access no pode processar a expresso. O texto exibido na caixa de combinao veio da coluna errada. Como exibir dados de uma outra coluna? Em uma caixa de combinao de mltiplas colunas, a parte caixa de texto da caixa de combinao exibe dados da primeira coluna visvel na lista. Voc utiliza a propriedade LargurasDasColunas para determinar quais colunas so visveis. Por exemplo, se voc tiver uma caixa de combinao baseada em uma consulta que inclua os campos CdigoDoFornecedor e NomeDoFornecedor, nesta ordem, o Microsoft Access exibir o campo CdigoDoFornecedor na parte caixa de texto da caixa de combinao, a menos que voc o oculte utilizando a propriedade LargurasDasColunas.

Quando seleciono um valor em uma lista, ele desaparece ou envia uma mensagem de erro.

Voc pode ter especificado a coluna errada na caixa da propriedade ColunaAcoplada. A propriedade ColunaAcoplada determina quais dados da coluna so armazenados no campo especificado na caixa da propriedade Origem do Controle. Por exemplo, se voc tiver uma caixa de combinao com uma coluna CdigoDoFornecedor e uma coluna NomeDoFornecedor, a coluna acoplada ser a coluna CdigoDoFornecedor (o campo chave estrangeira) mesmo que a coluna NomeDoFornecedor seja a nica coluna visvel.

No consigo selecionar um valor na caixa de listagem ou caixa de combinao.

Voc pode ter errado ao digitar o nome do campo na caixa da propriedade Origem do Controle. Voc utiliza a propriedade OrigemDaLinha para especificar os itens que constituem a lista. Quando voc clica em um item da lista, o Microsoft Access precisa saber onde armazenar o valor que voc selecionou. Voc utiliza a propriedade OrigemDoControle para especificar onde os valores so armazenados.

Erro? aparece na caixa de combinao ou a caixa de combinao est vazia.

Provavelmente voc no inseriu uma definio apropriada para uma das propriedades a seguir: OrigemDaLinha, OrigemDoControle, ColunaAcoplada, LargurasDasColunas ou NmeroDeColunas.

Quero me referir a uma coluna na caixa de listagem ou na caixa de combinao diferente da coluna acoplada.
Para referir-se a uma coluna diferente da coluna acoplada, utilize a propriedade Coluna. A propriedade Coluna baseada em zero. Por exemplo, para referir-se segunda coluna da caixa de combinao denominada CombinaoFornecedores no formulrio Produtos, utilize esta sintaxe: Formulrios![Produtos]![CombinaoFornecedores].Coluna(1)

No consigo digitar um novo valor na caixa de combinao.

A propriedade LimitarAUmaLista est definida como Sim. Defina esta propriedade como No, para que voc possa digitar novos valores na caixa de combinao. Quando a coluna exibida na parte caixa de texto da caixa de combinao no a coluna acoplada, o Microsoft Access define automaticamente a propriedade LimitarAUmaLista como Sim.

Por que um valor que eu digito na caixa de combinao no adicionado lista?

Para adicionar automaticamente um valor lista, voc precisa escrever um procedimento de evento e anex-lo propriedade Se No Estiver Na Lista da caixa de combinao. O aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento tem um exemplo de como utilizar o evento NotInList. Para ver esse exemplo, abra o aplicativo de exemplo Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada na caixa de listagem superior em que se l: Utilizando caixas de combinao, de listagem, subformulrios e sub-relatrios. Na caixa de listagem inferior, clique na entrada em que se l: Adicionar um novo registro a uma lista.

Especificar um valor padro que seja inserido automaticamente em uma caixa de combinao
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Abra um formulrio no modo Estrutura. Certifique-se de que a caixa de combinao esteja selecionada e ento clique em Propriedades na barra de ferramentas. 3 Na caixa da propriedade Valor Padro, digite [nomedacaixadecombinao].ItemData(n), onde n a linha que voc deseja utilizar como padro. A propriedade ItemData baseado em zero, portanto digite ItemData(0) se voc deseja fazer com que a primeira linha da lista seja o padro. Por exemplo, para especificar a primeira linha da caixa de combinao CombinaoFornecedores como padro para a caixa de combinao, digite [CombinaoFornecedores].ItemData(0) na caixa da propriedade Valor Padro. Observao Quando voc deseja especificar um valor padro para uma caixa de combinao de pesquisa no modo Estrutura da tabela, fornea um valor padro na propriedade Valor Padro do campo chave estrangeira. Por exemplo, se voc tem um campo da chave estrangeira CdigoDoFornecedor em uma tabela Produtos, clique no campo CdigoDoFornecedor e insira um nmero vlido de identificao de fornecedor na caixa da propriedade Valor Padro na parte inferior da janela. Da prxima vez em que voc adicionar este campo a um formulrio, o Microsoft Access definir automaticamente o valor padro para o campo.

Solucionar problemas com subformulrios Todos os meus registros aparecem no meu subformulrio eles no so alterados quando movo de registro em registro no formulrio principal.

Voc precisa vincular o seu formulrio principal e o subformulrio utilizando as propriedades VincularCamposFilho e Vin-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 86 cularCamposMestre. Se voc j definiu as propriedades VincularCamposFilho e VincularCamposMestre e ainda assim o subformulrio no funciona, certifique-se de no estar utilizando campos que tenham sido renomeados ou excludos. Certifique-se tambm de ter escrito corretamente os nomes dos campos e de estar utilizando os nomes reais dos campos, e no os nomes de controle especificados na propriedade Nome. Observao Em certas circunstncias, o Microsoft Access vincular automaticamente um formulrio principal e um subformulrio quando voc utilizar um assistente para criar o subformulrio.

Eu obtenho um Erro? ou Nome? quando tento exibir dados de meu subformulrio no formulrio principal.

Para exibir um valor de um subformulrio em um formulrio principal, crie um controle calculado que se refira ao controle do subformulrio, utilizando a sintaxe a seguir: =Forms![nomedoformulrio]![nomedosubformulrio]![nomedocontrole] Por exemplo, suponha que voc tenha um formulrio Pedidos e um Subformulrio Pedidos. No rodap de formulrio do subformulrio, voc tem uma caixa de texto denominada SubtotalDoPedido que soma os registros no subformulrio. Para exibir o valor desse controle no formulrio principal, utilize a expresso a seguir: =Forms![Pedidos]![Subformulrio Pedidos]![SubtotalDoPedido]. Se voc j est utilizando essa sintaxe e ainda obtm um erro, certifique-se de que os nomes do formulrio, do subformulrio e do controle esto corretos. Certifique-se de que os nomes a que voc est se referindo so os nomes especificados na propriedade Nome de cada objeto. Certifique-se tambm de estar incluindo o ponto de exclamao nos lugares corretos. Voc tambm pode utilizar o Construtor de Expresses para ajud-lo a referir-se a outros controles.

Por que no consigo exibir cabealhos e rodaps do formulrio na folha de dados do meu subformulrio?

Um formulrio ou um subformulrio visualizados no modo Folha de Dados no exibem cabealho nem rodap de formulrio, mesmo que estes tenham sido includos no modo Estrutura. Voc pode exibir um cabealho e um rodap de formulrio em um subformulrio e faz-lo parecer-se com uma folha de dados dimensionando a seo detalhe do formulrio com o tamanho de uma nica linha, e definindo a propriedade Modo Padro do subformulrio como Formulrios Contnuos.

Solucionar problemas com figuras e outros objetos OLE em formulrios e relatrios Quando clico duas vezes em um objeto vinculado ou incorporado, obtenho uma mensagem dizendo que o arquivo no pode ser aberto.
O Microsoft Access exibe esta mensagem quando no pode abrir o arquivo de origem de um objeto OLE. Certifique-se de que: O aplicativo necessrio para editar o arquivo est instalado em seu computador. Voc tem memria suficiente para executar o aplicativo de origem. Feche outros aplicativos para liberar a memria. Se o aplicativo que voc est tentando abrir j estiver sendo executado, certifique-se de que ele no tenha nenhuma caixa de dilogo aberta. Se for um objeto vinculado, certifique-se de que ele ainda no foi aberto por mais algum. Se for um objeto vinculado, certifique-se de que o nome do arquivo de origem no tenha sido alterado ou que o arquivo de origem no tenha sido movido. Para ver o nome do arquivo original, clique no objeto e, em seguida, clique em Vnculos OLE/DDE no menu Editar. O nome do arquivo original aparece na caixa Vnculos. Se o arquivo foi renomeado ou movido, clique no vnculo na caixa Vnculos, e ento clique em Alterar Origem para refazer o vnculo.

Minha figura fica distorcida quando dimensiono seu tamanho.

Para manter as propores de uma figura ao dimensionar seu tamanho, utilize a propriedade ModoTamanhoDaFigura (para figuras de segundo plano) ou a propriedade ModoTamanho (para molduras de objetos acoplados, molduras de objetos no acoplados e controles imagem).Quando a figura um bitmap, melhor utilizar a definio Zoom em vez da definio Estender. Voc deve tambm considerar a utilizao de um metarquivo em vez de um bitmap, j que voc pode alterar o tamanho dos metarquivos sem causar distores.

Por que as cores na minha figura ou no meu formulrio parecem to ruins?

Quando a figura que voc est exibindo foi criada em um computador que tinha mais cores que o computador no qual voc est exibindo a figura, o Microsoft Windows substitui as cores para simular as cores originais. Este processo conhecido como dithering (pontilhado). Por exemplo, pode ser que voc esteja tentando exibir uma figura criada com 256 cores em um computador que s exiba 16 cores (VGA padro). Quando o seu computador pode exibir mais cores, voc pode utilizar a propriedade OrigemDaPaleta de um formulrio ou relatrio para especificar que o Microsoft Access utilize a paleta de cores utilizada para criar a figura. Quando voc est utilizando figuras de segundo plano em formulrios que tm formulrios pop-up, uma boa idia definir a propriedade OrigemDaPaleta de ambos os formulrios com o mesmo valor. Isto verdadeiro quando o formulrio tem uma figura de segundo plano e o formulrio pop-up no; quando o formulrio pop-up tem uma figura de segundo plano e o formulrio no; ou quando ambos tm figuras de segundo plano. O Windows s pode utilizar uma paleta de cada vez; portanto, se voc definir a propriedade OrigemDaPaleta com o mesmo valor, voc ir assegurar que as cores necessrias para pintar cada formulrio estejam disponveis quando o foco for movido para o formulrio pop-up ou de volta para o formulrio.

Solucionar problemas com grupos de opo Adicionei uma caixa de seleo, um boto alternar ou um boto opo a um grupo de opo, mas o grupo de opo no funciona
Voc pode ter colocado o controle fora do grupo de opo. Quando voc adiciona uma caixa de seleo, um boto de al-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 87 ternar ou um boto de opo a um grupo de opo, o Microsoft Access reala o grupo de opo para mostrar que o controle vai se tornar parte do grupo de opo. Se o grupo de opo no for realado, voc est, provavelmente, colocando o controle perto demais da extremidade do grupo de opo.

Quero ver o contedo do meu objeto no formulrio ou relatrio, mas em vez disso vejo um cone.
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Abra o formulrio no modo Estrutura ou o relatrio no modo Estrutura. Clique no cone. No menu Editar, aponte para o comando Objeto apropriado (por exemplo, aponte para Objeto Planilha para um objeto do Microsoft Excel) e ento clique em Converter. 4 Na caixa de dilogo Converter, limpe a caixa de seleo Exibir como cone.

Por que o tamanho do meu banco de dados aumenta muito mais que o tamanho do objeto que adicionei?

O total de informaes utilizado para representar um objeto , freqentemente, maior que o tamanho do prprio objeto. Uma maneira de contornar isto exibir um cone representando o objeto em vez do prprio objeto no formulrio ou relatrio. Quando voc exibe um cone, o servidor OLE (o aplicativo utilizado para criar o objeto) envia apenas a informao necessria para exibir o cone. Quando voc clica duas vezes no cone, o servidor OLE iniciado com os dados representados pelo cone.

Adicionar um novo grfico a um formulrio ou relatrio

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Abra o formulrio em modo Estrutura de formulrio ou o relatrio em modo Estrutura de relatrio. Clique em Grfico, no menu Inserir. Dica Se voc criar muitos grficos, convm adicionar Grfico barra de ferramentas. 3 No formulrio ou relatrio, clique onde desejar colocar o grfico. 4 Siga as orientaes do Assistente de Grfico, que cria o grfico baseado em tabelas ou consultas disponveis e nos campos que voc seleciona. Observao Pelo menos um dos campos deve ter Nmero, Moeda ou AutoNumerao como tipo de dados de campo. 5 Alterne para modo Formulrio ou Visualizar Impresso para visualizar o grfico com dados atuais. Observaes Em modo Estrutura de formulrio ou Estrutura de relatrio, o grfico costuma mostrar dados de exemplo ou antigos. Para certificar-se de que est vendo dados atuais, voc deve alternar para modo Formulrio ou Visualizar Impresso. O Assistente de Grfico cria uma consulta na propriedade Origem da Linha, a qual reflete as restries de dados que voc especificou ao preencher as caixas de dilogo do Assistente de Grfico.

Adicionar um grfico existente a um formulrio ou relatrio

Utilize este procedimento para adicionar um grfico existente que tenha sido criado em outro banco de dados do Microsoft Access ou outro programa. Ao fazer isso, voc no poder modificar o grfico, alterando os dados em seu banco de dados. 1 Abra o formulrio em modo Estrutura de formulrio ou o relatrio em modo Estrutura de relatrio. 2 Clique em Moldura de Objeto No Acoplado {bmc bm96.BMP}, na caixa de ferramentas. 3 No formulrio ou relatrio, clique no lugar onde deseja colocar o grfico. 4 Na caixa de dilogo Inserir Objeto, clique em Criar do Arquivo e, em seguida, especifique um caminho para o arquivo. Se voc no conhece o caminho, clique em Procurar. 5 Se voc deseja vincular em vez de incorporar o grfico, selecione a caixa de seleo Vincular. 6 Selecione a caixa de seleo Exibir Como cone, se desejar que o grfico aparea como um cone.

Vincular um grfico existente a um registro especfico

Se o Assistente de Grfico criar um grfico global e voc desejar um grfico acoplado a registro, voc poder vincul-lo a um registro especfico utilizando o procedimento a seguir. 1 Abra o formulrio em modo Estrutura de formulrio ou o relatrio em modo Estrutura de relatrio. 2 Certifique-se de que o grfico esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades. 3 Nas caixas de propriedades Vincular Campos Filho e Vincular Campos Mestre, digite o nome de um campo que aparea na caixa da propriedade Origem da Linha e que identifique exclusivamente cada registro, tal como uma chave primria. Os valores nessas caixas de propriedades devem corresponder, registro por registro, com os valores em um campo na tabela ou consulta base para o formulrio ou relatrio. Por exemplo, suponha que a tabela base do formulrio inclua o campo CdigoDoProduto. Voc deseja vincular seu grfico a esse campo, portanto, voc digita Cdigo Do Produto nas caixas de propriedades Vincular Campos Filho e Vincular Campos Mestre. 4 Para ver se o seu grfico exibe somente os dados do registro atual, exiba o formulrio em modo Formulrio, ou examine o relatrio em Visualizar Impresso.

Alterar o tamanho de um grfico

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Abra o formulrio em modo Estrutura de formulrio ou o relatrio em modo Estrutura de relatrio. Clique no grfico. Posicione o ponteiro do mouse sobre qualquer das alas de dimensionamento at que o ponteiro torne-se uma seta de duas pontas. 4 Arraste a ala at onde deseja que fique a extremidade do objeto e, em seguida, solte o boto do mouse.

Editar um grfico

H dois tipos de alteraes que voc pode fazer enquanto edita um grfico: estticas ou de dados. As alteraes estticas incluem o redimensionamento do grfico no formulrio ou relatrio, ou alteraes na sua aparncia utilizando recursos do Microsoft Graph, como a localizao de suas partes, o formato do texto, as cores e padres e as escalas dos eixos.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 88 As alteraes de dados incluem modificao da tabela, consulta base ou da consulta na propriedade Origem da Linha. Quando voc utiliza o Assistente de Grfico para criar um grfico que exiba dados do Microsoft Access, voc escolhe a tabela ou consulta que inclui os campos a serem exibidos no grfico. Essa tabela ou consulta base contm os dados, como clculos de vendas ou listas de clientes. Aps ter feito as selees no Assistente de Grfico, o Microsoft Access cria uma consulta na propriedade Origem da Linha, a qual baseada na tabela ou consulta base. A consulta na propriedade Origem da Linha reflete as opes feitas por voc no Assistente de Grfico para restringir os dados, tais como um intervalo de datas ou pedidos de uma regio especfica. Por exemplo, se voc observar que os clculos de vendas em seu grfico esto errados, o problema pode estar nos dados armazenados na tabela base ou na estrutura da consulta base. Nesse caso, corrija uma ou outra. Entretanto, se deixou de lado um campo que deseja que aparea em seu grfico, voc tanto pode usar o Assistente de Grfico para criar o grfico novamente, como pode editar a consulta na propriedade Origem da Linha.

Alterar a aparncia de um grfico

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Abra o formulrio em modo Estrutura de formulrio ou o relatrio em modo Estrutura de relatrio. Clique duas vezes no grfico para abrir o Microsoft Graph. Faa as alteraes desejadas. Para obter informaes sobre como utilizar o Microsoft Graph, pressione F1 para abrir a Ajuda do Microsoft Graph. 4 Quando terminar de editar, clique em Sair e Retornar, no menu Arquivo do Microsoft Graph. 5 Quando o aplicativo solicitar se deseja atualizar o objeto, clique em Sim. Observao Embora voc possa alterar os dados que aparecem em seu grfico, editando a folha de dados no Microsoft Graph, as alteraes nos dados, bem como algumas alteraes de formatao, sero sobrescritas pelo Microsoft Access. Para alterar os dados que so exibidos em seu grfico, voc deve alterar a tabela ou consulta base, ou a consulta na propriedade Origem da Linha.

Alterar a tabela ou consulta base de um grfico

Para alterar a tabela base Abra a tabela base em modo Folha de Dados e, em seguida, edite os dados. Para alterar a consulta base Abra a consulta base em modo Estrutura e, em seguida, edite a consulta. Quando tiver terminado de alterar a tabela ou consulta base, voc deve abrir o formulrio em modo Formulrio ou o relatrio em Visualizar Impresso para ver o grfico com dados atuais. Se a alterao da tabela ou consulta base no funcionar, voc pode tentar alterar a consulta na propriedade Origem da Linha.

Alterar a consulta na propriedade Origem da Linha para um grfico

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Abra o formulrio em modo Estrutura de formulrio ou o relatrio em modo Estrutura de relatrio. Certifique-se de que o grfico esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades. Clique na caixa da propriedade Origem da Linha e, em seguida, clique em Construir, direita da caixa da propriedade Origem da Linha, para abrir o Construtor de Consultas. O Construtor de Consultas exibe a consulta OrigemDaLinha em modo Estrutura. 4 Alterar a consulta. Para visualizar as suas alteraes, clique em Folha de Dados, no menu Exibir. 5 Feche o Construtor de Consultas. 6 Para visualizar as alteraes feitas no grfico, voc deve abrir o formulrio em modo Formulrio, ou o relatrio em Visualizar Impresso. Se a alterao da consulta de OrigemDaLinha no funcionar, voc pode tentar alterar a tabela ou a consulta base. Con-

verter um grfico em uma figura para economizar espao em disco

Se voc precisa poupar espao em disco, voc pode converter o grfico em uma figura, desde que no se trate de um grfico acoplado a registro. Uma vez feito isso, voc no pode mais editar o grfico. 1 Abra o formulrio em modo Estrutura de formulrio ou o relatrio em modo Estrutura de relatrio. 2 Clique no grfico. 3 No menu Formatar, aponte para Alterar Para e, em seguida, clique em Imagem.

Criar um grfico

Na maioria dos casos, voc utiliza o Assistente de Grfico para criar um grfico. O Assistente de Grfico determinar, a partir dos dados que voc especificar, se devem ser exibidos os dados de todos os campos em um grfico global, ou se mais apropriado exibir um grfico acoplado a registro, de tal modo que, ao mover-se de registro para registro, voc veja um grfico que represente apenas os dados do registro atual. No entanto, se o Assistente de Grfico criar um grfico global, mas voc desejar um grfico acoplado a registro, voc poder associar o grfico a um registro especfico. Para utilizar o Assistente de Grfico, voc deve ter o Microsoft Graph 97 em seu computador. O Microsoft Access, como padro, no instala o Microsoft Graph em uma instalao Tpica. Voc tambm pode criar um grfico, adicionando um grfico existente a partir de um arquivo externo.

Solucionar problemas com grficos Eu altero meu grfico, mas as alteraes no so mantidas.

Um grfico constitudo de informaes dos locais a seguir, em ordem de precedncia: Os dados na tabela ou consulta base O contedo da propriedade Origem da Linha do grfico O aplicativo Microsoft Graph

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 89 O Microsoft Access gera o grfico novamente, a cada vez que voc o imprime ou visualiza, ou alterna para o modo Formulrio. Por essa razo, alteraes feitas utilizando o Microsoft Graph talvez sejam sobrepostas pelos dados base ou pela propriedade Origem da Linha. Quando alterar seu grfico, tenha em mente que: Alteraes nos dados base (como no formato dos dados) tm precedncia sobre outras alteraes. Entretanto, se a definio da propriedade Origem da Linha contiver um campo calculado, como =Format([DataInicial],"MMM"), o formato ser determinado pelo resultado do clculo e no pelos dados base Alteraes na propriedade Origem da Linha, como as alteraes no ttulo e em rtulos do grfico, podem ser sobrepostas por aquelas feitas nos dados base Alteraes feitas utilizando o Microsoft Graph, como as baseadas nos dados, podem ser sobrepostas pelas alteraes feitas na tabela ou consulta base, ou na propriedade Origem da Linha

Meu grfico aparece inativo ou em branco.

Se a propriedade Origem da Linha para um grfico for invlida, esse grfico ficar inativo ou em branco. 1 Abra o formulrio no modo Estrutura ou o relatrio no modo Estrutura. 2 Certifique-se de que o grfico est selecionado e, em seguida, clique em Propriedades. 3 Certifique-se de que a caixa da propriedade Origem da Linha contm um valor vlido. 4 Alterne para o modo Formulrio ou Visualizar Impresso para ver as alteraes.

No consigo alterar o formato dos rtulos no meu grfico.

Se voc utilizar o Microsoft Graph para alterar o formato de rtulos dos eixos de seu grfico, as alteraes sero sobrepostas quando o grfico for atualizado. Para tornar essas alteraes permanentes, voc deve modificar a consulta especificada pela propriedade Origem da Linha do grfico. 1 Abra o formulrio no modo Estrutura ou o relatrio no modo Estrutura. 2 Certifique-se de que o grfico est selecionado e, em seguida, clique em Propriedades. 3 Clique em Construir {bmc bm18.BMP} direita da caixa da propriedade Origem da Linha. 4 Na consulta, substitua o nome do campo que deseja formatar pelo nome do campo e pela funo Format. Por exemplo, se um campo for ([DataDoPedido]), voc pode alter-lo para Format([DataDoPedido],"AA"), para modificar a maneira como a data aparece em seu grfico. 5 Feche a consulta e salve as alteraes. 6 Alterne para o modo Formulrio ou Visualizar Impresso para ver as alteraes. Observao Nem todos os formatos personalizados do Microsoft Access funcionam com o Microsoft Graph.

No consigo colocar as colunas do meu grfico na ordem que desejo.

Para fazer seus dados aparecerem em uma ordem diferente, voc pode modificar a consulta especificada pela propriedade Origem da Linha do grfico. 1 Abra o formulrio no modo Estrutura ou o relatrio no modo Estrutura. 2 Certifique-se de que o grfico est selecionado e, em seguida, clique em Propriedades. 3 Clique em Construir {bmc bm18.BMP} direita da caixa da propriedade Origem da Linha. 4 Na consulta, coloque os campos na ordem em que voc deseja classificar, da esquerda para a direita, e certifique-se de que a clula Classificar para aqueles campos possui o valor desejado. 5 Feche a consulta e salve as alteraes. 6 Alterne para o modo Formulrio ou Visualizar Impresso para ver as alteraes.

Adicionar um hyperlink a um formulrio, relatrio ou folha de dados

Voc pode utilizar hyperlinks em formulrios e folhas de dados para saltar para objetos contidos no mesmo banco de dados ou em outro banco de dados do Microsoft Access, para documentos criados com o Microsoft Word, Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint e para documentos na Internet global ou em uma intranet local. Voc pode tambm adicionar hyperlinks a relatrios. Embora os hyperlinks em um relatrio no funcionem quando exibidos no Microsoft Access, eles funcionaro quando voc der sada no relatrio dentro do Word, do Microsoft Excel ou do HTML. Voc pode armazenar hyperlinks em campos de tabelas, da mesma forma como armazena nmeros de telefone e de fax. Por exemplo, a tabela Fornecedores no exemplo de banco de dados Northwind armazena hyperlinks para home pages de alguns dos fornecedores. Voc pode tambm criar um rtulo ou uma figura em um formulrio ou relatrio, ou um boto de comando em um formulrio no qual voc possa clicar para seguir um caminho de hyperlink. Por exemplo, o formulrio Produtos no Northwind possui um boto de comando que visualiza a Lista Alfabtica de Produtos, um relatrio contido no mesmo banco de dados.

Criar um campo para armazenar hyperlinks

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Abra uma tabela j existente no modo Estrutura ou crie uma nova tabela. Na parte superior da janela, digite um nome para o campo que voc utilizar para armazenar os hyperlinks. Na coluna Tipo de Dados para esse campo, selecione Hyperlink. Clique em Salvar na barra de ferramentas para salvar a tabela. Observaes No modo Folha de Dados, voc pode criar um campo para armazenar hyperlinks, clicando no comando Coluna Hyperlink no menu Inserir e digitando, em seguida, o endereo do hyperlink no novo campo. Se voc criar uma tabela importando dados, o Microsoft Access converter automaticamente toda coluna que contenha caminhos URLs ou UNC em um campo Hyperlink. O Microsoft Access converter a coluna somente se todos os valores iniciarem com um protocolo reconhecido, como "http:" ou "\\". Se apenas um valor iniciar com um protocolo no reconhecido, o Microsoft Access no converter a coluna em um campo Hyperlink.

Inserir um endereo de hyperlink no modo Formulrio ou modo Folha de Dados

possvel inserir um endereo de hyperlink de vrias maneiras no modo Formulrio e no modo Folha de dados. Os mto-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 90 dos apresentados na lista a seguir referem-se aos hyperlinks que se alteram para cada registro no formulrio ou folha de dados. Para um hyperlink associado a um formulrio ou relatrio, em vez de um registro especfico, voc pode criar um rtulo, uma figura ou um boto de comando.

Inserir um hyperlink usando o boto Inserir Hyperlink

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Abra a tabela ou consulta que inclui o campo Hyperlink no modo Folha de Dados ou um formulrio acoplado a essa tabela ou consulta na Folha de dados ou no modo Formulrio. 2 Na folha de dados, posicione a barra de insero no campo Hyperlink. No formulrio, posicione-a na caixa de texto acoplada a um campo Hyperlink ou em uma caixa de combinao que exiba um hyperlink na sua parte da caixa de texto. 3 Se voc quiser inserir o texto de exibio para o hyperlink, digite-o no campo ou no controle. O Microsoft Access exibir esse texto em vez do endereo do hyperlink. 4 Clique em Inserir Hyperlink {bmc bm108.BMP} na barra de ferramentas. 5 Na caixa de dilogo Inserir Hyperlink, especifique um caminho UNC ou URL na caixa Vincular a Arquivo ou URL, ou clique no boto Procurar para navegar at um arquivo existente na unidade de disco rgido, em uma rede local ou em um servidor FTP que voc registrou. Observao Se o hyperlink saltar para um objeto do Microsoft Access no banco de dados atual, deixe a caixa Vincular a Arquivo ou URL vazia. 6 Deixe a caixa Local Definido no Arquivo vazia ou utilize um dos procedimentos a seguir: Para saltar para um local em um arquivo, insira uma localizao. Por exemplo, digite o nome de um indicador para um documento do Microsoft Word ou um nmero de slide para uma apresentao do PowerPoint. Para saltar para um objeto do Microsoft Access, insira o nome do objeto ou clique no boto Procurar ao lado da caixa Local Definido no Arquivo. O boto Procurar abre a janela Banco de Dados para o banco de dados atual ou especificado, no qual voc poder selecionar o objeto que deseja abrir. 7 Clique no boto OK na caixa de dilogo Inserir Hyperlink. O Microsoft Access adicionar o hyperlink ao campo ou controle. Voc pode clicar no hyperlink para abrir o documento, pgina ou objeto desejado.

Criar um hyperlink copiando e colando um hyperlink ou endereo de hyperlink

1

Navegue at um hyperlink ou endereo de hyperlink, utilizando um dos procedimentos a seguir: Abra um documento criado com um aplicativo do Microsoft Office que contenha um hyperlink definido. Abra um documento criado com qualquer aplicativo que contenha em endereo vlido de hyperlink, que no esteja definido como um hyperlink. Abra um navegador da Internet, como o Microsoft Internet Explorer. 2 Faa uma das opes a seguir: Em um documento do Microsoft Office, clique com o boto direito do mouse no hyperlink definido. Aponte para Hyperlink no menu de atalho e, em seguida, clique em Copiar Hyperlink no submenu de atalho. Em qualquer documento, selecione o endereo de hyperlink e ento clique em Copiar no menu Editar. No Internet Explorer, selecione o endereo na caixa Endereo, ou um endereo de hyperlink vlido na pgina, clique com o boto direito do mouse e depois em Copiar no submenu de atalho Observao Se voc estiver copiando um hyperlink definido de um documento do Office, certifique-se de copiar apenas o hyperlink. Se voc copiar os caracteres ao redor do hyperlink, que no fazem parte dele, o Microsoft Access saltar para o texto selecionado e no para o endereo do hyperlink. 3 Alterne para o Microsoft Access e abra uma tabela, consulta ou um formulrio no modo Folha de dados, ou um formulrio no modo Formulrio. 4 Na folha de dados, posicione o ponto de insero no campo que precede o campo Hyperlink e pressione TAB para mover-se para o campo Hyperlink. No formulrio, posicione o ponto de insero na caixa de texto ou em outro controle que preceder a caixa de texto e que esteja acoplado ao campo Hyperlink ou caixa de combinao que exibir um hyperlink em sua poro caixa de texto. Em seguida, pressione TAB para mover-se para a caixa de texto ou de combinao que exibe o hyperlink. 5 Utilize um dos procedimentos a seguir: Para colar um hyperlink definido, clique em Colar Como Hyperlink no menu Editar. Para colar um endereo de hyperlink que no esteja definido como um hyperlink, clique em Colar no menu Editar. Quando voc cola um endereo dessa forma, o Microsoft Access reconhece o protocolo no endereo e converte o texto em um hyperlink. O Microsoft Access adicionar o hyperlink ao campo ou controle. Voc pode clicar no hyperlink para abrir o documento, pgina ou objeto desejado.

Criar um hyperlink copiando e colando texto de um documento do Microsoft Office

1

Abra o documento do Microsoft Office para o qual voc deseja saltar. Por exemplo, abra um documento do Microsoft Word. 2 Selecione o texto para o qual voc deseja saltar. Observao Voc no pode criar um hyperlink utilizando um texto selecionado em um objeto do Microsoft Access. 3 No menu Editar, clique em Copiar. 4 Alterne para o Microsoft Access e abra uma tabela, consulta ou um formulrio no modo Folha de Dados, ou um formulrio no modo Formulrio. 5 Na folha de dados, posicione a barra de insero no campo Hyperlink. No formulrio, posicione-a na caixa de texto acoplada a um campo Hyperlink ou em uma caixa de combinao que exibe um hyperlink em sua parte de caixa de texto. 6 No menu Editar, clique em Colar Como Hyperlink. O Microsoft Access adicionar o hyperlink ao campo ou controle. Voc pode clicar no hyperlink para saltar para o texto que voc selecionou no documento.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Criar um hyperlink arrastando e soltando texto ou um atalho da Internet

1

Power Informtica

Pg.: 91

No Microsoft Access, abra uma tabela ou consulta no modo Folha de Dados, ou um formulrio no modo Folha de Dados ou modo Formulrio. 2 Navegue at um atalho da Internet (um cone em sua rea de trabalho ou um item na pasta History da pasta Windows). 3 Selecione o atalho da Internet. 4 Clique o boto direito do mouse na rea selecionada e arraste-a para um campo Hyperlink no modo Folha de Dados ou para uma caixa de texto acoplada a um campo Hyperlink ou a uma caixa de combinao que exiba um hyperlink em sua parte de caixa de texto no modo Formulrio. O Microsoft Access adicionar o hyperlink ao campo ou caixa de texto. Voc pode clicar no hyperlink para abrir o documento, pgina ou objeto alvo.

Digitar um hyperlink em um campo ou caixa de texto

1

Abra a tabela ou consulta que inclui o campo Hyperlink no modo Folha de Dados ou um formulrio acoplado a essa tabela ou consulta no modo Folha de Dados ou modo Formulrio. 2 Na folha de dados, posicione a barra de insero no campo Hyperlink. No formulrio, posicione-a na caixa de texto acoplada a um campo Hyperlink ou em uma caixa de combinao que exibe um hyperlink em sua parte de caixa de texto. 3 Digite um endereo vlido de hyperlink. Um endereo de hyperlink pode ter at trs partes separadas por um smbolo de tralha (): textodeexibioendereosubendereo Por exemplo, Cajun Delightshttp://www.cajundelights.com/Cajun.htm

Sobre endereos de hyperlink em controles e campos hyperlink

Voc pode digitar um endereo de hyperlink diretamente em um campo Hyperlink, em uma caixa de texto acoplada a um campo Hyperlink ou em uma caixa de combinao que exibe um hyperlink em sua parte de caixa de texto. Um endereo de hyperlink pode ter at trs partes separadas pelo smbolo de tralha (): textodeexibioendereosubendereo A tabela a seguir explica cada parte. Parte Descrio Textodeexibio Opcional?

O texto que voc v no campo ou no controle. Por exemplo, voc Sim pode exibir um nome descritivo para o site da World Wide Web ou para um objeto especificado pelo endereo e subendereo. endereo Um caminho absoluto ou relativo para um documento alvo. Um No, a no ser que o subendecaminho absoluto um URL totalmente qualificado ou um reo aponte para um objeto no caminho de UNC para um documento. Um caminho relativo um arquivo .mdb atual caminho relacionado ao caminho-base especificado na definio Base do Hyperlink na caixa de dilogo Propriedades do Nomedobancodedados (disponvel clicando-se em Propriedades do Banco de Dados no menu Arquivo) ou ao caminho do banco de dados atual. subendereo A localizao no arquivo ou pgina. Por exemplo, voc pode Sim apontar para determinado formulrio ou relatrio existente em um banco de dados do Microsoft Access ou para determinado indicador em um documento do Word. Observao O Microsoft Access no exibe todas as trs partes no campo ou controle. Se voc desejar ver o endereo inteiro do hyperlink, utilize o teclado para posicionar a barra de insero no campo ou controle (portanto, voc no seguir o vnculo) e pressione F2. Se voc inserir o textodeexibio, o Microsoft Access no mostrar o restante do endereo existente depois do texto de exibio. Se voc no inserir o textodeexibio, o Microsoft Access exibir apenas o endereo. O subendereo ser exibido somente se no existir um textodeexibio ou um endereo e se o subendereo apontar para um objeto contido em um banco de dados do Microsoft Access, o objeto estar no banco de dados atual. A tabela a seguir traz exemplos de endereos de hyperlink. Observe que os URLs utilizam barras diagonais e os caminhos de UNC utilizam barras invertidas. Endereo de hyperlink Descrio Cajun Delightshttp://www.cajundelights.com Pgina da Cajun Delights na Web, exibida como "Cajun Delights". http://www.cajundelights.com Pgina da Cajun Delights na Web. A marca Name, denominada "Price no documento .html para a pgina http://www.cajundelights.comPrice da Cajun Delights. \\northwind\public\produtos.doc Um arquivo do Word denominado produtos.doc no compartilhamento pblico no servidor do Northwind. Resumec:\windows\personal \currculo.doc Um arquivo do Word denominado currculo.doc localizado na pasta \Windows\Personal. Exibido como "Currculo". c:\windows\personal\ currculo. doc O arquivo currculo.doc localizado na pasta \Windows\Personal. c:\windows\personal\ currculo. docQualifica Ao seo no arquivo currculo.doc marcada com o nome de indicador "Qualificao". c:\windows\personal\ northwind.mdbForm FoO formulrio Fornecedores no banco de dados Northwind localizado na necedores pasta \Windows\Personal. SuppliersForm Fornecedores O formulrio Fornecedores no banco de dados atual. Exibido como "Fo

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 92 necedores". c:\windows\personal\1996 Vendas.ppt13 Slide 13 no documento 1996 Vendas do PowerPoint, na pasta \Windows\Personal. c:\windows\personal\budget. xlsSheet1!A2 A clula A2 na Sheet1 do arquivo budget.xls localizado na pasta \Windows\Personal. Para facilitar ainda mais a insero de um endereo de hyperlink, o Microsoft Access permite que voc omita determinadas partes do endereo. Por exemplo: Se voc digitar http://www.microsoft.com/brasil, o Microsoft Access reconhecer o protocolo "http:" e converter o endereo em http://www.microsoft.com/brasil. (Voc no precisar inserir os smbolos de tralha ().) Se voc desejar apontar para um objeto do Microsoft Access existente no banco de dados atual, poder especificar apenas o nome do objeto para o qual deseja saltar no necessrio especificar um caminho de UNC. Se existirem diversos objetos com o mesmo nome, o Microsoft Access utilizar a ordem a seguir para determinar o objeto a ser referenciado: formulrios, relatrios, tabelas/consultas, macros, mdulos. Por exemplo, se existir um formulrio Pedidos e uma tabela Pedidos, o Microsoft Access presumir uma referncia ao formulrio Pedidos. Voc pode especificar determinado tipo de objeto, inserindo tipo do objeto nome do objeto. Por exemplo, para referir-se tabela Pedidos, em vez do formulrio Pedidos, insira Tabela Pedidos como sub-endereo. Se o texto inserido no incluir um smbolo de tralha (), um protocolo (como "http:") ou uma referncia a um objeto existente no banco de dados atual, o Microsoft Access presumir que o texto inserido o textodeexibio e acrescentar o mesmo texto a "http://" para o endereo. Por exemplo, se voc digitar www.microsoft.com/brasil, o Microsoft Access interpretar o endereo como www.microsoft.com/brasilhttp://www.microsoft.com/brasil.

Criar um rtulo no qual voc possa clicar para seguir um hyperlink Criar um rtulo usando o boto Inserir Hyperlink
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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique em Inserir Hyperlink na barra de ferramentas. Na caixa de dilogo Inserir Hyperlink, especifique um caminho de UNC ou um URL na caixa Vincular a Arquivo ou URL ou clique no boto Procurar para navegar at um arquivo armazenado na unidade de disco rgido, em uma rede de rea local ou em um servidor FTP que voc registrou. Observao Se o hyperlink saltar para um objeto do Microsoft Access no banco de dados atual, deixe a caixa Vincular a Arquivo ou URL em branco. 4 Deixe em branco a caixa Local Definido no Arquivo ou utilize um dos procedimentos a seguir: Para saltar para um local em um arquivo, insira uma localizao. Por exemplo, digite o nome de um indicador para um documento do Microsoft Word ou um nmero de slide para uma apresentao do PowerPoint. Para saltar para um objeto do Microsoft Access, insira o tipo e o nome do objeto (por exemplo, Tabela Fornecedores) ou clique no boto Procurar posicionado ao lado da caixa Local Definido no Arquivo. O boto Procurar abre a janela Banco de Dados para o banco de dados atual ou especificado, onde voc poder selecionar o objeto que deseja abrir. 5 Clique no boto OK na caixa Inserir Hyperlink. O Microsoft Access adicionar um rtulo ao formulrio ou relatrio. Para testar o vnculo, clique no rtulo com o boto direito do mouse, aponte para Hyperlink no menu de atalho e clique em Abrir. Observao Quando voc cria um rtulo dessa forma, o Microsoft Access define a propriedade EndereoDeHyperlink do rtulo com o valor especificado na caixa Vincular a Arquivo ou URL e a propriedade SubEndereoDeHyperlink com o valor (se existir um) especificado na caixa Local Definido no Arquivo. O Microsoft Access utiliza a propriedade Legenda para o texto de exibio que voc v no prprio rtulo. Voc pode alterar qualquer uma dessas propriedades para modificar o hyperlink.

Criar um rtulo copiando e colando um hyperlink de um documento do Microsoft Office

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Abra um documento do Microsoft Office que contm um hyperlink definido. Clique com o boto direito no hyperlink definido que voc deseja copiar. Aponte para Hyperlink no submenu de atalho e, em seguida, clique em Copiar Hyperlink no submenu de atalho. Observao Ao copiar um hyperlink definido em um documento do Office, certifique-se de copiar apenas o hyperlink. Se voc copiar os caracteres existentes ao redor do hyperlink que no fazem parte do hyperlink, o Microsoft Access saltar para o texto selecionado e no para o endereo do hyperlink. 3 Alterne para o Microsoft Access e abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. 4 Clique em Colar Como Hyperlink no menu Editar. O Microsoft Access adicionar um rtulo ao formulrio ou relatrio. Para testar o vnculo, clique no rtulo com o boto direito do mouse, aponte para Hyperlink no menu de atalho e clique em Abrir. Observao Quando voc cria um rtulo dessa forma, o Microsoft Access define a propriedade EndereoDeHyperlink do rtulo como o valor copiado do documento do Office. O Microsoft Access utiliza a propriedade Legenda para o texto de exibio que voc v no prprio rtulo. Voc pode alterar essas propriedades para modificar o hyperlink.

Criar um rtulo copiando e colando texto de um documento do Microsoft Office

1

Abra o documento do Microsoft Office para o qual voc deseja saltar. Por exemplo, abra um documento do Microsoft Word. 2 Selecione o texto para o qual deseja saltar. Observao Voc no pode criar um rtulo, selecionando o texto contido em um objeto do Microsoft Access. 3 No menu Editar, clique em Copiar. 4 Alterne para o Microsoft Access e abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. 5 No menu Editar, clique em Colar Como Hyperlink. O Microsoft Access adicionar o rtulo ao formulrio ou relatrio. Para testar o vnculo, clique no rtulo com o boto direito do mouse, aponte para Hyperlink no menu de atalho e clique em Abrir.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 93 Observao Quando voc cria um rtulo dessa forma, o Microsoft Access define a propriedade EndereoDeHyperlink do rtulo e a propriedade SubEndereoDeHyperlink (se o hyperlink apontar para um local no arquivo). O Microsoft Access utiliza a propriedade Legenda para o texto de exibio que voc v no prprio rtulo. Voc pode alterar qualquer uma dessas propriedades para modificar o hyperlink.

Criar um rtulo arrastando e soltando texto ou um atalho da Internet

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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Navegue at um atalho da Internet (um item na pasta History da pasta Windows). Selecione o atalho da Internet. Clique o boto direito do mouse na rea selecionada e arraste-a para o formulrio ou relatrio. O Microsoft Access adicionar um rtulo ao formulrio ou relatrio. Para testar o vnculo, clique no rtulo com o boto direito do mouse, aponte para Hyperlink no menu de atalho e clique em Abrir.

Adicionar uma figura na qual voc possa clicar para seguir um hyperlink
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Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. Clique na ferramenta Controle de Imagem na caixa de ferramentas e depois clique onde deseja criar a figura. Na caixa de dilogo Inserir Figura, localize a figura que deseja utilizar. O Microsoft Access adicionar um controle de imagem ao formulrio ou relatrio. 4 Certifique-se de que o controle de imagem est selecionado e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades do controle. 5 Na propriedade EndereoDeHyperlink, especifique um caminho para um arquivo armazenado na unidade de disco rgido, um caminho de UNC ou um URL. Por exemplo, insira c:\windows\personal\budget.xls ou http://www.microsoft.com/brasil. Se voc precisar de ajuda para inserir um endereo, clique no boto Construir para abrir a caixa de dilogo Editar Hyperlink. Observao Se o hyperlink saltar para um objeto contido no banco de dados atual do Microsoft Access, voc pode deixar a propriedade EndereoDeHyperlink em branco. 6 Deixe em branco a caixa da propriedade SubEndereoDeHyperlink ou utilize um dos procedimentos a seguir: Para saltar para um local em um arquivo, insira uma localizao. Por exemplo, digite o nome de um indicador para um documento do Microsoft Word ou um nmero de slide para uma apresentao do PowerPoint. Para saltar para um objeto do Microsoft Access, insira o tipo e o nome do objeto (por exemplo, Tabela Fornecedores) ou clique no boto Procurar posicionado ao lado da caixa Local Definido no Arquivo. O boto Procurar abre a janela Banco de Dados para o banco de dados atual ou especificado, onde voc poder selecionar o objeto que deseja abrir. Para testar o vnculo, clique na figura com o boto direito do mouse, aponte para Hyperlink no menu de atalho e clique em Abrir.

Adicionar um boto de comando no qual voc possa clicar para seguir um hyperlink
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Abra um formulrio no modo Estrutura. Se estiver pressionada, clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas para desativar o Assistente de controle. 3 Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto de Comando. 4 No formulrio, clique onde voc deseja colocar o boto de comando. 5 Certifique-se de que o boto de comando est selecionado e clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades do controle. 6 Na propriedade EndereoDeHyperlink, especifique um caminho para um arquivo armazenado na unidade de disco rgido, um caminho de UNC ou um URL. Por exemplo, insira c:\windows\personal\budget.xls, \\northwind\public\produtos.doc ou http://www.microsoft.com/brasil. Se precisar de ajuda para inserir um endereo, clique no boto Construir para abrir a caixa de dilogo Inserir Hyperlink. Observao Se o hyperlink saltar para um objeto contido no banco de dados atual do Microsoft Access, deixe a caixa da propriedade EndereoDeHyperlink em branco. 7 Deixe em branco a caixa de propriedade SubEndereoDeHyperlink ou utilize um dos procedimentos a seguir: Para saltar para um local em um arquivo, insira uma localizao. Por exemplo, digite o nome de um indicador para um documento do Microsoft Word ou um nmero de slide para uma apresentao do PowerPoint. Para saltar para um objeto do Microsoft Access, insira o nome do objeto ou clique no boto Pesquisar posicionado ao lado da caixa Local Definido no Arquivo. O boto Procurar abre a janela Banco de Dados para o banco de dados atual ou especificado, onde voc poder selecionar o objeto que deseja abrir. 8 Defina a propriedade Legenda como o texto que voc deseja que aparea no boto. Para testar o vnculo, clique no boto de comando com o boto direito do mouse, aponte para Hyperlink no menu de atalho e clique em Abrir.

Modificar um hyperlink que esteja armazenado em uma tabela

1 Abra a tabela ou consulta que inclui o campo Hyperlink no modo Folha de Dados ou um formulrio acoplado a essa
tabela ou consulta no modo Folha de Dados ou modo Formulrio. 2 Na folha de dados, clique o boto direito do mouse no campo Hyperlink ou, no formulrio, clique o boto direito do mouse na caixa de texto acoplada a um campo Hyperlink ou em uma caixa de combinao que exibe um hyperlink em sua parte de caixa de texto. 3 Para adicionar ou modificar o texto de exibio, aponte para Hyperlink no menu de atalho. Na caixa Exibir Texto, digite o texto desejado a ser exibido. 4 Para alterar um endereo de hyperlink, aponte para Hyperlink no menu de atalho e clique em Editar hyperlink. 5 Na caixa de dilogo Editar Hyperlink, especifique o caminho correto para uma pasta existente na unidade de disco rgido, um caminho de UNC ou URL na caixa Vincular a Arquivo ou URL. Ou clique no boto Procurar para navegar at um arquivo armazenado em uma rede de rea local ou um arquivo em um servidor FTP que voc registrou.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 94 Observao Se o hyperlink saltar para um objeto do Microsoft Access no banco de dados atual, deixe a caixa Vincular a Arquivo ou URL em branco. 6 Deixe em branco a caixa Local Definido no Arquivo ou utilize um dos procedimentos a seguir: Para saltar para um local em um arquivo, insira uma localizao. Por exemplo, digite o nome de um indicador para um documento do Microsoft Word ou um nmero de slide para uma apresentao do PowerPoint. Para saltar para um objeto do Microsoft Access, insira o nome do objeto ou clique no boto Pesquisar posicionado ao lado da caixa Local Definido no Arquivo. O boto Procurar abre a janela Banco de Dados para o banco de dados atual ou especificado, onde voc poder selecionar o objeto que deseja abrir. Observao Voc pode tambm modificar um hyperlink, copiando e colando, arrastando e soltando ou digitando diretamente no campo ou na caixa de texto.

Modificar um hyperlink definido para um rtulo ou figura em um formulrio ou relatrio

1 Abra o formulrio no modo Estrutura ou o relatrio no modo Estrutura. 2 Clique o boto direito do mouse no rtulo ou no controle de imagem para exibir o menu de atalho. 3 Para alterar um endereo de hyperlink, no menu de atalho, aponte para Hyperlink e, em seguida, clique em Editar Hy-

perlink. 4 Na caixa de dilogo Editar Hyperlink, especifique um caminho para um arquivo armazenado na unidade de disco rgido, um caminho de UNC ou URL na caixa Vincular a Arquivo ou URL. Ou clique no boto Procurar para navegar at um arquivo existente em uma rede de rea local ou um arquivo em um servidor FTP que voc registrou. Observao Se o hyperlink saltar para um objeto do Microsoft Access no banco de dados atual, deixe a caixa Vincular a Arquivo ou URL em branco. 5 Deixe em branco a caixa Local Definido no Arquivo ou utilize um dos procedimentos a seguir: Para saltar para um local em um arquivo, insira uma localizao. Por exemplo, digite o nome de um indicador para um documento do Microsoft Word ou um nmero de slide para uma apresentao do PowerPoint. Para saltar para um objeto do Microsoft Access, insira o tipo e o nome do objeto (por exemplo, Tabela Fornecedores) ou clique no boto Procurar posicionado ao lado da caixa Local Definido no Arquivo. O boto Procurar abre a janela Banco de Dados para o banco de dados atual ou especificado, onde voc poder selecionar o objeto que deseja abrir. 6 Para alterar o texto de exibio para um rtulo, certifique-se de que o rtulo esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir sua folha de propriedades. 7 Digite o texto de exibio revisado na caixa da propriedades Legenda. Observao Voc pode tambm modificar o hyperlink, copiando e colando, arrastando e soltando ou digitando diretamente na folha de propriedades. Para obter informaes sobre a sintaxe a ser empregada para digitar um hyperlink, posicione a barra de insero na propriedade EndereoDeHyperlink ou na propriedade SubEndereoDeHyperlink e pressione F1.

Excluir um hyperlink que esteja armazenado em uma tabela

1 Abra a tabela ou consulta que inclui o campo Hyperlink no modo Folha de Dados, ou um formulrio acoplado a essa

tabela ou consulta no modo Folha de Dados ou modo Formulrio. 2 V para o registro com o hyperlink que voc deseja excluir. 3 Na folha de dados, clique o boto direito do mouse no campo Hyperlink ou, no formulrio, clique o boto direito do mouse na caixa de texto acoplada a um campo Hyperlink ou em uma caixa de combinao que exibe um hyperlink em sua parte de caixa de texto. 4 No menu de atalho, clique em Recortar. Observao Para excluir todos os hyperlinks armazenados em uma tabela, exclua o campo Hyperlink no modo Estrutura da tabela.

Protocolos de hyperlink suportados pelo Microsoft Access

Quando voc digita determinados protocolos em um campo Hyperlink ou em uma caixa de texto acoplada a um campo Hyperlink, o Microsoft Access reconhece os protocolos e converte o endereo em um endereo vlido de hyperlink. Por exemplo, se voc digitar "http://www.microsoft.com/brasil", o Microsoft Access converter o endereo para http://www.microsoft.com/brasil. Quando voc digita um URL em um campo Hyperlink, o Microsoft Access reconhece automaticamente os protocolos da Internet a seguir. Protocolo Nome do protocolo Descrio http ftp gopher wais file https mailto Hypertext Transfer Protocol Salta para pginas da World Wide Web que contm texto, grficos, som e outras informaes digitais de um servidor Web na World Wide Web. File Transfer Protocol Transfere arquivos entre computadores na Internet. protocolo Gopher Exibe informaes de um servidor Gopher. protocolo WAIS Acessa um banco de dados de Servidores de Informaes de rea Remota. protocolo File Abre um arquivo armazenado em uma unidade de disco rgido local ou em uma rede de rea local (LAN). protocolo Hypertext Transfer Estabelece uma conexo de HTTP que utiliza a criptografia Secure Socwith privacy kets Layer (SSL). protocolo MailTo Abre um programa de correio eletrnico para enviar uma mensagem para o endereo de correio eletrnico especificado da Internet. Um URL que utiliza o protocolo MailTo tem um formato diferente: (mailto:nomedousurio@domnio) protocolo Microsoft Network Salta para uma localizao em Microsoft Network. protocolo News Inicia um utilitrio de manipulao de notcias e abre o newsgroup especificado da Usenet. Um URL que utiliza o protocolo News tem um formato

msn news

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 95 diferente: (news:nomedonewsgroup) nntp protocolo Network News Desempenha a mesma funo do protocolo News, exceto que duas barTransfer ras diagonais so colocadas depois do caractere de dois-pontos (nntp://nomedonewsgroup). mid protocolo Musical Instrument Reproduz arquivos de seqenciador de MIDI se o computador do usurio Digital Interface (MIDI) possuir uma placa de som. cid protocolo CompuServe Dia- Estabelece uma conexo de protocolo ponto-a-ponto (PPP) com a Interler (CID) net atravs da rede da CompuServe. Prospero protocolo Prospero Abre arquivos no sistema de arquivos distribudos do Prospero. telnet protocolo Telnet inicia um programa de emulao de terminal da telnet. Um programa de emulao de terminal uma interface de linha de comando que voc pode utilizar para emitir comandos em um computador remoto. Por exemplo, utilizando a Telnet para conectar-se a um servidor UNIX, voc pode emitir comandos do UNIX para executar operaes nesse servidor. rlogin protocolo Rlogin Inicia um programa de emulao de terminal Rlogin. tn3270 protocolo TN3270 Inicia um programa de emulao de terminal TN3270. pnm protocolo RealAudio Reproduz um udio de emisso da RealAudio a partir de um servidor RealAudio. O udio de emisso e outros formatos de mdia de emisso estabelecem uma conexo com o servidor e comeam a executar imediatamente sem descarregar um arquivo inteiro. mms protocolo Microsoft Media Reproduz mdia, como os arquivos de formato de emisso do ActiveMovie Server (MMS) (.asf) a partir de um servidor MMS. Quando voc instalar o Microsoft Office, o Programa de Instalao instalar e registrar os arquivos necessrios para saltar para qualquer documento do Office ou para um documento contido em um servidor HTTP ou FTP. Para os outros protocolos citados na lista anterior, voc precisar dos adequados arquivos instalados e registrados.

Sintaxe de sub-endereo de hyperlink

Para saltar para um local neste tipo de arquivo Insira Microsoft Access O tipo e o nome do objeto. Por exemplo, insira Tabela Clientes para saltar para a tabela Clientes. Observao Se voc omitir o tipo do objeto e existirem diversos objetos com o mesmo nome, o Microsoft Access utilizar a ordem a seguir para determinar o objeto a ser referenciado: formulrios, relatrios, tabelas/consultas, macros, mdulos. Por exemplo, se existir um formulrio e uma tabela denominados Pedidos, o Microsoft Access presumir uma referncia ao formulrio Pedidos. Para especificar a tabela Pedidos, voc deve digitar tipodoobjeto nomedoobjeto; por exemplo, Tabela Pedidos. Um nome de indicador planilha!intervalo. Por exemplo, digite planilha 1!A2 para saltar para a clula A2 na planilha 1. Um nmero de slide Uma marca Name

Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint documento HTML

Alterar a formatao padro de hyperlinks

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No menu Ferramentas, clique em Opes. Clique na guia Hyperlinks/HTML. Defina as opes desejadas.

Seguir um hyperlink em uma folha de dados ou formulrio

Abra a tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados ou o formulrio no modo Formulrio. O hyperlink pode estar em um campo em uma folha de dados ou em um rtulo, caixa de texto, caixa de combinao, boto de comando ou controle de imagem em um formulrio. 2 Posicione o ponteiro do mouse sobre o objeto com o hyperlink. Clique no hyperlink quando o ponteiro do mouse se transformar em uma mo. Por padro, um hyperlink no clicado aparecer em azul e com sublinhado, assim como, um hyperlink clicado aparece em prpura e com sublinhado.

Exibir uma pgina da Web em um formulrio

Para adicionar o controle WebBrowser a um formulrio, voc deve ter instalada a verso 3.0 do Microsoft Internet Explorer. Assim que essa verso estiver instalada, o controle WebBrowser ser automaticamente registrado. 1 Abra o formulrio no modo Estrutura. 2 Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Mais Controles. Ser exibido um menu que lista todos os controles ActiveX registrados em seu sistema. 3 No menu dos controles ActiveX, clique em Microsoft WebBrowser Control. 4 No formulrio, clique onde voc deseja colocar o controle. 5 Mova e dimensione o controle at a rea que voc deseja exibir. Observaes Se o controle WebBrowser no exibir a largura ou a altura total de uma pgina ou documento da World Wide Web, ele exibir automaticamente barras de rolagem. Entretanto, na maioria dos casos, voc deve ampliar suficientemente o controle para exibir a largura total de uma pgina tpica da Web para que os usurios de seu aplicativo no precisem fazer uma

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 96 rolagem horizontal. Para obter maiores informaes sobre os mtodos, as propriedades e os eventos do controle WebBrowser, consulte http://www.microsoft.com/brasil/IE/. Se voc comprou o Microsoft Office 97 em CD-ROM, poder exibir um arquivo de Ajuda que contm essas informaes, abrindo a pasta \ValuePack\Access\Webhelp no CD-ROM de Instalao e copiando os arquivos Iexplore.hlp e Iexplore.cnt para a unidade de disco rgido de seu sistema.

Recursos Internacionais no Microsoft Access

Os recursos e a arquitetura do Microsoft Access 97 oferecem grande flexibilidade para os usurios em todo o mundo. Esses recursos possibilitam que usurios no-familiarizados com programao criem um aplicativo completo de banco de dados, estruturando seus objetos atravs da utilizao das propriedades disponveis nas folhas de propriedades da interface do Access em portugus. Ao mesmo tempo, esses recursos combinados com a linguagem do Visual Basic para aplicativos (uma linguagem de programao semelhante ao ingls) permitem que um desenvolvedor crie aplicativos complexos, que podem ser vinculados a outros aplicativos Office e que podem ser transportados para outras verses do Microsoft Access, mesmo que em outras lnguas. Voc pode estruturar tabelas, consultas, formulrios, relatrios e macros, utilizando uma folha de propriedades que lista as propriedades em portugus. Entretanto, para definir essas propriedades em cdigo, voc deve utilizar o nome em ingls dessas propriedades nas janelas de m dulo de formulrio, relatrio e padro. Voc pode tambm utilizar o nome de vrias propriedades em portugus em argumentos da ao para macros na janela Macro. Observao Nos tpicos de referncia de linguagem do Microsoft Access, o nome da propriedade em portugus aparece no cabealho, na parte superior do tpico. Quando estiver utilizando uma expresso para definir uma propriedade na folha de propriedades, voc pode especificar o nome de muitas funes internas em portugus do Microsoft Access. Entretanto, nas janelas de mdulo de formulrio, relatrio e padro, voc deve utilizar o nome em ingls da funo. Observao Nos tpicos de referncia de linguagem do Microsoft Access, o nome da funo em portugus aparece no cabealho, na parte superior do tpico. Quando voc quiser fazer alteraes na estrutura de um aplicativo de banco de dados desenvolvido em uma verso do Microsoft Access em outro idioma, todas as expresses (exceto as utilizadas nas consultas) sero exibidas automaticamente, junto a nomes corretos das funes e propriedades, no idioma da verso atual. Para que o seu banco de dados seja totalmente porttil, convm utilizar o nome das propriedades, objetos e colees em ingls na grade de estrutura da consulta. Na interface do usurio do Microsoft Access, voc pode especificar palavras-chave em portugus em expresses nos modos a seguir: Modo Estrutura da tabela (nas propriedades Formato, Valor Padro e Regra de Validao). Modo Estrutura da consulta (na linha Critrio e em algumas propriedades da folha de propriedades). Dica O modo SQL requer que as expresses sejam inseridas em ingls e exibe a instruo SQL em ingls em uma consulta estruturada no modo Estrutura da consulta. Se quiser especificar uma instruo SQL na janela Mdulo, voc pode estruturar sua pesquisa na grade de estrutura da tabela e alternar para o modo SQL, copiar a sintaxe SQL e col-la na janela Mdulo

Modo Estrutura do formulrio e do relatrio. Modo Estrutura da macro (na coluna Condies e nos argumentos de macro para DefinirValor, CaixaDeMensagem e outras aes). O Visual Basic para aplicativos a linguagem de programao comum a todos os aplicativos Windows. Voc deve utilizar a palavra-chave em ingls do Visual Basic para aplicativos na janela de cdigo de todos os aplicativos Office. Entretanto, no Microsoft Access, voc pode tambm utilizar o nome em portugus da maior parte das funes do Visual Basic para aplicativos nas expresses em consultas, formulrios, relatrios e macros. No Microsoft Access, voc pode utilizar o nome das funes agregadas SQL em portugus na grade de estrutura da consulta. Entretanto, voc deve utilizar o nome em ingls nas expresses agregadas na propriedade SQL de um objeto QueryDef ou quando voc estiver criando um objeto Recordset baseado em uma consulta SQL. O separador de lista necessrio em uma expresso depende da definio estabelecida na caixa de dilogo Configuraes Regionais do Painel de Controle do Windows. Na maioria dos casos, ser um ponto-e-vrgula (;). Entretanto, voc deve sempre utilizar uma vrgula (,) como separador de lista na janela Mdulo. Na janela Mdulo, voc deve especificar o formato da data e o separador decimal no formato americano. Entretanto, a sada ser sempre no formato especificado na caixa de dilogo Configuraes Regionais do Painel de Controle do Windows, assim como a vrgula no papel de separador decimal do exemplo a seguir: Eval("3.2 + 4")= 7,2 Uma exceo a funo Str: Str(3.12) = 3.12 Para exibir ou ocultar uma barra de ferramentas, utilize o nome em ingls da barra juntamente com o objeto CommandBar para certificar-se de que o seu cdigo seja porttil. Voc pode obter a lista dos nomes em ingls das barras de ferramentas internas, utilizando a propriedade NameLocal do objeto CommandBar. Se voc estiver utilizando o mtodo ShowToolbar do objeto DoCmd, poder especificar o nome em ingls da barra de ferramentas.

Exibir uma caixa de combinao de uma tabela como uma caixa de texto em uma consulta

Alterar o modo como o campo exibido na consulta no afeta a exibio desse campo na tabela base. 1 Abra a consulta no modo Estrutura. 2 Na grade de estrutura da consulta, clique o boto direito do mouse em qualquer local da coluna do campo que voc deseja alterar e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

3 Clique na guia Pesquisa. 4 Na caixa da propriedades ExibirControle, clique em Caixa de Texto.

Power Informtica

Pg.: 97

Trabalhar com um banco de dados Meu sub-relatrio imprime apenas uma coluna, quando deveria imprimir mais.

possvel que um sub-relatrio imprima apenas uma coluna se, no sub-relatrio, a opo Layout da coluna estiver definida como Abaixo e Direita na guia Colunas da caixa de dilogo Configurar pgina e, no relatrio principal, a propriedade PodeAmpliar estiver definida como Sim para o controle de sub-relatrio. Voc pode reestruturar o relatrio, utilizando um dos procedimentos a seguir: No sub-relatrio, altere Layout da Coluna para Direita e Abaixo e, no relatrio principal, deixe a propriedade PodeAmpliar definida como Sim para o controle de sub-relatrio. O controle de sub-relatrio exibir vrias colunas e aumentar, conforme a necessidade. No sub-relatrio, deixe Layout da Coluna definido como Abaixo e Direita. No relatrio principal, dimensione o controle de sub-relatrio de modo a acomodar o nmero mximo de registros e defina sua propriedade PodeAmpliar como No. Como o controle de sub-relatrio ter sempre o mesmo tamanho, se o nmero de registros for maior que o nmero mximo previsto, os registros no acomodados no controle de sub-relatrio sero truncados. Se possvel, no utilize um sub-relatrio. Coloque os controles que imprimem os dados no relatrio principal em um cabealho de grupo ou cabealho de pgina, e os controles que imprimem os dados no sub-relatrio na seo detalhe.

Resolver erros de dados na replicao

Um erro de dados na replicao no pode ser automaticamente resolvido atravs da escolha de uma verso de um registro sobre outra, com o Eliminador de conflitos. Em vez disso, um erro de dados exige que voc localize o registro em seu conjunto de rplicas que est provocando o erro e altere manualmente os dados ou exclua o registro. 1 Leia o texto contido na caixa Razo na pgina Erros de Dados na Replicao. A caixa Razo descreve o tipo de erro de dados e sugere as etapas possveis para ajustar os dados em seu conjunto de rplicas com os dados existentes no membro de outro conjunto de rplicas. 2 Observe o nome do conjunto de rplicas que est provocando o erro e o nome da tabela contendo o erro. Na pgina Erros de Dados na Replicao , o conjunto de rplicas identificado na caixa Source Machine e na caixa Caminho. A tabela identificada na caixa Nome da Tabela. 3 Selecione o valor RecordID na pgina Erros de Dados na Replicao e copie-o para a rea de transferncia, pressionando CTRL+C. 4 Feche o Eliminador de conflitos. 5 Abra o conjunto de rplicas que est provocando o erro de dados, se j no estiver aberto. 6 No menu Ferramentas, clique em Opes. 7 Na guia Exibir, selecione Objetos do Sistema. 8 Abra a tabela que contm o erro e clique em Filtrar por Formulrio na barra de ferramentas. 9 Cole o valor RecordID, armazenado na rea de transferncia, no campo s_GUID e clique em Aplicar Filtro na barra de ferramentas. Este procedimento localizar o registro que est provocando o erro de dados. 10 Atualize ou exclua o registro, conforme apropriado. Por exemplo, se o valor de um campo no conjunto de rplicas violar uma regra de validao de dados imposta pela Estrutura-mestre, atualize o valor do campo, de modo a obedecer regra de validao. Se um registro no conjunto de rplicas tiver um valor de campo-chave que duplica um valor de campo-chave em outro membro do conjunto de rplicas, mas tiver valores diferentes nos outros campos do registro, exclua o registro. Voc poder, ento, adicionar o registro, com um novo valor-chave, novamente no conjunto de rplicas. 11 Feche a tabela e sincronize seu conjunto de rplicas novamente.

Eu recebo um erro ODBC ao abrir uma tabela ou formulrio em um banco de dados convertido.

O erro "ODBC falha na conexo com nomedafontededados " ocorre quando uma tabela em seu banco de dados convertido do Microsoft Access verso 1.x ou 2.0 est vinculada a uma fonte de dados ODBC que utiliza um gerenciador de driver de 16 bits e um driver. O Microsoft Access 97 pode abrir somente fontes de dados ODBC vinculadas que utilizem as verses de 32 bits do Gerenciador de Driver ODBC (Odbc32.dll) e o driver ODBC adequado por exemplo, a verso de 32 bits do driver ODBC para o Microsoft SQL Server (Sqlsrv32.dll). Para corrigir esse problema, voc deve criar um novo nome de fonte de dados (NFD) de 32 bits idntico para cada fonte de dados ODBC que esteja vinculada ao banco de dados original das verses 1.x ou 2.0. 1 No Microsoft Access 97, certifique-se de que as verses de 32 bits do Gerenciador de Driver ODBC e o driver adequado estejam instalados. 2 Abra o Painel de Controle do Windows. 3 Clique duas vezes no cone ODBC de 32 bits. 4 Clique em Novo. 5 Selecione o driver adequado e, em seguida, clique em Prximo. 6 Clique em Fonte de Dados do Usurio e, em seguida, em Prximo. 7 Clique em Finalizar. Ser exibida uma caixa de dilogo para definir o Nome da Fonte de Dados e outros parmetros. 8 Insira valores idnticos ao NFD original e, em seguida, clique em OK. Por exemplo, para o Microsoft SQL Server, voc precisa definir, pelo menos, Nome da Fonte de Dados e Servidor. Talvez seja necessrio, tambm, clicar em Opes e definir valores adicionais, como o Nome do Banco de Dados.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 98 Se no tiver certeza do nome original do NFD, abra o banco de dados original na verso do Microsoft Access com a qual foi criado, abra a tabela vinculada no modo Estrutura e, em seguida, exiba a folha Propriedades da Tabela. A propriedade Descrio da tabela contm a definio para a seqncia de conexo ODBC. O parmetro posterior a NFD= na seqncia de conexo o nome do NFD. Para visualizar o restante da definio do NFD, abra o Painel de Controle do Windows, clique duas vezes no cone ODBC (no no cone ODBC de 32bits). Na lista Fonte de Dados (Driver), clique no nome do NFD e, em seguida, clique em Configurar para visualizar a definio do NFD.

Criar uma macro

1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Macros. 2 Clique em Novo. 3 Na coluna Ao, clique na primeira clula e, em seguida, clique sobre a seta para exibir a lista de aes. 4 Clique sobre a ao que voc deseja utilizar. 5 Digite um comentrio para a ao. Os comentrios so opcionais, mas tornam a sua macro mais fcil de entender e manter. 6 Na parte inferior da janela, especifique os argumentos da ao, caso seja requisitado. 7 Para adicionar mais aes macro, v para outra linha de ao e repita os passos 3 a 6. O Microsoft Access executa as aes na ordem em que voc as lista. Dica Para criar rapidamente uma macro que execute uma ao em um objeto de banco de dados especfico, arraste o objeto da janela Banco de Dados para uma linha de ao na janela Macro. Por exemplo, voc pode criar uma macro que abra um formulrio, arrastando-o para uma linha de ao. Para fazer isso, clique em LadoALadoVerticalmente, no menu Janela, para posicionar as janelas Macro e Banco de Dados para que elas fiquem visveis em sua tela; em seguida, clique na guia na janela Banco de Dados para o tipo de objeto que deseja arrastar, clique no objeto e arraste-o at uma linha de ao. Arrastar uma macro adiciona uma ao que executa a macro, enquanto arrastar outros objetos (tabelas, consultas, formulrios, relatrios ou mdulos) adiciona uma ao que abre o objeto.

Dicas sobre definio de argumentos de ao em uma macro

Depois de adicionar uma ao a uma macro, voc define os argumentos para a ao na parte inferior da janela Macro. Esses argumentos do ao Microsoft Access informaes adicionais de como executar a ao. Aqui esto algumas dicas sobre definio de argumentos de ao: Voc pode digitar um valor em uma caixa de argumentos ou, em muitos casos, pode selecionar uma definio a partir de uma lista. Em geral, uma boa idia definir argumentos de ao na ordem em que so listados, porque opes para um argumento podem determinar as dos argumentos seguintes. Se voc adicionar uma ao sua macro, arrastando um objeto de banco de dados da janela Banco de Dados, o Microsoft Access define automaticamente os argumentos apropriados para aquela ao. Se uma ao tiver um argumento que chama o nome do objeto de banco de dados, voc poder definir o argumento e o argumento do tipo de objeto automaticamente, arrastando o objeto da janela Banco de Dados para a caixa de argumentos. Voc pode utilizar uma expresso precedida de um sinal de igual (=) para definir qualquer argumento da ao. Voc no pode utilizar uma expresso para os argumentos a seguir. Argumento Ao Fechar, ExcluirObjeto, IrParaRegistro, SadaPara, Renomear, RedesenharObjeto, Salvar; SelecionarObjeto, EnviarObjeto, TransferirBancoDeDados Tipo do Objeto de OrigemCopiarObjeto Tipo de Banco de Dados TransferirBancoDeDados Tipo de Planilha Eletrnica TransferirPlanilha Nome da Especificao TransferirTexto Nome da Barra de Ferra- MostrarBarraDeFerramentas mentas Formato de Sada SadaPara, EnviarObjeto Todos argumentos ExecutarComando Tipo de Objeto

Inserir uma expresso em um argumento de ao de macro

Digite um sinal de igual (=) seguido pela expresso. Por exemplo, a expresso a seguir define o argumento de ao para o valor do controleListaEscolhaDaEmpresa: =[ ListaEscolhaDaEmpresa] H duas excees: o argumento Expresso da ao DefinirValor e o argumento Repetir Expresso da ao ExecutarMacro. Se voc preceder uma expresso nesses argumentos de um sinal de igual, o Microsoft Access avaliar a expresso duas vezes, o que pode causar resultados inesperados. Dica Voc tambm pode clicar no boto Construir prximo da caixa de argumento para utilizar o Construtor de Expresses, que o guia pelos processos de criao da expresso.

Adicionar uma ao a uma macro

1 Na janela Macro, clique na primeira linha vazia na coluna Ao. Se desejar inserir uma ao entre duas linhas de ao,

clique no seletor de linha para a linha de ao logo abaixo de onde voc deseja inserir uma nova ao e, em seguida, clique em Inserir Linha na barra de ferramentas. 2 Na coluna Ao, clique na seta para exibir a lista de ao. 3 Clique sobre a ao que voc deseja utilizar. 4 Digite um comentrio para a ao. Os comentrios so opcionais. 5 Na parte inferior da janela, especifique os argumentos da ao, caso sejam requisitados. Dica Para argumentos de ao cujas definies so um nome de objeto de banco de dados, voc pode definir o argumento, arrastando o objeto da janela Banco de Dados at a caixa de argumentos Nome do Objeto da ao. Por exemplo,

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 99 voc pode definir o argumento Nome do Objeto da ao SelecionarObjeto como o nome de um formulrio, arrastando o formulrio para a caixa de argumentos. Para fazer isso, clique em LadoALadoVerticalmente, no menu Janela, para posicionar as janelas Macro e Banco de Dados para que fiquem visveis na sua tela; em seguida, clique sobre a guia na janela Banco de Dados para o tipo de objeto que deseja arrastar, clique sobre o objeto e, em seguida, arraste-o para a caixa de argumentos. Arrastar o objeto tambm define o argumento do Tipo de Objeto.

Mover uma ao em uma macro

1 Na janela Macro, clique no seletor de linha para a linha de ao. 2 Clique sobre o seletor novamente e arraste a linha para uma nova posio.

Fazer uma macro ser executada sob condies especficas

1 Na janela Macro, clique em Condies na barra de ferramentas. 2 Na coluna Condio, digite uma expresso condicional na linha onde deseja definir a condio.

Observaes: Para utilizar o Construtor de Expresses para criar a expresso, clique com o boto direito na clula Condio e, em seguida, clique em Construir. Voc no pode utilizar uma expresso SQL em uma coluna de Condio da macro. 3 Na coluna Ao, digite a ao que deseja que o Microsoft Access execute quando a condio for verdadeira. Quando voc executa uma macro, o Microsoft Access avalia a primeira expresso condicional. Se a condio for verdadeira, o Microsoft Access executar a ao naquela linha e em todas as aes imediatamente seguintes que estiverem precedidas por reticncias (...) na coluna Condio. Por exemplo, a macro a seguir executa as aes CaixaDeMensagem e PararMacro, apenas quando no h valor no campo CdigoDoFornecedor (quando o valor Nulo). O Microsoft Access executa, em seguida, qualquer ao adicional na macro que tiver a coluna Condio em branco at encontrar outra expresso, um nome de macro ou o final da macro. Se a condio for falsa, o Microsoft Access ignorar a ao e qualquer ao imediatamente a seguir que estiver precedida de reticncias na coluna Condio, movendo-se at a prxima coluna de ao que contenha uma outra condio ou uma coluna Condio em branco.

Exemplos de condies de macro

Utilize esta expresso [Cidade]="Paris"

Paris o valor de Cidade no campo no formulrio de onde a macro foi executada. DContar("[NmeroDoPedido]", "Pedidos")>35 H mais de 35 entradas no campo NmeroDoPedido da tabela Pedidos. DContar("*", "Detalhes do Pedido", "[NmeroDoPediH mais de trs entradas na tabela Detalhes do Pedido na qual o do]=Forms![Pedidos]![ NmeroDoPedido]")>3 campo NmeroDoPedido da tabela coincide com o campo Nm roDoPedido no formulrio Pedidos. [DataDeEnvio] Entre 2-Fev-1995 E 2-Mar-1995 O valor do campo DataDeEnvio no formulrio de onde a macro executada no anterior a a 2-Fev-1995 ou posterior a 2-Mar-1995. Forms![Produtos]![UnidadesEmEstoque]<5 O valor do campo UnidadesEmEstoque no formulrio Produtos menor do que 5. Nulo([Nome]) O valor Nome no formulrio de onde a macro executada Nulo (no tem valor). Essa expresso equivalente a [Nome] Nulo. [Pas]="UK" E O valor no campo Pas no formulrio de onde a macro execut Forms![TotaisDeVendas]![TotalDePedidos]>100 da UK, e o valor do campo TotalDePedidos no formulrio TotaisDeVendas maior do que 100. [Pas] Em ("Frana", "Itlia", "Espanha ") E ComO valor no campo Pas no formulrio do qual a macro executapr([CEP])<>5 da Frana, Itlia ou Espanha e o cdigo postal no tem cinco caracteres. CaixaDeMensagem("Confirma alteraes?",1)=1 Voc clica em OK em uma caixa de dilogo que a funo CaixaDeMensagem exibe. Se voc clica em Cancelar na caixa de dilogo, o Microsoft Access ignora a ao. Dica Para fazer com que o Microsoft Access ignore temporariamente uma ao, insira Falso como condio. Ignorar temporariamente uma ao pode ser til quando voc estiver tentando encontrar problemas em uma macro.

Para executar a ao se

Por que utilizar condies em uma macro?

Em alguns casos, convm executar uma ao ou srie de aes em uma macro apenas se uma condio em particular for verdadeira. Por exemplo, se estiver utilizando uma macro para validar dados em um formulrio, convm exibir uma mensagem em resposta a um conjunto de valores digitados em um registro e outra mensagem em resposta a um conjunto diferente de valores. Em casos como esse, podem ser utilizadas as condies para controlar o fluxo da macro. Por exemplo, a macro a seguir executa a ao PararMacro quando no h valor no campo Pas (quando o valor Nulo). Ela executa um dos vrios pares de aes CaixaDeMensagem e CancelarEvento se o tamanho ou forma do valor CEP no for apropriado ao pas no campo Pas. Uma condio uma expresso lgica. A macro segue caminhos diferentes dependendo da condio ser verdadeira ou falsa. Voc insere condies na coluna Condio, na janela Macro. Se a condio for verdadeira, o Microsoft Access executar a ao naquela linha. Voc pode fazer com que o Microsoft Access execute uma srie de aes se a condio for verdadeira, digitando reticncias (...) na coluna Condio das aes imediatamente seguintes a essa condio.

Criar um grupo de macro

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 100 Se desejar agrupar vrias macros relacionadas em um lugar em vez de procur-las separadamente, voc pode organizlas como um grupo de macros. 1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Macros. 2 Clique em Novo. 3 Clique em Nomes de Macro na barra de ferramentas, se j no estiver pressionado. 4 Na coluna Nome da Macro, digite o nome da primeira macro no grupo de macros. 5 Adicione as aes que deseja que a macro execute. 6 Repita os passos 4 e 5 para qualquer outra macro que desejar incluir no grupo de macros. Observao Quando salvar um grupo de macros, o nome que voc especificar ser o nome do grupo de macros. Esse nome exibido na lista de macros e grupos de macros, na janela Banco de Dados. Sempre que se referir a uma macro em um grupo de macros, utilize esta sintaxe: nomedogrupodemacros.nomedamacro Por exemplo, Botes.Produtos refere-se macro Produtos no grupo de macros Botes. Em uma lista de macros, como a lista de argumento Nome da Macro para a ao ExecutarMacro, o Microsoft Access exibe a macro Produtos como Botes.Produtos.

Mostrar e ocultar nomes de macro e condies na janela Macro

Clique em Nomes de Macro na barra de ferramentas para mostrar ou ocultar a coluna Nome da Macro ou clique em Condies para mostrar ou ocultar a coluna Condio. Para alterar quando o Microsoft Access exibe essas colunas quando voc cria macros, clique em Opes, no menu Ferramentas, clique na guia Exibir e selecione ou limpe as caixas de seleo Coluna Nomes e Coluna Condies, abaixo de Mostrar na Estrutura de Macro.

Manter ou atualizar menus criados anteriormente com macros

Embora o Microsoft Access 97 ainda suporte macros de barra de menu para aplicativos criados com uma verso anterior do Microsoft Access, voc no precisa mais utilizar macros para criar barras de menu personalizadas e barras de menu globais, inclusive menus de atalho personalizados e globais. Novas barras de menu e menus de atalho (e barras de ferramentas) so criados e personalizados a partir da caixa de dilogo Personalizar, que pode ser acessada apontando-se para Barras de Ferramentas no menu Exibir. A caixa de dilogo tambm pode ser utilizada para personalizar a barra de menu interna (e barras de ferramentas) para o Microsoft Access 97. Observao Voc pode tambm trabalhar com o novo estilo de barras de menu, menus de atalho e barras de ferramentas utilizando o Visual Basic para aplicativos.

Executar uma macro

Quando voc executa uma macro, o Microsoft Access inicia-a desde o princpio e realiza todas as aes na macro at alcanar outra (se a macro estiver em um grupo de macros) ou o seu final. Voc pode executar uma macro diretamente a partir de outra macro, de um procedimento de evento, ou em resposta a um evento que ocorre em um formulrio, relatrio ou controle. Por exemplo, voc pode anexar uma macro a um boto de comando em um formulrio, de modo que ela seja executada quando um usurio clicar sobre o boto. Voc pode tambm criar um comando de menu personalizado ou boto de barra de ferramentas que execute uma macro, atribua uma macro a uma combinao de teclas ou execute uma macro automaticamente quando um banco de dados for aberto.

Executar uma macro diretamente

Para executar uma macro diretamente, proceda uma das instrues a seguir: Para executar uma macro a partir da janela Macro, clique em Executar na barra de ferramentas. Para executar uma macro a partir do janela Banco de Dados, clique na guia Macros e, a seguir, clique duas vezes no nome de uma macro. Para executar uma macro a partir do modo Estrutura do formulrio ou do modo Estrutura do relatrio, aponte para Macro, no menu Ferramentas, e clique em Executar Macro. Para executar uma macro em qualquer parte do Microsoft Access, clique, no menu Ferramentas, Executar macro. Depois clique em uma macro na caixa Nome da Macro. Observao Normalmente voc executa uma macro diretamente apenas para test-la. Depois, voc pode anexar a macro a um formulrio, relatrio ou controle de modo que ela seja executada em resposta a um evento ou voc pode criar um comando de menu personalizado que execute uma macro.

Executar uma macro em um grupo de macros

Para executar uma macro que est em um grupo de macros, proceda a uma das instrues a seguir: Especifique a macro como uma definio de propriedade de evento em um formulrio ou relatrio ou como o argumento do Nome da Macro da ao ExecutarMacro. Consulte a macro utilizando a sintaxe: nomedogrupodemacros.nomedamacro Por exemplo, essa definio da propriedade de evento executa uma macro chamada Categorias em um grupo de macros chamado Botes do Menu de Controle dos Formulrios: Botes do Menu de Controle dos Formulrios.Categorias No menu Ferramentas, aponte para macro, clique em Executar macro e ento selecione a macro a partir da lista Nome da Macro. Quando os nomes das macros aparecerem listados, o Microsoft Access incluir uma entrada para cada macro em cada grupo de macros. Executar uma macro, que est em um grupo de macro a partir de um procedimento do Visual Basic para aplicativos, utilizando o mtodo RunMacro do objeto DoCmd, com a sintaxe mostrada anteriormente para se referir macro.

Localizar problemas em uma macro atravs da execuo passo nico

Atravs da execuo passo nico de uma macro, voc pode observar o seu fluxo e os resultados de cada ao e isolar qualquer ao que cause um erro ou produza resultados indesejados. 1 Abra a macro.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

2 Clique em Passo nico na barra de ferramentas. 3 Clique em Executar na barra de ferramentas. 4 Clique em Passo para executar a ao exibida na caixa de dilogo Macro de Passo nico. 5 Clique em Parar para interromper uma macro e fechar a caixa de dilogo. 6 Clique em Continuar para desativar a execuo passo nico e executar o restante da macro.

Power Informtica

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Dica Para parar uma macro durante sua execuo e depois execut-la em passo nico, pressione a combinao de teclas CTRL+BREAK.

Executar uma macro a partir de outra macro ou de um procedimento do Visual Basic

Para executar uma macro a partir de outra ou de um procedimento do Visual Basic, adicione a ao ExecutarMacro a sua macro ou procedimento. Para adicionar a ao ExecutarMacro a uma macro, clique em ExecutarMacro na lista de aes em uma linha de ao em branco e defina o argumento Nome da Macro para o nome da macro que voc deseja executar. Para adicionar a ao ExecutarMacro a um procedimento do Visual Basic, adicione o mtodo RunMacro do objeto DoCmd ao seu procedimento e especifique o nome da macro que voc deseja executar; por exemplo, o mtodo RunMacro a seguir executa a macro Minha Macro: DoCmd.RunMacro "Minha Macro"

Abrir uma macro

1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Macros. 2 Clique sobre o nome da macro que voc deseja abrir. 3 Clique em Estrutura. 4 Faa as alteraes que desejar.

Como desativo temporariamente uma ao em uma macro?

A desativao temporria de uma ao pode ser til quando voc estiver tentando encontrar problemas em uma macro. Essa desativao similar a transformar temporariamente uma linha de cdigo do Visual Basic para aplicativos em um comentrio, digitando aspas simples (') no incio da linha. Para fazer com que o Microsoft Access ignore temporariamente uma ao, digite False como uma condio. O argumento Condio Onde para uma ao AbrirFormulrio ou AbrirRelatrio pode produzir resultados inesperados por qualquer uma das razes a seguir: A expresso Condio Onde usa sintaxe invlida para se referir ao valor de um controle ou propriedade. O argumento Condio Onde usa sintaxe invlida para combinar o valor de um campo, controle ou propriedade com uma seqncia de caracteres literal. A ao AbrirFormulrio ou AbrirRelatrio est sendo executada utilizando os mtodos correspondentes no Visual Basic para aplicativos em um procedimento, mas o argumento Condio Onde est especificado na posio errada da lista de argumentos. Se a Condio Onde no estiver precedida pelos argumentos Exibir e Nome do Filtro, voc ainda precisar digitar uma vrgula como um marcador para esses argumentos.

O argumento Condio Onde na ao AbrirFormulrio ou AbrirRelatrio em minha macro est produzindo resultados inesperados.

A ao ExecutarCdigo em minha macro no executar um mdulo do Visual Basic.

Voc utiliza a ao ExecutarCdigo para executar um procedimento Funo e no um mdulo. No Microsoft Access, voc executa procedimentos ao invs de mdulos. Substitua o nome do mdulo pelo nome da funo do mdulo que voc deseja executar. Para executar um procedimento Sub, chame-o na funo. Para abrir um mdulo, utilize a ao AbrirMdulo.

Quando executo minha macro, o Microsoft Access exibe mensagens que no desejo ver.

Voc pode ocultar avisos e outras mensagens enquanto uma macro estiver sendo executada, executando a ao DefinirAvisos na macro. Voc tambm pode utilizar a ao DefinirAvisos, para exibir as mensagens novamente. Estou utili-

zando a ao EnviarSeqnciasDeCaracteres em uma macro para enviar pressionamentos de tecla a uma caixa de dilogo, mas eles no esto sendo enviados.
Como a caixa de dilogo suspende a macro, voc deve colocar a ao EnviarSeqnciasDeCaracteres antes da ao que faz com que a caixa de dilogo abra e defina o argumento Esperar para No, para evitar pausas no processamento.

Criar automaticamente um atalho de banco de dados na pasta Favoritos

A pasta Favoritos armazena atalhos para bancos de dados e outros arquivos que voc usa com freqncia, inclusive os de localizao remota, para que no seja necessrio procurar pelos arquivos cada vez que forem utilizados. O arquivo ou pasta original no movido. 1 No menu Arquivo, clique em Abrir Banco de Dados. 2 Proceda de uma das maneiras a seguir: Para criar um atalho para uma subpasta ou banco de dados listado na rea abaixo da caixa Examinar, selecione o arquivo ou pasta, clique em Adicionar A Favoritos na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Adicionar Item Selecionado A Favoritos. Para criar um atalho para a pasta principal listada na caixa Examinar, clique em Adicionar A Favoritos na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Adicionar 'Nomedapasta' A Favoritos. Observao Para abrir rapidamente a pasta Favoritos aps iniciar o Microsoft Access, na caixa de dilogo Abrir, clique em Examinar Em Favoritos.

Por que Meus Documentos a pasta padro quando abro ou crio um banco de dados?

provvel que, anteriormente, voc mantivesse seus arquivos na mesma pasta ou diretrio que o aplicativo que os tinha criado. Contudo, provvel que quando chegasse a hora de fazer backup de todos esses arquivos, voc achasse complicado e demorado por eles estarem em locais diferentes de seu computador. No Microsoft Access, toda vez que voc inicia

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 102 o aplicativo, a pasta Meus Documentos utilizada por padro. Voc pode armazenar todos os seus arquivos nela, assim preciso fazer backup somente de uma pasta. Voc pode renomear ou mover a pasta Meus Documentos que o Microsoft Windows continuar a encontr-la. Isso significa que, quando voc reiniciar o Microsoft Access, ele utilizar por padro a pasta Meus Documentos renomeada, independentemente de seu nome ou localizao no computador. Se voc excluir a pasta Meus Documentos, o Microsoft Access a recriar automaticamente quando voc reiniciar o aplicativo. Se preferir, voc pode fazer com que o Microsoft Access utilize por padro uma outra pasta totalmente diferente. Estou

recebendo a mensagem "No foi possvel acoplar o nome nome".

Voc pode encontrar essa mensagem caso no tenha declarado explicitamente, na caixa de dilogo Parmetros da Consulta, os parmetros utilizados para uma consulta de tabela de referncia cruzada ou uma consulta na qual se baseie um grfico ou consulta de tabela de referncia cruzada. Para solucionar o problema, proceda de uma das maneiras a seguir: 1 Na consulta que contm o parmetro, especifique o parmetro e seu tipo de dados na caixa de dilogo Parmetros da Consulta. 2 Na mesma consulta, defina a propriedade TtulosDeColunas.

Quando utilizar a pasta Favoritos e a pasta Meus Documentos

Utilize a pasta Favoritos para armazenar atalhos para bancos de dados que voc utilize com freqncia, inclusive os de localizao remota. O arquivo ou pasta original no movida. Voc pode utilizar um atalho para ter rpido acesso ao arquivo sem ter que lembrar-se onde o arquivo est localizado. Utilize a pasta Meus Documentos para armazenar todos os seus bancos de dados originais e outros arquivos, o que lhe permite fazer backup de apenas uma pasta. Ela a pasta padro para novos bancos de dados do Microsoft Access a menos que voc altere o padro.

No consigo exibir novamente meus registros aps utilizar o comando Entrada de Dados.
No menu Registros, clique em Remover Filtro/Classificao.

Estou obtendo a mensagem "A consulta contm associaes externas ambguas".

Isso pode ocorrer quando voc tenta executar uma consulta com certas combinaes de associaes. Para obter um exemplo do que causa o conflito e informaes sobre sua resoluo, procure na Microsoft Knowledge Base pelo artigo Q124937, "Explicao para a mensagem de erro 'Associaes externas ambguas'. Para acessar o Knowledge Base (base de dados para o Microsoft Access) na World Wide Web,

Criar uma consulta parmetro que receba critrios de uma caixa de dilogo personalizada

Voc pode utilizar uma caixa de dilogo personalizada para inserir critrios para a consulta na qual se baseia um formulrio ou relatrio. Por exemplo, uma caixa de dilogo personalizada pode determinar quais registros um relatrio impresso inclui. 1 Crie ou abra a consulta que ir coletar da caixa de dilogo seus valores de critrio. 2 Certifique-se de que a consulta inclua as tabelas que voc deseja utilizar. 3 Adicione grade de estrutura da consulta os campos associados a cada um dos controles da caixa de dilogo em que voc ir inserir valores de critrios. Para cada um desses campos, insira na clula Critrios uma expresso que diga ao Microsoft Access para referir-se ao controle da caixa de dilogo para obter os valores dos critrios. Se voc precisar de ajuda para criar a expresso, utilize o Construtor de Expresses. 4 Adicione grade de estrutura da consulta o campo cujos valores voc deseja que sejam retornados. Por exemplo, voc poderia criar um formulrio de caixa de dilogo denominado Informaes do Cliente com um controle para o campo CdigoDoCliente. Inserindo um cdigo de cliente na caixa de dilogo, voc poderia fazer com que a consulta retornasse o nome da empresa, a cidade e o endereo corretos do cliente. Para criar essa consulta, proceda como segue: Adicione o campo CdigoDoCliente grade de estrutura da consulta. Em sua clula Critrios, insira a expresso que diz ao Microsoft Access para referir-se ao controle CdigoDoCliente da caixa de dilogo para obter os valores dos critrios que a consulta utiliza. Neste caso, voc inseriria a expresso Forms![Informaes do Cliente]![CdigoDoCliente]. Adicione grade de estrutura da consulta os campos cujos valores voc deseja que sejam retornados com base no valor de CdigoDoCliente: os campos NomeDaEmpresa, Endereo e Cidade. Para ler mais sobre utilizao de formulrios para coletar e exibir informaes, consulte o captulo3, "Utilizando Formulrios para Coletar, Filtrar e Exibir Informaes", em Criando Aplicativos com o Microsoft Access 97.

Ajustar o tamanho e as propores de uma figura em um formulrio ou relatrio Ajustar o tamanho e as propores de uma figura em segundo plano
1 Abra um formulrio em modo Estrutura ou um relatrio em modo Estrutura. 2 Clique duas vezes no seletor de formulrio ou seletor de relatrio para abrir a folha de propriedades. 3 Na caixa da propriedade Modo Tamanho da Figura, clique em uma das seguintes configuraes:

O ajuste do tamanho e das propores de uma figura depende de ela ser uma figura de segundo plano (marca dgua) ou uma figura que usa controle imagem, moldura de objeto no acoplado ou moldura de objeto acoplado.

Cortar. Exibe a figura em tamanho real. Se a figura for maior que o formulrio ou relatrio, a imagem ser cortada. Estender. Dimensiona a figura para caber no formulrio ou relatrio. Esta configurao pode distorcer a imagem. Zoom. Exibe a figura em sua totalidade antes de dimension-la proporcionalmente altura ou largura do formulrio ou relatrio. Esta configurao no distorce a imagem. Observao Se voc definir a propriedade Figura Lado a Lado como Sim, defina a propriedade Modo Tamanho da Figura como Cortar.

Criar e gerenciar um formulrio de menu de controle

Quando voc utiliza o Assistente de Banco de Dados para criar um banco de dados, o Microsoft Access cria automaticamente um menu de controle que o ajuda a navegar pelo banco de dados. Esse menu de controle possui botes que podem ser clicados para abrir formulrios e relatrios (ou abrir outros menus de controle que abrem outros formulrios e relatrios), sair do Microsoft Access ou personalizar o menu de controle. Voc pode criar um menu de controle semelhante ao

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica criado pelo Assistente de Banco de Dados utilizando o Gerenciador do Menu de Controle.

Pg.: 103

Criar um novo menu de controle que se possa abrir a partir do menu de controle de abertura
1 Abra o banco de dados. 2 Proceda de uma das seguintes maneiras para abrir a caixa de dilogo Gerenciador do Menu de Controle:
Se voc tiver criado um menu de controle utilizando o Assistente de Banco de Dados, clique em Modificar Itens do Menu de Controle no menu de controle de abertura. Se voc tiver criado um menu de controle utilizando o Gerenciador do Menu de Controle, clique em Suplementos no menu Ferramentas e, em seguida, clique em Gerenciador do Menu de Controle. 3 Clique em Novo. 4 Digite o nome do novo menu de controle e, em seguida, clique em OK. O Microsoft Access adiciona o menu de controle caixa Pginas do Menu de Controle. 5 Clique no novo menu de controle e, em seguida, clique em Editar. 6 Clique em Novo. 7 Digite o texto para o primeiro item do menu de controle na caixa Texto e, em seguida, clique em um comando da caixa Comando. Por exemplo, digite Exibir Artistas e, em seguida, clique em Abrir Formulrio no Modo Edio na caixa Comando. 8 Dependendo do comando em que voc tiver clicado, o Microsoft Access exibe outra caixa abaixo da caixa Comando. Clique em um item nesta caixa, se necessrio. Por exemplo, se voc clicou em Abrir Formulrio no Modo Edio na etapa 7, clique no nome do formulrio que voc deseja abrir na caixa Formulrio, como Artistas e, em seguida, clique em OK. 9 Repita os passos 6 a 8 at ter adicionado todos os itens ao menu de controle. Se voc deseja editar ou excluir um item, clique no item na caixa Itens Neste Menu de Controle e, em seguida, clique em Editar ou Excluir. Se voc deseja reorganizar itens, clique no item na caixa e, em seguida, clique em Acima ou Abaixo. 10 Quando tiver terminado de criar o menu de controle, clique em Fechar.

Modificar um menu de controle existente

1 Abra o banco de dados. 2 Proceda de uma das maneiras a seguir para abrir a caixa de dilogo Gerenciador do Menu de Controle:

Se voc tiver criado um menu de controle utilizando o Assistente de Banco de Dados, clique em Modificar Itens do Menu de Controle no menu de controle de abertura Se voc tiver criado um menu de controle utilizando o Gerenciador do Menu de Controle, clique em Suplementos no menu Ferramentas e, em seguida, clique em Gerenciador do Menu de Controle. 3 Clique no menu de controle que voc deseja editar e, em seguida, clique em Editar. 4 Clique no item do menu de controle que voc deseja modificar e, em seguida, proceda de uma das maneiras a seguir: Para modificar o texto do item, o comando executado pelo item ou o objeto que aberto ou executado quando voc clica no boto, clique em Editar. Para adicionar um item, clique em Novo, digite o texto para o item e, em seguida, clique em um comando na caixa Comando. Dependendo do comando em que voc tiver clicado, o Microsoft Access exibir outra caixa abaixo da caixa Comando. Clique em um item desta caixa, se necessrio. Por exemplo, se voc clicar em um dos comandos de formulrio na caixa Comando, clique no nome do formulrio que voc deseja abrir. Para excluir um item, clique em Excluir. Para mover um item, clique em Acima ou Abaixo. 5 Quando tiver terminado a modificao de itens, clique em Fechar.

Mudar o menu de controle a ser exibido automaticamente ao abrir o banco de dados

1 Abra o banco de dados. 2 Proceda de uma das maneiras a seguir para abrir a caixa de dilogo Gerenciador do Menu de Controle:

Se voc tiver criado o menu de controle utilizando o Assistente de Banco de Dados, clique em Modificar Itens do Menu de Controle no menu de controle de abertura. Se voc tiver criado o menu de controle utilizando o Gerenciador do Menu de Controle, clique em Suplementos no menu Ferramentas e, em seguida, clique em Gerenciador do Menu de Controle. 3 Se o menu de controle que voc deseja utilizar como menu de controle de abertura estiver exibido na caixa Pginas do Menu de Controle, clique nele. Caso contrrio, crie o menu de controle. 4 Clique em Criar Padro. Na prxima vez que voc abrir seu banco de dados, o Microsoft Access exibir automaticamente o menu de controle que voc tiver especificado.

Excluir um menu de controle

1 Abra o banco de dados. 2 Proceda de uma das maneiras a seguir para abrir a caixa de dilogo Gerenciador do Menu de Controle:

Se voc tiver criado o menu de controle utilizando o Assistente de Banco de Dados, clique em Modificar Itens do Menu de Controle no menu de controle de abertura. Se voc tiver criado o menu de controle utilizando o Gerenciador do Menu de Controle, clique em Suplementos no menu Ferramentas e, em seguida, clique em Gerenciador do Menu de Controle. 3 Clique no menu de controle que voc deseja excluir na caixa Pginas do Menu de Controle e, em seguida, clique em Excluir.

Salvar um formulrio como relatrio

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 104 1 Mude para a janela Banco de Dados. 2 Clique na guia Formulrios. 3 Clique com o boto direito do mouse no formulrio que voc deseja salvar. 4 No menu de atalho que for exibido, clique em Salvar Como Relatrio. 5 Na caixa Nome do Relatrio, digite um nome para o relatrio. 6 Clique em OK. 7 Clique na guia Relatrios e, em seguida, clique duas vezes no relatrio para exibi-lo em Visualizar Impresso. O relatrio possui os mesmos controles e configuraes de propriedades que o formulrio.

Especificar o campo de controle padro (caixa de listagem, caixa de combinao ou caixa de seleo) para um campo
1 Abra a tabela que contm o campo em modo Estrutura. 2 Clique na coluna Tipo de Dados para escolher um campo de Texto, Numrico ou Sim/No. 3 Clique na guia Pesquisa na parte inferior da tela. 4 Na caixa da propriedade Exibir Controle, clique em um tipo de controle na lista.

Observaes Voc pode especificar um tipo de controle padro para campos de Texto, Numricos e Sim/No. Quando voc define o tipo de controle padro para um campo, o Microsoft Access exibe o controle na folha de dados da tabela e cria automaticamente o tipo de controle sempre que voc adicionar aquele campo a um formulrio ou relatrio. Para campos de Texto e Numricos, o tipo de controle padro pode ser uma caixa de texto, caixa de combinao ou caixa de listagem (somente formulrios). Para campos Sim/No, o tipo de controle padro pode ser uma caixa de seleo, caixa de texto ou caixa de combinao. Se voc deseja exibir o campo como uma caixa de combinao na folha de dados de uma tabela, e como uma caixa de texto na folha de dados de uma consulta, voc pode definir a propriedade Pesquisa para o campo em modo Estrutura de consulta, alm da propriedade da tabela.

Criar um formulrio de menu de controle utilizando o Gerenciador do Menu de Controle

Quando voc utiliza o Assistente de Banco de Dados para criar um banco de dados, o assistente cria um menu de controle que facilita a navegao entre formulrios e relatrios no seu banco de dados. Se voc deseja criar o mesmo tipo de menu de controle para um banco de dados que voc mesmo criou, utilize o Gerenciador do Menu de Controle. 1 No menu Ferramentas, aponte para Suplementos e, em seguida, clique em Gerenciador do Menu de Controle. 2 Se o Microsoft Access perguntar se voc deseja criar um menu de controle, clique em Sim. 3 Na caixa de dilogo Gerenciador do Menu de Controle, clique em Editar. 4 Na caixa de dilogo Editar Pgina do Menu de Controle, digite um nome para o menu de controle na caixa Nome do Menu de Controle e, em seguida, clique em Novo. 5 Na caixa de dilogo Editar Item do Menu de Controle, digite o texto para o primeiro boto do menu de controle na caixa Texto e, em seguida, clique em um comando na caixa Comando. Por exemplo, digite Revisar Produtos na caixa Texto e, em seguida, clique em Abrir Formulrio no Modo Edio na caixa Comando. 6 Dependendo do comando em que voc tiver clicado, o Microsoft Access exibe outra caixa abaixo da caixa Comando. Clique em um item desta caixa, se necessrio. Por exemplo, se voc tiver clicado em Abrir Formulrio no Modo Edio na caixa Comando na etapa 5, clique no nome do formulrio que voc deseja abrir na caixa Formulrio, como Revisar Produtos e, em seguida, clique em OK. 7 Repita as etapas 4 a 6 at ter adicionado todos os itens ao menu de controle. Se voc deseja editar ou excluir um item, clique no item na caixa Itens Neste Menu de Controle e, em seguida, clique em Editar ou Excluir. Se voc deseja reorganizar itens, clique no item na caixa e, em seguida, clique em Acima ou Abaixo. 8 Clique em Fechar. Observaes Voc pode utilizar o Gerenciador do Menu de Controle para criar um menu de controle com extenso para outros menus de controle. Utilize o procedimento anterior para criar um ou mais menus de controle. Para fazer com que um menu de controle seja o menu de controle a ser aberto automaticamente quando voc abre o banco de dados, clique no nome do menu de controle na caixa de dilogo Gerenciador do Menu de Controle e, em seguida, clique em Criar Padro. Para fazer uma extenso de menu de controle para outro menu de controle, escolha o comando Ir Para o Menu de Controle na caixa Comando na etapa 5 no procedimento anterior e, em seguida, especifique o menu de controle para o qual voc deseja ir. Quando voc cria um menu de controle com o Gerenciador do Menu de Controle, o Microsoft Access cria uma tabela Itens de Menu de Controle que descreve o que os botes do formulrio exibem e fazem. Se voc posteriormente fizer modificaes no formulrio de Menu de Controle no modo Estrutura de formulrio, possvel que o aplicativo deixe de funcionar. Se voc pretende personalizar bastante seu formulrio de menu de controle, convm criar o formulrio desde o incio e depois especific-lo como formulrio de inicializao.

Otimizar o desempenho geral das tabelas

H vrias coisas que voc pode fazer para otimizar suas tabelas. Alm de seguir as dicas apresentadas, voc pode utilizar o Analisador de Desempenho para analisar tabelas especficas no seu banco de dados. Estruture tabelas sem dados redundantes. Um banco de dados bem estruturado um pr-requisito para rpida recuperao e atualizao de dados. Se as tabelas existentes contm dados redundantes, voc pode utilizar o Assistente de Anlise de Tabela para dividir suas tabelas em tabelas relacionadas para armazenar seus dados de maneira mais eficaz. Escolha tipos de dados apropriados para campos. Voc pode poupar espao no seu banco de dados e melhorar operaes de associao escolhendo tipos de dados apropriados para os campos. Ao definir um campo, escolha o menor tipo de dados ou tamanho de campo que seja apropriado para os dados no campo. Crie ndices para campos que voc classifica, associa ou para os quais voc define critrios. Voc pode melhorar signifi-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 105 cativamente a velocidade de consultas indexando campos nos dois lados de associaes ou criando um relacionamento entre esses campos e indexando qualquer campo utilizado para definir critrios para a consulta. A localizao de registros atravs da caixa de dilogo Localizar tambm muito mais rpida quando se pesquisa um campo indexado. Entretanto, a utilizao de ndices nem sempre conveniente. ndices aumentam o tamanho do arquivo .mdb, reduzem concorrncia (a capacidade de mais de um usurio modificar uma pgina ao mesmo tempo) em aplicativos para mltiplos usurios e pioram o desempenho quando voc atualiza dados em campos que esto indexados ou quando voc adiciona ou exclui registros. Convm experimentar antes para determinar quais campos devem ser indexados. A adio de um ndice pode aumentar a velocidade de uma consulta em um segundo, mas pode tornar mais lenta em dois segundos a adio de uma linha de dados e causar problemas de proteo. Ou ento, pode proporcionar ganhos irrisrios dependendo dos outros campos indexados. Por exemplo, a adio de um ndice ao campo CdigoPostal pode reverter em um ganho de desempenho muito pequeno se os campos NomeDaEmpresa e Sobrenome na tabela j estiverem indexados. Independentemente do tipo de consulta que voc criar, indexe apenas os campos que contiverem principalmente valores exclusivos. Em um ndice de mltiplos campos, utilize no ndice apenas o nmero de campos necessrio no ndice.

Replicao e campos de AutoNumerao

Se voc pretende replicar o seu banco de dados, necessrio levar em considerao o tamanho de campo apropriado para o campo AutoNumerao utilizado como chave primria da tabela. Se voc utilizar um campo AutoNumerao como chave primria de uma tabela no banco de dados replicado, defina sua propriedade Tamanho do Campo para Inteiro Longo ou Cdigo de Replicao. Se menos de 100 registros so normalmente adicionados entre rplicas sincronizadas, utilize uma configurao Inteiro Longo para a propriedade TamanhoDoCampo para ocupar menos espao em disco. Se mais de 100 registros so normalmente adicionados entre rplicas sincronizadas, utilize Cdigo de Replicao para configurar a propriedade Tamanho do Campo a fim de evitar que seja atribudo o mesmo valor de chave primria aos registros em cada rplica. Observe, entretanto, que um campo AutoNumerao com um tamanho de campo Cdigo de Replicao produz um valor de 128 bits que exige mais espao em disco. Cuidado bastante recomendvel que voc utilize o Administrador do Grupo de Trabalho para alterar o seu arquivo de informao do grupo de trabalho em vez de modificar diretamente as definies do Registro. O Administrador do Grupo de Trabalho fornece caixas de dilogo de fcil utilizao para ajud-lo na associao de grupos de trabalho existentes ou na criao de um novo arquivo de informao do grupo de trabalho. 1 Inicie o Editor de registro. 2 Abra a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines. 3 Clique duas vezes no valor SystemDB no painel direito da janela do Editor de Registro. 4 Na caixa Dados do Valor, digite o nome e o novo caminho do arquivo de informao do grupo de trabalho por exemplo, C:\Workgroup\System.mdw. Se o arquivo de informao do grupo de trabalho estiver localizado em uma rede, voc talvez possa omitir a letra da unidade de disco, utilizando um caminho UNC. 5 Saia do Editor de Registro. 6 Saia e reinicie o Microsoft Access para utilizar as novas definies. Observao Voc pode tambm utilizar o mtodo do Objetos de Acesso a Dados (DAO), DBEngine.SetOption, para modificar dinamicamente os valores de Registro do Microsoft Jet em tempo de execuo para uma nica sesso, sem modificar de forma permanente os valores no Registro do Windows.

Especificar um arquivo de informao do grupo de trabalho utilizando as definies do Registro

Trabalhar com a AutoCorreo Personalizar as configuraes do Registro do Windows utilizadas pelo Microsoft Access

O Microsoft Access armazena as informaes sobre sua inicializao no Registro do Windows. O Registro do Windows um banco de dados centralizado utilizado pelo Windows para definir e configurar o software e o hardware que esto sendo executados no seu ambiente Windows. O Registro semelhante aos arquivos .ini utilizados no Windows 3.x. Cada chave no Registro similar a um ttulo entre colchetes do arquivo .ini e os valores de cada chave do Registro so similares s entradas do ttulo de um arquivo .ini. Cuidado Vrias definies do Registro do Microsoft Access so adicionadas automaticamente quando o Microsoft Access instalado. A alterao das definies instaladas pode produzir resultados inesperados, o que pode tornar necessria uma nova instalao do Microsoft Access. altamente recomendvel que voc no altere as definies no Registro do Windows. Entretanto, se precisar alterar as definies ou opes do Registro, use o Editor de Registro do Windows e altere somente aquelas definies ou opes que estiverem explicitamente documentadas nos tpicos abaixo. As definies revisadas entraro em vigor na prxima vez em que voc iniciar o Microsoft Access. recomendvel que voc faa um backup do Registro ou, pelo menos, da parte que ser editada. Para obter informaes, procure "efetuando o backup do Registro" no ndice da Ajuda on-line do Editor de Registro (disponvel na barra de menu do Editor de Registro).

Utilizar o Editor de Registro

Cuidado Vrias definies do Registro do Microsoft Access so adicionadas automaticamente quando voc instala o programa. A alterao das definies instaladas pode produzir resultados inesperados, o que pode tornar necessria uma nova instalao do Microsoft Access. altamente recomendvel que voc no altere as definies no Registro do Windows. Entretanto, se voc precisar alterar as definies ou opes do Registro, utilize o Editor de Registro do Windows e altere somente aquelas definies ou opes que estiverem explicitamente documentadas. As definies revisadas entraro em vigor na prxima vez em que voc iniciar o Microsoft Access. recomendvel que voc faa um backup do Registro ou, pelo menos, da parte que ser editada. Para obter informaes, procure "efetuando o backup do Registro" no ndice da Ajuda on-line do Editor de Registro (disponvel na barra de menu do Editor de Registro). 1 Para executar o Editor de Registro no Windows 95, clique no boto Iniciar do Windows, clique em Executar, digite regedit e, em seguida, clique em OK.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 106 Para executar o Editor de Registro no Windows NT Workstation, no Gerenciador de Programas ou no Gerenciador de Arquivos, clique em Executar no menu Arquivo, digite regedt32 e, em seguida, clique em OK. 2 Clique duas vezes nos cones-chave para navegar at a chave do Registro adequada. As duas chaves principais que contm definies que afetam o Microsoft Access so: \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5 Se houver um sinal de adio (+) esquerda da chave, a chave do registro conter chaves adicionais. Para editar o(s) valor(es) de uma chave de registro, clique duas vezes na chave no painel esquerdo da janela do Editor de Registro para abrila e clique duas vezes no valor que deseja editar no painel direito da janela do Editor de Registro. Em alguns casos, pode ser necessrio adicionar novas chaves ou valores. Para obter informaes sobre como adicionar novas chaves e valores, utilize a Ajuda on-line do Editor de Registro. Importante As chaves exibidas abaixo da chave \Microsoft\Office\8.0\Access aplicam-se somente ao Microsoft Access 8.0. As chaves que so mostradas abaixo da chave \Microsoft\Jet\3.5 aplicam-se ao mecanismo de banco de dados Microsoft Jet que o Microsoft Access utiliza para acesso a dados. As alteraes em qualquer uma dessas definies afetam o Microsoft Access 97 e afetaro outros programas que utilizam o mecanismo de banco de dados Microsoft Jet, como o Microsoft Excel 97, o Visual Basic 4.0 ou posterior, o Visual C++ 4.0 ou posterior e possivelmente outros programas. Para fazer alteraes nas definies do mecanismo de banco de dados Microsoft Jet que afetam somente o Microsoft Access, altere as definies na chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5.

Colocar um controle em um formulrio ou relatrio utilizando o teclado

1 Pressione ALT para colocar a nfase no menu. 2 Pressione CTRL+TAB duas vezes para colocar a nfase na Caixa de ferramentas. 3 Pressione TAB vrias vezes at selecionar o controle desejado. 4 Pressione SHIFT+ENTER para adicionar o controle ao canto superior direito da seo Detalhe do formulrio ou relatrio. 5 Certifique-se de que o controle esteja ainda selecionado e pressione ALT+V+P para exibir a folha de propriedades do controle. 6 Ajuste as definies das propriedades Esquerda e Superior para mover o controle para a posio desejada no formulrio ou relatrio.

Especificar se os vnculos OLE sero salvos no formato da verso OLE 1.0 ou 2.0

possvel especificar se o Microsoft Access salvar vnculos OLE no formato da verso OLE 2.0, que salva as referncias relativas e absolutas da origem do vnculo, ou no formato 1.0 OLE, que salva apenas as referncias absolutas. (Uma referncia absoluta da origem do vnculo obtm dados de um objeto que est armazenado como um arquivo. Uma referncia relativa da origem do vnculo obtm dados do objeto que talvez esteja incorporado em um documento.) Em um ambiente onde so utilizadas as verses 8.0 e 1.x do Microsoft Access, defina esta opo com 1, para assegurar a consistncia das operaes de vinculao OLE nos bancos de dados do Microsoft Access 1.x. 1 Inicie o Editor de Registro. 2 Navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access do registro. 3 Clique duas vezes na chave \Options. Se AllowOLE1LinkFormat j estiver instalado na coluna Nome do painel direito do Editor de Registro, passe para o passo 6. 4 No menu Editar, aponte para Novo e clique em Valor DWORD. 5 Digite AllowOLE1LinkFormat e pressione ENTER. 6 Clique duas vezes em AllowOLE1LinkFormat e, em seguida, na caixa Dados do Valor, insira 1 para salvar o formato 1.0 do vnculo OLE ou 0 para salvar o formato 2.0 do vnculo OLE. 7 Saia do Editor de Registro. 8 Saia e reinicie o Microsoft Access para utilizar as novas definies.

Personalizar o ambiente de seu aplicativo com perfis do usurio

O Microsoft Access fornece opes de inicializao e propriedades de banco de dados para atender maioria de suas necessidades de personalizao. Entretanto, se voc um desenvolvedor de aplicativos, talvez prefira os benefcios de um perfil do usurio para personalizar o ambiente de seu aplicativo. Um perfil de usurio um conjunto especial de chaves do Registro do Windows que voc pode criar para substituir as definies padro do Microsoft Access e do mecanismo de banco de dados Microsoft Jet, e para especificar outras opes em tempo de execuo. Sendo assim, voc utilizar a opo de linha de comando /profile para especificar este perfil do usurio ao iniciar seu aplicativo. Por exemplo, utilize um perfil de usurio para: Impedir que as definies padro do Microsoft Access que os usurios poderiam modificar em suas opes de inicializao e propriedades de banco de dados entrem em conflito com as necessidades de seu aplicativo. Assegurar que, quando voc distribuir seus aplicativos, outros programas que esto utilizando o Microsoft Jet no anulem as definies personalizadas necessrias para seu aplicativo. Testar seu aplicativo sob diferentes configuraes. recomendvel que voc utilize o Assistente de Instalao fornecido no Microsoft Office 97 Developer para criar perfis de usurio para modificar o ambiente de seu aplicativo. Para obter maiores informaes, consulte a Ajuda on-line, em Microsoft Office 97 Developer. Voc pode tambm criar diretamente esse perfil de usurio no Registro do Windows.

Criar um perfil do usurio

Para criar um perfil do usurio

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 107 1 Inicie o Editor de Registro. 2 Navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE. 3 Adicione trs chaves aninhadas, utilizando o seguinte formato para assegurar a exclusividade: \Your Company\Your

Application\Your Application Version Number. 4 Na chave \Your Application Version Number, recrie qualquer uma das chaves localizadas na chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access que contm valores que voc deseja modificar (exceto a chave \Profiles que voc criar no passo 7) e copie os valores adequados embaixo de cada chave. 5 Modifique os valores que voc deseja alterar. 6 Navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access. 7 Adicione uma nova chave e denomine-a \Profiles. 8 Adicione um valor de seqncia chave \Profiles e atribua a ela o nome que voc deseja utilizar na linha de comando. 9 Para os dados do valor, insira uma seqncia que aponte para o local das chaves criadas no passo 3: \SOFTWARE\Your Company\Your Application\Your Application Version Number. 10 Crie uma linha de comando para seu aplicativo que especifique o nome que voc inseriu no passo 8, entre aspas ("). Por exemplo: MSAccess.exe /profile "Seu Perfil" Seu Aplicativo.mdb Para anular qualquer uma das definies padro do mecanismo de banco de dados Jet 3.5 1 Navegue at a chave do perfil \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Your Company\Your Application\Your Application Version Number. 2 Crie uma chave denominada \Jet\3.5\Engines. 3 Para cada definio de driver interno que quiser substituir: Adicione uma chave nomeada apropriadamente abaixo da chave criada no item 2., por exemplo, para substituir as definies do Jet Paradox, adicione uma chave chamada Paradox. Adicione valores do nome e tipo apropriado para aquela chave e, a seguir, especifique as definies. Voc pode modelar suas chaves e seus valores como as chaves e valores em \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines. Observaes Voc pode utilizar o argumento acSysCmdProfile da funo SysCmd para determinar se seu aplicativo carregou corretamente seu perfil de usurio (Por exemplo, seus usurios poderiam abrir inadvertidamente seu aplicativo atravs do Windows Explorer e cancelar a opo de linha de comando, /profile). Voc pode tambm utilizar o mtodo do Objetos de acesso a dados (DAO), DBEngine.SetOption para modificar dinamicamente valores de registro do Jet em tempo de execuo para uma nica sesso, sem alterar definitivamente os valores no Registro do Windows. possvel definir a mesma chave de Registro de trs modos diferentes, mas somente um valor pode ser utilizado. Num caso como este, uma definio do perfil de usurio tem prioridade sobre uma definio do Microsoft Access que, por sua vez, tem precedncia sobre uma definio do Microsoft Jet. A tabela a seguir ilustra essa ordem de precedncia, utilizando a definio ConnectionTimeout de ODBC como exemplo. Ordem Local Definio do Registro em \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE \Your Company\Your Application\Your Application Version Number\ODBC\ConnectionTimeout=100 2 Microsoft Access \Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines \ODBC\ConnectionTimeout=300 3 Microsoft Jet \Microsoft\Jet\3.5\Engines \ODBC\ConnectionTimeout=600 Se voc iniciar seu aplicativo utilizando uma linha de comando que especifica o perfil de usurio, o Microsoft Access utilizar o valor 100 de ConnectionTimeout. Se iniciar seu aplicativo sem utilizar o perfil de usurio, o Microsoft Access utilizar o valor 300 de ConnectionTimeout. 1 perfil de usurio

Definir opes em tempo de execuo do Microsoft Access

Definio do Registro do WinRecurso dows AppTitleBar AppIcon

1 Crie um perfil do usurio. 2 Abaixo da chave de seu perfil do usurio, crie uma chave denominada \Run-Time Options. 3 Abaixo da chave \Run-Time Options, crie chaves para especificar as definies a seguir para seu aplicativo.
Texto exibido na barra de ttulo da janela principal de seu aplicativo. cone exibido na barra de ttulo de seu aplicativo e quando seu aplicativo minimizado. O arquivo de Ajuda padro utilizado quando um usurio pede ajuda. A tela de entrada, arquivo de bitmap exibido quando seu aplicativo inicializado.

AppHelpFile AppStartupScreen Observaes Utilize as definies AppTitleBar e AppIcon para substituir a barra de ttulo e o cone do Microsoft Access pelo ttulo e cone especficos de seu aplicativo. As definies AppTitleBar e AppIcon correspondem s propriedade de inicializao de banco de dados Ttulo do Aplicativo e cone de Aplicativo. Utilize a definio AppHelpFile para especificar um arquivo de ajuda especfico do aplicativo. Utilize a definio AppStartupScreen para exibir uma tela de entrada que identifica e anuncia seu aplicativo de forma exclusiva durante o processo de inicializao. Uma tela de entrada diferente de um formulrio de inicializao e exibida antes de qualquer formulrio de inicializao que voc tenha especificado na caixa de dilogo Inicializar.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 108 Outra forma de criar uma tela de entrada usar um bitmap com o mesmo nome de seu aplicativo de banco de dados, atribuir uma extenso .bmp e coloc-la na mesma pasta de seu aplicativo de banco de dados. Ento, utilizando o Windows Explorer, crie um atalho para seu aplicativo que especifique o nome do bitmap na linha de comando e depois insira-o na caixa Objetivo, na guia Atalho da caixa de dilogo Propriedades do Atalho. Por exemplo, "C:\Arquivos de Programas\Microsoft Office\Office\MSAccess.exe C:\Meus Arquivos\Taxas.mdb" O Microsoft Access procura por este arquivo quando o banco de dados aberto e, se encontrar, utiliza-o como uma tela de entrada. A opo em tempo de execuo, AppStartupScreen, tem precedncia sobre uma tela de entrada definida dessa maneira.

Criar seus prprios assistentes, construtores e suplementos

Ao desenvolver seu prprio suplemento (assistente, construtor ou suplemento de menu), voc deve definir vrias propriedades de banco de dados e criar uma tabela USysRegInfo no banco de dados do suplemento (*.mda) para que ele possa ser instalado utilizando o Gerenciador de Suplementos. Para obter informaes sobre quais propriedades de banco de dados definir e como importar uma cpia de exemplo da tabela USysRegInfo, consulte o Captulo 17, "Criando Assistentes, Construtores e Suplementos de Menu" em Criando Aplicativos com o Microsoft Access 97.

Personalizar as configuraes do driver para acessar as planilhas do Lotus

1 Inicie o Editor de registro. 2 Navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Lotus e faa as alteraes

desejadas. 3 Saia do Editor de registro. 4 Saia e reinicie o Microsoft Access para utilizar as novas configuraes. Importante As alteraes nas configuraes dessa chave afetaro todos os programas instalados no computador que utilizam o mecanismo de banco de dados Microsoft Jet para acessar dados do Lotus 1-2-3. Alm do Microsoft Access 97, inclui o Microsoft Excel 97, o Visual Basic 4.0 ou posterior, o Visual C++ 4.0 ou posterior e possivelmente outros. Para fazer alteraes que se apliquem somente ao Microsoft Access 97, navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Lotus e modifique os valores ali. Se a chave \Lotus no existir, crie-a e, em seguida, adicione os valores. Observao Voc pode utilizar tambm o mtodo do Objetos de Acesso a Dados (DAO), DBEngine.SetOption, para modificar dinamicamente os valores de registros do Microsoft Jet em tempo de execuo para uma nica sesso, sem modificar de forma permanente os valores no Registro do Windows.

Personalizar as configuraes do driver para o Microsoft Excel

1 Inicie o Editor de registro. 2 Navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Excel e faa as alteraes

desejadas. 3 Saia do Editor de registro. 4 Saia e reinicie o Microsoft Access para utilizar as novas configuraes. Importante As alteraes nas configuraes dessas chaves afetaro todos os programas instalados no computador que utilizam o mecanismo de banco de dados Microsoft Jet para acessar dados do Microsoft Excel. Alm do Microsoft Access 97, inclui o Microsoft Excel 97, o Visual Basic 4.0 ou posterior, o Visual C++ 4.0 ou posterior e possivelmente outros. Para fazer alteraes que se apliquem somente ao Microsoft Access 97, navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Excel e modifique os valores ali. Se a chave \Excel no existir, crie-a e, em seguida, adicione os valores. Observao Voc tambm pode utilizar o mtodo do Objetos de Acesso a Dados (DAO), DBEngine.SetOption, para modificar dinamicamente os valores de registros do Microsoft Jet em tempo de execuo para uma nica sesso, sem modificar de forma permanente os valores no Registro do Windows.

Personalizar as configuraes do driver para arquivos Texto

1 Inicie o Editor de registro. 2 Navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Text e faa as alteraes

desejadas. 3 Saia do Editor de registro. 4 Saia e reinicie o Microsoft Access para utilizar as novas configuraes. Importante As alteraes nas configuraes dessas chaves afetaro todos os programas instalados no computador que utilizam o mecanismo de banco de dados Microsoft Jet para acessar dados do arquivos de texto. Alm do Microsoft Access 97, inclui o Microsoft Excel 97, o Visual Basic 4.0 ou posterior, o Visual C++ 4.0 ou posterior e possivelmente outros. Para fazer alteraes que se apliquem somente ao Microsoft Access 97, navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Text e modifique os valores ali. Se a chave \Text no existir, crie-a e, em seguida, adicione os valores. Observao Voc tambm pode utilizar o mtodo do Objetos de Acesso a Dados (DAO), DBEngine.SetOption, para modificar dinamicamente os valores de registros do Microsoft Jet em tempo de execuo para uma nica sesso, sem modificar de forma permanente os valores no Registro do Windows.

Personalizar as configuraes do driver para o Microsoft FoxPro ou dBASE

1 Inicie o Editor de registro. 2 Navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Xbase e faa as alteraes

desejadas. 3 Saia do Editor de registro. 4 Saia e reinicie o Microsoft Access para utilizar as novas configuraes. Importante As alteraes nas configuraes dessas chaves afetaro todos os programas instalados no computador que utilizam o mecanismo de banco de dados Microsoft Jet para acessar dados do dBASE ou FoxPro. Alm do Microsoft Ac-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 109 cess 97, inclui o Microsoft Excel 97, o Visual Basic 4.0 ou posterior, o Visual C++ 4.0 ou posterior e possivelmente outros. Para fazer alteraes que se apliquem somente ao Microsoft Access 97, navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Xbase e modifique os valores ali. Se a chave \Xbase no existir, crie-a e, em seguida, adicione os valores. Observao Voc tambm pode utilizar o mtodo do Objetos de Acesso a Dados (DAO), DBEngine.SetOption, para modificar dinamicamente os valores de registros do Microsoft Jet em tempo de execuo para uma nica sesso, sem modificar de forma permanente os valores no Registro do Windows.

Personalizar as configuraes do driver para o Paradox

1 Inicie o Editor de registro. 2 Navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Paradox e faa as alteraes

desejadas. 3 Saia do Editor de registro. 4 Saia e reinicie Microsoft Access para utilizar as novas configuraes. Importante As alteraes nas configuraes dessas chaves afetaro todos os programas instalados no computador que utilizam o mecanismo de banco de dados Microsoft Jet para acessar dados do Paradox. Alm do Microsoft Access 97, inclui o Microsoft Excel 97, o Visual Basic 4.0 ou posterior, o Visual C++ 4.0 ou posterior e possivelmente outros. Para fazer alteraes que se apliquem somente ao Microsoft Access 97, navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Paradox e modifique os valores ali. Se a chave \Paradox no existir, crie-a e, em seguida, adicione os valores. Observao Voc tambm pode utilizar o mtodo do Objetos de Acesso a Dados (DAO), DBEngine.SetOption, para modificar dinamicamente os valores de registros do Microsoft Jet em tempo de execuo para uma nica sesso, sem modificar de forma permanente os valores no Registro do Windows.

Formas de otimizar o desempenho multiusurio

As seguintes diretrizes podem ajud-lo a otimizar o desempenho dos bancos de dados utilizados em um ambiente multiusurio. Coloque somente as tabelas em um servidor de rede e mantenha os outros objetos do banco de dados nos computadores dos usurios. O desempenho do banco de dados ser mais veloz porque somente os dados sero enviados atravs da rede. Voc pode separar as tabelas dos outros objetos do banco de dados, utilizando o Assistente divisor de banco de dados. Escolha uma estratgia de bloqueio de registros adequada. Evite os conflitos de bloqueio, ajustando as definies Intervalo de Atualizao, Intervalo de Repetio de Atualizao, Nmero de Tentativas de Atualizao e Intervalo de Atualizao ODBC (se aplicveis). Otimize o desempenho da tabela. Melhore o desempenho dos bancos de dados com tabelas vinculadas. Melhore o desempenho dos bancos de dados conectados a uma tabela SQL. Converta o arquivo de informaes do grupo de trabalho.

Exibir ou alterar as propriedades gerais de um objeto de banco de dados

1 Na janela Banco de Dados, clique no objeto cujas propriedades voc deseja alterar. 2 Clique em Propriedades na barra de ferramentas.

Para obter Ajuda sobre um item, clique no ponto de interrogao e, em seguida, clique no item. Observao O contedo do campo Descrio na caixa de dilogo Propriedades corresponde ao que exibido em Descrio na janela Banco de Dados quando voc clica em Detalhes na barra de ferramentas.

Alterar a aparncia de objetos na janela Banco de Dados

1 Na janela Banco de Dados, clique em um dos botes a seguir na barra de ferramentas: cones Grandes , cones Pe-

quenos, Listar ou Detalhes. 2 Para classificar os objetos, no menu Exibir, aponte para Organizar cones e clique em um dos itens a seguir: Pelo Nome, Pelo Tipo, Pela Criao ou Pela Modificao.

Acessibilidade do Microsoft Access Atualizar uma tabela baseada em valores de uma outra tabela

1 Crie uma consulta atualizao que contenha a tabela que voc deseja atualizar e a tabela cujos valores voc deseja copiar. 2 Se as tabelas ainda no estiverem associadas, associe-as nos campos que possuem informaes relacionadas. Por exemplo, caso queira copiar dados do campo NomeDoProduto da tabela Produtos para um campo de uma outra tabela, associe as duas tabelas na chave primria, que poderia ser denominada CdigoDoProduto. 3 Na clula Atualizar Para dos campos que voc deseja atualizar, digite uma expresso com a sintaxe a seguir: [nomedatabela].[nomedocampo] onde nomedatabela e nomedocampo so os nomes da tabela e do campo que contm os dados que esto sendo copiados. Por exemplo, caso estivesse copiando dados do campo NomeDoProduto da tabela Produtos, voc digitaria [Produtos].[NomeDoProduto] na clula Atualizar Para.

Reorganizar colunas no modo Folha de Dados utilizando o teclado

1 Mova o ponto de insero para um campo da coluna que voc deseja mover. 2 Se todo o campo ainda no estiver realado, pressione F2. 3 Para selecionar toda a coluna, pressione CTRL+BARRA DE ESPAOS. 4 Para ativar o modo Mover, pressione CTRL+F8. 5 Para mover a coluna para a direita, pressione a tecla SETA DIREITA.
Para mover a coluna para a esquerda, pressione a tecla SETA ESQUERDA. 6 Para desativar o modo Mover, pressione ESC.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 110 Observao Voc pode ter mais de uma coluna selecionada ao mover colunas no modo mover.

Adicionar o boto Grfico a uma barra de ferramentas

1 Alterne para o modo apropriado e certifique-se de que a barra de ferramentas na qual voc deseja colocar o boto Grfico esteja exibida. 2 Clique com boto direito do mouse em qualquer lugar na barra de ferramentas. 3 Clique em Personalizar. 4 Clique na guia Comandos. 5 Na caixa Categorias, clique em Caixa de Ferramentas. 6 A partir da caixa Comandos, arraste o boto Grfico para a barra de ferramentas na qual voc deseja que ele aparea.

Visualizar dicas O Que Isto

Visualizar dicas O Que Isto em comandos de menu, comandos de menu de atalho, botes de barras de ferramentas e outros itens de tela 1 Clique em O Que Isto no menu Ajuda. O ponteiro se transformar no ponteiro de ponto de interrogao. 2 Clique no item sobre o qual voc deseja informaes.

Visualizar dicas do O Que Isto em opes de caixa de dilogo 1 Para obter Ajuda sobre uma opo, clique no ponto de interrogao. O ponteiro se transformar no ponteiro de ponto de interrogao. 2 Clique na opo sobre a qual voc deseja informaes. Dica Voc pode adicionar o boto O Que Isto a uma barra de ferramentas. O boto O Que Isto est na categoria Janela e Ajuda na caixa de dilogo Personalizar (guia Comandos).

Compartilhar um banco de dados em uma rede

Se seu computador estiver conectado em uma rede, voc e outros usurios podero trabalhar com um banco de dados ao mesmo tempo. H vrias maneiras de se compartilhar dados em um ambiente multiusurio. Compartilhar todo o banco de dados possvel colocar todo o banco de dados em um servidor de rede ou em uma pasta compartilhada. Esse o mtodo mais fcil de se implementar. Todos as pessoas compartilham os dados e utilizam os mesmos formulrios, relatrios, consultas, macros e mdulos. Utilize essa estratgia se voc desejar utilizar o banco de dados da mesma maneira ou no poder suportar usurios criando seus prprios objetos. Compartilhar somente as tabelas do banco de dados possvel colocar somente as tabelas em um servidor de rede e manter os outros objetos de banco de dados em computadores de usurios. Nesse caso, o desempenho do banco de dados mais rpido porque somente dados so enviados pela rede. Alm disso, os usurios podem personalizar seus formulrios, relatrios e outros objetos conforme suas necessidades e preferncias individuais sem afetar outros usurios. possvel separar as tabelas a partir dos outros objetos do banco de dados utilizando o Assistente Divisor de Banco de Dados. Compartilhar o banco de dados na Internet possvel facilmente transformar seus objetos do Access em pginas da World Wide Web (WWW). Isso pode ser to simples quanto exportar um objeto, como um formulrio ou tabela, para HTML, ou elaborar e publicar seus dados e aplicativos na Web utilizando o Assistente de Criao para a Web. Replicar o banco de dados Se voc utilizar dois computadores, como um microcomputador e um laptop, poder utilizar o Meu Porta-arquivos do Microsoft Windows para fazer rplicas do seu banco de dados do Microsoft Access e manter aquelas rplicas sincronizadas. Alm disso, vrios usurios em locais diferentes podem trabalhar em suas prprias cpias ao mesmo tempo e, ento, sincroniz-las pela rede tanto por meio de uma conexo dial-up quanto pela Internet. Criar um aplicativo cliente/servidor Se voc trabalha em um ambiente cliente/servidor, pode tirar vantagem dos recursos e da segurana adicionais que so fornecidos criando um aplicativo cliente/servidor. Para maiores informaes, consulte o captulo 19, "Desenvolvendo Aplicativos Cliente/Servidor" em Criando Aplicativos com o Microsoft Access 97.

Compartilhar um banco de dados em um servidor de rede

1 Defina uma pasta compartilhada em um servidor de rede. Convm pedir ajuda ao seu administrador de rede. 2 Copie o banco de dados para o servidor de rede. 3 Certifique-se de que o banco de dados esteja configurado para ser aberto no modo compartilhado, que a configurao

padro. Observao Cada computador na rede deve ter sua prpria cpia do arquivo executvel do Microsoft Access, conforme permitido no contrato de licena de uso do Microsoft Access.

Compartilhar um banco de dados quando no existir um servidor de rede

1 Copie o banco de dados para uma pasta compartilhada. (Para informaes sobre pastas compartilhadas, utilize o ndice
da Ajuda do Microsoft Windows). 2 Certifique-se de que o banco de dados esteja configurado para ser aberto no modo compartilhado, que a configurao padro.

Dividir um banco de dados existente entre seus dados e seus objetos

Esse procedimento divide um banco de dados em dois arquivos: um contendo as tabelas e outro contendo as consultas, formulrios, relatrios, macros e mdulos. Dessa forma, os usurios que precisem acessar os dados podem personalizar seus prprios formulrios, relatrios e outros objetos enquanto mantm uma nica fonte de dados na rede. 1 No menu Ferramentas, aponte para Suplementos e clique em Divisor de Banco de Dados.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

2 Siga as instrues nas caixas de dilogo Assistente Divisor de Banco de Dados.

Power Informtica

Pg.: 111

Sobre editar dados em ambiente multiusurio

Em um ambiente multiusurio, possvel que mais de uma pessoa esteja trabalhando com os mesmos registros ao mesmo tempo. Uma vez que outras pessoas podem alterar ou mesmo excluir os mesmos dados que voc est tentando editar, ocasionalmente voc pode entrar em desacordo com outras pessoas enquanto elas trabalham. O Microsoft Access o ajuda a controlar o status dos registros medida que os edita e certifica-se de que voc est utilizando os dados mais recentes. Quando duas ou mais pessoas tentam editar o mesmo registro, o Microsoft Access exibe mensagens que o ajudam a resolver conflitos. Por exemplo, se voc tentar salvar um registro protegido por outro usurio, o Microsoft Access exibe o nome da pessoa que o protegeu. Para ajud-lo a controlar o status dos registros, o Microsoft Access exibe os smbolos a seguir no seletor de registro atual. Smbolo Significado Este registro o registro atual e no foi editado. Voc editou este registro, mas ainda no salvou as alteraes. Enquanto esse smbolo for exib do, outros usurios no podero visualizar as alteraes feitas no registro e no podero edit lo, caso voc o tenha protegido. Para que o registro possa ser utilizado por outros usurios, sa ve ou desfaa as alteraes. Este registro est protegido por um outro usurio. No possvel edit-lo. Se tentar digitar em um registro protegido, o Microsoft Access emitir um aviso sonoro.

Sobre escolher uma estratgia de proteo de registro em ambiente multiusurio

Quando voc edita um registro, o Microsoft Access pode impedir automaticamente que outros usurios alterem o registro antes que voc tenha terminado de edit-lo. O acesso exclusivo de um usurio a um registro denominado proteo. H trs estratgias de proteo para se escolher: Sem Proteo O Microsoft Access no protege o registro que voc est editando. Quando voc tenta salvar alteraes em um registro que outra pessoa tambm tenha alterado, o Microsoft Access exibir uma mensagem dando as opes de sobrescrever as alteraes de outros usurios nesse registro, copiar sua verso do registro para a rea de Transferncia ou descartar suas alteraes. Essa estratgia assegura que os registros sempre podem ser editados, mas podem acontecer conflitos de edio entre usurios. Registros Editados O Microsoft Access protege o registro que voc est editando de forma que nenhum usurio possa alter-lo. Ele poderia proteger tambm outros registros que esto armazenados em seu disco. Se um outro usurio tentar editar um registro que voc tenha protegido, o Microsoft Access exibir o indicador de registro protegido na folha de dados do outro usurio. Essa estratgia assegura que voc sempre possa terminar de fazer as alteraes que iniciou. uma boa opo se no ocorrerem conflitos de edio com freqncia. Todos os Registros O Microsoft Access protege todos os registros no formulrio ou na folha de dados (e tabelas base) que voc est editando durante o tempo em que o objeto est aberto, de forma que ningum mais possa editar ou proteger os registros. Essa estratgia muito restritiva, portanto utilize-a apenas quando souber ser o nico usurio que necessita editar registros em um determinado momento. Observao Quando voc edita dados em uma tabela de banco de dados SQL vinculada utilizando ODBC, o Microsoft Access no protege registros. Ao invs disso, so as regras do banco de dados SQL que esto sendo utilizadas que controlam a proteo. Nesse caso, no considerando a configurao de proteo de registro que voc tenha escolhido para seu banco de dados, o Microsoft Access agir sempre como se a configurao Sem Proteo tivesse sido selecionada.

Especificar se um banco de dados abre no modo compartilhado ou exclusivo por padro

Esse procedimento afeta a forma como um banco de dados aberto apenas em seu computador. No afeta o padro para outros usurios em outros computadores. 1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Avanado. 3 Se desejar que outros possam abrir o banco de dados ao mesmo tempo em que voc o mantm aberto, clique em Compartilhado. Se desejar acesso exclusivo ao banco de dados enquanto o mantiver aberto, clique em Exclusivo. Observaes Ao abrir um banco de dados em um ambiente multiusurio, voc pode faz-lo no modo exclusivo e/ou somente para leitura, mesmo que voc especifique o modo compartilhado por padro. Se voc configurar a segurana em seu ambiente multiusurio, poder garantir que usurios no abriro um banco de dados exclusivamente negando a eles a permisso Abrir Exclusivo para o banco de dados.

Especificar o tipo padro de proteo de registros utilizado em um ambiente multiusurio

1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Avanado. 3 Na caixa Proteo de Registros Padro, clique na opo que voc deseja.

Formas de evitar conflitos de proteo de dados em um ambiente multiusurio

H quatro configuraes que o ajudam evitar conflitos de proteo de dados com outros usurios em um ambiente multiusurio: Intervalo de Atualizao define o nmero de segundos aps o qual o Microsoft Access atualiza automaticamente os registros no modo Folha de Dados ou no modo Formulrio. Os valores vlidos so de 0 a 32.766 segundos. Quando voc atualiza a folha de dados ou formulrio atual, o Microsoft Access no reordena os registros, adiciona registros novos ou remove os excludos. Para visualizar essas alteraes, deve-se executar novamente a consulta sobre os registros base na folha de dados ou no formulrio. Intervalo de Repetio de Atualizao define o nmero de milisegundos aps o qual o Microsoft Access automaticamente tenta salvar um registro alterado protegido por outro usurio. Os valores vlidos so 0 a 1.000 milisegundos.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 112 Nmero de Tentativas de Atualizao define o nmero de vezes que o Microsoft Access tenta salvar um registro alterado que est protegido por outro usurio. Os valores vlidos so 0 a 10. Intervalo de Atualizao ODBC define o intervalo aps o qual o Microsoft Access automaticamente atualiza registros que voc esteja acessando utilizando ODBC. Os valores vlidos so 1 a 32.766 segundos.

Especificar definies de repetio de atualizao e intervalo de atualizao para multiusurio/ODBC

1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Avanado. 3 Digite valores nas caixas para as opes que se deseja alterar.

Dicas para edio de objetos do banco de dados em um ambiente multiusurio

Apesar de voc poder estruturar um banco de dados enquanto outros usurios o utilizam, recomendvel estruturar a maioria dos objetos antes de permitir que outros usurios abram o banco de dados para acesso compartilhado. Quando desejar fazer grandes alteraes na estrutura, possvel assegurar que voc ser o nico usurio utilizando o banco de dados ao selecionar a opo Exclusivo na caixa de dilogo Abrir Banco de Dados quando abri-lo. Se outro usurio tiver uma tabela aberta ou estiver visualizando dados em consultas, formulrios ou relatrios com base na tabela, nenhuma alterao poder ser feita na estrutura da tabela. O Microsoft Access informa que a tabela somente para leitura. Como ningum pode visualizar dados em uma tabela que outro usurio tenha aberto no modo Estrutura, mantenha uma tabela aberta nesse modo apenas o tempo necessrio para possibilitar que outros usurios utilizem a tabela ou qualquer consulta, formulrio ou relatrio com base na tabela. Se os objetos dependerem um dos outros, atualize todos ao mesmo tempo para que outros usurios no abram verses inconsistentes dos objetos. Por exemplo, se desejar adicionar campos em um formulrio, certifique-se de adicion-los consulta base antes de atualizar o formulrio. Se voc alterar uma consulta, formulrio ou relatrio que outro usurio tenha aberto, aquele usurio deve fechar e reabrir o objeto alterado para utilizar a verso mais recente. Com os mdulos do Visual Basic para aplicativos, outros usurios no podem executar os procedimentos atualizados Function ou Sub at que fechem e reabram o banco de dados. Se voc salvar as alteraes em uma macro enquanto um outro usurio a estiver executando, poder causar erros que ocorrero na macro do usurio. Para evitar que isso ocorra, abra o banco de dados para acesso exclusivo antes de fazer alteraes em uma macro.

Solucionar problemas na visualizao de dados ou objetos em um ambiente multiusurio Por que no consigo alterar a estrutura da tabela?

Se outro usurio tiver uma tabela aberta ou estiver visualizando dados em consultas, formulrios ou relatrios com base na tabela, nenhuma alterao poder ser feita na estrutura da tabela. O Microsoft Access informa que a tabela somente para leitura. Talvez voc no tenha permisso para alterar a estrutura. Se seu banco de dados compartilhado estiver protegido, o acesso a objetos ser controlado pela equipe que o criou ou o administra. Suas permisses devem ser determinadas pelo grupo ao qual voc pertence.

Por que no consigo visualizar dados em uma tabela?

Voc no consegue visualizar dados em uma tabela que um outro usurio abriu no modo Estrutura. Espere at que a tabela esteja disponvel. Quando abrir uma tabela no modo Estrutura, mantenha-a aberta apenas o tempo necessrio para outros usurios que precisem utilizar a tabela ou qualquer consulta, formulrio ou relatrio com base nessa tabela. possvel no ter permisso para visualizar os dados. Se seu banco de dados compartilhado estiver protegido, o acesso a objetos ser controlado pela equipe que o criou ou o administra. Suas permisses devem ser determinadas pelo grupo ao qual voc pertence.

Por que no consigo abrir um objeto de banco de dados?

possvel no ter permisso para abrir o objeto. Se seu banco de dados compartilhado estiver protegido, o acesso a objetos ser controlado pela equipe que o criou ou o administra. Voc poderia ter permisso para visualizar um objeto mas no para visualizar seu modo Estrutura ou para atualiz-lo. Alm disso, suas permisses devem ser determinadas pelo grupo ao qual voc pertence.

Ocultar ou mostrar o Assistente do Office Mover o Assistente do Office e seu balo Escolher outro Assistente do Office

Para mostrar o Assistente do Office, clique em Assistente do Office. Para ocultar o Assistente, clique no boto Fechar no Assistente. Arraste o Assistente do Office para qualquer local na tela. Observao Para exibir o Assistente depois de exibir um tpico da Ajuda, clique em qualquer local na janela do Microsoft Access ou feche o tpico da Ajuda.

1 Se o Assistente do Office no estiver exibido, clique em Assistente do Office. 2 Clique em Opes.

Se o boto Opes no estiver visvel, clique no Assistente e, em seguida, clique em Opes. 3 Clique na guia Galeria e clique em Voltar ou Avanar at exibir o Assistente desejado. Observaes Os Assistentes Mother Nature e Genius (no disponveis, se voc instalou o Microsoft Access a partir de discos de 3.5") exigem que seu monitor e placa adaptadora aceitem pelo menos 256 cores. Para obter informaes sobre como alterar o nmero de cores aceitas por seu monitor, consulte a Ajuda do Windows. Se tiver acesso Internet, voc pode carregar Assistentes adicionais do Web site da Microsoft. No menu Ajuda, aponte para Microsoft na Web, e ento clique em Home Page do Microsoft Office.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Solucionar problemas do Assistente do Office

Sobre o que voc deseja ajuda?

Power Informtica

Pg.: 113

O Assistente do Office est tirando a minha concentrao.

Alguns Assistentes do Office so mais ativos que outros. Para selecionar um Assistente diferente, clique o boto direito do mouse no Assistente e clique em Escolher Assistente no menu de atalho. Na guia Galeria, clique em Voltar ou Avanar para ver os Assistentes disponveis. O Office Logo Assistant o menos ativo. Os Assistentes mais ativos, que possuem os sons mais freqentes, so The Dot e PowerPup (no disponveis se voc instalou o Microsoft Access a partir de discos de 3.5"). Para limitar os movimentos do Assistente do Office pela tela, clique no Assistente e, em seguida, em Opes. Na guia Opes, limpe a caixa de seleo Mover Quando Prejudicar Visualizao. Para desativar os sons do Assistente do Office, clique no Assistente e, em seguida, clique em Opes. Na guia Opes, limpe a caixa de seleo Emitir Sons. O Assistente do Office tem dois tamanhos. Para alterar o tamanho, posicione o ponteiro do mouse sobre qualquer borda do Assistente do Office at que o ponteiro se transforme em uma seta de duas pontas. Arraste a borda para o tamanho desejado.

No consigo desativar o Assistente do Office.

Para ocultar o Assistente, clique o boto direito do mouse no Assistente e clique em Ocultar Assistente no menu de atalho. Se o Assistente mostrar uma dica, mensagem ou tpico da Ajuda, feche-o e, em seguida, oculte o Assistente. Para configurar o Assistente do Office de modo que ele no fornea Ajuda com assistentes, clique no Assistente e, em seguida, clique em Opes. Na guia Op es, limpe a caixa de seleo Ajuda para os Assistentes. Para ocultar o Assistente do Office apenas para um assistente, inicie o assistente e clique em Assistente do Office Voc pode remover o Assistente do Office de seus programas do Office, reexecutando a Instalao do Microsoft Access.

No tenho um Assistente do Office.

Se o Assistente do Office no estiver exibido, clique em Assistente do Office. Se o Assistente no aparecer, provavelmente o Assistente no foi instalado durante a instalao.

O Assistente do Office no mostra o tpico da Ajuda que desejo.

Se o Assistente do Office no estiver exibido, clique em Assistente do Office. Para obter melhores resultados durante uma procura de um tpico da Ajuda, digite uma sentena completa ou uma pergunta, em vez de uma nica palavra ou frase, no Assistente. Por exemplo, para localizar Ajuda sobre corno imprimir mais de uma cpia de um arquivo por vez, digite Imprimir mais de uma cpia de cada vez, e no Imprimir. O Assistente do Office exibe apenas os tpicos da Ajuda do produto quando voc est na parte no programvel do produto. E o Assistente s exibe os tpicos da Ajuda de programao quando voc est na parte de programao do produto. Para procurar ambos os tpicos da Ajuda de produto e de programao enquanto voc estiver na parte de programao do produto, clique no Assistente e, em seguida, clique em Opes. Na guia Opes, selecione a caixa de seleo Pesquisar Ajuda de Produto e Programao ao Programar.

A caixa de ferramentas e algumas de minhas barras de ferramentas desaparecem quando a Ajuda exibida.

Quando voc exibir a Ajuda, quer com o Assistente do Office, quer clicando em Contedo e ndice no menu Ajuda, a caixa de ferramentas e as barras de ferramentas flutuantes ficam temporariamente ocultas. Isso ocorre porque quando voc exibe um tpico da Ajuda, o Microsoft Access no mais a janela ativa na tela mas sim a Ajuda. A caixa de ferramentas e as barras de ferramentas flutuantes reaparecero automaticamente. Para exibir imediatamente a caixa de ferramentas e as barras de ferramentas flutuantes, clique em qualquer local na janela do Microsoft Access.

Obter Ajuda sem o Assistente do Office

No menu Ajuda, clique em Contedo e ndice. Dica Para exibir a Ajuda sem o Assistente do Office quando voc pressiona F1, clique em Opes. (Se o boto Opes no estiver visvel, clique no Assistente e, em seguida, clique em Opes). Na guia Opes, limpe a caixa de seleo Responder Tecla F1.

Mostrar a Dica do Dia na inicializao do Microsoft Access

1 Se o Assistente do Office no estiver exibido, clique em Assistente do Office. 2 Clique em Opes.

Se o boto Opes no estiver visvel, clique no Assistente e, em seguida, clique em Opes. 3 Na guia Opes, selecione a caixa de seleo Mostrar Dica do Dia ao Inicializar.

Obter Ajuda, dicas e mensagens atravs do Assistente do Office

O Assistente do Office pode responder s suas perguntas, oferecer dicas e fornecer Ajuda para uma variedade de recursos especficos para o programa do Office em que voc estiver. O Assistente pode exibir o seguinte. Ajuda Sugerida relevante para a tarefa especfica que voc est executando e exibida antes mesmo de voc pedir Ajuda. Por exemplo, se voc clicar no Assistente ao fazer alteraes em uma tabela com esta opo selecionada o Assistente retornar os tpicos da Ajuda sobre como trabalhar com tabelas. Dicas destacam como utilizar os recursos ou atalhos de teclado no programa com mais eficincia. As Mensagens so exibidas no Assistente do Office quando ele ativado. Voc pode optar por ver suas mensagens no balo do Assistente do Office ou em uma caixa de dilogo diferente. O Assistente compartilhado por todos os programas do Office. Qualquer opo do Assistente que voc alterar, como os tipos de dicas exibidas pelo Assistente, afetar o Assistente em todos os programas do Office. Para exibir o Assistente depois de exibir um tpico da Ajuda, clique em qualquer local na janela do Microsoft Access ou feche o tpico da Ajuda.

Exibir dicas de programas no Assistente do Office

1 Se o Assistente do Office no estiver exibido, clique em Assistente do Office. 2 Clique em Dicas.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Se o boto Dicas no estiver visvel, clique no Assistente e, em seguida, clique em Dicas. 3 Para exibir outra dica, clique em Voltar ou Prximo.

Pg.: 114

Instruir o Assistente do Office a sugerir automaticamente tpicos da Ajuda

1 Se o Assistente do Office no estiver exibido, clique em Assistente do Office. 2 Clique em Opes.
Se o boto Opes no estiver visvel, clique no Assistente e, em seguida, clique em Opes. 3 Na guia Opes, selecione a caixa de seleo Adivinhar Tpicos da Ajuda.

Exibir mensagens sem o Assistente do Office

1 Se o Assistente do Office no estiver exibido, clique em Assistente do Office. 2 Clique em Opes.

Se o boto Opes no estiver visvel, clique no Assistente e, em seguida, clique em Opes. 3 Na guia Opes, limpe a caixa de seleo Exibir Alertas.

Alterar o tamanho do Assistente do Office

1 Posicione o ponteiro do mouse sobre a borda do Assistente do Office at que o ponteiro se transforme em uma seta de
duas pontas. 2 Arraste a borda para um tamanho grande ou pequeno. Observao Para exibir o Assistente depois de exibir um tpico da Ajuda, clique em qualquer local na janela do Microsoft Access ou feche o tpico da Ajuda. Dica Para instruir o Assistente a alterar automaticamente do tamanho grande para o pequeno, aps 5 minutos de inatividade, clique em Opes. (Se o boto Op es no estiver visvel, clique no Assistente e, em seguida, clique em Opes). Na guia Opes, selecione a caixa de seleo Mover Quando Prejudicar Visualizao.

Ativar ou desativar o som do Assistente do Office

Para ouvir sons com o Assistente do Office, voc deve ter uma placa de som instalada em seu computador. 1 No Assistente do Office, clique em Opes. Se o boto Opes no estiver visvel, clique no Assistente e, em seguida, clique em Opes. 2 Na guia Opes, selecione ou limpe a caixa de seleo Emitir Sons. Observao Para exibir o Assistente depois de exibir um tpico da Ajuda, clique em qualquer local na janela do Microsoft Access ou feche o tpico da Ajuda.

O que aconteceu com o balo de meu Assistente do Office?

Um balo pode ser exibido na frente de outro. Feche o balo da frente para exibir o balo de trs. As dicas, mensagens e lembretes desaparecem quando voc exibe a Ajuda e reaparecero automaticamente assim que voc fechar a janela da Ajuda ou clicar em qualquer local na janela do Microsoft Access. Se voc apenas alternou para outro programa, o balo exibido no primeiro programa no ser mais exibido. As mensagens so especficas para o programa em que voc est e no se aplicam quando voc alterna para outro programa. Alguns bales do Assistente do Office se fecharo automaticamente quando voc clicar na janela do Microsoft Access. Tratam-se de mensagens informativas que no exigem uma resposta do usurio. Por exemplo, quando voc verifica a ortografia, uma mensagem informativa indica quando a verificao ortogrfica ser finalizada. Voc no pode reexibir essas mensagens, a no ser que repita a ao que provocou a sua exibio, como verificar a ortografia novamente. Se uma dica for exibida pelo Assistente em determinado programa, quando voc alternar para outro programa, ser exibida uma dica para o segundo programa.

Por que no consigo exibir uma dica?

Para

Quando um lembrete do Outlook exibido no Assistente do Office, o Assistente no pode exibir uma dica. Clique em um boto de opo no lembrete para fech-lo e, em seguida, exiba uma dica.

Teclas de atalho para utilizar o Assistente do Office

Fazer com que o balo Assistente do Office fique ativo Selecionar um tpico da Ajuda a partir dos tpicos exibidos pelo Assistente do Office Veja mais tpicos da Ajuda Fechar uma mensagem do Assistente do Office Obter Ajuda do Assistente do Office Exibir a prxima dica Exibir a dica anterior Fechar dicas Pressione

ALT+F6: repita at que o balo esteja ativo ALT+nmero (1 o primeiro tpico, 2 o segundo e assim, sucessi-

vamente)
ALT+SETA PARA BAIXO ESC F1 ALT+N ALT+B ESC

Localizar arquivos

As caixas de dilogo Abrir, Importar e Vincular (menu Arquivo) e as caixas de dilogo Converter Banco de Dados, Compactar Banco de Dados, Reparar Banco de Dados, Salvar Banco de Dados Como MDE e Criptografar/Decriptografar Banco de Dados (menu Ferramentas) ajudam a procurar arquivos em sua unidade de disco rgido e em qualquer unidade da rede. Voc pode procurar um arquivo pelo nome, tipo, data da ltima modificao ou pelo texto contido no arquivo. Pode tambm procurar um arquivo por propriedades especficas, como autor, assunto, ttulo ou data de criao. Algumas propriedades de arquivo, como tamanho, data de criao e tipo de arquivo, so automaticamente adicionadas quando voc cria um arquivo. Voc pode inserir outras propriedades de arquivo, como um ttulo descritivo ou palavraschave que o identifiquem, e ento localizar rapidamente o arquivo procurando por essas informaes.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 115 Voc pode salvar as pesquisas utilizadas para localizar arquivos, assim como modific-las ou exclu-las. Voc pode utilizar e modificar todas as pesquisas gravadas de todas as caixas de dilogo. Observao A verso Professional do Microsoft Office 97 inclui a Localizao Acelerada para agilizar as buscas de arquivos nessas caixas de dilogo. A Localizao Acelerada cria ndices para acelerar as buscas de arquivos por contedo, propriedades ou ambos. Para ter acesso ao utilitrio Localizao Acelerada, clique duas vezes em Localizao Acelerada no Painel de Controle do Windows. Para obter informaes sobre a utilizao do utilitrio, consulte a Ajuda na caixa de dilogo Localizao Acelerada.

Pesquisar arquivos

1 No menu Arquivo, clique em Abrir Banco de Dados ou aponte para Obter Dados Externos e clique em Importar ou

Vincular Tabelas, dependendo do que voc deseja fazer. (Voc pode tambm procurar arquivos utilizando as caixas de dilogo Converter Banco de Dados, Compactar Banco de Dados, Reparar Banco de Dados, Salvar Banco de Dados Como MDE e Criptografar/Decriptografar Banco de Dados no menu Ferramentas). 2 Na caixa Examinar, clique na unidade de disco que voc deseja pesquisar. 3 Na lista de pastas, clique duas vezes no nome da pasta que voc deseja pesquisar. Para obter informaes sobre os critrios bsicos de pesquisa que voc pode utilizar na caixa Nome do Arquivo para localizar arquivos. 4 Em Localizar Arquivos Que Correspondam Aos Critrios, insira todos os demais critrios de procura que deseje. Para obter Ajuda a respeito de uma opo, clique no ponto de interrogao e, em seguida, na opo. 5 Para pesquisar todas as subpastas das pastas selecionadas, e exibir as que contm os arquivos localizados, clique em Comandos e Definies e, em seguida, clique em Pesquisar Subpastas. 6 Para criar uma pesquisa mais avanada utilizando propriedades de arquivos, clique em Avanado. 7 Clique em Localizar Agora. 8 Para cancelar a pesquisa, clique em Parar. Dica Para utilizar uma pesquisa gravada existente para localizar os arquivos desejados, clique em Comandos e Definies, aponte para Pesquisas Salvas e, em seguida, clique no nome da pesquisa que voc deseja utilizar.

Salvar uma pesquisa

1 No menu Arquivo, clique em Abrir Banco de Dados ou aponte para Obter Dados Externos e clique em Importar ou

Vincular Tabelas, dependendo do que voc deseja fazer. (Voc tambm pode Salvar Pesquisas nas caixas de dilogo Converter Banco de Dados, Compactar Banco de Dados, Reparar Banco de Dados, Salvar Banco de Dados Como MDE e Criptografar/Decriptografar Banco de Dados no menu Ferramentas). 2 Especifique os critrios de pesquisa. 3 Clique em Avanado para abrir a caixa de dilogo Localizao Avanada. Voc pode especificar outros critrios aqui, se desejar. 4 Clique em Salvar Pesquisa. 5 Na caixa Nome Para a Pesquisa, digite um Nome Para a Pesquisa gravada. Observao Voc pode utilizar nomes de pesquisa longos e descritivos, de at 250 caracteres, incluindo espaos.

Alterar uma pesquisa salva

1 No menu Arquivo, clique em Abrir Banco de Dados ou aponte para Obter Dados Externos e clique em Importar ou

Vincular Tabelas, dependendo do que voc deseja fazer. (Voc tambm pode alterar uma pesquisa gravada nas caixas de dilogo Converter Banco de Dados, Compactar Banco de Dados, Reparar Banco de Dados, Salvar Banco de Dados Como MDE e Criptografar/Decriptografar Banco de Dados no menu Ferramentas). 2 Clique em Avanado. 3 Clique em Abrir Pesquisa. 4 Clique no nome da pesquisa gravada que voc deseja alterar e clique em Abrir. 5 Na caixa Localizar Arquivos Que Correspondam Aos Critrios, clique nos critrios que deseja alterar e clique em Excluir. As definies dos critrios de pesquisa excludos aparecem na caixa Definir Mais Critrios. Se mudar de idia, voc poder clicar em Adicionar Lista, para restaurar os critrios de pesquisa excludos. Para limpar todos os critrios de pesquisa e iniciar com valores de pesquisa padro, clique em Nova Pesquisa. 6 Em Definir Mais Critrios, especifique novos critrios de pesquisa. 7 Clique em Adicionar Lista. 8 Clique em Salvar Pesquisa. 9 Para substituir a pesquisa gravada j existente, digite o nome da pesquisa, clique em OK e, em seguida, clique em Sim. Para atribuir um novo nome aos critrios de pesquisa modificados, digite outro nome e clique em OK.

Pesquisar arquivos utilizando propriedades de arquivos

1 No menu Arquivo, clique em Abrir Banco de Dados ou aponte para Obter Dados Externos e clique em Importar ou

Vincular Tabelas, dependendo do que voc deseja fazer. (Voc pode tambm procurar arquivos utilizando as propriedades de arquivos nas caixas de dilogo Converter Banco de Dados, Compactar Banco de Dados, Reparar Banco de Dados, Salvar Banco de Dados Como MDE e Criptografar/Decriptografar Banco de Dados no menu Ferramentas.) 2 Na caixa Examinar, clique na unidade de disco que voc deseja pesquisar. 3 Na lista de pastas, clique duas vezes no nome da pasta que deseja pesquisar. Para obter informaes sobre os critrios bsicos de busca que voc pode utilizar na caixa Nome do Arquivo para localizar arquivos. 4 Na caixa Texto ou Propriedade, insira o valor de uma das propriedades do arquivo que voc deseja pesquisar. Observao Se voc estiver procurando um arquivo do Office que no um banco de dados do Microsoft Access, poder tambm procurar uma expresso dentro do arquivo, como "torta de ma", colocando a frase entre aspas (""). 5 Para pesquisar todas as subpastas das pastas selecionadas e exibir as que contm os arquivos encontrados, clique em

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 116 Comandos e Definies e, em seguida, clique em Pesquisar Subpastas. 6 Para criar uma pesquisa mais avanada utilizando propriedades de arquivos, clique em Avanado. 7 Clique em Localizar Agora. Para cancelar a pesquisa, clique em Parar.

Condies e valores na caixa de dilogo Localizao avanada

As condies disponveis dependem da propriedade selecionada. Algumas condies exigem um valor. Quando voc seleciona uma propriedade e uma condio, se a caixa Valor estiver disponvel a condio exigir um valor. Voc pode utilizar operadores como E e Ou na caixa Valor para separar diversos valores. Por exemplo, para localizar os arquivos criados por Maria ou Joo, clique em Autor na caixa Propriedade. Clique em Inclui na caixa Condio e, em seguida, digite Maria ou Joo na caixa Valor. Valores de texto Voc pode utilizar caracteres curinga na caixa Valor com a condio Inclui Digite um ponto de interrogao (?) para localizar um nico caractere ou um asterisco (*) para localizar qualquer seqncia de caracteres. Por exemplo, s?l localiza "sol" e "sal"; s*m encontra "sim" e "system". Valores de nmero Para utilizar a condio Qualquer Nmero Entre, digite dois nmeros entre os quais voc deseja que o valor esteja, na caixa Valor, separados por e. Por exemplo, digite 1 e 5. Valores de data Para utilizar a condio Qualquer Data Entre, digite duas datas na caixa Valor, separadas por e. Por exemplo, digite 1 Maro 1996 e 30 Maro 1996.

Pesquisar critrios que voc pode utilizar para localizar arquivos

Na caixa Nome do Arquivo nas caixas de dilogo Abrir, Importar e Vincular (menu Arquivo), voc pode inserir qualquer dos seguintes critrios de pesquisa para localizar seu arquivo. (Voc tambm pode utilizar esses critrios de pesquisa nas caixas de dilogo Converter Banco de Dados, Compactar Banco de Dados, Reparar Banco de Dados, Salvar Banco de Dados Como MDE e Criptografar/Decriptografar Banco de Dados no menu Ferramentas.) Digite Exemplo

Nomes parciais de arqui- Digite regio para localizar todos os arquivos com nomes que incluem a palavra "regio". vos Extenses de nomes de Digite *.txt para localizar arquivos de texto. arquivos Caracteres curingas Para localizar apenas os nomes de arquivos que terminam com "regio", digite *regio; ou digite ga?o para localizar ocorrncias de "gato" e "galo" em nomes de arquivos. Utilize um asterisco (*) para coincidir qualquer nmero de caracteres ou utilize um ponto de interrogao (?) para coincidir somente um caractere. Caminho completo Digite C:\Finanas da Casa\IPTU em 1995. Quando voc inclui uma letra de unidade, um compartilhamento ou pasta, o programa atualiza automaticamente a posio na caixa Examinar, exibe apenas o Nome do Arquivo na caixa Nome do Arquivo e, em seguida, o abre. Vrios caminhos Digite C:\Finanas da Casa;C:\Meus Docs do Word. Separe cada caminho com um caractere de ponto-e-vrgula. Um local na Internet Para conectar-se a um servidor na Internet ou na intranet de sua empresa, digite o URL (FTP e HTTP apenas); por exemplo, ftp://ftp.microsoft.com/ ou http://www.microsoft.com/brasil. Dica Para reutilizar uma entrada recente, voc pode clicar na seta ao lado da caixa Nome do Arquivo, e ento clicar no nome desejado, na lista.

Excluir uma pesquisa salva

1 No menu Arquivo, clique em Abrir Banco de Dados ou aponte para Obter Dados Externos e clique em Importar ou

Vincular Tabelas, dependendo do que voc deseja fazer. (Voc pode tambm excluir uma pesquisa gravada, utilizando as caixas de dilogo Converter Banco de Dados, Compactar Banco de Dados, Reparar Banco de Dados, Salvar Banco de Dados Como MDE e Criptografar/Decriptografar Banco de Dados no menu Ferramentas). 2 Clique em Avanado. 3 Clique em Abrir Pesquisa. 4 Clique no nome da pesquisa e, em seguida, clique em Excluir.

Classificar a lista de arquivos nas caixas de dilogo Abrir, Importar e Vincular

1 No menu Arquivo, clique em Abrir Banco de Dados ou aponte para Obter Dados Externos e clique em Importar ou

Vincular Tabelas, dependendo do que voc deseja fazer. (Voc tambm pode seguir essas etapas nas caixas de dilogo Converter Banco de Dados, Compactar Banco de Dados, Reparar Banco de Dados, Salvar Banco de Dados Como MDE e Criptografar/Decriptografar Banco de Dados no menu Ferramentas). 2 Clique em Comandos e Definies, e depois em Classificando. 3 Selecione as opes desejadas.

Exibir os nomes de arquivos de diferentes pastas como uma nica lista

1 No menu Arquivo, clique em Abrir Banco de Dados ou aponte para Obter Dados Externos e clique em Importar ou

Vincular Tabelas, dependendo do que voc deseja fazer. (Voc tambm pode seguir essas etapas nas caixas de dilogo Converter Banco de Dados, Compactar Banco de Dados, Reparar Banco de Dados, Salvar Banco de Dados Como MDE e Criptografar/Decriptografar Banco de Dados no menu Ferramentas). 2 Clique em Comandos e Definies, e depois em Pesquisar Subpastas. Os arquivos passaro a ser mostrados sob suas respectivas pastas e subpastas. 3 Clique em Comandos e Definies novamente; Agrupar Arquivo Por Pasta j estar marcada. Clique para remover a

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 marca de verificao. A partir de ento, os arquivos sero mostrados em uma nica lista.

Power Informtica

Pg.: 117

Exibir os nomes de arquivos de pastas e subpastas ao mesmo tempo

1 No menu Arquivo, clique em Abrir Banco de Dados ou aponte para Obter Dados Externos e clique em Importar ou

Vincular Tabelas, dependendo do que voc deseja fazer. (Voc tambm pode seguir essas etapas nas caixas de dilogo Converter Banco de Dados, Compactar Banco de Dados, Reparar Banco de Dados, Salvar Banco de Dados Como MDE e Criptografar/Decriptografar Banco de Dados no menu Ferramentas.) 2 Clique em Comandos e Definies, e depois em Pesquisar Subpastas.

Sei que um arquivo est em uma unidade ou em uma pasta mas no consigo v-lo.

Os critrios de pesquisa atuais para as caixas de dilogo Abrir, Importar, Vincular, Converter Banco de Dados, Compactar Banco de Dados, Reparar Banco de Dados, Salvar Banco de Dados Como MDE ou Criptografar/Decriptografar Banco de Dados podem estar incluindo a posio correta do arquivo, mas talvez outros critrios estejam excluindo o arquivo que voc procura. Tente o seguinte: Verifique os critrios especificado na parte inferior da caixa de dilogo. Na caixa de dilogo, clique em Nova Pesquisa para limpar todos os critrios atuais, exceto a posio e o tipo de arquivo padro. Experimente especificar outros critrios, e clicar em Localizar Agora. Na caixa Arquivos do Tipo, clique em Todos os Arquivos. Para pesquisar todas as subpastas, clique em Comandos e Definies, e depois em Pesquisar Subpastas. Se voc vir a mensagem Localizar Arquivos Que Correspondam Aos Critrios (e Aos Critrios da Localizao Avanada) na parte inferior da caixa de dilogo, clique em Avan ado e, em seguida, verifique os critrios na caixa de dilogo Localizao Avanada. O arquivo pode estar oculto. Para exibir todos os arquivos, inclusive tipos de arquivos como *.dll e *.sys, clique no boto Iniciar do Windows, aponte para Programas e clique em Windows Explorer. No menu Exibir, clique em Opes. Na guia Exibir, clique em Exibir Todos Os Arquivos. Quando utilizo uma de minhas pesquisas salvas, no localizo mais arquivos que localizei anteriormente. Verifique se os critrios de pesquisa incluem uma unidade de rede. Se os critrios inclurem uma unidade de rede, certifique-se de que a unidade ainda est disponvel. Se os critrios no inclurem uma unidade de rede, possvel que os arquivos ausentes tenham sido excludos, renomeados ou movidos desde a ltima vez em que voc fez esta pesquisa.

Filtros de grficos e formatos de arquivo que podem ser utilizados pelo Microsoft Access

possvel inserir vrios formatos de arquivo grfico populares em um formulrio ou relatrio, seja diretamente seja com a utilizao de filtros de grficos separados por meio do comando Figura no menu Inserir. No necessrio ter um filtro de grficos separado instalado para inserir os seguintes formatos de arquivo grfico: grficos Metarquivo Aprimorado (.emf), Bitmap Windows (.bmp, .rle, .dib), Windows Metafile (.wmf) e Icon (.ico). Contudo, necessrio ter um filtro de grficos separado instalado para inserir todos os outros formatos de arquivo grfico listados abaixo: Formatos de arquivo grfico que requerem filtros de grficos separados AutoCAD Format 2-D (.dxf) CorelDRAW (.cdr) Graphics Interchange Format (.gif) Kodak Photo CD (.pcd) PC Paintbrush (.pcx) Tagged Image File Format (.tif) WordPerfect Graphics (.wpg) Macintosh PICT (.pct) Computer Graphics Metafile (.cgm) Encapsulated PostScript (.eps) JPEG File Interchange Format (.jpg) Micrografx Designer/Draw (.drw) Portable Network Graphics (.png) Targa (.tga) HG Graphics Language (.hgl, plt)

Esses filtros de grficos separados no so fornecidos com a verso independente do Microsoft Access 97. Para installos, necessrio que voc possua o Microsoft Office 97 Professional ou uma verso independente do Microsoft Word 97, alm da verso independente do Microsoft Access 97. Se voc no instalou o filtro de grficos separado necessrio, poder executar novamente o Programa de Instalao do Microsoft Office 97 Professional ou da verso independente do Microsoft Word 97 para adicionar o filtro de grficos separado. Para informaes sobre como instalar um programa ou componente. Para maiores informaes sobre cada filtro de grficos separado, consulte a documentao de seu Microsoft Word.

Monitorar trabalho em um banco de dados e em localizar arquivos utilizando o Microsoft Outlook

O Microsoft Outlook um programa de gerenciamento de informaes da rea de trabalho que voc pode utilizar para enviar correspondncia; agendar reunies, eventos e compromissos; armazenar uma lista de contatos; manter uma lista de tarefas para si mesmo e designar tarefas a terceiros; e monitorar as suas atividades. Se voc tiver o Outlook instalado, poder utilizar alguns recursos do Outlook de dentro dos seus outros programas do Office; isto , voc poder adicionar sua lista de tarefas no Outlook uma tarefa que precisa completar para um banco de dados em que est trabalhando, e poder monitorar as tarefas executadas em qualquer banco de dados no Outlook Journal. Se o Outlook no estiver disponvel, execute novamente o Programa de Instalao do Office para instal-lo. Com o Outlook Journal, voc pode fazer com que o Outlook rastreie automaticamente todos os arquivos criados em qualquer programa do Office. Por exemplo, se voc precisar rastrear bancos de dados pela data em que foram criados, no pela localizao, faa com que o Outlook crie entradas de registro dirio sempre que voc trabalhar em um banco de dados. Cada entrada de registro dirio no Journal representa uma atividade. As entradas de registro dirio mostram a data em que o arquivo foi criado ou quando ocorreu uma determinada atividade, como por exemplo, o fechamento de um arquivo. Se voc deseja rastrear apenas um arquivo em um programa do Office ou rastrear arquivos em outros programas que no os do Microsoft Office, poder rastrear arquivos individuais j existentes gravando manualmente no Outlook Journal cada atividade que voc executar no arquivo.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 118 Voc pode utilizar o Outlook para localizar arquivos de qualquer programa do Office, arquivos na rede e itens do Outlook. Voc pode classificar, agrupar e modificar a visualizao dos resultados da sua pesquisa. Para abrir um item ou arquivo nos resultados da pesquisa, basta clicar duas vezes sobre o mesmo. Voc pode salvar resultados da pesquisa como um arquivo que poder ser compartilhado com outros usurios e abrir uma pesquisa clicando duas vezes em um arquivo de pesquisa salvo.

Rastrear automaticamente bancos de dados no Outlook Journal

1 Inicie o Outlook. 2 No menu Ferramentas, clique em Opes e, em seguida, clique na guia Dirio. 3 Na caixa Registrar Tambm os Arquivos do, selecione a caixa de seleo Microsoft Access.

Observao Bancos de dados automaticamente registrados no Outlook Journal podem demorar alguns minutos para aparecer no Journal.

Registrar manualmente trabalho realizado em qualquer arquivo do Outlook Journal

1 Certifique-se de que o arquivo referente ao trabalho a ser registrado no esteja aberto. 2 Inicie o Outlook. 3 Na Barra do Outlook, clique em Outros. 4 Clique duas vezes em Meu Computador e, em seguida, localize o arquivo a ser registrado. 5 Na Barra do Outlook, clique em Outlook e certifique-se de que Dirio esteja visvel. 6 Arraste o arquivo a ser registrado sobre o Dirio.

Utilizar o Microsoft Outlook para localizar arquivos ou itens do Outlook

Clique no boto Iniciar do Windows, aponte para Localizar e, em seguida, clique em Utilizando o Microsoft Outlook.

Definir propriedades de arquivo que podem ser utilizadas para localizar arquivos

Propriedades de arquivo so detalhe sobre um arquivo que ajudam a identific-lo por exemplo, um ttulo descritivo, o nome do autor, o assunto e palavras-chave que identificam tpicos ou outras informaes importantes no arquivo. Voc pode definir propriedades para o banco de dados ativo no qual est trabalhando e para qualquer banco de dados do Microsoft Access ou arquivo do Microsoft Excel a ser utilizado para importar ou vincular tabelas. Existem trs tipos diferentes de propriedades de arquivo: Propriedades internas. So propriedades j existentes, tais como autor, ttulo e assunto, para as quais voc ir inserir um valor. Por exemplo, voc pode inserir o nome do autor do banco de dados, o que lhe permite localizar todos os bancos de dados criados por uma determinada pessoa. Propriedades de arquivo personalizadas. Voc pode criar propriedades de arquivo personalizadas que incluam qualquer valor que voc designe. Por exemplo, voc pode criar uma propriedade de banco de dados que armazene o nmero da verso do seu banco de dados. Propriedades de arquivo atualizadas automaticamente. Dados estatsticos como tamanho do banco de dados, data em que foi criado e data de sua ltima alterao so propriedades de banco de dados mantidas automaticamente para voc. Por exemplo, possvel localizar todos os bancos de dados criados aps 03 0396 ou os bancos de dados cuja alterao mais recente tenha ocorrido no dia anterior. Observaes Com exceo das propriedades que se encontram nas guias Geral e Estatsticas, essas propriedades tambm podem ser manipuladas atravs do Visual Basic para aplicativos. Ao tentar localizar um banco de dados atravs da caixa de dilogo Abrir no Microsoft Access, Microsoft Word ou Microsoft Excel, o usurio pode utilizar critrios avanados de localizao para especificar as propriedades do arquivo procurado. Por exemplo, ele pode procurar um banco de dados cuja propriedade Contedo inclua uma tabela denominada Fornecedores.

Sobre barras de ferramentas, barras de menu e menus de atalho

Barras de ferramentas, barras de menu e menus de atalho permitem organizar os comandos no Microsoft Access de maneira que possam ser rapidamente localizados e utilizados. Em verses anteriores do Microsoft Access, as barras de ferramentas continham apenas botes. Graas nova tecnologia desta verso, as barras de ferramentas agora podem conter apenas botes, apenas menus ou uma combinao dos dois. Isso significa que, agora, barras de menu e menus de atalho so simplesmente outros tipos de barras de ferramentas, de modo que voc pode personalizar os trs da mesma maneira. Por exemplo, embora a barra de menu interna ainda aparea como padro na parte superior da tela e contenha menus padro, como Arquivo, Editar e Exibir, voc pode personaliz-la adicionando ou removendo botes e menus ou transferindo-a para um local diferente. Alm de personalizar as barras de menu internas, menus de atalho e barras de ferramentas, voc tambm pode criar suas prprias barras de ferramentas, barras de menu e menus de atalho personalizados. Para criar e personalizar barras de ferramentas, barras de menu e menus de atalho, e definir propriedades que influem em sua aparncia e comportamento, utilize a caixa de dilogo Personalizar disponvel apontando para Barras de Ferramentas no menu Exibir e clicando em Personalizar. Observao Embora no seja mais necessrio utilizar macros para criar barras de menu e menus de atalho, as macros continuam a ser suportadas, o que permite a utilizao de aplicativos existentes que dependem delas.

Exibir ou ocultar a barra de ferramentas, barra de menu ou menu de atalho

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Na guia Barras de Ferramentas, selecione ou limpe a caixa de seleo do item que voc deseja exibir ou ocultar. Para

exibir um determinado menu de atalho, selecione Menus de Atalho, clique na categoria do menu de atalho que voc deseja exibir e, em seguida, clique no nome do menu de atalho. Para exibir qualquer menu de atalho personalizado, clique na categoria Personalizado. Dicas Para ocultar rapidamente uma barra de ferramentas flutuante, clique no seu boto Fechar. Para exibir ou ocultar rapidamente uma barra de ferramentas ou barra de menu, clique com o boto direito do mouse em

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 119 qualquer barra de ferramentas ou barra de menu e, em seguida, clique no nome da barra no menu de atalho.

Mover a barra de ferramentas ou barra de menu

1 Proceda de uma das seguintes maneiras:

Em uma barra de ferramentas ou barra de menu ancorada clique na ala de movimentao. Em uma barra de ferramentas ou barra de menu flutuante clique na barra de ttulo. 2 Arraste a barra de ferramentas ou barra de menu para um novo local. Quando voc arrastar a barra de ferramentas ou barra de menu para a borda da janela do programa, ela fica ancorada.

Redimensionar uma barra de ferramentas ou barra de menu

Para redimensionar uma barra de ferramentas ou barra de menu flutuante, mova o ponteiro sobre qualquer borda at que ele se transforme numa seta de duas pontas e, em seguida, arraste a borda. Observao No possvel redimensionar uma barra de ferramentas ancorada.

Criar uma barra de ferramentas personalizada para o banco de dados atual

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Na guia Barras de Ferramentas, clique em Novo. 3 Na caixa Nome da Barra de Ferramentas, digite o nome desejado e, em seguida, clique em OK. 4 Na guia Barras de Ferramentas, clique em Propriedades. 5 Defina as propriedades desejadas e, em seguida, clique em Fechar.

A nova barra de ferramentas est agora atrs da caixa de dilogo Personalizar. Para visualizar a nova barra de ferramentas, mova a caixa de dilogo Personalizar para o lado e, em seguida, passe para a etapa 6. 6 Para completar a barra de ferramentas, faa o seguinte: Adicione botes da caixa de dilogo Personalizar. Mova ou copie um boto de outra barra de ferramentas. Observaes Voc tambm pode adicionar menus a uma barra de ferramentas. O Microsoft Access pode criar automaticamente uma barra de ferramentas contendo botes que executam macros existentes. Voc pode anexar a barra de ferramentas personalizada a um formulrio ou relatrio.

Renomear uma barra de ferramentas ou barra de menu personalizada

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Na guia Barras de Ferramentas, selecione o nome da barra de ferramentas ou barra de menu.

Observao Selecionando ou limpando a caixa de seleo na caixa de dilogo Barras de Ferramentas, voc exibe ou oculta aquela barra de ferramentas ou barra de menu. 3 Clique em Renomear. 4 Na caixa nome da Barra de Ferramentas, digite o novo nome. Observao No possvel renomear uma barra de ferramentas ou barra de menu interna.

Excluir uma barra de ferramentas ou barra de menu personalizada

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Na guia Barras de Ferramentas, selecione a barra de ferramentas ou barra de menu personalizada que voc deseja
excluir. 3 Clique em Excluir. Observao No possvel excluir uma barra de ferramentas ou barra de menu interna. Quando voc seleciona uma barra de ferramentas ou barra de menu interna, o boto Excluir no fica disponvel. Todavia, o boto Redefinir fica disponvel; clicando nele, a barra de ferramentas ou barra de menu restaurada para seus botes ou menus e submenus padro.

Restaurar botes e menus originais em uma barra de ferramentas, barra de menu ou menu de atalho internos
1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Na guia Barras de Ferramentas, selecione a barra de ferramentas ou barra de menu cujos botes e menus originais
voc deseja restaurar. Para restaurar todos os menus de atalho, selecione a barra de ferramentas Menus de Atalho. Observao Selecionando ou limpando a caixa de seleo na caixa de dilogo Barras de Ferramentas, voc exibe ou oculta aquela barra de ferramentas ou barra de menu. 3 Clique em Redefinir.

Adicionar barras de separao entre botes da barra de ferramentas, comandos de menu ou menus

Voc pode adicionar barras de separao para agrupar botes, comandos e menus relacionados. Por exemplo, os botes Novo Banco de Dados, Abrir Banco de Dados e Salvar esto agrupados na barra de ferramentas Banco de Dados com uma barra depois do boto Salvar. 1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de ferramentas, barra de menu ou menu de atalho nos quais voc deseja agrupar botes, menus ou comandos relacionados. 3 Deixe a caixa de dilogo Personalizar aberta. Na barra de ferramentas, barra de menu ou menu de atalho, clique com o boto direito do mouse no boto, menu ou comando na frente do qual voc deseja adicionar uma barra de separao e, em seguida, clique em Iniciar um Grupo no menu de atalho. Para remover uma barra de separao, clique novamente em Iniciar um Grupo para remover sua marca de seleo.

Modificar a largura de uma caixa de combinao em uma barra de ferramentas

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 120 1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de ferramentas que voc deseja modificar. 3 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, clique na caixa de combinao, como em Fonte ou Tamanho da Fonte, na barra de ferramentas. 4 Aponte para a borda direita ou esquerda da caixa. Quando o ponteiro se transformar em uma seta de duas pontas, arraste a borda da caixa para modificar sua largura.

Modificar imagem ou texto em um boto da barra de ferramentas ou comando de menu

Em botes da barra de ferramentas, possvel exibir texto, um cone ou ambos. Nos comandos de menu possvel exibir um cone e texto ou apenas texto. Voc pode alterar o texto exibido para um boto da barra de ferramentas ou comando de menu. Voc tambm pode modificar a imagem do cone em qualquer boto da barra de ferramentas ou comando de menu, exceto para aqueles que exibem uma lista ou um menu quando se clica neles. Voc pode modificar a imagem copiando e colando outros botes da barra de ferramentas ou comando de menus, escolhendo opes numa lista de imagens pr-definida ou criando uma imagem em um programa grfico e colando-o no boto ou comando de menu. Voc tambm pode editar uma imagem de boto ou comando de menu existente.

Copiar uma imagem de um boto da barra de ferramentas ou comando de menu para outro

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de ferramentas, barra de menu ou menu de atalho que contenha a imagem de boto ou comando de menu

que voc deseja copiar. Se voc estiver copiando a imagem para outra barra de ferramentas ou barra de menu, exiba essa outra barra tambm. 3 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, proceda de uma das seguintes maneiras: Para copiar uma imagem de boto da barra de ferramentas, clique com o boto direito do mouse (na barra de ferramentas) no boto que contm a imagem que voc deseja copiar e, em seguida, clique em Copiar Imagem de Boto no menu de atalho. Para copiar uma imagem de comando de menu, clique no menu na barra de menu ou barra de ferramentas, ou clique no menu de atalho que contm o comando com a imagem que voc deseja copiar. Clique com o boto direito do mouse no comando de menu e, em seguida, clique em Copiar Imagem de Boto no menu de atalho. 4 Proceda de uma das seguintes maneiras: Para colar a imagem copiada em um boto da barra de ferramentas, clique com o boto direito do mouse (na barra de ferramentas) no boto no qual voc deseja colar a imagem e, em seguida, clique em Colar Imagem de Boto no menu de atalho. Para colar a imagem copiada em um comando de menu, clique no menu na barra de menu ou barra de ferramentas, ou clique no menu de atalho no qual voc deseja colar a imagem. Clique com o boto direito do mouse no comando de menu e, em seguida, clique em Colar Imagem de Boto no menu de atalho. Observao Quando voc modifica a imagem de um comando em um menu interno (por exemplo, o menu Editar), a nova imagem aparecer em todos os modos que exibirem aquele menu com aquele comando.

Copiar uma imagem de um programa grfico para um boto da barra de ferramentas ou comando de menu

Para obter uma imagem ntida, copie um grfico que seja do mesmo tamanho que uma imagem de boto ou imagem de comando de menu interno. A imagem de boto padro de 16 por 16 pixels. Uma imagem maior pode ficar distorcida porque escalonada para combinar com o tamanho do boto. 1 No programa grfico, copie na rea de Transferncia o grfico que voc deseja que aparea no boto da barra de ferramentas ou comando de menu. Se voc puder selecionar o formato para o grfico copiado, selecione o formato bitmap (.bmp). 2 Passe para o Microsoft Access. 3 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 4 Exiba a barra de ferramentas, barra de menu ou menu de atalho que contenha a imagem do boto ou comando de menu que voc deseja modificar. 5 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, proceda de uma das seguintes maneiras: Para colar a imagem copiada em um boto da barra de ferramentas, clique com o boto direito do mouse (na barra de ferramentas) no boto que contm a imagem que voc deseja modificar e, em seguida, clique em Colar Imagem de Boto no menu de atalho. Para colar a imagem copiada em um comando de menu, clique no menu na barra de menu ou barra de ferramentas, ou clique no menu de atalho que contm o comando no qual voc deseja colar a imagem. Clique com o boto direito do mouse no comando de menu e, em seguida, clique em Colar Imagem de Boto no menu de atalho. Observao Se voc modificar a imagem para um comando em um menu interno (por exemplo, o menu Editar), a nova imagem aparecer em todos os modos que exibirem aquele menu com aquele comando.

Editar uma imagem de boto da barra de ferramentas ou uma imagem de comando de menu

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de ferramentas, barra de menu ou menu de atalho que contm a imagem do boto da barra de ferramentas
ou a imagem de comando de menu que voc deseja modificar 3 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, proceda de uma das seguintes maneiras: Para editar uma imagem de boto da barra de ferramentas, clique com o boto direito do mouse no boto na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Editar Imagem de Boto no menu de atalho. Para editar uma imagem de comando de menu, clique no menu na barra de menu ou barra de ferramentas, ou clique no menu de atalho que contm o comando com a imagem que voc deseja editar. Clique com o boto direito do mouse no comando de menu e, em seguida, clique em Editar Imagem de Boto no menu de atalho.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

4 Faa as alteraes desejadas.

Power Informtica

Pg.: 121

Observao Se voc modificar a imagem para um comando em um menu interno (por exemplo, o menu Editar), a nova imagem aparecer em todos os modos que exibirem aquele menu com aquele comando.

Adicionar um boto a uma barra de ferramentas

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de ferramentas qual voc deseja adicionar um boto. 3 Clique na guia Comandos. 4 Na caixa Categorias, clique em uma categoria para o comando a ser executado pelo boto.
Boto interno Na categoria de menu ou exibio apropriada Botes para navegar em pginas HTML Web Botes para trabalhar com SourceSafe Controle de Cdigo Fonte Boto para criar controles personalizados Controles ActiveX Boto que exibe um formulrio, relatrio Um dos seguintes: Todas as Tabelas, Todas as Consultas, Todos os Forou outro objeto de banco de dados em mulrios, Todos os Relatrios seu modo padro Boto que executa uma macro Todas as Macros 5 Arraste o boto, objeto ou controle ActiveX desejado da caixa Comandos para a barra de ferramentas exibida. Observaes Voc tambm pode adicionar botes que executem funes do Visual Basic. Para adicionar rapidamente um boto que abra um objeto de banco de dados, arraste o objeto da janela Banco de Dados para a barra de ferramentas. Voc pode exibir texto de teclas de atalho no boto. O Microsoft Access pode criar automaticamente uma barra de ferramentas contendo botes que executam macros existentes. Para adicionar Clique em

Excluir um boto da barra de ferramentas

1 Exiba a barra de ferramentas que voc deseja modificar. 2 Se a caixa de dilogo Personalizar estiver aberta, arraste o boto para fora da barra de ferramentas, longe de qualquer

outra barra de ferramentas ou da barra de menu; ou ento mantenha pressionada a tecla ALT e arraste o boto para fora da barra de ferramentas. Observao Quando voc exclui um boto interno, o boto continua disponvel na caixa de dilogo Personalizar. Contudo, quando voc exclui um boto personalizado, ele fica permanentemente excludo. Para remover e salvar um boto personalizado para uso posterior, crie uma barra de ferramentas para armazenar botes no utilizados, transfira o boto para esta barra de ferramentas de armazenamento e, em seguida, oculte a barra de ferramentas de armazenamento.

Mover ou copiar um boto da barra de ferramentas

1 Exiba a barra de ferramentas que contm o boto que voc deseja mover ou copiar e a barra de ferramentas para a qual

voc deseja mover ou copiar boto. 2 Proceda de uma das seguintes maneiras: Para mover um boto da barra de ferramentas quando a caixa de dilogo Personalizar est aberta, arraste o boto para o novo local na mesma barra de ferramentas ou em outra barra de ferramentas. Se a caixa de dilogo no estiver aberta, mantenha pressionada a tecla ALT e arraste o boto para o novo local. Para copiar um boto da barra de ferramentas quando a caixa de dilogo Personalizar est aberta, mantenha pressionada a tecla CTRL e arraste o boto para o novo local. Se a caixa de dilogo no estiver aberta, mantenha pressionadas as teclas CTRL+ALT e arraste o boto para o novo local. Observao Voc tambm pode mover ou copiar um boto de uma barra de ferramentas para um menu.

Restaurar a imagem de um boto interno ou comando de menu da barra de ferramentas

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de ferramentas, barra de menu ou menu de atalho que contm o boto ou comando de menu que voc
deseja restaurar. 3 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, proceda de uma das seguintes maneiras: Para restaurar um boto da barra de ferramentas, clique com o boto direito do mouse (na barra de ferramentas) no boto que voc deseja restaurar e, em seguida, clique em Redefinir no menu de atalho. Para restaurar um comando de menu, clique no menu na barra de menu ou barra de ferramentas, ou clique no menu de atalho que contm o comando que voc deseja restaurar. Clique com o boto direito do mouse no comando de menu e, em seguida, clique em Redefinir no menu de atalho. Observao O comando Redefinir no est disponvel para botes que exibem uma lista quando se clica neles. Se voc tiver alterado a imagem de um boto ou comando interno, poder restaurar apenas a imagem original clicando com o boto direito do mouse no boto ou comando enquanto a caixa de dilogo Personalizar estiver sendo exibida e, em seguida, clicando em Redefinir Imagem de Boto no menu de atalho.

Exibir texto, um cone ou ambos em um boto da barra de ferramentas

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de ferramentas que contm o boto que voc deseja modificar. 3 Deixe a caixa de dilogo Personalizar aberta. Na barra de ferramentas, clique com o boto direito do mouse no boto

que voc deseja modificar e, em seguida, clique na opo desejada no menu de atalho. Observaes No possvel modificar o formato de texto e cone para botes que exibem uma lista ou um menu quando se clica neles.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 122 Se o boto tiver o formato Estilo Padro, quando voc mover ou copiar o boto para um menu, o menu exibir automaticamente o nome e o cone do comando (que o padro para menus).

Exibir somente texto ou um cone e texto em um comando de menu

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de menu, menu de atalho, ou barra de ferramentas que contm o comando de menu que voc deseja modificar. 3 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, clique no menu na barra de menu ou barra de ferramentas, ou clique no menu de atalho que contm o comando que voc deseja modificar. 4 Clique com o boto direito do mouse no comando no menu e, em seguida, clique na opo desejada no menu de atalho. Observaes Alguns comandos no possuem um cone associado a eles e s podem ser exibidos em um menu como texto. Em um menu, um comando no pode ser exibido somente como cone. Entretanto, se o comando tem o formato Estilo Padro, quando voc copia ou move o comando de menu para uma barra de ferramentas ou para a barra menu, o comando aparece automaticamente como um cone na barra de ferramentas ou na barra menu (que o padro para ambos os tipos de barras de ferramentas). Se voc modificar a aparncia de um comando em um menu interno (por exemplo, o menu Editar), o comando ser modificado em todos os modos que possuem esse menu com esse comando.

Renomear um comando de menu ou boto da barra de ferramentas

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de ferramentas, barra de menu ou menu de atalho que contm o comando de menu ou boto da barra de
ferramentas que voc deseja modificar. 3 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, proceda de uma das seguintes maneiras: Para renomear um comando de menu, clique no menu na barra de menu ou barra de ferramentas, ou clique no menu de atalho que contm o comando que voc deseja renomear. Clique com o boto direito do mouse no comando de menu que voc deseja renomear, digite um novo nome na caixa Nome no menu de atalho e, em seguida, pressione ENTER. Para renomear um boto da barra de ferramentas, clique com o boto direito do mouse no boto na barra de ferramentas, digite um novo nome na caixa Nome no menu de atalho e, em seguida, pressione ENTER. Observaes Quando um boto da barra de ferramentas no exibe texto, s possvel ver a mudana de nome ao visualizar uma DicaDeTela. Quando voc especifica um novo nome para um comando de menu ou boto da barra de ferramentas, pode atribuir uma tecla de acesso.

Mover ou copiar um menu para a barra de menu ou barra de ferramentas

1 Exiba a barra de menu ou barra de ferramentas que contm o menu que voc deseja mover ou copiar e a barra de menu

ou barra de ferramentas para a qual voc deseja mover ou copiar o menu. 2 Proceda de uma das seguintes maneiras: Para mover um menu quando a caixa de dilogo Personalizar estiver aberta, arraste o menu para o novo local na mesma ou em outra barra de menu ou barra de ferramentas. Se a caixa de dilogo no estiver aberta, mantenha pressionada a tecla ALT e arraste o menu para o novo local. Para copiar um menu quando a caixa de dilogo Personalizar estiver aberta, mantenha pressionada a tecla CTRL e arraste o menu para o novo local na mesma ou em outra barra de menu ou barra de ferramentas. Se a caixa de dilogo no estiver aberta, mantenha pressionadas as teclas CTRL+ALT e arraste o menu para o novo local.

Excluir um menu de uma barra de menu ou barra de ferramentas

1 Exiba a barra de ferramentas ou barra de menu da qual voc deseja excluir um menu. 2 Se a caixa de dilogo Personalizar estiver aberta, arraste o menu para fora da barra de menu ou barra de ferramentas,
longe de outras barras de ferramentas ou da barra de menu; se no, mantenha pressionada a tecla ALT e arraste o menu para fora. Dica Quando voc exclui um menu interno, o menu continua disponvel na caixa de dilogo Personalizar. Contudo, quando voc exclui um menu personalizado, ele fica permanentemente excludo. Para remover e salvar um menu personalizado para uso posterior, crie uma barra de ferramentas para armazenar menus no utilizados, transfira o menu para esta barra de ferramentas de armazenamento e, em seguida, oculte a barra de ferramentas.

Adicione um menu personalizado a uma barra de menu ou barra de ferramentas

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de menu ou barra de ferramentas qual voc deseja adicionar um menu personalizado. 3 Clique na guia Comandos. 4 Na caixa Categorias, clique em Novo Menu. 5 Arraste Novo Menu da caixa Comandos para a barra de menu ou barra de ferramentas exibida. 6 Clique com o boto direito do mouse no novo menu na barra de menu ou barra de ferramentas e, em seguida, digite um
nome na caixa Nome no menu de atalho. Pressione ENTER. 7 Para completar o menu, proceda de uma das seguintes maneiras: Adicione comandos da caixa de dilogo Personalizar. Mova ou copie comandos de outros menus.

Restaure configuraes originais para um menu interno

restaurar.

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de menu ou barra de ferramentas que contm o menu interno cujas configuraes originais voc deseja

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 123 3 Deixe a caixa de dilogo Personalizar aberta. Na barra de menu ou barra de ferramentas, clique com o boto direito do mouse no menu que voc deseja restaurar e, em seguida, clique em Redefinir no menu de atalho. Observao Quando voc restaura um menu (por exemplo, o menu Editar), o menu restaurado em todos os modos que possuem aquele menu.

Renomear um menu em uma barra de menu ou barra de ferramentas

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de menu ou barra de ferramentas que contm o menu que voc deseja renomear. 3 Deixe a caixa de dilogo Personalizar aberta. Na barra de menu ou barra de ferramentas, clique com o boto direito do
mouse no menu que voc deseja modificar e, em seguida, digite o nome na caixa Nome no menu de atalho.

Adicionar um comando a um menu

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de menu, menu de atalho, ou barra de ferramentas na qual voc deseja adicionar um comando. 3 Clique na guia Comandos. 4 Na caixa Categorias, proceda de uma das seguintes maneiras:
Para adicionar Comando interno Categoria de menu ou exibio apropriada Botes para navegar em Web pginas HTML Botes para trabalhar com SourceSafe Controle de Cdigo Fonte Comando para criar controles personalizados Controles ActiveX Comando que exibe um formulrio, relatrio ou Um dos seguintes: Todas as Tabelas, Todas as Consultas, Todos os outro objeto de banco de dados em seu modo Formulrios, Todos os Relatrios padro Comando que executa uma macro Todas as Macros 5 Arraste o comando desejado da caixa Comandos para o menu na barra de menu, a barra de ferramentas em Menu de Atalhos ou outra barra de ferramentas. Quando o menu exibir uma lista de comandos de menus (ou uma caixa em branco, se for novo), aponte para o local em que voc deseja que o comando aparea no menu e, em seguida, solte o boto do mouse. Observaes Voc tambm pode adicionar um comando que execute uma funo do Visual Basic. Voc pode exibir texto da tecla de atalho para o comando. Quando voc adiciona um comando a um menu (por exemplo, o menu Editar), o comando aparece em todos os modos que possuem aquele menu. Clique em

Excluir um comando de um menu

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de menu, menu de atalho, ou barra de ferramentas que contm o comando de menu que voc deseja excluir. 3 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, clique no menu na barra de menu ou barra de ferramentas, ou clique no menu de atalho que contm o comando de menu que voc deseja excluir. 4 Arraste o comando a ser excludo para fora do menu, longe de qualquer outro menu ou barra de ferramentas. Observao Quando voc exclui um comando de um menu interno (por exemplo, o menu Editar), o comando excludo daquele menu em todos os modos que possuam aquele menu com aquele comando.

Mover ou copiar um comando de menu

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Exiba a barra de menu, menu de atalho, ou barra de ferramentas que contm o menu com o comando que voc deseja
mover ou copiar. Se voc estiver copiando ou movendo o comando para outra barra de ferramentas ou barra de menu, exiba tambm essa outra barra. 3 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, clique no menu na barra de menu ou barra de ferramentas, ou clique no menu de atalho que contm o comando que voc deseja mover ou copiar. 4 Proceda de uma das seguintes maneiras: Para mover o comando, arraste-o para o menu no qual voc deseja coloc-lo. Quando o menu exibir uma lista de comandos (ou uma caixa vazia, se for novo), aponte para o local em que voc deseja que o comando aparea no menu e, em seguida, solte o boto do mouse. Para copiar o comando, mantenha pressionada a tecla CTRL e arraste o comando para o menu no qual deseja coloc-lo. Quando o menu exibir uma lista de comandos, aponte para o local em que voc deseja que o comando aparea no menu e, em seguida, solte o boto do mouse. Observao Quando voc move ou copia um comando para um menu interno (por exemplo, o menu Editar), o comando aparece naquele menu em todos os modos que possuem aquele menu.

Exibir ou ocultar DicasDeTela da barra de ferramentas (DicasDeFerramentas)

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Clique na guia Opes. 3 Selecione ou limpe a caixa de seleo Exibir Dicas de Tela nas Barras de Ferramentas.
Observao Esta configurao afeta todos os programas do Microsoft Office.

Modificar o tamanho de todos os botes da barra de ferramentas de uma nica vez

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

2 Clique na guia Opes e, em seguida, selecione ou limpe a caixa de seleo cones Grandes.
Observao Esta configurao afeta todos os programas do Microsoft Office.

Power Informtica

Pg.: 124

Exibir ou ocultar teclas de atalho em DicasDeTela (DicasDeFerramentas)

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Clique na guia Opes. 3 Selecione ou limpe a caixa de seleo Exibir Teclas de Atalho em Dicas de Tela.

Observao Esta configurao afeta todos os programas do Microsoft Office exceto o Microsoft Excel.

Adicionar um site FTP lista de sites da Internet

Voc pode adicionar um site FTP lista de sites da Internet para facilitar a abertura de arquivos em um site FTP. Para executar esse procedimento, necessrio que sua empresa possua uma intranet ou que voc tenha acesso Internet (por exemplo, voc pode ter acesso utilizando um modem e uma conta de Internet atravs de um provedor de servios Internet, ou atravs da rede se voc estiver em uma empresa). Para informaes sobre como criar acesso Internet, consulte o Microsoft Office 97 Resource Kit. 1 Clique em Abrir Banco de Dados. 2 Na caixa Examinar, clique em Adicionar/Modificar Locais FTP. 3 Na caixa Nome do Site FTP, digite o nome do site FTP; por exemplo, digite ftp://ftp.microsoft.com 4 Se voc deseja conectar-se a um site FTP que permita logon annimo, clique em Annimo. Se voc deseja conectar-se a um site FTP no qual voc possui privilgios de usurio, clique em Usurio e, em seguida, digite sua senha. 5 Clique em Adicionar.

Remover um site FTP de uma lista de sites da Internet

1 Clique em Abrir Banco de Dados. 2 Na caixa Examinar, clique em Locais na Internet (FTP). 3 Clique com o boto direito do mouse no site FTP que deseja remover, em seguida, clique em Remover no menu de atalho.

Modificar o nome de logon ou senha para um site FTP

Voc pode modificar a maneira de efetuar logon a um site FTP. Para executar esse procedimento, necessrio que sua empresa possua uma intranet ou que voc tenha acesso Internet (por exemplo, voc pode ter acesso utilizando um modem e uma conta de Internet atravs de um provedor de servios Internet, ou atravs da rede se voc estiver em uma empresa). Para informaes sobre como criar acesso Internet, consulte o Microsoft Office 97 Resource Kit. 1 Clique em Abrir Banco de Dados. 2 Na caixa Examinar, clique em Locais na Internet (FTP). 3 Clique com o boto direito do mouse no site FTP que voc deseja modificar e, em seguida, clique em Modificar no menu de atalho. 4 Modifique as opes desejadas.

Abrir a pgina inicial da Web

Quando voc inicia um navegador da World Wide Web, a pgina inicial a primeira pgina que aparece no navegador. Voc pode configurar esse local para qualquer site da Web que desejar ou para um arquivo no disco rgido do seu computador. Voc pode abrir a pgina inicial a partir da Barra de Ferramentas da Web. Uma pgina inicial pode conter hyperlinks para outros arquivos no seu computador, na rede ou na Web. Para executar este procedimento, necessrio que a barra de ferramentas da Web esteja exibida. No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Web. Na barra de ferramentas da Web, clique em Pgina Inicial.

Modificar a pgina inicial da Web

Para executar este procedimento, necessrio que a barra de ferramentas da Web esteja exibida. No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Web. 1 Abra o arquivo, banco de dados ou a tabela, consulta, formulrio ou relatrio do banco de dados que voc deseja utilizar como pgina inicial. 2 Na barra de ferramentas da Web, clique em Ir e, em seguida, clique em Definir Pgina Inicial. 3 Clique em Sim. Observao Quando voc modifica a pgina inicial utilizando a barra de ferramentas da Web em um programa do Office, a nova pgina inicial utilizada em seus programas do Office tambm utilizada no seu navegador da World Wide Web,contanto que o navegador seja compatvel com o Office.

Abrir a pgina de pesquisa da Web

A pgina de pesquisa possibilita uma maneira organizada de localizar e ir para outros sites da Internet ou arquivos de uma intranet. Vrias pginas de pesquisa oferecem a capacidade de pesquisar por tpico ou por palavra chave. Outras simplesmente oferecem uma lista bem organizada de hyperlinks para sites da Internet ou arquivos selecionados de uma intranet. A pgina de pesquisa pode ser aberta a partir da barra de ferramentas da Web. Para executar este procedimento, necessrio que a barra de ferramentas da Web esteja exibida. No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Web. Na barra de ferramentas da Web, clique em Pesquisar na Web.

Modificar a pgina de pesquisa da Web

Para executar este procedimento, necessrio que a barra de ferramentas da Web esteja exibida. No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Web. 1 Abra o arquivo que voc deseja utilizar como pgina de pesquisa. 2 Na barra de ferramentas da Web, clique em Ir e, em seguida, clique em Definir Pgina de pesquisa.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

3 Clique em Sim.

Power Informtica

Pg.: 125

Observao Quando voc modifica a pgina de pesquisa utilizando a barra de ferramentas da Web em um programa do Office, a nova pgina de pesquisa utilizada nos seus programas do Office tambm utilizada no seu navegador da World Wide Web,contanto que o navegador seja compatvel com o Office

Abrir arquivos recentemente pesquisados

Para executar este procedimento, necessrio que a barra de ferramentas da Web esteja exibida. No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Web. Para abrir o arquivo anterior na lista de histrico, clique em Voltarna barra de ferramentas da Web. Para abrir o arquivo seguinte na lista de histrico, clique em Avanar na barra de ferramentas da Web.

Adicionar o arquivo ativo pasta Favoritos

Quando voc abre um arquivo na Internet, World Wide Web, intranet ou mesmo no disco rgido do seu computador, adicione o arquivo pasta Favoritos para que possa abri-lo novamente sem precisar lembrar o caminho que digitou quando pegou o arquivo pela primeira vez. Se houver um banco de dados armazenado na sua unidade de disco rgido, voc pode tambm adicionar o banco de dados aberto ou o objeto ativo dentro dele pasta Favoritos. Para executar este procedimento, necessrio que a barra de ferramentas da Web esteja exibida. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e, em seguida, clique em Web . Na barra de ferramentas da Web, clique em Favoritos e, em seguida, clique em Adicionar a Favoritos.

Ocultar todas as barras de ferramentas exceto a barra de ferramentas da Web

Para executar este procedimento, necessrio que a barra de ferramentas da Web esteja exibida. No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Web. Na barra de ferramentas da Web, clique em Mostrar Apenas Barra de Ferramentas Web. Dica Para exibir todas as barras de ferramentas ocultas, clique em Mostrar Apenas Barra de Ferramentas Web na barra de ferramentas da Web.

Estabelecer uma base de hyperlink para um banco de dados

Quando voc cria um hyperlink em um banco de dados, voc pode fazer com que o caminho para o destino do hyperlink seja um local fixo (vnculo absoluto), que identifica o destino pelo seu endereo completo, como c:\Meus Documentos\Vendas.doc, ou voc pode fazer com que o caminho seja um vnculo relativo. Utilize o vnculo relativo quando desejar mover ou copiar o arquivo que contm o hyperlink ou o arquivo de destino para um novo local. Para modificar o caminho dos vnculos relativos, defina uma base de hyperlink para o banco de dados. 1 Abra o banco de dados para o qual voc deseja definir uma base de hyperlink. 2 No menu Arquivo, clique em Propriedades do Banco de Dados e, em seguida, clique na guia Resumo. 3 Na caixa Base do Hyperlink, digite o caminho do vnculo relativo que voc deseja utilizar para todos os hyperlinks que voc criar nesse banco de dados.

Eu no consigo abrir um arquivo na Internet.

necessrio que voc tenha acesso Internet (por exemplo, voc pode ter acesso utilizando um modem e uma conta de Internet atravs de um provedor de servios Internet, ou atravs da rede se voc estiver em uma empresa) para abrir arquivos em um site FTP ou na World Wide Web. Se voc j tiver tudo isso, possvel que o site esteja muito ocupado. Tente abrir o arquivo mais tarde.

Quando eu clico em um hyperlink, aparece uma mensagem de erro.

possvel que o destino do hyperlink tenha sido removido ou renomeado. possvel que o caminho para o destino do hyperlink tenha sido criado como um local de arquivo fixo, que identifica o destino pelo endereo completo, como c:\My Documents\Sales.doc, e, posteriormente, o destino tenha sido transferido para outro local. Para modificar o hyperlink, clique com o boto direito do mouse no hyperlink, aponte para Hyperlink no menu de atalho e, em seguida, clique em Editar Hyperlink. Se o destino do hyperlink estiver localizado na Internet, necessrio que voc tenha acesso Internet. Se voc tiver acesso a Internet, possvel que o site esteja muito ocupado. Tente abrir o arquivo mais tarde. Se o destino do hyperlink estiver localizado na intranet, examine suas conexes de rede para certificar-se de que o servidor de rede utilizado esteja funcionando. Consulte seu administrador para certificar-se de que voc tem acesso ao local do destino.

Pgina de Pesquisa Localizao acelerada da Web

O Microsoft Office vem acompanhado de uma pgina de pesquisa que pode ser utilizada para localizar arquivos na intranet. A pgina de pesquisa Localizao Acelerada da Web facilita e torna mais rpida a localizao de um arquivo que voc sabe que existe, mesmo que no saiba onde est localizado. A pgina de pesquisa Localizao Acelerada da Web tambm facilita a localizao de todas as informaes disponveis sobre qualquer assunto. Alm disso, voc pode localizar rapidamente informaes fora do seu grupo de trabalho, como o relatrio trimestral da sua empresa ou todos os arquivos referentes s polticas da empresa. Para obter a pgina de pesquisa Localizao Acelerada da Web, consulte o seu administrador.

Definir a pasta ativa padro que aparece nas caixas de dilogo Abrir e Salvar Como

Quando voc abre pela primeira vez as caixas de dilogo Abrir e Salvar Como depois de iniciar o Microsoft Access, a pasta Meus Documentos a pasta ativa padro. A pasta Meus Documentos a pasta ativa padro em todos os programas do Office que voc instala. Alm disso, quando voc instala a Barra de Atalho do Office, a pasta Meus Documentos a pasta ativa padro que abre a partir do boto Abrir Documento do Office na Barra de Atalho do Office e do comando Abrir Documento do Office no menu Iniciar do Windows. Se voc utilizar o Microsoft Windows NT Workstation 3.51, a pasta ativa padro ser o diretrio Pessoal. A pasta Meus Documentos est localizada no diretrio raiz. O diretrio Pessoal um subdiretrio do diretrio Windows NT Workstation. Essas pastas so convenientes para guardar documentos, caderno de exerccios, apresentaes, bancos de dados e outros arquivos nos quais voc esteja trabalhando.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 126 Se voc ainda no tiver modificado a pasta ativa padro de um programa individual, poder modificar a pasta ativa padro do Microsoft Access no Windows e no Windows NT Workstation 3.51 ou de todos os programas do Office no Windows. (No possvel modificar a pasta ativa padro de todos os seus programas do Office no Windows NT Workstation 3.51).

Modificar a pasta ativa padro do Office

1 Salve e feche todos os seus arquivos do Office e, em seguida, feche todos os programas do Office. 2 No Windows Explorer, transfira ou copie para a pasta Meus Documentos todos os arquivos que voc deseja localizar
rapidamente. 3 Para renomear a pasta Meus Documentos, clique com o boto direito do mouse na pasta Meus Documentos no Windows Explorer e, em seguida, clique em Renomear no menu de atalho. Digite o novo nome para a pasta e, em seguida, pressione a tecla ENTER. 4 Para mover a pasta Meus Documentos, arraste-a para um novo local no Windows Explorer.

Modificar a pasta ativa padro apenas do Microsoft Access

padro. Por exemplo, digite c:\work

1 No menu Ferramentas, clique em Opes e, em seguida, clique na guia Geral. 2 Na caixa Pasta do Banco de Dados Padro, digite o caminho para a pasta que voc deseja exibir como a pasta ativa

Sobre a Barra de Atalho do Microsoft Office

Se voc instalou o Microsoft Office, pode utilizar a Barra de Atalho do Microsoft Office para acessar com um clique do mouse os recursos utilizados com maior freqncia. Voc pode iniciar rapidamente uma nova proposta de oramento, localizar e abrir uma apresentao com slides, enviar uma mensagem de correio eletrnico, agendar um compromisso ou criar uma entrada de tarefa, nota, contato ou boletim no Microsoft Outlook. Voc pode arrastar a Barra de Atalho para qualquer lugar da tela e ocult-la at quando precisar dela clicando em Ocultar Automtico no menu Barra de Atalho do Office, caso a Barra de Atalho do Office esteja ancorada. Para criar rapidamente qualquer tipo de arquivo a partir da Barra de Atalho do Microsoft Office por exemplo, um Office Binder ou um workbook Microsoft Excel clique em Novo Documento do Office. Clique na guia que contm o tipo de arquivo que voc deseja criar e, em seguida, clique duas vezes no arquivo ou modelo desejado. O programa de que voc necessita iniciado automaticamente. Para procurar e abrir arquivos a partir da Barra de Atalho do Microsoft Office, clique em Abrir Documento do Office, localize o arquivo que voc deseja na lista de pastas e, em seguida, clique duas vezes no arquivo. Na primeira vez que o Microsoft Office utilizado, a Barra de Atalho do Microsoft Office exibe apenas a barra de ferramentas do Office. Outros botes de atalho e barras de ferramentas esto disponveis, porm ocultos. Para exibir botes ou barras de ferramentas ocultos, clique com o boto direito do mouse no segundo plano de qualquer barra de ferramentas na Barra de Atalho do Office e, em seguida, clique em Personalizar no menu de atalho. Por exemplo, exiba a barra de ferramentas da rea de Trabalho na Barra de Atalho do Office para que voc possa abrir com facilidade arquivos e programas na rea de trabalho do Windows mesmo que voc no consiga visualiz-la. Para exibir uma outra barra de ferramentas na Barra de Atalho do Office, clique no cone que representa a barra de ferramentas. Para exibir o nome de um boto ou barra de ferramentas na Barra de Atalho do Office, coloque o ponteiro do mouse sobre o cone do boto ou barra de ferramentas at que o nome aparea. Voc pode, tambm, adicionar suas prprias barras de ferramentas e botes. Para adicionar seus arquivos e programas utilizados com maior freqncia como botes da barra de ferramentas, arraste-os para a Barra de Atalho do Office a partir do Windows Explorer ou Meu Computador. No Windows NT Workstation 3.51, arraste os arquivos do Gerenciador de Arquivos para a Barra de Atalho do Office. Se a Barra de Atalho do Office no estiver disponvel, execute novamente o Programa de Instalao do Office para installa. Se a Barra de Atalho do Office for instalada, ela ser configurada para ser ativada automaticamente quando o Windows for iniciado.

Gerenciar tempo, contatos, tarefas e mensagens a partir da Barra de Atalho do Office

Se voc utiliza o Microsoft Office e instalou o Microsoft Outlook quando instalou o Office, a barra de ferramentas do Office na Barra de Atalho do Office oferece seis atalhos acessveis com um nico toque do mouse para os recursos mais comuns do Microsoft Outlook. Para Clique em Enviar uma mensagem a partir do Outlook Adicionar um novo compromisso ao Calendrio no Outlook Adicionar uma nova tarefa sua lista de tarefas no Outlook Criar um contato no Outlook Gravar manualmente uma atividade no Journal do Outlook Criar uma nota no Outlook Nova Mensagem Novo Compromisso Nova Tarefa Novo Contato Nova Entrada de Registro Dirio Nova Nota

Sobre o Microsoft Camcorder

Se voc tiver instalado o Office a partir de um CD-ROM, pode instalar e utilizar o Microsoft Camcorder para gravar aes, procedimentos e sons que voc executa no seu computador. Voc pode salvar a gravao como um filme que pode ser reproduzido no Camcorder ou salvar o filme como um programa independente que pode ser enviado para ser reproduzido por outras pessoas, mesmo que elas no possuam o Camcorder. Por exemplo, voc pode utilizar o Camcorder para criar um tutorial de computador que pode ser enviado para ser utilizado por outras pessoas. possvel definir preferncias para os filmes que voc gravar, tais como as teclas a ser utilizadas para interromper a gravao de um filme, a qualidade do som gravado e se o Camcorder deve ou no ser exibido frente de programas abertos. Embora o Camcorder no possa ser executado no Microsoft Windows NT Workstation, voc pode reproduzir um filme que

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 127 tenha sido gravado no Camcorder como um programa independente. Para informaes sobre como utilizar o Microsoft Camcorder, consulte a Ajuda do Microsoft Camcorder. Observao Se voc ainda no tiver instalado o Microsoft Camcorder, insira o CD-ROM do Microsoft Office na sua unidade de CD-ROM e, em seguida, execute o Programa de Instalao do Microsoft Camcorder. Para fazer isso, clique duas vezes na pasta ValuPack no CD-ROM, clique duas vezes na pasta MSCam e, em seguida, clique duas vezes em Camcordr.exe. Para iniciar o Microsoft Camcorder, clique no boto Iniciar do Windows, aponte para Programas e, em seguida, clique em Microsoft Camcorder.

Meu programa do Office no funciona.

possvel que o programa ou componente do Office no esteja instalado, tenha sido removido ou que estejam faltando alguns arquivos necessrios execuo. Se voc tiver recebido uma mensagem de erro durante a execuo de um programa do Office compartilhado, como o Editor de Equaes, depois de ter removido e reinstalado o programa compartilhado, possvel que o programa no esteja corretamente registrado. Para registrar corretamente o programa compartilhado, execute os seguintes passos. 1 No menu Iniciar do Windows, clique em Executar. 2 Na caixa Abrir, digite o caminho para o Programa de Instalao do Microsoft Access ou Microsoft Office (localizado no CD, disco 1 Instalao ou na unidade de rede a partir da qual voc fez a instalao) seguido de /y /r. Por exemplo, digite d:\Instalar /y /r 3 Clique em OK. Observao No Windows NT Workstation 3.51, clique em Executar no menu Arquivo no Gerenciador de Arquivos ou Gerenciador de Programas. Na caixa Linha de Comando, digite o caminho para o Programa de Instalao seguido de /y /r.

Configurar a impressora padro

Para este procedimento, necessrio que voc tenha uma impressora instalada. 1 No menu Iniciar do Windows, aponte para Configuraes e, em seguida, clique em Impressoras. 2 Clique com o boto direito do mouse no cone da impressora que voc deseja utilizar como impressora padro e, em seguida, clique em Definir Como Padro no menu de atalho. Se houver uma marca de seleo ao lado desse comando, a impressora j est configurada como padro. Observao No Windows NT Workstation 3.51, execute o Painel de Controle do Windows e, em seguida, clique duas vezes no cone Impressoras. Na barra de ferramentas do Gerenciador de Impressoras, clique em uma impressora na caixa Padro.

Configurar uma nova impressora

Para informaes sobre como executar este procedimento com o Windows NT Workstation 3.51, consulte a documentao do seu Windows NT Workstation. 1 No menu Iniciar do Windows, aponte para Configuraes e, em seguida, clique em Impressoras. 2 Clique duas vezes no cone Adicionar Impressora. 3 Siga as instrues apresentadas no Assistente para Adicionar Impressoras. Se voc deseja imprimir uma pgina de teste, certifique-se de que sua impressora esteja ligada e pronta para imprimir. Dica Se voc deseja utilizar uma impressora de rede compartilhada, clique duas vezes no cone Ambiente de Rede na rea de trabalho do Windows para instalar rapidamente a impressora. Clique duas vezes no computador que est conectado impressora compartilhada. Clique no cone da impressora e, em seguida, clique em Instalar no menu Arquivo.

Exibir o status de impresso da impressora e dos arquivos durante o processo de impresso

Clique duas vezes no cone da impressora ao lado do relgio na barra de tarefas do Windows. Quando um arquivo impresso, o cone da impressora desaparece. Observao No Windows NT Workstation 3.51, execute o Painel de Controle do Windows e, em seguida, clique duas vezes no cone Impressoras. Clique na janela da impressora cujo status voc deseja visualizar.

Excluir um arquivo

1 Clique em Abrir. 2 Na caixa Examinar, clique na unidade de disco ou pasta que contm o arquivo que voc deseja excluir. 3 Na lista de pastas, clique duas vezes nas pastas at abrir aquela que contm o arquivo desejado.

Se voc no conseguir localizar o arquivo na lista de pastas, pode procur-lo. 4 Clique com o boto direito do mouse no arquivo que voc deseja excluir e, em seguida, clique em Excluir no menu de atalho.

Renomear um arquivo

1 Clique em Abrir. 2 Na caixa Examinar, clique na unidade de disco ou pasta que contm o arquivo que voc deseja renomear. 3 Na lista de pastas, clique duas vezes nas pastas at abrir aquela que contm o arquivo desejado.

Se voc no conseguir localizar o arquivo na lista de pastas, pode procur-lo. 4 Clique com o boto direito do mouse no arquivo que voc deseja renomear e, em seguida, clique em Renomear no menu de atalho. 5 Digite o novo nome e, em seguida, pressione a tecla ENTER.

Copiar um arquivo

Para informaes sobre como executar este procedimento com o Windows NT Workstation 3.51, consulte a documentao do seu Windows NT Workstation. 1 Clique em Abrir. 2 Na caixa Examinar, clique na unidade de disco ou pasta que contm o arquivo que deseja copiar. 3 Na lista de pastas, clique duas vezes nas pastas at abrir a que contm o arquivo desejado. Se voc no conseguir localizar o arquivo na lista de pastas, pode procur-lo.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 128 4 Clique com o boto direito do mouse no arquivo que voc deseja copiar e, em seguida, clique em Copiar no menu de

atalho. 5 Na caixa Examinar, clique na unidade de disco ou pasta na qual voc deseja copiar o arquivo. 6 Na lista de pastas, clique duas vezes nas pastas at abrir aquela na qual voc deseja copiar o arquivo. 7 Clique com o boto direito do mouse na lista de pastas (certifique-se de que no haja um arquivo selecionado) e, em seguida, clique em Colar no menu de atalho. O comando Colar no estar disponvel se houver um arquivo selecionado na lista de pastas.

Mover um arquivo

Para informaes sobre como executar este procedimento com o Windows NT Workstation 3.51, consulte a documentao do seu Windows NT Workstation. 1 Clique em Abrir. 2 Na caixa Examinar, clique na unidade de disco ou pasta que contm o arquivo que voc deseja mover. 3 Na lista de pastas, clique duas vezes nas pastas at abrir aquela que contm o arquivo desejado. Se voc no conseguir localizar o arquivo na lista de pastas, pode procur-lo. 4 Clique com o boto direito do mouse no arquivo que deseja mover e, em seguida, clique em Cortar no menu de atalho. 5 Na caixa Examinar, clique na unidade de disco ou pasta para a qual voc deseja mover o arquivo. 6 Na lista de pastas, clique duas vezes nas pastas at abrir aquela para a qual voc deseja mover o arquivo. 7 Clique com o boto direito do mouse na lista de pastas (certifique-se de que no haja um arquivo selecionado) e, em seguida, clique em Colar no menu de atalho. O comando Colar no estar disponvel se houver um arquivo selecionado na lista de pastas.

Imprimir um tpico da Ajuda

1 Na janela de tpicos da Ajuda, clique em Opes. 2 Clique em Imprimir Tpico.

Minimizar todas as janelas de programas na rea de trabalho do Windows

Este procedimento no se aplica ao Windows NT Workstation 3.51. Clique com o boto direito do mouse no segundo plano da barra de tarefas do Windows e, em seguida, clique em Minimizar Todas as Janelas no menu de atalho.

Configurar a resoluo de tela para exibir uma rea maior ou menor da tela

1 No menu Iniciar do Windows, aponte para Configuraes e, em seguida, clique em Painel de Controle. 2 Clique duas vezes no cone Exibir. 3 Clique na guia Configuraes. 4 Em rea de Trabalho, arraste o cursor deslizante para modificar a resoluo de tela.

Observaes No Windows NT Workstation 3.51, clique duas vezes no cone Painel de Controle no grupo Principal no Gerenciador de Programas. Clique duas vezes no cone Exibir e, em seguida, arraste o cursor deslizante embaixo da rea de Trabalho para modificar a resoluo de tela. Seu monitor e adaptador de vdeo determinam se sua resoluo de tela pode ser modificada.

Exibir todos os tipos de arquivo e extenses de nome de arquivo

1 Em Meu Computador ou no Windows Explorer, abra a pasta na qual voc deseja visualizar arquivos. 2 No menu Exibir, clique em Opes. 3 Para visualizar tipos de arquivo, clique em Exibir Todos os Arquivos na guia Exibir.

Para visualizar todas as extenses de nome de arquivo no Windows 95, desmarque a caixa de seleo Ocultar Extenses de Arquivos do MS-DOS Para Tipos de Arquivo Registrados na guia Exibir. Para visualizar todas as extenses de arquivo no Windows NT Workstation 4.0, desmarque a caixa de seleo Ocultar Extenses de Arquivo para Tipos de Arquivo Desconhecidos. Observao Para visualizar tipos de arquivo no Windows NT Workstation 3.51, execute o Gerenciador de Arquivos do Windows. No menu Exibir, clique em Por Tipo de Arquivo e, em seguida, selecione as caixas de seleo Programas, Documentos, Outros Arquivos e Exibir Arquivos Ocultos/de Sistema.

Digitar , , , e outros caracteres no existentes no teclado

1 No menu Iniciar do Windows, aponte para Programas, aponte para Acessrios e, em seguida, clique em Mapa de Ca-

racteres. No Windows NT Workstation 3.51, abra o grupo Acessrios no Gerenciador de Programas e, em seguida, clique duas vezes no cone Mapa de Caracteres. Se o Mapa de Caracteres no estiver disponvel, consulte a Ajuda do Windows para obter informaes sobre como instalar um componente do Windows. 2 Na caixa Fonte, selecione a fonte que contm o caractere desejado. 3 Na grade de caracteres, clique no caractere desejado. 4 Clique em Selecionar e, em seguida, clique em Copiar. 5 Passe para o seu banco de dados e, em seguida, coloque o ponto de insero no local em que voc deseja colar o caractere. 6 Clique em Colar. 7 Se o caractere ficar diferente daquele que voc selecionou, selecione o caractere e aplique a mesma fonte selecionada no Mapa de Caracteres. Dica O Mapa de Caracteres exibe a combinao de teclas que voc pode utilizar no Microsoft Access para inserir o caractere selecionado. Para digitar nmeros na combinao de teclas, utilize o teclado numrico, no o teclado convencional.

Utilizar teclas de atalho para menus

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Utilizando um menu Exibir o menu de atalho Ativar a barra de menu Exibir o menu de cones de programas (na barra de ttulo do programa) Selecionar o prximo comando ou anterior no menu ou submenu Selecionar o menu da esquerda ou da direita; ou, com um submenu visvel, alternar entre o menu principal e o submenu Selecionar o primeiro ou o ltimo comando no menu ou submenu Fechar o menu e submenu visveis ao mesmo tempo Fechar o menu visvel; ou, com um submenu visvel, fechar somente o submenu Utilizando uma barra de ferramentas

Pressione
SHIFT+F10

Power Informtica

Pg.: 129

F10

ALT+BARRA DE ESPAO SETA ACIMA ou SETA ABAIXO (com o menu ou submenu exibidos) SETA ESQUERDA ou SETA DIREITA

HOME ou END ALT ESC

Utilizar teclas de atalho para barras de ferramentas

Pressione F10
CTRL+TAB ou CTRL+SHIFT+TAB TAB ou SHIFT+TAB (quando a barra de ferramentas estiver ativa) ENTER (quando um menu de uma barra de ferramentas estiver

Ativar a barra de menu Selecionar a prxima barra de ferramentas ou anterior Selecionar o boto ou menu seguinte ou anterior na barra de ferramentas Abrir o menu Executar a ao atribuda a um boto Inserir texto em uma caixa de texto Selecionar uma opo de uma caixa de listagem suspensa ou de um menu suspenso em um boto Utilizando uma janela

Utilizar teclas de atalho para janelas e caixas de dilogo

Pressione

selecionado) ENTER (quando a boto estiver selecionado) ENTER (quando a caixa de texto estiver selecionada) Teclas de direo para percorrer opes na lista ou menu; ENTER para selecionar a opo desejada (quando a caixa de listagem suspensa estiver selecionada)

ALT+TAB Passar para o prximo programa ALT+SHIFT+TAB Voltar para o programa anterior CTRL+ESC Exibir o menu Iniciar do Windows CTRL+F5 Fechar a janela do banco de dados ativo Passar para a prxima janela do banco de dados CTRL+F6 CTRL+SHIFT+F6 Voltar para a janela do banco de dados anterior Selecionar uma pasta na caixa de dilogo Abrir ou ALT+0 para selecionar a lista de pastas; teclas de direo para Salvar Como (menu Arquivo) selecionar uma pasta Escolher um boto da barra de ferramentas na ALT+ nmero (1 o primeiro boto da esquerda, 2 o boto secaixa de dilogo Abrir ou Salvar Como (menu guinte e assim por diante) Arquivo) Atualizar os arquivos visveis na caixa de dilogo F5 Abrir ou Salvar Como (menu Arquivo)

|Utilizando uma caixa de dilogo

Alternar para a prxima guia em uma caixa de dilogo Alternar para a guia anterior em uma caixa de dilogo Passar para a prxima opo ou grupo de opes Passar para a opo ou grupo de opes anterior Passar de uma opo para outra em uma caixa de listagem suspensa selecionada ou em algumas opes em um grupo de opes Executar a ao atribuda ao boto selecionado; selecionar ou desmarcar a caixa de seleo Selecionar uma opo pela letra inicial do nome da opo em uma caixa de listagem suspensa

Pressione
CTRL+TAB ou CTRL+PAGE DOWN CTRL+SHIFT+TAB ou CTRL+PAGE UP TAB SHIFT+TAB

Teclas de direo

BARRA DE ESPAO

Tecla correspondente letra inicial do nome da opo desejada (quando a caixa de listagem suspensa estiver selecionada) Selecionar a opo ou selecionar ou limpar a caixa de seleo ALT+ tecla correspondente letra sublinhada pela letra sublinhada no nome da opo Abrir uma caixa de listagem suspensa ALT+SETA ABAIXO (quando a caixa de listagem suspensa estiver selecionada) Fechar uma caixa de listagem suspensa ESC (quando a caixa de listagem suspensa estiver selecionada) Executar a ao atribuda ao boto padro na caixa de dilogo ENTER ESC Cancelar o comando e fechar a caixa de dilogo

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Editando em uma caixa de texto

Deslocar-se para o incio da entrada Deslocar-se para o final da entrada Deslocar-se um caractere esquerda ou direita Deslocar-se uma palavra esquerda ou direita Selecionar a partir de um ponto de insero at o incio da entrada Selecionar a partir de um ponto de insero at o final da entrada Marcar e desmarcar um caractere esquerda Marcar e desmarcar um caractere direita Marcar e desmarcar uma palavra esquerda Marcar e desmarcar uma palavra direita

Power Informtica Pressione

Pg.: 130

HOME END SETA ESQUERDA ou SETA DIREITA CTRL+ SETA ESQUERDA ou CTRL+ SETA DIREITA SHIFT+HOME SHIFT+END SHIFT+SETA ESQUERDA SHIFT+SETA DIREITA CTRL+SHIFT+ SETA ESQUERDA CTRL+SHIFT+ SETA DIREITA

Criar uma nova tabela a partir dos resultados de uma consulta com uma consulta criar tabela

1 Crie uma consulta, selecionando as tabelas ou consultas que contm os registros que voc deseja colocar na nova tabela. 2 No modo Estrutura da consulta, clique na seta prxima ao boto Tipo de Consulta na barra de ferramentas e, ento, clique em Criar Tabela. A caixa de dilogo Tipo de Consulta Criar Tabela aparece. 3 Na caixa Nome da Tabela, insira o nome da tabela que voc deseja criar ou substituir. 4 Clique em Banco de Dados Atual para colocar a nova tabela no banco de dados aberto no momento. Ou clique em Outro Banco de Dados e digite o nome do banco de dados no qual voc deseja colocar a nova tabela. Digite o caminho se necessrio. 5 Clique em OK. 6 Arraste da lista de campos para a grade de estrutura da consulta os campos que voc deseja na nova tabela. 7 Na clula Critrio dos campos que voc arrastou para a grade, digite o critrio. 8 Para visualizar a nova tabela antes de cri-la, clique no boto Exibir na barra de ferramentas. Para retornar ao modo Estrutura da consulta e fazer alteraes ou executar a consulta, clique no boto Exibir na barra de ferramentas. 9 Para criar a nova tabela, clique em Executar na barra de ferramentas. Observaes Para parar uma consulta aps inici-la, pressione CTRL+BREAK. Os dados da nova tabela que voc cria no herdam as propriedades do campo ou as definies de chave primria da tabela original.

Consideraes importantes ao utilizar uma consulta que exclua registros

Uma vez que voc exclua registros utilizando uma consulta excluso, no possvel desfazer a operao. Portanto, convm visualizar os dados que a consulta selecionou para excluso antes de executar a consulta. Voc pode fazer isso clicando em Exibir na barra de ferramentas, e visualizando a consulta no modo Folha de Dados. Convm manter sempre cpias de backup de seus dados. Se voc excluir os registros errados, possvel recuper-los a partir de suas cpias de backup. Em alguns casos, a execuo de uma consulta excluso pode excluir registros em tabelas relacionadas, mesmo que estas no estejam includas na consulta. Isso pode acontecer quando sua consulta contm somente a tabela que est no lado "um" de um relacionamento um-para-muitos e a propagao de excluso para esse relacionamento foram ativadas. Quando voc exclui registros da tabela "um", exclui tambm registros da tabela "muitos". Quando voc inicia uma consulta excluso em uma tabela do Paradox, dBASE ou FoxPro que esteja vinculada ao seu banco de dados, no possvel cancelar a consulta depois de iniciada sua execuo.

Excluir um grupo de registros com uma consulta

Voc pode utilizar uma nica consulta excluso para excluir registros de uma s tabela, de vrias tabelas em um relacionamento um-para-um ou de vrias tabelas em um relacionamento um-para-muitos, se as excluses em cascata estiverem ativadas (por exemplo, todos os clientes da Irlanda e todos os seus pedidos). Entretanto, se voc precisar incluir a tabela "muitos" juntamente com a tabela "um", para adicionar critrio, ser necessrio executar a consulta duas vezes, uma vez que uma consulta no pode excluir registros da tabela primria e das tabelas relacionadas ao mesmo tempo. Voc pode distinguir um relacionamento um-para-muitos no modo Estrutura da consulta observando as associaes entre tabelas. Quando uma extremidade de uma associao est marcada com o smbolo de infinito, trata-se de um relacionamento um-para-muitos. Se ambas as extremidades esto marcadas com 1, trata-se de um relacionamento um-para-um. O que voc deseja fazer?

Excluir registros de uma tabela ou tabelas em um relacionamento um para um

Para obter informaes sobre consideraes importantes ao utilizar uma consulta que exclua registros, clique em 1 Crie uma nova consulta que contenha as tabelas das quais voc deseja excluir registros. 2 No modo Estrutura da consulta, clique na seta prxima a Tipo de Consulta na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Consulta Excluso. 3 Para as tabelas das quais voc deseja excluir registros, arraste o asterisco (*) da lista de campos para a grade de estrutura da consulta. De aparece na clula Excluir sob esses campos, conforme mostrado na ilustrao a seguir. 4 Para especificar critrios para excluso de registros, arraste para a grade de estrutura os campos nos quais voc deseja definir critrios. 5 Na clula Critrio dos campos que voc arrastou para a grade, digite o critrio. 6 Para visualizar os registros que sero excludos, clique em Exibir na barra de ferramentas. Para retornar para o modo

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 131 Estrutura da consulta, clique novamente em Exibir na barra de ferramentas. Faa as alteraes desejadas no modo Estrutura. 7 Clique em Executar na barra de ferramentas para excluir os registros. Observao Para interromper uma consulta aps inici-la, pressione CTRL+BREAK.

Excluir registros utilizando uma consulta que inclui ambas as tabelas em um relacionamento um para muitos
1 Crie uma nova consulta que contenha as tabelas das quais voc deseja excluir registros ou definir critrios. 2 No modo Estrutura da consulta, clique na seta prxima a Tipo de Consulta na barra de ferramentas e, em seguida, cli-

que em Consulta Excluso. 3 A partir da tabela com registros relacionados (no lado "muitos" do relacionamento um-para-muitos), arraste o asterisco (*) da lista de campos para a grade de estrutura da consulta. De aparece na clula Excluir sob esse campo, como mostrado na ilustrao a seguir. 4 A partir da tabela primria (no lado "um" do relacionamento um-para-muitos), arraste para a grade de estrutura os campos nos quais voc deseja definir critrios. Onde aparece na clula Excluir sob esse campo, como mostrado na ilustrao a seguir. {bmc bm151.WMF} 5 Na clula Critrio dos campos que voc arrastou para a grade, digite o critrio. 6 Para visualizar os registros que sero excludos, clique em Exibir na barra de ferramentas. Para retornar para ao modo Estrutura da consulta, clique novamente em Exibir na barra de ferramentas. Faa as alteraes desejadas no modo Estrutura. 7 Clique em Executar na barra de ferramentas para excluir os registros da tabela no lado "muitos". 8 Selecione a lista de campos de cada tabela no lado "muitos" e pressione DELETE para remov-la da consulta. 9 Com apenas a tabela primria permanecendo na consulta e com o campo no qual voc deseja definir critrios na grade de estrutura, clique novamente em Executar. O Microsoft Access exclui os registros especificados da tabela "um". Observao Para interromper uma consulta aps inici-la, pressione CTRL+BREAK.

Excluir registros utilizando uma consulta que inclua somente a tabela "um" em um relacionamento um para muitos

Quando voc executa uma consulta excluso na tabela "um" em um relacionamento um-para-muitos estando ativadas as excluses em cascata, o Microsoft Access tambm exclui registros relacionados do lado "muitos". 1 Crie uma nova consulta que contenha a tabela "um" da qual voc deseja excluir registros. 2 No modo Estrutura da consulta, clique na seta prxima a Tipo de Consulta na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Consulta Excluso. 3 Arraste o asterisco (*) da lista de campos da tabela para a grade de estrutura da consulta. De aparece na clula Excluir sob esse campo, como mostrado na ilustrao a seguir. 4 Para especificar critrios para excluso de registros, arraste para a grade de estrutura os campos nos quais voc deseja definir critrios. 5 Na clula Critrio dos campos que voc arrastou para a grade, digite o critrio. 6 Para visualizar os registros que sero excludos, clique em Exibir na barra de ferramentas. Para retornar para a modo Estrutura da consulta, clique novamente em Exibir na barra de ferramentas. Faa as alteraes desejadas no modo Estrutura. 7 Clique em Executar na barra de ferramentas para excluir os registros. Observao Para interromper uma consulta aps inici-la, pressione CTRL+BREAK.

Acrescentar registros de uma tabela a outra tabela utilizando uma consulta acrscimo

1 Crie uma consulta que contenha a tabela cujos registros voc deseja acrescentar a uma outra tabela. 2 No modo Estrutura, clique na seta prxima a Tipo de Consulta na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Con-

sulta Acrscimo. A caixa de dilogo Acrescentar aparece. 3 Na caixa Nome da Tabela, insira o nome da tabela qual voc deseja acrescentar registros. 4 Clique em Banco de Dados Atual se a tabela estiver no banco de dados aberto no momento. Ou clique em Outro Banco de Dados e digite o nome do banco de dados onde a tabela est armazenada. Digite o caminho, se necessrio. Voc pode tambm inserir um caminho para um banco de dados do Microsoft FoxPro, Paradox ou dBASE, ou uma seqncia de conexo com um banco de dados SQL. 5 Clique em OK. 6 Arraste da lista de campos para a grade de estrutura da consulta os campos que voc quiser acrescentar e aqueles que quiser utilizar para definir critrios. Alm disso, voc pode ou no desejar adicionar o campo de chave primria se ele tiver um tipo de dados AutoNumerao. Se todos os campos em ambas as tabelas tm os mesmos nomes, voc pode simplesmente arrastar o asterisco (*) para a grade de estrutura da consulta. Entretanto, se estiver trabalhando em uma rplica de banco de dados, ter que adicionar todos os campos. 7 Se os campos selecionados tiverem o mesmo nome em ambas as tabelas, o Microsoft Access preencher, automaticamente, o nome coincidente na linha Acrescentar a. Se os campos das duas tabelas no tiverem o mesmo nome, insira, na linha Acrescentar a, os nomes dos campos da tabela qual voc est acrescentando. 8 Na clula Critrio dos campos que voc arrastou para a grade, digite o critrio pelo qual os acrscimos sero feitos. 9 Para visualizar os registros que a consulta acrescentar, clique em Exibir na barra de ferramentas. Para retornar para a modo Estrutura da consulta, clique novamente em Exibir na barra de ferramentas. Faa as alteraes desejadas no modo Estrutura. 10 Clique em

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Executar na barra de ferramentas para adicionar os registros. Observao Para interromper uma consulta aps inici-la, pressione CTRL+BREAK.

Pg.: 132

Sobre acrscimo de registros com campos AutoNumerao

Dependendo de como voc estrutura uma consulta acrscimo, o Microsoft Access pode adicionar automaticamente novos valores AutoNumerao, ou reter os valores da tabela original. Para que o Microsoft Access adicione automaticamente valores AutoNumerao, no arraste o campo AutoNumerao para a grade de estrutura da consulta ao criar a consulta. Com esse mtodo, o Microsoft Access acrescenta registros e insere automaticamente valores AutoNumerao. O valor do primeiro registro acrescentado um acima da maior entrada j inserida no campo AutoNumerao (mesmo que o registro que continha o valor AutoNumerao mais alto tenha sido excludo). Para manter os valores de AutoNumerao da tabela original, arraste o campo AutoNumerao para a grade de estrutura da consulta ao criar a consulta. Se o campo AutoNumerao da tabela qual voc est acrescentando for uma chave primria, e a tabela original e a tabela qual voc est acrescentando possurem valores AutoNumerao duplicados, utilize o primeiro mtodo.

Exemplos de expresses em consultas atualizao

Utilize expresses, como a seguir, na clula Atualizar Para, na grade de estrutura da consulta, para o campo que voc deseja atualizar. Expresso Resultado "Vendedor" Altera o valor para Vendedor 10/08/96 Altera o valor da data para 10-Aug-96 Sim Altera valores No para Sim em um campo Sim/No "NP"&[NmeroDaPea Adiciona NP ao incio de cada nmero de pea especificado [PreoUnitrio]*[Quantidade] Calcula a soma de PreoUnitrio e Quantidade [Frete]*1,5 Aumenta as taxas de frete em 50 por cento DSoma("[Quantidade]*[PreoUnitrio]"; Onde os cdigos de produto da tabela atual coincidem com os c"Detalhes do Pedido";"[CdigoDoProduto]=" & [Cd digos de produto da tabela Detalhes do Pedido, atualiza os totais de goDoProduto]) vendas com base na soma de Quantidade e PreoUnitrio. Direita([CEPDestino];5) Trunca os caracteres mais esquerda em um campo, deixando os cinco caracteres mais direita.

Alterar registros como um grupo utilizando uma consulta atualizao

1 Crie uma consulta, selecionando as tabelas ou consultas que incluem os registros que voc deseja atualizar e os campos

que deseja utilizar para definir critrio. 2 No modo Estrutura da consulta, clique na seta prxima a Tipo de Consulta na barra de ferramentas e, ento, clique em Consulta Atualizao. 3 Arraste da lista de campos para a grade de estrutura da consulta os campos que voc deseja atualizar ou para os quais deseja especificar critrio. 4 Na clula Critrio, especifique o critrio se necessrio. 5 Na clula Atualizar Para dos campos que voc deseja atualizar, digite a expresso ou valor que voc deseja utilizar para alterar os campos. 6 Para ver uma lista dos registros que sero atualizados, clique em Exibir na barra de ferramentas. Essa lista no mostrar valores novos. Para retornar para o modo Estrutura da consulta, clique novamente em Exibir na barra de ferramentas. Faa as alteraes desejadas em modo Estrutura. 7 Clique em Executar na barra de ferramentas para criar a nova tabela. Observao Para interromper uma consulta aps inici-la, pressione CTRL+BREAK.

Executar uma consulta criar tabela, acrscimo, excluso ou atualizao

1 Abra a consulta no modo Estrutura. 2 Para visualizar os registros que sero afetados, clique em Exibirna barra de ferramentas e verifique os registros. Para
retornar para o modo Estrutura da consulta, clique novamente em Exibir na barra de ferramentas. Faa as alteraes desejadas no modo Estrutura. 3 Clique em Executar na barra de ferramentas para executar a consulta. Observao Para interromper uma consulta aps inici-la, pressione CTRL+BREAK.

Visualizar os resultados de uma consulta criar tabela, acrscimo ou excluso

1 Clique na janela Banco de Dados na barra de ferramentas. 2 Na janela Banco de Dados, clique na guia Tabelas. 3 Clique na tabela que voc criou ou alterou e, ento, clique em Abrir.

Visualizar os resultados de uma consulta atualizao

Consulta Seleo. 2 Clique em Exibir na barra de ferramentas.

1 No modo Estrutura da consulta, clique na seta prxima a Tipo de Consulta na barra de ferramentas e, ento, clique em

Visualizar registros afetados por uma consulta criar tabela, excluso, acrscimo ou atualizao
No modo Estrutura da consulta, clique em Exibir na barra de ferramentas para exibir a consulta em modo Folha de Dados. Para esta A folha de dados exibe consulta Atualizao Os campos a serem atualizados.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Excluso Os registros a serem excludos. Criar Tabela Os campos a serem includos na nova tabela. Acrscimo Os registros a serem adicionados a uma outra tabela.

Pg.: 133

Alternar entre os modos de uma consulta Abrir ou executar uma consulta

Um consulta possui trs modos: modo Estrutura, modo Folha de Dados e modo SQL. 1 Clique na seta prxima ao boto Modo na barra de ferramentas. 2 Na lista suspensa, clique no modo desejado. Voc pode abrir uma consulta seleo, de tabela de referncia cruzada ou ao no modo Estrutura. Voc pode tambm abrir uma consulta seleo ou de tabela de referncia cruzada no modo Folha de Dados para visualizar os resultados da consulta. Voc no pode abrir uma consulta ao no modo Folha de Dados para visualizar seus resultados. Entretanto, no modo Folha de Dados voc pode visualizar os dados que sero afetados quando a consulta ao for executada. Uma consulta ao identificada por um ponto de exclamao (!) prximo a seu nome na janela Banco de Dados.

Abrir uma consulta no modo Estrutura

1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Consultas. 2 Clique na consulta que voc deseja abrir, e ento clique em Estrutura.

Observaes Se um formulrio ou relatrio baseado em uma consulta, voc pode abrir a consulta para modificar sua estrutura diretamente a partir do formulrio ou relatrio. Se voc salvou anteriormente uma consulta enquanto ela estava sendo exibida no modo SQL, este ser o modo no qual o Microsoft Access a exibir na prxima vez que voc clicar em Estrutura na janela Banco de Dados dessa consulta.

Visualizar os resultados de uma consulta seleo ou de tabela de referncia cruzada

O Microsoft Access exibe os resultados de uma consulta seleo ou de tabela de referncia cruzada em uma folha de dados. Voc pode exibir a folha de dados a partir do modo Estrutura da consulta ou a partir da janela Banco de Dados. Estando em Faa isto

Modo Estrutura de Clique no Modo na barra de ferramentas. consulta Janela Banco de DaClique na guia Consultas, e ento clique duas vezes no nome da consulta, ou selecione a condos sulta e, em seguida, clique em Abrir. Para parar a consulta, pressione CTRL+BREAK. (Contudo, este procedimento pode no funcionar em consultas muito grandes).

Criar um campo que efetue clculos personalizados ou manipule valores de campo em uma consulta

Voc pode criar um novo campo que exiba os resultados de um clculo, que voc define com uma expresso. 1 Abra a consulta no modo Estrutura. 2 Proceda de uma das maneiras a seguir: Digite uma expresso em uma clula vazia na linha Campo. Quando a expresso inclui o nome de um campo, voc precisa colocar o nome entre colchetes. {bmc bm154.WMF} Se voc precisar de ajuda ao criar a expresso, utilize o Construtor de Expresses. Para exibi-lo, clique o boto direito do mouse na clula Campo onde voc est adicionando o campo calculado e, em seguida, clique em Construir. Aps voc pressionar ENTER ou mover para uma outra clula, o Microsoft Access insere o nome de campo padro ExprN, onde N um inteiro incrementado para cada novo campo de expresso na consulta. O nome aparece antes da expresso e seguido por dois pontos. Em uma folha de dados, esse nome o ttulo de coluna. {bmc bm155.WMF} Voc pode selecionar ExprN e digitar um nome mais descritivo, como NovoPreo. 3 Se a expresso incluir uma ou mais funes agregadas (Soma, Mdia, Contar, Mn, Mx, Desv ou Var), e se a grade de estrutura incluir um outro campo ou campos que voc queira utilizar para agrupamento, clique em Totais na barra de ferramentas (a no ser que a linha Total j esteja exibida). Deixe Agrupar Por na clula Total para o campo de agrupamento e, no campo calculado, altere Agrupar Por para Expresso. 4 Se desejar, proceda de uma das maneiras a seguir para completar a consulta: Insira critrios para afetar o clculo. Classifique os resultados. Defina propriedades de campo tais como Formato (uma vez que o campo no herda propriedades da tabela base). Observaes A consulta Detalhes Adicionais do Pedido do banco de dados de exemplo Northwind tem um exemplo de campo calculado denominado PreoTotal. A consulta Subtotais do Pedido tem um exemplo de campo calculado, denominado Subtotal que calcula sobre grupos de registros. Para visualizar essas consultas, abra o banco de dados Northwind na sua subpasta Exemplos da pasta Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Consultas, clique em Detalhes Adicionais do Pedido ou Subtotais do Pedido, e ento clique em Estrutura. Para inserir ou visualizar uma expresso inteira sem rolagem, pressione SHIFT+F2 para exibir a caixa Zoom.

Exemplos de expresses que calculam ou manipulam valores utilizando um campo calculado

Insira a expresso para o campo calculado na clula Campo da grade de estrutura da consulta.

Exemplos de manipulao de valores de texto em campos calculados

Voc insere a expresso na clula Campo da grade de estrutura da consulta. Os campos aos quais voc faz referncia na expresso so provenientes das tabelas ou consultas da consulta atual.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Expresso NomeCompleto: [Nome] & " " & [Sobrenome] Endereo2: [Cidade] & " " & [Regio] & " " & [CEP] InicialDoProduto: Esquerda([NomeDoProduto], 1) CdigoTipo: Direita([CdigoDoBem],2) CdigoDerea: Meio([Telefone],2,3)

Descrio

Power Informtica

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Exemplos de como efetuar operaes aritmticas em campos calculados

Exibe o valor dos campos Nome e Sobrenome, separados por um espao, no campo NomeCompleto. Exibe o valor dos campos Cidade, Regio e CEP, separados por espaos, no campo Endereo2. Utiliza a funo Esquerda para exibir no campo InicialDoProduto o primeiro caractere do valor no campo NomeDoProduto. Utilize a funo Direita para exibir no campo CdigoTipo os dois ltimos caracteres do valor no campo CdigoDoBem. Utilize a funo Meio para exibir no campo CdigoDerea trs caracteres, comeando com o segundo caractere do valor do campo Telefone.

Voc insere a expresso na clula Campo da grade de estrutura da consulta. Os campos aos quais voc faz referncia na expresso so provenientes das tabelas ou consultas da consulta atual. Expresso Descrio Exibe tarifas de frete com adicional de 10 por cento no campo FreteEspecial. TotalDoPedido: [Quantidade] * [PreoUnitrio] Exibe o produto dos valores dos campos Quantidade e PreoUnitrio no campo TotalDoPedido. Adiantamento: [DataDeEntrega] - [DataDeEnvio]Exibe a diferena entre os valores dos campos DataDeEntrega e DataDeEnvio no campo Adiantamento. EstoqueTotal: [UnidadesEmEstoExibe a soma dos valores dos campos UnidadesEmEstoque e Unidaque]+[UnidadesPedidas] desPedidas no campo EstoqueTotal. PercentualDoFrete: SoExibe no campo PercentualDoFrete o percentual de tarifas de frete ma([Frete])/Soma([Subtotal]) *100 em cada subtotal dividindo a soma dos valores do campo Frete pela soma dos valores do campo Subtotal. (Este exemplo utiliza a funo Soma). A linha Total da grade de estrutura precisa estar exibida, e a clula Total desse campo precisa estar definida como Expresso. Se a propriedade Formato do campo estiver definida como Porcentagem, no inclua o *100. Observao Quando voc utilizar um operador aritmtico (+, -, *, /) em uma expresso e o valor de um dos campos da expresso for Nulo, o resultado de toda a expresso ser Nulo. Se alguns registros em um dos campos que voc utilizou na expresso podem ter um valor Nulo, voc pode converter o valor Nulo em zero utilizando a funo Nz; por exemplo: Nz([UnidadesEmEstoque])+Nz([UnidadesPedidas]) FreteEspecial: [Frete] * 1,1

Exemplos de manipulao e clculo de datas em campos calculados

Voc insere a expresso na clula Campo da grade de estrutura da consulta. Os campos aos quais voc faz referncia na expresso so provenientes das tabelas ou consultas da consulta atual. Expresso Descrio DecursoDeTempo: DifData("d", [DataDoPedido], [DataDeEnvio]) AnoDaContratao: PartData ("aaaa",[DataDaContratao]) Data( )- 30 Utiliza a funo DifData para exibir no campo DecursoDeTempo o nmero de dias entre a data do pedido e a data de envio. Utiliza a funo PartData para exibir no campo AnoDaContratao o ano em que cada funcionrio foi contratado. Utiliza a funo Data para exibir a data de 30 dias antes da data atual.

Exemplos de utilizao de funes agregadas de domnio e funes agregadas SQL em campos calculados
Voc insere a expresso na clula Campo da grade de estrutura da consulta. Os campos aos quais voc faz referncia na expresso so provenientes das tabelas ou consultas da consulta atual. Expresso Descrio Utiliza a funo Contar para contar o nmero de registros na consulta, incluindo registros com campos Nulos (vazios). PercentualDoFrete: SoExibe no campo PercentualDoFrete o percentual de tarifas de frete em cada subt ma([Frete])/Soma([Subtotal]) *100 tal, dividindo a soma dos valores do campo Frete pela soma dos valores do campo Subtotal. (Este exemplo utiliza a funo Soma). A linha Total da grade de estrutura precisa estar exibida, e a clula Total desse campo precisa estar definida como Expresso. Se a propriedade Formato do campo estiver definida como Porcentagem, no inclua o *100. FreteMdio: DMdia("[Frete]"; "[Ped Utiliza a funo DMdia para exibir no campo DescontoMdio o desconto mdio dos]") dado a todos os pedidos combinados em uma consulta de totais. Contar(*)

Exemplos de como trabalhar com valores Nulos utilizando campos calculados

Voc insere a expresso na clula Campo da grade de estrutura da consulta. Os campos aos quais voc faz referncia na expresso so provenientes das tabelas ou consultas da consulta atual. Expresso Descrio PasAtual: SeImed(Nulo([Pas]), " ", [Pas]) Utiliza as funes SeImed e Nulo para exibir uma seqncia vazia no campo PasAtual se o campo Pas for Nulo; caso contrrio, exibe o cont do do campo Pas.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 135 Adiantamento: SeImed (NuUtiliza as funes SeImed e Nulo para exibir no campo Adiantamento a lo([DataDeEntrega] - [DataDeEnvio]), "Verifmensagem "Verifique se falta alguma data" se o valor de pelo menos que se falta alguma data", [DataDeEntrega] um dos campos DataDeEntrega ou DataDeEnvio for Nulo; caso [DataDeEnvio]) contrrio, exibe a diferena. VendasDeSeisMeses: Nz([VendasDoTrim1]) Exibe no campo VendasDeSeisMeses o total dos valores dos campos de + Nz([VendasDoTrim2]) vendas do primeiro e segundo trimestres combinados, utilizando a funo Nz para converter primeiro os valores Nulos em zero. SeImed (NuTransforma um valor Nulo em um zero (0) no campo PreoUnitrio. lo([PreoUnitrio]),0,[PreoUnitrio]) Observao Quando voc utilizar um operador aritmtico (+, -, *, /) em uma expresso e o valor de um dos campos da expresso for Nulo, o resultado de toda a expresso ser Nulo. Se alguns registros em um dos campos que voc utilizou na expresso podem ter um valor Nulo, voc pode converter o valor Nulo em zero utilizando a funo Nz, como mostrado na tabela anterior.

Exemplo de uma subconsulta em um campo calculado

Voc insere a expresso na clula Campo da grade de estrutura da consulta. Os campos aos quais voc faz referncia na expresso so provenientes das tabelas ou consultas da consulta atual. Expresso Descrio Cat: (SELECT [NomeDaCategoria] FROM [Categorias] WHERE [Prod Exibe o NomeDaCategoria se o CdigoD tos].[CdigoDaCategoria]=[Categorias].[CdigoDaCategoria]) Categoria da tabela Categorias for o mesmo que o CdigoDaCategoria da tabela Prod tos.

Sobre a utilizao de critrios em consultas ou em filtros para recuperao de determinados registros

Critrios so restries que voc faz em uma consulta ou filtro avanado para identificar os registros especficos com os quais deseja trabalhar. Por exemplo, em vez de visualizar todos os fornecedores que a sua empresa utiliza, voc pode visualizar apenas fornecedores do Japo. Para isso, especifique critrios que limitem os resultados a registros cujo campo Pas seja "Japo". Para especificar critrios para um campo na grade da estrutura, insira uma expresso na clula Critrio desse campo. A expresso do exemplo anterior seria "Japo". Voc pode, porm, utilizar expresses mais complicadas, como "Entre 1000 E 5000". Se sua pesquisa incluir tabelas vinculadas, os valores que voc especificar como critrio nos campos delas distinguiro maisculas e minsculas eles devem coincidir os valores de maisculas e minsculas na tabela base. Voc pode inserir critrios adicionais para o mesmo campo ou para campos diferentes. Quando voc digita expresses em mais de uma clula Critrio, o Microsoft Access as combina utilizando o operador E ou o operador Ou. Quando as expresses esto em clulas diferentes da mesma linha, o Microsoft Access utiliza o operador E, o que significa que somente os registros que satisfazem os critrios de todas as clulas sero retornados. Quando as expresses esto em linhas diferentes da grade da estrutura, o Microsoft Access utiliza o operador Ou, o que significa que os registros que satisfazem os critrios em qualquer das clulas sero retornados. Voc tambm pode especificar que os critrios s afetem os resultados de um clculo. Adicionando critrios, voc pode limitar os grupos para os quais est efetuando um clculo, limitar os registros includos no clculo ou limitar os resultados que so exibidos aps o clculo ser efetuado.

Inserir critrios em uma consulta ou filtro avanado para recuperar determinados registros

1 Abra uma consulta em modo Estrutura ou exiba a janela Filtrar/Classificar Avanado para uma tabela, consulta ou formu-

lrio. 2 Clique na primeira clula Critrio do campo para o qual voc deseja definir critrio. 3 Insira a expresso de critrio digitando-a ou utilizando o Construtor de Expresses. Para exibir o Construtor de Expresses, clique com o boto direito do mouse na clula Critrio, e ento clique em Construir. Se sua pesquisa incluir tabelas vinculadas, os valores que voc especificar como critrio nos campos delas distinguiro maisculas e minsculas eles devem coincidir os valores de maisculas e minsculas na tabela base. 4 Para inserir uma outra expresso no mesmo campo ou em um outro campo, v para a clula Critrio apropriada e insira a expresso. Observaes

Especificar critrios ou uma ordem de classificao utilizando o asterisco na grade da estrutura

1 Abra uma consulta em modo Estrutura. 2 Arraste o asterisco (*) da lista de campos para a linha Campo na grade da estrutura. 3 Adicione os campos pelos quais voc deseja classificar ou definir critrios arrastando-os da lista de campos para a linha
Campo. 4 Selecione uma ordem de classificao na clula Classificao para os campos que voc deseja classificar. 5 Insira critrio na linha Critrio para os campos apropriados. 6 Limpe a caixa de seleo Mostrar para todos os campos, exceto o asterisco; caso contrrio, esses campos aparecero duas vezes nos resultados da consulta. 7 Clique no boto Modo da barra de ferramentas para visualizar os resultados.
K

Voc pode utilizar expresses na grade da estrutura de uma consulta ou na janela Filtrar/Classificar Avanado, em uma instruo SQL no modo SQL de uma consulta, ou na janela Filtrar por Formulrio para especificar critrios que identifiquem os registros com os quais voc deseja trabalhar. Em consultas, voc tambm pode utilizar expresses para atualizar valores em um grupo de registros ou para criar campos calculados.

Onde inserir expresses em consultas ou filtros

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 136 Na grade da estrutura, voc insere a expresso em lugares diferentes, dependendo da operao que est tentando efetuar. (A tabela a seguir mostra onde voc pode inserir expresses). Aps voc digitar uma expresso na grade da estrutura e pressionar a tecla ENTER, o Microsoft Access exibe a expresso utilizando a sintaxe que ele compreende. Se voc no incluir um operador com a expresso, o Microsoft Access assumir que voc pretende utilizar o operador =. Por exemplo, se voc digitar Dinamarca como critrio em um campo Pas, o Microsoft Access exibir "Denmark", e interpretar a expresso como Pas="Denmark". Se voc incluir referncias a nomes de campos na expresso, os campos devero estar em uma das tabelas adicionadas consulta (a menos que voc esteja utilizando a funo DPesquisa ou uma subconsulta). Voc no pode, porm, arrastar os campos para a expresso na grade da estrutura. Para fazer isto Digite a expresso em Especificar critrios para uma consulta seleo, Uma clula Critrio na grade da estrutura de uma consulta ou de tabela de referncia cruzada ou consulta ao filtro avanado. para um filtro avanado Criar um campo calculado Uma clula Campo na grade da estrutura de uma consulta ou filtro avanado. Atualizar registros conforme os resultados da ex- Uma clula Atualizar Para na grade da estrutura de uma presso (somente em consultas atualizao) consulta atualizao. Especifique os registros com os quais voc Uma instruo SQL em modo SQL. deseja trabalhar, como eles sero agrupados, o cr trio para os agrupamentos, ou a maneira como eles sero classificados. Especificar critrios ao utilizar Filtrar por Um campo na janela Filtrar por Formulrio para uma expresso pe Formulrio sonalizada, ou selecione uma expresso a partir da lista no campo.

Observao Voc pode ver como o Microsoft Access avalia expresses de consulta alternando para o modo SQL de uma consulta para exibir suas instrues SQL base. Para exibir uma consulta em modo SQL, clique na seta prxima ao boto Exibir na barra de ferramentas, e ento clique em Exibir SQL. Se sua pesquisa incluir tabelas vinculadas, os valores que voc especificar como critrio nos campos delas distinguiro maisculas e minsculas eles devem coincidir os valores de maisculas e minsculas na tabela base.

Exemplos de expresses de critrio para consultas ou filtros

Voc pode utilizar uma expresso de critrio na clula Critrio, seja na janela Filtrar/Classificar Avanado ou em modo Estrutura de consulta. Observao Voc tambm pode utilizar expresses de critrio personalizadas em um campo na janela Filtrar por Formulrio, ou utilizar as expresses da lista nos campos.

Exemplos de expresses que utilizam valores de texto como critrio

Campo Expresso Descrio CidadeDestino CidadeDestino DataDeEnvio DataDeEnvio PasDestino PasDestino NomeDoDestinatrio NomeDaEmpresa NmeroDoPedido NomeDaEmpresa

Exemplos de expresses que calculam ou manipulam dados, e que ento utilizam o resultado como critrio
Campo Expresso DataDeEntrega Entre Data( ) E SomData("m"; 3;Utiliza o operador Entre...E e as funes SomData e Data para Data( )) exibir pedidos requeridos desde a data de hoje at daqui a trs meses. < Data( )- 30 Utiliza a funo Data para exibir pedidos de mais de 30 dias atrs. Ano([DataDoPedido])=1996 Utiliza a funo Ano para exibir pedidos com datas do pedido de 1996. PartData("t"; [DataDoPedido])=4 Utiliza a funo PartData para exibir pedidos do quarto trimestre. DataSerial(Ano Utiliza as funes DataSerial, Ano e Ms para exibir pedidos ([DataDoPedido]); do ltimo dia de cada ms. Ms([DataDoPedido])+1; 1)-1 Descrio

"London" Exibe os pedidos enviados para Londres. "London" Ou "Rio de Janeiro" Utiliza o operador Ou para exibir pedidos enviados para Londres ou Rio de Janeiro. Entre 5/1/95 E 10/1/95 Utiliza o operador Entre...E para exibir pedidos enviados no antes de 5-Jan-95 e no depois de 10-Jan-95. 2/2/95 Exibe pedidos enviados em 2-Feb-95. Em("Canada"; "UK") Utiliza o operador Em para exibir pedidos enviados para o Canad ou o Reino Unido. Negado "USA" Utiliza o operador Negado para exibir pedidos enviados para pases que no sejam Estados Unidos. Como "S*" Pedidos enviados para clientes cujo nome comea com a letra S. >="N" Exibe pedidos enviados para empresas cujos nomes comeam com as letras de N a Z. Direita([NmeroDoPedido]; Utiliza a funo Direita para exibir pedidos com valores de 2)="99" NmeroDoPedido terminando em 99. Compr([NomeDaEmpresa]) Utiliza as funes Compr e Val para exibir pedidos de empr >Val(30) sas cujo nome tem mais de 30 caracteres de comprimento.

DataDoPedido DataDoPedido DataDoPedido DataDoPedido

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 DataDoPedido Ano([DataDoPedido])= Ano(Agora()) Ms([DataDoPedido])= Ms(Agora())

Power Informtica Pg.: 137 Utiliza as funes Ano e Ms e o operador E para exibir ped Edos do ano e ms atuais.

Exemplos de expresses que utilizam o valor de um campo vazio (Nulo ou seqncia de comprimento zero) como critrio
Campo RegioDeDestino RegioDeDestino Fax Expresso Nulo Exibe pedidos de clientes cujo campo RegioDeDestino Nulo (vazio). Negado Nulo Exibe pedidos de clientes cujo campo RegioDeDestino contm um valor. "" Exibe pedidos de clientes que no tm fax, o que indicado por um valor seqncia de comprimento zero no campo Fax em vez de um valor Nulo (vazio). Expresso Exibe Descrio

Exemplos de expresses que utilizam parte do valor de um campo como critrio

Campo NomeDoDestinatrio NomeDoDestinatrio NomeDoDestinatrio NomeDoDestinatrio NomeDoDestinatrio Como "S*" Como "*Imports" Como "[A-D]*" Como "*ar*"

Exemplos de expresses que utilizam o resultado de subconsultas como critrio

Campo PreoUnitrio Expresso Exibe

Pedidos enviados para clientes cujos nomes comeam com a letra S. Pedidos enviados para clientes cujos nomes terminam com a palavra "Imports". Pedidos enviados para clientes cujos nomes comeam com A at D. Pedidos enviados para clientes cujos nomes incluem a seqncia de letras "ar". Como "MaisonPedidos enviados para o cliente com "Maison" como primeira parte de Dewe?" seu nome e um segundo nome de 5 letras no qual as primeiras 4 so "Dewe" e a ltima desconhecida.

Exemplos de expresses que utilizam o resultado de uma funo agregada de domnio como critrio
Campo Frete Expresso Descrio >(DDesv("[Frete]"; "Pedidos") DMdia("[Frete]"; "Pedidos")) Quantidade >DMdia("[Quantidade]"; "Detalhes do Pedido") Utiliza + as funes DMdia e DDesv para exibir todos os pedidos cujo custo de frete exceda a mdia mais o desvio padro do custo de frete. Utiliza a funo DMdia para exibir produtos pedidos em quantidades acima da quantidade mdia dos pedidos.

(SELECT [PreoUnitrio] FROM [Pr Produtos cujo preo o mesmo que o preo de Aniseed dutos] WHERE [NomeDoProduto] yrup. = "Aniseed Syrup") PreoUnitrio >(SELECT AVG([PreoUnitrio]) Produtos que tm um preo unitrio acima da mdia. FROM [Produtos]) Salrio > ALL (SELECT [Salrio] FROM [Fu Salrio de cada representante de vendas cujo salrio seja cionrios] WHERE ([Cargo] LIKE maior que os de todos os funcionrios com "Gerente" ou "V "*Gerente*") OR ([Cargo] LIKE "*Vice ce-Presidente" em seus cargos. Presidente*")) TotalDoPedido: > ALL (SELECT AVG([PreoUnitrio] Pedidos * com totais que sejam maiores que o valor mdio [Preo Unitrio]* [Quantidade]) FROM [Detalhes dos do pedidos. [Quantidade] Pedido])

Estruturar ou modificar uma consulta

No modo Estrutura, voc pode seguir qualquer um dos procedimentos para completar a estrutura de uma consulta nova que tenha acabado de criar ou para modificar uma consulta existente. Voc pode, tambm, utilizar esses procedimentos para modificar uma instruo SQL que seja a origem dos registros para um formulrio ou relatrio. As alteraes feitas no modo Estrutura de consulta so refletidas na instruo SQL. Se voc estiver estruturando ou modificando consultas em um ambiente multiusurio, h determinadas coisas que devem ser levadas em considerao.

Adicionar campos grade de estrutura em uma consulta ou filtro avanado

Em uma consulta, voc adiciona apenas os campos cujos dados voc deseja visualizar, agrupar, atualizar, classificar ou para os quais deseja definir critrios. Em um filtro avanado, voc adiciona somente os campos que deseja utilizar para classificar ou especificar critrios e o Microsoft Access exibir automaticamente todos os campos nos resultados filtrados. 1 Abra uma consulta no modo Estrutura ou abra um formulrio ou folha de dados e exiba a janela Filtrar/Classificar Avanado. 2 Em uma consulta, certifique-se de que a lista de campos para a tabela ou consulta contendo os campos que voc deseja adicionar aparea na parte superior da janela. Voc pode adicionar uma tabela ou consulta se a lista de campos de que precisa no estiver na consulta. Na janela Filtrar/Classificar Avanado, o Microsoft Access exibe automaticamente a lista de campos para a tabela base, consulta ou instruo SQL. Voc no pode adicionar mais tabelas ou consultas a esta janela. 3 Selecione um ou mais campos da lista de campos e arraste-os para as colunas na grade.

Selecionar campos a serem adicionados grade de estrutura em uma consulta ou filtro avanado

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Para selecionar Faa isto

Power Informtica

Pg.: 138

Um campo Clique no nome do campo Um bloco de campos Clique no primeiro campo do bloco, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique no ltimo campo. Campos noMantenha pressionada a tecla CTRL enquanto voc clica nos campos. contguos Todos os campos Clique duas vezes na barra de ttulos da lista de campos ou clique no asterisco(*). Observaes Uma vez que voc selecionou campos na lista de campos, deve arrast-los para a grade de estrutura. Quando voc arrasta mais de um campo de uma vez, o Microsoft Access coloca cada campo em uma coluna separada. Se voc arrastar o asterisco para a grade, o Microsoft Access colocar o nome da tabela ou consulta em uma coluna e anexar um ponto e asterisco ao nome (por exemplo, Categorias.*). Aps cada operao, a folha de dados mantm a mesma aparncia. Em vez de arrastar, voc pode, tambm, adicionar campos clicando duas vezes sobre o nome na lista de campos ou selecionando um campo diretamente na caixa de listagem, na linha Campo da grade.

Remover um campo da grade de estrutura em uma consulta ou filtro avanado

1 Abra uma consulta no modo Estrutura ou abra um formulrio ou folha de dados e exiba a janela Filtrar/Classificar Avan-

ado. 2 Selecione o campo clicando no seu seletor de colunas e, em seguida, pressione a tecla DEL. Observao Quando voc remove um campo da grade de estrutura, est removendo-o somente da estrutura da consulta ou do filtro. Voc no est excluindo o campo e os seus dados da tabela base, nem, no caso de um filtro, dos resultados filtrados.

Exibir ou ocultar nomes das tabelas para cada campo na grade de estrutura da consulta

Quando voc adiciona campos de vrias tabelas grade de estrutura, talvez queira saber de que tabela veio cada campo, exibindo os nomes das tabelas embaixo dos nomes dos campos. No modo Estrutura de consulta, clique em Nomes das Tabelas no menu Exibir. Para controlar se os nomes das tabelas sero exibidos ou ocultos como padro para novas consultas, clique em Opes no menu Ferramentas, clique na guia Tabelas/Consultas e, em seguida, selecione ou limpe a caixa de seleo Mostrar Nomes das Tabelas.

Inserir um campo na grade de estrutura de uma consulta ou filtro avanado

ado. 2 Arraste o campo da lista de campos para a coluna onde deseja inseri-lo na grade de estrutura.

1 Abra uma consulta no modo Estrutura ou abra um formulrio ou folha de dados e exiba a janela Filtrar/Classificar Avan-

Inserir ou excluir uma linha de critrios em uma consulta ou filtro avanado

Para inserir uma linha de critrios, no modo Estrutura de consulta ou na janela Filtrar/Classificar Avanado, clique na linha que est abaixo do lugar em que deseja que a nova linha aparea e, ento, clique em Inserir Linha no menu Inserir. Uma nova linha inserida acima da linha em que voc clicou. Para excluir uma linha de critrios, clique em qualquer parte da linha e, em seguida, clique em Excluir Linhas no menu Editar.

Sobre a utilizao do asterisco na grade de estrutura da consulta

A seleo do asterisco (*) em uma consulta oferece uma vantagem em relao a seleo de todos os campos. Quando voc utiliza o asterisco, os resultados da consulta incluem automaticamente qualquer campo adicionado tabela ou consulta base depois que a consulta foi criada e eliminam automaticamente campos excludos. Ao utilizar o asterisco, voc no pode classificar registros ou especificar critrios para campos, a menos que voc adicione esses campos juntamente com os asteriscos na grade de estrutura. Se voc digitar um asterisco na linha Campo, em vez de arrast-lo, dever tambm digitar o nome da tabela. Por exemplo, digite Clientes.*

Remover uma tabela ou consulta de uma consulta

1 Abra uma consulta no modo Estrutura. 2 Na parte superior do modo Estrutura da consulta, selecione a tabela ou consulta que voc deseja remover clicando em
qualquer lugar de sua lista de campos e, em seguida, pressione a tecla DEL. Os campos que voc tiver arrastado da lista de campos para a grade de estrutura tambm sero removidos da consulta. Entretanto, a tabela ou consulta no ser excluda do banco de dados.

Adicionar uma tabela ou consulta a uma consulta

1 Abra uma consulta no modo Estrutura. 2 Na barra de ferramentas, clique em Mostrar Tabela. 3 Na caixa de dilogo Mostrar Tabela, clique na guia que lista os objetos contendo os dados com os quais voc deseja

trabalhar. Se a tabela que voc necessita estiver em outro banco de dados ou aplicativo, primeiro, vincule a tabela ao banco de dados ativo. 4 Clique no nome do objeto que voc deseja adicionar consulta. Para selecionar objetos adicionais, um de cada vez, mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto clica em cada nome de objeto. Para selecionar uma srie de objetos, clique no primeiro nome da srie, mantenha pressionada a tecla SHIFT e, em seguida, clique no ltimo nome da srie. 5 Clique em Adicionar e, ento, em Fechar. Observaes Voc pode, tambm, adicionar uma tabela ou consulta a uma consulta arrastando o nome da tabela ou consulta da janela Banco de Dados para a parte superior do modo Estrutura da consulta. Quando voc tem vrias tabelas ou consultas em uma consulta, elas precisam ser associadas.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Adicionar uma coluna grade de estrutura em uma consulta ou filtro avanado

1 Clique em qualquer lugar da coluna esquerda da qual voc deseja adicionar uma nova coluna. 2 No menu Inserir, clique em Inserir Colunas.

Power Informtica

Pg.: 139

Exibir ou ocultar um campo nos resultados de uma consulta

Voc pode adicionar grade de estrutura da consulta um campo utilizado para definir critrios ou uma ordem de classificao sem, contudo, exibir os dados daquele campo especfico nos resultados da consulta. No modo Estrutura da consulta, selecione a caixa Mostrar na grade de estrutura para exibir o campo ou limpe a caixa Mostrar para ocultar o campo. Observaes Se voc quiser criar um formulrio ou relatrio baseado na consulta e a propriedade de consulta Resultado de Todos os Campos estiver definida como No, voc dever exibir os campos para os quais criar controles acoplados no formulrio ou relatrio. Quando voc fecha uma consulta, o Microsoft Access move os campos ocultos para as colunas que esto mais direita na grade de estrutura.

Alterar um nome de campo em uma consulta

Voc pode renomear um campo em uma consulta para descrever os dados do campo com mais preciso. Isso particularmente til quando voc define um novo campo calculado ou calcula uma soma, uma contagem ou outro tipo de total em um campo existente. Nestes casos, a no ser que voc digite um nome, o Microsoft Access atribuir nomes tais como Expr1 ou SomaDaQuantidadeDePedidos O novo nome do campo deve seguir as regras de nomenclatura de objetos. A alterao de um nome de campo na grade de estrutura da consulta altera o cabealho da coluna no modo Folha de Dados da consulta. Alm disso, se voc criar um novo objeto, tal como um novo formulrio ou relatrio baseado na consulta, o novo objeto utilizar o novo nome do campo. Por exemplo, se voc criar um controle para exibir o campo renomeado, o novo nome do campo ser utilizado para o nome do controle e a legenda do seu rtulo. Entretanto, o nome do campo no ser alterado na tabela base, nem tampouco em formulrios e relatrios que tenham sido baseados na consulta antes que voc alterasse o nome do campo. Observao A alterao do nome de um campo na grade de estrutura da consulta atual no tem efeito no modo Folha de Dados da consulta, se a propriedade Legenda para esse campo tiver sido definida na tabela ou consulta base. Se voc desejar que o novo nome do campo seja utilizado apenas para colunas da folha de dados ou para legendas de rtulos em formulrios e relatrios, voc poder definir a propriedade Legenda para o campo, em vez de renomear o campo na grade de estrutura.

Renomear um campo em uma consulta

1 Abra uma consulta no modo Estrutura. 2 Posicione o ponto de insero esquerda da primeira letra do nome do campo na grade de estrutura. 3 Digite o novo nome seguido de dois pontos.

Observao Se voc estiver renomeando o nome do campo Expr1 (ou Expr2 etc) que o Microsoft Access atribuiu automaticamente, substitua apenas o nome, no a expresso que segue os dois pontos.

Alterar a legenda de um campo em uma consulta

1 Abra uma consulta no modo Estrutura. 2 Na grade de estrutura, clique em qualquer parte da coluna do campo cuja legenda voc deseja alterar e, em seguida,
clique em Propriedades na barra de ferramentas. 3 Na caixa da propriedade Legenda, digite a nova legenda para o campo.

Alterar a largura de uma coluna na grade de estrutura de uma consulta ou filtro avanado

1 No modo Estrutura da consulta ou na janela Filtrar/Classificar Avanado, mova o ponteiro para a extremidade direita do

seletor de colunas da coluna que voc deseja alterar, at que o ponteiro se transforme em uma seta de duas pontas. 2 Arraste a extremidade para a esquerda para tornar a coluna mais estreita ou para a direita para torn-la mais larga (ou clique duas vezes para ajustar a largura de acordo com a entrada visvel mais longa na grade de estrutura). Observaes Para ajustar a largura de vrias colunas de uma s vez, selecione as colunas arrastando-as pelos seletores de colunas e, ento, siga o procedimento anterior. O ajuste de largura de coluna no modo Estrutura ou na janela Filtrar/Classificar Avanado no tem efeito na largura da coluna na consulta ou na folha de dados filtrados.

Mover um campo na grade de estrutura em uma consulta ou filtro avanado

1 Abra uma consulta no modo Estrutura ou abra um formulrio ou folha de dados e exiba a janela Filtrar/Classificar Avanado. 2 Selecione a coluna que voc deseja mover. Para selecionar uma coluna, clique no seu seletor de colunas. Para selecionar mais de uma coluna adjacente, arraste pelos seletores de colunas. 3 Clique novamente no seletor de qualquer uma das colunas selecionadas e, ento, arraste o(s) campo(s) para os seus novos lugares. O campo deslocado e todos os campos sua direita movem-se para a direita.

Consideraes sobre como estruturar ou modificar consultas em ambiente multiusurio

Caso voc abra uma consulta para fazer alteraes de estrutura e algum a modifique antes que voc termine, o Microsoft Access exibir uma mensagem informando que a estrutura foi alterada depois que comeou a trabalhar. Voc pode substituir as novas alteraes pelas suas prprias alteraes ou pode salvar a sua verso da consulta com um nome diferente. Se outros estiverem utilizando a consulta para visualizar dados enquanto voc estiver alterando a estrutura, eles no visualizaro as alteraes da estrutura at que fechem e abram novamente a consulta.

Maneiras de agrupar em uma consulta dados de vrias tabelas ou consultas

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 140 O poder das consultas reside na capacidade de agrupar dados ou executar uma ao em dados de mais de uma tabela ou consulta. Por exemplo, talvez voc queira visualizar informaes de um cliente e os pedidos feitos por ele. Para ver essas informaes, voc precisa de dados provenientes das tabelas Clientes e Pedidos. Ao adicionar mais de uma consulta ou tabela a uma consulta, voc precisa certificar-se de que as respectivas listas de campos estejam unidas umas s outras por uma linha de associao, de modo que o Microsoft Access saiba como conectar as informaes. Se as tabelas de uma consulta no estiverem associadas uma outra, direta ou indiretamente, o Microsoft Access no saber quais registros esto associados entre si, portanto exibir todas as combinaes de registros (o produto cruzado ou produto cartesiano) entre as duas tabelas. Sendo assim, se cada tabela contiver 10 registros, o resultado da pesquisa conter 100 registros (10X10). Isto tambm quer dizer que a consulta poder levar muito tempo para ser executada e, em ltima anlise, forneceria resultados menos relevantes. Se voc criou anteriormente relacionamentos entre tabelas na janela Relacionamentos, o Microsoft Access exibir automaticamente linhas de associao quando voc adicionar tabelas relacionadas em modo Estrutura da consulta. Se for imposta a integridade referencial, o Microsoft Access exibir, tambm, um 1 acima da linha de associao, para indicar qual tabela est do lado um de um relacionamento um-para-muitos e um smbolo de infinito para indicar qual tabela est do lado muitos. Mesmo que voc no tenha criado relacionamentos, o Microsoft Access criar associaes automaticamente se voc adicionar duas tabelas a uma consulta e cada tabela tiver um campo com tipos de dados idnticos ou compatveis e, ainda, se um dos campos associados for uma chave primria. Os smbolos um e muitos no so exibidos neste caso, porque no imposta a integridade referencial. s vezes, as tabelas que voc adiciona consulta no contm campos que possam ser associados. Neste caso, voc precisa adicionar uma ou mais tabelas ou consultas extra que funcionem unicamente como ponte entre as tabelas cujos dados voc pretende utilizar. Por exemplo, se voc adicionar as tabelas Clientes e Detalhes do Pedido a uma consulta, no haver linhas de associao entre elas, pois no possuem campos que podem ser associados. Mas a tabela Pedidos est relacionada com ambas as tabelas, assim, voc pode incluir a tabela Pedidos na sua consulta para obter uma conexo entre as duas outras. Uma vez que as tabelas e consultas estejam associadas e que voc tenha adicionado campos das duas tabelas ou consultas grade de estrutura no modo Estrutura da consulta, a associao padro solicita que a consulta verifique a existncia de valores coincidentes nos campos associados. (Isso denominado associao interna na terminologia dos bancos de dados). Quando encontra coincidncias, ela combina esses dois registros e os exibe como um registro nos resultados da consulta. Se uma tabela ou consulta no tiver um registro coincidente em outra tabela ou consulta, nenhum registro aparece nos resultados da consulta. Se voc quiser que a consulta selecione todos os registros de uma tabela ou consulta quer ela tenha ou no registros coincidentes na outra tabela ou consulta, poder alterar o tipo de associao. Se voc desejar que a consulta selecione registros baseada em que o valor no campo associado seja maior do que, menor do que, no-igual a, maior ou igual a, ou menor ou igual ao valor no outro campo associado, precisar criar uma instruo SQL no modo SQL. Observao Uma vez que voc cria uma consulta multi-tabelas, poder ou no atualizar os dados.

Associar vrias tabelas e consultas em uma consulta

No modo Estrutura da consulta, arraste um campo da lista de campos de uma tabela ou consulta para o campo equivalente (um campo de tipo de dados idntico ou compatvel, contendo dados similares) na lista de campos da outra tabela ou consulta. Neste tipo de associao, o Microsoft Access somente seleciona registros de ambas as tabelas ou consultas quando os valores nos campos associados so iguais. Observaes Somente associe campos numricos se as definies da propriedade Tamanho do Campo para ambos forem Byte, Inteiro ou Inteiro Longo. Voc pode alterar o tipo de associao de modo que o Microsoft Access selecione todos os registros de uma tabela ou consulta, havendo ou no registros coincidentes na outra tabela ou consulta.

Alterar o tipo de associao entre consultas e tabelas em uma consulta

1 Abra uma consulta no modo Estrutura. 2 Clique duas vezes na linha de associao entre as listas de campo para as tabelas ou consultas. 3 Na caixa de dilogo Propriedades da Associao, clique na opo de associao que voc deseja e depois em OK.

Observaes Na janela Relacionamentos, voc pode alterar o tipo de associao padro para tabelas. Todas as associaes criadas por meio das caixas de dilogo Propriedades da Associao selecionam registros somente se os valores nos campos associados forem iguais. Voc pode criar associaes que selecionem registros somente se o valor em um campo associado for maior do que, menor do que, no-igual a, maior ou igual a, menor ou igual ao valor no outro campo associado; para isso, voc deve criar uma instruo SQL no modo SQL.

Associar duas cpias da mesma tabela em uma consulta

Associando duas cpias da mesma tabela, voc cria uma auto-associao que combina registros de uma mesma tabela quando houver valores coincidentes nos campos associados. Por exemplo, suponhamos que voc tenha uma tabela Funcionrios, na qual o campo RelatriosPara, para cada registro de funcionrio, exiba, em vez do nome, o cdigo do seu gerente. Voc poderia utilizar uma auto-associao para exibir o nome do gerente em cada registro de funcionrio. 1 No modo Estrutura da consulta, adicione duas vezes a tabela consulta. 2 Crie a associao arrastando um campo da lista de campos da primeira tabela para o campo com o qual voc deseja relacion-lo na segunda lista de campos. Observaes O Microsoft Access acrescenta _1 ao nome da tabela na segunda lista de campos. Por exemplo, se voc adicionar duas vezes a tabela Funcionrios, a primeira lista de campos denominada Funcionrios e a segunda lista de campos

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 141 denominada Funcionrios_1. Voc pode renomear a tabela para algo mais descritivo, definindo a propriedade Alias para a lista de campo.

Excluir uma linha de associao entre consultas e tabelas em uma consulta

No modo Estrutura da consulta, selecione a linha de associao e, em seguida, pressione a tecla DEL. Observao Voc pode impedir que o Microsoft Access crie automaticamente associaes entre tabelas numa consulta.

Ativar ou desativar associaes automticas entre consultas e tabelas em consultas

Mesmo que voc no tenha criado relacionamentos entre tabelas, o Microsoft Access cria automaticamente associaes, caso voc adicione duas tabelas a uma consulta e cada tabela tenha um campo de tipos de dados idnticos ou compatveis e se, alm disso, um dos campos associados for uma chave primria. Voc pode ativar ou desativar essas associaes automticas. 1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Tabelas/Consultas. 3 Marque ou desmarque a caixa de seleo Ativar AutoAssociao. Observaes Mesmo desativando as associaes automticas, voc ainda pode criar suas prprias associaes. Essas definies aplicam-se somente s consultas novas.

Sobre as consultas AutoPesquisar que inserem dados automaticamente

Voc pode estruturar uma consulta multi-tabelas para preencher automaticamente determinados valores de campo para um registro novo. Quando voc insere um valor no campo da associao na consulta ou num formulrio baseado na consulta, o Microsoft Access pesquisa e preenche informaes existentes relacionadas a esse valor. Por exemplo, se voc souber o valor do campo de associao entre uma tabela Clientes e uma tabela Pedidos (normalmente, um identificador de cliente, como CdigoDoCliente), voc pode inserir o cdigo do cliente e fazer com que o Microsoft Access insira o restante da informaes para esse cliente. Se nenhuma informao coincidente for encontrada, o Microsoft Access exibir uma mensagem de erro quando o foco deixar o registro. Para que AutoPesquisar funcione, certas condies devem ser preenchidas: A consulta deve ser baseada em mais de uma tabela e as tabelas devem ter um relacionamento um-para-muitos. (No preciso impor a Integridade referencial.) O campo da associao do lado um do relacionamento deve ter um ndice exclusivo. Um ndice exclusivo significa que o campo uma chave primria ou que a sua propriedade Indexado no modo Estrutura de tabela est definida como Sim (Duplicao No-Autorizada). O campo da associao que voc adiciona grade de estrutura deve provir da tabela, do lado muitos do relacionamento um-para-muitos. (Em outras palavras, a chave estrangeira para aquela tabela). Para que AutoPesquisar funcione, esse campo no pode ser uma chave primria e a sua propriedade Indexado no pode estar definida como Sim (Duplicao No-Autorizada). Por exemplo, em uma consulta incluindo as tabelas Clientes e Pedidos, arraste para a grade de estrutura o campo CdigoDoCliente da tabela Pedidos, no o da tabela Clientes. O valor que voc insere no campo associado do lado muitos j deve existir no campo associado do lado um. Quando o valor do campo associado do lado muitos do relacionamento adicionado ou alterado em um registro, o Microsoft Access encontra e exibe automaticamente os valores associados da tabela no lado um do relacionamento. Enquanto voc sempre pode atualizar o campo associado do lado muitos de um relacionamento, voc pode somente atualizar o campo da associao proveniente do lado um caso tenha ativado propagar atualizao ao definir os relacionamentos entre as tabelas. Em ambos os casos, quando voc atualiza dados, o Microsoft Access calcula novamente os totais ou expresses da consulta automaticamente.

Criar uma consulta AutoPesquisar que preencha dados automaticamente

Para que AutoPesquisar funcione em novos registros, certas condies devem ser preenchidas. 1 Crie uma consulta seleo, adicionando duas tabelas que tenham um relacionamento um-para-muitos. 2 Adicione os campos para a consulta grade de estrutura. Voc deve incluir o campo associado do lado muitos do relacionamento um-para-muitos. 3 Se desejar, especifique critrios na linha Critrios, para selecionar registros especficos. 4 Para visualizar os resultados da consulta, clique em Exibir na barra de ferramentas. Quando voc inserir novos dados no campo associado do lado muitos do relacionamento, o Microsoft Access procurar e preencher automaticamente os dados correspondentes do lado um.

Quando posso atualizar dados de uma consulta?

Em certos casos, voc pode editar os dados no modo Folha De dados da consulta para alterar os dados na tabela base. Em outros casos, no possvel fazer isso. A tabela a seguir mostra se os resultados de uma consulta podem ser atualizados e, em caso negativo, se existe uma alternativa. Consulta ou campo da consulta Atualizvel Soluo Consulta baseada em uma s tabela Consulta baseada em tabelas com relacionamento um-para-um Consulta baseada em tabelas com relacionamento um-para-muitos Consulta baseada em trs ou mais tabelas nas quais h um relacionamento muitos-para-umpara-muitos. Consulta de referncia cruzada Consulta passagem SQL Sim Sim Geralmente N o Embora voc no possa atualizar os dados na consulta diretamente, pode atualiz-los em um formulrio baseado na consulta, se a propriedade Tipo de Conjunto de Registros do formulrio estiver definida para Dynaset (Atualizaes Inconsistentes).

N o N o

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 142 Consulta que calcula uma soma, mdia, conta- No Utilizando uma funo agregada de domnio na linha gem ou outro tipo de total nos valores de um Atualizar Para de uma consulta de atualizao, voc campo, ou uma consulta de atualizao que faz poder fazer referncia a campos de uma consulta referncia a um campo na linha Atualizar Para tabela de referncia cruzada, de uma consulta seleseja a partir de uma consulta tabela de referno ou de uma subconsulta que contenha totais ou cia cruzada, de uma consulta seleo ou de funes agregadas. uma subconsulta que contenha totais ou funes agregadas Consulta unio N o Consulta cuja propriedade Valores Exclusivos No esteja definida como Sim Consulta que inclui uma tabela de ODBC vincu- No lado sem ndice exclusivo ou uma tabela do Paradox sem uma chave primria Consulta (ou tabela base) para a qual a permis- Pode excluir Para modificar dados, permisses devem ser atribuso Atualizar Dados no concedida mas no atuali- das. zar Consulta (ou tabela base) para a qual a permis- Pode atualizar Para excluir dados, permisses devem ser atribudas so Excluir Dados no concedida mas no excluir Consulta que inclui mais de uma tabela ou con- No Voc deve associar as tabelas na ordem apropriada sulta e as tabelas ou consultas no esto assopara atualiz-las. ciadas por uma linha de associao, no modo Estrutura Campo calculado N o O campo do tipo somente para leitura, o ban- No co de dados foi aberto como somente para leitura ou est localizado em uma unidade de disco somente para leitura Campo em registro que foi excludo ou bloque- No Um registro bloqueado deveria se tornar atualizvel ado por outro usurio ao ser desbloqueado. Campo Memorando, Hyperlink ou Objeto OLE Sim nos resultados da consulta

Sobre a atualizao de dados em uma consulta cujas tabelas tm um relacionamento umpara-muitos

Se uma consulta for baseada em um relacionamento um-para-muitos, talvez voc no possa editar os dados nos resultados da consulta. A tabela a seguir lista os tipos de campos que talvez voc no consiga modificar e, se houver, os mtodos alternativos para atualiz-los. Tipo de campo Soluo Campo associado do lado um Novos registros, se o campo associado do lado muitos no aparecer na folha de dados Campo associado do lado muitos, depois que voc atualizou os dados no lado um Campo vazio da tabela do lado um, de um relacionamento um-para-muitos em que existe uma associao externa Novos registros, se toda a chave exclusiva da tabela ODBC no for de sada Ative propagar atualizao entre as duas tabelas. Adicione o campo de associado do lado muitos sua consulta, para permitir a adio de novos registros.

Salve o registro; assim voc poder efetuar alteraes no campo associado do lado muitos. Insira os valores nos campos da tabela do lado muitos, somente se o campo da associao do lado um contiver um valor para aquele registro. Selecione todos os campos de chave primria das tabelas ODBC para permitir entradas neles.

Mostrar ou ocultar, como padro, os nomes de tabelas na grade de estrutura da consulta

1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Tabelas/Consultas. 3 Marque ou desmarque a caixa de seleo Mostrar Nomes De Tabelas.
Observao Essa definio s se aplica s novas consultas.

Exemplo de uma auto-associao

Para exibir os nomes dos gerentes, em vez dos seus cdigos, no campo RelatriosPara, siga as etapas abaixo. 1 No modo Estrutura da consulta, adicione duas vezes a tabela Funcionrios consulta. 2 Crie a associao arrastando o campo RelatriosPara na lista de campos da primeira tabela para o campo CdigoDoFuncionrio, na lista de campos da segunda tabela. 3 Adicione os campos Sobrenome, Nome e Ttulo da primeira lista de campos grade de estrutura. 4 Adicione o campo Sobrenome da segunda lista de campos grade de estrutura. Para exibir o nome do campo como Gerente, em vez de Sobrenome, defina a propriedade Legenda na folha de propriedades desse campo.

Criar uma consulta tabela de referncia cruzada utilizando um assistente

1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Consultas e, em seguida, clique em Novo. 2 Na caixa de dilogo Nova Consulta, clique em Assistente de Consulta de Tabela de Referncia Cruzada. 3 Clique em OK.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 143 4 Siga as instrues das caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, voc pode optar por executar a con-

sulta ou ver a estrutura da consulta em modo Estrutura. Se a consulta resultante no for exatamente o que voc deseja, voc pode executar novamente o assistente ou alterar a consulta em modo Estrutura. Dica Voc pode exibir dados de tabela de referncia cruzada sem criar uma consulta separada em seu banco de dados utilizando o Assistente de Tabela Dinmica. Com uma Tabela Dinmica, voc pode alterar os ttulos de linha e coluna conforme necessrio para analisar seus dados de diferentes maneiras.

Criar uma consulta seleo simples com um assistente

O Assistente de Consulta Seleo Simples cria consultas que recuperam dados dos campos especificados de uma ou mais tabelas ou consultas. Se voc desejar, o assistente pode tambm somar, contar e calcular mdias de valores para grupos de registros ou todos os registros, e pode calcular o valor mnimo ou mximo em um campo. Voc no pode, no entanto, limitar os registros recuperados definindo critrios. 1 Na janela Banco de dados, clique na guia Consultas e, em seguida, clique em Novo. 2 Na caixa de dilogo Nova Consulta, clique em Assistente de Consulta Simples. 3 Clique em OK. 4 Clique no nome da tabela ou consulta na qual voc deseja basear sua consulta e, em seguida, selecione os campos cujos dados voc deseja recuperar. 5 Clique em uma tabela ou consulta adicional se desejar, e ento selecione os campos que voc deseja utilizar dela. Repita esse passo at obter todos os campos necessrios. 6 Siga as instrues das caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, voc pode optar por executar a consulta ou ver a estrutura da consulta no modo Estrutura. Se a consulta resultante no for exatamente o que voc deseja, voc pode executar novamente o assistente ou alterar a consulta no modo Estrutura.

Localizar valores de campo ou registros duplicados em uma tabela utilizando um assistente de consulta

A partir dos resultados de uma consulta Encontrar Duplicatas, voc pode determinar se h registros duplicados em uma tabela, ou determinar quais registros de uma tabela compartilham o mesmo valor. Voc poderia, por exemplo, procurar valores duplicados em um campo de endereo para determinar se voc tem registros duplicados para o mesmo fornecedor, ou poderia procurar por valores duplicados em um campo de cidade para ver quais fornecedores esto na mesma cidade. Observao O Microsoft Access pode excluir automaticamente todos os registros duplicados de uma tabela, embora voc no possa utilizar o Assistente Encontrar Duplicatas para faz-lo. 1 Na janela Banco de dados, clique na guia Consultas e, em seguida, clique em Novo. 2 Na caixa de dilogo Nova Consulta, clique em Assistente de Consulta Encontrar Duplicatas. 3 Clique em OK. 4 Siga as instrues das caixas de dilogo do assistente. Se voc no optar por mostrar campos alm daqueles com valores duplicados, os resultados da consulta somaro as instncias de cada valor duplicado. Na ltima caixa de dilogo, voc pode optar por executar a consulta ou ver a estrutura da consulta no modo Estrutura. Se a consulta resultante no for exatamente o que voc deseja, voc pode executar novamente o assistente ou alterar a consulta no modo Estrutura. Voc pode excluir manualmente cada registro duplicado localizado pelo assistente.

Localizar registros no coincidentes entre tabelas utilizando um assistente de consulta

Utilizando o Assistente de Consulta Encontrar No Coincidente, voc pode localizar registros em uma tabela que no tenha registros relacionados em uma outra tabela. Voc pode, por exemplo, localizar clientes que no tenham pedidos. 1 Na janela Banco de dados, clique na guia Consultas e, em seguida, clique em Novo. 2 Na caixa de dilogo Nova Consulta, clique em Assistente de Consulta Encontrar No Coincidente. 3 Clique em OK. 4 Siga as instrues das caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, voc pode optar por executar a consulta ou ver a estrutura da consulta no modo Estrutura. Se a consulta resultante no for exatamente o que voc deseja, voc pode executar novamente o assistente ou alterar a consulta no modo Estrutura.

Criar uma consulta seleo sem um assistente

1 Na janela Banco de dados, clique na guia Consultas e, em seguida, clique em Novo. 2 Na caixa de dilogo Nova Consulta, clique no Modo Estrutura, e ento clique em OK. 3 Na caixa de dilogo Mostrar Tabela, clique na guia que lista os objetos que possuem os dados com os quais voc dese-

ja trabalhar. 4 Clique duas vezes no nome de cada objeto que voc deseja adicionar consulta e, em seguida, clique em Fechar. 5 Se voc tiver vrias tabelas ou consultas na consulta, certifique-se de que elas estejam conectadas umas s outras com uma linha de associao para que o Microsoft Access saiba como as informaes esto relacionadas. Se elas no estiverem conectadas, crie voc mesmo a linha de associao. Se as tabelas ou consultas esto associadas, voc pode alterar o tipo de associao para afetar quais registros a consulta seleciona. 5 Adicione campos consulta arrastando os nomes dos campos da lista de campos para a grade de estrutura. 6 Refine sua consulta inserindo critrios, adicionando uma ordem de classificao, criando campos calculados, computando a soma, mdia ou um outro tipo de total sobre os dados recuperados, ou modifique de alguma outra forma a estrutura da consulta. 8 Para salvar a consulta, clique em Salvar na barra de ferramentas. Insira um nome que siga as regras de nomenclatura

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica de objetos do Microsoft Access, e ento clique em OK. 9 Para ver os resultados da consulta, clique em Exibir na barra de ferramentas.

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Criar uma consulta

O Microsoft Access freqentemente pode criar uma consulta para voc de modo que voc no tenha que estruturar uma do nada. Para criar uma consulta que ser utilizada como base de um formulrio ou relatrio, experimente os assistentes de formulrio ou relatrio. Eles criam o formulrio ou relatrio e, se estiver baseado em mais de uma tabela, tambm criam sua instruo SQL base. Se voc desejar, possvel salvar a instruo SQL como uma consulta. Para criar facilmente consultas que voc queira executar independentemente ou basear vrios formulrios e relatrios, experimente um dos assistentes de consulta. Os assistentes de consulta fazem todo o trabalho bsico para voc depois de voc fornecer respostas para uma srie de perguntas. Mesmo que voc j tenha criado muitas consultas, conveniente utilizar um assistente para estruturar rapidamente a consulta. Voc pode ento alternar para modo Estrutura para personaliz-la. Para criar consultas a partir de filtros que voc tiver criado utilizando Filtrar por Formulrio, Filtrar por Seleo ou Filtrar para Entrada, salve o filtro como uma consulta. Se nenhum desses mtodos satisfaz suas necessidades, voc pode criar a consulta do nada no modo Estrutura de consulta.

O que uma consulta seleo e quando voc deve utilizar uma? O que uma consulta parmetro e quando voc utilizaria uma?

Uma consulta seleo o tipo mais comum de consulta. Ela recupera dados de uma ou mais tabelas e exibe os resultados em uma folha de dados onde voc pode atualizar os registros (com algumas restries). Voc pode tambm utilizar uma consulta seleo para agrupar registros e calcular somas, contagens, mdias e outros tipos de totais. Uma consulta parmetro uma consulta que, ao ser executada, exibe sua prpria caixa de dilogo solicitando a voc informaes, tais como critrios para recuperao de registros ou um valor que voc pode desejar inserir em um campo. Voc pode estruturar a consulta para lhe pedir mais de um elemento de informao; por exemplo, voc pode estrutur-la para lhe pedir duas datas. O Microsoft Access pode ento recuperar todos os registros situados entre essas duas datas. As consultas parmetro tambm so teis quando utilizadas como base para formulrios e relatrios. Por exemplo, voc pode criar um relatrio de vencimentos mensais baseado em uma consulta parmetro. Quando voc imprime o relatrio, o Microsoft Access exibe uma caixa de dilogo perguntando o ms que voc deseja que o relatrio aborde. Voc insere um ms e o Microsoft Access imprime o relatrio apropriado. Voc pode tambm criar um formulrio ou caixa de dilogo personalizada que pea os parmetros de uma consulta em vez de utilizar a caixa de dilogo da consulta parmetro.

O que uma consulta de tabela de referncia cruzada e quando voc utilizaria uma?

Uma consulta de tabela de referncia cruzada exibe valores resumidos (somas, contagens e mdias) de um campo em uma tabela e os agrupa por um conjunto de fatos listados de cima para baixo ao longo do lado esquerdo da folha de dados e um outro conjunto de fatos listados de um lado a outro ao longo da parte superior da folha de dados Dica Voc pode exibir dados de tabela de referncia cruzada sem criar uma consulta separada em seu banco de dados utilizando o Assistente de Tabela Dinmica. Em uma Tabela Dinmica, voc pode alterar os ttulos de linha e coluna conforme necessrio para analisar seus dados de diferentes maneiras.

O que uma consulta ao e quando voc deveria utilizar uma?

Uma consulta ao uma consulta que faz alteraes em vrios registros em apenas uma operao. Existem quatro tipos de consultas ao: excluso, atualizao, acrscimo e criar tabela. Consulta excluso Exclui um grupo de registros de uma ou mais tabelas. Por exemplo, voc poderia utilizar uma consulta excluso para remover produtos que esto descontinuados ou para os quais no h pedidos. Em consultas excluso, voc sempre exclui registros inteiros e no somente os campos selecionados dentro de registros. Consulta atualizao Faz alteraes globais em um grupo de registros, em uma ou mais tabelas. Por exemplo, voc pode elevar os preos em 10 por cento de todos os laticnios, ou pode elevar os salrios em 5 por cento das pessoas de uma determinada categoria de trabalho. Em uma consulta atualizao, voc pode alterar dados em tabelas existentes. Consulta acrscimo Adiciona um grupo de registros de uma ou mais tabelas ao final de uma ou mais tabelas. Por exemplo, suponha que voc consiga alguns clientes novos e um banco de dados contendo uma tabela de informaes sobre esses clientes. Para evitar digitar todas essas informaes, voc gostaria de acrescent-las em sua tabela Clientes. As consultas acrscimo tambm so teis para: Acrescentar campos baseados em critrios. Por exemplo, voc talvez desejasse acrescentar apenas os nomes e os endereos de clientes com pedidos expressivos. Acrescentar registros quando alguns dos campos em uma tabela no existem na outra tabela. Por exemplo, no banco de dados de exemplo Northwind, a tabela Clientes tem 11 campos. Suponha que voc queira acrescentar registros de uma outra tabela que tenha campos que coincidam com 9 dos 11 campos na tabela Clientes. Uma consulta acrscimo ir acrescentar os dados dos campos coincidentes e ignorar os outros. Consulta criar tabela Criar uma nova tabela a partir de todos ou de parte dos dados de uma ou mais tabelas. As consultas criar tabela so teis para: Criar uma tabela para exportar para outros bancos de dados do Microsoft Access. Por exemplo, voc talvez desejasse criar uma tabela contendo vrios campos de sua tabela Funcionrios e ento exportar essa tabela para um banco de dados utilizado por seu departamento pessoal. Criar relatrios que exibam dados a partir de uma determinada data. Por exemplo, suponha que voc queira imprimir, em 15-Mai-96, um relatrio que exiba os totais de vendas do primeiro trimestre baseados nos dados que estavam nas tabelas

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 145 base s 9:00 de 1-Abr-96. Um relatrio baseado em uma consulta ou instruo SQL extrai os dados mais atualizados das tabelas (da data 15-Mai-96), em vez dos registros de uma data e hora especficas. Para preservar os dados exatamente como eles eram s 9:00 em 1-Abr-96, crie uma consulta criar tabela naquele momento para recuperar os registros necessrios e armazen-los em uma nova tabela. Em seguida, utilize essa tabela, em vez de uma consulta, como base para os relatrios. Criar uma cpia de backup de uma tabela. Criar uma tabela de histrico contendo registros antigos. Por exemplo, voc poderia criar uma tabela que armazenasse todos os seus pedidos antigos antes de exclu-los de sua tabela Pedidos atual. Melhorar o desempenho de formulrios e relatrios baseados em consultas ou instrues SQL de vrias tabelas. Por exemplo, suponha que voc queira imprimir vrios relatrios que sejam baseados em uma consulta de cinco tabelas que inclua totais. Voc pode ser capaz de acelerar um pouco das coisas primeiro criando uma consulta criar tabela que recupere os registros necessrios e que os armazene em uma tabela. Voc pode ento basear os relatrios nessa tabela ou especificar a tabela em uma instruo SQL como origem do registro de um formulrio ou relatrio, para que voc no tenha que executar novamente a consulta para cada relatrio. Entretanto, os dados da tabela ficam congelados no momento em que voc executa a consulta criar tabela.

O que uma consulta SQL e quando voc utilizaria uma?

Uma consulta SQL uma consulta que voc cria utilizando uma instruo SQL. Exemplos de consultas especficas em SQL so a consulta unio, a consulta passagem, a consulta definio de dados e a subconsulta. Consulta unio Esse tipo de consulta combina campos (colunas) de uma ou mais tabelas ou consultas em um campo ou coluna nos resultados da consulta. Por exemplo, se voc tem seis revendedores que enviam novas listas de estoque a cada ms, voc pode combinar essas listas em um conjunto de resultados utilizando uma consulta unio e, em seguida, criar uma consulta criar tabela baseada na consulta unio para criar uma nova tabela. Consulta passagem Esse tipo de consulta envia comandos diretamente para bancos de dados ODBC, tais como Microsoft SQL Server, utilizando comandos que so aceitos pelo servidor. Por exemplo, voc pode utilizar uma consulta passagem para recuperar registros ou alterar dados. Consulta definio de dados Esse tipo de consulta cria ou altera objetos de banco de dados, tais como tabelas do Microsoft SQL Server ou do Microsoft Access. Subconsulta Esse tipo de consulta consiste em uma instruo SQL SELECT dentro de uma outra consulta seleo ou consulta ao. Voc pode inserir essas instrues na linha Campo da grade de estrutura da consulta para definir um novo campo, ou na linha Critrio para definir critrios para um campo. Voc pode utilizar subconsultas para: Testar a existncia de algum resultado da subconsulta (utilizando as palavras reservadas EXISTS ou NOT). Localizar qualquer valor na consulta principal que sejam iguais, maiores ou menores que os valores retornados pela subconsulta (utilizando palavras reservadas ANY, IN ou ALL). Criar subconsultas dentro de subconsultas (subconsultas aninhadas).

Salvar a instruo SQL de um formulrio ou relatrio como uma consulta

Salvando como uma consulta a instruo SQL exibida na propriedade Origem do Registro de um formulrio ou relatrio, voc pode executar a consulta independentemente, ou basear novos formulrios e relatrios na consulta. 1 Abra um formulrio no modo Estrutura de formulrio ou um relatrio no modo Estrutura de relatrio. 2 Clique duas vezes no seletor de formulrio ou no seletor de relatrio para abrir a folha de propriedades do formulrio ou relatrio. 3 Prximo caixa da propriedade Origem do Registro, clique no boto Construir para exibir o modo Estrutura da consulta. 4 Clique em Salvar na barra de ferramentas. 5 Na caixa de dilogo Salvar Como, insira um nome que siga as regras de nomenclatura de objetos, e ento clique em OK. O Microsoft Access adiciona a consulta guia Consultas da janela Banco de Dados.

Maneiras de melhorar o desempenho de consultas

H vrias opes para fazer com que sua consulta seja executada mais rapidamente. Alm das dicas a seguir, voc pode utilizar o Analisador de desempenho para analisar consultas especficas em seu banco de dados. Compacte seu banco de dados. A compactao pode agilizar as consultas porque reorganiza os registros de uma tabela de modo a residirem em pginas adjacentes do banco de dados, organizadas pela chave primria da tabela. Isso aumentar o desempenho de varreduras seqenciais dos registros de uma tabela, uma vez que s ser necessrio ler o nmero mnimo de pginas do banco de dados para recuperar todos os registros. Aps compactar o banco de dados, execute cada consulta para compil-lo, utilizando as estatsticas atualizadas da tabela. Indexe todo campo utilizado para definir critrios para a consulta e indexe campos em ambos os lados de uma associao ou crie um relacionamento entre esses campos. Quando voc cria relacionamentos, o mecanismo de banco de dados Microsoft Jet cria um ndice pela chave estrangeira se j existir uma; caso contrrio, ele utiliza o ndice j existente. Observao O mecanismo de banco de dados Microsoft Jet otimiza automaticamente uma consulta que associa uma tabela do Microsoft Access na unidade de disco rgido e uma tabela do servidor ODBC quando a tabela do Microsoft Access for pequena e os campos associados estiverem indexados. Neste caso, o Microsoft Access melhora o desempenho, solicitando do servidor apenas os registros necessrios. Certifique-se de que tabelas associadas a partir de origens diferentes sejam indexadas nos campos de associao. Quando estiver definindo um campo em uma tabela, escolha o menor tipo de dados apropriado para os dados no campo. Alm disso, atribua aos campos utilizados nas associaes os mesmos tipos de dados ou compatveis, como Autonumerao e Nmero (se a propriedade Tamanho do Campo estiver definida com Inteiro Longo).

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 146 Quando estiver criando uma consulta, adicione apenas os campos de que voc precisa. Em campos utilizados para a definio de critrios, desmarque a caixa de seleo Mostrar se no desejar exibir esses campos. Se a propriedade Origem do Registro para um formulrio ou relatrio estiver definida com uma instruo SQL, salve a instruo SQL como uma consulta e, em seguida, defina a propriedade Origem do Registro com o nome da consulta. Evite campos calculados em subconsultas. Se voc adicionar uma consulta contendo um campo calculado a outra consulta, a expresso no campo calculado torna o desempenho mais lento na consulta de nvel mximo. No exemplo abaixo, a consulta Q1 utilizada como entrada para a consulta Q2: Q1: SELECT IIF([MinhaColuna]="Sim","Pedido Confirmado","Pedido No Confirmado") AS X FROM MinhaTabela; Q2: SELECT * FROM Q1 WHERE X="Pedido Confirmado"; Como a expresso IIf em Q1 no pode ser otimizada, Q2 tambm no pode ser otimizada. Se uma expresso que no pode ser otimizada estiver aninhada dentro de uma subconsulta, a consulta inteira no poder ser otimizada. Examine a seguir uma forma alternativa de construir a consulta: Q1: SELECT * FROM MinhaTabela WHERE MinhaColuna = "Sim"; Se forem necessrias expresses na sada, experimente coloc-las em um controle em um formulrio ou relatrio. Por exemplo, voc poderia alterar a consulta anterior para uma consulta parmetro que solicita o valor de MinhaColuna e, em seguida, basear um formulrio ou relatrio pela consulta. No formulrio ou relatrio, voc poderia adicionar um controle calculado que exibisse "Ol" ou "Adeus", dependendo do valor em MinhaColuna. Construa a consulta como segue: PARAMETERS [Para ver os pedidos confirmados, digite Sim. Para ver os pedidos no confirmados, digite No.] Text; SELECT * FROM MinhaTabela WHERE MinhaColuna = [Para ver os pedidos confirmados, digite Sim. Para ver os pedidos no confirmados, digite No.];

No controle calculado no formulrio ou relatrio, digite: =IIF([MinhaColuna]="Sim","Pedido Confirmado","Pedido No Confirmado") Quando estiver agrupando registros por valores em um campo associado, especifique Agrupar Por para o campo que estiver na mesma tabela do campo em que voc est calculando o total (calculando uma agregao). Por exemplo, no exemplo de banco de dados, Northwind, se voc criar uma consulta que calcule o total do campo Quantidade na tabela Detalhes do Pedido e agrupe por NmeroDoPedido, convm especificar Agrupar Por para o campo NmeroDoPedido na tabela Detalhes do Pedido. Se voc especificar Agrupar por para o campo NmeroDoPedido na tabela Pedidos, o Microsoft Access precisar primeiramente associar todos os registros e depois calcular a agregao, em vez de calcular a agregao e, em seguida, associar apenas os campos necessrios. Para uma maior velocidade, utilize Agrupar Por no menor nmero de campos possvel. Como alternativa, utilize a funo Primeiro quando apropriado. Se uma consulta de totais incluir uma associao, considere a possibilidade de agrupar os registros em uma consulta e adicionar essa consulta a uma consulta separada que ir executar a associao. Isso ir melhorar o desempenho em algumas consultas. Evite critrios de consulta restritivos em campos calculados e no indexados, sempre que possvel. Utilize expresses de critrios que sejam otimizveis. Se voc utilizar critrios para restringir os valores em um campo utilizado em uma associao entre tabelas com um relacionamento de um-para-muitos, faa um teste para saber se a consulta executada mais rapidamente com os critrios posicionados no lado um ou no lado muitos da associao. Em algumas consultas, voc obter desempenho mais rpido adicionando os critrios ao campo no lado um da associao em vez de no lado muitos. Indexe os campos utilizados para a classificao. Se seus dados no se modificam com freqncia, utilize consultas criar tabela para criar tabelas a partir dos resultados de sua consulta. Utilize as tabelas resultantes em vez das consultas como base para seus formulrios, relatrios ou outras consultas, e certifique-se de adicionar ndices de acordo com as diretrizes aqui recomendadas. Evite utilizar funes agregadas de domnio, como a funo DPesquisa, para acessar dados de uma tabela que no esteja na consulta. As funes de domnio agregadas so especficas do Microsoft Access, o que significa que o mecanismo de banco de dados Jet no pode otimizar consultas que as utilizem. Em vez disso, adicione consulta a tabela que a funo estava acessando ou crie uma subconsulta. Se voc estiver criando uma consulta tabela de referncia cruzada, utilize ttulos de colunas fixos, sempre que possvel. Utilize os operadores Entre...E, Em, e o = em campos indexados. Para as consultas de atualizao em massa por fontes de dados ODBC, otimize o desempenho no servidor, definindo a propriedade FalhaEmErro como Sim.

Expresses otimizveis simples e complexas e otimizao Rushmore

O Microsoft Access pode otimizar expresses simples ou complexas na linha Critrio da grade de estrutura da consulta ou em uma clusula WHERE em uma instruo SQL SELECT. Para determinados tipos de expresses complexas, o Microsoft Access pode utilizar a tecnologia Rushmore, uma tecnologia de acesso a dados aplicada pelo mecanismo de banco de dados Microsoft Jet, para atingir um nvel mais alto de otimizao. Expresses otimizveis simples Uma expresso otimizvel simples pode formar uma expresso inteira ou surgir como parte de uma expresso. Uma expresso otimizvel simples pode ter uma das seguintes formas: Campo indexado Operador de comparao Expresso [Data do Pedido]=09/15/96 ou Expresso Operador de comparao Campo indexado

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 147 11/1/96<[DataDeContratao] Em uma expresso otimizvel simples: Campo indexado pode ser um campo com um ndice prprio ou um campo que seja o primeiro campo em um ndice de diversos campos. Operador de comparao deve ser um dos seguintes: <, >, =, <=, >=, <>, EntreE, Como, Em. Expresso pode ser qualquer expresso vlida, incluindo constantes, funes e campos de outras tabelas. Para obter exemplos de expresses otimizveis simples, clique em {bmc bm0.BMP}. Expresses complexas Uma expresso complexa criada combinando-se duas expresses simples com o operador E ou Ou. Uma expresso otimizvel complexa pode ter uma das formas a seguir: Expresso simples E Expresso simples ou Expresso simples Ou Expresso simples Uma expresso complexa total ou parcialmente otimizvel, dependendo se uma ou ambas as operaes simples so otimizveis e do operador utilizado para combin-las. Uma expresso complexa otimizvel por Rushmore se as trs seguintes condies forem verdadeiras: A expresso utiliza E ou Ou para associar dois critrios. Ambos os critrios so formados por expresses otimizveis simples. Ambas as expresses contm campos indexados. Os campos podem ser indexados individualmente ou podem fazer parte de um ndice de diversos campos. Observao Voc pode otimizar ndices de diversos campos, se voc consultar os campos indexados na ordem em que aparecem na janela ndices, comeando com o primeiro campo indexado e continuando pelos campos adjacentes (at e incluindo 10 campos). Por exemplo, se voc tiver um ndice de diversos campos que inclua os campos Sobrenome e Nome, poder otimizar uma consulta pelo Sobrenome ou pelo Sobrenome e Nome, mas no poder otimizar uma consulta pelo Nome. A tabela a seguir indica o nvel de otimizao de consultas para diferentes combinaes de expresses simples em critrios da consulta. Expresso Operador Expresso Resultado da consulta Otimizvel E Otimizvel Totalmente otimizvel (utilizando Rushmore) Otimizvel Ou Otimizvel Totalmente otimizvel (utilizando Rushmore) Otimizvel E No otimizvel Parcialmente otimizvel (no utiliza Rushmore) Otimizvel Ou No otimizvel No otimizvel No otimizvel E No otimizvel No otimizvel No otimizvel Ou No otimizvel No otimizvel -No Otimizvel No otimizvel -No No otimizvel No otimizvel Voc tambm pode utilizar os parnteses para agrupar combinaes de expresses simples. As regras precedentes tambm se aplicam a combinaes de expresses agrupadas dessa forma. Uma vez que voc tenha combinado expresses otimizveis simples em expresses complexas, essas expresses complexas podem, por sua vez, ser combinadas para formarem expresses ainda mais complexas que talvez possam ser otimizveis de acordo com as regras precedentes. Observaes A funo Contar altamente otimizada para consultas que utilizam a Rushmore. As consultas Rushmore funcionam com tabelas do Microsoft Access e com as do Microsoft FoxPro e do dBASE (arquivos .dbf). Voc no pode utilizar a tecnologia Rushmore com fontes de dados ODBC, uma vez que o Microsoft Access envia essas consultas fonte de dados ODBC no lugar de process-las localmente.

Exemplos de expresses otimizveis simples

Se voc criou ndices para os campos Sobrenome, Idade e DataDeContratao na tabela Funcionrios, as expresses a seguir so otimizveis simples: [Sobrenome]="Smith" [Idade]>=21 12/30/90<[Data de Contratao] Funcionrios.[ Sobrenome]=Clientes.[ Sobrenome] [Sobrenome] Em ("Smith", "Johnson", "Jones") [Idade] Entre 18 E 65

Exemplos de expresses otimizveis complexas

Esses exemplos partem do princpio de que voc criou ndices para os campos Sobrenome e DataDeContratao mas no para os campos InicialDoNomeDoMeio ou Nome. A tabela a seguir lista exemplos de expresses combinadas simples e at onde o resultado otimizado. Expresso Expresso otimizvel Operador otimizvel Resultado [Sobrenome]="Smith" [Sobrenome]="Smith" Expresso otimizvel [Sobrenome]="Smith" E Ou [DataDeContratao]<12/30/90 [DataDeContratao]<12/30/90 Expresso no otimizvel [InicialDoNomeDoMeio]="C" Otimizvel por Rushmore Otimizvel por Rushmore Resultado

Operador E

Parcialmente otimizvel (mas no util za Rushmore)

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 [Sobrenome]="Smith" Ou Expresso no otimizvel [Nome]="Terry" [Nome]="Terry"

[InicialDoNomeDoMeio]="C" Expresso no otimizvel [InicialDoNomeDoMeio]="C" [InicialDoNomeDoMeio]="C"

Power Informtica No otimizvel

Pg.: 148

Operador E Ou

Resultado

Criar uma consulta parmetro que solicite critrio cada vez que for executada

Parcialmente otimizvel (mas no util za Rushmore) No otimizvel

Uma consulta parmetro exibe uma ou mais caixas de dilogo predefinidas que pedem a voc o valor do parmetro (critrio). Voc pode tambm criar uma caixa de dilogo personalizada que pea os parmetros da consulta. 1 Criar uma consulta seleo ou de tabela de referncia cruzada. 2 No modo Estrutura de consulta, arraste os campos da lista de campos para a grade de estrutura da consulta. 3 Na clula Critrio de cada campo que voc deseja utilizar como parmetro, digite um aviso entre colchetes. O Microsoft Access exibir esse aviso quando a consulta for executada. O texto do aviso precisa ser diferente do nome do campo, embora possa incluir o nome do campo. Para um campo que exiba datas, voc pode exibir os avisos "Digite a data de incio:" e "Digite a data de trmino:" para especificar um intervalo de datas. Na clula Critrio do campo, digite Entre [Digite a data de incio:] E [Digite a data de trmino:]. 4 Para visualizar os resultados, clique no boto Exibir da barra de ferramentas, e ento digite um valor para o parmetro. Para retornar ao modo Estrutura da consulta, clique novamente no boto Exibir da barra de ferramentas. Observaes Voc precisa especificar um tipo de dados para parmetros em uma consulta de tabela de referncia cruzada ou em uma consulta parmetro na qual uma consulta de tabela de referncia cruzada ou grfica esteja baseada. Na consulta de tabela de referncia cruzada, voc precisa tambm definir a propriedade T tulosDeColunas. Em outras consultas parmetro, especifique um tipo de dados para um campo com o tipo de dados Sim/No e campos que venham de uma tabela em um banco de dados SQL externo. Voc pode imprimir parmetros em um relatrio.

Especificar os tipos de dados de um parmetro em uma consulta parmetro

1 No modo Estrutura de consulta, aps criar uma consulta parmetro, clique em Parmetros no menu Consulta. 2 Na primeira clula Parmetro, digite o primeiro aviso que voc inseriu na grade de estrutura da consulta. 3 Na clula Tipo de Dados direita, clique no tipo de dados desejado. 4 Repita os passos 2 e 3 para cada parmetro para o qual voc queira especificar um tipo de dados.

Como esto relacionadas as propriedades de campo em uma consulta e em sua tabela ou consulta base

Como padro, um campo em uma consulta herda todas as propriedades que possui na tabela ou consulta base. Por exemplo, se voc tiver definido a propriedade Formato de um campo DataDoPedido como Data Normal, o campo DataDoPedido ser formatado nos resultados da consulta como Data Normal. Somente as propriedades de campo que voc pode alterar so exibidas em uma folha de propriedades de campo em uma consulta. Caso altere uma propriedade de campo no modo Estrutura de tabela, qualquer consulta nova ou existente herdar automaticamente a alterao, a menos que voc tenha alterado previamente essa propriedade no modo Estrutura de consulta. Definies que voc altere no modo Estrutura de consulta no so afetadas por alteraes subseqentes no modo Estrutura de tabela, assim como o modo Estrutura de tabela no afetado pelas alteraes que voc faa s propriedades no modo Estrutura de consulta. Como campos calculados exibem dados que no so armazenados em nenhuma tabela, eles no herdam propriedades de tabela. Suponha, por exemplo, que sua consulta inclua um campo que calcule um valor monetrio, mas os valores nesse campo no sero exibidos no formato moeda, a menos que voc tenha definido a propriedade Formato para esse campo como Moeda. Quando voc cria um formulrio ou relatrio baseado em uma consulta, os campos do formulrio ou do relatrio assumem as propriedades de campo que voc definiu na consulta ou na tabela base. Se, posteriormente, voc alterar a definio de propriedade para um controle no formulrio ou relatrio, a alterao no afetar a definio dessa propriedade para o campo na consulta base. Do mesmo modo, se voc alterar a definio de propriedade para um campo em uma consulta depois de ter criado um formulrio utilizando esse campo, a definio de propriedade para o controle no atualizada, sendo que voc deve fazer a atualizao manualmente.

Definir propriedades para uma consulta, seus campos ou suas listas de campos

Voc pode definir propriedades para consultas, listas de campos em uma consulta e campos que adiciona grade de estrutura em uma consulta. 1 Abra uma consulta no modo Estrutura. 2 Selecione um campo, uma lista de campos ou uma consulta. Para selecionar um campo, clique na clula da linha Campo. Para selecionar uma lista de campos, clique em qualquer lugar da lista. Para selecionar toda a consulta, clique em qualquer lugar no modo Estrutura de consulta, fora da grade de estrutura e das listas de campos. 3 Clique em Propriedades, na barra de ferramentas, para exibir a folha de propriedades do objeto selecionado. 4 Na folha de propriedades, clique na propriedade que voc deseja definir e, em seguida, proceda a uma das seguintes instrues: Se uma seta aparecer na caixa da propriedade, clique na seta e, ento, clique em um valor da lista.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 149 Digite uma definio ou expresso na caixa da propriedade. Se o boto Construir aparecer prximo caixa da propriedade, clique nele para exibir um construtor. Se precisar de mais espao para inserir ou editar uma definio de propriedade, pressione SHIFT+F2 para abrir a caixa Zoom

Renomear uma tabela ou consulta que adicionada a uma consulta

Voc pode renomear vrias cpias da mesma tabela ou consulta em uma consulta. 1 Abra uma consulta no modo Estrutura. 2 Clique em qualquer lugar da segunda cpia da lista de campos para a tabela ou consulta e, em seguida, clique em Propriedades , na barra de ferramentas, para exibir a folha de propriedades. 3 Na caixa da propriedade Alias, digite um novo nome para a tabela ou consulta. Observao Renomear cpias de uma tabela ou consulta em uma consulta no renomeia a tabela ou consulta base.

Exibir somente os maiores ou menores valores nos resultados da consulta

A consulta pode exibir, por exemplo, os registros com os 10 valores mais altos ou mais baixos em um campo especfico ou os registros com os mais altos ou mais baixos 10 por cento de valores no campo. 1 Abra a consulta no modo Estrutura. 2 Adicione grade de estrutura os campos que voc deseja exibir nos resultados da consulta, inclusive o campo para o qual voc deseja exibir valores principais. 3 Na clula Classificao do campo para o qual voc deseja exibir valores principais, clique em Decrescente, para exibir os valores mais altos, ou em Crescente, para exibir os valores mais baixos. Se voc estiver tambm classificando em outros campos na grade de estrutura da consulta, esses campos devem estar direita do campo de valores principais. 4 Clique na caixa Valores Principais, na barra de ferramentas. 5 Insira o percentual ou o nmero de valores mais altos ou mais baixos que voc deseja que os resultados da consulta exibam. Observao Para exibir uma porcentagem, insira um nmero seguido de um smbolo de porcentagem (%). 6 Para visualizar os resultados da consulta, clique em Exibir, na barra de ferramentas. Observao A definio da propriedade Valores Principais na folha de propriedades da consulta tem o mesmo efeito que utilizar o boto Valores Principais na barra de ferramentas. Em um grupo de trabalho protegido, voc pode atribuir permisso a outros para ver os dados que a sua consulta retorna ou, no caso de uma consulta ao, para execut-la, mesmo que estejam de outra forma impedidos de visualizar a tabela ou consulta base da consulta. 1 Abra a consulta no modo Estrutura. 2 Selecione a consulta clicando em qualquer lugar no modo Estrutura da consulta fora da grade de estrutura e das listas de campos. 3 Clique em Propriedades, na barra de ferramentas, para exibir a folha de propriedades da consulta. 4 Defina a propriedade Permisses de Execuo como Do Proprietrio. As seguintes definies so verdadeiras para essa definio: Todos os usurios tm a permisso do proprietrio da consulta para ver ou executar a consulta. Somente o proprietrio da consulta pode salvar alteraes na consulta. Somente o proprietrio da consulta pode alterar a posse da consulta. Observao Voc pode tambm definir permisses padro para todas as novas consultas. Clique em Opes, no menu Ferramentas. Clique na guia Tabelas/Consultas e, em seguida, clique na opo Permisses de Execuo que voc deseja utilizar.

Permitir que outros visualizem ou executem minha consulta mas no alterem os dados ou a estrutura da consulta

Alterar permisses padro para todas as novas consultas

Voc pode alterar as permisses padro que permitem aos outros visualizar os dados retornados por consultas ou, no caso de consultas ao, para executar consultas, ainda que estejam de outra forma impedidos de visualizar a tabela ou consulta base. A alterao das permisses padro afeta apenas as novas consultas. 1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Tabelas/Consultas. 3 Clique na opo Permisses de Execuo que voc deseja utilizar. Se voc selecionar Do Proprietrio: Todos os usurios tm a permisso do proprietrio da consulta para visualizar ou executar a consulta. Somente o proprietrio da consulta pode salvar alteraes na consulta. Somente o proprietrio da consulta pode alterar a posse da consulta. Por outro lado, se voc selecionar Do Usurio, as permisses definidas para essa classificao de usurios estaro ativadas e qualquer usurio com permisses de Administrador para a consulta poder salvar alteraes nela ou alterar a sua posse.

Evitar que registros duplicados sejam exibidos em resultados de consulta

O Microsoft Access considera um registro como exclusivo desde que o valor em qualquer campo de um registro seja diferente do valor no mesmo campo em algum outro registro. Em uma consulta, voc no est, necessariamente, exibindo todos os campos que compem os registros nas tabelas ou consultas base. Portanto, se o campo que distingue um registro de outro no estiver na grade de estrutura da consulta, os resultados da consulta podem parecer incluir registros duplicados. Por exemplo, se voc adicionar somente os campos Sobrenome e Pas grade de estrutura da consulta, poder parecer que voc tem registros duplicados se diversos funcionrios tiverem o mesmo sobrenome e morarem no mesmo pas. Entretanto, os registros no esto duplicados na tabela base pois o CdigodoFuncionrio exclusivo para cada registro.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 150 Voc pode exibir registros exclusivos conforme determinado por todos os campos da tabela ou consulta base e no apenas os campos na grade de estrutura da consulta, ou pode exibir registros exclusivos conforme determinado apenas pelos campos na grade de estrutura da consulta. Com ambas as definies, caso existam duplicatas, a consulta exibir uma instncia do registro, mas no as duplicatas.

Evitar registros duplicados em uma consulta baseada em campos na grade de estrutura

1 Abra uma consulta no modo Estrutura. 2 Selecione a consulta clicando em qualquer lugar no modo Estrutura da consulta fora da grade de estrutura e das listas de
campos. 3 Clique em Propriedades, na barra de ferramentas, para exibir a folha de propriedades da consulta. 4 Defina a propriedade Valores Exclusivos como Sim. Se os resultados da consulta inclurem mais de um campo, a combinao de valores de todos os campos dever ser exclusiva para que um dado registro seja includo nos resultados. 5 Para visualizar os resultados da consulta, clique em Exibir na barra de ferramentas. Observao Quando a propriedade Valores Exclusivos definida como Sim, o Microsoft Access define automaticamente a propriedade Registros Exclusivos como No.

Evitar registros duplicados em uma consulta baseada em campos na tabela base

1 Abra uma consulta no modo Estrutura. 2 Selecione a consulta clicando em qualquer lugar no modo Estrutura da consulta fora da grade de estrutura e das listas de
campos. 3 Clique em Propriedades, na barra de ferramentas, para exibir a folha de propriedades da consulta. 4 Defina a propriedade Registros Exclusivos como Sim. Observaes A propriedade Registros Exclusivos somente tem efeito quando voc utiliza mais de uma tabela na consulta e seleciona campos dessas tabelas. Quando a propriedade Registros Exclusivos est definida como Sim, o Microsoft Access define automaticamente a propriedade Valores Exclusivos como No. Como uma alternativa definio da propriedade Registros Exclusivos, voc pode adicionar grade de estrutura o campo que distingue um registro de outro.

Especificar com que antecedncia uma consulta exibe um erro de tempo limite ODBC

Uma consulta que utilize um banco de dados ODBC como fonte de dados base pode sofrer atrasos devido ao trfego na rede ou utilizao intensa do servidor ODBC. 1 Abra uma consulta no modo Estrutura. 2 Selecione a consulta clicando em qualquer lugar no modo Estrutura da consulta fora da grade de estrutura e das listas de campos. 3 Clique em Propriedades na barra de ferramentas, para exibir a folha de propriedades da consulta. 4 Defina a propriedade Tempo Limite do ODBC com o nmero de segundos que a consulta espera antes de exibir um erro de tempo limite. O padro de 60 segundos. Observao Se voc definir a propriedade como zero, no ocorrer erro de tempo limite.

Especificar uma estratgia de proteo de registros para uma consulta em um ambiente multiusurio
Voc pode proteger todos os registros na tabela base ou somente os registros que estiver editando. Desse modo, outros usurios no podero alterar o registro na tabela base enquanto ela est sendo editada nos resultados da consulta. 1 Abra uma consulta no modo Estrutura. Em um ambiente multiusurio, certifique-se de que todos os usurios tenham fechado a consulta, a tabela ou consulta base e outros objetos baseados na consulta. 2 Selecione a consulta clicando em qualquer lugar no modo Estrutura da consulta fora da grade de estrutura e das listas de campos. 3 Clique em Propriedades na barra de ferramentas, para exibir a folha de propriedades da consulta. 4 Clique na definio da propriedade Protees de Registro que voc deseja utilizar.

Exibir uma descrio de campo personalizada na barra de status de uma consulta

Voc pode personalizar a descrio exibida ao clicar em um campo dos resultados de uma consulta. 1 Abra uma consulta no modo Estrutura. 2 Clique no campo na grade de estrutura cuja descrio voc deseja alterar e, em seguida, clique em Propriedades, na barra de ferramentas, para exibir a folha de propriedades do campo. 3 Na propriedade Descrio, digite a descrio que voc deseja que a barra de status exiba para esse campo nos resultados da consulta. O comprimento mximo de 255 caracteres. Os usurios vero a nova descrio na barra de status quando clicarem no campo no modo Folha de dados da consulta.

Exibir automaticamente todos os campos de uma consulta ou tabela base de uma consulta

Voc pode exibir todos os campos sem adicion-los grade de estrutura. 1 Abra uma consulta no modo Estrutura. 2 Selecione a consulta clicando em qualquer lugar no modo Estrutura da consulta fora da grade de estrutura e das listas de campos. 3 Clique em Propriedades, na barra de ferramentas, para exibir a folha de propriedades da consulta. 4 Defina a propriedade Resultado de Todos os Campos como Sim. Observaes Se voc deseja limitar os registros que a consulta retorna especificando critrios ou criar um campo calculado ou especificar uma ordem de classificao na grade de estrutura, dever adicionar os campos destinados a este propsito grade

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 151 de estrutura. Certifique-se de limpar a caixa de seleo Mostrar para cada um desses campos; do contrrio, eles sero exibidos duas vezes nos resultados da consulta. Voc pode alterar a definio padro para a propriedade Resultado de Todos os Campos para todas as novas consultas.

Alterar a definio padro da propriedade ResultadoDeTodosOsCampos

Alterar essa opo somente afetar a definio de propriedade para novas consultas que voc criar e no para aquelas existentes. 1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Tabelas/Consultas e, em seguida, selecione ou limpe a caixa de seleo Resultado de Todos Campos. Observao Essa opo determina se os resultados da consulta incluem automaticamente todos os campos das tabelas ou consultas base (sem adicion-las grade de estrutura) ou apenas os campos que voc adicionar grade de estrutura.

Trabalhar com SQL em consultas, formulrios, relatrios, macros e mdulos

Voc pode utilizar SQL (Structured Query Language) para consultar, atualizar e gerenciar bancos de dados relacionados tais como o Microsoft Access. Quando voc cria uma consulta em modo Estrutura de consulta, o Microsoft Access constri, nos bastidores, as instrues SQL equivalentes. possvel visualizar ou editar as instrues SQL em modo SQL. Depois que voc faz alteraes a uma consulta em modo SQL, a consulta pode no ser exibida como era antes no modo Estrutura da consulta. Algumas consultas no podem ser criadas na grade de estrutura. Para consultas passagem, definio de dados e unio voc precisa criar instrues SQL diretamente em modo SQL. Voc pode tambm utilizar instrues SQL em muitos lugares do Microsoft Access onde possvel inserir os nomes de uma tabela, consulta ou campo. Em alguns casos, o Microsoft Access preenche a instruo SQL por voc. Por exemplo, quando voc utiliza um assistente para criar um formulrio ou relatrio que receba dados de mais de uma tabela, o Microsoft Access cria automaticamente uma instruo SQL a ser utilizada como definio para a propriedade Origem do Registro do formulrio ou relatrio. Quando voc cria uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao com um assistente, o Microsoft Access cria a instruo SQL e a utiliza como definio para a propriedade Origem da Linha da caixa de listagem ou da caixa de combinao. Voc pode tambm utilizar instrues SQL em subconsultas na grade de estrutura da consulta, no argumento Instruo SQL da ao de macro ExecutarSQL e em cdigo.

Enviar comandos a um banco de dados SQL utilizando uma consulta passagem

As consultas passagem do Microsoft Access enviam comandos diretamente para um servidor de banco de dados ODBC (como o Microsoft SQL Server). Com consultas passagem, voc trabalha diretamente com as tabelas no servidor em vez de vincul-las. 1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Consultas e, em seguida, clique em Novo. 2 Na caixa de dilogo Nova Consulta, clique em Modo Estrutura e, em seguida, clique em OK. 3 Sem adicionar tabelas ou consultas, clique em Fechar na caixa de dilogo Mostrar Tabela. 4 No menu Consulta, aponte para Especfica em SQL e, em seguida, clique em Passagem. 5 Na barra de ferramentas, clique em Propriedades para exibir a folha de propriedades da consulta. 6 Na folha de propriedades da consulta, defina a propriedade Seqncia de Conexo ODBC para especificar informaes sobre o banco de dados com o qual deseja conectar-se. Voc pode digitar as informaes de conexo ou clicar em Construir e, em seguida, inserir informaes sobre o servidor com o qual voc est se conectando. Para obter detalhes sobre a sintaxe para a sua consulta, consulte a documentao para o servidor de banco de dados SQL para o qual est enviando a consulta. 7 Se a consulta no for do tipo que retorna registros, defina a propriedade Devolve Registros como No. 8 Na janela Consulta Passagem SQL digite a sua consulta passagem. 9 Para executar a consulta, clique em Executar na barra de ferramentas. (Para uma consulta passagem que retorna registros, voc pode, em vez disso, clicar em Exibir na barra de ferramentas). Se necessrio, o Microsoft Access solicita a voc informaes sobre o seu banco de dados do servidor SQL. Cuidado Se voc converter uma consulta passagem em outro tipo de consulta, tal como uma consulta seleo, perder as instrues SQL que tiver inserido. Observaes As consultas passagem so teis para executar procedimentos armazenados em um servidor ODBC. Se voc no especificar uma seqncia de conexo na propriedade Seqncia de Conexo ODBC, ou se excluir uma seqncia existente, o Microsoft Access utilizar a seqncia padro "ODBC;". Com essa definio, o Microsoft Access solicitar a voc informaes sobre a conexo a cada vez que voc executar a consulta. Algumas consultas passagem podem retornar mensagens alm de dados. Se voc definir a propriedade Registrar Mensagens da consulta como Sim, o Microsoft Access criar uma tabela que contm qualquer mensagem retornada. O nome da tabela o nome do usurio concatenado com um hfen ( - ) e um nmero seqencial comeando em 00. Por exemplo, o nome de usurio padro ADMINISTRADOR, portanto as tabelas retornadas seriam denominadas "ADMINISTRADOR 00", "ADMINISTRADOR - 01", e assim por diante. Se voc criar uma consulta passagem que retorne vrios conjuntos de resultados, poder criar uma tabela separada a partir de cada resultado.

Criar tabelas separadas para vrios conjuntos de registros de uma consulta passagem

1 Aps criar a consulta passagem, crie uma consulta criar tabela baseada na consulta passagem. 2 Na consulta criar tabela, inclua todos os campos da consulta passagem arrastando o asterisco (*) para a grade de estrutura. Quando voc executa a consulta criar tabela, obtm uma tabela para cada resultado. A primeira tabela criada tem o nome definido na consulta; tabelas subseqentes tm esse nome concatenado a um nmero seqencial comeando em 1. Por exemplo, se voc desejar que quatro tabelas sejam criadas para quatro conjuntos de resultados e escolher "NovaTabela" como nome da nova tabela, as tabelas criadas sero denominadas NovaTabela, NovaTabela1, NovaTabela2 e NovaTabe-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 la3.

Power Informtica

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Combinar dados em campos de duas ou mais tabelas utilizando uma consulta unio

As consultas unio combinam campos correspondentes de duas ou mais tabelas ou consultas em um s campo. Quando voc executa uma consulta unio, ela retorna os registros dos campos correspondentes nas tabelas ou consultas includas. 1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Consultas e, em seguida, clique em Novo. 2 Na caixa de dilogo Nova Consulta, clique em Modo Estrutura e, em seguida, clique em OK. 3 Sem adicionar tabelas ou consultas, clique em Fechar na caixa de dilogo Mostrar Tabela. 4 No menu Consulta, aponte para Especfica em SQL e, em seguida, clique em Unio. 5 Insira as instrues SQL SELECT combinadas com a operao UNION se voc no deseja retornar registros duplicados, ou com a operao UNION ALL se deseja retornar registros duplicados. Observao Cada instruo SELECT deve retornar o mesmo nmero de campos, na mesma ordem. necessrio que os campos correspondentes tenham tipos de dados compatveis, com uma exceo: voc pode utilizar um campo Nmero e um campo Texto como campos correspondentes. 6 Se voc desejar especificar classificao em uma consulta unio, adicione uma nica clusula ORDER BY no final da ltima instruo SELECT. Na clusula ORDER BY, especifique o nome do campo que ser classificado, o qual deve vir da primeira instruo SELECT. 7 Para ver os resultados da consulta, clique em Exibir na barra de ferramentas. Cuidado Se voc converter uma consulta unio em um outro tipo de consulta, tal como uma consulta seleo, perder a instruo SQL que acabou de inserir. Observaes A consulta Clientes e Fornecedores por Cidade no banco de dados de exemplo Northwind um exemplo de consulta unio. Para visualizar essa consulta, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos de sua pasta de programa do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Consultas clique em Clientes e Fornecedores por Cidade e, em seguida, clique em Estrutura. Uma consulta unio obtm os nomes de suas colunas a partir dos nomes das colunas da primeira tabela ou da instruo SELECT. Se voc desejar renomear um campo nos resultados, utilize a clusula AS para criar um alias para os campos.

Exemplos de consultas unio

As consultas unio combinam campos de duas ou mais tabelas ou consultas em um s campo. Veja a seguir exemplos de uma consulta unio bsica, alm de exemplos de como classificar registros, renomear campos e retornar registros duplicados em consultas unio. Consulta unio bsica A consulta unio a seguir consiste em duas instrues SQL SELECT que retornam, tanto da tabela Fornecedores quanto da Clientes, os nomes de empresas e cidades que se encontram no Brasil. {bmc bm177.WMF} Classificando em uma consulta unio A consulta unio a seguir seleciona todos os nomes de empresas e cidades de ambas as tabelas Fornecedores e Clientes, e classifica alfabeticamente os dados por cidade: SELECT [NomeDaEmpresa], [Cidade] FROM [Fornecedores] UNION SELECT [NomeDaEmpresa], [Cidade] FROM [Clientes] ORDER BY [Cidade]; Renomeando campos em uma consulta unio A consulta unio a seguir renomeia o campo Nome da Empresa para "Nome do Fornecedor/Cliente" na sada da consulta: SELECT [NomeDaEmpresa] AS [Nome do Fornecedor/Cliente], [Cidade] FROM [Fornecedores] UNION SELECT [NomeDaEmpresa] AS [Nome do Fornecedor/Cliente], [Cidade] FROM [Clientes]; Retornando registros duplicados em uma consulta unio A consulta unio a seguir utiliza a instruo UNION ALL para recuperar todos os registros, incluindo duplicatas: SELECT [NomeDaEmpresa], [Cidade] FROM [Fornecedores] UNION ALL SELECT [NomeDaEmpresa], [Cidade] FROM [Clientes];

Visualizar ou modificar a instruo SQL por trs de uma consulta existente

Se voc estiver familiarizado com SQL, convm trabalhar diretamente com a instruo SQL base de uma consulta. 1 Crie uma consulta ou abra uma consulta existente. 2 Clique na seta prxima ao boto Exibir da barra de ferramentas e, em seguida, clique em Modo SQL. O Microsoft Access exibe a instruo SQL equivalente ao que voc criou em modo Estrutura. 3 Se voc desejar fazer alteraes, digite-as na instruo SQL. 4 Para visualizar as alteraes na grade de estrutura, clique na seta prxima ao boto Exibir na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Modo Estrutura.

Utilize o modo Estrutura da consulta para gerar uma instruo SQL para colar em outro lugar

Voc pode utilizar instrues SQL e clusulas em muitas expresses, como argumentos de procedimentos e como defini-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 153 es de propriedades. Por exemplo, possvel utilizar uma instruo SQL para definir a propriedade Origem da Linha de uma caixa de listagem para gerar uma lista de itens. 1 Em modo Estrutura de consulta, crie a consulta a partir da qual voc gostaria de gerar a instruo SQL. 2 Clique na seta prxima ao boto Exibir na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Modo SQL. 3 Selecione toda a instruo SQL ou parte dela e, em seguida, pressione CTRL+C para copiar o texto selecionado para a rea de Transferncia. 4 Posicione o ponto de insero onde desejar colar a instruo SQL, tal como na janela Mdulo ou em uma caixa de propriedade. 5 Pressione CTRL+V. Observaes Voc pode criar ou editar uma consulta em modo SQL em vez de faz-lo em modo Estrutura. Para fazer isso, alterne para modo SQL e digite ou modifique a instruo SQL para a sua consulta. Se, em seguida, voc alternar de volta para modo Estrutura, a instruo SQL estar representada na grade de estrutura. A maioria das propriedades de consulta da folha de propriedades no modo Estrutura da consulta possuem clusulas e opes equivalentes disponveis no modo SQL. Utilizando um assistente para criar um formulrio ou relatrio baseado em mais de uma tabela ou para criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinao, o Microsoft Access criar automaticamente uma instruo SQL a ser utilizada como a fonte de dados para o formulrio ou relatrio, ou a fonte da linha para a caixa de listagem, ou a caixa de combinao. Sem utilizar um assistente, voc pode gerar uma instruo SQL para as propriedades Origem do Registro ou Origem da Linha clicando no boto Construir prximo a ambas as propriedades e, em seguida, criando uma consulta em modo Estrutura de consulta. Voc no pode utilizar a grade de estrutura para criar consultas especficas em SQL. Para esses tipos de consultas, convm utilizar o modo SQL.

Utilize uma subconsulta para definir um campo ou para definir critrios para um campo

Voc pode utilizar subconsultas para, por exemplo, testar a existncia de algum resultado da subconsulta, localizar valores na consulta principal que sejam iguais, maiores ou menores que valores retornados pela subconsulta, ou para criar subconsultas dentro de subconsultas. 1 Crie uma nova consulta. 2 Em modo Estrutura de consulta, adicione os campos desejados grade de estrutura, inclusive os campos para os quais voc deseja utilizar a subconsulta. 3 Se voc estiver utilizando uma subconsulta para definir critrios para um campo, digite uma instruo SELECT na clula Critrios do campo para o qual voc deseja definir critrios. Coloque a instruo SELECT entre parnteses. Se voc estiver utilizando uma subconsulta para definir uma clula Campo, digite uma instruo SELECT entre parnteses em uma clula Campo. Aps voc sair da clula, o Microsoft Access insere automaticamente "Expr1:", "Expr2:", e assim por diante, antes da instruo SELECT. Observao Para obter mais espao para inserir a instruo SELECT, estando na clula Campo ou Critrio, pressione SHIFT+F2 e insira a instruo na caixa Zoom. Para renomear o campo, substitua "Expr1:" por um nome de campo por exemplo, "Gato:". 4 Para ver os resultados, clique em Exibir na barra de ferramentas. Observaes Voc no pode utilizar um campo definido com uma subconsulta para agrupar registros. A instruo SELECT de uma subconsulta no pode definir uma consulta unio ou de tabela de referncia cruzada.

Trabalhar com tabelas ou ndices utilizando uma consulta definio de dados SQL

Utilize consultas definio de dados SQL para criar, excluir ou alterar tabelas ou criar ndices no banco de dados atual. 1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Consultas e, em seguida, clique em Novo. 2 Na caixa de dilogo Nova Consulta, clique em Modo Estrutura e, em seguida, clique em OK. 3 Sem adicionar tabelas ou consultas, clique em Fechar na caixa de dilogo Mostrar Tabela. 4 No menu Consulta, aponte para Especfica em SQL e, em seguida, clique em Definio de Dados. 5 Insira a instruo SQL para a sua consulta definio de dados. Cada consulta definio de dados consiste em apenas uma instruo de definio de dados. O Microsoft Access suporta essas instrues de definio de dados: CREATE TABLE cria uma tabela. ALTER TABLE adiciona um novo campo ou restrio a uma tabela existente. DROP exclui uma tabela de um banco de dados ou remove um ndice de um campo ou grupo de campos. CREATE INDEX cria um ndice para um campo ou grupo de campos. 6 Para executar a consulta, clique em Executar na barra de ferramentas. Cuidado Se voc converter uma consulta definio de dados em um outro tipo de consulta, tal como uma consulta seleo, voc perder a instruo SQL que inseriu. Observaes Para criar ou alterar objetos um servidores de banco de dados ODBC, tais como Microsoft SQL Server, utilize consultas passagem em vez de consultas definio de dados.

Exemplos de consultas definio de dados

Criando uma tabela Esta consulta definio de dados utiliza a instruo CREATE TABLE para criar uma tabela denominada Amigos. A instruo inclui o nome e o tipo de dados para cada campo da tabela e atribui um ndice ao campo CdigoDoAmigo, que o marca como chave primria.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica CREATE TABLE Amigos ([CdigoDoAmigo] integer, [Sobrenome] text, [Nome] text, [DataDeNascimento] date, [Telefone] text, [Observaes] memo, CONSTRAINT [ndice1] PRIMARY KEY ([CdigoDoAmigo]));

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Criando um ndice Esta consulta definio de dados utiliza a instruo CREATE INDEX para criar um ndice de vrios campos sobre os campos Sobrenome e Nome. CREATE INDEX Novondice ON Amigos ([Sobrenome], [Nome]);

Criar a seqncia de conexo ODBC para uma consulta passagem SQL

1 Abra uma consulta passagem. 2 Clique em Propriedades na barra de ferramentas, para exibir a folha de propriedades da consulta. 3 Na folha de propriedades da consulta, clique em Construir direita da caixa de propriedade Seqncia de Conexo

ODBC e, em seguida, insira informaes sobre o servidor ao qual voc est conectado. 4 Quando voc for solicitado a salvar a senha na seqncia de conexo, selecione Sim se desejar que a senha e o logon sejam armazenados nas informaes da seqncia de conexo. Observao A seqncia de conexo ODBC padro "ODBC;". Aps criar a seqncia de conexo ODBC, o construtor insere uma nova seqncia na propriedade Seqncia de Conexo ODBC, na folha de propriedades da consulta.

Sobre a utilizao de expresses em SQL

Voc digita expresses em instrues SQL quando edita uma consulta em modo SQL, e em determinadas definies de propriedades e argumentos. Por exemplo, possvel utilizar uma instruo SQL para definir a propriedade Origem da Linha de uma caixa de listagem para gerar uma lista de itens. Inserindo uma expresso em modo SQL Para digitar uma expresso no modo SQL de uma consulta, clique na seta prxima ao boto Exibir na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Modo SQL. O Microsoft Access exibe a instruo SQL que descreve a consulta ativa. Voc pode digitar uma expresso em uma instruo SQL SELECT ou nas clusulas WHERE, ORDER BY, GROUP BY ou HAVING. Inserindo uma expresso SQL em definies de propriedades e argumentos Voc pode digitar uma expresso SQL em vrios argumentos e definies de propriedades. Voc pode tambm copiar e colar do modo SQL. possvel, por exemplo, utilizar uma expresso SQL como argumento Condio Onde da ao AbrirFormulrio ou AplicarFiltro, como argumento de domnio ou critrio em uma funo agregada de domnio ou como definio para as propriedades Origem do Registro ou Origem da Linha.

Exemplos de expresses em instrues SQL

Voc pode utilizar uma expresso em muitos lugares de uma instruo SQL, conforme mostram os exemplos a seguir. As expresses aparecem em vermelho. Expresso Resultado SELECT [Nome],[Sobrenome] FROM [Funcionrios] WHERE [Sobrenome]="Davolio"; SELECT [CdigoDoProduto],[NomeDoProduto] FROM [Produtos] WHERE [CdigoDaCategoria]=Forms![Novos Produtos]![CdigoDaCategoria]; SELECT Avg([PreoTotal]) AS [Preo Total Mdio] FROM [Detalhes Adicionais do Pedido] WHERE [PreoTotal ]>1000; SELECT [CdigoDaCategoria],Count([CdigoDoProduto]) AS [ContarDeCdigoDoProduto] FROM [Produtos] GROUP BY [CdigoDaCategoria] HAVING Count([CdigoDoProduto])>10; Exibe os valores dos campos Nome e Sobrenome para funcionrios cujo sobrenome Davolio.

Exibe os valores dos campos CdigoDoProduto e NomeDoProduto da tabela Produtos para registros nos quais o valor de CdigoDaCategoria seja coincidente com o valor de CdigoDaCategoria especificado em um formulrio Novos Produtos aberto. Calcula o preo total mdio de pedidos nos quais o valor do campo PreoTotal seja maior que 1000 e o exibe em um campo denominado Preo Total Mdio. Em um campo denominado ContarDeCdigoDoProduto, exibe o nmero total de produtos para categorias com mais de 10 produtos.

Consideraes ao classificar registros

As ordens de classificao so salvas com uma tabela, consulta ou formulrio. Se voc basear um novo formulrio ou relatrio em uma tabela ou consulta que tenha uma ordem de classificao salva com ela, o novo formulrio ou relatrio herdar a ordem de classificao. O Microsoft Access ir classificar at 255 caracteres, em um ou mais campos, nos resultados de uma consulta ou filtro avanado. A ordem de classificao depende da definio de idioma que voc especificar na caixa de dilogo Opes no momento em que voc criar o seu banco de dados. Para verificar ou alterar essa definio, clique em Opes no menu Ferramentas e ento clique na guia Geral para ver a definio sob Nova Ordem de Classificao do Banco de Dados.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 155 Se a grade de estrutura da consulta ou filtro contiver o asterisco da lista de campos, voc no poder especificar uma ordem de classificao na grade de estrutura a menos que voc tambm adicione os campos desejados sobre os quais classificar na grade de estrutura. Utilize ordem crescente para classificar datas e horas de mais cedo para mais tarde. Utilize ordem decrescente para classificar de mais tarde para mais cedo. Os nmeros armazenados em campos Texto so classificados como seqncias de caracteres, e no como valores numricos. Portanto, para classific-los em ordem numrica, todas as seqncias de texto precisam ter o mesmo comprimento, sendo os nmeros mais curtos preenchidos com zeros esquerda. Por exemplo, o resultado de uma classificao crescente das seqncias de texto "1", "2", "11" e "22" ser "1", "11", "2", "22". Voc precisa completar os nmeros de um s dgito com um zero esquerda para que as seqncias sejam classificadas corretamente: "01", "02", "11", "22". Para campos que no contm valores Nulos, uma outra soluo seria classificar sobre os valores numricos das seqncias utilizando a funo Val. Por exemplo: se a coluna Idade for um campo Texto que contm valores numricos, especificar Val([Idade]) em uma clula Campo e especificar uma ordem de classificao em sua clula Classificao colocar os registros na ordem correta. Se voc estiver armazenando apenas nmeros ou datas em um campo Texto, considere alterar o tipo de dados do campo para Nmero, Moeda ou Data/Hora na tabela onde o campo est armazenado. Assim, quando voc classificar no campo, os nmeros ou datas sero classificados numericamente ou em ordem de data, sem exigir zeros esquerda. Quando voc classifica um campo em ordem crescente, qualquer registro no qual esse campo esteja vazio (que contm um valor Nulo) listado primeiro. Quando um campo contm registros com valores Nulo e seqncias de comprimento zero, os campos com valores nulos aparecem primeiro na ordem de classificao, imediatamente seguidos pelas seqncias de comprimento zero. Voc no pode classificar um campo cujo tipo de dados seja Memorando, Hyperlink ou Objeto OLE.

Classificar registros utilizando a grade de estrutura de uma consulta ou filtro avanado

Antes de especificar uma ordem de classificao, existem certas coisas que voc deve considerar. 1 Abra uma consulta no modo Estrutura ou exiba a janela Filtrar/Classificar Avanado em uma tabela, consulta ou formulrio. 2 Para classificar sobre mais de um campo, primeiro organize os campos na grade de estrutura na ordem em que voc deseja que as classificaes sejam efetuadas. O Microsoft Access classifica primeiro a coluna mais esquerda, e ento no prximo campo direita, e assim por diante. Por exemplo, para classificar primeiro no campo Sobrenome e ento no campo Nome, o campo Sobrenome precisa estar esquerda do campo Nome na grade. 3 Na clula Classificao de cada um dos campos que voc deseja classificar, clique em uma opo. 4 Para ver os resultados da consulta, clique em Exibir na barra de ferramentas.

Criar uma consulta de tabela de referncia cruzada sem utilizar um assistente

1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Consultas e, em seguida, clique em Novo. 2 Na caixa de dilogo Nova Consulta, clique em Modo Estrutura e, em seguida, clique em OK. 3 Na caixa de dilogo Mostrar Tabela, clique na guia que lista as tabelas ou consultas com cujos dados voc deseja trabalhar. 4 Clique duas vezes no nome de cada objeto que voc deseja adicionar consulta e, em seguida, clique em Fechar. 5 Adicione campos linha Campo na grade de estrutura e especifique os critrios. 6 Na barra de ferramentas, clique em Tipo de Consulta e, em seguida, clique em Consulta de Tabela de Referncia Cruzada. 7 Para o(s) campo(s) cujo(s) valor(es) voc deseja que aparea(m) como coluna(s), clique na linha Referncia Cruzada e, em seguida, clique em Linha. Voc deve deixar o Agrupar Por padro na linha Total para esses campos. 8 Para o campo cujos valores voc deseja que apaream como ttulos de colunas, clique na linha Referncia Cruzada e, em seguida, clique em Coluna. Voc pode escolher Coluna para um nico campo e deve deixar Agrupar Para na linha Total para esse campo. Por padro, os ttulos de colunas so classificados em ordem alfabtica ou numrica. Se voc desejar que eles apaream em uma ordem diferente ou se desejar limitar o nmero de ttulos de colunas a ser exibido, defina a propriedade TtulosDeColunas. 9 Para o campo cujos valores voc deseja utilizar na tabulao de referncia cruzada, clique na linha Referncia Cruzada e, em seguida, clique em Valor. Somente um campo pode ser definido como Valor. 10 Na linha Total para esse campo, clique no tipo de funo agregada que voc deseja para a tabulao de referncia cruzada (como Soma, Mdia ou Contar). 11 Para especificar critrios que limitem ttulos de linhas antes que o clculo seja efetuado, insira uma expresso na linha Critrios para um campo com Linha na clula Referncia Cruzada. Voc poderia, por exemplo, exibir totais de vendas para produtos em certas categorias, como carne e frutos do mar. Para especificar critrios que limitem registros antes que os ttulos de linha sejam agrupados e antes que a tabulao de referncia cruzada seja realizada, adicione o campo para o qual voc deseja definir critrios grade de estrutura, clique em Onde na clula Total, deixe a clula Referncia Cruzada em branco e, ento, insira uma expresso na linha Critrios. (Os resultados da pesquisa no exibiro campos que tenham Onde na linha Total.) 12 Para visualizar os resultados da consulta, clique em Exibir na barra de ferramentas. Para interromper a consulta aps t-la iniciado, pressione CTRL+BREAK. Observaes

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 156 A consulta Pedidos Trimestrais por Produto no banco de dados de exemplo Northwind um exemplo de consulta de tabela de referncia cruzada. Para ver essa consulta, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da pasta do seu programa Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Consultas, clique em Pedidos Trimestrais por Produto e, em seguida, clique em Estrutura. Se voc incluir um campo na grade de estrutura de consulta, mas clicar na opo (No Exibido) na clula Referncia Cruzada e Agrupar Por na clula Total, o Microsoft Access o agrupar como uma Linha mas no exibir a linha nos resultados da pesquisa. Pode ocorrer que os valores em seu campo Coluna incluam caracteres normalmente no permitidos em nomes de campos, como decimais. Nesses casos, o Microsoft Access substitui o caractere por um sublinhado na folha de dados.

Classificar ou limitar ttulos de colunas exibidos em uma consulta de tabela de referncia cruzada

Em ttulos de coluna que contenham, por exemplo, os meses do ano, voc pode exibir os meses cronologicamente em vez de alfabeticamente e pode exibir apenas as colunas do intervalo de janeiro a junho. 1 Estruture sua consulta de tabela de referncia cruzada com ou sem a ajuda de um assistente. 2 Exiba a consulta no modo Estrutura. 3 Clique no segundo plano do modo Estrutura da consulta, fora da grade de estrutura e das listas de campos. 4 Na barra de ferramentas, clique em Propriedades para exibir a folha de propriedades da consulta. 5 Na caixa da propriedade Ttulos de Colunas, insira os ttulos de colunas que voc deseja exibir, na ordem em que voc deseja exibi-los. Insira os ttulos de colunas, digite uma vrgula ou o separador de lista utilizado em seu pas. (Para localizar o separador de lista para o seu pas, clique duas vezes em Configuraes Regionais no Painel de Controle do Windows). Os ttulos de coluna que voc inserir devem coincidir exatamente com os ttulos de coluna na folha de dados da consulta. Por exemplo, se um ttulo de coluna na folha de dados for "Brasil", voc deve inserir um ttulo de coluna "Brasil" e no "BR". (Depois que voc pressiona ENTER ou move o ponteiro do mouse para outro lugar, o Microsoft Access coloca aspas em cada ttulo). 6 Para visualizar os resultados da consulta, clique em Exibir na barra de ferramentas. Observaes Se voc executa uma consulta de tabela de referncia cruzada com freqncia ou a utiliza como base para um formulrio ou relatrio, pode agiliz-la utilizando o procedimento acima para especificar ttulos fixos de colunas. Se voc utiliza freqentemente os mesmos ttulos de coluna em consultas diferentes, pense em criar uma tabela com um campo Texto para armazenar os ttulos das colunas. Feito isso, abra a tabela e copie os ttulos na caixa da propriedade Ttulos de Colunas conforme o necessrio.

Maneiras de executar clculos em uma consulta

H vrios tipos de clculos que voc pode efetuar em uma consulta. Voc pode, por exemplo, calcular a soma ou mdia dos valores de um campo, multiplicar os valores de dois campos ou calcular a data trs meses a partir da data atual. Ao exibir os resultados de um clculo em um campo, os resultados, na verdade, no so armazenados na tabela base. Em vez disso, o Microsoft Access efetua novamente os clculos todas as vezes que voc executa a consulta, de modo que os resultados so sempre baseados nos dados mais atualizados do banco de dados. Portanto, voc no pode atualizar manualmente os resultados calculados. Para exibir os resultados de um clculo em um campo, voc pode utilizar um clculo predefinido que o Microsoft Access fornece ou definir clculos personalizados. Utilize os clculos predefinidos, denominados "totais", se voc deseja computar as quantidades a seguir para grupos de registros ou para todos os registros combinados: soma, mdia, contagem, mnimo, mximo, desvio padro ou varincia. Voc escolhe um clculo de totais para cada campo que deseja calcular. Voc pode calcular alguns tipos de totais utilizando o Assistente de Consulta Simples. Alm disso, possvel calcular todos os tipos de totais utilizando a linha Total na grade de estrutura da consulta, onde voc seleciona a funo agregada para o clculo que deseja efetuar em um campo. Na grade de estrutura da consulta, voc pode tambm especificar critrios para limitar os grupos para os quais so calculados os totais, limitar os registros includos em um clculo ou limitar os resultados exibidos depois que o clculo efetuado. Um clculo personalizado permite que voc efetue clculos com nmeros, data e textos em cada registro utilizando dados de um ou mais campos. Por exemplo, com um clculo personalizado, voc pode multiplicar valores de um campo por uma quantidade definida, localizar a diferena entre duas datas armazenadas em campos separados, combinar diversos valores em um campo Texto ou criar subconsultas. Utilizando as opes na linha Total da grade de estrutura, voc pode efetuar o clculo em grupos de registros e calcular uma soma, mdia, contagem ou outro tipo de total no campo calculado. Para clculos personalizados, necessrio criar um novo campo calculado diretamente na grade de estrutura. Voc cria um campo calculado inserindo uma expresso em uma clula Campo vazia na grade de estrutura da consulta. A expresso pode ser composta de vrios clculos por exemplo, Soma([UnidadesEmEstoque]+[UnidadesEmPedido]). Voc pode tambm especificar critrios para que um campo calculado afete os resultados do clculo. Entretanto, voc no tem que exibir os resultados de um clculo em um campo. Em vez disso, voc pode utiliz-los como critrios para determinar os registros que a consulta deve selecionar ou para determinar sobre quais registros uma ao deve ser executada. Por exemplo, possvel especificar as expresses a seguir na linha Critrios para ordenar consulta que retorne apenas registros que tenham valores no campo DataDeEntrega que estejam entre a data atual e a correspondente dentro de trs meses. Voc pode tambm utilizar um clculo para atualizar dados de uma consulta de atualizao. Voc pode, por exemplo, inserir a expresso a seguir na clula Atualizar Para para aumentar todos os valores no campo PreoUnitrio em 5 por cento.

Executar clculos em uma consulta

Voc efetua clculos em uma consulta utilizando: Clculos predefinidos, denominados "totais", para computar as quantidades a seguir para grupos de registros ou para todos os registros combinados na consulta: soma, mdia, contagem, mnimo, mximo, desvio padro ou varincia.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 157 Um clculo personalizado para efetuar clculos com nmeros, data e textos em cada registro utilizando dados de um ou mais campos. Voc pode criar um novo campo calculado diretamente na grade de estrutura para esses tipos de clculos. Em vez de exibir os resultados do clculo, voc pode utiliz-los: Como critrios para determinar os registros que a consulta seleciona ou para determinar sobre quais registros uma ao deve ser executada. Para atualizar dados de uma consulta de atualizao.

Calcular uma soma, mdia, contagem ou outro total em registros de uma consulta

Utilizando a linha Total em modo Estrutura da consulta, voc pode calcular soma, mdia, contagem, mnimo, mximo, varincia ou desvio padro em valores de um ou mais campos tanto para todos os registros em uma consulta como para um ou mais grupos de registros. Utilizando a linha Critrios, voc pode tambm adicionar critrios que afetem os resultados do clculo. Observao Voc pode tambm utilizar o Assistente de Consulta Simples para calcular a soma, mdia, contagem, mnimo ou mximo dos valores em um campo; porm, caso deseje adicionar critrios, voc deve utilizar a grade de estrutura da consulta.

Calcular uma soma, mdia, contagem ou outro total em grupos de registros de uma consulta

1 Crie uma consulta seleo em modo Estrutura. Adicione as tabelas cujos registros voc deseja utilizar no clculo e, em

seguida, adicione os campos nos quais voc deseja efetuar clculos, definir agrupamentos e especificar critrios. 2 Clique em Totais na barra de ferramentas. O Microsoft Access exibe a linha Total na grade de estrutura. 3 Para o campo ou campos que voc deseja agrupar, deixe Agrupar Por na clula Total. 4 Para cada campo que voc deseja calcular, clique em sua clula na linha Total e, em seguida, clique em uma das funes agregadas a seguir: Soma, Mdia, Mn, Mx, Contar, Desv ou Var. 5 Se desejar, insira critrios para afetar os resultados do clculo. 6 Se desejar, classifique os resultados. 7 Clique Exibir, na barra de ferramentas, para visualizar os resultados. Observaes Quando voc utiliza uma funo agregada em um campo, o Microsoft Access combina os nomes da funo e do campo para nomear o campo na folha de dados (por exemplo, MdiaDeFrete). Se voc adicionar um campo calculado que inclua uma ou mais funes agregadas em suas expresses, deve definir a clula do campo calculado Total como Expresso. Para criar uma consulta de tabela de referncia cruzada que agrupe totais na parte inferior esquerda e na parte superior da folha de dados. A consulta Vendas por Categoria em 1995 no banco de dados de exemplo Northwind possui um exemplo de clculo da soma para grupos de registros. Para visualizar essa consulta, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da pasta de seu Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Consultas, clique em Vendas por Categoria para 1995 e, ento, clique em Estrutura.

Onde especificar critrios para que intervenham quando clculos so executados

Na grade de estrutura da consulta, o lugar onde voc especifica critrios determina quando o clculo ser executado. Observao Embora os exemplos a seguir somente apresentem consultas que calculam totais, essas diretrizes tambm se aplicam a campos calculados. Para limitar agrupamentos antes que voc efetue clculos em grupos de registros, especifique os critrios nos campos Agrupar Por. Para retornar apenas resultados selecionados depois que o clculo efetuado, especifique o campo que contm o clculo. Essa regra se aplica se voc estiver efetuando o clculo sobre cada registro, sobre grupos de registros ou sobre todos os registros. Para limitar os registros antes que sejam agrupados e antes que o clculo seja efetuado, adicione grade de estrutura o campo cujos registros voc deseja limitar e, em seguida, especifique os critrios na clula Critrios. Se estiver calculando totais na mesma consulta, defina a clula Total para o campo que contm os critrios como Onde. Essa regra se aplica caso voc esteja calculando o total sobre todos os registros ou sobre grupos de registros. (O Microsoft Access limpa automaticamente a caixa de seleo Mostrar.) O exemplo a seguir utiliza duas vezes o campo PreoTotal: a primeira para limitar os registros e a segunda para calcular o total. Entretanto, voc pode utilizar um campo diferente para limitar registros arrastando esse campo para a grade de estrutura e definindo sua clula Total como Onde.

Calcular uma soma, mdia, contagem ou outro total em todos os registros de uma consulta

1 Crie uma consulta seleo em modo Estrutura. Adicione as tabelas cujos registros voc deseja utilizar no clculo e, em

seguida, adicione os campos sobre os quais voc deseja efetuar clculos e especificar critrios. 2 Clique em Totais, na barra de ferramentas. O Microsoft Access exibe a linha Total na grade de estrutura. 3 Para cada campo na grade de estrutura, clique em sua clula na linha Total e, em seguida, clique em uma das funes agregadas a seguir: Soma, Mdia, Mn, Mx, Contar, Desv ou Var. 6 Clique em Exibir, na barra de ferramentas, para visualizar os resultados. Observaes Quando voc utiliza uma funo agregada em um campo, o Microsoft Access combina os nomes da funo e do campo para nomear o campo na folha de dados (por exemplo, MdiaDeFrete). Caso adicione um campo calculado que inclua uma ou mais funes agregadas a uma consulta na qual esteja calculando totais em todos os registros, voc deve definir a clula Total do campo calculado como Expresso.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Sobre funes agregadas e outras opes na linha Total da grade da estrutura da consulta

Power Informtica

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Das 12 opes na linha Total da grade de estrutura da consulta, 9 so funes agregadas. Todas as funes, exceto Primeiro e ltimo, so explicadas na tabela a seguir. Observao As funes agregadas no incluiro em seus clculos registros que contenham valores em branco (Nulos). Por exemplo, a funo Contar retorna uma contagem de todos os registros sem valores Nulos. Existe uma forma de contar valores Nulos e voc pode converter valores Nulos em zeros para que sejam includos em um clculo. Utilize com esses Selecione Para localizar o tipos de dados de campo Soma Mdia Mnimo Mximo Contar Desv Var Selecione Agrupar Por Expresso Onde Total dos valores em um campo. Nmero, Data/Hora, Moeda e AutoNumerao Mdia dos valores em um campo Nmero, Data/Hora, Moeda e AutoNumerao Menor valor em um campo Texto, Nmero, Data/Hora, Moeda e AutoNumerao Maior valor em um campo. Texto, Nmero, Data/Hora, Moeda e AutoNumerao Nmero de valores em um campo, no Texto, Memorando, Nmero, Data/Hora, Moeda, AutoNumeracontando valores Nulos (em branco). o, Sim/No e Objeto OLE Desvio padro dos valores em um campo. Nmero, Data/Hora, Moeda e AutoNumerao Varincia dos valores em um campo. Nmero, Data/Hora, Moeda e AutoNumerao Para

Sobre o trabalho com consultas que contenham campos em branco

Definir os grupos para os quais voc deseja efetuar os clculos. Por exemplo, para exibir totais de vendas por categoria, selecione Grupar Por para o campo NomeDaCategoria. Criar um campo calculado que inclua uma funo agregada em sua expresso. Geralmente, voc cria um campo calculado quando deseja utilizar vrias funes em uma expresso. Especificar critrios para um campo que voc no esteja utilizando para definir agrupamentos. Se voc selecionar essa opo para um campo, o Microsoft Access ocultar o campo nos resultados da consulta limpando a caixa de seleo Mostrar.

Quando um campo no contm valores, contm um valor Nulo ou, tratando-se de um campo Texto, Memorando ou Hyperlink, contm um valor Nulo ou uma seqncia de comprimento zero. Se existirem valores Nulos em um campo, estes podero afetar os valores da consulta. Seguem algumas diretrizes para o trabalho com valores Nulos e seqncias de comprimento zero em consultas. Associando campos que contm valores Nulos Ao associar tabelas em uma consulta, os resultados incluem apenas registros que no possuem valores Nulos nos campos coincidentes. Por exemplo, para listar Fornecedores e Clientes que residem na mesma regio, voc cria uma consulta que inclua as tabelas Fornecedores e Clientes, sendo essas tabelas associadas no campo Regio. Ao visualizar os resultados, voc ver apenas os valores para registros que contm um valor no campo Regio em ambas as tabelas. Localizando valores Nulos ou seqncias de comprimento zero Caso esteja utilizando uma consulta para localizar valores Nulos ou seqncias de comprimento zero, digite Nulo na clula Critrios para localizar valores Nulos, ou duas aspas duplas (" ") na clula Critrios para localizar seqncias de comprimento zero (no digite um espao entre as aspas). Entendendo de que modo valores Nulos afetam clculos numricos Se voc utilizar uma funo agregada para calcular a soma, mdia, contagem ou outra quantidade nos valores de um campo, registros com valores Nulos nesse campo no sero includos no clculo. Isso se aplica aos casos em que voc calcula os agregados utilizando a linha Total na grade de estrutura da consulta, o Assistente de Consulta Simples ou, ainda, uma expresso personalizada. Se, por exemplo, voc utilizar a funo Contar para contar o nmero de valores em um campo, ela retornar uma contagem de todos os valores com valores no-Nulos. Se voc deseja localizar o nmero total de registros, inclusive aqueles que possuem valores Nulos, utilize Contar com o caractere curinga asterisco (*). Se voc utilizar um operador aritmtico (como +, -, *, /) em uma expresso (como [UnidadesEmEstoque]+[UnidadesEmPedido]) e um dos campos na expresso contiver um valor Nulo, o resultado de toda a expresso ser um valor Nulo. Convertendo valores Nulos em zero Quando voc tem campos contendo valores Nulos, possvel criar uma expresso que converta os valores Nulos em zero. Convm fazer isso se voc desejar que os registros que contenham valores Nulos sejam includos em um clculo agregado ou evitar que uma expresso receba um resultado Nulo quando um campo que esteja referenciado na expresso contiver valores Nulos. Para converter valores Nulos em zero, utilize a funo Nz. Por exemplo: Nz([Subtotal])+Nz([Frete]) Combinando campos Texto que contm valores Nulos Se voc estiver utilizando uma expresso para combinar dois campos contendo valores de texto e um ou ambos os campos inclurem valores Nulos, utilize o operador & em vez do operador + para combinar os valores. O operador & combinar os valores mesmo que eles contenham valores Nulos, enquanto que o operador + retornar um Nulo se algum dos dois valores for um Nulo. Por exemplo: NomeCompleto: [Sobrenome] & " "& [Nome] Classificando campos que contm valores Nulos e seqncias de comprimento zero Quando voc classifica um campo em ordem ascendente, qualquer registro no qual esse campo contenha um valor Nulo so listados primeiro. Se um campo contiver tanto valores Nulos quanto seqncias de comprimento zero, os valores Nulos aparecem primeiro na ordem de classificao, seguidos imediatamente pelas seqncias de comprimento zero. Utilizando o caractere curinga asterisco (*) para retornar valores no-Nulos Se voc utilizar a expresso Como "*" ao definir critrios de consulta para um campo, os resultados da consulta incluiro seqncias de comprimento zero nesse campo, mas no valores Nulos.

A consulta no recupera os registros desejados.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

A consulta recupera registros demais.

Power Informtica

Pg.: 159

Se voc tiver mais de uma tabela ou consulta na consulta, conecte-as com uma linha de associao caso ainda no estejam conectadas. Se as tabelas ou consultas j estiverem associadas, verifique as propriedades de cada linha de associao para ver qual o tipo da associao. As propriedades associativas determinam se uma tabela contribuir com todos os seus registros ou apenas com aqueles que coincidirem com registros da outra tabela. Adicione critrios para limitar os registros que a consulta recupera. Somente os registros que satisfaam os critrios que voc definir sero recuperados. Se voc j especificou critrios, convm especificar critrios adicionais para o mesmo campo utilizando o operador E ou para outros campos. Alm disso, certifique-se de que os critrios existentes tenham sido inseridos corretamente. Verifique a existncia de erros ortogrficos, espaos desnecessrio ou caracteres a mais. Certifique-se de ter definido os critrios para o campo apropriado e de que sejam aqueles que voc deseja que os registros satisfaam. Caso esteja utilizando um critrio alternativo na linha Ou da grade de estrutura da consulta ou em expresses de critrios que utilizem o operador Ou, convm remov-lo. Confira os dados que est tentando localizar. Se os dados contiverem outros caracteres especiais ou espaos a mais, os critrios devero levar isto em conta. Voc pode utilizar caracteres curinga nos critrios, caso no tenha certeza de quais sejam ou no deseje especificar os valores exatos dos campos. Caso j esteja utilizando caracteres curinga mas no obtm os registros que deseja, possvel que voc esteja utilizando os caracteres curinga no tipo de dados errado. Em uma consulta seleo, acrscimo ou criar-tabela, se voc estiver utilizando Valores Principais na barra de ferramentas no modo Estrutura da consulta (ou definindo a propriedade Valores Principais na folha de propriedades da consulta) para retornar um nmero especificado dentre os valores mais altos ou mais baixos de um campo, pode ser que a consulta retorne mais registros que o nmero especificado por voc. Isto se d porque todos os registros que coincidem com o ltimo registro tambm so retornados. Assim, uma consulta retornaria todos os trs registros a seguir, ainda que voc tivesse pedido para ver os funcionrios com os dois maiores totais de vendas, porque a consulta no distinguiria entre os dois totais de vendas de 50.000. CdigoDoFuncionrio Vendas 1 60.000 2 50.000 3 50.000 Se voc no desejar que valores duplicados sejam retornados, defina a propriedade Valores Exclusivos, na folha de propriedades da consulta, como Sim.

A consulta recupera muito poucos registros.

Se a consulta incluir mais de uma tabela ou consulta, verifique as propriedades de associao de cada linha de associao entre elas. As propriedades de associao determinam se uma tabela ou consulta contribuir com todos os seus registros ou somente com aqueles que coincidirem com registros da outra tabela. Se o tipo de associao que voc estiver utilizando recuperar somente registros coincidentes das duas tabelas associadas, qualquer registro no qual o campo associado contenha um valor Nulo no ser includo nos resultados da consulta. Voc pode converter valores Nulos em zero, em uma seqncia de comprimento zero ou em outros valores especificados para que esses registros sejam includos nos resultados da consulta. Se voc especificou critrios, pode ser que eles estejam muito restritivos. Por exemplo, se voc especificou critrios em uma linha Critrio para dois campos diferentes, ambos os critrios devem ser verdadeiros para um registro antes que a consulta o recupere. Convm excluir alguns ou todos os critrios para permitir que a consulta retorne mais registros. Certifique-se de que os critrios existentes tenham sido inseridos corretamente. Verifique a existncia de erros ortogrficos, espaos desnecessrio ou caracteres a mais. Certifique-se de ter definido os critrios para o campo apropriado e de que sejam aqueles que voc deseja que os registros satisfaam. Se um nome de campo incluir dois pontos, voc dever colocar o nome entre colchetes sempre que fizer referncia ao campo em uma expresso. Do contrrio, o Microsoft Access interpretar o nome do campo como um valor de texto literal e, portanto, no ir recuperar os registros que voc deseja. Utilize caracteres curinga nos critrios quando no tiver certeza de quais sejam ou no desejar especificar os valores exatos dos campos. Caso j esteja utilizando caracteres curinga mas no obtm os registros que deseja, possvel que voc esteja utilizando os caracteres curinga no tipo de dados errado. Adicione critrios alternativos para selecionar os registros com os quais deseja trabalhar. Voc pode fazer isto na grade de estrutura da consulta, na linha Ou ou na linha Critrio utilizando expresses que contenham o operador Ou. Se voc estiver utilizando critrios para selecionar registros que contenham valores especficos de um campo ou campos, qualquer registro com valores Nulos desse campo no coincidir com o valor e, portanto, no ser includo entre os registros que so retornados. Para incluir registros que contenham valores Nulos digite Nulo na linha Ou.

A consulta recupera os registros errados.

Certifique-se de que os critrios existentes tenham sido inseridos corretamente. Verifique a existncia de erros ortogrficos, espaos desnecessrio ou caracteres a mais. Certifique-se de ter definido os critrios para o campo apropriado e de que sejam aqueles que voc deseja que os registros satisfaam. Se sua pesquisa incluir tabelas vinculadas, os valores que voc especificar como critrio nos campos delas coincidiro maisculas e minsculas eles devem coincidir os valores de maisculas e minsculas na tabela base. Certifique-se de que as tabelas e consultas que voc tenha adicionado parte superior do modo Estrutura da consulta sejam as corretas.

Os registros que a consulta recupera esto na ordem errada.

Especifique uma ordem de classificao caso ainda no o tenha feito. Se voc estiver trabalhando em um ambiente multiusurio, possvel que outra pessoa tenha definido uma ordem de classificao diferente. As ordens de classificao so salvas juntamente com a consulta. Voc pode alterar a ordem de classi-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 160 ficao para aquela que desejar. Se voc j tiver especificado uma ordem de classificao, possvel que ela esteja definida para o campo errado. Exclua a classificao que voc especificou e especifique uma nova ordem de classificao o campo correto. Se a ordem de classificao estiver definida para o campo correto, possvel que voc tenha selecionado Crescente quando o que realmente desejava era Decrescente, ou vice-versa. Selecione a ordem de classificao correta. Se voc tiver ordens de classificao para mais de um campo, pode ser voc precise reordenar os campos na grade de estrutura da consulta, pois o Microsoft Access executa vrias classificaes da esquerda para a direita na ordem em que os campos aparecem na grade de estrutura da consulta. O campo para o qual voc especificou a ordem de classificao pode estar oculto. Se voc deseja mostrar o campo que estiver utilizando para classificar registros, certifique-se de que a caixa de seleo Mostrar esteja selecionada na grade de estrutura da consulta.

As colunas que a consulta recupera esto erradas. A consulta recupera colunas demais.

Remova da grade de estrutura da consulta os campos que voc no deseja ver nos resultados da consulta, e remova o asterisco (*) se o tiver adicionado grade de estrutura. O asterisco inclui automaticamente todos os campos da tabela base. Oculte os campos que voc no precisa exibir nos resultados da consulta. Certifique-se de que a caixa de seleo Resultado de Todos os Campos no esteja selecionada. (Para ver se est selecionada, no menu Ferramentas, clique em Opes e, em seguida, clique na guia Tabelas/Consultas). Caso esteja, todos os campos da tabela ou consulta base aparecero nos resultados da consulta sem serem adicionados grade de estrutura da consulta. Se, em seguida, voc adicionar um campo grade de estrutura para definir critrios, voc precisar limpar a caixa de seleo Mostrar para esse campo, do contrrio a coluna aparecer duas vezes nos resultados da consulta. Se voc deseja limpar a caixa de seleo Resultado de Todos os Campos. Alterar essa opo afeta somente a definio de propriedade para novas consultas que voc crie, no para consultas existentes.

A consulta recupera muito poucas colunas.

Adicione mais campos grade de estrutura da consulta. Ou se voc adicionar o asterisco grade de estrutura, a consulta incluir automaticamente todos os campos da tabela ou consulta base. Adicione outras tabelas ou consultas e, em seguida, adicione os outros campos de que necessita. Mostre os campos ocultos. Quando a caixa de seleo Resultados de Todos os Campos no est selecionada, somente os campos da grade de estrutura so recuperados. (Para ver se est selecionada, no menu Ferramentas, clique em Opes e, em seguida, clique na guia Tabelas/Consultas). Caso esteja, todos os campos da tabela ou consulta base aparecero nos resultados da consulta sem serem adicionados grade de estrutura da consulta. Se, em seguida, voc adicionar um campo grade de estrutura para definir critrios, voc precisar limpar a caixa de seleo Mostrar para esse campo, do contrrio a coluna aparecer duas vezes nos resultados da consulta. Ou se desejar, limpe a caixa de seleo Resultados de Todos os Campos. Alterar essa opo afeta somente a definio de propriedade para novas consultas que voc crie, no para consultas existentes.

A consulta recupera as colunas erradas.

Na grade de estrutura da consulta, remova os campos que voc no deseja que a consulta recupere. Se estiverem faltando colunas, adicione seus campos grade de estrutura da consulta. Certifique-se de que as tabelas e consultas das quais voc est recuperando registros sejam as corretas.

Os clculos na consulta esto errados. Os resultados de um clculo de totais (agregao) esto na coluna errada.

Na grade de estrutura da consulta, exclua a agregao que voc especificou na clula Total para esse campo (coluna) e, em seguida, selecione uma agregao em um campo diferente.

O clculo aritmtico na grade de estrutura da consulta retorna um valor Nulo (vazio). O resultado de um clculo de totais (agregaes) na consulta est errado.

Se voc utilizar um operador aritmtico (como +, -, *, /) em uma expresso, tal como [UnidadesEmEstoque]+[UnidadesPedidas] e um dos campos da expresso contiver um valor Nulo, o resultado de toda expresso ser um valor Nulo. Para evitar isso, voc pode converter valores Nulos em zeros ou outros nmeros. Se houver registros com valores Nulos (vazio) no campo que voc est calculando, esses registros no sero includos no clculo. Se a consulta no estiver efetuando os clculos nos grupos corretos, verifique se Agrupar Por est na clula Total para o(s) campo(s) que voc deseja utilizar para agrupar clculos. Em uma consulta de tabela de referncia cruzada, possvel que voc tenha excesso ou falta de campos Agrupar Por. Adicione, remova ou altere os campos designados como ttulos de linhas que agrupam os totais verticalmente. Certifiquese de estar utilizando os valores dos campos corretos como ttulos de colunas que agrupam os totais horizontalmente. O lugar onde voc especifica critrios na grade de estrutura da consulta determina se os registros sero excludos antes que a consulta agrupe ou efetue clculos, se os grupos sero excludos antes que o clculo seja efetuado ou se certos resultados sero excludos depois que o clculo efetuado. Certifique-se de que a agregao que voc selecionou seja a correta. Caso no seja, selecione uma agregao diferente na lista da clula Total.

No consigo atualizar os dados em minha consulta.

Existem certos tipos de consultas ou certos campos em consultas que no so atualizveis.

Minha consulta AutoPesquisa no est preenchendo dados.

Para que a AutoPesquisa funcione, os campos associados precisam satisfazer determinadas condies e voc precisa incluir determinados campos de ambas as tabelas na grade de estrutura da consulta.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Preciso de ajuda para especificar critrios. Estou obtendo uma mensagem de incompatibilidade de tipo.

Power Informtica

Pg.: 161

Certifique-se de que o critrio que voc especificou seja para o mesmo tipo de dados que os dados da tabela ou consulta base. Por exemplo, o campo NvelDeReposio possui um tipo de dados Nmero. Portanto, se voc digitar o critrio "50" obter um erro, pois o Microsoft Access interpreta valores entre aspas como texto, no como nmeros. Outras situaes que causam um conflito entre tipos de dados incluem: Voc est especificando critrios para um campo Pesquisa e os critrios utilizam os valores exibidos na lista de pesquisa em vez de seus valores de chave estrangeira associados. Como os valores da chave estrangeira so aqueles que de fato esto armazenados na tabela base, voc deveria utiliz-los ao especificar critrios para um campo. Voc digitou o smbolo de cifro ($) em critrios que tenha especificado para um campo Moeda. Remova o smbolo de cifro e, em seguida, visualize os resultados. Certifique-se de que o tipo de dados de cada par de campos associados na consulta seja o mesmo. Caso no seja, altere o tipo de dados de um dos campos associados para coincidir com o tipo de dados do outro.

A consulta est muito lenta.

Para tornar a consulta mais rpida, voc pode: Utilizar o Analisador de Desempenho para avaliar automaticamente a consulta e recomendar alteraes que devero torn-la mais rpida. Adicionar ndices s tabelas base. Observao Caso voc utilize o Analisador de Desempenho, ele ir sugerir onde criar ndices e relacionamentos. Alterar a estrutura da consulta ou fazer outras alteraes em seu banco de dados para otimizar o desempenho.

Solucionar problemas em consultas de tabela de referncia cruzada

O que melhor descreve o problema com sua consulta de tabela de referncia cruzada?

Os ttulos das colunas no esto na ordem desejada, ou desejo excluir alguns deles.

Voc pode definir a propriedade TtulosDeColunas da consulta para especificar quais ttulos de colunas sero exibidos e em que ordem voc deseja que apaream.

Um ou mais ttulos de coluna nos resultados da consulta esto rotulados como "<>".

O Microsoft Access retorna "<>" como nome de coluna para qualquer valor Nulo do campo que tenha Coluna em sua clula Referncia Cruzada. Para evitar isso, voc pode: Definir explicitamente os seus ttulos de colunas definindo a propriedade TtulosDeColunas da consulta. Na grade de estrutura, digite Negado Nulo na clula Critrio do campo Coluna designado. Na clula Critrio do campo Coluna designado, utilize a funo Nz em uma expresso que dever converter valores Nulos em um valor mais significativo, tal como "Desconhecido".

Os valores de campo errados esto aparecendo como ttulos de linha ou coluna.

Certifique-se de que o campo cujos valores voc deseja utilizar como ttulos de colunas esteja na grade de estrutura da consulta com Coluna na clula Referncia Cruzada, e que o(s) campo(s) cujos valores voc deseja utilizar como ttulos de linhas estejam na grade de estrutura da consulta com Linha na clula Referncia Cruzada. Para alterar o valor em uma clula Referncia Cruzada, clique na clula e, em seguida, clique em um valor da lista. Se voc desejar exibir apenas certos valores como ttulos de colunas, defina a propriedade TtulosDeColunas da consulta.

No consigo atualizar os dados em minha consulta de tabela de referncia cruzada.

Os dados de uma consulta de tabela de referncia cruzada no so atualizveis.

Recuperar registros contendo valores entre, >, <, >=, >= ou <> dos valores especificados

1 Em modo Estrutura da consulta crie um consulta. Adicione as tabelas cujos registros voc deseja utilizar e, em seguida,

adicione os campos que deseja incluir nos resultados grade de estrutura da consulta. 2 Em uma expresso na clula Critrio do campo apropriado, identifique um intervalo utilizando o operador Entre...E ou os operadores de comparao (<, >, <>, <= e >=). Por exemplo, voc pode localizar pedidos situados entre 1/jan/93 ou produtos que tenham entre 10 e 35 unidades em estoque. A tabela a seguir apresenta alguns exemplos de operadores utilizados em expresses. Expresso Significado >234 Nmeros maiores que 234 Entre 2/2/93 E 1/12/93 Datas de 2/fev/93 a 1/dez/93 <1200,45 Nmeros menores que 1200,45 >="Callahan" Todos os sobrenomes desde Callahan at o final do alfabeto Observao As datas e os nmeros so exibidos na grade de estrutura da consulta no formato apropriado para o pas selecionado nas Configuraes Regionais do Painel de Controle do Windows. Por exemplo, a seqncia de datas dia/ms/ano para o Brasil, ms/dia/ano para os Estados Unidos e ano/dia/ms para a Sucia.

Recuperar registros que no tenham valor coincidente utilizando uma consulta

1 Em modo Estrutura da consulta crie um consulta. Adicione as tabelas cujos registros voc deseja utilizar e, em seguida,

adicione os campos que deseja incluir nos resultados grade de estrutura da consulta. 2 Na clula Critrio do campo apropriado, insira uma expresso utilizando o operador Negado. Por exemplo, voc pode digitar a expresso Negado T* na clula Critrio do campo NomeDaEmpresa para localizar todos os clientes cujos nomes no comecem com T, ou Negado 2 no campo CdigoDaTransp para localizar transportadoras cujo cdigo no seja 2.

Recuperar registros exceto aqueles que contenham valores Nulos utilizando uma consulta

1 Em modo Estrutura da consulta crie um consulta. Adicione as tabelas cujos registros voc deseja utilizar e, em seguida,
adicione os campos que deseja incluir nos resultados grade de estrutura da consulta. 2 Na clula Critrio do campo apropriado, digite a expresso Negado Nulo ou Negado Nulo. Por exemplo, se voc de-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 162 sejar ver todos os fornecedores da Northwind que possuam um nmero de fax, digite Negado Nulo ou Negado Nulo na clula Critrio do campo Fax.

Recuperar registros que no contenham valores utilizando uma consulta

1 Em modo Estrutura da consulta crie um consulta. Adicione as tabelas cujos registros voc deseja utilizar e, em seguida,
adicione os campos que deseja incluir nos resultados grade de estrutura da consulta. 2 Na clula Critrio do campo apropriado, digite a expresso Nulo. Por exemplo, se voc desejar ver todos os fornecedores da Northwind cujo nmero de fax no tenha sido inserido, digite Nulo na clula Critrio do campo Fax.

Recuperar registros que contenham a data atual utilizando uma consulta

A data atual a data de sistema que o Microsoft Access obtm do relgio de sistema do seu computador. 1 Em modo Estrutura da consulta crie um consulta. Adicione as tabelas cujos registros voc deseja utilizar e, em seguida, adicione os campos que deseja incluir nos resultados grade de estrutura da consulta. 2 Na clula Critrio do campo apropriado, digite Data() sem espaos entre os parnteses. Voc pode, por exemplo, localizar todos os pedidos que foram enviados na data atual digitando Data() no campo DataDeEnvio.

Recuperar registros que incluam um valor de uma lista de valores utilizando uma consulta

1 Em modo Estrutura da consulta crie um consulta. Adicione as tabelas cujos registros voc deseja utilizar e, em seguida,
adicione os campos que deseja incluir nos resultados grade de estrutura da consulta. 2 Na clula Critrio do campo apropriado, digite uma expresso utilizando o operador Em. Por exemplo, para encontrar fornecedores localizados na Frana, na Alemanha ou no Japo, digite a expresso a seguir na clula Critrio para o campo Pas da tabela Fornecedores: Em(Frana;Alemanha;Japo) Voc pode tambm inserir: Frana Ou Alemanha Ou Japo

Extrair parte de valores de texto existentes utilizando um campo calculado

1 Em modo Estrutura da consulta crie um consulta. Adicione as tabelas cujos registros voc deseja utilizar. 2 Para localizar valores em parte de um campo, utilize a funo Esquerda, Direita ou Meio em uma expresso em uma
clula vazia da linha Campo da grade de estrutura da consulta. A sintaxe para essas funes : Esquerda(expseq;n) Direita(exprseq;n) Meio(exprseq;incio;comprimento) O argumento exprseq tanto pode ser um nome de campo (entre colchetes) como uma expresso de texto; n o nmero de caracteres que voc deseja extrair; incio a posio do primeiro caractere que voc deseja extrair. A tabela a seguir apresenta exemplos dessas funes. Se o valor em Cdigo da Parte for Esta expresso Retorna BA-7893-R12 Esquerda([CdigoDaParte];2) BA BA-7893-R12 Direita([CdigoDaParte];3) R12 BA-7893-R12 Meio([CdigoDaParte];4;4) 7893 3 Adicione qualquer outro campo que deseja incluir na consulta grade de estrutura da consulta.

Extrair parte de valores de data existentes utilizando um campo calculado

1 Em modo Estrutura da consulta crie um consulta. Adicione as tabelas cujos registros voc deseja utilizar. 2 Utilize a funo PartData em uma expresso em uma clula vazia da linha Campo da grade de estrutura da consulta.

A sintaxe para essa funo : PartData(partdata,data) O argumento partdata a abreviatura da parte da data que voc deseja que seja retornada. So exemplos "aaaa" para um ano de quatro dgitos e "t" para um trimestre. O argumento data tanto pode ser um nome de campo com o tipo de dados Data/Hora ou uma data literal como "7/nov/93". A tabela a seguir enumera exemplos de expresses que aplicam a funo PartData ao campo DataDoPedido da tabela Pedidos. Se o valor em DataDoPedido for Esta expresso Retorna 3/jun/93 PartData("m";[DataDoPedido]) 6 (ms do ano) 28/mar/92 PartData("aaaa";[DataDoPedido]) 1992 (nmero do ano em quatro dgitos) 3 Adicione qualquer outro campo que deseja incluir na consulta grade de estrutura da consulta.

Desejo excluir registros duplicados aps utilizar o Assistente Localizar Duplicatas.

Voc pode excluir o registro duplicado ou o original diretamente no modo Folha de Dados da consulta, clicando no registro e, em seguida, clicando em Excluir Registro na barra de ferramentas. Se voc desejar que o Microsoft Access exclua todas as duplicatas e mantenha automaticamente o registro original, no utilize o Assistente Localizar Duplicatas nem converta uma consulta Localizar Duplicatas em uma consulta excluso.

Solucionar problemas em consultas excluso A consulta excluso excluiu registros da tabela errada.

Certifique-se de que a consulta excluso inclua: A tabela da qual voc deseja excluir registros. Arraste o asterisco (*) da lista de campos dessa tabela para a grade de estrutura da consulta. O(s) campo(s) para os quais voc deseja especificar critrios. Arraste o campo desejado da lista de campos da tabela para a grade de estrutura. Na grade de estrutura da consulta, De ou Onde exibido na linha Excluir. De exibido na clula Excluir da tabela da qual

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 163 voc ir excluir registros e Onde exibido na clula Excluir do(s) campo(s) para os quais voc especifica critrios.

Excluir automaticamente registros duplicados de uma tabela

Nesse procedimento, voc cria uma cpia da estrutura da tabela que contm duplicatas, cria chaves primrias de todos os campos que contm duplicatas e, em seguida, executa uma consulta acrscimo da tabela original para a nova tabela. Como os campos que so chaves primrias no podem conter registros duplicados, este procedimento produz uma tabela sem registros duplicados. Para criar uma nova tabela 1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Tabelas. 2 Clique no nome da tabela da qual voc deseja excluir os registros duplicados. 3 Clique em Copiar na barra de ferramentas. 4 Clique em Colar na barra de ferramentas. 5 Na caixa de dilogo Colar Tabela Como, digite um nome para a tabela copiada, clique em Somente Estrutura e, em seguida, clique em OK. 6 Abra a nova tabela em modo Estrutura e selecione o campo ou campos que continham duplicatas na tabela que voc copiou. 7 Clique em Chave Primria na barra de ferramentas para criar uma chave primria com base nos campos selecionados. 8 Salve e feche a tabela. Para acrescentar somente registros exclusivos nova tabela 1 Crie uma nova consulta com base na tabela original que contm duplicatas. 2 No modo Estrutura da consulta, clique no boto Tipo de Consulta na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Consulta Acrscimo. 3 Na caixa de dilogo Acrescentar, clique no nome da nova tabela na lista Nome da Tabela e, em seguida, clique em OK. 4 Inclua todos os campos da tabela original arrastando o asterisco (*) para a grade de estrutura da consulta. 5 Clique em Executar na barra de ferramentas. 6 Clique em Sim quando receber a mensagem de que est prestes a acrescentar linhas. 7 Clique em Sim quando receber a mensagem de que o Microsoft Access no pode acrescentar todos os registros na consulta acrscimo. Isto transfere somente registros exclusivos para sua nova tabela e descarta as duplicatas. 8 Para ver os resultados, abra a tabela a partir da guia Tabelas da janela Banco de Dados. 9 Quando estiver seguro de que a nova tabela possui os registros exclusivos corretos, voc pode excluir a tabela original e, em seguida, renomear a nova tabela utilizando o nome da tabela original.

Estou recebendo uma mensagem de violao de chave.

Uma violao de chave ocorrer se: Voc tentar executar uma consulta que acrescente, exclua ou atualize registros de maneira a violar as regras de integridade referencial para tabelas relacionadas. Sua consulta tentar acrescentar ou atualizar registros que contenham valores de chave primria que j existam na tabela de destino. Se voc executar tal consulta, ela no modificar os registros que causam a violao de chave. Para modificar registros de maneira a violar a integridade referencial, voc pode romper o relacionamento entre as tabelas afetadas ou desativar a integridade referencial e, em seguida, modificar as tabelas afetadas uma por uma. Contudo, os dados resultantes nas duas tabelas podem conflitar.

Estou recebendo uma mensagem de violao de regra de validao. Solucionar problemas em consultas criar tabela
O que melhor descreve o problema?

Uma violao da regra de validao ocorre quando voc tenta atualizar ou acrescentar registros que violam as regras de validao para um campo ou registro.

Solucionar problemas em consultas atualizao A consulta no executou a atualizao que eu desejava.

Voc precisa especificar uma atualizao diferente alterando a expresso na clula Atualizar Para. Por exemplo, para elevar os salrios em 5 por cento, digite [Salrio]*1,05 na clula Atualizar Para do campo Salrio. Se voc estiver atualizando dados no campo errado, especifique uma atualizao para um campo diferente. Para especificar uma atualizao para um campo, digite a expresso desejada na clula Atualizar Para.

Estou recebendo a mensagem "A operao precisa utilizar uma consulta atualizvel".

Este erro ocorre quando a linha Atualizar Para da consulta atual inclui um campo de uma consulta de tabela de referncia cruzada ou de uma consulta seleo na qual uma agregao (total) tenha sido calculada para o campo (utilizando a linha Total ou uma funo agregada de domnio na linha Campo ). Para atualizar um campo utilizando a agregao de um outro campo, calcule a agregao na prpria consulta atualizao e no em uma consulta diferente. 1 No modo Estrutura da consulta para a consulta atual, remova os campos que voc adicionou a partir da consulta de tabela de referncia cruzada ou da consulta seleo (onde uma agregao era calculada para o campo). 2 Na clula Atualizar Para do campo que voc deseja atualizar, insira uma funo de domnio que calcule a mesma agregao como calculada para esse campo na consulta seleo ou de tabela de referncia cruzada. Se, por exemplo, voc tivesse um campo calculado denominado Vendas At Agora em sua tabela Produtos, voc poderia atualiz-lo com o produto dos campos Quantidade e PreoUnitrio na tabela Detalhes do Pedido, adicionando-o grade da estrutura da consulta atual e, em seguida, inserindo a funo de domnio a seguir em sua clula Atualizar Para. DSoma("[Quantidade]*[PreoUnitrio]";"Detalhes do Pedido";"[CdigoDoProduto]=" & [CdigoDoProduto]) 3 Para executar a consulta, clique em Executar na barra de ferramentas. 4 Para ver os resultados, abra a tabela a partir da guia Tabelas da janela Banco de Dados.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Solucionar problemas em consultas acrscimo A consulta acrscimo acrescentou dados de campos errados ou em campos errados.

Power Informtica

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Para selecionar os campos cujos dados voc deseja acrescentar: Adicione os campos a seguir grade de estrutura da consulta de sua consulta acrscimo: Os campos que voc deseja acrescentar. Os campos para os quais voc deseja especificar critrios. Os campos correspondentes ao campo de chave primria da tabela qual voc est acrescentando registros. Para selecionar os campos aos quais voc deseja acrescentar dados: Na clula Acrescentar A dos campos cujos dados voc deseja acrescentar, clique no nome do campo ao qual voc deseja adicionar os dados. Observao Se voc tiver adicionado o asterisco (*) na clula Campo, selecione o asterisco na clula Acrescentar A. Todos os nomes de campos em ambas as tabelas devem ser exatamente os mesmos. Voc no pode especificar critrios para seleo de registros na coluna que contm o asterisco, mas pode especificar critrios em uma coluna separada.

Solucionar problemas em consultas parmetro Sou solicitado a fornecer um parmetro inesperadamente.

Se voc for solicitado a digitar parmetros quando estiver tentando executar uma consulta ou relatrio e no estiver esperando por isso, uma das situaes a seguir pode ter ocorrido: Voc excluiu um parmetro da grade de estrutura da consulta mas no da caixa de dilogo Parmetros da Consulta. Voc digitou incorretamente ou renomeou um campo na consulta ou relatrio mas no na(s) tabela(s) base da consulta. Voc tem um campo que se refere a um campo calculado. Se um campo da consulta efetuar um clculo com base no valor calculado, certifique-se de que a caixa de seleo Mostrar esteja selecionada para o campo calculado na grade de estrutura da consulta.

Desejo ter a opo de retornar todos os registros com uma consulta parmetro.

Na grade de estrutura, sob o campo que contm o aviso na clula Critrio, digite [aviso] Nulo na clula Ou, onde aviso o mesmo aviso que se encontra na clula Critrio desse campo. Por exemplo, no campo CdigoDaCategoria: Nesta clula Digite Critrio Ou Como [Inserir Cdigo da Categoria:] [Inserir Cdigo da Categoria:] Nulo

Agora, ao executar a consulta, se voc deixar a caixa de dilogo Informar Valor do Parmetro em branco, a consulta retornar todos os registros.

Estou recebendo uma mensagem de erro sobre s_Generation.

Voc pode obter essa mensagem em um banco de dados replicado ao executar uma consulta acrscimo que contenha o asterisco (*) na linha Campo da grade de estrutura , para selecionar todos os campos de uma das tabelas base. Para evitar esse problema, remova o asterisco da grade de estrutura e, em seguida, adicione cada campo da lista de campos da tabela grade de estrutura.

Trabalhar com registros duplicados no modo Folha de Dados da consulta Trabalhar com registros no coincidentes no modo Folha de Dados da consulta Adicionar um registro coincidente em outra tabela
O que voc deseja fazer? Observao Voc no pode editar dados em uma consulta de tabela de referncia cruzada.

Voc precisa abrir a tabela que o assistente selecionou os registro no coincidentes (a segunda tabela que voc especificou no assistente) e, em seguida, adicionar um registro coincidente.

Trabalhar com a folha de dados de uma consulta de tabela de referncia cruzada Personalizar uma consulta de tabela de referncia cruzada Personalizar uma consulta Localizar Duplicatas

Observao Voc no pode converter uma consulta Localizar Duplicatas em uma consulta excluso para excluir registros duplicados. Isso se deve consulta Localizar Duplicatas retornar o registro original e qualquer duplicata do registro para que voc possa escolher qual verso excluir. Portanto, se voc convert-la em uma consulta excluso, ela excluir o original e as duplicatas. Existe, porm, uma maneira de excluir automaticamente registros duplicados mantendo os originais.

Personalizar uma consulta Localizar No Coincidente

O que voc deseja fazer?

Redefinir nmeros de pgina para cada grupo em um relatrio

Criar uma macro que redefine nmeros de pgina 1 Crie uma macro que utilize a ao DefinirValor para alterar a propriedade Pgina para 1. Decida se o nmero da pgina vai aparecer no cabealho ou no rodap da pgina e ento utilize os valores a seguir para os argumentos da ao DefinirValor. Localizao do nmero da pgina Argumentos DefinirValor Cabealho da pgina Item: [Pgina] Expresso: 0 Rodap da pgina Item: [Pgina] Expresso: 1 2 Salve e feche a macro. Modificar o relatrio

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 165 1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Crie uma caixa de texto para o nmero da pgina no cabealho ou no rodap da pgina, se voc ainda no tiver feito

isso. 3 Para o cabealho e o rodap de grupo em primeiro nvel, defina as propriedades a seguir, dependendo do local onde vai aparecer o nmero da pgina. Se o nmero da pgina aparece no cabealho da pgina, defina as propriedades a seguir. Seo Propriedade Definio Propsito

Cabealho de grupo Fora Quebra de Pgina Antes da Seo Inicia cada grupo em uma nova pgina. Rodap de grupo Ao Formatar Nome da macro que voc Redefine como 1 o nmero de pgina criou no primeiro procedimedo novo grupo. to Se o nmero de pgina aparece no rodap da pgina, defina as propriedades a seguir. Seo Propriedade Definio Propsito Cabealho de grupo Ao Formatar Nome da macro que voc Redefine como 1 o nmero de pgina do criou no primeiro procedimenovo grupo. to Rodap de grupo Fora Quebra de Pgina Depois da Seo Inicia cada grupo em uma nova pgina. Observao O relatrio Vendas de Funcionrios por Pas no banco de dados de exemplo Northwind redefine o nmero de pgina para cada pas. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programa do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, clique em Vendas de Funcionrios por Pas e, em seguida, clique em Estrutura.

Personalizar uma autoformatao para um formulrio ou relatrio

1 Abra um formulrio existente no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. 2 No menu Formatar, clique em AutoFormatao. 3 Na caixa de dilogo AutoFormatao, clique em uma autoformatao da lista. 4 Clique no boto Opes e, em seguida, certifique-se de que os atributos que voc deseja modificar estejam seleciona-

dos. 5 Clique no boto Personalizar e, em seguida, clique em uma opo de personalizao. Proceda de uma das maneiras a seguir: Criar uma nova autoformatao baseada no formulrio ou relatrio aberto. Atualizar a autoformatao selecionada com base no formulrio ou relatrio aberto. Excluir a autoformatao selecionada da lista. 6 Clique em OK duas vezes para fechar as caixas de dilogo.

Criar um relatrio de vrias colunas

1 Crie um relatrio.

Observaes Quando um relatrio de vrias colunas impresso, o cabealho e o rodap de relatrio e o cabealho e o rodap de pgina estendem-se por toda a largura do relatrio, e assim voc pode colocar controles em qualquer lugar dessas sees no modo Estrutura. Quando impressos, o cabealho e o rodap de grupo e a seo detalhe de um relatrio de vrias colunas estendem-se pela largura de uma coluna. Por exemplo, se voc deseja imprimir os dados em duas colunas de 7,5 cm, coloque os controles dentro da largura de uma coluna; em outras palavras, coloque os controles nos primeiros 7,5 cm dessas sees no modo Estrutura. 2 No menu Arquivo, clique em Configurar Pgina. 3 Na caixa de dilogo Configurar Pgina, clique na guia Colunas. 4 Em Definies da Grade, na caixa Nmero de Colunas, digite o nmero de colunas que voc deseja em cada pgina. 5 Na caixa Espaamento Entre Linhas, digite a quantidade de espao vertical que voc deseja entre cada registro na seo detalhe. Observao Quando voc deixa espao entre o ltimo controle na seo detalhe e a extremidade inferior da seo detalhe, voc pode deixar o Espaamento Entre Linhas definido como 0. 6 Na caixa Espaamento Entre Colunas, digite a quantidade de espao que voc deseja entre as colunas. 7 Em Tamanho da Coluna, digite a largura que voc deseja para uma coluna na caixa Largura por exemplo, 7 centmetros. Voc pode definir a altura da seo detalhe digitando um nmero na caixa Altura ou ajustando a altura da seo no modo Estrutura. 8 Em Layout da Coluna, clique na opo Abaixo e Direita ou na opo Direita e Abaixo. 9 Clique na guia Pgina. 10 Em Orientao, clique em Retrato ou Paisagem. 11 Clique em OK.

Criar um relatrio tabela de referncia cruzada com ttulos de coluna fixos

Criar a consulta base 1 Crie uma consulta de tabela de referncia cruzada. 2 No modo Estrutura de consulta, exiba a folha de propriedades da consulta clicando duas vezes em qualquer lugar fora da grade de estrutura e fora das listas de campos. 3 Na caixa da propriedade TtulosDeColunas, digite os ttulos de colunas que voc deseja que apaream no relatrio, se-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 166 parando-os com ponto-e-vrgula. Se um ttulo de coluna contiver espaos, coloque-o entre aspas duplas (" "). Por exemplo, em uma consulta que mostre as vendas por trimestre, voc digitaria: "Trim 1";"Trim 2";"Trim 3";"Trim 4" Criar o relatrio 1 Crie um relatrio vazio que esteja acoplado a uma consulta de tabela de referncia cruzada. 2 Adicione os controles para os campos que voc deseja que apaream no relatrio. Coloque rtulos para os ttulos das linhas e os ttulos das colunas no cabealho de pgina. Coloque caixas de texto para os ttulos das linhas e os valores das colunas na seo detalhe.

Utilize um formulrio para inserir critrios de relatrio

Criar um formulrio no acoplado que pea critrios de relatrio 1 Crie um formulrio no acoplado. 2 No modo Estrutura, defina as propriedades de formulrio a seguir. Propriedade Definio Legenda Nome que voc deseja que aparea na barra de ttulo do formulrio Modo Padro Formulrio Simples Modos Permitidos Formulrio Barras de Rolagem Nenhuma Seletores de Registro No Botes de Navegao No Estilo da Borda Dilogo 3 Adicione uma caixa de texto no acoplada para cada critrio que voc deseja inserir. 4 Defina as propriedades para as caixas de texto como indicado a seguir. Propriedade Definio Nome Formato

Nome que descreve o tipo de critrio, por exemplo, DataDeIncio. Formato que reflete o tipo de dados do critrio. Por exemplo, para um critrio data, selecione um formato como Data Normal. 5 Salve o formulrio e d a ele um nome, como Dilogo de Vendas. Voc adicionar os botes de comando OK e Cancelar ao formulrio depois de criar macros para eles. Criar as macros para o formulrio em um grupo de macros 1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Macros e, em seguida, clique em Nova. Para este procedimento, voc criar quatro macros em um grupo de macros. 2 Crie uma macro que abra o formulrio no acoplado. Comece clicando em Nomes de Macro para exibir a coluna Nome da Macro. Digite um nome para a macro, como Dilogo de Abertura, na coluna Nome da Macro e clique na ao AbrirFormulrio. Em seguida, defina os argumentos da ao da maneira a seguir. Argumento Definio Nome do Formulrio Nome do formulrio no acoplado; por exemplo, Dilogo de Vendas Modo Formulrio Modo de Dados Editar Modo de Janela Dilogo Adicione uma segunda ao, CancelarEvento, que cancela a visualizao ou a impresso do relatrio ao clicar no boto Cancelar do formulrio. Em seguida, clique em Condies para exibir a coluna Condio, e digite a expresso a seguir na coluna Condio: Negado EstCarregado("Dilogo de Vendas") EstCarregado uma funo definida no mdulo Funes Utilitrias do banco de dados de exemplo Northwind. utilizada para verificar se um formulrio est aberto no modo Formulrio ou Folha de Dados. Voc deve defini-la em seu banco de dados antes de poder utiliz-la. (Voc pode copiar e colar essa funo em um mdulo utilitrio em seu banco de dados). 3 Crie uma macro que feche o formulrio. D macro um nome, como Dilogo de Fechamento. Clique na ao Fechar. Em seguida, defina seus argumentos de ao da maneira a seguir. Argumento Definio Tipo de Objeto Formulrio Nome do Objeto Nome do formulrio no acoplado Salvar N o 4 Crie uma macro para o boto OK. Essa macro oculta o formulrio. D um nome macro, como OK, e clique na ao DefinirValor. Em seguida, defina seus argumentos de ao da maneira a seguir. Argumento Definio Item [Visvel] Expresso N o 5 Crie uma macro para o boto Cancelar. Essa macro fecha o formulrio. D um nome macro, como Cancelar, e clique na ao Fechar. Em seguida, defina seus argumentos de ao da maneira a seguir. Argumento Definio Tipo de Objeto Formulrio Nome do Objeto Nome do formulrio no acoplado Salvar N o 6 Salve e feche o grupo de macros. D ao grupo de macros um nome; por exemplo, o mesmo nome que voc deu ao formulrio no acoplado. Adicionar botes de comando OK e Cancelar ao formulrio 1 Abra novamente o formulrio no acoplado no modo Estrutura.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 167 2 Crie um boto de comando OK e defina suas propriedades da maneira a seguir. (Certifique-se de que Assistentes de Controle na caixa de ferramentas no esteja pressionado). Propriedade Definio Nome OK Legenda OK Padro Sim Ao Clicar Nome da macro; por exemplo, Dilogo de Vendas.OK 3 Crie um boto de comando Cancelar e defina suas propriedades da maneira a seguir. Propriedade Definio Nome Cancelar Legenda Cancelar Ao Clicar Nome da macro; por exemplo, Dilogo de Vendas.Cancelar 4 Salve e feche o formulrio. Inserir os critrios na consulta base do relatrio 1 Abra a consulta base para o relatrio no modo Estrutura. 2 Insira os critrios para os dados. Na expresso, utilize o objeto Formulrios, o nome do formulrio e os nomes dos controles nos critrios. Por exemplo, para um formulrio denominado Dilogo de Vendas, voc utilizaria a expresso a seguir para referir-se aos controles denominados Data Inicial e Data de Trmino: Entre [Forms]![Dilogo de Vendas]![Data Inicial] E [Forms]![Dilogo de Vendas]![Data de Trmino] Anexar as macros ao relatrio principal 1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Defina as propriedades de relatrio a seguir. Propriedade Definio Ao Abrir Nome da macro que abre o formulrio no acoplado; por exemplo, Dilogo de Ve das.Dilogo de Abertura Ao Fechar Nome da macro que fecha o formulrio no acoplado; por exemplo, Dilogo de Ve das.Dilogo de Fechamento

Imprimir os critrios para um relatrio no cabealho do relatrio

1 Crie os parmetros dos critrios na consulta base do relatrio. 2 Abra o relatrio no modo Estrutura. 3 Crie uma caixa de texto no acoplada para cada parmetro que voc deseja exibir. Clique na ferramenta Caixa de Texto

na caixa de ferramentas, e ento clique no cabealho do relatrio. 4 Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada e ento clique em Propriedades na barra de ferramentas. 5 Defina a propriedade Origem do Controle com o(s) parmetro(s) que voc especificou na clula Critrios da consulta. Por exemplo, se os parmetros na consulta forem: Entre [Digite uma data inicial] E [Digite uma data de trmino] e voc desejar exibi-los em duas caixas de texto, defina a propriedade Origem do Controle de uma caixa de texto como: [Digite uma data inicial] e a propriedade Origem do Controle da outra caixa de texto como: [Digite uma data de trmino] Se voc deseja exibir os parmetros em uma nica caixa de texto, pode utilizar uma expresso na caixa da propriedade OrigemDoControle, por exemplo: ="Entre " & [Digite uma data inicial] & " e " & [Digite uma data de trmino] O Microsoft Access exibe os valores dos parmetros exatamente como voc os digitou no aviso. 5 Para ver os critrios, imprima ou visualize o relatrio. Observao No relatrio Vendas de Funcionrios por Pas do banco de dados de exemplo Northwind, os critrios so impressos no cabealho do relatrio. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, clique em Vendas de Funcionrios por Pas e, em seguida, clique em Estrutura.

Criar etiquetas de endereamento e outros tipos de etiquetas

1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios. 2 Clique em Novo. 3 Na caixa de dilogo Novo Relatrio, clique em Assistente de Etiqueta. 4 Clique na tabela ou consulta que contm os dados para as etiquetas e ento clique em OK. 5 Siga as instrues das caixas de dilogo do assistente.

Se o relatrio da etiqueta resultante no ficar da maneira desejada, voc pode excluir o relatrio e executar o Assistente de Etiqueta novamente. Observaes O relatrio Etiquetas dos Clientes, no banco de dados de exemplo Northwind, mostra etiquetas de endereamento em folhas com trs colunas de etiquetas. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, clique em Etiquetas dos Clientes e, em seguida, clique em Estrutura.

Criar etiquetas de endereamento e outros tipos de etiqueta para uma impressora matricial

A criao de etiquetas a serem impressas em uma impressora matricial ou impressora com tracionador exige, normalmen-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 168 te, alguns ajustes no tamanho de pgina definido pelo usurio. Antes de criar um relatrio de etiquetas para esse tipo de impressora, voc deve primeiro definir a impressora padro e o tamanho do papel no Painel de Controle do Microsoft Windows. Definir a impressora padro e o tamanho do papel 1 Clique no boto Iniciar do Windows, aponte para Configuraes e ento clique em Painel de Controle. 2 Clique duas vezes em Impressoras, clique no cone da impressora matricial e ento clique em Definir como Padro no menu Arquivo. 3 No menu Arquivo, clique em Propriedades e, em seguida, clique na guia Papel. 4 Em Tamanho do Papel, clique no cone Personalizado. 5 Na caixa de dilogo Tamanho Definido pelo Usurio, selecione a unidade de medida e digite a largura e o comprimento de uma etiqueta. Para determinar a largura, mea da extremidade esquerda da etiqueta mais esquerda at a extremidade direita da etiqueta mais direita. Para determinar o comprimento, mea a distncia entre a extremidade superior da primeira etiqueta at a extremidade superior da segunda etiqueta. Por exemplo, se voc utiliza folhas com duas colunas de etiquetas que medem 7,62 cm por 12,7 cm, com 0,635 cm entre elas, defina a Unidade como 0,01 cm e defina a Largura como 1588 e o Comprimento como 1334. 6 Clique em OK para salvar as definies na caixa de dilogo Tamanho Definido pelo Usurio. 7 Clique em OK para salvar as definies na caixa de dilogo Propriedades da impressora. Ao definir a impressora e o tamanho do papel, voc pode criar um relatrio de etiquetas para uma impressora matricial com o Assistente de Etiqueta ou sem um assistente no modo Estrutura do relatrio. Criar um relatrio de etiquetas sem um assistente 1 Crie um relatrio vazio acoplado tabela ou consulta que contm os dados que voc deseja utilizar. 2 No modo Estrutura de relatrio, clique em Cabealho/Rodap de Pgina, no menu Exibir para remover o cabealho e o rodap da pgina. (Voc precisa somente da seo detalhe para este relatrio). 3 Ajuste a altura e a largura da seo detalhe para que coincidam com a altura e a largura de uma etiqueta. 4 Adicione caixas de texto seo detalhe, certificando-se de que elas no se sobrepem. (Para criar margens para as etiquetas, coloque as caixas de texto a pelo menos 0,5 cm de todas as extremidades da seo detalhe). 5 No menu Arquivo, clique em Configurar Pgina. 6 Defina os valores a seguir na caixa de dilogo Configurar Pgina: Na guia Pgina, se a impressora matricial no for a impressora padro, clique em Usar Impressora Especfica. Em seguida, clique no boto Impressora e clique na impressora matricial da lista. Na guia Pgina, em Papel, defina o Tamanho como Tamanho Definido pelo Usurio, e defina Origem como Tracionador. Na guia Margens, defina todas as margens como 0,0 milmetros. Na guia Colunas, em Tamanho da Coluna, selecione a caixa de seleo Como Detalhado. Se houver mais de uma coluna de etiquetas na pgina, voc deve tambm definir os itens a seguir, em Definies da Grade na guia Colunas: Na caixa Nmero De Colunas, digite o nmero de colunas de etiquetas. Na caixa Espaamento Entre Linhas, digite a quantidade de espao entre a extremidade inferior de uma etiqueta e a extremidade superior da prxima. Na caixa Espaamento Entre Colunas, digite a quantidade de espao entre a extremidade direita de uma etiqueta e a extremidade esquerda da seguinte. Observao Quando uma impressora matricial a impressora padro no Painel de Controle do Microsoft Windows e voc definiu o Tamanho do Papel como Tamanho Definido pelo Usu rio, o Microsoft Access utiliza esse tamanho de papel. Se voc deseja criar ou imprimir uma etiqueta ou um relatrio em uma pgina de tamanho diferente, altere o tamanho da pgina definida pelo usurio no Painel de Controle do Microsoft Windows antes de criar ou imprimir a etiqueta ou o relatrio.

Iniciar cada grupo de um relatrio em uma nova linha ou coluna

1 Crie um relatrio de vrias colunas que tenha pelo menos um nvel de grupo. 2 No modo Estrutura de relatrio, clique em Configurar Pgina no menu Arquivo. 3 Clique na guia Colunas. Em Definies da Grade, certifique-se de que o Nmero de Colunas esteja definido com um
valor maior que 1. 4 Em Layout da Coluna proceda de uma das maneiras a seguir: Para iniciar cada grupo em uma nova coluna, clique na opo Abaixo e Direita. Para iniciar cada grupo em uma nova linha, clique na opo Direita e Abaixo. 4 Clique em OK. 5 Clique duas vezes no seletor de seo do cabealho ou rodap de grupo para exibir sua folha de propriedades. 6 Defina a propriedade Nova Linha Ou Coluna com uma das definies a seguir. Definio Descrio Nenhum Antes da Seo Depois da Seo

(Padro) As quebras de linha ou de coluna so determinadas pela definio na caixa de dilogo Configurar Pgina e pelo espao disponvel na pgina. O Microsoft Access comea a imprimir a seo atual (aquela para a qual voc est defini do a propriedade, como o cabealho de grupo) em uma nova linha ou coluna. Ele comea a imprimir a prxima seo, por exemplo, a seo detalhe na mesma linha ou coluna. O Microsoft Access comea a imprimir a seo atual, tal como o cabealho de grupo, na linha ou coluna atual. Ele comea a imprimir a prxima seo, tal como uma seo detalhe, na prxima linha ou coluna.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 169 Antes & Depois O MIcrosoft Access comea a imprimir a seo atual, como o cabealho de grupo, em uma nova linha ou coluna. Ele comea a imprimir a prxima seo, como a seo detalhe, na prxima linha ou coluna. Observaes No relatrio Produtos por Categoria no banco de dados de exemplo Northwind cada grupo se inicia em uma nova coluna. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, clique em Produtos por Categoria e, em seguida, clique em Estrutura.

Sub-relatrios: O que so e como funcionam

Um sub-relatrio um relatrio que est inserido em um outro relatrio. Quando voc combina relatrios, um deles deve servir de relatrio principal. Um relatrio principal acoplado ou no acoplado; ou seja, ou no baseado em uma tabela, consulta ou instruo SQL. Um relatrio principal no acoplado pode servir como recipiente de sub-relatrios no relacionados que voc deseja combinar. Voc acopla o relatrio principal a uma tabela, consulta ou instruo SQL base quando deseja inserir sub-relatrios que contenham informaes relacionadas aos dados do relatrio principal. Por exemplo, voc pode utilizar o relatrio principal para exibir registros de detalhe, como todas as vendas em um ano, e ento utilizar um sub-relatrio para exibir informaes resumidas, como as vendas totais de cada trimestre. Um relatrio principal pode tambm conter dados comuns a dois ou mais sub-relatrios paralelos. Neste caso, os subrelatrios contm os registros de detalhe relacionados aos dados em comum. Um relatrio principal pode incluir tanto subformulrios quanto sub-relatrios, e pode incluir tantos subformulrios e subrelatrios quantos voc deseje. Alm disso, um relatrio principal pode conter at dois nveis de subformulrios e subrelatrios. Por exemplo, um relatrio pode conter um sub-relatrio, e esse sub-relatrio pode conter um subformulrio ou um sub-relatrio. A tabela a seguir exibe as combinaes possveis de subformulrios e sub-relatrios em um relatrio principal. Nvel 1 Nvel 2 Sub-relatrio 1 Sub-relatrio 2 Sub-relatrio 1 Subformulrio 1 Subformulrio 1 Subformulrio 2 Observao Os relatrios Vendas por Categoria e Vendas por Ano no banco de dados de exemplo Northwind utilizam sub-relatrios. Para visualizar esses relatrios, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios clique no nome do relatrio e, em seguida, clique em Estrutura.

Como so vinculados um relatrio principal e um sub-relatrio

Quando voc insere um sub-relatrio contendo informaes relacionadas aos dados do relatrio principal, o controle subrelatrio deve estar vinculado ao relatrio principal. O vnculo assegura que os registros impressos no sub-relatrio correspondam corretamente aos registros impressos no relatrio principal. Quando voc cria um sub-relatrio utilizando um assistente ou arrastando um relatrio ou uma folha de dados da janela Banco de Dados para um outro relatrio, o Microsoft Access sincroniza automaticamente o relatrio principal e o subrelatrio, se: Os relatrios baseiam-se em tabelas que tenham relacionamentos definidos por voc na janela Relacionamentos. Quando os relatrios se baseiam em uma consulta ou consultas, o Microsoft Access sincroniza automaticamente o relatrio e o sub-relatrio se as tabelas base para a consulta ou as consultas satisfizerem mesma condio. Enquanto a tabela base da consulta estiver corretamente relacionada outra tabela ou consulta base, o Microsoft Access sincronizar automaticamente o relatrio e o sub-relatrio. O relatrio principal baseia-se em uma tabela com uma chave primria e o sub-relatrio baseia-se em uma tabela que contm um campo com o mesmo nome que o desta chave primria e com um tipo de dados igual ou compatvel. Quando voc seleciona uma consulta ou consultas, as tabelas base da consulta ou consultas devem satisfazer s mesmas condies. Observaes O Microsoft Access utiliza as propriedades VincularCamposMestre e VincularCamposFilho do controle sub-relatrio para vincular o relatrio principal e o sub-relatrio. Se, por alguma razo, o Microsoft Access no vincular o relatrio e o sub-relatrio, voc pode definir diretamente essas propriedades.

Criar um sub-relatrio

A maneira de criar um sub-relatrio depende do que voc deseja: se criar um sub-relatrio em um relatrio existente ou adicionar um relatrio existente a um outro relatrio existente para criar um relatrio e um sub-relatrio. O que voc deseja fazer?

Criar um sub-relatrio em um relatrio existente

Se o sub-relatrio ser vinculado ao relatrio principal, certifique-se de ter definido corretamente os relacionamentos de tabelas antes de utilizar este procedimento. 1 Abra o relatrio que voc deseja utilizar como relatrio principal no modo Estrutura. 2 Certifique-se de que a ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas esteja pressionada. 3 Clique na ferramenta Subformulrio/Sub-relatrio na caixa de ferramentas. 4 No relatrio, clique no local onde voc deseja colocar o sub-relatrio. 5 Siga as instrues das caixas de dilogo do assistente. Quando voc clica no boto Concluir, o Microsoft Access adiciona um controle sub-relatrio ao seu relatrio. Isso cria tambm um relatrio separado que exibido como sub-relatrio. Observaes

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Adicionar um relatrio existente a um outro relatrio existente para criar um sub-relatrio

Power Informtica

Pg.: 170

Se o sub-relatrio ser vinculado ao relatrio principal, certifique-se de ter definido corretamente os relacionamentos de tabelas antes de utilizar este procedimento. 1 Abra o relatrio que voc deseja utilizar como relatrio principal no modo Estrutura. 2 Certifique-se de que a ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas esteja pressionada. 3 Pressione F11 para alternar para a janela Banco de Dados. 4 Arraste um relatrio ou uma folha de dados da janela Banco de Dados para a seo onde voc deseja que o sub-relatrio aparea no relatrio principal. O Microsoft Access adiciona um controle sub-relatrio ao relatrio.

Vincular um relatrio principal e um sub-relatrio

Quando voc cria um sub-relatrio com o Assistente de Relatrio ou o Assistente de Sub-relatrio, o Microsoft Access vincula automaticamente, em certas condies, o relatrio principal ao sub-relatrio. Quando o seu relatrio e o sub-relatrio no satisfazem a essas condies, voc pode utilizar este procedimento para vincul-los. 1 Abra o relatrio principal no modo Estrutura. 2 Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que o controle sub-relatrio esteja selecionado e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas. 3 Na caixa da propriedade Vincular Campos Filho insira o nome do campo de vnculo do sub-relatrio, e na caixa da propriedade Vincular Campos Mestre insira o nome do campo ou controle de vnculo do relatrio principal. Observao Voc no pode utilizar o nome de um controle na caixa da propriedade Vincular Campos Filho. Se voc no tem certeza de qual deve ser o campo de vnculo, clique no boto Construir para abrir o Vinculador de Campo de Subformulrio/Sub-relatrio. Para inserir mais de um campo de vnculo, separe os nomes dos campos com pontos-evrgula. Observaes Os campos de vnculo no precisam aparecer no relatrio principal ou no sub-relatrio, mas devem ser includos na origem do registro base. Quando voc utiliza o Assistente de Relatrio para criar o sub-relatrio, o Microsoft Access inclui automaticamente os campos de vnculo na origem do registro base, mesmo que voc no os selecione no assistente. Os campos de vnculo devem conter a mesma espcie de dados e ter um tipo de dados ou tamanho de campo iguais ou compatveis. Por exemplo, um campo AutoNumerao compatvel com um campo Nmero cuja propriedade TamanhoDoCampo esteja definida como Inteiro Longo.

Alterar o layout de um sub-relatrio

1 Abra o relatrio principal no modo Estrutura. 2 Clique em qualquer lugar fora do controle sub-relatrio para certificar-se de que ele no esteja selecionado. 3 Clique duas vezes no controle sub-relatrio.

O Microsoft Access abre o sub-relatrio no modo Estrutura. 4 Altere a estrutura do sub-relatrio. 5 Salve e feche o sub-relatrio. Observaes Ao alterar a largura de um sub-relatrio, voc pode precisar tambm ajustar a largura do controle sub-relatrio no relatrio principal. Voc pode tambm alterar o layout do sub-relatrio abrindo-o diretamente a partir da janela Banco de Dados.

Exemplos de relatrios em que cada grupo inicia em uma nova linha ou coluna

Em relatrios de vrias colunas, voc pode enfatizar os ttulos de grupo colocando-os de cima a baixo no lado esquerdo ou de um lado a outro na parte superior da pgina. Os relatrios de exemplo a seguir utilizam CdigoDaCategoria como cabealho de grupo e NomeDoProduto como registro de detalhe. Para criar o relatrio anterior, coloque a caixa de texto para CdigoDaCategoria no ttulo de grupo e a caixa de texto para NomeDoProduto na seo detalhe. Em seguida, defina a propriedade Nova Linha Ou Coluna do cabealho CdigoDaCategoria como Antes & Depois e defina as propriedades a seguir, na guia Colunas da caixa de dilogo Configurar Pgina (comando Configurar Pgina no menu Arquivo): Grupo Propriedade Definio Definies da Grade Nmero De Colunas 3 Tamanho da Coluna Largura A largura de uma coluna na seo detalhe; por exemplo, 5 cm Altura A altura de uma linha; por exemplo 0,5 cm Layout da Coluna Direita e Abaixo Selecionado Para criar o relatrio do exemplo a seguir, utilize a mesma estrutura de relatrio do exemplo anterior, mas defina a propriedade Nova Linha Ou Coluna do cabealho CdigoDaCategoria como Antes da Seo e defina Layout da Coluna como Abaixo e Direita na caixa de dilogo Configurar Pgina.

Trabalhar com sub-relatrios Personalizar etiquetas criadas com o Assistente de Etiqueta

O que voc deseja fazer? Se voc deseja fazer grandes alteraes nas etiquetas, melhor criar um novo relatrio de etiquetas com o Assistente de Etiqueta. Se deseja fazer pequenos ajustes nas etiquetas, voc pode:

Ocultar dados duplicados em um relatrio

Voc pode ocultar dados duplicados em um relatrio com registros classificados ou em um relatrio com registros agrupados. Ocultar dados duplicados em um relatrio com somente registros classificados

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 171 1 Crie um relatrio que classifique registros em um ou mais campos que possam conter valores duplicados. 2 No modo Estrutura de relatrio, coloque as caixas de texto para todos os campos na seo detalhe. 3 Para exibir a folha de propriedades de uma caixa de texto que contenha dados que possam se repetir, certifique-se de

que a caixa de texto esteja selecionada e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas. 4 Defina a propriedade Ocultar Repeties como Sim. Observao Em qualquer caixa de texto em que Ocultar Repeties esteja definida como Sim, o Microsoft Access imprime um valor no primeiro registro em que o valor aparece e, se os registros com o valor duplicado continuarem em outra pgina, no incio da nova pgina. Ocultar dados duplicados em um relatrio com registros agrupados 1 Crie um relatrio com um ou mais nveis de grupo. 2 No modo Estrutura de relatrio, mova a caixa de texto do campo que voc est agrupando do cabealho de grupo para a seo detalhe. 3 Para exibir a folha de propriedades da caixa de texto, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas. 4 Defina a propriedade Ocultar Repeties como Sim. 5 Remova linhas e todos os outros controles do cabealho de grupo. 6 Clique duas vezes no seletor de seo do cabealho de grupo para exibir sua folha de propriedades. 7 Defina a propriedade Altura do cabealho de grupo como 0. Observao O nome do grupo aparecer somente no incio de um novo grupo ou no topo de uma nova pgina, se o grupo continuar por mais de uma pgina.

Cancelar a impresso de um relatrio quando ele no contm registros

1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Clique duas vezes no seletor de relatrio para exibir a folha de propriedades do relatrio. 3 Defina a propriedade SeNenhumDado com [Procedimento de Evento] ou com o nome de uma macro que cancele a

visualizao ou a impresso do relatrio. Se voc utilizar uma macro, utilize a ao CaixaDeMensagem para exibir uma mensagem que descreva por que no h dados para o relatrio, e utilize a ao CancelarEvento para cancelar a impresso ou a visualizao do relatrio. Se voc utilizar um procedimento de evento, utilize a instruo MsgBox para exibir uma mensagem, e defina o argumento Cancel do procedimento Sub Report_NoData como True. Observao O relatrio Vendas de Funcionrios por Pas do banco de dados de exemplo Northwind utiliza um procedimento de evento na propriedade SeNenhumDado. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programa do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, clique em Vendas de Funcionrios por Pas e, em seguida, clique em Estrutura.

Dicas para otimizar o desempenho de relatrios e sub-relatrios

H vrias coisas que voc pode fazer para que seus relatrios sejam impressos mais rapidamente. Alm das dicas listadas abaixo, voc pode utilizar o Analisador de Desempenho para analisar relatrios especficos em seu banco de dados. Dicas de Desempenho Evite controles sobrepostos. Utilize bitmaps e outros objetos grficos com moderao. Converta molduras de objeto no acopladas que exibam grficos em controles imagem. Utilize bitmaps em preto e banco em vez de coloridos. Evite classificar e agrupar em expresses. Indexe os campos que voc classifica ou agrupa. Baseie os sub-relatrios em consultas em vez de tabelas, e inclua somente os campos do registro base que sejam absolutamente necessrios. Campos adicionais podem diminuir o desempenho do sub-relatrio. Indexe todos os campos do sub-relatrio que estejam vinculados ao relatrio principal. Indexe qualquer campo do sub-relatrio utilizado como critrio. Evite utilizar funes agregadas de domnio. Inclua o campo na consulta base do relatrio ou utilize um sub-relatrio. Certifique-se de que a consulta base do relatrio esteja otimizada. Utilize a propriedade HasData ou o evento NoData para determinar se um relatrio est acoplado a um conjunto de registros vazio.

Criar um tipo especfico de controle em um relatrio H muito espao vazio em meu relatrio.

Quando um relatrio contm muito espao vazio, voc pode reduzir esse espao diminuindo a distncia entre sees e controles e reduzindo o espao dentro dos controles. Para reduzir o espao entre sees e controles Reduza a largura do relatrio. Diminua a altura das sees. Aproxime mais os controles. Para reduzir o espao dentro de um subformulrio, sub-relatrio ou caixa de texto Defina a propriedade Pode Reduzir do controle como Sim.

Os ttulos de coluna no meu sub-relatrio no so impressos.

O Microsoft Access no imprime o cabealho e o rodap de pgina em um sub-relatrio, logo, se voc colocar os rtulos para os ttulos das colunas no cabealho de pgina do sub-relatrio, eles no aparecero quando voc imprimir o relatrio. Se um sub-relatrio couber sempre em uma nica pgina impressa, voc poder colocar os rtulos dos ttulos das colunas no cabealho de relatrio do sub-relatrio. Se um sub-relatrio deve se estender por vrias pginas impressas, coloque os rtulos dos ttulos de coluna no cabea-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 172 lho de grupo do sub-relatrio, e defina a propriedade Seo de Repetio do cabealho de grupo como Sim.

Exemplo de um relatrio de tabela de referncia cruzada com ttulos de coluna dinmicos

O relatrio VendasDosFuncionrios no aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento imprime ttulos de coluna dinamicamente. Esse relatrio utiliza procedimentos de evento, que voc pode copiar para seu banco de dados e personalizar para que se ajustem s suas necessidades. Para exibir esse relatrio, abra o aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada da caixa de listagem superior onde se l: Relatrios de exemplo. Na caixa de listagem inferior, clique duas vezes na entrada onde se l: VendasDosFuncionrios.

Exemplo de definio de critrios de relatrio em uma caixa de dilogo

O relatrio VendasDosFuncionrios no aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento utiliza uma caixa de dilogo para solicitar critrios. Esse relatrio utiliza procedimentos de evento, que voc pode copiar para seu banco de dados e personalizar para que se ajustem s suas necessidades. Para exibir esse relatrio, abra o aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada na caixa de listagem superior, onde se l: Relatrios de exemplo. Na caixa de listagem inferior, clique duas vezes na entrada onde se l: VendasDosFuncionrios.

Exemplo de impresso da primeira e ltima entradas de uma pgina no cabealho da pgina

O relatrio ListaDeTelefonesDosClientes no aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento imprime a primeira e a ltima entradas de uma pgina no cabealho. Esse relatrio utiliza procedimentos de evento, que voc pode copiar para seu banco de dados e personalizar para que se ajustem s suas necessidades. Para exibir esse relatrio, abra o aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada da caixa de listagem superior onde se l: Relatrios de exemplo. Na caixa de listagem inferior, clique duas vezes na entrada onde se l: ListaDeTelefonesDosClientes.

Exemplo de uma carta formulrio

O relatrio CartaDeVendas no aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento imprime uma mensagem padro, assim como informaes que so alteradas para cada destinatrio. Para exibir esse relatrio, abra o aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada da caixa de listagem superior onde se l: Relatrios de exemplo. Na caixa de listagem inferior, clique duas vezes na entrada onde se l: CartaDeVendas.

Exemplo de como desenhar um crculo ao redor dos dados

O relatrio CartaDeVendas no aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento desenha um crculo em volta dos dados que obedecem a determinados critrios. Esse relatrio utiliza procedimentos de evento, que voc pode copiar para seu banco de dados e personalizar para que se ajustem s suas necessidades. Para exibir esse relatrio, abra o aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada da caixa de listagem superior onde se l: Relatrios de exemplo. Na caixa de listagem inferior, clique duas vezes na entrada onde se l: CartaDeVendas.

Exemplo de um relatrio de vrias colunas

O relatrio RegistroDeRemessas no aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento imprime dados em duas colunas e repete um cabealho de grupo quando os registros de detalhe para o grupo continuam em outra coluna ou pgina. Para exibir esse relatrio, abra o aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada da caixa de listagem superior onde se l: Relatrios de exemplo. Na caixa de listagem inferior, clique duas vezes na entrada onde se l: RegistroDeRemessas.

Exemplo de um relatrio de tabela de referncia cruzada de vrios fatos

O relatrio MdiasDeVendas no aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento imprime vrios fatos para cada ttulo de linha em um relatrio tabela de referncia cruzada. Esse relatrio utiliza procedimentos de evento, que voc pode copiar para seu banco de dados e personalizar para que se ajustem s suas necessidades. Para exibir esse relatrio, abra o aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada da caixa de listagem superior onde se l: Relatrios de exemplo. Na caixa de listagem inferior, clique duas vezes na entrada onde se l: MdiasDeVendas.

Exemplo de um relatrio que seja impresso em um formulrio pr-impresso

O relatrio Fatura no aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento foi estruturado para ser impresso em um formulrio pr-impresso. Esse relatrio utiliza procedimentos de evento, que voc pode copiar para seu banco de dados e personalizar para que se ajustem s suas necessidades. Para exibir esse relatrio, abra o aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada da caixa de listagem superior onde se l: Relatrios de exemplo. Na caixa de listagem inferior, clique duas vezes na entrada onde se l: Fatura.

Exemplo de impresso de uma mensagem na parte inferior de um formulrio pr-impresso

O relatrio Fatura no aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento imprime uma mensagem na parte inferior da pgina quando a fatura continua em outra pgina. Esse relatrio utiliza procedimentos de evento, que voc pode copiar para seu banco de dados e personalizar para que se ajustem s suas necessidades. Para exibir esse relatrio, abra o aplicativo de exemplos Solues para Desenvolvimento. No formulrio de abertura, clique na entrada da caixa de listagem superior onde se l: Relatrios de exemplo. Na caixa de listagem inferior, clique duas vezes na entrada onde se l: Fatura.

Criar um relatrio

Voc pode criar sozinho um relatrio ou pode fazer o Microsoft Access criar um relatrio para voc utilizando um Assistente de Relatrio. Um Assistente de Relatrio agiliza o processo de criar um relatrio porque faz todo o trabalho bsico para voc. Quando voc utiliza um Assistente de Relatrio, ele lhe solicita informaes e cria um relatrio com base em suas respostas. Mesmo se voc j tiver criado muitos relatrios, conveniente utilizar o Assistente de Relatrio para organizar rapidamente seu relatrio. Ento voc pode alternar para modo Estrutura, para personaliz-lo.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Criar um relatrio utilizando AutoRelatrio

Power Informtica

Pg.: 173

O AutoRelatrio cria um relatrio que exibe todos os campos e registros da tabela ou consulta base. 1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios. 2 Clique em Novo. 3 Na caixa de dilogo Novo Relatrio, clique em um dos assistentes a seguir: AutoRelatrio: Colunar. Cada campo aparece em uma linha separada com um rtulo sua esquerda. AutoRelatrio: Tabular. Os campos de cada registro aparecem em uma linha, e os rtulos so impressos uma vez no incio de cada pgina. 4 Clique na tabela ou na consulta que contm os dados nos quais voc deseja basear seu relatrio. 5 Clique em OK. O Microsoft Access aplica a ltima autoformatao utilizada por voc para criar o relatrio. Se voc nunca criou um relatrio antes utilizando um assistente nem utilizou o comando AutoFormatao no menu Formatar, ele utiliza a autoformatao Padro. Dica Voc pode tambm criar um relatrio de uma s coluna baseado na tabela ou consulta aberta ou na tabela ou consulta selecionada na janela Banco de Dados. Clique em AutoRelatrio no menu Inserir, ou clique na seta prxima ao boto Novo Objeto na barra de ferramentas e, em seguida, clique em AutoRelatrio. Os relatrios criados com este mtodo tm apenas registros de detalhe (no tm cabealho de relatrio nem cabealho ou rodap de pgina).

Criar um relatrio com um assistente

1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios. 2 Clique em Novo. 3 Na caixa de dilogo Novo Relatrio, clique no assistente que voc deseja utilizar. Uma descrio do assistente aparece

no lado esquerdo da caixa de dilogo. 4 Clique na tabela ou na consulta que contm os dados nos quais voc deseja basear seu relatrio. Observao O Microsoft Access utiliza esta tabela ou consulta como origem de registro padro para o relatrio. Entretanto, voc pode alterar a origem de registro no assistente e selecionar campos de outras tabelas e consultas. 5 Clique em OK. 6 Se voc clicou em Assistente de Relatrio, Assistente de Grfico ou Assistente de Etiqueta no passo 3, siga as instrues das caixas de dilogo do assistente. Quando voc clica em AutoRelatrio: Tabular ou AutoRelatrio: Colunar, o Microsoft Access cria automaticamente o seu relatrio. Se o relatrio resultante no tiver a aparncia desejada, voc pode alter-lo no modo Estrutura.

Criar um relatrio sem um assistente

1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios. 2 Clique em Novo. 3 Na caixa de dilogo Novo Relatrio, clique em Modo Estrutura. 4 Clique no nome da tabela ou consulta que contm os dados nos quais voc deseja basear seu relatrio. (Se voc deseja
um relatrio no acoplado, no selecione nada nesta lista). Dica Se voc deseja criar um relatrio que utilize dados de mais de uma tabela, baseie seu relatrio em uma consulta. 5 Clique em OK. O Microsoft Access exibe a janela Relatrio no modo Estrutura.

Criar um relatrio baseado em mais de uma tabela

Utilizar o Assistente de Relatrio a maneira mais simples e rpida de criar um relatrio que rena dados de mais de uma tabela. O Assistente de Relatrio agiliza o processo de criar um relatrio porque faz todo o trabalho bsico para voc. Na primeira tela do Assistente de Relatrio, voc pode escolher os campos que deseja incluir em seu relatrio. Estes campos podem vir de uma tabela ou de vrias tabelas. Quando voc utiliza o Assistente de Relatrio para criar um relatrio de vrias tabelas, o Microsoft Access cria uma consulta por trs do relatrio. A consulta inclui informao sobre as tabelas e os campos a serem utilizados. Quando voc deseja criar sozinho um relatrio, pode criar uma consulta e basear nela o seu relatrio.

Abrir um relatrio

1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios. 2 Clique no relatrio que voc deseja abrir. 3 Clique no boto Estrutura para abrir o relatrio no modo Estrutura, ou clique no boto Visualizar para abrir o relatrio no modo Visualizar Impresso. Dica Voc pode tambm abrir um relatrio no modo Visualizar Impresso arrastando o relatrio da janela Banco de Dados para o aplicativo em segundo plano.

Alternar entre os modos de um relatrio

Os relatrios tm trs modos: modo Estrutura, Visualizar Impresso e Visualizar Layout. O modo Estrutura utilizado para criar um relatrio ou alterar a estrutura de um relatrio existente. Voc utiliza o modo Visualizar Impresso para visualizar os dados do relatrio da maneira como estes vo aparecer em cada pgina. Voc utiliza o modo Visualizar Layout para visualizar o layout do relatrio, que inclui apenas um exemplo dos dados do relatrio. 1 Abra o relatrio em qualquer modo de visualizao. 2 Clique no boto Exibir na barra de ferramentas para alternar para o modo indicado pelo grfico. Para ver uma lista de outros modos sua escolha, clique na seta prxima ao boto.

Adicionar a data e a hora atual a um formulrio ou a um relatrio

1 Abra o formulrio no modo Estrutura ou o relatrio no modo Estrutura. 2 Clique em Data e Hora no menu Inserir. 3 Para incluir uma data, selecione a caixa de seleo Incluir Data e, em seguida, clique em um formato de data. 4 Para incluir a hora, selecione a caixa de seleo Incluir Hora e, em seguida, clique em um formato de hora.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 174 O Microsoft Access adiciona uma caixa de texto ao formulrio ou ao relatrio e define sua propriedade Origem do Controle como uma expresso. Se houver um cabealho de formulrio ou de relatrio, o Microsoft Access adicionar a caixa de texto a essa seo. Caso contrrio, adiciona a caixa de texto seo detalhe.

Adicionar nmeros de pgina a um formulrio ou relatrio

1 Abra o formulrio no modo Estrutura ou o relatrio no modo Estrutura. 2 Clique em Nmeros da Pginas no menu Inserir. 3 Na caixa de dilogo Nmeros de Pginas, selecione o formato, posio e alinhamento para o nmero da pgina. Para

alinhamento, as opes a seguir esto disponveis: Esquerdo. Adiciona uma caixa de texto margem esquerda. Centralizar. Adiciona uma caixa de texto centralizada entre as margens esquerda e direita. Direito. Adiciona uma caixa de texto margem direita. Dentro. Adiciona caixas de texto s margens esquerda e direita. Os nmeros de pginas mpares so impressos esquerda e os nmeros de pginas pares so impressos direita. Fora. Adiciona caixas de texto s margens esquerda e direita. Nmeros de pgina pares imprimem esquerda e nmero de pginas mpares imprimem direita. 4 Para mostrar um nmero na primeira pgina, selecione a caixa de seleo Mostrar Nmero na Primeira Pgina. O Microsoft Access utiliza uma expresso para criar os nmeros de pgina.

Exemplos de expresses para nmeros de pgina

=[Pgina] ="Pgina " & [Pgina] ="Pgina " & [Pgina] & " de " & [Pginas] =[Pgina] & " de " & [Pginas] & " Pginas" =[Pgina] & "/"& [Pginas] & " Pginas" =[Pas] & " - " & [Pgina] =Formato([Pgina], "000")

A tabela a seguir lista exemplos de expresses de nmeros de pgina que voc pode utilizar no modo Estrutura do formulrio ou no modo Estrutura do relatrio e os resultados que voc v em outros modos. Expresso Resultado 1, 2, 3 Pgina 1, Pgina 2, Pgina 3 Pgina 1 de 3, Pgina 2 de 3, Pgina 3 de 3 1 de 3 Pginas, 2 de 3 Pginas, 3 de 3 Pginas 1/3 Pginas, 2/3 Pginas, 3/3 Pginas UK - 1, UK - 2, UK - 3 001, 002, 003

Fazer uma caixa de texto ser ampliada ou reduzida para se ajustar aos dados durante a impresso
1 Abra o formulrio no modo Estrutura ou o relatrio no modo Estrutura. 2 Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada e, em seguida, clique em
Propriedades na barra de ferramentas. 3 Defina a propriedade Pode Ampliar ou Pode Reduzir como Sim. Pode Ampliar expande a caixa de texto verticalmente para ajustar os dados no campo quando o formulrio ou relatrio impresso. Pode Reduzir reduz a caixa de texto verticalmente se no houver dados no campo quando o formulrio ou o relatrio impresso. Observao Quando voc define a propriedade Pode Ampliar como Sim para uma caixa de texto, o Microsoft Access automaticamente define Pode Ampliar como Sim para a seo. Os relatrios Catlogo e Fatura no banco de dados de exemplo Northwind tm exemplos de caixas de texto que so ampliadas. Para visualizar esses relatrios, abra o banco de dados Northwind na pasta Exemplos da sua pasta de programa do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, clique no relatrio que voc deseja ver e, em seguida, clique em Estrutura.

Exemplos de caixas de texto que so ampliadas ou reduzidas para se ajustarem aos dados durante a impresso

Voc pode fazer uma caixa de texto se ajustar verticalmente ao tamanho dos dados no campo, para cada registro, definindo as propriedades Pode Ampliar e Pode Reduzir como Sim. Por exemplo, um campo Memorando pode conter valores muito longos. Voc pode tornar a caixa de texto grande o suficiente para acomodar a maioria das entradas e definir Pode Ampliar como Sim, de modo que quando o formulrio ou relatrio impresso, a caixa de texto ampliada para se ajustar a entradas maiores. Se um campo no tiver valor em alguns registros, voc poder definir Pode Reduzir como Sim para evitar linhas em branco. Quando uma caixa de texto ampliada ou reduzida, toda a seo ampliada ou reduzida verticalmente em toda sua largura. Por essa razo, o posicionamento e a altura da caixa de texto em relao aos controles prximos a ela so importantes. Uma caixa de texto no pode ser reduzida a uma altura que seja menor do que a de outros controles na mesma linha. Por exemplo, se voc tiver um rtulo prximo a uma caixa de texto, esse rtulo ter sempre um valor (sua legenda) mesmo quando a caixa de texto no tiver um valor. A caixa de texto ser reduzida somente at a mesma altura que o rtulo.

Adicionar uma quebra de pgina a um relatrio

Em relatrios, voc utiliza um controle de quebra de pgina para marcar onde voc deseja iniciar uma nova pgina dentro de uma seo. Por exemplo, se voc deseja a pgina do ttulo e a mensagem de introduo de um relatrio impressas em folhas diferentes, coloque uma quebra de pgina no cabealho do relatrio depois dos controles que voc deseja que apaream na pgina do ttulo e antes dos controles para a segunda pgina. 1 Abra o relatrio em modo Estrutura. 2 Clique na ferramenta Quebra de Pgina na caixa de ferramentas. 3 Clique no relatrio onde voc deseja colocar a quebra de pgina. Coloque-a acima ou abaixo de um controle para evitar dividir os dados nesse controle.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 175 O Microsoft Access marca a quebra de pgina com uma linha pontilhada curta na extremidade esquerda do relatrio. Se voc deseja que cada grupo ou registro em um relatrio inicie em uma nova pgina, defina a propriedade Fora Quebra de Pgina do cabealho do grupo, do rodap do grupo ou da seo detalhe. Observao O relatrio Catlogo no banco de dados de exemplo Northwind tem um exemplo de utilizao de uma quebra de pgina no cabealho do relatrio. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na pasta Exemplos da sua pasta de programa do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, em Catlogo e, em seguida, em Estrutura.

Adicionar uma figura de segundo plano a um relatrio

Ao adicionar uma figura em segundo plano a um relatrio, voc pode simular uma marca dgua. Uma figura em segundo plano em um relatrio aplicada pgina inteira. 1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Clique duas vezes no seletor de relatrio para abrir a folha de propriedades. 3 Defina a propriedade Figura como um arquivo .bmp, .ico, .wmf, .dib ou .emf. Se voc instalou filtros grficos para outros aplicativos, poder utilizar qualquer arquivo suportado por esses filtros. Se voc no tiver certeza do caminho ou nome do arquivo, clique no boto Construir. 4 Na caixa da propriedade Tipo de Figura, especifique se voc deseja que a figura seja incorporada ou vinculada. Quando voc incorpora uma figura, ela armazenada no arquivo de banco de dados. Se voc incorpora a mesma figura em um outro formulrio ou relatrio, ela adicionada ao arquivo de banco de dados novamente. Ao vincular uma figura, voc no a armazena no arquivo de banco de dados, mas deve manter uma cpia dela no seu disco rgido. Caso deseje utilizar o espao do seu disco rgido de modo eficiente, especifique a definio Vinculada. 5 Voc pode determinar as propores da figura definindo a propriedade Modo Tamanho da Figura. Essa propriedade tem trs definies: Cortar. Exibe a figura no tamanho real. Se esta for maior que a rea dentro das margens, a imagem ser cortada. Estender. Dimensiona a figura para se ajustar rea dentro das margens. Essa definio pode distorcer a imagem. Zoom. Dimensiona a figura para preencher tanto a altura como a largura da rea dentro das margens. Essa definio no corta a figura nem distorce suas propores. 6 Voc pode especificar a posio da figura na pgina definindo a propriedade Alinhamento da Figura. O Microsoft Access alinha a figura dentro das margens do relatrio. As definies disponveis so Superior-esquerdo, Superior-direito, Centralizado, Inferior-esquerdo e Inferior-direito. 7 Voc pode repetir a figura atravs da pgina definindo a propriedade Figura Lado a Lado como Sim. A colocao lado a lado comea na posio especificada pela propriedade Alinhamento da Figura. Observao As figuras em segundo plano ficam melhor posicionadas lado a lado quando a propriedade Modo Tamanho da Figura est definida como Cortar. 8 Voc pode determinar em quais pginas do relatrio a figura aparecer, definindo a propriedade Pginas da Figura. As definies disponveis so Todas as Pginas, Primeira Pgina e Nenhuma Pgina. Observaes Se as cores na figura em segundo plano no parecem iguais s cores originais, voc pode especificar que o Microsoft Access utilize as cores do aplicativo que voc utilizou para criar o grfico. Se voc estiver criando suas prprias figuras em segundo plano e tiver acesso a um programa grfico que crie metarquivos, voc pode desejar utilizar um metarquivo como uma figura em segundo plano em vez de um bitmap. O relatrio Vendas dos Funcionrios por Pas no banco de dados de exemplo Northwind tem um exemplo de uma figura de segundo plano. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na pasta Exemplos da sua pasta de programa do Office. Na janela Banco de dados, clique na guia Relatrios, em Vendas dos Funcionrios por Pas e, em seguida, clique em Estrutura.

Especificar um novo modelo para formulrios e relatrios

1 No menu Ferramentas, clique em Opes. 2 Clique na guia Formulrios/Relatrios. 3 Digite o nome do novo modelo na caixa Modelo de Formulrio ou Modelo de Relatrio.

Observao Voc pode utilizar um formulrio ou relatrio existentes como um modelo ou pode criar um formulrio ou relatrio especificamente para utilizar como um modelo. 4 Clique em OK.

Modelos de formulrios e relatrios

Quando voc cria um formulrio ou relatrio sem utilizar um assistente, o Microsoft Access utiliza um modelo para definir as caractersticas padro. O modelo determina quais sees um formulrio ou relatrio ter e define as dimenses de cada seo. O modelo tambm contm todas as definies de propriedade padro para o formulrio ou relatrio, e suas sees e controles. Os modelos padro para formulrios e relatrios so denominados Normal. Entretanto, voc pode utilizar qualquer formulrio ou relatrio existentes como um modelo. Voc tambm pode criar um formulrio ou um relatrio para utilizar somente como um modelo. Observaes Alterar o modelo no tem qualquer efeito sobre formulrios ou relatrios existentes. Um modelo no cria controles em um novo formulrio ou relatrio. O Microsoft Access salva as definies para as opes Modelo de Formulrio e Modelo de Relatrio em seu arquivo de informao do grupo de trabalho do Microsoft Access e no em seu banco de dados de usurio (o arquivo .mdb). Quando voc altera uma definio de opo, a alterao se aplica a qualquer banco de dados que voc abrir ou criar. Para ver o nome do modelo que est atualmente sendo utilizado para novos formulrios ou relatrios, clique em Opes no menu Ferramentas e, em seguida, clique na guia Formulrios/Relatrios. Para utilizar seus modelos em outros bancos de dados, copie ou exporte os modelos para eles. Se os seus modelos no

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 176 estiverem em um banco de dados, o Microsoft Access utilizar o modelo Normal para qualquer novo formulrio e relatrio que voc criar. Entretanto, os nomes de seus modelos aparecem nas opes Modelo de Formulrio e Modelo de Relatrio em todo banco de dados no seu sistema de banco de dados, mesmo se os modelos no estiverem em todos eles.

Exemplos de expresses utilizadas em formulrios e relatrios Exemplos de manipulao de valores de texto em formulrios e relatrios

A tabela a seguir lista exemplos de expresses que voc pode utilizar em controles calculados em formulrios e relatrios. Expresso Descrio ="N/A" Exibe N/A. =[Nome] & " " & [Sobrenome] Exibe os valores dos controles Nome e Sobrenome separados por um espao. =Esquerda([NomeDoProduto], 1) Utiliza a funo Esquerda para exibir o primeiro caractere do valor do controle NomeDoProduto. =Direita([CdigoDoBem], 2) Utiliza a funo Direita para exibir os 2 ltimos caracteres do valor do controle CdigoDoBem. =SuprEspao([Endereo]) Utiliza a funo SuprEspao para exibir o valor do controle Endereo, removendo qualquer espao inicial ou final. =SeImed(Nulo[Regio]); [Cidade] & " Utiliza " a funo SeImed para exibir os valores dos controles Cidade e CEP & [CEP]; [Cidade] & " " & [Regio] & " se " Regio for Nulo; caso contrrio, exibe os valores dos controles Cidade, & [CEP]) Estado e CEP, separados por espaos.

Observaes Em um controle calculado, preceda cada expresso com o operador =. Quando voc definir a propriedade Nome de um controle calculado, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. No use o nome de um dos controles j utilizado na expresso.

Exemplos de como efetuar operaes aritmticas em formulrios e relatrios

A tabela a seguir lista exemplos de expresses que voc pode utilizar em controles calculados em formulrios e relatrios. Se voc utilizar esta expresso O Microsoft Access exibir =[Subtotal]+[Frete] A soma dos valores dos controles Subtotal e Frete. =[DataDeEntrega]-[DataDeEnvio] A diferena entre os valores dos controles DataDeEntrega e DataDeEnvio. =[Preo]*1,06 O produto do valor do controle Preo e 1,06 (adiciona 6 por cento ao valor Preo). =[Quantidade]*[Preo] O produto dos valores dos controles Quantidade e Preo. =[TotalDoFuncionrio]/[TotalDoPas] O quociente dos valores dos controles TotalDoFuncionrio e TotalDoPas.

Observaes Em um controle calculado, preceda cada expresso com o operador = . Quando voc definir a propriedade Nome de um controle calculado, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. No utilize o nome de um dos controles j utilizado na expresso. Quando voc utiliza um operador aritmtico (+, -, *, /) em uma expresso e o valor de um dos controles na expresso Nulo, o resultado de toda a expresso ser Nulo. Se for possvel que algum registro em um dos controles utilizado na expresso tenha um valor Nulo, voc poder converter o valor Nulo em zero utilizando a funo Nz; por exemplo: =Nz([Subtotal])+Nz([Frete])

Exemplos de utilizao de funes agregadas em formulrios e relatrios

A tabela a seguir lista exemplos de expresses que voc pode utilizar em controles calculados em formulrios e relatrios. Expresso Descrio =Mdia([Frete]) Utiliza a funo Mdia para exibir a mdia dos valores do controle Frete. =Contar([NmeroDoPedido]) Utiliza a funo Contar para exibir o nmero de registros no controle NmeroDoPedido. =Soma([Vendas]) Utiliza a funo Soma para exibir a soma dos valores do controle Vendas. =Soma([Quantidade]*[Preo]) Utiliza a funo Soma para exibir a soma do produto dos valores dos controles Quantidade e Preo. =[Vendas]/Soma([Vendas])*100 Exibe a porcentagem de vendas, determinada pela diviso do valor do controle Vendas pela soma de todos os valores do controle Vendas. Observao Se a propriedade Formato do controle estiver definida em Porcentagem, no inclua o *100.

Observaes Em um controle calculado, preceda cada expresso com o operador =. Quando voc definir a propriedade Nome de um controle calculado, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. No utilize o nome de um dos controles j utilizado na expresso. Voc no pode utilizar o nome de um controle em uma expresso que utiliza uma funo agregada; somente nomes de campos de uma tabela, consulta ou instruo SQL.

Exemplos de referncia a valores em formulrios e relatrios

A tabela a seguir lista exemplos de expresses que voc pode utilizar em controles calculados em formulrios. Se voc utilizar esta expresso O Microsoft Access exibir =Forms![Pedidos]![NmeroDoPedido] O valor do controle NmeroDoPedido no formulrio Pedidos. =Forms![Pedidos]![Subform PediO valor do controle SubtotalDoPedido no Subformulrio Pedidos no form dos]![SubtotalDoPedido] lrio Pedidos. =Forms![Pedidos]![Subform PediO valor da terceira coluna no NmeroDoProduto, uma caixa de listagem dos]![NmeroDoProduto].Coluna(2) com vrias colunas no Subformulrio Pedidos no formulrio Pedidos. (0 se refere primeira coluna, 1 se refere segunda e assim por diante).

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 =Forms![Pedidos]![Subform Pedidos]![Preo]*1,06 =Parent![NmeroDoPedido]

A tabela a seguir lista exemplos de expresses que voc pode utilizar em controles calculados em relatrios. Se voc utilizar esta expresso O Microsoft Access exibir =Reports![Fatura]![NmeroDoPedido] O valor do controle NmeroDoPedido no relatrio Fatura. =Reports![Resumo]![Sub-report ResuO valor do controle TotalDeVendas no Sub-relatrio Resumo do mo]![TotalDeVendas] relatrio Resumo. =Parent![NmeroDoPedido] O valor do controle NmeroDoPedido no relatrio principal ou pai do sub relatrio atual.

Power Informtica Pg.: 177 O produto do valor do controle Preo no Subformulrio Pedidos no formulrio Pedidos e 1,06 (adiciona 6 por cento ao valor do controle Preo). O valor do controle NmeroDoPedido no formulrio principal ou pai do subformulrio atual.

Observaes Em um controle calculado, preceda cada expresso com o operador =. Quando voc definir a propriedade Nome de um controle calculado, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. No utilize o nome de um dos controles j utilizado na expresso.

Exemplos de utilizao de funes agregadas de domnio em formulrios e relatrios

A tabela a seguir lista exemplos de expresses que voc pode utilizar em controles calculados ou em formulrios e relatrios. Expresso Descrio =DLookup("[NomeDoContato]"; "[ForneceUtiliza a funo DLookup para exibir o valor do campo NomeDoContato na dores]"; "[CdigoDoFornecedor] = tabela Fornecedores onde o valor do campo CdigoDoFornecedor na tabela Forms![CdigoDoFornecedor]") corresponde ao valor do controle CdigoDoFornecedor no formulrio ativo. =DLookup("[NomeDoContato]"; "[ForneceUtiliza a funo DLookup para exibir o valor do campo NomeDoContato na dores]"; "[CdigoDoFornecedor] = tabela Fornecedores onde o valor do campo CdigoDoFornecedor na tabela Forms![Novos Fornecedocorresponde com o valor do controle CdigoDoFornecedor no formulrio N res]![CdigoDoFornecedor]") vos Fornecedores. =DSum ("[TotalDoPedido]"; "[Pedidos]"; Utiliza a funo DSum para exibir o total da soma de valores do campo To"[CdigoDoCliente] = 'RATTC'") talDoPedido na tabela Pedidos onde o CdigoDoCliente RATTC.

Observaes Em um controle calculado, preceda cada expresso com o operador =. Quando voc definir a propriedade Nome de um controle calculado, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. No utilize o nome de um dos controles j utilizado na expresso. Voc no pode utilizar o nome de um controle em uma expresso que utiliza uma funo agregada de domnio; voc deve utilizar somente nomes de campo de uma tabela, consulta ou instruo SQL.

Exemplos de retorno de um dentre dois valores em formulrios e relatrios

A tabela a seguir lista exemplos de expresses que voc pode utilizar em controles calculados em formulrios e relatrios. Expresso Descrio =SeImed([Confirmado] = "Sim"; "Pedido Utiliza a funo SeImed para exibir a mensagem "Pedido Confirmado" se o Confirmado"; "Pedido No-Confirmado") valor do controle Confirmado for Sim; caso contrrio, exibe a mensagem "Ped do No-Confirmado". =SeImed(Nulo([Pas]); " "; [Pas]) Utiliza a funo SeImed para exibir uma seqncia vazia se o valor do controle Pas for Nulo; caso contrrio, exibe o valor do controle Pas. =SeImed(Nulo[Regio]); [Cidade] & Utiliza " " a funo SeImed para exibir os valores dos controles Cidade e CEP se & [CEP]; [Cidade] & " " & [Regio] & " Regi " o for Nulo; caso contrrio, exibe os valores dos controles Cidade, Regio & [CEP]) e CEP. =SeImed(Nulo([DataDeEntrega] - [D Utiliza a funo SeImed para exibir a mensagem "Verificar se falta uma data" taDeEnvio]); "Verificar se falta uma data"; se o resultado da subtrao da DataDeEntrega da DataDeEnvio for Nulo; caso [DataDeEntrega] - [DataDeEnvio]) contrrio, exibe a diferena entre os valores dos controles DataDeEntrega e DataDeEnvio. Observaes Em um controle calculado, preceda cada expresso com o operador =. Quando voc definir a propriedade Nome de um controle calculado, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. No utilize o nome de um dos controles j utilizado na expresso.

Exemplos de manipulao e clculo de datas em formulrios e relatrios

A tabela a seguir lista exemplos de expresses que voc pode utilizar em controles calculados em formulrios e relatrios. Expresso Descrio =Data() Utiliza a funo Data para exibir a data atual na forma dd-mm-aa, onde dd o dia (de 1 a 31), mm o ms (de 1 a 12) e aa so os dois ltimos dgitos do ano (de 1980 a 2099). =Formato(Agora(); "ss") Utiliza a funo Formato para exibir o nmero da semana do ano que a data atual representa, onde ss vai de 1 a 53. =PartData("aaaa"; [DataDoPedido]) Utiliza a funo PartData para exibir o ano em quatro dgitos do valor do controle DataDoPedido. =SomData("a"; -10, [DataPrometida]) Utiliza a funo SomData para exibir uma data que est 10 dias antes do valor do controle DataPrometida. =DifData("d"; [DataDoPedido]; [DaUtiliza a funo DifData para exibir a diferena em nmero de dias entre os valotaDeEnvio]) res dos controles DataDoPedido e DataDeEnvio.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 178 Observaes Em um controle calculado, preceda cada expresso com o operador = . Quando voc definir a propriedade Nome de um controle calculado, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. No utilize o nome de um dos controles j utilizado na expresso.

Calcular um total para um registro em um relatrio

1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Adicione uma caixa de texto calculada seo detalhe. 3 Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada e, em seguida, clique em

Propriedades na barra de ferramentas. 4 Proceda de uma das maneiras a seguir: Na caixa da propriedade Origem do Controle, digite uma expresso apropriada. Clique no boto Construir para utilizar o Construtor de Expresses para criar a expresso. Observaes Se um relatrio for baseado em uma consulta, voc poder colocar a expresso na consulta base do relatrio. Isso pode melhorar o desempenho do relatrio e, se voc for calcular totais para grupos de registros, ser mais fcil utilizar o nome de um campo calculado em uma funo agregada.

Calcular um total ou uma mdia para um grupo de registros ou para todos os registros em um relatrio
1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Adicione uma caixa de texto calculada a uma ou mais das sees a seguir:

Para calcular um total ou mdia para um grupo de registros, adicione uma caixa de texto ao cabealho ou rodap do grupo. Para calcular um total geral ou uma mdia de todos os registros no relatrio, adicione uma caixa de texto ao cabealho ou rodap do grupo. 3 Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas. 4 Proceda de uma das maneiras a seguir: Na caixa da propriedade Origem do Controle, digite uma expresso que utilize a funo Soma para calcular um total ou a funo Mdia a fim de calcular uma mdia. Clique no boto Construir para utilizar o Construtor de Expresses para criar a expresso. Observaes O relatrio Vendas dos Funcionrios por Pas, no banco de dados de exemplo Northwind, tem um exemplo de totais de grupo e total geral. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, em seguida, em Vendas dos Funcionrios por Pas e, depois, clique em Estrutura.

Numerar cada registro de detalhe em um relatrio

1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Adicione uma caixa de texto calculada seo detalhe. 3 Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada e, em seguida, clique em

Propriedades na barra de ferramentas. 4 Defina a propriedade Origem do Controle como =1. 5 Defina a propriedade Soma Parcial como Total. Quando voc visualiza ou imprime o relatrio, cada nmero de registro ser incrementado em 1 (1, 2, 3...). Observao O relatrio Vendas por Ano, no banco de dados de exemplo Northwind, tem um exemplo de registros de detalhe numerados. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, em seguida, em Vendas por Ano e, depois, clique em Estrutura.

Contar o nmero de registros em cada grupo em um relatrio

1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Adicione uma caixa de texto calculada seo detalhe. 3 Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada e, em seguida, clique em

Propriedades na barra de ferramentas. 4 Defina as propriedades a seguir. Propriedade Definio Nome ContadorDeRegistros Origem do Controle =1 Soma Parcial Por Grupo Visvel No 5 Adicione uma caixa de texto calculada ao rodap do grupo. 6 Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas. 7 Defina a propriedade Origem do Controle para o nome do controle na seo detalhe que estiver mantendo o registro do total acumulado; por exemplo, =[ContagemDeRegistro].

Contar o nmero de registros em um relatrio como um todo

1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Adicione uma caixa de texto calculada ao cabealho ou rodap do relatrio.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 179 3 Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada e, em seguida, clique em Propriedades {bmc bm25.BMP} na barra de ferramentas. 4 Defina a propriedade Origem do Controle da caixa de texto como =Contar(*). Essa expresso utiliza a funo Contar para contar todos os registros no relatrio, mesmo se alguns campos em alguns registros forem Nulos.

Calcular uma soma parcial em um relatrio

1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Adicione uma caixa de texto a uma ou mais das sees a seguir.

Para calcular uma soma parcial que aumenta para cada registro, adicione uma caixa de texto acoplada ou uma caixa de texto calculada seo detalhe. Para calcular uma soma parcial que aumenta para cada grupo de registros, adicione uma caixa de texto acoplada ou uma caixa de texto calculada ao cabealho ou rodap do grupo. 3 Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas. 4 Defina a propriedade Soma Parcial de acordo com o tipo de total acumulado que voc deseja: Por Grupo. Redefine como 0 no incio de cada nvel de grupo mais alto. Total. Acumula at o final do relatrio. Observaes Quando voc define a propriedade Soma Parcial como Total, pode repetir o total geral no rodap do relatrio. Crie uma caixa de texto no rodap do relatrio e defina a sua propriedade Origem do Controle como o nome da caixa de texto que calcula a soma parcial; por exemplo: =[TotalDoPedido].

Exemplo de um relatrio que calcula somas parciais

Voc pode calcular somas parciais que so acumuladas dentro de cada grupo e redefinidas cada vez que um novo grupo de registros iniciado. Pode, tambm, calcular as somas parciais que so acumuladas em todo o relatrio. Na ilustrao a seguir, para os dois campos direita que esto acoplados ao campo Subtotal, a propriedade Soma Parcial est definida como Por Grupo e Total, respectivamente. No relatrio impresso a seguir, voc pode visualizar como o Microsoft Access calcula as somas parciais.

Calcular porcentagens em um relatrio

1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Adicione as caixas de texto que calculam o total do registro, o total do grupo e o total geral. 3 Adicione a caixa de texto que calcula a porcentagem seo apropriada.

Para calcular que porcentagem do total do grupo ou do total geral cada item representa, posicione o controle na seo detalhe. Para calcular que porcentagem do total geral um grupo de itens representa, posicione a caixa de texto no cabealho ou rodap do grupo. Se o seu relatrio incluir vrios nveis de grupo, posicione a caixa de texto no cabealho ou rodap do nvel para o qual deseja que o Microsoft Access calcule a porcentagem. 4 Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas. 5 Proceda de uma das maneiras a seguir: Na caixa da propriedade Origem do Controle, digite uma expresso que divida o total menor pelo total maior do qual o menor faz parte. Por exemplo, divida o valor do controle TotalDirio pelo valor do controle TotalGeral. Clique no boto Construir para utilizar o Construtor de Expresses para criar a expresso. 6 Defina a propriedade Formato da caixa de texto como Porcentagem.. Observaes O relatrio Vendas dos Funcionrios por Pas, no banco de dados de exemplo Northwind, possui um exemplo de porcentagens. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, em seguida, em Vendas dos Funcionrios por Pas e, depois, clique em Estrutura.

Combinar valores de texto de vrios campos em um formulrio ou relatrio

1 Abra o formulrio no modo Estrutura ou o relatrio no modo Estrutura. 2 Adicione uma caixa de texto calculada aos campos que voc deseja combinar. 3 Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada e, em seguida, clique em
Propriedades na barra de ferramentas. 4 Proceda de uma das maneiras a seguir: Na caixa da propriedade Origem do Controle, digite uma expresso que combine os campos apropriados. Clique no boto Construir para utilizar o Construtor de Expresses para criar a expresso. Por exemplo, para retornar um endereo como Av. Sernambetiba 400, Rio de Janeiro RJ 21050 digite esta expresso: =[Endereo] & ", " & [Cidade] & " " & [Regio] & " " & [CEP] Observaes Os relatrios Vendas dos Funcionrios por Pas e Etiquetas dos Clientes, no banco de dados de exemplo Northwind, tm exemplos de combinao de valores de texto. Para visualizar esses relatrios, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, em seguida, no nome do relatrio e, depois, clique em Estrutura.

Sobre como combinar valores de texto de campos quando alguns campos no contiverem dados

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 180 Ao combinar valores de texto de vrios campos, alguns registros podem conter campos vazios, resultando em sadas que talvez no sejam as que voc deseja. Por exemplo, a sada pode incluir espaos extras. Para compensar os registros que no possuem valores em determinados campos, voc pode utilizar a funo SeImed, quando desejar que o valor (ou a ausncia de um valor) em um campo determine qual dentre dois resultados possveis deve ser retornado. Por exemplo, se voc souber que nem todo registro ter um valor no campo Regio, utilize a expresso a seguir: =[Endereo] & "; " & [Cidade] & SeImed(Nulo([Regio]);""; " " & [Regio]) & " " & [CEP] Se o campo Regio estiver vazio, o Microsoft Access no retornar valor algum, como especificado pelo argumento "". Se o campo Regio contiver um valor, o Microsoft Access retornar um espao e a regio, como especificado pelo argumento " " & [Regio]. Observaes O relatrio Fatura, no banco de dados de exemplo Northwind, possui um exemplo de valores combinados de campos texto utilizando a funo SeImed. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, em seguida, em Fatura e, depois, clique em Estrutura.

Sobre como computar um total para um controle calculado em um formulrio ou relatrio

Ao computar um total com uma funo agregada, tal como Soma, ou uma funo agregada de domnio, como DSoma, voc no poder utilizar o nome de um controle calculado na funo Soma. Voc deve repetir a expresso no controle calculado. Por exemplo: =Soma([Quantidade]*[PreoUnitrio]) Entretanto, se voc tiver um campo calculado em uma consulta base, por exemplo: =PreoTotal: [Quantidade]*[PreoUnitrio] poder utilizar o nome desse campo na funo Soma, como mostrado aqui: =Soma([PreoTotal])

Imprimir os primeiros caracteres de um valor como um cabealho de grupo em um relatrio

1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Clique em Classificar e Agrupar na barra de ferramentas e defina as propriedades na caixa Classificar e Agrupar co-

mo a seguir: Propriedade Definio Campo/Expresso (Selecione um campo ou digite uma expresso) Cabealho do Grupo Sim Rodap do Grupo Sim ou No Reagrupar Primeiro Caractere Nmero de Caracteres (Digite o nmero de caracteres) Manter Junto (Selecione uma opo) 3 Adicione uma caixa de texto calculada ao cabealho do grupo. 4 Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas. 5 Proceda de uma das maneiras a seguir: Na caixa da propriedade Origem do Controle, digite a expresso (utilizando as funes Esquerda ou Direita) que extrair os caracteres apropriados. Clique no boto Construir para utilizar o Construtor de Expresses para criar a expresso. Por exemplo, se voc estiver inventariando equipamentos e mveis de escritrio e o nmero do bem incluir um cdigo alfabtico para distino entre um tipo de bem e outro (por exemplo, MO100 para mveis), poderia utilizar uma expresso semelhante s da tabela a seguir. Esta expresso Retorna =Esquerda([CdigoDoBem], 2) MO =Direita([CdigoDoBem], 3) 100 Observaes O relatrio Lista de Produtos em Ordem Alfabtica, no banco de dados de exemplo Northwind, tem um exemplo de impresso da primeira letra de cada grupo de produtos no cabealho do grupo. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, em seguida, em Lista de Produtos em Ordem Alfabtica e, depois, clique em Estrutura.

Classificar registros em um relatrio

Voc pode classificar at 10 campos ou expresses em um relatrio. 1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Clique em Classificar e Agrupar, na barra de ferramentas, para exibir a caixa Classificar e Agrupar. 3 Na primeira linha da coluna Campo/Expresso, selecione um nome de campo ou digite uma expresso. O campo ou expresso na primeira linha o primeiro nvel de classificao (o maior conjunto). A segunda linha o segundo nvel de classificao e assim por diante. Quando voc preenche a coluna Campo/Expresso, o Microsoft Access define a Ordem de Classificao como Crescente. A ordem Crescente classifica de A a Z ou de 0 a 9. 4 Para alterar a ordem de classificao, selecione Decrescente a partir da lista Ordem de Classificao. A ordem Decrescente classifica de Z a A ou de 9 a 0. Observao O relatrio Etiquetas dos Clientes no banco de dados de exemplo Northwind classifica registros pelos valores em trs campos. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programa do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, clique em Etiquetas dos Clientes e, em seguida, clique em Estrutura.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Agrupar registros em um relatrio

Power Informtica

Pg.: 181

Voc pode reagrupar at 10 campos ou expresses em um relatrio. 1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Clique em Classificar e Agrupar, na barra de ferramentas, para exibir a caixa Classificar e Agrupar. 3 Defina a ordem de classificao para os dados no relatrio. 4 Clique no campo ou expresso cujas propriedades de grupo voc deseja definir. 5 Defina as propriedades de grupo na lista a seguir. Voc deve definir o Cabealho do Grupo ou Rodap do Grupo como Sim para poder criar um nvel de grupo e definir outras propriedades do agrupamento. Cabealho do Grupo. Adiciona ou remove um cabealho de grupo ao campo ou expresso. Rodap do Grupo. Adiciona ou remove um rodap de grupo ao campo ou expresso. Reagrupar. Especifica como voc deseja que os valores sejam agrupados. As opes que visualiza dependem do tipo de dados do campo no qual voc est agrupando. Se voc reagrupar uma expresso, visualizar todas as opes para todos os tipos de dados. Nmero de Caracteres. Especifica qualquer intervalo vlido para os valores no campo ou expresso que voc est reagrupando. Manter Junto. Especifica se o Microsoft Access imprime tudo ou somente parte de um grupo na mesma pgina. Observao O relatrio Vendas dos Funcionrios por Pas no banco de dados de exemplo Northwind tem dois nveis de grupo. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, clique em Vendas dos Funcionrios por Pas e, em seguida, clique em Estrutura.

Alterar a ordem de classificao e de agrupamento em um relatrio

1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Clique em Classificar e Agrupar, na barra de ferramentas, para exibir a caixa Classificar e Agrupar. 3 Na caixa Classificar e Agrupar, clique no seletor de linha do campo ou expresso que voc deseja mover. 4 Clique no seletor novamente e arraste a linha para um novo local na lista.

Se os grupos que voc est reorganizando tm cabealhos ou rodaps, o Microsoft Access move os cabealhos, rodaps e todos os controles neles para suas novas posies. Entretanto, voc mesmo deve ajustar os locais dos controles nos cabealhos e rodaps.

Inserir um campo de classificao ou de agrupamento, ou uma expresso adicional em um relatrio

1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Clique em Classificar e Agrupar, na barra de ferramentas, para exibir a caixa Classificar e Agrupar. 3 Na caixa Classificar e Agrupar, clique no seletor de linha da linha onde voc deseja inserir o novo campo ou expresso

e, em seguida, pressione INSERT. 4 Na coluna Campo/Expresso da linha em branco, selecione o campo que voc deseja classificar ou digite uma expresso. Quando voc preenche a coluna Campo/Expresso, o Microsoft Access define a Ordem de Classificao como Crescente. 5 Para alterar a ordem de classificao, selecione Decrescente a partir da lista Ordem de Classificao.

Excluir um campo de classificao ou de agrupamento, ou uma expresso de um relatrio

1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Clique em Classificar e Agrupar, na barra de ferramentas, para exibir a caixa Classificar e Agrupar. 3 Na caixa Classificar e Agrupar, clique no seletor de linha do campo ou expresso que voc deseja excluir e, em seguida, pressione DELETE. 4 Clique em Sim para excluir o nvel de classificao ou de agrupamento ou clique em No para mant-lo. Observao Se o campo ou expresso que voc excluir tem um cabealho ou rodap, o Microsoft Access excluir o cabealho ou rodap e seus controles.

Sobre agrupar registros por valores de texto em um relatrio

Ao reagrupar registros em um campo de texto, voc pode definir a propriedade Reagrupar como os intervalos listados na tabela a seguir. Se voc define a propriedade Reagrupar como Primeiro Caractere, pode definir a propriedade Nmero de Caracteres para qualquer nmero vlido para o valor no campo que voc est reagrupando. Se voc define a propriedade Reagrupar como Cada Valor, o valor de Nmero de Caracteres 1. Defina a propriedade Reagrupar como Para agrupar registros Cada Valor Que contenham o mesmo valor no campo ou expresso. Primeiro Caractere Que contenham os mesmos primeiros n nmeros de caracteres no campo ou expresso. A tabela a seguir lista as especificaes de classificao e de agrupamento para este relatrio. Nome do Produto, na primeira linha da coluna Campo/Expresso, na caixa Classificar e Agrupar, agrupa os registros pela primeira letra dos nomes dos produtos. Nome do Produto, na segunda linha, classifica os registros alfabeticamente pelo nome do produto embaixo de cada letra. Campo/ ExpresOrdem de Cabealho de Rodap de Reagrupar Nmero de Cara Manter Junto so Classificao Grupo Grupo teres Nome do Crescente Sim Sim Primeiro 1 Grupo Inteiro Produto Caractere Nome do Crescente No No Cada Valor 1 No

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Produto

Power Informtica

Pg.: 182

Observaes Para imprimir a primeira letra de cada grupo no cabealho de grupo, utilize a funo Esquerda. Voc pode observar o relatrio Lista Alfabtica de Produtos no banco de dados de exemplo Northwind. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique a guia Relatrios, clique em Lista Alfabtica de Produtos e, em seguida, clique em Estrutura.

Sobre agrupar registros por valores de data ou de hora em um relatrio

Ao reagrupar campos de Data/Hora, voc define a propriedade Reagrupar como um dos intervalos listados na tabela a seguir. Para todos os intervalos, exceto Cada Valor, voc pode definir a propriedade Nmero de Caracteres como qualquer nmero vlido para os valores no campo ou expresso que voc est reagrupando. Se voc define a propriedade Reagrupar como Cada Valor, o valor do Nmero de Caracteres 1. Defina a propriedade Reagrupar como Para agrupar registros com Cada Valor Ano Tri Ms Semana Dia Hora Minuto O mesmo valor no campo ou expresso. Datas no mesmo ano. Datas no mesmo trimestre. Datas no mesmo ms. Datas na mesma semana. Datas no mesmo dia. Horrio na mesma hora. Horrio no mesmo minuto.

{bmc bm206.WMF} A tabela a seguir lista as principais especificaes de classificao e de agrupamento para este relatrio. Data de Envio, na primeira linha da coluna Campo/Expresso, na caixa Classificao e Agrupamento, agrupa os registros pelo ano. Data de Envio, na segunda linha, agrupa os registros de cada ano pelo trimestre. Campo/ E Ordem Cabe de alho Rodap de Reagrupar de Nmero de C Manter Ju presso Classificao Grupo Grupo racteres to Data Crescente de Sim Sim Ano 1 Grupo Inte Envio ro Data Crescente de No Sim Tri 1 No Envio Observaes Para imprimir o ano ou trimestre em vez de uma data especfica, utilize a funo PartData. Para contar o nmero de pedidos enviados, utilize a funo Contar. O relatrio Resumo de Vendas por Ano no banco de dados de exemplo Northwind imprime as vendas por trimestre de cada ano. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, clique em Resumo de Vendas por Ano e, em seguida, clique em Estrutura. O relatrio Resumo de Vendas por Trimestre no banco de dados de exemplo Northwind mostra vendas de vrios anos para cada trimestre. Para visualizar este relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, clique no Resumo de Vendas por Trimestre e, em seguida, clique em Estrutura.

Sobre agrupar registros por valores autonumricos, monetrios ou nmeros em um relatrio

Ao reagrupar registros em um campo AutoNumerao, Moeda ou Nmero, voc define a propriedade Reagrupar como um dos intervalos listados na tabela a seguir. Se voc define a propriedade Reagrupar como Intervalo, pode definir a propriedade Nmero de Caracteres como qualquer nmero vlido para os valores no campo que voc est reagrupando. Se voc define a propriedade Reagrupar como Cada Valor, o valor do Nmero de Caracteres 1. Defina a propriedade Para agrupar registros com Reagrupar como Cada Valor O mesmo valor no campo ou expresso. Intervalo Valores que se enquadram no intervalo que voc especificar.

O Microsoft Access inicia os grupos AutoNumerao, Moeda e Nmero com 0. Por exemplo, se voc define a propriedade Reagrupar como Intervalo e define a propriedade Nmero de Caracteres como 5, o Microsoft Access agrupa os registros desta forma: de 0 a 4, de 5 a 9, de 10 a 14 e assim por diante. A tabela a seguir lista as especificaes de classificao e agrupamento para este relatrio. Valor da Venda, na primeira linha da coluna Campo/Expresso, na caixa Classificao e Agrupamento, agrupa os registros em intervalos de 100. Valor da Venda, na segunda linha, classifica os registros em valores crescentes dentro de cada intervalo de $100. Campo/ Expre Ordem Cabe de alho Rodap de Reagrupar de Nmero de Cara Manter Junto so Classificao Grupo Grupo teres Valor Crescente de No Sim Intervalo 100 Grupo Inteiro Venda Valor Crescente de No No Cada Valor 1 N o Venda Observao O relatrio Totais de Vendas por Quantidade no banco de dados de exemplo Northwind agrupa registros em intervalos de 1.000. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, clique em Totais de Vendas por Quantidade e, em seguida, clique em Estrutura.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Manter os dados agrupados juntamente em uma pgina ou em uma coluna de um relatrio

Power Informtica

Pg.: 183

1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Clique em Classificar e Agrupar, na barra de ferramentas, para exibir a caixa Classificar e Agrupar. 3 Defina os nveis de grupo para o relatrio. 4 Clique no campo ou expresso para o nvel de grupo que voc deseja manter junto. 5 Na seo de propriedades de grupo da caixa Classificao e Agrupamento, defina a propriedade Manter Junto como
uma das definies a seguir: Grupo Inteiro. O cabealho de grupo, todos os registros de detalhe e o rodap de grupo so impressos na mesma coluna. Com Primeiro Detalhe. O cabealho de grupo impresso em uma pgina ou em uma coluna somente se tambm puder imprimir o primeiro registro de detalhe. 6 Exiba a folha de propriedade do relatrio. 7 Defina a propriedade Manter Grupo Junto para uma das definies a seguir: Por Pgina. Mantm o grupo junto na pgina. Por Coluna/Linha. Mantm o grupo junto na coluna ou linha. Observaes Se voc deseja manter os dados juntos em uma seo, por exemplo, um registro na seo detalhe, defina a propriedade Manter Junto para essa seo como Sim. O relatrio Lista Alfabtica de Produtos no banco de dados de exemplo Northwind mantm os produtos para cada letra juntos como um grupo. Para visualizar esse relatrio, abra o banco de dados Northwind na subpasta Exemplos da sua pasta de programas do Office. Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios, clique em Lista Alfabtica de Produtos e, em seguida, clique em Estrutura.

Repetir um cabealho de grupo em outra pgina ou coluna

1 Abra o relatrio no modo Estrutura. 2 Exiba a folha de propriedade para o cabealho de grupo que voc deseja repetir clicando em seu seletor de seo. 3 Defina a propriedade Seo de Repetio como Sim.

Resolver problemas de classificao e de agrupamento em um relatrio Imprimir registros em um relatrio na mesma ordem que em sua tabela ou consulta base
Defina a ordem de classificao para um relatrio na caixa Classificao e Agrupamento.

Os registros nos grupos do meu relatrio no esto classificados Classificar registros corretamente para meu idioma

Voc deve especificar uma ordem de classificao para os registros em um grupo na caixa Classificao e Agrupamento no modo Estrutura do relatrio. Por exemplo, se deseja classificar os pedidos que foram enviados a cada dia pelo Cdigo de Pedido, agrupe por Data de Envio e classifique pelo Cdigo de Pedido. Defina a ordem de classificao para o banco de dados com o idioma correto na caixa de dilogo Opes.

Imprimir o cabealho de grupo na mesma linha que o primeiro registro de detalhe Ocultar valores duplicados que aparecem no mesmo grupo Visualizar um relatrio

Voc pode estruturar um relatrio que utilize um layout de bloco de uma das maneiras a seguir: Para um novo relatrio, utilize o Assistente de Relatrio para criar o relatrio e escolha Bloco como o layout. Para um relatrio existente, modifique a estrutura do relatrio. Defina a propriedade Ocultar Repeties como Sim para a caixa de texto que exibe os valores que voc deseja ocultar. Ao visualizar um relatrio, voc pode ver como ele vai ficar na pgina impressa. Voc pode dar uma olhada rpida no layout, com apenas um exemplo dos dados do relatrio. Ou pode verificar os dados revisando cada pgina do relatrio. O que voc deseja fazer?

Visualizar os dados de um relatrio

Para visualizar um relatrio a partir do modo Estrutura No modo Estrutura clique em Visualizar Impresso na barra de ferramentas. Para visualizar um relatrio a partir da janela Banco de Dados 1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Relatrios. 2 Selecione o relatrio que voc deseja visualizar. 3 Clique no boto Visualizar. Observaes Voc pode utilizar os botes de navegao na parte inferior da janela Visualizar Impresso para mover-se entre pginas. Voc pode se mover pela pgina atual utilizando as barras de rolagem ou, se voc tiver um IntelliMouse Microsoft, utilizando o boto giratrio.

Visualizar o layout de um relatrio

O modo Visualizar Layout uma maneira rpida de verificar o layout de um relatrio porque o Microsoft Access utiliza apenas os dados da tabela ou consulta base suficientes para mostrar a voc como o relatrio vai ficar. Se voc deseja revisar os dados exatos que aparecero em um relatrio, utilize o modo Visualizar Impresso. No modo Estrutura de relatrio, clique na seta prxima ao boto Exibir na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Visualizar Layout. Observaes Se o relatrio baseado em uma consulta parmetro, voc no precisa inserir nenhum valor; basta clicar em OK. O Microsoft Access ignora os parmetros quando voc escolhe Visualizar Layout. Voc pode utilizar os botes de navegao na parte inferior da janela Visualizar Impresso para mover-se entre pginas. Voc pode se mover pela pgina atual utilizando as barras de rolagem ou, se voc tiver um Microsoft IntelliMouse, utilizan-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 do o boto giratrio.

Power Informtica

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Visualizar uma tabela, um formulrio ou um relatrio em diferentes ampliaes

Na barra de ferramentas Visualizar Impresso, clique na seta prxima caixa Zoom e, em seguida, clique em uma porcentagem de ampliao ou digite a porcentagem de ampliao desejada. Observaes Quando voc escolhe Ajuste, o Microsoft Access ajusta a ampliao da pgina para faz-la caber da melhor maneira no tamanho da janela. Voc pode alternar entre a ampliao escolhida e Ajuste colocando o ponteiro do mouse sobre a tabela, formulrio ou relatrio e ento clicando quando o ponteiro se transformar em uma lente de aumento. Voc pode utilizar os botes de navegao na parte inferior da janela Visualizar Impresso para mover-se entre pginas. Voc pode se mover pela pgina atual utilizando as barras de rolagem ou, se voc tiver um Microsoft IntelliMouse, utilizando o boto giratrio.

Visualizar duas ou mais pginas de uma vez

Para visualizar duas pginas 1 Abra a tabela, consulta, formulrio, relatrio ou mdulo em Visualizar Impresso. 2 Clique em Duas Pginas na barra de ferramentas. Para visualizar mais de duas pginas 1 Abra a tabela, consulta, formulrio , relatrio ou mdulo em Visualizar Impresso. 2 Clique em Vrias Pginas na barra de ferramentas. 3 Arraste para selecionar o nmero de pginas a serem exibidas. Para visualizar novamente uma pgina 1 Abra a tabela, consulta, formulrio, relatrio ou mdulo em Visualizar Impresso. 2 Clique em Uma Pgina na barra de ferramentas. Observao Voc pode utilizar os botes de navegao na parte inferior da janela Visualizar Impresso para mover-se entre pginas. Voc pode se mover pela pgina atual utilizando as barras de rolagem ou, se voc tiver um Microsoft IntelliMouse, utilizando o boto giratrio.

Imprimir um relatrio

Antes de imprimir um relatrio pela primeira vez, convm verificar as margens, a orientao da pgina e outras opes de configurao de pgina. 1 Selecione o relatrio na janela Banco de Dados, ou abra-o no modo Estrutura, modo Visualizar Impresso ou modo Visualizar Layout. 2 No menu Arquivo, clique em Imprimir. 3 Insira as definies desejadas na caixa de dilogo Imprimir. Sob Impressora, especifique uma impressora. Sob Intervalo de Impresso, especifique todas as pginas ou um intervalo de pginas. Sob Cpias, especifique o nmero de cpias e se elas devem ser agrupadas. 4 Clique em OK. Dica Para imprimir um relatrio sem chamar a caixa de dilogo, clique em Imprimir na barra de ferramentas.

Definir margens, orientao de pgina e outras opes de configurao de pgina

1 Abra o objeto do banco de dados em um dos modos a seguir: Abra uma tabela ou uma consulta no modo Folha de Dados ou no modo Visualizar Impresso. Abra um formulrio ou um relatrio em qualquer modo (ou a partir da janela Banco de Dados). Abra um mdulo em qualquer modo. Observao No h opes de configurao de pgina disponveis para uma macro. 2 No menu Arquivo, clique em Configurar Pgina. 3 Clique nas guias a seguir para ter acesso s opes que voc deseja definir: Margens. Para definir margens e se sero impressos apenas os dados. Pgina. Para definir orientao, tamanho de papel e impressora. Colunas. Para definir nmero, tamanho e layout de colunas, apenas para formulrios, relatrios e macros. 4 Clique em OK. O Microsoft Access armazena as definies das opes de configurao de pgina juntamente com um formulrio ou um relatrio, de forma que voc s define estas opes uma vez para cada formulrio ou relatrio. No caso de tabelas, consultas e mdulos, voc deve definir as opes de configurao de pgina toda vez em que for imprimi-los.

Solucionar problemas ao imprimir e visualizar relatrios Meu relatrio impresso com pginas em branco.

Se voc obtm apenas uma pgina em branco no final de um relatrio ou formulrio impresso, certifique-se de que a propriedade Altura esteja definida como zero para o rodap do relatrio ou para o rodap do formulrio. Se todas as outras pginas esto em branco, certifique-se de que a largura total do formulrio ou do relatrio mais as larguras das margens esquerda e direita no excedam o tamanho de papel especificado na caixa de dilogo Configurar Pgina (menu Arquivo). Voc pode utilizar como guia a frmula a seguir: largura do formulrio ou relatrio + margem esquerda + margem direita <= tamanho do papel Voc pode ajustar o formulrio ou o relatrio de uma ou de ambas as maneiras a seguir: Reduza a largura do formulrio ou do relatrio. Reduza as margens ou altere a orientao da pgina.

O modo Visualizar Layout exibe os dados errados.

O modo Visualizar Layout exibe todas as sees de um relatrio e alguns registros de detalhe. Ele classifica e agrupa os dados que exibe, mas ignora qualquer parmetro, critrio ou associao da consulta base. Por exemplo, os registros de

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 185 detalhe que voc v em um grupo podem no ser os registros que realmente pertencem a esse grupo. Para verificar a exatido dos dados em um relatrio, utilize Visualizar Impresso.

Meu relatrio solicita parmetros inesperados.

Certifique-se de que todos os nomes de campo utilizados nas reas a seguir da estrutura do relatrio estejam escritos corretamente e coincidam com nomes de campos na tabela ou consulta base: Propriedade Origem Do Controle de qualquer controle acoplado Coluna Campo/Expresso na caixa Classificar e Agrupar Expresses em controles ou na caixa Classificar e Agrupar Certifique-se tambm de que qualquer funo agregada refira-se a nomes de campos da tabela ou consulta base, e no a nomes de controles.

dicionar ou remover um cabealho e um rodap do relatrio ou um cabealho e um rodap da pgina

1 Abra o relatrio em modo Estrutura. 2 Clique em Cabealho/Rodap do Relatrio ou Cabealho/Rodap da Pgina no menu Exibir.

Observaes Voc pode adicionar cabealhos e rodaps apenas em pares. Se voc no desejar um cabealho e rodap, defina a propriedade Visvel como No para a seo que voc no deseja. Ou remover todos os controles da seo e, em seguida, dimensionar a altura da seo como zero ou definir sua propriedade Altura como 0. Se voc remover um cabealho e rodap, o Microsoft Access tambm remover os controles nesse cabealho e rodap.

lterar o tamanho de um cabealho, rodap ou outra seo de um formulrio ou relatrio

Voc pode aumentar ou diminuir a altura das sees de formulrios e relatrios individualmente. Entretanto, um formulrio ou um relatrio tem somente uma largura. Quando voc altera a largura de uma seo, altera a largura de todo o formulrio ou relatrio. Alterar a altura ou largura 1 Abra o formulrio em modo Estrutura ou o relatrio em modo Estrutura. 2 Altere tanto a altura quanto a largura, colocando o ponteiro na extremidade inferior ou na extremidade direita da seo. 3 Arraste o ponteiro para cima ou para baixo para alterar a altura da seo. Arraste o ponteiro para a direita ou para a esquerda para alterar a largura da seo. Alterar tanto a altura quanto a largura Posicione o ponteiro no canto inferior direito da seo e arraste-o diagonalmente em qualquer direo.

Manter os dados de um registro juntos em uma pgina ou em uma coluna de um formulrio ou relatrio
1 Abra o formulrio em modo Estrutura ou o relatrio em modo Estrutura. 2 Clique duas vezes no seletor de sees para abrir a folha de propriedades. 3 Defina a propriedade Manter Junto como Sim. O Microsoft Access inicia a impresso da seo na parte superior da pr-

xima pgina caso no possa imprimir a seo inteira da pgina atual. Se a seo for maior do que a rea de impresso da pgina, a definio da propriedade Manter Junto ser ignorada. A propriedade Manter Junto est disponvel para todas as sees, exceto cabealhos e rodaps de pgina. Dica Se voc quiser manter os dados juntos em um grupo por exemplo, o cabealho do grupo, registros de detalhe e rodap do grupo defina a propriedade Manter Junto para o grupo.

Imprimir cada registro, grupo ou seo em uma pgina separada em um formulrio ou relatrio
1 Abra o formulrio em modo Estrutura ou o relatrio em modo Estrutura. 2 Clique duas vezes no seletor de sees para abrir a folha de propriedades. 3 Defina a propriedade Fora Quebra de Pgina da seo com uma das definies a seguir:

Nenhuma. (Padro) Imprime a seo da pgina atual. Antes da Seo. Imprime a seo da parte superior de uma nova pgina. Depois da Seo. Imprime a seo a seguir na parte superior de uma nova pgina. Antes e Depois. Imprime a seo na parte superior de uma nova pgina e a seo a seguir na parte superior de uma nova pgina. Observaes A propriedade Fora Quebra de Pgina est disponvel para todas as sees, exceto para cabealhos ou rodaps de pgina. Para imprimir cada registro em uma pgina separada, defina a propriedade Fora Quebra de Pgina da seo Detalhe como Depois da Seo. Para imprimir cada grupo em uma pgina separada, defina a propriedade Fora Quebra de Pgina do cabealho do grupo como Antes da Seo ou a propriedade Fora Quebra de Pgina do rodap do grupo como Depois da Seo.

Omitir o cabealho ou o rodap de pgina em pginas com cabealho ou rodap de relatrio

1 Abra o relatrio em modo Estrutura. 2 Clique duas vezes no seletor de relatrios para abrir a folha de propriedades. 3 Defina a propriedade Cabealho da Pgina ou Rodap da Pgina para uma das definies a seguir:

Todas as Pginas. (Padro) Imprime o cabealho ou o rodap da pgina em todas as pginas. Sem Cabealho do Relatrio. No imprime o cabealho ou o rodap da pgina na mesma pgina que o cabealho do relatrio. Sem Rodap do Relatrio. No imprime o cabealho ou o rodap da pgina na mesma pgina que o rodap do relatrio.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 186 Sem Cabealho/Rodap do Relatrio. No imprime o cabealho ou o rodap da pgina em uma pgina que tem um cabealho ou um rodap de relatrio. Observao Quando voc define a propriedade Cabealho da Pgina como Sem Rodap do Relatrio ou Sem Cabealho/Rodap do Relatrio, o Microsoft Access imprime o rodap do relatrio em uma nova pgina.

Proteger um banco de dados adicionando uma senha de banco de dados

1 Feche o banco de dados. Se o banco de dados estiver compartilhado em uma rede, pea a todos os outros usurios que
fechem o banco de dados. 2 Faa uma cpia do banco de dados e armazene-a em um local seguro. 3 No menu Arquivo, clique em Abrir Banco de Dados. 4 Marque a caixa de seleo Exclusivo e, em seguida, abra o banco de dados. 5 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, em seguida, clique em Definir Senha do Banco de Dados. 6 Na caixa Senha, digite sua senha. As senhas devem coincidir maisculas/minsculas. 7 Na caixa Confirmar, confirme sua senha digitando-a novamente, e ento clique em OK. Agora a senha est definida. Na prxima vez em que voc ou qualquer outro usurio abrir o banco de dados, uma caixa de dilogo ser exibida pedindo uma senha. Cuidado Se voc perder sua senha ou esquec-la, ela no poder ser recuperada e voc no poder abrir o seu banco de dados. No utilize uma senha de banco de dados se voc for replicar um banco de dados. Os bancos de dados replicados no podem ser sincronizados, caso tenham sido definidas senhas de banco de dados. Observaes Se voc precisar de uma segurana mais eficaz que a fornecida por uma senha de banco de dados, ter que definir segurana em nvel de usurio. Voc no pode definir uma senha de banco de dados se houver sido definida segurana em nvel de usurio para o seu banco de dados e voc no tiver a permisso Administrador para ele. Ademais, uma senha de banco de dados definida em adio segurana em nvel de usurio. Toda restrio baseada em permisses de segurana em nvel de usurio continua em vigor, se tiver sido estabelecida. Se uma tabela de um banco de dados protegido por senha for vinculada, a senha ser armazenada (salva) no banco de dados ao qual a tabela foi vinculada quando do estabelecimento do vnculo. Isso pode ter conseqncias imprevisveis.

Remover uma senha de banco de dados

1 No menu Arquivo, clique em Abrir Banco de Dados. 2 Marque a caixa de seleo Exclusivo e, em seguida, abra o banco de dados. 3 Na caixa de dilogo Senha Requerida, digite a senha do banco de dados e, a seguir, clique em OK. As senhas devem

coincidir maisculas/minsculas. 4 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Desproteger Senha do Banco de Dados. Esse comando somente est disponvel se uma senha de banco de dados tiver sido previamente definida. 5 Na caixa de dilogo Desproteger Senha do Banco de Dados, digite a sua senha atual. 6 Clique em OK.

Maneiras de proteger o seu cdigo do Visual Basic para Aplicativos

Utilizando o Assistente de Segurana em Nvel de Usurio (menu Ferramentas, submenu Segurana), voc pode impedir que algum venha a ler o cdigo do Visual Basic para aplicativos, em mdulos. Na primeira tela do assistente, marque a caixa de seleo Mdulos. Aps executar esse procedimento, os seus mdulos sero protegidos de modo que somente podero ser lidos pela conta do usurio administrador e qualquer outro membro do grupo Administradores do arquivo de informaes do grupo de trabalho que era o atual no momento em que o assistente foi executado. Todos os usurios continuaro podendo executar o cdigo. Para proteger o cdigo do Visual Basic por trs de formulrios, relatrios e controles, marque tambm as caixas de seleo Formulrios e Relatrios e, ento, conceda apenas a permisso Abrir/Executar para os usurios ou grupos que voc deseja que possam utilizar, sem modificar, os seus formulrios e relatrios (menu Ferramentas, submenu Segurana, comando Permisses para Usurio e Grupo). Se voc der esse banco de dados para um local remoto com outro arquivo de informaes de grupo de trabalho, os membros do grupo Administradores desse arquivo no tero nenhuma permisso especial sobre qualquer dos objetos protegidos em seu banco de dados. Se desejar conceder a eles privilgios especiais, poder distribuir um arquivo de informaes de grupo de trabalho com os grupos (e permisses) j definidos e, em seguida, deixar que os membros do grupo Administradores adicionem suas prprias contas de usurio a esses grupos. Ou, ento, voc poder atribuir permisses para um grupo de seu prprio arquivo de informaes do grupo de trabalho, e fazer com que o local remoto gere um grupo utilizando exatamente o mesmo nome e identificao pessoal do grupo que voc criou. Voc pode, tambm, utilizar a segurana em nvel de usurio para proteger um aplicativo sem ser necessrio que os usurios efetuem logon. Ou voc pode salvar o seu banco de dados como um arquivo MDE, para remover o cdigo editvel do Visual Basic e proteger a estrutura de objetos e relacionamentos do banco de dados.

Proteger um banco de dados sem ser necessrio que os usurios efetuem logon

1 Proteja o seu banco de dados utilizando o Assistente de Segurana em Nvel de Usurio. 2 Para cada objeto de banco de dados que voc deseja tornar disponvel para os usurios, conceda conta de usurio

Admin as permisses apropriadas. 3 Desative a caixa de dilogo Logon. Quando os usurios iniciam o Microsoft Access sem efetuar logon, o Microsoft Access efetua automaticamente o logon deles na conta de usurio Admin. Como resultado, eles s tm as permisses concedidas no passo 2. Isso funciona para qualquer grupo de trabalho, porque a conta Admin idntica em cada arquivo de informaes do grupo de trabalho. Somente a conta de usurio administrador, e os membros do grupo Administradores do arquivo de informaes do grupo de trabalho que era o atual quando voc executou o assistente no passo 1, tero permisses totais sobre os objetos de seu

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 187 banco de dados. Para executar funes administrativas, voc pode reativar o procedimento de logon e efetuar logon como um membro do grupo Administradores ou utilizar as opes de linha de comando /pwd e /user para especificar a sua senha e o nome de usurio ao iniciar o Microsoft Access.

Ocultar objetos na janela Banco de Dados

1 Na janela Banco de Dados, clique no objeto que voc deseja ocultar. 2 Clique em Propriedades na barra de ferramentas. 3 Selecione Oculto e, ento, clique em OK.

Observao Para mostrar todos os objetos ocultos, clique em Opes no menu Ferramentas, clique na guia Exibir e, em seguida, marque a caixa de seleo Objetos Ocultos. Os cones de objetos ocultos sero exibidos com o contorno esmaecido.

Remover segurana em nvel de usurio

Esse procedimento requer um processo de dois estgios. Primeiro, voc efetua logon como um administrador do grupo de trabalho e d ao grupo Usurios permisses sobre todos os objetos. Em seguida, voc devolve a posse do banco de dados e seus objetos ao usurio Admin padro, saindo, efetuando logon como Admin, criando um banco de dados vazio e, em seguida, importando todos os objetos do banco de dados original para o novo. 1 Inicie o Microsoft Access e efetue logon como um administrador do grupo de trabalho (membro do grupo Administradores). 2 Abra o banco de dados. 3 D ao grupo Usurios permisses totais sobre todos os objetos do banco de dados. 4 Saia e reinicie o Microsoft Access e, ento, efetue logon como Admin. 5 Crie um novo banco de dados vazio e deixe-o aberto. 6 Importe todos os objetos do banco de dados original para o novo. 7 Se os usurios estiverem utilizando o arquivo de informaes do grupo de trabalho atual ao abrir o banco de dados, voc precisar limpar a senha do Admin para desativar a caixa de dilogo Logon para o grupo de trabalho atual. Isso no necessrio se os usurios estiverem utilizando o arquivo de informaes do grupo de trabalho padro, criado na instalao do Microsoft Access. O novo banco de dados agora est completamente desprotegido. Qualquer um que possa abrir o novo banco de dados ter permisses totais sobre todos os seus objetos. Isso funciona para qualquer grupo de trabalho, porque a conta Admin idntica em todos os arquivos de informaes do grupo de trabalho. O arquivo de informaes do grupo de trabalho que era o atual quando o novo banco de dados foi criado, no passo 6, define o grupo Administradores para o novo banco de dados.

Proteger um banco de dados

O Microsoft Access oferece dois mtodos tradicionais para proteger um banco de dados: a definio de uma senha para abrir o banco de dados ou a segurana em nvel de usurio, que pode ser utilizada para delimitar as partes do banco de dados que o usurio pode acessar ou alterar. Alm desses mtodos, voc pode remover o cdigo editvel do Visual Basic de seu banco de dados e impedir modificaes na estrutura dos formulrios, relatrios e mdulos, salvando-o como um arquivo MDE. Definindo uma senha O mtodo mais simples definir uma senha para abrir o banco de dados. Uma vez definida uma senha, uma caixa de dilogo solicitando a senha ser exibida sempre que o banco de dados for aberto. Somente os usurios que digitarem a senha correta podero abrir o banco de dados. Esse mtodo seguro (o Microsoft Access criptografa a senha para que ela no possa ser acessada pela leitura direta do arquivo de banco de dados), mas s se aplica abertura de um banco de dados. Uma vez aberto o banco de dados, todos os seus objetos estaro disponveis para o usurio (a menos que j tenha sido definida segurana em nvel de usurio, como descrito mais adiante neste tpico). Para um banco de dados que seja compartilhado por um pequeno grupo de usurios ou em um nico computador, a definio de uma senha costuma ser suficiente. Cuidado No utilize uma senha de banco de dados se voc for replicar o banco de dados. Os bancos de dados replicados no podem ser sincronizados, caso tenham sido definidas senhas. Segurana em nvel de usu rio O mtodo mais flexvel e completo de proteger um banco de dados denominado segurana em nvel de usurio. Essa forma de segurana semelhante aos mtodos utilizados na maioria dos sistemas de rede. Os usurios so solicitados a se identificar e a digitar uma senha ao iniciarem o Microsoft Access. Dentro do arquivo de informaes do grupo de trabalho, eles so identificados como membros de um grupo. O Microsoft Access fornece dois grupos padro: administradores (denominado grupo Administradores) e usurios (denominado grupo Usurios), mas grupos adicionais podem ser definidos. So concedidas Permisses a grupos e a usurios para regular o modo como se permitir que eles trabalhem com cada objeto de um banco de dados. Por exemplo, os membros do grupo Usurios podem ter permisso para visualizar, inserir ou modificar dados em uma tabela Clientes, mas no de alterar a estrutura dessa tabela. O grupo Usurios pode ter a permisso apenas para visualizar dados em uma tabela que contenha dados de pedidos e ter acesso totalmente negado a uma tabela Folha de Pagamento. Os membros do grupo Administradores tm permisses totais sobre todos os objetos de um banco de dados. Voc pode definir um controle mais minucioso criando suas prprias contas de grupo, atribuindo permisses apropriadas a esses grupos e, ento, adicionando usurios a esses grupos. As trs razes principais de se utilizar segurana em nvel de usurio so: Proteger a propriedade intelectual de seu cdigo. Impedir que os usurios interrompam inadvertidamente um aplicativo alterando o cdigo ou os objetos dos quais o aplicativo dependa. Proteger dados sigilosos do banco de dados. Observao Para obter maiores informaes sobre o modelo de segurana do Microsoft Access, consulte o Captulo 14,

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica "Protegendo o seu aplicativo", em Criando Aplicativos com o Microsoft Access 97.

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Proteger um banco de dados utilizando o Assistente de Segurana em Nvel de Usurio

A utilizao do Assistente de Segurana em Nvel de Usurio um processo simples, mas execut-lo, apenas, no efetua todos os passos necessrios para proteger completamente o seu banco de dados. Observao O Assistente de Segurana em Nvel de Usurio pode demorar um pouco para ser executado. Por exemplo, em um 486/50, proteger o banco de dados de exemplo Northwind leva aproximadamente 13 minutos. 1 Associe-se a um grupo de trabalho protegido ou crie um novo arquivo de informaes do grupo de trabalho. Importante Para certificar-se de que o seu banco de dados est completamente protegido, no utilize o grupo de trabalho padro definido pelo arquivo de informaes do grupo de trabalho do Microsoft Access que foi criado quando voc instalou o Microsoft Access. Voc deve certificar-se de que o arquivo de informaes do grupo de trabalho que define o grupo de trabalho ao qual voc est se associando tenha sido criado com um cdigo de grupo de trabalho exclusivo; caso contrrio, voc ter que criar um novo grupo de trabalho. 2 Ative a caixa de dilogo Logon. 3 Crie a conta de usurio do administrador. 4 Saia do Microsoft Access e efetue logon como administrador. 5 Remova o usurio Administrador do grupo Administrador. Observao Se voc desejar que um outro usurio, que no a conta de administrador, seja o proprietrio do banco de dados e de todos os objetos nele contidos, saia do Microsoft Access e efetue logon como esse usurio. Ele deve ser um usurio que no seja Admin e que tenha, pelo menos, as permisses Ler Dados e Ler Estrutura sobre todos os objetos do banco de dados que voc deseja proteger. 6 Abra o banco de dados que voc deseja proteger. 7 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, em seguida, clique em Assistente de Segurana em Nvel de Usurio. 8 Siga as instrues das caixas de dilogo do assistente. O Assistente de Segurana em Nvel de Usurio cria um novo banco de dados, exporta cpias de todos os objetos do banco de dados original, protege os tipos de objeto selecionados na primeira caixa de dilogo do assistente, revogando todas as permisses do grupo Usurios sobre esses objetos no novo banco de dados e, em seguida, criptografa o novo banco de dados. O banco de dados original no sofre nenhuma alterao. Os relacionamentos entre tabelas e todas as tabelas vinculadas tambm so novamente criados no novo banco de dados. A essa altura, somente os membros do grupo Administradores no grupo de trabalho ao qual voc se associou no passo 1 tero acesso aos objetos protegidos no novo banco de dados. O grupo Usurios no tem permisses sobre os objetos protegidos. Voc precisa conceder permisses a usurios e/ou grupos para controlar o acesso aos objetos protegidos.

O que um grupo de trabalho do Microsoft Access?

Um grupo de trabalho do Microsoft Access um grupo de usurios que compartilham dados em um ambiente multiusurio. Quando a segurana em nvel de usurio est definida, os membros de um grupo de trabalho esto registrados em contas de usurio e grupo armazenadas em um arquivo de informaes do grupo de trabalho do Microsoft Access. As senhas dos usurios tambm so armazenadas no arquivo de informaes do grupo de trabalho. Essas contas de segurana podem ter, ento, permisses para bancos de dados e seus objetos. As permisses propriamente so armazenadas no banco de dados protegido. No Microsoft Access 97, as preferncias do usurio esto armazenadas no Registro do Windows, na chave \Hkey_Current_User\Software\Microsoft\Office\8.0\Access\Settings. Em verses anteriores do Microsoft Access, as preferncias do usurio definidas na caixa de dilogo Opes esto registradas no arquivo de informaes do grupo de trabalho. O seu grupo de trabalho padro definido pelo arquivo de informaes do grupo de trabalho que o Programa de instalao cria automaticamente na pasta em que voc instalou o Microsoft Access. A menos que voc especifique um outro arquivo de informaes do grupo de trabalho, utilizando o utilitrio Administrador do Grupo de Trabalho, o Microsoft Access utilizar o arquivo de informaes do grupo de trabalho padro toda vez que voc iniciar o Microsoft Access. Voc pode, tambm, utilizar o Administrador do Grupo de Trabalho para criar um novo arquivo de informaes do grupo de trabalho do Microsoft Access. Antes de criar contas de segurana, voc deve escolher um arquivo de informaes do grupo de trabalho do Microsoft Access onde essas contas sero armazenadas. Voc pode utilizar o arquivo de informaes do grupo de trabalho padro, especificar outro ou criar um novo. Se voc precisar garantir que o seu grupo de trabalho e suas permisses no possam ser duplicados, no utilize o arquivo de informaes do grupo de trabalho padro; voc deve certificar-se de que o arquivo de informaes do grupo de trabalho escolhido tenha sido criado com um cdigo do grupo de trabalho exclusivo. Se tal arquivo de informaes do grupo de trabalho no existir, voc dever criar um, utilizando o Administrador do Grupo de Trabalho.

Associar-se a um grupo de trabalho do Microsoft Access

1 Saia do Microsoft Access. 2 Para iniciar o Administrador do Grupo de Trabalho, proceda de uma das maneiras a seguir, conforme o sistema opera-

cional que voc esteja utilizando: Se voc estiver utilizando o Windows 95, utilize o Meu Computador ou o Windows Explorer para abrir a subpasta System na pasta Windows e, ento, clique duas vezes em Wrkgadm.exe. Se voc estiver utilizando o Windows NT Workstation 4.0, utilize o Meu Computador ou o Windows Explorer para abrir a subpasta System32 na pasta WinNT e, ento, clique duas vezes em Wrkgadm.exe. Se voc estiver utilizando o Windows NT Workstation 3.51, abra o Gerenciador de Programas e, ento, clique duas vezes no cone Administrador do Grupo de Trabalho, no grupo de programas em que voc instalou o Microsoft Access. 3 Na caixa de dilogo Administrador do Grupo de Trabalho, clique em Associar. 4 Digite o caminho e o nome do arquivo de informaes do grupo de trabalho que define o grupo de trabalho do Microsoft

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 189 Access ao qual voc deseja se associar e clique em OK, ou clique em Procurar e ento utilize a caixa de dilogo Selecionar Arquivo de Informaes do grupo de trabalho para localizar o arquivo de informaes do grupo de trabalho. Na prxima vez em que voc iniciar o Microsoft Access, ele utilizar as contas de usurio e grupo e as senhas armazenadas no arquivo de informaes do grupo de trabalho ao qual voc se associou. Importante Se voc estiver definindo segurana em nvel de usurio e precisar assegurar-se de que o seu grupo de trabalho e as suas permisses no possam ser duplicadas, voc dever certificar-se de que o arquivo de informaes do grupo de trabalho que define o grupo de trabalho ao qual voc est se associando tenha sido criado com um cdigo do grupo de trabalho exclusivo. Se tal arquivo no existir, voc dever criar um. Observao Voc pode, tambm, especificar um arquivo de informaes do grupo de trabalho ao iniciar o Microsoft Access, utilizando a opo de linha de comando /wrkgrp.

Criar um novo arquivo de informao do grupo de trabalho do Microsoft Access

Quando voc instala o Microsoft Access, o Programa de instalao cria automaticamente um arquivo de informaes do grupo de trabalho que identificado pelas informaes de nome e organizao especificadas por voc. Como essas informaes costumam ser fceis de se determinar, possvel que usurios no autorizados criem uma outra verso desse arquivo de informao e, conseqentemente, adotem as permisses irrevogveis de uma conta de administrador (um membro do grupo Administradores) no grupo de trabalho definido por esse arquivo de informao. Para evitar isso, crie um novo arquivo de informaes do grupo de trabalho e especifique um cdigo do grupo de trabalho. Somente algum que conhea o cdigo do grupo de trabalho ser capaz de criar uma cpia do arquivo de informaes do grupo de trabalho. 1 Saia do Microsoft Access. 2 Para iniciar o Administrador do Grupo de Trabalho, proceda de uma das maneiras a seguir, conforme o sistema operacional que voc estiver utilizando: Se voc estiver utilizando o Windows 95 ou o Windows NT Workstation 4.0, utilize o Meu Computador ou o Windows Explorer para abrir a subpasta System na pasta Windows e, ento, clique duas vezes em Wrkgadm.exe. Se voc estiver utilizando o Windows NT Workstation 4.0, utilize o Meu Computador ou o Windows Explorer para abrir a subpasta System32 na pasta WinNT e, ento, clique duas vezes em Wrkgadm.exe. Se voc estiver utilizando o Windows NT Workstation 3.51, abra o Gerenciador de Programas e, ento, clique duas vezes no cone Administrador do Grupo de Trabalho no grupo de programas onde voc instalou o Microsoft Access. 3 Na caixa de dilogo Administrador do Grupo de Trabalho, clique em Criar e, em seguida, digite o seu nome e o de sua organizao. 4 Na caixa de dilogo Informaes do Proprietrio do Grupo de Trabalho, digite qualquer combinao de at 20 nmeros e letras e, em seguida, clique em OK. Cuidado Certifique-se de anotar o seu nome, organizao e cdigo do grupo de trabalho exatos, coincidindo letras maisculas/minsculas (em todas as trs entradas), e guarde-os em um local seguro. Se voc precisar recriar o arquivo de informaes do grupo de trabalho, ter que fornecer exatamente o mesmo nome, organizao e cdigo do grupo de trabalho. Se esquecer ou perder essas entradas, voc no poder recuper-las e poder perder o acesso aos seus bancos de dados. 5 Digite um novo nome para o novo arquivo de informaes do grupo de trabalho e, em seguida, clique em OK. (Por padro, o arquivo de informaes do grupo de trabalho salvo na pasta onde voc instalou o Microsoft Access. Para salv-lo em um local diferente, digite um novo caminho ou clique em Procurar para especificar o novo caminho). O novo arquivo de informaes do grupo de trabalho ser utilizado na prxima vez que voc iniciar o Microsoft Access. Qualquer conta ou senha de usurio e grupo que voc crie sero salvas no novo arquivo de informaes do grupo de trabalho. Para que outros se associem ao grupo de trabalho definido por seu novo arquivo de informaes do grupo de trabalho, copie-o para uma pasta compartilhada (se voc j no o tiver salvo em uma pasta compartilhada no passo 4) e, em seguida, faa com que cada usurio execute o Administrador do Grupo de Trabalho para se associar ao novo arquivo de informaes do grupo de trabalho.

Restaurar um arquivo de informao do grupo de trabalho do Microsoft Access danificado ou excludo

Em algumas circunstncias raras, o arquivo de informaes do grupo de trabalho do Microsoft Access pode ficar danificado. Se voc iniciar o Microsoft Access e esse arquivo no puder ser aberto, uma mensagem ser exibida. A maneira de se resolver esse problema depende de voc ter uma cpia de backup e da forma como o seu arquivo de informaes do grupo de trabalho foi originalmente criado ou especificado. A tabela a seguir resume como voc deve proceder em cada situao. Administrador de Cpia de Grupo de Trabalho backup utilizado feita Soluo No. Utilizado o arquivo No padro criado ao instalar o Microsoft Access. No. Utilizado o arquivo Sim padro criado ao instalar o Microsoft Access. Sim. Criado um novo arqu N o vo. Sim. Criado um novo arqu Sim vo. Sim. Associado (especifi-Sim cado) um arquivo em um caminho diferente do da Reinstale o Microsoft Access para criar um arquivo padro de informaes do grupo de trabalho padro.

Utilize o Windows Explorer, o Meu Computador, o comando copy do MS-DOS ou um software de backup para copiar a cpia mais recente do arquivo para a pasta onde voc instalou o Microsoft Access. Execute novamente o Administrador do Grupo de Trabalho digitando as mesmas entradas (coincidindo maisculas/minsculas) de nome, organizao e cdigo do grupo de trabalho que voc utilizou quando o criou originalmente. . Copie ou restaure a cpia de backup para o caminho onde voc salvou originalme te o seu arquivo de informaes do grupo de trabalho. Copie ou restaure a cpia de backup para o caminho original.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 pasta onde o Microsoft Access est instalado. Sim. Associado (especifi-No cado) um arquivo em um caminho diferente do da pasta onde o Microsoft Access est instalado.

Power Informtica

Pg.: 190

Crie uma nova cpia utilizando o mtodo que foi utilizado para criar o arquivo orig nal: reinstalando o Microsoft Access ou utilizando o Administrador do Grupo de Trabalho e digitando as mesmas entradas (coincidindo maisculas / minsculas) de nome, organizao e cdigo do grupo de trabalho utilizadas quando o arquivo foi originalmente criado.

Importante O Microsoft Access armazena informaes de conta de segurana no arquivo de informaes do grupo de trabalho. Portanto, sempre que voc no tiver uma cpia de backup e precisar recriar um arquivo de informaes do grupo de trabalho, e se tiver permisses restritas para seu banco de dados, voc ter que recriar as contas de segurana com as mesmas entradas de nome (coincidindo maisculas/minsculas) e identificao pessoal que antes. Voc no precisa redefinir permisses ou posse de objetos, pois essas informaes so armazenadas nos prprios bancos de dados protegidos.

Definir mais de um grupo de trabalho para utilizar o mesmo banco de dados protegido

Voc pode dar acesso a um banco de dados protegido e a seus objetos, a usurios de diferentes grupos de trabalho do Microsoft Access, criando uma conta de grupo com um nome e identificao pessoal idnticos em cada grupo de trabalho com o qual voc deseja compartilhar o banco de dados protegido. Voc pode, ento, adicionar usurios de cada grupo de trabalho a essa conta de grupo. Isso til quando voc deseja que usurios de locais remotos gerenciem sua prpria associao ao grupo de trabalho. 1 Saia do Microsoft Access. 2 Utilize o Administrador do Grupo de Trabalho para associar-se a um dos grupos de trabalho. 3 Inicie o Microsoft Access, efetue logon como um administrador do grupo de trabalho (um membro do grupo Administradores) e, ento, abra um banco de dados. 4 Crie uma conta de grupo, certificando-se de anotar o nome de grupo (coincidindo maisculas/minsculas) e a identificao exatos. 5 Adicione usurios ao novo grupo. Observao Voc pode adicionar usurios a esse grupo ou exclui-los a qualquer momento. 6 Repita os passos de 1 a 5 para cada grupo de trabalho que ir compartilhar o mesmo banco de dados protegido. No passo 3, certifique-se de digitar exatamente o mesmo nome de grupo e identificao pessoal (coincidindo maisculas/minsculas) que da conta de grupo que voc criou no primeiro grupo de trabalho. 7 Abra o banco de dados protegido que voc deseja compartilhar entre os grupos de trabalho e atribua permisses ao novo grupo. Observao Voc pode, tambm, permitir que o administrador de um grupo de trabalho em um local remoto adicione o mesmo grupo a seu arquivo de informaes do grupo de trabalho, fornecendo ao administrador o nome de grupo e identificao pessoal exatos (coincidindo maisculas/minsculas) que voc utilizou para criar esse grupo em seu arquivo de informaes do grupo de trabalho.

Requerer que os usurios efetuem logon no Microsoft Access

At voc ativar o procedimento de logon para um grupo de trabalho, o Microsoft Access efetua automaticamente o logon de todos os usurios durante a inicializao, utilizando a conta de usurio Admin predefinida. Voc exige que os usurios de um grupo de trabalho efetuem logon adicionando uma senha conta de usurio Admin. 1 Associe-se ao grupo de trabalho cujo procedimento de logon voc deseja ativar. 2 Inicie o Microsoft Access e, ento, abra um banco de dados. 3 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, em seguida, clique em Contas de Usurio e Grupo. 4 Clique na guia Usurios e certifique-se de que a conta de usurio Admin predefinida esteja realada na caixa Nome. 5 Clique na guia Alterar Senha de Logon, clique na caixa Nova Senha e digite a nova senha. No digite nada na caixa Senha Atual. Para manter a segurana de sua senha, o Microsoft Access exibe asteriscos (*) medida que voc digita. As senhas podem ter de 1 a 14 caracteres e podem incluir qualquer caractere, exceto o caractere ASCII 0 (nulo). As senhas devem coincidir maisculas/minsculas. 6 Confirme a senha digitando-a novamente na caixa Confirmar e, ento, clique em OK. A caixa de dilogo Logon ser exibida na prxima vez que algum membro do grupo de trabalho ao qual voc se associou no passo 1 iniciar o Microsoft Access. Se no houver nenhuma conta de usurio atualmente definida para esse grupo de trabalho, o usurio Admin ser a nica conta vlida a essa altura. Observao Ao proteger um banco de dados, voc cria contas de usurio em um grupo de trabalho do Microsoft Access e, ento, atribui permisses sobre bancos de dados e objetos a essas contas e a qualquer conta de grupo qual elas pertenam. Quando os usurios efetuam logon no Microsoft Access utilizando suas contas, eles tm apenas as permisses associadas a essas contas. Os usurios efetuam logon no Microsoft Access digitando um nome de usurio e uma senha na caixa de dilogo Logon.

Desativar a caixa de dilogo Logon

1 Associe-se ao grupo de trabalho cujo procedimento de logon voc deseja desativar. 2 Inicie o Microsoft Access e abra um banco de dados. 3 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, em seguida, clique em Contas de Usurio e Grupo. 4 Clique na guia Usurios. Na caixa Nome, selecione Administrador na lista e, em seguida, clique em Limpar Senha.

Na prxima vez que algum membro do grupo de trabalho ao qual voc se associou no passo 1 iniciar o Microsoft Access, a caixa de dilogo Logon no ser mais exibida. Observao Esse procedimento no remove nenhuma segurana em nvel de usurio que tenha sido definida para o banco de dados.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Maneiras de tornar disponveis para os usurios um grupo de trabalho e um aplicativo protegidos

Power Informtica

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Um aplicativo protegido depende de que os usurios tenham acesso a um banco de dados de aplicativo onde as permisses so armazenadas, e a um grupo de trabalho onde as contas de usurio e grupo e as senhas so armazenadas. Dependendo de como o aplicativo deva ser utilizado, voc pode tornar o aplicativo e o grupo de trabalho disponveis para os usurios de vrias maneiras. Copiar os arquivos do aplicativo e o arquivo de informaes do grupo de trabalho que define o grupo de trabalho para um local de um servidor da rede Utilizando o Administrador do Grupo de Trabalho, os usurios podem se associar ao grupo de trabalho especificando o caminho do servidor de rede para o arquivo de informaes do grupo de trabalho e, ento, executar o aplicativo diretamente a partir do local no servidor. aconselhvel impedir que os usurios abram o aplicativo com acesso exclusivo, removendo do grupo Usurios as permisses Abrir Exclusivo para o banco de dados. Dar a cada usurio uma cpia dos arquivos do aplicativo e do arquivo de informaes do grupo de trabalho que define o grupo de trabalho Utilizando o Administrador do Grupo de Trabalho, os usurios podem se associar ao grupo de trabalho especificando o caminho para o arquivo de informaes do grupo de trabalho em seus respectivos computadores, e ento executar suas cpias do aplicativo. Entretanto, se voc precisar atualizar o aplicativo, os dados ou o arquivo de informaes do grupo de trabalho, ser necessrio dar a cada usurio cpias de todos os arquivos atualizados. Como uma alternativa, voc poder dividir o aplicativo em um banco de dados de dados localizado em um servidor de rede e um banco de dados de aplicativo contendo todos os outros objetos de banco de dados, colocado no computador de cada usurio. Normalmente, nessa configurao, voc desejar manter o arquivo de informaes do grupo de trabalho tambm no servidor. Assim, se voc tiver que atualizar o aplicativo, s ter que dar aos usurios verses atualizadas do arquivo de banco de dados do aplicativo. Dar aos usurios de diferentes grupos de trabalho do Microsoft Access acesso ao aplicativo, criando o mesmo grupo em cada grupo de trabalho Voc pode criar uma conta de grupo em cada grupo de trabalho com o nome e identificao pessoal idnticos e, ento, adicionar usurios de cada grupo de trabalho a esse grupo. Por exemplo, um usurio trabalhando em uma rede em um grupo de trabalho do Microsoft Access localizado em So Paulo pode utilizar um aplicativo criado para um grupo de trabalho do Microsoft Access em Londres, se esse usurio for um membro de uma conta de grupo que tenha sido criada com um nome e identificao pessoal idnticos em ambos os grupos de trabalho. Para executar o aplicativo, cada usurio deve ter uma cpia do Microsoft Access. Para criar um aplicativo do Microsoft Access que no exija uma cpia deste, necessrio utilizar o Microsoft Office 97 Developer.

Criar contas de usurio ou de grupo e conceder permisses

Se voc necessitar de um grupo de administradores e de um grupo de usurios somente por motivos de segurana, no preciso criar grupos adicionais; voc pode utilizar os grupos Administradores e Usurios padres. Nesse caso, voc precisa apenas atribuir as permisses apropriadas ao grupo Usurios padro e adicionar novos administradores ao grupo Administradores padro. Qualquer novo usurio que voc adicionar ser automaticamente adicionado ao grupo Usurios. Permisses tpicas para o grupo Usurios devem incluir Ler Dados e Atualizar Dados, para tabelas e consultas, e Abrir/Executar, para formulrios e relatrios. Se voc necessitar de um controle mais elaborado sobre diferentes grupos de usurios, pode criar seus prprios grupos, atribuir conjuntos de permisses diferentes a esses grupos e, em seguida, adicionar usurios aos grupos apropriados. Para simplificar o gerenciamento de permisses, recomendvel que voc atribua permisses somente a grupos (e no a usurios) e, ento, adicione usurios aos grupos apropriados.

Converter um banco de dados protegido de uma verso anterior do Microsoft Access

A utilizao de um banco de dados protegido de uma verso anterior do Microsoft Access requer alguns passos e consideraes adicionais. Importante Para converter ou ativar um banco de dados protegido, voc precisa satisfazer as exigncias a seguir, para que a converso no falhe: Quando voc instala o Microsoft Access 97, ele cria um novo arquivo de informaes do grupo de trabalho, e o torna o arquivo atual. Entretanto, antes de converter um banco de dados protegido, voc precisa associar-se ao arquivo de informao do grupo de trabalho que define as contas de usurio utilizadas para acessar o banco de dados que voc deseja converter ou que estava sendo utilizado quando o banco de dados foi protegido. A conta de usurio que voc utiliza para efetuar logon durante a converso precisa ter as permisses a seguir: Permisses Abrir/Executar e Abrir Exclusivo para o prprio banco de dados. Permisses Modificar Estrutura ou Administrador para todas as tabelas do banco de dados, ou voc deve ser o proprietrio de todas as tabelas do banco de dados. Permisses Ler Estrutura para todos os objetos do banco de dados. Se todos os usurios de um banco de dados protegido de uma verso anterior forem atualizados para o Microsoft Access 97, voc deve converter o banco de dados e o arquivo de informao do grupo de trabalho utilizado com ele. A maneira de proceder depende de qual a verso do Microsoft Access a partir da qual voc est atualizando. Se apenas alguns usurios de um banco de dados protegido forem atualizar para o Microsoft Access 97, voc poder compartilhar o banco de dados e o arquivo de informao do grupo de trabalho entre todas as verses do Microsoft Access atualmente utilizadas. Existem vrias maneiras de compartilhar o banco de dados protegido e arquivo de informao do grupo de trabalho. Importante S converta um banco de dados protegido de uma verso anterior se todos os usurios do banco de dados estiverem atualizando para o Microsoft Access 97. Se apenas alguns usurios estiverem atualizando, voc poder compartilhar o banco de dados em seu formato atual.

Converter um banco de dados protegido do Microsoft Access verso 1.x ou 2.0

1 Converta o banco de dados protegido.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 192 2 Converta o arquivo de informao do grupo de trabalho (normalmente denominado system.mda) utilizado com o banco de dados protegido. 3 Diga aos usurios para se associarem ao arquivo de informao do grupo de trabalho convertido antes de abrirem o banco de dados protegido.

Converter um banco de dados protegido do Microsoft Access 95

Ao atualizar a partir do Microsoft Access 95, voc precisa converter o seu banco de dados protegido, mas no precisa converter seu arquivo de informao do grupo de trabalho para utiliz-lo com o Microsoft Access 97. Entretanto, voc deve compactar o arquivo de informao do grupo de trabalho antes de utiliz-lo. 1 Converta o banco de dados protegido. 2 Compacte o banco de dados protegido. 3 Saia do Microsoft Access. 4 Antes de compactar o arquivo de informao do grupo de trabalho (normalmente denominado system.mdw) que foi utilizado com o banco de dados protegido, associe-se temporariamente a outro arquivo de informao do grupo de trabalho. 5 Inicie o Microsoft Access, sem abrir um banco de dados. 6 Compacte o arquivo de informao do grupo de trabalho que foi utilizado com o banco de dados protegido. 7 Diga aos usurios para se associarem ao arquivo de informao do grupo de trabalho compactado antes de abrirem o banco de dados protegido.

Compartilhar um banco de dados protegido da verso anterior entre vrias verses do Microsoft Access

Com uma exceo, as questes envolvidas no compartilhamento de um banco de dados protegido entre vrias verses do Microsoft Access so as mesmas envolvidas no compartilhamento de um banco de dados no protegido. A nica exceo se refere maneira de manipular os arquivos de informao do grupo de trabalho utilizados com o banco de dados protegido. Voc tem duas opes: Dizer aos usurios que forem fazer a atualizao para o Microsoft Access 97 que se associem ao arquivo de informao do grupo de trabalho apropriado, criado com a verso mais antiga do Microsoft Access que estar compartilhando o banco de dados protegido. O Microsoft Access 97 pode utilizar arquivos de informao do grupo de trabalho criados com verses anteriores, mas as verses anteriores s podem utilizar arquivos de informao do grupo de trabalho criados na mesma verso ou em uma anterior. Importante Se os usurios forem compartilhar um banco de dados protegido do Microsoft Access 95, voc dever compactar o arquivo de informao do grupo de trabalho atual com o Microsoft Access 97 antes de utiliz-lo. A compactao do arquivo utilizando-se o Microsoft Access 97 no altera o formato do arquivo, portanto ele pode continuar a ser utilizado por todo usurio do Microsoft Access 95 que no se atualize. Se o banco de dados compartilhado estiver no Microsoft Access verso 1.x ou 2.0, converta o arquivo de informao do grupo de trabalho que ser utilizado com o banco de dados protegido e, em seguida, pea aos usurios - apenas os que forem atualizar para o Microsoft Access 97 - para se associarem ao arquivo de informao do grupo de trabalho convertido. Todos os usurios que no estiverem atualizando da verso 1.x ou 2.0 devem continuar a utilizar o arquivo de informao do grupo de trabalho produzido com essa verso.

Converter um arquivo de informao do grupo de trabalho de uma verso anterior do Microsoft Access

Para aproveitar os aperfeioamentos em segurana e desempenho, voc deve recriar o arquivo de informao do grupo de trabalho da forma abaixo descrita. 1 Crie um novo arquivo de informao do grupo de trabalho, certificando-se de inserir, distinguindo maisculas de minsculas, o cdigo do grupo de trabalho, nome da empresa e nome idnticos aos utilizados para criar o arquivo original. Se no forem reinseridas as entradas exatas utilizadas para criar o arquivo original, ser criado um grupo Administradores invlido. 2 Recrie as contas de grupo, certificando-se de inserir, distinguindo maisculas de minsculas, a identificao pessoal e nome de grupo exatos de cada grupo. 3 Recrie cada conta de usurio, certificando-se de inserir, distinguindo maisculas de minsculas, o nome e identificao pessoal exatos de cada usurio. 4 Pea aos outros usurios de Microsoft Access 97 do grupo de trabalho que utilizem o Administrador do Grupo de Trabalho para se associarem ao novo arquivo de informao do grupo de trabalho.

Reconstruir um arquivo de informao do grupo de trabalho a partir de identificaes e nomes de usurio e de grupo

Se um arquivo de informao do grupo de trabalho for danificado ou tiver sido excludo, e no houver cpia de backup disponvel, voc pode recriar o arquivo de informao do grupo de trabalho se tiver as informaes exatas, distinguindo maisculas de minsculas, utilizadas originalmente para criar o arquivo e definir as contas e grupos no arquivo. 1 Crie um novo arquivo de informao do grupo de trabalho, certificando-se de inserir, distinguindo maisculas de minsculas, o nome, nome da empresa e cdigo do grupo de trabalho, exatamente como utilizados para criar o arquivo original. Se no forem reinseridas as entradas exatas utilizadas para criar o arquivo original, ser criado um grupo Administradores invlido. 2 Recrie as contas de grupo, certificando-se de inserir, distinguindo maisculas de minsculas, o nome de grupo e identificao pessoal exatos de cada grupo. 3 Recrie cada conta de usurio, certificando-se de inserir, distinguindo maisculas de minsculas, o nome e identificao pessoal exatos de cada usurio. 4 Se voc tiver salvado o novo arquivo de informao do grupo de trabalho sob um novo nome ou em novo local, no passo 1, pea aos outros usurios do grupo de trabalho que utilizem o Administrador do Grupo de Trabalho para se associarem ao novo arquivo de informao do grupo de trabalho.

O que devo fazer aps executar o Assistente de Segurana em Nvel de Usurio?

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Sobre arquivos MDE

Power Informtica

Pg.: 193

Se o seu banco de dados contm cdigo do Visual Basic, salvar o seu banco de dados como um arquivo MDE compilar todos os mdulos, remover todo cdigo fonte editvel e compactar o banco de dados de destino. O seu cdigo do Visual Basic continuar a ser executado, mas no poder ser visualizado ou editado, e o tamanho de seu banco de dados ser reduzido devido remoo do cdigo. Alm disso, a utilizao de memria ser otimizada, melhorando o desempenho. Salvar o seu banco de dados como um arquivo MDE impede as seguintes aes: Visualizar, modificar ou criar formulrios, relatrios ou mdulos em modo Estrutura. Adicionar, excluir ou alterar referncias a bibliotecas de objeto ou a bancos de dados. Alterar o cdigo utilizando as propriedades ou mtodos do Microsoft Access ou modelos do VBA Object um arquivo MDE no contm nenhum cdigo fonte. Alterar o nome de projeto VBA de seu banco de dados utilizando a caixa de dilogo Opes. Importar ou exportar formulrios, relatrios ou mdulos. No entanto, tabelas, consultas e macros podem ser importadas de bancos de dados no-MDE e exportadas para eles. Qualquer tabela, consulta ou macro pode ser importada de um banco de dados MDE para um outro banco de dados, mas no um formulrio, relatrio ou mdulo. Cuidado Certifique-se de salvar uma cpia de seu banco de dados original. Se voc precisar modificar a estrutura de formulrios, relatrios ou mdulos em um banco de dados salvo como um arquivo MDE, voc precisa abrir o banco de dados original, modific-lo e, em seguida, salv-lo novamente como um arquivo MDE. Salvar como um banco de dados MDE um banco de dados que contm tabelas cria complicaes no conciliamento de diferentes verses dos dados caso voc tenha que modificar posteriormente a estrutura dos formulrios, relatrios ou mdulos. Por essa razo, gravar um banco de dados como um arquivo MDE mais apropriado para o banco de dados front-end de um aplicativo front-end/back-end. Alm disso, voc no conseguir abrir, converter ou executar cdigo em um arquivo MDE do Microsoft Access 97 em verses futuras do Microsoft Access. A nica maneira de converter um arquivo MDE do Microsoft Access 97 para uma verso futura ser abrir o banco de dados original a partir do qual o arquivo MDE foi criado, convert-lo e, em seguida, salvar o banco de dados convertido como um arquivo MDE. Importante Algumas restries podem impedir que voc salve o seu banco de dados como um arquivo MDE: Se o seu banco de dados est protegido com segurana em nvel de usurio, voc precisa satisfazer determinados critrios. Se o seu banco de dados replicado, voc precisa primeiro remover as propriedades e tabelas do sistema de replicao. Se o seu banco de dados faz referncia a um outro banco de dados ou suplemento, voc deve salvar como arquivos MDE todos os bancos de dados ou suplementos na cadeia de referncias.

Sobre utilizao de outras formas de segurana com um banco de dados salvo como um arquivo MDE

A criao de um arquivo MDE protege os formulrios, relatrios e cdigo do Visual Basic de seu banco de dados, sem exigir que os usurios faam logon ou que voc crie e gerencie as contas de usurio e permisses necessrias para segurana em nvel de usurio. Entretanto, se voc definir uma senha de banco de dados ou segurana em nvel de usurio antes de salvar o banco de dados como um arquivo MDE, esses recursos ainda se aplicaro a um arquivo MDE criado a partir desse banco de dados. Se o seu banco de dados tem uma senha ou segurana em nvel de usurio definida, e voc deseja remover esses recursos, deve faz-lo antes de salvar o banco de dados como um arquivo MDE. Para salvar como um arquivo MDE um banco de dados protegido com segurana em nvel de usurio, voc precisa antes satisfazer as exigncias a seguir: Voc deve associar-se ao arquivo de informao do grupo de trabalho que define as contas de usurio utilizadas para acessar o banco de dados, ou que estava sendo utilizado quando o banco de dados foi criado. A sua conta de usurio precisa ter permisses Abrir/Executar e Abrir Exclusivo para o banco de dados. A sua conta de usurio precisa ter permisses Modificar Estrutura ou Administrador para todas as tabelas do banco de dados, ou voc precisa ser o proprietrio de todas as tabelas do banco de dados. A sua conta de usurio precisa ter permisses Ler Estrutura para todos os objetos do banco de dados.

Sobre como salvar um banco de dados replicado como um arquivo MDE

Um banco de dados replicado (seja uma rplica ou Estrutura-Mestre) no pode ser salvo como um arquivo MDE. Para salvar como um arquivo MDE um banco de dados replicado, voc deve primeiro remover as propriedades e tabelas do sistema de replicao. Depois de salvo como um arquivo MDE, um banco de dados pode ser replicado; entretanto, isso recomendado apenas nas situaes em que no h necessidade de mais alteraes no banco de dados original. No possvel fazer alteraes na estrutura de formulrios, relatrios ou cdigo no arquivo MDE de Estrutura-Mestre, e as alteraes de estrutura feitas no banco de dados original no podem ser sincronizadas com rplicas MDE j existentes. Por esse motivo, se voc precisar fazer uma alterao de estrutura em um conjunto de rplicas de arquivos MDE, necessrio fazer essa alterao no banco de dados original, salv-lo novamente como um arquivo MDE e, em seguida, criar e distribuir um conjunto de rplicas completamente novo do novo arquivo MDE.

Sobre como salvar um banco de dados que faa referncia a um outro banco de dados como um arquivo MDE

Se voc tentar salvar como um arquivo MDE um banco de dados (.mdb) ou um suplemento (.mda) que faa referncia a um outro banco de dados ou suplemento, o Microsoft Access exibir uma mensagem de erro e no deixar que voc complete a operao. Para salvar como um arquivo MDE um banco de dados que faz referncia a um outro banco de dados, voc precisa salvar como arquivos MDE todos os bancos de dados da cadeia de referncias, comeando pelo primeiro banco de dados referenciado. Aps salvar o primeiro banco de dados como um arquivo MDE, voc deve atualizar a referncia no banco de dados seguinte, antes de salv-lo como arquivo MDE, para que aponte para o novo arquivo, e assim por diante. Por exemplo, se BancoDeDados1.mdb faz referncia a BancoDeDados2.mdb, o qual faz referncia a BancoDeDados3.mda, voc deve proceder como a seguir:

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 194 1 Salvar o BancoDeDados3.mda como BancoDeDados3.mde. 2 Abrir o BancoDeDados2.mdb e alterar sua referncia para que aponte para o novo BancoDeDados3.mde. 3 Salvar o BancoDeDados2.mbd como BancoDeDados2.mde. 4 Abrir o BancoDeDados1.mdb e alterar sua referncia para que aponte para o novo BancoDeDados2.mde. 5 Salvar o BancoDeDados1.mdb como BancoDeDados1.mde.

Criar um arquivo MDE

1 Fechar o banco de dados. Se voc estiver trabalhando em um ambiente multiusurio, certifique-se de que todos os ou-

tros usurios tenham fechado o banco de dados. 2 No menu Ferramentas, aponte para Utilitrios de Banco de Dados e, em seguida, clique em Criar Arquivo MDE. 3 Na caixa de dilogo Salvar Banco de Dados Como MDE, especifique o banco de dados que voc deseja salvar como um arquivo MDE, e clique em Criar MDE. 4 Na caixa de dilogo Salvar MDE Como, especifique um nome, unidade e pasta para o banco de dados. Cuidado Certifique-se de salvar uma cpia de seu banco de dados original. Voc no pode modificar a estrutura de formulrios, relatrios ou mdulos em um banco de dados salvo como um arquivo MDE. Se voc precisar alterar a estrutura desses objetos, voc ter que faz-lo no banco de dados original e ento salv-lo novamente como um arquivo MDE. Voc tambm no poder executar ou converter um banco de dados salvo como um arquivo MDE, em verses futuras do Microsoft Access. Voc s poder abrir ou converter o banco de dados original.

Como funcionam as permisses e quem pode atribu-las

H dois tipos de permisses: explcitas e implcitas. Permisses explcitas so aquelas concedidas diretamente a uma conta de usurio; nenhum outro usurio afetado. Permisses implcitas so aquelas concedidas a uma conta de grupo. Adicionar um usurio ao grupo concede a esse usurio as permisses do grupo; sua remoo retira as permisses de grupo desse usurio. Quando um usurio tenta efetuar uma operao em um objeto de banco de dados protegido, o conjunto de permisses desse usurio baseado na interseo das suas permisses explcitas e implcitas. O nvel de segurana de um usurio sempre a menos restritiva das permisses explcitas desse usurio e das permisses de todo e qualquer grupo ao qual o usurio pertena. Por essa razo, a maneira mais fcil de administrar um grupo de trabalho criar novos grupos e atribuir permisses a eles, e no a usurios individualmente. Voc pode, ento, alterar permisses individuais de usurios adicionando-os ou removendo-os dos grupos. Alm disso, se for preciso conceder novas permisses, voc pode conced-las para todos os membros de um grupo em uma nica operao. Permisses para um objeto de banco de dados podem ser alteradas por: Membros do grupo Administradores do arquivo de informaes do grupo de trabalho em utilizao quando o banco de dados foi criado. O proprietrio do objeto. Qualquer usurio que possuir permisso de Administrador para o objeto. Ainda que os usurios no possam atualmente efetuar uma ao, talvez possam conceder a si prprios permisses para efetuar a ao. Isso poder ser feito se o usurio for um membro do grupo Administradores ou se for proprietrio de um objeto. O usurio que cria um objeto o proprietrio desse objeto. O mesmo grupo de usurios que pode alterar permisses, tambm pode alterar a posse de um objeto utilizando o comando Permisses Para Usurio e Grupo, no submenu Segurana (menu Ferramentas), ou pode recriar o objeto. Para recriar o objeto, voc no precisa comear do zero. Voc pode fazer uma cpia do objeto ou import-lo ou export-lo para outro banco de dados. Se desejar proteger todo um banco de dados, essa a maneira mais fcil de transferir a posse de todos os objetos, incluindo o prprio banco de dados. A melhor maneira de proteger um banco de dados inteiro utilizando o Assistente de Segurana em Nvel de Usurio, que cria um novo banco de dados e importa todos os objetos para ele. Observao Copiar, importar ou exportar no altera a posse de consultas cuja propriedade Permisses de Execuo est definida como Do Proprietrio. Voc poder alterar a posse de uma consulta somente se sua propriedade Permisses de Execuo estiver definida como Do Usurio.

Tipos de permisses
Abrir/Executar

A tabela a seguir resume as permisses que voc pode atribuir. Permisso Permite ao usurio Relativo a

Abrir um banco de dados, formulrio ou relatBancos de dados, formulrios, relatrios e macros rio, ou executar uma macro. Abrir Exclusivo Abrir um banco de dados com Bancos de dados acesso exclusivo. Ler Estrutura Visualizar objetos no modo Estrutura Tabelas, consultas, formulrios, relatrios, macros e mdulos Modificar Estrutura Visualizar e alterar a estrutura de objetos Tabelas, consultas, formulrios, relatrios, macros e ou exclu-los. mdulos Administrador Para banco de dados, definir senhas de Bancos de dados, tabelas, consultas, formulrios, banco de dados, replicar um banco de relatrios, macros e mdulos dados e alterar propriedades de inicializao Para objetos de banco de dados, ter pleno acesso a objetos e dados, incluindo a capacid de de atribuir permisses. Ler Dados Visualizar dados. Tabelas e consultas Atualizar Dados Visualizar e modificar mas no inserir ou excl Tabelas e consultas ir dados. Inserir Dados Visualizar e inserir mas no modificar ou excl Tabelas e consultas

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica ir dados. Excluir Dados Visualizar e excluir mas no modificar ou insTabelas e consultas rir dados.

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Observao Algumas permisses implicam, automaticamente, na seleo de outras. Por exemplo, a permisso Atualizar Dados para uma tabela implica, automaticamente, nas permisses Ler Dados e Ler Estrutura porque voc precisa delas para modificar os dados em uma tabela. Modificar Estrutura e Ler Dados implicam em Ler Estrutura. Para macros, Ler Estrutura implica em Abrir/Executar.

tribuir ou remover permisses para contas de segurana

Depois de executar o Assistente de Segurana em Nvel de Usurio, voc pode atribuir ou remover permisses para contas de usurio e contas de grupo em seu grupo de trabalho para um banco de dados e seus objetos. Voc pode, tambm, definir as permisses padro que o Microsoft Access atribui para qualquer novo objeto de banco de dados criado em um banco de dados.

tribuir ou remover permisses para um banco de dados e objetos de banco de dados existentes
1 Abra o banco de dados que contm os objetos que voc deseja proteger.
O arquivo de informao do grupo de trabalho em utilizao quando voc efetua logon deve conter as contas de usurios ou grupos aos quais voc deseja atribuir permisses neste momento; entretanto, voc pode atribuir permisses a grupos e adicionar usurios a esses grupos posteriormente. 2 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, em seguida, clique em Permisses Para Usurio e Grupo. 3 Na guia Permisses, clique em Usurios ou Grupos e, em seguida, clique no usurio ou no grupo cujas permisses voc deseja atribuir na caixa Nome do Usurio/Grupo. 4 Clique no tipo de objeto na caixa Tipo de Objeto e, em seguida, clique no nome do objeto, na caixa Nome do Objeto para atribuir permisses a ele. Dica Voc pode selecionar vrios objetos na caixa Nome do Objeto, arrastando atravs dos objetos que deseja selecionar ou mantendo pressionada a tecla CTRL enquanto clica nos objetos que deseja. 5 Em Permisses, selecione as permisses que deseja atribuir ou limpe as que deseja remover do grupo ou do usurio e, seguida, clique em Aplicar. Repita os passos 4 e 5 para atribuir ou remover permisses para objetos adicionais do usurio ou grupo atual. 6 Repita os passos 3 at 5 para qualquer usurio ou grupo adicional e, ento, clique em OK quando terminar. Importante Se voc atribuir ou remover permisses para cdigo do Visual Basic (formulrios, relatrios ou mdulos), essas permisses no tero efeito at que o banco de dados seja fechado e reaberto. Observaes Algumas permisses implicam, automaticamente, na seleo de outras. Por exemplo, a permisso Modificar Dados para uma tabela implica, automaticamente, nas permisses Ler Dados e Ler Estrutura porque voc precisa dessas permisses para modificar os dados em uma tabela. Modificar Estrutura e Ler Dados implicam em Ler Estrutura. Para macros, Ler Estrutura implica em Abrir/Executar. Quando voc edita um objeto e o salva, ele retm as permisses que lhe foram atribudas. Entretanto, se um objeto for salvo com um novo nome utilizando o comando Salvar Como no menu Arquivo ou recortando e colando, importando ou exportando o objeto, as permisses associadas sero perdidas; voc ter que atribu-las novamente. Isso acontece porque voc est criando um novo objeto ao qual esto atribudas as permisses padro para este tipo de objeto.

Atribuir permisses padro a novos objetos de banco de dados

1 Abra o banco de dados que contm os objetos. 2 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, em seguida, clique em Permisses Para Usurio e Grupo. 3 Na guia Permisses, clique em Usurios ou Grupos e, em seguida, clique no usurio ou no grupo cujas permisses

voc deseja atribuir na caixa Nome do Usurio/Grupo. 4 Clique no tipo de objeto na caixa Tipo de Objeto e em <Novo objeto> na lista Nome do Objeto. A seleo <Novo objeto> varia dependendo do tipo de objeto que voc selecionou, ou <Novas Tabelas/Consultas> ou <Novos Formulrios>, ou <Novos Relatrios> ou <Novas Macros> ou <Novos Mdulos>. 5 Selecione as permisses padro que deseja atribuir para esse tipo de objeto e, em seguida, clique em Aplicar. Repita os passos 4 e 5 para atribuir permisses padro para tipos de objeto adicionais ao usurio ou ao grupo atual. 6 Repita os passos 3 at 5 para qualquer usurio ou grupo adicional e, ento, clique em OK quando terminar. Observaes As permisses padro s podem ser atribudas por uma conta de administrador (um membro do grupo Administradores no grupo de trabalho no qual o banco de dados que contm o objeto foi criado) ou pelo proprietrio do banco de dados. Algumas permisses implicam, automaticamente, na seleo de outras. Por exemplo, a permisso Modificar Dados para uma tabela implica, automaticamente, nas permisses Ler Dados e Ler Estrutura porque voc precisa dessas permisses para modificar os dados em uma tabela. Modificar Estrutura e Ler Dados implicam em Ler Estrutura. Para macros, Ler Estrutura implica em Abrir/Executar. Organizar contas de usurio em grupos facilita o gerenciamento da segurana. Por exemplo, em vez de atribuir permisses a cada usurio para cada objeto no seu banco de dados, voc pode atribuir permisses para poucos grupos e ento adicionar usurios ao grupo apropriado. Quando usurios efetuam logon para o Microsoft Access, eles herdam as permisses de qualquer grupo a que pertenam. Em muitas situaes, voc deseja impedir que os usurios de repliquem um banco de dados. Replicar um banco de dados permite ao usurio fazer uma cpia de um banco de dados compartilhado e, tambm, adicionar campos e fazer outras alteraes no banco de dados atual. Provavelmente, voc deseja impedir que usurios tambm definam uma senha de banco

Impedir replicao, definio de uma senha de banco de dados ou alterao de opes de inicializao

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 196 de dados. Se um usurio definir uma senha para um banco de dados compartilhado, nenhum outro usurio ser capaz de abri-lo sem fornecer essa senha. Voc pode, tambm, desejar evitar que usurios alterem as propriedades de inicializao que especificam recursos como menus e barras de ferramentas personalizados ou o formulrio de inicializao. Se um banco de dados compartilhado no possuir segurana em nvel de usurio definida, voc no poder impedir um usurio de fazer qualquer dessas alteraes. Executar o Assistente de Segurana em Nvel de Usurio em um banco de dados define a segurana em nvel de usurio, o que permite que voc controle o acesso a certos recursos e determina como objetos do banco de dados podero ser utilizados. Quando a segurana em nvel de usurio definida, um usurio ou grupo deve ter permisso de Administrador do banco de dados para replic-lo, definir uma senha de banco de dados ou alterar suas propriedades de inicializao. Depois de executar o Assistente de Segurana em Nvel de Usurio, apenas os membros do grupo Administradores do grupo de trabalho atual tm permisso de Administrador. Se a segurana em nvel de usurio j estiver definida e um usurio ou um grupo atualmente possuir permisso de Administrador para um banco de dados, remover essa permisso impedir o usurio ou grupo de fazer qualquer uma dessas alteraes. Se for preciso permitir que um usurio ou grupo efetue qualquer uma dessas tarefas, voc poder atribuir a permisso de Administrador a esse usurio ou grupo. Voc no pode controlar o acesso a essas trs tarefas de maneira independente. O que voc deseja fazer?

Visualizar ou transferir a posse de objetos individuais em um banco de dados protegido

Se voc tiver permisso de Administrador para um objeto, poder alterar a posse do objeto para outro usurio ou grupo. 1 Abra o banco de dados. 2 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, em seguida, clique em Permisses Para Usurio e Grupo. Na guia Alterar Proprietrio, o Microsoft Access exibe uma lista de objetos que esto sendo exibidos no momento na janela Banco de Dados e o proprietrio atual desses objetos. 3 Clique em um tipo de objeto na caixa Tipo de Objeto ou utilize um tipo de objeto existente. 4 Na lista Objeto, clique em um ou mais objetos cuja posse voc deseja alterar. Para selecionar mais de um objeto, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique nos objetos ou arraste atravs daqueles que deseja selecionar. 5 Na caixa Novo Proprietrio, clique na conta de usurio ou conta de grupo que voc deseja que seja o novo proprietrio do objeto ou objetos. 6 Clique no boto Alterar Proprietrio. Observao Se voc alterar a posse de um objeto para uma conta de grupo, todos os usurios pertencentes a esse grupo recebero automaticamente as permisses associadas posse do objeto.

Transferir a posse de todo um banco de dados para outro administrador

1 Inicie o Microsoft Access utilizando um grupo de trabalho protegido que contenha a conta de usurio que voc deseja
que seja proprietrio do banco de dados e seus objetos. 2 Efetue logon utilizando essa conta. 3 Crie um novo banco de dados vazio. 4 Importe todos os objetos do banco de dados cuja posse voc deseja alterar para o novo banco de dados. Observao Para importar um banco de dados, voc deve possuir a permisso Abrir/Executar para esse banco de dados e a permisso Ler Estrutura para seus objetos. Para importar tabelas, voc tambm deve ter a permisso Ler Dados. Se voc tiver permisses para alguns objetos mas no para outros, o Microsoft Access importar somente os objetos para os quais voc tenha permisses.

Criptografar ou decriptografar um banco de dados

Criptografar um banco de dados compacta o arquivo do banco de dados e o torna indecifrvel para um programa utilitrio ou para um processador de textos. Descriptografar um banco de dados reverte a criptografia. 1 Inicie o Microsoft Access sem abrir um banco de dados. Importante Voc no pode criptografar ou decriptografar um banco de dados enquanto ele est aberto. Em um ambiente multiusurio, a operao criptografar e decriptografar falha se outro usurio estiver com o banco de dados aberto. 2 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, em seguida, clique em Criptografar/Decriptografar Banco de Dados. 3 Especifique o banco de dados que voc deseja criptografar ou decriptografar em, ento, clique em OK. 4 Especifique um nome, unidade de disco e uma pasta para o banco de dados criptografado ou decriptografado e, ento, clique em OK. Se voc utilizar o mesmo nome, unidade de disco e pasta como no banco de dados original e, o banco de dados for criptografado ou decriptografado com sucesso, o Microsoft Access substituir automaticamente o arquivo original pela verso criptografada ou decriptografada. Se um erro ocorrer, o Microsoft Access no excluir o arquivo original. Observaes Se a segurana em nvel de usurio foi definida para criptografar ou decriptografar um banco de dados, voc dever ter a permisso Modificar Estrutura para todas as tabelas no banco de dados. De outra maneira, a operao de criptografar ou decriptografar falhar. Se um objeto em um banco de dados da verso 1.x incluir o caractere acento grave (`) em seu nome de objeto, voc no poder criptografar o banco de dados. Utilize o Microsoft Access verso 1.x para renome-lo e, em seguida, altere as referncias para esse objeto em suas consultas, formulrios, relatrios, macros e cdigo do Access Basic. Criptografar um banco de dados no restringe o acesso a objetos para usurios ou grupos autorizados. Voc controla o acesso a objetos definindo a segurana em nvel de usurio. A operao de criptografar ou decriptografar falhar se voc no tiver espao de armazenamento suficiente em seu disco, tanto para a verso original do banco de dados e como para as verses criptografada e decriptografada.

Solucionar problemas com senhas

Por que no posso excluir minha senha? Apenas uma conta de administrador (um membro do grupo Administradores que gerencia a segurana para o seu grupo de

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 197 trabalho) pode excluir uma senha. Se voc esqueceu ou perdeu sua senha, precisar de um administrador para exclu-la.

Como organizar contas de segurana

Administrador

Um arquivo de informao do grupo de trabalho do Microsoft Access contm as contas predefinidas a seguir. Conta Funo

Administradores Usurios

A conta de usurio padro. Essa conta exatamente a mesma para todas as cpias do Microsoft Access e outros aplicativos que possam utilizar o mecanismo do banco de dados Microsoft Jet, tal como o Microsoft Visual Basic para aplicativos e o Microsoft Excel. A conta de grupo do administrador. Essa conta exclusiva para cada arquivo de informao do grupo de trabalho. Como padro, o usurio Administrador est no grupo Administradores. D ve haver pelo menos um usurio no grupo Administradores a qualquer momento. A conta de grupo que abrange todas as contas de usurio. O Microsoft Access adiciona automaticamente contas de usurio ao grupo Usurios quando um membro do grupo Administradores as cria. Essa conta a mesma para qualquer arquivo de informao do grupo de trabalho, mas contm somente contas de usurio criadas por membros do grupo Administradores desse grupo de trabalho. Como padro, essa conta possui permisses totais sobre todos os objetos recm-criados. A nica maneira de remover uma conta de usurio do grupo Usurios pela excluso desse usurio realizada por um membro do grupo Administradores.

Na verdade, a segurana no Microsoft Access est sempre ativada. At que voc ative o procedimento de logon para um grupo de trabalho, o Microsoft Access efetua logon de todos os usurios de forma invisvel na inicializao utilizando a conta de usurio Administrador padro com uma senha vazia. Em segundo plano, o Microsoft Access utiliza a conta Administrador como a conta de administrador para o grupo de trabalho assim como o proprietrio de qualquer banco de dados e de objeto criado. Administradores e proprietrios so importantes porque tm permisses que no podem ser retiradas: Administradores (membros do grupo Administradores) sempre podem obter permisses totais para objetos criados no grupo de trabalho. Uma conta que tem um objeto sempre pode conseguir permisses totais para esse objeto. Uma conta que tem um banco de dados sempre pode abrir esse banco de dados. Como a conta de usurio Administrador exatamente a mesma para todas as cpias do Microsoft Access, os primeiros passos para proteger seu banco de dados so definir as contas de usurio do administrador e do proprietrio (ou utilizar uma nica conta de usurio como conta de administrador e proprietrio) e, em seguida, remover a conta de usurio Administrador do grupo Administradores. Caso contrrio, qualquer pessoa com uma cpia do Microsoft Access poder efetuar logon para seu grupo de trabalho utilizando a conta Administrador e, assim, ter permisses totais para os objetos do grupo de trabalho. Por exemplo, para proteger um banco de dados denominado Pedidos voc poderia criar suas prprias contas de usurio AdministradorPedidos e ProprietrioPedidos e, ento, adicionar senhas a essas contas. Voc pode atribuir tantas contas de usurio quantas desejar ao grupo Administradores, mas somente uma poder ter o banco de dados propriamente dito a conta de usurio que est ativa quando o banco de dados criado ou quando a posse transferida pela criao de um novo banco de dados e pela importao de todos os objetos do banco de dados para ele. Entretanto, contas de grupo podem possuir objetos dentro de um banco de dados. Importante As contas que voc cria para usurios do banco de dados devem ser armazenadas no arquivo de informao do grupo de trabalho ao qual esses usurios iro se associar quando utilizarem o banco de dados. Se voc estiver utilizando um outro arquivo para criar o banco de dados, altere seu arquivo antes de criar as contas. Certifique-se de criar uma senha exclusiva para suas contas de usurio de administrador e proprietrio. Um usurio que pode efetuar logon utilizando a conta de administrador sempre poder obter permisses totais para qualquer objeto criado no grupo de trabalho. Um usurio que pode efetuar logon utilizando uma conta de proprietrio sempre poder obter permisses totais para os objetos pertencentes a esse usurio. Organizar usurios em grupos de usurios facilita o gerenciamento de um banco de dados protegido. Com essa estratgia, em vez de atribuir permisses a cada usurio para cada objeto do seu banco de dados, voc atribui permisses a alguns poucos grupos e, ento, adiciona usurios ao grupo apropriado. Quando os usurios efetuam logon no Microsoft Access, herdam as permisses de qualquer grupo a que pertenam. Somente contas de usurio podem efetuar logon no Microsoft Access; no possvel faz-lo utilizando uma conta de grupo. Por exemplo, voc poderia proteger um banco de dados Pedidos criando um grupo Gerentes para gerentes, um grupo Representantes de Vendas para representantes de vendas e um grupo Pessoal para o quadro de funcionrios. Voc pode atribuir o conjunto de permisses menos restritivo ao grupo Gerentes, um conjunto mais restritivo ao grupo Representantes de Vendas e o conjunto de permisses mais restritivo ao grupo Pessoal. Ao criar uma conta de usurio para um novo funcionrio, voc adiciona essa conta ao grupo apropriado. O funcionrio passa a ter, dessa forma, as permisses associadas a esse grupo. Aps criar contas de grupo e de usurio, voc pode visualizar os relacionamentos entre eles clicando em Contas de Usurio e Grupo, no submenu Segurana (menu Ferramentas) e, em seguida, clicar no boto Imprimir Usurios e Grupos. O Microsoft Access imprime um relatrio das contas do grupo de trabalho, mostrando os grupos aos quais cada usurio pertence e os usurios que pertencem a cada grupo.

Criar uma conta de administrador de segurana

Para completar esse procedimento, voc deve estar conectado como um membro do grupo Administradores. 1 Inicie o Microsoft Access utilizando um grupo de trabalho protegido. Importante Para assegurar proteo completa ao seu banco de dados, no utilize o grupo de trabalho padro definido pelo arquivo de informao do grupo de trabalho que foi criado quando voc instalou o Microsoft Access. Voc deve certificar-se de que o arquivo de informao do grupo de trabalho que define o grupo de trabalho que voc est utilizando tenha

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 198 sido criado utilizando-se um cdigo do grupo de trabalho exclusivo; caso contrrio, deve criar um novo arquivo. 2 Abra um banco de dados. 3 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de Usurio e Grupo. 4 Na guia Usurios, clique em Novo. 5 Na caixa de dilogo Novo Usurio/Grupo, digite o nome da conta de administrador e uma identificao pessoal e, em seguida, clique em OK para criar a nova conta. Os nomes de usurio podem ter de 1 a 20 caracteres e podem incluir caracteres alfabticos, caracteres acentuados, nmeros, espaos e smbolos, com as seguintes excees: Os caracteres " / \ [ ] : | < > + = ; , ? * Espaos iniciais Caracteres de controle (ASCII 00 at ASCII 31) Cuidado Certifique-se de anotar as entradas de nome da conta e identificao exatas, no esquecendo de registrar se as letras esto em maisculas ou minsculas, e manter as anotaes em um local seguro. Se voc tiver que recriar a conta, dever fornecer as mesmas entradas de nome e de identificao. Caso esquea ou perca essas entradas, no poder recuper-las. 6 Na caixa Grupos Disponveis, clique em Administradores e, em seguida, clique em Adicionar. O Microsoft Access adiciona a nova conta de administrador ao grupo Administradores e exibe Administradores na caixa Membro de. 7 Clique em OK para criar a nova conta de administrador. Observao A identificao inserida no passo 5 no uma senha. O Microsoft Access utiliza a identificao e o nome do usurio como sementes para um algoritmo de criptografia gerar um identificador seguro para a conta de usurio.

Criar uma conta de usurio de segurana

Para completar esse procedimento, voc deve estar conectado como um membro do grupo Administradores. 1 Inicie o Microsoft Access utilizando o grupo de trabalho no qual voc deseja utilizar a conta. Importante A conta para usurios que voc criar deve ser armazenada no arquivo de informao do grupo de trabalho que esses usurios utilizaro. Se estiver utilizando um outro grupo de trabalho para criar o banco de dados, altere seu grupo de trabalho antes de criar as contas. 2 Abra um banco de dados. 3 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de Usurio e Grupo. 4 Na guia Usurios, clique em Novo. 5 Na caixa de dilogo Novo Usurio/Grupo, digite o nome da nova conta e uma identificao pessoal e, em seguida, clique em OK para criar a nova conta. Ela ser automaticamente adicionada ao grupo Usurios. Os nomes de usurio podem ter de 1 a 20 caracteres e podem incluir caracteres alfabticos, caracteres acentuados, nmeros, espaos e smbolos, com as seguintes excees: Os caracteres " / \ [ ] : | < > + = ; , ? * Espaos iniciais Caracteres de controle (ASCII 00 at ASCII 31) Cuidado Certifique-se de anotar as entradas de nome da conta e identificao exatas, no esquecendo de registrar se as letras esto em maisculas ou minsculas, e manter as anotaes em um local seguro. Se voc tiver que recriar a conta, dever fornecer as mesmas entradas de nome e de identificao. Caso esquea ou perca essas entradas, no poder recuper-las. Observaes A identificao inserida no passo 5 no uma senha. O Microsoft Access utiliza a identificao e o nome do usurio como sementes para um algoritmo de criptografia gerar um identificador seguro para a conta de usurio. Geralmente, mais fcil gerenciar a segurana se voc organizar usurios em grupos e, em seguida, atribuir permisses aos grupos em vez de aos usurios individualmente.

Excluir uma conta de usurio de segurana

Para executar esse procedimento, voc deve estar conectado como um membro do grupo Administradores. 1 Abra um banco de dados. 2 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de Usurio e Grupo. 3 Na guia Usurios, insira um usurio na caixa Nome e, em seguida, clique em Excluir. 4 Clique em Sim para excluir a conta de usurio. 5 Repita os passos 3 e 4 se voc desejar excluir mais contas de usurios e, em seguida, clique em OK quando tiver terminado. Observao A conta de usurio Administrador no pode ser excluda.

Criar uma conta de grupo de segurana

Como parte do processo de proteo de um banco de dados, voc pode criar contas de grupo em seu grupo de trabalho do Microsoft Access que utilizar para atribuir um conjunto de permisses comum a vrios usurios. Para completar esse procedimento, voc deve estar conectado como um membro do grupo Administradores. 1 Inicie o Microsoft Access utilizando o grupo de trabalho no qual voc deseja utilizar a conta. Importante As contas que voc criar para usurios devem estar armazenadas no arquivo de informao do grupo de trabalho que esses usurios utilizaro. Se voc estiver utilizando um outro grupo de trabalho para criar o banco de dados, altere seu grupo de trabalho antes de criar as contas. Voc pode alterar grupos de trabalho utilizando o Administrador do Grupo de Trabalho. 2 Abra um banco de dados. 3 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de Usurio e Grupo. 4 Na guia Grupos, clique em Novo.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

5 Na caixa de dilogo Novo Usurio/Grupo, digite o nome da nova conta e um identificao pessoal.

Power Informtica

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Os nomes de grupo podem ter de 1 a 20 caracteres e podem incluir caracteres alfabticos, caracteres acentuados, nmeros, espaos e smbolos, com as seguintes excees: Os caracteres " / \ [ ] : | < > + = ; , ? * Espaos iniciais Caracteres de controle (ASCII 00 at ASCII 31) Cuidado Certifique-se de anotar as entradas de nome da conta e identificao exatas, no esquecendo de registrar se as letras esto em maisculas ou minsculas, e manter as anotaes em um local seguro. Se voc tiver que recriar a conta, dever fornecer as mesmas entradas de nome e de identificao. Caso esquea ou perca essas entradas, no poder recuper-las. 6 Clique em OK para criar a nova conta de grupo.

Excluir uma conta de grupo de segurana

Para completar esse procedimento, voc deve estar conectado como um membro do grupo Administradores. 1 Inicie o Microsoft Access utilizando o grupo de trabalho que contm a conta que voc deseja excluir. Voc pode descobrir que grupo de trabalho o atual ou alterar os grupos de trabalho utilizando o Administrador do Grupo de Trabalho. 2 Abra um banco de dados. 3 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de Usurio e Grupo. 4 Na guia Grupos, insira na caixa Nome o grupo que voc deseja excluir e, em seguida, clique em Excluir. 5 Clique em Sim para excluir a conta de grupo. 6 Repita os passos 4 e 5 se voc deseja excluir contas de grupo adicionais e, em seguida, clique em OK quando tiver terminado. Observao As contas de grupo Administradores e Usurios no podem ser excludas.

dicionar usurios a grupos de segurana

Para completar esse procedimento, voc deve estar conectado como um membro do grupo Administradores. 1 Inicie o Microsoft Access utilizando o grupo de trabalho que contm as contas de grupo e de usurio. Voc pode descobrir que grupo de trabalho o atual ou alterar grupos de trabalho utilizando o Administrador de Grupo de Trabalho. 2 Abra um banco de dados. 3 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de Usurio e Grupo. 4 Na guia Usurios, insira na caixa Nome o usurio que voc desejar adicionar a um grupo. 5 Na caixa Grupos Disponveis, clique no grupo ao qual voc deseja adicionar o usurio e, em seguida, clique em Adicionar. O grupo selecionado ser exibido na lista Membro de. 6 Repita o passo 5 se voc desejar adicionar esse usurio a algum outro grupo. Repita os passos 4 e 5 para adicionar outros usurios aos grupos. Clique em OK quando tiver terminado.

Remover usurios de grupos de segurana

Para completar esse procedimento, voc deve estar conectado como um membro do grupo Administradores. 1 Inicie o Microsoft Access utilizando o grupo de trabalho que contm as contas de grupo e de usurio. Voc pode descobrir que grupo de trabalho o atual ou alterar grupos de trabalho utilizando o Administrador de Grupo de Trabalho. 2 Abra um banco de dados. 3 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de Usurio e Grupo. 4 Na guia Usurios, insira o usurio que voc deseja remover na caixa Nome. 5 Na caixa Membro de, clique no grupo do qual voc deseja remover o usurio e, em seguida, clique em Remover. 6 Repita o passo 5 se voc deseja remover esse usurio de qualquer um dos outros grupos. Repita os passos 4 e 5 para remover outros usurios dos grupos. Clique em OK quando voc tiver terminado. Observaes Voc no pode remover usurios do grupo Usurios padro. O Microsoft Access adiciona automaticamente todos os usurios ao grupo Usurios. Para remover qualquer conta de usurio do grupo Usurios, voc dever excluir a conta. Deve haver sempre pelo menos um usurio no grupo Administradores predefinido.

Imprimir informaes sobre usurios e grupos de segurana

1 Inicie o Microsoft Access utilizando o arquivo de informao do grupo de trabalho cujas informaes de segurana voc

deseja imprimir. Voc pode descobrir que arquivo de informao do grupo de trabalho o atual ou alterar grupos de trabalho utilizando o Administrador de Grupo de Trabalho. 2 Abra um banco de dados. 3 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de Usurio e Grupo. 4 Na guia Usurios, clique em Imprimir Usurios e Grupos. 5 Na caixa de dilogo Imprimir Segurana, clique em Somente Usurios para imprimir um relatrio mostrando todos os usurios definidos para o grupo de trabalho atual ou Somente Grupos para imprimir um relatrio mostrando todos os grupos definidos para o grupo de trabalho atual. Clique em Usurios e Grupos para imprimir informaes tanto de conta de usurio quanto de grupo. 6 Clique em OK. Observao Se voc estiver utilizando um arquivo de informao do grupo de trabalho criado com o Microsoft Access verso 2.0 ou 1.x, dever estar conectado como um membro do grupo Administradores para imprimir informaes do usu-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 200 rio e do grupo. Se o arquivo de informao do grupo de trabalho foi criado com o Microsoft Access verso 7.0 ou 8.0, todos os usurios do grupo de trabalho podem imprimir informaes sobre o usurio e o grupo.

Criar ou alterar senhas

O Microsoft Access utiliza senhas em dois contextos: Para controlar a abertura de um banco de dados. Para verificar usurios quando estes efetuam logon em um grupo de trabalho quando a segurana em nvel de usurio tiver sido definida para esse grupo de trabalho e um ou mais de seus bancos de dados. O primeiro tipo de senha denominado "senha de banco de dados". Se voc definir uma senha de banco de dados, todos os usurios tero que inserir essa senha antes de poderem abrir o banco de dados. Adicionar uma senha de banco de dados uma maneira fcil de impedir que usurios no-autorizados abram seu banco de dados; entretanto, uma vez que um banco de dados esteja aberto, nenhuma outra medida de segurana fornecida a no ser que a segurana em nvel de usurio tambm tenha sido definida. Se voc tiver definido a segurana em nvel de usurio para seu banco de dados, pode impedir que usurios definam uma senha de banco de dados. O segundo tipo de senha denominado "senha de conta de segurana" e utilizado somente quando a segurana em nvel de usurio tiver sido definida para um grupo de trabalho. Uma senha de conta de segurana criada para garantir que nenhum outro usurio possa efetuar logon utilizando esse nome de usurio. Como padro, o Microsoft Access atribui uma senha vazia conta de usurio Administrador padro e a qualquer nova conta de usurio que voc crie em seu grupo de trabalho. Como parte do processo de proteo de um banco de dados, importante adicionar uma senha para: A conta de usurio Administrador (para ativar a caixa de dilogo Logon). A conta de usurio que possui o banco de dados e seus objetos. Qualquer conta de usurio que voc adicionar ao grupo Administradores. Alm disso, convm adicionar senhas s contas criadas para os usurios ou instruir os usurios a adicionarem suas prprias senhas. Cada usurio pode criar ou alterar sua prpria senha de conta de usurio; entretanto, apenas uma conta de administrador pode limpar uma senha se um usurio esquec-la.

Criar ou alterar uma senha de conta de segurana

Uma senha de conta de segurana criada para garantir que nenhum outro usurio possa efetuar logon utilizando esse nome de usurio. Como padro, o Microsoft Access atribui uma senha vazia conta de usurio Administrador padro e a qualquer nova conta de usurio criada em seu grupo de trabalho. 1 Inicie o Microsoft Access utilizando o grupo de trabalho onde a conta de usurio est armazenada e efetue logon utilizando o nome da conta que voc deseja criar ou cuja senha deseja alterar. Voc pode descobrir que grupo de trabalho o atual ou alterar grupos de trabalho utilizando o Administrador de Grupo de Trabalho. 2 Abra um banco de dados. 3 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de Usurio e Grupo. 4 Na guia Alterar Senha de Logon, deixe a caixa Senha Atual vazia se uma senha no tiver sido definida anteriormente para essa conta. Caso contrrio, digite a senha atual na caixa Senha Atual. 5 Digite a nova senha na caixa Nova Senha. Uma senha pode ter de 1 a 14 caracteres e pode incluir qualquer caractere, exceto o caractere 0 (nulo) ASCII. As senhas distinguem maisculas de minsculas. 6 Digite novamente a senha na caixa Confirmar e, em seguida, clique em OK. Cuidado Voc no poder recuperar sua senha se esquec-la; portanto, certifique-se de armazen-la em um local seguro. Se voc esquecer sua senha, um usurio conectado com uma conta de administrador (um membro do grupo Administradores do grupo de trabalho no qual a conta e a senha foram criadas) dever limpar a senha antes que voc possa efetuar logon.

Limpar uma senha de conta de segurana

Para completar esse procedimento, voc deve estar conectado como um membro do grupo Administradores. 1 Inicie o Microsoft Access utilizando o arquivo de informao do grupo de trabalho no qual a conta de usurio (e sua senha) est armazenada. Voc pode descobrir que arquivo de informao do grupo de trabalho o atual ou alterar grupos de trabalho utilizando o Administrador de Grupo de Trabalho. 2 Abra um banco de dados. 3 No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de Usurio e Grupo. 4 Na guia Usurios, insira o nome da conta de usurio na caixa Nome. 5 Clique em Limpar Senha. 6 Repita os passos 4 e 5 para limpar qualquer senha adicional e, em seguida, clique em OK quando tiver terminado.

Trabalhar com dados importados ou vinculados Trabalhar com campos Pesquisa Adicionar novos dados no modo Folha de Dados ou Formulrio

1 Abra uma Folha de Dados ou formulrio no modo Formulrio. 2 Clique em Novo Registro na barra de ferramentas. 3 Digite os dados que voc deseja e, em seguida, pressione TAB para ir para o prximo campo. 4 No final do registro, pressione TAB para ir para o prximo registro.

Salvar um registro

O Microsoft Access salva, automaticamente, o registro que est sendo adicionado ou editado assim que voc move o ponto de insero para um registro diferente ou fecha o formulrio ou folha de dados no qual voc est trabalhando.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 201 Para salvar inequivocamente os dados em um registro enquanto os est editando, clique em Salvar Registro, no menu Registros.

Excluir um registro no modo Folha de Dados ou Formulrio

1 Abra uma Folha de Dados ou formulrio no modo Formulrio. 2 Clique no registro que voc deseja excluir. 3 Clique em Excluir Registro na barra de ferramentas.

Observao Ao excluir dados, convm excluir dados relacionados em outras tabelas. Por exemplo, se voc excluir um fornecedor, provavelmente excluir os produtos fornecidos por ele. Em alguns casos, voc pode certificar-se de que os dados apropriados so excludos impondo integridade referencial e ativando excluses em cascata.

Copiar ou mover dados de um campo para outro

1 Abra uma Folha de Dados ou formulrio no modo Formulrio. 2 Selecione os dados que voc deseja copiar ou recortar. 3 Para copiar os dados, clique em Copiar na barra de ferramentas.

Para mover os dados, clique em Recortar na barra de ferramentas. 4 Para substituir o valor atual do campo de destino, selecione o campo inteiro. Para inserir os dados entre os j existentes, posicione o ponto de insero onde voc deseja col-los. 5 Clique em Colar na barra de ferramentas.

Copiar ou mover dados de vrios campos em modo Folha de Dados

1 Abra uma Folha de Dados ou formulrio no modo Formulrio. 2 Selecione os campos ou colunas que voc deseja copiar ou recortar. 3 Para copiar os dados, clique em Copiar na barra de ferramentas.

Para mover os dados, clique em Recortar na barra de ferramentas. 4 Selecione o campo ou os campos de destino, ou alterne para o aplicativo no qual deseja colar os dados e, em seguida, selecione o destino. 5 Clique em Colar na barra de ferramentas.

Copiar ou mover registros para uma folha de dados

1 Abra uma Folha de Dados ou formulrio no modo Formulrio. 2 Selecione o registro ou registros que deseja copiar ou mover.

Observao Se voc estiver copiando ou movendo registros de um outro aplicativo, certifique-se de que os dados estejam organizados em uma planilha ou tabela, ou separados por caracteres de tabulao, antes de selecion-los. 3 Para copiar registros, clique em Copiar na barra de ferramentas. Para mover registros, clique em Recortar na barra de ferramentas. 4 Abra a folha de dados na qual voc deseja colar os registros. Se necessrio, reorganize as colunas da folha de dados para coincidir a ordem dos dados que esto sendo copiados ou movidos. 5 Para substituir registros pelos registros selecionados por voc, selecione os registros que deseja substituir e, em seguida, clique em Colar na barra de ferramentas. Para acrescentar registros ao final da folha de dados, clique em Colar Acrscimo no menu Editar. Se a folha de dados de origem tiver mais campos que a folha de dados de destino, o Microsoft Access no colar os campos extras.

Copiar ou mover registros para um formulrio

1 Abra uma Folha de Dados ou formulrio no modo Formulrio. 2 Selecione o registro ou os registros que voc deseja copiar ou mover. 3 Para copiar registros, clique em Copiar na barra de ferramentas.

Para mover registros, clique em Recortar na barra de ferramentas. 4 Abra o formulrio no qual voc deseja colar os registros. 5 Para substituir registros pelos registros selecionados por voc, selecione os registros que deseja substituir e, em seguida, clique em Colar na barra de ferramentas. Para acrescentar registros, clique em Colar Acrscimo no menu Editar. O Microsoft Access cola os registros em campos com o mesmo nome que os dos campos de origem, independente de sua ordem no formulrio. Se o formulrio do qual voc est copiando ou movendo registros tiver campos que no existam no formulrio para o qual voc est copiando ou movendo registros, o Microsoft Access perguntar se voc deseja colar apenas campos com nomes coincidentes. Se no houver nomes de campos coincidentes, os campos sero colados de acordo com a ordem de tabulao no formulrio de destino, que pode no ser a ordem desejada. Por esta razo, aconselhvel colar campos com nomes de origens e de destino diferentes em uma folha de dados em vez de col-los em um formulrio.

Copiar ou mover registros do Microsoft Access para outro aplicativo

1 Abra uma Folha de Dados ou formulrio no modo Formulrio. 2 Selecione os dados que voc deseja copiar ou mover. 3 Para copiar dados, clique em Copiar na barra de ferramentas.

Para mover dados, clique em Recortar na barra de ferramentas. 4 Abra o aplicativo no qual deseja colar os dados. 5 Para substituir dados pelos dados do Microsoft Access, selecione os dados que deseja substituir. Para inserir os dados nos dados existentes, posicione o ponto de insero onde deseja colar os dados. Observao Se estiver colando em uma planilha do Microsoft Excel, selecione a clula na qual deseja que o primeiro cabealho de coluna esteja. Se estiver colando em um documento Microsoft Word para Windows, mova o ponto de insero para onde deseja posicionar os registros. Os registros sero colados como uma tabela no Word. 6 Clique em Colar no menu Editar.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 202 Observao Se o seu aplicativo no tiver esse comando, utilize o mtodo comparvel para o seu aplicativo. Quando voc cola registros em um outro aplicativo, o Microsoft Access cola os nomes de campo na primeira linha, seguidos pelos dados.

Copiar ou mover registros de outro aplicativo para o Microsoft Access

1 No outro aplicativo, selecione uma ou mais linhas que deseja copiar ou mover. Se estiver copiando de um aplicativo processador de texto, certifique-se de que os registros estejam organizados em uma tabela ou separados por caracteres de tabulao antes de selecion-los. 2 Se estiver colando em uma folha de dados, certifique-se de que as colunas coincidam com a ordem dos dados que deseja copiar ou mover. Se voc estiver colando em um formulrio e os controles correspondentes no formulrio tiverem os mesmos nomes que os nomes da coluna dos dados que estiver copiando, o Microsoft Access colar os dados nos controles coincidentes. Se os nomes das colunas no coincidirem ou se no houver nomes de colunas, o Microsoft Access colar os dados na ordem de tabulao do formulrio. 3 Para copiar registros, clique em Copiar no menu Editar. Para mover registros, clique em Recortar no menu Editar. Observao Se seu aplicativo no tiver esses comandos, utilize o mtodo comparvel para o seu aplicativo. 4 No Microsoft Access, abra a folha de dados ou o formulrio no qual deseja colar os registros. 5 Proceda de uma das maneiras a seguir: Para substituir registros, selecione-os e, em seguida, clique em Colar na barra de ferramentas. Em um formulrio, se o seletor de registro no estiver visvel para selecionar o registro atual, clique em Selecionar Registro no menu Editar. Para acrescentar os dados como novos registros, clique em Colar Acrscimo no menu Editar.

Solucionar problemas ao colar dados O Microsoft Access no pode colar os dados. Por qu?

Na maioria dos casos, se o Microsoft Access no puder colar alguns ou todos os dados, ele criar a tabela Erros ao Colar. Nesse caso, o Microsoft Access exibe uma mensagem informando a voc que os dados sero adicionados tabela Erros ao Colar. H vrios motivos pelos quais o Microsoft Access no colar alguns ou todos os seus dados: Voc tentou colar todo um campo ou campos sem selecionar um destino. Voc precisa selecionar o campo ou os campos nos quais deseja colar. Voc tentou colar mais campos do que a folha de dados, na qual voc est tentando colar, permite, ou mais campos que o nmero de campos selecionados como destino. O Microsoft Access no cola os campos extras. Voc tentou colar um valor incompatvel com o tipo de dados do campo. Por exemplo, voc tentou colar uma combinao de letras e nmeros em um campo com o tipo de dados Nmero. Voc tentou colar um texto muito longo para o campo. A definio na propriedade TamanhoDoCampo determina o tamanho mximo de um valor de campo. Verifique o campo na tabela modo Estrutura para ver a definio. Voc tentou colar um valor duplicado na chave primria da tabela ou em um campo que tenha a propriedade Indexado definida como Duplicao No Autorizada. Verifique o campo no modo Estrutura da tabela para ver a definio. Voc tentou colar dados em um campo oculto. Isso no permitido. Para exibir colunas ocultas, clique em Reexibir Colunas no menu Formatar. Voc tentou remover dados de um campo ou col-los em um campo desativado, bloqueado, calculado ou AutoNumerao. Voc no tem permisses para adicionar ou editar dados no objeto de banco de dados. Um valor que voc tentou colar no permitido no campo com base nas definies das propriedades RegraDeValidao, MscaraDeEntrada, Requerido ou PermitirComprimentoZero. A macro de validao especificada para as propriedades AntesDeAtualizar ou OnInsert cancelaram a atualizao. Os dados que voc tentou colar no satisfizeram os requisitos de validao.

Exibir a tabela Erros ao Colar

1 V para a janela Banco de Dados. 2 Clique na guia Tabelas. 3 Clique duas vezes em Erros ao Colar.

Os dados que colei esto no campo errado. Por qu?

Quando voc cola registros em uma folha de dados, o Microsoft Access os posiciona na ordem em que aparecem nas colunas da folha de dados, independente dos nomes dos campos. Se voc deseja que os dados sejam colados de acordo com os nomes de campos correspondentes, cole-os em um formulrio no modo Formulrio. Quando voc cola registros em um formulrio, o Microsoft Access os posiciona em campos com o mesmo nome que os campos de origem, independente de sua ordem no formulrio. Entretanto, se no houver nomes de campos coincidentes, os dados sero posicionados de acordo com a ordem de tabulao do formulrio, que pode no ser a ordem desejada.

Inserir um valor padro em um campo

1 Abra uma Folha de Dados. 2 Clique no campo no qual deseja inserir o valor padro. 3 Pressione CTRL+ALT+BARRA DE ESPAOS. 1 Abra uma Folha de Dados. 2 Clique no campo em que deseja inserir o valor. 3 Pressione CTRL+APSTROFO (').

Observao Para ver o valor padro, abra a tabela no modo Estrutura e olhe a propriedade Valor Padro.

Inserir o valor que est no mesmo campo do registro anterior

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Editar os dados em um campo

Power Informtica

Pg.: 203

1 Abra uma Folha de Dados ou formulrio no modo Formulrio. 2 Para editar dados em um campo, clique no campo que deseja editar.

Para substituir todo o valor, mova o ponteiro para a parte mais esquerda do campo at que ele se transforme no ponteiro com sinal de adio e, em seguida, clique. 3 Digite o texto que deseja inserir. Observaes Se voc cometer um erro de digitao, pressione BACKSPACE. Se desejar cancelar suas alteraes no campo atual, pressione ESC. Se desejar cancelar suas alteraes em todo o registro, pressione ESC novamente antes de sair do campo. Quando voc vai para um outro registro, o Microsoft Access salva suas alteraes.

Expandir um campo ou caixa de texto para tornar mais fcil sua edio
1 Abra uma Folha de Dados ou formulrio no modo Formulrio. 2 Clique no campo que deseja editar. 3 Pressione SHIFT+F2.

Observao Para expandir a caixa de uma propriedade no modo Estrutura de tabelas, consultas, formulrios, relatrios e macros, voc pode, tambm, clicar na caixa da propriedade com o boto direito do mouse e, em seguida, clicar em Zoom.

Especificar uma seqncia de comprimento zero para indicar dados no existentes

1 Abra uma Folha de Dados ou formulrio no modo Formulrio. 2 Digite aspas duplas (" ") para inserir uma seqncia de comprimento zero no campo.

O campo permanecer como uma seqncia de comprimento zero, mesmo que as aspas desapaream quando voc for para um outro campo ou objeto. Se o Microsoft Access exibir uma mensagem dizendo "O campo no pode ser uma seqncia de comprimento zero", altere a propriedade do campo PermitirComprimentoZero.

Desfazer alteraes ao adicionar ou editar registros

Clique em Desfazer na barra de ferramentas para desfazer sua alterao mais recente. Clique em Desfazer Gravao de Registro no menu Editar se j tiver gravado alteraes no registro atual, ou tiver ido para um outro registro. To logo voc comece a editar um outro registro, aplique ou remova um filtro ou alterne para uma outra janela; voc no pode utilizar esses mtodos para corrigir alteraes.

Como uma verificao de validao e tipo de dados de um campo afetam a entrada de dados

Quando voc tenta sair de um campo aps alterar os dados, o Microsoft Access valida os dados, certificando-se de que o valor inserido seja permitido nesse campo. Se o valor no for permitido, o Microsoft Access o alertar. Para poder sair do campo, voc deve alterar os dados para um valor aceitvel ou desfazer suas alteraes. Um valor poderia no ser permitido em um campo pelas razes a seguir: O valor no compatvel com o tipo de dados do campo (como Nmero, Texto ou Data). Se voc inserir um valor que no coincida com o tipo de dados, o Microsoft Access tentar converter a entrada para o tipo de dados correto. Entretanto, alguns dados no podem ser convertidos para outros tipos de dados. Por exemplo, voc no pode armazenar um nome em um campo com o tipo de dados Nmero. Os dados violam uma regra definida na propriedade RegraDeValidao para o campo. Os dados so necessrios no campo e voc tentou deix-lo vazio. A macro de validao especificada para a propriedade AntesDeAtualizar cancelou a atualizao. O Microsoft Access tambm valida dados quando voc sai de um registro. Antes de salvar um registro, o Microsoft Access se certifica de no violar nenhuma regra de validao definida na propriedade RegraDeValidao para o registro. Alm disso, se a tabela que voc estiver editando tiver uma chave primria ou um ndice exclusivo, o Microsoft Access assegurar que o registro que voc est editando no tenha o mesmo valor no campo ou nos campos que um outro registro na tabela. Se o registro no puder ser salvo, voc dever fazer as correes necessrias ou clicar em Desfazer para cancelar todas as alteraes feitas no registro.

Solucionar problemas de edio de dados em um campo

H vrios tipos de campos em formulrios ou folhas de dados que no podem ser editados. Os campos a seguir exibem valores tal como os campos normais, mas se voc tentar inserir dados neles, nada acontecer: Campos AutoNumerao. Se um campo tiver um tipo de dados AutoNumerao, o Microsoft Access atribuir automaticamente o prximo nmero consecutivo ou valor aleatrio exclusivo a esse campo para cada registro que voc adicionar. Esse tipo de campo utilizado com freqncia como um nmero de identificao de registro ou chave primria. Ao iniciar a adio de um novo registro, o Microsoft Access automaticamente preenche o valor do campo e voc no pode edit-lo. Campos calculados. Um campo calculado exibe os valores que o Microsoft Access calcula. So geralmente baseados em outros campos em suas tabelas, mas os campos calculados no so armazenados em tabelas. Voc no pode editar campos calculados. Campos bloqueados ou desativados. Se um controle em um formulrio tiver a propriedade Bloqueado definida como Sim ou a propriedade Ativado definida como No, voc no poder editar os dados no campo. Campos em um registro bloqueado. Se voc utilizar o Microsoft Access em um ambiente multiusurio e um registro estiver bloqueado por um outro usurio, voc no poder editar os dados no registro. Quando voc se move para um registro bloqueado, o indicador de registro bloqueado exibido no seletor de registro. Campos em snapshots. Enquanto a maioria das consultas apresenta conjuntos de registros que podem ser editados, algumas consultas apresentam snapshots, que no podem ser editados. Campos em um formulrio somente para leitura ou um banco de dados bloqueado. Se o formulrio que voc estiver utilizando tiver a propriedade PermitirEdies definida como No ou se os dados base forem somente para leitura ou bloqueados por uma outra pessoa, voc no poder editar dados no formulrio.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Verificar ortografia em uma tabela, consulta ou formulrio na janela Banco de Dados

1 V para a janela Banco de Dados. 2 Clique na tabela, consulta ou formulrio cuja ortografia deseja verificar. 3 Clique em Verificar Ortografia na barra de ferramentas.
Observao Na caixa de dilogo Verificar Ortografia, clique em Adicionar se voc deseja adicionar a palavra que est na caixa No Consta no Dicionrio ao dicionrio personalizado que est listado na caixa Adicionar Palavras.

Power Informtica

Pg.: 204

Verificar a ortografia dos dados no modo Folha de Dados

1 Abra uma Folha de Dados. 2 Selecione os registros, colunas, campos ou texto do campo cuja ortografia voc deseja verificar. 3 Clique em Verificar Ortografia na barra de ferramentas.

Observao Na caixa de dilogo Verificar Ortografia, clique em Adicionar, se deseja adicionar a palavra que est na caixa No Consta no Dicionrio ao dicionrio personalizado listado na caixa Adicionar Palavras.

Verificar a ortografia dos dados no modo Formulrio

1 Abra um formulrio no modo Formulrio. 2 Selecione o campo ou texto cuja ortografia voc deseja verificar. 3 Clique em Verificar Ortografia na barra de ferramentas.

Observaes Na caixa de dilogo Verificar Ortografia, clique em Adicionar se voc deseja adicionar a palavra que est na caixa No Consta no Dicionrio ao dicionrio personalizado listado na caixa Adicionar Palavras.

Escolher um dicionrio personalizado para verificao ortogrfica

1 V para a janela Banco de Dados. 2 Clique em qualquer tabela, consulta ou formulrio. 3 Clique em Verificar Ortografia na barra de ferramentas.

Observao Talvez voc precise errar temporariamente um palavra existente para exibir a caixa de dilogo Verificar Ortografia. 4 Clique em Opes. 5 Selecione o dicionrio personalizado que voc deseja na caixa Dicionrio.

Corrigir automaticamente duas maisculas consecutivas quando eu estiver inserindo dados

1 No menu Ferramentas, clique em AutoCorreo. 2 Selecione a caixa de seleo Corrigir Duas Iniciais Maisculas.

Tornar automaticamente maisculos os nomes dos dias ao inserir dados

1 No menu Ferramentas, clique em AutoCorreo. 2 Selecione a caixa de seleo Tornar Maisculos Nomes dos Dias.

Corrigir automaticamente a digitao quando eu estiver inserindo dados

Utilize a AutoCorreo para corrigir automaticamente texto que voc freqentemente digita de forma incorreta e para substituir abreviaturas por nomes longos. Voc pode, por exemplo, criar uma entrada "esq" para "Mrio R. Esquivel". Sempre que voc digitar esq seguido por um espao ou um smbolo de pontuao, o Microsoft Access substituir automaticamente "esq" pelo nome Mrio R. Esquivel. 1 No menu Ferramentas, clique em AutoCorreo. 2 Selecione a caixa de seleo Substituir Texto ao digitar. 3 Na caixa Substituir, digite o texto que deseja corrigir automaticamente. 4 Na caixa Por, digite o texto corrigido. 5 Clique em Adicionar. Observaes A AutoCorreo no corrigir o texto que foi digitado antes de voc selecionar a caixa de seleo Substituir Texto ao digitar. Se no exemplo anterior voc desejar realmente que "esq" aparea em alguma situao, limpe a caixa Substituir Texto ao digitar, digite esq em um campo e salve o campo movendo para um outro registro. A seguir, selecione novamente a caixa Substituir Texto ao digitar. O Microsoft Access no alterar o "esq" digitado e salvo anteriormente.

Parar a correo automtica de uma entrada quando eu estiver inserindo dados

1 No menu Ferramentas, clique em AutoCorreo. 2 Clique na entrada que voc deseja excluir na parte inferior da caixa. 3 Clique em Excluir.

Adicionar uma entrada de AutoCorreo durante a verificao ortogrfica

1 Na caixa de dilogo Verificar Ortografia, na caixa Alterar Para, digite o texto corrigido. 2 Clique em AutoCorreo na caixa de dilogo Verificar Ortografia.
Ao digitar o texto que est na caixa No Consta no Dicionrio medida que voc adiciona dados a tabelas ou formulrios, o Microsoft Access o altera automaticamente para o texto na caixa Alterar Para.

Parar correes automticas que ocorrerem quando eu estiver inserindo dados

1 No menu Ferramentas, clique em AutoCorreo. 2 Limpe as caixas de seleo para as opes que deseja desativar.

Importar ou vincular listas e tabelas HTML (somente para leitura)

1 Abra um banco de dados ou alterne para a janela Banco de Dados do banco de dados aberto. 2 Utilize um dos seguintes procedimentos:

Para importar tabelas ou listas HTML, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e clique em Importar.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 205 Para vincular tabelas ou listas HTML, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e clique em Vincular tabelas. 3 Na caixa de dilogo Importar ou Vincular, na caixa Arquivos do Tipo, clique em Documentos HTML (*.html;*.htm). 4 Clique na seta direita da caixa Examinar, selecione a unidade de disco e a pasta onde se encontra o arquivo HTML que voc deseja importar ou vincular e clique duas vezes no nome do arquivo. 5 Siga as instrues do Assistente de Importao HTML ou do Assistente de Vinculao HTML. Clique no boto Avanado se desejar editar uma especificao de importao/exportao ou especifique outros formatos de arquivo e de campo. 6 Se seu arquivo HTML contiver mais de uma tabela ou lista, repita as etapas 1 a 5 para cada tabela ou lista que desejar importar ou vincular. Observao Uma tabela incorporada dentro de uma clula de tabela em um arquivo HTML tratada como uma tabela separada quando voc importa ou vincula. Uma lista incorporada em uma clula de tabela tratada como o contedo de uma clula e cada item contido na lista delimitado com caracteres de retorno de carro/avano de linha. Observaes Como padro, o Microsoft Access converte os vnculos de HTML em uma coluna de tipo de dado Hyperlink mas somente se todos os valores em uma coluna de tabela ou lista contiverem endereos de hyperlink definidos por um marcador <A HREF>. Voc pode alterar o tipo de dado ao utilizar o Assistente de Importao HTML ou o Assistente de Vinculao HTML. Para maiores informaes sobre os endereos de hyperlink, clique em {bmc bm0.BMP}. O Microsoft Access ignora imagens GIF e JPEG incorporadas s tabelas ou listas HTML. Para os dados distribudos em linhas ou colunas, o Microsoft Access 97 duplica os dados em cada clula. Por outro lado, o Microsoft Excel 97 armazena os dados na primeira clula ou na clula superior esquerda e deixa as outras clulas em branco.

Exportar uma tabela, consulta, formulrio ou relatrio para formato HTML

Voc pode utilizar o Microsoft Access 97 para criar um aplicativo da World Wide Web. Por exemplo, voc pode criar uma home page da empresa, uma revista ou um boletim on-line, um sistema de inscrio para uma feira comercial ou um catlogo de produtos on-line. Para criar este aplicativo da Web, d sada nos objetos no formato HTML ou utilize o Assistente de Criao para a Web. Voc pode exportar relatrios para o formato HTML esttico e pode exportar folhas de dados e formulrios para o formato HTML esttico ou dinmico. O Microsoft Access cria uma pgina da Web para cada pgina do relatrio, folha de dados e formulrio que voc exportar. Exportar objetos para o formato HTML ajuda a criar um aplicativo simples da Web, verificar o formato e a aparncia da sada de um objeto ou adicionar arquivos a aplicativos da Web j existentes. Tambm possvel utilizar um arquivo de modelo HTML juntamente com seus arquivos de sada. Um modelo HTML contm marcadores de cdigo HTML e marcadores especiais, exclusivos do Microsoft Access 97, que aprimoram a aparncia, consistncia e navegao de suas pginas da Web. Por ltimo, voc pode utilizar o Assistente de Criao para a Web, selecionando Salvar Como HTML no menu Arquivo. Este assistente faz o seguinte: d sada em uma ou mais folhas de dados, formulrios ou relatrios para o formato HTML esttico ou dinmico utilizando um ou mais arquivos de modelo HTML; cria uma home page; armazena todos os arquivos em uma pasta especificada como uma publicao da Web, copia os arquivos para o servidor da Web utilizando o Assistente de Publicao na Web, e salva um perfil de publicao da Web para uso futuro. Observao Para instalar o Assistente de Criao para a Web, clique na pasta ValuPack do seu CD do Microsoft Access ou Microsoft Office, na subpasta WebPost e, ento, clique duas vezes em WebPost.exe.

Sobre plataformas e produtos de aplicativos de servidor da Web

Ao utilizar arquivos de formato HTML dinmico (sejam arquivos IDC/HTX ou arquivos ASP), voc precisa fazer o seguinte em um servidor da World Wide Web suportado pela Microsoft para executar seu aplicativo da Web: Defina uma fonte de dados de sistema ou de arquivos. Copie o banco de dados do Microsoft Access para o servidor da Web ou especifique sua localizao de rede na definio de fonte de dados ODBC. Observao Voc pode utilizar o Assistente de Publicao na Web (que voc executa a partir do Assistente de Criao para a Web) para copiar o banco de dados do Microsoft Access. Instale o driver para o Microsoft Access no servidor da Web. Certifique-se de que os usurios de seu aplicativo da Web podem conectar-se fonte de dados ODBC para seu banco de dados do Microsoft Access. Certifique-se de que a pasta contendo os arquivos .idc ou .asp tem as propriedades de compartilhamento necessrias, incluindo Execute para o Microsoft Internet Information Server e Execute Scripts para o Personal Web Server. Consulte a documentao do produto especfico de servidor da Web que voc utiliza, para obter outras informaes. A tabela a seguir resume os produtos suportados, as plataformas e os arquivos de sada que voc pode utilizar para executar seu aplicativo da Web criado pelo Microsoft Access. Produto/plataforma Arquivos suportados Microsoft Internet Information Server verso 1.x e 2.0 utilizando o Internet Data.htm, .html, .idc, .htx base Connector no Windows NT Server verso 3.51 Microsoft Internet Information Server verso 2.0 ou superior, utilizando o .htm, .html, .idc, .htx, .asp Internet Database Connector ou o Microsoft Active Server Pages no Windows NT Server verso 4.0 ou superior Microsoft Personal Web Server no Windows 95 ou superior, ou no Windows .htm, .html, .idc, .htx, .asp NT Workstation verso 4.0 ou superior

Observaes Para utilizar qualquer aplicativo da World Wide Web em um computador cliente, voc precisa de um navegador da Web, como o Microsoft Internet Explorer, e um modem ou uma conexo por rede com a Internet ou servidor intranet onde o apli-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 206 cativo da Web executado. Para obter informaes sobre como configurar acesso Internet, consulte o Microsoft Office 97 Resource Kit. Se seu aplicativo da Web utiliza arquivos HTML dinmicos (IDC/HTX ou ASP) para acessar o banco de dados do Microsoft Access, ele funcionar com mais eficincia quando acessado por um nmero limitado de usurios. O limite mximo so 64 usurios paralelos mas o limite prtico pode ser inferior, dependendo de seu aplicativo. Se o nmero de usurios acessando seu aplicativo da Web aumentar, experimente utilizar as Microsoft Access Upsizing Tools para converter seu banco de dados do Microsoft Access para um banco de dados do Microsoft SQL Server. Para maiores informaes, no menu Ajuda, aponte para Microsoft na Web e clique em Produtos Gratuitos.

Sobre formato HTML dinmico e esttico

Determine o formato de arquivo HTML a ser utilizado, com base nas necessidades de seu aplicativo. Utilize o formato HTML esttico quando seus dados no forem freqentemente alterados e seu aplicativo da World Wide Web no exigir um formulrio. Utilize o formato dinmico quando seus dados forem freqentemente alterados e seu aplicativo da Web precisar armazenar e recuperar dados correntes de seu banco de dados do Microsoft Access, utilizando um formulrio. Como seu aplicativo da Web utiliza o formato HTML esttico Voc pode criar pginas HTML estticas a partir de folhas de dados de tabelas, consultas e formulrios, e de relatrios. Os arquivos HTML resultantes sero um snapshot dos dados no momento em que voc publicou seus arquivos. Se os dados forem alterados, voc dever publicar seus arquivos novamente para exibir os novos dados em seu aplicativo da Web. Como seu aplicativo da Web utiliza arquivos IDC/HTX dinmicos Quando voc d sada em um objeto no formato de arquivo IDC/HTX, em vez de um arquivo .html, o Microsoft Access cria um arquivo de extenso HTML (.htx).e um arquivo do Internet Database Connector (.idc). O Internet Database Connector (httpodbc.dll) um componente do Microsoft Internet Information Server. O arquivo .idc contm uma consulta na forma de uma instruo SQL e informaes que o Microsoft Internet Information Server utiliza para conectar-se a uma fonte de dados ODBC, neste caso, um banco de dados do Microsoft Access 97. As informaes da conexo incluem o nome da fonte de dados e, se a segurana a nvel de usurio for necessria para abrir o banco de dados, o nome do usurio e a senha. O arquivo .htx um arquivo HTML que contm marcadores de cdigo de formatao e instrues, e em vez de dados, marcadores indicando onde inserir os valores retornados da consulta no arquivo .idc. Depois que voc publicar seu banco de dados e instalar seu aplicativo da Web, o Microsoft Internet Information Server, sob solicitao de um navegador da Web, abrir o banco de dados do Microsoft Access (utilizando o driver para o Microsoft Access e as informaes de conexo do arquivo .idc), executar a consulta no arquivo .idc para acessar os dados, mesclar os resultados e o arquivo .htx em um nico arquivo .html, e enviar o arquivo .html de volta para o navegador da Web, para ser exibido como uma pgina da Web. Como seu aplicativo da Web utiliza arquivos ASP dinmicos Quando voc d sada em um objeto para o formato de arquivos ASP dinmicos, em vez de um arquivo .html, o Microsoft Access cria um arquivo do Microsoft Active Server Page (.asp). O formato Active Server Page suportado pelo Microsoft Internet Information Server 3.0 ou superior. O arquivo .asp contm marcadores de cdigo HTML intercalados com o cdigo do VBScript que usa objetos de dados ActiveX (ADO, ActiveX Data Objects) para conectar-se a uma fonte de dados ODBC, neste caso, um banco de dados do Microsoft Access 97. A fonte de dados ODBC especifica o nome da fonte de dados e, se a segurana em nvel de usurio for necessria para abrir o banco de dados, o nome do usurio e a senha. Depois que voc publicar seu banco de dados e instalar seu aplicativo da Web, o Microsoft Internet Information Server, sob solicitao de um navegador da Web, abre um arquivo ASP, executa o cdigo do VBScript que ele contm, o qual chama o banco de dados do Microsoft Access (utilizando o driver para o Microsoft Access e as informaes de conexo ODBC) e executa consultas no arquivo .asp para acessar e exibir os dados como uma pgina da Web.

Exportar uma folha de dados para formato HTML esttico

1 Na janela Banco de Dados, clique no nome da tabela, consulta ou formulrio que voc deseja exportar e, no menu Arquivo, clique em Salvar Como/Exportar. 2 Na caixa de dilogo Salvar Como, clique em Para Um Arquivo ou Banco de Dados Externo e clique em OK. 3 Na caixa Salvar Como Tipo, clique em Documentos HTML (*.html;*.htm). 4 Clique na seta direita da caixa Salvar Em e selecione a unidade ou pasta para a qual exportar. 5 Na caixa Nome do Arquivo, digite o nome do arquivo. 6 Selecione Salvar Com Formatao se desejar salvar a folha de dados em um formato semelhante sua aparncia no modo Folha de Dados, marque a caixa de seleo AutoIniciar e exiba a caixa de dilogo Padres de Publicao depois que voc clicar em Exportar na etapa 7. Selecione AutoIniciar se desejar exibir os resultados em seu pesquisador padro da World Wide Web. 7 Clique em Exportar. 8 Se voc selecionou Salvar Com Formatao na etapa 6, a caixa de dilogo Padres de Publicao ser exibida. Voc pode especificar um modelo HTML a ser utilizado. Voc tambm pode definir um valor padro para a opo Modelo HTML. No menu Ferramentas, clique em Opes e clique na guia Hyperlinks/HTML. Observaes O arquivo HTML baseado no conjunto de registros por trs da folha de dados, incluindo quaisquer definies atuais das propriedades Classificado Por ou Filtro. Se a folha de dados contiver uma consulta parmetro, primeiro o Microsoft Access solicitar os valores dos parmetros e depois exportar os resultados. Se voc selecionou Salvar Com Formatao na etapa 6, a tabela HTML simular o mais prximo possvel a aparncia da folha de dados criando os marcadores de cdigo HTML adequados para manter atributos, como cor, fonte e alinhamento. Os valores da maioria dos campos (exceto Objetos OLE e campos hyperlink) daro sada como seqncias e sero formatados de forma semelhante sua exibio na folha de dados, incluindo as propriedades definidas Formato ou Msca-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 207 raDeEntrada. Os campos com um tipo de dado Hyperlink daro sada como vnculos HTML utilizando marcadores <A HREF>. Todos os tipos de dados sem formatao, exceto Texto e Memorando, so gravados com o alinhamento direita como padro. Os campos Texto e Memorando so gravados com o alinhamento esquerda, como padro. possvel que uma folha de dados grande demore muito tempo para dar sada e ser exibida atravs de um navegador da Web. Experimente reduzir o tamanho da folha de dados, dividir a folha de dados em folhas menores, utilizando critrios como um campo de data ou utilizando um relatrio ou formulrio para exibir os dados.

Exportar uma folha de dados para formato HTML dinmico

1 Na janela Banco de Dados, clique no nome da tabela, consulta ou formulrio que voc deseja exportar e, no menu Ar-

quivo, clique em Salvar Como/Exportar. 2 Na caixa de dilogo Salvar Como, clique em Para Um Arquivo ou Banco de Dados Externo e clique em OK. 3 Na caixa Salvar Como Tipo, clique em Microsoft IIS 1-2 (*.htx;*.idc) ou Microsoft Active Server Pages (*.asp) dependendo do formato HTML dinmico desejado. 4 Clique na seta direita da caixa Salvar Em e selecione a unidade ou pasta para a qual exportar. 5 Na caixa Nome do Arquivo, digite o nome do arquivo. 6 Clique em Exportar. 7 Na caixa de dilogo Padres de Publicao, voc pode especificar um modelo HTML a ser utilizado. Voc deve especificar o nome da mquina ou da fonte de dados do arquivo que voc utilizar no servidor da World Wide Web e, se necessrio, um nome de usurio e senha para abrir o banco de dados. Se estiver exportando para o formato de arquivo ASP, dever inserir o URL do servidor da localizao onde o arquivo ASP ser armazenado no servidor da Web. Por exemplo, se voc estiver armazenando os arquivos ASP na pasta \SalesApp no servidor \\Pubweb, digite http://pubweb/salesapp/. Voc tambm pode definir valores padro para cada opo na caixa de dilogo Padres de Publicao. No menu Ferramentas, clique em Opes e clique na guia Hyperlinks/HTML. Observaes Os arquivos de sada so baseados no conjunto de registros por trs da folha de dados, incluindo quaisquer definies atuais das propriedades Classificado Por ou Filtro. Se a folha de dados contiver uma consulta parmetro, o Microsoft Access simular a caixa de dilogo Informar Valor do Parmetro, criando uma pgina de parmetro HTML adicional que contm um controle caixa de texto de formulrio HTML para inserir o valor do parmetro e um boto para executar a consulta. Voc deve exibir esta pgina de parmetro HTML antes de exibir a pgina HTML da folha de dados em seu aplicativo da Web. Se voc utilizar o Assistente de Criao para a Web e especificar uma pgina de menu de controle, a pgina de parmetro HTML ser adicionada pgina de menu de controle. Durante a operao de exportao, o Microsoft Access executar a consulta e exibir a caixa de dilogo Informar Valor do Parmetro mas voc s poder clicar em OK porque a entrada ser ignorada. Os arquivos de sada simulam o mais prximo possvel a aparncia da folha de dados, criando os marcadores de cdigo HTML adequados para manter atributos, como cor, fonte e alinhamento. Os valores da maioria dos campos (exceto Objeto OLE e campos hyperlink) daro sada como seqncias e sero formatados de forma semelhante sua exibio na folha de dados, incluindo as propriedades definidas Formato ou MscaraDeEntrada. Os campos com um tipo de dado Hyperlink daro sada como vnculos HTML utilizando marcadores <A HREF>. Todos os tipos de dados sem formatao, exceto Texto e Memorando, so gravados com o alinhamento direita como padro. Os campos Texto e Memorando so gravados com o alinhamento esquerda, como padro. Quando voc exporta para o formato de arquivo ASP, se um formulrio estiver no modo Folha de Dados ou se sua propriedade Modo Padro estiver definida como Folha de Dados, o Microsoft Access dar sada no formulrio como uma folha de dados. Se o formulrio estiver no modo Formulrio ou Estrutura, ou sua propriedade Modo Padro estiver definida como Formulrio Simples ou Formulrios Contnuos, o Microsoft Access dar sada no formulrio como um formulrio. O layout da pgina HTML simula a orientao de pgina e as margens definidas para a folha de dados. Para alterar essas definies, exiba a folha de dados e, em seguida, utilize o comando Configurar Pgina no menu Arquivo antes de export-la. possvel que uma folha de dados grande demore muito tempo para dar sada e ser exibida atravs de um navegador da Web. Experimente reduzir o tamanho da folha de dados, dividir a folha de dados em folhas menores, utilizando critrios como um campo de data ou utilizando um relatrio ou formulrio para exibir os dados.

Exportar um relatrio para formato HTML esttico

1 Na janela Banco de Dados, clique no nome do relatrio que voc deseja exportar e, no menu Arquivo, clique em Salvar

Como/Exportar. 2 Na caixa de dilogo Salvar Como, clique em Para Um Arquivo ou Banco de Dados Externo e clique em OK. 3 Na caixa Salvar como Tipo, clique em Documentos HTML (*.html;*.htm). 4 Clique na seta direita da caixa Salvar Em e selecione a unidade ou pasta para a qual exportar. 5 Na caixa Nome do Arquivo, digite o nome do arquivo. 6 Selecione AutoIniciar para exibir os resultados em seu pesquisador da World Wide Web padro. 7 Clique em Exportar. 8 Na caixa de dilogo Padres de Publicao, voc pode especificar um modelo HTML a ser utilizado. Se voc no especificar um arquivo de modelo HTML contendo marcadores de navegao, o Microsoft Access 97 no fornecer o esquema de navegao padro e, se voc selecionou AutoIniciar na etapa 6, apenas a primeira pgina ser exibida. Voc tambm pode definir um valor padro para a opo Modelo HTML. No menu Ferramentas, clique em Opes e clique na guia Hyperlinks/HTML. Observaes

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 208 O arquivo HTML baseado no conjunto de registros por trs do relatrio, incluindo quaisquer definies atuais das propriedades Classificado Por ou Filtro. Se a folha de dados contiver uma consulta parmetro, primeiro o Microsoft Access solicitar os valores dos parmetros e depois exportar os resultados. A maioria dos controles e recursos de um relatrio, incluindo os sub-relatrios, aceita, exceto os seguintes: linhas, retngulos, objetos OLE e subformulrios. Entretanto, voc pode utilizar um arquivo de modelo HTML para incluir imagens de rodap e cabealho do relatrio em seus arquivos de sada. Para obter um exemplo, consulte o arquivo de modelo Nwindtem.htm na pasta \Arquivos de Programas\Microsoft Office\Office\Exemplos. Os arquivos de sada simulam o mais prximo possvel a aparncia do relatrio, criando os marcadores de cdigo HTML adequados para manter atributos, como cor, fonte e alinhamento. Os campos com um tipo de dado Hyperlink daro sada como vnculos HTML utilizando marcadores <A HREF>. Ao contrrio de uma folha de dados, o Microsoft Access 97 d sada em um relatrio como mltiplos arquivos HTML, um arquivo por pgina impressa, utilizando o nome do objeto e um apndice para criar cada nome de arquivo; por exemplo, Products.htm, ProductsPage1.htm, ProductPage2.htm, e assim por diante. Os layouts de pgina HTML simulam a orientao de pgina e as margens definidas para o relatrio. Para alterar essas definies, exiba o relatrio no modo Visualizar impresso ou Visualizar layout e, em seguida, utilize o comando Configurar Pgina no menu Arquivo antes de export-la. Voc no pode dar sada em um relatrio para o formato HTML dinmico.

Exportar um formulrio para formato HTML dinmico

Voc pode estruturar um formulrio do Microsoft Access para utilizar em um aplicativo da World Wide Web e depois salvlo para o formato HTML dinmico (arquivos ASP somente). Voc pode dar sada em diversos tipos de formulrios: formulrios de exibio (para exibir os registros), formulrios de menu de controle (para atuarem como home page ou para navegar para pginas relacionadas, como todos os relatrios), e formulrios de entrada de dados (para adicionar, atualizar e excluir registros). 1 Na janela Banco de Dados, clique no nome do formulrio que voc deseja exportar e, no menu Arquivo, clique em Salvar Como/Exportar. 2 Na caixa de dilogo Salvar Como, clique em Para um Arquivo ou Banco de Dados Externo e clique em OK. 3 Na caixa Salvar como Tipo, clique em Microsoft Active Server Pages (*.asp). 4 Clique na seta direita da caixa Salvar Em e selecione a unidade ou pasta para a qual exportar. 5 Na caixa Nome do Arquivo, digite o nome do arquivo. 6 Clique em Exportar. 7 Na caixa de dilogo Padres de Publicao, voc pode especificar um modelo HTML a ser utilizado. Voc deve especificar o nome da mquina ou da fonte de dados do arquivo que voc utilizar no servidor da Web e, se necessrio, um nome de usurio e senha para abrir o banco de dados. Se estiver exportando para o formato de arquivo ASP, dever inserir o URL do servidor da localizao onde o arquivo ASP ser armazenado no servidor da Web. Por exemplo, se voc estiver armazenando os arquivos ASP na pasta \SalesApp no servidor \\Pubweb, digite http://pubweb/salesapp/. Voc tambm pode definir valores padro para cada opo na caixa de dilogo Padres de Publicao. No menu Ferramentas, clique em Opes e clique na guia Hyperlinks/HTML. Observaes O Microsoft Access dar a sada de um formulrio contnuo em um formulrio simples. O Microsoft Access d sada na maioria dos controles como controles ActiveX mas ignora qualquer cdigo do Visual Basic existente por trs deles. Os arquivos de sada simulam o mais prximo possvel a aparncia do formulrio, criando os marcadores de cdigo HTML adequados para manter atributos, como cor, fonte e alinhamento. Entretanto, todos os tipos de dados tero suas sadas sem formatao e todas as propriedades Formato e MscaraDeEntrada sero ignoradas. Quando voc exporta para o formato de arquivo ASP, se existir um formulrio no modo Folha de Dados ou se sua propriedade Modo Padro estiver definida como Folha de Dados, o Microsoft Access dar sada no formulrio como uma folha de dados. Se o formulrio estiver no modo Formulrio ou Estrutura, ou sua propriedade Modo Padro estiver definida como Formulrio Simples ou Formulrios Contnuos, o Microsoft Access dar sada no formulrio como um formulrio.

Sobre arquivos de modelo HTML

Voc pode utilizar um ou mais arquivos de modelo HTML para aprimorar a aparncia, consistncia e navegao de seu aplicativo da World Wide Web. Por exemplo, talvez voc queira incluir o logotipo de uma empresa na seo do cabealho, uma imagem de segundo plano padronizada na empresa na seo do corpo, e botes de navegao padro na seo do rodap de suas pginas da Web. O modelo HTML pode ser qualquer arquivo de texto que inclua marcadores de cdigo HTML e marcadores exclusivos do Microsoft Access para indicar onde inserir os dados. Quando voc der sada em uma folha de dados, formulrio ou relatrio, ou utilizar o Assistente de Criao para a Web, e especificar um arquivo de modelo HTML, o Microsoft Access mesclar o arquivo de modelo HTML com os arquivos de sada, substituindo os marcadores pelos seguintes. Marcador de modelo HTML Substituio <!--AccessTemplate_Title--> <!--AcessTemplate_Body--> <!--AccessTemplate_FirstPage--> <!--AccessTemplate_PreviousPage--> <!--AccessTemplate_NextPage--> <!--AccessTemplate_LastPage--> <!--AccessTemplate_PageNumber--> Nome do objeto (colocado na barra de ttulo do navegador da Web) Sada do objeto Um marcador de ncora para a primeira pgina Um marcador de ncora para a pgina anterior Um marcador de ncora para a pgina seguinte Um marcador de ncora para a ltima pgina do documento O nmero da pgina atual

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 209 Observaes Como padro, o Microsoft Access procura um arquivo de modelo na pasta \Program Files\Microsoft Office\Templates\Access. Voc pode alterar a pasta padro, inserindo uma pasta diferente na caixa Modelo HTML localizada na guia Hyperlinks/HTML da caixa de dilogo Opes. Os marcadores de cdigo HTML que especificam arquivos, como o marcador <IMG SRC>, presumem que os arquivos residem na mesma pasta que os arquivos de sada criados pelo Microsoft Access. Voc pode especificar a pasta de destino no Assistente de Criao para a Web ou utilizando o comando Salvar Como/Exportar no menu Arquivo. Se voc especificar um arquivo de modelo HTML ao dar sada em um objeto para o formato HTML dinmico, ele ser mesclado com o arquivo .htx ou .asp durante a operao de sada.

Exemplo de arquivo de modelo HTML

<HTML> <!--O marcador a seguir coloca o nome do objeto na barra de ttulo do pesquisador da World Wide Web.--> <TITLE><!--AccessTemplate_Title--></TITLE> <!--O marcador de cdigo HTML a seguir cria uma cor de segundo plano diferente do padro do navegador da Web.--> <BODY BACKGROUND = "gray.jpg"> <!--O marcador a seguir coloca toda a sada de objetos dentro do marcador de cdigo <BODY>.--> <!--AccessTemplate_Body--> </BODY> <BR><BR> <!--Os quatro marcadores a seguir criam quatro botes de texto de navegao que saltam para a primeira pgina, pgina anterior, pgina seguinte e ltima pgina de um relatrio.--> <A HREF = "<!--AccessTemplate_FirstPage-->">First</A> <A HREF ="<!--AccessTemplate_PreviousPage-->">Previous</A> <A HREF = "<!--AccessTemplate_NextPage-->">Next</A> <A HREF = "<!--AccessTemplate_LastPage-->">Last</A> <!-- O marcador a seguir insere o texto "Pgina n" , onde n o nmero da pgina atual do relatrio.--> <P ALIGN = CENTER>Pgina <!--AccessTemplate_PageNumber-->.</P> <!--O marcador a seguir de cdigo HTML inclui um logotipo da empresa no final da pgina da Web.--> <IMG SRC = "logotipo_da_empresa.jpg"> </HTML>

Exportar um objeto de banco de dados para um servidor FTP da Internet

Voc pode exportar um objeto de banco de dados para um servidor FTP. Na verdade, voc pode copiar dados atravs da Internet sem uma conexo de servidor de rede. Observao Voc no pode exportar para um banco de dados do Microsoft Access nem para uma fonte de dados ODBC em um servidor FTP. 1 Na janela Banco de Dados, clique no nome do objeto que voc deseja exportar e, no menu Arquivo, clique em Salvar Como/Exportar. 2 Na caixa de dilogo Salvar Como, clique em Para um Arquivo ou Banco de Dados Externo e clique em OK. 3 Clique na seta direita da caixa Salvar Em e selecione Locais na Internet (FTP). Voc tambm pode digitar o endereo da Internet na caixa Nome de Arquivo. Por exemplo, para exportar a tabela Funcionrios para o formato Texto no servidor FTP //pubweb, digite ftp://pubweb/funcionrios.txt. 4 Na lista de localizaes de FTP, clique duas vezes no item desejado e depois clique duas vezes na localizao. Quando voc seleciona um local de FTP, a lista que voc v uma lista atualizada de todos os arquivos existentes no servidor FTP selecionado. Voc pode adicionar um local de FTP caixa drop-down Salvar Em na caixa de dilogo Salvar.

Importar ou vincular dados em um servidor FTP ou HTTP da Internet (somente para leitura)

Voc pode importar e vincular (somente para leitura) um arquivo de dados em um servidor FTP ou HTTP. Na verdade, voc pode copiar dados atravs da Internet sem uma conexo de servidor de rede. Observao Voc no pode importar ou vincular um banco de dados do Microsoft Access nem uma fonte de dados ODBC em um servidor FTP ou HTTP. 1 Abra um banco de dados ou alterne para a janela Banco de Dados do banco de dados aberto. 2 Utilize um dos seguintes procedimentos: Para importar dados, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e clique em Importar. Para vincular dados, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e clique em Vincular Tabelas. 3 Faa uma das opes a seguir: Para importar ou vincular, a partir de um servidor HTTP, digite o endereo Internet na caixa Nome do Arquivo. Essa a nica maneira de importar ou vincular, apartir de um servidor HTTP. Por exemplo, para vincular um arquivo Vendasjan.html ao servidor HTTP //pubweb, digite http://pubweb/vendasjan.html. Para importar ou vincular, a partir de um servidor FTP, digite o endereo Internet na caixa Nome de Arquivo ou clique na seta direita da caixa Examinar e, em seguida, clique em Locais da Internet (FTP). Na lista dos locais FTP, clique duas vezes na localizao do item que voc deseja e clique duas vezes sobre ele. Quando voc seleciona um local de FTP, a lista que voc v uma lista atualizada de todos os arquivos existentes no servidor FTP selecionado. Voc pode adicionar um local de FTP caixa drop-down Examinar na caixa de dilogo Abrir. Observaes O Microsoft Access copia o arquivo inteiro para a pasta de cach do Microsoft Internet Explorer em sua mquina local. Conseqentemente, este processo pode demorar algum tempo porque quantidades potencialmente grandes de dados esto sendo transferidas atravs da Internet. Uma tabela vinculada um snapshot dos dados da fonte de dados original e remota, no momento da vinculao. Voc no ver as atualizaes dos dados feitas na localizao remota enquanto a tabela estiver aberta mas na prxima vez em que voc abrir a tabela, o Microsoft Access atualizar a cpia local na pasta de cach.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Instalar o Driver para o Microsoft Access

Power Informtica

Pg.: 210

Para acessar um banco de dados do Microsoft Access a partir de seu aplicativo da World Wide Web executando no Microsoft Internet Information Server ou Microsoft Personal Web Server, voc dever instalar o driver para o Microsoft Access (Odbcjt32.dll) na mquina do servidor da Web. Ao executar o Programa de Instalao para o Microsoft Internet Information Server, voc poder instalar este driver, selecionando a opo ODBC Drivers e Administrao. Entretanto, o Microsoft Personal Web Server no contm o driver para o Microsoft Access. Para instalar o driver para o Microsoft Access em ambos os servidores: 1 Execute o Microsoft Office Professional ou o Programa de Instalao do Microsoft Access. 2 Se estiver executando a Instalao pela primeira vez, clique em Personalizada. Se no estiver executando a Instalao pela primeira vez, clique em Adicionar/Remover. 3 Selecione Data Access And ActiveX Controls e clique em Alterar Opo. 4 Selecione Database Drivers e clique em Alterar Opo. 5 Selecione Microsoft Access Driver e clique em OK. 6 Clique em Continuar e siga as instrues contidas nas demais caixas de dilogo da Instalao.

Personalizar configuraes do driver para acessar HTML

1 Inicie o Editor de Registro. 2 Navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Text e faa as alteraes

desejadas. 3 Saia do Editor de Registro. 4 Saia e reinicie o Microsoft Access para aplicar as novas definies. Importante As alteraes feitas nas definies nessa chave afetaro todos os programas instalados no computador que utilizem o mecanismo de banco de dados Microsoft Jet para acessar dados HTML. Alm do Microsoft Access verso 8.0/97, isso inclui o Microsoft Excel verso 8.0/97, o Visual Basic 4.0 ou superior, o Visual C++ 4.0 ou superior, e possivelmente outros. Para fazer alteraes que se apliquem somente ao Microsoft Access verso 8.0/97, navegue at a chave \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Text e modifique os valores ali. Se a chave \Text no existir, crie-a e depois adicione os valores. Observao Voc tambm pode utilizar o mtodo do Objetos de Acesso a Dados (DAO), DBEngine.SetOption, para modificar dinamicamente os valores de registros do Microsoft Jet durante a execuo, para uma nica sesso, sem modificar definitivamente os valores no Registro do Windows.

Controles de formulrio suportados e no suportados para formato ASP dinmico

Quando voc der sada em um formulrio para o formato de arquivo ASP dinmico, o Microsoft Access converter seus controles para controles ActiveX da seguinte forma. Controle do Microsoft Access Controle ActiveX Caixa de texto Controle caixa de texto acoplado a um campo Hyperlink Caixa de listagem Caixa de combinao Rtulo Boto de comando Caixa de texto Caixa de texto que exibe o texto do hyperlink mas o hyperlink no pode ser seguido. Caixa de listagem (de uma nica coluna apenas) Caixa de combinao Rtulo. Se o rtulo tiver as propriedades EndereoDeHyperlink e/ou SubEndereoDeHyperlink definidas, ser criado um vnculo de HTML para o rtulo. Boto de comando mas todo o cdigo existente por trs do boto no ser gravado. Se o boto de comando tiver as propriedades EndereoDeHyperlink e/ou SubEndereoDeHyperlink definidas, ser criado um vnculo de HTML para o boto. Grupo de opo mas sem uma moldura de grupo. Boto de opo Caixa de seleo Boto alternar Controle ActiveX mas todo o cdigo existente por trs do controle no ser gravado. Subformulrio como folha de dados apenas No suportado mas voc pode simular, utilizando um controle Rtulo sem uma legen No suportado mas voc pode simular, utilizando um controle Rtulo sem uma legen No suportado No suportado

Grupo de opo Boto de opo Caixa de seleo Boto alternar Controle ActiveX Subformulrio Retngulo Linha Quebra de pgina Moldura de objeto no acoplado e acoplado Controle guia No suportado Controle imagem No suportado Formulrio com um segundo plaNo suportado no definido pela propriedade Figura

Importar ou vincular dados

Importante Antes de importar ou vincular dados, necessrio criar ou abrir um banco de dados do Microsoft Access para armazenar as tabelas importadas ou vinculadas. O Microsoft Access pode importar ou vincular dados de tabelas de outros bancos de dados do Microsoft Access (verso 1.x, 2.0, 7.0/95 e 8.0/97), bem como dados de outros programas e formatos de arquivo, como Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro ou Paradox. Voc pode tambm importar ou vincular (somente para leitura) listas e tabelas HTML, que po-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 211 dem residir em seu computador local, em um servidor de rede ou em um servidor Internet. A importao de dados cria uma cpia das informaes em uma nova tabela no seu banco de dados do Microsoft Access. A tabela ou arquivo de origem no sofre alteraes nesse processo. A vinculao de dados permite ler e, na maioria dos casos, atualizar dados na fonte de dados externa sem importao. O formato da fonte de dados externa no alterado, de modo que voc pode continuar utilizando o arquivo com o programa que o criou originalmente e pode adicionar, excluir ou editar os seus dados utilizando tambm o Microsoft Access. O Microsoft Access utiliza cones diferentes para representar tabelas vinculadas e tabelas que so armazenadas no banco de dados atual. Se voc excluir o cone de uma tabela vinculada, estar excluindo o vnculo tabela e no a tabela externa propriamente dita. Ao importar dados, no possvel anexar dados a tabelas existentes (exceto ao importar arquivos de texto ou planilha). Contudo, uma vez importada uma tabela, possvel efetuar uma consulta acrscimo para adicionar seus dados a outra tabela. Voc pode tambm importar outros objetos de banco de dados que no tabelas, como formulrios ou relatrios, a partir de outro banco de dados do Microsoft Access. Caso precise realizar uma operao importante regularmente, pode automatizar o processo de importao de dados utilizando macros ou cdigo do Visual Basic para aplicativos.

Devo importar ou vincular uma tabela?

O Microsoft Access oferece duas opes para utilizar dados de uma origem externa: Importar os dados para uma nova tabela do Microsoft Access no banco de dados atual. Deixar os dados no seu local atual e utiliz-los no seu formato atual sem import-los este procedimento denominado vinculao. Exemplos de fontes de dados externas incluem tabelas de outros bancos de dados do Microsoft Access localizados na rede, tabelas e listas HTML e HTX localizadas em um servidor local, intranet ou Internet, e dados de outros programas, como o Microsoft Excel, Microsoft Exchange, Microsoft FoxPro, Paradox e Microsoft SQL Server. Se voc sabe que ir utilizar seus dados somente no Microsoft Access, convm import-los. O Microsoft Access geralmente funciona mais rpido com suas prprias tabelas, e se for necessrio, voc poder modificar a tabela importada de modo a atender s suas necessidades, como qualquer outra tabela criada no Microsoft Access. Se os dados que voc deseja utilizar tambm esto sendo atualizados por outro programa que no o Microsoft Access, seria conveniente vincul-los. Utilizando esta abordagem, os mtodos atuais de atualizao, gerenciamento e compartilhamento de dados continuaro onde esto, e voc poder utilizar o Microsoft Access para trabalhar com os dados tambm. Por exemplo, voc pode criar consultas, formulrios e relatrios que utilizam dados externos, combinar dados externos com os dados das tabelas do Microsoft Access e at mesmo exibir e editar dados externos enquanto os mesmos estiverem sendo utilizados por terceiros em seu programa original. Voc pode tambm vincular tabelas de outros bancos de dados do Microsoft Access. Convm utilizar uma tabela de outro banco de dados do Microsoft Access que compartilhado numa rede. Isso particularmente til quando voc quer armazenar todas as suas tabelas em um banco de dados num servidor de rede, mantendo formulrios, relatrios e outros objetos em um banco de dados separado, o qual copiado entre os usurios do banco de dados compartilhado. Voc pode dividir facilmente um banco de dados existente em dois bancos de dados utilizando o subcomando Divisor de Banco de Dados no comando Suplementos no menu Ferramentas.

Importar ou vincular tabelas de outro banco de dados do Microsoft Access

1 Abra um banco de dados ou alterne para a janela Banco de Dados do banco de dados aberto. 2 Para importar tabelas, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Importar.

Para vincular tabelas, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Vincular Tabelas. 3 Na caixa de dilogo Importar (ou Vincular), na caixa Arquivos do Tipo, certifique-se de que Microsoft Access (.mdb) esteja selecionado. 4 Clique na seta direita da caixa Examinar, selecione a unidade de disco e a pasta em que est localizado o banco de dados do Microsoft Access (.mdb) que voc deseja importar ou vincular e, em seguida, clique duas vezes no cone do banco de dados. 5 Na caixa de dilogo Importar Objetos, clique em cada tabela que voc deseja importar ou vincular. 6 Se voc estiver importando, e desejar importar somente as definies das tabelas selecionadas (no os dados que elas contm), clique em Opes e, em Importar Tabelas, clique em Somente Definio. Se voc estiver importando e desejar incluir tambm relacionamentos, menus personalizados e barras de ferramentas, ou especificaes de importao/exportao, clique em Opes e, em Importar, selecione os itens que voc deseja importar. Observaes Quando voc importa uma tabela que j est vinculada, o Microsoft Access no importa os dados; nesse caso, ele vincula a tabela sua fonte de dados (na realidade, copia as informaes do vnculo). Se o banco de dados que voc deseja importar ou vincular possui uma senha de banco de dados, necessrio obter a senha para prosseguir. Vincular tabelas de um banco de dados desse tipo pode trazer conseqncias imprevisveis. Se voc vincular duas tabelas de um mesmo banco de dados do Microsoft Access, qualquer relacionamento estabelecido entre as tabelas no outro banco de dados permanecer em vigor. Se voc importar uma tabela que contm campos de Pesquisa, dever importar tambm as tabelas ou consultas s quais os campos de Pesquisa se referem. Se voc no fizer isso, quando abrir a tabela importada no modo Folha de Dados, o Microsoft Access exibir uma mensagem de erro para cada tabela ou consulta ausente. Para solucionar esse problema, importe as tabelas ou consultas ausentes. Se voc no puder ou no quiser importar as tabelas ou consultas ausentes, abra a tabela importada no modo Estrutura, clique em um campo de Pesquisa referente a uma tabela ou consulta ausente, clique na guia Pesquisa e, em seguida, defina a propriedade Exibir Controle como Caixa de Texto. Repita este procedimento para cada campo de Pesquisa referente a uma tabela ou consulta ausente.

Importar objetos diferentes de tabelas de outro banco de dados do Microsoft Access

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 212 1 Abra um banco de dados ou alterne para a janela Banco de Dados do banco de dados aberto. 2 No menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Importar. 3 Na caixa Arquivos do Tipo, certifique-se de que Microsoft Access (.mdb) esteja selecionado. 4 Clique na seta direita da caixa Examinar, selecione a unidade de disco e a pasta em que est localizado o banco de

dados do Microsoft Access (.mdb) que voc deseja importar e, em seguida, clique duas vezes no cone do banco de dados. 5 Na caixa de dilogo Importar Objetos, clique na guia correspondente ao tipo de objeto que voc deseja importar e, em seguida, clique em cada objeto a ser importado. Repita esta etapa para cada tipo de objeto que voc deseja importar. Se voc estiver importando consultas seleo e desejar import-las como tabelas, clique em Opes e, em Importar Consultas, clique em Como Tabelas. Consultas ao so importadas como consultas independentemente de como esta opo esteja definida. Se voc deseja incluir relacionamentos, menus e barras de ferramentas personalizados ou especificaes de importao/exportao, clique em Opes e, em Importar, selecione os itens que voc deseja incluir.

Importar todos os objetos de banco de dados de outro banco de dados do Microsoft Access

possvel importar todos os objetos de um banco de dados para outro de uma s vez. Isso pode ser particularmente til se voc tiver criado um banco de dados do Microsoft Access seguro e desejar mudar o proprietrio do banco de dados. 1 Abra o banco de dados para o qual voc deseja importar o banco de dados ou alterne para a janela Banco de Dados do banco de dados aberto. 2 No menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Importar. 3 Na caixa Arquivos do Tipo, certifique-se de que Microsoft Access (.mdb) esteja selecionado. 4 Clique na seta direita da caixa Examinar, selecione a unidade de disco e a pasta em que est localizado o banco de dados do Microsoft Access (.mdb) do qual voc deseja importar e, em seguida, clique duas vezes no cone do banco de dados. 5 Clique em Selecionar Tudo para importar todas as tabelas. Se voc deseja importar apenas as definies das tabelas (no os dados que elas contm), clique em Opes e, em Importar Tabelas, clique em Somente Definio. 6 Clique na guia Consultas para exibir as consultas disponveis e, em seguida, clique em Selecionar Tudo para importar todas as consultas. Se voc deseja importar consultas como tabelas (por exemplo, para criar um banco de dados somente para leitura) clique em Opes e, em Importar Consultas, clique em Como Tabelas. 7 Para formulrios, relatrios, macros e mdulos, clique na guia do objeto do banco de dados correspondente e, em seguida, clique em Selecionar Tudo. Se voc deseja incluir relacionamentos, menus e barras de ferramentas personalizados ou especificaes de importao/exportao, clique em Opes e, em Importar, selecione os itens que voc deseja incluir.

Importar ou vincular dados de outros programas e formatos de arquivo

Voc pode importar ou vincular dados de uma ampla variedade de formatos de arquivo de outros programas. Se voc tiver dados em algum desses programas ou formatos, poder importar ou vincular esses arquivos. Se voc tiver um programa cujos dados no esto armazenados em um desses formatos, mas o programa pode exportar, converter ou salvar seus dados em um desses formatos, voc pode importar esses dados tambm.

Importar um banco de dados do Microsoft Works

No possvel importar um banco de dados do Microsoft Works (.wdb) diretamente para o Microsoft Access. Primeiro, necessrio utilizar o Microsoft Works para salvar o arquivo em um formato de arquivo que o Microsoft Access possa importar. 1 Abra o banco de dados utilizando o Microsoft Works. 2 No menu Arquivo, clique em Salvar Como. 3 Na caixa Salvar Como Tipo, selecione dBASE IV e, em seguida, clique em OK. 4 Importe o arquivo dBASE IV .dbf criado na etapa 3 para o Microsoft Access.

Importar ou vincular arquivos do Microsoft FoxPro ou dBASE

possvel importar ou vincular arquivos .dbf nos formatos Microsoft FoxPro 2.x e dBASE III, IV ou 5. Voc pode tambm importar, mas no vincular, o formato FoxPro 3.0 (.dbc). 1 Abra um banco de dados ou alterne para a janela Banco de Dados do banco de dados aberto. 2 Para importar arquivos, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Importar. Para vincular arquivos, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Vincular Tabelas. 3 Na caixa de dilogo Importar (ou Vincular), na caixa Arquivos do Tipo, selecione um dos tipos de arquivo do Microsoft FoxPro ou dBASE. 4 Clique na seta direita da caixa Examinar, selecione a unidade de disco e a pasta em que o arquivo .dbf est localizado e, em seguida, clique duas vezes no seu cone. Se voc est importando, o Microsoft Access cria uma tabela com o mesmo nome do arquivo que voc selecionou e importa os dados do arquivo .dbf. Passe para a etapa 7. Se voc est vinculando, o Microsoft Access exibe uma caixa de dilogo na qual voc pode associar arquivos de ndice FoxPro ou dBASE. Passe para a etapa 5. 5 Clique duas vezes em cada arquivo de ndice FoxPro (.idx ou .cdx) ou arquivo de ndice dBASE (.ndx ou .mdx) que voc deseja utilizar e, em seguida, clique em Fechar. Se no houver ndices, clique em Cancelar para prosseguir. 6 Na caixa de dilogo Selecionar Identificador de Registro Exclusivo, selecione um ndice que identifique exclusivamente cada registro. Esse ndice no pode conter valores duplicados, pois o Microsoft Access provavelmente no conseguiria atualizar corretamente dados de consultas com associaes. 7 Se voc deseja importar ou vincular outro arquivo FoxPro ou dBASE, repita as etapas 4 a 6. Observaes Depois de importar ou vincular um arquivo .dbf ou .dbc, voc pode definir propriedades de campo para a tabela. Se voc

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 213 importar um arquivo .dbf ou .dbc, convm definir uma chave primria para a tabela. Quando voc vincula um arquivo .dbf e associa um arquivo de ndice (.idx, .cdx, .ndx, ou .mdx), o Microsoft Access precisa do arquivo de ndice para abrir a tabela vinculada. Se voc excluir ou mover arquivos de ndice FoxPro ou dBASE ou o arquivo de informao (.inf) que o Microsoft Access tiver criado, voc no poder abrir a tabela vinculada. Quando voc utiliza o Microsoft Access para atualizar os dados no seu arquivo .dbf, ele atualiza os arquivos de ndice de modo a refletir suas alteraes. Se voc utilizar FoxPro ou dBASE para atualizar dados, dever atualizar tambm os ndices associados dentro do FoxPro ou dBASE. O Microsoft Access no poder utilizar tabelas vinculadas se os ndices que voc tiver especificado no forem atuais. Se suas tabelas FoxPro ou dBASE estiverem armazenadas em uma unidade de disco somente para leitura ou CD-ROM, o Microsoft Access no poder criar um arquivo .inf na mesma pasta que os arquivos .dbf. Para vincular uma tabela em uma unidade de disco somente para leitura, coloque o arquivo .inf em uma unidade de disco de leitura/gravao. Voc pode especificar o caminho do arquivo .inf no Registro do Windows.

Importar ou vincular tabelas do Paradox

Voc pode importar ou vincular tabelas Paradox ou Paradox para Windows (verses 3.x, 4.x, e 5.0). 1 Abra um banco de dados ou alterne para a janela Banco de Dados do banco de dados aberto. 2 Para importar tabelas, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Importar. Para vincular tabelas, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Vincular Tabelas. 3 Na caixa de dilogo Importar (ou Vincular), na caixa Arquivos do Tipo, selecione Paradox (*.db). 4 Clique na seta direita da caixa Examinar, selecione a unidade de disco e a pasta em que o arquivo .db est localizado e, em seguida, clique duas vezes no seu cone. 5 Se a tabela Paradox que voc selecionou estiver criptografada, o Microsoft Access emitir um aviso solicitando a senha. Digite a senha para a tabela Paradox e, em seguida, clique em OK. 6 Se voc deseja importar ou vincular outra tabela Paradox, repita as etapas 2 a 5. Quando tiver terminado a importao ou vinculao, clique em Fechar. Observaes O driver para o Paradox no est includo no Programa de Instalao, mas est disponvel por meio do Office 97 ValuPack. Quando voc vincula uma tabela Paradox que possui uma chave primria, o Microsoft Access precisa do arquivo de ndice (.px) associado para abrir a tabela vinculada. Quando voc vincula uma tabela Paradox com um campo Memorando, o Microsoft Access precisa do arquivo de memorando (.mb) associado para abrir a tabela vinculada. Se voc excluir ou mover esses arquivos, no conseguir abrir a tabela vinculada. Quando voc vincula uma tabela Paradox que no possui uma chave primria, no conseguir atualizar dados na tabela utilizando o Microsoft Access. Se voc quiser que a tabela seja atualizada, defina uma chave primria para a tabela em Paradox. Objetos OLE armazenados em uma tabela Paradox vinculada ou importada no podem ser abertos dentro do Microsoft Access. Quando voc vincula uma tabela Paradox residente em um servidor de rede e compartilhada por mltiplos usurios, necessrio definir a chave ParadoxNetPath no Registro do Windows para o caminho do arquivo Paradox.net ou Pdoxusrs.net. Alm disso, se voc utilizar o Paradox verso 4.x para compartilhamento de dados no seu grupo de trabalho, dever definir a chave ParadoxNetStyle para "4.x".

Importar ou vincular dados ou tabelas de bancos de dados SQL de outras fontes de dados ODBC

possvel importar ou vincular dados de bancos de dados ODBC, tais como Microsoft SQL Server, bem como outros programas que possuam drivers compatveis com ODBC Nvel 1 para acessar seus arquivos de dados. Observao Se voc escolheu a opo Tpico quando instalou o Microsoft Access, o driver para o SQL Server e os arquivos de suporte do ODBC no esto instalados e voc no poder vincular ou importar de nenhuma fonte de dados de mquina ODBC. Nesse caso, execute novamente o Programa de Instalao para instalar o driver para o SQL Server. Alm disso, para cada fonte de dados de mquina ODBC que voc deseja utilizar, o driver ODBC apropriado precisa estar instalado no seu computador para poder importar ou vincular o banco de dados. 1 Abra um banco de dados ou alterne para a janela Banco de Dados do banco de dados aberto. 2 Para importar tabelas, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Importar. Para vincular tabelas, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Vincular Tabelas. 3 Na caixa de dilogo Importar (ou Vincular), na caixa Arquivos do Tipo, selecione Bancos de Dados ODBC. 4 Na caixa de dilogo Selecionar Fonte de Dados, clique na guia Fonte de Dados de Mquina para exibir uma lista de todas as fontes de dados de mquina ODBC atualmente definidas para os drivers ODBC instalados no seu computador. Essa lista pode incluir drivers que no foram testados e verificados para uso com o Microsoft Access. Consulte o fornecedor do driver para verificao. Se voc deseja utilizar uma fonte de dados de arquivo, clique na guia Fonte de Dados de Arquivo e digite ou pesquise um nome de arquivo. Uma fonte de dados de arquivo til para compartilhar informaes de conexo de drivers ODBC entre diversos computadores e no requer entrada de Registro. Se voc deseja definir uma nova fonte de dados para qualquer driver instalado, clique em Novo, clique duas vezes no nome do driver ODBC, digite a definio da fonte de dados (a definio varia, dependendo dos requisitos do driver ODBC) e, em seguida, clique em OK. 5 Na caixa de dilogo Selecionar Fonte de Dados, clique duas vezes na fonte de dados de mquina ODBC que contm os dados que voc deseja importar ou vincular. 6 Se a fonte de dados ODBC selecionada requerer que voc efetue logon, digite seu cdigo e senha de logon ( possvel que sejam necessrias informaes adicionais) e, em seguida, clique em OK. O Microsoft Access conecta-se fonte de dados ODBC e exibe a lista de tabelas que voc pode importar ou vincular.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 214 7 Se voc estiver vinculando uma tabela, marque a caixa de seleo Salvar Cdigo e Senha de Login caso queira salvar

estas informaes para uma tabela no banco de dados atual e no ache necessrio que outros usurios digitem essas informaes. Se a caixa de seleo for deixada limpa, todos os usurios devero digitar o cdigo e senha de logon toda vez que abrirem a tabela em cada nova sesso do Microsoft Access. Seu administrador de banco de dados SQL pode tambm optar por desativar essa caixa de seleo, exigindo que todos os usurios digitem o cdigo e senha de logon sempre que acessarem o banco de dados SQL. 8 Clique em cada tabela que voc deseja importar ou vincular e, em seguida, clique em OK. Se voc est vinculando uma tabela que no possui um ndice que identifique exclusivamente cada registro, o Microsoft Access exibe uma lista dos campos na tabela vinculada. Clique em um campo ou uma combinao de campos que identifique exclusivamente cada registro e, em seguida, clique em OK. Observaes Depois de importar ou vincular uma tabela de banco de dados SQL, voc pode definir propriedades de campo para a tabela. Quando voc importar uma tabela, provavelmente desejar definir uma chave primria para ela. Se voc encontrar um erro enquanto estiver importando, vinculando ou utilizando uma tabela de banco de dados SQL, possvel que haja um problema com sua conta no servidor de banco de dados SQL ou com o prprio banco de dados. Se voc no conseguir acessar uma tabela de banco de dados SQL, consulte o administrador do banco de dados SQL. Para editar uma tabela de banco de dados SQL, a tabela geralmente deve conter um ndice exclusivo no servidor. Se voc deseja editar uma tabela que no possui um ndice exclusivo ou deseja editar um modo SQL, voc pode criar um ndice dentro do Microsoft Access do qual o banco de dados SQL no tem conhecimento. Para tanto, necessrio criar uma consulta definio de dados, utilizando a instruo Criar ndice. Tenha em mente, entretanto, que o ndice deve ser criado em um campo ou combinao de campos onde cada valor nico. Se o campo contiver valores duplicados, todas as atualizaes da tabela falharo. Para excluir o ndice, utilize outra consulta definio de dados. Se a estrutura de uma tabela de banco de dados SQL se modifica depois de vinculada, utilize o Gerenciador de Tabelas Vinculadas para atualizar o vnculo.

Utilizar a tabela MSysConf com bancos de dados SQL vinculados

Se voc estiver administrando um banco de dados SQL que utiliza o Microsoft Access como um programa auxiliar, poder criar uma tabela no seu banco de dados SQL denominada MSysConf para ajud-lo a controlar a comunicao entre os dois aplicativos. A tabela MSysConf tem duas funes potenciais: Desativar o recurso que permite ao usurio salvar o cdigo e a senha de logon para um banco de dados SQL vinculado ao programa auxiliar Microsoft Access. Otimizar a maneira pela qual o Microsoft Access executa populao de segundo plano de registros durante tempo ocioso, definindo o nmero de linhas de dados que so recuperadas de uma s vez e o intervalo em segundos entre as recuperaes. O Microsoft Access utiliza por padro 100 registros devolvidos a cada 10 segundos se voc no criar a tabela MSysConf. Estrutura da tabela MSysConf A tabela MSysConf de banco de dados SQL dever ter a seguinte estrutura. Nome da coluna Tipo de dados Permite Nulo? Config chValue nValue Comentrios Um tipo de dados que corresponda a um inteiro de 2 bytes VARCHAR(255) Um tipo de dados que corresponda a um inteiro de 4 bytes VARCHAR(255) N o Sim Sim Sim

Observao Se a fonte de dados com a qual voc est trabalhando fizer distino entre maisculas e minsculas, utilize os nomes de tabela e coluna exatamente conforme indicado. Todos os usurios devem ter permisso para utilizar a instruo Selecionar nesta tabela e somente o administrador do sistema deve ter permisso para inserir/atualizar/excluir. Dados da tabela MSysConf Existem trs registros vlidos na tabela MSysConf. A tabela abaixo indica os valores que voc dever inserir nos campos Config e nValue. As outras colunas so reservadas para uso futuro e seu contedo ignorado. Config nValue Significado 101 101 102 103 0 1 D N No permite armazenamento local de cdigo e senha de logon em tabelas vinculadas. Permite armazenamento local de cdigo e senha de logon em tabelas vinculadas. D a espera em segundos entre as recuperaes. N o nmero de linhas recuperadas.

Observaes A definio de um tempo de espera maior reduz trfego de rede, mas aumenta o perodo de tempo que protees contra leitura so deixados nos dados (se o servidor utilizar protees contra leitura). Se voc criar uma tabela MSysConf, est dever ser configurada corretamente, do contrrio voc no conseguir acessar a tabela de banco de dados SQL.

Excluir o vnculo de uma tabela vinculada

1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Tabelas e, em seguida, clique na tabela vinculada. 2 Pressione a tecla DELETE. O Microsoft Access exclui o vnculo e remove o nome da tabela da lista.

Observao Quando voc exclui uma tabela vinculada, est excluindo apenas as informaes que o Microsoft Access utiliza para abrir a tabela, no a tabela propriamente dita. Voc poder vincular novamente a mesma tabela em outra ocasio, se desejar.

Exibir, atualizar ou modificar o nome de arquivo e caminho para tabelas vinculadas

Utilize este procedimento para exibir ou atualizar vnculos quando a estrutura ou localizao de uma tabela vinculada tiver

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 215 sido modificada. O Gerenciador de Tabelas Vinculadas lista os caminhos para todas as tabelas atualmente vinculadas. Para exibir ou atualizar vnculos 1 Abra o banco de dados que contm vnculos com tabelas. 2 No menu Ferramentas, aponte para Suplementos e, em seguida, clique em Gerenciador de Tabelas Vinculadas. 3 Marque a caixa de seleo quanto s tabelas cujos vnculos voc deseja atualizar. 4 Clique em OK para atualizar os vnculos. O Microsoft Access confirma a atualizao bem sucedida ou, se a tabela no tiver sido encontrada, exibe a caixa de dilogo Selecionar Novo Local da <nome da tabela > na qual voc especifica a nova localizao. Se vrias tabelas selecionadas tiverem sido movidas para o novo local especificado, o Gerenciador de Tabelas Vinculadas procura todas as tabelas selecionadas naquele local e atualiza todos os vnculos de uma s vez. Para alterar o caminho de um conjunto de tabelas vinculadas 1 Abra o banco de dados que contm vnculos com tabelas. 2 No menu Ferramentas, aponte para Suplementos e, em seguida, clique em Gerenciador de Tabelas Vinculadas. 3 Marque a caixa de seleo Sempre Emitir Aviso Para Novo Local. 4 Marque a caixa de seleo para as tabelas cujos vnculos voc deseja alterar e, em seguida, clique em OK. 5 Na caixa de dilogo Selecionar Novo Local da <nome da tabela >, especifique o novo local, clique em Abrir e, em seguida, clique em OK. Observaes O Gerenciador de Tabelas Vinculadas no move arquivos de banco de dados ou de tabela. Se voc deseja mover arquivos de banco de dados ou tabela para um novo local, utilize o Windows Explorer, Meu Computador ou os comandos copy ou move do MS-DOS. Uma vez movido um banco de dados ou tabela, voc pode utilizar o Gerenciador de Tabelas Vinculadas para atualizar vnculos com as tabelas vinculadas. O Gerenciador de Tabelas Vinculadas no pode atualizar vnculos com tabelas Microsoft Access cujos nomes tiverem sido alterados depois que elas foram vinculadas. necessrio excluir o vnculo atual e, em seguida, vincular novamente essas tabelas.

Renomear e definir propriedades para tabelas vinculadas

Definir propriedades para tabelas vinculadas Quando voc abre uma tabela vinculada em modo Estrutura, ela parece uma tabela Microsoft Access normal. Embora no seja possvel modificar a definio da tabela vinculada e dos seus campos no banco de dados externo, voc pode definir as propriedades que controlam a aparncia dos campos quando exibidos no Microsoft Access. As alteraes efetuadas nas propriedades de tabelas vinculadas afetam apenas a maneira pela qual o Microsoft Access manipula e exibe dados da tabela vinculada; a tabela de origem no sofre nenhuma modificao. As propriedades de campo que voc pode definir para tabelas vinculadas esto listadas na tabela a seguir. Propriedade Efeito Formato Casas Decimais Mscara de Entrada

Controla a forma como os dados so exibidos em um campo Controla o nmero de casas decimais exibidas Utilizada para criar uma mscara de entrada de dados com caracteres de separao e esp os em branco para preencher Legenda Modifica o nome utilizado para um cabealho de coluna de folha de dados do campo e esp cifica um nome padro a ser utilizado como rtulo ao adicionar um campo a um formulrio No possvel modificar outras propriedades de campo para tabelas vinculadas. Contudo, para tornar a entrada de dados mais eficiente e confivel, voc pode criar formulrios que sero utilizados para adicionar ou editar dados nas suas tabelas vinculadas e definir propriedades para controles que so acoplados a campos das suas tabelas vinculadas. Por exemplo, convm definir as propriedades Valor Padro, Regra de Validao e Texto de Validao para controles nesses formulrios. Observao Quando voc vincula tabelas de outro banco de dados do Microsoft Access, as tabelas utilizam as definies de propriedade do banco de dados no qual esto armazenadas. Por exemplo, se uma tabela tiver regras de validao no banco de dados original, os dados que voc inserir na tabela vinculada devero atender tambm a essas regras. Se for necessrio alterar essas propriedades, voc dever abrir a tabela no banco de dados em que ela est armazenada. Renomear tabelas vinculadas Convm renomear tabelas vinculadas. Como os nomes de tabelas do Microsoft Access podem conter at 64 caracteres e podem conter espaos, possvel dar um nome mais descritivo a uma tabela vinculada aps vincul-la. Por exemplo, se voc vincular uma tabela dBASE denominada SLSDATA, poder renomear a tabela vinculada como "Dados de Vendas 1995 (de dBASE)". Observe que isso no modificar o nome da tabela propriamente dita, apenas o nome que o Microsoft Access utiliza para referir-se ao vnculo da tabela. Para renomear uma tabela vinculada, os procedimentos so os mesmos que os utilizados para renomear outros objetos de banco de dados.

Obter timo desempenho com tabelas vinculadas

Embora as tabelas vinculadas possam ser utilizadas como se fossem tabelas comuns do Microsoft Access, importante ter em mente que, de fato, elas no esto no seu banco de dados do Microsoft Access. Toda vez que voc exibe dados em uma tabela vinculada, o Microsoft Access precisa recuperar registros de outro arquivo. Isso pode demorar, principalmente se a tabela vinculada estiver em uma rede ou em um banco de dados SQL. Se voc estiver utilizando uma tabela vinculada em uma rede ou em um banco de dados SQL, siga estas diretrizes para obter melhores resultados: Para melhorar o desempenho ao abrir o banco de dados principal e abrir tabelas e formulrios, force o banco de dados vinculado a permanecer aberto. Para tanto, crie uma tabela vazia no banco de dados vinculado e vincule a tabela ao banco de dados principal. Em seguida, utilize o mtodo OpenRecordset para abrir a tabela vinculada. Isso impedir que o mecanismo do banco de dados Microsoft Jet fique abrindo e fechando repetidamente o banco de dados e criando e excluindo o arquivo .ldb associado.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 216 Exiba apenas os dados necessrios. No fique mudando de pgina desnecessariamente na folha de dados. Evite pular para o ltimo registro em tabelas grandes. Se voc deseja adicionar novos registros a uma tabela grande, utilize o comando Entrada de Dados no menu Registros para no carregar registros existentes na memria. Utilize filtros ou consultas para limitar o nmero de registros exibidos em um formulrio ou folha de dados. Dessa maneira, o Microsoft Access pode transferir menos dados atravs da rede. Em consultas que envolvem tabelas vinculadas, evite utilizar funes em critrios de consulta. Particularmente, evite utilizar funes agregadas de domnio, como DSoma, em suas consultas. Quando voc utiliza uma funo agregada de domnio, o Microsoft Access recupera todos os dados na tabela vinculada para executar a consulta. Se voc adiciona freqentemente registros a uma tabela vinculada, crie um formulrio para adicionar registros cuja propriedade Entrada de Dados esteja definida em Sim. Quando voc abrir o formulrio para inserir novos dados, o Microsoft Access no exibir registros existentes. Esta definio de propriedade poupa tempo porque o Microsoft Access no precisa recuperar todos os registros da tabela vinculada. Lembre-se de que outros usurios podem estar tentando utilizar uma tabela externa ao mesmo tempo que voc. Quando um banco de dados do Microsoft Access est em uma rede, evite bloquear registros alm do tempo necessrio.

Importar ou vincular dados de uma planilha

Voc pode importar ou vincular dados de uma planilha Microsoft Excel (verses 3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95 e 8.0/97). possvel tambm importar ou vincular (somente para leitura) dados de uma planilha Lotus 1-2-3. Em ambos os casos, os dados na planilha devem estar organizados em um formato tabular apropriado. Antes de prosseguir, certifique-se de que a planilha tenha o mesmo tipo de dados em todos os campos (colunas) e o mesmos campos em todas as linhas. Voc pode importar ou vincular todos os dados de uma planilha ou apenas os dados de um determinado intervalo de clulas. Embora voc normalmente crie uma nova tabela no Microsoft Access para os dados, possvel tambm anexar os dados a uma tabela existente, contanto que os cabealhos de coluna da sua planilha coincidam com os nomes dos campos da tabela. 1 Abra um banco de dados ou alterne para a janela Banco de Dados do banco de dados aberto. 2 Para importar uma planilha, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Importar. Para vincular uma planilha, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Vincular Tabelas. 3 Na caixa de dilogo Importar (ou Vincular), na caixa Arquivos do Tipo, selecione Microsoft Excel ou Lotus 1-2-3. 4 Clique na seta direita da caixa Examinar, selecione a unidade de disco e a pasta onde est localizado o arquivo da planilha e, em seguida, clique duas vezes no seu cone. 5 Siga as instrues das caixas de dilogo Assistente de Importao de Planilha. Se voc estiver importando de um workbook Microsoft Excel verso 5.0, 7.0/95, ou 8.0/97, poder importar de uma planilha dentro de um workbook. No possvel importar de qualquer outro arquivo de planilhas mltiplas, como workbooks Microsoft Excel verso 4.0 ou notebooks Lotus. Para importar desses arquivos, necessrio salvar cada planilha como um arquivo individual. Observaes O driver para o Lotus 1-2-3 no est includo no Programa de Instalao, mas est disponvel por meio do Office 97 ValuPack. Se a importao de uma planilha estiver demorando demais, possvel que estejam ocorrendo muitos erros. Para cancelar a importao, pressione CTRL+BREAK. O Microsoft Access procura atribuir o tipo de dados apropriado para campos importados, mas necessrio que voc verifique seus campos para certificar-se de que eles estejam definidos para o tipo de dados que voc deseja. Por exemplo, um campo de nmero telefnico ou cdigo postal pode ter sido importado como um campo Nmero, mas deve ser alterado para campo Texto no Microsoft Access porque provavelmente voc no efetuar clculos em campos desse tipo. Alm disso, convm verificar e definir propriedades de campo, tais como formatao, se necessrio. Voc pode importar dados de planilhas de outros programas, contanto que elas estejam no formato Microsoft Excel ou Lotus 1-2-3.

Importar ou vincular um arquivo de texto delimitado ou de largura fixa

possvel importar ou vincular dados de um arquivo de texto delimitado ou arquivo de texto de largura fixa. Antes de importar ou vincular, certifique-se de que o arquivo tenha o mesmo tipo de dados em todos os campos e os mesmos campos em todas as linhas. Embora seja comum criar uma nova tabela no Microsoft Access para os dados, voc pode anexar os dados a uma tabela existente, contanto que a primeira linha do seu arquivo de texto contenha nomes de campos coincidentes ou que a ordem das colunas seja a mesma. 1 Abra um banco de dados ou alterne para a janela Banco de Dados do banco de dados aberto. 2 Para importar dados, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Importar. Para vincular dados, no menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Vincular Tabelas. 3 Na caixa de dilogo Importar (ou Vincular), na caixa Arquivos do Tipo, selecione Arquivos de Texto. 4 Clique na seta direita da caixa Examinar, selecione a unidade de disco e a pasta na qual o arquivo est localizado e, em seguida, clique duas vezes no seu cone. 5 Siga as instrues das caixas de dilogo Assistente de Importao de Texto. Observaes Se a importao de uma planilha for excessivamente demorada, possvel que estejam ocorrendo muitos erros. Para cancelar a importao, pressione CTRL+BREAK. Em arquivos de texto de largura fixa, voc pode ignorar os campos no final de um registro que no contm dados. Alm disso, o ltimo campo com dados no registro pode ser menor que a largura mxima. Se todos os registros de um arquivo de texto de largura fixa tiverem o mesmo comprimento, pode haver um separador de linhas incorporado (como retorno de carro e alimentao de linhas) no meio de um registro. Se todos os registros no tiverem o mesmo comprimento, os separadores de linhas incorporados no devem ser utilizados porque o Microsoft Access tratar o separador de linhas incorporado como o final do registro.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Solucionar problemas de erros de importao de texto ou planilha So relatados erros quando eu importo uma planilha ou arquivo de texto. Por qu?

Power Informtica

Pg.: 217

Para cada registro que causa um erro, o Microsoft Access adiciona uma linha a uma tabela denominada Erros de Importao. Para exibir a lista de erros que foram encontrados, abra a tabela Erros de Importao na janela Banco de Dados. A seguir, as causas mais tpicas de erros encontrados: Existem dados em um campo que no podem ser armazenados no tipo de dados que o Microsoft Access atribuiu quele campo. Por exemplo, voc pode ter includo acidentalmente um valor de texto em um campo que deveria conter apenas nmeros ou datas. Ou ento, uma linha do seu arquivo de texto ou planilha contm resumo informativo ou caracteres inadequados. Se voc acha que o Microsoft Access atribuiu o tipo de dados correto para esse campo, edite seu arquivo de texto ou planilha para corrigir erros e, em seguida, importe novamente. Caso contrrio, importe novamente e especifique o tipo de dados apropriado. O Microsoft Access atribuiu um tipo de dados incorreto para um campo. O Microsoft Access atribui o tipo de dados para cada campo com base nos dados da primeira linha que ele importa. Por exemplo, se um campo que contm principalmente valores de texto possui um nmero na primeira linha, o Microsoft Access atribui o tipo de dados Nmero e, portanto, no pode importar os demais registros. Importe novamente e especifique o tipo de dados apropriado quando importar. Uma ou mais linhas no arquivo de texto ou planilha contm mais campos que a primeira linha. Por exemplo, a segunda linha de um arquivo pode ter um caractere delimitador de campo extra seguido de um valor que o Microsoft Access no consegue encontrar na nova tabela. Edite o seu arquivo de texto ou planilha de modo que todas as linhas tenham o mesmo nmero de campos e importe novamente. Os campos de dados importados de uma planilha Microsoft Excel esto defasados em quatro anos. O Microsoft Excel para Windows utiliza o Sistema de Data 1900, cujos nmeros de srie esto na faixa de 1 a 65.380, correspondendo s datas de 1 de janeiro de 1900 a 31 de dezembro de 2078. O Microsoft Excel para Macintosh utiliza o Sistema de Datas 1904, cujos nmeros de srie esto na faixa de 0 a 63.918, correspondendo s datas de 1 de janeiro de 1904 a 31 de dezembro de 2078. Antes de importar os dados, modifique o sistema de datas para planilhas Microsoft Excel ou, aps importar os dados, execute uma Consulta Atualizao utilizando a expresso [data campo nome] + 1462 para corrigir as datas. So relatados

erros quando eu anexo uma planilha ou arquivo de texto. Por qu?

Para cada registro que causa um erro, o Microsoft Access adiciona uma linha a uma tabela denominada Erros de Importao. Para exibir a lista completa dos erros encontrados, abra a tabela Erros de Importao na janela Banco de Dados. Os registros anexados devem ser compatveis com a estrutura da tabela existente: Todos os campos devem ter o mesmo tipo de dados que o campo correspondente na tabela de destino e os campos devem estar na mesma ordem (a menos que voc esteja utilizando a primeira linha do arquivo como nomes de campos, caso em que os nomes dos campos devem coincidir). Se voc desconfia que o problema est nos dados que voc est anexando, edite a sua planilha ou arquivo de texto e, em seguida, importe novamente. Como alternativa, talvez seja necessrio alterar o destino da prpria tabela. Voc pode reordenar os campos, modificar os tipos de dados, executar uma consulta atualizao (para reformatar ou recalcular os dados, por exemplo) ou executar uma consulta criar-tabela (para dividir um campo em dois ou combinar vrios campos em um nico campo, por exemplo). A seguir, as causas mais tpicas de erros encontrados: Os dados de um campo so inadequados para o tipo de dados do campo de destino. Por exemplo, o campo de destino tem o tipo de dados Data/Hora, mas os dados contm um valor de texto que o Microsoft Access no reconhece como data ou hora. Os dados de um campo numrico so grandes demais para o tamanho de campo do campo de destino. Por exemplo, o campo de destino tem a propriedade Tamanho do Campo definida para Byte, mas os dados contm um valor superior a 255. Os registros que voc est importando contm valores duplicados que no podem ser armazenados na chave primria da tabela de destino ou em qualquer campo da tabela cuja propriedade Indexado esteja definida para Sim (Sem Duplicatas). Uma ou mais linhas do arquivo de texto ou planilha contm mais campos que a tabela de destino. Os campos de dados importados de uma planilha Microsoft Excel esto defasados em quatro anos. O Microsoft Excel para Windows utiliza o Sistema de Datas 1900, cujos nmeros de srie esto na faixa de 1 a 65.380, correspondendo s datas de 1 de janeiro de 1900 a 31 de dezembro de 2078. O Microsoft Excel para Macintosh utiliza o Sistema de Datas 1904, cujos nmeros de srie esto na faixa de 0 a 63.918, correspondendo s datas de 1 de janeiro de 1904 a 31 de dezembro de 2078. Antes de importar os dados, modifique o sistema de datas para planilhas Microsoft Excel ou, aps importar os dados, execute uma Consulta Atualizao utilizando a expresso [data campo nome] + 1462 para corrigir as datas. Mensagens

da tabela Erros de Importao

A tabela Erros de Importao contm descries dos erros encontrados pelo Microsoft Access ao tentar importar o seu arquivo de texto ou planilha. A tabela inclui nomes de campo e nmeros de linha que indicam os dados que causaram erros. Quando o Microsoft Access relata erros, abra a tabela Erros de Importao e tente determinar por que o Microsoft Access no consegue importar todos os registros. A tabela abaixo apresenta uma lista dos possveis erros de importao e a descrio das suas causas. Erro Descrio Truncamento de Campo Um valor de texto no arquivo mais longo que a definio da propriedade Tamanho do

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 218 Campo para este campo. Falha de Converso de Tipo Um valor no arquivo de texto ou planilha do tipo de dados errado para este campo. Violao de Chave O valor da chave primria do registro uma duplicata ele j existe na tabela. Falha da Regra de Um valor infringe o conjunto de regras que utiliza a propriedade Regra de Validao Validao para este campo ou para a tabela. Nulo em Campo Requerido Um valor Nulo no permitido neste campo porque a propriedade Requerido para o campo est definida como Sim. Registro No Analisvel Um valor de texto contm o caractere delimitador de texto (geralmente aspas). Quando um valor contm o caractere delimitador, este deve ser repetido duas vezes no arquivo de texto; por exemplo: "10 - 3 1/2"" disks/box" Se voc desconfia que o problema est nos seus dados, edite o seu arquivo de texto ou planilha. Se estiver anexando registros a uma tabela existente, talvez seja necessrio modificar a prpria tabela (reordenar os campos ou modificar os tipos de dados, por exemplo). Quando tiver solucionado o problema, importe os dados novamente.

Solucionar problemas com tabelas vinculadas Eu no consigo abrir ou atualizar uma tabela vinculada do FoxPro ou dBASE. Por qu?

Quando voc vincula um arquivo .dbf e associa um arquivo de ndice (.idx, .cdx, .ndx, ou .mdx), o Microsoft Access precisa do arquivo de ndice para abrir a tabela vinculada. Se voc excluir ou mover arquivos de ndice Microsoft FoxPro ou dBASE ou o arquivo de informaes (.inf) criado pelo Microsoft Access, no conseguir abrir a tabela vinculada. Quando voc vincula uma tabela FoxPro ou dBASE com um campo memorando, o Microsoft Access precisa do arquivo de memorando associado (.dbt) para poder abrir a tabela vinculada. Se voc excluir ou mover esse arquivo, no conseguir abrir a tabela vinculada. Quando voc utiliza o Microsoft Access para atualizar os dados do seu arquivo .dbf, ele atualiza os arquivos de ndice para refletir suas alteraes. Se voc utilizar FoxPro ou dBASE para atualizar dados, dever atualizar tambm os ndices associados dentro do FoxPro ou dBASE. O Microsoft Access no pode utilizar uma tabela vinculada se os ndices que voc especificou no forem atuais. No possvel atualizar uma tabela FoxPro ou dBASE se seus arquivos de dados (.dbf) ou ndice (.idx, .cdx, .ndx ou .mdx) estiverem definidos como somente para leitura. Para verificar isso, utilize o Meu Computador ou Windows Explorer para exibir a pasta onde os arquivos esto localizados, clique com o boto direito do mouse no arquivo, clique em Propriedades e, em seguida, clique na guia Geral. Se a caixa de seleo Somente Para Leitura estiver marcada, limpe-a e clique em OK. Se as suas tabelas FoxPro ou dBASE estiverem armazenadas em uma unidade de disco somente para leitura ou CDROM, o Microsoft Access no poder criar um arquivo .inf na mesma pasta dos arquivos .dbf, e voc no poder vincullas. Para vincular uma tabela em uma unidade de disco somente para leitura, necessrio especificar o caminho para a unidade de disco de leitura/escrita na qual voc deseja que o Microsoft Access crie o arquivo .inf no Registro do Windows.

Eu no consigo abrir ou atualizar uma tabela vinculada do Paradox. Por qu?

Quando voc vincula uma tabela Paradox que possui chave primria, o Microsoft Access precisa do arquivo de ndice (.px) associado para abrir a tabela vinculada. Quando voc vincula uma tabela Paradox com um campo Memorando, o Microsoft Access precisa do arquivo de memorando (.mb) associado para abrir a tabela vinculada. Se voc excluir ou mover esses arquivos, no conseguir abrir a tabela vinculada. Se voc vincular uma tabela Paradox que no possui chave primria, no poder atualizar dados na tabela utilizando o Microsoft Access. Se voc quiser que a tabela possa ser atualizada, defina uma chave primria para a tabela em Paradox. Objetos OLE armazenados em uma tabela Paradox vinculada ou importada no podem ser abertos dentro do Microsoft Access. No possvel atualizar uma tabela se os arquivos de dados (.dbf) ou ndice (.idx, .cdx, .ndx, ou .mdx) estiverem definidos como somente para leitura. Para verificar isso, utilize o Meu Computador ou Windows Explorer para exibir a pasta onde os arquivos esto localizados, clique com o boto direito do mouse em um arquivo, clique em Propriedades e, em seguida, clique na guia Geral. Se a caixa de seleo Somente Para Leitura estiver marcada, limpe-a e clique em OK. No possvel atualizar uma tabela Paradox se o seu arquivo de dados(.db) ou ndice (.px) estiver definido como somente para leitura. Para verificar isso, utilize o Meu Computador ou Windows Explorer para exibir a pasta onde os arquivos esto localizados, clique com o boto direito do mouse em um arquivo, clique em Propriedades e, em seguida, clique na guia Geral. Se a caixa de seleo Somente Para Leitura estiver marcada, limpe-a e clique em OK. Para vincular uma tabela Paradox que reside em um servidor e compartilhada por mltiplos usurios, necessrio definir a chave ParadoxNetPath no Registro do Windows para o caminho do arquivo Paradox.net ou Pdoxusrs.net. Alm disso, se voc utilizar Paradox verso 4.x para compartilhamento de dados no seu grupo de trabalho, ser necessrio definir a chave ParadoxNetStyle como "4.x." Se voc estiver utilizando o Microsoft Access para vincular dados Paradox em uma rede enquanto usurios do Paradox estiverem utilizando os dados, certifique-se de ter definido as trs configuraes ParadoxUserName, ParadoxNetPath e ParadoxNetStyle no Registro. Utilize a configurao ParadoxUserName para especificar um nome de usurio exclusivo para acessar os dados Paradox compartilhados. Utilize a configurao ParadoxNetPath para especificar o caminho completo para a pasta que contm o arquivo Paradox.net (para Paradox 3.x) ou o arquivo Pdoxusrs.net (para Paradox 4.x e 5.0). A configurao ParadoxNetPath (incluindo a letra da unidade de disco) deve ser consistente para todos os usurios que compartilham um determinado banco de dados. Utilize a configurao ParadoxNetStyle para especificar o estilo de proteo de rede a ser utilizado ao acessar dados Paradox. Os valores possveis so "3.x" para Paradox 3.x e "4.x" para Paradox 4.x e 5.0. Para maiores informaes, consulte o Guia do Administrador de Redes Paradox.

Eu no consigo abrir ou atualizar uma tabela SQL vinculada. Por qu?

O Microsoft Access requer um ndice exclusivo para atualizar, excluir ou inserir dados em uma tabela ou modo SQL vin-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 219 culados. Quando voc vincula um modo atualizvel do Microsoft SQL Server ou uma tabela de banco de dados SQL que no possui um ndice exclusivo, o Microsoft Access solicita que voc selecione um ou mais campos para gerar um ndice exclusivo. Contudo, o Microsoft Access no verifica se o campo ou campos que voc selecionou criaram ndices realmente exclusivos para cada registro. Se houver duplicatas no ndice que o Microsoft Access criar, voc no conseguir atualizar esses registros. Se voc acha que o campo ou campos selecionados no criaram um ndice exclusivo, exclua o vnculo da tabela, vincule-a novamente e, em seguida, selecione o campo ou campos apropriados para estabelecer um ndice exclusivo. Como alternativa, voc pode criar um ndice dentro do Microsoft Access criando uma consulta de definio de dados, utilizando a instruo Criar ndice. Certifique-se mais uma vez de ter selecionado um campo ou combinao de campos que identifiquem exclusivamente cada registro. Se o ndice gerado contiver valores duplicados, todas as atualizaes da tabela falharo. Para excluir o ndice, utilize outra consulta definio de dados. Se voc vincular uma tabela SQL que no possui ndice exclusivo, e esse ndice estiver definido para um campo que um nmero de ponto flutuante, talvez no seja possvel atualiz-la. Uma vez que a preciso com que os servidores manipulam dados de ponto flutuante varivel, em alguns casos possvel que ocorra perda de preciso. A diferena real geralmente muito pequena para causar alteraes, mas se os dados fizerem parte do indicador da tabela SQL, os registros afetados podero parecer excludos para o Microsoft Access. Se voc encontrar outros erros enquanto estiver importando, vinculando ou utilizando uma tabela de banco de dados SQL, possvel que haja um problema com sua conta no servidor do banco de dados SQL ou com o prprio banco de dados. Se voc no conseguir acessar uma tabela de banco de dados SQL, consulte o administrador do banco de dados SQL.

Fontes de dados que o Microsoft Access pode importar ou vincular

Observao Os drivers para o Lotus 1-2-3 e Paradox no esto includos no Programa de Instalao, mas esto disponveis por meio do Office 97 ValuPack. Fonte de Dados Verso ou formato suportados Microsoft FoxPro 2.x e 3.0 (somente importao) dBASE III, III+, IV e 5 Paradox 3.x, 4.x e 5.0 Planilhas Microsoft Excel 3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95 e 8.0/97 Planilhas Lotus 1-2-3 .wks, .wk1, .wk3 e .wk4 (vnculo somente para leit ra) Arquivos de texto Maioria dos arquivos com valores separados por vrgulas, tabulaes ou outros caracteres; delimitados devem estar em formato de texto MS-DOS ou Windows ANSI Arquivos de texto de Maioria dos arquivos com valores organizados de tal maneira que cada campo possua uma largura fixa determinada largura; devem estar em formato de texto MS-DOS ou Windows ANSI HTML 1.0 (se lista) 2.0, 3.x (se tabela ou lista) Tabelas SQL e dados de Para obter uma lista de drivers ODBC suportados, procure na Microsoft Knowledge Base o programas e bancos de danmero de artigo Q140548, "Lista de Drivers ODBC Instalados por Produto." dos que suportam o protocolo ODBC

Alternar entre modos de uma tabela

As tabelas tm dois modos: modo Estrutura e modo Folha de Dados. Voc utiliza o modo Estrutura para criar e modificar a estrutura de uma tabela. Voc utiliza o modo Folha de Dados para visualizar, adicionar, excluir e editar dados em uma tabela. Clique no boto Exibir na barra de ferramentas. O boto Exibir um boto alternar. Quando sua tabela exibida no modo Folha de Dados, somente o boto para alternar para modo Estrutura exibido e vice-versa.

Criar uma tabela

O Microsoft Access fornece duas maneiras de se criar uma tabela. Voc pode criar uma tabela em branco (vazia) para inserir seus prprios dados ou pode criar uma tabela utilizando dados existentes de uma outra fonte.

Criar uma nova tabela vazia

O Microsoft Access fornece quatro maneiras de se criar uma tabela vazia: Utilizar o Assistente de Banco de Dados para criar, em uma operao, todas as tabelas, formulrios e relatrios necessrios para um banco de dados inteiro. O Assistente de Banco de Dados cria um novo banco de dados; ele no pode ser utilizado para adicionar novas tabelas, formulrios ou relatrios a um banco de dados existente. Utilize o Assistente de Tabela para escolher os campos para sua tabela a partir de uma variedade de tabelas predefinidas como contratos de negcios, inventrios domiciliares ou registros mdicos. Insira dados diretamente em uma folha de dados vazia. Quando voc salvar a nova folha de dados, o Microsoft Access analisar os seus dados e atribuir automaticamente o tipo de dados e formato apropriados para cada campo. Utilize o modo Estrutura para determinar todos os detalhes de sua tabela, a partir do zero. Independentemente de qual mtodo voc utilize para criar uma tabela, voc pode utilizar o modo Estrutura da tabela a qualquer momento para personalizar ainda mais sua tabela, como ao adicionar novos campos, definir valores padro, ou criar mscaras de entrada.

Criar uma nova tabela a partir de dados existentes

O Microsoft Access fornece duas maneiras de se criar uma tabela a partir de dados existentes: Voc pode importar ou vincular dados de um outro banco de dados do Microsoft Access ou dados em uma variedade de formatos do arquivo de outros programas.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 220 Voc pode efetuar uma consulta criar tabela para criar uma tabela baseada em dados de uma outra tabela. Por exemplo, voc pode utilizar consultas criar tabela para arquivar registros antigos, para fazer cpias de backup de suas tabelas, para selecionar um grupo de registros a ser exportado para um outro banco de dados ou para utilizar como base para relatrios que exibam dados de uma data especfica.

Criar uma tabela utilizando o Assistente de Tabela

1 Se voc ainda no o fez, alterne para a janela Banco de Dados. Voc pode pressionar F11 para alternar para a janela
Banco de Dados a partir de qualquer outra janela. 2 Clique na guia Tabelas e, em seguida, clique em Novo. 3 Clique duas vezes em Assistente de Tabela. 4 Siga as instrues das caixas de dilogo do Assistente de Tabela. Observao Se voc quiser modificar ou estender a nova tabela, poder faz-lo no modo Estrutura, ao terminar de utilizar o Assistente de Tabela.

Criar uma tabela do nada utilizando modo Estrutura

1 Se voc ainda no o fez, alterne para a janela Banco de Dados. Voc pode pressionar F11 para alternar para a janela

Banco de Dados a partir de qualquer outra janela. 2 Clique na guia Tabelas e, em seguida, em Novo. 3 Clique duas vezes no Modo Estrutura. 4 Defina cada um dos campos de sua tabela. 5 Defina um campo de chave primria antes de salvar sua tabela. Observao Voc no precisa definir uma chave primria, mas normalmente aconselhvel faz-lo. Se voc no definir uma chave primria, o Microsoft Access perguntar se voc deseja que ele crie uma quando for salvar a tabela. 6 Quando voc estiver pronto para salvar a tabela, clique em Salvar, na barra de ferramentas e, em seguida, digite um nome para a tabela seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access.

Criar uma tabela inserindo dados em uma folha de dados

1 Se voc ainda no o fez, alterne para a janela Banco de Dados. Voc pode pressionar F11 para alternar para a janela
Banco de Dados a partir de qualquer outra janela. 2 Clique na guia Tabelas e, em seguida, clique em Novo. 3 Clique duas vezes no Modo Folha de Dados. Uma folha de dados vazia com 20 colunas e 30 linhas exibida. Os nomes padro das colunas so Campo1, Campo2, e assim por diante. 4 Renomeie cada coluna que voc ir utilizar: clique duas vezes no nome da coluna, digite um nome para a coluna seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access e, em seguida, pressione ENTER. 5 Se voc precisar de mais de 20 colunas, poder inserir colunas adicionais a qualquer momento: clique na coluna direita de onde voc deseja inserir uma nova coluna e, em seguida, no menu Inserir, clique em Coluna. Renomeie a coluna como descrito no passo 4. 6 Insira seus dados na folha de dados. Insira cada tipo de dados em sua prpria coluna (cada coluna denominada um campo no Microsoft Access). Por exemplo, se voc estiver inserindo nomes, insira o nome em uma determinada coluna e o sobrenome em uma coluna separada. Se voc estiver inserindo datas, horas ou nmeros, insira-os em um formato consistente para que o Microsoft Access possa criar um tipo de dados e um formato de exibio apropriados para a coluna. Qualquer coluna que voc deixar vazia ser excluda quando voc salvar a folha de dados. 7 Quando voc adicionar dados a todas as colunas que deseja utilizar, clique em Salvar, na barra de ferramentas para salvar a sua folha de dados. 8 O Microsoft Access pergunta se voc deseja criar uma chave primria. Se voc no inseriu dados que possam ser utilizados para identificar cada linha de sua tabela de forma exclusiva, como nmeros de srie ou de identificao, recomendvel que voc clique em Sim. Se voc inseriu dados que possam identificar cada linha de forma exclusiva, voc poder especificar esse campo como sua chave primria. O Microsoft Access atribuir tipos de dados a cada campo (coluna) com base na espcie de dados que voc inseriu. Se voc desejar personalizar ainda mais a definio de um campo por exemplo, para alterar o seu tipo de dados, ou para definir uma regra de validao, utilize o modo Estrutura. Observao Alm de renomear e inserir colunas, voc pode excluir ou reordenar colunas a qualquer momento, antes ou aps salvar sua nova folha de dados.

Adicionar um campo a uma tabela no modo Estrutura

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Para inserir um campo dentro da tabela, clique na linha abaixo de onde voc deseja adicionar o campo e, em seguida,

clique em Inserir Linhas, na barra de ferramentas. Para adicionar o campo ao final de uma tabela, clique na primeira linha vazia. 3 Clique na coluna Nome do Campo e digite o nome para o campo, seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access. 4 Na coluna Tipo de Dados, mantenha o padro (Texto) ou clique na coluna Tipo de Dados, clique na seta e selecione o tipo de dados desejado. 5 Na coluna Descrio, digite uma descrio das informaes que constaro nesse campo. Essa descrio exibida na barra de status quando dados so adicionados ao campo e ela includa na Definio do Objeto da tabela. A descrio opcional. 6 Se voc desejar, defina propriedades de campo para o campo na parte inferior da janela. Observao Se for uma tabela vinculada, voc no poder adicionar um novo campo no banco de dados atual. Se a tabela vinculada for uma tabela do Microsoft Access, voc ter que abrir o seu banco de dados de origem para adicionar um campo. Se a tabela vinculada for de um outro aplicativo, voc ter que abrir o arquivo de origem com esse aplicativo para adicionar um campo.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Adicionar um campo (coluna) a uma tabela no modo Folha de Dados

Power Informtica

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1 Abra a tabela no modo Folha de Dados. 2 Clique na coluna direita de onde voc deseja inserir uma nova coluna e, em seguida, no menu Inserir, clique em Colu-

na. 3 Clique duas vezes no nome da nova coluna e, em seguida, digite um nome para a coluna seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access. Se voc desejar personalizar ainda mais a definio de um campo por exemplo, para alterar seu tipo de dados, ou definir uma regra de validao, utilize o modo Estrutura de tabela. Observao Se for uma tabela vinculada, o comando Coluna no estar disponvel. Se a tabela vinculada for uma tabela do Microsoft Access, voc ter que abrir o seu banco de dados de origem para adicionar um campo. Se a tabela vinculada for de um outro aplicativo, voc ter que abrir o arquivo de origem com esse aplicativo para adicionar um campo.

Que tipo de dados devo utilizar para um campo em minha tabela?

Decida a espcie de tipo de dados a ser utilizada para um campo com base nessas consideraes: Que espcie de valores voc deseja armazenar no campo? Por exemplo, voc no pode armazenar texto em um campo com um tipo de dados Nmero. Quanto espao de armazenamento voc deseja utilizar para os valores, no campo? Quais tipos de operaes voc deseja efetuar com os valores no campo? Por exemplo, o Microsoft Access pode somar valores em campos Nmero e Moeda, mas no em campos Texto ou Objeto OLE. Voc deseja classificar ou indexar um campo? Os campos Memorando, Hyperlink e Objeto OLE no podem ser classificados ou indexados. Voc deseja utilizar um campo para agrupar registros em consultas ou relatrios? Os campos Memorando, Hyperlink e Objeto OLE no podem ser utilizados para agrupar registros. Voc deseja classificar valores em um campo? Em um campo Texto, os nmeros so classificados como seqncias de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200, e assim por diante) e no como valores numricos. Utilize um campo Nmero ou Moeda para classificar nmeros como valores numricos. Alm disso, muitos formatos de data no sero classificados corretamente se inseridos em um campo Texto. Utilize um campo Data/Hora para garantir uma classificao correta. A tabela a seguir resume todos os tipos de dados de campo disponveis no Microsoft Access, sua utilizao e seus tamanhos de armazenamento. Tipo de dados Utilize para Tamanho Texto Texto ou combinaes de textos e nmeros, At 255 caracteres. como endereos. Tambm nmeros que no O Microsoft Access s armazena os caracteres inseriexijam clculos, como nmeros de telefone, dos em um campo; ele no armazena de srie ou cdigos postais. caracteres de espao para posies no utilizadas em um campo Texto. Para controlar o nmero mximo de caracteres que podem ser inseridos, defina a propriedade TamanhoDoCampo. Memorando Textos e nmeros muito extensos, como anotaAt 64.000 caracteres. es ou descries. Nmero Dados numricos a serem utilizados em clculos 1, 2, 4 ou 8 bytes. 16 bytes, somente para cdigo de matemticos, exceto clculos envolvendo dinhe Replicao (GUID). ro (utilize o tipo Moeda). Configure a propriedade TamanhoDoCampo para definir o tipo de Nmero especfico. Data/Hora Datas e horas. 8 bytes. Moeda Valores monetrios. Utilize o tipo de dados Mo8 bytes. eda para evitar o arredondamento durante os clculos. Preciso de 15 dgitos esquerda do ponto decimal e quatro dgitos direita. AutoNumeraoNmeros seqenciais (incrementados em 1) ou 4 bytes. 16 bytes, somente para cdigo de Replicao aleatrios exclusivos, inseridos automaticamente (GUID). quando um registro adicionado. Sim/No Campos que iro conter somente um entre 1 bit. dois valores, como Sim/No, Verdadeiro/Falso ou Ativado/Desativado. Objeto OLE Objetos (como documentos do Microsoft Word, At 1 gigabyte (limitado pelo espao em disco). planilhas do Microsoft Excel, figuras, sons ou outros dados binrios) criados em outros programas utilizando o protocolo OLE, e que podem estar vinculados ou incorporados em uma tabela do Microsoft Access. Voc precisa utilizar uma moldura de objeto acoplado em um formulrio ou relatrio para exibir o objeto OLE. Hyperlink O campo que ir armazenar hyperlinks. Um hyAt 64.000 caracteres. perlink pode ser um caminho UNC ou um URL Assistente de Cria um campo que permite que voc O mesmo tamanho que o campo de chave primria que Pesquisa escolha um valor a partir de uma outra tambm o campo Pesquisa, normalmente 4 bytes. tabela ou a partir de uma lista de valores, utilizando uma caixa de combinao. A

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 escolha dessa opo na lista de tipos de dados inicia um assistente para definir isso para voc.

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Observao Os tipos de dados Nmero, Data/Hora, Moeda e Sim/No fornecem formatos de exibio predefinidos. Defina a propriedade Formato para escolher dentre os formatos disponveis para cada tipo de dados. Voc tambm pode criar um formato de exibio personalizado para todos os tipos de dados, exceto o tipo de dados Objeto OLE.

lterar o tipo de dados de um campo

1 Se sua tabela contm dados, faa um backup da tabela antes de alterar os tipos de dados ou tamanhos de campo. 2 Abra a tabela no modo Estrutura. 3 Clique na coluna Tipo de Dados, no campo que voc deseja alterar, clique na seta e selecione o novo tipo de dados. 4 Clique em Salvar, na barra de ferramentas. Cuidado Quando a converso de tipo de dados resultar em valores perdidos, o Microsoft Access exibir uma mensagem dizendo que ocorreram erros durante a converso, antes mesmo de salvar as alteraes. Clique em Cancelar para cancelar as alteraes. Clique em OK para continuar e salvar as alteraes mesmo assim. Observao Em tabelas grandes, a alterao de um tipo de dados pode levar bastante tempo. Se voc desejar cancelar o processo de converso em qualquer momento enquanto ele estiver sendo executado, pressione CTRL+BREAK e, em seguida, clique em OK.

Conseqncias da alterao do tipo de dados de um campo

Talvez haja um momento, que voc tenha que alterar os tipos de dados para campos que j contenham dados. Talvez voc tenha importado dados, e o Microsoft Access no tenha definido os tipos de dados que voc pretendia. Ou talvez o tipo de dados que voc definiu para um campo no seja mais apropriado. Antes de converter de um tipo de dados para outro, considere como a alterao ir afetar o seu banco de dados como um todo. Quais consultas, formulrios e relatrios utilizam o campo que est sendo convertido? Voc talvez tenha que alterar expresses que dependam do campo alterado. A alteraes de tipos de dados mais comuns se enquadram nas quatro categorias a seguir: converso de outros tipos de dados para Texto; converso de Texto para Nmero, Moeda, Data/Hora ou Sim/No; converso entre Moeda e Nmero ou entre Texto e Memorando e alterao da definio da propriedade TamanhoDoCampo para campos Nmero. Converso de outros tipos de dados para Texto Embora voc deva armazenar nmeros que sero utilizados em clculos em um campo Nmero ou Moeda, pode ser que um campo que originalmente continha apenas nmeros agora exija a utilizao de letras e outros caracteres no numricos. Por exemplo, suponha que voc tenha um campo Nmero que armazene nmeros de cdigo. Se posteriormente voc precisar incluir letras, hfens, parnteses ou outros caracteres no numricos como parte do cdigo, voc ter que alterar o tipo de dados do campo para Texto. O Microsoft Access converte os valores numricos em texto utilizando um formato Nmero Geral e valores de data em texto, utilizando um formato Data Geral. Os valores convertidos no incluiro nenhum smbolo monetrio nem outros caracteres de formatao especiais que voc tenha definido para o campo. Converso de Texto para Nmero, Moeda, Data/Hora ou Sim/No Se voc tem dados armazenados em um campo Texto e deseja alterar o campo para um outro tipo de dados, o Microsoft Access pode converter valores que sejam apropriados para o novo tipo de dados. Por exemplo, se voc tem nmeros armazenados em um campo Texto e deseja efetuar clculos matemticos sobre seus dados, voc precisa converter o campo para o tipo de dados Nmero ou Moeda. Contanto que todos os dados armazenados no campo consistam em apenas nmeros, voc pode alterar o tipo de dados sem perder dados. Para converses de tipo de dados Texto para Nmero, os pontos decimais e separadores de milhares so interpretados apropriadamente. Os smbolos monetrios so interpretados conforme as configuraes regionais, especificadas ao se clicar duas vezes em Configuraes Regionais no Painel de Controle do Windows. Para converses de Texto para Data/Hora, a maioria dos formatos de data e hora so convertidos corretamente. Os formatos de data e hora so interpretados conforme as configuraes regionais, especificadas ao se clicar duas vezes em Configuraes Regionais no Painel de Controle do Windows. Para converses de Texto para Sim/No, as palavras Sim, Verdadeiro ou Ativado so convertidas em um valor Sim e No, Falso ou Desativado em um valor No. Para exibir Sim ou No, voc precisa clicar na guia Pesquisa no modo Estrutura de Tabela e definir a propriedade Exibir Controle como Caixa de Texto. (Voc tambm pode converter do tipo de dados Nmero para Sim/No: os valores zero ou Nulos so convertidos em No e os valores diferentes de zero em Sim). Converso entre Moeda e Nmero ou entre Texto e Memorando Voc pode sempre converter entre os tipos de dados Moeda e Nmero. Voc deve sempre armazenar valores monetrios utilizando o tipo de dados Moeda para assegurar que os clculos estejam corretos. Voc deve sempre utilizar um tipo de dados Moeda se voc planeja efetuar muitos clculos sobre um campo que contm nmeros com uma a quatro casas decimais. Os campos Moeda utilizam um mtodo de clculo de ponto fixo que evita erros de arredondamento. Voc pode sempre converter entre os tipos de dados Texto e Memorando. Por exemplo, se voc deseja armazenar valores de texto mais longos que o pretendido originalmente, voc pode alterar um campo para o tipo de dados Memorando, tendo em mente que voc no pode indexar ou classificar em campos Memorando. Entretanto, se um campo no precisa armazenar mais do que 255 caracteres, voc deve utilizar o tipo de dados Texto. Alterao da definio da propriedade TamanhoDoCampo para campos Nmero Para campos com o tipo de dados Nmero, a definio da propriedade TamanhoDoCampo determina o tipo de nmero especfico: Byte, Inteiro, Inteiro Longo, Simples, Duplo ou Cdigo de Replicao (GUID).Se voc converter um campo para o tipo Nmero, considere se voc precisa alterar a definio TamanhoDoCampo para os valores que voc armazena no campo. Se voc alterar a definio TamanhoDoCampo de um tamanho maior, como Duplo, para um tamanho menor, como Inteiro, voc precisa certificar-se de que os valores armazenados no campo cabero no novo tamanho do campo. Se voc alterar para uma definio de TamanhoDoCampo que no permite o nmero de casas decimais includo em seus valores atuais, os nmeros sero arredondados. Por exemplo, se voc alterar um campo de Duplo para Inteiro Longo, os nmeros decimais sero arredondados para o nmero inteiro mais prximo. Alm disso, se os valores forem muito grandes

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 223 para serem armazenados no novo tamanho, eles sero excludos e substitudos por valores Nulos.

Resultados de converso de tipo de dados de campo

Segue uma lista dos resultados e consideraes sobre converses de tipos de dados comuns quando a tabela contm dados. De Para Resultados Consideraes Todos os tipos de dados Texto AutoNumerao Proibido pelo Microsoft Access Nmero, Moeda, Converte texto em Data/Hora, valores apropriados Sim/No Texto Converso simples Texto Moeda Texto Texto Nmero Converte valores em texto Converte nmeros em moeda Converte valores em texto Converte valores em texto Converso simples Converte valores em texto Converso simples Converte valores em texto Nenhum. Certifique se de que os valores cabem no novo tipo de dados; valores no apropriados so excludos. Dados mais longos que a definio TamanhoDoCampo so truncados. Os nmeros adotam o formato Nmero Geral. Certifique se de que os valores cabem no novo tipo de dados; valores no apropriados so excludos. As Datas ou horas adotam o formato Data Geral. O texto no inclui smbolos monetrios, como $. Certifique se de que os valores cabem no novo tipo de dados; valores no apropriados so excludos. Os valores podem ser truncados dependendo da definio de TamanhoDoCampo. Os valores podem ser truncados dependendo da definio de TamanhoDoCampo. Nenhum.

Memorando Nmero Nmero Data/Hora Moeda Moeda

AutoNumerao Texto AutoNumerao Nmero Sim/No Texto

Que tipo de chave primria devo utilizar?

A potncia de um sistema de banco de dados relacional como o Microsoft Access vem de sua capacidade de localizar e reunir rapidamente informaes armazenadas em tabelas separadas utilizando consultas, formulrios e relatrios. Para fazer isso, cada tabela deve incluir um campo ou conjunto de campos que identifique de forma exclusiva cada registro armazenado na tabela. Essas informaes so chamadas de chave primria da tabela. Uma vez designada uma chave primria para uma tabela, para garantir a exclusividade, o Microsoft Access impedir que qualquer valor duplicado ou Nulo seja inserido nos campos de chave primria. Existem trs tipos de chaves primrias que podem ser definidas no Microsoft Access: AutoNumerao, de um s campo e de vrios campos. Chaves primrias AutoNumerao Um campo AutoNumerao pode ser definido para inserir automaticamente um nmero seqencial conforme cada registro adicionado tabela. Designar tal campo como chave primria para uma tabela a maneira mais simples de criar uma chave primria. Se voc no definir uma chave primria antes de salvar uma tabela recm-criada, o Microsoft Access perguntar se voc deseja que ele crie uma chave primria para voc. Se voc responder Sim, o Microsoft Access criar uma chave primria AutoNumerao. Existem consideraes adicionais se sua tabela for utilizada com replicao de banco de dados. Chaves primrias de um s campo Se voc tem um campo contendo valores exclusivos como nmeros de identificao ou de srie, voc pode designar esse campo como chave primria. Se o campo que voc selecionar como chave primria tiver valores duplicados ou Nulos, o Microsoft Access no definir a chave primria. Voc pode executar uma consulta Localizar Duplicatas para determinar quais registros contm dados duplicados. Se voc no puder eliminar prontamente entradas duplicadas editando seus dados, voc pode adicionar um campo AutoNumerao e defini-lo como chave primria ou definir uma chave primria de vrios campos. Chaves primrias de vrios campos Em situaes onde voc no pode garantir a exclusividade de qualquer campo, talvez voc possa designar dois ou mais campos como chave primria. A situao mais comum onde isso ocorre na tabela utilizada para relacionar duas outras tabelas em um relacionamento muitos-para-muitos. A tabela Detalhes do Pedido no banco de dados de exemplo Northwind uma dessas tabelas, relacionando as tabelas Pedidos e Produtos. Sua chave primria consiste de dois campos: NmeroDoPedido e CdigoDoProduto. A tabela Detalhes do Pedido pode listar vrios produtos e vrios pedidos, mas cada produto s pode ser listado uma vez por pedido, portanto, a combinao dos campos NmeroDoPedido e CdigoDoProduto produz uma chave primria apropriada. Um outro exemplo seria um banco de dados de inventrio que utilizasse um campo de nmero de parte de dois ou mais campos (parte e subparte). Observao Se voc estiver em dvida se pode selecionar uma combinao apropriada de campos para uma chave primria de vrios campos, talvez seja melhor adicionar um campo AutoNumerao e design-lo como chave primria. Por exemplo, a combinao dos campos Nome e Sobrenome para produzir uma chave primria no uma boa opo, uma vez que voc pode, eventualmente, localizar duplicao na combinao desses dois campos.

Definir ou alterar a chave primria

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Selecione o campo ou campos que voc deseja definir como chave primria.
Para selecionar um campo, clique no seletor de linha do campo desejado.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 224 Para selecionar vrios campos, mantenha pressionada a tecla CTRL e, em seguida, clique no seletor de linha de cada campo. 3 Clique em Chave Primria, na barra de ferramentas. Observaes Voc pode especificar uma chave primria para um campo que j contenha dados, mas o Microsoft Access ir gerar uma mensagem quando voc salvar a tabela se ele localizar valores duplicados ou Nulos no campo. Se voc localizar essa mensagem, voc ter trs escolhas: utilizar uma consulta Localizar Duplicatas para localizar registros com valores duplicados ou valores Nulos e, em seguida, editar o campo para remov-los; escolher um campo diferente ou adicionar um campo AutoNumerao e defini-lo como chave primria. Em uma chave primria de vrios campos, a ordem dos campos pode ser importante para voc. Os campos em uma chave primria de vrios campos so classificados conforme sua ordem no modo Estrutura da tabela. Se voc desejar uma ordem diferente, primeiro especifique os campos para a chave primria, como descrito no procedimento anterior e, em seguida, clique em ndices, na barra de ferramentas para exibir a janela ndices e reordenar os nomes dos campos para o ndice denominado ChavePrimria.

Remover a chave primria

1 Quando a chave primria utilizada em um relacionamento, voc precisa excluir o relacionamento antes de poder remo-

ver a chave primria. 2 Abra a tabela no modo Estrutura. 3 Clique no seletor de linha da chave primria atual e, em seguida, clique em ChavePrimria, na barra de ferramentas. Observao Esse procedimento no exclui o campo ou campos que esto designados como chave primria; ele simplesmente remove as caractersticas de chave primria da tabela. Em algumas situaes, talvez seja preciso remover temporariamente a chave primria. Por exemplo, a importao de registros em uma tabela pode resultar em alguns registros duplicados. At voc eliminar as duplicatas, voc deve remover a chave primria.

Alterar o nome de um campo em uma tabela

Voc pode alterar o nome de um campo a qualquer momento sem afetar os dados do campo. Entretanto, a alterao do nome de um campo pode ter conseqncias para outras partes de seu banco de dados. Caso outros objetos de bancos de dados contenham referncias ao nome de campo que voc alterou, voc ter que atualizar essas referncias para refletir o novo nome. Por exemplo, se voc criou, em um formulrio, uma caixa de texto que seja acoplada ao campo alterado, a caixa de texto no exibir os dados at que voc atualize a propriedade OrigemDoControle da caixa de texto para refletir o novo nome. Voc pode alterar um nome de campo no modo Estrutura ou modo Folha de Dados.

lterar o nome de um campo no modo Estrutura

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Clique duas vezes no nome do campo que voc deseja alterar.

3 Digite o novo nome de campo, seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access. 4 Clique em Salvar, na barra de ferramentas para salvar suas alteraes. Cuidado Se voc tiver consultas, formulrios, relatrios, expresses ou cdigo do Visual Basic para aplicativos contendo referncias a um campo cujo nome voc esteja alterando, voc ter que atualizar todas essas referncias para o novo nome.

lterar o nome de um campo no modo Folha de Dados

1 Abra a tabela no modo Folha de Dados. 2 Clique duas vezes no seletor de campo do campo que voc deseja alterar.

Observao Se a propriedade Legenda foi definida para esse campo, o texto exibido no seletor de campo poder ser diferente do verdadeiro nome do campo. Nesse caso, quando voc clicar duas vezes no seletor de campo, o texto da legenda ser limpo e substitudo pelo nome do campo. Se continuar, voc estar editando o nome do campo e quando voc pressionar ENTER para salvar essa alterao, o texto da legenda ser excludo. Se voc no quiser excluir o texto da legenda, pressione ESC imediatamente aps clicar duas vezes no seletor de campo para cancelar a edio. 3 Digite o novo nome de campo, seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access. 4 Pressione ENTER para salvar o novo nome. Cuidado Se voc tiver consultas, formulrios, relatrios, expresses ou cdigo do Visual Basic para aplicativos contendo referncias a um campo cujo nome voc esteja alterando, voc ter que atualizar todas essas referncias para o novo nome.

Copiar a definio de um campo no modo Estrutura da tabela

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Selecione o(s) campo(s) que voc deseja copiar.

Para selecionar um campo, clique no seletor de linha desse campo. Para selecionar um grupo de campos, arraste pelos seletores de linha desses campos. 3 Clique em Copiar, na barra de ferramentas e, em seguida, clique na primeira linha vazia. 4 Clique em Colar, na barra de ferramentas. 5 Digite um novo nome para o campo copiado. Observao Este procedimento s copia a definio de um campo; ele no copia nenhum valor do campo.

Mover um campo no modo Estrutura de tabela

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Selecione o(s) campo(s) que voc deseja mover.

Para selecionar um campo, clique no seletor de linha desse campo. Para selecionar um grupo de campos, arraste pelos seletores de linha desses campos. 3 Clique e mantenha pressionado o boto do mouse novamente no seletor de linha. O Microsoft Access exibe uma barra horizontal fina logo acima da ltima linha selecionada.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 225 4 Arraste a barra horizontal para a linha imediatamente abaixo do lugar para onde voc deseja mover os campos. Observao A alterao da ordem do campo no modo Estrutura da tabela altera a ordem na qual os campos so armazenados na tabela e tambm altera a ordem das colunas na folha de dados da tabela.

Excluir um campo de uma tabela

A maneira como voc exclui um campo depende de voc estar no modo Estrutura ou modo Folha de Dados.

Excluir um campo de uma tabela no modo Estrutura

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Selecione o(s) campo(s) que voc deseja excluir.

Para selecionar um campo, clique no seletor de linha desse campo. Para selecionar um grupo de campos, arraste pelos seletores de linha desses campos. 3 Clique em Excluir Linha, na barra de ferramentas. Observaes Se outros objetos de banco de dados contiverem referncias a um campo excludo, voc ter que excluir essas referncias tambm. Por exemplo, se um relatrio incluir um controle acoplado a um campo excludo, o Microsoft Access no conseguir localizar os dados do campo e ir gerar uma mensagem. Voc no pode excluir um campo que seja parte de um relacionamento. Voc precisa excluir o relacionamento primeiro.

Excluir um campo de uma tabela no modo Folha de Dados

1 Abra a tabela no modo Folha de Dados. 2 Clique no seletor de campo da coluna que voc deseja excluir. 3 No menu Editar, clique em Excluir Coluna.

Observaes Caso outros objetos de banco de dados contenham referncias a um campo excludo, voc ter que excluir essas referncias tambm. Por exemplo, se um relatrio incluir um controle acoplado a um campo que tenha sido excludo, o Microsoft Access no conseguir localizar os dados do campo e ir gerar uma mensagem. Voc no pode excluir um campo que seja parte de um relacionamento. Voc precisa excluir o relacionamento primeiro.

Criar um campo para texto ou memorandos

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Para inserir um campo dentro da tabela, clique na linha abaixo de onde voc deseja adicionar o campo e, em seguida, clique em Inserir Linhas, na barra de ferramentas. Para adicionar o campo ao final de uma tabela, clique na primeira linha vazia. 3 Na coluna Nome do Campo, digite o nome do campo, seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access. 4 Na coluna Tipo de Dados, clique na seta e selecione Texto ou Memorando. 5 Defina as propriedades dos outros campos, se desejar. Observao O tamanho de campo padro para campos Texto de 50 caracteres. Voc pode alterar isso para um determinado campo definindo a propriedade TamanhoDoCampo. Voc pode alterar o prprio tamanho de campo padro clicando no comando Opes do menu Ferramentas e, em seguida, clicando na guia Tabelas/Consultas.

Criar um campo para nmeros ou moeda

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Para inserir um campo dentro da tabela, clique na linha abaixo de onde voc deseja adicionar o campo e, em seguida, clique em Inserir Linhas, na barra de ferramentas. Para adicionar o campo ao final de uma tabela, clique na primeira linha vazia. 3 Na coluna Nome do Campo, digite o nome do campo, seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access. 4 Na coluna Tipo de Dados, clique na seta e selecione Nmero ou Moeda. 5 Se voc estiver criando um campo Nmero, na parte inferior da janela defina a propriedade TamanhoDoCampo com o tamanho desejado. 6 Para definir um formato de exibio para seu campo, na parte inferior da janela clique na caixa Formato, clique na seta e selecione o formato desejado. Voc tambm pode criar um formato de exibio personalizado, caso os formatos predefinidos no satisfaam suas necessidades. 7 Defina as propriedades dos outros campos, se desejar. Observao As alteraes feitas nos formatos de moeda que so especificadas clicando-se duas vezes em Configuraes Regionais no Painel de Controle do Windows, sero automaticamente refletidas em seu banco de dados para campos Moeda. Entretanto, isso afeta somente o formato; nenhuma converso de valores monetrios ser feita.

Criar um campo que gere nmeros automaticamente

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Para inserir um campo dentro da tabela, clique na linha abaixo de onde voc deseja adicionar o campo e, em seguida, clique em Inserir Linhas, na barra de ferramentas. Para adicionar o campo ao final de uma tabela, clique na primeira linha vazia. 3 Na coluna Nome do Campo, digite o nome do campo, seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access. 4 Na coluna Tipo de Dados, clique na seta e selecione AutoNumerao. 5 Para criar uma AutoNumerao incremental, deixe as definies de propriedade da parte inferior da janela como esto (a propriedade Tamanho do Campo definida como Inteiro Longo e a propriedade Novos Valores definida como Incremento por padro). Para criar uma AutoNumerao aleatria, na parte inferior da janela defina a propriedade Novos Valores como Aleatrio. 6 Defina as propriedades dos outros campos, se desejar.

Criar um campo para datas ou horas

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 226 1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Para inserir um campo dentro da tabela, clique na linha abaixo de onde voc deseja adicionar o campo e, em seguida, clique em Inserir Linhas, na barra de ferramentas. Para adicionar o campo ao final de uma tabela, clique na primeira linha vazia. 3 Clique na coluna Nome do Campo e digite o nome para o campo, seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access. 4 Na coluna Tipo de Dados, clique na seta e selecione Data/Hora. 5 Para definir um formato de exibio para seu campo, na parte inferior da janela, clique na caixa Formato e selecione o formato desejado. Voc tambm pode criar um formato de exibio personalizado, caso os formatos predefinidos no satisfaam suas necessidades. 6 Defina as propriedades dos outros campos, se desejar. Observao O armazenamento de datas e horas em um campo Data/Hora garante que as datas e horas sero classificadas corretamente. Alm disso, as alteraes feitas nos formatos de data ou hora que so especificadas clicando-se duas vezes em Configuraes Regionais no Painel de Controle do Windows, sero automaticamente refletidas em campos Data/Hora.

Criar um campo para armazenar Objetos OLE (figuras, documentos do Word e assim por diante)

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Para inserir um campo dentro da tabela, clique na linha abaixo de onde voc deseja adicionar o campo e, em seguida, clique em Inserir Linhas {bmc bm109.BMP}, na barra de ferramentas. Para adicionar o campo ao final de uma tabela, clique na primeira linha vazia. 3 Na coluna Nome do Campo, digite o nome do campo, seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access. 4 Na coluna Tipo de Dados, clique na seta e selecione Objeto OLE. Observao Os campos Objeto OLE so utilizados para armazenar dados como documentos do Microsoft Word ou Microsoft Excel, figuras, sons e outros tipos de dados binrios criados em outros programas. Os objetos OLE podem estar vinculados ou incorporados em um campo em uma tabela do Microsoft Access. Voc precisa utilizar um controle em um formulrio ou relatrio para exibir o Objeto OLE.

Criar um campo para dados Sim/No, Verdadeiro/Falso e Ativado/Desativado

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Para inserir um campo dentro da tabela, clique na linha abaixo de onde voc deseja adicionar o campo e, em seguida, clique em Inserir Linhas, na barra de ferramentas. Para adicionar o campo ao final de uma tabela, clique na primeira linha vazia. 3 Na coluna Nome do Campo, digite o nome do campo, seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access. 4 Na coluna Tipo de Dados, clique na seta e selecione Sim/No. 5 Para exibir Verdadeiro/Falso ou Ativado/Desativado em vez de Sim/No (o padro) no campo, clique na caixa Formato, na parte inferior da janela e selecione o formato desejado. 6 Defina as propriedades dos outros campos, se desejar.

Criar um campo que pesquise ou liste valores de tabelas

Utilizando o Assistente de Pesquisa, voc pode criar um campo que exiba um dos dois tipos de listas disponveis para tornar mais simples a entrada de dados: Uma lista Pesquisa que exibe valores pesquisados de uma tabela ou consulta existente Uma lista de valores que exibe um conjunto fixo de valores que voc pode inserir ao criar o campo A lista Pesquisa mais comum exibe valores pesquisados de uma tabela relacionada. Por exemplo, o campo CdigoDoFornecedor da tabela Produtos do banco de dados de exemplo Northwind exibe esta lista Pesquisa: {bml bm221.WMF} Essa lista criada pesquisando-se valores de CdigoDoFornecedor da tabela Fornecedores e exibindo os nomes dos Fornecedores correspondentes. A escolha de um valor em uma lista Pesquisa define o valor da chave estrangeira no registro atual (CdigoDoFornecedor na tabela Produtos) com o valor de chave primria do registro correspondente na tabela relacionada (CdigoDoFornecedor na tabela Fornecedores). Isso cria uma associao com a tabela relacionada para exibir (mas no armazenar) os nomes de Fornecedores no registro. A chave estrangeira (CdigoDoFornecedor) armazenada mas no exibida. Por essa razo, qualquer atualizao feita aos dados da tabela Fornecedores ser refletida tanto na lista como em registros da tabela Produtos. Voc precisa definir um campo de lista Pesquisa da tabela que ir conter a chave estrangeira e exibir a lista Pesquisa. Neste exemplo, o campo de lista Pesquisa seria definido a partir da tabela Produtos. Uma lista de valores tem a mesma aparncia que uma lista Pesquisa, mas consiste em um conjunto fixo de valores que voc digita quando a cria. Uma lista de valores deve ser utilizada somente para valores que no venham a ser alterados muito freqentemente e que no precisem ser armazenados em uma tabela. Por exemplo, uma lista para um campo Saudao contendo Sr., Sra. ou Srta. seria uma boa candidata para uma lista de valores. Escolhendo-se um valor da lista de valores, far com que ele seja armazenado no registro isso no criar uma associao com uma tabela relacionada. Por essa razo, se mais adiante voc alterar algum dos valores originais na lista de valores, eles no sero refletidos nos registros adicionados antes dessa alterao. Voc pode adicionar um novo campo Pesquisa ou lista de valores no modo Estrutura de tabela ou modo Folha de Dados de tabela. Entretanto, se o campo que voc deseja utilizar como chave estrangeira para um campo Pesquisa j existir, voc ter que abrir a tabela desse campo no modo Estrutura para definir o campo Pesquisa. Por exemplo, se voc tiver uma tabela Produtos que j possua um campo CdigoDoFornecedor definido, e desejar transform-lo em um campo Pesquisa para exibir nomes dos fornecedores a partir de sua tabela Fornecedores, voc ter que abrir a tabela Produtos no modo Estrutura para transformar CdigoDoFornecedor em um campo Pesquisa.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Criar um campo que pesquise dados de uma outra tabela no modo Estrutura
1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Proceda de uma das maneiras a seguir:

Power Informtica

Pg.: 227

Para inserir um novo campo dentro da tabela, clique na linha abaixo de onde voc deseja adicionar o campo e, em seguida, clique em Inserir Linhas {bmc bm109.BMP}, na barra de ferramentas ou para adicionar um novo campo no final da tabela, clique na primeira linha vazia. Digite o nome do campo na coluna Nome do Campo , seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access. Se o campo que voc deseja utilizar como chave estrangeira para o campo Pesquisa j existir, clique na linha desse campo. Por exemplo, se voc tiver uma tabela Produtos que possua um campo CdigoDoFornecedor j definido e voc desejar transform-lo em um campo Pesquisa para exibir nomes de fornecedores a partir de sua tabela Fornecedores, clique na linha do campo CdigoDoFornecedor. 3 Na coluna Tipo de Dados, clique na seta e selecione Assistente de Pesquisa. 4 Clique na opo que indica que voc deseja que o campo Pesquisa pesquise os valores em uma tabela ou consulta. 5 Clique em Avanar e siga as instrues das caixas de dilogo restantes do Assistente de Pesquisa. Quando voc clicar no boto Concluir, o Microsoft Access criar o campo Pesquisa e definir certas propriedades de campo com base nas escolhas que voc faz no assistente. Uma vez criado um campo de lista Pesquisa, se voc adicionar o campo a um formulrio, o Microsoft Access copiar sua definio para o formulrio. Voc no ter que criar a caixa de combinao ou de listagem e sua definio de lista de valores ou Pesquisa para o formulrio. Entretanto, se voc alterar a definio de um campo de lista de valores ou Pesquisa na tabela aps adicion-lo a um formulrio, essas alteraes no sero refletidas nesse formulrio. Para corrigir isso, exclua o campo do formulrio e, em seguida, adicione-o novamente. Observao Tambm possvel adicionar um campo Pesquisa a uma tabela que exiba valores da mesma tabela que contm o campo Pesquisa. Por exemplo, na tabela Funcionrios do banco de dados de exemplo Northwind, o campo Supervisor um campo Pesquisa que exibe dados dos campos Nome e Sobrenome pesquisando o CdigoDoFuncionrio correspondente na mesma tabela.

Criar um campo que pesquise dados de uma outra tabela no modo Folha de Dados

1 Abra a tabela no modo Folha de Dados. 2 Para inserir o campo Pesquisa dentro da tabela, clique na coluna direita de onde voc deseja inserir o campo e, em

seguida, no menu Inserir, clique em Coluna de Pesquisa. 3 Na primeira caixa de dilogo do Assistente de Pesquisa, selecione a opo que indica que voc deseja que o campo Pesquisa pesquise os valores em uma tabela ou consulta. 4 Clique em Avanar e siga as instrues das caixas de dilogo restantes do Assistente de Pesquisa. Quando o Assistente de Pesquisa terminar, o campo Pesquisa ser adicionado sua folha de dados. Por padro, o novo campo Pesquisa receber um nome na folha de dados, "Campo," onde algum nmero. Voc pode alterar esse nome se desejar. Observaes Quando voc utiliza o Assistente de Pesquisa para criar uma lista Pesquisa, o Microsoft Access define certas propriedades de campo com base nas escolhas que voc faz no Assistente. Uma vez criado um campo de lista Pesquisa, se voc adicionar o campo a um formulrio, o Microsoft Access copiar sua definio para o formulrio. Voc no precisa criar a caixa de combinao ou de listagem e sua definio de lista de Pesquisa para o formulrio. Entretanto, se voc alterar a definio do campo na tabela aps adicion-la a um formulrio, essas alteraes no sero refletidas nesse formulrio. Para corrigir isso, exclua o campo do formulrio e, em seguida, adicione-o novamente. Tambm possvel adicionar a uma tabela um campo Pesquisa que exiba valores da mesma tabela que contm o campo Pesquisa. Por exemplo, na tabela Funcionrios do banco de dados de exemplo Northwind, o campo Supervisor um campo Pesquisa que exibe dados dos campos Nome e Sobrenome pesquisando o CdigoDoFuncionrio correspondente.

Criar um campo de lista de valores no modo Estrutura

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Para inserir um campo dentro da tabela, clique na linha abaixo de onde voc deseja adicionar o campo e, em seguida,

clique em Inserir Linhas, na barra de ferramentas. Para adicionar o campo ao final de uma tabela, clique na primeira linha vazia. 3 Na coluna Nome do Campo, digite o nome do campo, seguindo as regras de nomenclatura de objetos do Microsoft Access. 4 Na coluna Tipo de Dados, clique na seta e selecione Assistente de Pesquisa. 5 Na primeira caixa de dilogo do Assistente de Pesquisa, clique na opo que indica que voc digitar os valores desejados. 6 Clique em Avanar e siga as instrues das caixas de dilogo restantes do Assistente de Pesquisa. Observao Quando voc utiliza o Assistente de Pesquisa para criar uma lista de valores fixo, o Microsoft Access define certas propriedades de campo com base nas escolhas que voc faz no assistente. Uma vez criado o campo, se voc o adicionar a um formulrio, o Microsoft Access copiar sua definio para o formulrio. Voc no ter que criar a caixa de combinao ou de listagem e sua definio de lista de valores para o formulrio. Entretanto, se voc alterar a definio do campo de lista de valores na tabela aps adicion-lo a um formulrio, essas alteraes no sero refletidas nesse formulrio. Para corrigir isso, exclua o campo do formulrio e, em seguida, adicione-o novamente.

Criar um campo de lista de valores no modo Folha de Dados

1 Abra a tabela no modo Folha de Dados. 2 Para inserir um campo de lista de valores dentro da tabela, clique na coluna direita de onde voc deseja inserir o cam-

po e, em seguida, no menu Inserir, clique em Coluna de Pesquisa. 3 Na primeira caixa de dilogo do Assistente de Pesquisa, selecione a opo que indica que voc digitar os valores desejados. 4 Clique em Avanar e siga as instrues das caixas de dilogo restantes do Assistente de Pesquisa. Quando o Assistente de Pesquisa terminar, o campo de lista de valores ser adicionado a sua folha de dados. Por padro,

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 228 o novo campo de lista de valores receber um nome na forma "Campo," onde algum nmero. Voc pode alterar esse nome se desejar. Observao Quando voc utiliza o Assistente de Pesquisa para criar uma lista de valores fixo, o Microsoft Access define certas propriedades de campo com base nas escolhas que voc faz no assistente. Uma vez criado o campo, se voc o adicionar a um formulrio, o Microsoft Access copiar sua definio para o formulrio. Voc no ter que criar a caixa de combinao ou de listagem e sua definio de lista de valores para o formulrio. Entretanto, se voc alterar a definio do campo de lista de valores na tabela aps adicion-lo a um formulrio, essas alteraes no sero refletidas nesse formulrio. Para corrigir isso, exclua o campo do formulrio e, em seguida, adicione-o novamente.

Definir relacionamentos entre tabelas

1 Feche qualquer tabela que esteja aberta. Voc no pode criar ou modificar relacionamentos entre tabelas abertas. 2 Se voc ainda no o fez, alterne para a janela Banco de Dados. Voc pode pressionar F11 para alternar para a janela
Banco de Dados a partir de qualquer outra janela. 3 Clique em Relacionamentos, na barra de ferramentas. 4 Se o seu banco de dados no tiver nenhum relacionamento definido, a caixa Adicionar Tabelas/Consultas ser automaticamente exibida. Se voc precisar adicionar as tabelas que deseja relacionar e se a caixa de dilogo Adicionar Tabela no estiver exibida, clique em Mostrar Tabela, na barra de ferramentas. Se as tabelas que voc deseja relacionar j estiverem exibidas, v para o passo 6. 5 Clique duas vezes nos nomes das tabelas que voc deseja relacionar e, em seguida, feche a caixa de dilogo Adicionar Tabelas/Consultas. 6 Arraste o campo que voc deseja relacionar de uma tabela para o campo relacionado na outra tabela. Para arrastar vrios campos, pressione a tecla CTRL e clique em cada campo antes de arrast-los. Na maioria dos casos, voc arrasta o campo de chave primria (o qual exibido em texto com negrito) de uma tabela para um campo semelhante (normalmente com o mesmo nome) denominado chave estrangeira na outra tabela. Os campos relacionados no precisam ter os mesmos nomes, mas precisam ter o mesmo tipo de dados (com duas excees) e conter a mesma espcie de informaes. Alm disso, quando os campos coincidentes so campos Nmero, eles precisam ter a mesma definio na propriedade TamanhoDoCampo. As duas excees para coincidncia de tipos de dados so que voc pode coincidir um campo AutoNumerao com um campo Nmero cuja propriedade TamanhoDoCampo esteja definida como Inteiro Longo e voc pode coincidir um campo AutoNumerao com um campo Nmero se ambos os campos tiverem sua propriedade TamanhoDoCampo definidas como Cdigo de Replicao. 7 A caixa de dilogo Relacionamentos exibida. Verifique os nomes dos campos exibidos nas duas colunas para certificar-se de que eles estejam corretos. Voc pode alter-los, se necessrio. Defina as opes de relacionamento, se necessrio. Para obter informaes sobre um item especfico na caixa de dilogo Relacionamentos, clique no Boto de ponto de interrogao {bmc bm16.BMP} e, em seguida, clique no item. 8 Clique no boto Criar para criar o relacionamento. 9 Repita os passos de 5 a 8 para cada par de tabelas que voc queira relacionar. Quando voc fechar a janela Relacionamentos, o Microsoft Access perguntar se voc deseja salvar o layout. Salvando o layout ou no, os relacionamentos que voc criou sero salvos no banco de dados. Observaes Se voc precisar visualizar todos os relacionamentos definidos no banco de dados, clique em Mostrar Todos Relacionamentos, na barra de ferramentas. Para visualizar somente os relacionamentos definidos para uma determinada tabela, clique na tabela e, em seguida, em Mostrar Relacionamentos Diretos, na barra de ferramentas. Se voc precisar fazer uma alterao na estrutura de uma tabela, voc pode clicar com o boto direito do mouse na tabela que voc deseja alterar e, em seguida, clicar em Estruturar Tabela. Voc pode criar relacionamentos utilizando consultas bem como tabelas. Entretanto, a integridade referencial no imposta com consultas. Para criar um relacionamento entre uma tabela e ela prpria, adicione essa tabela duas vezes. Isso til em situaes onde voc precisa efetuar uma pesquisa dentro da mesma tabela. Por exemplo, na tabela Funcionrios no banco de dados de exemplo Northwind, um relacionamento foi definido entre os campos CdigoDoFuncionrio e Supervisor, para que o campo Supervisor possa exibir dados de funcionrio a partir de um CdigoDoFuncionrio coincidente.

Alterar a estrutura de uma tabela a partir da janela Relacionamentos

em Estruturar Tabela. 2 Faa as alteraes desejadas na definio da tabela.

1 Na janela Relacionamentos, clique com o boto direito do mouse na tabela que voc deseja alterar e, em seguida, clique

Exibir a janela Relacionamentos

1 Se voc ainda no o fez, alterne para a janela Banco de Dados. Voc pode pressionar F11 para alternar para a janela
Banco de Dados a partir de qualquer outra janela. 2 Clique em Relacionamentos, na barra de ferramentas. A janela Relacionamentos exibida. Se o layout dos relacionamentos foi salvo anteriormente, o layout salvo ser exibido. Caso contrrio, a caixa de dilogo Adicionar Tabelas/Consultas ser exibida para selecionar tabelas ou consultas a serem adicionadas janela Relacionamentos.

Editar um relacionamento existente

1 Feche qualquer tabela que esteja aberta. Voc no pode modificar relacionamentos entre tabelas abertas. 2 Se voc ainda no o fez, alterne para a janela Banco de Dados. Voc pode pressionar F11 para alternar para a janela

Banco de Dados a partir de qualquer outra janela. 3 Clique em Relacionamentos, na barra de ferramentas. 4 Se as tabelas cujo relacionamento voc deseja editar no estiverem exibidas, clique em Mostrar Tabela {bmc bm161.BMP}, na barra de ferramentas e clique duas vezes em cada tabela que voc deseja adicionar. 5 Clique duas vezes na linha do relacionamento para o relacionamento que voc deseja editar.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 229 6 Defina as opes do relacionamento. Para obter informaes sobre um item especfico da caixa de dilogo Relacionamentos, clique no boto de ponto de interrogao e, em seguida, clique no item.

Excluir um relacionamento

1 Feche qualquer tabela que esteja aberta. Voc no pode excluir relacionamentos entre tabelas abertas. 2 Se voc ainda no o fez, alterne para a janela Banco de Dados. Voc pode pressionar F11 para alternar para a janela
Banco de Dados a partir de qualquer outra janela. 3 Clique em Relacionamentos, na barra de ferramentas. 4 Se as tabelas cujo relacionamento voc deseja excluir no estiverem exibidas, clique em Mostrar Tabela, na barra de ferramentas e clique duas vezes em cada tabela que voc deseje adicionar. Em seguida, clique em Fechar. 5 Clique na linha do relacionamento que voc deseja excluir (a linha ficar em negrito quando selecionada) e, em seguida, pressione a tecla DELETE.

Remover uma tabela da janela Relacionamentos Visualizar relacionamentos existentes

Clique na tabela que voc deseja remover e, em seguida, pressione a tecla DELETE. O Microsoft Access remove a tabela e suas linhas de relacionamento da janela Relacionamentos. Essa ao afeta somente a exibio da janela Relacionamentos. A tabela e os relacionamentos permanecem no banco de dados.

1 Se voc ainda no o fez, alterne para a janela Banco de Dados. Voc pode pressionar F11 para alternar para a janela
Banco de Dados a partir de qualquer outra janela. 2 Clique em Relacionamentos, na barra de ferramentas. 3 Para visualizar todos os relacionamentos definidos no banco de dados, clique em Mostrar Todos Relacionamentos, na barra de ferramentas. Para visualizar somente os relacionamentos definidos para uma determinada tabela, clique na tabela e, em seguida, em Mostrar Relacionamentos Diretos, na barra de ferramentas. Observao Se todas as tabelas relacionadas tabela selecionada j estiverem exibidas na janela Relacionamentos, clicando-se no boto Mostrar Relacionamentos Diretos no ter efeito algum porque ele apenas adiciona tabelas relacionadas tabela atual. Se voc desejar visualizar somente os relacionamentos diretos de uma tabela, clique em Limpar Layout, na barra de ferramentas para remover todas as tabelas da janela Relacionamentos (isso no ir excluir as tabelas ou os relacionamentos, eles apenas sero removidos da janela Relacionamentos), adicione novamente a tabela e, em seguida, clique no boto Mostrar Relacionamentos Diretos. Para adicionar uma tabela, clique em Mostrar Tabela, na barra de ferramentas, clique duas vezes na tabela e, em seguida, em Fechar.

Definir o tipo de associao padro para um relacionamento entre duas tabelas

1 Se voc ainda no o fez, alterne para a janela Banco de Dados. Voc pode pressionar F11 para alternar para a janela
Banco de Dados a partir de qualquer outra janela. 2 Clique em Relacionamentos, na barra de ferramentas para abrir a janela Relacionamentos. 3 Clique duas vezes na seo do meio da linha de uma associao entre duas tabelas para abrir a caixa de dilogo Relacionamentos. 4 Clique no boto Tipo de Associao e, em seguida, clique no tipo de associao desejado. A opo1 define uma associao interna. Este o padro. A opo2 define uma associao externa esquerda. A opo3 define uma associao externa direita. Observao O boto Tipo de Associao no ser ativado se as tabelas forem tabelas vinculadas. Se as tabelas estiverem no formato do Microsoft Access, voc poder abrir o banco de dados no qual elas esto armazenadas para definir o tipo de associao. A definio do tipo de associao para um relacionamento na janela Relacionamentos no afeta o prprio relacionamento; ela define a espcie de associao que ser utilizada por padro na criao de consultas baseadas nas tabelas relacionadas. Mais adiante, voc poder ignorar o tipo de associao padro ao definir uma consulta.

O que integridade referencial?

A integridade referencial um sistema de regras que o Microsoft Access utiliza para garantir que os relacionamentos entre registros de tabelas relacionadas sejam vlidos e que voc no exclua ou altere, acidentalmente, dados relacionados. Voc pode definir integridade referencial quando todas as condies a seguir forem satisfeitas: O campo coincidente da tabela primria uma chave primria ou possui um ndice exclusivo. Os campos relacionados tm o mesmo tipo de dados. Existem duas excees. Um campo AutoNumerao pode ser relacionado a um campo Nmero com uma definio da propriedade TamanhoDoCampo de Inteiro Longo e um campo AutoNumerao com uma definio da propriedade TamanhoDoCampo de Cdigo de Replicao pode ser relacionado com um campo Nmero com uma definio da propriedade TamanhoDoCampo de Cdigo de Replicao. Ambas as tabelas pertencem ao mesmo banco de dados do Microsoft Access. Se as tabelas forem tabelas vinculadas, elas precisaro ser tabelas no formato do Microsoft Access, e voc ter que abrir o banco de dados no qual elas esto armazenadas para definir a integridade referencial. A integridade referencial no pode ser imposta para tabelas vinculadas de bancos de dados de outros formatos. Quando a integridade referencial imposta, voc precisa observar as regras a seguir: Voc no pode inserir um valor no campo da chave estrangeira da tabela relacionada que no exista na chave primria da tabela primria. Entretanto, voc pode inserir um valor Nulo na chave estrangeira, especificando que os registros no esto relacionados. Por exemplo, voc no pode ter um pedido que esteja atribudo a um cliente que no existe, mas voc pode ter um pedido atribudo a ningum inserindo um valor Nulo no campo CdigoDoCliente. Voc no pode excluir um registro de uma tabela primria se existirem registros coincidentes em uma tabela relacionada. Por exemplo, voc no pode excluir o registro de um funcionrio da tabela Funcionrios se houver pedidos atribudos ao funcionrio na tabela Pedidos. Voc no pode alterar o valor de uma chave primria na tabela primria se esse registro tiver registros relacionados. Por

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 230 exemplo, voc no pode alterar o cdigo de um funcionrio na tabela Funcionrios se houver pedidos atribudos a esse funcionrio na tabela Pedidos. Se voc desejar que o Microsoft Access imponha essas regras para um relacionamento, selecione a caixa de seleo Impor Integridade Referencial quando voc criar o relacionamento. Se a integridade referencial estiver imposta e voc quebrar uma das regras com tabelas relacionadas, o Microsoft Access exibir uma mensagem e no permitir a alterao. Voc pode ignorar as restries contra excluso ou alterao de registros relacionados e ainda preservar a integridade referencial definindo as caixas de seleo Propagar Atualizao dos Campos Relacionados e Propagar Excluso dos Registros Relacionados. Quando a caixa de seleo Propagar Atualizao dos Campos Relacionados est definida, a alterao de um valor de chave primria na tabela primria atualiza automaticamente o valor coincidente em todos os registros relacionados. Quando a caixa de seleo Propagar Excluso dos Registros Relacionados estiver definida, a excluso de um registro na tabela primria excluir qualquer registro relacionado na tabela relacionada.

Por que devo utilizar atualizaes e excluses em cascata?

Para relacionamentos nos quais a integridade referencial imposta, voc pode especificar se deseja que o Microsoft Access propague atualizaes e propague excluses automaticamente em registros relacionados. Se voc definir essas opes, as operaes de excluso e atualizao que normalmente seriam impedidas pelas regras da integridade referencial sero permitidas. Quando voc exclui registros ou alterar valores de chave primria em uma tabela primria, o Microsoft Access faz as alteraes necessrias nas tabelas relacionadas para preservar a integridade referencial. Se voc tiver selecionado a caixa de seleo Propagar Atualizaes em Campos Relacionados ao definir um relacionamento, a qualquer momento que voc alterar a chave primria de um registro na tabela primria, o Microsoft Access atualizar automaticamente a chave primria com o novo valor em todos os registros relacionados. Por exemplo, se voc alterar o cdigo de um cliente na tabela Clientes, o campo CdigoDoCliente na tabela Clientes ser automaticamente atualizado para cada um dos pedidos desse cliente de modo que o relacionamento seja quebrado. O Microsoft Access propaga atualizaes sem exibir mensagem alguma. Observao Se a chave primria na tabela primria for um campo AutoNumerao, definindo-se a caixa de seleo Propagar Atualizaes em Campos Relacionados no ter efeito algum porque voc no poder alterar o valor em um campo AutoNumerao. Se voc selecionar a caixa de seleo Propagar Excluso dos Registros Relacionados ao definir um relacionamento, toda vez que voc excluir registros na tabela primria, o Microsoft Access excluir automaticamente registros relacionados na tabela relacionada. Por exemplo, se voc excluir o registro de um cliente da tabela Clientes, todos os pedidos do cliente sero automaticamente excludos da tabela Pedidos (isso inclui registros na tabela Detalhes do Pedido relacionados aos registros de Pedidos). Quando voc excluir registros de um formulrio ou folha de dados com a caixa de seleo Propagar Excluses dos Registros Relacionados selecionada, o Microsoft Access avisar que registros relacionados tambm podem ser excludos. Entretanto, quando voc exclui registros utilizando uma consulta excluso, o Microsoft Access exclui automaticamente os registros de tabelas relacionadas sem exibir um aviso.

Definir um relacionamento muitos para muitos entre tabelas

1 Crie as duas tabelas que tero um relacionamento muitos-para-muitos. 2 Crie uma terceira tabela, chamada tabela de juno e adicione a essa tabela campos com as mesmas definies que os

campos de chave primria de cada uma das outras duas tabelas. Na tabela de juno, os campos de chave primria funcionam como chaves estrangeiras. Voc pode adicionar outros campos tabela de juno, exatamente como voc pode fazer em qualquer outra tabela. 3 Na tabela de juno, defina a chave primria para incluir os campos de chave primria das duas outras tabelas. Por exemplo, em uma tabela de juno Detalhes do Pedido, a chave primria seria composta dos campos NmeroDoPedido e CdigoDoProduto. 4 Defina um relacionamento um-para-muitos entre cada uma das duas tabelas primrias e a tabela de juno. 5 Para adicionar dados s tabelas, proceda de uma das maneiras a seguir: Crie uma consulta que trabalhe com mais de uma tabela. Crie um formulrio que trabalhe com mais de uma tabela. Observao No banco de dados de exemplo Northwind, um relacionamento muitos-para-muitos existe entre as tabelas Pedidos e Produtos. Um pedido na tabela Pedidos pode incluir vrios produtos da tabela Produtos. Alm disso, um nico produto pode aparecer em muitos pedidos. No banco de dados de exemplo, a tabela Detalhes do Pedido uma tabela de juno entre a tabela Pedidos e a tabela Produtos.

Fazer um campo Texto, Memorando ou Hyperlink aceitar seqncias de comprimento zero

1 Abra no modo Estrutura a tabela que inclui o campo. 2 Clique no campo no qual voc deseja inserir uma seqncia de comprimento zero. 3 Certifique-se de que a propriedade de campo Permitir Comprimento Zero esteja definida como Sim.
Observao Somente campos Texto, Memorando e Hyperlink podem aceitar seqncias de comprimento zero.

Devo criar um campo Texto ou Memorando?

O Microsoft Access fornece dois tipos de dados de campo para armazenar dados com texto ou combinaes de texto e nmeros: Texto ou Memorando. Utilize um tipo de dados Texto para armazenar dados como nomes, endereos e qualquer nmero que no exija clculo, como nmeros de telefone, de srie ou cdigos postais. Um campo Texto pode armazenar at 255 caracteres, mas o tamanho de campo padro 50 caracteres. Para controlar o nmero mximo de caracteres que podem ser inseridos em um campo Texto, defina a propriedade TamanhoDoCampo. Utilize o tipo de dados Memorando se voc precisar armazenar mais de 255 caracteres. Um campo Memorando pode armazenar at 64.000 caracteres. Os campos Memorando no podem ser indexados ou classificados. Se voc desejar armazenar texto formatado ou documentos longos, voc deve criar um campo OLE em vez de um campo Memorando. Ambos os tipos de dados Texto e Memorando armazenam somente os caracteres inseridos em um campo; os caracteres de espao para posies no utilizadas no campo no so armazenados.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Devo criar um campo Nmero ou Moeda?

Power Informtica

Pg.: 231

O Microsoft Access oferece dois tipos de dados de campo para armazenar dados contendo valores numricos: Nmero ou Moeda. Utilize um campo Nmero para armazenar dados numricos a serem utilizados em clculos matemticos, exceto clculos que envolvam dinheiro ou que exijam um alto grau de preciso. O tipo e tamanho dos valores numricos que podem ser armazenados em um campo Nmero so controlados pela definio da propriedade TamanhoDoCampo. Por exemplo, o tamanho de campo Byte s ir armazenar nmeros inteiros (nenhum valor decimal) de 0 a 255, ocupando 1 byte de espao em disco. Utilize um campo Moeda para evitar arredondamento em clculos. Um campo Moeda tem preciso de 15 dgitos esquerda do ponto decimal e 4 dgitos direita. Um campo Moeda ocupa 8 bytes de espao em disco. Os campos Nmero e Moeda tambm fornecem formatos de exibio predefinidos. Voc pode utilizar a propriedade Formato para escolher um formato predefinido ou para criar um formato personalizado.

Que tipo de campo AutoNumerao devo criar?

O Microsoft Access fornece o tipo de dados AutoNumerao para criar campos que insiram automaticamente um nmero quando um registro for adicionado. Uma vez gerado um nmero para um registro, ele no poder ser excludo ou alterado. Um campo AutoNumerao pode gerar trs tipos de nmeros: nmeros seqenciais incrementados de um em um, nmeros aleatrios e nmeros de Cdigo de Replicao (tambm referidos como GUIDS identificadores globalmente exclusivos). A AutoNumerao incrementada em um o tipo mais comum de AutoNumerao, sendo uma boa escolha para utilizao como chave primria de uma tabela. A AutoNumerao aleatria gerar um nmero aleatrio exclusivo para cada registro dentro da tabela. A AutoNumerao de Cdigo de Replicao utilizada em replicao de banco de dados para gerar identificadores exclusivos para sincronizao de rplicas.

Definir propriedades de campo para personalizar a maneira como os dados so armazenados, manipulados ou exibidos

Cada campo possui um conjunto de propriedades que voc utiliza para personalizar a forma como os dados do campo so armazenados, manipulados ou exibidos. Voc pode, por exemplo, controlar o nmero mximo de caracteres que podem ser inseridos em um campo Texto, definindo sua propriedade Tamanho do Campo. As propriedades de um campo so definidas exibindo-se uma tabela no modo Estrutura, selecionando-se o campo na parte superior da janela e, em seguida, selecionando-se a propriedade desejada na parte inferior da janela. As propriedades disponveis para cada campo so determinadas pelo tipo de dados que voc seleciona para o campo. Dica Quando voc cria um controle acoplado em um formulrio ou relatrio arrastando um campo da lista de campos, o Microsoft Access copia certas propriedades desse campo para o controle. Dessa forma, voc pode se certificar de ter definies consistentes sempre que adicionar campos a um formulrio ou relatrio.

Alterar o tamanho do campo para campos Texto e Nmero

Utilize esse procedimento para controlar o nmero mximo de caracteres que podem ser inseridos em um campo Texto ou o intervalo e tipo de valores numricos que podem ser inseridos em um campo Nmero. 1 No modo Estrutura da tabela, na parte superior da janela, clique no campo cuja propriedade Tamanho do Campo voc deseja definir. 2 Na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Tamanho do Campo. 3 Para um campo Texto, digite o nmero mximo de caracteres a serem permitidos no campo (at 255). Para um campo Nmero, clique na seta e selecione o tamanho de campo desejado.

Definir o formato de exibio de dados para um campo ou controle

Voc pode utilizar a propriedade Formato para especificar o formato de exibio de dados para um campo ou um controle. Voc pode, por exemplo, optar por ter todas as datas formatadas, utilizando o formato dia/ms/ano ou algum outro formato. A escolha pode ser feita a partir de uma lista de formatos predefinidos para campos com os tipos de dados AutoNumerao, Nmero, Moeda, Data/Hora e Sim/No, ou pode-se criar um formato personalizado. Voc pode criar um formato personalizado para qualquer tipo de dados de campo, exceto para Objeto OLE. possvel definir a propriedade Formato no modo Estrutura da tabela, no modo Estrutura da consulta, no modo Estrutura do formulrio ou no modo Estrutura do relatrio. Na maioria dos casos, convm definir a propriedade para o campo no modo Estrutura da tabela. Dessa forma, a definio ser automaticamente aplicada ao campo no modo Estrutura da consulta e a controles em um formulrio acoplados a esse campo (contanto que voc crie os controles aps definir a propriedade no modo Estrutura da tabela). Em certos casos, porm, convm definir a propriedade no modo Estrutura da consulta, no modo Estrutura do formulrio ou no modo Estrutura do relatrio. Por exemplo, talvez voc queira exibir em uma folha de dados da tabela um formato diferente do utilizado em um relatrio. Voc poderia definir a propriedade Formato para o campo no modo Estrutura da consulta e, ento, basear o seu relatrio na consulta. Se voc estiver utilizando um controle noacoplado, ter que definir a propriedade Formato no modo Estrutura do formulrio ou no modo Estrutura do relatrio. Observao Se voc quiser criar caracteres de exibio literais que o ajudem a inserir dados em um formato predefinido, convm utilizar uma mscara de entrada em vez de um formato.

Definir o formato de exibio de dados para um campo no modo Estrutura da tabela

1 Abra uma tabela no modo Estrutura. 2 Na parte superior da janela, clique no campo que voc deseja formatar. 3 Na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Formato e, em seguida, clique na seta e selecione um dos

formatos predefinidos. Se os formatos predefinidos no corresponderem s suas necessidades, voc poder digitar um formato personalizado na caixa da propriedade Formato para qualquer tipo de dados de campo, exceto Objeto OLE. Observao Para garantir consistncia entre os aplicativos, o Microsoft Access utiliza as configuraes regionais, que so especificadas ao clicar duas vezes em Configuraes Regionais, no Painel de Controle do Windows, para alguns formatos de Nmero e Data/Hora predefinidos.

Definir o formato de exibio de dados para um campo no modo Estrutura da consulta

1 Abra uma consulta no modo Estrutura.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica Pg.: 232 2 Na grade de estrutura da consulta, coloque o ponto de insero na coluna do campo que voc deseja formatar. Voc pode colocar o ponto de insero em qualquer linha desse campo. 3 Clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades desse campo. 4 Clique na caixa da propriedade Formato e, em seguida, clique na seta e selecione um dos formatos predefinidos. Se estes no corresponderem s suas necessidades, voc poder digitar um formato personalizado, na caixa da propriedade Formato, para qualquer tipo de dados de campo, exceto Objeto OLE. Observao Para garantir consistncia entre os aplicativos, o Microsoft Access utiliza as configuraes regionais, que so especificadas ao clicar duas vezes em Configuraes Regionais, no Painel de Controle do Windows 95, para alguns formatos de nmero e data/hora predefinidos.

Controlando formatos de exibio de dados internacionais

O Microsoft Access pode exibir uma ampla gama de formatos internacionais. Para ajudar a garantir consistncia entre os aplicativos, o Microsoft Access utiliza as configuraes regionais, que so especificadas ao clicar duas vezes em Configuraes Regionais, no Painel de Controle do Windows 95, para os formatos de Nmero e Data/Hora predefinidos, listados na tabela a seguir. O Microsoft Access A partir dessa guia na caixa de dilogo obtm o formato de Propriedades de Configuraes Regionais Padro (e outros formatos de nmero, exceto Moeda) Moeda Data Abreviada Data Completa Hora Completa guia Nmero guia Moeda guia Data guia Data guia Hora

Se os seus dados no so exibidos no formato correto para o seu pas, altere as configuraes regionais especificadas no Painel de Controle. Observao A transferncia de dados entre computadores com configuraes regionais diferentes pode resultar em dados monetrios incorretos. Por exemplo, ao utilizar o formato Moeda, um valor de 5,47 kr em um computador configurado para a Dinamarca convertido em R$5,47 em um computador configurado para o Brasil. Para evitar tais erros, defina um formato personalizado para moeda, como , kr. O formato personalizado prevalece sobre as configuraes regionais especificadas no Painel de Controle do Windows. Problemas semelhantes no ocorrero na transferncia dados numricos, de data ou de hora padro entre computadores com configuraes regionais diferentes.

Definir o nmero de casas decimais a serem exibidas em um campo ou controle

Voc pode utilizar a propriedade Casas Decimais para especificar o nmero de casas decimais a serem exibidas em um campo Nmero ou Moeda, ou em um controle com dados numricos ou monetrios. Voc pode definir a propriedade Casas Decimais no modo Estrutura da tabela, no modo Estrutura da consulta, no modo Estrutura do formulrio ou no modo Estrutura do relatrio. Na maioria dos casos, convm definir a propriedade para o campo no modo Estrutura da tabela. Dessa forma, a definio automaticamente aplicada ao campo no modo Estrutura da consulta e aos controles em um formulrio ou relatrio, que estejam acoplados a esse campo (contanto que voc crie os controles aps definir a propriedade no modo Estrutura da tabela). Em determinados casos, porm, talvez voc queira definir a propriedade no modo Estrutura da consulta, no modo Estrutura do formulrio ou no modo Estrutura do relatrio. Por exemplo, possvel que voc queira exibir em uma folha de dados da tabela um nmero de casas decimais diferente do utilizado em um relatrio. Voc poderia definir a propriedade Casas Decimais para o campo no modo Estrutura da consulta e, ento, basear o seu relatrio na consulta. Se voc estiver utilizando um controle no-acoplado, ter que definir a propriedade Casas Decimais no modo Estrutura do formulrio ou no modo Estrutura do relatrio.

Definir o nmero de casas decimais a serem exibidas para um campo no modo Estrutura da tabela
1 Abra uma tabela no modo Estrutura. 2 Na parte superior da janela, clique no campo para o qual voc deseja definir as casas decimais. 3 Na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Casas Decimais, clique na seta e, em seguida, selecione o
nmero desejado de casas decimais. A propriedade Casas Decimais fornece a definio padro Automtico e a opo de especificar de 0 a 15 casas decimais. Quando definidos como Automtico, os campos cuja definio da propriedade Formato Moeda, Fixo, Padro, Porcentagem ou Cientfico exibem duas casas decimais. A propriedade Casas Decimais no ter efeito se a propriedade Formato no tiver sido definida. Observao A definio da propriedade Casas Decimais afeta somente o nmero de casas decimais exibidas, no quantas casas decimais esto armazenadas. Por exemplo, se voc definir a propriedade Casas Decimais como 2 para um campo Nmero, que tenha a propriedade Tamanho do Campo definida como Inteiro, o campo ser exibido com duas casas decimais, mas como somente valores de nmeros inteiros sero armazenados, as duas casas decimais sero sempre preenchidas com zeros. Para alterar o nmero de casas decimais que sero armazenadas, voc precisa alterar a propriedade Tamanho do Campo de um campo Nmero.

Definir o nmero de casas decimais a serem exibidas para um campo no modo Estrutura de consulta
car o ponto de insero em qualquer linha desse campo. 3 Clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades desse campo. 4 Clique na caixa da propriedade Casas Decimais, clique na seta e, em seguida, selecione o nmero desejado de casas

1 Abra uma consulta no modo Estrutura. 2 Na grade de estrutura da consulta, coloque o ponto de insero na coluna do campo que deseja alterar. Voc pode colo-

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 233 decimais. A propriedade Casas Decimais fornece a definio padro Automtico e a opo de especificar de 0 a 15 casas decimais. Quando definidos como Automtico, os campos cuja definio da propriedade Formato Moeda, Fixo, Padro, Porcentagem e Cientfico exibem duas casas decimais. A propriedade Casas Decimais no ter efeito se a propriedade Formato no tiver sido definida. Observao A definio da propriedade Casas Decimais afeta somente o nmero de casas decimais exibidas, no quantas casas decimais esto armazenadas. Por exemplo, se voc definir a propriedade Casas Decimais como 2 para um campo Nmero, que tenha a propriedade Tamanho do Campo definida como Inteiro, o campo ser exibido com duas casas decimais, mas como sero armazenados somente valores de nmeros inteiros, as duas casas decimais sero sempre preenchidas com zeros. Para alterar o nmero de casas decimais que sero armazenadas, voc precisa alterar a propriedade Tamanho do Campo de um campo Nmero.

Definir o nmero de casas decimais a serem exibidas em um controle

1 Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. 2 Certifique-se de que o controle que voc deseja alterar esteja selecionado e, ento, clique em Propriedades na barra
de ferramentas para abrir a folha de propriedades do controle. 3 Clique na caixa da propriedade Casas Decimais, clique na seta e, em seguida, selecione o nmero desejado de casas decimais. A propriedade Casas Decimais fornece uma definio padro Automtico e a opo de especificar de 0 a 15 casas decimais. Quando definidos como Automtico, os campos cuja definio da propriedade Formato Moeda, Fixo, Padro, Porcentagem e Cientfico exibem duas casas decimais. A propriedade Casas Decimais no tem efeito a menos que o campo ou controle tenha uma definio da propriedade Formato. Observao A definio da propriedade Casas Decimais afeta somente o nmero de casas decimais exibidas, no quantas casas decimais so armazenadas. Por exemplo, se voc definir a propriedade Casas Decimais como 2 para um campo Nmero que tenha a propriedade Tamanho do Campo definida como Inteiro, o campo ser exibido com duas casas decimais, mas como sero armazenados somente valores de nmeros inteiros, as duas casas decimais sero sempre preenchidas com zeros. Para alterar o nmero de casas decimais que sero armazenadas, voc precisa alterar a propriedade Tamanho do Campo de um campo Nmero.

Criar uma mscara de entrada para controlar a forma como so inseridos dados em um campo ou controle

Voc pode utilizar a propriedade Mscara de Entrada para criar uma mscara de entrada (s vezes denominada "modelo de campo") que utilize caracteres de exibio literais para controlar como os dados so inseridos em um campo ou controle. Por exemplo, a mscara de entrada, a seguir, requer que todas as entradas de nmero de telefone contenham a quantidade exata de dgitos para compor um cdigo de rea e um nmero de telefone brasileiro, e que somente dgitos possam ser inseridos em cada espao vazio. Basta que voc preencha os espaos. Voc pode definir a propriedade Mscara de Entrada no modo Estrutura da tabela, no modo Estrutura da consulta ou no modo Estrutura do formulrio. Na maioria dos casos, convm definir a propriedade para o campo no modo Estrutura da tabela. Dessa forma, a mscara de entrada aplicada automaticamente ao campo no modo Estrutura da consulta e aos controles em um formulrio ou relatrio que estejam acoplados a esse campo (contanto que voc crie o controle aps definir a propriedade no modo Estrutura da tabela). Em certos casos, porm, possvel definir a propriedade no modo Estrutura da consulta ou no modo Estrutura do formulrio. Por exemplo, convm omitir a mscara de entrada em uma tabela, mas inclu-la em uma caixa de texto. Se voc estiver utilizando um controle no-acoplado, ter que definir a propriedade Mscara de Entrada no modo Estrutura do formulrio. Observao Se voc quiser especificar a maneira como os dados salvos sero exibidos, convm utilizar um formato em vez de uma mscara de entrada.

Devo utilizar um formato de exibio de dados ou uma mscara de entrada?

O Microsoft Access fornece duas propriedades de campo que produzem resultados semelhantes: a propriedade Formato e a propriedade Mscara de Entrada. Utilize a propriedade Formato para exibir dados em um formato consistente. Por exemplo, se voc definir a propriedade Formato de um campo Data/Hora como o formato Data Normal, todas as datas inseridas sero exibidas na forma: 12-Jan96. Se um usurio de seu banco de dados inserir uma data na forma 01/12/96 (ou qualquer outro formato de data vlido), o Microsoft Access converter a exibio para o formato Data Normal quando o registro for salvo. A propriedade Formato afeta somente a maneira como um valor exibido e no como ele armazenado na tabela. Alm disso, um formato de exibio no aplicado at que os dados inseridos sejam salvos nada exibido no campo para sugerir ou controlar o formato no qual os dados so inseridos. Caso voc precise controlar a maneira como os dados so inseridos, utilize uma mscara de entrada alm de um formato de exibio de dados, ou em substituio a ele. Se voc quiser que os dados sejam exibidos exatamente como foram inseridos, no defina a propriedade Formato. Os formatos de exibio predefinidos esto disponveis para campos Nmero, Moeda, Data/Hora, AutoNumerao e Sim/No, sendo que voc tambm pode definir formatos personalizados para eles. No h formatos predefinidos para campos Texto, Memorando ou Hyperlink, mas possvel definir formatos personalizados. Voc no pode definir formatos de exibio para campos com Objeto OLE. Utilize a propriedade Mscara de Entrada para exibir caracteres de exibio literais no campo com espaos vazios a serem preenchidos. Por exemplo, se todos os nmeros de telefone que voc inserir em um campo tiverem o mesmo formato, possvel criar uma mscara de entrada, como mostra a ilustrao a seguir. {bmc bm226.WMF} Uma mscara de entrada garante que os dados se ajustaro ao formato definido, sendo que voc pode especificar o tipo de valor que pode ser inserido em cada espao. Por exemplo, a mscara de entrada anterior requer que todas as entradas contenham o nmero exato de dgitos que compem um cdigo de rea e um nmero de telefone brasileiro, e que somente dgitos possam ser inseridos em cada espao. Se voc definir um formato de exibio e uma mscara de entrada para um campo, o Microsoft Access utilizar a mscara

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 234 de entrada quando voc estiver adicionando ou editando dados e a definio de Formato determinar a maneira como os dados sero exibidos quando o registro for salvo. Ao utilizar ambas as propriedades Formato e Mscara de Entrada, tenha cuidado para que os resultados no entrem em conflito uns com os outros.

Definir uma mscara de entrada para um campo em uma tabela

1 Abra uma tabela no modo Estrutura. 2 Na parte superior da janela, clique no campo para o qual voc deseja definir uma mscara de entrada. 3 Na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Mscara de Entrada e clique no boto Construir para iniciar

o Assistente de Mscara de Entrada e, ento, siga as instrues das caixas de dilogo do assistente. Observao Voc pode tambm inserir a definio da mscara de entrada na folha de propriedades sem utilizar o assistente. Na maioria dos casos, mais fcil utilizar o assistente, mas para campos Nmero e Moeda, voc precisa inserir manualmente a definio da mscara de entrada.

Definir uma mscara de entrada para um campo em uma consulta

1 Abra uma consulta no modo Estrutura. 2 Na grade de estrutura da consulta, coloque o ponto de insero na coluna do campo que voc deseja alterar. Voc pode

colocar o ponto de insero em qualquer linha desse campo. 3 Clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir a folha de propriedades desse campo. 4 Clique na caixa da propriedade Mscara de Entrada, clique no boto Construir para iniciar o Assistente de Mscara de Entrada e, ento, sigas as instrues das caixas de dilogo do assistente. Observao Voc pode tambm inserir a definio da mscara de entrada na folha de propriedades sem utilizar o assistente. Na maioria dos casos, mais fcil utilizar o assistente, mas para campos Nmero e Moeda, voc precisa inserir manualmente a definio da mscara de entrada.

Exemplos de mscaras de entrada

Uma mscara de entrada utilizada em campos (em tabelas e consultas) e em caixas de texto e em caixas de combinao (em formulrios) para formatar dados e fornecer algum controle sobre quais valores podem ser inseridos. Uma mscara de entrada consiste em caracteres literais (tais como espaos, pontos, traos e parnteses) que separam os espaos a serem preenchidos. A definio da propriedade Mscara de Entrada consiste em vrios caracteres literais, juntamente com caracteres especiais, que determinam que tipo de valor pode ser inserido no espao naquela posio. As mscaras de entrada so utilizadas principalmente nos campos Texto e Data/Hora, mas tambm podem ser utilizadas em campos Nmero ou Moeda. A tabela a seguir mostra algumas definies teis de mscaras de entrada e exemplos de valores que voc pode inserir nelas. Consulte a tabela ao final deste tpico para obter detalhes sobre os cdigos utilizados para criar definies de mscara de entrada. Definio da mscara de entrada Exemplos de valores (000) 000-0000 (999) 999-9999! (206) 555-0248 (206) 555-0248 ( ) 555-0258 (206) 555-TELE -20 2000 GREENGR339M3 MAY R 452B7 T2F 8M4 9811598115-3007 Maria Paulo ISBN 1-55615-507-7 ISBN 0-13-964262-5 DB51392-0493

(000) AAA-AAAA 999

>L????L?000L0

>L0L 0L0 00000-9999

>L<??????????????

ISBN 0-&&&&&&&&&-0

>LL00000-0000

A definio de mscara de entrada pode conter at trs sees separadas por pontos-e-vrgulas. Por exemplo, (999) 0000000!;0;" ". Seo Significado Primeira Segunda A prpria mscara de entrada. Determina se os caracteres literais de exibio devem ser armazenados. 0 = armazena os caracteres literais com o valor inserido 1 ou vazio = armazena somente os caracteres inseridos nos espaos O caractere exibido nos espaos vazios da mscara de entrada. Voc pode utilizar qualquer caractere; digite " " (aspas duplas, espao, aspas duplas) para exibir um espao. Se voc deixar essa seo vazia, ser utilizado o sublinhado ( _ ). ,

Terceira

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 235 O Microsoft Access interpreta os caracteres da primeira parte da definio da propriedade Mscara de Entrada como mostra a tabela a seguir. Para definir um caractere literal, insira qualquer caractere que no seja um daqueles mostrados na tabela, incluindo espaos e smbolos. Para definir um dos caracteres a seguir como um caractere literal, preceda esse caractere com uma \. Caractere Descrio 0 9 Dgito (de 0 a 9, entrada obrigatria; sinais de adio [+] e de subtrao [-] no so permitidos). Dgito ou espao (entrada no-obrigatria, sinais de adio e de subtrao no so permitidos). Dgito ou espao (entrada no-obrigatria; posies vazias convertidas em espaos, sinais de adio e de subtrao permitidos). Letra (de A a Z, entrada obrigatria). Letra (de A a Z, entrada opcional). Letra ou dgito (entrada obrigatria). Letra ou dgito (entrada opcional). Qualquer caractere ou um espao (entrada obrigatria). Qualquer caractere ou um espao (entrada opcional). Marcadores de casas decimais e separadores de milhares, de data e de hora. (O caractere realmente utilizado depende das configuraes regionais especificadas ao clicar duas vezes em Conf guraes Regionais no Painel de Controle do Windows.) Faz com que todos os caracteres a seguir sejam convertidos em minsculos. Faz com que todos os caracteres a seguir sejam convertidos em maisculos. Faz com que a mscara de entrada seja exibida da direita para a esquerda, em vez de da esquerda para a direita. Os caracteres digitados na mscara sempre a preenchem da esquerda para a direita. Voc pode incluir o ponto de exclamao em qualquer lugar da mscara de entrada. Faz com que o caractere seguinte seja exibido como um caractere literal. Utilizado para exibir qualquer um dos caracteres listados nessa tabela como caracteres literais (por exemplo, \A exibido como apenas A). A definio da propriedade Mscara de Entrada com a palavra Senha cria uma caixa de texto para entrada de senha. Qualquer caractere digitado na caixa de texto ser armazenado como um caractere, mas exibido como um asterisco (*).

L ? A a & C . , : ; - /

< > !

Senha

Definir um valor padro que seja inserido automaticamente em um campo ou controle

Voc pode utilizar a propriedade Valor Padro para especificar um valor que ser inserido automaticamente quando voc adicionar um novo registro. Por exemplo, se a maioria dos seus fornecedores esto no Rio de Janeiro, voc poderia definir o campo Cidade, da tabela Fornecedores, com o valor padro "Rio de Janeiro". Voc pode aceitar o valor padro ou digitar um novo valor sobre ele. Voc pode definir a propriedade Valor Padro de um campo no modo Estrutura da tabela ou de um controle no modo Estrutura do formulrio ou no modo Estrutura do relatrio. Na maioria dos casos, convm adicionar o valor padro ao campo no modo Estrutura da tabela, uma vez que o valor padro ser aplicado a controles baseados nesse campo (contanto que voc crie os controles aps definir a propriedade no modo Estrutura da tabela). No entanto, se o controle for no acoplado ou se for baseado em dados de uma tabela vinculada (externa), voc ter que definir o valor padro do controle no formulrio ou relatrio.

Definir um valor padro no modo Estrutura da tabela

1 Abra uma tabela no modo Estrutura. 2 Na parte superior da janela, clique no campo para o qual voc deseja definir um valor padro. 3 Na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Valor Padro e, em seguida, digite o valor padro (como Rio

de Janeiro) ou uma expresso (como Data()). Observaes A definio da propriedade Valor Padro para um campo no tem efeito sobre os dados existentes. Entretanto, voc pode substituir o valor atual de um campo pelo valor padro pressionando CTRL+ALT+BARRA DE ESPAOS. Se voc definir um valor padro para um campo Sim/No em um banco de dados que ser utilizado internacionalmente, insira um sinal de igual antes do valor. O Microsoft Access exibir o valor padro no idioma local. Por exemplo, insira =Sim para que o Microsoft Access exiba "Ja" na Alemanha. Voc precisa definir a propriedade Exibir Controle do campo como Caixa de Texto ou Caixa de Combinao para ver o valor.

Exemplos de valores padro em campos

Campo Expresso Quantidade Regio Regio Fax 1 "MT" "Braslia, D.F." ""

Valor padro do campo 1 MT Braslia, D.F. (observe que voc precisa colocar o valor entre aspas se ele incluir pontuao) Uma seqncia de comprimento zero para indicar que, como padro, esse campo deve estar vazio A data de hoje

Validar valores inseridos em um campo, registro ou controle

Data do Pedido Data( )

Para validar um valor inserido em um campo, registro ou controle, voc cria uma regra de validao e, em seguida, define o texto que voc deseja que seja exibido quando os dados inseridos no satisfizerem essa regra. Por exemplo, voc poderia criar uma regra que dissesse que todas as datas inseridas deveriam ser em 1996. Existem vrias maneiras de definir regras de validao no Microsoft Access: Regras de validao de campo. Voc pode garantir que os dados sejam inseridos corretamente em um campo definindo uma regra de validao de campo. Uma regra de validao de campo utilizada para verificar o valor inserido em um

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 236 campo quando o usurio o deixa. A mensagem que voc definiu exibida caso o valor no corresponda regra de validao. Voc define uma regra de validao de campo em uma tabela. Regras de validao de registro. Uma regra de validao de registro controla quando um registro inteiro pode ser salvo. Ao contrrio das regras de validao de campo, as regras de validao de registro podem referir-se a outros campos. Isso as torna teis quando voc deseja comparar valores de campos diferentes em uma tabela. Voc define uma regra de validao de registro em uma tabela. Regras de validao de controle. Voc pode, tambm, definir uma regra de validao em um controle de um formulrio. Na maioria dos casos, melhor definir a regra de validao para o campo na tabela, porque qualquer regra de validao de campo automaticamente aplicada a um controle baseado nesse campo (contanto que voc crie o controle aps definir a regra de validao no modo Estrutura da tabela). No entanto, se o controle no for acoplado ou for baseado em dados de uma tabela vinculada (externa), voc ter que definir a regra de validao no controle. Voc tambm precisa definir a regra de validao no controle quando esta se refere a campos ou controles de outros formulrios ou quando a regra de validao contm funes agregadas de domnio, funes agregadas, funes definidas pelo usurio ou a funo UsurioAtual ou Aval. Validao de formulrio com macros ou com o Visual Basic para aplicativos. Existem tambm situaes nas quais voc precisa utilizar macros ou cdigo do Visual Basic para aplicativos em conjunto com um formulrio para efetuar uma validao mais complexa. Por exemplo, possvel que voc queira ignorar a sua regra de validao sob determinadas circunstncias ou comparar valores de tabelas diferentes.

Definir regras de validao para controlar quais valores podem ser inseridos em um campo

1 Abra uma tabela no modo Estrutura. 2 Na parte superior da janela, clique no campo para o qual voc deseja definir uma regra de validao. 3 Na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Regra de Validao e, em seguida, digite a regra ou clique no

boto Construir para criar a regra de validao utilizando o Construtor de Expresses. Por exemplo, voc poderia definir a expresso de validao ">9" para um campo Quantidade para impedir que um usurio fizesse um pedido de menos de 10 unidades. 4 Na caixa da propriedade Texto de Validao, digite a mensagem que voc deseja que seja exibida quando a regra for quebrada. Por exemplo, para a expresso de validao ">9", voc poderia inserir, "Voc precisa solicitar 10 unidades ou mais ". Se voc definir uma regra de validao em um campo que contenha dados, o Microsoft Access perguntar se deseja aplicar a nova regra aos dados existentes quando voc salvar a tabela. Observaes As regras de validao de campo so impostas sempre que voc adiciona ou edita dados, seja por meio do modo Folha de Dados da tabela, de um controle em um formulrio que esteja acoplado ao campo, de uma consulta acrscimo, de uma consulta atualizao, de cdigo do Visual Basic para aplicativos ou importando dados de uma outra tabela. Voc pode verificar se os dados de uma tabela satisfazem as regras de validao, clicando com o boto direito do mouse na barra de ttulo no modo Estrutura da tabela e, em seguida, clicando em Testar Regras de Validao.

Definir regras de validao para controlar quando um registro pode ser salvo

1 Abra uma tabela no modo Estrutura. 2 Clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades da tabela. 3 Na caixa da propriedade Regra de Validao, digite a regra de validao. Ou, ento, clique no boto Construir para

criar a regra de validao utilizando o Construtor de Expresses. Por exemplo, voc poderia definir a expresso de validao "[DataDeEntrega]<=[DataDoPedido]+30" para certificar-se de que a data inserida no campo DataDeEntrega esteja dentro de 30 dias da data do campo DataDoPedido. 4 Na caixa da propriedade Texto de Validao, digite a mensagem que voc deseja que o Microsoft Access exiba quando a regra for quebrada. Por exemplo, para a expresso de validao "[DataDeEntrega]<=[DataDoPedido]+30", voc poderia inserir "A data de entrega precisa estar dentro de 30 dias aps a data do pedido". Se for definida uma regra de validao em uma tabela que contenha dados, o Microsoft Access perguntar se voc deseja aplicar a nova regra aos dados existentes ao salvar a tabela. Observaes Voc pode especificar somente uma expresso de validao para uma tabela. Entretanto, caso queira especificar mais de uma regra, possvel combinar expresses para a definio da propriedade Regra de Validao com o operador E. As regras de validao de registro so impostas sempre que voc adiciona ou edita dados, seja por meio do modo Folha de Dados da tabela, de um formulrio acoplado tabela, de uma consulta acrscimo, de uma consulta atualizao, de cdigo do Visual Basic para aplicativos ou importando dados de uma outra tabela. Voc pode verificar se os dados de uma tabela satisfazem as regras de validao, clicando com o boto direito do mouse na barra de ttulo no modo Estrutura da tabela e, em seguida, clicando em Testar Regras de Validao.

Restringir ou validar dados

O Microsoft Access fornece uma variedade de maneiras para controlar como os dados so inseridos no banco de dados. Voc pode, por exemplo, limitar os dados que podem ser inseridos em um campo definindo uma regra de validao para esse campo. Se os dados que forem inseridos no campo desrespeitarem a regra, o Microsoft Access exibir uma mensagem dizendo ao usurio que espcie de entrada permitida. Um outro mtodo de controlar a entrada de dados criar uma mscara de entrada para restringir o tipo de valor que pode ser inserido em posies ao longo do campo. Voc pode efetuar essas formas simples de validao e restrio definindo propriedades para campos em tabelas ou definindo propriedades para controles em formulrios. Na maioria dos casos, prefervel definir validao e restrio de dados definindo as propriedades de um campo no modo Estrutura da tabela. Isso poupa tempo, pois toda vez que voc utilizar esse campo em um formulrio, a regra de validao do campo e outras propriedades sero aplicadas entrada de dados efetuada atravs do formulrio. Entretanto, se os dados inseridos em um controle de um formulrio no estiverem acoplados a um campo de uma tabela e

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 237 voc precisar restringir ou validar a entrada de dados, ser necessrio definir essas propriedades no formulrio. Alm disso, existem situaes nas quais voc precisa utilizar macros ou cdigo do Visual Basic para aplicativos juntamente com um formulrio para efetuar uma validao mais complexa. Por exemplo, convm ter meios de ignorar sua regra de validao ou comparar valores de tabelas diferentes.

Validar ou restringir entrada de dados em tabelas

O Microsoft Access fornece vrias maneiras de controlar como os dados so inseridos nos campos de sua tabela. A primeira coisa que voc deve considerar se um campo possui um tipo de dados apropriado. Por exemplo, os campos Data/Hora permitem somente a entrada de formatos de data e hora vlidos. Se voc estiver utilizando, no momento, um campo Texto para tais informaes, pode ser apropriado transformar o campo em um campo Data/Hora. Existem, tambm, propriedades adicionais que voc pode definir para um campo a fim de fornecer controle adicional sobre os valores que podem ser inseridos no campo: Para campos Nmero, voc pode escolher a partir de uma variedade de tamanhos de campo para controlar o tipo e o intervalo de valores que podem ser inseridos. Para campos Texto, voc pode definir o nmero mximo de caracteres que podem ser inseridos. Para todos os campos, exceto o AutoNumerao (que geram os seus prprios dados), voc pode exigir que sejam inseridos dados no campo. Para campos Texto, Data/Hora e Nmero, voc pode definir uma mscara de entrada para fornecer espaos vazios a serem preenchidos e controlar quais valores podem ser inseridos nesses espaos. Para todos os campos, exceto os Memorando, Hyperlink e Objeto OLE, voc pode evitar a insero de valores duplicados em um campo ou uma combinao de campos. Voc pode, tambm, definir dois tipos de regras de validao: regras de validao de campo e regras de validao de registro. As regras de validao permitem que voc defina uma regra para limitar o que ser aceito. Uma regra de validao de campo utilizada para verificar o valor inserido em um campo quando o usurio o deixa. Por exemplo, voc poderia definir ">=10 E <=100" como regra de validao para um campo Nmero para que somente valores de 10 a 100 possam ser inseridos. Uma regra de validao de registro controla quando um registro inteiro pode ser salvo. Ao contrrio das regras de validao de campo, as regras de validao de registro podem referir-se a outros campos da mesma tabela. Isso as torna teis quando voc deseja comparar valores de campos diferentes. Por exemplo, voc poderia definir "[DataDeEntrega]<=[DataDoPedido]+30" como regra de validao para uma tabela Pedidos. Essa regra asseguraria que a data inserida no campo DataDeEntrega estaria sempre dentro de 30 dias da data do campo DataDoPedido. Ambos os tipos de regra de validao exibiro uma mensagem definida por voc, quando a regra for desrespeitada, para informar ao usurio como inserir dados corretamente.

Exemplos de regras de validao de campo

<>0 0 Ou >100 Como "J???" <1/1/96 >=1/1/97 E <1/1/98

Definio da Regra de Validao Definio do Texto de Validao Insira um valor diferente de zero. O valor precisa ser 0 ou maior que 100. O valor deve ter quatro caracteres, comeando com a letra J. Insira uma data anterior a 1996. A data deve ser em 1997.

Exigir que sejam inseridos dados em um campo

1 No modo Estrutura da tabela, na parte superior da janela, clique no campo para o qual voc deseja exigir a entrada de
dados. 2 Na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Requerido e, ento, selecione Sim. Ao salvar as alteraes em sua tabela, o Microsoft Access lhe dar a opo de verificar se o campo tem algum valor em todos os registros existentes. No entanto, voc pode exigir que um valor seja inserido nesse campo em todos os registros novos, mesmo que existam registros com valores Nulos (vazios) no campo que no sero alterados. Observao A propriedade Requerido imposta em nvel de tabela; portanto, se voc definir essa propriedade como Sim, o campo dever ter um valor em todos os casos em que devam ser inseridos dados no campo na tabela, em formulrios e folhas de dados baseados na tabela, quando uma macro ou cdigo do Visual Basic para aplicativos definir o valor do campo ou quando forem importados dados para a tabela.

Propriedades que controlam a maneira como so manipulados os campos vazios

Voc pode controlar a forma como um campo vazio manipulado, definindo combinaes diferentes das propriedades Requerido e Permitir Comprimento Zero do campo. A propriedade Permitir Comprimento Zero est disponvel somente para campos Texto, Memorando ou Hyperlink. A propriedade Requerido determina se uma entrada precisa ser feita. Se a propriedade Permitir Comprimento Zero estiver definida como Sim, o Microsoft Access diferenciar dois tipos de valores vazios: valores Nulos e valores de seqncia de comprimento zero. A diferena entre os valores Nulos e as seqncias de comprimento zero O Microsoft Access permite que voc faa distino entre dois tipos de valores vazios, pois em algumas situaes, um campo pode ser deixado vazio caso as informaes existam mas no sejam conhecidas no momento, ou caso as informaes no se apliquem ao registro. Por exemplo, se uma tabela tiver um campo Nmero do Fax, voc poder deixar o campo vazio por no saber se o cliente tem um nmero de fax ou por saber que o cliente no tem um nmero de fax. Nesse caso, deixar o campo vazio faz com que um valor Nulo seja inserido, o que significa "Eu no sei". A insero de uma seqncia de comprimento zero pela digitao de aspas duplas (" ") significa "Eu sei que no h valor algum". Quando permitir valores Nulos em um campo Se voc quiser que um campo seja deixado vazio e no for preciso determinar o motivo, defina as propriedades Requerido e Permitir Comprimento Zero como No. Esse o padro ao criar um novo campo Texto, Memorando ou Hyperlink.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 238 Quando no permitir valores Nulos nem seqncias de comprimento zero em um campo Se voc no quiser que um campo seja deixado vazio, defina a propriedade Requerido como Sim e a propriedade Permitir Comprimento Zero como No. Quando permitir tanto valores Nulos quanto seqncias de comprimento zero em um campo Se voc quiser ter um meio de distinguir entre um campo vazio porque as informaes so desconhecidas e um campo vazio porque ele no se aplica, defina a propriedade Requerido como No e a propriedade Permitir Comprimento Zero como Sim. Nesse caso, ao adicionar um registro, voc deixaria o campo vazio (o que inseriria um valor Nulo) se as informaes fossem desconhecidas, mas digitaria aspas duplas (" ") sem um espao entre elas para inserir uma seqncia de comprimento zero, a fim de indicar que o campo no se aplica ao registro atual. Quando permitir somente seqncias de comprimento zero ou algum valor em um campo Se voc quiser que somente um campo seja deixado vazio caso saiba que esse campo no se aplica ao registro, defina as propriedades Requerido e Permitir Comprimento Zero como Sim. Nesse caso, a nica maneira de deixar um campo vazio digitar aspas duplas sem espao entre elas ou pressionar a BARRA DE ESPAOS para inserir uma seqncia de comprimento zero. A tabela a seguir mostra os resultados de todas as definies possveis das propriedades Requerido e Permitir Comprimento Zero. Requerido Permitir Valor inserido Comprimento Ao do usurio Zero N o Sim N o Sim No No Sim Sim Pressionar ENTER Pressionar BARRA DE ESPAOS Digitar " " Pressionar ENTER Pressionar BARRA DE ESPAOS Digitar " " Pressionar ENTER Pressionar BARRA DE ESPAOS Digitar " " Pressionar ENTER Pressionar BARRA DE ESPAOS Digitar " " <Nulo> <Nulo> (no permitido) (no permitido) (no permitido) (no permitido) <Nulo> <Nulo> <Seqncia de comprimento zero> (no permitido) <Seqncia de comprimento zero> <Seqncia de comprimento zero>

Definio de um formato de exibio de campo para distinguir valores Nulos de seqncias de comprimento zero Quando voc visualiza dados em um campo que contm tanto valores Nulos quanto seqncias de comprimento zero, os campos parecem iguais eles no contm valor algum. Se voc quiser distinguir claramente os valores Nulos das seqncias de comprimento zero, poder definir a propriedade Formato para esse campo na tabela. Voc pode, por exemplo, definir a propriedade Formato para um campo Telefone, de forma que ao inserir um valor Nulo seja exibido "Desconhecido". Para isso, insira o formato a seguir para o campo: @;"Desconhecido" Localizando seqncias de comprimento zero ou valores Nulos Voc pode utilizar o comando Localizar do menu Editar para localizar valores Nulos ou seqncias de comprimento zero. No modo Folha de Dados ou no modo Formulrio, selecione o campo no qual voc deseja pesquisar. Na caixa Localizar no Campo, digite Nulo para localizar valores Nulos, ou digite aspas (" ") sem espao entre elas para localizar seqncias de comprimento zero. Na caixa Coincidir, selecione Campo Inteiro e certifique-se de que a caixa de seleo Pesquisar Campos Como Formatados no esteja selecionada.

Criar um ndice de um s campo

1 Abra uma tabela no modo Estrutura. 2 Na parte superior da janela, clique no campo para o qual voc deseja criar um ndice. 3 Na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Indexado e, em seguida, selecione Sim (Duplicao Autorizada) ou Sim (Duplicao No Autorizada). Selecione a opo Sim (Duplicao No Autorizada) se voc quiser certificar-se de que no haja dois registros com os mesmos dados nesse campo.

Criar um ndice de vrios campos

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Clique em ndices na barra de ferramentas. 3 Na primeira linha vazia da coluna Nome do ndice, digite um nome para o ndice. Voc pode nomear o ndice aps um
dos campos de ndice ou utilizar algum outro nome apropriado. 4 Na coluna Nome do Campo, clique na seta e selecione o primeiro campo para o ndice. 5 Na prxima linha da coluna Nome do Campo, selecione o segundo campo para o ndice. (Deixe vazia a coluna Nome do ndice nessa linha). Repita esse passo at selecionar todos os campos que voc deseja incluir nesse ndice. possvel utilizar at 10 campos. Observao A ordem de classificao padro Crescente. Selecione Decrescente na coluna Ordem de Classificao da janela ndices para classificar os dados do campo correspondentes em ordem decrescente.

Criar um ndice para localizar e classificar registros mais rapidamente

Um ndice ajuda o Microsoft Access a localizar e classificar registros mais rapidamente. O Microsoft Access utiliza ndices em uma tabela tal como voc utiliza um ndice em um livro: a fim de localizar dados, ele procura a posio dos dados no ndice. Voc pode criar ndices com base em um nico campo ou em vrios campos. Os ndices de vrios campos permitem distinguir entre registros nos quais o primeiro campo possa ter o mesmo valor.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 239 Decidindo quais campos indexar provvel que voc queira indexar os campos pesquisados com freqncia, campos classificados ou campos que voc associe a campos de outras tabelas em consultas. Entretanto, os ndices podem tornar mais lentas algumas consultas ao, como consultas acrscimo, quando os ndices de muitos campos tiverem que ser atualizados enquanto essas operaes forem efetuadas. A chave primria de uma tabela automaticamente indexada, sendo que voc no pode indexar um campo cujo tipo de dados seja Memorando, Hyperlink ou Objeto OLE. Para outros campos, voc deve considerar a indexao de um campo se todas as condies a seguir se aplicarem: O tipo de dados do campo Texto, Nmero, Moeda ou Data/Hora. Voc antecipa pesquisando valores armazenados no campo. Voc antecipa classificando valores no campo. Voc antecipa armazenando muitos valores diferentes no campo. Se muitos dos valores do campo forem iguais, o ndice pode no acelerar significativamente as consultas. ndices de vrios campos Se voc acredita que ir pesquisar ou classificar com freqncia utilizando dois ou mais campos de uma vez, possvel criar um ndice para essa combinao de campos. Por exemplo, se voc costuma definir critrios para os campos Sobrenome e Nome na mesma consulta, convm criar um ndice de vrios campos nos dois campos. Ao classificar uma tabela por um ndice de vrios campos, o Microsoft Access classifica, em primeiro lugar, pelo primeiro campo definido para o ndice. Se houver registros com valores duplicados no primeiro campo, o Microsoft Access classificar, ento, pelo segundo campo definido para o ndice e assim por diante.

Visualizar ou editar ndices

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Clique em ndices na barra de ferramentas. 3 Altere ndices ou propriedades de ndice como desejado. Para excluir um ndice, exclua sua linha na janela ndices. Isso
remove somente o ndice e no o campo propriamente dito.

Impedir que valores duplicados sejam inseridos em um campo

Uma chave primria de um s campo probe valores duplicados nesse campo para garantir que cada registro possua um identificador exclusivo. Entretanto, voc talvez queira evitar tambm valores duplicados em outros campos. Por exemplo, convm atribuir computadores a funcionrios utilizando um campo de nmero de srie para os computadores. 1 Abra uma tabela no modo Estrutura. 2 Na parte superior da janela, clique no campo para o qual voc deseja proibir valores duplicados. 3 Na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Indexado e, ento, selecione Sim (Duplicao No Autorizada).

Impedir que valores duplicados sejam inseridos em uma combinao de campos

janela ndices aberta quando voc tiver terminado de definir o ndice. 3 Na parte superior da janela ndices, clique no novo nome de ndice. 4 Na parte inferior da janela ndices, clique na caixa da propriedade Exclusivo e, ento, selecione Sim.

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Crie um ndice de vrios campos, utilizando os campos para os quais voc deseja proibir valores duplicados. Deixe a

Excluir um ndice

Os ndices aceleram as pesquisas, mas podem tambm tornar mais lentas as atualizaes de registros em massa, como em consultas acrscimo. Se voc tiver indexado um ou mais campos que no utiliza para pesquisar, classificar ou associar e quiser acelerar operaes que faam atualizaes de registros em massa, exclua o ndice. A excluso de um ndice no acarreta a excluso do campo ou dos dados do campo. Para excluir um ndice de um s campo 1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Na parte superior da janela, clique no campo cujo ndice voc deseja excluir. 3 Na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Indexado e selecione No. Para excluir um ndice de vrios campos 1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Clique em ndices na barra de ferramentas. 3 Na janela ndices, selecione as linhas que contm o ndice que voc deseja excluir e pressione a tecla DELETE. Isso remove somente o ndice e no o campo propriamente dito.

Especificar um nome de exibio diferente para um campo (coluna) no modo Folha de Dados

1 Abra a tabela no modo Estrutura. 2 Na parte superior da janela, clique no campo para o qual voc deseja definir um nome de coluna diferente. 3 Na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Legenda e, em seguida, digite o texto para o nome da coluna.

O texto pode conter qualquer combinao de letras, nmeros, espaos e smbolos com at 255 caracteres de comprimento. Observaes Isso til em situaes nas quais voc deseja que o ttulo da coluna seja maior ou mais descritivo que o verdadeiro nome do campo. Convm, por exemplo, dar a um campo o nome SNome para utilizar em cdigo do Visual Basic para aplicativos e em expresses, mas exibir "Sobrenome" como ttulo da coluna do campo. A propriedade Legenda de um campo tambm especifica o texto padro para rtulos anexados a controles em formulrios e relatrios criados com um assistente ou ao arrastar um campo da lista de campos. Se voc definir a propriedade Legenda de um campo e mais tarde renomear esse campo enquanto estiver no modo Folha de Dados, o texto da legenda do campo ser excludo. Caso isso ocorra, voc poder redefinir a legenda do campo

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 240 como descrito neste tpico. Para evitar que isso acontea, renomeie o campo no modo Estrutura.

Definir padres para a aparncia do modo Folha de Dados

1 Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados. 2 Clique em Opes no menu Ferramentas. 3 Clique na guia Folha de Dados. 4 Clique nas opes desejadas.

Observao Essas opes no substituem qualquer alterao que tenha sido feita anteriormente para folhas de dados especficas utilizando comandos do menu Formatar. Se desejar que estas folhas de dados especficas tambm tenham o mesmo formato, necessrio fazer as alteraes nelas utilizando comandos do menu Formatar ou remover as propriedades salvas utilizando cdigo do Visual Basic.

Alterar fonte ou estilo, tamanho e cor da fonte no modo Folha de Dados

1 Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados. 2 Clique em Fonte no menu Formatar. 3 Clique nas opes desejadas.

Observao Alterar o formato de uma folha de dados especfica substitui o formato padro da folha de dados definido na guia Folha de Dados da caixa de dilogo Opes no menu Ferramentas.

Alterar o estilo da linha de grade e a cor de segundo plano no modo Folha de Dados
1 Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados. 2 Clique em Clulas no menu Formatar. 3 Clique nas opes desejadas.

Observao Alterar o formato de uma folha de dados especfica substitui o formato padro da folha de dados definido na guia Folha de Dados da caixa de dilogo Opes no menu Ferramentas.

Exibir os dados mais recentes no modo Folha de Dados ou Formulrio

Se estiver utilizando um banco de dados que est sendo compartilhado em uma rede, outros usurios podem estar alterando os dados enquanto voc os est visualizando em uma folha de dados ou em um formulrio. O Microsoft Access atualiza os dados que voc visualiza em intervalos regulares. Siga esse procedimento para exibir os dados mais recentes imediatamente. 1 Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados, ou um formulrio no modo Formulrio. 2 Clique em Atualizar no menu Registros. O comando Atualizar atualiza apenas os dados que j existem em sua folha de dados ou formulrio. Isto sem reclassificar registros, exibir os novos ou remover aqueles excludos ou os que no satisfaam mais a critrios estabelecidos. Para realizar estas aes, repita a consulta dos registros pressionando SHIFT+F9.

Alterar a freqncia de atualizao automtica dos dados no modo Folha de Dados ou Formulrio
1 Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados, ou um formulrio no modo Formulrio. 2 Clique em Opes no menu Ferramentas. 3 Clique na guia Avanado. 4 Na caixa Intervalo de Atualizao, digite o nmero de segundos que deseja entre cada atualizao automtica de da-

dos. Por exemplo, se digitar 120, os dados sero atualizados a cada 2 minutos. Observao Esta definio tem efeito apenas se o banco de dados compartilhado em uma rede. Ela atualiza somente os dados que j existem em sua folha de dados ou formulrio. Isto sem reclassificar os registros, exibir os novos ou remover aqueles excludos ou os que no satisfaam mais a critrios estabelecidos. Para realizar estas aes, repita a consulta dos registros pressionando SHIFT+F9.

Selecionando campos e registros no modo Folha de Dados

Dados em um campo Um campo inteiro Campos adjacentes Uma coluna Colunas adjacentes Um registro Vrios registros Todos os registros

A tabela a seguir lista tcnicas de mouse para selecionar dados ou registros no modo Folha de Dados. Para selecionar Clique

Onde voc deseja iniciar a seleo e arraste atravs dos dados. Na margem esquerda do campo em uma folha de dados, onde o ponteiro altera Na margem esquerda de um campo e arraste para estender a seleo. No seletor de campo. No nome do campo na parte superior da coluna e, em seguida, sem soltar o boto do mo se, arraste para estender a seleo. No seletor de registro. No seletor de registro do primeiro registro e, em seguida, arraste para estender a seleo. Em Selecionar Todos Registros no menu Editar.

A tabela a seguir lista tcnicas de teclado para selecionar dados ou registros no modo Folha de Dados: Para selecionar Faa isto Dados em um campo Um campo inteiro Campos adjacentes A coluna atual O registro atual Vrios registros

Mova o ponto de insero para o incio do texto que desejar selecionar e, em seguida, pressione SHIFT e as teclas de direo para mover para o fim da seleo. Mova o ponto de insero para o campo e pressione F2. Com um campo selecionado, mantenha a tecla SHIFT pressionada e pressione a tecla de direo apropriada. Pressione CTRL+BARRA DE ESPAO. Pressione SHIFT+BARRA DE ESPAO. Pressione SHIFT+BARRA DE ESPAO e em seguida, SHIFT+TECLA ACIMA ou SHIFT+TECLA

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

ABAIXO.

Power Informtica

Pg.: 241

Movendo entre registros utilizando botes de navegao no modo Folha de Dados ou Formulrio
Os botes de navegao esto localizados na parte inferior da janela no modo Folha de Dados ou modo Formulrio. Voc pode utilizar estes botes para mover-se rapidamente entre os registros.

Localizar um registro pelo nmero do registro no modo Folha de Dados ou Formulrio

1 Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados ou um formulrio no modo Formulrio. 2 Clique duas vezes o nmero na caixa do nmero do registro para selecion-lo. 3 Digite o nmero do registro desejado e, em seguida, pressione ENTER.

Mover entre campos em registros longos com a caixa Ir Para o Campo no modo Folha de Dados

Adicionar a caixa Ir Para o Campo torna mais fcil o movimento entre campos em registros longos no modo Folha de Dados. 1 Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados. 2 Clique em Barras de Ferramentas no menu Exibir. 3 Selecione Formatao (Folha de Dados). 4 Clique em Fechar. A caixa Ir Para o Campo o item mais esquerda na barra de ferramentas Formatao (Folha de Dados). Utilize-a para clicar no nome do campo no registro atual para o qual deseja mover-se.

Mover colunas no modo Folha de Dados

1 Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados. 2 Selecione as colunas que deseja mover.

Para selecionar uma coluna, clique no seletor de campo para esta coluna. Para selecionar colunas adjacentes, clique no seletor de campo de uma coluna e, em seguida, sem soltar o boto do mouse, arraste para estender a seleo. 3 Clique e mantenha o boto do mouse no(s) seletor(es) de campo novamente. 4 Arraste as colunas para uma nova posio.

Redimensionar linhas no modo Folha de Dados

1 Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados. 2 Posicione o ponteiro entre dois seletores de registro ao lado esquerdo da folha de dados, como mostrado na ilustrao a
seguir. 3 Arraste o canto da linha at que esta tenha a altura desejada. Observaes Isso redimensiona todas as linhas na folha de dados ao mesmo tempo. Voc no pode desfazer alteraes no tamanho das linhas utilizando o comando Desfazer no menu Editar. Para desfazer alteraes, feche a folha de dados e, em seguida, clique em No quando perguntado se deseja salvar alteraes no layout da folha de dados.

Redimensionar uma coluna no modo Folha de Dados

1 Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados. 2 Posicione o ponteiro sobre o canto direito da coluna que deseja redimensionar, como mostrado na ilustrao a seguir. 3 Arraste at que a coluna tenha a largura desejada.

Observao Voc no pode desfazer alteraes na largura das colunas utilizando o comando Desfazer no menu Editar. Para desfazer alteraes, feche a folha de dados e, em seguida, clique em No quando perguntado se deseja salvar alteraes no layout da folha de dados.

Congelar e descongelar colunas no modo Folha de Dados

Voc pode congelar e descongelar uma ou mais das colunas localizadas em uma folha de dados, de forma que se transformem nas colunas mais esquerda e estejam sempre visveis, no importando para onde voc as direcione. 1 Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados. 2 Selecione as colunas que voc deseja congelar. Para selecionar a coluna, clique no seletor de campo para aquela coluna. Para selecionar mais de uma coluna, clique sobre o seletor de campo da coluna e, em seguida, sem soltar o boto do mouse, arraste para estender a seleo. 3 Para congelar as colunas selecionadas, clique em Congelar Colunas no menu Formatar. Para descongelar todas as colunas, clique em Descongelar Todas as Colunas no menu Formatar.

Ocultar colunas no modo Folha de Dados

1 Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados. 2 Selecione a(s) coluna(s) que se deseja ocultar.

Para selecionar uma coluna, clique no seletor de campo para esta coluna. Para selecionar colunas adjacentes, clique no seletor de campo de uma coluna e, em seguida, sem soltar o boto do mouse, arraste para estender a seleo. 3 No menu Formatar, clique em Ocultar Colunas.

Mostrar colunas ocultas no modo Folha de Dados

1 Abra uma tabela, consulta ou formulrio no modo Folha de Dados. 2 Clique em Reexibir Colunas no menu Formatar. 3 Na caixa de dilogo Reexibir Colunas, selecione os nomes das colunas que voc deseja mostrar.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Localizar um registro especfico atravs da rolagem em uma Folha de Dados ou formulrio

Power Informtica

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Se houver mais registros que caibam em sua janela no modo Folha de Dados ou formulrio contnuo, voc poder utilizar a caixa de rolagem na barra de rolagem para localizar um registro especfico. Arraste a caixa de rolagem para cima ou para baixo na barra de rolagem. Prximo caixa de rolagem, o Microsoft Access exibe o nmero do registro na parte superior da tela. Se voc tiver um Microsoft IntelliMouse, poder utilizar o boto rotativo para rolar para um registro especfico, dependendo do modo atual em que estiver. Modo Descrio Folha de dados ou subformulrio exibido como folha de dados Formulrio simples ou subformulrio exibido como formulrio simples Formulrio contnuo ou subformulrio exibido como formulrio contnuo O boto rotativo rola linha por linha, mas o cursor no se move. O boto rotativo vai para o prximo registro ou para o anterior e o cursor tambm se move. O boto rotativo vai para o prximo registro, mas o cursor no se move.

Exportar dados para outro banco de dados ou formato de arquivo

Voc pode exportar dados de uma tabela ou consulta para diversos formatos. Voc tambm pode exportar qualquer objeto de banco de dados para outro banco de dados Microsoft Access. Na prtica, isso o mesmo que copiar e colar objetos entre bancos de dados. Voc pode exportar tabelas, consultas, formulrios e relatrios para arquivos HTML, ou tabelas, consultas e formulrios para arquivos IDC/HTX, os quais podero ser utilizados como parte de um site da World Wide Web. Voc pode trocar dados do Microsoft Access com o Microsoft Word e Microsoft Excel de diversas maneiras. Se voc estiver utilizando o Microsoft Exchange, Microsoft Mail ou outro aplicativo de correio eletrnico que suporte a Interface Messaging Application Programming (MAPI), poder anexar a sada de uma tabela, consulta, formulrio, relatrio ou mdulo a uma mensagem de correio eletrnico em diversos formatos diferentes. Para tornar as operaes freqentes de exportao mais convenientes, voc pode automatiz-las utilizando macros ou o cdigo do Visual Basic para aplicativos.

Exportar uma tabela ou outro objeto para um banco de dados Microsoft Access existente

Observao Voc pode exportar tabelas, consultas e macros de bancos de dados do Microsoft Access verso 8.0/97 a 7.0/95, mas apenas tabelas para bancos de dados do Microsoft Access verso 1.x e 2.0. 1 Na janela Banco de Dados, clique no nome do objeto que voc deseja exportar e, no menu Arquivo, clique em Salvar Como/Exportar. 2 Na caixa de dilogo Salvar Como, clique em Para um Arquivo ou Banco de Dados Externo e, em seguida, clique em OK. 3 Clique na seta direita da caixa Salvar Em e selecione a unidade de disco ou pasta onde est localizado o banco de dados Microsoft Access para o qual voc deseja exportar. 4 Clique duas vezes no cone do banco de dados que voc deseja exportar. 5 Na caixa de dilogo Exportar, digite um nome para o novo objeto (ou aceite o nome atual). Se voc estiver exportando uma tabela, em Exportar Tabelas, selecione a opo indicando se devem ser exportados a definio e os dados da tabela ou apenas a definio. Clique em OK para exportar o objeto. Dica S possvel exportar um objeto de cada vez. Se voc desejar exportar vrios objetos ao mesmo tempo, abra o banco de dados para o qual voc deseja exportar e, em seguida, importe os objetos.

Exportar uma tabela ou consulta para um arquivo FoxPro, Paradox ou dBASE

1 Na janela Banco de Dados, clique no nome da tabela ou consulta que voc deseja exportar e, no menu Arquivo, clique

em Salvar Como/Exportar. 2 Na caixa de dilogo Salvar Como, clique em Para Um Arquivo ou Banco de Dados Externo e, em seguida, clique em OK. 3 Na caixa Salvar Como Tipo, clique no formato de banco de dados desejado. 4 Clique na seta direita da caixa Salvar Em e selecione a unidade de disco ou pasta para a qual voc deseja exportar. 5 Na caixa Nome do Arquivo, digite o nome do arquivo e, em seguida, clique em Exportar. Observaes O driver para o Paradox no est includo no Programa de Instalao, mas est disponvel pelo Office 97 ValuPack. Se voc exporta uma tabela com nomes de tabela ou campo que no so permitidos no banco de dados de destino, o Microsoft Access ajusta os nomes. Por exemplo, se voc exportar dados para uma tabela dBASE, qualquer nome de campo com mais de 10 caracteres ficar truncado.

Exportar uma tabela ou consulta para uma tabela de banco de dados SQL ou outra fonte de dados ODBC

Importante Voc no pode exportar para um SQL ou outra fonte de dados de mquina ODBC a menos que o driver apropriado j tenha sido instalado. 1 Na janela Banco de Dados, clique no nome da tabela ou consulta que voc deseja exportar e, no menu Arquivo, clique em Salvar Como/Exportar. 2 Na caixa de dilogo Salvar Como, clique em Para Um Arquivo ou Banco de Dados Externo e, em seguida, clique em OK. 3 Na caixa de dilogo Salvar Nome do Objeto Em, na caixa Salvar Como Tipo, clique em Bancos de Dados ODBC. 4 Na caixa de dilogo Exportar, digite um nome para o arquivo (ou utilize o nome sugerido) e, em seguida, clique em OK. A caixa de dilogo Selecionar Fonte de Dados exibida com uma listagem das fontes de dados de mquina definidas para qualquer driver ODBC instalado em seu computador. Para definir uma nova fonte de dados para qualquer driver ODBC instalado, clique em Novo e, em seguida, siga as instrues da caixa de dilogo Criar Nova Fonte de Dados e das

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 243 caixas de dilogo apresentadas em seguida, antes de prosseguir. 5 Na caixa de dilogo Selecionar Fonte de Dados, clique na guia Fonte de dados de Mquina e, em seguida, clique duas vezes na fonte de dados de mquina ODBC para a qual voc deseja exportar. Se voc deseja utilizar uma fonte de dados de arquivo, clique na guia Fonte de Dados de Arquivo e digite ou pesquise um nome de arquivo. A fonte de dados de arquivo til para compartilhar informaes de conexo de driver ODBC entre computadores diferentes e no requer entrada de Registro. 6 Determinadas fontes de dados ODBC possuem requisitos diferentes para acessar seus dados. Por exemplo, a maioria requer que seja digitado um cdigo de logon e uma senha. Consulte seu administrador de sistema para informaes a esse respeito. Digite as informaes adequadas na caixa de dilogo e, em seguida, clique em OK. O Microsoft Access acessa a fonte de dados ODBC e cria uma nova tabela. Observaes Voc pode exportar dados de uma tabela ou consulta Microsoft Access para criar uma nova tabela em um banco de dados SQL ou qualquer outro programa que fornea um driver ODBC instalado no seu computador. Depois de exportar uma tabela Microsoft Access para um banco de dados SQL, voc pode utilizar uma consulta passagem SQL para adicionar um ndice tabela.

1 Na janela Banco de Dados, clique no nome da tabela ou consulta que voc deseja exportar e, no menu Arquivo, clique

Exportar uma tabela ou consulta para uma planilha

em Salvar Como/Exportar. 2 Na caixa de dilogo Salvar Como, clique em Para Um Arquivo ou Banco de Dados Externo e, em seguida, clique em OK. 3 Na caixa Salvar Como Tipo, clique no formato de planilha desejado. 4 Clique na seta direita da caixa Salvar Em e selecione a unidade de disco ou pasta para a qual deseja exportar. 5 Clique duas vezes em uma planilha existente ou digite um novo nome na caixa Nome do Arquivo. Cuidado Com trs excees, se voc exportar para um arquivo de planilha existente, o Microsoft Access excluir e substituir os dados naquela planilha. As excees ocorrem quando voc exporta para um workbook Microsoft Excel verso 5.0, 7.0/95 ou 8.0/97, onde os dados so copiados na prxima planilha disponvel. Se voc selecionou Microsoft Excel 5-7 ou Microsoft Excel 97 na etapa 3 e deseja preservar as fontes, preservar dados exibidos a partir de Campos de pesquisa e preservar larguras de campos, selecione a caixa de seleo Salvar com Formatao. O salvamento ser mais lento. 6 Clique em Exportar. O Microsoft Access cria o arquivo de planilha contendo os dados de sua tabela ou consulta. Nomes de campos da tabela ou consulta so colocados na primeira linha da planilha. Observaes O driver para o Lotus 1-2-3 no est includo no Programa de Instalao, mas est disponvel pelo Office 97 ValuPack. Voc pode salvar a sada de uma folha de dados, formulrio ou relatrio diretamente numa planilha Microsoft Excel para preservar a formatao, como formatao de fontes, por exemplo, ou os nveis de grupo de um relatrio. Carregar a

sada de uma folha de dados, formulrio ou relatrio no Microsoft Excel

Observao Salvando sadas no Microsoft Excel, voc preserva a maior parte da formatao, como fontes e cores. Nveis de grupo de relatrios so salvos como estruturas de tpicos do Microsoft Excel. Formulrios so salvos como tabelas de dados. 1 Na janela Banco de Dados, clique no nome da tabela, consulta, formulrio ou relatrio que voc deseja salvar e carregue-o no Microsoft Excel. Para salvar uma seleo de uma folha de dados, abra a folha de dados e, em seguida, selecione a parte da folha de dados, antes de prosseguir. 2 No menu Ferramentas, aponte para Vnculos do Office e, em seguida, clique em Analisar com o MS Excel. A sada salva como um arquivo Microsoft Excel (.xls) na pasta em que o Microsoft Access est instalado. O Microsoft Excel iniciado automaticamente e abre o arquivo.

Exportar uma tabela ou consulta para um arquivo de texto delimitado ou de largura fixa

1 Na janela Banco de Dados, clique no nome da tabela ou consulta que voc deseja exportar e, em seguida, no menu Ar-

quivo, clique em Salvar Como/Exportar. 2 Na caixa de dilogo Salvar Como, clique em Para Um Arquivo ou Banco de Dados Externo e, em seguida, clique em OK. 3 Na caixa Salvar Como Tipo, clique em Arquivos de Texto. 4 Clique na seta direita da caixa Salvar Em e selecione a unidade de disco ou pasta para a qual voc deseja exportar. 5 Na caixa Nome do Arquivo, digite o nome do arquivo e, em seguida, clique em Exportar. O Microsoft Access inicia o Assistente de Exportao de Texto. Se voc tinha salvado uma especificao ao exportar esta tabela ou consulta e deseja carreg-la, clique em Avanado, clique em Especificaes e, em seguida, clique duas vezes na especificao. Observao Antes de clicar em Concluir, voc pode clicar no boto Avanado para especificar o formato de texto como Salvar Como (Windows (ANSI) ou DOS OS/2 (PC-8)); formatos de data, hora e nmero; e as colunas a serem exportadas. 6 Escolha se dever ser criado um arquivo delimitado ou de largura fixa e, em seguida, clique em Prximo. 7 Siga as outras instrues das caixas de dilogo. Observaes Ao terminar, o assistente salva automaticamente uma especificao das escolhas que voc fez no nome padro: Nomedoarquivo_ExportSpec. Para que voc mesmo especifique o nome, clique em Avan ado, clique em Especificaes e, em seguida, clique em Salvar Como. Voc poder carregar essa especificao na prxima vez que exportar dados da mesma tabela ou consulta, e portanto, no precisar fazer novamente as mesmas escolhas. Para incluir a fonte da folha de dados e outros elementos de formatao que no esto includos em um arquivo de texto,

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 244 voc pode salvar toda ou uma seleo da folha de dados de uma tabela, formulrio ou consulta como um arquivo Rich Text Format.

Trocar dados do Microsoft Access com o Microsoft Word

Existem quatro maneiras de utilizar dados do Microsoft Access com o Microsoft Word: Se voc estiver utilizando o Microsoft Word verso 7.0/95 ou posterior, pode usar o Assistente de Mala Direta do Microsoft Word para criar um documento de mala direta no Word utilizando um vnculo para dados do Microsoft Access. Uma vez estabelecido o vnculo, voc poder abrir seu documento no Microsoft Word a qualquer tempo para imprimir um novo lote de cartas formulrio ou etiquetas utilizando os dados atuais no Microsoft Access. Em qualquer verso do Microsoft Word, voc pode exportar dados do Microsoft Access para um arquivo de fonte de dados de mala direta que pode ser utilizado com o recurso de mala direta do Word. Voc pode salvar a sada de uma folha de dados, formulrio ou relatrio como um arquivo Rich Text Format (.rtf). O arquivo Rich Text Format preserva a formatao, como fontes e estilos, e pode ser aberto com o Microsoft Word e com outros programas de processamento de texto ou publicaes da rea de trabalho do Windows. Voc pode salvar a sada de uma folha de dados, formulrio ou relatrio como um arquivo Rich Text Format (.rtf) e carregar automaticamente o arquivo no Microsoft Word.

Fazer a mesclagem de dados de uma tabela ou consulta utilizando o Assistente de Mala Direta do Microsoft Word
ramentas, aponte para Vnculos do Office e clique em Mesclar Com o MS Word. 2 Siga as instrues do Assistente de Mala Direta do Microsoft Word. 3 Na janela Microsoft Word, clique em Inserir Mesclagem de Campo para inserir os campos desejados no documento. Observao Voc tambm pode iniciar a operao de mesclagem de dados em cartas formulrio dentro do Microsoft Word. Para maiores informaes, consulte sua documentao do Microsoft Word.

1 Na janela Banco de Dados, clique no nome da tabela ou consulta que voc deseja exportar e, em seguida, no menu Fer-

Exportar para um arquivo de fonte de dados de mala direta do Microsoft Word

1 Na janela Banco de Dados, clique no nome da tabela ou consulta que voc deseja exportar e, no menu Arquivo, clique

em Salvar Como/Exportar. 2 Na caixa de dilogo Salvar Como, clique em Para Um Arquivo ou Banco de Dados Externo e, em seguida, clique em OK. 3 Na caixa Salvar Como Tipo, clique em Mala Direta do Microsoft Word. 4 Clique na seta direita da caixa Salvar Em e selecione a unidade de disco ou pasta para a qual voc deseja exportar. 5 Na caixa Nome do Arquivo, digite o nome do arquivo e, em seguida, clique em Exportar. O Microsoft Access cria a fonte de dados que contm os nomes de campos e todos os dados da sua tabela. Observaes Quando voc cria uma fonte de dados de mala direta do Word, o Microsoft Access utiliza os nomes de campos da tabela ou consulta. Entretanto, para seguir as regras de formatao do Word para Windows, nomes de campos com mais de 20 caracteres ficam truncados e os caracteres que no so letras, nmeros e sublinhados so convertidos em sublinhados. Numa fonte de dados de mala direta do Word, o primeiro registro no arquivo contm os nomes de campos e denominado linha de cabealho. Todos os registros sucessivos so as linhas de dados. Os nomes de campos no registro de cabealho devem corresponder aos nomes de campos do documento principal. Se no corresponderem, edite os nomes de campos na fonte de dados (voc pode abrir a fonte de dados no Word para Windows) ou no documento principal para que correspondam.

Carregar a sada de uma folha de dados, formulrio ou relatrio no Microsoft Word

1 Na janela Banco de Dados, clique no nome da tabela, consulta, formulrio ou relatrio que voc deseja salvar e carre-

gue-o no Microsoft Word. Para salvar uma seleo de uma folha de dados, abra-a e selecione a parte da folha de dados antes de prosseguir. 2 No menu Ferramentas, aponte para Vnculos do Office e clique em Publicar Com o MS Word. A sada salva como um arquivo Rich Text Format (.rtf) na pasta em que o Microsoft Access est instalado. O Word iniciado automaticamente e abre o arquivo.

Salvar a sada de um objeto como um arquivo Microsoft Excel ou formato RTF

Voc pode salvar sadas no Microsoft Excel verso 5.0, 7.0/95 ou 8.0/97 ou em Rich Text Format, preservando a maior parte da formatao, como fontes e cores. Ao salvar no Microsoft Excel, nveis de grupo de relatrios so salvos como estruturas de tpicos do Microsoft Excel. Em ambos os casos, formulrios so salvos como tabelas de dados. 1 Na janela Banco de Dados, clique no nome do objeto que voc deseja salvar. Para salvar uma seleo de uma folha de dados, abra a folha de dados e selecione a parte da folha de dados, antes de prosseguir. 2 No menu Arquivo, clique em Salvar Como/Exportar. 3 Na caixa de dilogo Salvar Como, clique em Para Um Arquivo ou Banco de Dados Externo e, em seguida, clique em OK. A caixa de dilogo Salvar Nome do Objeto Em exibida. 4 Na caixa Salvar Como Tipo, clique em Microsoft Excel 5-7, Microsoft Excel 97 ou Rich Text Format. 5 Clique na seta direita da caixa Salvar Em e selecione a unidade de disco ou pasta na qual voc deseja salvar. 6 Na caixa Nome do Arquivo, digite um nome para o arquivo (ou use o nome sugerido). 7 Se voc estiver salvando como Microsoft Excel 5-7 ou Microsoft Excel 97, selecione a caixa de seleo Salvar com Formatao. Se voc estiver salvando como Rich Text Format, a caixa de seleo Salvar com Formatao selecionada automaticamente. 8 Clique em Exportar. Observao Voc tambm pode utilizar a ao SadaPara em uma macro para salvar um objeto no formato de arquivo de outro aplicativo. Ao utilizar esta ao, voc pode especificar o objeto de banco de dados ao qual voc deseja dar sada, e o objeto no precisa estar aberto ou selecionado na janela Banco de Dados.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Anexar uma sada de objeto a uma mensagem de correio eletrnico

Power Informtica

Pg.: 245

Voc pode anexar a sada de um objeto de banco de dados a uma mensagem de correio eletrnico como Microsoft Excel (.xls), Rich Text Format (.rtf), Texto MS-DOS (.txt), ou arquivo HTML (.htm). 1 Na janela Banco de Dados, clique no nome do objeto que voc deseja anexar. Se voc deseja enviar uma seleo de uma folha de dados, abra a folha de dados e selecione a parte da folha de dados antes de prosseguir. 2 No menu Arquivo, clique em Enviar. 3 Clique no formato de arquivo que voc deseja anexar e, em seguida, clique em OK. O Microsoft Access abre uma nova mensagem de correio e anexa a sada do objeto no formato selecionado. Observaes Se o comando Enviar no estiver disponvel, possvel que seu aplicativo de correio no esteja corretamente instalado ou no suporte a Interface Messaging Application Programming (MAPI). Consulte a documentao do seu programa para certificar-se de que ele suporta a MAPI, e se for o caso, instale novamente o aplicativo de correio para tornar o comando Enviar disponvel. Voc pode utilizar a ao EnviarObjeto em uma macro para anexar um arquivo de sada a uma mensagem de correio eletrnico. Ao utilizar esta ao, voc pode especificar o objeto de banco de dados que voc deseja anexar, e o objeto no precisa estar aberto ou selecionado na janela Banco de Dados.

Formatos de dados que o Microsoft Access pode exportar

Observao Os drivers para o Lotus 1-2-3 e Paradox no esto includos no Programa de Instalao, mas esto disponveis pelo Office 97 ValuPack. Aplicativo Verso ou formato suportados Microsoft FoxPro dBASE Paradox Microsoft Excel Lotus 1-2-3 Arquivos de texto delimitados Arquivos de texto de largura fixa HTML e IDC/HTX 2.x, e 3.0 III, III+, IV, e 5 3.x, 4.x, e 5.0 3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95, e 8.0/97 formatos wk1 e .wk3 Windows (ANSI) e DOS (PC-8) Windows (ANSI) e DOS (PC-8)

1.1 2.0, 3.x (se tabela ou lista) Programas e bancos de daPara uma lista de drivers ODBC suportados, pesquise o Microsoft Knowledge Base para obter o nmero de artigo Q140548, "List of ODBC Drivers Installed by Product. dos que suportam o protocolo ODBC

Importar barras de ferramentas e menus personalizados de outro banco de dados do Microsoft Access

Voc pode importar todos os menus e barras de ferramentas personalizados de um banco de dados. Entretanto, o Microsoft Access no importar uma barra de ferramentas, barra de menu ou menu de atalho, se esses itens tiverem o mesmo nome de um item no banco de dados para o qual voc estiver importando. 1 Abra um banco de dados. 2 No menu Arquivo, aponte para Obter Dados Externos e, em seguida, clique em Importar. 3 Na caixa Arquivos do Tipo, certifique-se de que Microsoft Access (*.mdb) esteja selecionado. 4 Na caixa Examinar, selecione a unidade de disco e a pasta do banco de dados (.mdb) do Microsoft Access a partir do qual voc deseja importar e, em seguida, clique duas vezes no banco de dados. 5 Na caixa de dilogo Importar Objetos, clique em Opes. 6 Em Importar, clique em Menus e Barras de Ferramentas.

Criar uma barra de menu ou um menu de atalho ao estilo Microsoft Access 97 a partir de uma macro

Este procedimento cria o novo estilo de barra de menu ou menu de atalho a partir de macros que voc criou em uma verso anterior do Microsoft Access. 1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Macros e depois clique no nome da macro para a qual voc deseja criar uma barra de menu ou menu de atalho. Para criar o novo estilo de barra de menu ou menu de atalho a partir de macros que voc utilizou anteriormente para menus personalizados, selecione apenas a macro de barra de menu de nvel mximo. Voc no precisa selecionar o grupo de macro para cada menu que aparece na barra de menu. 2 No menu Ferramentas, aponte para Macro e, em seguida, clique em Criar Menu a Partir da Macro ou Criar Menu de Atalho a Partir da Macro. Observaes Agora voc pode personalizar a barra de menu ou o menu de atalho, utilizando a caixa de dilogo Personalizar, disponvel quando se aponta para Barras de Ferramentas no menu Exibir, e clicando, em seguida, em Personalizar. O Microsoft Access no excluir a macro original (ou macros, se voc estiver trabalhando com uma macro de barra de menu e os grupos de macros de menu associados) aps criar a nova barra de menu ou o menu de atalho. A nova barra de ferramentas ainda depende da macro (ou macros) original, exceto para macros que contm apenas aes AdicionarMenu ou ExecutarComando (anteriormente, ExecutarItemDoMenu).

Criar uma Barra de ferramentas a partir de uma macro

1 Na janela Banco de Dados, clique na guia Macros e depois clique no nome da macro para a qual voc deseja criar uma

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 246 Barra de ferramentas. 2 No menu Ferramentas, aponte para Macro e, em seguida, clique em Criar Barra de Ferramentas a Partir da Macro. Observao O Microsoft Access no excluir a macro original (ou macros, se voc estiver trabalhando com uma macro de menu e os grupos de macros de menu associados) depois de criar a nova barra de ferramentas. A nova barra de ferramentas ainda depende da macro (ou macros) original, exceto para macros que contm apenas aes AdicionarMenu ou ExecutarComando (anteriormente, ExecutarItemDoMenu).

Anexar uma barra de menu personalizada a um formulrio ou relatrio

To logo anexada, a barra de menu personalizada substituir a barra de menu interna do formulrio ou relatrio. 1 Crie a barra de menu. 2 Abra o formulrio ou relatrio no modo Estrutura. 3 Clique no seletor de formulrios ou no seletor de relatrios no modo Estrutura. 4 Na barra de ferramentas, clique em Propriedades. 5 Na caixa da propriedade Barra de Menu, especifique o nome da barra de menu. Repita este procedimento para cada formulrio ou relatrio ao qual voc deseja anexar a barra de menu.

Anexar uma Barra de ferramentas personalizada a um formulrio ou relatrio

To logo anexada, a barra de ferramentas substituir a barra de ferramentas interna do formulrio ou relatrio. 1 Crie a barra de ferramentas. 2 Abra o formulrio ou relatrio no modo Estrutura. 3 Clique no seletor de formulrios ou no seletor de relatrios no modo Estrutura. 4 Na barra de ferramentas, clique em Propriedades. 5 Na caixa da propriedade Barra de Ferramentas, especifique o nome da barra de ferramentas. Repita este procedimento para cada formulrio ou relatrio ao qual voc deseja anexar a barra de ferramentas.

Anexar um menu de atalho a um formulrio, controle de formulrio ou relatrio

To logo anexado, o menu de atalho substituir o menu de atalho interno de um formulrio, controle ou relatrio. 1 Crie o menu de atalho. 2 Abra o formulrio ou relatrio no modo Estrutura. 3 Clique no seletor de formulrios, no seletor de relatrios ou no controle no modo Estrutura. 4 Na barra de ferramentas, clique em Propriedades. 5 Na caixa da propriedade Barra de Menu de Atalho, especifique o nome do menu de atalho. Para um formulrio, certifique-se tambm de que a propriedade Menu de Atalho esteja definida como Sim. Repita este procedimento para cada formulrio, relatrio ou controle ao qual voc deseja anexar o menu de atalho.

Criar uma barra de menu personalizada para o banco de dados atual

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Na guia Barras de Ferramentas, clique em Novo. 3 Na caixa Nome da Barra de Ferramentas, digite o nome desejado e, em seguida, clique em OK. 4 Na guia Barras de Ferramentas, clique em Propriedades. 5 Na lista Tipo, clique em Barra de Menu. 6 Defina qualquer outra propriedade desejada e clique em Fechar.

A nova barra de menu est agora atrs da caixa de dilogo Personalizar. Para ver a nova barra de menu, mova a caixa de dilogo Personalizar para o lado e passe para o passo 7. 7 Para finalizar a barra de menu, adicione menus personalizados. Observaes O Microsoft Access ainda aceita macros de barra de menu para aplicativos criados com uma verso anterior do Microsoft Access. Voc pode anexar a barra de menu personalizada a um formulrio ou relatrio. Ou voc pode designar a barra como barra de menu global.

Criar um menu de atalho personalizado para o banco de dados atual

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Na guia Barras de Ferramentas, clique em Novo. 3 Na caixa Nome da barra de Ferramentas, digite o nome desejado e clique em OK. 4 Na guia Barras de Ferramentas, clique em Propriedades. 5 Na lista Tipo, clique em Pop Up. 6 Defina a propriedade Permitir Personalizao como desejado e, em seguida, clique em Fechar.

O Microsoft Access adicionar o menu de atalho barra de ferramentas Menus de Atalho, a partir da qual voc personalizar todos os menus de atalho. 7 Na caixa Barras de Ferramentas na guia Barras de Ferramentas, clique em Menus de Atalho. 8 Na barra de ferramentas Menus de Atalho, clique na categoria Personalizar. 9 Para finalizar o menu, faa o seguinte. Adicione comandos da caixa de dilogo Personalizar. Mova ou copie comandos de outros menus. Observaes O Microsoft Access ainda aceita macros de menu para aplicativos criados com uma verso anterior do Microsoft Access. Voc pode anexar o menu de atalho personalizado a um formulrio, relatrio ou controle. Ou voc pode designar o menu como menu de atalho global.

Animar menus para deslizar ou desdobrar-se quando exibidos

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Personalizar. 2 Na guia Opes, selecione a animao de menu que voc deseja utilizar.

Power Informtica

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Renomear um menu de atalho personalizado

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Na guia Barras de Ferramentas, clique em Propriedades. 3 Na caixa Barra de Ferramentas Selecionada, clique no menu de atalho que voc deseja renomear. 4 Na caixa Nome da Barra de Ferramentas, digite o novo nome.

Excluir um menu de atalho personalizado

1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Na guia Barras de Ferramentas, clique em Propriedades. 3 Na caixa Barra de Ferramentas Selecionada, clique no nome do menu de atalho personalizado que voc deseja excluir. 4 Na lista Tipo, altere o tipo para Barra de Ferramentas e, em seguida, feche a folha de propriedades.
A partir de ento, o nome do menu de atalho aparecer na caixa Barras de Ferramentas na guia Barras de Ferramentas. 5 Selecione o nome de seu menu de atalho personalizado na caixa Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Excluir.

Escolher uma imagem j existente para um boto da Barra de ferramentas ou comando de menu
1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Se ainda no estiver exibida, mostre a barra de ferramentas, barra de menu ou menu de atalho com a imagem do boto
da barra de ferramentas ou imagem de comando de menu que voc deseja alterar. 3 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, faa o seguinte: Para alterar a imagem de um boto de barra de ferramentas, clique o boto direito do mouse no boto na barra de ferramentas, aponte para Alterar Imagem de Boto no menu de atalho e, em seguida, clique em uma imagem. Para alterar a imagem de um comando de menu, clique no nome do menu na barra de menu ou barra de ferramentas, ou clique no menu de atalho que contm o comando com a imagem que voc deseja alterar. Clique o boto direito do mouse no comando de menu, aponte para Alterar Imagem de Boto no menu de atalho e, em seguida, clique em uma imagem. Observao Se voc alterar a imagem de um comando em um menu interno (por exemplo, o menu Editar), essa imagem aparecer em todos os modos mostrando esse menu com esse comando.

Adicionar um comando personalizado que executa uma funo do Visual Basic a um menu

1 Crie a funo que voc deseja que o comando execute. 2 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Personalizar. 3 Se ainda no estiver exibida, mostre a barra de menu, menu de atalho ou barra de ferramentas que contm o menu ao
qual voc deseja adicionar o comando. 4 Na caixa de dilogo Personalizar, clique na guia Comandos. 5 Na caixa Categorias, clique em Arquivo. 6 Arraste o comando Personalizar da caixa Comandos para o menu na barra de menu ou barra de ferramentas, ou para baixo da categoria adequada na barra de ferramentas Menus de Atalho. Quando o menu exibir uma lista de comandos de menu (ou uma caixa vazia, se for novo), aponte para o local onde voc deseja que o comando aparea no menu e, em seguida, solte o mouse. 7 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, clique o boto direito do mouse no comando do menu e, em seguida, no menu de atalho, digite um novo nome para o comando na caixa Nome. 8 No mesmo menu de atalho, clique em Propriedades. 9 Na caixa Na Ao, digite o nome da funo que voc deseja executar no formato =nomedafuno(). Por exemplo, para uma funo personalizada denominada SetCaption(), digite =SetCaption(). Para uma funo interna, digite o nome da funo e outros argumentos requeridos como, por exemplo, =MsgBox(IIf(Instr(Time(), "PM"), "Boa Tarde", "Bom Dia"). 10 Especifique quaisquer outras propriedades para o comando. Observao Se voc adicionar um comando a um menu interno (por exemplo, ao menu Editar), esse comando aparecer em todos os modos que possurem esse menu interno.

Adicionar um boto personalizado que executa uma funo do Visual Basic a uma Barra de Ferramentas
1 Crie a funo que voc deseja que o boto execute. 2 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas, em seguida, clique em Personalizar. 3 Se ainda no estiver exibida, mostre a barra de ferramentas qual voc deseja adicionar o boto. 4 Na caixa de dilogo Personalizar, clique na guia Comandos. 5 Na caixa Categorias, clique em Arquivo. 6 Arraste o comando Personalizar da caixa Comandos para a barra de ferramentas exibida. 7 Com a caixa de dilogo Personalizar aberta, clique o boto direito do mouse no boto na barra de ferramentas e, em

seguida, no menu de atalho, digite um novo nome para o boto na caixa Nome. 8 No mesmo menu de atalho, clique em Propriedades. 9 Na caixa Na ao, digite o nome da funo que voc deseja executar no formato =nomedafuno(). Por exemplo, para uma funo personalizada denominada SetCaption(), digite =SetCaption(). Para uma funo interna, digite o nome da funo e outros argumentos requeridos como, por exemplo =MsgBox(IIf(Instr(Time(), "PM"), "Boa Tarde", "Bom Dia")). 10 Especifique quaisquer outras propriedades para o boto.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Adicionar um submenu a um menu interno ou personalizado

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1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, clique em Personalizar. 2 Se ainda no estiver exibida, mostre a barra de ferramentas ou barra de menu com o menu ao qual voc deseja adicio-

nar um submenu. 3 Na caixa de dilogo Personalizar, clique na guia Comandos. 4 Na caixa Categorias, clique em Novo Menu. 5 A partir da caixa Comandos, arraste Novo Menu sobre o menu ao qual voc deseja adicionar o submenu, at que o menu de nvel mximo se abra em cascata e, em seguida, adicione Novo Menu posio desejada. 6 Clique o boto direito do mouse no novo submenu e, em seguida, digite um nome na caixa Nome no menu de atalho. Pressione ENTER. 7 Conclua o menu fazendo o seguinte: Adicionando comandos da caixa de dilogo Personalizar. . Movendo ou copiando comandos de outros menus.

Manter as paletas de cores e de estilos exibidas ao estruturar um formulrio ou relatrio

Para manter uma paleta exibida durante todo o tempo em que voc estiver estruturando um formulrio ou relatrio, afaste a paleta de seu boto da barra de ferramentas. 1 No modo Estrutura de formulrio ou modo Estrutura de relatrio, clique na seta prxima de um dos botes a seguir na barra de ferramentas Formatao, dependendo da paleta que voc deseja utilizar. Exibe esta paleta Para selecionar Cor de Fundo/Preenchimento Cores do segundo plano para um controle ou seo. Cor do Primeiro Plano/Fonte Uma cor de fonte para um controle. Cor da Linha/Borda A cor da borda de um controle. Largura da Linha/Borda A espessura da borda de um controle. Aparncia Um efeito plano, em alto ou baixo relevo para um controle ou seo.

2 Clique na barra na parte superior da paleta e afaste a paleta do boto.

Criar uma Barra de Ferramentas para todos os bancos de dados

Para estruturar uma barra de ferramentas que esteja disponvel em todos os seus bancos de dados do Microsoft Access, adicione botes s barras de ferramentas internas vazias, Utilitrio 1 e Utilitrio 2. 1 No menu Exibir, aponte para Barra de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Na guia Barra de Ferramentas, selecione a caixa de seleo Utilitrio 1 ou Utilitrio 2 na caixa Barras de Ferramentas. 3 Para concluir a barra de ferramentas, faa o seguinte: Adicione botes da caixa de dilogo Personalizar. Mova ou copie um boto de outra barra de ferramentas. Observao Voc tambm pode adicionar menus a uma barra de ferramentas.

Solucionar problemas de barras de ferramentas, barras de menu e menus de atalhos Como posso restaurar minhas barras de ferramentas ou menus internos se eles desapareceram?

Se todas as barras de ferramentas internas e alguns dos menus internos desapareceram de todos os modos, talvez voc precise alterar as definies na caixa de dilogo Inicializar ou ignorar temporariamente as definies dessa caixa. Para alterar as definies Clique em Inicializar no menu Ferramentas e, em seguida, clique em Permitir Barras de Ferramentas Internas para exibir todas as barras de ferramentas internas e clique em Permitir Uso de Menus Completos do Access para exibir todos os menus internos. Feche o banco de dados e, em seguida, abra-o novamente. Para ignorar temporariamente as definies na caixa de dilogo Inicializar Voc pode ignorar temporariamente todas as definies especificadas na caixa de dilogo Inicializar em vez de redefinir as opes. Mantenha pressionada a tecla Bypass (tecla SHIFT) ao abrir o banco de dados. Para personalizar uma barra de ferramentas, barra de menu ou menu de atalho aps remover o comando Barras de Ferramentas do menu Exibir, ou depois de remover o menu Exibir, clique o boto direito do mouse em qualquer barra de ferramentas ou na barra de menu e depois clique em Personalizar no menu de atalho. Para restaurar o menu Exibir ao seu conjunto de comandos original, incluindo o comando Barras de Ferramentas, clique o boto direito do mouse em qualquer barra de ferramentas ou na barra de menu e depois clique em Personalizar no menu de atalho. Clique o boto direito do mouse no menu Exibir na barra de menu e depois clique em Redefinir no menu de atalho. Para restaurar todos os menus e comandos na barra de menu interna, incluindo o menu Exibir, clique o boto direito do mouse em qualquer barra de ferramentas ou na barra de menu e depois clique em Personalizar no menu de atalho. Na guia Barras de Ferramentas, clique no nome Barra de menu e depois clique em Redefinir.

Como posso reaver a caixa de dilogo Personalizar depois de remover o comando Barra de Ferramentas ou o menu Exibir?

Restaurar barras de ferramentas ou barras de menu, ou botes, comandos ou menus individuais

Voc pode restaurar diferentes aspectos de uma barra de ferramentas ou barra de menu internas: Restaure uma barra de ferramentas ou barra de menu interna inteira s suas definies padro para exibir os menus e comandos ou botes originais e para restaurar suas definies de propriedades iniciais. O Microsoft Access tambm restaurar as definies de propriedades da prpria barra de ferramentas ou barra de menu, incluindo a restaurao de sua posio e tamanho em tela e ocultando ou mostrando a barra com base em seu estado original.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 249 Restaure todos os menus e comandos ou botes originais (incluindo menus de atalho) e suas definies de propriedades sem restaurar as propriedades da barra de ferramentas ou da barra de menu (como a posio e o tamanho em tela). Restaure um boto, comando ou menu individual (exceto um menu de atalho individual) sem afetar outras definies da barra de ferramentas e barra de menu. Ao restaurar um boto, comando ou menu individual, voc o restaura conforme exibido inicialmente.

Estou tendo problemas ao colar ou redefinir uma imagem de cone em um menu ou Barra de Ferramentas.

O comando pode estar definido com um estilo que no permite imagens. Para finalizar a operao que voc estava tentando executar, primeiro altere o estilo do comando. 1 No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar. 2 Se ainda no estiver exibida, mostre a barra de ferramentas ou o menu contendo o comando cujo estilo voc deseja alterar. 3 Deixe a caixa de dilogo Personalizar aberta. Na barra de ferramentas ou no menu, clique o boto direito do mouse no comando cujo estilo voc deseja alterar. 4 No menu de atalho, clique em Estilo Padro ou em Imagem e Texto. Observao Em um menu, a definio Estilo Padro exibir o texto de um comando e a imagem de cone associada (se houver). Em uma barra de ferramentas ou barra de menu, a definio Estilo Padro exibir apenas a imagem do cone.

Assistentes, suplementos e construtores no Microsoft Access 97

Assistente Assistente de Grfico Descrio

Adiciona um grfico a um formulrio ou relatrio, com base nos dados existentes em uma tabela ou consulta. Assistente de Caixa de Combina Cria o um controle caixa de combinao em um formulrio. Assistente de Boto de Comando Cria um controle boto de comando em um formulrio. Eliminador de Conflitos Resolve conflitos entre bancos de dados replicados no momento da sincronizao. Assistente de Consulta de Tabela de Cria uma consulta que resume dados em um formato compacto, ao estilo planilha. Referncia Cruzada Assistente Divisor de Banco de DaDivide os bancos de dados em pores de dados e de interface, para que um ou dos mais usurios possam ter cpias locais da interface conectada aos dados em um servidor. Assistente de Banco de Dados Cria um banco de dados totalmente novo para diversas finalidades, baseado em 22 modelos pr-elaborados. Assistente de Exportao de Texto Exporta dados para um arquivo de texto. Assistente de Consulta Localizar Cria uma consulta que encontra registros com valores de campos duplicados em Duplicatas uma nica tabela ou consulta. Assistente de Consulta Localizar nCria o uma consulta que encontra registros em uma tabela que no possuem registros Coincidente relacionados em outra tabela. Assistente de Formulrio Cria um novo formulrio. Assistente de Importao HTML Importa tabelas e listas HTML a partir da Internet ou de uma intranet para uma tab la do Microsoft Access. Assistente de Importao de Planilha Importa uma planilha do Microsoft Excel ou outra planilha para uma tabela do Microsoft Access. Assistente de Importao de TextoImporta um arquivo de texto para uma tabela do Microsoft Access. Assistente de Mscara de EntradaCria uma mscara de entrada para um campo selecionado em uma tabela. Assistente de Etiqueta Cria etiquetas de endereamento em tamanhos padro e personalizado. Assistente de Vinculao HTML Vincula uma tabela ou lista HTML existente na Internet ou em uma intranet a uma tabela do Microsoft Access. Assistente de Vinculao de Planilha Vincula dados de planilha a uma tabela do Microsoft Access. Assistente de Vinculao de TextoVincula um arquivo de texto a uma tabela do Microsoft Access. Assistente de Caixa de Listagem Cria um controle caixa de listagem em um formulrio. Assistente de Pesquisa Cria uma coluna de pesquisa em uma tabela, que exibe uma lista de valores que podem ser escolhidos pelo usurio. Assistente de Mala Direta do MicroGerencia operaes de mala direta, utilizando cartas armazenadas no Microsoft soft Word Word e endereos armazenados no Microsoft Access. Assistente de Grupo de Opo Cria um grupo de botes de opo em um formulrio. Analisador de Desempenho Analisa a eficincia de um banco de dados e gera uma lista de sugestes para melhorar o seu desempenho. Assistente de Tabela Dinmica Coloca uma Tabela Dinmica do Microsoft Excel em um formulrio do Microsoft A cess. Assistente de Criao para a WebCria documentos HTML estticos e/ou dinmicos a partir de seu aplicativo do Micr soft Access para serem colocados na Internet ou em uma intranet. Assistente de Relatrio Cria um relatrio baseado em uma tabela ou consulta. Assistente de Consulta Simples Cria uma consulta seleo a partir de campos selecionados. Vinculador de Campo de SubformuVincula campos existentes em um formulrio principal e um subformulrio, ou em lrio/Sub-relatrio um relatrio principal e um sub-relatrio. Assistente de Subformulrio/Sub- Cria um novo subformulrio ou sub-relatrio em um formulrio ou relatrio. relatrio Assistente de Anlise de Tabela Pega uma tabela com muitos dados duplicados e a divide em tabelas relacionadas, para obter um armazenamento mais eficiente.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 250 Assistente de Tabela Cria uma nova tabela. Assistente de Segurana em NvelCria um novo banco de dados criptografado, com controle de acesso de usurio, a de Usurio partir de um banco de dados j existente. Assistente de Publicao na Web Este assistente chamado pelo Assistente de Criao para a Web, e envia documentos HTML para um servidor da Internet ou intranet. Construtor Descrio

Construtor de Cores Exibe uma paleta para criar cores personalizadas. Construtor de Expresses Cria expresses para macros, consultas e folhas de propriedades. Construtor de Campos Cria campos em tabelas. Construtor de Seqncias de CoCria a sintaxe correta para uma conexo com um banco de dados ODBC. nexo ODBC Construtor de Figuras Cria imagens de bitmap para formulrios e relatrios. Construtor de Consultas Cria a sintaxe correta para uma consulta. Suplemento Gerenciador de Suplementos Gerenciador de Tabelas Vinculadas Gerenciador do Menu de Controle Descrio Instala e desinstala assistentes, construtores e suplementos. Gerencia anexaes de tabelas entre bancos de dados. Cria e gerencia formulrios de menu de controle para aplicativos.

Acessar recursos tcnicos da Microsoft

Caso voc tenha uma dvida sobre um programa do Office pergunte primeiro ao Assistente do Office e, em seguida consulte o manual Obtendo resultados ou o arquivo Leiame que acompanha o programa. Se voc no encontrar o que precisa, pode obter a informao a partir de diversos recursos tcnicos da Microsoft, incluindo a home page da Microsoft, a Microsoft Knowledge Base (KB), Microsoft Software Library (MSL), os CD-ROMs da Microsoft TechNet e Microsoft Developer Network e publicaes da Microsoft Press. Se voc tem acesso World Wide Web e tem um navegador da Internet, voc pode visitar um grande nmero de locais no site da Microsoft na Web diretamente do Microsoft Access. Use a Microsoft Knowledge Base (KB) uma coleo de artigos atualizados que contm informaes prticas detalhadas, respostas a perguntas de suporte tcnico e questes conhecidas. Utilize o Microsoft Software Library (MSL) um conjunto gratuito de arquivos binrios (sem texto), tais como drivers de dispositivos, utilitrios, arquivos da Ajuda e artigos tcnicos para todos os produtos Microsoft. Se voc no tem acesso Web, pode assinar o CD-ROM da Microsoft TechNet ou o CD-ROM da Microsoft Developer Network para acessar a KB e outras informaes tcnicas. Solicite livros da Microsoft Press, kits de recursos e materiais de treinamento interativo para treinar e possuir uma base de suporte para si mesmo e para outros usurios do Microsoft Office. Se voc possuir um computador com modem e um software de comunicaes, utilize o Microsoft Download Service (MSDL) para obter drivers de dispositivos, correes e atualizaes de software. Solicite Application Notes e artigos populares do KB atravs de fax utilizando o servio gratuito FastTips.

Como obter o Microsoft Office 97 Resource Kit

O Microsoft Office 97 Resource Kit o guia definitivo para instalar, configurar e dar suporte ao Microsoft Office na sua empresa. Criado para administradores de sistema, consultores e usurios avanados, este guia oferece cobertura completa, quer voc esteja executando o Microsoft Office no Windows 95, Windows NT Workstation ou no Macintosh. Voc pode obter o Office Resource Kit em qualquer lugar onde sejam vendidos livros de computao e diretamente da Microsoft Press. Os livros da Microsoft Press esto disponveis em todo o mundo nas melhores livrarias. Para fazer um pedido, ligue para Makron Books no nmero (011) 820-6622 ou (011) 829-6521.

Como obter o Microsoft Office 97/Visual Basic Programmers Guide

O Microsoft Office 97/Visual Basic Programmer's Guide ensina aos usurios que entendem os fundamentos do Visual Basic como criar um cdigo de programao conciso, limpo e eficiente com a poderosa linguagem de programao usada no Microsoft Office 97. O livro ensina os leitores a se tornarem mais produtivos com o Visual Basic para aplicativos, personalizando e adaptando ferramentas para necessidades especficas incluindo criar comandos, menus, caixas de dilogo, mensagens e botes personalizados, assim como a maneira de exibir Ajuda personalizada para todos estes elementos. Voc pode obter o Microsoft Office 97/Visual Basic Programmer's Guide em livrarias onde so vendidos livros de computao e diretamente da Microsoft Press. Os livros da Microsoft Press esto disponveis no mundo todo nas melhores livrarias. Para fazer um pedido, ligue para a Makron Books no nmero (011) 820-6622 ou (011) 829-6521.

Eu no consigo utilizar os comandos do submenu do Microsoft na Web (menu Ajuda).

Para usar os comandos em Microsoft na Web (menu Ajuda), voc deve ter acesso Internet seja atravs da intranet de sua empresa ou atravs de um modem no seu computador ou rede. Alm disso, voc precisa ter uma conta na Internet atravs de um provedor de servio da Internet. Para obter maiores informaes, consulte o Microsoft Office 97 Resource Kit. As configuraes para conectar-se Internet a partir de seu computador podem no estar corretas. Clique duas vezes no cone Internet no Painel de Controle do Windows para certificar-se de que as configuraes da Internet esto corretas. Certifique-se de que seu modem est funcionando corretamente. Para obter maiores informaes, consulte o tpico Solucionador de Problemas de Modem na Ajuda do Microsoft Windows. O site da Microsoft na World Wide Web pode estar fora de servio. Se as sugestes acima no corrigem o problema, e

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica voc pode acessar outros sites na Internet, espere algumas horas e tente novamente.

Pg.: 251

Bancos de dados: O que so e como funcionam

Um banco de dados uma coleo de informaes relacionadas a um determinado assunto ou finalidade, como controle de pedidos dos clientes ou manuteno de uma coleo musical. Se o seu banco de dados no est armazenado em um computador, ou se somente partes dele est, voc pode estar controlando informaes de uma variedade de fontes, tendo que coorden-las e organiz-las voc mesmo.

Bancos de dados: O que so e como funcionam

Utilizando o Microsoft Access, voc pode gerenciar todas as suas informaes a partir de um nico arquivo de banco de dados. Dentro do arquivo, divida seus dados em compartimentos de armazenamento separados denominados tabelas; visualize, adicione e atualize os dados da tabela utilizando formulrios on-line; localize e recupere apenas os dados desejados utilizando consultas; e analise ou imprima dados em um layout especfico utilizando relatrios.

Bancos de dados: O que so e como funcionam Bancos de dados: O que so e como funcionam Bancos de dados: O que so e como funcionam

Para armazenar seus dados, crie uma tabela para cada tipo de informao que voc registra. Para reunir os dados de vrias tabelas em uma consulta, formulrio ou relatrio, voc define relacionamentos entre as tabelas. Para localizar e recuperar apenas os dados que satisfazem as condies especificadas por voc, incluindo dados de vrias tabelas, crie uma consulta. Uma consulta pode tambm atualizar ou excluir vrios registros ao mesmo tempo, e efetuar clculos internos ou personalizados sobre seus dados. Para visualizar, inserir e alterar facilmente os dados diretamente em uma tabela, crie um formulrio. Quando voc abre um formulrio, o Microsoft Access recupera os dados de uma ou mais tabelas e os exibe na tela utilizando o layout escolhido por voc no Assistente de Formulrio ou utilizando um layout que voc tenha criado do nada. Utilizando macros e cdigo do Visual Basic para aplicativos, voc pode criar botes de comando para automatizar tar fas executadas com freqncia. Por exemplo, clicar no boto Imprimir Fatura faz com que a fatura do pedido inserido nesse formulrio seja impressa. Utilizando hyperlinks em vez de escrever cdigo, voc pode criar um rtulo, figura ou boto de comando que abra o tros objetos do Microsoft Access, como a fatura do pedido atual, ou que abra documentos do Microsoft Office ou da World Wide Web.

Bancos de dados: O que so e como funcionam Sees de um formulrio Sees de um formulrio Sees de um formulrio

Para analisar seus dados ou apresent-los de uma certa forma na impresso, crie um relatrio. Por exemplo, voc pode imprimir um relatrio que agrupe dados e calcule totais, e um outro relatrio com dados diferentes formatados para impresso de etiquetas de endereamento. Voc pode aumentar a eficcia de um formulrio adicionando uma ou mais sees. A maioria dos formulrios tem apenas uma seo detalhe, mas um formulrio pode tambm incluir sees cabealho do formulrio, cabealho da pgina, rodap da pgina e rodap do formulrio. Essa ilustrao mostra o formulrio Adicionar Produtos da tela anterior no modo Formulrio e quando impresso. Um cabealho de formulrio exibe informaes que voc deseja mostrar para cada registro, como um ttulo para o formulrio, ou botes de comando que abram formulrios relacionados ou executem outras tarefas. Um cabealho de formulrio aparece na parte superior da tela no modo Formulrio e no incio da primeira pgina quando impresso. Um cabealho de pgina exibe informaes como um ttulo, grficos, ttulos de coluna ou qualquer informao que voc queira no incio de cada pgina impressa. Os cabealhos de pgina aparecem somente em formulrios impressos. Um seo detalhe exibe registros. Voc pode exibir um registro na tela ou pgina, ou pode exibir tantos quantos couberem. Um rodap de pgina exibe informaes como a data, nmero da pgina ou qualquer informao que voc queira no final de cada pgina impressa. Os rodaps de pgina aparecem somente em formulrios impressos. Um rodap de formulrio exibe informaes que voc deseja mostrar para cada registro, como botes de comando ou instrues sobre como utilizar o formulrio. Um rodap de formulrio aparece somente na parte inferior da tela no modo Formulrio ou aps a ltima seo detalhe na ltima pgina quando impresso.

Formulrios: O que so e como funcionam

Voc pode utilizar formulrios para uma variedade de propsitos. A maior parte das informaes de um formulrio vm de uma origem de registros base. Outras informaes do formulrio so armazenadas na estrutura do formulrio.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica

Pg.: 252

Voc cria o vnculo entre um formulrio e sua origem de registros utilizando objetos grficos denominados controles. O tipo mais comum de controle utilizado para exibir e inserir dados a caixa de texto.

Maneiras de trabalhar com dados em um formulrio

Clique em Recortar, Copiar e Colar na barra de ferramentas para editar texto selecionado, campos, um registro inteiro ou todos os registros. Clique em Verificar Ortografia na barra de ferramentas para verificar a ortografia dos campos Texto ou Memorando selecionados. Clique em Imprimir na barra de ferramentas para imprimir o seu formulrio ou clique em Visualizar Impresso para ver como o formulrio ficar quando impresso.

Voc pode passar para os outros modos de um formulrio utilizando o boto Exibir da barra de ferramentas. O boto Exibir est disponvel em todos os modos do formulrio.

Voc pode classificar os registros de um formulrio pelos dados de um campo. Clique no campo pelo qual voc deseja classificar, e ento clique em Classificao Crescente ou Clas ficao Decrescente na barra de ferramentas. Voc pode limitar os registros que v em seu formulrio filtrando das maneiras a seguir: Clicando nos dados pelos quais deseja filtrar, e ento clicando em Filtrar por Seleo na barra de ferr mentas. Clicando em Filtrar por Formulrio na barra de ferramentas para escolher quais dados exibir a partir de uma lista dos valores de um ou mais campos. Para a maioria dos controles ao filtrar ou classificar, aponte para Filtrar no menu Registros e clique em Filtrar/Classificar Avanado. Para aplicar um filtro avanado ou filtrar por formulrio, clique em Aplicar Filtro na barra de ferramentas. Voc pode localizar ou localizar e substituir valores das maneiras a seguir: Clique em Localizar na barra de ferramentas para localizar um valor em um campo em cada registro em que ele ocorre. Clique em Substituir no menu Editar para substituir um valor localizado. Para adicionar um registro, clique em Novo Registro na barra de ferramentas. Esse boto exibe um registro vazio para voc preencher. Para excluir um registro, clique em qualquer campo do registro, e ento clique em Excluir Registro na barra de ferr mentas. Para mover rapidamente entre registros, voc pode utilizar os botes de navegao.

Maneiras de obter ajuda enquanto voc trabalha

Quando voc tiver uma pergunta especfica sobre um programa do Office, poder perguntar ao Assistente. Por exemplo, para obter Ajuda sobre como formatar um grfico, digite Como formato um grfico no Assistente. possvel fazer com que o Assistente fornea automaticamente tpicos de Ajuda sobre tarefas que voc executa enquanto trabalha antes mesmo de fazer uma pergunta. Voc pode tambm escolher um Assistente e as opes que correspondam com sua forma de trabalhar e sua personalidade. O Assistente compartilhado por todos os programas do Office de forma que qualquer opo que voc alterar influenciar o Assistente em todos os programas do Office. O Assistente do Office mostra dicas sobre o programa no qual voc est trabalhando, como sobre a maneira mais eficiente de utilizar os recursos do programa e o mouse ou os atalhos de teclado.

Voc pode conseguir Ajuda da maneira habitual. Clique em Contedo e ndice no menu Ajuda de qualquer programa do Office. Clique na guia Contedo para percorrer o ndice do arquivo de Ajuda. Clique na guia ndice para procurar por um tpico utilizando o ndice dos assuntos de Ajuda. Em seguida, clique na guia Localizar para utilizar a pesquisa com texto para pesquisar palavras ou frases especficas.

Para ver uma Dica de tela sobre um comando do menu, boto da barra de ferramentas ou parte da tela, clique em O Que Isto no menu Ajuda e, em seguida, clique no elemento sobre o qual voc deseja obter informaes. Para ver a Dica de tela para uma opo da caixa de dilogo, clique no ponto de interrogao e, ento, clique na opo. (Se a caixa de dilogo no possuir um boto ponto de interrogao, selecione a opo e, em seguida, pressione SHIFT+F1.) Para ver o nome de um boto da barra de ferramentas, posicione o ponteiro do mouse sobre o boto at que seu nome aparea. possvel se conectar a sites da Microsoft na Web diretamente a partir dos programas do Office utilizando o comando Microsoft na Web no menu Ajuda. Por exemplo, voc pode acessar os recursos tcnicos e transferir produtos gratuitos tudo isso sem sair do programa do Office no qual est trabalhando.

Finalidade e recursos da consulta do Assistente de Anlise de Tabela

O Assistente de Anlise de Tabela divide uma tabela contendo informaes duplicadas em tabelas separadas onde cada tipo de informao armazenado somente uma vez. Isso torna o banco de dados mais eficiente e mais fcil de atualizar, alm de reduzir seu tamanho. Aps o assistente dividir os dados, voc pode ainda visualizar e trabalhar com os dados em

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 um nico lugar deixando que o assistente crie uma consulta.

Power Informtica

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Finalidade e recursos da consulta do Assistente de Anlise de Tabela

Voc pode utilizar a consulta para atualizar dados de mais de uma tabela ao mesmo tempo. A consulta oferece tambm outros recursos para poupar tempo que melhoram a preciso de seus dados. Das tabelas novas, a consulta herda campos de pesquisa, que lhe permitem alterar valores dos campos escolhendo-os a partir de uma lista em vez de exigir que voc conhea um valor e o digite corretamente. Os valores da lista so pesquisados na tabela base. Quando o mesmo valor se aplica a mais de um registro, voc pode assegurar preciso e co sistncia escolhendo esse valor na lista a cada vez. Se voc alterar o valor de um campo que repetido na consulta, todos os registros com esse valor sero automaticamente atualizados porque voc est atualizando realmente apenas um campo na tabela base da consulta.

Os formulrios e relatrios anteriormente baseados na tabela original passaro automaticamente a se basear na consulta porque o assistente atribui o nome da tabela original consulta e renomeia a tabela. Os formulrios e relatrios novos e existentes baseados na consulta herdaro todas as caractersticas da consulta, incluindo listas de pesquisa e atualizaes de campo automticas.

Maneiras de personalizar uma consulta

Para adicionar consulta uma outra tabela ou consulta, clique em Mostrar Tabela na barra de ferramentas e, em s guida, na caixa de dilogo Mostrar Tabela, clique duas vezes no nome de cada tabela ou consulta que voc deseja adicionar. Para adicionar um campo grade de estrutura, voc pode arrastar o campo da lista de campos para uma coluna na grade de estrutura ou dar um clique duplo no nome do campo na lista de campos. Para remover um campo da grade de estrutura, clique no seletor de colunas e, em seguida, pressione a tecla DELETE Para efetuar um clculo predefinido sobre os valores de um campo, clique em Totais na barra de ferramentas para exibir a linha Total na grade de estrutura.

Se voc especificar uma ordem de classificao para mais de um campo, o Microsoft Access classificar primeiro o campo mais esquerda; portanto, voc deve organizar os campos que deseja classificar da esquerda para a direita na grade de estrutura. Para limitar os registros que voc visualiza nos resultados da consulta, especifique o critrio na linha Critrio para um ou mais campos. Para especificar critrios alternativos para o mesmo campo, adicione-os na linha Ou da grade de estrutura. Para especificar critrios para campos diferentes, adicione critrios para cada um desses campos na grade de estrut ra.

Tipos de associao e a maneira como eles afetam os resultados das consultas

O Microsoft Access cria automaticamente linhas de associao entre tabelas cujo relacionamento (associao entre campos comuns) tenha sido previamente definido. Se os relacionamentos no tiverem sido previamente definidos, voc mesmo poder criar a linha de associao arrastando um campo de uma tabela para o campo equivalente na o tra tabela. Os smbolos acima da linha de associao indicam o tipo de relacionamento, que, neste caso, de "um" para " muitos". Esses smbolos aparecem somente se a integridade referencial estiver sendo imposta. O tipo de associao padro seleciona somente aqueles registros das tabelas ou consultas associadas que possuem os mesmos valores nos campos associados. Quando os valores so os mesmos, a consulta combina os dois registros coincidentes, exibindo-os como um registro nos resultados da consulta. Se uma tabela no tiver um registro correspondente na outra tabela, esse registro no aparecer nos resultados da consulta. (Em terminologia de banco de dados, isso denominado "associao interna").

Consultas: O que so e como funcionam

Ao utilizar o segundo ou o terceiro tipo de associao, cada registro coincidente das duas tabelas combinado em um registro nos resultados da consulta (tal como no primeiro tipo de associao). Entretanto, quando um registro da tabela que est contribuindo com todos os seus registros no coincide com um registro da outra tabela, o registro ainda aparece nos resultados da consulta, mas com clulas vazias onde no h registro coincidente da outra tabela. (Em terminologia de banco de dados, isso se denominado "associao externa").

Voc utiliza consultas para visualizar, alterar e analisar dados de diferentes maneiras. Voc tambm pode utiliz-las como origem de registros para formulrios e relatrios.

O tipo mais comum de consulta uma consulta seleo. Uma consulta seleo recupera dados de uma ou mais tabelas utilizando critrios por voc especificados e, em seguida, exibe-os na ordem desejada.

Maneiras de trabalhar com dados na folha de dados de uma consulta

Voc pode passar para os outros modos de uma consulta utilizando o boto Exibir da barra de ferramentas. O boto Exibir est disponvel em todos os modos da consulta.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 254 Se a consulta for atualizvel: Clique em Recortar, Copiar e Colar na barra de ferramentas para editar texto selecionado, campos, registros inteiros ou a folha de dados inteira. Clique em Verificar Ortografia na barra de ferramentas para verificar a ortografia nos campos Texto e Memorando selecionados. Clique em Imprimir na barra de ferramentas para imprimir sua folha de dados ou clique em Visualizar Impresso para ver como a folha de dados ficar quando impressa. Se a consulta for atualizvel: Para adicionar um registro, clique em Novo Registro na barra de ferramentas. Esse boto exibe uma linha vazia para que voc preencha no final da tabela. Para excluir um registro, clique em qualquer campo do registro e, ento, clique em Excluir Registro na barra de fe ramentas. Para mover uma coluna, clique no ttulo da coluna. Em seguida, clique e mantenha pressionado o boto do mouse sobre o ttulo da coluna selecionada e arraste a coluna para o local desejado. Para ocultar uma coluna, clique nela e, em seguida, clique em Ocultar Colunas no menu Formatar. Para congelar a coluna mais esquerda para que ela continue a ser exibida conforme voc rola para a direita, cl que na coluna e, em seguida, clique em Congelar Colunas no menu Formatar. Para redimensionar colunas ou linhas:

Exemplo de uma consulta de tabela de referncia cruzada Exemplo de uma consulta de tabela de referncia cruzada

As consultas de tabela de referncia cruzada calculam uma soma, mdia, conta ou outro tipo de total para dados agrupados por dois tipos de informao um embaixo do lado esquerdo da folha de dados e o outro na parte superior. Voc cria uma consulta de tabela de referncia cruzada com um assistente ou a partir do nada na grade de estrutura da consulta. Na grade de estrutura, voc especifica quais valores do campo que se tornam ttulos de coluna, quais valores do campo se tornam ttulos de linha e quais valores do campo que voc deseja somar, obter uma mdia, contar ou calcular de alguma outra forma.

Maneiras de personalizar um relatrio

Voc pode alterar a aparncia de um relatrio inteiro ou de apenas partes dele. Para alterar a fonte, tamanho da fonte e espessura da linha de todo o texto e linhas do relatrio ao mesmo tempo, clique em AutoFormatao na barra de ferramentas e, em seguida, selecione uma nova autoformatao para o relatrio. Para alterar a aparncia de um controle, como por exemplo um rtulo, clique no controle para selecion-lo. { Em seguida, na barra de ferramentas Formatao, selecione uma fonte, tamanho de fonte ou outra opo de form tao diferente. Para alterar o formato de exibio dos dados em um controle, como por exemplo uma caixa de texto, certifique-se de que o controle esteja selecionado. Em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades.

Voc pode adicionar outros campos da origem do registro do relatrio. Clique em Lista de Campos na barra de ferramentas para exibir uma lista de todos os campos da origem do registro. Voc tambm pode adicionar controles, tais como rtulos e figuras, utilizando a caixa de ferramentas. Para criar um rtulo, clique na ferramenta Rtulo da caixa de ferramentas. Em seguida, no relatrio, clique onde voc deseja colocar o rtulo, digite o texto para o rtulo e pressione ENTER. Para utilizar um assistente para criar um controle, certifique-se de que a ferramenta Assistentes de Controle da caixa de ferramentas esteja pressionada e, ento, clique na ferramenta correspondente ao controle que deseja criar. Voc pode alterar o texto ou os dados que so exibidos em um controle. Para alterar o texto de um rtulo, clique no rtulo, selecione o texto e, ento, digite o novo texto. Para alterar o campo ao qual uma caixa de texto ou outro controle est acoplado, certifique-se de que o controle esteja selecionado. Em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades. Para alterar uma caixa de texto que contenha uma expresso, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada. Em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas para exibir a folha de propriedades. Voc pode alterar a ordem de agrupamento ou classificao dos registros de um relatrio. Clique em Classificar e Agrupar na barra de ferramentas para exibir a caixa Classificar e Agrupar.

Voc pode mover, dimensionar ou alinhar controles que estejam selecionados. Para selecionar um controle, como por exemplo uma caixa de texto, clique nele. Para selecionar vrios controles, mantenha pressionada a tecla SHIFT enquanto clica em cada um dos controles. Uma vez selecionado um controle, voc pode arrastar o ponteiro para: Alinhar controles, selecione os controles que voc deseja alinhar. Em seguida, aponte para Alinhar no menu Form tar e clique em Esquerda, Direita, Superior, Inferior ou Grade.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Exemplo de registros agrupados em um relatrio

Power Informtica

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Este relatrio lista pedidos de vrios dias. Ele classifica com base nos valores dos campos DataDeEnvio, Pas e Empresa, mas no agrupa com base em valor algum. O relatrio imprime um registro aps o outro, sem separar pedidos enviados em datas diferentes. Cada registro impresso em uma linha, com cada fragmento de informao repetido para todos os registros.

Sees de um relatrio

Este relatrio agrupa registros com base nos valores do campo DataDeEnvio e classifica com base nos valores dos campos Pas e Empresa. Um novo grupo iniciado para cada data, para que, com uma rpida passada de olhos pelo relatrio, voc localize os registros de uma determinada data. Ao agrupar registros, voc pode efetuar clculos sobre os dados de cada grupo. Este relatrio imprime o nmero de pedidos enviados a cada dia.

As informaes de um relatrio podem estar divididas em sees. Cada seo tem uma finalidade especfica, sendo impressa em uma ordem previsvel na pgina e no relatrio.

No modo Estrutura, as sees so representadas como faixas e cada seo contida no relatrio representada uma vez. No relatrio impresso, algumas sees podem ser repetidas vrias vezes. Voc determina onde as informaes aparecem em cada seo posicionando controles, como rtulos e caixas de texto.

Sees de um relatrio

Agrupando registros que compartilham de um valor comum voc pode calcular subtotais e tornar um relatrio mais fcil de ler. Nesse relatrio, os pedidos enviados na mesma data so agrupados. O cabealho do relatrio aparece uma vez no incio de um relatrio. Voc pode us-lo para itens como um logotipo, ttulo de relatrio ou data de impresso. O cabealho do relatrio impresso antes do cabealho da pgina na primeira pgina do relatrio. O cabealho da pgina aparece no topo de cada pgina do relatrio. Voc pode utiliz-lo para exibir itens, como ttulos de coluna. A seo Detalhe contm o corpo principal dos dados de um relatrio. Essa seo repetida para cada registro da or gem do registro base do relatrio. O rodap da pgina aparece na parte inferior de cada pgina do relatrio. Voc pode utiliz-lo para exibir itens como nmeros de pgina.

O rodap do relatrio aparece uma vez ao final do relatrio. Voc pode utiliz-lo para exibir itens como totais do relat rio. O rodap do relatrio a ltima seo na estrutura do relatrio, mas aparece antes do rodap da pgina na ltima pgina do relatrio impresso. Um cabealho de grupo aparece no incio de um novo grupo de registros. Voc pode utiliz-lo para exibir informaes que se aplicam ao grupo como um todo, tal como o nome de um grupo.

Relatrios: O que so e como funcionam

Um rodap de grupo aparece ao final de um grupo de registros. Voc pode utiliz-lo para exibir itens como totais de grupo.

Um relatrio uma maneira eficaz de apresentar seus dados em um formato impresso. Como voc tem controle sobre o tamanho e a aparncia de todos os elementos de um relatrio, possvel exibir as informaes da maneira

Relatrios: O que so e como funcionam Maneiras de personalizar uma tabela

A maioria das informaes de um relatrio vm de uma tabela, consulta ou instruo SQL base, que a fonte dos dados do relatrio. As outras informaes do relatrio so armazenadas na estrutura do relatrio.

No Modo estrutura da tabela, voc pode adicionar ou excluir campos, ou personalizar campos definindo propriedades. Para abrir uma tabela no Modo estrutura, v para a janela Banco de Dados, clique na guia Tabelas e, em seguida, clique em Estrutura. Se a tabela j estiver aberta, voc pode alternar entre Modo folha de dados e Modo estrutura. Adicione um campo a uma tabela inserindo o nome do campo e o tipo de dados do campo na parte superior do Modo estrutura. Renomeie um campo alterando seu nome na coluna Nome do Campo.

Voc utiliza uma marca exclusiva, denominada chave primria, para identificar cada registro de sua tabela. Assim como o nmero da placa identifica um carro, a chave primria identifica exclusivamente um registro. A chave primria de uma tabela utilizada para fazer referncia aos registros de uma tabela em outras tabelas. Por exemplo, o CdigoDoProduto da tabela Produtos utilizado para referir-se a informaes de produtos para que a tabela possa ser visualizada ou impressa com informaes de pedido das tabelas Pedidos e Detalhes do Pedido.

O tipo de dados define que espcie de valores voc pode inserir em um campo. No possvel, por exemplo, inserir texto em um campo Moeda. Escolhendo um tipo de dados apropriado, voc pode assegurar que os dados sejam inser dos na forma correta para classificao, clculos e outras operaes. Para definir ou alterar o tipo de dados de um campo, clique na coluna Tipo de Dados, clique na seta e, ento, selecione o tipo de dados na lista.}

Apostila p/pesquisa ACCESS-97 Power Informtica Pg.: 256 Para definir a chave primria, clique no campo que voc deseja utilizar como chave primria e, em seguida, clique em Chave Primria na barra de ferramentas.

Tabelas: O que so e como funcionam

As propriedades do campo so um conjunto de caractersticas que oferecem controle adicional sobre o funcionamento de um campo. Por exemplo, a definio da propriedade Formato como Moeda para um campo com um tipo de dados Nmero ou Moeda adiciona automaticamente o smbolo monetrio, pontos e duas casas decimais (R$1.234,50). Para definir uma propriedade de campo, clique no campo na parte superior do Modo estrutura e, em seguida, defina a propriedade na parte inferior. As propriedades que esto disponveis variam, dependendo do tipo de dados do campo.

No modo Folha de Dados de tabela, voc pode adicionar, editar ou visualizar os dados de uma tabela. Voc pode tambm verificar a ortografia e imprimir os dados de sua tabela, filtrar ou classificar registros, alterar a aparncia da folha de dados, ou alterar a estrutura da tabela adicionando ou excluindo colunas. No modo Estrutura de tabela, voc pode criar uma tabela inteira do nada, ou adicionar, excluir ou personalizar os campos de uma tabela existente. Na tabela Fornecedores voc insere um cdigo do fornecedor, nome da empresa etc. para cada fornecedor. Na tabela Produtos voc inclui o campo CdigoDoFornecedor para que, ao inserir um novo produto, voc possa identificar seu fornecedor inserindo o nmero de identificao exclusivo desse fornecedor. Coincidindo o CdigoDoFornecedor nas tabelas Produtos e Fornecedores, o Microsoft Access pode reunir os dados das duas tabelas para visualizao, edio ou impresso. Cada campo da tabela Produtos contm o mesmo tipo de informao para cada produto, como o nome do produto. Cada registro da tabela Produtos contm todas as informaes sobre um produto, como o nome do produto, nmero de identificao do fornecedor, unidades em estoque etc. Adicione um campo a uma tabela inserindo o nome do campo e o tipo de dados na parte superior do modo Estrutura. Renomeie um campo alterando seu nome na coluna Nome do Campo.

O tipo de dados define que espcie de valores voc pode inserir em um campo. Voc no pode, por exemplo, inserir texto em um campo Moeda. Escolhendo um tipo de dados apropriado, voc pode garantir que os dados sejam inseridos na forma correta para classificao, clculos e outras operaes. Para definir ou alterar o tipo de dados de um campo, clique na coluna Tipo de Dados, clique na seta e, em seguida, selecione o tipo de dados na lista. Voc utiliza uma marca exclusiva denominada chave primria para identificar cada registro de sua tabela. Da mesma forma que a placa de um automvel o identifica, a chave primria identifica exclusivamente um registro. A chave primria de uma tabela utilizada para referir-se aos registros de uma tabela em outras tabelas. Por exemplo, o CdigoDoProduto da tabela Produtos utilizado para referir-se a informaes do produto para que ele po sa ser visualizado ou impresso com informaes de pedidos das tabelas Pedidos e Detalhes do Pedido. Para definir a chave primria, clique no campo que voc deseja utilizar como chave primria e, em seguida, clique em Chave Primria na barra de ferramentas. As propriedades de campo so um conjunto de caractersticas que fornecem controle adicional sobre como um campo funciona. Por exemplo, a definio da propriedade Formato como Moeda para um campo com um tipo de dados N mero ou Moeda adiciona automaticamente vrgulas, o smbolo monetrio e duas casas decimais (R$1.234,50). Para definir uma propriedade de campo, clique no campo na parte superior do modo Estrutura, e ento defina a propr edade na parte inferior. As propriedades disponveis variam, dependendo do tipo de dados de um campo. Voc pode passar para os outros modos de uma tabela utilizando o boto Exibir da barra de ferramentas. O boto Exibir est disponvel em ambos os modos de tabela.

Maneiras de trabalhar com dados na folha de dados de uma tabela

Clique em Recortar, Copiar e Colar na barra de ferramentas para editar texto selecionado, campos, registros inteiros ou a folha de dados inteira. Clique em Verificar Ortografia na barra de ferramentas para verificar a ortografia dos campos Texto ou Memorando selecionados. Clique em Imprimir na barra de ferramentas para imprimir a sua folha de dados ou clique em Visualizar Impresso para ver como a folha de dados ficar quando impressa. Voc pode classificar as linhas de sua folha de dados pelos dados de uma ou mais colunas adjacentes. Clique no campo pelo qual voc deseja classificar e, em seguida, clique em Classificao Crescente ou Classific o Decrescente na barra de ferramentas. O Microsoft Access classifica da esquerda para a direita. Voc pode limitar os registros que v em sua folha de dados filtrando das maneiras a seguir: Clicando nos dados pelos quais deseja filtrar e, em seguida, clicando em Filtrar por Seleo na barra de ferramentas. Clicando em Filtrar por Formulrio na barra de ferramentas para escolher quais dados exibir a partir de uma lista dos valores de um ou mais campos. Para mximo controle ao filtrar ou classificar, aponte para Filtrar no menu Registros e, em seguida, clique em Fi trar/Classificar Avanado. Para aplicar um filtro avanado ou Filtrar por formulrio, clique em Aplicar Filtro na barra de ferramentas. Voc pode localizar ou localizar e substituir das maneiras a seguir: Clique em Localizar na barra de ferramentas para localizar um valor em um campo em cada registro em que ele oco re. Clique em Substituir no menu Editar para substituir um valor que voc localize.

Apostila p/pesquisa ACCESS-97

Power Informtica

Pg.: 257

Para adicionar um registro, clique em Novo Registro na barra de ferramentas. Esse boto exibe uma linha vazia para voc preencher no final da tabela. Para excluir um registro, clique em qualquer campo do registro, e ento clique em Excluir Registro na barra de ferr mentas. Para mover uma coluna, clique no ttulo da coluna. Em seguida, clique e mantenha pressionado o boto do mouse no ttulo da coluna selecionada e arraste a coluna para o lugar desejado. Para ocultar uma coluna, clique nela e, em seguida, clique em Ocultar Colunas no menu Formatar. Para congelar a coluna mais esquerda para que ela continue a ser exibida conforme voc rola para a direita, clique na coluna e, em seguida, clique em Congelar Colunas no menu Formatar. Para redimensionar colunas ou linhas: Ao adicionar ou excluir uma coluna, voc est adicionando ou excluindo um campo na tabela. Para inserir uma nova coluna esquerda da coluna atual, clique em Coluna no menu Inserir. Para dar um nome nova coluna, clique duas vezes em seu ttulo e, em seguida, digite o nome desejado. Para excluir uma coluna, clique no ttulo da coluna para selecion-la, e ento clique em Excluir Coluna no menu Ed tar. Para renomear uma coluna, clique duas vezes em seu ttulo e, em seguida, digite um novo nome. Importante: Se v c alterar o nome da coluna, ter que alterar qualquer referncia ao nome atual do campo em cada objeto de banco de dados (como formulrios, relatrios e consultas) no qual ele seja utilizado.

Formatar um formulrio, relatrio ou controle utilizando formatos pr-definidos

1 Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. 2 Proceda de uma das maneiras a seguir:
Se voc deseja formatar o formulrio ou relatrio inteiro, clique no seletor de formulrio ou no seletor de relatrio. Se deseja formatar uma seo individual, clique no seletor de seo. Se deseja formatar um ou mais controles, selecione os controles. 3 Clique em AutoFormatao na barra de ferramentas. 4 Clique em um dos formatos na lista. 5 Se voc deseja especificar os atributos a serem aplicados (fonte, cor ou borda), clique em Opes. Observao Voc deve selecionar o formulrio ou relatrio inteiro para aplicar uma figura de segundo plano.

localizando dados utilizando consultas seleo, calculando dados;localizando dados utilizando consultas seleo, critrios;localizando dados utilizando filtros,;localizando dados utilizando filtros, critrios;modo SQL;recuperando dados utilizando consultas seleo,;recuperando dados utilizando consultas seleo, calculando dados;recuperando dados utilizando consultas seleo, critrios;restringindo dados utilizando consultas seleo,;restringindo dados utilizando consultas seleo, calculando dados;restringindo dados utilizando consultas seleo, critrios;somas,;somas, consultas;totais,;totais, consultas
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